Jak wykonać zmianę stawki zaszeregowania wielu pracownikom jednocześnie?

W module Płace i Kadry Plus dostępna jest opcja ‘Seryjna zmiany wartości pola’, która umożliwia nanoszenie zmian na wiele kartotek pracowniczych jednocześnie. Może zostać użyta także do odnotowania zmiany stawki zaszeregowania wielu pracownikom.

Z poziomu listy pracowników należy zaznaczyć pracowników, których dotyczy zmiana stawki. Następnie pod ikoną ‘Operacje seryjne’  wybrać opcje ‘Seryjna zmiana wartości pola’,  zaznaczyć parametr ‘Z aktualizacją’ i podać datę od kiedy ma obowiązywać nowa stawka. Następnie w sekcji ‘Definicje zmiany’ w polu ‘Nazwa pola’ należy wybrać opcje ‘Stawka zaszeregowania’ oraz podać nową wartość np. 3300. W przypadku obniżenia wynagrodzenia o określony procent należy przejść do zakładki ‘Szczegóły’ i podać wzorzec zmiany np. ‘Historia.Etat.Stawka= Historia.Etat.Stawka*0.9’.  Wynagrodzenie zostanie wówczas obniżone o 10%. Zmianę wykonujemy za pomocą ‘pioruna’.

Więcej informacji dotyczących seryjnych zmian w artykule poniżej:

Seryjna zmiana wartości pola



W jaki sposób odnotować pracownikowi dzień wolny za święto przypadające w sobotę ?

Dzień wolny można odnotować na dwa sposoby: globalnie dla całej firmy lub każdemu pracownikowi indywidualnie.

W pierwszym przypadku należy wejść w System / Konfiguracja / Firma / Płace / Kalendarze i za pomocą przycisku Zmień  otworzyć odpowiedni kalendarz. Na zakładce Kalendarz ustawiamy się na dniu, który chcemy ustawić jako wolny i edytujemy go za pomocą przycisku Zmień . Na formularzu dnia w polu Typ dnia ustawiamy Wolny oraz w polu Rodzaj dnia wolnego: Dzień wolny z tytułu święta. Jest to dobry sposób, jeżeli wszyscy pracownicy w firmie mają oddany ten sam dzień.

Można również oddać dzień wolny każdemu pracownikowi indywidualnie. Naniesienie zmian jest analogiczne jak w pierwszym przypadku, ale dokonywane jest z poziomu Planu pracy pracownika. Plan pracy jest dostępny z listy pracowników w kadrach lub z poziomu formularza danych kadrowych pracownika, jako jedna z opcji dostępna za pomocą  przycisku Kalendarz . Ten sposób jest przydatny, jeżeli pracownicy mają różne dni wolne w zamian za święto przypadające w sobotę.



W jaki sposób odnotować w programie przedłużenie (podpisanie kolejnej umowy) o pracę?

W celu przedłużenia umowy z pracownikiem należy z poziomu listy pracowników w kadrach (Płace i Kadry / Kadry) wcisnąć przycisk „Aktualizacja zapisu”  lub klawisze < Ctrl >+< Insert >. Pojawi się okienko „Data aktualizacji”, w którym określamy datę, od której wprowadzamy zmiany na pracowniku – datę podpisana kolejnej umowy (standardowo podpowiada się data zgodna z datą aktualności na Liście pracowników). Po zaakceptowaniu okna z wpisaną datą automatycznie otworzy się formularz pracownika, gdzie dokonujemy stosownych zmian.
W przypadku zawierania kolejnej (przedłużania) umowy o pracę nie zmieniamy daty zatrudnienia. Datę zatrudnienia pozostawiamy z pierwszego zapisu pracownika, ponieważ pracownik został zatrudniony kilka miesięcy wcześniej i nie miał żadnej przerwy w tym zatrudnieniu.

Datę zawarcia kolejnej umowy odnotowujemy w polu „Data zawarcia umowy” – data, z którą podpisano kolejną umowę o pracę. Ponadto zmieniamy datę zwolnienia – jeśli zawieramy umowę na czas nieokreślony pole to pozostaje puste. W przypadku umowy na czas określony bądź zwolnienia pracownika wpisujemy datę rozwiązania umowy. Jest to jednocześnie ostatni dzień, w którym pracownik ma obowiązek stawić się do pracy.



Jak odnotować pracownikowi nieobecność usprawiedliwioną związaną z oddawaniem krwi?

Aby odnotować nieobecność związaną z oddawaniem krwi przez pracownika należy z poziomu zakładki System/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Opisy nieobecności do kart pracy. W pozycji „wolne2” należy wpisać „Krwiodawstwo”. Następnie w gałęzi „Typy nieobecności” należy dodać za pomocą ikony plusa  nieobecność „Krwiodawstwo”, skonfigurowaną w następujący sposób:

Po odnotowaniu pracownikowi nieobecności „Krwiodawstwo” w wypłacie pojawi się pomniejszone wynagrodzenie zasadnicze za nieobecność, a także wynagrodzenie za czas urlopu okolicznościowego.

W programie Comarch ERP Optima istnieje również możliwość rozliczania nieobecności związanej z oddawaniem krwi innym, samodzielnie zdefiniowanym typem wypłaty, np. „Wynagrodzenie za krwiodawstwo”. Aby dodać taki typ wypłaty należy z poziomu zakładki System/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Typy wypłat dodać ikoną plusa  nowy typ wypłaty o tej nazwie. Na oknie formularza typu wypłaty, na zakładce 1. Ogólne można wskazać Algorytm: 8 „Element liczony jak urlop okolicznościowy”. W kolejnym kroku należy w konfiguracji edytować  zdefiniowany wcześniej typ nieobecności „Krwiodawstwo” i w polu „Rozliczenie nieobecności” wskazać utworzony typ wypłaty „Wynagrodzenie za krwiodawstwo”.

 



Które osoby powinny być uwzględniane na wydruku struktury zatrudnienia PFRON/ZPChr ?

Z poziomu Listy pracowników (Kadry) w menu wydruków jest dostępna gałąź Struktura zatrudnienia do której jest przypięty m.in. raport ‘Struktura zatrudnienia PFRON’.
Jest to raport struktury zatrudnienia dla pracodawców zobowiązanych do wpłat na PFRON. Zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty liczone jest zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie wzorów deklaracji składanych Zarządowi PFRON.
Wydruki struktury zatrudnienia PFRON/ZPChr wyliczają stan zatrudnienia zgodnie z Ustawą o rehabilitacji osób niepełnosprawnych. Poza datami zatrudnienia i zwolnienia ma więc dodatkowo znaczenie stopień niepełnosprawności pracownika, rodzaj zatrudnienia i odnotowane nieobecności.
Do struktury zatrudnienia nie wliczamy osób  niepełnosprawnych przebywających na urlopie bezpłatnym (kody 111 oraz 112) oraz osób pełnosprawnych, zatrudnionych:  

  • na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego (uczniów),
  • przebywających na urlopie rodzicielskim,
  • przebywających na urlopach wychowawczych (kody 121,122),
  • nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej (kod 350),
  • nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego (kody 321, 322),
  • przebywających na urlopach bezpłatnych (z kodem 112) – ma więc znaczenie, czy wpisano pracownikowi nieobecność z kodem 111 (urlop bezpłatny na wniosek pracownika) czy z kodem 112 (udzielony na innej podstawie), ponieważ tylko jeden z nich powoduje, że pracownik nie jest wliczany do stanu zatrudnienia w strukturze PFRON/ZPChr,
  • będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy.    


Jak zrobić deklarację rozliczeniową ZUS DRA dla właściciela?

  • W Kadrach wyświetlamy Listę Właściciele.
    • Otwieramy nowy Formularz danych właściciela za pomocą przycisku plusa.
  • Wypełniamy wymagalne pola na zakładce Ogólne: Akronim, Nazwisko, Imię oraz uzupełniamy pola dotyczące adresu. Na zakładce 3 Etat:
    • W polu Data zatrudnienia/ zawarcia umowy/ rozpoczęcia pracy – podajemy datę rozpoczęcia działalności
    • Wybieramy Rodzaj zatrudnienia: Właściciel
    • Zaznaczamy parametr ‘Dochód deklarowany’. W polu Stawka zaszeregowania pojawi się kwota stanowiąca podstawę naliczania składek ZUS dla osób prowadzących działalność, zapisywana w programie dla danego miesiąca z poziomu Konfiguracja / Program / Płace / Wynagrodzenia.

    Uwaga
    W przypadku właściciela odprowadzającego składki na ubezpieczenia społeczne od obniżonej (preferencyjnej) podstawy wymiaru (30% minimalnego wynagrodzenia) lub dowolnej zadeklarowanej przez niego kwoty – nie zaznaczamy parametru ‘Dochód deklarowany’ – wpisujemy kwotę podstawy ręcznie w polu ‘Stawka’.
    • Na zakładce Ubezpieczenie (etat) należy uzupełnić informacje o ubezpieczeniach właściciela:
    • Kod tytułu ubezpieczenia np. 0510
    • Po zatwierdzeniu kodu przechodzimy klawiszem <Tab> przez kolejne pola – program proponuje objęcie pracownika ubezpieczeniami i daty zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego zgodne z odnotowaną wcześniej datą zatrudnienia.
    • Zaznaczamy parametr ‘Indywidualna DRA’ ponieważ właściciel będzie wykazywany na odrębnej deklaracji (powstaną wówczas dwie deklaracje DRA – jedna dla pracowników a druga dla właściciela) Standardowo parametr ten nie jest zaznaczony – program proponuje umieszczanie właściciela wspólnie z pracownikami. Tworzona jest jedna deklaracja DRA wraz z odpowiednimi załącznikami.

Uwaga
Warunkiem niezbędnym do umieszczenia właściciela na deklaracji ZUS DRA / raportach RCA/RZA jest utworzenie listy płac dla właścicieli (lista płac o rodzaju ‘Właściciel’) i naliczenie właścicielowi ‘wypłaty’ do tej listy. Wypłata zostanie naliczona z kwotą do wypłaty 0,00 zł. Na formularzu wypłaty – zakładka Ubezpieczenie będzie wykazany kod ubezpieczenia, podstawy składek oraz naliczone składki.

  • Wybieramy Listy płac z menu głównego modułu Płace i Kadry.
  • Dodajemy nowy Formularz listy płac i wybieramy (pod przyciskiem Dokument) schemat numeracji o symbolu W (Właściciel). Uzupełniają się pozostałe pola:
    • Rodzaj: Właściciel
    • Data wypłaty np. ostatni dzień bieżącego miesiąca
    • Okres Od: pierwszy dzień bieżącego miesiąca, Do: ostatni dzień bieżącego miesiąca
    • Deklaracja za: bieżący miesiąc (dotyczy deklaracji PIT i ZUS)
    • Miesięcy wstecz: 0 (chcemy rozliczyć tylko bieżący okres)
  • Zapisujemy formularz – widzimy zieloną listę, czyli jest otwarta.
  • Z menu głównego modułu Płace i Kadry wybieramy Wypłaty pracowników.
  • Poprzez przycisk Lista płac wybieramy listę o symbolu W za bieżący miesiąc. Ustawiamy kursor na nazwisku właściciela  i przyciskiem plusa  uruchamiany proces naliczenia wypłaty. Następnie wchodzimy z poziomu Płace i Kadry do Deklaracji ZUS rozliczeniowych i dodajemy deklarację.
  • Na formularzu deklaracji w sekcji Rozliczenie właściciela wciskamy przycisk Właściciel i wybieramy z listy nazwisko właściciela (pozycję tą wypełniamy tylko w przypadku generowania DRA indywidualnie dla właściciela) 


W jak sposób można zaimportować e-zwolnienia pobrane z PUE?

Import zwolnień lekarskich jest dostępny z poziomu Narzędzia/ Importy/ Danych kadrowych/ Z pliku *.csv z e-zwolnieniami. Plik ze zwolnieniem powinien mieć odpowiedni format danych. Po zalogowaniu do PUE w panelu Płatnika należy zaznaczyć wybrane zwolnienie pracownika i wybrać opcję 'Eksportuj’.

Pracownicy znajdujący się w pliku, są identyfikowani z pracownikami w bazie po numerze PESEL lub numerze paszportu, odpowiednio do tego, który z tych numerów identyfikacyjnych jest zapisany w importowanym pliku. Jeśli w bazie jest więcej niż jeden pracownik o danym numerze PESEL (numerze paszportu) zgodnym z danymi z importowanego pliku, nieobecność jest dodawana do wszystkich pracowników o danym identyfikatorze, dotyczy to np. pracowników wieloetatowych. Nieobecność jest dodawana, jeśli w bazie istnieje pracownik o podanym identyfikatorze. Podczas importu e-zwolnień sprawdzana jest poprawność formatu pliku. Jeśli plik ma niepoprawny format pojawi się komunikat: Import nie jest możliwy – niepoprawny format pliku i import się zakończy. Po wykonaniu importu e-zwolnień w logu wyświetlana jest informacja o pracownikach, dla których dodano nieobecność i dla których nie została ona zaczytana, z podaną przyczyną.

Na oknie importu nieobecności z pliku z pobranego z PUE znajduje się  parametr: Zamień nieobecność/obecność na e – Zwolnienie. Działanie parametru:

  • Zaznaczony – e-zwolnienie zostanie zaimportowane, jeśli pracownik nie posiada w tym okresie rozliczonej innej nieobecności. Jeśli okres importowanego e-zwolnienia pokrywa się w całości lub jest dłuższy niż okres występującej u pracownika nieobecności i ta nieobecność nie jest rozliczona, e-zwolnienie zostanie zaimportowane, a inna nieobecność automatycznie usunięta. W przypadku, gdy e-zwolnienie tylko częściowo pokrywa się z wprowadzoną u pracownika nieobecnością i ten pokrywający się okres nie jest rozliczony w wypłacie, pierwotna nieobecność zostanie automatycznie skrócona i zostanie wprowadzone e-zwolnienie. W logu Użytkownik dodatkowo będzie miał dostępną informację o typie nieobecności i jej okresie, który został zamieniony na e-zwolnienie. Jeśli w okresie e-zwolnienia pracownik ma wprowadzoną obecność w kalendarzu (Nie)obecność i za ten miesiąc wypłata etatowa nie jest naliczona obecność zostanie usunięta i zostanie dodane e-zwolnienie. W logu zostanie wykazana informacja o zamianie obecności na e-zwolnienie.

Jeśli występująca u pracownika nieobecność lub jej część pokrywająca się z e-zwolnieniem będzie rozliczona w wypłacie to e-zwolnienie nie zostanie zaimportowanie. W logu zostanie wyświetlona informacja: Błąd importowania nieobecności: Istnieje już rozliczona nieobecność w tym dniu.

Pomimo zaznaczenia parametru Zamień nieobecność/obecność na e – Zwolnienie w przypadku próby zaimportowania e-zwolnienia będącego zwolnieniem chorobowym/zasiłkiem opiekuńczym obejmującego okres, na który wprowadzono: Urlop bezpłatny (111)/wniosek pracownika, Urlop bezpłatny (112)/odrębne ustawy, Urlop macierzyński, Urlop macierzyński dodatkowy, Urlop ojcowski, Urlop rodzicielski nie łączony z pracą na część etatu, Urlop wychowawczy (121), Urlop wychowawczy (122), służbę wojskową oraz dodatkowo w przypadku e-zwolnienia będącego zasiłkiem opiekuńczym przypadającym w okresie urlopu wypoczynkowego e-zwolnienie nie zostanie zaimportowane.

  • Nie zaznaczony – e-zwolnienie nie zostanie zaimportowane, jeśli pracownik w jego okresie ma wprowadzoną inną nieobecność (obecne działanie).