Użytkownicy mają możliwość wybrania następujących typów nieobecności: 

W celu odnotowania takiej nieobecności należy po wejściu w kalendarz (Nie)obecności pracownika dodać plusem nieobecność i  formularzu nieobecności wybrać typ nieobecności (urlop macierzyński lub rodzicielski), podać daty a następnie określić przyczynę (urlop macierzyński 100%, urlop macierzyński 80%, urlop rodzicielski 100%, urlop rodzicielski 80% lub urlop rodzicielski 60%).

Po wprowadzeniu jednej z tych nieobecności w wypłacie naliczy się odpowiedni zasiłek w wysokości 100%, 80% lub 60%.

Od wersji 2021.0.1 Comarch ERP Optima na formularzu nieobecności Urlop ojcowski/rodzicielski/ wychowawczy zostało dodane pole Opieka nad, w którym umożliwiono wskazanie dziecka, na które został udzielony dany urlop. Na rozwijanej liście wykazywane są dzieci wprowadzone na Listę członków rodziny z kodem stopnia pokrewieństwa 11 – dziecko własne, przysposobione lub dziecko drugiego małżonka. Edycja tego pola jest dostępna także na rozliczonych nieobecnościach. Dane dziecka wpisane w tym polu będą wykazane na świadectwie pracy.

Plan pracy powinien zawierać informacje na temat harmonogramu pracy danej osoby. Domyślnie dane w tym oknie pobierane są z Kalendarza, wg którego jest rozliczany pracownik. Jeśli firma korzysta z Kalendarza Standard, to Plan pracy będzie skonfigurowany następująco: od poniedziałku do piątku praca w godzinach 7:00-15:00, sobota – dzień wolny i niedziela – święto. Poszczególne dni będą miały oznaczenie czerwonymi krzyżykami, co oznacza, że operator nie modyfikował żadnego z tych dni ręcznie. Jeśli planowo danej osobie chcemy zmienić harmonogram, to w kolejne dni należy wejść przy użyciu przycisku lupy i zmienić godziny pracy lub typ dnia. Po jakiejkolwiek modyfikacji użytkownika dzień zostanie oznaczony na kolor zielony/ turkusowy. Z Planu pracy dane są zaczytywane do okna, gdzie wpisywany jest Czas pracy / Nieobecności.

Przy pracowniku zatrudnionym na część etatu często występuje w praktyce sytuacja, że przez np. 3 dni w tygodniu praca jest zaplanowana po 8 godzin, a przez pozostałe 2 dni są dniami wolnymi. Wówczas w Planie pracy powinno być to odnotowane. Przykładowo: poniedziałek – środa praca od 8:00 do 16:00, czwartek – sobota: dzień wolny, niedziela – święto. Gdy plan nie zostanie odpowiednio zmodyfikowany, za dni wolne policzone zostanie wynagrodzenie poniżej normy, a za dni pracy po 8 godzin dopłaty do nadgodzin i wynagrodzenie powyżej normy. Wynika to z faktu, że każdy dzień standardowego kalendarza przeliczany jest proporcjonalnie wg wymiaru etatu.

e-Teczka

– elektroniczna dokumentacja pracownicza dostępna w programie, służy przechowywaniu dokumentów kadrowych związanych z pracownikiem w formie elektronicznej, umożliwiając jednocześnie łatwy dostęp do danych pracownika. Funkcjonalność jest dostępna w module Płace i Kadry oraz Płace i Kadry Plus z poziomu listy pracowników oraz z formularza pracownika.

Dodawanie dokumentu do e-teczki pracownika jest możliwe z poziomu okna e-Teczka za pomocą przycisku 

Formularz dokumentu w e-Teczce zawiera następujące dane:

• numer dokumentu, ze standardowo wskazanym w konfiguracji schematem numeracji,
• tytuł dokumentu – w tym polu użytkownik ma możliwość wybrania tytułu dokumentu z listy słownikowej
• opis – pole do wpisania dodatkowych informacji dotyczących wprowadzanego dokumentu,
• część e-Teczki, w której jest dany dokument,
• datę dokumentu,
• informacje dotyczące dołączonego do dokumentu pliku w formacie PDF, jego lokalizacji wraz ze ścieżką, operatorze, który dodał plik PDF oraz czy został opatrzony podpisem cyfrowym, jeśli dokument został podpisany podpisem cyfrowym to również znajduje się informacja o dacie podpisu.

W sytuacji, kiedy wynagrodzenie pracownika co miesiąc będzie wypłacane częściowo gotówką, a częściowo przelewem (np. 50% z  kasy i reszta czyli 50% plus ewentualne nadwyżki przelewem na konto) :

Typ limitu Urlop dodatkowy (niepełnosp.) jest naliczany dla pracownika, który przepracował co najmniej rok po odnotowaniu umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności lub w zapisie historycznym dotyczącym roku naliczania urlopu ma odnotowaną informację o liczbie dni dodatkowego urlopu na formularzu pracownika na zakładce [3.Etat] w polu ‘Liczba dni dodatkowego limitu urlopowego’.

Limit Urlop dodatkowy (niepełnosp.) jest dodawany automatycznie podczas dodawania limitu urlopu wypoczynkowego. Użytkownik może dodać go także samodzielnie.

Przejdźmy do naliczenia pracownikowi, który przepracował już 2 lata po uzyskaniu znacznego stopnia niepełnosprawności limitu Urlop dodatkowy (niepełnosp.).

1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
2. Ustaw się na wybranym pracowniku a następnie przy ikonie Kalendarz   rozwiń menu dostępnych opcji i wybierz Limity nieobecności.
3. Jeśli pracownik nie ma jeszcze naliczonego za dany rok limitu urlopu wypoczynkowego za pomocą ikony   dodaj limit nieobecności i jako typ wybierz Urlop wypoczynkowy. Program automatycznie doda także limit Urlop dodatkowy (niepełnosp.).

4. Jeśli pracownik ma już naliczony limit urlopu wypoczynkowego limit Urlop dodatkowy (niepełnosp.) dodasz za pomocą ikony ,  Na formularzu limitu wskaż jako typ Urlop dodatkowy (niepełnosp.).
5. Zapisz Formularz limitu nieobecności oraz uzupełnioną Listę limitów nieobecności.

Informację o uczestnictwie/ rezygnacji należy odnotować poprzez aktualizację danych pracownika.  Aktualizacja powinna zostać wprowadzona zgodnie z datą przystąpienia pracownika do PPK lub datą złożenia przez niego rezygnacji.

W tym celu należy podświetlić pracownika i wcisnąć przycisk „Aktualizacja zapisu”  lub klawisze < Ctrl >+< Insert >.  Pojawi się okno Data aktualizacji, w którym należy podać datę, od której obowiązują zmiany na pracowniku. Po zaakceptowaniu okna z wpisaną datą automatycznie otworzy się formularz pracownika, na zakładce [PPK/Dodatkowe] należy wprowadzić, datę przystąpienia lub datę rezygnacji pracownika. Po zapisaniu formularza danych kadrowych, zostanie dodana nowa pozycja na liście zapisów historycznych pracownika.

W module Płace i Kadry Plus za pomocą ‘Seryjnej zmiany wartości pola’ jest możliwość wprowadzenia informacji o uczestnictwie/ rezygnacji z PPK dla zaznaczonych pracowników.

Z poziomu listy pracowników należy zaznaczyć pracowników. Następnie pod ikoną ‘Operacje seryjne’  wybrać opcje ‘Seryjna zmiana wartości pola’, zaznaczyć parametr ‘Z aktualizacją’ i podać datę od kiedy ma obowiązywać zmiana. Następnie w sekcji ‘Definicje zmiany’ kliknąć w ikonę lupki zaznaczyć parametr Wyświetl dodatkową listę pól a następnie odszukać właściwą pozycję (PPK -data przystąpienia lub PPK – data rezygnacji).

Zmianę wykonujemy za pomocą ‘pioruna’.

Aby wykazać nazwę skróconą lub REGON na deklaracji DRA dla właściciela(osoby prowadzącej działalność gospodarczą) należy wejść w System /Konfiguracja/ Firma / Płace / Zobowiązania wobec ZUS/PFRON i zaznaczyć parametr Regon firmy na DRA właściciela lub/i parametr Nazwa skr. firmy na DRA właściciela.