Program posiada tzw. logi systemowe, za pomocą, których można przeanalizować wyliczony u pracownika zasiłek chorobowy, urlop lub ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Warunkiem generowania się w programie podstaw obliczeniowych jest zaznaczenie odpowiednich logów z poziomu System / Konfiguracja / Program / Płace / Parametry. Następnie naliczamy wypłatę, w której rozliczony jest np. urlop wypoczynkowy, zapisujemy ją i ponownie edytujemy. Na Formularzu wypłaty na zakładce Elementy wypłaty pojawi się ‘Wynagrodzenie za czas urlopu’. Należy go edytować przy pomocy przycisku Następnie chcąc zobaczyć podstawę obliczeniową, należy z poziomu Formularza elementu wypłaty (po wejściu do 'Wynagrodzenia za czas urlopu’) wybrać przycisk ’Podstawa obliczeniowa’ .

Formularz podstawy obliczeniowej jest nieedytowalny/wyszarzony, zawiera informacje na temat nazwy wypłaconego elementu, okresu oraz wyliczonej kwoty. Formularz podstawy dla urlopu podaje wartość stawki za godzinę urlopu oraz poszczególne wyliczenia stawki za godzinę urlopu ze składników stałych oraz składników zmiennych.

Aby zobaczyć i wydrukować podstawę naliczania urlopu, w której możemy przeanalizować jakie składniki i w jakich wartościach zostały uwzględnione do naliczania podstawy urlopu, z poziomu otwartego formularza podstawy obliczeniowej wybieramy przycisk drukarki .

Z menu wydruków wybieramy opcję ‘Naliczenie podstawy urlopu’ oraz rodzaj wydruku: uproszczony lub szczegółowy. Uproszczony wydruk pokazuje w formie tabeli sumę składników wliczonych do podstawy z wypłat za poprzednie miesiące i z miesiąca bieżącego, oraz czas pracy za te okresy. Na wydruku szczegółowym widzimy listy płac w rozbiciu na poszczególne składniki wliczane do podstawy urlopu, ich wartość i czas pracy, za które są one należne.

W podobny sposób możemy przeanalizować podstawy do chorobowego i ekwiwalentu za urlop oraz każdego dodatku zdefiniowanego algorytmem 9. Naliczenie podstawy zasiłku / wynagrodzenia za czas urlopu / ekwiwalentu za niewykorzystany urlop można również sprawdzić z poziomu formularza danych kadrowych pracownika – wybierając z menu przycisk ’Podstawy obliczeniowe’. Przy czym z tego poziomu widoczne są wszystkie podstawy.

Warunkiem wygenerowania właściwego wydruku ze szczegółami wyliczenia każdej podstawy jest naliczenie i zapisanie wypłaty!

Rodzaj umowy „Umowa-zlecenie godzinowa” pozwala Użytkownikowi wprowadzić stawkę za godzinę oraz liczbę przepracowanych godzin bezpośrednio w umowie. Dane te są uwzględniane przez program podczas naliczania wypłaty.

Aby dodać pracownikowi umowę zlecenie godzinową na formularzu umowy cywilnoprawnej  w polu Rodzaj umowy należy wybrać ‘Umowę-zlecenie godzinową’  Następnie uzupełnić pole Stawka za godzinę  i w polu Czas pracy dla umowy pobierać określić sposób ewidencji czasu pracy. Ewidencja czasu pracy może być prowadzona na podstawie kalendarza nieobecności lub uproszczonego zestawienia w umowie. Po zaznaczeniu opcji ‘z kalendarza nieobecności’ czas pracy będzie pobierany z kalendarza (Nie)obecności. W przypadku wybrania opcji ‘z uproszczonego zestawienia w umowie’ czas pracy należy podać na dodatkowej zakładce Zestawienie czasu pracy.

Generując deklaracje ZUS (rozliczeniowe, zgłoszeniowe, IWA) należy:

1. Dodać plik KEDU – z poziomu Płace i Kadry / Pliki KEDU lub bezpośrednio na formularzu deklaracji po kliknięciu w przycisk ‘KEDU’.
2. Wyliczyć deklarację przyciskiem ‘Piorunka’.
3. Wyeksportować deklarację do programu Płatnik –  po naciśnięciu przycisku eksportu pojawia się ścieżka, gdzie należy wskazać lokalizację i podać nazwę pliku np. dra.xml (prawidłowe rozszerzenie pliku to *.xml).

Podczas tworzenia deklaracji za kolejne miesiące rozszerzenie pliku jest pamiętane.

Deklaracja DRA naliczona w aktualnej wersji programu Comarch ERP Optima zapisywana jest jako deklaracja w wersji 5 formularza – numer ten jest widoczny na liście deklaracji DRA.

Kod terminu składania deklaracji ZUS określamy z poziomu System/Konfiguracja/Forma/Płace/Zobowiązania wobec ZUS/PFRON.

https://www.youtube.com/watch?v=Ixh-lchVFqY

Wydruk dostępny z poziomu Formularza danych kadrowych pracownika (Wydruk danych/Podgląd wydruku/ Wydruki płacowe/ ZUS IMIR – Informacja dla ubezpieczonego lub z poziomu Listy pracowników (Płace i Kadry/ Kadry/ Wydruk danych/ Wydruki płacowe/ ZUS IMIR) – wydruk dla zaznaczonych pracowników z możliwością wysłania ze skrzynki pocztowej modułu Comarch ERP Optima CRM.

Wydruk IMIR może być wykonany zarówno jako raport roczny, jak i raport za wybrane miesiące– decyduje o tym ustawienie parametrów przed wydrukiem.

Przed wydrukiem warto skorzystać z nowego globalnego filtra ‘#(G) Pracownicy do raportu RMUA za wybrany rok’ dodanego na liście pracowników. Wyszukuje osoby, które we wskazanym roku, mają naliczone wypłaty wykazywane na deklaracjach ZUS (po zawężeniu listy filtrem, można zaznaczyć wszystkich i wykonać wydruk seryjny).

Składkę wypadkową można ustawić z poziomu zakładki System/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Składki ZUS. Przed wpisaniem nowej wartości składki wypadkowej należy wykazać odpowiedni miesiąc, od kiedy składka będzie obowiązywała, wprowadzić jej wartość, a następnie zapisać ikoną dyskietki  .

W przypadku posiadania modułu Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe składkę wypadkową można również zmienić seryjnie dla zaznaczonych baz danych. W tym celu, po zalogowaniu się do Biura Rachunkowego, należy w obszarze Operacje seryjne/ Parametry firm ustawić odpowiedni rok i miesiąc, od którego obowiązuje zmiana składki wypadkowej, zaznaczyć bazy, w których chcemy zmienić jej wartość, a następnie wybrać z sekcji Parametry firm opcję „Składka wypadkowa” wprowadzając jej nową wartość. Wprowadzone dane należy zatwierdzić  – wówczas wartość składki wypadkowej zmieni się dla wszystkich wskazanych baz od wybranej wcześniej daty.

W programie Comarch ERP Optima nie ma standardowej umowy cywilnoprawnej, od której byłby naliczany 32 % podatek.

Aby zdefiniować taką umowę należy wejść w Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat a następnie:

1. Przyciskiem plusa otworzyć formularz nowego typu wypłaty,
2. Wpisać nazwę i skrót dodawanej umowy cywilnoprawnej, nazwa musi się różnić od nazw umów istniejących już w programie,
3. W polu Rodzaj wybrać Umowa,
4. Określić algorytm wyliczania wartości umowy: 1, 4, 6, 12 (algorytm 12 dostępny tylko w module Płace i Kadry Plus) lub 14,
5. Na zakładce 2. Podatki/Nieobecności wybrać: 
   • właściwą pozycję na deklaracji PIT (dla umów które mają wchodzić na PIT-11 oraz PIT-4R należy podać jedną z dostępnych pozycji na PIT-8B),
   • sposób naliczania zaliczki podatku – Procent i w polu obok wpisać 32%,
   • sposób naliczania kosztów uzyskania przychodów – procentowe, podając obok właściwy procent – np. 20%,
   • sposób naliczania składek ZUS, składki zdrowotnej,
   • wliczanie umowy do podstawy zasiłków z ubezpieczenia chorobowego.          
6. Na zakładce 3. Szczegółowe decydujemy o pozostałych parametrach, z uwzględnieniem pól: wliczany do GUS, pozycja na Rp-7.

Najczęstszą przyczyną ‘błędu krytycznego’ jest brak numeru PESEL lub numeru paszportu w przypadku obcokrajowców w dokumentach ZUS RCA przesyłanych do programu Płatnik. W przypadku braku tych danych, podczas importowania deklaracji program Płatnik zgłasza komunikat ‘Wystąpił błąd krytyczny podczas wykonywania pracy kreatora. Wystąpił błąd podczas parsowania KEDU…’, a w dalszej treści komunikatu występuje ciąg ‘p3’, oznaczający nazwę brakującego pola w importowanej deklaracji.

Uzupełnienie brakujących danych w programie Comarch ERP Optima oraz ponowne przeliczenie i wyeksportowanie deklaracji, pozwala uniknąć pojawienia się komunikatu.

Podczas naliczania deklaracji ZUS DRA program Comarch ERP Optima weryfikuje, czy pracownicy mają uzupełniony numer PESEL lub inny identyfikator wymagany przez ZUS np. numer paszportu. Jeżeli pracownik nie ma uzupełnionych odpowiednich danych w oknie Wyliczenie deklaracji pojawi się ostrzeżenie: Brak wypełnionego identyfikatora: imię nazwisko pracownika.

Aby samodzielnie zweryfikować u których pracowników wymagane jest uzupełnienie danych można skorzystać z kolumny na liście pracowników, w której wyświetlany jest nr PESEL. Jeśli kolumna jest niewidoczna, należy użyć opcji 'Przywróć układ domyślny’, która jest dostępna w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszki.

Równie częstą przyczyną omawianego błędu jest brak informacji o nazwie skróconej firmy na deklaracjach ZUS. Wprowadzamy ją w System /Konfiguracja / Firma / Dane firmy / PIT-4R, CIT-8.

Szczegółowy zakres informacyjny dotyczący dokumentów ZUS oraz opisu poszczególnych nazw pól, które mogą pojawiać się w komunikacie błędu, znajduje się w dokumencie umieszczonym na  stronie internetowej ZUS.