Deklaracje - operacje seryjne

Funkcja ta pozwala na szybkie wygenerowanie deklaracji zgłoszeniowych i podatkowych dla wybranych pracowników. Deklaracje tworzone są tylko dla zaznaczonych pracowników. Funkcja dostępna z poziomu Listy pracowników w Kadrach. Chcąc obliczyć seryjnie deklaracje podatkowe/ zgłoszeniowe:
  1. należy zaznaczyć wybranych pracowników na Liście pracowników (Płace i Kadry / Kadry),
  2. na pasku zadań nacisnąć Deklaracje seryjne. Bezpośrednie kliknięcie ikonki  wywołuje seryjne generowanie deklaracji PIT, a z menu dostępnych opcji Deklaracje zgłoszeniowe ZUS.
Uwaga
Wszystkie wygenerowane deklaracje pojawią się na liście deklaracji pracownika i będą miały status deklaracji obliczonych

Seryjne deklaracje zgłoszeniowe ZUS

W programie można wygenerować seryjnie poszczególne rodzaje deklaracji. W przypadku zaznaczenia osób, dla których nie można utworzyć danej deklaracji informacja pojawi się w logu. W celu poprawnego wygenerowania deklaracji zgłoszeniowych należy podać: Od dnia do dnia – decyduje data jaką wpisano na zgłoszeniu/wyrejestrowaniu pracownika. Datę można wpisać lub wybrać z kalendarza, który pojawi się po wciśnięciu prawego klawisza myszki. Wypełniając te pola można przygotować równocześnie deklarację ZUS: ZUA, ZZA lub ZWUA dla osób zgłoszonych / wyrejestrowanych z datami przypadającymi między wskazanym okresem, Data wypełnienia – data ta pojawia się na wygenerowanych deklaracjach zgłoszeniowych. Typ deklaracji – wybieramy ze zdefiniowanej w programie listy deklaracji. W zależności od wybranej deklaracji program wyświetli kolejne parametry potrzebne do poprawnego wygenerowania deklaracji. W przypadku deklaracji:
  • ZUA – określamy rodzaj deklaracji i czy jest to zgłoszenie, zmiana czy korekta. Pole Deklaracje do umów/zleceń należy zaznaczyć, gdy informacja dotyczy zleceniobiorcy. Pole Zgłoszenie zmiany/korekty danych osoby ubezpieczonej może przyjmować następujące wartości:
  • puste pole – informuje, że jest to zgłoszenie,
  • zmiana /korekta – informuje że jest to zmiana lub korekta (należy pamiętać, że nie dotyczy to zmiany danych identyfikacyjnych).
  • ZIUA – musimy określić czy jest to zgłoszenie zmiany czy korekta. Pole z rodzajem Zgłoszenia zmiany/ korekty nie może pozostać puste. Jeśli pozostanie ono puste program wygeneruje deklaracje, ale weryfikacja w programie Płatnika zgłosi to jako błąd.
  • ZCNA – określamy czego dotyczy deklaracja, zgłoszenia czy wyrejestrowania członków rodziny. Wyboru dokonujemy z listy.
  • ZWUA – w przypadku generowania deklaracji dla osób nieposiadających informacji o wyrejestrowaniu program poinformuje nas o tym odpowiednim komunikatem. Pole Deklaracje do umów/zleceń należy zaznaczyć, gdy informacja dotyczy zleceniobiorcy. Pole Zgłoszenie korekty danych o wyrejestrowaniu z ubezpieczeń zaznaczany, gdy składamy korektę informacji. Jeśli wraz z wyrejestrowaniem pracowników następuje zgłoszenie kontynuacji ubezpieczenia emerytalnego i rentowego należy podać kod tytułu ubezpieczeniowego i datę z jaką zgłaszamy kontynuację ubezpieczeń.
  • ZZA – określamy czy jest to zgłoszenie, zmiana czy korekta. Pole Deklaracje do umów/zleceń należy zaznaczyć, gdy informacja dotyczy zleceniobiorcy. Pole Zgłoszenie zmiany/korekty danych osoby ubezpieczonej może przyjmować następujące wartości:
    • puste pole – informuje, że jest to zgłoszenie,
    • zmiana /korekta – informuje że jest to zmiana lub korekta (należy pamiętać, że nie dotyczy to zmiany danych identyfikacyjnych).
  • RIA –w przypadku generowania deklaracji dla osób nie spełniających warunków, aby złożyć za nie ZUS RIA podczas naliczania deklaracji pojawi się odpowiedni komunikat. Pole Korekta raportu informacyjnego, zaznaczamy gdy  składamy korektę informacji.
  • RUD – wskazujemy okres, z którego mają być wykazane umowy o dzieło. Dla każdej osoby zostanie wygenerowany oddzielny plik xml z deklaracją. W podanej nazwie pliku zostanie dodany akronim pracownika. Podczas zapisu do xml należy podać nową nazwę pliku
Deklaracje do umów/zleceń – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że zostaną przygotowane deklaracje ZUS na podstawie zgłoszeń wypełnionych z poziomu Formularza umów cywilnoprawnych (zakładka [Ubezpieczenia]). Deklaracje do umów/zleceń – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że zostaną przygotowane deklaracje ZUS na podstawie zgłoszeń wypełnionych z poziomu Formularza umów cywilnoprawnych (zakładka [Ubezpieczenia]). Zgłoszenie zmiany/korekty danych osoby ubezpieczonej: 1 - zmiana, 2 – korekta. – podajemy nazwę pliku KEDU (np. ZUA), w którym zostaną zapisane deklaracje zgłoszeniowe wybranych pracowników. Możemy deklaracje dopisać do istniejącego już KEDU lub utworzyć nowe. Lista KEDU dostępna jest po wciśnięciu przycisku.  lub <F8> uruchamia proces przygotowywania deklaracji ZUS. Wyliczone deklaracje zapisywane są automatycznie pod podaną nazwą pliku KEDU. Przesłanie danych do Programu Płatnik można wykonać na dwa sposoby: Od razu po „wyliczeniu” deklaracji uaktywnia się przycisk , po użyciu którego pojawia się okno dialogowe, w którym podajemy parametry eksportu deklaracji. Należy wpisać pełną ścieżkę zapisu pliku. Przykładowo na dysku C, założono folder o nazwie Pliki KEDU i w nim zapisywane będą pliki (np. C:\Pliki KEDU\ZUA.xml). Drugi sposób polega na przesłaniu do Programu Płatnik całego zestawu dokumentów zapisanych w danym KEDU. Należy z menu głównego Płace i Kadry wybrać Pliki KEDU. Następnie otworzyć właściwe KEDU (np. ZUA) za pomocą lub 2-krotnie klikając. Nacisnąć eksport  i podać pełną ścieżkę zapisu pliku (np. C:\Pliki KEDU\ZUA.xml) i wysłać plik .
Uwaga
Seryjne deklaracje zgłoszeniowe do ZUS dla osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych tworzą się poprawnie, jeśli deklaracja jest wyliczana za okres, w którym z daną osobą zawarta jest tylko jedna umowa. W przypadku większej ilości umów zawartych z jedną osobą w krótkim okresie, można posłużyć się operacją indywidualnego tworzenia deklaracji zgłoszeniowych (tj. dla każdej umowy oddzielnie).

Seryjne deklaracje podatkowe

Seryjne wyliczenie dotyczy deklaracji: PIT-11, IFT-1R, PIT-8C. Każdy rodzaj deklaracji generowanych jest wyłącznie dla zaznaczonych osób. Możliwe jest także wprowadzenie celu złożenia deklaracji, czyli wybór opcji: Złożenie informacji (domyślna) lub Korekta informacji z możliwością podania przyczyny korekty. Tekst wpisany przez użytkownika w polu Podaj uzasadnienie korekty zostanie zapisany na zakładce [ORD-ZU] deklaracji korygujących.  
Rys 51. Seryjne wyliczanie deklaracji podatkowych
  Istnieje możliwość uzupełnienia imienia, nazwiska oraz stanowiska osoby odpowiedzialnej za obliczenie deklaracji deklaracji PIT-11 oraz IFT-1/1R. W polach Imię i Nazwisko domyślnie podpowiadają się dane przedstawiciela podanego w konfiguracji firmy, Użytkownik może je zmienić. Pole Stanowisko należy uzupełnić ręcznie. Podczas seryjnego naliczania deklaracji IFT-1R Użytkownik może wprowadzić dane osoby upoważnionej do reprezentowania płatnika.

Wydruki seryjne

W programie istnieje możliwość drukowania seryjnie najważniejszych dokumentów powiązanych z pracownikiem lub zleceniobiorcą. Wydruki powstaną dla wszystkich zaznaczonych osób. Wydruk seryjny wywołujemy z poziomu Listy pracowników (Płace i Kadry/ Kadry), po wywołaniu listy wydruków ikoną .

Deklaracje, a płatności z nimi związane

W programie istnieje funkcja automatycznego generowania płatności do wyliczonych deklaracji podatkowych i ZUS. W Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Deklaracje wybieramy formę płatności. Forma ta dotyczy wszystkich wygenerowanych w programie deklaracji. Typ dokumentu dla płatności deklaracji – użytkownik wybiera tutaj rodzaj dokumentu zapisu kasowo – bankowy związanego z podatkiem. Forma płatności dla deklaracji – wybieramy formę płatności dla podatków np. przelew. Po wyliczeniu i zapisaniu raportu pomocniczego PIT-4, PIT-8A i DRA, gdy w danym miesiącu powstaje obowiązek przekazania kwot do zapłaty, generowany jest zapis w module Kasa/Bank zależny od parametru w KonfiguracjiForma płatności dla deklaracji. Odroczona forma płatności np. przelew generuje zapis w preliminarzu płatności, do którego po zablokowaniu deklaracji przed zmianami (parametr dostępny na formularzu deklaracji) można wystawić przelew bankowy lub wysłać do banku w odpowiednim formacie. Gotówka (zerowy termin płatności) też w pierwszej kolejności zapis trafia do Preliminarza płatności (kolor zielony). W momencie zablokowania deklaracji przed zmianami automatycznie zapis związany z podatkiem Do zapłaty w Preliminarzu płatności, a płatny gotówką powoduje wygenerowanie zapisu w odpowiednim raporcie kasowym i otrzymuje status zapisu rozliczonego. Domyślnie dla płatności związanych z deklaracjami proponowany jest typ dokumentu DEK i forma płatności – przelew. Dodatkowo lista urzędów (Ogólne/ Inne/ Urzędy/ Urzędy ZUS) uzupełniona została o ZUS, dla którego zdefiniowane zostały trzy konta związane ze składkami na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i FGŚP. Od 1.01.2018 r. płatnik ma obowiązek przekazywania wszystkich składek na indywidualny rachunek składkowy przydzielony przez ZUS. Na formularzu ZUS w sekcji Indywidualne rachunki bankowe należy wprowadzić numer indywidualnego rachunku składkowego, na który będą przekazywane składki za pracowników oraz dodatkowe indywidualne rachunki składkowe dla poszczególnych właścicieli, jeśli opłacają składki tylko za siebie, które zostały przydzielone danemu płatnikowi przez ZUS.
Uwaga
Aby wykasować deklaracje z listy deklaracji należy w pierwszej kolejności rozpiąć rozliczenia danego zapisu. W tym celu należy wejść z menu w Kasa/Bank/Rozliczenia na zakładkę [Rozliczone] i usunąć zapis rozliczający.

Deklaracje ZUS

Pliki KEDU

Opcja ta pozwala na przygotowanie i wysłanie do programu Płatnik deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych. Lista deklaracji wywoływana jest z poziomu menu Płace i Kadry/ Pliki KEDU i obsługiwana jest przez następujące przyciski: Dodaj – oznacza utworzenie nowego pliku KEDU, do którego będą zapisywane poszczególne deklaracje np. ZUA, ZWUA, DRA. W celu zapewnienia przejrzystości danych zalecamy tworzenie dla każdego miesiąca oddzielnych plików KEDU. Podgląd – zapewnia wyświetlenie listy deklaracji związanych z danym KEDU. Usuń – powoduje wykasowanie pliku wraz ze wszystkimi deklaracjami. Nie można usuwać KEDU, które zostało zablokowane. Dany plik można odblokować tylko z poziomu menu kontekstowego. Formularz deklaracji KEDU Na formularzu należy podać:
  • Nazwę tworzonego KEDU,
  • Datę utworzenia,
  • Zablokowana – po zaznaczeniu tego parametru zablokujemy zmiany pliku KEDU oznacza to, że nie można dopisywać nowych deklaracji, kasować wyliczonych deklaracji ani usuwać całego pliku KEDU. Odblokowanie KEDU możliwe jest z poziomu menu kontekstowego (prawy klawisz myszy).
W trakcie generowania deklaracji zgłoszeniowych (Płace i Kadry/ Kadry) i rozliczeniowych (Deklaracje ZUS rozliczeniowe) należy odwołać się do konkretnego pliku.
Formularz pliku KEDU
  Na formularzu deklaracji KEDU wyświetlana jest lista związanych z nią deklaracji. Lista składa się z trzech kolumn:
  • Typ – informuje o rodzaju deklaracji np. ZUA. Dodatkowo, dla deklaracji rozliczeniowych wyświetlana jest w nawiasie wersja deklaracji DRA, w jakiej została policzona. Przesłanie do Programu Płatnik deklaracji z tego poziomu nie jest możliwe, jeśli do tego samego pliku zapisano deklaracje rozliczeniowe w dwóch wersjach. W takim przypadku, konieczne jest utworzenie nowego KEDU, dla deklaracji rozliczeniowych w nowym formacie,
  • Numer/ Data – podaje numer deklaracji dla deklaracji DRA i datę dla deklaracji zgłoszeniowych,
  • Deklaracja dla – informacja kogo dotyczy dana deklaracja, np. imię i nazwisko pracownika dla którego wygenerowano deklaracje.
– Eksport danych do Programu Płatnik. Do płatnika przesyłane są wszystkie deklaracje zapisane w danym KEDU. Po wciśnięciu tego przycisku pojawia się okno Parametry eksportu deklaracji do Programu Płatnika. W oknie tym należy podać plik, w którym zapisane zostaną informacje zawarte w KEDU. Plik ten musi posiadać rozszerzenie xml, np. marzec01.xml. Zapisanie danych do istniejącego już pliku powoduje nadpisanie starych danych. Usuń – powoduje wykasowanie z pliku wskazanej deklaracji. Nie można usuwać deklaracji z pliku KEDU, który został zablokowany. Dany plik można odblokować tylko z poziomu menu kontekstowego.

Deklaracje ZUS rozliczeniowe

Menu Płace i Kadry/ Deklaracje ZUS rozliczeniowe zawiera listę wszystkich wyliczonych i zapisanych deklaracji DRA. Lista ta składa się z kilku kolumn:
  • Miesiąc – zgodny z miesiącem deklaracji z listy płac – domyślnie proponowany zgodnie z datą wypłaty, np. wypłata za okres styczeń 2019 roku wypłacona 10.02.2019 roku powinna być rozliczona na deklaracji 02/2019 – wyświetli się miesiąc Luty.
  • Rok – zgodny z rokiem deklaracji z listy płac – domyślnie proponowany zgodnie z datą wypłaty, np. wypłata za okres styczeń 2019 wypłacona 10.02.2019 roku powinna być rozliczona na deklaracji 02/2019 – wyświetli się rok 2019.
  • Identyfikator deklaracji. W przypadku pierwszej deklaracji pole to będzie miało wartość 1 np. 1/02/2019, każda kolejna deklaracja (numer różny od 1) traktowana jest jako korekta deklaracji.
  • Wersja – określa wersję naliczonej deklaracji.
  • Data obliczenia deklaracji.
  • Status – pole to może przyjmować dwie wartości: obliczona lub zamknięta. Deklaracja obliczona nie została zablokowana przed zmianami i ma na liście kolor zielony. Można ją wykasować lub przeliczyć ponownie. Zatwierdzona deklaracja, kolor czarny, zabezpieczona jest przed wszelkimi zmianami. Odblokowanie następuje z poziomu menu kontekstowego.
  • Właściciel – wypełniana imieniem i nazwiskiem właściciela, który na Formularzu danych kadrowych / Etat / Ubezpieczenie ma zaznaczoną opcję Indywidualna DRA. W firmach, w których jest co najmniej dwóch właścicieli ma ułatwić sprawdzenie, dla kogo została naliczona deklaracja ZUS DRA.
  • Kwota- wykazywana jest kwota płatności w ramach danej deklaracji
Księgowanie deklaracji DRA – wyksięgowywane są refundacje składek społecznych, wynagrodzenie dla płatnika od wypłaconych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego oraz od składki zdrowotnej. Księgowany jest Fundusz Pracy, FGŚP i dopłaty do ubezpieczeń. Księgowanie odbywa się na podstawie wcześniej zdefiniowanych schematów księgowych. Dodaj – dodawanie nowej deklaracji DRA. Podgląd – pozwala na wyświetlenie formularza zapisanej deklaracji.  – Usuń – usuwanie możliwe jest tylko dla deklaracji, które nie zostały jeszcze zablokowane. Deklaracja DRA zapisywana jest w formacie zgodnym z aktualną wersją Płatnika.
Uwaga
 Domyślne rozszerzenie dla plików generowanych z poziomu formularzy deklaracji ZUS (rozliczeniowych, zgłoszeniowych, IWA) to xml.

Założenie rejestru bankowego (przelewy ZUS)

W menu wybieramy Ogólne/ Inne/ Urzędy, na zakładce Urzędy ZUS jest predefiniowany urząd z wypełnionymi numerami rachunków bankowych dla przelewów ZUS.
  • Ustalamy formę płatności dla deklaracji. Domyślnie w Konfiguracji firmy/ Dane firmy zdefiniowano:
  • W module Kasa/Bank: Rejestry kasowo/bankowe należy utworzyć Rejestr bankowy – podać: jego skrót, rejestr, nazwę i typ (konto bankowe), wybrać bank i uzupełnić nasz numer rachunku, określić także zdefiniowany wcześniej schemat numeracji, okres (czy jest on dzienny, tygodniowy, miesięczny) i bilans otwarcia rejestru. Następnie to wszystko zapisać. Na Liście rejestrów bankowych pojawi się nowy rejestr.
  • Należy skojarzyć przelew z raportem bankowych. W tym celu w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności dla formy płatności – przelew wybrać zdefiniowany wcześniej rejestr bankowy.
  • Po naliczeniu deklaracji ZUS – płatności trafiają do bufora w Kasa/BankPreliminarz płatności. Zablokowanie deklaracji powoduje automatyczne przeniesienie płatności z bufora do realizacji.

Przygotowanie deklaracji DRA

  • Z menu Płace i Kadry wybieramy Deklaracje ZUS rozliczeniowe.
  • Klikamy ikonę plusa lub <INSERT>. Wyświetli się Formularz deklaracji ZUS DRA, który składa się z zakładek: [Ogólne], [Płatności], [Dodatkowe].
  • Na zakładce [Ogólne], należy określić pod jaką nazwą pliku KEDU ją zapiszemy. Lista KEDU dostępna jest po naciśnięciu przycisku KEDU. Listę tą możemy uzupełnić o nowy plik, po kliknięciu ikony plusa .
  • Po zdefiniowaniu i wybraniu nazwy pliku KEDU, w sekcji Rozliczenie właściciela dostępny jest przycisk Właściciel , a poniżej nieaktywny (wyszarzony) napis pracownicy. Nic w tej sekcji nie modyfikujemy,
  • W sekcji Dane organizacyjne określamy miesiąc i rok, dla którego obliczamy deklarację.
Uwaga
 Miesiąc i rok deklaracji podany na formularzu listy płac jest wyznacznikiem umieszczania wypłat pod daną deklaracją ZUS DRA. Jeżeli prawo do wypłaty zasiłków ma płatnik składek, okresy niezdolności do pracy, za które osoba otrzymuje wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy lub zasiłek ZUS wykazywany jest na raporcie imiennym ZUS RSA w tym miesiącu, w którym kwota za dany okres została postawiona do dyspozycji osoby ubezpieczonej. Natomiast jeżeli płatnikiem zasiłku jest ZUS, okresy te są wykazywane na ZUS RSA w miesiącu, w którym ta nieobecność wystąpiła. Informacja o urlopie wychowawczym na RSA i składki od niego z kodem 1211xx na RCA są wykazywane na deklaracji zawsze zgodnie z okresem, w jakim przypada urlop wychowawczy, niezależnie od tego, jak ustawiono miesiąc deklaracji na liście płac. Wyliczając pierwszą w danym miesiącu deklarację program proponuje identyfikator numer 01. Każda kolejna deklaracja oznacza korektę i przyjmuje wartość o numer wyższy od poprzedniej.
Dotyczy wersji: 2020.4.1
W raporcie RCA składki na PPK finansowane przez pracodawcę są wykazywane zgodnie z miesiącem deklaracji listy płac na której naliczono podatek od składek PPK.
  • Znak i numer decyzji pokontrolnej – wypełniany w przypadku wykonywania korekty, po kontroli ZUS,
  • Przechodzimy na zakładkę [Dodatkowe] – informacje uzupełniane są automatycznie przez program po wyliczeniu DRA (uruchamianą ikonką pioruna ). Na zakładce tej możemy skorygować liczbę ubezpieczonych, informacje odnośnie FEP (Liczba pracowników, za których jest opłacana składka na FEP, Liczba stanowisk pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze) oraz datę wypełnienia Domyślnie przyjmowana jest data aktualna w dniu naliczania deklaracji.
  • Na zakładce [Płatności], po wyliczeniu deklaracji automatycznie pojawią się kwoty przelewów ZUS: jeśli termin płatności jest sprzed 1.01.2018 to oddzielne przelewy dla poszczególnych rodzajów składek: społeczne, zdrowotna, FP/FGSP oraz FEP, a dla terminów płatności począwszy od 1.01.2018 jedna łączna płatność z sumą wszystkich składek jako przelew na indywidualny rachunek składkowy płatnika.
  • Po wykonaniu powyższych kroków można przystąpić do naliczenia deklaracji DRA wraz z raportami, uruchamiając ikonką pioruna . Podczas naliczania deklaracji ZUS DRA sprawdzane jest, czy pracownicy mają uzupełniony numer PESEL lub inny identyfikator wymagany przez ZUS np. numer paszportu. Gdy deklaracja ZUS DRA jest naliczana dla pracowników, walidacji podlegają dane pracowników, zleceniobiorców i właścicieli, jeśli są wprowadzeni na liście właścicieli. Podczas naliczania deklaracji dla właściciela weryfikowany jest jego numer identyfikacyjny oraz osób współpracujących wykazywanych razem z nim na deklaracji. W przypadku braku numeru identyfikacyjnego którejkolwiek z osób, w logu wyświetlany jest komunikat wskazujący, który z pracowników ma niepełne dane identyfikacyjne.
  • Po obliczeniu deklaracji aktywna będzie ikonka eksportu pliku KEDU . Po naciśnięciu tej ikony pojawia się okno Parametry eksportu deklaracji. Poprzez przycisk Nazwa pliku wskazujemy dysk, ewentualnie katalog oraz wpisujemy nazwę pliku (tą, która widoczna jest w polu KEDU na zakładce [Ogólne]) z rozszerzeniem *.xml (na przykład C:\Pliki_KEDU\nazwa.xml). Po zaakceptowaniu okna, plik *.xml zostanie zapisany na dysku (we wskazanym miejscu) oraz automatycznie zostanie uruchomiony Program Płatnik, w przypadku gdy na oknie Parametry eksportu deklaracji został zaznaczony parametr Otwórz program Płatnik po wyeksportowaniu. Użytkownik musi podać hasło do programu, a następnie z pozycji menu Narzędzia/ Importy dokumentów wskazać właściwy plik *.xml. (Niestety nie jest możliwe wczytanie dokumentów w sposób całkowicie automatyczny, właśnie ze względu na konieczność podania hasła administratora Programu Płatnik i wybór kontekstu płatnika składek).
Uwaga
 Ścieżka do Programu Płatnik ustawiana jest w Konfiguracji programu w gałęzi Stanowisko/ Płace/ Parametry. Ścieżka do pliku podawana na formularzu Parametry eksportu deklaracji do programu Płatnik, po uruchomieniu ikony , nie może pozostać pusta. Jeżeli ścieżka nie zostanie podana lub będzie błędna pojawi się odpowiedni komunikat i nie będzie możliwe zapisanie pliku.
  • Zapisujemy formularz Deklaracji ZUS DRA ikoną dyskietki
  • W programie Comarch ERP Optima, po zweryfikowaniu poprawności raportów ZUS możemy zamknąć (zablokować przed zmianami) deklarację. W tym celu wracamy do formularza deklaracji ZUS i zaznaczamy pole Zablokowana.
Uwaga
 Przed przystąpieniem do tworzenia deklaracji ZUS można na dysku lokalnym (np. C:\) założyć nowy katalog (np. Pliki_KEDU), do którego będziemy zapisywać przygotowane pliki *.xml). Ułatwi to wyszukiwanie plików *.xml zapisywanych na komputerze.

Przesyłanie deklaracji ZUS – dwa sposoby

Przesyłanie deklaracji ZUS do Programu Płatnik możliwe jest na dwa sposoby, z poziomu:
  • Formularza deklaracji ZUS DRA (z poziomu Płace i Kadry/ Deklaracje ZUS rozliczeniowe) – sposób opisany powyżej,
  • Formularza deklaracji KEDU (z poziomu Płace i Kadry/ Pliki KEDU) – przesyła się wszystkie związane z danym plikiem *.xml deklaracje.
Przygotowując deklaracje ZUS: rozliczeniowe, zgłoszeniowe (ZZA, ZUA/ZWUA) możemy zapisywać je pod jednym, wspólnym plikiem KEDU. Należy przy tym pamiętać, że w momencie importowania do Programu Płatnik takiego pliku *.xml zostaną wczytane wszystkie naliczone pod tą nazwą deklaracje. Wygodne jest to w przypadku zgłaszania wielu ubezpieczonych, albo przy wyrejestrowaniach.
Aby przesłać taki plik KEDU, należy:
  1. Z menu Płace i Kadry wybrać Pliki KEDU,
  2. Na Liście deklaracji KEDU edytować KEDU klikając  ,
  3. Następnie klikamy  ,
  4. Po naciśnięciu tej ikony pojawia się okno Parametry eksportu deklaracji. Poprzez przycisk Nazwa pliku wskazujemy dysk, ewentualnie katalog oraz wpisujemy nazwę pliku (tą, która widoczna jest w polu KEDU na zakładce [Ogólne]) z rozszerzeniem *.xml (na przykład C:\Pliki_KEDU\nazwa.xml). Po zaakceptowaniu okna, plik *.xml zostanie zapisany na dysku (we wskazanym miejscu) oraz automatycznie zostanie uruchomiony Program Płatnik w przypadku gdy na oknie Parametry eksportu deklaracji został zaznaczony parametr Otwórz program Płatnik po wyeksportowaniu. Użytkownik musi podać hasło do programu, a następnie z pozycji menu Narzędzia/ Importy dokumentów wskazać właściwy plik *.xml. (Niestety nie jest możliwe wczytanie dokumentów w sposób całkowicie automatyczny, właśnie ze względu na konieczność podania hasła administratora Programu Płatnik i wybór kontekstu płatnika składek).
  5. Zapisujemy Formularz deklaracji KEDU ikoną dyskietki.
Uwaga
 Ścieżka do Programu Płatnik ustawiana jest w Konfiguracji programu w gałęzi Stanowisko/ Płace/ Parametry. Ścieżka do pliku podawana na formularzu Parametry eksportu deklaracji do programu Płatnik, po uruchomieniu ikony  , nie może pozostać pusta. Jeżeli ścieżka nie zostanie podana lub będzie błędna pojawi się odpowiedni komunikat i nie będzie możliwe zapisanie pliku.  
Uwaga
 Jeżeli eksportujemy do Programu Płatnika dużą ilość danych wyświetla się komunikat Trwa przesyłanie danych do Programu Płatnik. Proszę czekać - świadczy on o pracy systemu nad przygotowaniem danych do eksportu.
 

Deklaracja ZUA

W celu zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń należy stworzyć dla niego deklaracje zgłoszeniową ZUA. Deklaracja ta dostępna jest z poziomu listy pracowników w kadrach. Chcąc uzupełnić deklarację należy:

  • na pasku zadań rozwinąć menu Deklaracje pracownika i wybrać opcję Deklaracje zgłoszeniowe ZUS,
  • w oknie lista deklaracji zgłoszeniowych pracownika wybrać z listy deklarację, która będzie dodawana
  • po wybraniu odpowiedniej listy przyciskiem <INSERT> lub ikoną plusa otwieramy formularz deklaracji ZUA, na którym określa się:
    • KEDU – podaje się plik, do którego zostaną zapisane deklaracje. Plik KEDU może zawierać jedną lub kilka różnych deklaracji. Do Płatnika przesyłana jest zawsze cała zawartość tego pliku. Lista KEDU dostępna jest po wciśnięciu przycisku KEDU lub z poziomu Płace i Kadry /Pliki KEDU.
    • Dane aktualne w dniu – do deklaracji zostaną wykorzystane dane obowiązujące w podanym dniu,
    • Deklaracja dla umowy/zlecenia – jeżeli tworzymy deklarację zgłoszeniową do umowy cywilnoprawnej, należy zaznaczyć parametr Deklaracja dla umowy/zlecenia i wybrać z listy umowę, której dotyczy zgłoszenie (korekta lub zmiana).
    • Dane organizacyjne – pozwalają na określenie, czego dotyczy dana deklaracja: korekta lub zmiana (jeżeli jest to zgłoszenie do ubezpieczeń to nie wybieramy z listy żadnej opcji). W przypadku zmiany (korekty) danych identyfikacyjnych pracownika należy utworzyć deklaracje ZIUA.
    • Data wypełnienia – domyślnie proponowana jest data systemowa. Data ta przenoszona jest na deklaracje i przesyłana do Programu Płatnika.
    • Zablokowana – zaznaczenie tego parametru zabezpiecza wygenerowane deklaracje przed zmianami lub przypadkowym zablokowaniem. Odblokowanie możliwe jest tylko z poziomu menu kontekstowego z Listy deklaracji pracownika.
    • Wprowadził/ Zmodyfikował – daty i symbol osoby, która wygenerowała i zablokowała deklaracje.
Wykonaj lub <F8> -powoduje wygenerowanie odpowiedniej deklaracji. Deklarację taką można od razu wysłać do Programu Płatnika albo zapisać ją do KEDU i wysłać wraz z innymi deklaracjami znajdującymi się w tym pliku. Wysłanie deklaracji do Programu Płatnika. Po wciśnięciu tego przycisku program zapyta nas o plik, do którego chcemy zapisać dane. Plik ten musi mieć rozszerzenie *.xml, co zapewni jego odczyt przez Program Płatnika. Domyślnie plik ten zapisywany jest w katalogu Comarch ERP Optima. Oczywiście można wskazać inną lokalizację tego pliku. Zapisz zmiany – powoduje zapisanie stworzonej deklaracji. Deklaracja ta będzie widoczna na odpowiedniej liście. Zapisanie deklaracji pozwala na ponowne jej wysłanie do Programu Płatnika, bez konieczności ponownego naliczania.
Formularz deklaracji zgłoszeniowej
Uwaga
 Plik, do którego zapisuje się dane musi mieć rozszerzenie *.xml. Zapisując dane do istniejącego pliku nadpisujemy jego zawartość. Domyślnie na deklaracji zgłoszeniowej ZUS ZUA wykazany jest tylko numer PESEL. Numer dowodu osobistego/paszportu pojawi się tylko wtedy, gdy nie ma numeru PESEL.

Deklaracja RUD

Deklaracja RUD służy do zgłoszenia umów o dzieło do ZUS. Plik xml z deklaracją można wczytać do PUE. Od 1 stycznia 2021r. płatnicy składek mają obowiązek raportowania do ZUS informacji o każdej zawartej umowie o dzieło. Zgłoszeniu podlegają umowy o dzieło zawarte z osobami nie będącymi jednocześnie pracownikami etatowymi. W zgłoszeniu należy podać: datę zawarcia umowy, datę rozpoczęcia wykonywania dzieła, data zakończenia wykonania dzieła, przedmiot umowy oraz liczbę zawartych umów o dzieło. Przed wygenerowaniem deklaracji należy wskazać zakres dat z jakiego okresu mają być wykazane umowy. Deklaracja zostanie wygenerowana dla osób, które we wskazanym okresie mają wprowadzone umowy z ustawioną pozycją na deklaracji PIT jako PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy o dzieło lub PIT-8B 10. Prawa autorskie i inne prawa.  W jednej deklaracji RUD w xml zostanie wykazanych maksymalnie 10 umów zawartych z jednym wykonawcą, dlatego w przypadku, gdy wykonawca ma więcej niż 10 umów w podanym okresie program wygeneruje kilka plików xml z umowami. W przypadku seryjnego naliczania dla każdej osoby zostanie wygenerowany oddzielny plik xml z deklaracją. W podanej nazwie pliku zostanie dodany akronim pracownika. Podczas zapisu do xml należy podać nową nazwę pliku.
Uwaga
W nazwie pliku xml z deklaracją RUD nie można stosować kropek. W przypadku próby importu takiego pliku np. RUD1.02.2021.xml w PUE pojawia się komunikat o niepoprawnym pliku. Dla podanego przykładu poprawną nazwą pliku jest RUD1022021.xml
Plik xml z RUD można zaczytać w PUE z poziomu zakładki Ogólny, Ubezpieczony lub Płatnik. Z bocznego menu należy wybrać  [Dokumenty i Wiadomości]>[Dokumenty robocze] i następnie kliknąć w opcję Importuj. Na oknie importu należy wybrać Dodaj dokumenty, wskazać pliki xml z RUD, określić rolę dla importowanych dokumentów i ponownie kliknąć w opcję Importuj. Dokumenty zostaną dodane na listę dokumentów roboczych, skąd można je wysłać do ZUS. Wydruk Zgłoszenie umowy o dzieło ZUS RUD dostępny jest z poziomu formularza danych kadrowych pracownika (Wydruk danych/Podgląd wydruku/ Wydruki kadrowe/ Zgłoszenie umowy o dzieło ZUS RUD) oraz z poziomu Listy pracowników (Płace i Kadry/ Kadry/ Wydruk danych/ Wydruki kadrowe Zgłoszenie umowy o dzieło ZUS RUD) – wydruk dla zaznaczonych pracowników. Przed wydrukiem należy wskazać okres z jakiego mają być uwzględnione umowy o dzieło.  

Deklaracja RIA

Deklarację ZUS RIA należy złożyć, jeśli pracodawca wyraził chęć skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej dla pracowników składając oświadczenie ZUS OSW. Okres przechowywania dokumentacji można skrócić dla pracowników, którzy zostali zgłoszeni do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy w okresie od 1.01.1999 do 31.12.2018 roku i z którymi została rozwiązania umowa o pracę/umowa cywilnoprawna. Jeśli pracownik nie spełnia tych warunków podczas naliczania deklaracji pojawi się odpowiedni komunikat. Deklarację można zapisać do pliku xml i zaimportować do programu Płatnik. W przypadku pracowników wieloetatowych naliczenie deklaracji ZUS RIA należy wykonać z poziomu etatu głównego.
W deklaracji wykazywane są następujące dane:
  • dane identyfikacyjne pracownika,
  • informacja o rozwiązaniu ostatniego stosunku pracy – data zwolnienia pobrana z zakładki 3.Etat oraz dane dotyczące trybu rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy z zakładki 4.Ubezpieczenie(etat),
  • kwota przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w  którym został wypłacony, a  przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i  rentowe – za okres od 1.01.1999  r. do 31.12.2018  r.,
  • kwota przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w  którym został wypłacony, a  przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe – za okres od 1.01.1999  r. do 31.12.2018  r.,
  • kwota przychodu, za lata kalendarzowe, wypłaconego obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w  okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i  rentowe – za okres od 1.01.1999  r. do 31.12.2018  r. – kwota elementów, które mają zaznaczony parametr Wykaż na ZUS RPA/RIA jako element wypłacany obok zasiłków i które nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne oraz rentowe,
  • informacja o okresach wykonywania pracy nauczycielskiej w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych od 01.01.1999 r. do 31.12.2018r. – okres pracy nauczycielskiej wykazany ustalany jest na podstawie ustawienia parametru Nauczyciel w zapisach historycznych pracownika obowiązujących w okresie 1.01.1999 – 31.12.2018 oraz nieobecności pracownika. Do okresów pracy nauczycielskiej zaliczany jest urlop wypoczynkowy oraz inne nieobecności, które mają zanaczony parametr Okres nieobecności zaliczany do pracy nauczycielskiej.
  • informacja o okresie wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (DZ. U. z 2018 r. poz. 1924) od 1.01.1999 r. do 31.12.2008 r. – okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze ustalany jest na podstawie ustawienia pola Kod FEPw zapisach historycznych pracownika obowiązujących w okresie 1.01.1999 – 31.12.2008 oraz nieobecności pracownika.

Deklaracje zgłoszeniowe

Wszystkie deklaracje związane z konkretnym pracownikiem dostępne są z poziomu Płace i Kadry / Kadry (Lista pracowników) z menu ikonki Deklaracje pracownika  należy wybrać Deklaracje zgłoszeniowe ZUS. W programie wszystkie dane potrzebne do poprawnego wypełnienia deklaracji zgłoszeniowych zapisane są na formularzu pracownika. Na ich podstawie można przygotować i wysłać do Programu Płatnik następujące deklaracje zgłoszeniowe: ZUA, ZZA, ZCNA, ZIUA, ZWUA, RIA RIA oraz do ZUS PUE deklarację RUD oraz Zaświadczenie płatnika składek Z-3. Wygenerowane dla pracownika deklaracje zapisywane są w programie i dostępne z poziomu listy danej deklaracji. Dla każdego rodzaju deklaracji zgłoszeniowych związanych z danym pracownikiem tworzona jest oddzielna lista. Ponieważ wszystkie listy deklaracji zgłoszeniowych obsługiwane są przez identyczne przyciski i klawisze omówione zostaną tylko raz. Lista deklaracji zgłoszeniowych Lista deklaracji zgłoszeniowych składa się z trzech kolumn:
  • Data wypełnienia – jest zgodna z datą na deklaracjach. Standardowo w trakcie przygotowywania deklaracji podpowiada się data systemowa. Zawsze możemy ją zmienić na inną, wybraną przez nas datę
  • Data obliczenia – informuje użytkownika, kiedy dana deklaracja została obliczona. Ma ona znaczenie czysto informacyjne. Nie jest wykorzystywana na formularzach, które wysyłamy do ZUS
  • Status – informuje nas o aktualnym stanie deklaracji. Pole to może przyjmować dwie wartości: obliczona i zamknięta. Deklarację obliczoną można korygować, czy wykasować i ponownie wyliczyć. Zablokowanie deklaracji zabezpiecza nas przed przypadkowym jej usunięciem. Taki status powinny posiadać wszystkie zaakceptowane i wysłane do ZUS deklaracje zgłoszeniowe.
Lista obsługiwana jest przez następujące przyciski: W dolnej części okna znajduje się pole Lista pozwalające na wybór listy dla danego rodzaju deklaracji. Domyślnie wybrana jest tam deklaracja ZUA. Zmiana rodzaju deklaracji polega na wybraniu z listy dostępnych deklaracji tej dla nas właściwej. Lista rodzajów deklaracji wywoływana jest przez przyciśnięcie przycisku strzałki znajdującego się z prawej strony pola Lista. Dodanie nowej deklaracji. W zależności od rodzaju wyświetlanej listy zostanie wywołany formularz właściwej deklaracji zgłoszeniowej. Formularz nowej deklaracji można wywołać klawiszem <INSERT> lub poleceniem Dodaj z menu kontekstowego (prawy klawisz myszki). Podgląd utworzonej deklaracji. Możliwe jest wówczas przesłanie deklaracji do Programu Płatnika lub ponowne jej przeliczenie, jeśli nie została zablokowana. – Usunięcie deklaracji. Usuniecie możliwe, gdy deklaracje nie jest zablokowana. Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

Deklaracje roczne ZUS IWA

Deklaracja ZUS IWA - informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe składana do dnia 31 stycznia za rok poprzedni. Tworzenie i wysłanie - do programu Programu Płatnik - deklaracji IWA dostępne jest w menu Płace i Kadry/ Deklaracje roczne IWA.
Po naciśnięciu , otworzy się formularz Deklaracja ZUS IWA, należy:
  • wybrać plik KEDU, do którego ma być zapisana deklaracja,
  • wpisać liczbę osób poszkodowanych w wypadkach śmiertelnych i ciężkich (jeśli miały miejsce),
  • liczbę osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia,
  • i datę wypełnienia deklaracji.
  • Deklarację wyliczamy ikoną pioruna .
  • Po zapisaniu deklaracji na liście jest widoczny jej identyfikator. Dla kolejnej deklaracji za ten sam rok nadawany jest identyfikator wyższy o 1 od poprzedniego (kolejno: 02/2018, 03/2018 itd.). W przypadku składania korekty, można dopisać na formularzu IWA znak i numer decyzji pokontrolnej.
Deklaracja ZUS IWA po przesłaniu do Programu Płatnik zawiera:
  • Dane identyfikacyjne i adresowe płatnika – pobrane z Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ PIT-4R, CIT-8.
  • Kod terytorialny jednostki ZUS i rodzaj działalności wg PKD – pobrane z Konfiguracji firmy/ Płace/ Zobowiązania wobec ZUS – pola należy uzupełnić przed obliczaniem deklaracji IWA. W przypadku braku uzupełnienia rodzaju działalności wg PKD w konfiguracji firmy, podczas naliczania deklaracji zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat i dodatkowo Użytkownik zostanie przeniesiony do miejsca, gdzie należy go podać.
  • Liczba ubezpieczonych – suma ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w poszczególnych miesiącach podzielona przez 12 zaokrąglona do jedności zgodnie z wytycznymi ZUS. Jeśli podczas liczenia deklaracji program znajdzie co najmniej jeden miesiąc w którym była zerowa liczba ubezpieczonych, to wyświetli stosowny komunikat (IWA składają tylko te firmy, w których w każdym miesiącu co najmniej jedna osoba podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu). Pomijane są osoby nieobecne przez cały miesiąc z następujących przyczyn:
    • urlop bezpłatny (nieobecności z kodami świadczenia/przerwy 111 i 112),
    • urlop wychowawczy (nieobecności z kodami 121 i 122),
    • urlop macierzyński (nieobecności z kodem 311),
    • służba wojskowa (standardowy typ nieobecności o takiej nazwie).
  • W przypadku urlopów macierzyńskich, na których przebywali właściciele (bądź osoby współpracujące), liczba ubezpieczonych na IWA będzie wyliczona poprawnie, jeśli w czasie liczenia deklaracji nie będzie w bazie danych wypłat właściciela za miesiące, w których przez cały miesiąc przebywał na urlopie macierzyńskim – w przeciwnym razie może być konieczna ręczna korekta w Programie Płatnik.
  • Liczba osób poszkodowanych w wypadkach przy pracy – zsumowane osoby, które miały nieobecności typu „zwolnienie chorobowe” z przyczyną „Wypadek w pracy/ choroba zawodowa” rozpoczynające się w obrębie roku kalendarzowego, za który liczona jest deklaracja. Nie są uwzględnione nieobecności spowodowane wypadkiem dotyczące właścicieli (osób współpracujących). W takim przypadku konieczna jest korekta tej liczby w Programie Płatnik. Jeśli wypadek przy pracy został zarejestrowany w rejestrze wypadków w innym roku niż nastąpił – to również należy skorygować w Programie Płatnik liczbę osób poszkodowanych w wypadkach.
  • Liczba osób poszkodowanych w wypadkach śmiertelnych i ciężkich oraz liczba osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia – wartości zgodne z wpisanymi na formularzu przed wyliczeniem deklaracji.
Uwaga
 Na Liście pracowników z menu przy ikonie drukarki w gałęzi Wydruki kadrowe, dostępny jest wydruk Raport pomocniczy IWA, generowany za wybrany rok, który ułatwia weryfikację informacji zawartych w deklaracji.

Deklaracje roczne ZUS ZSWA

Deklaracja ZUS ZSWA pozwala na zgłoszenie/ korektę danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Płatnicy mają obowiązek przekazywać deklarację do 31 marca danego roku za poprzedni rok kalendarzowy. Zgodnie z art. 50 ustawy o emeryturach pomostowych pierwsze zgłoszenie ZUS ZSWA płatnik składek przekazał do ZUS za rok 2010 do dnia 31 marca 2011 roku (art.38 ust. 2 tej ustawy). W zgłoszeniu tym płatnik składek przekazał również informacje wymienione w art. 38 ust. 1 ustawy dotyczące pracowników, którzy w 2009 r. wykonywali pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nawet wówczas, gdy w 2010 roku praca w ww. charakterze nie była już przez tych pracowników wykonywana. Deklaracja ZUS ZSWA dostępna jest z dwóch poziomów:
  • Płace i Kadry > Kadry – Deklaracje zgłoszeniowe ZUS – naliczenie deklaracji z tego poziomu skutkuje uwzględnieniem tylko wybranego pracownika.
  • Płace i Kadry > Deklaracje roczne ZSWA – naliczenie deklaracji z tego poziomu dla wszystkich pracowników za wskazany rok.
Po naciśnięciu  otworzy się formularz Deklaracja ZUS ZSWA, należy:
  • wybrać plik KEDU, do którego ma być zapisana deklaracja,
  • wpisać datę wypełnienia deklaracji oraz rok i identyfikator deklaracji,
  • określić czy generowana deklaracja związana jest ze zgłoszeniem czy korektą.
  • Deklarację wyliczamy ikoną pioruna.
  • Po zapisaniu deklaracji na liście jest widoczny jej identyfikator. Dla kolejnej deklaracji za ten sam rok nadawany jest identyfikator wyższy o 1 od poprzedniego (kolejno: 02/2010, 03/2010 itd.). Dodatkowo jeżeli deklaracja dotyczy tylko wybranego pracownika to na liście jest widoczne imię i nazwisko pracownika.
Przy ustalaniu okresu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze na deklaracji ZSWA nie uwzględnia się okresów niewykonywania pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie lub świadczenie z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.
Uwaga
 Zgodnie z informacją na stronach ZUS oznacza to: „Iż przy ustalaniu tych okresów nie uwzględnia się okresów: niezdolności do pracy, za które wypłacone zostało wynagrodzenie, zasiłek chorobowy lub świadczenie rehabilitacyjne, za które pracownik otrzymał zasiłek opiekuńczy bądź macierzyński. Ponadto przy ustalaniu okresu zatrudnienia w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nie uwzględnia się również okresów urlopu wychowawczego, urlopu bezpłatnego oraz służby wojskowej. Natomiast okresy urlopu wypoczynkowego zalicza się do okresu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze”.

Deklaracja ZCNA

Deklaracja zgłoszeniowa ZCNA dotyczy zgłoszenia do ubezpieczeń członków rodziny pracownika. Można je przesłać do Płatnika tylko dla tych osób, które zostały poprawnie wpisane na listę członków rodziny. Program nie sprawdza, jaką deklarację powinien mieć członek rodziny. Obowiązek ten spoczywa na Użytkowniku systemu. Dla przypomnienia:
  • ZCZA – (deklaracja historyczna, nie obowiązuje) zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego,
  • ZCNA – zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania nie jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego.
W celu wygenerowania tej deklaracji należy wejść na listę pracowników (Płace i Kadry / Kadry), ustawić się kursorem na tym pracowniku i wywołać Listę deklaracji ZCNA, nacisnąć ikonę lub <INSERT>. Następnie:
  • należy wybrać właściwy plik KEDU,
  • ustalić datę aktualności i datę wypełnienia,
  • nacisnąć przycisk pioruna lub <F8>, aby pojawiła się lista członków rodziny pracownika. z listy wybieramy tych członków rodziny dla których będzie generowana deklaracja ZCNA,
  • należy wybrać z listy członków rodziny, te osoby, dla których generowana będzie deklaracja,
  • klikając w pierwszej kolumnie Deklaracja zostaną udostępnione na liście rozwijanej dwie opcje: 1‑zgłoszenie lub 2-wyrejestrowanie.
Fragment okna przy tworzeniu deklaracji ZCNA
Uwaga
 Edycji podlega tylko pierwsza kolumna Deklaracja. Domyślnie na deklaracji ZCNA wykazywany jest tylko numer PESEL. Numer dowodu osobistego/paszportu pojawi się tylko wtedy, gdy nie ma numeru PESEL. W przypadku tych deklaracji, warunek dotyczy zarówno danych pracownika, jak i danych identyfikacyjnych członków rodzin.
  • Ostateczny wybór deklaracji akceptujemy przyciskiem Zatwierdź.  Program generuje deklarację zgłoszeniową, którą możemy od razu wysłać do Programu Płatnik albo zapisać i wysłać wraz z innymi deklaracjami.

Deklaracja ZZA

Deklaracja ZZA pozwala na zgłoszenie pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego. W celu wygenerowania deklaracji zgłoszeniowej należy z poziomu danego pracownika wywołać listę deklaracji ZZA. Po wciśnięciu klawisza <Insert> na ekranie pojawi się formularz deklaracji ZZA, na którym należy podać:
  • plik KEDU do którego zostanie zapisana deklaracja,
  • określić datę aktualności danych pracownika,
  • zaznaczyć czego dotyczy zgłoszenie ( deklaracja dla umowy zlecenia),
  • wybrać z listy daną umowę – zlecenie,
  • podać datę wypełnienia deklaracji, data ta drukuje się na deklaracji ZZA,
  • przeliczyć deklaracje <F8>,
  • zapisać do pliku i ewentualnie od razu przesłać do Programu Płatnika.
Uwaga
 Domyślnie na deklaracji ZZA wykazywany jest tylko numer PESEL. Numer dowodu osobistego/paszportu pojawi się tylko wtedy, gdy nie ma wprowadzonego numeru PESEL.

Deklaracja ZSWA

Deklaracja ZUS ZSWA pozwala na zgłoszenie/ korektę danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze pracownika/pracowników. Deklaracja ZUS ZSWA dostępna jest z dwóch poziomów:
  • Płace i Kadry / Kadry – Deklaracje zgłoszeniowe ZUS – naliczenie deklaracji z tego poziomu skutkuje uwzględnieniem tylko wybranego pracownika.
  • Płace i Kadry / Deklaracje roczne ZSWA – naliczenie deklaracji z tego poziomu dla wszystkich pracowników za wskazany rok.
Szczegółowe informacje dotyczące deklaracji ZUS ZSWA zostały zawarte w artykule Deklaracje roczne ZUS ZSWA.

Zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3

Zaświadczenie ZUS Z-3 służy do ustalenia i obliczenia wysokości zasiłku chorobowego oraz innych świadczeń wypłacanych przez ZUS (zasiłek macierzyński czy opiekuńczy) dla pracownika. Zawiera informacje zarówno o płatniku składek (pracodawcy), o ubezpieczonym (pracowniku), jak i o uzyskanym przez niego wynagrodzeniu. Zaświadczenie to sporządza się za pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę. Zaświadczenie ZUS Z-3 sporządzane jest przez tych płatników składek (pracodawców), którzy nie są płatnikami zasiłków (czyli zatrudniają mniej niż 20 pracowników) oraz przez płatników, którzy za okres po ustaniu zatrudnienia przekazują wypłatę zasiłku do ZUS-u. Zaświadczenia płatnika składek Z-3 w formacie xml, można wczytać do  Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS). Zaświadczenie można utworzyć pojedynczo dla wskazanego pracownika z poziomu listy pracowników w Kadrach po wybraniu opcji Deklaracje ZUS dostępnej przy przycisku i następnie wskazaniu w polu lista Z-3. Przed wygenerowaniem zaświadczenia należy wskazać:
  • datę nieobecności, dla której generowane jest zaświadczenie
  • sposób ustalania okresu wyliczenia składników wynagrodzenia. Dostępne są opcje:.
    • automatycznie – zaznaczenie tej opcji spowoduje automatyczne ustawianie zakresu dat, z jakiego mają być wykazane składniki miesięczne oraz okresowe na podstawie wpisanej daty nieobecności w polu „Podaj datę nieobecności, dla której chcesz wykonać ZUS Z-3.
    • ręcznie – po jej zaznaczeniu Użytkownik ma możliwość ręcznego wprowadzenia zakresu dat składników miesięcznych i okresowych
Po naciśnięciu przycisku   otworzy się aplikacja Comarch Deklaracje i będzie dostępny formularz  Zaświadczenia płatnika składek ZUS Z-3 z danymi pobranymi z Comarch ERP Optima. Na zaświadczeniu domyślnie będzie wykazywany adres zamieszkania pracownika, a jeśli nie ma go wprowadzonego w danych kadrowych to adres zameldowania. Jeśli pracownik ma przekazywane wynagrodzenie na rachunek bankowy zostanie on także domyślnie podany na zaświadczeniu. Dane wykazane na formularzu zaświadczenia podlegają edycji/ usunięciu.  Jeżeli nie uzupełniono wszystkich wymaganych pól podczas próby zapisania formularza wyświetlany jest komunikat: Niektóre pola nie zostały uzupełnione. Popraw błędy na formularzu. Wydruki Z-3 jest dostępny z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem   . Podgląd wydruku jest dostępny z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem   . Po zapisaniu dokumentu po stronie aplikacji Comarch Deklaracje zaświadczenie będzie dostępne na liście deklaracji ZUS pracownika. Po ustawieniu się na danym zaświadczeniu można je wyeksportować do pliku xml  za pomocą  przycisku Eksport do PUE ZUS  W oknie ‘Parametry eksportu zaświadczenia ZUS Z-3 należy wskazać lokalizację, w której ma się zapisać plik xml. Wyeksportowane plik można zaczytać do portalu PUE ZUS. Plik xml można zaczytać w PUE z poziomu panelu Ogólny lub Płatnik. Z bocznego menu należy wybrać [Dokumenty i Wiadomości]>[Dokumenty robocze] i następnie kliknąć w opcję [Importuj] > [Importuj dokumenty]. Na oknie importu należy wybrać Dodaj dokumenty, wskazać plik xml Z-3. Dokument zostanie dodany na listę dokumentów roboczych, skąd można go wysłać do ZUS. Jeżeli import pliku wykonywany jest z panelu Płatnika weryfikowana jest zgodność danych zalogowanego płatnika z danymi z pliku, dlatego przed wyeksportowaniem Zaświadczenia płatnika składek ZUS Z-3 należy uzgodnić dane identyfikacyjne płatnika w ZUS PUE oraz w Comarch ERP Optima.

Deklaracja ZIUA

Deklarację ZUS ZIUA wypełnia się dla osób zgłoszonych do ubezpieczeń, gdy zmieniły się lub wymagają korekty dane identyfikacyjne ubezpieczonego (tj. numer PESEL, NIP, seria i numer dowodu osobistego albo paszportu, nazwisko, pierwsze imię, data urodzenia). W celu wygenerowania deklaracji ZIUA należy przez aktualizację wprowadzić odpowiednie zmiany na formularzu danych kadrowych pracownika a następnie z poziomu danego pracownika wywołać listę deklaracji ZIUA. Po wciśnięciu klawisza <Insert> na ekranie pojawi się formularz deklaracji ZIUA, na którym należy podać:
  • plik KEDU do którego zostanie zapisana deklaracja,
  • określić datę aktualności danych pracownika,
  • podać datę wypełnienia deklaracji,
  • przeliczyć deklaracje <F8>,
  • zapisać do pliku i ewentualnie od razu przesłać do Programu Płatnika.
 

Deklaracje PPK

Deklaracje PPK

Funkcjonalność umożliwia utworzenie deklaracji z wpłatami pracowników do wybranej Instytucji Finansowej, w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych. W programie Użytkownik ma możliwość naliczyć deklarację, podejrzeć już naliczoną deklarację lub usunąć. Na formularzu deklaracji Użytkownik ma możliwość wskazania okresu, za który chce naliczyć deklarację. Po wyliczeniu deklaracji, zostanie wygenerowana płatność, która stanowi sumę naliczonych składek na PPK (podstawowych i dodatkowych) finansowanych przez pracownika i pracodawcę dla wszystkich pracowników, z wypłat, które są naliczone na listach płac, które mają ustawiony miesiąc deklaracji zgodny z miesiącem, za który jest naliczana deklaracja. Naliczenie deklaracji z tego poziomu spowoduje utworzenie płatności w preliminarzu płatności. Numer rachunku bankowego zostanie pobrany z pola ‘Numer rachunku do wpłat składek’ ustawionego w [System/Konfiguracja/Firma/Płace/ Pracownicze Plany Kapitałowe].

Deklaracje PFRON

Deklaracje PFRON

Funkcjonalność programu pozwala na wygenerowanie deklaracji Wn-D w formacie plików *.xml:
  • Wn-D – z załącznikami INF-D-P – przekazywana do 25-go dnia miesiąca po miesiącu, którego wniosek dotyczy. Deklaracja składana w celu uzyskania dofinansowania/refundacji do wynagrodzenia pracownika.
Deklaracja PFRON dostępna jest z pozycji menu Płace i Kadry/ Deklaracje PFRON. Przygotowane w Comarch ERP Optima deklaracje można zaimportować do programu SODiR On-Line. Wszystkie wyliczenia związane z tymi deklaracjami wykonywane są na podstawie naliczonych wypłat. Deklaracje dotyczą pracowników niepełnosprawnych.

Dane dla PFRON

W celu poprawnego stworzenia deklaracji Wn-D wraz z załącznikami należy odpowiednio uzupełnić dane firmy, jak i dane kadrowe pracowników. W konfiguracji firmy (System/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Zobowiązania wobec ZUS/PFRON) należy uzupełnić następujące informacje:
  • Status firmy: (Zakład Pracy Chronionej / Refundacja na podstawie art. 25 ust. 2 poniżej 25 pracowników/ Refundacja na podstawie art. 25 ust. 3a co najmniej 25 pracowników), zmiana ustawienia w polu Status jest zapisywana z datą 1-go dnia miesiąca zgodnego z miesiącem ustawionym u góry okna w momencie modyfikacji.
  • Od – data, od której obowiązuje dany status. Dla baz utworzonych wersją starszą niż 15.3, ustawiony wcześniej status zostanie przy konwersji ustawiony jako obowiązujący „od zawsze”. Przy konfigurowaniu nowej bazy, a także w przypadku zmiany statusu (np. firma uzyskała w pewnym momencie status ZPChR) – po wejściu w okno Zobowiązania wobec ZUS/PFRON najpierw należy ustawić w nagłówku okna miesiąc, od którego Firma ma uprawnienia do dofinansowania danego rodzaju, a następnie w polu Status wybrać z rozwijanej listy odpowiednią opcję, po zapisaniu okna konfiguracji, pozostanie w programie informacja od kiedy firma posiada dany status. Informacja ta zadecyduje o tym, czy za dany miesiąc wygeneruje się deklaracja WN-D z załącznikami – musi być inny niż „Pracodawca, któremu nie przysługuje dofinansowanie”. Wpłynie też na zawartość utworzonej deklaracji – zależnie od aktualnego na dany miesiąc statusu – wyliczenie wymiarów etatu na INF-D-P będzie takie jak dla ZPChr, albo takie jak dla otwartego rynku. Zapisanie poprawnie daty „Od” dla statusu uprawniającego do dofinansowania jest również istotne dla wyliczenia średniego stanu zatrudnienia z 12 miesięcy na WN-D.
  • Numer pracodawcy w rejestrze PFRON,
  • Forma prawna
  • Szczegółowa forma prawna
  • Forma własności
  • Wielkość pracodawcy
  • Numer rachunku bankowego
  • Identyfikator adresu PFRON – wymagany w danych nagłówkowych deklaracji WN-D – należy w nim wpisać numer zgodny z wpisanym w aplikacji SODiR Offline w polu Identyfikator adresu beneficjenta w „Ekranie konfiguracji”,
  • Dane osoby odpowiedzialnej za kontakt z PFRON,
  • Rodzaj działalności wg PKD – wymagany w danych nagłówkowych deklaracji WN-D.
  • Pełnomocnik – w grupie 'Refundacja składek ZUS/ dofinansowanie z PFFON’ znajduje się domyślnie puste pole Pełnomocnik. Można tu wprowadzić nazwę Pełnomocnika do PFRON. Aby prawidłowo zaimportować deklarację WN-D z załącznikami do programu SODiR Offline/On-Line nazwa musi być zgodna z odnotowaną w polu Nazwa pełnomocnika w Ekranie konfiguracji w SODiR OffLine/On-Line.
Formularz danych kadrowych pracownika powinien mieć wypełnione poniższe informacje, aby prawidłowo powstały załączniki do deklaracji:
Rys 53. Konfiguracja/Firma/Płace/ Zobowiązania wobec ZUS/PFRON
  • PESEL – w przypadku, gdy pracownik nie posiada numeru PESEL, należy uzupełnić numer dowodu osobistego.
  • Nazwisko i imiona,
  • Pełne dane adresowe pracownika,
  • Datę zatrudnienia,
  • Wymiar etatu,
  • Stopień niepełnosprawności.
Schorzenia – na formularzu pracownika z pozycji listy rozwijanej (ikona członków rodziny ) istnieje możliwość odnotowania schorzeń pracownika. Przy każdym dodawanym schorzeniu istnieje możliwość odnotowania szczególnego charakteru schorzenia oraz jego symbolu. Dodatkowo odnotowując schorzenie konkretnemu pracownikowi, obowiązkowo rejestrujemy, w jakim okresie występuje to schorzenie (lub – od kiedy trwa). Dodatkowo, na zakładce Inne informacje przed wygenerowaniem INF-D-P należy wypełnić pola:
  • Wykazywać na deklaracji PFRON pełne dane adresowe (domyślnie nie jest zaznaczone), ponieważ obowiązek wykazania pełnego adresu pracownika występuje wyłącznie w przypadku składania INF-D-P za pracownika niepełnosprawnego po raz pierwszy oraz gdy wykazane dane uległy zmianie w jednej lub więcej pozycji od 7 do 16 (INF-D-P).
  • Dofinansowanie stanowi pomoc publiczną (domyślnie zaznaczona).
  • Zatrudnienie pracownika związane ze wzrostem netto zatrudnienia (domyślnie bez zaznaczenia).
  • Zatrudnienie w wyniku rozwiązania umowy z przyczyn innych niż art.26b ust.4 lub 5 (domyślnie niezaznaczona).
Po uzupełnieniu (sprawdzeniu) informacji zawartych w Konfiguracji i na formularzach danych kadrowych pracowników można przejść do naliczania wypłat i wygenerowania pliku z deklaracją dla PFRON.

Przygotowanie deklaracji WN-D

Deklaracje przygotowuje się z poziomu Płace i Kadry/ Deklaracje PFRON :
  • Bezpośrednie kliknięcie ikony plusa domyślnie dodaje WN-D w wersji zgodnej z aktualną wersją SODiR OffLine/On-Line. Pojawi się formularz obliczeniowy deklaracji WN-D. Należy uzupełnić:
    • Rodzaj informacji (zwykła, korygująca),
    • Datę wypełnienia,
    • Miesiąc i rok, za który składana jest deklaracja WN-D.
Uwaga
 W menu rozwijalnym przy ikonie  dostępna jest zarówno aktualnie obowiązująca wersja deklaracji WN-D, jak i poprzednie wersje.
  • Wstawiać NIP pracownika na INF-D-P – domyślnie nie jest zaznaczony. Ustawienie parametru przed przeliczeniem deklaracji decyduje o zawartości plików xml z załącznikami INF-D-P:
    • jeśli parametru nie zaznaczono – załączniki INF-D-P nie zawierają numerów NIP pracowników (identyfikatorem jest tylko PESEL),
    • jeśli parametr zaznaczono – załączniki INF-D-P zawierają numery NIP pracowników (oprócz numeru PESEL), czyli zawierają takie same dane identyfikacyjne, jakie były wymagane we wcześniejszej wersji SODiR  (od wersji 8.94 nie wymaga, ale dopuszcza wpisanie numeru NIP pracownika na INF-D-P).
  • Następnie przyciskiem pioruna obliczamy deklarację.
  • Pojawi się pytanie: „Przeliczenie deklaracji spowoduje przeliczenie i zapisanie wszystkich załączników oraz zamknięcie okna. Operacji nie można anulować. Czy kontynuować?”. Po zatwierdzeniu pytania (TAK) aktywna staje się ikona zapisu obliczonej deklaracji do pliku
  • Deklarację eksportuje się do wskazanego katalogu na dysku. Najlepiej zapisywać bezpośrednio do folderu Import w katalogu programu SODiR OffLine/On-Line.
  • Po zakończeniu importu, w folderze Import pojawią się pliki *.xml. Plik zapisywany jest pod nazwą wnd6_mm‑rrrr, gdzie:
    • Wnd6 jest stałym ciągiem znaków,
    • mm-rrrr (miesiąc-rok) wskazują na miesiąc i rok z deklaracji, np. Wn-D za marzec 2015 zostanie zapisany do pliku o nazwie wnd6_03-2015.xml.
  • Załączniki indywidualne dla pracowników eksportowane z nazwami, czyli infdp8_mm-rrrr_PESEL.
  • Ostatecznie obliczoną deklarację WN-D zapisuje się ikonką dyskietki
Pozycja 1 „Rodzaj dokumentu” – jeśli przy generowaniu deklaracji WN-D wybrano rodzaj „Zwykła”, to w poz.1 będzie zaznaczona opcja 2 „Dotyczący miesięcznego dofinansowania”; jeśli wybrano rodzaj „Korygująca” to będzie zaznaczona opcja 3 „Korygujący”. W przypadku składania deklaracji przez firmę po raz pierwszy, należy po zaimportowaniu do SODiR OffLine/Online zaznaczyć na WN-D opcję 1 „Zgłoszeniowy”. Pozycja 5 „Pełna nazwa” – wykazywana jest tylko pełna nazwa na deklaracji, pobierana z Konfiguracji/ Firma/ Dane firmy/ PIT-4R, CIT-8/ pole Nazwa na deklaracjach PFRON. Zrezygnowano z wykazywania nazwy skróconej na deklaracji WN-D. Pozycja 6-9 – nie są wypełniane automatycznie przez program Comarch ERP Optima. Pozycja 13 „Należna kwota dofinansowania” nie jest wypełniana automatycznie. SODiR OffLine/On-Line wylicza automatycznie kwoty dofinansowania na załącznikach INF-D-P dla poszczególnych pracowników. Po zaimportowaniu deklaracji do SODiR Offline/On-Line należy z poziomu Listy WN-D wygenerować „Raport INF-D-P” dla deklaracji za dany miesiąc i kwotę do wpłaty z podsumowania tego raportu przepisać do pozycji 13 na WN-D. Pozycja 25 „Pełnomocnik” – pozycja na deklaracji WN-D, jej podstawianie w pliku xml jest zależne od wypełnienia informacji o pełnomocniku w konfiguracji firmy (System/ Konfiguracja/  Firma/ Płace/ Zobowiązania wobec ZUS/PRON):
  • jeśli pole PełnomocnikKonfiguracji nie jest uzupełnione, to w pliku xml zapisuje się czyPelnomocnik=”N” (deklaracja bez pełnomocnika),
  • jeśli pole PełnomocnikKonfiguracji jest uzupełnione, to w pliku xml zapisuje się czyPelnomocnik=”T” (deklaracja z pełnomocnikiem), dodatkowo nazwa pełnomocnika z Konfiguracji firmy wstawiana jest do pola nazwaPelnomocnika=””.
Pozycja 35 „Status pracodawcy” – pozycja na deklaracji WN-D, która jest wypełniana automatycznie na podstawie danych zawartych w konfiguracji Firma/ Płace/ Zobowiązania wobec ZUS/PFRON. Jeżeli ustawiono ‘Status Zakładu Pracy Chronionej’ to w pozycji 35 deklaracji Wn-D zaznaczany jest w przypadku zaznaczenia w konfiguracji programu Comarch ERP Optima opcji różnej od Zakład Pracy Chronionej na deklaracji Wn-D status pracodawcy wykazywany jest jako . Pozycja 36 „Liczba osób niepełnosprawnych nowo zatrudnionych w okresie sprawozdawczym” – wstawiana jest suma wymiarów etatu nowo zatrudnionych pracowników, czyli takich, którzy na załączniku INF-D-P w pozycji 33 mają datę zatrudnienia przypadającą w miesiącu deklaracji. Wymiar etatu pracownika odczytywany jest na ostatni dzień miesiąca, za który jest liczona deklaracja (bez pomniejszenia proporcjonalnie do okresu zatrudnienia). Pozycje 37 i 38 „Stan zatrudnienia w okresie sprawozdawczym”: „Ogółem” i „Osoby niepełnosprawne”‑ zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty liczone zgodnie z art.21 i 28 ust.3 i 4 ustawy o rehabilitacji (analogicznie jak na wydruku „Struktura – raport pomocniczy do Wn-D” dostępnym z Listy pracowników). Pozycje 39 i 40 „Bieżący stan zatrudnienia w okresie sprawozdawczym”: „Ogółem” i „Osoby niepełnosprawne” ‑przeciętny miesięczny stan zatrudnienia ustalony w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy na podstawie art.2 pkt 13 rozporządzenia Komisji (WE) nr 800/2008 oraz art. 5 załącznika nr 1 do tego rozporządzenia (analogicznie jak na wydruku „Struktura – raport pomocniczy do Wn-D (rozp. WE)). Pozycje 41 i 42 „Średni stan zatrudnienia za 12 miesięcy poprzedzających…”: „Ogółem” i „Osoby niepełnosprawne” – wyliczane jako 1/12 przeciętnych miesięcznych zatrudnień, liczonych jak dla pozycji 39 i 40 z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc deklaracji. W związku ze zmianami w przepisach dotyczącymi deklaracji PFRON na deklaracji WN-D utworzonej w wersji 6, czyli w formacie obowiązującym za okresy sprawozdawcze począwszy od stycznia 2015 r. pozycje 40 i 42 nie są wyliczane automatycznie. Oświadczenie pracodawcy do deklaracji WN-D – domyślnie nie jest zaznaczone żadne z pól w tej sekcji. W razie potrzeby należy ręcznie zaznaczyć odpowiednie pola po zaimportowaniu deklaracji do SODiR OffLine/On-Line.

INF-D-P – imienne załączniki

Deklaracja INF-D-P – załącznik imienny – w wersji 6, przy eksporcie z Comarch ERP Optima jest zapisywana w pliku o nazwie infdp8_mm-rrrr_PESEL.xml. Przykładowo deklaracja za marzec  2015 dla pracownika mającego numer PESEL 99121304720 zapisze się w pliku infdp8_03-2011_99121304720.xml.
Uwaga
 Załącznik INF-D-P jest generowany niezależnie od daty osiągnięcia wieku emerytalnego (data wpisana u pracownika nie ma znaczenia, była istotna dla deklaracji składanych w roku 2008).
Dla pracownika będącego osobą niepełnosprawną, którego data zatrudnienia (wykazywana na INF-D-P) przypada w zakresie od 2009r.:
  • zawsze generujemy INF-D-P w miesiącu zatrudnienia,
  • nie jest generowany załącznik INF-D-P za kolejne miesiące, jeśli w jego danych kadrowych aktualnych na dany miesiąc:
    • zaznaczone są na Formularzu danych kadrowych pracownika, zakładka Inne informacje: Dofinansowanie stanowi pomoc publiczną i Zatrudnienie w wyniku rozwiązania umowy z przyczyn innych niż art.26b ust.4 lub 5,
    • nie jest zaznaczone Zatrudnienie pracownika związane ze wzrostem netto zatrudnienia.
Uwaga
 Załącznik INF‑D‑P nie jest generowany dla pracowników niepełnosprawnych (posiadających kod stopnia niepełnosprawności 1 lub 2) posiadających przez cały miesiąc, za który jest liczona deklaracja, prawo do emerytury (decyduje rozliczona wypłata z kodem prawa do emerytury).
Pozycje 7-16 w sekcji „Dane ewidencyjne i adresowe” – wypełnianie tylko jeśli jest zaznaczona flaga Wykazywać na deklaracji PFRON pełne dane adresowe w zapisie historycznym pracownika aktualnym na miesiąc, za który liczymy deklarację. Pozycja 18 „Okres wypłaty wynagrodzenia” – wstawiany jest miesiąc zgodny z miesiącem deklaracji na jaki wchodzi ostatnia wypłata pracownika za okres sprawozdawczy; na deklaracji za miesiąc 3/2011 ustawi się 03-2011, jeśli całość wynagrodzenia za marzec wypłacono w marcu (miesiąc deklaracji 3/2011), lub 04-2011, jeśli wynagrodzenie za marzec wypłacono z przesunięciem, np. 8-go kwietnia (miesiąc deklaracji 4/2011). Pozycje 21-44 „Przeciętny miesięczny wymiar czasu pracy” uwzględniający stopień i rodzaj niepełnosprawności oraz okres z ustalonym prawem do emerytury. Przeciętny miesięczny wymiar czasu pracy ustalany jako iloczyn wymiaru czasu pracy pracownika oraz ilorazu liczby dni wliczania do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych i liczby dni w okresie sprawozdawczym. Pozycja 45 „Zatrudnienie od dnia” – podstawiana bieżąca data zatrudnienia. Pozycja 46 „Dofinansowanie stanowi pomoc publiczną” – zależne od parametru Dofinansowanie stanowi pomoc publiczną na formularzu pracownika; jeśli parametr zaznaczony – wstawiane „Tak”, jeśli jest niezaznaczony wstawiane „Nie”. Pozycje 47-48 „Pracownik zatrudniany u pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą” oraz „Pracownik zatrudniany w warunkach efektu zachęty” wypełniana są automatycznie z ustawieniem na „Tak”. Pozycja 52 „Koszty płacy”– wykazywana jest wartość brutto wypłat pracownika powiększona o składki ZUS finansowane przez pracodawcę (składki: emerytalna, rentowa, wypadkowa, FP i FGŚP); uwzględniane są tylko te elementy wypłat, które w definicji typu wypłaty mają zaznaczony parametr Wliczaj do wynagrodzenia na deklaracji PFRON. Pozycje 49 i 53 „Kwota pomocy publicznej i pomocy de minimis otrzymanej (…)” oraz „Pomniejszenia” domyślnie nie są wypełniane; w razie potrzeby należy ręcznie wpisać te kwoty po zaimportowaniu deklaracji do SODiR OffLine. Pozycje 50, 51, 54 i 55 – kwoty są wyliczane automatycznie przez SODiR OffLine/Online po zaimportowaniu deklaracji. Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 grudnia 2014 r. w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych (Dz.U z 2014 r., poz. 1988). Art. 2 pkt 13 rozporządzenia Komisji (WE) nr 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008 r. oraz art. 5 załącznika nr 1 do tego rozporządzenia.

Uwagi do deklaracji PFRON

W definicji typów wypłat Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Typy wypłat znajduje się parametr Wliczaj do wynagrodzenia na deklaracji PFRON. Ma znaczenie przy obliczaniu deklaracji WN-D (INF-D-P). Składniki wynagrodzenia, które mają zaznaczony ten parametr i naliczone są od nich składki ZUS uwzględniane są w polu 52 (Koszty płacy).

Import do SODiR OffLine/On-Line

W celu zaimportowania deklaracji WN-D z załącznikami należy uruchomić program SODiR OffLine, z menu Import należy wybrać plik, wygenerowany i zapisany wcześniej w katalogu programu SODiR – Import. Widoczny będzie tylko plik wnd6_mm-rrrr.xml, ponieważ INF-D-P stanowią załączniki do tej deklaracji. Po zaimportowaniu plików *.xml do programu SODiR Offline/On-Line Użytkownik jest zobowiązany do wypełniania brakujących pól.

Struktura zatrudnienia PFRON – raport pomocniczy

Z Listy pracowników (Kadry) na pasku zadań dostępna jest ikona , z menu wydruków należy wybrać sekcję Struktura zatrudnienia /Struktura zatrudnienia PFRON. Jest to raport struktury zatrudnienia dla pracodawców zobowiązanych do wpłat na PFRON. Zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty liczone jest zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie wzorów deklaracji składanych Zarządowi PFRON. Zgodnie z art.21 ust.5 Ustawy z dnia 27 sierpnia 1997r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych do struktury zatrudnienia nie wliczamy osób niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych (kod 111, 112) oraz osób pełnosprawnych, zatrudnionych:
  • na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,
  • przebywających na urlopach wychowawczych (kody 121,122),
  • przebywających na urlopach rodzicielskich (kod 319),
  • nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej (kod 350),
  • nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego (kody 321, 322),
  • przebywających na urlopach bezpłatnych (kod 112).
W programie jest możliwość opcjonalnego wykazywania nakładców w strukturze zatrudnienia PFRON. W parametrach przed wydrukiem można ustawić, czy nakładcy mają być uwzględniani w strukturze zatrudnienia PFRON.

Struktura zatrudnienia – wydruki

Wydruki struktury zatrudnienia: miesięcznej, kwartalnej, półrocznej, rocznej pozwalają sprawdzić, ile osób jest zatrudnionych na etacie (w tym uczniowie). Ograniczeniem są:
  • data zatrudnienia / zwolnienia wpisana w etacie,
  • kod tytułu ubezpieczenia.
Natomiast struktury PFRON i dla ZPChr wyliczają stan zatrudnienia zgodnie z Ustawą o rehabilitacji osób niepełnosprawnych. Poza datami zatrudnienia i zwolnienia ma więc dodatkowo znaczenie stopień niepełnosprawności pracownika, rodzaj zatrudnienia i odnotowane nieobecności. Na tych raportach w stanie zatrudnienia na dany dzień są pomijane osoby niebędące niepełnosprawnymi jeśli:
  • są uczniami (a nie pracownikami),
  • są pracownikami, ale mają nieobecność wykazywaną na deklaracji z kodami: 112, 121, 122, 321, 319, 322, 350.
W przypadku urlopów bezpłatnych ma więc znaczenie, czy wpisano nieobecność z kodem 111 (urlop bezpłatny na wniosek pracownika) czy z kodem 112 (udzielony na innej podstawie), ponieważ tylko jeden z nich powoduje, że pracownik nie jest wliczany do stanu zatrudnienia w strukturze PFRON i ZPChr.

Deklaracje PIT

Deklaracja PIT-11

W celu obliczenia deklaracji PIT-11 dla konkretnej osoby, należy:
  • Wyświetlić Listę pracowników (Płace i Kadry /Kadry).
  • Ustawić kursor na danym nazwisku.
  • Kliknąć ikonę „Deklaracje pracownika” i po rozwinięciu menu wybrać Deklaracje PIT. Pojawi się Lista deklaracji danego pracownika.
  • W polu Okres od /do – należy podać okres, za jaki będzie obliczana deklaracja. Program proponuje domyślnie cały bieżący rok, zgodny z datą systemową.
  • W polu Lista deklaracji powinno być wybrane PIT-11.
    • Następnie kliknąć ikonę plusika, pojawi się formularz deklaracji PIT-11.
    • W sekcji Cel złożenia formularza domyślnie zaznaczony jest Złożenie deklaracji. W przypadku, gdy jest to korekta deklaracji należy samodzielnie zmienić na Korekta deklaracji.
Po naciśnięciu Utwórz deklarację formularz zostanie wypełniony zgodnie z naliczonymi w danym okresie składnikami. Deklaracja PIT-11 w wersji 28 zostanie otwarta w aplikacji będą w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe Ikona  zapisuje obliczoną deklarację.   W przypadku, gdy adres zamieszkania jest różny od adresu zameldowania (Formularz danych kadrowych / zakładka [Ogóle]) i ma być wykazywany na deklaracji należy:
  • Na Formularzu danych kadrowych z menu ikony z portretem wybrać Dodatkowe dane kadrowe
  • Uzupełnić adres zamieszkania (pole obligatoryjne to Kod pocztowy),
  • Zaznaczyć parametr Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT,
  • Zapisać formularz pracownika ikoną dyskietki
  • Obliczyć deklarację PIT-11.
Pracownikowi, z którym była zawarta umowa cywilnoprawna, a następnie w trakcie roku zatrudniono go na etat przy liczeniu deklaracji PIT-11 należy wybrać zakres dat obejmujący: zatrudnienie na umowę zlecenie i zatrudnienie na etat. Do deklaracji PIT-11 jest tworzony dodatkowo załącznik PIT-R, jeśli pracownik uzyskał przychody wykazywane na tym załączniku. Wydruki deklaracji PIT-11, załącznika PIT-R oraz ORD‑ZU są dostępny z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem  . Podgląd wydruku deklaracji PIT-11, załącznika PIT-R oraz ORD-ZU są dostępne z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem  . Z poziomu Listy deklaracji PIT-11 pracownika możliwy jest wydruk danych. Lista deklaracji PIT-11 – lista wygenerowanych deklaracji – zawiera ona dane identyfikacyjne pracownika, informację o wyliczonych deklaracjach, okresie, jaki dotyczą, wersji i ich stanie (obliczone/zatwierdzone). Istnieje możliwość przesłania deklaracji PIT-11 drogą elektroniczną. Szczegóły opisane zostały w artykule E-Deklaracje oraz w biuletynie OPT056-Eksport e-Deklaracji oraz import UPO
Uwaga
 Wszelkie obliczenia przychodów i podatku są realizowane przez program automatycznie na podstawie zgromadzonych w programie danych. Jednakże w przypadku błędnie skonfigurowanych składników, czy wprowadzonych danych wyniki obliczeń będą różne od oczekiwanych. Dlatego na Użytkowniku spoczywa obowiązek kontroli, czy wprowadzone i przetwarzane dane są poprawne.

Deklaracje PIT

Deklaracje PIT danego pracownika dostępne są z Listy pracowników (Kadry). W celu wyświetlenia Listy deklaracji konkretnej osoby, należy:
  • Wyświetlić Listę pracowników (Płace i Kadry/ Kadry),
  • Ustawić kursor na danym nazwisku,
  • Kliknąć ikonę „Deklaracje pracownika” i po rozwinięciu menu wybrać Deklaracje PIT. Pojawi się Lista deklaracji danego pracownika. Domyślnie wyświetla się lista deklaracji PIT-11, przełączenie na listę deklaracji , IFT‑1R/IFT‑1, czy PIT-8C następuje po wybraniu odpowiedniego typu z listy rozwijanej w polu Lista deklaracji w dolnej części okna.
Lista deklaracji zawiera wszystkie obliczone i zapisane w programie deklaracje podatkowe pracownika. z tego poziomu możliwe jest również wyliczenie i wydrukowanie kolejnych deklaracji. Lista deklaracji zawiera kolumny:
  • Rok – za, który naliczona została deklaracja,
  • Okres od/Okres do – okres za jaki naliczona została deklaracja. Okres ten będzie zawierał się między 01.01., a 31.12 danego roku.
Przykład
 Pracownik został zwolniony 31 grudniu. W styczniu następnego roku miał wypłaconą wypłatę za grudzień. W takim przypadku należy także naliczyć deklarację za rok, w którym pracownik już nie pracował, ale uzyskał przychód.
  • Wersja – deklaracji podatkowej. W związku z licznymi zmianami formularzy deklaracji podatkowych, w programie zapamiętywana jest wersja deklaracji, jaka obowiązywała w momencie naliczania. (Wersja deklaracji na oryginalnym formularzu umieszczona jest w prawym, dolnym rogu).
  • Korekta – wyświetlany kolejny numer korekty.
  • Data obliczenia – wskazuje dzień, w którym nastąpiło naliczenie deklaracji.
  • Status – informuje o stanie deklaracji:
    • obliczona – możliwe jest ponowne przeliczenie tej deklaracji lub w ostateczności jej całkowite usunięcie
    • zamknięta – deklaracja została zablokowana przed przeliczeniem czy przypadkowym usunięciem. Taki status otrzymuje deklaracja po zaznaczeniu pola „Zablokuj deklarację przed zmianami” dostępnego z formularza danej deklaracji.
  • E-Deklaracje – pole z opisem (statusem deklaracji).
  • Data wysłania deklaracji drogą elektroniczną.
Uwaga
 Zamkniętą deklarację można odblokować (otworzyć). Należy wyświetlić Listę deklaracji pracownika, ustawić kursor na deklaracji, którą chcemy odblokować, nacisnąć prawy klawisz myszy, pojawi się menu kontekstowe i wybrać Odblokuj.

Lista deklaracji obsługiwana jest przez takie klawisze jak:

lub <INSERT>Dodaje nową deklarację. Jeżeli przy ikonie plusa pojawia się menu dostępnych opcji  to oznacza, że z tego poziomu można wybrać różne wersje deklaracji, lub <ENTER> – powoduje podgląd wyliczonej deklaracji. W zależności od statusu możliwy jest tylko podgląd lub ponowne przeliczenie deklaracji, lub <DELETE>usuwa deklarację o statusie obliczona. Program nie pozwoli usunąć zablokowanej deklaracji i w takiej sytuacji wyświetli odpowiedni komunikat.

Korekty deklaracji

Dla deklaracji: PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11, PIT-8C, IFT-1/1R możliwe jest zapisywanie wielu deklaracji za ten sam okres. Możliwe jest zapisanie jednej deklaracji danego typu za dany okres (rok) o statusie Złożenie i wielu kolejnych ze statusem Korekta. Pierwszą deklarację korygującą można naliczyć, jeśli jest już za dany okres deklaracja z zaznaczoną opcją Złożenie i ma ona status zamkniętej (Zablokowana przez zmianami). Naliczenie kolejnej korekty wymaga zablokowania przed zmianami poprzedniej naliczonej deklaracji korygującej za dany okres. Zapisywana deklaracja korygująca otrzymuje numer kolejny, widoczny na liście deklaracji w kolumnie Korekta. Deklaracje mogą być wyświetlane na liście na szaro – co oznacza, że dana deklaracja nie jest finalną za dany okres, gdyż wygenerowano już do niej korektę. Można odblokować tylko ostatnią zamkniętą (zablokowaną) deklarację.

e-Deklaracje

Urzędy Skarbowe przyjmują następujące deklaracje: PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11, PIT-8C, IFT-1/IFT-1R drogą elektroniczną, w postaci plików *.xml. Na stronie Ministerstwa Finansów http://www.e-deklaracje.gov.pl/ znajdują się wszelkie niezbędne informacje dotyczące przesyłania e-deklaracji. Kody urzędów skarbowych niezbędne do przesyłania e-deklaracji dostępne są na stronie http://e-deklaracje.gov.pl/index.php?page=schemy w części Słowniki/ KodyUrzedowSkarbowych.

Pola obligatoryjne

Pola obowiązkowe, które należy wypełnić dla wygenerowania e-deklaracji:
  1. Ogólne/ Inne/ Urzędy – wypełnić formularze urzędów, do których będą przesyłane deklaracje (pole obowiązkowe Kod urzędu).
  2. W gałęziach Konfiguracja/ … :
  • Firma/ Dane firmy/ Deklaracje – zaznaczyć, które deklaracje Płatnik jest zobowiązany składać i do których Urzędów Skarbowych (Urzędy Skarbowe rozpoznawane po akronimach).
  • Firma/ PIT-4R, CIT-8 – należy uzupełnić dane identyfikacyjne oraz pełne dane adresowe Płatnika. Jeśli Płatnik jest osobą fizyczną obligatoryjne są pola: NIP, imię nazwisko, data urodzenia, PESEL, adres: kraj, województwo, powiat, gmina, nr domu, miejscowość, kod pocztowy, poczta.przypadku osoby prawnej: NIP, REGON, pełna nazwa, adres siedziby: kraj, województwo, powiat, gmina, nr domu, miejscowość, kod pocztowy, poczta.
  • Stanowisko/ Ogólne/ e-Deklaracje – należy określić katalog, do którego będą zapisywane niepodpisane pliki wymiany danych *.xml. Przy eksporcie e-Deklaracji tworzy się podkatalog z nazwą firmy (bazy), więc w przypadku biur rachunkowych deklaracje poszczególnych firm trafią do własnych katalogów. Dodatkowo w tych katalogach firm (baz) powstają podkatalogi wskazujące okres, za który są wysłane deklaracje. W przypadku deklaracji liczonych za wiele miesięcy/cały rok – jest to ostatni miesiąc z tego okresu (np. PIT-4R za 2014r. zapisze się w podkatalogu 201412, PIT-11 za okres 2014.01.01 –2014. 12.31 w katalogu 201412).
W tym samym podkatalogu zapisywane będą odebrane Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Nazwy plików *.xml: Symbol deklaracji_rokmiesiąc_PESEL bądź NIP podatnika(tylko dla deklaracji pracowników)_nr kolejny deklaracji data i godzina wysłania Numer kolejny deklaracji: 0 – pierwotna deklaracja, 1 – pierwsza korekta itd. Symbol deklaracji_nr referencyjny (nazwa pobranego UPO). Ponadto, dla prawidłowego przygotowania e-deklaracji PIT-11, PIT-8C, IFT-1/1R należy na Formularzu danych kadrowych pracownika – wypełnić:
  • PESEL, a przy jego braku NIP, a w przypadku nierezydentów zagraniczny numer identyfikacyjny,
  • pełne dane adresowe,
  • oraz określić urząd skarbowy pracownika.
Zależnie od tego, jaki jest prefiks kraju w adresie pracownika wstawianym na deklarację, w pliku xml wysyłanym do systemu e-Deklaracje, zostanie wstawiony adres polski (gdy prefiks kraju to PL lub jest pusty), bądź adres zagraniczny (gdy wpisano prefiks kraju inny niż PL). Po spełnieniu powyższych warunków, można przygotowywać e-Deklaracje: PIT-11, PIT-8C, PIT-4R, PIT‑ 8AR, IFT-1R/1R.

Przygotowanie e-Deklaracji

Przygotowanie poszczególnych deklaracji do wysyłki opisane zostało w:

Wysyłanie e-Deklaracji

Uwaga
Automatyczne pobieranie schem do wysyłki e-deklaracji jest dostępne wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją.
 
  1. W przypadku wysyłania deklaracji pracownika  należy wyświetlić Płace i Kadry/ Kadry ustawić kursor na pracowniku, kliknąć ikonę , a w sytuacji wysyłania PIT-8AR/PIT-4R z menu Płace i Kadry wybrać Zaliczka na PIT-4R lub Podatek na PIT-8AR.
  2. W przypadku wysyłania PIT-8AR, PIT-11, PIT- 8C zaznaczyć deklaracje, które chcemy wysłać i wybrać z menu przy przycisku Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje  opcję dotyczącą podpisywania deklaracji (podpis kwalifikowany lub niekwalifikowany).
  3. Aby wysłać Zaliczkę na PIT-4R należy otworzyć zatwierdzony (zablokowany) formularz deklaracji i wybrać z menu przy przycisku Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje  opcję dotyczącą podpisywania deklaracji.
  4. Pojawi się log z przebiegu eksportu, który kolejno będzie wskazywał jakie czynności są wykonywane:
    • Przygotowanie deklaracji,
    • Walidacja e-deklaracji – podczas walidacji sprawdzane jest czy wszystkie wymagane pola na deklaracji są uzupełnione. Przy braku wymaganych danych pojawia się odpowiedni komunikat informujący, które pole należy uzupełnić. Po uzupełnieniu brakujących danych deklarację należy odblokować, przeliczyć i ponownie wyeksportować do systemu e-Deklaracje. Walidacja jest wykonywana tylko podczas eksportu deklaracji z poziomu formularza deklaracji.
    • Podpisanie deklaracji – deklarację można podpisać podpisem kwalifikowanym lub niekwalifikowanym. Po wybraniu opcji podpis kwalifikowany pojawi się okno z listą dostępnych certyfikatów (certyfikat musi być zarejestrowany w systemie, aby pojawił się w oknie wyboru), następnie pojawi się okno komponentu do podpisywania, w którym będzie należało podać PIN.
Uwaga
W zależności od ustawień komponentu do obsługi podpisu elektronicznego program poprosi o podanie numeru PIN tylko raz i podpisze wszystkie deklaracje lub będzie prosił o podanie PIN’u dla każdej deklaracji osobno. Komponent UNIZETO domyślnie wymaga wybrania certyfikatu i podpisania PIN’u tylko jeden raz w danej sesji. Komponent KiR’u i Sigillum wymaga ustawienia opcji „Trwały PIN” i podania np. na jaki czas ma być zapamiętany PIN. Po podpisaniu deklaracji następuje jej wysłanie do systemu e-Deklaracje.
Osoba fizyczna może podpisywać deklaracje podpisem niekwalifikowanym. Jeśli w danych firmy ustawiony jest parametr Podatnik jest osobą fizyczną, po wybraniu opcji Podpis niekwalifikowany przy eksporcie deklaracji do systemu e-Deklaracje pojawi się okno z danymi płatnika, które można edytować oraz miejscem na uzupełnienie kwoty przychodu za poprzedni rok. Wybranie opcji Podpis niekwalifikowany przez płatnika będącego osobą prawną skutkuje pojawieniem się komunikatu: Podpisywanie deklaracji PIT podpisem niekwalifikowanym możliwe jest jedynie dla osób fizycznych. Kliknięcie w przycisk Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje domyślnie proponuje tę opcję podpisu, którą Użytkownik wybrał ostatnim razem. 3. Na Liście deklaracji, w kolumnie e-Deklaracje, pojawi się status „Wysłano/Nie odebrano UPO” oraz data wysłania deklaracji w kolumnie Data wysłania. Plik wymiany zostanie zapisany w lokalizacji wskazanej w Konfiguracji/ Stanowisko/ Ogólne/ e-Deklaracje.
Uwaga
Jeśli przesłana deklaracja zawierała błędy, lub została podpisana za pomocą nieważnego certyfikatu (lub przez nieupoważnioną osobę), to próba pobrania UPO zakończy się informacją o przyczynie odrzucenia deklaracji przez system.

Odbieranie i wydruk UPO

Po wysłaniu deklaracji należy odebrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru. UPO powinno być dostępne do odbioru do 24 godzin od wysłania.
  1. Aby odebrać UPO dla PIT-8AR, PIT-11, PIT- 8C należy zaznaczyć deklaracje i za pomocą ikony Pobierz UPO zainicjować pobranie UPO. W przypadku PIT-4R  przycisk Pobierz UPO jest dostępny po podniesieniu do edycji formularza wysyłanej deklaracji. Jeśli przesłana deklaracja zostanie wczytana przez system e-Deklaracji jako poprawna, wówczas pobranie UPO zakończy się komunikatem: „Status deklaracji. Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie.”
  2. Po odebraniu UPO na Liście deklaracji w kolumnie e-Deklaracji pojawi się informacja Wysłano/Odebrano UPO.
Wydruk UPO dostępny jest z poziomu otwartego Listy deklaracji PIT po naciśnięciu menu wydruków  lub można go wydrukować seryjnie, dla zaznaczonych nazwisk z poziomu Płace i Kadry – Deklaracje PIT pracowników, z menu ikonki Drukarki należy wybrać Wydruk seryjny UPO.

Składanie korekt e-Deklaracji

W przypadku, gdy Płatnik składa korektę e-Deklaracji: PIT-11 w wersji 29, PIT-8C w wersji 11, PIT-8AR w wersji 12 należy wyświetlić właściwą Listę deklaracji :
  • Dodać deklarację danego typu za wybrany okres, kliknąć lub <INSERT>.
  • W polu Cel złożenia formularza - zaznaczyć Korekta informacji.
  • Utworzyć deklarację i wypełnić załącznik ORD-ZU, jest to załącznik z uzasadnieniem przyczyny korekty. Niewypełnienie załącznika spowoduje, że deklaracja korygująca zostanie uznana przez serwer Ministerstwa Finansów za niepoprawną i nie będzie możliwe odebranie UPO.
  • Zapisać deklarację
W przypadku, gdy Płatnik składa korektę jednej z e-Deklaracji:, IFT-1R/IFT-1, PIT-4R,  lub starszych deklaracji PIT-11, PIT8C, PIT-8AR należy wyświetlić właściwą Listę deklaracji :
  1. Dodać deklarację danego typu za wybrany okres, kliknąć  lub <INSERT>.
  2. W polu Cel złożenia formularza - zaznaczyć Korekta informacji.
  3. Obliczyć deklarację  i wypełnić zakładkę [ORD-ZU] formularza deklaracji, jest to załącznik z uzasadnieniem przyczyny korekty. Niewypełnienie załącznika spowoduje, że deklaracja korygująca zostanie uznana przez serwer Ministerstwa Finansów za niepoprawną i nie będzie możliwe odebranie UPO.
  4. Zablokować deklarację korygującą przed zmianami i zapisać .
Uwaga
Na korektach deklaracji składanych od 01.01.2016 wyłączono konieczność uzupełniania załącznika ORD-ZU zawierającego przyczynę korekty. Podczas wykonywania korekt wybranych deklaracji, zakładka [ORD-ZU] jest widoczna, ale jej uzupełnienie nie jest konieczne do zatwierdzenia deklaracji i wysłania jej drogą elektroniczną.

Drukowanie ORD-ZU

Z formularza deklaracji korygującej można wydrukować Deklarację ORD-ZU tj. „Uzasadnienie przyczyny złożenia korekty”. W przypadku PIT-4R wydruk jest dostępny z menu przy ikonie  natomiast PIT-11 w wersji  29, PIT-8C w wersji 11, PIT-8AR w wersji 12 z poziomu aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe pod przyciskiem  ., natomiast PIT-11 w wersji  29, PIT-8C w wersji 11, PIT-8AR w wersji 12 z poziomu aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe pod przyciskiem  .    

Obliczenie deklaracji PIT- 8AR

Deklaracja PIT-8AR dostępna z menu Płace i Kadry/ Podatek na PIT-8AR jest deklaracją roczną, obowiązującą od 2007r. Składana do końca stycznia roku następnego lub w następnym miesiącu po zakończeniu działalności. Naciśnięcie ikony   domyślnie dodaje deklarację pomocniczą PIT-8A w ostatniej obowiązującej wersji (wersja 15), natomiast pod przyciskiem  dostępne jest dodanie deklaracji rocznej PIT-8AR: Deklaracja PIT-8A jest deklaracją pomocniczą, służy do wyliczenia co miesięcznej zaliczki podatku, którą mają obowiązek składać do urzędu skarbowego płatnicy pobierający zryczałtowany podatek dochodowy od wypłat. PIT‑8A zostanie utworzona na podstawie naliczonych wypłat umów lub dodatków, które w konfiguracji w polu 'pozycja na deklaracji PIT’  mają wskazaną pozycję zaczynającą się od PIT-8A  lub IFT-1. Po wybraniu Deklaracja roczna PIT-8AR (wersja 12) w menu przy przycisku  z poziomu ‘Lista podatku na PIT-8AR’ pojawia się okno, na którym należy podać rok, za który ma być utworzona deklaracja oraz określić cel złożenia zeznania. Po naciśnięciu ikony  deklaracja PIT-8AR otwiera się w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe. Jeżeli na deklaracji nie uzupełniono wszystkich wymaganych pól to podczas próby zapisania formularza wyświetlany jest komunikat: Niektóre pola nie zostały uzupełnione. Popraw błędy na formularzu. Wydruki deklaracji PIT -8AR są dostępne z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem . Podgląd wydruku deklaracji dostępny jest z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem . Wysyłka deklaracji do systemu e-Deklaracje, odbiór UPO i wydruk UPO są dostępne z poziomu okna ‘Lista podatku na PIT-8AR’. Podczas wysyłki deklaracji jest ona automatycznie zamykana, dlatego nie ma konieczności jej blokowania. Jeśli Użytkownik chce nadal oznaczać deklaracje jako Zamknięte można to wykonać z poziomu okna ‘Lista podatku na PIT-8AR’ za pomocą opcji ‘Zablokuj deklarację’ dostępnej w menu pod prawym przyciskiem myszy. Szczegółowa informacja o statusie deklaracji jest możliwa do podejrzenia z poziomu ‘Lista podatku na PIT-8AR’ po wybraniu opcji ‘Podgląd UPO’ dostępnej w menu przy przycisku . Istnieje możliwość przesłania deklaracji PIT-8AR drogą elektroniczną. Szczegóły opisane zostały w  artykule E-deklaracje  oraz w biuletynie OPT056-Eksport e-Deklaracji oraz import UPO   
Uwaga
Od 2007 roku Płatnik nie składa deklaracji PIT-8A, ale zobowiązany jest do comiesięcznej wpłaty zryczałtowanego podatku. W celu ustalenia kwoty podatku do odprowadzenia do Urzędu Skarbowego należy naliczać co miesiąc deklarację pomocniczą PIT-8A (wersja 15). Natomiast na koniec roku należy naliczyć i wydrukować deklarację roczną PIT-8AR – dane do tej deklaracji zostaną pobrane z zapisanych w bazie deklaracji miesięcznych PIT-8A z wskazanego roku.
Lista podatku na PIT-8AR przedstawia wszystkie wyliczone w programie deklaracje. Zawiera ona informacje o miesiącu i roku, którego dotyczy deklaracja, wersji zastosowanego formularza, dacie obliczenia i aktualnym statusie. Deklaracja może mieć dwa statusy:
  • Obliczona – deklaracja została naliczona i zapisana na listę, ale nie jest jeszcze ostatecznie zatwierdzona. Taką deklarację można poprawiać, przeliczać ponownie, w ostateczności wykasować.
  • Zamknięta – deklaracja zablokowana przed zmianami. Taki status powinny posiadać wszystkie deklaracje przesłane już do urzędu skarbowego. Deklaracja zamknięta jest dostępna tylko do podglądu, nie można jej usuwać ani ponownie przeliczać.
W celu graficznego przedstawienia stanu deklaracji zastosowano kolory:
  • zielony – deklaracja naliczona,
  • czarny – deklaracja zablokowana przed zmianami,
  • niebieska – deklaracja zaksięgowana
Lista obsługiwana jest przez następujące przyciski i klawisze: Dodaj – przycisk powoduje pojawienie się formatki, która pozwala na wyliczenie deklaracji PIT-8A za dany miesiąc dla danej firmy. Procedura dodawania nowego zapisu może być również uruchomiona klawiszem <INSERT>. Zmień – przycisk służy do podglądu i dokonywania ewentualnych zmian wcześniej obliczonej na deklaracji Zapis może zostać również otwarty klawiszami <CTRL>+<ENTER> lub poprzez dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszy na wybranym zapisie. Usuń – przycisk pozwala na całkowite usunięcie już wyliczonej deklaracji PIT-8A, PIT-8AR. Usunięcie zapisu można dokonać również klawiszem <DELETE>. Funkcja ta dostępna jest tylko dla deklaracji o statusie Obliczona, nie można kasować zablokowanych deklaracji. Księgowanie deklaracji – księgowanie aktualnie podświetlonej kursorem deklaracji na konta księgowe. Funkcja dostępna przy użyciu klawisza <F7>.
Uwaga
 Deklaracji o statusie Zamknięta nie można przeliczyć ani usunąć. Konieczne jest jej wcześniejsze odblokowanie poleceniem Odblokuj z poziomu menu kontekstowego (prawy klawisz myszy).
Uwaga
 Program automatycznie nalicza kwotę wynagrodzenia dla płatnika za terminową wpłatę podatku (poz.52). Pole to podlega edycji. Jeśli nie potrącamy tej kwoty należy ją samodzielnie zmienić na 0 (zero).

Przygotowanie deklaracji PIT-4R

Deklaracja PIT-4R jest deklaracją roczną, składaną do końca stycznia roku następnego lub w następnym miesiącu po zakończeniu działalności. Od 2007 roku Płatnik nie składa deklaracji PIT-4, ale zobowiązany jest do comiesięcznej wpłaty zaliczki na podatek dochodowy. W celu ustalenia kwoty zaliczki podatku do odprowadzenia do Urzędu Skarbowego należy naliczać co miesiąc deklarację PIT-4 (wersja 18). Natomiast na koniec roku należy naliczyć i wydrukować deklarację roczną PIT‑4R – dane do tej deklaracji zostaną pobrane z zapisanych w bazie deklaracji miesięcznych PIT-4 ze wskazanego roku.
Uwaga
 Kliknięcie ikony  domyślnie dodaje raport pomocniczy do wyliczenia PIT-4R. Wersja 18 deklaracji – występuje nieoficjalnie, w celu odróżnienia od wcześniej obowiązującego formularza.
Istnieje możliwość przesłania deklaracji PIT-4R drogą elektroniczną. Szczegóły opisane zostały w artykule E-deklaracje oraz w biuletynie OPT056-Eksport e-Deklaracji oraz import UPO . W celu przygotowania deklaracji rocznej PIT-4R należy:
  1. Z menu głównego Płace i Kadry wybrać Zaliczki na PIT-4R,
  2. Z menu dostępnego przy ikonie  wybrać Deklaracja roczna PIT-4R (aktualnej wersji formular za)
  3. Obliczyć deklarację za wybrany rok  i zapisać .
Obliczona deklaracja może przyjmować różne statusy. Kolor:
  • zielony – deklaracja naliczona, zapisana do bufora, może być skasowana, zmodyfikowana.
  • czarny – deklaracja zamknięta (zablokowana przed zmianami).
  • niebieski – deklaracja jest zaksięgowana (księgowanie dotyczy zaliczek miesięcznych do PIT-4R).
Listę zaliczek na PIT-4R można zawęzić do wybranego roku (pole Rok). Dostępne są również funkcje: Księgowanie deklaracji lub <F7>– księgowaniu podlegają tylko zaznaczone, zamknięte deklaracje (czarne). Księgowanie odbywa się na podstawie zdefiniowanych schematów księgowych. Zaksięgowana deklaracja zmieni kolor na niebieski. Dodaj lub <INSERT> – przycisk powoduje pojawienie się formatki, która pozwala na wyliczenie zaliczki na podatek – raport PIT-4 (wersja 18) – za dany miesiąc. z menu dostępnych opcji można wybrać:
  • Deklaracja PIT-4 (wersja 17) – z wydrukiem PIT-4 według wzoru obowiązującego do końca 2006 r.,
  • Deklaracja PIT-4 (wersja 18) – z pomocniczych wydrukiem zestawienia miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy,
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 3) – obowiązująca od 2009r.
Dotyczy wersji: 2019.1.1
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 4) – obowiązująca od 2013r.
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 5) –obowiązująca od 2014r.
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 6) –obowiązująca od 2016r.
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 7) – obowiązująca od 2018r.
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 8) – obowiązująca od 2019r.
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 9) – obowiązująca od 2020r.
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 10) – obowiązująca od 2020r.
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 11) – obowiązująca od 2021r.(dotyczy przychodów za 2020r.)
  • Deklaracja roczna PIT-4R (wersja 12) – obowiązująca od 2021r.
Zmień – przycisk służy do podglądu i dokonywania ewentualnych zmian wcześniej obliczonej na deklaracji. Zapis może zostać również otwarty klawiszami <CTRL>+<ENTER> lub poprzez dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszy na wybranym zapisie. Usuń lub <DELETE> – pozwala na całkowite usunięcie już wyliczonej deklaracji PIT-4R lub raportu pomocniczego PIT-4. Zamknij okno – przycisk powoduje zamknięcie okna Listy zaliczek na PIT-4. Funkcje Dodaj, Zmień, Usuń są również dostępne w menu kontekstowym (uruchamianym poprzez jednokrotne kliknięcie prawego klawisza myszy).
Uwaga
Jeżeli deklaracja została zablokowana przed zmianami, wówczas jej zmiana ani usunięcie nie jest możliwe. W takim przypadku należy najpierw odblokować deklarację, korzystając z funkcji Odblokuj dostępnej w menu kontekstowym (prawy klawisz myszy). Wszelkie obliczenia przychodów i podatku są realizowane przez program automatycznie na podstawie zgromadzonych w programie danych. Jednakże w przypadku błędnie wprowadzonych danych wyniki obliczeń będą oczywiście różne od oczekiwanych. Dlatego na użytkowniku spoczywa obowiązek kontroli, czy wprowadzone i przetwarzane dane są poprawne. Po obliczeniu deklaracji, użytkownik powinien sprawdzić na formularzu deklaracji te pola, które nie są pobierane automatycznie przez program i wymagają ewentualnego uzupełnienia. Na formularzu Zaliczki na PIT-4R (raport pomocniczy PIT4) pola od pozycji 44 do 50, 52, 54, 55 i 56 to pola edytowalne, które w razie konieczności powinny zostać uzupełnione przez użytkownika, pozostałe pola są wyliczane przez program.

Deklaracje PIT pracowników

Naliczone deklaracje pracowników można wyświetlić na liście deklaracji pracowników dostępnej z poziomu Płace i Kadry/ Deklaracje PIT pracowników.
Lista deklaracji pracowników
Domyślnie wyświetlana jest lista deklaracji PIT-11, z możliwością zmiany w filtrze (pole Lista deklaracji) na PIT-40, PIT-8B (archiwalny), PIT-8C lub IFT-1R/IFT-1. Lista zawiera takie informacje jak: Imię i Nazwisko pracownika, akronim, rok za który została naliczona deklaracja, wersję deklaracji PIT, czy deklaracja jest deklaracją korygującą, rodzaj deklaracji, datę obliczenia, status, status w systemie e-Deklaracje oraz datę wysłania deklaracji do systemu e-Deklaracje. Z poziomu listy deklaracji pracowników można seryjnie blokować, odblokowywać oraz usuwać zaznaczone deklaracje. Aby odblokować/ zablokować deklarację seryjnie należy zaznaczyć pozycje na liście i wybrać przycisk , a następnie wybrać odpowiednią opcję . Aby usunąć zaznaczone deklaracje należy zaznaczyć pozycje na liście i wcisnąć przycisk Kosza Kasowanie jest wykonywane tylko dla deklaracji w buforze (kolor zielony). W przypadku braku zaznaczenia wybranych deklaracji usuwana jest podświetlona deklaracja. Z poziomu Listy deklaracji pracowników można wysłać, dla zaznaczonych pracowników, za pomocą przycisku Wyślij e-Deklaracje  deklarację PIT do systemu e-Deklaracje. z tego poziomu można także pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru uruchamiając przycisk Pobierz UPO . Więcej szczegółów dotyczących wysyłki deklaracji do systemu e-Deklaracje  znajduje się w artykule oraz w biuletynie OPT056-Eksport e-Deklaracji oraz import UPO W sekcji filtrowania, oprócz standardowego filtra z konstruktorem, dostępne są pola:
  • Lista deklaracji,
  • Rok
Lista deklaracji pracowników (Płace i Kadry/ Deklaracje PIT pracowników) pozwala także na seryjny wydruk dla zaznaczonych pracowników deklaracji PIT (PIT-11, PIT-8C, IFT-1R/IFT-1) oraz po wysłaniu do systemu e‑Deklaracje Wydruk seryjny UPO. Wydruki dostępne są na pasku zadań, z menu wydruków przy ikonie Wydruk danych.

Seryjne e-Deklaracje PIT-11, PIT-8C, IFT-1R

Pierwszy krok jaki należy wykonać to obliczyć seryjnie właściwą deklarację np. PIT-11, z poziomu Płace i Kadry/ Kadry – dla zaznaczonych pracowników. Funkcja seryjnego obliczania deklaracji dostępna jest z menu ikonki  dostępnej na pasku zadań. W postaci elektronicznej można przesłać deklaracje: PIT-11, PIT-8C, IFT-1R/IFT-1 .
  1. Z menu głównego wybieramy Płace i Kadry/ Deklaracje PIT pracowników. Otworzy się okno z listą pracowników. Domyślnie wyświetlana jest Lista deklaracji PIT-11, z możliwością zmiany w filtrze (pole Lista deklaracji) na: PIT-8C, IFT-1R/IFT-1.
  2. W przypadku IFT-1R/IFT-1 należy zablokować deklaracje - zaznaczamy deklaracje i naciskamy . Po wykonaniu tej operacji, deklaracje przyjmą status „Zamknięta” i będą wyświetlone w kolorze czarnym. Deklaracji PIT-11 od wersji 28 i 29 nie trzeba blokować ponieważ podczas wysyłki są automatycznie zamykane.
  3. Zaznaczamy deklaracje, które chcemy wysłać i naciskamy ikonę Wyślij e-Deklaracje . Funkcja ta jest również dostępna w menu kontekstowym (pod prawym klawiszem myszy).
  4. Program zapyta o certyfikat.
Uwaga
W zależności od ustawień komponentu do obsługi podpisu elektronicznego program poprosi o podanie PIN’u tylko raz i podpisze wszystkie deklaracje lub będzie prosił o podanie PIN’u dla każdej deklaracji osobno. Komponent UNIZETO domyślnie wymaga wybrania certyfikatu i podpisania PIN’u tylko jeden raz w danej sesji. Komponent KiR’u i Sigillum wymaga ustawienia opcji „Trwały PIN” i podania np. na jaki czas ma być zapamiętany PIN.
Uwaga
W przypadku Comarch ERP Optima wersja Online Program zapyta o certyfikat i poprosi o potwierdzenia przy potwierdzaniu każdej kolejnej wysyłanej deklaracji (ze względu na bezpieczeństwo – każda eksportowana deklaracja jest przesyłana jako plik xml zarówno na komputer użytkownika, jak i na serwer Ministerstwa Finansów.
Import UPO dostępne pod przyciskiem Pobierz UPO .
Uwaga
e-Deklaracje wykonywane tylko dla tych deklaracji, które są zablokowane i nie były jeszcze poprawnie wyeksportowane. Nie można wyeksportować deklaracji ze statusem „Wysłana/Nie pobrano UPO” oraz „Pobrano UPO”.

Deklaracja IFT-1R/IFT-1

Firmy wypłacające zagranicznym osobom fizycznym należności opodatkowane zryczałtowanym podatkiem dochodowym, po zakończeniu roku muszą sporządzić informację IFT-1R. Jeden wzór formularza służy do sporządzania informacji IFT-1 (na żądanie podatnika) i informacji rocznej IFT-1R. Rodzaj informacji określa się poprzez skreślenie w oznaczeniu formularza IFT-1R/IFT-1. Deklaracja IFT-1R jest domyślną deklaracją w programie Comarch ERP Optima, naliczenie deklaracji IFT-1 możliwe jest z poziomu deklaracji PIT pracownika, wybierając z menu dostępnych opcji przy ikonie W celu obliczenia deklaracji IFT-1R/IFT-1 dla konkretnej osoby, należy:
  1. Wyświetlić Listę pracowników (Płace i Kadry /Kadry),
  2. Ustawić kursor na danym nazwisku,
  3. Kliknąć ikonę  i po rozwinięciu menu wybrać Deklaracje PIT. Pojawi się Lista deklaracji danego pracownika.
  4. W polu Okres od /do – należy podać okres, za jaki będzie obliczana deklaracja. Program proponuje domyślnie cały rok poprzedni w stosunku do roku z daty systemowej.
  5. W polu Lista deklaracji należy wybrać IFT-1R/IFT-1,
  6. Następnie kliknąć  , pojawi się formularz deklaracji IFT-1R/IFT-1.
  7. W sekcji Cel złożenia formularza domyślnie zaznaczony jest Złożenie deklaracji. W przypadku, gdy jest to korekta deklaracji należy samodzielnie zmienić na Korekta deklaracji.
  8. Po przejściu na drugą zakładkę formularza można zmienić informację o adresie pracownika pobieranym do deklaracji.
  9. Po naciśnięciu  Przelicz deklarację formularz zostanie wypełniony zgodnie z naliczonymi w danym okresie składnikami.
  10. Ostatecznie zapisać obliczoną deklarację.
W przypadku, gdy adres zamieszkania jest różny od adresu zameldowania (Formularz danych kadrowych/ zakładka [Ogólne]) i ma być wykazywany na deklaracji, należy:
  1. Na Formularzu danych kadrowych z menu ikony  wybrać Dodatkowe dane kadrowe,
  2. Uzupełnić adres zamieszkania (pole obligatoryjne to Kod pocztowy).
  3. Zaznaczyć parametr Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT,
  4. Zapisać formularz pracownika.
  5. Obliczyć deklarację IFT-1R/IFT-1.
Deklarację IFT-1R/IFT-1 można wydrukować indywidualnie tj. z poziomu Formularza obliczonej deklaracji IFT‑1R/IFT-1. Z poziomu Listy deklaracji IFT-1R/IFT-1 pracownika dostępny jest wydruk Lista deklaracji IFT-1R/IFT-1 lista dotychczas wygenerowanych deklaracji – zawiera ona dane identyfikacyjne pracownika, informację o wyliczonych deklaracjach, okresie, jaki dotyczą, wersji i ich stanie (obliczone/zatwierdzone). Istnieje możliwość przesłania deklaracji IFT-1R/IFT-1 drogą elektroniczną. Szczegóły opisane zostały w artykule E-Deklaracje  oraz w biuletynie OPT056-Eksport e-Deklaracji oraz import UPO 

Deklaracja PIT-8C

Deklaracja roczna PIT-8C wystawiana jest dla osób, które uzyskały przychody podlegające opodatkowaniu, ale od których nie potrącono podatku (zaliczek miesięcznych). Między innymi dotyczy osób zarejestrowanych jako bezrobotni i skierowanych na staż (otrzymują świadczenia integracyjne). Na PIT-8C automatycznie wliczane są wypłaty, które w definicji typu wypłaty w polu Pozycja na deklaracji PIT mają ustawione „PIT-8C. Przychody, o których mowa w art.20 ust.1 ustawy”.
Dotyczy wersji: 2019.2.1
Uwaga
Deklaracja PIT-8C w wersji 8 obowiązywała do 31.12.2018 r. Od 1.01.2019 r. przychody o których mowa w art.20 ust. 1 ustawy oraz przychody z tytułu stypendiów należy wykazywać w deklaracji PIT-11. W związku ze zmianą zakresu danych wykazywanych na deklaracji PIT-8C nie jest już obsługiwana w programie.
W celu obliczenia deklaracji PIT-8C dla konkretnej osoby, należy: 1. Wyświetlić Listę pracowników (Płace i Kadry /Kadry), 2. Ustawić kursor na danym nazwisku, 3. Kliknąć ikonę  i po rozwinięciu menu wybrać Deklaracje PIT. Pojawi się Lista deklaracji danego pracownika. 4. W polu Okres od /do – należy podać okres, za jaki będzie obliczana deklaracja. Program proponuje domyślnie cały rok poprzedni w stosunku do roku z daty systemowej. 5. W polu Lista deklaracji należy wybrać PIT-8C, 6. Następni kliknąć , pojawi się okno, na którym należy podać okres, za który ma być utworzona deklaracja oraz określić cel złożenia zeznania.   7. Po naciśnięciu ikony
  • deklaracja PIT-8C otwiera się w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe.
  • Jeżeli na deklaracji nie uzupełniono wszystkich wymaganych pól to podczas próby zapisania formularza wyświetlany jest komunikat: Niektóre pola nie zostały uzupełnione. Popraw błędy na formularzu.
  Wydruki deklaracji PIT -8C są dostępne z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem   oraz seryjnie z poziomu listy pracowników oraz listy deklaracji pracowników. Podgląd wydruku deklaracji dostępny jest z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem   . Wysyłka deklaracji do systemu e-Deklaracje, odbiór UPO i wydruk UPO są dostępne z poziomu okna ‘Lista deklaracji PIT’ konkretnego pracownika oraz seryjnie z okna ‘Deklaracje PIT pracowników’. Podczas wysyłki deklaracji jest ona automatycznie zamykana, dlatego nie ma już konieczności blokowania. Jeśli Użytkownik chce nadal oznaczać deklaracje jako Zamknięte można to wykonać z poziomu okna ‘Lista deklaracji pracowników’ lub z poziomu ‘Lista deklaracji PIT’ pracownika za pomocą opcji Zablokuj deklarację dostępnej w menu pod prawym przyciskiem myszy . W przypadku, gdy adres zamieszkania jest różny od adresu zameldowania (Formularz danych kadrowych/ zakładka [Ogóle]) i ma być wykazywany na deklaracji, należy: Na Formularzu danych kadrowych wybrać Dodatkowe dane kadrowe,
  • Uzupełnić adres zamieszkania (pole obligatoryjne to Kod pocztowy),
  • Na formularzu danych kadrowych na zakładce [Nr ident./Podatki] zaznaczyć parametr Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT,
  • Zapisać formularz pracownika,
  • Ponownie utworzyć deklarację PIT-8C.
 

Załącznik PIT-R

PIT-R generowany jest jako załącznik do deklaracji PIT-11. Załącznik PIT-R jest dostępny z poziomu formularza deklaracji PIT-11 w sekcji Załączniki. Na załączniku PIT-R wykazywane są przychody pracownika, które w konfiguracji mają ustawioną pozycję na deklaracji PIT:
  • PIT-11 7. Czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych,
  • PIT-8B 7. Czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich,
  • PIT-R c. Kwoty wolne od podatku na podstawie art.21 ust.1 pkt.16 lit.b ustawy o pdof.,
  • PIT-R d. Kwoty wolne od podatku na podstawie art.21 ust.1 pkt.17 ustawy o pdof.
Podczas naliczania deklaracji PIT-11 indywidualnie, załącznik PIT-R generowany jest automatycznie, jeśli pracownik ma w danym roku wypłaty wykazywane na PIT-R. Jeśli pracownik nie ma wypłat wykazywanych na PIT‑R, załącznik nie nalicza się, ale użytkownik może dodać załącznik z poziomu formularza deklaracji. Załącznik PIT-R jest wysyłany do systemu e-Deklaracje łącznie z deklaracją PIT‑11. Z poziomu formularza deklaracji PIT-11 dostępny jest wydruk PIT-R, jako załącznik z deklaracją PIT-11.