Komunikat pojawia się w momencie wyboru przez Użytkownika opcji anulowania dokumentu.
Anulowanego dokumentu nie można przywrócić do poprzedniego stanu. Istnieje natomiast możliwość ponownego wystawienia takiego samego dokumentu z wykorzystaniem numeru dokumentu anulowanego. Anulowany dokument będzie widoczny na liście w kolorze szarym.
Więcej informacji w tym temacie znajduje się w artykule: Anulowanie dokumentu.
Jeżeli w Konfiguracji Programu/ Biuro Rachunkowe/ Parametry zaznaczono parametr Automatyczne przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta, to po wyborze na liście Faktur Sprzedaży, w menu kontekstowym opcji Zatwierdź dokumenty lub po odznaczeniu na Fakturze Sprzedaży parametru Bufor, Faktury za usługi księgowe przenoszone będą automatycznie do bazy Klienta do rejestru VAT zakupu.
Natomiast jeśli w bazie Biura Rachunkowego, na karcie kontrahenta, na zakładce [Księgowe] nie wskazano bazy Klienta, to podczas próby przeniesienia Faktury wystawionej dla takiego kontrahenta pojawi się komunikat: „Błąd przenoszenia dokumentu nr [nr dokumentu], Kontrahent [Kod_Kontrahenta] nie ma podpiętej firmy , do której mają zostać przeniesione faktury.”
Z kolei odznaczenie parametru Automatyczne przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta spowoduje, że Faktury za usługi księgowe nie będą przenoszone automatycznie przy zatwierdzaniu.
Więcej informacji na temat tej funkcjonalności opisano w artykule Przenoszenie Faktur Sprzedaży wystawionych za usługi księgowe w firmie Biura rachunkowego bezpośrednio do rejestru VAT zakupu w firmie Klienta.
Komunikat pojawia się w sytuacji, gdy w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Comarch Apfino uzupełniony klucz wymiany jest niepoprawny. W takim przypadku należy zweryfikować poprawność klucza, można skopiować go ponownie z portalu Comarch Apfino .
Na Zleceniu serwisowym umożliwiliśmy wskazanie partii dostaw pobranych części, które wykorzystywane są do realizacji zlecenia.
UwagaFunkcjonalność dostępna tylko przy współpracy z modułem Handel Plus
W System/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry w sekcji Wskazanie cech dla części dostępne są parametry:
W nowych bazach danych powyższy parametr jest domyślnie zaznaczony.
Na formularzu Zlecenia Serwisowego, na zakładce [Części] znajduje się przycisk 
Wskazanie cech dla części:
Kliknięcie przycisku spowoduje podniesienie okna Zasoby dla części, na której ustawiony jest kursor, z zasobami dostępnymi w dniu przyjęcia zlecenia serwisowego, czyli zgodnie z datą przyjęcia, znajdującą się na zakładce [Ogólne] zlecenia serwisowego, oraz znajdującymi się na magazynie wskazanym na formularzu części w polu Magazyn.
Ilość potrzebnych części wprowadzamy w kolumnie Ilość pobrana. Po zapisie, na formularzu części aktualizowana jest ilość pobrana zgodnie ze wskazaniem na oknie partii. Na formularzu części pojawia się dodatkowa zakładka [Zasoby], na której można zobaczyć ocechowane partie dostaw dla części.
Na liście Części w kolumnie Czy wskazano cechę można zweryfikować, czy dla danej części na zleceniu zostały wskazane partie dostaw.
Kolumna przyjmuje wartości:
wartość pusta – pozycja nie posiada cech – dotyczy części , które nie mają przypisanych atrybutów z parametrem Przenosić na dostawy na formularzu towaru, na zakładce [Atrybuty].
– pozycja posiada cechy, ale nie zostały one wskazane – dotyczy części, które mają przypisany co najmniej jeden atrybut z parametrem Przenosić na dostawy na formularzu towaru, na zakładce [Atrybuty].
– cechy poprawnie wskazane
– niezgodność ilości części z ilością, dla której wskazano cechy – może wystąpić po zmianie daty dokumentu, jednostki miary, jeśli ilość na formularzu części jest inna niż dostępna ilość towaru wskazana na oknie partii towaru.
UwagaWskazane dostawy są zapisywane na formularzu części na zakładce [Zasoby]. Są blokowane na magazynie i nie mogą być wykorzystane do realizacji innych zleceń serwisowych oraz nie można wskazać ich na żadnym innym dokumencie. Części o określonych cechach mogą zostać zrealizowane tylko i wyłącznie na tym zleceniu serwisowym, do którego zostały przypisane.
Więcej informacji na temat wydawania towarów ze wskazaniem konkretnych partii istniejących na magazynie znajduje się tutaj.
Ten sam przycisk Wskazanie cech dla części umieszczony jest na formularzu części, na wszystkich zakładkach. Działanie przycisku jest analogiczne jak na liście części – pozwala na ocechowanie części, które wykorzystywane są do realizacji zlecenia serwisowego.
W przypadku gdy cechy zostaną przypisane do części, to przy próbie zmiany ilości w polu ilość pobrana na formularzu części wyświetli się komunikat:
Ilość na dostawach jest inna niż ilość na elemencie. Ilość na elemencie zostanie zmieniona.
Zmianę ilości części należy wykonać na oknie Wskazanie cech dla części.
Zmieniając magazyn na formularzu części, w sytuacji gdy cechy dostaw zostały wcześniej przypisane, również pojawi się komunikat:
Dla pozycji z dokumentu, dla których zostały wybrane dostawy, magazyn nie może zostać zmieniony. Czy usunąć wybrane dostawy i zmienić magazyn?
Jeśli wybierzemy TAK, wówczas wskazanie dostaw zostanie usunięte, a magazyn zmieniony.
Powyższe komunikaty pojawiają się tylko jeśli nie jest włączony parametr Automatyczny wybór ocechowanych dostaw w Konfiguracji Firmy/ Serwis/ Parametry.
Podczas tworzenia dokumentu MM (pobierania części z magazynu lokalnego na magazyn serwisowy), wskazane dla części partie dostaw, są przenoszone na dokument MM.
Dokument MM zapisuje się na trwałe (nie do bufora), dlatego nie można dokonywać na nim żadnych zmian.
Więcej informacji na temat pobierania części na zlecenie serwisowe znajduje się tutaj.
Podczas pobierania części z magazynu na zlecenie serwisowe ( 
– przekształcenie do MM) sprawdzane jest ustawienie parametru Obowiązek wyboru partii dla części na zleceniu serwisowym w menu Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry. Jeśli parametr jest zaznaczony, przy pobieraniu części weryfikowane jest, czy określono partie dostawy na oknie Wskazanie cech dla części. Weryfikacja dotyczy wszystkich części, które mają na formularzu na zakładce [Atrybuty] wskazany atrybut z parametrem Przenosić na dostawy. Jeśli dla którejkolwiek części spełniającej ten warunek, nie określono partii dostaw, przy próbie przekształcenia do dokumentu MM pojawi się komunikat:
W celu utworzenia dokumentu, wskaż partie dostaw dla towaru KOD_TOWARU [nazwa towaru].
Dopóki Użytkownik nie uzupełni brakujących danych, nie ma możliwości pobrania części na zlecenie serwisowe.
W przypadku, gdy w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry zaznaczony jest parametr: Automatyczny wybór ocechowanych dostaw, Użytkownik nie musi wskazywać cech, program automatycznie uzupełni pobrane dostawy.
W przypadku części dla których zostały wskazane cechy dostaw, dla zwracanej ilości należy wskazać konkretne dostawy, które chcemy zwrócić. Zwracane dostawy można wskazać na oknie Wskazanie cech dla części, wywoływanym z poziomu listy części lub formularza części. W kolumnie ilość wykorzystana należy wpisać ilość rzeczywiście wykorzystanych części i za pomocą dokumentu MM (
– Zwrot towaru) zwrócić niewykorzystaną ilość na magazyn lokalny, z którego została pobrana. Dokument MM tworzy się na wskazane części, na różnicę między ilością pobraną a wykorzystaną. Zwrot zapisywany jest tylko na stałe.
Więcej informacji na temat zwrotu niewykorzystanych części znajduje się tutaj.
Dla zleceń serwisowych użytkownik ma możliwość tworzenia dokumentów handlowo – magazynowych:
Na wyżej wymienione dokumenty magazynowe przenoszone są części wraz z przypisanymi wcześniej cechami dostaw na zleceniu serwisowym. Utworzone dokumenty magazynowe zapisywane są na stałe, w związku z tym nie ma możliwości modyfikowania pobranych partii dostaw.
Więcej informacji na temat fakturowania zleceń znajduje się tutaj.
Na liście Zasobów znajduje się kolumna Rezerwacje dla zleceń, w której wyświetlana jest ilość towaru, jaka została przypisana na zleceniach serwisowych ze wskazaniem partii dostaw. Rezerwacje dla zleceń zmniejszają ilość dostępną towaru na magazynie.
Na karcie towaru w zakładce [Rezerwacje] wyświetlane są Zlecenia Serwisowe, na których znajduje się dany towar z wskazanymi partiami dostaw.
Komunikat pojawia się podczas próby zapisu korekty dokumentu dostawy (PZ / PW / RW / BOM) jeżeli występują dokumenty rozchodowe, wydające towar z tej dostawy i zapisane do bufora. Aby umożliwić zapis korekty należy zapisać wszystkie dokumenty występujące w buforze.
W przypadku, gdy kolejne pozycje na dokumenty są dodawane za pomocą czytnika kodów kreskowych, a sam czytnik jest skonfigurowany w taki sposób aby zwracał sekwencję „Insert + EAN + Enter”, aby w łatwy sposób przełączyć czytnik w tryb filtrowania należy:
• Ustawić brak kodowania na czytniku przycisku „Insert” , wówczas możliwe będzie korzystanie na filtrach z czytnika. Konieczne w tym wypadku jest włączenie trybu dodawania seryjnego „ Alt + Insert ”.
• Utworzyć prosty filtr „Szukaj” po kolumnach, który zostanie wykorzystany do filtrowania. W celu utworzenia filtru użytkownik przechodzi do ikony konstruktora filtra, który dostępny jest w prawym, dolnym rogu ekranu, a następnie użytkownik wpisuje odpowiednie wartości służące do wyszukiwania. Po uruchomieniu filtru, przycisk „INSERT” zostaje dezaktywowany co powoduje sytuację, iż filtrowane są informacje komunikowane przez sam czytnik. Lista zostaje przefiltrowana przez dane pobrane z czytnika kodów.
Komunikat pojawia się w sytuacji, gdy użytkownik utworzył dokument np. faktury sprzedaży, a następnie utworzył do niego kolejno korekty (np. korekty danych oraz stawki vat). Podczas próby anulowania korekty utworzonej jako pierwszej (korekty danych) pojawia się komunikat informujący użytkownika o tym, iż istnieją późniejsze aktywne korekty oraz operacja anulowania dokumentu nie jest możliwa.
Rozwiązaniem tej sytuacji jest anulowanie korekty utworzonej w późniejszym etapie (korekty stawki vat), a kolejno anulowanie korekty, która została wystawiona jako pierwsza.
W programie Comarch ERP Optima w module Handel nie ma możliwości zaczytania dokumentów korygujących do faktur zakupu poprzez OCR.
Komunikat pojawia się w sytuacji, kiedy podjęta zostaje próba anulowania dokumentu faktury pro forma, do której istnieją dokumenty rezerwacji odbiorcy.
Należy otworzyć dokument Faktury pro forma, który będzie anulowany, przejść na zakładkę Dokumenty i sprawdzić, z którym dokumentem RO jest powiązana faktura. W celu anulowania faktury pro forma należy najpierw anulować powiązane RO.
W programie istnieje funkcjonalność wysyłki Faktur ustrukturyzowanych do Krajowego Systemu e-Faktur oraz możliwość odbioru UPO po poprawnej wysyłce.
UwagaW okresie promocyjnym funkcja eksportu dokumentów do Krajowego Systemu e-Faktur jest bezpłatna.
Dokumenty, które mogą być wysyłane do KSeF:
KSeF nie przyjmuje Faktur:
W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy znajduje się gałąź KSeF. Jest to miejsce zawierające parametry dotyczące integracji z KSeF.
W sekcji Środowisko pracy z KSeF należy wybrać odpowiednią opcję pracy:
Uwaga W przypadku zmiany środowiska pracy przez Użytkownika: z trybu demo na tryb produkcyjny i po wysłaniu pierwszego dokumentu do KSeF powrót do środowiska demo zostanie zablokowany.
Poprzez przycisk Generuj token program wygeneruje token na podstawie numeru NIP uzupełnionego w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy. Po naciśnięciu zostanie wyświetlona lista dostępnych certyfikatów, a Użytkownik powinien wybrać ten, za pomocą którego będzie identyfikował się w KSeF.
W polu Token istnieje także możliwość ręcznego wpisania/wklejenia tokena wygenerowanego bezpośrednio w KSeF.
Przycisk Usuń token umożliwia wykasowanie uzupełnionego pola Token.
Uwaga Praca w środowisku produkcyjnym blokuje możliwość anulowania dokumentów wysłanych do KseF.
W menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy, na zakładce [Parametry cd] znajduje się sekcja poświęcona KSeF. W sekcji KSeF – Krajowy System e-Faktur dostępne są następujące parametry:
UwagaDo KSeF nie ma możliwości seryjnej wysyłki Faktur za pomocą uwierzytelniania poprzez token. Do takiej wysyłki wymagany jest wybór konkretnego certyfikatu. W przypadku używania certyfikatu program zapamiętuje w obrębie jednego logowania i podpowiada, ten ostatnio używany.
W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Formy płatności, z poziomu formularza formy płatności istnieje możliwość powiązania form płatności istniejących w systemie Comarch ERP Optima z formami wymaganymi przez KSeF. Opcje dostępne do wyboru w polu Płatność KSeF to:
W przypadku tworzenia nowych baz i w bazach po konwersji, dla form płatności o wymienionych typach program automatycznie dobierze odpowiednie płatności w KSeF.
Formy płatności dla KseF można także wskazać bezpośrednio z poziomu formularza Faktury, na zakładce [KSeF].
Na liście form płatności, w kolumnie Płatność KSeF będą widoczne formy płatności wskazane na formularzach.
Na formularzu kontrahenta, na zakładce [Handlowe], w sekcji KSeF – Krajowy System e-Faktur znajduje się parametr Nie wysyłaj dokumentu do KSeF dedykowany zwłaszcza jednostkom budżetowym, ponieważ są one zobowiązane do wysyłania Faktur do Platformy Elektronicznego Fakturowania (KSEF nie przyjmuje Faktur wysyłanych do PEF). Jeśli parametr zostanie zaznaczony, Faktury wystawiane na danego kontrahenta nie będą wysyłane do systemu KSeF. Pozostawienie nie zaznaczonego parametru skutkuje wysyłaniem dokumentów wystawionych na tego kontrahenta do KSeF zgodnie z ustawieniami z karty operatora.
UwagaZaznaczenie/ odznaczenie parametru Nie wysyłaj dokumentu do KSeF można aktualizować na wystawionej i nie wysłanej do KSeF Fakturze, stosując funkcję Aktualizacji danych kontrahenta lub po zaznaczeniu parametru Zmiana opisu i osoby odbierającej na dok., a karcie Operatora, na zakładce [Parametry].
Przyciski dostępne na liście Faktur sprzedaży związane z KSeF:
Wyślij Faktury do KSeF – opcja działa dla podświetlonego na liście dokumentu lub dla pozycji zaznaczonych na liście. Po naciśnięciu na przycisk następuje weryfikacja poprawności zaznaczonych dokumentów i wysyłka poprawnych dokumentów do KSeF. W przypadku, gdy wśród zaznaczonych dokumentów znajdują się Faktury, które nie przeszły weryfikacji lub nie mogą zostać wysłane pojawi się odpowiednia informacja w logu.
Jeśli W przypadku odznaczonego parametru Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO na karcie operatora, pojawi się następujący komunikat przy próbie wysyłki: Operator nie posiada uprawnień do wysyłania e-Faktur do KSeF.
Odbierz dane z KSeF – dane z KSeF są pobierane automatycznie, ale w niektórych przypadkach UPO można pobrać za pomocą tego przycisku z opóźnieniem. Funkcja działa dla wszystkich dokumentów znajdujących się na liście Faktur, dla których UPO nie zostało jeszcze pobrane.
Jeżeli Faktura nie została wysłana, to po wybraniu przycisku Odbierz dane z KSeF zostanie wyświetlony komunikat: Brak danych do pobrania.
W przypadku odznaczonego parametru Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO na karcie operatora, pojawi się następująca informacja przy próbie odbioru UPO: Operator nie posiada uprawnień do odbioru UPO do KSeF.
Kolumny dostępne na liście Faktur sprzedaży dotyczące integracji z KSeF:
Dokumenty, które mogą być wysyłane do KSeF:
Przed wysłaniem Faktury do KSeF, każdorazowo wyżej wymienione dokumenty zostaną zweryfikowane co do zgodności ze strukturą. Jeżeli dany dokument będzie poprawny, to dopiero po prawidłowej weryfikacji będzie mógł zostać przesłany do KSeF.
UwagaDo KSeF nie mogą być wysyłane Faktury korygujące, jeżeli do KSeF nie została uprzednio przesłana Faktura, do której jest utworzona korekta.
Istnieją dwie możliwości wysyłki Faktur do KSeF:
Podczas wysyłki automatycznej program także weryfikuje dokumenty pod kątem zgodności ze strukturą KSeF. Jeśli są rozbieżności pojawi się komunikat: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Faktura nie może zostać wysłana do KSeF. Czy chcesz poprawić błędy i zatwierdzić dokument. Tak Nie
Wybór opcji Tak skutkuje powróceniem do edycji dokumentu.
Po zaznaczeniu opcji Nie – Faktura zostaje zatwierdzona i wysłana do KSeF.
UwagaDo KSeF nie mogą być wysyłane dokumenty zawierające ceny z czterema miejscami po przecinku, przed wysyłką system automatycznie zaokrągla ceny do dwóch miejsc po przecinku.
Istnieje także możliwość seryjnego zatwierdzania dokumentów, w przypadku korzystania z wysyłki automatycznej Faktury będą wysyłane natychmiastowo po ich zatwierdzeniu (rozliczeniu ulegną Faktury płatne gotówką/ kartą). Podczas wykonywania operacji seryjnego zatwierdzania dokumentów, Faktury niezgodne ze strukturą KSeF nie zostaną zatwierdzone ani rozliczone. Zostanie wyświetlony komunikat blokujący to działanie: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Faktura nie może zostać wysłana do KSeF
Operator ma możliwość nie tylko wysyłki pojedynczego dokumentu, ale także opcję seryjnego wysyłania Faktur do KSeF po zaznaczeniu wybranych Faktur na liście. Podczas takiej wysyłki nie ma możliwości uwierzytelnienia przy pomocy certyfikatu. Również podczas tego typu wysyłki system sprawdzi zgodność dokumentu ze strukturą KSeF. W przypadku rozbieżności pojawi się komunikat: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Faktura nie może zostać wysłana do KSeF.
Na Fakturach oraz korektach do nich, zarówno zatwierdzonych na stałe jak i zapisanych do bufora widnieje zakładka [KSeF].
Na zakładce [KSeF] znajdują się następujące pola:
Pod sekcją KSeF znajdują się poniższe ustawienia:
W przypadku pracy na środowisku produkcyjnym każda operacja związana z KSeF jest odpowiednio zapisywana w Historii zmian, w kolumnach: