Najczęściej różnica w wykazanej zaliczce podatku spowodowana jest ustawieniem w konfiguracji  dodatków/umów pozycji na deklaracji PIT (System/Konfiguracja/Firma/Płace/Typy wypłat). Jeśli dodatek ma być wykazywany na PIT 4, w  polu 'pozycja na deklaracji PIT’  powinna być wybrana pozycja zaczynająca się od PIT-4 lub PIT-8B. Jeśli wybrana jest pozycja np. PIT-11 to podatek będzie wykazywany tylko na PIT-11, nie będzie wykazany na PIT-4.

Ta deklaracja powinna zostać wygenerowana dla pracownika w przypadku:

• wypłacenia w danym miesiącu elementu, należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, którego raport dotyczy i który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe lub – w razie przekroczenia rocznej podstawy wymiaru tych składek – podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe,

• wypłacenia w danym miesiącu obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy oraz zasiłków elementu, który ma zaznaczony parametr Wykaż na ZUS RPA jako element wypłacany obok zasiłków, nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne oraz rentowe i jest należny za dany miesiąc albo za inny rok kalendarzowy,
• wykonywania pracy nauczycielskiej (zaznaczony parametr ‘Nauczyciel’ na formularzu pracownika).

Deklaracja jest generowana automatycznie podczas naliczania deklaracji ZUS DRA od wersji 2019.2. Dodatkowo w wersji 2019.3 umożliwiono tworzenie deklaracji ZUS RPA dla nauczycieli.

W przypadku wystąpienia w jednym miesiącu nieobecności typu ‘urlop wypoczynkowy’ oraz nieobecności typu ‘zwolnienie ZUS’ mamy do czynienia z różnymi pomniejszeniami wynagrodzenia zasadniczego. Pomniejszenia z tytułu nieobecności dokonywane są na podstawie przepisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie Pracy (Dz. U. nr 62 z 1996 r., poz. 289).

Jeżeli pracownik powinien otrzymać pełną kwotę dodatku stażowego, niezależnie od ilości godzin / dni przepracowanych w miesiącu, ale nie powinny być naliczane składki ZUS od kwot należnych za okres zwolnień lekarskich, w programie Comarch ERP Optima należy z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat  zdefiniować dwa typy wypłat: 

Zgodnie z obowiązującymi przepisami składka na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 9 %. Składkę zdrowotną Płatnik pobiera z dochodu pracownika i w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru odlicza od zaliczki na podatek dochodowy.

Jeżeli jednak wyliczona składka zdrowotna jest wyższa od zaliczki na podatek, wówczas Płatnik jest obowiązany obniżyć wyliczoną składkę w wysokości 9% podstawy wymiaru do wysokości zaliczki na podatek dochodowy (art. 83 ust.1 ustawy zdrowotnej – Dz.U.z 2004 r., nr 210, poz. 2135). Taka sytuacja ma miejsce, gdy pracownik uzyskuje w danym miesiącu niskie wynagrodzenie.

Program posiada funkcjonalność pozwalającą na ograniczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne do wysokości zaliczki na podatek. Decyduje o tym parametr ’Składka zdrowotna ograniczona do wysokości podatku’ dostępny z poziomu formularza danych kadrowych pracownika – zakładka  Ubezpieczenie (etat).

Uzupełniając informacje dotyczące ubezpieczeń pracownika, po wpisaniu kodu ubezpieczenia, program domyślnie zaznacza parametr – w wypłacie składka zdrowotna zostaje ograniczona do wysokości podatku. Wyłączenie parametru powoduje, że dla wypłat pracownika liczonych dla wybranego kodu ubezpieczenia składka zdrowotna liczy się bez ograniczenia do wysokości podatku (do wykorzystania przy naliczaniu wypłat dla pracowników eksportowych lub otrzymujących wynagrodzenia finansowane z funduszy Unii Europejskiej). Dodatkowo należy zwrócić uwagę, iż obliczając składki na ubezpieczenia oraz zaliczkę podatku, uwzględniane są wszystkie wypłaty w danym miesiącu deklaracji.

Automatyczne wyliczanie podstawy wprowadzono w wersji 2017.5.1. Comarch ERP Optima. W podstawie uwzględniane jest wynagrodzenie pracownika wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy, o ile stanowiło podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe. Wliczane są wszystkie elementy przysługujące za okresy miesięczne oraz dodatki okresowe, od których były naliczane składki na ubezpieczenie chorobowe.

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustala się przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego przez ubezpieczonego przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie to zostało osiągnięte. Jeśli pracownik w okresie 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających rozpoczęcie urlopu wychowawczego nie otrzymał oskładkowanego wynagrodzenia (np. z powodu przebywania na urlopie macierzyńskim, czy rodzicielskim), podstawa naliczana jest z elementów należnych w miesiącu rozpoczęcia urlopu wychowawczego. W przypadku, gdy między kolejnymi nieobecnościami typu urlop wychowawczy nie ma przerwy dłuższej niż 3 miesiące kalendarzowe, podstawa jest przepisywania z poprzedniego rozliczenia nieobecności.

Podstawa jest wyliczana z wypłat poprzedzających rozpoczęcie urlopu tylko w przypadku, gdy pracownik w zapisie historycznym aktualnym na moment naliczania  wypłaty w zakładce Ubezpieczenia cd nie ma uzupełnionej kwoty w polu Podstawa składek emerytalno-rentowych – średnia z 12 miesięcy przed urlopem. Jeśli kwota podstawy została wpisana na formularzu pracownika, wówczas to ona jest przyjmowana do wyliczeń składek (ewentualnie zostanie odpowiednio podwyższona do kwoty minimalnej lub obniżona do kwoty maksymalnej). Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, podstawa składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe nie może być wyższa niż kwota stanowiąca 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalania kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek, ani niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia.

Deklarację należy złożyć, jeśli pracodawca wyraził chęć skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej dla pracowników składając oświadczenie ZUS OSW. Okres przechowywania dokumentacji można skrócić dla pracowników, którzy zostali zgłoszeni do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy w okresie od 1.01.1999 do 31.12.2018 roku i z którymi została rozwiązania umowa o pracę/umowa cywilnoprawna. Deklarację ZUS RIA można utworzyć pojedynczo dla wskazanego pracownika lub seryjnie dla zaznaczonych pracowników z poziomu Deklaracje zgłoszeniowe ZUS bądź Deklaracje seryjne ZUS. Jeśli pracownik nie spełnia tych warunków podczas naliczania deklaracji pojawi się odpowiedni komunikat. Deklarację można zapisać do pliku xml i zaimportować do programu Płatnik. W przypadku pracowników wieloetatowych naliczenie deklaracji ZUS RIA należy wykonać z poziomu etatu głównego.

W deklaracji wykazywane są następujące dane:
• dane identyfikacyjne pracownika,
• informacja o rozwiązaniu ostatniego stosunku pracy – data zwolnienia pobrana z zakładki 3.Etat oraz dane dotyczące trybu rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy z zakładki 4.Ubezpieczenie(etat),
• kwota przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w którym został wypłacony, a przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – za okres od 1.01.1999 r. do 31.12.2018 r.,
• kwota przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w którym został wypłacony, a przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe – za okres od 1.01.1999 r. do 31.12.2018 r.,
• kwota przychodu, za lata kalendarzowe, wypłaconego obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – za okres od 1.01.1999 r. do 31.12.2018 r. – kwota elementów, które mają zaznaczony parametr Wykaż na ZUS RPA/RIA jako element wypłacany obok zasiłków i które nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne oraz rentowe,
• informacja o okresach wykonywania pracy nauczycielskiej w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych od 01.01.1999 r. do 31.12.2018r. – okres pracy nauczycielskiej wykazany ustalany jest na podstawie ustawienia parametru Nauczyciel w zapisach historycznych pracownika obowiązujących w okresie 1.01.1999 – 31.12.2018 oraz nieobecności pracownika. Do okresów pracy nauczycielskiej zaliczany jest urlop wypoczynkowy oraz inne nieobecności, które mają zaznaczony parametr Okres nieobecności zaliczany do pracy nauczycielskiej.
• informacja o okresie wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (DZ. U. z 2018 r. poz. 1924) od 1.01.1999 r. do 31.12.2008 r. – okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze ustalany jest na podstawie ustawienia pola Kod FEP w zapisach historycznych pracownika obowiązujących w okresie 1.01.1999 – 31.12.2008 oraz nieobecności pracownika.