Umowę dla cudzoziemca (nierezydenta) dodajemy w taki sam sposób jak dla pozostałych pracowników z tą różnicą, że w polu 'Rodzaj umowy’ wybieramy odpowiednią umowę IFT, w zależności od tego, w której pozycji ma być wykazana ta kwota na deklaracji IFT-1/R.

Podatek z tytułu umowy „IFT” jest wykazywany na deklaracji IFT-1 pracownika oraz deklaracji PIT-8AR firmy.

Należy sprawdzić czy nie występują rozbieżności w danych wprowadzonych na Planie pracy u pracownika i w jego rzeczywistym harmonogramie. Przykładowo: pracownik jest zatrudniony na 1/2 etatu. Pracuje po 8 godzin w poniedziałek i wtorek, 4 godziny we środę. Jeśli nie zostało to wprowadzone na Planie pracy (np. Operator wprowadził takie modyfikacje z poziomu Czasu pracy), to domyślnym ustawieniem jest praca po 4 godziny przez 5 dni w tygodniu. Zatem za poniedziałki i wtorki policzone zostaną nadgodziny i wynagrodzenie powyżej normy, a za czwartki i piątki wynagrodzenie poniżej normy. W takim przypadku należy odpowiednio zmodyfikować ustawienia na Planie pracy.

W programie Comarch ERP Optima jest dostępna funkcja pozwalająca na przeliczenie składki wypadkowej w już naliczonych wypłatach, bez konieczności ich usuwania i ponownego wyliczania. Aby dokonać korekty należy wejść z poziomu zakładki Narzędzia / Korekty danych / ‘Korekta składki wypadkowej’. Po wskazaniu miesiąca deklaracji dla którego chcemy wykonać korektę, wystarczy wcisnąć przycisk 'piorunka’. Program przelicza składkę wypadkową zgodnie z aktualnym na wskazany miesiąc procentem składki wprowadzonym z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Składki ZUS.

W przypadku właściciela rozliczającego się kwartalnie na formularzu danych kadrowych na zakładce 4.Ubezpieczenie (etat) (wersja 2022.2 Comarch ERP Optima) lub 6. Ubezpieczenie zdrow. (wersja 2022.3 Comarch ERP Optima) należy co miesiąc wprowadzić informację o kwocie dochodu za poprzedni miesiąc (opodatkowanie na zasadach ogólnych) lub przychodu narastająco od początku roku (opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych). Na podstawie tych kwot w wypłacie właściciela zostanie ustalona podstawa składki zdrowotnej.

Obowiązkowe składki na Fundusz Pracy ustala się od kwot stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (bez stosowania rocznego ograniczenia), wynoszących w przeliczeniu na okres miesiąca, co najmniej minimalne wynagrodzenie. Przy czym jeżeli ubezpieczony podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z więcej niż jednego tytułu, to obowiązek opłacania składek na Fundusz Pracy powstaje z każdego z tych tytułów wtedy, gdy łączna kwota stanowiąca podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyniesie co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę. Jeśli oskładkowane zarobki pracownika są niższe niż minimalne wynagrodzenie, pracodawca nie płaci tej składki. Ubezpieczony jest zobowiązany złożyć stosowne oświadczenie każdemu pracodawcy lub w terenowej jednostce organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, jeżeli sam opłaca składki na ubezpieczenia społeczne. Takie rozstrzygnięcie wynika z art. 104 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. nr 99, poz. 1001; z późn. zm.). W systemie Comarch ERP Optima istnieje możliwość opcjonalnego naliczania składki na Fundusz Pracy. Decyduje o tym parametr ’Nie naliczać FP dla podstawy poniżej minimalnej płacy’ znajdujący się na formularzu danych kadrowych – zakładka Inne informacje. Jeżeli parametr jest: 

Zgodnie z przepisami osoba zatrudniona w pełnym wymiarze nie może otrzymywać wynagrodzenia poniżej minimalnej płacy (proporcjonalnie do przepracowanego czasu). Z kolei od osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze, nie ma obowiązku opłacania składek na FP, jeżeli ich wynagrodzenie jest niższe niż obowiązująca minimalna płaca w danym roku (np.: 2800 zł w 2021 r.). Stąd dla osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze etatu, z niskim wynagrodzeniem (nieprzekraczającym minimalnej płacy), dla których zaznaczono parametr ‘Nie naliczać FP dla podstawy poniżej minimalnej płacy’, składka na FP jest naliczana warunkowo: nalicza się tylko wtedy, gdy podstawa za miesiąc przekroczy wartość minimalnej płacy (np. gdy pracownik otrzymał w danym miesiącu dodatkowa premię, która spowodowała przekroczenie progu minimalnej płacy).

W celu wygenerowania deklaracji ZCNA należy w pierwszej kolejności uzupełnić informację o ubezpieczeniu członków rodziny pracownika. Takie dane wprowadzamy z poziomu Formularza danych kadrowych pracownika wciskając przycisk „Lista członków rodziny”, na zakładce „Ubezpieczenia”. Następnie wystarczy: 

Z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Parametry należy zaznaczyć parametr Generuj zerowe RCA/RZA dla umów cywilnoprawnych bez wypłat.

Parametr pozwala na generowanie zerowych deklaracji ZUS RCA dla umów cywilnoprawnych, w miesiącach, w których nie ma dla nich wypłat. Zaznaczenie parametru skutkuje uwzględnieniem przy wyliczeniu deklaracji ZUS rozliczeniowych zerowych deklaracji RCA na podstawie danych zapisanych w formularzu umowy.

W przypadku, gdy umowa cywilnoprawna nie ma w danym miesiącu  (za który generowana jest deklaracja rozliczeniowa) naliczonej wypłaty, sprawdzane są daty zawarcia, rozwiązania umowy oraz to, czy umowa jest całkowicie spłacona. W zależności od tych danych dla umów terminowych (czyli z określoną datą rozwiązania) tworzone są zerowe deklaracje dla każdego miesiąca w okresie trwania umowy. Natomiast dla umów bezterminowych (czyli bez określonej daty rozwiązania) tworzone są zerowe deklaracje tylko dla umów, które nie zostały całkowicie spłacone (wyświetlane na liście umów cywilnoprawnych pracownika w kolorze zielonym) dla każdego miesiąca począwszy od miesiąca z daty zawarcia umowy.