Od zamówienia towaru do Faktury Zakupu

Scenariusz 1:  Od zamówienia towaru do Faktury Zakupu

  • Zamawiamy towar u dostawcy. W programie utworzony zostaje dokument ZD/000001/2008.
  • Ilość zamawianego towaru jest widoczna na liście zasobów w kolumnie Zamówienia. Wartość jest wyliczana w oparciu o ostatnią cenę zakupu.
  • Otrzymujemy dostawę towaru. Wtedy dokument ZD konwertujemy do dokumentu Przyjęcia zewnętrznego (zaznaczamy na liście, a następnie wciskamy przycisk Przekształcenie do PZ). Dokument ZD otrzymuje status PZ, co oznacza, że zamówienie nie jest już aktywne.
  • Powstaje dokument PZ w buforze. Na PZ należy uzupełnić:
    • numer obcy, czyli numer otrzymanego dokumentu od dostawcy
    • ostatecznie ustalić przyjmowaną ilość i wartość towaru.
  • Po zatwierdzeniu dokumentu PZ towar jest wprowadzany do magazynu.
  • Podczas zatwierdzania program pyta, czy wygenerować uzupełniający dokument zamówienia (jeśli ilości na dokumencie PZ zostały zmniejszone). Jeśli tak – na liście zamówień pojawi się nowy dokument ZD na brakującą ilość.
  • W chwili otrzymania Faktury Zakupu – dokument PZ konwertujemy do Faktury Zakupu. Na dokumencie FZ ustalamy m.in. formę i termin płatności.
  • Po zatwierdzeniu Faktury Zakupu w preliminarzu płatności powstaje odpowiednie zdarzenie lub, w przypadku płatności gotówką – zapis KW w raporcie kasowym.

Scenariusz 2 Zamawiany towar otrzymujemy w dwóch dostawach

  • Zamawiamy 100 szt. towaru. W systemie rejestrujemy ten fakt tworząc dokument ZD/000002/2008.
  • Zamówiona ilość 100 szt. jest widoczna w kolumnie Zamówienia.
  • Otrzymujemy towar T1. Okazuje się, że otrzymaliśmy teraz tylko 60 szt. towaru, natomiast brakujące 40 szt. zostanie dowiezione w ciągu dwóch dni. Faktura natomiast zostanie wystawiona na całość towaru.
  • Dokument zamówienia konwertujemy do dokumentu PZ. Na powstałym dokumencie przyjmowaną ilość zmieniamy ze 100 na 60 szt.
  • W chwili zatwierdzenia dokumentu PZ program pyta, czy utworzyć uzupełniający dokument zamówienia. Ponieważ pozostałe 40 szt. towaru dostaniemy w kolejnej dostawie – tworzymy takie zamówienie.
  • Przyjęte 60 szt. towaru zostaje wprowadzone do magazynu – odpowiednio zwiększa się ilość towaru.
  • Na liście Zamówień, dokument ZD/000002/2008 otrzymuje status W realizacji. Na formularzu zamówienia w kolumnie Zrealizowano dla towaru T1 widnieje liczba 60, w kolumnie Pozostaje – 40 szt. Ilość 40 szt. widoczna jest na liście zasobów w kolumnie Zamówienia
  • Po dwóch dniach otrzymujemy kolejną dostawę. Dokument ZD konwertujemy do PZ. Uzupełniamy numer obcy dokumentu. Po zatwierdzeniu PZ kolejne 40 szt. towaru zostaje wprowadzone do magazynu. Równocześnie usuwana jest ilość zamówiona a dokument ZD otrzymuje status Zrealizowano
  • Otrzymujemy również Fakturę Zakupu 100 szt. towaru. Aby utworzyć ją na podstawie wcześniej wprowadzonych dokumentów PZ:
    • zaznaczamy je na liście
    • wciskamy przycisk Utworzenie Faktury zakupu.
  • Na liście FZ pojawia się nowy dokument Ustalamy formę i termin płatności. Po zatwierdzeniu powstaje odpowiednie zdarzenie w Preliminarzu płatności, natomiast w przypadku płatności gotówką – generowany jest odpowiedni zapis KW.




Od Rezerwacji odbiorcy do wydania towaru

  • Wystawiamy rezerwacje RO/2008/000054 dla kontrahenta ALOZA na 2 towary CIS: 10 szt. I SOSNA: 15 szt. Rezerwacja pojawia się na liście RO, na liście zasobów pojawiają się odpowiednie zapisy w kolumnie Rezerwacja.
  • Klient pojawia się w firmie i chce zrealizować swoje zamówienie. Wchodzimy na listę rezerwacji, zaznaczamy RO/2008/000054 i za pomocą przycisku odpowiedzialnego za przekształcenie generujemy Fakturę Sprzedaży.
  • Na liście Faktur Sprzedaży pojawia się nowy dokument FARO/2008/000145 o statusie RO. Dokument ten jest w buforze (kolor zielony). Po ustaleniu formy i terminu płatności (przelew 14 dni) zapisujemy dokument na stałe.
  • W zależności od ustawień w konfiguracji:
    • jeśli w konfiguracji mamy zaznaczony dla FA parametr rezerwacja – towar jest nadal zarezerwowany
    • jeśli w konfiguracji mamy zaznaczony dla FA parametr pobranie – towar zostaje zdjęty z magazynu, a rezerwacja znika

W preliminarzu powstaje zdarzenie planujące zapłatę za fakturę.

Po zaznaczeniu Faktury Sprzedaży FARO/2008/000145 przyciskiem  generujemy Wydanie Zewnętrzne. Program odpowiednim komunikatem informuje nas o zakończeniu procesu. Generując WZ program sprawdza czy na magazynie jest wystarczająca ilość towaru. Jeśli chociaż dla jednej pozycji brakuje ilości – WZ nie zostanie utworzony.

W zależności od ustawień w konfiguracji:

  • jeśli faktura rezerwowała towar – rezerwacja znika, a towar zostaje pobrany z magazynu
  • jeśli faktura pobrała towar – powstanie dokumentu WZ niczego nie zmienia w magazynie

Nowo powstały WZ jest automatycznie zapisywany na trwałe. W kolumnie status otrzymuje on znacznik FA. Na formularzu WZ uzyskujemy informację o przekształceniu go z FARO/2008/000145. Podgląd dokumentu źródłowego (FARO/2008/000145) jest możliwy z poziomu zakładki [Dokumenty].

Kiedy otrzymujemy potwierdzenie wpłaty za fakturę – wprowadzamy go do raportu bankowego i zapis rozliczamy z Fakturą Sprzedaży FARO/2008/000145.

Zarówno faktura jak i zapis otrzymują status rozliczonych całkowicie. 




Dostawa wewnątrzwspólnotowa

Cel ćwiczenia: wystawienie dokumentu sprzedaży w walucie obcej dla kontrahenta wewnątrzwspólnotowego.

Wprowadzamy kontrahenta wewnątrzunijnego na listę

  • Dodajemy nowego kontrahenta do listy (Ogólne/ Kontrahenci), zgodnie z podanymi informacjami:
    • kod: UNIA1
    • grupa: ODB_FIRMY
    • nazwa: Firma z Unii Europejskiej
    • NIP: CZ 1234-098
    • kategoria: PRZYCHODY
    • status: podmiot gospodarczy, wewnątrzunijny
    • forma płatności: PRZELEW_BPH (termin standardowy)
    • domyślna waluta: EUR
    • grupa cenowa: HURTOWA 3

Wprowadzamy dokument sprzedaży w walucie

  • Otwieramy nowy formularz faktury. Uzupełniamy zgodnie z podanymi informacjami:
    • kontrahent: UNIA1
    • forma płatności: PRZELEW_BPH
    • faktura liczona od: netto
  • Przed przystąpieniem do uzupełniania listy towarów uzupełniamy informację, w jakiej walucie wystawiana będzie faktura. W tym przypadku domyślnie pojawi się waluta EUR (domyślnie z karty kontrahenta). W przypadku, gdyby jednak dany kontrahent miał wskazaną domyślnie walutę inną niż EUR wówczas:
    • otwieramy zakładkę [Płatności]
    • symbol waluty: EUR
    • typ kursu: BPH
    • proponowany jest kurs z dnia poprzedniego w stosunku do daty wystawienia FA (zgodnie z ustawieniem w Konfiguracji):
    • 1 EUR = 3.95 PLN
  • Uzupełniamy listę towarów (zakładka [Ogólne]):
    • towar: PIŁA_ELEKTR 1 szt.
    • cena towaru: program proponuje cenę w EURO wyliczoną na podstawie ceny w PLN przypisanej kontrahentowi i podanego kursu BPH (56,00 / 3.95 ≈ 14,18)
    • wartość faktury wynosi: 14,18 EURO
    • stawka VAT dla towaru została automatycznie zmieniona na 0% (nie naliczamy podatku VAT na tym dokumencie)
  • Zatwierdzamy dokument na trwałe z automatycznie tworzonym dokumentem WZ (towar zostaje zdjęty z magazynu).

Współpraca z modułem Kasa/Bank (różnice kursowe)

  • W Preliminarzu płatności powstało zdarzenie planujące przychód na kwotę 14,18 EURO
    • zdarzenie ma status Nie rozliczono
    • z poziomu zakładki [Rozliczenia] widać jaki kurs obowiązywał na fakturze
    • widoczna jest również wartość faktury wyliczona w PLN: 56.00 PLN
  • Aby rozliczyć fakturę z poziomu Zapisów kasowych/bankowych dla rejestru BPH wprowadzamy zapis:
    • dokument: KP
    • kontrahent: UNIA1
  • Z poziomu zakładki [Rozliczenia] na zapisie wprowadzamy informacje o kursie obowiązującym w chwili wpłaty:
    • waluta: EUR
    • kurs: ręczny
    • notowanie (w przypadku kursu ręcznego istnieje możliwość ustalenia notowania z poziomu dokumentu): 1 EUR = 4.00 PLN
    • kwota: 14.18 EURO (wartość w złotówkach to 56.72 PLN)
  • Rozliczamy zapis kasowy/ bankowy ze zdarzeniem w Preliminarzu płatności:
    • do rozliczenia proponowane są wyłącznie zdarzenia w walucie zgodnej z walutą na zapisie
    • wybieramy zdarzenie związane z wystawioną wcześniej fakturą
    • zarówno zdarzenie, jak i zapis zostają rozliczone całkowicie.
  • Ponieważ kursy obowiązujące na zdarzeniu i zapisie były różne program automatycznie wylicza Różnicę kursową (menu Kasa/Bank /Różnice kursowe)
    • wartość dokumentu to 0.72 PLN (56.72 – 56.00 = 0.72)




Wprowadzenie kontrahentów

Cel ćwiczenia: zarejestrowanie kontrahenta w systemie

Zdefiniowanie grupy kontrahentów

  • Otwieramy System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Grupy kontrahentów.
  • Dodajemy grupę: ODB_FIRMY (odbiorcy prowadzący działalność gospodarczą)
  • Zatwierdzamy dane
  • Zamykamy konfigurację

Zarejestrowanie kontrahenta

  • Otwieramy menu Ogólne/ Kontrahenci.
  • Dodajemy kolejnego kontrahenta:
    • kod: GALERIA
    • grupa: ODB_FIRMY (odbiorcy- firmy)
    • rodzaj: odbiorca
    • NIP: 111-111-11-11
    • nazwa: Galeria Kwiatów
    • adres: ul. Kwiatowa 33, 31-100 Kraków, woj. Małopolskie
    • kategoria: Przychody (typ kategorii: przychody)
  • Na zakładce [Płatności] ustalamy dane dotyczące płatności kontrahenta:
    • bank: BGŻ /KRAKÓW
    • rachunek: 90-20301459-1234123412341234
    • forma płatności: PRZELEW
    • termin płatności – 10 dni (ponieważ standardowy termin płatności dla formy przelew wynosi 7 dni aby z kontrahentem powiązać inny termin należy zaznaczyć parametr widoczny obok i w aktywne pole wpisać 10 dni)
  • Na zakładce [Handlowe] ustalamy dane dotyczące statusu kontrahenta
    • status: podmiot gospodarczy, odbiorca krajowy
  • Zatwierdzamy kartę – kontrahent pojawia się na liście.

Import danych o kontrahentach z bazy DEMO:

  • Otwieramy menu Narzędzia/ Importy/ Z innej bazy danych.
  • Uzupełniamy informacje niezbędne dla przeprowadzenia importu:
    • nazwa firmy: DEMO
    • importowana lista: zaznaczamy GRUPY KONTRAHENTÓW oraz KONTRAHENCI
    • równocześnie z importem kontrahentów przeprowadźmy również import listy urzędów (należy zaznaczyć dodatkowo pozycję URZĘDY). Lista urzędów będzie wykorzystana w dalszych ćwiczeniach.
  • Wciśnięcie przycisku pioruna spowoduje zaimportowanie kontrahentów oraz urzędów do bazy NOVA.

Po zakończeniu importu jeżeli pojawi się okno z informacją, ile pozycji zostało dopisanych do bazy danych, należy je zamknąć.

 




Ustalenie kursu waluty obcej

Cel ćwiczenia: poznanie mechanizmu wystawiania dokumentów sprzedaży w walucie obcej

Aby możliwe było wystawienie dokumentu w walucie obcej w System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry konieczne jest zaznaczenie parametru Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu.

Wprowadzamy kurs waluty

  • Wprowadzamy typ kursu waluty, który obowiązuje w firmie. Obok kursów predefiniowanych w chwili instalacji programu dodajemy nowy: BPH, związany z bankiem, w którym mamy rachunek:
    • otwieramy System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Typy kursów walut
    • znajduje się tutaj typ: BPH (kurs BPH)
  • Ustalamy notowanie na dany dzień wg tabeli kursów BPH:
    • otwieramy System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Waluty
    • wprowadzamy kurs dnia, przycisk Notowanie kursu dnia
    • wybieramy typ kursu: BPH (w dolnej części okna)
    • wprowadzamy ręcznie kurs dla EURO na dzień poprzedni (zmieniając datę widoczną w oknie):
      1 EURO = 3.95 PLN
    • zatwierdzamy okno
    • w analogiczny sposób wprowadzamy kurs dla EURO na dzień bieżący: 1 EURO = 4.00 PLN
    • zatwierdzamy okno
  • Zamykamy konfigurację.

Ustalamy parametry konfiguracyjne

  • W System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry odznaczamy parametr: Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą.
  • W System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry odznaczamy parametr: Pobieraj kurs waluty z dnia poprzedniego dla dokumentów przychodowych (na dokument pobrany zostanie kurs z poprzedniego dnia roboczego w stosunku do daty wystawienia dokumentu).




Kilka WZ podstawą dla Faktury Sprzedaży

  • Ustaliliśmy z naszym klientem, że towar będzie mu dostarczany codziennie, ale fakturę wystawiamy zawsze na koniec tygodnia, w piątek. Dostawy potwierdzane są dokumentami WZ. Mamy 5 dokumentów WZ/2008/000001….WZ/2008/000005.
  • Towar jest wydawany z magazynu na bieżąco – w chwili wystawienia dokumentu WZ.
  • W celu wystawienia Faktury Sprzedaży należy na liście zaznaczyć odpowiednie Wydania Zewnętrzne. Muszą one dotyczyć:
    • tego samego kontrahenta
    • na wszystkich zastosowano ten sam algorytm wyliczania podatku VAT (netto/brutto)
  • Zaznaczamy wybrane WZ i za pomocą polecenia Przekształcenie do FA z menu kontekstowego rozpoczynamy proces tworzenia Faktury Sprzedaży. Odpowiedni komunikat programu poinformuje nas o poprawnym zakończeniu procesu generowania faktury.
  • Wszystkie przekształcone WZ otrzymują status FA
  • Nowa faktura jest w buforze. Oprócz tego, że można na niej modyfikować daty, formę i termin płatności, program dopuszcza również pewną modyfikację pozycji:
    • nie można modyfikować ani usuwać pozycji, które pochodzą z konwertowanych wcześniej dokumentów WZ
    • można dopisać nowe pozycje na FA. W momencie jej zatwierdzania program utworzy kolejny dokument WZ (różnicowy) na dopisane pozycje
  • Proponowane przez program ustawienia na FA:
    • data wystawienia faktury – to data wykonania konwersji (data bieżąca)
    • data sprzedaży – to również data bieżąca
    • jeśli na dokumentach WZ znajdował się kilka razy ten sam towar w identycznej cenie – program w chwili konwersji zsumuje go do jednej pozycji.
  • Na fakturze należy ustalić formę i termin płatności. Po jej zatwierdzeniu – w preliminarzu płatności pojawią się odpowiednie zapisy. 



Rozliczenie zaliczki

Cel ćwiczenia: rozliczenie z poziomu Faktury Sprzedaży zaliczki wpłaconej wcześniej przez kontrahenta

Rejestrujemy zaliczkę w programie

  • Otwieramy menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/ bankowe
  • Zaliczka zostanie zarejestrowana w kasie gotówkowej (rejestr KASA)
  • Wprowadzamy wpłaconą zaliczkę od kontrahenta:
    • dokument: KP
    • kwota: 200 zł
    • kontrahent: TWÓJ OGRÓD
    • status: nie rozliczono (rozliczenie nastąpi z poziomu Faktury Sprzedaży)

Wystawiamy Fakturę Sprzedaży

  • Otwieramy menu Handel/ Faktury
  • Dodajemy nową fakturę:
    • kontrahent: TWÓJ OGRÓD
    • forma płatności: PRZELEW
  • Wprowadzamy towary:
    • TUJE_3L: 100 szt. w cenie 7.50 zł
  • Wartość brutto faktury 922.50 zł

Rozliczamy zaliczkę

  • Otwieramy zakładkę [Płatności]
  • Klikamy ikonę plusa z wykrzyknikiem i na liście wybieramy wprowadzony wcześniej zapis na kwotę 200 zł.
  • Zatwierdzamy fakturę na trwałe (nie do bufora). Zaznaczmy parametr WZ (towar zostanie zdjęty z magazynu)
    • na podglądzie faktury widać kwotę zapłaconą 200 zł, pozostaje do zapłaty 722.50 zł
    • zapis kasowy otrzymał status R – Rozliczony całkowicie
    • zdarzenie w Preliminarzu powiązane z fakturą posiada status C – rozliczony częściowo: rozliczono 200 zł, pozostaje 722.50 zł.