Deklaracja VIU-DO składana jest za okresy kwartalne w terminie do końca miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale. Termin nie ulega przesunięciu z uwagi na dni wolne. Nie można złożyć deklaracji przed upływem kwartału. Jeżeli deklaracja VIU-DO za dany kwartał została przeliczona i wysłana do systemu e-Deklaracje, a w tym kwartale pojawiły się kolejne dokumenty to zostaną one uwzględnione w deklaracji za kolejny kwartał.
Deklaracja VIU-DO jest dostępna w menu Rejestry VAT/ Inne/ Deklaracje VIU-DO jeżeli Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje w sekcji Podatnik składa deklaracje/odprowadza zaliczki z tytułu zaznaczono opcję VIU‑DO. Parametr jest domyślnie zaznaczony zarówno w nowych bazach, jak i w bazach zaktualizowanych z wcześniejszych wersji programu.
Deklaracja VIU-DO składana jest do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście, w związku z tym w polu US (VIU-DO) domyślnie wskazany jest ten Urząd. Pole podlega edycji.
W Konfiguracji dodano również sekcję Numer rachunku do deklaracji VIU-DO wraz z domyślnie uzupełnionym numerem rachunku: 84 1010 1010 0165 9315 1697 8000. Jest to konto bankowe dla wpłat podatku VAT w banku urzędu skarbowego NBP O/O Warszawa dla płatności dokonywanych z Polski (rachunek prowadzony w walucie EUR). Pole podlega edycji. Podczas generowania płatności do deklaracji VIU-DO pobierany jest numer rachunku bankowego uzupełniony w tej sekcji.
Lista deklaracji VIU-DO
Po przejściu do menu Rejestry VAT/ Inne/ Deklaracje VIU-DO dostępna jest Lista deklaracji VIU-DO zawierająca kolumny:
- Kwartał – kwartał, za który składana jest deklaracja.
- Rok – rok, za który składana jest deklaracja.
- Wersja – wersja formularza deklaracji, zgodnie z którą wyliczona została deklaracja.
- Data obliczenia – data obliczenia deklaracji.
- Kwota – kwota należnego podatku VAT do wpłaty. Kwota prezentowana jest w walucie EUR.
- Status – status określający stan deklaracji (obliczona lub zamknięta).
- e-Deklaracje – informacje dotyczące statusu e-Deklaracji.
- Data wysłania – data wysłania deklaracji do systemu e-Deklaracje.
Istnieje możliwość wyświetlania listy deklaracji tylko za konkretny rok przez zaznaczenie parametru Rok i wybranie konkretnego roku.
Wysyłka i odbiór UPO dostępne są z listy deklaracji VIU-D0, a nie jak w przypadku innych deklaracji z samego formularza deklaracji.
Przycisk Wyślij 
umożliwia wysłanie deklaracji VIU-DO do systemu e-Deklaracje za pomocą podpisu kwalifikowanego.
Przycisk Odbierz UPO
służy do odebrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
. Deklaracja podlega księgowaniu po odebraniu poprawnego UPO. Podczas księgowania kwoty podatku, która jest zawsze wyrażona w EUR, następuje jej przeliczenie po średnim kursie NBP z dnia odebrania UPO. W przypadku braku notowania na ten dzień, księgowanie następuje według Kursu ręcznego z notowaniem 1=1. Księgowane kwoty w walucie EUR i po przeliczeniu na PLN są zgodne z kwotami widocznymi na płatności utworzonej do deklaracji VIU-DO. Użytkownik może zmienić kurs na płatności i zaksięgować według innego niż proponowany, wtedy zmieniana jest wartość w przeliczeniu na PLN, kwota w EUR pozostaje bez zmian. Zaksięgowana deklaracja jest widoczna na liście w kolorze niebieskim.Przycisk Zmień 
umożliwia podgląd utworzonej wcześniej Deklaracji VIU-DO. Po rozwinięciu dodatkowego menu (czarna strzałka obok przycisku ) dostępna jest opcja Podgląd UPO umożliwiająca podgląd Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
dane na deklaracji nie są przeliczane na nowo. Jeżeli w rejestrze VAT sprzedaży nastąpi zmiana związana z procedurą OSS to należy usunąć dodaną wcześniej deklarację VIU-DO i dodać ją na nowo.Deklaracja VIU-DO jest zawsze widoczna na liście w kolorze czarnym. Przycisk 
umożliwia usunięcie deklaracji o statusie obliczona. Wysyłka deklaracji do systemu e-Deklaracje powoduje zmianę jej statusu na zamknięta i blokuje możliwość jej usunięcia. W przypadku gdy podczas odbioru UPO w kolumnie e‑Deklaracje pojawi się Błąd przetwarzania to deklaracja zmienia ponownie status na obliczona i ponownie podlega usunięciu. Odbiór UPO pozostawia status zatwierdzona.
Predekretacja lub za pomocą skrótu klawiszowego <Ctrl>+<F8>.Na liście deklaracji VIU-DO w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy dostępna jest opcja Odblokuj deklarację, która umożliwia zmianę statusu deklaracji do której odebrano UPO na obliczona. W takim przypadku z Preliminarza płatności usuwana jest płatność utworzona do deklaracji.
Z listy deklaracji VIU-DO dostępny jest wydruk Urzędowego Poświadczenia Odbioru (w tym czarno biały).
Dodanie deklaracji VIU-DO
Po naciśnięciu przycisku 
pojawia się okno z możliwością wskazania kwartału i roku, za który ma zostać dodana deklaracja.
Po wybraniu kwartału i roku i naciśnięciu przycisku Utwórz deklarację 
następuje przeliczenie dokumentów dodanych do rejestru VAT sprzedaży z rodzajem transakcji Procedura OSS, w walucie innej niż EUR i Kursem ręcznym z notowaniem 1=1, dla których w polu Rozliczam podatek w OSS wskazano wybrany w oknie dodawania VIU-DO rok i kwartał. Poszczególne dokumenty przeliczane są po kursie Europejskiego Banku Centralnego z ostatniego dnia kwartału do którego należy data sprzedaży na dokumencie. Po przeliczeniu dokumentu po kursie EBC na dokumencie w walucie innej niż EUR na zakładce [OSS] jako typ kursu pozostaje Kurs ręczny z ustawionym odpowiednim notowaniem oraz wyliczonymi kwotami. Dokumenty, które zostały wcześniej przeliczone po kursie EBC (z notowaniem różnym od 1=1) nie są ponownie przeliczane po kursie EBC podczas dodawania deklaracji VIU-DO.
Jeżeli na ostatni dzień danego kwartału nie opublikowano kursu EBC, a w danym kwartale są dokumenty w walucie innej niż EUR, które kwalifikują się na deklarację VIU-DO to po naciśnięciu przycisku Utwórz deklarację pojawia się komunikat uniemożliwiający dodanie deklaracji: Nie można wyliczyć deklaracji ponieważ istnieją dokumenty w walutach innych niż EUR, a nie ma jeszcze opublikowanego notowania kursu po jakim można przeliczyć wartości dokumentów.
Podczas próby dodania deklaracji VIU-DO za okres wcześniejszy niż 3 kwartał 2021 r. pojawia się komunikat: Błąd wyliczania deklaracji. Formularz deklaracji obowiązuje za okres od 01.07.2021.
Istnieje możliwość dodania tylko jednej deklaracji VIU-DO za dany kwartał. Jeżeli jest potrzeba korekty już wysłanej deklaracji to należy to zrobić w deklaracji za kolejny kwartał.
W momencie przeliczania/ edycji deklaracji VIU-DO w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe, na liście deklaracji VIU-DO w programie Comarch ERP Optima pojawia się okno z informacją: Trwa edycja deklaracji VIU-DO. Zamknij formularz deklaracji aby wrócić na listę
Formularz deklaracji VIU-DO
Formularz deklaracji VIU-DO otwierany jest w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe. Z programu Comarch ERP Optima przenoszone są następujące dane:
- NIP podatnika – nie podlega edycji na formularzu deklaracji.
- Rok i kwartał, za jaki liczona jest deklaracja – nie podlega edycji na formularzu deklaracji.
- Urząd Skarbowy, do którego adresowana jest deklaracja – nie podlega edycji na formularzu deklaracji.
- Rodzaj podatnika (osoba fizyczna lub podmiot niebędący osobą fizyczną) – podlega edycji na formularzu deklaracji.
- Pełna nazwa firmy lub nazwisko i imię dla osoby fizycznej – podlega edycji na formularzu deklaracji.
- Dane z dokumentów wprowadzonych do rejestru VAT sprzedaży: kraj, stawki VAT, oznaczenie stawki (podstawowa lub obniżona), rodzaj dostaw (dostawa towarów lub świadczenie usług), podstawa opodatkowania wg danej stawki VAT oraz kwota podatku wg danej stawki VAT – podlegają edycji na formularzu deklaracji.
Do sekcji C.2. Świadczenie usług z państwa członkowskiego identyfikacji oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej poza Unią Europejską oraz dostawy towarów wysyłanych lub transportowanych z państwa członkowskiego identyfikacji kwalifikowane są dokumenty z rodzajem transakcji Procedura OSS z datą sprzedaży należącą do kwartału deklaracji VIU-DO. Dokument z rodzajem Usługi na deklaracji VIU-DO widoczny jest jako Świadczenie usług. Dokument z rodzajem Towary lub Środki trwałe na deklaracji VIU-DO widoczny jest jako Dostawa towarów.
Kwoty przenoszone z programu Comarch ERP Optima na formularz deklaracji VIU-DO są sumą poszczególnych pozycji na dokumencie. Z kolei podstawa opodatkowania uzupełniona ręcznie na formularzu deklaracji VIU-DO jest przeliczana po odpowiedniej stawce. Z tego względu mogą pojawić się różnice w kwocie podatku VAT wynikające z zaokrągleń.
Do sekcji C.5. Korekty kwot podatku VAT wykazanych w deklaracjach za poprzednie okresy wynikające z korekt dostaw towarów lub świadczonych usług kwalifikowane są dokumenty z rodzajem transakcji Procedura OSS z datą sprzedaży należącą do innego kwartału niż kwartał deklaracji VIU-DO.
Do deklaracji VIU-DO nie są przenoszone pozycje w stawce ZW, NP oraz 0%.
Na formularzu deklaracji dla każdego kraju w oddzielnym wierszu wykazana jest każda stawka z oznaczeniem Podstawowa/ Obniżona oraz kwota podatku VAT w danej stawce.
Jeżeli na dokumencie w rejestrze VAT sprzedaży dodano pozycję w stawce VAT nieobowiązującej w wybranym na dokumencie kraju to taki dokument trafia na deklarację VIU-DU z Rodzajem stawki VAT jako Podstawowa.
Dane przeniesione z dokumentów z programu Comarch ERP Optima podlegają edycji/ usunięciu na formularzu deklaracji VIU-DO. Po zmianie w pozycji stawki VAT, kwota VAT wyliczana jest na nowo. Podczas edycji pozycji w sekcji C.2 następuje weryfikacja, czy dla danego kraju nie dodano już pozycji z takim samym rodzajem dostaw i taką samą stawką VAT. Jeżeli taka pozycja została już dodana to pojawia się informacja uniemożliwiająca edycję pozycji: Taki element został już wybrany.
Użytkownik ma również możliwość dodawania/ usuwania własnych pozycji na deklaracji VIU-DO. Za pomocą przycisku Dodaj państwo członkowskiego konsumpcji istnieje możliwość dodania nowego kraju ze zdefiniowanej listy krajów. Za pomocą przycisku Dodaj wiersz/ Usuń wiersz istnieje możliwość dodania/ usunięcia pozycji dotyczącej danego rodzaju dostaw i stawki VAT. W sekcji C.2 oraz C.3 istnieje możliwość dodania pozycji dla kraju, którego jeszcze nie ma na liście lub takiego który już jest, ale z inną stawką VAT lub z innym rodzajem dostaw. Nie ma możliwości dodania takiej samej pozycji, która już istnieje. Podczas próby dodania takiej pozycji pojawia się informacja: Taki element został już wybrany. Użytkownik powinien w takim przypadku dokonać modyfikacji już istniejącej pozycji. W sekcji C.2 i C.3 nie jest również możliwe dodanie pozycji z kwotą ujemną
Za pomocą przycisku Usuń sekcję istnieje możliwość usunięcia wszystkich pozycji związanych z danym krajem w danej sekcji.
Na formularzu deklaracji VIU-DO nie ma mechanizmu weryfikującego, czy stawka VAT uzupełniona w pozycji odpowiada stawkom danego kraju.
W sekcji C.5 następuje walidacja, czy wskazano wcześniejszy kwartał niż ten, za który składana jest deklaracja VIU-DO.
Kwoty w sekcji C.6 oraz kwota w sekcji C.7 w poz. 18 Całkowita kwota należnego podatku VAT do wpłaty są wyliczane automatycznie i podlegają modyfikacji. Kwota w poz. 18 jest wyliczana jako suma kwot z sekcji C.6 z pominięciem kwot ujemnych.
Wszystkie kwoty na formularzu deklaracji VIU-DO wyświetlane są w walucie EUR.
Płatność do deklaracji VIU-DO tworzona jest na kwotę z poz. 18 Całkowita kwota należnego podatku VAT w walucie EUR w momencie odbioru UPO. Kwota w PLN na płatności przeliczana jest po średnim kursie NBP z dnia odbioru UPO. Termin płatności ustawiany jest na ostatni dzień miesiąca, a gdy przypada na dzień wolny to jest przesuwany na kolejny dzień roboczy. Istnieje możliwość zmiany kursu na płatności utworzonej do deklaracji VIU-DO. Jeżeli na dzień odbioru UPO nie opublikowano średniego kursu NBP to na płatności ustawiany jest Kurs ręczny z notowaniem 1=1. Kurs ten podlega edycji.
Jeżeli na deklaracji nie uzupełniono wszystkich wymaganych pól to podczas próby zapisania formularza wyświetlany jest komunikat: Niektóre pola nie zostały uzupełnione. Popraw błędy na formularzu.
Wydruk deklaracji VIU-DO jest dostępny z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem 
.
Podgląd wydruku deklaracji VIU-DO jest dostępny z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem 
.