W przypadku pojawienia się powyższego komunikatu należy sprawdzić czy zostały spełnione warunki gwarantujące wykonanie inwentaryzacji.

Zamknięcie inwentaryzacji z kontrolą poprawności dokumentów.
Aby inwentaryzacja mogła zostać zamknięta na listach nie mogą występować rezerwacje, zamówienia, dokumenty w buforze lub dokumenty handlowe (FA, PA, FZ), które nie są skojarzone z dokumentami magazynowymi. Jeśli program napotka na takie dokumenty sprawdza, czy dotyczą one towarów (wtedy nie pozwoli na zamkniecie inwentaryzacji) czy też usług (wtedy inwentaryzacja zostanie zamknięta). Jeśli zamknięcie inwentaryzacji zostanie przerwane – program wyświetla listę dokumentów, które są za to odpowiedzialne. Znacznie ułatwia to korygowanie bazy danych tak, aby zamknięcie inwentaryzacji było możliwe.

Przed zamknięciem inwentaryzacji należy:

Zamknięcie inwentaryzacji bez kontroli poprawności dokumentów.
Istnieje również możliwość zamknięcia inwentaryzacji bez kontroli poprawności dokumentów. W tym celu w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry w zakładce [Inwentaryzacja], należy zaznaczyć parametr: Inwentaryzacja bez kontroli poprawności dokumentów. Wówczas program wyświetli informację, że inwentaryzacja będzie zamknięta bezwarunkowo i, po akceptacji Użytkownika, tworzy dokumenty PWAI (Przyjęcie Wewnętrzne)/ RWAI (Rozchód Wewnętrzny).

Należy pamiętać, że w przypadku zamykania bezwarunkowego inwentaryzacji, jeśli po wykonaniu inwentaryzacji zostaną zapisane dokumenty wpływające na stan magazynu z datą wcześniejszą niż data arkusza, to ilości na arkuszu nie będą zgodne z ilościami na stanie magazynowym na dzień utworzenia arkusza.

Do Faktury Pro-Forma istnieje już faktura zaliczkowa która jest zapisana w buforze. Przed wystawieniem kolejnej faktury zaliczkowej, należy zatwierdzić na stałe poprzednią zaliczkę. Numery powiązanych dokumentów można sprawdzić po wejściu w konkretny dokument, na zakładce Dokumenty.

W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów można tworzyć schematy numeracji dokumentów. Jeżeli dla dokumentu rozchodu/ przychodu jako jeden z członów numeru wskażemy [serię] to w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Serie dokumentów dla tego typu dokumentu należy zdefiniować konkretne nazwy serii. Wykorzystując ten schemat podczas tworzenia dokumentu będzie można wybrać serię spośród pozycji zdefiniowanych na tej właśnie liście lub dodać nową serię wybierając z rozwijanej listy opcję <Nowa>.

Jeśli seria ma być uzależniona od Operatora wystawiającego dokument, wtedy definiując schemat numeracji należy zaznaczyć parametr Pobieraj serię domyślną dla operatora (parametr jest dostępny również na już istniejących schematach). Serię domyślną dla poszczególnych Operatorów należy definiować na formularzu Operatora (menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce Parametry.

Jeśli podczas pracy z programem pojawi się powyższy komunikat dotyczący braku uprawnień do wykonania danej procedury, to użytkownik powinien skontaktować się z operatorem programu, który posiada uprawnienia administratora. Komunikat ma związek z nałożeniem na użytkownika blokad dostępu z poziomu karty operatora (w tym przypadku blokada dotyczy formularza faktury zakupu).

Komunikat ten oznacza, że w bazie danych programu znajdują się już Kontrahenci o podobnych danych do danych Kontrahenta wprowadzanego w tej chwili.

Program Comarch ERP Optima został wyposażony w mechanizm kontroli podobieństwa danych wprowadzanych na kartach kontrahentów. Zadaniem tego mechanizmu jest ostrzeganie Użytkownika (podczas zapisu karty kontrahenta) o występowaniu w bazie danych kart kontrahentów o identycznych lub podobnych danych. Kontrola podobieństwa jest wykonywana na podstawie zawartości pól zawierających nazwę Kontrahenta oraz jego numer NIP. Przy sprawdzaniu występowania podobnych kontrahentów nie są brani pod uwagę kontrahenci, dla których zaznaczono parametr Nieaktywny.

W przypadku nie zatwierdzenia komunikatu na wyświetlonej liście Kontrahentów uzyskamy możliwość podglądu kart Kontrahentów o podobnych danych do obecnie wprowadzanego. Jeżeli nie chcemy, aby program sprawdzał podobieństwa należy w System/Konfiguracja/Firma/Ogólne/Parametry dla opcji „Sprawdzanie występowania podobnych kontrahentów” zaznaczyć opcję brak.

Wybranie opcji Ostrzegaj spowoduje, że podczas zapisu po znalezieniu podobnego kontrahenta pokazuje się komunikat: Znaleziono kontrahenta (-ów) o podobnych danych. Czy mimo to chcesz zapisać dane? Wciśnij Tak, aby zapisać lub Nie, aby zobaczyć dane znalezionego kontrahenta (-ów).. Wybranie opcji Tak powoduje zapis zduplikowanej karty kontrahenta.

Komunikat ten pojawia się w momencie, gdy próbujemy anulować dokumenty, które zostały zaksięgowane do księgowości kontowej (dokument wyświetla się na liście na niebiesko). Aby możliwe było anulowanie tego dokumentu należy wcześniej usunąć zapis księgowy, wybierając na liście dokumentów opcję „Usuń zapis księgowy” – dostępną w menu kontekstowym (pod prawym przyciskiem myszy). Po usunięciu zapisu księgowego, dokument będzie wyświetlany na liście na czarno i możliwe będzie jego anulowanie.

Jeżeli wystąpi sytuacja, w której dokument jest w kolorze czarnym a nadal nie ma możliwości anulowania dokumentu, na początku należy zweryfikować, czy istnieją dokumenty powiązane, które również są zaksięgowane, jeżeli takie nie istnieją to wówczas należy wówczas pobrać i zainstalować najnowsze Service Pack do SQL Serwer.

Ostrzeżenie w postaci komunikatu występuje przy częściowym fakturowaniu zaliczki, jeśli wartość zaliczek pobranych na dokument przekracza wartość pozycji na dokumencie. Wartość zaliczek, jakie chcemy rozliczyć z danym dokumentem można ustalić na zakładce Płatności, gdzie znajduje się tabela Faktury zaliczkowe. Można zmniejszyć wartość zaliczki, jaką rozliczamy z Fakturą Sprzedaży (wartość ustalamy w kolumnie Kwota) lub też zrezygnować z rozliczania wybranych zaliczek (możemy ustawić wartość w kolumnie Użyj na NIE). Domyślnie tabela z Fakturami Zaliczkowymi ma ustawienia pól: „Użyj” na TAK, Stawka VAT zaliczki, „Kwota” wypełniona ma wartość równą wartości z pola „Kwota maks.”. Po wprowadzeniu zmian w tabelce „Faktury zaliczkowe”, automatycznie przeliczane są wartości w tabelce VAT. Kwoty z zaliczek pojawiają się w tabelce VAT na minus. Jeśli zaliczki wystawione są na różne stawki VAT, wówczas w tabelce VAT oraz w tabelce „Faktury zaliczkowe” kwoty zaliczek widnieją w rozbiciu na stawki VAT.