Jak działa usługa Comarch OCR przy rozpoznawaniu faktur?

Usługa Comarch OCR analizuje dostarczony plik graficzny i rozpoznaje na nim tekst. Po zmianie obrazu na tekst i odczytaniu z niego danych merytorycznych, przypisuje je do odpowiednich kategorii – NIP, numer faktury, data, kwota netto, brutto, VAT, numer rachunku bankowego itp. Następnie przetworzona przez Comarch OCR faktura zostaje wprowadzona do programu Comarch ERP Optima, gdzie w dalszym etapie może być zweryfikowana, zaksięgowana i zarchiwizowana przez Użytkownika.

Poszczególne kroki procesu wyglądają następująco:

  • zeskanowanie lub zrobienie zdjęcia fakturze przez Użytkownika,
  • dodanie pliku z fakturą do usługi Comarch OCR, która to przetwarza fakturę i zwraca dane merytoryczne do programu Comarch ERP Optima,
  • sprawdzenie przez Użytkownika poprawności odczytanych danych z poziomu programu Comarch ERP Optima.




Czy za pomocą usługi Comarch OCR można rozpoznać faktury wielostronicowe?

Tak, usługa Comarch OCR umożliwia rozpoznawanie faktur wielostronicowych




Czy podczas przetwarzania dokumentów za pomocą usługi OCR do programu Comarch ERP Optima dodawany jest również kontrahent?

Kontrahent dodawany jest na listę Ogólne/ Kontrahenci w przypadku, kiedy w programie Comarch ERP Optima nie ma jeszcze kontrahenta o numerze NIP widocznym na fakturze. Jako akronim kontrahenta ustawiany jest jego numer NIP.

Jeżeli w System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry zostanie zaznaczony parametr Autonumeracja akronimów kontrahentów przy dodawaniu wówczas Kod na formularzu kontrahenta wypełniany jest zgodnie z ustawieniami parametrów autonumeracji.

W celu uniknięcia zakładania nowych kart kontrahentów w przypadku, gdy kontrahent o danym numerze NIP istnieje już w bazie danych, należy w Konfiguracji Firmy/Ogólne/Parametry dla parametru Sprawdzanie wyst. podobnych kontrahentów wybrać opcję Blokuj. Jeżeli na liście kontrahentów jest już kontrahent o numerze NIP widocznym na fakturze to jest on podstawiany na dokument.

Jeżeli na dokumencie widnieje numer rachunku bankowego i zakładana jest karta kontrahenta to na kartę zapisywany jest również ten rozpoznany numer rachunku bankowego i wczytywane są pozostałe rachunki z Białej listy.




Czy podczas przetwarzania faktur ma miejsce kontrola duplikacji?

Usługa Comarch OCR nie pozwala na wprowadzenie kilka razy tego samego dokumentu. Przy rozpoznawaniu dokumentów następuje kontrola duplikacji, która sprawdza, czy w bazie danych znajduje się już dokument o takich samych danych:

  • numer dokumentu,
  • numer NIP,
  • kwota netto,
  • data wystawienia.




Faktury z jakim rozszerzeniem są rozpoznawane za pomocą usługi Comarch OCR?

Za pomocą usługi Comarch OCR rozpoznawane są skany dokumentów/zdjęcia w formacie pdf, jpg, jpeg, tiff lub png. W przypadku plików jpeg konieczna jest wersja Comarch ERP Optima 2020.0 .1. W przypadku skanów minimalna rozdzielczość przetwarzanych dokumentów to 200 dpi. Zdjęcie musi zawierać wyłącznie przetwarzany dokument oraz dane dokumentu muszą być wyraźnie widoczne i czytelne dla ludzkiego oka.Maksymalna rozdzielczość strony na zaczytywanym skanie nie może przekroczyć 20 mln pikseli.




W jaki sposób można przekazać dokumenty do rozpoznania w OCR jeżeli zostały umieszczone w chmurze w IBARD?

W tym celu należy w zakładce CRM/Nowy dokument z rozwijanej listy wybrać Wskaż pliki z IBARD i zapisz link. Po dodaniu skanu i zaznaczeniu parametru w kolumnie Udostępnij dla usługi OCR dokument będzie widoczny w usłudze OCR.




ID 34911 Czy podczas wprowadzania dokumentu do rejestru kontrolowany jest numer NIP z faktury i pieczątki firmy?

Tak, weryfikacja odbywa się według poniższych założeń:

Sprawdzany jest NIP z aktualnej pieczątki. Pieczątki historyczne nie są weryfikowane

Dodając fakturę zakupu sprawdzany jest NIP nabywcy z NIP w pieczątce

Dodając fakturę sprzedaży sprawdzany jest NIP sprzedawcy z NIP w pieczątce

 

Jeżeli NIP-y są zgodne dokument zostanie dodany do rejestru.

W przypadku niezgodności numerów NIP pojawi się komunikat ostrzegający.

Użytkownik może zdecydować i wybrać:

  • Tak – dokument zostanie dodany pomimo niezgodnych numerów NIP
  • Nie – dokument nie zostanie dodany do rejestru

Wybierając jedną z odpowiedzi i dodatkowo zaznaczając parametr Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej spowoduje, że przy kolejnych dokumentach będzie pamiętana przez program wybrana odpowiedź i komunikat nie będzie się już pojawiał.

Jeżeli natomiast parametr o zapamiętaniu odpowiedzi nie zostanie zaznaczony wówczas przy kolejnym dodawaniu dokumentu i wykryciu niezgodności w numerach NIP komunikat pojawi się ponownie.

W przypadku dokumentów, na których nie ma oznaczenia Sprzedawca/Nabywca dotychczas numer NIP nie był pobierany na dokument. Obecnie jeżeli na takim dokumencie numery NIP zostaną rozpoznane wówczas są porównywane z pieczątką firmy. Na dokument w rejestrze VAT sprzedaży/zakupu podstawiany jest numer NIP inny niż ten, który jest wpisany w pieczątce firmy.