Formularz zlecenia – zakładka Opis

Zakładka zbudowana jest z pól:

  • Status zlecenia – dla każdego zlecenia można wybrać z listy status. Listę statusów użytkownik może zdefiniować w System/ Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Statusy zleceń. Na liście statusy pojawią się w kolejności zgodnej z pozycjonowaniem ustalonym w konfiguracji. Opis statusu zlecenia – miejsce na wpisanie informacji dodatkowych na temat statusu. Proponowana jest wartość domyślna z listy statusów w konfiguracji. Jeżeli status zlecenia skojarzony jest z datą, wówczas pojawi się pole z datą, które może określać np. planowaną dostawę części. Proponowana jest zawsze data bieżąca, ale użytkownik może ją zmienić.
  • Opis – pole tekstowe przeznaczone na zamieszczenie krótkiej notatki dotyczącej danego zlecenia np. objawów usterki, prawdopodobnych powodów powstania usterki itp.



Zamknięcie zlecenia

Na formularzu zlecenia znajduje się parametr Zlecenie otwarte, który oznacza, że zlecenie jest realizowane. Aby zamknąć zlecenie muszą być spełnione następujące warunki:

  • wszystkie czynności muszą mieć status zakończone <Tak>,
  • wszystkie części muszą mieć status pobrano lub bez pobrania (czyli muszą być przesunięte dokumentem MM na magazyn serwisowy).

Jeżeli, jeden z warunków nie został spełniony, program wyświetli komunikat informujący, że zlecenie serwisowe nie może być zamknięte, ponieważ nie wszystkie pozycje na liście czynności/ części mają status: zakończone/ pobrane.

Na zakładce [Czynności] znajduje się przycisk  Oznaczenie wszystkich czynności jako zakończonych – po wybraniu przycisku dla wszystkich czynności zostanie zmieniony status Zakończone na <Tak>.

Na zakładce [Części] znajduje się przycisk  Przekształcenie do MM. Użytkownik powinien za liście zaznaczyć części, które chce pobrać z magazynu źródłowego na magazyn serwisowy i wcisnąć przycisk. Dla zaznaczonych części zostanie zmieniony status na Pobrano.

Uwaga
Po zamknięciu zlecenia nie można na formularzu wprowadzać żadnych zmian.

Zamknięcie zlecenia można wykonać za pomocą menu kontekstowego Zamknij zlecenie z poziomu listy zleceń.




Formularz zlecenia – zakładka Dokumenty

Zakładka ta zawiera listę związanych ze zleceniem serwisowym dokumentów.

Lista ta składa się z czterech kolumn:

  • Numer – dokumentu skojarzonego ze zleceniem serwisowym.
  • Typ – dokumentu związanego ze zleceniem. Pole to może przyjmować wartość:
    • FA – oznacza, że zlecenie jest powiązane z Fakturą Sprzedaży.
    • PA – oznacza, że zlecenie jest powiązane z Paragonem.
    • WZ/ RW – informuje o powiązaniu zlecenia z Wydaniem Zewnętrznym lub rozchodem wewnętrznym części.
    • MM – oznacza, że części potrzebne do wykonania zlecenia zostały przesunięte z magazynu lokalnego na magazyn serwisowy, bądź też zwrócone na magazyn lokalny.
    • ZD – oznacza, że części potrzebne do wykonania zlecenia zostały zamówione u dostawcy.
  • Data – data wystawienia dokumentu skojarzonego ze zleceniem.
  • Opis – dodatkowo wyświetlana jest informacja o dokumentach skojarzonych. 

W programie możliwe jest ręczne powiązanie Zlecenia Serwisowego z innymi dokumentami w programie. Funkcjonalność jest dostępna na formularzu Zlecenia Serwisowego na zakładce [Dokumenty]. W obszarze Dokumenty powiązane dostępne są następujące przyciski:

 – Dodaj dokument – po kliknięciu na przycisk strzałki rozwinie się lista dostępnych typów dokumentów: handlowych, magazynowych, księgowych, kasowo-bankowych oraz innych zleceń serwisowych, która pozwala na wyświetlenie listy określonych dokumentów i powiązanie ich ze Zleceniem. Kliknięcie w przycisk plusa spowoduje podniesienie listy o takim samym typie jak ta, która była wyświetlona z tego poziomu jako ostatnia..

 – Otwórz – pozwala na wyświetlenie formularza aktualnie zaznaczonego dokumentu.

 – Usuń – pozwala na usunięcie dokumentu powiązanego z listy. Przycisk jest aktywny wyłącznie dla dokumentów powiązanych ręcznie. Dokumenty te na liście wyświetlane są w kolorze czarnym. Dokumenty powiązane automatycznie przez przekształcanie zlecenia, na liście wyświetlane są w kolorze szarym.

W przypadku współpracy z modułem Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów i/lub Comarch ERP Optima CRM na zakładce tej dostępne są dodatkowo odpowiednie listy Biblioteka dokumentów oraz Zadania i kontakty CRM. Z poziomu tych list (także na zamkniętych zleceniach) istnieje możliwość dodawania  i podglądu powiązanych Dokumentów OBD oraz dodawania , podglądu i usuwania powiązanych Kontaktów i Zadań CRM. Ponadto możliwe jest również kojarzenie zleceń serwisowych z wiadomościami e-mail .




Kopiowanie zlecenia

W celu ułatwienia pracy i przyspieszenia obsługi klienta istnieje możliwość kopiowania wcześniej wystawionych zleceń serwisowych. Kopiowanie to polega na przepisaniu zawartości dokumentu do nowego formularza.

Aby skopiować zlecenie serwisowe należy otworzyć listę zleceń serwisowych, ustawić kursor na dokumencie, który będzie kopiowany. Zlecenie kopiujemy za pomocą kombinacji <CTRK>+<INSERT> lub <CTRL> . Otwarty zostanie formularz nowego zlecenia serwisowego ze skopiowanymi danymi, które można modyfikować.

Dokument podstawowy i kopia dotyczą tego samego magazynu, wystawione są dla tego samego kontrahenta, mają identyczny: priorytet, prowadzącego, status zlecenia, opis zlecenia, planowany czas realizacji, atrybuty.

Na zakładce [Czynności] kopiowane są wszystkie czynności z takimi samymi ilościami, ceną i atrybutami, ale jako niezależne ze statusem nie zakończono.

Na zakładce [Części] kopiowane są wszystkie części z takimi samymi ilościami pobranymi, ceną i atrybutami, w polu Ilość wydana podpowiada się wartość z pola Ilość pobrana. Dla części pobranych z magazynu lokalnego ustawiany jest status – nie pobrano.

Różnica pomiędzy dokumentem podstawowym i kopią dotyczy dat (przyjęcia, realizacji, daty przy statusie zlecenia, daty dla notatki) – zawsze proponowane są daty bieżące i numeru – zawsze nadawany jest numer kolejny w schemacie zastosowanym na dokumencie pierwotnym. Nie są kopiowane dane dotyczące dokumentów skojarzonych.




Usunięcie zlecenia

Zlecenie można usunąć przyciskiem  (klawisz <DELETE>), gdy:

  • z magazynu nie zostały jeszcze pobrane żadne części,
  • zaznaczony jest parametr zlecenie w realizacji,
  • części zostały zamówione a nie pobrane (zlecenie może być powiązane z zamówieniem u dostawcy),
  • czynności zostały zakończone lub nie zakończone.

Jeśli Serwisant założoną ma blokadę na usuwanie części pobranych (parametr Kontrola części pobranych

System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy/ Parametry cd) wtedy może wykonać zwrot części z poziomu zakładki [Części]. Zlecenia natomiast nie będzie mógł usunąć.

Uwaga
Zlecenie można usunąć nawet, jeśli będą istniały pozycje zamówione.




Zwrot niewykorzystanych części

Czasem zdarza się, że Serwisant pobiera części potrzebne do realizacji zlecenia, po czym okazuje się, że wykorzystał mniejszą ilość niż pobrał. Wtedy w pole Ilość wydana na Formularzu części może wpisać ilość rzeczywiście wykorzystaną i za pomocą dokumentu MM zwrócić niewykorzystaną ilość na magazyn lokalny, z którego została pobrana. Na liście części znajduje się przycisk Zwrot towaru. Po zaznaczeniu części do zwrotu i wciśnięciu przycisku pojawia się komunikat: Utworzony zostanie dokument MM. Wszystkie dotychczasowe zmiany wprowadzone na zleceniu zostaną zapisane. Czy utworzyć dokument? Po wybraniu opcji Tak tworzy się dokument MM na wskazane części na ilość będącą różnicą między pobraną a wykorzystaną.

Jeżeli przekształcenie do MM przebiegnie poprawnie w kolumnie Zwrot pojawia się ilość zwróconego towaru. Na zakładce [Dokumenty] widoczne jest powiązanie zlecenia z dokumentem MM.

MM tworzona jest dla zaznaczonych części pod warunkiem, że:

  • magazyn, z którego pobrano część nie jest magazynem serwisowym,
  • na formularzu Części występuje różnica pomiędzy ilością pobraną i wydaną.

Uwaga
Dokument MM zapisuje się na trwałe (nie do bufora), dlatego też nie można dokonywać na nim żadnych zmian.

W przypadku generowania MM różnicowego dla wielu części, tworzona ilość dokumentów zależy od ilości magazynów, z których zostały one pobrane. Części pobrane z tego samego magazynu zwracane są na jednym dokumencie MM. Dla każdego magazynu lokalnego tworzone jest odrębne przesunięcie międzymagazynowe.

Część można zwrócić tylko raz. Po utworzeniu MM zwrotnego program blokuje powtórną próbę wykonania tej czynności, generując komunikat: Dokument nie będzie utworzony! Żadna z wybranych pozycji nie może być przeniesiona na dokument.

Jeżeli żadna część nie zostanie zaznaczona na liście a użytkownik naciśnie przycisk Zwrot towaru wówczas pojawi się komunikat: Żadna pozycja listy nie jest zaznaczona! Zaznacz na liście te pozycje, które mają być przeniesione na magazyn serwisowy. Po wygenerowaniu MM zwrotnego pole Ilość wydana jest blokowane do edycji.

Uwaga
Usunięcie części pobranej nie powoduje automatycznego anulowania dokumentów MM.

Jeżeli na zleceniu występują części, dla których ilość pobrana jest większa od ilości wydanej i jednocześnie nie zostało na nie utworzone MM zwrotne, wówczas przy próbie zamknięcia zlecenia pojawi się ostrzeżenie: Na zlecenie pobrano więcej materiałów, niż zostanie wydane. Dotyczy towaru(ów): TOWAR_1 (2 szt), TOWAR_2 (0.5 szt). Czy na pewno zamknąć zlecenie? Po wybraniu opcji Nie zlecenie pozostanie otwarte – będzie możliwe skorzystanie z funkcji Zwrot towaru. W przypadku wybrania opcji Tak zlecenie zostanie zamknięte, a możliwość wykonanie MM zwrotnego będzie dopiero po odblokowaniu zlecenia.

Jeżeli zamknięcie zlecenia następuje w momencie jego przekształcania (np. podczas fakturowania), wówczas informacja o niezwróconych częściach zostanie wyświetlona w tzw. „logu” z przebiegu operacji.




Formularz zlecenia – zakładka Atrybuty

W programie istnieje możliwość dodatkowego opisywania zleceń za pomocą atrybutów (dokumentu lub kontrahenta). Lista atrybutów jest dostępna na zakładce Ogólne/ Atrybuty.

Na zakładce [Atrybuty] wyświetlana jest lista atrybutów przypisanych do zlecenia serwisowego. Na liście są dwie kolumny: Kod atrybutuWartość.

Lista obsługiwana jest przez następujące przyciski:

 – Dodaj – umożliwi dodanie atrybutu dla dokumentu.

 – Otwórz – edycja szczegółów o atrybucie. Przycisk nie jest dostępny, jeśli lista atrybutów jest pusta.

 – Usuń – powoduje usunięcie atrybutu. Przycisk nie jest dostępny, jeśli lista atrybutów jest pusta.

Dopisywanie atrybutów na zlecenie serwisowe jest możliwe po wciśnięciu przycisku Dodaj (klawisz <INSERT>) lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj. Jeśli kursor znajduje się w polu Atrybut – można go wpisać z klawiatury lub wybrać z listy atrybutów, która pojawi się na ekranie po naciśnięciu myszką przycisku Atrybut. Na wyświetlonej liście atrybutów znajdują się dwie zakładki: [Atrybuty dokumentu] oraz [Kontrahenta]. Atrybuty można wcześniej zdefiniować na zakładce Ogólne/ Atrybuty lub dopisać z tego poziomu. Po wybraniu atrybutu na zlecenie przyciskiem  albo klawiszem <ENTER> pojawi się kod atrybutu, nazwa, format (tekst/ liczba/ lista/ data) oraz pole wartość, gdzie użytkownik może określić wartość atrybutu.

Do momentu, gdy zlecenie serwisowe jest „w realizacji” atrybuty są w pełni edytowalne tzn. można je usuwać, zmieniać, dodawać nowe. Po zamknięciu zlecenia serwisowego atrybuty są dostępne tylko do podglądu.

Jeżeli w System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry zaznaczono parametr Kopiuj atrybuty na dokumenty powiązane, to na dokumenty tworzone ze zlecenia serwisowego, tj. RW/WZ, FA/PA oraz ZD i MM przenoszone są atrybuty z formularza zlecenia. Przy odznaczonym parametrze przenoszone są te atrybuty z karty kontrahenta, które mają zaznaczoną opcję przenosić na transakcje.