Aby wykazać dany składnik na ERP-7 należy wejść w jego konfigurację (System / Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat) i na zakładce 3. Szczegółowe ustawić w polu Pozycja na ERP-7 w jakiej pozycji ma być wykazany. Dodatkowo od tego składnika muszą być naliczane składki społeczne.

Obowiązkowe składki na Fundusz Pracy ustala się od kwot stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (bez stosowania rocznego ograniczenia), wynoszących w przeliczeniu na okres miesiąca, co najmniej minimalne wynagrodzenie. Przy czym jeżeli ubezpieczony podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z więcej niż jednego tytułu, to obowiązek opłacania składek na Fundusz Pracy powstaje z każdego z tych tytułów wtedy, gdy łączna kwota stanowiąca podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyniesie co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę. Jeśli oskładkowane zarobki pracownika są niższe niż minimalne wynagrodzenie, pracodawca nie płaci tej składki. Ubezpieczony jest zobowiązany złożyć stosowne oświadczenie każdemu pracodawcy lub w terenowej jednostce organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, jeżeli sam opłaca składki na ubezpieczenia społeczne. Takie rozstrzygnięcie wynika z art. 104 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. nr 99, poz. 1001; z późn. zm.). W systemie Comarch ERP Optima istnieje możliwość opcjonalnego naliczania składki na Fundusz Pracy. Decyduje o tym parametr ’Nie naliczać FP dla podstawy poniżej minimalnej płacy’ znajdujący się na formularzu danych kadrowych – zakładka Inne informacje. Jeżeli parametr jest: 

Zgodnie z przepisami osoba zatrudniona w pełnym wymiarze nie może otrzymywać wynagrodzenia poniżej minimalnej płacy (proporcjonalnie do przepracowanego czasu). Z kolei od osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze, nie ma obowiązku opłacania składek na FP, jeżeli ich wynagrodzenie jest niższe niż obowiązująca minimalna płaca w danym roku (np.: 3010 zł w 2022 r.). Stąd dla osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze etatu, z niskim wynagrodzeniem (nieprzekraczającym minimalnej płacy), dla których zaznaczono parametr ‘Nie naliczać FP dla podstawy poniżej minimalnej płacy’, składka na FP jest naliczana warunkowo: nalicza się tylko wtedy, gdy podstawa za miesiąc przekroczy wartość minimalnej płacy (np. gdy pracownik otrzymał w danym miesiącu dodatkowa premię, która spowodowała przekroczenie progu minimalnej płacy).

Pierwszym krokiem jest utworzenie listy płac, której okres obejmuje ostatni miesiąc zatrudnienia pracownika. Warto zauważyć, że lista płac powinna mieć rodzaj Inne, gdyż tylko na tych listach są widoczni pracownicy zwolnieni. Następnie przechodzimy do wypłat pracowników i naliczamy na stworzonej wcześniej liście płac wypłatę pracownikowi. Naliczy się zerowa wypłata, dlatego wchodzimy w elementy wypłaty i dodajemy przyciskiem Dodaj składnik, który ma być wypłacony pracownikowi oraz podajemy jego kwotę.

W celu wygenerowania deklaracji ZCNA należy w pierwszej kolejności uzupełnić informację o ubezpieczeniu członków rodziny pracownika. Takie dane wprowadzamy z poziomu Formularza danych kadrowych pracownika wciskając przycisk „Lista członków rodziny”, na zakładce „Ubezpieczenia”. Następnie wystarczy: 

Umowę dla cudzoziemca (nierezydenta) dodajemy w taki sam sposób jak dla pozostałych pracowników z tą różnicą, że w polu 'Rodzaj umowy’ wybieramy odpowiednią umowę IFT, w zależności od tego, w której pozycji ma być wykazana ta kwota na deklaracji IFT-1/R.

Podatek z tytułu umowy „IFT” jest wykazywany na deklaracji IFT-1 pracownika oraz deklaracji PIT-8AR firmy.

Z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Parametry należy zaznaczyć parametr Generuj zerowe RCA/RZA dla umów cywilnoprawnych bez wypłat.

Parametr pozwala na generowanie zerowych deklaracji ZUS RCA dla umów cywilnoprawnych, w miesiącach, w których nie ma dla nich wypłat. Zaznaczenie parametru skutkuje uwzględnieniem przy wyliczeniu deklaracji ZUS rozliczeniowych zerowych deklaracji RCA na podstawie danych zapisanych w formularzu umowy.

W przypadku, gdy umowa cywilnoprawna nie ma w danym miesiącu  (za który generowana jest deklaracja rozliczeniowa) naliczonej wypłaty, sprawdzane są daty zawarcia, rozwiązania umowy oraz to, czy umowa jest całkowicie spłacona. W zależności od tych danych dla umów terminowych (czyli z określoną datą rozwiązania) tworzone są zerowe deklaracje dla każdego miesiąca w okresie trwania umowy. Natomiast dla umów bezterminowych (czyli bez określonej daty rozwiązania) tworzone są zerowe deklaracje tylko dla umów, które nie zostały całkowicie spłacone (wyświetlane na liście umów cywilnoprawnych pracownika w kolorze zielonym) dla każdego miesiąca począwszy od miesiąca z daty zawarcia umowy.

Do wyliczenia wynagrodzenia zasadniczego za poszczególne okresy zgodne z wykonanymi aktualizacjami dotyczącymi zmiany wymiaru etatu i/lub kalendarza przyjmowana jest norma, która obowiązywałaby pracownika, gdyby cały miesiąc miał taki wymiar etatu i był rozliczany według tego kalendarza, który jest ustawiony w zapisie historycznym aktualnym na ‘datę do’ naliczanego elementu wynagrodzenia. Na wyliczanie normy będą jedynie wpływać modyfikacje w planie pracy wykonane w okresie, za który liczone jest dane wynagrodzenie, zaś zmiany mające miejsce w innym okresie nie zostaną uwzględnione (przy normie). Po podzieleniu stawki pracownika przez normę otrzymujemy stawkę za 1 godzinę pracy, która następnie jest przemnażana przez czas pracy w danym okresie.

W analogiczny sposób wyliczane jest dla pracownika ze stawką miesięczną wynagrodzenie powyżej/poniżej normy, dopłaty za pracę w nocy, pomniejszenie proporcjonalne oraz wynagrodzenia za czas urlopu (wyliczanie stawki za 1 godzinę urlopu z wynagrodzenia zasadniczego/mies.).