Zapisy kasowe/bankowe

Na liście zapisów kasowych/bankowych dostępne jest pole Waluta, w którym można wybrać:

• Jedną ze zdefiniowanych walut – wówczas lista zostanie zawężona do zapisów w danej walucie (w tym również PLN).
• Wszystkie – lista zawiera wszystkie zapisy kasowe, niezależnie od waluty.

Uwaga

Jeśli rejestr jest rejestrem walutowym, wtedy istnieje możliwość wyboru tylko pomiędzy walutą rejestru a opcją wszystkie.

W zależności od wybranej opcji różnie działa funkcja sumowania wyfiltrowanych zapisów:

• Jeśli wybrana jest konkretna waluta – w nagłówku kolumny pojawia się suma wyfiltrowanych zapisów w walucie oraz w przeliczeniu na PLN wg kursu zadeklarowanego na poszczególnych zapisach.
• Jeśli wyświetlane są wszystkie zapisy (niezależnie od waluty) – w nagłówku kolumny pojawia się suma wyfiltrowanych zapisów w PLN wyliczona wg kursów podanych na poszczególnych zapisach.

Na Formularzu zapisu kasowego/bankowego istnieje możliwość zadeklarowania waluty. Przy dodawaniu zapisu do rejestru w PLN, jako waluta dokumentu podpowiadana jest domyślna waluta przypisana na karcie kontrahenta wybranego na zapisie. W przypadku dodawania zapisu do rejestru walutowego, na dokumencie zawsze ustawiana jest waluta tego rejestru. Na zapisach bankowych importowanych z pliku z banku oraz za pomocą usługi sieciowej (webservice) waluta dokumentu ustawiana jest zgodnie z walutą rejestru, do którego jest wykonywany import (działanie jest niezależne od domyślnej waluty przypisanej na karcie kontrahenta).

Uwaga

Należy pamiętać, że do rejestrów złotówkowych mogą być wprowadzane zapisy w dowolnych walutach. Zmiana waluty jest możliwa z poziomu zakładki [Rozliczenia]. W przypadku rejestrów walutowych można w nich wprowadzać tylko zapisy w walucie zgodnej z walutą rejestru.

Jeśli użytkownik wprowadza zapis w walucie obcej lub wybierze walutę obcą jako walutę rozliczenia, wówczas na zakładce [Rozliczenia] pojawiają się pola:

Niezależnie od tego, czy dokument jest wprowadzany do rejestru złotówkowego czy walutowego, dla każdego wprowadzonego zapisu oraz płatności zapamiętywane są dwie wartości: w walucie oraz w PLN. Na podstawie wartości złotówkowych w trakcie rozliczania dokumentów program wylicza różnice kursowe (niezależnie od tego, w jakim rejestrze zostały wprowadzone).

Uwaga

Przy ustawionym kursie nieokreślonym istnieje możliwość dodawania zapisów z wartością zero w walucie na dowolną wartość w PLN.

Typ kursu – typ kursu waluty (podstawowy, NBP, ręczny itp.) można wybrać po rozwinięciu listy. Lista dostępnych typów jest pobierana z Konfiguracji programu. Po wybraniu rodzaju kursu obok wyświetlana jest jego wartość na dzień wystawienia zapisu. Wartość kursu nie jest dostępna dla Użytkownika (pobierana jest z konfiguracji programu). Wyjątkiem jest kurs ręczny, dla którego można wpisać notowanie bezpośrednio z poziomu formularza. Jeśli użytkownik wybierze kurs nieokreślony – nie musi podawać konkretnego przelicznika (notowania), ale może wpisać wartość kwoty w walucie przeliczonej na PLN bezpośrednio w przeznaczone na to pole: Kwota – kwota w walucie pobierana jest z pola kwota w górnej części formularza. Obok widoczna jest wartość w PLN wyliczona wg podanego kursu waluty. Istnieje możliwość zmiany zarówno kwoty w walucie (wówczas przeliczona zostanie kwota w PLN), jak i kwoty w PLN (wówczas przeliczona zostanie wartość w walucie). Wyjątek stanowi kurs nieokreślony, gdzie program nie stosuje żadnego przelicznika. Pola Rozliczono i Pozostaje nie są dostępne dla użytkownika, a widoczne tam wartości są wyliczane na podstawie wprowadzonych rozliczeń.

Preliminarz płatności

Obsługa walut w Preliminarzu płatności została wprowadzona w sposób analogiczny jak w przypadku zapisów kasowych/ bankowych. Na zakładkach zawierających listę zdarzeń dostępne jest pole Waluta, które umożliwia filtrowanie zdarzeń w zależności od waluty. Na Formularzu zdarzenia, z poziomu zakładki [Rozliczenia], istnieje możliwość zdefiniowania waluty dokumentu i rozliczenia dla zdarzenia oraz:

• Typu kursu – w przypadku podania zdefiniowanego wcześniej typu kursu,
• Notowania – w przypadku kursu ręcznego,
• Wartości w przeliczeniu na PLN – w przypadku kursu nieokreślonego.

Rozliczenia i kompensaty

Rozliczenie/ kompensata dokumentów jest możliwa tylko w sytuacji, gdy obydwa dokumenty mają taką samą walutę rozliczenia. Podczas dodawania zapisu rozliczającego lista proponowanych dokumentów jest domyślnie zawężana do zapisów/ zdarzeń dla danego kontrahenta w takiej samej walucie rozliczenia, jaką posiada dokument rozliczany.

Uwaga

Podczas rozliczania lub kompensowania dokumentów program kontroluje zgodność waluty rozliczenia na dokumentach, niezależnie od rejestrów, w których je wprowadzono. Umożliwia to rozliczanie dokumentów wprowadzonych w rejestrach złotówkowych oraz walutowych.

Uwaga

Zmiana waluty rozliczenia jest możliwa tylko na zapisach nierozliczonych i złotówkowych (Waluta dok. to PLN).

Podczas automatycznego rozliczania dokumentów kasowych (Kasa/Bank/ Dokumenty nierozliczone) – należy wybrać walutę rozliczenia obowiązującą na dokumentach, które będą rozliczane. Podczas rozliczania dokumentów wystawionych w walucie obcej automatycznie wyliczane są różnice kursowe.

Różnice kursowe

Różnice kursowe są wyliczane przez program automatycznie. Lista różnic dostępna jest w menu Kasa/ Bank/ Różnice kursowe. Listę różnić kursowych można zawęzić do dokumentów z określonego zakresu dat. W tym celu należy zaznaczyć parametr Zakres dat oraz wskazać odpowiednie daty Od – Do Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo tutaj. 

Uwaga

Na rozliczonych zapisach można zmienić notowanie – automatycznie zmieni się wtedy wartość wyliczonej różnicy kursowej. Możliwość zmiany kursu jest blokowana w chwili zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej

Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski:  – Księguj dokumenty – istnieje możliwość zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej (w zależności od rodzaju prowadzonej księgowości do Księgi Podatkowej, Księgi Handlowej lub Ewidencji Ryczałtowej).

Uwaga

Po zaksięgowaniu dokumentu nie ma możliwości usunięcia rozliczeń dla zapisów/ zdarzeń na podstawie, których została wyliczona różnica.  

Na Formularzu dokumentu wyliczone kwoty nie są edytowalne. Jedyne, co użytkownik może zmienić (do chwili zaksięgowania dokumentu), to schemat numeracji dokumentu i numer kolejny. Z poziomu formularza możliwe jest podglądnięcie dokumentów, na podstawie których wyliczone zostały różnice kursowe. Obok konkretnych dokumentów znajdują się przyciski z lupką, których wciśnięcie spowoduje wyświetlenie odpowiedniego formularza. W przypadku korzystania z Księgowości kontowej, na formularzu różnicy kursowej istnieje możliwość wskazania kont Wn oraz Ma, które mogą zostać wykorzystane podczas tworzeniu schematów księgowych. Po zaksięgowaniu dokumentu różnicy kursowej (dotyczy to zarówno księgowości kontowej, jak i podatkowej), na formularzu pojawia się odwołanie do zaksięgowanego dokumentu – użytkownik ma możliwość podglądu. Zasady powstawania dokumentów różnic kursowych:

• Różnica kursowa jest wyliczana automatycznie w chwili rozliczenia dwóch dokumentów kasowych w takiej samej walucie i innym notowaniem.
• Dokument nie jest edytowalny – wartości są wyliczane przez program.
• W chwili zmiany kursu na rozliczanym zapisie kasowym – automatycznie zmienia się wartość wyliczonej różnicy kursowej.
• W chwili usunięcia rozliczenia z poziomu zapisu kasowego/ zdarzenia – automatycznie kasowany jest dokument różnicy kursowej.
• Zmiana notowania oraz usuwanie rozliczeń jest blokowane w chwili zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej.
• Jeśli płatność jest rozliczana w kilku ratach (np. jedna Faktura Sprzedaży jest rozliczana kilkoma wpłatami KP) – dla każdego rozliczenia tworzony jest odrębny dokument różnicy kursowej.

Inne dokumenty kasowe

Istnieje również możliwość generowania innych dokumentów w walutach obcych: Not odsetkowych, Ponagleń zapłaty oraz Potwierdzeń salda. Dokumenty te są wyliczane na podstawie wprowadzonych wcześniej zapisów i zdarzeń. Należy pamiętać, że:

• Dokumenty te mogą być generowane tylko na podstawie zapisów/ zdarzeń zarejestrowanych w takiej samej walucie.
• Jeśli dokumenty te są generowane w walucie obcej – oprócz jej symbolu należy podać typ kursu oraz notowanie.
• Wyliczona na tej podstawie wartość PLN jest przenoszona do księgowości (w przypadku Not odsetkowych).

• bilansu otwarcia – stanu kasy lub konta w chwili otwierania raportu. Dla pierwszego raportu w rejestrze jest to Saldo B.O całego rejestru. Dla kolejnych raportów bilans otwarcia jest równy bilansowi zamknięcia poprzedzającego raportu.
• Zapisów kasowych/bankowych – przychody (wpłaty) i rozchody (wypłaty).
• Bilansu zamknięcia – stanu kasy/rachunku na moment zamykania raportu. Bilans zamknięcia ostatniego raportu jest jednocześnie bieżącym stanem środków w danym rejestrze.

• zapisy numerowane są kolejno w obrębie każdego raportu – każdy zapis ma swoją Liczbę Porządkową (Lp.) w raporcie.
• Zapisy są dokumentami numerowanymi wg schematu określonego podczas konfiguracji programu. Ta numeracja może być ciągła w obrębie roku kalendarzowego, roku obrachunkowego lub miesiąca. Powinna zawierać symbol dokumentu kasowego/bankowego (oznaczający np. czy jest to wpłata, czy wypłata) oraz oznaczenie rejestru, którego zapis dotyczy.
• Jeśli zapis kasowy/bankowy powstaje, jako dokument wtórny np. do faktury płatnej gotówką, numer tego zapisu jest jednocześnie numerem dokumentu źródłowego (w naszym przykładzie jest numerem faktury).
• W Konfiguracji firmy/Kasa i Bank/Parametry znajduje się parametr Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych. Jeżeli parametr ten zostanie zaznaczony to przy automatycznych zapisach kasowych/bankowych schemat numeracji dokumentów jest pobierany z Konfiguracji firmy/Kasa i Bank/Dokumenty: KP/KW z kolumny Definicja – KP dla zapisów typu Przychód, KW dla zapisów typu Rozchód. Seria dla schematu numeracji pobierana jest z rejestru kasowego/bankowego tak jak przy ręcznym dodawaniu KP/KW.

• gotówką – np. klient płaci gotówką za wystawioną fakturę, pracownik zwraca niewykorzystaną zaliczkę….,
• kartą płatniczą – klient płaci kartą za otrzymany towar lub wykonaną usługę.

W rejestrach typu KONTO BANKOWE, płatności mogą być dokonywane:

• gotówką – np. zasilenie rachunku bankowego gotówką,
• przelewem – zasilenie lub wypłata z rachunku bankowego przelewem,
• kartą płatniczą – klient płaci kartą, centrum autoryzacyjne przelewa pieniądze na nasze konto.

W rejestrach typu KARTA KREDYTOWA płatności mogą być dokonywane:

• gotówką – wpłata gotówki na rachunek obsługujący kartę,
• przelewem – przelew (zasilenie) konta obsługującego kartę,
• kartą płatniczą – płacimy firmową kartą płatniczą.

• automatycznie dopisywane przez program w chwili wystawiania dokumentu, który pociąga za sobą konieczność uregulowania płatności. Przykładami mogą być: zatwierdzona faktura sprzedaży lub zakupu z odroczoną płatnością, przygotowana, ale jeszcze nie zrealizowana lista płac, związana z wstępnie naliczoną deklaracją VAT7 zapłata podatku VAT do urzędu skarbowego itd. Jak widać więc, zapisy w Preliminarzu mogą pochodzić z różnych modułów systemu Comarch ERP Optima.
• wprowadzane przez operatora „ręcznie” z poziomu Preliminarza. Przykładami mogą być: planowane zakupy wyposażenia do firmy (nie mamy jeszcze dokumentu zakupu, ale planujemy określony wydatek), planowane wpływy środków finansowych niezwiązane z dokonywanymi transakcjami (np. dopłaty wspólników do kapitału firmy) itd.

Dzięki zdarzeniom zapisanym w Preliminarzu uzyskujemy możliwość:

• dokładnego śledzenia bieżącego stanu naszych zobowiązań i należności,
• dużą łatwość rozliczania planowanych płatności z zapisami potwierdzającymi ich realizację,
• możliwość kompensowania ze sobą zdarzeń,
• prognozowania na przyszłość przepływu i stanu środków finansowych w firmie,
• oceny planowanych wydatków w podziale na poszczególne kategorie – prognozy dla kategorii, które przyniosą nam największe zyski i największe koszty.

• po wprowadzeniu banku, w zależności od jego ustawień, proponuje schemat numeru rachunku bankowego prawdopodobny dla tego banku. Uwzględniane są tutaj wszystkie zasady obowiązujące dla danego schematu numeracji (standardowa lub IBAN).
• Po wprowadzeniu pełnego numeru konta – sprawdza jego poprawność w zależności od ustawień flagi IBAN na formularzu (dziedziczonej z formularza banku).

• 2 znaków alfanumerycznych (kod kraju),
• 2-cyfrowej sumy kontrolnej,
• członu BBAN (Basic Bank Account Number). Człon BBAN zawiera kod kraju, kod zawierający cyfry i/lub znaki alfanumeryczne, który jest specyficzny dla banku oraz numer konta. Teoretyczna maksymalna długość członu BBAN wynosi 30 znaków.
• W przypadku polskich banków numer IBAN składa się z czterech segmentów:
  • sygnatury kraju (PL),
  • dwucyfrowej liczby kontrolnej,
  • ośmiocyfrowego numeru rozliczeniowego banku,
  • numeru konta klienta, który może mieć długość do 16 znaków.

• 02 – oznacza przykładową liczbę kontrolną,
• 10201055 – przykładowy numer oddziału PKO BP S.A.,
• 1234567891234567 – przykładowy identyfikator rachunku klienta PKO BP S.A.

• dla banku zagranicznego nie proponuje żadnego numeru rachunku,
• dla banku krajowego wstawia schemat @@-NRB- (właściwy dla numeracji IBAN). Po wpisaniu numeru konta zamiast @@ pojawia się wyliczona suma kontrolna.

• dla banku zagranicznego – sprawdza zgodność wpisanego numeru ze standardem IBAN dla polskich numerów rachunków,
• dla banku krajowego sprawdza zgodność ze standardem IBAN. Podczas sprawdzania (wyliczania) sumy kontrolnej zakładane jest, że numer zaczyna się od sygnatury kraju PL. Następnie z numeru wyodrębniany jest Numer Rozliczeniowy Banku i sprawdzana jest jego zgodność z algorytmem modulo. [/su_link]

Elektroniczna wymiana danych z bankiem

Elektroniczna wymiana danych z bankami staje się coraz bardziej popularną formą przekazywania do banków zleceń przelewów i uzyskiwania informacji o dokonanych przez bank transakcjach (wyciągi bankowe). System Comarch ERP Optima pozwala na elektroniczną wymianę danych z bankiem zarówno poprzez eksport przelewów do pliku tekstowego, jak również import zrealizowanych przelewów z pliku dostarczonego przez bank. Użytkownik może sam zdefiniować format w oparciu o informacje dostarczone przez bank. W programie są predefiniowane standardowe formaty:

• Alior Bank WebService
• BANKZKH,
• BNP Paribas WebService,
• BPH BusinessNet (import)/PekaoBIZNES24 (import),
• Citi Handlowy - API,
• Citi Handlowy - Przelewy krajowe (CDFF),
• Citi Handlowy - Przelewy krajowe (Elixir),
• Citi Handlowy - Przelewy krajowe, w tym MPP (xml),
• Citi Handlowy - Przelewy międzynarodowe (CDFF),
• Citi Handlowy - Przelewy międzynarodowe (xml),
• Citi Handlowy - Przelewy MPP (CDFF),
• Citi Handlowy - Przelewy MPP (Elixir),
• Citi Handlowy - Przelewy podatkowe (CDFF),
• Citi Handlowy - Przelewy podatkowe (Elixir),
• Citi Handlowy - Przelewy podatkowe (xml),
• Citi Handlowy - Przelewy SEPA (CDFF),
• Citi Handlowy - Przelewy SEPA (xml),
• CitiBank,
• CitiDirect,
• Elixir-O BPH,
• Elixir-O BPH (mechanizm podzielonej płatności),
• Elixir-O iBRE,
• ING WebService,
• KASABUF.TXT i BANKBUF.TXT (import),
• KASAZKH,
• KB24 – Kredyt Bank (eksport),
• mBank WebService,
• Millennium WebService,
• Pekao WebService,
• Przelewy krajowe (xml),
• Przelewy SEPA (xml),
• Przelewy SEPA BZWBK (xml),
• Przelewy walutowe (xml),
• Santander WebService,
• US – Bank Śląski,
• Videotel,
• ZUS - Bank Śląski.

• pierwszy segment (opcjonalny) traktowany jest jako NRB i sprawdzany wg algorytmu modulo,
• drugi segment (wymagany) traktowany jest jako właściwy numer karty i sprawdzany wg algorytmu Luhna.

• Czy numer składa się tylko z cyfr.
• Poprawność wg tzw. algorytmu Luhn’a.
• Czy numer wskazuje na podany typ karty płatniczej.

• jeśli parametr jest aktywny – po zatwierdzeniu dokumentu z formą płatności typu karta program tworzy zapis kasowy/bankowy w raporcie.
• Jeśli parametr nie jest aktywny – płatność kartą, niezależnie od terminu, powoduje powstanie zapisu zapisu na liście Płatności o statusie Nierozliczony. 

Parametr jest dostępny w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry. Aby automatyczne rozliczanie płatności kartą zadziałało dla dokumentów dodawanych do rejestru VAT/ ewidencji dodatkowej, muszą być również zaznaczone parametry Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT/ Automatyczna generacja kasy dla ewidencji dodatkowej w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry.

MPP – mechanizm podzielonej płatności

W Polsce mechanizm podzielonej płatności był wprowadzony w dwóch terminach:

• Pierwszy termin to 1 lipca 2018 roku, gdy weszła w życie ustawa z 15 grudnia 2017 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2018 poz. 62). Pozwala ona na stosowanie mechanizmu podzielonej płatności (tzw. MPP).
• Drugi termin to 1 listopada 2019 roku, gdy zaczęła obowiązywać Ustawa z dnia 9 sierpnia 2019 roku o zmianie ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz.2751).

W obu przypadkach metoda ta polega na tym, że płatność za towar lub usługę może być realizowana na dwa konta:

• konto VAT dostawcy, na które zostanie przekazana kwota podatku VAT,
• konto rozliczeniowe dostawcy, na które zostanie przekazana kwota netto za nabyte towary czy usługi

Mechanizm ten ma chronić nabywcę przed solidarną odpowiedzialnością w przypadku wystąpienia ‘karuzeli VAT’. Nabywca dokonując płatności zastrzega sobie, że część przelanej kwoty ma zostać zablokowana na specjalnym rachunku VAT dostawcy. Dostęp do środków zgromadzonych na rachunku VAT jest ograniczony. O ile pierwotnie stosowanie metody podzielonej płatności było dobrowolne i mogło dotyczyć wybranych kontrahentów lub wskazanych dokumentów, o tyle od 1 listopada 2019 roku mechanizm podzielonej płatności w niektórych przypadkach jest obowiązkowy. Obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności  stosujemy, gdy:

• sprzedaż dotyczy towarów i usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT,
• wartość brutto transakcji wynosi ponad 15 000 PLN lub równowartość tej kwoty,
• sprzedawca i odbiorca są podatnikami VAT.

W sytuacji, gdy wszystkie transakcje z danym kontrahentem będą realizowane z zastosowaniem metody podzielonej płatności proponujemy odnotować taką informację na formularzu kontrahenta.

Zaznaczenie tego parametru powoduje, że płatności złotówkowe trafiające do rejestru bankowego mają automatycznie ustawiony mechanizm podzielonej płatności. Dotyczy to dokumentów handlowych i ich korekt:

• faktury sprzedaży,
• faktury zakupu,
• faktury zaliczkowej,
• faktury finalnej

oraz dokumentów wprowadzanych bezpośrednio do rejestru VAT

Uwaga

Parametr dotyczący podzielonej płatności (MPP – podzielona płatność) zaznaczymy na formularzu kontrahenta o statusie Podmiot gospodarczy, dla którego parametr Nie rozliczaj płatności jest niezaznaczony.

Zmiana ustawienia tego parametru może być wykonana z poziomu formularza danego kontrahenta lub możemy ją wykonać seryjnie dla zaznaczonych kontrahentów. Służy do tego operacja seryjna – Zmień warunki płatności.

Metoda podzielonej płatności dostępna jest na zdarzeniach, które znajdują się w rejestrach bankowych i dotyczą kontrahentów lub urzędów. Jeżeli płatność podlega metodzie podzielonej płatności (parametr MPP – podzielona płatność jest zaznaczony) to na zdarzeniu pojawiają się dodatkowe pola: Kwota VAT, NIP i Numer dokumentu. Na zdarzeniach, które nie mają zaznaczonego parametru MPP – podzielona płatnośćpola są niewidoczne. W przypadku dokumentów handlowych (faktury zakupu, faktury sprzedaży, faktury zaliczkowej, faktury finalnej i wystawionych do nich korekt) oraz dokumentów wprowadzonych do rejestru VAT parametr dziedziczony jest z dokumentu źródłowego. Parametr dziedziczony jest na wszystkie płatności związane z tym dokumentem. Wyjątek stanowią dokumenty wystawione w innej walucie. Jeśli na dokumencie walutowym parametr Płatność VAT w PLN jest:

• zaznaczony – powstają dwa zdarzenia, pierwsze w walucie dokumentu (kwota netto) i parametr MPP podzielona płatność nie jest zaznaczony oraz drugie zdarzenie w PLN (równowartość kwoty VAT) z zaznaczonym parametrem o podzielonej płatności.
• niezaznaczony – powstaje płatność w walucie, parametr związany z podzieloną płatnością nie jest zaznaczony.

Jeżeli dokument został wystawiony dla podmiotu znajdującego się na liście Urzędy parametr MPP zaznacza się na płatności automatycznie. Pozostałe pola odczytywane są z dokumentu powiązanego z daną płatnością. Na płatnościach do transakcji związanej z kontrahentem, który ma zaznaczony parametr MPP program automatycznie:

• zaznacza MPP – podzielona płatność – parametr odczytany jest z dokumentu źródłowego
• uzupełnia Numer dokumentu – pobiera go z dokumentu, z którym związana jest płatność,
• uzupełnia Numer NIP kontrahenta – numer NIP pobierany jest z dokumentu, z którym związana jest dana płatność (numer NIP wpisany na zakładce [2. Kontrahent na fakturze/w rejestrze VAT]),
• przenosi łączną kwotę VAT.

Jakie czynności należy wykonać, aby w programie korzystać z metody podzielonej płatności (MPP)?

• Założyć rejestr bankowy w PLN i zaznaczyć na nim parametr Rachunek VAT dla MPP. Otworzyć raporty bankowe.
• Na formularzu kontrahenta, z którym rozliczenia będziemy prowadzić z uwzględnieniem metody podzielonej płatnościzaznaczyć parametr MPP – podzielona płatność
• Jeśli podzielona płatność ma dotyczyć tylko wybranych płatności w Preliminarzu płatności na wybranych zdarzeniach z wykorzystaniem operacji seryjnej zaznaczyć parametr MPP – podzielona płatność oraz uzupełnić informację o numerze dokumentu i kwocie VAT.
• Tworząc zlecenia przelewów do banku wskazać właściwy format dla przelewów MPP.

Więcej informacji na temat metody podzielonej płatności, w tym tworzenia zleceń przelewu do banku znajdziecie Państwo na naszym portalu.

Wykaz podatników VAT – weryfikacja rachunków bankowych

Od września 2019 roku Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatny, jednolity Wykaz podatników VAT. Wykaz ten zawiera podmioty, które zostały zarejestrowane, niezarejestrowane, wykreślone i przywrócone do rejestru VAT. Wykaz zawiera dane pozwalające na weryfikację podatnika, w tym listę zgłoszonych przez niego rachunków bankowych. Rachunki są pobierane z bazy KAS i są to numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w SKOK otwarte w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej i podane przy zakładaniu firmy.  Jeśli Twoje rachunki bankowe są inne niż w momencie zakładania firmy powinieneś je zaktualizować w urzędzie skarbowym (spółki zarejestrowane w KAS) lub CEIDG (jednoosobowa działalność gospodarcza). Do 31 grudnia 2019 roku korzystanie z tego Wykazu jest dobrowolne. Od 1 stycznia 2020 roku zapłata za fakturę wystawioną przez podatnika VAT czynnego o wartości przekraczającej 15 000 zł powinna być dokonana na rachunek, który jest zamieszczony w Wykazie podatników VAT. W programie Comarch ERP Optima mamy możliwość pobrania rachunków bankowych kontrahenta z Wykazu podatników VAT. Rachunki te są automatycznie pobierane przy dodawaniu nowego kontrahenta, można je też zaimportować dla kontrahentów istniejących już w programie. Importowane rachunki są automatycznie weryfikowane. Weryfikacja rachunków bankowych dostępna jest z poziomu listy kontrahentów, listy dokumentów w rejestrze VAT, listy dokumentów w ewidencji dodatkowej, w preliminarzu płatności oraz na liście zapisów kasowych\bankowych. W module Kasa/Bank rachunek kontrahenta weryfikujemy automatycznie przy eksporcie przelewów. Dodatkowo na liście zdarzeń i liście zapisów kasowych\bankowych mamy możliwość weryfikacji rachunków dla wskazanych przez nas płatności.

Uwaga

Weryfikacja rachunków bankowych z poziomu listy zapisów kasowych/bankowych dostępna jest od wersji 2020.2.1 programu Comarch ERP Optima

Uwaga

Weryfikacja rachunków bankowych jest dostępna wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją.

W przypadku, kiedy Klient nie posiada aktualnej gwarancji bądź pracuje na wersji Demo w momencie weryfikacji  pojawia się komunikat: Wystąpił błąd: Usługa dostępna tylko dla programów na gwarancji. Standardowo w Preliminarzu płatności weryfikacji podlegają zdarzenia, które spełniają wszystkie wymienione poniżej warunki:

• płatność znajduje się w rejestrze bankowym,
• na płatności podano numer rachunku bankowego,
• jest to zdarzenie rozchodowe,
• płatność jest nie rozliczona lub rozliczona częściowo,
• podmiotem płatności jest kontrahent posiadający polski numer NIP.
• kwota płatności jest większa niż 15 000 zł. Sprawdzana jest łączna kwota płatności na dokumencie źródłowym, np. na fakturze zakupu.
• przy seryjnej weryfikacji rachunków bankowych sprawdzany jest status zdarzenia, weryfikujemy płatności o statusie: Bufor lub Do realizacji

W przypadku operacji seryjnej Zweryfikuj rachunek bankowy, która wykonywana jest z poziomu listy zapisów, listy zdarzeń, weryfikowane są wszystkie zaznaczone dokumenty niezależnie od kwoty transakcji. Pozostałe warunki pozostają bez zmian. Przy eksporcie przelewów oraz weryfikacji wykonywanej za pomocą operacji seryjnej dla zaznaczonych dokumentów na liście w rejestrze VAT i ewidencji dodatkowej oraz na formularzach dokumentów standardowo obowiązuje warunek na kwotę transakcji (15 000 zł). Istnieje możliwość wyłączenia tego warunku, co zostało opisane w dalszej części dokumentu. Przy eksporcie przelewów do banku weryfikacji nie podlegają przelewy MPP. W przypadku dokonania zapłaty z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności na rachunek spoza Wykazu podatników VAT nie wystąpią negatywne konsekwencje w zakresie CIT i PIT w kwestii solidarnej odpowiedzialności w VAT.  

Weryfikacja numerów rachunków bankowych przy eksporcie przelewów

W Preliminarzu płatności weryfikacja odbywa się automatycznie w momencie eksportu przelewów do banku, ponieważ istotne jest aby w momencie zlecania przelewu rachunek kontrahenta znajdował się w Wykazie podatników VAT czynnych. Jeśli w wyniku weryfikacji otrzymamy informację, że zlecenie dotyczy niepoprawnego numeru rachunku pojawi się odpowiedni komunikat  a proces eksportu przelewów zostanie zatrzymany. Wygląd komunikatu zależy od wybranego formatu eksportu. Poniżej na pierwszym rysunku przedstawiono komunikat jaki może pojawić się przy zastosowaniu formatu eksportu, który zapisuje dane do pliku xml oraz webservice. Drugi prezentuje komunikat jaki może pojawić się przy eksporcie płatności formatem generującym plik ‘płaski’ np. Elixir-0.

Dotyczy wersji: 2020.2.1

Przy eksporcie przelewów do banku program sprawdza kwotę transakcji (warunek na 15 000 zł). Użytkownik ma możliwość ustalenia weryfikacji rachunku bankowego bez względu na kwotę transakcji. W tym celu należy wejść do Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry i w sekcji Automatyczna weryfikacja numerów rachunków w Wykazie podatników VAT zaznaczyć parametr Niezależnie od kwoty dokumentu. Parametr ten ma wpływ na weryfikację jaka ma miejsce przy eksporcie przelewów oraz na weryfikację na formularzu faktury zakupu, korekcie faktury sprzedaży, dokumencie w rejestrze VAT zakupu, dokumencie korekty w rejestrze VAT sprzedaży, dokumencie w ewidencji dodatkowej kosztów, korekcie dokumentu w ewidencji dodatkowej przychodów oraz przy weryfikacji wybranych dokumentów w rejestrze VAT i ewidencji dodatkowej (operacja seryjna Zweryfikuj rachunek bankowy).

Uwaga

W przypadku rozpoznania rachunków bankowych, których nie ma w Wykazie podatników VAT to od decyzji Użytkownika zależy czy wszystkie przelewy zostaną wyeksportowane do banku.

Operacje seryjne – Zweryfikuj numer rachunku

Dla zapisów bankowych oraz zdarzeń zapisanych w Preliminarzu płatności wprowadziliśmy możliwość seryjnego sprawdzenia rachunków bankowych. Służy do tego funkcja: Zweryfikuj numer rachunku.Weryfikacja wykonywana jest dla zaznaczonych zapisów (zdarzeń) niezależnie od kwoty transakcji. W logu z przebiegu tej operacji pojawiają się informacje o weryfikacji numerów rachunków bankowych oraz ewentualne komunikaty dotyczące problemów z połączeniem się z serwerem Ministerstwa Finansów czy brakiem połączenia sieciowego.

Dotyczy wersji: 2020.2.1

Uwaga

W Preliminarzu płatności weryfikacja zdarzeń (operacja seryjna, eksport przelewów) wykonywana jest zawsze wg daty bieżącej. Nie mają znaczenia daty dokumentów.Na liście zapisów bankowych weryfikacja wykonywana jest wg daty zapisu

Wynik weryfikacji zapisywany jest na karcie kontrahenta dla każdego rachunku bankowego oddzielnie (data weryfikacji, numer NIP, wynik, Identyfikator wyszukiwania). Zapis wykonywany jest bez względu na wynik weryfikacji. Zapisujemy zarówno pozytywny jak i negatywny wynik weryfikacji. W przypadku seryjnej weryfikacji zapisu/zdarzenia na którym wpisano rachunek bankowy, którego nie ma na karcie kontrahenta to rachunek ten zostanie dodany do listy rachunków bankowych tego kontrahenta wraz z informacją o jego weryfikacji. W momencie weryfikacji w pierwszej kolejności sprawdzamy czy rachunek został już zweryfikowany (istnieje wpis w Comarch ERP Optima na karcie kontrahenta), jeśli nie to uruchamiamy wyszukiwanie w Wykazie podatników VAT i jego wynik zapisujemy na karcie kontrahenta.

Cel ćwiczenia: przygotowanie bazy do pracy pod kątem modułu Kasa/Bank: założenie rejestru bankowego, utworzenie formy płatności oraz otworzenie raportu bankowego. Lista banków jest już wprowadzona. Teraz pora na założenie rejestrów kasowych/bankowych. Rejestr KASA jest definiowany w chwili zakładania nowej bazy danych. Na liście raportów rejestru KASA został otwarty domyślny raport z datą otwarcia zgodną z datą stworzenia bazy danych. Założony został też pierwszy rejestr bankowy dla rachunku w banku PKO I O./KRAKÓW. Proszę sprawdzić, czy podane dla rachunku dane są prawidłowe oraz uzupełnić saldo otwarcia.

• Z menu wybieramy Kasa/Bank/ Rejestry Kasowe/Bankowe. Edytujemy rejestr:
  • Rejestr: PKO
  • odznaczony parametr Numery obce
  • okres raportów: miesięczny (raz na miesiąc otrzymujemy wyciąg bankowy)
  • Saldo B.O.: 24 500 zł
  • zatwierdzamy formularz
• Otwieramy pierwszy raport bankowy w rejestrze PKO:
  • ustawiamy kursor na liście rejestrów, na rejestrze PKO,
  • naciskamy ikonę z paska zadań „Raporty kasowe/bankowe”, która otworzy listę raportów powiązanych ze wskazanym rejestrem. W naszym przypadku lista jest pusta:
  • dodajemy nowy raport: Data otwarcia i Data zamknięcia – obejmują bieżący miesiąc.
  • zatwierdzamy formularz
  • na liście raport jest widoczny w kolorze zielonym – raport jest otwarty i można w nim wprowadzać zapisy
• Jeśli jeszcze raz podglądniemy zatwierdzony raport. Wypełnione zostało pole Stan poprzedni. Przyjęło wartość 24 500 zł, ponieważ taki był B.O. na rachunku w banku PKO.

Załóżmy, że nasza firma prowadzi jeszcze jeden rachunek bankowy w Banku BPH (akronim na liście banków BPH I O./KRAKÓW, numer rozliczeniowy: 10601376). Bieżący stan rachunku wynosi 28 000 zł. Co tydzień z banku otrzymujemy wyciąg bankowy z wykazem zarejestrowanych transakcji. Ponieważ z poziomu kreatora widocznego przy pierwszym uruchomieniu bazy możliwe jest zdefiniowanie tylko jednego rachunku bankowego firmy – drugi rejestr musimy założyć bezpośrednio w module Kasa/Bank. Na liście banków są już wpisane dane banku BPH, w którym rachunek jest prowadzony. Teraz należy założyć związany z nim rejestr:

• Z menu wybieramy Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe. Dodajemy nowy rejestr:
  • Akronim: BPH
  • Rejestr: BPH
  • Nazwa: Rachunek bieżący w banku BPH
  • Typ rejestru: Konto bankowe
  • Bank: wpisujemy akronim: BPH I O./KRAKÓW lub NRB: 10601376 lub wyszukujemy z listy
  • Numer rachunku: wprowadzamy numer rachunku 31 10601376 1234 1234 1234 1234
  • Okres raportów: Tygodniowy (ponieważ raz na tydzień otrzymujemy wyciąg bankowy)
  • Saldo B.O.: 28 000 zł
  • zatwierdzamy formularz

Podczas zatwierdzania formularza rachunku program pozwala na:

• Otwarcie pierwszego raportu bankowego w rejestrze BPH:
  • należy zaznaczyć parametr Otworzyć nowy wyciąg z datą.
  • raport będzie obejmował okres tygodnia zawierającego wskazaną datę.
  • raport jest widoczny na liście raportów KB.
  • na liście wypełniona została kolumna Stan poprzedni. Przyjmie wartość 28 000 zł, ponieważ taki był B.O. na rachunku w banku BPH.
• Zdefiniowanie formy płatności związanej z rejestrem BPH
  • należy zaznaczyć parametr Dodać nową formę płatności dla rachunku
  • program automatycznie doda formę płatności o nazwie przelew_BPH, typu przelew, skojarzoną z rejestrem BPH (jeśli Użytkownik nie zaznaczy parametru to nową formę może dopisać z poziomu System/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Formy płatności).
  • w firmie będą funkcjonowały dwie formy płatności dla przelewów:
    • przelew skojarzony z rachunkiem w PKO
    • przelew_BPH skojarzony z rachunkiem w banku BPH.

System Comarch ERP Optima automatycznie generuje płatności w module Kasa/Bank dla wyliczanych list płac

Zasady generowania płatności dla modułu Płace i Kadry:

• Przez zatwierdzenie listy płac rozumiane jest zamknięcie list za dany okres.
• Dla niezamkniętych list płac powstaje zdarzenie w Preliminarzu niezależnie od formy płatności. Nie ma jednak możliwości jego rozliczenia do chwili zamknięcia listy.
• Po zamknięciu listy płac (parametr dostępny na formularzu listy płac) powstaje zdarzenie w Preliminarzu o statusie nierozliczone, można je rozliczyć z zapisem kasowym/bankowym.

W programie istnieje również funkcja automatycznego generowania płatności do wyliczonych deklaracji podatkowych i ZUS. W Konfiguracji firmy/ Dane firmy / Deklaracje wybieramy formę płatności. Forma ta dotyczy wszystkich wygenerowanych w programie deklaracji. Typ dokumentu dla płatności deklaracji – użytkownik wybiera rodzaj dokumentu zapisu kasowego/ bankowego związanego z podatkiem. Forma płatności do deklaracji – wybieramy formę płatności dla podatków np. przelew. Po wyliczeniu i zapamiętaniu deklaracji PIT-4, PIT-8A i DRA, PPK gdy w danym miesiącu powstaje obowiązek przekazania kwot do zapłaty, generowany jest zapis w module Kasa/Bank zależny od parametru w Konfiguracji/Dane firmy/ Deklaracje Forma płatności do deklaracji. Odroczona forma płatności np. przelew generuje zapis w Preliminarzu płatności, do którego, po zablokowaniu deklaracji przed zmianami (parametr dostępny na formularzu deklaracji), można wystawić przelew bankowy lub wysłać do banku w odpowiednim formacie. Gotówka (zerowy termin płatności) – też w pierwszej kolejności zapis trafia do Preliminarza Płatności (kolor zielony). W momencie zablokowania deklaracji przed zmianami, zapis związany z podatkiem Do zapłaty w Preliminarzu płatności a płatny gotówką, powoduje automatycznie wygenerowanie zapisu w odpowiednim raporcie kasowym i otrzymuje status zapisu rozliczonego. Domyślnie dla płatności związanych z deklaracjami proponowany jest typ dokumentu DEK i forma płatności – przelew. Dodatkowo lista urzędów (Ogólne/ Inne/ Urzędy/ Urzędy ZUS) uzupełniona została o ZUS, dla którego zdefiniowane zostały trzy konta związane ze składkami na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy wraz z FGŚP.

Uwaga

Aby wykasować deklaracje z listy deklaracji należy w pierwszej kolejności rozpiąć rozliczenia danego zapisu. W tym celu należy wejść z menu w Kasa/Bank/ Rozliczenia podmiotu na zakładkę Rozliczone i usunąć zapis rozliczający.

W programie jest możliwość zablokowania dostępu do rozliczeń pracowników poprzez zaznaczenie parametru w Konfiguracji programu/ Użytkowe/ Operatorzy – Blokada dostępu do rozliczeń pracowników. Zaznaczenie parametru zablokuje dostęp do modułu kadrowo-płacowego zarówno w Comarch ERP Optima Płace i Kadry jak i Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus oraz dodatkowo do danych płacowych dostępnych w innych modułach, i tak:

• W module Kasa/Bank – po zaznaczeniu parametru blokady ukryte zostaną na listach dokumentów rozliczonych i nierozliczonych te dokumenty kasowe/ bankowe, które są wystawione na podmiot typu pracownik. Na listach rozliczonych zapisów, gdy zostaną rozliczone ze sobą dokumenty, z których jeden jest wystawiony na pracownika, a drugi na inny podmiot, formatka rozliczenia będzie miała ukryte dane dotyczące dokumentu wystawionego na pracownika.

Uwaga

Nie jest zablokowane rozliczanie faktur zaliczkami pracowników nawet wtedy, gdy Operator ma włączoną blokadę. Będzie widział wszystkie nierozliczone zapisy k/b, będzie mógł pobrać z nich kwoty do rozliczenia dokumentu, który wprowadza. Będzie mógł usunąć rozliczenie z poziomu Preliminarza lub rozliczeń podmiotu wychodząc od zdarzenia jeżeli zdarzenie nie będzie wystawione na pracownika.

• W modułach księgowych blokada spowoduje ukrycie w menu Księgowość gałęzi Wynagrodzenia oraz w Dokumentach źródłowych pozycji Listy płac.
• W module Analizy – dla włączonego modułu z parametrem Pełne menu dla modułu Analizy, przy zaznaczonej blokadzie ukryte zostaną w głównym menu pozycja Kadry/Płace oraz w  Panelu analiz gałąź Kadry i Płace.
• Praca rozproszona – wysyłane będą wszystkie zapisy, również te wystawione na pracownika. Dotyczy to także ręcznie wprowadzonych płatności do Preliminarza Płatności. Można zablokować Operatorowi eksport w modelu Pracy rozproszonej zakładając odpowiednią blokadę.
• Eksport raportów kasowych/bankowych do Comarch ERP Klasyka – przez plik kasadokh.txt lub bankdokh.txt. W tej sytuacji należy założyć blokadę do funkcji skryptowych, które realizują ten eksport.

Rozliczanie wypłat w różnych walutach

Z uwagi na coraz częściej występującą sytuację zatrudniania pracowników poza Polską i wypłacania im wynagrodzeń w walucie obcej (przy zachowaniu polskich przepisów podatkowych i składkowych przy naliczaniu wypłat) wprowadzono w module Kasa/Bank/ Preliminarz płatności zmianę. Dodano funkcję przeliczenia wypłaty (kwoty netto) na inną walutę, niż wynika z dokumentu źródłowego, według kursu aktualnego na dany dzień. Oznacza to, że wypłaty są policzone w walucie PLN, tym samym powstają zdarzenia w walucie PLN, a w Preliminarzu płatności jest możliwość przeliczenia wypłaty na wybraną – przez użytkownika – walutę obcą. W Konfiguracji programu/Ogólne/Waluty należy dodać waluty, które będą potrzebne do przeliczeń wynagrodzenia. Należy uzupełnić kurs waluty (np. przez import z NBP). Następnie trzeba sprawdzić, czy są naliczone wypłaty. Jeśli nie ma, należy je naliczyć i zamknąć. Po wykonaniu wymienionych czynności, można przejść do modułu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności i dokonać zmiany waluty w płatnościach z PLN na inną.

Uwaga

Funkcja przeliczania wypłaty na inną walutę dostępna jest tylko dla wypłat o statusie Zamknięta. Płatność (w Preliminarzu Płatności) ma status Do realizacji.

W module Kasa/Bank/ Preliminarz płatności można zmienić walutę na inną niż PLN dla pojedynczej wypłaty lub seryjnie:

• Zmiana waluty na pojedynczej płatności pracownika – należy edytować płatność poprzez użycie ikony lupy lub dwukrotnie klikając, przejść na zakładkę [Rozliczenia]. W polu Waluta rozl. wybrać z rozwijanej listy walutę.
• Seryjna zmiana waluty rozliczenia – funkcja działa dla zaznaczonych zdarzeń. Po zaznaczeniu płatności należy nacisnąć prawy klawisz myszy, pojawi się menu kontekstowe i wybieramy opcję Zmień walutę rozliczenia. Pojawi się pytanie, które potwierdzamy TAK, następnie podajemy informacje dotyczące wybranej waluty (innej niż PLN).

Uwaga

W przypadku, gdy na dany dzień nie będzie podanego kursu wybranej waluty, należy kurs wprowadzić „ręcznie”. W danej płatności, na zakładce [Rozliczenia], pole Waluta rozliczenia aktywne jest tylko wtedy, gdy w polu Waluta dokumentu wybrano walutę PLN. W przeciwnym wypadku będzie nieaktywne (wyszarzone). Pole Waluta rozliczenia będzie nieaktywne również wtedy, gdy dokument został już rozliczony przynajmniej częściowo.

Po zmianie waluty w płatnościach – wszystkie wydruki płacowe z kwotami płatności: gotówka i ROR drukowane są zawsze w PLN (w walucie systemowej). Dotyczy to wydruków:

• Kwitek wypłaty (oba wydruki – z formularza listy płac i z listy Wypłaty pracowników),
• Lista płac skrócona (obydwa – j.w.),
• Lista płac szczegółowa (z czasem pracy i bez),
• Lista ROR,
• Lista wypłat gotówkowych,
• Zestawienia list płac (z formularza listy płac i z listy list płac).

Współpraca modułów standardowych z modułami w wersji Plus

Moduł Kasa/Bank Plus daje dodatkowo możliwość:

• prowadzenia wyceny środków pieniężnych w kasie i na rachunku bankowym (więcej w rozdziale Magazyn walut),
• zakładania zaawansowanych blokad do rejestrów kasowych/bankowych (więcej w rozdziale Zakazy do rejestrów w module Kasa/Bank Plus).
• rozliczania delegacji pracowników (więcej w rozdziale Delegacje).

Magazyn walut może być prowadzony na jednym ze stanowisk przy czym operatorzy logujący się do bazy danych z pobranym modułem Kasa/Bank nie będą mogli korzystać z funkcjonalności Magazynu walut, a w szczególności dodawać/usuwać zapisów w rejestrach, które obsługują Magazyn walut. W przypadku korzystania z funkcjonalności zaawansowanych blokad do rejestrów kasowych/bankowych zalecane jest posiadanie modułu Kasa/Bank Plus na wszystkich stanowiskach. W przypadku założenia w module Kasa/Bank Plus blokady np. tylko do zmiany zapisów kasowych w danym rejestrze, operator, który pobierze moduł Kasa/Bank będzie miał całkowitą blokadę to takiego rejestru.

Konfiguracja programu

W momencie otwierania nowej bazy tworzona jest domyślna konfiguracja umożliwiająca współpracę modułu księgowego z modułem Kasa/ Bank. Przed rozpoczęciem generowania płatności do zapisów w module księgowym należy jednak skontrolować taką konfigurację programu. z poziomu Konfiguracji firmy/ Księgowość otwieramy opcję Płatności do rejestru VAT. z tego poziomu ustalamy:

• Typ dokumentu dla rejestru sprzedaży – oprócz standardowych typów dokumentów w klasie Wpłata warto utworzyć odrębny typ dla zapisów pochodzących bezpośrednio z rejestrów VAT sprzedaży. Przypomnijmy, że dla każdego typu dokumentu ustalany jest odrębny schemat numeracji.

Przykład

Dla wpłat i związanych z rejestrem VAT sprzedaży tworzymy odrębny typ RVS, dla którego schemat numeracji składa się z typu dokumentu, numeru i roku kalendarzowego – RVS/0001/2010, RVS/1234/2010.

• Typ dokumentu dla rejestru zakupów – również ze względu na odrębną numerację warto założyć odrębny typ w klasie Wypłata dla zapisów pochodzących z rejestrów VAT zakupów.

Przykład

Dla wypłat związanych z rejestrem VAT tworzymy odrębny typ RVZ, dla którego schemat numeracji składa się z typu dokumentu, numeru i roku kalendarzowego – RVZ/0001/2010, RV/1234/2010.

• Forma płatności dla wpłat częściowych – jeśli zdarzy się, że faktura, pomimo że płatna np. przelewem, jest już częściowo zapłacona, warto tak skonfigurować program, by informacje o tych wpłatach częściowych trafiały do odrębnego rejestru kasowego/ bankowego. Najprościej jest to rozwiązać przy pomocy odrębnej formy płatności, którą powiążemy z osobnym rejestrem kasowym/ bankowym.

Forma ta będzie wykorzystywana jedynie podczas ręcznego generowania płatności dla zapisów pochodzących z wersji wcześniejszej niż 2.00.1, gdzie nie było możliwości automatycznego tworzenia zapisów w Kasie/Banku. Dla zapisów z wersji późniejszych istnieje możliwość dowolnego ustalenia płatności w tabeli płatności.

Uwaga

W przypadku generowania płatności dla zapisu w rejestrze VAT – numer dokumentu źródłowego (z pola Dokument na zapisie w rejestrze VAT) przepisywany jest automatycznie:

• w pole Numer na zdarzeniu w Preliminarzu
• w pole Opis na zapisie kasowym (na kwitku KP/KW drukowany jest w polu Za co).

Konfiguracja programu/ Kasa i Bank/ Parametry W konfiguracji modułu Kasa/Bank znajduje się parametr decydujący o współpracy z Rejestrami VAT: Automatyczna rejestracja kasy dla Rejestrów VAT. Decyduje on o tym, czy w przypadku zapisów wprowadzanych bezpośrednio dla rejestrów VAT (ręcznie lub za pomocą usługi Comarch OCR) płatnych gotówką powinien być automatycznie wprowadzany zapis kasowy do raportu kasowego. Jeżeli:

• Parametr jest zaznaczony – w chwili zatwierdzania zapisu płatnego gotówką:
  • automatycznie tworzony jest zapis kasowy,
  • w Preliminarzu pojawia się zdarzenie na kwotę wpłaty o statusie rozliczony całkowicie,
  • zapis w rejestrze jest automatycznie rozliczony ze zdarzeniem w Preliminarzu.
• Parametr jest niezaznaczony – w chwili zatwierdzania zapisu płatnego gotówką w rejestrze VAT:
  • nie jest generowany zapis w raporcie kasowym,
  • w Preliminarzu pojawia się zdarzenie ze statusem nierozliczone,
  • rozliczenie musi zostać wykonane „ręcznie” w chwili wprowadzenia do raportu kasowego/ bankowego odpowiedniego zapisu.

W Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry znajduje się parametr Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych. Jeżeli parametr ten zostanie zaznaczony, to przy automatycznych zapisach kasowych/bankowych schemat numeracji dokumentów jest pobierany z Konfiguracji firmy/Kasa i Bank/Dokumenty: KP/KW z kolumny Definicja – KP dla zapisów typu przychód, KW dla zapisów typu rozchód. Seria dla schematu numeracji pobierana jest z rejestru kasowego/bankowego,, tak jak przy „ręcznym” dodawaniu KP/KW. Konfiguracja programu/Księgowość/ Parametry W tym miejscu znajduje się parametr Generowanie płatności dla ręcznych księgowań na kontach rozrachunkowych. Jego zaznaczenie spowoduje, że podczas dodawania zapisów na konta rozrachunkowe, bezpośrednio w dziennikach księgowych, użytkownik będzie miał możliwość automatycznego generowania płatności w Preliminarzu przy zapisaniu „ręcznego PK”.

Współpraca z Rejestrami VAT

Współpraca z rejestrami VAT zależy przede wszystkim od ustawienia parametru dotyczącego automatycznego generowania kasy dla zapisów w rejestrze (Konfiguracja firmy/ Kasa i Bank/ Parametry). Rozróżnić trzeba kilka przypadków: Zapis w rejestrze VAT z odroczonym terminem płatności:

• po zatwierdzeniu zapisu powstaje zdarzenie w Preliminarzu płatności ze statusem nierozliczone – do realizacji,
• jeśli zmieniona zostanie kwota w rejestrze VAT – zmianie ulega również kwota na zdarzeniu w Preliminarzu.

Zapis w rejestrze VAT rozliczony przez użytkownika:

• dopóki dokument w rejestrze VAT nie jest rozliczony, nie ma ograniczeń co do wprowadzanych na nim zmian,
• jeśli dokument został już rozliczony przez użytkownika z poziomu modułu Kasa/Bank, wtedy:
  • zmiana kwoty jest możliwa w takim zakresie, że kwota dokumentu nie może być mniejsza niż kwota już rozliczona,

Uwaga

Powyższe ograniczenie nie dotyczy dokumentów, do których zapis kasowy powstał automatycznie w chwili ich zatwierdzenia..

• w przypadku zmiany kontrahenta – zmieniony zostaje kontrahent na zdarzeniu w Preliminarzu, natomiast na zapisie kasowym pozostaje bez zmian.

Zapis w rejestrze VAT płatny gotówką (parametr nieaktywny):

• po zatwierdzeniu zapisu powstaje zdarzenie w Preliminarzu Płatności ze statusem nierozliczone – do realizacji, podobnie jak w przypadku płatności z odroczonym terminem,
• jeśli zmienione zostaną dane na dokumencie w rejestrze VAT – zmianie ulegają również dane na zdarzeniu w Preliminarzu.

Zapis w rejestrze VAT płatny gotówką (parametr aktywny)

• Po zatwierdzeniu zapisu w rejestrze VAT automatycznie generowany jest zapis w Kasie/Banku
• Numer zapisu kasowego jest nadany zgodnie ze schematem zdefiniowanym w Konfiguracja programu/ Księgowość/ Płatności do rejestru VAT. Jako numer obcy wpisywany jest numer z dokumentu w rejestrze VAT.
• Warunkiem jest otwarty raport obejmujący datę z jaką ma powstać zapis kasowy. Jeżeli dla danego rejestru nie ma jeszcze raportu za odpowiedni okres, przy zapisywaniu takiego dokumentu w rejestrze VAT pojawia się pytanie Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport?. Po zaakceptowaniu odpowiedni raport zostaje otworzony.
• W Preliminarzu powstaje zdarzenie, które jest automatycznie rozliczane z zapisem kasowym.
• Zmiany na dokumencie w rejestrze VAT są wtedy ograniczone:
  • jeśli raport kasowy, w którym powstał zapis, jest otwarty – zmiana jest możliwa. W chwili zmiany informacji na dokumencie w rejestrze VAT zmiany są automatycznie wprowadzane na skojarzonym zdarzeniu w Preliminarzu i zapisie w rejestrze kasowym
  • jeśli raport, w którym powstał zapis, jest zamknięty – program pozwala na zmianę jedynie takich pól jak: data deklaracji VAT-7, czy rodzaj transakcji. Inne zmiany są możliwe jedynie po otwarciu raportu kasowego.

Informacje dodatkowe: W przypadku importu zapisów z programów Comarch ERP Klasyka należy pamiętać, że podczas importu pomijana jest informacja o wpłatach częściowych. Całość kwoty deklarowana jest odpowiednio do zapłaty w formie zadeklarowanej na dokumencie w programie Comarch ERP Klasyka. Informacje o wpłatach częściowych powinny zostać uzupełnione „ręcznie”.

Przykład

Na fakturze w programie Firma++ jako formę płatności wybrano przelew, jednak częściowo zapłacono ją gotówką. W chwili importu w rejestrach VAT dokument pojawi się w całości płatny przelewem w terminie określonym na dokumencie w FPP.

W przypadku importu zapisów z programów Comarch ERP Klasyka dla zapisów płatnych gotówką automatycznie proponowana jest forma płatności gotówka predefiniowana w programie. Jest to ważne ze względu na rejestr kasowy skojarzony z tą formą płatności (w chwili zatwierdzenia dokumentu będą do niego trafiać zapisy kasowe). Jeśli faktura jest wystawiana z poziomu modułu sprzedaży systemu Comarch ERP Optima – to w chwili jej zatwierdzenia automatycznie tworzone jest zdarzenie w Preliminarzu oraz zapis kasowy, które zostają ze sobą rozliczone. Dlatego po przeniesieniu takiej faktury do rejestru VAT program nie generuje ponownie płatności.

Daty zapisów i terminy płatności w Rejestrach VAT

W Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów istnieje możliwość ustalenia parametrów, które odpowiadają za daty dla zapisów kasowych oraz terminy płatności dla zdarzeń w Preliminarzu. Parametry są wykorzystywane podczas rejestrowania dokumentów w Rejestrach VAT. W przypadku parametrów dotyczących terminu płatności użytkownik ma możliwość ustalenia, która data powinna być podstawą do wyliczania terminu płatności:

• FA, PA – termin może być wyliczany od daty wystawienia lub daty sprzedaży. Parametr jest wykorzystywany podczas wprowadzania dokumentów do Rejestrów VAT (oraz wystawiania faktur i paragonów w module Faktury).
• FZ – w przypadku faktur kosztowych wprowadzanych w Rejestrach VAT termin płatności może być wyliczany od daty wpływu, daty wystawienia lub daty zakupu. Warto pamiętać, że parametr jest również wykorzystywany podczas wprowadzania faktur zakupu w module Faktury.

W przypadku płatności gotówkowych, gdzie w raporcie kasowym powinien powstać odpowiedni zapis KP/ KW, istnieje możliwość zdefiniowania, z jaką datą powinien być do raportu dopisywany: Data zapisu kasowego przy zapisie FA – zapis KP, tworzony automatycznie w chwili zatwierdzania faktury sprzedaży, może być generowany z datą wystawienia faktury lub z datą sprzedaży. Oprócz faktur sprzedaży parametr obowiązuje również podczas wprowadzania zapisów w Rejestrze VAT sprzedaży. Należy pamiętać, że zapisy KP i KW są automatycznie tworzone w raportach kasowych tylko wtedy, gdy w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry aktywny jest parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT. Jeśli parametr będzie odznaczony – wprowadzenie dokumentu w rejestrze VAT zawsze spowoduje powstanie planowanej płatności w Preliminarzu (niezależnie od formy i terminu płatności). Data zapisu kasowego przy zapisie FZ – zapis KW tworzony w chwili zatwierdzania faktury zakupu może być generowany z datą wpływu, datą wystawienia dokumentu lub datą zakupu. Podobnie jak w przypadku Faktur Sprzedaży – aktywny powinien być parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT. Data zdarzenia w Preliminarzu dla FZ – parametr jest wykorzystywany podczas tworzenia zdarzenia w Preliminarzu do określenia Daty dokumentu. W zależności od tego, którą datę wybierze użytkownik (data wpływu, data zakupu, data wystawienia) – jako data zdarzenia będzie proponowana odpowiednia data wprowadzona na fakturę kosztową. Data zdarzenia w Preliminarzu dla FS/WKA, PA – parametr jest wykorzystywany podczas tworzenia zdarzenia w Preliminarzu do określenia Daty dokumentu. W zależności od tego, którą datę wybierze użytkownik (data wystawienia, data sprzedaży) – jako data zdarzenia będzie proponowana odpowiednia data wprowadzona na fakturę przychodową.

Uwaga

Dla wszystkich dokumentów istnieje możliwość takiego ustawienia, by zapis kasowy był zawsze generowany z datą obowiązującą podczas wyliczania terminu płatności. Takie ustawienie parametru zapobiega sytuacji, gdy termin płatności widoczny na dokumencie jest inny (wyliczany np. wg daty wystawienia), natomiast zapis KP tworzony jest z inną datą (np. sprzedaży).  

Współpraca z Ewidencją dodatkową

Współpraca przebiega w sposób analogiczny jak w przypadku Rejestrów VAT, z małymi wyjątkami:

• O automatycznym tworzeniu zapisu kasowego dla dokumentu płatnego gotówką decyduje parametr w Konfiguracji programu/ Kasa i Bank/ Parametry: Automatyczna generacja kasy dla ewidencji dodatkowej.
• Zapis kasowy, który powstaje automatycznie w chwili zatwierdzenia dokumentu w Ewidencji dodatkowej ma numer zgodny z numerem dokumentu.

Pozostałe zasady są takie same jak w przypadku Rejestrów VAT.

Daty zapisów i terminy płatności w Ewidencji dodatkowej

W Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów można ustalić parametry, które odpowiadają za daty na zapisach kasowych oraz terminy płatności dla zdarzeń w Preliminarzu. W przypadku parametrów dotyczących terminu płatności użytkownik ma możliwość ustalenia, która data powinna być podstawą do wyliczania terminu płatności: Ew. dodatkowa – podczas wprowadzania zapisów w Ewidencji dodatkowej przychodów i kosztów istnieje możliwość takiej konfiguracji programu, by termin płatności był liczony od daty wystawienia, daty operacji lub daty zapisu. W przypadku płatności gotówkowych, gdzie w raporcie kasowym powinien powstać odpowiedni zapis KP/ KW, istnieje możliwość zdefiniowania, z jaką datą powinien być do raportu dopisywany. Odpowiada za to ustawienie parametru Data zapisu kasowego dla ewidencji dodatkowej. Dokument KP/ KW generowany podczas zatwierdzania dokumentu w Ewidencji dodatkowej przychodów/ kosztów może być tworzony w raporcie z datą wystawienia, datą zapisu lub datą operacji. Należy pamiętać, że powstanie płatności dla zapisu wprowadzonego w Ewidencji dodatkowej jest uzależnione od zaznaczenia parametru Generowanie płatności podczas wprowadzania dokumentu (bezpośrednio na formularzu). Jeśli parametr jest aktywny – w chwili zatwierdzania dokumentu powstanie zapis w Kasie/Banku, jeśli nie jest aktywny – zapisanie dokumentu nie będzie miało żadnych konsekwencji w module kasowym.

Uwaga

Dla wszystkich dokumentów istnieje możliwość takiego ustawienia, by zapis kasowy był zawsze generowany z datą obowiązującą podczas wyliczania terminu płatności. Takie ustawienie parametru zapobiega sytuacji, gdy termin płatności widoczny na dokumencie jest inny (wyliczany np. wg daty wystawienia), natomiast zapis KP tworzony jest z inną datą (np. sprzedaży).

Powiązanie dekretów księgowych z Preliminarzem

W programie istnieje możliwość generowania płatności w Preliminarzu podczas dodawania dekretów księgowych na konta rozrachunkowe. Jeżeli użytkownik wybierze na formularzu pozycji zapisu księgowego opcję Generowanie płatności, wówczas w Preliminarzu powstaje płatność dla kontrahenta wskazanego na zapisie księgowym wg następujących zasad:

• Definicja dokumentu – jeśli księgowanie jest na stronę Wn i kwota jest dodatnia lub księgowanie jest na stronę Ma i kwota jest ujemna, pobieramy z konfiguracji domyślny typ dokumentu KP, w przeciwnym wypadku pobieramy domyślny typ dokumentu KW.
• Podmiot dla kont rozrachunkowych słownikowych pobierany jest ze słownika konta, dla kont rozrachunkowych niesłownikowych w pierwszej kolejności ze słownika konta, jeżeli jest ono nie uzupełnione, to z nagłówka PK, w innym przypadku jest ustawiany kontrahent !Nieokreślony!.
• Rejestr pobierany jest na podstawie formy płatności (z uwzględnieniem księgowań walutowych).
• Kwota, waluta, typ kursu, kurs, kategoria, numer obcy, data, forma płatności, termin – pobierane są z elementu dekretu.
• Status – ustawiany jest jako Nie rozliczono.
• Dopuszczalna zwłoka – na podstawie informacji z karty kontrahenta.
• Stan – do realizacji.

Generowanie płatności dla dokumentów bilansu otwarcia

Podobnie jak w przypadku dekretów księgowych wprowadzanych w dziennikach księgowych, również w przypadku wprowadzania dokumentu BO istnieje możliwość generowania zdarzeń w Preliminarzu Płatności. Aby skorzystać z takiej możliwości, w pierwszej kolejności powinno zostać zaznaczone pole Generowanie płatności dla bilansu otwarcia na kontach rozrachunkowych, znajdujące się w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa. Następnie, dodając nową pozycję na Dokumencie BO, należy skorzystać z opcji Dodanie pozycji przez formularz. Na formularzu pozycji zapisu księgowego konieczne jest:

• Wypełnienie konta kontrahenta, dla którego zostanie wygenerowana płatność w Preliminarzu,
• Zaznaczenie pola Generowanie płatności,
• Określenie formy płatności i przewidywanego terminu realizacji płatności.

W momencie zapisywania dokumentu BO, w Preliminarzu dodane zostanie automatycznie nowe zdarzenie, na którym jako konto przeciwstawne pojawi się konto z pozycji BO. Umożliwi to łatwiejszą kontrolę kwot znajdujących się w Preliminarzu oraz na Bilansie otwarcia. Sposób generowania płatności jest analogiczny jak w przypadku Generowania płatności dla dekretów „ręcznych”.

Automatyczne rozliczenia i rozrachunki

W Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa dostępny jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki. Po jego zaznaczeniu będą automatycznie łączone rozliczenia prowadzone w module Kasa/Bank z rozrachunkami dokonywanymi na kontach księgowych w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus. Rozliczenie w module Kasa/Bank skutkować będzie rozrachunkiem w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus i analogicznie rozrachunek w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus skutkować będzie rozliczeniem w module Kasa/Bank. W celu ułatwienia sprawdzania jakie rozliczenia są powiązane z którymi rozrachunkami, w menu głównym z poziomu Listy zapisów kasowych/bankowych, Preliminarza płatności, formularza zapisu kasowego/bankowego i formularza płatności dostępna jest ikona  odwołująca do Listy rozrachunków związanych z rozliczeniami. Dokładniejszy opis funkcjonalności dostępny jest tutaj.

Wielozakładowość

W przypadku firm wielozakładowych (z wybranym w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry rodzajem księgowości: Księga Podatkowa i zaznaczonym parametrem Firma wielozakładowa na niektórych formularzach jest możliwość przypisania zakładu. Na liście różnic kursowych, różnic kursowych magazynu walut oraz delegacji w menu kontekstowym (pod prawym klawiszem myszy) dostępna jest opcja Ustaw zakład. Opcja ta jest dostępna również na liście zapisów kasowych/bankowych zarówno w menu kontekstowym, jak i pod ikoną operacji seryjnych. Opcja Ustaw zakład umożliwia seryjne przypisanie/zmianę zakładu na zaznaczonych i niezaksięgowanych dokumentach. Podczas dodawania nowego zapisu kasowego/bankowego podpowiadany jest zakład domyślny. Jeżeli zapis powstanie podczas pojedynczego lub seryjnego rozliczania w Preliminarzu płatności wygenerowanej do dokumentu źródłowego, to na formularz zapisu przenosi się zakład wybrany na dokumencie źródłowym. Jeśli płatność nie posiada dokumentu źródłowego to na zapis trafia zakład domyślny. W przypadku rozliczeń seryjnych zbiorczych pole dotyczące zakładu pozostaje puste. W przypadku wykorzystanie opcji Rozlicz dostępnej na liście faktur w module Handel zapis wygenerowany zostanie na zakład domyślny. Jeżeli zapis kasowy powstanie automatycznie do dokumentu w Rejestrze VAT, Ewidencji dodatkowej lub listy wynagrodzeń to na formularz zapisu przeniesie się zakład wybrany na dokumencie źródłowym. Dokładniejszy opis funkcjonalności dostępny jest w podręczniku do modułu Księga Handlowa.

Rozliczenie Faktury Sprzedaży

• Wystawiamy Fakturę Sprzedaży na kwotę 100 EURO płatną przelewem. W dniu wystawienia FS obowiązywał kurs 1 EURO = 4 PLN, tak więc wartość faktury w złotówkach to 400 PLN. Powstaje odpowiednie zdarzenie w Preliminarzu.
• Po pewnym czasie otrzymaliśmy zapłatę za fakturę 100 EURO. W tym dniu jednak obowiązywał kurs 4.05 PLN i taki zapis został wprowadzony do raportu bankowego. Wartość zapisu w złotówkach to 405 PLN.
• Rozliczamy ze sobą zapis i zdarzenie w Preliminarzu. Rozliczana kwota w EURO jest taka sama, jednak wartość w PLN dla obu dokumentów jest różna. Program automatycznie wyliczy różnicę kursową na kwotę 5 PLN.

Rozliczenie Faktury Zakupu

• Otrzymaliśmy Fakturę Zakupu na kwotę 400 EURO płatną przelewem. W dniu wpływu FZ obowiązywał kurs 1 EURO = 4 PLN, tak więc wartość faktury w złotówkach to 1600 PLN. Powstaje odpowiednie zdarzenie planujące rozchód w Preliminarzu.
• Płacimy część kwoty 100 EURO. Wprowadzamy zapis KW na kwotę 100 EURO, ale w dniu zapłaty obowiązywał już kurs 1 EURO = 4.05 PLN. Rozliczamy zapis (całkowicie) i zdarzenie (częściowo).
• Program wyliczy różnicę kursową na kwotę -5 PLN (100 x 4 – 100 x 4.05 = – 5).

Księgowanie różnic kursowych do modułu Księga Podatkowa

W przypadku współpracy z modułem Księga Podatkowa istnieje możliwość zaksięgowania różnic kursowych do różnych kolumn księgi. Na formularzu różnicy kursowej widoczne jest pole, służące do określenia kolumny KP. Pole to, do chwili zaksięgowania, jest edytowalne i może podlegać modyfikacji.

• Na dodatnich różnicach kursowych automatycznie podstawiana jest kolumna 8.Pozostałe, natomiast na ujemnych różnicach kursowych kolumna 13.Inne.
• Program rozpoznaje, czy dana różnica ma zwiększać przychód. Jeśli użytkownik zmieni na Formularzu różnicy uzupełnioną przez program kolumnę księgi z przychodowej na kosztową, to różnica zostanie zaksięgowana w kwocie ujemnej, która pomniejszy koszty i odwrotnie w przypadku różnicy, która ma pomniejszać przychód.
• Program rozpoznaje, czy dana różnica ma zwiększać rozchód, jeśli użytkownik zmieni na Formularzu różnicy uzupełnioną przez program kolumnę księgi z kosztowej na przychodową, to różnica zostanie zaksięgowana w kwocie ujemnej, która pomniejszy odpowiednio przychody i odwrotnie w przypadku różnicy, która ma pomniejszać rozchód.

• modułu fakturującego. Wystawienie każdej transakcji z kontrahentem jest związane z płatnością. Może to być natychmiast realizowana płatność gotówką, czekiem czy kartą kredytową – wtedy odpowiedni zapis pojawi się w rejestrze kasowym, lub płatność odroczona – wtedy informacja o planowanej zapłacie (np. przelewem) trafi do Preliminarza planowanych płatności.
• Modułów naliczających podatki. Zatwierdzone do realizacji deklaracje podatkowe (np. VAT, PIT-36 czy CIT-8…) również zapisane zostaną w pierwszej kolejności do Preliminarza płatności, a w chwili ich realizacji przeniesione do zapisów w odpowiednich rejestrach kasowych.
• Modułu płacowego. Zatwierdzone do wypłaty listy płac, najpierw trafią do Preliminarza planowanych płatności, a w chwili ich realizacji zostaną zapisane w odpowiednich rejestrach kasowych/ To samo dotyczy zaliczek na poczet pensji czy wypłat wszelkich dodatkowych świadczeń dla pracowników.

• wszelkie operacje finansowe, które nie są związane z transakcjami wykonywanymi w innych modułach. Np. bezpośrednie wypłaty/wpłaty gotówki do kasy, spłaty rat kredytów czy naliczone odsetki od lokat bankowych, zasilanie rachunków bankowych, przelewy między własnymi rachunkami bankowymi itd.
• Rozliczenia niezapłaconych transakcji, dokumentów.
• Planowane wydatki i wpływy zapisywane bezpośrednio do Preliminarza planowanych płatności

Jeszcze jednym sposobem wprowadzania danych do tego modułu jest import danych z aplikacji/plików zewnętrznych:

• HOME BANKING, czyli możliwość eksportu przygotowanych przelewów do aplikacji komunikujących się z bankiem i importu wyciągów bankowych.
• Import i aktualizacja listy banków z plików udostępnianych przez Krajową Izbę Rozliczeniową (KIR).

Na podstawie danych zgromadzonych w module Kasa/Bank można wykonać szereg zestawień i raportów obrazujących w różnych przekrojach kondycję finansową firmy. Są to między innymi:

• kalendarz planowanych płatności,
• zestawienia dłużników i wierzycieli,
• raport wpływów i wydatków wg kategorii przychodów i kosztów.

Inicjalizacja zaliczek na dokumentach

Wprowadzając dokument do systemu po wpisaniu kontrahenta na dokument program wyszukuje nierozliczone zapisy kasowe/bankowe dla tego kontrahenta (odpowiednio po stronie należności lub zobowiązań w zależności od dokumentu). W sytuacji, gdy są jakieś zaliczki to ikona plusa dostępna pod tabelą Zaliczki do rozliczenia ma wtedy dodatkowo ikonę wykrzyknika. Istnieje wtedy możliwość rozliczenia zaliczki bezpośrednio z poziomu dokumentu. Dodatkowo, jeśli na dokumencie wybrano pracownika, którego zaliczki powinny być rozliczone – są one dopisywane do listy zaliczek kontrahenta.

Formy płatności

W konfiguracji użytkownik tworzy listę form płatności, które będzie wykorzystywał. Każda forma płatności musi być skojarzona z rejestrem domyślnym, prowadzonym w PLN. Dodatkowo, z każdą formą płatności można powiązać dodatkowo rejestry walutowe. Informacje o obsługiwanych rejestrach walutowych wprowadza się na liście widocznej w dolnej części okna.

Uwaga

Z jedną formą płatności może być skojarzony tylko jeden rejestr w danej walucie (tzn. z jedną formą płatności nie mogą być skojarzone np. dwa rejestry walutowe w EURO). Dzięki temu można w jednoznaczny sposób określić, do którego rejestru powinien trafić dokument kasowy w danej walucie.

W chwili wprowadzania dokumentu program sprawdza, w jakiej walucie jest wystawiany dokument, a następnie – jakie rejestry są skojarzone z wybraną formą płatności:

• Jeśli dokument jest w PLN – zapis/ płatność w Kasie/Banku jest wprowadzana w rejestrze domyślnym (złotówkowym).
• Jeśli dokument jest w walucie, która jest przypisana do wybranej formy płatności – zapis/ płatność jest tworzony w rejestrze skojarzonym z daną walutą.
• Jeśli dokument jest w walucie, która nie jest uzupełniona dla wybranej formy płatności – zapis/ płatność jest tworzony w rejestrze domyślnym (złotówkowym).

Użytkownicy, którzy nie posiadają rachunków walutowych – formy płatności kojarzą tylko z rejestrem złotówkowym. W takim przypadku, niezależnie od waluty dokumentu – w Kasie/Banku będą one rejestrowane zawsze na rachunku (w kasie) złotówkowej. Jeśli użytkownik prowadzi rachunek w walucie obcej i chce, by wszystkie płatności do dokumentów wystawianych w takiej walucie były tam automatycznie rejestrowane na rachunku walutowym – powinien odpowiedni rejestr walutowy przypisać do formy płatności. Wtedy program wszystkie płatności w danej walucie automatycznie zapisze w rejestrze walutowym. Natomiast płatności do dokumentów w złotówkach oraz innych walutach – będą zapisywane w rejestrze złotówkowym.

Przykład

W firmie są dwa rachunki bankowe: jeden złotówkowy, a drugi w EURO. Założone są dla nich dwa rejestry: R_PLN – złotówkowy (dla rachunku w PLN) oraz R_EUR (dla rachunku w walucie obcej). Użytkownik definiuje jedną formę płatności przelew. Domyślnie kojarzy go z rejestrem R_PLN, natomiast w sekcji rejestry walutowe dopisuje dodatkowo rejestr R_EUR. Jeśli wystawi dokument w PLN – płatność znajdzie się w Preliminarzu w rejestrze R_PLN. Jeśli wystawi dokument w EUR – płatność znajdzie w Preliminarzu w rejestrze R_EUR. Jeśli wystawi dokument w USD – płatność znajdzie w Preliminarzu w rejestrze R_PLN.

Dzięki takiemu rozwiązaniu wykorzystując jedną formę płatności można wprowadzać zapisy/ płatności do rejestrów w różnych walutach.

Łączenie kart kontrahentów

W programie istnieje możliwość łączenia kart kontrahentów, gdzie jeden zostanie ustawiony jako kontrahent główny, a pozostali jako kontrahenci podrzędni (duplikaty). Aby takie łączenie było możliwe na formularzu operatora (Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce [Ogólne], musi być zaznaczony parametr Prawo do łączenia kart kontrahentów. Funkcja Połącz kontrahentów dostępna jest na liście kontrahentów w menu kontekstowym (pod prawym klawiszem myszy) oraz w menu głównym pod ikoną  Połącz kontrahentów. Dokładniejszy opis funkcjonalności dostępny jest tutaj. Pozostałe elementy współpracy opisane są w poniższych artykułach.

Współpraca z modułem fakturującym

Współpraca z modułem CRM Plus – windykacja

Współpraca z modułami księgowymi

Współpraca z modułem Płace i Kadry

Współpraca z modułem fakturującym opiera się głównie na generowaniu zapisów/ zdarzeń w module Kasa/Bank na podstawie wystawianych dokumentów sprzedaży oraz automatycznego rozliczania tych zapisów/zdarzeń. Obowiązuje przy tym zasada, że:

• Jeśli faktura jest płatna gotówką – zatwierdzenie dokumentu wiąże się z automatycznym wygenerowaniem zapisu kasowego w danym rejestrze. Generalnie numer tego zapisu kasowego jest numerem faktury. Jednak w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry znajduje się parametr Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych. Jeżeli parametr ten zostanie zaznaczony, to przy automatycznych zapisach kasowych/bankowych schemat numeracji dokumentów jest pobierany z Konfiguracji firmy/Kasa i Bank/Dokumenty: KP/KW z kolumny Definicja – KP dla zapisów typu przychód, KW dla zapisów typu rozchód. Seria dla schematu numeracji pobierana jest z rejestru kasowego/bankowego tak jak przy ręcznym dodawaniu KP/KW.
• Jeśli faktura ma odroczony termin płatności – jej zatwierdzenie powoduje zarejestrowanie zapisu w Preliminarzu Płatności, również w rejestrze przypisanym do wykorzystanej formy płatności.

Domyślne rejestry kasowe/bankowe dla operatorów

W systemie istnieje możliwość takiego zdefiniowania form płatności gotówka oraz przelew, by dla każdego operatora zapisy kasowe trafiały do odrębnego rejestru kasowego/bankowego. Na karcie operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce [Ogólne] w sekcji Parametry wspólne, znajdują się pola Domyślna kasa oraz Domyślny bank. Z rozwijanej listy można wybrać rejestr kasowy/bankowy, do którego powinny trafić zapisy kasowe związane z dokumentami wystawianymi przez tego operatora.

• Dla domyślnej kasy na liście pojawiają się tylko rejestry typu KASA, natomiast dla domyślnego banku na liście pojawiają się rejestry typu BANK
• Rejestry muszą być prowadzone w walucie systemowej
• Na liście nie pojawią się rejestry, do których operator ma założone zakazy (zakładka [Zakazy] na formularzu rejestru). Równocześnie program kontroluje, by dla operatora nie można było założyć zakazów do rejestru, który został wcześniej zdefiniowany jako jego domyślny rejestr kasowy/bankowy.

Na definicji formy płatności (Konfiguracja firmy/ Kasa i Bank/ Formy płatności), w polu Rejestr,  istnieje możliwość przypisania rejestru –domyślna.

Uwaga

Rejestr domyślny można przypisać tylko do formy płatności typu gotówka oraz przelew.

W przypadku, gdy operator ma przypisaną Domyślną kasę, a równocześnie forma płatności typu gotówka jest skojarzona z Rejestrem domyślnym – w trakcie wystawiania dokumentu płatnego gotówką program sprawdzi, która kasa jest przypisana do aktualnie zarejestrowanego operatora i w tym rejestrze utworzy zapis kasowy, związany z dokumentem. Podczas korzystania z funkcji domyślnych rejestrów kasowych/bankowych może zdarzyć się sytuacja, że przypisana operatorowi kasa domyślna bądź bank domyślny nie będzie dostępny. W takim przypadku, przy próbie wystawienia dokumentu z wykorzystaniem formy płatności skojarzonej z rejestrem domyślnym, program wyświetli komunikat i nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu. Należy wtedy sprawdzić, czy:

• Przypisany dla operatora rejestr kasowy/bankowy nie został zablokowany na liście rejestrów kasowych/ bankowych.

W aktualnej bazie jest utworzony rejestr kasowy/bankowy przypisany do operatora na jego karcie (przede wszystkim jeśli operator pracuje na kilku bazach danych).

Daty na zdarzeniach/ zapisach związanych z dokumentami zakupu/ sprzedaży

W Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów istnieje możliwość ustalenia parametrów odpowiadających za daty dla zapisów kasowych oraz terminy płatności dla zdarzeń w Preliminarzu. Parametry są wykorzystywane podczas wystawiania dokumentów w module Faktury, w Rejestrach VAT oraz Ewidencji dodatkowej oraz tworzenia na ich podstawie płatności w module Kasa/Bank. W przypadku parametrów dotyczących terminu płatności użytkownik ma możliwość ustalenia, która data powinna być podstawą do wyliczania terminu płatności:

• FS, PA – termin może być wyliczany od daty wystawienia lub daty sprzedaży. Parametr jest również wykorzystywany podczas wystawiania Faktur Sprzedaży i paragonów w module Faktury.
• FZ – w przypadku Faktur Zakupu wystawianych w module Faktury termin płatności może być wyliczany od daty wpływu, daty wystawienia lub daty zakupu.

W przypadku płatności gotówkowych, gdzie w raporcie kasowym powinien powstać odpowiedni zapis KP/ KW,  istnieje możliwość zdefiniowania, z jaką datą powinien być do raportu dopisywany: Data zapisu kasowego przy zapisie FS – zapis KP, tworzony automatycznie w chwili zatwierdzania Faktury Sprzedaży, może być generowany z datą wystawienia faktury lub z datą sprzedaży. Data zapisu kasowego przy zapisie PA – zapis KP tworzony w chwili zatwierdzania paragonu może być generowany z datą wystawienia PA lub datą sprzedaży. Data zapisu kasowego przy zapisie FZ – zapis KW tworzony w chwili zatwierdzania Faktury Zakupu może być generowany z datą wpływu, datą wystawienia dokumentu lub datą zakupu.

Uwaga

Dla wszystkich dokumentów istnieje możliwość takiego ustawienia, by zapis kasowy był zawsze generowany z datą obowiązującą podczas wyliczania terminu płatności. Takie ustawienie parametru zapobiega sytuacji, gdy termin płatności widoczny na dokumencie jest inny (wyliczany np. wg daty wystawienia), natomiast zapis KP tworzony jest z inną datą (np. sprzedaży).  

W przypadku dokumentów zakupu i sprzedaży użytkownik może zdefiniować, z jaką datą ma powstać zdarzenie w Preliminarzu. Odpowiadają za to ustawienie parametru Data zdarzenia w Preliminarzu dla FZ oraz Data zdarzenia w preliminarzu dla FS/WKA, PA. Użytkownik ma do wyboru datę wpływu, datę zakupu, datę wystawienia dla dokumentów zakupowych oraz datę wystawienia i datę sprzedaży dla dokumentów sprzedażowych.

Kategorie

W trakcie wystawiania faktury przypisujemy jej kategorię. Warto pamiętać, że kategoria ta jest kopiowana na zapis kasowy (w przypadku płatności gotówką) lub na zdarzenie zapisywane w Preliminarzu w przypadku płatności odroczonej.

Faktura w buforze

Jeśli dokument sprzedaży zostaje zapisany do bufora to nie może to powodować powstania żadnych zapisów w rejestrach kasowych/bankowych (przypomnijmy, że faktura w buforze jest nadal edytowalna i jej zawartość może być zmieniana). Natomiast płatność za taką fakturę można traktować jako planowany przychód (lub rozchód w przypadku np. zwrotu towaru). Dlatego wpisanie faktury do bufora powoduje rejestrację zdarzenia w Preliminarzu. Zdarzenie to jest powiązane z konkretną fakturą (jej numer jest widoczny w polu dokument) i nie ma możliwości zmiany wpisanych tam informacji (zmiana danych możliwa jest jedynie z poziomu dokumentu sprzedaży). Zdarzenie takie ma nadany stan Bufor i na liście jest widoczne w kolorze zielonym. Jeśli płatność jest rozbita na kilka części – w Preliminarzu pojawi się odpowiednia ilość zdarzeń odpowiadających kolejnym wpłatom. Zatwierdzenie faktury powoduje wygenerowanie zapisu kasowego na kwotę płatną gotówką, natomiast z Preliminarza znika odpowiadające mu zdarzenie. Zdarzenia powiązane z płatnościami odroczonymi nadal są widoczne w Preliminarzu, jednak ich stan zostaje zmieniony na Zatwierdzone do realizacji.

Anulowanie faktury

Jeśli dokument nie był jeszcze rozliczony – po anulowaniu znika z Preliminarza planowana płatność z nim związana. Jeśli dokument został rozliczony, możliwość anulowania dokumentu zależy od ustawień parametru Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry: Jeśli dokument był rozliczony „ręcznie” przez użytkownika, tzn. wpłata gotówki nie nastąpiła automatycznie po zatwierdzeniu faktury, a rozliczenie nastąpiło z poziomu modułu Kasa/ Bank – po anulowaniu:

• rozpięte zostaje rozliczenie,
• znika płatność z Preliminarza,
• zapis kasowy pozostaje w raporcie ze statusem Nierozliczony.

Jeśli dokument był rozliczony w chwili zatwierdzenia (np. Faktura Sprzedaży płatna gotówką przy zatwierdzeniu spowodowała powstanie zapisu kasowego):

• rozpina rozliczenie,
• usuwa zdarzenie z Preliminarza,
• usuwa zapis z raportu kasowego, pod warunkiem, że raport kasowy jest nadal otwarty. Jeśli raport został zamknięty – zapis kasowy pozostaje w raporcie ze statusem Nierozliczony.

Automatyczne kompensaty

W systemie istnieje możliwość automatycznego kompensowania dokumentów (np. Faktury Sprzedaży i korekt do niej).  W Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry znajduje się zmienna Automatyczne kompensaty. Powoduje ona, że program automatycznie kompensuje ze sobą Fakturę Sprzedaży i wystawioną do niej korektę. Zasady automatycznego kompensowania dokumentów:

• Kompensata dotyczy jedynie Faktur Sprzedaży i korekt do FS.
• Faktura korygująca musi być zatwierdzona na trwałe (nie do bufora).
• W konfiguracji musi być zdefiniowana forma płatności typu
• Forma płatności kompensata musi być zadeklarowana na fakturze korygującej.
• Faktura korygująca zostanie rozliczona całkowicie lub częściowo, w zależności od kwoty, jaka została do rozliczenia na Fakturze Sprzedaży.

 

• Założenie nowej bazy danych (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Bazy danych)
• Uzupełnienie danych o firmie (Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy)
• Wpisanie listy użytkowników (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy)
• Ustalenie blokad dostępu dla użytkowników (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy: zakładka [Blokady dostępu]).

Założenie blokad nie jest niezbędne do poprawnego działania programu i można je uzupełnić w razie konieczności już podczas pracy z programem. Uzupełnienie listy banków (Ogólne/ Inne/ Banki) – przede wszystkim wprowadzamy dane o bankach, w których mamy założone rachunki. Uzupełnienie list:

• urzędów (Ogólne/ Inne/ Urzędy),
• właścicieli (Ogólne/ Inne/ Właściciele),
• pracowników (Ogólne/ Pracownicy),
• kontrahentów (Ogólne/ Kontrahenci).

Uzupełnianie tych list nie jest konieczne od razu w chwili rozpoczęcia pracy z systemem. Wpisywanie koniecznych informacji może być wykonywane na bieżąco podczas pracy programu. Moduł KASA/ BANK

• Założenie rejestrów kasowych/bankowych (Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/ bankowe).
• Ustalenie numeracji raportów kasowych/bankowych (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Raport).
• Otwarcie raportów kasowych/bankowych (Kasa/ Bank/ Raporty kasowe/ bankowe).
• Otwarcie raportów kasowych/ bankowych jest niezbędne dopiero w chwili wprowadzania dokumentów (zapisów kasowych/bankowych) w programie. Dlatego raporty kasowe/ bankowe nie muszą być otwierane w chwili konfiguracji systemu, należy jednak pamiętać o tym przed rozpoczęciem pracy.
• Schematy numeracji dla zapisów kasowych/ bankowych (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Wpłata i Wypłata).

Np. możemy zdefiniować dwa rodzaje wpłaty – wpłata gotówką i wpłata przelewem bankowym. Dla każdego rodzaju wpłaty można ustalić odrębny schemat numeracji. 

Cel ćwiczenia: Wygenerowanie pliku Elixir-0 do banku BPH w celu zrealizowania przelewów z wynagrodzeniami dla pracowników.

• Z menu modułu Kasa/ Bank wybieramy Preliminarz płatności.
• W pozycji Rejestr wybieramy założony podczas Konfiguracji rejestr bankowy Zaznaczamy pole „Przelewy do wysłania”.
• Na liście widzimy tylko płatności (zdarzenia) w kolorze czarnym, czyli zatwierdzone do realizacji.
• Zaznaczamy wszystkie płatności na liście <ctrl> + <A> i ikoną dyskietki uruchamiamy Eksport poleceń przelewów.
  • Wybieramy eksport dla zaznaczonych płatności
  • Katalog docelowy – wskazujemy konkretne miejsce na dysku
  • Nazwa pliku – wpisujemy np. przelewy_etat
  • Data przelewu – wybieramy datę realizacji
  • Zaznaczamy pole Przelewy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów w celu utworzenia jednego przelewu dla konkretnego pracownika (w przypadku kilku list płac)
  • Piorunkiem uruchamiamy proces generowania pliku elixir-0 (z rozszerzeniem pli)
• Pojawia się log z informacją o przebiegu eksportu, po zapoznaniu się z jego treścią należy go zamknąć.
• W oknie Preliminarz płatności zdarzenia zniknęły z okna, nie są już wyświetlane jako przelewy do wysłania. Po wyłączeniu tej opcji pojawiają się ponownie, wyświetlane w kolorze niebieskim, co oznacza, że zostały wysłane do banku. Edytujemy dowolną płatność i sprawdzamy stan – „Wysłane”.

• Prowadzimy sprzedaż ratalną. Aby łatwiej rozliczać kolejne raty tworzymy odrębny rejestr bankowy o nazwie np. SPRZEDAŻ_RATALNA.
• Można również utworzyć odrębną formę płatności np. Raty, przelew, związaną z rejestrem bankowym SPRZEDAŻ_RATALNA.
• Teraz klient kupuje u nas towar o wartości 1000 zł. Pierwsze 50% płaci gotówką przy zakupie towaru, kolejne 50% – będzie płacił w pięciu równych miesięcznych ratach.
• Wystawiamy fakturę z formą płatności raty.
• Na zakładce [Rozliczenia] wpisujemy najpierw wpłatę gotówkową 500 zł, a następnie wprowadzamy jeszcze pięć zapisów na kwotę 100 zł, z formą płatności raty i z terminem ustalonym na kolejne miesiące.
• Po zatwierdzeniu faktury w kasie pojawi się zapis kasowy na 500 zł, zaś w Preliminarzu w rejestrze SPRZEDAŻ_RATALNA – pięć kolejnych planowanych wpłat.
• Jeśli na wyciągu z banku otrzymamy potwierdzenie, że kolejna rata została spłacona – wprowadzamy zapis do rejestru bankowego i rozliczamy go ze zdarzeniem w Preliminarzu.

Tworząc zlecenie przelewów do banku należy wybrać format eksportu dedykowany dla przelewów MPP. W zleceniu takim zapisywana jest informacja o numerze NIP kontrahenta, kwocie podatku i numerze dokumentu. W przypadku przelewów częściowo rozliczonych należy samodzielnie ustalić kwotę podatku VAT, która powinna być zapisana w zleceniu przelewu. W preliminarzu płatności mamy zdarzenie na kwotę 1230 zł, kwota VAT to 230 zł. Zdarzenie to zostało częściowo rozliczone i do zapłaty pozostało 500 zł. Przed wysłaniem przelewu do banku, należy uzgodnić kwotę podatku VAT. Mamy dwie możliwość:

• Otwieramy zdarzenie i samodzielnie zmieniamy kwotę VAT.
• Korzystany z funkcji podziału zdarzenia. Dzielimy zdarzenie w taki sposób, że na nowym zdarzeniu podajemy kwotę jaka pozostała do zapłaty, w naszym przypadku 500 zł. Program utworzy dwa zdarzenia, pierwsze (całkowicie rozliczone) na kwotę 730 zł i drugie do rozliczenia na kwotę 500 zł. Przy podziale płatności program wyliczy kwotę VAT proporcjonalnie do wartości przelewów (136,50 zł i 93,50 zł).

W tym przykładzie postaram się przybliżyć zasadę działania dwóch funkcji: Podziel (menu kontekstowe na liście zdarzeń w Preliminarzu) i Uzgodnij kwotę płatności z wartością rozliczanych dokumentów (parametr na zakładce [Rozliczenia] na Formularzu zdarzenia/zapisu). Załóżmy, że planowaliśmy zakup sprzętu biurowego za kwotę 2000 zł. Planowany zakup wprowadziliśmy do Preliminarza Płatności jako jedno zdarzenie na kwotę 2000 zł ze statusem Bufor. Okazało się jednak, że najpierw kupiliśmy tylko część sprzętu za kwotę 900 zł. Wtedy:

• Zdarzenie w Preliminarzu rozbijamy na dwa zdarzenia: jedno na kwotę 900 zł, drugie na pozostałe 1100 zł (przy pomocy funkcji Podziel dostępnej z menu kontekstowego na liście zdarzeń).
• Kiedy uregulujemy zaległość wprowadzamy zapis bankowy na kwotę 900 zł.
• Zdarzenie na kwotę 900 zł rozliczamy całkowicie z zapisem bankowym na 900 zł.
• Pozostaje jeszcze zdarzenie na 1100 zł. Okazuje się jednak, że pozostały sprzęt kupiliśmy nie za 1100 zł (jak planowaliśmy), ale za 1200 zł.
• W chwili uregulowania płatności wprowadzamy zapis bankowy na 1200 zł.
• Otwieramy formularz zdarzenia w Preliminarzu Płatności na kwotę 1100 zł. Na zakładce [Rozliczenia] włączamy parametr Uzgodnij kwotę płatności z wartością rozliczanych dokumentów.
• Rozliczamy zdarzenie (na kwotę 1100 zł) z zapisem bankowym na kwotę 1200 zł. Wartość zdarzenia zostaje zmieniona na 1200 zł. Zdarzenie i zapis otrzymują status rozliczonych całkowicie.

• Wyślij dane dotąd nieeksportowane lub zmienione
• Wyślij wszystkie dane

Po kliknięciu wysyłane są dane zgodnie z wybraną opcją. Zakres eksportowanych danych zależy od programu używanego przez Klienta który ma je odebrać. W przypadku Comarch ERP XT / Comarch Moje BR są to:

• Kontrahenci,
• Faktury za usługi księgowe,
• Płatności do deklaracji

W przypadku Comarch ERP Optima są to wszystkie dane możliwe do zaznaczenia w menu Narzędzia/ Praca rozproszona/ Eksport.

Odbierz dane

Odbierając (importując) dane mamy możliwość wybrania jednej z dwóch opcji:

• Odbierz tylko nowe dane
• Odbierz nowe i zmienione dane

Po kliknięciu odbierane są dane zgodnie z wybraną opcją. Importowane są wszystkie dane możliwe do zaznaczenia w menu Narzędzia/ Praca rozproszona/ Import (wszystkie słowniki i wszystkie rodzaje dokumentów).

Historia wymiany

Po wybraniu Historii wymiany otwierane jest okno, które zawiera dwie zakładki: Wysłane i Odebrane. Jeżeli w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Internetowa Wymiana Dokumentów nie zaznaczono parametru Aktywuj wymianę danych przez serwer Comarch, wówczas po kliknięciu w którąś z opcji w sekcji Wymiana danych pojawia się komunikat: Aby wymieniać dane z Klientem przez Internet utwórz konto w portalu iKsiegowosc24.pl, a następnie aktywuj wymianę w Konfiguracja -> Program -> Ogólne -> Internetowa Wymiana Dokumentów. Czy chcesz teraz przejść do konfiguracji? Po kliknięciu opcji Tak otwierane jest okno w Konfiguracji, gdzie operator może włączyć wymianę danych przez serwer Comarch.

Potwierdzenie drukowane jest na dany dzień. Okno w formie listy obsługiwanej przez standardowe klawisze. Lista potwierdzeń salda Lista potwierdzeń salda jest dostępna z poziomu Kasa/ Bank/ Potwierdzenia salda. W filtrze aktywnym dostępne są następujące dodatkowe możliwości filtrowania:

• Rodzaj: należności, zobowiązania – w zależności od zaznaczonych opcji na liście widoczne będą potwierdzenia wygenerowane tylko dla należności lub tylko dla zobowiązań lub – przy obu zaznaczonych parametrach – wszystkie wygenerowane potwierdzenia.
• Dokumenty źródłowe: przychodowe, rozchodowe – w zależności od zaznaczonych opcji na liście widoczne będą potwierdzenia wygenerowane tylko dla dokumentów przychodowych lub tylko dla rozchodowych lub – przy obu zaznaczonych parametrach – wszystkie wygenerowane potwierdzenia.

Ustawienia z filtra przenoszone są również na wydruk Lista potwierdzeń/ Wzór standard.

Formularz potwierdzenia salda zawiera następujące informacje: datę dokumentu, razem kwota Wn i Ma, rodzaj oraz typ dokumentów źródłowych oraz zestaw dokumentów nierozliczonych. Potwierdzenie może dotyczyć zawsze dokumentów wystawionych w takiej samej walucie. Na formularzu należy określić, jakiej waluty będzie dotyczyć potwierdzenie – dokument zostanie wygenerowany w wybranej walucie (na podstawie dokumentów zarejestrowanych w tej walucie).

W sekcji Rodzaj możliwe są do zaznaczenia opcje:

• należności – wyświetlone zostaną zapisy kasowe/bankowe o typie rozchód i statusie nie rozliczono lub rozliczono częściowo (wartość dokumentu pozostająca do rozliczenia) oraz płatności (zdarzenia z Preliminarza płatności) o typie przychód i statusie nie rozliczono lub rozliczono częściowo (wartość dokumentu pozostająca do rozliczenia),
• zobowiązania – wyświetlone zostaną zapisy kasowe/bankowe o typie przychód i statusie nie rozliczono lub rozliczono częściowo (wartość dokumentu pozostająca do rozliczenia) oraz płatności (zdarzenia z Preliminarza płatności) o typie rozchód i statusie nie rozliczono lub rozliczono częściowo (wartość dokumentu pozostająca do rozliczenia).

W zależności od zaznaczonych parametrów na potwierdzeniu salda będą wykazywane określone rodzaje dokumentów. W sekcji Dokumenty źródłowe możliwe są do zaznaczenia opcje:

• przychodowe – zaznaczenie tego parametru spowoduje wyfiltrowanie dokumentów takich jak: Faktury sprzedaży oraz korekty do nich (zarówno z modułu Faktury jak również z Rejestru VAT), Wydania Kaucji, Tax Free, Ewidencja dodatkowa przychodów, Noty odsetkowe, Dekrety na Poleceniu księgowania bądź na dokumencie Bilansu otwarcia, na którym konto rozrachunkowe jest po stronie Wn niezależnie od tego, czy kwota takiego dokumentu jest ujemna czy dodatnia, a także zdarzenia „ręcznie” wprowadzone do Preliminarza o typie przychód i zapisy kasowe/bankowe przychodowe,
• rozchodowe – zaznaczenie tego parametru spowoduje wyfiltrowanie dokumentów takich jak: Faktury zakupu oraz korekty do nich, Przyjęcia kaucji, Ewidencja dodatkowa kosztów, Wypłaty pracowników, płatności do deklaracji, zdarzenia „ręcznie” wprowadzone do Preliminarza o typie rozchód, Dekrety na Poleceniu księgowania bądź na dokumencie Bilansu otwarcia, na którym konto rozrachunkowe jest po stronie Ma oraz zapisy kasowe/bankowe rozchodowe

W zależności od zaznaczonych parametrów na potwierdzeniu salda będą wykazywane określone typy dokumentów źródłowych. Uwzgl. dok. w buforze –  zaznaczenie parametru spowoduje, że na potwierdzeniu salda ujmowane będą również dokumenty niezatwierdzone (tj. wprowadzone do modułu Handel lub ręcznie do Preliminarza płatności ze stanem Bufor). Przy odznaczonym parametrze takie dokumenty nie będą uwzględniane. Na formularzu działają standardowe przyciski (Edytuj – umożliwia zmianę opisu dla dokumentu oraz Usuń – umożliwia usunięcie pozycji z listy). Ponadto dostępny jest przycisk:  – Generuj elementy. W sytuacji, gdy użytkownik ma już wygenerowane pozycje na potwierdzeniu salda, a następnie zmieni zaznaczenie opcji należności i/lub zobowiązania i/lub przychodowe i/lub rozchodowe i/lub Uwzgl. dok. w buforze należy ponownie przeliczyć potwierdzenie salda naciskając na ikonę  Przelicz potwierdzenie salda. Przy próbie zapisania takiego zmienionego formularza bez ponownego przeliczenia pojawi się komunikat Nie można zapisać nieprzeliczonego potwierdzenia salda. Istnieje również możliwość seryjnego wygenerowania potwierdzenia salda z poziomu Ogólne/Kontrahenci dla zaznaczonych kontrahentów.  W tym celu należy wybrać z paska menu dla Listy kontrahentów przycisk:  . Pojawi się okno z możliwością wyboru różnych parametrów

• Dokument – wybór schematu numeracji dla mających powstać potwierdzeń sald (domyślnie podpowiadany jest schemat numeracji wskazany w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Dokumenty).
• Na dzień – data, na którą będą generowane potwierdzenia salda (domyślnie podpowiadana jest data bieżąca).
• Waluta – domyślnie zaznaczona opcja -wszystkie-, z możliwością wybrania konkretnej waluty PLN.
• Rodzaj: należności/ zobowiązania – jaki rodzaj dokumentów ma być wykazywany na potwierdzeniach salda: tylko należności, tylko zobowiązania, czy oba rodzaje.
• Dokumenty źródłowe: przychodowe/ rozchodowe – jaki typ dokumentów źródłowych ma być wykazywany na potwierdzeniach salda: tylko przychodowe, tylko rozchodowe, czy oba typy.
• dok. w buforze – czy dokumenty niezatwierdzone (o stanie Bufor) mają być wykazywane na potwierdzeniach sald.
• O saldach: Dowolnych/ Niezerowych/ Zerowych – wybór jednego z trzech możliwych wariantów oznacza, że dla wskazanych podmiotów będą generowane potwierdzenia o saldach: Dowolnych lub tylko Niezerowych lub tylko Zerowych.

Uwaga

 Generowania potwierdzenia salda nie są uwzględniane dokumenty niepodlegające rozliczeniom (status Nie podlega).

Formularz noty odsetkowej składa się z dwóch zakładek: [Ogólne] i [Płatności]. Na zakładce [Ogólne] wybieramy rodzaj dokumentu, kontrahenta, rodzaj odsetek (ustawowe od zaległości, od zaległości w transakcjach handlowych, podatkowe oraz indywidualne), datę dokumentu, formę płatności, termin płatności. Rodzaj odsetek ustawia się domyślnie w zależności od rodzaju i statusu podmiotu wybranego na formularzu:

• Ustawowe od zaległości dla: kontrahentów, którzy na karcie, na zakładce [Handlowe], mają zaznaczony status Osoba fizyczna oraz pracowników, wspólników oraz urzędów.
• Od zaległości w transakcjach handlowych dla: kontrahentów, którzy na karcie, na zakładce [Handlowe], mają zaznaczony status Podmiot gospodarczy oraz banków.

Przy wyliczaniu odsetek bierzemy pod uwagę dni zwłoki. W sytuacji, gdy termin płatności przypadał w sobotę lub w dniu ustawowo wolnym od pracy do wyliczenia ilości dni zwłoki przyjmujemy dzień roboczy przypadający bezpośrednio po sobocie lub dniu wolnym. Nota może być wyliczona tylko dla dokumentów w takiej samej walucie. Przed przystąpieniem do wyliczania dokumentu należy określić walutę, której będzie dotyczyć. Jeśli ustalona jest inna waluta niż systemowa – należy określić typ kursu oraz notowanie. Na formularzu działają następujące przyciski:  – Edytuj – pozwala na zmianę pozycji,  – Usuń lub <DELETE> – usuwa pozycję,  – Generuj elementy – pozwala na wybór zapisów, dla których chcemy naliczyć odsetki. Po naciśnięciu przycisku pojawiają się w oknie dokumenty, które zostały rozliczone po terminie. W oknie dokumentów proponowanych przy generowaniu noty odsetkowej jest możliwość sortowania po kolumnach. Wśród kolumn dostępna jest dodatkowa kolumna Data dokumentu, która domyślnie jest ukryta. Okno z dokumentami proponowanymi do noty w panelu filtra umożliwia dodatkowo zawężenie listy po terminie płatności, dacie dokumentu czy dacie rozliczenia. W sytuacji, gdy operator posiada zakazy do rejestrów kasowych/bankowych to na liście dokumentów proponowanych do noty odsetkowej pojawią się wyłącznie dokumenty z rejestrów do których operator nie ma blokad. Nota odsetkowa może być drukowana dla wszystkich dokumentów (kombinacja klawiszy <CTRL> + <A>) lub dla zaznaczonych. Akceptacja zapisów następuje po naciśnięciu przycisku .

Na zakładce [Płatności] znajdują się informacje związane z generowaniem płatności w module kasowo/bankowym: termin płatności, forma płatności, kwota płatności oraz ewentualna kwota rozliczona. Jeżeli dany kontrahent wpłaca kwoty zaliczki, to są one również widoczne na tej zakładce. Pole Opis stanowi miejsce na ewentualne uwagi dodatkowe, które są później drukowane na notach odsetkowych. Na karcie kontrahenta na zakładce [Płatności] dostępny jest parametr Nie naliczaj odsetek dla płatności. Po zaznaczeniu tego parametru, dla danego kontrahenta na zdarzeniu w preliminarzu zostanie zaznaczony parametr Nie naliczaj odsetek z możliwością odznaczenia. Zaznaczony parametr na zdarzeniu daje możliwość wyłączenia naliczania odsetek od wybranych płatności na notach odsetkowych.

Uwaga

 W Konfiguracji firmy /Kasa/Bank /Parametry znajduje się parametr Nie naliczaj odsetek dla płatności do ponagleń zapłaty i not odsetkowych. Po zaznaczeniu tego parametru – generując płatności dla wymienionych w nazwie parametru dokumentów, a związanych z kosztami dodatkowymi oraz odsetkami na ponagleniu zapłaty i odsetkami na nocie odsetkowej automatycznie na zdarzeniu zaznaczy się parametr Nie naliczaj odsetek. Wybierając na kolejnym ponagleniu czy nocie np. tą płatność związaną z kosztami dodatkowymi nie zostaną do niej naliczone odsetki nawet, jeśli na formularzu ponaglenia czy noty będzie zaznaczone naliczanie odsetek. (Płatności powstałe do not odsetkowych nigdy nie są uwzględniane na kolejnych notach, niezależnie od ustawień parametru.)

Po wybraniu zapisów i wygenerowaniu noty odsetkowej można ją zapisać. Nota może być wprowadzona w pierwszej kolejności do bufora i dopiero potem zatwierdzona po odznaczeniu parametru w buforze. Przy zatwierdzaniu noty odsetkowej z formą płatności: gotówka i wpisaniu kwoty zapłaty w polu Potwierdzenie wpłaty gotówki, jeżeli nie ma otwartego raportu kasowego, do którego ma zostać dodany rozliczający zapis kasowy pojawia się pytanie: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport?. Po jego akceptacji program automatycznie zakłada odpowiedni raport kasowy. Nie jest możliwe całkowite usunięcie noty odsetkowej, która została zatwierdzona. Istnieje jednak możliwość anulowania noty odsetkowej (anulowana nota jest wyświetlana na liście w kolorze szarym) po wybraniu opcji Anuluj w menu kontekstowym. Wszystkie dokumenty uwzględnione na anulowanej nocie odsetkowej mogą zostać uwzględnione na nowym zapisie. Istnieje również możliwość wygenerowania noty odsetkowej z poziomu Ogólne/Kontrahenci dla zaznaczonych kontrahentów.  W tym celu należy wybrać z paska menu dla Listy kontrahentów przycisk:  .

W menu Kasa/Bank/ Dokumenty nierozliczone znajduje się lista wszystkich dokumentów nierozliczonych w programie. Lista zawiera dwie zakładki: [Ogólne] i [Na dzień].

Zakładka Ogólne

Lista ta jest posortowana wg terminu płatności, a w obrębie tego samego terminu płatności wg daty dokumentu. Pod listą dokumentów dostępne są następujące parametry, które ułatwiają obsługę listy: Filtr – wyszukujący po kolumnach: Numer dokumentu i Opis. Podmiot – umożliwia zawężenie listy do dokumentów konkretnego podmiotu. Umożliwi to alternatywny sposób rozliczania poszczególnych podmiotów (w stosunku do listy Rozliczenia podmiotu) oraz dodatkowy wydruk dokumentów nierozliczonych danego podmiotu. Zakres dat – zawężający dokumenty do tych z zadanym terminem płatności. Waluta – zawężający listę do dokumentów w konkretnej walucie. Należności – zaznaczenie parametru spowoduje zawężenie listy tylko do należności. Zobowiązania – zaznaczenie parametru spowoduje zawężenie listy tylko do zobowiązań. Poza windykacją – pokazuje tylko te dokumenty, dla których został wybrany schemat windykacji. Wykazywane są tylko te dokumenty, dla których w kolumnie Po terminie wartość jest wyższa niż wartość w Terminie dowolnego Etapu windykacji. Schemat windykacji dostępny jest w module CRM Plus. Ikona zbiorczego rozliczania  – zawierająca dodatkowe podmenu: Listę obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski:  – lista zapisów kasowych/ bankowych podmiotu, – lista płatności podmiotu z Preliminarza płatności,  – lista rozliczeń kasowych/ bankowych podmiotu. Seryjne/Zbiorcze rozliczanie Ikona rozliczania (klawisz <F8>) jest aktywna, jeżeli są zaznaczone co najmniej dwa dokumenty oraz wybrana jest waluta inna niż –wszystkie-. W programie są możliwe dwa typy seryjnych rozliczeń: 

• Typ domyślny to Rozliczanie dokumentów dla jednego podmiotu – po wyborze tego typu rozliczenia pojawi się komunikat: Czy na pewno chcesz dokonać seryjnego rozliczenia zaznaczonych dokumentów? Rozliczane będą dokumenty dla tego samego podmiotu. Mechanizm rozliczania wygląda tak samo jak w przypadku listy Rozliczenia podmiotu. Gdy brak pary do rozliczenia, mechanizm przechodzi do rozliczenia dokumentów kolejnego podmiotu, pozostawiając jako nierozliczone dokumenty poprzedniego podmiotu. Jeżeli Użytkownik zaznaczy dwa dokumenty o przeciwnych kierunkach, ale dla różnych podmiotów – w logu z przebiegu rozliczenia będzie informacja o braku pary do rozliczenia. Aby rozliczyć takie dokumenty należy wybrać drugą funkcję.
• Rozliczanie dokumentów wielu podmiotów – po wyborze tego typu rozliczenia pojawi się komunikat: Czy na pewno chcesz dokonać seryjnego rozliczenia zaznaczonych dokumentów? Rozliczane będą również dokumenty różnych podmiotów. Mechanizm rozliczania jest następujący – funkcja kojarzy najpierw dokumenty tego samego podmiotu. Gdy zostaną już tylko dokumenty, dla których nie ma pary dla tego samego podmiotu – funkcja będzie rozliczać dokumenty najpierw próbując dopasować je po takiej samej kwocie, a następnie po terminie płatności.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

Uwaga

W Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa dostępny jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki. Po jego zaznaczeniu rozliczenie w module Kasa/Bank skutkować będzie rozrachunkiem w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus i analogicznie rozrachunek w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus skutkować będzie rozliczeniem w module Kasa/Bank. Dokładniejszy opis funkcjonalności dostępny jest w podręczniku do modułu Księga Handlowa.

Lista służy do wyszukiwania dokumentów, które nie zostały rozliczone całkowicie do wybranego dnia. Jest ona dostępna w menu Kasa/Bank/ Dokumenty nierozliczone/ zakładka [Na dzień]. Dane są wyświetlane w układzie drzewka, gdzie gałęzie główne stanowią podmioty, a podgałęziami są ich dokumenty nierozliczone. Aby wyświetlić dokumenty, należy ustawić odpowiednie parametry filtrowania i kliknąć na przycisk lub nacisnąć klawisz <F8>. Kolumny na liście: Podmiot/Nr Dokumentu – akronim oraz pierwsza linia nazwy podmiotu, Numer obcy dokumentu, a jeśli jest pusty, to Numer. Termin – termin płatności dokumentu, pole Termin płatności (na zdarzeniu), Data (na zapisie k/b). Po terminie – różnica w dniach pomiędzy terminem płatności a dniem, który ustawiono w parametrze Dokumenty na dzień. Jeśli termin płatności przypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy do wyliczenia ilości dni po terminie przyjmujemy najbliższy dzień roboczy. Data dok. – pole Data dokumentu (na zdarzeniu), Data (na zapisie k/b). Kwota dok. – wyświetlana jest kwota dokumentu w walucie systemowej. Kwota dok. w walucie – wyświetlana jest kwota w walucie obcej. Należność/Należność w walucie – tylko dla zdarzeń typu przychód i zapisów k/b typu wypłata. Zobowiązanie/Zobowiązanie w walucie – tylko dla zdarzeń typu rozchód i zapisów k/b typu wpłata. Waluta  rozliczenia – symbol waluty. Opis – opis dokumentu. Pole Opis księgowy (na zdarzeniu), Opis (na zapisie k/b).

Parametry dostępne pod listą:

• Uwzględniaj dokumenty w buforze – jeżeli zaznaczony, na liście pojawią się również zdarzenia w buforze.
• Dokumenty na dzień – wyświetlone zostaną dokumenty nierozliczone do tego dnia i na ten dzień biorąc pod uwagę datę dokumentu.
• Rejestr – wyświetlone zostaną dokumenty z konkretnego rejestru.
• Termin płatności – filtrowanie dokumentów o zadanym terminie płatności.
• Data dokumentu – filtrowanie dokumentów o zadanej dacie dokumentu.
• Dla:
  • Jednego podmiotu – z możliwością wybrania konkretnego podmiotu,
  • Wszystkich podmiotów o typie: Kontrahent, Bank, Pracownik i Wspólnik lub Urząd
  • Wszystkich podmiotów.
• Waluta do wyboru: wszystkie oraz waluty z konfiguracji.
• Zapisy:
  • Preliminarz – wyświetlone zostaną zdarzenia z Preliminarza.
  • Zapisy kasowe/bankowe – wyświetlone zostaną zapisy kasowe/bankowe.
• Rodzaj:
  • Należności – wyświetlone zostaną należności.
  • Zobowiązania – wyświetlone zostaną zobowiązania.
• Dokumenty źródłowe:
  • Przychodowe – zaznaczenie tego parametru spowoduje wyfiltrowanie dokumentów takich jak: Faktury sprzedaży oraz korekty do nich (zarówno z modułu Faktury jak również z Rejestru VAT), Wydania Kaucji, Tax Free, Ewidencja dodatkowa przychodów, Noty odsetkowe, Dekrety na Poleceniu księgowania bądź na dokumencie Bilansu otwarcia, na którym konto rozrachunkowe jest po stronie Wn niezależnie od tego, czy kwota takiego dokumentu jest ujemna czy dodatnia, a także zdarzenia „ręcznie” wprowadzone do Preliminarza o typie przychód i zapisy kasowe/bankowe przychodowe.
  • Rozchodowe – zaznaczenie tego parametru spowoduje wyfiltrowanie dokumentów takich jak: Faktury zakupu oraz korekty do nich, Przyjęcia kaucji, Ewidencja dodatkowa kosztów, Wypłaty pracowników, płatności do deklaracji, zdarzenia „ręcznie” wprowadzone do Preliminarza o typie rozchód, Dekrety na Poleceniu księgowania bądź na dokumencie Bilansu otwarcia, na którym konto rozrachunkowe jest po stronie Ma oraz zapisy kasowe/bankowe rozchodowe.
• Korekta:
  • Do VAT – wyświetlane są dokumenty zakwalifikowane do korekty VAT. Dokumenty pojawiają się, jeżeli minęło 150 dni od upływu terminu jej płatności.
    Dotyczy wersji: 2019.1.1

    Od 01.01.2019 roku ilość dni opóźnienia w płatności została skrócona i wynosi 90 dni.
    Przykład

    Termin płatności przypada na 20.10.2018r. Uwzględniając 90 dni od daty upływu terminu płatności dokument zostanie zakwalifikowany do korekty już z dniem 18.01.2019 r.

Dotyczy wersji: 2020.5.1

• • Do dochodowego – w związku ze zmianami w uldze za złe długi w podatku dochodowym od wersji Comarch ERP Optima 2020.5.1 na Liście nierozliczonych dokumentów na dzień pojawiają się płatności do dokumentów, które kwalifikują się do ulgi i spełniają poniższe kryteria: -są to dokumenty przychodowe i rozchodowe (nie wykazujemy zapisów kasowych/bankowych), -dla kontrahentów, którzy są podmiotami gospodarczymi o statusie Krajowy lub Podatnikiem jest nabywca i nie są kontrahentami powiązanymi, -dokumenty zostały wystawione po 31.12.2017 roku, -termin płatności przypada po 31.12.2019 roku, -minęło 90 dni od terminu płatności.Korekta: Raport ten pozwala na ustalenie kwot o jakie należy skorygować podstawę opodatkowania. Korekt tych można dokonać na: -zaliczce na PIT-36/36L wprowadzając je na kwotach właściciela, np. w polu Kwoty zwiększające podstawę opodatkowania, -zaliczce na PIT-28 wprowadzając je na kwotach właściciela, np. w polu Inne odliczenia, -zaliczce na CIT-8 wprowadzając je bezpośrednio w polu Kwoty zwiększające dochód/zmniejszające stratę lub ręcznie zmodyfikować wyliczoną podstawę opodatkowania (pole podlega edycji).Podobne raporty, z podziałem na dokumenty przychodowe i rozchodowe można wykonać z okna Informacji bieżących. Oba raporty: Dok. przychodowe przeterminowane do dochodowego i Dok. rozchodowe przeterminowane do dochodowego wykonywane są na dzień bieżący i są dostępne dla uprawnionych Użytkowników (menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy/zakładka [Informacje]).
    Przykład

    Raport dokumentów nierozliczonych na dzień 30.04.2020 roku. Faktura kosztowa dla kontrahenta krajowego wystawiona 30.11.2019, terminem płatności 02.01.2020 oraz 22.01.2020. W kolumnie Po terminie pojawi się odpowiednio 119 i 99 dni, w kolumnie Po terminie do dochodowego 29 i 9 dni.

Na liście znajdują się następujące przyciski:  – Odśwież listę do wyszukiwania zapisów – zmienia wygląd, jeżeli lista nie została jeszcze odświeżona po zmianie parametrów filtrowania,   – przyciski służące do zwijania/rozwijania gałęzi,  – Szukaj tekstu – służy do wyszukiwania tekstu, po wciśnięciu pojawia się dodatkowy panel wyszukiwania,  – Podgląd dokumentu (tylko do odczytu). Listę obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski:  – lista zapisów kasowych/ bankowych podmiotu, – lista płatności podmiotu z Preliminarza płatności, – lista rozliczeń kasowych/ bankowych podmiotu.  

W programie Comarch ERP Optima dokument kompensaty to spinacz istniejących w programie rozliczeń o typie kompensata. Lista dokumentów kompensat dostępna jest w module Kasa/Bank – obszar Rozliczenia pomiędzy: Dokumentami rozliczonymi a Różnicami kursowymi . W Konfiguracji firmy /Definicje dokumentów /Kasa Bank użytkownik ma możliwość definiowania własnych schematów numeracji dla gałęzi kompensaty. Gdy użytkownik zdecyduje się posłużyć zdefiniowanym przez siebie schematem numeracji powinien go wskazać, jako domyślny typ w Konfiguracji firmy /Kasa Bank /Dokumenty. Proces rozliczania będzie odbywał się tak jak do tej pory. Kompensaty, które wykonano w programie pojawiają się na liście dokumentów rozliczonych. Zarówno z tego poziomu jak i z listy kompensat użytkownik będzie mógł skompensowane pozycje uwzględniać na liście dokumentów kompensaty. Dodawanie dokumentu kompensaty z poziomu dokumentów rozliczonych opisano w rozdz. 3.9.1. „Obsługa listy rozliczonych dokumentów”. Także z poziomu dokumentów kompensaty dostępnej pod przyciskiem  jest możliwość dodawania kompensat.

Wprowadzone na listę dokumenty kompensat można księgować albo poprzez predekretację, albo za pomocą zdefiniowanych schematów księgowych. Korzystając ze schematu księgowego można uwzględnić księgowanie całej kwoty kompensaty jak również kwoty poszczególnych rozliczeń, co będzie miało znaczenie w przypadku kompensat walutowych. Podczas księgowania kompensat walutowych nie można w schemacie korzystać z kwoty kompensaty tylko należy odwołać się do kwot poszczególnych rozliczeń, ponieważ w tym przypadku mamy dostęp do kwot przeliczanych na PLN wg odpowiednich kursów. Gdy w schemacie księgowym wybrany zostanie podział na słowniki: Podmiot roz.1 lub Podmiot roz.2 należy pamiętać, aby odwoływać się do kwot poszczególnych rozliczeń: @KwotaRoz1 oraz @KwotaRoz2. Program podczas księgowania będzie sprawdzał czy przypadkiem dokumenty kompensaty nie były księgowane z listy rozliczeń, a w przypadku próby ponownego księgowania zostanie wygenerowany odpowiedni komunikat. Ponadto pod listą w polu filtrowania użytkownik może skorzystać z wyszukania pozycji niezaksięgowanych do KH.

Z poziomu dokumentu kompensaty jest także możliwość wydruku potwierdzenia kompensaty. Wydruk możliwy jest w dwóch wariantach. Na wydruku Potwierdzenie kompensaty2 nie są drukowane kompensaty zapisów kasowych/bankowych. Wydruk kompensaty można będzie wysłać e-mailem do odbiorcy. Na formularzu wiadomości podpowie się adres e-mail z karty kontrahenta.

Wydruk potwierdzenia kompensaty 

Z poziomu listy Dokumenty rozliczone dostępne są 2 wydruki kompensaty:

• Z poziomu wyedytowanego formularza dostępny jest wydruk kompensaty z dwoma różnymi podmiotami np. firma ABC robi kompensatę dla kontrahentów X i Y.

Po dodatkowym ograniczeniu listy rozliczeń zaznaczeniem parametru Tylko kompensaty oraz określeniu Waluty i Kontrahenta, dostępny jest również wydruk potwierdzenia kompensaty, który przedstawia z jednej strony skompensowane należności (podsumowane), z drugiej strony skompensowane zobowiązania (podsumowane) i zakończony jest kwotą pozostającą do rozliczenia. Wydruk ten dotyczy tylko kompensat dokumentów pochodzących z Preliminarza płatności, czyli nie bierze pod uwagę kompensaty KP z KW. Ponadto, jeżeli np. FS została skompensowana z FZ to na wydruku dokument FZ zostanie pokazany tylko raz z kwotą sumaryczną.

Dostępna z poziomu menu Kasa/Bank/ Dokumenty rozliczone lista rozliczeń obejmuje wszystkie dokonane w programie rozliczenia i kompensaty dokumentów kasowych/bankowych oraz płatności znajdujących się w Preliminarzu. W odróżnieniu od listy rozliczeń kontrahenta, w tym miejscu znajdują się wszystkie rozliczenia niezależnie od kontrahenta. Z tego miejsca użytkownik ma możliwość księgowania rozliczeń i kompensat do dzienników księgowych oraz seryjnego usuwania rozliczeń. W działalności firmy często zdarzają się sytuacje, kiedy jeden kontrahent jest zarówno dostawcą, jak i odbiorcą. W takiej sytuacji dokumenty przychodowe i rozchodowe są księgowane na dwa różne konta. Rozliczanie takich dokumentów np. Faktury Zakupu i Faktury Sprzedaży powinno mieć swoje odzwierciedlenia nie tylko w rozrachunkach, ale również na kontach księgowych.

Dostępna lista rozliczeń wyświetlana jest według daty dokonania rozliczenia. Jej widok może być dostosowany w zależności od wymagań użytkownika poprzez odpowiednie „odfiltrowanie”. Na liście mogą być widoczne dokumenty z określonego zakresu dat Od – Do lub tylko te, które powstały w wyniku rozliczenia dokumentów w określonej walucie (z rozwijalnego menu należy wskazać właściwą).

Można również ograniczyć listę wyłącznie dla dokumentów danego podmiotu np.: 

Poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola istnieje również możliwość ograniczenia listy do dokumentów:

• Tylko kompensat.
• Wyłącznie do tych, które powstały w wyniku rozliczenia (kompensowania) dokumentów wystawionych dla różnych podmiotów.
• Do tych, które nie powstały w wyniku rozliczeń automatycznych.

Po zawężeniu listy do: podmiotu, waluty i zaznaczeniu parametru: tylko kompensaty, w menu kontekstowym widoczna będzie się opcja Dodaj dokument kompensaty. Zaznaczając na liście wybrane kompensaty i uruchamiając opcję z menu kontekstowego, wywołany zostanie formularz dokumentu kompensaty, na który przeniosą się zaznaczone pozycje.

Z formularza tego dokumentu użytkownik może dodawać kolejne pozycje lub usuwać niepotrzebne. Podczas dodawania kolejnych pozycji program kontroluje, aby nie było możliwości dodawania uwzględnionych wcześniej kompensat do tego lub kolejnych dokumentów. Zapisany dokument kompensaty pojawi się na liście kompensat dostępnej w obszarze Rozliczenia pomiędzy: Dokumentami rozliczonymi a Różnicami kursowymi . Lista rozliczonych dokumentów składa się z kolumn:

• Zaznaczanie dokumentów – pozwala na zaznaczenie dokumentów, które mają zostać zaksięgowane.
• Dokument rozliczany i Dokument rozliczający – w zależności od rodzaju rozliczenia, te kolumny mogą mieć różne znaczenie. Np. w przypadku zwykłego rozliczenia Dokument rozliczany jest płatnością z Preliminarza, a Dokumentem rozliczającym jest zapis kasowy/bankowy.

Typ rozliczenia	Dokument rozliczany	Dokument rozliczający
Zwykłe	Zdarzenie	Zapis
Kompensata zdarzenie -zdarzenie	Zdarzenie kosztowe	Zdarzenie przychodowe
Kompensata zapis - zapis	Zapis KW	Zapis KP

• Data – oznacza datę dokonania rozliczenia lub kompensaty.
• Kwota – jest to kwota na jaką zostały rozliczone (kompensowane) dokumenty.
• Waluta – w jakiej wystawione były rozliczone (lub kompensowane) dokumenty.

Listę obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika.  Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski:  Księguj dokumenty – możliwość zaksięgowania dokumentu rozliczenia (kompensaty) jest dostępna dla użytkowników korzystających z modułu Księga Handlowa. Program podczas księgowania kompensat z listy rozliczonych dokumentów będzie sprawdzał czy przypadkiem dokumenty kompensaty nie były księgowane z listy kompensat. W przypadku księgowania pozycji uwzględnionych i zaksięgowanych na liście dokumentów kompensaty zostanie wygenerowany odpowiedni komunikat. Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. Na Formularzu dokumentu wyliczone pola nie są edytowalne. Jedyne, co użytkownik może zrobić (do chwili zaksięgowania dokumentu), to wskazać konta, na jakie będzie księgowany dokument rozliczenia. Z poziomu formularza możliwe jest podglądnięcie dokumentów, które zostały ze sobą rozliczone (skompensowane). Obok konkretnych dokumentów znajdują się przyciski z lupką, których wciśnięcie spowoduje wyświetlenie odpowiedniego formularza.

Po zaksięgowaniu dokumentu rozliczenia (kompensaty), na formularzu pojawia się odniesienie do zapisu, znajdującego się w dzienniku księgowym zaksięgowanego dokumentu – użytkownik ma możliwość podglądu wygenerowanych dekretów.

Wydruk potwierdzenia kompensaty

Z poziomu listy Dokumenty rozliczone dostępne są 2 wydruki kompensaty:

• Z poziomu wyedytowanego formularza dostępny jest wydruk kompensaty z dwoma różnymi podmiotami np. firma ABC robi kompensatę dla kontrahentów X i Y.
• Po dodatkowym ograniczeniu listy rozliczeń zaznaczeniem parametru Tylko kompensaty oraz określeniu Waluty i Kontrahenta, dostępny jest również wydruk potwierdzenia kompensaty, który przedstawia z jednej strony skompensowane należności (podsumowane), z drugiej strony skompensowane zobowiązania (podsumowane) i zakończony jest kwotą pozostającą do rozliczenia. Wydruk ten dotyczy tylko kompensat dokumentów pochodzących z Preliminarza płatności, czyli nie bierze pod uwagę kompensaty KP z KW. Ponadto, jeżeli np. FS została skompensowana z FZ to na wydruku dokument FZ zostanie pokazany tylko raz z kwotą sumaryczną.

   

Funkcja rozliczeń automatycznych jest dostępna w menu Kasa/Bank/ Rozliczenia podmiotu. Lista rozliczeń kasowych/bankowych to miejsce przeznaczone do wykonywania rozliczeń i kompensat pomiędzy dokumentami wystawionymi dla tego samego podmiotu (kontrahenta, pracownika, wspólnika, banku lub urzędu). Z tego miejsca można również uzgadniać stan należności i zobowiązań z kontami księgowymi. Wyświetlone na niej dokumenty to zapisy kasowe/bankowe oraz zdarzenia z Preliminarza, które mają status (N) Nierozliczonych lub (C) – Rozliczonych częściowo. Zdarzenia, które zostały wysłane do banku, wyświetlane są na liście w kolorze niebieskim. Na formularzu dostępne są następujące parametry: Kontrahent – służy do wyboru podmiotu, dla którego wyświetlona zostanie lista. Waluta – wybór określonej waluty spowoduje, iż na liście pojawią się zapisy tylko w danej walucie. Po wybraniu opcji –wszystkie- w kolumnach z kwotą dokumentu widoczna jest wartość w przeliczeniu na PLN. Na zakładce [Nierozliczone] przy wybranej walucie -wszystkie- nie ma możliwości rozliczania zapisów (ikona pioruna jest nieaktywna), blokowana jest również możliwość zaznaczenia parametrów Należne odsetki i Odsetki od zobowiązań. Zakres dat – za który lista zostanie wyświetlona. Zakres dotyczy dat wyświetlanych w kolumnie Termin. Dla zdarzeń z Preliminarza termin to termin płatności, dla zapisów – data wystawienia dokumentu. Należne odsetki – zaznaczenie parametru spowoduje przeliczenie odsetek dla zdarzeń (dokumenty z Preliminarza) typu należność. Odsetki od zobowiązań – zaznaczenie parametru spowoduje przeliczenie odsetek dla zdarzeń (dokumenty z Preliminarza) typu zobowiązanie. Ustawowe od zaległości/ Od zaległości w transakcjach handlowych/ Podatkowe – parametry te są aktywne jeżeli zostanie zaznaczony jeden z parametrów: Należne odsetki albo Odsetki od zobowiązań. Domyślne zaznaczenie konkretnego rodzaju odsetek zależy od rodzaju i statusu podmiotu wybranego w filtrze:

• Ustawowe od zaległości dla: kontrahentów, którzy na karcie, na zakładce [Handlowe], mają zaznaczony status Osoba fizyczna oraz pracowników, wspólników oraz urzędów.
• Od zaległości w transakcjach handlowych dla: kontrahentów, którzy na karcie, na zakładce [Handlowe], mają zaznaczony status Podmiot gospodarczy oraz banków.

Dokumenty źródłowe – przychodowe – zaznaczenie tego parametru spowoduje wyfiltrowanie dokumentów takich jak: Faktury sprzedaży oraz korekty do nich (zarówno z modułu Faktury jak również z Rejestru VAT), Wydania Kaucji, Tax Free, Ewidencja dodatkowa przychodów, Noty odsetkowe, Dekrety na Poleceniu księgowania bądź na dokumencie Bilansu otwarcia, na którym konto rozrachunkowe jest po stronie Wn niezależnie od tego, czy kwota takiego dokumentu jest ujemna czy dodatnia, a także zdarzenia ręcznie wprowadzone do Preliminarza o typie przychód i zapisy kasowe/bankowe przychodowe. Dokumenty źródłowe – rozchodowe – zaznaczenie tego parametru spowoduje wyfiltrowanie dokumentów takich jak: Faktury zakupu oraz korekty do nich, Przyjęcia kaucji, Ewidencja dodatkowa kosztów, Wypłaty pracowników, płatności do deklaracji, zdarzenia ręcznie wprowadzone do Preliminarza o typie rozchód, Dekrety na Poleceniu księgowania bądź na dokumencie Bilansu otwarcia, na którym konto rozrachunkowe jest po stronie Ma oraz zapisy kasowe/bankowe rozchodowe. Znajdź – funkcja wyszukiwania, która znajduje się pod ikoną . Możliwość wyszukiwania jest po każdej kolumnie. Listę obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski:  – lista zapisów kasowych/ bankowych podmiotu, – lista płatności podmiotu z Preliminarza płatności. Kolejne kolumny wyświetlane na liście to: Numer dokumentu – dla zapisów kasowych/bankowych wyświetlany jest numer obcy, jeżeli został on uzupełniony, natomiast jeżeli nie ma numeru obcego wyświetlany jest numer wewnętrzny. Natomiast dla zdarzeń z Preliminarza wyświetlany jest: Numer obcy wpisany na formularzu zdarzenia. Jeśli pole Numer obcy jest puste – wyświetlony jest numer dokumentu (jeśli zdarzenie zostało zapisane automatycznie przez program jako planowana płatność do dokumentu wystawionego w systemie Comarch ERP Optima). Jeśli zarówno numer obcy jak i numer dokumentu są puste – w kolumnie Numer wyświetlana jest pierwsza linia opisu. Termin – dla zdarzeń z Preliminarza to termin płatności, dla zapisów kasowych/bankowych to data ich wprowadzenia. Odsetki – wartość symulowanych odsetek dla dokumentów zapłaconych po terminie płatności. Po terminie – ilość dni, która minęła od terminu płatności. Ilość dni po terminie wyliczana jest tylko dla zdarzeń z Preliminarza. W sytuacji, gdy termin płatności przypadał w sobotę lub w dniu ustawowo wolnym od pracy  jako termin płatności przyjmujemy najbliższy dzień roboczy. Tak wyliczone dni po terminie wykorzystywane są do wyliczenia odsetek za zwłokę. Kwota dokumentu – kwota, na którą był wystawiony dokument. Kwota należności – kwota, która powinniśmy otrzymać po realizacji płatności. Kwota zobowiązania – kwota, którą musimy zapłacić by płatność zrealizować.

Uwaga

Na zapisach kasowych/bankowych i na zdarzeniach z Preliminarza wprowadzamy kwoty przychodu lub rozchodu (dla zdarzeń są to zaplanowane na przyszłość przychody i rozchody). Na liście rozliczeń kwoty te wyświetlane są po stronie zobowiązań i należności wg schematu podanego poniżej

Zapisy kasowe/bankowe - strona na liście rozliczeń
Przychód	Zobowiązanie	Nierozliczona wpłata oznacza konieczność uregulowania długu. Otrzymaliśmy pieniądze i zobowiązaliśmy się do ich zwrotu (rozliczenia). Np. kontrahent wpłaca zaliczkę na konto zakupu towarów. Zaliczka jest naszym zobowiązaniem – albo rozliczymy ją z wystawioną Fakturą Sprzedaży, albo musimy ją zwrócić.
Rozchód	Należność	Nierozliczona wypłata oznacza, że spodziewamy się jej uregulowania, czyli zwrotu należności. Np. zaliczka wypłacona pracownikowi jest naszą należnością. Powinna zostać zwrócona przez pracownika np. w rozliczeniu z jego wypłatą.

Zdarzenia w Preliminarzu - strona na liście rozliczeń
Przychód	Należność	Planowany w Preliminarzu przychód oznacza, że spodziewamy się uregulowania należności. Np. wystawiona z odroczoną płatnością Faktura Sprzedaży zapisuje do Preliminarza planowaną spłatę należności przez kontrahenta
Rozchód	Zobowiązanie	Planowany w Preliminarzu rozchód oznacza, że powinniśmy uregulować zobowiązanie. Np. Faktura Zakupu z odroczoną płatnością wprowadza do Preliminarza planowaną zapłatę, czyli uregulowanie naszego zobowiązania.

 

Rozliczanie polega na kojarzeniu w pary dokumentów, z których jeden ma niezerową kwotę zobowiązań, drugi należności. Rozliczenie ze sobą dwóch dokumentów może być:

• Kompensatą, jeśli są to dokumenty tego samego rodzaju. Kompensować ze sobą możemy dwa zapisy kasowe/bankowe, z których jeden jest należnością, drugi zobowiązaniem lub dwa planowane zdarzenia z Preliminarza (również jeden z nich musi być należnością, drugi zobowiązaniem). Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczony został parametr Kompensaty z datą bieżącą, kompensaty są tworzone z datą bieżącą. Domyślnie parametr ten jest odznaczony.
• Rozliczeniem, jeśli są to dokumenty różnych rodzajów. Rozliczać ze sobą możemy np. zdarzenie z Preliminarza, które jest zobowiązaniem, z zapisem kasowym, który jest należnością lub odwrotnie.

Uwaga

W Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa dostępny jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki. Po jego zaznaczeniu rozliczenie w module Kasa/Bank skutkować będzie rozrachunkiem w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus i analogicznie rozrachunek w module Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus skutkować będzie rozliczeniem w module Kasa/Bank. Dokładniejszy opis funkcjonalności dostępny jest w podręczniku do modułu Księga Handlowa.

Przykład

Z kompensatą będziemy mieli do czynienia w przypadku dwóch zapisów kasowych, z których jeden oznacza wypłatę zaliczki pracownikowi (należność), a drugi zwrot tej zaliczki przez pracownika (zobowiązanie).

Przykład

Skompensować można dwa zdarzenia z Preliminarza, z których jedno jest planowaną zapłatą kontrahenta za Fakturę Sprzedaży (należność), a drugie naszym zobowiązaniem w stosunku do kontrahenta wynikającym z faktury korygującej na podstawie, której sprzedany wcześniej towar został zwrócony.

Przykład

Rozliczyć ze sobą można zdarzenie w Preliminarzu, które jest planowaną zapłatą kontrahenta za Fakturę Sprzedaży (należność) z pozycją z wyciągu bankowego, potwierdzającą wpływ pieniędzy od kontrahenta na nasze konto (zobowiązanie).

Uwaga

Rozliczane ze sobą mogą być dokumenty wystawione w takiej samej walucie. 

Przed rozliczeniem dokumentów należy najpierw wybrać walutę jakiej ma dotyczyć rozliczenie. Aby rozliczyć ze sobą dwa dokumenty należy:

• Zaznaczyć je na liście.
• Wykonać rozliczenie poprzez użycie ikony pioruna. Warto pamiętać, że rozliczenia można dokonać wywołując funkcję z menu kontekstowego, dostępnego po wciśnięciu na liście prawego klawisza myszy.

Zaznaczanie pozycji na liście można wykonać klawiszem spacji lub klikając lewym klawiszem myszki na kwadraciku w pierwszej kolumnie listy. Szybkie zaznaczanie lub odznaczanie całej listy można wykonać wybierając odpowiednią opcję z kontekstowego menu listy (prawy klawisz myszki lub kombinacja <Shift> + <F10> na liście).

Jeśli zaznaczamy dwa dokumenty, z których jeden ma niezerową kwotę zobowiązań, natomiast drugi należności i uruchomimy rozliczanie, na ekranie pojawi się dodatkowe okno informujące o przebiegu rozliczenia. Można w nim sprawdzić, jakie dokumenty i na jakie kwoty zostały rozliczone. Jeśli podczas rozliczania pojawią się jakieś problemy – informacja o błędach również pojawi się na ekranie. Raport ten może zostać zapisany do pliku – służy do tego przycisk . Zamknięcie okna informacyjnego kończy proces rozliczania.

Jeśli wybrane dokumenty miały takie same kwoty po stronie zobowiązań i należności – po zakończeniu rozliczenia obydwa znikną z listy.

Jeśli kwoty na wybranych dokumentach nie były równe, po rozliczeniu na liście pozostanie ten dokument, którego kwota zobowiązania lub należności była większa. Do rozliczenia pozostanie różnica pomiędzy początkowymi kwotami.

Przykład

Rozliczając dwa dokumenty, z których jeden jest planowaną w Preliminarzu wpłatą do Faktury Sprzedaży (należność) na kwotę 1000 zł, a drugi zapisem potwierdzającym wpłatę od kontrahenta na kwotę 800 zł (zobowiązanie), po wykonaniu operacji na liście rozliczeń pozostanie nierozliczona do końca należność o wartości 200 zł. Zdarzenie w Preliminarzu oznaczające tę należność otrzyma status (C) – częściowo rozliczone.

Rozliczanie wielu dokumentów jednocześnie Jeśli planujemy rozliczenie więcej niż dwóch dokumentów – zaznaczamy je wszystkie na liście. W szczególności można zaznaczyć wszystkie pozycje listy. Funkcja rozliczająca zapisy zadziała wówczas wg następującego algorytmu:

• Najpierw wyszukiwane są dokumenty, które po stronie zobowiązań i należności mają takie same kwoty. Jeśli program znajdzie takie pary – one rozliczane są w pierwszej kolejności.
• Jeśli kwoty po stronach zobowiązań i należności są różne – dokumenty są rozliczane w kolejności chronologicznej.

Przykład

W Preliminarzu płatności znajduje się zdarzenie na kwotę 100 zł, które jest planowaną wpłatą za fakturę. Natomiast w zapisach kasowych znajdują się dwa zapisy: pierwszy na kwotę 50 zł, drugi na kwotę 100 zł. Jeśli podczas rozliczania dokumentów zaznaczone będą wszystkie trzy pozycje, to program rozliczy fakturę z drugim zapisem kasowym – ze względu na zgodność kwot. Zapis na kwotę 50 zł nadal będzie widoczny na liście rozliczeń. Natomiast planowana wpłata za fakturę w Preliminarzu płatności oraz zapis kasowy w raporcie otrzymają status Rozliczone.

Przykład

W Preliminarzu płatności zarejestrowane są trzy zdarzenia: planowane zapłaty za faktury: FA/000001/2010 o wartości 100 zł, FA/000002/2010 o wartości 40 zł i FA/000003/2010 o wartości 30 zł. Natomiast na liście zapisów bankowych wpisane zostały dwie wpłaty – KP/00001/11/2010/PKO o wartości 50 zł i KP/00002/11/2010/PKO o wartości 100 zł. W momencie rozliczania faktura o wartości 100 zł zostanie rozliczona z  drugim zapisem kasowym o wartości 100 zł – ze względu na zgodność kwot. Natomiast FA/000002/2010 oraz FA/000003/2010 zostaną rozliczone z zapisem kasowym o numerze KP/00001/11/2010/PKO – przy czym FA/000002/2010 zostanie rozliczona całkowicie, natomiast FA/000003/2010 – częściowo (pozostanie do zapłaty 20 zł).

Kasowanie rozliczeń

Jeżeli chcemy skasować rozliczenie między dokumentami, jednym z możliwych scenariuszy jest skorzystanie z opcji Rozliczenia podmiotu w module Kasa/Bank. W tym celu należy wejść w Kasa/Bank/ Rozliczenia podmiotu/ zakładka Rozliczone, wybrać kontrahenta i podać zakres dat. Po odnalezieniu danego zapisu, aby skasować rozliczenie, należy się na nim ustawić i nacisnąć Usuń . Po potwierdzeniu operacji rozliczenie jest usunięte i można dane dokumenty jeszcze raz rozliczyć.

Lista rozliczeń kasowych/bankowych kontrahenta, zakładka Rozliczone

Na zakładce [Rozliczone] znajdują się zapisy, które zostały już rozliczone. Podmiot, dla którego wyświetlona zostaje lista wybieramy w lewym dolnym rogu okna. Poniżej można wybrać zakres dat, za który lista zostanie wyświetlona. Zakres dat dotyczy dat wyświetlanych w kolumnie Data rozliczenia. Istnieje również możliwość ustalenia waluty, według której ma być wykonane filtrowanie listy rozliczeń. Na formularzu dostępne są również następujące parametry: Należne odsetki – zaznaczenie parametru spowoduje przeliczenie odsetek dla zdarzeń (dokumenty z Preliminarza) o typie przychód rozliczonych po terminie. Odsetki od zobowiązań – zaznaczenie parametru spowoduje przeliczenie odsetek dla zdarzeń (dokumenty z Preliminarza) o typie rozchód rozliczonych po terminie. Ustawowe od zaległości/ Od zaległości w transakcjach handlowych/ Podatkowe – parametry te są aktywne jeżeli zostanie zaznaczony jeden z parametrów: Należne odsetki albo Odsetki od zobowiązań. Domyślne zaznaczenie konkretnego rodzaju odsetek zależy od rodzaju i statusu podmiotu wybranego w filtrze:

• Ustawowe od zaległości dla: kontrahentów, którzy na karcie, na zakładce [Handlowe], mają zaznaczony status Osoba fizyczna oraz pracowników, wspólników oraz urzędów.

• Od zaległości w transakcjach handlowych dla: kontrahentów, którzy na karcie, na zakładce [Handlowe], mają zaznaczony status Podmiot gospodarczy oraz banków

Kolejne kolumny wyświetlane na liście to: Dok. rozliczany, Dok. rozliczający – numery dokumentów: rozliczanego i rozliczającego. Kwota dok. rozliczanego, Kwota dok. rozliczającego – kwoty z dokumentów: rozliczanego i rozliczającego. Kwota rozliczenia – kwota, która została rozliczona na danym zapisie (zdarzeniu). Zwłoka – ilość dni, jaka upłynęła od wyznaczonego terminu rozliczenia do dnia faktycznego wykonania rozliczenia.W przypadku, gdy termin płatności przypadał w sobotę lub w dniu ustawowo wolnym od pracy do ustalenia dni zwłoki jako termin płatności przyjmujemy najbliższy dzień roboczy. Tak ustalona ilość dni zwłoki wykorzystywana jest do wyliczenia odsetek. Odsetki – kwota odsetek, wyliczona dla dokumentów rozliczonych po terminie (kolumna widoczna gdy zaznaczony jest parametr Należne odsetki i/lub Odsetki od zobowiązań).

Uwaga

W przypadku kompensat nie jest wyliczana ani ilość dni zwłoki, ani kwota odsetek.

Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski:  – lista zapisów kasowych/ bankowych podmiotu, – lista płatności podmiotu z Preliminarza płatności.

W firmach korzystających z rozliczeń w walutach obcych, istnieje potrzeba bieżącej wyceny operacji na rachunkach bankowych oraz wyodrębnionych kasach walutowych, posiadanych środków w przeliczeniu na walutę polską. W zależności od ilości operacji jednostki mogą w wycenie stosować kurs kupna i sprzedaży banku, w którym posiadają rachunek walutowy, średni kurs NBP lub kurs historyczny. Potrzeba określenia wartości wpływów i wydatków w złotówkach wynika z przepisów Ustawy o Rachunkowości, która narzuca konieczność ujmowania w księgach rachunkowych operacji walutowych w walutach obcych w przeliczeniu na walutę polską. W module Kasa/Bank Plus jest mechanizm rozliczania różnic kursowych, w przypadku zastosowania przez jednostki kursu banku oraz mechanizm ułatwiający określenie kursu wypłat z rachunku walutowego i kasy walutowej przy zastosowaniu metody FIFO dla kursu historycznego. Możliwość rozliczania operacji kasowych/bankowych jest dostępna tylko dla rejestrów prowadzonych w walutach obcych. Różnice kursowe powstałe przy wypłacie środków z rachunków walutowych/kas walutowych są naliczane automatycznie, jeśli użytkownik wskaże odpowiednie parametry w rejestrze.

Uwaga

Funkcjonalność magazynu walut jest dostępna wyłącznie w module Kasa/Bank Plus.

W przypadku próby dodania zapisu w rejestrze korzystającym z magazynu walut przez operatora, który nie pobrał licencji na moduł Kasa/Bank Plus, wyświetlany jest komunikat informujący o tym, że nie pobrano odpowiedniego modułu. Komunikat wyświetlany jest również w momencie wyboru rejestru korzystającego z magazynu walut podczas korzystania z funkcji kontekstowych w Preliminarzu płatności – Rozlicz i Zrealizuj.

Formularz rejestru kasowego/bankowego

Na formularzu rejestru kasowego/bankowego są dwa parametry związane z magazynem walut:

• Rejestr obsługuje magazyn walut – zaznaczenie tego parametru powoduje, że podczas wprowadzania zapisów kasowych/bankowych:
  • dla wpłat – domyślnie zaznaczany jest parametr Magazyn walut, co powoduje dodanie operacji do magazynu walut,
  • dla wypłat – domyślnie zaznaczany jest parametr Magazyn walut, co powoduje, że po zapisaniu formularza dana wypłata zostaje rozliczona z zasobami magazynu.
• Kurs historyczny – zaznaczenie parametru pozwoli podczas dodawania wypłaty określić rozliczenie według kursu historycznego i tym samym zainicjować kurs z pierwszego wolnego zasobu magazynu (pierwszej nierozliczonej wpłaty).

Przykład

Środki na magazynie walut mogą być rozliczane wg dwóch kursów; historycznego i bieżącego.  Jeżeli na formularzu rejestru kasowego/bankowego zaznaczony będzie parametr Kurs historyczny wówczas zapisy na magazynie walut będą rozliczane wg tego kursu. Natomiast, gdy na formularzu rejestru wspomniany parametr nie będzie zaznaczony to wtedy zapisy magazynu walut będą rozliczane wg kursu bieżącego. Przykład stosowania kursu historycznego wg metody FIFO. Wpłata za fakturę sprzedaży – przychód na rachunek EUR – 5000 po kursie kupna banku z dnia realizacji 3,94; Wpłata za fakturę sprzedaży – przychód na rachunek EUR 1000 po kursie kupna banku z dnia realizacji 4,00; Zapłata za fakturę zakupu – rozchód z rachunku EUR – 5500 (5000 EUR po kursie 3,94 i 500 EUR po kursie 4,00); Stan rachunku dewizowego pozostaje: 500 EUR po kursie 4,00. Zastosowana metoda wyceny nie powoduje powstawania różnic kursowych, ponieważ przy rozchodzie (sprzedaży) został zastosowany ten sam kurs wg którego walutę przyjęto (zakupiono) Przykład stosowania kursu bieżącego wg metody FIFO: Wpłata za fakturę sprzedaży – przychód na rachunek EUR – 5000 po kursie kupna banku z dnia realizacji 3,94; Wpłata za fakturę sprzedaży – przychód na rachunek EUR 1000 po kursie kupna banku z dnia realizacji 4,00; Zapłata za fakturę zakupu – rozchód z rachunku EUR – 5500. Średni kurs NBP w dniu poprzedzającym dzień zapłaty zobowiązania wynosił: 4,42 zł/EUR. (5500 EUR po kursie 4,42); Stan rachunku dewizowego pozostaje: 500 EUR po kursie 4,00. Podczas zastosowania wyceny wg kursu bieżącego powstaną dwie różnice kursowe:

• KW z pierwszego zasobu ściąga 5000 EUR po kursie 4,42. Różnica kursowa wynosi 2400 PLN
• KW z drugiego zasobu ściąga 500 EUR po kursie 4,42. Różnica kursowa wynosi 210 PLN.

Uwaga

Na nowododanym formularzu rejestru kasowego/bankowego zaznaczenie parametru Rejestr obsługuje magazyn walut spowoduje zablokowanie do edycji pola z typem kursu, notowaniem oraz saldem BO. Typ kursu będzie ustawiał się, jako „Nieokreślony”. Natomiast Saldo BO zostanie wyliczone z zakładki BO magazynu walut. W przypadku istniejących rejestrów wprowadzonych w wersjach wcześniejszych niż 2013.5.1 a obsługujących magazyn walut, zablokowanie pól z saldem będzie zależne od istnienia zapisów kasowych/bankowych w raportach. Zapis kasowy/bankowy dodany w jednej z poprzednich wersji do rejestru obsługującego magazyn walut spowoduje, że pole z saldem nie zostanie zablokowane.

Na formularzu rejestru kasowego/bankowego jest zakładka, na której można wprowadzić bilans otwarcia magazynu walut. Zakładka BO magazynu walut pojawia się wtedy, kiedy zostanie zaznaczony parametr Rejestr obsługuje magazyn walut.

Zaznaczenie parametru Rejestr obsługuje magazyn walut powoduje pojawienie się komunikatu ostrzegawczego o możliwości wprowadzenia BO magazynu walut.

Jeżeli stan początkowy jest równy 0,00 wówczas nie ma potrzeby wprowadzania BO magazynu walut. W przeciwnym wypadku należy przejść na zakładkę; [BO magazynu walut] i plusem dodać poszczególne pozycje bilansu otwarcia. Bilans otwarcia magazynu walut to operacje kasowe/bankowe, które stanowią aktualne saldo kasy/rachunku bankowego.

Jeśli zapisy składające się na BO magazynu walut miały taką samą wartość kursów, to można wprowadzić je zbiorczo, jeśli jednak saldo rachunku składa się z zapisów o różnych kursach, należy wprowadzić operacje z różnymi wartościami kursów odrębnie. Ważna jest przy tym data zapisu BO oraz kolejność wprowadzenia – jeśli operacje mają różne daty, program pobiera je z magazynu w kolejności wg daty najstarszej. Jeśli kilka zapisów będzie miało taką samą datę BO, program z magazynu w pierwszej kolejności pobierze operacje mające niższe ID, czyli w przypadku wprowadzania zapisów w obrębie tego samego dnia kolejność jest bardzo ważna.

Pozycje BO magazynu walut można dodawać ikoną plusa. Na formularzu pozycji BO magazynu walut jest możliwość określenia: Numeru BOMWKP / BOMWKW, Numeru obcego danej pozycji, Daty dokumentu, Daty kursu, Typu kursu, Kwoty oraz Opisu. Dodanie zapisu BOMWKW spowoduje ujemny stan na magazynie walut, o czym poinformuje użytkownika odpowiedni komunikat: Ta operacja spowoduje ujemny stan kasy/rachunku. Czy na pewno chcesz ją wykonać? W oknie zapisu BOMWKW znajduje się parametr: Rozliczaj przy zapisie. Domyślnie jest on zaznaczony, jednakże podczas zapisywania pozycji BO program sprawdza saldo i gdy jest ono ujemne pojawi się pytanie potwierdzające „Ta operacja spowoduje ujemny stan kasy/rachunku. Czy na pewno chcesz ją wykonać?” Po zaakceptowaniu parametr będzie odznaczony. Gdy w magazynie walut pojawią się pierwsze wpłaty należy edytować zapis BOMWKW i zaznaczyć ręcznie parametr Rozliczaj przy zapisie.

Uwaga

Wprowadzając BOMWKW wg wyceny po kursie historycznym domyślnie podpowie się kurs Nieokreślony. W takim przypadku zaleca się wprowadzić kwotę tylko w walucie. Kwota w PLN podpowie się dopiero w momencie rozliczania. W sytuacji, gdy na BOMWKW zostanie ustawiony inny kurs niż Nieokreślony oraz wpisane będzie jakieś notowanie, to w momencie rozliczania kurs zostanie zmieniony na taki, jaki będzie na dokumencie KP z którym to KW zostanie rozliczone, lub na kurs Nieokreślony, gdy rozliczenie nastąpi z kilkoma zapisami KP.

Dodanie zapisu BOMWKP zawsze generuje saldo dodatnie, a zapisy przychodowe inicjalizują się wg wyceny jak dla kursu bieżącego

Możliwość dodawania pozycji bilansu otwarcia BOMWKP, BOMWKW dostępna jest do momentu usunięcia jakiejkolwiek pozycji z listy BO. Po usunięciu ikona plusa zostanie wyszarzana do momentu ponownej edycji całego rejestru. Dodawanie pozycji na BO blokowane także jest gdy do raportu zostanie wprowadzony jakikolwiek zapis KP czy KW z zaznaczonym parametrem Magazyn walut. Podczas zapisywania pozycji BO pojawi się pytanie: „Zapis zmian na formularzu bilansu otwarcia magazynu walut spowoduje automatyczny zapis dokonanych dotychczas zmian na formularzu skojarzonego rejestru kasowego/bankowego. Czy jesteś pewien, że chcesz zapisać zmiany na obu wyżej wymienionych formularzach? Potwierdzenie spowoduje zapisanie na liście pozycji BO, natomiast rezygnacja (Anuluj) zamknie okno bez zapisywania zmian i spowoduje powrót do listy z możliwością dodawania kolejnych zapisów.  W przypadku, gdy zostaną zauważone nieprawidłowości – należy wybrać opcję: Nie, co umożliwi wprowadzenie zmian na oknie. Z formularza rejestru, z listy rejestrów, z listy raportów, z listy zapisów kasowych/bankowych oraz z formularza zapisu kasowego bankowego możliwe jest przejście do magazynu walut za pomocą ikony dostępnej na pasku nad oknem .

Formularz dokumentu wpłaty/wypłaty

Przy próbie wprowadzenia zapisu KP/KW z datą wcześniejszą niż zapisy BO magazynu walut, pojawi się komunikat z ostrzeżeniem.

W związku z tym, że jeden dokument jest rozliczany na dwa sposoby, na zapisie kasowym/bankowym są dwie zakładki: [Rozliczenia dokumentów] oraz [Rozliczenia operacji]. Zakładka [Rozliczenia operacji] Zakładka [Rozliczenia operacji] pojawia się w przypadku dokumentów wprowadzanych do rejestrów walutowych z zaznaczonym parametrem Rejestr obsługuje magazyn walut. Na zakładce znajduje się parametr Magazyn walut, pozwalający na dodawanie wpłat i wypłat do listy środków składających się na saldo rejestru oraz pozwalający na rozliczenie wypłaty z zapisem z listy dostępnych operacji. Dla rejestrów mających zaznaczony parametr Rejestr obsługuje magazyn walut parametr Magazyn walut na wpłatach i wypłatach jest domyślnie zaznaczony. Odznaczenie parametru spowoduje nie umieszczenie zarówno wpłaty jak i wypłaty na liście zasobów magazynu walut. Na wypłatach znajduje się dodatkowo parametr Rozliczaj w magazynie walut przy zapisie, który kwalifikuje zapis do rozliczenia – domyślnie zaznaczony z możliwością ręcznego odznaczenia. Na zakładce tej znajduje się również tabela z rozliczeniami operacji, w której dostępne są następujące informacje:

• numer dokumentu
• data dokumentu rozliczonego
• kwota rozliczona
• kwota pozostająca do rozliczenia.

Na liście zapisów kasowych/bankowych została dodana kolumna Status MW określająca status rozliczenia zapisu w magazynie walut: N – nie rozliczony, C – częściowo rozliczony, R – całkowicie rozliczony, „-” – nie podlega rozliczeniu. Dla zapisów kasowych/bankowych wprowadzonych w programie w wersji wcześniejszej niż 14.0 parametr Magazyn walut jest odznaczony. Użytkownik musi wskazać, które dokumenty tworzą saldo rachunku bankowego/kasy do rozliczenia. Można to zrobić na dwa sposoby: wprowadzić bilans otwarcia magazynu walut z poziomu formularza rejestru kasowego/bankowego lub zaznaczyć parametr Magazyn walut na zapisach kasowych/bankowych, które wcześniej zostały wprowadzone. W przypadku, gdy zapisy kasowe/bankowe tylko w części kwalifikują się do rozliczenia, zalecane jest wprowadzenie stanu początkowego przez BO, by uniknąć dzielenia pojedynczych zapisów na kwoty już rozliczone i te, które dopiero zostaną rozliczone. Jeżeli zapis nie podlega rozliczeniu w magazynie walut bądź podlega, ale jeszcze nie został rozliczony – możliwa jest modyfikacja całego zapisu oraz całkowite jego usunięcie. W przypadku, kiedy zapis został częściowo lub całkowicie rozliczony w magazynie walut – edycja dokumentów jest ograniczona, a usunięcie jest możliwe tylko po skasowaniu rozliczenia takich dokumentów. Usunięcie rozliczenia następuje po odznaczeniu parametru Magazyn walut na formularzu zapisu kasowego/bankowego. Jeśli na liście zapisów jest kilka dokumentów KW rozliczonych w magazynie walut, odznaczenie parametru na pierwszym zapisie spowoduje usunięcie rozliczenia zapisu aktualnie edytowanego i wszystkich zapisanych po nim na liście. Pojawia się wtedy komunikat informujący o usunięciu rozliczenia zapisu bieżącego oraz zapisów następnych. Odrozliczenie seryjne działa tylko z poziomu dokumentów rozchodowych (KW).

W przypadku automatycznego generowania zapisów do dokumentów płatnych gotówką (faktury, rejestry VAT, ewidencja dodatkowa) program tworząc zapis kasowy/bankowy przenosi typ i wartość kursu z dokumentu źródłowego na dokument kasowy/bankowy bez względu na to, czy rejestr, do którego zapis jest dodawany, ma domyślnie wybrany parametr Kurs historyczny. Zapis jest ewidencjonowany w magazynie walut lub nie – zgodnie z domyślnym ustawieniem rejestru walutowego (zaznaczeniem parametru Rejestr obsługuje magazyn walut). Dla dokumentów KP kurs jest przepisany z dokumentu źródłowego i określony dla magazynu walut, jako „bieżący”. Dla dokumentów KW kurs także jest przepisany z dokumentu źródłowego, ale dokument nie zostanie rozliczony w magazynie walut. Na zapisie KW parametr Magazyn walut jest odznaczony, co wynika z tego, że rozliczenie zapisu może być zrobione wg kursu bieżącego lub kursu historycznego. Użycie kursu historycznego mogłoby powodować powstawanie w  tle różnic kursowych dla rozliczonego zdarzenia z  Preliminarza i  zapisu kasowego/bankowego. W przypadku seryjnego rozliczania dokumentów z Preliminarza Płatności zapisy przychodowe trafiają do magazynu walut (mają zaznaczony parametr Magazyn Walut), dla zapisów rozchodowych parametr Magazyn walut nie jest zaznaczany. Użytkownik sam musi zdecydować o zaznaczeniu bądź nie tego parametru. Dla dokumentów rozliczanych pojedynczo z poziomu Preliminarza zarówno wpłata jak i wypłata trafia do magazynu walut, ponieważ zapis jest podnoszony do edycji i jest możliwość określenia rozliczenia wg kursu historycznego lub bieżącego przed zatwierdzeniem dokumentu.

Uwaga

Przy prowadzeniu magazynu walut nie jest zalecane używanie automatycznego generowania zapisów kasowych.

Uwaga

Na zapisach KP, KW znajdujących się w zamkniętych raportach k/b jest możliwe zaznaczanie parametru Magazyn walut oraz seryjne rozliczanie z poziomu operacji seryjnych i menu kontekstowego.

Na liście zapisów kasowych/bankowych, w menu kontekstowym (pod prawym klawiszem myszy) oraz w operacjach seryjnych dostępna jest opcja Usuń z magazynu walut. Opcja ta działa zarówno dla podświetlonego, jak i dla zaznaczonych zapisów. Po wybraniu Usuń z magazynu walut dla zaznaczonych zapisów pojawia się pytanie Czy na pewno chcesz usunąć z magazynu walut zaznaczone zapisy? Zdjęcie znacznika [Magazyn walut spowoduje usunięcie rozliczeń zapisu bieżącego oraz zapisów następnych. Po jego zaakceptowaniu, na zaznaczonych zapisach rozchodowych usuwane jest rozliczenie w magazynie walut i parametr Magazyn walut jest odznaczany. Jeżeli funkcję Usuń z magazynu walut wywołamy dla zapisów przychodowych nierozliczonych w magazynie walut, to znacznik Magazyn walut jest na nich odznaczany. Jeżeli funkcja zostanie wywołana dla zapisów przychodowych rozliczonych w magazynie walut, pojawi się komunikat KP/1/2018/USD: Nie można usunąć zapisu z magazynu walut. Zapis jest rozliczony w magazynie walut. Po wywołaniu funkcji dla kilku zaznaczonych dokumentów w pierwszej kolejności usuwane są zapisy rozchodowe wg chronologii daty operacji, a dopiero później zapisy przychodowe. Program pilnuje chronologii zapisów w magazynie walut, jeżeli jakiś zapis rozchodowy zostanie usunięty z magazynu walut, to automatycznie wszystkie późniejsze zapisy również są z niego usuwane – dlatego dla tych wszystkich późniejszych zapisów rozchodowych, w logu z przebiegu usuwania, pojawi się komunikat Nie można usunąć zapisu z magazynu walut. Zapis nie jest w magazynie walut.

Przykład

W magazynie walut są 3 rozliczone zapisy: przychodowy KP/1/2018/USD i następnie rozchodowe KW/1/2018/USD, KW/2/2018/USD. Zaznaczamy wszystkie zapisy i wywołujemy funkcję Usuń z magazynu walut. W logu pojawią się następujące informacje: I w efekcie wszystkie 3 zapisy zostaną usunięte z magazynu walut.

Wpłata

W przypadku operacji zwiększających saldo rachunku bankowego/kasy:

• Parametr Magazyn walut jest domyślnie zaznaczony, jeżeli na rejestrze, do którego wprowadzany jest dokument, został zaznaczony parametr Rejestr obsługuje magazyn walut.
• Rozliczenie jest zawsze zapisywane wg kursu bieżącego.
• Odznaczenie parametru Magazyn walut jest automatycznie blokowane w momencie rozliczenia dokumentu wpłaty z dokumentem wypłaty.

Wypłata

Obsługa magazynu walut obok rejestrowania zapisów BOMWKW daje też możliwość dodawania zapisów KW do raportów na kwotę wyższą niż dostępne środki w magazynie walut. Operacje powodujące powstawanie ujemnego salda w kasie, czy na rachunku każdorazowo wymagają akceptacji: Ta operacja spowoduje ujemny stan kasy/rachunku. Czy na pewno chcesz ją wykonać? Zapisy rozchodowe (wypłaty) są zależne od sposobu rozliczenia określonego na formularzu rejestru kasowego/bankowego. Jeżeli na formularzu rejestru kasowego/bankowego zaznaczony jest parametr Kurs historyczny wówczas zapisy na magazynie walut są wyceniane wg tego kursu. Niezależnie od tego czy zapis BOMWKW lub KW będzie rozliczany z jednym czy z kilkoma zapisami KP typ kursu pojawi się, jako: „Nieokreślony”. W przypadku, gdy na formularzu rejestru parametr Kurs historyczny nie zostanie znaczony wówczas zapisy magazynu walut są rozliczane wg kursu bieżącego. Rozliczanie zasobów w magazynie walut zawsze odbywa się z poziomu dokumentu rozchodowego BOMWKW lub zapisu KW (wypłaty). Po całkowitym rozliczeniu parametr Rozliczaj w magazynie walut przy zapisie na KW jest wyszarzany do momentu odrozliczenia. W przypadku operacji zmniejszających saldo rachunku bankowego/kasy:

• Parametr Magazyn walut jest domyślnie zaznaczony, jeżeli na rejestrze, do którego wprowadzany jest dokument, został zaznaczony parametr Rejestr obsługuje magazyn walut. W pewnych sytuacjach parametr Magazyn walut należy odznaczyć ręcznie. Sytuacja może mieć miejsce, gdy w danym rejestrze znajdują się zapisy KW wcześniejsze, które nie zostały rozliczone z istniejącymi w rejestrze wpłatami KP. Pojawi się wówczas ostrzeżenie: Nie można dodać rozliczenia zapisu KW w magazynie walut z powodu istnienia wcześniejszego(ych) nierozliczonego(ych) zapisu(ów) KW w tym rejestrze.
• Parametr Rozliczaj w magazynie walut przy zapisie na nowododanym zapisie jest domyślnie zaznaczony, jednakże w sytuacji, gdy na magazynie walut stan środków jest ujemny zostanie odznaczony.
• Jeżeli na formularzu rejestru został zaznaczony parametr Kurs historyczny, przy dodawaniu dokumentu podpowiadane jest domyślnie rozliczenie wg kursu historycznego oraz przenoszona jest wartość kursu z pierwszego na liście dostępnego zasobu do rozliczenia (dokumentu KP). Jeżeli okaże się, że dokument wypłaty zostanie rozliczony z kilkoma dokumentami wpłaty mającymi różne kursy, wtedy kurs zostaje zmieniony na Nieokreślony, natomiast dokładne kursy rozliczeń częściowych można sprawdzić w tabeli z rozliczeniami operacji.

Generowanie różnic kursowych

W Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Kasa i bank/ Różnice kursowe MW jest możliwość tworzenia schematów numeracji dla różnic kursowych magazynu walut. W nowotworzonych i konwertowanych bazach danych domyślnie tworzony jest schemat RKMW Różnica kursowa magazynu walut.

Dokument różnicy kursowej tworzony jest po zapisaniu dokumentu wypłaty i zapisywany z datą rozliczenia, czyli datą późniejszego dokumentu. Utworzone różnice kursowe trafiają na listę Kasa/Bank/ Magazyn walut/ Różnice kursowe. Dokument różnicy kursowej składa się z jednej zakładki.

Na dokumencie dostępne są następujące informacje:

• Dokument – pole, w którym można wybrać schemat numeracji różnicy kursowej MW,
• Numer dokumentu różnicy kursowej MW,
• Data rozliczenia,
• Kwota rozliczenia – w walucie rejestru,
• Numery oraz kwoty dokumentów podlegających rozliczeniu w walucie systemowej,
• Kwota różnicy kursowej,
• Konto Wn, Konto Ma – pola, w których można wpisać numery kont, na które będzie księgowana różnica kursowa.

Dokumenty podlegające rozliczeniu można podejrzeć ikonami lupy dostępnymi obok kwoty w walucie systemowej. Modyfikacja schematu numeracji dokumentu jest możliwa do momentu zaksięgowania. Różnica kursowa jest tworzona, jako różnica wartości wypłaty i wartości wpłaty w przeliczeniu na walutę systemową (KW – KP). Dodatnia różnica kursowa powstaje, jeżeli wypłata była po wyższym kursie niż wpłata, a ujemna różnica powstaje wtedy, gdy wypłata była po niższym kursie niż wpłata. Różnica dodatnia zwiększa stan końcowy raportu kasowego/bankowego, a ujemna wpływa na jego zmniejszenie w walucie PLN.

Uwaga

W przypadku rozliczania dokumentów po kursie historycznym, gdzie przy rozliczaniu powstaje grosz różnicy wynikający z zaokrągleń, zostaje wygenerowany dokument różnicy kursowej na kwotę zaokrąglenia.

W polu Konto Wn, Konto Ma jest możliwość wpisania kont, na które księgowana będzie różnica kursowa. Konta te można wpisać „ręcznie” bądź też wybrać z planu kont, który otworzy się po kliknięciu prawym klawiszem myszy w przyciski Konto Wn, Konto Ma. W Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty na Formularzu waluty zostały dodane Domyślne konta dla różnic kursowych Wn i Ma. Konta te będą pobrane na dokument różnicy kursowej MW w momencie tworzenia tego dokumentu. Podobnie, jeżeli na formularzu rejestru zostało uzupełnione pole Konto księgowe, wtedy to konto również zostanie przepisane na Formularz różnicy kursowej MW. Dla różnicy kursowej dodatniej podstawiane jest domyślnie na Formularzu różnicy kursowej konto rejestru, jako Konto Wn oraz konto waluty Ma jako Konto Ma. Dla różnicy kursowej ujemnej podstawiane jest domyślnie konto rejestru, jako Konto Ma oraz konto waluty Wn jako Konto Wn. Jeżeli konto rejestru oraz konta waluty są puste, wtedy na dokumencie różnicy kursowej MW pola te również pozostaną puste.

Księgowanie różnic kursowych MW

Księgowanie różnic kursowych do księgowości kontowej odbywa się za pomocą schematów księgowych o typie Różnice kursowe MW. Księgowanie do Książki przychodów i rozchodów – na dokumencie różnicy kursowej podpowiadane są domyślnie odpowiednie kolumny księgi. Dla różnic kursowych dodatnich – kolumna 8 – Pozostałe przychody, dla różnic kursowych ujemnych – kolumna 13 – Pozostałe wydatki.

Stan raportu kasowego/bankowego w rejestrze walutowym

W przypadku przeprowadzania operacji kasowych/bankowych przez magazyn walut kwotę różnicy kursowej, wynikającą z rozliczenia zapisów, uzyskamy z dokumentów różnic kursowych. Przy zamykaniu raportu znana jest łączna kwota różnic kursowych wynikających z rozliczenia operacji zapisanych w danym raporcie. Można ją wykorzystać w podsumowaniu obrotów zamkniętego raportu kasowego/bankowego. Celem tego jest:

• Wyświetlenie w raporcie salda w PLN zgodnego z tym, co zostało zapisane do magazynu walut.
• Wyświetlenie w raporcie salda w PLN zgodnego z tym, co trafiło na konto księgowe.

Na formularzu raportów znajduje się kolumna Różnica kursowa pomiędzy kolumny Rozchody oraz Stan końcowy. Kolumna ta jest widoczna przy wyborze wyświetlania wg waluty systemowej. Wyliczona różnica kursowa jest wliczana do stanu końcowego raportu oraz do stanu początkowego raportu kolejnego na liście.

Praca rozproszona

Rejestry walutowe po zaimportowaniu poprzez mechanizm pracy rozproszonej mają odznaczony parametr Rejestr obsługuje magazyn walut. Jeżeli w bazie rejestr już istnieje i miał „ręcznie” zaznaczony ten parametr, to po zaimportowaniu rejestrów z opcją Nowe i zmienione parametr pozostaje zaznaczony. W pracy rozproszonej magazyn walut nie jest przenoszony. Zaimportowane zapisy kasowe/bankowe mają odznaczony parametr Magazyn walut.

Lista różnic kursowych związana z rozliczeniami operacji składających się na magazyn walut. Lista zawiera następujące informacje:

• Numer dokumentu,
• Data rozrachunku – data późniejszego dokumentu,
• Dokument rozliczany,
• Dokument rozliczający,
• Wartość różnicy kursowej – w walucie systemowej.

Lista wyświetlana jest dla konkretnego rejestru kasowego/bankowego. Wybór tego rejestru odbywa się poprzez wybór z rozwijalnej listy rejestrów. Zakres dat – parametr ten jest domyślnie odznaczony przy wejściu na listę. Jeżeli w rejestrze jest bardzo dużo zapisów, można zaznaczyć parametr i odpowiednio wskazać zakres dat, co zwiększy czytelność listy. Księgowanie różnic kursowych do księgowości kontowej, książki przychodów i rozchodów oraz ewidencji ryczałtowej odbywa się poprzez ikonę Księguj. Na liście jest możliwość filtrowania dokumentów filtrem prostym i filtrem zaawansowanym. Na liście filtrów dostępny jest filtr Nie zaksięgowane różnice kursowe MW, który pozwala wyfiltrować tylko takie dokumenty różnicy kursowej MW, które jeszcze nie zostały zaksięgowane. Dodatkowo jest możliwość filtrowania przy użyciu parametrów: Różnice kursowe z raportów k/b lub Różnice kursowe z bilansów otwarcia MW. Możliwy jest również podgląd zaznaczonego dokumentu klawiszem lupy. Zapisy wyświetlone na liście można również wyeksportować do arkusza kalkulacyjnego.

Lista dostępnych środków dla danego rejestru. Zawiera BO magazynu walut oraz wpłaty na rachunek bankowy/do kasy, które są przeznaczone do rozliczenia (mają zaznaczony parametr Magazyn walut). Lista zawiera następujące informacje:

• Kwota w walucie – kwota przeznaczona do rozliczenia w walucie rejestru,
• Kwota w walucie systemowej (PLN) – kwota przeznaczona do rozliczenia,
• Typ kursu,
• Data kursu,
• Mianownik kursu,
• Licznik kursu,
• Numer dokumentu – obcy,
• Numer wewnętrzny,
• Data operacji.

Lista wyświetlana jest wg daty operacji – dokumenty filtrowane są od najstarszego. Lista wyświetlana jest dla konkretnego rejestru kasowego/bankowego. Wybór tego rejestru odbywa się poprzez wybór z rozwijalnej listy rejestrów. Zakres dat – parametr ten jest domyślnie odznaczony przy wejściu na listę. Jeżeli w rejestrze jest bardzo dużo zapisów, można zaznaczyć parametr i odpowiednio wskazać zakres dat, co zwiększy czytelność listy. Szukaj – na liście dostępne jest wyszukiwanie pod klawiszem lornetki. Po wpisaniu ciągu znaków w polu Szukaj należy użyć klawisza Znajdź. Możliwy jest również podgląd zaznaczonego dokumentu klawiszem lupy. Zapisy wyświetlone na liście można również wyeksportować do arkusza kalkulacyjnego.

Lista nierozliczonych KW związana jest z rozliczeniami operacji składających się na magazyn walut. Prezentuje zapisy BOMWKW oraz KW nierozliczone oraz częściowo rozliczone (w kwocie pozostającej do rozliczenia). Lista zawiera następujące informacje:

• Numer dokumentu – obcy,
• Numer wewnętrzny,
• Kwota pozostająca do rozliczenia w walucie,
• Kwota pozostająca do rozliczenia w złotówkach ,
• Typ kursu,
• Data kursu,
• Mianownik kursu,
• Licznik kursu,
• Data operacji.

Lista wyświetlana jest dla konkretnego rejestru kasowego/bankowego. Wybór tego rejestru odbywa się poprzez wybór z rozwijalnej listy rejestrów. Zakres dat – parametr ten jest domyślnie odznaczony przy wejściu na listę. Jeżeli w rejestrze jest bardzo dużo zapisów, można zaznaczyć parametr i odpowiednio wskazać zakres dat, co zwiększy czytelność listy. Szukaj – na liście dostępne jest wyszukiwanie pod klawiszem lornetki. Po wpisaniu ciągu znaków w polu Szukaj należy użyć klawisza Znajdź. Możliwy jest również podgląd zaznaczonego dokumentu ikoną lupy. Zapisy wyświetlone na liście można również wyeksportować do arkusza kalkulacyjnego.

Lista operacji rozliczonych, pokazująca obroty danego rejestru. Wpłaty i wypłaty rozliczone, wraz z informacją o wysokości różnicy kursowej. Lista zawiera następujące informacje:

• Numer dokumentu – obcy,
• Numer wewnętrzny,
• Data operacji,
• Kwota całkowita dokumentu w walucie rejestru,
• Kwota całkowita dokumentu w walucie systemowej (PLN),
• Typ kursu,
• Data kursu,
• Mianownik kursu,
• Licznik kursu,
• Przychód rozliczony w walucie rejestru oraz w walucie systemowej,
• Rozchód rozliczony w walucie rejestru oraz w walucie systemowej,
• Różnica kursowa w walucie systemowej.

Lista wyświetlana jest dla konkretnego rejestru kasowego/bankowego. Wybór tego rejestru odbywa się poprzez wybór z rozwijalnej listy rejestrów. Zakres dat – parametr ten jest domyślnie odznaczony przy wejściu na listę. Jeżeli w rejestrze jest bardzo dużo zapisów, można zaznaczyć parametr i odpowiednio wskazać zakres dat, co zwiększy czytelność listy. Szukaj – na liście dostępne jest wyszukiwanie pod klawiszem lornetki. Po wpisaniu ciągu znaków w polu Szukaj należy użyć klawisza Znajdź. Parametry: Przychody/ Rozchody – ułatwiają analizę danych na liście poprzez zawężenie wyświetlanych dokumentów do wpłat (BOMWKP/ KP) lub wypłat (BOMWKW/ KW) z możliwością zaznaczenia obydwu opcji. Możliwy jest również podgląd zaznaczonego dokumentu klawiszem lupy. Przyciski Zwiń wszystko, Rozwiń wszystko umożliwiają wyświetlanie tylko gałęzi głównych bądź też również gałęzi podrzędnych (dokumenty rozliczone).

• (N) Nie rozliczono – jeśli zapis będzie później podlegał rozliczeniom, a aktualna kwota rozliczenia wynosi zero. Np. faktura z odroczoną płatnością, zaliczka dla pracownika, która rozliczona zostanie w dniu wypłaty…
• (-) Nie podlega. Jeśli zapisu nie dotyczą żadne rozliczenia. Np. wpływ odsetek z lokat bankowych. Stan na Nie podlega można ustawić seryjnie dla zaznaczonych zapisów wybierając na liście zapisów funkcję Zmień na nie podlega z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy. Również seryjnie można przywrócić stan Nie rozliczono wybierając z listy operacji seryjnych lub w menu kontekstowym: Zmień na do rozliczenia.

 

Uwaga

Na karcie kontrahenta (zakładka [Płatności]) znajduje się parametr Nie rozliczaj płatności. Jeśli jest on zaznaczony – wszystkie płatności i zapisy kasowe związane z tym kontrahentem od razu otrzymują status Nie podlega i nie ma możliwości ich rozliczenia. Natomiast w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry znajduje się parametr Ustawiaj stan wszystkich płatności na „Nie podlega”. Jeśli jest on zaznaczony – wszystkie dodawane płatności i zapisy kasowe/bankowe od razu otrzymują status Nie podlega. Parametr nie działa na płatności generowane do ręcznych PK i dokumentu BO. Jeżeli zaznaczymy na nich generowanie płatności to płatność będzie miała stan Nie rozliczono.

Jeśli zapis podlega rozliczeniom – (czyli wprowadzając go początkowo wybraliśmy status (N) Nierozliczony, kolejne zapłaty/kompensaty mogą zmienić status na:

• (C) Rozliczony Częściowo – gdy kwota rozliczona jest mniejsza niż kwota zapisu,
• (R) Rozliczony całkowicie – gdy kwota rozliczona jest równa kwocie zapisu.

Rozliczono – kwota, która została już rozliczona/skompensowana. Kontrahent – miejsce na wybór podmiotu, z którym zapis jest związany. Standardowo mamy dostęp do listy kontrahentów, ale naciskając strzałkę obok przycisku Kontrahent możemy wybrać pomiędzy listami: kontrahentów, banków, pracowników, wspólników lub urzędów. Jeśli wybierzemy którąś z pozostałych list – zmieni się również opis na przycisku. Np. wybór podmiotu z listy pracowników zmieni opis przycisku na Pracownik. Rachunek – lista rachunków bankowych podmiotu. Pole to pojawia się jeżeli na zdarzeniu wybrany jest podmiot Kontrahent, Pracownik/Wspólnik lub Urząd. Wyświetlany jest opis rachunku bankowego lub numer rachunku jeżeli opis jest pusty. Jeśli wszystkie niezbędne informacje (data, kwota) zostały wypełnione wcześniej – wciśnięcie klawisza <ENTER> na wypełnionym polu Kontrahent spowoduje zatwierdzenie zapisu kasowego. Płatności gotówką, kartą (własną lub klienta), przelewem – w zależności od formy płatności zmienia się nieco wygląd formularza zapisu kasowego i tak uzupełniamy:

• dla płatności gotówką – nie wprowadzamy żadnych informacji dodatkowych. Wymagane są jedynie dane kontrahenta.
• Dla płatności przelewem – bank, w którym prowadzone jest konto i numer konta. Obok pola przeznaczonego na numer rachunku pojawia się parametr IBAN. Jego wartość jest dziedziczona z formularza wpisanego wcześniej banku (można ją oczywiście zmienić). Uzupełnianie pól dotyczących banku i numeru rachunku nie jest obowiązkowe – można wprowadzić informacje na podstawie wyciągu bankowego nie uzupełniając tych informacji.

Dokładnie zasady obsługi pól związanych z bankiem zostały opisane w jednym z rozdziałów w części Informacje ogólne: Zasady obsługi pól związanych z bankiem.

• Dla płatności kartą klienta – system, w którym wydana jest karta (np. VISA, MasterCard, AmericanExpress), numer karty oraz data jej ważności (miesiąc i rok). Numer karty jest walidowany przez program – oznacza to, że nie da się wpisać błędnego numeru karty (niespełniającego warunków algorytmu Luhna). Jeśli wykonywana operacja jest wypłatą – podanie typu i numeru karty jest obowiązkowe. Jeśli wpłatą – wypełnienie tych pól jest opcjonalne. Jeśli typ i numer karty zostaną podane – program kontroluje, czy nie minęła jej data ważności. Jeśli tak – nie pozwoli zatwierdzić zapisu.
• Dla płatności własną kartą (firmową) – jeśli zapis (wpłatę lub wypłatę) wykonujemy w rejestrze typu KARTA – obowiązkowo wprowadzamy tylko dane kontrahenta. Żadne inne informacje o karcie nie są wymagane.

Kategoria – kategoria, do której przypisany jest zapis. Po wprowadzeniu kategorii w pole Opis automatycznie przepisywany jest opis kategorii. Jeżeli dokument jest typu wpłata (KP) z karty kontrahenta na dokument przenoszona jest kategoria sprzedaży. Jeżeli dokument jest typu wypłata (KW) z karty kontrahenta na dokument przenoszona jest kategoria zakupu. Opis – dodatkowy opis zapisu.

• kolumna z zaznaczeniami,
• Typ – określa czy dokument jest zapisem czy zdarzeniem,
• Podmiot – podmiot wybrany na dokumencie,
• Termin – termin płatności ze zdarzenia oraz data dokumentu z zapisu kasowego/bankowego,
• Po terminie – ilość dni przeterminowania dokumentu.  W sytuacji, gdy termin płatności przypada w sobotę lub w dzień ustawowo wolny od pracy do wyliczenia ilości dni po terminie jako termin przyjmujemy najbliższy dzień roboczy. Jeżeli dokument jest w terminie w kolumnie będzie pusto. Podobnie dla zapisów kasowych/bankowych.
• Kwota dokumentu – kwota z dokumentu w walucie rozliczenia,
• Do rozliczenia – kwota pozostająca do rozliczenia. Może być modyfikowana podczas rozliczania.
• Opis – opis ze zdarzenia bądź zapisu kasowego/bankowego.

Dodatkowo wśród kolumn ukrytych znajdują się następujące kolumny:

• Data dokumentu – data z zapisu kasowego bankowego oraz data dokumentu ze zdarzenia,
• Kategoria – kategoria wybrana na dokumencie,
• Kod podmiotu – kod podmiotu wybranego na dokumencie,
• Numer wewnętrzny,
• Rejestr – symbol rejestru kasowego/bankowego, w którym znajduje się zdarzenie/zapis.

Pod listą dostępne są następujące filtry:

• Rejestr – lista może zostać zawężona do zdarzeń i zapisów z konkretnego rejestru.
• Waluta – zgodna z walutą rozliczenia dokumentu, z którego wykonywane jest rozliczenie. Przy tym sposobie rozliczania nie ma możliwości zmiany waluty.
• Zakres dat – możliwość ograniczenia listy prezentowanych zapisów/zdarzeń dla wybranego zakresu dat.
• Podmiot – domyślnie podpowiadany jest podmiot z rozliczanego dokumentu. Można zmienić podmiot bądź wyświetlić listę zdarzeń/zapisów wszystkich podmiotów.
• Filtr – możliwość filtrowania listy z pomocą filtra prostego oraz zaawansowanego.
• W polu Opis widoczny jest Opis z rozliczanego zapisu kasowego/bankowego.
• Na liście widoczna jest również sekcja z podsumowaniem:
• Do rozliczenia – kwota do rozliczenia z rozliczanego dokumentu.
• Zaznaczone do rozliczenia – suma kwot do rozliczenia z zaznaczonych dokumentów.
• Pozostaje do rozliczenia – różnica pomiędzy kwotą Do rozliczenia oraz Zaznaczone do rozliczenia.

Pod listą dostępne są następujące przyciski:  – Zmień – edycja pozycji, kursor w kolumnie „Do rozliczenia”.  – Podgląd dokumentu – podnoszony jest odpowiednio formularz zdarzenia bądź zapisu kasowego/bankowego.  – Wybierz – wybrane dokumenty przenoszone są do rozliczenia.  – Zamknij okno – okno jest zamykane bez wybierania dokumentów do rozliczenia. Po wyświetleniu listy jest ona zawężana w następujący sposób:

• Jeżeli lista jest podnoszona z zapisu k/b typu KP – wyświetlane są zdarzenia przychodowe oraz zapisy k/b typu KW.
• Jeżeli lista jest podnoszona z zapisu k/b typu KW – wyświetlane są zdarzenia rozchodowe oraz zapisy k/b typu KP.

Edycja pozycji na liście umożliwia zmianę kwoty na mniejszą. Jeżeli użytkownik wpisze kwotę większą zostanie ona automatycznie zmieniona na kwotę maksymalną możliwą. Edycja pozycji możliwa jest poprzez ikonę „lupy”, <ENTER> oraz dwuklik. Pozycja, która została zmieniona jest wyróżniona na liście pogrubioną czcionką. Do rozliczenia wybierane są zaznaczone dokumenty, a jeżeli żaden nie jest zaznaczony to dokument aktualnie podświetlony.

 

• wprowadzanie kolejno rozliczanych zdarzeń – przy pomocy przycisku Dodaj należy otworzyć listę zdarzeń do rozliczenia, wybrać zdarzenie, zatwierdzić. Kiedy zdarzenie pojawi się na zakładce [Rozliczenia dokumentów] należy ponownie otworzyć listę, wybrać zdarzenie itd.
• Wprowadzenie wszystkich rozliczanych zdarzeń równocześnie – po wciśnięciu przycisku Dodaj na wyświetlonej liście zdarzeń należy zaznaczyć wszystkie, z którymi rozliczany jest zapis (zaznaczając check widoczny obok zdarzenia). Po zatwierdzeniu wszystkie zaznaczone zdarzenia pojawiają się na zakładce [Rozliczenia dokumentów]. Zaznaczone zdarzenia rozliczane są kolejno – jeśli program napotka zdarzenie, które nie może być rozliczone wyświetla komunikat i kontynuuje rozliczanie.

Podobna zasada dotyczy kompensat.

Uwaga

Obowiązuje zasada, że zapis można rozliczyć ze zdarzeniami posiadającymi taką samą walutę rozliczenia.

Synchronizacja kwoty zapisu z sumą rozliczeń

Na zakładce [Rozliczenia dokumentów] w dolnej części okna widoczny jest parametr Uzgodnij kwotę zapisu z wartością rozliczanych dokumentów. Służy on do synchronizacji kwoty zapisu z sumą dokumentów rozliczających ten zapis. Domyślnie parametr jest aktywny na wszystkich nowo otwieranych zapisach (do chwili wpisania kwoty zapisu). Po wpisaniu kwoty – parametr jest automatycznie wyłączany. Podobnie parametr nie jest aktywny podczas powtórnej edycji zapisu. Jeśli parametr nie jest aktywny – rozliczanie dokumentu przebiega w ten sposób, że suma rozliczanych dokumentów musi być mniejsza lub równa kwocie do rozliczenia na zapisie, przy czym kwota na zapisie jest nadrzędna.

Przykład

Zapis kasowy na kwotę 250 zł rozliczamy ze zdarzeniami:

• FA/1234/2010 na kwotę 100 zł – zdarzenie otrzymuje status rozliczonego całkowicie,
• FA/1235/2010 na kwotę 200 zł – zdarzenie otrzymuje status rozliczonego częściowo (pozostaje do rozliczenia 50 zł).

Zapis kasowy otrzymuje status rozliczonego całkowicie – jak widać wartość kwot rozliczonych na zdarzeniach jest identyczna jak kwota zapisu.

Jeśli parametr jest aktywny – rozliczanie dokumentu przebiega w ten sposób, że kwota zapisu jest przyrównywana do sumy rozliczanych dokumentów. Wprowadzenie rozliczanego zdarzenia powoduje zmianę kwoty na zapisie.

Przykład

Zapis kasowy rozliczamy ze zdarzeniami:

• FA/1234/2010 na kwotę 100 zł – zdarzenie otrzymuje status rozliczonego całkowicie, kwota zapisu wynosi również 100 zł,
• FA/1235/2010 na kwotę 200 zł – zdarzenie otrzymuje status rozliczonego całkowicie, kwota na zapisie wynosi 300 zł (100+200).

Po zatwierdzeniu zapis kasowy również otrzymuje status rozliczonego całkowicie.

Delegacje krajowe

https://www.youtube.com/watch?v=c0RMVJ2WdUk&list=PLDF75F3619286DDC6&index=48 Na formularzu delegacji na zakładce [Ogólne] dostępny jest parametr Delegacja zagraniczna, jeżeli on nie będzie zaznaczony delegacja traktowana jest jako delegacja krajowa. Jest również możliwość wpisania Miejsca docelowego oraz wybór kategorii. Po wybraniu pracownika, automatycznie podpowiadana jest kategoria z jego karty, z możliwością zmiany. Kategorie można również przypisać na każdym z elementów delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia].

Na formularzu delegacji użytkownik ma do dyspozycji 4 opcje: Bufor, Zaakceptowane polecenie wyjazdu, Zaakceptowane wydatki oraz Zatwierdzona delegacja.

Uwaga

 W konfiguracji programu /Użytkowe /Operatorzy znajduje się parametr Akceptowanie poleceń wyjazdu i rozliczenia. Po jego zaznaczeniu operator na formularzu delegacji będzie mógł zaznaczyć parametry: Zaakceptowane polecenie wyjazdu,  Zaakceptowane wydatki i  Zatwierdzona.

Na formularzu delegacji domyślnie zaznaczony jest Bufor, co daje możliwość uzupełniania podstawowych informacji takich jak: nazwisko pracownika, czas trwania delegacji, cel podróży, datę rozliczenia delegacji oraz zaliczki na wydatki tylko, jako zapis na liście bez generowania zapisu KW do raportu kasowego. Na formularzu delegacji widoczne są następujące kolumny: Data od, Data do, Kraj, Zaliczka i Waluta (pokazującą walutę danego etapu, w przypadku delegacji krajowych jest to zawsze PLN). W kolumnach ukrytych jest dostępna również kolumna Status rozliczenia, w której wykazywane są statusy rozliczenia danego etapu delegacji: N – nie rozliczono, C – rozliczono częściowo, R – rozliczono całkowicie. Statusy rozliczenia są wyświetlane dla delegacji rozliczonych od wersji 2017.5.1 Comarch ERP Optima. Dla delegacji rozliczonych na wcześniejszych wersjach, wartość w tej kolumnie nie jest wyświetlana.

Element delegacji – Zakładka Zaliczki

Na elemencie delegacji, na zakładce [Zaliczki] widoczne są pola Kraj (z domyślną wartością: Polska) i Waluta (z domyślną wartością: PLN). Wartości w tych polach są wyszarzane i niemożliwe do zmiany. Na zakładce [Zaliczki] przy zaznaczonym parametrze Bufor próba wybrania zaliczki z zapisów kasowych czy dodania zapisu kasowego do raportu z listy zaliczek zwróci komunikat:

Zaakceptowanie polecenia wyjazdu poprzez zaznaczenie tej opcji na formularzu delegacji umożliwi na zakładce [Zaliczki] wybór zaliczki z raportu lub dodanie jej poprzez wygenerowanie zapisu KW. Zaakceptowanie polecenia wyjazdu pozwoli uzupełniać kolejne zakładki [Wydatki] oraz [Rozliczenie delegacji]. Nie będzie można jednak generować rozliczenia delegacji.

W części Zapisy kasowe z rozliczenia delegacji dostępna jest ikona plusa  umożliwiająca użytkownikowi ręczne podpinanie zapisu kasowego/ bankowego do delegacji. Ikona jest aktywna dla delegacji o statusie Zaakceptowane wydatki i nierozliczonej lub rozliczonej częściowo. Dostępna jest również ikona kosza do usuwania zapisów z listy. Zarówno w sekcji z zaliczkami, jak i z zapisami kasowymi z rozliczenia delegacji dostępna jest  kolumna Kwota do rozliczenia, w której można wpisać kwotę jaka ma zostać rozliczona ze wskazanego dokumentu.

Element delegacji – Zakładka wydatki

Rozliczający delegację na zakładce [Wydatki] ma możliwość wskazania kosztów np. za bilety, nocleg i inne wprowadzonych bezpośrednio w ewidencjach pomocniczych takich jak: rejestry VAT czy ewidencja dodatkowa.  Dokumenty wprowadzone w module Faktury i przesłane do rejestru VAT nie mogą być podpinane.

Uwaga

 W Konfiguracji firmy /Kasa/Bank, gdy zaznaczono parametry: Automatyczna generacja kasy dla ewidencji dodatkowej oraz Automatyczna generacja kasy dla rejestru VAT to przy dodawaniu dokumentów z formą płatności gotówka z poziomu formularza delegacji nie zostanie wygenerowany zapis kasowy rozliczający tą płatność.

W sytuacji, gdy dokument kosztowy powinien zostać podzielony np. pomiędzy dwie delegacje jest możliwość ograniczenia kwoty wydatku w kolumnie Kwota rozliczenia. Wpisana tu kwota zostanie automatycznie przeniesiona do podsumowania. Natomiast, gdy w podsumowaniu ręcznie zostaną zmienione kwoty wówczas trzeba je przepisać do kolumny Kwota rozliczenia na liście dokumentów. Należy zaznaczyć, iż koszty jednego noclegu w podsumowaniu zostaną ograniczone do wysokości 600.00 zł. Ograniczenie kwoty będzie wyłącznie w podsumowaniu – odpowiednią wysokość należy także przepisać na liście dokumentów w kolumnie Kwota rozliczenia. Na podpiętej pozycji kosztu użytkownik ma dodatkowo do dyspozycji parametr Rozliczać zaliczką. Domyślnie parametr jest zaznaczony, a kwoty rozliczenia z pozycji zostaną automatycznie rozliczone z podpiętą do delegacji zaliczką. W przypadku braku zaliczki program automatycznie ją utworzy a całość zostanie rozliczona z delegacją. Gdy parametr Rozliczać zaliczką zostanie odznaczony wówczas dokument kosztowy nie zostanie rozliczony z delegacją.

Element delegacji – Zakładka Rozliczenie delegacji

Zakładka [Rozliczenie delegacji] składa się z kilku sekcji. U góry okna dostępne są pola Kraj (z domyślną wartością: Polska) i Waluta (z domyślną wartością: PLN). Wartości w tych polach są wyszarzane i niemożliwe do zmiany. Następnie wprowadza się trasy, z określeniem dat i godzin odjazdu/przyjazdu.

W polu Stawka diety podstawiana jest domyślna wartość stawki diety z konfiguracji. Wartość podpowiadanej indywidualnej stawki diety można ręcznie zmienić. W Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty można określić czy delegacje mają być wyliczane w oparciu o ustawowe (pobierane z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty) czy indywidualne (pobierane z Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty) stawki diet i ryczałtów. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty jest zaznaczona opcja indywidualnie i na delegacji dodatkowo jeszcze ręcznie zmienimy stawkę diety na jakąś inną, to przy wprowadzaniu kolejnej delegacji dla tego samego pracownika, domyślnie podpowiadana jest stawka diety wpisana na poprzedniej delegacji. Diety, ryczałty za dojazdy oraz ryczałty za noclegi domyślnie wyliczane są na podstawie daty rozpoczęcia i zakończenia delegacji, ale z możliwością zmiany. Domyślnie parametr Wyliczaj ryczałt nie jest zaznaczony, z możliwością ręcznego uzupełnienia diet za ryczałt i nocleg. Po zaznaczeniu parametrów dane będą pobierane z Konfiguracji, a następnie wyliczane na podstawie czasu trwania delegacji. W Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty widoczna jest lista krajów wraz z odpowiadającą im walutą i kwotami diet, ryczałtów noclegowych i limitów na nocleg. Lista jest domyślnie uzupełniona wartościami wynikającymi z załącznika do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku (Rozporządzenie MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013, poz. 167)). W Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty również wyświetlana jest lista krajów wraz z walutą i kwotami diet i ryczałtów. Lista jest uzupełniona wartościami domyślnymi. Kwoty diet, ryczałtów noclegowych i limitów na nocleg można zmienić wpisując indywidualne wartości. Kwoty są zapamiętywane historycznie. Po zmianie wysokości diet i ryczałtów w konfiguracji, wartości na wyliczonych już delegacjach nie są automatycznie zmieniane. Aby je zaktualizować należy edytować delegację i ponownie wpisać np. liczbę diet na Rozliczeniu delegacji. Jeśli jest potrzeba zmodyfikowania zarówno ilości jak i kwot należy odznaczyć parametr Wyliczaj ryczałt i ręcznie wprowadzić właściwe dane. W przypadku, gdy pracownik będzie podróżował samochodem prywatnym, wówczas należy mu się zwrot kosztów przejazdu, na podstawie przejechanych kilometrów. Istnieje możliwość uzupełnienia tych informacji w sekcji Koszty używania pojazdu.

Element delegacji – Zakładka Podsumowanie rozliczenia

Na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] jest możliwość wskazania kategorii. Poniżej znajduje się sekcja Podsumowanie rozliczenia z pracownikiem.

Po zaznaczeniu parametru Generowanie płatności aktywne stają się pola do wyboru formy płatności i wskazania terminu płatności. Dostępny jest również parametr Generowanie zapisu k/b. Po jego zaznaczeniu aktywne staje się pole Rejestr, z możliwością wskazania rejestru, do którego zapis ma trafić. Domyślnie podpowiada się rejestr związany z formą płatności wybraną na delegacji, jeżeli zostanie wybrany jakiś inny rejestr to wybór zostaje zapamiętany. Zapamiętywana jest również ostatnio wybrana forma płatności oraz zaznaczenie/ odznaczenie parametru Generowanie zapisu k/b. Parametr Generowanie zapisu k/b jest zależny od parametru Generowanie płatności. Jeżeli użytkownik odznaczy parametr Generowanie płatności to Generowanie zapisu k/b również jest niemożliwe do zaznaczenia. W polu Stan rozliczenia wykazywany jest stan rozliczenia delegacji: Nie rozliczono, Rozliczono częściowo lub Rozliczono. Stany rozliczenia są wyświetlane dla delegacji rozliczonych od wersji 2017.5.1 Comarch ERP Optima. Dla delegacji rozliczonych na wcześniejszych wersjach, wartość w tej kolumnie nie jest wyświetlana. Parametr Generowanie zapisu k/b można zaznaczyć/odznaczyć tylko na delegacjach nierozliczonych. Dla delegacji o stanie Rozliczono częściowo lub Rozliczono parametr jest wyszarzany. Rozliczanie delegacji możliwe jest po zapisaniu formularza elementu delegacji i zaznaczeniu parametru Zaakceptowane wydatki na formularzu delegacji. Po zapisaniu formularza delegacji z poziomu listy ikoną  można wykonać rozliczenie. Jeżeli parametr Generowanie zapisu k/b zostanie zaznaczony, to podczas rozliczania delegacji zostanie wygenerowany zapis KP/KW na kwotę pozostającą do rozliczenia i delegacja zostanie całkowicie rozliczona. Jeżeli parametr Generowanie płatności zostanie odznaczony, to podczas rozliczania delegacji ikoną pioruna program nie wygeneruje żadnego zdarzenia do preliminarza. Zostanie jedynie rozliczona zaliczka pobrana przez pracownika z dokumentami podpiętymi na zakładce [Wydatki], tymi które mają zaznaczony parametr Rozliczać zaliczką. Jeżeli parametr Generowanie płatności będzie zaznaczony, a Generowanie zapisu k/b będzie odznaczony, to rozliczenie delegacji spowoduje wygenerowanie do Preliminarza płatności zdarzenia na łączną kwotę: diet, ryczałtów za noclegi, ryczałtów za dojazdy oraz kosztów używania samochodu. Zdarzenie będzie generowane w rejestrze kasowym/bankowym związanym z formą płatności wybraną na formularzu delegacji. Zdarzenie to od razu zostanie rozliczone z pobraną zaliczką oraz z dokumentami wskazanymi na zakładce Wydatki, które mają zaznaczony parametr Rozliczać zaliczką. Nie zostanie jednak wygenerowany żaden dodatkowy zapis KP/KW, który powodowałby całkowite rozliczenie delegacji. Pozwoli to na obsłużenie sytuacji kiedy wypłaty z rozliczenia delegacji są dokonywane za pomocą przelewów, a zapisy bankowe są importowane z plików generowanych z systemów bankowych. Przy rozliczaniu delegacji, w logu z przebiegu rozliczania, wyświetlany jest numer delegacji i kwota do wypłaty, a w kolejnej linii kwota faktycznie rozliczona, przykładowo: Z poziomu listy delegacji ikoną  jest możliwość usunięcia rozliczenia delegacji wraz ze wszystkimi zainicjalizowanymi zdarzeniami i zapisami kasowymi/bankowymi, pod warunkiem, że raport kasowy/bankowy, w którym znajduje się automatycznie wygenerowany z delegacji zapis kasowy nie został zamknięty. W przypadku zamkniętego raportu tylko rozliczenia zostaną usunięte, a pozostaną: wygenerowane z delegacji zdarzenie w preliminarzu oraz automatyczny zapis kasowy. W celu ich usunięcia należy otworzyć raport, w którym znajduje się wygenerowany z delegacji zapis kasowy/bankowy – usunąć go, następnie ponowić usuwanie rozliczenia delegacji. Po usunięciu wszystkich rozliczeń związanych z delegacją i cofnięciu jej do stanu w buforze można ją będzie z listy usunąć ikoną  . Natomiast zaznaczenie parametru Zatwierdzona będzie powodowało zablokowanie delegacji do edycji. Zatwierdzone delegacje z poziomu listy ikoną  można księgować zarówno na konta korzystając ze zdefiniowanych schematów lub predekretacji, jak i do książki przychodów i rozchodów.

Uwaga

 W aplikacji Comarch HRMistnieje możliwość zgłaszania delegacji. Delegacja taka jest odpowiednio oznaczona w kolumnie Comarch HRM. Dodatkowo delegacja zgłoszona w ten sposób po podniesieniu formularza w Comarch ERP Optima będzie automatycznie przeliczana.

Zakładka Dokumenty

Drugą zakładką dostępną na formularz delegacji jest zakładka [Dokumenty]. Zawiera ona listę dokumentów znajdujących się w Bibliotece dokumentów związanych z daną delegacją. Załącznikami na tych dokumentach mogą być zapisane w formie elektroniczne np. faktury, bilety, opłaty za autostradę czy inne dokumenty. Dokumenty te możemy dodawać w programie Comarch ERP Optima lub w aplikacji Comarch HRM.

Lista obsługiwana jest przez przyciski: Dodaj – pozwala na dodanie dokumentu w Bibliotece. Dostępne są dwie opcje:

• Dodaj nowy – wywołuje nowy formularz dokumentu firmowego (podobny jak w przypadku dodawania dokumentu z listy w Bibliotece). Nowy dokument można dodać używając klawisza <INSERT> lub wykorzystując metodę drag&drop (przeciągania pliku).
• Dodaj istniejący – wywołuje listę dokumentów zapisanych w Bibliotece, skąd Użytkownik może wskazać odpowiedni dokument.

Otwórz – podnosi formularz dokumentu w Bibliotece. Z tego poziomu można wywołać podgląd samego pliku (przycisk na formularzu dokumentu). Podgląd pliku możliwy jest też bezpośrednio z listy dokumentów delegacji. W tym celu ustawiamy się na danym dokumencie i korzystając z menu kontekstowego (prawy klawisz myszki) wybieramy Archiwum plików.

Usuń – powoduje usuniecie powiązania z dokumentem w Bibliotece. Nie powoduje usunięcia samego dokumentu w Bibliotece. Dokumenty dodane w programie Comarch ERP Optima mogą być udostępnione w aplikacji Comarch HRM lub ‘usunięte’ z Comarch HRM. W celu udostępnienia dokumentu lub jego zablokowania należy skorzystać z menu kontekstowego

Uwaga

W aplikacji Comarch HRM widoczne będą tylko załączniki zapisane w bazie danych. Załączniki będące linkami nie zostaną udostępnione.

W przypadku korzystania z aplikacji Comarch HRM każdy dodany w aplikacji załącznik powoduje utworzenie dokumentu w Bibliotece dokumentów. Użytkownicy, którzy nie posiadają modułu Obieg dokumentów mają możliwość podglądu wyświetalnych tutaj dokumentów.

Delegacje zagraniczne

https://www.youtube.com/watch?v=8AKcO_HoWUk&list=PLDF75F3619286DDC6&index=39 Na formularzu delegacji dostępny jest parametr Delegacja zagraniczna. Jest on aktywny tylko na delegacjach, które nie mają jeszcze zdefiniowanego żadnego etapu. Jeżeli dodany jest już przynajmniej jeden etap, opcja Delegacja zagraniczna jest wyszarzana, bez możliwości zmiany. Po zaznaczeniu wspomnianego parametru na delegacji można dodawać zarówno etapy krajowe, jak i zagraniczne  :

• Opcja Dodaj etap krajowy (klawisz <Insert>) powoduje otwarcie formularza elementu delegacji, który jest etapem krajowym
• Opcja Dodaj etap zagraniczny (klawisz <Shift>>+<Insert>) powoduje otwarcie formularza elementu delegacji, który jest etapem zagranicznym

Jeżeli parametr Delegacja zagraniczna nie jest zaznaczony, delegacja jest traktowana jako krajowa i nie można na niej dodać etapów zagranicznych. Na formularzu delegacji jest również możliwość wpisania Miejsca docelowego oraz wyboru kategorii. Po wybraniu pracownika automatycznie podpowiadana jest kategoria z jego karty, z możliwością zmiany. Kategorie można również przypisać na każdym z elementów delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia]. Po zaksięgowaniu delegacji do księgowości kontowej, kategoria wpisana w nagłówku delegacji jest przenoszona jako kategoria nagłówka i pozycji na powstały zapis księgowy. Aby móc wprowadzić etapy delegacji najpierw należy wybrać pracownika, dla którego delegacja ma być wprowadzona. Na formularzu delegacji dostępne są następujące kolumny: Data od, Data do (w których widoczne są: najwcześniejsza data odjazdu i najpóźniejsza data przyjazdu z listy tras, z zakładki [Rozliczenie delegacji]), Kraj (z nazwą kraju wybranego na etapie delegacji), Zaliczka (z sumą wszystkich zaliczek w walucie etapu), Waluta (z walutą danego etapu). W kolumnach ukrytych jest dostępna również kolumna Status rozliczenia, w której wykazywane są statusy rozliczenia danego etapu delegacji: N – nie rozliczono, C – rozliczono częściowo, R – rozliczono całkowicie. Statusy są wyświetlane dla delegacji rozliczonych od wersji 2017.5.1 Comarch ERP Optima. Dla delegacji rozliczonych na wcześniejszych wersjach wartość w tej kolumnie nie jest wyświetlana. Lista etapów domyślnie sortowana jest wg daty w kolumnie Data od. Nie ma możliwości kopiowania etapów. Po przejściu na listę rozliczeń podmiotu z poziomu etapu delegacji (ikona  Rozliczenia podmiotu w menu głównym), lista rozliczeń jest domyślnie wyfiltrowana do waluty zgodnej z walutą edytowanego etapu.

Etap krajowy

Etap krajowy na delegacji zagranicznej jest zbliżony do etapu na delegacji krajowej. Zakładki [Zaliczki], [Wydatki] i [Podsumowanie rozliczenia] są identyczne. Nieco inna jest natomiast zakładka [Rozliczenie delegacji]. Na zakładce [Rozliczenie delegacji] w tabelce z trasami dodano kolejną kolumnę Wyjazd, w której możemy wskazać czy dana trasa jest częścią wyjazdu (opcja zaznaczona) czy przyjazdu (opcja niezaznaczona). Pole Liczba godzin w delegacji jest wyszarzane – liczba godzin jest wyliczana w oparciu o godziny odjazdu/ przyjazdu wprowadzone w tabelce z trasami (jest to suma godzin wyjazdów i godzin powrotów). Obok pola z liczbą godzin w delegacji dostępny jest parametr Sumuj wyjazdy z powrotami, który ma wpływ na wyliczenie liczby diet i ryczałtów. W sytuacji gdy parametr ten jest zaznaczony, liczba diet jest wyliczana dla łącznej liczby godzin (tzn. dla sumy godzin wyjazdów i przyjazdów). W sytuacji, gdy parametr nie jest zaznaczony liczba diet jest wyliczana osobno dla wyjazdów i osobno dla przyjazdów.

Przykład

Na elemencie delegacji wprowadzone są 2 trasy:

• Pierwsza, trwająca 10 godzin, oznaczona jako Wyjazd
• druga, trwająca 7 godzin, bez zaznaczonej opcji Wyjazd (czyli będąca przyjazdem)

W polu Liczba godzin w delegacji widoczne jest więc: 17 (10h+7h) Jeżeli parametr Sumuj wyjazdy z powrotami będzie zaznaczony, to w Liczbie diet będzie widoczne: 1. (Godziny wyjazdów i przyjazdów są sumowane, tj. 10h+7h=17h; a dla 17 godzin przysługuje 1 dieta). Jeżeli parametr Sumuj wyjazdy z powrotami nie będzie zaznaczony, to w Liczbie diet będzie widoczne: 0,5000. (Jest 10 godzin wyjazdu, którym przysługuje 0,5 diety oraz 7 godzin przyjazdu, którym nie przysługuje dieta. Łącznie więc pracownikowi przysługuje 0,5 diety.)

Liczba diet wynikająca z liczby godzin w delegacji wyliczana jest tak samo jak na delegacjach krajowych. Jeżeli delegacja trwała od 8 do 12 godzin wyliczana jest połowa diety, jeżeli trwała ponad 12 godzin wyliczana jest cała dieta. W przypadku rozpoczęcia każdej kolejnej doby delegacji: do 8 godzin to połowa diety, ponad 8 godzin to już cała dieta.

Etap zagraniczny

Na formularzu etapu zagranicznego również dostępne są cztery zakładki: [Zaliczki], [Wydatki], [Rozliczenie delegacji] i [Podsumowanie rozliczenia].

Zakładka Zaliczki

Na formularzu etapu zagranicznego, na zakładce [Zaliczki] jest możliwość wybrania Kraju, związanego z danym elementem delegacji. Domyślnie podpowiadany jest Kraj, który był ostatnio wybierany dla danego pracownika. Po wyborze kraju automatycznie podpowiadana jest odpowiednia Waluta. Pola Kraj i Waluta są wyszarzane, jeżeli na elemencie delegacji jest już dodana przynajmniej jedna zaliczka lub dokument na zakładce Wydatki.

Jeżeli na delegacji ciągle jest ustawiony status Bufor, przy próbie dodania zaliczki pojawi się komunikat Operacja nie jest możliwa. Operacja będzie możliwa po zmianie stanu na 'Zaakceptowane polecenie wyjazdu’. Zaakceptowanie polecenia wyjazdu, poprzez zaznaczenie tej opcji na formularzu delegacji, umożliwi dodawanie zaliczek. Po naciśnięciu na ikonę plusa  jest możliwość wskazania zarówno zaliczki z istniejących już zapisów kasowych/bankowych, jak i wygenerowania nowego zapisu KW. Dodawać można zapisy wprowadzone w walucie zgodnej z walutą danego etapu delegacji. Po zaznaczeniu parametru Wypłata zaliczki w PLN można również dodawać zaliczki wprowadzone z walutą dokumentu PLN i walutą rozliczenia zgodną z walutą danego etapu delegacji. Jeżeli dodana jest już przynajmniej jedna zaliczka parametr Wypłata zaliczki w PLN jest wyszarzany. W kolumnie Kwota jest widoczna kwota zaliczki w walucie obcej (kwota jest przenoszona z zaliczki i nie można jej zmienić). W kolumnie Kwota do rozliczenia można wskazać jaka część zaliczki ma być rozliczona w ramach danego etapu. W kolumnie Kwota w PLN jest widoczna wartość zaliczki w przeliczeniu na PLN po kursie z dokumentu. Analogiczne kolumny dostępne są w sekcji Zapisy kasowe z rozliczenia delegacji. W części Zapisy kasowe z rozliczenia delegacji dostępna jest ikona plusa  umożliwiająca użytkownikowi ręczne  podpinanie  zapisu  kasowego/  bankowego  do  delegacji.  Ikona  jest  aktywna  dla  delegacji  o  statusie Zaakceptowane  wydatki  i  nierozliczonej  lub  rozliczonej  częściowo.  Dostępna  jest  również  ikona  kosza  do usuwania zapisów z listy. Przy dodawaniu zapisu na etapach częściowo rozliczonych kwota w kolumnie Kwota do rozliczenia domyślnie jest ograniczana do wartości pozostającej do rozliczenia. Lista zaliczek może być modyfikowana tylko na delegacjach nierozliczonych.

Zakładka Wydatki

Na zakładce [Wydatki] jest możliwość wskazania kosztów za noclegi, bilety i innych wydatków wprowadzonych bezpośrednio w ewidencjach pomocniczych takich jak rejestry VAT czy ewidencja dodatkowa.

W  sytuacji,  gdy  dokument  kosztowy  powinien  zostać  podzielony  np.  pomiędzy  dwie  delegacje  jest  możliwość ograniczenia  kwoty  wydatku  w  kolumnie  Kwota  rozliczenia.  Wpisana  tu  kwota  zostanie  automatycznie przeniesiona  do  podsumowania. W kolumnie Kwota w PLN widoczna jest kwota dokumentu w przeliczeniu na złotówki (wartość jest przeliczona po kursie z dokumentu). W przypadku podpięcia dokumentu z Rejestru VAT z zaznaczoną opcją Inny kurs do księgowania, w kolumnie Kwota w PLN prezentowana jest wartość przeliczona po kursie do księgowania. W sekcji Podsumowanie widoczna jest informacja o ilości noclegów, biletów oraz innych wydatków. Wartość w polu Kwota noclegów jest automatycznie ograniczana do wysokości limitu przypisanego do danego kraju, wybranego na elemencie delegacji. Kwota limitu na nocleg pobierana jest z Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty (jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty jest zaznaczona opcja ustawowe) lub z Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty (jeżeli jest zaznaczona opcja indywidualne). Podpowiadaną kwotę można ręcznie zmienić.

Zakładka Rozliczenie delegacji

Na formularzu etapu zagranicznego, na zakładce [Rozliczenie delegacji] jest możliwość wybrania Kraju, związanego z danym elementem delegacji. Po wyborze kraju automatycznie podpowiadana jest odpowiednia Waluta, w której wypłacane są diety w danym kraju. Wybór Kraju i Waluty na zakładce [Rozliczenie delegacji] powoduje ustawienie takiego samego Kraju i takiej samej Waluty na zakładce [Zaliczki]. Pola Kraj i Waluta są wyszarzane, jeżeli na elemencie delegacji jest już dodana przynajmniej jedna zaliczka lub dokument na zakładce Wydatki.

W polu Data rozpoczęcia etapu domyślnie podstawiana jest data i godzina z pierwszego przejazdu, a w polu Data zakończenia etapu data i godzina z ostatniego przejazdu z tabelki z przejazdami. Pola te są aktywne/ możliwe do edycji. Poniżej tabelki z przejazdami znajduje się sekcja Kalkulacja, a w niej m.in. informacje na temat liczby godzin w delegacji i wyliczonych kwot diet i ryczałtów. Liczba godzin w delegacji wyliczana jest automatycznie w oparciu o wartości wpisane w polach Data rozpoczęcia etapu i Data zakończenia etapu. Pole to jest aktywne do edycji. W polu Stawka diety dla kraju wybranego na elemencie delegacji domyślnie pobierana jest stawka diety z   Konfiguracji Programu/ Kasa/Bank/ Diety i ryczałty (jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty jest zaznaczona opcja ustawowe) lub z Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty (jeżeli jest zaznaczona opcja indywidualne). Wartość podpowiadanej stawki diety można ręcznie zmienić. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Diety i Ryczałty jest zaznaczona opcja indywidualnie i na delegacji dodatkowo jeszcze ręcznie zmienimy stawkę diety na jakąś inną, to przy wprowadzaniu kolejnej delegacji dla tego samego pracownika i tego samego kraju, domyślnie podpowiadana jest stawka diety wpisana na poprzedniej delegacji. Liczba diet wyliczana jest w oparciu o pole Liczba godzin w delegacji. Jeżeli delegacja trwała nie więcej niż 8 godzin, wyliczana jest 1/3 Diety. Jeżeli delegacja trwała więcej niż 8, ale nie więcej niż 12 godzin, to przysługuje 0,5 Diety. Jeżeli delegacja trwała ponad 12 godzin – przysługuje cała dieta. Dieta przysługująca za każdą kolejną dobę wyliczana jest w ten sam sposób. Wyliczoną liczbę diet można ręcznie zmienić. Kwota diety wyliczana jest jako iloczyn liczby diet i stawki diety. Wyliczona kwota diety jest automatycznie pomniejszana o koszt zapewnionego wyżywienia, przy czym każdy posiłek stanowi odpowiednio: śniadanie 15% diety, obiad 30% diety, kolacja 30% diety. Parametr Wyliczaj ryczałt dla ryczałtów za dojazdy, noclegi, dojazdy z/do dworca, lotniska i za pobyt w szpitalu domyślnie nie jest zaznaczony. Po jego zaznaczeniu automatycznie wyliczana jest liczba i kwota ryczałtów. Stawka ryczałtu za dojazdy to 10% stawki diety dla danego kraju za każdą rozpoczętą dobę pobytu. Stawka ryczałtu za noclegi to 25% limitu noclegowego dla danego kraju (wartość jest pobierana z konfiguracji firny). Stawka ryczałtu za dojazdy z/do dworca, lotniska to 100% stawki diety dla danego kraju. Stawka za pobyt w szpitalu to 25% stawki diety. Po wpisaniu liczby dni pobytu w szpitalu, widoczna kwota przysługującej diety jest odpowiednio pomniejszana. Po zaznaczeniu opcji Wyliczaj ryczałt dla ryczałtów za dojazdy/ za noclegi liczba ryczałtów wyliczana jest automatycznie, w oparciu o liczbę godzin w delegacji. Po zaznaczeniu opcji Wyliczaj ryczałt dla ryczałtów za dojazdy z/do dworca, lotniska oraz za pobyt w szpitalu należy ręcznie uzupełnić liczbę ryczałtów. W przypadku, gdy pracownik będzie podróżował samochodem prywatnym, wówczas należy mu się zwrot kosztów przejazdu, na podstawie przejechanych kilometrów. Istnieje możliwość uzupełnienia tych  informacji  w  sekcji Koszty używania pojazdu. W tym miejscu wpisywana jest wartość w PLN. Dla delegacji rozliczonych wszystkie pola na zakładce [Rozliczenie delegacji] (z wyjątkiem pola Uwagi) są nieaktywne.

Zakładka Podsumowanie rozliczenia

Na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] jest możliwość przypisania kategorii, domyślnie jest tu podpowiadana kategoria wybrana w nagłówku delegacji.

Poniżej znajdują się dwie sekcje: Podsumowanie rozliczenia z pracownikiem i Podsumowanie kosztów delegacji. W sekcji Podsumowanie rozliczenia z pracownikiem, w polu Kurs do rozliczenia z pracownikiem są do wyboru cztery możliwe opcje:

• Data zaliczki
• Data rozliczenia delegacji
• Data zakończenia delegacji
• Inna

Po wyborze daty odpowiednio ustawiana jest data kursu oraz sam kurs, wg którego będzie następowało  przeliczenie kwot diet i ryczałtów na walutę PLN przy rozliczeniu z pracownikiem. Dla opcji Inna w polu data kursu ustawiana jest data bieżąca. Domyślne ustawienie daty w polu Kurs do rozliczenia z pracownikiem zależy od tego, czy na delegacji są podpięte zaliczki oraz czy zaznaczona jest opcja wypłaty zaliczki/ rozliczania w PLN:

• jeżeli na delegacji nie ma podpiętych zaliczek, to domyślnie ustawiana jest data rozliczenia delegacji, a w polu Data kursu: dzień poprzedni w stosunku do Daty rozliczenia
• jeżeli na delegacji są zaliczki, ale parametry Wypłata zaliczki w PLN i Rozliczaj w PLN nie są zaznaczone, to domyślnie ustawiana jest Data zaliczki, a w polu Data kursu: data kursu z najwcześniejszej zaliczki
• jeżeli na delegacji są zaliczki oraz parametry Wypłata zaliczki w PLN i/lub Rozliczaj w PLN są zaznaczone, to domyślnie ustawiana jest Data zaliczki, a w polu Data kursu: data dokumentu z najwcześniejszej zaliczki

Jako typ kursu ustawiany jest ten sam typ kursu, jaki jest wybrany na najwcześniejszej zaliczce. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy na zaliczce jest ustawiony kurs Nieokreślony, wówczas jako typ kursu ustawiany jest Średni NBP. Domyślne ustawione daty można ręcznie zmienić. W polu Waluta widoczna jest waluta danego etapu (ta sama, która jest widoczna na zakładkach [Zaliczki] i [Rozliczenie delegacji]). Parametr Rozliczaj w PLN domyślnie nie jest zaznaczony. Jego zaznaczenie oznacza, że pomimo tego iż zaliczka była wypłacona w walucie obcej to rozliczenie będzie następowało w PLN.  Płatność na kwotę diet i   ryczałtów wygenerowana podczas rozliczania delegacji będzie miała walutę dokumentu i walutę rozliczenia zgodną z walutą etapu, natomiast wygenerowany zapis kasowy/bankowy będzie miał walutę dokumentu PLN, a walutę rozliczenia jako walutę obcą. W polu Ryczałt za dojazdy widoczna jest suma Ryczałtu za dojazdy oraz Ryczałtu za dojazdy z/do dworca, lotniska z zakładki [Rozliczenie delegacji]. W polu Diety widoczna jest suma kwoty Diet i za Pobyt w szpitalu z zakładki [Rozliczenie delegacji]. W polu Inne wydatki widoczna jest suma wydatków z zakładki [Wydatki] oraz kosztów używania pojazdów. Jest to wartość w walucie etapu. Kwota kosztów używania pojazdów (która na zakładce [Rozliczenie delegacji] jest podawana w PLN) jest najpierw dzielona przez kurs podany na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] i dopiero taka wartość walutowa jest sumowana do pola Inne wydatki. Wartości widoczne w polach Ryczałt za dojazdy, Ryczałt za noclegi, Diety, Inne wydatki, Suma wydatków, Pobrana zaliczka i Do wypłaty wykazywane są w walucie etapu. W polu Do wypłaty w PLN widoczna jest kwota do wypłaty przeliczona po kursie wskazanym w polu Kurs do rozliczenia z pracownikiem. Po zaznaczeniu parametru Generowanie płatności aktywne stają się pola do wyboru formy płatności i wskazania terminu płatności. Dostępny jest również parametr Generowanie zapisu k/b. Po jego zaznaczeniu aktywne staje się pole Rejestr, z możliwością wskazania rejestru, do którego zapis ma trafić (wyświetlana jest lista wszystkich rejestrów kasowych/bankowych, złotówkowych i walutowych, do których dany operator nie ma zakazu). Domyślnie podpowiada się rejestr związany z formą płatności wybraną na delegacji, jeżeli zostanie wybrany jakiś inny rejestr to wybór zostaje zapamiętany. Zapamiętywana jest również ostatnio wybrana forma płatności oraz zaznaczenie/ odznaczenie parametru Generowanie zapisu k/b. Parametr Generowanie zapisu k/b jest zależny od parametru Generowanie płatności. Jeżeli użytkownik odznaczy parametr Generowanie płatności to Generowanie zapisu k/b również jest niemożliwe do zaznaczenia. W polu Stan rozliczenia wykazywany jest stan rozliczenia delegacji: Nie rozliczono, Rozliczono częściowo lub Rozliczono. Stany rozliczenia są wyświetlane dla delegacji rozliczonych od wersji 2017.5.1 Comarch ERP Optima. Dla delegacji rozliczonych na wcześniejszych wersjach Stan rozliczenia nie jest widoczny. Parametr Generowanie zapisu k/b można zaznaczyć/odznaczyć tylko na delegacjach nierozliczonych. Dla delegacji o stanie Rozliczono częściowo lub Rozliczono parametr jest wyszarzany. W sekcji Podsumowanie kosztów delegacji, w polu Data poniesienia kosztu są do wyboru trzy możliwe opcje:

• Data rozliczenia delegacji
• Data zakończenia delegacji
• Inna

Po wyborze daty odpowiednio ustawiana jest data kursu oraz sam kurs, wg którego będzie następowało  przeliczenie kwot diet i ryczałtów na walutę PLN przy księgowaniu delegacji. Domyślnie ustawiana jest zawsze opcja Data rozliczenia delegacji, a w dacie kursu dzień poprzedni w stosunku do daty rozliczenia delegacji. W momencie wyboru opcji Data zakończenia delegacji, w dacie kursu ustawiany jest dzień poprzedni w stosunku do daty zakończenia delegacji. Dla opcji Inna w polu data kursu ustawiana jest data bieżąca. Domyślne ustawione daty można ręcznie zmienić. Jako data poniesienia kosztu najczęściej stosowana jest data rozliczenia lub data zakończenia delegacji. W polu Różnica kursowa wykazywana jest różnica kursowa wynikająca z tego, że dla wyliczenia kwoty księgowanej w koszty stosuje się inne przepisy niż do księgowania rozliczenia z pracownikiem. Różnica kursowa wyliczana jest jako łączna kwota diet i ryczałtów pomnożona przez różnicę między kursem poniesienia kosztu a  kursem rozliczenia z pracownikiem. Ta różnica kursowa nie jest nigdzie dodatkowo zapisywana w programie, służy jedynie do księgowania kosztów delegacji. Jeżeli na delegacji są już wprowadzone etapy zagraniczne i w nagłówku delegacji zostanie zmieniona data zakończenia/ rozliczenia delegacji, to odpowiednie daty zostaną zaktualizowane również na etapie delegacji.

Zasady rozliczania delegacji

Rozliczanie delegacji możliwe jest po zapisaniu formularza elementu delegacji i zaznaczeniu parametru Zaakceptowane wydatki na formularzu delegacji. Po zapisaniu formularza delegacji z poziomu listy ikoną  można wykonać rozliczenie. Jeżeli parametr Generowanie zapisu k/b zostanie zaznaczony, to podczas rozliczania delegacji zostanie wygenerowany zapis KP/KW na kwotę pozostającą do rozliczenia i delegacja zostanie całkowicie rozliczona. Jeżeli parametr Generowanie płatności zostanie odznaczony, to podczas rozliczania delegacji ikoną pioruna program nie wygeneruje żadnego zdarzenia do preliminarza. Zostanie jedynie rozliczona zaliczka pobrana przez pracownika z dokumentami podpiętymi na zakładce [Wydatki], tymi które mają zaznaczony parametr Rozliczać zaliczką. Jeżeli parametr Generowanie płatności będzie zaznaczony, a Generowanie zapisu k/b będzie odznaczony, to rozliczenie delegacji spowoduje wygenerowanie do Preliminarza płatności zdarzenia na łączną kwotę: diet, ryczałtów za noclegi, ryczałtów za dojazdy oraz kosztów używania samochodu. Zdarzenie będzie generowane w rejestrze kasowym/bankowym związanym z formą płatności wybraną na formularzu delegacji. Zdarzenie to od razu zostanie rozliczone z pobraną zaliczką oraz z dokumentami wskazanymi na zakładce [Wydatki], które mają zaznaczony parametr Rozliczać zaliczką. Nie zostanie jednak wygenerowany żaden dodatkowy zapis KP/KW, który powodowałby całkowite rozliczenie delegacji. Pozwoli to na obsłużenie sytuacji kiedy wypłaty z rozliczenia delegacji są dokonywane za pomocą przelewów, a zapisy bankowe są importowane z plików generowanych z systemów bankowych. Przy rozliczaniu delegacji, w logu z przebiegu rozliczania, wyświetlany jest numer delegacji i kwota do wypłaty, a w kolejnej linii kwota faktycznie rozliczona, przykładowo: W logu z przebiegu rozliczania informacje dla każdego etapu delegacji wyświetlane są osobno. Kwoty wyświetlane są w walucie etapu. Z poziomu listy delegacji ikoną  jest możliwość usunięcia rozliczenia delegacji wraz ze wszystkimi zainicjalizowanymi zdarzeniami i zapisami kasowymi/bankowymi, pod warunkiem, że raport kasowy/bankowy, w którym znajduje się automatycznie wygenerowany z delegacji zapis kasowy nie został zamknięty. W przypadku zamkniętego raportu tylko rozliczenia zostaną usunięte, a pozostaną: wygenerowane z delegacji zdarzenie w preliminarzu oraz automatyczny zapis kasowy. W celu ich usunięcia należy otworzyć raport, w którym znajduje się wygenerowany z delegacji zapis kasowy/bankowy – usunąć go, następnie ponowić usuwanie rozliczenia delegacji.

Uwaga

 Dla delegacji rozliczonych na wersjach wcześniejszych niż 2017.5.1 Comarch ERP Optima mogą wystąpić trudności z usunięciem rozliczenia delegacji ikoną . Rozliczenia takich delegacji należy usunąć z poziomu modułu Kasa/Bank.

Ogólne zasady rozliczania w przypadku etapów zagranicznych:

• jeżeli została pobrana zaliczka w walucie obcej, to rozliczenie następuje w tej samej walucie obcej, chyba że zaznaczony zostanie parametr Rozliczaj w PLN wtedy rozliczenie następuje w PLN
• jeżeli została pobrana zaliczka w PLN, to rozliczenie danego etapu będzie następowało w PLN lub w walucie etapu
• jeżeli nie została pobrana zaliczka, to rozliczenie następuje w walucie etapu, chyba że zaznaczony zostanie parametr Rozliczaj w PLN wtedy rozliczenie następuje w PLN.
• do każdego etapu delegacji generowana jest oddzielna płatność w Preliminarzu płatności oraz oddzielny zapis kasowy/bankowy

Uwaga

 Dokumenty z rejestru VAT/ ewidencji dodatkowej, podpięte pod delegację, rozliczane są po kursach wprowadzonych na tych dokumentach.

Zasady rozliczania delegacji – przypadek, gdy została pobrana zaliczka w walucie obcej i rozliczenie również następuje w walucie obcej: W sytuacji, gdy została pobrana zaliczka w walucie obcej i rozliczenie/zwrot do kasy również następuje w walucie obcej, to na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawiana jest opcja Data zaliczki, a jako data kursu podpowie się kurs z najstarszej zaliczki. Zarówno płatność w preliminarzu na kwotę diet i ryczałtów, jak i zapis kasowy/bankowy na kwotę zwrotu do kasy zostaną wygenerowane z kursem z najstarszej zaliczki (czyli kursem z dnia poprzedniego w stosunku do daty zaliczki). Jeżeli Użytkownik, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], zmieni domyślny Kurs do rozliczenia z pracownikiem, to ten kurs zostanie przeniesiony zarówno na płatność, jak i na zapis kasowy/bankowy. Zarówno płatność w preliminarzu, jak i zapis kasowy/bankowy zostaną wygenerowane na datę zgodną z datą rozliczenia delegacji. W tym przypadku, w związku z tym że kurs do rozliczenia z pracownikiem (czyli kurs z najstarszej zaliczki) jest inny niż kurs do księgowania (czyli kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia), wyliczona zostanie różnica kursowa delegacyjna.

Przykład

Pracownikowi została wypłacona zaliczka w walucie obcej, rozliczenie delegacji następuje również w walucie obcej:

• 05.2017 wypłacono zaliczkę w kwocie 1000 Euro

(średni kurs NBP z dnia 08.05.2017 to 4,2059)

• 05.2017 pracownik rozliczył się z kosztów delegacji, łączna kwota kosztów i wydatków wyniosła 600 Euro

(średni kurs NBP z dnia 18.05.2017 to 4,2200) Rozliczenie delegacji: Na etapie delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawi się opcja Data zaliczki, a jako data kursu kurs z najstarszej zaliczki, czyli 08.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2059). Na delegacji jest zaznaczone zarówno Generowanie płatności, jak i Generowanie zapisu k/b. W momencie rozliczenia delegacji powstaną następujące dokumenty:

• w Preliminarzu płatności płatność rozchodowa, z datą 19.05.2017, na kwotę kosztów, tj. 600 Euro, po kursie z dnia 08.05.2017 (czyli 4,2059)
• w zapisach kasowych/bankowych zapis przychodowy (pracownik musi dokonać zwrotu nadpłaconej zaliczki), z datą 19.05.2017, na kwotę 400 Euro, po kursie z dnia 08.05.2017 (czyli 4,2059)

Wszystkie trzy dokumenty (tj. wypłacona pracownikowi zaliczka, powstała płatność w preliminarzu oraz powstały zapis kasowy/bankowy) zostaną ze sobą rozliczone. Wszystkie dokumenty są wprowadzone po tym samym kursie, więc nie powstaną żadne różnice kursowe z rozliczeń. Koszty delegacji: Na etapie delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Data poniesienia kosztu domyślnie ustawi się Data rozliczenia delegacji, a jako data kursu kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia, czyli 18.05.2017 (średni kurs NBP wynoszący 4,2200). W związku z tym, że kurs do rozliczenia z pracownikiem jest inny niż kurs poniesienia kosztu, automatycznie zostanie wyliczona Różnica kursowa delegacyjna, którą następnie można zaksięgować. Różnica kursowa zostanie wyliczona na kwotę 8,46 (tj. 600*(4,2200-4,2059)).

  Zasady rozliczania delegacji – przypadek, gdy została pobrana zaliczka w walucie obcej, a rozliczenie następuje w PLN: W sytuacji, gdy została pobrana zaliczka w walucie obcej, a rozliczenie/zwrot do kasy następuje w PLN, to na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawiana jest opcja Data zaliczki, a jako data kursu podpowie się data najstarszej zaliczki. Zarówno płatność w preliminarzu na kwotę diet i ryczałtów, jak i zapis kasowy/bankowy na kwotę zwrotu do kasy zostaną wygenerowane z kursem z dnia wypłaty zaliczki. Jeżeli Użytkownik, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], zmieni domyślny Kurs do rozliczenia z pracownikiem, to ten kurs zostanie przeniesiony zarówno na płatność, jak i na zapis kasowy/bankowy. Zarówno płatność w preliminarzu, jak i zapis kasowy/bankowy zostaną wygenerowane na datę zgodną z datą rozliczenia delegacji. Płatność zostanie wygenerowana w walucie etapu, natomiast na zapisie kasowym/bankowym walutą dokumentu będzie PLN, a walutą rozliczenia waluta etapu. W tym przypadku, w związku z tym że kurs do rozliczenia z pracownikiem (czyli kurs z dnia zaliczki) jest inny niż kurs do księgowania (czyli kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia), wyliczona zostanie różnica kursowa delegacyjna. Zasady rozliczania delegacji – przypadek, gdy została pobrana zaliczka w PLN i rozliczenie również następuje w PLN: W sytuacji, gdy została pobrana zaliczka w PLN i rozliczenie/zwrot do kasy również następuje w PLN, to na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawiana jest opcja Data zaliczki, a jako data kursu podpowie się data najstarszej zaliczki. Zarówno płatność w preliminarzu na kwotę diet i ryczałtów, jak i zapis kasowy/bankowy na kwotę zwrotu do kasy zostaną wygenerowane z kursem z dnia zaliczki. Jeżeli Użytkownik, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], zmieni domyślny Kurs do rozliczenia z pracownikiem, to ten kurs zostanie przeniesiony zarówno na płatność, jak i na zapis kasowy/bankowy. Zarówno płatność w preliminarzu, jak i zapis kasowy/bankowy zostaną wygenerowane na datę zgodną z datą rozliczenia delegacji. Płatność zostanie wygenerowana w walucie etapu, natomiast na zapisie kasowym/bankowym walutą dokumentu będzie PLN, a walutą rozliczenia waluta etapu. W tym przypadku, w związku z tym że kurs do rozliczenia z pracownikiem (czyli kurs z dnia zaliczki) jest inny niż kurs do księgowania (czyli kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia), wyliczona zostanie różnica kursowa delegacyjna. Zasady rozliczania delegacji – przypadek, gdy została pobrana zaliczka w PLN, a rozliczenie następuje w walucie obcej: W sytuacji, gdy została pobrana zaliczka w PLN, a rozliczenie/zwrot do kasy następuje w walucie obcej, to na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawiana jest opcja Data zaliczki, a jako data kursu podpowie się data najstarszej zaliczki. Zarówno płatność w preliminarzu na kwotę diet i ryczałtów, jak i zapis kasowy/bankowy na kwotę zwrotu do kasy zostaną wygenerowane z kursem z dnia zaliczki. Jeżeli Użytkownik, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], zmieni domyślny Kurs do rozliczenia z pracownikiem, to ten kurs zostanie przeniesiony zarówno na płatność, jak i na zapis kasowy/bankowy. Zarówno płatność w preliminarzu, jak i zapis kasowy/bankowy zostaną wygenerowane na datę zgodną z datą rozliczenia delegacji i w walucie etapu. W tym przypadku, w związku z tym że kurs do rozliczenia z pracownikiem (czyli kurs z dnia zaliczki) jest inny niż kurs do księgowania (czyli kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia), wyliczona zostanie różnica kursowa delegacyjna. Zasady rozliczania delegacji – przypadek, gdy zaliczka nie została pobrana, a rozliczenie następuje w walucie obcej: W sytuacji, gdy zaliczka nie została pobrana, a rozliczenie/zwrot do kasy następuje w walucie obcej, to na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawiana jest opcja Data rozliczenia, a jako data kursu podpowie się dzień wcześniejszy w stosunku do daty rozliczenia. Zarówno płatność w preliminarzu na kwotę diet i ryczałtów, jak i zapis kasowy/bankowy na kwotę zwrotu do kasy zostaną wygenerowane z kursem z dnia poprzedniego w stosunku do daty rozliczenia delegacji. Jeżeli Użytkownik, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], zmieni domyślny Kurs do rozliczenia z pracownikiem, to ten kurs zostanie przeniesiony zarówno na płatność, jak i na zapis kasowy/bankowy. Zarówno płatność w preliminarzu, jak i zapis kasowy/bankowy zostaną wygenerowane na datę zgodną z datą rozliczenia delegacji. W tym przypadku, w związku z tym że kurs do rozliczenia z pracownikiem jest taki sam, jak kurs do księgowania (czyli kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia), nie powstanie różnica kursowa delegacyjna. Zasady rozliczania delegacji – przypadek, gdy zaliczka nie została pobrana, a rozliczenie następuje w PLN: W sytuacji, gdy zaliczka nie została pobrana, a rozliczenie/zwrot do kasy następuje w PLN, to na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], w sekcji Kurs do rozliczenia z pracownikiem, domyślnie ustawiana jest opcja Data rozliczenia, a jako data kursu podpowie się dzień wcześniejszy w stosunku do daty rozliczenia. Zarówno płatność w preliminarzu na kwotę diet i ryczałtów, jak i zapis kasowy/bankowy na kwotę zwrotu do kasy zostaną wygenerowane z kursem z dnia poprzedniego w stosunku do daty rozliczenia delegacji. Jeżeli Użytkownik, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia], zmieni domyślny Kurs do rozliczenia z pracownikiem, to ten kurs zostanie przeniesiony zarówno na płatność, jak i na zapis kasowy/bankowy. Zarówno płatność w preliminarzu, jak i zapis kasowy/bankowy zostaną wygenerowane na datę zgodną z datą rozliczenia delegacji. Płatność zostanie wygenerowana w walucie etapu, natomiast na zapisie kasowym/bankowym walutą dokumentu będzie PLN, a walutą rozliczenia waluta etapu. W tym przypadku, w związku z tym że kurs do rozliczenia z pracownikiem jest taki sam, jak kurs do księgowania (czyli kurs z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia), nie powstanie różnica kursowa delegacyjna.

Księgowanie do księgowości kontowej

Na pozycji schematu księgowego do księgowania delegacji, w polu kwota dostępne są m.in. następujące makra:

• Kwota – w ramach, której dostępne są Kwota diety, Kwota ryczałtu za nocleg, Kwota ryczałtu za dojazdy, Kwota kosztów używania pojazdu, Kwota ryczałtu za dojazdy z/do dworca, lotniska, Kwota razem.

Tymi makrami księgowane są kwoty po kursie do rozliczenia z pracownikiem, z zakładki [Podsumowanie rozliczenia] na elemencie delegacji. Makro Kwota razem (@Razem) księguje kwotę widoczną w polu Suma wydatków na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] pomniejszoną o kwotę wydatków podpiętych na zakładce [Wydatki].

• Kwota kosztu – w ramach, której dostępne są Kwota diety, Kwota ryczałtu za nocleg, Kwota ryczałtu za dojazdy, Kwota kosztów używania pojazdu, Kwota ryczałtu za dojazdy z/do dworca, lotniska, Kwota razem.

Tymi makrami księgowane są kwoty po kursie poniesienia kosztu, z zakładki [Podsumowanie rozliczenia] na elemencie delegacji. Makro Kwota razem (@KRazem) księguje kwotę widoczną w polu Suma wydatków na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] pomniejszoną o kwotę wydatków podpiętych na zakładce [Wydatki].

• Różnica kursowa – w ramach, której dostępne są Różnica kursowa dodatnia i Różnica kursowa ujemna.

Tymi makrami księgowana jest różnica kursowa delegacyjna, widoczna na zakładce [Podsumowanie rozliczenia] na elemencie delegacji. Makr @RoznicaPlus/ @RoznicaMinus dotyczących różnicy kursowej nie należy łączyć z innymi makrami dotyczącymi kwoty. Różnice kursowe powinny być księgowane w osobnej pozycji schematu.

• plik tekstowy, w którym każda linia ma taką samą strukturę – składa się z pól oddzielonych znakiem separatora i jest rekordem z danymi dotyczącymi operacji,
• plik tekstowy, w którym pierwsza linia ma charakter nagłówka (i/lub ostatnia linia ma charakter stopki) o strukturze innej niż pozostałe.

Zarówno struktura linii, nagłówka, stopki jak i rekordu definiowana jest poprzez zbudowanie listy pól wybranych z predefiniowanej listy. Dla każdego formatu można określić ogólne parametry takie jak: znak separatora linii, format daty itp. Zdefiniowany format można również wykorzystać do importu przelewów wysłanych z aplikacji bankowej. Identyfikacja podmiotu odbywa się poprzez kod podmiotu bądź numer rachunku bankowego. Przenoszenie formatów pomiędzy bazami jest możliwe poprzez plik xml. Użytkownik ma również możliwość kopiowania zdefiniowanych formatów w ramach jednej bazy wykorzystując kombinacje klawiszy <CTRL>+<INSERT> bądź <CTRL> wciśnięty łącznie z przyciskiem  .

Przygotowanie formularza banku do wysyłania przelewów

W celu poprawnego wysłania zdarzeń z Preliminarza do banku, należy wcześniej odpowiednio skonfigurować formularz banku (menu Ogólne/ Inne/ Banki). W przypadku, kiedy użytkownik chce, aby w momencie wykonywania eksportu podpowiadał się format, który będzie wykorzystywany, należy na formatce banku w polu Format eksportu dla przelewów zwykłych wybrać odpowiedni format przypisany dla danego banku. W polu Format eksportu dla MPP  należy wskazać format, wg którego będą tworzone zlecenia przelewów split payment. Format eksportu dla przelewów zwykłych i przelewów z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności powinny być tego samego rodzaju. Nie może być takiej sytuacji, że jeden z nich jest formatem typu webservice a drugi nie. W przypadku, gdy korzystamy z wymiany danych z bankiem za pomocą webserwisów format dla zwykłych przelewów i przelewów MPP jest taki sam. W polach Format eksportu dla przelewów dla US oraz Format eksportu dla przelewów do ZUS można wybrać formaty za pomocą, którego wysyłane będą przelewy do US oraz ZUS. W sytuacji, kiedy format eksportu dla przelewów zwykłych nie zostanie wybrany, za każdym razem w momencie eksportu użytkownik będzie musiał wybrać format, który chce zastosować. W przypadku, gdy dla przelewów zwykłych wybrano jeden z formatów Webservice pola są niewidoczne.

Uwaga

Przelewy do ZUS z datą 01.01.2018 lub późniejszą powinny być eksportowane jako przelewy zwykłe. W przypadku korzystania z formatów definiowalnych w polu Format eksportu dla przelewów do ZUS należy wskazać format taki, jak dla przelewów zwykłych.

Jak przygotować listę przelewów do wysłania?

Przelewy, które mają zostać wykonane, będą realizowane przez bank obsługujący naszą firmę (lub jeden z banków, jeśli mamy otwartych więcej rachunków w różnych bankach). Dla każdego prowadzonego przez firmę rachunku bankowego otwarliśmy oddzielny rejestr bankowy (rejestr typu BANK) i definiując go podaliśmy dane banku oraz numer rachunku bankowego.

Listę przelewów, które mają zostać zrealizowane przez wskazany bank, przygotowujemy z poziomu Preliminarza Płatności, przy wybranym konkretnym rejestrze.

Uwaga

Możliwość eksportu danych pojawi się tylko wtedy, gdy preliminarz wyświetla zdarzenia nierozliczone dla rejestru typu BANK.

Na ekranie pojawią się:  – przycisk pozwalający na wykonanie eksportu. Przelewy do wysłania –  włączenie parametru zawęzi listę zdarzeń w  Preliminarzu tylko do tych, które mogą zostać wysłane do banku. Aby zdarzenia z Preliminarza mogły zostać przesłane do banku:

• W definicji rejestru (typu BANK), z poziomu, którego dokonujemy eksportu, musi być poprawnie wypełniona nazwa i numer rachunku naszego banku.
• Format wymiany danych dla naszego banku ustawiony jest, jako format zdefiniowany przez użytkownika.
• Zdarzenia przeznaczone do wysłania mogą mieć status nierozliczone (N) lub częściowo rozliczone (C).
• Nie da się wysłać zdarzeń znajdujących się w buforze. Muszą być w stanie Zatwierdzone do realizacji.
• Kierunek przepływu środków finansowych na zdarzeniu musi być typu Rozchód.
• Na zdarzeniu poprawnie są wypełnione pola: podmiot, bank oraz numer rachunku podmiotu.

Uwaga

W przypadku eksportu do banku zdarzeń na których zaznaczony jest parametr MPP – podzielona płatność i które są częściwo rozliczone należy zweryfikować kwotę podatku VAT.

Listę zdarzeń, które mają zostać przesłane do banku można przygotować na dwa sposoby:

• Na liście wszystkich nierozliczonych zdarzeń w rejestrze zaznaczyć (klawiszem spacji lub myszką) te, które mają zostać wysłane. Należy przy tym uważać, aby zaznaczone pozycje spełniły wymienione powyżej warunki (status N lub C, zatwierdzone do realizacji, typu rozchód i poprawnie wypełnione dane bankowe).
• Zaznaczyć Przelewy do wysłania. Lista wszystkich zdarzeń zawężona zostanie tylko do tych, które spełniają powyższe warunki. Na tak przefiltrowanej liście znacznie łatwiej będzie odnaleźć i zaznaczyć te pozycje, które przeznaczone są do wysłania.

Podczas przygotowywania listy przelewów do banku warto również pamiętać o standardowo dostępnych narzędziach, które bardzo mogą ułatwić pracę:

• Jeśli na liście zdarzeń ustawimy zakres dat – nie tylko lista, ale wszystkie stosowane na niej filtry będą brały ten zakres pod uwagę. Wprowadzając zakres dat i włączając Przelewy do wysłania otrzymamy listę zdarzeń możliwych do wysłania, których data realizacji przypada na wskazany okres czasu.
• Filtr i Konstruktor filtra. Jeśli zdefiniujemy jakiś własny filtr na liście zdarzeń i włączymy Przelewy do wysłania – na ekranie otrzymamy listę zgodną ze stosowanym filtrem i możliwą do wysłania do banku. Np. jeśli skonstruowany filtr ma pokazać wyłącznie zdarzenia dla określonego podmiotu (kontrahenta), ustawimy zakres dat tak, aby dotyczył zdarzeń, których daty realizacji minęły i włączymy Przelewy do wysłania – otrzymamy przygotowaną do wysłania listę przelewów dotyczących wskazanego kontrahenta, ale tylko tych, z których realizacją się spóźniliśmy.

Wysyłanie danych do banku

Jeśli lista zdarzeń, które jako polecenia przelewów mają zostać wysłane do banku jest przygotowana – naciskamy przycisk . W tym momencie program sprawdzi czy wśród wybranych płatności znajdują się takie, które należy zweryfikować w Wykazie podatników VAT. Weryfikacji podlegają płatności:

• wystawione dla kontrahenta, który na karcie kontrahenta ma uzupełniony polski NIP,
• kwota płatności to co najmniej 15 000 zł lub równowartość w walucie (w przypadku płatności, które powstały dla dokumentów handlowych, rejestru VAT czy ewidencji dodatkowej sprawdzana jest łączna kwota z dokumentu źródłowego)

Dotyczy wersji: 2020.2.1

Kryterium to zależy od ustawienia w Konfiguracji firmy /Ogólne /Parametry – Automatyczna weryfikacja numerów rachunków bankowych w Wykazie podatników VAT. Jeśli parametr niezależnie od kwoty dokumentu jest zaznaczony nie sprawdzamy kwoty transakcji.

• na płatności uzupełniony jest rachunek bankowy.

Jeśli te wszystkie warunki są spełnione następuje weryfikacja rachunku odczytanego z płatności z Wykazem podatników VAT. W pierwszej kolejności sprawdzamy czy na dzień zlecenia przelewu w Comarch ERP Optima mamy już  informację o weryfikacji rachunku bankowego. Jeśli nie ma takiej informacji to łączymy się z Wykazem podatników VAT, odczytujemy zawartą tam informację, zapisujemy ją na karcie kontrahenta dla danego rachunku i przechodzimy do realizacji zlecenia. W sytuacji, gdy wśród weryfikowanych płatności znajdzie się chociaż jedna zweryfikowana negatywnie program wyświetli informację o tej płatności i rachunku bankowym oraz wstrzyma eksport. Od decyzji Użytkownika zależy czy eksport wszystkich płatności zostanie wykonany czy przerwany. W przypadku, gdy żadna z płatności nie spełni warunków do weryfikacji w Wykazie podatników VAT od razu pojawi się okno Eksport przelewów do pliku.

Okno zawiera następujące parametry:

• Aktualizuj informacje ZUS na zdarzeniach przy eksporcie – zaznaczenie tego parametru powoduje, iż informacje Opis do banku pobierane są bezpośrednio z deklaracji DRA i dodatkowo aktualizowane są również na zdarzeniu w Preliminarzu. Odznaczony parametr sprawia, iż informacje do pliku pobierane są ze zdarzenia w Preliminarzu.
• Kolejność przelewów w pliku wg sortowania na liście – domyślnie parametr nie jest zaznaczony. Po zaznaczeniu przelewy do pliku zostaną wyeksportowane wg kolejności sortowania ustawionej na liście. Jeżeli w oknie eksportu przelewów zostanie zaznaczony parametr Przelewy zbiorczo wg podmiotów wówczas parametr Kolejność przelewów w pliku wg sortowania na liście będzie nieaktywny. Zbiorcze przelewy nie przejmują sortowania z listy.
• Nazwa pliku – nazwa pliku, do którego chcemy eksportować zdarzenia.
• Format wymiany – rozwijalna lista z dostępnymi formatami eksportu. Domyślnie wybranym formatem jest format, który przypisany został jako domyślny dla danego banku. Data przelewu – domyślnie wybraną datą będzie data realizacji, natomiast oprócz tego dostępne są jeszcze: dzisiejsza, termin płatności, inna (z możliwością wpisania daty).
• Format wymiany dla MPP – rozwijalna lista ze zdefiniowanymi w programie formatami eksportu przelewów. Program proponuje format, który został wskazany na formularzu banku, do którego przygotowujemy zlecenie przelewów. Wskazane formaty wymiany powinny mieć ten sam rodzaj. Nie wykonamy eksportu jeśli jeden z formatów będzie typu webservice a drugi nie. Rodzaje formatów wymiany muszą być z sobą zbieżne. Jeśli w danej organizacji nie stosujemy metody podzielonej płatności nie ma konieczności wskazywania formatu wymiany dla MPP.
• Przelewy zbiorczo wg podmiotów – zaznaczenie tego parametru przez użytkownika spowoduje, iż zdarzenia dla danego kontrahenta zostaną zsumowane. Parametr ten nie ma znaczenia dla przelewów dla których stosujemy mechanizm podzielonej płatności.

Uwaga

Przelewy z podzieloną płatnością (paramet MPP-podzielona płatność jest zaznaczony) zawsze wysyłane są pojedynczo.

• Grupuj wg dat – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów. Parametr ten nie ma wpływu przy tworzeniu zbiorczych przelewów MPP.

Jeżeli Przelewy zbiorczo wg podmiotów jest zaznaczony, a Grupuj wg dat nie jest zaznaczony, to zdarzenia przeznaczone do eksportu zostaną pogrupowane wg podmiotu, numeru rachunku bankowego (wypełnionego na zdarzeniu) oraz waluty. Następnie zostanie utworzony jeden przelew zbiorczy dla danego podmiotu (rachunku, waluty). Po zaznaczeniu opcji Grupuj wg dat utworzonych zostanie tyle zbiorczych przelewów, ile jest różnych dat (terminów płatności/ dat realizacji/ dat dokumentu). Przy eksporcie formatami definiowalnymi znaczenie ma data wybrana w formacie przelewów:

• jeżeli w formacie wybrana jest Data dokumentu, to przelewy są eksportowane zawsze z datą dokumentu, niezależnie od tego jaka data jest wybrana na oknie Eksport przelewów do pliku. Dlatego po zaznaczeniu Grupuj wg dat powstanie tyle zbiorczych przelewów ile jest różnych Dat dokumentów w eksportowanych płatnościach
• jeżeli w formacie wybrana jest Data operacji, to przelewy są eksportowane zgodnie z datą wskazaną w oknie Eksport przelewów do pliku, tj. datą dzisiejszą/ terminem płatności/ datą realizacji/ inną. Dlatego po zaznaczeniu Grupuj wg dat powstanie tyle zbiorczych przelewów ile jest różnych terminów płatności/ dat realizacji (w zależności od ustawień wybranych na oknie)
• jeżeli w formacie wybrana jest i Data dokumentu i Data operacji, to przelewy będą grupowane zgodnie z datą operacji (opisane wyżej).
• Eksportuj wszystkie linie opisu do banku – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Parametr ten spowoduje, że w zbiorczym przelewie będziemy starali się umieścić wszystkie uzupełnione linie opisu do banku odczytane z agregowanych przelewów.

• Dziel przelewy wg długości opisu – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Spowoduje on, że program utworzy dla danego podmiotu kilka przelewów zbiorczych, przy czym na każdym z nich będzie umieszczony pełny opis do banku z przelewów cząstkowych. Parametr Dziel przelew wg długości opisu może być stosowany razem z pozostałymi parametrami dotyczącymi przelewów zbiorczych. Parametr ten nie ma wpływu przy tworzeniu zbiorczych przelewów MPP.

Istnieje również możliwość dopisania przelewów do już istniejącego pliku. Aby dopisać przelewy do pliku należy zaznaczyć parametr Dopisz do pliku, a następnie w polu Plik docelowy wskazać plik, do którego informacje powinny być dopisane. Zatwierdzenie okna spowoduje dopisanie przelewów zatwierdzonych do wysłania do podanego pliku.

Uwaga

W trakcie dopisywania przelewów do już istniejącego pliku program sprawdza, czy Numer Rozliczeniowy Banku (NRB) dla banku związanego z rejestrem, z którego dokonywany jest eksport, jest taki sam jak NRB zapisany w pliku, do którego dopisujemy przelewy. Kontrola NRB w trakcie eksportu uniemożliwi dopisanie przelewów do pliku adresowanego do innego banku, niż powiązany z danym rejestrem bankowym.

Uwaga

Jeśli podczas eksportu przelewów wskażemy istniejący plik i nie zaznaczymy parametru Dopisz do pliku – spowoduje to wykasowanie dotychczasowej zawartości pliku i nadpisanie nowych informacji.

Warto pamiętać, że podczas eksportu przelewów do pliku program zapamiętuje katalog, w którym ostatnio zapisany był plik z przelewami i zaproponuje go podczas ponownego eksportu. W dolnej części okna Eksport przelewów do pliku widoczna jest sekcja pokazująca łączną wartość przelewów przeznaczonych do wyeksportowania. Wyświetlane sumy zależą od ustawień parametru Eksport poleceń: Zaznaczonych lub Wszystkich zatwierdzonych do realizacji. Osobno sumowane są przelewy zwykłe, do US i do ZUS. Kwoty dla przelewów do US i ZUS widoczne są zawsze w PLN. Kwota dla przelewów zwykłych wyświetlana jest w walucie rejestru, z którego wykonywany jest eksport. Sumowane są kwoty pozostające do rozliczenia z przelewów rozchodowych, o stanie Do realizacji. Szczegółowe zestawienie informacji zapisywanych do pliku tekstowego znajduje się w artykule Definiowanie formatów. Najważniejsze z nich to:

• kwota przelewu. Dla zdarzeń nierozliczonych (N) – jest to pełna kwota dokumentu, dla zdarzeń rozliczonych częściowo (C) – kwota dotychczas nierozliczona,

Uwaga

W sytuacji, gdy eksportujemy do banku zdarzenie z podzieloną płatnością, które jest częściowo rozliczone należy zweryfikować kwotę VAT.

• dane kontrahenta, jego banku i numer jego rachunku,
• dane naszej firmy, naszego banku i numer naszego rachunku,
• data płatności,
• opis płatności.

Plik z danymi może zostać wykorzystany przez program służący do komunikacji z bankiem.

Przelewy zbiorcze dla „zwykłych” płatności

Program Comarch ERP Optima umożliwia również wysyłanie przelewów zbiorczych. Zaznaczenie przez użytkownika parametru Przelewy zbiorczo wg podmiotów (na formatce Eksport przelewów do pliku) spowoduje, iż zdarzenia dla których nie stosujemy MPP i są przeznaczone do eksportu zostaną pogrupowane wg podmiotu, numeru rachunku bankowego (wypełnionego na zdarzeniu) oraz waluty. Następnie zostanie utworzony jeden przelew zbiorczy dla danego podmiotu (rachunku, waluty). Dane adresowe zostaną pobrane z karty danego podmiotu (np. kontrahenta, pracownika). Po zaznaczeniu opcji Grupuj wg dat utworzonych zostanie tyle zbiorczych przelewów, ile jest różnych dat (terminów płatności/ dat realizacji/ dat dokumentu). Kwota przelewu to suma nierozliczonych kwot w walucie dokumentu ze zdarzeń składających się na przelew zbiorczy. W przypadku, gdy jako datę przelewu użytkownik wybierze datę realizacji bądź termin płatności, jako data przelewu zbiorczego zostanie pobrana data z najwcześniejszego zdarzenia. Jeżeli w momencie eksportu nadawany jest Identyfikator operacji, to wszystkie przelewy cząstkowe wchodzące w skład przelewu zbiorczego otrzymają taki sam identyfikator. Opis dla przelewów zbiorczych jest wypełniany następująco:

• Jeżeli w definicji formatu występuje pole Numer dokumentu i numery eksportowanych dokumentów nie zmieszczą się w tym polu – pozostała część zostanie przeniesiona do innych pól opisowych, kolejno Opis księgowy, Opis do banku – pierwsza, druga, trzecia, czwarta linijka. Aby zawsze opis, czy to w przelewach zbiorczych czy zwykłych, zawierał numery dokumentów to np. dla formatu Elixir-O można zdefiniować go następująco: Numer dokumentu – nowe pole, 35 znaków. Opis do banku (druga linijka) połączony z poprzednim znakiem podziału pola na części, 35 znaków . Opis do banku (trzecia linijka) połączony z poprzednim znakiem podziału pola na części, 35 znaków. Opis do banku (czwarta linijka) połączony z poprzednim znakiem podziału pola na części, 35 znaków. W ten sposób otrzymamy pole zawierające 4×35.  W przelewie zbiorczym druga, trzecia i czwarta linijka opisu do banku nie będzie pobierana ze zdarzenia, tylko zawsze wypełniana numerami dokumentów, jeżeli nie zmieszczą się w poprzednich polach. Jeżeli się zmieszczą – pola te będą puste.

• Jeżeli opis w definicji formatu będzie zdefiniowany następująco: Opis do banku (pierwsza linijka) – nowe pole, 35 znaków. Opis do banku (druga linijka) połączony z poprzednim znakiem podziału pola na części, 35 znaków. Opis do banku (trzecia linijka) połączony z poprzednim znakiem podziału pola na części, 35 znaków. Opis do banku (czwarta linijka) połączony z poprzednim znakiem podziału pola na części, 35 znaków. Wtedy w przypadku przelewu zbiorczego zostaną połączone opisy z pierwszej linijki opisu do banku wszystkich zdarzeń składających się na dany przelew zbiorowy i wklejone kolejno do pól Opis do banku. Opisy do banku ze zdarzeń z drugiej, trzeciej i czwartej linijki nie zostaną pobrane do pliku.

Wtedy w przypadku przelewu zbiorczego zostaną połączone opisy z pierwszej linijki opisu do banku wszystkich zdarzeń składających się na dany przelew zbiorowy i wklejone kolejno do pól Opis do banku. Opisy do banku ze zdarzeń z drugiej, trzeciej i czwartej linijki nie zostaną pobrane do plikuPoszczególne numery dokumentów w opisie są oddzielone znakiem „;”. W sytuacji, gdy chcielibyśmy aby w przelewie zbiorczym program umieścił wszystkie linie opisu do banku (od pierwszej do czwartej linii opisu z każdego przelewu) możemy zaznaczyć parametr Eksportuj wszystkie linie opisu do banku. Parametr ten spowoduje, że w zbiorczym przelewie będziemy starali się umieścić wszystkie uzupełnione linie opisu do banku odczytane z agregowanych przelewów. Poszczególne linie opisu z danego przelewu będą oddzielone spacją. Program połączy cztery linie opisu do banku z pierwszego przelewu, następnie 4 linie z przelewu drugiego itd. Poszczególne linie opisu z danego przelewu będą oddzielone spacją. W przypadku, gdy tworzymy przelew zbiorczy na podstawie wielu przelewów cząstkowych może zdarzyć się, że pola z opisem nie będą zawierały wszystkich danych (wszystkie opisy się nie zmieszczą). W takiej sytuacji możemy skorzystać z parametru Dziel przelewy wg długości opisu.

Przykład

Mamy 5 przelewów dla kontrahenta Aloza po 100 zł każdy. Pierwszy przelew ma uzupełnione 3 linie opisu do banku: FA/2018/07/00001/VAT, Z dnia 20 czerwca 2018, Wplata raty numer 1. Drugi przelew ma uzupełnione 2 linie opisu do banku: FA/2018/07/00002/VAT, Usług obce. Kolejne 3 przelewy mają uzupełnioną tylko pierwszą linię opisu FA/2018/07/00003/VAT,FA/2018/07/00004/VAT,FA/2018/07/00005/VAT Jeśli parametr Eksportuj wszystkie linie opisu do banku:

• nie będzie zaznaczony – w przelewie zbiorczym pojawią się tylko pierwsze linie opisu do banku
• będzie zaznaczony – w przelewie zbiorczym pojawią się kolejno pierwsze 3 linie z przelewu pierwszego, następnie 2 linie opisu z przelewu drugiego, pierwsze linie z przelewu 3 i 4 oraz początek (pierwsza litera) opisu z przelewu 5

W pliku przygotowanym formatem Elixir-0 BPH, który ma zdefiniowane wykazywanie czterech linii opisu do banku wygląda to tak: „FA/2018/07/00001/VAT Z dnia 20 czer|wca 2018 Wplata raty numer 1;FA/201|8/07/00002/VAT Uslugi obce;FA/2018/|07/00003/VAT;FA/2018/07/00004/VAT;F”

Zaznaczenie parametru Dziel przelewy wg długości opisu spowoduje, że program utworzy dla danego podmiotu kilka przelewów zbiorczych, przy czym na każdym z nich będzie umieszczony pełny opis do banku z przelewów cząstkowych. Parametr Dziel przelew wg długości opisu może być stosowany razem z pozostałymi parametrami dotyczącymi przelewów zbiorczych

Przykład

Mamy 5 przelewów dla kontrahenta Aloza z przykładu powyżej. Tworzymy plik formatem Elixir-0 BPH. Jeśli zaznaczymy parametr Eksportuj wszystkie linie opisu do banku i Dziel przelewy wg długości opisu program utworzy nam 2 przelewy zbiorcze, na kwotę:

• 400 zł z opisem FA/2018/07/00001/VAT Z dnia 20 czer|wca 2018 Wplata raty numer 1;FA/201|8/07/00002/VAT Uslugi obce;FA/2018/|07/00003/VAT;FA/2018/07/00004/VAT”
• 100 zł z opisem: „FA/2018/07/00005/VAT|||”

Dotyczy wersji: 2020.1.1

Przelewy zbiorcze MPP

Od wersji 2020.1 w programie Comarch ERP Optima mamy możliwość tworzenia zbiorczych przelewów dla płatności MPP. Zbiorczy przelew może dotyczyć zarówno płatności obowiązkowo objętych mechanizmem MPP jak i płatności dla których mechanizm podzielonej płatności stosujemy dobrowolnie. Istnieje jednak kilka warunków które muszą być spełnione aby przelew zbiorczy można było zrealizować. Przelew zbiorczy dla płatności MPP:

• musi obejmować wszystkie faktury wystawione od jednego dostawcy lub usługodawcy,
• faktury muszą być wystawione w okresie nie krótszym niż 1 dzień i nie dłuższym niż 1 miesiąc kalendarzowy,
• przelew musi zawierać całą kwotę podatku VAT wykazaną na tych fakturach.

Oznacza to, że w przypadku przelewu zbiorczego wszystkie faktury od danego kontrahenta wystawione w danym okresie mają być zapłacone mechanizmem podzielonej płatności. W przelewie zamiast informacji o numerach faktur za które regulujemy płatność podajemy okres którego one dotyczą. Przelewem zbiorczym nie można zrealizować wybranych faktur z danego okresu, musi on dotyczyć wszystkich faktur z tego okresu. W preliminarzu płatności po zaznaczeniu wybranych zdarzeń przy tworzeniu zbiorczego przelewu program weryfikuje czy są to przelewy objęte mechanizmem podzielonej płatności. Jeśli tak, to dla danego kontrahenta ustala okres przelewu. Daty od – do przelewu pobierane są z dokumentu źródłowego, np. FZ (data wystawienia), a dla zdarzeń wprowadzonych bezpośrednio do preliminarza jest to data dokumentu. Kolejna weryfikacja dotyczy tego czy:

• w okresie przelewu zaznaczono wszystkie płatności dla danego kontrahenta (niezależnie od tego, w którym rejestrze bankowym występują),
• wszystkie zdarzenia mają być realizowane jako płatności MPP,
• zdarzenia mają status Do realizacji,
• zdarzenia są w całości nierozliczone (stan Nie podlega wyklucza przelew zbiorczy),
• zdarzenia mają taką samą walutę rozliczenia,
• na zdarzeniach wybrano ten sam numer rachunku bankowego,
• na zdarzeniach w sekcji MPP widnieje ten sam numer

Przykład

Spełnienie wszystkich tych warunków pozwala na przygotowanie przelewu zbiorczego. Od kontrahenta ABC otrzymaliśmy faktury zakupu objętych mechanizmem MPP. Fa/2019/0001 – data wystawienia 08.11.2019, termin płatności 14.11.2019 Fa/2019/0002  – data wystawienia 12.11.2019, termin płatności 15.11.2019 Fa/2019/0003 – data wystawienia 12.11.2019, termin płatności 18.11.2019 Fa/2019/0004 – data wystawienia 13.11.2019, termin płatności 19.11.2019  – na płatności wskazano inny (drugi) rachunek bankowy kontrahenta ABC Jeśli w preliminarzu płatności zaznaczymy: – tylko dwie płatności Fa/20190001 i Fa/2019/0002 i wybierzemy przelew zbiorczy pojawi się komunikat: Wybranych płatności [Fa/2019/0001], [Fa/2019/0002] nie można zapłacić zbiorczym przelewem. W komunikacie zbiorczym powinny się znaleźć wszystkie dokumenty wystawione przez kontrahenta ABC w zadanym okresie, nie dłuższym niż miesiąc kalendarzowy. W tym przypadku w przelewie zbiorczym powinny znaleźć się wszystkie płatności wystawione w okresie 08.11 – 12.11.2019 czyli także FA/2019/003. – wszystkie cztery faktury – pojawi się komunikat: Wybranych płatności [Fa/2019/0001], [Fa/2019/0002], [Fa/2019/0003], [Fa/2019/0004]  nie można zapłacić zbiorczym przelewem. Wybrane są różne numery rachunków / numery NIP / waluty rozliczenia / ustawienia SEPA lub płatności pochodzą z dokumentów wystawionych w okresie dłuższym niż miesiąc kalendarzowy. – zaznaczymy trzy pierwsze faktury – zostanie utworzony przelew zbiorczy na łączną kwotę płatności. W sekcji dotyczącej MPP zamiast numeru faktur pojawi się okres przelewu 08.11-12.11.2019.

Przy tworzeniu przelewów zbiorczych dla płatności MPP opcje Grupuj wg dat  i Dziel przelewy wg długości opisu nie mają znaczenia. W zbiorczym przelewie muszą zostać ujęte wszystkie płatności do dokumentów wystawionych w danym okresie. Pozostałe parametry działają analogicznie jak przy tworzeniu zbiorczych przelewów dla ‘zwykłych’ płatności (nie objętych MPP).

Eksport przelewów do plików XML

Istnieje możliwość eksportu przelewów do plików xml. Służą do tego standardowe formaty: Przelewy krajowe (xml), Przelewy SEPA (xml), Przelewy SEPA BZWBK (xml), Przelewy walutowe (xml),

Dotyczy wersji: 2020.5.1

Citi Handlowy – Przelewy krajowe, w tym MPP (xml), Citi Handlowy – Przelewy międzynarodowe (xml), Citi Handlowy – Przelewy podatkowe (xml), Citi Handlowy – Przelewy SEPA (xml)

. Pliki generowane są zgodnie ze standardem XML opartym o normę ISO 20022. Format Przelewy krajowe (xml) służy do eksportu przelewów złotówkowych, zarówno przelewów zwykłych, jak i przelewów do urzędu skarbowego oraz ZUS. Jeżeli wśród zaznaczonych płatności są przelewy do US i/lub ZUS i w oknie Eksport przelewów do pliku jako format wymiany wybierzemy Przelewy xml, wówczas przelewy również eksportowane są tym formatem, a nie formatem do US/ZUS przypisanym na karcie banku.

Dotyczy wersji: 2020.5.1

Wysyłając przelewy do banku Citi Handlowy jednym z formatów XML należy na formularzu banku, z którego robiony jest przelew uzupełnić kod SWIFT. Aby prawidłowo sparametryzować kod SWIFT prosimy o kontakt z Citi Handlowy. Citi Handlowy – Przelewy krajowe, w tym MPP (xml) – służy do eksportowania do banku przelewów złotówkowych oraz przelewów realizowanych metodą podzielonej płatności. W sytuacji, gdy eksportowane płatności będą miały ustawiony priorytet Wysoki zostaną wysłane jako przelewy natychmiastowe (Express Elixir). Citi Handlowy – Przelewy międzynarodowe (xml) to format, który pozwala na wyeksportowanie do banku przelewów walutowych. Citi Handlowy – Przelewy podatkowe (xml) umożliwia wyeksportowanie przelewów do urzędów skarbowych. W preliminarzu płatności wybieramy przelewy podatkowe i na oknie Eksport przelewów do banku w polu Format wymiany wybieramy Citi Handlowy – Przelew podatkowy (XML). W tym przypadku nie ma znaczenia ustawienie formatu dla przelewów podatkowych na formularzu banku. Citi Handlowy – Przelewy SEPA (xml) pozwala na wysłanie do banku przelewów europejskich, realizowanych w bankach, które należą do Jednolitego Obszaru Płatniczego i są one w walucie Euro.

W przypadku przelewów walutowych jako opcja rozliczania opłat ustawiana jest domyślnie „SHAR” – prowizje i opłaty są dzielone pomiędzy zleceniodawcę i beneficjenta. Po zaznaczeniu kilku przelewów i wyeksportowaniu ich formatem xml, powstaje jeden zbiorczy plik. Jeżeli wśród zaznaczonych przelewów będą zarówno przelewy zwykłe, jak i przelewy do US i/lub ZUS, w momencie eksportu formatem Przelewy krajowe (xml) powstaną osobne zbiorcze pliki dla przelewów zwykłych, US i ZUS. Jeżeli w oknie Eksportu przelewów do pliku w formacie wymiany wybrany będzie format xml, wówczas parametr Aktualizuj przy eksporcie informacje ZUS na zdarzeniach (w formacie Elixir-O) jest niewidoczny. Przy eksporcie przelewów walutowych i SEPA, litery ze znakami diakrytycznymi wpisane w nazwie firmy/ danych adresowych firmy/ nazwie podmiotu/ danych adresowych podmiotu/ opisie do banku są zamieniane na ich odpowiedniki, np. ‘ü’ na ‘ue’, ‘д’ na ‘d’. Przy eksporcie przelewów do pliku XML dla każdej płatności automatycznie nadawany jest unikalny Identyfikator operacji. Identyfikator jest zapisywany w pliku w tagu <EndToEndId>. Przy zaznaczonej opcji Przelewy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów wszystkie przelewy cząstkowe wchodzące w skład przelewu zbiorczego otrzymają taki sam identyfikator. Identyfikator operacji może być wykorzystywany do automatycznego rozliczania przelewów przy imporcie.

Konsekwencje wysłania przelewów do banku

Stan zdarzeń, które zostały wysłane do banku zmienia się na Zlecenie wysłane do banku. Na takich zdarzeniach nie da się wprowadzać żadnych zmian. Nie zmienia się natomiast status wysłanego zdarzenia – pozostaje ono w dalszym ciągu nierozliczone (N) lub rozliczone częściowo (C). Rozliczenie tych zdarzeń może nastąpić dopiero wtedy, gdy otrzymamy z banku wyciąg bankowy potwierdzający ich realizację. Pozycje z takiego wyciągu wprowadzamy na listę zapisów kasowych/bankowych odpowiedniego rejestru i rozliczamy je z naszymi zdarzeniami.

Definiowanie formatu wymiany danych z bankami

Definiowanie formatów przelewów jest dostępne w menu Ogólne /Inne /Formaty przelewów. Eksport zdarzeń z Preliminarza do banku Eksport przelewów odbywa się z poziomu Preliminarza dla wybranego konkretnego rejestru. Wybór formatu predefiniowanego bądź też zdefiniowanego przez użytkownika spowoduje pojawienie się formatki eksportu. Wynikiem eksportu jest plik tekstowy, który można wczytać do systemu konkretnego banku. Po zakończeniu operacji eksportu użytkownik otrzymuje log z informacją, które przelewy zostały wyeksportowane oraz jakie ewentualnie błędy miały miejsce.

Wymiana danych z bankami online

System Comarch ERP Optima obsługuje wymianę danych z bankiem (eksport i import przelewów) za pomocą automatycznej wymiany danych z bankami opartej o standard Comarch Data Connect 2.0. Ten sposób wymiany danych umożliwia pobieranie wyciągów bankowych oraz historii operacji, a także eksport przelewów bezpośrednio z/do systemu bankowego, bez konieczności ręcznego przenoszenia plików pomiędzy aplikacją bankową oraz Comarch ERP Optima. Możliwe jest również pobieranie dla każdego wysłanego przelewu jego aktualnego statusu w banku (przelew może oczekiwać na realizację, zostać zrealizowany, odrzucony, anulowany itp.). Informacja o stanie środków na rachunkach – ikona dostępna na wstążce i umożliwia pobranie informacji o stanie środków na rachunkach obsługiwanych za pomocą usługi sieciowej z listy rejestrów k/b, listy zapisów k/b oraz preliminarza płatności. Automatyczna komunikacja z bankiem odbywa się przez wymianę komunikatów w formacie plików XML (standard ISO 20022)  przy wykorzystaniu technologii web-services. Całość komunikacji jest zabezpieczona przez bezpieczny kanał HTTPS z wykorzystaniem dwustronnego SSL. Dzięki tym technologiom komunikacja pomiędzy Bankiem a klientem jest szyfrowana i nikt niepowołany nie ma dostępu do przesyłanych informacji. Dodatkowo dzięki dwustronnemu SSL Bank otrzymuje możliwość wstępnej weryfikacji klienta, a klient może zweryfikować, czy faktycznie podłączył się do serwera Banku. Do zabezpieczenia wymiany informacji zastosowane zostały: certyfikat transportowy, który weryfikuje Klienta i pozwala zweryfikować jego prawo do danego rachunku (rachunków) oraz certyfikat autoryzacyjny (podpis elektroniczny), którym mogą być podpisywane wysyłane do banku przelewy. Gdy przelewy nie zostaną podpisane lub zostaną podpisane przez nieuprawnioną osobę – zlecenia będą oczekiwały w banku na akceptację uprawnionej osoby. Na liście Ogólne/ Inne/ Formaty przelewów dostępny jest format:

• Alior Bank WebService do bezpośredniej wymiany danych z Alior Bankiem,
• ING WebService do bezpośredniej wymiany danych ING Bank Śląski,
• Citi Handlowy – API do bezpośredniej wymiany danych z bankiem Citi Handlowy,
• Pekao WebService do bezpośredniej wymiany danych z bankiem Pekao,
• BNP Paribas WebService do bezpośredniej wymiany z bankiem  BNP Paribas
• mBank WebService do bezpośredniej wymiany danych z mBankiem,
• Millennium Webservice do bezpośredniej wymiany danych z Bankiem Millennium,
• Santander WebService, do bezpośredniej wymiany danych z Santander Bank Polska.

W przypadku innych banków należy zweryfikować możliwość wymiany danych online kontaktując się z danym bankiem. Jeżeli bank wdrożył standard Comarch Data Connect 2.0, użytkownik może samodzielnie dodać format przelewu za pomocą którego będzie możliwa wymiana. Na formularzu formatu przelewu na zakładce [Ogólne] trzeba zaznaczyć parametr Bezpośrednia wymiana danych za pomocą usługi sieciowej oraz wpisać adres usługi sieciowej. Na formularzu nowododawanego formatu przelewu po zaznaczeniu opcji Bezpośrednia wymiana danych za pomocą usługi sieciowej widoczne będzie dodatkowe pole z możliwością wskazania jednej z opcji: Alior Bank, Bank Millennium, BNP Paribas, Citi Handlowy, ING, mBank, PeKaO, Santander lub Inny. Wybór ma znaczenie w przypadku identyfikowania statusów przelewów. Po wskazaniu opcji ING, status ACWC jest identyfikowany jako zlecenie anulowane. Zaznaczając Inny status ACWC jest rozpoznawany, jako zlecenie wprowadzone zmodyfikowane w systemie bankowym bądź do ręcznej modyfikacji. Wybór opcji ma również znaczenie przy wysyłaniu przelewów europejskich (SEPA) dla banków Pekao oraz BNP Paribas. Możliwość wskazania jednej z opcji dostępna jest wyłącznie dla formatów dodawanych przez użytkownika. Do wymiany danych z bankami, za pomocą webserwisów wymagana jest instalacja komponentu Microsoft .NET Framework w wersji co najmniej 4.5.

Eksport za pomocą webserwisów

Możliwy jest eksport przelewów krajowych (w tym do Urzędu Skarbowego i ZUS) oraz przelewów walutowych (w tym przelewów europejskich SEPA). Na formularzu banku w polach Format eksportu dla przelewów zwykłych oraz Format importu wyciągów bankowych można wskazać format obsługujący wymianę za pomocą usługi sieciowej. Format ten będzie podpowiadał się, jako domyślny podczas eksportu i importu przelewów. Po wybraniu takiego formatu na formularzu banku pojawia się zakładka [Ustawienia usługi sieciowej]. Na zakładce tej użytkownik wprowadza ustawienia dotyczące przelewów walutowych oraz podpina certyfikat do komunikacji otrzymany z banku ING, Pekao, BNP Paribas, Alior Bank, Bank Millennium. Zasady dodawania certyfikatu dla klientów mBanku, banku Citi Handlowy i Santander Bank Polska został opisany w dalszej części dokumentacji.

W przypadku przelewów walutowych istotne jest uzupełnienie pól: Opłatę ponosi, Osoba kontaktowa oraz Kontakt. W przypadku pola Opłatę ponosi jest możliwość wyboru trzech opcji: Zleceniodawca, Zleceniobiorca, Po równo. W przypadku niektórych rachunków opcja Zleceniobiorca może być zablokowana. Pokaże się wtedy odpowiedni komunikat przy próbie eksportu z wybraną tą opcją. Eksport przelewów za pomocą webserwisów jest możliwy z poziomu preliminarza płatności dla wybranego konkretnego rejestru. Jeżeli wybrany rejestr ma na formularzu banku przypisany format automatyczną współpracę z bankiem, wtedy ikona Eksportuj polecenia przelewu ma rozwijalne menu z dwoma opcjami: Eksportuj przelewy oraz Aktualizuj stany przelewów . Domyślnie kliknięcie w ikonę powoduje wywołanie okna Eksport przelewów do pliku.

W Konfiguracji stanowiska/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się parametr Zapisuj przelewy importowane/eksportowane poprzez usługę sieciową. Zaznaczenie tego parametru powoduje uaktywnienie pola na wpisanie ścieżki do katalogu, w którym będą zapisywały się pliki z przelewami importowane oraz eksportowane za pomocą usługi sieciowej. Domyślnie parametr jest odznaczony. W przypadku odznaczonego parametru pliki nie są zapisywane. Po wybraniu opcji Eksportuj przelewy pokazuje się okno, na którym można ustawić wybrane opcje eksportu. Po ustawieniu parametrów, eksport uruchamiamy ikoną pioruna. Eksportowane są zarówno przelewy w PLN jak również w walucie obcej. Możliwy jest także eksport przelewów zbiorczych, jaki i możliwość podpisania przelewów za pomocą podpisu kwalifikowanego. Pojawia się okno z możliwością wyboru właściwego certyfikatu. Jeżeli okno z wyborem certyfikatu zostanie anulowane – przelewy zostaną wysłane i będą oczekiwały na akceptację po stronie banku. Nieco inaczej wygląda to w sytuacji, gdy przelewy eksportowane są do mBanku lub banku Citi Handlowy. W przypadku komunikacji webservice z mBankiem okno do wskazania certyfikatu do podpisywania nie jest pokazywane przy eksporcie. Jest to związane z tym, że przelewy mogą być podpisywane przez kilka osób (kilkoma certyfikatami). Jeżeli przelewy mają być wysłane podpisane, należy je najpierw podpisać, a następnie wysłać. Dokładniejszy opis eksportu przy wymianie webservice z mBankiem zamieszczony jest w kolejnym podrozdziale Eksport przelewów do mBanku. W przypadku komunikacji webservice z bankiem Citi Handlowy wysyłane są podpisane przelewy. Więcej informacji na temat eksportu przelewów do banku CITI Handlowy znajduje się w kolejnym podrozdziale Eksport przelewów do banku Citi Handlowy Przy eksporcie przelewów za pomocą webserwisów dla każdej płatności automatycznie nadawany jest unikalny Identyfikator operacji. Identyfikator jest zapisywany w pliku w tagu <EndToEndId>. Przy zaznaczonej opcji Przelewy zbiorczo wg podmiotów wszystkie przelewy cząstkowe wchodzące w skład przelewu zbiorczego otrzymają taki sam identyfikator. Identyfikator operacji może być wykorzystywany do automatycznego rozliczania przelewów przy imporcie. Więcej informacji na temat tej funkcjonalności znajduje się w rozdziale Automatyczne rozliczanie przy imporcie przelewów. W przypadku importu Alior Bank WebService automatyczne rozliczanie przelewów przy imporcie nie zadziała dla przelewów walutowych, US oraz ZUS. W przypadku tych przelewów nie jest zwracana sygnatura przelewów. Przy zaznaczonej opcji Wysyłaj przelewy w jednym pliku przy eksporcie kilku przelewów tworzony jest jeden plik XML, w którym zapisane są wszystkie pojedyncze przelewy.

Uwaga

Opcja Wysyłaj przelewy w jednym pliku jest niedostępna przy eksporcie przelewów do banku Citi Handlowy.

Jeżeli parametr nie jest zaznaczony, to każdy z przelewów zapisywany jest w osobnym pliku. Przy eksporcie przelewów walutowych i SEPA za pomocą usługi sieciowej (webservice), litery ze znakami diakrytycznymi wpisane w nazwie firmy/ danych adresowych firmy/ nazwie podmiotu/ danych adresowych podmiotu/ opisie do banku są zamieniane na ich odpowiedniki, np. ‘ü’ na ‘ue’, ‘д’ na ‘d’.

Jeżeli w nazwie podmiotu jest cudzysłów, to przy eksporcie przelewów za pomocą usługi sieciowej (webservice) znak ten nie jest zapisywany w pliku. Dodatkowo przy eksporcie przelewów zagranicznych i SEPA znaki & @ ’ # $ % ^ * \ / | również nie są eksportowane.

Przy eksporcie przelewów krajowych (PLN) litery ze znakami diakrytycznymi występujące w polach tekstowych (nazwa i adres firmy, nazwa i adres odbiorcy, opis do banku) zamieniane są na ich odpowiedniki, np. ‘ü’ na ‘ue’, ‘д’ na ‘d’. Wyjątkiem są litery polskiego alfabetu (ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ż, ź) które nie są zamieniane. W preliminarzu płatności, jeżeli wybrany zostanie rejestr, który obsługuje wymianę danych poprzez usługę sieciową wśród kolumn na liście dostępne są kolumny: Data wysłania WebService, Komunikat WebService, Data komunikatu WebService. W kolumnach tych zapisywane są informacje przy eksporcie do usługi sieciowej oraz każdorazowym sprawdzeniu stanu przelewów w banku. Jest również możliwość sprawdzenia aktualnego statusu przelewów w banku. Opcja Aktualizuj stany przelewów sprawdza stan przelewów w banku oraz aktualizuje informacje na liście w preliminarzu płatności oraz na formularzu zdarzenia. Import przelewów poprzez usługę sieciową opisany jest w pkt. Import za pomocą usługi sieciowej.

Eksport przelewów do mBanku

W celu skonfigurowania wymiana danych z bankiem mBank w systemie Comarch ERP Optima należy:

• ustawić format wymiany danych – mBank Webservice,
• podać informację o numerze identyfikacyjnym firmy (DIK),
• określić typ logowania: certyfikat lub token mobilny (i jeżeli jest to certyfikat, to podpiąć certyfikat komunikacyjny),
• dla przelewów walutowych wskazać kto ponosi opłaty związane z takimi przelewani.

Na formularzu banku na zakładce [2 Import / Eksport] wybieramy format wymiany danych mBank Webservice. Przechodzimy na zakładkę [3 Ustawienia usługi sieciowej] i wprowadzamy ustawienia dotyczące:

• przelewów walutowych ,
• podpinamy certyfikat do komunikacji z bankiem. Certyfikat ten powinien mieć aktualną datę ważności, posiadać informacje o obsługujących go kluczach prywatnych. Należy upewnić się czy certyfikat znajduje się we właściwym magazynie certyfikatów.
• podajemy login (ID) Użytkownika w banku i typ logowania. Logowanie może odbywać się z wykorzystaniem certyfikatu lub tokena mobilnego. W przypadku tokena mobilnego potwierdzenie operacji wykonywane jest w aplikacji mobilnej zainstalowanej na telefonie.

W przypadku przelewów walutowych istotne jest uzupełnienie pól:

• Opłatę ponosi – mamy tutaj do wyboru trzy opcje: Zleceniodawca, Zleceniobiorca, Po równo.
• Osoba kontaktowa – nasz przedstawiciel wybrany do kontaktu z bankiem.
• Kontakt – numer telefonu, adres e-mail.

Na formularzu rejestru bankowego związanego z mBankiem należy uzupełnić informację o identyfikatorze firmy (DIK). Jest to unikalny identyfikator klienta banku w mBank CompanyNet. Brak tej informacji lub błędne dane uniemożliwi wymianę danych z bankiem (istotna jest wielkość liter) .

Eksport przelewów za pomocą usługi sieciowej wykonujemy z poziomu preliminarza płatności. W preliminarzu płatności należy:

• wybrać rejestr, który dotyczy mBank i ma ustalony format wymiany danych za pomocą usługi sieciowej (w naszym przypadku mBank WebService),
• na liście powinny wyświetlać się tylko zdarzenia nierozliczone lub rozliczone częściowo.

Po spełnieniu tych warunków w preliminarzu płatności będzie dostępna ikona Eksportuj polecenia przelewu  . Wymiana danych z mBankiem pozwala na:

• wysłanie przelewu, który oczekuje w banku na jego autoryzację (zatwierdzenie),
• wysłanie podpisanego przelewu, który zostanie w banku przekazany do realizacji,
• autoryzację (zatwierdzenie częściowe/finalne) wysłanych wcześniej przelewów.

W mBanku możliwa jest wieloosobowa autoryzacja transakcji. Dzięki tej usłudze istnieje możliwość autoryzacji przelewów przez więcej niż 1 osobę (w banku można ustalać limity do autoryzacji samodzielnej i dwuosobowej oraz nadać uprawnienia do wykonywania zleceń bez ich autoryzacji). W Comarch ERP Optima na zdarzeniu w preliminarzu płatności możemy:

• podpisać przelew – podpisujemy przelewy o stanie Do realizacji, które nie zostały wysłane do banku. Jeśli wymagają tego ustalenia z bankiem przelew może być podpisany przez kilka osób. Na liście wyświetlamy informacje o tym kto, kiedy i jakim certyfikatem podpisał dany przelew. Podpisanego przelewu nie możemy już modyfikować. Każda zmiana częściowe rozliczenie czy zmiana dat uniemożliwi jego wysłanie. Konieczne będzie usunięcie istniejącego podpisu/podpisów i ponowne podpisanie przelewu. Wysłanie podpisanego przelewu spowoduje, że w banku zostanie on skierowany do weryfikacji a później do realizacji.

• autoryzować przelew – przelewy możemy autoryzować na stronie banku lub bezpośrednio w Comarch ERP Optima. W Comarch ERP Optima autoryzacji może dokonać tylko ten operator, który korzysta z tokena mobilnego. Autoryzacja (zatwierdzanie) dotyczy przelewu, który został wysłany do banku. W systemie mamy zarówno możliwość autoryzacji częściowej, jak i finalnej (pełnej). Przed autoryzacją przelewu zalecamy uruchomienie na telefonie aplikacji bankowej, gdyż pojawi się w niej wiadomość prezentująca szczegóły zatwierdzanej dyspozycji (data przelewu, kwota). Ostateczna akceptacja lub odrzucenie dyspozycji wykonywane są za pomocą przycisku na telefonie. Na formularzu przelewu zapisujemy historię autoryzacji, która została wykonana z poziomu Comarch ERP Optima.

Podpisanie i autoryzacja pojedynczego przelewu możliwe są z poziomu formularza płatności. Operacje te można też wykonać seryjnie dla zaznaczonych zdarzeń. W tym celu będąc w Preliminarzu płatności należy wybrać strzałkę obok przycisku . Pojawi się dodatkowe menu : Podpisz przelewy – podpisujemy zaznaczone zdarzenia o stanie Do realizacji. Eksportuj przelewy – wysyłamy do banku zaznaczone przelewy. Po wybraniu opcji Eksportuj przelewy pojawi się okno Eksportuj przelewy do pliku na którym określamy parametry eksportu. Format wymiany przepisuje się z formularza banku, format wymiany dla MPP nie podlega edycji i jest taki sam jak format wymiany. Data przelewu – jako data przelewu zawsze wstawiana jest data realizacji przelewu. Przelewy zbiorczo wg podmiotów – po zaznaczeniu tej opcji przelewy które nie zostały podpisane zostaną pogrupowane wg podmiotu, numeru rachunku bankowego (wypełnionego na zdarzeniu) oraz waluty i wysyłane jako jeden, zbiorczy przelew. Podpisane przelewy zawsze wysyłane są pojedynczo, nie są grupowane. Po zaznaczeniu opcji Grupuj wg dat utworzonych zostanie tyle zbiorczych przelewów, ile jest różnych dat (terminów płatności/ dat realizacji/ dat dokumentu). Eksportuj wszystkie linie opisu do banku – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Parametr ten spowoduje, że w zbiorczym przelewie będziemy starali się umieścić wszystkie uzupełnione linie opisu do banku odczytane z agregowanych przelewów. Dziel przelewy wg długości opisu – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Spowoduje on, że program utworzy dla danego podmiotu kilka przelewów zbiorczych, przy czym na każdym z nich będzie umieszczony pełny opis do banku z przelewów cząstkowych. Parametr Dziel przelew wg długości opisu może być stosowany razem z pozostałymi parametrami dotyczącymi przelewów zbiorczych. Parametr ten nie ma wpływu na przelewy zbiorcze MPP Wysyłaj przelewy w jednym pliku – zaznaczenie tego parametru powoduje, że wysyłając kilka przelewów tworzymy jeden plik xml, w którym zapisujemy wszystkie pojedyncze przelewy. Jeśli parametr nie jest zaznaczony to każdy z tych przelewów zapisywany jest w osobnym pliku. Eksport uruchamiamy ikoną pioruna . Eksportowane są zarówno przelewy w PLN jak również w walucie obcej. Jeżeli w preliminarzu płatności wybierzemy rejestr, który obsługuje wymianę danych poprzez usługę sieciową wśród kolumn na liście dostępne są kolumny:

• Data wysłania WebService,
• Komunikat WebService,
• Data komunikatu WebService.

W kolumnach tych zapisywane są informacje przy eksporcie do usługi sieciowej oraz przy każdorazowym sprawdzeniu stanu przelewów w banku. Autoryzuj przelewy częściowo – operacja dostępna jest dla Użytkownika, który korzysta z tokena mobilnego i dotyczy przelewów wysłanych do banku. W sytuacji, gdy przelewy zostały wysłane w jednym pliku autoryzacja dotyczy wszystkich przelewów wchodzących w skład tego pliku (paczki). W banku przelewy będą miały status zautoryzowane częściowo i będą czekały na ostateczne zatwierdzenie. Autoryzuj przelewy finalnie – operacja dostępna jest dla Użytkownika, który korzysta z tokena mobilnego i wykonywana jest dla przelewów wysłanych do banku. W sytuacji, gdy przelewy zostały wysłane w jednym pliku autoryzacja dotyczy wszystkich przelewów wchodzących w skład tego pliku (paczki). W banku przelewy zostaną skierowane do realizacji. Aktualizuj stany przelewów – sprawdzenia aktualnego statusu przelewów w banku.

Eksport przelewów do banku Citi Handlowy

Wymiana danych z bankiem Citi Handlowy dostępna jest w systemie Comarch ERP Optima od wersji 2020.6.1. W systemie Comarch ERP Optima na formularzu banku z którego wysyłane będą przelewy należy:

• • uzupełnić informację o kodzie SWIFT
  • ustawić format wymiany danych
  • podpiąć certyfikaty i uzupełnić Client ID i Client secret

Na formularzu banku na zakładce [1. Ogólne] należy sprawdzić czy uzupełniono pole kod SWIFT. Podane kodu SWIFT jest wymagane w przypadku wykonywania przelewów z rachunku w banku Citi Handlowy. Aby prawidłowo sparametryzować kod SWIFT prosimy o kontakt z bankiem Citi Handlowy. Na zakładce [2 Dodatkowe] formularza banku w polach:

• • Format eksportu dla przelewów zwykłych
  • Format importu wyciągów bankowych

wybieramy właściwy dla banku format obsługujący wymianę za pomocą usługi sieciowej. W naszym przypadku dla banku Citi Handlowy dostępny jest format Citi Handlowy – API (standardowy). Wybrany przez nas format będzie później podpowiadany jako domyślny format podczas eksportu i importu przelewów.

Po wybraniu formatu Citi Handlowy – API (standardowy) na formularzu banku pojawia się dodatkowa zakładka [3 Ustawienia usługi sieciowej]. Na zakładce tej wprowadzamy ustawienia dotyczące:

• • przelewów walutowych – uzupełniamy informację, kto ponosi opłatę za przelewy walutowe,
  • podpinamy certyfikaty do komunikacji z bankiem. Certyfikaty powinny mieć aktualną datę ważności, posiadać informacjeo obsługujących je kluczach prywatnych. Należy upewnić się czy certyfikat znajduje się we właściwym magazynie certyfikatów.

Do poprawnej komunikacji z bankiem Citi Handlowy potrzebne jest wskazanie na formularzu banku czterech certyfikatów. Są to:

• • Client Signing and Encryption Certificate – certyfikat zakupiony przez Użytkownika i zainstalowany w systemie.
  • Citi Encryption Certificate – certyfikat dostarczany przez bank.
  • Citi Signing Certificate – certyfikat dostarczany przez bank.
  • Client SSL Certificate – certyfikat zakupiony przez Użytkownika i zainstalowany w systemie.

Dany rodzaj certyfikatu może pojawić się na liście certyfikatów dla banku Citi Handlowy tylko raz. Po wciśnięciu przycisku <Insert> lub pojawi się okno do wskazania danego certyfikatu. W nazwie okna wyświetlana jest informacja o aktualnie dodawanym certyfikacie. Certyfikaty można też dodawać w dowolnej kolejności poprzez jego wybór z menu kontekstowego, które dostępne jest po wciśnięciu strzałki obok plusa . W sytuacji, gdy dla Citi Encryption Certificate lub Citi Signing Certificate wskażemy inny plik niż *.pem pojawi się komunikat błędu: Wskazano niepoprawny plik z certyfikatem. Certyfikat ten nie pojawi się na liście certyfikatów dla banku Citi Handlowy. Użytkownik powinien wskazać poprawny plik, który otrzymał z banku.

• • Uzupełniamy Client ID i Client secret. Informacje te dostarczane są przez bank Citi Handlowy.

Eksport przelewów wykonujemy z poziomu preliminarza płatności. W preliminarzu płatności należy:

• • wybrać rejestr, który dotyczy banku Citi Handlowy i ma ustalony format wymiany danych za pomocą usługi sieciowej (w naszym przypadku Citi handlowy – API),
  • na liście powinny wyświetlać się tylko zdarzenia nierozliczone lub rozliczone częściowo.

Po spełnieniu tych warunków w preliminarzu płatności będzie dostępna ikona Eksportuj polecenia przelewu . Domyślnie kliknięcie w ikonę powoduje wywołanie okna Eksport przelewów do pliku, na którym określamy dodatkowe opcje eksportu. Data przelewu – do wyboru mamy cztery opcje: dzisiejsza, termin płatności, data realizacji, inna (samodzielnie ustalona). Przelewy zbiorczo wg podmiotów – po zaznaczeniu tej opcji przelewy zostaną pogrupowane wg podmiotu, numeru rachunku bankowego (wypełnionego na zdarzeniu) oraz waluty i wysyłane jako jeden, zbiorczy przelew. Po zaznaczeniu opcji Grupuj wg dat utworzonych zostanie tyle zbiorczych przelewów, ile jest różnych dat (terminów płatności/ dat realizacji/ dat dokumentu). Eksportuj wszystkie linie opisu do banku – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Parametr ten spowoduje, że w zbiorczym przelewie będziemy starali się umieścić wszystkie uzupełnione linie opisu do banku odczytane z agregowanych przelewów. Dziel przelewy wg długości opisu – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Spowoduje on, że program utworzy dla danego podmiotu kilka przelewów zbiorczych, przy czym na każdym z nich będzie umieszczony pełny opis do banku z przelewów cząstkowych. Parametr Dziel przelew wg długości opisu może być stosowany razem z pozostałymi parametrami dotyczącymi przelewów zbiorczych. Eksport uruchamiamy ikoną pioruna . Eksportowane są zarówno przelewy w PLN, jak również w walucie obcej. Wysyłamy podpisane przelewy. Skutkuje to tym, że przelewy te są automatycznie realizowane przez bank. Jeżeli w preliminarzu płatności wybierzemy rejestr, który obsługuje wymianę danych poprzez usługę sieciową, na liście dostępne są kolumny:

• • Data wysłania WebService
  • Komunikat WebService
  • Data komunikatu WebService

W kolumnach tych zapisywane są informacje przy eksporcie do usługi sieciowej oraz przy każdorazowym sprawdzeniu stanu przelewów w banku. Sprawdzenia aktualnego statusu przelewów w banku Citi Handlowy wykonujemy korzystając z opcji Aktualizuj stany przelewów. Jest ona dostępna po wciśnięciu strzałki obok przycisku  

Eksport przelewów europejskich SEPA

Przy eksporcie za pomocą usługi sieciowej możliwy jest również eksport do banku przelewów europejskich (SEPA). Na formularzu rejestru bankowego w EURO obsługującego wymianę danych za pomocą webservice dostępny jest parametr Przelewy SEPA. Jeżeli na formularzu rejestru w walucie EUR parametr zostanie zaznaczony wówczas będzie on również automatycznie zaznaczany na wszystkich zdarzeniach rozchodowych dodawanych do tego rejestru (zarówno zdarzeniach generowanych do dokumentów, jak również ręcznie wprowadzanych do preliminarza płatności). Jeżeli parametr na formularzu rejestru będzie odznaczony, wówczas również na zdarzeniach w preliminarzu będzie domyślnie odznaczony, z możliwością ręcznego zaznaczenia. Na zdarzeniach rozchodowych z walutą rozliczenia EURO, wprowadzonych do rejestru w PLN obsługującego wymianę danych za pomocą webservice, parametr Przelew SEPA jest widoczny, ale domyślnie niezaznaczony (z możliwością ręcznego zaznaczenia). Parametr Przelew SEPA można również zaznaczyć na zdarzeniach seryjnie poprzez wybór opcji Oznacz jako przelew SEPA dostępnej w preliminarzu płatności pod ikoną operacji seryjnych i w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Parametr można zaznaczyć tylko na zdarzeniach o Stanie: Bufor i Do realizacji. W przypadku eksportu przelewów z zaznaczonym Przelewy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów osobno są sumowane przelewy z zaznaczonym parametrem Przelew SEPA, a osobno przelewy bez zaznaczonego parametru. W związku z rozpoczęciem obowiązywania Rozporządzenia 260/2012 Parlamentu Europejskiego i Rady UE ustanawiającego wymogi techniczne i handlowe w odniesieniu do poleceń przelewu i poleceń zapłaty w euro oraz zmieniające rozporządzenie (WE) nr 924/2009 (tzw. Rozporządzenie SEPA), które wprowadza pewne zmiany w strukturze plików SEPA, na płatnościach i zapisach bankowych umożliwiono uzupełnienie dodatkowych informacji. Na zdarzeniach rozchodowych z zaznaczonym parametrem Przelew SEPA pojawia się kolejna zakładka [Dodatkowe SEPA], na której można wpisać informacje, które będą wysyłane do banku. Pola są do ręcznego uzupełnienia przez użytkownika i nie są obowiązkowe. Na zakładce [Dodatkowe SEPA] dostępne są 4 sekcje: Zleceniodawca, Pierwotny zleceniodawca, Kontrahent i Finalny odbiorca. Dla Pierwotnego zleceniodawcy, Kontrahenta i Finalnego odbiorcy do wyboru jest opcja Osoba prawna i Osoba fizyczna. Dla Zleceniodawcy jest tylko osoba prawna. W przypadku osoby prawnej do uzupełnienia są następujące pola: BIC/BEI lub Identyfikator, Typ, Wystawca. W przypadku osoby fizycznej do uzupełnienia są: Data urodzenia, Kraj (kod kraju, np. PL), Województwo i Miasto lub Identyfikator, Typ i Wystawca. Część danych jest automatycznie uzupełniania z karty podmiotu. Jeżeli na płatności wybrany będzie bank, urząd lub kontrahent (który na karcie ma zaznaczony status Podmiot gospodarczy), po zaznaczeniu na zakładce [Dodatkowe SEPA] opcji Kontrahent domyślnie zaznaczona jest Osoba prawna. Jeżeli na płatności wybrany będzie pracownik, wspólnik lub kontrahent (który na karcie ma zaznaczony status Osoba fizyczna), po zaznaczeniu na zakładce [Dodatkowe SEPA] opcji Kontrahent domyślnie zaznaczona jest Osoba fizyczna i pola Województwo, Kraj, Miasto i Data urodzenia są uzupełniane danymi z karty podmiotu. Polskie znaki (ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ź, ż) wpisane w nazwie lub w danych adresowych, do banku są eksportowane odpowiednio jako: a, c, e, l, n, o, s, z, z. Na płatnościach o stanie wysłane lub zrealizowane pola na zakładce [Dodatkowe SEPA] są wyszarzane. Zakładka [Dodatkowe SEPA] widoczna jest również na zapisach bankowych zaimportowanych za pomocą usługi sieciowej (webservice) do rejestru, który ma zaznaczony parametr Przelewy SEPA. Zakładka widoczna jest tylko na przelewach, które w systemie bankowym miały uzupełnione Dodatkowe informacje SEPA.

Opis do banku

Podczas eksportu w pliku można umieścić Opis dla polecenia przelewu. Pole na opis jest dostępne z poziomu zakładki [Dodatkowe] na formularzu zdarzenia (Preliminarz płatności). Treść tego opisu można wpisać bezpośrednio na zdarzenie lub powiązać z kategorią skojarzoną ze zdarzeniem. Na formularzu kategorii na zakładce [Dodatkowe] znajdują się pola Opis do banku, w które można wpisać definicje dla opisu do banku. Podczas definiowania opisu można posłużyć się makrami w oparciu, o które podstawiane są informacje z dokumentu. Makra, które mogą być wykorzystywane podczas tworzenia opisu do banku na poleceniu przelewu to: @DOC – w pole Opis do banku wstawiany będzie numer obcy dokumentu. Jeśli dokument nie posiada numeru obcego w pole wstawiany będzie numer własny (nadany w programie) @DATA – data dokumentu @MC – miesiąc pobierany z daty dokumentu @ROK – rok z daty dokumentu @PD –poprzedni dzień (przed datą dokumentu) @BD –data dokumentu (równoważny z @DATA) @ND – następny dzień (po dacie dokumentu) @PM – poprzedni miesiąc (w stosunku do daty wystawienia dokumentu) @BM – bieżący miesiąc @NM – następny miesiąc @PK – poprzedni kwartał (w stosunku do daty wystawienia dokumentu) @BK – bieżący kwartał @NK – następny kwartał @PR – poprzedni rok (w stosunku do daty wystawienia dokumentu) @BR – bieżący rok @NR – następny rok (równoważny z @ROK) @OPISLP – pobiera opis z nagłówka listy z pola OPIS @PodmiotId – przenosi Id podmiotu @PodmiotTyp – przenosi typ podmiotu np: kontrahent, bank… @ZdarzenieId – przenosi id zdarzenia, tylko w przypadku zmiany kategorii na zapisanym wcześniej zdarzeniu. @PodmiotKod – przenosi kod podmiotu z pola domyślny płatnik @KategoriaOpis – pobiera opis z kategorii, która na płatność przenosi się z nagłówka dokumentu @PodmiotNazwa1 – pobiera pierwszą linię nazwy podmiotu, a w przypadku pracownika nazwisko @PodmiotNazwa2 – pobiera drugą linię nazwy podmiotu, a w przypadku pracownika imię @PodmiotNazwa3 – pobiera trzecią linię nazwy podmiotu @DokumentyRozliczające – pobiera numery dokumentów z którymi dana płatność została rozliczona (Poszczególne numery oddzielane są spacjami. Jeżeli makro będzie wpisane na kategorii w kilku liniach opisu do banku, wówczas na płatności w kolejnych liniach opisu do banku będą widoczne kolejne numery dokumentów rozliczających.) Opis pojawi się automatycznie w polu Opis do banku, jeśli na zdarzeniu wybrana zostanie kategoria, dla której zdefiniowano zawartość pola Opis do banku. W Konfiguracji firmy /Kasa/Bank /Parametry dostępny jest także parametr Domyślny początek opisu do banku dla przelewów zwykłych. Zaznaczenie parametru spowoduje, że wpisany w konfiguracji opis będzie przenoszony dla nowotworzonych płatności na zdarzenie w preliminarzu do pierwszej linii „Opis do Banku” dla przelewów zwykłych. Jeżeli parametr nie będzie zaznaczony opis  zostanie pobrany z makr na kategorii bądź też w przypadku braku kategorii podpowiadać się będzie domyślnie: „Zapłata za” lub „Wynagrodzenie za”. Eksportując przelewy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów, powtarzająca się fraza np. „Zapłata za” do pliku przenosić się będzie tylko na początku, a po niej będą pojawiać się numery kolejnych dokumentów.

Elektroniczna wymiana danych z bankiem – import

System Comarch ERP Optima umożliwia również import przelewów z aplikacji bankowej. Mechanizm budowania formatów eksportu opisany powyżej można wykorzystać do budowania formatu służącego do importu zrealizowanych przelewów z pliku dostarczonego przez bank. Dostępny jest również import za pomocą formatów predefiniowanych z płaskich plików tekstowych oraz import przelewów z pliku w formacie MT-940 (*.STA).

Import z pliku MT-940

Import dla plików w formacie MT-940 można wykonać z poziomu menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe/ dla wybranego otwartego raportu. Z listy rozwijanej należy wybrać format wymiany MT-940 oraz plik z rozszerzeniem *.STA. Wyciąg w formacie SWIFT MT-940 może zawierać dane dotyczące wielu rachunków, jednak jest on importowany do raportu dotyczącego jednego rejestru, czyli jednego rachunku bankowego. W związku z tym istnieje możliwość zaznaczenia parametru Dodawaj zapisy dotyczące innych rachunków. Jeżeli parametr zostanie zaznaczony przed importem, zostaną wczytane wszystkie przelewy znajdujące się w importowanym pliku. Jeżeli parametr będzie odznaczony – zaimportowane zostaną tylko przelewy powiązane z rachunkiem dotyczącym rejestru, do którego importowane są dane. Jest również możliwość określenia strony kodowej – wybór spośród następujących możliwości: Windows (1250), Latin II, Mazovia, ISO 8859-2 oraz UTF-8. Dla większości formatów właściwym ustawieniem jest Latin II. Identyfikacja podmiotu odbywa się na podstawie numeru rachunku bankowego, jeżeli taka informacja jest w pliku. W przypadku, kiedy numer rachunku bankowego jest niepoprawny, podczas importu pojawia się ostrzeżenie o błędnym numerze rachunku i na zapisie numer rachunku bankowego zostawiany jest pusty. Jeżeli z pliku nie uda się odczytać nazwy podmiotu, jest ona przepisywana z karty kontrahenta.

Uwaga

W Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry dostępny jest parametr Automatyczne dodawanie numerów rachunków bankowych do karty kontrahenta. Podczas importu przelewów z pliku gdy kontrahent nie zostanie zidentyfikowany to na zapisie kasowym/bankowym podstawi się jako nieokreślony, natomiast rachunek bankowy może zostać przepisany z wyciągu. Przy zaznaczonym parametrze Automatyczne dodawanie numerów rachunków bankowych do karty kontrahenta przy edycji zaimportowanego zapisu i zmianie kontrahenta z nieokreślonego na innego pojawi się pytanie: Na karcie kontrahenta nie ma takiego numeru rachunku bankowego. Czy dodać numer rachunku na kartę kontrahenta? Akceptacja spowoduje, że na kartę wybranego kontrahenta zostanie dodany rachunek bankowy zaimportowany z wyciągu. Wszelkie modyfikacje później w obrębie rachunku nie będą już miały odzwierciedlenia w numerze. Jeżeli parametr w konfiguracji nie będzie zaznaczony po zmianie kontrahenta komunikat się nie pojawi i numer rachunku nie będzie dopisywany do karty kontrahenta.

Uwaga

Numer rachunku nie zostanie przepisany na kartę kontrahenta w przypadku gdy jest to kontrahent unijny który nie posiada uzupełnionego prefiksu kraju. Dla transakcji unijnych wymagane jest uzupełnienie prefiksu kraju na karcie kontrahenta.

W przypadku importu wyciągów walutowych importowanych do rejestru, który obsługuje Magazyn walut, jeżeli w magazynie jest niewystarczająca ilość środków do rozliczenia, przy imporcie pokaże się komunikat o braku środków i dokument zapisze się z zaznaczonym parametrem Magazyn walut. Oznacza to, że taki zapis wpływa na magazyn walut, jednakże nie zostanie rozliczony w magazynie walut, ani on, ani żaden zapis występujący po nim. Zapisy można będzie rozliczyć dopiero, gdy do rejestru wpłyną odpowiednie środki.

Definiowanie formatu importu

Definiowanie formatów importu przelewów z aplikacji bankowych jest dostępne w menu Ogólne /Inne /Formaty przelewów i przebiega w taki sam sposób jak definiowanie formatów eksportu. Przy imporcie odczytywane są następujące pola:

• Akronim podmiotu,
• Data dokumentu,
• Kierunek przepływu,
• Kwota płatności,
• Nazwa podmiotu 1,
• Nazwa podmiotu 2,
• Nazwa podmiotu 3,
• Numer dokumentu,
• Numer rachunku podmiotu,
• Numer rozliczeniowy banku podmiotu,
• Opis do banku (pierwsza linijka),
• Opis do banku (druga linijka),
• Opis do banku (trzecia linijka),
• Opis do banku (czwarta linijka),
• Opis księgowy,
• Pełny numer rachunku podmiotu,
• Suma kontrolna – rachunek podmiotu,
• Suma kontrolna – rachunek własny.
• Identyfikator operacji

Ponadto pola Data dokumentu oraz Kwota płatności są polami wymaganymi.

Warunki wymagane do prawidłowego zdefiniowania formatu importu

W momencie uruchomienia importu przelewów zostanie sprawdzona struktura formatu, zdefiniowany format musi zawierać przynajmniej pola Kwota płatności oraz Data dokumentu.

• Jeżeli w formacie występują pola łączone, to, aby zostały odczytane przy imporcie, muszą zostać połączone znakiem podziału wiersza bądź też format musi posiadać stałą szerokość pól.
• Gdy zdefiniowany przez użytkownika format ma zmienną szerokość pól, dodatkowo musi posiadać: separator pól, separator wierszy oraz ograniczniki tekstu.
• Jeżeli format ma pozycje zdefiniowane, jako liczba, chociaż jest w nich tekst, a format nie zawiera separatorów tekstu, jako liczba formatowane jest tylko pole Kwota płatności. Pozostałe pola formatowane są, jako: tekst, czyli znaki takie jak: spacja, kropka, przecinek nie są usuwane.
• Jeżeli, w polach w pliku z banku nie ma ogranicznika tekstu wówczas, jako typ pola w formacie przelewów należy wybrać liczba, a nie tekst.
• Format nie może zawierać stopki.
• Jeżeli struktura pliku nie spełnia warunków, zostanie wyświetlony komunikat z błędem.

Import przelewów z pliku

Import zapisów kasowych/bankowych dostępny jest w menu Kasa/Bank /Zapisy kasowe/bankowe /Ikona importu  jest aktywna po wybraniu przez użytkownika otwartego raportu. Uruchomienie importu za pomocą ikony Importuj polecenie przelewu powoduje otwarcie okna Import przelewów z pliku, które zawiera następujące informacje:

• Listę formatów wymiany
• Plik źródłowy – pole pokazuje ścieżkę dostępu do pliku, z którego wykonywany jest import
• Definicja KP – symbol numeracji dla dokumentów typu przychód
• Definicja KW – symbol numeracji dla dokumentów typu rozchód
• Zakres dat – po jego zaznaczeniu, z pliku wczytywane są tylko te zapisy, które należą do wskazanego zakresu dat
• Rozliczaj przy imporcie – po jego zaznaczeniu może nastąpić automatyczne rozliczenie importowanych przelewów, więcej na temat tej funkcjonalności znajduje się w rozdziale Automatyczne rozliczanie przy imporcie przelewów
• Wczytaj plik – zapisy z pliku zostaną wczytane do tabeli
• Uruchom import – jest aktywna po wczytaniu zapisów z pliku do tabeli tymczasowej i powoduje przeniesienie zapisów z tabeli tymczasowej do raportu kasowego/bankowego
• Tabela tymczasowa, w której znajdują się zapisy wczytane z pliku. Pozycje znajdujące się w tabeli nie podlegają edycji

Po wczytaniu pliku, tabela tymczasowa wypełniana jest informacjami odczytanymi z pliku. Pozycje znajdujące się w tabeli nie podlegają edycji. Jeżeli w kolumnie Akronim pojawi się akronim kontrahenta nie oznacza to, że kontrahent został zidentyfikowany w bazie danych tylko, że w formacie importu jest pole Akronim podmiotu i dla danego zapisu jest ono wypełnione w pliku. Przeniesienie zapisów z tabeli tymczasowej do raportu zakończone jest standardowym logiem, który szczegółowo przedstawia, które zapisy zostały zaimportowane, a które nie i z jakiego powodu. Uwagi:

• Jeżeli w formacie znajduje się Numer dokumentu, zostanie on przeniesiony na Zapis kasowy/bankowy do pola Numer obcy.
• Jeżeli numer obcy w pliku ma więcej niż 30 znaków zostanie ucięty, a w całości zostanie dodany do pola Opis, razem z ewentualnym opisem z innych pól w pliku. Taka sytuacja może wystąpić zwłaszcza wtedy, gdy przelew dotyczył zapłaty za kilka faktur.
• Jeżeli w formacie importu są pola związane z nazwą podmiotu, to nazwa podmiotu zostanie przeniesiona na zapis kasowy/bankowy z pliku. W przypadku, kiedy nie ma takich pól, to nazwa zostanie pobrana z karty podmiotu (pod warunkiem, że podmiot zostanie zidentyfikowany). Jeśli podmiot nie będzie rozpoznany wówczas na zapis kasowy/ bankowy będzie podstawiony kontrahent Nieokreślony.
• Identyfikacja podmiotu odbywa się w pierwszej kolejności po Akronimie podmiotu oraz w drugiej kolejności po numerze rachunku bankowego.
• Dla pól Pełny numer rachunku, Numer rachunku podmiotu, Numer rozliczeniowy banku podmiotu, jeżeli zadeklarowano określoną szerokość pól np. 26 znaków, pobierane jest ostatnie 26 znaków z tego pola. Tak otrzymany numer jest następnie brany pod uwagę przy identyfikacji podmiotu i przepisywany na zapis kasowy/bankowy.
• Rozpoznawanie przelewów dla których zastosowano metodę podzielonej płatności odbywa się poprzez rozpoznanie ciągu znaków /VAT/ (…) /IDC/ (…) /INV/. Oznacza on, że jest to przelew MPP.  Jeżeli w importowanym pliku będą dwa przelewy z identycznym opisem o takiej strukturze, to ten na mniejszą kwotę zostanie oznaczony jako Kwota VAT. W przypadku, gdy oba przelewy będą miały taki sam opis i taką samą kwotę – żaden z nich nie będzie miał zaznaczonego parametru Kwota VAT.
• Po imporcie wyciągu do rejestru oznaczonego jako Rachunek VAT dla MPP wszystkie zapisy mają zaznaczone parametry: MPP- podzielona płatność i Kwota podatku.
• Na przelewach oznaczanych jako Kwota VAT domyślnie jest ustawiany Status: Nie podlega rozliczeniu. 

Uwaga

W Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry dostępny jest parametr Automatyczne dodawanie numerów rachunków bankowych do karty kontrahenta. Podczas importu przelewów z pliku gdy kontrahent nie zostanie zidentyfikowany to na zapisie kasowym/bankowym podstawi się jako nieokreślony, natomiast rachunek bankowy może zostać przepisany z wyciągu. Przy zaznaczonym parametrze Automatyczne dodawanie numerów rachunków bankowych do karty kontrahenta przy edycji zaimportowanego zapisu i zmianie kontrahenta z nieokreślonego na innego pojawi się pytanie: Na karcie kontrahenta nie ma takiego numeru rachunku bankowego. Czy dodać numer rachunku na kartę kontrahenta? Akceptacja spowoduje, że na kartę wybranego kontrahenta zostanie dodany rachunek bankowy zaimportowany z wyciągu. Wszelkie modyfikacje później w obrębie rachunku nie będą już miały odzwierciedlenia w numerze. Jeżeli parametr w konfiguracji nie będzie zaznaczony po zmianie kontrahenta komunikat się nie pojawi i numer rachunku nie będzie dopisywany do karty kontrahenta.

Uwaga

Numer rachunku nie zostanie przepisany na kartę kontrahenta w przypadku gdy jest to kontrahent unijny który nie posiada uzupełnionego prefiksu kraju. Dla transakcji unijnych wymagane jest uzupełnienie prefiksu kraju na karcie kontrahenta.

W przypadku importu wyciągów walutowych importowanych do rejestru, który obsługuje Magazyn walut, jeżeli w magazynie jest niewystarczająca ilość środków do rozliczenia, przy imporcie pokaże się komunikat o braku środków i dokument zapisze się z zaznaczonym parametrem Magazyn walut. Oznacza to, że taki zapis wpływa na magazyn walut, jednakże nie zostanie rozliczony w magazynie walut, ani on, ani żaden zapis występujący po nim. Zapisy można będzie rozliczyć dopiero, gdy do rejestru wpłyną odpowiednie środki.

Import za pomocą usługi sieciowej

W systemie jest również dostępny import przelewów za pomocą usługi sieciowej. Jest możliwość importu wyciągów bankowych bądź historii operacji, jeżeli za dany okres nie jest jeszcze dostępny wyciąg bankowy.Z Banku Millennium zawsze importujemy historię operacji, z Citi Handlowy i mBanku importowane są wyciągi, z banku Santander importujemy wyciągi i historię. Zalecamy, aby okres raportów kasowych/bankowych w systemie Comarch ERP Optima był taki sam jak okres raportów w systemie bankowym. Jeżeli okres raportu się nie pokrywa to przy imporcie pojawi się odpowiedni komunikat wraz z pytaniem czy wykonać import historii operacji. Jeżeli wykonany został import historii operacji i następnie potem wykonywany jest ponowny import historii bądź import wyciągu wtedy importowane są tylko te przelewy, które nie zostały jeszcze zaimportowane. Duplikaty są odrzucane. Duplikaty są rozpoznawane po numerze referencyjnym zwracanym przez bank. Nieco inaczej wygląda to w przypadku importu historii/wyciągu za pomocą usługi sieciowej (webservice) w BNP Paribas,  Citi Handlowy,  Banku Millennium i mBanku. Duplikaty są sprawdzane nie po numerze referencyjnym, a wg następujących kryteriów:

• data księgowania,
• numer rachunku podmiotu,
• kwota,
• opis przelewu.

Jeżeli na importowanych przelewach nie ma tego numeru, to duplikacja sprawdzana jest wg następujących kryteriów:

• Data księgowania,
• Numer rachunku kontrahenta,
• Kwota,
• Opis przelewu.

Podczas importu sprawdzany jest stan początkowy raportu i porównywany ze stanem początkowym wyciągu bankowego. Jeżeli stany będą niezgodne w logu pokaże się odpowiednie ostrzeżenie. Po zakończeniu importu aktualizowany jest stan końcowy raportu i porównywany ze stanem końcowym w wyciągu. W przypadku braku zgodności również pokazywane jest odpowiednie ostrzeżenie. Przy imporcie za pomocą usługi sieciowej sposób rozpoznawania czy dla danego przelewu została zastosowana metoda MPP jest analogiczna jak w przypadku importu przelewów z pliku. Zostało to opisane w rozdziale powyżej (Import przelewów z pliku)

Uwaga

W Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry dostępny jest parametr Automatyczne dodawanie numerów rachunków bankowych do karty kontrahenta. Podczas importu przelewów z pliku gdy kontrahent nie zostanie zidentyfikowany to na zapisie kasowym/bankowym podstawi się jako nieokreślony, natomiast rachunek bankowy może zostać przepisany z wyciągu. Przy zaznaczonym parametrze Automatyczne dodawanie numerów rachunków bankowych do karty kontrahenta przy edycji zaimportowanego zapisu i zmianie kontrahenta z nieokreślonego na innego pojawi się pytanie: Na karcie kontrahenta nie ma takiego numeru rachunku bankowego. Czy dodać numer rachunku na kartę kontrahenta? Akceptacja spowoduje, że na kartę wybranego kontrahenta zostanie dodany rachunek bankowy zaimportowany z wyciągu. Wszelkie modyfikacje później w obrębie rachunku nie będą już miały odzwierciedlenia w numerze. Jeżeli parametr w konfiguracji nie będzie zaznaczony po zmianie kontrahenta komunikat się nie pojawi i numer rachunku nie będzie dopisywany do karty kontrahenta.

Uwaga

Numer rachunku nie zostanie przepisany na kartę kontrahenta w przypadku gdy jest to kontrahent unijny który nie posiada uzupełnionego prefiksu kraju. Dla transakcji unijnych wymagane jest uzupełnienie prefiksu kraju na karcie kontrahenta.

Na liście raportów kasowych/bankowych dla rejestru, który obsługuje import przelewów poprzez usługę sieciową, wśród kolumn na liście jest kolumna Wyciąg z banku, w której zapisywana jest informacja, czy wyciąg bankowy został pobrany. W sytuacji kiedy najpierw importowana była historia, a następnie wyciąg i żaden z zapisów wyciągu nie został zaimportowany ze względu na duplikację to status raportu w kolumnie Wyciąg z banku zmienia się na Pobrano. W przypadku importu wyciągów walutowych importowanych do rejestru, który obsługuje Magazyn walut, jeżeli w magazynie jest niewystarczająca ilość środków do rozliczenia, przy imporcie pokaże się komunikat o braku środków i dokument zapisze się z zaznaczonym parametrem Magazyn walut. Oznacza to, że taki zapis wpływa na magazyn walut, jednakże nie zostanie rozliczony w magazynie walut, ani on, ani żaden zapis występujący po nim. Zapisy można będzie rozliczyć dopiero, gdy do rejestru wpłyną odpowiednie środki. Eksport przelewów za pomocą usługi sieciowej jest opisany w pkt. Eksport za pomocą usługi sieciowej.

Import przelewów europejskich SEPA

Na zapisach bankowych zaimportowanych za pomocą usługi sieciowej (webservice) do rejestru, który ma zaznaczony parametr Przelewy SEPA widoczna jest dodatkowa zakładka [Dodatkowe SEPA]. Zakładka widoczna jest tylko na przelewach, które w systemie bankowym miały uzupełnione Dodatkowe informacje SEPA. Eksport przelewów europejskich SEPA za pomocą usługi sieciowej jest opisany w pkt. Eksport przelewów europejskich SEPA.

Automatyczne rozliczanie przy imporcie przelewów

Automatycznie rozliczanie jest możliwe zarówno podczas importu zapisów w PLN, jak i importu do rejestrów walutowych (w tym do rejestrów obsługujących magazyn walut).  W sytuacji kiedy kurs waluty na rozliczanej płatności będzie różny od kursu na zaimportowanym zapisie bankowym, automatycznie zostanie wygenerowana różnica kursowa. Funkcjonalność automatycznego rozliczania podczas importu działa zarówno przy imporcie zdefiniowanymi formatami przelewów, jak i formatami MT-940 oraz za pomocą usługi sieciowej (webservice). W przypadku importu Alior Bank WebService automatyczne rozliczanie przelewów przy imporcie nie zadziała dla przelewów walutowych, US oraz ZUS. W przypadku tych przelewów nie jest zwracana sygnatura przelewów. Jeżeli w momencie importu przelewów ma nastąpić ich automatyczne rozliczanie, w oknie Import przelewów należy zaznaczyć parametr Rozliczaj przy imporcie. Po jego zaznaczeniu pojawią się następujące opcje do wyboru:

• wg identyfikatora
• wg identyfikatora oraz kolejno wg podmiotu i kwoty
• wg identyfikatora oraz kolejno wg kwoty i opisu
• wg identyfikatora oraz kolejno według podmiotu i opisu
• wg identyfikatora oraz kolejno chronologicznie wg podmiotu

  Zaznaczenie parametru jest zapamiętywane dla danego operatora. Opcja wg identyfikatora oznacza, że w momencie importu w importowanym przelewie rozchodowym wyszukiwany jest Identyfikator operacji, następnie sprawdzane jest czy istnieje nierozliczona płatność o takim samym identyfikatorze. Jeżeli uda się sparować dokumenty, to następuje ich rozliczenie. Jeżeli w importowanym przelewie nie ma identyfikatora operacji lub jeżeli w Preliminarzu płatności nie będzie nierozliczonej płatności o identyfikatorze takim samym jak w importowanym wyciągu, to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie przelewu Przelew Lp 1 [] nie zostało wykonane. Brak pary do rozliczenia. i zapis bankowy się zaimportuje, ale jako nierozliczony. Przy wybranej opcji wg identyfikatora oraz kolejno wg podmiotu i kwoty program próbuje najpierw połączyć dokumenty o takim samym identyfikatorze. Jeżeli nie uda się sparowanie płatności po identyfikatorze operacji, to sprawdzane jest drugie kryterium, tj. podmiot i kwota. Jeżeli w Preliminarzu płatności znajduje się nierozliczona płatność na ten sam podmiot i taką samą kwotę co w importowanym przelewie (oraz zgadza się kierunek przychód/ rozchód) to następuje ich rozliczenie. Przy wybranej opcji wg identyfikatora oraz kolejno wg kwoty i opisu program próbuje najpierw połączyć dokumenty o takim samym identyfikatorze. Jeżeli nie uda się sparowanie płatności po identyfikatorze operacji, to sprawdzane jest drugie kryterium, tj. kwota i opis. Program wyszukuje nierozliczone płatności o takiej samej kwocie jak na importowanym zapisie, jeżeli znajdzie taką płatność to dalej sprawdzane jest czy pole Opis na importowanym zapisie zawiera ciąg znaków z pola Numer obcy/ Opis do banku ze zdarzenia. W przypadku gdy uda się znaleźć odpowiednią płatność, następuje ich rozliczenie. Przy wybranej opcji wg identyfikatora oraz kolejno według podmiotu i opisu program próbuje najpierw połączyć dokumenty o takim  samym identyfikatorze. Jeżeli nie uda się sparowanie płatności po identyfikatorze operacji, to sprawdzane jest drugie kryterium, tj. podmiot i opis. Program wyszukuje nierozliczone płatności na ten sam podmiot jaki jest na importowanym zapisie, jeżeli znajdzie taką płatność to dalej sprawdzane jest czy pole Opis na importowanym zapisie zawiera ciąg znaków z pola Numer obcy/ Opis do banku ze zdarzenia. W przypadku gdy uda się znaleźć odpowiednią płatność, następuje ich rozliczenie. Po wybraniu opcji wg identyfikatora oraz kolejno chronologicznie wg podmiotu program próbuje najpierw połączyć dokumenty o takim  samym identyfikatorze. Jeżeli nie uda się sparowanie płatności po identyfikatorze operacji, to wyszukiwane są nierozliczone płatności na ten sam podmiot, jaki jest na importowanym zapisie i następuje ich rozliczanie chronologicznie, zaczynając od najstarszego. Jeżeli w pliku z banku jest kilka przelewów z tym samym identyfikatorem (np. zapłata za fakturę i opłata bankowa), to przy imporcie z zaznaczoną opcją Rozliczaj przy imporcie, w pierwszej kolejności rozliczany jest ten przelew, na którym został rozpoznany podmiot. Jeżeli nie uda się znaleźć żadnej płatności spełniającej wybrane kryterium, to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie przelewu Przelew Lp 1 [] nie zostało wykonane. Brak pary do rozliczenia. i zapis bankowy zostanie zaimportowany, ale jako nierozliczony. W przypadku, gdy znaleziona zostanie więcej niż jedna płatność spełniająca dane kryteria (np. importujemy zapisy z wybraną opcją wg identyfikatora oraz kolejno wg podmiotu i kwoty, w Preliminarzu płatności są 2 płatności bez Identyfikatora operacji ale wprowadzone na ten sam podmiot i tą samą kwotę co w importowanym zapisie) to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie przelewu Przelew Lp 1 [] nie zostało wykonane. Został znaleziony więcej niż jeden dokument spełniający wybrane kryteria rozliczania. i zapis bankowy zostanie zaimportowany, ale jako nierozliczony. W przypadku, gdy znaleziona zostanie jedna płatność spełniająca dane kryteria, ale jest ona w buforze, to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie niemożliwe. Dokument [NR DOK] jest w buforze. i zapis bankowy zostanie zaimportowany, ale jako nierozliczony. W przypadku, gdy znaleziona zostanie jedna płatność spełniająca dane kryteria, ale jest ona w innej walucie niż waluta danego wyciągu, to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie niemożliwe. Dokumenty posiadają różne waluty rozliczenia. i zapis bankowy zostanie zaimportowany, ale jako nierozliczony. W przypadku, gdy dany operator posiada zakaz do rozliczania w danym rejestrze, to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie niemożliwe. Bieżący operator posiada zakaz wykonywania akcji rozliczanie  na obiektach typu zdarzenia i zapisy k/b  w rejestrze [REJESTR]. i zapis bankowy zostanie zaimportowany, ale jako nierozliczony. Na liście zapisów kasowych/bankowych można dodać kolumnę Identyfikator eksportu, która domyślnie jest dostępna w kolumnach ukrytych. Aby w momencie importu przelewów odpowiedni identyfikator został zaczytany z pliku, w wykorzystywanym formacie przelewów musi znajdować się pozycja Identyfikator operacji. W przypadku importu z pliku MT-940, identyfikator jest wyszukiwany jako ciąg 13 znaków, znajdujący się w sekcji :61: po ostatnim znaku kwoty i po symbolach N lub S i 3 dowolnych znakach. W przypadku importu przelewów za pomocą usługi sieciowej (webservice), identyfikator jest zaczytywany z pliku xml z tagu < EndToEndId>.

Uwaga

Przelewy MPP które mają zaznaczony parametr Kwota podatku nie podlegają rozliczeniu.

• numer obcy wpisany na formularzu zdarzenia,
• jeśli pole Numer obcy jest puste – wyświetlony jest numer dokumentu, (jeśli zdarzenie zostało zapisane automatycznie przez program, jako planowana płatność do dokumentu wystawionego w systemie Comarch ERP Optima),
• jeśli zarówno numer obcy jak i numer dokumentu są puste – w kolumnie numer wyświetlana jest pierwsza linia opisu.

Rejestr – nazwa rejestru, w którym wpisane zostało zdarzenie. Termin – termin płatności zdarzenia. Data realizacji – planowana data realizacji zdarzenia (niekoniecznie zgodna z terminem płatności właściwym dla zdarzenia). Szczegółowy opis daty realizacji znajduje się w rozdziale przedstawiającym formularz zdarzenia z Preliminarza płatności. Nazwa podmiotu – nazwa podmiotu, z którym skojarzone jest zdarzenie. Kategoria – nazwa kategorii, do której zdarzenie zostało przypisane. Przychód – kwota przychodu. Rozchód – kwota rozchodu. (S) Status – status zdarzenia. Zdarzenia w Preliminarzu mogą przyjmować status:

• (N) – Nierozliczone
• (C) – rozliczone Częściowo
• (R) – Rozliczone całkowicie

Kolorami oznaczony jest stan zdarzenia:

• zielony oznacza zdarzenie w buforze – można na nim dokonywać wszelkich zmian, nie da się wprowadzać rozliczeń,
• czarny to zdarzenia zatwierdzone do realizacji – można na nich wprowadzać zmiany i działa funkcja rozliczeń/kompensat,
• niebieski to zlecenia wysłane do banku – aktywne przy wykorzystywaniu funkcji elektronicznej wymiany danych z bankiem. Zdarzenia, których stan to zlecenia wysłane do banku nie podlegają żadnym modyfikacjom.

Dodatkowa funkcjonalność na liście zdarzeń z Preliminarza to: Zakres dat – listę zdarzeń można zawęzić do wskazanego okresu czasu. Wystarczy zaznaczyć pole Zakres dat i podać daty początkową i końcową. Nierozliczone/Rozliczone (częściowo, całkowicie) / Nie podlega – to możliwość wyświetlenia na liście zdarzeń ze względu na stan ich rozliczenia:

• Nie podlega – wyświetlane są wszystkie zdarzenia, którym w chwili wystawiania nadano status Nie podlega. Takie zdarzenia nie mogą zostać rozliczone.
• Nierozliczone – wyświetlane są zdarzenia, które nie są rozliczone.
• Rozliczone (częściowo, całkowicie) – wyświetlane są zdarzenia, które przynajmniej częściowo zostały rozliczone – o statusach (R) Rozliczone lub (C) rozliczone Częściowo.

Tylko MPP– lista zostanie zawężona do zdarzeń, które mają zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność. Waluta – w systemie można wprowadzać dokumenty również w walutach obcych. Parametr pozwala określić czy na liście mają być wyświetlane wszystkie zdarzenia, niezależnie od waluty, czy też zdarzenia wystawione w jednej wybranej walucie. Tylko przeterminowane (wg terminu płatności) – zaznaczenie tego parametru powoduje, iż na liście widoczne są tylko dokumenty, które są przeterminowane ze względu na termin płatności. Tylko przeterminowane (wg daty realizacji) – zaznaczenie tego parametru powoduje, iż na liście widoczne są tylko dokumenty, które są przeterminowane ze względu na datę realizacji.

-Wymiana danych- po wejściu do Kasa/Bank lub do Preliminarza płatności mamy możliwość w szybki sposób skonfigurować, a później wymieniać dane z Klientem wykorzystując Internetową Wymianę Dokumentów (IWD). Sekcja zawiera trzy pozycje: Wyślij dane, Odbierz dane i Historia wymiany. Więcej szczegółów w rozdziale poświęconym wymianie danych. – w programie Comarch ERP Optima w wersji dla Biur Rachunkowych po wejściu do Kasa/Bank lub do Preliminarza płatności dostępna jest sekcja iKsięgowość, która posiada dwie opcje: Klienci biura oraz Wiadomości od Klientów. -z poziomu listy Klientów biura możemy dodać nowego Klienta do Internetowej Wymiany Dokumentów. – opcja umożliwia komunikowanie się z Klientami biura rachunkowego bezpośrednio z poziomu programu Comarch ERP Optima Więcej informacji na temat dodawania nowego Klienta do Internetowej Wymiany Dokumentów oraz prowadzenia korespondencji znajduje się w artykule iKsięgowość. -usługi finansowe Comarch Apfino umożliwiają przekazanie faktur do faktoringu, windykacji oraz przesłanie płatności w celu ich uregulowania z poziomu platformy Comarch Apfino Na liście zdarzeń w Preliminarzu część zapisów może być zaznaczona czerwonym wykrzyknikiem. Oznacza to:

• na liście zdarzeń nierozliczonych – zdarzenia przeterminowane, których termin płatności już minął,
• na liście zdarzeń rozliczonych – zdarzenia, które zostały rozliczone po terminie.

• wprowadzane przez operatora „ręcznie” z poziomu Preliminarza. Przykładami mogą być: planowane zakupy wyposażenia do firmy (nie mamy jeszcze dokumentu zakupu, ale planujemy określony wydatek), planowane wpływy środków finansowych niezwiązane z dokonywanymi transakcjami (np. dopłaty wspólników do kapitału firmy) itd.
• Automatycznie dopisywane przez program w chwili wystawiania dokumentu, który pociąga za sobą konieczność uregulowania płatności. Na formularzach dokumentów znajduje się pole z wyborem domyślnego płatnika. Zdarzenie w preliminarzu wygeneruje się albo na podmiot wskazany w dokumencie jako domyślny płatnik, albo na płatnika skojarzonego z formą płatności. Płatność w pierwszej kolejności tworzona jest na płatnika skojarzonego z formą płatności. Gdy na formie płatności nie jest podpięty żaden płatnik to zdarzenie utworzy się na płatnika wskazanego w dokumencie źródłowym. Przykładami mogą być: zatwierdzona faktura sprzedaży lub zakupu z odroczoną płatnością, faktura w buforze – niezależnie od formy płatności, dokumenty tworzone w rejestrach VAT i listy płac. Jak widać więc, zapisy w Preliminarzu mogą pochodzić z różnych modułów systemu Comarch ERP Optima.

Dzięki zdarzeniom zapisanym w Preliminarzu uzyskujemy możliwość:

• dokładnego śledzenia bieżącego stanu naszych zobowiązań i należności,
• dużą łatwość rozliczania planowanych płatności z zapisami potwierdzającymi ich realizację,
• możliwość kompensowania ze sobą zdarzeń,
• prognozowania na przyszłość przepływu i stanu środków finansowych w firmie,
• oceny planowanych wydatków w podziale na poszczególne kategorie – prognozy dla kategorii, które przyniosą nam największe zyski i największe koszty.

Preliminarz płatności dostępny jest w Kasa/Bank /Preliminarz płatności (również pod skrótem klawiszowym <CTRL>+<H>). Preliminarz płatności posiada dwie zakładki:

• Preliminarz
• Kalendarz

• przez operatora „ręcznie” z poziomu Preliminarza.

Przykładami mogą być: planowane zakupy wyposażenia do firmy (nie mamy jeszcze dokumentu zakupu, ale planujemy określony wydatek), planowane wpływy środków finansowych niezwiązane z dokonywanymi transakcjami (np. dopłaty wspólników do kapitału firmy) itd.

• automatycznie dopisywane przez program w chwili wystawiania dokumentu, który pociąga za sobą konieczność uregulowania płatności. 

• od typu płatności: czas realizacji przelewu przez bank jest doliczany zawsze dla płatności typu przelew, natomiast dla pozostałych – nie,
• od terminu płatności: maksymalna dopuszczalna zwłoka jest doliczana do płatności z odroczonym terminem (niezależnie od typu), natomiast nie jest doliczana do płatności z terminem 0.

• Bufor – nadawany jest domyślnie nowo wprowadzanym zdarzeniom. Jeśli zdarzenie ma stan Bufor istnieje możliwość zmiany jedynie na stan Do realizacji. W przypadku zdarzeń powstałych w oparciu o zarejestrowany w systemie dokument stan Bufor nie jest dostępny.
• Do realizacji – operator powinien ustawić dla zdarzenia, które zostało zatwierdzone do zrealizowania. Jeśli zdarzenie ma stan Do realizacji istnieje możliwość zmiany powtórnie na Wysłano lub Bufor (tylko jeśli zdarzenie nie posiada żadnych rozliczeń).
• Wysłano – operator powinien nadać dla przelewu, którego polecenie zrealizowania zostało przesłane już do banku.
• Jeśli przelew został wysłany w formie wydruku – operator musi stan Wysłano zaznaczyć ręcznie.
• Jeśli użytkownik korzysta z elektronicznej wymiany danych – stan Wysłano zaznaczany jest automatycznie w chwili zapisania do pliku. Jeśli bank nie zrealizuje przelewu (np. z powodu błędnego numeru konta) – stan można cofnąć na Do realizacji. Możliwa jest również seryjna zmiana stanu z Wysłane na Do realizacji. Użytkownik zaznacza zdarzenia, którym chce zmienić stan i następnie wywołuje funkcję z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy – funkcja „Zmień na do realizacji”.
• Zrealizowano – w chwili nadania blokowana jest możliwość zmiany informacji wprowadzonych na zdarzeniu.

Stan może być nadawany:

• ręcznie przez operatora, niezależnie od stanu rozliczenia zdarzenia. Nadanie stanu zrealizowano blokuje możliwość wprowadzania zmian na zdarzeniu (z wyjątkiem zmiany stanu).
• automatycznie dla zdarzenia rozliczonego całkowicie.

• kolumna z zaznaczeniami.
• Typ – określa czy dokument jest zapisem czy zdarzeniem.
• Podmiot – podmiot wybrany na dokumencie.
• Termin – termin płatności ze zdarzenia oraz data dokumentu z zapisu kasowego/bankowego.
• Po terminie – ilość dni przeterminowania dokumentu. W sytuacji, gdy termin płatności przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy przy wyliczaniu ilości dni po terminie jako termin przyjmujemy najbliższy dzień roboczy. Jeżeli dokument jest w terminie w kolumnie będzie pusto. Podobnie dla zapisów kasowych/bankowych.
• Kwota dokumentu – kwota z dokumentu w walucie rozliczenia.
• Do rozliczenia – kwota pozostająca do rozliczenia. Może być modyfikowana podczas rozliczania.
• Opis – opis ze zdarzenia bądź zapisu kasowego/bankowego.

Dodatkowo wśród kolumn ukrytych znajdują się następujące kolumny:

• Data dokumentu – data z zapisu kasowego bankowego oraz data dokumentu ze zdarzenia.
• Kategoria – kategoria wybrana na dokumencie.
• Kod podmiotu – kod podmiotu wybranego na dokumencie.
• Numer wewnętrzny.
• Rejestr – symbol rejestru kasowego/bankowego, w którym znajduje się zdarzenie/zapis.

Pod listą dostępne są następujące filtry:

• Rejestr – lista może zostać zawężona do zdarzeń i zapisów z konkretnego rejestru.
• Waluta – zgodna z walutą rozliczenia dokumentu, z którego wykonywane jest rozliczenie. Przy tym sposobie rozliczania nie ma możliwości zmiany waluty.
• Zakres dat – możliwość ograniczenia listy prezentowanych zapisów/zdarzeń dla wybranego zakresu dat.
• Podmiot – domyślnie podpowiadany jest podmiot z rozliczanego dokumentu. Można zmienić podmiot bądź wyświetlić listę zdarzeń/zapisów wszystkich podmiotów.
• Filtr – możliwość filtrowania listy z pomocą filtra prostego oraz zaawansowanego.
• W polu Opis widoczny jest Opis księgowy z rozliczanego zdarzenia.

Na liście widoczna jest również sekcja z podsumowaniem:

• Do rozliczenia – kwota do rozliczenia z rozliczanego dokumentu.
• Zaznaczone do rozliczenia – suma kwot do rozliczenia z zaznaczonych dokumentów.
• Pozostaje do rozliczenia – różnica pomiędzy kwotą Do rozliczenia oraz Zaznaczone do rozliczenia.

• Jeżeli lista jest podnoszona ze zdarzenia przychodowego – wyświetlane są zdarzenia rozchodowe oraz zapisy k/b typu KP.
• Jeżeli lista jest podnoszona ze zdarzenia rozchodowego – wyświetlane są zdarzenia przychodowe oraz zapisy k/b typu KW.

• Schemat windykacji – schemat, wg którego będą wykonywane kolejne operacje w ramach windykacji dla tej płatności.
• Historię zdarzeń windykacyjnych zawierającą kolumny Data, Numer dokumentu, Typ, Temat. Przycisk Podgląd umożliwia podgląd wykonanego etapu schematu windykacji.

• ustawić kursor na dzielonym zdarzeniu (na liście w Preliminarzu),
• z menu kontekstowego wybrać funkcję Podziel.

• na nowe zdarzenie przepisywany jest numer dokumentu,
• na zakładce [Płatności] widocznej z poziomu faktury wprowadzony podział jest widoczny, jako kolejne planowane wpłaty do faktury (zamiast dotychczasowej jednej wpłaty widoczne są dwa planowane zdarzenia),
• na nowe zdarzenie przepisywane są informacje związane z podzieloną płatnością (numer NIP, numer dokumentu). Pola te analogicznie jak na pierwotnym zdarzeniu nie podlegają edycji.

Uwaga

Podczas podziału zdarzenia w walucie obcej informacje o kursie oraz notowaniu są przepisywane na nowe zdarzenie ze zdarzenia dzielonego

• Faktura Sprzedaży i Wpłata dla zdarzeń planujących przychód,
• Faktura Zakupu i Wypłata dla zdarzeń planujących rozchód. 

• kwota – proponowana będzie zawsze kwota, która pozostała do zapłaty. Kwotę tą można zaakceptować lub zmienić (zwiększyć lub zmniejszyć).
  • Jeśli kwota ze zdarzenia i zapisu będą identyczne – zdarzenie i zapis zyskują status rozliczonych całkowicie.
  • Jeśli kwota zapisu będzie większa od kwoty zdarzenia – zdarzenie otrzymuje status rozliczonego całkowicie, natomiast zapis – rozliczonego częściowo.
  • Jeśli kwota zapisu będzie mniejsza od kwoty zdarzenia – zdarzenie otrzymuje status rozliczonego częściowo, natomiast zapis – rozliczonego całkowicie.
• Waluta – waluta rozliczenia na zapisie musi być zgodna z walutą rozliczanego zdarzenia,
• Dane kontrahenta,
• Dane bankowe i numer rachunku,
• Kategoria .

Jako data zapisu proponowana jest data bieżąca.

• zdarzenie musi mieć status nierozliczony (N) lub rozliczony częściowo (C),
• zdarzenie musi być zatwierdzone do realizacji,
• przy seryjnym rozliczaniu zdarzeń w rejestrze kasowym/bankowym, w którym mają zostać utworzone rozliczające zapisy kasowe/bankowe musi być otwarty raport obejmujący datę zapisów.

Po wyborze opcji Rozlicz pojawia się okno Parametry seryjnego rozliczania, na którym można określić kierunek dokumentu KP/KW, wskazać rejestr do którego będą generowane zapisy kasowe/bankowe, zaznaczyć parametr dotyczący wygenerowania zbiorczego zapisu KP/KW, wskazać datę z jaką ma być wygenerowany zapis oraz wskazać podmiot, który ma być na zapisach k/b.

• Walutę z listy rozwijanej,
• Typ kursu z listy rozwijanej,
• Datę kursu – domyślnie inicjowaną, jako data bieżąca z menu Narzędzia,
• Przelicznik.

• Ustawić kursor na zdarzeniu, które chcemy przenieść.
• Z menu kontekstowego wybrać funkcję Zmień rejestr.
• Wybrać rejestr, do którego zdarzenie ma być przeniesione.

Uwaga

Przeniesienie zdarzenia z zaznaczonym parametrm MPP – podzielona płatność z rejestru bankowego do rejestru kasowego spowoduje, że na zdarzeniu zostaną ukryte informacje związane z podzieloną płatnością.

Aby dokonać seryjnej zmiany rejestru należy:

• Zaznaczyć zdarzenia, które chcemy przenieść do innego rejestru.
• Z menu kontekstowego wybrać funkcję Zmień rejestr.
• Wybrać rejestr, do którego zdarzenia mają być przeniesione.

• Wzór standard – Wydruk przelewu zgodny z drukiem akcydensowym, drukuje przelew razem z tłem i ramkami.
• Nadruk– wydruk na formularzach A4, jednowarstwowych, pionowych, z dwoma dużymi kwitami. Różnią się pomiędzy sobą jedynie przesunięciem wydruku w lewo (w zależności od marginesów ustawionych na drukarce).

• jeśli jest odznaczony – drukowana tylko pierwsza linia nazwy,
• jeśli jest zaznaczony – drukowana jest druga linia nazwy,
• jeśli pierwsza i druga linia nazwy mają razem mniej niż 50 znaków – program „skleja” je i drukuje w jednej linii.

Wydruk przelewu z numerem IBAN: W chwili wydruku przelewu program sprawdza, czy dany numer rachunku jest numerem standardowym czy numerem IBAN. Jeśli spełnia warunki dla numeru IBAN to cyfra kontrolna (dwie pierwsze w numerze) jest umieszczana na nowych drukach przelewów w osobnych kratkach do tego przeznaczonych. Dla prawidłowego wydruku numer nie powinien zawierać sygnatury kraju (PL) na początku.

Wydruk przelewu dla ZUS

Przelewy związane z deklaracjami. W przypadku wyliczenia deklaracji w Preliminarzu Płatności automatycznie tworzony jest skojarzony z nią przelew. Wszystkie dane potrzebne do wydruku takiego przelewu są wypełniane przez program na podstawie danych pobieranych z Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy, rejestru bankowego oraz wyliczonej deklaracji. Z poziomu formularza zdarzenia w Preliminarzu można wywołać (przy pomocy strzałki widocznej obok przycisku Drukuj) wydruk Przelew ZUS.

Dotyczy wersji: 2018.2.1

Jeżeli płatność powstała do indywidualnej DRA dla właściciela (lub jest ręcznie ustawiony indywidualny rachunek składkowy powiązany z właścicielem), to na wydruku przelewu do ZUS w sekcji z danymi zleceniodawcy pojawi się Imię i Nazwisko właściciela. W pozostałych przypadkach (płatność do DRA ze składkami pracowników) na wydruku w sekcji z danymi zleceniodawcy pojawi się nazwa wpisana w polu Nazwa skrócona na dekl. ZUS w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ PIT-4R, CIT-8, ZUS DRA. Na liście płatności w Preliminarzu płatności dostępne są 2 wydruki Przelew ZUS i Przelew ZUS (2017).

   

Wydruk przelewu dla urzędu skarbowego

W chwili zatwierdzenia deklaracji w Preliminarzu Płatności powstaje odpowiedni zapis planujący zapłatę do urzędu skarbowego. Informacje o US pobierane są z ustawień w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Deklaracje. Rodzaj podatku, widoczny obok pola z akronimem urzędu, jest ustawiany przez program w zależności od rodzaju deklaracji. Wiąże się to od razu z ustawieniem odpowiedniego numeru rachunku. Aby wydrukować przelew należy z menu wydruków, dostępnego na formularzu zdarzenia, wybrać opcję Przelew US. W oknie parametrów przed wydrukiem/nadrukiem można wpisać kwotę, która zostanie doliczona do wartości zdarzenia na wydruku. Na wydruku pojawią się dane odpowiedniego Urzędu Skarbowego, a na podstawie wyliczonej deklaracji wypełniane są informacje: typ identyfikatora, okres (rok, typ okresu, nr okresu) oraz symbol formularza lub płatności. Dane płatnika pobierane są z Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy czy karty wspólnika, w zależności od deklaracji jakiej dotyczy płatność.

Wydruk przelewu celnego

Wydruk dostępny jest z poziomu Preliminarza płatności w sekcji Dokumenty zaznaczone/ Przelew celny oraz z poziomu otwartego formularza zdarzenia: Przelew celny/ Wzór standard oraz Przelew celny/ Nadruk.

Wydruk przelewu z potwierdzeniem

Istnieje również możliwość wydruku przelewu z dowodem pokwitowania dla zleceniodawcy. Wydruk dostępny jest z poziomu Preliminarza płatności w sekcji Dokumenty zaznaczone/ Przelew – Wzór z potwierdzeniem oraz z poziomu otwartego formularza zdarzenia: Przelew/ Wzór z potwierdzeniem.

Wydruk przelewu zbiorowego

Dla wybranego konkretnego podmiotu możliwy jest wydruk przelewu zbiorowego. Wydruk Przelew zbiorowy dostępny jest tylko wtedy, gdy lista płatności jest wyfiltrowana do zdarzeń nierozliczonych i/lub częściowo rozliczonych. Po zaznaczeniu w filtrze opcji Rozliczone: Całkowicie i/lub Nie podlega, wydruk nie jest dostępny. Przed wykonaniem wydruku należy ustalić:

• Wpłata/ wypłata – w zależności od zaznaczenia przelew dotyczy sumy zdarzeń rozchodowych (wypłata) lub przychodowych (wpłata).
• Opis przelewu – opis drukowany na przelewie.
• Rejestr – przelew zbiorczy może dotyczyć tylko zdarzeń pochodzących z jednego rejestru bankowego (na tej podstawie pobierane są informacje o danych bankowych firmy). Domyślnie podpowiadany jest ostatnio wybrany Rejestr.
• Data – data drukowana na przelewie.
• Ustaw stan dokumentów na „wysłany” – po wykonaniu wydruku przelewu stan wszystkich zdarzeń, które zostały uwzględnione zostanie automatycznie zmieniony na wysłany (na liście widoczne będą w kolorze niebieskim).
• Aby pole Opis na przelewie wypełniane było numerami zaznaczonych faktur składających się na przelew, należy dodatkowo na formatce pojawiającej się przed wydrukiem zaznaczyć parametr Wypełnij opis przelewu numerami dokumentów. Do opisu pobierany jest numer obcy, a w przypadku, kiedy nie ma numeru obcego, to numer pełny. W przypadku, kiedy wszystkie numery nie zmieszczą się w polu Opis, są one ucinane i wyświetlane tylko te, które się mieszczą.

Mechanizm podzielonej płatności dostępny jest na zdarzeniach, które znajdują się w rejestrach bankowych i dotyczą kontrahentów lub urzędów. Jeżeli płatność podlega mechanizmowi podzielonej płatności  to na zdarzeniu pojawiają się dodatkowe pola: Kwota podatku, NIP i Numer dokumentu. Na zdarzeniach, które nie mają zaznaczonego parametru Split payment pola są niewidoczne. Na zdarzeniach, które nie mają zaznaczonego parametru MPP – podzielona płatność pola są niewidoczne. W przypadku dokumentów handlowych (faktury zakupu, faktury sprzedaży, faktury zaliczkowej, faktury finalnej i wystawionych do nich korekt) oraz dokumentów wprowadzonych do rejestru VAT parametr MPP

• na dokumenty handlowe, np. faktury zakupu i dokumenty w rejestrze VAT dziedziczony jest z karty kontrahenta (można go samodzielnie zaznaczyć/odznaczyć),
• na płatności do tych dokumentów parametr dziedziczony jest z dokumentów źródłowych (z możliwością zmiany).

Wyjątek stanowią dokumenty wystawione w innej walucie. Jeśli na dokumencie walutowym parametr Płatność VAT w PLN jest:

• zaznaczony – powstają dwa zdarzenia, pierwsze w walucie dokumentu (kwota netto) i parametr MPP – podzielona płatność nie jest zaznaczony oraz drugie zdarzenie w PLN (równowartość kwoty VAT) z zaznaczonym parametrem o podzielonej płatności.
• niezaznaczony – powstaje płatność w walucie, parametr związany z podzieloną płatnością nie jest zaznaczony

Na płatnościach do dokumentu , który ma zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność program automatycznie:

• zaznacza MPP – podzielona płatność – parametr odczytany jest z nagłówka dokumentu źródłowego wystawionego dla kontrahenta / urządu,
• uzupełnia Numer dokumentu – pobiera go z dokumentu, z którym związana jest płatność,
• uzupełnia Numer NIP kontrahenta – numer NIP pobierany jest z dokumentu, z którym związana jest dana płatność (numer NIP wpisany na zakładce [2. Kontrahent na fakturze/w rejestrze VAT]),
• przenosi łączną kwotę VAT.

Użytkownik ma możliwość modyfikacji kwoty VAT oraz numeru dokumentu. Program kontroluje, aby kwota VAT na zdarzeniu:

• nie przekroczyła kwoty VAT wykazanej na dokumencie, z którym płatność jest związana,
• nie była wyższa niż kwota tej płatności

Uwaga

Pole z numerem NIP zawsze pobierane jest z dokumentu źródłowego i na płatności nie podlega edycji (nie można go zmienić). Zmiany należy dokonać na dokumencie źródłowym.

• jeśli jest odznaczony – w Kalendarzu uwzględniane są wszystkie płatności/ zapisy kasowe/bankowe,
• jeśli parametr jest zaznaczony – uwzględniane są tylko te, które podlegają rozliczeniom.

 – powoduje przeliczenie wartości w kalendarzu.  – przycisk zmienia wygląd jeśli kalendarz nie był jeszcze przeliczony lub zmieniono parametry listy. Oznacza to, że powinien zostać przeliczony na nowo.

Parametr MPP – podzielona płatność  widoczny jest również na innych płatnościach niż wyżej wymienione (np. płatnościach z BO, do dokumentów wprowadzonych do Ewidencji dodatkowej, ręcznie wprowadzonych do Preliminarza płatności) wprowadzonych na kontrahenta lub urząd, jednak domyślnie jest on zawsze niezaznaczony. Po zaznaczeniu parametru w polu:

• Numer dokumentu –podpowiadany jest Numer obcy ze zdarzenia,
• NIP –podpowiadany jest numer NIP odczytany z formularza kontrahenta,
• Kwota podatku – domyślnie jest zero, należy ją wpisać samodzielnie. Kwota VAT nie może być większa niż kwota płatności

Przy podziale takiego zdarzenia program przepisuje informacje o stosowaniu podzielonej płatności .Kwota podatku jest wyliczona proporcjonalnie na obu płatnościach. 

Od 1 listopada 2019 roku z rachunku VAT można regulować płatności dotyczące:

• podatku dochodowego od osób prawnych,
• podatku dochodowego od osób fizycznych,
• podatku akcyzowego,
• należności celnych
• składek ZUS.

W związku z tym, na płatnościach, które powstały do zaliczek/ deklaracji parametr MPP – podzielona płatność jest domyślnie zaznaczany. W polu Kwota podatku podpowiadana jest cała kwota płatności, jako numer dokumentu wprowadzony jest numer deklaracji, np. DEK/11/2019/VAT7 oraz uzupełniany jest numer NIP (dla podatku od osób fizycznych podpowiadany jest NIP wspólnika, dla pozostałych typów podatków NIP z Pieczątki firmy). Wszystkie te pola można modyfikować.

Uwaga

W przypadku płatności do urzędu skarbowego i ZUS nie ma konieczności zaznaczania parametru MPP – podzielona płatność, bank automatycznie dokona płatności z rachunku VAT.

• Wprowadzanie kolejno rozliczanych zapisów – przy pomocy przycisku Dodaj należy otworzyć listę nierozliczonych zapisów, wybrać zapis, zatwierdzić. Kiedy zapis pojawi się na zakładce [Rozliczenia], należy ponownie otworzyć listę, wybrać kolejny zapis itd.
• Wprowadzenie wszystkich rozliczanych zapisów równocześnie – po wciśnięciu przycisku Dodaj na wyświetlonej liście zapisów należy zaznaczyć wszystkie, z którymi rozliczane jest zdarzenie (zaznaczając pole widoczne obok zdarzenia). Po zatwierdzeniu, wszystkie zaznaczone zapisy pojawiają się na zakładce [Rozliczenia]. Zaznaczone zapisy są rozliczane ze zdarzeniem kolejno – jeśli program napotka zapis, który nie może być rozliczony ze zdarzeniem, wyświetla komunikat i kontynuuje rozliczanie z pozostałymi.

Podobna zasada rozliczania dotyczy kompensat.  

• „ręcznie” przez operatora, niezależnie od tego, czy dane zdarzenie jest już rozliczone. W takiej sytuacji odblokowanie zapisu następuje po zmianie stanu.
• automatycznie po całkowitym rozliczeniu zdarzenia. W takiej sytuacji odblokowanie zdarzenia nastąpi po usunięciu wprowadzonego rozliczenia.

Na zdarzeniu zrealizowanym jedyną możliwością zmiany jest zmiana na zakładce [Rozliczenia] (dodawanie nowych lub usunięcie już wpisanych rozliczeń). Edycja danych jest również ograniczona dla zdarzeń powiązanych z innym dokumentem wprowadzonym w systemie – wtedy nie ma możliwości zmiany informacji nt. kwoty czy kontrahenta. Tutaj ograniczenie nie jest w żaden sposób uzależnione od stanu dokumentu i wynika z faktu, że wszystkie informacje zostały określone wcześniej na powiązanym dokumencie. Na zdarzeniach bankowych, które dotyczą kontrahenta lub urzędu i ich stan to Bufor lub Do realizacji mamy możliwość zmiany parametru MPP – podzielona płatność, numeru dokumentu  oraz kwoty podatku. Kwota podatkuna zdarzeniu nie może być:

• większa od kwoty VAT z dokumentu źródłowego. W przypadku wielu płatności do jednego dokumentu program uwzględnia wszystkie płatności MPP dla danego dokumentu. Łączna kwota VAT z takich zdarzeń nie może przekroczyć kwoty VAT z dokumentu źródłowego.
• większa od kwoty płatności – jeśli zdarzenie zostało wprowadzone ‘ręcznie’.

W polu z numerem dokumentu wstawiany jest numer dokumentu źródłowego. Pole to podlega edycji, co może być wykorzystane w przypadku realizowania płatności do zaliczek. W Ustawie o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw znalazł się zapis mówiący o tym, że w niektórych przypadkach w komunikacie przelewu wpisujemy słowo: zaliczka. Na zdarzeniach wysłanych do banku lub zrealizowanych parametry związane z mechanizmem podzielonej płatnością są nieaktywne.

• Założyć darmowe konto na platformie Comarch Apfino
• Zintegrować konto Comarch ERP Optima – Comarch Apfino
• Zawrzeć i potwierdzić umowę faktoringową z faktorem (SMEO lub Faktoria Sp. z o.o.)
• W przypadku finansowania we współpracy z Faktorią Sp. z o.o.  należy najpierw wprowadzić kontrahentów do Comarch Apfino. Należy pamiętać, aby dany kontrahent posiadał przyznany limit, gdyż brak limitu będzie skutkować odrzuceniem wniosku. O limit wnioskujemy w Comarch Apfino.

Z poziomu listy płatności do finansowania możemy przesłać dokumenty, które są fakturami sprzedaży (w tym fakturami finalnymi), są zatwierdzone na stałe, wystawione w walucie PLN lub w Euro, faktury są nierozliczone lub rozliczone częściowo. Wszystkie warunki, w zależności od wybranego faktora (SMEO/Faktoria Sp. z o.o.), opisane są  tutaj. Więcej informacji na temat usługi znajdziecie Państwo na stronie Apfino : Faktoring dla mikro i małych firm Faktoring dla średnich i dużych firm Dokumenty do faktoringu możemy przekazać korzystając z przycisku  w menu głównym, z menu kontekstowego lub klikając w kolumnie Faktoring w Finansuj fakturę. Kolumna Faktoring może mieć wartość:

• Finansuj fakturę – faktura spełnia warunki do przesłania jej do finansowania
• W trakcie faktoringu – dokument został przesłany do finansowania
• Faktoring odrzucony – dokument został odrzucony.

Windykacja – odzyskaj pieniądze

W przypadku, gdy mamy założone i zintegrowane z Comarch ERP Optima konto w Comarch Apfino, w Comarch ERP Optima uzupełniony klucz wymiany oraz podpisaną umowę o windykację możemy zgłosić faktury do windykacji. Odzyskanie pieniędzy może dotyczyć jednego dokumentu, kilku faktur wystawionych dla tego samego kontrahenta lub faktur dla różnych kontrahentów. Dokumenty do windykacji można przesłać korzystając z przycisku  w menu głównym, z menu kontekstowego lub klikając w kolumnie Windykacja w tekst Odzyskaj pieniądze. Kolumna Windykacja może mieć wartość:

• Odzyskaj pieniądze – dokument spełnia warunki do przekazania go w celu odzyskania pieniędzy
• W trakcie windykacji – sprawa została przekazana do Comarch Apfino. Informacja o statusie sprawy dostępna jest po zalogowaniu się do platformy Comarch Apfino.
• Windykacja odrzucona – sprawa nie została przyjęta, informacje na temat odrzucenia sprawy są dostępne po zalogowaniu się do platformy Comarch Apfino.

  Sposób przekazywania dokumentów do windykacji został opisany w artykule Jak przekazać Faktury do windykacji? – Baza Wiedzy programu Comarch ERP Optima Więcej informacje o windykacji znajduje się na stronie Apfino.

Płatności – prześlij do Apfino i zapłać

Uruchomienie tej usługi powoduje przesłanie płatności do Comarch Apfino. Płatności te widoczne są na platformie Comarch Apfino w sekcji Płatności na Liście wydatków i Liście wpływów. Z poziomu platformy Comarch Apfino Użytkownik może uregulować płatność. Kolumna Płatności Apfino może mieć wartość:

• Przesłano – oznacza to, że płatność została poprawnie przesłana do Comarch Apfino,
• Prześlij ponownie– oznacza to, że na płatności zostały zmienione dane (np. płatność została rozliczona) i należy ją ponownie przesłać do Comarch Apfino,
• Nie przesłano– oznacza to, że płatność nie została jeszcze przesłana do Comarch Apfino.
• Nie dotyczy– wartość ta pojawia się dla płatności związanych z listami płac, które nigdy nie są wysyłane do Comarch Apfino oraz dla płatności do pozostałych dokumentów które są w buforze.

Po zalogowaniu się na platformę Comarch Apfino Użytkownik ma możliwość wykonania płatności. Do Comarch Apfino można przekazywać płatności związane z dokumentami handlowymi sprzedaży i zakupu, deklaracjami, dokumentami wprowadzonymi do rejestru VAT, ewidencji dodatkowej oraz płatności zarejestrowane bezpośrednio w preliminarzu płatności, które są:

• zatwierdzone na stałe,
• które nie były wcześniej przesyłane lub od czasu wysyłki na formularzu dokumentu zostały zmodyfikowane dane.

Uwaga

Do Comarch Apfino nie przekazujemy płatności związanych z listami płac.

W programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość automatycznego wysyłania danych o płatnościach do Comarch Apfino. Umożliwia to usługa Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych (SOA). Dzięki SOA płatności będą wysyłane automatycznie wg ustalonego wcześniej harmonogramu. Cykliczność wysyłania płatności spowoduje, że na platformie Comarch Apfino będzie zawsze aktualna informacja o stanie wydatków i wpływów. Szczegóły na temat wykorzystania SOA znajdują się w artykule dotyczącym parametrów Serwisu Operacji Automatycznych.

Faktury / Płatności – synchronizuj

Usługa Faktura / Płatności – synchronizuj powoduje aktualizację dokumentów i ich płatności pomiędzy Comarch ERP Optima a ich stanem w Comarch Apfino.

Stan raportu (otwarty, zamknięty, zaksięgowany) na liście rozróżniane jest kolorami:

• Zielony kolor oznacza raport otwarty,
• Czarny kolor oznacza raport zamknięty, ale nie zaksięgowany,
• Niebieski kolor oznacza raport zaksięgowany.

Listę obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski:  – renumeracja raportów kasowych/bankowych.  – księgowanie – możliwe jest jedynie, jeśli użytkownik posiada równocześnie moduł Comarch ERP Optima Księga Handlowa. Zakres dat – listę można zawęzić do raportów obejmujących podany okres czasu. Zaznaczenie parametru uaktywnia pola, gdzie można podać datę początkową i końcową. Ukryj zamknięte oraz Ukryj zaksięgowane – listę można zawęzić ukrywając raporty zamknięte i/lub zaksięgowane.  – lista zapisów kasowych/ bankowych raportu. Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. Zasady otwierania i zamykania raportów kasowych/bankowych:

• Data otwarcia kolejnego raportu musi być późniejsza, niż data zamknięcia poprzedniego. Oznacza to w szczególności, że nie da się otworzyć dwóch raportów w ciągu jednego dnia.
• W chwili otwarcia nowej bazy danych w domyślnym rejestrze KASA otwarty jest raport kasowy bez określonej daty zamknięcia. Przed otwarciem kolejnego raportu w rejestrze KASA należy określić datę zamknięcia tego raportu.
• Bilans otwarcia (Stan poprzedni) dla danego raportu zostanie wyliczony (i będzie widoczny na ekranie) tylko wtedy, gdy wszystkie poprzedzające go raporty będą zamknięte lub po zaznaczeniu odpowiedniego parametru w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry.
• Zamknięcie raportu może zostać wykonane tylko wówczas, gdy wszystkie poprzedzające go raporty są zamknięte.
• Możliwe jest dodanie nowego raportu kasowego/bankowego, w sytuacji gdy istnieją już kolejne zamknięte i zaksięgowane raporty. Aby Stan po przedni i Stan końcowy w kolejnych raportach były wyświetlane poprawnie, nowo dodany raport należy zamknąć, a następnie wykonać Odbudowę stanów raportów k/b, dostępną w menu Narzędzia / Korekty danych.

Raporty kasowe/bankowe wchodzące w skład określonego rejestru dziedziczą z jego parametrów:

• okres raportów – czyli okres czasu, jaki obejmuje jeden raport. Okres raportów określamy na poziomie rejestru, do którego raporty należą. Przypomnijmy, że okres raportów może być niestandardowy, dzienny, tygodniowy, dekadowy lub miesięczny. Oznacza to, że częstotliwość (okres) zamykania raportów może być różna dla różnych rejestrów. Np. raporty kasowe mogą być zamykane w okresach tygodniowych, a raporty z rejestrów bankowych – dziennie.
• Zasady numeracji raportów – definiując rejestr, w polu numeracja raportów określamy, jakiej klasy raporty będą składały się na nasz rejestr. Pociąga to za sobą wykorzystanie schematu numeracji właściwego tej klasie raportów. Przykład numeracji raportów wyświetli się obok pola Numeracja raportów. Przypomnijmy, że jeśli firma prowadzi więcej niż jeden rejestr kasowy/bankowy – należy w schemacie numeracji uwzględnić symbol rejestru (pole Rejestr). Wtedy raporty będą numerowane kolejno w obrębie każdego z rejestrów.
• Saldo B.O. – saldo otwarcia rejestru jest przenoszone, jako otwarcie: Stan poprzedni: pierwszego raportu kasowego w danym rejestrze.

• czy raporty numerowane są w obrębie miesiąca czy roku,
• czy raporty numerowane są w obrębie roku kalendarzowego czy obrachunkowego,
• zastosowanie schematu numerującego raporty narastająco w obrębie miesiąca powoduje renumerację narastająco w obrębie miesiąca,
• zastosowanie schematu numerującego raporty narastająco w obrębie roku kalendarzowego powoduje renumerację narastająco w obrębie roku kalendarzowego,
• zastosowanie schematu numerującego raporty narastająco w obrębie roku obrachunkowego powoduje renumerację narastająco w obrębie roku obrachunkowego.

Przed rozpoczęciem renumeracji program wyświetla komunikat o zmianie numeracji. Następnie w zależności od zastosowanego schematu numeracji należy podać:

• dla numeracji w obrębie miesiąca:

numer raportu, od którego należy rozpocząć renumerację w danym miesiącu, miesiąc w obrębie, którego mają być renumerowane raporty, rok kalendarzowy/obrachunkowy,

• dla numeracji w obrębie roku kalendarzowego/ obrachunkowego:

numer raportu, od którego należy rozpocząć renumerację, rok kalendarzowy/obrachunkowy w obrębie, którego należy wykonać renumerację.

Po dokonaniu renumeracji wyświetlony zostanie raport o zmianach w numeracji raportów. Zasady renumeracji raportów:

• Renumeracja raportów działa tylko w obrębie raportów konkretnego rejestru.
• Bez względu na schemat numeracji renumeracja dotyczy wyłącznie segmentu określającego numer raportu.
• W wyniku renumeracji nie następuje przeniesienie raportu, a tylko zmiana jego numeru.
• Renumeracja jest ściśle związana ze schematem numeracji.
• Renumeracja dotyczy wszystkich wskazanych raportów bez względu na ich okres (niestandardowy, dzienny, tygodniowy, dekadowy, miesięczny).
• Renumeracja jest możliwa bez względu na to, czy raport jest otwarty czy zamknięty.
• Nie może zostać zmieniony numer raportu zaksięgowanego. W sytuacji, gdy podczas renumeracji program natrafi na raport zaksięgowany, którego numer powinien zostać zmieniony – renumeracja zostanie anulowana.

• Otwieranie seryjne raportów,
• Zamykanie seryjne raportów.

Na liście rejestrów widoczny jest parametr Pokazuj też nieaktywne:

• jeśli jest zaznaczony – na liście widoczne są wszystkie rejestry (również te nieaktywne),
• jeśli nie jest zaznaczony – na liście widoczne są tylko rejestry aktywne.

• nie będzie on widoczny na listach wyświetlanych z poziomu innych okien (np. podczas zakładania nowej formy płatności, określania rejestru na liście zapisów kasowych/bankowych itp.),
• nie będzie wyświetlany na liście rejestrów zawężonej tylko do rejestrów aktywnych.

Uwaga

Na liście nie pojawią się:

• operator aktualnie zalogowany do programu,
• operatorzy, którzy bieżący rejestr mają zdefiniowany jako kasę domyślną na swojej karcie.

• rejestr jest typu Konto bankowe,
• rachunek bankowy jest prowadzony w PLN (rachunki walutowe w systemie są obsługiwane nieco inaczej),
• jest to kolejny rachunek bankowy w PLN (pierwszy jest automatycznie kojarzony z predefiniowaną formą płatności przelew).