Moduł Faktury – informacje ogólne

• wystawianie Faktur Sprzedaży dla podmiotów gospodarczych,
• wystawianie Faktur Sprzedaży dla osób fizycznych, z możliwością ich fiskalizacji – współpraca z drukarkami fiskalnymi firm POSNET, ELZAB, INNOVA, NOVITUS, TORELL, EMAR,
• wystawianie Faktur Korygujących (ilość, wartość, podatek VAT),
• pełną współpracę z modułem Kasa/Bank: ewidencja zapłat gotówką lub kartą płatniczą, lista zaległych płatności, rozliczanie i kompensaty niezapłaconych dokumentów, Preliminarz Płatności ułatwiający planowanie przepływu środków finansowych w firmie,
• standardowe formy płatności: gotówka i przelew oraz płatności kartami kredytowymi, kompensaty, kredyty. Możliwość definiowania własnych form płatności przez użytkownika.
• elastyczne możliwości numeracji dokumentów,
• listę usług z możliwością podziału na grupy asortymentowe,
• obsługę kodów kreskowych,
• zintegrowaną współpracę z modułami księgowymi systemu,
• różnorodne raporty i analizy, oparte między innymi o definiowany przez użytkownika system kategorii,
• współpracę z Comarch ERP Optima Handel, pozwalającą na pełne rozliczenia towarów, dostaw.

Centralną częścią systemu Comarch ERP Optima jest moduł Kasa/Bank. W nim gromadzona jest pełna informacja dotycząca przepływu środków pieniężnych w firmie. Dane w module Kasa/Bank pochodzą między innymi z:

• zapisów operatora wykonanych bezpośrednio w tym module,
• informacji pochodzących z innych części systemu. Z modułów księgowych do Kasy/Banku wprowadzane są np. zapłaty za faktury kosztowe oraz informacje o planowanych lub dokonanych płatnościach związanych z podatkami,
• z modułu Płace i Kadry – listy płac i wszelkie świadczenia wypłacane pracownikom firmy.

Duża ilość informacji wymieniana jest również pomiędzy modułami Faktury i Kasa/Bank:

• każda faktura gotówkowa powoduje zapis (wpłatę lub wypłatę w przypadku korekt) we wskazanym rejestrze kasowym,
• każda faktura z odroczoną płatnością zapisuje w Preliminarzu Płatności zdarzenie. Planujemy w ten sposób przyszłe wpłaty i wypłaty związane z realizacją płatności,
• rozliczenie płatności z poziomu modułu Kasa/Bank automatycznie jest widoczne na fakturze (faktura otrzymuje status zapłaconej),
• każda korekta lub anulowanie faktury ma wpływ na stan kasy lub Preliminarz Płatności,
• wszelkie zestawienia związane z nieuregulowanymi płatnościami, listy dłużników i wierzycieli otrzymamy z poziomu modułu Kasa/Bank.

W przypadku wykorzystania w firmie modułów księgowych systemu Comarch ERP Optima, wprowadzane z poziomu Faktur informacje o wystawionych fakturach są przekazywane do rejestrów VAT, a z rejestrów, już na poziomie modułu księgowego dokonywane są zapisy w księdze podatkowej lub na odpowiednich kontach planu kont.

Kategorie w module Faktury

Kategorie są w systemie Comarch ERP Optima bardzo istotnym elementem związanym z opisywaniem dokumentów, ich klasyfikacją oraz analizą.

Lista kategorii jest wspólna dla wszystkich obiektów w programie..

Kategorie spełniają w programie następujące funkcje:

• służą do klasyfikowania dokumentów. Dzięki dwupoziomowej strukturze listy kategorii, analizy przychodów i kosztów bądź płatności prowadzone pod kątem kategorii, pozwalają na wyciągnięcie z programu informacji o przeprowadzonych transakcjach w rozbiciu na różne stopnie szczegółowości.
• Służą jako słownik pomocniczy opisów zdarzeń gospodarczych. Można więc wykorzystywać je jako listę pomocniczą opisów wprowadzanych na dokumentach rejestrach VAT, zapisach księgowych lub kasowych i bankowych.
• Służą jako wzorce przy wprowadzaniu dokumentów. Wprowadzając dokumenty do rejestru VAT, kategorie automatycznie ustawiają domyślne wartości stawek VAT, sposobu księgowania dokumentu, sposobu odliczania podatku na deklaracji VAT-7.

W module Faktury kategorie wykorzystywane są w kilku miejscach:

• Na karcie usługi.
• Z każdą pozycją z cennika można skojarzyć kategorię sprzedaży i kategorię zakupu. Podczas wypełniania karty usługi wybór kategorii podpowiada nam dla towaru stawkę VAT, przypisaną wybranej kategorii.
• Na karcie kontrahenta.
• Z każdym kontrahentem można skojarzyć kategorię sprzedaży/ zakupu. W ten sposób powstaje np. możliwość alternatywnego w stosunku do podziału na grupy, rozróżnienia typów kontrahentów.
• Na fakturze (Paragonie, Fakturze Zakupu).

Każda wystawiona faktura może być powiązana z kategoriami w dwóch miejscach:

• w nagłówku W chwili wystawiania dokumentu i podaniu kodu kontrahenta w nagłówku proponowana jest ta sama kategoria, która zapisana jest na karcie ewidencyjnej Nabywcy. Można ją zaakceptować lub zmienić wg własnych potrzeb. Kategorię zapisaną w nagłówku faktury można wykorzystać w konstruowaniu raportów dotyczących sprzedaży. Kategoria ta jest również w chwili księgowania przenoszona do nagłówka zapisu w rejestrze VAT oraz na zapisy lub zdarzenia w rejestrach kasowych i bankowych. Dzięki temu otrzymujemy możliwość np. zbudowania raportów zaległych płatności wg kategorii.
• na elementach faktury. Każda pozycja faktury również skojarzona jest z jedną z kategorii. Program proponuje tą samą kategorię, która jest wprowadzona na karcie usługi. Kategoria elementu może być zmieniona w trakcie edycji dokumentu.

Na karcie operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) znajduje się parametr Zmiana kategorii na niezaksięgowanym dokumencie. Jeśli parametr jest zaznaczony to dany operator ma prawo do zmiany kategorii w nagłówku dokumentu oraz na pozycjach, pomimo, że dokument został już zapisany na trwałe. Zmianę kategorii można zapisać przy pomocy przycisku  Zapisz zmiany.

Faktury a inne moduły

Menu programu zależy od posiadanych przez Państwa modułów. Jeśli korzystacie Państwo z:

• Faktur – menu obejmuje funkcje: Faktury Sprzedaży, Paragony, Faktury Zakupu, Faktury Pro-Forma oraz Łatwą sprzedaż i Łatwe zakupy.
• Faktur i Analiz – menu faktur powiększa się o Rezerwacje odbiorcy i Zamówienia u Dostawców – z prawem do podglądu wymienionych list. W menu głównym i w pojawia się Magazyn, bez możliwości dopisywania pozycji.
• Handel – w menu Ogólne dostępna jest lista magazynów (wielomagazynowość), z poziomu modułu Faktury istnieje możliwość wystawiania Rezerwacji odbiorcy, Zamówień u dostawców. Menu Magazyn umożliwia wystawianie wszystkich dokumentów magazynowych (BO, AI, WZ, PZ, RW, PW, PWP, RWS).