Jeżeli istnieje konieczność wprowadzenia dokumentu w walucie innej niż ta, która określona została na karcie kontrahenta jako domyślna, na zakładce [Waluta] należy wybrać symbol waluty, w jakiej ma zostać wprowadzony dokument oraz kurs. Na zakładce [Ogólne] należy wprowadzić wartość faktury w walucie obcej, która zostanie automatycznie przeliczona i wyświetlona na zakładce [Waluta] w Tabeli VAT w postaci listy pozycji w walucie systemowej (stawka, netto, VAT, brutto). Tabela pojawia się tylko wtedy, gdy wybrana waluta jest inna niż systemowa i jest edytowalna tylko w przypadku wybrania kursu Nieokreślonego. W pozostałych sytuacjach wszelkie zmiany należy wprowadzić na pierwszej zakładce. Faktura wprowadzona do rejestru VAT w innej walucie niż systemowa powoduje wygenerowanie zdarzenia w Preliminarzu Płatności w danej walucie z uwzględnieniem kursu. Po rozliczeniu z zapłatą może zostać wygenerowana różnica kursowa.

Jeśli dla dokumentów krajowych wystawionych w walucie obcej chcemy wykazać kwotę netto transakcji w walucie dokumentu a kwotę VAT w walucie PLN należy zaznaczyć parametr Płatność VAT w PLN. Parametr jest dostępny tylko dla faktur zwykłych, nie dokumentów wewnętrznych. Po zaznaczeniu parametru na dokumencie w tabelce z płatnościami na zakładce Kontrahent oraz w preliminarzu płatności tworzą się dwie płatności: jedna na kwotę netto w walucie obcej i druga na kwotę VAT w PLN. Kwota VAT w PLN liczona jest po kursie do VAT.

W momencie wyboru waluty niesystemowej, pojawia się opcja umożliwiająca wybór innego kursu do księgowania. Zaznaczenie tego parametru powoduje wyświetlenie dodatkowych pól dotyczących kursu do księgowania. Funkcja dotyczy sytuacji, w której na fakturze walutowej należy przyjąć inny kurs do podatku VAT i inny kurs do księgowania. Pierwsza Tabelka dotyczy kursu do VAT, druga kursu do księgowania.

Data kursu do VAT i notowanie jest podstawiane z dnia wcześniejszego niż data powstania obowiązku podatkowego. Jeżeli data wystawienia jest wcześniejsza niż data powstania obowiązku podatkowego (faktury wystawiane przed dokonaniem transakcji) to kurs z dnia poprzedniego w stosunku do daty wystawienia.

Data notowania kursu i data obowiązku podatkowego podstawiana jest na podstawie pierwszej pozycji z faktury – towar lub usługa.

Ustawienie kursu do księgowania zależy od zaznaczenia bądź nie w konfiguracji Firma/ Ogólne/ Parametry parametrów Pobieraj kurs waluty z dnia poprzedniego dla dokumentów przychodowych i Pobieraj kurs waluty z dnia poprzedniego dla dokumentów kosztowych wg daty: Zakupu/ Wystawiania/ Wpływu. Data kursu do księgowania w przypadku Faktur Sprzedaży – jako dzień poprzedni w stosunku do wcześniejszej z dat wystawienia/sprzedaży, a w przypadku Faktur Zakupu – dzień wcześniejszy w stosunku do daty zakupu/wystawienia/wpływu (jeżeli parametr w konfiguracji jest zaznaczony) lub jako data wystawienia, jeżeli parametr o pobieraniu kursu z dnia poprzedniego nie jest zaznaczony.

W momencie księgowania dokumentu walutowego na konta w walucie systemowej, Comarch ERP Optima pobiera kurs do księgowania, jeżeli na dokumencie zaznaczony jest parametr Inny kurs do księgowania. W przeciwnym razie księgowanie odbywa się po kursie dokumentu. Wg tego samego algorytmu generowane jest zdarzenie w Preliminarzu płatności.

Jeżeli na zakładce [Ogólne] zostanie odkryta kolumna Kategoria2 i Opis2 to automatycznie na zakładce [Waluta] te kolumny również się pokazują i uzupełnione są tymi samymi danymi co na zakładce [Ogólne].

Piąta zakładka – [Atrybuty] – zawiera listę atrybutów wraz z wartościami, jakie zostały przypisane do danego dokument. Wprowadzenie na dokument Rejestru VAT atrybutów umożliwia dodatkowe opisanie dokumentu, na przykład poprzez przypisanie go do projektu, wydziału, itp.

Istnieje możliwość dodania atrybutów dotyczących kontrahenta lub dokumentu. Dokument wprowadzony za pomocą usługi Comarch OCR ma automatycznie dodany atrybut OCR-> Niezweryfikowany.

Dodawanie lub edycja atrybutu powoduje otwarcie formularza Atrybut dokumentu rejestru VAT.

Określony atrybut można wybrać za pomocą przycisku z listy kontrahenta lub dokumentu, ewentualnie wpisać bezpośrednio. Typ pola wartość jest zależny od rodzaju wybranego atrybutu. Dla atrybutów zdefiniowanych jako lista, użytkownik może wybrać określoną wartość z wcześniej zdefiniowanej listy wartości atrybutu. W przypadku atrybutów typu tekst lub liczba pole to podlega edycji.

Jeżeli wybrany został format Data, użytkownik może wprowadzić datę „z ręki” lub posłużyć się podręcznym kalendarzem.

Zakładka [Dokumenty] jest uzupełniona, jeśli z bieżącego zapisu powstał inny zapis: zapis księgowy, Dokument Wewnętrzny, faktura VAT marża  jeśli bieżący dokument został przesłany z modułu Faktury lub zaczytany za pomocą usługi Comarch OCR.

W tym miejscu znajduje się informacja dotycząca dokumentów powiązanych z dokumentem bieżącym tzn. dokumentów, które zostały wygenerowane na podstawie bieżącego lub dokumentów źródłowych np. Z modułu Faktury. Użycie klawisza  pozwala na podglądnięcie tych dokumentów.

Na zakładce w przypadku pobrania modułu Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus lub Księga Podatkowa widoczna jest sekcja Biblioteka dokumentów (w trybie do odczytu), a w przypadku posiadania modułu Obieg dokumentów – jest ona aktywna do zmiany. Podczas przenoszenia z menu Handel do rejestru VAT dokumentu z podpiętym dokumentem Biblioteki, w sekcji Biblioteka dokumentów automatycznie podpinany jest ten dokument Biblioteki. Dzięki temu użytkownik ma możliwość bezpośredniego podglądu załącznika z poziomu otwartego formularza dokumentu w Rejestrze VAT, a także dostęp do samego dokumentu Biblioteki.  W przypadku modułu CRM widoczna jest sekcja Zadania i kontakt.

Po wyborze na dokumencie rodzaju transakcji Procedura OSS ukrywany jest parametr Rozliczać w VAT, pole Obow. podat., parametr Metoda kasowa oraz dane dla metody kasowej. Z dokumentu usuwane są kody JPK_V7 i na zakładce [JPK] użytkownik ma możliwość dodania atrybutów tylko w sekcji JPK_FA. Pojawia się natomiast zakładka [OSS], omówiona poniżej. Takie dokumenty nie są uwzględniane w pliku JPK_V7. Na dokumencie pozostaje natomiast możliwość zaznaczenia/odznaczenia parametru JPK_FA.

Po wyborze rodzaju transakcji Procedura OSS na dokumencie w rejestrze VAT sprzedaży pojawia się dodatkowa zakładka [OSS], na której automatycznie zaznaczany jest parametr Rozliczam podatek w OSS, co oznacza, że dana transakcja zostanie uwzględniona na deklaracji VIU-DO.  Automatycznie ustawia się rok i kwartał, zgodnie z którym dokument zostanie zakwalifikowany na deklarację OSS. Domyślnie kwartał ustawiany jest zgodnie z datą sprzedaży na dokumencie. Jeżeli data sprzedaży należy do poprzedniego kwartału i za ten okres deklaracja VIU-DO została naliczona i wysłana do systemu e-Deklaracje to w polu Rozliczam podatek w OSS domyślnie ustawia się bieżący kwartał. Jeżeli data sprzedaży dokumentu należy do kwartału wcześniejszego niż poprzedni to w polu Rozliczam podatek w OSS domyślnie ustawia się bieżący kwartał. Użytkownik ma możliwość odznaczenia tego parametru (również na dokumencie zaksięgowanym oraz na dokumencie z uzupełnioną Predekretacją). Odznaczenie parametru Rozliczam podatek w OSS powoduje ukrycie wszystkich danych na zakładce [OSS] za wyjątkiem pola Kraj odbiorcy, które to jest potrzebne do prawidłowego ustawienia stawki VAT na pozycjach dokumentu, zgodnej z krajem odbiorcy.

Prefiks kraju odbiorcy domyślnie przenoszony jest z zakładki [Kontrahent]. Użytkownik ma możliwość jego zmiany. Zmiana prefiksu na zakładce [Kontrahent] powoduje zmianę prefiksu na zakładce [OSS]. Zmiana prefiksu na zakładce [OSS] nie powoduje zmiany prefiksu na zakładce [Kontrahent]. Nie ma możliwości zapisania dokumentu z zaznaczonym parametrem Rozliczam podatek w OSS bez uzupełnionego prefiksu kraju odbiorcy. Podczas próby zapisania takiego dokumentu pojawia się komunikat: Transakcja kwalifikowana do procedury OSS powinna mieć uzupełniony prefiks kraju. Po zaakceptowaniu komunikatu użytkownik jest przenoszony na zakładkę [OSS] z kursorem ustawionym w polu Kraj odbiorcy. Lista krajów na zakładce [OSS] jest analogiczna do listy krajów dostępnej na zakładce [Kontrahent]. W pierwszej kolejności na liście wyświetlane są kody krajów należących do Unii Europejskiej. W przypadku wyboru kraju pozaunijnego nie będzie możliwe dodanie pozycji na dokumencie, ponieważ nie ma zdefiniowanych stawek w Konfiguracji. Z tego względu prefiks kraju odbiorcy powinien być zawsze prefiksem kraju należącego do Unii Europejskiej.

W polu Waluta podatku ustawiana jest waluta EUR, bez możliwości zmiany.

W przypadku dokumentu dodanego w walucie innej niż EUR widoczna jest sekcja Kurs z ostatniego dnia kwartału, a gdy nieopublikowany z kolejnego dnia. Deklaracja OSS zawierać będzie wartości podatku w walucie EUR w przeliczeniu po kursie Europejskiego Banku Centralnego na koniec kwartału, a jeżeli kurs nie zostanie opublikowany to na kolejny dzień. Stąd na zakładce [OSS] dodano dla waluty dokumentu różnej od EUR możliwość wskazania odpowiedniego kursu. Na dokumencie w walucie PLN jako kurs domyślnie ustawiany jest Kurs EBC (Europejskiego Banku Centralnego) i pobierany jest z ostatniego dnia kwartału wskazanego na zakładce [OSS]. W przypadku braku notowania EBC (Europejskiego Banku Centralnego) na dokumencie ustawiany jest Kurs ręczny z notowaniem 1 EUR = 1,0000 PLN. Użytkownik ma możliwość zmiany na kurs Nieokreślony (również na dokumencie zaksięgowanym oraz na dokumencie z uzupełnioną Predekretacją). W przypadku dokumentu dodanego w walucie obcej innej niż EUR i PLN jako kurs domyślnie ustawiany jest Kurs ręczny z notowaniem 1 EUR = 1,0000 PLN, z możliwością zmiany na Nieokreślony (również na dokumencie zaksięgowanym oraz na dokumencie z uzupełnioną Predekretacją). Każda z pozycji dokumentu przeliczana jest po wskazanym kursie. W przypadku dokumentu dodanego w walucie innej niż EUR w polu Data kursu domyślnie ustawiany jest ostatni dzień kwartału do którego należy data sprzedaży

Podczas dodawania pozycji na dokumencie z rodzajem transakcji Procedura OSS, stawki VAT są ograniczane do tych, które obowiązują w kraju unijnym wskazanym na zakładce [OSS] w polu Kraj odbiorcy. W przypadku braku stawki dla danego kraju unijnego, możliwe do wyboru są stawki obowiązujące w Polsce.

Podczas próby dodawania pozycji na dokumencie z rodzajem transakcji Procedura OSS bez uzupełnionego prefiksu kraju na zakładce [OSS] lub z prefiksem kraju nienależącego do Unii Europejskiej pojawia się komunikat: Wskaż prawidłowy kraj unijny odbiorcy na zakładce OSS. Dodanie pozycji na dokumencie jest możliwe po wskazaniu na zakładce [OSS] prefiksu kraju należącego do Unii Europejskiej. Stawki pobierane są z Konfiguracji lub z formularza kategorii.

Na dokumencie z rodzajem transakcji Procedura OSS, po wybraniu w pozycji dokumentu kategorii na formularzu której uzupełniono domyślną stawkę w sekcji Stawki VAT (procedura OSS), stawka ta jest ustawiana na pozycji dokumentu pod warunkiem, że obowiązuje ona w kraju wskazanym na zakładce [OSS]. Jeżeli na formularzu kategorii nie wskazano takiej stawki lub w pozycji dokumentu nie wybrano kategorii to ustawiana jest stawka podstawowa dla danego kraju pobierana z Konfiguracji.

Na dokumencie z rodzajem transakcji innym niż Procedura OSS do pozycji może zostać przeniesiona stawka wskazana na formularzu kategorii w polu Stawka VAT.

Po zmianie na dokumencie rodzaju transakcji na Procedura OSS, jeżeli dodano pozycję w stawce nieobowiązującej w kraju wskazanym na zakładce [OSS], podczas próby zapisania dokumentu pojawia się komunikat: Część stawek VAT na pozycjach dokumentu nie odpowiada stawkom kraju OSS. Czy chcesz zweryfikować stawki VAT? Wybierając Tak możesz zmienić stawki VAT, wybierając Nie zapiszesz dokument. Zaakceptowanie komunikatu powoduje przeniesienie na zakładkę [Ogólne] gdzie użytkownik ma możliwość weryfikacji stawki VAT. Wybór opcji Nie powoduje zapisanie dokumentu.

Po zmianie na dokumencie rodzaju transakcji z Procedura OSS na inny, jeżeli na dokumencie dodano przynajmniej jedną pozycję w stawce VAT nieobowiązującej w Polsce, podczas próby zapisania dokumentu pojawia się komunikat: Na dokumencie wskazano stawki VAT różne od polskich. Czy chcesz zweryfikować stawki VAT? Wybierając Tak możesz zmienić stawki VAT, wybierając Nie zapiszesz dokument. Zaakceptowanie komunikatu powoduje przeniesienie na zakładkę [Ogólne] gdzie użytkownik ma możliwość zmiany stawki VAT. Wybór opcji Nie powoduje zapisanie dokumentu.

Po zmianie prefiksu kraju na zakładce [OSS], jeżeli na dokumencie dodano przynajmniej jedną pozycję w stawce VAT nieobowiązującej w wybranym kraju, podczas próby zapisania dokumentu pojawia się komunikat: Część stawek VAT na pozycjach dokumentu nie odpowiada stawkom kraju OSS. Czy chcesz zweryfikować stawki VAT? Wybierając Tak możesz zmienić stawki VAT, wybierając Nie zapiszesz dokument. Zaakceptowanie komunikatu powoduje przeniesienie na zakładkę [Ogólne] gdzie użytkownik ma możliwość weryfikacji stawki VAT. Wybór opcji Nie powoduje zapisanie dokumentu.