• Faktur Sprzedaży,
• Paragonów,
• Faktur Zakupu od rolnika ryczałtowego,
• Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży,
• Dokumentów Wewnętrznych Zakupu,
• Faktur Pro Forma,
• Korekt,

W modułach Handel, Handel Plus dla:

• Wydań Zewnętrznych,
• Przyjęć Zewnętrznych,
• Rozchodów Wewnętrznych,
• Przyjęć Wewnętrznych,
• Przesunięć Międzymagazynowych,
• Przyjęć Wewnętrznych Produktów,
• Rezerwacji Odbiorcy,
• Zamówień u Dostawcy.

Dokumenty można zatwierdzić wybierając z menu kontekstowego opcję Zatwierdź dokumenty.

Przy jednoczesnym zatwierdzaniu kilku dokumentów przychodowych zmieniających ostatnią cenę zakupu na karcie towaru, dokument zatwierdzany jako ostatni zaktualizuje cenę zakupu na karcie towaru.

W przypadku zatwierdzania z listy korekty do Faktury Zakupu od Rolnika Ryczałtowego, jeśli korygowana FRR jest powiązana z Fakturą Zakupu, program nie utworzy automatycznie korekty do FZ. Aby utworzyć korektę do Faktury Zakupu należy na korekcie do FRR z menu kontekstowego wybrać opcję Przekształcenie do FZ korekta.

Na karcie operatora (menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce [Blokady dostępu] jest procedura Seryjne zatwierdzanie dokumentów umożliwiająca zablokowanie operatorowi opcji zatwierdzania dokumentów z listy.

Seryjne zatwierdzanie dokumentów płatnych gotówką oraz kartą płatniczą

W przypadku dokumentów generujących płatności:

• Faktur Zakupu,
• Faktur Sprzedaży,
• Paragonów,
• Wydań Zewnętrznych (z zaznaczonym parametrem Płatność)

• Podczas generowania płatności z poziomu listy dokumentów sprawdzane są takie same warunki jak podczas generowania płatności z poziomu formularza dokumentu.
• Zapis zostanie utworzony w Rejestrze kasowo/ bankowym skojarzonym z formą płatności wybraną na dokumencie. Jeśli w danym Rejestrze nie ma otwartego Raportu, do którego można dodać płatność – Użytkownik otrzyma pytanie czy chce taki Raport otworzyć.
• Numeracja zapisu jest zależna od ustawienia parametru w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/ Bank/ Parametry – Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych.
  • Jeżeli parametr jest zaznaczony to przy automatycznych zapisach kasowych/ bankowych schemat numeracji dokumentów jest pobierany z menu System/ Konfiguracja/ Firma / Kasa/ Bank/ Dokumenty: KP/KW z kolumny Definicja – KP dla zapisów typu Przychód, KW dla zapisów typu Rozchód.
  • Jeżeli parametr jest niezaznaczony to przy automatycznych zapisach kasowych/bankowych schemat numeracji dokumentów jest taki sam jak numer rozliczanego dokumentu.
• Zapis kasowy otrzyma datę zgodną z ustawieniem w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/ Bank/ Daty dokumentów – Data zapisu kasowego przy zapisie FS/ PA/ FZ.
• Zapisy tworzone są zgodnie z podziałem wprowadzonym na dokumencie, na zakładce [Płatności].
• Jeśli na Fakturze Sprzedaży dodano kaucję płatną gotówką bądź kartą – podczas zatwierdzania FS zostanie utworzony również zapis kasowy rozliczający kaucję. Po utworzeniu dokumentu Wydania Kaucji – zapis zostanie rozliczony z WKA.

• Zgodnie z zamówieniem – wyświetlana w przypadku współpracy z Comarch e-Sklep
• Do Faktury Sprzedaży
• Do Paragonu
• Do Wydania Zewnętrznego

• FS, PA, FZ, FPF, FWS,
• RO, ZD, WZ, PZ (wymagany moduł Handel lub Handel Plus)

będących w buforze można zmienić stawki zgodnie z zapisanymi na karcie towaru (opcja nie jest dostępna dla korekt w buforze).

Po zaznaczeniu dokumentów, dla których chcemy wykonać aktualizację stawek VAT należy wybrać opcję dostępną na liście w menu kontekstowym: Pobierz stawki VAT z cennika.

Aktualizacja stawek VAT nie dotyczy:

• FS, FZ, PA w buforze utworzonych na podstawie WZ/PZ,
• Faktury Sprzedaży finalnej w buforze utworzonej na podstawie Faktury Pro Forma,
• WZ w buforze utworzonego do FPF powiązanej z Fakturami Zaliczkowymi.

• Dodaj atrybut – w oknie operacji należy wybrać atrybut, który chcemy przypisać do zaznaczonych dokumentów, można opcjonalnie wskazać jego wartość.
• Zmień atrybut – w oknie operacji należy wybrać atrybut, którego wartość chcemy zmienić na zaznaczonych dokumentach. Pozostawienie nieuzupełnionej wartości skutkuje usunięciem dotychczasowej wartości atrybutu z formularza dokumentu, z zakładki [Atrybuty].
• Usuń atrybut – w oknie operacji należy wybrać atrybut, który chcemy usunąć z zaznaczonych dokumentów.

• Faktur Sprzedaży,
• Faktur Zakupu,

dla zaznaczonych pozycji, pod przyciskiem Operacji seryjnych:

Seryjna zmiana kodów JPK_V7

Funkcja seryjnego dodawania/ usuwania kodów JPK_V7 jest dostępna na liście:

• Faktur Sprzedaży,
• Faktur Zakupu,
• Paragonów,
• Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży,
• Dokumentów Wewnętrznych Zakupu.

• nazwa rejestru VAT w Comarch ERP Optima ma długość dwudziestu, a w KH i KP pięciu znaków, należy więc dopilnować, aby nie było w systemie Comarch ERP Optima nazw rejestrów (odpowiednio sprzedaży i zakupów) o identycznych pierwszych pięciu znakach,
• numer dokumentu w Comarch ERP Optima ma długość 30 znaków, w KH i KP długość ta wynosi 15 znaków – z tego powodu numery dłuższe niż 15 znaków będą skracane. Zapobiec temu można stosując w Comarch ERP Optima numerację maksymalnie 15 znakową,
• kod kategorii w Comarch ERP Optima ma 20 znaków, natomiast odpowiadający im kod transakcji w programach KP oraz KH ma tylko 8 znaków – w konsekwencji w trakcie eksportu kody kategorii będą obcinane do 8 znaków. Podobnie jak w opisanym wyżej wypadku rozwiązaniem problemu może być zastosowanie w Comarch ERP Optima skróconych do maksymalnie 8 znaków kodów kategorii,
• system rodzaju zakupu (towar, inne, usługa, środek trwały, nowy środek transportu, nieruchomość) oraz odliczeń VAT (Tak, Nie, Warunkowo) jest bardziej rozbudowany w systemie Comarch ERP Optima, ponieważ można go ustalać na poziomie poszczególnych pozycji każdego zapisu rejestru VAT. W programach Comarch ERP Klasyka ten system ogranicza się do wyboru jednej z podanych opcji dla wszystkich pozycji zapisu. Problem został rozwiązany w programach KH i KP poprzez zastosowanie systemu hierarchii parametrów. I tak jeśli zapis eksportowany z rejestru VAT zakupów systemu Comarch ERP Optima posiada ustawionych kilka rodzajów zakupu, to nadrzędnym z nich (i przenoszonym do pliku VAT_R.TXT) jest towar, następnie (jeśli towar nie występuje) inne, a w dalszej kolejności: środek trwały, usługa, nowy środek transportu i na końcu nieruchomość. W przypadku odliczeń VAT hierarchia jest następująca: Tak, Warunkowo i na końcu Nie.

Oczywiście zastosowana hierarchia może nie odpowiadać poszczególnym użytkownikom programów Comarch ERP Klasyka, jednak w każdej chwili mają oni możliwość po wykonaniu importu ustawienia własnych statusów na poszczególnych zapisach.

Jeśli programem, w którym będziemy wykonywali import zapisów z systemu Comarch ERP Optima jest program Księga Handlowa, wówczas należy zwrócić uwagę na pewne ustawienia, które należy wykonać w Comarch ERP Optima, aby poprawnie przenoszone były informacje na temat kosztu własnego zakupu (dotyczy modułów Handel, Handel Plus):

• FA musi być skojarzona z dokumentem WZ,
• jeśli na FA ustawione jest „pobranie”, wtedy po wygenerowaniu dokumentu WZ do tej FA, koszt własny zakupu na FA przed konwersja do WZ i po konwersji może być różny,
• jeśli w konfiguracji programu jest ustawiona „symulacja marży”, wówczas (jak wyżej) po wygenerowaniu WZ koszt na takiej FA skojarzonej z WZ może być inny niż przed konwersją do WZ,
• dla FA nie skojarzonych z dokumentem WZ koszt własny zakupu będzie równy 0.

System Comarch ERP Optima różni się znacznie od programów Comarch ERP Klasyka w zakresie obsługi form płatności: Comarch ERP Optima posiada formy płatności definiowane przez użytkownika, w Comarch ERP Klasyka są one z góry zdefiniowane i niezmienialne. System Comarch ERP Optima posiada zdefiniowane 4 typy form płatności: gotówka, przelew, karta i kompensata. Każdy z tych typów można przypisać do stworzonej przez siebie formy płatności. Dzięki temu rozwiązaniu istnieje możliwość bezproblemowego przenoszenia do Comarch ERP Klasyka form płatności, dla których ustalono typ gotówka i przelew – mają one swoje odpowiedniki w programach Comarch ERP Klasyka. Dla typów karta oraz kompensata przyjęto w Comarch ERP Klasyka formę płatności inne.

W kwestii rozliczania płatności warto również zwrócić uwagę na sposób przenoszenia do programów księgowych Comarch ERP Klasyka dokumentów rozliczonych. Jeżeli faktura w Comarch ERP Optima zapłacona została gotówką i automatycznie rozliczona w momencie wystawienia, to do programu KH/KP jej wartość trafia w pole Zapłacono.

Jeżeli mamy dokument z odroczonym terminem płatności np. przelew, to zawsze wartość tego dokumentu jest przenoszona do KH/KP jako Zaległość (nawet jeżeli w Comarch ERP Optima została już rozliczona).

Jeżeli dokument jest w części płatny gotówką, w części jest to płatność odroczona, to część gotówkowa trafia w pole Zapłacono, część odroczona w pole Zaległość.

• w sposób trwały. Wtedy nie można dokonywać na nim żadnych zmian ani go skasować. Dopuszczane są jedynie korekty ilościowe lub wartościowe albo anulowanie. W tym ostatnim przypadku dokument anulowany pozostaje na liście faktur (ma kolor czerwony), ale nie jest brany pod uwagę w żadnych analizach i zestawieniach.
• do bufora. Dokumenty w buforze, na liście oznaczone kolorem zielonym, to dokumenty, na których można dokonywać wszelkich zmian.

Możliwość zapisu do bufora może zostać zablokowana dla wybranych operatorów. Parametr Blokada zapisu dokumentów FS i PA do bufora został dokładniej opisany w artykule Konfiguracja uprawnień operatora.

Najważniejsze zasady (i konsekwencje) umieszczania dokumentów w buforze

• Dokumentowi w buforze nadawany jest numer kolejny w obrębie wykorzystywanego schematu numeracji. Skasowanie dokumentu w buforze pozostawia lukę w numeracji, której program nie wypełnia automatycznie. Użytkownik powinien to zrobić we własnym zakresie.
• Dokumentów w buforze nie da się anulować, ani wystawiać do nich korekt. Można je modyfikować lub usunąć.
• Na podstawie dokumentu w buforze nie można utworzyć innego, skojarzonego z nim dokumentu.
• Do dokumentów w buforze nie da się zrealizować żadnych płatności. Oznacza to, że zatwierdzenie do bufora faktury płatnej gotówką nie wprowadzi zapisu do rejestru kasowego.
• Wszystkie płatności do dokumentów w buforze (bez względu na formę płatności) umieszczane są w buforze preliminarza płatności, ze statusem (N) nierozliczone. Z poziomu preliminarza nie da się ich rozliczać ani zmienić ich stanu i statusu. Dopiero trwałe zatwierdzenie dokumentu zmienia stan zdarzenia w preliminarzu na Zatwierdzone do realizacji i pozwala na wykonywanie dalszych rozliczeń (automatem, lub ręcznie).
• Do dokumentów w buforze nie da się wydrukować Paragonu fiskalnego.
• Dokumentów w buforze nie można przenieść do rejestru VAT ani zaksięgować na konta.

Dokumenty w buforze a ilość towaru

Program umożliwia zapisywanie wszystkich dokumentów do bufora, ale nie wszystkie one wpływają na ilość towaru. Generalna zasada jest taka, że:

• dokumenty magazynowe, przychodowe (PZ, PW) nie wpływają na ilości, wpływają na zamówienia
• dokumenty magazynowe, rozchodowe (WZ, RW) zmniejszają ilości (magazynową i dostępną)
• dokumenty handlowe sprzedaży (FS, PA) powodują rezerwacje lub pobranie.

Dla przypomnienia, w programie z towarem związane są 2 ilości:

• ilość towaru jaki jest na magazynie (fizycznie)
• ilość dostępna, uwzględniającą rezerwacje

W trakcie wystawiania dokumentów magazynowych WZ, RW program sprawdza aktualną ilość towaru na magazynie lub ilość dostępną (pomniejszoną o rezerwacje) jeżeli zaznaczono parametr w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry – Nie pozwalaj na wydanie towaru gdy występują rezerwacje. Ilość ta sprawdzana jest także w przypadku dokumentów handlowych (PA, FS) jeśli określono, że mają one pobierać a nie rezerwować.

W tabeli poniżej przedstawiony został wpływ dokumentów handlowych zapisanych do bufora (nie na stałe) na poszczególne ilości widoczne na liście zasobów.

TYP DOKUMENTU	ILOŚĆ	REZERWACJE	ZAMÓWIENIA
FS/PA (pobranie)	√
FS/PA (rezerwacja)		√
FS/PA Kor. ilości			√
FZ			√
FZ Kor. ilości		√

Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku dokumentów magazynowych.

TYP DOKUMENTU	ILOŚĆ	REZERWACJE	ZAMÓWIENIA
WZ	√
WZ Kor ilości			√
PZ			√
PZ Kor. ilości		√
PW			√
PW kor. ilości		√
RW	√
RW Kor. ilości			√
PWP			√
RWS (rezerwacja)		√
RWS (pobranie)	√
ZD			√
RO		√

• funkcja nie podmienia danych na dokumentach skojarzonych (np. na WZ do faktury trzeba dane podmienić odrębnie).
• funkcja nie działa na dokumentach zaksięgowanych (do rejestrów VAT oraz bezpośrednio na konta księgowe).

podmianę danych można wykonać seryjnie, dla dokumentów zaznaczonych na liście.

Blokada anulowania dokumentu – blokuje możliwość anulowania dokumentów. Blokada dotyczy wszystkich dokumentów zarówno handlowych jak i magazynowych. W sytuacji, gdy operator nie ma uprawnień do anulowania dokumentów opcja w menu kontekstowym nie jest dostępna.

Blokada edycji pozycji cennika – przy aktywnym parametrze operator nie ma możliwości dokonywania zmian na już istniejących kartach towarów/ usług. Natomiast nadal zachowuje prawo podglądu informacji na kartach istniejących oraz zakładania nowych.

Blokada ponownej fiskalizacji FS i PA – funkcja została opisana w artykule poświęconym zmianom w fiskalizacji dokumentów.

Blokada zapisu dokumentów FS i PA do bufora – przy aktywnej blokadzie operator nie może zapisać dokumentu FS i PA do bufora. Wprawdzie parametr Bufor jest dostępny na formularzu dokumentu i operator może go zaznaczyć, jednak przy próbie zatwierdzenia program wyświetli komunikat i nie pozwoli na zapisanie faktury/ paragonu. Możliwy jest jedynie zapis na trwałe (bez możliwości późniejszych zmian).

Jeśli operator nie ma uprawnień do zapisu dokumentów do bufora podczas przekształceń, gdzie dokumentem wynikowym będzie Faktura Sprzedaży lub Paragon, program zapyta użytkownika, czy kontynuować i zapisać dokument od razu na trwałe, czy też zrezygnować z przekształcenia. Jeśli Faktura Sprzedaży/ Paragon jest zapisywany od razu do bufora – nie jest podnoszony formularz dokumentu, tak, jak ma to miejsce przy zapisie do bufora. Należy przy tym pamiętać, że przekształcenie takie nie będzie możliwe, jeśli kontrahent przekroczy przyznany limit kredytu, a operator nie będzie miał uprawnień do zapisu dokumentu po przekroczeniu limitu.

Parametry dotyczące blokady zmiany ceny dotyczą możliwości zmiany cen sprzedaży podczas wystawiania poszczególnych dokumentów. Oprócz braku możliwości zmiany ceny oraz udzielenia rabatu bezpośrednio na dokumencie, program blokuje również możliwość zmiany grupy cenowej, wg której wystawiany jest dokument (przypisanej kontrahentowi). Blokada może dotyczyć różnych typów dokumentów wystawianych w module: FS i WZ, Faktura Pro Forma, Faktura Zakupu, Paragon, Rezerwacja Odbiorcy, Zamówienie u Dostawcy.

Brak dostępu do cen zakupu – jeśli parametr jest aktywny (zaznaczony) operator pracujący w programie nie ma dostępu do informacji dotyczących cen zakupu. Zamiast cen zakupu (kosztu) na dokumentach widoczne są —.

Rozliczanie dokumentów z poziomu listy – z poziomu listy dokumentów związanych z powstawaniem płatności w Kasie/Banku (Faktury Sprzedaży, Paragony, Faktury Zakupu, dokumenty kaucyjne WKA i PKA) dostępna jest opcja rozliczania z poziomu listy dokumentów. Rozliczanie dokumentów jest również możliwe z poziomu okna Sprzedaży Dedykowanej. Funkcja jest dostępna w menu kontekstowym, wyświetlanym pod prawym przyciskiem myszy na odpowiednich listach. Po wybraniu schematu numeracji dla tworzonego zapisu kasowego i wybraniu rejestru, do którego ma trafić, program tworzy zapis KP lub KW, pobierając dane z rozliczanego dokumentu. Działanie funkcji jest analogiczne jak w przypadku funkcji Rozlicz dostępnej w Preliminarzu płatności.

Sprzedaż poniżej minimalnej marży/ maksymalnego rabatu – jeśli parametr jest zaznaczony operator może korygować ceny sprzedaży niezależnie od granicy ceny ustalonej dla poszczególnych towarów. Zasady zostały opisane w artykule Granica ceny sprzedaży.

Zmiana limitu kredytu na karcie kontrahenta – parametr jest związany z mechanizmem kontroli limitu kredytu dla kontrahenta (funkcja opisana w artykule Kontrola limitu płatności kontrahenta).

• jeśli jest aktywny – operator ma prawo zmiany kwoty przyznanego limitu na formularzu kontrahenta (zakładka [Handlowe]).
• jeśli parametr nie jest aktywny – pole z kwotą przyznanego limitu nie jest dostępne dla operatora.

Kontrola płatności przy sprzedaży – zapis do bufora/ zapis na trwałe – parametr jest związany z mechanizmem kontroli limitu kredytu dla kontrahenta (funkcja opisana w artykule Kontrola limitu płatności kontrahenta).

Zapisywanie dokumentów FS i PA po wydruku na trwałe – zaznaczenie parametru spowoduje, że wydruk dokumentu (również wywołanie podglądu wydruku) powoduje zapis dokumentu na trwałe (niezależnie od ustawienia parametru Bufor na formularzu). Jeśli przed wydrukiem na formularzu zaznaczony będzie parametr WZ (dotyczy modułów Handel, Handel Plus) – program automatycznie utworzy Wydanie Zewnętrzne do drukowanego dokumentu. W innym przypadku utworzenie WZ będzie możliwe po zatwierdzeniu dokumentu z poziomu listy.

Podobna zasada dotyczy fiskalizacji. Jeśli parametr Drukuj fiskalnie będzie zaznaczony przed wydrukiem dokumentu – fiskalizacja będzie automatyczna. Jeśli nie – wydruk na drukarce fiskalnej będzie możliwy z poziomu listy, po zatwierdzeniu dokumentu.

Zapisywanie dok. mag. po wydruku na trwałe – zaznaczenie parametru spowoduje zapisanie na stałe po wydruku dokumentów magazynowych (PW, RW, MM, PZ, WZ i korekt do tych dokumentów). W przypadku braku możliwości zapisania dokumentu na stałe np. brak towaru na magazynie, brak ilości dostępnej w przypadku występowania rezerwacji itp., wydruk nie jest wykonywany, a przed wydrukiem pojawia się odpowiedni komunikat (parametr dotyczy modułów Handel, Handel Plus).

Zmiana kategorii na niezaksięgowanym dokumencie – jeśli parametr jest zaznaczony to dany operator ma prawo do zmiany kategorii w nagłówku dokumentu oraz na pozycjach, pomimo, że dokument został już zapisany na trwałe. Zmianę kategorii można zapisać przy pomocy przycisku , widocznego obok pola Kategoria.

Zmiana opisu i osoby odbierającej na dokumencie – parametr związany jest z możliwością zmiany opisu oraz osoby odbierającej na zatwierdzonym dokumencie. Funkcja działa w podobny sposób jak w przypadku zmiany kategorii. Na zatwierdzonym dokumencie, niezależnie od tego czy został już zaksięgowany, istnieje możliwość zmiany:

• osoby odbierającej dokument ze strony kontrahenta,
• opisu oraz atrybutów, związanych z kontrahentem,
• opisu na pozycji dokumentu – warunkiem jest zaznaczony parametr Pozwól na edycję opisu na fakturze na karcie towaru w cenniku.

Zmiana wysłanych/odebranych e-faktur – parametr związany z funkcjonalnością wystawiania faktur elektronicznych, która opisana została w osobnym dokumencie. Zaznaczenie tego parametru pozwoli na anulowanie dokumentów wysłanych do systemu IWD.

• Nie da się anulować dokumentu, do którego jest korekta.
• Jeśli do dokumentu jest jedna korekta – korektę tą trzeba anulować (oczywiście jeśli spełnione są pozostałe warunki). Gdy anulujemy korektę – staje się możliwe anulowanie dokumentu podstawowego.
• jeśli korekt jest więcej – można anulować ostatnią z nich. Gdy ta jest anulowana – przedostatnią itd.

• Anulowanie dokumentu magazynowego skojarzonego z handlowym musi odbywać się w dwóch etapach:
  • najpierw anulujemy dokument handlowy (FA, FZ),
  • anulujemy dokument magazynowy (WZ, PZ).

Skutki anulowania dokumentu w module Kasa/Bank zostały opisane w artykule: Płatności a dokumenty anulowane.

W przypadku dokumentów wprowadzających towar do magazynu (np. PZ) anulowanie dokumentu jest możliwe tylko w przypadku, gdy towar z dostawy, która powstała w wyniku zatwierdzenia PZ, jest jeszcze dostępny na magazynie. Jeśli dostawa została już wyprowadzona z magazynu – anulowanie nie będzie możliwe (pozostaje korekta ilościowa do dokumentu).