Rozpoczęcie sprzedaży na wszystko.pl

Konfiguracja współpracy z wszystko.pl

Aby rozpocząć sprzedaż na wszystko.pl należy najpierw założyć oraz aktywować konto sprzedawcy na platformie sprzedażowej wszystko.pl – https://sprzedawca.wszystko.pl. Nie ma możliwości założenia nowego konta na platformie wszystko.pl z poziomu Comarch ERP Optima.

Połączenie aktywnego konta wszystko.pl z Comarch ERP Optima możliwe jest z poziomu okna:

• Oferty Comarch ERP dostępnej bezpośrednio po zalogowaniu do programu
• Ogólne/Włącz nowe funkcje
• Handel/Uruchom sprzedaż w Internecie

W konfiguracji System/ Konfiguracja firmy/e-Handel/wszystko.pl można zmienić ustawienia dotyczące danych wysyłanych do wszystko.pl:

• Definicja RO – schemat numeracji dla zamówień tworzonych przy synchronizacji z platformy wszystko.pl,
• Seria – seria wykorzystywana w definicji schematu numeracji dla RO wskazanej powyżej,
• Koszt przesyłki (pole wymagane) – należy przypisać pozycję usługową z cennika, która będzie odpowiednikiem kosztu przesyłki z wszystko.pl. Nazwa i koszt usługi będą przesyłane ze sklepu wraz zamówieniem. Dla wskazanego z cennika kosztu przesyłki nie ma możliwości usunięcia czy też oznaczenia jako karta nieaktywna
• Cena domyślna – wskazana cena będzie domyślnie stosowana przy tworzeniu ofert.
• Magazyny – lista magazynów, z których mają być wysyłane ilości na wszystko.pl; brak wskazanego magazynu oznacza, że ilość będzie wysyłana zbiorczo ze wszystkich magazynów. Magazyn, który został wybrany w konfiguracji stanowiska wszystko.pl nie można dezaktywować.

Formularz wszystko.pl – zakładka [Ogólne]

Zakładka  [Dodatkowe]

• Formy płatności – umożliwia zmapowanie form płatności wg pobranych definicji z platformy wszystko.pl.

W przypadku braku mapowania domyślną formą dla płatności na RO będzie:

• • dla zamówień opłaconych – przelew
  • dla zamówień za pobraniem – gotówka

• Zakładaj kartoteki kontrahentów – dla importowanych zamówień zostaną utworzone karty kontrahentów
• Mapuj kontrahentów – parametr pozwala na kontrolowanie podczas importu kontrahentów istnienia takich samych kart kontrahentów na podstawie NIP i e-mail kontrahenta z zakładki Ogólne. Przy synchronizacji osób fizycznych mapowanie będzie odbywało się po adresie mailowym. Natomiast przy synchronizacji kontrahentów będących podmiotami gospodarczymi w pierwszej kolejności sprawdzane jest, czy w bazie Comarch ERP Optima znajduje się kontrahent o danym numerze NIP i e-mail i z tym kontrahentem tworzone jest powiązanie. Jeśli nie zostanie znaleziony taki kontrahent to sprawdzana jest zgodność po NIP. Jeśli w bazie nie zostanie znaleziony również taki kontrahent to zostanie założona nowa karta kontrahenta.

Formularz wszystko.pl – zakładka [Dodatkowe]

W tym momencie można przygotować oferty i przesłać je na platformę wszystko.pl.

Tworzenie oferty

Aby towary i usługi były dostępne dla kupujących na platformie wszystko.pl, należy uzupełnić potrzebne dane na zakładce wszystko.pl na karcie towaru. Aby móc wysłać ofertę do wszystko.pl należy zweryfikować tytuł oferty przeniesiony z zakładki Ogólne, a następnie zaznaczyć opcję: udostępnij ofertę. Pozostałe dane można ustalić z poziomu platformy wszystko.pl.

Jedną z najważniejszych rzeczy jest wskazanie odpowiedniej kategorii, w której ma zostać umieszczony towar lub usługa. W zależności od wskazanej kategorii zmienia się lista parametrów, które muszą zostać uzupełnione, aby oferta mogła być dostępna dla klientów. Na formularzu można również uzupełnić cennik dostaw oraz warunki zwrotów, gwarancji i reklamacji, jeżeli zostały one wcześniej przygotowane na platformie wszystko.pl.

Formularz pozycji cennika – zakładka wszystko.pl

W Comarch ERP Optima na zakładce Oferta można uzupełnić następujące parametry oferty:

• Tytuł oferty: tytuł oferty jest przekazywany z pola Nazwa z zakładki Ogólne karty cennikowej. Tytuł może być dowolnie modyfikowany przez Użytkownika. Zmiany te można wprowadzić poprzez usunięcie przeniesionego tytułu Oferty na zakładce wszystko.pl, a następnie dokonanie zmian na zakładce Ogólne.Tytuł oferty prezentowany na wszystko.pl; może mieć od 4 do 100 znaków; może zawierać znaki alfabetu polskiego, cyfry arabskie i znaki specjalne: , . – + ‘’ > < ( ) ? [ ] &.
• Opis oferty: opis oferty prezentowany na wszystko.pl przenoszony jest z zakładki Dodatkowe z pola Opis, może zawierać maksymalnie 5000 znaków.
• Cena: cena sprzedaży towaru na platformie wszystko.pl; należy wybrać jedną z wartości:
  • Konkretna zdefiniowana cena – do wszystko.pl będzie przesyłana wskazana cena.
  • Indywidualna cena dla oferty – w osobnym polu należy uzupełnić dedykowaną cenę.
  • Cena domyślna wskazana w konfiguracji – do wszystko.pl będzie przesyłana cena wskazana w konfiguracji.

Aktualizacja cen dla ofert do wszystko.pl następuję w momencie wykonania synchronizacji.

– Kategoria: listę aktualnych kategorii z platformy wszystko.pl można pobrać po wybraniu ikony . Należy wskazać kategorię najniższego poziomu, w której ma zostać umieszczona oferta na platformie sprzedażowej wszystko.pl.

Lista kategorii wszystko.pl

• Parametry: lista parametrów wymaganych do opublikowania oferty na wszystko.pl; lista zmienia się dynamicznie w zależności od wybranej kategorii.
  • Parametry obowiązkowe do prawidłowego wystawienia oferty zostały oznaczone „* ”.
  • Dla parametru EAN wartość jest przekazywana z kart Towaru/Usługi z zakładki Ogólne. Walidacja jest również wykonywana przy wyłączonym parametrze: Walidacja poprawności kodu EAN w konfiguracji programu Firma/ Handel/ Autonumeracja i kody EAN.
  • W przypadku, gdy na karcie produktu/ usługi został uzupełniony Producent, Marka i Waga w kg, parametry są przenoszone na szkic oferty wszystko.pl
  •  Z poziomu Comarch ERP Optima obsługiwaną jednostką miary dla oferty są sztuki. W przypadku, gdy jednostka podstawowa została wyrażona np. w m2 to do oferty wartość przenoszona jest jako 1szt ( 1 m2= 1szt)

• Czas realizacji: czas realizacji zamówienia
• Cennik dostaw: cennik dostaw utworzony po stronie wszystko.pl.
• Zwrot: warunki zwrotów utworzone na wszystko.pl.
• Reklamacja: warunki reklamacji utworzone na wszystko.pl.
• Gwarancja: warunki gwarancji utworzone na wszystko.pl.
• Udostępnij ofertę: parametr umożliwia udostępnienie oferty na platformie sprzedażowej wszystko.pl.
• Przycisk wszystko.pl: jest aktywny w momencie, gdy oferta została przesłana na wszystko.pl. Przycisk umożliwia podgląd oferty na platformie wszystko.pl.

Na zakładce Historia dostępne są informacje dotyczące aktualnego stanu oferty:

• Przesłanie oferty,
• Usunięcie oferty
• Zamknięcie oferty przez operatora w Comarch ERP Optima.
• Oferta z wszystko.pl

Formularz pozycji cennika  zakładka wszystko.pl [Historia]

Zdjęcia dla oferty

Aby ułatwić klientowi identyfikację produktu, do towaru można przypisać zdjęcie wysyłane razem z produktem na wszystko.pl.

Zdjęcia można dodać na zakładce Atrybuty w sekcji Załączniki.

Funkcja dodawania załącznika ma trzy opcje .

Do wszystko.pl przenoszone są załączniki, dla których w kolumnie e-Handel wybrana jest opcja TAK (opcja TAK niedostępna dla linków).

Schemat przekazywania ofert na wszystko.pl

Oferty przygotowane w Comarch ERP Optima są wysyłane na platformę wszystko.pl zawsze w postaci szkicu, nie są one od razu widoczne dla klientów. Taki status oferty pozwala na zmianę wszystkich danych.

Zmiany dokonywane na karcie towaru/usługi w zakładce wszystko.pl są automatycznie przesyłane wraz z zapisem karty ( tytuł, opis, cena, kategorie, warunki dostaw oraz warunki oferty).

Szkic oferty należy ostatecznie sprawdzić na wszystko.pl i po potwierdzeniu poprawności danych można go udostępnić klientom. Po opublikowaniu oferty możliwa jest na niej zmiana wyłącznie ceny lub ilości (czy to z poziomu Comarch ERP Optima czy też bezpośrednio na platformie wszystko.pl).

Aby wprowadzić inne zmiany na opublikowanej ofercie, należy zakończyć aktualną ofertę, a następnie przygotować i udostępnić nową ofertę.

Operacje seryjne – zmiana parametrów wszystko.pl

Z poziomu menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby w Operacjach seryjnych dostępna jest opcja: Zmiana parametrów wszystko.pl. Funkcja umożliwia seryjną zmianę parametrów oferty udostępnianej na platformę wszystko.pl

Zakładka [Ogólne]:
• Czy udostępnić na platformie wszystko.pl – umożliwia udostępnienie lub zakończenie prezentowanej oferty
• Czy ustawić kategorię oraz parametry – pozwala na seryjne wskazanie kategorii oraz jej parametrów dla zaznaczonych pozycji cennikowych

• Czy ustawić tytuł/opis oferty – umożliwia wskazanie tytułu/opisu oferty przesyłanej do wszystko.pl
• Czy zmienić cenę oferty – umożliwia zmianę ceny dla oferty prezentowanej na wszystko.pl
• Czy udostępnić wszystkie pliki graficzne – umożliwia udostępnienie plików graficznych, które zostały dodane na kartę cennikową na zakładkę Atrybuty w sekcji załączniki
• Czy zmienić warunki zwrotu – umożliwia seryjną zmianę warunków zwrotu. Rodzaje warunków zwrotu możliwe są do wprowadzenia na platformie wszystko.pl
• Czy zmienić warunki reklamacji – pozwala na zmianę warunków reklamacji. Rodzaje warunków reklamacji możliwe są do wprowadzenia na platformie wszystko.pl
• Czy zmienić czas realizacji – pozwala na zmianę czasu realizacji zamówienia
• Czy zmienić cennik dostaw – umożliwia zmianę cennika dostaw. Rodzaje cenników dostaw są możliwe do wprowadzenia z poziomu platformy wszystko.pl

Parametry seryjnej zmiany oferty na wszystko.pl zakładka [Dodatkowe]

Komunikacja z wszystko.pl

Udostępnienie towaru/usługi na wszystko.pl odbywa się poprzez zaznaczenie parametru Udostępnij ofertę na zakładce wszystko.pl, a następnie zapisanie karty towaru/usługi.

Aby zakończyć ofertę należy odznaczyć parametr Udostępnij ofertę i zapisać kartę towaru.

Aktualizacja udostępnionych ofert odbywa się z menu Handel. Po naciśnięciu przycisku  pojawi się okno umożliwiające rozpoczęcie synchronizacji.

Na oknie w polu Sklep umożliwiono wybór platformy wszystko.pl, z którą wykonana zostanie synchronizacja.

Poniżej wskazujemy rodzaj synchronizacji do wykonania. W pierwszej części dostępne są parametry:

• Wyślij ofertę do wszystko.pl – powoduje on wysłanie szkiców ofert, które zmieniły się od ostatniej synchronizacji na wszystko.pl.
• Pobierz zamówienia z wszystko.pl – z platformy wszystko.pl importowane są tylko dokumenty ze statusem Nowe, bez sprawdzania daty ostatniej synchronizacji.

• Wyślij tylko zasoby – powoduje on wysyłanie stanów magazynowych do wszystko.pl zgodnie z ustawieniami w konfiguracji stanowiska wszystko.pl.
• Wyślij tylko ceny – powoduje eksport tylko cen do wszystko.pl.

• Wymuś pełną synchronizację oferty – powoduje on wysłanie wszystkich przygotowanych ofert, bez względu na datę ostatniej modyfikacji.
• Wyślij wszystkie dane binarne – parametr obecnie nie jest wykorzystywany przy przesyłaniu ofert na wszystko.pl.

Import zamówień z platformy wszystko.pl

Pobieranie zamówień z platformy wszystko.pl odbywa się poprzez synchronizację ręczną.

Polega ona na wywołaniu opcji  z menu Handel > e-Handel.

Synchronizacja z wszystko.pl

Jeżeli został zaznaczony parametr: Pobierz zamówienia to synchronizacja przebiega według następującej kolejności:

• Import zamówień
• Przesyłanie ilości oraz cen do ofert
• Aktualizowanie statusów zamówień w wszystko.pl w tym aktualizacja listów przewozowych

Rezerwacja odbiorcy powoduje rezerwacje towaru na magazynie. Do wszystko.pl zostają wysyłane ilości pomniejszone o rezerwacje – ilość dostępna z kolumny Handel/Zasoby.

Obsługa zamówień

Zamówienia zarejestrowane na platformie wszystko.pl zostaną przekazane do Comarch ERP Optima na listę dokumentów RO. Zamówienia otrzymują kolejny numer, zgodnie z ustawieniami numeratora dla dokumentów RO.

Numer zamówienia wygenerowany z wszystko.pl przenoszony jest do pola Nr zamówienia na dokumencie RO.

Data zamówienia wysyłana z wszystko.pl  jest zgodna z datą zatwierdzenia zamówienia przez użytkownika, Termin rezerwacji jest ustawiany zgodnie z ilością dni wpisaną w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry (termin liczony jest od daty wystawienia). Jeżeli w konfiguracji nie ustawiono ilości dni, jako termin rezerwacji ustawiana jest data bieżąca.

Źródło zamówienia

Zamówienia pochodzące z wszystko.pl są odpowiednio oznaczone na liście Rezerwacji Odbiorcy. Dane o pochodzeniu zamówienia są widoczne w kolumnie Źródło zamówienia (domyślnie ukryta).

Kolumna w zależności od pochodzenia dokumentu informuje, czy dokument został utworzony w programie czy zsynchronizowany z wszystko.pl.

Dane kontrahenta:

Dane kontrahenta importowane są na podstawie danych zapisanych przez użytkownika wszystko.pl w danych kontaktowych.

Jeżeli w konfiguracji Firma/e-Handel/wszystko.pl na zakładce dodatkowe został zaznaczony parametr zakładaj kartoteki kontrahentów, wówczas dla importowanego RO zostanie utworzona karta kontrahenta. W przypadku braku zaznaczonego parametru, dane kontrahenta przenoszone są na dokument RO, ale nie jest tworzona karta kontrahenta w bazie Comarch ERP Optima ( RO jest wystawione na kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!)

Jeśli w konfiguracji wszystko.pl zaznaczono parametr Mapuj kontrahentów, podczas importu kontrahentów sprawdzane jest czy istnieje kontrahent o podanym adresie e-mail i numerze NIP (Dane z zakładki ogólne na karcie kontrahenta).

Forma płatności

Forma płatności jest importowana z wszystko.pl i ustawiana zgodnie z konfiguracją płatności zdefiniowaną w sekcji Formy płatności na zakładce Dodatkowe (Konfiguracja/ Firma/ e-Handel/wszystko.pl). W przypadku, gdy w konfiguracji nie zostaną powiązane formy płatności dla importowanego zamówienia, domyślną formą płatności będzie:

• dla zamówień opłaconych – przelew
• dla zamówień za pobraniem – gotówka

Elementy zamówienia

Na zamówienia przekazywane są towary przesłane z zamówienia złożonego na portalu wszystko.pl wraz z cenami. Podatek VAT dla Rezerwacji Odbiorcy dla zamówień z wszystko.pl domyślnie importowany jest  algorytmem brutto.

Dodatkowo na zamówienia są przenoszone również koszty transportu związane z dostarczeniem towaru do klienta.

Pozycja z kosztem przesyłki zostanie dodana na dokumencie jako ostatnia.

Zakładka wszystko.pl

Na dokumentach RO wczytanych z platformy wszystko.pl wyświetlana jest dodatkowa zakładka [wszystko.pl]. Na zakładkę przenoszone są dodatkowe informacje dotyczące zamówienia.

Rezerwacja odbiorcy zakładka [wszystko.pl]

Informacje ogólne: 

• Do zamówienia wystawić – Paragon lub Faktura, w zależności od wyboru Klienta podczas składania zamówienia na platformie wszystko.pl
• Numer zamówienia – numer zamówienia nadany we wszystko.pl
• Forma płatności – w polu przenosi się forma płatności wybrana przez Klienta podczas składania zamówienia. Pole nie jest możliwe do edycji.
• Status płatności – status płatności zamówienia: Nieopłacone/ Opłacone/ Rozpoczęto
• Uwagi Klienta – w pole przenoszone są dodatkowe uwagi klienta.

Dostawa:

• Sposób dostawy – rodzaj dostawy
• Nazwa sposobu dostawy – nazwa sposobu dostawy wybranego przez Klienta podczas składania zamówienia. Jeśli Użytkownik zmieni sposób dostawy na zamówieniu w programie, pole jest czyszczone.
• Status zamówienia – w polu można ustawić status dostawy dla zamówienia. Na dokumencie RO można edytować status zamówienia ręcznie lub poziomu operacji seryjnych – natomiast bez możliwości wyboru Nowe i Anulowane.
• Nazwa– imię i nazwisko lub nazwa firmy
• Dane adresowe– Ulica, nr budynku/lokalu, miasto oraz kod pocztowy (dane do punktu odbioru) Jeśli podczas składania zamówienia we wszystko.pl Klient wybierze sposób dostawy – Paczkomaty InPost, na zamówienie w programie Comarch ERP Optima przenoszone są dane paczkomatu wybranego przez Klienta (kod paczkomatu, ulica, nr ulicy, miejscowość, kod pocztowy). Operator ma możliwość uzupełnienia również Kodu paczki na takim zamówieniu w programie.

Na liście dokumentów RO pod opcją Wybór kolumn dostępne są dodatkowe kolumny: Status płatności i Status dostawy.

Na zamówieniach, zarówno zapisanych do bufora jak i zatwierdzonych, istnieje możliwość ustawienia statusu płatności oraz dostawy. Funkcja jest również dostępna z poziomu operacji seryjnych na liście dokumentów RO. Po ustawieniu statusu w programie, informacja o zmianie jest wysyłana do Klienta wszystko.pl w formie powiadomienia mailowego.

Seryjna zmiana parametrów płatności i dostawy

Realizacja zamówienia

Realizacja zamówienia polega na wygenerowaniu do zamówienia dokumentów handlowych lub magazynowych. Po całkowitej realizacji zamówienia, przy synchronizacji do wszystko.pl zostanie wysłana informacja o tym, że zamówienie zostało zrealizowane, a status zamówienia zmieni się na „Zrealizowane”.

Na liście Rezerwacji Odbiorcy w menu rozwijalnym dostępnym w  Operacjach Seryjnych istnieje opcja przekształcenia dokumentów RO. Dostępne są opcje:

• Zgodnie z zamówieniem – przekształcenie zgodnie z ustawieniami zawartymi na RO na zakładce wszystko.pl
• Do Faktury sprzedaży
• Do Paragonu
• Do Wydania Zewnętrznego

Seryjne przekształcenie zamówienia

Na Rezerwacji Odbiorcy, a także na Paragonie, Fakturze Sprzedaży i Wydaniu Zewnętrznym generowanych do zamówienia, na zakładce Kontrahent można uzupełnić numer listu przewozowego oraz informację o nazwie przewoźnika (pole Kurier). Podczas synchronizacji dane zostają przekazane do wszystko.pl.

Pola Kurier i numer listu przewozowego, można edytować zarówno dla dokumentu będącego w buforze, jak i zatwierdzonego. Dla pola Kurier do wyboru dostępnych jest 16 przewoźników: UPS, GLS, Ruch, DHL, InPost, Poczta Polska, DPD, FedEX, TNT Express, DB Schenker, Raben, GEIS, Pocztex, DTS, PEKAES, Patron Service, Yun Express, China Post, X-press Couriers, Rheu Logistics, Goniec.

Do wszystko.pl pola Kurier i numer listu przewozowego są przekazywane tylko dla tych przewoźników, którzy są dostępni na platformie wszystko.pl.

Anulowanie zamówienia:

Jeżeli istnieje potrzeba anulowania zamówienia Klienta, możliwe jest to poprzez anulowanie dokumentu RO w Comarch ERP Optima. Należy zatwierdzić dokument i dopiero po zatwierdzeniu wykonać funkcję Anulowanie dokumentu dostępną w menu kontekstowym na liście RO. Usunięcie dokumentu RO będącego w buforze zaimportowanego z wszystko.pl jest blokowane przez program. Po anulowaniu zamówienia we wszystko.pl, przy synchronizacji danych status zamówienia zmieni się na Anulowane.