Cel ćwiczenia: zwrot części towaru.

• Należy wystawić Fakturę Sprzedaży:
  • dla kontrahenta TWÓJ OGRÓD
  • płatną przelewem
  • 100 szt. towaru TUJE_3L
  • na kwotę brutto 922.50 zł.
  • Zaznaczony parametr WZ (towar jest zdejmowany z magazynu na podstawie dokumentu WZ)
• Załóżmy, że kontrahent zwraca 20 szt. towaru. Musimy wystawić fakturę korygującą.
  • zaznaczamy na liście fakturę kursorem, a następnie wciskamy przycisk . Pojawia się formularz faktury korygującej
  • na fakturę korygującą przepisane są wszystkie informacje z dokumentu źródłowego: kontrahent i towary
  • forma płatności: PRZELEW
  • program proponuje zwrot całości towaru. Aby uzupełnić zwracaną ilość należy wyedytować formularz pozycji (przycisk lupki) i w pole ilość należy wpisać ilość zwracaną: -20. Zatwierdzamy formularz pozycji.
  • program wylicza wartość brutto faktury korygującej -184.50 zł.
  • zatwierdzamy dokument na trwałe (nie do bufora)
• Na liście pojawia się faktura korygująca. Ma ona status WZ – program automatycznie utworzył dokument WZ, który wprowadził zwracany towar do magazynu.
• Konsekwencje w module Kasa/Bank:
  • w Preliminarzu płatności pojawił się planowany rozchód na kwotę 183.00 zł.
• Dla kontrahenta TWÓJ OGRÓD istnieją więc następujące nierozliczone płatności:
  • płatność za Fakturę Sprzedaży: 922.50 zł (przychód)
  • płatność za fakturę korygującą: 184.50 zł (rozchód)
• Płatności te możemy ze sobą skompensować. W wyniku kompensaty otrzymamy kwotę jaka pozostaje jeszcze do zapłaty:
  • otwieramy formularz zdarzenia, które odpowiada fakturze źródłowej
  • z poziomu zakładki [Rozliczenia] wciskamy plusa
  • wyświetlona zostaje lista nierozliczonych płatności dla kontrahenta TWÓJ OGRÓD
  • wybieramy zdarzenie związane z fakturą korygującą i zatwierdzamy wybór
  • faktura korygująca pojawia się jako dokument rozliczający
  • zatwierdzamy formularz zdarzenia.
• W efekcie otrzymujemy następującą sytuację
  • faktura źródłowa jest częściowo rozliczona: pozostaje do rozliczenia jeszcze kwota 738 zł
    (wartość brutto 922.50 – skompensowana korekta 184.50 = 738.00 zł)
  • faktura korygująca znika z listy dokumentów nierozliczonych i jest widoczna na liście Rozliczone
  • kompensata jest też widoczna na formularzu faktury: kwota zapłacona to 184.50 (wartość kompensaty 184.50), pozostaje do zapłaty 738.00 zł
  • kompensata jest widoczna na formularzu faktury korygującej: zapłacono 184.50, pozostaje 0.

• Zamawiamy towar u dostawcy. W programie utworzony zostaje dokument ZD/000001/2008.
• Ilość zamawianego towaru jest widoczna na liście zasobów w kolumnie Zamówienia. Wartość jest wyliczana w oparciu o ostatnią cenę zakupu.
• Otrzymujemy dostawę towaru. Wtedy dokument ZD konwertujemy do dokumentu Przyjęcia zewnętrznego (zaznaczamy na liście, a następnie wciskamy przycisk Przekształcenie do PZ). Dokument ZD otrzymuje status PZ, co oznacza, że zamówienie nie jest już aktywne.
• Powstaje dokument PZ w buforze. Na PZ należy uzupełnić:
  • numer obcy, czyli numer otrzymanego dokumentu od dostawcy
  • ostatecznie ustalić przyjmowaną ilość i wartość towaru.
• Po zatwierdzeniu dokumentu PZ towar jest wprowadzany do magazynu.
• Podczas zatwierdzania program pyta, czy wygenerować uzupełniający dokument zamówienia (jeśli ilości na dokumencie PZ zostały zmniejszone). Jeśli tak – na liście zamówień pojawi się nowy dokument ZD na brakującą ilość.
• W chwili otrzymania Faktury Zakupu – dokument PZ konwertujemy do Faktury Zakupu. Na dokumencie FZ ustalamy m.in. formę i termin płatności.
• Po zatwierdzeniu Faktury Zakupu w preliminarzu płatności powstaje odpowiednie zdarzenie lub, w przypadku płatności gotówką – zapis KW w raporcie kasowym.

Scenariusz 2 Zamawiany towar otrzymujemy w dwóch dostawach

• Zamawiamy 100 szt. towaru. W systemie rejestrujemy ten fakt tworząc dokument ZD/000002/2008.
• Zamówiona ilość 100 szt. jest widoczna w kolumnie Zamówienia.
• Otrzymujemy towar T1. Okazuje się, że otrzymaliśmy teraz tylko 60 szt. towaru, natomiast brakujące 40 szt. zostanie dowiezione w ciągu dwóch dni. Faktura natomiast zostanie wystawiona na całość towaru.
• Dokument zamówienia konwertujemy do dokumentu PZ. Na powstałym dokumencie przyjmowaną ilość zmieniamy ze 100 na 60 szt.
• W chwili zatwierdzenia dokumentu PZ program pyta, czy utworzyć uzupełniający dokument zamówienia. Ponieważ pozostałe 40 szt. towaru dostaniemy w kolejnej dostawie – tworzymy takie zamówienie.
• Przyjęte 60 szt. towaru zostaje wprowadzone do magazynu – odpowiednio zwiększa się ilość towaru.
• Na liście Zamówień, dokument ZD/000002/2008 otrzymuje status W realizacji. Na formularzu zamówienia w kolumnie Zrealizowano dla towaru T1 widnieje liczba 60, w kolumnie Pozostaje – 40 szt. Ilość 40 szt. widoczna jest na liście zasobów w kolumnie Zamówienia
• Po dwóch dniach otrzymujemy kolejną dostawę. Dokument ZD konwertujemy do PZ. Uzupełniamy numer obcy dokumentu. Po zatwierdzeniu PZ kolejne 40 szt. towaru zostaje wprowadzone do magazynu. Równocześnie usuwana jest ilość zamówiona a dokument ZD otrzymuje status Zrealizowano
• Otrzymujemy również Fakturę Zakupu 100 szt. towaru. Aby utworzyć ją na podstawie wcześniej wprowadzonych dokumentów PZ:
  • zaznaczamy je na liście
  • wciskamy przycisk Utworzenie Faktury zakupu.
• Na liście FZ pojawia się nowy dokument Ustalamy formę i termin płatności. Po zatwierdzeniu powstaje odpowiednie zdarzenie w Preliminarzu płatności, natomiast w przypadku płatności gotówką – generowany jest odpowiedni zapis KW.

Cel ćwiczenia: zarejestrowanie kontrahenta w systemie

Zdefiniowanie grupy kontrahentów

• Otwieramy System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Grupy kontrahentów.
• Dodajemy grupę: ODB_FIRMY (odbiorcy prowadzący działalność gospodarczą)
• Zatwierdzamy dane
• Zamykamy konfigurację

Zarejestrowanie kontrahenta

• Otwieramy menu Ogólne/ Kontrahenci.
• Dodajemy kolejnego kontrahenta:
  • kod: GALERIA
  • grupa: ODB_FIRMY (odbiorcy- firmy)
  • rodzaj: odbiorca
  • NIP: 111-111-11-11
  • nazwa: Galeria Kwiatów
  • adres: ul. Kwiatowa 33, 31-100 Kraków, woj. Małopolskie
  • kategoria: Przychody (typ kategorii: przychody)
• Na zakładce [Płatności] ustalamy dane dotyczące płatności kontrahenta:
  • bank: BGŻ /KRAKÓW
  • rachunek: 90-20301459-1234123412341234
  • forma płatności: PRZELEW
  • termin płatności – 10 dni (ponieważ standardowy termin płatności dla formy przelew wynosi 7 dni aby z kontrahentem powiązać inny termin należy zaznaczyć parametr widoczny obok i w aktywne pole wpisać 10 dni)
• Na zakładce [Handlowe] ustalamy dane dotyczące statusu kontrahenta
  • status: podmiot gospodarczy, odbiorca krajowy
• Zatwierdzamy kartę – kontrahent pojawia się na liście.

Import danych o kontrahentach z bazy DEMO:

• Otwieramy menu Narzędzia/ Importy/ Z innej bazy danych.
• Uzupełniamy informacje niezbędne dla przeprowadzenia importu:
  • nazwa firmy: DEMO
  • importowana lista: zaznaczamy GRUPY KONTRAHENTÓW oraz KONTRAHENCI
  • równocześnie z importem kontrahentów przeprowadźmy również import listy urzędów (należy zaznaczyć dodatkowo pozycję URZĘDY). Lista urzędów będzie wykorzystana w dalszych ćwiczeniach.
• Wciśnięcie przycisku pioruna spowoduje zaimportowanie kontrahentów oraz urzędów do bazy NOVA.

Po zakończeniu importu jeżeli pojawi się okno z informacją, ile pozycji zostało dopisanych do bazy danych, należy je zamknąć.

Cel ćwiczenia: wystawienie dokumentu sprzedaży w walucie obcej dla kontrahenta wewnątrzwspólnotowego.

Wprowadzamy kontrahenta wewnątrzunijnego na listę

• Dodajemy nowego kontrahenta do listy (Ogólne/ Kontrahenci), zgodnie z podanymi informacjami:
  • kod: UNIA1
  • grupa: ODB_FIRMY
  • nazwa: Firma z Unii Europejskiej
  • NIP: CZ 1234-098
  • kategoria: PRZYCHODY
  • status: podmiot gospodarczy, wewnątrzunijny
  • forma płatności: PRZELEW_BPH (termin standardowy)
  • domyślna waluta: EUR
  • grupa cenowa: HURTOWA 3

Wprowadzamy dokument sprzedaży w walucie

• Otwieramy nowy formularz faktury. Uzupełniamy zgodnie z podanymi informacjami:
  • kontrahent: UNIA1
  • forma płatności: PRZELEW_BPH
  • faktura liczona od: netto
• Przed przystąpieniem do uzupełniania listy towarów uzupełniamy informację, w jakiej walucie wystawiana będzie faktura. W tym przypadku domyślnie pojawi się waluta EUR (domyślnie z karty kontrahenta). W przypadku, gdyby jednak dany kontrahent miał wskazaną domyślnie walutę inną niż EUR wówczas:
  • otwieramy zakładkę [Płatności]
  • symbol waluty: EUR
  • typ kursu: BPH
  • proponowany jest kurs z dnia poprzedniego w stosunku do daty wystawienia FA (zgodnie z ustawieniem w Konfiguracji):
  • 1 EUR = 3.95 PLN
• Uzupełniamy listę towarów (zakładka [Ogólne]):
  • towar: PIŁA_ELEKTR 1 szt.
  • cena towaru: program proponuje cenę w EURO wyliczoną na podstawie ceny w PLN przypisanej kontrahentowi i podanego kursu BPH (56,00 / 3.95 ≈ 14,18)
  • wartość faktury wynosi: 14,18 EURO
  • stawka VAT dla towaru została automatycznie zmieniona na 0% (nie naliczamy podatku VAT na tym dokumencie)
• Zatwierdzamy dokument na trwałe z automatycznie tworzonym dokumentem WZ (towar zostaje zdjęty z magazynu).

Współpraca z modułem Kasa/Bank (różnice kursowe)

• W Preliminarzu płatności powstało zdarzenie planujące przychód na kwotę 14,18 EURO
  • zdarzenie ma status Nie rozliczono
  • z poziomu zakładki [Rozliczenia] widać jaki kurs obowiązywał na fakturze
  • widoczna jest również wartość faktury wyliczona w PLN: 56.00 PLN
• Aby rozliczyć fakturę z poziomu Zapisów kasowych/bankowych dla rejestru BPH wprowadzamy zapis:
  • dokument: KP
  • kontrahent: UNIA1
• Z poziomu zakładki [Rozliczenia] na zapisie wprowadzamy informacje o kursie obowiązującym w chwili wpłaty:
  • waluta: EUR
  • kurs: ręczny
  • notowanie (w przypadku kursu ręcznego istnieje możliwość ustalenia notowania z poziomu dokumentu): 1 EUR = 4.00 PLN
  • kwota: 14.18 EURO (wartość w złotówkach to 56.72 PLN)
• Rozliczamy zapis kasowy/ bankowy ze zdarzeniem w Preliminarzu płatności:
  • do rozliczenia proponowane są wyłącznie zdarzenia w walucie zgodnej z walutą na zapisie
  • wybieramy zdarzenie związane z wystawioną wcześniej fakturą
  • zarówno zdarzenie, jak i zapis zostają rozliczone całkowicie.
• Ponieważ kursy obowiązujące na zdarzeniu i zapisie były różne program automatycznie wylicza Różnicę kursową (menu Kasa/Bank /Różnice kursowe)
  • wartość dokumentu to 0.72 PLN (56.72 – 56.00 = 0.72)

Cel ćwiczenia: poznanie mechanizmu wystawiania dokumentów sprzedaży w walucie obcej

Aby możliwe było wystawienie dokumentu w walucie obcej w System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry konieczne jest zaznaczenie parametru Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu.

Wprowadzamy kurs waluty

• Wprowadzamy typ kursu waluty, który obowiązuje w firmie. Obok kursów predefiniowanych w chwili instalacji programu dodajemy nowy: BPH, związany z bankiem, w którym mamy rachunek:
  • otwieramy System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Typy kursów walut
  • znajduje się tutaj typ: BPH (kurs BPH)
• Ustalamy notowanie na dany dzień wg tabeli kursów BPH:
  • otwieramy System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Waluty
  • wprowadzamy kurs dnia, przycisk Notowanie kursu dnia
  • wybieramy typ kursu: BPH (w dolnej części okna)
  • wprowadzamy ręcznie kurs dla EURO na dzień poprzedni (zmieniając datę widoczną w oknie):
    1 EURO = 3.95 PLN
  • zatwierdzamy okno
  • w analogiczny sposób wprowadzamy kurs dla EURO na dzień bieżący: 1 EURO = 4.00 PLN
  • zatwierdzamy okno
• Zamykamy konfigurację.

Ustalamy parametry konfiguracyjne

• W System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry odznaczamy parametr: Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą.
• W System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry odznaczamy parametr: Pobieraj kurs waluty z dnia poprzedniego dla dokumentów przychodowych (na dokument pobrany zostanie kurs z poprzedniego dnia roboczego w stosunku do daty wystawienia dokumentu).

• Ustaliliśmy z naszym klientem, że towar będzie mu dostarczany codziennie, ale fakturę wystawiamy zawsze na koniec tygodnia, w piątek. Dostawy potwierdzane są dokumentami WZ. Mamy 5 dokumentów WZ/2008/000001….WZ/2008/000005.
• Towar jest wydawany z magazynu na bieżąco – w chwili wystawienia dokumentu WZ.
• W celu wystawienia Faktury Sprzedaży należy na liście zaznaczyć odpowiednie Wydania Zewnętrzne. Muszą one dotyczyć:
  • tego samego kontrahenta
  • na wszystkich zastosowano ten sam algorytm wyliczania podatku VAT (netto/brutto)
• Zaznaczamy wybrane WZ i za pomocą polecenia Przekształcenie do FA z menu kontekstowego rozpoczynamy proces tworzenia Faktury Sprzedaży. Odpowiedni komunikat programu poinformuje nas o poprawnym zakończeniu procesu generowania faktury.
• Wszystkie przekształcone WZ otrzymują status FA
• Nowa faktura jest w buforze. Oprócz tego, że można na niej modyfikować daty, formę i termin płatności, program dopuszcza również pewną modyfikację pozycji:
  • nie można modyfikować ani usuwać pozycji, które pochodzą z konwertowanych wcześniej dokumentów WZ
  • można dopisać nowe pozycje na FA. W momencie jej zatwierdzania program utworzy kolejny dokument WZ (różnicowy) na dopisane pozycje
• Proponowane przez program ustawienia na FA:
  • data wystawienia faktury – to data wykonania konwersji (data bieżąca)
  • data sprzedaży – to również data bieżąca
  • jeśli na dokumentach WZ znajdował się kilka razy ten sam towar w identycznej cenie – program w chwili konwersji zsumuje go do jednej pozycji.
• Na fakturze należy ustalić formę i termin płatności. Po jej zatwierdzeniu – w preliminarzu płatności pojawią się odpowiednie zapisy. 

• Wystawiamy rezerwacje RO/2008/000054 dla kontrahenta ALOZA na 2 towary CIS: 10 szt. I SOSNA: 15 szt. Rezerwacja pojawia się na liście RO, na liście zasobów pojawiają się odpowiednie zapisy w kolumnie Rezerwacja.
• Klient pojawia się w firmie i chce zrealizować swoje zamówienie. Wchodzimy na listę rezerwacji, zaznaczamy RO/2008/000054 i za pomocą przycisku odpowiedzialnego za przekształcenie generujemy Fakturę Sprzedaży.
• Na liście Faktur Sprzedaży pojawia się nowy dokument FARO/2008/000145 o statusie RO. Dokument ten jest w buforze (kolor zielony). Po ustaleniu formy i terminu płatności (przelew 14 dni) zapisujemy dokument na stałe.
• W zależności od ustawień w konfiguracji:
  • jeśli w konfiguracji mamy zaznaczony dla FA parametr rezerwacja – towar jest nadal zarezerwowany
  • jeśli w konfiguracji mamy zaznaczony dla FA parametr pobranie – towar zostaje zdjęty z magazynu, a rezerwacja znika

W preliminarzu powstaje zdarzenie planujące zapłatę za fakturę.

Po zaznaczeniu Faktury Sprzedaży FARO/2008/000145 przyciskiem  generujemy Wydanie Zewnętrzne. Program odpowiednim komunikatem informuje nas o zakończeniu procesu. Generując WZ program sprawdza czy na magazynie jest wystarczająca ilość towaru. Jeśli chociaż dla jednej pozycji brakuje ilości – WZ nie zostanie utworzony.

W zależności od ustawień w konfiguracji:

• jeśli faktura rezerwowała towar – rezerwacja znika, a towar zostaje pobrany z magazynu
• jeśli faktura pobrała towar – powstanie dokumentu WZ niczego nie zmienia w magazynie

Nowo powstały WZ jest automatycznie zapisywany na trwałe. W kolumnie status otrzymuje on znacznik FA. Na formularzu WZ uzyskujemy informację o przekształceniu go z FARO/2008/000145. Podgląd dokumentu źródłowego (FARO/2008/000145) jest możliwy z poziomu zakładki [Dokumenty].

Kiedy otrzymujemy potwierdzenie wpłaty za fakturę – wprowadzamy go do raportu bankowego i zapis rozliczamy z Fakturą Sprzedaży FARO/2008/000145.

Zarówno faktura jak i zapis otrzymują status rozliczonych całkowicie.