Najczęstszą przyczyną ‘błędu krytycznego’ jest brak numeru PESEL lub numeru paszportu w przypadku obcokrajowców w dokumentach ZUS RCA przesyłanych do programu Płatnik. W przypadku braku tych danych, podczas importowania deklaracji program Płatnik zgłasza komunikat ‘Wystąpił błąd krytyczny podczas wykonywania pracy kreatora. Wystąpił błąd podczas parsowania KEDU…’, a w dalszej treści komunikatu występuje ciąg ‘p3’, oznaczający nazwę brakującego pola w importowanej deklaracji.

Uzupełnienie brakujących danych w programie Comarch ERP Optima oraz ponowne przeliczenie i wyeksportowanie deklaracji, pozwala uniknąć pojawienia się komunikatu.

Podczas naliczania deklaracji ZUS DRA program Comarch ERP Optima weryfikuje, czy pracownicy mają uzupełniony numer PESEL lub inny identyfikator wymagany przez ZUS np. numer paszportu. Jeżeli pracownik nie ma uzupełnionych odpowiednich danych w oknie Wyliczenie deklaracji pojawi się ostrzeżenie: Brak wypełnionego identyfikatora: imię nazwisko pracownika.

Aby samodzielnie zweryfikować u których pracowników wymagane jest uzupełnienie danych można skorzystać z kolumny na liście pracowników, w której wyświetlany jest nr PESEL. Jeśli kolumna jest niewidoczna, należy użyć opcji 'Przywróć układ domyślny’, która jest dostępna w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszki.

Równie częstą przyczyną omawianego błędu jest brak informacji o nazwie skróconej firmy na deklaracjach ZUS. Wprowadzamy ją w System /Konfiguracja / Firma / Dane firmy / PIT-4R, CIT-8.

Szczegółowy zakres informacyjny dotyczący dokumentów ZUS oraz opisu poszczególnych nazw pól, które mogą pojawiać się w komunikacie błędu, znajduje się w dokumencie umieszczonym na  stronie internetowej ZUS.

W programie Comarch ERP Optima nie ma standardowej umowy cywilnoprawnej, od której byłby naliczany 32 % podatek.

Aby zdefiniować taką umowę należy wejść w Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat a następnie:

1. Przyciskiem plusa otworzyć formularz nowego typu wypłaty,
2. Wpisać nazwę i skrót dodawanej umowy cywilnoprawnej, nazwa musi się różnić od nazw umów istniejących już w programie,
3. W polu Rodzaj wybrać Umowa,
4. Określić algorytm wyliczania wartości umowy: 1, 4, 6, 12 (algorytm 12 dostępny tylko w module Płace i Kadry Plus) lub 14,
5. Na zakładce 2. Podatki/Nieobecności wybrać: 
   • właściwą pozycję na deklaracji PIT (dla umów które mają wchodzić na PIT-11 oraz PIT-4R należy podać jedną z dostępnych pozycji na PIT-8B),
   • sposób naliczania zaliczki podatku – Procent i w polu obok wpisać 32%,
   • sposób naliczania kosztów uzyskania przychodów – procentowe, podając obok właściwy procent – np. 20%,
   • sposób naliczania składek ZUS, składki zdrowotnej,
   • wliczanie umowy do podstawy zasiłków z ubezpieczenia chorobowego.          
6. Na zakładce 3. Szczegółowe decydujemy o pozostałych parametrach, z uwzględnieniem pól: wliczany do GUS, pozycja na Rp-7.

W wersji Comarch ERP Optima 2018.6. wprowadzono mechanizm automatycznego naliczania się ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy dla zwolnionego pracownika w wypłacie etatowej  za ostatni miesiąc zatrudnienia.

Aby ekwiwalent za niewykorzystany urlop naliczył się w wypłacie etatowej automatycznie, muszą być spełnione warunki:

• pracownik ma odnotowaną w kadrach datę zwolnienia w zapisie historycznym dotyczącym okresu, za który jest naliczona wypłata na liście etatowej,
• pracownik nie ma przedłużonej umowy z dniem kolejnym po zwolnieniu,
• wypłata jest naliczana na liście płac o rodzaju Etat,
• pracownik ma niewykorzystany urlop w standardowym limicie nieobecności urlop wypoczynkowy, którego data do jest równa dacie zwolnienia pracownika,
• pracownik nie ma naliczonego standardowego typu wypłaty Ekwiwalent za niewykorzystany urlop, na innej liście płac za ten sam miesiąc.

Mechanizm automatycznego naliczania się ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, dotyczy tylko list płac o rodzaju Etat, które nie są przeznaczone dla pracowników tymczasowych (na liście płac nie jest zaznaczony parametr Lista tylko dla pracowników tymczasowych). Nie ma obsługi automatycznego naliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop dla pracowników tymczasowych.

W starszych wersjach programu aby naliczyć ekwiwalent należało naliczyć wypłatę na liście Etat lub Inna  a następnie na zakładce Elementy wypłaty dodać plusem typ wypłaty – Ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

Od wersji 2019.6 Użytkownik ma możliwość wyłączenia automatycznego naliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Z poziomu Konfiguracja /Firma/ Płace/ Parametry należy odznaczyć parametr ‘Ekwiwalent za urlop liczony automatycznie po zwolnieniu pracownika’. Parametr domyślnie jest zaznaczony.

Funkcjonalność ta opisana została w Filmie instruktażowym 

Generując deklaracje ZUS (rozliczeniowe, zgłoszeniowe, IWA) należy:

1. Dodać plik KEDU – z poziomu Płace i Kadry / Pliki KEDU lub bezpośrednio na formularzu deklaracji po kliknięciu w przycisk ‘KEDU’.
2. Wyliczyć deklarację przyciskiem ‘Piorunka’.
3. Wyeksportować deklarację do programu Płatnik –  po naciśnięciu przycisku eksportu pojawia się ścieżka, gdzie należy wskazać lokalizację i podać nazwę pliku np. dra.xml (prawidłowe rozszerzenie pliku to *.xml).

Podczas tworzenia deklaracji za kolejne miesiące rozszerzenie pliku jest pamiętane.

Deklaracja DRA naliczona w aktualnej wersji programu Comarch ERP Optima zapisywana jest jako deklaracja w wersji 5 formularza – numer ten jest widoczny na liście deklaracji DRA.

Kod terminu składania deklaracji ZUS określamy z poziomu System/Konfiguracja/Forma/Płace/Zobowiązania wobec ZUS/PFRON.

Na formularzu danych kadrowych pracownika na zakładce Inne informacje w części FP/FGŚP znajdują się następujące parametry: ’Nie naliczać składek na FP’ oraz ’Nie naliczać składek na FGŚP’.  Zaznaczenie ich oznacza zaprzestanie naliczania składek na FP i FGŚP dla danego pracownika.

Od 1 lipca 2009 r. obowiązuje zwolnienie z obowiązku opłacania składek na FP i FGŚP za pracowników, którzy ukończyli 55 lat (kobiety) lub 60 lat (mężczyźni). W związku  z tym parametry oraz dane dotyczące okresu zwolnienia ze składek FP/FGŚP są automatycznie wypełniane po wprowadzeniu daty urodzenia oraz płci pracownika. Zwolnienie ustawiane jest od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pracownik ukończył 55 lat (w przypadku kobiet) lub 60 lat (w przypadku mężczyzn), a w przypadku osób urodzonych 1-go dnia miesiąca, zwolnienie ustawiane od miesiąca w którym pracownik kończy 55/60 lat. Dodatkowo sprawdzana jest data obowiązywania zmian w przepisach i w przypadku pracowników, którzy ukończyli odpowiednio 55 lat(kobiety) i 60 lat (mężczyźni) przed 01.07.2009 ustawiana jest ta data.

W przypadku zwolnienia z opłacania składek na FP i FGŚP z innych przyczyn należy zmienić okres zwolnienia z  opłacania FP/FGŚP. Zmianę tą należy odnotować poprzez aktualizację zapisu.

W module Płace i Kadry Plus można również dokonać seryjnej zmiany dla wielu zaznaczonych pracowników za pomocą operacji ‘Seryjnej zmiany wartości pola’, aktualizując dane z odpowiednią datą.

W odniesieniu do osób, które mają odnotowane zwolnienie ze składek FP/FGŚP okresowo (np. przez 36 miesięcy po powrocie z urlopu wychowawczego), w zapisie historycznym przypadającym po zakończeniu tego okresu, należy usunąć zaznaczenie zwolnienia z FP i FGŚP – wówczas na zapisie formularza program ustawi automatycznie daty wyliczone jako przypadające po ukończeniu 55/60 lat przez tego pracownika.

Jeżeli pracownik powinien otrzymać pełną kwotę dodatku stażowego, niezależnie od ilości godzin / dni przepracowanych w miesiącu, ale nie powinny być naliczane składki ZUS od kwot należnych za okres zwolnień lekarskich, w programie Comarch ERP Optima należy z poziomu System / Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat  zdefiniować dwa typy wypłat: 

Przede wszystkim należy sprawdzić jakie informacje zostały wprowadzone na formularzu danych kadrowych pracownika na zakładce 2 Nr ident./podatki. W sekcji ’Koszty i ulga’ powinny być wprowadzone odpowiednie współczynniki kosztów uzyskania i ulgi podatkowej. Jeżeli wprowadzono współczynnik 0, wówczas na formularzu wypłaty pracownika – zakładka ‘Podatki’ w polu koszty uzyskania / ulga podatkowa ‘Należne w miesiącu’ będzie wartość 0. Jeżeli natomiast w wypłacie pracownika koszty uzyskania / ulga podatkowa ‘Należne w miesiącu’ mają stosowną wartość, ale w polu 'Odliczone’ jest wartość 0, wówczas najprawdopodobniej pracownik ma w tym miesiącu deklaracji naliczoną drugą wypłatę, w której koszty uzyskania/ ulga podatkowa zostały już odliczone. Obliczając składki ZUS i zaliczkę na podatek dochodowy uwzględniane są wszystkie wypłaty dokonane w obrębie danego miesiąca deklaracji (podatek i składki są liczone globalnie).

Przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych pracodawca stosuje: 

Takie rozstrzygnięcie wynika z art. 32 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176; z późn. zm.).

Pracodawca od łącznej kwoty wypłat dokonanych pracownikowi w danym miesiącu deklaracji obowiązany jest więc obliczyć składki ZUS oraz potrącić zaliczkę na podatek dochodowy stosując pojedyncze koszty uzyskania i pojedynczą kwotę zmniejszającą podatek.

Skoro więc w pierwszej wypłacie pracownika koszty uzyskania / ulga podatkowa zostały już odliczone, nie ma podstaw do odliczenia ich w drugiej wypłacie.

Aby sprawdzić jakie wynagrodzenia w danym miesiącu zostały pracownikowi wypłacone, należy z poziomu formularza danych kadrowych pracownika uruchomić Wydruki płacowe – ‘Karta wynagrodzeń wg deklaracji’, wskazując w parametrach wydruku odpowiedni miesiąc deklaracji. Można to również sprawdzić z poziomu okna Wypłaty pracowników, po zaznaczeniu pracownika wybierając z głównego menu przycisk 'Lista wszystkich wypłat pracownika’.