W programie istnieje możliwość dodawania wielu list płac o tym samym rodzaju np. Etat za ten sam okres. Można to zrobić na dwa sposoby.

1. Wprowadzając kolejne dokumenty o nowych oznaczeniach (symbolach),
2. Wykorzystując w definicji dokumentu serię lub wydział.

Definicja dokumentów jest dostępna zarówno z poziomu formularza listy płac (po kliknięciu w przycisk ‘Dokument’) jak i z poziomu Konfiguracji / Firma / Definicje dokumentów / Płace / Listy płac.

Istnieje możliwość, aby dodać nowy dokument plusem lub skopiować (po podświetleniu pozycji wciskamy CTRL + INS) standardowy dokument np. E –  podając inny symbol dokumentu np. E1. Nowo dodany dokument E1 można wówczas wybrać na formularzu kolejnej listy płac o tym samym rodzaju za ten sam okres.

Jeżeli natomiast w definicji dokumentu jako jeden z członów w schemacie numeracji wybierzemy – unikatową serię, wówczas na formularzu każdej kolejnej listy płac za ten sam okres po wybraniu tego samego dokumentu w pozycji ‘Seria dokumentu’ będzie można wskazać inną serię i w ten sposób zapisać wiele list płac o symbolu np. E – różniących się serią. Lista serii jest dostępna z poziomu Konfiguracja / Firma / Definicje dokumentów / Płace / Serie dokumentów.
W przypadku gdy w schemacie numeracji zostanie wybrany wydział (dostępne w module Płace i Kadry Plus) należy na formularzu wydziału wypełnić pole ‘Symbol listy płac’.

W programie Comarch ERP Optima nie ma standardowej umowy cywilnoprawnej, od której byłby naliczany 32 % podatek.

Aby zdefiniować taką umowę należy wejść w Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat a następnie:

1. Przyciskiem plusa otworzyć formularz nowego typu wypłaty,
2. Wpisać nazwę i skrót dodawanej umowy cywilnoprawnej, nazwa musi się różnić od nazw umów istniejących już w programie,
3. W polu Rodzaj wybrać Umowa,
4. Określić algorytm wyliczania wartości umowy: 1, 4, 6, 12 (algorytm 12 dostępny tylko w module Płace i Kadry Plus) lub 14,
5. Na zakładce 2. Podatki/Nieobecności wybrać: 
   • właściwą pozycję na deklaracji PIT (dla umów które mają wchodzić na PIT-11 oraz PIT-4R należy podać jedną z dostępnych pozycji na PIT-8B),
   • sposób naliczania zaliczki podatku – Procent i w polu obok wpisać 32%,
   • sposób naliczania kosztów uzyskania przychodów – procentowe, podając obok właściwy procent – np. 20%,
   • sposób naliczania składek ZUS, składki zdrowotnej,
   • wliczanie umowy do podstawy zasiłków z ubezpieczenia chorobowego.          
6. Na zakładce 3. Szczegółowe decydujemy o pozostałych parametrach, z uwzględnieniem pól: wliczany do GUS, pozycja na Rp-7.

W wersji Comarch ERP Optima 2018.6. wprowadzono mechanizm automatycznego naliczania się ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy dla zwolnionego pracownika w wypłacie etatowej  za ostatni miesiąc zatrudnienia.

Aby ekwiwalent za niewykorzystany urlop naliczył się w wypłacie etatowej automatycznie, muszą być spełnione warunki:

• pracownik ma odnotowaną w kadrach datę zwolnienia w zapisie historycznym dotyczącym okresu, za który jest naliczona wypłata na liście etatowej,
• pracownik nie ma przedłużonej umowy z dniem kolejnym po zwolnieniu,
• wypłata jest naliczana na liście płac o rodzaju Etat,
• pracownik ma niewykorzystany urlop w standardowym limicie nieobecności urlop wypoczynkowy, którego data do jest równa dacie zwolnienia pracownika,
• pracownik nie ma naliczonego standardowego typu wypłaty Ekwiwalent za niewykorzystany urlop, na innej liście płac za ten sam miesiąc.

Mechanizm automatycznego naliczania się ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, dotyczy tylko list płac o rodzaju Etat, które nie są przeznaczone dla pracowników tymczasowych (na liście płac nie jest zaznaczony parametr Lista tylko dla pracowników tymczasowych). Nie ma obsługi automatycznego naliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop dla pracowników tymczasowych.

W starszych wersjach programu aby naliczyć ekwiwalent należało naliczyć wypłatę na liście Etat lub Inna  a następnie na zakładce Elementy wypłaty dodać plusem typ wypłaty – Ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

Od wersji 2019.6 Użytkownik ma możliwość wyłączenia automatycznego naliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Z poziomu Konfiguracja /Firma/ Płace/ Parametry należy odznaczyć parametr ‘Ekwiwalent za urlop liczony automatycznie po zwolnieniu pracownika’. Parametr domyślnie jest zaznaczony.

Funkcjonalność ta opisana została w Filmie instruktażowym 

W związku z nowelizacją art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych na podstawie art. 52l ustawy z dnia 31 marca 2020 roku o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (Dz. U. Nr 220, poz. 568) – wartość świadczeń pracownika w związku z działalnością socjalną, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych – limit zwolnienia z podatku w 2020 r. i 2021 r. wynosi 2000 zł (dotychczasowy limit zwolnienia 1000 zł).

W wersji Comarch ERP Optima 2022.0.1  wprowadzono mechanizm umożliwiający automatyczne ograniczenie zwolnienia z podatku składników finansowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych do wysokości limitu. Kwota obowiązującego limitu pobierana jest jako wskaźnik w konfiguracji programu (Program / Płace / Wynagrodzenia).

Aby naliczyć świadczenia z ZFŚS zwolnione od podatku do wysokości  limitu należy z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat dodać nowy typ wypłaty:

Zakładka ‘1.Ogólne’:

• Nazwa i skrót: np. Świadczenie socjalne ZFŚS
• Rodzaj: Dodatek
• Algorytm: 1 – ‘Kwota’
• Automatyczne korygowanie / składnik związany: wszystkie opcje odznaczone

Zakładka ‘2.Podatki/Nieobecności’:

– należy zaznaczyć parametr ‘Wliczaj do limitu zwolnienia z opodatkowania ZFŚS’  i wskazać odpowiednią pozycję na deklaracji PIT oraz sposób naliczenia zaliczki podatku w momencie przekroczenia limitu zwolnienia. Zaznaczenie parametru powoduje automatyczne ustawienie w konfiguracji dodatku  na zakładce 2. Podatki/ Nieobecności  takich pozycji jak:

• • Sposób naliczania zaliczki podatku’: naliczać wg progów
  • Sposób naliczania składek ZUS’: nie naliczać’
  • Sposób naliczania skł.na ub.zdrow: ’nie naliczać
  • Sposób wliczania do podstaw zasiłków/urlopu/ekwiwalent: ‘nie wliczać’.

Zakładka ‘3. Szczegółowe’:

W przypadku świadczeń niepieniężnych należy odznaczyć parametr ‘Wpływa na kwotę do wypłaty’

Podczas naliczenia wypłaty, sprawdzane jest czy w danym roku podatkowym zostały wypłacone składniki z zaznaczonym parametrem Wliczaj do limitu zwolnienia z opodatkowania ZFŚS oraz czy doszło do przekroczenia limitu zwolnienia ZFŚS obowiązującego w danym roku. Przy sprawdzaniu limitu uwzględniane będą wszystkie wypłaty od początku roku podatkowego do bieżącego miesiąca deklaracji, za który jest naliczona wypłata z danym elementem ZFŚS, które były naliczone przy zaznaczonym parametrze ‘Wliczaj do limitu zwolnienia z opodatkowania ZFŚS’.W miesiącu, w którym nastąpi przekroczenie limitu, wartość ponad obowiązujący limit zwolnienia zostanie opodatkowana zgodnie z ustawieniami w danym typie wypłaty.

Ograniczenie w poborze podatku w zależności od wypłaconych składników w obrębie roku dotyczy wszystkich form zatrudnienia (z wyłączeniem Właściciela). W przypadku pracowników wieloetatowych stosowany jest jeden limit zwolnienia ZFŚŚ łącznie dla obu etatów.

W przypadku starszych wersji programu  z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat należy zdefiniować dwa typy wypłat:

1. świadczenie socjalne nieopodatkowane (świadczenie do kwoty 2000 zł)

Zakładka 2. Podatki/Nieobecności:

• Pozycja na deklaracji PIT: nie dotyczy
• Sposób naliczania zaliczki podatku: nie naliczać

2. świadczenie socjalne opodatkowane (świadczenie wynikające z przekroczenia kwoty 2000 zł)

Zakładka 2. Podatki/Nieobecności:

• Pozycja na deklaracji PIT: Należy wskazać odpowiednią pozycję
• Sposób naliczania zaliczki podatku: wg progów
• Sposób naliczania kosztów uzyskania: zależnie od decyzji użytkownika – nie naliczać lub standardowe

Oprócz ustawień dotyczących podatku należy sprawdzić jak ustawiono naliczanie składek ZUS i składki na ubezpieczenie zdrowotne.

W przypadku świadczeń niepieniężnych należy pamiętać o odznaczeniu parametru ‘Wpływa na kwotę do wypłaty’, dostępnego na zakładce 3.Dodatkowe.

Pracownik, który uzyskuje świadczenie w wysokości np. 2250 zł powinien mieć zatem naliczone na liście płac dwa dodatki: świadczenie nieopodatkowane – 2000 zł oraz świadczenie opodatkowane – 250 zł.

Dodatkowo w module Płace i Kadry Plus, w zaawansowanej konstrukcji algorytmu 12, istnieje możliwość wprowadzenia wzorów, które będą automatycznie kontrolowały przekroczenie kwoty 2000zł i odpowiednio naliczały wartość składnika opodatkowanego i nieopodatkowanego. O pomoc w zakresie konstrukcji wzoru należy zwrócić się do Autoryzowanego Partnera Comarch.

Informacje dotyczące m.in. skali podatkowej, rozliczania podatku od wynagrodzeń pracownika znajdują się na formularzu danych kadrowych pracownika – zakładka Nr ident./podatki.

W przypadku standardowego sposobu rozliczania podatkowego nie należy modyfikować zapisów. Jeśli jednak pracownik rozliczany jest w inny sposób (np. wspólnie z małżonkiem), musi to znaleźć odzwierciedlenie w jego danych.
Domyślnie w programie na formularzu danych kadrowych pracownika proponują się standardowe progi podatkowe. Jeżeli istnieje konieczność zmiany progów podatkowych, należy odznaczyć pole ‘Standardowe’, co umożliwi edycję kwot progowych i stawek podatku. Pracownikowi, który wspólnie opodatkowuje się z małżonkiem, należy zmodyfikować pozycję ‘Dochód ponad’ wprowadzając odpowiednio wyższą kwotę, procenty pozostają te same.

Wprowadzając modyfikację progów podatkowych należy pamiętać, że zmiany te dotyczą całego okresu obowiązywania danego zapisu historycznego. Konieczne jest więc przywrócenie standardowych ustawień w nowym roku podatkowym. Należy to zawsze robić poprzez aktualizację danych z datą 1 stycznia nowego roku i ponowne  zaznaczenie standardowych progów.

Na formularzu danych kadrowych pracownika na zakładce Inne informacje w części FP/FGŚP znajdują się następujące parametry: ’Nie naliczać składek na FP’ oraz ’Nie naliczać składek na FGŚP’.  Zaznaczenie ich oznacza zaprzestanie naliczania składek na FP i FGŚP dla danego pracownika.

Od 1 lipca 2009 r. obowiązuje zwolnienie z obowiązku opłacania składek na FP i FGŚP za pracowników, którzy ukończyli 55 lat (kobiety) lub 60 lat (mężczyźni). W związku  z tym parametry oraz dane dotyczące okresu zwolnienia ze składek FP/FGŚP są automatycznie wypełniane po wprowadzeniu daty urodzenia oraz płci pracownika. Zwolnienie ustawiane jest od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pracownik ukończył 55 lat (w przypadku kobiet) lub 60 lat (w przypadku mężczyzn), a w przypadku osób urodzonych 1-go dnia miesiąca, zwolnienie ustawiane od miesiąca w którym pracownik kończy 55/60 lat. Dodatkowo sprawdzana jest data obowiązywania zmian w przepisach i w przypadku pracowników, którzy ukończyli odpowiednio 55 lat(kobiety) i 60 lat (mężczyźni) przed 01.07.2009 ustawiana jest ta data.

W przypadku zwolnienia z opłacania składek na FP i FGŚP z innych przyczyn należy zmienić okres zwolnienia z  opłacania FP/FGŚP. Zmianę tą należy odnotować poprzez aktualizację zapisu.

W module Płace i Kadry Plus można również dokonać seryjnej zmiany dla wielu zaznaczonych pracowników za pomocą operacji ‘Seryjnej zmiany wartości pola’, aktualizując dane z odpowiednią datą.

W odniesieniu do osób, które mają odnotowane zwolnienie ze składek FP/FGŚP okresowo (np. przez 36 miesięcy po powrocie z urlopu wychowawczego), w zapisie historycznym przypadającym po zakończeniu tego okresu, należy usunąć zaznaczenie zwolnienia z FP i FGŚP – wówczas na zapisie formularza program ustawi automatycznie daty wyliczone jako przypadające po ukończeniu 55/60 lat przez tego pracownika.

O sposobie dopełniania urlopu do podstawy zasiłku chorobowego decydują parametry znajdujące się w konfiguracji firmy (System/ Konfiguracja / Firma / Płace / Parametry). Są to parametry pod nagłówkiem ‘W miesiącu wymagającym uzupełnienia podstawy zasiłku chorobowego’ : 

1. wyłącza  się wynagrodzenie  za  miesiące,  w  których pracownik  przepracował mniej  niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy,
2. przyjmuje  się,  po  uzupełnieniu, wynagrodzenie  za  miesiące,  w  których  pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w tym miesiącu czasu pracy.

Na  równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego oraz inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje  prawo do  wynagrodzenia.

W  przypadku, gdy wynagrodzenie  pracownika  składa  się ze składników stałych  i zmiennych, a w miesiącu, który wymaga uzupełnienia pracownik otrzymał także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, wówczas całość wynagrodzenia, w tym także składniki stałe, należy przy uzupełnianiu potraktować jako składniki zmienne.”