Jak założyć konto w Comarch Apfino i jednocześnie podpisać umowę o windykację z poziomu Comarch ERP Optima?

W programie Comarch ERP Optima możliwe jest założenie konta i podpisanie umowy o windykację bezpośrednio z programu. Przy próbie przekazania Faktury do windykacji, jeżeli Użytkownik nie posiada konta na platformie Comarch Apfino i chciałby je teraz założyć, to uzupełnia kolejno informacje w poniższym oknie, zaznacza wymagane zgody i wybiera przycisk Dalej.

Pojawi się okno, na którym można zweryfikować wprowadzone dane, zmienić lub dodać numer telefonu i zaznaczyć wymagane zgody. Następnie Użytkownik wybiera przycisk Dalej.

Na podany na początku uzupełniania formularza adres mailowy, Użytkownik otrzyma kod weryfikacyjny:

Otrzymany kod należy uzupełnić w kolejnym oknie w Comarch ERP Optima:

Po uzupełnieniu kodu weryfikacyjnego należy kliknąć przycisk Zatwierdź. Jeżeli proces przebiegnie prawidłowo, pojawi się okno:

Użytkownik otrzyma wówczas wiadomość mailową na adres e-mail podany w pierwszym kroku procesu rejestracji. Po naciśnięciu linku aktywacyjnego zawartego w mailu, będzie możliwość nadania hasła do konta firmowego oraz korzystania z innych usług dostępnych na platformie Comarch Apfino.




Jak przekazać Faktury do windykacji?

Do windykacji można zgłosić jedną Fakturę, kilka Faktur wystawionych na tego samego kontrahenta lub kilka Faktur dla różnych kontrahentów. W przypadku, jeżeli zostanie zaznaczonych kilka faktur wystawionych na ten sam podmiot, wówczas zostaną one zgłoszone jako jedna zbiorcza sprawa do windykacji. W momencie kiedy Użytkownik dla wybranej Faktury/zaznaczonych Faktur wybiera opcję Usługi finansowe/ Windykacja – odzyskaj pieniądze  w menu głównym programu (lub menu kontekstowym) to:

  • Jeśli w Comarch ERP Optima nie został jeszcze wprowadzony klucz wymiany (co może oznaczać, że użytkownik nie ma jeszcze konta na platformie Comarch Apfino):

  • Jeżeli Użytkownik posiada konto na platformie Comarch Apfino, należy kliknąć opcję przejdź do konfiguracji – pojawi się okno umożliwiające wpisanie klucza wymiany.

  • Jeśli użytkownik wprowadził błędny klucz wymiany lub integracja z Comarch ERP Optima nie została jeszcze potwierdzona na platformie Comarch Apfino:

 

  • Jeżeli użytkownik posiada konto w Comarch Apfino, ale nie podpisał umowy o windykację:

  • Jeżeli Użytkownik nie posiada konta na platformie Comarch Apfino i chciałby je teraz założyć, to uzupełnia kolejno informacje w poniższym oknie, zaznacza wymagane zgody i wybiera przycisk Dalej

  • Pojawi się okno, na którym można zweryfikować wprowadzone dane, zmienić lub dodać numer telefonu i zaznaczyć wymagane zgody. Następnie Użytkownik wybiera przycisk Dalej.

  • Na kolejnym oknie wymagane będzie wpisanie kodu weryfikacyjnego, który Użytkownik otrzyma na adres mailowy podany na początku uzupełniania formularza.

Po uzupełnieniu kodu weryfikacyjnego należy kliknąć przycisk Zatwierdź. Jeżeli proces przebiegnie prawidłowo, pojawi się okno:

Użytkownik otrzyma wówczas wiadomość mailową na adres e-mail podany w pierwszym kroku procesu rejestracji. Po naciśnięciu linku aktywacyjnego zawartego w mailu, będzie możliwość nadania hasła do konta firmowego oraz korzystania z innych usług dostępnych na platformie Comarch Apfino.

Jeżeli wszystko jest skonfigurowane prawidłowo, tzn. użytkownik ma założone konto na platformie Comarch Apfino, ma podpisaną umowę na windykację oraz wpisał prawidłowy klucz wymiany w Comarch ERP Optima to pojawi się okno z podsumowaniem sprawy.

Okno składa się z następujących informacji:

  • Dane kontrahenta – pobierane z wybranej Faktury, tylko do odczytu.
  • Komentarz do sprawy – pole aktywne z możliwością ręcznego uzupełnienia (maksymalnie do 200 znaków), pole nieobligatoryjne.
  • Email, Telefon – wymagane jest uzupełnienie obu pól.
  • Kwota do odzyskania – wartość brutto niezapłacona z Faktur kontrahenta, pole nieaktywne, o charakterze informacyjnym
  • Prognozowana prowizja za sukces – informacja dotycząca przewidywanej prowizji za usługę, pole nieaktywne.
  • Dodatkowo w oknie mogą pojawić się także parametry do zaznaczenia różnych zgód, np. Akceptacji Warunków Realizacji Zleceń Windykacji, Wyrażenia zgody na świadczenie usług przed upływem terminu na odstąpienie od umów, chęci obciążenia Klienta kosztami prowizji itp.
  • przycisk Pomiń – jeśli przekazano do windykacji więcej niż jedną sprawę, po kliknięciu przycisku następuje rezygnacja z przesłania do windykacji danej sprawy i pojawia się okno dotyczące kolejnej,
  • Po wybraniu opcji Przekaż sprawę, sprawa zostanie przekazana do windykacji. Dalsze informacje o statusie sprawy można znaleźć po zalogowaniu na platformie Comarch Apfino

Po przekazaniu Faktury do windykacji proces może przyjąć następujące statusy:

  • Sprawa została przekazana. Informacje o statusie sprawy znajdziesz po zalogowaniu do platformy Comarch Apfino. – pomyślne wysłanie sprawy. Tym samym na liście Faktur obok danej faktury, w kolumnie Windykacja pojawi się status: W trakcie windykacji.
  • Sprawa odrzucona. Więcej informacji znajdziesz po zalogowaniu do platformy Comarch Apfino. – w sytuacji, gdy sprawa nie została przyjęta. Informacje na temat odrzucenia sprawy będą dostępne po zalogowaniu do platformy Comarch Apfino.



Przekazywanie Faktur i płatności

W programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość przekazywania Faktur do Comarch Apfino, by użytkownik mógł po zsynchronizowaniu dokumentów i płatności z nimi związanymi podjąć dalsze kroki (np. zawnioskować o finansowanie) już bezpośrednio z poziomu samej platformy. Do prawidłowego działania funkcjonalności wymagane jest posiadanie konta w Comarch Apfino i połączenie go z kontem w Comarch ERP Optima. W takiej sytuacji nie jest wymagane podpisanie umowy faktoringu  ani uruchomienie usługi windykacji. Przekazywanie Faktur nie jest działaniem automatycznym. W celu uruchomienia funkcjonalności Użytkownik powinien skorzystać z opcji Faktury/ płatności – synchronizuj  dostępnej z poziomu formularza dokumentu, na górnej wstążce menu lub w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Przekazywanie Faktur działa dla zaznaczonych dokumentów na liście. Jeżeli żaden dokument nie będzie zaznaczony, to program zaproponuje przesłanie do platformy Comarch Apfino wszystkich Faktur kwalifikujących się do przekazania.

Warunki, które muszą spełniać dokumenty przekazywane do platformy Comarch Apfino:

  • Faktury nie zostały już wcześniej przekazane do platformy,
  • przekazywane są Faktury Sprzedaży (w tym Faktury finalne i korygujące) zatwierdzone na stałe, nie są przekazywane: Faktury zaliczkowe, VAT marża, Faktury pierwotne, Faktury zapisane w buforze, anulowane,
  • są wystawione na kontrahenta (Domyślnego płatnika) o rodzaju transakcji: krajowy,
  • na dokumencie został wybrany kontrahent z uzupełnionym numerem NIP,
  • posiadają formę płatności: przelew,
  • inne dane mogą być dowolne.

Jeżeli użytkownik zaznaczył wybrane dokumenty do przekazania bądź skorzystał z propozycji systemu, by wysłać wszystkie dokumenty wykonywane są następujące kroki:

  • Jeśli w menu System/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Comarch Apfino nie został uzupełniony klucz wymiany pojawi się okno z możliwością uzupełnienia kodu. Kod wpisany w tym miejscu zostanie automatycznie zapisany w Konfiguracji firmy.
  • Jeśli klucz wymiany jest uzupełniony w Konfiguracji lub został uzupełniony w poprzednim punkcie, to program weryfikuje czy użytkownik posiada odpowiednio skonfigurowane konto w Comarch Apfino. W przypadku braku konta pojawi się okno z możliwością ponownego uzupełnienia kodu klucza wymiany.
  • Jeśli klucz wymiany zostanie uzupełniony, a użytkownik posiada skonfigurowane konto, to dokumenty i płatności z nimi związane zostaną przekazane do platformy Comarch Apfino. Po zakończeniu procesu pojawią się informacje o poprawnym przekazaniu danej Faktury lub ostrzeżenia o odrzuceniu dokumentu: Błąd przekazywania faktury. Faktura nie spełnia warunków do przesłania do Comarch Apfino.

Uwaga
Faktury, która już została zgłoszona do faktoringu / windykacji, nie można anulować. Przy próbie anulowania dokumentu wyświetli się komunikat: Nie można anulować dokumentu. Dokument został zgłoszony do finansowania i/lub windykacji!




Jak zgłosić Faktury do finansowania (faktoringu)

Aby móc finansować faktury bezpośrednio w programie Comarch ERP Optima należy:

  • Założyć darmowe konto na platformie Comarch Apfino
  • Zintegrować konta Comarch ERP OptimaComarch Apfino
  • Skopiować klucz wymiany z platformy Comarch Apfino i wprowadzić go w programie Comarch ERP Optima (w zakładce System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Comarch Apfino)
  • Zawrzeć i potwierdzić umowę faktoringową z SMEO/ Faktoria z faktorem, z  którym Klient ma podpisaną umowę w Comarch Apfino.,
  • W przypadku finansowania we współpracy z Faktorią Sp. z o.o.  należy najpierw wprowadzić kontrahentów do Comarch Apfino

Przy próbie zgłoszenia faktury do finansowania, mogą pojawić się następujące okna:

  • jeśli w Comarch ERP Optima nie został jeszcze wprowadzony klucz wymiany (co może oznaczać, że użytkownik nie ma jeszcze konta na platformie Comarch Apfino):

  • jeśli użytkownik wprowadził błędny klucz wymiany lub integracja z Comarch ERP Optima nie została jeszcze potwierdzona na platformie Comarch Apfino:

  • jeżeli użytkownik posiada konto w Comarch Apfino, ale nie podpisał umowy o faktoring:

 

Jeżeli wszystko jest skonfigurowane prawidłowo, tzn. użytkownik ma założone konto na platformie Comarch Apfino, ma podpisaną umowę faktoringową ze SMEO oraz wpisał prawidłowy klucz wymiany w Comarch ERP Optima to pojawi się okno dotyczące finansowania danej faktury. Okno nie pojawia się przy współpracy z Faktorią Sp. z.o.o.

Okno składa się z następujących informacji:

  • Maksymalna możliwa kwota – Maksymalna kwota na jaką faktor zgodził się finansować wybraną Fakturę.
  • Wybrana kwota – Kwota na jaką faktor zgodził się finansować wybraną Fakturę. Po zaznaczeniu tej opcji Użytkownik może uzupełnić kwotę finansowania Faktury ręcznie, jednak kwota ta nie może być wyższa niż kwota z pola Maksymalna kwota finansowania.

Pozostałe pola mają charakter informacyjny, bez możliwości modyfikacji i odnoszą się do maksymalnej możliwej kwoty finansowania. Wartości w tych polach nie zmieniają się pod wpływem zmiany kwoty wpisanej ręcznie przez Użytkownika.

  • Maksymalna kwota finansowania– Maksymalna kwota na jaką faktor zgodził się finansować wybraną Fakturę.
  • Depozyt – Pozostała kwota z Faktury, która zostaje przechowana przez faktora jako zabezpieczenie. Depozyt zostanie wypłacony po opłaceniu Faktury przez kontrahenta.
  • Prognozowana kwota prowizji – Prognozowana wysokość prowizji, naliczona od maksymalnej kwoty możliwej do finansowania dla okresu finansowania faktury.
  • Pierwsza transza po opłaceniu prowizji – Prognozowana wysokość pierwszej transzy, która zostanie wypłacona przez faktora w ramach finansowania Faktury, pomniejszona o wartość prowizji.
  • Numer faktury – Numer finansowanej Faktury.
  • Podgląd faktury – Do wniosku o finansowanie Faktury zostanie dołączony wydruk Faktury. Wybór opcji Zobacz wywołuje podgląd wydruku (Eko Faktura/ Z kodami JPK_V7) danej faktury.
  • Dodatkowy okres finansowania – Okres po dacie płatności podanej na Fakturze, w którym naliczane są dodatkowe opłaty jeśli kontrahent nie opłaci Faktury w terminie płatności.
  • Termin płatności – Termin płatności z Faktury. W przypadku płatności w ratach to najpóźniejszy z terminów płatności rat.
  • Przycisk Pomiń – jest widoczny jeżeli do finansowania przekazywane jest kilka faktur. Po kliknięciu przycisku następuje rezygnacja z przesłania do finansowania danej faktury i pojawia się okno dotyczące kolejnej.

Po wybraniu opcji Finansuj fakturę, faktura jest wysyłana do finansowania, W tle załączany jest wydruk pdf faktury Eko Faktura/ Z kodami JPK.
Po wysłaniu faktury do finansowania proces może przyjąć następujące statusy:

  • Dokument został wysłany. Informacje o statusie finansowania i faktury znajdziesz po zalogowaniu do platformy Comarch Apfino. – pomyślne wysłanie dokumentu do finansowania. Tym samym na liście faktur obok danej Faktury, w kolumnie Faktoring pojawi się status: W trakcie faktoringu.

  • Wniosek odrzucony – w sytuacji, gdy wniosek nie został przyjęty. Informacje na temat odrzucenia wniosku będą dostępne po zalogowaniu do platformy Comarch Apfino.

Uwaga
W przypadku finansowania we współpracy z Faktorią Sp. z o.o. wniosek może zostać odrzucony, jeśli dany kontrahent nie będzie posiadał przyznanego limitu. W takim przypadku należy przejść do Comarch Apfino i złożyć odpowiedni wniosek.




Jakie dokumenty można przekazać do faktoringu

Do finansowania (faktoringu) do SMEO można zlecać faktury, które spełniają następujące wymogi:

  • zatwierdzone na stałe Faktury Sprzedaży (w tym Faktury finalne). Nie są wysyłane: Faktury zaliczkowe, VAT marża, Faktury pierwotne, Faktury zapisane w buforze oraz dokumenty korygujące
  • kwota netto na dokumencie jest większa lub równa 500 zł (lub 100 EUR w przypadku dokumentów walutowych),
  • waluta dokumentu to PLN lub EUR (dokumenty w innych walutach będą pomijane w faktoringu),
  • termin płatności:
    • jest większy lub równy 7 dni, ale jest mniejszy niż 90 dni – liczony od daty wystawienia,
    • nie jest mniejszy niż 3 dni – liczone od daty bieżącej,
    • jeśli Faktura ma kilka płatności z różnymi terminami, to system bierze pod uwagę zawsze najpóźniejszy termin.
  • data wystawienia Faktury nie może być późniejsza niż data bieżąca,
  • Faktura jest nierozliczona lub częściowo rozliczona (finansowane jest saldo Faktury, czyli kwota pozostała do spłaty),
  • rodzaj kontrahenta na dokumencie (Domyślnego płatnika): krajowy,
  • na dokumencie został wybrany kontrahent z uzupełnionym numerem NIP,
  • Faktura z formą płatności: przelew
  • Inne dane z dokumentu mogą być dowolne.

Do finansowania (faktoringu) we współpracy z Faktorią Sp. z o.o można zlecać Faktury, które spełniają następujące wymogi:

  • zatwierdzone na stałe Faktury Sprzedaży (w tym Faktury finalne), nie są wysyłane Faktury zaliczkowe, VAT marża, Faktury pierwotne, Faktury zapisane w buforze oraz dokumenty korygujące,
  • waluta dokumentu to PLN lub EUR (dokumenty w innych walutach będą pomijane w faktoringu),
  • termin płatności:
    • jest większy lub równy 7 dni, ale maksymalnie 90 dni – liczony od daty wystawienia,
    • jeśli Faktura ma kilka płatności z różnymi terminami, to system bierze pod uwagę zawsze najpóźniejszy termin.
  • data wystawienia Faktury nie może być późniejsza niż data bieżąca,
  • Faktura jest nierozliczona lub częściowo rozliczona (finansowane jest saldo Faktury, czyli kwota pozostała do spłaty),
  • Faktura z formą płatności: przelew,
  • Inne dane z dokumentu mogą być dowolne.

Uwaga
W przypadku Finansowania we współpracy z Faktorią Sp. z o.o. – finansowane mogą być Faktury tylko w ramach przyznanego limitu kontrahenta. W tym celu należy najpierw wprowadzić kontrahentów do Comarch Apfino. Operację można wykonać ręcznie –  na stronie Comarch Apfino lub przekazując kontrahentów bezpośrednio z Comarch ERP Optima:

  • z poziomu listy kontrahentów za pomocą operacji seryjnej Przekaż do Comarch Apfino
  • podczas przekazywania Faktur do finansowania kontrahent zostanie przekazany automatycznie.

Proces przekazywania Faktur do faktoringu został opisany w artykule Jak zgłosić Faktury do finansowania (faktoringu)?




Jakie dokumenty można przekazać do windykacji?

Do windykacji można zgłaszać faktury, które spełniają następujący algorytm:

  • zatwierdzone na stałe Faktury Sprzedaży (w tym Faktury finalne). Nie są wysyłane: Faktury zaliczkowe, VAT marża, Faktury pierwotne, Faktury zapisane w buforze oraz dokumenty korygujące
  • Faktury przeterminowane – termin płatności na Fakturze jest o co najmniej 1 dzień wcześniejszy niż data bieżąca. Jeśli Faktura ma kilka płatności z różnymi terminami, to system bierze pod uwagę najpóźniejszy termin.
  • Faktura jest nierozliczona lub częściowo rozliczona (Kwota zgłaszana do windykacji to saldo faktury czyli kwota pozostała do opłacenia).
  • Faktura z formą płatności: przelew.
  • rodzaj kontrahenta (Domyślnego płatnika): krajowy
  • status kontrahenta (Domyślnego płatnika): podmiot gospodarczy,
  • na dokumencie został wybrany kontrahent z uzupełnionym numerem NIP,
  • odpowiednio wypełnione dane adresowe kontrahenta (Domyślnego płatnika) – pola obligatoryjne to: ulica, kod pocztowy, miasto.

Dodatkowe informacje:

  • brak maksymalnej daty przeterminowania – nie ma określonej najstarszej daty terminu płatności,
  • kwota i waluta dokumentu – bez ograniczeń,
  • mogą być wysyłane również Faktury, które wcześniej były zgłaszane do faktoringu i np. zostały odrzucone.

Proces przekazywania Faktur do windykacji został opisany w artykule Jak przekazać Faktury do windykacji?




Jak odszukać Faktury przekazane do faktoringu lub windykacji?

W obszarze filtra, pod listą Faktur Sprzedaży (w menu Handel / Faktury) znajduje się opcja Faktoring / Windykacja. Funkcja służy zawężeniu listy faktur do tych dokumentów, które można zgłosić do finansowania, windykacji lub do tych już zgłoszonych. Działa ona wg warunków określonych dla wybranego faktora SMEO/Faktoria, z którym Klient ma podpisaną umowę o faktoring w Comarch Apfino.

Z poziomu rozwijanej listy istnieje możliwość zawężenia wyświetlanej listy Faktur wg poniższych opcji:

  • -wszystkie- – wszystkie dokumenty
  • Faktoring – wszystkie – Faktury kwalifikujące się do faktoringu oraz zgłoszone do faktoringu i odrzucone w faktoringu
  • Faktoring – możliwe do finansowania – faktury spełniające warunki kwalifikowania do finansowania (Faktury już zgłoszone do faktoringu i/lub odrzucone nie są widoczne)
  • Faktoring – wnioskowane o finansowanie – Faktury zgłoszone do finansowania, niezależnie od statusu ich rozliczenia
  • Faktoring – odrzucone – Faktury zgłoszone i odrzucone przez faktora
  • Windykacja – wszystkie – wszystkie Faktury kwalifikujące się do windykacji oraz zgłoszone do windykacji i odrzucone w windykacjiWindykacja – możliwe do odzyskania – wszystkie faktury spełniające warunki kwalifikowania do windykacji (nie są wyświetlane Faktury wcześniej zgłoszone do windykacji i/lub odrzucone)
  • Windykacja – zgłoszone do odzyskania – wszystkie Faktury już zgłoszone do windykacji
  • Windykacja – odrzucone – wszystkie Faktury zgłoszone, które zostały odrzucone w windykacji

Ustawienia w filtrze są zawsze zapamiętywane przez program. Wraz ze zmianą obszaru filtra na liście Faktur Sprzedaży ujednolicono filtry na wszystkich pozostałych listach dokumentów handlowo- magazynowych w programie.

Na liście Faktur sprzedaży znajdują się kolumny:

  • Faktoring – kolumna może przyjąć następujący status:
    • pusta – Faktura nie zgłoszona do faktoringu, niespełniająca warunków kwalifikujących do finansowania,
    • Finansuj fakturę – Faktura, która spełnia warunki kwalifikujące do finansowania, a nie została jeszcze zgłoszona, w przypadku Faktorii – tym statusem są również oznaczone Faktury odrzucone ze względu na brak limitu kontrahenta,
    • W trakcie faktoringu – Faktura zgłoszona do faktoringu (finansowania),
    • Faktoring odrzucony – Faktura zgłoszona do faktoringu (finansowania), ale odrzucona.
  • Windykacja – kolumna  może przyjąć następujący status:
    • pusta – Faktura nie zgłoszona do windykacji, niespełniająca warunków kwalifikujących do windykacji,
    • Odzyskaj pieniądze – Faktura, która spełnia warunki kwalifikujące do windykacji, a nie została jeszcze zgłoszona. Bezpośrednio po kliknięciu w napis Odzyskaj pieniądze można zgłosić fakturę do windykacji.
    • W trakcie windykacji – Faktura zgłoszona do windykacji,
    • Windykacja odrzucona – Faktura zgłoszona do windykacji, ale odrzucona.