Dlaczego pracownikowi nie policzyły się w wypłacie koszty uzyskania przychodów oraz ulga podatkowa?

Przede wszystkim należy sprawdzić jakie informacje zostały wprowadzone na formularzu danych kadrowych pracownika na zakładce 2 Nr ident./podatki. W sekcji ’Koszty i ulga’ powinny być wprowadzone odpowiednie współczynniki kosztów uzyskania i ulgi podatkowej. Jeżeli wprowadzono współczynnik 0, wówczas na formularzu wypłaty pracownika – zakładka ‘Podatki’ w polu koszty uzyskania / ulga podatkowa ‘Należne w miesiącu’ będzie wartość 0. Jeżeli natomiast w wypłacie pracownika koszty uzyskania / ulga podatkowa ‘Należne w miesiącu’ mają stosowną wartość, ale w polu 'Odliczone’ jest wartość 0, wówczas najprawdopodobniej pracownik ma w tym miesiącu deklaracji naliczoną drugą wypłatę, w której koszty uzyskania/ ulga podatkowa zostały już odliczone. Obliczając składki ZUS i zaliczkę na podatek dochodowy uwzględniane są wszystkie wypłaty dokonane w obrębie danego miesiąca deklaracji (podatek i składki są liczone globalnie).

Przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych pracodawca stosuje: 

  • koszty uzyskania przychodu w pojedynczej wysokości, tj. w kwocie 250 zł miesięcznie (stawka obowiązuje od 10.2019r. wcześniej 111,25 zł), a jeśli miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika położone jest poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy i pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę, to wówczas miesięczne koszty uzyskania przychodu wynoszą 300 zł,(stawka obowiązuje od 10.2019r. wcześniej 139,06 zł),
  • kwotę zmniejszającą podatek w pojedynczej wysokości,  w wysokości 300 zł.(stawka obowiązuje od 07.2022 r. wcześniej 425 zł).

Takie rozstrzygnięcie wynika z art. 32 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176; z późn. zm.).

Pracodawca od łącznej kwoty wypłat dokonanych pracownikowi w danym miesiącu deklaracji obowiązany jest więc obliczyć składki ZUS oraz potrącić zaliczkę na podatek dochodowy stosując pojedyncze koszty uzyskania i pojedynczą kwotę zmniejszającą podatek.

Skoro więc w pierwszej wypłacie pracownika koszty uzyskania / ulga podatkowa zostały już odliczone, nie ma podstaw do odliczenia ich w drugiej wypłacie.

Aby sprawdzić jakie wynagrodzenia w danym miesiącu zostały pracownikowi wypłacone, należy z poziomu formularza danych kadrowych pracownika uruchomić Wydruki płacowe – ‘Karta wynagrodzeń wg deklaracji’, wskazując w parametrach wydruku odpowiedni miesiąc deklaracji. Można to również sprawdzić z poziomu okna Wypłaty pracowników, po zaznaczeniu pracownika wybierając z głównego menu przycisk 'Lista wszystkich wypłat pracownika’.



Co należy wprowadzić w systemie, aby dla pracownika, który wkroczył w drugi próg podatkowy, ale rozlicza się podatkowo wspólnie z małżonkiem, nadal była naliczana 12% zaliczka podatku?

Informacje dotyczące m.in. skali podatkowej, rozliczania podatku od wynagrodzeń pracownika znajdują się na formularzu danych kadrowych pracownika – zakładka Nr ident./podatki.

W przypadku standardowego sposobu rozliczania podatkowego nie należy modyfikować zapisów. Jeśli jednak pracownik rozliczany jest w inny sposób (np. wspólnie z małżonkiem), musi to znaleźć odzwierciedlenie w jego danych.
Domyślnie w programie na formularzu danych kadrowych pracownika proponują się standardowe progi podatkowe. Jeżeli istnieje konieczność zmiany progów podatkowych, należy odznaczyć pole ‘Standardowe’, co umożliwi edycję kwot progowych i stawek podatku. Pracownikowi, który wspólnie opodatkowuje się z małżonkiem, należy zmodyfikować pozycję ‘Dochód ponad’ wprowadzając odpowiednio wyższą kwotę, procenty pozostają te same.

Wprowadzając modyfikację progów podatkowych należy pamiętać, że zmiany te dotyczą całego okresu obowiązywania danego zapisu historycznego. Konieczne jest więc przywrócenie standardowych ustawień w nowym roku podatkowym. Należy to zawsze robić poprzez aktualizację danych z datą 1 stycznia nowego roku i ponowne  zaznaczenie standardowych progów.



Czy podczas naliczania składek PPK znaczenia ma okres, za który przysługuje wynagrodzenie czy data wypłaty?

W przypadku naliczania składek PPK znaczenie ma data wypłaty wynagrodzenia. Z dniem zawarcia umowy o prowadzenie PPK osoba zatrudniona staje się uczestnikiem PPK i od każdego wynagrodzenia wypłaconego po jej zawarciu należy naliczać składki PPK. Składki PPK naliczamy od wszystkich elementów wynagrodzenia, które stanowią podstawę naliczania składek emerytalno-rentowych.

Przykład

Pracodawca zawarł w imieniu i na rzecz pracownika umowę o prowadzenie PPK 5.11.2020. Pracownik miał wypłacone w listopadzie:

– wynagrodzenie za październik 2020 r. – data wypłaty 4.11.2020 r. – od tej wypłaty nie naliczamy składek PPK,
– premię za październik 2020 r. – data wypłaty 9.11.2020 – od całej wypłaty należy naliczyć składki PPK



Dlaczego zaliczka podatku wykazana na PIT-4 jest niższa niż zaliczka podatku wykazana na podsumowaniu list płac za dany okres?

Najczęściej różnica w wykazanej zaliczce podatku spowodowana jest ustawieniem w konfiguracji  dodatków/umów pozycji na deklaracji PIT (System/Konfiguracja/Firma/Płace/Typy wypłat). Jeśli dodatek ma być wykazywany na PIT 4, w  polu 'pozycja na deklaracji PIT’  powinna być wybrana pozycja zaczynająca się od PIT-4 lub PIT-8B. Jeśli wybrana jest pozycja np. PIT-11 to podatek będzie wykazywany tylko na PIT-11, nie będzie wykazany na PIT-4.



Od czego zależy dopełnianie urlopu do podstawy zasiłku chorobowego?

O sposobie dopełniania urlopu do podstawy zasiłku chorobowego decydują parametry znajdujące się w konfiguracji firmy (System/ Konfiguracja / Firma / Płace / Parametry). Są to parametry pod nagłówkiem ‘W miesiącu wymagającym uzupełnienia podstawy zasiłku chorobowego’ : 

  • gdy jest dodatek dopełniany, wynagrodzenie za urlop wliczane bez dopełnienia – dotyczy sposobu wliczania wynagrodzenia zasadniczego i wynagrodzeń za urlop wypoczynkowy i okolicznościowy do podstawy chorobowego. Gdy pracownik w danym miesiącu miał dodatkowo naliczony dodatek wliczany do zasiłków metodą dopełniać wg dni lub dopełniać wg godzin. Działanie:
    • zaznaczony –wynagrodzenie zasadnicze jest wliczane do podstawy chorobowego w kwocie nominalnej, a wynagrodzenie za urlop w kwocie będącej różnicą pomiędzy wynagrodzeniem za urlop, a pomniejszeniem za ten urlop w wynagrodzeniu zasadniczym,
    • niezaznaczony (domyślne ustawienie) – w miesiącu, w którym wystąpił zarówno urlop, jak i nieobecność powodująca dopełnienie (np. zwolnienie lekarskie, urlop bezpłatny) i dodatkowo wypłacony jest element wynagrodzenia wliczany do wynagrodzenia jako ‘Dopełniać wg dni’ lub ‘Dopełniać wg godzin’ wynagrodzenie zasadnicze i wynagrodzenie urlopowe będą dopełniane wg dni.

Tym samym powoduje to na wydrukuZ-3 warunkowe wykazywanie wynagrodzenia zasadniczego i dodatków urlopowych w różnych kolumnach tabelki ze składnikami miesięcznymi – zależnie od ustawienia gdy jest dodatek dopełniany, wynagrodzenie za urlop wliczane bez dopełnienia

Powyższe  wynika z  komentarza  do  Ustawy  z  dnia  25 czerwca  1999  r.  o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego  w razie choroby i macierzyństwa, pkt 290 komentarza, w szczególności przypadek omówiony w przykładzie 3:

„Jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się  w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia w skutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych, przy obliczaniu podstawy wymiaru:

  1. wyłącza  się wynagrodzenie  za  miesiące,  w  których pracownik  przepracował mniej  niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy,
  2. przyjmuje  się,  po  uzupełnieniu, wynagrodzenie  za  miesiące,  w  których  pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w tym miesiącu czasu pracy.

Na  równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego oraz inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje  prawo do  wynagrodzenia.

W  przypadku, gdy wynagrodzenie  pracownika  składa  się ze składników stałych  i zmiennych, a w miesiącu, który wymaga uzupełnienia pracownik otrzymał także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, wówczas całość wynagrodzenia, w tym także składniki stałe, należy przy uzupełnianiu potraktować jako składniki zmienne.”

  • gdy brak dodatku dopełnianego, wynagrodzenie za urlop nie wliczane – dotyczy sposobu wliczania wynagrodzenia zasadniczego i wynagrodzeń za urlop wypoczynkowy i okolicznościowy do podstawy chorobowego, gdy pracownik w miesiącu wystąpienia urlopu i nieobecności usprawiedliwionej nie miał naliczonego dodatku wliczanego do zasiłków metodą dopełniać wg dni lub dopełniać wg godzin. Działanie parametru:
    • zaznaczony – w miesiącu, w którym wystąpił zarówno urlop, jak i nieobecność powodująca dopełnienie (np. zwolnienie lek, urlop bezpłatny) do podstawy zasiłku zostanie wliczone wynagrodzenie zasadnicze w pełnej nominalnej wysokości wynikające z umowy pracownika. Wynagrodzenie za czas urlopu nie zostanie uwzględnione.
    • niezaznaczony (domyślne ustawienie) – do podstawy zasiłku wliczane jest wynagrodzenie zasadnicze nominalne w kwocie skorygowanej o pomniejszenie za czas urlopu oraz wynagrodzenie za czas urlopu w kwocie faktycznie wypłaconej,

Zaznaczenie parametru gdy brak dodatku dopełnianego, wynagrodzenie za urlop nie wliczane wpływa na wykazywanie wynagrodzenia za czas urlopu na wydruku Z-3. Gdy parametr jest zaznaczony wynagrodzenie za czas urlopu nie jest uwzględniane. Gdy nie jest zaznaczony w kolumnie 8 wykazywana jest „nadwyżka urlopowa” (różnica między wynagrodzeniem za czas urlopu, a pomniejszeniem za ten urlop generowanym w wynagrodzeniu zasadniczym).
W starszych wersjach programu o sposobie dopełnianie urlopu do podstawy zasiłku chorobowego decydował parametr Urlop nie wpływa na dopełnienie chorobowego który miał takie samo znaczenie jak obecnie parametr gdy jest dodatek dopełniany, wynagrodzenie za urlop wliczane bez dopełnienia.              



W jaki sposób w programie wprowadzić informację, iż pracownik ma prawo do zasiłku chorobowego od pierwszego dnia zatrudnienia (bez okresu wyczekiwania)?

Jeśli pracownik od pierwszego dnia zatrudnienia uzyskuje prawo do zasiłku chorobowego, należy na formularzu danych kadrowych przejść na zakładkę Inne informacje i w sekcji ‘Bilans otwarcia nieobecności ZUS’ uzupełnić dwie pozycje:

Informacje na dzień

Prawo do zasiłku chorobowego od dnia

W obu polach podajemy datę, od której pracownikowi będzie przysługiwał zasiłek/wynagrodzenie za czas choroby – czyli datę zatrudnienia.

Od wersji Comarch ERP Optima 2018.0.1 wprowadzono automatyczne ustawianie parametrów dotyczących naliczania prawa do zasiłku chorobowego bez okresu wyczekiwania. Dla nowo zatrudnionego pracownika, jeśli z odnotowanych w historii zatrudnienia i historii wykształcenia danych wynika, że nie obowiązuje go okres wyczekiwania na zasiłek, bo spełnia co najmniej jeden z poniższych warunków: 

  • ma co najmniej 10 lat staż pracy poza firmą,
  • podjął pracę po przerwie nie dłużej niż 30 dni od poprzedniego zatrudnienia,
  • jest absolwentem szkoły i podjął pracę w ciągu 90 dni od ukończenia szkoły,
    automatycznie ustawia się data zgodna z datą zatrudnienia w polu Prawo do zasiłku chorobowego od dnia. Wstawianie daty, od której pracownikowi przysługuje prawo do zasiłku, jest wykonywane tylko po edycji historii zatrudnienia pracownika i/lub edycji historii wykształcenia.


W jaki sposób w programie odnotować pracownikowi informację o przekroczeniu rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych?

Przekroczenie rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych należy pracownikowi odnotować na formularzu danych kadrowych. Na zakładce Ubezpieczenie cd w sekcji „Informacja o przekroczeniu rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych” należy wybrać, kto przekazał tą informację (brak – domyślne ustawienie, Ubezpieczony, Płatnik, ZUS), wypełnić miesiąc i rok (jest to miesiąc i rok deklaracji, zgodny z datą wypłaty) w którym nastąpiło przekroczenie rocznej podstawy składek i wpisać kwotę przekroczenia.

Kwota ta może oznaczać podstawę, od jakiej będą liczone składki we wskazanym miesiącu (podstawa składki) lub kwotę przychodu pracownika (przekroczenie podstawy) osiągniętego do danego miesiąca. W tym drugim przypadku program sam wyliczy, w którym miesiącu ma ograniczyć podstawę składek emerytalno – rentowych.

W wypłacie naliczonej w miesiącu przekroczenia  rocznej podstawy wymiaru składek  na zakładce [4.Ubezpieczenie]  zostanie wykazana odpowiednio pomniejszona podstawa składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i naliczone od nich składki.