W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry znajduje się parametr Automatyczna weryfikacja statusu VAT/ VAT-UE na dokumentach handlowych, który jest domyślnie zaznaczony. Przy takim ustawieniu, po wybraniu kontrahenta bądź zmianie jego numeru NIP na Fakturach Zakupu, Fakturach Sprzedaży, Przyjęciach Zewnętrznych, Fakturach Pro Forma, Wydaniach Zewnętrznych oraz na korektach do tych dokumentów nastąpi automatyczna weryfikacja czy jest on podatnikiem VAT lub VIES. Z prawej strony okna wyświetlana jest informacja o weryfikacji:
.
Funkcja działa tylko w momencie dodawania dokumentu handlowego z datą bieżącą.
W przypadku wystawianiu dokumentu z datą wstecz, weryfikację statusu VAT/ VAT-UE należy wykonać ręcznie poprzez przycisk 
Weryfikacja statusu kontrahenta VAT/ VAT-UE znajdujący się na dokumentach.
Weryfikacja statusu VAT/ VAT-UE na dokumentach
Poprzez przycisk Weryfikacja statusu kontrahenta VAT/ VAT-UE można ręcznie zweryfikować czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym i czy istnieje w Wykazie podatników VIES. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP. Po wykonaniu weryfikacji na dokumencie, parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES znajdujący się na zakładce [Kontrahent] jest automatycznie zaznaczany bądź odznaczany (w zależności od wyniku weryfikacji). W przypadku, kiedy jest to podatnik VAT/ VAT-UE czynny, a kontrahent widnieje jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest rodzaj transakcji: Podmiot gospodarczy. Informacje dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl, natomiast Informacje dotyczące statusu kontrahenta w bazie VIES pobierane są z Portalu komisji Europejskiej dostępnej pod adresem: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatRequest.html.
Weryfikacja kontrahenta w wykazie podatników VIES możliwa jest na dokumentach:
- Faktury Sprzedaży
- Faktury VAT marża
- Faktury Pro Forma
- Faktury Zaliczkowej
- Faktury Zakupu
- Wydaniach Zewnętrznych
- Przyjęciach Zewnętrznych
- Korektach do wszystkich wyżej wymienionych dokumentów.
W przypadku, jeżeli status kontrahenta jest wewnątrzunijny, a kontrahent nie jest aktywnym podatnikiem w bazie VIES, wówczas na dokumentach stosowane są krajowe stawki VAT.
Po zweryfikowaniu kontrahenta w Wykazie podatników VAT na formularzu dokumentu i zapisaniu dokumentu do bufora, po jego ponownym otwarciu status kontrahenta nie jest ponownie sprawdzany automatycznie, jednak możliwe jest wykonanie weryfikacji ręcznie.
Jeżeli kontrahent wewnątrzunijny wybrany na dokumencie sprzedażowym nie jest podatnikiem aktywnym w bazie VIES, wówczas przy weryfikacji ręcznej pojawi się komunikat: Kontrahent posiada aktywny numer VAT-UE. Czy zweryfikować stawki VAT na towarach? Po kliknięciu przycisku Tak, na pozycji towaru znajdującego się na formularzu dokumentu ustawiane są krajowe stawki VAT.
Jeżeli weryfikacja statusu kontrahenta na dokumencie sprzedażowym przebiegnie negatywnie, a na karcie kontrahenta zaznaczony był parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, zostanie on automatycznie odznaczony zarówno na dokumencie jak i na karcie kontrahenta.
Dodatkowo, w przypadku zmiany stawki VAT wskutek weryfikacji statusu VAT kontrahenta, nie jest zaznaczany parametr Naliczaj VAT na zakładce [Płatności] na formularzu dokumentu.
Jeżeli weryfikacja statusu kontrahenta na dokumencie zakupowym przebiegnie negatywnie, a na karcie kontrahenta zaznaczony był parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, zostanie on automatycznie odznaczony zarówno na dokumencie jak i na karcie kontrahenta. Stawki VAT na pozycjach dokumentu pozostają bez zmian.
Przekształcenia dokumentów
Na dokumencie Rezerwacji Odbiorcy nie ma możliwości zweryfikowania statusu VAT kontrahenta. Natomiast na zakładce [Kontrahent] istnieje możliwość określenia rodzaju transakcji oraz zaznaczenia lub odznaczenia parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES.
W przypadku dokumentów przekształconych z Rezerwacji Odbiorcy weryfikacja odbywa się na dokumentach wynikowych.
Na Fakturze Sprzedaży tworzonej do Wydania Zewnętrznego stawki VAT oraz ustawienie parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES przenoszone są z dokumentu WZ, jeżeli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry jest odznaczony parametr Automatyczna weryfikacja statusu VAT/ VAT-UE na dokumentach handlowych. Natomiast w przypadku, gdy parametr jest zaznaczony, wówczas po przekształceniu Wydania Zewnętrznego do Faktury Sprzedaży, na Fakturze ponownie weryfikowane są stawki VAT oraz status kontrahenta w wykazie podatników VAT/ VAT-UE.
W przypadku przekształcania zafiskalizowanego Paragonu do Faktury Sprzedaży, jeżeli kontrahent miał zaznaczony parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES podczas wystawiania Paragonu, a przy przekształceniu do Faktury Sprzedaży zostanie zweryfikowany negatywnie, wówczas parametr zostanie automatycznie odznaczony zarówno na fakturze jak i na karcie kontrahenta.
