Niewątpliwie jedną z podstawowych operacji wykonywanych w programie jest wprowadzanie pracowników do Kadr.

Aby dodać nowego pracownika wystarczy, że wykonasz następujące kroki:

1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
2. Posługując się ikoną  otworzysz nowy Formularz danych kadrowych.
3. Wypełnij wymagane pola na zakładce Ogólne tj.: Akronim, Nazwisko i Imię. Te dane pozwolą Ci na zapisanie formularza. Jeżeli posiadasz więcej danych pracownika uzupełnij także pozostałe pola.
4. Zapisz formularz danych pracownika za pomocą ikony .
5. Tak wprowadzona osoba pojawi się na Liście pracowników z ustawionym filtrem Wszyscy lub Bez zatrudnienia.

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak dodać pracownika do Listy pracowników:

Definiowanie list płac pozwala między innymi na wcześniejsze ustalenie zależności pomiędzy okresem, za jaki naliczane będą wypłaty, datą ich wypłaty oraz miesiącem deklaracji PIT i ZUS.

1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Listy płac.
2. Za pomocą ikony  dodaj nowy Formularz listy płac.
3. Wybierz odpowiedni Dokument – czyli symbol Listy płac, np. E w polu Rodzaj pojawi się domyślny rodzaj listy płac np. Etat.
4. Określ okres, za jaki będą naliczane wypłaty oraz datę wypłaty. Na podstawie daty wypłaty automatycznie podpowiada się zgodny z nią miesiąc deklaracji.
5. Zapisz formularz listy płac .
6. Na podstawie wcześniej zdefiniowanej listy płac można utworzyć listę na kolejny miesiąc. W tym celu wyświetl Listę Listy płac, ustaw kursor na liście, którą chcesz skopiować na kolejny miesiąc i naciśnij <Ctrl> + <Ins> lub <Ctrl>+ . Zapisz skopiowaną listę .

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak dodać listę płac za konkretny miesiąc:

PIT-11 to informacja o dochodach podatnika, którą otrzymuje zarówno Urząd Skarbowy, jak i podatnik od płatnika. Zobacz jak naliczyć taką deklarację w programie

1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
2. Ustaw się na wybranym pracowniku a następnie wybierz ikonę Deklaracje pracownika .
3. W polu Okres od /do – podaj okres, za jaki będzie obliczana deklaracja. Program proponuje domyślnie cały bieżący rok, zgodny z datą systemową.
4. W polu Lista deklaracji wybierz PIT-11.
5. Następnie dodaj formularz nowej deklaracji za pomocą ikony , pojawi się formularz deklaracji PIT-11. W sekcji Cel złożenia formularza domyślnie zaznaczone jest Złożenie deklaracji. W przypadku, gdy jest to korekta deklaracji należy samodzielnie zmienić na Korekta deklaracji.
6. Nalicz deklarację za pomocą ikony Przelicz deklarację . Formularz zostanie wypełniony zgodnie z naliczonymi w danym okresie składnikami.
7. Po przejściu na drugą zakładkę formularza, oznaczoną E, F, w  polu Wykaż na deklaracji adres: zamieszkania/zameldowania podpowiada się zaznaczenie zgodne z ustawieniem parametru Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT (dostępnego na formularzu danych kadrowych pracownika, zakładka 2. Nr ident./Podatki). Jeżeli zmienisz zaznaczenie parametru, ponownie przelicz deklarację.
8. Zapisz przeliczoną deklarację za pomocą ikony   .
9. Deklarację możesz wydrukować z kilku poziomów:
   Płace i Kadry > Kadry > Wydruk danych > Wydruki seryjne PIT-ów wg nazwisk, wg akronimu
   Płace i Kadry > Kadry > Deklaracje pracownika > Deklaracje PIT > Formularz deklaracji > Wydruk danych
   Płace i Kadry > Deklaracje PIT pracowników > Wydruk danych
10. Wysyłka deklaracji PIT-11 odbywa się analogicznie jak wysyłka deklaracji PIT-4R.

Zapoznaj się z filmem instruktażowym przedstawiającym wysyłanie deklaracji PIT-11:

Pokażemy teraz w kilku krokach, jak udzielić pracownikowi zaliczki na poczet przyszłych poborów.

1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Wypłaty pracowników.
2. Za pomocą  dodaj listę płac o rodzaju Zaliczka netto/Zaliczka brutto. Data wypłaty tej zaliczki powinna być wcześniejsza od daty wypłaty listy etatowej, na której nastąpi potrącenie zaliczki.
3. Zapisz zdefiniowana listę , a następnie wybierz ją z listy.
4. Po wybraniu listy płac wrócisz do okna Wypłaty pracowników i ustaw się na wybranym pracowniku.
5. Nalicz wypłatę za pomocą ikony  lub naciskając <Insert>.
6. Na Formularzu wypłaty, na zakładce Elementy wypłaty, za pomocą ikony   dodaj nowy element Zaliczka netto/ Zaliczka brutto i wpisz  Wartość.
7. Zapisz Formularz zaliczki oraz całej wypłaty za pomocą ikony .

Zapoznaj sięz filmem instruktażowym pokazującym jak zrealizować wypłatę zaliczki do wynagrodzenia:

W praktyce zdarzają się sytuacje, gdy po naliczeniu wypłaty pracownik dostarcza nam np. zwolnienie lekarskie. Możemy taką nieobecność rozliczyć w kolejnym miesiącu. Zobacz jak rozliczyć taką nieobecność.

1. Z menu Płace i Kadry wybierz Listy płac.
2. Dodaj  nowy Formularz listy płac. Określ bieżący okres, a w polu Miesięcy wstecz zmień wartość z 0 na 1 i zapisz formularz listy płac posługując się ikoną . Ustawienie parametru Miesięcy wstecz z wartością 1 – oznacza, że będziemy rozliczać nieobecność, która nie została wypłacona na liście etatowej za poprzedni miesiąc.
3. W oknie Wypłaty pracowników za pomocą  wybierz  zdefiniowaną w poprzednim kroku listę płac.
4. Ustaw się na wybranym pracowniku i otwórz Kalendarz pracownika wybierając ikonę   a następnie nanieś nieobecność w poprzednim miesiącu.
5. Po wprowadzeniu nieobecności (np. Zwolnienie chorobowe) pracownikowi nalicz wypłatę korzystając z ikony   lub <Insert>. Przejdź na zakładkę Elementy wypłaty – pojawi się tutaj rozliczenie nieobecności z poprzedniego miesiąca np. Wynagrodzenie za czas choroby.

 Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak rozliczyć nieobecność z poprzedniego miesiąca:

Dla poprawnego ustalenia wysokości należnego wynagrodzenia, w szczególności wynagrodzenia zasadniczego niezbędne jest określenie wymiaru czasu pracy. Domyślnie dodany jest Kalendarz Standard, który należy odpowiednio zmodyfikować przed rozpoczęciem naliczania wypłat.  Sprawdź zatem jak wygląda definicja kalendarza w kilku krokach.

1. Wejdź w  menu System i  Konfiguracja, a następnie gałąź Firma / Płace / Kalendarze.
2. Domyślnie dodany jest kalendarz Standard. Jeśli praca w Twojej firmie odbywa się od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00 – 15:00 to możesz wykorzystać ten harmonogram pracy.
3. Ustaw się na kalendarzu i za pomocą ikony   otworzysz do edycji Kalendarz.
4. Przejdź na zakładkę Kalendarz. Dni będą widoczne ze znacznikiem , co oznacza, że kalendarz nie został zdefiniowany.
5. Kalendarz zawsze powinien mieć zdefiniowane wszystkie dni danego roku (bez), aby szybko je zdefiniować możesz wykorzystać Serię kalendarzy.
6. W Seriach kalendarzy jest domyślnie przygotowana seria Tydz_40. Serię kalendarzy należy nanosić od dnia, który jest poniedziałkiem. Ustaw więc kursor na pierwszym poniedziałku z danego roku  (04.01.2021r.) i naciśnij ikonę Wstawianie serii .  Uzupełnij pole Do dnia – datą ostatniego dnia roku (31.12.2021r.).
7. W części Pozostaw bez zmian odznacz wszystkie parametry (Zdefiniowane dni, Niedziele i święta, Dni wolne).
8. Przejdź na zakładkę Seria. w polu Wykorzystaj serię – wybierz Tydz_40 (domyślnie zdefiniowana).
9. Następnie ikoną  uruchomisz wstawianie serii na kalendarz Standard.
10. Po wstawieniu serii wyświetl dowolny miesiąc roku, który jest definiowany aby wstawić Święta i wybierz ikonę Wstawianie świąt .
11. Jeśli w danym roku występują święta przypadające w soboty, należy odnotować dodatkowe dni wolne
    za te święta (podstawa prawna: art. 130 § 2 K.p.). W roku 2021 święta wypadające w sobotę mamy 01.05.2021r. oraz 25.12.2021r., należy zatem pamiętać by oddać pracownikom dni wolne za te święta.
12. Sprawdź także czy wymiar czasu pracy w poszczególnych miesiącach jest prawidłowy. Jeśli są miesiące, w których wymiar pomimo zdefiniowania dni i wstawienia świąt jest zawyżony lub zaniżony, powinieneś wprowadzić odpowiednie zmiany ręcznie.
13. Po sprawdzeniu wymiarów czasu pracy zapisz kalendarz .

Zapoznaj się z filmem instruktażowym przedstawiającym definicję kalendarza:

Deklarację PIT-4R składa się do urzędu skarbowego w celu dostarczenia informacji o zaliczkach pobranych i odprowadzonych na rzecz urzędu przez płatnika (pracodawcę) na podatek dochodowy od osób fizycznych. Zobacz jak w programie naliczyć zaliczkę na PIT-4 oraz deklarację roczną PIT-4R

1. Z menu Płace i Kadry wybierz Zaliczki na PIT-4R.
2. Za pomocą ikony  dodaj nowy Formularz zaliczki na PIT-4R w odpowiedniej wersji.
3. Określ miesiąc i rok, za który ma być obliczona zaliczka.
4. Używając ikony  przelicz deklarację.
5. Możesz zaznaczyć pole Zablokuj deklarację przed zmianami i za pomocą ikony  zapisz formularz.
6. Na liście pojawi się zamknięte zestawienie, które stanowi część składową dla deklaracji rocznej PIT-4R.
7. Przeliczenie deklaracji spowoduje automatyczne wygenerowanie płatności do Urzedu Skarobowego. Płatność pojawi się w module Kasa/Bank Preliminarz płatności.

Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak utworzyć zestawienie zaliczek na podatek dochodowy PIT-4R: