Zakładka [Rezerwacje] jest aktywna tylko w przypadku, gdy daną pozycję cennika zdefiniujemy jako towar.

W programie istnieje możliwość rezerwowania towaru dla danego odbiorcy. Zakładka ta przedstawia listę wszystkich rezerwacji wystawionych na ten towar. Poprzez wybór odpowiedniego magazynu, lista rezerwacji może dotyczyć tylko tego wybranego magazynu. Istnieje również możliwość wyświetlenia rezerwacji dokonanych przez wybranego kontrahenta. W tym celu należy zaznaczyć pole Wybrany kontrahent, uaktywni się klawisz , którego przyciśnięcie spowoduje wyświetlenie listy wszystkich kontrahentów. Po wybraniu właściwego odbiorcy lista zostanie zawężona do złożonych przez niego rezerwacji.

Na liście zamówień mogą też znaleźć się dokumenty FS (Faktura Sprzedaży), dla których nie został wygenerowany dokument WZ (wydanie zewnętrzne).

Lista zawiera takie informacje jak:

Magazyn – symbol magazynu którego dotyczy rezerwacja.

Typ – dokumentu rezerwującego towar. Kolumna ta może przyjąć następujące wartości:

Wyświetlane są również przeterminowane dokumenty RO, które nie zostały jeszcze zrealizowane lub zamknięte.

Termin – termin rezerwacji. Po tym terminie towar zostaje odblokowany. Jeśli termin nie jest podany (rezerwacja bezterminowa) oznacza to, ze rezerwacja wynika z dokumentu sprzedaży FS/ PA zapisanego do bufora.

Oferta Handlowa to propozycja sprzedaży towarów albo usług, która określa istotne warunki przyszłej umowy kupna-sprzedaży. Na dokumencie oferty handlowej, dla potencjalnego klienta ważne są referencje, informacje o firmie oraz produkcie, który oferujemy do sprzedaży, cena tego produktu, promocje. Oferta powinna być jasna, estetyczna, musi przyciągać uwagę oraz zawierać najbardziej potrzebne informacje.

W ofertowaniu operator może wystawić jedną Ofertę Handlową dla jednego kontrahenta albo jedną Ofertę Handlową dla wielu kontrahentów równocześnie. Taki dokument zostanie zapisany w bazie Comarch ERP Optima, a w programie na liście dokumentów ofertowych. Utworzoną Ofertę Handlową, operator będzie mógł wydrukować wykorzystując jeden ze zdefiniowanych w programie szablonów ofertowych, albo wykorzystując własny (zdefiniowany przez siebie) szablon dokumentu ofertowego.

Zapisaną Ofertę Handlową można wydrukować, a także wysłać do kontrahentów drogą mailową.

Jeżeli któryś z kontrahentów zdecyduje się na skorzystanie z otrzymanej oferty, to wystawioną wcześniej ofertę będzie można przekształcić do dokumentu Faktury Pro Forma lub Faktury Sprzedaży.

Za pomocą modelu ofertowania w Comarch ERP Optima można obsłużyć dwa podstawowe scenariusze handlowe:

Generowanie oferty dla pojedynczego Klienta – ta funkcjonalność jest wykorzystywana w sytuacji, gdy do firmy przychodzi Klient i prosi o wycenę towaru, który planuje kupić (takie sytuacje mają często miejsce w branży budowlanej np. przy zakupie okien). W programie zostanie utworzony jeden dokument Oferty Handlowej dla jednego Klienta.

Seryjne generowanie oferty dla wybranych kontrahentów – ta funkcjonalność jest wykorzystywana, gdy firma decyduje się na promocję swoich towarów dla wielu Kontrahentów równocześnie. W programie zostanie utworzony jeden dokument Oferty Handlowej dla wielu kontrahentów.

Model Ofertowanie dostępny jest, gdy posiadamy licencję na moduł CRM.

W przypadku naliczania wypłaty istnieje możliwość zapisania w formie pliku tekstowego informacji o sposobie jej wyliczenia. Umownie w programie pliki te nazwane są logami i zapisują się w katalogu Optima.log. Pliki te tworzone są zarówno przy indywidualnym jak i seryjnym naliczaniu wypłat. W zależności od wybranego parametru logi systemowe będą zawierały informacje o:

Zakładka [Zasoby] jest aktywna tylko w przypadku, gdy daną pozycję cennika zdefiniujemy jako towar.

W zależności od wybranej metody rozliczania magazynu zakładka Zasoby może przyjmować różną formę. Dla metody FIFO i LIFO na liście tej pojawią się zapisy przedstawiające kolejne, dostępne na magazynie dostawy towaru. W przypadku metody AVCO (średnich ważonych) będzie to tylko jeden zapis przedstawiający aktualny stan towaru na magazynie (ilość i wartość).

Dla metody FIFO i LIFO zakładka ta przedstawia listę wszystkich dostępnych dostaw. Zakładka [Zasoby] dostarcza następujących informacji:

Magazyn – na który towar został przyjęty

Typ – dokumentu na podstawie którego towar wpłynął na magazyn

Dostawca– kod dostawcy towaru

Data dostarczenia – data przyjęcia towaru do magazynu.

Numer dokumentu źródłowego– numer dokumentu u dostawcy

Numer dokumentu – jest to numer nadany przez system Comarch ERP Optima

Ilość – aktualna ilość towaru na magazynie

Wartość – wartość towaru na magazynie

Cena – cena zakupu (podana informacyjnie)

W module Handel Plus wyświetlane są dodatkowo poszczególne partie dla każdej z dostawy wraz z kolumnami zawierającymi wartości cech je opisujących. Funkcjonalność opisana została dokładniej w artykule Handel Plus.

W systemie Comarch ERP Optima istnieje możliwość zdefiniowania atrybutów dla towaru, umożliwiających pamiętanie większej ilości parametrów związanych z towarem. Parametry takie to np. kolor towaru, numer seryjny, położenie w magazynie, waga, termin ważności, kod (numer katalogowy) u dostawcy itp. Wykorzystanie atrybutów na poszczególnych kartach zależy od potrzeb danego towaru. Dodatkowe atrybuty karty rozszerzają także możliwości analityczne programu. Możliwa jest zmiana kolejności atrybutów za pomocą strzałek, znajdujących się po prawej stronie formularza. Ustalona kolejność atrybutów jest przenoszona na dokumenty i wydruki.

Istnieje możliwość wydruku atrybutu na fakturze. Można więc na zdefiniowanym wydruku faktury drukować np. datę ważności towaru, wagę lub położenie w magazynie.

Dodatkowo atrybut może mieć opcję związany z kontrahentem. Oznacza to, że dla atrybutu jego wartość będzie inna dla każdego kontrahenta. Taka funkcjonalność może być wykorzystana np. W przypadku deklarowania list kodów towarów u różnych dostawców lub odbiorców.

Lista atrybutów skojarzonych z danym towarem jest obsługiwana przez standardowe przyciski: Dodaj, Usuń, Zmień.

Dodając nowy atrybut należy określić:

Atrybut – utworzona wcześniej definicja atrybutu. Lista atrybutów dla towaru jest dostępna w menu Ogólne/ Atrybuty (zakładka [Towaru]). Definicję można wybrać z listy zdefiniowanych wcześniej atrybutów dostępnej po wciśnięciu przycisku. Po wybraniu atrybutu część parametrów zostaje ustawiona zgodnie z definicją atrybutu.

Wartość – wartość atrybutu. Pole jest dostępne tylko w przypadku, gdy atrybut nie jest zależny od kontrahenta. W takim przypadku wartość parametru dla tego towaru jest zawsze taka sama.

Zależny od kontrahenta – parametr decyduje o tym czy wartość atrybutu dla towaru jest zawsze taka sama (parametr odznaczony), czy dla każdego kontrahenta jest inna (parametr zaznaczony).

W przypadku, gdy parametr zależy od kontrahenta w tabeli poniżej istnieje możliwość ustalenia jego wartości dla poszczególnych kontrahentów. Przycisk Dodaj umożliwia dodawanie kolejnych kontrahentów oraz określonych dla nich wartości atrybutu (np. kod kontrahenta – dostawcy oraz kod towaru u tego dostawcy). Listę kontrahentów w kolumnie Podmiot można wywołać wciskając prawy przycisk myszy lub klawisz <TAB> w pustym polu.

Oprócz kontrahentów istnieje możliwość zdefiniowania atrybutu dla innych podmiotów (pracownik, wspólnik, urząd, bank…). Zmiana typu podmiotu jest możliwa po wybraniu potrzebnej opcji z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki (obok Dodaj).

Język – opcja wyboru języka dostępna w module Handel Plus związana z funkcjonalnością wielojęzyczności opisaną w artykule Formularz pozycji cennika – zakładka [Języki].

Dokleić do opisu elementu – parametr odpowiada za kopiowanie atrybutu na wystawiane dokumenty:

Wybierając opcję Wybierz z listy danych binarnych otwierane jest okno danych binarnych, na którym możliwe jest wskazanie zapisanych już w bazie danych binarnych.

Okno z listą danych binarnych posiada kolumny:

Zaznaczeń, dzięki czemu możliwe jest równoczesne dodawanie wielu danych binarnych przez zaznaczenie wybranych pozycji.

Podgląd – w której wyświetlana jest miniaturka zdjęcia (grafiki). W przypadku plików doc, xls, pdf jest wyświetlana standardowa ikona obrazująca rodzaj pliku. Na dole listy znajduje się suwak, który umożliwia zmianę wielkości miniaturki.

Nazwa – nazwa danej binarnej

Nazwa pliku – nazwa pliku

Na oknie istnieje też możliwość podglądu widoku pliku, na którym aktualnie jest umieszczony kursor. Opcja podglądu ma możliwość ukrycia lub zwinięcia. Domyślnie podgląd jest ukryty po prawej stronie listy, gdzie widnieje pasek Podgląd – kliknij, aby wyświetlić okienko podglądu pliku. Po kliknięciu w pasek rozwijany jest panel, w którym widoczny jest podgląd pliku. W panelu widoczne jest zdjęcie (grafika), w przypadku innych plików wyświetla się standardowa ikona obrazująca rodzaj piku. Położenie panelu może być przez użytkownika zmieniane. Aby zadokować panel z innej strony okna należy go „złapać” i przeciągnąć w inną lokalizację. Dodatkowo panel wyposażony jest w przycisk pinezki: jeśli pinezka jest „wyciśnięta” po ustawieniu kursora z powrotem na liście danych binarnych panel jest zwijany. Jeśli pinezka jest „wciśnięta” – panel jest na stałe dokowany.

Na liście załączników istnieje również możliwość dodania załącznika za pomocą menu kontekstowego, dostępnego pod prawym przyciskiem myszy. Z tego poziomu dostępne są opcje: Dodaj (odpowiadająca opcji: Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy), Wskaż plik na dysku i zapisz link, Wybierz z listy danych binarnych.

Atrybuty binarne a załączniki

Dodanie atrybutu binarnego do towaru i przypisanie mu jakiejś wartości binarnej powoduje automatyczne pojawienie się tej danej binarnej na liście załączników. Usunięcie atrybutu binarnego nie usuwa załącznika. Załącznik można usuwać z listy załączników. Nie można też usuwać załącznika powiązanego z atrybutem binarnym, wcześniej konieczne będzie usunięcie atrybutu.

W związku z przeniesieniem danych binarnych z atrybutów binarnych do załączników w trakcie konwersji bazy wszystkie wartości atrybutów binarnych powiązanych z danym towarem trafią do załączników na tych towarach.

Jeśli atrybut binarny miał zaznaczony parametr Udostępniaj w e-Sklep wówczas dana binarna, która była podpięta do takiego atrybutu zostanie oznaczona w załącznikach, jako wysyłana do e-Sklepu.

Pierwszy kurs dnia ustalamy posługując się przyciskiem:

 – wprowadzanie kursu dnia. Dwukrotnie klikając lewym klawiszem myszki na wskazanej walucie można zmienić zawartość kolumn:

Dodawać – Tak/Nie. Jeśli Nie – dla danego dnia nie zostanie wprowadzony kurs waluty.

Notowanie – wprowadzamy kurs waluty. Istnieje możliwość podania wartości dla określonej wielokrotności waluty. Można podać kurs dla 100 JPY (jen japoński) lub dla 1CHF (frank szwajcarski). Kursy zawsze podawane są w stosunku do waluty systemowej PLN.

Podana w nagłówku formularza Data jest dniem, na który jest ważny ten kurs lub terminem od którego kurs zacznie obowiązywać, jeżeli w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry jest zaznaczony parametr Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą (nie ostrzegaj o braku kursu).

Jeśli danego dnia kurs został już wprowadzony – jego zmiany można dokonać z poziomu zakładki [Historia]

Dodanie nowej waluty

Pobieranie kursów walut. Pobieranie kursów walut ze stron Narodowego Banku Polskiego jest dostępne dla typów kursów: średni kurs NBP, kurs kupna NBP, kurs sprzedaży NBP, kurs EBC (Europejskiego Banku Centralnego). Po wybraniu typu kursu waluty NBP, NBPK, NBPS, EBC uaktywnia się ikona pioruna. Wykonując opcję importu zawsze importowany jest kurs NBP lub EBC, aktualny na dzień określony w oknie kursów walut. Import kursów walut NBP możliwy jest dla walut znajdujących się w tabeli A. Istnieje możliwość wskazania zakresu dat, dzięki czemu można jednocześnie zaimportować kursy z więcej niż jednego dnia. Kursy walut dla innych typów kursów użytkownik może wprowadzić ręcznie.

W przypadku kiedy Klient nie posiada aktualnej gwarancji bądź pracuje na wersji Demo w momencie wywołania importu kursów walut pojawi się komunikat: Wystąpił błąd: Usługa dostępna tylko dla programów na gwarancji.

Wprowadzając nową walutę, na zakładce [Ogólne], określamy jej:

Symbol – krótkie (maksymalnie trzy znaki) oznaczenie waluty (np. EUR, USD…). Symbol waluty będzie wykorzystywany w programie, np. W cenniku i na dokumentach.

Nazwę – dłuższa nazwa waluty.

Kraj – kraj pochodzenia waluty.

Słownie – nazwa słowna waluty.

Domyślne konta dla różnic kursowych – domyślne konta księgowe dla różnic kursowych dodatnich i ujemnych.

Poniżej znajduje się tabela z historią kursów wskazanej waluty, na której można zmieniać wprowadzony wcześniej kurs dnia. W tym miejscu można również sprawdzić czy notowanie zostało pobrane automatycznie, czy też jest to kurs wpisany ręcznie, jak również numer tabeli kursów z której został zaimportowany, datę opublikowania kursu oraz godzinę pobrania/wpisania kursu. Gdy dodajemy do listy nową walutę, tabela z historią jest pusta i nie da się na niej wprowadzić żadnych zmian.

Formularz waluty

Nieaktywna – zaznaczenie parametru powoduje, iż waluta staje się nieaktywna. Co powoduje, że waluta nie jest dostępna do wyboru przy wprowadzaniu dokumentów walutowych, nie jest uwzględniana podczas pobierania kursów walut, nie jest uwzględniana podczas sprawdzania aktualnych kursów przy logowaniu, przy zaznaczonym parametrze: Pokazuj formularz kursów walut po wejściu do programu, jeśli nie był aktualizowany (System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry) oraz po wejściu na dowolną listę w programie, np. listę zasobów/ cennik przy odznaczonym parametrze: Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą (nie ostrzegaj o braku kursu) – nie wyświetla się komunikat: Błąd ustalenia kursu waluty [waluta] dla ceny towaru. Waluta nieaktualizowana nie jest wyświetlana na listach z wyborem waluty, natomiast na zapisanych wcześniej dokumentach jest widoczna.

Nie można zaznaczyć parametru Nieaktywna dla waluty systemowej.

Walutą systemową, w której dokonywane są wszystkie zapisy i transakcje w systemie Comarch ERP Optima jest Złoty polski (PLN). Inne waluty mogą być wykorzystywane na przykład przy konstruowaniu cennika, wystawianiu faktur czy wprowadzaniu raportów kasowych/bankowych.

Na liście walut oprócz PLN domyślnie wpisane są: AUD (Dolar australijski), CAD (Dolar kanadyjski), CHF (Frank szwajcarski), DKK (Korona duńska), EUR (Euro), GBP (Funt brytyjski), JPY (Jen japoński), NOK (Korona norweska), SEK (Korona szwedzka) i USD (Dolar amerykański).

Podobnie jak w przypadku waluty PLN, blokowana jest również możliwość usunięcia waluty EUR, co związane jest z procedurą VAT-OSS

Lista walut obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku.

Na karcie zasobu możliwe jest wprowadzanie wielu jednostek pomocniczych dla jednego towaru.

Po kliknięciu na przycisk plusa użytkownik może wybrać z listy nową jednostkę pomocniczą. Na liście wyświetlą się wszystkie jednostki, które są wprowadzone w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Jednostki miary. Następnie w kolumnach Licznik i Mianownik należy podać stosunek w jakim pozostaje ona do jednostki podstawowej. Informacje te zostaną wyświetlone w kolumnie Przelicznik. Jednostki muszą być unikalne, tzn. że dana jednostka może wystąpić na towarze tylko raz.

Na zakładce [Jednostki, EAN, VAT]  możliwe jest wskazanie jednostki, według której wyliczana będzie cena jednostkowa towaru (cena za określoną jednostkę miary) wyświetlana w e-Sklepie. Aby ją ustawić, należy wybrać Tak w kolumnie JM dla ceny jednostkowej na karcie towaru, na zakładce [Jednostki, EAN, VAT] w sekcji Pomocnicze jednostki miary.

Po dodaniu jednostki możliwa jest edycja pól w kolumnach Jednostka pomocnicza, Licznik, Mianownik. Użytkownik może również skasować dowolną jednostkę pomocniczą, pod warunkiem, że nie jest powiązana z kodem EAN. Należy mieć jednak na uwadze, że jeżeli towar został wcześniej dodany na dowolny dokument, działanie takie nie jest wskazane. Poinformuje o tym odpowiedni komunikat: Towar posiada powiązane dokumenty. Zmiany jednostki miary mogą powodować zaburzenia w zasobach oraz analizach! Czy na pewno chcesz zmienić?

Dla poszczególnych jednostek miar przypisanych do towaru można zdefiniować wysokość, szerokość oraz długość w centymetrach. Informacje te są przenoszone do Comarch e-Sklep. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Współpraca z Comarch e-Sklep.

Podczas kopiowania karty towaru przenoszone są wszystkie jednostki pomocnicze.

Przy wystawianiu dokumentów możliwy jest wybór dowolnej jednostki pomocniczej. Cena zostanie wyświetlona dla jednostki pomocniczej zgodnie z przelicznikiem zdefiniowanym na karcie towaru.

Na tej zakładce można również przypisać dodatkowe kody EAN.

Kod wprowadzony na zakładce [Ogólne] zostanie automatycznie przeniesiony również na zakładkę [Jednostki, EAN, VAT] i ustawiony jako domyślny. Jego edycja lub usunięcie w jednym z tych miejsc, będzie skutkowała zmianami w drugim. Pozostałe kody można wprowadzać na zakładce [Jednostki, EAN, VAT] za pomocą ikony  lub opcji dostępnych w menu pod przyciskiem : 

Procedura OSS

W przypadku ewidencjonowania dokumentów sprzedażowych w systemie procedury OSS, w tabeli Stawki VAT (procedura OSS) należy przypisać stawki VAT obowiązujące w poszczególnych Państwach Unii Europejskiej.
Jeżeli na dokument związany ze sprzedażą zostanie wybrany kontrahent z rodzajem transakcji Procedura OSS, to dla każdej pozycji dokumentu będzie proponowana stawka VAT z karty cennikowej, z zakładki [Jednostki, EAN, VAT], zgodnie z kodem kraju odbiorcy wybranego na dokumencie.

URL – można tu wpisać adres do strony internetowej np. dostawcy.

Opis – dodatkowy opis towaru. Na opis przeznaczono 1024 znaki. Może on stanowić kontynuację nazwy i pojawiać się na wydruku Faktury Sprzedaży (parametr Kopiuj opis na fakturę).

Kopiuj opis na fakturę – po wpisaniu towaru na fakturę do okna Element Faktury Sprzedaży automatycznie przepisywana jest zawartość pola Opis.

Pozwól na edycję nazwy na dokumencie – zaznaczenie parametru pozwoli na modyfikację (poprawę, uzupełnienie) nazwy pozycji na dokumentach. Jeśli nie zaznaczymy tego parametru, nie mamy możliwości zmiany nazwy towaru z poziomu wystawianego dokumentu.

Pozwól na edycję opisu na dokumencie – zaznaczenie parametru pozwoli na modyfikację opisu pozycji dokumentu. Aby edytować nazwę, opis po zaznaczeniu powyższych parametrów, należy na formularzu dokumentu podświetlić towar poprzez przycisk .

Udostępniaj w cenniku zewnętrznym – informacja, czy dana pozycja ma być umieszczana w ofercie handlowej lub na stronie internetowej.

Karta nieaktywna – po oznaczeniu karty towaru jako nieaktywnej, nie będzie ona wyświetlana na Liście Zasobów i Cenniku lub wyświetli się w kolorze czerwonym (w zależności od ustawienia parametru Nieaktywne na liście).

Masa w kg – pole przenoszone jest do Comarch e-Sklep/e-Sale (dostępne jest także w przyjaznym schemacie Generatora Raportów, dzięki czemu może zostać wykorzystane w raportach tworzonych przez użytkownika).

Producent, Marka – dla towaru można przypisać producenta i markę, informacje te przenoszone są do Comarch e-Sklep (funkcja dostępna w modułach Handel, Handel Plus).

Typ kosztu usługi – pole dostępne tylko dla usług. Zadeklarowany koszt usługi zapisywany jest na dokumentach rozchodu i może być: