Ewidencja wynagrodzeń – scenariusze

Jak dodać nowego pracownika?

Aby wprowadzić do bazy danych nowego pracownika należy:

1. Otworzyć listę pracowników wybierając z menu: Ogólne/ Pracownicy.
2. Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
3. Wypełnić kolejno dane pracownika. Program wymaga, aby na formularzu pracownika bezwzględnie wypełnione były pola Kod i Nazwisko. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza.
4. Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>.

Jak usunąć pracownika?

Aby usunąć kartotekę pracownika należy:

1. Otworzyć listę pracowników wybierając z menu: Ogólne/ Pracownicy.
2. Odszukać pracownika na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
3. Kliknąć przycisk Usuń  lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
4. Program wyświetli pytanie: Czy chcesz skasować podświetlony rekord? Po potwierdzeniu wybrany rekord zostanie skasowany.

Jak zmienić dane pracownika?

Aby zmienić dane pracownika, należy:

1. Otworzyć listę pracowników wybierając z menu: Ogólne/ Lista pracowników.
2. Odszukać pracownika na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
3. Kliknąć przycisk Zmień  lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
4. Program wyświetli formularz karty pracownika, na którym można wówczas dokonać wymaganych zmian.
5. Po dokonaniu zmian należy je zapisać klikając na formularzu pracownika przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian należy kliknąć przycisk Anuluj  lub wcisnąć klawisz <ESC>.

Jak wyszukać pracownika?

Aby odszukać na liście pracownika, można posłużyć się kilkoma metodami, zależnie od tego, jakie posiadamy informacje. Przed rozpoczęciem poszukiwania należy najpierw otworzyć listę pracowników wybierając z menu: Ogólne/ Pracownicy.

Następnie, w zależności od wybranej metody poszukiwań, możemy posłużyć się jedną z poniższych metod.

Aby znaleźć pracownika, jeżeli znamy jego Kod należy:

1. Upewnić się, czy kursor jest ustawiony na liście.
2. Wpisać Kod poszukiwanego pracownika (wpisywany Kod powinien być widoczny pod nagłówkiem kolumny Kod).

Aby znaleźć pracownika, jeżeli znamy jego dokładne Nazwisko:

1. Otworzyć listę. Upewnić się, czy kursor jest ustawiony na liście.
2. Wpisać Nazwisko poszukiwanego pracownika (wpisywane Nazwisko powinno być widoczne pod nagłówkiem kolumny Nazwisko).

Aby znaleźć pracownika, jeżeli znamy inne jego dane:

Aby znaleźć pracownika, jeżeli nie znamy jego kodu ani dokładnego nazwiska, ale znamy inne jego dane (np. imię, NIP, Pesel, adres zamieszkania, opis), należy skorzystać z filtra.

Jeżeli znamy fragment jednej spośród następujących danych kontrahenta: Kod, Nazwisko, Imiona, NIP, Pesel, Adres, Opis możemy skorzystać z filtra uproszczonego. W tym celu należy:

1. Otworzyć listę.
2. Ustawić kursor w polu Filtr i wpisać tam poszukiwany fragment adresu lub nazwisko.
3. Jeżeli pinezka (widoczna obok ikony filtrowania) jest włączona, zmiany będą widoczne od razu.
4. Jeżeli pinezka jest wyłączona , po wpisania poszukiwanego fragmentu należy kliknąć przycisk . Na liście zostaną wyświetleni wyłącznie pracownicy spełniający zadane kryterium.

Jeżeli znamy inne dane pracownika (np. telefon), możemy posłużyć się Konstruktorem filtra. W tym celu należy:

1. Kliknąć przycisk Konstruktor filtra .
2. W otwartym oknie konstruktora stworzyć odpowiednie zapytanie.
3. Zatwierdzić utworzony filtr klawiszem Akceptacja filtra . Na liście zostaną wyświetleni wyłącznie pracownicy spełniający zadane kryterium.

Jak dodać i wyliczyć wynagrodzenie pracownika?

Aby dodać i wyliczyć wynagrodzenie dla danego pracownika należy:

1. Otworzyć listę wypłat wybierając z menu: Księgowość/ Wynagrodzenia/ Lista wynagrodzeń lub przycisk Lista wynagrodzeń w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Wynagrodzenia.
2. Wybrać pracownika i miesiąc, w którym chcemy wyliczyć wypłatę nacisnąć przycisk Dodaj , który otwiera formatkę dodania nowego wynagrodzenia.
3. W celu dodania poszczególnych elementów wynagrodzenia należy na formatce Zapis wypłaty – Ogólne nacisnąć przycisk Dodaj , przez co otwiera się formatka dodania składników wynagrodzenia. 
   Uwaga

   W przypadku, gdy wynagrodzenie brutto składa się z elementów opodatkowanych i nieopodatkowanych lub takich, które podlegają różnym rodzajom ubezpieczeń, należy poszczególne składniki wprowadzać oddzielnie zaznaczając właściwe parametry.
4. Po wprowadzeniu poszczególnych elementów należy nacisnąć przycisk Zapisz zmiany  lub wcisnąć klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj  lub wcisnąć klawisz <ESC>
5. Na zakładce [Kwoty] istnieje możliwość podglądnięcia wyliczonej kwoty wynagrodzenia netto oraz wprowadzenia zmian niektórych wartości takich jak: Koszty uzyskania przychodu, Podatek od podstawy, Ubezpieczenie zdrowotne, Data przekazania zaliczki do US. Część wynagrodzenia płaconą gotówką należy wprowadzić w odpowiednim polu, pozostała część będzie przeniesiona automatycznie do pola w tym ROR.
6. Po zmianie wartości na zakładce [Kwoty] należy je zapisać przez przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj  lub wcisnąć klawisz <ESC>.

Jak usunąć wynagrodzenie pracownika?

Aby usunąć wyliczone wynagrodzenie dla pracownika należy:

1. Otworzyć listę wypłat wybierając z menu: Księgowość/ Wynagrodzenia/ Lista wynagrodzeń lub przycisk Lista wynagrodzeń w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/Wynagrodzenia
2. Odszukać wypłatę na liście i ustawić na niej kursor (podświetlić wybrany wiersz).
3. Kliknąć przycisk Usuń  lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
4. Program wyświetli pytanie: Czy chcesz skasować podświetlony rekord?. Po potwierdzeniu wybrany rekord zostanie skasowany.

Jak zmienić wynagrodzenie pracownika?

Aby zmienić wyliczone wynagrodzenie dla pracownika należy:

1. Otworzyć listę wypłat wybierając z menu: Księgowość/ Wynagrodzenia/ Lista wynagrodzeń lub przycisk Lista wynagrodzeń w menu Nawigacji Comarch ERP Optima/ Wynagrodzenia.
2. Odszukać wypłatę na liście i ustawić na niej kursor (podświetlić wybrany wiersz).
3. Kliknąć przycisk Zmień  lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
4. Program wyświetli formularz wypłaty pracownika, na którym można wówczas dokonać wymaganych zmian.
5. Po dokonaniu zmian należy je zapisać, klikając na formularzu pracownika przycisk Zapisz zmiany  lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj  lub wcisnąć klawisz <ESC>.

Jak zaksięgować wynagrodzenie pracowników do KPiR?

Aby zaksięgować wyliczone wynagrodzenie do Księgi przychodów i rozchodów należy:

1. W pierwszej kolejności wyliczyć wynagrodzenia dla poszczególnych pracowników, zgodnie z opisem w podrozdziale Jak wyliczyć wynagrodzenie pracownika.
2. Otworzyć listę wypłat wybierając z menu: Księgowość/ Wynagrodzenia/ Lista wynagrodzeń i wybrać zakładkę w [Miesiącu].
3. Kiedy na ekranie pojawią się wynagrodzenia za dany miesiąc, należy zaznaczyć te wypłaty, które mają być zaksięgowane. Zaznaczmy przez ustawienie kursora na odpowiednim zapisie i naciśnięcie klawisza <SPACJA> lub po naciśnięciu prawego klawisza myszy wybraniu opcji Zaznacz lub Zaznacz wszystkie (aby zaznaczyć wszystkie dokumenty można nacisnąć kombinacje klawiszy <CTRL>+<A>). 
   Uwaga

   W przypadku, gdy brak jest zaznaczonych wypłat, program sam zaznacza podświetlony rekord.
4. Następnie należy nacisnąć przycisk Księguj  lub klawisz <F7>. Program wyświetli komunikat: Czy chcesz wykonać księgowanie zaznaczonych pozycji do Księgi Podatkowej? Potwierdzenie pytania powoduje utworzenie zapisu zbiorczego, który jest księgowany do Księgi przychodów i rozchodów. Data księgowania jest określana na podstawie ustawień w Konfiguracji firmy jako ostatni dzień miesiąca, za który jest wypłacane wynagrodzenie lub jako dzień bieżący. W momencie księgowania dokumenty zmieniają kolor wyróżnienia z czarnego na niebieski. 
   Uwaga

   Lista płac księgowana jest z datą ostatniego dnia miesiąca lub z datą bieżącą, zależnie od ustawienia parametru Księgowanie dokumentów z datą wprowadzonego w Konfiguracji firmy/ Księgowość /Parametry. Jeżeli w Konfiguracji wybrano opcję Operacji lub Zapisu, a na liście wynagrodzeń znajdują się zapisy z wypłatą z konkretnego miesiąca (np. czerwiec), ale różnymi datami (miesiącami) wypłaty (np. czerwiec oraz lipiec) to zostaną utworzone zapisy księgowe dla każdego miesiąca wypłaty osobno (za czerwiec oraz za lipiec). Lista płac księgowana jest do bufora lub bezpośrednio do księgi, zależnie od ustawienia parametru Księgowanie wypłat przez bufor wprowadzonego w Konfiguracji programu/ Użytkowe/ Operatorzy/ zakładka [Parametry].

Jak zaimportować dane z programów Comarch ERP Klasyka -PL, PLP i PIK?

Aby zaimportować dane z programu płacowego, należy:

1. Wyeksportować dane z programów płacowych w postaci pliku tekstowego bezpośrednio lub za pomocą dyskietki.
2. W programie Comarch ERP Optima otworzyć listę płac (menu Księgowość/ Wynagrodzenia/ Lista wynagrodzeń) i wybrać zakładkę w miesiącu, a następnie nacisnąć przycisk Import z pliku COMMA (lub klawisz <F11>) i wybrać odpowiedni plik źródłowy gdzie dane były zapisane.
3. Program importuje dane o wynagrodzeniach dla poszczególnych pracowników. Jeżeli danego pracownika nie ma na liście pracowników w programie Comarch ERP Optima, kartoteka dla pracownika jest zakładana automatycznie (przy czym na karcie zapisywane są tylko imię i nazwisko – pozostałe dane należy uzupełnić). Program rozpoznaje danego pracownika po jego kodzie w programie PIK i liczbie porządkowej w programie PL – jeżeli kod ulegnie zmianie, wówczas karta pracownika zostanie zdublowana. Po dokonaniu importu poszczególne składniki wynagrodzenia można przeglądać otwierając z menu: Księgowość / Wynagrodzenia/ Lista wynagrodzeń. 
   Uwaga

   Import odbywa się zawsze do miesiąca, dla którego otwarta jest w danym momencie lista wynagrodzeń.