Atrybuty to cechy, za pomocą, których można opisywać pracowników, wprowadzając dowolną liczbę dodatkowych informacji, stosownie do potrzeb danej firmy. Możliwość opisania pracownika dowolnymi niestandardowymi atrybutami (cechami) i zastosowanie ich przy definiowaniu składników wynagrodzenia pozwoli na odpowiednie sparametryzowanie naliczania wynagrodzeń i ułatwia konfigurowanie płac. Zamiast definiowania kilku podobnych typów wypłat, różniących się tylko wartością jednego parametru, można zdefiniować jeden typ wypłaty, używając jako parametru odpowiedniego atrybutu, którego wartość byłaby pobierana z pracownika. Użytkownik ma do dyspozycji następujące typy atrybutów:
flaga,
tekst,
liczba,
lista (zamknięta, otwarta),
adres URL,
zapytanie SQL.
Szczegółowe zasady tworzenia atrybutów opisano w podręczniku do Konfiguracji systemu.
Lista atrybutów pracownika pozwala na dodawanie, usuwanie, edycje oraz tworzenie historii atrybutu. Okno listy atrybutów pracownika zawiera dwie kolumny:
nazwę przypisanego pracownikowi atrybutu,
i jego aktualną wartość.
Lista atrybutów domyślnie zawężona jest do tych, których okres obowiązywania (ważności) obejmuje dzień, na który wyświetlana jest lista (na liście w kadrach jest to data aktualności, na liście Wypłat pracowników – data bieżąca programu).
Import atrybutów z programu Comarch ERP XL (opcja dostępna w module Płace i Kadry Plus) – dostępny jest tylko w bazach danych współpracujących z programem Comarch ERP XL. W przypadku braku połączenia z bazą Comarch ERP XL po uruchomieniu opcji importu wyświetlany jest stosowny komunikat. Atrybuty dodawane pracownikowi w Comarch ERP Optima i ich wartości (wraz z historią) zapisywane są równocześnie jako atrybuty danego pracownika w Comarch ERP XL. Przy imporcie pracowników (z menu Narzędzi lub z poziomu listy pracowników) z programu Comarch ERP XL do programu Comarch ERP Optima „nowi” pracownicy importowani są wraz z listą atrybutów i wartościami z Comarch ERP XL (wartość z najpóźniejszego zapisu w historii).
Uwaga
Import danych do Comarch ERP Optima z Comarch ERP XL za pomocą opcji Import danych z systemu Comarch ERP XL (Narzędzia/Importy) jest dostępny jedynie, gdy w Konfiguracji zaznaczony jest parametr Odblokuj importy danych z bazy Comarch ERP XL.
Przy dodawaniu pozycji do listy atrybutów pracownika jest możliwość wyboru: czy dodajemy pojedynczy atrybut, czy dodajemy całą grupę atrybutów:
Dodawanie atrybutów
Dodawanie pojedynczego atrybutu – po wybraniu z listy atrybutów opcji Dodaj pojedynczy atrybut otwiera się formularz atrybutu, na którym poprzez przycisk wybieramy zdefiniowany w Konfiguracji atrybut. Następnie dodajemy aktywną ikoną Plusa historię atrybutu, tzn. okres, w jakim będzie obowiązywał atrybut oraz jego wartość. Jeżeli atrybut przysługuje na czas nieokreślony, to nie wypełniamy dat „od… do”.
Historia atrybutu – jeżeli przyznana wartość atrybutu zmienia się, to należy go zaktualizować poprzez dodanie kolejnego zapisu w historii atrybutu. Wchodząc na formularz atrybutu ikoną Plusa tworzymy kolejny zapis poprzez podanie w pierwszej kolejności daty aktualizacji, czyli daty, od której obowiązuje zmiana wartości atrybutu. Podczas aktualizowania wartości atrybutu w nowym zapisie proponuje się jako „data od” podana wcześniej data aktualizacji. Po wybraniu okresu obowiązywania atrybutu zmieniamy wartość i zapisujemy stworzony zapis historyczny.
Uwaga
Nie można dodać dwóch zapisów historycznych obowiązujących w tym samym okresie.
Atrybut bez uzupełnionej historii jest traktowany jako ciągle aktywny z wartością zero, więc bez względu na włączony lub wyłączony znacznik Pokaż wszystkie atrybuty pracownika będzie widoczny na liście atrybutów pracownika.
Dodawanie grupy atrybutów – przy dodawaniu równocześnie całej grupy atrybutów – ich okres ważności jest ustawiany jako bezterminowy, a wartości przypisywane zgodnie z domyślnymi wartościami ustawionymi w konfiguracji. Jeśli w definicji atrybutu nie byłoby ustawionej wartości domyślnej, to atrybut byłby przypięty bez wartości.
Z pozycji listy pracowników w kadrach dostępny jest wydruk dla zaznaczonych pracowników o nazwie „Pracownicy według atrybutów”, który pozwala sprawdzić, którzy pracownicy posiadają wybrany atrybut.
Filtrowanie listy pracowników
Lista – standardowo wyświetla się lista wszystkich osób wpisanych do bazy. Możliwe jest zawężenie listy do pracowników etatowych, zleceniobiorców, pracowników bez zatrudnienia. Wyboru dokonujemy z poziomy rozwijanej listy pomocniczej. Poniżej zamieszczamy opis, jak należy rozumieć określenie:
Etaty – lista osób posiadających aktualne umowy o pracę. Na liście wyświetlani są pracownicy etatowi, którzy byli zatrudnieni chociaż przez jeden dzień w miesiącu, zgodnym z miesiącem ustawionym w polu Data aktualności.
Umowy – lista osób z trwającymi aktualnie umowami cywilnoprawnymi.
Bez zatrudnienia – osoby nieposiadające aktualnych umów, dotyczy to zarówno pracowników etatowych jak i zleceniobiorców (wygasł termin trwania umów). Lista ta obejmuje również osoby, którym w programie odnotowano jedynie dane personalne (z tymi osobami nie zawarto jeszcze żadnych umów).
Wszyscy – na liście tej znajdują się wszystkie osoby wpisane do programu, jest to połączenie wcześnie omówionych trzech list (Etaty + Umowy + Bez zatrudnienia).
Właściciele – lista właścicieli i osób współpracujących. Osoby z tej listy nie pojawiają się na żadnej innej liście.
Uwaga
Po wyświetleniu listy Właściciele, przy kolejnym podnoszeniu listy pracowników ustawiany jest filtr na „Wszyscy”. W każdym innym przypadku jest podpowiadany ostatnio użyty filtr.
Fragment okna Lista pracowników ( w wersji Płace i Kadry Plus)
Data aktualności – standardowo proponuje się data określona z poziomu Narzędzia/ Data bieżąca, która domyślnie przyjmuje ustawienie daty systemowej.
Program wyświetla na liście osoby, które w danym miesiącu w obrębie daty aktualności spełniają kryteria do wyświetlenia ich na żądanej liście.
Przykład
Pracownik zwolniony w dniu 16.05.2016 będzie widoczny na liście pracowników Etaty do 31.05.2016. Dopiero z dniem 1.06.2016 nie będzie widoczny na tej liście.
Uwaga
Na liście pracowników, w oknie Wypłaty pracowników – dane pracownika (akronim, nazwisko, imię) wyświetlane są zawsze z ostatniego (bieżącego) zapisu historycznego.
W kolumnie Zatrudnienie – opis Etat, Etat/Umowa, Umowa, Brak – informuje o tym, czy dany pracownik jest, bądź kiedykolwiek był zatrudniony na etat i/lub umowę.
W pozostałych kolumnach Listy pracowników dane wyświetlane są zgodnie z datą aktualności na liście.
Przykład
Z dniem 1.06.2016 poprzez aktualizację zapisu dokonujemy zmianę nazwiska z np. Nowak na Kowalska oraz wymiar etatu z 1/1 na 3/4. Na liście pracownik będzie zawsze widoczny pod nazwiskiem Kowalska, również na każdy dzień sprzed zmiany. Natomiast dane dotyczące wymiaru etatu będą ulegać zmianie zgodnie z datą aktualności. Wybierając datę aktualności 31.05.2016 na liście widoczny będzie wymiar 1/1, natomiast przechodząc na 3.06.2016 widoczny jest już wymiar 3/4. Dodatkowo edytowanie formularza pracownika na odpowiedni dzień kalendarzowy pozwoli wyświetlić obowiązujące w danym okresie nazwisko oraz wymiar etatu, czyli edycja formularza pracownika z dniem 31.05.2016 – widoczne nazwisko Nowak i wymiar 1/1, a z dniem 1.06.2016 nazwisko Kowalska i wymiar 3/4.
Wydział/podwydziały (moduł Płace i Kadry Plus) – możliwość filtrowania pracowników po wydziale, do którego zostali przypisani, zgodnie z wybraną datą aktualności. W celu zawężenia listy pracowników do osób należących do konkretnego wydziału należy kliknąć przycisk Wydział, wybrać odpowiednią komórkę organizacyjną firmy oraz zaznaczyć, czy wybrana komórka ma być wyświetlana razem z jednostkami jej podległymi (parametr Podwydziały [v]). Po wybraniu konkretnego wydziału, lista pracowników zostaje zawężona tylko do osób zatrudnionych w wybranym wydziale/podwydziale. Sortowanie pracowników z pozycji kadr przydatne jest do sporządzania raportów kadrowych i wykonywania operacji seryjnych (np. naliczanie deklaracji PIT-11 dla pracowników danego wydziału, przypisywanie atrybutów).
Centrum podległ./podcentra – możliwość filtrowania pracowników według centrum podległościowego, do którego zostali przypisani, zgodnie z wybraną datą aktualności. W celu zawężenia listy pracowników do osób należących do konkretnego centrum należy kliknąć przycisk Centrum podległ. i wybrać odpowiednią jednostkę organizacyjną firmy. Zaznaczenie parametru Podcentra powoduje wyświetlenie dodatkowo pracowników przypisanych do jednostek organizacyjnych podległych danemu centrum.
Kierownik/ tylko bezpośredni podwładni – wskazanie nazwiska kierownika/zastępcy poprzez wybór z listy pracowników-kierowników/zastępców i ustawienie dodatkowo parametru Tylko bezpośredni podwładni, pozwala na wyświetlenie tylko bezpośrednich podwładnych lub łącznie z pracownikami centrów będących w strukturze poniżej centrum, dla którego dany pracownik jest kierownikiem/zastępcą, na dzień zgodny z datą aktualności.
Pokaż archiwalnych – opcja przydatna przy dużej rotacji pracowników, w celu ułatwienia przeglądania danych. Wyświetla nazwiska byłych pracowników, właścicieli przeniesionych do tak zwanego „archiwum”. Funkcjonalność dostępna zarówno w Comarch ERP Optima w module Płace i Kadry, jak i Płace i Kadry Plus. Szerzej omówiony w kolejnym podrozdziale.
Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.
Panel wyszukiwania – funkcja ta umożliwia szybkie wyszukiwanie osób według podanych przez użytkownika parametrów, między innymi po: dacie zatrudnienia, stanowisku, stawce zaszeregowania, rodzaju stawki zaszeregowania, wymiarze etatu, rodzaju umowy, dacie zatrudnienia:
Po naciśnięciu pojawia się okno (rysunek poniżej), gdzie można wpisać wybrane parametry, wg których program ma znaleźć pracownika.
Filtrowanie odbywa się na bieżąco przy włączonej pinezce
Po wyszukaniu pracowników spełniających określone warunki można ukryć panel wyszukiwania. Służy do tego ikona .
Panel wyszukiwania (Lista pracowników w Kadrach)
Uwaga
Założenie do filtrowania osób po zakresie dat w Panelu wyszukiwania jest takie, że w polach Zatrudniony Od… Do… wyświetlane wszystkie osoby, zatrudnione na etat co najmniej jeden dzień w okresie wskazanym filtrem.
W programie Comarch ERP Optima w polu Filtr z poziomu rozwijalnego menu widoczne są standardowo zdefiniowane następujące filtry:
#(G) FP/FGŚP - nowozatrudnieni powyżej 50 lat
Filtr wyświetla pracowników, którzy w zapisie aktualnym na wskazany dzień:
są zatrudnieni (kontrola daty zatrudnienia na zakładce [Etat]) w miesiącu zgodnym z datą na jaką wywołujemy filtr,
nie mają zaznaczonych parametrów: Nie naliczać składek FP/FGŚP (warunek jest spełniony także jeżeli jeden z parametrów jest niezaznaczony), a jeżeli jest zaznaczony to dodatkowo sprawdzany jest okres obowiązywania zwolnienia z opłacania składek na FP/FGŚP
oraz najpóźniej w dniu zgodnym z datą zatrudnienia osiągnęli wiek 50 lat (sprawdzana jest data urodzenia pracownika).
Filtr pozwala na wyszukanie osób, którym potencjalnie można ustawić zwolnienie z opłacania składek FP/FGŚP. Po zawężeniu listy pracowników za pomocą filtru, wystarczy wybrać pracowników, którzy przed zatrudnieniem byli zarejestrowani jako bezrobotni przez co najmniej 30 dni. Następnie po zaznaczeniu tych pracowników za pomocą seryjnej zmiany pola (bądź przez edycję formularza pracownika) należy i za pomocą aktualizacji zapisu (data aktualizacji: pierwszy dzień miesiąca następującego po dacie zatrudnienia) zaznaczyć parametry Nie naliczać składek FP oraz/lub Nie naliczać składek FGŚP wpisując dla nich zakresy dat obejmujące 12 miesięcy od pierwszego dnia miesiąca następującego po dacie zatrudnienia.
#(G) FP/FGŚP - nowo zatrudnieni poniżej 30 lat
Filtr wyświetla pracowników, którzy:
są zatrudnieni (kontrola daty zatrudnienia na zakładce [Etat]) w miesiącu zgodnym z datą na jaką wywołujemy filtr
oraz w dniu zatrudnienia nie ukończyli 30 lat.
Filtr umożliwia wyszukanie nowo zatrudnionych pracowników poniżej 30 roku życia, za których przysługuje zwolnienie z opłacania składek na FP i FGŚP przez okres 12 miesięcy, począwszy od pierwszego miesiąca po zawarciu umowy o pracę, jeśli poprzednio byli zarejestrowani jako bezrobotni.
#(G) FP/FGŚP - osoby powracające z urlopów macierzyńskich i wychowawczych
Filtr wyświetla pracowników, którzy w zapisie aktualnym na wskazany dzień:
nie mają zaznaczonych parametrów: Nie naliczać składek FP/FGŚP (warunek jest spełniony także, jeżeli jeden z parametrów jest niezaznaczony), a jeżeli jest zaznaczony to dodatkowo sprawdzany jest okres obowiązywania zwolnienia z opłacania składek na FP/FGŚP
oraz w miesiącu z daty filtra kończy się nieobecność urlop macierzyński, urlop macierzyński dodatkowy, urlop rodzicielski lub wychowawczy oraz bezpośrednio po tej nieobecności nie rozpoczyna się kolejna nieobecność typu urlop macierzyński lub urlop wychowawczy.
Filtr pozwala na wyszukanie osób, którym potencjalnie można ustawić zwolnienie z opłacania składek FP/ FGŚP. Po zawężeniu listy pracowników za pomocą filtru dla wybranych pracowników należy zaznaczyć tych pracowników i za pomocą seryjnej zmiany pola (bądź przez edycję formularza pracownika) zaznaczyć parametry Nie naliczać składek FP oraz/lub Nie naliczać składek FGŚP wpisując dla nich zakresy dat obejmujące 36 miesięcy od pierwszego dnia miesiąca następującego po dacie powrotu z urlopu macierzyńskiego/ macierzyńskiego dodatkowego/ rodzicielskiego/ wychowawczego. W przypadku osób, które miały przerwy pomiędzy urlopem macierzyńskim/ urlopem macierzyńskim dodatkowym/ urlopem rodzicielskim, a wychowawczym, bądź wykorzystywały urlop wychowawczy w kilku częściach z przerwami – należy wprowadzić odpowiednio krótsze zakresy dat, uwzględniając okresy zwolnienia w miesiącach przerw pomiędzy tymi urlopami (np. urlop wychowawczy był udzielony nie bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, ale dopiero po 2 miesiącach – wówczas zwolnienie z FP/FGŚP dotyczy 2 miesięcy po urlopie macierzyńskim, a za pozostałe 34 miesiące po zakończeniu wychowawczego).
#(G) FP/FGŚP - kobiety powyżej 55 i mężczyźni powyżej 60 lat
Filtr wyświetla pracowników, którzy w zapisie aktualnym na wskazany dzień:
nie mają zaznaczonych parametrów: Nie naliczać składek na FP/FGŚP (warunek jest spełniony także jeżeli jeden z parametrów jest niezaznaczony), a jeżeli jest zaznaczony to dodatkowo sprawdzany jest okres obowiązywania zwolnienia z opłacania składek na FP/FGŚP
oraz najpóźniej w pierwszym dniu miesiąca z daty aktualności osiągają wiek (na podstawie daty urodzenia): 60 lat w przypadku mężczyzny oraz 55 lat w przypadku kobiety.
Filtr pozwala na wyszukanie osób, którym można ustawić zwolnienie z opłacania składek FP/FGŚP. Po zawężeniu listy pracowników za pomocą filtru dla wybranych pracowników należy zaznaczyć tych pracowników i za pomocą seryjnej zmiany pola (bądź przez edycję formularza pracownika) zaznaczyć parametry Nie naliczać składek na FP oraz/lub Nie naliczać składek na FGŚP z zakresem dat: data Od ustawiona na pierwszy dzień miesiąca, w którym pracownik ma już przez cały miesiąc co najmniej 55/60 lat, data Do pozostawiona pusta, czyli zwolnienie będzie bezterminowe (nie przestanie obowiązywać).
Uwaga
Parametry Nie naliczać składek na FP i Nie naliczać składek na FGŚP są automatycznie ustawiane na podstawie daty urodzenia i płci pracownika.
#(G) 14 dni wynagrodzenia chorobowego - pracownicy powyżej 50 lat
Filtr wyświetla pracowników, którzy w zapisie aktualnym na wskazany dzień:
nie mają zaznaczonego parametru Chorobowe finansowane przez pracodawcę do i/lub wartości 14 w ilości dni
oraz do 31-go grudnia roku poprzedzający rok z daty filtra osiągnęli wiek co najmniej 50 lat.
Filtr pozwala na wyszukanie osób, którym należy z początkiem roku ustawić finansowanie wynagrodzenia chorobowego do 14 dni. Po zawężeniu listy pracowników za pomocą filtru dla wybranych pracowników za pomocą aktualizacji zapisu (data aktualizacji: 1 stycznia danego roku) należy zaznaczyć parametr Chorobowe finansowane przez pracodawcę do: i wpisać 14 w pole dni. Aktualizację tych pól można wykonać również za pomocą operacji seryjnej zmiany pola dla zaznaczonych pracowników.
Uwaga
Parametr Chorobowe finansowane przez pracodawcę do jest automatycznie ustawiany. Na podstawie odnotowanej daty urodzenia pracownika wypełniane są dane dotyczące skróconego do 14 dni okresu finansowania przez firmę wynagrodzenia za czas choroby i daty obowiązywania tego ustawienia.
Po wybraniu odpowiedniego filtra na liście pracowników w programie Comarch ERP Optima w oknie z parametrem (data) znajduje się krótka informacja na temat wybranego filtra.
Uwaga
O zaznaczeniu parametrów dla konkretnych pracowników decyduje użytkownik programu, filtr ma za zadanie tylko i wyłącznie ułatwienie wyszukanie tych osób.
Pokaż archiwalnych – filtr
Pokaż archiwalnych – w celu ułatwienia przeglądania danych, na formularzu danych kadrowych pracownika i właściciela (formularz pełny i uproszczony), na zakładce [Ogólne] znajduje się parametr Archiwalny. Parametr ułatwia przenoszenie danych o osobach od dawna niepracujących, do tak zwanego „archiwum”. Funkcjonalność dostępna zarówno w Comarch ERP Optima w module Płace i Kadry, jak i Płace i Kadry Plus.
Uwaga
Pracownicy o statusie Archiwalny domyślnie ukrywani są na wszystkich wyświetlanych w programie Listach pracowników tj. dostępnych w module Płace i Kadry, w menu Ogólne, jak i na pomocniczych listach wywoływanych z poziomu innych modułów.
Status Archiwalny dotyczy pracownika, a nie poszczególnych zapisów historycznych.
Zmiana statusu pracownika na Archiwalny:
Należy edytować formularz danych kadrowych pracownika.
Na zakładce [Ogólne] zaznaczyć parametr Archiwalny.
Zapisać formularz pracownika ikoną dyskietki.
Następnie wyświetlić Listę pracownikówWszyscy, osoba o statusie Archiwalny, nie będzie widoczna. Chcąc zobaczyć takiego pracownika należy zaznaczyć parametr Pokaż archiwalnych (domyślnie nie jest zaznaczony). Nazwisko pracownika o statusie Archiwalny będzie widoczne w kolorze czerwonym.
Uwaga
Aby zmienić status pracownika z „archiwalnego” na standardowy, należy wyświetlić Listę pracowników Wszyscy z zaznaczonym parametrem Pokaż archiwalnych [v]. Następnie edytować formularz danych kadrowych tego pracownika i usunąć znacznik w polu Archiwalny.
Lista pracowników – parametr Pokaż archiwalnych
Eksport / import danych kadrowych (arkusz Excel)
W danych identyfikacyjnych widnieje kolumna Archiwalny. Pole może przyjmować wartość:
0 – pracownik bez statusu Archiwalny,
1 – pracownik o statusie Archiwalny.
Uwaga
Dane kadrowe zaimportowane z baz danych programów Comarch ERP Klasyka do arkusza MS Excel za pomocą programu Comarch ERP Migrator w kolumnie Archiwalny przyjmą wartość domyślną 0. Programy kadrowo – płacowe Comarch ERP Klasyka nie mają odpowiednika tego pola.
Arkusze MS Excel utworzone we wcześniejszych wersjach Comarch ERP Migrator, tym samym nieposiadające kolumny Archiwalny również są importowane do programu Comarch ERP Optima. Wówczas, podczas importu danych kadrowych:
nowego pracownika – parametr Archiwalny domyślnie nie jest zaznaczony (pole przyjmuje wartość 0),
ponowny import z opcją Nadpisz – nie modyfikuje ustawienia parametru Archiwalny już istniejącego w bazie Comarch ERP Optima.
Eksport danych kadrowych oraz wypłat pracowników archiwalnych do pliku MSExcel jest możliwy, pod warunkiem zaznaczenia przed eksportem osób o tym statusie.
Wypłaty pracowników – zaznaczenie parametru Pokaż archiwalnych pozwala na przeglądanie naliczonych wypłat pracowników w okresie jego zatrudnienia.
Kasy zapomogowo – pożyczkowe (moduł Płace i Kadry Plus) – również tutaj znajduje się parametr Pokaż archiwalnych, który wyświetli nazwiska pracowników archiwalnych i umożliwi przeglądanie ich zapisów odnotowanych w PKZP.
Deklaracje (PIT, ZUS, PFRON) – uwzględniają osoby o statusie Archiwalny, jeśli obejmują okres ich zatrudnienia (w jakim są dla nich naliczone wypłaty).
Wydruki, a osoby o statusie Archiwalny:
wydruki, które wymagają zaznaczenia pracowników – mogą zawierać osoby o statusie Archiwalny, pod warunkiem, że będzie wyświetlona lista pracowników archiwalnych i zostaną zaznaczone ich nazwiska,
pozostałe wydruki – osoby o statusie Archiwalny pojawią się, jeśli wydruki będą dotyczyć okresu, w którym były zatrudnione.
– Koszty wynagrodzeń (wypłaty brutto) – funkcjonalność dostępna w przypadku licencji na moduł Analizy z poziomu Wypłaty pracowników. Wykres kosztów wynagrodzeń zawiera wszystkie wypłaty naliczone w podanym okresie, nie ma znaczenie ustawienie parametru Pokaż archiwalnych.
Rejestrator Czasu Pracy (RCP) (Płace i Kadry Plus)
W module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus istnieje możliwość rozliczenia czasu pracy pracownika w oparciu o RCP (Rejestrator Czasu Pracy).
Dane odczytywane z czytnika RCP mogą wyć wykorzystane do:
ewidencji obecności pracowników w pracy – import z pliku pozwala na odnotowanie obecności pracownika, bez zmiany informacji o czasie pracy (godziny wejścia/wyjścia),
rozliczaniem czasu pracy – kalendarz pracownika zostaje uzupełniony o godziny wejścia i wyjścia z pracy.
Aby móc korzystać z tej funkcji należy w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Parametry zaznaczyć parametr Używanie RCP do ewidencji czasu pracy. Po ponownym wejściu do Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Parametry pojawią się dodatkowe funkcje:
RCP format importu – pozwala ustalić format importu, standardowo lista jest pusta,
RCP reguły wygładzania – funkcja umożliwia zdefiniowanie korekt dotyczących importu pliku RCP. Lista zawiera jedną, zdefiniowana regułę wygładzania.
Szczegóły na ten temat zawarte są w podręczniku do Konfiguracji systemu.
Zaznaczenie powyższego parametru uaktywnia pole RCP reguła wygładzania na formularzu pracownika zakładka [Etat].
RCP reguły wygładzania – w trakcie odczytu (importu), dane są analizowane. Funkcja ta automatycznie koryguje importowane dane, zgodnie z regułą wygładzania, jaką użytkownik wybrał. Można wybrać standardową regułę wygładzania lub własną, wcześniej zdefiniowaną w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ RCP reguły wygładzania.
Import danych o czasie pracy, a wybór reguły wygładzania – w pierwszej kolejności program sprawdza regułę wygładzania wybraną dla pracownika – jeśli pole RCP reguła wygładzania jest:
uzupełnione – przy imporcie danych związanych z tym pracownikiem zostanie zastosowana wybrana u niego reguła,
puste – program sprawdzi regułę wygładzania w wydziale, do którego należy pracownik.
Jeśli pole RCP reguła wygładzania w Wydziale pracownika jest:
uzupełnione – przy imporcie danych zostanie zastosowana reguła wybrana dla tego wydziału (będzie to dotyczyło wszystkich zaznaczonych pracowników należących do tego wydziału dla których nie wybrano innej, indywidualnej reguły),
puste – program sprawdzi regułę w wydziale nadrzędnym. Na tym poziomie zasada dziedziczenia jest analogiczna, jak ta opisana powyżej.
Numer karty RCP – numer karty wpisany u pracownika będzie wykorzystywany podczas importu do rozpoznania, którego pracownika dotyczy importowany wiersz z pliku RCP.
Uwaga
Brak numeru karty RCP obowiązującej na dany dzień będzie oznaczać, że dany pracownik nie ma rozliczanego czasu pracy w oparciu o RCP.
Pierwszy odczyt z dowolnego czytnika musi zostać poprzedzony wprowadzeniem numerów kart RCP, którymi posługują się pracownicy. Można to zrobić z dwóch poziomów:
Z listy pracowników w kadrach, po zaznaczeniu pracownika, wybrać z ikony opcję Lista kart RCP
Z formularza pracownika, wybrać z ikony opcję Lista kart RCP.
Wybierając opcję Lista kart RCP otworzy się okno:
Lista kart RCP pracownika
Przy wpisywaniu pierwszej karty pracownika zaznaczanie okresu obowiązywania i wpisywanie zakresu dat nie jest konieczne – karta może być przypisana „bezterminowo”.
Dodając kolejną pozycję na liście – dla następnej karty (np. pracownik dostał nową kartę, bo poprzednia uległa zniszczeniu) – uzupełniamy numer karty i „Okres Od”. Po zapisaniu nowego rekordu, automatycznie wypełni się „Okres Do” obowiązywania poprzedniej karty z datą o jeden dzień wcześniejszą w stosunku do „Okres Od” aktualnej karty.
Przy wielu kolejnych wymianach kart – tylko pierwsza będzie mieć „pustą” datę Od i tylko ostatnia „pustą” datę Do, wszystkie pozostałe karty musza mieć wypełniony okres obowiązywania Od/Do – okresy w kolejnych kartach nie muszą być styczne (jeśli były okresy w trakcie zatrudnienia, w których pracownik nie korzystał z karty RCP), ale nie mogą na siebie w żaden sposób zachodzić.
Uwaga
Program nie kontroluje numerów kart RCP przypisanych pracownikom. W związku z powyższym, należy zwracać uwagę, aby numery nie dublowały się.
– Dodaj – można dodać numer karty RCP i okres jej ważności. Jeśli data DO nie zostanie uzupełniona, karta RCP ważna jest bezterminowo.
– Edycja karty RCP.
– Usunięcie zaznaczonej karty RCP
Po wprowadzeniu wszystkich numerów kart RCP, można dokonać importu danych z czytnika RCP. W tym celu należy zaznaczyć pracowników na liście w kadrach, następnie z menu dostępnych opcji przy ikonie wybrać opcję Import czasu pracy z czytników RCP.
Uwaga
Aby import czasu pracy przebiegł poprawnie w pliku tekstowym wejścia i wyjścia pracownika muszą być wprowadzone jako osobne wpisy (wiersze). Oznaczenia „wejścia” i „wyjścia” nie mogą być takie same.
Import danych RCP
Podczas importu tworzony jest log zawierający informacje o wszystkich pracownikach. W opisie w logu widoczne jest: imię i nazwisko pracownika i numer karty RCP – dla których była próba wykonania importu, zarówno wtedy gdy się powiodła, jak i wtedy gdy zapis z pliku nie został przeniesiony do kalendarza pracownika.
Układ informacji w logu zgodny jest z kolejnością importu: numer karty RCP, imię i nazwisko pracownika, który ma przypisany kartę o takim numerze, a pod nim w kolejnych liniach (jako gałęzie tego pracownika) zapisywane są informacje dotyczące kolejnych dni. Log ten ułatwia kontrolę nad dokonywanym importem RCP. Po zakończeniu importu log jest aktywny na ekranie jako aktywny do czasu zamknięcia go przez użytkownika.
Po zaimportowaniu pliku, dni kalendarza odnotowujące rzeczywisty czas pracy pracownika (Nieobecności zakładka [Kalendarz]) będą widoczne w kolorze zielonym (rysunek poniżej).
Dla pracowników, którzy mają przypisany numer karty RCP, można zrobić wydruk „Pracownicy z kartami RCP”, dostępny z listy pracowników w kadrach, ikona po rozwinięciu strzałki z menu Pracownicy/ Pracownicy z kartami RCP.
W przypadku modułu Płace i Kadry Plus lista kart RCP podlega synchronizacji z analogiczną listą u pracownika w systemie Comarch ERP XL. Jeśli z poziomu programu Comarch ERP XL jest prawidłowo ustawiona współpraca z modułem płacowym, czyli jest stosowana dwukierunkowa synchronizacja danych, dane dotyczące kart RCP między bazami są synchronizowane automatycznie. W związku z tym domyślnie jest zablokowana możliwość przenoszenia danych pomiędzy bazami z poziomu Comarch ERP Optima – ukryte są opcje importu/eksportu danych w menu Narzędzia/Importy, a także wyłączony import danych z Comarch ERP XL na liście kart RCP pracownika. Parametr Odblokuj importy danych z bazy Comarch ERP XL znajdujący się w konfiguracji firmy w gałęzi Parametry współpracy z XL pozwala na odblokowanie importów w przypadku, gdyby współpracująca baza Comarch ERP XL była w wersji niższej niż 2015.1, czyli obsługującej dwukierunkową synchronizację w niepełnym zakresie.
Zaliczki brutto/netto
W programie istnieje możliwość udzielania i rozliczania:
Zaliczek brutto (opodatkowanych, oskładkowanych),
Jak i zaliczek netto (nieopodatkowane, nieoskładkowanych).
Zasady naliczania są analogiczne jak dla pozostałych wypłat (etaty czy inne wypłaty). Należy pamiętać, że zaliczki muszą być związane z odpowiednią listą płac zaliczek i nie mogą być przypięte do np. listy wypłat etatowych.
Udzielenie zaliczki brutto/netto:
Należy z menu Płace i Kadry wybrać Listy płac, następnie klawiszem <INS> lub ikoną plusa otworzyć nowy formularz listy płac.
Wybrać symbol listy. Dla zaliczek zostały predefiniowane dwa symbole: ZB – zaliczki brutto, z – zaliczki netto.
Zależnie od wybranego symbolu listy płac (ZB lub Z) podpowie się odpowiedni rodzaj listy płac (Zaliczka brutto/netto).
Formularz listy płac Zaliczka brutto (fragment okna)
W oknie Wypłaty pracowników należy wybrać listę płac zaliczkową, naliczając wypłatę podnosi się pusty formularz. Na formularzu wypłaty na zakładce [Elementy wypłaty] za pomocą klawisza <INSERT> lub ikoną plusa dodać zaliczkę i uzupełnić pole Wartość (kwotę udzielonej zaliczki brutto/netto), a następnie zapisać wprowadzone zmiany.
Kwota udzielonej zaliczki brutto/netto zapamiętana jest w programie jako kwota do spłaty do tej zaliczki.
Uwaga
Spłata zaliczki brutto/netto automatycznie generowana jest tylko w wypłacie o rodzaju etat. Rozpoczęcie spłat zaliczki brutto/netto następuje na liście płac mającej datę wypłaty co najmniej 1 dzień późniejszą niż data wypłaty na liście płac, na której wypłacono daną zaliczkę.
Spłata zaliczki brutto/netto zostaje ograniczona do kwoty, jaką można potrącić w wyliczanej wypłacie. Jeśli wypłacona zaliczka brutto/netto przekracza kwotę spłaty, będzie ona potrącana w kolejnych wypłatach, aż do jej całkowitego rozliczenia.
Uwaga
Kwota spłaty zaliczki brutto generowanej automatycznie w wypłacie etatowej ograniczona jest do wysokości sumy elementów wypłaty zdefiniowanych jako opodatkowane, oskładkowane i „wpływające na kwotę do wypłaty”. Może się zdarzyć, że w wypłacie etatowej nie nastąpi automatyczna spłata zaliczki brutto, na przykład w sytuacji, gdy przez cały miesiąc pracownik jest na zwolnieniu lekarskim i wypłacono mu jedynie wynagrodzenie chorobowe/zasiłek chorobowy (są to elementy opodatkowane, ale nieoskładkowane).
Pole z kwotą spłaty podlega edycji. Ponadto, w programie możliwe jest indywidualne dodanie na listę płac (etat lub inna) elementu wypłaty Spłata zaliczki brutto/ Spłata zaliczki. W przypadku, gdy kwota dodawanej ręcznie spłaty byłaby większa od sumy dodatnich elementów wypłaty (w przypadku zaliczki brutto – opodatkowanych i oskładkowane), pojawi się na zapisie komunikat:
Lista wszystkich niespłaconych zaliczek brutto/netto związanych z danym pracownikiem dostępna jest na górnej belce z poziomu formularza danych kadrowych pracownika jak i z poziomu formularza wypłaty zaliczki brutto/netto pod klawiszem . Lista składa się z 2 zakładek:
[Ogólne] – wyświetlane są tutaj informacje o kolejnych spłatach danej zaliczki: numer i okres listy płac, w której dokonano kolejnej spłaty, wartość netto (kwota do wypłaty) uwzględniająca potrącenie i wartość spłaty.
[Szczegółowe] (elementy wypłaty) – lista elementów wypłaty, jakie znalazły się na poszczególnych listach.
Korekty wypłat dla zaliczek brutto – istnieje możliwość anulowania i korygowania wypłat dla list płac Zaliczka brutto. Wypłata zaliczki brutto może być anulowana tylko wtedy, gdy nie ma do niej naliczonych żadnych spłat w wypłatach o statusie innym niż Anulowana. W praktyce, wymaga to anulowania (lub usunięcia) najpierw wszystkich wypłat pracownika ze spłatami zaliczki brutto, a dopiero w kolejnym kroku można anulować samą wypłatę zaliczki brutto.
Wydruki
Dostępne są następujące wydruki, które dotyczą niespłaconych zaliczek:
Raportzaliczek brutto dostępny z listy pracowników,
Raportzaliczek netto dostępny z listy pracowników,
Zaliczki brutto pracownika z poziomu formularza danych kadrowych pracownika,
Zaliczki netto pracownika z formularza danych kadrowych.
Pożyczki
W programie istnieje możliwość udzielania i rozliczania pożyczek pracowniczych. Zasady naliczania są analogiczne, jak dla pozostałych wypłat (etaty czy inne wypłaty). Należy pamiętać, że pożyczki muszą być związane z listą płac Pożyczka i nie mogą być przypięte do np. listy wypłat etatowych.
Formularz listy płac typu Pożyczka
Chcąc wypłacić pracownikowi pożyczki, należy:
Z menu Płace i Kadry wybieramy Listy płac, dodajemy nową listę płac typu Pożyczka,
Po zdefiniowaniu listy płac Pożyczka, należy przejść do wypłat pracowników <CTRL>+<L> i wybrać listę pożyczek wcześniej zdefiniowaną (pod przyciskiem Listy płac),
Będąc w formularzu wypłaty, należy przejść na zakładkę [Elementy wypłaty] i za pomocą ikony plusa lub <INSERT> albo polecenia Dodaj z menu kontekstowego wywoływanego prawym klawiszem myszki dodać pożyczkę i uzupełnić następujące pola:
Typ – można wybrać standardowy typ wypłaty Pożyczka, ale jeśli w konfiguracji użytkownik prawidłowo zdefiniuje własną pożyczkę, będzie ją można wybrać z listy pod przyciskiem Typ,
Wartość pożyczki udzielonej pracownikowi,
Wysokość miesięcznej raty,
Kwota odsetek obliczona dla każdej raty miesięcznej.
Po uzupełnieniu formularza elementu wypłaty należy wypłatę zapisać.
Uwaga
Odsetki naliczane są do każdej raty pożyczki, – jeżeli w miesiącu zostaną policzone dwie spłaty pożyczki, to również policzą się dwa razy odsetki, do każdej spłaty osobno.
Kolejnym krokiem jest zamknięcie listy pożyczek. Lista pożyczek, która nie zostanie zamknięta zablokuje możliwość naliczania pracownikowi innych wypłat (inna lista) wchodzących do tego samego miesiąca deklaracji. Jeżeli do danej pożyczki zostały już naliczone spłaty, to program blokuje kasowanie pożyczki oraz modyfikację wypłaconej pożyczki oraz rat.
Rozliczenie wypłaconej pożyczki następuje automatycznie w kolejnych wypłatach etatowych i w wypłacanych umowach cywilnoprawnych, zgodnie z zadeklarowaną kwotą rat, aż do momentu spłacenia całej kwoty pożyczki.
Data udzielenia pożyczki jest to data wypłaty odczytana z formularza listy płac pożyczkowej.
Rozpoczęcie spłat pożyczki następuje w wypłatach, których data wypłaty na formularzu listy płac jest późniejsza niż data wypłaty pożyczki.
Jeśli pracownik ma jednocześnie zawartą jakąś umowę cywilnoprawną to spłata pożyczki pojawia się automatycznie na naliczanych listach płac typu Etat i Umowa. W sytuacji, gdy spłata ma się pojawiać tylko na wypłatach etatowych to należy w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Parametry zaznaczyć parametr Nie generuj spłaty pożyczki na liście wypłat z tytułu umów cywilnoprawnych [√].
Uwaga
W System/Konfiguracja/Firma/Płace/Parametry dostępne są parametry wpływające na wyliczenie kwoty spłaty pożyczki:
Ogranicz spłatę pożyczki w wypłacie etatowej do kwoty netto do wypłaty – parametr umożliwia ograniczenie kwoty spłaty pożyczki do kwoty netto wypłaty. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony.
Spłaty pożyczek doliczane po ograniczeniu potrąceń – parametr wpływa na wyliczenie kwoty spłaty pożyczki w przypadku, gdy pracownik ma zajęcie wynagrodzenia. Zaznaczenie parametru powoduje, że spłaty pożyczek zarówno rata kapitałowa jak i odsetki będą liczone dopiero po wyliczeniu potrąceń według grup ograniczeń. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony.
Jeżeli pożyczkobiorca chce w jednej wypłacie spłacić kilka rat lub kwotę większą od wartości jednej raty z odsetkami, to należy dodać w wypłacie drugi typ wypłaty o nazwie Spłata pożyczki i uzupełnić jego wartość.
Może się zdarzyć, że pracownikowi udzielono kilku pożyczek, dla których stworzono odrębne listy płac typu Pożyczka. Na formularzu wypłaty pracownika można dodać przyciskiem plusa lub INS kolejną pozycję „spłata pożyczki” i wybrać, której pożyczki dotyczy ta spłata. W tym celu należy rozwinąć Listę pożyczek i wybrać pożyczkę, do której generowana będzie spłata.
Z poziomu Kadr, po otwarciu formularza danych kadrowych pracownika, po wybraniu Pożyczki z menu dostępnych opcji przy ikonie widoczna jest Lista wszystkich niespłaconych pożyczek związanych z danym pracownikiem. Lista ta zbudowana jest z 4 kolumn, w których wyświetlane są informacje o nazwie, dacie przyznania, wartości pożyczki i kwocie, jaką już spłacono.
W programie dostępna jest również lista spłat zaliczek/pożyczek, która dostępna jest po wejściu do formularza wypłaty pożyczki (Płace/ Lista pożyczek/ Formularz wypłaty) na górnej belce okna. Lista ta składa się z 2 zakładek:
[Ogólne] – wyświetlane są tutaj informacje o kolejnych spłatach danej pożyczki: numer i okres listy płac, w której dokonano kolejnej spłaty, wartość netto (kwota do wypłaty) uwzględniająca potrącenie i wartość spłaty.
[Szczegółowe (elementy wypłaty)] – lista elementów wypłaty, jakie znalazły się na poszczególnych listach.
Lista spłat pożyczki
Uwaga
W spłacie kapitału uwzględniane jest zaniechanie.
Zaniechanie pożyczki
Przy dodawaniu zaniechania do pożyczki podpowiadana jest kwota pozostająca do spłaty, uwzględniająca spłacone raty pożyczki zapisane w wypłatach. Chcąc wykonać zaniechanie udzielonej pożyczki należy:
Na formularzu wypłaty dodać element wypłaty Zaniechanie pożyczki, pojawi się formularz elementu wypłaty zaniechania.
W polu Lista pożyczek należy wybrać pożyczkę, której dotyczy zaniechanie.
Wartość – podpowie się kwota pozostająca do spłaty. Należy ją odpowiednio skorygować, jeśli wartość zaniechania ma być inna.
Proponowana kwota nie uwzględnia natomiast spłaty z bieżącej wypłaty, jeśli zaniechanie jest dodawane w trakcie naliczania wypłaty. Zaniechanie w bieżącej wypłacie zawierającej spłatę raty kapitałowej podpowie się z uwzględnieniem tej raty, jeśli po naliczeniu wypłaty zostanie ona zapisana bez dodania zaniechania, a następnie ponownie edytujemy formularz i dopiero wówczas dodamy zaniechanie.
Uwaga
W przypadku wypłacania pożyczek udzielonych w PKZP (moduł Płace i Kadry Plus) kwota udzielanej pożyczki, wysokość raty i odsetek nie są edytowalne w wypłacie pożyczki – bo zarówno wartość pożyczki jak i harmonogram spłat tworzone są na liście PKZP.
Archiwizacja wypłat
Funkcjonalność pozwala na zwiększenie wydajności na dużych bazach, z wypłatami naliczonymi za kilka lat. Funkcja archiwizacji wypłat dostępna jest na liście pracowników w Kadrach, dla zaznaczonych pracowników za pomocą ikony dostępnej na pasku narzędziowym. Archiwizacja wypłat możliwa jest do wykonania przez operatora posiadającego status administratora i nie mającego ustawionej blokady Dostęp do kadr bez danych płacowych. Archiwizować można wypłaty zamknięte lub zaksięgowane. W przypadku braku wypłat, które można zarchiwizować w danym okresie w logu wyświetlany jest komunikat: Imię i nazwisko: nie posiada zamkniętych wypłat do archiwizacji w danym okresie.
Wypłaty o statusie Archiwalna nie są uwzględniane przy liczeniu bieżących wypłat. Dla poprawności wyliczania bieżących wypłat konieczne jest, by nie były zarchiwizowane wypłaty uwzględniane do wyliczenia kwot w bieżących wypłatach. Z tego względu nie można zmieniać statusu na Archiwalne wypłat:
dla wszystkich: z okresu do półtora roku wstecz w stosunku do miesiąca za który będą dopiero naliczane wypłaty, ze względu na liczenie średniej do podstaw zasiłków chorobowych,
dla pracowników mających niespłacone pożyczki, z okresu obejmującego wypłatę pożyczki i dotychczasowe spłaty do niej (będzie je można zarchiwizować, gdy pożyczka zostanie całkowicie spłacona),
w przypadku liczenia dodatków wg algorytmu 12 z wykorzystaniem wzorców płacowych – wypłaty z tylu poprzednich miesięcy, z ilu mają być uwzględniane.
Po uruchomieniu ikony Archiwizacja wypłat możliwe są do wyboru dwie opcje Archiwizuj wypłaty i Przywróć wypłaty z archiwum oraz wskazanie zakresu miesięcy, za które chcemy wykonać daną operację. Archiwizacji podlegają wypłaty naliczone na listach płac mających miesiąc deklaracji z podanego zakresu – istotny jest miesiąc deklaracji, a nie okres Od – Do za jaki naliczono wypłaty.
Archiwizacja wypłat
Wypłaty o statusie archiwalna i listy płac z wypłatami archiwalnymi są oznaczone za pomocą specjalnej ikony w kolumnie Archiwalna/e, która jest domyślnie ukryta.
Na formularzu wypłaty archiwalnej widoczne są zakładki [Ogólne], [Podatki], [Ubezpieczenie], [Szczegóły]. Zakładki [Ogólne], [Podatki] i [Ubezpieczenie] są takie same jak dla zwykłych wypłat etatowych. Na zakładce [Szczegóły] widoczne są gałęzie Wypłata i Element. W wypłacie archiwalnej nie jest widoczny opis analityczny
Struktura arkusza kalkulacyjnego
Uwaga
Niezależnie od ustawień regionalnych pola z datami zapisywane są w arkuszu w formacie RRRR-MM-DD (np. 2010-10-01)
Komórki w arkuszu MS Excel w formacie gg:mm, w przypadku godzin jednocyfrowych, wyświetlane są w postaci ‘7:00’ (bez zera na początku).
Komórki liczbowe nie mają domyślnie wstawianych w arkuszu nieznaczących miejsc po przecinku (jeżeli liczba całkowita) – np. stawka zaszeregowania wyświetlana będzie w postaci ‘3000’, a nie ‘3000,00’
Kolumna Plec – dopuszczalne wartości kolumny to „K” i „M” zapisane dużymi literami jeżeli w kolumnie płeć zostały zapisane małe litery „k” i „m” nie importuje się płeć do Comarch ERP Optima
Kolumna Wojewodztwo – importują się tylko nazwy województw zapisane małymi literami (tak, jak na liście słownikowej pola Województwo) – jeżeli województwo zostało wpisane „dużymi literami” nie importuje się do Comarch ERP Optima.
RCP – można eksportować tylko jeden zapis RCP – eksportuje się ostatni względem daty z pola OkresOd.
Liczba kolumn zawierająca informacje z kolejnych wejść/wyjść (czas przepracowany/plan pracy) w obrębie jednego dnia w kalendarzu jest ustalana dynamicznie.
Dane kadrowe
Rodzaj danych
Nazwa kolumny
Opis zawartości pola
Dane identyfikacyjne
Kod
kod pracownika
Nazwisko
nazwisko pracownika
Imie
pierwsze imię pracownika
Archiwalny
0 – pracownik bez statusu Archiwalny,
1 – pracownik o statusie Archiwalny.
Dane kadrowe zaimportowane z baz danych programów Comarch ERP Klasyka do arkusza Excel za pomocą programu Migrator w kolumnie Archiwalny przyjmą wartość domyślną 0. Programy kadrowo – płacowe Comarch ERP Klasyka nie mają odpowiednika tego pola.
Arkusze Excel utworzone we wcześniejszych wersjach Migrator, tym samym nieposiadające kolumny Archiwalny również są importowane do programu Comarch ERP Optima. Wówczas, podczas importu danych kadrowych:
nowego pracownika - parametr Archiwalny domyślnie nie jest zaznaczony (pole przyjmuje wartość 0),
ponowny import z opcją ‘Nadpisz’ - nie modyfikuje ustawienia parametru Archiwalny już istniejącego w bazie Comarch ERP Optima.
Eksport danych kadrowych oraz wypłat pracowników archiwalnych do pliku Excel jest możliwy, pod warunkiem zaznaczenia przed eksportem osób o tym statusie.
Drugie_imie
drugie imię pracownika
Data_urodzenia
data urodzenia
Miejsce_urodzenia
miejsce urodzenia
Imie_ojca
imię ojca
Imie_matki
imię matki
Nazwisko_rodowe
nazwisko rodowe
Nazwisko_rodowe_matki
nazwisko rodowe matki
Plec
K - kobieta,
M - mężczyzna
Pesel
nr Pesel
NIP
nr NIP
Dowod_osobisty
seria i nr dowodu osobistego
Dowod_wydany_przez
Dowod_data_wydania
data wydania dowodu osobistego
Dowod_data_ waznosci
data ważności dowodu osobistego
Paszport
seria i nr paszportu
Wydzial
nazwa wydziału (Płace i Kadry Plus)
Wydzial_adres_wezla
Adres węzła wydziału, unikalny, występuje w strukturze organizacyjnej (Płace i Kadry Plus)
RCP_Numer
numer karty RCP (Płace i Kadry Plus)
RCP_OkresOd
okres od (Płace i Kadry Plus)
RCP_OkresDo
okres do (Płace i Kadry Plus)
Dane adresowe
Kraj
nazwa kraju
Wojewodztwo
nazwa województwa
Powiat
nazwa powiatu
Gmina
nazwa gminy
Miejscowosc
nazwa miejscowości
Ulica
nazwa ulicy
Nr_domu
nr domu
Nr_lokalu
nr lokalu
Kod_pocztowy
kod pocztowy np. 10-210
Poczta
nazwa poczty
Rodzaj_miejscowosci
0 - miasto,
1 - wieś
Kod_gminy
kod gminy na podstawie specyfikacji NFZ
Telefon
nr. telefonu
Email
Adres E-mail
Kraj_zamieszkania
Nazwa kraju w adresie zamieszkania
Wojewodztwo_zamieszkania
Nazwa województwa w adresie zamieszkania
Powiat_zamieszkania
Nazwa powiatu w adresie zamieszkania
Gmina_zamieszkania
Nazwa gminy w adresie zamieszkania
Miejscowosc_zamieszkania
Nazwa miejscowości w adresie zamieszkania
Ulica_zamieszkania
Nazwa ulicy w adresie zamieszkania
Nr_domu_zamieszkania
Numer domu w adresie zamieszkania
Nr_lokalu_zamieszkania
Numer lokalu w adresie zamieszkania
Kod_pocztowy_zamieszkania
Kod pocztowy w adresie zamieszkania
Poczta_zamieszkania
Nazwa poczty w adresie zamieszkania
Kraj_korespondencja
Nazwa kraju w adresie korespondecyjnym
Wojewodztwo_korespondencja
Nazwa województwa w adresie korespondencyjnym
Powiat_korespondencja
Nazwa powiatu w adresie korespondencyjnym
Gmina_korespondencja
Nazwa gminy w adresie korespondencyjnym
Miejscowosc_korespondencja
Nazwa miejscowości w adresie korespondencyjnym
Ulica_korespondencja
Nazwa ulicy w adresie korespondencyjnym
Nr_domu_korespondencja
Numer domu w adresie korespondencyjnym
Nr_lokalu_korespondencja
Numer lokalu w adresie korespondencyjnym
Kod_pocztowy_korespondencja
Kod pocztowy w adresie korespondencyjnym
Poczta_korespondencja
Nazwa poczty w adresie korespondencyjnym
Dane etatowe
Data_zatrudnienia
data zatrudnienia
Data_zwolnienia
data zwolnienia
Rodzaj_zatrudnienia
0-pracownik,
1-właściciel,
2-os. współp.,
4-uczeń i roku,
5-II roku,
6-III roku,
7-młodociany
Rodzaj_umowy
na czas określony, na czas wykonywania określonej pracy, na okres próby, na czas nieokreślony, na czas określony (zastępstwo)
Stanowisko
nazwa stanowiska
Licznik_wymiaru_etatu
Licznik wymiaru etatu
np. 1 dla 1/1
Mianownik_wymiaru_etatu
Mianownik wymiaru etatu np. 2 dla 1/2
Rodzaj_stawki
1 - miesięczna,
2 - godzinowa,
0 - brak etatu
Czy_stawka_minimalna
0 - nie,
1 - stawka minimalna
Stawka
wartość stawki zaszeregowania,
ZestawienieCzasuPracy
Pracownik rozliczany
0 – wg Kalendarza
1 – wg Obecności
2 – wg Zestawienia
Procent_minimalnej
Wartość odczytywana z etatu pracownika, pole Gwarant%min (standardowo 100)
Dobowa_norma_do_urlopu
Standardowo wartość 8h w przeliczeniu na minuty, czyli 480
Limit_nadgodzin_w_minutach
Indywidualny limit nadgodzin danego pracownika (na formularzu etatu)
Kod_zawodu
Kod zawodu zgodny ze specyfikacją GUS
Kod_oddzialu_NFZ
Kod oddziału NFZ
Data_przyst_do_NFZ
Data przystąpienia do NFZ
Kod_wyksztalcenia
Kod wykształcenia funkcjonujący w ZUS
Kod_wyksztalcenia_PFRON
Informacja zgodna z listą słownikową kodów wykształcenia PFRON dostępną na formularzu pracownika
Wiek_emerytalny
Data osiągnięcia przez pracownika wieku emerytalnego
Procent_Zasadniczego_Koszty50
Informacja o procencie wynagrodzenia zasadniczego z 50% kosztami uzyskania przychodu
Badania okresowe
Data badania okresowego
Koszty_uzyskania_mnoznik
Standardowo wartość 1, dla kosztów uzyskania podwyższonych 1,25
Ulga_podatkowa_mnoznik
Standardowo wartość 1 (czyli ulga jest potrącana), w przypadku gdy ma jej nie być wartość 0
Bez_FP_ponizej_minimalnej
0 – Fundusz Pracy będzie naliczany zawsze,
1 – Fundusz Pracy będzie naliczany dla podstawy równej lub wyższej od płacy minimalnej
US_akronim
Akronim urzędu skarbowego, do którego przypisany jest pracownik
US_nazwa
Nazwa urzędu skarbowego (pracownika)
US_miejscowosc
Miejscowość, w której znajduje się urząd skarbowy pracownika
US_ekod
Kod urzędu skarbowego
US_ulica
Ulica, przy której jest urząd skarbowy
US_nr_domu
Numer budynku urzędu skarbowego
US_kod_pocztowy
Kod pocztowy urzędu skarbowego
Ubezpieczenia
Kod_tytułu_ubezpieczenia
kod tytułu ub. bez zer z przodu
Prawo_do_renty_i_emerytury
0 - bez prawa,
1 - do emer.,
2 - do renty
Stopien_niepełnosprawnosci
numer zgodny ze specyfikacją Programu Płatnik
Niepelnosprawnosc_od
Wskazanie zakresu dat ustalenia stopnia niepełnosprawności
Niepelnosprawnosc_do
Ubezpieczenie_ZUS_od
data powstania obowiązkowych ubezp. społ.
Emerytalne
0 - brak ubezp.,
1 - ubezpieczenie
Rentowe
0 - brak ubezp.,
1 - ubezpieczenie
Chorobowe
0 - brak ubezp.,
1 - ubezpieczenie
Wypadkowe
0 - brak ubezp.,
1 - ubezpieczenie
Ubezpieczenia_zdrowotne_od
data powstania obowiązkowego ubezp. zdr.
Emerytalne_dobr
Ubezp.dobrowolne
0 - brak ubezpieczenia,
1 - ubezpieczenie
Emerytalne_dobr_od
Data, od której obowiązuje ub.dobrow.
Rentowe_dobr
Ubezp.dobrowolne
0 - brak ubezpieczenia,
1 - ubezpieczenie
Rentowe_dobr_od
Data, od której obowiązuje ub.dobrow.
Chorobowe_dobr
Ubezp.dobrowolne
0 - brak ubezpieczenia,
1 - ubezpieczenie
Chorobowe_dobr_od
Data, od której obowiązuje ub.dobrow.
Zdrowotne_dobr
Ubezp.dobrowolne
0 - brak ubezpieczenia,
1 - ubezpieczenie
Zdrowotne_dobr_od
Data, od której obowiązuje ub.dobrow.
Praca_w_szczeg_warunk
Kod pracy w szczególnych warunkach zgodny z wytycznymi ZUS (pole 9-znakowe)
Praca_w_szczeg_warunk_od
data od której, pracownik świadczył pracę w szczególnych warunkach
Praca_w_szczeg_warunk_do
data do której pracownik świadczył pracę w szczególnych warunkach
Szczeg_warunki_FEP_kod
Kod pracy w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze – istotny z punktu widzenia naliczania i odprowadzania od pracownika składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP)
Szczeg_warunki_FEP_od
data od której pracownik świadczył pracę w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze
Szczeg_warunki_FEP_do
data do której pracownik świadczył pracę w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze
Nie_naliczac_FP
nie naliczać Funduszu Pracy
0 – nie jest zwolniony z opłacania składek
1 – zaznaczone zwolnienie z opłacania składek
Nie_naliczac_FP_od_daty
okres zwolnienia z opłacania składek FP – data od
Nie_naliczac_FP_do_daty
okres zwolnienia z opłacania składek FP – data do
Nie_naliczac_FGSP
nie naliczać Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
0 – nie jest zwolniony z opłacania składek
1 – zaznaczone zwolnienie z opłacania składek
Nie_naliczac_FGSP_od_daty
okres zwolnienia z opłacania składek FGŚP – data od
Nie_naliczac_FGSP_do_daty
okres zwolnienia z opłacania składek FGŚP – data do
Inne dane
Kategoria
kod kategorii z formularza kategorii
Opis_kategorii
opis kategorii
Opis_pracownika
opis pracownika
Formy płatności
Rodzaj danych
Nazwa kolumny
Opis zawartości pola
Dane identyfikacyjne
Kod
kod pracownika
Nazwisko
nazwisko pracownika
Imie
pierwsze imię pracownika
Lp
kolejność zapisów
Forma_platnosci_nazwa
gotówka, czek, przelew, kredyt, inna
Forma_platnosci_typ
1 – gotówka,
2 – przelew
Bank_akronim
akronim banku
Bank_numer
nr rozliczeniowy banku
Bank_nazwa
nazwa banku
IBAN
0 - zwykły standard,
1 - standard IBAN
Numer_rachunku
pełny numer rachunku
Procent
przypadająca na tą płatność część z kwoty do wypłaty – procent
Kwota
przypadająca na tą płatność część z kwoty do wypłaty – kwota
Reszta
0 - brak nadwyżek,
1- nadwyżki nad zadeklarowane kwoty
Akordy
Rodzaj danych
Nazwa kolumny
Opis zawartości pola
Dane identyfikacyjne
Kod
kod pracownika
Nazwisko
nazwisko pracownika
Imie
pierwsze imię pracownika
Nazwa
nazwa akordu
Rodzaj
rodzaj akordu (prosty, progresywny, grupowy)
Miesiac
akordy za miesiąc
Rok
akordy za rok
Ilosc
ilość wykonanych jednostek
Czas_w_minutach
czas wykonania w minutach
Kwota_akordu_grupowego
kwota całościowa akordu grupowego
Udzial_akordu_grupowego
Udział akordu grupowego. Jest to współczynnik proporcjonalności przemnożony przez ilość godzin przepracowanych w akordzie.
Przy eksporcie przepisywana nazwa; przy imporcie - ignorowana
Data_od
Data rozpoczęcia nieobecności
Data_do
Data zakończenia nieobecności
Przyczyna
Przyczyna nieobecności – przy eksporcie tekst w arkuszu zapisywany zgodnie z wyświetlanym w słowniku przyczyn, przy imporcie tekst z arkusza zamieniamy na jego odpowiednią wartość w bazie
Nieobecnosc_na_czesc_dnia
Czas nieobecności na część dnia w minutach. Kolumna powinna być uzupełniona tylko w przypadku nieobecności typu urlop.
Urlop_na_zadanie
Urlop na żądanie. Kolumna powinna być uzupełniona w przypadku wystąpienia urlopu na żądanie
0 – zwykły urlop wypoczynkowy
1 – urlop wypoczynkowy na żądanie
Plan pracy
Rodzaj danych
Nazwa kolumny
Opis zawartości pola
Plan pracy
Lp
Liczba porządkowa nr wiersza z danymi
Kod
kod pracownika (akronim)
Nazwisko
nazwisko pracownika (informacyjnie)
Imie
pierwsze imię pracownika (informacyjnie)
Data
TypDnia
Praca / wolny / święto – przy eksporcie do arkusza zapisywane jako odpowiadające im oznaczenia literowe, odpowiednio P, W, S. Przy imporcie – opisy z arkusza zapisywane jako odpowiadające im wartości w bazie P=1, W=2, S=3
RodzajDniaWol
Rodzaj dnia wolnego- kolumna powinna być uzupełniona tylko w przypadku gdy TypDnia to Wolny lub Świeto. Przy eksporcie pobrana jest wartość z pola ‘Rodzaj dnia wolnego’ z planu pracy pracownika.
Podczas importu jeśli w arkuszu nie ma oznaczenia lub znajduje się oznaczenie, którego nie ma w bazie w gałęzi ‘Opisy rodzajów dni wolnych do kart pracy’ dla dni wolnych domyślnie ustawia się ‘W’, dla dni świątecznych ‘ND’
Wxx_GodzOd
Godzina Od w wejściu oznaczonym numerem xx w formacie gg:mm
Wxx_GodzDo
Godzina Do w wejściu oznaczonym numerem xx w formacie gg:mm
Wxx_Strefa
Akronim strefy w wejściu oznaczonym numerem xx
Wxx_Wydzial
Nazwa wydziału w wejściu (pole informacyjne) oznaczonym numerem xx
Wxx_Wydzial_adres_wezla
Adres węzła wydziału w wejściu (potrzebne do importu) oznaczonym numerem xx
Wxx_Projekt
Nazwa projektu w wejściu (informacyjne) oznaczonym numerem xx
Wxx_Projekt_adres_wezla
Adres węzła projektu w pierwszym wejściu oznaczonym numerem xx
Czas przepracowany
Rodzaj danych
Nazwa kolumny
Opis zawartości pola
Czas przepracowany
Kod
kod pracownika (akronim)
Nazwisko
nazwisko pracownika (informacyjnie)
Imię
pierwsze imię pracownika (informacyjnie)
Data
TypDnia
Oznaczenie dnia: Pracy / Wolny / Święto / Nieobecność.
Przy eksporcie do arkusza zapisywane jako odpowiadające im oznaczenia literowe, odpowiednio:
P - pracy,
W - wolny,
S - święto,
N - nieobecność.
Przy imporcie wartości P, w i S są ignorowane – niezapisywane w bazie, oznaczają tylko, że dany dzień może podlegać importowi. Wartość N (nieobecność) przy eksporcie domyślnie kolejne kolumny (godziny, strefy itp.) niewypełniane. Przy imporcie taki wiersz nie jest wczytywany do kalendarza pracownika, nawet jeśli byłyby dla niego wypełnione wejścia
Wxx_GodzOd
Godzina Od w wejściu oznaczonym numerem xx w formacie gg:mm
Wxx_GodzDo
Godzina do w wejściu oznaczonym numerem xx (gg:mm)
Wxx_Strefa
Akronim strefy w wejściu oznaczonym numerem xx
Wxx_Opis_Nadg
Wartości odpowiadające dostępnym w kolumnie ‘Nadg’ w wejściu oznaczonym numerem xx – opisy ustawiane przy eksporcie zgodne z wyświetlanymi przy edycji dnia w kalendarzu. Przy imporcie zapisywane jako odpowiadające im wartości w bazie. Puste pole (brak zapisu)=1,
O.BM=2, O.NM=3, W.PŁ=4, W.NP=5.
Czas przepracowany c.d.
Wxx_Wydzial
Nazwa wydziału w wejściu oznaczonym numerem xx (informacyjnie)
Wxx_Wydzial_adres_wezla
Adres węzła wydziału w wejściu oznaczonym numerem xx (ważny do importu)
Wxx_Projekt
Nazwa projektu w wejściu oznaczonym numerem xx (informacyjnie)
Wxx_Projekt_adres_wezla
Adres węzła projektu w wejściu (ważny do importu)
Czas zestawienia
Rodzaj danych
Nazwa kolumny
Opis zawartości pola
Czas zestawienia
Kod
kod pracownika (akronim)
Nazwisko
nazwisko pracownika (informacyjnie)
Imie
pierwsze imię pracownika (informacyjnie)
PozycjaZestawienia
Numer kolejnej pozycji zestawienia:
0 – dla wiersza nagłówkowego,
1 (do n) – dla pozycji zestawienia, widoczne na 2-ej zakładce
DataOd
Data Od z zestawienia– uzupełniania zarówno dla wierszy nagłówkowych zestawienia (odpowiadających zapisowi na zakładce Ogólne) jak i wierszy z pozycjami zestawienia – pole pozwalające powiązać pozycje zestawienia z odpowiednim nagłówkiem w przypadku, gdy jeden pracownik ma wiele zestawień.
DataDo
Data do z zestawienia – uzupełniania zarówno dla wierszy nagłówkowych zestawienia (odpowiadających zapisowi na zakładce Ogólne) jak i wierszy z pozycjami zestawienia – pole pozwalające powiązać pozycje zestawienia z odpowiednim nagłówkiem w przypadku, gdy jeden pracownik ma wiele zestawień.
CzasPracyGodz
Liczba przepracowanych godzin – odpowiednio dla nagłówka lub danej pozycji zestawienia – wyświetlana w formacie gg:mm
CzasPracyDni
Liczba przepracowanych dni – odpowiednio dla nagłówka lub danej pozycji zestawienia
Nadgodziny50
Liczba nadgodzin płatnych 50%, odpowiednio dla nagłówka lub danej pozycji zestawienia (format gg:mm)
Nadgodziny100
Liczba nadgodzin płatnych 100%, odpowiednio dla nagłówka lub danej pozycji zestawienia (format gg:mm)
GodzinyNocne
Liczba godzin nocnych, odpowiednio dla nagłówka lub pozycji zestawienia (format gg:mm)
Strefa
Akronim strefy dla danej pozycji zestawienia. Dla nagłówka nieuzupełniany przy eksporcie i ignorowany przy imporcie
Wydzial
Nazwa wydziału dla danej pozycji zestawienia (informacyjnie), dla nagłówka nieuzupełniany
Wydzial_adres_wezla
Adres węzła wydziału dla danej pozycji zestawienia (do importu). Dla nagłówka nieuzupełniany przy eksporcie i ignorowany przy imporcie
Projekt
Nazwa projektu dla danej pozycji zestawienia (informacyjnie), dla nagłówka nieuzupełniany
Projekt_adres_wezla
Adres węzła projektu dla danej pozycji zestawienia (do importu). Dla nagłówka nieuzupełniany przy eksporcie i ignorowany przy imporcie
Umowy
Uwaga
Symbole są w bazie unikalne (Konfiguracja / Definicje dokumentów). Jeśli w arkuszu *.xls (kolumna Symbol_listy) podano już istniejący w bazie symbol dokumentu np. PA (paragon) to zaimportuje się umowa bez symbolu.
Rodzaj danych
Nazwa kolumny
Opis zawartości pola
Umowy
Kod
kod pracownika
Nazwisko
nazwisko pracownika
Imie
pierwsze imię pracownika
Symbol_numeracji
Wypełniając pole należy sprawdzić, czy w Konfiguracji firmy / Definicje dokumentów / Płace / Umowa istnieje definicja dokumentu, która została podana w arkuszu.
W przypadku wpisania w arkuszu symbolu, który nie istnieje w Definicji dokumentów umowa nie zostanie zaimportowana.
pozwala na dodawanie, usuwanie, edycje oraz tworzenie historii atrybutu. Okno listy atrybutów pracownika zawiera dwie kolumny:
wybieramy zdefiniowany w Konfiguracji atrybut. Następnie dodajemy aktywną ikoną Plusa historię atrybutu, tzn. okres, w jakim będzie obowiązywał atrybut oraz jego wartość. Jeżeli atrybut przysługuje na czas nieokreślony, to nie wypełniamy dat „od… do”.
pojawia się okno (rysunek poniżej), gdzie można wpisać wybrane parametry, wg których program ma znaleźć pracownika.
.
– Koszty wynagrodzeń (wypłaty brutto) – funkcjonalność dostępna w przypadku licencji na moduł Analizy z poziomu Wypłaty pracowników. Wykres kosztów wynagrodzeń zawiera wszystkie wypłaty naliczone w podanym okresie, nie ma znaczenie ustawienie parametru Pokaż archiwalnych.
opcję Lista kart RCP
opcję Lista kart RCP.
– Dodaj – można dodać numer karty RCP i okres jej ważności. Jeśli data DO nie zostanie uzupełniona, karta RCP ważna jest bezterminowo.
– Edycja karty RCP.
– Usunięcie zaznaczonej karty RCP
po rozwinięciu strzałki z menu Pracownicy/ Pracownicy z kartami RCP.
. Lista składa się z 2 zakładek:
widoczna jest Lista wszystkich niespłaconych pożyczek związanych z danym pracownikiem. Lista ta zbudowana jest z 4 kolumn, w których wyświetlane są informacje o nazwie, dacie przyznania, wartości pożyczki i kwocie, jaką już spłacono.
dostępnej na pasku narzędziowym. Archiwizacja wypłat możliwa jest do wykonania przez operatora posiadającego status administratora i nie mającego ustawionej blokady Dostęp do kadr bez danych płacowych. Archiwizować można wypłaty zamknięte lub zaksięgowane. W przypadku braku wypłat, które można zarchiwizować w danym okresie w logu wyświetlany jest komunikat: Imię i nazwisko: nie posiada zamkniętych wypłat do archiwizacji w danym okresie.
w kolumnie Archiwalna/e, która jest domyślnie ukryta. 
