Comarch ERP Optima moduł Biuro Rachunkowe został stworzony z myślą o zdecydowanym uproszczeniu pracy w biurach rachunkowych i dla doradców podatkowych, którzy potrzebują wykonać pewne seryjne operacje na wybranych bazach danych jednocześnie. Wygląd oraz sposób działania modułu Biuro Rachunkowe jest czytelny i przejrzysty. Podobnie jest z Rejestratorem Czasu Pracy, który powinien w prosty i klarowny sposób zapewnić możliwość rejestrowania oraz raportowania czasu, jaki poszczególni operatorzy poświęcili na obsługę poszczególnych klientów. Programy działają jako oddzielne aplikacje i są ściśle powiązane z systemem Comarch ERP Optima. W niniejszej instrukcji szczegółowo przedstawiono funkcje programów oraz ich powiązanie z systemem Comarch ERP Optima.
Konfiguracja programu dotyczy wszystkich firm i ma wpływ na działanie systemu Comarch ERP Optima bez względu na wybraną bazę danych. Nie jest ona uzależniona od stanowiska, na którym uruchamiany jest program, czy od pracującego aktualnie operatora, a jej ustawienia są ściśle związane z przyjętymi zasadami funkcjonowania programu w Konfiguracji programu, w gałęzi Biuro Rachunkowe, zostały zebrane parametry wykorzystywane w trakcie pracy tego modułu.
Rejestrator Czasu Pracy – należy dokonać konfiguracji zarówno w Konfiguracji programu/ Biuro Rachunkowe/ Czas pracy, jak i wKonfiguracji stanowiska/ Biuro Rachunkowe.
Atrybuty
W Konfiguracji umożliwiono definiowanie dowolnych atrybutów dla baz danych. Operowanie w module Biuro Rachunkowe na zdefiniowanych w konfiguracji atrybutach (np. adres klienta, numer telefonu) pozwoli na szybszy dostęp do informacji i poprawi organizację ich przepływu. Program posiada predefiniowane grupy atrybutów, których wybór jest dostępny po rozwinięciu listy. Poszczególne atrybuty są dostępne w ramach grup.
Lista grup atrybutów
Zdefiniowane domyślnie grupy i atrybuty przedstawia poniższa tabela:
Grupa
Atrybut
Uwagi
Dane firmy
Adres firmy
E-mail
Kod pocztowy
Miasto
Nazwa firmy
NIP
Przedstawiciel CIT
Imię i nazwisko przedstawiciela CIT-8
Przedstawiciel PIT-4R
Imię i nazwisko przedstawiciela PIT-4R
Przedstawiciel VAT
Imię i nazwisko przedstawiciela VAT
Telefon
Numer telefonu pobierany z Pieczątki firmy
Telefon 2
Numer telefonu pobierany z karty Kontrahenta
Telefon 3
Numer telefonu pobierany z karty Kontrahenta
WWW
Adres URL wprowadzony na karcie kontrahenta w bazie biura rachunkowego
Kwota do zapłaty/zwrotu na deklaracji – suma obliczona na podstawie wszystkich wyliczonych deklaracji dla wspólników
Kwota PIT-4R
Kwota do zapłaty/zwrotu
Kwota PIT-8AR
Kwota obliczonego podatku
PIT‑36 do policz.
Liczba zaliczek, które mają być w danym miesiącu policzone/nie dotyczy
PIT‑36 policzone
Liczba zaliczek policzonych/nie dotyczy
PIT‑36L do policz.
Liczba zaliczek, które mają być w danym miesiącu policzone/nie dotyczy
PIT‑36L policzone
Liczba zaliczek policzonych/nie dotyczy
Podatek PIT-8AR
Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Zaliczka PIT‑4R
Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Deklaracje VAT
Data VAT-27
Data obliczenia deklaracji
Data VAT-7
Data obliczenia deklaracji
Data VAT-8
Data obliczenia deklaracji
Data VAT‑9M
Data obliczenia deklaracji
Data VAT-UE
Data obliczenia deklaracji
Deklaracja VAT-27
Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Deklaracja VAT-7
Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Deklaracja VAT-8
Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Deklaracja VAT-9M
Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Deklaracja VAT-UE
Brak/w buforze/zatwierdzona/nie dotyczy
Kwota VAT-7
Kwota do zapłaty/do zwrotu na VAT-7
Kwota VAT-8
Kwota do zapłaty na VAT-8
Kwota VAT-9M
Kwota do zapłaty na VAT-9M
Okres VAT-27
Miesięcznie/Kwartalnie
Okres VAT-7
Miesięcznie/Kwartalnie
Okres VAT-UE
Miesięcznie/Kwartalnie
Płatnik VAT
Tak/Nie
Składa VAT-UE
Tak/Nie
Deklaracja ZUS DRA
Kwota ZUS DRA
Suma kwot płatności z deklaracji ZUS DRA
ZUS DRA do policz.
Liczba deklaracji ZUS DRA jaka powinna zostać policzona we wskazanym miesiącu w danej bazie
ZUS DRA policzone
Liczba obliczonych deklaracji ZUS DRA dla pracowników oraz właścicieli we wskazanym miesiącu w danej bazie
JPK
Data JPK_VAT/JPK_V7
Data utworzenia pliku JPK_VAT/JPK_V7
JPK_VAT/JPK_V7
Obowiązek JPK_VAT/JPK_V7 Tak/Nie
Plik JPK_VAT/JPK_V7
Plik JPK_VAT/JPK_V7 wysłany Tak/Nie
Ogólne
Akronim
Kod kontrahenta pobrany z karty kontrahenta w bazie firmowej Biura Rachunkowego
Dokumenty
Dostarczono/Nie dostarczono/Nie kompletne
Firma wielozakładowa
Tak/Nie dotyczy
Miesiąc
Nie zamknięty/Zamknięty
Notatki
Operator
Kod operatora
Rodzaj księgowości
KH/KPiR/Ryczałt
Status klienta
VIP/Zwyczajny
Stawka
Wersja bazy danych
Parametry firm
Składka wypadkowa
Wartość procentowa
Stawka podatku CIT
Wartość procentowa
Płace i Kadry
Aktywni właściciele
Liczba aktywnych właścicieli i osób współpracujących
Wypłaty właścicieli
Liczba naliczonych wypłat właścicieli i osób współpracujących
Ryczałt
Kwota ryczałtu
Kwota do zapłaty/zwrotu na zaliczce - suma obliczona na podstawie wszystkich wyliczonych zaliczek dla wspólników
Ryczałt do policzenia
Liczba zaliczek, które mają być w danym miesiącu policzone/nie dotyczy
Ryczałt policzony
Liczba zaliczek policzonych/nie dotyczy
Środki trwałe
Odpisy amortyzacyjne
Naliczone odpisy amortyzacyjne dla środków trwałych i wnip
Środki trwałe I WNiP
Liczba środków trwałych i wnip w użyciu
Urzędy
US PIT-4R/CIT-8
US VAT-7/9M/27/UE
Jeśli dany atrybut nie dotyczy danego rodzaju księgowości (np. zaliczki CIT-8 nie przelicza się dla Księgi Podatkowej), wtedy w polu dla danego atrybutu pojawi się informacja nie dotyczy.
Uwaga
Predefiniowanych, systemowych grup i atrybutów nie można usuwać, zmieniać. Jedynym aktywnym polem na formularzu takiego atrybutu jest parametr Nieaktywny.
Formularz klasy atrybutów zawiera następujące elementy:
Nazwa – pole wymagalne 20-znakowe.
Opis – szczegółowa informacja o atrybucie (max. 100 znaków).
Grupa – grupa, do której należy dany atrybut. Na atrybutach wprowadzonych przez użytkownika pole grupa jest modyfikowalne, więc można przesunąć atrybut z jednej grupy do drugiej.
Typ – jest obowiązkowe może przyjmować następujące wartości: Tekst, Lista, Lista SQL, SQL-BazaBR, SQL-Firma, SQL-Konfiguracja.
Format – pole wymagalne i może przyjmować wartości: Tekst; Notatka; Data; 1234; 1234.56; 1234.5678; Telefon; E-mail; Strona WWW.
Formularz atrybutu
Jeśli wybrano Typ: Lista, wówczas jest widoczna druga zakładka – Pozycje listy – z możliwością uzupełnienia słownika pomocniczego
Formularz atrybutu typu lista, zakładka Pozycje listy
Jeśli wybrano Typ: Lista SQL lub SQL-Konfiguracja, SQL-Firma, SQL-BazaBR – wówczas jest widoczna druga zakładka SQL – z możliwością wpisania zapytania SQL.
Formularz atrybutu typu Lista SQL, SQL – Konfiguracja, SQL – Firma, SQL – BazaBR, zakładka na wpisanie zapytania SQL
Wartość domyślna – pozwala na uzupełnienie wartości domyślnej, która pojawi się przy atrybucie po uruchomieniu modułu Biuro Rachunkowe.
Wartości miesięczne – jeśli zaznaczymy ten parametr, wartości uzupełniane będą miesięcznie.
Pamiętaj historię zmian – zaznaczenie parametru spowoduje zapamiętanie wszystkich wprowadzonych wartości.
Nieaktywny – po zaznaczeniu tego parametru atrybut, który nie jest wykorzystywany, nie będzie już widoczny w module Biuro Rachunkowe.
Przykłady atrybutów wg typów
Lista SQL (na ten moment są to wyłącznie listy pomocnicze pobierane z bazy konfiguracyjnej):
Najbardziej typowy przykład, to pobieranie Listy operatorów (jak na standardowym atrybucie Operator)
Select Ope_Kod From CDN.Operatorzy
Lista walut
Select WNa_Symbol From CDN.WalNazwy
Lista typów kursów
Select WKu_Nazwa From CDN.WalKursy
Lista stanowisk komputerowych
Select Sta_Nazwa From CDN.StanowiskaKomp
SQL – Konfiguracja (odwoływanie się do pojedynczych danych – w sensie pojedynczy wiersz, a nie lista – zapisanych w bazie konfiguracyjnej):
Najprościej można odwołać się do pól z tabeli Bazy – wpisując nazwę pola. Przykładowo – chcąc wyświetlić datę i czas ostatniego wykonania archiwizacji wystarczy na zakładce SQL wpisać:
Baz_TS_Arch
Chcąc odwołać się do innej tabeli, trzeba zrobić Select… Można w nim wykorzystać zmienne @Rok, @Miesiąc, @OpeId (Id bieżącego operatora) oraz odwołanie do pola Baz_BazId (Id bieżącej bazy).
Przykładowo – jeśli chcemy wyświetlić informację, ilu operatorów ma przypisany zakaz do danej bazy, należy wpisać:
Select Count(*) From CDN.BazZakazy Where Bza_BazId = Baz_BazId
SQL – Firma są to wszystkie atrybuty „buforowane”. Najbardziej typowe zastosowanie to wyciąganie różnych informacji z konfiguracji firmy – wtedy można skorzystać z funkcji CDN.Konfiguracja, przy czym trzeba wiedzieć, gdzie w bazie zapisana jest dana informacja.
Funkcja ma cztery parametry:
@Tryb – 1 oznacza odwołanie do konfiguracji „niehistorycznej”, 2 do historycznej
@Klucz – dla trybu 1 oznacza numer rekordu w tabeli CDN.Firma, dla trybu 2 oznacza „ścieżkę” dla parametru
@Rok, @Miesiac – wykorzystywane tylko dla trybu 2 (historycznego).
Jeśli chcemy uzyskać informację, czy w bazie jest ustawiona praca rozproszona, trzeba najpierw ustalić, że ta informacja jest zapisana w tabeli Firma, na wierszu o numerze 1470 i przyjmuje wartości:
brak
sprzedaż/płace
księgowość
oddział
Wyrażenie będzie wyglądać tak:
Case CDN.Konfiguracja(1, '1470′, 0, 0) When '1′ Then 'BRAK’ When '2′ Then 'DZ. HANDLOWY’ When '3′ Then 'KSIĘGOWOŚĆ’ When '4′ Then 'ODDZIAŁ XL’ End
Można też odwoływać się do innych danych np. księgowych, z tym, że w tym przypadku należy uważać, bo duża ilość atrybutów tego typu lub ich nieprawidłowa konstrukcja może mieć wpływ na wydajność.
Ciekawy może być atrybut pokazujący, czy w dzienniku w danym miesiącu znajdują się jakieś zapisy w buforze:
Case When Exists (Select * From CDN.DekretyNag Where DeN_Bufor=1 And Year(DeN_DataDok)=@Rok And Month(DeN_DataDok)=@Miesiac) Then 'JEST BUFOR’ Else 'NIE MA BUFORA’ End
SQL – BazaBR – w przypadku, gdy baza danych jest powiązana z kartą kontrahenta w bazie firmowej Biura rachunkowego, za pomocą tego typu atrybutu można pobrać dane z karty kontrahenta:
Telefon 2, Telefon 3 – jeżeli atrybut będzie miał taki typ, wówczas w module Biuro Rachunkowe będzie można, poprzez kliknięcie na taki atrybut, wywołać domyślny program do komunikacji np. Skype i zadzwonić do Klienta.
E-mail – ten typ atrybutu pozwoli w module Biuro Rachunkowe na wywołanie okna nowej wiadomości e‑mail z wpisanym adresem mailowym kontrahenta, poprzez kliknięcie na atrybut o takim typie.
Strona WWW – atrybut o takim typie będzie zachowywał się jak link do strony – pozwoli uruchomić przeglądarkę internetową i wyświetlić stronę www klienta.
Czas pracy
Zawiera listę sesji, które z tego poziomu mogą być przeglądane oraz ręcznie modyfikowane. Ponieważ lista ma służyć do korygowania wpisów, a nie ich analizowania (do tego są raporty dostępne w Biurze Rachunkowym), będzie zawsze przeglądana w kontekście konkretnego operatora. Listę można zawęzić do wybranego zakresu dat.
Parametr Ukryj zapisy z czasem pracy poniżej 1 minuty jest domyślnie zawsze zaznaczony. Parametr jest aktywny dla każdego operatora. Jeśli parametr jest zaznaczony to wszystkie wpisy, które mają tę samą datę i godzinę są ukryte. Odznaczenie parametru powoduje, że wyświetlane są wpisy z tą samą datą i godziną rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy – czyli np. wszystkie przelogowania między bazami (jeśli nastąpiły w okresie krótszym niż 1 minuta) lub operacje seryjne z BR.
Lista posiada następujące kolumny:
Firma
Rozpoczęcie (data i godzina rozpoczęcia)
Zakończenie (data i godzina rozpoczęcia)
Typ – A – sesja automatyczna, R – sesja ręczna.
Czas pracy w Konfiguracji programu
Dostępne są standardowe przyciski:
Dodaj – umożliwia dodanie sesji
Zmień – pozwala na edycję zapisanej wcześniej sesji
Usuń – służy do usuwania zbędnych, nieprawidłowych sesji
Zamknij – zamyka konfigurację.
Przy dodaniu lub modyfikacji sesji pojawia się formularz zatytułowany Czas pracy, który zawiera pola:
Operator – pole niepodlegające edycji.
Firma – można wpisać firmę z ręki lub klikając w ten przycisk wybrać z listy.
Kategoria – jest to pole wymagane, ale nie uzupełniane z automatu, by użytkownik świadomie, przy uzupełnianiu ręcznym sesji, wybrał z listy odpowiednią kategorię.
Rozpoczęcie – dwie kontrolki: data i godzina.
Zakończenie – dwie kontrolki: data i godzina, przy czym data i godzina zakończenia musi być starsza niż Rozpoczęcia.
Stanowisko – informacja na jakim stanowisku wykonywano pracę. Pole nieaktywne.
Dostępne są również przyciski: Zachowaj zmiany oraz Anuluj zmiany.
Grupy Atrybutów
Ustalenie grup pozwoli na czytelne usystematyzowanie wprowadzonych atrybutów. Istnieje możliwość wprowadzenia, edycji, usunięcia nowych grup atrybutów. Grupy predefiniowane nie mogą zostać usunięte. Program nie pozwoli na usunięcie grupy, jeśli w ramach niej są zapisane atrybuty. Należy najpierw usunąć atrybut, a następnie grupę.
Grupy atrybutów w Konfiguracji programu
Kategorie czasu pracy
Ta część Konfiguracji obejmuje definiowanie kategorii czasu pracy. Kategorie określają, jakiego rodzaju czynność wykonuje użytkownik. Ponieważ na formularzu Czasu pracy kategoria jest polem wymaganym, domyślnie do systemu dodawana jest kategoria Ogólna. Dla każdej kategorii użytkownik określa kod, nazwę (opis) oraz stawkę godzinową, z których polem wymaganym jest Kod.
Kategorie czasu pracy w Konfiguracji programu
Dzięki prawidłowo zdefiniowanym kategoriom jest możliwe wykonywanie raportów uwzględniających koszty pracy w zależności od rodzaju wykonywanej czynności.
Parametry
Biura rachunkowe zapisują wiele informacji o swoich Klientach w bazie danych, która jest bazą firmową Biura. Na kartach kontrahentów znajduje się szereg informacji typu adres e-mail, strona www, numery telefonów, dlatego też Użytkownik ma możliwość wskazania, która z baz danych jest bazą firmową Biura Rachunkowego.
Przycisk Firma wyświetla listę firm, które są podpięte do danej bazy konfiguracyjnej. Na liście firm działa lokator ograniczający, aby możliwe było szybkie przejście kursorem do bazy zaczynającej się od zadanego ciągu znaków.
W sytuacji, gdy użytkownik będzie chciał usunąć bazę ustawioną, jako baza firmowa Biura Rachunkowego, wówczas program poinformuje o tym komunikatem: „Baza [nazwa bazy] jest bazą firmową Biura rachunkowego. Czy na pewno usunąć bazę z listy baz?”.
Przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta – w polu tym istnieje możliwość wpisania symbolu rejestru VAT zakupu, do którego w firmie Klienta przeniesione zostaną faktury wystawione za usługi księgowe. Domyślnie widnieje symbol ZAKUP. Jeżeli użytkownik pozostawi to pole puste to faktury przeniesione zostaną w firmie Klienta do rejestru o symbolu ZAKUP.
Automatyczne przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta – parametr domyślnie odznaczony. Zaznaczenie parametru powoduje automatyczne przenoszenie faktur po ich zatwierdzeniu do rejestru VAT zakupu w firmie Klienta o symbolu wpisanym w polu Przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta. Jeżeli w firmie Klienta rejestr o takim symbolu nie istnieje, jest on automatycznie dodawany.
Zakończ pracę aplikacji RCP po minutach bezczynności. Domyślnie ustawiony jest czas bezczynności na 60 minut (1 godzinę) i dotyczy wszystkich użytkowników Comarch ERP Optima i modułu Biuro Rachunkowe. Parametr o zmianie czasu bezczynności możliwy jest do zmiany tylko dla operatora o statusie administratora. Każdy inny operator widzi parametr ale nie ma możliwości jego modyfikacji. Działanie parametru jest następujące: jeśli w ciągu godziny nie będzie aktywności operatora w programie to w konfiguracji w zakładce Czas pracy czas zakończenia zapisywany jest jako ostatni czas aktywności operatora zarejestrowany w programie.
Jednoczesna konwersja baz danych – funkcja pozwala konwertować określoną ilość baz równolegle w zależności od wyboru jednego z dwóch poniższych parametrów.
Automatycznie dostosuj ilość jednoczesnych konwersji – W przypadku zaznaczenia tego parametru zostanie wysłane zapytanie SQL, iloma rdzeniami dysponuje Server. Jeżeli Server SQL dysponuje 4 rdzeni lub mniej lub nie uzyskamy żadnej wartości to parametr przyjmie wartość 2. Jeśli rdzeni będzie więcej niż 4, wówczas parametr przyjmie wartość 4.
Konwertuj jednocześnie wskazaną ilość firm – Użytkownik ma możliwość wskazania ile baz jednocześnie ma być konwertowanych. Przy ręcznym ustawieniu ilości firm będzie ograniczenie do 10, aby zbyt duża liczba wątków nie spowodowała spowolnienia wykonania konwersji, zamiast przyspieszenia.
W momencie przeprowadzania w Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe konwersji kilku baz równolegle na oknie wyświetlają się informacje o postępach konwersji oraz statusach konwertowanych baz.
Katalog dla kopii bezpieczeństwa baz danych. Program nie wykona archiwizacji ani konwersji z poziomu modułu Biuro Rachunkowe, jeśli pole to nie zostanie prawidłowo uzupełnione. Ikona Wybór katalogu pozwoli na wybranie odpowiedniego miejsca dla archiwizacji i podanie ścieżki do tego katalogu.
Katalog IBARD do przechowywania kopii elektronicznych wydruków udostępnionych w BI Point – w tym polu istnieje możliwość wskazania folderu w IBARD służącego do przechowywania kopii elektronicznych wydruków udostępnianych w BI Point. Plik z wydrukiem udostępniany do BI Point jest zapisywany w archiwum wydruków na IBARD i udostępniany Klientowi Biura Rachunkowego.
Parametry w Konfiguracji programu
Konfiguracja firmy
W Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Deklaracje jest dostępna lista wszystkich dostępnych w programie deklaracji, możliwość wyboru urzędu, do którego składana jest deklaracja oraz typ dokumentu dla płatności deklaracji i forma płatności. Gałąź jest widoczna tylko wtedy, gdy użytkownik korzysta z któregoś z modułów: KP, KH, KHP, KiP,KiP, HA lub HAP. Przy zakładaniu nowej bazy lub konwersji, domyślnie zaznaczane są wszystkie parametry i do użytkownika należy ewentualne odznaczenie deklaracji, które nie są składane.
Odznaczenie którejś z deklaracji spowoduje, że zniknie możliwość wygenerowania deklaracji w samym programie, a w module Biuro Rachunkowe przy predefiniowanych atrybutach pojawi się informacja Nie dotyczy. Natomiast na raporcie „Podatki do zapłaty” zostaną wyświetlone tylko te deklaracje i zaliczki, które podatnik składa, bazując na parametrach z Konfiguracji firmy. Dotyczy to deklaracji: DRA, PIT‑8AR, VAT-7, VAT-8, VAT-UE, VAT-9M, VAT-27,CUK-1, AKC-WW, VIU-DO zaliczek: CIT-8, PIT-4R, PIT-36, PIT-36L oraz pliku JPK_V7.
Konfiguracja Stanowiska
W Konfiguracji stanowiska/ Biuro Rachunkowe/ Parametry są dostępne następujące parametry:
Automatyczne sterowanie rejestracją czasu – zaznaczenie spowoduje zapisywanie w Konfiguracji programu/ Czas pracy poszczególnych sesji z Typem A – czyli sesja automatyczna.
Automatyczne uruchamianie aplikacji RCP – zaznaczenie spowoduje automatyczne uruchomienie RCP wraz z uruchomieniem programu Comarch ERP Optima.
Operatorzy
W konfiguracji programu Comarch ERP Optima istnieje możliwość dopisywania nowych operatorów oraz modyfikowania istniejących kart.
Aby operator mógł prawidłowo pracować w module Biuro Rachunkowe, powinien mieć na karcie operatora zaznaczony moduł Biuro Rachunkowe. W przypadku operatora typu Administrator zaznaczenie modułu Biuro Rachunkowe w konfiguracji operatora nie jest wymagane.
W module Biuro Rachunkowe nie ma możliwości zarejestrowania operatora, którego konto zostało zablokowane, czyli podobnie jak w przypadku standardowej wersji programu.
Na karcie operatora dostępna jest zakładka Blokady atrybutów, gdzie w formie „drzewa” widoczne są wszystkie atrybuty z podziałem na grupy i możliwością ustawienia blokady na:
Podgląd atrybutu – operator wówczas w ogóle nie będzie widział w module Biuro Rachunkowe takiego atrybutu,
Zmianę wartości atrybutu – operator będzie widział atrybut, ale nie będzie mógł zmienić jego wartości.
Okno główne programu
Okno główne programu podzielono na cztery obszary:
Główny obszar widoczny, jako pasek menu (ribbon, wstążka) został pogrupowany na dwie sekcje: System oraz Ogólne. W sekcjach tych dostępne jest menu w formie dużych czytelnych ikon.
Oprócz paska menu w oknie znajdują się 3 obszary:
Panel baz danych – zawiera możliwość ustawienia roku i miesiąca oraz listę baz danych dostępnych dla użytkownika wraz z listą podstawowych atrybutów,
Panel roboczy – zawiera pełne informacje o bazie danych,
Pasek skrótów/zadań – zawiera skróty do operacji wykonywanych na zaznaczonych bazach.
Użytkownik ma możliwość schowania paska menu. Ikona zwijania (minimalizacji) menu dostępna jest w prawym górnym rogu programu .
Pozostałe elementy zostały opisane w następujących artykułach:
Pasek zadań zbudowany jest analogicznie jak w Explorer Windows.
Pasek zadań posiada standardowo „belki”.
Administracja
Funkcja ta pozwala na podstawowe działania administracyjne, w module dostępne są następujące funkcje:
Dodanie bazy – powoduje pojawienie się kreatora zakładania nowej bazy danych. Po dodaniu nowej bazy danych można od razu się do niej zalogować, np. za pomocą ikony Uruchom program Comarch ERP Optima.
Utworzenie kopii – funkcja ta pozwala na wykonanie kopii bezpieczeństwa bazy konfiguracyjnej oraz każdej zaznaczonej bazy firmowej. Program wykonuje kopię do podanego w Konfiguracji programu folderu z domyślną nazwą: „nazwa bazy + aktualna data i godzina”. Informacja z przebiegu tego procesu jest wyświetlana w „Panelu wyników”.
Konwersja bazy danych – po uruchomieniu funkcji program wykonuje kopię bezpieczeństwa dla każdej zaznaczonej bazy, a następnie wykonywana jest jednoczesna konwersja dla zaznaczonych baz. W momencie przeprowadzania w Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe konwersji kilku baz równolegle na oknie wyświetlają się informacje o postępach konwersji oraz statusach konwertowanych baz.
Parametry Firm
Funkcja ta związana jest z seryjną zmianą wskaźnika zdefiniowanego z poziomu Konfiguracji firmy w programie Comarch ERP Optima. W gałęzi Parametry Firm użytkownik może ustawić stopę procentową składki wypadkowej, która co do zasady ustalana jest każdego roku, stawki podatku CIT oraz zweryfikować numery rachunków.
Po wyborze dostępnej opcji Składka wypadkowawywołane zostanie okno, na którym:
należy podać wysokość składki wypadkowej,
wyświetlony będzie okres od kiedy zmiana będzie obowiązywała, pobierany z panelu Bazy danych.
Po zatwierdzeniu wprowadzonej składki w podświetlonej/zaznaczonej bazie w System/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Składki ZUS ustawiona zostanie nowa wartość.
Uwaga
Seryjne ustawienie składki wypadkowej w module Biuro Rachunkowe dostępne jest dla bazy danych wyłącznie raz w zadanym okresie. Powtórna zmiana/korekta składki możliwa jest z poziomu Comarch ERP Optima (System/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Składki ZUS).
Wybierając opcję Stawka podatku CIT pojawi się okno, na którym:
Należy określić wysokość stawki podatku od osób prawnych
wyświetlony będzie okres od kiedy zmiana będzie obowiązywała, pobierany z panelu Bazy danych
Seryjne ustawianie stawki podatku CIT
Analogicznie do ustawiania stawki wypadkowej po zatwierdzeniu stawki w zaznaczonych bazach w System/ Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/Deklaracje i stawki podatkowe ustawiona zostanie nowa wartość.
Wybierając opcję Weryfikacja numerów rachunków pojawia się okno z możliwością zaznaczenia dwóch parametrów:
Niezależnie od kwoty
Z formularza dokumentu w rejestrze VAT i ewidencji dodatkowej
Po zatwierdzeniu ustawień parametrów w podświetlonej/zaznaczonej bazie w System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry ustawione zostaną parametry związane z weryfikacją numerów rachunków.
Wybierając opcję Automatyczne przenoszenie dokumentów kosztowych z Handlu do rejestrów VAT istnieje możliwość seryjnego zaznaczenia/ozdznaczenia w wybranych bazach parametru dotyczącego automatycznego przenoszenia dokumentów z Handlu do rejestrów VAT. Podczas seryjnego zaznaczania parametru w biurze rachunkowym pojawia się okno jak poniżej:
Z poziomu Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe nie ma możliwości wskazania do jakich rejestrów mają się przenieść dokumenty, użytkownicy muszą zrobić to z poziomu konfiguracji programu Comarch ERP Optimy (o czym informuje komunikat poniżej parametru). Jeśli nie zostanie ustawiony z poziomu Optimy rejestr to podczas zatwierdzania pierwszego typu dokumentu kosztowego w handlu pojawi się okno z wyborem rejestru VAT. Zaznaczenie seryjnie „Automatyczne przenoszenie dokumentów kosztowych z Handlu do rejestrów VAT” z poziomu Biura Rachunkowego powoduje, że automat zaznaczy się dla wszystkich typów dokumentów tj. faktur zakupu i dokumentów wewnętrznych zakupu.
W przypadku, gdy użytkownik chce seryjnie odznaczyć ten parametr z poziomu Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe to może tego dokonać pozostawiając pusty checkbox obok parametru i potwierdzając wybór ikoną zielonego haczyka – dla zaznaczonych baz parametr zostanie odznaczony.
Deklaracje/Zaliczki/JPK
Funkcja ta umożliwia seryjne obliczenie deklaracji, zaliczek i wygenerowanie plików JPK_V7(pod warunkiem, że nie zostały jeszcze policzone) przy uwzględnieniu tych samych parametrów jak w programie Comarch ERP Optima (z uwzględnieniem zapisów w buforze). Deklaracja/Zaliczka oraz pliki JPK_V7 będą liczone zawsze jako złożenie deklaracji (nie korekta). Funkcja umożliwia również seryjne zatwierdzenie deklaracji/zaliczek/JPK_V7 oraz eksport deklaracji/zaliczek do Pulpitu Menadżera .
Dostępne z zakładki opcje to:
JPK_V7,
Deklaracje VAT
Zaliczki PIT/CIT,
Deklaracje PIT/CIT,
Deklaracje ZUS DRA.
Zatwierdzanie deklaracji/zaliczek/JPK_V7– uruchomienie funkcji blokuje przed zmianami wybrany rodzaj deklaracji/zaliczki dla zaznaczonych baz danych w wybranym okresie. Deklaracje/zaliczki są blokowane przed zmianami poprzez zaznaczenie na nich parametru Zablokuj deklarację przed zmianami.
Operator ma możliwość zablokowania przed zmianami następujących rodzajów deklaracji/zaliczek:
Deklaracja VAT-7/JPK_V7,
Deklaracja VAT-UE,
Deklaracja VAT‑UEK,
Deklaracja VAT-8,
Deklaracja VAT‑9M,
Deklaracja VAT‑27,
Zaliczka/zaliczka uproszczona na PIT‑36/PIT‑36L,
Zaliczka na PIT‑28,
Zaliczka/zaliczka uproszczona na CIT‑8,
Zaliczka na PIT‑4R,
Zaliczka na PIT‑8AR,
Deklaracja PIT‑36/PIT‑36L,
Deklaracja PIT‑28,
Deklaracja CIT‑8,
Deklaracja PIT‑4R,
Deklaracja PIT‑8AR,
Deklaracja PIT‑11,
Deklaracja ZUS DRA.
W przypadku deklaracji płacowych np. PIT-8AR, PIT-11 istnieje możliwość seryjnego zatwierdzenia deklaracji również w sytuacji kiedy przy logowaniu do modułu Biuro Rachunkowe nie zostały pobrane licencje na moduł Płace i Kadry lub Płace i Kadry Plus.
Eksport do programu Płatnik – funkcja umożliwia zapis deklaracji ZUS DRA dla wskazanych firm jako pliki xml, które będzie można zaczytać do programu Płatnik. Deklaracje zostaną zapisane w folderze wskazanym w polu Deklaracje ZUS – katalog dla plików xml w konfiguracji stanowiska (System/Konfiguracja/Stanowisko/Płace).Domyślnie ustawiona jest ścieżka %ProgramData%\Comarch ERP Optima\ZUS.
Eksport do Pulpitu Menadżera– funkcja udostępnia wybrany wydruk deklaracji w Pulpicie Menadżera. Prawo do wysyłania wydruków do Pulpitu Menadżera ma Operator, który na swojej karcie w programie Comarch ERP Optima w Konfiguracji/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy ma zaznaczony parametr Udostępnianie wydruków.
Operator ma możliwość udostępnienia w Pulpicie Menadżera wydruków następujących deklaracji:
Deklaracja VAT-7,
Deklaracja VAT-UE,
Deklaracja VAT‑UEK,
Deklaracja VAT‑9M,
Deklaracja VAT-27,
Zaliczka/zaliczka uproszczona na PIT‑36/PIT‑36L,
Zaliczka na PIT‑28,
Zaliczka/zaliczka uproszczona na CIT‑8,
Zaliczka na PIT‑4R,
Zaliczka na PIT‑8AR,
Deklaracja PIT‑36/PIT‑36L,
Deklaracja PIT‑28,
Deklaracja CIT‑8,
Deklaracja PIT‑4R,
Deklaracja PIT‑8AR,
Deklaracje ZUS DRA.
Po wybraniu rodzaju deklaracji do Pulpitu Menadżera jest wysyłana ostatnia zatwierdzona deklaracja za wybrany okres dla zaznaczonych baz danych. W przypadku kiedy z wysyłanej do Pulpitu Menadżera zaliczki/deklaracji wynika kwota do zapłaty, do Pulpitu Menadżera jest również eksportowany wydruk przelewu.
W menu Zaliczki PIT/CIT oraz Deklaracje PIT/CIT użytkownik ma do wyboru następujące rodzaje formularzy:
PIT-36/PIT36L
PIT-28
CIT-8
PIT-4R
PIT-8AR
PIT-11 (opcja dostępna wyłącznie dla deklaracji rocznych).
Zarówno do Zaliczki na PIT-4R jak i Deklaracji PIT-4R – dane pobierane będą z modułu Płace i Kadry lub Płace i Kadry Plus pod warunkiem, że operator zalogowany do Biura Rachunkowego ma zaznaczony na karcie operatora jeden z tych modułów. W przeciwnym wypadku Zaliczki oraz Deklaracja przeliczane będą dla uproszczonych wynagrodzeń.
Seryjne naliczenie Deklaracji PIT-11 działa dla wskazanych baz danych – pod warunkiem, że nie zostały one jeszcze policzone. Informacja PIT-11 będzie liczona zawsze jako złożenie deklaracji (nie korekta). Dane do deklaracji pobierane będą z modułu Płace i Kadry lub Płace i Kadry Plus.
Wyliczenie deklaracji dotyczyć (obejmować) będzie wszystkich pracowników/zleceniobiorców posiadających naliczoną wypłatę (w tym znajdującą się w „buforze”, tzw. otwartej liście płac) w zadanym okresie, bez względu na to czy operator pobrał moduł płacowo-kadrowy. Do deklaracji PIT-11 automatycznie dołączany jest Załącznik PIT-R – pod warunkiem, iż pracownik posiada w trakcie roku naliczone wynagrodzenie z odpowiednim typem wypłaty (szczegółowy opis w podręczniku Comarch ERP Optima Płace i Kadry).
W przypadku baz danych, które nie posiadają pełnych płac, a jedynie wynagrodzenia uproszczone – w panelu wyników przebiegu naliczenia deklaracji PIT-11 wyświetlony zostanie komunikat identyczny jak dla pracowników nie posiadających wypłaty w danym okresie, tj. Błąd przeliczenia deklaracji dla pracownika [Jan Kowalski] : Brak wypłat dla pracownika.
Dla zaliczek i deklaracji rocznych PIT-36 oraz PIT-36L będą generowane dokumenty razem, gdyż może się zdarzyć, że jeden właściciel musi złożyć zarówno PIT-36 jak i PIT-36L.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
W przypadku zaliczek PIT-36 i PIT-36L będą naliczane jako zaliczki uproszczone w przypadku kiedy za okres wcześniejszy dany właściciel miał już naliczoną zaliczkę uproszczoną.
Uwaga
Jeżeli wspólnik odchodzi ze spółki, aby nie generowały mu się odpisy należy albo wprowadzić mu zerowe udziały od miesiąca, w którym wspólnika już nie będzie, albo oznaczyć go jako archiwalnego (z tym, że wtedy też nie policzy deklaracji rocznej).
Okres zgodnie z którym obliczane będą zaliczki użytkownik ustawia w Panelu Baz Danych. Standardowo po zalogowaniu do Biura Rachunkowego miesiąc, który się podpowiada jest miesiącem poprzednim w stosunku do bieżącego.
W programie Comarch ERP Optima jest możliwość wygenerowania Zestawienia dochodów/przychodów do wyliczenia składki zdrowotnej. W związku z tym podczas seryjnego przeliczania w programie Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe zaliczek PIT-36/PIT-36L/PIT-28 lub seryjnego przeliczania listy płac dla właściciela może zostać automatycznie utworzone zestawienie dochodów/przychodów dostępne w Comarch ERP Optima z poziomu Księgowość/Zaliczki na PIT-36/PIT-36L/PIT-28 na zakładce 2. Zestawienie dochodów do wyliczenia składki zdrowotnej. Zestawienie to można również dodać ręcznie na tej zakładce w Comarch ERP Optima.
Poniżej opisane są przypadki automatycznej generacji bądź aktualizacji istniejącego w bazie zestawienia dochodów/przychodów do wyliczenia składki zdrowotnej podczas wykonywania seryjnego przeliczania zaliczek PIT-36/PIT-36L/PIT-28 lub seryjnego przeliczania list płac dla właściciela w Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe:
W przypadku rozliczenia miesięcznego podczas seryjnego przeliczania zaliczki PIT-36/PIT-36L/PIT-28 za dany miesiąc, gdy w danym miesiącu w bazie nie ma jeszcze zaliczki oraz zestawienia wygenerowana jest zaliczka wraz z zestawieniem dochodów/przychodów za ten miesiąc.
W przypadku rozliczenia kwartalnego podczas seryjnego przeliczania zaliczki PIT-36/PIT-36L/PIT-28 za pierwszy lub drugi miesiąc kwartału wygenerowane jest jedynie zestawienie dochodów/przychodów. Gdy przeliczana jest zaliczka za trzeci miesiąc kwartału dodawana jest zaliczka wraz z zestawieniem za ten miesiąc.
W przypadku, gdy w bazie jest przeliczona zaliczka PIT-36/PIT-36L/PIT-28 ale brak zestawienia, ponieważ zostało usunięte, to podczas ponownego seryjnego przeliczania zaliczek zestawienie dochody/przychody nie jest ponownie naliczane.
W przypadku, gdy w bazie nie ma przeliczonej zaliczki PIT-36/PIT-36L (miesięczna lub kwartalna) ale jest już dodane zestawienie dochodów/przychodów to przeliczając seryjnie zaliczkę PIT-36/PIT-36L zestawienie to jest aktualizowane.
W przypadku, gdy w bazie nie ma przeliczonej zaliczki PIT-28 ale jest już dodane zestawienie dochodów/przychodów to przeliczając seryjnie zaliczkę PIT-28 zestawienie ponownie jest przeliczane.
W przypadku seryjnego przeliczania listy płac dla właścicieli, jeśli w bazie wskazanej na karcie właściciela na zakładce 6. Ubezpieczenia nie ma naliczonego zestawienia dochodów/przychodów to podczas naliczenia listy płac zestawienie to zostanie dodane.
Przeliczanie deklaracji rocznych jest możliwe niezależnie od wybranego miesiąca. Podczas wyliczania rocznych deklaracji pod uwagę brany będzie rok kalendarzowy wskazany w panelu Baz Danych.
W przypadku deklaracji CIT-8 okres przeliczenia uzależniony jest od okresu obrachunkowego.
Dotyczy wersji: 2018.1.1
Jeżeli w konfiguracji okresu obrachunkowego w Comarch ERP Optima (Konfiguracja/Firma/Okresy obrachunkowe) zaznaczono parametr Zaliczki uproszczone na CIT (przypomnienie – zaliczka uproszczona – 1/12 podatku należnego wykazanego w zeznaniu CIT złożonym w roku poprzedzającym dany rok podatkowy) to użytkownik będzie miał możliwość naliczenia takiej zaliczki z poziomu BR. Kwotę podatku należy uzupełnić ręcznie na pierwszej zaliczce bezpośrednio z programu Comarch ERP Optima lub z opcji Podgląd z modułu Biuro Rachunkowe. Licząc zaliczki za kolejne miesiące kwota będzie kopiowana z poprzedniego miesiąca.
Po wybraniu ikony JPK_V7 program generuje od października 2020 roku plik JPK_V7 za wskazany w zakładce Bazy danych okres w zaznaczonych bazach. Podczas generowania plików nie ma możliwości edycji części deklaracyjnej pliku JPK_V7. Jeśli istnieje potrzeba dokonania zmian w części deklaracyjnej należy zrobić to już po wygenerowaniu pliku z opcji Podgląd Deklaracje VAT/JPK_V7 opisane poniżej.
W przypadku, gdy użytkownik będzie chciał wygenerować plik JPK_V7 za miesiące wcześniejsze niż październik 2020, pojawi się stosowny komunikat: „Nie można utworzyć pliku JPK_V7. Za ten okres obowiązuje plik JPK_VAT.”. Więcej informacji na temat plików JPK_V7 znajduje się pod linkiem .
Seryjne naliczenie Deklaracji ZUS DRA działa dla wskazanych baz danych – pod warunkiem, że nie zostały one jeszcze policzone. W zależności od danych znajdujących się w danej bazie deklaracja ZUS DRA zostanie naliczona dla pracowników i/lub dla właścicieli rozliczających się indywidualnie z ZUS (zaznaczony parametr Indywidualna DRA na formularzu właściciela).
Podczas eksportu deklaracji do Płatnika jako pliki xml zostaną zapisane deklaracje dla pracowników i/lub właścicieli za wskazany miesiąc o najwyższym numerze ustawionym w identyfikatorze (w przypadku, gdy jest naliczonych kilka deklaracji np. z powodu korekty).
E-Deklaracje/Wyślij JPK
Funkcja pozwala na wysłanie e-Deklaracji, plików JPK_V7 oraz import Urzędowego Poświadczenia Odbioru seryjnie dla wskazanych firm za wybrany okres. Obszar składa się z czterech pozycji:
Wyślij deklaracje
Wyślij JPK_V7,
Odbierz UPO dla deklaracji
Odbierz UPO dla JPK_V7
Po uruchomieniu funkcji „Wyślij deklaracje” pojawia się okno dialogowe z rozwijalnym menu pozwalającym na szybki wybór rodzaju deklaracji przeznaczonej do wysłania.
Po wybraniu deklaracji lub opcji Wyślij JPK_V7 pojawia się okno z wyborem certyfikatu i podaniem PIN’u. W zależności od ustawień komponentu do obsługi podpisu elektronicznego program poprosi o podanie PIN’u tylko raz i podpisze wszystkie deklaracje lub będzie prosił o podanie PIN’u dla każdej deklaracji osobno. Komponent UNIZETO domyślnie wymaga wybrania certyfikatu i podpisania PIN’u tylko jeden raz w danej sesji. Komponent KiR’u i Sigillum wymaga ustawienia opcji „Trwały PIN” i podania np. na jaki czas ma być zapamiętany PIN. Po podpisaniu deklaracji/pliku JPK_V7 następuje przesłanie tych dokumentów do systemu e-Deklaracje.
Przy włączeniu funkcji Odbierz UPO dla deklaracji, analogicznie jak podczas wysyłania e-Deklaracji pojawi się okno dialogowe pozwalające na wybór rodzaju deklaracji, dla której użytkownik chce dokonać importu. Po wybraniu rodzaju deklaracji rozpocznie się proces pobierania UPO.
W przypadku, gdy użytkownik zaznaczy kilka baz lub wszystkie istnieje możliwość seryjnego wysyłania wybranego rodzaju deklaracji lub pliku JPK_V7, jak również seryjny odbiór UPO dla określonego rodzaju dokumentu, dla wybranych baz.
Wynik z przebiegu wyżej wymienionych operacji można zobaczyć z poziomu zakładki [Panel wyników].
Panel wyników po eksporcie pliku JPK_V7 do systemu e-Deklaracje
Płace i Kadry
W zakładce [Płace i Kadry] dostępne są funkcje seryjnego Wstawiania świat oraz Naliczania i zamykania wypłat właścicieli.
Po wyborze ikony Wstawianie świąt wywołane zostanie okno, w którym użytkownik będzie mógł zdecydować – czy wstawić święta jedynie do kalendarza Standard, czy do wszystkich kalendarzy zawartych w bazie. W oknie zostanie wyświetlona informacja dotycząca danego roku (automatycznie pobierana z panelu Baz Danych), natomiast domyślnie zaznaczony parametr Zamieniaj zdefiniowane dni spowoduje, iż program naniesie serię nie sprawdzając czy dni były już wcześniej zdefiniowane (wszystkie dni zostaną zdefiniowane zgodnie z wykorzystywaną serią). W przeciwnym przypadku (parametr odznaczony), przy nanoszeniu serii modyfikacji podlegają tylko te dni, które nie były wcześniej definiowane. Potwierdzenie wykonania operacji uzupełni święta dla kalendarza Standard lub wszystkich znajdujących się w bazie, która została podświetlona lub zaznaczona na liście firm. Wynik z przebiegu operacji wyświetlony zostanie z poziomu zakładki [Panel Wyników].
Seryjne wstawianie świąt
Funkcja Seryjnego naliczania i zamykania wypłat dla właścicieli umożliwia naliczanie wypłat dla właścicieli i osób współpracujących w zaznaczonych bazach. W pierwszej kolejności program sprawdza czy w danej bazie znajdują się właściciele zatrudnieni w danym okresie oraz czy w tym okresie istnieje już lista płac o rodzaju Właściciele, jeżeli nie to lista zostaje dodana, następuje naliczenie a następnie zamknięcie wypłat i listy. Jeżeli taka lista w zadanym okresie już występuje w bazie to wypłaty naliczane są na istniejącej liście. W przypadku kiedy w danej firmie nie ma schematu numeracji list płac o rodzaju Właściciel wypłaty dla właścicieli i osób współpracujących nie zostaną naliczone. W sytuacji kiedy lista płac posiada już naliczone wypłaty operacja seryjnego naliczania i zamykania wypłat właścicieli zamyka listy płac wraz z naliczonymi wypłatami. Wynik z przebiegu operacji wyświetlany jest z poziomu zakładki [Panel wyników].
Uwaga
W przypadku gdy Seryjne naliczanie wypłat występuje dla firmy wielozakładowej to wypłaty dla wszystkich właścicieli i osób współpracujących tworzone są dla zakładu domyślnego niezależnie od tego jaki zakład został wskazany na karcie właściciela/osoby współpracującej.
Środki trwałe
W zakładce Środki trwałe dostępna jest funkcja dotycząca seryjnego naliczania odpisów amortyzacyjnych dla środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Funkcja dostępna jest z poziomu zakładki Środki trwałe w panelu Operacji seryjnych.
Po naciśnięciu przycisku Generacja amortyzacji program nalicza odpisy amortyzacyjne za wskazany w zakładce Bazy danych okres dla środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w zaznaczonych bazach
Program przy naliczaniu odpisów amortyzacyjnych sprawdza, czy w danym miesiącu dany środek trwały lub wartość niematerialna i prawna nie posiadają jeszcze naliczonych odpisów amortyzacyjnych. W przypadku gdy odpisy amortyzacyjne są już naliczone lub odpisy za dany okres są zerowe lub środek trwały lub wartość niematerialna i prawna jest zlikwidowana lub zbyta to w zakładce [Panel wyników] pojawi się odpowiedni komunikat.
W przypadku generowana amortyzacji z modułu Biuro Rachunkowe, gdy zaznaczone bazy mają ustawiony rodzaj księgowości jako Księga podatkowa i na tych bazach włączony jest parametr Automatyczne księgowanie dokumentów z pominięciem zbiorczych księgowań z wybraną opcją Amortyzacja a dodatkowo operator zalogowany w Biurze Rachunkowym nie ma blokady księgowania to po wygenerowaniu amortyzacji w tych bazach dokumenty amortyzacji są automatycznie księgowane do kolumny 13 Pozostałe.
Z poziomu ikony Podgląd dostępna jest opcja dotycząca wyświetlania Dokumentów amortyzacji.
Po wyborze tej opcji wyświetlane jest lista dokumentów amortyzacji za okres wskazany w panelu Biura Rachunkowego dla konkretnej bazy danych w formie Listy dokumentów amortyzacji. Z listy tej możliwe jest filtrowanie wszystkich typów dokumentów środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz księgowanie ich pod warunkiem, że pobrana zostanie licencja na Księgę Podatkową, Księgę Handlową lub Księgę Handlową Plus, która będzie zgodna z rodzajem prowadzonej księgowości w danej bazy danych.
Na liście dokumentów środków trwałych wywołanej z Biura Rachunkowego w filtrze aktywnym zawsze domyślnie ustawione są parametry: Dokumenty: Amortyzacja, Rok i miesiąc: taki sam jak w Biurze Rachunkowym na zakładce Bazy danych, zaznaczony jest parametr Środki trwałe, ikona plusa oraz kosza jest wyszarzona.
Z poziomu programu Comarch ERP Optima w zakładce Konfiguracji/ Program/ Biuro Rachunkowe/ Grupy atrybutów dostępna jest grupa Środki trwałe w której skład wchodzą następujące atrybuty:
Nazwa: Odpisy amortyzacyjne
Opis: Naliczone odpisy amortyzacyjne dla środków trwałych i wnip
Typ: SQL – Firma
Format: 1234
Wartość domyślna: 0
Wartości miesięczne (zaznaczone)
Nazwa: Środki trwałe i WNiP
Opis: Liczba środków trwałych i wnip w użyciu
Typ: SQL – Firma
Format: 1234
Wartość domyślna: 0
Wartości miesięczne (zaznaczone)
Nowa grupa atrybutów BR – Środki trwałe
Atrybuty te widoczne są w programie Comarch ERP Biuro Rachunkowe. Informacje te prezentują się następująco: Środki trwałe i WNiP – ilość środków w użyciu w danym miesiącu, Odpisy amortyzacyjne – ilość dokumentów amortyzacji w danym miesiącu.
Atrybut Środki trwałe i WNiP zlicza środki trwałe i wartości niematerialne i prawne w danym miesiącu, które:
mają stan w użyciu (niezależnie czy są całkowicie zamortyzowana czy nie – tzn. wartość netto = 0,00 lub > 0,00)
mają datę likwidacji/zbycia równą miesiącowi
nie posiadają stanu w budowie.
Wydruki
Lista dostępnych wydruków widoczna po wejściu w Wydruki ma zbliżony układ do listy w menu Deklaracje/Zaliczki/JPK i pozwala po zaznaczeniu baz na seryjny wydruk formularzy: zaliczek, deklaracji rocznych, UPO dla deklaracji i plików JPK_V7 a także wydruk rejestru VAT, KPiR, dzienników oraz przelewów do US lub ZUS.
Listę wydruków podzielono na kilka segmentów:
Wydruk deklaracji VAT/JPK_V7
Wydruki zaliczek PIT/CIT,
Wydruki deklaracji PIT/CIT,
Wydruk UPO dla JPK_V7
Wydruk UPO,
Wydruk rejestru VAT,
Wydruk KPiR,
Wydruk dzienników,
Wydruk przelewu.
W poszczególnych segmentach użytkownik ma możliwość drukowania takich formularzy deklaracji jak:
JPK_V7 (w tym z załącznikami)
VAT-7 (wydruk pełny, wydruk czarno-biały, nadruk, wydruk z załącznikami),
VAT-27 (wydruk pełny, wydruk uproszczony oraz wydruk z UPO),
PIT-36/PIT36L (zestawienie do zaliczek oraz wydruk pełny i wydruk czarno-biały deklaracji rocznej),
PIT-28 (zestawienie do zaliczek oraz wydruk pełny i wydruk czarno-biały deklaracji rocznej),
CIT-8 (zestawienie do zaliczek – nie dotyczy zaliczek uproszczonych oraz wydruk pełny deklaracji rocznej),
PIT-4R (zestawienie do zaliczek oraz wydruk pełny deklaracji rocznej),
PIT-8AR (zestawienie do zaliczek oraz wydruk pełny deklaracji rocznej),
PIT-11 (wydruk pełny).
W przypadku kiedy do zaliczek PIT-36, PIT-36L, PIT-28, CIT-8 są wyliczone korekty, na wydrukach tych zaliczek dane są pobierane z ostatniej korekty.
Deklaracje drukują się zgodnie ze wzorem, na jakim zostały przeliczone. Jeśli dla danego okresu nie przeliczono deklaracji, w Panelu wyników pojawi się komunikat Brak obliczonej deklaracji.
Ponadto w przypadku wysłanych deklaracji (VAT-7, VAT-UE, VAT-UEK, VAT-8, VAT-9M, VAT-27, PIT-36/36L, PIT-28, CIT-8, PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11 i PIT-40) oraz plików JPK_V7, dla których pobrano UPO program umożliwia seryjny wydruk Urzędowego Poświadczenia Odbioru. Wydruk UPO dla deklaracji i plików JPK_V7 dostępny jest również w wersji czarno-białej.
Raport po wydrukowaniu UPO dla pliku JPK_V7
Wydruki ekonomiczne – Wydruk rejestru VAT, Wydruk KPiR, Wydruk dzienników. Są to wydruki, które zawierają więcej informacji na jednej stronie wydruku. Wydruki ekonomiczne powstały na podstawie następujących wydruków: Rejestry VAT – Wydruk pełny – wszystkie stawki (dla Rejestrów VAT Sprzedaży oraz Zakupu), Wydruk jednostronny narastająco – Księga oraz Lista księgowań na kontach – analityczne.
Wydruk przelewu – funkcja umożliwia seryjne wydrukowanie wszystkich przelewów do US/ZUS dla zaznaczonych baz danych w wybranym okresie. Aby wydruk przelewu do US został wygenerowany muszą być spełnione następujące warunki: płatność musi być wygenerowana na podmiot o typie US, w polu Opis do banku powinny być podane numer NIP podmiotu oraz okres, którego deklaracja dotyczy. Aby wydruk przelewu do ZUS został wygenerowany muszą być spełnione następujące warunki: płatność musi być wygenerowana na podmiot o typie ZUS, w polu Opis do banku powinien być podany numer NIP podmiotu. Jest możliwość wyboru następujących wydruków:
Przelew US wydruk pełny,
Przelew ZUS wydruk pełny.
Uwaga
Przelewy do ZUS z datą 01.01.2018 lub późniejszą będą realizowane jako przelewy zwykłe. W związku z tym na formularzu płatności do ZUS z datą realizacji 01.01.2018 lub późniejszą Przelew ZUS wydruk pełny będzie drukowany na wzorze wydruku standardowego.
Raporty
Raporty to zestawienia o charakterze analiz, na ten moment dostępne są następujące raporty:
Czas pracy łączny – łączny czas pracy na poszczególnych bazach danych poszczególnych operatorów, również z podziałem na kategorie, z informacją o stawce i koszcie.
Czas pracy operatora – czas pracy operatora zalogowanego do Biura Rachunkowego z podziałem na kolejne bazy danych i kategorie wraz z informacją o stawce i koszcie.
Czas pracy wszystkich operatorów – informacje na temat czasu pracy wszystkich operatorów z podziałem na kolejne bazy danych i kategorie, wraz z informacją o stawce i koszcie.
Dokumenty niezaksięgowane – lista dokumentów, które podlegają księgowaniu, ale nie zostały jeszcze zaksięgowane. Zawiera kolumny: Typ dokumentu, Status, Ilość dokumentów.
Dokumenty modyfikowane – udostępnia statystyki dotyczące między innymi ilości dokumentów wprowadzonych przez danego pracownika (operatora) w zadanym okresie. Dostarcza danych na temat tego, ile z powyższych dokumentów zostało zmodyfikowanych przez innego pracownika (operatora). Raport Dokumenty wprowadzone/zmodyfikowane pozwala, więc na ocenę staranności i bezbłędności pracy pracowników wprowadzających dokumenty do bazy. Raport zawiera nazwę bazy danych, której dotyczy analiza oraz następujące kolumny:
Status – niezmodyfikowane, zmodyfikowane przez autora, zmodyfikowane nie przez autora.
Typ dokumentu – np. Rejestr Sprzedaży VAT, Faktura Sprzedaży, Ewidencja dodatkowa przychodów.
Operator – kod operatora, który wprowadził dokument.
Ilość dokumentów – liczba dokumentów, które wprowadził operator z kolumny Operator.
Zmodyfikował – operator, który zmodyfikował dokumenty wprowadzone przez operatora w kolumnie Operator.
Ilość zmodyfikowanych – liczba dokumentów, które zmodyfikował operator z kolumny Zmodyfikował.
Raport Dokumenty modyfikowane
Kwoty wynagrodzeń – obejmuje łączną kwotę wypłaty z podziałem na poszczególne formy płatności wraz z terminem. Kwoty pobierane są z modułu płacowego lub, jeśli w danej konfiguracji moduł płacowy jest nieaktywny, z uproszczonych wynagrodzeń.
Raport – Kwoty wynagrodzeń
Limit – obowiązek VAT – pomaga kontrolować, czy w wybranym okresie suma kwot netto z pozycji Faktur Sprzedaży z Rejestrów VAT (ze stawką różną od NP i ZW) nie przekroczyła limitu (Konfiguracja programu/ Księgowość/ Limity). W raporcie tym nie są uwzględniane transakcje: dostawa wewnątrzunijna towarów, dostawa wewnątrzunijna trójstronna towarów oraz wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca, wystawione od 1 stycznia 2015 r. Raport zawiera kolumny: Baza danych, Obroty, Limit, Do przekroczenia limitu pozostaje, Przekroczenie limitu o.
Limit – pełna księgowość – dotyczy podatników rozliczających się na zasadzie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Pomaga kontrolować, czy w wybranym okresie suma przychodów nie przekroczyła limitu (Konfiguracja programu/ Księgowość/ Limity). Raport zawiera kolumny: Baza danych, Obroty, Limit, Do przekroczenia limitu pozostaje, Przekroczenie limitu o.
Limit – ryczałt – dotyczy podatników, którzy rozliczają się na zasadzie Ryczałtu. Pomaga kontrolować, czy w wybranym okresie suma przychodów nie przekroczyła limitu (Konfiguracja programu/ Księgowość/ Limity). Raport zawiera kolumny: Baza danych, Obroty, Limit, Do przekroczenia limitu pozostaje, Przekroczenie limitu o.
Podatki do zapłaty – lista deklaracji podatkowych oraz DRA wraz z kwotą należną do zapłaty do Urzędu Skarbowego. Jeżeli deklaracja DRA obliczona jest dla właściciela, wówczas na raporcie w drugiej kolumnie uzupełnione jest imię i nazwisko właściciela. Dodatkowo raport zawiera kolumny Status (czy deklaracja jest w buforze, czy została zatwierdzona), Wspólnik – dotyczy tylko PIT-36/PIT36L oraz Datę realizacji.
Przychody (ryczałt) – prezentuje przychody osiągnięte w zadanym okresie przez podatników rozliczających się na podstawie ryczałtu ewidencjonowanego i zawiera następujące kolumny: Baza danych, Wspólnik i Przychody.
Przychody/koszty (PIT/CIT) – zawiera syntetyczną informację na temat osiągniętych przychodów i kosztów danej firmy lub wspólnika (w zależności od zaznaczonego w Konfiguracji parametru Księgowość kontowa lub Księga podatkowa) narastająco od początku roku kalendarzowego – dla zaliczek PIT i od początku okresu obrachunkowego – dla zaliczek CIT. Raport zawiera następujące kolumny: Rodzaj Zaliczki, Status zaliczki, Wspólnik, Przychody, Koszty, Dochód, Strata.
Sprzedaż detaliczna – sumuje kwotę netto Faktur Sprzedaży, które mają zaznaczony parametr Sprzedaż detaliczna, dla danej bazy danych w określonym okresie wg daty sprzedaży faktury. Wynik raportu zawiera dwie kolumny: Baza danych i Obrót. Operator, aby sprawdzić, które firmy zbliżają się do limitu lub go przekroczyły, może założyć atrybut Kasa fiskalna z dwiema wartościami: Tak/Nie, odfiltrować listę firm w panelu głównym do tych, które nie mają kasy fiskalnej i dla tych firm wykonać raport. Raport jest szczególnie przydatny Biurom Rachunkowym, które muszą kontrolować przekraczanie limitu, aby przekazać klientowi w odpowiednim momencie informacje o konieczności zainstalowania kasy fiskalnej.
Statusy e-Deklaracji – po wpisaniu zakresu dat program wyświetli wszystkie deklaracje w wybranym okresie wraz z ich stanem. Statusy, które w raporcie będą wyświetlane to:
Nie dotyczy – gdy w BR wybrano miesiąc, dla którego w konfiguracji programu Comarch ERP Optima określono inny okres liczenia zaliczki/deklaracji
W buforze
Zatwierdzona/Nie wysłano
Zatwierdzona/Wysłano/Nie odebrano UPO
Zatwierdzona/Wysłano/Odebrano UPO
Korekta/W buforze
Korekta Zatwierdzona/Nie wysłano
Korekta/Zatwierdzona/Wysłano/Nie odebrano UPO
Korekta/Zatwierdzona/Wysłano/Odebrano UPO
Statusy JPK – po wpisaniu zakresu dat program wyświetli wszystkie pliki JPK w wybranym okresie wraz z ich stanem.
Wprowadzone dokumenty – wszystkie wprowadzone dokumenty w zadanym okresie, biorąc pod uwagę datę dokumentu lub datę wprowadzenia. Dokumenty zostaną przedstawione w postaci tabeli z następującymi kolumnami: Typ dokumentu (np. Faktura Zakupu), Status (np. zatwierdzona), Operator oraz Ilość dokumentów.
Zadania do wykonania – raport stanowi przekrój zadań operatora we wszystkich bazach. Po wywołaniu raportu pojawia się okno z parametrami raportu. Domyślnie w tym oknie podpowiada się bieżący miesiąc i rok z możliwością zmiany. Raport zawiera informacje o zadaniach za cały miesiąc.Dane wyświetlane na raporcie uzależnione są od uprawnień operatora. Operator wykonujący raport, który na swojej karcie nie ma zaznaczonego na zakładce Parametry cd parametru Dostęp do list zadań innych operatorów w wynikach raportu widzi tylko zadania, które są przypisane do niego. Operator z zaznaczonym parametrem Dostęp do list zadań innych operatorów w wynikach widzi zadania wszystkich operatorów we wszystkich bazach do jakich ma dostęp (nie będzie widział w raporcie baz do jakich ma blokadę).Raport zawiera następujące kolumny:
Baza danych – z informacją o tym w jakiej bazie danych jest zadanie
Zadanie – z treścią zadania głównego
Zadanie podrzędne – z treścią zadania podrzędnego, dla zadania głównego pole będzie puste
Operator – z kodem operatora, do którego jest przypisane zadanie
Termin- data z pola z datą na zadaniu (data ma się przenosić do tej kolumny niezależnie od Pokaż termin na liście)
Wykonane -TAK dla zadań oznaczonych jako wykonane, NIE dla nie wykonanych
Zapisy księgowe (KPiR i ryczałt) – obejmuje dokumenty wg daty księgowania lub wprowadzenia i dotyczy tylko tych baz, które służą do prowadzenia księgowości za pomocą Księgi Podatkowej czy Ryczałtu. Składa się z 4 kolumn: Typ dokumentu, Status, Operator, Ilość zapisów. Kolumna Status może przyjmować wartości: bufor, zatwierdzone lub skreślone.
Raport – Zapisy księgowe (KPiR i ryczałt) (wg daty księgowania)
Zapisy w dzienniku – pokazuje zapisy z podziałem na dzienniki zarówno te w buforze, jak i zapisane do księgi głównej (Status). Ponadto raport zawiera informację o typie dokumentu, który był księgowany, kod operatora, który dokonał księgowania, jakim wzorcem został dokument zaksięgowany, a jeśli dokonywano zapisów bez użycia schematu księgowego, to pojawia się informacja, iż jest to księgowanie ręczne. Ostatnie dwie kolumny zawierają informację o ilości zapisów i dekretów. Rozróżnienie wynika z tego, iż z jednym zapisem (np. zapis księgujący listę płac) jest związanych wiele dekretów rozksięgowujących poszczególne kwoty listy na właściwe konta.
Raporty mogą być generowane za dowolny okres. Po wybraniu raportu wyświetla się okno do podania zakresu dat.
Raporty są realizowane na Panelu wyników. Istnieje możliwość wyeksportowania wyników z Panelu wyników do pliku w formacie Excel, PDF, RTF, HTML, dzięki czemu otrzymujemy bardzo elastyczny mechanizm pozwalający na analizowanie wyniku raportu w dowolny sposób.
Importy
Z poziomu programu Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe istnieje możliwość wykonania importu dokumentów oraz słowników (urzędy, banki) jednocześnie dla wielu baz danych. Import obywa się za pośrednictwem serwera COMARCH/KIR i jest dostępny wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją.
Operacje seryjne – Importy
Lista dostępnych wariatów dostępna jest w gałęzi Importy:
Import dokumentów – funkcja jest związana z usługą Internetowa Wymiana Dokumentów i umożliwia import do baz firmowych dokumentów przesłanych przez Klientów. Możliwe jest również zaimportowanie dokumentów wraz z dokumentami powiązanymi w OBD. Jeżeli w programie Comarch ERP Optima w Konfiguracji danej Firmy w gałęzi Ogólne/Praca rozproszona zaznaczono parametr Przenoszenie dokumentów OBD powiązanych z eksportowanymi dokumentami to podczas importu dokumentów do zaznaczonych baz zostaną zaimportowane również powiązane z nimi dokumenty i linki. Konfiguracja Comarch ERP Optima jest opisana w biuletynie Internetowa Wymiana Danych, dostępnym na stronach indywidualnych.
Import urzędów – za jej pomocą pobierane/aktualizowane są dane o Urzędach skarbowych, Urzędach celno-skarbowych, Urzędach ZUS, Delegaturach oraz Izbach celnych,
Import banków – funkcja umożliwia pobranie/aktualizację listy banków za pośrednictwem serwera Krajowej Izby Rozliczeniowej (KIR).
Mechanizm seryjnego importu słowników (urzędów, banków) działa analogicznie do tego, który występuje w Comarch ERP Optima (szczegółowy opis funkcji dostępny w podręczniku Ogólne i Konfiguracja).
Podgląd
W module Biuro Rachunkowe Operator ma możliwość podglądu zaliczek, deklaracji, plików JPK_V7 a także Kalendarzy oraz Wypłat właścicieli. Operator może podejrzeć następujące dokumenty:
wybraniu menu Operacje seryjne w grupie Podgląd jest dostępna opcja Podgląd. Podgląd deklaracji jest możliwy po pobraniu właściwego dla tej deklaracji modułu. Aby podejrzeć zaliczkę lub deklarację za wybrany okres Operator musi wcześniej wskazać właściwy Rok i Miesiąc na liście baz danych. Zaliczki oraz deklaracje są otwierane dla podświetlonej firmy na liście baz danych, w wersji formularza na której zostały naliczone. Opcja podglądu deklaracji daje Operatorowi możliwość wykonania operacji dostępnych dla niego z formularza deklaracji z poziomu programu Comarch ERP Optima np. ponowne przeliczenie deklaracji czy zablokowanie przed zmianami. W przypadku kiedy za wybrany okres nie ma w bazie naliczonej wybranej zaliczki lub deklaracji system wyświetla komunikat: Za wybrany okres brak naliczonej deklaracji.
Z poziomu ikony Podgląd dostępne są dwie opcje dotycząca wyświetlania plików JPK_V7:
Deklaracja VAT/JPK_V7 – dotyczy podglądu części deklaracyjnej pliku JPK_V7
JPK_V7 – dotyczy podglądu części deklaracyjnej i ewidencyjnej pliku JPK_V7 w formacie xls.
Po wyborze opcji Podgląd użytkownik ma możliwość modyfikacji brakujących danych w części deklaracyjnej pliku JPK_V7. Możliwe jest modyfikowanie części deklaracyjnej pliku JPK_V7 pod kątem np. uzupełnienia kwoty do zwrotu na rachunek bankowy lub kwoty do przeniesienia. Po ręcznej modyfikacji części deklaracyjnej i zapisaniu jej, plik JPK_V7 zostaje nadpisany. Zmiany wprowadzone w pliku xls JPK_V7 nie powodują nadpisania pliku JPK_V7.
Podgląd plików JPK_V7 w BR
W przypadku zaliczek oraz deklaracji PIT-36, PIT-36L, PIT-28 po wybraniu opcji Podgląd wyświetlana jest lista właścicieli z możliwością wyboru, dla którego z nich ma być pokazana deklaracja. Jeżeli właściciel został oznaczony jako Archiwalny to w momencie wyboru podglądu zaliczki/deklaracji dla właściciela na liście właścicieli do wyboru jest on wyświetlany w kolorze czerwonym. W przypadku kiedy w podświetlonej bazie danych nie została uzupełniona lista właścicieli system wyświetla komunikat: W bazie X nie ma wprowadzonych właścicieli.
Z kolei, gdy wybrana zostanie deklaracja PIT-11 – wyświetlana jest lista pracowników, z możliwością wyboru, dla którego z nich ma być pokazana deklaracja. Jeśli pracownik ma więcej niż jedną deklaracje PIT-11 za dany rok – w podglądzie otworzony zostanie formularz ostatniej korekty. Natomiast, jeżeli pracownik został oznaczony jako Archiwalny – na liście pracowników do wyboru jest on wyświetlany w kolorze czerwonym.
Podgląd deklaracji PIT-11 – wybór pracownika
W sytuacji, gdy w podświetlonej bazie danych nie została uzupełniona lista pracowników system wyświetla komunikat: W bazie X nie ma wprowadzonych pracowników. Natomiast, gdy wymagany moduł nie zostanie pobrany po wyborze Deklaracji PIT-11 wyświetlony zostanie komunikat: Uruchomienie tej operacji nie jest możliwe ze względu na brak dostępu do modułu, problem z połączeniem lub niezgodność danych w kluczu ze stanem faktycznym.
Po wybraniu opcji Deklaracje ZUS DRA pojawia się okno, z możliwością wyboru czy chcemy podejrzeć deklarację dla właściciela czy pracowników za wskazany na oknie w sekcji Bazy danych okres dla wybranej firmy.
W oknie Wybór deklaracji po rozwinięciu listy dostępni są właściciele, którzy są dodani na listę właścicieli w firmie oraz opcja Pracownicy.
W module Biuro Rachunkowe w obszarze Deklaracje/Podgląd dostępna jest również możliwość podglądu Kalendarzy. Podobnie jak deklaracje płacowo-kadrowe, funkcja ta zależna jest od pobranego przez operatora modułu – wymagany: Płace i Kadry lub Płace i Kadry Plus. Po wskazaniu firmy oraz potwierdzeniu opcji Kalendarze wyświetlone zostanie okno Wybór kalendarza wraz z listą dostępnych w bazie kalendarzy. Potwierdzenie wyboru przekierowuje na zakładkę [Kalendarz], domyślnie wyświetlany jest Rok i Miesiąc pobierany z panelu Baz danych, z możliwością ich zmiany. Dane w oknie można dowolnie modyfikować za pomocą opcji Zmień/Skasuj.
Podgląd okna – Kalendarz Standard
Moduł Biuro Rachunkowe umożliwia także podgląd Wypłat właścicieli. Aby wywołać okno podglądu wypłat właścicieli należy wskazać firmę na panelu baz danych i następnie wybrać polecenie Podgląd/Wypłaty właścicieli. Wyświetlone zostaje okno Wybór wspólnika wraz z listą dostępnych wspólników i osób współpracujących.
Podgląd wypłat właścicieli – wybór właściciela
Po wybraniu osoby z listy następuje przekierowanie na formularz wypłaty wybranego właściciela/osoby współpracującej za miesiąc i rok ustawiony w nagłówku panelu Baz danych. Z poziomu podglądu nie ma możliwości edycji wypłaty niezależnie od jej statusu. Edycja możliwa jest jedynie z poziomu programu Comarch ERP Optima.
Podgląd formularza wypłaty
Biblioteka dokumentów
Jeżeli podczas logowania został pobrany moduł Comarch ERP Optima Obieg dokumentów, wówczas na ribbonie w grupie Ogólne będzie widoczna opcja Biblioteka Dokumentów. Kliknięcie w tą pozycję powoduje wyświetlenie zakładki [Biblioteka dokumentów]. Zawiera ona listę wprowadzonych wcześniej dokumentów z możliwością ich edycji, usuwania oraz dodawania nowych pozycji. Lista ta może zawierać dokumenty wprowadzone bezpośrednio w module Comarch ERP Optima Obieg dokumentów jak również dodane z poziomu modułu Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe.
Operator ma możliwość wyboru bazy firmowej, dla której ma być wyświetlona lista z dokumentami w Bibliotece dokumentów. Po podświetleniu bazy firmowej na liście baz i przejściu na listę dokumentów w polu Wybór firmy podpowiadana jest podświetlona firma. Przejście Operatora na inną listę dokumentów powoduje, że w polu Wybór firmy system podpowiada ostatnio wybraną i zapamiętaną firmę.
Biblioteka dokumentów – zakładka Ogólne
Na liście dostępne są pola umożliwiające filtrowanie dokumentów:
Katalogi – istnieje możliwość filtrowania listy przede wszystkim ze względu na rodzaj dokumentu, a dopiero w obrębie danego rodzaju dokumentów – ze względu na katalog:
Firmowe – jeśli użytkownik zaznaczy parametr Firmowe na liście pojawią się wszystkie dokumenty firmowe. Dopiero po zaznaczeniu parametru użytkownik może wskazać, czy chce wyświetlić wszystkie dokumenty firmowe (opcja <wszystkie>), czy tylko dokumenty ze skazanego katalogu. Na liście rozwijanej, umożliwiającej wybór katalogu, wyświetlają się katalogi firmowe z System/ Konfiguracja/ Firma/ Obieg dokumentów/ Katalogi dokumentów.
Wspólne – jeśli użytkownik zaznaczy parametr Wspólne na liście pojawią się wszystkie dokumenty wspólne. Dopiero po zaznaczeniu parametru użytkownik może wskazać, czy chce wyświetlić wszystkie dokumenty wspólne, czy tylko dokumenty ze wskazanego katalogu. Na liście rozwijanej umożliwiającej wybór katalogu, wyświetlają się wszystkie katalogi wspólne z System/ Konfiguracja/ Program/ Obieg dokumentów/ Katalogi wspólne.
Tak więc, aby wyświetlić wszystkie dokumenty, jakie są dostępne z poziomu danej bazy, użytkownik powinien zaznaczyć zarówno parametr Firmowe jak i parametr Wspólne z wybrana opcją <wszystkie>.
Kontrahent – pole jest dostępne jeśli użytkownik wybierze opcję Katalogi: firmowe. Wynika to z faktu, że podmioty mogą być kojarzone tylko z dokumentami firmowymi. W polu użytkownik może wskazać podmiot, którego dokumenty mają być filtrowane na liście. Wybór typu podmiotu (kontrahent/ pracownik/ wspólnik/ urząd/bank) jest możliwy po wciśnięciu strzałki obok przycisku . Po wybraniu potrzebnego typu podmiotu – wyświetlana jest lista słownikowa.
Opiekun: operator/pracownik – filtruje listę ze względu na opiekuna (operatora lub pracownika), przypisanego do dokumentu na zakładce [Ogólne/Wg] atrybutów. Użytkownik może wybrać właściwy typ opiekuna (pracownik/ operator) z poziomu menu wyświetlanego pod strzałką obok przycisku . Po wybraniu właściwej opcji użytkownik może wybrać pracownika/ operatora z wyświetlonej listy. Jeśli pole jest puste – wyświetlane są wszystkie dokumenty, bez względu na opiekuna.
Filtr i Konstruktor filtra – istnieje możliwość filtrowania dokumentów wpisując żądany ciąg znaków w pole filtr. Istnieje również możliwość tworzenia bardziej zaawansowanych filtrów z wykorzystaniem konstruktora.
Istnieje również możliwość sortowania igrupowania listy wg dowolnej kolumny. Sortowanie listy odbywa się poprzez kliknięcie w nagłówek wybranej kolumny. Grupowanie listy wg wybranej kolumny odbywa się poprzez przeciągnięcie nagłówka kolumny w pole Przeciągnij tutaj nagłówek kolumny, jeśli ma ona być podstawą grupowania. Pole to znajduje się nad listą dokumentów.
W kolumnach listy dokumentów wyświetlane są następujące dane:
Numer dokumentu – numer dokumentu w bibliotece nadawany automatycznie.
Tytuł – tytuł dokumentu.
Data wprowadzenia.
Opiekun – kod operatora będącego opiekunem danego dokumentu.
Status.
Numer obcy – numer obcy dokumentu.
Opis.
Z poziomu listy dokumentów użytkownik ma możliwość dodawania, usuwania oraz edycji dokumentu.
Dodawanie odbywa się za pomocą ikony , która znajduje się pod listą dokumentów. Formularz nowego dokumentu składa się z następujących zakładek:
[Ogólne]
[Podmioty]
[Dokumenty]
[Atrybuty]
[Obieg dokumentów].
Na zakładce [Ogólne] dostępne są następujące pola:
Dokument,
Operator lub Pracownik – pole z możliwością wyboru jednej z dwóch opcji,
Numer obcy,
Tytuł dokumentu,
Opis,
Data wprowadzenia,
Typ – Firmowy lub Wspólny,
Status,
Katalog,
Archiwum plików – zawierać może następujące elementy: Plik, Link lub Skan.
Uwaga
Aby na zakładce [Ogólne] pojawiły się takie elementy jak: Status, Katalog oraz na zakładce [Obieg dokumentów] element Schemat obiegu dokumentu należy je wcześniej zdefiniować w Konfiguracji firmy oraz programu w gałęzi dotyczącej Obiegu dokumentów. Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w dokumentacji do modułu Comarch ERP Optima Obieg dokumentów.
Z poziomu zakładki [Podmioty] istnieje możliwość podpięcia do dokumentu lub usunięcia wybranego podmiotu z bazy danych, do której dodawany jest dokument.
Zakładka ta składa się z dwóch kolumn:
Kod – kod podmiotu
Nazwa – nazwa podmiotu
Z poziomu listy dokumentów istnieje także możliwość usunięcia wybranych pozycji. Usunąć można zarówno dokumenty dodane z poziomu modułu Comarch ERP OptimaBiuro Rachunkowe jak również wprowadzone przez moduł Comarch ERP Optima Obieg dokumentów. Operację tę można wykonać przy użyciu ikony „Kosza” .
Dokumenty z listy można również edytować. Edycja wywoływana jest za pomocą przycisku „Zmień” .
Ponadto można wyeksportować listę dokumentów do programu MS Excel wybierając ikonę „Eksport” .
Skrzynka pocztowa.
Jeżeli podczas logowania został pobrany moduł CRM lub CRM Plus, wówczas na wstążce w grupie Ogólne będzie widoczna opcja Skrzynka pocztowa. Funkcja ta pozwala na usprawnienie pracy biur rachunkowych i doradców podatkowych poprzez umożliwienie: wysyłania i odbierania e-maili zarówno w formacie tekstowym jak i HTML z wielu kont pocztowych, sprawdzanie pisowni zgodnie z słownikiem języka polskiego, nadawanie e-mailom priorytetów, oznaczanie e-maili flagami, potwierdzenie odbioru e-maila.
I Konfiguracja w programie Comarch ERP Optima
1. W programie Comarch ERP Optima, w bazie firmowej biura rachunkowego, na karcie kontrahenta, na zakładce [Księgowe] znajduje się sekcja „Lista opiekunów”. Po naciśnięciu na przyciski Księgowość oraz Płace i Kadry należy wybrać z listy operatorów – właściwych pracowników zajmujących się księgowością danej firmy oraz płacami i kadrami. Jeden z opiekunów konta musi być opiekunem domyślnym. Po wybraniu opiekuna księgowego jako opiekun kadrowy przypisywany jest ten sam operator. Aby e-maile były przypisywane do opiekuna kontrahenta należy dopisać opiekuna kontrahenta do użytkowników konta.
Karta kontrahenta – zakładka: Księgowe
2. W menu System/ Konfiguracja/ Program/ Definicje Dokumentów/ CRM znajdują się podgałęzie:
Serie dokumentów,
Wątek e-mail,
Wiadomość przychodząca,
Wiadomość wychodząca.Użytkownik ma możliwość wyboru następujących członów numeracji:
Symbol dokumentu,
Seria,
Numer z zerami,
Numer bez zer,
Miesiąc,
Rok kalendarzowy,
Rok obrachunkowy,
Typ wiadomości – dla e-maili będzie to „E-mail”.
Jako domyślny schemat numeracji (System/ Konfiguracja/ Program/ Definicje dokumentów/ CRM/) dla Wiadomości przychodzącej jest ustawiona WP – Wiadomość przychodząca, natomiast dla Wiadomości wychodzącej – WW – Wiadomość wychodząca, a dla wątku mailowego – EMAIL.
3. Dostęp do skrzynki innych operatorów.
Przed zdefiniowaniem kont należy sprawdzić ustawienie parametru Dostęp do skrzynki innych operatorów na formularzach operatorów w Konfiguracji/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy (druga zakładka, [Parametry Obiegu dokumentów]). W obiegu dokumentów dotyczy możliwości podglądu oraz realizacji etapów przypisanych do innych operatorów.
4. Dostęp do kont e-mail innych operatorów.
W programie Comarch ERP Optima w Konfiguracji/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora (zakładka [Parametry dla modułu CRM]) jest parametr Dostęp do kont e-mail innych operatorów – jeśli jest zaznaczony to operator widzi e-maile z wszystkich kont, również tych, w których nie jest użytkownikiem.
5. Konfiguracja kont pocztowych w programie Comarch ERP Optima.
Konfigurację kont pocztowych użytkownik powinien wykonać w Konfiguracji/ Program/ CRM/ Konta e‑mail.
Konfiguracja/ Program/ CRM/ Konta e-mail
Okno składa się z trzech zakładek: [Konta pocztowe], [Parametry], [Archiwizacja].
Na zakładce [Konta pocztowe] znajduje się pole Operator z możliwością wyboru operatora, dla którego będzie wyświetlona lista zdefiniowanych kont (domyślnie podpowiada się akronim zalogowanego operatora) oraz Lista kont, na której znajdują się kolumny: Nazwa, adres e-mail, Opiekun, Domyślne. Z tego poziomu użytkownik ma możliwość dodania, zmiany oraz usunięcia konta. Zakładka obsługiwana jest przez standardowe przyciski:
Dodaj – umożliwia utworzenie nowego konta
Zmień – umożliwia podgląd/ edycję już istniejącego konta
Usuń – umożliwia usunięcie konta z listy
Zamknij – umożliwia zamknięcie okna
Pod listą kont znajduje się parametr: Pokazuj tylko aktywne konta.
Zakładka druga [Parametry] zawiera wspólne ustawienia związane z obsługą kont e-mail. Parametry, jakie można ustawić to:
Format wysyłanych wiadomości – wiadomości można wysyłać w formacie tekstowym lub HTML oraz można wybrać rodzaj, rozmiar i kolor czcionki.
Żądaj potwierdzenia przeczytania dla wszystkich wiadomości – parametr dotyczy wiadomości wychodzących. Po jego zaznaczeniu wszystkie wysyłane z Comarch ERP Optima oraz z Biura Rachunkowego wiadomości będą miały domyślnie ustawione żądanie potwierdzenia przeczytania wiadomości. Ustawienie to można zmienić z poziomu formularza wiadomości.
Włącz wątkowanie korespondencji – jeśli parametr zostanie zaznaczony, wątek będzie automatycznie nadawany. Niezależnie od tego czy parametr w konfiguracji o wątkowaniu jest zaznaczony lub odznaczony – użytkownik ma możliwość wyłączenia/ włączenia wątkowania dla wybranych wiadomości wychodzących np. wyłączenia w przypadku seryjnej wysyłki życzeń świątecznych, gdzie wątkowanie jest nie potrzebne.
Sprawdzaj czy są nowe wiadomości co X minut – parametr dotyczy poczty przychodzącej.
Limit czasu serwera – parametr odpowiada za to, jak długo program czeka na połączenie z serwerem.
Ponadto zakładka obsługiwana jest przez standardowe przyciski:
Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian
Przywróć poprzedni stan
Zamknij – umożliwia zamknięcie okna
Zakładka trzecia [Archiwizacja] zawiera dwa pola służące do podania Loginu i hasła do konta IBARD, na którym będą archiwizowane maile.
Uwaga
Szczegółowy opis konfiguracji kont pocztowych znajduje się w podręczniku do Konfiguracji programu Comarch ERP Optima.
II Funkcje „Skrzynki pocztowej”
1. Podpisy
O ile konfigurację kont wykonuje administrator o tyle podpisy będą definiowali sobie już poszczególni operatorzy. Dostęp do nich będzie możliwy z poziomu skrzynki pocztowej zarówno w Comarch ERP Optima jak i w Biurze Rachunkowym. Na ribbonie dostępny jest przycisk „Podpisy”, pod którym znajdzie się lista podpisów zalogowanego operatora.
2. Książka adresowa
Książka adresowa jest dostępna z poziomu formularza wiadomości pod przyciskami: Podmiot/ Dotyczy podmiotu/ Do/ DW/ UDW. W module Biuro Rachunkowe istnieje możliwość dodawania oraz edycji w zakresie podstawowych informacji dotyczących danych teleadresowych podmiotu. Kontrahenci, Przedstawiciele kontrahentów, Pracownicy i Wspólnicy, Banki oraz Urzędy dodane do bazy firmowej Biura Rachunkowego wyświetlają się w module Biuro Rachunkowe. Żaden operator nie ma natomiast uprawnień do skasowania podmiotu z książki adresowej z poziomu modułu Biuro Rachunkowe. Blokady do list i formularzy podmiotów działające w Comarch ERP Optima dla danego operatora są ignorowane w książce adresowej.
Wybór adresu e-mail następuje poprzez podświetlenie wybranego podmiotu i kliknięcie w przycisk Do/DW/UDW. W oknie nowej wiadomości pocztowej jest automatycznie podstawiany adresu e-mail do pola Do po wyborze za pomocą ikony Wybierz podmiotu, który ma uzupełniony adres e-mail.
Podświetlony podmiot zostanie wybrany jako podmiot, do którego przypisany jest e-mail.
3. Identyfikacja e-maili i przypisywanie do operatora
E-mail przychodzący w pierwszej kolejności trafia do opiekuna domyślnego, przypisanego do danego kontrahenta. Jeżeli kontrahent nie ma przypisanego opiekuna lub nie zidentyfikowano podmiotu albo opiekun nie jest użytkownikiem konta wówczas e-mail trafia do opiekuna danego konta.
4. Wysyłanie i odbieranie e-maili
Za pomocą ikony lub klawisza <INSERT> albo z menu kontekstowego istnieje możliwość utworzenia nowej wiadomości. Użytkownik może zmienić domyślne ustawienia następujących parametrów: priorytet (niski, normalny, wysoki), format (HTML, tekstowy), potwierdzenie przeczytania (tak, nie), wybór operatora prowadzącego, symbol dokumentu, numer dokumentu, wątek. Adresatów wiadomości można wpisać ręcznie lub wybrać z książki adresowej za pomocą ikony Podmiot, Dotyczy podmiotu, Do, DW, UDW.
Użytkownik ma możliwość nadawania nowym wiadomościom priorytetów . Nadanie priorytetu Niski spowoduje, że na liście wiadomości w kolumnie Priorytet oznaczonej ikoną pojawi się znacznik . Wiadomości z priorytetem Wysoka oznaczone są następującą ikoną . Zwykłe wiadomości (priorytet normalny) nie są oznaczone.
Na formularzu wiadomości na zakładce [Załączniki] istnieje możliwość dodania, podglądu, usunięcia i zapisania załącznika.
5. Historia wiadomości
Na zakładce Historia zapisywana jest informacja o dacie i operatorze, który utworzył wiadomość, do którego została ona przypisana, któremu została ona przekazana, kiedy przeczytano, utworzono, wysłano odpowiedź, przeniesiono do innego folderu oraz inne modyfikacje wiadomości.
6. Wydruk wiadomości
Za pomocą ikony istnieje możliwość wydrukowania wiadomości. Na wydruku znajdują się informacje o numerze strony, nadawcy, dacie i godzinie wysłania, odbiorcach (Do i DW), temacie i treści wiadomości.
7. Lista folderów
W skrzynce pocztowej znajdują się następujące foldery:
Skrzynka pocztowa – lista folderów
Lista folderów nie jest stała. Użytkownik ma możliwość dodania własnych folderów.
8. Operacje na wiadomościach
Z poziomu formularza wiadomości odebranej oraz z poziomu listy wiadomości użytkownik może wykonać następujące funkcje na wiadomości:
Odpowiedz
Odpowiedz wszystkim
Prześlij dalej
Przekaż dalej (przekazanie innemu operatorowi). Funkcja Przekazanie innemu operatorowi jest dostępna dla wiadomości odebranych na skrzynce firmowej (ogólnej). Operator, któremu jest przekazywany e-mail musi być użytkownikiem konta.
Załatw (przeniesienie do folderu załatwione) . Przeniesienie wiadomości do folderu „Załatwione” powoduje, że przenoszone są wszystkie wiadomości z danym wątkiem.
Z poziomu listy wiadomości istnieje również możliwość:
Podglądu wiadomości lub klawisz <ENTER>
Usunięcia maila lub klawisz <DELETE>.
Dodatkowo na wiadomości odebranej i gotowej do wysłanie istnieje możliwość zaznaczenia i skopiowaniu tekstu.
Operator ma możliwość archiwizacji maili. Funkcja jest dostępna po wybraniu przycisku . Dodatkowo Operator ma możliwość archiwizacji wybranego maila lub zaznaczonych maili poprzez ich przeciągnięcie do wybranego folderu w panelu Archiwum. Szczegółowe informacje na temat Archiwizacji maili znajdują się w podręczniku do modułu CRM.
Dodatkowo w programie Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe w skrzynce operatora dostępna jest funkcja LOG-a, który zawiera szczegóły odbierania i wysyłania wiadomości. Plik jest zapisywany w katalogu biura rachunkowego.
9. Filtrowanie
W module Biuro Rachunkowe istnieje możliwość filtrowania wiadomości w polu filtr oraz w pierwszym wierszu listy.
W pierwszym wierszu listy obok ikony istnieje możliwość filtrowania wiadomości na podstawie wartości w wybranym nagłówku kolumny. Jednokrotne kliknięcie w pierwszym wierszu w polach powoduje możliwość wyboru z listy określonej wartości. W pozostałych polach np. Podmiot czy Temat jednokrotne kliknięcie w pierwszym wierszu powoduje, że użytkownik ma możliwość wprowadzenia dowolnego słowa / wyrażenia, po którym chce filtrować wiadomości.
10. Oznaczanie e-maili flagami
Aby oznaczyć ważną wiadomość można oznaczyć ją „czerwoną flagą”. Nadanie czerwonej flagi lub oznaczenie zdjęcia flagi można dokonać na liście wiadomości poprzez jednokrotne kliknięcie w kolumnie na wybranej wiadomości.
11. Kasowanie e-maili
Skasowany e-mail trafia do folderu „Elementy usunięte”. Z tego folderu może go skasować tylko operator, który jest administratorem.
12. Wątkowanie
Na formularzu wiadomości na zakładce [Wątek] wyświetlane są informacje o numerze dokumentu, jego typie oraz dacie wysłania (dla wiadomości wychodzących)/ dacie odebrania (dla wiadomości przychodzących). W polu Typ możliwe są następujące wartości:
Pierwotna – oznacza pierwszą, nową wiadomość przychodzącą lub wychodzącą – pierwszą, która otrzymuje nowy wątek;
Odpowiedź wychodząca– jeżeli wiadomość jest odpowiedzią, którą Użytkownik wysyła;
Odpowiedź przychodząca – jeżeli wiadomość jest odpowiedzią przychodzącą czyli wiadomość ma już w temacie wątek;
Przekazana dalej – jeżeli wiadomość jest wiadomością przekazywaną dalej (wiadomość wychodząca od nas).
Na formularzu wiadomości na zakładce Wątek istnieje możliwość podglądu wiadomości powiązanych.
III Ograniczenia wielkości skrzynki z wiadomościami
Uwaga
Użytkownicy posiadający darmową wersję serwera SQL powinni pamiętać o ograniczonej wielkości skrzynki z wiadomościami. Dla serwera SQL 2008 R2, 2012 i 2014 limit ten wynosi 10 MG. Począwszy od wersji 2014.5 Comarch ERP Optima nie współpracuje z silnikiem bazy danych Microsoft SQL Server 2000 i 2005.
W module Biuro Rachunkowe w Skrzynce pocztowej w polu Rozmiar tabel wyświetlana jest informacja o rozmiarze tabel z wiadomościami, załącznikami do e-maili oraz dokumentami w bibliotece dokumentów.
Rejestry VAT, Ewidencja dodatkowa.
Jeżeli podczas logowania został zaznaczony jeden z następujących modułów: Faktury, Handel, Handel Plus, Księga Podatkowa, Księga Handlowa, Księga Handlowa Plus wówczas po wejściu w Menu lub po wybraniu Operacji seryjnych na wstążce w grupie Ogólne będą dostępne dwie opcje: Rejestry VAT oraz Ewidencja dodatkowa. Wybór opcji Rejestry VAT powoduje otwarcie okna Rejestrów VAT w podświetlonej bazie na liście baz. Operator może wykonywać wszystkie operacje, jakie są dla niego dostępne z poziomu tego okna w programie Comarch ERP Optima, tj. dodawanie – w tym dodawanie za pomocą funkcji OCR – Optyczne Rozpoznanie Znaków, edycja, kasowanie, renumeracja, księgowanie, generowanie faktur wewnętrznych, Wydruk danych, itd. Analogicznie program działa po wyborze opcji Ewidencja dodatkowa. W Rejestrach VAT oraz Ewidencji dodatkowej Operator ma możliwość wyboru bazy firmowej, dla której mają być wyświetlane ww. listy z dokumentami. Po podświetleniu bazy firmowej na liście baz i przejściu na listę dokumentów w polu Wybór firmy podpowiadana jest podświetlona firma. Przejście Operatora na inną listę dokumentów powoduje, że w polu Wybór firmy system podpowiada ostatnio wybraną i zapamiętaną firmę.
O programie
Po wyborze opcji Informacjetechniczne otwierane jest okno Informacja o instalacji Comarch ERP Optima z 3 zakładkami. Na pierwszej zakładce [Informacje] istnieje możliwość sprawdzenia daty produkcji programu i numeru klucza. Na zakładce można również sprawdzić dane o programie, dane o serwerze SQL, dane o bazie, a także informacje o miejscu, w jakim wskazany został serwer klucza, z którego pobrano moduły podczas logowania (możliwe wartości to: z karty operatora, z konfiguracji firmy, z okna logowania). Na zakładce [Moduły] znajdują się takie informacje, jak nazwy używanych modułów, sumaryczna i aktualnie dostępna liczba poszczególnych modułów oraz ich daty ważności. Wyświetlane tu statusy modułów (Pobrano, Wyczerpane i Nie pobrano) są to statusy, jakie były w momencie logowania do programu bieżącego operatora. Na zakładce [Zalogowani użytkownicy] można sprawdzić listę operatorów aktualnie zalogowanych do programu. Zakładki [Moduły] oraz [Zalogowani użytkownicy] dostępne są wyłącznie w wersji stacjonarnej programu.
Po kliknięciu na opcjęPomoc do programuotwierana jest strona internetowa z Bazą Wiedzy programu Comarch ERP Optima.
Kontakt z Comarch – wybór tej opcji powoduje otwarcie strony z danymi kontaktowymi Comarch ERP.
Upgrade Premium – link otwierający stronę internetową informującą o zasadach funkcjonowania tej usługi. W przypadku Optimy w Chmurze widoczny jest przycisk Regulamin wsparcia telefonicznego kierujący użytkownika do odpowiedniego dokumentu.
Panel baz danych
Panel ten zawiera listę wszystkich aktywnych baz danych, do których bieżący operator nie posiada zakazu. Lista baz danych posiada możliwość zaznaczania wielu baz. Pod listą widoczna jest suma baz, liczba baz zaznaczonych oraz dla atrybutów typu liczba podsumowanie wszystkich wartości w kolumnie. Zasada zaznaczania jest taka, że dopiero wyjście z edycji pola zaznaczonego albo inaczej przejście do następnego wiersza powoduje odświeżenie tej wartości.
Na listach w panelu Baz Danych, Biblioteki Dokumentów, Skrzynki Operatora, Rejestrów VAT, Ewidencji dodatkowej oraz Panelu Wyników dostępny jest wiersz filtra. W wierszu pod każdym nagłówkiem kolumny można wpisać zadany ciąg znaków, po którym zostaną odszukane rekordy w odniesieniu do wartości wyświetlanych w danej kolumnie. Dzięki takiej formie wyszukiwania jest możliwość filtrowania po dwóch i większej ilości kolumn jednocześnie.
W każdej kolumnie, po której występuje sortowanie dostępny jest lokator, który działa wg metody „zaczyna się od” (jeżeli Operator ma wybraną opcję: Filtrowanie list metodą „zaczyna się od” z poziomu programu Comarch ERP Optima, z menu Widok). Jeśli w tej kolumnie wpiszemy z klawiatury zadany ciąg znaków, wówczas kursor ustawi się na pierwszym wybranym rekordzie spełniającym wpisany warunek.
Oprócz nazw baz danych na panelu wyświetlane są wartości wybranych przez użytkownika atrybutów. Listę wyświetlanych atrybutów określa się poprzez wybór z menu kontekstowego funkcji Ukrywanie kolumn lub poprzez użycie klawisza <F12>. Wyświetlane jest wówczas okno z listą wszystkich dostępnych atrybutów z możliwością zaznaczenia, które z nich chcemy wyświetlić na liście baz danych. Po zaakceptowaniu atrybutów do wyświetlenia, lista jest odświeżana wg nowych ustawień. Kolejność kolumn wyświetlanych na liście można zmieniać przeciągając je pomiędzy sobą.
W panelu baz danych w menu kontekstowym dostępne są między innymi opcje:
Menu kontekstowe – lista dostępnych opcji
Ukrywanie kolumn<F12> – wybór opcji wyświetli listę kolumn możliwych do wyboru/ukrycia
Odśwież<F5> – odświeżenie podświetlonej bazy – dostępna również w menu kontekstowym na Panelu baz danych
Odśwież wszystko<CTRL>+<F5> – odświeżenie wszystkich danych dotyczących wszystkich baz danych – dostępna również w menu kontekstowym na Panelu baz danych.
Odśwież widok – odświeża atrybuty wybrane na liście.
Odśwież atrybut – odświeża podświetlony atrybut dla wszystkich baz.
Zaznacz wszystkie <CTRL>+<A> – pozwala na zaznaczenie wszystkich baz będących w Panelu baz danych
Odznacz wszystkie <CTRL>+<O> – pozwala na odznaczenie wszystkich baz będących w Panelu baz danych
Ukrywanie kolumn – ustalanie wyświetlanych kolumn w Panelu bez danych
Uwaga
Nie ma możliwości wybrania więcej niż 20 atrybutów z menu Ukrywanie kolumn.
Istnieje również możliwość sortowania i grupowania listy.
Sortowanie listy wg wybranego atrybutu odbywa się poprzez kliknięcie w odpowiedni nagłówek listy.
Grupowanie listy wg wskazanego atrybutu odbywa się poprzez przeciągnięcie nagłówka kolumny na pole o nazwie Przeciągnij tutaj nagłówek kolumny, jeśli ma ona być podstawą grupowania.
Grupowanie listy wg wybranego atrybutu
Aktualny „widok” (czyli zestaw wybranych kolumn, ich kolejność i grupowanie) jest zapamiętywany dla operatora (tzn. operator po zamknięciu i uruchomieniu programu widzi taki sam układ kolumn jak przed zamknięciem).
W programie zostały predefiniowane następujące widoki:
Nazwa
Kolumny
Uwagi
Dane firmy
Akronim
Nazwa firmy
Operator
Adres firmy
Miasto
NIP
Przedstawiciel PIT4R
Telefon
E-mail
WWW
Stawka
Status klienta
Deklaracja VAT-27
Nazwa firmy
Grupowane wg płatnik VAT/Stanu deklaracji
Operator
Płatnik VAT
Okres VAT-27
Kwartalnie/Miesięcznie
Przedstawiciel VAT
Deklaracja VAT-27
Status deklaracji
Telefon
Data VAT-27
Data obliczenia
US VAT-7/8/9M/27/UE
Deklaracja VAT-7
Nazwa firmy
Grupowane wg płatnik VAT/Stanu deklaracji
Operator
Płatnik VAT
Okres VAT-7
Kwartalnie/Miesięcznie
Przedstawiciel VAT
Deklaracja VAT-7
Status deklaracji
Telefon
Kwota VAT-7
Data VAT-7
Data obliczenia
US VAT-7/8/9M/27/UE
Deklaracja VAT-8
Nazwa firmy
Grupowane wg płatnik VAT/Stanu deklaracji
Operator
Płatnik VAT
Deklaracja VAT-8
Status deklaracji
Przedstawiciel VAT
Telefon
Kwota VAT-8
Data VAT-8
Data obliczenia
US VAT-7/8/9M/27/UE
Deklaracja VAT-9M
Nazwa firmy
Grupowane wg płatnik VAT/Stanu deklaracji
Operator
Płatnik VAT
Przedstawiciel VAT
Deklaracja VAT-9M
Status deklaracji
Telefon
Kwota VAT-9M
Data VAT-9M
Data obliczenia
US VAT-7/8/9M/27/UE
Deklaracja VAT-UE
Nazwa firmy
Grupowane wg stanu deklaracji
Okres VAT-UE
Kwartalnie/Miesięcznie
Operator
Składa VAT-UE
Przedstawiciel VAT
Deklaracja VAT-UE
Status deklaracji
Telefon
Data VAT-UE
Data obliczenia
US VAT-7/8/9M/27/UE
Zaliczka PIT-4R
Nazwa firmy
Grupowane wg stanu deklaracji
Operator odpowiedzialny
Zaliczka PIT-4R
Kwota zaliczki PIT-4R
Data zaliczki PIT-4R
Data obliczenia
Przedstawiciel PIT4R
Telefon
Urząd PIT-4R/CIT-8
Zaliczka CIT-8
Nazwa firmy
Grupowane wg rodzaju księgowości/Stanu deklaracji
Operator
Rodzaj księgowości
Kwota CIT-8
Zaliczka CIT-8
Przedstawiciel CIT
Telefon
Data zaliczki CIT-8
Data obliczenia
US PIT-4R/CIT-8
Zaliczka PIT-36
Nazwa firmy
Grupowane wg rodzaju księgowości/Stanu deklaracji
Operator
Rodzaj księgowości
PIT-36 do policzenia
Ilość zaliczek, które mają być wyliczone w danym
okresie
PIT-36 policzone
Ilość zaliczek już obliczonych w danym okresie
Telefon
PIT-36L do policzenia
Ilość deklaracji, które mają być wyliczone w danym
okresie
PIT-36L policzone
Ilość deklaracji już obliczonych w danym okresie
Kwota PIT-36/PIT-36L
Suma wszystkich przeliczonych deklaracji w danym
okresie
Ryczałt
Nazwa firmy
Grupowane wg rodzaju księgowości/Stanu deklaracji
Operator
Rodzaj księgowości
Ryczałt do policzenia
Ryczałt policzony
Przedstawiciel PIT4R
Telefon
Kwota ryczałtu
Stan
Nazwa firmy
Dokumenty
Miesiąc
Rodzaj księgowości
Telefon
Widoki dostępne są na pasku (ribbonie) w jednej z zakładek . Występują w układzie dwóch podmenu: Standardowe – predefiniowane w programie i Użytkownika.
Użytkownik nie może zapisać widoku pod nazwą zarezerwowaną dla któregoś z widoków standardowych, innymi słowy nie można zmieniać widoków standardowych.
W sytuacji, gdy Operator ustalił dla swoich potrzeb układ okna może go zapisać jako Widoki użytkownika, pod określoną nazwą wskazując opcję Zapisz widok jako, lub pobrać wcześniej zapisany widok. Wszystkie wcześniej zdefiniowane przez użytkownika Widoki dostępne są w menu Widoki użytkownika.
Opcja Organizuj widok – wyświetlana jest lista dostępnych widoków użytkownika z możliwością zmiany nazwy oraz usunięcia widoku . Próba usunięcia widoku użytkownika poprzedzona jest komunikatem: Czy chcesz skasować wybrany widok?.
Panel baz danych został wyposażony w możliwość eksportu danych. Opcja eksportu dostępna jest na pasku (ribbonie) i umożliwia eksport:
Eksport bieżącego widoku do pliku (Excel.xls, Excel.xlsx, pdf, rtf, html)
Eksport tylko danych do pliku MS Excel
Eksport tylko zaznaczonych danych do pliku MS Excel
Eksport danych do schowka
Eksport tylko zaznaczonych danych do schowka.
Uwaga
Eksport danych do pliku MS Excel, PDF, RTF, HTML możliwy jest również w sytuacji, gdy operator zaloguje się wyłącznie na moduł Biuro Rachunkowe.
Oprócz eksportu istnieje również możliwość podglądu wydruku i wydruku bezpośrednio na drukarkę. Opcja dostępna również na pasku w postaci ikon .
Rejestrator Czasu Pracy
Uruchamianie
RCP może być uruchomiony tylko jeden raz. Uruchomienie stopera jest możliwe w następujący sposób:
Automatycznie, w momencie uruchomienia Comarch ERP Optima, jeśli w Konfiguracji stanowiska zaznaczony jest parametr Automatyczne sterowanie rejestracją czasu, z operatorem i firmą zgodną z Comarch ERP Optima oraz ostatnio wybraną kategorią.
z poziomu Biuro Rachunkowe dostępna jest ikona uruchamiająca Rejestrator Czasu Pracy – do RCP zostaje przekazany Operator zalogowany do BR.
Ręcznie za pomocą pliku CDN.BiuroR.RCP.exe – wówczas jest sprawdzane, czy dla stanowiska jest otwarta sesja i jeśli tak, to stoper startuje z danymi tego operatora, jeśli nie – wymaga zalogowania. W tym przypadku pojawią się okno logowania:
Rejestracja operatora w programie
W przypadku logowania domenowego okno Rejestracja w programie Comarch ERP Optima zostanie pominięte.
Uwaga
Nie można wstrzymać (zakończyć) ręcznie sesji automatycznej. Próba takiego działania zakończy się odpowiednim komunikatem. Aby przerwać sesję automatyczną należy zamknąć Comarch ERP Optima.
Wygląd
Rejestrator Czasu Pracy jest oknem niewielkich rozmiarów, tak, by nie przeszkadzał w normalnej pracy.
Okno Rejestratora Czasu Pracy
Zawiera następujące elementy:
Nagłówek, zawierający nazwę firmy i akronim pracującego operatora.
Zegar w układzie hh:mm – pokazuje czas z dokładnością do minuty.
Wskaźnik stanu, zawierający następujące informacje: rodzaj sesji (A – automatyczna, R – ręczna), a także alert w postaci wykrzyknika „!”, jeśli w ciągu 5 minut nie zanotowano pracy na Comarch ERP Optima, (okno innego programu jest „na wierzchu”).
Przyciski Uruchom/Zatrzymaj/Wstrzymaj.
Przycisk Parametry– pod którym dostępne są dwa pola: Firma i Kategoria z rozwijalnymi listami firm i kategorii.
Przycisk Informacje– pod którym dostępne są informacje o całkowitym czasie pracy operatora w danym dniu, o czasie pracy na bieżącej bazie.
Przyciski Minimalizuj/Zamknij
Pozostałe funkcje
W menu głównym System jest możliwość uruchomienia Comarch ERP Optima. Także na pasku narzędziowym jest ikona umożliwiająca uruchomienie Comarch ERP Optima i automatyczne zalogowanie się do aktualnie podświetlonej bazy danych.
Na pasku narzędziowym Biuro Rachunkowe, obok ikony do uruchamiania Comarch ERP Optima, dostępna jest ikona uruchamiająca Rejestrator Czasu Pracy . Rejestrator Czasu Pracy uruchamia się w kontekście zalogowanego do Comarch ERP Optima Operatora.
Możliwość przelogowania się występuje zarówno w menu głównym System, jak i z użyciem ikony Logowanie.
W menu głównym, w operacjach seryjnych oraz w Rejestrach VAT dostępny jest przycisk , który po kliknięciu przenosi Użytkownika do panelu iKsięgowość24. Po naciśnięciu na przycisk pojawia się okno logowania:
W przypadku, gdy Biuro Rachunkowe posiada nieprzeczytanie wiadomości, w programie pojawia się chmurka z informacją o ilości nieprzeczytanych wiadomości.
Chmurka jest widoczna przez 10s, chyba że Użytkownik zamknie ją za pomocą ikony X. Kolejne sprawdzenie ilości nieprzeczytanych wiadomości odbywa się co 30 minut.
W menu głównym Widok dostępne są również następujące opcje:
Włącz/Wyłącz pasek stanu – włączenie/wyłączenie paska stanu
Po wyborze operacji seryjnych w grupie Widok dostępne są następujące opcje:
Odśwież<F5> – odświeżenie podświetlonej bazy – dostępna również w menu kontekstowym na Panelu baz danych
Odśwież wszystko <CTRL>+<F5> – odświeżenie wszystkich danych dotyczących wszystkich baz danych – dostępna również w menu kontekstowym na Panelu baz danych.
Rejestracja w programie
Rejestracja w programie opiera się o wskazanie kodu operatora lub wybraniu go z listy, a następnie podanie hasła, jeśli dany operator takie posiada. Przy logowaniu domenowym do modułu Biuro Rachunkowe okno Rejestracja jest pomijane.
Rejestracja operatora w programie
W momencie logowania do programu Biuro Rachunkowe w oknie rejestracji na zakładce [Moduły] domyślnie są zaznaczane moduły przypisanego do wybranego Operatora z poziomu Konfiguracji/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy. Operator posiadający prawa administratora ma możliwość zaznaczenia dodatkowych modułów. Dostępność funkcjonalności programu Biuro Rachunkowe takich jak: Podgląd zaliczek i deklaracji, Biblioteka dokumentów, Skrzynka pocztowa, Rejestry VAT, Ewidencja dodatkowa jest uzależniona od zaznaczonych odpowiednich modułów w momencie rejestracji do programu Biuro Rachunkowe.
Jeżeli użytkownik nie ustawi domyślnej bazy Biura Rachunkowego, wówczas przy logowaniu do modułu Biuro Rachunkowe wyświetli się komunikat o następującej treści: Błąd uruchamiania aplikacji. W menu System/ Konfiguracja/ Program/ Biuro Rachunkowe/ Parametry nie ustawiono bazy firmowej Biura Rachunkowego. Czy chcesz teraz wybrać bazę firmową Biura Rachunkowego?.
Po wybraniu opcji Zatwierdź wyświetla się lista firm. Użytkownik może wybrać firmę, która będzie w konfiguracji przypisana, jako baza firmowa Biura Rachunkowego.
Po wybraniu opcji Zamknij moduł Biuro Rachunkowe nie uruchomi się, będzie aktywny tylko przycisk logowania.
Po uruchomieniu modułu Biuro Rachunkowe sprawdzana jest wersja bazy konfiguracyjnej. W sytuacji kiedy wersja bazy konfiguracyjnej nie jest zgodna z wersją programu system wyświetla komunikat: Wersja bazy danych konfiguracyjnej niezgodna z wersją programu. Przed wykonaniem konwersji bazy należy wykonać kopię bezpieczeństwa. Czy rozpocząć proces backupu i konwersji?. Po wyborze opcji Tak użytkownik ma możliwość wykonania kopii i konwersji bazy konfiguracyjnej. Dodatkowo jeżeli baza firmowa Biura Rachunkowego, wybrana w Konfiguracji/ Program/ Biuro Rachunkowe/ Parametry, nie jest zgodna z wersją programu system wyświetla komunikat: Wersja bazy danych [nazwa bazy danych] niezgodna z wersją programu. Przed wykonaniem konwersji bazy należy wykonać kopię bezpieczeństwa. Czy rozpocząć proces backupu i konwersji? Po wyborze opcji Tak użytkownik ma możliwość wykonania kopii i konwersji bazy firmowej Biura Rachunkowego.
Jeżeli pierwsza baza danych na liście baz danych nie jest skonwertowana wówczas podczas próby wykonania dowolnej operacji na takiej bazie danych system wyświetla komunikat: Nieprawidłowa wersja bazy danych [nazwa bazy danych].
Ustawienia widoków wprowadzone w programie Comarch ERP Optima są przenoszonego dla danego Operatora do aplikacji Biuro Rachunkowe i odwrotnie. Aby ustawienia wprowadzone w programie Comarch ERP Optima zostały przeniesione do aplikacji Biuro Rachunkowe konieczne jest najpierw wylogowanie Operatora z modułu Biuro Rachunkowe, wylogowanie Operatora z programu Comarch ERP Optima oraz ponowne zalogowanie w module Biuro Rachunkowe. Dla Operatora zapisywane są ustawienia okien takie jak np. rozmiar okna, widoczne kolumny, włączone podsumowania i przenoszone do drugiej aplikacji. Dodatkowo ustawienia personalizacji na wybranym oknie, personalizacja wydruków oraz ustawienia globalne takie jak: wybrana skórka, ustawiony rozmiar czcionki, ustawienia ogólne (Filtrowanie list metodą „zaczyna się od”, Efekty animacji, Wyróżnienie aktywnego pola) dokonane z poziomu programu Comarch ERP Optima są przenoszone dla wybranego Operatora po zalogowaniu się do aplikacji Biuro Rachunkowe. Obrazek z pliku graficznego ustawionego w Konfiguracji stanowiska/ Użytkowe/ Parametry jest umieszczany w oknie głównym aplikacji Biuro Rachunkowe. Użytkownik ma również możliwość przesuwania ikon na pasku szybkiego dostępu. Dla wybranego Operatora po ponownym zalogowaniu do aplikacji Biuro Rachunkowe system zapamiętuję ustawienia widoczności paska stanu oraz ustawienia ikon (pokaż więcej lub mniej przycisków, dodaj lub usuń przyciski). Operator ma również możliwość uruchomienia pomocy poprzez użycie klawisza <F1>.