Wydruki wysyłane za pośrednictwem e-maila

Wysyłanie wydruku jako załącznik wiadomości e-mail

Z poziomu Formularza danych kadrowych pracownika, formularza deklaracji podatkowej pracownika (PIT-11, PIT-8C, IFT-1R/IFT-1), Formularza wypłaty pracownika oraz Formularza umowy możliwe jest wysłanie wybranego wydruku na E-mail podany na formularzu danych kadrowych (zakładka [Ogólne]).

W momencie wybrania odpowiedniego wydruku z opcji Wyślij (dostępnej na wstążce) podnosi się okno wiadomości z uzupełnionym odbiorcą e-maila (adres e-mail pracownika) oraz załącznikiem (do nazwy załącznika wstawia się na początku Nazwisko_Imię, a na końcu dodatkowo data i godzina, np.: Zama_Robert_Wydruki kadrowe_Karta pracy_20110210_120323.pdf).

Wydruk kaskadowy do e-maila

Z poziomu listy Deklaracje PIT pracowników dostępne są dla deklaracji PIT-11, PIT-8C i IFT-1/1R (dla najnowszych wersji tych deklaracji) wydruki kaskadowe do emaila z zapisem wydruku dla każdej zaznaczonej pozycji do oddzielnego pliku PDF. Omawiane wydruki są oznaczone jako nazwa wydruku plus informacja wiele plików – e-mail np.: PIT11(XX) – (wiele plików e-mail).

Z poziomu listy Wypłaty pracowników dostępne są również wydruki kaskadowe Kwitek wypłaty (wiele plików e‑mail), Kwitek wypłaty dla oddeleg.(wiele plików – e-mail) i Rachunek do umowy (wiele plików – e-mail).

Jeżeli użytkownik posiada licencję na moduł Comarch ERP Optima CRM i ma skonfigurowaną skrzynkę pocztową w programie Comarch ERP Optima, to może te wydruki wykorzystać do seryjnej wysyłki e-maili do pracowników. W takiej sytuacji dla każdego z zaznaczonych pracowników zostanie utworzona oddzielna wiadomość pocztowa z jego adresem i załączonym wydrukiem, dotyczącym konkretnego pracownika.

 



Standardowe wydruki w programie Comarch ERP Optima Płace i Kadry

W programie istnieje wiele standardowych wydruków, dostępnych z poziomów list i formularzy. Wydruki seryjne związane z  zatrudnieniem, struktura zatrudnienia i inne raporty dotyczące zatrudnienia dostępne są z poziomu Listy pracowników. Wydruki dotyczące konkretnych pracowników, takie jak np. świadectwo pracy, umowa o pracę, zaświadczenia  dostępne są z poziomu otwartego formularza danych kadrowych pracownika.

Zestawienia i podsumowania list płac dostępne są z poziomu zakładki listy płac. Natomiast  bardziej szczegółowe  wydruki dotyczące wypłat np. Kwitki wypłat dostępne są z poziomu otwartego formularza listy płac lub z poziomu zakładki [Wypłaty pracowników].

Aby sprawdzić z jakiego poziomu dostępny jest konkretny wydruk należy z dowolnego poziomu programu wybrać przycisk Podgląd wydruku/ Wydruk danych i wybrać opcję Szukaj…. a następnie wpisać opis wydruku.

Wyświetli się lista wydruków, które w nazwie mają ten opis z informacją z jakiego poziomu wydruk jest dostępny

Kilka uwag do wydruków:  

  • Świadectwo pracy (Crystal, xml) – okresy nieskładkowe – na podstawie ustawy o emeryturach i rentach z FUS do okresów nieskładkowych należą: wynagrodzenia chorobowe, zasiłki chorobowe, opiekuńcze, rehabilitacyjne, nieobecności usprawiedliwione (kod świadczenia/przerwy 151) oraz inna nieobecność 350.W przypadku urlopu wychowawczego jako okres nieskładkowy będzie wykazywany ten, który wystąpił do 31.12.1998r. oraz urlop wychowawczy, który miał miejsce po 31.12.1998, jeśli wystąpił chociaż jeden miesiąc, w trakcie którego w wypłacie była zerowa podstawa składki emerytalnej.
  • Tylko standardowo zdefiniowana nieobecność służba wojskowa (kod 350) zostanie wydrukowana wyłącznie w pkt 7. świadectwa pracy. Nieobecność zdefiniowana przez użytkownika (nawet skopiowana ze standardowej) będzie wykazana w okresach nieskładkowych, a nie będzie jej w pkt. 7.
  • Wydruk Nieobecności RSA uwzględnia następujące „pozycje na deklaracji ZUS”: 111,112, 121, 122, 151, 152, 155, 350, 311, 312, 313, 314, 321, 322, 331, 332, 333, 334.
  • Nieobecności ZUS – warunki do wykazywania nieobecności na tym raporcie: wykazywane są wszystkie nieobecności, które w konfiguracji mają ustawiony typ nieobecności „zwolnienie ZUS”, wykazywane są również nieobecności, które w konfiguracji maja ustawiony typ nieobecności „usprawiedliwiona” i jednocześnie jedną z „pozycji na deklaracji ZUS”: 155, 311, 312, 313, 314, 321, 322, 331, 332, 333, 334.
  • Podsumowanie list płac wg deklaracji / wg okresu – nie wymaga zaznaczenia odpowiednich list. Ustawienia filtra na oknie list płac nie ma wpływu na ten wydruk – jedynym kryterium wykazywania wypłat jest wskazany w parametrach przed wydrukiem miesiąc deklaracji/okres wypłaty.  
  • W sytuacji, gdy na liście pracowników w filrze w polu Lista wskazana jest opcja Etaty z poziomu Podgląd wydruku/ Wydruk danych ukrywana jest gałąź ‘Lista pracowników’.
  • W przypadku wykonywania wydruków wykorzystujących zaznaczenia lub eksportu takiego wydruku do pliku, jeżeli na liście nie zaznaczono żadnych pozycji, wykonany wydruk uwzględni pozycję aktualnie podświetloną na liście.


    • Wydruki do Worda (XML)

    Poza standardowymi wydrukami program Comarch ERP Optima został wzbogacony o najczęściej używane wydruki, które są edytowane w programie Word i pozwalają na modyfikację jego treści.

    Uwaga

    Parametr Nazwa programu dla wydruków do Worda (XML): dostępny z poziomu Konfiguracji /Stanowisko /Ogólne/ Wydruki, pozwala na określenie domyślnego programu, w którym będą edytowane standardowe wydruki do Worda (XML).

    Standardowo podpowiada się winword.exe co oznacza, że wydruki podnoszą się w aplikacji MS Word, również wtedy, gdy oprócz niego zainstalowany na stanowisku jest Open Office Writer.

    Jeżeli w konfiguracji wpisany został swriter.exe, to wydruki edytowane są poprzez Open Office Writer, również wtedy, gdy na stanowisku zainstalowany jest także MS Word.

    W pozostałych sytuacjach program Comarch ERP Optima nie będzie generował poprawnych wydruków. Jeżeli zostanie wprowadzony dowolny ciąg znaków, niepozwalający na uruchomienie wskazanej aplikacji, to w momencie wywołania wydruku pojawi się komunikat Błąd uruchamiania programu [Nazwa_programu]. Nie można odnaleźć określonego pliku.

    Uwaga
    Wydruki edytowalne w programie MS Word (oznaczone jako Wydruki do Worda (XML)) dostępne są tylko z poziomu przycisku Wydruk danych . Nie jest możliwe wygenerowanie wydruku za pomocą Podglądu wydruku.



    Udostępnianie wydruków w Comarch ERP Optima do aplikacji Comarch HRM

    W Comarch ERP Optima jest możliwość udostępnienia wydruków do aplikacji Comarch HRM. Wydruki w Comarch HRM będą widoczne dla zalogowanego użytkownika. W Comarch ERP Optima można udostępnić wydruki dotyczące pracowników z poziomu:

    • formularza danych kadrowych pracownika,
    • listy pracowników,
    • formularza wypłaty,
    • listy wypłat,
    • formularza deklaracji pracownika: PIT-11, IFT-1/1R, PIT-8C,
    • listy deklaracji pracowników.

    W Comarch ERP Optima można wskazać, które wydruki mają być udostępnione w aplikacji Comarch HRM z dwóch poziomów:

    • z menu Wydruk danych,
    • w Archiwum wydruków.

    W celu udostępnienia wydruku na przykład Skierowanie na badanie lekarskie należy wejść na formularz pracownika, wybrać Wydruk danych, wskazać odpowiedni wydruk i wybrać opcję Udostępnij do Comarch HRM.

    Wydruk danych – udostępnianie wydruku

    Po wybraniu tej opcji w module Obieg dokumentów w Archiwum wydruków pojawia się udostępniony wydruk. W analogiczny sposób można udostępnić seryjnie wydruki dla wielu pracowników (PIT-11, Raport roczny ZUS RMUA, kwitki wypłat), korzystając z wydruków seryjnych na przykład kwitek wypłaty (wiele plików – e-mail).

    Archiwum wydruków – udostępniony wydruk do Comarch HRM

    Drugi sposób udostępniania wydruków do Comarch HRM dostępny jest  po wejściu w Archiwum wydruków (moduł Obieg dokumentów).

    Z poziomu Archiwum wydruków udostępniamy te kopie elektroniczne, które mają:

    • uzupełnioną nazwę wydruku,
    • powiązane są z pracownikiem.

    Udostępnienie wydruku wywołujemy z menu kontekstowego. Z tego też poziomu możemy zablokować wyświetlanie wydruku w aplikacji Comarch HRM.

    Menu kontekstowe

    W Archiwum wydruków kolumny Comarch HRM oraz Nazwa wydruku można wywołać na listę poprzez wybór kolumn. W kolumnie Comarch HRM znajduje się informacja czy wydruk jest dostępny w aplikacji Comarch HRM. W kolumnie Nazwa wydruku jest informacja pod jaką nazwę dany wydruk będzie widoczny w Comarch HRM.



    Archiwum wydruków

    Uwaga
    Podgląd elektronicznych kopii wydruków jest możliwy tylko w przypadku posiadania licencji na moduł Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów.

    Funkcjonalność została szczegółowo opisana w Archiwum wydruków.

    Dodatkowo lista rodzajów jest uzależniona od pobranych modułów. Jest zawężana do takich, jakie są dostępne w ramach wykorzystywanych modułów. Przykładowo, jeśli użytkownik nie zalogował się do modułu Comarch ERP Optima Kadry i Płace – automatycznie nie będzie widział wydruków wykonywanych z poziomu tego modułu.

    Wydruki zapisywane jako kopia elektroniczna (widoczne w Archiwum wydruków) zawierają informacje pozwalające na ich łatwe zidentyfikowanie (wyszukanie):

    • wydruki wykonane z poziomu formularza pracownika – nazwisko i imię pracownika,
    • wydruki wykonane z poziomu formularza umowy cywilnoprawnej – nazwisko i imię pracownika, numer umowy i okres jej trwania,
    • wydruki wykonane z poziomu formularza wypłaty pracownika – nazwisko i imię pracownika, numer wypłaty, jej rodzaj (np. etat, umowa) i okres za jaki została naliczona,
    • wydruki wykonane z poziomu formularzy deklaracji podatkowych pracownika – nazwisko i imię pracownika, typ deklaracji (np. PIT-11) i rok za który została naliczona.



    Współpraca Comarch ERP Optima z Formularzami IPS

    Uwaga
    Opcja dostępna tylko w wersji stacjonarnej programu Comarch ERP Optima. Współpraca z formularzami IPS jest niedostępna w wersji usługowej Comarch ERP Optima.

    Programy Formularze IPS i Biuro Rachunkowe IPS oferują niemal 3 000 wzorów różnego rodzaju druków i formularzy. Dzięki integracji programu Formularze IPS z systemem Comarch ERP Optima Klienci obydwóch systemów mają możliwość szybszego wypełniania formularzy – dane identyfikacyjne i adresowe mogą być pobierane z bazy Comarch ERP Optima.

    Z poziomu słownika pracowników oraz z poziomu formularza pracownika, udostępniono pod ikoną  – funkcję dodatkową: Formularze IPS / Lista druków. Funkcja umożliwia wywołanie listy druków z najnowszej wersji programu Formularze IPS.

    Na wybrane druki np. NIP-1, VAT-R itd. przenoszą się tylko dane identyfikacyjne i/lub teleadresowe:

    • firmy (np. na formularze z grupy VAT przenoszą się dane z gałęzi Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ VAT‑7,VAT-UE, poza danymi identyfikacyjnymi można przenosić również numery firmowych rachunków bankowych),
    • pracowników, wspólników,
    • kontrahentów.

    Po wybraniu formularza z listy, jeżeli formularz pobiera dane pracownika, wspólnika lub kontrahenta – wyświetli się lista podmiotów, z której należy wybrać odpowiedni podmiot.

    Producent programu Formularze IPS udostępnia również narzędzie: IpsOptimaTools, za pomocą którego można wypełniać kolejne formularze lub modyfikować istniejące. Instrukcja obsługi tego narzędzia dostępna jest w programie Formularze IPS oraz na stronie producenta: http://www.ips-infor.com.pl/dlaoptimy/.

    Funkcję dodatkową można podłączyć na dowolnej liście lub formularzu w systemie Comarch ERP Optima z każdego miejsca w programie użytkownik będzie miał wtedy dostęp do wszystkich rodzajów formularzy zgodnie z posiadaną licencją autora.

    Wszelkie informacje dotyczące zakupu licencji dostępne są na stronie: http://www.ips-infor.com.pl/dlaoptimy/.

    W szczególności funkcja może zostać udostępniona w każdym z miejsc gdzie jest dostępna ikona Funkcji dodatkowych. Aby to zrobić należy:

    • Z poziomu Ogólne / Pracownicy uruchomić Konfigurację funkcji dodatkowych <CTRL+F11>.
    • W oknie „Konfiguracja funkcji dodatkowych” nacisnąć i przytrzymać klawisz <CTRL> a następnie kliknąć na zestaw „Formularze IPS”, przytrzymać, przesunąć, a następnie upuścić na gałęzi najwyższej czyli „Procedury”.

    Jeżeli decyzją Administratora systemu nie każdy z użytkowników ma mieć dostęp do tej funkcjonalności należy użyć standardowych blokad dla funkcji dodatkowych.