Co zrobić, żeby program nie/naliczał zasiłków ZUS, gdy firma nie/jest uprawniona do wypłaty świadczeń w imieniu ZUS?

W systemie Comarch ERP Optima istnieje możliwość opcjonalnego naliczania zasiłków ZUS. Decyduje o tym parametr ’Licz zasiłki ZUS’ znajdujący się z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Zobowiązania wobec ZUS/PFRON. Jeśli parametr jest: 

  • zaznaczony [v] (domyślnie): program zawsze nalicza zasiłki
  • nie zaznaczony [ ]: program nie nalicza zasiłków. 

W programie Comarch ERP Optima w Konfiguracji / Firma / Płace / Zobowiązania wobec ZUS/PFRON funkcjonuje mechanizm historyczności danych umożliwiający zapisanie w konfiguracji firmy zmian ustawień, odpowiednio do tego, jak te zmiany następowały w czasie. U góry okna wyświetlany jest miesiąc i rok (domyślnie bieżący) – z możliwością przesuwania na inne okresy. Parametry pokazywane są z wartościami aktualnymi na miesiąc wyświetlony w nagłówku okna, z dodatkową informacją (wyszarzane pola z datami obok parametrów), od kiedy obowiązuje taka wartość danego parametru. Zmiana ustawień – np. zaznaczenie parametru, który wcześniej nie był zaznaczony – jest zapisywane z datą 1-go dnia miesiąca wyświetlonego w nagłówku okna.

Przykład

Firma była na tyle mała, że w 2019 r. nie wypłacała zasiłków w imieniu ZUS, ale w związku ze wzrostem zatrudnienia (powyżej 20 pracowników) od  stycznia 2020 r. ma obowiązek wypłacać zasiłki ZUS. W konfiguracji wprowadzamy to w następujący sposób.
Po wejściu w „Zobowiązania wobec ZUS/PFRON”, ustawiamy w nagłówku styczeń 2019, następnie usuwamy zaznaczenie przy parametrze „Licz zasiłki ZUS” (domyślnie w nowych bazach parametr jest zaznaczony „od zawsze”) i zapisujemy ustawienie za pomocą przycisku „dyskietki” – obok zmodyfikowanego parametru wyświetli się data 2019-01-01. Następnie zmieniamy miesiąc/rok w nagłówku okna na styczeń 2020, zaznaczamy parametr „Licz zasiłki ZUS” i zapisujemy ustawienie przyciskiem „dyskietki” – obok ponownie zmienionego parametru wyświetli się data 2020-01-01.

Gdy następnie będziemy przeglądać konfigurację firmy, to po wybraniu w nagłówku okna dowolnego miesiąca z 2019 roku, zobaczymy niezaznaczony parametr „Licz zasiłki ZUS” i obok niego datę 2019-01-01. Jeśli wybierzemy jakikolwiek miesiąc późniejszy niż grudzień 2019, to zobaczymy zaznaczony parametr i datę 2020-01-01. Rozliczenia nieobecności w wypłatach również będą zgodne z tymi ustawieniami – to znaczy w wypłatach za okres 2019 r. zasiłek chorobowy ZUS (po przekroczeniu 33/14 dni) pokaże się w kwocie 0,00 zł, a w wypłatach za 2020 r. w takim przypadku naliczy się odpowiednia niezerowa wartość zasiłku.



Dlaczego pracownikowi nie policzyły się w wypłacie koszty uzyskania przychodów oraz ulga podatkowa?

Przede wszystkim należy sprawdzić jakie informacje zostały wprowadzone na formularzu danych kadrowych pracownika na zakładce 2 Nr ident./podatki. W sekcji ’Koszty i ulga’ powinny być wprowadzone odpowiednie współczynniki kosztów uzyskania i ulgi podatkowej. Jeżeli wprowadzono współczynnik 0, wówczas na formularzu wypłaty pracownika – zakładka ‘Podatki’ w polu koszty uzyskania / ulga podatkowa ‘Należne w miesiącu’ będzie wartość 0. Jeżeli natomiast w wypłacie pracownika koszty uzyskania / ulga podatkowa ‘Należne w miesiącu’ mają stosowną wartość, ale w polu 'Odliczone’ jest wartość 0, wówczas najprawdopodobniej pracownik ma w tym miesiącu deklaracji naliczoną drugą wypłatę, w której koszty uzyskania/ ulga podatkowa zostały już odliczone. Obliczając składki ZUS i zaliczkę na podatek dochodowy uwzględniane są wszystkie wypłaty dokonane w obrębie danego miesiąca deklaracji (podatek i składki są liczone globalnie).

Przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych pracodawca stosuje: 

  • koszty uzyskania przychodu w pojedynczej wysokości, tj. w kwocie 250 zł miesięcznie (stawka obowiązuje od 10.2019r. wcześniej 111,25 zł), a jeśli miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika położone jest poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy i pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę, to wówczas miesięczne koszty uzyskania przychodu wynoszą 300 zł,(stawka obowiązuje od 10.2019r. wcześniej 139,06 zł),
  • kwotę zmniejszającą podatek w pojedynczej wysokości,  w wysokości 43,76 zł.(stawka obowiązuje od 10.2019r. wcześniej 46,33 zł).

Takie rozstrzygnięcie wynika z art. 32 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176; z późn. zm.).

Pracodawca od łącznej kwoty wypłat dokonanych pracownikowi w danym miesiącu deklaracji obowiązany jest więc obliczyć składki ZUS oraz potrącić zaliczkę na podatek dochodowy stosując pojedyncze koszty uzyskania i pojedynczą kwotę zmniejszającą podatek.

Skoro więc w pierwszej wypłacie pracownika koszty uzyskania / ulga podatkowa zostały już odliczone, nie ma podstaw do odliczenia ich w drugiej wypłacie.

Aby sprawdzić jakie wynagrodzenia w danym miesiącu zostały pracownikowi wypłacone, należy z poziomu formularza danych kadrowych pracownika uruchomić Wydruki płacowe – ‘Karta wynagrodzeń wg deklaracji’, wskazując w parametrach wydruku odpowiedni miesiąc deklaracji. Można to również sprawdzić z poziomu okna Wypłaty pracowników, po zaznaczeniu pracownika wybierając z głównego menu przycisk 'Lista wszystkich wypłat pracownika’.



W jaki sposób w programie odnotować pracownikowi informację o przekroczeniu rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych?

Przekroczenie rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych należy pracownikowi odnotować na formularzu danych kadrowych. Na zakładce Ubezpieczenie cd w sekcji „Informacja o przekroczeniu rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych” należy wybrać, kto przekazał tą informację (brak – domyślne ustawienie, Ubezpieczony, Płatnik, ZUS), wypełnić miesiąc i rok (jest to miesiąc i rok deklaracji, zgodny z datą wypłaty) w którym nastąpiło przekroczenie rocznej podstawy składek i wpisać kwotę przekroczenia.

Kwota ta może oznaczać podstawę, od jakiej będą liczone składki we wskazanym miesiącu (podstawa składki) lub kwotę przychodu pracownika (przekroczenie podstawy) osiągniętego do danego miesiąca. W tym drugim przypadku program sam wyliczy, w którym miesiącu ma ograniczyć podstawę składek emerytalno – rentowych.

W wypłacie naliczonej w miesiącu przekroczenia  rocznej podstawy wymiaru składek  na zakładce [4.Ubezpieczenie]  zostanie wykazana odpowiednio pomniejszona podstawa składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i naliczone od nich składki.



Jak odnotować i rozliczyć urlop na poszukiwanie pracy?

Nowy typ nieobecności, powiązany z nią typ wypłaty oraz opis na nieobecności do wydruku karty pracy można wprowadzić z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace.

  1. Definiujemy nowy opis nieobecności
    Z poziomu System/ Konfiguracja / Firma / Płace / Opisy nieobecności do karty pracy w wolnej pozycji wpisujemy nazwę ‘Urlop na poszukiwanie pracy’. 
  2. Definiujemy nowy typ wypłaty
    Wynagrodzenie za dni na poszukiwanie pracy jest liczone wg zasad ustalania wynagrodzenia za urlop okolicznościowy. Aby w wypłacie pracownika oraz na wydruku kwitka wypłaty /listy płac wyświetlała się odpowiednia nazwa, wówczas należy w System/ Konfiguracja / Firma  / Płace / Typy wypłat dodać nowy element o tej nazwie.    W tym elemencie, na zakładce ‘1.Ogólne’ należy ustawić:
    Nazwa i skrót: np. Urlop na poszukiwanie pracy
    Rodzaj: Dodatek
    Algorytm: 8‘ Element liczony jak urlop okolicznościowy’
    Automatyczne korygowanie / składnik związany: wszystkie opcje odznaczone
    Zakładka ‘2.Podatki/Nieobecności’: Użytkownik wypełnia według własnych wytycznych.
  3. Definiujemy nową nieobecność
    Z poziomu System/ Konfiguracja / Firma / Płace / Typy nieobecności dodajemy nieobecność Urlop na poszukiwanie pracy, gdzie na formularzu ustawiamy:
    Typ nieobecności: urlop
    Pozycja na deklaracji ZUS: Nie dotyczy
    Dodatkowy kod RCA: puste pole
    Rozliczać w dniach: Pracy
    Nieobecności rozliczać jak: Wybrany składnik
    Rozliczenie nieobecności: Urlop na poszukiwanie pracy (wybieramy z listy)
    Opis na wydruku Karty Pracy: Urlop na poszukiwanie pracy
    Nieobecność pomniejsza: zaznaczamy – ‘Wynagrodzenie za czas pracy’ i ‘Czas pracy’

Po odnotowaniu na kalendarzu pracownika własnej zdefiniowanej nieobecności, w wypłacie nastąpi jej rozliczenie za pomocą wskazanego w jej definicji typu wypłaty.



Jak dodać kolejną listę płac tego samego rodzaju za ten sam okres?

W programie istnieje możliwość dodawania wielu list płac o tym samym rodzaju np. Etat za ten sam okres. Można to zrobić na dwa sposoby.

  1. Wprowadzając kolejne dokumenty o nowych oznaczeniach (symbolach),
  2. Wykorzystując w definicji dokumentu serię lub wydział.

Definicja dokumentów jest dostępna zarówno z poziomu formularza listy płac (po kliknięciu w przycisk ‘Dokument’) jak i z poziomu Konfiguracji / Firma / Definicje dokumentów / Płace / Listy płac.

Istnieje możliwość, aby dodać nowy dokument plusem lub skopiować (po podświetleniu pozycji wciskamy CTRL + INS) standardowy dokument np. E –  podając inny symbol dokumentu np. E1. Nowo dodany dokument E1 można wówczas wybrać na formularzu kolejnej listy płac o tym samym rodzaju za ten sam okres.

Jeżeli natomiast w definicji dokumentu jako jeden z członów w schemacie numeracji wybierzemy – unikatową serię, wówczas na formularzu każdej kolejnej listy płac za ten sam okres po wybraniu tego samego dokumentu w pozycji ‘Seria dokumentu’ będzie można wskazać inną serię i w ten sposób zapisać wiele list płac o symbolu np. E – różniących się serią. Lista serii jest dostępna z poziomu Konfiguracja / Firma / Definicje dokumentów / Płace / Serie dokumentów.
W przypadku gdy w schemacie numeracji zostanie wybrany wydział (dostępne w module Płace i Kadry Plus) należy na formularzu wydziału wypełnić pole ‘Symbol listy płac’.



Jak uniknąć ‘błędu krytycznego’ zgłaszanego podczas importu deklaracji ZUS DRA do programu Płatnik?

Najczęstszą przyczyną ‘błędu krytycznego’ jest brak numeru PESEL lub numeru paszportu w przypadku obcokrajowców w dokumentach ZUS RCA przesyłanych do programu Płatnik. W przypadku braku tych danych, podczas importowania deklaracji program Płatnik zgłasza komunikat ‘Wystąpił błąd krytyczny podczas wykonywania pracy kreatora. Wystąpił błąd podczas parsowania KEDU…’, a w dalszej treści komunikatu występuje ciąg ‘p3’, oznaczający nazwę brakującego pola w importowanej deklaracji.

Uzupełnienie brakujących danych w programie Comarch ERP Optima oraz ponowne przeliczenie i wyeksportowanie deklaracji, pozwala uniknąć pojawienia się komunikatu.

Podczas naliczania deklaracji ZUS DRA program Comarch ERP Optima weryfikuje, czy pracownicy mają uzupełniony numer PESEL lub inny identyfikator wymagany przez ZUS np. numer paszportu. Jeżeli pracownik nie ma uzupełnionych odpowiednich danych w oknie Wyliczenie deklaracji pojawi się ostrzeżenie: Brak wypełnionego identyfikatora: imię nazwisko pracownika.

Aby samodzielnie zweryfikować u których pracowników wymagane jest uzupełnienie danych można skorzystać z kolumny na liście pracowników, w której wyświetlany jest nr PESEL. Jeśli kolumna jest niewidoczna, należy użyć opcji 'Przywróć układ domyślny’, która jest dostępna w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszki.

Równie częstą przyczyną omawianego błędu jest brak informacji o nazwie skróconej firmy na deklaracjach ZUS. Wprowadzamy ją w System /Konfiguracja / Firma / Dane firmy / PIT-4R, CIT-8.

Szczegółowy zakres informacyjny dotyczący dokumentów ZUS oraz opisu poszczególnych nazw pól, które mogą pojawiać się w komunikacie błędu, znajduje się w dokumencie umieszczonym na  stronie internetowej ZUS.



Czy wiesz jak prawidłowo wyeksportować deklaracje ZUS do programu Płatnik?

Generując deklaracje ZUS (rozliczeniowe, zgłoszeniowe, IWA) należy:

  1. Dodać plik KEDU – z poziomu Płace i Kadry / Pliki KEDU lub bezpośrednio na formularzu deklaracji po kliknięciu w przycisk ‘KEDU’.
  2. Wyliczyć deklarację przyciskiem ‘Piorunka’.
  3. Wyeksportować deklarację do programu Płatnik –  po naciśnięciu przycisku eksportu pojawia się ścieżka, gdzie należy wskazać lokalizację i podać nazwę pliku np. dra.xml (prawidłowe rozszerzenie pliku to *.xml).

Podczas tworzenia deklaracji za kolejne miesiące rozszerzenie pliku jest pamiętane.

Deklaracja DRA naliczona w aktualnej wersji programu Comarch ERP Optima zapisywana jest jako deklaracja w wersji 5 formularza – numer ten jest widoczny na liście deklaracji DRA.