Integracja z programem Formularze IPS

Programy Formularze IPS i Biuro Rachunkowe IPS oferują niemal 3 000 wzorów różnego rodzaju druków i formularzy. Dzięki integracji programu Formularze IPS z systemem Comarch ERP Optima Klienci obydwóch systemów mają możliwość szybszego wypełniania formularzy – dane identyfikacyjne i adresowe mogą być pobierane z bazy Comarch ERP Optima.

Z poziomu słownika pracowników oraz z poziomu formularza pracownika, pod ikoną jest dostępna funkcja dodatkowa: Formularze IPS/ Lista druków. Funkcja umożliwia wywołanie listy druków z programu Formularze IPS.

Na wybrane druki np. NIP-1, NIP-3, VAT-R itd. przenoszą się tylko dane identyfikacyjne i/lub teleadresowe:

firmy (np. na formularze z grupy VAT przenoszą się dane z gałęzi Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW poza danymi identyfikacyjnymi można przenosić również numery firmowych rachunków bankowych),
pracowników, wspólników,
kontrahentów.

Po wybraniu formularza z listy, jeżeli formularz pobiera dane pracownika, wspólnika lub kontrahenta – wyświetli się lista podmiotów, z której należy wybrać odpowiedni podmiot.

Producent programu Formularze IPS udostępnia również narzędzie: IpsOptimaTools, za pomocą którego można wypełniać kolejne formularze lub modyfikować istniejące. Instrukcja obsługi tego narzędzia dostępna jest w programie Formularze IPS oraz na stronie producenta: http://www.ips-infor.com.pl/dlaoptimy/.

Funkcję dodatkową można podłączyć na dowolnej liście lub formularzu w systemie Comarch ERP Optima – z każdego miejsca w programie użytkownik będzie miał wtedy dostęp do wszystkich rodzajów formularzy zgodnie z posiadaną licencją autora.

Wszelkie informacje dotyczące zakupu licencji dostępne są na stronie: http://www.ips-infor.com.pl/dlaoptimy/.

W szczególności funkcja może zostać udostępniona w każdym z miejsc gdzie jest dostępna ikona Funkcji dodatkowych. Aby to zrobić należy:

Z poziomu Ogólne/ Pracownicy uruchomić Konfigurację funkcji dodatkowych (<Ctrl+F11>).
W oknie „Konfiguracja funkcji dodatkowych” nacisnąć i przytrzymać klawisz <CTRL> a następnie kliknąć na zestaw „Formularze IPS”, przytrzymać, przesunąć, a następnie upuścić na gałęzi najwyższej czyli „Procedury”.

Jeżeli decyzją Administratora systemu nie każdy z użytkowników ma mieć dostęp do tej funkcjonalności należy użyć standardowych blokad dla funkcji dodatkowych.

Grupy wartości niematerialnych

Wartości niematerialne i prawne można podzielić na grupy. Lista grup obsługiwana jest w identyczny sposób jak grupy środków trwałych – co zostało opisane tutaj.

Grupy Środków Trwałych

Środki trwałe można podzielić na grupy np. ze względu na typ środka (samochody, komputery itd.).

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku.

Skasować można jedynie grupę, do której nie zostały jeszcze przypisane środki (np. błędnie wprowadzoną).

Przy dopisywaniu pozycji uzupełnić należy dwa pola:

Nazwa – nazwa grupy.

Opis – dokładniejszy opis grupy.

Konto – segment Wn – istnieje możliwość wskazania konta księgowego, do którego można odwołać się w schematach księgowych służących do księgowania dokumentów środków trwałych, po wyborze w polu Konto makra @KontoWnGrupy.

Konto – segment Ma – istnieje możliwość wskazania konta księgowego, do którego można odwołać się w schematach księgowych służących do księgowania dokumentów środków trwałych, po wyborze w polu Konto makra @KontoMaGrupy.

Dokumenty

Dla dokumentów typu AIST – arkusz inwentaryzacyjny ST oraz AIWP – arkusz inwentaryzacyjny wyposażenia możliwe jest w tym miejscu określenie domyślnego schematu numeracji i serii.

e-Deklaracje

e-Deklaracje – Informacje ogólne

Funkcjonalność Comarch ERP Optima umożliwiająca składanie deklaracji elektronicznych opiera się na modelu, w którym w pierwszym etapie tworzony jest plik XML zgodny ze schematem XSD opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Następnie tak wygenerowany plik użytkownik podpisuje podpisem elektronicznym i przesyła na serwer Ministerstwa Finansów. Aby możliwe było wysłanie e-Deklaracji, konieczne jest posiadanie takiego elektronicznego podpisu.

Umożliwiono eksport następujących deklaracji do systemu e-Deklaracje:

deklaracji VAT-7, VAT-7D, VAT-7K wraz z załącznikami: ORD-ZU, VAT-ZZ, VAT-ZT, VAT-ZD, NAD-ZP,
deklaracji VAT-UE, VAT-UEK wraz z załącznikami VAT-UE/A i VAT‑UE/B, VAT-UE/C,
deklaracji VAT-8 wraz z załącznikami: ORD-ZU,
deklaracji VAT-9M wraz z załącznikami: ORD-ZU,
deklaracji VAT-27,
deklaracji rocznej PIT-28 wraz z załącznikami: PIT-28/A, PIT-28/B, PIT-O, PIT/D, PIT-2K, ORD-ZU,
deklaracji rocznej PIT-36 wraz z załącznikami PIT/B , PIT/O, PIT/D, PIT-2K, PIT/UZ, ORD-ZU,
deklaracji rocznej PIT-36L wraz z załącznikami PIT/B, ORD-ZU,
deklaracji rocznej CIT-8, wraz z załącznikami CIT-8/O, CIT-D, CIT-ST, CIT-ST/A, ORD-ZU,
deklaracji PIT-11 (indywidualnie lub seryjnie), wraz z załącznikami ORD-ZU, PIT-R,
deklaracji PIT-4R, wraz z załącznikiem ORD-ZU,
deklaracji PIT-8AR, wraz z załącznikiem ORD-ZU,
deklaracji PIT-8C (indywidualnie) wraz z załącznikiem ORD-ZU,
deklaracji IFT-1R/IFT-1 (indywidualnie lub seryjnie), wraz załącznikiem ORD-ZU.

Aby wyeksportować deklarację należy:

W menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ e-Deklaracje, wskazać katalog, w którym mają być zapisane pliki w polu: Katalog przechowywania plików wymiany:. W podanej lokalizacji, przy wysyłaniu deklaracji, tworzony będzie katalog o nazwie zgodnej z nazwą bazy danych a w nim podkatalog zawierający w nazwie rok i miesiąc deklaracji. W ostatnim podkatalogu umieszczony zostanie wysłany plik oraz odebrane Urzędowe Poświadczenie Odbioru.
W menu Ogólne/ Inne/ Urzędy – na formularzu urzędu skarbowego wskazać dane adresowe Urzędu Skarbowego oraz kod Urzędu Skarbowego. Listę Urzędów wraz z ich kodami można zaimportować z Serwera Comarch w menu Ogólne/ Inne/ Urzędy.
Poprawnie wypełnić deklarację – przede wszystkim dane identyfikacyjne i adres podatnika (Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy -> np. VAT, PIT-28, PIT-36).
Zatwierdzić deklarację przed zmianami.

W przypadku korzystania z serwera proxy należy skonfigurować ustawienia w menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Parametry.

POLA OBOWIĄZKOWE

Dla deklaracji VAT-7:

Kod urzędu skarbowego – na deklarację przepisywany jest z karty urzędu, zakładka: [Ogólne], pole: Kod urzędu,
Rok i miesiąc złożenia deklaracji,
Cel złożenia deklaracji.
Jeśli podatnikiem jest osoba fizyczna:
- Numer NIP podatnika,
- Pierwsze imię oraz nazwisko podatnika,
- Data urodzenia,
- Adres podatnika, pola: Kraj, Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta.
Jeśli podatnikiem jest osoba prawna:
- Numer NIP podatnika,
- Pełna nazwa podatnika,
- Adres siedziby firmy, pola: Kraj, Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta.

Dla deklaracji VAT-UE:

Kod urzędu skarbowego,
Rok i kwartał złożenia deklaracji.
Jeśli podatnikiem jest osoba fizyczna:
- Numer NIP podatnika,
- Pierwsze imię oraz nazwisko podatnika,
- Data urodzenia,
- Adres podatnika, pola: Kraj, Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta.
Jeśli podatnikiem jest osoba prawna:
- Numer NIP podatnika,
- Pełna nazwa podatnika,
- Adres siedziby firmy, pola: Kraj, Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta.

Dla deklaracji PIT-11, PIT-8C, IFT-1R/IFT-1, PIT-4R, PIT-8AR:

Kod urzędu skarbowego,
Właściwy urząd skarbowy dla danego rodzaju deklaracji (Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Deklaracje).
Jeżeli podatnikiem jest osoba fizyczna:
- Numer NIP podatnika,
- Pierwsze imię oraz nazwisko podatnika,
- Data urodzenia,
Jeżeli podatnikiem jest osoba prawna:
- Numer NIP podatnika
- REGON,
- Pełna nazwa.

Ponadto dla prawidłowego przygotowania e-deklaracji PIT-11, PIT-8C należy na Formularzu danych kadrowych pracownika – wypełnić:

NIP pracownika,
PESEL, Data urodzenia,
Pełne dane adresowe pracownika,
Urząd skarbowy pracownika.

Eksport e-Deklaracji

Otworzyć zatwierdzony formularz deklaracji i kliknąć na ikonę „Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje” . Pojawi się log z przebiegu eksportu, który kolejno będzie wskazywał jakie czynności są wykonywane:

Przygotowanie deklaracji.
Walidacja e-Deklaracji (porównanie wysyłanej deklaracji ze schematem dokumentu elektronicznego, który udostępnia Ministerstwo Finansów).
Podpisanie deklaracji – pojawi się okno z listą dostępnych certyfikatów (certyfikat musi być zarejestrowany w systemie, aby pojawił się w oknie wyboru), następnie pojawi się okno komponentu do podpisywania, w którym będzie należało podać PIN.
Wysłanie deklaracji.
Odebranie statusu deklaracji – zwykle będzie to komunikat: Dokument w trakcie przetwarzania.

Po poprawnym zakończeniu eksportu, w logu z przebiegu eksportu będą następujące informacje:

Na liście deklaracji, w kolumnie e-Deklaracje, pojawi się status „Wysłano/Nie odebrano UPO”, a w kolumnie „Data wysłania” pojawi się data wysłania deklaracji.

Uwaga

Po wysłaniu deklaracji należy odebrać UPO – jeżeli serwer Ministerstwa Finansów podczas odbierania UPO zgłosi błąd w deklaracji – wówczas można cofnąć deklarację do bufora i po wprowadzeniu zmian ponowne ją wysłać.

Uwaga

Jeśli deklaracja została wysłana do systemu e-Deklaracje i zostało dla niej odebrane Urzędowe Poświadczenie Odbioru, wówczas ponowna wysyłka tej samej deklaracji spowoduje rozbieżność między nr. referencyjnym na deklaracji a wydrukiem UPO.

Uwaga

Do wysyłki deklaracji drogą elektroniczną z programu Comarch ERP Optima konieczne jest zainstalowanie na stanowisku komponentu .NET Framework w wersji co najmniej 4.5.

Uwaga

Dostępny jest mechanizm automatycznego pobierania aktualizacji umożliwiających wysyłanie deklaracji drogą elektroniczną w przypadku, gdy w czasie udostępnienia wersji nie był znany schemat dokumentu elektronicznego. Przy pierwszej wysyłce w danej sesji pracy następuje łączenie się z serwerem Comarch i sprawdzanie, czy aktualizacja jest dostępna. Jeżeli tak, zostanie ona pobrana. Funkcja jest dostępna tylko dla programów na gwarancji.

Odbieranie UPO

Po wysłaniu deklaracji należy odebrać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). UPO powinno być dostępne do odbioru do 24 godzin od wysłania.

Aby odebrać UPO należy otworzyć formularz deklaracji i za pomocą ikony Pobierz UPO zainicjować pobranie UPO. Poprawne pobranie UPO zakończy się komunikatem:

Urzędowe Poświadczenie Odbioru można wydrukować z poziomu formularza deklaracji.

Uwaga

Zanim zostanie wysłana korekta danej deklaracji należy wcześniej odebrać UPO do deklaracji pierwotnej (czyli upewnić się, że pierwotna deklaracja została złożona poprawnie).

Uzasadnienie przyczyn złożenia korekty

W przypadku gdy Podatnik składa korektę deklaracji należy wypełnić zakładkę ORD-ZU na formularzu deklaracji czyli załącznik z uzasadnieniem przyczyny korekty. Na korektach deklaracji składanych od 01.01.2016 uzupełnianie załącznika ORD-ZU nie jest konieczne.

Moduł Biuro Rachunkowe funkcja eksportu e-Deklaracji oraz importu UPO

W module Biuro Rachunkowe istnieje możliwość seryjnego exportu e-Deklaracji oraz importu Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Funkcja ta ma na celu usprawnienie pracy doradców podatkowych oraz biur rachunkowych poprzez umożliwienie seryjnego wykonywania wspomnianych wcześniej operacji dla wybranych baz firmowych.

Obecnie można dokonać eksportu następujących deklaracji: VAT-7,VAT-7K, VAT-7D, VAT-8, VAT-9M, VAT-27, VAT-UE i VAT-UEK wraz z załącznikami oraz PIT-4R, PIT-8AR, CIT-8, PIT-36/PIT-36L, PIT-28, oraz deklaracje płacowe PIT-11.

Statusy zleceń

Użytkownik może definiować własne statusy zleceń (etapy realizacji), które później można wybierać na formularzu zlecenia.

Na liście znajduje się kolumna: kod (20 znaków), opis (250 znaków) oraz parametr do zaznaczenia data. Dla każdego statusu zlecenia można określić, czy jest on skojarzony z polem typu data. Jeśli tak, to po wybraniu statusu na zleceniu oprócz możliwości wpisania opisu jest również możliwość określenia daty (np. data powrotu z serwisu zewnętrznego, data sprowadzenia części itp.).

Lista obsługiwana jest przez następujące przyciski:

Dodaj – umożliwi dodanie nowego statusu.

Edycja – umożliwia zmianę statusu.

Usuń – powoduje usunięcie statusu.

Użytkownik ma możliwość pozycjonowania statusów zleceń na liście, dzięki czemu może ustalać priorytety dla poszczególnych statusów. Przesuwanie pozycji w górę/ w dół jest możliwe za pomocą metody „przeciągnij i upuść”. Podczas wystawiania zlecenia statusy pojawią się w kolejności ustalonej na tej liście.

Przywróć poprzedni stan – po zmianie pozycji w górę/ w dół można przywrócić poprzedni stan.

Zamknij – umożliwia zamknięcie okna.

Parametry

Aby fakturować czynności i części powiązane ze zleceniami serwisowymi zbiorczo za pomocą usług należy z tego poziomu zaznaczyć parametry Fakturowanie zbiorcze czynności oraz Fakturowanie zbiorcze części. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania domyślnej usługi z cennika, którą mają być fakturowane czynności i części. Po zaznaczeniu parametru Ustaw domyślne wprowadzone ustawienia są przenoszone na zlecenia (zakładka [Czynności], [Części]). Z poziomu formularza zlecenia użytkownik ma możliwość zmiany ustawień.

Aby fakturować czynności i części powiązane ze zleceniami serwisowymi w cenach brutto należy z tego poziomu zaznaczyć parametr Fakturowanie zleceń w cenach brutto.

Jeżeli czynności na zleceniach realizowane są wg terminu możliwe jest automatyczne wyliczanie ich Czasu trwania w oparciu o dane wprowadzone na Formularzu czynności w polach Termin od oraz Termin do. W tym celu należy zaznaczyć parametr Automatycznie uzupełniaj czas trwania czynności wg terminu dostępny w System/ Konfiguracja/ Serwis/ Parametry.

W obszarze Parametry istnieje ponadto możliwość określenia rodzaju kursu, jaki ma być stosowany przy przeliczaniu cen na zleceniach w walutach obcych:

wg kursu na zleceniu – ceny czynności oraz części będą przeliczane w oparciu o kurs określony przez Operatora na formularzu zlecenia serwisowego,
wg aktualnego kursu – ceny czynności oraz części będą przeliczane wg kursu domyślnego, pobieranego z konfiguracji programu w momencie wprowadzania konkretnej pozycji na zlecenie.

W obszarze Pobieraj ustawienia domyślne o fakturowaniu możliwe jest również zdefiniowanie domyślnych ustawień dotyczących fakturowania czynności i części dodawanych na zlecenie serwisowe. Użytkownik ma możliwość wskazania jednej z trzech opcji:

Globalne – skutkuje pojawieniem się parametrów: Fakturowanie czynności oraz Fakturowanie części. Ustawienia te będą przenoszone odpowiednio na Formularz czynności oraz Formularz części na Zleceniu serwisowym.

Uwaga

Domyślnie w Konfiguracji zaznaczona jest opcja Globalne: Fakturowanie czynności.

Kontrahenta spowoduje, że ustawienia domyślne będą pobierane z karty kontrahenta wybranego na Zleceniu serwisowym. Stosowne parametry znajdują się w menu Ogólne/Kontrahenci, na Formularzu kontrahenta – zakładka [Handlowe], panel Zlecenia serwisowe.

Uwaga

Panel Zlecenia serwisowe na Formularzu kontrahenta jest widoczny tylko w przypadku pracy z modułem Serwis oraz jeśli w System/ Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry zaznaczono opcję Kontrahenta.

Uwaga

Ustawienia domyślne można zdefiniować tylko dla podmiotu o typie Kontrahent. W przypadku, gdy zlecenie jest wystawiane dla podmiotu innego typu (urząd, bank, pracownik etc.) – na formularze czynności i części pobierane będą ustawienia Globalne.

Urządzenia spowoduje, że ustawienia domyślne dot. fakturowania czynności i części będą pobierane z formularza Urządzenia wybranego na Zleceniu serwisowym. Jeśli na zleceniu nie wybrano urządzenia podczas dodawania czynności i części na zlecenie pobierane będą ustawienia Globalne.

Dokumenty powiązane

Na liście tej określamy definicję dokumentu i domyślną serię dla dokumentów powiązanych ze zleceniem serwisowym. Schemat i seria będą wykorzystywane w trakcie tworzenia FA, RW, PA, WZ, MM, ZD, skojarzonych ze zleceniem.

Definicja dokumentu określa sposób numeracji dokumentów powiązanych ze zleceniem serwisowym (zdefiniowany w Konfiguracji Firmy/ Definicja dokumentów/ odpowiednio: Handel/ Faktura sprzedaży/ Paragon/ Zamówienie u dostawcy, Magazyn/ Przesunięcie międzymag./ Rozchód wewnętrzny/ Wydanie zewnętrzne).

Seria – domyślna seria jaka będzie proponowana przy wystawianiu dokumentów powiązanych ze zleceniem serwisowym. Serię wybieramy z wcześniej zdefiniowanej listy serii (Konfiguracja Firmy/ Definicja dokumentów/ odpowiednio: Handel/ Serie dokumentów, Magazyn/ Serie dokumentów).

Dokumenty

Na liście tej określamy definicję dokumentu i domyślną serię. Schemat i seria będą wykorzystywane w trakcie dopisywania nowych zleceń serwisowych. Użytkownik ma możliwość zmiany schematu oraz serii.

Definicja dokumentu określa sposób numeracji zleceń serwisowych (zdefiniowany w Konfiguracji Firmy/ Definicja dokumentów/ Serwis/ Zlecenia serwisowe).

Seria – domyślna seria jaka będzie proponowana przy wystawianiu zleceń serwisowych. Serię wybieramy z wcześniej zdefiniowanej listy serii (Konfiguracja Firmy/ Definicja dokumentów/ Serwis/ Serie dokumentów).

Automat zleceń cyklicznych

W tym miejscu użytkownik może dokonać konfiguracji programu w celu automatycznego generowania zleceń serwisowych na podstawie wzorca zleceń cyklicznych.

Okno konfiguracji Automatu Zleceń Cyklicznych

Operator – operator, w imieniu którego będą automatycznie generowane zlecenia cykliczne.

Hasło – hasło wybranego operatora (jeśli zostało ustawione).

Wysyłka e-mail – jeżeli po wygenerowaniu zlecenia cyklicznego ma zostać utworzona wiadomość e-mail z informacją dla klienta o zaplanowanym dla niego zleceniu serwisowym, należy wskazać:

Konto e-mail – konto ustawione w Konfiguracji Programu/ CRM/ Konta e-mail, którego wybrany operator jest użytkownikiem.
Realizacja wysyłki e-mail – pozwala na wybór, czy utworzona wiadomość zostanie wysłana od razu po utworzeniu, czy też zapisana w folderze Robocze z możliwością późniejszej wysyłki przez Operatora.

Realizacja wysyłki sms – dla automatycznie wygenerowanych zleceń cyklicznych możliwe jest utworzenie wiadomości SMS dla klienta z informacją o zaplanowanym dla niego zleceniu serwisowym. Wiadomość SMS może zostać wysłana natychmiast po utworzeniu, lub zapisana z możliwością późniejszej wysyłki przez Operatora.

Uruchom generowanie zleceń cyklicznych o godzinie – godzina, o której uruchamiany będzie Automat, czyli tworzone będą zlecenia cykliczne oraz wiadomości e-mail/SMS.

Przycisk wywołuje listę logów z operacji wykonywanych przez Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych z włączonym filtrowaniem do zleceń cyklicznych dla tej firmy.

Na dole okna znajduje się sekcja z informacją o stanie uruchomienia usługi Serwis Operacji Automatycznych wraz z przyciskiem odsyłającym do okna konfiguracji usługi SOA (Konfiguracja Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry) w razie gdyby usługa SOA nie była uruchomiona. W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym sekcja ta nie jest dostępna.