W tej gałęzi konfiguracji dostępne są 2 zakładki: [Konfiguracja] oraz [Klienci]. Na zakładce [Konfiguracja] znajdują się przyciski:

• Aktywuj wymianę przez serwer Comarch – jeżeli parametr zostanie zaznaczony, otwierane jest okno Podaj dane:

Należy na nim uzupełnić pola:

• Numer Klienta (ID) – numer ewidencyjny Comarch
• PIN – numer PIN przydzielony Klientowi Comarch do korzystania z Asysty Comarch
• Ustaw hasło – w to pole należy wpisać hasło, które będzie wymagane przy jakiejkolwiek zmianie ustawień konta na serwerze Comarch
• Potwierdź hasło

  Po zapisaniu zmian konto Internetowej Wymiany Dokumentów jest aktywowane. Poniżej znajdziesz opis pozostałych opcji widocznych na oknie. Na oknie dostępne są przyciski:

• Zarządzanie Oddziałami – opcja umożliwia zarządzanie oddziałami w ramach Internetowej Wymiany Dokumentów. W przypadku konfigurowania wymiany po raz pierwszy, po aktywowaniu konta zakładany jest automatycznie oddział o symbolu Centrala. Dane adresowe dla tego oddziału pobierane są z bazy REGON na podstawie numeru NIP zapisanego w kluczu, z którego pobrano moduły podczas logowania do programu. Automatycznie założony oddział podpowiadany jest jako domyślny.
  Uwaga

  Wskazanie domyślnego oddziału jest konieczne. Zwróć uwagę czy ten oddział jest uzupełniony.
• Zmień hasło – opcja umożliwia zmianę hasła dostępu do konta na serwerze Comarch.
• Odnowienie certyfikatu – opcja służy odnowieniu certyfikatu Internetowej Wymiany Dokumentów.

  Po uzupełnieniu powyższych danych należy skonfigurować wymianę z Klientem. W tym celu każdy podmiot z którym chcemy wymieniać dokumenty należy dodać na oknie Klienci biura dostępnym na wstążce programu w sekcji iKsięgowość24. Nowego Klienta można również dodać po zalogowaniu do portalu iksiegowosc24.pl w zakładce Moi Klienci. Po otrzymaniu potwierdzenia mailowego po każdym zgłoszonym Kliencie przystępujemy do uruchomienia wymiany danych między Biurem rachunkowym a Klientem. W tym celu należy, w kontekście bazy, w której będą importowane/z której będą eksportowane dane, uzupełnić w tabeli znajdującej się na zakładce [Klienci]:

• Wymieniam dane – jaką rolę będzie pełnić dana baza.
• Numer Klienta (ID), z którym wymieniam dane – numer Klienta Comarch, który jest partnerem wymiany dla danej bazy.
• Oddział, z którym wymieniam dane – symbol oddziału partnera wymiany, z którym ma następować komunikacja; nieuzupełniany w przypadku typu wymiany z Klientem i z Oddziałem.
• Aplikacja Klienta – program używany przez Klienta, z którym będzie odbywała się wymiana – należy wybrać XT/MBR lub Optima.

  W przypadku wyboru opcji z Centralą bądź z Oddziałem, w kolumnie Numer Klienta (ID), z którym wymieniam dane automatycznie uzupełniany jest numer ID ten, który podano podczas aktywowania wymiany. Jeżeli przy bazie firmowej w kolumnie Wymieniam dane wybrana zostanie opcja z Klientem, wówczas po zapisaniu zmian dla tej bazy Klienta w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona ustawiana jest opcja księgowość, a w polu Identyfikator księgowości wpisywane jest: KSIEG.  

Automatyczna synchronizacja

Dla bazy danych można określić, że dana baza będzie automatycznie synchronizowana poprzez zaznaczenie przy niej parametru Automatyczna synchronizacja. Po zaznaczeniu otwiera się okno z konfiguracją automatycznego importu i eksportu paczek IWD dla wybranej bazy. Okno konfiguracji automatycznego importu i eksportu paczek IWD dla wybranej bazy może również zostać wywołanie poprzez kliknięcie ikony  . W nagłówku okna znajduje się informacja o nazwie bazy danych, wybranym typie wymiany oraz identyfikatorze partnera (numerze ID Klienta Comarch). Okno składa się z dwóch zakładek. Zakładka [Harmonogram] zawiera następujące informacje:

• parametr Automatyczna synchronizacja Internetowej Wymiany Dokumentów – parametr domyślnie zaznaczony; jego odznaczenie powoduje wyłączenie automatycznej synchronizacji IWD dla tej bazy,
• pole umożliwiające wskazanie operatora, w imieniu którego będą automatycznie synchronizowane dane IWD; ten operator będzie ustawiany na importowanych dokumentach,
• parametry dotyczące eksportu danych:
  • dzień w którym będzie wykonywany eksport – dostępne są opcje: codziennie, 5-tego dnia miesiąca, 10-tego dnia miesiąca, 20-tego dnia miesiąca,
  • częstotliwość eksportu – możliwość wyboru jednego z następujących ustawień: 1 h, 2 h, 3 h, 4 h, 5 h, 6 h, 12 h,
  • zakres godzin w jakich będzie się odbywał eksport,
  • zakres czasowy eksportowanych dokumentów. Do wyboru będą opcje: wszystkie, poprzedni miesiąc, bieżący miesiąc.
  • parametr Usuwaj bazy dane starsze niż – dotyczy tylko Comarch ERP Optima w Chmurze standard, określa ilość dni, po których plik z nieazaimportowanym danymu zostanie usunięty z bazy

W przypadku wybrania opcji wszystkie eksportowane będą wszystkie dokumenty, które nie zostały jeszcze wyeksportowane (nie mają znacznika E). Po wybraniu opcji poprzedni miesiąc eksportowane będą dokumenty z datą wystawienia z poprzedniego miesiąca w stosunku do daty bieżącej ustawionej w programie, które nie zostały jeszcze wyeksportowane. Po wybraniu opcji bieżący miesiąc eksportowane będą dokumenty z datą wystawienia z miesiąca na podstawie daty bieżącej ustawionej w programie, które nie zostały jeszcze wyeksportowane. Data dokumentów określana jest następująco:

• • • w przypadku dokumentów handlowych, magazynowych, rejestru VAT oraz ewidencji dodatkowej znaczenie ma data wystawienia dokumentu,
    • w przypadku list płac jest to okres wypłaty określany na formularzu listy płac,
    • w przypadku raportów k/b jest to data zamknięcia raportu,
    • w przypadku płatności i dokumentów kompensaty jest to data dokumentu,
    • w przypadku rozliczeń jest to data rozliczenia,
    • w przypadku danych słownikowych eksportowane są wszystkie dane, które nie zostały jeszcze wyeksportowane.
• Parametry dotyczące importu danych:
  • zakres godzin w jakich będzie się odbywał import,
  • częstotliwość importu – możliwość wyboru jednego z następujących ustawień: 1 h, 2 h, 3 h, 4 h, 5 h, 6 h, 12 h.

Znajdująca się na oknie ikona  wywołuje listę logów z operacji eksportu i importu paczek IWD wykonywanych przez Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych dla tej bazy danych. Na dole okna znajduje się sekcja z informacją o stanie uruchomienia usługi Serwis Operacji Automatycznych wraz z przyciskiem odsyłającym do okna konfiguracji usługi SOA (Konfiguracja Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry) w razie gdyby usługa SOA nie była uruchomiona. W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym sekcja ta nie jest dostępna. Zakładka [Eksportowane dokumenty] zawiera listę danych słownikowych oraz typów dokumentów, które dla tej bazy mają być automatycznie przesyłane za pomocą IWD. Analogicznie do dotychczasowej funkcjonalności pracy rozproszonej lista zawiera różne pozycje w zależności od wybranego dla bazy danych typu wymiany.   W sytuacji kiedy Użytkownik skonfiguruje do synchronizacji jedną bazę, przy zapisywaniu pojawia się pytanie: Czy chcesz ustawić takie same parametry automatycznej synchronizacji dla pozostałych baz o tym samym typie wymiany? Odpowiedź Tak powoduje zapisanie takich samych ustawień dla pozostałych baz o tym samym typie wymiany. Odpowiedź Nie powoduje że zapisywane są ustawienia wyłącznie dla tej bazy. Dodatkowo aby ułatwić konfigurowanie Serwisu Operacji Automatycznych (SOA) dla kolejnych baz, po zaznaczeniu dla bazy parametru Automatyczna synchronizacja otwiera się okno z ustawieniami z poprzednio konfigurowanej bazy danych. W przypadku importu raportów kasowych/bankowych może mieć miejsce sytuacja, że zostanie zaimportowany raport k/b, a przy kolejnym imporcie w paczce będzie ten sam raport jednak z większą ilością zapisów k/b. W związku z tym aby zaimportować zapisy kasowe/bankowe do już istniejącego raportu k/b operator wskazany na oknie Serwisu Operacji Automatycznych (SOA) powinien mieć na swojej karcie w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy zaznaczony parametr Prawo importu zapisów k/b do otwartych raportów. W momencie konfigurowania Serwisu Operacji Automatycznych (SOA) przy wyborze operatora następuje sprawdzenie czy ma on zaznaczony wspomniany parametr. Jeżeli okaże się że nie ma, wówczas zostanie on automatycznie zaznaczony i Użytkownik otrzyma informację: Dla prawidłowego działania importu na operatorze [KOD_OPERATORA] został dodatkowo zaznaczony parametr „Prawo importu zapisów k/b do otwartych raportów” w Konfiguracji Programu-> Użytkowe-> Operatorzy.  

Usuwanie archiwalnych danych z serwera Comarch

Paczki przesłane na serwer Comarch przechowywane są na nim przez 90 dni. Później zostają usunięte z serwera. W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym niezaimportowane dane z paczek IWD , które były importowane automatycznie, są zapisywane w postaci plików XML w folderze na serwerze Comarch, do którego dostęp mają wszyscy Użytkownicy danej firmy. Pliki XML starsze niż 30 dni są automatycznie usuwane z serwera Comarch.

Stawka – procentowa wartość stawki podatku (np. 23%, 8%). Status – do wyboru mamy cztery możliwości:

• opodatkowana (podstawowa lub obniżona),
• zwolniona (w przypadku wyboru statusu zwolniona procentowa wartość stawki powinna być równa 0),
• zaniżona – obok podajemy, jakiej stawki dotyczy zaniżenie,
• nie podlega VAT (w przypadku wyboru statusu nie podlega VAT wartość stawki powinna być równa 0),

Kraj – należy wybrać jeden z krajów członkowskich Unii Europejskiej, w którym obowiązuje wprowadzona stawka VAT (na potrzeby Pakietu VAT e-commerce ). Pole obowiązkowe. Opis – krótki opis wprowadzonej stawki.

• POSNET (oparte o protokół DF-3001, Thermal, Thermal HS i FV, HD, HD EJ, XL2 OnLine, Temo)
• ELZAB (Omega, Mera, Mera OnLine, ZETA),
• INNOVA (Profit, Market, DF-1),
• NOVITUS (Vivo, Vento, Quarto, Delio Prime (E) , Deon(E), Deon OnLine, Bono (E), Bono OnLine, HD Online),
• TORELL (Duo Pro, Andros),
• EMAR (Printo, Tempo 3),
• Epson TM-T801FV.

Okno obsługiwane jest przez standardowe przyciski:  Dodaj schemat –tworzenie nowego szablonu,  Zmień schemat –podgląd/ edycja już istniejącego szablonu,  Usuń schemat –usunięcie szablonu z listy Lista składa się z następujących kolumn: Zadanie – treść zadania głównego, Podzadania – przyjmuje wartości: Tak– jeśli zadanie ma przypisane podzadania, Nie– jeśli podzadań nie ma, Cykliczne – przyjmuje wartości: Tak– jeśli na zadaniu zaznaczony jest parametr Zadanie cykliczne, Nie– jeśli nie zaznaczony.

Szablony tworzone z poziomu konfiguracji

Z poziomu konfiguracji programu CRM/Do zrobienia- szablony, użytkownik może dodawać szablony powtarzalnych zadań.

Formularz szablonu zadania podzielony jest na dwie sekcje:

• Zadanie – w pierwszym polu należy uzupełnić treści zadania głównego (pole jest obowiązkowe).
  • Podzadania – można dodać/edytować zadania podrzędne na zasadzie edit in place, lub usunąć podświetlone zadanie podrzędne.
  • Dostępny dla rodzaju księgowości – w tym miejscu możemy zdecydować dla którego rodzaju księgowości będzie dostępny szablon zadania, do wyboru: Ewidencja ryczałtowa, Księga podatkowa, Księgowość kontowa.
• Zadanie cykliczne – po zaznaczeniu, należy określić cykl w jakim zadanie ma automatycznie dodawać się na panel Do zrobienia. Maksymalnie można wpisać 12 miesięcy. W polu począwszy od domyślnie podpowiada się bieżący miesiąc i rok, dzień zależny jest od pola na X dzień miesiąca.

Wartość z pola na X dzień miesiąca przenoszona jest na wygenerowane zadanie cykliczne jako Data wykonania zadania.

Przykład

Dodaje szablon w maju, zadanie ma być generowane na 31 dzień miesiąca to w zaczynając od podpowie się 31.05.2020. Jeżeli szablon dodam w lutym 2020 i w polu na dzień będzie 31 to w zaczynając od podpowie się 29.02.2020.

W polu począwszy od można dowolnie zmienić datę na inną – zmiana tej daty nie wpłynie na pozostałe pola. Data w tym polu oznacza pierwsze automatyczne dodanie tego zadania na listę. Poniżej znajduje się tabela z listą baz:

• Nazwa bazy – nazwa bazy danych w której generowane jest zadanie cykliczne
• Rodzaj księgowości – wyświetlany jest wybrany w danej bazie danych rodzaj księgowości (Konfiguracji firmy/ Księgowość/Parametry), kolumna przyjmuje wartości:
  • Ryczałt – Ewidencja ryczałtowa,
  • KPiR – Księga podatkowa,
  • KH – Księgowość kontowa.
• Operator – informacja do jakiego operatora w danej bazie jest przypisywane automatycznie dodane zadanie.

W tym miejscu można wskazać bazy, w których zadanie ma być generowane cyklicznie. Po kliknięciu pojawia się kreator . KROK 1: Wybieramy operatora, dla którego zadanie będzie dodawane cyklicznie, domyślnie podpowiada się bieżący operator. Wybrać można operatorów dodanych w konfiguracji programu, dostępni są tylko aktywni operatorzy. Okno pojawia się operatorowi który ma dostęp do zadań innych operatorów. Operator nie mający dostępu do zadań innych operatorów dodając bazę do szablonu jest automatycznie do niego przypisywany.

KROK 2: Wskazujemy bazy w których ma być generowane zadanie dla operatora wybranego w poprzednim kroku. Lista baz jest ograniczona do baz o określonym rodzaju księgowości który w sekcji Zadanie został ustawiony, oraz do których wybrany w pierwszym kroku operator nie ma zakazów.

Uwaga

Przy braku modułów księgowych ten warunek nie jest sprawdzany i wyświetlane są wszystkie bazy.

Parametry zadania cyklicznego 2

Zadania oznaczone jako cykliczne są dodawane do Listy kontrolnej – Do zrobienia po zalogowaniu odpowiedzialnego za nie operatora pierwszy raz w danym miesiącu. Wyjątkiem jest pierwszy zapis szablonu. W momencie dodawania nowego szablonu sprawdzane jest, czy data w polu zaczynając od jest z bieżącego miesiąca. Jeśli tak to podczas zapisu automatycznie dodadzą się zadania na właściwe listy.

Przykład

Dodaje zadanie w lipcu, a w polu zaczynając od jest 25.08.2020 to takie zadanie doda się automatycznie na początku sierpnia.

Jeśli użytkownik doda szablon zadania bez wskazania bazy to przy zapisie pojawia się informacja: „Nie dodano żadnej bazy, do której miałoby być generowane zadanie cykliczne. Czy zapisać zmiany?”.

Uwaga

Usunięcie, odłączenie lub oznaczenie bazy jako nieaktywnej, spowoduje że dane zadanie cykliczne zostanie pominięte dla tej bazy.

Edytując daty na istniejącym szablonie zadania cyklicznego, zmianie nie ulegną daty na już wygenerowanych zadaniach, ustawienia będą obowiązywały od kolejnego miesiąca. Przy zapisie pojawi się komunikat: Zostały zmienione daty w harmonogramie zadania. Zweryfikuj poprawność terminów tego zadania na listach operatorów w tym miesiącu. Podczas dodania nowych baz do już istniejącego szablonu, przy zapisywaniu zmian zostaną w nich wygenerowane zadania zgodnie z zasadami obowiązującymi przy dodawaniu nowego szablonu zadania cyklicznego. Podczas dodawania nowej firmy bądź odtwarzania bazy firmowej z kopii bezpieczeństwa, przy pierwszym logowaniu do firmy wyświetlany jest komunikat: W Konfiguracji posiadasz zdefiniowane szablony zadań cyklicznych, które są wykorzystywane w panelu zadań do zrobienia. Jeśli chcesz aby zadania były cyklicznie dodawane również do tej bazy zaznacz je na liście i wybierz operatora, który będzie odpowiadał za ich wykonanie. W każdej chwili możesz zmienić te ustawienia w Konfiguracja->Program->Ogólne->Do zrobienia – szablony.

Terminy systemowe to:

• 15-TY DLA DEKLARACJI INTRASTAT,
• 15-TY DLA DEKLARACJI VAT-UE,
• 20-TY DLA DEKLARACJI PODATKOWYCH,
• 25-TY DLA DEKLARACJI VAT-7,VAT-8,VAT-9M, VAT-UE,
• 30 DNI PRZED i 30 DNI PO TERMINIE,
• 5 DNI PRZED i 5 DNI PO TERMINIE,
• CODZIENNY,
• DLA DEKLARACJI DRA.

Lista terminów zawiera 2 kolumny (kod oraz nazwa) i jest obsługiwana przez standardowe klawisze obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku. Formularz terminu składa się z dwóch zakładek: [Ogólne] oraz [Dodatkowe].

W drukarkach DF-300 stawki VAT skojarzone są z literami alfabetu. Standardowe przyporządkowanie to:

• A – 23%,
• B – 8%,
• C – 0%,
• D – stawka rezerwowa,
• Z – stawka zwolniona.

W przypadku drukarek z nową homologacją (np. Omega II) może zaistnieć konieczność przyporządkowania symboli cyfrowych zamiast literowych do stawek VAT, wg klucza:

• Stawka a – cyfra 1,
• Stawka B – cyfra 2,
• Stawka C – cyfra 3 itd…

Przed kojarzeniem stawek VAT należy jednak wydrukować raport dobowy z drukarki fiskalnej, na której wyszczególnione są stawki VAT wraz z przypisanymi im literami. Podczas mapowania stawek VAT w oknie widoczne są:

• pole z wpisaną nazwą drukarki fiskalnej – wybór drukarki jest możliwy po rozwinięciu listy zdefiniowanych drukarek fiskalnych (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Drukarki fiskalne),
• lista stawek VAT zdefiniowanych w programie.

Przypisanie stawki VAT do symbolu w drukarce fiskalnej jest możliwe po wciśnięciu przycisku . W kolumnie Symbol Fiskalny należy wpisać dla każdej stawki odpowiednią literę.