W programie istnieje możliwość dodatkowego opisywania zleceń za pomocą atrybutów (dokumentu lub kontrahenta). Lista atrybutów jest dostępna na zakładce Ogólne/ Atrybuty.

Na zakładce [Atrybuty] wyświetlana jest lista atrybutów przypisanych do zlecenia serwisowego. Na liście są dwie kolumny: Kod atrybutu i Wartość.

Lista obsługiwana jest przez następujące przyciski:

 – Dodaj – umożliwi dodanie atrybutu dla dokumentu.

 – Otwórz – edycja szczegółów o atrybucie. Przycisk nie jest dostępny, jeśli lista atrybutów jest pusta.

 – Usuń – powoduje usunięcie atrybutu. Przycisk nie jest dostępny, jeśli lista atrybutów jest pusta.

Dopisywanie atrybutów na zlecenie serwisowe jest możliwe po wciśnięciu przycisku Dodaj (klawisz <INSERT>) lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj. Jeśli kursor znajduje się w polu Atrybut – można go wpisać z klawiatury lub wybrać z listy atrybutów, która pojawi się na ekranie po naciśnięciu myszką przycisku Atrybut. Na wyświetlonej liście atrybutów znajdują się dwie zakładki: [Atrybuty dokumentu] oraz [Kontrahenta]. Atrybuty można wcześniej zdefiniować na zakładce Ogólne/ Atrybuty lub dopisać z tego poziomu. Po wybraniu atrybutu na zlecenie przyciskiem  albo klawiszem <ENTER> pojawi się kod atrybutu, nazwa, format (tekst/ liczba/ lista/ data) oraz pole wartość, gdzie użytkownik może określić wartość atrybutu.

Do momentu, gdy zlecenie serwisowe jest „w realizacji” atrybuty są w pełni edytowalne tzn. można je usuwać, zmieniać, dodawać nowe. Po zamknięciu zlecenia serwisowego atrybuty są dostępne tylko do podglądu.

Jeżeli w System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry zaznaczono parametr Kopiuj atrybuty na dokumenty powiązane, to na dokumenty tworzone ze zlecenia serwisowego, tj. RW/WZ, FA/PA oraz ZD i MM przenoszone są atrybuty z formularza zlecenia. Przy odznaczonym parametrze przenoszone są te atrybuty z karty kontrahenta, które mają zaznaczoną opcję przenosić na transakcje.

Na zakładce tej użytkownik może określić czynności do wykonania dla danego zlecenia serwisowego lub wprowadzić notatki.

Zakładka [Czynności] podzielona jest na dwie części: Czynności i Notatki.

Tabela czynności

W części dotyczącej czynności znajdują się następujące kolumny: Lp., Nazwa czynności, Serwisant, dla którego została przydzielona czynność do wykonania, Termin od – data/ godz., Termin do – data / godz., Czas trwania, Zakończona (Tak/ Nie), Fakturować (Tak/ Nie), Ilość, Status – po wygenerowaniu dla czynności Faktury sprzedaży, Paragonu pojawia się status FA/ PA.

Dodatkowo pod prawym przyciskiem myszy (będąc na nazwie kolumny) można wybrać opcję Wybór kolumn. Użytkownik może wyświetlić takie kolumny jak: Cena brutto, Cena netto, Wartość brutto, Wartość netto- wyrażone w walucie zlecenia (kolumna Waluta), Data wykonania oraz Kontrahent- kod Nabywcy, dla którego wystawiono dokument FA/PA na daną czynność .

Dla czynności wprowadzonych „z ręki” (a nie z Cennika) w kolumnach tych (oprócz kolumny Data wykonania) wartości nie są wyświetlane.

Zakładka obsługiwana jest przez standardowe przyciski, szczegółowo opisane tutaj:

 – Dodaj pozycję,

 – Zmień pozycję,

 – Usuń pozycję,

 – Oznaczenie wszystkich czynności jako zakończonych – po wybraniu przycisku dla wszystkich czynności zostanie zmieniony status Zakończone na Tak.

Tabela notatki

W tej części formularza użytkownik może zamieszczać w formie notatki dodatkowe informacje dotyczące zlecenia serwisowego. Na liście znajdują się następujące kolumny: Lp., Data, Serwisant, Treść.

Na formularzu jest możliwość rejestrowania wszystkich informacji związanych z danym zleceniem. Nowe zlecenie można dodać tylko z poziomu zakładki na Liście zleceń: Wg numeru.

Formularz zlecenia składa się z siedmiu zakładek:

• [Ogólne] – zawiera wszystkie informacje ogólne dotyczące zlecenia.
• [Kontrahent] – zawiera dane Kontrahenta i Odbiorcy.
• [Czynności] – zawiera wszystkie informacje o czynnościach, które należy wykonać.
• [Części] – zawiera informacje o wykorzystanych częściach.
• [Atrybuty] – zawiera informacje o atrybutach przypiętych do zlecenia, za pomocą których można wpisać charakterystyczne cechy danego zlecenia (numer seryjny, dane techniczne samochodu itp.).
• [Dokumenty] – zawiera listę związanych ze zleceniem dokumentów.
• [Opis] – zawiera opis oraz status zlecenia.

Formularz jest obsługiwany przez standardowe przyciski, które szczegółowo zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

 – Zapisz zmiany,

  – Anuluj zmiany.

Ponadto w pasku zadań znajdują się przyciski:

 – Wydruk,

 – Wysyłanie wydruków w postaci PDF – Podczas wysyłania wydruku Przyjęcia do serwisu/ Wydania z serwisu do maila w wiadomości pocztowej automatycznie uzupełniany jest adres Kontrahenta ze zlecenia. W ramach funkcjonalności możliwe jest definiowanie własnych szablonów wiadomości, z wykorzystaniem makr dedykowanych dla zleceń serwisowych (Nazwa urządzenia na zleceniu serwisowym, Wartość zlecenia serwisowego).

 – Wyślij SMS – przycisk dostępny po zalogowaniu do modułu CRM. Umożliwia wysłanie wiadomości SMS do kontrahenta wybranego na zleceniu. W ramach funkcjonalności możliwe jest definiowanie własnych szablonów Wiadomości SMS, z wykorzystaniem makr dedykowanych dla zleceń serwisowych (Nazwa urządzenia na zleceniu serwisowym, Wartość zlecenia serwisowego, Waluta dokumentu). Szczegóły działania funkcji Wiadomości SMS zostały opisane w podręczniku do modułu CRM.

 – Kontakty CRM

 – Wartość zlecenia (dla kosztorysowania) – przycisk umożliwia wyliczenie wartości netto, brutto dla czynności (usług) i części określonych na formularzu zlecenia oraz pokazuje koszt poniesiony przy realizacji zlecenia wraz z uzyskaną marżą. W oknie tym wartości usług i części wyrażone są w walucie zlecenia, natomiast koszt i  marża są wyrażone w  walucie systemowej PLN i wyliczane w oparciu o wartości PLN wprowadzonych czynności i części.

• Usługi na FA/PA – wartość czynności z zakładki [Czynności] z zaznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA.
• Usługi pozostałe – wartość czynności z zakładki [Czynności] z odznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA.
• Części na RW – wartość części pobrana z zakładki [Części] z odznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA.
• Części na FA/PA – wartość części pobrana z zakładki [Części] z zaznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA.
• Koszt – całkowity koszt dla związanych ze zleceniem czynności i wykorzystanych części.
• Marża – różnica pomiędzy wartością netto PLN i kosztem.
• Marża[%] – marża podana w procentach.

Dopisywanie nowych notatek do zlecenia serwisowego jest możliwe po wciśnięciu przycisku Dodaj (klawisz <INSERT>) lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj.

Z poziomu zlecenia serwisowego istnieje możliwość zamówienia części wykorzystywanych na zleceniu.

Na liście Części znajduje się przycisk   Przekształcenie do ZD. Użytkownik zaznacza na liście części, które chce zamówić i wciska przycisk. Pojawi się komunikat: Utworzony zostanie dokument ZD. Wszystkie dotychczasowe zmiany wprowadzone na zleceniu zostaną zapisane. Czy utworzyć dokument? Po wybraniu opcji Tak tworzy się dokument ZD na wskazane części. Jeżeli przekształcenie do ZD przebiegnie poprawnie części otrzymują na liście status zamówiono. Na zakładce [Dokumenty] widoczne jest powiązanie zlecenia z dokumentem ZD.

Dokument ZD tworzy się na magazyn określony jako źródłowy dla danej części. Jeżeli dokument ZD znajduje się w buforze wówczas jest możliwość dopisania nowych pozycji, zmiany magazynu.

Jeżeli żadna część nie zostanie zaznaczona na liście a użytkownik naciśnie przycisk przekształcenie do ZD wówczas pojawi się komunikat informujący, że „Żadna pozycja listy nie jest zaznaczona! Zaznacz na liście te pozycje, które mają być przeniesione na zamówienie”.

Dokument ZD tworzy się z listą pozycji oraz z ilościami podanymi na zleceniu. Ceny na dokumencie określone są na podstawie karty towaru i jest to ostatnia cena zakupu.

Istnieje możliwość generowania dokumentów ZD na pozycje, które zostały już wcześniej pobrane lub zamówione.

Do zlecenia może być równocześnie tworzonych kilka dokumentów ZD na różne magazyny. W trakcie tworzenia dokumentów ZD wyświetlany jest tzw. „log” z przebiegu operacji, gdzie wyświetlana jest informacja ile dokumentów ZD i z jakimi numerami zostało utworzonych.

W sytuacji, gdy towar został już zamówiony, a użytkownik wybierze opcję usuń – wyświetli się komunikat, że usunięcie części, dla której wygenerowano zamówienie nie powoduje automatycznego usunięcia dokumentu ZD. Usuń lub anuluj dokument ZD z poziomu listy Zamówień u dostawcy.

Jeżeli dodając część użytkownik wybrał magazyn serwisowy to ZD jest zawsze tworzone na magazyn główny (domyślnie zdefiniowany w programie). Poniżej przedstawiony jest przykład ilustrujący zamawianie części: