Magazyn – konwersja kilku dokumentów WZ do Faktury Sprzedaży

Cel ćwiczenia: utworzenie Faktury Sprzedaży na podstawie kilku dokumentów WZ.

Istnieje możliwość przekształcenia kilku dokumentów WZ do jednej FA. Wydania Zewnętrzne muszą: dotyczyć jednego Kontrahenta, być wyliczane wg tego samego algorytmu netto/ brutto, mieć taką samą kategorię, być wystawione w tej samej walucie.

Lista dokumentów WZ jest dostępna z poziomu menu Handel/ Wydania Zewnętrzne. Na liście znajdują się już dokumenty WZ skojarzone z fakturami wystawionymi we wcześniejszych ćwiczeniach.

  • Wystawiamy pierwszy dokument WZ:
    • kontrahent: MARIZA
    • towary:
      • CYKLAMEN 20 szt. w cenie 7.20 zł
      • IGLAKI_JAŁOWIEC 10 szt. w cenie 3.36 zł
    • wartość brutto WZ 218.45 zł
    • zatwierdzamy dokument na trwałe (parametr FA, odpowiedzialny za automatyczne tworzenie faktury również powinien być odznaczony)
    • towar zostaje zdjęty z magazynu
    • w module Kasa/Bank nie powstaje żadna płatność
  • Wystawiamy drugi dokument WZ:
    • kontrahent: MARIZA
    • towary: CYKLAMEN 30 szt. w cenie 7.20 zł
    • wartość brutto WZ 265.68 zł
    • zatwierdzamy dokument na trwałe (parametr FA, odpowiedzialny za automatyczne tworzenie faktury również powinien być odznaczony)
    • towar zostaje zdjęty z magazynu
    • w module Kasa/Bank nie powstaje żadna płatność
  • Konwertujemy dokumenty WZ do Faktury Sprzedaży:
    • na liście zaznaczamy obydwa dokumenty WZ
    • wciskamy przycisk FS, który spowoduje przekonwertowanie zaznaczonych dokumentów WZ do jednej Faktury Sprzedaży.
  • Na monitorze pojawia się formularz utworzonej faktury. Należy pamiętać, że jest ona już zapisana do bufora:
    • większość informacji nie jest edytowalna (nie można zmienić np. informacji o kontrahencie czy towarach).
    • towary zostały przepisane z dokumentów WZ (towar CYKLAMEN, który występował na obu dokumentach w tej samej cenie został zagregowany do jednej pozycji).
    • zmienić można formę płatności i termin (proponowana jest forma przelew z terminem 10 dni, przypisana na karcie kontrahenta). Również z poziomu zakładki [Płatności] można rozbić płatność na kilka części.
    • zapisujemy fakturę na trwałe (nie do bufora).
    • parametr WZ nie jest aktywny – świadczy to, że faktura powstała na podstawie wystawionych wcześniej dokumentów WZ (więc nie można utworzyć wydania po drugi raz).
    • w module Kasa/Bank powstaje płatność związana z fakturą (w tym wypadku jest to planowana wpłata w preliminarzu w rejestrze PKO).
    • w magazynie nie nastąpiły żadne zmiany – towar został wcześniej wydany na podstawie dokumentów WZ.
    • dokumenty WZ na liście otrzymują status FA, co oznacza, że zostały skojarzone z Fakturą Sprzedaży.




Planowane płatności – zdarzenie w preliminarzu płatności

Cel ćwiczenia: zarejestrowanie planowanej płatności w preliminarzu płatności.

  • Otwieramy Preliminarz płatności (menu Kasa/Bank). Dodanie nowego zdarzenia jest możliwe jedynie po wybraniu określonego rejestru (w dole okna w polu Rejestr wybieramy BPH)
  • Dodajemy nowe zdarzenie:
    • dokument: KP
    • forma: przelew_BPH
    • kwota: 3450
    • stan: do realizacji
    • kontrahent: ALOZA (dane bankowe oraz kategoria wypełniane są automatycznie na podstawie danych z karty kontrahenta)
  • Zatwierdzamy zdarzenie, które staje się planowaną wpłatą.




Faktury zaliczkowe

Cel ćwiczenia: zawarcie umowy z kontrahentem (Faktura Pro-Forma), wystawienie faktury zaliczkowej do pobranej zaliczki, wystawienie faktury finalnej.

Rejestrujemy umowę z klientem (Faktura Pro-Forma)

  • Otwieramy listę Faktur Pro-Forma (w menu Handel)
  • Dodajemy nowy dokument:
    • kontrahent: ADM
    • towary: ZIEMIA_5L (100 szt. w cenie 1.50 zł) oraz KORA_S80 (100 szt. w cenie 5.28 zł)
    • wartość brutto dokumentu: 833.94 zł
  • Zatwierdzamy dokument na trwałe.

Wystawiamy Fakturę zaliczkową

  • Na liście Faktur Pro-Forma wyświetlamy menu dostępne pod przyciskiem strzałki obok przycisku „Faktura sprzedaży” i wybieramy opcję Faktura zaliczkowa.
  • Wyświetlony zostaje formularz, na którym można uzupełnić informację o kwocie wpłacanej zaliczki.
  • Istnieje konieczność podania kwoty zaliczki wpłacanej dla poszczególnych pozycji z Faktury Pro-Forma. W kolumnie Zaliczka max. widoczna jest maksymalna kwota, jaka może być wpłacona do poszczególnych towarów.
    • w przypadku naszej faktury maksymalna kwota zaliczki, jaka może zostać wpłacona to wartość brutto poszczególnych towarów
    • jeśli do danej umowy (Faktury Pro-Forma) wcześniej były już wpłacane zaliczki (tworzone faktury zaliczkowe) to kwota widoczna w kolumnie Zaliczka max. jest pomniejszona o wcześniejsze wpłaty.
    • Kwota zaliczki deklarowanej dla poszczególnych towarów nie może przekroczyć kwoty widocznej w kolumnie Zaliczka max.
  • Załóżmy, że kontrahent wpłaca zaliczkę w wysokości 300 zł. Można ją wpisać na fakturę zaliczkową na dwa sposoby:
    • Wpisywać ręcznie kwoty do poszczególnych pozycji w polu Zaliczka tak, aby ich suma dała kwotę wpłacanej zaliczki.
    • Automatycznie rozbić kwotę zaliczki na poszczególne pozycje przy pomocy ikony pioruna.
  • Zaliczkę 300 zł rozbijamy automatycznie na pozycje z Faktury Pro Forma:
    • Wciskamy ikonę pioruna ;
    • Podajemy kwotę zaliczki 300 zł i zatwierdzamy;
    • Program proporcjonalnie rozbija podaną kwotę pomiędzy towary ZIEMIA_5L i KORA_S80;
    • Wartość faktury zaliczkowej: 300 zł.
  • Klient wpłaca zaliczkę bezpośrednio do kasy – forma płatności na fakturze zaliczkowej to gotówka.
  • Zatwierdzamy fakturę zaliczkową:
    • Potwierdzamy wpłatę gotówki do kasy;
    • Faktura zaliczkowa jest widoczna na liście Faktur Sprzedaży, ze statusem ZL;
    • Faktura Pro Forma otrzymuje status ZL, co oznacza, że na jej podstawie została utworzona faktura zaliczkowa (numer Faktury zaliczkowej jest widoczny na zakładce [Dokumenty]).

Faktura Sprzedaży pomniejszona o zaliczkę

Po zrealizowaniu umowy należy wystawić Fakturę, przy czym jej wartość powinna być pomniejszona o wartość wpłaconej wcześniej zaliczki.

  • Na liście Faktur Pro-Forma zaznaczamy Fakturę Pro-Forma, do której została wpłacona zaliczka.
  • Z menu widocznego dostępnego pod przyciskiem strzałki obok przycisku „Faktura sprzedaży” wybieramy opcję Faktura Sprzedaży.
  • Faktura Sprzedaży jest widoczna na liście Faktur Sprzedaży. Ma status PF, co oznacza, że została utworzona na podstawie Faktury Pro Forma:
    • na fakturze finalnej widoczne są wszystkie pozycje z Faktury Pro Forma;
    • pozycje podlegają edycji: można je korygować, usuwać, dodawać nowe.
  • Wartość faktury jest domyślnie pomniejszona o wpłacone wcześniej zaliczki i wynosi 533.94 zł
    • w tabeli VAT (zakładka [Płatności]) widoczne są pozycje z kwotami ujemnymi – kwoty te odpowiadają wartości wystawionych wcześniej zaliczek;
    • na zakładce [Płatności] znajduje się również tabela Faktury zaliczkowe, w której można ustawić jakie kwoty, z których Faktur Zaliczkowych będą uwzględniane na Fakturze Finalnej. Domyślnie uwzględniane są pełne kwoty wszystkich Faktur Zaliczkowych powiązanych z Fakturą Pro Forma.
  • Ustalamy pozostałe dane:
    • kontrahent – jest przepisywany z Faktury Pro Forma;
    • forma płatności – przelew;
    • zaznaczamy parametr WZ – towar zostanie zdjęty z magazynu.
  • Zatwierdzamy Fakturę Sprzedaży:
    • towar zostaje zdjęty z magazynu;
    • w preliminarzu płatności odnotowana zostaje należność na kwotę 533.94 zł (wartość Faktury Sprzedaży).




Konfiguracja bazy danych

Cel ćwiczenia: skonfigurowanie bazy danych przy wykorzystaniu Kreatora widocznego przy pierwszym uruchomieniu programu.

  • Konfigurowana będzie Sprzedaż (pozostałe opcje odznaczamy).
  • Dane firmy :
    • Nazwa: Przedsiębiorstwo Handlowe NOVA;
    • NIP: 677-202-14-71;
    • REGON: 350058706;
    • Adres: ul. Zaczarowane Koło 89, 31-589 Kraków;
    • Przedstawiciel: Aleksander Olsza.
  • Kasa/Bank:
    • bank: PKO I O./KRAKÓW;
    • numer rachunku: 11-10202892-3174938596430953;
    • na podstawie tych informacji program:
      • dopisuje bank PKO do listy;
      • zakłada rejestr bankowy;
      • formę płatności przelew wiąże z założonym rejestrem.
  • Sprzedaż:
    • metoda rozliczenia: FIFO;
    • Faktury walutowe: zaznaczone;
    • Intrastat: zaznaczone;
    • Opakowania: zaznaczone.

(w materiałach są przygotowane ćwiczenia obejmujące tematykę dokumentów walutowych, deklaracji Intrastat oraz opakowań zwrotnych)

  • Zatwierdzamy wprowadzone informacje.




Zapisy kasowe/bankowe

Cel ćwiczenia: wprowadzenie zapisu kasowego do raportu.

Wprowadzamy pierwsze zapisy do raportu. W tym celu otwieramy menu wybieramy Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe. Następnie wybieramy rejestr: BPH i raport RKB/000001/2010/BPH. Pojawia się lista zapisów z wskazanego raportu. W naszym przypadku jest pusta. Przycisk z plusem pozwala dodać pierwszy zapis.

Załóżmy, że otrzymaliśmy wyciąg bankowy, na którym potwierdzone są dwie operacje: przelew na nasze konto od kontrahenta ALOZA na kwotę 3450 zł oraz przelew z naszego konta dla kontrahenta ELEKTROWNIA na kwotę 1300 zł.

  • Przelew na nasze konto. Wypełniamy kolejne pola:
    • Dokument: KP (bo tak mamy zdefiniowane operacje przychodu)
    • Data: bieżąca
    • Kwota: 3450
    • Operacja: przelew na konto
    • Kontrahent: ALOZA (można wpisać z klawiatury)
    • Bank: automatycznie wypełnia się bank i numer rachunku kontrahenta
    • Kategoria: program proponuje kategorię związaną z kontrahentem.
    • Status: pozostawiamy Nie rozliczono (Rozliczenie nastąpi dopiero wówczas, gdy skojarzymy wprowadzany przychód z transakcją z kontrahentem. Np. z Fakturą Sprzedaży dla ALOZA).
    • zatwierdzamy formularz
  • Przelew z naszego konta. Wypełniamy kolejne pola:
    • Dokument: KW (bo tak mamy zdefiniowane operacje rozchodu)
    • Data: bieżąca
    • Kwota: 1300
    • Operacja: przelew z konta
    • Kontrahent: ELEKTROWNIA (można wpisać z klawiatury)
    • Bank: automatycznie wypełnia się bank i numer rachunku kontrahenta
    • Kategoria: program proponuje kategorię związaną z kontrahentem.
    • Status: pozostawiamy Nie rozliczono (Rozliczenie nastąpi dopiero wówczas, gdy skojarzymy wprowadzany przychód z transakcją – np. z Fakturą Zakupu od ELEKTROWNIA).
    • zatwierdzamy formularz

 




Produkcja

Cel ćwiczenia: zapoznanie się z mechanizmem produkcji (kompletacji) w systemie Comarch ERP Optima – zdefiniowanie receptury, przyjęcie produktu na magazyn, rozchodowanie składników.

Założenie karty ewidencyjnej dla produktu

  • Z poziomu menu Handel/ Zasoby dodajemy nową kartę ewidencyjną:
    • kod: ZESTAW_ROŚLIN
    • nr katalogowy: ZE/0002
    • grupa: zestawy
    • typ: towar złożony
    • nazwa: Zestaw roślin (iglaki)
    • stawka VAT: 23%
    • kategoria: SPRZED.PRODUKCJI
    • jednostka podstawowa: sztuka
    • ceny zakupu i sprzedaży nie uzupełniamy. Pozostawiamy zaproponowany sposób wyliczania cen sprzedaży (pobrany z konfiguracji) po to, by w chwili wyprodukowania zestawu program wyliczył ceny sprzedaży w zależności od kosztu.
    • zatwierdzamy kartę ewidencyjną

Ustalenie receptury

  • Edytujemy ponownie kartę ewidencyjną towaru – zakładka [Receptury].

Dodajemy recepturę (przycisk Dodaj):

  • kod: RECEPTURA_1
  • dla ilości : 1 szt. (podawane będą składniki potrzebne do wyprodukowania jednej sztuki produktu)
  • dodajemy składniki (lista poniżej):
    • IGLAKI_CYPRYS 1 szt.
    • IGLAKI_JAŁOWIEC 2 szt.
  • Zatwierdzamy kartę ewidencyjną towaru

Produkcja

  • Otwieramy menu Handel/ Inne (Magazyn)/ Kompletacja – przyjęcia produktów
  • Dodajemy nowy dokument PWP
    • wpisujemy towar ZESTAW_ROŚLIN: 5 szt.
    • w górnej części okna widoczne są znaczniki: pobranie oraz rezerwacja, decydujące o tym, czy składniki mają być tylko zarezerwowane, czy od razu zdjęte z magazynu przed trwałym zapisaniem dokumentu PWP.
    • zapisujemy dokument na trwałe (odznaczony Bufor)
    • program wylicza koszt wyprodukowania składnika
  • Wyświetlana jest tabela z aktualnymi cenami sprzedaży. Ceny wyliczone są w oparciu o wyliczony koszt oraz wartość procentową marży podaną na karcie ewidencyjnej produktu. Zatwierdźmy ją.
  • Dokument PWP pojawia się na liście:
    • ma status RWS, co oznacza, że równocześnie powstał dokument rozchodu zdejmujący składniki z magazynu
  • Produkt zostaje wprowadzony do magazynu (widoczny jest w kolumnie Ilość oraz Ilość dostępna do sprzedaży)
  • Równocześnie na liście dokumentów rozchodu składników (menu Magazyn/ Kompletacja – Rozchody składników) pojawił się dokument RWS:
    • dokument nie jest edytowalny
    • na podstawie dokumentu zostały zdjęte składniki zgodnie z określoną recepturą: 5 szt. składnika IGLAKI_CYPRYS oraz 10 szt. składnika IGLAKI_JAŁOWIEC (5 x 2 szt.)




Handel – od rezerwacji do wydania towaru

Cel ćwiczenia: sprzedaż towaru wg schematu rezerwacja towaru przez odbiorcę → wystawienie Faktury Sprzedaży → wydanie towaru z magazynu

Kontrahent rezerwuje towar:

  • Z poziomu menu Handel/ Rezerwacje Odbiorcy otwieramy listę rezerwacji (jest pusta). Dodajemy nową rezerwację.
  • Na nowym formularzu uzupełniamy informacje:
    • kontrahent: GALERIA
    • towar: CYKLAMEN 30 szt. w cenie 7.28 zł (cena hurtowa 3 pomniejszona o 3% upustu standardowego)
  • Zatwierdzamy rezerwację (na trwałe)
  • W Kasie/Banku na razie nie jest jeszcze widoczna żadna płatność.
  • Zwróćmy teraz uwagę, jakie ma to konsekwencje w magazynie (menu Handel/ Zasoby):
    • przed wystawieniem rezerwacji w magazynie było 130 szt. towaru. Była to również ilość towaru dostępna do sprzedaży;
    • po zatwierdzeniu rezerwacji ilość w magazynie to nadal 130 szt., ale pojawiła się ilość zarezerwowana 30 szt., a ilość dostępna do sprzedaży wynosi już tylko 100 szt. (130 – 30 = 100).

Kontrahent kupuje towar (rezerwację przekształcamy do Faktury Sprzedaży):

  • Na liście rezerwacji zaznaczamy dokument RO/1/2013.
  • Wciskamy przycisk FS. Program przeprowadza konwersję rezerwacji do dokumentu Faktury Sprzedaży. Po zakończeniu konwersji wyświetlony zostanie formularz faktury, na który przepisane zostały wszystkie informacje z rezerwacji. Dodatkowo z karty kontrahenta pobrana została informacja o formie i terminie płatności (przelew z terminem 10 dni). Faktura jest edytowalna (można wprowadzać na niej zmiany).
  • W zależności od modyfikacji dokonanych na formularzu, po zatwierdzeniu faktury rezerwacja otrzyma status:
    • Zrealizowano – wszystkie pozycje z rezerwacji zostały przeniesione na fakturę z niezmienioną ilością, nie ma możliwości dalszej realizacji rezerwacji,
    • W realizacji – dokonano częściowej realizacji rezerwacji poprzez modyfikację pozycji na fakturze, istnieje możliwość dalszej realizacji rezerwacji lub jej zamknięcia,
    • Zamknięto – dokument rezerwacji został zamknięty, nie ma możliwości dalszej realizacji rezerwacji.
  • Na liście faktur pojawia się nowa Faktura Sprzedaży.
    • faktura jest w buforze (na liście widoczna w kolorze zielonym)
    • faktura ma status RO, co oznacza, że powstała na podstawie rezerwacji.
  • Towar nadal nie został zdjęty z magazynu, jest zarezerwowany
  • Zatwierdzamy fakturę na trwałe, z odznaczonym parametrem WZ – program nie tworzy automatycznie dokumentu WZ, czyli towar nie zostaje jeszcze wydany z magazynu:
    • towar nadal nie został zdjęty z magazynu (jest zarezerwowany)
    • w Preliminarzu płatności, w rejestrze PKO, pojawiła się już planowana płatność na kwotę 268.63 zł

Kontrahent pobiera towar z magazynu (tworzymy dokument WZ):

  • Na liście faktur zaznaczamy dokument, który przed chwilą powstał na podstawie RO.
  • Wciskamy przycisk WZ. Na podstawie danych z faktury tworzony jest dokument WZ. Po zakończeniu konwersji informuje o tym odpowiednim komunikatem.
  • Faktura otrzymuje na liście status WZ, co oznacza, że ten dokument został już przekonwertowany i ponowna konwersja nie będzie możliwa.
  • Na liście dokumentów WZ (menu Handel/ Wydania Zewnętrzne) pojawia się nowy dokument WZ.
    • WZ jest w zatwierdzony na stałe (nie można w nim wprowadzać zmian)
    • WZ ma status FA, co oznacza, że jest już skojarzony z Fakturą Sprzedaży
  • Na formularz WZ przepisane zostały wszystkie informacje z Faktury Sprzedaży.
  • W magazynie towar został zdjęty z magazynu – zarówno ilość w magazynie jak i ilość dostępna do sprzedaży wynosi 100 szt. Znikła rezerwacja.
  • Dokument WZ nie jest widoczny w module Kasa/Bank (płatność powstała wcześniej na podstawie Faktury Sprzedaży).

Kontrahent wpłaca zaliczkę, pobiera towar z magazynu w dwóch ratach:

  • Na liście rezerwacji tworzymy dokument RO/2/2013. Na formularzu uzupełniamy informacje:
    • Kontrahent: TWÓJ OGRÓD
    • Towar: Jabłonie, 20 szt.
  • Zatwierdzamy na trwałe dokument RO.
  • Wciskamy przycisk FPF. Program przeprowadza konwersję Rezerwacji Odbiorcy do dokumentu Faktury Pro Forma. Po zakończeniu konwersji wyświetlony zostanie formularz FPF, na który przepisane zostaną wszystkie informacje z RO. Dokument FPF jest edytowalny wyłącznie pod względem daty wystawienia, numeru, terminu, cen i rabatów – nie można zmienić listy pozycji, ich ilości i Kontrahenta. FPF otrzymała status RO.
  • Do FPF wystawiamy Fakturę Zaliczkową. Schemat wystawiania Faktury Zaliczkowej został opisany w artykule Faktury zaliczkowe.
  • Klient pobiera pierwszą partię towaru z magazynu – 12 szt. towaru JABŁONIE. Na liście FPF zaznaczamy dokument FPF/2/2013. Wciskamy przycisk WZ. Program przeprowadza konwersję FPF do dokumentu Wydania Zewnętrznego. Na WZ w polu Ilość dla towaru JABŁONIE wpisujemy 12 szt. Po zapisie WZ – 12 szt. towaru JABŁONIE zostało zdjętych z magazynu. Dokument FPF/2/2013 otrzymał status WZ, natomiast RO/2/2013 otrzymało status W realizacji.
  • Następnie dla Klienta generujemy Fakturę Sprzedaży na towar, który został przez niego pobrany dokumentem WZ. Na liście FPF zaznaczamy FPF/2/2013. Wciskamy przycisk FS. Na FA program automatycznie podpowie 12 szt. towaru JABŁONIE. Na zakładce [Płatności] dokumentu FA widoczna jest wpłacona wcześniej przez Klienta zaliczka. W tabeli związanej z zaliczką zostawiamy opcję „Użyj – TAK” oraz maksymalną kwotę pochodzącą z zaliczki. Wartość częściowej Faktury Sprzedaży została pomniejszona o wprowadzoną wcześniej zaliczkę (szczegółowy schemat wystawiania Faktury Sprzedaży do FPF opisany jest w artykule Faktury zaliczkowe). Dokument FA jest powiązany z wystawionym wcześniej dokumentem WZ.
  • Po upływie 14 dni Klient odbiera pozostałą część towaru – 8 szt. towaru JABŁONIE. Należy wygenerować dokumenty WZ oraz FA analogicznie jak w punktach 4, 5. Po wykonaniu tej operacji RO otrzyma status Zrealizowane (wszystkie pozycje z rezerwacji zostaną przeniesione na Faktury Sprzedaży – nie będzie możliwości dalszej realizacji rezerwacji).