1

Jak działa usługa Comarch OCR przy rozpoznawaniu faktur?

Usługa Comarch OCR analizuje dostarczony plik graficzny i rozpoznaje na nim tekst. Po zmianie obrazu na tekst i odczytaniu z niego danych merytorycznych, przypisuje je do odpowiednich kategorii – NIP, numer faktury, data, kwota netto, brutto, VAT, numer rachunku bankowego itp. Następnie przetworzona przez Comarch OCR faktura zostaje wprowadzona do programu Comarch ERP Optima, gdzie w dalszym etapie może być zweryfikowana, zaksięgowana i zarchiwizowana przez Użytkownika.

Poszczególne kroki procesu wyglądają następująco:

  • zeskanowanie lub zrobienie zdjęcia fakturze przez Użytkownika,
  • dodanie pliku z fakturą do usługi Comarch OCR, która to przetwarza fakturę i zwraca dane merytoryczne do programu Comarch ERP Optima,
  • sprawdzenie przez Użytkownika poprawności odczytanych danych z poziomu programu Comarch ERP Optima.




Czy za pomocą usługi Comarch OCR można rozpoznać faktury wielostronicowe?

Tak, usługa Comarch OCR umożliwia rozpoznawanie faktur wielostronicowych




Czy podczas przetwarzania dokumentów za pomocą usługi OCR do programu Comarch ERP Optima dodawany jest również kontrahent?

Kontrahent dodawany jest na listę Ogólne/ Kontrahenci w przypadku, kiedy w programie Comarch ERP Optima nie ma jeszcze kontrahenta o numerze NIP widocznym na fakturze. Jako akronim kontrahenta ustawiany jest jego numer NIP.

Jeżeli w System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry zostanie zaznaczony parametr Autonumeracja akronimów kontrahentów przy dodawaniu wówczas Kod na formularzu kontrahenta wypełniany jest zgodnie z ustawieniami parametrów autonumeracji.

W celu uniknięcia zakładania nowych kart kontrahentów w przypadku, gdy kontrahent o danym numerze NIP istnieje już w bazie danych, należy w Konfiguracji Firmy/Ogólne/Parametry dla parametru Sprawdzanie wyst. podobnych kontrahentów wybrać opcję Blokuj. Jeżeli na liście kontrahentów jest już kontrahent o numerze NIP widocznym na fakturze to jest on podstawiany na dokument.

Jeżeli na dokumencie widnieje numer rachunku bankowego i zakładana jest karta kontrahenta to na kartę zapisywany jest również ten rozpoznany numer rachunku bankowego i wczytywane są pozostałe rachunki z Białej listy.




Czy podczas przetwarzania faktur ma miejsce kontrola duplikacji?

Usługa Comarch OCR nie pozwala na wprowadzenie kilka razy tego samego dokumentu. Przy rozpoznawaniu dokumentów następuje kontrola duplikacji, która sprawdza, czy w bazie danych znajduje się już dokument o takich samych danych:

  • numer dokumentu,
  • numer NIP,
  • kwota netto,
  • data wystawienia.




W jaki sposób można przekazać dokumenty do rozpoznania w OCR jeżeli zostały umieszczone w chmurze w IBARD?

W tym celu należy w zakładce CRM/Nowy dokument z rozwijanej listy wybrać Wskaż pliki z IBARD i zapisz link. Po dodaniu skanu i zaznaczeniu parametru w kolumnie Udostępnij dla usługi OCR dokument będzie widoczny w usłudze OCR.




Faktury z jakim rozszerzeniem są rozpoznawane za pomocą usługi Comarch OCR?

Za pomocą usługi Comarch OCR rozpoznawane są skany dokumentów/zdjęcia w formacie pdf, jpg, jpeg, tiff lub png. W przypadku plików jpeg konieczna jest wersja Comarch ERP Optima 2020.0 .1. W przypadku skanów minimalna rozdzielczość przetwarzanych dokumentów to 200 dpi. Zdjęcie musi zawierać wyłącznie przetwarzany dokument oraz dane dokumentu muszą być wyraźnie widoczne i czytelne dla ludzkiego oka.Maksymalna rozdzielczość strony na zaczytywanym skanie nie może przekroczyć 20 mln pikseli a rozmiar 11,7×16,5 cali co odpowiada formatowi A3.
Maksymalny rozmiar pojedynczej strony to 5MB.




Dlaczego po dodaniu faktur za pomocą usługi Comarch OCR nie jest rozpoznawany kontrahent pomimo tego, że jego kartoteka widnieje w programie Comarch ERP Optima?

Taka sytuacja może mieć miejsce wtedy, gdy w bazie danych istnieje więcej niż jeden kontrahent o danym numerze NIP. W takim przypadku faktura zostanie dodana na kontrahenta o akronimie !NIEOKREŚLONY!. Należy zweryfikować, czy w  Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry dla parametru Sprawdzanie wyst. podobnych kontrahentów wybrano opcję Blokuj. Zduplikowane karty kontrahentów należy usunąć (połączyć).

Od wersji 2020.5.1 Comarch ERP Optima po rozpoznaniu dokumentu zostaje wyświetlona lista kontrahentów, którzy mają taki sam nr NIP. Użytkownik sam wskazuje, z którym kontrahentem powiązać fakturę.