W module Płace i Kadry Plus dostępna jest opcja ‘Seryjna zmiany wartości pola’, która umożliwia nanoszenie zmian na wiele kartotek pracowniczych jednocześnie. Może zostać użyta także do odnotowania zmiany stawki zaszeregowania wielu pracownikom.

Z poziomu listy pracowników należy zaznaczyć pracowników, których dotyczy zmiana stawki. Następnie pod ikoną ‘Operacje seryjne’  wybrać opcje ‘Seryjna zmiana wartości pola’,  zaznaczyć parametr ‘Z aktualizacją’ i podać datę od kiedy ma obowiązywać nowa stawka. Następnie w sekcji ‘Definicje zmiany’ w polu ‘Nazwa pola’ należy wybrać opcje ‘Stawka zaszeregowania’ oraz podać nową wartość np. 3300. W przypadku obniżenia wynagrodzenia o określony procent należy przejść do zakładki ‘Szczegóły’ i podać wzorzec zmiany np. ‘Historia.Etat.Stawka= Historia.Etat.Stawka*0.9’.  Wynagrodzenie zostanie wówczas obniżone o 10%. Zmianę wykonujemy za pomocą ‘pioruna’.

Więcej informacji dotyczących seryjnych zmian w artykule poniżej:

Seryjna zmiana wartości pola

Dzień wolny można odnotować na dwa sposoby: globalnie dla całej firmy lub każdemu pracownikowi indywidualnie.

W pierwszym przypadku należy wejść w System / Konfiguracja / Firma / Płace / Kalendarze i za pomocą przycisku Zmień  otworzyć odpowiedni kalendarz. Na zakładce Kalendarz ustawiamy się na dniu, który chcemy ustawić jako wolny i edytujemy go za pomocą przycisku Zmień . Na formularzu dnia w polu Typ dnia ustawiamy Wolny oraz w polu Rodzaj dnia wolnego: Dzień wolny z tytułu święta. Jest to dobry sposób, jeżeli wszyscy pracownicy w firmie mają oddany ten sam dzień.

Można również oddać dzień wolny każdemu pracownikowi indywidualnie. Naniesienie zmian jest analogiczne jak w pierwszym przypadku, ale dokonywane jest z poziomu Planu pracy pracownika. Plan pracy jest dostępny z listy pracowników w kadrach lub z poziomu formularza danych kadrowych pracownika, jako jedna z opcji dostępna za pomocą  przycisku Kalendarz . Ten sposób jest przydatny, jeżeli pracownicy mają różne dni wolne w zamian za święto przypadające w sobotę.

W celu przedłużenia umowy z pracownikiem należy z poziomu listy pracowników w kadrach (Płace i Kadry / Kadry) wcisnąć przycisk „Aktualizacja zapisu”  lub klawisze < Ctrl >+< Insert >. Pojawi się okienko „Data aktualizacji”, w którym określamy datę, od której wprowadzamy zmiany na pracowniku – datę podpisana kolejnej umowy (standardowo podpowiada się data zgodna z datą aktualności na Liście pracowników). Po zaakceptowaniu okna z wpisaną datą automatycznie otworzy się formularz pracownika, gdzie dokonujemy stosownych zmian.
W przypadku zawierania kolejnej (przedłużania) umowy o pracę nie zmieniamy daty zatrudnienia. Datę zatrudnienia pozostawiamy z pierwszego zapisu pracownika, ponieważ pracownik został zatrudniony kilka miesięcy wcześniej i nie miał żadnej przerwy w tym zatrudnieniu.

Datę zawarcia kolejnej umowy odnotowujemy w polu „Data zawarcia umowy” – data, z którą podpisano kolejną umowę o pracę. Ponadto zmieniamy datę zwolnienia – jeśli zawieramy umowę na czas nieokreślony pole to pozostaje puste. W przypadku umowy na czas określony bądź zwolnienia pracownika wpisujemy datę rozwiązania umowy. Jest to jednocześnie ostatni dzień, w którym pracownik ma obowiązek stawić się do pracy.

Z poziomu Listy pracowników (Kadry) w menu wydruków jest dostępna gałąź Struktura zatrudnienia do której jest przypięty m.in. raport ‘Struktura zatrudnienia PFRON’.
Jest to raport struktury zatrudnienia dla pracodawców zobowiązanych do wpłat na PFRON. Zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty liczone jest zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie wzorów deklaracji składanych Zarządowi PFRON.
Wydruki struktury zatrudnienia PFRON/ZPChr wyliczają stan zatrudnienia zgodnie z Ustawą o rehabilitacji osób niepełnosprawnych. Poza datami zatrudnienia i zwolnienia ma więc dodatkowo znaczenie stopień niepełnosprawności pracownika, rodzaj zatrudnienia i odnotowane nieobecności.
Do struktury zatrudnienia nie wliczamy osób  niepełnosprawnych przebywających na urlopie bezpłatnym (kody 111 oraz 112) oraz osób pełnosprawnych, zatrudnionych:  

Aby odnotować nieobecność związaną z oddawaniem krwi przez pracownika należy z poziomu zakładki System/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Opisy nieobecności do kart pracy. W pozycji „wolne2” należy wpisać „Krwiodawstwo”. Następnie w gałęzi „Typy nieobecności” należy dodać za pomocą ikony plusa  nieobecność „Krwiodawstwo”, skonfigurowaną w następujący sposób:

Po odnotowaniu pracownikowi nieobecności „Krwiodawstwo” w wypłacie pojawi się pomniejszone wynagrodzenie zasadnicze za nieobecność, a także wynagrodzenie za czas urlopu okolicznościowego.

W programie Comarch ERP Optima istnieje również możliwość rozliczania nieobecności związanej z oddawaniem krwi innym, samodzielnie zdefiniowanym typem wypłaty, np. „Wynagrodzenie za krwiodawstwo”. Aby dodać taki typ wypłaty należy z poziomu zakładki System/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Typy wypłat dodać ikoną plusa  nowy typ wypłaty o tej nazwie. Na oknie formularza typu wypłaty, na zakładce 1. Ogólne można wskazać Algorytm: 8 „Element liczony jak urlop okolicznościowy”. W kolejnym kroku należy w konfiguracji edytować  zdefiniowany wcześniej typ nieobecności „Krwiodawstwo” i w polu „Rozliczenie nieobecności” wskazać utworzony typ wypłaty „Wynagrodzenie za krwiodawstwo”.

Czas pracy osób niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo. W celu zdefiniowania nowego kalendarza dla takiego pracownika należy postępować zgodnie z instrukcją zawartą W jaki sposób zdefiniować kalendarz na cały rok?
Dla osób niepełnosprawnych definiujemy nową Serię kalendarza, w której w dniach pracy wprowadzamy po 7 godzin pracy, np. Od godziny 08:00, Do godziny: 15:00.
Następnie w formularzu danych kadrowych pracownika niepełnosprawnego na zakładce Etat należy w polu Kalendarz ustawić nowy 7-godzinny kalendarz. Dodatkowo, w celu poprawnego wyliczenia limitu urlopu wypoczynkowego, w polu Norma do urlopu dla pełnego wymiaru etatu należy wpisać 7:00.

Z poziomu Płace i Kadry/Kadry dostępna jest funkcja „Przenoszenie danych”, która umożliwia przenoszenie pełnych danych kadrowo – płacowych między bazami Comarch ERP Optima. Funkcjonalność polega na wyeksportowaniu danych do pliku w formacie xml, a następnie zaimportowaniu tego pliku w innej bazie.  Mechanizm ten daje możliwość dalszego naliczania wynagrodzeń po zaimportowaniu danych do nowej bazy uwzględniając przeniesione wypłaty.

Funkcja eksportu działa dla zaznaczonych pracowników. Przenoszone są dane pracowników etatowych, zleceniobiorców oraz osób bez zatrudnienia.

Na oknie eksportu dostępne są dwie opcje:

• Dane kadrowe
• Dane kadrowe wraz z danymi płacowymi (zaznaczona domyślnie).

Po wybraniu jednej z opcji należy wskazać lokalizację zapisywanego pliku oraz jego nazwę.

W celu zaimportowania danych w bazie docelowej należy wybrać opcję ‘Import’. Na oknie importu należy wskazać ścieżkę do pliku xml, który będzie importowany.

Przed importem danych zalecane jest utworzenie kopii bezpieczeństwa. Szczególnie istotne jest to, w przypadku importu do bazy zawierającej już dane.

Import do bazy docelowej pliku zawierającego tylko dane kadrowe skutkuje brakiem możliwości późniejszego importu danych płacowych i powiązania ich z danymi kadrowymi.

Przy przenoszeniu danych należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

• Przy imporcie pracowników sprawdzana jest wartość w polu ImportRowID. W przypadku znalezienia w bazie danych pracownika o takim samym numerze ImportRowID dane pracownika nie zostaną zaimportowane.
• Po zaimportowaniu pracowników do nowej bazy jako ich akronim ustawia się oznaczenie IMP1,IMP2
• Podczas eksportu\importu nie są przenoszone dane o wydziałach/ projektach/ lokalizacjach pracowników. Po zaimportowaniu danych pracownik zostaje przypisany do głównego wydziału i centrum podległościowego – domyślnie jest to ‘Firma’.
• Po zaimportowaniu schematu płatności pracownika w polu odbiorca zawsze ustawia się sam pracownik, nie są przenoszeni inni odbiorcy.
• Do wszystkich zaimportowanych typów wypłat dodawany jest przedrostek IMP.
• Podczas importu umów pracowników zaczytywane są wszystkie umowy pracownika wraz z zestawieniami czasu pracy. Nie są przenoszone numery umów, w trakcie importu ustawiany jest symbol UM1, UM2, UM3
• Podczas importu list płac z bazy źródłowej dotychczasowe symbole zastępowane są symbolami E1 dla wypłaty etatowej, U1 dla wypłaty umowy, I1- dla wypłaty typu inna, Z1 – dla wypłat typu zaliczka oraz zaliczka brutto, P1 – dla pożyczki, EK1 dla listy korygującej.
• Listy płac, które były zaksięgowane w bazie źródłowej po imporcie będą miały status ‘zamknięta’.
• Po zaimportowaniu typów wypłat należy na nowo ustawić powiązanie w przypadku umów oraz elementów będących przychodami PPK, a także między składnikami związanymi ze sobą oraz typami wypłat odwołującymi się do wskaźników. W przypadku typów wypłat zdefiniowanych algorytmem 12 oraz 11 należy zweryfikować poprawność definicji i ustawić powiązanie ze wzorcami płacowymi, jeśli były używane w definicji.