Jeżeli forma płatności jest w bazie to jest ona podstawiana na dokument w rejestrze VAT. W przypadku jej braku podstawiana jest forma płatności ustawiona na karcie kontrahenta. Jeżeli nie ma karty kontrahenta podstawiana jest gotówka lub przelew. Przelew ustawiany jest, gdy na dokumencie widnieje numer rachunku bankowego
Użytkownik ma możliwość wskazania, do jakiego rejestru VAT zakupu/sprzedaży mają trafić dokumenty przetworzone za pomocą usługi Comarch OCR. Do działania tej funkcji konieczna jest wersja Comarch ERP Optima 2020.0 .1 lub późniejsza. Dokumenty zostaną dodane do rejestru wybranego na liście dokumentów w polu Rejestr.
Nie jest możliwe dodanie dokumentów za pomocą usługi Comarch OCR jeżeli w polu Rejestr wybrano opcję – wszystkie-. W takim przypadku po naciśnięciu przycisku pojawia się komunikat: Nie można rozpocząć przetwarzania dokumentów. Nie ustawiono bieżącego rejestru, do którego mają zostać dodane. Proszę wskazać na oknie rejestru VAT konkretny rejestr.
Podczas pierwszego uruchomienia usługi Comarch OCR pojawia się komunikat: Po wskazaniu plików ze skanami dokumentów zostaną one dodane do bieżącego rejestru wybranego na liście rejestru VAT zakupów/sprzedaży w polu Rejestr. Czy kontynuować? Zaznaczenie opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że przy kolejnym rozpoznawaniu faktur komunikat nie pojawi się dla danego operatora. W celu przewrócenia tego i innych komunikatów należy przejść do zakładki Widok/Reset/Reset komunikatów
W wersji Comarch ERP Optima wcześniejszej niż 2020.0.1 przetworzone dokumenty zostaną zapisane w rejestrze VAT w podrejestrze ZAKUP lub SPRZEDAŻ.
Kody dotyczące JPK_V7 przenoszone są na rozpoznany dokument automatycznie i są to:
W przypadku wystąpienia tych samych kodów na karcie kontrahenta w zakładce JPK oraz na kategorii i skanie dokumentu po rozpoznaniu faktury przez usługę OCR przeniesione zostaną na dokument w rejestrze VAT tylko unikalne wartości kodów JPK bez ich duplikacji.
Podczas wprowadzania dokumentów do rejestru sprawdzane jest ustawienie parametru
Blokada zmiany dokumentów jeżeli zatwierdzona deklaracja VAT-7/plik JPK_V7
w Konfiguracji Programu->Użytkowe->Operatorzy. Jeżeli deklaracja VAT-7/VAT-7K/JPK_V7M/JPK_V7K jest zatwierdzona i wybrana jest opcja:
Ostrzegaj – wówczas dokument jest dodawany do rejestru z komunikatem informacyjnym w logu o treści Rozpoznano i dodano dokument ‘numer dokumentu’ z dnia ‘data wystawienia’. ‘nazwa pliku’. Deklaracja VAT-7/JPK_V7 za podany okres została zatwierdzona. Należy ponownie sporządzić deklaracje lub korektę do deklaracji.
Blokuj – wówczas dokument nie zostanie dodany do rejestru VAT i pojawi się komunikat. Wystąpił błąd przy imporcie składnika. ‘numer dokumentu’. Dokument nie został dodany. Dotyczy deklaracji VAT-7/JPK_V7, która została już zatwierdzona. Administrator zablokował możliwość wprowadzania zmian na takich dokumentach. ‘nazwa pliku’.
Przy wybraniu opcji Blokuj dokumenty ze skanu zostają rozpoznane i zmniejsza się liczba stron do wykorzystania. Jednak ze względu na blokadę dodawania nie zostaną one wczytane do rejestru.
Tak, pod warunkiem, że w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona zaznaczony jest parametr Pobieranie kategorii z karty kontrahenta oraz w bazie jest już karta kontrahenta z uzupełnionymi kategoriami.
Niezależnie od Stawki VAT wybranej na kategorii przenoszona jest zawsze Stawka VAT ze skanu/zdjęcia dokumentu.
Rodzaj oraz Kolumna na fakturze ustawiane są takie, jakie zostały ustawione na formularzu kategorii. Przenoszony jest również Podział odliczeń co powoduje, że po wczytaniu faktury następuje automatyczny podział pozycji w takich proporcjach, jaki został ustalony na kategorii.
Z kategorii przenoszone jest Odliczenie, jeżeli jego wartość wynosi Warunkowo. Odliczenia TAK/NIE ustawiane są w zależności od weryfikacji w bazie Podatników VAT czynnych, która odbywa się automatycznie w momencie wysłania dokumentu do rozpoznania.
Jeżeli na karcie kontrahenta nie ma uzupełnionej kategorii to na dokumencie pozostanie ona pusta. Brak ustawienia kategorii na karcie Kontrahenta powoduje wczytanie faktury z rodzajem Towar.
Do zakładki JPK do sekcji Kody JPK_V7 przenoszone są domyślne kody JPK przypisane do karty kontrahenta.
Podczas dodawania dokumentu sprzedaży w zakładce JPK w sekcji Kody JPK_V7 tworzy się automatycznie kod TP, jeżeli na karcie kontrahenta zaznaczony jest parametr Kontrahent powiązany.
Podczas dodawania dokumentu zakupu w zakładce JPK w sekcji Kody JPK_V7 tworzy się automatycznie kod VAT_RR, jeżeli na karcie kontrahenta zaznaczony jest parametr Rolnik.
Za pomocą usługi Comarch OCR mogą zostać rozpoznane następujące dane z faktury:
Comarch OCR pozwala na przetwarzanie jednocześnie wielu plików. Po naciśnięciu przycisku 
istnieje możliwość wskazania dokumentów z dysku lub z Obiegu Dokumentów.
Opcja Wybierz dokumenty z dysku otwiera okno, na którym można wskazać dokumenty zapisane na dysku. Natomiast opcja Wybierz dokumenty z Obiegu Dokumentów otwiera okno, na którym można wskazać skany zapisane w Bibliotece dokumentów.
Po rozpoczęciu przetwarzania dokumentów na ekranie widoczne jest okno, które wyświetla przetwarzane dokumenty. Użytkownik widzi nazwy plików dokumentów, ich numery oraz daty wystawienia, które są aktualnie przetwarzane i czy przetwarzanie zakończyło się poprawnie, czy z błędem.
Szczegółowe informacje dostępne są w biuletynie Usługa Comarch OCR – instrukcja instalacji i korzystania.