Instrukcja do programu Comarch ERP Optima w wersji 2023

Koszty samochodu właściciela od 1 stycznia 2019 r.

Od 1 stycznia 2019 roku istnieje możliwość:

zaliczenia w koszty uzyskania przychodów 100% wydatków na użytkowanie samochodu będącego środkiem trwałym w firmie, pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu,
zaliczenia w koszty uzyskania przychodów 75% wydatków na użytkowanie samochodu będącego środkiem trwałym w firmie, ale wykorzystywanego do celów mieszanych (firmowych i prywatnych),
zaliczenia w koszty uzyskania przychodów 20% wydatków na użytkowanie samochodu będącego własnością właściciela firmy, ale nie będącego środkiem trwałym w firmie.

Od 1 stycznia 2019 roku koszty samochodu właściciela należy księgować w programie Comarch ERP Optima bezpośrednio z poziomu rejestru VAT zakupu lub ewidencji dodatkowej kosztów. Moduł Księga Handlowa/ Księga Handlowa Plus W przypadku modułu Księga Handlowa/ Księga Handlowa Plus użytkownik w schemacie księgowym o typie Rejestr zakupów VAT oraz Ewidencja kosztów powinien samodzielnie wskazać, w jakiej wysokości koszty z poszczególnych dokumentów mają być księgowane.

Przykład

Poniżej prezentujemy przykładowy schemat księgowania faktury za paliwo w koszty zgodnie z nowymi przepisami. Schemat dostępny jest do pobrania pod linkiem. Schemat księgowy należy zaimportować z poziomu Księgowość/Inne/Schematy księgowe naciskając ikonę

, wskazując plik z dysku a następnie wykonując import za pomocą ikony

. Schemat należy dostosować do Państwa planu kont. W przedstawionym przykładzie na fakturze zakupowej została wybrana przykładowa kategoria szczegółowa o symbolu „EKSPLOATACJA SAM”. Tak jak w przypadku kont, nazwę kategorii należy dostosować do własnej listy. W związku z powyższym w warunku schematu księgowego zamiast symbolu ‘EKSPLOATACJA SAM’ należy wpisać nazwę kategorii wybranej na pozycji faktury zakupowej.

Poniżej prezentujemy przykładowe wyrażenia które należy wpisać w poszczególnych polach schematu księgowego. Aby zaksięgować 75% kwoty netto można wskazać (pozycja 1 na zrzucie powyżej): W polu Kwota: ROUND(@Netto*0.75,2) W polu Warunek (wyrażenie ‘Kod kategorii’ zastępujemy swoim własnym kodem):@KategoriaElem ='Kod kategorii' Aby zaksięgować w koszty 75% kwoty VAT można wskazać (pozycja 2 na zrzucie powyżej): W polu Kwota: ROUND (@Vat*0.75,2) W polu Warunek (wyrażenie ‘Kod kategorii’ zastępujemy swoim własnym kodem): @Odliczenia ='NIE' AND @KategoriaElem ='Kod kategorii' Aby zaksięgować 25% kwoty netto można wskazać (pozycja 3 na zrzucie powyżej): W polu Kwota: @Netto - ROUND(@Netto*0.75,2) W polu Warunek(wyrażenie ‘Kod kategorii’ zastępujemy swoim własnym kodem):@KategoriaElem ='Kod kategorii' Aby zaksięgować 25% kwoty VAT (NKUP) można wskazać (pozycja 4 na zrzucie powyżej): W polu Kwota: @Vat - ROUND(@Vat*0.75,2) W polu Warunek (wyrażenie ‘Kod kategorii’ zastępujemy swoim własnym kodem):@Odliczenia ='NIE' AND @KategoriaElem ='Kod kategorii' Aby zaksięgować pozostałą Kwotę VAT można wskazać: W polu Kwota: @Vat W polu Warunek: @Odliczenia ='TAK'

Powyższy przykład został opracowany w oparciu o 75%. Chcąc księgować 80% należy zastąpić 0.75 wartością 0.80 Moduł Księga Podatkowa Na formularzu kategorii o typie Koszty dostępny jest domyślnie odznaczony parametr Księguj w koszty.

Zaznaczenie parametru przenosi się podczas importu kategorii z poziomu Narzędzia/ Importy/ Z innej bazy danych oraz poprzez mechanizm pracy rozproszonej pomiędzy bazami prowadzonymi w formie Księgi Podatkowej.

Uwaga

Jeżeli parametr Księguj w koszty zaznaczony zostanie na formularzu kategorii na której zaznaczono wcześniej parametr Podziel odliczenia to użytkownik powinien zweryfikować Kolumnę do księgowania do KPiR i wybrać przykładowo 13. Inne – tak, aby dokument został zaksięgowany do Księgi Podatkowej. Wynika to z tego, iż dotychczas tego typu dokumenty nie podlegały księgowaniu do KPiR z poziomu rejestru VAT/ ewidencji dodatkowej. Stosowano do nich natomiast tzw. “Kilometrówkę” i korzystano z opcji Rozliczenia samochodu.

Jeżeli na dokumencie wprowadzonym do rejestru VAT zakupu wybrano w pozycji dokumentu sumowane są wszystkie pozycje z tą samą kategorię (kwoty netto i VAT z odliczeniami na NIE), a następnie przemnażane przez % kosztów i tak księgowane do KPiR.

Uwaga

Wybór w nagłówku dokumentu w rejestrze VAT zakupu kategorii z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty nie powoduje zaksięgowania do KPiR kwoty przemnożonej przez % wskazany na formularzu kategorii. Aby na zapis księgowy trafiła kwota przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii, kategoria ta musi zostać wybrana w pozycji dokumentu w rejestrze VAT zakupu.

W przypadku ewidencji dodatkowej kosztów:

jeżeli na dokumencie uzupełniono Kwoty dodatkowe i wskazano w nich kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest kwota uzupełniona w pozycji Kwot dodatkowych przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii do kolumny KPiR wybranej w Kwotach dodatkowych,
jeżeli na dokumencie uzupełniono Kwoty dodatkowe i wskazano w nich kategorię bez zaznaczonego parametru Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest cała kwota uzupełniona w Kwotach dodatkowych,
jeżeli na dokumencie nie uzupełniono Kwot dodatkowych, a w nagłówku dokumentu wybrano kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest kwota przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii do kolumny KPiR wskazanej na formularzu kategorii,
jeżeli na dokumencie nie uzupełniono Kwot dodatkowych, a w nagłówku dokumentu wybrano kategorię bez zaznaczonego parametru Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest cała kwota.

Uwaga

Kwota kosztu podlegająca księgowaniu do KPiR wyliczana jest jako suma pozycji, w których wybrano kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty, przemnażana przez % wskazany na formularzu kategorii, a następnie zaokrąglana i przenoszona do KPiR.

Jeżeli na dokumencie amortyzacji wybrano kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest kwota przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii. Podczas księgowania zaznaczonych dokumentów amortyzacji kwota każdego dokumentu jest przemnażana przez % wskazany na formularzu kategorii, a następnie sumowana i przenoszona do KPiR.

Ewidencja samochodu - scenariusze

Jak dodać nowy samochód?

Aby wprowadzić do bazy danych nowy samochód, należy:

Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów lub nacisnąć przycisk na pasku zadań.
Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
Wypełnić kolejno dane samochodu.
Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>.

Program wymaga, aby na formularzu dodania nowego samochodu bezwzględnie wypełnione były pola Numer rejestracyjny i Pojemność. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza. Jeżeli pojazd jest używany tylko do działalności gospodarczej i należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu należy również uzupełnić daty rozpoczęcia ewidencji, ewentualnie końca gdy zostanie z tej ewidencji wyłączony.

Uwaga

Numer rejestracyjny musi być unikalny, tzn. program nie pozwoli dodać dwóch samochodów o identycznej rejestracji. Z kolei właściwe wypełnienie pola Typ pojazdu ma istotne znaczenie ze względu na rozliczanie stawek za jeden kilometr przebiegu

Jak zmienić dane samochodu?

Aby zmienić dane samochodu, należy:

Otworzyć Ewidencje samochodów wybierając z menu: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów lub nacisnąć przycisk na pasku zadań.
Odszukać pojazd na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
Kliknąć przycisk Zmień lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
Program wyświetli Formularz samochodu, na którym można wówczas dokonać wymaganych zmian.
Po dokonaniu zmian należy je zapisać klikając na Formularzu samochodu przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj lub wcisnąć klawisz <ESC>.

Jak wprowadzić trasy przejazdów?

Aby wprowadzić do ewidencji nową trasę przejazdu, należy:

Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Trasy lub nacisnąć przycisk Ewidencja tras w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Samochody.
Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
Wypełnić kolejno dane Program wymaga, aby na formularzu dodania nowej trasy bezwzględnie wypełnione były pola Kod, Cel, Trasa i Długość trasy. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza.
Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>.

Uwaga

Kod trasy musi być unikalny, tzn. program nie pozwoli dodać dwóch tras o identycznym kodzie.

Jak wprowadzić i potwierdzić przejazd?

Aby wprowadzić przejazd, należy:

Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów i wybrać pierwszą zakładkę [Przejazdy].
Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
Wypełnić kolejno dane przejazdu. Program wymaga, aby na formularzu dodania nowego samochodu bezwzględnie wypełnione były pola Cel wyjazdu, Odległość oraz Dysponent samochodu. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza. Pola te mogą być wypełnione przez wybranie trasy z listy pomocniczej tras
Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>.
Aby potwierdzić przejazd należy na liście przejazdów z menu kontekstowego wybrać opcję Potwierdź lub z poziomu formularza przejazdu zaznaczyć parametr Potwierdził. Należy podać dane Operatora potwierdzającego oraz datę potwierdzenia.

Jak wprowadzić dokument kosztu?

Aby wprowadź dokument związany z kosztem używania samochodu, należy:

Otworzyć listę ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów i wybrać zakładkę [Koszty].
Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
Wypełnić kolejno dane dokumentu kosztowego. Dane dokumentu mogą być pobrane z listy zapisów w Rejestrze Zakupów VAT lub wprowadzone bezpośrednio na formularzu kosztu. Aby wybrać fakturę z Rejestru VAT należy nacisnąć przycisk i po wybraniu danej faktury nacisnąć przycisk Wybierz .
Program wymaga, aby na formularzu dodania nowego samochodu bezwzględnie wypełnione były pola Dokument oraz Wartość dokumentu. Jeżeli którekolwiek z tych pól nie jest wypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza.
Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>.

Dotyczy wersji: 2019.1.1

Uwaga

Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową to podczas próby dodania od 01.01.2019 r. kosztu związanego z samochodem właściciela pojawia się komunikat: Od 01.01.2019 roku koszty samochodu właściciela należy księgować bezpośrednio z rejestru VAT zakupu lub ewidencji dodatkowej kosztów wskazując na pozycji kategorię ze wskazanym procentem kosztów. Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową to podczas próby dodania od 01.01.2019 r. kosztu związanego z samochodem właściciela pojawia się komunikat: Od 01.01.2019 roku koszty samochodu właściciela należy księgować bezpośrednio z rejestru VAT zakupu lub ewidencji dodatkowej kosztów.

Jak usunąć samochód, koszt, przejazd lub rozliczenie przebiegu?

Aby usunąć samochód, koszt, przejazd lub rozliczenie, należy:

Otworzyć Ewidencje samochodów wybierając z menu: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
Wejść na wybraną zakładkę.
Odszukać zapis na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
Kliknąć przycisk Usuń lub wcisnąć klawisz <DELETE>.
Program wyświetli pytanie: Czy chcesz skasować podświetlony rekord?. Po potwierdzeniu wybrany rekord zostanie skasowany.

Uwaga

Nie ma możliwości usunięcia zapisu z Ewidencji samochodu, jeżeli dla tego samochodu istnieją jakiekolwiek zapisy w ewidencji przejazdów, kosztów lub rozliczeń. Podobnie nie ma możliwości usunięcia przejazdów i kosztów w miesiącach już rozliczonych. W takim przypadku zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat i kasowanie zostanie anulowane.

Jak zmienić dane przebiegu lub kosztu?

Aby zmienić dane przebiegu lub kosztu, należy:

Otworzyć Ewidencje samochodów wybierając z menu: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów i wybrać właściwą zakładkę.
Odszukać zapis na liście i ustawić na nim kursor (podświetlić wybrany wiersz).
Kliknąć przycisk Zmień lub wcisnąć klawisze <CTRL>+<ENTER>.
Program wyświetli formularz zmiany zapisu, na którym można wówczas dokonać wymaganych zmian.
Po dokonaniu zmian należy je zapisać klikając na formularzu przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj lub wcisnąć klawisz <ESC>.

Uwaga

Nie ma możliwości zmiany zapisu w ewidencji przebiegów i kosztów w miesiącach rozliczonych. W takim przypadku zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat i kasowanie zostanie anulowane.

Jak dokonać rozliczenia przejazdów samochodem?

Aby dokonać rozliczenia przebiegu przejazdu, należy:

Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów i wybrać zakładkę [Rozliczenia].
Kliknąć przycisk Dodaj lub wcisnąć klawisz <INSERT>.
Następnie należy wybrać miesiąc, za który chcemy dokonać rozliczenia oraz wpisać opis zdarzenia gospodarczego przez wybór odpowiedniej kategorii z listy lub wpisaniu odpowiedniego opisu.
Nacisnąć przycisk Przelicz wartość lub klawisz <F8>, co spowoduje przeliczenie wartości i rozliczenie przebiegu przejazdów przez porównanie wartości kosztów udokumentowanych i przebiegu razy stawka za kilometr.
Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>. Gdy chcemy wycofać się bez zapisu danych naciskamy Anuluj . Okno można zamknąć również klawiszami <ESC> oraz <CTRL>+<F4> lub klikając przycisk w prawym górnym rogu okna.

Jak zaksięgować kwotę wynikającą z rozliczenia przebiegu do KPiR?

Aby zaksięgować kwotę wynikającą z rozliczenia przebiegu należy:

Otworzyć listę Ewidencja samochodów wybierając z menu głównego: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów.
Kliknąć przycisk Lista rozliczeń przejazdów i wybrać zakładkę [Rozliczenia].
Dokonać rozliczenia przebiegu pojazdu zgodnie z opisem w podrozdziale: Jak dokonać rozliczenia przebiegu.
Po dokonaniu rozliczenia przebiegu na Liście rozliczeń przejazdów za dany miesiąc pojawi się wartość rozliczenia, która może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodu.
Ustawiamy kursor na wartości za dany miesiąc i naciskamy przycisk Księgowanie lub klawisz <F7>.

Program wygeneruje zapis księgowy oraz, w razie potrzeby, zapis korekcyjny w rejestrze zakupów VAT. Zapis rozliczenia zmienia kolor wyróżnienia z czarnego na granatowy i nie można go usunąć ani zmienić bez wcześniejszego wykasowania z Zapisów księgowych. Na dokumencie rozliczenia przejazdu pojawi się w polu Zapis księgowy odwołanie do konkretnego dokumentu, jego numer i data księgowania. Użytkownik ma możliwość podglądnięcia zapisu przez naciśnięcie przycisku

Uwaga

Od 01.01.2019 roku koszty samochodu właściciela należy księgować bezpośrednio z rejestru VAT zakupu lub ewidencji dodatkowej kosztów wskazując na pozycji kategorię ze wskazanym procentem kosztów.

Jak zmienić stawki za kilometr przebiegu?

Aby zmienić stawki za kilometr przebiegu, należy:

Otworzyć konfigurację programu wybierając z menu: System/ Konfiguracja programu/ Księgowość/ Ewidencja samochodowa.
Zmienić stawki przebiegu za kilometr dla poszczególnych typów pojazdów.
Zatwierdzić formularz klikając przycisk Zapisz zmiany lub wciskając klawisz <ENTER>. Gdy chcemy wycofać się bez zapisu danych naciskamy Anuluj . Okno można zamknąć również klawiszami <ESC> oraz <CTRL>+<F4> lub klikając przycisk w prawym górnym rogu okna.

Ewidencja samochodów

Do 1 stycznia 2019 r. zgodnie z Art. 23 ust. 1 pkt. 46 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do Ewidencji Środków Trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą – w części nieprzekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia Ewidencji Przebiegu, według określonego wzoru. W programie użytkownik ma możliwość prowadzenia w/w ewidencji według obowiązujących przepisów. Dodatkowo, Ewidencja Samochodowa może być wykorzystywana do prowadzenia Ewidencji przejazdów pracowników prywatnymi samochodami w celach służbowych, w celu obliczenia należnego im zwrotu kosztów używania samochodu. Ewidencje samochodów otwieramy wybierając z menu: Księgowość/ Samochody/ Ewidencja samochodów lub przycisk Ewidencja samochodów w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Samochody. W pierwszej kolejności użytkownik wprowadza poszczególne samochody, dla których prowadzone jest rozliczenie. Na liście uwidocznione są następujące dane samochodu: Nr rejestracyjny, Marka, Pojemność, Dysponent, Uwagi. W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.

Lista tras – przycisk otwiera listę pomocniczą tras, zawierającą typowe trasy przejazdów.

Lista rozliczeń przejazdów – przycisk powoduje otwarcie listy, która pozwala na wprowadzenie przejazdów zgodnie z obowiązującą stawką przebiegu pojazdu, wprowadzenia kosztów przez bezpośredni zapis lub z wykorzystaniem dokumentów wprowadzonych do rejestrów VAT oraz rozliczenie przebiegu.

Rozliczenie przejazdów

Rozliczenie przejazdów (Księgowość/ Samochody/ Rozliczenia samochodu) pozwala na:

Prowadzenie Ewidencji Przejazdów samochodem prywatnym właściciela lub pracownika.
Prowadzenie Ewidencji Kosztów używania samochodu będącego własnością właściciela firmy.
Rozliczanie comiesięcznych kosztów wynikających z używania samochodu prywatnego do celów służbowych.
Rozliczenie przejazdów jest otwierane na Ewidencji samochodów przez naciśnięcie przycisku Lista rozliczeń przejazdów .

Lista rozliczeń przejazdów składa się z trzech zakładek:

[Przejazdy],
[Koszty],
[Rozliczenie.

Rozliczenie przejazdów – Przejazdy Zakładka [Przejazdy] zawiera Ewidencje przejazdów samochodem prywatnym właściciela firmy lub pracownika. Na zakładce tej widoczne są następujące informacje: Lp., Data przejazdu, Odległość, Cel wyjazdu, Trasa, Wartość oraz kolumna Potwierdzony. Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy. Numer rejestracyjny – pozwala na wybranie samochodu z listy pojazdów. Samochód można wybrać przez wpisanie numeru rejestracyjnego lub przez wybór z listy pomocniczej samochodów, która jest otwierana przyciskiem

. Dzień, miesiąc, rok – lista przejazdów może być wyświetlana za wybrany dzień, miesiąc i rok. Na liście w obrębie dnia, miesiąca lub roku można również dodawać zapisów.

Uwaga

Jeżeli zostało dokonane rozliczenie kosztów dla samochodu za dany miesiąc, to w tym miesiącu nie ma możliwości dodawania, usuwania ani zmiany zapisów w ewidencji przejazdów.

Renumeracja – funkcja renumeracji służy do chronologicznego uporządkowania zapisów na liście. Renumerację należy przeprowadzić w przypadku, gdy zapisy nie były wprowadzane w porządku chronologicznym lub było wykonywane usuwanie zapisów z listy. Przycisk aktywny tylko w przypadku wybrania listy zapisów za miesiąc. Z poziomu listy rozliczeń przejazdu na zakładce Przejazdy dostępne są wydruki:

Ewidencja samochodowa/ Zestawienia przejazdów,
Ewidencja samochodowa/ Zestawienia przejazdów do VAT,
Ewidencja samochodowa/ Zestawienia przejazdów do VAT – wynajem

W menu kontekstowym rozwijanym przez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na pozycji przejazdu, widnieje opcja Potwierdź. Funkcja działa na zaznaczone lub podświetlone przejazdy. Dostępna tylko, gdy zaznaczony jest na liście konkretny miesiąc. Po zaznaczeniu lub podświetleniu przejazdu i wywołaniu funkcji podnosi się okienko z wyborem,

gdzie widoczne jest pole na wybór Operatora (opcja domyślna) lub Właściciela i pole z datą (domyślna na koniec miesiąca, bez opcji wyczyść). Zatwierdzenie powoduje na przejeździe zaznaczonym lub podświetlonym zaznaczenie parametru Potwierdził i ustawia odpowiednio akronim Operatora lub Właściciela i datę potwierdzenia. Jeżeli dany miesiąc został już rozliczony (zakładka [Rozliczenia]) po wybraniu opcji w menu kontekstowym Potwierdź i zatwierdzeniu pojawi się komunikat: Błąd potwierdzania przejazdu: Lp. [tu numer lp. przejazdu]. Miesiąc został już rozliczony (AutoRozlicz), zarówno dla pojedynczego przejazdu jak i przy potwierdzaniu seryjnym. Formularz przejazdu W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza. Lp. – liczba porządkowa pozycji na liście, nadawana automatycznie przez program w momencie dodawania przejazdu. Data wyjazdu – data, z jaką przejazd zostanie wprowadzony do Ewidencji przejazdów. Kod wyjazdu – służy do wyboru trasy przejazdu z listy pomocniczej tras. Wyboru trasy można dokonać poprzez wpisanie kodu trasy lub wybór z listy tras. Lista pomocnicza tras otwierana jest przyciskiem

. Po wybraniu trasy z listy pomocniczej pozostałe pola formularza wypełniane są automatycznie. Cel wyjazdu – określa cel wyjazdu. W przypadku wyboru trasy z listy pole to wypełniane jest automatycznie. Trasa – określa trasę przejazdu. W przypadku wyboru trasy z listy pole to wypełniane jest automatycznie. W polu można wprowadzić maksymalnie 1 000 znaków. Odległość – określa długość pokonanej trasy. W przypadku wyboru trasy z listy pole to wypełniane jest automatycznie. Początkowy stan licznika – do pola przenosi się domyślnie stan końcowy licznika z poprzedniego przejazdu. Funkcja przenoszenia działa prawidłowo, jeśli przejazdy są wprowadzane chronologicznie. Pole jest możliwe do edycji, dlatego w przypadku wprowadzania przejazdów z różnymi datami należy stan licznika ręcznie zmodyfikować. Końcowy stan licznika – pole wylicza się jako suma stanu początkowego plus odległość. Możliwe do ręcznej modyfikacji. Blokowana jest możliwość zmiany wartości w tym polu poniżej stanu początkowego. Dysponent samochodu – pobierany z listy pracowników/wspólników wywołanej w trybie wyboru przez przycisk

. Domyślnie ustawia się wartość z karty samochodu bez adresu dysponenta (Wspólnik), z możliwością zmiany na pracownika. Można również wpisać samo imię i nazwisko dysponenta nie wskazując konkretnego pracownika czy wspólnika z bazy danych. Potwierdził – parametr, z możliwością wyboru Operatora (opcja domyślna) lub Właściciela. Domyślnie parametr jest niezaznaczony. Data – pole z datą potwierdzenia. Data domyślnie podpowiada się na koniec danego miesiąca (bez możliwości wyczyszczenia daty). Przejazd objęty limitem jazd miejskich – pole widoczne tylko w przypadku samochodu będącego własnością pracownika, określa, czy przejazd odbywał się w granicach miasta czy poza granicami. W przypadku wyboru trasy z listy pole to wypełniane jest automatycznie. Stawka za kilometr – pole określające stawkę za jeden kilometr przebiegu. Wartość tego pola jest pobierana z konfiguracji programu, zgodnie z typem samochodu. Wartość – kwota wynikająca z pomnożenia długości przebytej trasy przez stawkę za kilometr przebiegu. Wprowadził, zmodyfikował – kod operatora, który wprowadził i zmodyfikował zapis oraz daty tych operacji.

Uwaga

Formularz przejazdu po rozliczeniu danego miesiąca jest blokowany przed zmianami. Dlatego przed rozliczeniem danego miesiąca należy w pierwszej kolejności potwierdzić wprowadzone przejazdy.

Rozliczenie przejazdu – Koszty Zakładka [Koszty] zawiera Ewidencje kosztów związanych z używaniem samochodu. Zakładka ta jest aktywna wyłącznie w przypadku samochodu będącego własnością właściciela firmy. Na zakładce tej widoczne są następujące informacje: Lp., Data dokumentu, Numer dokumentu, Wartość, Opis. Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy. Numer rejestracyjny – pozwala na wybranie samochodu z listy pojazdów. Samochód można wybrać przez wpisanie numeru rejestracyjnego lub przez wybór z listy pomocniczej samochodów, która jest otwierana przyciskiem

lub wybranie z rozwijanej listy pomocniczej (ang. drop-down) Dzień, miesiąc, rok – lista kosztów może być wyświetlana za wybrany dzień, miesiąc i rok. Na liście w obrębie dnia, miesiąca lub roku można również dodawać zapisy.

Uwaga

Jeżeli zostało dokonane rozliczenie kosztów dla samochodu za dany miesiąc, to w tym miesiącu nie ma możliwości dodawania, usuwania ani zmiany zapisów w ewidencji kosztów.

Obok ikony plusa dostępne jest rozwijalne menu z możliwymi do wyboru opcjami:

Dodaj – pozwala na dodanie pojedynczego formularza kosztu,
Dodaj seryjnie (również skrót klawiszowy <Shift+<Insert>) – pozwala na seryjne dodanie kosztów. Po wyborze opcji pojawia się okno z listą dokumentów z rejestru VAT zakupu. Po zaznaczeniu dokumentów i zaakceptowaniu wyboru za pomocą przycisku zatwierdź powstanie tyle formularzy kosztów, ile pozycji zaznaczono na liście.

Uwaga

Formularz kosztu, jaki poniesiono w związku z używaniem pojazdu W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza. Lp. – kolejny numer wprowadzanego kosztu w danym miesiącu, nadawany automatycznie przez program w momencie dodawania pozycji.

Dokument – numer dokumentu potwierdzającego poniesienie kosztu. W przypadku, gdy dokument został wprowadzony do Rejestru Zakupów VAT, istnieje możliwość automatycznego pobrania takiego dokumentu z Rejestru VAT. Aby tego dokonać, należy otworzyć listę pomocniczą dokumentów w rejestrze VAT poprzez przycisk

i wybrać odpowiedni dokument z wyświetlonej listy przez przycisk Wybierz

, klawiszem <ENTER> lub poprzez dwukrotne kliknięcie. Aby zawęzić liczbę wyświetlonych pozycji na liście pomocniczej dokumentów w rejestrze VAT, należy przed wciśnięciem przycisku

wpisać w polu Dokument fragment numeru Faktury Zakupu. Po wybraniu dokumentu z listy pomocniczej, automatycznie wypełniane są pola Data, Wartość i Opis, a numer dokumentu na formularzu kosztu, dla dokumentów pobranych z rejestru VAT, wyświetlany jest na niebiesko.

Lista pomocnicza dokumentów w rejestrze VAT

Uwaga

Jeżeli na fakturze wprowadzonej do rejestru zaznaczono odliczenia VAT: NIE, do Ewidencji kosztów samochodu proponuje się wartość brutto, w przypadku odliczeń TAK lub WARUNKOWO - kwotę netto

Data zapisu – data, z jaką dokument zostaje zapisany do ewidencji kosztów. Opis – opis zdarzenia gospodarczego. Opis może być pobrany z listy pomocniczej kategorii, poprzez wpisanie Kodu kategorii lub wybór z listy otwieranej przyciskiem

. Jeżeli opis nie został wybrany z listy kategorii, należy go uzupełnić bezpośrednio na formularzu koszty. Wartość – wartość dokumentu potwierdzającego poniesienie kosztu. Wprowadził, zmodyfikował – kod operatora, który zapis wprowadził i zmodyfikował, oraz daty tych operacji.

Podczas dodawania zarówno pojedynczego zapisu kosztowego, jak i seryjnego generowania kosztów, po wyborze z rejestru VAT zakupu:

dokumentu nie posiadającego żadnej pozycji lub
jeżeli jako Rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową dokumentu na którym w kolumnie Kolumna wybrano opcję inną niż Nie księgować

nie jest tworzony zerowy zapis kosztowy w ewidencji samochodów.

Rozliczenie przejazdu – Rozliczenie Zakładka [Rozliczenie] zawiera wyniki rozliczenia kosztów używania pojazdu prywatnego do celów służbowych, tzn. obejmuje kwoty wynikające z porównania poniesionych kosztów z kwotą będącą wynikiem pomnożenia faktycznie przejechanej odległości przez stawkę za kilometr.

Uwaga

Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową to podczas próby dodania od 01.01.2019 r. rozliczenia związanego z samochodem właściciela pojawia się komunikat: Od 01.01.2019 roku koszty samochodu właściciela należy księgować bezpośrednio z rejestru VAT zakupu lub ewidencji dodatkowej kosztów wskazując na pozycji kategorię ze wskazanym procentem kosztów. Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową to podczas próby dodania od 01.01.2019 r. rozliczenia związanego z samochodem właściciela pojawia się komunikat: Od 01.01.2019 roku koszty samochodu właściciela należy księgować bezpośrednio z rejestru VAT zakupu lub ewidencji dodatkowej kosztów.

Formularz rozliczenia przebiegu pojazdu Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza. Miesiąc i rok – rok i miesiąc, za które dokonywane jest rozliczenie. Kategoria – opis zdarzenia gospodarczego. Opis może być pobrany z listy pomocniczej kategorii, poprzez wpisanie Kodu kategorii lub wybór z listy otwieranej przyciskiem

. Jeżeli opis nie został wybrany z listy kategorii, należy go uzupełnić bezpośrednio na formularzu rozliczenia. Tabela kwot (na formatce dodawania rozliczenia) z Ewidencji przejazdów, z Ewidencji kosztów i Do zaksięgowania w rozbiciu: w miesiącu, w poprzednich i narastająco, przedstawia zestawienie kosztów wynikających z ewidencji kosztów i ewidencji przejazdów oraz wartość kosztów podlegających księgowaniu.

Uwaga

Koszty używania pojazdu prywatnego właściciela firmy rozliczane są w układzie narastającym, tzn. jeżeli w którymś z miesięcy koszty wynikające z faktur były niższe niż koszty wynikające z przejazdów, a w następnym miesiącu na odwrót, to program automatycznie zaliczy część nierozliczonych kosztów w następnym miesiącu.

Dodanie rozliczenia przejazdów za dany miesiąc

Przelicz wartość – naciśnięcie tego przycisku pozwala na rozliczenie przebiegu pojazdów. Do kosztów uzyskania przychodu z tytułu używania samochodu zalicza się faktycznie poniesione wydatki w części nieprzekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów przejechanych razy stawka za jeden kilometr, przy czym obie te kwoty wyliczane są narastająco. Rozliczenia przebiegu pojazdu można również dokonać klawiszem <F8>. W przypadku pojazdu będącego własnością pracownika, rozliczane są wyłącznie koszty wynikające z przebiegu pojazdu, przy czym przejazdy w granicach miasta nie mogą przekroczyć zadeklarowanego limitu. [/su_list]

Formularz samochodu

W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza. Formularz samochodu składa się z jednej zakładki (jeżeli nie pobrano modułu Obieg dokumentów) lub dwóch zakładek (jeżeli pobrano moduł Obieg dokumentów). Na zakładce 1 [Ogólne] widoczne są następujące informacje: Nr rejestracyjny – numer rejestracyjny, unikalnie identyfikuje samochód w programie. Marka samochodu – pole opisowe, pozwalające na wpisanie marki pojazdu. Typ pojazdu – pole określające typ pojazdu w rozumieniu klasy, do jakiej pojazd należy pod względem stawek za kilometr przebiegu. Typ pojazdu jest wybierany ze spuszczanej listy pomocniczej (ang. drop-down). Pojemność – pojemność silnika w centymetrach sześciennych (ccm). Stawka za kilometr – pobierana z Konfiguracji programu na podstawie zaklasyfikowania odpowiedniego Typu pojazdu. Nieaktywny - pole to można wykorzystać do zaznaczania samochodów, które aktualnie nie są używane. Pole to może być następnie wykorzystywane w filtrze na liście samochodów. Samochód, który został zaznaczony, jako Nieaktywny, jest uwidoczniony na liście w kolorze szarym. Samochód będący własnością – określa, czy samochód jest własnością właściciela czy pracownika. Jeżeli samochód jest własnością właściciela firmy, wówczas program prowadzi dla takiego samochodu zarówno Ewidencję Kosztów (do 31.12.2018 r.)jak i Ewidencję Przejazdów. Dla samochodu będącego własnością pracownika, prowadzona jest wyłącznie Ewidencja Przejazdów. Data rozpoczęcia ewidencji – data rozpoczęcia ewidencji przebiegu pojazdu (domyślnie pusta, z możliwością uzupełnienia) Data zakończenia ewidencji- data zakończenia ewidencji przebiegu pojazdu (domyślnie pusta, z możliwością uzupełnienia).

Uwaga

Na wydruku karty pojazdu umieszczone są informacje o dacie rozpoczęcia ewidencji oraz dacie zakończenia ewidencji. Daty widoczne są pod tytułem wydruku Karta pojazdu tylko wtedy, gdy któraś z dat jest uzupełniona.

Limit przejazdów miejskich – limit przejazdów w granicach miasta, podlegający zwrotowi kosztów dla pracownika (określany w przypadku samochodu będącego własnością pracownika). Dysponent samochodu – pobierany z listy pracowników/wspólników wywołanej w trybie wyboru przez przycisk

lub wprowadzany bezpośrednio na kartotece samochodu. Informacje dodatkowe – dodatkowe uwagi dotyczące pojazdu. Wprowadził, zmodyfikował – kod operatora, który wprowadził i zmodyfikował zapis jak również daty tych operacji.

Podczas dodawania nowej karty samochodu dostępny jest przycisk

, który umożliwia wywołanie skanowania lub dodawania pliku z dysku (również skrót klawiszowy <Ctrl>+<Shift>+<P>). Przycisk widoczny jest tylko podczas dodawania nowej karty samochodu. Po naciśnięciu przycisku dostępne są opcje, z których użytkownik może skorzystać:

Na zakładce 2 [Dokumenty] istnieje możliwość dodania za pomocą opcji Dodaj nowy nowego dokumentu, który zapisze się w Bibliotece lub wskazania za pomocą opcji Dodaj istniejący dokumentu dodanego do Biblioteki dokumentów wcześniej.

Formularz samochodu, zakładka 2 Dokumenty

Jeżeli do karty samochodu zostanie dodany dokument z załącznikiem to po ponownym wejściu na kartę samochodu użytkownik ma możliwość podglądu załącznika za pomocą przycisku

. Pliki wyświetlane są w panelu podglądu.

Lista tras

Program umożliwia wprowadzenie listy tras przejazdów, dla których można określić trasę przejazdu, jej długość i cel wyjazdu. Określenie listy typowych tras przejazdu znacznie przyspiesza wprowadzanie pozycji do ewidencji przebiegu pojazdu. Lista tras jest otwierana z Księgowość/ Samochody/ Trasy lub przez naciśnięcie przycisku Lista tras

na Ewidencji samochodów. Na liście widoczne są następujące informacje: Kod trasy, Cel wyjazdu, Trasa oraz Odległość.

Dodanie nowej trasy

W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza. Po naciśnięciu przycisku Dodaj

lub klawisza <INSERT> na liście tras otwiera się formatka dla dodania nowej trasy. Na formatce wprowadzamy następujące informacje: Kod – unikalny identyfikator dla danej trasy, Cel – pole opisujące cel wyjazdu, Trasa – opis trasy przejazdu. W polu można wprowadzić maksymalnie 1 000 znaków, Długość trasy – długość pokonanej trasy w kilometrach, Przejazd objęty limitem jazd miejskich – oznacza przejazd w granicach miasta. Parametr ten jest brany pod uwagę jedynie w przypadku rozliczania samochodu wykorzystywanego w celach służbowych, a będącego własnością pracownika, Wprowadził, zmodyfikował – kod operatora, który wprowadził i zmodyfikował zapis oraz daty tych operacji.

Samochody

Koszty samochodu właściciela od 1 stycznia 2019 r.