Deklaracje ZUS

Pliki KEDU

Opcja ta pozwala na przygotowanie i wysłanie do programu Płatnik deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych. Lista deklaracji wywoływana jest z poziomu menu Płace i Kadry/ Pliki KEDU i obsługiwana jest przez następujące przyciski: Dodaj – oznacza utworzenie nowego pliku KEDU, do którego będą zapisywane poszczególne deklaracje np. ZUA, ZWUA, DRA. W celu zapewnienia przejrzystości danych zalecamy tworzenie dla każdego miesiąca oddzielnych plików KEDU. Podgląd – zapewnia wyświetlenie listy deklaracji związanych z danym KEDU. Usuń – powoduje wykasowanie pliku wraz ze wszystkimi deklaracjami. Nie można usuwać KEDU, które zostało zablokowane. Dany plik można odblokować tylko z poziomu menu kontekstowego. Formularz deklaracji KEDU Na formularzu należy podać:
  • Nazwę tworzonego KEDU,
  • Datę utworzenia,
  • Zablokowana – po zaznaczeniu tego parametru zablokujemy zmiany pliku KEDU oznacza to, że nie można dopisywać nowych deklaracji, kasować wyliczonych deklaracji ani usuwać całego pliku KEDU. Odblokowanie KEDU możliwe jest z poziomu menu kontekstowego (prawy klawisz myszy).
W trakcie generowania deklaracji zgłoszeniowych (Płace i Kadry/ Kadry) i rozliczeniowych (Deklaracje ZUS rozliczeniowe) należy odwołać się do konkretnego pliku.
Formularz pliku KEDU
  Na formularzu deklaracji KEDU wyświetlana jest lista związanych z nią deklaracji. Lista składa się z trzech kolumn:
  • Typ – informuje o rodzaju deklaracji np. ZUA. Dodatkowo, dla deklaracji rozliczeniowych wyświetlana jest w nawiasie wersja deklaracji DRA, w jakiej została policzona. Przesłanie do Programu Płatnik deklaracji z tego poziomu nie jest możliwe, jeśli do tego samego pliku zapisano deklaracje rozliczeniowe w dwóch wersjach. W takim przypadku, konieczne jest utworzenie nowego KEDU, dla deklaracji rozliczeniowych w nowym formacie,
  • Numer/ Data – podaje numer deklaracji dla deklaracji DRA i datę dla deklaracji zgłoszeniowych,
  • Deklaracja dla – informacja kogo dotyczy dana deklaracja, np. imię i nazwisko pracownika dla którego wygenerowano deklaracje.
– Eksport danych do Programu Płatnik. Do płatnika przesyłane są wszystkie deklaracje zapisane w danym KEDU. Po wciśnięciu tego przycisku pojawia się okno Parametry eksportu deklaracji do Programu Płatnika. W oknie tym należy podać plik, w którym zapisane zostaną informacje zawarte w KEDU. Plik ten musi posiadać rozszerzenie xml, np. marzec01.xml. Zapisanie danych do istniejącego już pliku powoduje nadpisanie starych danych. Usuń – powoduje wykasowanie z pliku wskazanej deklaracji. Nie można usuwać deklaracji z pliku KEDU, który został zablokowany. Dany plik można odblokować tylko z poziomu menu kontekstowego.

Deklaracje ZUS rozliczeniowe

Menu Płace i Kadry/ Deklaracje ZUS rozliczeniowe zawiera listę wszystkich wyliczonych i zapisanych deklaracji DRA. Lista ta składa się z kilku kolumn:
  • Miesiąc – zgodny z miesiącem deklaracji z listy płac – domyślnie proponowany zgodnie z datą wypłaty, np. wypłata za okres styczeń 2019 roku wypłacona 10.02.2019 roku powinna być rozliczona na deklaracji 02/2019 – wyświetli się miesiąc Luty.
  • Rok – zgodny z rokiem deklaracji z listy płac – domyślnie proponowany zgodnie z datą wypłaty, np. wypłata za okres styczeń 2019 wypłacona 10.02.2019 roku powinna być rozliczona na deklaracji 02/2019 – wyświetli się rok 2019.
  • Identyfikator deklaracji. W przypadku pierwszej deklaracji pole to będzie miało wartość 1 np. 1/02/2019, każda kolejna deklaracja (numer różny od 1) traktowana jest jako korekta deklaracji.
  • Wersja – określa wersję naliczonej deklaracji.
  • Data obliczenia deklaracji.
  • Status – pole to może przyjmować dwie wartości: obliczona lub zamknięta. Deklaracja obliczona nie została zablokowana przed zmianami i ma na liście kolor zielony. Można ją wykasować lub przeliczyć ponownie. Zatwierdzona deklaracja, kolor czarny, zabezpieczona jest przed wszelkimi zmianami. Odblokowanie następuje z poziomu menu kontekstowego.
  • Właściciel – wypełniana imieniem i nazwiskiem właściciela, który na Formularzu danych kadrowych / Etat / Ubezpieczenie ma zaznaczoną opcję Indywidualna DRA. W firmach, w których jest co najmniej dwóch właścicieli ma ułatwić sprawdzenie, dla kogo została naliczona deklaracja ZUS DRA.
  • Kwota- wykazywana jest kwota płatności w ramach danej deklaracji
Księgowanie deklaracji DRA – wyksięgowywane są refundacje składek społecznych, wynagrodzenie dla płatnika od wypłaconych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego oraz od składki zdrowotnej. Księgowany jest Fundusz Pracy, FGŚP i dopłaty do ubezpieczeń. Księgowanie odbywa się na podstawie wcześniej zdefiniowanych schematów księgowych. Dodaj – dodawanie nowej deklaracji DRA. Podgląd – pozwala na wyświetlenie formularza zapisanej deklaracji.  – Usuń – usuwanie możliwe jest tylko dla deklaracji, które nie zostały jeszcze zablokowane. Deklaracja DRA zapisywana jest w formacie zgodnym z aktualną wersją Płatnika.
Uwaga
 Domyślne rozszerzenie dla plików generowanych z poziomu formularzy deklaracji ZUS (rozliczeniowych, zgłoszeniowych, IWA) to xml.

Założenie rejestru bankowego (przelewy ZUS)

W menu wybieramy Ogólne/ Inne/ Urzędy, na zakładce Urzędy ZUS jest predefiniowany urząd z wypełnionymi numerami rachunków bankowych dla przelewów ZUS.
  • Ustalamy formę płatności dla deklaracji. Domyślnie w Konfiguracji firmy/ Dane firmy zdefiniowano:
  • W module Kasa/Bank: Rejestry kasowo/bankowe należy utworzyć Rejestr bankowy – podać: jego skrót, rejestr, nazwę i typ (konto bankowe), wybrać bank i uzupełnić nasz numer rachunku, określić także zdefiniowany wcześniej schemat numeracji, okres (czy jest on dzienny, tygodniowy, miesięczny) i bilans otwarcia rejestru. Następnie to wszystko zapisać. Na Liście rejestrów bankowych pojawi się nowy rejestr.
  • Należy skojarzyć przelew z raportem bankowych. W tym celu w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności dla formy płatności – przelew wybrać zdefiniowany wcześniej rejestr bankowy.
  • Po naliczeniu deklaracji ZUS – płatności trafiają do bufora w Kasa/BankPreliminarz płatności. Zablokowanie deklaracji powoduje automatyczne przeniesienie płatności z bufora do realizacji.

Przygotowanie deklaracji DRA

  • Z menu Płace i Kadry wybieramy Deklaracje ZUS rozliczeniowe.
  • Klikamy ikonę plusa lub <INSERT>. Wyświetli się Formularz deklaracji ZUS DRA, który składa się z zakładek: [Ogólne], [Płatności], [Dodatkowe].
  • Na zakładce [Ogólne], należy określić pod jaką nazwą pliku KEDU ją zapiszemy. Lista KEDU dostępna jest po naciśnięciu przycisku KEDU. Listę tą możemy uzupełnić o nowy plik, po kliknięciu ikony plusa .
  • Po zdefiniowaniu i wybraniu nazwy pliku KEDU, w sekcji Rozliczenie właściciela dostępny jest przycisk Właściciel , a poniżej nieaktywny (wyszarzony) napis pracownicy. Nic w tej sekcji nie modyfikujemy,
  • W sekcji Dane organizacyjne określamy miesiąc i rok, dla którego obliczamy deklarację.
Uwaga
 Miesiąc i rok deklaracji podany na formularzu listy płac jest wyznacznikiem umieszczania wypłat pod daną deklaracją ZUS DRA. Jeżeli prawo do wypłaty zasiłków ma płatnik składek, okresy niezdolności do pracy, za które osoba otrzymuje wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy lub zasiłek ZUS wykazywany jest na raporcie imiennym ZUS RSA w tym miesiącu, w którym kwota za dany okres została postawiona do dyspozycji osoby ubezpieczonej. Natomiast jeżeli płatnikiem zasiłku jest ZUS, okresy te są wykazywane na ZUS RSA w miesiącu, w którym ta nieobecność wystąpiła. Informacja o urlopie wychowawczym na RSA i składki od niego z kodem 1211xx na RCA są wykazywane na deklaracji zawsze zgodnie z okresem, w jakim przypada urlop wychowawczy, niezależnie od tego, jak ustawiono miesiąc deklaracji na liście płac. Wyliczając pierwszą w danym miesiącu deklarację program proponuje identyfikator numer 01. Każda kolejna deklaracja oznacza korektę i przyjmuje wartość o numer wyższy od poprzedniej.
Dotyczy wersji: 2020.4.1
W raporcie RCA składki na PPK finansowane przez pracodawcę są wykazywane zgodnie z miesiącem deklaracji listy płac na której naliczono podatek od składek PPK.
  • Znak i numer decyzji pokontrolnej – wypełniany w przypadku wykonywania korekty, po kontroli ZUS,
  • Przechodzimy na zakładkę [Dodatkowe] – informacje uzupełniane są automatycznie przez program po wyliczeniu DRA (uruchamianą ikonką pioruna ). Na zakładce tej możemy skorygować liczbę ubezpieczonych, informacje odnośnie FEP (Liczba pracowników, za których jest opłacana składka na FEP, Liczba stanowisk pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze) oraz datę wypełnienia Domyślnie przyjmowana jest data aktualna w dniu naliczania deklaracji.
  • Na zakładce [Płatności], po wyliczeniu deklaracji automatycznie pojawią się kwoty przelewów ZUS: jeśli termin płatności jest sprzed 1.01.2018 to oddzielne przelewy dla poszczególnych rodzajów składek: społeczne, zdrowotna, FP/FGSP oraz FEP, a dla terminów płatności począwszy od 1.01.2018 jedna łączna płatność z sumą wszystkich składek jako przelew na indywidualny rachunek składkowy płatnika.
  • Po wykonaniu powyższych kroków można przystąpić do naliczenia deklaracji DRA wraz z raportami, uruchamiając ikonką pioruna . Podczas naliczania deklaracji ZUS DRA sprawdzane jest, czy pracownicy mają uzupełniony numer PESEL lub inny identyfikator wymagany przez ZUS np. numer paszportu. Gdy deklaracja ZUS DRA jest naliczana dla pracowników, walidacji podlegają dane pracowników, zleceniobiorców i właścicieli, jeśli są wprowadzeni na liście właścicieli. Podczas naliczania deklaracji dla właściciela weryfikowany jest jego numer identyfikacyjny oraz osób współpracujących wykazywanych razem z nim na deklaracji. W przypadku braku numeru identyfikacyjnego którejkolwiek z osób, w logu wyświetlany jest komunikat wskazujący, który z pracowników ma niepełne dane identyfikacyjne.
  • Po obliczeniu deklaracji aktywna będzie ikonka eksportu pliku KEDU . Po naciśnięciu tej ikony pojawia się okno Parametry eksportu deklaracji. Poprzez przycisk Nazwa pliku wskazujemy dysk, ewentualnie katalog oraz wpisujemy nazwę pliku (tą, która widoczna jest w polu KEDU na zakładce [Ogólne]) z rozszerzeniem *.xml (na przykład C:\Pliki_KEDU\nazwa.xml). Po zaakceptowaniu okna, plik *.xml zostanie zapisany na dysku (we wskazanym miejscu) oraz automatycznie zostanie uruchomiony Program Płatnik, w przypadku gdy na oknie Parametry eksportu deklaracji został zaznaczony parametr Otwórz program Płatnik po wyeksportowaniu. Użytkownik musi podać hasło do programu, a następnie z pozycji menu Narzędzia/ Importy dokumentów wskazać właściwy plik *.xml. (Niestety nie jest możliwe wczytanie dokumentów w sposób całkowicie automatyczny, właśnie ze względu na konieczność podania hasła administratora Programu Płatnik i wybór kontekstu płatnika składek).
Uwaga
 Ścieżka do Programu Płatnik ustawiana jest w Konfiguracji programu w gałęzi Stanowisko/ Płace/ Parametry. Ścieżka do pliku podawana na formularzu Parametry eksportu deklaracji do programu Płatnik, po uruchomieniu ikony , nie może pozostać pusta. Jeżeli ścieżka nie zostanie podana lub będzie błędna pojawi się odpowiedni komunikat i nie będzie możliwe zapisanie pliku.
  • Zapisujemy formularz Deklaracji ZUS DRA ikoną dyskietki
  • W programie Comarch ERP Optima, po zweryfikowaniu poprawności raportów ZUS możemy zamknąć (zablokować przed zmianami) deklarację. W tym celu wracamy do formularza deklaracji ZUS i zaznaczamy pole Zablokowana.
Uwaga
 Przed przystąpieniem do tworzenia deklaracji ZUS można na dysku lokalnym (np. C:\) założyć nowy katalog (np. Pliki_KEDU), do którego będziemy zapisywać przygotowane pliki *.xml). Ułatwi to wyszukiwanie plików *.xml zapisywanych na komputerze.

Przesyłanie deklaracji ZUS – dwa sposoby

Przesyłanie deklaracji ZUS do Programu Płatnik możliwe jest na dwa sposoby, z poziomu:
  • Formularza deklaracji ZUS DRA (z poziomu Płace i Kadry/ Deklaracje ZUS rozliczeniowe) – sposób opisany powyżej,
  • Formularza deklaracji KEDU (z poziomu Płace i Kadry/ Pliki KEDU) – przesyła się wszystkie związane z danym plikiem *.xml deklaracje.
Przygotowując deklaracje ZUS: rozliczeniowe, zgłoszeniowe (ZZA, ZUA/ZWUA) możemy zapisywać je pod jednym, wspólnym plikiem KEDU. Należy przy tym pamiętać, że w momencie importowania do Programu Płatnik takiego pliku *.xml zostaną wczytane wszystkie naliczone pod tą nazwą deklaracje. Wygodne jest to w przypadku zgłaszania wielu ubezpieczonych, albo przy wyrejestrowaniach.
Aby przesłać taki plik KEDU, należy:
  1. Z menu Płace i Kadry wybrać Pliki KEDU,
  2. Na Liście deklaracji KEDU edytować KEDU klikając  ,
  3. Następnie klikamy  ,
  4. Po naciśnięciu tej ikony pojawia się okno Parametry eksportu deklaracji. Poprzez przycisk Nazwa pliku wskazujemy dysk, ewentualnie katalog oraz wpisujemy nazwę pliku (tą, która widoczna jest w polu KEDU na zakładce [Ogólne]) z rozszerzeniem *.xml (na przykład C:\Pliki_KEDU\nazwa.xml). Po zaakceptowaniu okna, plik *.xml zostanie zapisany na dysku (we wskazanym miejscu) oraz automatycznie zostanie uruchomiony Program Płatnik w przypadku gdy na oknie Parametry eksportu deklaracji został zaznaczony parametr Otwórz program Płatnik po wyeksportowaniu. Użytkownik musi podać hasło do programu, a następnie z pozycji menu Narzędzia/ Importy dokumentów wskazać właściwy plik *.xml. (Niestety nie jest możliwe wczytanie dokumentów w sposób całkowicie automatyczny, właśnie ze względu na konieczność podania hasła administratora Programu Płatnik i wybór kontekstu płatnika składek).
  5. Zapisujemy Formularz deklaracji KEDU ikoną dyskietki.
Uwaga
 Ścieżka do Programu Płatnik ustawiana jest w Konfiguracji programu w gałęzi Stanowisko/ Płace/ Parametry. Ścieżka do pliku podawana na formularzu Parametry eksportu deklaracji do programu Płatnik, po uruchomieniu ikony  , nie może pozostać pusta. Jeżeli ścieżka nie zostanie podana lub będzie błędna pojawi się odpowiedni komunikat i nie będzie możliwe zapisanie pliku.  
Uwaga
 Jeżeli eksportujemy do Programu Płatnika dużą ilość danych wyświetla się komunikat Trwa przesyłanie danych do Programu Płatnik. Proszę czekać - świadczy on o pracy systemu nad przygotowaniem danych do eksportu.
 

Deklaracja ZUA

W celu zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń należy stworzyć dla niego deklaracje zgłoszeniową ZUA. Deklaracja ta dostępna jest z poziomu listy pracowników w kadrach. Chcąc uzupełnić deklarację należy:

  • na pasku zadań rozwinąć menu Deklaracje pracownika i wybrać opcję Deklaracje zgłoszeniowe ZUS,
  • w oknie lista deklaracji zgłoszeniowych pracownika wybrać z listy deklarację, która będzie dodawana
  • po wybraniu odpowiedniej listy przyciskiem <INSERT> lub ikoną plusa otwieramy formularz deklaracji ZUA, na którym określa się:
    • KEDU – podaje się plik, do którego zostaną zapisane deklaracje. Plik KEDU może zawierać jedną lub kilka różnych deklaracji. Do Płatnika przesyłana jest zawsze cała zawartość tego pliku. Lista KEDU dostępna jest po wciśnięciu przycisku KEDU lub z poziomu Płace i Kadry /Pliki KEDU.
    • Dane aktualne w dniu – do deklaracji zostaną wykorzystane dane obowiązujące w podanym dniu,
    • Deklaracja dla umowy/zlecenia – jeżeli tworzymy deklarację zgłoszeniową do umowy cywilnoprawnej, należy zaznaczyć parametr Deklaracja dla umowy/zlecenia i wybrać z listy umowę, której dotyczy zgłoszenie (korekta lub zmiana).
    • Dane organizacyjne – pozwalają na określenie, czego dotyczy dana deklaracja: korekta lub zmiana (jeżeli jest to zgłoszenie do ubezpieczeń to nie wybieramy z listy żadnej opcji). W przypadku zmiany (korekty) danych identyfikacyjnych pracownika należy utworzyć deklaracje ZIUA.
    • Data wypełnienia – domyślnie proponowana jest data systemowa. Data ta przenoszona jest na deklaracje i przesyłana do Programu Płatnika.
    • Zablokowana – zaznaczenie tego parametru zabezpiecza wygenerowane deklaracje przed zmianami lub przypadkowym zablokowaniem. Odblokowanie możliwe jest tylko z poziomu menu kontekstowego z Listy deklaracji pracownika.
    • Wprowadził/ Zmodyfikował – daty i symbol osoby, która wygenerowała i zablokowała deklaracje.
Wykonaj lub <F8> -powoduje wygenerowanie odpowiedniej deklaracji. Deklarację taką można od razu wysłać do Programu Płatnika albo zapisać ją do KEDU i wysłać wraz z innymi deklaracjami znajdującymi się w tym pliku. Wysłanie deklaracji do Programu Płatnika. Po wciśnięciu tego przycisku program zapyta nas o plik, do którego chcemy zapisać dane. Plik ten musi mieć rozszerzenie *.xml, co zapewni jego odczyt przez Program Płatnika. Domyślnie plik ten zapisywany jest w katalogu Comarch ERP Optima. Oczywiście można wskazać inną lokalizację tego pliku. Zapisz zmiany – powoduje zapisanie stworzonej deklaracji. Deklaracja ta będzie widoczna na odpowiedniej liście. Zapisanie deklaracji pozwala na ponowne jej wysłanie do Programu Płatnika, bez konieczności ponownego naliczania.
Formularz deklaracji zgłoszeniowej
Uwaga
 Plik, do którego zapisuje się dane musi mieć rozszerzenie *.xml. Zapisując dane do istniejącego pliku nadpisujemy jego zawartość. Domyślnie na deklaracji zgłoszeniowej ZUS ZUA wykazany jest tylko numer PESEL. Numer dowodu osobistego/paszportu pojawi się tylko wtedy, gdy nie ma numeru PESEL.

Deklaracja RUD

Deklaracja RUD służy do zgłoszenia umów o dzieło do ZUS. Plik xml z deklaracją można wczytać do PUE. Od 1 stycznia 2021r. płatnicy składek mają obowiązek raportowania do ZUS informacji o każdej zawartej umowie o dzieło. Zgłoszeniu podlegają umowy o dzieło zawarte z osobami nie będącymi jednocześnie pracownikami etatowymi. W zgłoszeniu należy podać: datę zawarcia umowy, datę rozpoczęcia wykonywania dzieła, data zakończenia wykonania dzieła, przedmiot umowy oraz liczbę zawartych umów o dzieło. Przed wygenerowaniem deklaracji należy wskazać zakres dat z jakiego okresu mają być wykazane umowy. Deklaracja zostanie wygenerowana dla osób, które we wskazanym okresie mają wprowadzone umowy z ustawioną pozycją na deklaracji PIT jako PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy o dzieło lub PIT-8B 10. Prawa autorskie i inne prawa.  W jednej deklaracji RUD w xml zostanie wykazanych maksymalnie 10 umów zawartych z jednym wykonawcą, dlatego w przypadku, gdy wykonawca ma więcej niż 10 umów w podanym okresie program wygeneruje kilka plików xml z umowami. W przypadku seryjnego naliczania dla każdej osoby zostanie wygenerowany oddzielny plik xml z deklaracją. W podanej nazwie pliku zostanie dodany akronim pracownika. Podczas zapisu do xml należy podać nową nazwę pliku.
Uwaga
W nazwie pliku xml z deklaracją RUD nie można stosować kropek. W przypadku próby importu takiego pliku np. RUD1.02.2021.xml w PUE pojawia się komunikat o niepoprawnym pliku. Dla podanego przykładu poprawną nazwą pliku jest RUD1022021.xml
Plik xml z RUD można zaczytać w PUE z poziomu zakładki Ogólny, Ubezpieczony lub Płatnik. Z bocznego menu należy wybrać  [Dokumenty i Wiadomości]>[Dokumenty robocze] i następnie kliknąć w opcję Importuj. Na oknie importu należy wybrać Dodaj dokumenty, wskazać pliki xml z RUD, określić rolę dla importowanych dokumentów i ponownie kliknąć w opcję Importuj. Dokumenty zostaną dodane na listę dokumentów roboczych, skąd można je wysłać do ZUS. Wydruk Zgłoszenie umowy o dzieło ZUS RUD dostępny jest z poziomu formularza danych kadrowych pracownika (Wydruk danych/Podgląd wydruku/ Wydruki kadrowe/ Zgłoszenie umowy o dzieło ZUS RUD) oraz z poziomu Listy pracowników (Płace i Kadry/ Kadry/ Wydruk danych/ Wydruki kadrowe Zgłoszenie umowy o dzieło ZUS RUD) – wydruk dla zaznaczonych pracowników. Przed wydrukiem należy wskazać okres z jakiego mają być uwzględnione umowy o dzieło.  

Deklaracja RIA

Deklarację ZUS RIA należy złożyć, jeśli pracodawca wyraził chęć skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej dla pracowników składając oświadczenie ZUS OSW. Okres przechowywania dokumentacji można skrócić dla pracowników, którzy zostali zgłoszeni do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy w okresie od 1.01.1999 do 31.12.2018 roku i z którymi została rozwiązania umowa o pracę/umowa cywilnoprawna. Jeśli pracownik nie spełnia tych warunków podczas naliczania deklaracji pojawi się odpowiedni komunikat. Deklarację można zapisać do pliku xml i zaimportować do programu Płatnik. W przypadku pracowników wieloetatowych naliczenie deklaracji ZUS RIA należy wykonać z poziomu etatu głównego.
W deklaracji wykazywane są następujące dane:
  • dane identyfikacyjne pracownika,
  • informacja o rozwiązaniu ostatniego stosunku pracy – data zwolnienia pobrana z zakładki 3.Etat oraz dane dotyczące trybu rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy z zakładki 4.Ubezpieczenie(etat),
  • kwota przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w  którym został wypłacony, a  przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i  rentowe – za okres od 1.01.1999  r. do 31.12.2018  r.,
  • kwota przychodu należnego za inny rok kalendarzowy niż rok, w  którym został wypłacony, a  przychód ten stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe – za okres od 1.01.1999  r. do 31.12.2018  r.,
  • kwota przychodu, za lata kalendarzowe, wypłaconego obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w  okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i  rentowe – za okres od 1.01.1999  r. do 31.12.2018  r. – kwota elementów, które mają zaznaczony parametr Wykaż na ZUS RPA/RIA jako element wypłacany obok zasiłków i które nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne oraz rentowe,
  • informacja o okresach wykonywania pracy nauczycielskiej w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych od 01.01.1999 r. do 31.12.2018r. – okres pracy nauczycielskiej wykazany ustalany jest na podstawie ustawienia parametru Nauczyciel w zapisach historycznych pracownika obowiązujących w okresie 1.01.1999 – 31.12.2018 oraz nieobecności pracownika. Do okresów pracy nauczycielskiej zaliczany jest urlop wypoczynkowy oraz inne nieobecności, które mają zanaczony parametr Okres nieobecności zaliczany do pracy nauczycielskiej.
  • informacja o okresie wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (DZ. U. z 2018 r. poz. 1924) od 1.01.1999 r. do 31.12.2008 r. – okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze ustalany jest na podstawie ustawienia pola Kod FEPw zapisach historycznych pracownika obowiązujących w okresie 1.01.1999 – 31.12.2008 oraz nieobecności pracownika.

Deklaracje zgłoszeniowe

Wszystkie deklaracje związane z konkretnym pracownikiem dostępne są z poziomu Płace i Kadry / Kadry (Lista pracowników) z menu ikonki Deklaracje pracownika  należy wybrać Deklaracje zgłoszeniowe ZUS. W programie wszystkie dane potrzebne do poprawnego wypełnienia deklaracji zgłoszeniowych zapisane są na formularzu pracownika. Na ich podstawie można przygotować i wysłać do Programu Płatnik następujące deklaracje zgłoszeniowe: ZUA, ZZA, ZCNA, ZIUA, ZWUA, RIA RIA oraz do ZUS PUE deklarację RUD oraz Zaświadczenie płatnika składek Z-3. Wygenerowane dla pracownika deklaracje zapisywane są w programie i dostępne z poziomu listy danej deklaracji. Dla każdego rodzaju deklaracji zgłoszeniowych związanych z danym pracownikiem tworzona jest oddzielna lista. Ponieważ wszystkie listy deklaracji zgłoszeniowych obsługiwane są przez identyczne przyciski i klawisze omówione zostaną tylko raz. Lista deklaracji zgłoszeniowych Lista deklaracji zgłoszeniowych składa się z trzech kolumn:
  • Data wypełnienia – jest zgodna z datą na deklaracjach. Standardowo w trakcie przygotowywania deklaracji podpowiada się data systemowa. Zawsze możemy ją zmienić na inną, wybraną przez nas datę
  • Data obliczenia – informuje użytkownika, kiedy dana deklaracja została obliczona. Ma ona znaczenie czysto informacyjne. Nie jest wykorzystywana na formularzach, które wysyłamy do ZUS
  • Status – informuje nas o aktualnym stanie deklaracji. Pole to może przyjmować dwie wartości: obliczona i zamknięta. Deklarację obliczoną można korygować, czy wykasować i ponownie wyliczyć. Zablokowanie deklaracji zabezpiecza nas przed przypadkowym jej usunięciem. Taki status powinny posiadać wszystkie zaakceptowane i wysłane do ZUS deklaracje zgłoszeniowe.
Lista obsługiwana jest przez następujące przyciski: W dolnej części okna znajduje się pole Lista pozwalające na wybór listy dla danego rodzaju deklaracji. Domyślnie wybrana jest tam deklaracja ZUA. Zmiana rodzaju deklaracji polega na wybraniu z listy dostępnych deklaracji tej dla nas właściwej. Lista rodzajów deklaracji wywoływana jest przez przyciśnięcie przycisku strzałki znajdującego się z prawej strony pola Lista. Dodanie nowej deklaracji. W zależności od rodzaju wyświetlanej listy zostanie wywołany formularz właściwej deklaracji zgłoszeniowej. Formularz nowej deklaracji można wywołać klawiszem <INSERT> lub poleceniem Dodaj z menu kontekstowego (prawy klawisz myszki). Podgląd utworzonej deklaracji. Możliwe jest wówczas przesłanie deklaracji do Programu Płatnika lub ponowne jej przeliczenie, jeśli nie została zablokowana. – Usunięcie deklaracji. Usuniecie możliwe, gdy deklaracje nie jest zablokowana. Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

Deklaracje roczne ZUS IWA

Deklaracja ZUS IWA - informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe składana do dnia 31 stycznia za rok poprzedni. Tworzenie i wysłanie - do programu Programu Płatnik - deklaracji IWA dostępne jest w menu Płace i Kadry/ Deklaracje roczne IWA.
Po naciśnięciu , otworzy się formularz Deklaracja ZUS IWA, należy:
  • wybrać plik KEDU, do którego ma być zapisana deklaracja,
  • wpisać liczbę osób poszkodowanych w wypadkach śmiertelnych i ciężkich (jeśli miały miejsce),
  • liczbę osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia,
  • i datę wypełnienia deklaracji.
  • Deklarację wyliczamy ikoną pioruna .
  • Po zapisaniu deklaracji na liście jest widoczny jej identyfikator. Dla kolejnej deklaracji za ten sam rok nadawany jest identyfikator wyższy o 1 od poprzedniego (kolejno: 02/2018, 03/2018 itd.). W przypadku składania korekty, można dopisać na formularzu IWA znak i numer decyzji pokontrolnej.
Deklaracja ZUS IWA po przesłaniu do Programu Płatnik zawiera:
  • Dane identyfikacyjne i adresowe płatnika – pobrane z Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ PIT-4R, CIT-8.
  • Kod terytorialny jednostki ZUS i rodzaj działalności wg PKD – pobrane z Konfiguracji firmy/ Płace/ Zobowiązania wobec ZUS – pola należy uzupełnić przed obliczaniem deklaracji IWA. W przypadku braku uzupełnienia rodzaju działalności wg PKD w konfiguracji firmy, podczas naliczania deklaracji zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat i dodatkowo Użytkownik zostanie przeniesiony do miejsca, gdzie należy go podać.
  • Liczba ubezpieczonych – suma ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w poszczególnych miesiącach podzielona przez 12 zaokrąglona do jedności zgodnie z wytycznymi ZUS. Jeśli podczas liczenia deklaracji program znajdzie co najmniej jeden miesiąc w którym była zerowa liczba ubezpieczonych, to wyświetli stosowny komunikat (IWA składają tylko te firmy, w których w każdym miesiącu co najmniej jedna osoba podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu). Pomijane są osoby nieobecne przez cały miesiąc z następujących przyczyn:
    • urlop bezpłatny (nieobecności z kodami świadczenia/przerwy 111 i 112),
    • urlop wychowawczy (nieobecności z kodami 121 i 122),
    • urlop macierzyński (nieobecności z kodem 311),
    • służba wojskowa (standardowy typ nieobecności o takiej nazwie).
  • W przypadku urlopów macierzyńskich, na których przebywali właściciele (bądź osoby współpracujące), liczba ubezpieczonych na IWA będzie wyliczona poprawnie, jeśli w czasie liczenia deklaracji nie będzie w bazie danych wypłat właściciela za miesiące, w których przez cały miesiąc przebywał na urlopie macierzyńskim – w przeciwnym razie może być konieczna ręczna korekta w Programie Płatnik.
  • Liczba osób poszkodowanych w wypadkach przy pracy – zsumowane osoby, które miały nieobecności typu „zwolnienie chorobowe” z przyczyną „Wypadek w pracy/ choroba zawodowa” rozpoczynające się w obrębie roku kalendarzowego, za który liczona jest deklaracja. Nie są uwzględnione nieobecności spowodowane wypadkiem dotyczące właścicieli (osób współpracujących). W takim przypadku konieczna jest korekta tej liczby w Programie Płatnik. Jeśli wypadek przy pracy został zarejestrowany w rejestrze wypadków w innym roku niż nastąpił – to również należy skorygować w Programie Płatnik liczbę osób poszkodowanych w wypadkach.
  • Liczba osób poszkodowanych w wypadkach śmiertelnych i ciężkich oraz liczba osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia – wartości zgodne z wpisanymi na formularzu przed wyliczeniem deklaracji.
Uwaga
 Na Liście pracowników z menu przy ikonie drukarki w gałęzi Wydruki kadrowe, dostępny jest wydruk Raport pomocniczy IWA, generowany za wybrany rok, który ułatwia weryfikację informacji zawartych w deklaracji.

Deklaracje roczne ZUS ZSWA

Deklaracja ZUS ZSWA pozwala na zgłoszenie/ korektę danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Płatnicy mają obowiązek przekazywać deklarację do 31 marca danego roku za poprzedni rok kalendarzowy. Zgodnie z art. 50 ustawy o emeryturach pomostowych pierwsze zgłoszenie ZUS ZSWA płatnik składek przekazał do ZUS za rok 2010 do dnia 31 marca 2011 roku (art.38 ust. 2 tej ustawy). W zgłoszeniu tym płatnik składek przekazał również informacje wymienione w art. 38 ust. 1 ustawy dotyczące pracowników, którzy w 2009 r. wykonywali pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nawet wówczas, gdy w 2010 roku praca w ww. charakterze nie była już przez tych pracowników wykonywana. Deklaracja ZUS ZSWA dostępna jest z dwóch poziomów:
  • Płace i Kadry > Kadry – Deklaracje zgłoszeniowe ZUS – naliczenie deklaracji z tego poziomu skutkuje uwzględnieniem tylko wybranego pracownika.
  • Płace i Kadry > Deklaracje roczne ZSWA – naliczenie deklaracji z tego poziomu dla wszystkich pracowników za wskazany rok.
Po naciśnięciu  otworzy się formularz Deklaracja ZUS ZSWA, należy:
  • wybrać plik KEDU, do którego ma być zapisana deklaracja,
  • wpisać datę wypełnienia deklaracji oraz rok i identyfikator deklaracji,
  • określić czy generowana deklaracja związana jest ze zgłoszeniem czy korektą.
  • Deklarację wyliczamy ikoną pioruna.
  • Po zapisaniu deklaracji na liście jest widoczny jej identyfikator. Dla kolejnej deklaracji za ten sam rok nadawany jest identyfikator wyższy o 1 od poprzedniego (kolejno: 02/2010, 03/2010 itd.). Dodatkowo jeżeli deklaracja dotyczy tylko wybranego pracownika to na liście jest widoczne imię i nazwisko pracownika.
Przy ustalaniu okresu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze na deklaracji ZSWA nie uwzględnia się okresów niewykonywania pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie lub świadczenie z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.
Uwaga
 Zgodnie z informacją na stronach ZUS oznacza to: „Iż przy ustalaniu tych okresów nie uwzględnia się okresów: niezdolności do pracy, za które wypłacone zostało wynagrodzenie, zasiłek chorobowy lub świadczenie rehabilitacyjne, za które pracownik otrzymał zasiłek opiekuńczy bądź macierzyński. Ponadto przy ustalaniu okresu zatrudnienia w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nie uwzględnia się również okresów urlopu wychowawczego, urlopu bezpłatnego oraz służby wojskowej. Natomiast okresy urlopu wypoczynkowego zalicza się do okresu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze”.

Deklaracja ZCNA

Deklaracja zgłoszeniowa ZCNA dotyczy zgłoszenia do ubezpieczeń członków rodziny pracownika. Można je przesłać do Płatnika tylko dla tych osób, które zostały poprawnie wpisane na listę członków rodziny. Program nie sprawdza, jaką deklarację powinien mieć członek rodziny. Obowiązek ten spoczywa na Użytkowniku systemu. Dla przypomnienia:
  • ZCZA – (deklaracja historyczna, nie obowiązuje) zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego,
  • ZCNA – zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania nie jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego.
W celu wygenerowania tej deklaracji należy wejść na listę pracowników (Płace i Kadry / Kadry), ustawić się kursorem na tym pracowniku i wywołać Listę deklaracji ZCNA, nacisnąć ikonę lub <INSERT>. Następnie:
  • należy wybrać właściwy plik KEDU,
  • ustalić datę aktualności i datę wypełnienia,
  • nacisnąć przycisk pioruna lub <F8>, aby pojawiła się lista członków rodziny pracownika. z listy wybieramy tych członków rodziny dla których będzie generowana deklaracja ZCNA,
  • należy wybrać z listy członków rodziny, te osoby, dla których generowana będzie deklaracja,
  • klikając w pierwszej kolumnie Deklaracja zostaną udostępnione na liście rozwijanej dwie opcje: 1‑zgłoszenie lub 2-wyrejestrowanie.
Fragment okna przy tworzeniu deklaracji ZCNA
Uwaga
 Edycji podlega tylko pierwsza kolumna Deklaracja. Domyślnie na deklaracji ZCNA wykazywany jest tylko numer PESEL. Numer dowodu osobistego/paszportu pojawi się tylko wtedy, gdy nie ma numeru PESEL. W przypadku tych deklaracji, warunek dotyczy zarówno danych pracownika, jak i danych identyfikacyjnych członków rodzin.
  • Ostateczny wybór deklaracji akceptujemy przyciskiem Zatwierdź.  Program generuje deklarację zgłoszeniową, którą możemy od razu wysłać do Programu Płatnik albo zapisać i wysłać wraz z innymi deklaracjami.

Deklaracja ZZA

Deklaracja ZZA pozwala na zgłoszenie pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego. W celu wygenerowania deklaracji zgłoszeniowej należy z poziomu danego pracownika wywołać listę deklaracji ZZA. Po wciśnięciu klawisza <Insert> na ekranie pojawi się formularz deklaracji ZZA, na którym należy podać:
  • plik KEDU do którego zostanie zapisana deklaracja,
  • określić datę aktualności danych pracownika,
  • zaznaczyć czego dotyczy zgłoszenie ( deklaracja dla umowy zlecenia),
  • wybrać z listy daną umowę – zlecenie,
  • podać datę wypełnienia deklaracji, data ta drukuje się na deklaracji ZZA,
  • przeliczyć deklaracje <F8>,
  • zapisać do pliku i ewentualnie od razu przesłać do Programu Płatnika.
Uwaga
 Domyślnie na deklaracji ZZA wykazywany jest tylko numer PESEL. Numer dowodu osobistego/paszportu pojawi się tylko wtedy, gdy nie ma wprowadzonego numeru PESEL.

Deklaracja ZSWA

Deklaracja ZUS ZSWA pozwala na zgłoszenie/ korektę danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze pracownika/pracowników. Deklaracja ZUS ZSWA dostępna jest z dwóch poziomów:
  • Płace i Kadry / Kadry – Deklaracje zgłoszeniowe ZUS – naliczenie deklaracji z tego poziomu skutkuje uwzględnieniem tylko wybranego pracownika.
  • Płace i Kadry / Deklaracje roczne ZSWA – naliczenie deklaracji z tego poziomu dla wszystkich pracowników za wskazany rok.
Szczegółowe informacje dotyczące deklaracji ZUS ZSWA zostały zawarte w artykule Deklaracje roczne ZUS ZSWA.

Zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3

Zaświadczenie ZUS Z-3 służy do ustalenia i obliczenia wysokości zasiłku chorobowego oraz innych świadczeń wypłacanych przez ZUS (zasiłek macierzyński czy opiekuńczy) dla pracownika. Zawiera informacje zarówno o płatniku składek (pracodawcy), o ubezpieczonym (pracowniku), jak i o uzyskanym przez niego wynagrodzeniu. Zaświadczenie to sporządza się za pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę. Zaświadczenie ZUS Z-3 sporządzane jest przez tych płatników składek (pracodawców), którzy nie są płatnikami zasiłków (czyli zatrudniają mniej niż 20 pracowników) oraz przez płatników, którzy za okres po ustaniu zatrudnienia przekazują wypłatę zasiłku do ZUS-u. Zaświadczenia płatnika składek Z-3 w formacie xml, można wczytać do  Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS). Zaświadczenie można utworzyć pojedynczo dla wskazanego pracownika z poziomu listy pracowników w Kadrach po wybraniu opcji Deklaracje ZUS dostępnej przy przycisku i następnie wskazaniu w polu lista Z-3. Przed wygenerowaniem zaświadczenia należy wskazać:
  • datę nieobecności, dla której generowane jest zaświadczenie
  • sposób ustalania okresu wyliczenia składników wynagrodzenia. Dostępne są opcje:.
    • automatycznie – zaznaczenie tej opcji spowoduje automatyczne ustawianie zakresu dat, z jakiego mają być wykazane składniki miesięczne oraz okresowe na podstawie wpisanej daty nieobecności w polu „Podaj datę nieobecności, dla której chcesz wykonać ZUS Z-3.
    • ręcznie – po jej zaznaczeniu Użytkownik ma możliwość ręcznego wprowadzenia zakresu dat składników miesięcznych i okresowych
Po naciśnięciu przycisku   otworzy się aplikacja Comarch Deklaracje i będzie dostępny formularz  Zaświadczenia płatnika składek ZUS Z-3 z danymi pobranymi z Comarch ERP Optima. Na zaświadczeniu domyślnie będzie wykazywany adres zamieszkania pracownika, a jeśli nie ma go wprowadzonego w danych kadrowych to adres zameldowania. Jeśli pracownik ma przekazywane wynagrodzenie na rachunek bankowy zostanie on także domyślnie podany na zaświadczeniu. Dane wykazane na formularzu zaświadczenia podlegają edycji/ usunięciu.  Jeżeli nie uzupełniono wszystkich wymaganych pól podczas próby zapisania formularza wyświetlany jest komunikat: Niektóre pola nie zostały uzupełnione. Popraw błędy na formularzu. Wydruki Z-3 jest dostępny z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem   . Podgląd wydruku jest dostępny z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem   . Po zapisaniu dokumentu po stronie aplikacji Comarch Deklaracje zaświadczenie będzie dostępne na liście deklaracji ZUS pracownika. Po ustawieniu się na danym zaświadczeniu można je wyeksportować do pliku xml  za pomocą  przycisku Eksport do PUE ZUS  W oknie ‘Parametry eksportu zaświadczenia ZUS Z-3 należy wskazać lokalizację, w której ma się zapisać plik xml. Wyeksportowane plik można zaczytać do portalu PUE ZUS. Plik xml można zaczytać w PUE z poziomu panelu Ogólny lub Płatnik. Z bocznego menu należy wybrać [Dokumenty i Wiadomości]>[Dokumenty robocze] i następnie kliknąć w opcję [Importuj] > [Importuj dokumenty]. Na oknie importu należy wybrać Dodaj dokumenty, wskazać plik xml Z-3. Dokument zostanie dodany na listę dokumentów roboczych, skąd można go wysłać do ZUS. Jeżeli import pliku wykonywany jest z panelu Płatnika weryfikowana jest zgodność danych zalogowanego płatnika z danymi z pliku, dlatego przed wyeksportowaniem Zaświadczenia płatnika składek ZUS Z-3 należy uzgodnić dane identyfikacyjne płatnika w ZUS PUE oraz w Comarch ERP Optima.

Deklaracja ZIUA

Deklarację ZUS ZIUA wypełnia się dla osób zgłoszonych do ubezpieczeń, gdy zmieniły się lub wymagają korekty dane identyfikacyjne ubezpieczonego (tj. numer PESEL, NIP, seria i numer dowodu osobistego albo paszportu, nazwisko, pierwsze imię, data urodzenia). W celu wygenerowania deklaracji ZIUA należy przez aktualizację wprowadzić odpowiednie zmiany na formularzu danych kadrowych pracownika a następnie z poziomu danego pracownika wywołać listę deklaracji ZIUA. Po wciśnięciu klawisza <Insert> na ekranie pojawi się formularz deklaracji ZIUA, na którym należy podać:
  • plik KEDU do którego zostanie zapisana deklaracja,
  • określić datę aktualności danych pracownika,
  • podać datę wypełnienia deklaracji,
  • przeliczyć deklaracje <F8>,
  • zapisać do pliku i ewentualnie od razu przesłać do Programu Płatnika.