OPT079- Jednolity Plik Kontrolny

Data aktualizacji: 03-07-2023

Spis treści

  1. Wstęp
  2. Konfiguracja ustawień związanych z JPK
  3. Przygotowanie i eksport plików JPK – informacje ogólne
    3.1. Przygotowanie plików JPK
    3.2. Wysyłka plików JPK
  4. Księgi Handlowe – JPK_KR
  5. Zapisy KPiR – JPK_PKPIR
  6. Ewidencja ryczałtowa – JPK_EWP
  7. Wyciągi bankowe – JPK_WB
  8. Faktury – JPK_FA
  9. Dokumenty magazynowe – JPK_MAG
  10. Rejestry VAT – JPK_VAT
  11. Scalanie plików JPK_VAT
  12. Import plików JPK_VAT do rejestrów VAT

 



1 Wstęp

Od 1 lipca 2016 roku weszły w życie przepisy mówiące o konieczności generowania plików JPK dla dużych firm. Firmy małe, średnie oraz mikro udostępniają pliki JPK na każde żądanie organu podatkowego od 1 lipca 2018. Proces udostępnienia pliku rozpoczyna się dopiero po otrzymaniu postanowienia o wszczęciu postępowania od organu podatkowego. Jednolite Pliki Kontrolne są wykorzystywane przez Urzędy Skarbowe celem weryfikacji Ksiąg oraz zapisów na podstawie, których powstały.

Obowiązkowe comiesięczne pliki JPK_VAT – w przypadku rejestrów VAT dane przesyłane są obowiązkowo co miesiąc. Dla dużych podatników obowiązek ten istnieje od 1 lipca 2016 roku, natomiast w przypadku małych i średnich firm od 1 stycznia 2017. Mikroprzedsiębiorstwa muszą spełniać ten obowiązek od 1 stycznia 2018. Od 1 października 2020 w miejsce plików JPK_VAT zaczęły obowiązywać pliki JPK_V7 opisane w osobnym biuletynie.

Na moment publikacji tego biuletynu zostało przygotowanych i opublikowanych 8 struktur plików dotyczących dokumentów handlowych, kasowo/bankowych oraz księgowych, uwzględniając pliki JPK_V7. Struktury plików JPK znajdują się na poniższej stronie: https://www.gov.pl/web/kas/struktury-jpk.

W programie Comarch ERP Optima udostępniona została możliwość eksportu wymaganych danych dla każdego Użytkownika bez względu na wielkość firmy.Prawo eksportu posiadają wyłącznie wybrani operatorzy w programie – ze względu na to aby zabezpieczyć dane przed niepowołanym do nich wglądem przez nieupoważnione osoby.W przypadku zmiany wymaganej struktury plików JPK istnieje możliwość aktualizacji formatów służących do eksportu poprzez pobranie ich z serwerów Comarch w momencie generowania plików.

Uwaga
Funkcjonalność aktualizacji wzorów dokumentu elektronicznego dla plików JPK jest dostępna tylko dla programów na gwarancji oraz w przypadku pracy na najnowszej dostępnej wersji programu Comarch ERP Optima.

Wskazówka

Zachęcamy do obejrzenia filmów instruktażowych prezentujących jak wygenerować Jednolity Plik Kontrolny:

Jak złożyć obowiązkowy miesięczny plik JPK_VAT

Jak wygenerować plik JPK na wezwanie Urzędu Skarbowego

Jak scalić pliki JPK_VAT wygenerowane w innych programach

Wskazówka
Zachęcamy do udziału w szkoleniu e-learningowym dotyczącym Jednolitego Pliku Kontrolnego.

Wskazówka
Po kliknięciu w menu JPK na pozycję Informacje o JPK otwierana jest strona pomocy dotycząca Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) w Comarch ERP Optima.

2 Konfiguracja ustawień związanych z JPK

Aby móc wyeksportować dane, na karcie operatora w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy musi zostać zaznaczony parametr Prawo eksportu plików JPK:

Tylko Operator z uprawnieniami administratora może zaznaczyć ten parametr sobie bądź innym Operatorom. Początkowo jedynie operator ADMIN ma ten parametr zaznaczony.

Poniżej znajduje się parametr Zmiana atrybutów/kodów JPK na zatw. dok. umożliwiający edycję atrybutów na zatwierdzonej oraz na zaksięgowanej Fakturze Zakupu/Sprzedaży oraz na zaksięgowanym dokumencie w rejestrze VAT. Jest to istotne w związku z przenoszeniem informacji zawartych na atrybutach do plików JPK (dla rejestrów VAT oraz faktur). Parametr może być edytowany tylko przez operatora z uprawnieniami administratora.

Dodatkowo w Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Jednolity Plik Kontrolny musi zostać wskazany katalog przechowywania plików wymiany, do którego będą zapisywane kopie wysyłanych plików w formacie *.xml:

Przy eksporcie Jednolitego Pliku Kontrolnego w ramach wskazanego katalogu tworzony jest podkatalog z nazwą firmy (bazy), więc w przypadku biur rachunkowych dane poszczególnych firm trafiają do własnych katalogów. Nazwy plików określają ich zawartość:

      • dla dokumentów z rejestrów VAT – JPK_VAT_PLN_Data_od_Data_do_Data_i_godzina_utworzenia
      • dla Księgi Handlowej – JPK_KR_ Data_od_Data_do_Data_i_godzina_utworzenia
      • dla Księgi Podatkowej – JPK_PKPIR_ Data_od_Data_do_Data_i_godzina_utworzenia
      • dla ewidencji ryczałtowej – JPK_EWP_Data_od_Data_do_Data_i_godzina_utworzenia
      • dla wyciągów bankowych –JPK_WB_Waluta_Rachunek_bankowy_Data_otwarcia_Data_zamknięcia_Data_i_godzina_utworzenia
      • dla dokumentów handlowych – JPK_FA_Data_od_Data_do_Data_i_godzina_utworzenia
      • dla dokumentów magazynowych – JPK_MAG_Magazyn_Waluta_Data_od_Data_do_Data_i_godzina_utworzenia

3 Przygotowanie i eksport plików JPK – informacje ogólne

Przygotowanie plików JPK i eksport danych odbywa się z poziomu menu JPK/ Pliki JPK . Po wybraniu tej opcji otwierane jest okno Pliki JPK:

Wygenerowane pliki od wersji 2017.3.1 zapisywane są w katalogu do przechowywania plików JPK wskazanym w Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Jednolity Plik Kontrolny, jak również w bazie danych programu Comarch ERP Optima.

Na liście prezentowane są takie informacje, jak: operator wysyłający plik JPK, typ pliku, nazwa pliku, numer korekty, data utworzenia, zakres dat danych zawartych w plikach JPK, czy plik został scalony oraz status pliku JPK. Kolumny Okres od i Okres do wyświetlające zakres dat dla danych zawartych w plikach JPK uzupełnione są dla plików JPK wygenerowanych od wersji 2017.3.1. Dla plików wygenerowanych i wysłanych w poprzednich wersjach programu kolumny będą puste. Kolumna Scalony wyświetla dla plików które zostały połączone wartość T, natomiast dla pozostałych wartość N. Istnieje również możliwość dodania domyślnie ukrytej kolumny Czas pokazującej datę i godzinę utworzenia pliku JPK, jak również kolumny JPK_VAT pokazującej czy plik jest obowiązkowy czy na żądanie (po konwersji z wcześniejszych wersji niż 2018.2.1 wszystkie dotychczasowe pliki JPK_VAT otrzymają status Obowiązkowy).

Uwaga
W związku z funkcjonalnością łączenia plików JPK_VAT i możliwością dodania nowych plików JPK, wszystkie pliki wygenerowane w wersjach programu wcześniejszych niż 2017.3.1 ale nie wysłane, po konwersji nie będą widoczne na liście. Istnieje możliwość dodania tych już wygenerowanych plików na listę plików JPK za pomocą ikony  dostępnej na wstążce programu.

Możliwe jest filtrowanie plików JPK po typie pliku – służy temu pole Typ pliku. Jako wartość tego pola można wybrać opcję –wszystkie- (wówczas widoczne będą wszystkie pliki JPK bez względu na ich typ) lub wybrać konkretny typ plików (np. JPK_VAT). Domyślnie na liście ustawia się typ plików JPK_VAT. W obszarze filtra znajduje się pole Rok umożliwiające wyfiltrowanie plików JPK dotyczących wybranego roku.

Istnieje możliwość dodania na listę nowych plików JPK (wygenerowanych z poziomu innych baz Comarch ERP Optima lub w programach innych producentów)  – służy do tego ikona Dodaj plik JPK z dysku na listę dostępna na wstążce programu. Po kliknięciu ikony pojawia się okno wyboru pliku:

Na otwartym oknie podpowiada się standardowy folder zapisu dla plików JPK dla firmy (określany w Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Jednolity Plik Kontrolny, łącznie z podkatalogiem o nazwie zgodnej z nazwą firmy). Po wskazaniu nowego pliku XML zawierającego plik JPK i kliknięciu Otwórz, plik zapisywany jest do bazy i pojawia się na oknie Pliki JPK.

U góry okna Pliki JPK znajdują się odnośniki:

3.1    Przygotowanie plików JPK

 

Aby dodać pliki JPK na żądanie należy kliknąć ikonę bądź po rozwinięciu ikony plusa wybrać opcję Pozostałe pliki JPK. Otwierane jest wówczas okno:

Okno dodania pozostałych plików JPK może zostać wywołane za pomocą skrótu <Insert>.

Na oknie istnieje możliwość wyboru spośród wszystkich pozostałych (oprócz JPK_VAT) 6 grup danych dla plików JPK:

      • Księgi Handlowe (z opcją uwzględnienia zapisów w buforze),
      • Zapisy KPiR (z opcją uwzględnienia zapisów w buforze),
      • Ewidencja ryczałtowa (z opcją uwzględnienia zapisów w buforze),
      • Wyciągi bankowe (z opcją bądź „poszczególnymi wyciągami” bądź „za okres”),
      • Faktury sprzedaży i zakupu (z możliwością wyboru rodzaju dat na dokumentach dla podanego poniżej zakresu dat),
      • Dokumenty

Na oknie Przygotowanie pliku JPK znajdują się pola, w których należy określić zakres dat za jaki zostaną wyeksportowane dane. Domyślnie po otwarciu okna podpowiada się zakres dat dla poprzedniego miesiąca w stosunku do daty bieżącej, chociaż może on zostać zmieniony przez Użytkownika.

Podany zakres dat nie może być szerszy niż jeden rok kalendarzowy dla zapisów KPiR i ewidencji ryczałtowej. W przypadku wyboru zapisów Księgi Handlowej, zakres dat nie może przekraczać jednego okresu obrachunkowego. Dodatkowo do pliku JPK_KR zostaną wyeksportowane tylko zapisy z bieżącego okresu obrachunkowego.

Na oknie należy wskazać urząd skarbowy, do którego JPK ma zostać skierowany. Domyślnie po wejściu na okno przygotowania plików JPK urząd skarbowy pobierany jest z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje z pola U.S.  (VAT). Jeżeli urząd skarbowy dla deklaracji VAT będzie nieuzupełniony, wówczas US zostanie pobrany z pola U.S. (PIT‑4R, CIT-8). W przypadku kiedy w żadnym z tych 2 pól w Konfiguracji nie został wskazany urząd skarbowy, wówczas przy pierwszym otwarciu okna przygotowania plików JPK pole z urzędem skarbowym będzie puste i Użytkownik przed przygotowaniem pliku JPK będzie musiał wybrać odpowiedni US. Wybrany urząd skarbowy zostanie zapamiętany przy kolejnym otwarciu okna. Na karcie wybranego urzędu skarbowego musi być uzupełniony czterocyfrowy kod urzędu. W przeciwnym razie przygotowanie pliku nie będzie możliwe.

Istnieje możliwość wysłania do arkusza kalkulacyjnego danych znajdujących się w generowanych plikach JPK celem łatwiejszego ich przeglądania. Na oknie Pliki JPK znajduje się parametr Podczas eksportu utwórz również pliki MS Excel. Po wygenerowaniu pliku JPK z zaznaczonym powyższym parametrem, w zależności od ustawienia parametru Otwieranie wyeksportowanych plików w menu Widok, nastąpi otwarcie arkusza zawierającego wyeksportowane dane (opcja Otwieraj) bądź wyświetlone zostanie pytanie czy plik otworzyć (opcja Pytaj). Tworzony plik arkusza kalkulacyjnego zawiera arkusz dotyczący danych podatnika, agregatów oraz danych poszczególnych dokumentów.

Uwaga
Do eksportu danych JPK do arkusza MS Excel wymagane jest połączenie z Internetem.

Ikona utworzenia pliku JPK  staje się aktywna po zaznaczeniu co najmniej jednej grupy danych oraz wskazaniu urzędu skarbowego.

Podczas eksportu danych do pliku (zarówno pozostałych plików JPK, jak i plików JPK_VAT) następuje weryfikacja poprawności wysyłanych danych poprzez porównanie ze wzorcem dokumentu elektronicznego. Generowany plik jest również weryfikowany pod kątem uzupełnienia pól obowiązkowych.

Uwaga
Występujący w logu podczas generowania plików JPK komunikat:

  • „Nie można sprawdzić poprawności wygenerowanego dokumentu(XML), ponieważ występują problemy z dostępem do serwerów Ministerstwa Finansów. Plik JPK można wysłać, a jego poprawność zostanie sprawdzona przy odbiorze UPO lub wysłać w innym terminie, gdy dostęp do serwerów zostanie przywrócony.
  • Nie można odnaleźć informacji schematu dla elementu…„

może wynikać z braku możliwości połączenia się z serwerem http://crd.gov.pl, na którym znajdują się wzorce dokumentu elektronicznego z którymi Comarch ERP Optima porównuje generowany plik JPK. Należy sprawdzić na stanowisku ustawienia programu antywirusowego, zapory sieciowej, a w przypadku korzystania z serwera proxy – dodać wyjątek na ten adres. Komunikat może również wynikać z czasowej niedostępności tego serwera. Należy również zweryfikować możliwość nawiązania komunikacji z adresem www.mf.gov.pl.

Możliwe jest wyłączenie sprawdzania poprawności generowanych plików JPK poprzez odznaczenie parametru Sprawdzaj poprawność plików JPK przed wysłaniem, znajdującego się w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ e‑deklaracje/JPK. W przypadku braku danych za okres podany podczas eksportu, pliki JPK nie są tworzone a w logu z przebiegu operacji pojawia się stosowny komunikat. Wyjątkiem są pliki JPK_EWP i JPK_VAT, które są tworzone nawet jeśli za dany okres nie ma zapisów w ewidencji ryczałtowej / rejestrze VAT.

Jeżeli w Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Jednolity Plik Kontrolny nie ustawiono katalogu dla plików z danymi, wówczas podczas próby przygotowania pliku JPK pojawia się okno z odpowiednim komunikatem.

Podczas eksportu danych do nagłówka pozostałych plików JPK przenoszone są następujące informacje (wyjątek: JPK_PKPiR(2) – uwaga poniżej):

      • Kod urzędu skarbowego (uzupełniany z poziomu Ogólne/ Inne/ Urzędy)
      • Zakres dat dla eksportowanych danych
      • Dane identyfikacyjne oraz adres podatnika pobierane z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy (NIP, Pełna nazwa, REGON, Kod Kraju, Województwo, Powiat, Gmina, Ulica, Nr domu, Nr lokalu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta); dane pobierane są z najnowszej pieczątki firmy.

Uwaga
W przypadku plików JPK_PKPiR(2) (generowanych za okres od stycznia 2017) pola adresowe podatnika oprócz kodu kraju i miasta nie są już obowiązkowe. W związku z tym podczas generowania pliku JPK_PKPiR(2) nie jest sprawdzane uzupełnienie województwa, powiatu, gminy, nr domu, kodu pocztowego i poczty w Pieczątce firmy (w przypadku pozostałych struktur plików JPK te pola nadal są obowiązkowe i powinny zostać uzupełnione).

Dane te są wymagane przez wzór dokumentu elektronicznego i muszą być uzupełnione w programie przed wysyłką plików JPK.

Uwaga
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy numer NIP podatnika jest uzupełniony łącznie z kodem kraju (PL), do plików JPK przenoszone są tylko cyfry z numeru NIP.

3.2 Wysyłka plików JPK

Po rozwinięciu na oknie Pliki JPK ikony Wyślij istnieje możliwość wyboru trzech sposobów podpisania wysyłanych plików JPK:

      • Wyślij podpisem kwalifikowanym,
      • Wyślij podpisem niekwalifikowanym,
      • Wyślij podpisem zaufanym.

Wybranie pierwszej opcji powoduje wywołanie listy zainstalowanych w systemie Windows certyfikatów służących do elektronicznego podpisywania wysyłanych deklaracji oraz plików JPK.

Uwaga
Jeżeli Użytkownik korzysta z podpisu kwalifikowanego (np. Szafir) podpisując nim w programie Comarch ERP Optima deklaracje np. VAT, a pomimo to podczas wysyłania pliku JPK na liście certyfikatów podpis nie jest widoczny, wówczas należy zaktualizować ze strony producenta aplikację do obsługi karty kryptograficznej i zrestartować komputer.

Warunkiem widoczności certyfikatu jest jego zainstalowanie w systemie operacyjnym. Certyfikat musi być prawidłowy (zaufany). W celu weryfikacji poprawności certyfikatu należy uruchomić program certmgr.msc. W grupie certyfikatów osobistych należy sprawdzić, czy jest widoczny certyfikat, który ma być wykorzystany do podpisu. Jeżeli go nie ma w tym miejscu, oznacza to że certyfikat nie został zainstalowany w systemie Windows.

Po wyświetleniu szczegółów certyfikatu należy na zakładce [Ogólne] upewnić się czy jest on aktualny oraz czy widoczna jest informacja: Masz klucz prywatny, który odpowiada temu certyfikatowi. Dodatkowo na zakładce [Ścieżka certyfikacji] musi być widoczny stan certyfikatu: Ten certyfikat jest prawidłowy – tak jak na poniższych zrzutach ekranu:

Po wybraniu drugiej opcji otwierane jest okno z danymi podatnika pobranymi z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW: numerem NIP, imieniem i nazwiskiem oraz datą urodzenia. Na oknie należy uzupełnić kwotę przychodu podatnika za dwa lata wstecz. Domyślnie w tym polu wykazywana jest kwota 0,00.

Uwaga
Podpisywanie plików JPK podpisem niekwalifikowanym możliwe jest jedynie dla plików JPK_VAT dla osób fizycznych. Wysłanie tym sposobem innych typów plików JPK bądź plików JPK_VAT podatników nie będących osobami fizycznymi nie jest możliwe.

Jeżeli podczas wysyłki pliku JPK_VAT podano niewłaściwą kwotę przychodu (podczas odbioru UPO pojawił się błąd o kodzie 403), wówczas plik JPK_VAT uzyskuje z powrotem status Nie wysłano, umożliwiając ponowną jego wysyłkę. W przypadku podpisu niekwalifikowanego nieprawidłowe dane autoryzacyjne nie blokują możliwości kolejnej próby wysyłki pliku JPK_VAT. Możliwe jest ponowne wprowadzenie prawidłowych danych i wysyłka pliku.

Korzystając z wysyłki plików JPK_VAT za pomocą podpisu niekwalifikowanego należy upewnić się, że są podane wszystkie wymagane dane. Brak jednej z nich (np. numeru NIP, imienia bądź nazwiska) powoduje wyświetlenie komunikatu: Nieprawidłowy format danych autoryzujących.

Po wybraniu trzeciej opcji dla plików o statusie Nie wysłano otwierane jest okno z kreatorem procesu podpisywania pliku JPK podpisem zaufanym:

Plik JPK przeznaczony do podpisu za pomocą podpisu zaufanego tworzony jest w katalogu wskazanym w Comarch ERP Optima w Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Jednolity Plik Kontrolny w katalogu zgodnym z nazwą firmy w podkatalogu E-PUAP. Informacja o dokładnej ścieżce do pliku znajduje się na oknie Podpisywanie pliku JPK podpisem zaufanym w pierwszym kroku kreatora. Tam również dostępny jest przycisk Skopiuj link do schowka, którego użycie ułatwia wklejenie ścieżki do katalogu, w którym znajduje się przygotowany plik JPK na stronie ePUAP.

W drugim kroku należy przejść  na stronę www.epuap.gov.pl/wps/portal W górnej części okna widoczny będzie tekst: Masz firmę? Podpisz JPK_VAT profilem zaufanym. Należy wybrać: Podpisz Podpisem Zaufanym.

Należy kliknąć na przycisk Podpisz JPK_VAT:

Następnie należy wybrać sposób logowania „profil zaufany”:

Należy zalogować się za pomocą hasła lub wskazać odpowiedni bank:

Po zalogowaniu należy kliknąć w przycisk Wybierz plik z dysku.

Skopiowany w Kroku 1 link należy wkleić w polu Nazwa pliku (np. za pomocą skrótu <CTRL> + <V>).

Po wskazaniu pliku z wybranego katalogu rozpocznie się wczytywanie i sprawdzanie pliku. Ze względu na obciążenie serwerów może to potrwać nawet kilka minut.

Po prawidłowym wczytaniu pliku JPK_VAT, należy kliknąć na przycisk Podpisz podpisem zaufanym

W zależności od wybranej formy weryfikacji, na ekranie pojawi się okno na wpisanie kodu autoryzacyjnego, który jest wysyłany SMS-em bądź na adres mailowy.

W sytuacji, gdy podpis zaufany zakładany był za pomocą aplikacji bankowej, proces podpisywania pliku wygląda nieco inaczej. Użytkownik po wyborze opcji Podpisz podpisem zaufanym zobaczy swoje dane i ponownie wybiera Podpisz profilem zaufanym.

Po tej operacji pojawi się okno autoryzacji podpisania profilem zaufanym i prośba o zalogowanie i potwierdzenie smsem lub kodem ze zdrapki.

Po wykonaniu tych czynności można zapisać na dysku plik JPK_VAT za pomocą opcji Zapisz.

W ostatnim kroku kreatora podpisywania pliku JPK podpisem zaufanym w Comarch ERP Optima należy zaimportować podpisany plik JPK klikając na przycisk Wybierz podpisany plik JPK. Po wskazaniu pliku pojawia się komunikat: Czy chcesz teraz wysłać podpisany plik?

Wybór opcji Tak powoduje wysłanie pliku JPK i zamknięcie okna z kreatorem podpisywania pliku JPK. Plik na liście otrzymuje status Wysłano/Nie odebrano UPO.

Wybór opcji Nie zamyka okno kreatora podpisywania pliku JPK. Plik na liście otrzymuje status Podpisany podpisem zaufanym/Nie wysłano. Usunięcie z listy pliku o tym statusie usuwa plik również z podkatalogu EPUAP. Pliku już podpisanego nie można ponownie podpisać. Po wybraniu opcji Wyślij podpisem zaufanym na pliku o statusie Podpisany podpisem zaufanym /Nie wysłano, następuje automatyczna wysyłka pliku bez konieczności ponownego przechodzenia kreatora podpisywania pliku JPK.

Pliku JPK o statusie Podpisany podpisem zaufanym/Nie wysłano nie można wysłać za pomocą podpisu kwalifikowanego. Przy próbie takiej wysyłki pojawia się stosowny komunikat.

Plik JPK podpisany podpisem zaufanym może zostać wysłany wyłącznie z komputera, na którym został skierowany do podpisu i podpisany.

Równoczesna opcja podpisu i wysyłki pliku JPK podpisem zaufanym możliwa jest dla pojedynczego pliku. Jeżeli zaznaczono kilka plików JPK o statusie Podpisany podpisem zaufanym/Nie wysłano możliwa jest ich zbiorcza wysyłka za pomocą opcji podpisu podpisem zaufanym.

Wysyłka pliku JPK za pomocą podpisu zaufanego nie jest dostępna z programu Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe.

Na oknie Pliki JPK znajduje się również przycisk  Odbierz służący do odbioru UPO. Aby uniemożliwić nadpisywanie daty odebrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru dla plików JPK, nie ma możliwości ponownego pobrania UPO dla plików JPK ze statusem Wysłano/ odebrano UPO.

Z poziomu tego okna możliwe jest również podejrzenie pobranego Urzędowego Poświadczenia Odbioru za pomocą ikony  Podgląd UPO lub za pomocą funkcji Zmień dostępnej w menu kontekstowym po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na pliku JPK. Wydruk UPO dostępny jest z poziomu listy plików JPK.

Wybór opcji  Podgląd pliku znajdującej się na wstążce programu powoduje otwarcie arkusza kalkulacyjnego zawierającego dane znajdujące się w podświetlonym na liście pliku JPK celem ich weryfikacji. Otwarcie arkusza MS Excel możliwe jest również po wywołaniu funkcji Podgląd dokumentu w menu kontekstowym. Jeżeli w katalogu jest zapisany arkusz kalkulacyjny to on jest otwierany, jeśli go nie ma wówczas arkusz jest tworzony. Wygenerowanie bądź dodanie na listę pliku JPK powoduje zapisanie go do bazy firmowej, więc podgląd pliku będzie zawsze możliwy bez względu na stanowisko na którym wygenerowano bądź dodano plik JPK.

Możliwe jest również usuwanie zaznaczonych plików JPK za pomocą ikony  Usuń. Aby usunięcie pliku JPK było możliwe, musi on mieć inny status niż Wysłano/nie odebrano UPO lub Wysłano/ odebrano UPO. Usunięcie pliku powoduje usunięcie go z listy plików, z bazy danych oraz z katalogu do przechowywania plików JPK.

4 Księgi Handlowe – JPK_KR

W przypadku zaznaczenia opcji Księgi Handlowe na oknie przygotowania plików JPK istnieje możliwość wskazania, czy mają być eksportowane również zapisy znajdujące się w buforze – parametr Uwzględniaj zapisy w buforze. Domyślnie jest on zaznaczony. W pliku JPK zapisy księgowe znajdujące się w buforze rozróżnione są od zapisów zatwierdzonych poprzez oznaczenie numeru dziennika znacznikiem (b).

Podczas eksportu zapisów z Ksiąg Handlowych do plików JPK przenoszone są m.in. następujące dane:

      • Dane nagłówka pliku JPK (opisane w Rozdziale 3.1)
      • Dane dotyczące kont księgowych (Numer konta, Typ, Nazwa, Bilans otwarcia dla konta, Obroty konta za podany okres, Obroty narastająco, Saldo konta)
      • Dane dotyczące nagłówków zapisów księgowych:
        • Nr dziennika cząstkowego
        • Nazwa dziennika
        • Numer dokumentu
        • Data księgowania
        • Data Operacji
        • Data wystawienia
        • Akronim operatora (z pola Zmodyfikował)
        • Opis operacji (wartość wymagana)
      • Dane dotyczące pozycji zapisów księgowych:
        • Numery kont Wn i Ma
        • Symbol waluty na pozycji dekretu
        • Kwota w PLN i w walucie
        • Opis na pozycji dekretu (niewymagany, może być nieuzupełniony)

Dane te są wymagane przez wzór dokumentu elektronicznego i muszą być uzupełnione w programie przed wysyłką plików JPK. Podczas generowania plików JPK_KR w przypadku nieuzupełnionego opisu operacji na zapisie księgowym bądź nieuzupełnionej nazwy konta księgowego, w tworzonym pliku JPK w odpowiednich polach wstawione zostanie słowo BRAK, a stosowna informacja pojawi się w logu z tworzenia pliku z informacją dla Użytkownika o konieczności weryfikacji przyczyny braku tych danych.

W przypadku braku zapisów mających daty księgowania za podany podczas eksportu okres, pliki JPK nie są tworzone.

5 Zapisy KPiR – JPK_PKPIR

W przypadku zaznaczenia opcji Zapisy KPiR na oknie przygotowania plików JPK istnieje możliwość wskazania, czy mają być eksportowane również zapisy znajdujące się w buforze – parametr Uwzględniaj zapisy w buforze. Domyślnie jest on zaznaczony.

Pliki JPK_PKPiR dla zapisów z księgi podatkowej generowane za okres od stycznia 2017 roku tworzone są nowym wzorcem dokumentu elektronicznego – JPK_PKPiR(2). Zapisy za wcześniejsze okresy są wysyłane poprzednią wersją wzorca.

Podczas eksportu zapisów KPiR do plików JPK przenoszone są m.in. następujące dane:

      • Dane nagłówka pliku JPK (opisane w Rozdziale 3.1)
      • Wartość spisu z natury na początek roku podatkowego (wartość z kolumny 15 spisu za miesiąc styczeń roku, z którego dane są eksportowane)
      • Wartość spisu z natury na koniec roku podatkowego (wartość z kolumny 15 spisu za miesiąc grudzień roku, z którego dane są eksportowane)
      • Liczba porządkowa zapisu KPiR
      • Data operacji gospodarczej
      • Numer dowodu
      • Nazwa podmiotu z zapisu KPiR – pole obowiązkowe
      • Dane adresowe podmiotu z zapisu KPiR (Miasto, Ulica, Nr domu/lokalu, Kod pocztowy) – pola obowiązkowe
      • Opis z zapisu KPiR – pole obowiązkowe
      • Kwoty dla poszczególnych kolumn od 7 do 16 na zapisie KPiR
      • Wartość z kolumny Uwagi na zapisie KPiR (pole opcjonalne)

Dane te są wymagane przez wzór dokumentu elektronicznego i muszą być uzupełnione w programie przed wysyłką plików JPK. Podczas generowania plików JPK_PKPIR w przypadku nieuzupełnionych pól na zapisie księgowym: Nazwa podmiotu, Dane adresowe podmiotu oraz Opis, w tworzonym pliku JPK w odpowiednich polach wstawione zostanie słowo BRAK, a stosowna informacja pojawi się w logu z tworzenia pliku z informacją dla Użytkownika o konieczności weryfikacji przyczyny braku tych danych.

Zaznaczenie parametru Korekta nie ma wpływu na generowanie pliku JPK_PKPiR – plik zawsze wysyłany jest jako pierwotnie złożony.

Zapisy skreślone nie są eksportowane do plików JPK.

W przypadku braku zapisów mających datę księgowania za podany podczas przygotowania plików okres, pliki JPK nie są tworzone.

Uwaga
W związku z wymaganiami wzoru dokumentu elektronicznego, należy uzupełnić spis z natury na koniec roku (nawet jeśli spis na koniec roku jest równy spisowi na początek roku). Jest to niezbędne aby został prawidłowo wyliczony dochód w pliku JPK podczas eksportu danych za cały rok.

6 Ewidencja ryczałtowa – JPK_EWP

W przypadku zaznaczenia opcji Ewidencja ryczałtowa na oknie przygotowania plików JPK istnieje możliwość wskazania, czy mają być eksportowane również zapisy znajdujące się w buforze – parametr Uwzględniaj zapisy w buforze. Domyślnie jest on zaznaczony.

W przypadku składania pliku za okresy od 1 stycznia 2022 roku obowiązuje struktura pliku JPK_EWP(3). Za okresy wcześniejsze obowiązują pliki JPK_EWP(2) (rok 2021) i JPK_EWP(1) (lata wcześniejsze). W przypadku pliku JPK_EWP(3) obok uwzględnienia stawek ryczałtu 14% i 12% plik ten obejmuje wykaz środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Do pliku przenoszone są zapisy kart środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych z podstawowymi informacjami, m.in. o dacie przyjęcia do używania, numerze KŚT czy wartości początkowej i zaktualizowanej, bez informacji o dokonanych odpisach amortyzacyjnych. Do pliku nie są przenoszone informacje o środkach trwałych w budowie, jak również środkach zbytych bądź zlikwidowanych przed okresem, za który sporządzany jest plik. Nie są również wykazywane środki trwałe z datą przyjęcia do użytkowania późniejszą niż okres, za jaki plik jest sporządzany. Środki trwałe całkowicie zamortyzowane oraz z zerową wartością są przenoszone do pliku JPK_EWP(3).
Jedną z wymaganych informacji dla środków trwałych wykazywanych w pliku JPK_EWP(3) jest numer dokumentu zakupu. W programie na karcie środka trwałego na zakładce [Dokumenty] można wskazać więcej niż jeden dokument zakupu. W takim przypadku do pliku przenoszony jest ostatni (najmłodszy) dokument.
Jeżeli dokument zakupu na karcie środka trwałego nie jest wskazany, wówczas podczas generowania pliku pojawia się komunikat:
„Element tns:KW_5.Element element 'Wykaz’ w przestrzeni nazw 'http://jpk.mf.gov.pl/wzor/2022/02/01/02011/’ ma nieprawidłowy element podrzędny element 'KW_5′ w przestrzeni nazw 'http://jpk.mf.gov.pl/wzor/2022/02/01/02011/’. Lista oczekiwanych możliwych elementów: element 'KW_4′ w przestrzeni nazw 'http://jpk.mf.gov.pl/wzor/2022/02/01/02011/’.’
Należy wówczas dodać na zakładce [Dokumenty] na karcie środka trwałego odpowiedni numer dokumentu zakupu. Numer może zostać uzupełniony ręcznie, bez wskazania dokumentu w Rejestrze zakupów VAT lub Ewidencji dodatkowej kosztów (opcja: Bez wskazania dokumentu). Taka operacja jest możliwa pod warunkiem, że środek trwały nie posiada wygenerowanych odpisów amortyzacyjnych. Jeżeli takie odpisy już są, wówczas możliwe jest wskazanie na karcie środka trwałego na zakładce [Atrybuty] atrybutu o kodzie DOWÓD_ZAKUPU_EWP i wpisanie jako wartości tego atrybutu numeru dokumentu zakupu.
Inną informacją przenoszoną do pliku JPK_EWP(3) jest numer Klasyfikacji Środków Trwałych. W przypadku kiedy nie jest on uzupełniony, podczas generowania pliku pojawia się informacja:
„Na środku trwałym/wnip [NAZWA] w polu KW_6 (KŚT) zapisano BRAK. Zweryfikuj poprawność.”
Wówczas Użytkownik powinien zweryfikować czy faktycznie w tym przypadku brak uzupełnionego numeru KŚT jest poprawną sytuacją (np. w przypadku wartości niematerialnych i prawnych dla których ten numer nie jest uzupełniany) czy jednak należy uzupełnić dane na karcie środka trwałego i ponowić generowanie pliku JPK_EWP(3).

Podczas eksportu ewidencji ryczałtowej do plików JPK przenoszone są m.in. następujące dane:

      • Dane nagłówka pliku JPK (opisane w Rozdziale 3.1)
      • Liczba porządkowa zapisu w ewidencji
      • Data wpisu do ewidencji
      • Data uzyskania przychodu
      • Numer dokumentu
      • Kwoty dla poszczególnych stawek
      • Wykaz środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (pliki JPK_EWP za okresy od 1 stycznia 2022)

Dane te są wymagane przez wzór dokumentu elektronicznego i muszą być uzupełnione w programie przed wysyłką plików JPK.

Zapisy skreślone nie są eksportowane do plików JPK. Nie są również przesyłane zapisy związane z ewidencją produktów rolnych (2%).

7 Wyciągi bankowe – JPK_WB

W przypadku wybrania opcji Wyciągi bankowe na oknie przygotowania plików JPK istnieje możliwość określenia w jaki sposób mają być wysyłane dane.

Domyślnie zaznaczona opcja poszczególnymi wyciągami spowoduje wygenerowanie tyle plików JPK ile było raportów bankowych w podanym zakresie dat. Dla każdego rejestru bankowego będą generowane oddzielne pliki dla każdego wyciągu. W przypadku kiedy wyciągi będą za inny okres niż miesięczny i ten okres nie będzie się pokrywał z zakresem dat wskazanym przed eksportem, wówczas wyeksportowane zostaną wszystkie wyciągi, które będą miały daty otwarcia bądź zamknięcia zawierające się w tym zakresie dat, nawet jeżeli tylko część dni z wyciągu będzie zawierać się w podanym zakresie dat.

Wybór opcji za okres spowoduje wygenerowanie tyle plików ile jest rejestrów o typie Konto bankowe. Dla każdego rejestru bankowego zostanie utworzony jeden plik za cały zakres dat.

Na oknie generowania plików JPK dla wyciągów bankowych istnieje możliwość wyboru rejestru bankowego, z którego będą eksportowane operacje do pliku JPK. W polu Rachunek bankowy można wybrać czy mają być eksportowane zapisy z wszystkich, czy z jednego wybranego rejestru bankowego.

Eksportowane są tylko wyciągi zawierające zapisy (nie są eksportowane puste raporty). Eksportowane są również otwarte raporty.

Podczas eksportu wyciągów bankowych do plików JPK przenoszone są m.in. następujące dane:

      • Dane nagłówka pliku JPK (opisane w Rozdziale 3.1)
      • Numer rachunku wpisany na formularzu rejestru kasowego/bankowego
      • Symbol waluty rachunku bankowego
      • Liczba porządkowa zapisu K/B
      • Data zapisu K/B
      • Nazwa podmiotu z zapisu K/B
      • Opis z zapisu K/B (przenoszonych jest pierwszych 256 znaków)
      • Kwota operacji

Numer rachunku bankowego określany na formularzu rejestru bankowego musi być w formacie IBAN. Zgodnie wymaganiami Ministerstwa Finansów, tylko takie rachunki zostaną wyeksportowane za pomocą pliku JPK_WB. W sytuacji kiedy w systemie numer rachunku zapisany jest jako numer w standardzie IBAN jednak bez kodu kraju PL, kod ten jest automatycznie dodawany podczas wysyłki do pliku.

Dane te są wymagane przez wzór dokumentu elektronicznego i muszą być uzupełnione w programie przed wysyłką plików JPK.

8 Faktury – JPK_FA

Do pliku JPK wysyłane są Faktury Sprzedaży, Faktury Zakupu, Faktury Zaliczkowe a także wystawione do nich dokumenty korygujące. Aby dokumenty były uwzględnione w pliku JPK, muszą zostać wcześniej zatwierdzone.

Faktury Zaliczkowe, Faktury Sprzedaży oraz korekty do Faktur wystawione w procedurze OSS są uwzględniane w pliku JPK_FA.

Do pliku JPK_FA przenoszone są transakcje w różnych walutach. Na dokumentach walutowych wartość netto, kwota VAT oraz wartość brutto wykazywane są w walucie dokumentu. W przypadku wartości VAT, dla dokumentów walutowych przeliczana jest ona na złotówki. Podczas generowania plików JPK_FA istnieje możliwość wyboru waluty. Jeśli w bazie istnieją waluty nieaktywne, wówczas na liście takie waluty widoczne są w kolorze czerwonym. Domyślne ustawienie pola pozwala na eksport dokumentów we wszystkich walutach.

      • JPK_FA nie musi zawierać faktur zakupowych, natomiast struktura JPK_ VAT zawiera faktury zakupowe, z których podatnikowi przysługuje prawo do zmniejszenia podatku należnego,
      • Faktury, na których oprócz standardowych stawek pojawiają się też stawki NP. lub zw dla zakupów będą trafiały do pliku JPK_FA w całości, a na deklarację VAT-7 (w tym do pliku JPK_VAT) bez pozycji w tych stawkach,
      • JPK_FA nie zawiera sprzedaży detalicznej (paragonów), transakcje te natomiast wykazywane są w pliku JPK_VAT,
      • Korekta faktury in minus, której potwierdzenia odbioru od kupującego nie uzyskał podatnik – w pliku JPK_FA zostanie wykazana, natomiast w strukturze JPK_VAT pojawi się wówczas, gdy spełnione zostaną dodatkowe przesłanki dające podatnikowi prawo do obniżenia podstawy opodatkowania,
      • Faktura z oznaczeniem „metoda kasowa” jest wykazana w pliku JPK_VAT w okresie, w którym została ona zapłacona w całości lub części (odliczenie VAT dotyczy wyłącznie tej części). Dokument ten natomiast w pliku JPK_FA będzie wykazywany w całości niezależnie od terminu zapłaty.

Podczas eksportu Faktur do plików JPK przenoszone są m.in. następujące dane:

      • Dane nagłówka pliku JPK (opisane w Rozdziale 3.1)
      • Dane dotyczące nagłówków faktur:
        • Waluta dokumentu
        • Data wystawienia dokumentu
        • Numer dokumentu (dla Faktur Zakupu numer obcy)
        • Nazwa i dane adresowe Nabywcy (dla Faktur Zakupu dane Nabywcy pobierane z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy
        • Nazwa i dane adresowe sprzedawcy (dla Faktur Zakupu dane Dostawcy)
        • Numer NIP sprzedawcy
        • Numer NIP nabywcy
        • Data zakończenia transakcji (dla Faktur Sprzedaży – data sprzedaży, dla Faktur Zakupu – data zakupu, dla Faktur Zaliczkowych – data wystawienia, dokumenty korygujące – data korekty)
        • Suma kwot netto sprzedaży w danej stawce w walucie dokumentu
        • Kwota podatku VAT w danej stawce w walucie dokumentu
        • W przypadku dokumentów walutowych Kwota podatku VAT przeliczona na złotówki
        • Wartość brutto (kwota netto + wartość podatku VAT) w walucie dokumentu
        • Informacja czy na transakcji wystąpił Mechanizm podzielonej płatności
        • Rodzaj dokumentu (dla Faktur – VAT, dla Faktur Zaliczkowych oraz Końcowych rozliczających zaliczkę – VAT, dla dokumentów korygujących – KOREKTA)
      • W przypadku Faktur VAT Marża uzupełniane jest pole dotyczące procedury marży
      • W przypadku dokumentów korygujących przenoszone są również następujące dane:
        • Cena (jako różnica pomiędzy ceną pierwotną i korektą), wartości oraz ilości zgodnie z danymi na korekcie. Korekty (wartości) do Faktur Zaliczkowych są uwzględniane w pliku w analogicznej formie jak korekty wartości wystawione do zwykłej Faktury Sprzedaży.
        • Przyczyna korekty. Na potrzeby generowania pliku JPK, dla dokumentów korygujących wprowadzono możliwość zmiany przyczyny korekty na zatwierdzonych dokumentach w module Handel / Faktury. Operator może dokonywać takich zmian, jeśli na jego karcie w Konfiguracji/Program/Użytkowe/Operatorzy na zakładce [Parametry] zostanie zaznaczony parametr Zmiana opisu i osoby odbierającej na dok.
        • Numer faktury korygowanej (dla Faktur Zakupu numer obcy korygowanego dokumentu)           W przypadku Korekty Zbiorczej/Rabat jeśli korekta dotyczy większej ilości dokumentów to w pole: Numer faktury korygowanej przenoszony jest opis „Korekta zbiorcza”.
        • Dla dokumentu Korekta Zbiorcza/Rabat przenoszona jest data sprzedaży od – do, czyli okres, do którego odnosi się udzielony rabat (data od – najniższa data sprzedaży, data do – najwyższa data sprzedaży Faktury, której dotyczy korekta). W przypadku pozostałych rodzajów korekt w polu wskazana jest data korekty od – do.
        • Na dokumencie Korekta Zbiorcza/Rabat nie jest ujęta lista towarów, ale wartość sprzedaży za dany okres w poszczególnych stawkach VAT. W związku z tym, w pliku JPK w części dotyczącej szczegółów pozycji z faktur, wartość korekty dla każdej stawki VAT będzie uwzględniona jako osobna pozycja. Ponadto, nie będzie tutaj uzupełniana nazwa towaru / usługi, a pola dotyczące jednostki miary oraz ilości będą uzupełniane wartościami „szt” oraz „1”.
        • W przypadku korekty stawki VAT, jeżeli korekta liczona jest od wartości brutto, cena jednostkowa netto ani wartość netto nie są uzupełniane w pliku, natomiast w polach dotyczących ceny i wartości brutto wpisywane jest 0. Gdy korekta stawki VAT liczona jest od wartości netto, pola dotyczące ceny i wartości brutto nie są uzupełniane, natomiast w polach dotyczące ceny i wartości netto wpisywane jest 0.
      • W przypadku Faktur Zaliczkowych przenoszone są również następujące dane:
        • Otrzymana kwota zapłaty
        • Kwota podatku od tej zapłaty
        • W przypadku kilku Faktur zaliczkowych – Numer Faktury Zaliczkowej
      • Dane podsumowujące listę faktur – sumy kontrolne, gdzie uwzględnione są dane:
        • Liczba faktur w pliku
        • Łączna wartość kwot brutto faktur w pliku
      • Szczegółowe zestawienie pozycji faktur w pliku
        • Numer dokumentu (dla Faktur Zakupu numer obcy)
        • Nazwa towaru lub usługi
        • Jednostka miary z dokumentu
        • Ilość produktu w jednostce z dokumentu
        • Cena jednostkowa netto towaru w walucie dokumentu
        • Cena jednostkowa brutto towaru w walucie dokumentu
        • Wartość sprzedaży netto
        • Wartość sprzedaży brutto
        • Stawka podatku
      • Dane podsumowujące listę wierszy faktur – sumy kontrolne, gdzie uwzględnione są dane:
        • Suma wszystkich wierszy – elementów z faktur w pliku
        • Łączna wartość netto wszystkich wierszy – elementów z faktur w pliku bez względu na walutę
      • Dane dotyczące Zamówienia
        • Numer Faktury Zaliczkowej
        • Wartość zamówienia – wartość brutto Faktury Pro Forma
      • Szczegółowe pozycje dotyczące zamówienia (Faktury Pro Forma)
        • Nazwa towaru/ usługi
        • Jednostka miary
        • Ilość towaru/ usługi
        • Cena jednostkowa netto
        • Wartość pozycji netto
        • Kwota podatku pozycji
        • Stawka podatku pozycji
      • Dane podsumowujące listę zamówień – sumy kontrolne:
        • Liczba zamówień
        • Łączna wartość kolumny: Wartość zamówienia w okresie, którego dotyczy JPK_FA

W przypadku, gdy w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy – jednostka samorządowa dodana została pieczątka firmy z zakresem dat obejmującym datę wystawienia dokumentu, wówczas do pliku JPK_FA dla faktur sprzedaży jako dane sprzedawcy, a dla zakupu jako dane nabywcy przenoszone są dane z tej pieczątki firmy dla jednostki samorządowej. Dotyczy zarówno dokumentów wystawianych w module Handel/Faktury jak i w Rejestrze VAT.

W pliku JPK_FA nie są uwzględniane informacje o kaucjach. Jeżeli zatem na dokumentach FA lub FZ, pobranych do pliku występowały pozycje związane z opakowaniami kaucjonowanymi, dane dotyczące kwot kaucji nie będą zaczytane do pliku JPK.

Dla Faktur zaliczkowych, do pliku JPK przenoszone są dane zgodnie z wartościami na Fakturze Zaliczkowej. Wartości w poszczególnych stawkach VAT oraz wartość brutto zaliczki. Do pliku nie są przenoszone  informacje o pozycjach z dokumentu gdyż mają one swoje odzwierciedlenie w sekcji Zamówienie.

Dla Faktur Finalnych, do pliku JPK przenoszone są dane zgodnie z wartościami na Fakturze Finalnej. Wartości w poszczególnych stawkach VAT oraz wartość brutto dokumentu ogółem (wartość z faktury pomniejszona o kwotę użytych zaliczek), są więc przeniesione z Faktury Finalnej. Również w części dotyczącej poszczególnych pozycji z dokumentu, w pliku uwzględniane są kwoty i ilości zgodne z fakturą finalną.

W celu wykazywania wartości w odpowiednich polach w plikach JPK, dla faktur wprowadzone zostały następujące atrybuty dla dokumentów handlowych:

      • SAMOFAKTUROWANIE (faktury wystawiane metodą samofakturowania) – atrybut o typie tekst bez domyślnej wartości, atrybut należy dodać na dokument wystawiony metodą samofakturowania, aby taki dokument został poprawnie zarejestrowany w pliku JPK
      • POLSKA USTAWA (przyczyna zastosowania zwolnienia na podstawie Art. 43 ust. 1 ustawy o VAT) – atrybut o typie lista, przed użyciem atrybutu należy ręcznie uzupełnić wartości listy, wpisując który punkt z ustawy daje podstawę do zwolnienia
      • DYREKTYWA UNIJNA (przyczyna zastosowania zwolnienia na mocy artykułu 141 dyrektywy 2006/112/WE) – atrybut o typie lista, przyjmuje wartość: Faktura WE uproszczona na mocy artykułu 141 dyrektywy 2006/112/WE
      • INNE ZWOLNIENIA (inna przyczyna zastosowania zwolnienia)
      • FA NA RZECZ DŁUŻNIKA (faktura wystawiona w imieniu, na rzecz dłużnika; jako wartość atrybutu należy wprowadzić kod kontrahenta, który jest organem egzekucyjnym lub komornikiem) – w bazie danych należy założyć kartę kontrahenta dla komornika lub dla organu egzekucyjnego, który będzie wystawiał faktury w imieniu i na rzecz dłużnika. Na karcie kontrahenta należy uzupełnić pola Kod, Nazwa oraz dane adresowe. Dane te są wymagane, ponieważ są one przenoszone do pliku JPK. Kod takiego kontrahenta należy następnie wprowadzić na listę wartości atrybutu. Jego dane zostaną wówczas automatycznie przeniesione do pliku JPK. Jeśli na listę zostanie wprowadzony niepoprawny kod kontrahenta, np. kod kontrahenta, którego nie ma w bazie, pola w pliku dotyczące organu egzekucyjnego lub komornika nie zostaną uzupełnione.
      • PRZEDSTAWICIEL PODAT (faktura wystawiona w imieniu, na rzecz podatnika; jako wartość atrybutu należy wprowadzić kod kontrahenta, który jest przedstawicielem podatkowym) – w bazie danych należy założyć kartę kontrahenta dla przedstawiciela podatkowego, który będzie wystawiał faktury w imieniu i na rzecz podatnika. Na karcie kontrahenta należy uzupełnić pola Kod, Nazwa, dane adresowe oraz numer NIP. Dane te są wymagane, ponieważ są one przenoszone do pliku JPK. Kod takiego kontrahenta należy następnie wprowadzić na listę wartości atrybutu. Jego dane zostaną wówczas automatycznie przeniesione do pliku JPK. Jeśli na listę zostanie wprowadzony niepoprawny kod kontrahenta, np. kod kontrahenta, którego nie ma w bazie, pola w pliku dotyczące przedstawiciela podatkowego nie zostaną uzupełnione.
      • DATA DOPUSZCZ. POJ (data dopuszczenia nowego środka transportu do użytku) – atrybut o typie data, bez domyślnej wartości. Użytkownik uzupełnia datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku.
      • PRZEBIEG POJAZDU (przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych) – atrybut o typie liczba, bez domyślnej wartości. Użytkownik uzupełnia przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych
      • LICZBA GODZ. UŻYW (liczba godzin roboczych używania nowego środka transportu – w przypadku jednostek pływających oraz statków powietrznych) – atrybut o typie liczba, bez domyślnej wartości. Użytkownik uzupełnia liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu.

Wymienione atrybuty należy w razie potrzeby dodać na dokumencie handlowym na zakładce [Atrybuty] w sekcji JPK. W tej sekcji można wskazać atrybut widoczny na liście atrybutów (Ogólne/ Atrybuty) na zakładce [JPK], który ma zaznaczony parametr JPK_FA: FA.

Atrybut z zaznaczonym parametrem JPK_FA: FA oraz dodatkowo z parametrem przenosić na transakcje zostanie automatycznie dodany na każdym nowo dodawanym dokumencie handlowym.

Na liście Faktur Sprzedaży możliwy jest wybór dodatkowych kolumn odpowiadających atrybutom wykorzystywanym w Jednolitym Pliku Kontrolnym.

Podczas księgowania faktur z modułu Handel/Faktury z wybranymi atrybutami JPK do rejestrów VAT, zostaną one przeniesione na dokument w rejestrze VAT do grupy atrybutów JPK_FA pod warunkiem, że będą mieć zaznaczony parametr kopiować przy księgowaniu do rejestru VAT. Przeniesione w ten sposób atrybuty typu JPK_FA będą widoczne na dokumentach w rejestrze VAT nawet jeśli parametr JPK_FA na dokumencie w rejestrze VAT nie będzie zaznaczony.

Powyższe atrybuty mogą być również wykorzystywane na dokumentach w rejestrach VAT dla np. faktur kosztowych. Warunkiem, aby dokumenty wprowadzone bezpośrednio do Rejestrów VAT zostały wyeksportowane do plików JPK, jest zaznaczenie na nich parametru JPK_FA. Parametr ten został dodany na dokumentach w Rejestrach VAT Zakupu i Sprzedaży w prawej górnej części okna.

W szczególności dotyczy on dokumentów kosztowych, które nie mają odzwierciedlenia w module Handel. Podczas ręcznego dodawania dokumentów do Rejestrów VAT sprzedaży parametr jest automatycznie zaznaczany. Wyjątek stanowią dokumenty wewnętrzne, dla których parametr nie zaznacza się samoczynnie. Od wersji Comarch ERP Optima 2017.1.1. na ręcznie dodawanych dokumentach w rejestrze VAT zakupu parametr JPK_FA nie jest automatycznie zaznaczany ponieważ do pliku JPK_FA nie ma obowiązku eksportu faktur zakupowych.

Dokumenty przeniesione z modułu Handel /Faktury, jak również zaimportowane z pliku VAT_R lub za pomocą Comarch ERP Migrator nie będą miały tego parametru zaznaczonego. Parametr nie będzie również zaznaczany dla istniejących dokumentów podczas konwersji baz danych z poprzednich wersji. Parametr JPK_FA jest przenoszony dla dokumentów zaimportowanych pracą rozproszoną pod warunkiem, eksport odbywa się z rejestrów VAT i na dokumentach w rejestrze VAT w bazie źródłowej parametr JPK_FA jest zaznaczony.

Parametr JPK_FA możliwy jest do zaznaczenia również w przypadku dokumentów zaksięgowanych lub posiadających predekretację.

Dodatkowo dla dokumentów wprowadzanych bezpośrednio w Rejestrze VAT, z racji braku odpowiednich informacji na dokumencie, wprowadzone zostały poniższe atrybuty:

      • FAVAT MARŻA (wybór odpowiedniej procedury marży – wybierany w przypadku rozliczenia marży) ‑ atrybut typu lista. W programie dostępne są następujące pozycje listy (z możliwością edycji): 1 – Procedura marży dla biur podróży, 2 – Procedura marży – towary używane, 3 – Procedura marży – dzieła sztuki, 4 – Procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki.
      • FA ZALICZKOWA (czy dokument jest fakturą zaliczkową – wybierany w przypadku faktur zaliczkowych) ‑ atrybut o typie lista, z domyślną wartością TAK
      • PRZYCZYNA KOREKTY (wybierany w przypadku faktury korygującej) – atrybut o typie lista. W programie dostępne są następujące pozycje listy (z możliwością edycji): 1 – korekta ilości, 2 – korekta wartości/ceny, 3 – korekta stawki VAT, 4 – korekta zbiorcza
      • OKRES KOREKTY OD (korekta za okres: od) – atrybut o typie data
      • OKRES KOREKTY DO (korekta za okres: do) – atrybut o typie data

Wymienione powyżej atrybuty należy dodać na dokumencie w rejestrze VAT na zakładce [JPK] w sekcji JPK_FA. W tej sekcji można wskazać atrybut widoczny na liście atrybutów (Ogólne/ Atrybuty) na zakładce [JPK], który ma zaznaczony parametr JPK_FA: VAT. Warunkiem jest, aby na dokumencie w rejestrze VAT był zaznaczony parametr JPK_FA. W przeciwnym wypadku jeśli parametr jest nie zaznaczony, na zakładce [JPK] w sekcji JPK_FA nie będzie możliwości wybrania tego typu atrybutów.

Dla dokumentów wprowadzonych do rejestru VAT i eksportowanych do pliku JPK_FA,  nazwa towaru pobierana jest z pola Opis na pozycji dokumentu, a w przypadku jego nie uzupełnienia, z kolumny Rodzaj. Jeżeli chodzi o ilość towaru/usługi oraz jednostkę miary – w takim przypadku w pliku JPK_FA przyjmowane są wartości domyślne, czyli 1 szt.

W przypadku kiedy dane do pliku JPK_FA pobierane są z rejestru VAT i na dokumencie w walucie obcej zaznaczony jest parametr Inny kurs do księgowania, wówczas do pliku JPK_FA pobierane są kwoty wg kursu do VAT.

W przypadku wprowadzania do Rejestru VAT dokumentu korygującego, oprócz zaznaczenia na zakładce [Ogólne] parametru Korekta i wprowadzeniu numeru dokumentu korygowanego, należy dodać atrybut PRZYCZYNA KOREKTY. Daty okresu korekty pobierane są z atrybutów OKRES KOREKTY OD oraz OKRES KOREKTY DO, a w przypadku ich braku – z pola Data wystawienia.

Uwaga
Dodanie na dokumentach odpowiednich atrybutów i uzupełnienie ich wartości, jest konieczne aby w pliku JPK zarejestrować dodatkowe informacje dotyczące szczególnych warunków transakcji.

9 Dokumenty magazynowe – JPK_MAG

Do pliku JPK_MAG wysyłane są Przyjęcia Zewnętrzne, Wydania Zewnętrzne, Rozchody Wewnętrzne oraz Przesunięcia Międzymagazynowe, a także wygenerowane do tych dokumentów korekty. Aby dokumenty zostały zaczytane do pliku, muszą być wcześniej zatwierdzone. Do pliku nie są przenoszone dokumenty anulowane ani WZKK. Wydania Zewnętrzne oraz korekty do WZ wystawione w procedurze OSS są uwzględniane w pliku JPK_MAG.

Pliki JPK_MAG generowane są osobno dla każdego magazynu w bazie i każdej waluty, jeżeli dokument generowany jest z cenami z dokumentu. Wartości w tych plikach wykazywane są w walucie, w jakiej zostały wystawione dokumenty.

Wybór waluty możliwy jest gdy zostanie wybrana cena jednostkowa netto, w przypadku kosztu zakupu wszystkie wartości w pliku są wykazywane w walucie PLN. Jeśli w bazie istnieją waluty nieaktywne, wówczas na liście takie waluty widoczne są w kolorze czerwonym. Domyślne ustawienie pola pozwala na eksport dokumentów we wszystkich walutach. Po wyborze konkretnej waluty tworzony jest plik zawierający tylko dokumenty w tej walucie.

Na oknie generowania plików JPK istnieje również możliwość wyboru magazynu. Jeśli w bazie istnieją magazyny nieaktywne, wówczas na liście wyboru magazynu widoczne są w kolorze czerwonym. Domyślne ustawienie pola pozwala na eksport dokumentów ze wszystkich magazynów.  Po wyborze konkretnego magazynu tworzony będzie plik tylko z dokumentami z tego magazynu.

Podczas eksportu dokumentów magazynowych do plików JPK przenoszone są m.in. następujące dane:

Następnie dla każdego typu dokumentu przenoszone są dane dotyczące wartości całego dokumentu, szczegóły pozycji oraz wiersz sumy kontrolnej ilości dokumentów danego typu i ich łącznej wartości.

Dla dokumentów PZ:

      • Dane wartości dokumentu uwzględniają:
        • Numer obcy
        • Data wystawienia
        • Wartość netto dokumentu
        • Data zakupu
        • Dostawca towaru
        • Numer obcy dokumentu handlowego
        • Data wystawienia Faktury Zakupu powiązanej z PZ
      • Dane dotyczące elementów uwzględniają:
        • Numer obcy
        • Kod towaru / usługi
        • Nazwa towaru / usługi
        • Ilość przyjęta w jednostce miary z dokumentu
        • Jednostka miary z dokumentu
        • Cena netto towaru / usługi
        • Wartość netto
      • Wiersz sumy kontrolnej, gdzie uwzględniono:
        • Liczbę dokumentów PZ w pliku
        • Wartość netto dokumentów PZ w pliku

Dla dokumentów WZ:

      • Dane wartości dokumentu uwzględniają:
        • Numer dokumentu
        • Data wystawienia
        • Wartość netto dokumentu
        • Data wydania WZ
        • Nazwa odbiorcy towaru
        • Numer faktury do WZ
        • Data wystawienia Faktury Sprzedaży powiązanej z WZ
      • Dane dotyczące elementów uwzględniają:
        • Numer dokumentu WZ
        • Kod towaru / usługi
        • Nazwa towaru / usługi
        • Ilość towaru w jednostce miary z dokumentu
        • Jednostka miary z dokumentu
        • Cena netto towaru / usługi
        • Wartość netto
      • Wiersz sumy kontrolnej, gdzie uwzględniono:
        • Liczbę dokumentów WZ w pliku
        • Wartość netto dokumentów WZ w pliku

Dla dokumentów RW:

      • Dane wartości dokumentu uwzględniają:
        • Numer dokumentu RW
        • Data wystawienia
        • Wartość netto dokumentu
        • Data wydania towaru na RW
      • Dane dotyczące elementów uwzględniają:
        • Numer dokumentu RW
        • Kod towaru / usługi
        • Nazwa towaru / usługi
        • Ilość towaru w jednostce miary z dokumentu
        • Jednostka miary z dokumentu
        • Cena netto towaru / usługi w jednostce z dokumentu
        • Wartość netto
      • Wiersz sumy kontrolnej, gdzie uwzględniono:
        • Liczbę dokumentów RW w pliku
        • Wartość netto dokumentów RW w pliku

Dla dokumentów MM:

      • Dane wartości dokumentu uwzględniają:
        • Numer dokumentu
        • Data wystawienia
        • Wartość netto dokumentu
        • Data wydania MM
      • Dane dotyczące elementów uwzględniają:
        • Numer dokumentu MM
        • Kod towaru / usługi
        • Nazwa towaru / usługi
        • Ilość towaru w jednostce miary z dokumentu
        • Jednostka miary z dokumentu
        • Cena netto towaru / usługi
        • Wartość netto
      • Wiersz sumy kontrolnej, gdzie uwzględniono:
        • Liczbę dokumentów MM w pliku
        • Wartość netto dokumentów MM w pliku

10 Rejestry VAT – JPK_VAT

Uwaga
Uwaga: Pliki JPK_VAT obowiązywały do rozliczenia podatku VAT za okresy do września 2020 roku. Od rozliczenia za okresy od października 2020 roku obowiązują pliki JPK_V7 dostępne w programie w menu JPK/ Pliki JPK_V7 i opisane w biuletynie OPT088 – Pliki JPK_V7 – przygotowanie dokumentów i generacja pliku. Obecnie możliwe jest składanie korekt do plików JPK_VAT za okresy, w których tego typu pliki obowiązywały.

Aby dodać w programie plik JPK_VAT należy z rozwijalnej listy przy ikonie plusa wybrać opcję Pliki_JPK_VAT   – spowoduje to otwarcie okna Przygotowanie pliku JPK_VAT:

Okno wywoływane jest również z poziomu menu kontekstowego po kliknięciu prawym przyciskiem myszy i wybraniu opcji Dodaj, jak również przy pomocy skrótu <Shift> + <Insert>.
Okno zawiera parametry dotyczące plików JPK_VAT. Dla parametru Składam plik JPK istnieje możliwość wyboru dwóch opcji:
■ obowiązkowy (opcja domyślnie zaznaczona),
■ na żądanie Urzędu Skarbowego podczas kontroli.

Uwaga
Uwaga: Opcja dodania plików JPK na żądanie US powinna być wykorzystywana w sytuacji kiedy urząd skarbowy zwróci się o wygenerowanie plików podczas kontroli podatnika.

W polu Za okres wskazywany jest miesiąc i rok za jaki ma zostać wygenerowany plik JPK_VAT. Pole może zostać rozwinięte celem łatwiejszego wybrania odpowiedniego okresu.

Uwaga
Uwaga: Podczas dodawania pliku JPK_VAT program sprawdza okres, za który jest on sporządzany. Jeżeli za ten okres powinien być już sporządzony plik JPK_V7 program informuje o tym Użytkownika stosownym komunikatem:
Za okres od października 2020 należy składać pliki JPK_V7. Czy chcesz mimo wszystko wyliczyć plik JPK_VAT?
Wybór opcji Tak powoduje utworzenie pliki JPK_VAT za wybrany miesiąc. W przypadku wybrania opcji Nie plik JPK_VAT nie jest tworzony.
Plik taki, nawet jeśli zostanie utworzony, nie będzie wysyłany do Ministerstwa Finansów.

Na oknie można zaznaczyć parametr współczynnik szacunkowy struktury sprzedaży i określić jego wartość procentową.
Zaznaczenie parametru Korekta powoduje przeniesienie informacji, że generowany plik JPK_VAT jest korektą – pole CelZlozenia w pliku przyjmuje wówczas wartość 2. W przypadku plików JPK_VAT(3) po zaznaczeniu parametru Korekta istnieje możliwość wpisania numeru korekty. Numer korekty jest uzupełniany automatycznie jako numer kolejny, ale może zostać zmodyfikowany przez Użytkownika. W tym polu nie może zostać wpisana wartość mniejsza niż 1. Numer korekty przenoszony jest do pliku JPK_VAT(3).

Uwaga
Uwaga: W polu Korekta należy podać kolejny numer, tj. jeżeli wcześniej w 2017 r. lub w latach poprzednich złożony został tylko plik pierwotny oznaczony cyfrą”1″ (JPK_VAT(1)), a pierwszej korekty dokonuje się w 2018 r. na nowej strukturze, to należy w polu Korekta wpisać cyfrę „2″, a kolejne korekty za ten sam okres oznaczamy 3, 4, 5 itd.
Jeżeli w 2017 r. złożony został JPK_VAT z oznaczeniem celu złożenia „1″ i potem były złożone korekty z oznaczeniem celu złożenia „2″, to składając kolejną korektę za ten okres już według nowej struktury w 2018 r. należy wpisać „3″ (niezależnie od tego ile w 2017 r. złożono korekt JPK_VAT z oznaczeniem „2″). Kolejne korekty za ten sam okres oznaczamy 4, 5 itd

W 2017 r. przyjęto następującą zasadę oznaczania JPK_VAT 1 – dla pierwotnego JPK_VAT 2 – dla każdej kolejnej korekty JPK_VAT

W 2018 r. przyjęto następującą zasadę oznaczania JPK_VAT: 0 – dla pierwotnego
JPK_VAT 1, 2, 3, 4…. dla kolejnych korekt JPK_VAT za ten sam okres.

Pod parametrami wyświetlane są podstawowe informacje dotyczące składania pliku JPK_VAT.
Istnieje możliwość wysłania do arkusza kalkulacyjnego danych znajdujących się w generowanych plikach JPK celem łatwiejszego ich przeglądania. Na oknie Przygotowanie pliku JPK_VAT znajduje się parametr Podczas eksportu utwórz również pliki MS Excel. Po wygenerowaniu pliku JPK z zaznaczonym powyższym parametrem, w zależności od ustawienia parametru Otwieranie wyeksportowanych plików w menu Widok, nastąpi otwarcie arkusza zawierającego wyeksportowane dane (opcja Otwieraj) bądź wyświetlone zostanie pytanie czy plik otworzyć (opcja Pytaj). Tworzony plik arkusza kalkulacyjnego zawiera arkusz dotyczący danych podatnika, agregatów oraz danych poszczególnych dokumentów.

Uwaga
Uwaga: Do eksportu danych JPK do arkusza MS Excel wymagane jest połączenie z Internetem.
Po kliknięciu ikony Utwórz plik, na liście plików JPK dodany zostanie plik JPK_VAT za podany okres.

Podczas eksportu Rejestrów VAT istnieje możliwość zaznaczenia parametru współczynnik szacunkowy struktury sprzedaży. Domyślnie parametr nie jest zaznaczony. Wówczas w polu obok parametru program wylicza wartość współczynnika na podstawie dokumentów w Rejestrze VAT Sprzedaży za rok poprzedni w stosunku do roku określonego w polu Zakres dat od: na oknie przygotowania plików JPK. Do wyliczenia wartości współczynnika brane są pod uwagę dokumenty, które na pozycji w kolumnie Uwz. w proporcji mają ustawione Uwzględniaj lub Tylko w mianowniku. Proporcja jest wyliczana jako iloraz, gdzie w liczniku znajduje się roczny obrót z tytułu czynności, w związku z którymi podatnik ma prawo do obniżenia podatku należnego, a w mianowniku całkowity roczny obrót podatnika (łącznie np. z subwencjami). Współczynnik szacunkowy struktury sprzedaży służy do przemnożenia wartości z pozycji dokumentów z Rejestru VAT Zakupu, które w kolumnie Odliczenia mają ustawione Warunkowo.
Po zaznaczeniu parametru pole z wartością współczynnika jest odblokowywane i Użytkownik może wpisać wartość inną niż wyliczona przez program. Możliwe jest wpisanie wartości współczynnika szacunkowego struktury sprzedaży z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Ma to zastosowanie w związku z centralizacją jednostek budżetowych kiedy jednostki podległe mają obowiązek przesyłania plików JPK do jednostek nadrzędnych (gmin) z niezaokrąglonymi wartościami współczynników i prewspółczynników.

Wpisywana wartość szacunkowego współczynnika struktury sprzedaży zapamiętywana jest dla operatora w kontekście każdej firmy osobno. Dzięki temu po zalogowaniu tego operatora do konkretnej bazy i przygotowywania kolejnego pliku JPK_VAT, wpisana poprzednio wartość współczynnika dla tej firmy jest podpowiadana przez program.
Pliki JPK_VAT generowane za okres od stycznia 2018 roku, jak również korekty plików JPK_VAT za okresy wcześniejsze, tworzone są wzorcem dokumentu elektronicznego JPK_VAT(3). Dla plików JPK_VAT(3) zastosowanie ma znajdujący się na oknie Przygotowanie pliku JPK_VAT parametr Korekta, którego zaznaczenie powoduje oznaczenie składanego pliku jako korekty.

Podczas eksportu danych do nagłówka pliku JPK_VAT(3) przenoszone są następujące informacje:
■ Zakres dat dla eksportowanych danych
■ Dane identyfikacyjne podatnika pobierane z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy – NIP oraz Pełna nazwa
■ Adres E-mail (pole opcjonalne) pobierany w pierwszej kolejności z deklaracji VAT-7(18); jeżeli nie jest uzupełniony na deklaracji, zostanie pobrany z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW, a jeżeli tam również nie będzie uzupełniony – wówczas z Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy
■ Nazwa programu z którego wygenerowano plik JPK_VAT(3) (w pliku widnieje nazwa „Comarch ERP Optima” wraz numerem wersji)

W przypadku plików JPK_VAT(3) przenoszone są następujące informacje dotyczące dokumentów:

Dla Rejestru VAT zakupu:
■ Nazwa i identyfikator (NIP w przypadku podmiotu gospodarczego, w przypadku osób fizycznych wstawiana jest wartość BRAK) podmiotu z zapisu w rejestrze VAT pola obowiązkowe; w przypadku nieuzupełnienia pól na dokumencie do pliku JPK_VAT(3) przenoszona jest wartość BRAK
■ Dane adresowe podmiotu z zapisu w rejestrze VAT (Miasto, Ulica, Nr domu/lokalu, Kod pocztowy, Poczta (jeżeli jest inna niż Miasto)) – pola obowiązkowe; w przypadku nieuzupełnienia pól na dokumencie do pliku JPK_VAT(3) przenoszona jest wartość BRAK
■ Data wpływu
■ Data wystawienia
■ Numer dokumentu
■ Kwoty podzielone według kwalifikacji na deklaracji VAT-7

Dla Rejestru VAT sprzedaży:
■ Nazwa i identyfikator (NIP w przypadku podmiotu gospodarczego, w przypadku osób fizycznych wstawiana jest wartość BRAK) podmiotu z zapisu w rejestrze VAT pola obowiązkowe; w przypadku nieuzupełnienia pól na dokumencie do pliku JPK_VAT(3) przenoszona jest wartość BRAK; jeżeli dokument jest Paragonem przeniesionym bezpośrednio do rejestru VAT z modułu Handel/Faktury lub ma powiązanie z Paragonem, wówczas w polu określającym nazwę odbiorcy pojawia się opis SPRZEDAŻ PARAGONOWA
■ Dane adresowe podmiotu z zapisu w rejestrze VAT (Miasto, Ulica, Nr domu/lokalu, Kod pocztowy, Poczta (jeżeli jest inna niż Miasto)) – pola obowiązkowe; w przypadku nieuzupełnienia pól na dokumencie do pliku JPK_VAT(3) przenoszona jest wartość BRAK; jeżeli dokument jest Paragonem przeniesionym bezpośrednio do rejestru VAT z modułu Handel/Faktury lub ma powiązanie z Paragonem, wówczas w polu określającym adres odbiorcy pojawia się opis SPRZEDAŻ PARAGONOWA
■ Data wystawienia i data sprzedaży (o ile różni się od daty wystawienia)
■ Numer dokumentu
■ Kwoty podzielone według kwalifikacji na deklaracji VAT-7

Dane te są wymagane przez wzór dokumentu elektronicznego i muszą być uzupełnione w programie przed wysyłką plików JPK.
W logu z procesu generowania pliku JPK_VAT(3) pojawia się informacja/ostrzeżenie dla jakich dokumentów i do jakich pól wstawiono do pliku wartość BRAK/SPRZEDAŻ PARAGONOWA wraz z sugestią, aby Użytkownik zweryfikował poprawność tych dokumentów. W przypadku raportu dobowego lub faktury dla osoby fizycznej brak numeru NIP nie jest błędem, natomiast w przypadku np. faktury sprzedaży dla podmiotu gospodarczego dane takie jak numer NIP, nazwa i adres odbiorcy powinny zostać uzupełnione na dokumencie a plik JPK_VAT ponownie wygenerowany. W przypadku faktur VAT RR, numer NIP bądź PESEL dostawcy powinien znajdować się w polu NIP na dokumencie w rejestrze VAT zakupu.
W przypadku dokumentów wewnętrznych sprzedaży i zakupu rozliczających transakcje (m.in. nabycia wewnątrzunijnego, importu usług, zakupu z odwrotnym obciążeniem) do pliku JPK_VAT jako numer dokumentu przenoszony jest numer dokumentu pierwotnego z rejestru zakupu. Warunkiem jest powiązanie dokumentów wewnętrznych z dokumentem źródłowym. W związku z tym kiedy takiego powiązania nie ma (dokumenty wewnętrzne dodane ręcznie do rejestru VAT bądź zaimportowane mechanizmem pracy rozproszonej), dokumenty wewnętrzne do pliku JPK_VAT zostaną przeniesione z własnym numerem dokumentu.

Dokumenty wewnętrzne będące korektą paragonów przekształconych do faktur przenoszone są do pliku JPK_VAT z numerem dokumentu wewnętrznego.
Wykonanie korekty danych z poziomu korekt faktury w module Handel / Faktury nie spowoduje zmiany na dokumencie w Rejestrze VAT – zmiany danych na dokumencie należy dokonać ręcznie. Dokument Faktura korygująca dane nie jest przenoszony do Rejestrów VAT.
Do plików JPK_VAT(3) przenoszone są wszystkie zapisy korekcyjne wygenerowane z załącznika VAT-ZD za wskazany okres. Pozycje na tych zapisach z odliczeniami warunkowymi są przeliczane przez określony na oknie przygotowania plików JPK współczynnik szacunkowy struktury sprzedaży.

W celu wykazywania wartości w odpowiednich polach w plikach JPK dla Rejestrów VAT, wprowadzone zostały następujące atrybuty dokumentów:
■ KOREKTA ŚR. TRWAŁYCH (Korekta podatku naliczonego od nabycia środków trwałych),
■ KOREKTA POZ. NABYĆ (Korekta podatku naliczonego od pozostałych nabyć),
■ VAT-ZD ZAKUP NIEZAPŁ (Korekta podatku naliczonego, zgodnie z Art. 89b ust. 1),
■ VAT-ZD ZAKUP ZAPŁAC. (Korekta podatku naliczonego, zgodnie z Art. 89b ust. 4),
■ PODATEK OD SPISU (Podatek należny od towarów objętych spisem z natury),
■ ZWROT ZA KASĘ FISKAL (Zwrot odliczonej lub zwróconej kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących),
■ WEWN.NAB.PALIW SILN. (Podatek od wewnątrzwspólnotowego nabycia paliw silnikowych); atrybut ten będzie wykorzystany po pojawieniu się wzoru dokumentu elektronicznego dla pliku JPK_VAT zgodnego z deklaracją VAT-7(17),
■ WEWN.NABYCIE ŚR.TRAN (Wewnątrzwspólnotowe nabycie środków transportu).
Pierwsze 4 atrybuty powinny być wybierane na dokumentach w rejestrze zakupu VAT, natomiast kolejne 4 na dokumentach w rejestrze sprzedaży VAT.

Uwaga
Uwaga: W przypadku kiedy w programie utworzony został załącznik VAT-ZD o typie zakup i wygenerowany/e z niego zapis/y korekcyjny/e, atrybutów VAT ZD ZAKUP NIEZAPŁ oraz VAT-ZD ZAKUP ZAPŁAC. nie należy dodawać na dokumentach w rejestrze VAT ponieważ spowoduje to duplikację kwot w pliku JPK_VAT. Zapisy korekcyjne z VAT-ZD o typie zakup są wykazywane w pliku JPK_VAT jako korekta zgodnie z Art. 89b, odpowiednio ust. 1 lub 4.
Podobnie w przypadku atrybutu WEWN.NABYCIE ŚR.TRAN – jeżeli na przeliczanej w programie Comarch ERP Optima deklaracji VAT-7pole Podatek od wewnątrzwsolnotowego nabycia środków transportu jest uzupełniane automatycznie przez program na podstawie wprowadzonych dokumentów, atrybutu nie należy stosować.
Wspomniane atrybuty należy wykorzystywać tylko pod warunkiem, że odpowiadające im pola na deklaracji VAT-7 Użytkownik uzupełnia ręcznie.

Jest to związane z tym, że sumy dla dokumentów z rejestrów VAT w plikach JPK powinny być zgodne z deklaracją VAT-7 za ten sam okres, natomiast m.in. pola 47 Korekta podatku naliczonego od nabycia środków trwałych oraz 48 Korekta podatku naliczonego od pozostałych nabyć (numeracja wg deklaracji VAT-7 wersja 20) mogą być wyliczane na podstawie dokumentów z poprzednich okresów bądź uzupełniane ręcznie. W związku z tym jeżeli na deklaracji VAT-7 pojawiły się wartości w polach 36, 37, 39, 47 lub 48, należy do rejestru VAT zakupu dodać odpowiedni dokument techniczny. Dokument taki nie musi posiadać żadnej pozycji, natomiast należy wybrać na nim odpowiedni wskazany powyżej atrybut (jeden bądź więcej) uzupełniając jego wartość kwotą z odpowiadających im pól na deklaracji. W celu spełnienia wymagań wzorca dokumentu elektronicznego, należy uzupełnić numer dokumentu (np.: Dokument techniczny do deklaracji VAT-7 pod plik JPK_VAT). Zalecamy kontakt z Urzędem Skarbowym celem uzgodnienia jakie dane powinny się na tego typu dokumentach znaleźć.
W przypadku korzystania z atrybutów VAT-ZD ZAKUP NIEZAPŁ lub VAT-ZD ZAKUP ZAPŁAC należy na wprowadzonych dokumentach nie dodawać pozycji, natomiast uzupełnić numer dokumentu oraz wskazać kontrahenta jaki występował fakturze która ma zostać skorygowana.
Wymienione atrybuty należy w razie potrzeby dodać na dokumencie w Rejestrze VAT na zakładce [JPK] w sekcji JPK_VAT. W tej sekcji można wskazać atrybut widoczny na liście atrybutów (Ogólne/ Atrybuty) na zakładce [JPK], który ma zaznaczony parametr JPK_VAT.
Atrybut z zaznaczonym parametrem JPK_VAT oraz dodatkowo zaznaczonym parametrem przenosić na transakcje zostanie automatycznie dodany na każdym nowo dodawanym dokumencie w rejestrze VAT.
Podczas eksportu Rejestrów VAT do plików JPK wysyłane są dokumenty mające określony miesiąc kwalifikacji w VAT (parametr Rozliczać w VAT na dokumencie) zgodny z określonym podczas eksportu danych. W przypadku Rejestru VAT zakupu, eksportowane są tylko dokumenty mające na pozycjach w kolumnie Odliczenia ustawione Tak lub Warunkowo oraz stawkę VAT inną niż ZW i NP. Dodatkowo wpływ na eksportowane dane mają ustawienia parametrów w Konfiguracji Programu/ Księgowość/ Deklaracje. Porównując eksportowane dokumenty należy więc korzystać z drugiej zakładki na rejestrze VAT: [Do VAT/JPK_V7]. Dodatkowo w plikach JPK_VAT wykazywane są dokumenty z rejestru sprzedaży VAT zawierające pozycje ze stawką 4% (faktury taksówkarzy). Pozycje wykazywane są w pliku JPK_VAT polach K_17 (wartość netto) oraz K_18 (wartość VAT), natomiast te dokumenty nie są wykazywane w deklaracji VAT-7.
W przypadku dokumentów mających dodany atrybut o typie JPK_VAT oraz zapisów korekcyjnych wygenerowanych z załącznika VAT-ZD, do pliku JPK_VAT tego typu dokumenty przenoszone są bez względu na to czy parametr Rozliczać w VAT jest na nich zaznaczony czy nie.
W przypadku braku zapisów w rejestrze zakupów bądź rejestrze sprzedaży za podany podczas eksportu okres, tworzony plik JPK będzie zawierał informacje tylko o tym typie rejestru, w którym były zapisy. Jeżeli w określonym podczas przygotowania plików JPK okresie czasu nie ma zapisów w rejestrze VAT zakupu ani sprzedaży, wówczas jest generowany plik JPK_VAT zawierający tylko dane nagłówkowe i dane podatnika.

Uwaga
Uwaga: Znajdujący się na dokumentach w Rejestrze VAT parametr JPK_FA opisany został w rozdziale dotyczącym faktur. Parametr nie dotyczy plików JPK_VAT składanych obowiązkowo co miesiąc. Należy zaznaczyć go w przypadku, gdy na żądanie US podatnik jest zobligowany do złożenia pliku z fakturami (JPK_FA), które wprowadzone zostały ręcznie do rejestru VAT z pominięciem modułu Handel.

11 Scalanie plików JPK_VAT

Istnieje możliwość łączenia plików JPK_VAT w programie Comarch ERP Optima. Użytkownik może wskazać pliki które mają zostać połączone i na podstawie tych plików zostanie utworzony nowy plik zawierający dane z tych wskazanych plików.
Proces łączenia plików JPK_VAT wygląda następująco: Użytkownik powinien zaznaczyć wybrane przez siebie pliki na liście plików JPK i kliknąć ikonę Scal pliki JPK_VAT znajdującą się na wstążce programu. Funkcja może zostać również uruchomiona z poziomu menu kontekstowego po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na plikach JPK i wybraniu opcji Scal pliki JPK_VAT. Zarówno ikona jak i funkcja w menu kontekstowym jest aktywna po wyfiltrowaniu plików JPK do typu JPK_VAT(wybór w polu Typ pliku wartości JPK_VAT) i zaznaczeniu co najmniej 2 plików.

Na oknie Łączenie plików JPK_VAT można wskazać czy plik ma być złożony jako korekta (parametr Oznacz plik JPK_VAT jako korektę). Podczas scalania plików JPK_VAT(3) po oznaczeniu scalonego pliku jako korekty można wpisać numer tej korekty. Scalane pliki JPK_VAT muszą być w tej samej wersji. Na oknie można również zaznaczyć czy po wygenerowaniu pliku JPK_VAT ma zostać również wygenerowany arkusz kalkulacyjny zawierający dane przeniesione do połączonego pliku.
Na oknie dostępny jest parametr Składam plik JPK z dwiema opcjami:
■ obowiązkowy (opcja domyślnie zaznaczona),
■ na żądanie Urzędu Skarbowego podczas kontroli.
Parametr określa cel złożenia łączonego pliku JPK_VAT.

Generowanie pliku rozpoczynane jest po kliknięciu ikony Wykonaj połączenie . Funkcja może zostać również wywołana poprzez naciśnięcie <F8>.
Warunkiem połączenia plików jest to, aby były to pliki JPK_VAT wygenerowane w tym samym wzorcu dokumentu elektronicznego – wszystkie pliki we wzorcu JPK_VAT(2) bądź wszystkie we wzorcu JPK_VAT(3) i zawierające dokumenty za ten sam zakres dat (z tym samym rokiem i miesiącem rozliczenia w deklaracji VAT).
Dane dotyczące podatnika składającego połączony plik JPK_VAT pobierane są z Pieczątki firmy (Konfiguracja Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy). Pozostałe dane zostaną odpowiednio połączone – wszystkie dokumenty sprzedaży ze wszystkich plików zostaną umieszczone w sekcji dotyczącej Rejestrów sprzedaży. Analogicznie dla rejestrów VAT zakupu. Sekcje zawierające zagregowane dane będą zawierały informacje dotyczące wszystkich pozycji z wszystkich plików. Tak więc suma ilości pozycji z wszystkich łączonych plików będzie zgodna z ilością w pliku zbiorczym. Nowy połączony plik zbiorczy otrzymuje nazwę JPK_VAT_SCALONY_PLN_Data_od_Data_do_Data_i_godzina_utworzenia.

Po utworzeniu zbiorczego pliku JPK_VAT, pliki cząstkowe które podlegały połączeniu zmieniają status z Nie wysłano na Nie podlega. Dopiero w przypadku usunięcia pliku zbiorczego takie pliki otrzymają z powrotem status Nie wysłano. Nie ma możliwości wysłania plików, które uległy połączeniu – w takim przypadku należy wysłać plik zbiorczy. Nie jest również możliwe usunięcie pliku cząstkowego – należy w pierwszej kolejności usunąć plik wynikowy.

Nie jest możliwe ponowne połączenie plików, które już zostały poddane łączeniu. Wysłane pliki JPK_VAT również nie podlegają połączeniu – łączenie plików JPK_VAT możliwe jest tylko dla plików o statusie Nie wysłano.
Domyślnie pliki JPK_VAT które zostały połączone są ukrywane, ale można je wywołać na listę plików JPK. Służy temu parametr Pokaż scalone. Pliki cząstkowe, które zostały połączone, wyświetlane są na liście plików w kolorze szarym.
W kolejnych rozdziałach biuletynu opisane zostały szczegółowe informacje dotyczące eksportu poszczególnych grup danych do plików JPK.

12 Import plików JPK_VAT do rejestrów VAT

Użytkownicy mogą skorzystać z funkcji importu plików JPK_VAT do rejestrów VAT. Opcja dostępna jest z menu głównego po wyborze JPK/ Import do rej.VAT  :

Na oknie po kliknięciu ikony  Wybór pliku należy wskazać źródłowy plik XML, z którego mają zostać importowane dane. Warunkiem powodzenia importu jest aby struktura wskazanego pliku była zgodna z wymaganą przez Ministerstwo Finansów strukturą JPK_VAT(2), JPK_VAT(3) lub JPK_V7. W przypadku wybrania niewłaściwego typu pliku pojawia się stosowne ostrzeżenie i import danych nie jest możliwy.

Parametr Za okres domyślnie jest nieaktywny. Takie ustawienie powoduje, że wszystkie dokumenty z pliku zostaną zaimportowane bez względu na ich daty. Po wskazaniu pliku JPK_VAT zakres dat zostaje uzupełniony na podstawie danych w pliku. Po zaznaczeniu parametru Za okres Użytkownik może wpisać inny zakres dat (zawęzić okres) za jaki zostaną zaimportowane dokumenty ze wskazanego pliku. Dla dokumentów sprzedażowych wskazywane dla parametru daty dotyczą daty wystawienia, natomiast dla dokumentów zakupowych – daty wpływu. Jeżeli w pliku JPK_VAT dla dokumentu importowanego do rejestru zakupu VAT nieuzupełniona jest data wpływu, jest ona uzupełniona jako zgodna z datą zakupu.

Na oknie istnieje możliwość wskazania rejestrów sprzedaży i zakupów VAT, do których mają zostać zaimportowane dokumenty z pliku. Odznaczenie jednego z typów rejestru VAT (zakupów lub sprzedaży) powoduje,

że tego typu dokumenty nie zostaną zaimportowane z pliku. Jeżeli w pliku JPK_VAT występują tylko dokumenty jednego typu (np. tylko rejestr sprzedaży VAT) i ten typ rejestrów został odznaczony przez Użytkownika, przy próbie importu pojawi się informacja o braku danych do zaimportowania.

Podczas importu dokumentów, jeśli w pliku JPK_VAT uzupełniony jest numer NIP kontrahenta i w bazie istnieje już kontrahent z takim numerem NIP, wówczas po zaimportowaniu dokument przypisywany jest do tego kontrahenta (podstawiany jest jego akronim). Jeżeli istniejący w bazie kontrahent oznaczony został jako zduplikowany podczas operacji łączenia kart kontrahentów, na zaimportowanym dokumencie podstawiony zostanie kontrahent główny. Dane kontrahenta na dokumencie (jego nazwa i adres) przenoszone są zawsze z pliku. Rodzaj transakcji, rodzaj na pozycji dokumentu oraz status kontrahenta na zaimportowanym dokumencie uzupełniane są zgodnie z domyślnymi ustawieniami kwalifikującymi do deklaracji VAT-7 dla pola, do którego dany dokument w pliku JPK_VAT został zakwalifikowany.

Na dokument podstawiana jest kategoria sprzedaży lub zakupu z istniejącej karty kontrahenta (jeżeli domyślne kategorie dla kontrahenta są uzupełnione).

W przypadku nie zaznaczonego parametru Załóż karty kontrahentów (na podstawie numeru NIP lub wg autonumeracji ustawionej w konfiguracji)) jeżeli kontrahent o takim numerze NIP jak na dokumencie w pliku nie występuje w bazie (lub jest więcej niż jeden kontrahent z takim numerem NIP), wówczas na zaimportowanym dokumencie podstawiany jest kontrahent Nieokreślony. Dane kontrahenta na dokumencie (jego nazwa i adres) przenoszone są z pliku. W przypadku importu dokumentów do rejestru VAT bez zakładania kart kontrahentów, jeżeli na dokumencie w pliku JPK_VAT uzupełniony jest numer NIP kontrahenta, na zaimportowanym dokumencie zaznaczony zostaje parametr Podmiot gospodarczy. Jeżeli w pliku JPK_VAT nie ma numeru NIP dla transakcji (pole z numerem NIP jest puste lub znajduje się w nim znak „-”), w rejestrze VAT na dokumencie zaznaczony zostaje parametr Finalny. Po przeprowadzonym imporcie zaleca się wykonanie dla zaimportowanych dokumentów operacji seryjnej Zweryfikuj status VAT.

W przypadku zaznaczonego parametru Załóż karty kontrahentów (na podstawie numeru NIP lub wg autonumeracji ustawionej w konfiguracji) jeżeli kontrahent o takim numerze NIP jak na dokumencie w pliku nie występuje w bazie, wówczas zostanie założona jego karta na podstawie danych w pliku i zostanie on podstawiony na zaimportowanym dokumencie.. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry zaznaczony jest parametr Autonumeracja kodów kontrahentów przy dodawaniu, wówczas kod zakładanego kontrahenta nadawany jest według wskazanego w Konfiguracji schematu numeracji. W przypadku, gdy podczas automatycznego dodawania kontrahenta, numer w schemacie numeracji kodów przekroczy maksymalną wartość, kontrahent dodawany jest z kodem uzupełnionym zgodnie z jego numerem NIP.
Jeżeli parametr Autonumeracja kodów kontrahentów przy dodawaniu nie jest zaznaczony w Konfiguracji, wówczas jako kod nowego kontrahenta wstawiany jest jego numer NIP.
Dodatkowo jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry zaznaczony jest parametr Automatyczne pobieranie rachunków bankowych z Wykazu podatników VAT, dla dodawanego automatycznie kontrahenta następuje weryfikacja w Wykazie podatników VAT na podstawie jego numeru NIP i pobierane są numery rachunków bankowych kontrahenta. Jeżeli parametr w konfiguracji nie jest zaznaczony, kontrahent dodawany jest bez importu listy rachunków bankowych.

Jeżeli na dokumencie w pliku kontrahent nie ma uzupełnionego numeru NIP (lub w bazie jest więcej niż jeden kontrahent z takim numerem NIP), wówczas karta kontrahenta nie jest zakładana. Na takim dokumencie po imporcie podstawia się kontrahent Nieokreślony z danymi adresowymi takimi, jakie są w pliku JPK_VAT. W przypadku braku numeru NIP kontrahenta w pliku JPK_VAT, na dokumencie jako rodzaj transakcji podpowie się Krajowa.

Jeżeli numer NIP kontrahenta krajowego w pliku JPK_VAT jest niepoprawny, nie jest zakładana karta takiego kontrahenta i nie są importowane jego dokumenty do rejestru VAT.

Na oknie importu istnieje możliwość wyboru formy płatności na zaimportowanych dokumentach. Po wybraniu opcji domyślną Użytkownik może wskazać jedną z aktywnych form płatności występujących w bazie. Jeżeli istniejący w bazie kontrahent ma ustawiony na swojej karcie indywidualny termin płatności, taki termin zostanie wyliczony na zaimportowanym dokumencie. Jeżeli istniejący w bazie kontrahent nie ma określonego terminu płatności, wówczas termin płatności na zaimportowanym dokumencie wyliczony zostanie na podstawie terminu ustawionego na wybranej formie płatności.

W przypadku wybrania opcji z karty kontrahenta, na dokumencie podstawiana jest forma płatności wskazana na karcie istniejącego kontrahenta. Jeżeli w bazie nie istnieje kontrahent o podanym numerze NIP, na zaimportowanym dokumencie podstawiana jest forma płatności gotówka. Ta forma płatności zostanie również ustawiona jako domyślna forma płatności dla założonego kontrahenta. Jeżeli forma płatności gotówka jest zablokowana, podstawi się kolejna (według kolejności wprowadzania) forma płatności.

Jeżeli istniejący w bazie kontrahent ma zaznaczony parametr Nie rozliczaj płatności, płatność z zaimportowanego dokumentu zostanie dodana do preliminarza ze statusem Nie podlega.

Jeżeli Użytkownik wybierze dla opcji domyślną formę płatności gotówka (lub kontrahent ma wybraną tę formę płatności jako domyślną), po zaimportowaniu nie będą tworzone automatycznie zapisy K/B rozliczające płatności do importowanych dokumentów.

Zaznaczenie na oknie importu parametru Ustaw status płatności na Nie podlega powoduje, że wszystkie płatności z zaimportowanych dokumentów otrzymają status Nie podlega.

Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry zaznaczony jest parametr Kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT, ewidencji dodatkowej i na fakturach zakupu, podczas importu następuje weryfikacja czy w bazie nie występuje już dokument o parametrach określonych dla kontroli duplikacji. Jeżeli taki dokument już istnieje, dokument z pliku JPK_VAT nie zostanie zaimportowany, a w logu z przebiegu importu pojawi się stosowna informacja.

Kliknięcie ikony  Uruchom import powoduje zaczytanie danych z pliku JPK_VAT do bazy. Ikona jest aktywna po wskazaniu poprawnego pliku JPK_VAT oraz zaznaczeniu rejestru sprzedaży i/lub rejestru zakupu do importu.

Wybranie opcji  Zamknij okno powoduje rezygnację z importu i zamknięcie okna.

Uwaga
Pliki JPK_VAT nie posiadają wszystkich potrzebnych informacji występujących na dokumentach w rejestrze VAT, dlatego też przy imporcie przyjmowane są pewne uproszczenia np. co do formy płatności, rodzaju transakcji, waluty, stawki VAT, opisu, kolumny KPiR, stanu dokumentu zwykły/wewnętrzny itp. W związku z tym po zaimportowaniu dokumentów należy zweryfikować ich poprawność.

W razie potrzeby należy skorzystać z operacji seryjnych dostępnych bezpośrednio w rejestrach VAT.

Na zaimportowanych dokumentach do rejestru zakupu VAT domyślnie ustawiane są odliczenia na TAK.

Uwaga
W pliku JPK_VAT znajdują się tylko wartości z odliczeniami na TAK lub Warunkowo (przeliczone przez szacunkowy współczynnik struktury sprzedaży). Jeżeli więc na dokumencie przed eksportem do pliku JPK_VAT znajdowały się pozycje z odliczeniami na NIE oraz na TAK, wówczas do pliku zostaną wyeksportowane (a tym samym zaimportowane z niego) tylko te pozycje mające odliczenia na TAK. W przypadku odliczeń WARUNKOWO, po eksporcie do pliku te pozycje są mnożone przez szacunkowy współczynnik struktury sprzedaży. W związku z tym wartość brutto na zaimportowanym dokumencie w rejestrze zakupu VAT nie zawsze będzie się zgadzać z wartością brutto dokumentu sprzed eksportu do pliku JPK_VAT. Należy więc po imporcie zweryfikować poprawność kwot brutto dokumentów.

W przypadku rejestrów sprzedaży VAT w kolumnie Uwzględniaj w proporcji ustawiane są domyślne wartości dla poszczególnych stawek VAT:

      • Uwzględniaj – dla stawek: 23%, 8%, 5%, 0%
      • Tylko w mianowniku – dla stawki ZW
      • Nie uwzględniaj – dla stawki NP

W przypadku ustawionego w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry rodzaju księgowości księga podatkowa, na pozycjach  zaimportowanych dokumentów w rejestrze sprzedaży VAT ustawiana jest kolumna KPiR 7.Sprzedaż, natomiast na dokumentach w rejestrze zakupu VAT kolumna 10.Towary.

Jeżeli ustawiony jest rodzaj księgowości ewidencja ryczałtowa, na pozycjach  zaimportowanych dokumentów w rejestrze sprzedaży VAT ustawiana jest stawka dla ryczałtu 3,00%.

Jeżeli w pliku JPK_VAT znajdowały się dokumenty z pozycjami wykazywanymi w deklaracji VAT-7 w polach:

      • 36 – Podatek należny od towarów objętych spisem z natury,
      • 37 – Zwrot odliczonej lub zwróconej kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących,
      • 38 – Podatek od wewnątrzwspólnotowego nabycia środków transportu,
      • 39 – Podatek od wewn. nabycia towarów art. 103 ust. 5aa,
      • 47 – Kwota podatku naliczonego od nabycia środków trwałych,
      • 48 – Kwota podatku naliczonego od pozostałych nabyć,
      • 49 – Kwota podatku naliczonego, o której mowa w art.89b ust. 1 ustawy,
      • 50 – Kwota podatku naliczonego, o której mowa w art.89b ust. 4 ustawy,

a więc wynikające z zastosowania na dokumentach atrybutów JPK_VAT, pozycje te nie zostaną zaimportowane do rejestru VAT z pliku JPK_VAT.

Uwaga
Na zaimportowanych z pliku JPK_VAT do rejestru VAT dokumentach, w polu Rozliczać w VAT ustawiany jest rok i miesiąc zgodny z okresem za jaki wygenerowany został plik JPK_VAT. Dotyczy to metody zwykłej rozliczenia podatku VAT.

Na zaimportowanych dokumentach zostanie prawidłowo ustawiona data rozliczenia w VAT jedynie w bazach, które za dany okres czasu rozliczają VAT metodą zwykłą. Jeśli w bazie docelowej wybrana jest metoda kasowa, wówczas należy ponownie zweryfikować datę uwzględnienia w VAT na poszczególnych dokumentach.



OPT060 – Comarch ERP Optima w środowisku terminalowym

Data aktualizacji: 29-06-2022


Spis treści

Wprowadzenie

Parametry łącza

Konfiguracja po stronie serwera usług terminalowych

Konfiguracja po stronie klienta

Pobieranie licencji

Konfiguracja interfejsu w Comarch ERP Optima

Drukarki fiskalne w usługach terminalowych

Terminale płatnicze w usługach terminalowych

Podłączenie kolektorów i kas fiskalnych

Drukowanie na drukarki i urządzenia przez wydruki XML (tekstowe/inne)

Czytniki kodów kreskowych EAN

Skanery dokumentów do współpracy z modułem OBD

Wysyłanie i odbieranie plików przez kanały wirtualne

Pozostałe uwagi dotyczące konfiguracji Comarch ERP Optimy pracującej w usługach terminalowych


Wprowadzenie

Biuletyn przedstawia informacje na temat konfiguracji programu Comarch ERP Optima oraz środowiska terminalowego do pracy z programem, biorąc pod uwagę parametry łącza, konfigurację serwera, konfigurację klienta, podłączanie urządzeń współpracujących z programem a także ustawienia po stronie aplikacji Comarch ERP Optima. Biuletyn zakłada, że na serwerze terminali uruchamiana jest sama Comarch ERP Optima. Natomiast baza danych znajduje się na osobnym serwerze, którego konfiguracja jest poza zakresem niniejszego dokumentu. Biuletyn zawiera również informacje na temat urządzeń współpracujących z Comarch ERP Optima oraz sposobu ich konfiguracji w środowisku terminalowym.

Parametry łącza

Przepustowość łącza

Protokół RDP ma stosunkowo niskie wymagania, jeżeli chodzi o przepustowość. Oczywiście zależą one od parametrów sesji terminalowej czyli ilości kolorów, włączonych opcji w kliencie zdalnego pulpitu (szczegóły w p. 4 – Konfiguracja po stronie klienta) oraz rodzaju wykonywanej pracy. Z praktycznego punktu widzenia można przyjąć, że jedno połączenie przez pulpit zdalny przy głębi kolorów 16 bit zajmuje około 80 kbit/s. Może się ono wahać od 5 kbit/s do około 150 kbit/s.
Przy czym kalkulacje wielkości łącza potrzebnego dla serwera terminali należy przeprowadzić w oparciu o parametr Upload, czyli transfer „do Internetu”. Ten parametr ma zwykle u dostawców Internetu znacząco niższą wartość od „Download”, czyli szybkości pobierania danych „z Internetu”.
Czyli dla 10 równocześnie pracujących użytkowników należy zabezpieczyć łącze z parametrem Upload rzędu 800 kbit/s. Przepustowość łącza można przetestować za pomocą narzędzi online dostępnych w Internecie np. https://www.predkosc.pl/info/

Przykładowa strona pozwalająca na przetestowanie łącza internetowego

Jakość łącza

Na wydajność pracy ma również wpływ jakość łącza to znaczy wielkość opóźnień pakietów, wariancja opóźnień (jitter) oraz straty pakietów. Dobre jakościowo łącze, to łącze o opóźnieniach poniżej 100 ms, wariancją opóźnień do kilkunastu ms, straty pakietów w okolicach zera.

Konfiguracja po stronie serwera usług terminalowych

Wytyczne do konfiguracji sprzętowej dla serwera usług terminalowych

Przy doborze konfiguracji sprzętowej dla serwera terminali należy przede wszystkim zwrócić uwagę na mocne procesory. Zalecane byłyby procesory Xeon ze rdzeniami nowej generacji (Nehalem lub nowsze) oraz częstotliwością taktowania przynajmniej 2,6 GHz lub odpowiadające im procesory AMD. Ilość rdzeni zależna jest od ilości użytkowników. Zgrubnie szacując na jednym rdzeniu można uruchomić około 5 użytkowników. Przy czym jeden rdzeń należy odliczyć dla systemu operacyjnego. Ilość pamięci RAM również powinna być dostosowana do ilości użytkowników przeznaczając średnio około 500 MB dla jednego użytkownika, dodatkowo przynajmniej 2 GB na potrzeby systemu Windows plus około 1-2 GB rezerwowe. Dodatkowo należy wziąć pod uwagę, że zbyt mała ilość pamięci RAM może doprowadzić do intensywnego wykorzystania dysku twardego, co ostatecznie doprowadza do bardzo znaczącego spadku wydajności całego systemu, włączając w to działające na nim aplikacje. Do niezawodnej pracy serwera terminali zalecane jest uruchomienie dysków w konfiguracji RAID 1, czyli mirroring. Zastosowanie szybszych dysków (Serial SCSI 15 000 RPM lub SSD) pozwoli na szybsze wczytywanie binariów aplikacji, a przez to korzystnie wpływa na jej wydajność.

Podsumowując dla 10 użytkowników powinno się zabezpieczyć trzy procesory lub jeden czterordzeniowy oraz około 7-8 GB pamięci RAM.

Wersja serwera terminala

Z wersji na wersję protokół RDP jest udoskonalany dlatego zalecamy używanie najnowszej jego wersji 8.0 dostępnej w serwerze Windows Server 2012. Poniższa tabela przedstawia różnice w ilości przesyłania danych (w Bajtach) przez takich samych klientów w zależności od wersji protokołu:

Wersja klienta zdalnego pulpituSystem operacyjny po stronie serwera BajtyZmniejszenie ilości przesłanych danych przy użyciu protokołu RDP 6.1
RDC 6.1 (Windows Server 2008)Windows Server 20087559075- 
RDC 5.2 (Windows Server 2003)Windows Server 200894503510.2
RDC 5.1 (Windows XP)Windows Server 2008111856330.32

Źródło: Remote Desktop Protocol Performance
(http://download.microsoft.com/download/4/d/9/4d9ae28534314335a86e969e7a146d1b/RDP_Performance_WhitePaper.docx)

Konfiguracja serwera terminali

Na serwerze terminali należy wyłączyć wszystkie nieużywane opcje i usługi w systemie. Szczególnie nie jest zalecane włączanie funkcji „Środowisko pulpitu” (ang. Desktop Experience), ustawianie tapet na pulpicie oraz uruchamianie aplikacji, które obciążają procesor i pamięć serwera.

Ograniczenie maksymalnej głębi kolorów oraz blokowanie mapowanych urządzeń

W konfiguracji serwera terminali w celu zmniejszenia wymaganego pasma dla połączenia można ograniczyć głębię kolorów do 15 bit. Oznacza to, że użytkownicy mimo innych ustawień w kliencie zdalnego pulpitu będą mogli zestawić połączenie z maksymalną zdefiniowaną ilością kolorów. Dodatkowo dobrze jest zablokować mapowanie nieużywanych dodatkowych urządzeń takich jak porty COM, dyski lokalne klienta i inne ze względu na to, że każde z takich mapowań generuje dodatkowy ruch sieciowy.

Serwer Usług Terminalowych – ustawienia klienta

Konfiguracja sesji użytkowników

W konfiguracji serwera warto również dbać o to, aby na serwerze nie „wisiały” nieużywane, rozłączone sesje terminalowe, które zajmują zasoby serwera w szczególności pamięć. Można to zrobić ustawiając parametry sesji użytkowników na zakładce Sesja. Przykładowe wartości znajdują się na zrzucie ekranu, przy czym należy je dostosować do specyfiki pracy w danym środowisku.

Serwer Usług Terminalowych – ustawienia sesji

Na powyższym zrzucie ekranu ustawienia są wyszarzone, ponieważ zostały ustawione z poziomu polityki grupy.

Mapowanie drukarek sieciowych

Dla systemów Windows Server 2008 oraz Windows Server 2008 R2 zalecanym sposobem mapowania drukarek jest domyślny mechanizm EasyPrinting. Nie wymaga on żadnych dodatkowych czynności na serwerze terminali natomiast komputer klienta musi mieć zainstalowany Microsoft .Net Framework 3.0 SP1 oraz aplikację do połączenia przez pulpit zdalny (Remote Desktop Connection) minimum w wersji 6.1 (aplikacja ta jest składnikiem systemu, ale może wymagać uaktualnienia).

W przypadku systemu Windows Server 2003, aby możliwe było mapowanie drukarki z klienta konieczna jest instalacja wszystkich sterowników drukarek używanych przez klienta. Dodatkowo, aby mapowanie powiodło się konieczna jest dokładna zgodność w nazwie sterownika po stronie klienta i serwera. W przypadku problemów można skorzystać z rozwiązania zawartego w dokumencie http://support.microsoft.com/kb/239088.

Zmiana algorytmu kompresji

Z poziomu zarządzania politykami grup (polecenie gpedit.msc) można zmienić domyślny algorytm kompresji, który bazuje na konfiguracji sprzętowej komputera. Pozwala to na samodzielne dostosowanie parametrów protokołu do warunków środowiska i konfiguracji komputera. Polityka grup pozwalająca na zmianę algorytmu kompresji na anglojęzycznych systemach nazywa się „Konfiguruj kompresję danych RemoteFX”.

Konfiguracja komputera\ Szablony Administracyjne\ Składniki systemu Windows\ Usługi pulpitu zdalnego\ Host sesji pulpitu zdalnego\ Środowisko sesji zdalnej: Konfiguruj kompresję danych RemoteFX

Mamy możliwość wprost wskazać, czy algorytm ma używać jak najmniejszych zasobów sieciowych kosztem pamięci i procesora (Optimized to use less network bandwidth), czy ma jak najmniej obciążać procesor i pamięć kosztem większego zapotrzebowania na pasmo sieciowe (Optimized to use less memory). Jest też możliwość wybrania konfiguracji zbalansowanej pomiędzy tymi dwoma opcjami (Balanced memory and network bandwith) oraz wyłączenie kompresji RDP (Do not use RDP compression algorithm).

Okno konfiguracji kompresji danych RemoteFX dla sesji zdalnych

Konfiguracja po stronie klienta

Analogicznie jak w przypadku serwera najlepiej jest korzystać z najnowszej wersji klienta zdalnego pulpitu. Dla połączeń z Windows Server 2008 R2 powinien to być klient o wersji minimum 6.1, a najlepiej w wersji 7.0.

Parametry połączenia do serwera terminali po stronie klienta

Głębia kolorów oraz mapowanie dodatkowych urządzeń

Dla połączeń przez Internet zalecane jest użycie ograniczonej liczby kolorów, czyli trybu High Color (15 bit lub 16 bit). Ilość kolorów można ustawić w kliencie połączenia przez pulpit zdalny na zakładce Ekran.

Właściwości klienta RDP – ustawienia głębi kolorów w sesji zdalnej

W bardzo trudnych warunkach można rozważyć połączenia w trybie 256 kolorów (głębia kolorów 8 bit).

W tym celu należy zapisać ustawienia połączenia w pliku, a następnie otworzyć plik notatnikiem i zmodyfikować parametr: Session bppi:16 ustawiając: session bpp:i:8

Właściwości klienta RDP – zapis ustawień połączenia

Comarch ERP Optima w 256 kolorach przy standardowej skórce

Dodatkowo w celu uzyskania lepszej wydajności zaleca się zmianę skórki programu na UltraFlat.

Zablokowanie mapowania wszystkich nieużywanych elementów takich jak porty, dyski, karty inteligentne, czy inne urządzenia Plug and Play ma również wpływ na zmniejszenie przesyłania dodatkowych danych, a przez co przyspiesza wyświetlanie aplikacji na wolnych łączach.

Właściwości klienta RDP – Mapowanie Zasobów lokalnych

Parametry graficzne w połączeniu zdalnego pulpitu

Znaczący wpływ na ilość zajętego pasma sieciowego przez połączenie pulpitu zdalnego mają parametry związane z graficznymi efektami w ramach sesji. Można je dostosować na zakładce „Wrażenia” klienta zdalnego pulpitu, są one tam powiązane z ustawieniami szybkości posiadanego łącza, ale można je również osobno zaznaczać i odznaczać.

Właściwości klienta RDP – Ustawienia efektów graficznych

W celu osiągnięcia najlepszej wydajności przy pracy przez wolniejsze łącza zaleca się wyłączenie wszystkich lub prawie wszystkich parametrów na zakładce „Wrażenia” zaczynając od góry, czyli od parametrów „Tło pulpitu” oraz „Wygładzanie czcionek”.

Przykładowo opcja wygładzania czcionek może zwiększyć zapotrzebowanie na przepustowość od ponad 50% nawet do prawie 800%.

Zapotrzebowanie na pasmo przy wykorzystaniu wygładzania czcionek ClearType oraz bez stosowania tego mechanizmu.

Typ użytkownikaTekst ClearType [kbit/s]Normalny tekst [kbit/s]Zwiększenie zapotrzebowania na pasmo przy użyciu ClearType
Pisanie i przewijanie35.622.5657.64 %
Przewijanie25.447.04260.92 %
Internet Explorer1410.4157.68794.52 %

Żródło: Remote Desktop Protocol Performance
(http://download.microsoft.com/download/4/d/9/4d9ae28534314335a86e969e7a146d1b/RDP_Performance_WhitePaper.docx)

Pobieranie licencji

Program pracujący na komputerze usług terminalowych pobiera licencje w ten sam sposób co aplikacja pracująca „Stacjonarnie”, czyli instalacja taka jest wyposażona w Comarch ERP Menadżer Licencji (ML).
Specyfiką usług terminalowych jest sposób zamykania sesji na serwerze usług terminalowych, np.: gdy host który pracował z sesją stracił połączenie do sesji na terminalu bądź też przerwał to połączenie celowo, to w obydwu przypadkach na serwerze terminali pozostaje pracująca sesja razem z programami uruchomionymi w niej, w tym z Comarch ERP Optima. Konfiguracja usług terminalowych pozwala na zarządzanie takimi sesjami na dwa sposoby – pozwala na ponowne podłączenie się do sesji z hosta, który utracił z nią połączenie (lub operatora który jest zalogowany w sesji) bądź pozwala na automatyczne zamknięcie takiej sesji. Problemem może okazać się automatyczne zamknięcie sesji, które zamyka aplikacje pracujące w tej sesji. Licencje które zostały przydzielone Comarch ERP Optima, która została zamknięta w taki sposób będą wciąż licencjami zajętymi, zmniejszającymi ilość dostępnych licencji w instalacji. Żeby uniknąć tego problemu wystarczy w Menu Widok Comarch ERP Optima wyłączyć parametr: „Potwierdzenie zamknięcia programu”. Program z tak ustawionym parametrem w automatycznie zamykanej sesji wyloguje zajmowane przez siebie licencje z (ML).

Konfiguracja interfejsu w Comarch ERP Optima

W konfiguracji Comarch ERP Optima przygotowano specjalne ustawienia pozwalające na uzyskanie lepszej wydajności przy słabszych parametrach połączenia do serwera terminali.

Ustawienie skórki

Skórkę programu można ustawić z poziomu menu Widok po zalogowaniu do programu.

Zmiana skórki w programie Comarch ERP Optima

Wyłączenie animacji

Również w menu Widok po zalogowaniu do programu można wyłączyć animacje w programie.

Zmiana Efektów animacji w programie Comarch ERP Optima

Zwinięcie graficznego menu (ribbon)

Obszar graficznego menu (ribbon) jest najdłużej odrysowywany dlatego jego wyłączenie na wolnym łączu powinno poprawić szybkość ściągania obrazu aplikacji z serwera.

Comarch ERP Optima – praca z rozwiniętą wstążką

Comarch ERP Optima – praca ze zwiniętą wstążką

Drukarki fiskalne w usługach terminalowych

System Comarch ERP Optima posiada możliwość pracy w środowisku terminalowym. Istotnym elementem pracy tego systemu jest możliwość korzystania z drukarek fiskalnych. Przepisy wymagają od użytkownika umieszczenia drukarek fiskalnych na stanowisku, gdzie odbywa się sprzedaż fiskalna.

W środowisku terminalowym oznacza to podłączenie drukarki fiskalnej do komputera, na którym pracuje klient terminala. W przypadku systemów Microsoft Windows Terminal Serwer do podłączenia drukarki fiskalnej do portu COM stanowiska terminalowego można wykorzystać stworzone przez nas oprogramowanie.

Oprogramowanie pozwala na przekazanie do końcówki terminala danych dla drukarki fiskalnej poprzez tak zwany kanał wirtualny. Aby przekazywanie danych do drukarki mogło mieć miejsce zarówno po stronie końcówki terminala jak i po stronie serwera musi być zainstalowane odpowiednie oprogramowanie, które można użytkować zgodnie z zasadami podanymi w punkcie 7.3.

Instalacja i konfiguracja komponentów na serwerze

Program Comarch ERP Optima nawiązują połączenie z drukarką fiskalną poprzez API udostępnione przez bibliotekę sterownika fiskalnego. Instalacja sterowników odbywa się wraz z instalacją programu Comarch ERP Optima. Konfiguracja programu do współpracy z drukarką podłączoną do konsoli terminala odbywa się, poprzez wybranie odpowiednio zmodyfikowanego sterownika przeznaczonego do pracy w TS. W konfiguracji programu „Comarch ERP Optima System / Konfiguracja / Stanowisko / Ogóle / Drukarka fiskalna” należy wybrać odpowiedni dla drukarki fiskalnej sterownik i zaznaczyć parametr Sterownik terminalowy.

Instalacja komponentów na końcówce terminala

Po stronie końcówki terminala umieszczone są komponenty zajmujące się obsługą kanału wirtualnego oraz połączeniem z drukarką fiskalną.
Pliki zawierające instalatory komponentów znajdują się w katalogu „Drukowanie Fiskalne w usługach terminalowych – Client” (na płycie instalacyjnej programu w katalogu Dodatki), lub bezpośrednio w katalogu z programem Comarch ERP Optima. Plik OnlineFP.exe zawiera instalator odpowiedni dla systemów 32 i 64 bitowych.

Aby zainstalować obsługę terminalowych drukarek fiskalnych należy:

1. Plik OnlineFP.exe przegrać na końcówkę terminala.
2. Przeprowadzić instalację obsługi sterowników terminalowych na końcówce. Użytkownik Windows, który instaluje obsługę sterowników, musi mieć uprawnienia administratora.

Oprogramowanie po stronie klienta składa się z plików obsługujących kanał wirtualny i z samych sterowników do drukarek.
Wszystkie pliki kopiowane są do katalogu wskazanego podczas instalacji. Sterowniki drukarki nawiązują połączenie z urządzeniem na wskazanym adresie TCP/IP lub porcie COM wybranym w konfiguracji programu pracującego po stronie pulpitu zdalnego.

Należy zwrócić uwagę również na następujące aspekty:

1. Mechanizm komunikacji z drukarkami fiskalnymi nie wykorzystuje mapowania portów COM w samej usłudze terminalowej.
2. Przy aktualizacji wersji programu Comarch ERP Optima zaleca się również aktualizację sterowników na końcówce terminala. Odinstalowanie z poziomu panelu sterowania programu Comarch ERP Sterowniki i usługi terminalowe i zainstalowanie aktualnej wersji z pliku OnlineFP.exe

Po prawidłowo wykonanej instalacji na końcówce terminala i konfiguracji komponentów na serwerze można wykonać test połączenia z drukarką z poziomu konfiguracji programu.

Licencje

Komponenty do współpracy z drukarką fiskalną poprzez usługi pulpitu zdalnego wymagają licencji na „Fiskalny driver terminalowy”.
Licencje są pobierane przez Comarch ERP Optima w sesji terminalowej w momencie wywołania pierwszej operacji chronionej licencją. Są to: fiskalizacja i wydruk raportów fiskalnych. Licencje są zwalnianie przy wylogowaniu się operatora z programu.

Uwaga

Do prawidłowego pobierania licencji wymagane jest wprowadzenie bezpośrednio do programu nazwy serwera klucza.

W sytuacji, gdy baza konfiguracyjna znajduje się na tym samym serwerze, gdzie pracuje menadżer licencji (ML), program nie wymaga wprowadzania nazwy serwera klucza – domyślnie szuka ich na serwerze gdzie znajduje się baza konfiguracyjna. Dla potrzeb komponentów, o których mówi ten artykuł nazwa takiego serwera zawsze musi być wprowadzona. Informację tą wprowadzamy w oknie logowania w polu Serwer Klucza.

Schemat połączenia do drukarki fiskalnej

Połączenie drukarki fiskalnej w sesji terminalowej

 

Terminale płatnicze w usługach terminalowych

System Comarch ERP Optima posiada możliwość pracy w środowisku terminalowym i komunikowania się z terminalem płatniczym podłączonym do komputera, na którym pracuje klient terminala. W przypadku systemów Microsoft Windows Terminal Serwer można wykorzystać stworzone przez nas oprogramowanie.
Oprogramowanie pozwala na przekazanie do końcówki terminala danych dla terminala płatniczego poprzez tak zwany kanał wirtualny. Aby przekazywanie danych do terminala płatniczego mogło mieć miejsce zarówno po stronie końcówki terminala jak i po stronie serwera musi być zainstalowane odpowiednie oprogramowanie.

Instalacja i konfiguracja komponentów na serwerze

Program Comarch ERP Optima nawiązują połączenie z terminalem płatniczym poprzez API udostępnione przez bibliotekę sterownika fiskalnego. Instalacja sterowników odbywa się wraz z instalacją programu Comarch ERP Optima. Konfiguracja programu do współpracy z terminalem płatniczym podłączonym do konsoli terminala odbywa się, poprzez wybranie odpowiednio zmodyfikowanego sterownika przeznaczonego do pracy w TS. W konfiguracji programu „Comarch ERP Optima System / Konfiguracja / Stanowisko / Ogóle / Terminal płatniczy” należy wybrać odpowiedni dla terminala płatniczego sterownik z dopiskiem „terminal” w nazwie.

Instalacja komponentów na końcówce terminala

Po stronie końcówki terminala umieszczone są komponenty zajmujące się obsługą kanału wirtualnego oraz połączeniem z terminalem płatniczym.
Pliki zawierające instalatory komponentów znajdują się w katalogu „Drukowanie Fiskalne w usługach terminalowych – Client” (na płycie instalacyjnej programu w katalogu Dodatki), lub bezpośrednio w katalogu z programem Comarch ERP Optima. Plik OnlineFP.exe zawiera instalator odpowiedni dla systemów 32 i 64 bitowych.
Aby zainstalować obsługę terminali płatniczych należy:
1. Plik OnlineFP.exe przegrać na końcówkę terminala.
2. Przeprowadzić instalację obsługi sterowników terminalowych na końcówce. Użytkownik Windows, który instaluje obsługę sterowników, musi mieć uprawnienia administratora.
Oprogramowanie po stronie klienta składa się z plików obsługujących kanał wirtualny i z samych sterowników do terminali płatniczych.
Wszystkie pliki kopiowane są do katalogu wskazanego podczas instalacji. Sterownik terminala nawiązuje połączenie z urządzeniem na wskazanym adresie TCP/IP lub porcie COM wybranym w konfiguracji programu pracującego po stronie pulpitu zdalnego.
Należy zwrócić uwagę również na następujące aspekty:
1. Mechanizm komunikacji z terminalami płatniczymi nie wykorzystuje mapowania portów COM w samej usłudze terminalowej.
2. Przy aktualizacji wersji programu Comarch ERP Optima zaleca się również aktualizację sterowników na końcówce terminala. Odinstalowanie z poziomu panelu sterowania programu Comarch ERP Sterowniki i usługi terminalowe i zainstalowanie aktualnej wersji z pliku OnlineFP.exe
Po prawidłowo wykonanej instalacji na końcówce terminala i konfiguracji komponentów na serwerze można wykonać test połączenia z terminalem płatniczym z poziomu konfiguracji programu.

Podłączenie kolektorów i kas fiskalnych

Komunikacja z tego typu urządzeniami odbywa się poprzez mapowanie portów COM pomiędzy stacją roboczą a sesją na komputerze usług terminalowych, na które pozwala protokół RDP. Z pracą tak podłączonych urządzeń wiążą się niekiedy kłopoty z czasem przesyłania danych z podpiętego urządzenia (z tego powodu dla drukarek fiskalnych wprowadzone są dodatkowe kanały przesyłania danych).
Aby mapowanie urządzeń było możliwe w sesji terminalowej należy:

Po stronie serwera:
Sprawdzić czy mapowanie portów COM jest załączone w konfiguracji serwera usług terminalowych (Terminal Server Configuration)

Serwer Usług Terminalowych – mapowanie portów

Po stronie klienta:
Załączyć parametr mapowania portów (LPT, COM) (ustawiamy to w oknie „Podłączanie pulpitu zdalnego” Opcje: zakładka Zasoby lokalne/Lokalne urządzenia i zasoby/Porty)

Właściwości klienta RDP – Mapowanie portów

Konfiguracja z poziomu programu wykonywana jest identycznie przy podłączeniu urządzenia bezpośrednio do komputera, mapowane porty COM będą widoczne jako kolejne porty na liście dostępnych portów w systemie.

Drukowanie na drukarki i urządzenia przez wydruki XML (tekstowe/inne)

Wydruki XML (tekstowy/inne) wysyłają rezutlat wydruku zawierający dane oraz kody sterujące dla urządzenia bezpośrednio do portu (LPT/USB/COM) przypisanego do urządzenia.

Z reguły wysłanie tych danych odbywa się metodą kopiowania plików do określonego portu. Może to powodować problemy przy przesyłaniu tych danych z sesji terminalowej do urządzenia.

Uruchamiając wysłanie danych z tych wydruków w konfiguracji połączenia należy włączyć opcję mapowania portów, identycznie jak w punkcie Podłączenie kolektorów i Kas Fiskalnych. Ta metoda nie pozwala jednak na wysyłanie danych do urządzeń pracującyh na portach USB, bywa też zawodna.

Jeśli napotykamy na problem przesyłania danych bezpośrednio do mapowanych portów możemy, zastosować dodatkowy mechanizm przesyłania danych z wydruku do strumienia danych RAW sterownika drukarki, który został zmapowany w sesji. Opcja mapowania drukarek w konfiguracji połączenia sesji terminalowej musi być włączona.

Do przesyłania danych do strumienia drukarki używamy dodatkowego programu RawPrint.exe.
Pozwala on na przesłanie pliku utworzonego w sesji do strumienia drukarki – jako parametr podajemy nazwę pliku oraz nazwę drukarki w systemie Windows:

RawPrint.exe “Oki ML3320 (from PCBIURO) in session 1” PlikDanych.dat

Uruchomienie wydruku w takim trybie wykonujemy zmieniając sekcję [RUN] w definicji wydruku XML (od wersji 2013.6. możliwe jest przekazywanie parametrów do programu uruchamianego w sekcji RUN). W tej sekcji wprowadzamy komendę uruchamiającą program RawPrint lub kombinacje uruchomienia programu PrintTxt
i RawPrint. Połączenie uruchomienia tych programów możemy zrealizować za pomocą pliku bat lub cmd umieszczonego w katalogu roboczym Comarch ERP Optima. W sekcji [RUN] podajemy nazwę pliku z komendami, np wykonaj_wydruk.bat:

Sekcja [RUN] w definicji wydruku
Program Printtxt w takiej sytuacji musi być skonfigurowany tak żeby wynik drukowania był zapisywany do pliku tekstowego, plik ten będzie wysyłany przez program RawPrint do drukarki docelowej.

Czytniki kodów kreskowych EAN

Program obsługuje czytniki kodów kreskowych podłączane szeregowo z klawiaturą. Czytniki te będą działać w sesji terminalowej bez dodatkowej konfiguracji.

Skanery dokumentów do współpracy z modułem OBD

W programie Comarch ERP Optima uruchamianej przez terminal jest możliwość podłączenia skanera. W tym celu należy zainstalować na końcówce sieciowej aplikacji OnlineFP.exe i w konfiguracji Optimy w gałęzi Stanowisko \ Ogólne \Parametry i załączyć parametr : Wymiana danych z komputerem lokalnym w pracy Terminalowej.

Po wykonaniu powyższych czynności i przelogowaniu w programie Comarch ERP Optima, Skaner powinien być dostępny z poziomu modułu Obieg Dokumentów i pracować jak w sesji lokalnej.

Wysyłanie i odbieranie plików przez kanały wirtualne

W programie Comarch ERP Optima uruchamianej przez terminal jest możliwość wysyłania i odbierania plików na końcówce sieciowej w następujących funkcjach programu:
Funkcje w programie:
Eksport ustawień personalizacji.
Import urzędów,
Eksport wydruków.
Eksporty przelewów
Eksport i import kontrahentów
Export i import cennika
Eksporty do ECOD
Eksport i import danych kadrowych
Eksport wypłat
Eksport deklaracji ZUS do Płatnika
Eksport deklaracji PFRON do SODiR
Import czasu pracy z czytników RCP
Import z pliku KEDU
Eksport/import ustawień operatora.

Funkcje są dostępne w Comarch ERP Optima po zainstalowaniu na końcówce sieciowej aplikacji OnlineFP.exe i załączeniu w konfiguracji programu w gałęzi Stanowisko \ Ogólne \ Parametry parametru : Wymiana danych z komputerem lokalnym w pracy terminalowej.
Dla pozostałych przypadków eksporty plików z programu wykonywane są na dyski serwera usług terminalowych, chyba że przy połączeniu terminalowy mapujemy dyski stacji lokalnej, to wówczas możemy pliki zapisać w tych lokalizacjach.

Pozostałe uwagi dotyczące konfiguracji Comarch ERP Optimy pracującej w usługach terminalowych

Uruchamianie Comarch ERP Przypominacz – program uruchomi się podczas logowania na serwer terminalowy, jeżeli nie było aktywnej sesji logującego się użytkownika; jeżeli użytkownik podłącza się pod istniejącą sesję, to program się nie uruchomi.

Podpis elektroniczny dla e-maili, PDFów, e-Deklaracji – działa po konfiguracji certyfikatów po stronie serwera usług terminalowych bądź dla przekazywanie certyfikatów po stronie stanowiska. I tak:

  • Dla certyfikatów po stronie stanowiska sieciowego musimy zainstalować obsługę kanałów wirtualnych przez aplikację OnlineFP.exe a następnie załączyć w konfiguracji Comarch ERP Optima w gałęzi Stanowisko \ Ogólne \ Parametru parametr : Wymiana danych z komputerem lokalnym w pracy terminalowej.
  • Dla certyfikatów po serwera usług terminalowych certyfikaty klienta muszą być przeniesione na system z usługami terminalowymi. Na terminalu i serwerze należy zainstalować komponenty obsługi podpisu elektronicznego, dostarczane przez jego producenta. W opcjach połączenie zdalnego należy zaznaczyć „Mapuj zasoby lokalne – karty inteligentne”.

Współpraca z programem Płatnik – Możliwa jest na dwa sposoby:

  • Przez tworzenie plików dla płatnika z użyciem kanałów wirtualnych (Program płatnik pracuje po stronie stanowiska sieciowego)-punkt Wysyłanie i odbieranie plików przez kanały wirtualne,
  • Bądź przez instalacje Płatnika bezpośrednio na serwerze ( program Płatnik będzie pracował „po stronie” serwera TS ).


Menadżer Licencji powinien zostać skonfigurowany na komputerze z serwerem SQL, który znajduje się w tej samej sieci lokalnej co serwer terminalowy. Innymi słowy przy połączeniu przez Internet do serwera terminali nie ma możliwość korzystania z licencji po stronie Klienta, czyli Menadżera Licencji zainstalowanego w sieci lokalnej stanowiska, z którego uruchamiamy połączenie pulpitu zdalnego.



OPT035- Rozliczenie czasu pracy w modułach płacowych

Data aktualizacji: 11-08-2023


Spis treści

Wstęp

Normy i wymiar czasu pracy w przepisach

Harmonogramy czasu pracy (plany pracy)

Konfiguracja pojedynczego kalendarza

Konfiguracja wszystkich kalendarzy

Plan pracy i czas przepracowany pracownika

Nadgodziny

Rozliczanie nadgodzin wg norma zgodna z planem pracy

Rozliczanie nadgodzin wg normy dobowej i normy średniotygodniowej

Czas wolny za nadgodziny – Płace i Kadry Plus

Wydruki ewidencji czasu pracy

Różnicowe wyliczenie wynagrodzenia za nadgodziny i godziny nocne


Wstęp

Dokument jest przeznaczony dla Użytkowników systemu Comarch ERP Optima – modułów: Płace i Kadry lub Płace i Kadry Plus – jako pomoc w skonfigurowaniu dostępnych w programie parametrów w celu rozliczenia czasu pracy pracowników, a szczególnie naliczenia nadgodzin.
Ze względu na to, że przepisy dotyczące nadgodzin są bardzo rozbudowane i skomplikowane, to duża część dokumentu została poświęcona ich interpretacji. Opisy sposobów konfiguracji oraz rozliczania czasu pracy zostały przedstawione na przykładach praktycznych.

Normy i wymiar czasu pracy w przepisach

Pojęcie normy czasu pracy (art. 129 k.p.)

Normy to maksymalne liczby godzin do przepracowania w przyjętym okresie rozliczeniowym, które określa art.129 kodeksu pracy.

Art. 129. § 1. Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy, z zastrzeżeniem art. 135-138, 143 i 144.
§ 2. W każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.

W pozakodeksowych ustawach spotkać można inne, obniżone normy czasu pracy dla pewnych grup pracowniczych. Jest to np. norma dobowa – 7h i średniotygodniowa – 35h dla osób niepełnosprawnych.

Pojęcie wymiaru czasu pracy (art. 130 k.p.)

Wymiar czasu pracy to liczba godzin, którą pracownik powinien przepracować w przyjętym okresie rozliczeniowym, wyliczana zgodnie art.130 kodeksu pracy.

Art. 130. § 1. Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, ustalany zgodnie z art. 129 § 1, oblicza się:
1) mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie
2) dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku.
§ 2. Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin.

Poniżej przykłady wyliczenia wymiaru czas pracy w jednomiesięcznych okresach rozliczeniowych w 2023 r.

Przykład

Ustalenie wymiaru czasu pracy dla miesiąca stycznia 2023 r.

– liczba tygodni: 1-7, 8-14, 15-21, 22-28, czyli 4 tygodnie * 40h = 160h,

– liczba dni wystających, które mieszczą się w zakresie od poniedziałku do piątku: 30, 31, czyli 2 dni * 8h = 16h,

– pomniejszenie za święta przypadające w innym dniu niż niedziela:  6 (Trzech Króli), czyli 1 dzień * 8h = 8h,

– wyliczenie wymiaru: 160h + 16h – 8h = 168h

Przykład

Ustalenie wymiaru czasu pracy dla miesiąca listopad 2023 r.

– liczba tygodni: 1-7, 8-14, 15-21, 22-28, czyli 4 tygodnie * 40h = 160h,

– pozostała liczba dni, które mieszczą się w zakresie od poniedziałku do piątku: 29, 30, czyli 2 dni * 8h = 16h,

– pomniejszenie za święta przypadające w innym dniu niż niedziela: 1, 11, czyli 2 dni * 8h = 16h,

– wyliczenie wymiaru: 160h + 16h – 16h = 160h

Za święto przypadające w sobotę (11 listopada) należy wyznaczyć dodatkowy dzień wolny w planie pracy./example]

2023 - MiesiąceLiczba dniNorma dobowaWYMIAR
Styczeń218168
Luty208160
Marzec238184
Kwiecień198152
Maj218168
Czerwiec218168
Lipiec218168
Sierpień228176
Wrzesień218168
Październik228176
Listopad*208160
Grudzień198152
SUMA250-2000
Zestawienie wymiarów czasu pracy w 2023 roku dla okresów jednomiesięcznych przy wyznaczeniu soboty jako dodatkowego dnia wolnego w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy

*

  • Za święto przypadające w sobotę należy wyznaczyć dodatkowy dzień wolny w planie pracy.

Zestawienie wymiarów czasu pracy w 2023 roku dla okresów jednomiesięcznych przy wyznaczeniu soboty jako dodatkowego dnia wolnego w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy

 

 

Wymiar czasu pracy niepełnoetatowca

Pracownik zatrudniony na część etatu powinien mieć obniżony wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym proporcjonalnie do wymiaru zatrudnienia. Praca może być przez takiego pracownika świadczona przeciętnie 5 dni w tygodniu, we wszystkie dni robocze w mniejszym wymiarze dobowym, bądź w niektóre dni tygodnia przez większą liczbę godzin.

Przykład

Ustalenie wymiaru czasu pracy dla pracownika zatrudnionego na ¾ etatu, dla 3-miesięcznego okresu rozliczeniowego (10-12.2023).

– suma wymiarów z 3 miesięcy: 176 + 160 + 152= 488h

– wyliczenie wymiaru: mnożymy przez wymiar etatu: 512h* ¾ = 366h

W 11.2023 za święto przypadające w sobotę (11 listopada) należy wyznaczyć dodatkowy dzień wolny w planie pracy.

Pracodawca powinien pamiętać o ustaleniu dla zatrudnionego na część etatu tzw. limitu godzin. Stosownie, bowiem do art. 151 § 5 K.p., strony ustalają w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 1511 § 1.

Ustalenie limitu zależy od okoliczności faktycznych, a zwłaszcza od rozkładu czasu pracy danego pracownika. Sposoby jego ustalenia w umowach o pracę są różne, a mianowicie można go określić przez wskazanie wymiaru dobowego – np. „praca powyżej 5 godzin na dobę” albo wielkości etatu – np. „praca przekraczająca wymiar 3/4 etatu”.

W programie Comarch ERP Optima Płace i Kadry można określić limit nadgodzin dla niepełnoetatowca poprzez jako wprowadzenie odpowiedniej normy dobowej i średniotygodniowej (niższej niż dla pełnego etatu).

Harmonogramy czasu pracy (plany pracy)

Harmonogram czasu pracy jest sprecyzowanym planem pracy pracownika (lub grupy pracowników), który powinien być zdefiniowany zgodnie z przepisami.
Powinnością pracodawcy jest ustalenie wymiaru czasu pracy (proporcjonalnie do jego wymiaru etatu) przed rozpoczęciem danego okresu rozliczeniowego i jego „rozłożenie” na poszczególne dni tego okresu z uwzględnieniem:

  • obowiązujących pracownika norm czasu pracy,
  • godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • odpoczynku dobowego i tygodniowego,
  • przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,
  • zakazu pracy w niedziele i święta (a gdy jest dozwolona praca w niedzielę – wyznaczenie jednej na 4 tygodnie niedzieli wolnej od pracy).

Kontrola zgodności tworzonego harmonogramu czasu pracy z przepisami należy do Użytkownika programu.

Harmonogramy czasu pracy definiujemy w programie Comarch ERP Optima w Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Kalendarze. Z tego poziomu można dodać dowolną ilość kalendarzy, zgodnie z potrzebami firmy.
Standardowo w programie podczas kreowania nowej bazy tworzony jest kalendarz o nazwie STANDARD z dniami pracy od poniedziałku do piątku (w godzinach od 7:00 do 15:00) z wyznaczonymi świętami w aktualnym i kolejnym roku.
Symbol na poszczególnych dniach kalendarza oznacza, że nie były one jeszcze definiowane i przyjmują domyślne ustawienia.
Sposób tworzenia i definiowania kalendarzy opisany jest szczegółowo w podręczniku do konfiguracji programu.

Rys 1. W konfiguracji – kalendarz Standard – zakładka Kalendarz (z naniesionymi standardowymi świętami) oraz z wyznaczonym dniem wolnym (10.11.2023) wyznaczonym za święto przypadające w sobotę (11 listopada)

Konfiguracja pojedynczego kalendarza

Z poziomu Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Kalendarze – na karcie danego kalendarza normatywnego (harmonogramu) występują pola:

  • Uwzględniaj wymiar etatu – powinien być zaznaczony dla kalendarzy pracowników zatrudnionych na niepełny etat, którzy mają obowiązek pracować w te same dni, co pracownicy pełnoetatowi, lecz w skróconym wymiarze czasu pracy. Jeśli pracownik zatrudniony na ½ etatu ma pracować np. co drugi dzień po 8 godzin, to definiujemy dla niego osobny kalendarz i odznaczamy ten parametr.
  • Modyfikowanie planu pracy przez nieobecność – domyślnie zaznaczony, ma znaczenie, gdy w planie pracy (harmonogramie) stosujemy inną strefę niż „Czas pracy podstawowy”, wówczas wymagane jest zaznaczenie tego parametru. Powoduje on przywrócenie strefy „Czas pracy podstawowy” w planie pracy na dni wprowadzonych nieobecności. Jest to istotne, aby program dobrze pomniejszał wynagrodzenie zasadnicze za czas nieobecności.

W obszarze Nadgodziny / godziny nocne dostępne są parametry:

  • Rozliczaj nadgodziny – zaznaczony parametr umożliwia rozliczaniem nadgodzin przez program.
  • Licz standardowe dopłaty do nadgodzin – zaznaczony parametr powoduje, że program będzie generował standardowe dopłaty do nadgodzin (50%, 100%).
  • Licz standardowe wynagrodzenie powyżej/poniżej normy –zaznaczony parametr umożliwia naliczenie wynagrodzenia zasadniczego powyżej/poniżej normy – w nowy bazach jako osobny element wypłaty (poza wynagrodzeniem zasadniczym), ponieważ domyślnie jest zaznaczony inny parametr „Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy liczone jako oddzielny element wypłaty” w Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry – zakładka 3.
  • Licz standardowe dopłaty do godzin nocnych – zaznaczony parametr powoduje, że będą naliczane dopłaty do godzin nocnych.
  • Norma zgodna z planem pracy – zaznaczony parametr oznacza, że norma do wyliczenia nadgodzin będzie przyjmowana z planu pracy.
  • Jeśli nadgodziny mają być rozliczane zgodnie z normami kodeksowymi: dobową i średniotygodniową, to wyłączamy opcję [ ] Norma zgodna z planem pracy i wpisujemy odpowiednie wartości w polach:
    –Norma dobowa: standardowo 8h
    –Norma średniotygodniowa: standardowo 40h
  • Parametr Z uwzględnieniem przedłużonych dobowych wymiarów z planu pracy (równoważny czas pracy) ma zastosowanie np. w równoważnym systemie czasu pracy, gdzie dopuszczalne jest wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (ponad 8h) jednego dnia, które powinno być rekompensowane skróceniem dobowego wymiaru czasu pracy (poniżej 8h) w innym dniu lub udzieleniem dnia wolnego od pracy. Po zaznaczeniu tego parametru, praca w godzinach nadliczbowych dobowych będzie liczona następująco:
    –W dniach pracy – program będzie sprawdzał oprócz normy dobowej określonej w definicji kalendarza w konfiguracji, również dobowy wymiar czasu pracy ustalony w planie pracy (harmonogramie) pracownika.
    -W dniach wolnych od pracy / świątecznych – program będzie sprawdzał tylko normę dobową określoną w definicji kalendarza.
  • Parametr Z uwzględnieniem standardowych świąt – ma wpływ na wyliczenie normy do nadgodzin uwzględnianej przy sprawdzaniu, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej. Gdy parametr jest:
    -Zaznaczony – to norma do nadgodzin (liczona jako pełne tygodnie * 40h + brzegowe dni * 8h) jest pomniejszona o ustawowe święta przypadające w innych dniach niż niedziela (zapisane w programie), niezależnie od tego, czy zostały naniesione w planie pracy.
    -Niezaznaczony – to norma do nadgodzin jest pomniejszana o święta wpisane na planie pracy pracownika w innych dniach niż niedziela.
  • Parametr Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe – ma wpływ na wyliczenie dopłat do nadgodzin. Gdy parametr jest:
    -Zaznaczony – w przypadku okresu rozliczeniowego dłuższego niż miesiąc, dopłaty do nadgodzin dobowych są naliczane w miesiącu wystąpienia nadgodzin, natomiast dopłaty do nadgodzin średniotygodniowych na koniec okresu rozliczeniowego. Jako rozliczenie nadgodzin w wypłacie generują się standardowe typy wypłat: Dopłata do nadgodzin dobowych 50%, Dopłata do nadgodzin dobowych 100%, Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100%. (Dla okresu 1 miesięcznego też występuje podział na dopłaty dobowe i średniotygodniowe).
    -Niezaznaczony – w przypadku okresu rozliczeniowego dłuższego niż miesiąc, dopłaty do nadgodzin (dobowych i średniotygodniowych) są naliczane w wypłacie za ostatni miesiąc okresu rozliczeniowego. Jako rozliczenie generują się standardowe elementy Dopłaty do nadgodzin 50%, Dopłaty do nadgodzin 100%.
  • Algorytm bilansowania nadgodzin w rozliczanym okresie zależy od parametru Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe i gdy ten parametr jest:
    Zaznaczony – to dostępne są opcje:
    –Tylko średniotygodniowe – nadgodziny dobowe nigdy nie są bilansowane, a na koniec okresu rozliczeniowego nadgodziny średniotygodniowe są bilansowane niedogodzinami oraz nieobecnościami nieusprawiedliwionymi z całego okresu rozliczeniowego.
    –Średniotygodniowe, dobowe 100%, 50% – w pierwszej kolejności pomniejszane są nadgodziny średniotygodniowe na koniec okresu rozliczeniowego pod warunkiem, że ich ilość jest wystarczająca do zbilansowania wszystkich niedogodzin. W przypadku, gdy ilość nadgodzin średniotygodniowych od początku okresu rozliczeniowego nie jest wystarczająca, to występujące niedogodziny będą na bieżąco bilansować nadgodziny dobowe – w pierwszej kolejności 100%, potem 50%. Nieobecności nieusprawiedliwione nigdy nie bilansują nadgodzin dobowych, tylko średniotygodniowe.
    –Średniotygodniowe, dobowe 50%, 100% – działanie opisane jak wyżej, tylko kolejność bilansowania nadgodzin dobowych jest najpierw 50%, potem 100%.
    Niezaznaczony – to dostępne są opcje:
    –Nie bilansuj – w przypadku rozliczania nadgodzin wg normy dobowej i średniotygodniowej ale bez podziału  na dobowe i średniotygodniowe, niedogodziny i nieobecności nieusprawiedliwione nie pomniejszą nadgodziny dobowych, natomiast pomniejszają nadgodziny średniotygodniowe. A w przypadku rozliczania nadgodzin wg „Norma zgodna z planem pracy” – niedogodziny i nieobecności nieusprawiedliwione nie pomniejszą żadnych nadgodziny.
    –100%, 50% – niedogodziny oraz nieobecności nieusprawiedliwione (NN-ki) w pierwszej kolejności pomniejszają nadgodziny wynagradzane dopłatami 100%, potem 50%.
    –50%, 100% – działanie jak powyżej, tylko kolejność odwrotna – najpierw pomniejszane są nadgodziny wynagradzane dopłatami 50%, potem 100% (odwrotnie niż algorytm: 100%, 50%).

Rys 3. Definicja kalendarza – obszar dot. nadgodzin

  • Rozliczenie dopłat do nadgodzin w wielomiesięcznych okresach rozliczeniowych (funkcjonalność wykorzystywana tylko w module Płace i Kadry Plus):
  • Co – określa długość okresu rozliczeniowego – przykładowo:
    1 (domyślnie) – oznacza okres 1 miesięczny, czyli wszystkie dopłaty do nadgodzin naliczane są w miesiącu, w którym wystąpiły,
    3 – oznacza okres 3 miesięczny i dopłaty do nadgodzin wypłacane są zależnie od ustawień parametru „Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe” – tzn. gdy będzie:
    -Zaznaczony – to dopłaty do nadgodzin dobowych wypłacane będą na bieżąco (co miesiąc) a dopłaty średniotygodniowe na koniec okresu rozliczeniowego (co 3 mc).
    -Niezaznaczony – to wszystkie dopłat do nadgodzin zostaną wypłacone na koniec okresu rozliczeniowego (w 3 miesiącu).
  • Z przesunięciem – oznacza przesunięcie początku okresu rozliczania nadgodzin względem początku roku (dotyczy okresów co najmniej 2 miesięcznych) – przykładowo:
    0 – pierwszy okres rozliczeniowy w roku rozpoczyna się w styczniu,
    1 – pierwszy okres rozliczeniowy rozpoczyna się w lutym (jest przesunięty o 1 miesiąc względem stycznia),
    2 – pierwszy okres rozliczeniowy rozpoczyna się w marcu (jest przesunięty o 2 miesiące względem stycznia).
  • Z opóźnieniem – opcja możliwa do ewentualnego użycia tylko, gdy nie ma włączonego podziału dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe – oznacza przesunięcie wypłat dopłat do nadgodzin względem ostatniego miesiąca okresu rozliczeniowego– przykładowo:
    0 – dopłaty do nadgodzin zostaną wypłacone w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego,
    1 – wypłata dopłat do nadgodzin nastąpi w pierwszym miesiącu po zakończeniu okresu rozliczeniowego (np. okres rozliczeniowy styczeń – marzec zostanie rozliczony w kwietniu).

Uwaga

Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy (podstawowe wynagrodzenie) rozliczane jest zawsze w miesiącu wystąpienia nadgodzin.

W obszarze Parametry dotyczące dopłat występuje podział na:

Dopłaty do godzin nocnych – poniższe ustawienia dotyczące naliczania dopłat do godzin nocnych, odnoszą się tylko do pracowników, którzy są rozliczani według danego kalendarza.

    • Ręczna edycja parametrów związanych z dopłatami do godzin nocnych – zaznaczenie parametru powoduje, że dopłaty do godzin nocnych naliczane są zgodnie z ustawieniami zawartymi na formularzu kalendarza. Jeśli parametr nie jest zaznaczony, dopłata do godzin nocnych naliczana jest według ustawień dostępnych z poziomu: Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Konfiguracja kalendarzy.
      Po zaznaczeniu tego parametru, aktywne stają się pozostałe parametry dotyczące naliczania dopłat do godzin nocnych. Domyślnie podpowiadają się takie wartości, jak te w Konfiguracji kalendarzy, ale Użytkownik może je zmienić.
    • Modyfikowanie planu pracy przez nieobecność – ma znaczenie, gdy w planie pracy (harmonogramie) stosujemy inną strefę niż „Czas pracy podstawowy”, wówczas wymagane jest zaznaczenie tego parametru. Powoduje on przywrócenie strefy „Czas pracy podstawowy” w planie pracy na dni wprowadzonych nieobecności. Jest to istotne, aby program dobrze pomniejszał wynagrodzenie zasadnicze za czas nieobecności.
      – Od godziny – Do godziny – w tych polach należy ustawić porę nocną obowiązującą pracowników rozliczanych wg tego kalendarza.
      – Limit godzin nocnych – maksymalna liczba godzin przypadających dla każdego dnia w porze nocnej, za którą pracownikowi przysługuje dopłata za pracę w nocy.
      – Dopłata do godzin nocnych liczona od i Procent wynagrodzenia za pracę w nocy – dla dopłat do godzin nocnych należy określić procent i wskazać, czy ma być liczona od minimalnej płacy, czy od stawki zaszeregowania pracownika.
      – Dopłata do godzin nocnych liczona zgodnie z normą k.p. art.130 – zaznaczenie parametru powoduje, że dopłata do godzin nocnych naliczana jest w oparciu o wymiar czasu pracy wynikający
      z art. 130 k.p. Jeśli parametr nie jest zaznaczony, to przy wyliczeniu stosowany jest wymiar czasu pracy wynikający z planu pracy pracownika.

Rys 4. Definicja kalendarza – obszar dot. dopłat do godzin nocnych

Wynagrodzenie za nadgodziny – poniższe ustawienia dotyczące naliczania wynagrodzenia i dopłat do nadgodzin i odnoszą się tylko do pracowników, którzy są rozliczani według danego kalendarza

  • Ręczna edycja parametrów związanych z dopłatami do nadgodzin – zaznaczenie parametru powoduje, że dopłaty do nadgodzin naliczane są zgodnie z ustawieniami zawartymi na formularzu kalendarza. Jeśli parametr nie jest zaznaczony, dopłaty naliczane są według ustawień dostępnych z poziomu: Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Konfiguracja kalendarzy.
    Po zaznaczeniu tego parametru, aktywne stają się pozostałe parametry dotyczące wynagrodzenia i dopłat za nadgodziny. Domyślnie podpowiadają się takie wartości, jak te w Konfiguracji kalendarzy, ale Użytkownik może je zmienić.- Procent dopłat ‘50’ – możliwość określenia procentu dopłat za nadgodziny standardowo naliczanych jako 50%,
    – Procent dopłat ‘100’ – możliwość określenia procentu dopłat za nadgodziny standardowo naliczanych jako 100%,
    – Dopłaty do nadgodzin liczone zgodnie z normą k.p. art. 130 –zaznaczenie parametru powoduje, że stawka dopłaty do godzin nocnych za 1h naliczana jest w oparciu o wymiar czasu pracy wynikający z art. 130 k.p. Jeśli parametr nie jest zaznaczony, to przy wyliczeniu stosowany jest wymiar czasu pracy wynikający z planu pracy pracownika.
  • Wynagrodzenie zasad. powyżej/poniżej normy liczone zgodnie z normą k.p. art. 130 zaznaczenie parametru powoduje, że stawka za godzinę powyżej/poniżej normy liczona jest w oparciu o wymiar czasu pracy wynikający z art. 130 k.p. Takie wyliczenie dotyczy tylko elementów, które są naliczane w wypłacie jako oddzielne elementy wypłaty, o czym decyduje inny parametr o nazwie „Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy liczone jako oddzielny element wypłaty” w Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry – zakładka 3 (domyślnie zaznaczony).Jeśli parametr „Wynagrodzenie zasad. powyżej/poniżej normy liczone zgodnie z normą k.p. art. 130” nie jest zaznaczony, to przy wyliczeniu stawki za godzinę stosowany jest wymiar czasu pracy wynikający z planu pracy pracownika.

Dodatkowo w Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Zaokrąglenia w części Zaokrąglenia dopłat do godzin nocnych i nadgodzin można ustawić sposób zaokrąglania dopłat. Domyślnie ustawienie to: Wartość końcowa z precyzją 0.01 (do 1 grosza). Można zmienić zaokrąglenie na: Kwota za 1h oraz ewentualnie precyzję.

Rys 6. Zaokrąglenia dot. dopłat do godzin nocnych i nadgodzin

Konfiguracja wszystkich kalendarzy

Z poziomu Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Konfiguracja kalendarzy ustawiamy wspólne elementy dla wszystkich zdefiniowanych w bazie kalendarzy.

W obszarze Godziny nocne występują parametry:

    • Od godziny / do godziny – zakres godzin, pomiędzy którymi praca będzie traktowana jako praca w nocy,
    • Limit godzin nocnych – dzienny limit godzin nocnych – 8 godzin (zgodne z przepisami)
    • Procent dopłat do godzin nocnych – 20% (zgodnie z przepisami)
    • Dopłata do godzin nocnych liczona od – określamy podstawę, od której będzie naliczana dopłata do godzin nocnych (minimalne wynagrodzenie lub stawka zaszeregowania).

Dodatkowo w definicji danego kalendarza mamy możliwość ustawienia powyższych parametrów.

W obszarze Nadgodziny 100% dostępne są ustawienia:

    • Godziny nocne – parametr domyślnie zaznaczony, nadgodziny w porze nocnej powinny być wynagradzane dopłatą w wysokości 100%.
    • Niedziele i święta – parametr domyślnie zaznaczony, każda nadgodzina pracy w niedzielę i święto, powinna być wynagradzana dopłatą w wysokości 100%.
    • Dni wolne (poniżej normy dobowej) – zaznaczenie spowoduje naliczenie 100% dopłat do nadgodzin nieprzekraczających normy dobowej w dniach wolnych pracownika. Parametr domyślnie zaznaczony, ponieważ nadgodziny wynikające z przekroczenia normy średniotygodniowej powinny być wynagradzane dodatkiem w wysokości 100%.

Uwaga

Powyższe parametry dostępne są tylko przy rozliczaniu nadgodzin „wg planu pracy”. Dla rozliczeń wg norm: dobowa i średniotygodniowej – nie podlegają zmianie.

    • Dni wolne (powyżej normy dobowej) – zaznaczenie jest równoznaczne z wypłatą 100% dopłat do nadgodzin w dni wolne po przekroczeniu normy dobowej. Program umożliwia ustawienie warunków wynagradzania korzystniejszych dla pracownika niż przewidują to przepisy.
    • Dni pracy po przekroczeniu dobowego limitu nadgodzin 50% – ściśle związany jest z innym parametrem ‘Dobowy limit nadgodzin 50% w dni pracy’. Parametr zaznaczony powoduje, że praca w nadgodzinach w dni pracy do limitu będzie płatna dopłatą 50%, a nadgodziny powyżej limitu – dopłatą 100%. Dawniej dwie pierwsze nadgodziny były płatne 50%, kolejne 100%. Obecnie ten przepis już nie obowiązuje, jednak w wewnętrznych regulaminach firmy mogą być zachowane poprzednie zasady, dlatego nadal można korzystać z tych ustawień.

W obszarze Dopłaty do nadgodzin można określić:

  • Limit roczny – 150:00 (standardowo) z opcją:
    -Przerwanie naliczania – w wypłacie zostaną rozliczone tylko nadgodziny do limitu, powyżej limitu nie zostaną naliczone,
    -Brak – nie ma kontroli limitu nadgodzin.

Dla każdego pracownika, na formularzu etatu, można ustalić indywidualny limit. Wówczas wartość limitu będzie pobierana z formularza pracownika a nie z konfiguracji.

  • Procent dopłat ‘50’ / Procent dopłat ‘100’ – w sytuacjach, gdy wewnętrzne przepisy pracodawcy przewidują wyższą kwotę dopłat do nadgodzin, mamy możliwość ustawienia własnych procentów dopłat (np. 60% i 120%). Dodatkowo w definicji danego kalendarza mamy możliwość ustawienia indywidualnych procentów dopłat do nadgodzin.

Plan pracy i czas przepracowany pracownika

Plan pracy

Na formularzu pracownika, zakładka [Etat], w polu Kalendarz wskazujemy plan (harmonogram) czasu pracy zgodnie, z którym pracownik ma pracować. Domyślnie podpowiada się kalendarz Standard. (Oczywiście można wybrać inny harmonogram, jeżeli został wcześniej zdefiniowany w Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Kalendarze).

Plan pracy (harmonogram) pracownika dostępny jest z formularza pracownika lub listy pracowników (dla podświetlonego pracownika) po rozwinięciu menu przy ikonie

Z poziomu planu pracy danego pracownika istnieje możliwość modyfikowania harmonogramu poprzez wprowadzenie tzw. „wyjątków”. W celu zmian wystarczy edytować dany dzień i ustawić odpowiedni typ dnia, godziny pracy (od do) oraz strefę czasu pracy (np. „Czas pracy podstawowy” – skrót PP).

Uwaga

W planie pracy pracownika powinien być ustalony wymiar czasu pracy zgodnie z art. 130 k.p., czyli nie należy planować pracy w nadgodzinach.

Rys 9. Plan pracy pracownika z naniesionymi modyfikacjami („wyjątkami”)

Sposoby odnotowywania czasu przepracowanego

W formularzu pracownika, zakładka [Etat], w polu Rozliczenie czasu pracy określamy sposób odnotowywania czasu rzeczywiście przepracowanego przez pracownika, do wyboru mamy 3 sposoby:

  • Według kalendarza (domyślna opcja) – w kalendarzu Nie/obecności (rzeczywistym) na zakładce Kalendarz, czas pracy w danym dniu jest automatycznie przepisany z planu pracy. Użytkownik odnotowuje ewentualne zmiany w stosunku do planu na konkretnym dniu, np. nadgodziny. (Brak wpisu w danym dniu pracy oznacza pracę zgodną z planem pracy).
  • Według obecności – w kalendarzu Nie/obecności (rzeczywistym), na zakładce Kalendarz, czas pracy w danym dniu nie jest automatycznie przepisywany z planu pracy (jest zerowy). Użytkownik musi każdy dzień pracy edytować i wprowadzić czas pracy (podpowiadany jest czas z planu pracy). W przypadku posiadania modułu Kadry i Płace PLUS możliwe jest zaimportowanie czasu pracy z pliku RCP. (Brak wpisu w danym dniu pracy oznacza dzień z zerowym czasem pracy, czyli niedgogodziny).
  • Według zestawienia – dla tego sposobu brak jest informacji o czasie pracy w danym dniu, jest tylko łączny czas pracy za odpowiedni okres. W kalendarzu Nie/obecności (rzeczywistym) na zakładce [Zestawienia], użytkownik musi dodać zestawienie wpisując łączny czas przepracowany w godzinach (wraz z nadgodzinami) i w dniach, dodatkowo odnotowuje ilość godzin nocnych oraz nadgodzin 50% i 100%, za które program powinien naliczyć dopłaty. Zestawienie obejmuje maksymalnie okres miesiąca. Krótszy okres powinien być wpisany w przypadku aktualizacji danych pracownika w trakcie miesiąca lub zatrudnienia czy zwolnienia pracownika w trakcie miesiąca.

Uwaga

Bez względu na sposób wprowadzania czasu przepracowanego, pracownik powinien mieć poprawnie zdefiniowany plan pracy (zgodnie z przepisami). Ma to istotne znaczenie przy wprowadzaniu nieobecności dla pracownika, ponieważ program pomniejsza czas pracy o daną nieobecność pobierając ilość godzin zaplanowaną w tym dniu w planie pracy.

Nadgodziny

Pojęcie pracy w nadgodzinach (art. 151 k.p.)

Pojęcie pracy w nadgodzinach wyjaśnia art. 151 kodeksu pracy:

Art. 151. § 1. Praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie:

1) konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
2) szczególnych potrzeb pracodawcy.
§ 2. Przepisu § 1 pkt 2 nie stosuje się do pracowników zatrudnionych na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia.
§ 21. Nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku, o którym mowa w art. 132 i 133.

Wynagradzanie za nadgodziny (art. 1511 k.p.)

Za pracę w godzinach nadliczbowych (zgodnie z art. 1511 k.p.) należy wypłacić, oprócz normalnego wynagrodzenia, dopłata  w wysokości:

  • 100% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających:
    – w nocy,
    – niedziele i święta,
    – w dni wolne od pracy poniżej normy dobowej, ponieważ zaliczane są do średniotygodniowych
    – w dni pracy poniżej normy dobowej, ponieważ zaliczane są do średniotygodniowych
  • 50% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających:
    – w dni wolne od pracy, powyżej normy dobowej (z wyłączeniem godzin nocnych),
    – w dni pracy powyżej normy dobowej lub przedłużonego dobowego wymiaru (z wyłączeniem godzin nocnych).

W programie wynagrodzenie za godzinę nadliczbową składa się z 2 elementów:

    • Wynagrodzenie normalne – domyślnie generuje się tylko od stawki zaszeregowania (podanej na formularzu etatu) jako odrębny element wypłaty o nazwie „Wynagr. zasad. powyżej normy” – pod warunkiem, że jest zaznaczony inny parametr o nazwie „Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy liczone jako oddzielny element wypłaty” (w Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry – zakładka 3) lub jako element o nazwie „Wynagrodzenie powyżej normy” w środku wynagrodzenia zasadniczego (zwiększa jego wartość), gdy wspomniany parametr nie jest zaznaczony.Gdy „Wynagr. zasad. powyżej normy” generowane jest osobno, to jego wartość może być powiększona o kwotę wynikającą z innych stałych elementów pracownika, np. z dodatku funkcyjnego – w tym celu w definicji dodatku funkcyjnego, na zakładce Szczegółowe, należy zaznaczyć pola: „Uwzględniaj przy wynagrodzeniu zasadniczym powyżej normy” i/lub „Uwzględniaj przy wynagrodzeniu zasadniczym poniżej normy”.
    • Dopłaty do nadgodzin 50% lub 100% – standardowo liczone są tylko od stawki zaszeregowania. Jeżeli inne elementy mają być ujmowane w tych dopłatach, to należy w definicji odpowiednich typów wypłat (na zakładce [Szczegółowe]) zaznaczyć pole Uwzględnij przy dopłatach za nadgodziny.

W programie: Konfiguracja firmy/ Płace/ Parametry – zakładka 3 – dostępny jest parametr Wynagrodzenie powyżej/poniżej liczone jako oddzielny element wypłaty – domyślnie jest zaznaczony, co oznacza, że  wynagrodzenie powyżej / poniżej normy liczone są jako odrębny element wypłaty (nie w środku wynagrodzenia zasadniczego).

Dodatkowo można zadecydować, czy oddzielnie wypłacone wynagrodzenie zasadnicze powyżej/poniżej normy ma być wliczane do podstawy urlopu / ekwiwalentu– służą do tego parametry (domyślnie są zaznaczone):

  • Oddzielnie wypłacone ‘powyżej normy’ wliczane do podstawy urlopu /ekwiwalentu
  • Oddzielnie wypłacone ‘poniżej normy’ wliczane do podstawy urlopu /ekwiwalentu

Rys 13. Konfiguracja / Płace / Parametry – fragment dotyczący wynagrodzenia powyżej /poniżej normy

Uwaga

Dla pracownika zatrudnionego na stawkę miesięczną bardzo istotne jest liczenie wynagrodzenia powyżej/poniżej normy jako odrębnego elementu wypłaty, ponieważ gdy „powyżej normy” jest częścią wynagrodzenia zasadniczego miesięcznego, to nie jest wliczany do podstawy urlopowej. Natomiast, gdy jest odrębnym elementem wypłaty, to może być wliczany do podstawy urlopowej, jako średnia z 3 miesięcy.

Wynagrodzenie powyżej normy może być bilansowane wynagrodzeniem poniżej normy w ramach tej samej strefy czasu pracy – w tym celu należy zaznaczyć parametr Bilansowanie powyżej/poniżej normy (w obrębie strefy czasu pracy). 

Bilansowanie wynagrodzenia zasadniczego powyżej/poniżej normy jest wykonywane w obrębie danej strefy czasu pracy i dotyczy pozycji generowanych jako odrębne elementy wypłaty, jak i również, gdy są częścią wynagrodzenia zasadniczego (w danej strefie).

Bilansowanie powyżej i poniżej normy (bez względu na strefy czasu pracy) dotyczy innych elementów wypłat, które w konfiguracji mają zaznaczone automatyczne korygowanie z tytułu odchyłek od normy.

Nadgodziny dobowe i średniotygodniowe

Nadgodziny dzielimy na:

  • dobowe, które występują:- w dniach pracy – praca powyżej normy dobowej (8h) lub przedłużonego dobowego wymiaru (np. 12h) -> płatne jako 50% lub 100% jeżeli przypadają w nocy
    – w dniach wolnych – praca powyżej normy dobowej 8h -> płatne jako 50%
    – w dniach świątecznych – praca powyżej normy dobowej 8h -> płatne jako 100%
  • średniotygodniowe, które występują:
    – w dniach pracy – praca powyżej zaplanowanego dobowego wymiaru (np. 6h) do normy dobowej (8h) -> płatne jako 100%
    – w dniach wolnych – praca poniżej normy dobowej 8h -> płatne jako 100%
    – w dniach świątecznych – praca poniżej normy dobowej 8h -> płatne jako 100%

Uwaga

W przypadku, gdyby pracownik miał zaplanowany wymiar czasu pracy poniżej 8h, np. 6h (równoważny system czasu pracy), a przepracuje np. 12h, to nadgodziny dobowe występują powyżej normy 8h, czyli w tym przypadku od 8h do 12h, czyli 4h. Natomiast nadgodziny średniotygodniowe – od 6h do 8 h, czyli 2h.

Rozliczanie nadgodzin wg norma zgodna z planem pracy

Parametry w konfiguracji

Rozliczanie nadgodzin wg parametru Norma zgodna z planem pracy polega na porównaniu dla każdego dnia ilości godzin rzeczywiście przepracowanych z kalendarzu (Nie)obecności z ilością godzin w planie pracy. W tej sytuacji każda godzina przepracowana ponad zaplanowany wymiar czasu pracy jest traktowana jako nadgodzina.

Rys 14. Definicja kalendarza – ustawienie rozliczania nadgodzin jako „Norma zgodna z planem pracy”

Dopłaty do nadgodzin (50%, 100%) naliczane wg „norma zgodna z planem pracy” zależą od parametrów znajdujących się w Konfiguracji firmy/ Płace/ Konfiguracja Kalendarzy – są to Nadgodziny 100% w:

  • Godziny nocne – zaznaczony (domyślnie)
  • Niedziele i święta – zaznaczony (domyślnie)
  • Dni wolne (poniżej normy dobowej) – zaznaczony (domyślnie), dotyczy pracy np. w sobotę do 8h
  • Dni wolne (powyżej normy dobowej) – niezaznaczony (domyślnie), dotyczy pracy np. w sobotę powyżej 8h

Uwaga

Dla dni wolnych od pracy norma dobowa odczytywana jest z formularza pracownika, zakładka Etat/Zatrudnienie – pole ‘Norma dobowa do urlopu dla pełnego wymiaru etatu’ (standardowo 8h).

  • Dni pracy po przekroczeniu dobowego limitu nadgodzin 50% – niezaznaczony (domyślnie), związany jest z innym parametrem Dobowy limit nadgodzin 50% w dni pracy (2:00) – zgodnie z archiwalnymi przepisami dwie pierwsze nadgodziny w dni pracy były płatne jako 50%, kolejne 100%.

Rys 15. Konfiguracja kalendarzy – nadgodziny 100% wg planu pracy (wartości domyślne)

Przykłady rozliczenia nadgodzin wg norma zgodna z planem pracy

Poniżej prezentowane są przykłady wyliczenia nadgodzin „wg norma zgodna z planem pracy” (ustawienie w definicji kalendarza) – przy standardowych ustawieniach w Konfiguracji kalendarzy, czyli przy zaznaczonych parametrach dla: Nadgodziny 100%: Godziny nocne, Niedziele i święta, Dni wolne (poniżej normy dobowej).

Podstawowy system czasu pracy – pełny etat

Przykład

Pracownik zatrudniony na pełen etat w podstawowym systemie czasu pracy, czyli po 8h dziennie (1-miesięczny okres rozliczeniowy) – w kwietniu 2023 powinien pracować 152h (od poniedziałku do piątku po 8h), a przepracował 168h  (praca nie przypadała w porze nocnej). W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):

Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:0008:0008:0008:0008:0000:0000:0040h
Rzeczywisty czas pracy08:0012:0008:0008:0008:0010:0002:0056h
Powyżej planu+4:00+10:00 +2:00+16h

Porównując czas przepracowany z planem pracy (w systemie dobowym) wynika, że wystąpiły następujące nadgodziny:
– 50% -> 6h = 4h (wtorek, praca ponad zaplanowany dobowy wymiar) + 2h (sobota, praca powyżej normy 8h – odczytana z pola „Norma dobowa dla urlopu” z formularza pracownika)
– 100% -> 10h = 8h (sobota, praca do normy 8h) + 2h (niedziela, praca do normy 8h)

Suma nadgodzin = 6h (50%) +10h (100%) = 16h
Pracownik będzie miał wypłacane:
– wynagrodzenie powyżej normy za 16h – godziny przepracowane ponad wymiar czasu pracy (168h)
– dopłaty do nadgodzin 50% za 6h
– dopłaty do nadgodzin 100% za 10h

Podstawowy system czasu pracy – niepełny etat

Przykład

Pracownik zatrudniony na ½ etatu w podstawowym systemie czasu pracy, czyli po 4h dziennie (1-miesięczny okres rozliczeniowy) – w lutym 2023 powinien pracować 80h (od poniedziałku do piątku po 4h), a przepracował 101h (praca nie przypadała w porze nocnej). W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):

Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy04:0004:0004:0004:0004:0000:0000:0020h
Rzeczywisty czas pracy10:0004:0004:0004:0004:0009:0006:0041h
Powyżej planu+6:00+9:00 +6:00+21h

Porównując czas przepracowany z planem pracy (w systemie dobowym) wynika, że wystąpiły następujące nadgodziny:
– 50% -> 7h = 6h (poniedziałek, praca ponad zaplanowany dobowy wymiar) + 1h (sobota, praca powyżej normy 8h)
– 100% -> 14h = 8h (sobota, praca do normy 8h) + 6h (niedziela, praca do normy 8h)

Suma nadgodzin = 7h (50%) +14h (100%) = 21h
Pracownik będzie miał wypłacane:
– wynagrodzenie powyżej normy za 21h – godziny przepracowane ponad wymiar czasu pracy (88h)
– dopłaty do nadgodzin 50% za 7h
– dopłaty do nadgodzin 100% za 14h

Bilansowanie w rozliczeniu nadgodzin wg norma zgodna z planem pracy

Nadgodziny (praca ponad zaplanowany wymiar) są pomniejszane przez odnotowane niedogodziny (praca poniżej zaplanowanego dobowego wymiaru) i nieobecności nieusprawiedliwione (NN) – decyduje o tym parametr Algorytm bilansowania nadgodzin w rozliczanym okresie (w definicji kalendarza), dla którego są dostępne następujące opcje:

1. Nie bilansuj – niedogodziny i nieusprawiedliwione nieobecności (NN) nie pomniejszają nadgodzin,
2. 100%, 50% (domyślnie) – niedogodziny i nieusprawiedliwione nieobecności (NN) pomniejszają w pierwszej kolejności nadgodziny wynagradzane dopłatą 100%, a następnie dopłatą 50%,
3. 50%, 100% – analogicznie jak powyżej, tylko odwrotna kolejność pomniejszania.

Przykład

Pracownik zatrudniony na ¾ etatu w podstawowym systemie czasu pracy, czyli po 6h dziennie (1-miesięczny okres rozliczeniowy) – w lutym 2023 powinien pracować 120h (od poniedziałku do piątku po 6h), a przepracował 123h (praca nie przypadała w porze nocnej). W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):

Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy06:0006:0006:0006:0006:0000:0000:0030h
Rzeczywisty czas pracy08:0003:0006:0006:0006:0004:0000:0033h
Powyżej planu+2:00+4:00 +6h
Poniżej planu-3:00-3h

Porównując czas przepracowany z planem pracy wynika, że wystąpiły następujące nadgodziny:
– 50% -> 2h = 2h (poniedziałek, praca ponad zaplanowany dobowy wymiar)
– 100% -> 4h = 4h (sobota, praca do normy 8h)
Suma nadgodzin = 2h (50%) +4h (100%) = 6h

Bilansowanie nadgodzin (o niedogodziny 3h) dla poszczególnych opcji:
1. Nie bilansuj (niedogodziny = 3h)
Nadgodziny 50% = 2h
Nadgodziny 100% = 4h
2. 100%, 50% (niedogodziny = 3h)
Nadgodziny 100% = 4h – 3h = 1h
Nadgodziny 50% = 2h
3. 50%, 100% (niedogodziny = 3h)
Nadgodziny 50% = 2h – 2h = 0h
Nadgodziny 100% = 4h – 1h = 3h
Bez względu na ustawienia opcji bilansowania nadgodzin program naliczy:
– wynagrodzenie powyżej normy za +6h
– wynagrodzenie poniżej normy za -3h
W sytuacji, gdy parametr “Bilansowanie powyżej/poniżej normy (w obrębie strefy czasu pracy)” w Konfiguracja > Firma > Płace > Parametry- zakładka 2 – będzie zaznaczony, to wyliczy się tylko: wynagrodzenie powyżej normy za +3h (6h – 3h).

Rozliczanie nadgodzin wg normy dobowej i normy średniotygodniowej

Parametry w konfiguracji

W definicji kalendarza (w konfiguracji) możliwe jest określenie norm:

  • dobowej (standardowo 8h),
  • średniotygodniowej (standardowo 40h).

Powyższe pola uaktywniają się po wyłączeniu parametru Norma zgodna z planem pracy.

Rys 16. Definicja kalendarza – ustawienie rozliczania nadgodzin wg norm: dobowej i średniotygodniowej

W rozliczaniu nadgodzin wg norm (dobowej i średniotygodniowej) istotne jest przekroczenie w obrębie dnia – normy dobowej (8h) w obrębie okresu rozliczeniowego – normy średniotygodniowej (40h).
W algorytmie sprawdzania, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej, ważne jest wyliczenie normy do nadgodzin dla rozliczanego okresu wg poniższego wzoru:

NORMA DO NADGODZIN = liczba pełnych tygodni * norma średniotygodniowa (standardowo 40h) + liczba dni pracy w niepełnych tygodniach (zakres od poniedziałku do piątku) * 1/5 z normy średniotygodniowej (standardowo 8h=40/5) – liczba dni świątecznych w innych dniach niż niedziela * 1/5 z normy średniotygodniowej (standardowo 8h=40/5)

Dla wyliczenia tej normy istotny jest parametr w definicji kalendarza Z uwzględnieniem standardowych świąt, jeżeli jest:

  • Zaznaczony – to norma do nadgodzin jest pomniejszona o standardowe święta przypadające w innych dniach niż niedziela (zapisane w programie), niezależnie od tego, czy zostały naniesione w planie pracy.
  • Niezaznaczony – to norma do nadgodzin jest pomniejszana tylko o święta wpisane na planie pracy w innych dniach niż niedziela.

W Konfiguracji firmy/ Płace/ Konfiguracja Kalendarzy dostępne są parametry dotyczące wyliczenia nadgodzin 100%, standardowe ustawienia to:

    • Godziny nocne – 100% (zgodnie z przepisami, bez możliwości modyfikacji)
    • Niedziele i święta – 100% (zgodnie z przepisami, bez możliwości modyfikacji)
    • Dni wolne (poniżej normy dobowej) – 100% (zgodnie z przepisami, bez możliwości modyfikacji), dotyczy pracy np. w sobotę do 8h
    • Dni wolne (powyżej normy dobowej) – niezaznaczony (domyślnie), dotyczy pracy np. w sobotę powyżej 8h

Uwaga

Dla dni wolnych od pracy /świątecznych norma dobowa odczytywana jest z definicji kalendarza (standardowo 8h).

  • Dni pracy po przekroczeniu dobowego limitu nadgodzin 50% – niezaznaczony (domyślnie), związany jest z innym parametrem Dobowy limit nadgodzin 50% w dni pracy (2:00) – dawniej dwie pierwsze nadgodziny w dni pracy były płatne jako 50%, kolejne 100%.

Rys 17. Konfiguracja kalendarzy – algorytmy rozliczania nadgodzin wg normy tygodniowej

Wyliczenie nadgodzin wg normy dobowej i średniotygodniowej następuje w 2 krokach:

I krok – wyliczenie nadgodzin dobowych
II krok – wyliczenie nadgodzin średniotygodniowych (sprawdzamy, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej) – w tym celu należy porównać czas przepracowany pracownika powiększony o liczbę godzin usprawiedliwionych nieobecności, a pomniejszony o nadgodziny „dobowe” z obowiązującym wymiarem czasu pracy (normą do nadgodzin).
Poniżej wzór sprawdzający, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej:

X = CZAS PRZEPRACOWANY + CZAS USPRAWIEDLIWIONYCH NIEOBECNOŚCI – NADGODZINY DOBOWE – NORMA DO NADGODZIN
i gdy:
X większe od 0 – to oznacza, że wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe,
X mniejsze lub równe 0 – to oznacza, że nie wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe.

Ogólnie nadgodziny dzielimy na:

  • dobowe, które występują:
    – w dniach pracy – praca powyżej normy dobowej (8h) lub przedłużonego dobowego wymiaru (np. 12h) -> płatne jako 50% lub 100% jeżeli przypada w nocy
    – w dniach wolnych – praca powyżej normy dobowej 8h -> płatne jako 50%
    – w dniach świątecznych – praca powyżej normy dobowej 8h -> płatne jako 100%
  • średniotygodniowe, które występują:
    – w dniach pracy – praca powyżej zaplanowanego dobowego wymiaru (np. 6h) do normy dobowej (8h) -> płatne jako 100%
    – w dniach wolnych – praca poniżej normy dobowej 8h -> płatne jako 100%
    – w dniach świątecznych – praca poniżej normy dobowej 8h -> płatne jako 100%

Uwaga

Praca powyżej 8h jest zaliczana do nadgodzin dobowych, natomiast praca do 8h jest uwzględniania przy liczeniu nadgodzin wynikających z przekroczenia normy średniotygodniowej.

Przykłady rozliczenia nadgodzin wg normy dobowej i średniotygodniowej

Poniżej prezentowane są przykłady wyliczenia nadgodzin dla okresu 1 miesięcznego przy ustawieniu norm: dobowej (8h) i średniotygodniowej (40h) z zaznaczonym parametr Z uwzględnieniem standardowych świąt w definicji kalendarza – przy standardowych ustawieniach w Konfiguracji kalendarzy dotyczących 100% dopłat do nadgodzin, czyli:

  • Dni wolne (powyżej normy dobowej) – niezaznaczone
  • Dni pracy po przekroczeniu dobowego limitu nadgodzin 50% – niezaznaczone

Podstawowy system czasu pracy (1 miesięczny) – pełny etat

Przykład

Pracownik zatrudniony na pełen etat w podstawowym systemie czasu pracy, czyli o 8h dziennie (1-miesięczny okres rozliczeniowy) – w czerwcu 2023 powinien przepracować 168h, a przepracował 184h (praca nie przypadała w porze nocnej). W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):

Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:0008:0008:0008:0008:0000:0000:0040h
Rzeczywisty czas pracyurlop13:0008:0008:0008:0010:0009:0056h
Powyżej planu+5:00+10:00 +9:00+24h

W definicji kalendarza: Norma dobowa = 8h, norma tygodniowa = 40h z zaznaczonym parametrem Z uwzględnieniem standardowych świąt.

Liczymy nadgodziny dobowe, do których zaliczamy pracę ponad normę dobową (8h):
Nadgodziny dobowe:
– 50% -> 7h = 5h (wtorek, praca ponad normę 8h) + 2h (sobota, praca ponad normę 8h)
– 100% -> 1h (niedziela, praca ponad normę 8h)
Suma nadgodzin dobowych = 7h (50%) + 1h (100%) = 8h

Liczymy nadgodziny po przekroczeniu normy średniotygodniowej
Norma: 4 pełne tygodnie * 40h + 2 dni brzegowe (29, 30) * 8h – 1 dzień świąt * 8h = 160h + 16h – 8h = 168h

Czas przepracowany (184h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) – nadgodziny dobowe (8h) – norma (168h) = 184 + 8 – 8 – 168 = 16 > 0, czyli doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej.

Podsumowanie nadgodzin:
– Dobowe 50% = 7h
– Dobowe 100% = 1h
– Średniotygodniowe 100% = 16h

Gdy parametr Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe będzie:

  • niezaznaczony – to w wypłacie zostanie naliczone:
    – Wynagrodzenie powyżej normy za 24h
    – Dopłata do nadgodzin 50% za 7h
    – Dopłata do nadgodzin 100% za 17h
  • zaznaczony to w wypłacie zostanie naliczone:
    – Wynagrodzenie powyżej normy za 24h
    – Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 7h
    – Dopłata do nadgodzin dobowych 100% za 1h
    – Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100% za 16h


Równoważny system czasu pracy (1 miesięczny) – pełny etat

W równoważnym systemie czasu pracy dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru ponad 8h, które powinno być rekompensowane dniami wolnymi od pracy lub skróceniem dobowego wymiaru czasu pracy (poniżej 8h) w niektórych dniach. W takiej sytuacji w definicji kalendarza przy rozliczeniu nadgodzin wg normy dobowej i średniotygodniowej powinien być zaznaczony parametr Z uwzględnieniem przedłużonych dobowych wymiarów z planu pracy (równoważny czas pracy).

Po zaznaczeniu tego parametru, praca w godzinach nadliczbowych dobowych będzie liczona następująco:

  • W dniach pracy – program będzie sprawdzał oprócz normy dobowej określonej w definicji kalendarza (np. 8h) również dobowy wymiar czasu pracy ustalony w planie pracy (grafiku) pracownika. W dniach przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy (np. 12h) – nadgodziny dobowe wystąpią po przekroczeniu tego wymiaru (czyli po 12h). Natomiast w dniach skróconego dobowego wymiaru czasu pracy (np. 6h) – nadgodziny dobowe wystąpią po przekroczeniu dobowej normy czasu pracy określonej w definicji kalendarza, czyli po przekroczeniu 8h.
  • W dniach wolnych od pracy/ świątecznych – program będzie sprawdzał tylko normę dobową określoną w definicji kalendarza (np. 8h), czyli czas pracy po przekroczeniu tej normy będzie zaliczany do nadgodzin dobowych. Natomiast czas przepracowany w obrębie (do) normy dobowej będzie uwzględniany w algorytmie sprawdzania przekroczenia normy średniotygodniowej.

Przykład

Pracownik zatrudniony na pełen etat w równoważnym systemie czasu pracy, czyli pracuje głównie po 12h w dni: poniedziałki, środy, piątki, jednak czasem wyznaczane są inne dni – z różną ilością godzin (1-miesięczny okres rozliczeniowy) – w lutym 2023 wymiar czasu pracy powinien wynieść 160h.
W tym miesiącu przypadają: 4 poniedziałki, 4 środy, 4 piątki, czli 12 dni * 12h =144h, czyli w celu uzupełnienia planu do 160h wyznaczono dodatkowo 2 soboty po 8h.
W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem). Sumarczynie przepracował 172h.

Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy12:0000:00
12:0000:00
12:00
00:00
00:00
36h
Rzeczywisty czas pracy12:00
00:00
14:00

10:0012:00
00:00
00:00
48h
Powyżej planu+2:00+10:00+12h

W definicji kalendarza: Norma dobowa = 8h, norma tygodniowa = 40h z zaznaczonymi parametrami:

  • Z uwzględnieniem przedłużonych dobowych wymiarów z planu pracy (równoważny czas pracy)
  • Z uwzględnieniem standardowych świąt

Liczymy nadgodziny dobowe, do których zaliczamy pracę ponad normę dobową (8h) lub ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy (np. 12h)

Nadgodziny dobowe:
– 50% -> 4h = 2h (środa, praca ponad przedłużony wymiar czasu pracy, czyli 12h) + 2h (czwartek, praca ponad normę 8h)
– 100% -> 0h
Suma nadgodzin dobowych = 4h (50%)

Liczymy nadgodziny po przekroczeniu normy średniotygodniowej
Norma: 4 pełne tygodnie * 40h + 0 dni brzegowe * 8h – 0 dni świątecznych * 8h = 160h +0h – 0h = 160h

Czas przepracowany (172h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (0h urlopu) – nadgodziny dobowe (4h) – norma (160h) = 172 + 0 – 4 – 160 = 8 > 0, czyli doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej (8h – dopłata do nadgodzin 100%).

Podsumowanie nadgodzin:
– Dobowe 50% = 4h
– Dobowe 100% = 0h
– Średniotygodniowe 100% = 8h

Gdy parametr Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe będzie:

  • niezaznaczony – to w wypłacie zostanie naliczone:
    – Wynagrodzenie powyżej normy za 12h
    – Dopłata do nadgodzin 50% za 4h
    – Dopłata do nadgodzin 100% a 8h
  • zaznaczony to w wypłacie zostanie naliczone:
    – Wynagrodzenie powyżej normy za 12h
    – Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 4h
    – Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100% za 8h


Podstawowy system czasu pracy (1 miesięczny) – niepełny etat

Dla pracownika zatrudnionego na część etatu pracodawca powinien ustalić tzw. limit godzin. Wynika to z art. 151 § 5 k.p., który informuje, że: Strony ustalają w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 1511 § 1 (dodatku do wynagrodzenia jak za pracę nadliczbową).

W programie Comarch ERP Optima Płace i Kadry można określić limit nadgodzin dla niepełnoetatowca tylko poprzez  wprowadzenie odpowiedniej normy dobowej i średniotygodniowej (niższej niż dla pełnego etatu), np. dla osoby zatrudnionej na ½ wymiaru etatu – normę dobowa 6h, średniotygodniową 30h.

Przy takim ustawieniu zalecamy zaznaczyć dodatkowo parametr Z uwzględnieniem przedłużonych dobowych wymiarów z planu pracy (równoważny czas pracy).

Przykład

Pracownik zatrudniony na ½ etatu w podstawowym systemie czasu pracy, czyli po 4h dziennie (1-miesięczny okres rozliczeniowy) – w sierpniu 2023 powinien przepracować 88h (1/2*176h), a przepracował 101h (praca nie przypadała w porze nocnej). W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):

Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy04:00
04:00
04:00
04:00
04:00
00:0000:0020h
Rzeczywisty czas pracy09:00

06:00


04:00
urlop04:00
10:0000:0033h
Powyżej planu+5:00+2:00+10:00 +17h

W definicji kalendarza: Norma dobowa = 6h, norma tygodniowa = 30h z zaznaczonymi parametrami:

  • Z uwzględnieniem przedłużonych dobowych wymiarów z planu pracy (równoważny czas pracy).
  • Z uwzględnieniem standardowych świąt.

Liczymy nadgodziny dobowe, do których zaliczamy pracę ponad normę dobową (6h).
Nadgodziny dobowe:
– 50% -> 7h = 3h (poniedziałek, praca ponad normę 6h) + 4h (sobota, praca ponad normę 6h)
– 100% -> 0h
Suma nadgodzin dobowych = 7h (50%)

Liczymy nadgodziny po przekroczeniu normy średniotygodniowej –

Norma: 4 pełne tygodnie * 30h + 3 dni brzegowe (29, 30,31) * 6h (1/5 z normy średniotygodniowej 30h) – 1 święto (15.08) * 6h = 120h + 18h – 6h = 132h

Czas przepracowany (101h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (4h urlopu) – nadgodziny dobowe (7h) – norma 132h = 101 + 4 – 7 – 132 = -34<0, czyli nie doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej.

Podsumowanie nadgodzin:
– Dobowe 50% = 7h
– Dobowe 100% = 0h
– Średniotygodniowe 100% = 0h

Gdy parametr Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe będzie:

  • niezaznaczony – to w wypłacie zostanie naliczone:
    – Wynagrodzenie powyżej normy za 17h
    – Dopłata do nadgodzin 50% za 7h
  • zaznaczony to w wypłacie zostanie naliczone:
    – Wynagrodzenie powyżej normy za 17h
    – Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 7h


Podstawowy system czasu pracy (3 miesięczny) – pełny etat

W module Płace i Kady Plus istnieje możliwość stosowania okresu rozliczeniowego dłuższego niż 1 miesiąc (np. 3 miesięcznego). W tym celu w definicji kalendarza w obszarze Rozliczenie w polu: Co – należy wpisać 3 (miesiące).

Rys 18. Konfiguracja kalendarza – ustawienie okresu rozliczeniowego

Dla okresu rozliczeniowych dłuższych niż 1 miesiąc istotny jest parametr Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe, ponieważ gdy parametr jest:

  • Zaznaczony – to dopłaty do nadgodzin dobowych są naliczane w miesiącu wystąpienia nadgodzin, natomiast dopłaty do nadgodzin średniotygodniowych na koniec okresu rozliczeniowego.
  • Niezaznaczony – to dopłaty do nadgodzin (dobowych i średniotygodniowych) są naliczane w wypłacie w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego.

Uwaga

Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy (podstawowe wynagrodzenie) rozliczane jest zawsze w miesiącu wystąpienia nadgodzin/niedogodzin.

Poniżej prezentowane są przykłady wyliczenia nadgodzin dla okresu 3 miesięcznego przy ustawieniu norm: dobowej (8h) i średniotygodniowej (40h) z zaznaczonymi parametrami:

  • Z uwzględnieniem standardowych świąt,
  • Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe.

W Konfiguracji kalendarzy – standardowe ustawienia, czyli:

  • Dni wolne (powyżej normy dobowej) – niezaznaczone
  • Dni pracy po przekroczeniu dobowego limitu nadgodzin 50% – niezaznaczone

Przykład

Pracownik zatrudniony na pełen etat w podstawowym systemie czasu pracy, czyli pracuje po 8h dziennie (3 miesięczny okres rozliczeniowy). W okresie styczeń – marzec  2023 wymiar czasu pracy 512h (168h+160h+184h), a przepracował 526h (174h+171h+181h), praca nie przypadała w porze nocnej.

W definicji kalendarza: Norma dobowa = 8h, norma tygodniowa = 40h

Rozliczenie Co: 3 miesiące
Parametry:

  • Z uwzględnieniem standardowych świąt – zaznaczony
  • Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe – zaznaczony


W styczniu 2023 (1 miesiąc rozliczeniowy) – wymiar 168h, w jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):

Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:00
08:00
08:00
08:00
08:00
00:0000:0040h
Rzeczywisty czas pracyurlop10:0008:00
08:00
08:00
12:0000:0046h
Powyżej planu+2:00+12:00 +14h

W styczniu 2023 – wymiar czasu pracy 168h, przepracował 174h – sprawdzamy tylko nadgodziny dobowe, do których zaliczamy pracę ponad normę dobową (8h).
Nadgodziny dobowe:
– 50% -> 6h = 2h (wtorek, praca ponad normę 8h) + 4h (sobota, praca ponad normę 8h)
– 100% -> 0h
Suma nadgodzin dobowych = 6h (50%)

W wypłacie pracownika zostanie naliczone:
– Wynagrodzenie powyżej normy za 14h
– Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 6h

*****************
W lutym 2023 (2 miesiąc rozliczeniowy) – wymiar 160h, w jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):

Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:00
08:00
08:00
08:00
08:00
00:00
00:00
40h
Rzeczywisty czas pracy08:00
08:00
08:00
08:0010:0000:00
09:0051h
Powyżej planu+2:00+9:00+11h

W lutym 2023 – wymiar czasu pracy 160h, przepracował 184h – sprawdzamy tylko nadgodziny dobowe, do których zaliczamy pracę ponad normę dobową (8h).
Nadgodziny dobowe:
– 50% -> 2h (piątek, praca ponad normę 8h)
– 100% -> 1h (niedziela, praca ponad normę 8h)
Suma nadgodzin dobowych = 2h (50%) + 1h (100%) = 3h

W wypłacie pracownika zostanie naliczone:
– Wynagrodzenie powyżej normy za 11h
– Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 2h
– Dopłata do nadgodzin dobowych 100% za 1h

*****************
W marcu 2023 (3 miesiąc rozliczeniowy, ostatni) – wymiar 184h, w jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):

Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:00
08:00
08:00
08:00
08:00
00:00

00:00

40h
Rzeczywisty czas pracyurlopurlop08:00
12:00

08:00
09:00

00:00

37h
Powyżej planu+4:00+9:00+13h

W marcu 2023 (ostatni miesiąc rozliczeniowy) – wymiar czasu pracy 184h, przepracował 181h – sprawdzamy nadgodziny dobowe oraz średniotygodniowe.

Nadgodziny dobowe:
– 50% -> 5h = 4h (czwartek, praca ponad normę 8h) + 1h (sobota, praca ponad normę 8h)
– 100% -> 0h
Suma nadgodzin dobowych = 5h (50%)

Nadgodziny średniotygodniowe:
Pomocnicze wyliczenia:

Norma do nadgodzin = 12 pełnych tygodni * 40h + 5 dni brzegowych (27-31.03.2023) * 8h – 1 dzień świąteczny (6.01) * 8h = 480h + 40h – 8h = 512h

Czas przepracowany = 526h (174h styczeń + 171h luty +181h marzec)

Czas usprawiedliwionych nieobecności (urlop) = 24h (8h styczeń +16h marzec)
Nadgodziny dobowe = 14h (6h styczeń + 3h luty + 5h marzec)

Czas przepracowany (526h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (24h urlopu) – nadgodziny dobowe (14h) – norma (512h) = 526 + 24 – 14 – 512= 24 > 0, czyli doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej.

W wypłacie pracownika zostanie naliczone:
Wynagrodzenie powyżej normy za 13h
– Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 5h
– Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100% za 24h

Gdyby parametr Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe byłby niezaznaczony, to w wypłatach za okres: styczeń i luty 2023 policzy się tylko wynagrodzenie powyżej normy, a za okres marzec 2023 – wynagrodzenie powyżej normy oraz dopłaty:
– Dopłata do nadgodzin 50% za 13h (6h dobowe w styczniu + 2h dobowe w lutym +5h dobowe w marcu)
– Dopłata do nadgodzin 100% za 25h (1h dobowe w lutym + 24h średniotyg.)

Bilansowanie w rozliczeniu nadgodzin wg normy dobowej i średniotygodniowej

Przy rozliczaniu nadgodzin wg norm: dobowej i średniotygodniowej – Algorytm bilansowania nadgodzin w rozliczanym okresie zależy od parametru Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe.

1. Gdy Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe jest niezaznaczony – to do wyboru mamy opcje:

  • Nie bilansuj – nadgodziny dobowe nie są pomniejszane o niedogodziny i nieobecności nieusprawiedliwione (NN). Natomiast nadgodziny średniotygodniowe są pomniejszane, ponieważ przy sprawdzaniu, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej uwzględniamy czas przepracowany, który jest pomniejszony o czas niedogodzin – wg wzoru:
    X = CZAS PRZEPRACOWANY + CZAS USPRAWIEDLIWIONYCH NIEOBECNOŚCI – NADGODZINY DOBOWE – NORMA
    i gdy:
    X>0 – to oznacza, że wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe,
    X<=0 – to oznacza, że nie wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe
  • 100%, 50% – najpierw liczone są nadgodziny dobowe i średniotygodniowe (bez pomniejszenia o niedogodziny), a następnie wyliczone ilość nadgodzin (50%, 100%) jest bilansowana – w pierwszej kolejności nadgodziny 100%, a potem 50%.
    X = CZAS PRZEPRACOWANY + CZAS NIEDOGODZIN + CZAS USPRAWIEDLIWIONYCH NIEOBECNOŚCI – NADGODZINY DOBOWE – NORMA
    i gdy:
    X>0 – to oznacza, że wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe,
    X<=0 – to oznacza, że nie wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe.
  • 50%, 100% – analogicznie j.w., tylko odwrotna jest kolejność pomniejszania o niedogodziny, najpierw nadgodziny 50%, potem 100%.


2. Gdy Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe jest zaznaczony – to dostępne są opcje:

  • Tylko średniotygodniowe – nadgodziny dobowe nie są pomniejszane. Natomiast nadgodziny średniotygodniowe są pomniejszane, ponieważ przy sprawdzaniu, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej uwzględniamy czas przepracowany, który jest pomniejszony o czas niedogodzin – wg wzoru:
    X = CZAS PRZEPRACOWANY + CZAS USPRAWIEDLIWIONYCH NIEOBECNOŚCI – NADGODZINY DOBOWE – NORMA
    i gdy:
    X>0 – to oznacza, że wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe,
    X<=0 – to oznacza, że nie wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe
  • Średniotygodniowe, dobowe 100%, 50% – w pierwszej kolejności pomniejszane są nadgodziny średniotygodniowe na koniec okresu rozliczeniowego pod warunkiem, że ich ilość jest wystarczająca do zbilansowania wszystkich niedogodzin z całego okresu rozliczeniowego. W przypadku, gdy ilość nadgodzin średniotygodniowych od początku okresu rozliczeniowego nie jest wystarczająca, to występujące niedogodziny na bieżąco będą pomniejszać nadgodziny dobowe – w pierwszej kolejności 100%, potem 50%. Nieobecności nieusprawiedliwione nigdy nie pomniejszają nadgodzin dobowych, tylko średniotygodniowe.
  • Średniotygodniowe, dobowe 50%, 100% – działanie opisane jak wyżej, tylko kolejność pomniejszania nadgodzin dobowych jest najpierw 50%, potem 100%.

Przykład bilansowania przy podziale na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe (okres 1 miesięczny)

Przykład

Pracownik zatrudniony na pełen etat w podstawowym systemie czasu pracy (1-miesięczny okres rozliczeniowy) – w lutym 2023 powinien zgodnie z harmonogramem przepracować 160h, przepracował 153h. W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie
z harmonogramem):

Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:00
08:00
08:00
08:00
08:00
00:00
00:00
40h
Rzeczywisty czas pracyurlop10:00
08:00
06:00
06:00
03:00
00:0033h
Powyżej planu+2:00+3:00 +5h
Poniżej planu-2:00-2:00-4h

W definicji kalendarza: Norma dobowa = 8h, norma tygodniowa = 40h

Rozliczenie Co: 1 miesiąc
Parametry:

  • Z uwzględnieniem standardowych świąt – zaznaczony
  • Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe – zaznaczony

1. Wyliczenie nadgodzin z bilansowaniem: Tylko średniotygodniowe – przy tym ustawieniu nadgodziny dobowe nie są pomniejszane, tylko nadgodziny średniotygodniowe są pomniejszane o niedogodziny i nieobecności nieusprawiedliwione (NN).

Liczymy nadgodziny dobowe:
– 50% -> 2h (wtorek, praca ponad normę 8h)
– 100% -> 0h
Suma nadgodzin dobowych = 2h (50%) – nie są bilansowane

Liczymy nadgodziny średniotygodniowe:
Czas przepracowany = 153h
Czas usprawiedliwionych nieobecności = 8h
Nadgodziny dobowe = 2h (50%)
Norma do nadgodzin: 4 pełne tygodnie * 40h + 0 dni brzegowe * 8h – 0 dni świątecznych * 8h = 160h + 0h – 0h = 160h

Czas przepracowany (153h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) – nadgodziny dobowe (2h) – norma (160h) = 153 + 8 – 2 – 160 = -1 <0, czyli nie doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej.

W wypłacie pracownika zostanie naliczone:
– zasad. powyżej normy za +1h (5h-4h niedogodzin)

W sytuacji, gdy parametr “Bilansowanie powyżej/poniżej normy (w obrębie strefy czasu pracy)” – w Konfiguracja > Firma > Płace > Parametry-zakładka 2 – będzie zaznaczony, to wyliczy się tylko:

-Wynagr. zasad. powyżej normy = +5h

-Wynagr. zasad. poniżej normy = -4h

– Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 2h

2. Wyliczenie nadgodzin z bilansowaniem: Średniotygodniowe, dobowe 100%, 50% – w pierwszej kolejności pomniejszane są nadgodziny średniotygodniowe pod warunkiem, że ich ilość jest wystarczająca do zbilansowania wszystkich niedogodzin. W przypadku, gdy ilość nadgodzin średniotygodniowych od początku okresu rozliczeniowego nie jest wystarczająca, to występujące niedogodziny na bieżąco będą pomniejszać nadgodziny dobowe – w pierwszej kolejności 100%, potem 50%. Nieobecności nieusprawiedliwione nigdy nie bilansują nadgodzin dobowych, tylko średniotygodniowe.

Liczymy nadgodziny dobowe:
– 50% -> 2h (wtorek, praca ponad normę 8h)
– 100% -> 0h
Suma nadgodzin dobowych = 2h (50%)

Liczymy nadgodziny średniotygodniowe bez uwzględnienia niedogodzin i NN, a następnie wyliczona ilość nadgodzin będzie pomniejszena o czas niegodzin.

Czas przepracowany = 153h
Czas niedogodzin = 4h
Czas usprawiedliwionych nieobecności = 8h
Nadgodziny dobowe 50% = 2h
Norma do nadgodzin: 4 pełne tygodnie * 40h + 0 dni brzegowe * 8h – 0 dni świątecznych * 8h = 160h + 0h – 0h = 160h

Czas przepracowany (153h) + czas niedgodzin (4h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h) – nadgodziny dobowe (2h) – norma do nadgodzin (160h) = 153 + 4 + 8 – 2 – 160 = 3 >0, czyli doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej o 3h.

Następnie następuje bilansowanie o niedogodziny (4h) w kolejności:
Nadgodziny średniotygodniowe = 3h – 3h niedogodziny = 0h
Nadgodziny dobowe 50% = 2h – 1h niedogodzina = 1h

W wypłacie zostaną naliczone elementy:
– Wynagr. zasad. powyżej normy +1h (5h-4h)

W sytuacji, gdy parametr “Bilansowanie powyżej/poniżej normy (w obrębie strefy czasu pracy)” – w Konfiguracja > Firma > Płace > Parametry – zakładka 2 –  będzie niezaznaczony, to wyliczy się:

-Wynagr. zasad. powyżej normy = +5h

– Wynagr. zasad. poniżej normy = -4h
– Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 1h

3. Wyliczenie nadgodzin z bilansowaniem: Średniotygodniowe, dobowe 50%, 100% – bilansowanie jak powyżej, tylko nadgodziny dobowe pomniejszane w kolejności 50%, a następnie 100%.

W tym przypadku wyliczenia będą takie same jak dla opcji bilansowania Średniotygodniowe, dobowe 100%, 50%, ponieważ nie wystąpiły nadgodziny dobowe 100%.

Przykład bilansowania przy podziale na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe (okres 3 miesięczny)

Przykład

Pracownik zatrudniony na pełen etat w podstawowym systemie czasu pracy, czyli pracuje po 8h dziennie (3 miesięczny okres rozliczeniowy). W okresie styczeń – marzec  2023 wymiar czasu pracy 512 h (168h+160h+184h), a przepracował 513h (163h+161h+189h), praca nie przypadała w porze nocnej.

W definicji kalendarza: Norma dobowa = 8h, norma tygodniowa = 40h
Rozliczenie Co: 3 miesiące
Parametry:

  • Z uwzględnieniem standardowych świąt – zaznaczony
  • Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe – zaznaczony

W styczniu 2023 (1 miesiąc rozliczeniowy) – wymiar 168h. W jednym tygodniu pracownik pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem), przepracował 163h.

Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:00
08:00
08:00
08:00
08:00
00:00
08:00
40h
Rzeczywisty czas pracyurlop09:00
08:00
08:00
06:00
04:00
08:00
43h
Powyżej planu+1:00+4:00 +5h
Poniżej planu-2:00-2h

W lutym 2023 (2 miesiąc rozliczeniowy) – wymiar 160h. W jednym tygodniu pracownik pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem), przepracował 161h.

Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:00
08:00
08:00
08:00
08:00
00:00
00:00
40h
Rzeczywisty czas pracy08:00
08:00
08:00
12:00
05:00
00:00
00:00
41h
Powyżej planu+4:00+4h
Poniżej planu-3:00-3h

W marcu 2023 (3 miesiąc rozliczeniowy, ostatni) – wymiar 184h. W jednym tygodniu pracownik pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem), przepracował 189h.

Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:00
08:00
08:00
08:00
08:00
00:0000:0040h
Rzeczywisty czas pracy08:00
08:00
08:00
10:00
07:00
00:0004:00
45h
Powyżej planu+2:00+4:00+6h
Poniżej planu-1:00-1h

1. Wyliczenie nadgodzin z bilansowaniem: Tylko średniotygodniowe – przy tym ustawieniu nadgodziny dobowe nie są pomniejszane, tylko nadgodziny średniotygodniowe są pomniejszane o niedogodziny i nieobecności nieusprawiedliwione (NN).

Styczeń 2023 (pierwszym miesiąc rozliczeniowy) – liczymy tylko nadgodziny dobowe, które nie pomniejszamy.

Liczymy nadgodziny dobowe:
– 50% -> 1h (wtorek, praca ponad normę 8h)
– 100% -> 0h
Suma nadgodzin dobowych = 1h (50%)

W wypłacie zostaną naliczone elementy:

– Wynagr. zasad. powyżej normy za 3h (5h-2h niedogodzin)

– Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 1h

Luty 2023 (drugi miesiąc rozliczeniowy) – liczymy tylko nadgodziny dobowe, które nie pomniejszamy.

Liczymy nadgodziny dobowe
– 50% -> 4h (czwartek, praca ponad normę 8h)
– 100% -> 0h
Suma nadgodzin dobowych = 4h (50%)

W wypłacie zostaną naliczone elementy:

– Wynagr. zasad. powyżej normy za 1h (4h-3h niedogodzin)

– Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 4h

 

Marzec 2023 (trzeci miesiąc rozliczeniowy, ostatni) – liczymy najpierw nadgodziny dobowe, które nie pomniejszamy, a następnie nadgodziny średniotygodniowe, które są pomniejszane o niedogodziny i nieobecności nieusprawiedliwione (NN).

Liczymy nadgodziny dobowe
– 50% -> 2h (czwartek, praca ponad normę 8h)
– 100% -> 0h
Suma nadgodzin dobowych = 2h (50%)

Liczymy nadgodziny średniotygodniowe:

Czas przepracowany = 513h (163h styczeń + 161h luty +189h marzec)
Czas usprawiedliwionych nieobecności = 8h (styczeń)
Nadgodziny dobowe (z całego okresu rozliczeniowego) = 7h (1h styczeń + 4h luty + 2h marzec)

Norma do nadgodzin = 12 pełnych tygodni * 40h + 5 dni brzegowych (27, 28, 29, 30, 31.03) * 8h – 1 dzień świąteczny (6.01) * 8h = 480h + 40h – 8h = 512h

Czas przepracowany (513h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) – nadgodziny dobowe (7h) – norma (512h) = 513 + 8 – 7 – 512 = 2 > 0, czyli doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej.

W wypłacie zostaną naliczone elementy:

– Wynagr. zasad. powyżej normy za 5h (6h-1h niedogodzina)

– Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 2h

– Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100% za 2h

2. Wyliczenie nadgodzin z bilansowaniem: Średniotygodniowe, dobowe 100%, 50% – w pierwszej kolejności pomniejszane są nadgodziny średniotygodniowe pod warunkiem, że ich ilość jest wystarczająca do zbilansowania wszystkich niedogodzin. W przypadku, gdy ilość nadgodzin średniotygodniowych od początku okresu rozliczeniowego nie jest wystarczająca, to występujące niedogodziny na bieżąco będą pomniejszać nadgodziny dobowe – w pierwszej kolejności 100%, potem 50%. Nieobecności nieusprawiedliwione nigdy nie bilansują nadgodzin dobowych, tylko średniotygodniowe.

Styczeń 2023 (pierwszym miesiąc rozliczeniowy)

Liczymy nadgodziny dobowe:
– 50% -> 1h (wtorek, praca ponad normę 8h)
– 100% -> 0h
Suma nadgodzin dobowych = 1h (50%)

Liczymy “potencjalne” nadgodziny średniotygodniowe od poczatku okresu rozliczeniowego, czyli za 1 mc (1.2023) bez uwzględnienia niedogodzin i NN, więc czas przepracowny jest powiększony o czas niedogodzin i NN.

Czas przepracowany = 163h
Czas niedogodzin i NN= 2h
Czas usprawiedliwionych nieobecności = 8h
Nadgodziny dobowe z bieżącego miesiaca = 1h (50%)

Norma do nadgodzin =4 pełne tygodni * 40h + 2 dni brzegowe (30, 31.01) * 8h – 1 dzień świąteczny (6.01) * 8h = 160h + 16h – 8h = 168h

Czas przepracowany (163h) + czas niedogodzin i NN (2h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) – nadgodziny dobowe z bieżącego mc (1h) – norma (168h) = 163 + 2 + 8 – 1 – 168 = 4 > 0, czyli ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodnioych wynosi 4h.

Sprawdzamy, czy ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodniowych od początku okresu rozliczeniowego jest wystarczająca na zbilansowanie wszystkich niedogodzin i w przypadku, gdy:
– ilość nadgodzin średniotygodniowych jest większa lub równa ilości niedogodziny, to nadgodziny dobowe nie są pomniejszane.
– W przeciwnym przypadku, gdy ilość nadgodzin średniotygodniowych jest mniejsza niż ilości niedogodziny, to nadgodziny dobowe z bieżącego miesiąca są pomniejszane.

W tym przypadku ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodniowych (4h) jest większa niż niedogodzin (2h), więc nadgodziny dobowe z bieżącego miesiąca nie są pomniejszane.

W wypłacie zostaną naliczone elementy:

– Wynagr. zasad. powyżej normy za 3h (5h-2h niedogodziny)

– Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 1h

Luty 2023 (drugi miesiąc rozliczeniowy)

Liczymy nadgodziny dobowe:
– 50% -> 4h (czwartek, praca ponad normę 8h)
– 100% -> 0h
Suma nadgodzin dobowych = 4h (50%)

Liczymy “potencjalne” nadgodziny średniotygodniowe od początku okresu rozliczeniowego, czyli za 2 mc (1-2.2023) bez uwzględnienia niedogodzin i NN, więc czas przepracowany jest powiększony o czas niedogodzin i NN.

Czas przepracowany = 324h (163h styczeń + 161h luty)

Czas niedogodzin i NN= 5h (2h styczeń + 3h luty)
Czas usprawiedliwionych nieobecności = 8h (styczeń)
Nadgodziny dobowe wypłacone = 1h
Nadgodziny dobowe z bieżącego miesiaca = 4h (50%)

Norma do nadgodzin = 8 pełnych tygodni * 40h + 2 dni brzegowe (27,28.02) * 8h – 1 dzień świąteczny (6.01) * 8h = 320h + 16h – 8h = 328h

Czas przepracowany (324h) + czas niedogodzin i NN (5h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) – nadgodziny dobowe wypłacone (1h) – nadgodziny z bieżącego mc (4h) – norma (328h) = 324 + 5 + 8 – 1 – 4 – 328 = 4 > 0, czyli ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodniowych wynosi 4h.

Sprawdzamy, czy ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodniowych od początku okresu jest wystarczająca na zbilansowanie wszystkich niedogodzin od początku okresu.

W tym przypadku ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodniowych (4h) jest mniejsza niż wszystkich niedogodzin (5h), więc nadgodziny dobowe z bieżacego miesiąca są pomniejszane o brakującą ilość nadgodzin średniotygodniowych zgodnie z wyliczeniem:
Potencjalne nadgodziny średniotygodniowe (4h) – niedogodziny (5h) = – 1h – o tyle należy pomniejszyć nadgodziny dobowe z bieżącego miesiąca.

Nadgodziny dobowe z bieżącego miesiąca = 4h (50%)  – 1h (niedogodzina) = 3h.

W wypłacie zostaną naliczone elementy:

– Wynagr. zasad. powyżej normy za 1h (4h-1h niedogodzina)

– Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 3h

Marzec 2023 (trzeci miesiąc rozliczeniowy, ostatni)

Liczymy nadgodziny dobowe:
– 50% -> 2h (czwartek, praca ponad normę 8h)
– 100% -> 0h
Suma nadgodzin dobowych = 2h (50%)

Liczymy “potencjalne” nadgodziny średniotygodniowe od poczatku okresu rozliczeniowego, czyli za 3 mc (1-3.2023) bez uwzględnienia niedogodzin i NN, więc czas przepracowany jest powiększony o czas niedogodzin i NN.

Czas przepracowany = 513h (163h styczeń + 161h luty +189h marzec)
Czas niedogodzin i NN= 6h (2h styczeń + 3h luty + 1h marzec)
Czas usprawiedliwionych nieobecności = 8h (styczeń)
Nadgodziny dobowe wypłacone = 4h (1h styczeń + 3h luty)
Nadgodziny dobowe z bieżącego miesiaca = 2h (50%)

Norma do nadgodzin =12 pełnych tygodni * 40h + 5 dni brzegowych (27, 28, 29, 30, 31.03) * 8h – 1 dzień świąteczny (6.01) * 8h = 480h + 40h – 8h = 512h

Czas przepracowany (513h) + czas niedogodzin i NN (6h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) – nadgodziny dobowe wypłacone (4h) – nadgodziny dobowe z bieżącego mc (2h) – norma (512h) = 513 + 6 + 8 – 4 – 2 – 512 = 9 > 0, czyli ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodniowych wynosi 9h.

Sprawdzamy, czy ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodniowych od początku okresu jest wystarczająca na zbilansowanie wszystkich niedogodzin od początku okresu.

W tym przypadku ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodniowych (9h) jest większa niż wszystkich niedogodzin (6h), więc nadgodziny dobowe z bieżącego miesiąca nie są pomniejszane.

Nadgodziny dobowe z bieżacego miesiaca = 2h (50%)

Na koniec wyliczamy ostateczną ilość nadgodzin średniotygodniowych od poczatku okresu rozliczeniowego, czyli za 3 mc (1-3.2023).

Czas przepracowany = 513h (163h styczeń + 161h luty +189h marzec)
Czas usprawiedliwionych nieobecności = 8h (styczeń)
Nadgodziny dobowe wypłacone = 4h (1h styczeń + 3h luty)
Nadgodziny dobowe z bieżącego miesiaca = 2h (50%)

Norma do nadgodzin =12 pełnych tygodni * 40h + 5 dni brzegowych (27, 28, 29, 30, 31.03) * 8h – 1 dzień świąteczye (6.01) * 8h = 480h + 40h – 8h = 512h

Czas przepracowany (513h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) – nadgodziny dobowe wypłacone (4h) – nadgodziny dobowe z bieżącego mc (2h) – norma (512h) = 513 + 8 – 4 – 2 – 512 = 3 > 0, czyli doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej.

W wypłacie zostaną naliczone elementy:

– Wynagr. zasad. powyżej normy za 5h (6h- 1H niedogodzina)

– Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 2h

– Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100% za 3h

3. Wyliczenie nadgodzin z bilansowaniem: Średniotygodniowe, dobowe 50%, 100% – bilansowanie jest jak powyżej, tylko najpierw dobowe 50%, a następnie 100%.

10 Czas wolny za nadgodziny – Płace i Kadry Plus

Rekompensata za pracę w nadgodzinach – czasem wolnym

Praca w godzinach nadliczbowych może być rekompensowana czasem wolnym (art. 1512 k.p.). Udzielenie czasu wolnego za pracę w nadgodzinach zwalnia pracodawcę z obowiązku wypłaty dodatkowego wynagrodzenia za te nadgodziny.

Udzielenie dnia wolnego w zamian za pracę w dniu wolnym oraz w niedzielę lub święto (do 8h) jest obowiązkiem pracodawcy. Jeżeli w trakcie trwania okresu rozliczeniowego nie jest to możliwe, wówczas należy wypłacić stosowne dodatki. Natomiast za pracę ponad normę/wymiar dobowy (powyżej 8h) w pierwszej kolejności należy się wypłata stosownych dodatków. Jednak tu też dopuszczalne jest odstępstwo od tej reguły i można takie nadgodziny wynagrodzić czasem wolnym.

Ilość czasu wolnego za nadgodziny

Ilość udzielanego czasu wolnego za pracę nadliczbową zależy od tego, za jakie nadgodziny (dobowe, czy średniotygodniowe) jest przyznawany oraz na czyj wniosek (pracownika, czy pracodawcy).
Poniżej znajduje się informacja, ile przysługuje czasu wolnego za dodatkowo przepracowane godziny – zależnie od rodzaju nadgodzin i na czyj wniosek:

  • w dni pracy po przekroczeniu wymiaru dobowego (nadgodziny dobowe)
    – na wniosek pracownika: za każdą nadgodzinę – 1 godzina czasu wolnego,
    – na wniosek pracodawcy: za każdą nadgodzinę – 1,5 godziny czasu wolnego.
  • w dni wolne, w niedziele i święta po przekroczeniu normy dobowej (nadgodziny dobowe)
    – na wniosek pracownika: za każdą nadgodzinę – 1 godzina czasu wolnego,
    – na wniosek pracodawcy: za każdą nadgodzinę – 1,5 godziny czasu wolnego.
  • w dni wolne, w niedziele i święta w granicach normy dobowej (nadgodziny średniotygodniowe)
    – bez względu na ilość przepracowanych godzin – 1 dzień wolny.

Czas wolny za nadgodziny w programie

W module Płacy i Kadry Plus udostępniona jest funkcjonalność odbierania nadgodzin. W kalendarzu czasu pracy pracownika, na danym wejściu w dniu znajduje się pole Odbiór nadgodzin z rozwijaną listą znaczników:

  • O.BM – nadgodziny do odbioru w bieżącym miesiącu (do strefy niewliczanej do czasu pracy)
  • O.NM – nadgodziny do odbioru w kolejnym miesiącu (do strefy wliczanej do czasu pracy)
  • W.PŁ – wolne za nadgodziny – płatne (do strefy wliczanej do czasu pracy)
  • W.NP – wolne za nadgodziny – niepłatne (do strefy niewliczanej do czasu pracy)

Rys 19. Formularz wejścia na dniu pracy pracownika – odnotowanie nadgodzin do odbioru w bieżącym miesiącu

Sposób wynagradzania i wliczania do czasu pracy będzie odczytywany ze strefy, którą opisuje dany znacznik. Należy pamiętać, że opisy ‘O.NM’ i ‘W.PŁ’ mogą być uwzględniane wyłącznie dla wejść odnotowanych jako strefy wliczane do czasu pracy, a dwa pozostałe opisy ‘O.BM’ i ‘W.NP’ jako strefy niewliczanej do czasu pracy. Nieprawidłowe dopasowanie strefy i znacznika przy zapisie jest sygnalizowane komunikatem Wybrano niewłaściwy opis odbioru nadgodzin, niezgodny z wybraną strefą.

Poniższa tabelka prezentuje powiązanie znaczników z odpowiednimi strefami czasu pracy. Można używać standardowych stref w programie (czas pracy podstawowej – wliczana do czasu pracy, czas przerwy – niewliczana do czasu pracy) lub zdefiniować własne na wzór standardowych.

ZnacznikRodzaj strefy czasu pracy – wliczanie do czasu przepracowanego oraz wynagradzanieWliczać do czasu pracy służącego do wyliczania nadgodzin
O.BMniewliczana do czasu pracy, np. Czas przerwy bez wynagrodzeniaNie
O.NMwliczana do czasu pracy, np. Czas pracy podstawowy wynagradzana 100%Nie
W.PŁwliczana do czasu pracy, np. Czas pracy podstawowy wynagradzana 100%Tak
W.NPniewliczana do czasu pracy, np. Czas przerwy bez wynagrodzeniaTak
Rys 20. Konfiguracja znaczników (nadgodzin do odbioru i czasu wolnego za nadgodziny) i stref czasu pracy

Uwaga

Sposób wyliczenia czasu przepracowanego jest różny od wyliczeń czasu wykorzystywanego przy obliczaniu ilości nadgodzin. Do czasu przepracowanego wliczany jest czas oznaczony O.NM i W.PŁ. Natomiast do czasu uwzględnianego do obliczeń nadgodzin wliczany jest czas oznaczony W.PŁ i W.NP.

Wynagrodzenie za czas wolny (udzielony za nadgodziny)

Przy udzielaniu czasu wolnego bardzo ważne jest również, w jakim miesiącu ten czas wolny jest udzielany, tzn.: czy w tym samym miesiącu, w którym wystąpiły nadgodziny, czy w kolejnym miesiącu (do końca okresu rozliczeniowego) oraz na czyj wniosek: pracownika/pracodawcy.

Udzielony czas wolny w tym samym miesiącu (co nadgodziny) charakteryzuje się tym, że pracownik ma prawo do normalnego wynagrodzenia za wszystkie godziny/dni wolne. Niepłatne są natomiast dodatkowo przepracowane nadgodziny, za które udzielono czasu wolnego, co prezentuje poniższa tabelka.

Udzielenie czasu wolnego za nadgodziny w tym samym miesiącu
Rodzaj godzin pracyMiesiąc wystąpienia nadgodzin
(np. 1.2021)
Miesiąc odbioru nadgodzin (np.1.2021)
- czas wolny za nadgodziny na wniosek:
pracownikapracodawcy
w dniu pracy
ponad wymiar dobowy
Ilość godzin: 1h
Oznaczenie:
O.BM (przerwa)
Rozliczenie: Brak
Ilość godzin: 1h
Oznaczenie:
W.PŁ (praca podst.)
Rozliczenie: Brak
Ilość godzin: 1,5h
Oznaczenie:
W.PŁ (praca podst.)
Rozliczenie: Brak
w dni wolne, niedziele i święta
(powyżej normy dobowej 8h)
Ilość godzin: 1h
Oznaczenie:
O.BM (przerwa)
Rozliczenie: Brak
Ilość godzin: 1hIlość godzin: 1,5h
Oznaczenie:
W.PŁ (praca podst.)
Rozliczenie: Brak
w dni wolne, niedziele i święta
(do normy dobowej 8h)
Ilość godzin: od 1h do 8h
Oznaczenie:
O.BM (przerwa)
Rozliczenie: Brak
Ilość godzin: 8h (cały dzień)
Oznaczenie:
W.PŁ (praca podst.)
Rozliczenie: Brak
Rys 21. Czas wolny za nadgodziny w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym

Rys 21. Czas wolny za nadgodziny w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym

Udzielony czas wolny w innym miesiącu (niż nadgodziny) – przy dłuższym okresie rozliczeniowym czasu pracy – charakteryzuje się tym, że dodatkowo przepracowane nadgodziny są wynagradzane stawką zasadniczą w bieżącym miesiącu. W kolejnym miesiącu płatny jest tylko czas wolny udzielony za nadgodziny dobowe (ponad normę/wymiar) na wniosek pracodawcy (art. 1512 § 2 k.p.).

Udzielenie czasu wolnego za nadgodziny w kolejnym miesiącu
Rodzaj godzin pracyMiesiąc wystąpienia nadgodzin
(np. 1.2021)
Miesiąc odbioru nadgodzin (np.2.2021)
- czas wolny za nadgodziny na wniosek:
pracownikapracodawcy
w dniu pracy
ponad wymiar dobowy
Ilość godzin: 1h
Oznaczenie:
O.NM (praca podst.)
Rozliczenie:
Wynagr.powyżej normy (za 1h)

Ilość godzin: 1h 1)
Oznaczenie:
W.NP (przerwa)
Rozliczenie: Wynagr.poniżej normy (za 1h)

Ilość godzin: 1,5h
Oznaczenie:
W.PŁ (praca podst.)
Rozliczenie: Brak
w dni wolne, niedziele i święta
(powyżej normy dobowej 8h)
Ilość godzin: 1h
Oznaczenie:
O.NM (praca podst.)
Rozliczenie:
Wynagr.powyżej normy (za 1h)

Ilość godzin: 1h 1)
Oznaczenie:
W.NP (przerwa)
Rozliczenie: Wynagr.poniżej normy (za 1h)
Ilość godzin: 1,5h
Oznaczenie:
W.PŁ (praca podst.)
Rozliczenie: Brak
w dni wolne, niedziele i święta
(do normy dobowej 8h)

Ilość godzin: od 1h do 8h
Oznaczenie:
O.NM (praca podst.)
Rozliczenie:
Wynagr.powyżej normy
(za 1 -8h)
Ilość godzin: 8h (cały dzień) 2)
Oznaczenie:
W.NP (przerwa)
Rozliczenie:
Wynagr.poniżej normy (za 8h)
Rys 22. Czas wolny za nadgodziny dla wielomiesięcznych okresów rozliczeniowych

Rys 22. Czas wolny za nadgodziny dla wielomiesięcznych okresów rozliczeniowych

1) Zgodnie z wykładnią prawa, pracownik nie nabywa prawa do wynagrodzenia za czas wolny udzielany w zamian za pracę w nadgodzinach, czyli udzielnie czasu wolnego w kolejnym miesiącu powoduje dysproporcję jego wynagradzania (w poszczególnych miesiącach okresu rozliczeniowego). W tej kwestii stanowisko zajął Sąd Najwyższy, który w wyroku z dnia 9 lutego 2010 r. (sygn. akt I PK 157/09) stwierdził, że wypłata normalnego wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach rekompensowanych udzieleniem pracownikowi na jego wniosek czasu wolnego powinna nastąpić w okresie odbierania czasu wolnego. (W tej sytuacji w programie czas nadgodziny można oznaczyć tak jak odbiór w bieżącym miesiącu, czyli nadgodziny jako niepłatne (O.BM, czas przerwy) a czas wolny jako płatny (W.PŁ, praca podst.).
2) Gdy za 1 nadgodzinę w dniu wolnym (niedzielę / święto) udzielmy w kolejnym miesiącu dnia wolnego (8h) i oznaczymy jako niepłatne (jak mówią przepisy), to pracownik będzie stratny, będzie miał pomniejszenie wynagrodzenie za 8h. Działając na korzyść pracownika można oznaczyć dzień wolny jako płatny (W.PŁ, praca podst.) a nadgodziny jako niepłatne (O.BM, przerwa).

W programie z poziomu okna Listy pracowników dostępny jest wydruk „Pracownicy z czasem wolny za nadgodziny” (z menu wydruków: Pracownicy). Dodatkowo z poziomu formularza pracownika również dostępny jest wydruk „Czas wolny za nadgodziny” (z menu wydruków: Raporty). Wydruki te przedstawiają dane na temat udzielonego czasu wolnego za wypracowane nadgodziny oraz czas tych nadgodzin. Dane odczytywane są z kalendarza ‘(Nie)obecności’ pracownika z podziałem na poszczególne dni lub jako wartość łączna w podsumowaniu. Po oznaczeniu czasu pracy w poszczególnych dniach znacznikami O.BM, O.NM, W.PŁ, W.NP ilość czasu pracy będzie pokazywana na wydruku.

Przykłady udzielania czasu wolnego za nadgodziny w dni pracy

Odbiór czasu wolnego w tym samym miesiącu – na wniosek pracownika

Przykład

W sierpniu 2023 r. (wymiar czasu pracy 176h) pracownik zatrudniony na stawkę miesięczną w wys. 6000 zł przepracował dodatkowo
1 godzinę w dzień pracy i odebrał ją w tym samym miesiącu na swój wniosek. Przepracowaną nadgodzinę oznaczamy strefą ‘Czas przerwy’ (niewliczaną do czasu pracy i niepłatną) oraz znacznikiem ‘O.BM’, a wolną godzinę strefą ‘Czas pracy podstawowy’ (wliczaną do czasu pracy i płatną) oraz znacznikiem ‘W.PŁ’.

Krok I – Odnotowanie na kalendarzu

DzieńWejścieGodzina przyjściaGodzina wyjściaPrzykładowa strefaZnacznik
07.08 poniedziałekW107:0015:00czas pracy podstawowy-
W215:0016:00czas przerwy
(niewliczana do czasu pracy, niepłatna)
O.BM
08.08 wtorekW107:0014:00czas pracy podstawowy-
W214:0015:00czas pracy podstawowy
(wliczana do czasu pracy, płatna)
W.PŁ

Krok II – Wyliczenie czasu pracy i wynagrodzenia
Do czasu pracy wliczamy 175h (‘czas pracy podstawowy’) + 1h (‘czas pracy podstawowy’ ze znacznikiem W.PŁ) = 176h.
Nie wliczamy tu 1h (‘czas przerwy’ ze znacznikiem O.BM) – wykorzystaną do wprowadzenia nadgodziny do odbioru w bieżącym miesiącu.
Wynagrodzenie zostanie wypłacone za pełen wymiar czasu pracy (176h), za tyle godzin, ile przepracował 176h (176h +1 nadgodzina – 1h wolnego), czyli:
Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 6000,00

Uwaga

Istnieje możliwość tworzenia własnych stref (na wzór standardowych), jednak nie jest to konieczne i dodatkowo wiąże się z rozbiciem kwoty wynagrodzenia zasadniczego na użyte płatne strefy czasu.

Przykładowe własne strefy:
– nadgodz.odbierane BM – zdefiniowana na wzór standardowej strefy ‘Czas przerwy’ (niewliczana do czasu pracy i niepłatna),

– wolne za nadgodz.PŁ– zdefiniowana na wzór standardowej strefy ‘Czas pracy podstawowy’ (wliczana do czasu pracy
i płatna) oraz znacznikiem ‘W.PŁ’ – dla tej strefy wyliczy się wynagrodzenie zasadnicze proporcjonalnie do ilości czasu w tej strefie.

Przy zastosowaniu własnych stref, a w szczególności własnej strefy płatnej (np. wolne za nadgodz.PŁ) w powyższym przykładzie, gdy parametr „Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy liczone jako oddzielny element wypłaty” (w Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry – zakładka 3) bedzie:

a) zaznaczony – to wyliczy się:

–              Wynagr. zasad. /miesiąc (praca.pdst) = 6000,00

–              Wynagr. zasad./miesiąc (wolne za nadgodz.PŁ)= 0

–              Wynagr. zasad. poniżej normy (praca.pdst) = -34,09

–              Wynagr. zasad. powyżej normy (wolne za nadgodz.) = 34,09

b) niezaznaczony – to wyliczy się:

–              Wynagr. zasad. /miesiąc (praca.pdst) = 5965,91

–              Wynagr. zasad./miesiąc (wolne za nadgodz.PŁ)=34,09


Odbiór czasu wolnego w tym samym miesiącu – na wniosek pracodawcy

Przykład

W sierpniu 2023 r. (wymiar czasu pracy 176h) pracownik zatrudniony na stawkę miesięczną w wys. 6000 zł przepracował dodatkowo
1 godzinę w dzień pracy i odbiera ją w tym samym miesiącu na wniosek pracodawcy.
Przepracowaną nadgodzinę oznaczamy strefą ‘Czas przerwy’ (niewliczaną do czasu pracy i niepłatną) oraz znacznikiem ‘O.BM’, a wolne półtorej godziny strefą ‘Czas pracy podstawowy’ (wliczaną do czasu pracy i płatną) oraz znacznikiem ‘W.PŁ’.

Krok I – Odnotowanie na kalendarzu

DzieńWejścieGodzina przyjściaGodzina wyjściaPrzykładowa strefaZnacznik
07.08 poniedziałekW107:0015:00czas pracy podstawowy-
W215:0016:00czas przerwy
(niewliczana do czasu pracy, niepłatna)
O.BM
08.08 wtorekW107:0013:30czas pracy podstawowy-
W213:3015:00czas pracy podstawowy
(wliczana do czasu pracy, płatna)
W.PŁ


Krok II – Wyliczenie czasu pracy i wynagrodzenia
Do czasu pracy wliczamy 174,5h (‘czas pracy podstawowy’) + 1,5h (‘czas pracy podstawowy’ ze znacznikiem W.PŁ) = 176h.
Nie wliczamy tu 1h (‘czas przerwy’ ze znacznikiem O.BM) – wykorzystaną do wprowadzenia nadgodziny do odbioru w bieżącym miesiącu.
Wynagrodzenie zostanie wypłacone za pełen wymiar czasu pracy (176h), choć pracownik przepracował 175,5h (176h +1 nadgodzina – 1,5h wolnego), czyli:
Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 6000,00

Odbiór czasu wolnego w kolejnym miesiącu – na wniosek pracownika

Przykład

W sierpniu 2023 r. (wymiar czasu pracy 176h) pracownik zatrudniony na stawkę miesięczną w wys. 6000zł przepracował dodatkowo
1 godzinę w dzień pracy i odbiera ją w kolejnym miesiącu – wrześniu 2023 r. (wymiar czasu pracy 168h), na swój wniosek.
W 8.2023 przepracowaną nadgodzinę oznaczamy strefą ‘Czas pracy podstawowy’ (wliczaną do czasu pracy i płatną) oraz znacznikiem ‘O.NM’,
a w 9.2023 wolną godzinę strefą ‘Czas przerwy’ (niewliczaną do czasu pracy i niepłatną) oraz znacznikiem ‘W.NP’.

Krok I – Odnotowanie na kalendarzu

DzieńWejścieGodzina przyjściaGodzina wyjściaPrzykładowa strefaZnacznik
07.08 poniedziałekW107:0015:00czas pracy podstawowy-
W215:0016:00czas pracy podstawowy
(wliczana do czasu pracy, płatna)

O.NM
12.09 wtorekW107:0014:00czas pracy podstawowy-
W214:0015:00czas przerwy
(niewliczana do czasu pracy, niepłatna)

W.NP

Krok II – Wyliczenie czasu pracy i wynagrodzenia

W 8.2023 do czasu pracy wliczamy 176h (‘czas pracy podstawowy’) + 1h (‘czas pracy podstawowy’ ze znacznikiem O.NM) = 177h.

Wynagrodzenie zostanie wypłacone za wszystkie przepracowane godziny 177h (176h + 1 nadgodzina), czyli:

Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 6000,00

Wynagr. zasad. powyżej normy (praca.pdst) = 34,09 (6000*1/176)

W 9.2023 do czasu pracy wliczamy 167h (‘czas pracy podstawowy’). Nie wliczamy tu 1h (‘Czas przerwy’ ze znacznikiem W.NP).
Wynagrodzenie zostanie wypłacone za przepracowane godziny 167h (168h – 1h wolnego), czyli:

Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 6000,00

Wynagr. zasad. poniżej normy (praca.pdst))= -35,71 (6000*1/168)

Odbiór czasu wolnego w kolejnym miesiącu – na wniosek pracodawcy

Przykład

W sierpniu 2023 r. (wymiar czasu pracy 176h) pracownik zatrudniony na stawkę miesięczną w wys. 6000 zł przepracował dodatkowo 1 godzinę w dzień pracy i odbiera ją w kolejnym miesiącu – wrześniu 2023 r. (wymiar czasu pracy 168h), na wniosek pracodawcy.
W 8.2023 przepracowaną nadgodzinę oznaczamy strefą ‘Czas pracy podstawowy’ (wliczaną do czasu pracy i płatną) oraz znacznikiem ‘O.NM’,
a w 9.2023 wolne półtorej godziny strefą ‘Czas pracy podstawowy’ (wliczaną do czasu pracy i płatną) oraz znacznikiem ‘W.PŁ’.

Krok I – Odnotowanie na kalendarzu

DzieńWejścieGodzina przyjściaGodzina wyjściaPrzykładowa strefaZnacznik
09.08 poniedziałekW107:0015:00czas pracy podstawowy-
W215:0016:00czas pracy podstawowy
(wliczana do czasu pracy, płatna)

O.NM
07.09 wtorekW107:0013:30czas pracy podstawowy-
W213:3015:00czas pracy podstawowy
(wliczana do czasu pracy, płatna)


W.PŁ

Krok II – Wyliczenie czasu pracy i wynagrodzenia

W 8.2023 do czasu pracy wliczamy 176h (‘czas pracy podstawowy’) + 1h (‘czas pracy podstawowy’ ze znacznikiem O.NM) = 177h.
Wynagrodzenie zostanie wypłacone za wszystkie przepracowane godziny 177h (176h + 1 nadgodzina), czyli:

Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 6000,00

Wynagr. zasad. powyżej normy (praca.pdst) = 34,09 (6000*1/176)

W 9.2023 do czasu pracy wliczamy 166,5h (‘czas pracy podstawowy’) + 1,5h (‘czas pracy podstawowy’ ze znacznikiem W.PŁ) = 168h.
Wynagrodzenie zostanie wypłacone za pełny wymiar czasu pracy (168h), choć pracownik przepracował 166,5 h(168h – 1,5h wolnego), czyli:
Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 6000,00

Przykłady udzielania czasu wolnego za nadgodziny w dni wolne do normy dobowej

Odbiór czasu wolnego w tym samym miesiącu

Przykład

W sierpniu 2023 r. (wymiar czasu pracy 176h) pracownik zatrudniony na stawkę miesięczną w wys. 6000zł przepracował dodatkowo
6 godzin w sobotę i w tym samym miesiącu odbiera za to dzień wolny (8h).
Przepracowane nadgodziny oznaczamy strefą ‘czas przerwy’ (niewliczaną do czasu pracy, niepłatną) oraz znacznikiem ‘O.BM’, a wolny dzień strefą ‘czas pracy podstawowy’ (wliczaną do czasu pracy, płatną) oraz znacznikiem ‘W.PŁ’.

Krok I – Odnotowanie na kalendarzu

DzieńWejścieGodzina przyjściaGodzina wyjściaPrzykładowa strefaZnacznik
12.08 sobotaW107:0013:00czas przerwy
(niewliczana do czasu pracy, niepłatna)
O.BM
14.08 poniedziałekW107:0015:00czas pracy podstawowy
(wliczana do czasu pracy, płatna)
W.PŁ

Krok II – Wyliczenie czasu pracy i wynagrodzenia

Do czasu pracy wliczamy 168h (‘czas pracy podstawowy’) + 8h (‘czas pracy podstawowy’ ze znacznikiem W.PŁ) = 176h. Nie wliczamy tu 6h (‘czas przerwy’ ze znacznikiem O.BM).

Wynagrodzenie zostanie wypłacone za pełen wymiar czasu pracy (176h), choć pracownik przepracował tylko 166h (168h +6 nadgodzin – 8h wolnego), czyli:

Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 6000,00

Odbiór czasu wolnego w kolejnym miesiącu

Przykład

W sierpniu 2023 r. (wymiar czasu pracy 176h) pracownik zatrudniony na stawkę miesięczną w wys. 6000zł przepracował dodatkowo
6 godzin w sobotę i w kolejnym miesiącu – wrześniu 2023 r. (wymiar czasu pracy 168h) odbiera za to dzień wolny (8h).

W 8.2023 przepracowane nadgodziny oznaczamy strefą ‘Czas pracy podstawowy’ (wliczaną do czasu pracy i płatną) oraz znacznikiem ‘O.NM’,
a w 9.2023 wolny dzień strefą ‘Czas przerwy’ (niewliczaną do czasu pracy i niepłatną) oraz znacznikiem ‘W.NP’.

Krok I – Odnotowanie na kalendarzu

DzieńWejścieGodzina przyjściaGodzina wyjściaPrzykładowa strefaZnacznik
12.08 sobotaW107:0013:00czas pracy podstawowy
(wliczana do czasu pracy, płatna)

O.NM
04.09 poniedziałekW107:0015:00czas przerwy
(niewliczana do czasu pracy, niepłatna)

W.NP 1)

1) Gdy za nadgodziny w dniu wolnym (niedziele / święto) udzielimy w kolejnym miesiącu dzień wolny (8h) i oznaczymy jako niepłatne (jak mówią przepisy), to pracownik będzie stratny, będzie miał pomniejszenie wynagrodzenia za 8h. Działając na korzyść pracownika można oznaczyć dzień wolny jako płatny (W.PŁ, praca podst.) a nadgodziny jako niepłatne (O.BM, przerwa).

Krok II – Wyliczenie czasu pracy i wynagrodzenia

W 8.2023 do czasu pracy wliczamy 176h (‘czas pracy podstawowy’) + 6h (‘czas pracy podstawowy’ ze znacznikiem O.NM) = 182h.
Wynagrodzenie zostanie wypłacone za wszystkie przepracowane godziny 182h (176h + 6 nadgodzin), czyli:

Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 6000,00

Wynagr. zasad. powyżej normy (praca.pdst) = 204,55 (6000*6/176)

W 9.2023 do czasu pracy wliczamy 160h (‘czas pracy podstawowy’). Nie wliczamy tu 8h (‘Czas przerwy’ ze znacznikiem W.NP).
Wynagrodzenie zostanie wypłacone za przepracowane godziny 160h (168h – 8h wolnego), czyli:

Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 6000,00

Wynagr. zasad. powyżej normy (praca.pdst) = -285,71 (6000*8/168)

Wydruki ewidencji czasu pracy

Wydruk karty pracy dostępny jest z Formularza pracownika/ Wydruki kadrowe/ Karta pracy lub z Listy pracowników/ Wydruki kadrowe/ Karta pracy – wszyscy (wydruk dla zaznaczonych). Oba wydruki mają możliwość drukowania pełnej informacji o czasie pracy w poszczególnych dniach lub może to być wydruk samego podsumowania.

Na wydruku ze szczegółami karty pracy, obok dni kalendarzowych wykazany jest typ dnia (Pracy, Wolny, Święto) oraz oznaczenie dla dni wolnych/świątecznych, np. W5 – wolne z tytułu 5 dniowego tygodnia pracy, ND – niedziela, ŚW – święto. Można korzystać z standardowych opisów dni wolnych albo dodać własne z poziomu: System / Konfiguracja / Firma / Płace / Opisy rodzajów dni wolnych do karty pracy.

Kolejne kolumny obrazują ilościowo: godziny z planu pracy, rzeczywiście przepracowane godziny, czas pracy ponad i poniżej planu oraz godziny przepracowane w nocy. Osobna kolumna pokazuje nazwę nieobecności, która wystąpiła w danym dniu.

W podsumowaniu wykazywana jest informacja o łącznej ilości czasu nadgodzin 50% i 100% rozliczonych w wypłacie. (Ta informacja pobiera jest z naliczonych standardowych dopłat do nadgodzin).

Uwaga

W przypadku, gdy w programie rozliczenie nadgodzin opiera się na własnych dodatkach (wyłączone jest naliczanie standardowych dopłat do nadgodzin), to Informacja o nadgodzinach nie pojawi się na wydrukach: karty pracy, listach płac, kwiatkach wypłat, czy pomocniczych raportach do GUS.

W module Płace i Kadry Plus dostępny jest wydruk Pracownicy z czasem wolnym za nadgodziny (dostępny z poziomu: Lista pracowników/ Pracownicy) dla zaznaczonych osób, w których wykazywane są informacje o nadgodzinach do odbioru oraz czasie wolnym udzielonym za nadgodziny wpisy na czasie pracy z oznaczeniami:

  • O.BM – nadgodziny do odbioru w bieżącym miesiącu,
  • O.NM – nadgodziny do odbioru w kolejnym miesiącu,
  • W.PŁ – wolne za nadgodziny – płatne,
  • W.NP – wolne za nadgodziny – niepłatne.


Różnicowe wyliczenie wynagrodzenia za nadgodziny i godziny nocne

W przypadku, gdy za nadgodziny oraz pracę w nocy za wskazany miesiąc (np. 6.2023) zostało już wypłacone wynagrodzenie, a następnie zostały naniesione kolejne nadgodziny, czy praca w porze nocnej (za już rozliczony miesiąc 6.2023), to istnieje możliwość naliczenia różnicowo wynagrodzenia za dopisane nadgodziny oraz godziny nocne:

– na liście płac etatowej za kolejny miesiąc (7.2023) z opcją wstecz: 1 miesiąc

– lub ewentualnie na drugiej liście płac etatowej za ten sam miesiąc (6.2023).

W przypadku naliczenia wypłaty na liście płac z opcją ‘Mies. wstecz’ lub na dodatkowej liście nastąpi weryfikacja za ile godzin w danym miesiącu obecnie przysługuje dopłat do nadgodzin, dopłat za pracę w nocy czy wynagrodzenie powyżej/poniżej, a następnie tą ilość pomniejszy o ilość godzin, które już były rozliczone w innych wypłatach za ten miesiąc. Różnicowe wyliczenie wynagrodzenia powyżej/poniżej normy będzie dokonywane tylko w przypadku, gdy w naliczanej wypłacie te elementy mają taki sam okres od-do jak już wypłacone w innych wypłatach za ten sam okres.

Różnicowe rozliczenie wynagrodzenia za nadgodziny / porę nocną dotyczy standardowych elementów:

  • Dopłata do nadgodzin 50%,
  • Dopłata do nadgodzin 100%,
  • Dopłata do nadgodzin dobowych 50%,
  • Dopłata do nadgodzin dobowych 100%,
  • Dopłata do nadgodzin średniotygodniowych 100%,
  • Dopłata za pracę w nocy,
  • zasad. powyżej normy
  • zasad. poniżej normy


Przykład różnicowego rozliczenia wynagrodzenia za nadgodziny i godziny nocne

Przykład

Przykład 19: Pracownik zatrudniony na pełen etat na stawkę 6000 zł/miesiac w podstawowym systemie czasu pracy, czyli o 8h dziennie (1-miesięczny okres rozliczeniowy, pora nocna 22:00-6:00).

W definicji kalendarza: Norma dobowa = 8h, norma tygodniowa = 40h z zaznaczonym parametrem z podziałem na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe.

W lipcu 2023 (wymiar 168h) przepracował dodatkowo w dniach:

  • 07.2023 (piatek, w planie 8h) od 10:00 do 23:00 (13h), czyli 5 nadgodzin dobowych, w tym 1h nocna (22:00-23:00).
  • 07.2023 (sobota, w planie 0h) od 10:00 do 15:00 (5 nadgodzin średniotygodniowych)

Sumarycznie pracownik przepracował 178h, czyli ponad wymiar 10h, w tym:

  • nadgodziny dobowe 50% = 4h
  • nadgodziny dobowe 100% = 1h, ponieważ przypada w porze nocnej

nadgodziny średniotygodniowe = 5h

W wypłacie za 7.2023 (wymiar 168h) zostały naliczone elementy:

  • Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc = 6000 (za 168h)
  • Wynagr. zasad. powyżej normy = 357,14 (za 10h wg wyliczenia: 6000/168*10h)
  • Dopłata do nadgodzin dobowych 50% = 71,43 (za 4h wg wyliczenia 6000/168*50%*4h)
  • Dopłata do nadgodzin dobowych 100% = 35,71 (za 1h wg wyliczenia 6000/168*1h)
  • Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100% = 178,57 (za 5h, wg wyliczenia 6000/168*5h)
  • Dopłata za pracę w nocy = 4,29 (za 1h wg wyliczenia 3600/168*20%*1h)

Po naliczeniu wynagrodzenia za 7.2023 zostały dopisane dodatkowe nadgodziny  w dniach:

  • 28.07.2023 (piatek, w planie 8h) od 12:00 do 23:00 (11h), czyli 3 nadgodziny dobowe, w tym 1h nocna (22:00-23:00).
  • 29.07.2023 (sobota, w planie 0h) od 12:00 do 16:00 (4 nadgodziny średniotygodniowe)

Dodatkowo zostały wprowadzone godziny ponad wymiar w ilości 7h (łączy czas pracy 178+7h dodane= 185h), w tym:

  • nadgodziny dobowe 50% = 2h
  • nadgodziny dobowe 100% = 1h, ponieważ przypada w porze nocnej
  • nadgodziny sredniotygodniowe = 4h

W wypłacie za 8.2023 (wymiar 176h) z opcja 1 mc wstecz zostały naliczone elementy:

  • Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc za 7.2023 = 6000 (za 176h)

oraz za 7.2023:

  • Wynagr. zasad. powyżej normy = 250,00 (za 7h wg wyliczenia: 6000/168*7h)
  • Dopłata do nadgodzin dobowych 50% = 35,71 (za 2h wg wyliczenia 6000/168*50%*4h)
  • Dopłata do nadgodzin dobowych 100% = 35,71 (za 1h wg wyliczenia 6000/168*1h)
  • Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100% = 142,86 (za 4h, wg wyliczenia 6000/168*4h)
  • Dopłata za pracę w nocy = 4,29 (za 1h wg wyliczenia 3600/168*20%*1h)



OPT077- Automatyczne rozliczenia i rozrachunki

Data aktualizacji: 28-11-2018


Spis treści


1 Informacje ogólne

W Konfiguracji Firmy/ Księgowość/Księgowość kontowa dostępny jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki. Po jego zaznaczeniu oraz po odpowiednim skonfigurowaniu programu będą automatycznie łączone rozliczenia prowadzone w module Kasa/Bank z rozrachunkami dokonywanymi na kontach księgowych w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus.

Uwaga
Rozliczenie w module Kasa/Bank skutkować będzie rozrachunkiem w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus i analogicznie rozrachunek w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus skutkować będzie rozliczeniem w module Kasa/Bank.

Nie ma znaczenia z jakiego poziomu dokonywane są rozliczenia i rozrachunki. Dodanie rozliczenia na poziomie dokumentu, skutkuje tym samym co rozliczenie z Rozliczeń Podmiotu czy z poziomu Listy Dokumentów Nierozliczonych. Również dodanie rozrachunku z poziomu zapisu księgowego skutkuje tym samym, co dodanie rozrachunku z poziomu listy rozrachunków.

Automatyczne rozliczenia i rozrachunki opierają się o następujące zasady:

  • Zasada 1: Jeżeli płatności są już rozliczone i następuje księgowanie dokumentów, to ich dekrety rozrachowują się automatycznie.
  • Zasada 2: Po rozliczeniu płatności/ zapisu kasowego/bankowego rozrachowują się związane z nimi dekrety.
  • Zasada 3: Nierozliczone płatności/zapisy K/B do zaksięgowanych dokumentów rozliczą się automatycznie w momencie rozrachowania odpowiadającym im dekretów.

2 Od czego zacząć?

Aby następowało automatyczne rozliczenie i rozrachowanie należy:

  • W Konfiguracji Firmy/Księgowość/Księgowość kontowa zaznaczyć parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki
  • Odpowiednio zdefiniować schematy księgowe (na pozycji schematu księgowego zaznaczyć opcję Rozrachunek, w Kwocie odwołać się do makra @KwotaPlatnosci)
  • Zdecydować czy różnice kursowe i kompensaty mają być generowane w momencie rozrachowywania z poziomu rozrachunków, czy będą księgowane schematami księgowymi z poziomu modułu Kasa/Bank (w Konfiguracji Firmy/Księgowość/Księgowość kontowa dostępny jest parametr Generowanie zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków)

Uwaga
Przed zaznaczeniem parametru Automatyczne rozliczenia i rozrachunki niezbędne jest uporządkowanie bazy danych poprzez uzgodnienie stanu nierozliczonych dokumentów z nierozrachowanymi dekretami na kontach księgowych, w przeciwnym wypadku stan na kontach i w kasie/banku może nie być spójny.
Jeżeli w bazie pozostaną nierozrachowane dekrety powstałe po zaksięgowaniu schematami, w których nie wykorzystano nowo wprowadzonych makr to nie nastąpi automatyczny rozrachunek tych dekretów nawet jeśli powstanie rozliczenie w module Kasa/Bank. Analogicznie jeżeli Użytkownik dokona rozrachunku tych dekretów to nie nastąpi rozliczenie w module Kasa/Bank.
Uwaga
Przy porządkowaniu bazy danych pomocny może być wydruk Rozliczenia/rozrachunki > Zestawienie rozliczeń i rozrachunków, dostępny z poziomu Kasa/Bank/Dokumenty nierozliczone, zakładka Na dzień, który pokazuje stan rozliczeń i rozrachunków danego podmiotu na wybrany dzień.

Uwaga
Przydatna może być również opcja seryjnego zaznaczenia parametru Rozrachunek na wybranych dekretach księgowych oraz pozycjach bilansu otwarcia. Funkcja dostępna jest z poziomu Księgowość/Dzienniki/ zakładka Konto oraz Księgowość/Inne/Dokumenty BO/formularz bilansu otwarcia poprzez wybór z menu kontekstowego opcji Zaznacz rozrachunek/Odznacz rozrachunek.

2.1 Definiowanie schematów księgowych

Automatyczne rozliczenia i rozrachunki dokonują się prawidłowo tylko w sytuacji gdy schematy księgowe użyte do zaksięgowania dokumentów są zbudowane we właściwy sposób. Niezbędne jest zdefiniowanie schematów, w których:

  • w elemencie schematu księgowego zaznaczony jest parametr Rozrachunek,
  • w Kwocie jest odwołanie do makra @KwotaPlatnosci (na pozycji schematu należy wybrać Kwota/ Płatności/ Kwota płatności). Wynika to z zasady, że dokonujemy rozrachunku dekretów odpowiadających rozliczanym płatnościom.

Podział na słowniki: Płatnicy  – odwołuje się do Płatnika wybranego na zdarzeniu w Preliminarzu płatności jeżeli w kwocie jest wybrane makro @KwotaPlatnosci. Jeżeli w pozycji schematu nie ma odwołania do makr związanych z płatnościami (ani w kwocie, ani w koncie) to podział na słowniki działa na płatnika z nagłówka dokumentu.

Makro @KwotaPlatnosci można łączyć jedynie z makrami dotyczącymi nagłówka. Nie można łączyć go z makrami odwołującymi się do pozycji dokumentu.

Makra dostępne dla Płatnika w polach Konto, Opis i Warunek (zarówno w nagłówku, jak i w elemencie schematu) pobierają wartości z konkretnych płatności, a nie z nagłówka dokumentu.

Dodatkowo w schematach służących do księgowania dokumentów posiadających płatności, w pozycji Warunek (w elemencie schematu) dostępna jest opcja: Płatności/Waluta płatności (makro @WalutaPlatnosci), sprawdzająca walutę rozliczenia na zdarzeniu w Preliminarzu płatności.

Uwaga
Aby nastąpiło automatyczne rozliczenie i rozrachowanie waluta rozliczenia wybrana na zdarzeniu w Preliminarzu płatności musi zgadzać się z walutą konta, na które następuje księgowanie dokumentu. W przeciwnym wypadku pojawia się komunikat informujący o tym, że waluta rozliczenia nie zgadza się z walutą rozrachunku i nie następuje automatyczne połączenie rozliczeń z rozrachunkami

Przykład
Schemat księgowy pozwalający na zaksięgowanie dokumentów w Rejestrze VAT sprzedaży

W jaki sposób zostaną zaksięgowane dokumenty? 

  • Jeżeli w polu Konto i/lub Kwota następuje odwołanie do makr związanych z płatnościami oraz wybrany jest Podział na słowniki: Płatnicy to tworzy się tyle pozycji ile jest płatności na Podmiot wybrany na płatności. Jeżeli w polu Kwota następuje odwołanie do makra @Brutto to każdy dekret utworzony zostanie na kwotę brutto z dokumentu.
  • Jeżeli w polu Konto i/lub Kwota następuje odwołanie do makr związanych z płatnościami oraz wybrany jest Podział na słowniki: Podmioty to tworzy się tyle pozycji ile jest płatności na Podmiot wybrany na dokumencie w polu Kontrahent.
  • Jeżeli w polu Konto i/lub Kwota nie następuje odwołanie do makr związanych z płatnościami i wybrany jest Podział na słowniki: Płatnicy to tworzy się jeden dekret na Płatnika wybranego w nagłówku dokumentu w kwocie zależnej od liczby płatności (wartość jest zwielokrotniona gdy występuje więcej niż jedna płatność).
  • Jeżeli w polu Konto i/lub Kwota nie następuje odwołanie do makr związanych z płatnościami i wybrany jest Podział na słowniki: Podmioty to tworzy się jeden dekret na Podmiot wybrany na dokumencie w polu Kontrahent.

Uwaga
W związku z tym, że makro @KwotaPlatnosci odwołuje się do kwoty z preliminarza płatności, która nie może być ujemna a jedynie różni się kierunkiem przepływu pieniędzy (przychód, rozchód), dokumenty wprowadzone do Rejestru VAT księgowane są zawsze ze znakiem „+”. Aby zaksięgować dokumenty w kwocie ujemnej należy odpowiednio zmodyfikować schematy księgowe

Przykład
Schemat księgowy pozwalający na zaksięgowanie dokumentów w Rejestrze VAT sprzedaży
z podziałem na kwoty dodatnie i ujemne

Przykład
Schemat księgowy pozwalający na zaksięgowanie dokumentów w Rejestrze VAT zakupu
z podziałem na kwoty dodatnie i ujemne.

 

PREDEKRETACJA
Funkcjonalność automatycznych rozliczeń i rozrachunków działa również w przypadku, gdy dokument jest księgowany nie schematem, a wg predekretacji. Warunkiem jest jednak, aby zakładka [Predekretacja] nie była uzupełniana ręcznie, a wygenerowana na podstawie schematu księgowego, który w kwocie ma odwołanie do makra @KwotaPlatnosci (wyjątkiem jest predekretacja raportów kasowych/bankowych, różnic kursowych oraz kompensat).
SCHEMATY STOWARZYSZONE
Podczas rozliczania dokumentów następuje automatyczne rozrachowanie tylko dekretu „głównego”, tzn. powstałego z księgowania schematem głównym, dekrety powstałe z księgowania schematem stowarzyszonym nie zostaną rozrachowane.

Przykład
Mamy wprowadzone dwa dokumenty: Dok1 i Dok2, nie są rozliczone. Dokument Dok1 jest już zaksięgowany (i widoczny z poziomu Księgowość/ Rozrachunki jako PK1). Dokument Dok2 również jest zaksięgowany, ale schematem z podpiętym schematem stowarzyszonym (z poziomu Księgowość/ Rozrachunki jest więc dekret PK2 powstały z księgowania schematem „głównym” i dekret PK3 powstały z księgowania schematem stowarzyszonym).
Następnie z poziomu modułu Kasa/Bank rozliczamy oba dokumenty Dok1 i Dok2. Następuje wówczas automatyczne rozrachowanie dekretu PK1 z PK2. Dekret PK3, jako dekret powstały z księgowania schematem stowarzyszonym, nie zostanie automatycznie rozrachowany.

2.2 Bilans otwarcia i ręcznie wprowadzane zapisy księgowe

Funkcjonalność automatycznych rozliczeń i rozrachunków działa nie tylko dla dekretów powstałych z księgowania schematem księgowym, ale również dla pozycji bilansu otwarcia i dla dekretów ręcznie wprowadzanych z poziomu Księgowość/Dzienniki.

Ważne jednak jest aby na pozycjach bilansu otwarcia i/lub ręcznie wprowadzanych dekretach, które mają podlegać funkcji automatycznych rozliczeń i rozrachunków, zaznaczone były parametry Rozrachunek i Generowanie płatności.

3 Automatyczne rozliczenia i rozrachunki – jak to działa?

Funkcjonalność automatycznych rozliczeń i rozrachunków polega na tym, że:

  • Zasada 1: w momencie zaksięgowania dokumentów już ze sobą rozliczonych dekrety automatycznie się rozrachowują
  • Zasada 2: w momencie rozliczenia płatności/ zapisu K/B do zaksięgowanych dokumentów automatycznie rozrachowują się związane z nimi dekrety
  • Zasada 3: w momencie rozrachowania dekretów odpowiadające im nierozliczone płatności/ zapisy kasowe/bankowe rozliczają się automatycznie 

Przykład
Działanie zgodnie z zasadą 1: w momencie zaksięgowania dokumentów już ze sobą rozliczonych dekrety automatycznie się rozrachowują. Dwa dokumenty na tą samą kwotę, rozliczone, tylko jeden z nich zaksięgowany.
Mamy wprowadzone dwa dokumenty: Dok1 i Dok2 (np. fakturę sprzedaży i wyciąg bankowy). Dokument Dok1 został już zaksięgowany na konto np. 201-ABC, schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci, z zaznaczonym parametrem Rozrachunek. Dokument Dok2 nie jest jeszcze zaksięgowany.
Oba dokumenty są już ze sobą rozliczone w module Kasa/Bank.
Następnie księgujemy dokument Dok2 (na to samo konto np. 201-ABC, z zaznaczonym parametrem Rozrachunek) – w tym momencie nastąpi automatyczne rozrachowanie dekretów Dek1 i Dek2.

Przykład
Działanie zgodnie z zasadą 2: w momencie rozliczenia płatności/ zapisu K/B do zaksięgowanych dokumentów automatycznie rozrachowują się związane z nimi dekrety. Dwa dokumenty na tą samą kwotę, nierozliczone, zaksięgowane na to samo konto.
Mamy wprowadzone dwa dokumenty: Dok1 i Dok2 (np. fakturę sprzedaży i wyciąg bankowy). Następnie oba księgujemy na to samo konto po przeciwnych stronach, np. 201-ABC, z zaznaczonym parametrem Rozrachunek, dokument  Dok1 (faktura sprzedaży) jest księgowany schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci.
W tym momencie mamy więc sytuację, gdzie oba dokumenty są widoczne w module Kasa/Bank jako nierozliczone i w Księgowość/ Rozrachunki jako nierozrachowane.
Następnie rozliczamy dokumenty z poziomu modułu Kasa/Bank (płatność P1 i P2), następuje wówczas automatyczne rozrachowanie dekretów (Dek1 i Dek2).

Przykład
Działanie zgodnie z zasadą 3: w momencie rozrachowania dekretów odpowiadające im nierozliczone płatności/ zapisy kasowe/bankowe rozliczają się automatycznie. Dwa dokumenty na tą samą kwotę, zaksięgowane na to samo konto, nierozliczone i nierozrachowane.
Mamy wprowadzone dwa dokumenty: Dok1 i Dok2 (np. fakturę sprzedaży i wyciąg bankowy). Następnie oba księgujemy na to samo konto po przeciwnych stronach, np. 201-ABC, z zaznaczonym parametrem Rozrachunek, dokument Dok1 (faktura sprzedaży) jest księgowany schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci.
W tym momencie mamy więc sytuację, gdzie oba dokumenty są widoczne w module Kasa/Bank jako nierozliczone i w Księgowość/ Rozrachunki jako nierozrachowane.
Następnie z poziomu z poziomu Księgowość/ Rozrachunki/ Rozrachunki zakładka [Nierozrachowane] lub z pozycji dekretu z zakładki Rozrachunki rozrachowujemy dekrety (Dek1 i Dek2), następuje wówczas automatyczne rozliczenie dokumentów w module Kasa/Bank.

Uwaga
Jeżeli dokonujemy tylko częściowego rozliczenia to również dekrety zostaną rozrachowane na taką samą kwotę. Analogicznie w drugą stronę: częściowe rozrachowanie dekretów powoduje częściowe rozliczenie płatności.

4 Kompensaty i różnice kursowe

Możemy zdecydować, czy kompensaty i różnice kursowe mają być generowane w momencie rozrachowywania z poziomu rozrachunków czy będą księgowane schematami księgowymi z poziomu modułu Kasa/Bank – zależne jest to od parametru Generowanie zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków dostępnego w Konfiguracji Firmy/Księgowość/Księgowość kontowa (pod uwagę brane są kompensaty z poziomu Kasa/Bank/Dokumenty rozliczone, a nie Dokumenty kompensat z poziomu Kasa/Bank/ Dokumenty kompensat).

4.1 Zaznaczony parametr Generowanie zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków

Jeżeli w Konfiguracji parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków jest zaznaczony, to na formularzu okresu obrachunkowego w Konfiguracji Firmy/Księgowość/Okresy obrachunkowe należy wskazać dzienniki księgowań oraz daty księgowania dla dekretu różnicy kursowej oraz dekretu kompensaty generowanych podczas rozliczania rozrachunków w „tle” lub podczas dokonywania rozrachunków z listy rozrachunków nierozrachowanych lub z pozycji dekretu z zakładki Rozrachunki.

Rys. 1. Formularz okresu obrachunkowego

Należy również uzupełnić Domyślne konta dla różnic kursowych poprzez wskazanie na formularzu waluty (Konfiguracja Programu/ Ogóle/ Waluty) konta istniejącego w planie kont w bieżącym okresie obrachunkowym.

Rys 2. Formularz waluty

Uwaga
W sytuacji gdy na planie kont istnieje więcej kont dla danej waluty należy odznaczyć w Konfiguracji parametr Generowanie zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków oraz księgować dokumenty różnic kursowych oraz dokumenty kompensat z poziomu modułu Kasa/Bank

Nieuzupełnienie wyżej wymienionych pól powoduje podczas księgowania dokumentów walutowych rozliczonych wcześniej w module Kasa/Bank lub podczas rozliczania w module Kasa/Bank zaksięgowanych wcześniej dokumentów dokonanie jedynie rozrachunku głównego na kontach księgowych. Nie generuje się natomiast dekret różnicy kursowej (pojawia się odpowiedni komunikat o braku kont i/lub dziennika). Analogicznie w przypadku dokumentów księgowanych na dwa różne konta nie generuje się dekret kompensaty.

Jeżeli konto na formularzu waluty nie jest uzupełnione to pojawia się komunikat: Nie zdefiniowano kont dla różnic kursowych w ustawieniach waluty [Symbol waluty].

Jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego nie został uzupełniony Dziennik RK lub Użytkownik posiada zakaz do dziennika to pojawia się komunikat: Nie zdefiniowano dziennika dla różnic kursowych w konfiguracji okresu obrachunkowego lub operator ma zakaz do tego dziennika.

Jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego nie został uzupełniony Dziennik KOMP lub Użytkownik posiada zakaz do dziennika to pojawia się komunikat: Nie zdefiniowano dziennika dla kompensat w konfiguracji okresu obrachunkowego lub operator ma zakaz do tego dziennika.

Jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego nie został uzupełniony Dziennik RK lub Dziennik KOMP to podczas rozrachowywania z listy rozrachunków (lub z pozycji dekretu z zakładki Rozrachunki) dekretów walutowych dla różnych kont księgowych dekret różnicy kursowej oraz dekret kompensaty generuje się do pierwszego dziennika dostępnego w bieżącym okresie obrachunkowym, do którego Użytkownik nie ma zakazu. Dodatkowo pojawia się komunikat: Nastąpiła zmiana domyślnego dziennika dla kompensaty. Czy ustawić nowy dziennik jako domyślny w konfiguracji? oraz Nastąpiła zmiana domyślnego dziennika dla różnicy kursowej. Czy ustawić nowy dziennik jako domyślny w konfiguracji? Zaakceptowanie komunikatów powoduje zapisanie dzienników na formularzu okresu obrachunkowego.

Jeśli na formularzu okresu obrachunkowego uzupełniony został Dziennik RK i Dziennik KOMP i podczas rozrachowywania dekretów walutowych dla różnych kont księgowych Użytkownik wskazuje na dokumencie kompensaty i dokumencie różnicy kursowej inny dziennik to pojawia się komunikat: Nastąpiła zmiana domyślnego dziennika dla kompensaty. Czy ustawić nowy dziennik jako domyślny w konfiguracji? oraz Nastąpiła zmiana domyślnego dziennika dla różnicy kursowej. Czy ustawić nowy dziennik jako domyślny w konfiguracji?

Zaakceptowanie komunikatu powoduje zapisanie dekretu dokumentu kompensaty oraz dekretu dokumentu różnicy kursowej do dzienników wskazanych na dokumencie oraz zmianę dzienników na formularzu okresu obrachunkowego. Wybór opcji Nie powoduje zapisanie dekretu kompensaty oraz dekretu różnicy kursowej do dzienników wskazanych na dokumencie, natomiast kolejne dekrety zapisywane będą do dzienników wskazanych na formularzu okresu obrachunkowego.

Uwaga
Przy zaznaczonym parametrze Generowanie zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków w konfiguracji nie ma możliwości księgowania kompensat i różnic kursowych z poziomu Kasa/Bank. Podczas próby księgowania pojawi się komunikat „Nie można rozpocząć księgowania dokumentu. W Konfiguracji Firma/Księgowość/Księgowość kontowa jest ustawiony parametr Generowanie zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków.

Uwaga
Przy zaznaczonym parametrze Wymuszaj zatwierdzanie zapisów księgowych, dekrety różnic kursowych oraz kompensaty nie zostaną wygenerowane jeżeli zapis ten jest wcześniejszy od “najmłodszego” zapisu w buforze (lub jest późniejszy od “najstarszego” zapisu w buforze) o więcej niż 2 miesiące. W takim wypadku dodawanie dokumentu jest blokowane, w logu z operacji pojawia się komunikat: “Nie udało się wygenerować dekretu róźnicy kursowej/kompensaty z powodu błędu. Przekroczono okres dwóch miesięcy dla zapisów w buforze.

Rys 3. Ilustracja na potrzeby przykładów 7-9

Przykład
Działanie zgodnie z zasadą 1: w momencie zaksięgowania dokumentów już ze sobą rozliczonych dekrety automatycznie się rozrachowują
Mamy dwa dokumenty walutowe po różnych kursach, wprowadzone na różne podmioty: Dok1 i Dok2, do których są płatności w module Kasa/Bank: P1 (płatność do Dok1), P2 (płatność do Dok2).
Dokument Dok1 jest już zaksięgowany (schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci), powstał dekret Dek1.
Następnie rozliczamy płatności P1 z P2 (w module Kasa/Bank powstaje różnica kursowa RK i kompensata KOMP).
Później księgujemy dokument Dok2 (powstaje dekret Dek2), w tym momencie następuje automatyczne rozrachowanie dekretów Dek1 z Dek2 oraz powstaje dekret różnicy kursowej Dek3 RK i dekret kompensaty Dek4 KOMP, które zostają automatycznie powiązane z kompensatą i różnicą kursową z modułu Kasa/Bank.
Opis poszczególnych kroków:

  1. Rozliczenie pomiędzy P1 i P2 -> w module Kasa/Bank powstaje dokument różnicy kursowej RK i kompensata KOMP.
  2. Księgowanie Dok2 schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci -> tworzy się dekret Dek2.
  3. System automatycznie generuje rozrachunek pomiędzy Dek1 a Dek2.
  4. Powstają dekrety Dek3 RK oraz Dek4 KOMP, które zostają automatycznie powiązane z kompensatą i różnicą kursową wygenerowanymi w module Kasa/Bank. Zarówno różnica kursowa, jak i kompensata na liście dokumentów w Kasa/Bank widnieją w kolorze niebieskim. Podgląd zapisu księgowego wskazuje dekret kompensaty lub dekret różnicy kursowej.

Przykład
Przykład jak powyżej, ale inna kolejność wykonywanych kroków – działanie zgodnie z zasadą 2: w momencie rozliczenia płatności/ zapisu K/B do zaksięgowanych dokumentów automatycznie rozrachowują się związane z nimi dekrety)
Mamy dwa dokumenty walutowe po różnych kursach, wprowadzone na różne podmioty: Dok1 i Dok2, do których są płatności w module Kasa/Bank: P1 (płatność do Dok1), P2 (płatność do Dok2).
Dokument Dok1 jest już zaksięgowany (schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci), powstał dekret Dek1.
Opis kolejnych kroków:

  1. Księgujemy Dok2 schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci -> tworzy się dekret Dek2.
  2. Rozliczamy płatności P1 i P2 -> w module Kasa/Bank powstaje dokument różnicy kursowej RK i kompensata KOMP. System automatycznie generuje rozrachunek pomiędzy Dek1 a Dek2.
  3. Powstają dekrety Dek3 RK oraz Dek4 KOMP, które zostają automatycznie powiązane z kompensatą i różnicą kursową wygenerowanymi w module Kasa/Bank. Zarówno różnica kursowa, jak i kompensata na liście dokumentów w Kasa/Bank widnieją w kolorze niebieskim. Podgląd zapisu księgowego wskazuje dekret kompensaty lub dekret różnicy kursowej.

Przykład
Przykład jak powyżej, ale inna kolejność wykonywanych kroków – działanie zgodnie z zasadą 3: w momencie rozrachowania dekretów odpowiadające im nierozliczone płatności/ zapisy kasowe/bankowe rozliczają się automatycznie.
Mamy dwa dokumenty walutowe po różnych kursach, wprowadzone na różne podmioty: Dok1 i Dok2, do których są płatności w module Kasa/Bank: P1 (płatność do Dok1), P2 (płatność do Dok2).
Dokument Dok1 jest już zaksięgowany (schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci), powstał dekret Dek1.
Opis kolejnych kroków:

  • Księgujemy Dok2 schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci -> tworzy się dekret Dek2.
    1. Z poziomu Księgowość/Rozrachunki lub z poziomu zapisu księgowego rozrachowujemy Dek1 z Dek2.
    2. W momencie rozrachowywania pojawia się formatka z propozycją zapisu polecenia księgowania dla powstałej różnicy kursowej i kompensaty.
    3. Po zatwierdzeniu formatki powstają dekrety Dek3 RK oraz Dek4 KOMP, które zostają automatycznie powiązane z kompensatą i różnicą kursową wygenerowanymi w module Kasa/Bank. Zarówno różnica kursowa, jak
      i kompensata na liście dokumentów w Kasa/Bank widnieją w kolorze niebieskim. Podgląd zapisu księgowego wskazuje dekret kompensaty lub dekret różnicy kursowej.

Rys 4. Automatyczne generowanie zapisu księgowego różnicy kursowej i kompensaty, zakładka [Różnica kursowa]

Uwaga
Każde rozliczenie powoduje identyczne rozrachowanie na dekretach i na odwrót, każdy rozrachunek spowoduje rozliczenie. Jeżeli więc w module Kasa/Bankdokonano kilku częściowych rozliczeń, do których w module Kasa/Bank wygenerowane zostały dokumenty różnicy kursowej i/lub dokumenty kompensaty to w księgowości kontowej podczas rozrachowania dekretów związanych z tymi płatnościami również powstanie tyle samo dokumentów różnicy kursowej i/lub dokumentów kompensaty.

4.2 Odznaczony parametr Generowanie zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków

Jeżeli w Konfiguracji parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków jest odznaczony, wówczas dekrety RK i KOMP nie powstają w momencie rozrachunku, różnice kursowe i kompensaty wygenerowane w module Kasa/Bank należy księgować schematem księgowym.

Rys 5. Ilustracja na potrzeby przykładów 10-12

Przykład
Działanie zgodnie z zasadą 1: w momencie zaksięgowania dokumentów już ze sobą rozliczonych dekrety automatycznie się rozrachowują.
Mamy dwa dokumenty walutowe po różnych kursach, wprowadzone na różne podmioty: Dok1 i Dok2, do których są płatności w module Kasa/Bank: P1 (płatność do Dok1), P2 (płatność do Dok2).
Dokument Dok1 jest już zaksięgowany (schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci), powstał dekret Dek1.
Następnie rozliczamy płatności P1 z P2 (w module Kasa/Bank powstaje kompensata KOMP i różnica kursowa RK).
Później księgujemy dokument Dok2 (powstaje dekret Dek2), w tym momencie następuje automatyczne rozrachowanie dekretów Dek1 z Dek2. Należy również z poziomu modułu Kasa/Bank zaksięgować powstałą kompensatę i różnicę kursową. Dekrety RK i KOMP zostaną automatycznie powiązane z rozrachunkami.
Opis poszczególnych kroków:

  1. Rozliczenie pomiędzy P1 i P2 -> w module Kasa/Bank powstaje dokument różnicy kursowej RK i kompensata KOMP.
  2. Księgowanie Dok2 schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci -> tworzy się dekret Dek2.
  3. System automatycznie generuje rozrachunek pomiędzy Dek1 a Dek2.
  4. Z poziomu Kasa/Bank/ Dokumenty rozliczone księgujemy kompensatę -> powstaje dekret Dek3 KOMP.
  5. Dekret kompensaty zostaje automatycznie powiązany z rozrachunkami.
  6. Z poziomu Kasa/Bank/ Różnice kursowe księgujemy różnicę kursową -> powstaje dekret Dek4 RK.
  7. Dekret różnicy kursowej zostanie automatycznie powiązany z rozrachunkami.

Przykład
Przykład jak powyżej, ale inna kolejność wykonywanych kroków – działanie zgodnie z zasadą 2: w momencie rozliczenia płatności/ zapisu K/B do zaksięgowanych dokumentów automatycznie rozrachowują się związane z nimi dekrety.
Mamy dwa dokumenty walutowe po różnych kursach, wprowadzone na różne podmioty: Dok1 i Dok2, do których są płatności w module Kasa/Bank: P1 (płatność do Dok1), P2 (płatność do Dok2).
Dokument Dok1 jest już zaksięgowany (schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci), powstał dekret Dek1.
Opis kolejnych kroków:

  1. Księgujemy Dok2 schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci -> tworzy się dekret Dek2.
  2. Rozliczamy płatności P1 i P2 -> w module Kasa/Bank powstaje dokument różnicy kursowej RK i kompensata KOMP.
  3. System automatycznie generuje rozrachunek pomiędzy Dek1 a Dek2.
  4. Z poziomu Kasa/Bank/ Dokumenty rozliczone księgujemy kompensatę -> powstaje dekret Dek3 KOMP.
  5. Dekret kompensaty zostaje automatycznie powiązany z rozrachunkami.
  6. Z poziomu Kasa/Bank/ Różnice kursowe księgujemy różnicę kursową -> powstaje dekret Dek4 RK.
  7. Dekret różnicy kursowej zostaje automatycznie powiązany z rozrachunkami.

Przykład
Przykład jak powyżej, ale inna kolejność wykonywanych kroków – działanie zgodnie z zasadą 3: w momencie rozrachowania dekretów odpowiadające im nierozliczone płatności/ zapisy kasowe/bankowe rozliczają się automatycznie.
Mamy dwa dokumenty walutowe po różnych kursach, wprowadzone na różne podmioty: Dok1 i Dok2, do których są płatności w module Kasa/Bank: P1 (płatność do Dok1), P2 (płatność do Dok2).
Dokument Dok1 jest już zaksięgowany (schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci), powstał dekret Dek1.
Opis kolejnych kroków:

  1. Księgujemy Dok2 schematem odwołującym się do makra @KwotaPlatnosci -> tworzy się dekret Dek2.
  2. Z poziomu Księgowość/ Rozrachunki lub z poziomu zapisu księgowego rozrachowujemy Dek1 z Dek2.
  3. System automatycznie rozliczył dokumenty Dok1 i Dok2.
  4. Z poziomu Kasa/Bank/ Dokumenty rozliczone księgujemy kompensatę -> powstaje dekret Dek3 KOMP.
  5. Dekret kompensaty zostaje automatycznie powiązany z rozrachunkami.
  6. Z poziomu Kasa/Bank/ Różnice kursowe księgujemy różnicę kursową -> powstaje dekret Dek4 RK.
  7. Dekret różnicy kursowej zostaje automatycznie powiązany z rozrachunkami.

4.3 Usuwanie od strony rozliczenia

Jeżeli rozliczenie jest połączone z rozrachunkiem to usunięcie rozliczenia z poziomu modułu Kasa/Bank nie jest możliwe, pojawia się komunikat: Nie można usunąć rozliczenia powiązanego z rozrachunkiem. Należy usunąć rozrachunek z poziomu Księgowość/Rozrachunki.

Jeżeli na dekrecie zaznaczony jest parametr Rozrachunek bez rozliczenia w K/B to usunięcie rozliczenia jest możliwe ze względu na brak powiązania pomiędzy rozliczonymi płatnościami i rozrachowanymi dekretami. Usunięcie rozliczenia w takim przypadku nie powoduje usunięcia rozrachunku.

4.4 Usuwanie od strony rozrachunku

Możliwość usuwania automatycznie wygenerowanych rozliczeń i rozrachunków istnieje tylko od strony rozrachunków. Przy próbie usunięcia rozrachunku powiązanego z rozliczeniem (zarówno z listy rozrachunków rozrachowanych, jak i z pozycji dekretu z zakładki Rozrachunki) pojawia się komunikat: Rozrachunek połączony z rozliczeniem. Czy usunąć rozliczenie? Zaakceptowanie komunikatu powoduje usunięcie rozrachunku wraz z rozliczeniem. Wybór opcji Nie powoduje usunięcie tylko rozrachunku, rozliczenie w module Kasa/Bank pozostaje.

Uwaga
Jeżeli w Konfiguracji parametr o automatycznych rozliczeniach  i rozrachunkach jest zaznaczony to w przypadku seryjnego usuwania rozrachunków z poziomu Księgowość/ Rozrachunki/ Rozrachunki zakładka [Rozrachowane] komunikat: Rozrachunek połączony z rozliczeniem. Czy usunąć rozliczenie? pojawia się tylko raz. Wybór opcji Tak lub Nie działa na wszystkie dekrety zaznaczone na liście.

Podczas usuwania rozrachunków walutowych automatycznie usunięty zostanie dekret różnicy kursowej, który jest powiązany z tym rozrachunkiem pod warunkiem, że dekret różnicy kursowej nie jest zatwierdzony na czysto, znajduje się w bieżącym okresie obrachunkowym, Użytkownik usuwający rozrachunek nie ma zakazu usuwania dekretów z dziennika, w którym znajduje dekret różnicy kursowej oraz dekret różnicy kursowej nie był wprowadzany ręcznie. Usuwany jest zarówno dekret powstały podczas generacji rozrachunków jak i dekret powstały po zaksięgowaniu dokumentu różnicy kursowej w module Kasa/Bank.

Podczas usuwania rozrachunków dla dwóch różnych kont księgowych automatycznie usunięty zostanie dekret kompensaty, który jest powiązany z tym rozrachunkiem pod warunkiem, że dokument kompensaty nie jest zatwierdzony na czysto, znajduje się w bieżącym okresie obrachunkowym oraz Użytkownik usuwający rozrachunek nie ma zakazu usuwania dekretów z dziennika, w którym znajduje się dekret kompensaty. Usuwany jest zarówno dekret powstały podczas generacji rozrachunków jaki i dekret powstały po zaksięgowaniu dokumentu kompensaty w module Kasa/Bank.

Jeżeli dokument różnicy kursowej i/lub dokument kompensaty został zaksięgowany na czysto, nie znajduje się w bieżącym okresie obrachunkowym lub Użytkownik usuwający rozrachunek ma zakaz usuwania dekretów z dziennika w którym znajduje się dekret różnicy kursowej i/lub dekret kompensaty to podczas usuwania rozrachunku pojawia się odpowiedni komunikat informujący o przyczynie błędu. Następuje usunięcie rozrachunku między dekretami, natomiast dekret różnicy kursowej i/lub kompensaty pozostaje. Pozostaje również powiązanie tego dekretu z dokumentem różnicy kursowej i/lub dokumentem kompensaty w module Kasa/Bank i rozliczenie w module Kasa/Bank nie zostaje usunięte.

Poniższa tabelka pokazuje w jaki sposób następuje usuwanie rozrachunku i dekretów RK/ KOMP, w zależności od tego w jakim są okresie obrachunkowym oraz czy są w buforze czy już zatwierdzone.

Z poziomu dekretu różnicy kursowej nie ma możliwości usunięcia rozrachunku. Podczas próby usunięcia pojawia się komunikat: Rozrachunek różnicy kursowej należy usunąć z listy rozrachunków.

Uwaga
Podczas generowania storna dekretów rozrachowanych następuje usunięcie rozrachunku między dekretami natomiast rozliczenie w module Kasa/Bank pozostaje.

W przypadku gdy rozrachunek dokonany został pomiędzy dekretem lub dekretami z zaznaczonym parametrem Rozrachunek bez rozliczenia w K/B to usunięcie rozrachunku nie powoduje usunięcia rozliczenia (więcej informacji na temat działania tego parametru znajduje się w rozdziale Rozrachunek bez rozliczenia w K/B). Podczas usuwania rozrachunku automatycznie usunięty zostanie dekret różnicy kursowej oraz dekret kompensaty pod warunkiem, że dokument nie jest zatwierdzony na czysto, znajduje się w bieżącym okresie obrachunkowym oraz Użytkownik usuwający rozrachunek nie ma zakazu usuwania dekretów z dziennika, w którym znajduje się dekret różnicy kursowej i/lub kompensaty.

Uwaga
Nie można usunąć zapisu księgowego posiadającego rozrachowany rozrachunek. Podczas próby usunięcia zapisu księgowego pojawia sią komunikat: Zapis księgowy [Nr dokumentu] posiada rozliczone dekrety. Rozrachunek należy usunąć z poziomu Księgowość/ Rozrachunki lub bezpośrednio z dekretu z zakładki Rozrachunki.

4.5 Ponowne rozrachowanie wcześniej usuniętych rozrachunków połączonych z automatycznymi rozliczeniami

Jeżeli rozrachunki były połączone z rozliczeniami i dokonano usunięcia rozrachunku, ale nie zostały usunięte rozliczenia (dekret różnicy kursowej i/lub dekret kompensaty jest zatwierdzony na czysto, Użytkownik ma zakaz usuwania dekretów z dziennika lub zakaz do konta lub zrezygnowano z usunięcia rozliczenia podczas usuwania rozrachunku) to podczas ponownego generowania rozrachunku na tę samą kwotę połączą się one z wcześniej wygenerowanymi rozliczeniami pod warunkiem, że nie dokonano modyfikacji dekretów. W przypadku braku zgodności pojawia się komunikat: Wystąpił błąd podczas rozliczania dokumentów kasowych/bankowych. Rozliczenie niemożliwe. Dokument [Nr dokumentu] jest już rozliczony.

Podczas ponownego dokonywania rozrachunku należy zrezygnować z generowania dekretu różnicy kursowej i/lub dekretu kompensaty (lub odznaczyć w Konfiguracji parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków i wskazać podczas dokonywania rozrachunku dekret różnicy kursowej). Po wskazaniu dekret różnicy kursowej połączy się z rozrachunkiem. Nie ma możliwości wskazania dokumentu kompensaty. Użytkownik powinien go wcześniej usunąć.

5 Co jeszcze warto wiedzieć?

5.1 Dokumenty walutowe z VAT w PLN

Dokumenty walutowe z zaznaczonym parametrem Płatność VAT w PLN generują dwie płatności w dwóch różnych walutach (jedna płatność na kwotę netto w walucie obcej i druga na kwotę VAT w walucie PLN). Dlatego też, aby nastąpiło automatycznie rozliczenie i rozrachowanie po zaksięgowaniu takiego dokumentu muszą powstać dwa dekrety na kwotę i w walucie odpowiadającej tym płatnościom.

Jeżeli dokument będzie zaksięgowany w kwocie brutto w walucie dokumentu podczas rozliczania nie nastąpi automatyczne rozrachowanie dekretów.

Uwaga
Aby prawidłowo zaksięgować dokument walutowy z zaznaczonym Płatność VAT w PLN, w pozycji schematu księgowego przy wyborze makra @KwotaPlatnosci w warunku należy się odwołać do waluty płatności, np. @WalutaPlatnosci =’PLN’.

5.2 Blokowanie pól na płatnościach/ dekretach

Jeżeli w Konfiguracji firmy jest włączony parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki, to w celu uniknięcia niezgodności pomiędzy danymi na płatności, a danymi:

  • na dekretach powstałych po zaksięgowaniu makrem @KwotaPlatnosci,
  • na dekretach powstałych po zaksięgowaniu raportów kasowych/bankowych,
  • na dekretach powstałych po zaksięgowaniu dokumentu różnicy kursowej i/lub dokumentu kompensaty z poziomu modułu Kasa/Bank,
  • predekretacji dokumentów w wyżej wymienionych przypadkach,

zablokowane są  następujące pozycje: Kwota, Waluta, Termin rozrachunku oraz pola związane z określeniem notowania waluty.

Analogicznie w drugą stronę: po zaksięgowaniu dokumentu makrem @KwotaPlatnosci na zdarzeniu w Preliminarzu płatności zablokowane zostaną następujące pola: Podmiot, Kwota, Termin płatności, Waluta rozliczenia oraz pola związane z określeniem notowania waluty. Dodatkowo taka płatność nie podlega podziałowi.

Uwaga
Makro @KwotaPlatnosci działa w ten sposób niezależnie od zaznaczonego/odznaczonego parametru Automatyczne rozliczenia i rozrachunki dostępnego w Konfiguracji Firmy/Księgowość/Parametry

5.3 Zakładka [Dokumenty]

Na pozycji zapisu księgowego dostępna jest zakładka [Dokumenty].

Na zakładce pokazywane są wszystkie dokumenty powiązane z danym rozrachunkiem. Można podglądnąć nagłówek drugiego dokumentu PK, RK i KOMP.

Na pozycji dekretu różnicy kursowej i dekretu kompensaty pokazywane jest powiązanie z nagłówkami dekretów rozliczanych. Jeżeli zapis księgowy różnicy kursowej i/lub zapis księgowy kompensaty powstanie po zaksięgowaniu tych dokumentów z poziomu modułu Kasa/Bank i posiada kilka pozycji to każda z tych pozycji ma widoczne powiązanie z dekretami rozrachunku głównego.

Rys 6. Zakładka [Dokumenty] na pozycji rozliczanego dekretu

5.4 Powiązanie rozliczeń pomiędzy modułami – podgląd

W programie istnieje możliwość podglądu powiązań pomiędzy rozliczeniami prowadzonymi w module Kasa/Bank a rozrachunkami dokonywanymi na kontach księgowych. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry wybrano Rodzaj księgowości: Księgowość kontowa oraz w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczono parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki, po dokonaniu rozliczenia w module Kasa/Bank widoczna jest ikona ,  a po wykonaniu rozrachunku na kontach księgowych w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus dostępna jest ikona .

Podgląd rozliczeń w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus jest dostępny z poziomu:

  • Księgowość/ Rozrachunki/ Rozrachunki, zakładka [Rozrachowane],
  • formularza Polecenia Księgowania oraz formularza BO,
  • formularza dekretu, z każdej zakładki oraz pozycji BO.

Po kliknięciu w ikonę Rozliczeń z poziomu formularza Polecenia Księgowania (dla dekretu podświetlonego) lub
z poziomu formularza dekretu (zakładka [Ogólne] lub [Dokumenty]), otwierane jest okno Listy dokumentów rozliczających, na której wyświetlane są wszystkie rozliczenia dokonane w module Kasa/Bank związane z dekretem, z poziomu którego uruchamiamy ikonę Rozliczeń. Klikając w ikonę Rozliczenia z poziomu formularza

dekretu, z zakładki Rozrachunki, na Liście dokumentów rozliczających domyślnie widoczne jest rozliczenie związane z podświetlonym dekretem rozrachowującym. Pod listą dostępny jest parametr Pokaż rozliczenia dla całego dekretu. Jego zaznaczenie powoduje wyświetlanie rozliczeń dla całego dekretu. Podglądu rozliczeń można również dokonać z poziomu Księgowość/ Rozrachunki/ Rozrachunki, poprzez kliknięcie w ikonę Rozliczenia w zakładce Rozrachowane co pozwoli na wyświetlenie rozliczeń związanych z podświetlonym rozrachunkiem.

Jeżeli dekret nie posiada powiązanych rozliczeń w module Kasa/Bank to po kliknięciu w ikonę rozliczeń pojawia się komunikat: Dekret nie posiada skojarzonych rozliczeń.

W przypadku dekretu różnicy kursowej po kliknięciu w ikonę rozliczeń z poziomu:

  • formularza zapisu księgowego różnicy kursowej,
  • Księgowość/ Rozrachunki/ Rozrachunki, zakładka [Rozrachowane], jeżeli na liście podświetlony jest dekret podrzędny różnicy kursowej,
  • formularza dekretu różnicy kursowej, z każdej zakładki,

pojawia się komunikat: Rozrachunek związany z różnicą kursową, nie można podglądnąć rozliczeń.

Podgląd rozrachunków w module Kasa/Bank dostępny jest z poziomu:

  • Preliminarza płatności,
  • listy zapisów kasowych/bankowych,
  • formularza zdarzenia w Preliminarzu płatności lub formularza zapisu kasowego/bankowego, z każdej zakładki.

Uwaga
Kolumny na Liście rozrachunków związanych z rozliczeniami: Kwota dekretu wal [symbol waluty] oraz Kwota rozrachunku wal [symbol waluty] są widoczne jeżeli pobrano moduł Księga Handlowa Plus oraz w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczono parametr Obsługa kont walutowych.

Po kliknięciu w ikonę Rozrachunków z poziomu Preliminarza płatności, listy zapisów kasowych/bankowych, formularza zdarzenia w Preliminarzu płatności (za wyjątkiem zakładki Rozliczenia) lub formularza zapisu kasowego/bankowego (za wyjątkiem zakładki Rozliczenia dokumentów), na Liście rozrachunków związanych
z rozliczeniami widoczne są wszystkie rozrachunki dokonane na kontach księgowych związane z dokumentem,
z poziomu którego uruchamiamy ikonę Rozrachunków. Po kliknięciu w ikonę Rozrachunków z poziomu formularza zdarzenia w Preliminarzu płatności, z zakładki Rozliczenia lub formularza zapisu kasowego/bankowego, z zakładki Rozliczenia dokumentów domyślnie widoczny jest rozrachunek związany z podświetlonym rozliczeniem. Pod listą dostępny jest parametr Pokaż dla całego dokumentu. Jego zaznaczenie powoduje wyświetlanie rozrachunków dla całego dokumentu.

Jeżeli dokument nie posiada powiązanych rozrachunków na kontach księgowych to po kliknięciu w ikonę Rozrachunków pojawia się komunikat: Dokument kasowy/bankowy nie posiada skojarzonych rozrachunków.

5.5 Zapisywanie dekretu w momencie dodawania rozrachunku

Aby można było dokonać rozrachunku z poziomu dekretu księgowego, to na moment generowania rozrachunku zapis księgowy musi się bilansować. W przeciwnym wypadku przy próbie dodania rozrachunku (po kliknięciu na ikonę plusa na zakładce Rozrachunki) pojawi się komunikat: Nie można dokonać rozrachunku. Nie można zapisać dokumentu niezbilansowanego. Kwota niezbilansowana XXXX.

Jeżeli na dokument polecenia księgowania wprowadzamy zapis powodujący bilansowanie całego PK i od razu dokonujemy jego rozrachowania na zakładce Rozrachunki, to dekrety zostają zapisane do bazy danych już w momencie ich rozrachowania. Po dokonaniu rozrachunku dokument PK pozostaje otwarty i można wprowadzać na nim kolejne dekrety.

Rozrachunek zapisuje się do bazy danych w czasie rzeczywistym stąd zamknięcie okna bez zapisywania zmian nie działa. Rozrachunek należy usunąć za pomocą ikony kosza.

Jeżeli na dokumencie PK nie uzupełniono pola Numer dokumentu to w momencie próby dokonania rozrachunku po kliknięciu w ikonę plusa pojawia się komunikat: Nie można dokonać rozrachunku. Brak numeru dokumentu na zapisie księgowym.

5.6 Moduły operatora

W przypadku pracy na bazie danych z włączoną opcją automatycznych rozliczeń i rozrachunków podczas rozliczania dokumentów automatycznie dokonywane są rozrachunki, nawet jeśli zalogowany operator który dokonuje rozliczenia nie ma pobranego modułu Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus.

Przykład
Operator1 loguje się tylko na moduł Kasa/Bank, Operator2 loguje się na moduł Kasa/Bank i Księga Handlowa.
Jeżeli Operator1 rozlicza płatności w module Kasa/Bank, wówczas automatycznie „w tle” rozrachowują się również odpowiednie dekrety. Operator2 po zalogowaniu na moduł Księga Handlowa i wejściu
w Księgowość/ Rozrachunki widzi już te dekrety jako rozrachowane.

Uwaga
W przypadku, gdy firma posiada tylko moduł Księga Handlowa (bez modułu Księga Handlowa Plus) nie można generować automatycznych rozliczeń/rozrachunków walutowych. Automat działa tylko gdy waluta płatności zgadza się z walutą dekretu.
Przy próbie rozliczenia dokumentów walutowych, które są zaksięgowane na konta złotówkowe (moduł Księga Handlowa, a nie Księga Handlowa Plus) pojawi się komunikat Wystąpił problem podczas rozrachowywania dokumentów [Dok1] z [Dok2]. Nie wygenerowano rozrachunku – różna waluta rozliczenia [XXX] i dekretu [PLN].

5.7 Data rozliczenia/ rozrachunku

Dokonanie rozrachunku z odpowiednią datą powoduje wygenerowanie rozliczenia w module Kasa/Bank z tą samą datą. Analogicznie dokonanie rozliczenia powoduje wygenerowanie rozrachunku na kontach księgowych z tą samą datą.

Uwaga
Potwierdzenie salda wygenerowane w module Kasa/Bank będzie zgodne z Potwierdzeniem wygenerowanym w module księgowym jeżeli data zdarzenia w Preliminarzu płatności będzie taka sama jak data księgowania dokumentu. W sytuacji, gdy w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów wskazana zostanie data inna niż data wpływu lub wystawienia to mogą wystąpić różnice pomiędzy Potwierdzeniami sald generowanymi w obydwu modułach.

Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczony jest parametr Generowanie zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków to na formularzu okresu obrachunkowego (Konfiguracja Firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe) należy wskazać dzienniki księgowań oraz daty księgowania dla dekretu różnicy kursowej oraz dekretu kompensaty. Data księgowania domyślnie ustawiana jest

jako data rozrachunku, która jest pobierana z Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa, parametr Data rozrachunku jako późniejsza z dat.

Jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego wskazana jest data rozrachunku to podczas księgowania dokumentów rozliczonych wcześniej w module Kasa/Bank lub podczas rozliczania w module Kasa/Bank zaksięgowanych wcześniej dokumentów rozrachunek oraz dekret różnicy kursowej i /lub kompensaty generowane są z datą rozliczenia powstałego w module Kasa/Bank.

Jeżeli na formularzu okresu obrachunkowego wskazana jest data bieżąca to podczas księgowania dokumentów rozliczonych wcześniej w module Kasa/Bank lub podczas rozliczania w module Kasa/Bank zaksięgowanych wcześniej dokumentów rozrachunek generowany jest z datą rozliczenia powstałego w module Kasa/Bank natomiast dekret różnicy kursowej i /lub kompensaty generowany jest z datą bieżącą.

Podczas generowania rozrachunków z poziomu Księgowość/ Rozrachunki/ Rozrachunki zakładka [Nierozrachowane] lub z pozycji dekretu z zakładki [Rozrachunki] dekret różnicy kursowej i /lub kompensaty generowany jest z datą wskazaną na formularzu okresu obrachunkowego natomiast rozliczenie w module Kasa/Bank generowane jest z datą rozrachunku.

Uwaga
Jeżeli data rozrachunku/bieżąca jest spoza bieżącego okresu obrachunkowego wówczas dekret różnicy kursowej i/lub kompensaty zostanie wygenerowany na pierwszy dzień okresu ustawionego jako bieżący.

Poniższa tabelka pokazuje jaka data jest ustawiana jako data rozliczenia/ rozrachunku oraz jako data różnicy kursowej i kompensaty w zależności od ustawień w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe na formularzu okresu obrachunkowego.

Uwaga
Jeżeli usuniemy rozrachunek, a nie usuniemy rozliczenia (na pytanie Zaznaczone rozrachunki są połączone z rozliczeniami. Czy usunąć rozliczenia? odpowiemy Nie), a następnie ponownie rozrachujemy dekrety, to rozrachunek utworzy się z datą ustawioną w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/Księgowość kontowa, parametr Data rozrachunku jako późniejsza z dat, a nie z datą rozliczenia.

Księgowanie dokumentów rozliczonych wcześniej w module Kasa/Bank lub rozliczanie w module Kasa/Bank zaksięgowanych wcześniej dokumentówGenerowanie rozrachunków z poziomu Księgowość/ Rozrachunki/ Rozrachunki zakładka [Nierozrachowane] lub z pozycji dekretu z zakładki [Rozrachunki]
Data księgowania RK/KOMP w Konfiguracji jako data ROZRACHUNKU
data rozrachunku = data rozliczenia
data dekretu RK/KOMP = data rozliczenia
data rozliczenia = data rozrachunku
data dekretu RK/KOMP = data rozrachunku
Data księgowania RK/KOMP w Konfiguracji jako data BIEŻĄCA
data rozrachunku = data rozliczenia
data dekretu RK/KOMP = data bieżąca
data rozliczenia = data rozrachunku
data dekretu RK/KOMP = data bieżąca

5.8 Praca rozproszona – import rozliczeń

Funkcjonalność automatycznych rozliczeń i rozrachunków działa również w przypadku importu dokumentów i rozliczeń przez pracę rozproszoną. W momencie importu rozliczeń do zaksięgowanych już dokumentów nastąpi automatyczne rozrachowanie dekretów.

  • Przypadek, gdy dokumenty w bazie docelowej są zaksięgowane i nierozliczone

Do bazy docelowej mamy przeniesione dokumenty, np. FA i raport bankowy, są już zaksięgowane ale jeszcze nierozliczone/ nierozrachowane.

Następnie pracą rozproszoną importujemy rozliczenia. Po zaimportowaniu w module Kasa/Bank następuje rozliczenie zdarzeń z zapisami bankowymi, automatycznie nastąpi też rozrachowanie odpowiadających im dekretów.

Dodatkowo, gdy importowane rozliczenie dotyczy zapisów walutowych z różnymi kursami lub gdy jest to kompensata, oprócz automatycznego rozrachowania wygenerowane zostaną też dekrety Różnicy kursowej i Kompensaty. Powstanie dekretu RK i/lub KOMP uzależnione jest od parametru Generowanie zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków dostępnego w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa.

  • Przypadek, gdy dokumenty w bazie docelowej są zaksięgowane i rozliczone

Do bazy docelowej mamy przeniesione dokumenty, np. FA i raport bankowy, są już zaksięgowane i rozrachowane.

Następnie pracą rozproszoną importujemy rozliczenia. Operacja nie powiedzie się, gdyż w bazie docelowej dokumenty są już rozliczone (w momencie rozrachowania dekretów nastąpiło automatyczne rozliczenie). W logu z przebiegu importu pojawi się komunikat Wystąpił błąd przy imporcie składnika. Rozliczenie niemożliwe. Dokument [Dok1] jest już rozliczony.

Wyjątkiem jest sytuacja, gdy rozrachowane dekrety miały zaznaczony parametr Bez rozliczenia w K/B. W takim przypadku w momencie rozrachowywania dekretów nie nastąpiło automatyczne rozliczenie (więcej informacji na temat działania tego parametru znajduje się w rozdziale Rozrachunek bez rozliczenia w K/B). Wówczas w momencie importu rozliczeń pracą rozproszoną import się powiedzie.

  • Przypadek, gdy dokumenty w bazie docelowej nie są zaksięgowane

Do bazy docelowej mamy przeniesione dokumenty, np. FA i raport bankowy, które nie są jeszcze zaksięgowane.

Następnie pracą rozproszoną importujemy rozliczenia, dokumenty zostają więc rozliczone.

Jeżeli później zaksięgujemy dokumenty, automatycznie nastąpi rozrachowanie dekretów.

5.9 Filtry i operacje seryjne

W celu dodatkowego ułatwienia i przyspieszenia pracy pewne operacje można wykonywać seryjnie.

  • Zaznacz/Odznacz rozrachunek

Z poziomu Księgowość/ Dzienniki/ zakładka [Konto] oraz na formularzu bilansu otwarcia (Księgowość/ Inne/ Dokumenty BO) jest możliwość seryjnego zaznaczenia/odznaczenia parametru Rozrachunek dla wybranych dekretów księgowych/ pozycji bilansu otwarcia poprzez wybór opcji z menu kontekstowego Zaznacz rozrachunek/Odznacz rozrachunek.

  • Ustaw/Odznacz rozrachunek bez rozliczenia w K/B

Z poziomu Księgowość/ Plan kont jest możliwość seryjnego zaznaczenia/odznaczenia parametru Rozrachunek bez rozliczenia w K/B dla zaznaczonych kont księgowych poprzez wybór opcji Ustaw/Odznacz rozrachunek bez rozliczenia w K/B dostępnej w menu kontekstowym oraz pod ikoną operacji seryjnych.

  • Kompensaty bez rozrachunku

Z poziomu Księgowość/ Dzienniki w filtrze pod listą dostępny jest parametr Kompensaty bez rozrachunku. Po jego zaznaczeniu wyświetlone zostaną dekrety kompensat, które nie zostały automatycznie usunięte przy usuwaniu rozrachunków, ze względu na to że były zatwierdzone na czysto i/lub znajdowały się w okresie obrachunkowym innym niż bieżący i/lub Użytkownik usuwający rozrachunek miał zakaz do usuwania dekretów z dziennika, w którym znajduje się dekret kompensaty.  


6. Nie działa automatyczne rozliczanie/rozrachowywanie – dlaczego?

Jeżeli rozliczamy dokumenty, a mimo to nie nastąpiło automatyczne rozrachowanie dekretów, a także odwrotnie: rozrachowanie nie spowodowało automatycznego rozliczenia, może to wynikać z kilku powodów (wynikających zarówno z zamierzonego działania funkcjonalności, jak i z błędnego skonfigurowania programu).

Na samym początku należy więc sprawdzić:

  • Parametr w konfiguracji

Należy sprawdzić, czy w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczony jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki. Parametr musi być zaznaczony, aby działało automatyczne rozliczanie i rozrachowywanie.

  • Schematy księgowe

Należy sprawdzić czy schemat wykorzystywany do księgowania dokumentu jest zdefiniowany prawidłowo. Aby zadziałał mechanizm automatycznych rozliczeń i rozrachunków:

  • w elemencie schematu księgowego musi być zaznaczony parametr Rozrachunek
  • w Kwocie ma być odwołanie do makra @KwotaPlatnosci (na pozycji schematu należy wybrać Kwota/ Płatności/ Kwota płatności).

Jeżeli powyższe opcje są poprawnie skonfigurowane, a mimo to nie działa funkcjonalność automatycznych rozliczeń i rozrachunków, należy jeszcze sprawdzić przypadki wymienione w kolejnych podrozdziałach.


6.1 Sytuacje, w których automat nie zadziała

W niżej wymienionych przypadkach funkcjonalność automatycznych rozliczeń i rozrachunków nie zadziała. Nie pojawią się dodatkowe komunikaty, gdyż funkcjonalność ta wynika z przyjętych w programie zasad działania automatycznych rozliczeń/rozrachunków.

6.1.1 Parametr Rozrachunek

Na dekretach powstałych z księgowania schematem musi być zaznaczony parametr Rozrachunek.
Aby funkcjonalność zadziałała dla pozycji bilansu otwarcia i/lub dla dekretów ręcznie wprowadzanych z poziomu Księgowość/ Dzienniki ważne jest, aby były na nich zaznaczone parametry Rozrachunek i Generowanie płatności.

6.1.2 Rozrachunek bez rozliczenia w K/B

Mogą zdarzyć się sytuacje, w których nie chcemy aby rozliczenie dokumentów powodowało automatyczne rozrachowanie ich dekretów (i analogicznie w drugą stronę: aby rozrachowanie spowodowało automatyczne rozliczenie). Można w takich sytuacjach wykorzystać parametr Bez rozliczenia w K/B.

Na pozycji zapisu księgowego można zaznaczyć parametr Bez rozliczenia w K/B. Jest on dostępny jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczony jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki. Parametr na pozycji zapisu księgowego zostanie zaznaczony automatycznie w sytuacji, gdy konto

wybrane na dekrecie ma na swoim formularzu w planie kont zaznaczony parametr Rozrachunek bez rozliczenia w K/B. Parametr podlega edycji.

Parametr dostępny jest również na formularzu dokumentu BO. W przypadku pozycji BO należy najpierw zaznaczyć parametr Rozrachunek. Po jego zaznaczeniu przenoszą się ustawienia z formularza konta. Parametr podlega edycji.

W przypadku dekretu z parametrem Bez rozliczenia w K/B przy rozrachowywaniu dekretów na kontach księgowych nie następuje automatyczne rozliczenie w module Kasa/Bank. Analogicznie po rozliczeniu dokumentów w module Kasa/Bank nie następuje automatyczne rozrachowanie odpowiadających im dekretów.

Rozrachunek dekretu z parametrem Rozrachunek bez rozliczenia w K/B

  • Rozrachowanie dekretów jeżeli płatności w module Kasa/Bank nie są rozliczone

Jeżeli jeden lub oba dekrety biorące udział w rozrachunku mają zaznaczony parametr Bez rozliczenia w K/B to podczas rozrachowania tych dekretów dokonuje się rozrachunek, powstaje ewentualny dekret różnicy kursowej i/lub dekret kompensaty (jeżeli w Konfiguracji jest zaznaczony parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków), ale nie następuje rozliczenie płatności w module Kasa/Bank.

  • Rozrachowanie dekretów jeżeli płatności module Kasa/Bank są rozliczone

Jeżeli jeden lub oba dekrety biorące udział w rozrachunku mają zaznaczony parametr Bez rozliczenia w K/B to podczas rozrachowania tych dekretów dokonuje się rozrachunek, powstaje ewentualny dekret różnicy kursowej i/lub kompensaty (jeżeli w Konfiguracji jest zaznaczony parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków), ale nie następuje powiązanie rozrachunku
z wygenerowanym wcześniej rozliczeniem.

Jeżeli płatności w module Kasa/Bank zostały rozliczone oraz w Konfiguracji parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków jest odznaczony lub Użytkownik rezygnuje
z tych dokumentów podczas generowania rozrachunku to istnieje możliwość wskazania do rozrachunku dokumentu różnicy kursowej zaksięgowanego w module Kasa/Bank. Dekret kompensaty powstały w module Kasa/Bank nie zostanie podłączony do rozrachunku.

Jeżeli w Konfiguracji parametr o generacji zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków jest zaznaczony, a dokument różnicy kursowej i/lub dokument kompensaty wygenerowany
w module Kasa/Bank nie jest zaksięgowany to nie będzie powiązania pomiędzy tymi dokumentami.

  • Rozrachowanie dekretów w momencie księgowania jeśli płatności w module Kasa/Bank są rozliczone

Jeżeli płatności w module Kasa/Bank zostały rozliczone i Użytkownik księguje drugi dokument, do którego tworzy się dekret z zaznaczonym parametrem Bez rozliczenia w K/B (lub parametr został zaznaczony na dekrecie powstałym do pierwszego dokumentu) to podczas księgowania nie tworzy się rozrachunek.


6.1.3 Storno zapisu księgowego

Podczas generowania storna dekretów rozliczonych i rozrachowanych następuje usunięcie rozrachunku, natomiast rozliczenie w module Kasa/Bank nie jest usuwane.

Jeżeli ze stornowanym dekretem jest powiązany dekret różnicy kursowej i/lub kompensaty to rozrachunki również są usuwane, ale sam dekret RK i/lub KOMP pozostaje.

Przykład
Mamy dwa dokumenty, np. fakturę sprzedaży i fakturę zakupu, zaksięgowane (powstały dekrety Dek1 i Dek2), zarówno rozliczone jak i rozrachowane. Powstał do nich dekret kompensaty.

Dekrety są już zatwierdzone.

Następnie wykonujemy storno dekretu Dek1. Pojawia się komunikat „Zapis księgowy posiada rozliczone dekrety. Po wykonaniu storna rozrachunki zostaną usunięte. Czy wykonać storno dekretu księgowego?”. Po jego zaakceptowaniu pojawia się informacja „Rozliczenie nie zostało usunięte. Z rozrachunkiem związany jest dekret kompensaty [KOMPK/1/2015]. Dekrety należy usunąć ręcznie”.

W efekcie rozrachunki między dekretami Dek1 i Dek2 zostały usunięte, natomiast w module Kasa/Bank dokumenty są ciągle rozliczone. Na liście zapisów księgowych ciągle jest widoczny zapis związany z kompensatą, który należy usunąć ręcznie jeżeli znajduje się w buforze lub dokonać storna jeżeli dekret kompensaty jest już zatwierdzony.

Jeżeli ponownie zaksięgujemy odksięgowany dokument (tzn. fakturę, której dekret został wcześniej wystornowany) nastąpi automatyczne rozrachowanie nowego dekretu z dekretem Dek2. Powstanie również powiązanie rozrachunków z rozliczeniami. Utworzony zostanie dekret kompensaty, który będzie powiązany z kompensatą w module Kasa/Bank.

W przypadku stornowania dekretu powiązanego z różnicą kursową program działa analogicznie, jak w wyżej opisanym przykładzie dot. kompensaty.

Uwaga
Podczas generowania storna dekretów rozliczonych następuje usunięcie rozrachunku między dekretami, natomiast rozliczenie w module Kasa/Bank pozostaje

6.1.4 Dokument kompensaty

Funkcjonalność automatycznych rozliczeń i rozrachunków i automatyczne wiązanie dekretu kompensaty z dokumentem z modułu Kasa/Bank działa dla kompensat widocznych z poziomu Kasa/Bank/ Dokumenty rozliczone, a nie dla Dokumentów kompensat z poziomu Kasa/Bank/ Dokumenty kompensat.

6.1.5   Bilans otwarcia na podstawie preliminarza i kasy

Funkcjonalność automatycznych rozliczeń i rozrachunków nie działa dla pozycji bilansu otwarcia generowanych w oparciu o płatności w Preliminarzu płatności (tzn. w sytuacji, gdy w pierwszym okresie obrachunkowym najpierw wprowadzamy płatności do modułu Kasa/Bank, a następnie z poziomu Księgowość/ Inne/ Dokumenty BO na formularzu BO naciskamy na ikonę Inicjalizuj b.o. na podstawie preliminarza i kasy oraz na tak wygenerowanych pozycjach zaznaczamy parametr Rozrachunek to pomimo późniejszego rozrachowania takich pozycji bilansu nie nastąpi rozliczenie płatności – i analogicznie: rozliczenie płatności nie spowoduje rozrachowania dekretów).

6.2 Możliwe komunikaty

6.2.1 Różna waluta rozliczenia i dekretu

Komunikat Nie wygenerowano rozrachunku/rozliczenia – różna waluta rozliczenia [XXX] i dekretu [PLN] pojawia się w sytuacji, gdy dokumenty walutowe zostały zaksięgowane na konta złotówkowe. W takiej sytuacji nie ma możliwości automatycznego rozliczania i rozrachowywania.

Przykład
Mamy dwa dokumenty walutowe Dok1 i Dok2, oba zaksięgowane na konta złotówkowe. W module Kasa/Bank rozliczamy je ze sobą, pojawia się komunikat „Wystąpił problem podczas rozrachowywania dokumentów [Dok1] z [Dok2]. Nie wygenerowano rozrachunku – różna waluta rozliczenia [EUR] i dekretu [PLN].”. Rozliczenie dokumentów się udaje, natomiast dekrety Dek1 i Dek2 nie zostają automatycznie rozrachowane.
Analogicznie w drugą stronę:
Mamy dwa dokumenty walutowe Dok1 i Dok2, oba zaksięgowane na konta złotówkowe.
Z poziomu Księgowość/ Rozrachunki lub z poziomu zapisu księgowego rozrachowujemy oba dekrety, pojawia się komunikat „Wystąpił błąd podczas rozliczania dokumentów kasowych/bankowych. Nie wygenerowano rozliczenia – różne waluty rozliczenia i dekretu.”. Dekrety zostają rozrachowane, natomiast płatności w Kasa/Bank nie są automatycznie rozliczane.

6.2.2 Dokument, który nie podlega rozliczeniu

Komunikat Rozliczenie niemożliwe. Dokument [NR DOKUMENTU] nie podlega rozliczeniu pojawia się w sytuacji, kiedy próbujemy rozrachować dekrety do dokumentów, z których przynajmniej jeden ma na płatności ustawiony status: nie podlega rozliczeniu.

Przykład
Mamy dwa dokumenty Dok1 i Dok2, oba zaksięgowane. W preliminarzu płatności zmieniamy płatności do dokumentu Dok1 na: nie podlega.
Następnie rozrachowujemy dekrety Dek1 z Dek2, pojawia się komunikat „Wystąpił błąd podczas rozliczania dokumentów kasowych/bankowych. Rozliczenie niemożliwe. Dokument [Dok1] nie podlega rozliczeniu.”. W efekcie dekrety Dek1 i Dek2 zostają rozrachowane, ale nie ma powiązania z rozliczeniami w module Kasa/Bank (status płatności się nie zmienia)

6.2.3 Księgowanie po złej stronie konta

Komunikat Nie udało się wykonać rozrachunku ponieważ rozrachunki są po tej samej stronie konta pojawia się w sytuacji, kiedy dokument jest księgowany po złej stronie konta, a w związku z tym nie można go automatycznie rozrachować z odpowiednimi dokumentami.

Przykład
Mamy np. fakturę sprzedaży, zaksięgowaną, wygenerowany został rozrachunek.
Następnie rozliczamy ją z zapisem kasowym.
Później księgujemy raport kasowy, ale schemat księgowy jest błędnie zdefiniowany i zapis KP trafia na właściwe konto rozrachunkowe, ale po złej stronie (a w związku z tym nie można go automatycznie rozrachować z dekretem do faktury). Samo księgowanie raportu się udaje, ale w logu z przebiegu księgowania, na końcu, mamy informację Wystąpił problem podczas rozrachowywania dokumentów [KP/1/2015/KASA] z [FS/1/2015]. Nie udało się wykonać rozrachunku ponieważ rozrachunki są po tej samej stronie konta.

Przykład
Parametr „Generowanie zapisu księgowego kompensaty i/lub różnicy kursowej z rozrachunków” w Konfiguracji jest niezaznaczony.
Mamy dwa dokumenty walutowe Dok1 i Dok2, z różnymi kursami. Oba są zaksięgowane. Następnie je rozliczamy, powstaje więc różnica kursowa widoczna w Kasa/Bank/ Różnice kursowe.
Następnie księgujemy różnicę kursową, jednak schemat jest błędnie zdefiniowany i RK jest księgowana po złej stronie konta, a w związku z tym nie można jej automatycznie rozrachować z dekretami dokumentów Dok1 i Dok2. Samo księgowanie różnicy kursowej się udaje, ale w logu z przebiegu księgowania, na końcu, mamy informację BŁĄD ROZRACHOWYWANIA DOKUMENTU (RKUR/1/2015/EUR) Nie udało się wykonać rozrachunku ponieważ rozrachunki są po tej samej stronie konta.

6.2.4 Rozrachunek na kwotę większą niż pozostająca do rozliczenia

Komunikat Nie można dokonać rozliczenia w module Kasa/Bank ponieważ kwota rozliczenia jest większa niż kwota pozostająca do rozliczenia. Rozrachunek został wygenerowany oznacza, że kwota jaką próbujemy rozrachować jest większa, niż kwota pozostała do rozliczenia na płatności powiązanej z rozrachowywanym dekretem. W takiej sytuacji dekrety zostaną rozrachowane, natomiast nie zmieni się stan rozliczeń w module Kasa/Bank.

Przykład
Mamy dwa dokumenty Dok1 i Dok2 na kwotę 100PLN. Dokument Dok1 jest nierozliczony (N), Dok2 jest częściowo rozliczony z innym dokumentem (C). Oba dokumenty zostały zaksięgowane, powstały dekrety Dek1 i Dek2.
Następnie generujemy rozrachunek między Dek1 a Dek2. Pojawia się komunikat „Wystąpił błąd podczas rozliczania dokumentów kasowych/bankowych. Nie można dokonać rozliczenia w module Kasa/Bank ponieważ kwota rozliczenia jest większa niż kwota pozostająca do rozliczenia. Rozrachunek został wygenerowany.”
W efekcie dekrety Dek1 i Dek2 zostają rozrachowane, natomiast stan rozliczeń w module Kasa/Bank się nie zmienia.

 

 



OPT022 – Przykłady schematów księgowych w Comarch ERP Optima

Data aktualizacji: 28-11-2018


Spis treści

Prosty schemat dla księgowania raportów kasowych/bankowych

Prosty schemat dla księgowania walutowych raportów kasowych/bankowych uwzględniający księgowanie zapisów na konta walutowe i PLN

Schemat księgowy dla raportów kasowych/bankowych uwzględniający księgowanie zapisów w PLN i walucie obcej

Schemat dla księgowania faktur zakupu z Rejestru VAT – z wykorzystaniem segmentów kont na kategoriach

Schemat dla księgowania faktur zaliczkowych i zwykłych z modułu Faktury

Zaliczki pracowników

Przykładowy schemat do księgowania różnic kursowych

Przykładowy schemat do księgowania kompensat


Poniższe scenariusze postępowania oraz przykładowe schematy księgowe, można wprowadzić do bazy DEMO i sprawdzić w praktyce ich działanie. Jeżeli baza DEMO nie jest widoczna na liście firm, można ją odtworzyć podając podczas odtwarzania ścieżkę do katalogu, domyślnie jest to Program files/ Comarch ERP Optima.

Prosty schemat dla księgowania raportów kasowych/bankowych

Konto WnKonto MaSłownikKwotaWarunek
@KontoRach@KontoPrzeciwPodmioty@Przychod
@KontoPrzeciw@KontoRachPodmioty@Rozchod
@KontoDodatWn@KontoDodatMaPodmioty@KwotaDodat

@KontoRach – w schemacie dla raportów K/B, można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto Wn, Konto Ma: Konta -> Konto kasy (rachunku). Program będzie pobierał konto kasy lub rachunku bankowego z pola Konto księgowe na Rejestrze kasowo/bankowym (Kasa/Bank -> Rejestry kasowe/bankowe).

@KontoPrzeciw – w schemacie dla raportów K/B, można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto Wn, Konto Ma: Konta _ Konto przeciwstawne. Program będzie pobierał konto przeciwstawne z pola Konto przeciwstawne, które znajduje się na formatce Zapisu kasowo/bankowego (Kasa/Bank -> Zapisy kasowe/bankowe).

@KontoDodatWn/@KontoDodatMa – w schemacie dla raportów K/B, można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto Wn, Konto Ma: Kwoty dodatkowe -> Konto Wn/Konto Ma. Program będzie pobierał konto z kwot dodatkowych, które znajdują się na formatce Zapisu kasowo/bankowego, pod ikonką Kwoty dodatkowe. Dodatkowo podział na słowniki Podmioty spowoduje, że w Kwotach dodatkowych będzie można użyć kont słownikowych dla podmiotów wybranych na dokumencie.

Na Zapisie Kasowo/Bankowym, w polu Konto przeciwstawne, można wpisywać symbol konta słownikowego np. 201-2-1, 202-2-1, 231 bez podawania konkretnej analityki podmiotu np. 201-2-1-ALOZA. Gdy w polu Konto przeciwstawne podamy konto 201-2-1, program zaksięguje na właściwą analitykę 201-2-1-ALOZA jeżeli kontrahent ALOZA zostanie wybrany na zapisie K/B.

Pozycja trzecia schematu, umożliwia zaksięgowanie Zapisu K/B na dodatkowe konta poza kontem kasy (rachunku) (100) i kontem do niego przeciwstawnym (461-3) np. na konta zespołu 5 gdy bezpośrednio z kasy księgujemy np. koszty proste.

Jeżeli w kwotach dodatkowych Zapisu Kasowo/Bankowego będą wpisywane konta słownikowe, w pozycji schematu dotyczącej księgowań poprzez Kwoty dodatkowe (pozycja trzecia), musi być wybrany Podział na słowniki: Podmioty.

Jeżeli na pozycji schematu, gdzie użyto konto rozrachunkowe, zostanie zaznaczony parametr Rozrachunek to po zaksięgowaniu dekret pojawi się w opcji Księgowość/ Rozrachunki, co pozwoli na parowanie ze sobą dekretów na kontach rozrachunkowych.

Prosty schemat dla księgowania walutowych raportów kasowych/bankowych uwzględniający księgowanie zapisów na konta walutowe i PLN

Lp.Konto WnKonto MaSłownikKwotaKsięg. walutWarunek
1@KontoRachbrak@Rozchodtak
2@KontoPrzeciwPodmioty@Rozchodtak@KontoPrzeciw '149'
3@KontoRachbrak@Przychodtak
4@KontoPrzeciwPodmioty@Przychodtak@KontoPrzeciw '149'
5@KontoPrzeciwbrak@Przychodnie@KontoPrzeciw ='149'
6@KontoPrzeciwbrak@Rozchodnie@KontoPrzeciw ='149'

Pozycja 1 – księguje rozchód w walucie na konto rachunku, które jest walutowe

Pozycja 2 – sprawdza czy konto przeciwstawne jest różne od konta np. 149, które jest kontem w PLN i księguje rozchód w walucie

Pozycja 3 – księguje przychód w walucie na konto rachunku, które jest walutowe

Pozycja 4 – sprawdza czy konto przeciwstawne jest różne od konta np. 149, które jest kontem w PLN i księguje przychód w walucie

Pozycja 5 – sprawdza czy konto przeciwstawne to konto np. 149, które jest kontem w PLN i księguje przychód
w PLN

Pozycja 6 – sprawdza czy konto przeciwstawne to konto np. 149, które jest kontem w PLN i księguje rozchód
w PLN.

Schemat księgowy dla raportów kasowych/bankowych uwzględniający księgowanie zapisów w PLN i walucie obcej

Pozycja 1 – sprawdza czy waluta rozliczenia jest w PLN i księguje rozchód w PLN

Pozycja 2 – jak wyżej tylko dla przychodu.

Pozycja 3 – sprawdza czy waluta dokumentu to PLN, waluta rozliczenia inna od PLN a konto rachunku jest złotówkowe, jeśli tak, księguje rozchód w PLN.

Pozycja 4 – sprawdza czy waluta dokumentu oraz waluta rozliczenia jest różna od PLN a konto rachunku jest w walucie, jeśli tak, księguje rozchód w walucie.

Pozycja 5 – sprawdza czy waluta dokumentu oraz waluta rozliczenia jest różna od PLN a konto rachunku jest w PLN, jeśli tak, księguje rozchód w PLN.

Pozycja 6 – sprawdza czy waluta rozliczenia jest różna od PLN i księguje rozchód w walucie

Pozycje 7 – jak wyżej tylko dla przychodu.

Pozycja 8 – sprawdza czy waluta dokumentu to PLN, waluta rozliczenia inna od PLN a konto rachunku jest złotówkowe, jeśli tak, księguje przychód w PLN.

Pozycja 9 – sprawdza czy waluta dokumentu oraz waluta rozliczenia jest różna od PLN a konto rachunku jest w walucie, jeśli tak, księguje przychód w walucie.

Pozycja 10 – sprawdza czy waluta dokumentu oraz waluta rozliczenia jest różna od PLN a konto rachunku jest w PLN, jeśli tak, księguje przychód w PLN.

Lp.Konto WnKonto MaSłownikKwotaKsięg. walutWarunek
1@KontoRach201-1-1Podmioty@Przychodnie@RozliczenieWaluta ='PLN'
2202-1-1@KontoRachPodmioty@Rozchodnie@RozliczenieWaluta ='PLN'
3@KontoRachbrak@Rozchodnie@RozliczenieWaluta 'PLN' AND @Waluta ='PLN' AND @KontoRach ='131'
4@KontoRachbrak@Rozchodtak@RozliczenieWaluta 'PLN' AND @Waluta 'PLN' AND @KontoRach ='135'
5@KontoRachbrak@Rozchodnie@RozliczenieWaluta 'PLN' AND @Waluta 'PLN' AND @KontoRach ='131'
6203podmioty@Rozchodtak@RozliczenieWaluta 'PLN'
7203podmioty@Przychodtak@RozliczenieWaluta 'PLN'
8@KontoRachbrak@Przychodnie@RozliczenieWaluta 'PLN' AND @Waluta ='PLN' AND @KontoRach ='131'
9@KontoRachbrak@Przychodtak@RozliczenieWaluta 'PLN' AND @Waluta 'PLN' AND @KontoRach ='135'
10@KontoRachbrak@Przychodnie@RozliczenieWaluta 'PLN' AND @Waluta 'PLN' AND @KontoRach ='131'

Uwaga
Jeśli w koncie przeciwstawnym zostanie wybrane konto słownikowe, a nie konkretna analityka, i podmiot wybrany na zapisie kasowym/bankowym nie ma założonego konta analitycznego, zostanie założone konto w walucie PLN, niezależnie od waluty dokumentu. Jeżeli istnieje konto walutowe i zapis jest walutowy – dokument zostanie zaksięgowany na to konto

 

Schemat dla księgowania faktur zakupu z Rejestru VAT – z wykorzystaniem segmentów kont na kategoriach

Scenariusz postępowania:

  1. W Ogólne/ Kategorie dodając Kategorię wpisujemy na zakładce Dodatkowe, w polach Konto-segment Wn i/lub Konto-segment Ma, konto księgowe odpowiadające tej kategorii np. kategoria MAT. BIUROWE, Konto-segment Wn: 401-01-03, kategoria: ENERGIA, Konto-segment Wn: 401-01-05
  2. W Rejestry VAT/Rejestry VAT/Rejestr zakupu dodajemy fakturę, na której dodajemy pozycje np.
    w kolumnie Kategoria: MAT. BIUROWE, odpowiednia stawka VAT, kwota netto itd. i w drugiej pozycji Kategoria: ENERGIA, odpowiednia stawka, kwota netto itd.

Schemat księgowy:

Konto WnKonto MaSłownikKwotaWarunek
202-2-1Podmioty@Brutto
221-1brak@Vat
@KatElemKontoWnbrak@Netto
@KontoDodatWn@KontoDodatMaPodmioty@KwotaDodat

@KatElemKontoWn – w schemacie dla Rejestru zakupu VAT, można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto Wn, Konto Ma: Kategoria pozycji/Konto Wn kategorii. Konto księgowe zostanie pobrane z kategorii znajdującej się w pozycji faktury zakupu (kategoria pozycji przy stawkach VAT na fakturze).

@KontoDodatWn/@KontoDodatMa – w schemacie Rejestru VAT, można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto Wn, Konto Ma: Kwoty dodatkowe -> Konto Wn/Konto Ma. Program będzie pobierał konto z kwot dodatkowych, które znajdują się na formatce Faktury zakupu, pod ikonką Kwoty dodatkowe. Dodatkowo podział na słowniki Podmioty spowoduje, że w Kwotach dodatkowych będzie można użyć kont słownikowych dla podmiotów wybranych na dokumencie. Pozycja wykorzystująca te makra, pozwala na dodatkowe rozksięgowanie dokumentu np. poza kontem zespołu „4”, które jest pobierane z odpowiedniej kategorii pozycji, równocześnie, na określone przez użytkownika konta zespołu „5”.

Schemat dla księgowania faktur zaliczkowych i zwykłych z modułu Faktury

Poniższe schematy umożliwiają księgowanie zarówno faktur zwykłych jak i faktur zaliczkowych oraz faktur finalnych do zaliczkowych. Ostatnia pozycja w schematach pozwala na automatyczne wyksięgowania dotychczasowych zaliczek netto w celu przeksięgowania ich na konto przychodów ze sprzedaży.

Schemat księgowy:

Konto WnKonto MaSłownikKwotaWarunek
201-2-1Podmioty@Brutto
221-2brak@Vat
842-2brak@Netto@CzyZaliczkowa ='TAK'
731-2brak@Netto@CzyZaliczkowa ='FINALNA' OR @CzyZaliczkowa ='NIE'
842-2731-2brak@ZalNetto@CzyZaliczkowa ='FINALNA'

Gdy konto 731-2 jest kontem słownikowym towarów, schemat może wyglądać następująco:

Konto WnKonto MaSłownikKwotaWarunek
201-2-1Podmioty@Brutto
221-2brak@Vat
842-2brak@Netto@CzyZaliczkowa ='TAK'
731-2Towary@PozNetto@CzyZaliczkowa ='FINALNA' OR @CzyZaliczkowa ='NIE'
842-2brak@ZalNetto@CzyZaliczkowa ='FINALNA'

Zaliczki pracowników

Scenariusz postępowania 1: zaliczka jest na kwotę równą fakturze zakupu:

  • pracownik pobiera zaliczkę z kasy np. 150 zł – w menu Kasa/Bank -> Zapisy Kasowe/Bankowe dodajemy dokument rozchodowy (KW), wybierając jako podmiot Pracownika.
  • pracownik przynosi fakturę zakupu (FZ) np. na kwotę 150 zł, która została zapłacona ww. zaliczką 150 zł
    – dodajemy zapis w menu Rejestry VAT/Rejestry VAT/ zakładka: Rejestr zakupu:

    • na pierwszej zakładce wybieramy kontrahenta, który widnieje na FZ i uzupełniamy pozostałe dane,
    • na zakładce Kontrahent, klikamy na przycisk Pracownik i wybieramy naszego zaliczkobiorcę,
    • w tabelce powyżej pojawi się lista zaliczek, w naszym przykładzie jedno KW na kwotę 150 zł, klikamy dwukrotnie w kolumnę Użyj, wybieramy TAK, w kolumnie Kwota wpisujemy 150 zł.
    • zapisujemy dokument.

Po zapisaniu, faktura zakupu oraz dokument KW zostaną całkowicie rozliczone.

Scenariusz postępowania 2: zaliczka jest na kwotę wyższą od faktury zakupu:

  1. pracownik pobiera zaliczkę z kasy np. 250 zł – w menu Kasa/Bank -> Zapisy Kasowe/Bankowe dodajemy dokument rozchodowy (KW), wybierając jako podmiot Pracownika.
  2. pracownik przynosi fakturę zakupu (FZ) np. na kwotę 150 zł, która została zapłacona ww. zaliczką 150 zł, resztę zaliczki pracownik zwraca do kasy (100 zł) – dodajemy zapis w menu Rejestry VAT/Rejestry VAT/ zakładka: Rejestr zakupu:

  • na pierwszej zakładce wybieramy kontrahenta, który widnieje na FZ i uzupełniamy pozostałe dane,
  • na zakładce Kontrahent, klikamy na przycisk Pracownik i wybieramy naszego zaliczkobiorcę,
  • w tabelce powyżej pojawi się lista zaliczek, w naszym przykładzie jedno KW na kwotę 150 zł, klikamy dwukrotnie w kolumnę Użyj, wybieramy TAK, w kolumnie Kwota wpisujemy 150 zł,
  • zapisujemy dokument.

FZ jest całkowicie rozliczona, natomiast KW jest częściowo rozliczone. Pracownik wpłaca do kasy pozostałą część zaliczki:

  • w menu Kasa/Bank -> Zapisy Kasowe/Bankowe dodajemy dokument przychodowy (KP) od pracownika, na kwotę 100 zł.
  • na zakładce Rozliczenia, dokumentu KP, klikamy w strzałkę obok ikony plusa i wybieramy Kompensata,
  • gdy pojawi się lista zapisów kasowych pracownika, wybieramy KW (zaliczkę) i kompensujemy z KP.

Zaliczka pracownika jest całkowicie rozliczona.

Scenariusz postępowania 3: zaliczka jest na kwotę niższą od faktury zakupu:

  1. pracownik pobiera zaliczkę z kasy np. 150 zł – w menu Kasa/Bank -> Zapisy Kasowe/Bankowe dodajemy dokument rozchodowy (KW), wybierając jako podmiot Pracownika.
  2. pracownik przynosi fakturę zakupu (FZ) np. na kwotę 250 zł, która została zapłacona ww. zaliczką 150 zł, pozostała część płatności faktury pozostaje do rozliczenia (100 zł) – dodajemy zapis w menu Rejestry VAT/Rejestry VAT/zakładka: Rejestr zakupu:

  • na pierwszej zakładce wybieramy kontrahenta, który widnieje na FZ i uzupełniamy pozostałe dane,
  • na zakładce Kontrahent, klikamy na przycisk Pracownik i wybieramy naszego zaliczkobiorcę,
  • w tabelce powyżej pojawi się lista zaliczek, w naszym przykładzie jedno KW na kwotę 150 zł, klikamy dwukrotnie w kolumnę Użyj, wybieramy TAK, w kolumnie Kwota wpisujemy 150 zł,
  • zapisujemy dokument.

FZ jest częściowo rozliczona: w Preliminarzu płatności 150 zł znajduje się na liście rozliczonych dokumentów,
a pozostałe 100 zł na liście dokumentów nierozliczonych. Na zdarzeniu w Preliminarzu znajduje się kontrahent wprowadzony na fakturze.

Dokument KW jest całkowicie rozliczony.

Schemat księgowy:

Przykładowy schemat księgowy pozwala na przeksięgowanie zaliczki z konta kontrahenta na konto pracownika, który pobrał zaliczkę na zakup.

Konto WnKonto MaSłownikKwotaWarunek
@KatElemKontoWn@Netto
221-1@VAT
202-2-1Podmioty@Brutto
202-2-1Podmioty@PlatZaliczka@TypPodmiotu ='kontrahent' AND @TypZaliczkobiorcy ='pracownik'
234Zaliczkobiorcy@PlatZaliczka@TypPodmiotu ='kontrahent' AND @TypZaliczkobiorcy ='pracownik'

Poniższy schemat pozwoli natomiast na zaksięgowanie kwoty brutto na konto kontrahenta lub na konto pracownika (z pominięciem przeksięgowywania z konta kontrahenta na konto pracownika).

Konto WnKonto MaSłownikKwotaWarunek
@KatElemKontoWn@Netto
221-1@VAT
202-2-1Podmioty@Brutto@TypPodmiotu ='kontrahent' AND @TypZaliczkobiorcy 'pracownik'
234Zaliczkobiorcy@Brutto@TypPodmiotu ='kontrahent' AND @TypZaliczkobiorcy ='pracownik'

Przykładowy schemat do księgowania różnic kursowych

Przykład schematu dla Comarch ERP Optima w wersji 8.5 lub wyższej.

Konto WnKonto MaSłownikKwotaKsięgowanie walutoweWarunek
204Podmioty@RoznicaPlusTAK@TypRozl ='FZK-KP' OR @TypRozl ='FZ-FZK' OR @TypRozl ='FZ-KW'
204Podmioty@RoznicaMinusTAK@TypRozl ='FZK-KP' OR @TypRozl ='FZ-FZK' OR @TypRozl ='FZ-KW'
752-5brak@RoznicaPlusNIE
751-4brak@RoznicaMinusNIE
203Podmioty@RoznicaPlusTAK@TypRozl ='FSK-FS' OR @TypRozl ='FSK-KW' OR @TypRozl ='FS-KP'
203Podmioty@RoznicaMinusTAK@TypRozl ='FSK-FS' OR @TypRozl ='FSK-KW' OR @TypRozl ='FS-KP'

Ten uniwersalny schemat pozwala na zaksięgowanie dodatnich lub ujemnych różnic kursowych wynikających
z dokonywanych rozliczeń na dokumentach walutowych. Rozbudowany warunek pozwala na odróżnienie, czy różnica dotyczy rozrachunków z dostawcami (konto 204), czyli mamy do czynienia z rozliczeniem Faktury zakupu
z dokumentem KW (’FZ-KW’), korekty faktury zakupu z dokumentem KP (’FZK-KP’) lub faktury zakupu z korektą faktury zakupu (’FZ- FZK’), czy rozrachunków z odbiorcami (konto 203) czyli mamy do czynienia z rozliczeniem faktury sprzedaży (’FS-KP’), korekty faktury sprzedaży z dokumentem KW (’FSK-KW’) lub fakturą sprzedaży i korekta faktury sprzedaży (’FSK-FS’). Konta rozrachunków z kontrahentami to konta walutowe, konta różnic kursowych to konta złotówkowe. Schemat dotyczy sytuacji gdy na dokumencie rozliczanym i rozliczającym jest ten sam podmiot.

Jeżeli rozrachunki walutowe z dostawcami i odbiorcami są księgowane na jedno konto np. konto 203 – nie jest potrzebny warunek rozróżniający typy dokumentów biorących udział w rozliczeniu.

Przykładowy schemat do księgowania kompensat

Schemat obejmuje najbardziej standardową sytuację czyli księgowanie kompensaty (faktura zakupu z fakturą sprzedaży) dla tego samego lub różnych podmiotów i dla dokumentów wystawionych w PLN. Schemat ten dotyczy kompensat księgowanych z poziomu Kasa/Bank/Dokumenty rozliczone (Typ schematu: Rozliczenia).

Dla przykładu, przed zaksięgowaniem kompensaty, mamy następującą sytuację na kontach:

 

Kompensujemy w module Kasa/Bank Fakturę zakupu od kontrahenta ALOZA z Fakturą sprzedaży wystawioną dla kontrahenta ALOZA na kwotę 1000 zł i księgujemy kompensatę schematem:

Konto WnKonto MaSłownikKwotaWarunek
202-2-1Podmioty@KwotaRoz1
201-2-1Podmioty2@KwotaRoz1

 

Po zaksięgowaniu mamy następującą sytuację na kontach:

Tak prosty schemat jest możliwy ponieważ zawsze dokumentem rozliczanym (lewym) jest dokument rozchodowy, a dokumentem rozliczającym (prawym) dokument przychodowy. Gdybyśmy chcieli rozbudować schemat o księgowanie, poza kompensatą faktury zakupu z fakturą sprzedaży, jeszcze o dokument KW z dokumentem KP to schemat może wyglądać następująco:

Konto WnKonto MaSłownikKwotaWarunek
202-2-1Podmioty@KwotaRoz1@TypRozl ='FZ-FS'
201-2-1Podmioty2@KwotaRoz1@TypRozl ='FZ-FS'
202-2-1Podmioty@KwotaRoz1@TypRozl ='KW-KP'
201-2-1Podmioty2@KwotaRoz1@TypRozl ='KW-KP'

Słownik: Podmioty pobiera kontrahenta z dokumentu rozliczanego (lewego).

Słownik: Podmioty2 – z dokumentu rozliczającego (prawego). W warunku uwzględniamy odpowiedni typ kompensaty.

  • Kwota rozliczenia – może być pobrana z dowolnego dokumentu (rozliczanego lub rozliczającego) ponieważ dla rozliczeń dokumentów wystawionych w PLN kwota rozliczona dla obydwóch dokumentów będzie taka sama.

 

 



OPT056-Eksport e-Deklaracji oraz import UPO

Aktualizacja  01-06-2022


Spis treści



1 e-Deklaracje – informacje ogólne

Funkcjonalność Comarch ERP Optima umożliwiająca składanie deklaracji elektronicznych opiera się na modelu,
w którym w pierwszym etapie tworzony jest plik XML zgodny ze schematem XSD opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Następnie tak wygenerowany plik Użytkownik podpisuje podpisem elektronicznym
i przesyła na serwer Ministerstwa  Finansów.

W programie Comarch ERP Optima jest możliwy eksport do systemu e-Deklaracje:

  • deklaracji VAT-9M wraz z załącznikami: ORD-ZU
  • deklaracji VAT-UE
  • deklaracji VIU-DO
  • deklaracji rocznej PIT-28 wraz z załącznikami: PIT-28/B, PIT/O, PIT/D, PIT-2K, PIT/WZR, ORD-ZU
  • deklaracji rocznej PIT-36 wraz z załącznikami: PIT/B, PIT/O, PIT/D, PIT-2K, PIT/ZG, PIT/Z, PIT/BR, PIT/IP, PIT/PM, PIT/MIT, PIT/WZ, ORD-ZU
  • deklaracji rocznej PIT-36L wraz z załącznikami: PIT/B, PIT/ZG, PIT/Z, PIT/BR, PIT/O, PIT/IP, PIT/PM, PIT/MIT, PIT/WZ, ORD-ZU
  • deklaracji rocznej PIT-37 wraz z załącznikami: PIT/O, PIT/D, PIT-2K, ORD-ZU
  • deklaracji rocznej CIT-8 wraz z załącznikami: CIT-8/O, CIT-D, CIT-ST, CIT-ST/A, CIT-BR, CIT/IP, CIT/PM, CIT/MIT, CIT/WZ, ORD-ZU, CIT/8S
  • deklaracji rocznych PIT-11 wraz z załącznikiem PIT-R, IFT-1R, PIT-8C
  • deklaracji rocznych PIT-4R, PIT-8AR

oraz ich korekt.

Uwaga
W związku z likwidacją deklaracji VAT-7 i VAT-7K (od października 2020 r.), VAT-27 (od listopada 2019 r.) oraz VAT-7D (od stycznia 2017 r.), Użytkownik nadal ma możliwość wyliczenia oraz eksportu do systemu e-Deklaracji korekt deklaracji VAT-7, VAT-7K, VAT-27 i VAT-7D wraz z załącznikami za okres rozliczeniowy zgodnie z wzorem i datą ich obowiązywania.

Uwaga
W związku z likwidacją od stycznia 2018 r. deklaracji PIT-40, Użytkownik nadal ma możliwość wyliczenia oraz eksportu do systemu e-Deklaracji korekt deklaracji PIT-40 wraz z załącznikiem PIT-R za okres rozliczeniowy wcześniejszy niż styczeń 2017 r.

Aby wysłać e-Deklarację z programu Comarch ERP Optima należy:

  • Dysponować podpisem elektronicznym.

Uwaga
Podczas wysyłania e-Deklaracji w imieniu innego podatnika (płatnika) należy posiadać podpis z ważnym upoważnieniem. Wymagane jest zatem wcześniejsze złożenie, we właściwym urzędzie skarbowym w formie papierowej formularza UPL-1 (pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej).
Uwaga
W przypadku podatników będących osobami fizycznymi, deklaracje można również składać elektronicznie bez konieczności stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Podpis niekwalifikowany może być wykorzystywany przy następujących formularzach dokumentów: VAT-7, VAT‑7K, VAT-9M, VAT-27, VAT-UE, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-28, PIT‑11, PIT-8C, IFT-1R, PIT-4R, PIT-8AR.

  • Wskazać katalog przechowywania plików xml. 

W menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ e-Deklaracje w polu: „Katalog przechowywania plików wymiany:” należy wskazać katalog, w którym mają być zapisane pliki xml. Podczas wysyłania e-Deklaracji tworzony jest katalog o nazwie takiej jak nazwa bazy danych, a następnie podkatalog o nazwie RokMiesiąc deklaracji i w nim są umieszczane pliki z deklaracją oraz odebrane UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).

Uwaga
Jeżeli informacja o katalogu nie była uzupełniona w Konfiguracji stanowiska, od wersji 2021.4.1 katalog przechowywania plików wymiany uzupełnia się automatycznie. W przypadku e-Deklaracji tworzona jest ścieżka %ProgramData%\Comarch ERP Optima\Deklaracje

  • Sprawdzić adres usługi Web Service e-Deklaracje.

Adres usługi serwisu jest zapisany z poziomu System/ Konfiguracja/ Program /Ogólne/ e-Deklaracje / JPK/ CUK, powinien być: https://bramka.e-deklaracje.mf.gov.pl/

  • Uzupełnić listę Urzędów Skarbowych wraz z kodami urzędów.

W menu Ogólne/ Inne/ Urzędy – znajduje się lista urzędów. Na formularzu urzędu skarbowego należy wpisać dane adresowe oraz niezbędny do wysyłania e-Deklaracji kod Urzędu Skarbowego.

Lista kodów Urzędów Skarbowych dostępna jest np. na stronie Ministerstwa Finansów pod  linkiem: http://crd.gov.pl/xml/schematy/dziedzinowe/mf/2020/07/06/eD/KodyUrzedowSkarbowych/KodyUrzedowSkarbowych_v7-0E.xsd

  • Uzupełnić indywidualny rachunek podatkowy firmy i/lub właściciela

W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Deklaracje należy uzupełnić indywidualny rachunek podatkowy firmy, który dotyczy deklaracji: CIT-8, VAT-7, JPK_V7, VAT-8, VAT-9M i CUK-1. Na formularzu danych kadrowych uzupełnia się indywidualny rachunek podatkowy właściciela, który dotyczy deklaracji: PIT-36, PIT-36L i PIT-28.         

  • Poprawnie wypełnić wymagane dane adresowe i identyfikacyjne oraz wyliczyć i zablokować deklarację.

Obowiązkowe jest uzupełnienie poniższych pól:

  • dane i adres podatnika (System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ PIT-28; PIT-36, PIT-36L; PIT-4R, CIT-8, ZUS DRA; VAT, AKC-WW, CUK):

Jeśli podatnikiem jest osoba fizyczna:

  1. Numer NIP podatnika
  2. Pierwsze imię oraz nazwisko podatnika
  3. Data urodzenia
  4. Adres podatnika,  pola:  Województwo,  Powiat,  Gmina,  Numer  domu,  Miejscowość,  Kod pocztowy, Poczta (dane adresowe są wymagane tylko dla deklaracji wyliczanych na formularzach starszych niż VAT-7(14), VAT-7D(5), VAT-7K(8)).

Jeżeli podatnikiem jest osoba prawna:

  1. Numer NIP podatnika
  2. REGON (z poziomu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy)
  3. Pełna nazwa
  4. Adres siedziby: Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta (dane adresowe są wymagane tylko dla deklaracji wyliczanych na formularzach starszych niż VAT-7(14), VAT-7D(5), VAT-7K(8)).

  • urzędy skarbowe z wypełnionymi kodami (z poziomu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Deklaracje)

Ponadto w przypadku:

Deklaracji VAT-7:

  • Jeżeli wysyłana jest korekta deklaracji – na zakładce ORD-ZU można uzupełnić uzasadnienie przyczyny złożenia korekty

Uwaga
Od wersji 2016.1.1 Comarch ERP Optima na korektach deklaracji składanych od 01.01.2016 wyłączono konieczność składania załącznika ORD-ZU, jego uzupełnienie nie jest już konieczne do zatwierdzenia deklaracji i wysłania jej drogą elektroniczną

  • Jeżeli wysyłane jest zawiadomienie o skorygowaniu podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego – informacja o załączniku VAT-ZD zaznacza się automatycznie na podstawie wcześniej przygotowanego zawiadomienia VAT-ZD

Deklaracji PIT-11, PIT-8C:

  • Na formularzu danych kadrowych pracownika:
  1. PESEL, Data urodzenia
  2. Pełne dane adresowe pracownika (Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy , Poczta)
  3. Urząd skarbowy pracownika (z wypełnionym kodem urzędu)

  • Jeżeli wysyłana jest korekta deklaracji – na zakładce ORD-ZU należy uzupełnić przyczynę złożenia korekty

Deklaracji IFT-1R/IFT-1:

  • Na formularzu danych kadrowych:
  1. NIP – numer NIP można wpisać na formularzu danych kadrowych na zakładce 1 Ogólne. Inny identyfikator można wpisać na zakładce 2 ident. /Podatki po wcześniejszym zaznaczeniu parametru Ograniczony obowiązek podatkowy (nierezydent) w sekcji Rodzaj numeru indentyfikacyjnego. Inny identyfikator można wpisać również bezpośrednio na formularzu deklaracji IFT
  2. Miejscowość
  3. Kod kraju
  4. Miejsce urodzenia

  • Jeżeli wysyłana jest korekta deklaracji – na zakładce ORD-ZU należy uzupełnić przyczynę złożenia korekty

Uwaga
Od wersji 2015.0.1 Comarch ERP Optima konieczne jest przed naliczeniem deklaracji uzupełnienie pola Kod kraju w adresach tych pracowników, dla których będą liczone deklaracje IFT-1/IFT-1R i wysyłane elektronicznie do systemu e-Deklaracje.

Uwaga
W przypadku pracowników, którzy mają kilka zapisów historycznych związanych z aktualizacją danych – po zaznaczeniu pracownika na liście w Kadrach należy kliknąć w menu górnym w ikonę ‘Zapisy historyczne’, otworzyć/wyedytować zapis/formularz aktualny na koniec roku za który generowana jest deklaracja i uzupełnić wymagane dane a następnie ponownie przeliczyć deklarację.

Uwaga
Numer NIP nie jest już obowiązkowym identyfikatorem w przypadku pracowników. Na formularzu pracownika na zakładce ‘Nr ident./podatki’ został dodany parametr NIP zamiast PESEL na deklaracji PIT (domyślnie nie zaznaczony) – co oznacza, że program wykazuje obecnie na deklaracji numer PESEL, jeżeli jednak (w przypadku  osób prowadzących działalność) na deklaracji powinien się pojawić numer NIP – należy ten parametr zaznaczyć.

Uwaga
Na deklaracji może być wykazany adres zamieszkania lub adres zameldowania danego pracownika. Odpowiada za to parametr na formularzu pracownika na zakładce ‘Nr ident./podatki’ Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT – zaznaczenie parametru powoduje wstawienie na deklaracjach PIT adresu zamieszkania pracownika. W przeciwnym przypadku (domyślne ustawienie) na deklaracjach pojawia się adres zameldowania.

Deklaracji PIT-36, PIT-36L:

  • Na formularzu danych kadrowych właściciela/wspólnika
  1. NIP
  2. Data urodzenia
  3. Adres zamieszkania podatnika: Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy (dane adresowe wymagane są tylko dla PIT-36)
  4. Indywidualny rachunek podatkowy

  • Pola liczbowe powiązane z opisem wymagają łącznego uzupełnienia, aby deklaracja została wysłana do systemu e-Deklaracje (np. Straty z lat ubiegłych – uwzględniając kwotę straty na PIT-36/PIT-36L należy uzupełnić również jej źródło).
  • Jeżeli wysyłana jest korekta deklaracji – na zakładce ORD-ZU można uzupełnić przyczyny złożenia korekty (załącznik ORD-ZU jest wymagany dla rodzaju korekty: korekta zeznania składana w toku postępowania podatkowego w sprawie unikania opodatkowania, o której mowa w art. 81b § 1a Ordynacji podatkowej).
  • Jeżeli jest składany załącznik PIT/B, gdzie podatnik posiada udział w spółce – należy uzupełnić: Nazwa spółki, Udział (w %) oraz NIP
  • W przypadku rozliczenia PIT-36 wspólnie z małżonkiem istnieje możliwość wskazania na formularzu właściciela (podatnika) Współwłaściciela – wówczas dane małżonka podstawią się automatycznie na deklaracji PIT-36. Wymagane dane to:
  1. NIP/ PESEL małżonka
  2. Imię i nazwisko małżonka
  3. Data urodzeniaAdres zamieszkania małżonka nie jest wymagany, jeśli taki sam jak w części B.1. dotyczącej podatnika. W innym przypadku należy uzupełnić: Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy.

Deklaracji PIT-37:

  • Dane podatnika oraz małżonka w przypadku wspólnego rozliczenia na PIT-37:
  1. NIP/ PESEL
  2. Imię i nazwisko
  3. Data urodzenia
  4. Adres zamieszkania: Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy. Adres zamieszkania małżonka nie jest wymagany, jeśli taki sam jak w części B.1. dotyczącej podatnika.

  • Jeżeli wysyłana jest korekta deklaracji – na zakładce ORD-ZU można uzupełnić przyczyny złożenia korekty (załącznik ORD-ZU jest wymagany dla rodzaju korekty: korekta zeznania składana w toku postępowania podatkowego w sprawie unikania opodatkowania, o której mowa w art. 81b § 1a Ordynacji podatkowej).

Uwaga
Deklaracja PIT-37 dostępna jest w programie od wersji 2016.1.1, jeżeli w Konfiguracji/ Firma/ Dane firmy/ Deklaracje zaznaczono parametr PIT-37 oraz pobrano moduł Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus lub Księga Podatkowa. Typ deklaracji dostępny jest dla wszystkich rodzajów księgowości. Kwoty na deklaracji PIT-37 Użytkownik powinien uzupełnić ręcznie, nie są one pobierane z żadnego miejsca w programie. Dla deklaracji PIT-37 nie są generowane płatności w Preliminarzu płatności.

Deklaracji PIT-28:

  • Na formularzu danych kadrowych właściciela/wspólnika
  1. NIP
  2. Data urodzenia
  3. Adres zamieszkania podatnika: Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy
  4. Indywidualny rachunek podatkowy

  • Jeżeli wysyłana jest korekta deklaracji – na zakładce ORD-ZU można uzupełnić przyczyny złożenia korekty (załącznik ORD-ZU jest wymagany dla rodzaju korekty: korekta zeznania składana w toku postępowania podatkowego w sprawie unikania opodatkowania, o której mowa w art. 81b § 1a Ordynacji podatkowej).
  • W przypadku PIT-28/B wymaganymi polami są: Nazwa pełna spółki oraz Identyfikator podatkowy NIP spółki

Uwaga
W celu sprawdzenia, które pola są wymagane do uzupełnienia na generowanej deklaracji PIT lub VAT należy wejść na stronę Ministerstwa Finansów, gdzie są dostępne zarówno formularze interaktywne jak i struktura dokumentów XML:

https://www.podatki.gov.pl/ oraz https://www.podatki.gov.pl/e-deklaracje/dokumentacja-it/struktury-dokumentow-xml/

Uwaga

Od wersji 2016.0.1 Comarch ERP Optima udostępniono możliwość walidacji  poprawności wysyłanych e-Deklaracji. Działanie funkcji zależne jest od parametru dostępnego w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ e‑Deklaracje / JPK/ CUK Sprawdzaj poprawność e-Deklaracji przed wysłaniem (domyślnie zaznaczony).

Podczas wysyłki deklaracji drogą elektroniczną następuje porównanie wysyłanego dokumentu ze schematem dokumentu elektronicznego, który udostępnia Ministerstwo Finansów. Weryfikacja odbywa się po kliknięciu na ikonę Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje. Deklaracja zweryfikowana jako niezgodna ze schematem nie będzie wysłana. Weryfikowana jest kompletność zarówno danych automatycznie pobieranych na deklarację (np. danych adresowych firmy bądź właściciela/pracownika), jak i wprowadzanych bezpośrednio na formularzu deklaracji.

2 Eksport e-Deklaracji

Do systemu e-Deklaracji można wysłać deklaracje, które zostały wcześniej zablokowane przed zmianami i widnieją na liście w kolorze czarnym (w tym celu należy otworzyć formularz deklaracji i zaznaczyć ‘Zablokuj deklarację przed zmianami’ (nie dotyczy deklaracji VIU-DO)). Aby wysłać zatwierdzoną deklarację należy kliknąć na ikonę Wyślij deklarację do systemu
e-Deklaracje .

Deklaracja VIU-DO do czasu wysyłki jest widoczna na czarno, odmiennie niż inne deklaracje. Deklaracja VIU-DO nie ma statusu bufor/zatwierdzona. Wysyłka do systemu następuje z listy deklaracji VIU-DO.

Uwaga
W przypadku deklaracji VAT-7, VAT-7K, VAT-27, VAT-9M, VAT-8, VAT-UE, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-28, PIT-11, PIT-8C, IFT-1R, PIT-4R, PIT-8AR Użytkownik może dokonać wyboru z menu przy ikonie  jednego z następujących rodzajów podpisu

Po wciśnięciu ikony   pojawia się log z przebiegu eksportu, który kolejno będzie wskazywał jakie czynności są wykonywane:

  1. Przygotowanie deklaracji
  2. Walidacja e-Deklaracji (porównanie wysyłanej deklaracji ze schematem dokumentu elektronicznego, który udostępnia Ministerstwo Finansów. Podczas pierwszej wysyłki deklaracji po każdorazowym uruchomieniu programu następuje sprawdzenie i pobranie aktualizacji schem e-Deklaracji z serwera COMARCH)
    Uwaga
    Jeżeli weryfikacja nie powiedzie się z powodu błędów istniejących na deklaracji należy: odblokować deklarację, uzupełnić/poprawić dane, a następnie przeliczyć i wyeksportować ją ponownie.
  3. Podpisanie deklaracji – w przypadku podpisu kwalifikowanego pojawi się okno z listą dostępnych i jednocześnie ważnych certyfikatów (certyfikat musi być zarejestrowany w systemie, aby pojawił się w oknie wyboru), następnie pojawi się okno komponentu do podpisywania, w którym będzie należało podać PIN
  4. Wysłanie deklaracji
  5. Odebranie statusu deklaracji – zwykle będzie to komunikat „Dokument w trakcie przetwarzania, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu”

Po poprawnym zakończeniu eksportu, w logu z przebiegu eksportu będą następujące informacje:

Rys.1 Log z przebiegu operacji – wysyłanie deklaracji

Na liście deklaracji, w kolumnie e-Deklaracje, pojawi się status „Wysłano/Nie odebrano UPO”, a w kolumnie Data wysłania pojawi się data wysłania deklaracji.

Na formularzu deklaracji dostępna jest zakładka e-Deklaracje, w której znajdują się szczegółowe informacje (do odczytu) o statusie deklaracji, dacie i godzinie wysłania/odebrania oraz dane osoby, która te zmiany wykonała.

Uwaga
Jeżeli podczas wysyłki najnowszych wersji formularzy deklaracji do systemu e‑Deklaracje pojawi się podczas weryfikacji komunikat o treści: Nie udało się zwalidować e-deklaracji z powodu błędów. Brak schematu dokumentu elektronicznego na stronach e-PUAP. Poprawność deklaracji zostanie sprawdzona podczas odbioru UPO. [-2146232832], to świadczyć o przejściowych problemach z dostępem do serwera e-Deklaracji. Należy w takim wypadku wstrzymać się z wysyłką deklaracji i ponowić próbę za jakiś czas. Jeżeli Użytkownik zdecyduje się na wysyłkę, powinien od razu spróbować pobrać UPO, aby mieć pewność poprawności wysłanej deklaracji.

Uwaga
W sytuacji, gdy weryfikacja e-Deklaracji nie nastąpi podczas wysyłki, wówczas po wysłaniu deklaracji należy odebrać UPO. Jeżeli serwer Ministerstwa Finansów  podczas odbierania UPO zgłosi błąd w deklaracji, wówczas można cofnąć deklarację do  bufora (prawy przycisk myszy ‑ „Odblokuj deklarację”) i po wprowadzeniu zmian ponowne ją wysłać.

Uwaga
Od wersji 2015.1.1 dostępny jest mechanizm automatycznego pobierania aktualizacji umożliwiających wysyłanie deklaracji drogą elektroniczną w przypadku, gdy w czasie udostępnienia wersji nie był znany schemat dokumentu elektronicznego. Przy pierwszej wysyłce w danej sesji pracy następuje łączenie się z serwerem Comarch i sprawdzanie, czy aktualizacja jest dostępna. Jeżeli tak, zostanie ona pobrana. Funkcja jest dostępna tylko dla programów na gwarancji.

Uwaga
W związku ze zmianą na serwerze Ministerstwa Finansów stosowanego do uwierzytelniania protokołu TLS (Transport Layer Security) do wersji 1.2, od wersji 2017.2.1 umożliwiono obsługę tego protokołu podczas wysyłki deklaracji drogą elektroniczną z programu Comarch ERP Optima. Wiąże się to z koniecznością zainstalowania na stanowisku komponentu .NET Framework w wersji co najmniej 4.5.

Deklaracja PIT-36

Naciśnięcie ikony  Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje, aktywnej na zatwierdzonym formularzu PIT‑36, rozpoczyna eksport deklaracji do systemu e-Deklaracje.

Uwaga
Do systemu e-Deklaracje można wysłać deklarację PIT-36 wraz z załącznikami: PIT/B, PIT/O, PIT/D, PIT-2K, PIT/ZG, PIT/Z, PIT/BR, PIT/IP, PIT/PM, PIT/MIT, PIT/WZ, ORD‑ZU. Nie są przesyłane pozostałe załączniki wymienione w sekcji „Informacje o załącznikach”. Jeżeli istnieje potrzeba wypełnienia któregoś z tych załączników należy złożyć deklarację poprzez stronę systemu e‑Deklaracje lub w formie papierowej.

Uwaga
Od wersji 2018.6.1 Comarch ERP Optima udostępniono możliwość seryjnego naliczania/zatwierdzania uproszczonych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych PIT-36.

W zależności jaki typ zaliczki zostanie wybrany dla podatnika na liście zaliczek PIT-36 (menu spod ikony plusa), w programie wyliczone zostaną zaliczki uproszczone bądź zwykłe i obowiązywać będą do końca roku kalendarzowego.

Od wersji 2020.5.1, w ramach tzw. tarczy antykryzysowej związanej z pandemią COVID-19, w okresie od marca 2020 umożliwiono rezygnację ze stosowania zaliczek uproszczonych w trakcie roku podatkowego. Podatnik pomimo wyboru formy uproszczonej ma możliwość naliczenia zaliczek zwykłych (wg zasad ogólnych).

Deklaracja PIT-36L

Naciśnięcie ikony  Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje, aktywnej na zatwierdzonym formularzu
PIT-36L, rozpoczyna eksport deklaracji do systemu e-Deklaracje.

Uwaga
Do systemu e-Deklaracje można wysłać deklarację PIT-36L wraz z załącznikami: PIT/B, PIT/ZG, PIT/Z, PIT/BR, PIT/O, PIT/IP, PIT/PM, PIT/MIT, PIT/WZ, ORD-ZU. Nie są przesyłane pozostałe załączniki wymienione w sekcji „Informacje o załącznikach”. Jeżeli istnieje potrzeba wypełnienia któregoś z tych załączników należy złożyć deklarację poprzez stronę systemu e‑Deklaracje lub w formie papierowej.

Uwaga
Od wersji 2018.6.1 Comarch ERP Optima udostępniono możliwość seryjnego naliczania/zatwierdzania uproszczonych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych PIT-36L.

W zależności jaki typ zaliczki zostanie wybrany dla podatnika na liście zaliczek PIT-36L (menu spod ikony plusa), w programie wyliczone zostaną zaliczki uproszczone bądź zwykłe i obowiązywać będą do końca roku kalendarzowego.

Od wersji 2020.5.1, w ramach tzw. tarczy antykryzysowej związanej z pandemią COVID-19, w okresie od marca 2020 umożliwiono rezygnację ze stosowania zaliczek uproszczonych w trakcie roku podatkowego. Podatnik pomimo wyboru formy uproszczonej ma możliwość naliczenia zaliczek zwykłych (podatek liniowy).

Deklaracja PIT-37

Naciśnięcie ikony   Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje, aktywnej na zatwierdzonym formularzu PIT-37, rozpoczyna eksport deklaracji do systemu e-Deklaracje.

Uwaga
Do systemu e-Deklaracje można wysłać deklarację PIT-37 wraz z załącznikami: PIT/O, PIT/D, PIT-2K, ORD-ZU. Jeżeli  istnieje potrzeba wypełnienia Certyfikatu rezydencji należy złożyć deklarację poprzez stronę systemu e‑Deklaracje lub w formie papierowej.

Deklaracja PIT-28

Naciśnięcie ikony  Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje, aktywnej na zatwierdzonym formularzu PIT‑28, rozpoczyna eksport deklaracji do systemu e-Deklaracje.

Uwaga
Do systemu e-Deklaracje można wysłać deklarację PIT-28 wraz z załącznikami: PIT-28/B, PIT/O, PIT/D, PIT-2K, PIT/WZR, ORD-ZU.

Deklaracja CIT-8

Naciśnięcie ikony   Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje, aktywnej na zatwierdzonym formularzu
CIT-8, rozpoczyna eksport deklaracji do systemu e-Deklaracje.

Uwaga
Do systemu e-Deklaracje można wysłać deklarację CIT-8 wraz z załącznikami
CIT-8/O, CIT-D, CIT-ST, CIT-ST/A, CIT-BR, CIT/IP, CIT/PM, CIT/MIT, CIT/WZ, CIT/8S,ORD-ZU. Jeżeli istnieje potrzeba dołączenia innych załączników należy przesłać deklarację ze strony systemu e‑Deklaracje.

Uwaga
Od wersji 2018.1.1 Comarch ERP Optima udostępniono możliwość seryjnego naliczania/zatwierdzania uproszczonych zaliczek na podatek dochodowy od osób prawnych CIT-8.

W zależności czy na formularzu okresu obrachunkowego w Konfiguracji/ Firma/ Księgowość/ Okresy obrachunkowe zaznaczony zostanie parametr Zaliczki uproszczone na CIT, w programie wyliczone zostaną zaliczki uproszczone bądź zwykłe.

Od wersji 2020.5.1, w ramach tzw. tarczy antykryzysowej związanej z pandemią COVID-19, w okresie od marca 2020 umożliwiono rezygnację ze stosowania zaliczek uproszczonych w trakcie roku podatkowego. Podatnik pomimo wyboru formy uproszczonej ma możliwość naliczenia zaliczek zwykłych.

Deklaracja PIT-4R

Naciśnięcie ikony  Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje, aktywnej na zablokowanym formularzu
PIT-4R, rozpoczyna eksport deklaracji do systemu e-Deklaracje.

Uwaga
Od  2007  roku  Płatnik  nie  składa  deklaracji  PIT -4,  ale zobowiązany jest do comiesięcznej wpłaty zaliczki na podatek dochodowy. W celu ustalenia kwoty zaliczki podatku do odprowadzenia do Urzędu Skarbowego należy naliczać co miesiąc deklarację PIT-4 (wersja 18). Na podstawie tych miesięcznych zaliczek można przygotować deklarację roczną PIT -4R.

Deklaracja PIT-8AR

Z  poziomu Płace i Kadry / Podatek na PIT-8AR dostępna jest ‘Lista podatku na PIT-8AR’ z  naliczonymi zaliczkami za każdy miesiąc, na podstawie których można przygotować deklarację roczną PIT-8AR (wybierając z menu dostępnych opcji przy przycisku ‘plusa’). Naciśnięcie przycisku  Wyślij deklarację do systemu e‑Deklaracje, aktywnego na zablokowanym formularzu PIT-8AR, rozpoczyna eksport  deklaracji do systemu e‑Deklaracje.

Seryjne e-Deklaracje PIT-11/PIT-8C/ IFT-1/IFT-R

Z poziomu Płace i Kadry / Deklaracje PIT pracowników otwiera się okno z listą pracowników, dla których obliczono PIT. Domyślnie wyświetlana jest lista deklaracji PIT-11, z możliwością zmiany w filtrze (pole Lista deklaracji) na PIT-8C/IFT-1R/IFT-1. Zaznaczenie pracowników i naciśnięcie przycisku   powoduje seryjne zablokowanie deklaracji, niezbędne w celu wysłania deklaracji. Zaznaczając pracowników, dla których deklaracje mają być wysłane i naciśnięcie  przycisku   Wyślij  deklarację  do  systemu  e-Deklaracje  (dla zablokowanych formularzy), rozpoczyna eksport deklaracji.

Uwaga
W zależności od ustawień komponentu do obsługi podpisu elektronicznego program poprosi o podanie PIN’u tylko raz i podpisze wszystkie deklaracje lub będzie prosił o podanie PIN’u dla każdej deklaracji osobno. Komponent UNIZETO domyślnie wymaga wybrania certyfikatu i podpisania PIN’u tylko jeden raz w danej sesji. Komponent KiR’u i Sigillum wymaga ustawienia opcji „Trwały PIN” i podania np. na jaki czas ma być zapamiętany PIN.

Uwaga
W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym (iComarch24) program zapyta o certyfikat i poprosi o potwierdzenie każdej kolejnej wysyłanej deklaracji (ze względu na bezpieczeństwo – każda eksportowane deklaracja jest przesyłana jako plik xml zarówno na komputer Użytkownika, jak i na serwer Ministerstwa Finansów).

Uwaga
Możliwość ponownego przesłania deklaracji, do której już odebrano UPO dostępne jest tylko z formularza konkretnej deklaracji. Wysyłka e‑Deklaracji jest wykonywana tylko dla tych deklaracji, które są zablokowane. Nie można wyeksportować deklaracji ze statusem „Wysłano/Nie odebrano UPO”.

W przypadku deklaracji PIT, CIT oraz VAT posiadających status „Wysłano/obebrano UPO” – przed powtórną ich wysyłką Użytkownik otrzyma komunikat “Deklaracja została już wysłana i zostało odebrane Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Ponowna wysyłka spowoduje rozbieżność między nr referencyjnym na deklaracji a wydrukiem UPO. Czy chcesz kontynuować?” z możliwością wyboru: TAK/NIE.

Deklaracja VIU-DO
Z poziomu Rejestry VAT/ Inne/ Deklaracje VIU-DO otwiera się okno Lista deklaracji VIU-DO. Dodanie deklaracji jest możliwe za pomocą plusa. Następnie pojawia się okno z wyborem odpowiedniego okresu, za który sporządzana jest deklaracja. Naciśnięcie w przycisk „Utwórz deklarację” powoduje wygenerowanie deklaracji VIU-DO. Deklaracje VIU-DO można edytować. Prawidłowym urzędem skarbowym dla deklaracji VIU-DO jest Drugi Urząd Warszawa-Śródmieście, powinien być uzupełniony w Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Deklaracje.
Po naciśnięciu przycisku „Zapisz”, deklaracja za dany okres pojawia się na Liście deklaracji VIU-DO.

Rys 2. Lista deklaracji VIU-DO – status obliczona

Po zaznaczeniu odpowiedniego wiersza z obliczoną deklaracją VIU-DO istnieje możliwość jej wysyłki deklaracji do systemu e-Deklaracje. Naciśnięcie ikony Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje, rozpoczyna eksport. deklaracji.
Wysyłka możliwa jest tylko przy użyciu podpisu kwalifikowanego.

 

3 Odbieranie UPO

Po wysłaniu deklaracji należy odebrać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). UPO powinno być dostępne do odbioru do 24 godzin od wysłania.

W celu odebrania UPO dla deklaracji CIT-8, VAT-7, VAT-7K, VAT-27, VAT-9M, VAT-8, VAT-UE, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-28, PIT-8C, IFT-1R, PIT-4R, PIT-8AR, należy otworzyć formularz deklaracji za pomocą ikony Pobierz UPO  i zainicjować pobranie UPO. Poprawne pobranie UPO zakończy się komunikatem:

Rys 2. Log z przebiegu operacji – pobieranie UPO

Urzędowe Poświadczenie Odbioru można wydrukować z poziomu formularza deklaracji.

Dla deklaracji VIU-DO, PIT-11, IFT1-R i PIT-8C odebranie UPO jest możliwe z listy deklaracji. Po zaznaczeniu/podświetleniu wybranej deklaracji o statusie zamknięta, mającej w kolumnie e-Deklaracje „Wysłano/nie odebrano UPO” należy za pomocą ikony Pobierz UPO zainicjować pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru.

Rys 4. Lista deklaracji VIU-DO odebranie UPO

4 Korekta deklaracji

W przypadku konieczności złożenia korekty deklaracji należy dodać nowy formularz deklaracji i zaznaczyć na nim cel złożenia – korekta, bądź dla wskazanego okresu uruchomić ikonę Korekta deklaracji .  Kolejnym krokiem jest jej przeliczenie (przycisk Przelicz ) wraz z możliwością wypełnienia zakładki ORD-ZU. Stanowi ona załącznik z uzasadnieniem przyczyny korekty. Na korektach deklaracji składanych od 01.01.2016 wyłączono konieczność uzupełniania załącznika ORD-ZU. Podczas wykonywania korekt wybranych deklaracji, zakładka ORD-ZU jest widoczna, ale jej uzupełnienie nie jest już konieczne do zatwierdzenia deklaracji i wysłania jej drogą elektroniczną.

Mechanizm wysyłki i odbierania UPO jest identyczny jak przy składaniu deklaracji pierwotnej. Z poziomu formularza deklaracji można wydrukować samą deklarację, jak również formularz UPO czy pozostałe załączniki, tj. ORD-ZU, VAT-ZZ czy VAT-ZT.

Uwaga
Korektę deklaracji można naliczyć i zapisać w sytuacji, gdy deklaracja korygowana zostanie wcześniej zablokowana przed zmianami (na liście nie może ona widnieć w kolorze zielonym).

Uwaga
Zanim zostanie wysłana korekta danej deklaracji należy wcześniej odebrać UPO do deklaracji pierwotnej (czyli upewnić się, że pierwotna deklaracja została złożona poprawnie).

Uwaga
Korekty wybranych deklaracji, tj. VAT-UE czy PIT-37 można wyliczyć wyłącznie za pomocą ikony Korekta deklaracji .

Uwaga
Uwaga: Deklaracja VIU-DO nie posiada korekty. Jeśli po wysłaniu deklaracji występuje potrzeba zmian wartości na niej uwzględnionych należy to zrobić na deklaracji za kolejny kwartał w części dotyczącej korekt.

5 Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe ‑ eksport e-Deklaracji oraz import UPO

W  module Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe istnieje możliwość eksportu e-Deklaracji oraz importu  Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Funkcja ta usprawnia pracę doradców podatkowych oraz biur rachunkowych poprzez umożliwienie seryjnego wykonywania wspomnianych wcześniej operacji dla wybranych baz firmowych.

Obecnie można dokonać eksportu następujących deklaracji: VAT-7, VAT-7K, VAT-UE, VAT-9M, VAT-8,VAT‑27, PIT-36, PIT-36L, PIT-28, CIT-8, PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11.

Funkcja widoczna jest na liście operacji seryjnych w menu pod nazwą e-Deklaracje / Wyślij JPK i składa się z dwóch pozycji: Wyślij deklaracje, Odbierz UPO. W gałęzi tej dostępne są również opcje związane z seryjną wysyłką plików JPK_VAT/ JPK_V7: Wyślij JPK_VAT oraz Odbierz UPO dla JPK_VAT, więcej informacji opisane zostało w biuletynie OPT088 – Pliki JPK_V7 – przygotowanie dokumentów i generacja plików.

Rys 3. Widok funkcji w dostępnym menu e-Deklaracje / JPK

Po wyborze funkcji Wyślij deklaracje pojawi się okno dialogowe zawierające rozwijalną listę, za pomocą której Użytkownik ma możliwość dokonania szybkiego wyboru rodzaju deklaracji, którą chce wysłać.

Rys 4. Okno dialogowe z rozwijalną listą deklaracji, podczas wywoływania funkcji „Wyślij deklaracje”

Po wybraniu rodzaju deklaracji pojawi się okno z wyborem certyfikatu i podaniem PIN’u. W zależności od ustawień komponentu do obsługi podpisu elektronicznego program poprosi o podanie PIN’u tylko raz i podpisze wszystkie deklaracje lub będzie prosił o podanie PIN’u dla  każdej deklaracji osobno. Komponent UNIZETO domyślnie wymaga wybrania certyfikatu i podpisania PIN’u tylko jeden raz w danej sesji. Komponent KiR’u i Sigillum wymaga ustawienia opcji „Trwały PIN” i podania np. na jaki czas ma być zapamiętany PIN. Po podpisaniu deklaracji  następuje jej wysłanie do systemu e-Deklaracje. Jeżeli Użytkownik dokonał eksportu wybranych deklaracji np. VAT-8 lub VAT-UE, wówczas w bazie danych klienta wyświetlana jest informacja o wysyłce elektronicznej, która znajduje się w atrybucie „Deklaracja VAT-8” lub „Deklaracja VAT-UE”, w  zależności od tego jaki rodzaj deklaracji został wysłany.

Uwaga
Należy pamiętać, aby wysyłane deklaracje zostały wcześniej zatwierdzone. W przeciwnym razie program nie pozwoli na ich wyeksportowanie i pojawi się odpowiedni komunikat: „W bazie [nazwa bazy] deklaracja nie została zatwierdzona. Deklaracja [formularz] nie została wysłana.” W takiej sytuacji należy zatwierdzić daną deklarację i ponownie wysłać.

Podczas seryjnej wysyłki e-Deklaracji z poziomu Biura Rachunkowego w przypadku wystąpienia nieprawidłowości wynik walidacji zwróci dla każdej z deklaracji informację o pierwszym znalezionym błędzie. Mechanizm ten różni się od tego, który istnieje z poziomu programu Comarch ERP Optima, gdzie w treści walidacji otrzymujemy pełną listę napotkanych niezgodności.

Po wysłaniu deklaracji i odebraniu UPO zablokowana jest możliwość ponownej wysyłki deklaracji z poziomu Biura Rachunkowego.

Chcąc dokonać importu Urzędowego Poświadczenia Odbioru należy wybrać z menu funkcję Odbierz UPO. Następnie, podobnie jak przy eksporcie deklaracji, pojawi się okno dialogowe z rozwijalnym menu pozwalające na  wybór rodzaju deklaracji dla której Użytkownik chce dokonać importu. Po wybraniu rodzaju  deklaracji rozpocznie się proces pobierania UPO. Analogicznie jak przy eksporcie deklaracji  VAT-8 oraz VAT-UE, po zakończeniu operacji importu UPO pojawia się informacja o odbiorze UPO w atrybucie „Deklaracja VAT-8” lub „Deklaracja VAT-UE”.

Rys 5. Okno dialogowe z rozwijalną listą deklaracji, podczas wywoływania funkcji „Odbierz UPO”

Przy eksporcie e-Deklaracji oraz imporcie UPO w Panelu Wyników będą wyświetlane odpowiednie komunikaty informujące o przebiegu danych operacji.

Uwaga
Aby funkcja eksportu deklaracji oraz importu UPO w module Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe mogła poprawnie działać, należy pamiętać o ustawieniu odpowiednich parametrów w konfiguracji programu Comarch ERP Optima (pkt 1).

W przypadku wysłanych deklaracji, dla których pobrano Urzędowe Poświadczenie Odbioru program umożliwia

seryjny wydruk UPO.

Rys 6. Widok funkcji w dostępnym menu Wydruki

6 Najczęstsze komunikaty przy wysyłaniu e-Deklaracji

Komunikat przy wysyłaniuPrzyczyna
Błąd wysyłania e-Deklaracji: nie został nadany numer referencyjny (Połączenie podstawowe zostało zakończone: Nie można ustanowić relacji zaufania dla bezpiecznego kanału SSL/TLS.|).Brak certyfikatu Ministerstwa Finansów “ROOT MINFIN SERVERS CA” – należy go dodać do „Zaufane główne urzędy certyfikacji” – z poziomu Windows Internet Explorer / Narzędzia / Opcje internetowe / zakładka Zawartość / Certyfikaty.
Błąd wysyłania e-Deklaracji: nie został nadany numer referencyjny (Nie można rozpoznać nazwy zdalnej: 'bramka.edeklaracje.gov.pl').Błędny adres usługi serwisu e-Deklaracji wpisany z poziomu: System / Konfiguracja / Program / Ogólne / e-Deklaracje - prawidłowa ścieżka to:
https://bramka.e-deklaracje.mf.gov.pl/

PIT-11

Komunikat przy wysyłaniuPrzyczyna
Deklaracja nie została wyeksportowana z powodu błędów. Nieznany błąd czasu wykonywania. wiersz = 130, kolumna = 4 (wiersz jest przesunięciem od początku bloku skryptu). Zwrócono błąd z wywołania właściwości lub metody. [-2147352567]”Typ wypłaty będący potrąceniem w Konfiguracji / Firma / Płace / Typy wypłat ma uzupełnioną ‘Pozycję na deklaracji PIT’ – PIT-11 1a. Wynagrodzenia ze stosunku… - wówczas pojawia się na deklaracji z MINUSEM w pozycji ‘Dochód zwolniony od podatku’. Należy zmienić tą pozycję na ‘Nie dotyczy’ i przeliczyć deklarację PIT-11.

7 Najczęstsze komunikaty błędów podczas walidacji i/lub przy odbiorze UPO

Komunikat podczasPrzyczyna
Walidacji Comarch ERP OptimaOdbioru UPO z systemu e-Deklaracje
Niepoprawna wartość '0001' w polu KodUrzedu (TKodUS: dopuszczalne wartości [0202, 0203, 0204, 0205, 0206, 0207, 0208, 0209, 0210, 0211, 0212, 0213, 0214, 0215, 0216, 0217, 0218, 0219, 0220, 0221, 0222, 0223, 0224, 0225, 0226, 0227, 0228, 0229, 0230, 0231, 0232, 0233, 0234, 0271, 0402, 0403, 0404, 0405, 0406, 0407, 0408, 0409, 0410, 0411, 0412, 0413, 0414, 0415, 0416, 0417, 0418, 0419, 0420, (…)])Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-enumeration-valid: Value '0001' is not facet-valid with respect to enumeration '[0202, 0203, 0204, 0205, 0206, 0207, 0208, 0209, 0210, 0211, 0212, 0213, 0214, 0215, 0216, 0217, 0218, 0219, 0220, 0221, 0222, 0223, 0224, 0225, 0226, 0227, 0228, 0229, 0230, 0231, 0232, 0233, 0234, 0271, 0402, (…)]'. It must be a value from the enumeration.]Błędny kod urzędu skarbowego przypisanego do deklaracji w Konfiguracji Firmy/ Dane Firmy/ Deklaracje.

Należy poprawić Kod na karcie urzędu (Ogólne/ Inne/ Urzędy), następnie ponownie przeliczyć, zablokować i wysłać deklarację.
Nieprawidłowa wiadomość UPO. The filename, directory name, or volume label syntax in correct.
Nieprawidłowa wiadomość UPO. Nazwa pliku, nazwa katalogu lub składnia etykiety woluminu jest niepoprawna.
Próba pobrania UPO nieaktualną wersją programu Comarch ERP Optima np. 17.3
Zamknięcie programu Comarch ERP Optima - Runtime errorW przypadku seryjnego pobierania UPO, gdy brak sieci lub serwer Ministerstwa Finansów jest niedostępny.
Błąd wysyłania e-Deklaracji: nie został nadany numer referencyjny (Połączenie podstawowe zostało zakończone: Nie można ustanowić relacji zaufania dla bezpiecznego kanału SSL/TLS.|).Brak aktualnego pełnomocnictwa/upoważnienia do podpisywania deklaracjiJeżeli wygasł certyfikat – należy sprawdzić UPL-1 (upoważnienie do składania deklaracji) jaka jest na nim data obowiązywania.
Nie udało się zwalidować e-deklaracji z powodu błędów. Brak schematu dokumentu elektronicznego na stronach e-PUAP. Poprawność deklaracji zostanie sprawdzona podczas odbioru UPO. [-2146232832]Błąd odbierania UPO. Informacje dodatkowe: Błąd komunikacji z serwerem e-Deklaracji:
Connector:Connection time out. HRESULT=0x800A1527 - Connector:Unspecified HTTP error. HRESULT=0x800A1518 lub
Błąd wysyłania e-Deklaracji: nie został nadany numer referencyjny (Żądanie nie powiodło się. Odpowiedź jest pusta.|)		Problem z serwerem e-Deklaracji występujący np. w okresie wzmożonej wysyłki deklaracji. Utrudnienia w dostępie do usługi systemu e-Deklaracje niezależne i niezwiązane z programem Comarch ERP Optima. Komunikaty świadczyć mogą o przejściowych problemach z dostępem do serwera e-Deklaracji. Należy w takim wypadku wstrzymać się z wysyłką deklaracji i ponowić próbę za jakiś czas. Jeżeli Użytkownik zdecyduje się na wysyłkę, powinien od razu spróbować pobrać UPO, aby mieć pewność poprawności wysłanej deklaracji.

Deklaracja VAT-7, VAT-8, VAT-9M, VAT-27:

Komunikat podczasPrzyczyna
Walidacji Comarch ERP OptimaOdbioru UPO z systemu e-Deklaracje
Nieuzupełnione pole PelnaNazwaWeryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respect to minLength '1' for type
'#AnonType_PelnaNazwa TIdentyfikatorOsobyNiefizycznej'.]
Niewypełnione pole Nazwa pełna w Konfiguracji/ Firma/ Dane Firmy/ VAT, AKC-WW, CUK.
Nieuzupełnione pole ImiePierwsze (Imię: minimalna długość 1 znaków, maksymalna długość 30 znaków)Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respect to minLength '1' for type 'TImie'.]Niewypełnione pole Imię, jeżeli podatnik jest osobą fizyczną, w Konfiguracji/ Firma/ Dane Firmy/ VAT, AKC-WW, CUK.
Nieuzupełnione pole Nazwisko (Nazwisko: minimalna długość 1 znaków, maksymalna długość 81 znaków)Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respect to minLength '1' for type 'TNazwisko'.]Niewypełnione pole Miasto i/lub Poczta w Konfiguracji/ Firma/ Dane Firmy/ VAT, AKC-WW, CUK.
Nieuzupełnione pole DataUrodzenia (Data: wartość musi być większa lub równa: 1900-01-01)Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-datatype-valid.1.2.1: '' is not a valid value for 'date'.]Niewypełnione pole Data urodzenia, jeżeli podatnik jest osobą fizyczną, w Konfiguracji/ Firma/ Dane Firmy/ VAT, AKC- WW, CUK.
Niepoprawna wartość '20' w polu 49 (Wartość: wartość musi być mniejsza lub równa: 0, ilość cyfr: 14)Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-maxInclusive-valid: Value '20' is not facet-valid with respect to maxInclusive '0' for type '#AnonType_P_49PozycjeSzczegolowe'.]Błędna wartość w polu 49 deklaracji VAT-7 składanej od sierpnia/3 kwartału 2016. Pole 49 od wersji 17 formularza musi być wypełnione wartością ujemną.
Niepoprawna wartość '-20' w polu 50 (Wartość: wartość musi być większa lub równa: 0, ilość cyfr: 14)Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minInclusive-valid: Value '-20' is not facet-valid with respect to minInclusive '0' for type 'TKwotaCNieujemna'.]Błędna wartość w polu 50 deklaracji VAT-7 składanej od sierpnia/3 kwartału 2016. Pole 50 od wersji 17 formularza musi być wypełnione wartością nieujemną.
Niepoprawna wartość '12345678' w polu NIP (NIP)
Nieuzupełnione pole P_BC w załączniku Wniosek_VAT-ZD (NIP)
Niepoprawna wartość ‘wartość’ w polu P_BC w załączniku Wniosek_VAT-ZD (NIP)
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-pattern-valid: Value '12345678' is not facet-valid with respect to pattern '[1-9]((\d[1-9])|([1-9]\d))\d{7}' for type 'TNrNIP'Błędnie wpisany NIP w Konfiguracji/ Firma/ Dane Firmy/ VAT, AKC-WW , CUK (w komunikacie zamiast '12345678' jest podawany błędnie wpisany NIP)
i/lub wraz z deklaracją wysyłany jest załącznik VAT-ZD (dla sprzedaży), ale dokumenty w rejestrze VAT, które są uwzględniane na VAT-ZD mają błędny NIP (w komunikacie zamiast '12345678' jest podawany błędnie wpisany NIP).
Należy poprawić NIP na dokumencie w rejestrze VAT, następnie odblokować deklarację VAT-7, usunąć z rejestru VAT zapis korekcyjny wygenerowany do załącznika
VAT-ZD, odblokować i ponownie przeliczyć VAT-ZD. Następnie ponownie zablokować VAT-ZD i wygenerować zapis korekcyjny oraz przeliczyć i ponownie wysłać deklarację.

Deklaracja VAT-UE:

Komunikat podczasPrzyczyna
Walidacji Comarch ERP OptimaOdbioru UPO z systemu e-Deklaracje
Niepoprawna wartość '123.456.7890' w polu P_Db (NIP UE)
Niepoprawna wartość 'PL' w polu P_Da/P_Na (TKodKrajuUE: dopuszczalne wartości [AT, BE, BG, CY, CZ, DK, DE, EE, EL, ES, FI, FR, GB, HR, HU, IE, IT, LV, LT, LU, MT, NL, PT, RO, SE, SI, SK, XI])
Niepoprawna wartość 'PL' w polu P_Ua (TKodKrajuUEUslugi: dopuszczalne wartości [AT, BE, BG, CY, CZ, DK, DE, EE, EL, ES, FI, FR, GB, HR, HU, IE, IT, LV, LT, LU, MT, NL, PT, RO, SE, SI, SK])
Nieuzupełnione pole P_Db/P_Nb/P_Ub (NIP UE)		Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-pattern-valid: Value '123.456.7890' is not facet- valid with respect to pattern '(\d|[A-Z]|\+|\*){1,12}' for type'TNrVatUE'.]
Status deklaracji: Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-enumeration-valid: Value 'PL' is not facet-valid with respect to enumeration '[AT, BE, BG, CY, CZ, DK, DE, EE, EL, ES, FI, FR, GB, HR, HU, IE, IT, LV, LT, LU, MT, NL, PT, RO, SE, SI, SK, XI]'. It must be a value from the enumeration.]		Błędny NIP na dokumencie w rejestrze VAT (w komunikacie zamiast '123.456.7890' jest podawany błędnie wpisany NIP).
Błędny Kod Kraju UE na dokumencie w rejestrze VAT (w komunikacie zamiast 'PL' jest podawany błędny prefiks NIP).
Nieuzupełnione (puste) pole NIP.
Należy poprawić NIP na dokumencie, następnie odblokować, przeliczyć i ponownie wysłać deklarację.

Deklaracja PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-28, PIT-11, PIT-8C, IFT:

Komunikat podczas
Walidacji Comarch ERP OptimaOdbioru UPO z systemu e-DeklaracjePrzyczyna
Nieuzupełnione pole P_C11 w załączniku PIT_B
Nieuzupełnione pole element P_C7/P_C8 w załączniku PIT-28_B
Nieuzupełnione pole P_189_1/33
Nieuzupełnione pole 35/49 w załączniku PIT_O
Nieuzupełnione pole 17 w załączniku PIT_D
Nieuzupełnione pole P_B9 w załączniku PIT_MIT		Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respect to minLength '1' for type 'TZnakowy'.Na PIT/B niewypełniona pozycja Nazwa spółki.
Na PIT28/B niewypełniona pozycja Nazwa spółki i/lub identyfikator NIP.
Jeśli jest wpisana kwota Straty z lat ubiegłych należy uzupełnić również Źródła strat.
i/lub na PIT/O wpisana jest kwota Innych ulg, a nie jest uzupełniony Rodzaj ulgi
i/lub na PIT/D wpisana jest kwota odliczenia, a nie jest uzupełniony Rodzaj wydatków mieszkaniowych i/lub Nazwa środka trwałego na PIT/MIT
Nieuzupełnione pole Wojewodztwo/Powiat/Gmina (Nazwa województwa, nazwa powiatu lub nazwa gminy: minimalna długość 1 znaków, maksymalna długość 36 znaków)Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respekt to minLength '1' for type 'TJednAdmin'.Niewypełnione pola Województwo i/lub Powiat i/lub Gmina na karcie właściciela/wspólnika/pracownika i/lub niewypełnione województwo/powiat/gmina w danych małżonka (w przypadku rozliczania PIT-36 lub PIT-37 wspólnie z małżonkiem).
Deklaracja nie została wyeksportowana z powodu błędów. Na karcie właściciela nie wpisano daty urodzenia. [-2147467259] lub
Nieuzupełnione pole DataUrodzenia (Data: wartość musi być większa lub równa: 1900-01-01, wartość musi być mniejsza lub równa: 2030-12-31)		Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minInclusive-valid: Value '1899-12-30' is not facet- valid with respect to minInclusive '1900-01-01' for type 'TData'Niewypełnione pole Data urodzenia na formularzu właściciela/wspólnika/pracownika i/lub data urodzenia małżonka (w przypadku rozliczania PIT-36 lub PIT-37 wspólnie z małżonkiem).
Nieuzupełnione pole NrDomu (Nr budynku: minimalna długość 1 znaków, maksymalna długość 9 znaków)Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respekt to minLength '1' for type 'TNrBudynku'.Niewypełnione pole Nr domu na formularzu właściciela/wspólnika/pracownika i/lub w danych małżonka (w przypadku rozliczania PIT-36 lub PIT-37 wspólnie z małżonkiem).
Nieuzupełnione pole Miejscowosc/MiejsceUrodzenia (Miejscowość: minimalna długość 1 znaków, maksymalna długość 56 znaków)Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respekt to minLength '1' for type 'TMiejscowosc'.Niewypełnione pole Miejscowość na formularzu właściciela/wspólnika/pracownika i/lub w danych małżonka (w przypadku rozliczania PIT-36 lub PIT-37 wspólnie z małżonkiem) i/lub na PIT/O, w części D (informacja o przekazanych darowiznach i obdarowanych) niewypełniona Miejscowość przy uzupełnionych innych polach i/lub niewypełniona Miejscowość/Poczta w danych firmy w Konfiguracji/ Firma/ Dane firmy/ PIT-4R,CIT-8, ZUS DRA.
W przypadku deklaracji IFT niewypełnione pole Miejsce urodzenia na formularzu pracownika.
Nieuzupełnione pole KodPocztowy (Kod pocztowy: minimalna długość 1 znaków, maksymalna długość 8 znaków)Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respect to minLength '1' for type 'TKodPocztowy'.Niewypełnione pole Kod pocztowy na formularzu właściciela/wspólnika/pracownika i/lub w danych małżonka (w przypadku rozliczania PIT-36 lub PIT-37 wspólnie z małżonkiem)
Nieuzupełnione pole Nazwisko lub
Nieuzupełnione pole Nazwisko w załączniku PIT_O/PIT_D (Nazwisko: minimalna długość 1 znaków, maksymalna długość 81 znaków)
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respekt to minLength '1' for type 'TNazwisko'.Niewypełnione pole Nazwisko małżonka na deklaracji rocznej i/lub załączniku PIT/O/PIT/D (w przypadku rozliczania PIT-36 lub PIT-37 wspólnie z małżonkiem).
Nieuzupełnione pole ImiePierwsze (Imię: minimalna długość 1 znaków, maksymalna długość 30 znaków)Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respect to minLength '1' for type 'TImie'.Niewypełnione pole Pierwsze Imię małżonka (w przypadku rozliczania PIT-36 lub PIT-37 wspólnie z małżonkiem)
Zaznaczono w Konfiguracji/ Firma/ Dane firmy/ PIT-4R, CIT-8, ZUS DRA że podatnik jest osobą fizyczną ale nie zostały uzupełnione dane właściciela.
Nieuzupełnione pole P_D3 w załączniku PIT_O lub
Nieuzupełnione pole P_F64A w załączniku PIT_BR lub
Nieuzupełnione pole KodKraju/KodKrajuWydania (Kod kraju: dopuszczalne wartości [AF, AX, AL, DZ, AD, AO, AI, AQ, AG, AN, SA, AR, AM, AW, AU, AT, AZ, BS, BH, BD, BB, BE, BZ, BJ, BM, BT, BY, BO, BA, BW, BR, BN, IO, BG, BF, BI, XC, CL, CN, HR, CY, TD, ME, DK, DM, DO, DJ, EG, EC, ER, EE, ET
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-enumeration-valid: Value '' is not facet-valid with respect to enumeration '[AF, AX, AL, DZ, AD, AO, AI, AQ, AG, AN, SA, AR, AM, AW, AU, AT, AZ, BS, BH, BD, BB, BE, BZ, BJ, BM, BT, BY, BO, BA, BW, BR, BN, IO, BG, BF, BI, XC, CL, CN, HR, CY, TD, ME, DK, DM, DO, DJ, EG, EC, ER, EE, ET, FK, (…)]'. It must be a value from the enumeration.]Niewypełnione pole Kod kraju na załączniku PIT/O, w części dot. informacji o przekazanych darowiznach i obdarowanych.
Niewypełnione pole Kod kraju na załączniku PIT/BR, w części dot. danych jednostki naukowej.
Niewypełnione pole Kod kraju na formularzu pracownika i/lub formularzu deklaracji.
Nieuzupełnione pole NrLokalu (Nr lokalu: minimalna długość 1 znaków, maksymalna długość 10 znaków)Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respect to minLength '1' for type 'TNrLokalu'.]W pliku xml jest pusta sekcja z numerem lokalu. Taki efekt powstaje po imporcie danych kadrowych z arkusza MS Excel, jeżeli w arkuszu w kolumnie ‘Nr Lokalu’ została wpisana spacja. Normalnie w przypadku nie wypełnionego pola z numerem lokalu na formularzu danych kadrowych ta sekcja się w ogóle nie generuje. W takiej sytuacji należy edytować formularz danych kadrowych pracownika/właściciela/wspólnika, wpisać w pole numer lokalu np. 1, zapisać zmianę/formularz, ponownie go edytować, usunąć całą zawartość pola z numerem lokalu i zapisać. Po tak wykonanych czynnościach plik z deklaracją jest wysyłany poprawnie.
Niepoprawna wartość '0' w polu RodzajNrId (TRodzajId: dopuszczalne wartości [1, 2, 3, 4, 8, 9])Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-enumeration-valid: Value '0' is not facet-valid with respect to enumeration '[1, 2, 3, 4, 8, 9]'. It must be a value from the enumeration.]Niewypełnione pole Rodzaj numeru identyfikacyjnego na formularzu pracownika na zakładce 2. Nr ident./podatki.
Nieuzupełnione pole NrId (Numer dokumentu stwierdzającego tożsamość: minimalna długość 1 znaków, maksymalna długość 50 znaków)Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respect to minLength '1' for type 'TNrDokumentu StwierdzajacegoTozsamosc'.Niewypełnione pole Zagraniczny numer identyfikacyjny podatnika na formularzu pracownika na zakładce 2. Nr ident./podatki.
Niepoprawna wartość '123456789' w polu 472/163/132/175 (KRS)Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-pattern-valid: Value '123456789' is not facet-valid with respect to pattern '\d{10}' for type 'TNrKRS'.]Błędny numer KRS, wpisany w sekcji „Wniosek o przekazanie 1% podatku” (w komunikacie zamiast '123456789' jest podawany błędnie wpisany numer KRS odpowiednio na deklaracji PIT-36/PIT-36L/PIT-37/PIT-28)
Niepoprawna wartość '0' w polu 23 w załączniku PIT_IP (Rok: wartość musi być większa lub równa: 2015, wartość musi być mniejsza lub równa: 2030)Status deklaracji: Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-datatype-valid.1.2.1: '0' is not a valid value for 'gYear'.]Należy uzupełnić rok w polu 23 w którym podatnik korzystał ze zwolnienia dochód wykazanych w polu 24 w załączniki PIT/IP
Niepoprawna wartość '0' w polu P_B10 w załączniku PIT_MIT (Wartość: wartość musi być większa lub równa: 0, wartość musi być większa niż: 0, ilość cyfr: 16, ilość cyfr po przecinku: 2)Status deklaracji: Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minExclusive-valid: Value '0' is not facet-valid with respect to minExclusive '0.0' for type '#AnonType_P_B10P_BPozycjeSzczegoloweZalacznik_PIT_MIT'.]Niewypełnione pole dotyczące liczby środków trwałych na PIT/MIT

Deklaracja CIT-8:

Komunikat podczasPrzyczyna
Walidacji Comarch ERP OptimaOdbioru UPO z systemu e-Deklaracje
Nieuzupełnione pole PelnaNazwaWeryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respect to minLength '1' for type
'#AnonType_PelnaNazwa TIdentyfikator OsobyNiefizycznej'.]
Niewypełnione pole Nazwa pełna w Konfiguracji/ Firma/ Dane Firmy/ PIT-4R, CIT-8, ZUS DRA
Niepoprawna wartość '12345' w polu NIP (NIP)Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-pattern-valid: Value '12345' is not facet-valid with respect to pattern '[1-9]((\d[1-9])|([1-9]\d))\d{7}' for type 'TNrNIP'Błędny numer NIP wpisany w Konfiguracji/ Firma/ Dane Firmy/ Pieczątka Firmy (w komunikacie zamiast '12345' jest podawany błędnie wpisany NIP).
Nieuzupełnione pole Wojewodztwo/Powiat/Gmina lub Nieuzupełnione pole P_A/P_B/P_C w załączniku CIT-ST (Nazwa województwa, nazwa powiatu lub nazwa gminy: minimalna długość 1 znaków, maksymalna długość 36 znaków) Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respect to minLength '1' for type 'TJednAdmin'.Niewypełnione pola Województwo i/lub Powiat i/lub Gmina w Konfiguracji/ Firma/ Dane Firmy/ PIT-4R, CIT-8, ZUS DRA i/lub niewypełnione pola Województwo i/lub Powiat i/lub Gmina w części dot. zakładów/ oddziałów na załączniku CIT/ST.
Nieuzupełnione pole NrDomu (Nr budynku: minimalna długość 1 znaków, maksymalna długość 9 znaków)Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respect to minLength '1' for type 'TNrBudynku'.Niewypełnione pole Nr domu w Konfiguracji/ Firma/ Dane Firmy/ PIT-4R, CIT-8, ZUS DRA.
Nieuzupełnione pole Miejscowosc lub Nieuzupełnione pole 33 w załączniku CIT-D lub Nieuzupełnione pole 13 w załączniku CIT-ST_A - załącznik do załącznika CIT-ST (Miejscowość: minimalna długość 1 znaków, maksymalna długość 56 znaków)Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respect to minLength '1' for type 'TMiejscowosc'.Niewypełnione pole Miejscowość w Konfiguracji/ Firma/ Dane Firmy/ PIT-4R, CIT-8, ZUS DRA i/lub
niewypełnione pole Miejscowość w danych darczyńcy/ informacji o obdarowanym na CIT-D i/lub w danych Zakładu (oddziału) na CIT-ST/A.
Nieuzupełnione pole KodPocztowy (Kod pocztowy: minimalna długość 1 znaków, maksymalna długość 8 znaków)Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respect to minLength '1' for type 'TKodPocztowy'.Niewypełnione pole Kod pocztowy w Konfiguracji/ Firma/ Dane Firmy/ PIT-4R, CIT-8, ZUS DRA.
Nieuzupełnione pole 71/151/167/172/173 w załączniku CIT-8_O lub
Nieuzupełnione pole 25/75 w załączniku CIT-D lub
Nieuzupełnione pole P_E1 w załączniku CIT-ST lub
Nieuzupełnione pole P_1 w załączniku CIT-ST_A - załącznik do załącznika CIT-ST
Nieuzupełnione pole P_B8 w załączniku CIT_MIT
Nieuzupełnione pole P_G41 w załączniku CIT_IP
Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respect to minLength '1' for type 'TZnakowy'.]Na CIT-8/O wpisana jest Kwota innych dochodów wolnych i/lub Kwota innych odliczeń, a nie jest uzupełnione pole Tytułem i/lub wpisana jest Kwota Zwolnienia, a nie jest uzupełniony Numer decyzji Ministra Finansów i/lub wpisana jest Kwota zaniechania poboru podatku i Data rozporządzenia, a nie jest uzupełniony Tytuł Rozporządzenia i/lub wpisana jest Kwota obniżki z innych tytułów, a nie jest uzupełniony Tytuł obniżki
i/lub na CIT/D w Danych darczyńcy/ Informacji o obdarowanym nie jest uzupełnione pole Nazwa Pełna
i/lub na CIT-ST nie jest uzupełnione pole Nazwa zakładu (oddziału)
i/lub na CIT-ST/A nie jest uzupełniona Nazwa pełna zakładu (oddziału) i/lub Nazwa środka trwałego na CIT/MIT i/lub Numeru wydania zezwolenia lub decyzji o wsparciu na CIT/IP.
Niepoprawna wartość '1899-12-30' w polu 169/170 w załączniku CIT-8_O (Data: wartość musi być większa lub równa: 1900-01-01)Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-datatype-valid.1.2.1: '00:00:00' is not a valid value for 'date'.]Na CIT-8/O wpisany jest Numer decyzji Ministra Finansów i Kwota Zwolnienia, a nie jest uzupełniona Data decyzji Ministra Finansów i/lub wpisana jest Kwota zaniechania poboru podatku, a nie jest uzupełniona Data rozporządzenia.
Nieuzupełnione pole P_26A/74/P_76A w załączniku CIT-D lub Nieuzupełnione pole P_F63A w załączniku CIT-BR (Kod kraju: dopuszczalne wartości [AF, AX, AL, DZ, AD, AO, AI, AQ, AG, AN, SA, AR, AM, AW, AU, AT, AZ, BS, BH, BD, BB, BE, BZ, BJ, BM, BT, BY, BO, BA, BW, BR, BN, IO, BG, BF, BI, XC, (…)])Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-enumeration-valid: Value '' is not facet-valid with respect to enumeration '[AF, AX, AL, DZ, AD, AO, AI, AQ, AG, AN, SA, AR, AM, AW, AU, AT, AZ, BS, BH, BD, BB, BE, BZ, BJ, BM, BT, BY, BO, BA, BW, BR, BN, IO, BG, BF, BI, XC, CL, CN, HR, CY, TD, ME, DK, DM, DO, DJ, EG, EC, ER, EE, ET, FK, FJ, PH, FI, FR, TF, GA, GM, GH, GI, GR, GD, GL, GE, GU, GG, GY, GF, GP, GT, (…)]'. It must be a value from the enumeration.]Na CIT-D w części dot. danych darczyńcy i/lub
w Informacji o obdarowanym nie jest wypełnione pole Kod kraju.
Na CIT-BR w części dot. danych jednostki naukowej nie jest wypełnione pole Kod kraju.
Nieuzupełnione pole 74 w załączniku CIT-D (Numer identyfikacji podatkowej: minimalna długość 1 znaków, maksymalna długość 30 znaków)Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minLength-valid: Value '' with length = '0' is not facet-valid with respect to minLength '1' for type 'TNrIdentyfikacjiPodatkowej'.]Niewypełnione pole Identyfikator podatkowy w części dot. Informacji o obdarowanym na załączniku CIT-D.
Niepoprawna wartość '1234567' w polu P_D w załączniku CIT-ST (Kod gminy: http://www.stat.gov.pl/broker/access/showSearch.jspa )Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-enumeration-valid: Value '1234567' is not facet-valid with respect to enumeration '[0201011, 0201022, 0201032, 0201043, 0201052, 0201062, 0202011, 0202021, 0202031, 0202041, 0202052, 0202062, 0202073, 0203011, 0203022, 0203032, 0203042, 0203052, 0203062, (…)]'. It must be a value from the enumeration.]Niepoprawny Kod gminy w części dot. zakładów/ oddziałów na załączniku CIT/ST (w komunikacie zamiast '1234567' jest podawany błędnie wpisany Kod).
Nieuzupełnione pole P_G42 w załączniku CIT_IP (Data: wartość musi być większa lub równa: 1900-01-01, wartość musi być mniejsza lub równa: 2030-12-31)
Niepoprawna wartość 'PL999' w polu P_G43 w załączniku CIT_IP (String)		Status deklaracji: Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-pattern-valid: Value '' is not facet-valid with respect to pattern '((\d{4})-(\d{2})-(\d{2}))' for type 'TData'.]
Status deklaracji: Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-pattern-valid: Value 'PL999' is not facet-valid with respect to pattern 'PL[24-9]{1}[1-4]{1}[1-9]{1}|PL[2]{2}[ABC]{1}|PL21A|PLZZZ' for type '#AnonType_P_G43P_GPozycjeSzczegoloweZalacznik_CIT_IP'.]		Niewypełnione pole dotyczące Daty wydania zezwolenia lub decyzji o wsparciu na CIT/IP.
Niepoprawny lub pusta jednostka terytorialna realizacji inwestycji w ‘PL’
Niepoprawna wartość '0' w polu P_B9 w załączniku CIT_MIT (Wartość: wartość musi być większa lub równa: 0, wartość musi być większa niż: 0, ilość cyfr: 16, ilość cyfr po przecinku: 2)Status deklaracji: Weryfikacja negatywna – dokument niezgodny ze schematem xsd [cvc-minExclusive-valid: Value '0' is not facet-valid with respect to minExclusive '0.0' for type '#AnonType_P_B9P_BPozycjeSzczegoloweZalacznik_CIT_MIT'.]Niewypełnione pole dotyczące liczby środków trwałych na CIT/MIT

 

Uwaga
Powyższe komunikaty zwracające numer pola podczas walidacji w programie Comarch ERP Optima odwołują się do najnowszych formularzy deklaracji składanych za rok 2021. W przypadku składania deklaracji bądź ich korekt za inny okres,numeracja pól w treści komunikatów dla poprzednich wzorów może nieznacznie się różnić.



OPT050 – Korygowanie wypłat

Data aktualizacji: 12-07-2023


Spis treści



1 Wprowadzenie

Zdarzają się sytuacje, gdy konieczne staje się skorygowanie naliczonej, zaksięgowanej i rozliczonej wypłaty pracownika, czasem nawet sprzed kilku miesięcy / lat, dlatego też w programie Comarch ERP Optima dostępna jest funkcjonalność anulowania wypłaty i naliczenia wypłaty korygującej oraz naliczenia wypłaty korygującej do wcześniej już skorygowanej wypłaty.

Mechanizm korekty najczęściej jest wykorzystywany w sytuacji, gdy np.:

  • Rozliczono niewłaściwą nieobecność (np. urlop zamiast zwolnienia lekarskiego);
  • Naliczono zły element (np. wynagrodzenie za czas choroby zamiast zasiłku chorobowego);
  • Nieprawidłowo naliczono składki ZUS, np. z tytułu przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, nieoskładkowania jakiegoś elementu (np. ekwiwalentu za urlop), itd.
  • Nieprawidłowo naliczono wypłatę korygującą (np. gdy istniała konieczność skorygowania wypłaty w związku z rozliczeniem niewłaściwej nieobecności, natomiast po jej wykonaniu, otrzymano informację o przekroczeniu rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych)

W przypadku korygowania wypłat ZUS wymaga sporządzenia korygujących raportów miesięcznych za odpowiednie miesiące, których dotyczą zmiany. Natomiast urząd skarbowy w wielu przypadkach nie wymaga korygowania poprzednich lat (deklaracji), tylko rozliczenia podatkowego w bieżącym miesiącu, w którym dokonujemy korekty, uwzględniając odpowiednie zmiany. Wykorzystując proces korygowania na przełomie roku należy podchodzić z dużą rozwagą do rozliczeń podatkowo – składkowych z urzędami. Każdy przypadek musi być traktowany indywidualnie, dlatego w razie wątpliwości zalecamy konsultację tematu z ekspertami US/ZUS.

Uwaga

W przypadku, gdy pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie z opóźnieniem (po naliczeniu wypłaty), to nie ma konieczności wykorzystania funkcjonalności anulowania wypłaty, tylko zaległą nieobecność można rozliczyć przy wykorzystaniu parametru „Miesięcy wstecz” na formularzu listy płac.

W przypadku rozliczenia zaległych zwolnień lekarskich wykorzystanie opcji „Mies. wstecz” będzie możliwe tylko wtedy gdy za okres bieżącego miesiąca naliczone są elementy wynagrodzenia podlegające składkom społecznym.

Przykład
 Pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie za ostatnie dni miesiąca z opóźnieniem. W związku z tym za miesiąc poprzedni zostało wypłacone pełne wynagrodzenie. W miesiącu bieżącym pracownik w dalszym ciągu jest nieobecny (ani wynagrodzenie za czas choroby, ani zasiłek chorobowy nie podlegają składkom społecznym). W wypłacie z opcją „Miesięcy wstecz” nadpłacone składki nie zostaną potrącone, ponieważ podstawa do ZUS nie może być ujemna. W takim przypadku zalecamy wykonanie korygowania wypłaty za miesiąc poprzedni
.

W dokumencie zaprezentowana została funkcjonalność dotycząca tylko korygowania wypłat.

2 Korygowanie wypłat

W celu przeprowadzenia korekty wynagrodzenia dla danej osoby w programie istnieje możliwość anulowania:

  1. Wypłaty (zamkniętej lub zaksięgowanej);
  2. Nieobecności, gdy wcześniej została anulowana wypłata, w której jest rozliczona dana nieobecność;
  3. Zestawienia czasu pracy, gdy wcześniej została anulowana wypłata, w której jest rozliczone zestawienie.
  4. Wypłaty korygującej,
  5. Nieobecności korygującej, gdy wcześniej została anulowana wypłata korygująca, w której została rozliczona dana nieobecność.
  6. Zestawienie korygujące, gdy wcześniej została anulowana wypłata korygująca, w której zostało rozliczone zestawienie

Uwaga
Proces korygowania wypłaty jest działaniem jednorazowym, dlatego należy podejść do niego z dużą rozwagą.  W przypadku konieczności skorygowania wypłaty korygującej, należy naliczoną wcześniej wypłatę korygującą usunąć i naliczyć ją ponownie już z poprawnymi wartościami.  

2.1 Anulowanie wypłaty

Funkcja anulowania wypłaty możliwa jest do wykonania na pojedynczej, zamkniętej (kolor czarny), lub zaksięgowanej (kolor niebieski) wypłacie oraz na wypłacie korygującej (zamkniętej/zaksięgowanej). W programie nie ma seryjnego anulowania kilku wypłat.

Uwaga
Operacja anulowania wypłaty jest nieodwracalna, co oznacza, że Użytkownik programu samodzielnie nie jest w stanie przywrócić statusu wypłaty z anulowanej na podstawową. Może jedynie dokończyć proces korygowania i naliczyć wypłatę na liście płac korygującej. Aby przywrócić status wypłaty z anulowanej na podstawową należy skorzystać z pomocy Autoryzowanego Partnera.
Wypłaty o statusie „Anulowane” nie są uwzględniane w wyliczeniach, deklaracjach, ani na wydrukach wykonywanych w programie.

W celu anulowania wypłaty należy w oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac, na której jest naliczone „błędne” wynagrodzenie, podświetlić pracownika z wypłatą, a następnie pod prawym klawiszem myszy (menu kontekstowe) wybrać opcję Anuluj wypłatę lub Koryguj wypłatę.

Po wybraniu opcji Anuluj wypłatę, wypłata zostanie anulowana. Na liście wypłat będzie widniała w kolorze szarym, ze statusem ‘Anulowana’. Opcja Koryguj wypłatę spowoduje automatyczne anulowanie wypłaty oraz otworzenie okna formularza w celu utworzenia listy płac korygującej.

Po wybraniu opcji ‘Koryguj wypłatę’ pojawi się następujący komunikat:

‘Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu’.

 

Po wybraniu opcji ‘Tak’ wypłata zostanie automatycznie anulowana, dodatkowo zostanie utworzona lista płac korygująca z domyślnym symbolem EKOR oraz ustawieniami skopiowanymi z listy płac, na której znajduje się anulowana wypłata.

Uwaga
 Nie można dodać kolejnej listy płac o tym samym numerze za ten sam okres. Dlatego jeżeli pierwotna lista korygująca ma symbol EKOR, to dodając kolejną korektę za ten sam okres należy podać inne oznaczenie listy. Istnieje możliwość zdefiniowania nowego dokumentu z innym symbolem listy płac (np. EKOR1, EKOR2).

Po zapisaniu Użytkownik zostanie przeniesiony na okno wypłaty pracowników, z domyślnie ustawioną listą płac, w celu naliczenia wypłaty korygującej.

Wskazówka
Opcja ‘Anuluj wypłatę’ skutkuje jedynie anulowaniem wypłaty. W celu kontynuowania wykonywania korekty, Użytkownik dodatkowo musi samodzielnie utworzyć listę płac korygującą, aby naliczyć wypłatę z poprawnymi wartościami.

Po uruchomieniu tej funkcji pojawi się dodatkowo pytanie: Czy anulować wypłatę? Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu.

Akceptacja spowoduje, że wypłata otrzyma status anulowanej i na liście płac wyświetlana będzie w kolorze szarym ze statusem ‘anulowana’.

2.2 Anulowanie i korygowanie nieobecności

Funkcja anulowania nieobecności możliwa jest do wykonania, gdy wcześniej została anulowana wypłata, w której została rozliczona dana nieobecność. Operacji dokonujemy z poziomu kalendarza rzeczywistego „Nie/obecności”, po wejściu na Listę nieobecności. Nieobecność należy podświetlić i pod prawym klawiszem myszy (menu kontekstowe) wybrać Anuluj nieobecność lub Koryguj nieobecność.

Wybranie opcji ‘Anuluj nieobecność’ oraz akceptacja operacji anulowania spowoduje, że nieobecność otrzyma status anulowanej i na liście wyświetlana będzie w kolorze  szarym.

Opcja ‘Koryguj nieobecność’ spowoduje anulowanie nieobecności w tle oraz automatyczne wyświetlenie okna formularza nieobecności w celu dodania nieobecności korygującej. Nieobecność skorygowana będzie wyświetlana na liście w kolorze niebieskim.

W przypadku, gdy nieobecność była wprowadzona nieprawidłowo i została anulowana, ponieważ okazało się, że pracownik był w tym czasie obecny, to nie korygujemy takiej nieobecności. Można także wpisać nowe nieobecności (na inne dni), które powinny być, a nie zostały rozliczone w danym okresie. W tym celu dodajemy ikoną plusa nową nieobecność.

2.3 Anulowanie i korygowanie zestawień czasu pracy

Funkcja anulowania zestawień czasu pracy możliwa jest do wykonania, gdy wcześniej została anulowana wypłata, w której zostało rozliczone dane zestawienie. Operacji dokonujemy z poziomu kalendarza rzeczywistego „Nie/obecności”, po wejściu na Listę zestawień. Zestawienie należy podświetlić i pod prawym klawiszem myszy (menu kontekstowe) wybrać Anuluj zestawienie lub Koryguj zestawienie.

Akceptacja operacji ‘Anuluj zestawienie’  spowoduje, że zestawienie otrzyma status anulowanego i na liście wyświetlane będzie w kolorze  szarym.

Wybranie opcji ‘Koryguj zestawienie’ spowoduje automatyczne anulowanie zestawienia w tle oraz otwarcie formularza, w celu dodania zestawienia korygującego. Zestawienie korygujące na liście będzie widniało w kolorze niebieskim.

 

Uwaga
Operacja anulowania nieobecności lub zestawienia jest nieodwracalna, co oznacza, że Użytkownik programu samodzielnie nie jest w stanie przywrócić statusu z anulowanej na podstawową. Należy wówczas skorzystać z pomocy Autoryzowanego Partnera.
Nieobecności i zestawienia o statusie „Anulowane” nie są uwzględniane w wyliczeniach, deklaracjach, ani na wydrukach wykonywanych w programie.

2.4 Korygowanie innych informacji

W sytuacji, gdy korekta nie dotyczy czasu pracy pracownika, lecz na przykład: przekroczenia składek
emerytalno – rentowych, kosztów uzyskania przychodu, ulgi podatkowej, kodu ubezpieczenia itp. należy dokonać aktualizacji zapisu Formularza danych kadrowych pracownika . Aktualizacja zapisu powinna być zrobiona z datą odpowiadającą stanowi faktycznemu, np. jeśli pracownik zmienił miejsce zamieszkania z początkiem lipca  2023 (i w związku z tym przysługują mu podwyższone koszty uzyskania przychodu), to należy zaktualizować dane z datą  01.07.2023 i w zapisie aktualnym od tego dnia odnotować informację o podwyższonych kosztach uzyskania.

2.5 Definiowanie listy płac korygującej

Wskazówka

Uwaga: Opcja ‘Koryguj wypłatę’ automatycznie tworzy listę płac korygującą z ustawieniami skopiowanymi z listy płac, na której znajduje się anulowana wypłata.

Nie można dodać kolejnej listy płac o tym samym numerze za ten sam okres. Dlatego jeżeli pierwotna lista korygująca ma symbol EKOR, to dodając kolejną korektę za ten sam okres należy podać inne oznaczenie listy. Istnieje możliwość zdefiniowania nowego dokumentu z innym symbolem listy płac (np. EKOR1, EKOR2).

Z głównego menu Płace i Kadry wybieramy Listy płac i dodajemy nową listę płac. Na formularzu listy płac:

  1. Zaznaczamy parametr Lista płac korygująca;

2. Wybieramy Dokument. Na liście zdefiniowanych dokumentów domyślnie jest symbol ‘EKOR’. Użytkownik ma także możliwość definiowania własnych symboli. Aby utworzyć nowy symbol listy płac korygującej należy wybrać przycisk i wzorując się na już istniejącym symbolu EKOR założyć własny symbol (można skopiować poprzez kombinację klawiszy <CTRL>+<INS>).

3.W polu Korekta do listy wskazujemy listę płac, na której pierwotnie była naliczona wypłata (to jest lista płac, na której jest wypłata o statusie „Anulowana”);

Wskazówka

 Po wybraniu opcji ‘Korekta do listy’, zostanie otworzone okno ‘Listy płac’ z wszystkimi utworzonymi listami płac w         programie. Lista płac z wypłatą anulowaną będzie miała oznaczenie ‘A’ w kolumnie ‘Korekta’.

 

4. Data wypłaty jest zgodna z datą wypłaty z listy płac, na której została anulowana wypłata. Data jest automatycznie podpowiadana przez program.

Okres Od-Do, Rodzaj listy płac, miesiąc/rok deklaracji, opcja Miesięcy wstecz – kopiowane są zawsze z listy podstawowej wskazanej w polu Korekta do listy. Tym samym, wymienione pola na formularzu listy płac korygującej nie są dostępne do edycji.

Uwaga
Ustawienie daty wypłaty na liście płac korygującej jest bardzo istotne w przypadku liczenia średniej (z elementów zmiennych) do urlopu wypoczynkowego wg daty wypłaty (gdy w Konfiguracji firmy/ Płace/ Parametry jest zaznaczony parametr Średnia do urlopu wypoczynkowego wg daty wypłaty). W takiej sytuacji data wypłaty na liście korygującej powinna być zgodna z datą wypłaty na liście płac, na której została anulowana wypłata.
Aby w bieżącej (najbliższej) wypłacie wygenerowała się „Spłata korekty netto wypłaty” (różnica w płatności między wypłatą anulowaną a korygującą) data wypłaty na liście płac korygującej powinna być przynajmniej o jeden dzień wcześniejsza niż data na liście płac dla bieżącego miesiąca.

2.6 Naliczanie wypłaty na korygującej liście płac

Gdy w oknie Wypłaty pracowników wybierzemy listę płac korygującą, to powinny pojawić się tylko osoby, dla których wcześniej anulowano wypłaty. Należy naliczyć wypłatę korygującą  lub <INS>. Zostanie ona policzona według nowych (skorygowanych) ustawień.

W pierwszej kolejności powinny zostać uzgodnione elementy (dodatki i potrącenia).  Elementy dodane wcześniej ręcznie powinny zostać uzupełnione przez Operatora. Następnie należy sprawdzić, czy składki ZUS (społeczne i zdrowotna) są prawidłowe.

W przypadku zaliczki podatku sugerujemy skopiowanie podatku z wypłaty anulowanej (na taką, jaka była odprowadzona wcześniej do urzędu) – urząd skarbowy nie wymaga korygowania zeznania rocznego za poprzednie

lata, tylko oczekuje rozliczenia ewentualnej niedopłaty/nadpłaty zaliczki podatku w bieżącym okresie rozliczeniowym.

W celu skopiowania zaliczki podatku z wypłaty anulowanej należy w formularzu wypłaty przejść na zakładkę [Podatki] i nacisnąć  Kopiowanie zaliczki podatku. Po skopiowaniu zaliczki podatku w polu Zaliczka podatku do urzędu skarbowego powinna pojawić się wartość podatku z anulowanej wypłaty, a więc dokładnie kwota, którą Płatnik potrącił pracownikowi z wypłaty i odprowadził do urzędu skarbowego.

Uwaga
W przypadku, gdy wypłata korygującą dotyczy miesiąca deklaracji, za który firma jeszcze nie rozliczyła się z urzędem skarbowym (nie dokonała płatności do urzędu), to nie trzeba kopiować zaliczki podatku

Uwaga

W module Płace i Kadry Plus w wypłacie korygującej istnieje możliwość skopiowania kwoty zajęcia wynagrodzenia z wypłaty anulowanej. Przycisk do kopiowania pierwotnej kwoty zajęcia znajduje się na formularzu elementu wypłaty. Zmiana kwoty zajęcia spowoduje automatyczne przeliczenie płatności dla komornika.

W ostatnim kroku należy uzgodnić kwotę płatności dla pracownika. W wypłacie korygującej zalecamy skopiowanie płatności z wypłaty anulowanej (na kwotę taką, jaką pracownik faktycznie otrzymał). Płatność generowana z wypłaty korygującej nie podlega rozliczeniu.

W celu skopiowania płatności z wypłaty anulowanej należy w formularzu wypłaty korygującej przejść do Schematu płatności  (przycisk w dolnym prawym rogu okna) i w oknie listy płatności zaznaczyć parametr Ręczna korekta płatności w wypłacie.

Po zaznaczeniu parametru Ręczna korekta płatności w wypłacie należy nacisnąć przycisk Kopiowanie listy płatności. Po naciśnięciu na ikonę pojawi się pytanie czy: Skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty?. Akceptacja spowoduje skopiowanie płatności z anulowanej wypłaty.

Po zapisaniu płatności na zakładce [Elementy wypłaty] pojawi się nowy składnik nieopodatkowany „Korekta netto wypłaty” (jako różnica w płatności między wypłatą anulowaną a korygującą).

Ta korekta netto wypłaty powinna zostać rozliczona w kolejnej wypłacie pracownika z wartością przeciwną, tzn. jeżeli w wypłacie korygującej została wygenerowana „Korekta netto wypłaty” jako kwota ujemna, to w najbliższej wypłacie powinna wygenerować się „Spłata korekty netto wypłaty” z taką samą dodatnią kwotą i odwrotnie.

Po skopiowaniu płatności z wypłaty anulowanej należy zapisać wypłatę korygującą. W tle zostanie wygenerowania również wypłata stornująca. W wypłacie ‘Stornującej’ wszystkie elementy zostawały naliczone dokładnie tak samo jak w wypłacie ‘Anulowanej’, ale z przeciwnym znakiem. Ma to znaczenie wyłącznie do księgowania wypłaty, aby wyksięgować wypłatę anulowaną lub aby wyliczyć różnicowo kwoty do zaksięgowania. Aby zobaczyć wypłatę stornującą należy podświetlić wypłatę korygującą (w oknie Wypłaty pracowników) i pod prawym przyciskiem myszy (menu kontekstowe) wybrać Pokaż wypłaty stornujące. Pojawi się okienko z wypłatą korygującą oraz stornującą.

Pojawi się okienko z wypłatą korygującą oraz stornującą.

Uwaga
Wypłata stornująca pomijana jest przy obliczeniach, deklaracjach, wydrukach.

Jeżeli Użytkownik nie zdecyduje się na samodzielne ręczne korygowanie podatku i płatności według opisu powyżej, podczas zapisu wypłaty korygującej po naciśnięciu ikony ‘dyskietki’, pojawią się następujące pytania:

Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej?

Akceptacja powyższego komunikatu spowoduje automatyczne skopiowanie podatku z wypłaty anulowanej. Jeżeli zostanie wybrana opcja ‘Nie’, zaliczka podatku pozostanie bez zmian.

 W kolejnym kroku Użytkownik otrzyma pytanie:

Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach.

Wybór opcji ‘TAK’ spowoduje automatyczne zaznaczenie w wypłacie parametru ‘Ręczna korekta płatności w wypłacie’ oraz zostanie skopiowana płatność z anulowanej wypłaty, do której naliczana jest korekta. Do listy elementów wypłaty zostanie dodany element 'Korekta netto wypłaty’, rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach pracownika.

 2.7 Korygowanie wypłaty korygującej

W przypadku błędnie naliczonej wypłaty korygującej, istnieje możliwość anulowania wypłaty oraz ponowne naliczenie korekty. Po wybraniu listy płac korygującej w oknie Wypłaty pracowników oraz wskazaniu wypłaty (status: zamknięta lub zaksięgowana), która ma zostać anulowana, z menu kontekstowego pod prawym przyciskiem myszy należy wybrać jedną z dostępnych opcji: Anuluj wypłatę lub Koryguj wypłatę. Opis działania obu funkcji został szczegółowo opisany w punkcie 2.1 Anulowanie wypłaty.

Na oknie Wypłaty pracowników po wybraniu listy płac korygującej wyświetlane są osoby, które mają wypłatę o statusie anulowana na liście płac, z którą jest powiązana wybrana lista.

W sytuacji, w której pierwotna lista korygująca ma symbol EKOR, to dodając kolejną korektę za ten sam okres należy podać inne oznaczenie listy. W przypadku wyboru użytego już wcześniej symbolu listy płac (EKOR) zostanie wyświetlony komunikat:

Istnieje możliwość zdefiniowania nowego dokumentu z innym symbolem listy płac (np. EKOR1, EKOR2) z okna formularza listy płac po wybraniu opcji ‘Dokument’ i dodaniu nowego symbolu przy pomocy ikony ‘Plusa’.

Wypłata korygująca nalicza się zgodnie z ustawieniami w danych pracownika, które są wprowadzone w momencie naliczania wypłaty korygującej. Dodatkowo w wypłacie korygującej do korekty naliczany jest nowy element ‘Korekta netto z poprzedniej wypłaty’. Składnik nalicza się w sytuacji, gdy w wypłacie anulowanej było wykonane kopiowanie płatności i był naliczony element ‘Korekta netto wypłaty’ lub ‘Korekta netto z poprzedniej wypłaty’. Element jest naliczany w celu poprawnego ustalenia różnicy w kwocie netto pomiędzy wypłatami.

W wypłacie korygującej naliczanej do korekty, podobnie jak w pierwotnej korekcie, można skopiować zaliczkę podatku (na taką, jaka była zapisana w korekcie), oraz skopiować płatność z anulowanej wypłaty korygującej. Po skopiowaniu płatności, na zakładce [Elementy wypłaty], pojawi się składnik ‘Korekta netto wypłaty (jako różnica w płatności między anulowaną wypłatą korygującą, a bieżącą korektą). Przy braku ręcznego kopiowania podatku i płatności z anulowanej wypłaty, podczas zapisu wypłaty korygującej pojawią się pytania dotyczące kopiowania podatku oraz płatności z anulowanej wypłaty, analogicznie jak przy pierwszej wykonywanej korekcie.

2.8 Preliminarz płatności

 

W module Kasa/Bank status płatności wypłaty korygującej domyślne  jest ustawiony na „Nie podlega” rozliczeniu, ponieważ w tej wypłacie zalecamy kopiowanie płatności z wypłaty anulowanej, którą pracownik już otrzymał. Mechanizm kopiowania płatności został omówiony w poprzednim podrozdziale.

Jeżeli użytkownik w wypłacie korygującej nie decyduje się na kopiowanie płatności z wypłaty anulowanej, wtedy kwoty płatności z tych dwóch wypłat mogą różnić się i tą ewentualną różnicę należy wypłacić/potrącić pracownikowi. Jeśli różnica ma być wypłacona jako dodatkowy przelew, czy dodatkowa wypłata gotówki w kasie, to należy w module Kasa/Bank w Preliminarzu płatności podzielić płatność pracownika pochodzącą z wypłaty korygującej na dwie części (funkcja podziału płatności dostępna pod prawym przyciskiem myszy na danej płatności):

  • zapłaconą (z wypłaty obecnie anulowanej), w której pozostawiamy status na Nie podlega rozliczeniu;
  • należną do zapłaty, którą przelejemy/wypłacimy dodatkowo pracownikowi – tutaj zmieniamy status na Nie rozliczono. Po jej zrealizowaniu (wypłaceniu) można tą płatność rozliczyć w Kasie/Banku z odpowiednim zapisem kasowo/bankowym.

2.9 Korekta deklaracji ZUS

Po naliczeniu wypłaty korygującej możemy przygotować korygującą deklarację DRA do ZUS. W tym celu należy przejść do okna Deklaracje ZUS rozliczeniowe, dodać nową deklarację i wybrać odpowiedni miesiąc/rok, za który chcemy przygotować korektę. Program automatycznie zaproponuje kolejny identyfikator np. 02/06/2023, gdzie 02 – oznacza numer kolejno naliczonej deklaracji za 06.2023. Deklarację należy przeliczyć przyciskiem i zapisać. Tak zapisaną deklarację możemy wyeksportować do pliku *.xml

Przygotowując korygującą deklarację DRA program uwzględnia na nowo wszystkie załączniki, dla wszystkich osób (nie tylko dla osób, dla których były korygowane wypłaty). I tym samym na deklaracji DRA są wykazane pełne kwoty na poszczególne ubezpieczania (z wszystkich załączników).

Wskazówka
W korygującej deklaracji rozliczeniowej DRA płatność generowana jest w pełnej wysokości tzn. nie jest wyliczana różnica pomiędzy deklaracją korygującą a pierwotną.

Jeżeli w wyniku korekty deklaracji wynika potrzeba dopłaty do ZUS, to w module Kasa/Bank z poziomu Preliminarza płatności można podzielić płatności wynikające z korygującej deklaracji DRA na 2 części (opcja pod prawym przyciskiem myszy na danej płatności):

  • zapłaconą, w której ustawiamy status na „Nie podlega” rozliczeniu;
  • należną do zapłaty, którą przelejemy do ZUS.

Uwaga
Korygująca deklaracja DRA zawsze zawiera załączniki dla wszystkich osób (nie tylko dla osób, dla których były korygowane wypłaty).

2.10 Kwitek wypłaty korygującej

Po naliczeniu wypłaty korygującej można wydrukować Kwitek wypłaty korygującej, który jest dostępny z poziomu otwartego formularza listy płac korygującej. Wydruk ten zawiera zbiorcze informacje o przeprowadzonej korekcie: dane z wypłaty anulowanej, z wypłaty korygującej oraz wyliczenie różnicowe kwot.


3 Przykłady korygowania wypłat dotyczące pracownika etatowego

3.1 Zmiana wynagrodzenia za czas choroby na zasiłek opiekuńczy za poprzednie lata

Pracodawca w poprzednim roku podatkowym, np. 12.2022, za który pracownik już się rozliczył, wypłacił pracownikowi wynagrodzenie chorobowe zamiast zasiłku. Wynagrodzenie za czas choroby podlegało składce zdrowotnej, zasiłek chorobowy nie podlega.  W tej sytuacji pracownik ma nadpłatę składki zdrowotnej .

W bieżącym roku pracodawca powinien zwrócić pracownikowi pełną składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Przykład

Pracownik zatrudniony na stawkę  6000 zł, w 12.2022 był 5 dni na zwolnieniu lekarskim (05-09.12.2022), za które otrzymał wynagrodzenie za czas choroby zamiast zasiłku opiekuńczego nad chorym dzieckiem. Za ten miesiąc miał wypłacone:

– wynagrodzenie zasadnicze w wys. 5000zł (6000 zł – 6000zł * 5/30 = 6000 zł – 1000 zł = 5000 zł)

– wynagrodzenie chorobowe za 5 dni w wys. 690,30 zł (80%); podstawa zasiłku: 6000zł – 13,71% = 5177,40zł 

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

1. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac za 12.2022, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę.

2. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat:

Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu.

Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji).

3. W kalendarzu (Nie)obecności, na zakładce Nieobecności, należy podświetlić odpowiednią nieobecność (‘Zwolnienie chorobowe’: 05-09.12.2022), następnie pod prawym przyciskiem myszy należy wybrać opcję ‘Koryguj nieobecność’.

Po wybraniu opcji ‘Koryguj nieobecność’ pojawi się pytanie:

Czy skorygować nieobecność? Korygowanie wiąże się z anulowaniem nieobecności. Operacji nie można odwrócić!

Po zaakceptowaniu komunikatu, nieobecność zostanie anulowana w tle oraz automatycznie zostanie wyświetlone okno formularza nieobecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej. W typie nieobecności należy wybrać ‘Urlop opiekuńczy (zasiłek). Następnie należy zapisać formularz nieobecności oraz kalendarz (Nie)obecności.

4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla wyświetlonego pracownika należy naliczyć wypłatę korygującą. W elementach wypłaty pojawi się składnik ‘Zasiłek opiekuńczy’ (zamiast wynagrodzenia za czas choroby). W tym kroku należy sprawdzić również poprawność wyliczeń pozostałych naliczonych elementów. Zapisujemy wypłatę.

5. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania:

1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej?

TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej

NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian

2)Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach.

TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach

6. Zapisujemy wypłatę korygującą.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

L.p.Opis pozycjiWypłata 12.2022
(anulowana)		Wypłata 12.2022
(korygująca)		Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze5000,005000,00
2Wynagrodzenie za czas choroby
zostaje zmieniony na
zasiłek opiekuńczy		Wynagr.chorob.
(80%)
690,30		Zasiłek opiekuńczy (80%)
690,30
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz.1)50005000
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)		685,50685,50
5Podstawa składki zdrowotnej
(poz.3-poz.4) + wynagrodzenie chorobowe		5004,804314,50
6Składka zdrowotna pobrana
(poz.5x9%)		450,43388,3162,12
(nadpłata)
7Koszty uzyskania przychodu250,00250,00
8Ulga podatkowa300300
9Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu (poz.1+poz.2-poz.4-poz.9)4754,804754,80
10Naliczona zaliczka podatku
(poz.9 *12% - poz.8)
270,60270,60
11Zaliczka podatku do U.S.
po zaokrągleniu		271,00271,00 przed skopiowaniem podatku
12Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6–poz.141		2132,182136,25 przed skopiowaniem płatności- 62,12(niedopłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)
13Zaliczka podatku do US
skopiowana z wypłaty anulowanej		271,00
14Płatność do wypłaty
skopiowana z wypłaty anulowanej		4283,37
15Korekta netto wypłaty-62,12(nadpłata składki zdrowotnej pobranej)

W bieżącym miesiącu naliczając wypłatę etatową pojawi się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. 62,12 zł (kwota dodatnia) jako zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej pobranej.

Uwaga

W przypadku konieczności zwrotu składki zdrowotnej pobranej (9%):

a) Za okres 12.2021r. – wartość zwróconej składki zdrowotnej nienależnie pobranej oraz poprzednio odliczonej od zaliczki podatku, powinna zostać doliczona w zeznaniu podatkowym, w roku, w którym nastąpił zwrot (art.45 ust.3a pkt.1 ustawy PIT).

b) Po 01.01.2022r. – zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej nie wpływa na zaliczkę podatku.


3.2 Zmiana wynagrodzenia za czas choroby na zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego w bieżącym roku podatkowym

W bieżącym roku podatkowym (np. w lutym br.) pracownikowi wypłacono wynagrodzenie chorobowe (80%) zamiast zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego (100%). Wynagrodzenie za czas choroby podlegało składce zdrowotnej, zasiłek wypadkowy nie podlega. W tej sytuacji pracownik ma nadpłatę składki zdrowotnej i niedopłatę podatku.

Przykład

Pracownik zatrudniony na stawkę 6000 zł, w marcu bieżącego roku był 15 dni na zwolnieniu lekarskim, za które otrzymał wynagrodzenie za czas choroby (zamiast zasiłku chorobowego z tytułu wypadku). Za ten miesiąc pracownik miał wypłacone:

  • Wynagrodzenie zasadnicze w wys. 3000 zł (6000 zł – 6000 zł*15/30 = 6000 zł – 3000 zł = 3000 zł
  • Wynagrodzenie za czas choroby w wys, 2070,90 (80%)

Podstawa zasiłku: 5177,40 zł (6000 zł – 13,71%)

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

1. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac za 03.2023, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę.

2. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat:

Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu.

Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy.

3. W kalendarzu (Nie)obecności, na zakładce Nieobecności, należy podświetlić odpowiednią nieobecność (01 – 15.03.2023), następnie pod prawym przyciskiem myszy należy wybrać opcję ‘Koryguj nieobecność’.

Po wybraniu opcji ‘Koryguj nieobecność’ pojawi się pytanie:

Czy skorygować nieobecność? Korygowanie wiąże się z anulowaniem nieobecności. Operacji nie można odwrócić!

Po zaakceptowaniu komunikatu, nieobecność zostanie anulowana w tle oraz automatycznie zostanie wyświetlone okno formularza nieobecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej. W typie nieobecności należy wybrać: Zwolnienie chorobowe, przyczyna: Wypadek w pracy/choroba zawodowa. Następnie należy zapisać formularz nieobecności oraz kalendarz (Nie)obecności.

4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla wyświetlonego pracownika należy naliczyć wypłatę korygującą. W elementach wypłaty pojawi się składnik ‘’Zasiłek chorobowy/wyp.’ (zamiast wynagrodzenia za czas choroby). Należy edytować ten element wypłaty i skorygować % zasiłku ze 100% na 80% i przeliczyć. W tym kroku należy sprawdzić również poprawność wyliczeń pozostałych naliczonych elementów. Zapisujemy wypłatę.

5. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania:

1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej?

TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej

NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian

2)Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach.

TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej.

NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian

6. Zapisujemy wypłatę korygującą.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

L.p.Opis pozycjiWypłata
w marcu br.
(anulowana)		Wypłata
w marcu br.
(korygująca)		Różnica
(wypł. anulowana– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze30003000
2Wynagrodzenie za czas choroby zostaje zmienione na zasiłek chorobowy/wyp.2070,90Należna wartość zasiłku wyp. (100%)
2588,70 która zostaje zmniejszona do kwoty 80%
2070,90		Niedopłata 20%
-517,80((2070,90 – 2588,70)
zostanie wypłacona jako Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezp. wyp. w bieżącej wypłacie
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz.1)30003000
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)		411.30411.30
5Podstawa skł. zdrowotnej
(poz.3-poz.4) + wynagrodzenie chorobowe		4659,602588,70
6Składka zdrowotna pobrana
(poz.5x9%)		419,36232,98186,38(nadpłata)
7Koszty uzyskania przychodu250,00250,00
8Ulga podatkowa300,00300,00
9Podstawa opodatkowania
po zaokrągleniu
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.9)		4409,604409,60
10Naliczona zaliczka podatku
(poz.9*12% -poz.10)
229,20229,20
11Zaliczka podatku do U.S.
po zaokrągleniu		229,00229,00 przed skopiowaniem podatku
12Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6–poz.11)		4011,244197,62 przed skopiowaniem płatności-186,38
(niedopłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)
13Zaliczka podatku do US
skopiowana z wypłaty anulowanej		229
14Płatność do wypłaty
skopiowana z wypłaty anulowanej		4011,24
15Korekta netto wypłaty-186,38(nadpłata składki zdrowotnej pobranej)

Naliczając bieżącą wypłatę pojawi się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys.186,38 (zwrot nadpłaty składki zdrowotnej ). Dodajemy Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego (20%), podając okres od – do, za który wyrównujemy (1-15.03 br) i kwotę wyrównania (w wys. 517,80)

Wyliczenia w bieżącej wypłacie:

L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Wynagrodzenie zasadnicze6000
2Spłata korekty netto wypłaty
(nieopodatkowany)		186,38 1)
3Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezp.wyp. (opodatkowany)517,80 2)
4Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz.1)6000,00
5Składki społeczne finansowane przez pracownika (poz.4x9,76% + poz.4x1,5% + poz.4x2,45%)822,60
6Podstawa skł. zdrowotnej (poz.4-poz.5)5177,40
7Składka zdrowotna pobrana (poz.6x9%)465,97
8Koszty uzyskania przychodu250,00
9Ulga podatkowa300
10Podstawa opodatkowania (poz.1+poz.3-poz.5-poz.10)5445,20
11Naliczona zaliczka podatku (poz.10*12% - poz.9)353,40
15Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu353,00
16Do wypłaty (poz.1+poz.2+poz.3-poz.5-poz.7-poz.12)5062,61

1) Zwrot składki zdrowotnej pobranej niesłusznie w lutym br.

2) Dodanie elementu wyrównania 20% zasiłku chorobowego z ubezpieczania wypadkowego.

3.3 Zmiana zasiłku chorobowego na wynagrodzenie chorobowe za poprzednie lata

W minionym roku podatkowym, za który pracownik się rozliczył, pracodawca musi dokonać korekty, ponieważ został wypłacony zasiłek chorobowy zamiast wynagrodzenia chorobowego. Od zasiłku prawidłowo nie zostały odprowadzone ani składki społeczne, ani zdrowotna. Od wynagrodzenia za czas choroby powinna być odprowadzona składka zdrowotna – w tej sytuacji dla pracownika wystąpiła niedopłata składki zdrowotnej /

Przykład

Pracownik zatrudniony na stawkę 6000 zł, w 8.2022 był 10 dni (od 01-10.08.2022) na zwolnieniu lekarskim, za które otrzymał zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego, a powinien wynagrodzenie za czas choroby (był to wypadek w drodze do pracy) i pracownik nie wykorzystał 33 dni limitu w roku kalendarzowym. Za ten miesiąc miał wypłacone:

  • Wynagrodzenie zasadnicze w wys.4000 zł (6000 zł – 6000 żł * 10/30 = 6000 zł – 2000 zł = 4000 zł)
  • Zasiłek chorobowy/wyp za 10 dni w wys. 1725,80 zł (100%),

Podstawa zasiłku: 6000 zł – 13,71% = 5177,40 zł

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

1. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac za 08.2022, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę.

2. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat:

Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu.

Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy.

3. W kalendarzu (Nie)obecności, na zakładce Nieobecności, należy podświetlić odpowiednią nieobecność (01 – 15.08.2022), następnie pod prawym przyciskiem myszy należy wybrać opcję ‘Koryguj nieobecność’.

Po wybraniu opcji ‘Koryguj nieobecność’ pojawi się pytanie:

Czy skorygować nieobecność? Korygowanie wiąże się z anulowaniem nieobecności. Operacji nie można odwrócić!

Po zaakceptowaniu komunikatu, nieobecność zostanie anulowana w tle oraz automatycznie zostanie wyświetlone okno formularza nieobecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej. W typie nieobecności należy wybrać: Zwolnienie chorobowe, przyczyna: Wypadek w drodze do/z pracy. Następnie należy zapisać formularz nieobecności oraz kalendarz (Nie)obecności.

4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla wyświetlonego pracownika należy naliczyć wypłatę korygującą. W elementach wypłaty pojawi się automatycznie składnik wynagrodzenie za czas choroby (100%), zamiast zasiłku chorobowego/wyp. (100%). W tym kroku należy sprawdzić również poprawność wyliczeń pozostałych naliczonych elementów. Zapisujemy wypłatę.

5. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania:

1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej?

TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej

NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian

2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach.

TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej.

NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian

6. Zapisujemy wypłatę korygującą.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

L.p.Opis pozycjiWypłata 8.2020
(anulowana)		Wypłata 8.2020
(korygująca)		Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze4000,004000,00
2Zasiłek chorobowy/wyp zostaje zmieniony na Wynagrodzenie za czas chorobyZasiłek chor/wyp. (100%)
1725,80		Wynagr.
chorobowe.
(100%)
1725,80
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz.1)4000,004000,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)		548,40548,40
5Podstawa składki zdrowotnej
(poz.3-poz.4) + wynagr. chorobowe		3451,605177,40
6Składka zdrowotna
(poz.5x9%)		310,64465,97-155,33
(niedopłata)
7Koszty uzyskania przychodu250,00250,00
8Ulga podatkowa300,00300,00
9Podstawa opodatkowania
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.7)		4927,404927,40
10Naliczona zaliczka podatku (poz.9 *12% - poz.8)291,24291,24
11Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu291,00291,00 przed skopiowaniem podatku
12Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6–poz.11)		4575,764420,43przed skopiowaniem płatności155,33(nadpłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)
13Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej291,00
14Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej4575,76
15Korekta netto wypłaty155,33

Naliczając bieżącą wypłatę pojawi się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. -155,33 zł jako potrącenie niedopłaty składki zdrowotnej.

Wyliczenia w bieżącej wypłacie:

L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Wynagrodzenie zasadnicze6000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)-155,33 1)
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1)		6000,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)		822,60
5Podstawa składki zdrowotnej (poz.3-poz.4)5177,40
6Składka zdrowotna pobrana (poz.5x9%)465,97
7Koszty uzyskania przychodu250,00
8Ulga podatkowa300,00
9Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1-poz.4-poz.7)		4927,40
10Naliczona zaliczka podatku(poz.9 *12% - poz.7)291,24
11Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu291,00
12Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6-poz.11)		4265,10

1) Potrącenie z tytułu niedopłaty składki zdrowotnej (pobranej) w 08.2022.

3.4 Zmiana zasiłku opiekuńczego na wynagrodzenie chorobowe w bieżącym roku podatkowym

W bieżącym roku podatkowym pracodawca wypłacił pracownikowi zasiłek opiekuńczy zamiast wynagrodzenia za czas choroby. W tym przypadku pracownik ma niedopłatę składki zdrowotnej .W bieżącej wypłacie pracownikowi zostanie potrącona zaległa składka zdrowotna .

Przykład

Pracownik zatrudniony na stawkę 6000 zł, w marcu bieżącego roku był 2 dni (01-02.03) na zwolnieniu lekarskim, za które otrzymał zasiłek opiekuńczy a powienien wynagrodzenie za czas choroby. Za ten miesiąc pracownik miał wypłacone:

  • Wynagrodzenie zasadnicze w wys. 5600 zł (6000 zł – 6000zł * 2/30 = 6000 zł – 400 zł = 5600 zł
  • Zasiłek opiekuńczy za 2 dni w wys. 276,12 (80%),

Podstawa zasiłku: 6000 zł – 13,71% = 5177,40 zł

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

1. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac za marzec bieżącego roku, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę.

2. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat:

Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu.

Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy.

3. W kalendarzu (Nie)obecności, na zakładce Nieobecności, należy podświetlić odpowiednią nieobecność (01 – 02.03.br), następnie pod prawym przyciskiem myszy należy wybrać opcję ‘Koryguj nieobecność’.

Po wybraniu opcji ‘Koryguj nieobecność’ pojawi się pytanie:

Czy skorygować nieobecność? Korygowanie wiąże się z anulowaniem nieobecności. Operacji nie można odwrócić!

Po zaakceptowaniu komunikatu, nieobecność zostanie anulowana w tle oraz automatycznie zostanie wyświetlone okno formularza nieobecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej. W typie nieobecności należy wybrać: Zwolnienie chorobowe, przyczyna: Zwolnienie lekarskie. Następnie należy zapisać formularz nieobecności oraz kalendarz (Nie)obecności.

4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla wyświetlonego pracownika należy naliczyć wypłatę korygującą. W elementach wypłaty pojawi się automatycznie wynagrodzenie za czas choroby (80%), zamiast zasiłku opiekuńczego (80%). W tym kroku należy sprawdzić również poprawność wyliczeń pozostałych naliczonych elementów. Zapisujemy wypłatę.

5. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania:

1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej?

TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej

NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian

2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach.

TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej.

NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian

6. Zapisujemy wypłatę korygującą.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

L.p.Opis pozycjiWypłata 9.2017
(anulowana)		Wypłata 9.2017
(korygująca)		Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze5600,005600,00
2Zasiłek chorobowy/wyp zostaje zmieniony na Wynagrodzenie za czas chorobyZasiłek opiekuńczy (80%)
276,12		Wynagr. chorobowe
(80%)
276,12
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz.1)5600,005600,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)		767,76767,76
5Podstawa składki zdrowotnej
(poz.3-poz.4) + wynagr. chorobowe		4832,244832,24
6Składka zdrowotna pobrana
(poz.5x9%)		434,90434,90-24,85
(niedopłata)
7Koszty uzyskania przychodu250,00250,00
8Ulga podatkowa300,00300,00
9Podstawa opodatkowania po
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.9)		4858,364858,36
10Naliczona zaliczka podatku (poz.9 *12% - poz.8)282,96282,96
11Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu283,00283,00 przed skopiowaniem podatku
12Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6–poz.11)		4390,464 365,61 przed skopiowaniem płatności24,85(nadpłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)
13Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej283,00
14Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej4390,46
15Korekta netto wypłaty24,85(niedopłata skł. zdrow. pobranej

Naliczając bieżącą wypłatę pojawi się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. -12,43 zł (w tym przypadku pobranie niedopłaty składki zdrowotnej).

Wyliczenia w bieżącej wypłacie:

L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Wynagrodzenie zasadnicze6000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)-24,85 1)
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1)		6 000,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)		822,60
5Podstawa składki zdrowotnej (poz.3-poz.4)5 177,40
6Składka zdrowotna pobrana (poz.5x9%)465,97
7Koszty uzyskania przychodu250
8Ulga podatkowa300,00
9Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1-poz.4-poz.7)		4 927,40
10Naliczona zaliczka podatku(poz.9 *12% - poz.8)291,24
11Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu291,00
12Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6-poz.11)		4 395,58

1) Potrącenie z tytułu niedopłaty składki zdrowotnej (pobranej) w marcu br.

3.5 Zmiana wynagrodzenia za czas urlopu na wynagrodzenie chorobowe w bieżącym roku podatkowym

W bieżącym roku podatkowym pracownik przebywając na urlopie wypoczynkowym zachorował i po naliczeniu wypłat poinformował pracodawcę o otrzymanym zwolnieniu lekarskim.

Pracownik otrzymał za wysoki przychód, ponieważ za czas chorobowy otrzymuje wynagrodzenie w wys. 80%. Dodatkowo ma nadpłatę składek społecznych.

Przykład
Pracownik zatrudniony na stawkę 6000 zł/mc w czerwcu bieżącego roku przebywał na urlopie wypoczynkowym w okresie 22-30.06. Po naliczeniu wypłaty za czerwiec br., dostarczył za ostatnie 2 dni czerwca (29-30.06) zwolnienie lekarskie, które przerywa urlop.

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

1. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac za czerwiec bieżącego roku, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę.

2. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat:

Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu.

Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy.

3. W kalendarzu (Nie)obecności, na zakładce Nieobecności, należy podświetlić odpowiednią nieobecność (22-30.06.br), następnie pod prawym przyciskiem myszy należy wybrać opcję ‘Koryguj nieobecność’.

Po wybraniu opcji ‘Koryguj nieobecność’ pojawi się pytanie:

Czy skorygować nieobecność? Korygowanie wiąże się z anulowaniem nieobecności. Operacji nie można odwrócić!

Po zaakceptowaniu komunikatu, nieobecność zostanie anulowana w tle oraz automatycznie zostanie wyświetlone okno formularza nieobecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej. W typie nieobecności należy najpierw wprowadzić nieobecność Urlop wypoczynkowy (22-28.06) a następnie drugą nieobecność korygującą Zwolnienie chorobowe (29-30.06). Następnie należy zapisać formularz nieobecności oraz kalendarz (Nie)obecności.

4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla wyświetlonego pracownika należy naliczyć wypłatę korygującą. W elementach wypłaty pojawią się automatycznie składniki: wynagrodzenie za czas urlopu (22-28.06)  oraz wynagrodzenie za czas choroby (29-30.06). W tym kroku należy sprawdzić również poprawność wyliczeń pozostałych naliczonych elementów. Zapisujemy wypłatę

5. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania:

1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej?

TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej

NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian – wskazujemy NIE, w tym przypadku zaliczka podatku nie została jeszcze odprowadzona do Urzędu Skarbowego za ten miesiąc.

2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach.

TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej.

NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian

6. Zapisujemy wypłatę korygującą.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

L.p.Opis pozycjiWypłata w czerwcu br. (anulowana)Wypłata w czerwcu br.
(korygującą)		Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze4000,004 171,43
2Wynagrodzenie za czas urlopu2000,001 428,57
3Wynagrodzenie za czas chorobybrak276,12
4Przychód
(poz.1+poz.2+poz.3)		6000,005 876,12123,88
(nadpłata)
5Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1+poz.2)		6 000,005 600,00
6Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.5x9,76% + poz.5x1,5% + poz.5x2,45%)		822,60767,7654,84
(nadpłata)
7Podstawa składki zdrowotnej
(poz.5 - poz.6) + poz. 3 (wyn.chorob.)		5 177,405 108,36
8Składka zdrowotna pobrana
(poz.7x9%)		465,97459,756,22
(nadpłata)
9KUP250,00250,00
10Ulga podatkowa300300
11Podstawa opodatkowania
(poz.4 -poz.6)		4 927,404 858,36
12Naliczona zaliczka podatku(poz.11*12% -poz.10)291,24282,96
13Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu291,00283,00bez kopiowania zaliczki podatku8,00
(nadpłata)
14Do wypłaty (poz.4-poz.6-poz.8–poz.13)4 420,434 365,6154,82
(nadpłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot płatności)
15Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej4 420,43
16Korekta netto wypłaty54,82(nadpłata kwoty do wypłaty)

Naliczając bieżącą wypłatę pojawi się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. 54,82.

Wyliczenia w bieżącej wypłacie:

L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Wynagrodzenie zasadnicze6 000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)-54,82 1)
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1)		6 000,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)		822,60
5Podstawa składki zdrowotnej (poz.3-poz.4)5 177,40
6Składka zdrowotna pobrana (poz.5x9%)465,97
7Koszty uzyskania przychodu250
8Ulga podatkowa300
9Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1-poz.4-poz.7)		4 927,40
10Naliczona zaliczka podatku(poz.9 *12% - poz.7)291,00
11Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu291,00
12Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6-poz.11)		4 365,61

1) Potrącenie z tytułu nadpłaty kwoty netto w czerwcu br.

Na deklaracji podatkowej PIT-11 za bieżący rok zostaną wykazana poprawne kwoty: przychodu, składek społecznych,  i zaliczki na podatek dochodowy. Pracownik nie będzie miał nadpłaty zaliczki podatku w zeznaniu rocznym z tytułu tej korekty.

Uwaga

Gdyby w wypłacie korygującej została skopiowana zaliczka podatku z wypłaty anulowanej (w wys. 191,00), to wówczas po skopiowaniu płatności Korekta netto wypłaty wyniosłaby 62,82 (nadpłata kwoty netto w wys. 54,82 i nadpłata podatku w wys. 8,00). W bieżącej wypłacie dokonane byłoby potrącenie w wys. 62,82  (jako Spłata korekty netto wypłaty).

Nadpłata zaliczki podatku w wys. 8,00 może zostać rozliczona dopiero w zeznaniu rocznym lub poprzez zmniejszenie podatku w bieżącej wypłacie (poprzez korektę ręczną zaliczki podatku).


3.6 Świadczenie rehabilitacyjne przyznane przez ZUS z opóźnieniem (zmiana nieobecności usprawiedliwionej na urlop rehabilitacyjny) w bieżącym roku podatkowym

Po wyczerpaniu okresu zasiłkowego pracownik nie może dłużej przebywać na zwolnieniu lekarskim. Jeśli dalsze leczenie lub rehabilitacja rokuje na odzyskanie zdolności do pracy, wówczas można wystąpić o świadczenie rehabilitacyjne. W praktyce decyzja o jego przyznaniu jest dostarczana często z opóźnieniem. W takiej sytuacji należy skorygować wykazaną wcześniej nieobecność usprawiedliwioną (RSA 151) na urlop rehabilitacyjny (RSA 321) od dnia przyznania świadczenia.

Przykład
ZUS poinformował, że pracownik w od 11 maja br. rozpoczął okres świadczenia rehabilitacyjnego. Za ten miesiąc wykazano wcześniej w raportach imiennych ZUS RSA nieobecność usprawiedliwioną (kod 151).

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

1. W oknie Wypłaty pracowników, należy wybrać listę płac za maj bieżącego roku, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę.

2. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat:

Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu.

Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy.

3. W kalendarzu (Nie)obecności, na zakładce Nieobecności, należy podświetlić odpowiednią nieobecność (11-31.05 br), następnie pod prawym przyciskiem myszy należy wybrać opcję ‘Koryguj nieobecność’.

Po wybraniu opcji ‘Koryguj nieobecność’ pojawi się pytanie:

Czy skorygować nieobecność? Korygowanie wiąże się z anulowaniem nieobecności. Operacji nie można odwrócić!

Po zaakceptowaniu komunikatu, nieobecność zostanie anulowana w tle oraz automatycznie zostanie wyświetlone okno formularza nieobecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej. W typie nieobecności należy wybrać: wybierając typ nieobecności – Urlop rehabilitacyjny. Następnie należy zapisać formularz nieobecności oraz kalendarz (Nie)obecności.

4. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Sprawdzić, czy naliczyły się poprawnie wszystkie elementy wypłaty. Usunąć z wypłaty element o nazwie „Świadczenie rehabilitacyjne”. Zaliczka podatku oraz kwota netto dla pracownika nie ulega zmianie – nie ma zatem potrzeby wykonywać kopiowania podatku ani kopiowania płatności. W związku z tym nie pojawi się również element Korekta netto wypłaty. Wypłatę korygującą należy zapisać.

5. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania:

1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej?

TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej

NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian

2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach.

TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej.

NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian

Zaliczka podatku oraz kwota netto dla pracownika nie ulega zmianie – nie ma zatem potrzeby wykonywać kopiowania podatku ani kopiowania płatności. W związku z tym nie pojawi się również element Korekta netto wypłaty.

6. Zapisujemy wypłatę korygującą.

7. Założyć bieżącą etatową listę płac z opcją „Miesięcy wstecz”. Jeśli świadczenie rehabilitacyjne rozpoczęło się w maju, a bieżąca lista będzie liczona za czerwiec – wówczas należy ustawić Mies. wstecz = 1.

Ilość miesięcy jest zależna od długości okresu jaki upłynął od miesiąca wyczerpania się prawa do zasiłku chorobowego do miesiąca, w którym dostarczono decyzję o przyznaniu świadczenia rehabilitacyjnego.

8. Naliczyć wypłatę na bieżącej liście etatowej. Pojawi się Świadczenie rehabilitacyjne za okres bieżący oraz za okres poprzedni (zależnie od ustawienia Mies. Wstecz)

Uwaga
W dokumentach rozliczeniowych ZUS DRA za bieżący miesiąc zostaną dodane załączniki RSA z kodem 321 za zaległe okresy. Złożenie takiego kompletu dokumentów automatycznie będzie stanowić korektę wcześniej wysłanych raportów RSA z kodem 151.

3.7 Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe za poprzednie lata

W wyniku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe mamy do czynienia z nadpłatą składek społecznych, niedopłatą składki zdrowotnej oraz niedopłatą zaliczki podatku.

Jeżeli przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe pracownika nastąpiło w poprzednim roku podatkowym, za który pracownik już się rozliczył z US, to dokonując korekty w bieżącym miesiącu pracodawca powinien wypłacić pracownikowi nadpłatę składek społecznych jako element opodatkowany (zwiększyć przychód, który należy opodatkować). Dodatkowo powinien potrącić z wypłaty pracownika niedopłatę składki zdrowotnej (pobranej).

Przykład
Pracownik zatrudniony na stawce 10 000 zł. ZUS poinformował, że pracownik w poprzednim roku (12.2022) przekroczył roczną podstawę składek emerytalnej i rentowej. Za ten miesiąc wykazano podstawę w wysokości 10000 zł, a powinna być w wysokości 5000 zł.

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

1. Na formularzu danych kadrowych pracownika (w zapisie historycznym aktualnym na 12/2022), na zakładce 5.Ubezpieczenie c.d. wprowadzić informację o przekroczeniu składek w miesiącu:

Informacja przekazana przez – np. ZUS

w polu Kwota wpisać 5000,00 zł z opcją Podstawa składki

w pozycji Przekroczenie podstawy ustawić 12.2022 (miesiąc i rok deklaracji)

Zapisać wprowadzone zmiany na formularz.

2. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac za 12.2022 (miesiąc i rok deklaracji: grudzień 2022), podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę.

3. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat:

Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu.

Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy.

4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla wyświetlonego pracownika należy naliczyć wypłatę korygującą. Sprawdzić, czy naliczyły się poprawnie wszystkie elementy wypłaty, podstawa składek ER (w wys. 5000 zł) i składki. Zapisujemy wypłatę.

5. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania:

1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej?

TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej

NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian

2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach.

TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej.

NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian

Na zakładce Elementy wypłaty sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota w wys. – 512,33 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (563 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (50,67 zł).

6. Zapisujemy wypłatę korygującą.

 

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

L.p.Opis pozycjiWypłata 12.2022
(anulowana)		Wypłata 12.2022(korygująca)Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze10000,0010000,00
2Podstawa składek emerytalnej i rentowej10000,005000,005000,00
3Składka emerytalna (poz.2 x 9,76%)976,00488,00488,00
4Składka rentowa (poz.2 x 1,5%)150,0075,0075,00
5Podstawa składek chorobowej i wypadkowej10000,0010000,00
6Składka chorobowa (poz.5 x 2,45%)245,00245,00
7Składki ZUS pracownika (poz.3+poz.4+poz.6)1371,00808,00563,00 1)
(nadpłata)
8Podstawa zdrow. (poz.1-poz.7)8629,009192,00-563,00
9Składka zdrowotna pobrana (poz.8x9%)776,61827,28-50,67
(niedopłata)
10KUP250,00250,00
11Ulga podatkowa300300
12Podstawa opodatkowania
(poz.1-poz.7-poz.12)		8379,008942,00
13Naliczona zaliczka podatku (poz.12 *12% - poz.11)705,48773,04
14Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu705,00773,00 przed skopiowaniem podatku-68,00 3)
(niedopłata)
15Do wypłaty
(poz.1-poz.7-poz.9-poz.14)		7 147,397 591,72przed skopiowaniem płatności-444,33

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)
16Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej705,00
17Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej7 147,39
18Korekta netto wypłaty-512,33(nadpłata skł. ZUS 563,00 – niedopłata skł. zdrow. 50,67)

1) Kwota zwrotu składek emerytalnej i rentowej, która powinna zostać opodatkowana i wykazana w przychodzie deklaracji PIT-11 za bieżący rok.

3) Kwota niedopłaty podatku w wys. -68,00 zł wynika z braku opodatkowania nadpłaty składek ER czyli czyli: 563 zł (nadpłata składek ER) *12% = 67,56, po zaokrągleniu 68,00 zł

W bieżącej wypłacie etatowej automatycznie pojawi się Spłata korekty netto wypłaty w wys. 512,33 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (563,00 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (50,67 zł). Jest to element nieopodatkowany, który wyrównuje tylko kwotę netto (płatność) dla pracownika.

Natomiast kwota zwrotu składek ER w pełnej wysokości (563,00 zł) powinna zostać wykazana jako przychód w bieżącym roku podatkowym, który należy opodatkować. W tym celu zalecamy zdefiniowanie nowego typu wypłaty (z poziomu Konfiguracja firmy / Płace / Typy wypłat) o nazwie np. „Zwrot składek ER” i proponujemy ustawić odpowiednio pola:

Na zakładce [Ogólne]:

  • Rodzaj – dodatek
  • Algorytm – 1 – kwota
  • Automatycznie korygować wynagrodzenie z tytułu – niezaznaczone

Na zakładce [Podatki/Nieobecności]:

  • Pozycja na deklaracji – PIT-4 1. Wynagrodzenie ze stosunku pracy
  • Podatek – naliczać wg progów
  • Zawsze naliczaj ulgę podatkowa [v] – zaznaczone
  • Sposób naliczania koszty uzyskania – standardowe (lub nie naliczać)
  • Sposób naliczania składek ZUS i składki zdrowotnej – nie naliczać
  • Wliczać do podstawy naliczania: wszystkie pozycje – nie wliczać

Na zakładce [Szczegółowe]:

  • Wpływa na kwotę do wypłaty [ ] – niezaznaczone, co oznacza, że kwota tego elementu nie będzie wypłacana (pracownik otrzymuje do wypłaty zwrot kwoty nadpłaty składek ER pomniejszony o niedopłatę składki zdrowotnej w elemencie Spłata korekty netto wypłaty), natomiast zaliczka podatku policzona od tego elementu będzie pomniejszała całkowitą kwotę do wypłaty.

Uwaga
W bieżącej wypłacie pracownik otrzymuje do wypłaty „Spłatę korekty netto wypłaty” (nadpłatę składek społecznych pomniejszoną o niedopłatę składki zdrowotnej). Natomiast dodanie elementu „Zwrot składek ER” (który nie jest wypłacany) ma na celu opodatkowanie pełnej kwoty zwrotu składek ER (niepomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej).

W bieżącej wypłacie etatowej dodajemy element „Zwrot składek ER” w wysokości 563,00 zł w celu zwiększania przychodu i naliczenia podatku.

L.p.Opis pozycjiWypłata bieżącaKorekta ręczna podatku i ubezpieczeń
1Wynagrodzenie zasadnicze10000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)512,33 1)
3Zwrot składek ER (opodatkowany)563,00 2)
4Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1)		10000,00
5Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.4x 9,76% + poz.4x 1,5% + poz.4x 2,45%)		1 371,00
6Podstawa składki zdrowotnej (poz.4-poz.5)8 629,00
7Składka zdrowotna (poz.6 x 9%)776,61827,28
zwiększona o
+50,67
(776,61 + 50,67)
8Koszty uzyskania przychodu250,00
9Ulga podatkowa300
10Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1+ poz.3-poz.5-poz.8)		8942,00
11Naliczona zaliczka podatku
(poz.10*12%-poz.9)
773,00
12Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu773,00 3)841,00 4)
zwiększona o +68,00
(841,00 +68,00)
13Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.5-poz.7-poz.12)		7 591,727 473,05

1) Wypłacenie elementu nieopodatkowanego, wpływającego na płatność pracownika, jako zwrot nadpłaty składek ER pomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej.

2) Dodatnie nadpłaty składek ER w celu zwiększenia tegorocznego przychodu i podstawy opodatkowania.

3) W przypadku niedopłaty zaliczki podatku oraz braku ręcznego skorygowania w bieżącej wypłacie, Płatnik może również pisemnie poinformować pracownika o niedopłacie i konieczności rozliczenia już w zeznaniu rocznym.

Uwaga

Art. 45 ust.3a Jeżeli podatnik, obliczając podatek należny, dokonał odliczeń od dochodu, podstawy obliczenia podatku lub podatku, a następnie otrzymał zwrot odliczonych kwot (w całości lub w części), w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym otrzymał ten zwrot, dolicza odpowiednio kwoty poprzednio odliczone.

Ustawa o pdof nie określa, jaki dokument w takim przypadku powinien sporządzić pracodawca (wzór deklaracji PIT-11 nie zawiera pozycji umożliwiającej wykazywanie kwoty zwróconej składki zdrowotnej), więc można przyjąć, że ma tu zastosowanie ogólna reguła postępowania podatkowego, w myśl której dowodem może być wszystko co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem – art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.)

Na deklaracji PIT-11 za bieżący rok, w którym dokonujemy zwrotu składek ER:

  • Przychód będzie powiększony o kwotę zwrotu nadpłaconych składek społecznych w wysokości 563,00 zł.
  • Zaliczka podatku będzie powiększona o 68,00 zł, która wynika z opodatkowania zwrotu składek  563,00 zł * 12% = 52,08 563,00 *12% = 67,56 po zaokrągleniu 68,00

Pracownik nie będzie miał niedopłaty/nadpłaty zaliczki podatku w zeznaniu rocznym z tytułu tej korekty.

3.8 Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe w bieżącym roku podatkowym

W sytuacji przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe występuje nadpłata składek społecznych, niedopłata składki zdrowotnej oraz niedopłata zaliczki podatku.

Jeżeli przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe pracownika nastąpiło w bieżącym roku podatkowym, za który pracownik nie rozliczył się, to dokonując korekty w bieżącym miesiącu nie dodajemy elementu opodatkowanego jako zwrotu składek ER (nie zwiększamy przychodu, ponieważ w bieżącym roku przychód jest prawidłowy, tylko niepoprawnie zostały od niego naliczone składki ZUS). Pracownikowi zwracamy w kwocie netto różnicę między nadpłatą składek ER i niedopłata składki zdrowotnej (pobranej) oraz zwiększamy zaliczkę podatku, aby w zeznaniu rocznym pracownik nie miał niedopłaty.

Przykład
Pracownik zatrudniony na stawkę 8 000 zł. ZUS poinformował, że pracownik w marcu bieżącego roku przekroczył roczną podstawę składki emerytalnej i rentowej. Za ten miesiąc wykazano podstawę składek emerytalno-rentowych w wysokości 8000 zł, a powinna być w wysokości 2000 zł. (Pracownik jest zatrudniony w innej firmie, dlatego  przysługuje mu ulga podatkowa w 1/24 (150 zł).).

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

1. Na formularzu danych kadrowych pracownika (w zapisie historycznym aktualnym na marzec), na zakładce 5.Ubezpieczenie c.d. wprowadzić informację o przekroczeniu składek w miesiącu:

Informacja przekazana przez – np. ZUS,

w polu Kwota wpisać 2000,00 zł z opcją Podstawa składki,

w pozycji Przekroczenie podstawy ustawić miesiąc marzec bieżącego roku (miesiąc i rok deklaracji).

2. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac za marzec bieżącego roku, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę.

3. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat:

Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu.

Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy.

4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla wyświetlonego pracownika należy naliczyć wypłatę korygującą. W tym kroku należy sprawdzić również poprawność wyliczeń pozostałych naliczonych elementów. Zapisujemy wypłatę

5. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania:

1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej?

[TAK] – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej

NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian

2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach.

[TAK] – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej

6. Zapisujemy wypłatę korygującą.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

L.p.Opis pozycjiWypłata za marzec br. (anulowana)Wypłata za marzec br. (korygująca)Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze8 000,008 000,00
2Podstawa składek emerytalnej i rentowej8 000,002 000,006 000,00
3Składka emerytalna (poz.2 x 9,76%)780,80195,20585,60
4Składka rentowa (poz.2 x 1,5%)120,0030,0090,00
5Podstawa składek chorobowej i wypadkowej8 000,008 000,00
6Składka chorobowa (poz.5 x 2,45%)196,00196,00
7Składki ZUS pracownika (poz.3+poz.4+poz.6)1 096,80421,20675,60 1)
(nadpłata)
8Podstawa zdrow. (poz.1-poz.7)6 903,207 578,80-675,60
9Składka zdrowotna pobrana (poz.8x9%)621,29682,09-60,80
(niedopłata)
10KUP250,00250,00
11Ulga podatkowa150,00150,00
12Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1-poz.7-poz.10)		6653,207328,80
13Naliczona zaliczka podatku (poz.12 *12% - poz.11)648,36729,48
14Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu648,00729,00 przed skopiowaniem podatku-81,00 2)
(niedopłata)
15Do wypłaty
(poz.1-poz.7-poz.9-poz.14)		5 633,916 167,71 przed skopiowaniem płatności-533,80

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)
16Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej648,00
17Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej5 633,91
18Korekta netto wypłaty-614,80(nadpłata skł. ZUS 675,60 – niedopłata skł. zdrow. 60,80)

1) Kwota zwrotu składek emerytalnej i rentowej nie powinna zwiększać bieżącego przychodu, ponieważ przychód (z marca br) jest właściwy, tylko od tego przychodu nie zostały poprawnie naliczone składki.

2) Kwota niedopłaty podatku w wysokości 81,00 zł wynika z braku opodatkowania nadpłaty składek ER z  czyli: 676,00 zł (zaokrąglenie nadpłaty składek ER) *12% = 81,12, po zaokrągleniu 81,00 zł

W bieżącej wypłacie etatowej (np. za kwiecień br.) automatycznie pojawi się Spłata korekty netto wypłaty w wys. 614,80 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (675,60 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (60,80 zł). Jest to element nieopodatkowany, który wyrównuje tylko kwotę netto (płatność) dla pracownika.

W tej wypłacie nie dodajemy elementu opodatkowanego (jako zwrotu nadpłaty składek ER), ponieważ tegoroczny przychód (z marca br.) jest właściwy, tylko od tego przychodu nie zostały poprawnie naliczone składki. Podatek odprowadzony w zbyt niskiej wysokości zostanie uzupełniony poprzez ręczna korektę zaliczki do US w bieżącej wypłacie.

L.p.Opis pozycjiWypłata bieżącaKorekta podatku
i ubezpieczeń
1Wynagrodzenie zasadnicze8000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)614,80 1)
3Podstawa składek emerytalnej i rentowej0,00
4Składka emerytalna (poz.3 x 9,76%)0,00
5Składka rentowa (poz.3 x 1,5%)0,00
6Podstawa składek chorobowej i wypadkowej8000,00
7Składka chorobowa (poz.6 x 2,45%)196,00
8Składki ZUS pracownika (poz.4+poz.5+poz.7)196,00
9Podstawa składki zdrowotnej (poz.6-poz.8)7804,00
10Składka zdrowotna pobrana (poz.9 x 9%)702,36
11Koszty uzyskania przychodu250,00
12Ulga podatkowa150
13Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1- poz.8-poz.13)		7554,00
14Naliczona zaliczka podatku(poz.13*12%-poz.12)756,48
15Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu756,00837,00 2)
zwiększona o +81,00
(756,00 + 81,00)
16Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.8-poz.10-poz.15)		6 960,446 879,44

1) Wypłacenie elementu nieopodatkowanego, wpływającego na płatność pracownika – jako zwrot nadpłaty składek ER pomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej.

2) Po zaznaczeniu pola „Korekta podatku i ubezpieczeń” wpisujemy ręcznie wyliczoną i zaokrąglona kwotę zaliczki podatku do US. Pracownik nie będzie miał w zeznaniu rocznym niedopłaty podatku.

W deklaracji PIT-11 za bieżący rok:

  • Nie trzeba zwiększać przychodu na deklaracji o kwotę zwrotu nadpłaconych składek społecznych w wysokości 675,60 zł, ponieważ przychód ten był prawidłowy, tylko od niego były niepoprawnie naliczone składki ZUS.
  • Składki społeczne i składka zdrowotna będą wykazane prawidłowe z wypłaty korygującej.
  • Zaliczka podatku będzie wykazana prawidłowa, została powiększona o 81,00 zł w wypłacie bieżącej (w miesiącu, w którym było rozliczenie korekty z pracownikiem). Wynika ona z opodatkowania zwrotu składek (675,60 zł)  czyli
  • 676 *12% = 81,12 po zaokrągleniu 81,00 zł.

Pracownik nie będzie miał w zeznaniu rocznym niedopłaty podatku.

3.9 Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe za poprzednie lata dla byłego pracownika

W wyniku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe mamy do czynienia z nadpłatą składek społecznych, niedopłatą składki zdrowotnej oraz niedopłatą zaliczki podatku.

W miesiącu, w którym kwota nadpłaty składek zostanie wypłacona (postawiona do dyspozycji) byłemu pracownikowi, pracodawca powinien pobrać od niej zaliczkę na podatek dochodowy, stosownie do postanowień art. 32 ustawy o pdof, czyli w wysokości 12% dochodu. Za dochód przyjmuje się „pełną” kwotę nadpłaty składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (niepomniejszoną o niedopłacone składki na ubezpieczenia zdrowotne), po ewentualnym odliczeniu podstawowych kosztów uzyskania przychodów (250,00 zł).

Przykład
ZUS poinformował, że pracownik w poprzednim roku (12.2022) przekroczył roczną podstawę składek: emerytalnej i rentowej. Za ten miesiąc wykazano podstawę w wysokości 8000 zł, a powinna być w wysokości 3000 zł. Obecnie osoba nie jest już zatrudniona w firmie.

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

1. Na formularzu danych kadrowych pracownika (w zapisie historycznym aktualnym na marzec), na zakładce Ubezpieczenie c.d. wprowadzić informację o przekroczeniu składek w miesiącu:

Informacja przekazana przez – np. ZUS,

w polu Kwota wpisać 3000,00 zł z opcją Podstawa składki,

w pozycji Przekroczenie podstawy ustawić miesiąc 12.2022 (miesiąc i rok deklaracji).

2. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac za marzec bieżącego roku, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę.

3. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat:

Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu.

Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy.

4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla wyświetlonego pracownika należy naliczyć wypłatę korygującą. W tym kroku należy sprawdzić również poprawność wyliczeń pozostałych naliczonych elementów. Zapisujemy wypłatę.

5. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania:

1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej?

TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej

NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian

2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach.

TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej.

NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian

Na zakładce Elementy wypłaty sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota w wys. – 512,33 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (563,00 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (50,67zł). Wypłatę korygującą zapisać.

6. Zapisujemy wypłatę korygującą.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

L.p.Opis pozycjiWypłata 12.2022
(anulowana)		Wypłata 12.20202(korygująca)Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze8 000,008 000,00
2Podstawa składek emerytalnej i rentowej8 000,003 000,005 000,00
3Składka emerytalna (poz.2 x 9,76%)780,80292,80488,00
4Składka rentowa (poz.2 x 1,5%)120,0045,0075,00
5Podstawa składek chorobowej i wypadkowej8 000,008 000,00
6Składka chorobowa (poz.5 x 2,45%)196,00196,00
7Składki ZUS pracownika (poz.3+poz.4+poz.6)1 096,80533,80563,00 1)
(nadpłata)
8Podstawa zdrow. (poz.1-poz.7)6 903,207 466,20-563,00
9Składka zdrowotna pobrana (poz.8x9%)621,29671,96-50,67
(niedopłata)
10KUP250,00250,00
11Ulga podatkowa300300
12Podstawa opodatkowania
(poz.1-poz.7-poz.10)		6 653,207 216,20
13Naliczona zaliczka podatku (poz.12*12%-poz.11)498,36565,92
14Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu498,00566,0000 przed skopiowaniem podatku-68,00
(niedopłata)
15Do wypłaty
(poz.1-poz.7-poz.9-poz.14)		5 783,916 228,24 przed skopiowaniem płatności-444,33

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)
16Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej498,00
17Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej5 783,91
18Korekta netto wypłaty (nowy element nieopodatkowany)-512,33(nadpłata skł. ZUS 563,00 – niedopłata skł. zdrow. 50,67)

1) Kwota zwrotu składek ER, która powinna zostać opodatkowana i wykazana w przychodzie na PIT za bieżący rok.

3) Kwota niedopłaty podatku w wys. 68,00 zł wynika z braku opodatkowania nadpłaty składek ER  czyli: 563,00 zł * 12%zł = 67,56, po zaokrągleniu 68,00

Kwota zwrotu składek ER (563,00 zł) powinna być wykazana jako przychód ze stosunku pracy, od którego można odliczyć standardowe KUP (250,00 zł) oraz naliczyć 12% podatek. W tym celu zalecamy dodanie nowego typu wypłaty (z poziomu Konfiguracja firmy / Płace / Typy wypłat) o nazwie np. „Zwrot składek ER” i proponujemy ustawienie pól:

Na zakładce [Ogólne]:

  • Rodzaj – Dodatek
  • Algorytm 1 – kwota
  • Automatycznie korygować wynagrodzenie z tytułu – niezaznaczone

Na zakładce [Podatki/Nieobecności]:

  • Pozycja na deklaracji: PIT-4 1. Wynagrodzenie ze stosunku pracy
  • Podatek – naliczać wg progów
  • Zawsze naliczaj ulgę podatkowa [ ] – niezaznaczone
  • Sposób naliczania koszty uzyskania – standardowe (lub nie naliczać)
  • Sposób naliczania składek ZUS i składki zdrowotnej – nie naliczać
  • Wliczać do podstawy naliczania: wszystkie pozycje – nie wliczać

Na zakładce [Szczegółowe]:

  • Wpływa na kwotę do wypłaty [ ] – niezaznaczone, co oznacza, że kwota tego elementu nie będzie wypłacana, ponieważ pracownik otrzymuje do wypłaty zwrot kwoty nadpłaty składek ER pomniejszony o niedopłatę składki zdrowotnej w elemencie Spłata korekty netto wypłaty. Natomiast zaliczka podatku policzona od elementu Zwrot składek ER będzie pomniejszała kwotę do wypłaty.

Na liście typu Inna za bieżący miesiąc dodajemy wypłatę z ręcznie wskazanym elementem (zakładka nr 2, ikona zielonego plusa) o nazwie Spłata korekty netto wypłaty w wys. 512,33 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (563,00 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (50,67 zł). Jest to element nieopodatkowany, który wyrównuje tylko kwotę netto (płatność) dla pracownika. Natomiast w celu opodatkowania kwoty zwrotu składek ER w pełnej wysokości (563,00 zł) należy dodać „Zwrot składek ER”.

Uwaga
W wypłacie pracownik otrzymuje do wypłaty „Spłatę korekty netto wypłaty” (nadpłatę składek społecznych pomniejszoną o niedopłatę składki zdrowotnej). Natomiast dodanie elementu „Zwrot składek ER” (niewypłacanego na kwotę do wypłaty) ma na celu opodatkowanie pełnej kwoty zwrotu składek ER (niepomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej).

Wyliczenia w bieżącej wypłacie na liście typu Inne:

L.p.Opis pozycjiWypłata bieżącaKorekta podatku I ubezpieczeń
1Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)512,33 1)
2Zwrot składek ER (opodatkowany)563,00 2)
3 Koszty uzyskania przychodu250,00
4Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.2-poz.3)		313,00
5Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.4*12%)		37,56
6Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu38,00106,00
Zwiększona o +68,00
(38,00 + 68,00)
7Do wypłaty
(poz.1-poz.6)		474,33444,33

1) Wypłacenie elementu nieopodatkowanego, wpływającego tylko na płatność pracownika, jako zwrot nadpłaty składek ER pomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej.

2) Wypłacenie elementu w celu opodatkowania zwrotu składek ER.

3) W celu skorygowania zaliczki podatku należy najpierw zapisać wypłatę i ponownie edytować, następnie zaznaczyć pole „Korekta podatku i ubezpieczeń” i ręcznie wpisać wyliczoną kwotę zaliczki podatku do US w wys. 68,00 zł.

 

Na deklaracji PIT-11 za bieżący rok, w którym dokonujemy zwrotu składek ER zostanie wykazane:

  • Przychód ze stosunku pracy w wys. 563,00 zł
  • Koszty uzyskania przychodu w wys. 250,00 zł
  • Zaliczka podatku w wys. 68,00 zł

Uwaga

Dla ZUS niedopłata składki zdrowotnej pobranej (w wys. 50,67 zł) zostanie wykazana na korekcie raportu RCA za mc 12.2022.


3.10Korygowanie wypłaty korygującej

Zdarzają się sytuację, które wymuszają na Użytkowniku ponowne naliczenie wypłaty korygującej, do wcześniej już wykonanej korekty. Wynika, to w dużej mierze z opóźnieniem w dostarczaniu decyzji dotyczących, np. przekroczenia przez pracownika rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych. W takich przypadkach, dla wcześniej już skorygowanej wypłaty konieczna jest jej ponowna korekta.

Przykład

Pracownik zatrudniony na stawce miesięcznej – 6000 zł. W czerwcu pierwotnie miał naliczone zwolnienie lekarskie w dniach 26.-30.06. W wypłacie zostały naliczone nastepujące elementy:

  • Wynagrodzenie zasadnicze – 5000 zł(6000 zł – 6000 zł * 5/30 = 6000 zł – 1000 zł = 5000 zł)
  • Wynagrodzenie za czas choroby – 690,30 (Podstawa zasiłku: 5177,60 zł)

Okres zwolnienia 26-30.06 zakwalifikowano jako wypadek w pracy. Dlatego tez skorygowano wypłatę za czerwiec.

We wrześniu br. otrzymano pismo z ZUS, z informacją o przekroczeniu rocznej podstawy składek. W piśmie poinformowano, że podstawa składek w miesiącu czerwcu powinna wynieść 3000 zł. W związku z przesłanym pismem, należy ponownie skorygować wypłatę za czerwiec.

W celu dokonania pierwszej korekty w programie, związanej z rozliczeniem nieprawidłowej nieobecności proponujemy wykonać następujące operacje:

1. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac za czerwiec bieżącego roku, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę.

2. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat:

Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu.

Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy.

3. W kalendarzu (Nie)obecności, na zakładce Nieobecności, należy podświetlić odpowiednią nieobecność (26-30.06.br), następnie pod prawym przyciskiem myszy należy wybrać opcję ‘Koryguj nieobecność’.

Po wybraniu opcji ‘Koryguj nieobecność’ pojawi się pytanie:

Czy skorygować nieobecność? Korygowanie wiąże się z anulowaniem nieobecności. Operacji nie można odwrócić!

4. Po zaakceptowaniu komunikatu, nieobecność zostanie anulowana w tle oraz automatycznie zostanie wyświetlone okno formularza nieobecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej. W typie nieobecności należy wprowadzić nieobecność korygującą Zwolnienie chorobowe (29-30.06) z przyczyną ‘Wypadek w pracy / choroba zawodowa’. Następnie należy zapisać formularz nieobecności oraz kalendarz (Nie)obecności.

5. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla wyświetlonego pracownika należy naliczyć wypłatę korygującą. W elementach wypłaty pojawią się automatycznie składniki: zasiłek chorobowy/wyp. (29-30.06). W tym kroku należy sprawdzić również poprawność wyliczeń pozostałych naliczonych elementów. Zapisujemy wypłatę.

6. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania:

1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej?

TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej

NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian – wskazujemy NIE, w tym przypadku zaliczka podatku nie została jeszcze odprowadzona do Urzędu Skarbowego za ten miesiąc.

2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach.

TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej.

NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian

7. Zapisujemy wypłatę korygującą.

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

L.pOpis pozycjiWypłata
czerwiec
br.
(anulowana)
Wypłata
czerwiec
br.
(korygująca)
Różnica
(wypł. anulowana– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze5000,005000,00
2Wynagrodzenie za czas choroby zostaje zmienione na
zasiłek chorobowy/wyp.
Wynagr.chor. (80%)
690,30
Należna wartość zasiłku wyp.
(100%)
862,90,, która zostaje zmniejszona do kwoty 80%
690,30

Niedopłata 20%
172,60
(862,90 – 690,30),zostanie wypłacona jako Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezp. wyp. w bieżącej wypłacie
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1)
5000,005000,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)
685,50685,50
5Podstawa skł. zdrowotnej
(poz.3-poz.4) + wynagrodzenie chorobowe
5004,804314,50
6Składka zdrowotna
(poz.5x9%)
450,43388,3162,12
(nadpłata)
7Koszty uzyskania przychodu250,00250,00
8Ulga podatkowa300,00300,00
9Podstawa opodatkowania
po zaokrągleniu
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.9)
4 754,804 754,80
10Naliczona zaliczka podatku
(poz.9*12% -poz.10)
270,60270,60
11Zaliczka podatku do U.S.
po zaokrągleniu
271,00271,00 przed skopiowaniem podatku
12Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6–poz.11)
4 283,374 345,49
przed skopiowaniem płatności
-62,12
(niedopłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)
13Zaliczka podatku do US
skopiowana z wypłaty anulowanej
271,00
14Płatność do wypłaty
skopiowana z wypłaty anulowanej
4 283,37
15Korekta netto wypłaty -62,12(nadpłata składki zdrowotnej)

Naliczając bieżącą wypłatę pojawi się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. 62,12 (zwrot nadpłaty składki zdrowotnej). Dodajemy Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego (20%), podając okres od – do, za który wyrównujemy (26-30.06 br) i kwotę wyrównania (w wys. 172,60)

Wyliczenia w bieżącej wypłacie:

L.pOpis pozycjiWypłata bieżąca
1Wynagrodzenie zasadnicze6000,00
2Spłata korekty netto wypłaty
(nieopodatkowany)
62,121)
3Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezp.wyp.
(opodatkowany)
172,60 2)
4Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1)
6000,00
5Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.4x9,76% + poz.4x1,5% + poz.4x2,45%)
822,60
6Podstawa skł. zdrowotnej (poz.4-poz.5)5177,40
7Składka zdrowotna pobrana (poz.6x9%)465,97
8Koszty uzyskania przychodu250,00
9Ulga podatkowa300,00
10Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1+poz.3-poz.5-poz.10)
5 100,00
11Naliczona zaliczka podatku
(poz.10*12% - poz.9)
312,00
12Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu312,00
13Do wypłaty
(poz.1+poz.2+poz.3-poz.5-poz.7-poz.15 poz.12)
4 634,15

1) Zwrot składki zdrowotnej niesłusznie pobranej w czerwcu br.

2) Dodanie elementu wyrównania 20% zasiłku chorobowego z ubezpieczania wypadkowego.

Po otrzymaniu informacji z ZUS, dotyczącej przekroczenia podstawy składek emerytalno- rentowych konieczne jest ponowne skorygowanie wypłaty za czerwiec br.

W celu wykonania korekty do wypłaty już skorygowanej za czerwiec br. należy wykonać następujące kroki:

1. Na formularzu danych kadrowych pracownika (w zapisie historycznym aktualnym na czerwiec), na zakładce Ubezpieczenie c.d. wprowadzić informację o przekroczeniu składek w miesiącu:

Informacja przekazana przez – ZUS,

w polu Kwota wpisać 3000,00 zł z opcją Podstawa składki,

w pozycji Przekroczenie podstawy ustawić miesiąc 06.2023 (miesiąc i rok deklaracji).

2. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac korygująca EKOR/2023/6, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę.

3. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat:

Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu.

Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Wybieramy ‘Dokument’, za pomocą ‘Plusa’ dodajemy nowy symbol, np. EKOR1. Wskazujemy i zapisujemy formularz listy płac.

4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej EKOR1, dla wyświetlonego pracownika należy naliczyć wypłatę korygującą. W tym kroku należy sprawdzić również poprawność wyliczeń pozostałych naliczonych elementów. W składniku Zasiłek chorobowy/wyp należy zmienić procent ze 100% na 80%, przeliczyć oraz zapisać element.

W wypłacie zostanie naliczony element Korekta netto z poprzedniej wypłaty w kwocie -62,12. Składnik nalicza się w sytuacji, gdy w wypłacie anulowanej było wykonane kopiowanie płatności i był naliczony element ‘Korekta netto wypłaty’. Element jest naliczany w celu poprawnego ustalenia różnicy w kwocie netto pomiędzy wypłatami. Zapisujemy wypłatę.

5. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania:

1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej?

TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej

NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian

2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach.

TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej.

NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian

Na zakładce Elementy wypłaty należy sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota w wys.-204,94 jako różnica między nadpłatą składek ER i niedopłaty składki zdrowotnej.

6. Zapisujemy wypłatę korygującą.

L.pOpis pozycjiWypłata korygująca
(anulowana) 06.2023
Wypłata (korygująca nr 2) 06.2023Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze5 000,005 000,00
2Zasiłek chorobowy/wyp.690,30Należna wartość zasiłku wyp.
(100%)
862,90
która zostaje zmniejszona do kwoty 80%
690,30
3Korekta netto z poprzedniej wypłaty-62,12-62,12
4Podstawa składek emerytalnej i rentowej5 000,003000,002000,00
5Składka emerytalna (poz.2 x 9,76%)488,00292,80
6Składka rentowa (poz.2 x 1,5%)75,0045,00
7Podstawa składek chorobowej i wypadkowej5 000,005 000,00
8Składka chorobowa (poz.5 x 2,45%)122,50122,50
9Składki ZUS pracownika (poz.3+poz.4+poz.6)685,50460,30225,20 1)
(nadpłata)
10Podstawa zdrow. (poz.1-poz.7)4 314,504 539,70-225,20
11Składka zdrowotna (poz.8x9%)388,31408,57-20,26 (niedopłata)
12Koszty uzyskania przychodu250,00250,00
13Ulga podatkowa300,00300,00
14Podstawa opodatkowania
(poz.1-poz.7-poz.12 poz.10)
4 754,804 980,00
15Naliczona zaliczka podatku
(poz.12*12%-poz.11)
270,60297,60
16Zaliczka podatku do U.S.
po zaokrągleniu
271,00298,00 przed skopiowaniem podatku- 27,00
(niedopłata)
17Do wypłaty
(poz.1-poz.7-poz.9-poz.17)
4 283,374 461,31
przed skopiowaniem płatności
-177,94

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)
18Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej271,00
19Płatność do wypłaty
skopiowana z wypłaty anulowanej
4 283,37
20Korekta netto wypłaty
(nowy element nieopodatkowany)
-204,94(nadpłata skł. ZUS 225,20 – niedopłata skł. zdrow. 20,26)

Wraz z naliczeniem bieżącej wypłaty zostanie naliczony składnik ‘Spłata korekty netto’ w kwocie 204,94.

Uwaga
W wypłacie pracownik otrzymuje do wypłaty „Spłatę korekty netto wypłaty” (nadpłatę składek społecznych pomniejszoną o niedopłatę składki zdrowotnej). Natomiast dodanie elementu „Zwrot składek ER z pkt.3.8” (niewypływającego na kwotę do wypłaty) ma na celu opodatkowanie pełnej kwoty zwrotu składek ER (niepomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej).

Wyliczenia w bieżącej wypłacie:

L.pOpis pozycjiWypłata bieżąca
1Wynagrodzenie zasadnicze6 000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)204,94 1)
3Zwrot składek E-R225,20
4Podstawa składek emerytalnej i rentowej0,00
5Składka emerytalna (poz.3 x 9,76%)0,00
6Składka rentowa (poz.3 x 1,5%)0,00
7Podstawa składek chorobowej i wypadkowej6 000,00
8Składka chorobowa (poz.6 x 2,45%)147,00
9Składki ZUS pracownika (poz.4+poz.5+poz.7)147,00
10Podstawa składki zdrowotnej (poz.6-poz.8)5 853,00
Składka zdrowotna (poz.9 x 9%)526,77
11Koszty uzyskania przychodu250,00
12Ulga podatkowa300,00
13Podstawa opodatkowaniaPodstawa opodatkowania
(poz.1 - poz.8-poz.13)
5 828,20
14Naliczona zaliczka podatku
(poz.13*12%-poz.12)
399,36
15Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu399,00
16Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.8-poz.10-poz.18 poz.15)
5 132,17

1) Wypłacenie elementu nieopodatkowanego, wpływającego na płatność pracownika – jako zwrot nadpłaty składek ER pomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej.

4 Przykłady korygowania wypłat dotyczące zleceniobiorców

4.1 Przekwalifikowanie umowy o dzieło na umowę zlecenie za poprzednie lata (zleceniobiorca nadal wykonuje umowę, płatnik opłaci zaległe składki)

W wyniku kontroli ZUS w firmie zostały zakwestionowane umowy o dzieło i przekwalifikowane na umowy zlecenia.

Firma musi dokonać zgłoszenia do ubezpieczeń i opłacić zaległe składki ZUS za poszczególne miesiące.

Jeżeli zleceniobiorca nadal wykonuje umowę cywilnoprawną u płatnika, a firma z własnych środków opłaci zaległe składki ZUS (finansowane obowiązkowo przez zleceniobiorcę: emerytalną, rentową oraz zdrowotną), to zapłacone składki będą stanowiły przychód tej osoby z tytułu działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof, czyli ten przychód powinien być uwzględniony w podstawie opodatkowania i oskładkowania oraz wykazany na deklaracji PIT-11.

W interpretacji indywidualnej z dnia 30 października 2013 r. (sygn. DD3/033/199/MCA/13/RD-113250/13) Minister Finansów wyjaśnił, że: „(…) zapłacenie ze środków płatnika, kwoty tytułem zaległych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w części, w której powinny być pokryte z dochodu osoby fizycznej (ubezpieczonego), skutkuje powstaniem przychodu po stronie osoby fizycznej w momencie dokonania zapłaty przez płatnika składek”.

Uwaga

Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finsnaów z dnia 30 marca 2023 (sygn. DD3.8203.1.2023), w sytuacji opłacenia zaległych składek przez podatnika, nie stanowią one przychodu zleceniobiorcy.

„zapłacenie przez płatnika składek zaległych składek sus oraz składek zdrowotnych dotyczących pracowników, zleceniobiorców, byłych pracowników lub zleceniobiorców nie powoduje po stronie tych podatników powstania przychodu w rozumieniu art. 11 ust. 1 ustawy PIT. Zapłata przez płatnika składek zaległych składek z ww. tytułów nie stanowi przysporzenia majątkowego zwiększającego majątek podatnika, i jako taka, nie może być uznana za nieodpłatne świadczenie na rzecz podatnika.”

Uwaga
W przypadku korekty składek na ubezpieczenia społeczne i składki na ubezpieczenie zdrowotne zleceniobiorcy za lata ubiegłe, płatnik ani podatnik nie korygują rozliczeń podatku dochodowego od osób fizycznych za te lata. Pobrane przez płatnika zaliczki na podatek dochodowy, sporządzone przez niego za te lata deklaracje PIT-4R i informacje PIT-11, a także zeznanie roczne podatnika, odzwierciedlały bowiem stan faktyczny istniejący w dniu ich sporządzenia, tj. wysokość składek faktycznie pobranych przez płatnika w danym roku.

Uwaga
Gdyby zleceniobiorca zwrócił płatnikowi równowartość zapłaconych za niego zaległych składek, to wówczas mógłby w rocznym zeznaniu podatkowym odliczyć odpowiednio od dochodu .

Przykład
Zleceniobiorca wykonywał umowę o dzieło w miesiącu 12.2022 na kwotę 4000 zł. Obecnie również wykonuje umowę na rzecz firmy. W wyniku kontroli ZUS umowa o dzieło z 12.2022 ma zostać przekwalifikowana na umowę zlecenie, która powinna podlegać obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu oraz zdrowotnemu (bez chorobowego).

W celu dokonania korekty (za poszczególne miesiące) w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za 12.2022, podświetlić wypłatę odpowiedniej osoby – zleceniobiorcy, która jest zamknięta / zaksięgowana, pod prawym przyciskiem myszy z menu kontekstowego należy wybrać ‘Koryguj wypłatę’.

2. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat:

Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu.

Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy.

Uwaga
Po otworzeniu okna formularza listy płac istnieje możliwość utworzenia własnego symbolu listy płac korygującej. Opis znajduje się w punkcie 2.7

3. W formularzu umowy dokonać zmiany rodzaju umowy z „PIT-8B 6.Umowa o dzieło 20%” na „PIT 8B 6.Przychody z osob.wyk.działaln.”, następnie należy w zakładce 2. Ubezpieczenia uzupełnić kod tytułu ubezpieczenia (0411) oraz zaznaczyć, jakim ubezpieczeniom podlega ta umowa (emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu i zdrowotnemu, bez chorobowego) i od kiedy (np. 1.12.2022).

4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla zleceniobiorcy należy naliczyć wypłatę korygującą. W tym kroku należy sprawdzić wartość brutto umowy oraz naliczone składki. Zapisujemy wypłatę.

5. Podczas zapisu wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania:

1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej?  

TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej

NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian

2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach.

TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej.

NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian

Uwaga
W przypadku jeżeli podatnik uzgodnił ze zleceniobiorcą, aby potrącić zaległe składki na ubezpieczenie społeczne wraz z jego następną wypłatą, wówczas w pkt. 5 należałoby skopiować schemat płatności z wypłaty anulowanej. W wypłacie korygującej pojawi się składnik Korekta netto wypłaty, którego rozliczenie nastąpi z najbliższą wypłatą zleceniobiorcy

6. Zapisujemy wypłatę korygującą

Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:

L.p.Opis pozycjiWypłata 12.2022
(anulowana)		Wypłata 12.2022
(korygująca)		Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Umowa o dzieło później zamieniona na umowę zlecenie4000,004000,00
2Podstawa składek społecznych (bez chorobowej) (poz.1)0,004000,00
3Składki społeczne finansowane przez pracownika (E, R, bez chorobowej)
(poz.2x9,76% + poz.2x1,5%)		0,00450,40-450,40
(niedopłata)
4Podstawa składki zdrowotnej
(poz.2-poz.3)		0,003 549,60
5Składka zdrowotna pobrana
(poz.4x9%)		0,00319,46-319,46
(niedopłata)
6KUP 20% ((poz.1-poz.3)*20%)800709,92
7Podstawa opodatkowania (poz.1-poz.3-poz.8)3200,002 839,68
8Naliczona zaliczka podatku (poz.9*12%)384,00340,80
9Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu384,00341,00przed skopiowaniem podatku43,00
(nadpłata)
10Do wypłaty
(poz.1-poz.3-poz.5-poz.109)		3 616,002 889,14 przed skopiowaniem płatności726,86
(nadpłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)
11Zaliczka podatku do US skopiowana z wypłaty anulowanej384,00
12Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej3 616,00
13Korekta netto wypłaty769,86

Jeżeli Użytkownik zdecyduje się na kopiowanie schematu płatności, przy naliczaniu bieżącej wypłaty umowy zlecenia powinna pojawić się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. –769,86 jako potrącenie (netto) w wysokości sumy zaległych składek społecznych ( 450,40 zł) i zaległej składki zdrowotnej pobranej ( 319,46 zł).

Ten element może pojawić się jako druga wypłata na liście płac (domyślnie) lub jako drugi element wypłaty w wypłacie (w przypadku zaznaczonego parametru „Rozlicz zasiłki ZUS i spłaty pożyczek/zaliczek w  wypłacie umów cywilnoprawnych” w konfiguracji firmy / Płace / Parametry – zalecany sposób).

Po naliczeniu bieżącej wypłaty z umowa zlecenia w wys. 2000 zł oraz elementu Spłata korekty netto wypłaty w wys. -769,86  zł  dodajemy ręcznie element „Zaległy ZUS / zlecenie / firma (PIT-11)” w wys. 769,86  zł zł.

 Wyliczenia w bieżącej wypłacie:

L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Umowa zlecenie8000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)-769,86 1)
3Zaległy ZUS / zlecenie / firma (PIT-11) (opodatkowany i ozusowany)768,86
4Podstawa składek społecznych (bez chorobowej)4 769,86
5Składki społeczne pracownika (E, R, bez chorobowej)
(poz.4x9,76% + poz.4x1,5%)		537,09
6Podstawa składki zdrowotnej (poz.4-poz.5)4 232,77
7Składka zdrowotna (poz.6 x 9%)380,95
8Koszty uzyskania przychodu 20%846,55
9Podstawa opodatkowania
(poz.1+ poz.3-poz.5-poz.8)		3 386,22
10Naliczona zaliczka podatku
(poz.9*`12%)
406,32
11Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu406,00
12Do wypłaty
(poz.1+poz.2 (ujemna) +poz.3-poz.5-poz.7-poz.11)		2 675,96

1) Potrącenie netto zaległych składek, które będą sfinansowane przez płatnika poprzez dodanie elementu „Zaległy ZUS / zlecenie / firma (PIT-11)” – dodatkowego przychodu pracownika.

W deklaracji PIT-11 za bieżący rok przychód będzie powiększony o kwotę zapłaconych przez firmę zaległych składek (768,86 zł), od którego zostały naliczone składki ZUS, koszty uzyskania przychodu oraz zaliczka na podatek.

4.2 Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe za poprzednie lata dla byłego zleceniobiorcy

W wyniku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe mamy do czynienia z nadpłatą składek społecznych, niedopłatą składki zdrowotnej oraz niedopłatą zaliczki podatku. 

Nadpłacone przez zleceniobiorcę składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b) ustawy o pdof pomniejszyły dochód uzyskany przez tę osobę z umowy zlecenia. W konsekwencji zwrócona za pośrednictwem zleceniodawcy (tj. płatnika składek) kwota nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, w części sfinansowanej przez zleceniobiorcę, będzie stanowiła przychód tej osoby z działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof.

Od tego przychodu zleceniodawca, jako płatnik, powinien pobrać 18% zaliczkę na podatek dochodowy, zgodnie z zasadami określonymi w art. 41 ust. 1 i 1a ustawy o pdof. Trzeba przy tym zwrócić uwagę, że przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy od zwracanej byłemu zleceniobiorcy kwoty nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, płatnik powinien uwzględnić koszty uzyskania przychodu w wysokości 20% przychodu (bądź 50%, jeżeli przedmiotem zawartej umowy jest czynność stanowiąca przedmiot prawa autorskiego). Wynika to z postanowień art. 41 ust. 1 w związku z art. 22 ust. 9 pkt 3 i 4 ustawy o pdof.

Powyższe dotyczy również sytuacji, gdy zwrot nadpłaconych składek następuje już po wygaśnięciu umowy zlecenia z daną osobą. Źródłem oraz podstawą wypłaty tego świadczenia jest umowa zlecenia, która w przeszłości łączyła firmę będącą zleceniodawcą ze zleceniobiorcą.

Przykład
Zleceniobiorca w 12.2022 przekroczył roczną podstawę składek emerytalno-rentową. Za ten miesiąc wykazano podstawę w wys. 10000 zł, a powinna być w wys. 5000 zł. Umowa podlegała również dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu. W umowie były naliczane 20% koszty uzyskania przychodu. Obecnie osoba nie jest zatrudniona w firmie ani w ramach umowy cywilnoprawnej, ani w ramach umowy o pracę.

W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje:

1. Na formularzu danych kadrowych pracownika (w zapisie historycznym aktualnym na marzec), na zakładce Ubezpieczenie c.d. wprowadzić informację o przekroczeniu składek w miesiącu:

Informacja przekazana przez – np. ZUS,

w polu Kwota wpisać 5000,00 zł z opcją Podstawa składki,

w pozycji Przekroczenie podstawy ustawić miesiąc 12.2022 (miesiąc i rok deklaracji).

2. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac za 12.2022, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę.

3. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat:

Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu.

Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy.

4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla wyświetlonego zleceniobiorcy należy naliczyć wypłatę korygującą. Zapisujemy wypłatę.

5.Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania:

1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej?

TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej

NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian

2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach.

TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej.

NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian

Na zakładce Elementy wypłaty sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota w wys. – 512,33 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (563,00 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (50,67zł). Wypłatę korygującą zapisać.

6. Zapisujemy wypłatę korygującą.

Wyliczenia w anulowanej i korygującej wypłacie:

L.p.Opis pozycjiWypłata 12.2022
(anulowana)		Wypłata 12.2022(korygująca)Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Umowa zlecenie10 000,0010 000,00
2Podstawa składek emerytalnej i rentowej10 000,005000,005000,00
3Składka emerytalna (poz.2 x 9,76%)976,00488,00488,00
4Składka rentowa (poz.2 x 1,5%)150,0075,0075,00
5Podstawa składek chorobowej i wypadkowej10 000,0010 000,00
6Składka chorobowa (poz.5 x 2,45%)245,00245,00
7Składki ZUS pracownika (poz.3+poz.4+poz.6)1 371,00808,00563,00 1)
(nadpłata)
8Podstawa zdrowotnej (poz.1-poz.7)8 629,009 192,00-563,00
9Składka zdrowotna pobrana (poz.8x9%)776,61827,28-50,67
(niedopłata)
10KUP 20% ((poz.1-poz.7)*20%)1 725,801 838,40
11Podstawa opodatkowania
(poz.1-poz.7-poz.12)		6 903,207 353,60
12Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.11*12%)		828,36882,48
13Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu
(poz.14-poz.10)		828,00828,00 przed skopiowaniem podatku-54,00 3)
(niedopłata)
14Do wypłaty
(poz.1-poz.7-poz.9-poz.13)		7 024,397 482,72 przed skopiowaniem płatności-458,33(niedopłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)
18Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej828,00
19Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej7 024,39
20Korekta netto wypłaty-512,33(nadpłata skł. ZUS 563,00 – niedopłata skł. zdrow. 50,67) )

1) Kwota zwrotu składek emerytalnej i rentowej, która powinna zostać opodatkowana i wykazana w przychodzie deklaracji PIT-11 za bieżący rok.

3) Kwota niedopłaty podatku w wys. 54,00 zł wynika z braku opodatkowania nadpłaty składek ER z uwzględnieniem odliczenia niedopłaty składki zdrowotnej odliczonej, czyli:563,00 (nadpłata skł.ER)  563,00 * 20% KUP) = 450,40zł, po zaokrągleniu  450,00* 12%= 54,00 zł

Kwota zwrotu składek ER (563,00 zł) powinna być wykazana jako przychód (z działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof), od którego należy obliczyć 20% KUP oraz 12% podatek.

W tym celu zalecamy dodanie nowego typu wypłaty (z poziomu Konfiguracja firmy / Płace / Typy wypłat) o nazwie np. „Zwrot składek ER / zlecenie” i proponujemy ustawienie pól:

Na zakładce [Ogólne]:

  • Rodzaj – Dodatek
  • Algorytm 1 – kwota
  • Automatycznie korygować wynagrodzenie z tytułu – niezaznaczone

Na zakładce [Podatki/Nieobecności]:

  • Pozycja na deklaracji PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy zlecenia…
  • Podatek – „procent jak dla umów”
  • Zawsze naliczaj ulgę podatkowa [ ] – niezaznaczone
  • Sposób naliczania koszty uzyskania – procent – 20%
  • Sposób naliczania składek ZUS i składki zdrowotnej – nie naliczać
  • Wliczać do podstawy naliczania: wszystkie pozycje – nie wliczać

Na zakładce [Szczegółowe]:

  • Wpływa na kwotę do wypłaty [ ] – niezaznaczone, co oznacza, że kwota tego elementu nie będzie wypłacana (pracownik otrzymuje do wypłaty zwrot kwoty nadpłaty składek ER pomniejszony o niedopłatę składki zdrowotnej w elemencie Spłata korekty netto wypłaty), natomiast zaliczka podatku policzona od tego elementu  będzie pomniejszała kwotę do wypłaty.

Na liście typu Inna za bieżący miesiąc ręcznie dodajemy Spłata korekty netto wypłaty w wys. 512,33 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (563,00 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (50,67 zł). Jest to element nieopodatkowany, który wyrównuje tylko kwotę netto (płatność) dla pracownika. Natomiast w celu opodatkowania kwoty zwrotu składek ER w pełnej wysokości (563,00) należy dodać „Zwrot składek ER / zlecenie”.

Uwaga
W wypłacie pracownik otrzymuje do wypłaty „Spłatę korekty netto wypłaty” (nadpłatę składek społecznych pomniejszoną o niedopłatę składki zdrowotnej). Natomiast dodanie elementu „Zwrot składek ER” (niewypłacanego) ma na celu opodatkowanie pełnej kwoty zwrotu składek ER (niepomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej).

Wyliczenia w bieżącej wypłacie na liście typu Inne:

L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)512,33 1
2Zwrot składek ER / zlecenie (opodatkowany)563,00 2)
320% KUP (poz.2 * 20%)112,60
4Podstawa opodatkowania
(poz.2 - poz.3)		450,40
5Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu54,00 3)
6Do wypłaty
(poz.1 - poz.5)		458,33

1) Wypłacenie elementu nieopodatkowanego, wpływającego tylko na płatność pracownika, jako zwrot nadpłaty składek ER pomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej.

2) Wypłacenie elementu w celu opodatkowania zwrotu składek ER.

3) W celu skorygowania zaliczki podatku należy najpierw zapisać wypłatę i ponownie edytować, następnie zaznaczyć pole „Korekta podatku i ubezpieczeń” i wpisać ręcznie wyliczoną kwotę zaliczki podatku do US w wysokości 54,00 zł.

Na deklaracji PIT-11 za bieżący rok, w którym dokonujemy zwrotu składek ER zostanie wykazane:

  • Przychód z osobiście wykonywanej działalności w wysokości 563,00    zł
  • Koszty uzyskania przychodu w wysokości 112,60 zł
  • Zaliczka podatku w wysokości 54,00 zł

 

Uwaga

Dla ZUS niedopłata składki zdrowotnej pobranej (w wys. 50,67) zostanie wykazana na korekcie raportu RCA za mc 12.2022.



OPT072 – Szybki import i eksport przelewów przez bankowość internetową BNP Paribas

Data aktualizacji: 06-07-2022


Spis treści

Informacje ogólne

Eksport za pomocą usługi sieciowej

Import za pomocą usługi sieciowej

Eksport i import przelewów za pomocą usługi sieciowej – najczęściej zadawane pytania




Informacje ogólne

System Comarch ERP Optima obsługuje wymianę danych z bankiem (eksport i import przelewów) za pomocą usługi sieciowej opartej o standard Comarch Data Connect 2.0.

Ten sposób wymiany danych umożliwia pobieranie wyciągów bankowych oraz historii operacji, a także eksport przelewów bezpośrednio z/do systemu bankowego, bez konieczności ręcznego przenoszenia plików pomiędzy aplikacją bankową oraz Comarch ERP Optima. Możliwe jest również pobieranie dla każdego wysłanego przelewu jego aktualnego statusu w banku (przelew może oczekiwać na realizację, zostać zrealizowany, odrzucony, anulowany itp.).

Wymiana danych pomiędzy bankiem a klientem w usłudze sieciowej odbywa się przez wymianę komunikatów w formacie plików XML (standard ISO 20022) przy wykorzystaniu technologii web-services. Całość komunikacji jest zabezpieczona przez bezpieczny kanał HTTPS z wykorzystaniem dwustronnego SSL. Dzięki tym technologiom komunikacja pomiędzy Bankiem a klientem jest szyfrowana i nikt niepowołany nie ma dostępu do przesyłanych informacji. Dodatkowo dzięki dwustronnemu SSL Bank otrzymuje możliwość wstępnej weryfikacji klienta, a klient może zweryfikować, czy faktycznie podłączył się do serwera Banku.

Do zabezpieczenia wymiany informacji zastosowane zostały: certyfikat transportowy, który weryfikuje Klienta i pozwala zweryfikować jego prawo do danego rachunku (rachunków) oraz certyfikat autoryzacyjny (podpis elektroniczny), którym mogą być podpisywane przelewy wysyłane do banku. Gdy przelewy nie zostaną podpisane lub zostaną podpisane przez nieuprawnioną osobę – zlecenia będą oczekiwały w banku na akceptację uprawnionej osoby.

Na liście Ogólne/ Inne/ Formaty przelewów dostępny jest format BNP Paribas WebService (standardowy) do wymiany danych z bankiem BNP Paribas.

W przypadku innych banków należy zweryfikować możliwość wymiany danych poprzez usługę sieciową kontaktując się z danym bankiem. Jeżeli bank wdrożył standard Comarch Data Connect 2.0, Użytkownik może samodzielnie dodać format przelewu, za pomocą którego będzie możliwa wymiana. Na formularzu formatu przelewu na zakładce Ogólne trzeba zaznaczyć parametr Bezpośrednia wymiana danych za pomocą usługi sieciowej oraz wpisać odpowiedni adres usługi sieciowej.

Eksport za pomocą usługi sieciowej

Możliwy jest eksport przelewów krajowych (w tym do Urzędu Skarbowego i ZUS) oraz przelewów walutowych. Przelewy walutowe wysyłane są jako przelewy zagraniczne. Jest możliwość wysyłania przelewów euroregulowanych (SEPA). Jako przelewy euroregulowane wysyłane są zdarzenia rozchodowe w walucie EUR, na których zaznaczony został parametr „Przelew SEPA”

Na formularzu banku w polach Format eksportu dla przelewów zwykłych oraz Format importu wyciągów bankowych można wskazać format obsługujący wymianę za pomocą usługi sieciowej. Format ten będzie podpowiadał się jako domyślny podczas eksportu i importu przelewów.

Rysunek 1. Formularz banku, zakładka „Import/ Eksport”.

Po wybraniu takiego formatu na formularzu banku pojawia się zakładka [Ustawienia usługi sieciowej]. Na zakładce tej Użytkownik wprowadza ustawienia dotyczące przelewów walutowych oraz podpina certyfikat do komunikacji.

Rysunek 2. Formularz banku, zakładka „Ustawienia usługi sieciowej”.

W przypadku przelewów walutowych istotne jest uzupełnienie pól: Opłatę ponosi, Osoba kontaktowa oraz Kontakt. W przypadku pola Opłatę ponosi jest możliwość wyboru trzech opcji: Zleceniodawca, Zleceniobiorca, Po równo. W przypadku niektórych rachunków opcja Zleceniobiorca może być zablokowana. Przy próbie eksportu z wybraną tą opcją pokaże się wówczas odpowiedni komunikat. W przypadku Osoba kontaktowa oraz Kontakt należy wprowadzić imię i nazwisko oraz np. numer telefonu przedstawiciela Klienta z którym można się kontaktować. Jest to pole wymagane gdy wysyłane są przelewy walutowe.

Eksport przelewów za pomocą usługi sieciowej jest możliwy z poziomu preliminarza płatności dla wybranego konkretnego rejestru. Jeżeli wybrany rejestr ma na formularzu banku przypisany format obsługujący wymianę danych za pomocą usługi sieciowej, wtedy ikona Eksportuj polecenia przelewu ma rozwijalne menu z dwoma opcjami: Eksportuj przelewy  oraz Aktualizuj stany przelewów . 

Domyślnie kliknięcie w ikonę powoduje wywołanie okna Eksport przelewów do pliku.

Rysunek 3. Okno eksportu przelewu poprzez usługę sieciową.

W konfiguracji Stanowiska/ Kasa/Bank/ Parametry znajdują się parametry: Zapisuj dane wymieniane z bankiem do plików XML oraz Zapisuj szczegółowe logi z komunikacji z bankiem. Domyślnie te parametry są odznaczone. Zaznaczenie ich spowoduje zapisywanie plików w których znajdą się informacje związane z komunikacją z bankiem. Wygenerują się one w katalogu z logami programu, w ścieżce: %appdata%\Comarch\Optima\Logs\WebserwisyBankowe.

Po wybraniu opcji Eksportuj przelewy pokazuje się okno, na którym można ustawić wybrane opcje eksportu. Po ustawieniu parametrów, eksport uruchamiamy ikoną pioruna. Eksportowane są zarówno przelewy w PLN jak również w walucie obcej. Jest możliwy również eksport przelewów zbiorczych. Istnieje także możliwość podpisania przelewów za pomocą podpisu kwalifikowanego. Pojawia się okno z możliwością wyboru właściwego certyfikatu. Jeżeli okno z wyborem certyfikatu zostanie anulowane – przelewy zostaną wysłane i będą oczekiwały na akceptację po stronie banku.

W preliminarzu płatności jeżeli wybrany zostanie rejestr, który obsługuje wymianę danych poprzez usługę sieciową wśród kolumn na liście dostępne są kolumny: Data wysłania WebService, Komunikat WebService, Data komunikatu WebService.

W kolumnach tych zapisywane są informacje przy eksporcie do usługi sieciowej oraz każdorazowym sprawdzeniu stanu przelewów w banku.

Jest również możliwość sprawdzenia aktualnego statusu przelewów w banku. Opcja Aktualizuj stany przelewów sprawdza stan przelewów w banku oraz aktualizuje informacje na liście w preliminarzu płatności oraz na formularzu zdarzenia.

Import za pomocą usługi sieciowej

W systemie jest również dostępny import przelewów za pomocą usługi sieciowej. Jest możliwość importu wyciągów bankowych bądź historii operacji, jeżeli za dany okres nie jest jeszcze dostępny wyciąg bankowy.

Zalecamy aby okres raportów kasowych/bankowych w systemie Comarch ERP Optima był taki sam jak okres raportów w systemie bankowym.

Jeżeli okres raportu się nie pokrywa to przy imporcie pojawi się odpowiedni komunikat wraz z pytaniem czy wykonać import historii operacji.

Jeżeli wykonany został import historii operacji i następnie potem wykonywany jest ponowny import historii bądź import wyciągu wtedy importowane są tylko te przelewy, które nie zostały jeszcze zaimportowane. Duplikaty są odrzucane.

Duplikaty sprawdzane są wg następujących kryteriów:

  • Data księgowania,
  • Numer rachunku kontrahenta,
  • Kwota,
  • Opis przelewu.

Podczas importu sprawdzany jest stan początkowy raportu i porównywany ze stanem początkowym wyciągu bankowego. Jeżeli stany będą niezgodne w logu pokaże się odpowiednie ostrzeżenie. Po zakończeniu importu aktualizowany jest stan końcowy raportu i porównywany ze stanem końcowym w wyciągu. W przypadku braku zgodności również pokazywane jest odpowiednie ostrzeżenie.

Na liście raportów kasowych/bankowych dla rejestru, który obsługuje import przelewów poprzez usługę sieciową, wśród kolumn (ukrytych) na liście jest kolumna Wyciąg z banku, w której zapisywana jest informacja, czy wyciąg bankowy został pobrany.

Eksport i import przelewów za pomocą usługi sieciowej – najczęściej zadawane pytania

  • Co należy ustawić w programie Comarch ERP Optima, aby móc skorzystać z Eksport i import przelewów za pomocą usługi sieciowej?

Odpowiedź: Na formularzu banku (Ogólne/ Inne/ Banki) w polach Format eksportu dla przelewów zwykłych oraz Format importu wyciągów bankowych (druga zakładka) należy wskazać format obsługujący wymianę za pomocą usługi sieciowej. Następnie na 3 zakładce [Ustawienia usługi sieciowej] Użytkownik wprowadza ustawienia dotyczące przelewów walutowych oraz podpina certyfikat do komunikacji otrzymany z banku.

  • Jakie warunki powinny spełniać certyfikaty wykorzystywane podczas wysyłki aby odbyła się ona prawidłowo? 

Odpowiedź: Certyfikat komunikacyjny i autoryzacyjny powinny znajdować się w sekcji osobiste, mieć aktualną datę ważności oraz posiadać informację o obsługujących je kluczach prywatnych. Ponadto w przypadku certyfikatu autoryzacyjnego należy poprawnie zainstalować sterowniki urządzenia obsługującego certyfikat po stronie systemu operacyjnego.
Jeśli bank wymaga dodatkowych certyfikatów należy upewnić się czy znajdują się one we właściwych magazynach certyfikatów oraz czy posiadają aktualną datę ważności




OPT070 – Formaty elektronicznej wymiany danych z bankiem (eksport/ import przelewów)

Data aktualizacji: 06-07-2022


Spis treści

O Elektronicznej Wymianie Danych

Jak wykonać import poleceń przelewu?

Jak wykonać eksport poleceń przelewu do pliku?

Tworzenie formatów przelewów

Automatyczna wymiana danych z bankami


O Elektronicznej Wymianie Danych

Program Comarch ERP Optima umożliwia zarówno import zrealizowanych przelewów bankowych do programu
z pliku dostarczonego przez bank, jak i eksport poleceń przelewu do pliku, który następnie można zaczytać
w aplikacji bankowej.

Oprócz eksportu/importu przelewów poprzez pliki istnieje również możliwość wymiany danych bezpośrednio z/do systemu bankowego, bez konieczności ręcznego przenoszenia plików pomiędzy aplikacją bankową a Comarch ERP Optima.

Jak wykonać import poleceń przelewu?

W celu zaimportowania zapisów z pliku z banku należy wejść w Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe, następnie
w polu Rejestr wybrać odpowiedni rejestr bankowy i w polu Raport odpowiedni raport, do którego ma być wykonany import zapisów oraz nacisnąć na ikonę „Importuj polecenia przelewu” .

Po naciśnięciu na ikonę „Importuj polecenia przelewu” pojawi się okno „Import przelewów”, w którym należy uzupełnić następujące dane:

  1. Format wymiany – z listy dostępnych formatów należy wybrać odpowiedni format wymiany danych, zgodny ze strukturą pliku uzyskanego z banku; gdyby żaden z dostępnych formatów nie działał prawidłowo z poziomu Ogólne/ Inne/ Formaty przelewów można dodać nowy lub zmodyfikować już istniejący.
  2. Plik źródłowy – należy wskazać właściwy plik do zaczytania. Służy do tego ikona  (pole pokazuje ścieżkę dostępu do pliku, z którego wykonywany jest import)
  3. Definicja KP – symbol numeracji dla dokumentów typu przychód
  4. Definicja KW – symbol numeracji dla dokumentów typu rozchód

Jeżeli jako format wymiany wybierzemy format MT940 pojawią się 2 dodatkowe parametry:

  • Dodawaj zapisy dotyczące innych rachunków – wyciąg w formacie MT-940 może zawierać dane dotyczące wielu rachunków, jednak jest on importowany do raportu dotyczącego jednego rejestru, czyli jednego rachunku bankowego. W związku z tym istnieje możliwość zaznaczenia parametru Dodawaj zapisy dotyczące innych rachunków. Jeżeli przed importem zaznaczymy parametr, zostaną wczytane wszystkie przelewy znajdujące się w importowanym pliku. Jeżeli parametr będzie odznaczony ‑ zaimportowane zostaną tylko przelewy powiązane z rachunkiem dotyczącym rejestru, do którego importowane są dane.
  • Strona kodowa – określenie strony kodowej – wybór spośród następujących możliwości: Windows (1250), Latin II, iso-8859-2, Mazovia, UTF8 (ustawienie właściwego kodowania ma wpływ na prawidłowe rozpoznawanie polskich znaków przy imporcie).

Po uzupełnieniu wszystkich pól należy nacisnąć na ikonę  aby wczytać plik. Po wczytaniu pliku, tabela tymczasowa wypełniana jest informacjami odczytanymi z pliku. Pozycje znajdujące się w tabeli nie podlegają edycji.

Import zapisów do bazy następuje po naciśnięciu na ikonę Uruchom import.

Uwaga
Identyfikacja podmiotu odbywa się w pierwszej kolejności po Akronimie podmiotu oraz w drugiej kolejności po numerze rachunku bankowego (taki numer jaki jest w przelewie w pliku musi być wpisany na karcie kontrahenta, na zakładce [Płatności]). Jeżeli kontrahent nie zostanie rozpoznany zapis trafia na !Nieokreślonego!

Jak wykonać eksport poleceń przelewu do pliku?

W celu wyeksportowania poleceń przelewu do pliku, który następnie można zaczytać w aplikacji bankowej, należy wejść w Kasa/Bank/ Preliminarz płatności, w polu Rejestr wybrać odpowiedni rejestr bankowy, z którego ma być wykonany eksport i nacisnąć na ikonę  Eksportuj polecenia przelewu.

Aby ikona Eksportuj polecenia przelewu była aktywna w polu Rejestr musi być wybrany rejestr bankowy i lista wyświetlanych zapisów musi być zawężona do pozycji nierozliczonych i/lub rozliczonych częściowo  (należy odznaczyć opcje Rozliczone: Całkowicie i Nie podlega).

Dodatkowo można zaznaczyć parametr „Przelewy do wysłania”, co spowoduje zawężenie listy tylko do tych zdarzeń, które mogą zostać wysłane do banku.

Przelewy do wysłania muszą mieć:

  • status nierozliczone lub częściowo rozliczone,
  • stan zatwierdzone do realizacji,
  • kierunek przepływu – rozchód,
  • poprawnie wypełnione pola podmiot, bank oraz numer rachunku podmiotu.

Po naciśnięciu na ikonę  Eksportuj polecenia przelewu pojawia się okno Eksport przelewów do pliku,
w którym należy uzupełnić następujące dane:

1. Eksport poleceń – do wyboru eksport tylko zaznaczonych lub wszystkich zatwierdzonych do realizacji

2. Format wymiany – z listy dostępnych formatów należy wybrać odpowiedni format wymiany danych, zgodny ze strukturą pliku, jaki zaczytuje bank; gdyby żaden z dostępnych formatów nie działał prawidłowo z poziomu Ogólne/ Inne/ Formaty przelewów można dodać nowy lub zmodyfikować już istniejący. Domyślnie podpowiadany jest format, który jest przypisany jako domyślny dla banku związanego z rejestrem, z którego wykonywany jest eksport (na formularzu banku, na zakładce [Dodatkowe], pole: Format eksportu dla przelewów zwykłych).

3. Format wymiany dla MPP – rozwijalna lista ze zdefiniowanymi w programie formatami eksportu przelewów. Program proponuje format, który został wskazany na formularzu banku, do którego przygotowujemy zlecenie przelewów. Wskazane formaty wymiany powinny mieć ten sam rodzaj. Nie wykonamy eksportu jeśli jeden z formatów będzie typu webservice a drugi nie. Rodzaje formatów wymiany muszą być z sobą zbieżne. Jeśli w danej organizacji nie stosujemy metody podzielonej płatności nie ma konieczności wskazywania formatu wymiany dla Mechanizmu podzielonej płatności. 

Uwaga
Mechanizm eksportu działa w taki sposób, że program próbuje wysyłać 3 rodzaje przelewów za każdym razem (przelewy zwykłe, do US i do ZUS), a do każdego z takich przelewów wymagana jest inna struktura plików, stąd inny format wymiany. W polu Format wymiany wybierany jest format dla przelewów zwykłych, natomiast format służący do eksportu przelewów do ZUS i US pobierany jest z karty banku związanego z rejestrem (na formularzu banku, na zakładce [Dodatkowe], pole: Format eksportu dla przelewów do US/ ZUS).

4. Katalog docelowy – należy wskazać katalog, w którym ma być zapisany plik z przelewami

5. Nazwa pliku – nazwa pliku, do którego chcemy wyeksportować zdarzenia

6. Dopisz do pliku – możliwość dopisania przelewów do już istniejącego pliku. Aby dopisać przelewy do pliku należy zaznaczyć parametr, a następnie w polu Plik docelowy wskazać plik, do którego informacje powinny być dopisane. Jeśli podczas eksportu przelewów wskażemy istniejący plik i nie zaznaczymy parametru Dopisz do pliku ‑ spowoduje to wykasowanie dotychczasowej zawartości pliku i nadpisanie nowych informacji.

7. Data przelewu – domyślnie wybrana jest data realizacji, istnieje również możliwość wybrania terminu płatności, daty bieżącej lub innej – z możliwością wpisania daty. Data wybrana w polu Data przelewu zostanie zapisana w eksportowanym pliku, jeżeli w formacie wymiany znajduje się pozycja Data operacji. (Jeżeli w formacie jest wybrana „Data dokumentu” eksportowana jest zawsze data dokumentu ze zdarzenia w preliminarzu płatności.)

8. Aktualizuj przy eksporcie informacje na zdarzeniach – zaznaczenie tego parametru powoduje, iż informacje Opis do banku pobierane są bezpośrednio z deklaracji DRA i dodatkowo aktualizowane są również na zdarzeniu w Preliminarzu. Odznaczony parametr sprawia, iż informacje do pliku pobierane są ze zdarzenia w Preliminarzu.

9. Przelewy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów – zaznaczenie parametru spowoduje, iż w momencie eksportu kilku zdarzeń dla tego samego podmiotu w pliku powstanie jeden zbiorczy przelew na tego kontrahenta, na łączną kwotę. Przelewy te zostaną pogrupowane według podmiotu, numeru rachunku bankowego oraz waluty.

  • Grupuj wg dat– po zaznaczeniu tej opcji utworzonych zostanie tyle zbiorczych przelewów, ile jest różnych dat (terminów płatności/ dat realizacji/ dat dokumentu).
  • Eksportuj wszystkie linie opisu do banku– zaznaczenie tego parametru spowoduje, że w zbiorczym przelewie będziemy starali się umieścić wszystkie uzupełnione linie opisu do banku odczytane z agregowanych przelewów.
  • Dziel przelewy wg długości opisu– zaznaczenie tego parametru spowoduje, że program utworzy dla danego podmiotu kilka przelewów zbiorczych, przy czym na każdym z nich będzie umieszczony pełny opis do banku z przelewów cząstkowych. Może on być stosowany razem z pozostałymi parametrami dotyczącymi przelewów zbiorczych.

10. Wysyłaj przelewy w jednym pliku – zaznaczenie tego parametru powoduje, że wysyłając kilka przelewów tworzymy jeden plik xml, w którym zapisujemy wszystkie pojedyncze przelewy. Jeśli parametr nie jest zaznaczony to każdy z tych przelewów zapisywany jest w osobnym pliku. Parametr dostępny do zaznaczenia przy eksporcie do plików XML oraz webservice.

 

Eksport przelewów do pliku następuje po naciśnięciu na ikonę  Uruchom eksport.

Tworzenie formatów przelewów

Formaty wykorzystywane przy imporcie/eksporcie przelewów dostępne są w menu Ogólne/ Inne/ Formaty przelewów.

Z tego poziomu można zarówno dodawać nowe, jak i modyfikować istniejące formaty – Użytkownik może sam zdefiniować format w oparciu o informacje dostarczane przez bank.

Aby skopiować format należy go zaznaczyć (podświetlić) na liście, a następnie wcisnąć <CTRL>+<INSERT> lub <CTRL> i ikona plusa, a następnie zapisać.

Uwaga
Program umożliwia import przelewów z plików MT940, jednak jest to mechanizm zaszyty w programie, nie ma możliwości jego edycji/ modyfikacji, stąd też te formaty nie są dostępne na liście formatów przelewów.

Tworzenie formatów – informacje ogólne

Dodanie nowego formatu otwiera okno Format elektronicznej wymiany danych z bankami, składające się z czterech zakładek: [Ogólne], [Nagłówek], [Pozycje], [Stopka].

Uwaga
Przy tworzeniu nowego/dostosowywaniu istniejącego formatu przelewów należy zwrócić uwagę na to, aby wszystkie ustawienia były zgodne z dokumentacją banku (ze strukturą plików wyeksportowanych z banku/ do zaimportowania do aplikacji bankowej).

Zakładka [Ogólne]

Zakładka ta zawiera parametry wspólne dla wszystkich pozycji definiowanego formatu.

Poszczególne pola należy uzupełnić zgodnie z wymaganiami banku, np. w oparciu o przykładowe pliki z przelewami lub dokumentację banku opisującą strukturę takich plików.

  1. Nazwa formatu – nazwa, która będzie widoczna na liście dostępnych do wyboru formatów – zarówno na formatce banku, jak i na formatce eksportu/importu. Pole obowiązkowe.
  2. Format do – informacja o tym czy dany format będzie wykorzystywany przy eksporcie przelewów, imporcie wyciągów bankowych lub będzie służył do eksportu i importu. Jedno z pól musi być zaznaczone.
  3. Rozszerzenie pliku – należy podać rozszerzenie pliku udostępnianego/ wymaganego przez bank, np. csv, txt, pli.
  4. Kodowanie – określenie strony kodowej dokumentu; do wyboru są opcje: Windows (1250), Latin II, ISO 8859-2, Mazovia, UTF8 i Flat (bez polskich znaków)
  5. Oddzielaj pola – jeżeli parametr jest odznaczony oznacza to, że format nie posiada separatorów pól. Zazwyczaj jednak w plikach są separatory pól, a w taki przypadku parametr należy zaznaczyć.
  6. Separator pól – wybór znaku, którym są od siebie oddzielane poszczególne pola w pliku, np. przecinek (,), spacja, Tab, Enter. Oprócz wyboru z dostępnej listy istnieje również możliwość ręcznego wpisania np. średnika (;) czy pipe (|)
  7. Separator wierszy – wybór znaku końca wiersza, którym są od siebie oddzielane poszczególne wiersze
    w pliku. Najczęściej jest to „<Enter>”. Oprócz wyboru z dostępnej listy (spacja, przecinek (,), Tab, Enter) istnieje również możliwość ręcznego wpisania innego separatora. Obsługiwany jest również import z pliku ze znacznikiem końca wiersza w formacie Unix (LF). W przypadku wybrania w formacie, jako separator wiersza <ENTER>, program automatycznie rozpozna odpowiednią sekwencję CR+LF czy LF.
  8. Ograniczniki tekstu – pola tekstowe w pliku będą otaczane tym znakiem, najczęściej jest nim cudzysłów.
  9. Zamiana ograniczników w tekście na – pole aktywne po zaznaczeniu „Ograniczniki tekstu„. Jeżeli pola tekstowe są otaczane znakiem ogranicznika tekstu np. cudzysłowem to cudzysłów wpisany w środku pola zostanie zamieniony na znak wpisany w tym polu.
  10. Zmienna szerokość pola – parametr należy zaznaczyć, jeżeli szerokość pól w pliku jest zmienna (poszczególne pola są różnej długości). Zazwyczaj parametr powinien być zaznaczony.
  11. Format daty – określenie formatu daty, w jakim jest ona zapisywana w pliku. Oprócz wyboru z dostępnej listy (DD-MM-RR, DD-MM-RRRR, RR-MM-DD, RRRR-MM-DD, RRRRMMDD, DD/MM/RR, MM/RR/DD) istnieje również możliwość ręcznego wpisania np. DD/MM/RRRR.
  12. Separator dziesiętny – znak jakim w pliku oddzielana jest część całkowita od części ułamkowej liczby, np. złoty od groszy. Do wyboru: kropka (.), przecinek (,) i puste (brak separatora).
  13. Separator dziesiętny dla kwoty VAT – znak jakim w pliku oddzielana jest część całkowita od części ułamkowej liczby w kwocie VAT. Do wyboru: kropka (.), przecinek (,) i puste (brak separatora). Domyślnie ustawiony jest przecinek.
  14. Separator tysięcy – separator grupujący. Dostępne opcje do wyboru to: puste (brak separatora), kropka (.), przecinek (,).
  15. Sekwencja podziału pola na części – to znak, który jest używany w celu oddzielenia poszczególnych części w ramach danego pola. Wykorzystywany głównie w formatach służących do eksportu, np. w polach
    z opisem do banku.
  16. Separator w opisie przelewów zbiorczych – parametr ma znaczenie przy zbiorczym eksporcie przelewów. Oprócz wyboru z dostępnej listy (spacja, średnik (;), przecinek (,)) istnieje również możliwość ręcznego wpisania innego separatora.

Zakładki [Nagłówek] i [Stopka]

W przypadku, gdy plik importowany przez Użytkownika posiada nagłówek niezbędne jest odpowiednie uzupełnienie zakładki. Jeżeli w pliku nie ma nagłówka, zakładka powinna pozostać pusta.

Jako każdą z pozycji można wybrać „Stałą wartość”. Należy tylko zwrócić uwagę, aby ilość pozycji odpowiadała ilości pól w nagłówku w pliku oraz odpowiednio ustawić typ: Tekst (dla pól zapisanych w ograniczniku tekstu, np.
w cudzysłowie) lub Liczba (dla pól zapisanych bez ogranicznika tekstu).

Uwaga
Program Comarch ERP Optima obsługuje tylko jedną linijkę nagłówka. W przypadku gdy w pliku z banku nagłówek jest bardziej rozbudowany, przed wykonaniem importu niezbędna jest modyfikacja pliku.

Uwaga
Format służący do importu nie może zawierać stopki. W przypadku gdy w pliku z banku jest stopka, przed wykonaniem importu niezbędna jest modyfikacja pliku.

Zakładka [Pozycje]

Na tej zakładce definiujemy poszczególne pozycje formatu. Bardzo ważne jest, aby ilość pozycji zgadzała się
z ilością pól przelewu w pliku z banku. Należy także zachować odpowiednią kolejność pozycji oraz ustawić prawidłowy Typ pozycji: Tekst (dla pól zapisanych w ograniczniku tekstu, np. w cudzysłowie) lub Liczba (dla pól zapisanych bez ogranicznika tekstu).

Jeżeli liczba pozycji formatu, ich kolejność czy typ nie będą się zgadzać z tym co jest zapisane w pliku z banku, import przelewów do programu się nie powiedzie. Podobnie w przypadku eksportu przelewów z programu do pliku i próbie zaczytania ich w aplikacji bankowej.

Kolejne pozycje formatu dodajemy ikoną .

  1. Nazwa pola – z rozwijalnej listy należy wybrać odpowiednią opcję, np. Data dokumentu, Kwota płatności, Nazwa podmiotu, Pełny numer rachunku podmiotu.
  2. Typ pola – opcje do wyboru: Tekst, Liczba <#, Liczba <#.##, Liczba <#.####. Konsekwencją wybrania typu pola Tekst, w formatach służących do eksportu, będzie otoczenie go w pliku ogranicznikiem tekstu (np. zapisanie w cudzysłowie). Podobnie w formatach służących do importu przelewów – jeżeli w pliku z banku pole jest zapisane w ograniczniku tekstu, jako typ należy wybrać: Tekst, w pozostałych przypadkach: Liczba.
  3. Wartość – pole ma znaczenie w formatach służących do eksportu przelewów; jest aktywne przy wyborze takich pól jak: „Inne informacje”, „Stała wartość”, „Zapytanie SQL”
  4. Szerokość – ilość znaków przewidziana na dane pole, pole wykorzystywane głównie w formatach do eksportu przelewów
  5. Opcje pola – określają, czy dane pole będzie nowym polem, czy ma zostać połączone z poprzednim na jeden z trzech sposobów. Najczęściej wybierane jest „nowe pole”. Opcja „łącz z poprzednim (…)” ma znaczenie w formatach służących do eksportu przelewów, przykładowo bank może wymagać, aby w pliku opis przelewu był zapisany jako jedno pole składające się z kilku podpól oddzielonych od siebie znakiem „|”.
  6. Usuwaj znaki rozdzielające w numerze rachunku – parametr jest aktywny tylko w przypadku wybrania pola związanego z numerem rachunku, np. numer rozliczeniowy banku, pełny numer rachunku podmiotu. Zaznaczenie parametru powoduje, iż numer rachunku będzie zapisany w pliku jako ciąg cyfr, bez znaków rozdzielających.
  7. Wymagane – parametr ma znaczenie przy formatach do eksportu przelewów. Zaznaczenie tego pola oznacza, iż brak danej wartości na przelewie będzie powodował błąd i w konsekwencji dany przelew nie zostanie wyeksportowany.

Przykład tworzenia formatu służącego do importu danych z pliku z banku

Jeżeli okaże się, że żaden z dostępnych w programie formatów przelewów nie umożliwia prawidłowego importu danych z pliku należy odpowiednio zmodyfikować istniejący format lub dodać nowy.

Na podstawie pliku otrzymanego z banku (np. pliku w formacie *.csv, *.txt) lub dokumentu z opisem struktury takich plików Użytkownik może zdefiniować w programie własny format celem zaczytania w/w pliku.

Uwaga
Wyjątek stanowią pliki MT940 – program umożliwia import z takich plików, jednak jest to mechanizm zaszyty w programie i nie ma możliwości jego edycji/ modyfikacji.

Użytkownik może spotkać się z różnymi dokumentami o odmiennej strukturze, które mogą wymagać ręcznej modyfikacji. Spowodowane to jest faktem, iż każdy zapis jest zróżnicowany i żaden „uniwersalny” format nie jest w stanie wczytać wszystkich dokumentów. Ponadto zdarza się, że banki zmieniają strukturę generowanych plików,
a w wielu przypadkach pliki nawet z tego samego banku potrafią się diametralnie od siebie różnić.

Uwaga
Każdy Bank posiada inny format wymiany danych. Przed próbą zaimportowania pliku zalecane jest dokładne sprawdzenie i porównanie go z danym formatem.

W poniższym ćwiczeniu na podstawie otrzymanego z banku pliku z przelewami zdefiniujemy format dla importu przelewów.

Pliki w formatach *.csv, *.pli, *.txt Użytkownik może otworzyć za pomocą zwykłego edytora tekstowego (notatnik, WordPad) bądź poprzez MS Excel.

Załóżmy, że nasz plik z przelewami z banku wygląda następująco (na zrzucie znajdują się dane testowe, np. numery rachunków bankowych):

Analizując zamieszczony wyżej plik można wywnioskować, że:

 

  • Format do: importu wyciągów bankowych
  • ,,Oddzielaj pola”: parametr zaznaczony
  • Separator pól: ; (średnik – bo widzimy, że w pliku poszczególne pola są od siebie oddzielone średnikiem)
  • Separator wierszy: <Enter>
  • Ograniczniki tekstu: ” (cudzysłów – bo widać, że w pliku część pól jest zapisana w cudzysłowie)
  • Zamiana ograniczników w tekście na: zostawić puste
  • Zmienna szerokość pola: zaznaczone (widać, że poszczególne pola w pliku różnią się długością)
  • Format daty: RRRR-MM-DD (przykładowa data z pliku to: 2013-01-03)
  • Separator dziesiętny: , (przecinek – bo przykładowa kwota w pliku zapisana jest jako: 297,49)
  • Separator tysięcy: puste
  • Sekwencja podziału pola na części: zostawić puste
  • Separator w opisie przelewów zbiorczych: może zostać ustawienie domyślne

Dodatkowo:

  • Rozszerzenie pliku to: txt
  • Kodowanie: Windows (1250)

 

Pierwsza zakładka [Ogólne] naszego formatu musi więc wyglądać następująco:

Dodatkowo w pliku jest Nagłówek, w związku z tym w formacie przelewów również trzeba zdefiniować pozycje nagłówka.

Ważne jest, aby ilość pozycji na zakładce [Nagłówek] odpowiadała ilości pól w nagłówku w pliku (w tym przykładzie jest ich 7). Należy również zwrócić uwagę na to, że w pliku żadne z pól nagłówka nie jest zapisane w ograniczniku tekstu (w cudzysłowie), w związku z tym w formacie przelewów w każdym polu należy wybrać typ: Liczba.

Jako każdą z pozycji można wybrać „Stałą wartość”.

Liczba pozycji w formacie powinna zgadzać się z liczbą pól w przelewie w pliku – w naszym przykładzie jest ich 7, są to kolejno: data, inne informacje, nazwa podmiotu, numer rachunku podmiotu, opis do banku, kwota płatności, inne informacje.

Należy również zwrócić uwagę, aby pola zapisane w pliku w cudzysłowie w formacie miały typ: Tekst (w naszym przykładzie są to pola 4) numer rachunku podmiotu i 5) Opis do banku), pozostałe mają mieć typ: Liczba.

Zakładka [Pozycje] powinna więc wyglądać następująco:

Tak zdefiniowanym formatem bez problemu uda się zaczytać przelewy z analizowanego pliku.

Uwaga
Program Comarch ERP Optima obsługuje tylko jedną linijkę nagłówka. Format służący do importu nie może również zawierać stopki. W przypadku gdy w pliku z banku nagłówek jest bardziej rozbudowany i/lub jest uzupełniona stopka, przed wykonaniem importu niezbędna jest modyfikacja pliku

Załóżmy, że przykładowy plik z banku wygląda następująco (na zrzucie plik *.csv otworzony w MS Excel):

Jak widać w pliku jest bardzo rozbudowany nagłówek, przed wykonaniem importu należy zatem odpowiednio zmodyfikować plik tak, aby zostały w nim tylko dane związane z przelewami i maksymalnie jedna linijka nagłówka. (Można np. zaznaczyć linijki z przelewami, skopiować je, otworzyć Notatnik, wkleić dane przelewów i zapisać plik. W momencie importu wskazywać już ten „nowy” plik txt.).

Przykład tworzenia formatu służącego do eksportu przelewów do pliku

Jeżeli okaże się, że żaden z dostępnych w programie formatów przelewów nie umożliwia eksportu do pliku, którego struktura jest zgodna z tym, co zaczytuje bank należy odpowiednio zmodyfikować istniejący format lub dodać nowy.

Na podstawie przykładowego pliku z banku lub dokumentu z opisem struktury takich plików użytkownik może zdefiniować w programie własny format służący do eksportu przelewów.

W poniższym ćwiczeniu na podstawie dokumentu z opisem struktury plików otrzymanego z banku zdefiniujemy przykładowy format do eksportu przelewów.

Przykładowe informacje z banku:

Opis formatów plików – Struktura pliku przesyłki płatności krajowych:

Standard polskich liter – CP 852 ( LATIN II ).

Polecenia płatnicze można podzielić wg typu operacji na trzy grupy.

W zależności od tego, do której grupy należą polecenia umieszczane w przesyłce, program nadaje dla pliku przesyłki odpowiednie rozszerzenie:

– przelewy, wypłaty gotówkowe i płatności ZUS: „.PLI”

– specjalne i specjalne ZUS: „.PLE”

– polecenia zapłaty: „.PLD”

W pliku przesyłki nie ma wiersza nagłówkowego z nazwami pól danych.

W jednym pliku mogą być zapisane dane kilku poleceń płatniczych; każdy wiersz zawiera dane innego polecenia.

Każdy wiersz kończy się znakiem końca wiersza <CR><LF> (Hex 0D0A) i rozpoczyna się kodem oznaczającym typ operacji:

110 = Przelew, wypłata gotówkowa, płatność US,

120 = Płatność ZUS,

210 = Polecenie zapłaty.

Pola alfanumeryczne (tekstowe) są zapisane w cudzysłowach (” „) (Hex 22). Długość pól podana w tabeli nie uwzględnia cudzysłowów.

Poszczególne dane są oddzielone przecinkiem „,” (Hex 2C).

Pola: dane zleceniodawcy, dane kontrahenta, szczegóły płatności oraz informacje Klient-Bank składają się z kilku linii (podpól). W tych przypadkach znakiem oddzielającym poszczególne linie jest „|” (Hex 7C).

Pola: dane zleceniodawcy, dane kontrahenta składają się z czterech podpól: pierwsze i drugie zawiera nazwę zleceniodawcy lub kontrahenta, trzecie – nazwę ulicy oraz nr domu/nr lokalu, czwarte – kod pocztowy
i miejscowość.

Wszystkie pola danych obowiązkowe powinny być wypełnione. Wyjątek stanowi pole „informacje Klient-Bank”, które nie jest obowiązkowe.

Jeśli w poleceniu płatniczym nie są wypełnione szczegóły płatności to w pliku przesyłki pole „szczegółów płatności” będzie puste, rozpoczynające się znakiem ” (Hex 22) i kończące się znakiem ” (Hex 22).

W polu numer banku zleceniodawcy należy umieścić 8 cyfrowy numer rozliczeniowy banku.

W polu numer rachunku zleceniodawcy należy umieścić 26 cyfrowy numer rachunku zleceniodawcy

Numer rachunku bankowego jest ciągiem o stałej liczbie znaków 26 cyfr.

Opis formatu pliku płatności krajowych PLI (PLD,PLE,PLS)

Struktura pliku przesyłki, Wykaz zastosowanych skrótów:

O / F = Rodzaj pola:

O = obowiązkowe

F = fakultatywne

D / F = Długość i format pola:

a = alfanumeryczne

n = numeryczne (0 – 9)

d = data w formacie RRRRMMDD

S = pole stałej długości

Z = pole zmiennej długości

Przykładowy plik przesyłki z danymi jednego polecenia przelewu:

110,20000121,555500,12401066,0,”27124010661111222233339999″,”79106000761234123412341234″,
„1_PODPOLE-NAZWA_ZLECENIODAWCY|2_PODPOLE-NAZWA_ZLECENIODAWCY|3_PODPOLE-ULICA_ZLECENIODAWCY|4_PODPOLE-MIEJSCOWOSC_ZLECENIODAWCY”,”1_PODPOLE-NAZWA KONTRAHENTA|2_PODPOLE-NAZWA_KONTRAHENTA|3_PODPOLE-ULICA KONTRAHENTA|4_PODPOLE-MIEJSCOWOSC_KONTRAHENTA”,0,10600076,”1_PODPOLE-SZCZEGOLY PLATNOSCI|2_PODPOLE-SZCZEGOLY_PLATNOSCI|3_PODPOLE-SZCZEGOLY PLATNOSCI|4_PODPOLE-SZCZEGOLY_PLATNOSCI”,””,””,”51″,”1_PODPOLE-INFORMACJE_KLIENT-BANK|2_PODPOLE-INFORMACJE_KLIENT-BANK|3_PODPOLE-INFORMACJE_KLIENT-BANK|4_PODPOLEINFORMACJE_KLIENT-BANK|5_PODPOLE-INFORMACJE_KLIENT-BANK|6_PODPOLE-INFORMACJE_KLIENT-BANK”

 

Analizując zamieszczone wyżej informacje można wywnioskować, że:

  • Format do: eksportu przelewów
  • Rozszerzenie pliku to: pli
  • „Oddzielaj pola”: zaznaczone
  • Separator pól: , (przecinek – wynika to z informacji udostępnionych przez bank: „Poszczególne dane są oddzielone przecinkiem „,” (Hex 2C)”)
  • Separator wierszy: <Enter> (zgodnie z informacją „Każdy wiersz kończy się znakiem końca wiersza <CR><LF>”)
  • Ograniczniki tekstu: ” (cudzysłów – zgodnie z informacją „Pola alfanumeryczne (tekstowe) są zapisane
    w cudzysłowach (” „)    ”)
  • Zamiana ograniczników w tekście na: zostawić puste
  • „Zmienna szerokość pola”: zaznaczone (poszczególne pola są różnej długości)
  • Kodowanie: LATIN II
  • Format daty: RRRRMMDD (zgodnie z informacją podaną w tabelce, w polu 2)
  • Separator dziesiętny: brak (zgodnie z informacją podaną w tabelce, w polu 3)
  • Separator tysięcy: puste (zgodnie z informacją podaną w tabelce, w polu 3)
  • Sekwencja podziału pola na części: | (zgodnie z informacją „(…)znakiem oddzielającym poszczególne linie jest „|””)
  • Separator w opisie przelewów zbiorczych: może zostać ustawienie domyślne

Pierwsza zakładka [Ogólne] naszego formatu musi więc wyglądać następująco:

W pliku nie ma być żadnego nagłówka (zgodnie z informacją „W pliku przesyłki nie ma wiersza nagłówkowego z nazwami pól danych”), w związku z tym zakładka [Nagłówek] w naszym formacie ma pozostać nieuzupełniona.

Następnie należy dokładnie przeanalizować informacje niezbędne do prawidłowego uzupełnienia zakładki [Pozycje].

Wszystkie pola, które w pliku mają być zapisane w cudzysłowie powinny mieć wybrany typ: Tekst, wszystkie pozostałe: Liczba.

NrNazwa polaO/FD/FPozycja w formacie przelewów w programie
1Typ operacji
110 = Polecenie przelewu, wypł. gotówk.
120 = Płatność ZUS
210 = Polecenie zapłaty		O3 n SPozycja „stała wartość”, w polu wartość: 110
2Data płatności RRRRMMDDO8 d SData operacji
3Kwota bez kropek tysięcznych i przecinka oddzielającego wartość groszyO15 n ZKwota płatności
4Numer banku zleceniodawcy (NRB)O8 n ZNumer rozliczeniowy banku własnego
5Pole zerowe (wypełnione cyfrą "0")O1 n ZPozycja „stała wartość”, w polu wartość: 0
6Numer rachunku zleceniodawcyO34 a ZPełny numer rachunku własnego
7Numer rachunku kontrahentaO34 a ZPełny numer rachunku podmiotu
8Dane zleceniodawcyO4*35 a Z4 pozycje w formacie:
Poszczególne podpola są oddzielone znakiem "|" (Hex 7C).1) Nazwa własna 1
2) Nazwa własna 2
3) Adres własny – ulica
4) Adres własny – kod i miasto
Poz. 1 ustawiona jako „nowe pole”, poz. 2-4 jako „łącz z poprzednim (znak podziału pola na części)”
9Dane kontrahentaO4*35 a Z4 pozycje w formacie:
Poszczególne podpola są oddzielone znakiem "|" (Hex 7C).1) Nazwa podmiotu 1
2) Nazwa podmiotu 2
3) Adres podmiotu – ulica
4) Adres podmiotu – kod i miasto
Poz. 1 ustawiona jako „nowe pole”, poz. 2-4 jako „łącz z poprzednim (znak podziału pola na części)”
10Pole zerowe (wypełnione cyfrą "0")O1 n ZPozycja „stała wartość”, w polu wartość: 0
11Numer banku kontrahenta.O8 n ZNumer rozliczeniowy banku podmiotu
12Szczegóły płatnościO4*35 a Z4 pozycje w formacie:
Poszczególne podpola są oddzielone znakiem "|" (Hex 7C).1) opis do banku (pierwsza linijka)
2) opis do banku (druga linijka)
3) opis do banku (trzecia linijka)
4) opis do banku (czwarta linijka)
Poz. 1 ustawiona jako „nowe pole”, poz. 2-4 jako „łącz z poprzednim (znak podziału pola na części)”
13Niewykorzystane : wartość pusteOS aStała wartość
14Niewykorzystane : wartość pusteOS aStała wartość
15Kod "51" dla przelewów i poleceń specjalnych, natomiast kod "01" dla poleceń zapłaty, ”71” dla płatności podatkowych USO1*2 a SPozycja „stała wartość”, w polu wartość: 51
16Informacje klient-BankF6*35 a Z6 pozycji w formacie – wszystkie pozycje to „stała wartość”
Poszczególne podpola są oddzielone znakiem "|" (Hex 7C).Poz. 1 ustawiona jako „nowe pole”, poz. 2-6 jako „łącz z poprzednim (znak podziału pola na części)”

Zakładka [Pozycje] naszego formatu powinna więc wyglądać następująco:


Wskazówki praktyczne

  • Ilość pozycji w formacie, ich kolejność i typ muszą się zgadzać z danymi w pliku z banku.
  • W pozycjach formatu należy odpowiednio wybierać typ pola: Tekst/ Liczba. Konsekwencją wybrania typu pola Tekst, w formatach służących do eksportu, będzie otoczenie go w pliku ogranicznikiem tekstu (np. zapisanie w cudzysłowie). Podobnie w formatach służących do importu przelewów – jeżeli w pliku z banku pole jest zapisane w ograniczniku tekstu, jako typ należy wybrać: Tekst, w pozostałych przypadkach: Liczba (niezależnie od tego, czy w danej pozycji pliku wpisana jest data, kwota przelewu, numer rachunku czy np. dane adresowe kontrahenta).2013-01-03;przelew zewnętrzny; ABC sp. z o.o.;”02124011121111222233334444″;”za FV/02/01/2013″; „252,53”;370,39
  • w formacie przelewów pozycje 4, 5 i 6 muszą mieć ustawiony typ Tekst (ponieważ w pliku są one zapisane w cudzysłowie – „02124011121111222233334444”;”za FV/02/01/2013″;”252,53″); pozostałe pozycje
    w pliku nie są zapisane w ograniczniku tekstu, więc w formacie muszą mieć typ Liczba.
  • Przykładowo, dla pliku:
  • Program obsługuje tylko jedną linijkę nagłówka. W przypadku gdy w pliku z banku nagłówek jest bardziej rozbudowany, przed wykonaniem importu niezbędna jest modyfikacja pliku.
  • Format służący do importu nie może zawierać stopki.
  • Identyfikacja podmiotu odbywa się w pierwszej kolejności po Akronimie podmiotu oraz w drugiej kolejności po numerze rachunku bankowego (taki numer jaki jest w przelewie w pliku musi być wpisany na karcie kontrahenta, na zakładce Płatności). Jeżeli kontrahent nie zostanie rozpoznany zapis trafia na !Nieokreślonego!.
  • Jeżeli kwota w pliku zapisana jest w groszach (np. 18450 zamiast 184,50) w formacie przelewów należy zostawić puste pole z Separatorem dziesiętnym, a w pozycji z kwotą płatności wybrać typ: Liczba<#.##
  • W formatach służących do importu przelewów muszą znajdować się pozycje Data dokumentu oraz Kwota płatności.
  • W przypadku, gdy eksportujemy przelewy na pracowników i chcemy, aby w pliku oprócz nazwiska było również imię pracownika w formacie przelewów należy dodać pozycję „Nazwa podmiotu 2” (Nazwa podmiotu 2 odpowiada za eksport imienia, Nazwa podmiotu 1 za nazwisko pracownika).
  • Opis wszystkich pól możliwych do wyboru w pozycjach formatu przelewów można znaleźć w podręczniku do modułu Kasa/Bank (podręczniki są dostępne np. na Indywidualnych Stronach Klienta/Partnera)
  • W programie dostępnych jest 5 formatów MT940 (MT940 – standard, MT940 (BGŻ), MT940 (BRE), MT940 (PBS), Citi Handlowy – MT940 i MT942 (standardowy)), są one niedostępne do edycji. Formaty te obsługują import plików MT940 z większości banków. Jeżeli jednak okaże się, że żaden z nich nie importuje prawidłowo zapisów z pliku najlepiej skontaktować się z Asystą Comarch ERP Optima i przesłać dokument z opisem struktury takiego pliku (takie dokumenty są udostępniane przez banki).
  • W formatach służących do eksportu przelewów można używać bezpośrednich odwołań do pól zapisanych w bazie danych poprzez wykorzystanie składni SQL. W tym celu jako pozycję formatu należy wybrać „Zapytanie SQL”, a w polu Wartość wpisać odpowiednie zapytanie; Aby np. pobrać tylko miasto z adresu podmiotu i aby to miasto było pobierane dla podmiotu, który znajduje się na aktualnie wysyłanym zdarzeniu, w części WHERE zapytania należy umieścić odwołanie do wysyłanego zdarzenia: Bzd_BzdId={ZdarzenieID}
  • Przykładowo aby pobrać miasto z adresu kontrahenta, w wartości należy wkleić: Select Pod_Miasto FROM CDN.PodmiotyView JOIN CDN.BnkZdarzenia ON BZd_PodmiotID = Pod_PodId WHERE BZd_PodmiotTyp = Pod_PodmiotTyp AND Bzd_BzdId={ZdarzenieID}


Najczęstsze komunikaty błędów przy eksporcie/imporcie

Problemy przy eksporcie przelewów

  • Przelew [fz 10/2013] nie został wyeksportowany z powodu błędów.

W polu Nazwa pliku zastosowano niedozwolone znaki, np. \/:*?<>|

  • Przelew [fz 10/2013] nie został wyeksportowany z powodu błędów. Właściwość [Opis do banku (pierwsza linijka)] jest wymagana i musi zostać wypełniona.

Pewne pola oznaczone w formacie przelewów jako wymagane nie są uzupełnione (w powyższym komunikacie mowa dokładnie o polu: Opis do banku (pierwsza linijka)). Należy uzupełnić odpowiednie dane lub zmodyfikować format (Ogólne/ Inne/ Formaty przelewów/ na konkretnym formacie, zakładka [Pozycje] i tam pole „Wymagane”)

  • Brak domyślnego formatu eksportu dla US. Wybierz format na karcie banku.

Na karcie banku należy ustawić domyślny format eksportu dla przelewów do US. (Można wejść w Kasa/Bank/ Rejestry, na formularz rejestru z którego jest wykonywany eksport, nacisnąć na przycisk Bank, edytować formularz danego banku i przejść na zakładkę „Dodatkowe”.)

Mechanizm eksportu działa w taki sposób, że program próbuje wysyłać 3 rodzaje przelewów za każdym razem (przelewy zwykłe, do US i do ZUS), a do każdego z takich przelewów wymagana jest inna struktura plików, stąd inny format wymiany. Jeżeli na liście przelewów będą zarówno przelewy zwykłe, jak również do US i ZUS wówczas utworzone zostaną 3 oddzielne pliki.

  • Brak domyślnego formatu eksportu dla ZUS. Wybierz format na karcie banku.

Analogicznie jak w poprzednim komunikacie – na karcie banku należy ustawić domyślny format eksportu dla przelewów do ZUS.

Problemy przy imporcie przelewów

  • Błąd analizy struktury formatu: Format nie zawiera pozycji określającej datę dokumentu

W formacie służącym do importu przelewów musi być pozycja Data dokumentu.

  • Nie można odczytać wartości pola – niespodziewany koniec pliku

Np. niezaznaczony parametr „zmienna szerokość pola”.

  • Błąd analizy struktury formatu: Nie ustawiony ogranicznik tekstu przy zmiennej szerokości kolumn.

Jeżeli w formacie przelewów zaznaczone jest „Zmienna szerokość pola” należy również podać „Ogranicznik tekstu”.

  • Błąd analizy struktury formatu: Separator dziesiętny ma wartość identyczną jak separator pól przy zmiennej szerokości kolumn.

W formacie przelewów wybrano taki sam separator pól jak separator dziesiętny – muszą być różne.

  • Błąd w importowanym wierszu – brak separatora pól.

W formacie przelewów wybrano błędny separator pól, niezgodny z danymi w pliku; lub w formacie zdefiniowano za dużo pozycji (więcej niż rzeczywiście jest w pliku).

  • Błąd w importowanym wierszu – brak prawego ogranicznika tekstu.

W formacie przelewów ustawiono błędny typ pozycji (tekst/liczba), niezgodny z danymi w pliku.

  • Błąd analizy struktury formatu: Format zawiera stopkę.

Format do importu przelewów nie może zawierać stopki.

  • Przelew Lp [] nie został zaimportowany z powodu błędów. Brak notowania podanego kursu waluty [waluta] na [data].

W programie nie ma wprowadzonego kursu waluty na wybrany dzień. Należy sprawdzić jakie typy kursów są ustawione na formularzu rejestru, do którego wykonywany jest import – Kasa/Bank/ Rejestry k/b/ na formularzu rejestru pola „Typ kursu sprzedaży” i „Typ kursu zakupu”. (Przy imporcie sprawdzane jest, czy w programie jest wprowadzony kurs na dany dzień dla typu kursu wybranego na formularzu rejestru bankowego.)

  • Przelew Lp [] nie został zaimportowany z powodu błędów. Niepoprawna data zapisu. Zapis nie może być dodany po dacie zamknięcia raportu.

Data na importowanym zapisie jest późniejsza niż data zamknięcia raportu. Przed wykonaniem importu należy wybrać odpowiedni raport (za odpowiedni okres – data otwarcia/zamknięcia raportu), do którego ma być wykonany import.

  • Przelew Lp [] nie został zaimportowany z powodu błędów. Niepoprawna data zapisu. Zapis nie może być dodany przed datą otwarcia raportu.

Data na importowanym zapisie jest wcześniejsza niż data otwarcia raportu. Przed wykonaniem importu należy wybrać odpowiedni raport (za odpowiedni okres – data otwarcia/zamknięcia raportu), do którego ma być wykonany import.


Automatyczna wymiana danych z bankami

Wymiana danych przez usługę sieciową umożliwia pobieranie wyciągów bankowych oraz historii operacji, a także eksport przelewów bezpośrednio z/do systemu bankowego, bez konieczności ręcznego przenoszenia plików pomiędzy aplikacją bankową a programem. Możliwe jest również pobieranie dla każdego wysłanego przelewu jego aktualnego statusu w banku (przelew może oczekiwać na realizację, zostać zrealizowany, odrzucony, anulowany itp.).

Szczegółowe informacje na temat wymiany danych poprzez usługę sieciową można znaleźć w dedykowanych biuletynach. Dostępne są również filmy instruktażowe, w których przedstawiony został proces konfiguracji oraz obsługi wymiany danych z bankiem za pomocą usługi sieciowej.



OPT048 – Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi w Comarch ERP Optima

Data aktualizacji: 04-08-2023


Spis treści

Wprowadzenie

Współpraca z drukarkami fiskalnymi

Współpraca z kasami fiskalnymi

Czytniki kodów kreskowych

Drukarki etykiet

Współpraca z kolektorami danych

Terminale płatnicze


Wprowadzenie

Celem biuletynu jest przedstawienie urządzeń zewnętrznych, z którymi współpracuje program Comarch ERP Optima. W aktualnej wersji możliwa jest współpraca z następującymi urządzeniami zewnętrznymi:

Współpraca z drukarkami fiskalnymi

W aktualnej wersji program Comarch ERP Optima współpracuje z następującymi drukarkami fiskalnymi:

  • POSNET (oparte o protokół DF-3001, Thermal, Thermal HS i FV, HD, HD EJ, XL2 OnLine, Temo, XL2 Online)
  • ELZAB (Omega, Mera, Mera OnLine, ZETA),
  • INNOVA (Profit, Market, DF-1),
  • NOVITUS (Vivo, Vento, Quarto, Delio Prime (E) , Deon(E), Deon OnLine, Bono (E), Bono OnLine, HD Online),
  • TORELL (Duo Pro, Andros),
  • EMAR (Printo, Tempo 3),
  • Epson TM-T801FV.

W przypadku sterowników Elzab, Elzab Online, Novitus od 2.0, Posnet Thermal HS i FV możliwa jest komunikacja po protokole TCP/IP. W zależności od wyboru sterownika drukarki program podpowie domyślną wartość dla portu TCP/IP: Elzab i Elzab Online – 8000, Novitus od 2.0 – 6001, Posnet Thermal HS i FV – 6666.

W przypadku komunikacji po porcie COM niektóre drukarki wymagają ustawienia odpowiedniego sterowania przepływem danych. Użytkownik może wybrać w programie Comarch ERP Optima opcje:

  • ustawienia systemowe (program nie ustawia sterowania przepływem, brane są ustawienia systemu)
  • RTS (do sterowania przepływem jest wykorzystywana w porcie para linii RTS/CTS)
  • Xon / Xoff (sterowanie przepływem odbywa się przez wysłanie znaczników XOn oraz XOff)
  • RTS i Xon / Xoff (wykorzystuje obydwie metody sterowania przepływem)
  • brak (nie jest wykorzystywana żadna metoda kontroli przepływu danych)

Drukarka Posnet Temo podłączona bezpośrednio przez USB do poprawnej komunikacji musi mieć ustawione sterowanie przepływem: RTS. Przy pracy przez port COM parametr ten może być dowolny można ustawić ustawienia systemowe.

Uwaga
Drukarki fiskalne nie są przystosowane do fiskalizacji z wielu stanowisk jednocześnie. W celu zapewnienia poprawnej fiskalizacji należy unikać równoczesnego drukowania z kilku stanowisk.

Uwaga
W przypadku wydruku faktury fiskalnej na drukarce Posnet Temo, długość nazwy i adresu kontrahenta nie mogą przekraczać 40 znaków (zgodnie z dokumentacją drukarki). Jeżeli nastąpi przekroczenie tej wartości, pozycje te nie będą drukowane na fakturze.

W nowych drukarkach Posnet Thermal i Novitus Delio w konfiguracji drukarki można ustawić sterowanie przepływem, w Comarch ERP Optima musi być wybrana taka sama opcje (drukarki te mają domyślne ustawienie „brak”).

Drukarka Epson w przypadku, gdy w Comarch ERP Optima dodany zostanie Paragon z towarami i kaucjami, ale nie dodano płatności na kaucje, to nie jest wysyłana żadna forma płatności do drukarki. Na innych drukarkach drukują się towary, kaucje i kwota paragonu. W drukarce Epson w takim przypadku drukuje się domyślna forma płatności gotówka. Również jeśli zostanie dodany Paragon z towarami i kaucjami i dodano płatności na kaucje, ale w ustawieniach drukarki jest zaznaczone nie drukuj form płatności, to wtedy zostanie wydrukowana domyślna forma płatności gotówka.

Ustawienia portów COM

ParametryPosnetElzabInnovaNovitusTORELLEMAR
Szybkość96009600 / 192009600960096009600
Parzystośćbrak (none)parzysta (even)brak (none)brak (none)brak (none)brak (none)
Liczba bitów888888
Bit stopu111111
Sterowanie przepływembrakbrak, xon/xoff, *brakbrakbrakbrak

Uwaga
W przypadku drukarek Elzab starszego typu należy sterowanie przepływem ustawić na: sprzętowe.

Drukarki w usługach terminalowych

Więcej informacji o konfiguracji połączenia drukarek fiskalnych w usługach terminalowych znajdą Państwo w biuletynie technicznym: „OPT060 – Comarch ERP Optima w środowisku terminalowym”.

Najczęściej pojawiające się problemy

Przy próbie wydruku pojawia się komunikat: „Nie zdefiniowano stawki VAT dla zw.”. Taki komunikat może pojawić się dla każdej stawki VAT niezdefiniowanej w konfiguracji programu

Remedium

  • Wydrukować raport dobowy.
  • W Konfiguracja programu/ Ogólne/ Symbole stawek VAT należy dla stawki ZW ustawić oznaczenie takie, jakie jest dla niej przypisane na raporcie dobowym.

Przy próbie wydruku pojawia się komunikat: „Błędna interpretacja stawki podatkowej”.

Remedium

  • Zmienić nazwę tego towaru (dodając np. kropkę na końcu). Towar kiedyś został sprzedany w innej stawce podatkowej, drukarka fiskalna to pamięta i nie pozwala wysłać takiego towaru z nową stawką.
  • Jeżeli to nie pomoże to może być problem z błędnym przypisaniem stawki. Należy wtedy wydrukować raport dobowy, potem w programie Comarch ERP Optima w Konfiguracja programu/ Ogólne/ Symbole stawek VAT dla odpowiedniej stawki przypisać oznaczenie takie, jakie jest dla niej na raporcie dobowym.

Przy próbie wydruku pojawia się komunikat: „Wydruk niemożliwy. Wybrana drukarka nie jest dostępna. W buforze są znaki do druku.”

Remedium

  • Z menu Narzędzia wykonać raport dobowy. Spróbować czy teraz paragony się fiskalizują.
  • Zmienić nazwę drukowanego towaru. Towar mógł zostać wysłany wcześniej na drukarkę z inną stawką podatkową.
  • Wyłączyć i włączyć drukarkę ponownie, aby towary dodrukowały się na paragon.

Przy próbie wydruku pojawia się komunikat: „Wydruk niemożliwy. Wybrana drukarka nie jest dostępna. Błąd komunikacji z drukarką”.

Remedium

  • Należy sprawdzić w systemie Windows w menedżerze urządzeń ustawienia portu COM.
  • W programie Comarch ERP Optima wejść do Konfiguracji programu/ Ogólne/ Drukarki fiskalne i wybrać odpowiedni sterownik, port COM a następnie zapisać ustawienia dyskietką. Potem ikoną drukarki wykonać test połączenia z drukarką.

W usługach Terminalowych. Przy próbie wydruku pojawia się komunikat: „ODBC Serwer Driver. Serwer SQL nie istnieje lub odmówiono do niego dostępu Błąd sprawdzania licencji” lub „ODBC Server Driver does not exist for access denied for Microsoft OLE ODBC Driver”.

Remedium.

W momencie uruchomienia Comarch ERP Optima w okienku Rejestracja w programie należy kliknąć na ikonę Pokaż szczegóły i w polu serwer klucza wpisać nazwę serwera SQL do którego wpięty jest klucz HASP, a następnie zapisać wprowadzony wpis ikoną dyskietki.

Dodatkowe informacje

Uwaga
Drukarki w wersjach aptecznych nie są obsługiwane.

Uwaga
Drukarka Torell Andros w numerze paragonu nie drukuje kolejnych znaków „/”. Podczas fiskalizacji za pomocą driverów Comarch ERP Optima nie ma możliwości ingerowania w obsługę wyświetlacza.

Uwaga
W przypadku drukarek Posnet Temo USB, aby była możliwość komunikacji przez USB należy w menu drukarki włączyć obsługę USB. Domyślnie jest wyłączona. Następnie należy wykonać restart drukarki.

Uwaga
Jeżeli w nazwie towaru drukowanej na paragonie występują znaki specjalne, to w niektórych przypadkach może wystąpić problem z wydrukiem na drukarce fiskalnej. W celu uzyskania informacji na temat znaków niedozwolonych przez drukarkę, należy zapoznać się z dokumentacją konkretnego modelu drukarki lub skontaktować się z serwisem technicznym producenta drukarki.

Uwaga
Jednostki miary na paragonie. Comarch ERP Optima obsługuje tylko literowe jednostki miary (maksymalnie 5 liter), gdyż niektóre drukarki fiskalne nie akceptują cyfr w jednostkach miary. W drukarkach Emar Printo 57, Innova Market/Profit, Torell Duo Pro – przyjmowana jest tylko ilość a jednostka miary jest ignorowana. Jednostka miary jest drukowana w drukarkach: Elzab, Novitus, Posnet (z wyłączeniem wersji 1.01, 1.02).

Współpraca z kasami fiskalnymi

System Comarch ERP Optima współpracuje z następującymi rodzajami kas fiskalnych:

  • ELZAB (kasy II generacji: Alfa, Delta, Jota, Teta, Eco, Mini, K10 online, Mini LT online, Jota Online)
  • SHARP (ER-457P, ER-237P, ER-277P, ER-A285P)
  • NOVITUS (zgodne z protokołem Tango: Bravo, Nano , PS-3000, PS-4000E, Soleo, Sento online)

Ustawienia portów COM

Zgodnie z instrukcją użytkownika kasy fiskalnej. Prędkość na porcie COM w systemie Windows powinna być ustawiona tak samo jak w kasie fiskalnej.

Konfiguracja kas fiskalnych

Więcej informacji na ten temat znajdą Państwo w artykule Kasy fiskalne.

Najczęściej pojawiające się problemy

Przy próbie importu paragonów z kasy pojawia się komunikat: „Błąd komunikacji z kasą. Brak towaru []. Zaimportuj PLU z kasy. (Rekord nie został znaleziony.)”.

Remedium

  • W kasie fiskalnej znajdują się towary, które nie mają założonych odpowiadających im kart cennikowych w bazie Comarch ERP Optima. Należy wykonać import towarów z kasy w menu Ogólne/ Cennik.
  • Źle została przygotowana baza danych. Kody towarów w bazie powinny być wpisane jako cyfry bez zer wiodących, czyli, np. 1,2,3…10,11…100,101… itd. W kasach fiskalnych kody krótkie są to kody, które stosuje się najczęściej do prostej identyfikacji towarów dla sprzedaży ręcznej. Kody te charakteryzują się ograniczoną maksymalną wartością oraz ignorowaniem zer nieznaczących, co oznacza, że podając np. 003 kasa przyjmie kod towaru o nr 3. Ograniczenie wartości jest zależne od modelu kasy (ilości obsadzonej pamięci) i określa maksymalną wartość kodu, który kasa zidentyfikuje jako krótki.

Przy próbie nawiązania komunikacji z kasą pojawia się komunikat: „Błąd komunikacji z kasą. Cena poza zakresem lub programowano cenę zerową, a nie ustawiono flagi „cena otwarta”.

Remedium

  • Wysyłany jest na kasę towar o niepoprawnej strukturze kodu EAN, np. w polu EAN jest znak inny niż cyfra np. 39309-75320. Kasy fiskalne akceptują tylko kody składające się z cyfr. Napis w pliku tekstowym musi być konwertowalny do liczby stałoprzecinkowej o określonej długości maksymalnej akceptowanej dla typu kasy fiskalnej.
  • Błędnie podany kanał multipleksera w konfiguracji programu.

Przy próbie wysłania towarów na kasę fiskalną z programu Comarch ERP Optima pojawia się komunikat: „Nie ustawiono stawki VAT ani grupy”.

Remedium

W programie Comarch ERP Optima Konfiguracja programu/ Ogólne/ Działy dla kas fiskalnych należy zdefiniować nazwę działu (grupy) taką jaka jest ustawiona na kasie fiskalnej.

Przy próbie wysłania towarów na kasę fiskalną z programu Comarch ERP Optima pojawia się komunikat: „Błąd komunikacji z kasą. Brak w konfiguracji symbolu stawki VAT dla stawki 22%”. Taki komunikat może się pojawić w przypadku każdej stawki VAT.

Remedium

W programie Comarch ERP Optima Konfiguracja programu/ Ogólne/ Działy dla kas fiskalnych jest zdefiniowana nazwa działu, ale w Konfiguracja programu/ Ogólne/ Symbole stawek VAT (Kasy) nie ma przypisanego odpowiedniego symbolu fiskalnego.

Przy próbie eksportu cennika do kasy pojawia się komunikat: „Napotkano niedozwolony znak”.

Remedium

  • Nazwy działów towarowych nie mogą być jedno znakowe w Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Działy dla kas fiskalnych. Dla kas Novitus – nazwa działu lub towaru ma być od 3 do 18 znaków.
  • W bazie towarowej są takie towary o dłuższej nazwie niż przyjmuje kasa, np. Opakowanie karton 20 szt. oraz Opakowanie karton 100 szt. – z punktu widzenia kasy to są takie same towary (pierwsze 18 znaków jest takie same, nie uwzględniając wielkości liter).
  • przy porównaniu nazw nie są brane pod uwagę znaki spacja,-,*,= itp. czyli dla kasy fiskalnej np. Novitus Soleo towar o nazwie PLANDEKA58M jest tym samym towarem co towar o nazwie PLANDEKA 58M.
  • niedozwolone znaki w nazwach towarów których nie akceptuje kasa fiskalna typu %@* itp.

Przy próbie komunikacji z kasą pojawia się komunikat: „Nie udało się nawiązać połączenia z kasą”.

Remedium

Należy sprawdzić w systemie Windows w menedżerze urządzeń prędkość dla portu COM. Prędkość na porcie COM w systemie Windows powinna być ustawiona taka sama jak na kasie fiskalnej.

Czytniki kodów kreskowych

Comarch ERP Optima współpracuje z każdym czytnikiem kodów kreskowych, który emuluje klawiaturę – ma możliwość wpięcia go do portu klawiatury.

Czytnik możemy wykorzystywać do:

  1. Wpisywania kodu EAN na formularz towaru. Karty cennikowe muszą mieć wypełnione pole EAN. Jeśli pozycja nie posiada własnego kodu (pole EAN jest puste) – wciśnięcie przycisku nadaje 13-znakowy kod EAN rozpoczynający się od 201 lub należy ustawić się w polu EAN i odczytać czytnikiem taki kod z towaru.
    Uwaga
    Wpisany tu kod kreskowy jednoznacznie identyfikuje pozycję, tzn. w jednej bazie nie mogą istnieć dwa towary o takim samym kodzie paskowym.
  2. Odszukiwania pozycji w cenniku/ na liście zasobów – operacje można wykonać z poziomu Cennika/Listy zasobów – zakładka Wg EAN.
  3. Dopisywania pozycji na dokument, w tym celu należy w Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry zaznaczyć w sekcji Dodawanie pozycji na dokumencie parametr edycja na liście – Wprowadzenie towarów polega na ustawieniu się w dokumencie w tabelce z towarami i odczyt czytnikiem kodu EAN, program szuka na liście zasobów pozycji o zadanym kodzie i jeśli taki kod istnieje pozycja zostanie dopisana. Pozostaje ustalenie ilości i ceny.
  4. Wprowadzania towaru jako składnika na recepturę.

Aby można było korzystać z czytnika kodów należy w Comarch ERP Optima zaznaczyć: w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry parametr Sprzedaż tylko wg kodów EAN.

Jeśli parametr jest zaznaczony to podczas wpisywania pozycji na dokument program najpierw wyszukuje towar wg pola kod EAN, jeśli nie znajdzie towaru o takim kodzie EAN to przeszukuje listę wg kodu towaru, a jeśli nie znajdzie towaru o podanym kodzie – to w ostatniej kolejności przeszukuje listę wg nazwy.

Kody wagowe

Podczas wystawiania dokumentów w systemie Comarch ERP Optima istnieje możliwość odczytywania tzw. kodów wagowych (zawierających informację o wadze towaru). Kody takie są drukowane przez wagi, natomiast w chwili odczytu program rozpoznaje, że jest to kod wagowy i odpowiednio odczytuje ilość, wprowadzając ją na dokument. Sam towar jest rozpoznawany na podstawie 4-znakowego identyfikatora towaru, wpisanego w polu EAN na karcie towaru.

Uwaga
Funkcja odczytywania kodów wagowych nie działa na dokumentach Przyjęcia Wewnętrznego Produktów (PWP) oraz Rozchodu Wewnętrznego Składników (RWS).

Comarch ERP Optima współpracuje z kodami wagowymi, które zaczynają się od 27 lub 29.

Kod wagowy ma określoną strukturę, w związku, z czym:

  • wygenerowany kod wagowy ma mieć 13 znaków i rozpoczynać się prefiksem od 20 do 29 (trzeba zaprogramować poprawnie wagę metkującą).
  • kod EAN w programie Comarch ERP Optima zapisany na karcie towaru musi mieć wpisane 4 znaki (od 3 do 6 znaku z 13 znakowego kodu EAN).
  • waga towaru nie może przekraczać 99.999 kg.

Uwaga
Funkcja odczytywania kodów wagowych działa tylko, jeśli w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry wybrano parametr: Dodawanie pozycji na dokumencie jako: edycja na liście.

Przykłady:

  1. Towar o wadze 1,525 kg jest oznaczony numerem 29 1234 V 01525 K. Numer 1234 jest numerem tego towaru.
  2. Towar o masie np. 1,52 kg jest oznaczony numerem 27 0001 V 01520 K. Numer 0001 jest numerem danego towaru.

Drukarki etykiet

System Comarch ERP Optima współpracuje z następującymi drukarkami etykiet:

  • Dymo z serii Label Writer: 400 i 450 (Duo i Turbo)
  • Brother: QL-560 i QL-580N

W programie dostępne są wydruki etykiet opracowane w edytorze Generator Raportów dla odpowiednich rozmiarów papieru. Z listy cennikowej i kontrahentów dostępne są następujące wzory wydruków:

  • Dymo – Wzór: 57 x 32mm, 89 x 36 mm
  • Brother – Wzór: 29 x 90 mm, 62 x 100 mm

Uwaga
W przypadku drukarki Dymo dla wydruku wykonywanego bezpośrednio z menu wydruków, konieczne jest ustawienie we właściwościach drukarki w systemie Windows, w preferencjach drukowania (opcje zaawansowane), opcji „99012 Large Address” dla rozmiaru papieru.

Współpraca z kolektorami danych

System Comarch ERP Optima współpracuje z następującymi typami kolektorów:

  • Cipherlab (z serii 8000, 8001, 8300, 8400)
  • Opticon   (z firmy OptiData, np. Opticon PHL-2700)
  • BHT
  • Dolphin

Uwaga
Wymagamy, aby kolektor posiadał wgrane oprogramowanie oryginalne producenta, nie importera. Jeżeli jest inaczej może być konieczność przeprogramowania kolektora odpowiednim oprogramowaniem dostępnym na stronie producenta.

Możliwa jest współpraca z kolektorami z systemem znakowym na standardowych sterownikach Comarch ERP Optima. Kolektory z wbudowanym systemem operacyjnym nie będą działać ze standardowymi sterownikami jednak możliwe jest zastosowanie dodatkowych rozwiązań opracowanych przez innych producentów np. krakowską firmę OPTIDATA – więcej na ten temat w punkcie 6.7.

Konfiguracja danych dotyczących współpracy z kolektorem jest możliwa z poziomu Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Kolektor. Należy tam wskazać przede wszystkim typ kolektora, z którym będzie współpracował program oraz port COM, przez który będzie przebiegała transmisja danych. Należy również wskazać protokół, wg, którego przebiega transmisja oraz inne parametry współpracy. W części Definicja rekordu należy podać specyfikację dotyczącą formatu pliku przesyłającego dane.

Uwaga
Po wybraniu typu kolektora program proponuje domyślne ustawienia parametrów transmisji. Użytkownik powinien jednak skontrolować, czy proponowane ustawienia są zgodne ze specyfikacją producenta kolektora.

W przypadku, gdy kolektor komunikuje się z komputerem przy wykorzystaniu tranceivera należy dodatkowo zaznaczyć parametr Używaj tranceivera.

Obsługa kolektorów jest zrealizowana w taki sposób, żeby umożliwić automatyczne dodawanie towarów wprowadzonych do kolektora na dokumenty handlowe i magazynowe oraz na arkusze inwentaryzacyjne. Możliwość importu danych z kolektora dostępna jest z poziomu większości formularzy dokumentów. Import z kolektora następuje automatycznie po wciśnięciu przycisku „Kolektor danych” lub kombinacją klawiszy

<CTRL>+<ALT>+<K>. Na podstawie danych z Konfiguracji stanowiska program nawiązuje łączność z kolektorem danych, a następnie wywołuje transmisję.

W efekcie na formularz dokumentu zostają wpisane towary wraz z ilościami. Ilości są wyrażone zawsze w jednostkach podstawowych. Ceny na dokumencie są proponowane przez program, zgodnie z obowiązującymi zasadami. W przypadku dokumentów zakupowych (FZ, PZ, PW, ZD) proponowane są ostatnie ceny zakupu. W przypadku dokumentów sprzedażowych (FA, WZ, RO, FPF…) – proponowane są ceny sprzedaży z grupy cenowej skojarzonej z kontrahentem wpisanym na dokument, z uwzględnieniem wszystkich rabatów.

Uwaga
Program Comarch ERP Optima posiada funkcję odbioru danych z kolektora, nie potrafi wysłać danych na kolektor.

Uwaga
Funkcja importu danych z kolektora nie działa w przypadku dokumentów korygujących oraz dokumentów, na których zblokowana jest możliwość dopisywania nowych pozycji (np. Faktura Sprzedaży utworzona na podstawie WZ z różnych magazynów).

Konfiguracja na przykładzie kolektora Cipherlab 8300 dla EAN13

Pobranie odpowiedniej aplikacji ze strony producenta

Ze strony WWW producenta http://www.cipherlab.com pobieramy program „Generator Aplikacji” z sekcji Download. Program dostępny również na płytach CD z oprogramowaniem dołączonym do kolektora.

Zdefiniowanie długości rekordu w kolektorze

W Generatorze Aplikacji należy wybrać z menu kontekstowego opcję Edit zakładka Form i ustawić odpowiednio parametry rekordu (Rys. 1), w naszym przypadku ustawiamy stałą długość dla kodów EAN 13, odpowiednio:

  • #1 – Pole przeznaczone na EAN: Typ danych: tekst; Min długość: 0; Max długość: 13
  • #2 – Pole przeznaczone na ilość: Typ danych: liczbowy; Min długość: 0; Max długość: 10
  • #3 – Pole przeznaczone na cechę (pole opcjonalne): Typ danych: tekst; Min długość: 0; Max długość: 20

Formularz ustawień długości rekordu w kolektorze

Dla każdej linii rekordu w kolumnie Properties należy wcisnąć przycisk More… i ustawić „Fixed data length” na wartość, która jest w polu „Max length” (Rys. 2).

Należy również ustawić odpowiednio dopełnienie do określonej ilości znaków. W tym celu w generatorze aplikacji kolektora wybieramy z rozwijalnej listy dopełnienie od lewej strony typu spacja, wybieramy więc „Left alligned (padded with space)”. Opcja ta służy do tego, aby zaczytując kolektorem towar o kodzie EAN krótszym niż 13 znaków program dopełniał go (w naszym przypadku spacjami) do 13 znaków, gdyż taką długość kodów EAN zdefiniowaliśmy w kolektorze (Rys. 2).

Formularz ustawień długości znaków dla danych

Przesłanie ustawień z Generatora Aplikacji do kolektora

W kolektorze danych należy wybrać opcje 3. Narzędzia/ 6. Ładuj aplikację i wczytać ustawienia z Generatora aplikacji – polecenie Download Application w menu kontekstowym Generatora Aplikacji. Nastąpi wówczas nawiązanie komunikacji i przesył danych do kolektora.

Ustawienie parametrów połączenia w kolektorze

W kolektorze danych Wybrać opcje 3. Narzędzia/ 1. Ustawienia programu

Ustawić:

  • Download Interface – Cradle-IR
  • Upload Interface – Cradle-IR
  • Transmission Speed – Baud rate – 9600 bps

Ustawienie parametrów dla połączenia z kolektorem w Comarch ERP Optima

W programie Comarch ERP Optima Konfiguracja stanowiska/ Ogólne/ Kolektor w sekcji Ustawienia sterownika wybieramy sterownik Cipherlab (Rys. 3). Jeżeli kolektor używa transceivera to zaznaczamy odpowiedni czek, następnie ustawiamy:

  • Protokół – SKKBHT
  • Prędkość transmisji – 9600
  • Parzystość – Brak
  • Bity danych – 8
  • Bity stopu – 1

Ustawienie definicji rekordu kolektora w Comarch ERP Optima

W programie Comarch ERP Optima, w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Kolektor w sekcji Definicja rekordu ustawiamy w naszym przypadku dla EAN 13 znakowego odpowiednio parametry (Rys. 3):

  • Długość rekordu – 24
  • Początek pola kodu towaru – 0
  • Koniec pola kodu towaru – 12
  • Początek pola ilości – 14
  • Koniec pola ilości – 23

Formularz dla ustawień kolektora Comarch ERP Optima

Import danych z kolektora do Comarch ERP Optima

Po ustawieniu powyższych parametrów połączenia oraz zdefiniowaniu prawidłowej długości rekordu w kolektorze, wybieramy w kolektorze funkcję 1. Collect data i zaczytujemy do kolektora kody towarów EAN w odpowiednich ilościach.

Następnie w kolektorze wybieramy opcję 2. Upload data a w programie Comarch ERP Optima na formularzu dokumentu ikoną Kolektor danych zaczytujemy dane z kolektora.

Przeprogramowanie frameware kolektora Cipherlab

Jeżeli kolektor posiadał wgrane oprogramowanie importera, a nie oryginalne producenta należy wówczas takiemu kolektorowi przeprogramować jego środowisko programowe, tzw. „frameware”. Pliki zawierające środowisko programowe kolektora mają rozszerzenie .SHX, dostępne do pobrania ze strony producenta. W momencie włączenia kolektora na dole ekranu pod napisem „Welcome” możemy sprawdzić jaka jest jego obecna wersja frameware.

Aby przeprogramować kolektor należy wykonać następujące czynności:

  1. Wyłączamy kolektor.
  2. Włączamy kolektor kombinacją klawiszy: 7,9 i przycisk włącz (Power).
  3. Wybieramy: 6. Load Program -> 1. Cradle-IR -> 6. Baud rate: 9600 -> please place In Cradle (odstawiamy kolektor na tranceiver).
  4. Uruchamiamy program ProgLoad.exe. Podajemy typ komunikacji, numer portu COM, prędkość transmisji oraz wskazujemy plik .SHX z frameware, zgodnie z rysunkiem 4.
  5. Wciskamy przycisk OK. Po nawiązaniu połączenia z kolektorem i wykonaniu downloadu wyłączamy kolektor.
  6. Włączamy kolektor i wykonujemy programowanie Generatorem Aplikacji zgodnie z punktem 5.1.

 Formularz programu ProgLoad

Uwaga
Środowisko kolektora z którym poprawnie działa Comarch ERP Optima to starszy frameware w wersji U8000-2600.SHX. Do pobrania ze strony producenta. Przeprogramowanie na tą wersję wykonywać gdy nie można uzyskać komunikacji Comarch ERP Optima z obecną wersją frameware kolektora.

Najczęściej pojawiające się problemy

Przy próbie odczytu danych z kolektora pojawia się komunikat: „Brak danych w kolektorze”.

Remedium

  • Sprawdzić czy prędkość transmisji jest ustawiona taka sama w kolektorze jak w konfiguracji w programie Comarch ERP Optima.
  • Sprawdzić w kolektorze, który korzysta z transceivera czy w ustawieniach parametry Upload oraz Download Interface została ustawiona w obu miejscach opcja na Cradle-IR.
  • Źle jest ustawiony rekord w kolektorze lub definicja rekordu w Comarch ERP Optima.

Przy próbie odczytu danych z kolektora CipherLab pojawia się komunikat: „Wielokrokowa operacja wygenerowała błędy”.

Remedium

Problem związany jest z nieprawidłowym zaprogramowaniem kolektora. Należy sprawdzić jak jest ustawione dopełnienie, czy nie jest zaznaczona opcja konwersji kodu np. 12-znakowego na 13-znakowy kod EAN, a w kolektorze ustawiony jest EAN-14 z dopełnianiem, czy zostały zaznaczone dodatkowe błędne parametry.

Przykład ustawień dla kolektora Cipherlab 8400 (kody EAN13)

Zakładając, że kolektor posiada domyślne ustawienia dystrybutora (Torell) konfiguracja po stronie Comarch ERP Optima wygląda jak poniżej (Konfiguracja stanowiska/ Ogólne/ Kolektor).

W sekcji Ustawienia sterownika wybieramy sterownik Cipherlab (C:\Program Files\Comarch ERP Optima\cdn_ciph.dll). Jeżeli kolektor używa transceivera, to zaznaczamy odpowiedni czek, a następnie ustawiamy:

  • Protokół – YMODEM
  • Prędkość transmisji – 115200
  • Parzystość – Brak
  • Bity danych – 8
  • Bity stopu – 1
  • Bity stopu – 1

Ustawienie definicji rekordu kolektora w Comarch ERP Optima:

W menu Konfiguracja stanowiska/ Ogólne/ Kolektor w sekcji Definicja rekordu ustawiamy (w tym przypadku dla EAN 13 znakowego) odpowiednio parametry:

  • Długość rekordu – 24
  • Początek pola kodu towaru – 0
  • Koniec pola kodu towaru – 12
  • Początek pola ilości – 14
  • Koniec pola ilości – 23

Przykład ustawień dla kolektora BHT Denso w Comarch ERP Optima

Sterownik: C:\Program Files\Comarch ERP Optima\cdn_coll.dll

  • Protokół: SKKBHT
  • Prędkość transmisji: 19200
  • Parzystość: brak
  • Bit danych: 8
  • Bit stopu: 1
  • Używaj tranceivera: odznaczone

Definicja rekordu:

  • Długość rekordu: 30
  • Pocz. pola towaru: 0
  • Koniec pola tow.:19
  • Pocz. pola ilość: 21

Uwaga
W przypadku gdy z kolektora przesyła się na dokument tylko pierwsza pozycja należy w rejestrze systemowym Windows dodać w gałęzi [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\CDN\Kolektory] ciąg o nazwie „Brak zakonczenia linii” i ustawić dla tego wpisu wartość „1”.

Przykład ustawień dla kolektora firmy OPTIDATA

Ustawienie parametrów połączenia w kolektorze

  • Prędkość transmisji – 19200
  • Parzystość – Brak
  • Bity danych – 8
  • Bity stopu – 1

Na urządzeniu należy wybrać profil „ERP XL” co spowoduje automatyczne ustawienie powyższych parametrów. W tym celu należy wejść do menu Parametry następnie wprowadzić odpowiednie hasło odszukać opcję „Profil” i wybrać profil „ERP XL” (jest on zgodny z Comarch ERP Optima).

W przypadku niektórych rodzajów kolektorów należy w doku komunikacyjnym – na spodzie podstawki komunikacyjnej odpowiednio ustawić grupę mikroprzełączników na takie same wartości jak na porcie COM.

Konfiguracja szerokości pól w kolektorach OptiData jest stała i nie podlega zmianom, przy czym kolektory poprawnie obsługują zarówno 8 jak i 13 znakowe kody kreskowe.

Ustawienie parametrów dla połączenia z kolektorem w Comarch ERP Optima

W programie Comarch ERP Optima, w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Kolektor w sekcji Ustawienia sterownika wybieramy sterownik Cipherlab (Rys. 5). Nie zaznaczamy czeku używaj tranceivera a następnie ustawiamy parametry:

  • Protokół – SKKBHT
  • Prędkość transmisji – 19200
  • Parzystość – Brak
  • Bity danych – 8
  • Bity stopu – 1

Ustawienie definicji rekordu kolektora w Comarch ERP Optima

  • Długość rekordu – 44
  • Początek pola kodu towaru – 0
  • Koniec pola kodu towaru – 19
  • Początek pola ilości – 21
  • Koniec pola ilości – 33

Formularz dla ustawień kolektora w Comarch ERP Optima

Terminale płatnicze

Comarch ERP Optima zapewnia współpracę z następującymi terminalami:

  • Verifone VX 520 dystrybuowanym przez eService
  • Verifone VX 520 dystrybuowanym przez First Data Polcard
  • Ingenico iCT220 ETH dystrybuowanym przez First Data Polcard
  • Ingenico Desk 3200 dystrybuowanym przez First Data Polcard
  • ING
  • Polskie ePłatności

Za pomocą terminali płatniczych obsługiwane są następujące operacje kartą płatniczą:

PolcardeServiceINGPolskie ePłatności
obciążenie karty płatniczej
zwrot środków płatniczych na kartę

Szczegóły współpracy terminala płatniczego z programem Comarch ERP Opima opisane są w artykule terminale płatnicze