Zamykanie list płac

Cel ćwiczenia: Pokazanie mechanizmu zamykania list płac.

  • Z menu głównego Płace i Kadry otwieramy okno Listy płac i widzimy, że lista etatowa za bieżący miesiąc jest w kolorze zielonym, czyli jest otwarta. W kolumnie O/Z (Otwarta/Zamknięta) wyświetla się znaczek „wykrzyknika”, co oznacza niegodność statusu listy płac ze statusem wypłat. Przechodząc do wypłat dla tej listy widzimy, że wypłaty są w kolorze czarnym, czyli są zamknięte.
  • Aby zamknąć listę płac naciskamy przycisk Zmiana statusu listy płac wybierając opcję Zamknij listę płac.
  • Lista płac zmieniła kolor na czarny (brak oznaczenia „wykrzyknikiem”).
  • Zamkniętą listę płac możemy zaksięgować i dokonać rozliczenia płatności dla pracowników.




Księgowanie listy płac do Księgi Podatkowej (KP)

Cel ćwiczenia: Pokazanie prostego mechanizmu księgowania zamkniętych list płac do KP.

  • Z menu modułu Płace i Kadry wybieramy Listy płac.
  • Podświetlamy listę płac etatową za bieżący miesiąc wyświetlaną w kolorze czarnym, czyli zamkniętą.
  • Po użyciu ikony księgi pojawi się pytanie: „Czy chcesz wykonać zaksięgowanie zaznaczonych pozycji do Księgi Podatkowej?” – akceptujemy TAK.
  • Lista automatycznie zmienia kolor na niebieski, co oznacza, że jest zaksięgowana.
  • Edytujemy tę listę i widzimy w polu: Zapis księgowy z dnia. Dostępny jest przycisk lupy – po jej naciśnięciu przechodzimy do zapisu księgowego w KP.




Wypłata etatowa z rozliczeniem nieobecności i nadgodzin

Cel ćwiczenia: Naliczenie pracownikowi wypłaty z rozliczeniem czasu pracy (nieobecności i nadgodzin).

  • Z menu głównego modułu Płace i Kadry wybieramy Wypłaty pracowników.
  • Poprzez przycisk Lista płac wybieramy listę o symbolu E za bieżący miesiąc i zawężamy listę do pracowników Bez wypłat.
  • Ustawiamy kursor na pracowniku Jan Kowalski i ikona plusa uruchamiany proces naliczenia wypłaty.
  • Na Formularzu wypłaty przechodzimy na zakładkę Elementy wypłaty isprawdzamy, jakie naliczyły się składniki:
    • Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst), a w nim Wynagrodzenie powyżej normy
      i Pomniejszenie proporcjonalne z tytułu nieobecności.
    • Dopłata do nadgodzin 50%
    • Składka PZU
    • Wynagrodzenie za czas urlopu
  • Na zakładce Podatki sprawdzamy, czy zostały uwzględnione podwyższone koszty uzyskania przychodu oraz brak ulgi podatkowej.
  • Na zakładce Ubezpieczenie widzimy podstawy do ubezpieczeń oraz wyliczone składki po stronie ubezpieczonego i płatnika.
  • Zapisujemy wypłatę.
  • Na liście zmieniamy sposób wyświetlania, aby zobaczyć pracowników z wypłatami, obok nazwiska pracownika, któremu naliczyliśmy wynagrodzenie, widzimy sumę składników wypłaty oraz kwotę netto. Wypłata jest widoczna w kolorze zielonym, co oznacza, że można jeszcze ją ewentualnie modyfikować (jest otwarta).

Uwaga
W celu wyodrębnienia składnika „Wynagrodzenie powyżej normy” jako  osobnego elementu wypłaty (aby nie było zawarte w wynagrodzeniu zasadniczym) – należy w Konfiguracji firmy/ Płace/ Parametry zaznaczyć pole Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy liczone jako oddzielny element wypłaty i naliczyć ponownie wypłatę.




Dopełnienie do minimalnej

Program kontroluje, czy wynagrodzenie pracownika naliczone za czas przepracowany nie jest za niskie i czy nie należy dopełnić go do obowiązującego w danym roku minimalnego wynagrodzenia. Kwotę minimalnego wynagrodzenia podajemy w Konfiguracji programu/ Płace/ Wynagrodzenia. Jeśli po wyliczeniu wypłaty zostały dokonane zmiany w wypłacie (dodano, usunięto składnik wypłaty) konieczne jest usunięcie i ponowne dodanie elementu „Wyrównanie do najniższego wynagrodzenia” w celu obliczenia przez program odpowiedniej kwoty. Przeliczenie (piorunek) w elemencie wypłaty nie działa. Wyrównanie do minimalnej o zerowej wartości nie pojawia się w wypłacie, na wydrukach list płac i kwitkach wypłat. Zasady obliczania wyrównania wynagrodzenia do płacy minimalnej określa Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. z 2005 r. nr 157, poz.1314 ze zm.).

W konfiguracji firmy  [Konfiguracja / Firma/ Płace/ Parametry/Naliczanie wypłat] jest dostępny parametr ‘Nie licz wyrównania do najniższego wynagr. przy pomniejszeniu za zwolnienie chorob.’. Użytkownik może zdecydować czy w przypadku, gdy pracownik w danym miesiącu ma nieobecność typu ZUS i w związku z tym nie osiąga minimalnego wynagrodzenia odpowiedniego do czasu przepracowanego, ale przed pomniejszeniem za tą nieobecność miał zagwarantowane wynagrodzenie w kwocie odpowiadającej minimalnemu wynagrodzeniu za godziny przepracowane łącznie z czasem pracy przypadającym w okresie nieobecności ZUS Wyrównanie do najniższego wynagrodzenia ma zostać naliczone w wypłacie. Podczas weryfikowania czy pracownik miał zagwarantowane minimalne wynagrodzenie uwzględniane są naliczone w wypłacie elementy zaliczane do najniższego wynagrodzenia (zaznaczony parametr ‘Przyrównuj do najniższego wynagrodzenia’ w typie wypłaty) przed pomniejszeniem za nieobecności typy ZUS np. zwolnienie chorobowe. Jeśli pracownik nie miał zagwarantowanego minimalnego wynagrodzenia wyrównanie do najniższego wynagrodzenia zostanie naliczone pomimo zaznaczenia parametru.




Korekta schematu płatności na formularzu wypłaty

W kadrach został ustalony następujący schemat płatności dla pracownika – połowa kwoty netto wynagrodzenia ma być przelewana na rachunek bankowy, a druga połowa ma być pobierana w formie gotówki w kasie. Po naliczeniu wypłaty pracownik zwraca się z prośbą, aby część wynagrodzenia, którą miał odebrać w kasie przelać na podane wcześniej konto. Aby nie usuwać naliczonej już wypłaty korekty płatności dokonujemy bezpośrednio na formularzu wypłaty.

  • Edytujemy formularz wypłaty.
  • Wybieramy schemat płatności
  • Zaznaczam flagę ‘ręczna korekta płatności w wypłacie’ – opcja ta pozwoli zmieniać schemat płatności ustalony dla pracownika w kadrach.
  • Kasujemy na liście płatności pozycję dotyczącą gotówki.
  • Edytujemy formularz płatności ‘przelewowej’ i ręcznie modyfikujemy kwotę przelewu (w tym przypadku kwota przelewu = wartości netto wypłaty). 



Zmiana daty wypłaty wynagrodzeń, a podstawa do urlopu

W sytuacji, gdy data wypłaty wynagrodzeń zostanie zmieniona z końca miesiąca na do 10-go następnego miesiąca i w konfiguracji firmy zostanie zaznaczony parametr średnia do urlopu według daty wypłaty to należy wygenerować zerową listę płac typu Inna.

Przykład

Pracownik otrzymał wynagrodzenie:

  • za czerwiec – data wypłaty 30 czerwca,
  • za lipiec – data wypłaty 5 sierpnia,
  • za sierpień – data wypłaty 5 września (w sierpniu pracownik był cały miesiąc na urlopie bezpłatnym)
  • za wrzesień – data wypłaty 5 października (we wrześniu ma urlop wypoczynkowy).

Wyliczając wynagrodzenie za czas urlopu wykorzystanego we wrześniu, program wylicza średnią cofając się 3 miesiące wstecz. Zgodnie z przepisami odrzuca miesiąc sierpień, w którym miał urlop bezpłatny, powinien uwzględnić średnią z trzech miesięcy patrząc po dacie wypłaty tj.: sierpień, lipiec, czerwiec.

W miesiącu lipcu nie wystąpiła żadna wypłata, aby ten miesiąc uwzględnił w podstawie obliczeniowej urlopu należy utworzyć listę płac typu „Inne” z zerową wartością i datą wypłaty lipca.




Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego do kwoty świadczenia rodzicielskiego

Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego przysługuje w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego oraz urlopu rodzicielskiego w przypadku, gdy miesięczna kwota zasiłku macierzyńskiego pomniejszonego o zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych jest niższa niż kwota świadczenia rodzicielskiego. Dochody przysługujące za okres pobierania zasiłku macierzyńskiego, np. wynagrodzenie z tytułu łączenia korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy nie mają wpływu na kwotę podwyższenia zasiłku macierzyńskiego.

W konfiguracji programu w gałęzi Zasiłki znajduje się wskaźnik Świadczenie rodzicielskie. Kwotę zasiłku macierzyńskiego pomniejszonego o zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych podwyższa się do wysokości obowiązującej w danym roku kwoty świadczenia rodzicielskiego. Kwota ta jest naliczana jako oddzielny element wypłaty Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego. Są od niego naliczane składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe finansowane z budżetu państwa z kodem tytułu ubezpieczenia 1240xx. Nie jest od niego naliczana zaliczka podatku. Na oknach związanych z wypłatami oraz wydrukach podwyższenie zasiłku macierzyńskiego wykazywane jest w części Nieopodatkowane > Zasiłki (rozlicz.nieobecności).

Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego jest ustalane jako różnica między kwotą świadczenia rodzicielskiego (1000 zł), a miesięczną kwotą zasiłku macierzyńskiego. Jeżeli zasiłek macierzyński przysługuje za część miesiąca, kwota podwyższenia jest ustalana w stosunku do pomniejszonej proporcjonalnie kwoty świadczenia rodzicielskiego. Kwotę świadczenia rodzicielskiego za część miesiąca oblicza się poprzez podzielenie miesięcznej kwoty świadczenia rodzicielskiego przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca, za który zasiłek macierzyński przysługuje oraz pomnożenie przez liczbę dni, za które przysługuje zasiłek macierzyński. Otrzymany wynik podlega zaokrągleniu do 10 gr w górę.

Przykład

W lipcu bieżącego roku pracownica przebywała na urlopie macierzyńskim od 4.07. Zasiłek macierzyński za lipiec przysługuje pracownicy  w kwocie 713,28 zł. Kwota podwyższenia zasiłku macierzyńskiego za okres od 4 do 31 lipca wynosi 190,02 zł. Kwota ta została obliczona następująco:

  • kwota świadczenia rodzicielskiego, do której zasiłek macierzyński ulega podwyższeniu (od 4 do 31 lipca) wynosi 903,30 zł (1000,00 zł: 31 * 28 = 903,225806 – > po zaokrągleniu w górę do 10 gr -> 903,30 zł),
  • podwyższenie zasiłku macierzyńskiego za okres od 4 do 31 lipca wynosi 190,02 zł (903,30 zł – 713,28 zł = 190,02 zł).  

Element Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego jest zapisywany w wypłacie z zakresem dat obejmującym cały miesiąc kalendarzowy, za który jest liczona wypłata, niezależnie od tego, czy zasiłek macierzyński wypłacony w tej wypłacie jest w jednej części, czy w kilku i jakie są zakresy dat poszczególnych zasiłków.

Składnik Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego naliczany jest tylko w przypadku , gdy firma wypłaca zasiłki w imieniu ZUS i na formularzu pracownika nie został zaznaczony parametr Nie generuj podwyższenia zasiłku macierzyńskiego. Jeśli kwota netto zasiłku macierzyńskiego przewyższa kwotę świadczenia rodzicielskiego, składnik Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego nie jest zapisywany w wypłacie. Podwyższenie zasiłku macierzyńskiego jest naliczane w wypłacie etatowej, a w przypadku zleceniobiorcy, w tej samej wypłacie na liście Umowy, w której jest naliczany zasiłek macierzyński. Na raporcie ZUS RSA podwyższenie zasiłku macierzyńskiego jest wykazywane z kodem 329.

 

Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 24 lipca 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach rodzinnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2015, poz. 1217).