1

OPT078 – Uzgadnianie stanów magazynowych

Data aktualizacji: 28-11-2018

Analizy pomocne przy ustalaniu stanów magazynowych

Stan magazynu wykazywany w menu Handel/Zasoby w kolumnie W. Zakupu-PLN  oraz prezentowany na wydruku Spis z natury jest wynikiem operacji ewidencjonowanych za pomocą dokumentów handlowo-magazynowych. Stan wartościowy magazynu powinien być zgodny ze stanem wynikającym z księgowania dokumentów handlowo-magazynowych. Zazwyczaj stany wykazywane na kontach dotyczą stanów poszczególnych magazynów.

Jeśli pojawią się w tym zakresie jakiekolwiek niezgodności, wówczas zalecamy wykonanie wyliczenia stanów magazynowych w oparciu o wszystkie dokumenty, które powodują ruch towaru na magazynie.

Analiza stanu magazynowego w module handel w danym okresie czasu opiera się na uzgodnieniu rachunku:

stan początkowy + przychody – rozchody = stan końcowy

Jeśli stan magazynu w module Handel jest poprawny, następstwa ewentualnych różnic wyliczonych w module Księga Handlowa wynikają najczęściej z tego, że:

  • wykorzystano nieprawidłowe raporty do ustalenia wartości,
  • nie uwzględniono wszystkich typów dokumentów przy wykonywaniu obliczeń,
  • nie zaksięgowano wszystkich dokumentów lub zaksięgowano niewłaściwe kwoty.

Uwaga
Przed porównywaniem jakichkolwiek wyników z księgowością należy doprowadzić do sytuacji, by stan w magazynie był uzgodniony.

Jeśli stan wyliczony w module Handel jest niepoprawny, należy poszukać przyczyn niezgodności.

Należy pamiętać przy tym o zasadach:

  • dokumenty magazynowe, przychodowe w buforze nie wprowadzają towaru do magazynu, dlatego nie powinny być uwzględniane w analizie,
  • dokumenty magazynowe, rozchodowe w buforze wydają towar z magazynu, dlatego powinny być uwzględniane w analizie,
  • na listach dokumentów oraz na wydrukach widoczne są dokumenty anulowane, jednak ich wartość nie jest uwzględniania w podsumowaniu,
  • na dokumentach magazynowych mogą wystąpić pozycje o statusie usługi – wpływają one na wartość raportów, natomiast nie wpływają na wartość magazynu. W przypadku, gdy na dokumentach magazynowych występują usługi – wartości otrzymane na raportach należy pomniejszyć o wartość usług z dokumentów,
  • w specyficznych sytuacjach, w analizie należy uwzględnić Faktury Sprzedaży i/lub Paragony z zaznaczoną opcją Pobranie (parametr w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Inicjacja dokumentów).

Stan początkowy i końcowy

W programie pamiętane są stany magazynowe wstecz, dla każdego towaru odrębnie – na każdy dzień, kiedy występowały transakcje tym towarem.
Aby ustalić stan początkowy należy na Liście zasobów określić datę oraz potrzebny magazyn.

Do ustalenia wartości mogą służyć dwa wydruki:

  • Spis z natury: wzór standard – każda pozycja magazynowa jest opisana w jednej pozycji zawierającej łączną ilość i wartość towaru na dany dzień.
  • Spis z natury: z podziałem na dostawy – każda pozycja jest rozbita na poszczególne dostawy (zasoby) towaru, które były w magazynie na dany dzień.

Obydwa wydruki powinny dać taką samą wartość towaru w magazynie.

Przychody

Przychody ustalamy na podstawie standardowego wydruku listy dokumentów magazynowych, wydruk ten drukuje dokumenty zgodnie z zadanym na liście filtrem (magazyn, okres itp.). W okresie, jaki obejmują obliczenia nie powinno być dokumentów przychodowych w buforze  – ponieważ tylko dokumenty zatwierdzone wprowadzają towar na magazyn.

W analizie powinny być uwzględniane:

  • Lista dokumentów PZ
    • podczas obliczeń należy uwzględniać wartość netto dokumentów,
    • wydruk można porównać z analizą zakupów wg towarów – wartości powinny być zgodne. Jeżeli występują różnice, należy sprawdzić czy na dokumentach nie ma usług, będących przyczyną niezgodności.
  • Lista dokumentów PW
    • dokumenty PW nie mogą zawierać pozycji o statusie usługa, więc wykonywanie analiz porównawczych nie jest konieczne.
  • Lista dokumentów MM przychodowych
    • lista MM zawiera wszystkie dokumenty MM niezależnie od magazynów, których dotyczą oraz kierunku przepływu towarów,
    • w przypadku wyliczania przychodów należy listę wyfiltrować w ten sposób, by magazynem docelowym był magazyn, dla którego przeprowadzamy analizę (magazyn źródłowy: wszystkie, magazyn docelowy: magazyn analizowany),
    • czy istnieją dokumenty MM w buforze – dokumenty takie zdejmują towar z magazynu źródłowego, ale nie wprowadzają na magazyn docelowy.
  • Lista dokumentów PWP
    • analiza listy jest podobna jak w przypadku dokumentów PZ,
    • należy sprawdzić, czy przyjmowane produkty nie mają statusu usługi.
  • Lista dokumentów BO
    • jeśli analiza obejmuje całą bazę danych (wszystkie dokumenty od założenia) – należy uwzględnić dokument BO, który wprowadził towar do magazynu w chwili rozpoczęcia pracy,
    • jeśli na liście występują dokumenty BZM (Bilans Zamknięcia Magazynu) – nie powinny być uwzględniane w obliczeniach. Dokumenty BZM rejestrują jedynie stan magazynu na zadany dzień, jednak nie mają żadnego wpływu na zasoby.

Rozchody

Rozchody ustalamy na podstawie wydruków list dokumentów magazynowych. Dokumenty rozchodowe w buforze zdejmują towar z magazynu (wpływają na stan magazynu), więc powinny być uwzględniane w analizie.

W analizie powinny być uwzględniane:

  • Lista dokumentów WZ
    • do analizy należy wykorzystać wydruk Dodatkowe: RKZ. Na wydruku widoczna jest kolumna Koszty, która przedstawia koszt zakupu rozchodowanych towarów z danej transakcji i to właśnie dane z tej kolumny wykorzystujemy do wyliczenia wartości rozchodu,
    • należy sprawdzić, czy na dokumentach nie ma wprowadzonych usług. Dla usług można określić koszt własny, jednak nie wpływa on na wartość magazynu a wpływa na zwiększenie kosztu transakcji, stąd mogą wynikać rozbieżności pomiędzy wartością wyliczoną z Listy zasobów a wyliczeniem z poziomu RKZ. Na RKZ w wartości transakcji będzie uwzględniony koszt usługi. Domyślnie koszt jest wyliczany na podstawie danych z karty usługi (zakładka [Dodatkowe]), istnieje też możliwość ręcznego wprowadzenia kosztu zakupu w momencie tworzenia dokumentu, z poziomu zakładki Szczegóły na oknie Podglądu pozycji danej usługi,
    • do porównania może służyć analiza WZ wg towarów (na analizie nie ma podanej wartości w cenach zakupu, jednak jest wartość netto obrotu i marża),
    • do analizy nie należy wykorzystywać listy Faktur Sprzedaży, ponieważ nie są tam uwzględniane dokumenty WZKK!
  • Lista dokumentów RW
    • na dokumencie RW w specyficznej sytuacji mogą wystąpić usługi. Jeżeli składnikiem usługi złożonej wskazanej na FA/PA jest inna usługa, wówczas podczas generowania dokumentów magazynowych zostanie ona przeniesiona na dokument RW (dotyczy to usług złożonych z zaznaczonym parametrem Pobieranie składników na FA/PA). W przypadku, gdy na usłudze określony został koszt zakupu, wartość wyliczona z listy RW powoduje niezgodność pomiędzy wartością wyliczoną z poziomu Listy zasobów.
  • Lista dokumentów MM rozchodowych
    • w przypadku wyliczania przychodów należy listę wyfiltrować w ten sposób, by magazynem źródłowym był magazyn, dla którego przeprowadzamy analizę (magazyn źródłowy: magazyn analizowany, magazyn docelowy: wszystkie).
  • Lista dokumentów RWS
    • dokumenty RWS są tworzone automatycznie na podstawie dokumentów produkcyjnych PWP,
    • jeśli występują dokumenty w buforze, oznacza to, że skojarzone z nim dokumenty PWP również zostały zapisane do bufora. PWP w buforze nie wprowadzają towaru złożonego na magazyn, natomiast istotne jest odnalezienie powiązanego dokumentu PWP w buforze i zweryfikowanie parametrów określających sposób zachowania się składników (pobranie/ rezerwacja). Na dokumencie PWP można zaznaczyć, czy składniki mają być pobierane czy rezerwowane. Jeśli pobierane – dokument RWS w buforze powinien być uwzględniony w analizie, jeśli rezerwowane – dokument RWS należy pominąć w trakcie analizy,
    • jeśli dokument RWS jest zapisany na trwałe – zawsze zdejmuje towar z magazynu i powinien być uwzględniony w analizie,
    • należy sprawdzić, czy pobrane składniki nie mają statusu usługi – można do tego wykorzystać analizę RWS wg towarów.
  • Faktury/ Paragony z pobraniem
    • Standardowo Faktura Sprzedaży/ Paragon nie wydaje towaru z magazynu. Wydanie następuje dopiero po przekształceniu do dokumentu magazynowego WZ/RW. Natomiast istnieje możliwość takiego skonfigurowania programu, żeby FA/PA działały analogicznie jak dokumenty magazynowe i wydawały towar z magazynu. W Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Inicjacja dokumentów można wybrać opcję rezerwacja lub pobranie. W przypadku wybranego pobrania, taki dokument FA/PA należy traktować podobnie jak WZ i uwzględniać w analizach. Należy jednak pamiętać, że raport RKZ generowany z listy dokumentów FA/ PA różni się od RKZ wyliczanego z listy dokumentów WZ. Podstawowe różnice zostały opisane w FAQ.

Opakowania kaucjonowane

W przypadku, gdy firma obsługuje opakowania kaucjonowane należy to również uwzględnić podczas analizy bazy danych.

Jeśli analiza ma obejmować opakowania:

  • Spis z natury powinien obejmować opakowania (zaznaczony parametr: Opakowania na Liście Zasobów),
  • dodatkowo uwzględnić dokumenty kaucyjne PKA i WKA, zgodnie z zasadami obowiązującymi dla WZ/PZ.

Jeśli analiza ma dotyczyć tylko towarów handlowych należy:

  • Spis z natury wykonać bez uwzględniania opakowań (parametr: Opakowania na Liście Zasobów odznaczony),
  • nie uwzględniać dokumentów kaucjonowanych WKA i PKA, należy przy tym pamiętać, że opakowania kaucjonowane mogą być powiązane z FA/PA z pobraniem i wtedy nie powodują powstania dokumentu PKA/WKA, natomiast ściągają towar z magazynu i powiększają wartość transakcji,
  • należy pamiętać, że towary kaucjonowane mogą się pojawić jako zwykłe elementy dokumentów magazynowych – mają więc wpływ na wartość poszczególnych raportów, natomiast nie są uwzględniane na spisie z natury,
  • z analizy przychodów i rozchodów wyeliminować wartości związane z opakowaniami kaucjonowanymi (podobnie jak usługi).

Przyczyny niezgodności

W przypadku wystąpienia niezgodności należy dodatkowo sprawdzić:

  • Czy wartości są pobrane z prawidłowych wydruków.
  • Czy na wydrukach Spisu z natury są uwzględnione zarówno towary proste jak i złożone.
  • Czy w bazie nie ma towarów oznaczonych jako nieaktywne, ze stanem różnym od zera.
  • Czy na wszystkich wydrukach są uwzględnione takie same magazyny (istotne w przypadku firm, które na jednej bazie prowadzą kilka magazynów).
  • Jeśli księgowane są dokumenty handlowe bez magazynowych – należy sprawdzić, czy wszystkie dokumenty handlowe zostały przekształcone do dokumentów magazynowych.
  • Czy istnieją FA/PA bez WZ z zaznaczoną opcją pobranie – pobierają towar z magazynu, ale nie są uwzględniane na raportach RKZ tworzonych z listy WZ.
  • Czy w firmie są obsługiwane kaucje i w jaki sposób są uwzględniane w analizie.
  • Czy wszystkie dokumenty zostały prawidłowo zaksięgowane.

W poszukiwaniu dokumentów, które powodują niezgodność, rozpoczynamy od ustalenia określonego przedziału dat. Stopniowo zawężamy zakres dat, tak aby znaleźć konkretne dokumenty, które powodują niezgodności. Należy też zwrócić uwagę na poprawny wybór dat przy filtrowaniu. Skutek magazynowy dla dokumentów WZ/PZ następuje w oparciu o datę wydania/przyjęcia, data ta na listach dokumentów WZ/PZ widnieje pod nazwą data operacji. Dokument WZ/PZ może być wystawiony z inną data niż data wydania/przyjęcia, dlatego przy poszukiwaniu niezgodności na listach należy wziąć pod uwagę możliwość wystąpienia rozbieżności tych dat.