W programie umożliwiono definiowanie własnych przedrostków, dodawanych do numeru wątku wiadomości e-mail. Aby zdefiniować własny tekst (maksymalnie 20 znaków), należy wpisać go bezpośrednio w pole Przedrostek dodawany do numeru wątku – w menu System/ Konfiguracja/ Program/ CRM/ Konta e-mail na zakładce Parametry i zapisać zmiany w konfiguracji. Dodane w ten sposób przedrostki nie mogą zostać usunięte z listy, ani nie podlegają edycji, gdyż wówczas możliwe jest zachowanie ciągłości w przypadku kontynuacji starszych konwersacji. Możliwość definiowania własnych przedrostków jest niezależna od ustawienia parametru Włącz wątkowanie korespondencji.

Wątkowanie można włączyć również bezpośrednio z poziomu formularza wiadomości e-mail w menu Narzędzia okna – przycisk Wątek. Pozostawiając w tym polu wartość AUTO, w temat maila przeniesiony zostanie przedrostek z konfiguracji i kolejny numer. Jeśli w pole wpiszemy własny tekst, w temacie maila będzie on wpisany w miejscu numeru.

Powiadomienie do Klienta o wygenerowanym dla niego zleceniu serwisowym może być wysłane w formie e-mail lub SMS. W tym celu należy zaznaczyć parametr: Automatyczne generowanie zleceń cyklicznych w konfiguracji Firmy/Serwis/Automat zleceń cyklicznych i odpowiednio skonfigurować pozostałe parametry.

Następnie z poziomu Wzorca Zlecenia Cyklicznego na zakładce Zlecenia automatyczne zaznaczyć parametr: Generuj zlecenia automatyczne. W kolejnym kroku należy wybrać sposób powiadomienia Klienta o planowanym dla niego zleceniu: Wyślij powiadomienie e-mail/ Wyślij powiadomienie sms. Po wybraniu odpowiedniej opcji, należy z tego poziomu utworzyć, bądź wskazać już istniejący szablon e-mail/sms, jaki będzie wykorzystywany do wysyłania powiadomień oraz podać adres e-mail i/lub numer telefonu, na jaki zostanie wysłane powiadomienie.

Zlecenie zostanie wygenerowane automatycznie na podstawie pola: Data kolejnego zlecenia z zakładki Ogólne o godzinie ustawionej na parametrze w konfiguracji firmy. Adres oraz telefon jest wczytywany automatycznie na podstawie danych Kontrahenta, Odbiorcy i Osoby zlecającej. Dane te można modyfikować, wskazując je z rozwijanej listy bądź wpisując je ręcznie.

Status VAT kontrahenta- czy jest podatnikiem VAT czynnym można sprawdzić na karcie kontrahenta. W tym celu na formularzu kontrahenta dodano przycisk  Weryfikacja statusu VAT kontrahenta. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP (weryfikowane są wyłącznie polskie numery NIP).

Po wykonaniu weryfikacji, jeżeli kontrahent ma niewłaściwie zaznaczoną wartość parametru Podatnik VAT czynny/Aktywny w VIES, Użytkownik jest przenoszony na zakładkę Handlowe, parametr Podatnik VAT czynny/Aktywny w VIES  jest zaznaczany bądź odznaczany (w zależności od wyniku weryfikacji), a obok parametru pojawia się komunikat: Ustawiono zgodnie z danymi Ministerstwa finansów. W przypadku, kiedy jest to podatnik VAT czynny, a kontrahent w programie widnieje jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest status kontrahenta: Podmiot gospodarczy. Jeżeli kontrahent ma poprawnie ustawione w/w parametry, po wywołaniu funkcji sprawdzenia statusu nie pojawia się żaden komunikat dla Użytkownika.

W programie Comarch ERP Optima istnieje również możliwość automatycznej weryfikacji statusu VAT/ VAT-UE kontrahenta na dokumentach handlowych. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Weryfikacja statusu VAT/ VAT-UE kontrahenta.

Funkcja weryfikacji statusu VAT kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.

W sytuacji kiedy w menu System/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry zaznaczono parametr: Ceny z czterema miejscami po przecinku, z poziomu menu Ogólne/ Cennik dostępna jest operacja seryjna: Zmiana precyzji ceny.

Menu operacji seryjnych dostępne jest z poziomu menu Ogólne/ Cennik, na liście rozwijanej obok ikony:  Operacje seryjne.

Po wcześniejszym zaznaczeniu na liście towarów, których precyzję ceny chcemy zmodyfikować wybieramy na liście funkcję „Zmiana precyzji ceny”. Funkcja ta pozwala jednocześnie zmienić precyzję ceny, offset oraz zaokrąglenie.

Jeżeli Comarch ERP Optima Detal współpracuje z drukarką fiskalną należy w oknie logowania do Detalu wybrać przycisk Zaloguj do konfiguracji, a następnie Drukarka fiskalna.

W oknie Ustawień drukarki fiskalnej wszystkie używane w Detalu formy płatności powinny mieć przypisaną  Nazwę fiskalną. Jeżeli dla którejś z form płatności pole w kolumnie Nazwa fiskalna jest nieuzupełnione – to taka forma będzie nieaktywna w Detalu w oknie płatności do dokumentu.

Może się również zdarzyć, że forma płatności jest nieaktywna mimo, iż przypisano jej Nazwę fiskalną w Ustawieniach drukarki fiskalnej. Taka sytuacja dotyczy zazwyczaj form, które w Comarch ERP Optima mają określony typ inny niż Gotówka z terminem 0 dni (np. przelew).

W wersjach Comarch ERP Optima Detal starszych niż 2012 wystawienie dokumentu z formą płatności odroczoną było możliwe tylko i wyłącznie po wybraniu Kontrahenta innego niż !NIEOKREŚLONY!.
Od wersji 2012 możliwe jest wystawianie dokumentów z płatnością odroczoną również dla kontrahenta !Nieokreślonego pod warunkiem, że dla konkretnego operatora pracującego na stanowisku detalicznym został w programie Comarch ERP Optima zaznaczony parametr Płatność odroczona dla !Nieokreślonego. Parametr jest dostępny na karcie operatora w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Detal/ Funkcje pracowników.

Po przekształceniu dokumentu PZ do Faktury Zakupu (FZ), zmiana cen na FZ jest możliwa tylko po zaznaczeniu parametru Pozwalaj na edycję cen/kursu na FZ powstałym z PZ w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry w zakładce [Ceny] w sekcji Zmiana ceny/kursu.

Po zaznaczeniu powyższego parametru, dostępny jest parametr Przeliczaj ceny po nowym kursie. Jeśli nie jest on zaznaczony, na FZ jest przenoszony kurs z PZ, z możliwością ręcznej zmiany. Jeśli jest zaznaczony, na FZ program pobiera aktualne notowanie, przeliczane są ceny (użytkownik również ma możliwość ręcznej zmiany).

Przy zatwierdzaniu Faktury Zakupu, na której zmodyfikowano ceny, tworzona jest korekta wartości do Przyjęcia Zewnętrznego. Jeśli dokument PZ nie został jeszcze przekształcony do FZ, można najpierw wystawić korektę wartościową do PZ, a następnie przekształcić dokument PZ do FZ. Na Fakturze Zakupu będą już ceny uwzględniające korektę.

Jeśli natomiast dokument FZ został zapisany na stałe, system pozwoli tylko na anulowanie dokumentu (jeśli dostawa nie została jeszcze wydana z magazynu na dokumencie rozchodowym) lub wykonanie korekty.

Ceny sprzedaży można modyfikować na kartach towarów. Lista towarów dostępna jest w menu Ogólne/ Cennik oraz Handel/ Zasoby.

Z poziomu tych list można również dokonywać zmian cen w ramach operacji seryjnych. Menu operacji seryjnych dostępne jest na liście rozwijanej obok ikony . Funkcja Zmiana precyzji ceny widoczna jest po zaznaczeniu parametru w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry/ Ceny z czterema miejscami po przecinku.

Po wcześniejszym zaznaczeniu na liście towarów, których ceny chcemy zmodyfikować wybieramy na liście funkcję „Zmiana ceny”. Funkcja ta pozwala w prosty sposób modyfikować ceny w oparciu o wskazane wartości kwotowe.

Pole Cena bazowa daje możliwość wyboru ceny w oparciu, o którą zostanie zmieniona wartość ceny wskazanej w polu Cena wyliczana. Cena wyliczana to cena, która zostanie zmieniona o wskazany % lub kwotę.

Zmiana ceny o % to możliwość wskazania o jaki % ma zostać zmieniona cena (na plus lub na minus). Zmiana ceny o kwotę to możliwość wpisania kwoty (dodatniej lub ujemnej), we wskazanej walucie o jaką ma zostać zmieniona cena. Jeżeli na podstawie ustawień wyliczona cena będzie ujemna – program ustawi cenę zerową. Po naciśnięciu ikony pioruna ceny zostaną przeliczone.

W menu Ogólne/ Cennik na liście rozwijanej przy przycisku Funkcje dodatkowe znajduje się opcja „Karty cennikowe„.

Wybieramy opcję Przecena grup towarowych. W otwartym oknie określamy pola:

W menu Ogólne/ Cennik istnieje również możliwość wyeksportowania cennika do pliku XML za pomocą przycisku . Za pomocą dowolnego edytora plików XML można zaktualizować cennik, a następnie zaimportować go do programu.

Comarch ERP Optima przyciskiem  z zaznaczeniem opcji Dopisywanie nowych pozycji i aktualizacji istniejących. W trakcie importu dla towarów nieistniejących w bazie zakładane są nowe karty, natomiast na już istniejących kartach wprowadzane są informacje zgodne z zapisanymi w pliku. Wiąże się to z nadpisaniem m.in. nazwy towaru, cen sprzedaży itp. Taki sam efekt można uzyskać po wyeksportowaniu Cennika do pliku MS Excel (również poprzez przycisk z dyskietką), wprowadzenie nowych cen na arkuszu i import do programu.

Aby zmienić wartość towarów na magazynie (obniżyć lub podwyższyć) należy najpierw wystawić dokument RW (Rozchód Wewnętrzny), a następnie wprowadzić dokument PW (Przyjęcie Wewnętrzne) na te towary z nowymi cenami. Po wprowadzeniu dokumentu PW na kartach towarów zaktualizuje się ostatnia cena zakupu, natomiast wartość towaru widoczna jest na karcie towaru, na zakładce Zasoby.

Ostatnia cena zakupu widoczna jest na zakładce Ogólne formularza towaru, natomiast rzeczywiste ceny towaru uśrednione (dla metody rozliczania magazynu AVCO) lub ceny dla poszczególnych dostaw towaru (dla FIFO lub LIFO) widoczne są na formularzu towaru, na zakładce Zasoby. Według tych cen z zakładki Zasoby wydawany jest towar i odpowiednio naliczane koszt i marża.

Ceny rzeczywiste ewidencjonowane są w programie na podstawie dokumentów przychodowych wprowadzających towar na magazyn (PZ, PW, BO, PKA). Zmieniane są tylko na podstawie cen pobranych z dokumentów przychodowych lub korekt do nich.

Ostatnia cena zakupu jest aktualizowana automatycznie przez program po wystawieniu każdej kolejnej transakcji przychodowej – Faktury Zakupu, Przyjęcia Zewnętrznego, Przyjęcia Wewnętrznego, Przyjęcia Kaucji, Bilansu Otwarcia. Cenę tę można aktualizować w oparciu o korekty wartości (ceny) do tych dokumentów. W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry w zakładce [Ceny] w sekcji Aktualizacja ceny zakupu znajduje się parametr Aktualizuj ceny zakupu po korekcie wartości (ceny).

Do wyboru dostępne są dwie opcje:

Ręczna zmiana ostatniej ceny zakupu na karcie towaru jest możliwa tylko, gdy dana karta nie została wykorzystana na żadnym dokumencie.

W sytuacji, gdy karta towaru została już wykorzystana na dokumencie np. FA/ PA, wówczas pole z ostatnią ceną zakupu jest wyszarzone. Każdy kolejny dokument przychodowy na towar zaktualizuje ostatnią cenę zakupu na karcie towaru.

Podczas importu cennika mamy możliwość zaktualizowania cen sprzedaży towarów. Okno importu dostępne jest z poziomu list: Ogólne/ Cennik, Handel/ Zasoby (importu dokonujemy wówczas przyciskiem dyskietki w lewym dolnym rogu) lub Narzędzia/ Importy/ Słowników z pliku/ Cennik. Należy wybrać opcję Plik w formacie MS Excel, wskazać plik źródłowy i zaznaczyć opcję: Dopisywanie nowych pozycji i aktualizacja istniejących.

Szczegółowe informacje na temat wymaganej struktury arkusza MS Excel znajdują się w biuletynie „OPT009-Import danych z arkusza MS Excel do systemu Comarch ERP Optima„, dostępnym w pomocy.