Magazyn – najpierw Faktura Zakupu, potem przyjęcie towaru do magazynu

Cel ćwiczenia: zakup towaru wg schematu zarejestrowanie Faktury Zakupu → wprowadzenie towaru do magazynu.

Zarejestrowanie Faktury Zakupu

  • Wprowadzamy do systemu Fakturę Zakupu:
    • kontrahent: MARKUS
    • numer obcy (dokumentu otrzymanego od dostawcy): FA 123/2013
    • forma i termin płatności pobierane są z karty ewidencyjnej kontrahenta
    • towary (z grupy SPRZĘT):
      • NOŻYCE_EL: 5 szt. w cenie 110 zł (nowa cena zakupu)
    • wartość brutto 676.50 zł
    • zatwierdzamy dokument FZ (na trwałe). Parametr PZ (odpowiedzialny za automatyczne generowanie dokumentu PZ) powinien być odznaczony – dokument PZ utworzymy później.
  • Pojawia się tabela z aktualizacją cen sprzedaży – sprzedaży w związku z zakupem towaru w nowej cenie wyliczone zostały nowe ceny. Zatwierdźmy ją.
  • W module Kasa/Bank w Preliminarzu (rejestr PKO) powstaje planowana wypłata związana z fakturą na kwotę 676.50 zł
  • Zajrzyjmy do magazynu: towar nie został jeszcze wprowadzony do magazynu – widoczny jest na razie w kolumnie Zamówienia.

Wprowadzenie towaru do magazynu

Na podstawie zarejestrowanej Faktury Zakupu możemy przygotować dokument PZ, który wprowadzi towar do magazynu. Konwertujemy FZ do dokumentu PZ:

  • Zaznaczamy Fakturę Zakupu na liście.
  • Wciskamy przycisk PZ . Program przeprowadza konwersję. O zakończeniu operacji informuje komunikatem.
    • faktura otrzymuje status PZ, co oznacza, że została już skojarzona z dokumentem Przyjęcia Zewnętrznego.
  • Na liście dokumentów PZ (menu Handel/ Przyjęcia Zewnętrzne) pojawił się dokument PZ. Dokument jest zatwierdzony na trwałe i nie ma możliwości wprowadzenia na nim żadnych zmian
  • Zajrzyjmy do magazynu (Handel/ Zasoby): towar został wprowadzony do magazynu. Nie ma już ilości zamówionej, natomiast zakupione 5 szt. zostało dopisane do ilości w magazynie i ilości dostępnej.
  • Otwórzmy kartę ewidencyjną towaru NOŻYCE_EL na zakładce [Zasoby]. Pojawią się tam dwie pozycje:
    • przyjęcie towaru na podstawie dokumentu PZ z poprzedniego ćwiczenia: 20 szt. w cenie 105 zł (wartość zasobu 2 100 zł)
    • przyjęcie towaru na podstawie PZ z bieżącego ćwiczenia: 5 szt. towaru w cenie 110 zł (wartość zasobu 550 zł)




Kod towaru u dostawcy na zamówieniu

Jeśli towar jest kupowany u jednego dostawcy – wtedy można wpisać go bezpośrednio na karcie towaru (zakładka [Dodatkowe]). W menu wydruków dla zamówienia jest dostępna opcja, która umożliwia wydruk zamówienia z kodem u dostawcy. Jednak takiego rozwiązania nie można zastosować w przypadku, gdy towar jest kupowany u różnych dostawców i każdy z nich stosuje inny kod dla towaru. W takim przypadku można posłużyć się funkcją atrybutów. 

  • Tworzymy definicję atrybutu z poziomu menu Ogólne/ Atrybuty:
    • kod: KOD U DOST, nazwa: kod towaru u dostawcy
    • dokleić do opisu elementu: zaznaczony (chcemy, żeby kod drukował się na zamówieniach)
    • zależny od kontrahenta: zaznaczony (kod tego towaru jest inny u każdego dostawcy)
  • Otwieramy kartę towaru IGLAKI_JAŁOWIEC (menu Handel/ Zasoby), zakładka [Atrybuty]. Dodajemy atrybut:
    • Atrybut: KOD U DOST.
    • dokleić do opisu elementu: zaznaczony (zgodnie z ustawieniem na definicji)
    • kod atrybutu przed wartością: zaznaczony (dzięki temu opis towaru na zamówieniu będzie bardziej czytelny)
    • zależny od kontrahenta: zaznaczony (u każdego dostawcy ten towar ma nadany inny kod)
  • Uzupełniamy listę kodów dla poszczególnych dostawców:
    • kontrahent: LAS, wartość: IG_J (u dostawcy o kodzie LAS towar ma kod IG_J)
    • kontrahent: MARKUS, wartość: RO789 (u dostawcy o kodzie MARKUS towar ma kod RO789)
  • Zatwierdzamy formularz atrybutu, a następnie formularz towaru.
  • Tworzymy zamówienie na towar IGLAKI_JAŁOWIEC u kontrahenta LAS (menu Handel/ Zamówienia u dostawcy):
    • wpisujemy kontrahenta LAS, dodajemy towar IGLAKI JAŁOWIEC
    • na formularzu towaru na zamówieniu (przycisk lupy) widać, że w polu opis pojawił się tekst KOD U DOST. IG_J, a na wydruku zamówienia (wzór standard) obok nazwy towaru pojawi się jego opis.
  • Tworzymy zamówienie na towar IGLAKI_JAŁOWIEC u kontrahenta MARKUS:
    • wpisujemy kontrahenta MARKUS, dodajemy towar IGLAKI JAŁOWIEC
    • na formularzu towaru na zamówieniu (przycisk lupy) widać, że w polu opis pojawił się tekst KOD U DOST. RO789, a na wydruku zamówienia (wzór standard) obok nazwy towaru pojawi się jego opis. 



Wprowadzenie listy kategorii

Cel ćwiczenia: zdefiniowanie wykorzystywanych w firmie kategorii

  • Otwieramy menu Ogólne/ Kategorie.
  • Wprowadzamy kategorię ogólną kosztów (w oknie typ: Koszty).
    • Przyciskiem „Dodaj kategorię ogólną” dodajemy kategorię ogólną:
      • Kod/Opis: KOSZTY INNE
      • Stawka VAT: 23%
      • Odliczenia: TAK
      • Rodzaj: Inne
    • Zatwierdzamy formularz.
  • Wprowadzamy kategorię szczegółową do kategorii KOSZTY INNE:
    • Ustawiamy kursor na kategorii ogólnej KOSZTY INNE i przyciskiem plusa dodajemy kategorię szczegółową:
      • Kod/Opis: ENERGIA
      • Stawka VAT: 23%
      • Odliczenia: TAK
      • Rodzaj: Inne
    • zatwierdzamy formularz
  • Wprowadzamy kategorię ogólną przychodów (w oknie na dole wybieramy typ: Przychody)
    • przyciskiem „Dodaj kategorię ogólną” dodajemy kategorię ogólną:
      • Kod/Opis: PRZYCHODY
      • Stawka VAT: 23%
    • zatwierdzamy formularz
  • Wprowadzamy kategorię szczegółową do kategorii PRZYCHODY:
    • ustawiamy kursor na kategorii ogólnej Przychody
    • przyciskiem plusa dodajemy kategorię szczegółową:
      • Kod: SPRZED.TOWARÓW
      • Opis: Przychody ze sprzedaży towarów
      • Stawka VAT: 23%

Import danych o kategoriach z bazy DEMO:

  • Otwieramy menu Narzędzia/Importy/Z innej bazy danych.
  • Uzupełniamy informacje niezbędne dla przeprowadzenia importu:
    • nazwa firmy: DEMO
    • importowana lista: zaznaczamy KATEGORIE
  • Wciśnięcie przycisku pioruna spowoduje zaimportowanie kategorii do bazy NOVA

Po zakończeniu importu jeżeli pojawi się okno z informacją, ile pozycji zostało dopisanych do bazy danych, należy je zamknąć.




Magazyn – konwersja kilku dokumentów PZ do Faktury Zakupu

Cel ćwiczenia: wprowadzenie towaru do magazynu na podstawie kilku dokumentów PZ, a następnie utworzenie na ich podstawie jednej Faktury Zakupu.

Istnieje możliwość przekształcenia kilku dokumentów PZ do jednej FZ. Przyjęcia Zewnętrzne muszą: dotyczyć jednego Kontrahenta, być wyliczane wg tego samego algorytmu netto/ brutto, mieć taką samą kategorię, być wystawione w tej samej walucie.

  • Wprowadzamy pierwszy dokument PZ (menu Handel/ Przyjęcia Zewnętrzne):
    • kontrahent: LAS (pozostałe informacje są uzupełniane na podstawie danych z karty kontrahenta)
    • numer obcy: WZ/555/2009
    • wprowadzamy towary:
      • TUJE_3L: 50 szt. w cenie 6.25 zł
      • RÓŻA_PN: 50 szt. w cenie 3.70 zł
    • wartość brutto dokumentu: 611.93 zł
  • Zatwierdzamy dokument PZ na trwałe. Parametr FZ dotyczący automatycznego tworzenia Faktury Zakupu nie powinien być zaznaczony (fakturę utworzymy później):
    • towar został wprowadzony do magazynu (jest dostępny do sprzedaży)
    • nie powstała płatność w Kasie/Banku
  • Wprowadzamy drugi dokument PZ (menu Handel/ Przyjęcia Zewnętrzne):
    • kontrahent: LAS (pozostałe informacje są uzupełniane na podstawie danych z karty kontrahenta)
    • numer obcy: WZ/556/2013
    • wprowadzamy towar:
      • TUJE_3L: 70 szt. w cenie 6.25 zł
    • wartość brutto dokumentu 538.13 zł
  • Zatwierdzamy dokument PZ na trwałe. Parametr FZ dotyczący automatycznego tworzenia Faktury Zakupu nie powinien być zaznaczony (fakturę utworzymy później).
    • towar został wprowadzony do magazynu (jest dostępny do sprzedaży)
    • nie powstała płatność w Kasie/Banku

Konwertujemy dokumenty PZ do Faktury Zakupu:

  • Na liście dokumentów PZ zaznaczamy obydwa dokumenty.
  • Przycisk FZ pozwala na utworzenie Faktury Zakupu na podstawie zaznaczonych dokumentów PZ. O zakończeniu operacji program poinformuje komunikatem.
    • dokumenty PZ otrzymują status FZ, co oznacza, że zostały już przekonwertowane do Faktury Zakupu i ponowna konwersja nie będzie możliwa
  • Na liście Faktur Zakupu (menu Handel/ Faktury Zakupu) pojawił się nowy dokument:
    • informacje o kontrahencie zostały przepisane z dokumentów PZ
    • numer obcy: przepisany został numer z pierwszego dokumentu WZ, w pole należy jednak wpisać numer faktury otrzymanej od dostawcy (FA/500/2009)
    • forma płatności: PRZELEW z terminem 7 dni.
    • towary zostały przepisane z dokumentów PZ. Towar TUJE_3L został zagregowany do jednej pozycji 120 szt. (50 szt. z pierwszego PZ i 70 szt. z drugiego PZ)
    • wartość brutto Faktury Zakupu to 1 150.06 zł
  • Zatwierdzamy dokument na trwałe:
    • w Kasie/Banku powstaje planowana płatność w rejestrze PKO na kwotę faktury: 1 150.06 zł
    • w magazynie nie ma żadnych zmian. Towar został wcześniej wprowadzony do magazynu na podstawie dokumentów PZ.

Utworzone zasoby:

  • Zajrzyjmy jeszcze na kartę towaru TUJE_3L na zakładkę [Zasoby] (menu Handel/ Zasoby). Na liście zasobów widoczne są trzy pozycje:
    • 100 szt. wprowadzone Bilansem Otwarcia
    • 50 szt. wprowadzone pierwszym dokumentem PZ
    • 70 szt. wprowadzone drugim dokumentem PZ
  • Jak widać pomimo, że na Fakturze Zakupu towar został skompresowany do jednej pozycji to każdy dokument PZ utworzył w magazynie własny zasób !!!




Kilka magazynów w firmie

Cel ćwiczenia: zapoznanie się z podstawowymi zasadami obsługi kilku magazynów w firmie

Lista magazynów w firmie

  • Listę magazynów ustalamy z poziomu menu Ogólne/ Inne/ Magazyny
    • na liście wprowadzony jest magazyn główny (MAGAZYN)
    • dopiszmy jeszcze magazyn dodatkowy (MAG_DOD)
  • Na liście zasobów (menu Handel/ Zasoby) w Magazynie głównym mamy pewną ilość towaru wynikającą z przeprowadzonych wcześniej ćwiczeń:
    • na liście zasobów należy wybrać Magazyn: MAGAZYN
    • w magazynie jest m.in. 50 szt. towaru CYKLAMEN
  • W utworzonym Magazynie dodatkowym nie ma żadnego towaru
    • na liście zasobów należy wybrać Magazyn: MAG_DOD

Przesunięcie towaru pomiędzy magazynami

  • Aby przesunąć towar pomiędzy magazynami należy wystawić dokument Przesunięcia Międzymagazynowego (menu Handel/ Inne (Magazyn)/ Przesunięcia Międzymagazynowe):
    • dodajemy nowy dokument
    • jako magazyn źródłowy określamy MAGAZYN (magazyn główny)
    • jako magazyn docelowy określamy MAG_DOD (magazyn dodatkowy)
    • wpisujemy towar: CYKLAMEN 30 szt.
  • W wyniku zatwierdzenia dokumentu (na trwałe):
    • z MAGAZYNU zostaje zdjęte 30 szt. towaru (jest 20 szt.)
    • w MAG_DOD pojawia się 30 szt. towaru
    • ilość ogólna towaru (Magazyny: wszystkie) nie ulega zmianie (50 szt.)

Wystawienie dokumentu sprzedaży w Magazynie dodatkowym

  • Z poziomu listy Faktur Sprzedaży dodajemy nowy dokument:
    • kontrahent: TERRA (dane dotyczące płatności wypełniają się automatycznie)
    • magazyn: MAG_DOD (zmieniamy z proponowanego domyślnego MAGAZYNU)
    • na fakturze wpisujemy pozycje : 25 szt. towaru CYKLAMEN
    • zatwierdzamy dokument na trwałe (z zaznaczonym parametrem WZ)
  • Zajrzyjmy na listę zasobów (menu Magazyn: Zasoby):
    • na liście wszystkich zasobów (pole Magazyn: wyczyścić) widać 25 szt. towaru (ogólnie faktura zdjęła 25 szt.)
    • na liście zasobów w MAGAZYNIE (Magazyn: MAGAZYN) widać, że nadal jest 20 szt. (bez zmian)
    • na liście zasobów w MAG_DOD (Magazyn: MAG_DOD) widać, że jest tylko 5 szt. towaru (faktura zdjęła z tego magazynu 25 szt. towaru).




Konfiguracja modułu Comarch ERP Optima Handel

Cel ćwiczenia: przygotowanie systemu do pracy z modułem Handel

  • Otwieramy Konfigurację: gałąź Firma/ Magazyn/ Parametry
  • Ustawiamy parametry:
    • Naliczanie kosztu własnego sprzedaży wg metody: FIFO.
    • Symulacja wartości zakupu: wg ostatniej ceny zakupu. Do czasu zdjęcia towaru z magazynu (np. utworzenia WZ do Faktury Sprzedaży) nie są znane informacje o koszcie rzeczywistym, więc program będzie go symulował na podstawie ostatniej ceny zakupu zapisanej na karcie towaru.
  • Otwieramy gałąź Firma/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu. Ustawienia parametrów pozostawiamy bez zmian: dodawane dokumenty będą zawsze proponowane do zapisu w buforze (z możliwością późniejszej edycji lub usunięcia), a w przypadku Faktur Sprzedaży oraz Paragonów towar będzie rezerwowany (pomniejszenie ilości w magazynie nastąpi dopiero po utworzeniu dokumentu WZ)
  • Pozostałe parametry pozostawiamy bez zmian.
  • Zatwierdzamy ustawienia.
  • Zamykamy konfigurację.




Magazyn – od zamówienia do Faktury Zakupu

Cel ćwiczenia: zakup towaru wg schematu zamówienie towaru → wprowadzenie towaru do magazynu → zarejestrowanie Faktury Zakupu.

Zamówienie towaru u dostawcy

  • Aby wprowadzić zamówienie u dostawcy z poziomu menu Handel wybieramy Zamówienia u dostawcy. Lista jest pusta. Nowe zamówienie tworzymy po wciśnięciu przycisku Dodaj.
  • Otwarty zostaje formularz zamówienia:
    • kontrahent: AL-KOMP
    • dokument liczony od netto
    • uzupełniamy towary (listę towarów można zawęzić do grupy SPRZĘT)
      • NOŻYCE_EL: 20 szt. w cenie 105 zł
      • PIŁA_ELEKTR: 20 szt. w cenie 185 zł
    • wartość zamówienia: 7 134.00 zł
  • Zatwierdzamy zamówienie na trwałe (nie do bufora)
  • Sprawdźmy, jakie konsekwencje zamówienia ma w magazynie (Magazyn/ Zasoby):
    • ilość towaru nie wzrasta (towar nie został wprowadzony do magazynu);
    • ilość pojawiła się w kolumnie Zamówienia.

Realizacja zamówienia – wprowadzenie towaru do magazynu

  • Zaznaczamy dokument ZD na liście ZD/1/2013.
  • Wciskamy przycisk PZ. Program przeprowadza konwersję Zamówienia do dokumentu Przyjęcia Zewnętrznego. Po zakończeniu konwersji wyświetlony zostanie formularz przyjęcia, na który przepisane zostały wszystkie informacje z zamówienia. Dokument jest edytowalny (można wprowadzać na nim zmiany).

W zależności od modyfikacji dokonanych na formularzu, po zatwierdzeniu przyjęcia zamówienie otrzyma status:

  • Zrealizowano – wszystkie pozycje z zamówienia zostały przeniesione na dokument PZ z niezmienioną ilością, nie ma możliwości dalszej realizacji zamówienia;
  • W realizacji – dokonano częściowej realizacji zamówienia poprzez modyfikację pozycji na dokumencie PZ, istnieje możliwość dalszej realizacji zamówienia lub jego zamknięcia;
  • Zamknięto – dokument Zamówienia został zamknięty, nie ma możliwości dalszej realizacji.
  • Na liście Przyjęć Zewnętrznych pojawia się nowy dokument PZ, który:
    • jest w buforze (na liście widoczny w kolorze zielonym);
    • ma status ZD, co oznacza, że powstał na podstawie zamówienia.
  • Zajrzyjmy do magazynu: towar pozostaje nadal jako zamówiony. Wprowadzenie do magazynu nastąpi dopiero po zatwierdzeniu dokumentu PZ na trwałe.
  • Na liście dokumentów PZ (Handel/ Przyjęcia Zewnętrzne) widać dokument PZ, wyedytujmy go (przycisk lupki).
  • Uzupełniamy numer dokumentu obcego (otrzymanego od dostawcy): WZ 1234/2013;
  • Zatwierdzamy dokument PZ na trwałe (bez wprowadzania żadnych zmian). Parametr FZ powinien być odznaczony (Fakturę Zakupu utworzymy później).
  • Pojawia się tabela z aktualizacją cen sprzedaży. Ponieważ towar kupujemy w takiej samej cenie jaka jest zapisana na karcie towaru – ceny sprzedaży nie ulegają zmianie. Tabelę należy zatwierdzić.
  • Warto zwrócić uwagę, że na razie nie powstała jeszcze płatność w module Kasa/Bank.
  • Zajrzyjmy jeszcze raz na formularz dokumentu PZ – na zakładce [Dokumenty] widać listę dokumentów związanych bezpośrednio z naszym PZ: dokument zamówienia, na podstawie którego powstał oraz Faktura Zakupu utworzona na podstawie PZ.
  • Zajrzyjmy do magazynu (Handel/ Zasoby): nie ma już ilości zamówionej, natomiast towar został wprowadzony do magazynu. Ilość jest widoczna w kolumnie Ilość (w magazynie) oraz Ilość dostępna (do sprzedaży).

Utworzenie Faktury Zakupu

Ostatnim etapem jest utworzenie Faktury Zakupu, która będzie podstawą do powstania płatności w module Kasa/Bank:

  • Na liście dokumentów PZ zaznaczamy dokument, który wcześniej został utworzony w oparciu o ZD i wciskamy przycisk FZ. Program na podstawie dokumentu PZ tworzy Fakturę Zakupu.
  • Na liście Faktur Zakupu (menu Handel/ Faktury Zakupu) pojawił się nowy dokument:
    • faktura jest w buforze;
    • po jej wyedytowaniu widać, że zawiera takie same informacje jak dokument PZ;
    • możliwe do ustalenia są forma i termin płatności;
    • należy uzupełnić numer obcy (numer dokumentu otrzymanego od dostawcy): FA/1234/2013;
    • zatwierdzamy dokument FZ (na trwałe).
  • Pojawia się tabela z aktualizacją cen sprzedaży – należy ją zatwierdzić.
  • Zajrzyjmy jeszcze raz na formularz faktury na zakładkę [Dokumenty]: z poziomu Faktury Zakupu widać już tylko dokument PZ, na podstawie którego powstała.
  • W magazynie nie wprowadziło to żadnych zmian. Towar został już wcześniej wprowadzony do magazynu na podstawie dokumentu PZ.
  • W Kasie/Banku w Preliminarzu (rejestr PKO) pojawił się planowany rozchód na kwotę 7 134.00 zł. Kiedy płatność będzie realizowana, należy wprowadzić odpowiednie KW w raporcie bankowym i rozliczyć je z planowaną wypłatą w Preliminarzu.