Z chwilą przystąpienia Polski do Unii Europejskiej zobowiązani jesteśmy do składania deklaracji INTRASTAT. Konsekwencją wprowadzenia systemu INTRASTAT jest nałożenie na niektóre podmioty prowadzące obrót towarowy z innymi państwami członkowskimi Unii Europejskiej obowiązku przekazywania informacji o zrealizowanych przez nich obrotach, tj. O dokonanym przywozie towarów z terytorium UE na terytorium Polski i wywozie towarów z Polski na terytorium Wspólnoty. Informacje te przekazywane są właśnie na deklaracjach INTRASTAT, przy czym odrębnie przekazywane są informacje o wywozie towarów, a odrębnie o przywozie.

Obowiązek przekazywania informacji ciąży na tych podmiotach, których wartość przywozu i wywozu przekroczy tzw. próg statystyczny (próg asymilacji i próg specyficzny).

Podmiot, którego wartość obrotów przekroczy próg specyficzny zobowiązany jest wypełniać wszystkie pola na deklaracji INTRASTAT (INTRASTAT pełny).

Natomiast podmiot, którego wartość obrotów zawiera się pomiędzy wartością progu asymilacji a progu specyficznego nie jest zobowiązany do wypełniania informacji o kodzie warunków dostawy, kodzie rodzaju transportu oraz wartości statystycznej w PLN (INTRASTAT uproszczony).

Konfiguracja

Aby w systemie Comarch ERP Optima pojawiła się możliwość tworzenia deklaracji Intrastat należy w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat zaznaczyć parametr Intrastat.

Po zaznaczeniu parametru użytkownik powinien wypełnić pola znajdujące się poniżej:

Minimalna wartość pozycji z kodami CN 99500000 – Domyślnie proponowana jest wartość 200 EURO
Identyfikator numeru własnego – unikalny przedrostek numeru własnego przypisany do bazy firmowej. Pole posiada ograniczenie do trzech znaków, domyślnie jest uzupełnione przedrostkiem IST z możliwością edycji.
Izba Administracji Skarbowej – dla wysyłanej do PUESC deklaracji Intrastat należy wskazać Izbę Administracji Skarbowej.
Dane teleadresowe osoby wypełniającej deklarację: imię, nazwisko, telefon, faks, adres e-mail oraz miejscowość. Informacje te są następnie przenoszone na formularz deklaracji Intrastat. Ich uzupełnienie w konfiguracji nie jest wymagane przez program – Użytkownik może je uzupełniać bezpośrednio na wyliczanej deklaracji.
Kurs waluty – jeżeli wartość na dokumencie, który powinien być uwzględniony w deklaracji, podana jest w innej walucie, kwotę faktury należy przeliczyć na walutę polską. Przeliczenie powinno nastąpić na podstawie kursu waluty ustalonego dla celów podatku od towarów i usług.

Użytkownik może zdefiniować odrębny typ kursu związany z przeliczaniem deklaracji Intrastat i wskazać go w Konfiguracji w polu kurs waluty. Jako kurs waluty nie może być wskazany kurs ręczny (ustalany bezpośrednio z poziomu dokumentu).

Dodatkowo w Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry można ustawić domyślną ścieżkę dostępu do katalogu, w którym zapisywane będą pliki XML z eksportowanymi do platformy „PUESC” deklaracjami INTRASTAT. Ścieżka będzie proponowana podczas zapisu deklaracji do pliku (z poziomu listy deklaracji), lecz użytkownik będzie miał możliwość jej zmiany.

Jeśli użytkownik zaznaczy opcję Intrastat w Konfiguracji firmy – w systemie pojawi się kilka dodatkowych możliwości związanych z wyliczaniem deklaracji:

Kody CN

Lista kodów CN jest dostępna w menu Ogólne/ Inne/ Kody CN.

Towary

Jeśli w słowniku kodów CN są uzupełnione informacje o wykorzystywanych kodach należy je przypisać do poszczególnych towarów.

Na formularzu towaru, na zakładce [Dodatkowe], znajduje się pionowa zakładka Intrastat (pod warunkiem, że w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat zaznaczono parametr). Kod można wpisać ręcznie lub wybrać z listy słownikowej dostępnej po wciśnięciu przycisku .

Po wybraniu kodu na formularzu mogą pojawić się dodatkowe informacje do uzupełnienia (w zależności od definicji samego kodu):

Masa jednostkowa netto – w polach należy uzupełnić informacje o masie odpowiadającej jednej jednostce podstawowej towaru (zadeklarowanej na zakładce Ogólne). Masę można podać z dokładnością do trzech miejsc po przecinku. Masa jest zawsze podawana w kg.

Jednostka uzupełniająca towaru – jeśli wybrany kod CN jest związany z jednostką uzupełniającą należy podać przelicznik w stosunku do podstawowej jednostki miary z karty towaru.

Informacje te będą następnie wykorzystywane podczas wyliczania wartości deklaracji INTRASTAT w polach 17 (Masa netto) oraz 18 (Ilość w uzupełniającej jednostce masy).

Dodatkowo dla każdego towaru, który będzie wykazywany na deklaracji INTRASTAT należy uzupełnić informację o kraju jego pochodzenia. W pole Kraj pochodzenia użytkownik powinien wpisać dwuznakowy symbol kraju (w programie nie ma listy pomocniczej). Jest on przenoszony na pozycję dokumentu, na zakładkę [Intrastat] z możliwością edycji.

Kod kraju pochodzenia jest przenoszony z kartoteki towarowej, z zakładki [Dodatkowe/Intrastat] na dokumenty uwzględniane w automatycznym wyliczaniu deklaracji. Na takich dokumentach, na pozycji dokumentów jest widoczna zakładka [Intrastat], na której znajduje się pole Kraj pochodzenia. Wartość z tego pola jest pobierana do wyliczenia deklaracji Intrastat. Przy zapisie dokumentu, jeżeli kod kraju pochodzenia nie został uzupełniony pojawi się komunikat mówiący o konieczności wypełnienia tego kodu: Nie uzupełniono pola kod kraju pochodzenia na pozycji XX. Pole jest wymagane dla deklaracji Intrastat. Czy zapisać dokument?

Jeżeli na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe/Intrastat] pole Kraj pochodzenia będzie wypełnione, to kod z tego pola przenoszony jest na pozycję dokumentu z możliwością edycji. Na dokumenty korygujące kod kraju pochodzenia będzie przenoszony bezpośrednio z dokumentu korygowanego, także z możliwością modyfikacji. Kod kraju pochodzenia można edytować zarówno na dokumencie zapisanym w buforze jak i na dokumencie zatwierdzonym na stałe. Zmiany zostaną uwzględnione po zapisie pozycji i dokumentu.

Dodatkowo na formularzu dokumentów uwzględnianych w automatycznym wyliczeniu deklaracji Intrastat znajduje się kolumna Kraj pochodzenia. W kolumnie tej wyświetlany jest kraj pochodzenia pobierany z poszczególnych pozycji dokumentu.

Kontrahenci

W deklaracji INTRASTAT wykazywane są obroty towarami z innymi państwami członkowskimi Unii Europejskiej. Dlatego grupa Intrastat pojawi się na formularzu kontrahenta tylko jeśli jego status (zakładka [Handlowe]) jest ustawiony jako wewnątrzunijny, wewnątrzunijny ¬- Podatnikiem jest nabywca lub Procedura OSS.

Dla kontrahenta wewnątrzunijnego istnieje możliwość wpisania domyślnego kodu transakcji. Lista kodów transakcji jest zdefiniowana w programie i dostępna po wciśnięciu  widocznej obok pola. Kod transakcji z karty kontrahenta będzie proponowany na dokumentach związanych z tym kontrahentem, lecz istnieje możliwość jego zmiany dla poszczególnych transakcji. Pole na karcie może pozostać puste, ale w takim przypadku użytkownik powinien pamiętać, by na każdym dokumencie związanym z kontrahentem uzupełnić tą informację.

Na dokumentach dla kontrahenta wewnątrzunijnego kontrolowane jest uzupełnienie Kodu transakcji (zakładka [Dokumenty]). W przypadku, kiedy kod ten nie jest uzupełniony, podczas próby zapisu dokumentu pojawi się komunikat: Nie ustawiono kodu transakcji na deklaracji Intrastat. Czy chcesz kontynuować? Przycisk Nie spowoduje przeniesienie na zakładkę [Dokumenty] do aktywnego pola Kod transakcji. Wybierając Tak dokument zostanie zapisany.

Jeśli została utworzona korekta, kod transakcji nie jest na nią przenoszony z dokumentu źródłowego – użytkownik musi uzupełnić go zgodnie ze stanem faktycznym. Zwroty towarów ujmowane są w deklaracjach zgodnie z kierunkiem przepływu towaru.

Jeśli kontrahent ma status wewnątrzunijny program wymaga podania jego numeru NIP wraz z dwuznakowym kodem kraju na zakładce [Ogólne].

Magazyny

Na deklaracji INTRASTAT wykazywany jest obrót towarami z innymi państwami UE. Dlatego w przypadku, gdy następuje przesunięcie towaru pomiędzy dwoma magazynami znajdującymi się w różnych krajach UE – przesunięcie takie również powinno być uwzględnione na deklaracji.

Jeśli magazyn jest magazynem odległym na formularzu znajduje się parametr magazyn UE. Jego zaznaczenie powoduje, że dla magazynu można przypisać kilka informacji wykorzystywanych później przy liczeniu deklaracji INTRASTAT:

Kod kraju – kod kraju, w którym znajduje się magazyn. Lista kodów państw członkowskich UE jest zdefiniowana w programie i dostępna po wciśnięciu przycisku widocznej obok pola.

Kod transakcji – dla magazynu można przypisać domyślny kod transakcji. Program proponuje kod 34 (Inne transakcje dotyczące dostaw bezpłatnych). Można go zmienić, lista kodów transakcji jest zdefiniowana w programie i dostępna po wciśnięciu przycisku . Domyślny kod będzie proponowany na dokumentach MM związanych z magazynem, będzie jednak możliwość jego zmiany bezpośrednio na MM.

Dokumenty dla Intrastat

Na deklaracji INTRASTAT wykazywany jest obrót towarami z innymi państwami UE. W zależności od charakteru działalności firmy, dokumentem źródłowym, na podstawie którego jest sporządzana deklaracja, powinien być ten dokument, który precyzuje przemieszczanie towarów.

Dokumenty dla Intrastat w module Handel

W przypadku deklaracji wywozowych może to być Faktura Sprzedaży (FA), Wydanie Zewnętrzne (WZ), Rozchód Wewnętrzny (RW) oraz dokument MM (z magazynu lokalnego do odległego UE).

W przypadku deklaracji przywozowych może to być Faktura Zakupu (FZ), Przyjęcie Zewnętrzne (PZ), Przyjęcie Wewnętrzne (PW) oraz dokument MM (z magazynu odległego UE na magazyn lokalny).

Jeśli na dokumencie (spośród rodzajów wymienionych powyżej) zadeklarowano kontrahenta o statusie wewnątrzunijny, wewnątrzunijny – Podatnikiem jest nabywca lub Procedura OSS  na zakładce [Dokumenty] pojawia się grupa Intrastat, gdzie ustalane są trzy wartości, wykorzystywane później przy liczeniu deklaracji:

W przypadku dokumentów MM kod transakcji oraz kod kraju wysyłki/ przeznaczenia pobierany jest z formularza magazynu. Należy przy tym pamiętać, że magazyn odległy, z którym wymieniany jest towar, musi być zdefiniowany w bazie jako magazyn UE (parametr na formularzu magazynu).

W przypadku dokumentów korygujących dane do Intrastat są pobierane z dokumentu korygowanego (poza kodem transakcji).

Na formularzu deklaracji Intrastat zablokowanej przed zmianami i zapisanej, po ponownym otwarciu dostępna jest ikona  Wyślij deklarację do systemu PUESC umożliwiająca przesłanie deklaracji do systemu PUESC. Wysyłaną deklarację można podpisać certyfikatem bądź wysłać bez podpisu.

Wysyłając deklarację należy podać hasło do portalu PUESC (login domyślnie jest pobierany z konfiguracji). Hasło jest pamiętane w obrębie jednej sesji – do czasu wylogowania operatora bądź zmiany bazy firmowej.

Na trzeciej zakładce [e-Deklaracje] formularza deklaracji Intrastat zapisywane są dane związane z przesyłaniem deklaracji.

Jeśli deklaracja zostanie poprawnie zaczytana, otrzyma numer referencyjny, który zostanie przekazany do Comarch ERP Optima.

Wysłaną deklarację o statusie Wysłano/ Odebrano UPO może przywrócić do edycji operator, który w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora, na zakładce [Ogólne] ma zaznaczony parametr Prawo do odblokowania wysłanej e-Deklaracji.

Pobieranie Urzędowego Potwierdzenia Odbioru (UPO)

Dla deklaracji Intrastat poprawnie przesłanej do PUESC, przycisk  Pobierz UPO znajdujący się na formularzu deklaracji Intrastat umożliwia pobranie Urzędowego Potwierdzenia Odbioru.

Na liście deklaracji Intrastat dostępne są kolumny związane z wysyłką deklaracji: 

Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj.

Na formularzu deklaracji INTRASTAT znajdują się pola, w większości automatycznie wypełniane przez program:

Deklaracja za miesiąc – okres sprawozdawczy (miesiąc/ rok), za jaki liczona jest deklaracja INTRASTAT.

Numer wersji deklaracji/ Nr korekty – w danym okresie sprawozdawczym obowiązuje ciągła numeracja deklaracji i korekt. Ciągłość numeracji jest kontrolowana przez program (w ramach miesiąca rozpoczyna się od 1).

W polu Nr wersji deklaracji wpisane będzie 1 – jeśli zgłoszenie w danym okresie dokonywane jest po raz pierwszy, 2 – jeśli jest to pierwsza korekta danego zgłoszenia, 3- jeśli jest to druga korekta tego zgłoszenia itd.

Nr deklaracji częściowej – deklaracja częściowa to zgłoszenie obejmujące informacje o części dokonanych wywozów/ przywozów towarów w danym miesiącu. Numeracje deklaracji częściowych kontroluje program.

Kod organu celnego – kod organu, gdzie składana będzie deklaracja INTRASTAT jest pobierany z Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat.

Łączna ilość pozycji – ilość pozycji na aktualnej deklaracji INTRASTAT, wyliczana przez program po przeliczeniu (uzupełnieniu) deklaracji. Warto pamiętać, że w przypadku deklaracji częściowych numerowanie pozycji zawsze zaczyna się od 1.

Łączna wartość – łączna wartość netto towarów znajdujących się na deklaracji, wyliczana prze program. Wartość jest zaokrąglana do pełnych złotówek.

Typ kursu waluty – (dotyczy deklaracji Intrastat wyliczanej w sposób automatyczny w module Handel) proponowany jest typ kursu waluty ustawiony w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat. Użytkownik może go jednak zmienić na inny ze zdefiniowanych w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Typy kursów walut.

Dane wypełniającego, widoczne w dolnej części okna, są wypełniane na podstawie informacji wpisanych w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat. Użytkownik może je zmienić i dane zostaną zapamiętane dla danej deklaracji.

Wypełnianie „ręczne” deklaracji

Jeśli Użytkownik chce samodzielnie wypełnić deklaracje INTRASTAT listę pozycji może uzupełniać przy pomocy przycisków Dodaj, Zmień, Usuń widocznych obok listy. Podczas dopisywania pozycji podnoszony jest formularz (opisany w poprzednim rozdziale), gdzie poszczególne pola użytkownik wypełnia samodzielnie.

Na formularzu pozycji zawarte są informacje:

Kod CN – symbol kodu CN (ośmioznakowy, numeryczny). Wg kodów CN grupowane są pozycje na deklaracji.

Kod transakcji – lista kodów transakcji jest zdefiniowana w programie i dostępna po wciśnięciu ikony. Jest uzupełniana na podstawie e-formularza ze strony: https://te.puesc.gov.pl/ .

Masa netto – pole jest dostępne tylko, jeśli kod CN wymaga przeliczenia na masę (zaznaczony parametr Masa na definicji kodu). Pole zawiera informację o masie wywiezionych/ przywiezionych towarów, z przypisanym kodem CN. W przypadku automatycznego wyliczania deklaracji wyliczana jest zgodnie z przelicznikiem na kartach poszczególnych towarów uwzględnionych w danej pozycji.

Ilość w jedn. uzupełniającej – pole jest dostępne tylko, jeśli kod CN wymaga podania ilości w jednostce uzupełniającej (wybrana jednostka uzupełniająca na definicji kodu CN). W przypadku automatycznego wyliczania deklaracji (tylko w module Handel) wyliczana jest zgodnie z przelicznikiem podanym na kartach poszczególnych towarów uwzględnionych w danej pozycji.

Kod kraju przeznaczenia/ Kod kraju wysyłki – lista kodów krajów UE jest zdefiniowana w programie. W przypadku automatycznego wyliczania deklaracji (tylko w module Handel)  wartość pola pobierana jest z formularza transakcji.

Kod kraju pochodzenia – kod kraju, z którego pochodzi dany towar. W przypadku automatycznego wyliczania deklaracji (tylko w module Handel) wartość  ta jest pobierana pozycji dokumentu, z zakładki [Intrastat].

Wartość netto – wartość na deklaracji powinna być podana w PLN. Jeżeli wartość na dokumencie, który powinien być uwzględniony w deklaracji, podana jest w innej walucie, kwotę faktury należy przeliczyć na walutę polską. Przeliczenie w module Handel powinno nastąpić na podstawie kursu waluty ustalonego dla celów podatku od towarów i usług, wybranego na deklaracji w polu Typ kursu waluty.

Numer identyfikacyjny VAT kontrahenta – na formularzu deklaracji wywozowej znajduje się kolumna Numer identyfikacyjny NIP kontrahenta, w której widoczny jest numer NIP z prefiksem. W przypadku automatycznego przeliczania deklaracji, pole to jest uzupełniane na podstawie wystawionych dokumentów. Natomiast podczas ręcznego wypełniania deklaracji pole to należy uzupełnić na oknie dodawania elementów deklaracji. W polu można wpisać Natural Person – ma to zastosowanie dla kontrahentów o statusie osoby fizycznej.

Lista deklaracji INTRASTAT jest dostępna w menu Handel/ Inne/ Deklaracje Intrastat, pod warunkiem, że użytkownik zaznaczył w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat  odpowiedni parametr.

Deklaracja Intrastat może być dostępna w menu Rejestry VAT w przypadku, gdy pobrano licencje na moduły Księga Handlowa, Księga Handlowa Plus, Księga Podatkowa a nie pobrano licencji na moduł Handel.

Lista składa się z dwóch zakładek:

Ponadto na liście znajdują się przyciski umożliwiające:

Deklaracja korygująca – korygowanie wyliczonych już deklaracji INTRASTAT. Korektę można wykonać tylko dla deklaracji zablokowanej przed zmianami.

Program umożliwia tworzenie pełnej deklaracji korygującej (wszystkie pozycje). Deklaracja korygująca ma taką samą postać jak deklaracja pierwotna – jest nową deklaracją INTRASTAT uwzględniającą wszystkie zmiany (poprzednia przestaje być aktualna). Program nie umożliwia wykonania deklaracji korygującej pozycję (zakres pozycji).

Eksport deklaracji do pliku XML – wysłanie deklaracji INTRASTAT do pliku XML w formacie akceptowanym przez Platformę Usług Elektronicznych Skarbowo Celnych „PUESC”:

Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj.

Na trzeciej zakładce [e-Deklaracje] formularza deklaracji Intrastat zapisywane są dane związane z elektronicznym przesyłaniem deklaracji do systemu PUESC:

Status deklaracji – na podstawie informacji z systemu PUESC,

Numer referencyjny – numer REF otrzymany z PUESC,

Numer własny – numer automatycznie nadawany podczas generowania pliku XML oraz wysyłki deklaracji Intrastat,

Operator wysyłający – kod operatora, który wysłał deklarację,

Data wysłania – data wysłania deklaracji wraz z godziną,

Data doręczenia – data wraz z godziną wpłynięcia deklaracji do systemu PUESC,

Operator odbierający – kod operatora, który odebrał Urzędowe Potwierdzenie Odbioru,

Data odebrania – data i godzina odbioru UPO.

Szczegóły zostały opisane w artykule Wysyłanie deklaracji Intrastat

Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj.

Składa się ona z dwóch części:

Odbiorca (importer) dla deklaracji przywozowych lub Dostawca (eksporter) dla deklaracji wywozowych – proponowane dane przepisywane są z Pieczątki firmy w konfiguracji.

Zgłaszający/ Przedstawiciel – składanie deklaracji jest możliwe przez upoważnionego przedstawiciela. W takim przypadku jego dane powinny być wpisane w części Przedstawiciel.