W programie istnieje możliwość udzielania i rozliczania pożyczek pracowniczych. Zasady naliczania są analogiczne, jak dla pozostałych wypłat (etaty czy inne wypłaty). Należy pamiętać, że pożyczki muszą być związane z listą płac Pożyczka i nie mogą być przypięte do np. listy wypłat etatowych.

Chcąc wypłacić pracownikowi pożyczki, należy:

• Z menu Płace i Kadry wybieramy Listy płac, dodajemy nową listę płac typu Pożyczka,
• Po zdefiniowaniu listy płac Pożyczka, należy przejść do wypłat pracowników <CTRL>+<L> i wybrać listę pożyczek wcześniej zdefiniowaną (pod przyciskiem Listy płac),
• Będąc w formularzu wypłaty, należy przejść na zakładkę [Elementy wypłaty] i za pomocą ikony plusa lub <INSERT> albo polecenia Dodaj z menu kontekstowego wywoływanego prawym klawiszem myszki dodać pożyczkę i uzupełnić następujące pola:
  • Typ – można wybrać standardowy typ wypłaty Pożyczka, ale jeśli w konfiguracji użytkownik prawidłowo zdefiniuje własną pożyczkę, będzie ją można wybrać z listy pod przyciskiem Typ,
  • Wartość pożyczki udzielonej pracownikowi,
  • Wysokość miesięcznej raty,
  • Kwota odsetek obliczona dla każdej raty miesięcznej.
• Po uzupełnieniu formularza elementu wypłaty należy wypłatę zapisać.

Kolejnym krokiem jest zamknięcie listy pożyczek. Lista pożyczek, która nie zostanie zamknięta zablokuje możliwość naliczania pracownikowi innych wypłat (inna lista) wchodzących do tego samego miesiąca deklaracji. Jeżeli do danej pożyczki zostały już naliczone spłaty, to program blokuje kasowanie pożyczki oraz modyfikację wypłaconej pożyczki oraz rat.

Rozliczenie wypłaconej pożyczki następuje automatycznie w kolejnych wypłatach etatowych i w wypłacanych umowach cywilnoprawnych, zgodnie z zadeklarowaną kwotą rat, aż do momentu spłacenia całej kwoty pożyczki.

Data udzielenia pożyczki jest to data wypłaty odczytana z formularza listy płac pożyczkowej.

Rozpoczęcie spłat pożyczki następuje w wypłatach, których data wypłaty na formularzu listy płac jest późniejsza niż data wypłaty pożyczki.

Jeśli pracownik ma jednocześnie zawartą jakąś umowę cywilnoprawną to spłata pożyczki pojawia się automatycznie na naliczanych listach płac typu Etat i Umowa. W sytuacji, gdy spłata ma się pojawiać tylko na wypłatach etatowych to należy w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Parametry zaznaczyć parametr Nie generuj spłaty pożyczki na liście wypłat z tytułu umów cywilnoprawnych [√].

Jeżeli pożyczkobiorca chce w jednej wypłacie spłacić kilka rat lub kwotę większą od wartości jednej raty z odsetkami, to należy dodać w wypłacie drugi typ wypłaty o nazwie Spłata pożyczki i uzupełnić jego wartość.

Może się zdarzyć, że pracownikowi udzielono kilku pożyczek, dla których stworzono odrębne listy płac typu Pożyczka. Na formularzu wypłaty pracownika można dodać przyciskiem plusa lub INS kolejną pozycję „spłata pożyczki” i wybrać, której pożyczki dotyczy ta spłata. W tym celu należy rozwinąć Listę pożyczek i wybrać pożyczkę, do której generowana będzie spłata.

Z poziomu Kadr, po otwarciu formularza danych kadrowych pracownika, po wybraniu Pożyczki z menu dostępnych opcji przy ikonie  widoczna jest Lista wszystkich niespłaconych pożyczek związanych z danym pracownikiem. Lista ta zbudowana jest z 4 kolumn, w których wyświetlane są informacje o nazwie, dacie przyznania, wartości pożyczki i kwocie, jaką już spłacono.

W programie dostępna jest również lista spłat zaliczek/pożyczek, która dostępna jest po wejściu do formularza wypłaty pożyczki (Płace/ Lista pożyczek/ Formularz wypłaty) na górnej belce okna. Lista ta składa się z 2 zakładek:

• [Ogólne] – wyświetlane są tutaj informacje o kolejnych spłatach danej pożyczki: numer i okres listy płac, w której dokonano kolejnej spłaty, wartość netto (kwota do wypłaty) uwzględniająca potrącenie i wartość spłaty.
• [Szczegółowe (elementy wypłaty)] – lista elementów wypłaty, jakie znalazły się na poszczególnych listach.

Zaniechanie pożyczki

Przy dodawaniu zaniechania do pożyczki podpowiadana jest kwota pozostająca do spłaty, uwzględniająca spłacone raty pożyczki zapisane w wypłatach. Chcąc wykonać zaniechanie udzielonej pożyczki należy:

• Na formularzu wypłaty dodać element wypłaty Zaniechanie pożyczki, pojawi się formularz elementu wypłaty zaniechania.
• W polu Lista pożyczek należy wybrać pożyczkę, której dotyczy zaniechanie.
• Wartość – podpowie się kwota pozostająca do spłaty. Należy ją odpowiednio skorygować, jeśli wartość zaniechania ma być inna.

Proponowana kwota nie uwzględnia natomiast spłaty z bieżącej wypłaty, jeśli zaniechanie jest dodawane w trakcie naliczania wypłaty. Zaniechanie w bieżącej wypłacie zawierającej spłatę raty kapitałowej podpowie się z uwzględnieniem tej raty, jeśli po naliczeniu wypłaty zostanie ona zapisana bez dodania zaniechania, a następnie ponownie edytujemy formularz i dopiero wówczas dodamy zaniechanie.

W programie istnieje możliwość udzielania i rozliczania:

• Zaliczek brutto (opodatkowanych, oskładkowanych),
• Jak i zaliczek netto (nieopodatkowane, nieoskładkowanych).

Zasady naliczania są analogiczne jak dla pozostałych wypłat (etaty czy inne wypłaty). Należy pamiętać, że zaliczki muszą być związane z odpowiednią listą płac zaliczek i nie mogą być przypięte do np. listy wypłat etatowych.

Udzielenie zaliczki brutto/netto:

• Należy z menu Płace i Kadry wybrać Listy płac, następnie klawiszem <INS> lub ikoną plusa otworzyć nowy formularz listy płac.
• Wybrać symbol listy. Dla zaliczek zostały predefiniowane dwa symbole: ZB – zaliczki brutto, z – zaliczki netto.
• Zależnie od wybranego symbolu listy płac (ZB lub Z) podpowie się odpowiedni rodzaj listy płac (Zaliczka brutto/netto).

• W oknie Wypłaty pracowników należy wybrać listę płac zaliczkową, naliczając wypłatę podnosi się pusty formularz. Na formularzu wypłaty na zakładce [Elementy wypłaty] za pomocą klawisza <INSERT> lub ikoną plusa dodać zaliczkę i uzupełnić pole Wartość (kwotę udzielonej zaliczki brutto/netto), a następnie zapisać wprowadzone zmiany.

Kwota udzielonej zaliczki brutto/netto zapamiętana jest w programie jako kwota do spłaty do tej zaliczki.

Spłata zaliczki brutto/netto zostaje ograniczona do kwoty, jaką można potrącić w wyliczanej wypłacie. Jeśli wypłacona zaliczka brutto/netto przekracza kwotę spłaty, będzie ona potrącana w kolejnych wypłatach, aż do jej całkowitego rozliczenia.

Pole z kwotą spłaty podlega edycji. Ponadto, w programie możliwe jest indywidualne dodanie na listę płac (etat lub inna) elementu wypłaty Spłata zaliczki brutto/ Spłata zaliczki. W przypadku, gdy kwota dodawanej ręcznie spłaty byłaby większa od sumy dodatnich elementów wypłaty (w przypadku zaliczki brutto – opodatkowanych i oskładkowane), pojawi się na zapisie komunikat:

Lista wszystkich niespłaconych zaliczek brutto/netto związanych z danym pracownikiem dostępna jest na górnej belce z poziomu formularza danych kadrowych pracownika jak i z poziomu formularza wypłaty zaliczki brutto/netto pod klawiszem . Lista składa się z 2 zakładek:

• [Ogólne] – wyświetlane są tutaj informacje o kolejnych spłatach danej zaliczki: numer i okres listy płac, w której dokonano kolejnej spłaty, wartość netto (kwota do wypłaty) uwzględniająca potrącenie i wartość spłaty.
• [Szczegółowe] (elementy wypłaty) – lista elementów wypłaty, jakie znalazły się na poszczególnych listach.

Korekty wypłat dla zaliczek brutto – istnieje możliwość anulowania i korygowania wypłat dla list płac Zaliczka brutto. Wypłata zaliczki brutto może być anulowana tylko wtedy, gdy nie ma do niej naliczonych żadnych spłat w wypłatach o statusie innym niż Anulowana. W praktyce, wymaga to anulowania (lub usunięcia) najpierw wszystkich wypłat pracownika ze spłatami zaliczki brutto, a dopiero w kolejnym kroku można anulować samą wypłatę zaliczki brutto.

Wydruki

Dostępne są następujące wydruki, które dotyczą niespłaconych zaliczek:

• Raport zaliczek brutto dostępny z listy pracowników,
• Raport zaliczek netto dostępny z listy pracowników,
• Zaliczki brutto pracownika z poziomu formularza danych kadrowych pracownika,
• Zaliczki netto pracownika z formularza danych kadrowych.

Aktualizacja zapisu  – pozwala na tworzenie historii zmian danych kadrowych pracownika. Nowy zapis dodaje się z datą, od jakiej zmiana ta ma obowiązywać. W ten sposób można odnotować zmianę np. stawki zaszeregowania, adresu czy kodu ubezpieczenia.

Aktualizowany zapis można zobaczyć na Liście zapisów historycznych  gdzie wyświetlany jest:

• Akronim – inaczej kod pracownika. Kod zawiera 20 znaków i może ulegać zmianie.
• Okres od / do – data od odpowiada dacie aktualizacji i wskazuje od kiedy dany zapis obowiązywał. Jeśli data do – jest pusta to oznacza, że dany zapis obowiązuje nadal. Data do wypełniana jest w przypadku kolejnej aktualizacji.
• Stanowisko – zajmowane przez pracownika.
• Stawka – zaszeregowania pracownika w danym okresie, stawka miesięczna lub godzinowa.
• Wymiar etatu – w podanym okresie.
• Data zatrudnienia – pracownika etatowego, dla zleceniobiorców data zatrudnienia nie jest uzupełniana.
• Data zwolnienia – dotyczy tylko pracownika etatowego i wskazuje na ostatni dzień jego zatrudnienia.
• Wydział – do jakiego przypisany był pracownik w danym okresie (opcja dostępna tylko w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus).

Dany zapis można edytować lub skasować. Nowy zapis tworzy się zawsze w celu odnotowania zmian np. stawki zaszeregowania, kodu ubezpieczenia, nigdy zaś w celu poprawy danych.

Z punktu widzenia programu bardzo istotne jest poprawne prowadzenie historii danego pracownika.

Dane w programie mogą być modyfikowane na dwa sposoby. Może to być:

• aktualizacja zapisu lub
• poprawienie danych.

Aktualizacja zapisu zachowuje „stary” zapis. Po modyfikacji mamy więc:

• poprzedni zapis z jego datą aktualizacji oraz
• nowy zapis z nową datą aktualizacji.

W praktyce wygląda to tak, że program w momencie aktualizacji zapisu kopiuje wszystkie dane, zapisuje je z nową datą aktualności i oczekuje na zmianę zawartości wybranych pól.

Po dokonanej aktualizacji, okres do w ‘starym zapisie’ zostanie uzupełniony jako obowiązujący do dnia poprzedniego przed aktualizacją.

Poprawienie danych polega na nadpisaniu już istniejących danych (poprzednie dane zostaną bezpowrotnie utracone). Mechanizmu poprawiania danych używać będziemy również do uzupełniania brakujących informacji.

Załóżmy, że w trakcie wpisywania danych użytkownik ograniczył się do wpisania kodu pracownika, jego imienia i nazwiska. Teraz te dane należy uzupełnić. Praktycznie nie ma znaczenia, kiedy te dane zostaną poprawione – nie interesuje nas nowy zapis historyczny. Dla nas istotne jest, aby dane były kompletne „od zawsze”. Użyjemy procedury poprawiania danych. W tym celu, należy wejść na listę zapisów historycznych pracownika, a następnie za pomocą ikony  lub dwukrotnie klikając na danym zapisie, otworzyć formularz danych kadrowych w trybie edycji. Wówczas można nanieść zmiany, uzupełnić dane i zapisać.

Poprawienie danych dotyczy zawsze wyłącznie jednego rekordu wskazywanego datą aktualności. Gdyby w omawianym przypadku okazało się, że błędnie zostało wpisane nazwisko pracownika, to mechanizmu poprawienia danych należałoby użyć 3-krotnie, indywidualnie dla każdego zapisu. Na przykład:

Wywołujemy listę aktualną w dniu:

• 1980/05/10 – poprawiamy pierwszy zapis historyczny,
• 1993/07/29 – poprawiamy drugi zapis historyczny,
• 1999/06/01 – poprawiamy ostatni zapis historyczny.

Poprawiając dane w przedstawiony powyżej sposób nie musimy wpisywać dokładnych dat aktualizacji. Istotne jest jedynie podanie dat mieszczących się w zadanych przedziałach.

Wybierając datę aktualności zapisu (przykładowo):

• 1980/05/10,
• 1985/01/01,
• 1993/07/28

spowodujemy, że na ekranie wyświetlana zawsze będzie ta sama informacja, aktualna pomiędzy 1980/05/10 a 1993/07/28 (1993/07/29 to data aktualności kolejnego zapisu).

Osoba pracująca na umowie cywilnoprawnej, która następnie zostaje zatrudniona na etat:

Po wyświetleniu  Listy zapisów historycznych pracownika dla osoby pracującej na podstawie umowy cywilnoprawnej pojawi się pusty zapis (pola te wypełniane są tylko dla etatu). W tym istniejącym rekordzie należy odnotować zatrudnienie pracownika na etat. Aby poprawnie dokonać zapisu należy wejść  lub 2-krotnie klikając do formularza kadrowego i uzupełnić dane związane z etatem, w szczególności zakładkę [Etat] i zapisać zmiany.

Z poziomu listy pracowników dostępne są przyciski związane z paskiem zadań, czyli tak zwane ikony kontekstowe. Ikony kontekstowe o stałym położeniu zostały opisane w pierwszym rozdziale Praca z programem.

Dodatkowo na oknie Lista pracowników występują ikony o zmiennym położeniu:

– Kontakty z pracownikiem (funkcja jest dostępna dla firm posiadających Comarch ERP Optima moduł CRM) – z listy pracowników w kadrach i z formularza danych kadrowych pracownika udostępniono listę kontaktów z danym pracownikiem zapisanych w Comarch ERP Optima moduł CRM / Kontakty. Domyślnie wyświetlana jest lista kontaktów, dla których podmiotem (kontrahentem) jest wskazany pracownik. Tą funkcję można wykorzystać do odnotowania np. kiedy pracownik ma odbyć badania wstępne/okresowe.

– Deklaracje seryjne – przycisk umożliwiający seryjne przygotowanie dla zaznaczonych pracowników deklaracji podatkowych PIT-11, IFT-1R, PIT-8C deklaracji ZUS zgłoszeniowych: ZUA, ZIUA, ZZA, ZCNA, ZWUA.

– Deklaracje pracownika – ikona wywołująca funkcję tworzenia deklaracji związanych imiennie z danym pracownikiem. Lista zawiera deklaracje podatkowe do US i deklaracje zgłoszeniowe do ZUS.

• Deklaracje podatkowe: PIT–11, IFT-1R/IFT-1 i PIT-8C,
• Deklaracje zgłoszeniowe do ZUS to ZUA, ZIUA, ZCNA, ZWUA, ZZA, RIA.

Sposób wystawiania deklaracji zgłoszeniowych i deklaracji podatkowych został omówiony w rozdziale Deklaracje związane z pracownikiem.

– Zapisy kasowo/bankowe rachunku – wyświetlone zostają zapisy kasowo/ bankowe dla tego pracownika. Umożliwia nam to szybki wgląd i pozwala zorientować się o aktualnych wpłatach/ wypłatach dokonanych dla pracownika. W ten sposób można np. kontrolować zaliczki wypłacone pracownikowi.

– Preliminarz płatności pracownika – po wciśnięciu tego przycisku program wyświetla wszystkie zapisy w preliminarzu wykonane dla pracownika, w szczególności będą to wpisy dotyczące wyliczonego wynagrodzenia.

– Rozliczenia pracownika – funkcja ta pozwala na automatyczne rozliczenie pracownika np. można rozliczyć zaliczkę udzieloną w Preliminarzu płatności i wynagrodzenie etatowe. Jeśli na liście znajdują się zapisy, które można ze sobą rozliczyć uaktywnia się przycisk  i następuje automatyczne rozliczenie zapisów.

– Delegacje – funkcjonalność pozwala na rozliczenie delegacji pracowników. Funkcja jest dostępna, jeśli użytkownik posiada licencję na moduł Kasa/Bank Plus.

– Lista zapisów historycznych – lista przedstawia historię zatrudnienia danego pracownika w firmie. Aktualizację zapisu można zrobić z poziomu listy pracowników za pomocą klawiszy <CTRL>+<INSERT> lub klikając ikonę .

– Domyślne przypisywanie opisu analitycznego (opcja dostępna w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus) – pozwala na przypisywanie opisu analitycznego dla zaznaczonych pracowników.

– Archiwizacja wypłat – pozwala na archiwizację lub przywrócenie z archiwum wypłat za wskazany okres.

– Kalkulator wynagrodzeń – narzędzie służące do wyliczania kwoty brutto od podanej kwoty netto lub kwoty netto od podanej wartości brutto dla pracownika etatowego i zleceniobiorcy. Kalkulator wynagrodzeń nie jest powiązany z wyliczaniem wypłat.

– Import e-Zwolnień z PUE – narzędzie umożliwiające import e-zwolnień pracowników z pliku z rozszerzeniem *.csv pobranego z profilu pracodawcy w PUE.

– Eksport GUS Z-12 – narzędzie umożliwiające eksport danych pracowników do pliku o formacie *.csv pozwalającym zaimportować dane do programu Z-12 GUS, w celu przygotowania i przesłania Sprawozdania o strukturze wynagrodzeń według zawodów GUS Z-12.

Lista – standardowo wyświetla się lista wszystkich osób wpisanych do bazy. Możliwe jest zawężenie listy do pracowników etatowych, zleceniobiorców, pracowników bez zatrudnienia. Wyboru dokonujemy z poziomy rozwijanej listy pomocniczej. Poniżej zamieszczamy opis, jak należy rozumieć określenie:

• Etaty – lista osób posiadających aktualne umowy o pracę. Na liście wyświetlani są pracownicy etatowi, którzy byli zatrudnieni chociaż przez jeden dzień w miesiącu, zgodnym z miesiącem ustawionym w polu Data aktualności.
• Umowy – lista osób z trwającymi aktualnie umowami cywilnoprawnymi.
• Bez zatrudnienia – osoby nieposiadające aktualnych umów, dotyczy to zarówno pracowników etatowych jak i zleceniobiorców (wygasł termin trwania umów). Lista ta obejmuje również osoby, którym w programie odnotowano jedynie dane personalne (z tymi osobami nie zawarto jeszcze żadnych umów).
• Wszyscy – na liście tej znajdują się wszystkie osoby wpisane do programu, jest to połączenie wcześnie omówionych trzech list (Etaty + Umowy + Bez zatrudnienia).
• Właściciele – lista właścicieli i osób współpracujących. Osoby z tej listy nie pojawiają się na żadnej innej liście.

Data aktualności – standardowo proponuje się data określona z poziomu Narzędzia/ Data bieżąca, która domyślnie przyjmuje ustawienie daty systemowej.

Program wyświetla na liście osoby, które w danym miesiącu w obrębie daty aktualności spełniają kryteria do wyświetlenia ich na żądanej liście.

Wydział/podwydziały (moduł Płace i Kadry Plus) – możliwość filtrowania pracowników po wydziale, do którego zostali przypisani, zgodnie z wybraną datą aktualności. W celu zawężenia listy pracowników do osób należących do konkretnego wydziału należy kliknąć przycisk Wydział, wybrać odpowiednią komórkę organizacyjną firmy oraz zaznaczyć, czy wybrana komórka ma być wyświetlana razem z jednostkami jej podległymi (parametr Podwydziały [v]). Po wybraniu konkretnego wydziału, lista pracowników zostaje zawężona tylko do osób zatrudnionych w wybranym wydziale/podwydziale. Sortowanie pracowników z pozycji kadr przydatne jest do sporządzania raportów kadrowych i wykonywania operacji seryjnych (np. naliczanie deklaracji PIT-11 dla pracowników danego wydziału, przypisywanie atrybutów).

Centrum podległ./podcentra – możliwość filtrowania pracowników według centrum podległościowego, do którego zostali przypisani, zgodnie z wybraną datą aktualności. W celu zawężenia listy pracowników do osób należących do konkretnego centrum należy kliknąć przycisk Centrum podległ. i wybrać odpowiednią jednostkę organizacyjną firmy. Zaznaczenie parametru Podcentra powoduje wyświetlenie dodatkowo pracowników przypisanych do jednostek organizacyjnych podległych danemu centrum.

Kierownik/ tylko bezpośredni podwładni – wskazanie nazwiska kierownika/zastępcy poprzez wybór z listy pracowników-kierowników/zastępców i ustawienie dodatkowo parametru Tylko bezpośredni podwładni, pozwala na wyświetlenie tylko bezpośrednich podwładnych lub łącznie z pracownikami centrów będących w strukturze poniżej centrum, dla którego dany pracownik jest kierownikiem/zastępcą, na dzień zgodny z datą aktualności.

Pokaż archiwalnych – opcja przydatna przy dużej rotacji pracowników, w celu ułatwienia przeglądania danych. Wyświetla nazwiska byłych pracowników, właścicieli przeniesionych do tak zwanego „archiwum”. Funkcjonalność dostępna zarówno w Comarch ERP Optima w module Płace i Kadry, jak i Płace i Kadry Plus. Szerzej omówiony w kolejnym podrozdziale.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

Panel wyszukiwania – funkcja ta umożliwia szybkie wyszukiwanie osób według podanych przez użytkownika parametrów, między innymi po: dacie zatrudnienia, stanowisku, stawce zaszeregowania, rodzaju stawki zaszeregowania, wymiarze etatu, rodzaju umowy, dacie zatrudnienia:

• Po naciśnięciu  pojawia się okno (rysunek poniżej), gdzie można wpisać wybrane parametry, wg których program ma znaleźć pracownika.
• Filtrowanie odbywa się na bieżąco przy włączonej pinezce 
• Po wyszukaniu pracowników spełniających określone warunki można ukryć panel wyszukiwania. Służy do tego ikona .

W programie Comarch ERP Optima w polu Filtr z poziomu rozwijalnego menu widoczne są standardowo zdefiniowane następujące filtry:

Po wybraniu odpowiedniego filtra na liście pracowników w programie Comarch ERP Optima w oknie z parametrem (data) znajduje się krótka informacja na temat wybranego filtra.

Pokaż archiwalnych – filtr

Pokaż archiwalnych – w celu ułatwienia przeglądania danych, na formularzu danych kadrowych pracownika i właściciela (formularz pełny i uproszczony), na zakładce [Ogólne] znajduje się parametr Archiwalny. Parametr ułatwia przenoszenie danych o osobach od dawna niepracujących, do tak zwanego „archiwum”. Funkcjonalność dostępna zarówno w Comarch ERP Optima w module Płace i Kadry, jak i Płace i Kadry Plus.

Status Archiwalny dotyczy pracownika, a nie poszczególnych zapisów historycznych.

Zmiana statusu pracownika na Archiwalny:

• Należy edytować formularz danych kadrowych pracownika.
• Na zakładce [Ogólne] zaznaczyć parametr Archiwalny.
• Zapisać formularz pracownika ikoną dyskietki.
• Następnie wyświetlić Listę pracowników Wszyscy, osoba o statusie Archiwalny, nie będzie widoczna. Chcąc zobaczyć takiego pracownika należy zaznaczyć parametr Pokaż archiwalnych (domyślnie nie jest zaznaczony). Nazwisko pracownika o statusie Archiwalny będzie widoczne w kolorze czerwonym.

Eksport / import danych kadrowych (arkusz Excel)

W danych identyfikacyjnych widnieje kolumna Archiwalny. Pole może przyjmować wartość:

• 0 – pracownik bez statusu Archiwalny,
• 1 – pracownik o statusie Archiwalny.

Arkusze MS Excel utworzone we wcześniejszych wersjach Comarch ERP Migrator, tym samym nieposiadające kolumny Archiwalny również są importowane do programu Comarch ERP Optima. Wówczas, podczas importu danych kadrowych:

• nowego pracownika – parametr Archiwalny domyślnie nie jest zaznaczony (pole przyjmuje wartość 0),
• ponowny import z opcją Nadpisz – nie modyfikuje ustawienia parametru Archiwalny już istniejącego w bazie Comarch ERP Optima.

Eksport danych kadrowych oraz wypłat pracowników archiwalnych do pliku MS Excel jest możliwy, pod warunkiem zaznaczenia przed eksportem osób o tym statusie.

Wypłaty pracowników – zaznaczenie parametru Pokaż archiwalnych pozwala na przeglądanie naliczonych wypłat pracowników w okresie jego zatrudnienia.

Kasy zapomogowo – pożyczkowe (moduł Płace i Kadry Plus) – również tutaj znajduje się parametr Pokaż archiwalnych, który wyświetli nazwiska pracowników archiwalnych i umożliwi przeglądanie ich zapisów odnotowanych w PKZP.

Deklaracje (PIT, ZUS, PFRON) – uwzględniają osoby o statusie Archiwalny, jeśli obejmują okres ich zatrudnienia (w jakim są dla nich naliczone wypłaty).

Wydruki, a osoby o statusie Archiwalny:

• wydruki, które wymagają zaznaczenia pracowników – mogą zawierać osoby o statusie Archiwalny, pod warunkiem, że będzie wyświetlona lista pracowników archiwalnych i zostaną zaznaczone ich nazwiska,
• pozostałe wydruki – osoby o statusie Archiwalny pojawią się, jeśli wydruki będą dotyczyć okresu, w którym były zatrudnione.

– Koszty wynagrodzeń (wypłaty brutto) – funkcjonalność dostępna w przypadku licencji na moduł Analizy z poziomu Wypłaty pracowników. Wykres kosztów wynagrodzeń zawiera wszystkie wypłaty naliczone w podanym okresie, nie ma znaczenie ustawienie parametru Pokaż archiwalnych.

Schemat płatności w wypłacie   dostępny jest z każdej zakładki formularza wypłaty. Domyślnie wypełniany w oparciu o ustawienia zadeklarowane na formularzu danych kadrowych pracownika, z możliwością ręcznej edycji tych płatności bezpośrednio w wypłacie. Poszczególne kolumny na oknie Schemat płatności zawierają następujące informacje:

Płatności dla pracownika:

• Termin – domyślnie proponowany zgodnie z datą wypłaty,
• Forma płatności – sposób zapłaty(np. gotówka, przelew, czek),
• Bank – nazwa banku, w którym pracownik ma rachunek,
• Nr konta bankowego (tylko dla płatności przelewowych),
• Odbiorca płatności,
• Kwota w PLN,
• Kwota w walucie,
• Waluta – domyślnie PLN. W przypadku przeliczenia wypłaty na inną walutę, zostanie zmieniona, zgodnie z modyfikacją użytkownika,
• Rozliczono – pojawi się napis „Rozliczono” w przypadku rozliczenia całej kwoty,
• Kwota rozliczona – w przypadku częściowego rozliczenia wypłaty, pojawi się informacja o kwocie, która została już rozliczona.

Płatności związane z zajęciem wynagrodzenia (Płace i Kadry Plus):

• Termin – domyślnie proponowany zgodnie z datą wypłaty,
• Forma płatności – sposób zapłaty(np. gotówka, przelew, czek),
• Bank – nazwa banku komornika,
• Nr konta bankowego (tylko dla płatności przelewowych),
• Odbiorca płatności,
• Kwota w PLN,
• Kwota w walucie,
• Waluta,
• Rozliczono – pojawi się napis „Rozliczono” w przypadku rozliczenia całej kwoty,
• Kwota rozliczona – w przypadku częściowego rozliczenia wypłaty, pojawi się informacja o kwocie, która została już rozliczona.

Na Liście płatności wypłaty jest dostępny parametr Ręczna korekta płatności w wypłacie – po jego zaznaczeniu program pozwala edytować płatność i zmodyfikować: formę płatności, odbiorcę płatności, bank i kwotę. Zaznaczony parametr informuje również o tym, że płatność nie została rozliczona zgodnie ze schematem zadeklarowanym w kadrach, tylko została zmodyfikowana na formularzu wypłaty.

Jeżeli po ręcznej modyfikacji płatności wartość netto wypłaty nie zgadza się z kwotą zdefiniowanych płatności to pojawia się następujący komunikat przy zapisie formularza wypłaty: „Suma kwot płatności dokumentu nie zgadza się z kwotą na dokumencie. Różnica wynosi [xxx]”. Gdzie xxx to kwota niezgodności. W takim przypadku należy ponownie wejść do schematu i dokonać korekty wybranej płatności.

Jeżeli chcielibyśmy przywrócić Schemat płatności na taki, jaki został zadeklarowany na formularzu danych kadrowych to należy:

• Usunąć znaczek w polu Ręczna korekta płatności w wypłacie,
• Zatwierdzić zmiany

Pod Listą płatności wypłaty znajdują się pola informacyjne, wyświetlane w walucie PLN i obcej, z podziałem na ROR i gotówkę:

• Suma płatności do wypłaty;
• Wartość netto wypłaty.

Każdorazowa modyfikacja wypłaty (dodawanie, usuwanie, zmiana elementów wypłaty) powoduje automatyczne przeliczenie kwot płatności, o ile nie zaznaczono parametru Ręczna korekta płatności w wypłacie. Przy zaznaczonym parametrze, w takim przypadku należy ręcznie skorygować płatności.

Sekcja Razem:

• Suma elementów wypłaty – suma wszystkich elementów wynagrodzenia, zarówno opodatkowanych jak i nie, w tym zasiłki ZUS,
• Składki ZUS pracownika – suma naliczonych w wypłacie składek na ubezpieczenia społeczne odprowadzanych przez pracownika,
• Koszty uzyskania (naliczone) – faktycznie uwzględnione w wypłacie koszty uzyskania. Dla odpowiednio niskich wypłat kwota naliczonych kosztów uzyskania może być niższa od kosztów nominalnych (przysługujących pracownikowi do rozliczenia w danym miesiącu). Naliczone w danej wypłacie koszty uzyskania nie mogą być większe niż suma opodatkowanych elementów wynagrodzenia pomniejszona o składki ZUS pracownika,
• Zaliczka podatku wraz z ubezpieczeniem zdrowotnym – naliczona zaliczka podatku pomniejszona wyłącznie o należną pracownikowi ulgę podatkową (zaliczka podatku w rozbiciu na składkę na ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczkę podatku przekazywaną do urzędu skarbowego wykazywana jest na zakładce Podatki),
• Składki PPK pracownika – łączna suma składek podstawowej i dodatkowej pracownika odprowadzanych do wybranej Instytucji Finansowej w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych.

Sekcja Opodatkowane elementy wynagrodzenia:

• Wynagrodzenie zasadnicze – wynagrodzenie nominalne po pomniejszeniu z tytułu odnotowanych nieobecności, skorygowane o ewentualne odchyłki od przyjętej normy czasu pracy (w przypadku dodatniej odchyłki wynagrodzenie powiększone o iloczyn: wartość jednej godziny pracy x liczba nadgodzin). W wynagrodzeniu zasadniczym NIE są wykazywane dopłaty z tytułu rozliczenia nadgodzin). Dodatkowo w tym elemencie sumowany jest akord oraz wszystkie typy wypłat definiowane według algorytmu 13.
• Dodatki – suma opodatkowanych, dodatnich elementów wynagrodzenia niebędących zasiłkami (w tym wynagrodzenie za czas choroby),
• Potrącenia – suma opodatkowanych, ujemnych elementów wynagrodzenia niebędących zasiłkami, w tym spłaty udzielonych zaliczek,
• Zasiłki (rozliczenie nieobecności) – suma zasiłków chorobowych, opiekuńczych, macierzyńskich oraz świadczeń rehabilitacyjnych,
• Zasiłki (opodatkowane, niebędące rozliczeniem nieobecności) zasiłki wyrównawcze
• Dodatki ZFŚS– świadczenie z funduszu socjalnego, które w konfiguracji ma zaznaczony parametr Wliczaj do limitu zwolnienia z opodatkowania ZFŚS wypłacone powyżej wartości rocznego limitu

Sekcja Dopłaty do wynagrodzenia:

• Za pracę w nocy,
• Nadgodziny z dopłatą +50%, (wyłącznie same dopłaty, „podstawowa” część dodatku uwzględniona została w wynagrodzeniu zasadniczym) nadgodziny z dopłatą +100% (jak wyżej).

Sekcja Nieopodatkowane elementy wynagrodzenia:

• Dodatki (bez zasiłków) – suma nieopodatkowanych, dodatnich elementów wynagrodzenia,
• Potrącenia (w tym spłaty udzielonych zaliczek) – suma nieopodatkowanych, ujemnych elementów wynagrodzenia (np. składki PKZP, składki PZU, spłata nieopodatkowanej zaliczki),
• Zasiłki (rozliczenie nieobecności) – suma zasiłków wychowawczych,
• Zasiłki – suma zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych,
• Dodatki ZFŚS – świadczenie z funduszu socjalnego, które w konfiguracji ma zaznaczony parametr Wliczaj do limitu zwolnienia z opodatkowania ZFŚS wypłacone poniżej wartości rocznego limitu
• Korekta zaliczki podatku z tytułu rozliczenia za ubiegły rok – suma elementów wykazywanych na PIT-4R.

Sekcja Kwota do wypłaty:

• Razem – wartość netto wypłaty z podziałem na ROR i wypłatę gotówkową – kasa.

Zakładka [Ubezpieczenia] zawiera szczegółową informację o podstawach naliczania składek ZUS oraz naliczonych składkach (finansowanych zarówno ze środków pracownika jak i pracodawcy), w szczególności są to:

• Kod tytułu ubezpieczenia
• Podstawa naliczania składki:
  • Emerytalnej (w przypadku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawa zostanie automatycznie odpowiednio pomniejszona (wyzerowana)),
  • Rentowej (jak wyżej),
  • Chorobowej,
  • Wypadkowej,
  • FP (Fundusz Pracy),
  • FGŚP (Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych),
  • FEP (Fundusz Emerytur Pomostowych),
  • Zdrowotnej (na ubezpieczenie zdrowotne).
  • W tym opodat. (podstawa, od której została naliczona składka zdrowotna odliczona)
• Składki na ubezpieczenie:
  • Emerytalna (dla pracownika, dla pracodawcy),
  • Rentowa (dla pracownika, dla pracodawcy),
  • Chorobowa (wyłącznie dla pracownika),
  • Wypadkowa (wyłącznie dla pracodawcy),
  • Suma składek ZUS płaconych ze środków pracownika,
  • FP (Fundusz Pracy) zawsze po stronie Płatnika (pracodawcy),
  • FGŚP (Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych) – po stronie Płatnika,
  • FEP (Fundusz Emerytur Pomostowych) – po stronie Płatnika,
  • Zdrowotna (pob.) – składka zdrowotna odliczona od dochodu pracownika,
  • Zdrowotna (pob.) po stronie Płatnika – składka właściciela, składki płacone np. od urlopów wychowawczych,
  • Zdrowotnej  – składka zdrowotna odliczona od dochodu pracownika.
• Pracownicze Plany Kapitałowe
  • Podstawa naliczenia składki PPK,
  • Składka podstawowa (dla pracownika, dla pracodawcy),
  • Składka dodatkowa (dla pracownika, dla pracodawcy).

Zakładka Podatki zawiera szczegółową informację o danych podatkowych, w szczególności są to:

• Suma opodatkowanych elementów wynagrodzenia (łącznie z opodatkowanymi zasiłkami),
  • W tym przychód podlegający zwolnieniu z PIT – przychód do którego było stosowane zwolnienie z podatku,
• Pomniejszenie o 30% diet – wartość diet pomniejszająca podstawę opodatkowania kierowców międzynarodowych (Płace i Kadry z Plusem)
• Suma składek ZUS  – pełna kwota składek naliczonych w wypłacie
• W tym podlegające odliczeniu od podstawy opodat. – składki na ubezpieczenie społeczne od opodatkowanych elementów wypłaty, które pomniejszają podstawę opodatkowania, nie są wykazywane składki społeczne naliczone od elementów, od których było stosowane zwolnienie z podatku
• Koszty uzyskania
  • Należne w miesiącu – wartość kosztów uzyskania przysługujących pracownikowi do odliczenia w danym miesiącu. Wielkość odczytana z danych kadrowych pracownika. W przypadku zrealizowania więcej niż jednej wypłaty, dla każdej z nich koszty należne będą wyświetlane w identycznej wysokości,
  • Odliczone – koszty uzyskania faktycznie odliczone w danej wypłacie. W przypadku zrealizowania więcej niż jednej wypłaty, może okazać się, że całe koszty uzyskania zostały uwzględnione („wyczerpane”) w pierwszej z realizowanych wypłat,
  • Koszty uzyskania przychodu 50% z tytułu praw autorskich: Przychód 50% – w którym zapisywana jest pełna wartość uprawniająca do zastosowania 50% kosztów, która z kolei jest zliczana do deklaracji PIT-11 Podstawa 50% oraz Koszty 50%.
• Ulga dla pracowników (pole widoczne w wypłatach naliczonych na listach płac o rodzaju ‘Etat’, ‘Zaliczka brutto’, ‘Inne, które mają ustawiony okres deklaracji od stycznia do lipca 2022)’- Ulga naliczana jest wypłatach naliczanych od 1.01.2022 roku za miesiące, w których pracownik etatowy uzyskał przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy w wysokości wynoszącej od 5 701 zł do 11 141 zł
• Podstawa opodatkowania (bez zaokrągleń) – kwota stanowiąca podstawę naliczenia podatku bez zaokrągleń,
• Procent podatku – procent podatku, który został zastosowany przy wyliczaniu zaliczki podatku. Pole dostępne jedynie na formularzu wypłaty etatowej.
• Ulga podatkowa (Należna w miesiącu i Odliczona) – wartości ustalane na tych samych zasadach, co odpowiadające im koszty uzyskania,
• Naliczona zaliczka podatku –  zaliczka podatku (bez zaokrąglenia podatku),
• Zaliczka podatku do urzędu skarbowego – zaokrąglona do 1,00zł kwota podatku przekazywana do urzędu skarbowego,

• • W tym zaliczka podatku pobrana z poprzednich miesięcy(pole widoczne w wypłatach naliczonych na listach, które mają ustawiony okres deklaracji od stycznia do lipca 2022)– kwota niedopłaty zaliczki podatku z poprzednich miesięcy doliczona do zaliczki podatku w bieżącej wypłacie.
• Zaliczka podatku do rozliczenia w następnych miesiącach (pole widoczne w wypłatach naliczonych na listach, które mają ustawiony okres deklaracji od stycznia do lipca 2022) – różnica pomiędzy zaliczką należną ustaloną według przepisów wynikających z Polskiego Ładu, a faktycznie pobraną z wynagrodzenia ustaloną według zasad obowiązujących na 31.12.2021r.
• Składka na ubezpieczenie zdrowotne (odliczona) – składka zdrowotna odliczona od podatku pracownika. Pole na formularzu wypłaty jest dostępne, gdy rok deklaracji jest nie późniejszy niż 2021
• Składka na ubezpieczenie zdrowotne odlicz. od przych. zwol- wykazywana jest składka zdrowotna odliczona od przychodu, do którego było stosowane zwolnienie z PIT dla młodych. W przypadku przychodów, od których podatek był liczony tylko od części wynagrodzenia ponieważ nastąpiło przekroczenie limitu zwolnienia z PIT składka zdrowotna odliczona od części przychodu, który podlegał zwolnieniu wyliczana jest jako różnica między kwotą składki odliczonej naliczonej od pełnego przychodu i kwotą składki zdrowotnej odliczonej od przychodu faktycznie opodatkowanego. Pole na formularzu wypłaty jest dostępne, gdy rok deklaracji jest nie późniejszy niż 2021.
• Składka na ubezpieczenie zdrowotne (pobrana) – składka zdrowotna odliczona od dochodu pracownika,
• Składka na ubezpieczenie zdrowotne (pobrana) po stronie Płatnika – składka nie pomniejszająca wypłaty np. składki płacone od urlopów wychowawczych.

Na formularzu wypłaty pracownika na zakładkach: podatki, ubezpieczenie po prawej stronie okna pojawia się pole Korekta podatku i ubezpieczeń . Użytkownik uzyska możliwość ręcznej korekty (zmiany) pól:

• Odliczone koszty uzyskania,
• Ulga dla pracowników
• Odliczona ulga podatkowa,
• Naliczona zaliczka podatku (do czasu funkcjonowania ograniczenia w poborze składki na ubezpieczenie zdrowotne do wysokości naliczonej zaliczki podatku naliczona zaliczka podatku powinna być równa sumie zaliczki podatku przekazywanej do urzędu skarbowego i składki na ubezpieczenie zdrowotne),
• Zaliczka podatku do urzędu skarbowego,
• Składka na ubezpieczenie zdrowotne (odliczona).

Po zaznaczeniu parametru Korekta podatku i ubezpieczeń i wprowadzeniu ręcznych korekt program automatycznie przelicza pola, które zależą od tych zmodyfikowanych. Pola dotyczące składek i podatku, które zostały ręcznie skorygowane przez użytkownika są dodatkowo oznaczane. Na kolor czerwony są oznaczane pola, które zostały ręcznie zmodyfikowane, a na zielono pola, które zostały automatycznie przeliczone względem kwoty skorygowanej ręcznie (oznaczonej na czerwono).

W wypłacie z więcej niż jednym kodem tytułu ubezpieczenia modyfikacja pól na jednym z kodów, powoduje oznaczenie jako modyfikowanych analogicznych pól również na drugim kodzie. Jeśli jest potrzeba skorygowania kwot zarówno na zakładce [Podatki], jak i na zakładce [Ubezpieczenia] w wypłacie z więcej niż jednym kodem tytułu ubezpieczenia, to korekta musi być wykonana najpierw na zakładce [Podatki]. Po wprowadzeniu zmian na zakładce [Ubezpieczenia], jest blokowana możliwość ponownej edycji kwot na zakładce [Podatki]. Ponowna korekta jest możliwa dopiero po odznaczeniu parametru Korekta podatku i ubezpieczeń (czyli przywróceniu automatycznych wyliczeń) i ponownym jego zaznaczeniu.

Uwaga

 Zaznaczenie opcji Korekta podatku i ubezpieczeń na formularzu wypłaty skutkuje wyświetleniem na liście Wypłaty pracowników ikony  w kolumnie Korekta składek. 

Podatek od umów cywilnoprawnych

Od wersji 2014.5.1 podatek od umów cywilnoprawnych, zależnie od ustawienia parametru w konfiguracji Podatek dla zleceniobiorców zaokrąglany łącznie dla wypłat z tą samą pozycją PIT, można liczyć  łącznie lub oddzielnie dla elementów wypłaty naliczonych na liście płac typu Umowa.

Działanie parametru:

• Parametr zaznaczony:
  • dla wypłat umów cywilnoprawnych oraz dodatkowych elementów wynagrodzenia, liczonych na tej samej liście płac, zaliczka podatku jest uzgadniana i zaokrąglana łącznie dla wszystkich przychodów naliczanych na danej liście płac. Uzgadnianie zaliczki podatku jest wykonane dla elementów, które mają ustawioną taką samą pozycję na deklaracji PIT i procent podatku. Podczas naliczania wypłaty na tej samej liście płac, zawierającej składniki mające ustawiony różny procent podatku parametr nie może być zaznaczony. Przy próbie naliczenia takiej wypłaty pojawia się odpowiedni komunikat
  • dla wypłat liczonych na oddzielnych listach płac typu Umowa zaliczka podatku jest zaokrąglana dla każdej z wypłat oddzielnie.
• Parametr niezaznaczony – zaliczka podatku liczona jest oddzielnie dla każdej wypłaty, bez względu czy naliczana jest na jednej liście płac czy na kilku, program działa tak, jak w wersjach wcześniejszych niż 2014.5.1.

Na pełną wypłatę pracownika składają się wypłaty pojedynczych elementów (wynagrodzenia zasadnicze, premia uznaniowa, dopłata za pracę w nocy,…).

Formularz wypłaty pracownika -zakładka Elementy wypłaty

Pojedyncza wypłata może składać się ze składników. Przykładowo na wynagrodzenie zasadnicze (element wypłaty) składają się składniki:

• Wynagrodzenie nominalne (składnik wypłaty) – dla pracowników wynagradzanych w stawce miesięcznej jest to wprost stawka zaszeregowania, dla pracowników wynagradzanych w stawce godzinowej jest to iloczyn stawki zaszeregowania i nominalnego czasu pracy (wynikającego z kalendarza, bez uwzględniania nieobecności i odnotowanych odchyłek od normy),
• Pomniejszenia z tytułu poszczególnych nieobecności (składniki wypłaty) – każda nieobecność pomniejszająca czas pracy generuje swoje własne pomniejszenie wynagrodzenia zasadniczego,
• Wynagrodzenie z tytułu przekroczenia normy czasu pracy lub pomniejszenie wynagrodzenia z tytułu nie przepracowania przewidzianej kalendarzem normy czasu pracy (składnik wypłaty) – iloczyn odpowiedniej odchyłki od normy i wartości jednej godziny pracy (dla pracowników wynagradzanych w stawce godzinowej jest to wprost stawka zaszeregowania, dla pracowników wynagradzanych w stawce miesięcznej jest to iloraz stawki zaszeregowania i nominalnego czasu pracy).
• Rozliczenie nieobecności – wygeneruje się element, w którym możemy podglądnąć, z jakiej został wyliczony podstawy (chorobowe, urlop), jaki procent wynagrodzenia/zasiłku się policzył i za ile dni.

Zakładka [Elementy wypłaty] pozwala:

• Program zaproponuje okres wypłaty zgodny z okresem zapisanym wcześniej w liście płac,
• Naciskając przycisk Typ otworzymy listę zdefiniowanych w programie elementów wypłaty,
• Po zaakceptowaniu pozycji wybranej z listy (elementu wypłaty) program zaproponuje jego Opis (Nazwa + Okres wypłaty) i Wartość (o ile została zapisana w konfiguracji). Wartość elementu wypłaty może zostać dowolnie zmodyfikowana.
• Po przeliczeniu ikoną pioruna , (jeśli nie było edytowane pole wartość) i zaakceptowaniu wyboru ikoną dyskietki lista elementów wypłaty (wypłata) zostanie przeliczona z uwzględnieniem nowego elementu.