W programie Comarch ERP Optima można rozliczyć ze sobą dokumenty wystawione w różnych walutach – przy czym jeden z tych dokumentów musi być wystawiony w PLN (pole Waluta dok.), a drugi w walucie obcej. Dodatkowym wymogiem jest, aby obydwa dokumenty posiadały tą samą walutę rozliczenia (pole Waluta rozl.). Walutę rozliczania można zmieniać tylko wtedy, gdy waluta dokumentu to PLN. Ponadto walutę rozliczenia można zmieniać na zapisach kasowych/bankowych na zakładce Rozliczenia dokumentów w polu Waluta rozl.: oraz na zdarzeniach kasowych/bankowych w preliminarzu płatności na zakładce Rozliczenia w polu Waluta rozl.

Przykład rozliczenia dokumentu w walucie został zaprezentowany na filmie instruktażowym dostępnym pod linkiem: https://youtu.be/7n4vgxJSH1k

Dodatkowo w programie istnieje możliwość seryjnej zmiany waluty rozliczenia z poziomu preliminarza płatności.

Opcja ta jest dostępna poprzez użycie Funkcji Zmień walutę rozliczenia z menu kontekstowego (pod prawym klawiszem myszy) na liście zdarzeń. Seryjna zmiana waluty rozliczenia może być wykorzystana np. do zmiany waluty rozliczenia dla wypłat pracowników.

Aby dokonać seryjnej zmiany waluty należy wybrać:

Możemy rozliczać dokumenty z poziomu kilku miejsc w programie Comarch ERP Optima. Załóżmy, że wprowadziliśmy Fakturę Sprzedaży z datą 14.11.20XX na kwotę 129,56 PLN, płatną przelewem.
Wprowadzenie takiego dokumentu wygeneruje płatność odroczoną, którą możemy zobaczyć w menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności.

Dnia 20.11 Klient wpłaca pieniądze na nasze konto bankowe i chcemy odnotować to w systemie.

Możemy to zrobić na jeden z kilku sposobów w programie, między innymi z poziomu:

1. ZAPISÓW KASOWYCH/BANKOWYCH

Menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe. Wskazujemy Rejestr oraz Raport, do którego chcemy wprowadzić zapis:

Ikoną plusa  dodajemy nowy zapis. Na zapisie musimy wybrać typ dokumentu (w tym przypadku będzie to wpłata Klienta czyli dokument KP). Jeśli znamy schemat numeracji wystarczy wpisać odpowiedni symbol w pole „Dokument”.
Schemat możemy też wybrać z listy po naciśnięciu 

Na liście należy wybrać klasę dokumentu Wpłata i wskazać symbol KP.

Na zapisie KP uzupełnić kwotę wpłacaną i dane kontrahenta.
Na zakładce Rozliczenia dokumentów możemy wskazać dokument, z którym chcemy rozliczyć wpłatę kontrahenta.

Po wybraniu opcji Rozliczenie możemy wskazać płatność (lub kilka płatności) z Preliminarza Płatności, które chcemy rozliczyć z zapisem KP.

Jeżeli kwota na zapisie jest większa niż kwota płatności odroczonej z Preliminarza, wówczas dokument KP będzie rozliczony częściowo (w kolumnie Status na liście zapisów kasowych/bankowych pojawi się przy tym zapisie literka „C”). Będzie można w późniejszym terminie wprowadzić kolejne rozliczenie na pozostałą kwotę. Jeśli zapis zostanie rozliczony całkowicie, w kolumnie Status pojawi się litera „R”.

2. PRELIMINARZA PŁATNOŚCI

Menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności.

Chcemy rozliczyć zdarzenie w Preliminarzu z zapisem KP. Wyszukujemy odpowiednią płatność w Preliminarzu wygenerowaną po wprowadzeniu Faktury Sprzedaży (w polu Numer dokumentu znajduje się numer faktury). Po wyszukaniu płatności podnosimy jej formatkę dwukrotnym kliknięciem myszki lub przyciskiem „lupy”.
Na formularzu płatności przechodzimy na zakładkę Rozliczenia i naciskamy ikonę „plusa” – „Dodaj rozliczenie”. Pojawi się lista dokumentów nierozliczonych danego kontrahenta.

Jeśli już wcześniej został wprowadzony zapis KP w menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe, wówczas z listy można wybrać ten zapis, który zostanie rozliczony ze zdarzeniem z preliminarza.

3. LISTY DOKUMENTÓW (Faktur Sprzedaży/Zakupu)

Dokumenty można rozliczać automatycznie, na przykład z poziomu listy Faktur Sprzedaży. Wcześniej jednak należy nadać odpowiednie uprawnienie operatorowi, żeby mógł on rozliczać dokumenty z poziomu listy.

W Konfiguracji Programu/Użytkowe/Operatorzy na karcie operatora znajduje się parametr (zakładka Parametry/ Parametry dla modułu handlowego) Rozliczanie / usuwanie rozliczeń z listy – należy go zaznaczyć. Po zaznaczeniu parametru, dany operator może przejść do listy dokumentów (np. Faktur Sprzedaży), wybrać dokument, który chce rozliczyć i wcisnąć prawy przycisk myszy. W menu, które rozwinie się pod prawym klawiszem myszki dostępna jest opcja Rozlicz. Należy ją wybrać a następnie wskazać rejestr, do którego ma trafić płatność.
Stan rozliczenia dokumentu i listę dokumentów rozliczających można wyświetlić z poziomu listy faktur lub z poziomu formularza konkretnej faktury po naciśnięciu przycisku Rozliczenia , dostępnego na wstążce.

4. LISTA DOKUMENTÓW NIEROZLICZONYCH

Menu Kasa/Bank/ Dokumenty nierozliczone.

W menu Kasa/Bank/ Dokumenty nierozliczone znajduje się lista wszystkich dokumentów nierozliczonych w programie. Lista zawiera dwie zakładki: [Ogólne] i [Na dzień]. Lista ta jest posortowana wg terminu płatności, a w obrębie tego samego terminu płatności wg daty dokumentu. Z tego poziomu jest możliwość rozliczania pojedynczych dokumentów oraz rozliczania seryjnego. Aby rozliczyć dokumenty należy zaznaczyć wybrane pozycje na liście (dokumenty muszą wykazywać kwoty po obu stronach: jako Należność i Zobowiązanie), wskazać w filtrze Walutę inną niż „Wszystkie” i kliknąć w ikonę , z której jest możliwość wyboru dwóch typów seryjnych rozliczeń:

– Typ domyślny to Rozliczanie dokumentów dla jednego podmiotu – po wyborze tego typu rozliczenia pojawi się komunikat: Czy na pewno chcesz dokonać seryjnego rozliczenia zaznaczonych dokumentów? Rozliczane będą dokumenty dla tego samego podmiotu. Mechanizm rozliczania wygląda tak samo jak w przypadku listy Rozliczenia podmiotu. Gdy brak pary do rozliczenia, mechanizm przechodzi do rozliczenia dokumentów kolejnego podmiotu, pozostawiając jako nierozliczone dokumenty poprzedniego podmiotu. Jeżeli Użytkownik zaznaczy dwa dokumenty o przeciwnych kierunkach, ale dla różnych podmiotów – w logu z przebiegu rozliczenia będzie informacja o braku pary do rozliczenia. Aby rozliczyć takie dokumenty należy wybrać drugą funkcję,

– Rozliczanie dokumentów wielu podmiotów – po wyborze tego typu rozliczenia pojawi się komunikat: Czy na pewno chcesz dokonać seryjnego rozliczenia zaznaczonych dokumentów? Rozliczane będą również dokumenty różnych podmiotów. Mechanizm rozliczania jest następujący – funkcja kojarzy najpierw dokumenty tego samego podmiotu. Gdy zostaną już tylko dokumenty, dla których nie ma pary dla tego samego podmiotu – funkcja będzie rozliczać dokumenty najpierw próbując dopasować je po takiej samej kwocie, a następnie po terminie płatności.

Jeżeli w rejestrze walutowym wypłaty są wg kursu historycznego wówczas rozliczone są wg metody FIFO z pierwszym wolnym zasobem na magazynie walut (pierwszą nierozliczoną wpłatą) i różnica kursowa nie powstaje. W sytuacji gdy wypłata jest po innym kursie niż historyczny np. po kursie bieżącym wówczas w magazynie walut powstaje różnica kursowa. Różnica kursowa jest tworzona jako różnica wartości wypłaty i wartości wpłaty w przeliczeniu na walutę systemową (KW-KP). Dodatnia różnica kursowa powstaje, jeżeli wypłata była po wyższym kursie niż wpłata. Ujemna różnica powstaje wtedy, gdy wypłata była po niższym kursie niż wpłata. Wyliczona różnica kursowa jest wliczana do stanu końcowego raportu oraz do stanu początkowego raportu kolejnego na liście. Różnica dodatnia zwiększa stan końcowy raportu kasowego/bankowego, a ujemna wpływa na jego zmniejszenie w walucie PLN.

W programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość rozliczania dokumentów poprzez kompensaty. Kompensować ze sobą można np. dwa zapisy kasowe/bankowe lub dwa zdarzenia z Preliminarza płatności, pod warunkiem, że kierunki przepływu środków finansowych na kompensowanych dokumentach są przeciwne.

Np. Jeśli mamy wystawione dokumenty dla tego samego kontrahenta, np. dwie Faktury Sprzedaży i Fakturę Zakupu, wtedy można dokonać kompensaty tych dokumentów.

Kompensaty Faktur dokonuje się z poziomu Preliminarza Płatności:

Na liście należy otworzyć zdarzenie, które chcemy rozliczyć z innymi dokumentami. Na otwartym formularzu, na zakładce Rozliczenia należy wybrać ikonę zielonego plusa lub klawisz Insert.

Następnie pojawi się okno z zapisami do rozliczenia. Wtedy można dowolne z nich (o przeciwnym przepływie do otwartego zdarzenia), zaznaczyć, wybrać i zapisać formularz.

Kompensata zapisów KP i KW:

Z poziomu listy zapisów kasowych/bankowych należy wybrać rozliczany zapis, a następnie na zakładce Rozliczenia dokumentów ikoną zielonego plusa dokonać kompensaty z dokumentem o przeciwnym kierunku przepływu środków finansowych.

Dodatkowo w programie Comarch ERP Optima kompensaty w podobny sposób możemy wykonywać:

Od wersji 2014.0.1 istnieje również możliwość tworzenia dokumentu kompensaty (funkcja dostępna jest w menu Kasa/Bank: Kompensaty). W programie Comarch ERP Optima dokument kompensaty to spinacz istniejących w programie rozliczeń o typie kompensata. Użytkownik może dodać go ręcznie, przy czym ważne jest, aby wcześniej zdarzenia bądź zapisy kasowe/bankowe zostały rozliczone.

W programie Comarch ERP Optima można dokonać automatycznego rozliczenia zapisów podczas importu wyciągu bankowego.

Chcąc dokonać takiego rozliczenia należy na formularzu importu przelewu zaznaczyć parametr Rozliczaj przy imporcie.

Po zaznaczeniu parametru pojawią pięć możliwych opcji do wyboru:

Opcja wg identyfikatora oznacza, że w momencie importu w importowanym przelewie rozchodowym wyszukiwany jest Identyfikator operacji, następnie sprawdzane jest czy istnieje nierozliczona płatność o takim samym identyfikatorze. Jeżeli uda się sparować dokumenty, to następuje ich rozliczenie.Jeżeli w importowanym przelewie nie ma identyfikatora operacji lub jeżeli w Preliminarzu płatności nie będzie nierozliczonej płatności o identyfikatorze takim samym jak w importowanym wyciągu, to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie przelewu Przelew Lp 1 [] nie zostało wykonane. Brak pary do rozliczenia. Zapis bankowy się zaimportuje jako nierozliczony.

Przy wybranej opcji wg identyfikatora oraz kolejno wg podmiotu i kwoty program próbuje najpierw połączyć dokumenty o takim samym identyfikatorze. Jeżeli nie uda się sparowanie płatności po identyfikatorze operacji, to sprawdzane jest drugie kryterium, tj. podmiot i kwota. Jeżeli w Preliminarzu płatności znajduje się nierozliczona płatność na ten sam podmiot i taką samą kwotę co w importowanym przelewie (oraz zgadza się kierunek przychód/ rozchód) to następuje ich rozliczenie.

Przy wybranej opcji wg identyfikatora oraz kolejno wg kwoty i opisu program próbuje najpierw połączyć dokumenty o takim samym identyfikatorze. Jeżeli nie uda się sparowanie płatności po identyfikatorze operacji, to sprawdzane jest drugie kryterium, tj. kwota i opis. Program wyszukuje nierozliczone płatności o takiej samej kwocie jak na importowanym zapisie, jeżeli znajdzie taką płatność to dalej sprawdzane jest czy pole Opis na importowanym zapisie zawiera ciąg znaków z pola Numer obcy/ Opis do banku ze zdarzenia. W przypadku gdy uda się znaleźć odpowiednią płatność, następuje ich rozliczenie.

Przy wybranej opcji wg identyfikatora oraz kolejno wg podmiotu i opisu program próbuje najpierw połączyć dokumenty o takim  samym identyfikatorze. Jeżeli nie uda się sparowanie płatności po identyfikatorze operacji, to sprawdzane jest drugie kryterium, tj. podmiot i opis. Program wyszukuje nierozliczone płatności na ten sam podmiot jaki jest na importowanym zapisie, jeżeli znajdzie taką płatność to dalej sprawdzane jest czy pole Opis na importowanym zapisie zawiera ciąg znaków z pola Numer obcy/ Opis do banku ze zdarzenia. W przypadku gdy uda się znaleźć odpowiednią płatność, następuje ich rozliczenie.

Przy wybranej opcji wg identyfikatora oraz kolejno chronologicznie wg podmiotu program próbuje najpierw połączyć dokumenty o takim  samym identyfikatorze. Jeżeli nie uda się sparowanie płatności po identyfikatorze operacji, to wyszukiwane są nierozliczone płatności na ten sam podmiot, jaki jest na importowanym zapisie i następuje ich rozliczanie chronologicznie, zaczynając od najstarszego.

Jeżeli nie uda się znaleźć żadnej płatności spełniającej wybrane kryterium, to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie przelewu Przelew Lp 1 [] nie zostało wykonane. Brak pary do rozliczenia. Zapis bankowy zostanie zaimportowany, ale jako nierozliczony.

Automatyczne rozliczenie możliwe jest dla zapisów w PLN oraz walutowych. W momencie rozliczania zapisów o różnym kursie zostanie wygenerowana różnica kursowa.

Jeżeli znaleziona zostanie płatność spełniająca kryteria, ale jest w innej walucie niż waluta importowanego wyciągu to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie niemożliwe. Dokumenty posiadają różne waluty rozliczenia. Wyciąg bankowy w tej sytuacji zostanie zaimportowany, ale będzie miał status dokumentu nierozliczonego.

W programie Comarch ERP Optima wydruk taki można uzyskać dwojako:

Po skompensowaniu ze sobą np. Faktury Sprzedaży z Fakturą Zakupu, można wydrukować dokument potwierdzający przeprowadzoną operację.

Wydruku kompensaty wykonujemy z poziomu:

1. Kasa/Bank/ Preliminarz płatności

W filtrze aktywnym należy wskazać kontrahenta oraz status rozliczenia (Rozliczone: Częściowo, Całkowicie), zaznaczyć dane rozliczenie, a następnie wybrać odpowiedni typ wydruku
należy wybrać- > Kompensaty – > Potwierdzenie kompensaty.
Wydruk danych spowoduje wysłanie wydruku bezpośrednio na drukarkę (bez podglądu na ekran), natomiast Podgląd wydruku spowoduje wygenerowanie podglądu na ekran, co umożliwi sprawdzenie poprawności wydruku przed wysłaniem na drukarkę.

2. Kasa/Bank/ Dokumenty rozliczone.

Po rozwinięciu filtra zaawansowanego (strzałki ) konieczne jest wybranie waluty, kontrahenta oraz zaznaczenie parametru Tylko kompensaty. W przeciwnym wypadku program uniemożliwi wydrukowanie dokumentu kompensaty informując o tym stosownym komunikatem.
Z menu jednego z dwóch przycisków  należy wybrać – > Wydruk kompensat.

Po zaznaczeniu ww. parametrów od wersji Comarch ERP Optima 2014.0.1 w menu kontekstowym (pod prawym klawiszem myszki) widoczna jest również opcja Dodaj dokument kompensaty. Zaznaczając na liście wybrane kompensaty i uruchamiając opcję z menu kontekstowego, wywołany zostanie formularz dokumentu kompensaty, na który przeniosą się automatycznie zaznaczone pozycje.

3. Kasa/Bank/ Kompensaty .

Z poziomu dokumentu kompensaty jest także możliwość wydruku potwierdzenia kompensaty. Wydruk możliwy jest w dwóch wariantach. Na wydruku Potwierdzenie kompensaty2 nie są drukowane kompensaty zapisów kasowych/bankowych. W odróżnieniu od poprzednich wydruków na dokumencie tym generowany jest dodatkowo numer zgodny z wcześniej ustalonym schematem numeracji.

W Konfiguracji firmy /Definicje dokumentów /Kasa/Bank Użytkownik ma możliwość definiowania własnych schematów numeracji dla gałęzi kompensaty.