Dowody wewnętrzne sprzedaży

Co należy wiedzieć o FSW

Dowody Wewnętrzne Sprzedaży mogą być wykorzystywane w trzech przypadkach: 
  • Nabycie wewnątrzunijne – dowody wewnętrzne, których zadaniem jest naliczenie podatku VAT przy dostawach wewnątrzunijnych (które powstały na podstawie Faktur Zakupu). Szczegóły można znaleźć tutaj.
  • Odwrotne obciążenie wprzypadku towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym obowiązek podatkowy ciąży na nabywcy będącym podatnikiem VAT. Jednocześnie nabywcom przysługuje prawo do odliczenia VAT. W programie mechanizm ten realizowany jest poprzez Dowody Wewnętrzne Sprzedaży i Dowody Wewnętrzne Zakupu. Do Faktury Zakupu, niezależnie od statusu kontrahenta na FZ, można wygenerować FSW pod warunkiem, że:
    • Pozycje na FZ nie mają naliczonego podatku VAT,
    • W przypadku kiedy na FZ część pozycji ma wykazany podatek VAT, na FSW zostaną przeniesione wyłącznie pozycje bez naliczonego podatku VAT.
  • Reklama – dowody wewnętrzne dotyczące m.in. przekazania towarów na cele reprezentacji i reklamy, wystawiane bezpośrednio przez Użytkownika.
  • Warto przy tym pamiętać, że:
    • FSW nie mają żadnego wpływu na zasoby w magazynie (nie powodują zdjęcia ani zarezerwowania towaru – dotyczy modułów Handel, Handel Plus),
    • FSW nie powodują powstania płatności w module Kasa/Bank.

Lista Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży

Lista Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży dostępna jest z poziomu menu Handel/ Inne(Handel). Lista zawiera zarówno dokumenty, które powstały na podstawie Faktur Zakupu (dowody wewnętrzne, których zadaniem jest naliczenie podatku VAT przy dostawach wewnątrzunijnych oraz przy zakupie towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym), jak i „ręcznie” wystawione przez użytkownika dowody wewnętrzne dotyczące m.in. przekazania towarów na cele reprezentacji i reklamy. Zasady obsługi listy zostały opisane szczegółowo tutaj. W programie dokumenty te są rozróżniane przy pomocy schematów numeracji:
  • FAW – dowody wewnętrzne wystawiane przez Użytkownika,
  • FAWFZ – dowody wewnętrzne dotyczące nabycia wewnątrzunijnego.
Schematy numeracji FAWFAWFZ są predefiniowane w programie w trakcie tworzenia bazy danych. Użytkownik może je zmienić zgodnie z zasadami obowiązującymi w programie (tworzenie schematu numeracji w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel: Dowód wewnętrzny sprzedaży oraz przypisanie schematu domyślnego w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Dowód wewnętrzny sprzedaży i Dowód wewnętrzny sprzedaży z FZ). Lista Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży jest obsługiwana przez standardowe przyciski i pola, na podobnych zasadach jak zwykłe Faktury Sprzedaży. Ponadto na liście znajduje się:  - utworzenie Dowodu Wewnętrznego Zakupu do Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży (w przypadku nabycia wewnątrzunijnego lub zakupu towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym).  - Przenieś do rejestru VAT.  - księgowanie na konta, zgodnie z wybranym schematem księgowań (funkcja dostępna dla użytkowników modułu Księga Handlowa). - Korekta – po wciśnięciu przycisku wywoływany jest domyślnie formularz korekty ilości. Wszystkie możliwe korekty (ilości, wartości i stawki VAT) dostępne są po wciśnięciu przycisku strzałki widocznej obok przycisku. Opcja korekty dostępna jest również na liście dla wybranego dokumentu pod prawym przyciskiem myszy. – Operacje seryjne umożliwiające:
  • dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
  • zmianę kategorii dokumentu,
  • dodawanie/ usuwanie kodów JPK_V7.
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.

Formularz Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży

Formularz jest zbliżony do formularza zwykłej Faktury Sprzedaży (zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj).

Formularz FW: zakładka Ogólne

Schemat numeracji - proponowany jest taki, jak ustawiony w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: w pozycji Dowód Wewnętrzny Sprzedaży (domyślnie FAW), dla dokumentów wystawianych „ręcznie” lub Dowód Wewnętrzny Sprzedaży z FZ (domyślnie FAWFZ), dla dokumentów powstałych z FZ. Użytkownik ma możliwość zmiany schematu. Kontrahent – w przypadku FSW wystawianych przez użytkownika proponowany jest kontrahent !NIEOKREŚLONY!, natomiast na FSW do FZ dane kontrahenta są przepisywane z Faktury Zakupu. Magazyn – magazyn proponowany jest zgodnie z przyjętymi w programie zasadami (magazyn domyślny dla operatora/ magazyn domyślny dla stanowiska/ magazyn główny). W przypadku modułu Faktury jest to zawsze magazyn domyślny.
Uwaga
Dokument FSW nie powoduje zdjęcia towaru z magazynu. Dlatego, jeśli faktura dotyczy np. przekazania towaru na cele reprezentacji i reklamy, aby zdjąć towar z magazynu należy wystawić dodatkowy dokument rozchodowy np. RW (uwaga dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
Na formularzu Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży znajdują się ponadto dwa parametry:
  • Bufor – tak jak w przypadku pozostałych dokumentów Dowód Wewnętrzny Sprzedaży można zapisać do bufora (z możliwością wprowadzania zmian) lub na trwałe.
  • FWZ – na podstawie Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży może powstać Dowód Wewnętrzny Zakupu. Parametr można zaznaczyć tylko wtedy, gdy odznaczony jest parametr Bufor (zaznaczenie FZW spowoduje automatyczne odznaczenie Bufor). Jeśli parametr zostanie zaznaczony, to podczas zapisu Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży program automatycznie tworzy Dowód Wewnętrzny Zakupu.
Uwaga
Parametr FZW jest dostępny tylko na FSW dotyczących nabycia wewnątrzunijnego lub zakupu towarów objętych odwrotnym obciążeniem podatkowym (powstałych w wyniku przekształcenia Faktury Zakupu). Na FSW wystawianych bezpośrednio z listy parametr nie jest dostępny.

Formularz FW: zakładka Kontrahent

Na zakładce [Kontrahent] znajduje się tylko jedna sekcja Sprzedawca. Jako dane kontrahenta przepisywane są odpowiednio dane podatnika z Pieczątki firmy (Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy) – dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! lub dane dostawcy z Faktury Zakupu. Kontrahenta na dokumencie FSW można zmienić – wtedy dane zostaną pobrane z karty ewidencyjnej wybranego kontrahenta.

Formularz FW: zakładka Dodatkowe

Dokumenty skojarzone - informacje o dokumentach powiązanych z FSW:
  • FZ – Faktura Zakupu, na podstawie której powstała FSW,
  • KOR – dokumenty korygujące do Faktury Zakupu, które zostały uwzględnione na FSW (w tym również FZKG), lub dokumenty korygujące wystawione bezpośrednio do FSW,
  • FWZ – Dowód Wewnętrzny Zakupu, która powstała na podstawie FWS.
Tabela VAT – kwoty VAT są wyliczone na podstawie wartości z FZ oraz wszystkich korekt. Stawka VAT jest pobierana z kart cennikowych poszczególnych towarów. Tabela jest udostępniona do edycji przez użytkownika (możliwość zmiany w kwotach netto, brutto i VAT). Razem – kwota brutto faktury.
Uwaga
Wystawienie Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży nie powoduje powstania płatności w module Kasa/Bank.

Faktury zaliczkowe

https://www.youtube.com/watch?v=Wf0cSt9uCIM Ustawa o VAT zobowiązuje podatników do naliczania i odprowadzenia VAT-u należnego w sytuacji, w której podatnik pobrał od klienta część lub całość należności jeszcze przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, zanim została wystawiona faktura VAT. VAT należy rozliczać po wpłaceniu każdej kwoty dotyczącej zamówienia. W systemie Comarch ERP Optima:
  • Odpowiednikiem składanego zamówienia/ umowy jest Faktura Pro Forma.
  • Do Faktury Pro Forma można wystawiać faktury zaliczkowe (są widoczne na liście Faktur Sprzedaży). Do jednej Faktury Pro Forma można wystawić kilka faktur zaliczkowych – program kontroluje, by kwota wpłacanych zaliczek nie przekroczyła wartości Faktury Pro Forma.
  • W przypadku zwrotu zaliczki można wystawić fakturę korygującą (korekta wartości do Faktury zaliczkowej).
  • Na Fakturze Sprzedaży wystawionej do FPF domyślnie rozliczają się wszystkie zaliczki wystawione do tej FPF. Wartość końcowa Faktury jest pomniejszana o kwotę wpłaconych zaliczek. Jeśli na FA usuwane są pozycje lub zmieniane ilości, należy również zmniejszyć wartość zaliczek do rozliczenia, w przeciwnym przypadku Faktura może mieć wartość ujemną.
  • Na Fakturze do FPF istnieje możliwość wskazania na zakładce [Płatności], które zaliczki i w jakiej kwocie mają zostać rozliczone.
  • Jeżeli na Fakturze Pro Forma znajduje się przynajmniej jedna pozycja, która na kartotece ma zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność i wartość FPF wynosi powyżej 15 000 PLN brutto, to na tej fakturze będzie automatycznie zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność. Następnie po przekształceniu FPF do Faktury Zaliczkowej, jeśli wartość wprowadzonej zaliczki przekroczy 15 tys. zł brutto również zostanie zaznaczony parametr MPP. W przypadku, gdy wartość zaliczki będzie niższa to parametr MPP zostanie odznaczony. Po przekształceniu FPF do Faktury finalnej parametr MPP będzie zaznaczony automatycznie tylko wtedy, jeśli wartość tego dokumentu przekroczy kwotę 15 tys. zł brutto.. Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.
Faktury Zaliczkowe można tworzyć nawet, jeśli została wygenerowana Faktura Sprzedaży na całość FPF. Faktura Zaliczkowa może być wystawiona do jednej Faktury Pro Forma. Zaliczki są wpłacane do konkretnej umowy/ zamówienia, która w systemie Comarch ERP Optima powinna być zarejestrowana w postaci Faktury Pro Forma. Dlatego warunkiem utworzenia Faktury Zaliczkowej jest wcześniejsze wystawienie odpowiedniej Faktury Pro Forma. Funkcja wystawiania Faktur Zaliczkowych jest dostępna na liście Faktur Pro Forma. Aby wystawić Fakturę Zaliczkową należy ustawić na liście kursor na Fakturze Pro Forma, której dotyczy zaliczka, a następnie wybrać z menu wyświetlanego przy pomocy strzałki widocznej obok przycisku opcję Faktura zaliczkowa.
Uwaga
Utworzenie Faktury Zaliczkowej jest możliwe również z poziomu Sprzedaży Dedykowanej – na zakładce  Pro Forma w menu kontekstowym.

Formularz faktury zaliczkowej:

Dokument – schemat numeracji jest pobierany zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty/ Faktura zaliczkowa. Nowy schemat numeracji można utworzyć w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Faktura sprzedaży zgodnie z obowiązującymi w systemie zasadami. Kontrahent – dane kontrahenta są zgodne z danymi podanymi na Fakturze Pro Forma. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany. Data wystawienia – proponowana jest data bieżąca. Dokument liczony od – zaliczka dotyczy zawsze wartości brutto zamówienia/ umowy. Dlatego ustawiany jest zawsze algorytm liczenia od brutto i użytkownik nie ma możliwości jego zmiany. MPP – podzielona płatność – parametr jest zaznaczany automatycznie jeśli wartość zaliczki wynosi ponad 15 tys. zł brutto i na Fakturze Pro Forma, do której jest tworzona FZAL, znajduje się przynajmniej jedna pozycja, która na kartotece ma zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność. Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.
  • Wartość podlegająca MPP – łączna wartości brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które na swoich kartotekach mają zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności. Nie są tu uwzględnianie pozycje ze stawką VAT NP.
Uwaga
Pozycje, do których nie jest wpłacana zaliczka (wartość zaliczki 0) należy usunąć z faktury zaliczkowej. W przypadku usunięcia towaru/ usługi z Faktury Zaliczkowej pozycje nie są renumerowane, dzięki czemu zachowana jest zgodność LP dla pozycji na Fakturze Pro Forma i Fakturze Zaliczkowej.
Jeśli wpłacana zaliczka nie dotyczy konkretnej pozycji z Faktury Pro Forma, a całości zamówienia/ umowy – użytkownik może proporcjonalnie podzielić kwotę zaliczki na wszystkie pozycje. Po wciśnięciu przycisku  wyświetlane jest okno, gdzie należy podać kwotę wpłacanej zaliczki. Po zaakceptowaniu – program podzieli podaną kwotę na wszystkie pozycje widoczne na fakturze zaliczkowej bądź procent wartości Faktury Pro Forma, który powinien wpłacić klient jako zaliczkę. W polu Płatność użytkownik może wybrać formę płatności dla faktury zaliczkowej. Zasady generowania płatności dla faktur zaliczkowych są podobne jak dla innych dokumentów, należy jednak pamiętać o kilku różnicach:
  • W przypadku generowania zapisu kasowego na podstawie faktury zaliczkowej kwota wpłacana w oknie potwierdzenia wpłaty gotówki nie jest udostępniona do edycji.
  • Dla faktur zaliczkowych nie ma możliwości rozbicia płatności na raty (tabela płatności na zakładce [Płatności]nie jest udostępniona do edycji).
Dokumenty – na zakładce [Dokumenty] widoczny jest numer Faktury Pro Forma (typ PF), której dotyczy Faktura Zaliczkowa oraz numery Faktur Korygujących dotyczących zwrotu zaliczek (typ KOR). Zasady tworzenia Faktur Zaliczkowych do Faktury Pro Forma
  • Faktura Pro Forma, do której wystawiono Fakturę Zaliczkową na liście widoczna jest ze statusem ZL.
  • Utworzona Faktura Zaliczkowa jest widoczna na liście Faktur Sprzedaży ze statusem ZL.
  • Nie można wystawić Faktury Zaliczkowej do Faktury Pro Forma, która jest w buforze anulowana lub zamknięta.
  • Jeśli do Faktury Pro Forma została wystawiona Faktura Zaliczkowa – nie można anulować FPF. Należy najpierw anulować Fakturę Zaliczkową.
  • W przypadku anulowania Faktury Zaliczkowej rozpięte zostaje powiązanie z Fakturą Pro Forma (Faktura Pro Forma jest nadal aktywna).
  • Faktury Zaliczkowej ani Faktury Pro Forma nie można anulować jeśli została już utworzona Faktura Sprzedaży. Należy najpierw anulować Fakturę Sprzedaży.
  • Faktura Zaliczkowa nie może być wystawiona do FPF w sytuacji kiedy więcej niż jedna FPF jest przekształcona do jednego RO (dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
  • Faktura Zaliczkowa nie może być wystawiona do FPF w sytuacji kiedy dokument RO powiązany z FPF jest zapisany do bufora (dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
  • Faktury Zaliczkowe nie są uwzględniane w analizach dotyczących sprzedaży (liczonych wg elementów dokumentów). W raportach tego typu uwzględniane są dopiero Faktury Sprzedaży.
  • W raportach liczonych wg dokumentów (np. RKZ, lista faktur) Faktury Zaliczkowe będą uwzględniane. W przypadku RKZ dla Faktur Zaliczkowych wartość zakupu będzie wynosiła 0, zaś wartość netto wpłaconej zaliczki będzie widoczna jako marża. Natomiast na Fakturze Sprzedaży marża zostanie pomniejszona o wartość netto wpłaconych wcześniej zaliczek. W efekcie sumaryczna wartość marży będzie poprawna.
  • Faktur zaliczkowych nie można wysyłać do systemu Comarch EDI.
  • Faktur zaliczkowych nie można zapisać w pliku XML.
Wyliczanie marży na Fakturach Zaliczkowych (dotyczy modułów Handel, Handel Plus): W chwili utworzenia Faktury Zaliczkowej nie jest zdejmowany towar z magazynu. Dlatego cała wartość zaliczki jest traktowana jako marża – firma nie poniosła jeszcze kosztów związanych z wydaniem tego towaru. W szczególnym przypadku tego towaru może w ogóle nie być jeszcze w magazynie. Dopiero po utworzeniu Faktury Sprzedaży częściowej (i dokumentu WZ) program zna rzeczywisty koszt towaru. Wtedy też od wartości Faktury częściowej (która jest pomniejszona o wpłacone wcześniej zaliczki) odejmowany jest koszt towaru i wyliczana jest marża. Przy czym charakterystyczny jest fakt, że wartość netto faktury nie obejmuje już całego towaru, natomiast wyliczony koszt – obejmuje wszystkie pozycje. Dlatego często zdarza się, że na FS częściowej marża jest ujemna. Oznacza to, że wpłacona wcześniej zaliczka przekraczała wartość marży uzyskanej na całej transakcji (czyli na fakturze zaliczkowej marża naliczona była za wysoka) i na Fakturze częściowej trzeba ją skorygować. Wydruk Faktury Zaliczkowej. Wydruk jest dostępny z poziomu formularza dokumentu. Na wydruku Faktury Zaliczkowej pojawiają się:
  • kwota zaliczki brutto z podziałem na poszczególne pozycje
  • zestawienie pozycji z Faktury Pro Forma
  • tabela z zestawieniem Faktur Zaliczkowych wpłaconych poprzednio do danej Faktury Pro Forma – zawiera datę wystawienia, numer dokumentu i wartość brutto zaliczki. W tabeli uwzględniane są faktury zaliczkowe wystawione z datą wcześniejszą lub taka samą jak bieżąca faktura zaliczkowa.
  • daty otrzymania zaliczek – są zgodne z datą wprowadzenia odpowiedniego zapisu w module Kasa/Bank.
Na wydruku umieszczane są tylko dane nabywcy (bez odbiorcy).

Korekta faktury zaliczkowej

Aby udokumentować zwrot zaliczki należy wystawić Fakturę Korygującą do wystawionej wcześniej faktury zaliczkowej. W tym celu należy na liście faktur ustawić kursor na pozycji odpowiadającej fakturze zaliczkowej, a następnie z menu kliknąć w ikonę    Korekta faktury lub z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki wybrać opcję Korekta wartości (ceny).
Uwaga
Korektę faktury zaliczkowej można wykonać tylko poprzez korektę wartościową. W przypadku faktur zaliczkowych nie można wykonać korekty ilości ani VAT.
Dokument – schemat numeracji jest pobierany zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Faktura zaliczkowa korekta. Nowy schemat numeracji można utworzyć w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Faktura Sprzedaży zgodnie z obowiązującymi w systemie zasadami. Kontrahent – dane kontrahenta są zgodne z danymi podanymi na fakturze zaliczkowej. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany. Dokument liczony od – zaliczka dotyczy zawsze wartości brutto zamówienia/ umowy. Dlatego ustawiany jest zawsze algorytm liczenia od brutto i użytkownik nie ma możliwości jego zmiany (również w przypadku korekt). Korekta z tytułu – przyczyna korekty, która pojawia się również na wydrukach. Dla korekty Faktury Zaliczkowej domyślnie podpowiada się opis „Zwrot zaliczki”. Pozycje Jako pozycje na fakturze korygującej przepisywane są wszystkie towary/ usługi, których dotyczyła faktura zaliczkowa. Użytkownik nie ma możliwości dopisania nowych pozycji. Na liście pozycji widoczne są: Kod, Nazwa – kod i nazwa towaru/ usługi. Stawka VAT – procentowa stawka VAT dla towaru/ usługi. Maksymalna kwota zaliczki – maksymalna kwota zaliczki, jaka może być zwrócona dla danej pozycji. W przypadku, gdy wcześniej były już wystawiane korekty do Faktury Zaliczkowej, maksymalna kwota zaliczki możliwa do zwrotu zostanie odpowiednio pomniejszona o wcześniejsze korekty. W ten sposób program kontroluje, by kwota zwracanych zaliczek nie była większa niż wartość zaliczki wpłaconej. Kolumna Maksymalna kwota zaliczki  jest widoczna na dokumencie tylko podczas jego wystawiania. Po zaakceptowaniu i ponownym podglądzie kolumna nie jest już widoczna. Zaliczka – w polu użytkownik ma możliwość wpisania kwoty zwracanej zaliczki dla danej pozycji. Wpisana kwota (ze znakiem minus) nie może przekroczyć kwoty widocznej w polu Maksymalna kwota zaliczki . Program proponuje zwrot całości zaliczki. Jeśli zwracana zaliczka nie dotyczy konkretnej pozycji z Faktury Zaliczkowej, a całości – użytkownik może proporcjonalnie podzielić zwracaną kwotę zaliczki na wszystkie pozycje. Po wciśnięciu przycisku  Dystrybucja zaliczki na wszystkie pozycje wyświetlane jest okno, gdzie należy podać kwotę zwracanej zaliczki bądź procent korekty, który należy zwrócić klientowi. Po zaakceptowaniu – program podzieli podaną kwotę na wszystkie pozycje widoczne na korekcie. Płatności do korekt faktur zaliczkowych są generowane na identycznych zasadach jak płatności tworzone do faktur zaliczkowych (opisane w rozdziale dotyczącym faktur zaliczkowych). Wydruk korekty do faktury zaliczkowej jest dostępny z poziomu formularza korekty i zawiera m.in.:
  • numer faktury zaliczkowej korygowanej,
  • wartość wpłaconej zaliczki (brutto) – dotyczy tylko pozycji, które zostały skorygowane,
  • wartość zwracanej zaliczki (brutto).

Częściowe fakturowanie

Wystawianie częściowych WZ i FS pozwala na częściowe wydawanie i fakturowanie towarów/usług. Funkcjonalność ta umożliwia wystawianie wielu dokumentów WZ i wielu FS do jednej FPF.
Uwaga
Dokumenty magazynowe WZ są dostępne w modułach Handel, Handel Plus.

Wystawianie Faktury Sprzedaży do Faktury Pro Forma

Utworzenie Faktury Sprzedaży do Faktury Pro Forma jest możliwe z poziomu listy Faktur Pro Forma. W tym celu należy ustawić kursor na Fakturze Pro Forma, która będzie przekształcana i wcisnąć przycisk  (lub z menu kontekstowego pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Faktura Sprzedaży). Faktura częściowa jest widoczna na liście Faktur Sprzedaży. Na utworzonej Fakturze Sprzedaży do Faktury Pro Forma: Dokument – schemat numeracji jest zgodny ze schematem określonym w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty w pozycji Faktura sprzedaży z PF. Użytkownik może go zmienić, wybierając jeden ze schematów dostępnych po wciśnięciu przycisku Dokument. Kontrahent – dane kontrahenta są zgodne z danymi podanymi na Fakturze Pro Forma. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany. Użytkownik może zmienić jedynie dane Odbiorcy, z poziomu zakładki [Kontrahent]. Dokument liczony od – algorytm wyliczania na Fakturze Sprzedaży częściowej jest zgodny z algorytmem wybranym na Fakturze Pro Forma (można zmienić algorytm naliczania podatku VAT na FS w buforze po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry Pozwalaj na zmianę netto/brutto). Trzeba jednak pamiętać, że zmiana algorytmu przy dodanych pozycjach może spowodować nieznaczne różnice w cenach i wartości. Pozycje
  • W sytuacji gdy już zostaną wydane wszystkie towary z FPF można nadal generować kolejne dokumenty FS. Wówczas podpowiada się pusty formularz FS, na którym istnieje możliwość dodawania kolejnych pozycji lub zapisania do bufora pustego dokumentu (taka opcja może być przydatna przy fakturowaniu usługi etapami, np. jeśli na Fakturze Pro Forma jest jedna pozycja typu usługa, natomiast fakturowanie tej usługi odbywa się etapami).
Dotyczy modułów Handel, Handel Plus:
  • Jeśli wcześniej towar z FPF nie został wydany na dokumentach WZ – na Fakturę Sprzedaży częściową przenoszone są wszystkie pozycje zgodnie z Fakturą Pro Forma. Faktura Sprzedaży częściowa podlega całkowitej edycji. Użytkownik może modyfikować istniejące pozycje, usuwać je lub dodawać nowe. Na tej podstawie program wylicza wartość Faktury częściowej, zawsze odejmując od jej wartości wartość zaliczek wskazanych na zakładce [Płatności] w tabeli Faktury zaliczkowe.
  • Jeśli wcześniej towar został wydany na dokumenty WZ – na Fakturę częściową przenoszone są tylko pozycje, które zostały wydane na WZ, a użytkownik ma ograniczoną możliwość ich edycji (zmiany ilości, usunięcia itp.). Może natomiast dopisywać nowe pozycje na Fakturze częściowej i na te pozycje, w momencie zatwierdzania Faktury, zostanie wygenerowany dodatkowy dokument WZ.
  • W przypadku kiedy FPF powiązana jest z RO, wówczas przy wystawianiu FS do FPF na część towaru, fakt ten jest odnotowany również na Formularzu RO. Następuje jednoczesna realizacja RO na część towaru, jaki został zafakturowany. Na formularzu RO, na zakładce [Dokumenty], widoczne jest powiązanie z dokumentami wygenerowanymi z poziomu FPF.
Uwaga
Na Fakturze Sprzedaży można usuwać istniejące i dodawać nowe pozycje. Przy dodawaniu kolejnych Faktur proponowane są pozycje, które do tej pory nie zostały zafakturowane. Korekty wystawionych Faktur częściowych nie mają wpływu na kolejne Faktury do FPF. Towar, który został raz zafakturowany nie wraca na FPF.

Częściowe rozliczanie zaliczek na FA

Zaliczka częściowo rozliczona na Fakturze Sprzedaży jest odpowiednio pomniejszana na kolejnych Fakturach Sprzedaży. Zaliczka może być wielokrotnie wybierana na Fakturach częściowych aż do całkowitego jej rozliczenia. Program podczas wystawiania kolejnej Faktury Sprzedaży do FPF podpowiada te zaliczki, które pozostają do rozliczenia. Domyślnie na Fakturze Sprzedaży proponowane jest rozliczenie wszystkich zaliczek, natomiast istnieje możliwość wskazania, które zaliczki i w jakiej części mają zostać rozliczone na Fakturze. Na zakładce [Płatności] na formularzu Faktury Sprzedaży w tabelce Faktury zaliczkowe można wskazywać, które zaliczki i w jakiej części mają zostać rozliczone. Tabelka zawiera wszystkie nierozliczone zaliczki wystawione do Faktur Pro Forma, do których wystawiana jest aktualnie Faktura Sprzedaży. Przy wystawianiu kolejnych Faktur Sprzedaży widoczne są tylko te zaliczki, które nie zostały rozliczone. Jeśli dana zaliczka została rozliczona tylko częściowo, wówczas w polu Kwota maks. wyświetlana jest wartość, która pozostaje do rozliczenia. Domyślnie tabela z Fakturami Zaliczkowymi ma ustawienia pól: Użyj na TAK, Stawka VAT zaliczki, Kwota wypełniona ma wartość równą wartości z pola Kwota maks. Jeśli dana zaliczka ma nie być rozliczana na tym dokumencie, w kolumnie Użyj należy ustawić Nie. Jeśli z danej zaliczki chcemy rozliczyć część, w polu Użyj należy zostawić Tak natomiast w polu Kwota należy wpisać kwotę, która ma zostać rozliczona. Wartość z pola Kwota nie może przekroczyć wartości z pola Kwota maks. Po wprowadzeniu zmian w tabelce Faktury zaliczkowe, automatycznie przeliczane są wartości w tabelce VAT. Kwoty z zaliczek pojawiają się w tabelce VAT na minus. Jeśli zaliczki wystawione są na różne stawki VAT, wówczas w tabelce VAT oraz w tabelce Faktury zaliczkowe kwoty zaliczek widnieją w rozbiciu na stawki VAT. Tabela VAT Wartość Faktury częściowej powinna zostać pomniejszona o wartość wpłaconych wcześniej zaliczek. Zaliczki wyświetlane są w tabeli VAT na Fakturze Sprzedaży z wartościami ujemnymi. Kwoty te odpowiadają wartości wskazanych w tabeli Faktury zaliczkowe w polu Kwota  zaliczek, które mają zostać rozliczone. Ponadto w tabeli VAT znajdują się standardowe pozycje związane z wartościami wyliczanymi na podstawie pozycji wpisanych na Fakturę Sprzedaży częściową. Wartość całkowita dokumentu jest wyliczana jako suma kolumn z tabelki VAT z uwzględnieniem wierszy ujemnych.
Uwaga
W przypadku gdy towary/usługi wydawane są tylko częściowo może zaistnieć sytuacja, że wartość Faktury Sprzedaży będzie mniejsza niż wartość zaliczek, które zostały wybrane do rozliczenia. Przy zatwierdzaniu dokumentu na minus pojawi się komunikat: Wartość dokumentu jest ujemna. Czy kontynuować zapis? Po wyborze opcji TAK dokument jest zapisywany z wartością ujemną. Po wyborze opcji NIE Operator wraca na formularz Faktury Sprzedaży na zakładkę Płatności.
Wydruki W programie istnieje możliwość wydruku Faktur Sprzedaży częściowych na dwa sposoby:
  • wydruki standardowe – w tabeli VAT drukowana jest tylko wartość dokumentu pomniejszona o wartość zaliczek.
  • wydruk Faktura VAT: pełna tabela zaliczek – na którym drukowana jest odrębnie tabela VAT przed odliczeniem zaliczek, tabela VAT dla wpłaconych zaliczek oraz tabela VAT dla wartości po odliczeniu zaliczek.
Płatności Płatność do Faktury Sprzedaży częściowej obejmuje kwotę brutto faktury, czyli pomniejszoną o wpłacone wcześniej zaliczki. Zasady tworzenia płatności w module Kasa/Bank dla Faktury częściowej są zgodne z zasadami obowiązującymi dla „zwykłych” faktur. Zakładka [Dokumenty] Na zakładce [Dokumenty] widoczne są numery dokumentów powiązanych. W przypadku Faktury Sprzedaży częściowej mogą to być:
  • PF – Faktura Pro Forma, na podstawie której powstała Faktura Sprzedaży
  • FS – Faktury Zaliczkowe wystawione do Faktury Pro Forma
  • KOR – faktury korygujące, również zwroty Faktur Zaliczkowych
  • WZ – dokumenty WZ wystawione do Faktury Pro Forma
Do Faktury Sprzedaży częściowej może zostać przekształconych kilka Faktur Pro Forma. W tym celu na liście Faktur Pro Forma należy zaznaczyć dokumenty , które będą przekształcane, a następnie wcisnąć przycisk  Warunki, jakie muszą zostać spełnione są identyczne, jak w przypadku przekształcania „zwykłych” Faktur Pro Forma do Faktury Sprzedaży. Zasady przekształcania Faktury Pro Forma z Fakturami Zaliczkowymi do Faktury Sprzedaży Częściowej:
  • Faktura Pro Forma po przekształceniu do Faktury Sprzedaży otrzymuje status FS.
  • Faktura Sprzedaży częściowa jest wystawiana w walucie zgodnej z Fakturą Pro Forma i użytkownik nie ma możliwości jej zmiany.
  • Jeśli do Faktury Zaliczkowej była wystawiana korekta – program pomniejszy wartość wpłaconych zaliczek.
  • Wydruk Faktury częściowej to standardowy wydruk Faktury Sprzedaży. Na wydruku znajduje się tabela z numerami skojarzonych Faktur Zaliczkowych.
  • Anulowanie Faktury częściowej nie powoduje anulowania Faktury Pro Forma oraz Faktur Zaliczkowych – zostaje jedynie rozpięte powiązanie pomiędzy dokumentami.
  • Faktura częściowa związana z Fakturami Zaliczkowymi nie może zostać zapisana w pliku XML.

Wystawianie częściowych Wydań Zewnętrznych (WZ) i Faktur Sprzedaży (FS) do tych WZ

W przypadku modułów Handel, Handel Plus Istnieje możliwość częściowego wydawania towarów z FPF na dokumencie WZ. Formularz częściowego WZ jest standardowym formularzem WZ i został szczegółowo opisany w artykule Wydania Zewnętrzne.
Uwaga
Po wygenerowaniu pierwszego częściowego WZ, na kolejnym podpowiadane są tylko te towary, które nie zostały wykazane na poprzednim dokumencie WZ. Jeśli dokument WZ zostanie skorygowany (zwrot ilości), wówczas towar wróci na FPF i będzie go można kolejny raz wydawać.
Po zaznaczeniu Faktury Pro Forma na liście FPF i naciśnięciu ikony  Faktura Sprzedaży tworzona jest na sumę wszystkich wystawionych WZ i jest z nimi powiązana. Faktura ta zawiera elementy z  wystawionych wcześniej WZ i nie można zmienić istniejących pozycji, natomiast można dopisywać kolejne pozycje. Na dopisane pozycje tworzony jest kolejny dokument WZ (przy zapisie faktury). Po wystawieniu Faktury Sprzedaży, nadal można wystawiać WZ na pozycje, które nie zostały jeszcze zafakturowane. Kolejne naciśnięcie przycisku WZ pozwoli na wystawienie WZ na pozostające jeszcze na FPF towary. Kolejne naciśnięcie przycisku FS spowoduje utworzenie kolejnej Faktury do FPF, która obejmie te WZ, które zostały wystawione po wygenerowaniu pierwszej Faktury. Dzięki takiemu rozwiązaniu można częściowo fakturować towary, na które została wpłacona zaliczka. Do WZ utworzonych z FPF nie można generować FS ani PA z listy tych dokumentów. Tworzenie Faktur zawsze musi mieć miejsce z poziomu listy FPF. W przypadku, kiedy FPF powiązana jest z RO, wówczas przy wystawianiu WZ do FPF na część towaru, fakt ten jest odnotowany również na Formularzu RO. Następuje jednoczesna realizacja RO na część towaru, jaki został wydany na WZ. Na formularzu RO, na zakładce [Dokumenty] widoczne jest powiązanie z dokumentami wygenerowanymi z poziomu FPF.

Fiskalizacja Faktur Zaliczkowych

W przypadku fiskalizacji Faktur Zaliczkowych, na wydruku Paragonu fiskalnego pojawiają się zbiorczo kwoty wyliczone dla poszczególnych stawek VAT (tabela VAT), bez poszczególnych pozycji. Kwoty są drukowane w określonej postaci:
  • Zaliczka + nazwa stawki VAT (z konfiguracji),
  • Ilość =1.0000,
  • Jm = szt.
  • Cena = wartość brutto zaliczki dla danej stawki
Fiskalizacja Faktury Finalnej może być przeprowadzona na dwa sposoby, w zależności od ustawienia w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry parametru Fiskalizacja faktur finalnych skojarzonych z fakturami zaliczkowymi – pełny Paragon bez zaliczek:
  • parametr odznaczony – Faktura Finalna jest drukowana w podobny sposób jak Faktura Zaliczkowa. Na drukarkę fiskalną wysyłane są jedynie kwoty z tabeli VAT na dokumencie (jako Rozliczenie zaliczki). Ponieważ na Fakturze Finalnej w tabeli VAT są zarówno wartości dodatnie jak i ujemne – do drukarki wysyłana jest suma tych wartości w poszczególnych stawkach. Parametr powinien być odznaczony w przypadku, gdy użytkownik wcześniej fiskalizuje Faktury Zaliczkowe – wtedy na drukarce fiskalnej jest zarejestrowana rzeczywista wartość transakcji (wartość Faktury Finalnej jest pomniejszona o wpłacone wcześniej zaliczki).
  • parametr zaznaczony – na drukarce fiskalnej drukowany jest Paragon ze wszystkimi pozycjami towarowymi, a wartość zarejestrowana na drukarce fiskalnej nie jest pomniejszana o wpłacone zaliczki. Parametr powinien być zaznaczony w przypadku, gdy Użytkownik nie fiskalizuje faktur zaliczkowych – wtedy wartość transakcji jest rejestrowana w całości na podstawie Faktury Finalnej.
Uwaga
Należy pamiętać, że Faktury Zaliczkowe są liczone algorytmem od brutto, w związku z czym zawsze istnieje możliwość ich fiskalizacji. Natomiast w przypadku Faktury Finalnej jej algorytm jest zgodny z algorytmem Faktury Pro Forma (netto/ brutto), a możliwość jej fiskalizacji jest uzależniona od wykorzystanego algorytmu (tylko brutto). Jeśli transakcja docelowo ma być zarejestrowana na drukarce fiskalnej ‑ Użytkownik już podczas wystawiania Faktury Pro Forma musi ustawić prawidłowy algorytm (brutto) tak, aby możliwa była fiskalizacja zarówno Faktur Zaliczkowych, jak i Faktury Finalnej.

Faktury Zaliczkowe i Faktury Sprzedaży częściowe w walutach obcych

Jeśli użytkownik wystawia dokumenty w walutach obcych (szczegóły opisane w artykule Wielowalutowość), może również rejestrować i rozliczać zaliczki wpłacane w walutach obcych. Wystawianie Faktur Zaliczkowych do Faktur Pro Forma w walutach obcych przebiega podobnie, jak w przypadku dokumentów złotówkowych. Należy pamiętać o kilku zasadach:
  • Można wystawiać Faktury Zaliczkowe i Faktury Częściowe na takich samych zasadach jak opisane wyżej w złotych polskich.
  • Nie można wystawiać Faktur Zaliczkowych do Faktury Pro Forma w przypadku, gdy na FPF zaznaczony jest parametr Kwota VAT w walucie od wartości netto w PLN (w zależności od konfiguracji parametr może być widoczny na zakładce [Płatności]na FPF, gdzie użytkownik może go zmienić lub być zaznaczony bezpośrednio w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry). Jeśli wartość FPF wyliczana jest przy włączonej opcji liczenia płatności od wartości netto w PLN – przy próbie utworzenia Faktury Zaliczkowej, pojawi się komunikat informujący o blokadzie.
  • Faktura Zaliczkowa musi być wystawiona w takiej samej walucie, jak Faktura Pro Forma. Natomiast na Fakturze Zaliczkowej użytkownik może zmienić zarówno typ kursu waluty, datę kursu jak i notowanie (w przypadku kursu ręcznego).
Uwaga
Obowiązek podatkowy dla Faktur Zaliczkowych powstaje w momencie zapłaty. W związku z tym kurs na fakturach zaliczkowych powinien być ustawiany w stosunku do daty płatności. Ponieważ mechanizm w programie pozwala na automatyczne ustawianie daty kursu na dzień poprzedzający datę sprzedaży lub wystawienia, kurs na Fakturze Zaliczkowej należy ustawić ręcznie, według daty przyjęcia płatności (data kursu na Fakturze Zaliczkowej powinna być zgodna z datą kursu na zapisie kasowym).
  • W przypadku, gdy na Fakturze Pro Forma został naliczony podatek VAT, będzie on naliczany na wszystkich kolejnych dokumentach (Fakturach Zaliczkowych i Fakturze Sprzedaży częściowej), a użytkownik nie będzie miał możliwości zmiany ustawienia parametru Naliczaj VAT.
  • Wyliczanie tabeli VAT na Fakturze Sprzedaży częściowej w walucie obcej różni się od sposobu wyliczania tabeli VAT na Fakturach Sprzedaży częściowych w PLN. Na Fakturze częściowej w walucie w tabeli VAT pojawia się dla każdej stawki VAT suma wartości wpłaconych zaliczek (w PLN) w dwóch pozycjach: „na plus” i „na minus”. Natomiast wartość Faktury Sprzedaży częściowej jest wyliczana w oparciu o wartość Faktury Sprzedaży częściowej w walucie (wartość całkowita dokumentu w walucie pomniejszona o wartość zaliczek w walucie) oraz kurs z Faktury częściowej.
Przykład
FPF: 200.00 EUR FSZL: 50.00 EUR, kurs 1 EUR= 3.00 PLN (wartość zaliczki w PLN: 150.00 PLN) FS częściowa: 150.00 EUR, kurs 1 EUR = 3.50 PLN

W tabeli VAT pojawią się pozycje: 

0150.00 PLNwartość zaliczki w PLN „na plus”
0- 150.00 PLNwartość zaliczki w PLN „na minus”
0525 PLNWartość faktury częściowej: (200 EUR – 50 EUR) * 3.50

Dokumenty Wewnętrzne Zakupu (FWZ)

Uwaga
Funkcja nie jest dostępna dla wersji oddziałowej programu (w przypadku współpracy z systemem Comarch ERP XL).

Lista Dokumentów Wewnętrznych Zakupu

Lista Dokumentów Wewnętrznych Zakupu dostępna jest z poziomu menu Handel/ Inne(Handel)/ Dokumenty Wewnętrzne Zakupu. Lista zawiera dokumenty, które powstały na podstawie Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży. Domyślny schemat numeracji (FZWFZ) jest predefiniowany w programie w trakcie tworzenia bazy danych. Użytkownik może go zmienić zgodnie z zasadami obowiązującymi w programie (tworzenie schematu numeracji w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel: Dokumenty wewnętrzne zakupu oraz przypisanie schematu domyślnego w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Dokument zakupu wewnętrzny FZ). Lista Dokumentów Wewnętrznych Zakupu jest obsługiwana przez standardowe przyciski i pola, na podobnych zasadach jak zwykłe Faktury Sprzedaży.
Uwaga
Dokumenty Wewnętrzne Zakupu mogą być tworzone tylko na podstawie Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży. Dokumenty FWZ nie mogą być dodawane z poziomu listy przez Użytkownika (przycisk Dodaj nie jest dostępny).
Ponadto na liście znajduje się: - przenieś do rejestrów VAT. - księgowanie na konta, zgodnie z wybranym schematem księgowań (funkcja dostępna dla użytkowników modułu Księga Handlowa)

Konwersja Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży do Dokumentu Wewnętrznego Zakupu

Automatyczne tworzenie FWZ jest możliwe na dwa sposoby:
  1. na formularzu FWS można zaznaczyć parametr FWZ – wtedy w chwili zatwierdzania dokumentu FWS zostanie automatycznie utworzony Dokument Wewnętrzny Zakupu
  2. z poziomu listy Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży - kursor należy ustawić na Dokumencie Wewnętrznym Sprzedaży, do którego tworzony będzie Dokument Wewnętrzny Zakupu, a następnie wcisnąć przycisk  .
Zasady przekształcania dokumentów
  • Możliwe jest przekształcenie jednego Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży do jednego Dokumentu Wewnętrznego Zakupu.
  • Dokument FWS otrzymuje status W. Ponowne przekształcenia do FWZ nie jest możliwe.
  • FWZ może powstać tylko na podstawie dokumentu FWS, który dotyczy nabycia wewnątrzunijnego (powstał z FZ).
  • Dokument FWZ jest zapisywany do bufora.
  • Dokumentu FWZ nie można korygować (możliwe jest anulowanie).
  • W przypadku wykasowania lub anulowania FWZ usuwany jest status Wz Dokumentu Wewnętrznego Sprzedaży (FWS) (możliwe jest ponowne przekształcenie).
  • Aby anulować dokument FWS skojarzony z Dokumentem Wewnętrznym Zakupu należy najpierw usunąć/ anulować dokument FWZ, a dopiero potem można anulować dokument FWS.
Uwaga
Anulowanie FWZ nie powoduje automatycznego anulowania FWS – rozpięte zostaje jedynie powiązanie pomiędzy dokumentami.
Na FWZ przenoszone są wszystkie dane zgodnie z Dokumentem Wewnętrznym Sprzedaży: zarówno dane kontrahenta jak i pozycje dokumentu. Tabela VAT (zakładka [Dodatkowe]): 
  • kwoty VAT przenoszone są zgodnie z ustalonymi na FWS.
  • tabela VAT podlega częściowej edycji – użytkownik ma możliwość korygowania wartości VAT i brutto (do czasu zapisania FWZ na trwałe).
Dokument FWZ nie ma wpływu na magazyn. Dokument FWZ nie powoduje powstania płatności w module Kasa/Bank.

Terminale płatnicze

Comarch ERP Optima zapewnia współpracę z następującymi terminalami: 
  • Verifone VX 520 dystrybuowanym przez eService
  • Verifone VX 520 dystrybuowanym przez First Data Polcard
  • Ingenico iCT220 ETH dystrybuowanym przez First Data Polcard
  • Ingenico Desk 3200 dystrybuowanym przez First Data Polcard
  • ING
  • Polskie ePłatności
Za pomocą terminali płatniczych obsługiwane są następujące operacje kartą płatniczą:
PolcardeServiceINGPolskie ePłatności
obciążenie karty płatniczej
zwrot środków płatniczych na kartę

Konfiguracja płatności obsługiwanych przez terminal płatniczy

Wskazówka
W pierwszym kroku należy zwrócić się do dostawcy terminala w celu przygotowania urządzenia do współpracy z systemem Comarch ERP Optima.
Aby rozpocząć współpracę z terminalem, należy dokonać odpowiedniej konfiguracji:
  • Na dokumentach musi być wybrana forma płatności o typie karta z zaznaczonym parametrem: Terminal Płatniczy (opcja do zaznaczenia na formularzu formy płatności dostępnym z poziomu System/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Formy płatności). Po zaznaczeniu parametru Terminal płatniczy nie jest możliwe ustawienie odroczonego terminu płatności.
  • W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Parametry należy zaznaczyć parametr Automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową.
Uwaga
Przed uruchomieniem współpracy z terminalem należy upewnić się, że operator wystawiający dokumenty nie ma ustawionego zakazu lub blokady na wprowadzanie zapisów, powodujących ujemne saldo do rejestru powiązanego z płatnością wysyłaną na terminal. W przeciwnym wypadku płatność zostanie zarejestrowana, ale dokument nie będzie rozliczony.
Parametr Terminal płatniczy jest aktywny tylko dla typu płatności Karta, dla innych typów płatności parametr jest nieaktywny. W System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Terminal płatniczy należy wybrać sterownik do terminala płatniczego.
Konfiguracja terminali płatniczych
Model terminala - pole które domyślnie jest niewypełnione, po rozwinięciu listy możemy wskazać odpowiedni model terminala:
  • eService
  • ING
  • Polcard – wszystkie modele (domyślny)
  • Polcard – Verifone VX 520
  • Polskie ePłatności (dostępny od 20.06.2022)
  • eService – połączenie terminalowe
  • ING – połączenie terminalowe
  • Polcard – wszystkie modele (domyślny) – połączenie terminalowe
  • Polcard – Verifone VX 520 – połączenie terminalowe
  • Polskie ePłatności – połączenie terminalowe (dostępny od 20.06.2022)
W zależności od wybranego modelu aktywują się lub uzupełniają następujące pola: 
  • Typ połączenia – ustawia się automatycznie, w zależności od wybranego sterownika terminala płatniczego.
  • Port szeregowy – pole dostępne dla urządzeń o typie połączenia COM. Należy wskazać w nim port COM, do którego podłączone jest urządzenie.
  • Adres IP – pole dostępne dla urządzeń o typie połączenia TCP/IP. Należy w nim wpisać adres IP terminala płatniczego.
  • Port TCP/IP – pole dostępne dla urządzeń o typie połączenia TCP/IP. Należy w nim wprowadzić numer portu, na którym odbywać się będzie komunikacja pomiędzy programem Comarch ERP Optima, a terminalem płatniczym.
  • Test połączenia – po wciśnięciu przycisku Test połączenia program sprawdza, czy istnieje możliwość komunikacji pomiędzy komputerem i terminalem.
Dotyczy wersji: 2022.1.1
  • Identyfikator stanowiska – pole 20 znakowe, opcjonalne dla modeli ING, ING – połączenie terminalowe. Polskie ePłatności oraz Polskie ePłatności – połączenie terminalowe. Dla pozostałych modeli nieaktywne.
  • Logowanie komunikacji – po zaznaczeniu tego parametru plik z logiem terminala (TerminalCommunicationLog.log) będzie zapisywany w katalogu z logami programu. W przypadku sterowników terminalowych plik zawierający komunikację z terminalem płatniczym (TerminalCommunicationLog.log) zostanie utworzony lokalnie w katalogu %AppData%\Comarch OnlineFP.
W przypadku sterowników terminalowych plik zawierający komunikację z terminalem płatniczym (TerminalCommunicationLog.log) zostanie utworzony lokalnie w katalogu %AppData%\Comarch OnlineFP.

Płatności terminalowe a rodzaje obsługiwanych dokumentów

Przesyłanie płatności do terminala realizowane jest na formularzach następujących dokumentów: 
  • Fakturze Sprzedaży i na wszystkich dostępnych dla niej korektach (z wyjątkiem korekty danych),
  • Fakturze Zaliczkowej i korekcie wartości do niej,
  • Paragonie i korekcie ilości do Paragonu,
  • Wydaniu Zewnętrznym z opcją płatności i korekcie ilości/ wartości/ stawki VAT do WZ (dotyczy modułów Handel, Handel Plus).

Płatności za pomocą terminala płatniczego na dokumentach FS, PA, WZ z płatnością i FZAL

Jeśli na dokumencie Faktury lub Paragonu wybrana jest forma płatności typu Karta z zaznaczonym parametrem Terminal Płatniczy, to przy zapisie dokumentu na stałe, płatności zapisywane są w preliminarzu, a następnie wyświetlane jest okno Potwierdzenie obciążenia karty. Pole Klient wpłaca jest domyślnie przepisane z pola Do zapłaty, a ustawienie kursora znajduje się w polu potwierdzenia, co pozwala od razu zatwierdzić wpłatę. Nie ma możliwości zmiany kwoty w polu Klient wpłaca. Zmiany kwoty wysyłanej na terminal można dokonywać tylko z poziomu samego dokumentu na zakładce [Płatności]. Kwota na zakładce [Płatności] może zostać podzielona. Jeżeli dokument ma być rozliczony na przykład gotówką i kartą, wówczas w tabelce płatności należy wprowadzić kwotę płatną gotówką, wybrać przycisk z płatnością gotówkową, a następnie przycisk z płatnością kartą. Kwota dla karty płatniczej zostanie przesłana do terminala płatniczego. Po wyświetleniu okna z wpłatą: 
  • można się z niego wycofać (wciskając przycisk Anuluj zmiany), wystawiany wówczas dokument nie jest zapisywany na stałe i nie jest realizowana płatność.
  • można zatwierdzić płatność, wystawiany wówczas dokument zapisywany jest na stałe i uruchamiany jest proces płatności przez terminal płatniczy.
Podczas trwania transakcji w programie wyświetlane są komunikaty odzwierciedlające postęp wykonywania transakcji na terminalu. W przypadku wystąpienia błędu przy płatności wyświetlany jest komunikat: „Transakcja nie została zakończona poprawnie, czy powtórzyć transakcję” Do wyboru dostępne są opcje: Tak/Nie. W przypadku wyboru opcji Nie dokument jest zapisywany na stałe i nie jest rozliczany, a po wybraniu opcji Tak następuje próba rozliczenia. Jeśli po wysłaniu płatności Klient nie zdąży wpisać pin-u (w ciągu 60 sekund) wyświetlana jest informacja, że minął czas oczekiwania i pojawia się pytanie czy transakcja przeszła poprawnie. Użytkownik może potwierdzić tę transakcję lub nie. Jeżeli transakcja zostanie odrzucona i nie zostanie potwierdzona, dokument zapisuje się na stałe. Brak potwierdzenia dotyczy wówczas samej transakcji, a nie dokumentu. Jeśli płatność kartą zostanie zaakceptowana, wówczas zapis z preliminarza rozliczany jest z zapisem kasowo bankowym. Jeżeli podczas rozliczania nie jest otwarty Raport kasowo/bankowy, to przy zapisie jest on od razu tworzony (analogiczne działanie jak przy zapisie gotówki). Wydruk samego dokumentu może być wykonany po zakończeniu procesu wystawiania dokumentu, natomiast jeśli dokument ma zostać zafiskalizowany, drukowanie dokumentu na drukarce fiskalnej odbywa się po zakończeniu płatności. Jeśli po rozliczeniu płatności wystąpi błąd fiskalizacji i dokument nie będzie mógł być zafiskalizowany, do dokumentu generującego płatność można wykonać korektę, której zatwierdzenie spowoduje zwrot środków na kartę płatniczą. Można też anulować dokument i wystawić dokument KW na pobraną przez terminal kwotę. W przypadku, gdy nie jest zaznaczony parametr: Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych w menu Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Parametry, na zapisie kasowym generowanym automatycznie podczas płatności przez terminal w polu Numer wewnętrzny pojawi się numer zgodny ze schematem domyślnym dla zapisów, wskazanym w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Dokumenty. Natomiast w polu Numer pojawi się numer dokumentu handlowego, który jest rozliczany. Jeżeli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Dokumenty nie została uzupełniona definicja dokumentu dla typu KP- wpłata, przy zatwierdzaniu dokumentu oraz wpłaty pojawi się komunikat: Zapis nie będzie kontynuowany. W konfiguracji brakuje domyślnego schematu numeracji dla dokumentu o typie KP – wpłata.
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Dodatkowo po wyborze modelu terminala ING/ING - połączenie terminalowe w przypadku pytań, które wymagają reakcji od strony Użytkownika bezpośrednio w programie będą wyświetlane komunikaty z możliwymi opcjami do wyboru, podczas:
  • wyboru waluty
  • drukowania kopii dla Klienta.
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.

Płatności za pomocą terminala płatniczego na dokumentach korekt do FS i PA oraz FZAL

Jeśli dokument korygujący posiada płatności typu Karta z zaznaczonym parametrem Terminal płatniczy, wówczas w momencie zapisu dokumentu na stałe wykonywana jest transakcja płatnicza za pomocą terminala. Operacje wykonywane są analogicznie jak dla płatności dokumentu FS i PA. W sytuacji realizowania płatności do korekt, kwota do zapłaty może być zarówno na plus jak i na minus, dlatego w zależności od kierunku płatności na oknie wpłaty podpowiadana jest odpowiednia operacja: obciążenie karty płatniczej bądź zwrot środków na kartę.
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Dodatkowo po wyborze modelu terminala ING/ING - połączenie terminalowe w przypadku pytań, które wymagają reakcji od strony Użytkownika bezpośrednio w programie będą wyświetlane komunikaty z możliwymi opcjami do wyboru, podczas:
  • wyboru waluty
  • drukowania kopii dla Klienta.
W przypadku terminala Polskie ePłatności płatność na plus odbywa się na tych samych zasadach jak dla dotychczasowych terminali. Natomiast w przypadku płatności na minus (zwrot środków) informacja o płatności nie jest wysyłana na terminal. W takiej sytuacji płatność należy rozliczyć bezpośrednio na terminalu zgodnie z informacją wyświetloną w logu: Po wykonaniu transakcji wyświetlany jest komunikat: „Czy zwrot został wykonany poprawnie?” Do wyboru dostępne są opcje: Tak – dokument jest zapisywany na stałe i zostaje rozliczony Nie – wyświetlany jest kolejny komunikat: „Transakcja nie została zakończona poprawnie, czy powtórzyć transakcję?” Z dostępnymi opcjami: Tak – użytkownik ma możliwość wykonania ponownego zwrotu na terminalu Nie – dokument jest zapisywany na stałe i nie jest rozliczany

Płatności za pomocą terminala płatniczego na dokumentach walutowych

Jeżeli dokument wystawiony jest w walucie, to wszystkie wartości na terminal wysyłane są w walucie systemowej. Na terminal wysyłana jest wartość złotówkowa, równa wartości brutto z tabelki VAT na dokumencie. Wartość złotówkowa wysyłana na terminal przeliczana jest po kursie użytym na dokumencie.
Dotyczy wersji: 2022.1.1

Aktualizacja terminala, rozliczenie dnia

W głównym menu programu, w zakładce [Narzędzia] dodano także nową sekcję Terminal płatniczy. W sekcji tej znajdują się dwie opcje:
  • Włącz aktualizację terminala – na terminal zostanie wysłane polecenie aktualizacji terminala.
  • Rozlicz dzień – na terminal zostanie wysyłane polecenie zatwierdzenia transakcji w systemie transakcyjnym.
Po uruchomieniu z programu aktualizacji terminala, należy poczekać aż urządzenie po aktualizacji będzie gotowe do pracy. Obszar Terminal płatniczy będzie widoczny jedynie po wybraniu modelu: ING lub ING –  połączenie terminalowe.
 

Faktury RR

Lista Faktur RR

Lista Faktur zakupu od rolnika ryczałtowego jest zbudowana i obsługiwana w podobny sposób jak lista Faktur Sprzedaży.  Utwórz Fakturę Zakupu – na liście dostępna jest funkcja przekształcenia dokumentu do Faktury Zakupu. Dokument, na podstawie którego została już utworzona Faktura Zakupu ma na liście status FZ.  Korekta Faktury – pod tym przyciskiem możliwe jest utworzenie korekty ilości, wartości (ceny) oraz stawki VAT do Faktury RR. – Operacje seryjne umożliwiające:
  • dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
  • zmianę kategorii dokumentu.
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.

Formularz Faktury RR: zakładka [Ogólne]

Dokument – schemat numeracji dla faktury RR. Faktury RR tworzą odrębna klasę dokumentów handlowych. Oznacza to, że dla FRR można tworzyć odrębne schematy numeracji (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Handel/ Faktura rolnika ryczałtowego). Jeden z utworzonych schematów można przypisać jako schemat domyślny w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty w pozycji FRR- faktura rolnika ryczałtowego. Domyślnie utworzony jest schemat FRR. Zasady definiowania i konfigurowania schematów numeracji są zgodne z ogólnie obowiązującymi w systemie Comarch ERP Optima. Kontrahent – wybór kontrahenta jest możliwy w identyczny sposób jak na pozostałych dokumentach. Na formularzu kontrahenta, na zakładce Handlowe znajduje się parametr Rolnik. Listę kontrahentów zawęzić można do podmiotów o statusie:   Magazyn – zasady przypisywania magazynu są identyczne jak w przypadku innych dokumentów handlowych i magazynowych. W przypadku modułu Faktury jest to zawsze magazyn domyślny.
Uwaga
Należy pamiętać, że wystawienie faktury RR nie powoduje żadnych zmian na liście zasobów. Ilości nie są wprowadzane do magazynu, jak również nie są widoczne jako ilość zamówienia (uwaga dotyczy modułów Handel, Handel Plus).

Dopiero przekształcenie do dokumentu FZ/ PZ spowoduje zmiany na zasobach. Jednak magazyn z dokumentu FRR jest w chwili przekształcenia przenoszony na dokument FZ/ PZ i dlatego jego konieczne jest jego określenie już na dokumencie FRR.

Uwaga
Obsługa gospodarki magazynowej jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus. W module Faktury można prowadzić obrót wyłącznie usługami.
Data wystawieniasprzedaży – są podczas tworzenia dokumentów FZ i PZ przenoszone odpowiednio jako daty wystawienia i zakupu. Płatność – proponowana jest forma płatności skojarzona z kontrahentem. Należy jednak pamiętać, że należność za Fakturę RR powinna być zapłacona przelewem na konto bankowe. Jeśli ustawiona forma płatności jest inna niż typu przelew – przy zapisie na trwałe program wyświetli ostrzeżenie. Algorytm – decyduje o tym, czy Faktura RR będzie wystawiana w cenach netto czy brutto.
Uwaga
Podczas dodawania towaru na dokument należy pamiętać, że towary są dodawane ze stawką VAT określoną na karcie towaru jako stawka VAT zakupu. Jeżeli stawka ta jest inna niż obowiązująca dla Faktury RR (7%), przy zapisie dokumentu pojawi się komunikat z taką informacją oraz pytanie, czy zapisać dokument. Jeśli Użytkownik wybierze Nie, pojawia się komunikat o następującej treści: Czy zmienić stawkę VAT na 7%?. Wybór Tak spowoduje zmianę stawki na 7% dla każdej pozycji występującej na dokumencie. Przycisk Nie pozostawi dokument bez zmian.
Na formularzu FRR widoczne są trzy parametry:
  • Bufor – Faktura RR może zostać zapisana do bufora. Dokument w buforze podlega całkowitej edycji, można go usunąć, jednak na podstawie FRR w buforze nie można utworzyć Faktury Zakupu ani dokumentu PZ.
  • FZ – parametr jest dostępny tylko w przypadku, gdy odznaczono Bufor. Jeśli jest zaznaczony to automatycznie na podstawie zatwierdzanej Faktury RR tworzona jest Faktura Zakupu.
  • PZ – parametr jest dostępny w modułach Handel, Handel Plus tylko w przypadku, gdy zaznaczony jest parametr FZ. Powoduje, że równocześnie z Fakturą Zakupu tworzony jest dokument magazynowy PZ (towar jest wprowadzany do magazynu).

Formularz Faktury RR: zakładka Kontrahent

W odróżnieniu od innych dokumentów na Fakturze RR pojawia się tylko jedna sekcja związana z kontrahentem: Sprzedawca. Dane kontrahenta są pobierane z jego karty ewidencyjnej (trzy linie z nazwy). Dodatkowo program pobiera informację o numerze NIP sprzedawcy. Jeśli numer NIP na karcie nie jest uzupełniony, wtedy program pobiera numer PESEL. Kontrahent określony jako sprzedawca jest następnie przenoszony na Fakturę Zakupu/ PZ zarówno jako DostawcaNadawca.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Domyślny płatnik – automatycznie jest tu przenoszony Sprzedawca z dokumentu. Jeśli płatność ma zostać wygenerowana na inny podmiot, w tym miejscu można zmienić Płatnika. Więcej informacji na temat tej funkcjonalności znajduje się w artykule Domyślny płatnik na dokumentach. Nr rach. bankowego – należy wskazać numer rachunku bankowego Płatnika, na który ma zostać wykonana płatność (automatycznie podpowiada się konto bankowe oznaczone na karcie kontrahenta jako domyślne).

Formularz Faktury RR: zakładka Tabela VAT

Na zakładce widoczna jest tabela VAT oraz informacja o wartości brutto dokumentu.
Uwaga
Faktura RR nie ma powiązania z modułem Kasa/Bank, co oznacza, że jej zatwierdzenie nie powoduje powstania płatności. Dopiero po utworzeniu na jej podstawie Faktury Zakupu powstaje płatność w Kasie/Banku.
Opis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument.

Formularz Faktury RR: zakładka Dokumenty

Na zakładce widać numer utworzonej na podstawie FRR Faktury Zakupu. Numer Faktury Zakupu tworzonej na podstawie Faktury RR jest tworzony zgodnie ze schematem określonym w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty w pozycji FZ – Faktura Zakupu z FRR.

Zasady tworzenia FRR

  • Na karcie kontrahenta, na którego wystawiania jest Faktura RR w zakładce [Handlowe] należy zaznaczyć parametr Rolnik
  • Stawka VAT towaru musi wynosić 7%
  • Na karcie towaru musi zostać uzupełniony numer PKWiU.
  • Należy pamiętać, że FRR nie tworzy zapisu w Preliminarzu Płatności. Zapis taki tworzy się po przekształceniu dokumentu FRR do Faktury Zakupu.

Zasady przekształcenia FRR do FZ/ PZ

  • Przekształcenie Faktury RR do Faktury Zakupu jest możliwe tylko 1:1 (nie można tworzyć jednej Faktury Zakupu na podstawie kilku Faktur RR).
  • Fakturę RR można przekształcić do FZ tylko raz. Po utworzeniu na podstawie FRR Faktury Zakupu na liście otrzymuje ona status FZ i nie jest możliwe ponowne przekształcenie.
  • Jeśli na formularzu FRR nie zaznaczono FZ to po zapisie dokumentu FRR na trwałe nie jest tworzona Faktura Zakupu. W takim przypadku utworzenie Faktury Zakupu jest możliwe z listy Faktur RR po wciśnięciu przycisku Faktura Zakupu jest zapisywana do bufora.
  • Jeśli na formularzu FRR zaznaczono FZ, ale nie zaznaczono PZ to Faktura Zakupu jest zapisywana do bufora.
  • Jeśli na formularzu FRR zaznaczono FZ i równocześnie zaznaczono PZ to po zatwierdzeniu FRR powstają dwa dokumenty:
    • FZ – zapisana na trwałe (powstaje płatność w Kasie/Banku)
    • PZ – zapisany na trwałe (towar jest wprowadzany do magazynu)
  • W przypadku przekształcenia FRR, gdzie możliwe jest równoczesne utworzenie dwóch dokumentów docelowych program działa w następujący sposób:
    • zaznaczony parametr FZ – podnoszony jest formularz dokumentu FZ,
    • zaznaczony parametr FZ i PZ – formularz nie podnosi się, FZ i PZ są zapisane na stałe
  • Jeśli Faktura RR jest płatna gotówką to przy zatwierdzaniu z zaznaczonymi parametrami FZPZ w raporcie kasowym tworzony jest automatycznie zapis KW.
  • Jeśli Faktura RR jest płatna gotówką i zaznaczono parametry FZPZ, natomiast w trakcie zatwierdzania okaże się, że nie ma aktualnego raportu kasowego (żeby wprowadzić zapis KW), wtedy Faktura Zakupu zapisywana jest do bufora i nie jest tworzony dokument magazynowy PZ.

Zasady tworzenia FRR na podstawie FZ

Dokumenty FRR mogą być tworzone na podstawie Faktury Zakupu wprowadzonej w systemie. Tym samym obsługiwany jest scenariusz, gdy towar najpierw przyjmowany jest PZ, a potem na podstawie PZ wystawiana jest Faktura Zakupu i Faktura RR. Na formularzu FZ, jeśli wpisany tam kontrahent ma na karcie nadany status Rolnik, pojawia się dodatkowy parametr FRR (obok dotychczas funkcjonujących BuforPZ). Po jego zaznaczeniu tworzona jest na podstawie Faktury Zakupu – Faktura RR. Opcja przekształcenia do FRR jest również dostępna z menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy) na liście Faktur Zakupu. Podczas wprowadzania Faktury Zakupu (oraz PZ) od kontrahenta-rolnika (parametr Rolnik na karcie kontrahenta, zakładka [Handlowe]), nie jest wymagane wprowadzenie numeru obcego. Jeżeli pole nie zostanie wypełnione, zaktualizuje się po przekształceniu FZ do FRR – w polu numer obcy na FZ pojawi się numer FRR. Numer ten pojawi się również w Preliminarzu Płatności, w polu numer obcy na zaległości dotyczącej Faktury Zakupu pod warunkiem, że nie został uzupełniony ręcznie.
  • Do Faktury RR może zostać przekształcona tylko Faktura Zakupu wystawiona w walucie systemowej (PLN).
  • Do faktury RR może zostać przekształcona tylko Faktura Zakupu wystawiona dla podmiotu typu kontrahent. W przypadku innych typów konwersja FZ -> FRR jest blokowana.
  • Tworzona faktura RR jest od razu zapisywana na trwałe.
  • Podczas tworzenia FRR sprawdzana jest forma płatności na FZ (przelew) oraz stawki VAT dla towarów (7 %) – na podobnych zasadach jak podczas wystawiania FRR bezpośrednio z listy.
  • Termin płatności FRR przekształconej z FZ jest liczony w zależności od ustawień w konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów.
  • FZ przekształcona do FRR na liście jest widoczna ze statusem RR i nie ma możliwości ponownego przekształcenia. Status ten nie zostanie zmieniony nawet, jeśli potem FZ zostanie przekształcona do innego dokumentu (PZ).

Anulowanie FRR i dokumentów skojarzonych

  • Anulowanie FRR jest możliwe na liście Faktur RR z menu kontekstowego.
  • Anulowanie FRR jest możliwe również w przypadku, gdy skojarzona z nią Faktura Zakupu jest zapisana do bufora.
  • Po anulowaniu FRR – skojarzona Faktura Zakupu nie jest automatycznie anulowana (znika jedynie status RR)
  • Podczas anulowania FZ skojarzonej z FRR program sprawdza powiązane z FZ dokumenty magazynowe PZ:
    • jeśli z FZ skojarzony jest jeden PZ – anulowana zostanie FZ oraz PZ (bez FRR)
    • jeśli FZ skojarzony jest z większą ilością PZ – anulowana zostanie tylko Faktura Zakupu.
  • Jeśli do FRR przekształcana była Faktura Zakupu z korektą, to przy próbie anulowania FZKOR program będzie wymagał wcześniejszego anulowania FRR.
  • Jeśli FRR jest skojarzone z FZ, która posiada jeden PZ i jeden PKA (opakowania kaucjonowane) – to w chwili anulowania FZ anulowane zostają wszystkie dokumenty: FZ, PZ i PKA poza Fakturą RR.

Ewidencjonowanie opłat na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych

Zgodnie z ustawą o funduszach promocji produktów rolno-spożywczych, wszystkie podmioty skupujące określone płody rolne są zobowiązane do naliczania, pobierania i odprowadzania wpłat na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych. W programie Comarch ERP Optima znajdują się wydruki, na których widoczne są informacje na temat potrąceń na fundusz promocji produktów rolno-spożywczych. Wydruk Faktury RR Z poziomu formularza Faktury RR dostępny jest wydruk Faktura RR (GenRap) – Potrącenia na fundusze promocji produktów rolnych. Jeżeli na Fakturze VAT RR znajdują się towary, podlegające potrąceniom, wówczas na wydruku, pod tabelą VAT pojawi się informacja, jaką wartość potrącono na poszczególne fundusze oraz oświadczenie nabywcy o dokonaniu potrąceń (z wyszczególnieniem kwoty netto, od której naliczono potrącenie oraz kwotę potrącenia). Na wydruku faktury informacja: Razem do zapłaty oraz Kwota płatności będzie pomniejszona o sumę potrąceń. Opłata na właściwy fundusz naliczana jest automatycznie na podstawie kodu PKWiU danego towaru. Kody PKWiU towarów objętych ustawą określone są rozporządzeniem w sprawie szczegółowego wykazu towarów, od których naliczane są wypłaty na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych. Wydruk listy Faktur RR Z poziomu listy Faktur VAT RR jest dostępny wydruk dla zaznaczonych Faktur, na którym znajduje się podsumowanie dokonanych potrąceń na poszczególne fundusze. Aby uzyskać wydruk, należy zaznaczyć na liście Faktury VAT RR, dla których ma być wydrukowane podsumowanie, a następnie wybrać wydruk: Lista faktur (GenRap) – Potrącenia na fundusze promocji produktów rolnych.

Urządzenia fiskalne

Ustawienia na karcie towaru

Na kartotece towaru (menu Ogólne/ Cennik, Pozycja cennika) na zakładce [Dodatkowe] znajduje się obszar Urządzenia fiskalne pozwalający na zdefiniowanie dla towarów odrębnych kodów i nazw, wykorzystywanych wyłącznie podczas współpracy z urządzeniami fiskalnymi.
Pozycja cennika, zakładka Dodatkowe - definiowanie PLU i nazwy dla urządzeń fiskalnych
PLU – jest to numeryczny kod towaru wykorzystywany przy współpracy z kasą fiskalną, o długości max. do 18 znaków. Przycisk  Kopiuj kod towaru - pozwala na skopiowanie kodu towaru z zakładki [Ogólne]. W pole PLU skopiowany może zostać wyłącznie kod numeryczny. Jeżeli ogólny kod towaru jest numeryczny i dłuższy niż 18 znaków, w pole PLU skopiowanych zostanie pierwszych osiemnaście znaków kodu. Nazwa – nazwa towaru wykorzystywana podczas współpracy z drukarką/ kasą fiskalną, o długości max. do 40 znaków. Przycisk  Kopiuj nazwę towaru – pozwala na skopiowanie nazwy towaru z zakładki [Ogólne] (jeżeli ogólna nazwa towaru jest dłuższa niż 40 znaków, w pole Nazwa skopiowanych zostanie pierwszych 40 znaków). W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się opcja Kontrola unikalności nazwy fiskalnej – jeżeli zostanie włączona, podczas próby zapisu karty towaru z wprowadzoną nazwą fiskalną, która już istnieje program wygeneruje komunikat: W bazie istnieje już towar o nazwie fiskalnej: nazwa fiskalna.

Współpraca z drukarkami fiskalnymi

Program umożliwia fiskalizację wystawionych dokumentów sprzedaży na drukarkach fiskalnych: 
  • POSNET (oparte o protokół DF-3001, Thermal, Thermal HS i FV, HD, HD EJ, XL2 OnLine, Temo)
  • ELZAB (Omega, Mera, Mera OnLine, ZETA),
  • INNOVA (Profit, Market, DF-1),
  • NOVITUS (Vivo, Vento, Quarto, Delio Prime (E) , Deon(E), Bono (E), Bono OnLine, HD OnLine),
  • TORELL (Duo Pro, Andros),
  • EMAR (Printo, Tempo 3),
  • Epson TM-T801FV.
Uwaga
Program nie obsługuje wersji aptecznych drukarek.
Przed przystąpieniem do pracy z urządzeniem fiskalnym należy odpowiednio skonfigurować program.

Konfiguracja programu

  • Instalacja urządzenia fiskalnego – z poziomu Konfiguracji stanowiska/Ogólne/ Drukarki fiskalne:
    • Sterownik drukarki– z rozwijanej listy należy wybrać właściwy sterownik drukarki,
    • Sterownik terminalowy – parametr określający czy praca na programie będzie odbywała się w połączeniu terminalowym,
    • Komunikacja – port po jakim będzie odbywałą się komunikacja. Port TCP/IP dostępny jest dla sterowników Elzab, Elzab Online, Novitus od 2.0, Posnet Thermal HS i FV W przypadku zaznaczenia COM:
      • Port COM – należy wskazać port szeregowy, do którego podłączona jest drukarka.
      • Prędkość portu – należy ustawić prędkość portu szeregowego, do którego podpięta jest drukarka.
  • Sterowanie przepływem – niektóre drukarki wymagają ustawienia odpowiedniego sterowania przepływem danych w porcie COM. Użytkownik może wybrać w programie Comarch ERP Optima opcje:
    • ustawienia systemowe (program nie ustawia sterowania przepływem, brane są ustawienia systemu),
    • RTS (do sterowania przepływem jest wykorzystywana w porcie para linii RTS/CTS),
    • Xon / Xoff (sterowanie przepływem odbywa się przez wysłanie znaczników Xon oraz Xoff),
    • RTS i Xon / Xoff (wykorzystuje obydwie metody sterowania przepływem),
    • brak (nie jest wykorzystywana żadna metoda kontroli przepływu danych).
  • Drukarka Posnet Temo podłączona bezpośrednio przez USB do poprawnej komunikacji musi mieć ustawione sterowanie przepływem: RTS. Przy pracy przez port COM parametr ten może być dowolny można ustawić ustawienia systemowe.W nowych drukarkach Posnet Thermal i Novitus Delio w konfiguracji drukarki można ustawić sterowanie przepływem, w Comarch ERP Optima musi być wybrana taka sama opcje (drukarki te mają domyślne ustawienie „brak”).
W przypadku zaznaczenia TCP/IP:
  • Adres IP: Adres IPv4 przypisany do drukarki fiskalnej, na którym ma się odbywać komunikacja z komputerem.
  • Port TCP/IP: Port TCP/IP ustawiony na drukarce fiskalnej do komunikacji z komputerem. W zależności od wyboru sterownika drukarki program podpowie domyślną wartość: Elzab i Elzab Online – 8000, Novitus od 2.0 – 6001, Posnet Thermal HS i FV – 6666.
  • Test połączenia – po wciśnięciu przycisku program sprawdza, czy istnieje możliwość komunikacji pomiędzy komputerem i drukarką.
Uwaga
Drukarki fiskalne nie są przystosowane do fiskalizacji z wielu stanowisk jednocześnie. W celu zapewnienia poprawnej fiskalizacji należy unikać równoczesnego drukowania z kilku stanowisk.
  Uzupełnienie listy drukarek fiskalnych – z poziomu Konfiguracji programu/ Ogólne/ Drukarki fiskalne. Lista drukarek fiskalnych zawiera listę drukarek współpracujących z systemem. W razie konieczności listę można uzupełnić o właśnie zainstalowane urządzenie. Ważne jest by wpisana tu nazwa była identyczna jak nazwa, która pojawiła się w oknie po zainstalowaniu drukarki. Przyporządkowanie stawek VAT – z poziomu Konfiguracji programu/ Ogólne/ Symbole stawek VAT. Stawki zdefiniowane w systemie Comarch ERP Optima należy skojarzyć z symbolami wykorzystywanymi przez drukarkę fiskalną. W drukarkach DF-300 stawki VAT skojarzone są z literami alfabetu. Standardowe przyporządkowanie to:
  • A – 23%
  • B – 8%
  • C – 0%
  • D – stawka rezerwowa
  • Z – stawka zwolniona, nie ma możliwości zmiany jej przypisania.
Uwaga
Przed kojarzeniem stawek VAT należy jednak wydrukować raport dobowy z drukarki fiskalnej, na której wyszczególnione są stawki VAT wraz z przypisanymi im literami.
–  wciśnięcie przycisku umożliwia skojarzenie stawki VAT programu i drukarki. Dla wybranej stawki VAT zdefiniowanej w programie (widoczne w kolumnie Stawka) określić należy symbol fiskalny (czyli przyporządkowaną jej na drukarce fiskalnej literę). – przycisk umożliwia odczyt stawek VAT ustawionych na drukarce fiskalnej, – wciśnięcie przycisku skutkuje zapisem na drukarce fiskalnej stawek VAT ustawionych w programie.

Przygotowanie bazy danych

W przypadku drukarki DF-300 nie jest konieczne specjalne przygotowanie bazy danych do pracy z drukarką. Po odpowiednim skonfigurowaniu systemu można rozpocząć pracę na istniejącej bazie danych. Wykonanie testu spowoduje wyświetlenie listy towarów, dla których nie jest spełnione wymaganie dotyczące długości nazwy.

Ustawienia portów COM

Ustawienia portów COM w systemie operacyjnym wprost wpływają na działanie drukarek fiskalnych w programie. W związku z tym należy poprawnie ustawić port COM, zgodnie z instrukcją użytkownika drukarki: Posnet, Novitus, Innova, Emar, Torell:
  • szybkość: 9600
  • parzystość: brak (none)
  • liczba bitów: 8
  • bit stopu: 1
  • sterowanie przepływem: brak
Elzab:
  • szybkość: 9600 / 19200
  • parzystość: parzysta (even)
  • liczba bitów: 8
  • bit stopu: 1
  • sterowanie przepływem: brak, xon/xoff
W przypadku drukarek Elzab starszego typu należy sterowanie przepływem ustawić na: sprzętowe

Fiskalizacja dokumentu

Dokumenty, które mogą zostać zafiskalizowane muszą spełniać jeden podstawowy warunek: muszą być wystawione w cenach brutto (podatek VAT musi być liczony algorytmem „od brutto”). Paragony: w chwili otwarcia formularza Paragonu znacznik Drukuj fiskalnie jest widoczny i domyślnie zaznaczony. Wtedy zatwierdzenie Paragonu powoduje jego wydruk na drukarce fiskalnej. Dodatkowo możliwy jest wydruk Paragonu na zwykłej drukarce (dostępny pod przyciskiem drukarki w pasku zadań). Faktura Sprzedaży: w chwili zatwierdzania dokumentu, po odznaczeniu opcji Bufor – pojawia się możliwość wydruku fiskalnego. Podczas wystawiania Faktur Sprzedaży, Faktur Zaliczkowych parametr jest automatycznie zaznaczany tylko w przypadku, gdy dokument jest wystawiany „od brutto” i kontrahent ma status osoba fizyczna. W przypadku, gdy kontrahent ma status podmiot gospodarczy – parametr jest domyślnie odznaczony. Zaznaczenie opcji Fiskalizuj spowoduje, że w momencie zapisu faktury na drukarce fiskalnej wydrukowany zostanie Paragon fiskalny.
Uwaga
Od wersji 2021.5.1. istnieje możliwość seryjnej fiskalizacji faktur i paragonów.
Uwaga
Jeżeli wydruk Paragonu na drukarce fiskalnej nie powiedzie się w chwili zapisu dokumentu istnieje możliwość powtórnej fiskalizacji z poziomu menu kontekstowego (prawy klawisz myszy wciśnięty, gdy dokument zaznaczony jest kursorem).
Operator nie będzie mógł wykonać powtórnej fiskalizacji z poziomu listy jeśli:
  • na formularzu operatora w konfiguracji ma zaznaczony parametr: Blokada ponownej fiskalizacji FS i PA
  • ma założony zakaz dostępu do magazynu (na formularzu magazynu), na którym wystawiony jest dany dokument.
Dokument zafiskalizowany zaznaczony jest na liście dużą literą F. Jakie dokumenty nie mogą zostać zafiskalizowane (parametr Fiskalizuj nie pojawi się):
  • faktury wystawiane w cenach netto – wynika to z niezgodności algorytmu wyliczania podatku VAT na fakturze i w drukarce,
  • dokumenty w buforze – wynika to z możliwości dokonywania zmian na takim dokumencie, fiskalizacja natomiast jest procesem nieodwracalnym,
  • dokumenty korygujące – urządzenia fiskalne nie rejestrują dokumentów korygujących, na ich podstawie sporządzić należy odrębny protokół zwrotów dla urzędu skarbowego,
  • faktury na wybrane pozycje powstałe z niefiskalnych paragonów.
Ponadto w chwili zatwierdzania dokumentu, jeśli parametr Fiskalizuj jest zaznaczony, program prowadzi kontrolę czy:
  • czy nie jest pusty (nie są wpisane żadne pozycje),
  • czy nie występują pozycje bez nazwy,
  • czy nie występują pozycje z ceną sprzedaży 0.
W przypadku wykrycia jednej z tych nieprawidłowości program wyświetli komunikat – nie dopuści do zatwierdzenia dokumentu i jego fiskalizacji. Oprócz informacji, że dokument był wysłany na drukarkę fiskalną, w programie zapisywana jest również informacja, czy fiskalizacja się powiodła. Jeśli fiskalizacja odbywa się z poziomu listy dokumentu – jeżeli nie przebiegnie poprawnie status F (fiskalny) nie jest nadawany. Jeżeli fiskalizacja odbywa się w momencie zatwierdzania dokumentu (zaznaczony parametr Fiskalizuj na dokumencie) w przypadku, gdy się nie powiedzie na liście dla dokumentu pojawi się statusu F (fiskalny), ale dodatkowo dokument będzie oznaczony #. Na podglądzie dokumentu, w nagłówku widoczna jest treść błędu.
Uwaga
Dokument, który nie został poprawnie zafiskalizowany może zostać anulowany.
Jeżeli w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarki fiskalne zaznaczono parametr Wysyłaj nazwę zdefiniowaną dla urządzeń fiskalnych podczas fiskalizacji dokumentów na drukarkę fiskalną wysyłane są nazwy fiskalne towarów, zdefiniowane na kartotekach towarowych, na zakładce [Dodatkowe]. Jeżeli dany towar nie posiada zdefiniowanej nazwy dla urządzeń fiskalnych, a parametr jest zaznaczony, na drukarkę fiskalną wysyłana jest nazwa zwykła towaru, pobrana z jego karty, z zakładki [Ogólne].

Identyfikacja operatora oraz stanowiska

W programie istnieje możliwość takiego skonfigurowania pracy z drukarką, by ułatwić identyfikację operatora oraz stanowiska, gdzie Paragon został wystawiony. W chwili rejestracji operatora w programie do drukarki fiskalnej zostają wysłane dwie informacje: Kod/ numer operatora oraz oznaczenie stanowiska. Informacje te obowiązują aż do chwili ponownego zalogowania i są drukowane w stopce Paragonu fiskalnego.
Uwaga
Jeśli Użytkownik nie chce, by informacje te były wysyłane do drukarki fiskalnej powinien w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna wpisać w polu Kod stanowiska wartość -1.
Oznaczenie operatora –  można uzupełnić na karcie operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry], pole Oznaczenie dla drukarki fiskalnej. W pole można wpisać dowolną wartość alfanumeryczną, maksymalnie 10-znakową. Należy jednak pamiętać o tym, że poszczególne drukarki fiskalne mają różne wymagania związane z formatem kodu operatora i wpisywany tu ciąg należy do nich dostosować. Kod stanowiska – można uzupełnić w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna. W pole można wpisać dowolny ciąg alfanumeryczny, maksymalnie 10-znakowy. Należy jednak pamiętać, by format dostosować do typu posiadanej drukarki fiskalnej.
Uwaga
Jeśli pola przeznaczone na numer operatora i stanowiska nie zostaną wypełnione w programie to podczas logowania operatora w systemie do drukarki fiskalnej zostaną wysłane wartości domyślne: dla operatora jego identyfikator (kod) dostosowany do wymogów drukarki, a w przypadku oznaczenia stanowiska – wartość domyślna 1.
Drukuj rozpoczęcie pracy operatora – parametr dostępny jest w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna. Po jego zaznaczeniu przy logowaniu i wylogowaniu operatora z programu na drukarce fiskalnej wykonywany jest wydruk dotyczący rozpoczęcia\ zakończenia pracy kasjera (funkcja nie dotyczy drukarek firmy Elzab).

Formy płatności dla drukarki fiskalnej

Na Paragonie fiskalnym istnieje możliwość wydruku informacji o płatnościach (parametr Forma płatności w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna). Dodatkowo w Konfiguracji firmy/ Handel/ Formy płatności dla drukarek fiskalnych należy skojarzyć formy płatności zdefiniowane w systemie Comarch ERP Optima z formami płatności, które mogą być wykazywane przez drukarkę fiskalną. W konfiguracji w lewej części okna widoczne są wszystkie formy płatności zdefiniowane w module Kasa/Bank. W prawej części okna istnieje możliwość skojarzenia formy płatności w systemie z formą płatności dla drukarki fiskalnej. Lista form płatności dla drukarki jest ściśle zdefiniowana i dostępna na rozwijanej liście.
Uwaga
Do jednej formy płatności dla drukarki fiskalnej może być przypisane kilka form płatności z Kasy/Banku.

W trakcie wystawiania dokumentów użytkownik ustala w tabeli płatności formę wpłaty. Przy zatwierdzaniu dokumentu program sprawdza formy płatności z dokumentu, kojarzy je z formami zdefiniowanymi dla drukarki i na Paragonie fiskalnym drukuje informacje o płatnościach.

Na Paragonie fiskalnym wydruk płatności jest tworzony wg form przypisanych dla drukarki:
  • jeśli na dokumencie w tabeli płatności wykorzystano kilka razy taką samą formę płatności to na Paragonie fiskalnym płatności te zostaną zsumowane,
  • jeśli w konfiguracji kilka różnych form płatności z Kasy/Banku zostało skojarzone z jedną formą płatności dla drukarki to na Paragonie fiskalnym będą one sumowane.
Uwaga
Drukarka fiskalna Torell Duo Pro obsługuje tylko 4 formy płatności: bon, gotówka, karta i czek. Jeżeli zostanie przypisana inna forma płatności w konfiguracji programu to przy próbie fiskalizacji dokumentu pojawi się komunikat informujący o tym a wydruk nie zostanie wykonany

Wydruk numeru na Paragonie fiskalnym

W Konfiguracji firmy/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna znajduje się parametr umożliwiający wydruk numeru dokumentu wystawianego w systemie Comarch ERP Optima na związanym z nim Paragonem fiskalnym (Numer dokumentu). Jednak pomimo zaznaczenia parametru nie wszystkie drukarki drukują numer dokumentu na paragonie fiskalnym. Wynika to albo z braku takiej możliwości (drukarki ze „starą homologacją”, i generacji) albo z nieprawidłowego ustawienia (w drukarce) parametrów związanych z wydrukiem tekstów dodatkowych. Na przykład w przypadku drukarek VentoViking nowej homologacji w przypadku wydruku tekstów dodatkowych istnieją opcje: 1) brak linii dodatkowych 2) stałe linie dodatkowe 3) predefiniowane W (2) przypadku – na Paragonach drukowany jest stały tekst linii dodatkowych zapamiętany z pierwszego w danym dniu Paragonu sprzedaży. Jest on traktowany jako tekst ZADEKLAROWANY. Jeżeli w kolejnych Paragonach drukarka będzie otrzymywała identyczny – będzie go drukować pod Paragonem, a treść TEKSTU ZADEKLAROWANEGO zostanie wyszczególniona na raporcie dobowym. W przypadku gdy w kolejnych wystawianych Paragonach treść tekstu nie będzie się zgadzała z ZADEKLAROWANYM treść taka będzie ignorowana i nie zostanie wydrukowana (a tak będzie w przypadku numeru dokumentu, który na każdym Paragonie będzie inny). Aby drukarka Viking (Vento) drukowała numer dokumentu w systemie Comarch ERP Optima należy odpowiednio skonfigurować drukarkę. Należy ustawić następujące opcje: 1.3.1. Linie dod. Paragonu ustawić na: Stałe 1.3.2. Źródło linii dodatkowych ustawić na: Stopka 1.3.3. Linia nr systemowy paragonu ustawić na: Druga Jeśli takie ustawienie nie pomoże można spróbować przestawić opcję: 1.3.1. Linie dod. paragonu ustawić na: Predefiniowane

Faktury na drukarkach fiskalnych

W Konfiguracji firmy/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna znajduje się parametr Drukuj Faktury VAT na drukarce fiskalnej dostępny dla drukarek Elzab Mera EFV, Novitus Delio E, Novitus Delio Prime E, Posnet Thermal FV, Posnet Thermal HS, Posnet Thermal FV EJ, Posnet Thermal HS EJ, Posnet Temo HS EJ. Po jego zaznaczeniu dla Faktury Sprzedaży z naliczonym podatkiem VAT algorytmem „od brutto”, na której jest zaznaczona opcja Fiskalizuj, przy zapisie na stałe zamiast Paragonu fiskalnego na drukarce wykonywany jest wydruk fiskalny Faktury. Dla Faktury fiskalnej pobierane są następujące dane:
  • Numer Faktury VAT z programu Comarch ERP Optima. Ze względu na możliwe ograniczenia liczby drukowanych znaków w niektórych modelach drukarek, użytkownik może skorzystać dodatkowo z parametru Skrócony numer faktury (również dostępny w Konfiguracji firmy/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna), który powoduje wydruk numeru bez symbolu i zer wiodących.
  • Jako data dokumentu drukowana jest zawsze data bieżąca. Jeżeli na FS jako datę wystawienia ustawiono inną datę niż systemowa przy zapisie na stałe FS generowany jest komunikat: Data faktury niezgodna z datą bieżącą. Czy na pewno chcesz zapisać fakturę fiskalną z niezgodną datą? (Tak/Nie).
  • Nazwa i adres kontrahenta z Faktury VAT w Comarch ERP Optima – na wydruk pobierane są dwie linie nazwy, ulica, numer domu, kod pocztowy, miasto, poczta, NIP. Długość nazwy wysyłanej na drukarkę jest uzależniona od modelu drukarki, różne drukarki maja różną ilość znaków przeznaczoną na dane kontrahenta. Jeśli są to trzy linie, w pierwszej drukowana jest nazwa kontrahenta, w drugiej ulica i nr domu, w trzeciej kod pocztowy i miasto.
  • Forma płatności – na Fakturę fiskalną może zostać wysłana tylko jedna forma płatności. Jeżeli w Comarch ERP Optima na FS podzielono płatność na raty, na drukarkę fiskalną wysyłana jest płatność z zakładki [Ogólne] formularza FS wraz z terminem płatności z zakładki [Ogólne]. Podczas fiskalizacji FS z listy Faktur Sprzedaży generowany jest komunikat: Podzielono płatność faktury, na drukarkę zostanie wysłana tylko jedna płatność. Czy na pewno chcesz drukować dokument? (Tak/Nie).

NIP nabywcy na paragonie fiskalnym

W menu System/ Konfiguracja firmy/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna znajduje się parametr NIP nabywcy. Po zaznaczeniu na drukarkach fiskalnych współpracujących z programem i posiadających taką możliwość, na pragonie fiskalnym drukowany jest NIP nabywcy.

Inne parametry współpracy

W Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna znajdują się również inne parametry dotyczące współpracy z drukarką fiskalną: Opakowania kaucjonowane – zaznaczenie parametru spowoduje wydruk informacji o opakowaniach kaucjonowanych towarzyszących transakcji na Paragonie, w części niefiskalnej dokumentu (jeśli drukarka fiskalna posiada taką opcję).
Przykład
Jeśli na dokumencie na zakładce Kaucje odznaczony zostanie parametr Płatności, wówczas po zafiskalizowaniu, płatności za opakowania zostaną wydrukowane na Paragonie z formą płatności gotówka.
Nie wysyłaj informacji na wyświetlacz drukarki – parametr jest dostępny tylko w przypadku współpracy z drukarkami Novitus. Powoduje, że na wyświetlacz drukarki nie są wysyłane informacje z programu. Wysyłaj nazwę zdefiniowaną dla urządzeń fiskalnych – po zaznaczeniu parametru podczas fiskalizacji dokumentów na drukarkę fiskalną wysyłane są nazwy fiskalne towarów, zdefiniowane na kartotekach towarowych, na zakładce [Dodatkowe]. Jeżeli dany towar nie posiada zdefiniowanej nazwy dla urządzeń fiskalnych, a parametr jest zaznaczony, na drukarkę fiskalną wysyłana jest nazwa zwykła towaru, pobrana z jego karty, z zakładki [Ogólne].

Szuflada kasowa

W przypadku współpracy z drukarką fiskalną istnieje możliwość podłączenia szuflady kasowej. Jeśli szuflada jest podpięta to jej otwarcie następuje po każdym poprawnie zakończonym wydruku Paragonu fiskalnego lub w dowolnym momencie po wciśnięciu kombinacji klawiszy <CTRL>+< SHIFT>+<S>.

Wydruk raportów fiskalnych

Z poziomu menu Narzędzia możliwy jest wydruk raportów fiskalnych: dobowych oraz okresowych. Raport dobowy obejmuje sprzedaż dokonaną od ostatnio wykonanego raportu dobowego do chwili wydruku. Raport za okres obejmuje wszystkie raporty dobowe wykonane w podanym okresie czasu. Funkcja obsługiwana jest przez przyciski: wydruk raportu zamknięcie okna bez wydruku raportu
Uwaga
Raporty fiskalne drukowane są na drukarce fiskalnej.
Uwaga
Drukarka fiskalna wylicza raport dobowy w taki sposób, że sumuje sprzedaż z doby w grupach po stawce VAT. Następnie oblicza podatek VAT. Sumując paragony w Comarch ERP Optima nie uzyskamy takiego efektu. Dla każdego elementu paragonu mamy już naliczony VAT. Stąd pojawiają się różnice. Do celów księgowych używa się sumy z raportu dobowego.

Wydruki fiskalne przez terminal

System Comarch ERP Optima posiada możliwość pracy w środowisku Terminal Servises (TS). Istotnym elementem pracy tych systemów jest możliwość korzystania z drukarek fiskalnych. Przepisy wymagają od użytkownika umieszczenia ich na stanowisku, gdzie odbywa się sprzedaż. W środowisku terminalowym oznacza to podłączenie drukarki fiskalnej do komputera, na którym pracuje klient terminala. W przypadku systemów Microsoft Windows Terminal Server do podłączenia drukarki fiskalnej do portu COM służy stworzone w Comarch ERP oprogramowanie. Oprogramowanie pozwala na przekazanie do końcówki terminala danych dla drukarki fiskalnej poprzez tzw. kanał wirtualny. Aby przekazywanie danych do drukarki mogło mieć miejsce zarówno po stronie końcówki terminala jak i po stronie serwera musi być zainstalowane odpowiednie oprogramowanie. Więcej szczegółów można znaleźć na stronach internetowych Comarch ERP (biuletyny techniczne na stronach dla Partnerów) lub otrzymać bezpośrednio w COMARCH.
Uwaga
Aby korzystać z wydruków fiskalnych przez terminal należy posiadać odrębną opcję wydruków fiskalnych za pośrednictwem usług terminalowych.

Współpraca z kasami fiskalnymi

W aktualnej wersji systemu Comarch ERP Optima możliwa jest współpraca z kasami:
  • Novitus (zgodne z protokołem Tango: Bravo, Nano, PS-3000, PS-4000E, Soleo)
  • Sharp (ER-457, ER-237P, ER-277P, ER-A285P),
  • Elzab (Alfa, Delta, Jota, Teta, Eco, Mini, K10).
Obsługa kas fiskalnych polega na przesyłaniu danych o towarach do kasy i imporcie raportu sprzedaży z kasy do programu. Współpraca przebiega w trybie off-line.
Uwaga
Aby korzystać z kas fiskalnych w programie Comarch ERP Optima należy posiadać moduł Handel lub Handel Plus oraz wykupić odrębną opcję do współpracy z kasami fiskalnymi.

Łatwa sprzedaż

Funkcja ta pozwala na optymalizację procesu sprzedaży. Wystawianie dokumentu związanego ze sprzedażą zostało sprowadzone do trzech kroków: wyboru towaru, określenia rodzaju dokumentu sprzedaży oraz określenia kontrahenta. Zasady obsługi okna zostały opisane tutaj. (należy pamiętać, że nie można włączyć Wiersza sum dla kolumn, które podlegają edycji).
Uwaga
W module Faktury można prowadzić obrót tylko usłagami, w modułach Handel, Handel Plus dostępne są również towary proste i złożone wraz z obsługą gospodarki magazynowej.

Krok 1 - towary

Pierwszy krok polega na wyborze towarów oraz określeniu sprzedawanej ilości.

Lista zasobów magazynowych

Wybór towarów opiera się na Liście zasobów magazynowych, która jest wyglądem zbliżona do listy zasobów dostępnej w menu Magazyn (dotyczy modułów Handel, Handel Plus). Opis listy zasobów znajduje się w artykule Lista zasobów. W oknie możemy ustalić: Typ – typ sprzedawanych aktualnie pozycji. Musimy ustalić jakie towary powinny się na niej pojawić. Listę możemy zawęzić tylko do towarów handlowych (prostych) czy produktów (towary złożone) lub usług. Wyboru typu lub dowolnej ich kombinacji dokonujemy zaznaczając odpowiednie opcje. Przy kolejnym otwarciu okna – ustawienia zostaną zapamiętane. W przypadku samodzielnie działającego modułu Faktury – mogą to być jedynie usługi proste. Magazyn – zgodnie z zasadą, że na dokumencie może znaleźć się towar z jednego magazynu, aby prawidłowo wyświetlana była dostępna ilość towaru należy wybrać magazyn, z którego następuje sprzedaż. Lista magazynów jest rozwijana po wciśnięciu strzałki obok pola. W module Faktury jest to zawsze magazyn główny. Grupa – na liście wyświetlane mogą być wszystkie towary lub tylko z wybranych grup asortymentowych. Jeżeli dana grupa jest zaznaczona na drzewie to towary należące do tej grupy pojawią się na liście. Data – data, na jaką wyliczana jest ilość dostępna towaru (istotne przy pracy z modułem Handel, Handel Plus). Zerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście wyświetlane są wszystkie towary z ilością dostępną 0. Niezerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście pojawią się towary z ilością dostępną różną od zera. Jeśli obydwa parametr są zaznaczone - lista zawiera wszystkie towary, niezależnie od ilości dostępnej. Usługi wyświetlane są niezależnie od ustawień parametrów Zerowe/ Niezerowe. Dodatkowo w oknie znajdują się przyciski: Zmień – wyświetlany jest formularz pozycji (karta magazynowa). Tą samą akcję wywoła kombinacja klawiszy <CTRL>+<ENTER>. Zamknij – zamyka okno  Faktura Sprzedaży,  Paragon, ,  Faktura Pro Forma, Dla modułów Handel, Handel Plus:  Rezerwacja Odbiorcy,  Wydanie Zewnętrzne  – tworzenie dokumentu związanego ze sprzedażą (krok 2)

Wybór pozycji

Wyboru pozycji dokonujemy poprzez zaznaczenie towarów/ usług, wciskając przycisk <SPACJA> lub klikając lewym przyciskiem myszki w daną pozycję. Po zaznaczeniu towaru należy wpisać sprzedawaną ilość. Wpisujemy ją w kolumnie Ilość. Domyślnie kolumna ta przyjmuje wartość zero (0). Po zaznaczeniu towaru pole z ilością standardowo ustawia się na 1. Pole to podlega edycji po dwukrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy lub po wciśnięciu klawisza <ENTER>. Klawisz <ENTER> pozwala również na edycję pozycji bez uprzedniego jej zaznaczenia. Po otwarciu formularzy w kolumnach Ilość dostępna oraz Ilość JM wybrana początkowo wyświetlane są te same wartości, czyli dostępna ilość towaru wyrażona w jednostce podstawowej. Dopiero po zmianie jednostki na pomocniczą w kolumnie JM, kolumna Ilość JM wybrana zostanie przeliczona według wskazanej jednostki. Po zaznaczeniu wszystkich potrzebnych pozycji i określeniu ich ilości możemy przejść do kroku nr 2.

Krok 2 - dokument

Krok 2 to utworzenie na podstawie listy zaznaczonych towarów dokumentu sprzedaży. Z okna łatwej sprzedaży utworzyć możemy Fakturę Sprzedaży, Paragon, Rezerwację Odbiorcy, Fakturę Pro Forma lub Wydanie Zewnętrzne. Proces przebiega w dwóch etapach. Najpierw wyświetla się okno z listą wszystkich zaznaczonych towarów/usług, ich ilością i wartością sprzedaży. Wartość wyliczana jest na podstawie ceny zdefiniowanej, jako domyślna na karcie towaru/ usługi. Okno to ma dwa przyciski: Potwierdź generowanie dokumentu – tworzony jest dokument sprzedaży zawierający wyświetlone pozycje.  Anuluj generowanie dokumentu - powoduje powrót na listę zasobów magazynowych np. W celu wskazania dodatkowych pozycji lub poprawienia ich ilości. W sytuacji, gdy w System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Cechy na zasobach zaznaczony zostanie parametr Automatyczny wybór ocechowanych dostaw to na dokument sprzedaży, pobierana jest dostępna ilość towaru. Jeżeli na oknie Łatwej sprzedaży zostanie wpisana ilość 5szt. a dostępna jest tylko 1 szt., to przy utworzeniu dokumentu WZ/ FS(pobranie)/ PA(pobranie) na formularz przeniesie się tylko 1 szt, która jest dostępna.

Krok 3 - kontrahent

Trzeci krok sprowadza się do określenia kontrahenta i ustalenia ostatecznych warunków sprzedaży. Po zatwierdzeniu listy towarów wyświetlany jest formularz wybranego typu dokumentu z wpisanymi już pozycjami. Należy jeszcze w nagłówku ustalić kontrahenta (zwłaszcza w przypadku Faktury Sprzedaży). Zasady obsługi są opisane w artykułach poświęconych konkretnym dokumentom. Utworzony dokument może rezerwować towar lub pobierać go z magazynu w zależności od ustawień w konfiguracji. Zagadnienie opisano dokładnie w artykułach Co należy wiedzieć o fakturach? oraz Co należy wiedzieć o paragonach  

Sprzedaż dedykowana

https://www.youtube.com/watch?v=9KGdNwuqWG4
Funkcja Sprzedaż dedykowana ma na celu ułatwienie obsługi klienta i przyspieszenie procesu sprzedaży. Głównym założeniem podczas projektowania okna było zgromadzenie w jednym miejscu kluczowych informacji na temat kontrahenta. Z poziomu okna użytkownik ma od razu dostęp do informacji o warunkach płatności przyznanych kontrahentowi, jego zadłużeniu czy wpłaconych zaliczkach. W tym miejscu użytkownik ma również możliwość wystawienia dokumentu sprzedaży (faktury, WZ), zarejestrowania rezerwacji dla kontrahenta. W tabeli z zadaniami CRM można nie tylko podglądnąć zadania do wykonania skojarzone z kontrahentem, ale również zarejestrować kontakt (np. przeprowadzoną rozmowę telefoniczna), można także podglądać i tworzyć nowe oferty dla klientów czy rejestrować informacje o przepływie dokumentów w firmie w bibliotece dokumentów. Z poziomu zakładki [Serwis] można podglądać zlecenia serwisowe, wystawiać nowe zlecenia i przekształcać je do FS, PA, RW, WZ.
Uwaga
Aby wystawić Wydanie Zewnętrzne, Rozchód Wewnętrzny oraz Rezerwację Odbiorcy wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
W związku z tak szeroką funkcjonalnością okno Sprzedaż dedykowana podzielone jest na pięć części:
  • pierwsza zawiera dane kontrahenta oraz informacje na temat warunków płatności,
  • druga to wykres przedstawiający sprzedaż dla danego kontrahenta z ostatnich trzech miesięcy,
  • trzecia to tabela z dokumentami wystawionymi dla kontrahenta (Faktury Sprzedaży, WZ , Rezerwacje Odbiorcy, Faktury Pro Forma),
  • czwarta to tabela zawierająca zadania, kontakty, oferty związane z danym kontrahentem, zarejestrowane w module CRM,
  • piąta część to zakładka zawierająca zlecenia związane z danym kontrahentem, ewidencjonowane w module Serwis.
Sprzedaż dedykowana

Informacje o kontrahencie

Dane kontrahenta oraz informacje o warunkach płatności są pobierane bezpośrednio z karty kontrahenta. Dane te mają charakter informacyjny i nie są edytowalne. Z poziomu okna można: wysłać wiadomość do kontrahenta (adres e-mail jest pobierany z karty kontrahenta) wywołać raport przedstawiający historie obrotów z kontrahentem wywołać zestawienie wszystkich rabatów przyznanych kontrahentowi. Informacja o przyznanym limicie kredytu oraz aktualnym zadłużeniu pobierana jest z karty kontrahenta. Kwota przeterminowanych płatności jest zawsze wyliczana na bieżąco, w stosunku do daty bieżącej. Natomiast kwota wpłaconych zaliczek pobierana jest z listy zapisów kasowych/ bankowych (są to nierozliczone zapisy KP zarejestrowane dla kontrahenta). Obok pól znajdują się przyciski umożliwiające: Po terminie – wywołanie listy przeterminowanych płatności (Preliminarz płatności podmiotu, zawężony do płatności przeterminowanych wg terminu realizacji). Zadłużenie – wywołanie listy dokumentów nierozliczonych (Preliminarz płatności podmiotu) – kwota zadłużenia jest pomniejszona o nierozliczone wpłaty kontrahenta. Zaliczki – wywołanie listy wpłaconych zaliczek (Zapisy kasowe/ bankowe podmiotu zawężone do listy zapisów nierozliczonych). Kwota kredytu pozostająca jeszcze do wykorzystania (Pozostało) jest wyliczana jako różnica pomiędzy przyznanym limitem kredytu oraz kwotą zadłużenia.

Sprzedaż za ostatnie trzy miesiące

Wykres przedstawia raport sprzedaży dla kontrahenta za ostatnie trzy miesiące (włączając miesiąc bieżący). Dla porównania na wykresie znajduje się informacja o tym, jak kształtowała się sprzedaż za ten sam okres w roku poprzednim. Panel wykresu rozwijany jest za pomocą pionowego przycisku Wykres sprzedaży Ustalenie widoczności panelu wykresu na stałe włącza się przez wciśnięcie przycisku pinezki 

Dokumenty sprzedaży

Tabela z dokumentami wystawionymi dla kontrahenta zawiera zakładki:
  • Faktury – zawiera listę faktur wystawionych dla kontrahenta,
  • Wydania – zawiera listę dokumentów WZ dla kontrahenta (widoczna tylko w przypadku, gdy użytkownik posiada moduł Handel lub Handel Plus),
  • Rezerwacje – zawiera listę dokumentów RO – rezerwacji dokonanych przez kontrahenta (widoczna tylko w przypadku, gdy użytkownik posiada moduł Handel lub Handel Plus),
  • Faktury Pro Forma – zawiera listę dokumentów FPF, wystawionych dla kontrahenta,
  • Oferty – dokumenty tworzone w module CRM (widoczna tylko w przypadku, gdy użytkownik posiada moduł CRM).
Tylko bufor – wyświetlana lista może zawierać wszystkie wystawione dla kontrahenta dokumenty lub tylko te w buforze.  – z poziomu listy istnieje możliwość wystawiania nowych dokumentów dla kontrahenta. W zależności od zakładki możliwe jest dopisanie nowej Faktury Sprzedaży, nowego dokumentu WZ, zarejestrowanie nowej rezerwacji lub Faktury Pro Forma. Zasady wystawiania oraz przekształcania FA/ WZ/ RO/ FPF w oknie Sprzedaży dedykowanej są identyczne jak w przypadku dokumentów wystawianych z poziomu list tych dokumentów.

CRM

Na liście widoczne są albo zadania skojarzone z kontrahentem oraz kontakty. Tylkorealizacji – parametr umożliwia zawężenie listy tylko do tych kontaktów/ zadań, które nie zostały jeszcze zrealizowane. Jeśli parametr nie jest aktywny, lista zawiera wszystkie zadania lub kontakty – zarówno te aktualne, jak i już zrealizowane. Z poziomu listy można dopisać nowy kontakt/ zdanie. Dokumenty można dodawać po wejściu na odpowiednią zakładkę. Z poziomu zakładki [Zadania] dostępny jest parametr Tylko przeterminowane (po zaznaczeniu widoczne będą wyłącznie zadania, dla których upłynął ustalony termin realizacji). Dostęp do zadań uzależniony jest od parametru na karcie operatora Dostęp do zadań innych operatorów. Jeśli nie jest on zaznaczony, dany operator będzie miał dostęp tylko do swoich zadań. Z poziomu zakładki [Biblioteka] widoczne są dokumenty wystawiane w module Obieg dokumentów związane z danym kontrahentem. Z poziomu listy można tworzyć nowe dokumenty. Z poziomu zakładki [Oferty] widoczne są oferty handlowe wystawione w module CRM dla danego kontrahenta. Z poziomu listy można tworzyć nowe oferty.

Zlecenia serwisowe

Tylko otwarte – parametr pozwala zawęzić listę do zleceń, które nie zostały jeszcze zamknięte (kolor zielony). Z poziomu listy można tworzyć nowe zlecenia, przekształcać je do Faktur Sprzedaży, Paragonów, Rozchodów Wewnętrznych i  Wydań Zewnętrznych.

Łatwe zakupy

Obok tzw. Łatwej sprzedaży w programie istnieją również Łatwe zakupy, umożliwiające wprowadzanie dokumentów zakupu. Funkcja jest dostępna w menu Handel/ Inne(Handel)/ Łatwe zakupy. Funkcja opiera się na zmienionym nieco sposobie wystawiania dokumentów zakupu: Faktur Zakupu oraz w przypadku modułów Handel, Handel PlusPrzyjęć Zewnętrznych oraz Zamówień u dostawcy. Najpierw określana jest lista towarów wraz z ilościami i cenami (bezpośrednio z poziomu listy zasobów), następnie określany jest typ wystawianego dokumentu (FZ, PZ, ZD), a dopiero na końcu – kontrahent (dostawca). Wystawianie dokumentów zakupu jest złożone z trzech etapów:
  1. Przygotowanie listy kupowanych towarów – odbywa się bezpośrednio na liście.
  2. Konwersja listy do wybranego dokumentu: Faktury Zakupu, Zamówienia u Dostawcy lub Przyjęcia Zewnętrznego
  3. Uzupełnienie informacji o kontrahencie – dostawcy.
Uwaga
W module Faktury można prowadzić obrót tylko usłagami, w modułach Handel, Handel Plus dostępne są również towary proste i złożone wraz z obsługą gospodarki magazynowej.

Krok 1 - towary

Pierwszy krok polega na wyborze towarów oraz określeniu kupowanej/ zamawianej ilości.

Lista zasobów magazynowych

Wybór towarów opiera się na Liście zasobów magazynowych, która jest wyglądem zbliżona do listy zasobów dostępnej w menu Handel (dotyczy modułów Handel, Handel Plus). Opis listy zasobów znajduje się w artykule Lista zasobów. W oknie możemy ustalić: Typ – typ kupowanych aktualnie pozycji (usługa prosta lub złożona, towar prosty lub złożony). Magazyn – zgodnie z zasadą, że na dokumencie mogą znaleźć się towary z jednego magazynu, aby prawidłowo wyświetlana była dostępna ilość towaru należy wybrać magazyn, do którego kupowany jest towar. Lista magazynów jest rozwijana po wciśnięciu strzałki obok pola. W przypadku samodzielnie działającego modułu Faktury jest to zawsze magazyn domyślny. Grupa – na liście wyświetlane mogą być wszystkie towary lub tylko z jednej grupy asortymentowej. Jeżeli dana grupa jest zaznaczona na drzewie, to towary należące do tej grupy będą widoczne na liście. Data – data, na jaką wyliczana jest ilość towaru. Zerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście wyświetlane są wszystkie towary z ilością dostępną 0. Niezerowe – zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście pojawią się wyłącznie towary z ilością dostępną różną od zera. Parametry Zerowe, Niezerowe są dostępne w modułach Handel, Handel Plus. Pozycje o statusie usługi wyświetlane są niezależnie od ustawień tych parametrów. Jeśli obydwa parametry są zaznaczone - lista zawiera wszystkie towary, niezależnie od ilości dostępnej.
Łatwe zakupy
Dodatkowo w oknie znajdują się przyciski: Edytuj kartę - wyświetlany jest formularz pozycji (karta magazynowa). Tą samą akcję wywoła kombinacja klawiszy <CTRL>+<ENTER>. Zamknij – zamyka okno. Faktura zakupu, Dla modułów Handel, Handel Plus: Zamówienie u dostawcy,   Przyjęcie zewnętrzne – tworzenie dokumentu zakupu (krok 2)

Wybór pozycji

Wyboru pozycji dokonujemy poprzez zaznaczenie towarów/ usług, wciskając klawisz <SPACJA> lub zaznaczając daną pozycję. Po zaznaczeniu towaru należy wpisać kupowaną ilość. Wpisujemy ją w kolumnie Ilość. Pole to podlega edycji po dwukrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy lub po wciśnięciu klawisza <ENTER>. Klawisz <ENTER> pozwala również na edycję pozycji bez uprzedniego jej zaznaczenia. Po otwarciu formularza w kolumnach Ilość dostępna oraz Ilość JM wybrana początkowo wyświetlane są te same wartości, czyli dostępna ilość towaru wyrażona w jednostce podstawowej. Dopiero po zmianie jednostki na pomocniczą w kolumnie JM wartość kolumny Ilość JM wybrana zostanie przeliczona według wskazanej jednostki. Po zaznaczeniu wszystkich potrzebnych pozycji i określeniu ich ilości możemy przejść do kroku nr 2.

Krok 2 - dokument

Krok 2 to utworzenie na podstawie listy zaznaczonych towarów dokumentu: Faktury Zakupu, Przyjęcia Zewnętrznego lub Zamówienia u Dostawcy. Po wybraniu typu dokumentu wyświetlane jest okno z listą wszystkich zaznaczonych towarów/usług, ich ilością i wartością. Wartość wyliczana jest na podstawie ceny zakupu z karty towaru/ usługi.
Łatwe zakupy - generowanie dokumentu
Okno to ma dwa przyciski: Potwierdź generowanie dokumentu – tworzony jest wybrany dokument zawierający wyświetlone pozycje. Anuluj generowanie dokumentu - powoduje powrót na listę zasobów magazynowych np. W celu wskazania dodatkowych pozycji czy poprawienia ich ilości.

Krok 3 - kontrahent

Trzeci krok sprowadza się do określenia kontrahenta i ustalenia ostatecznych warunków zakupu. Po zatwierdzeniu listy towarów wyświetlany jest formularz wybranego typu dokumentu z wpisanymi już pozycjami. Należy jeszcze w nagłówku ustalić kontrahenta oraz formętermin płatności.

Zestawienie wg atrybutów towarów

Zestawienie dostępne jest w menu Handel/ Inne(Handel)/ Zestawienie wg atrybutów. Zbudowane jest z dwóch zakładek: 
  • Atrybuty pozycji– dokumenty filtrowane są wg atrybutów towarów, przypisanych do pozycji dokumentów
  • Atrybuty transakcji– dokumenty filtrowane są wg atrybutów przypisanych na zakładce [Atrybuty/ JPK] na dokumencie.
Uwaga
Zestawienie filtruje dokumenty wg atrybutów wpisanych na zakładkę Atrybuty (odpowiednio na formularzu pozycji lub na formularzu dokumentu). Zestawienie nie uwzględnia atrybutów wpisanych jako opis (towaru/ dokumentu).
Zestawienie wg atrybutów pozycji
Na zestawieniu dostępne są przyciski: Przelicz – powoduje przeliczenie zestawienia. Jeśli użytkownik zmienił parametry wyliczania zestawienia przycisk zmienia wygląd na  , informując w ten sposób o konieczności ponownego wyliczenia. Podgląd pozycji dokumentu/ Podgląd dokumentu – ikona lupy umożliwia podgląd wybranej pozycji dokumentu <ENTER>, pod strzałką mamy do wyboru podgląd pozycji lub dokumentu <CTRL>+<ENTER>. Formularze są podnoszone tylko do odczytu (nie ma możliwości wprowadzania zmian na dokumentach z tego poziomu).  Zamknij – zamknięcie okna. Na zestawieniu istnieje możliwość ustalenia parametrów filtrowania: Atrybut – w polu można podać atrybut, dla którego mają być filtrowane dokumenty. Wartość atrybutu – wartość wskazanego atrybutu, która ma być wyszukiwana na dokumentach. Pole to przyjmuje format zgodny z definicją atrybutu (tekst/ lista/ liczba/ data). Zarówno pole Atrybut, jak i wartość mogą pozostać puste:
  • jeśli użytkownik nie wypełni ani jednego pola – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje na dokumentach, gdzie wprowadzono jakikolwiek atrybut.
  • jeśli użytkownik wypełni tylko pole Atrybut – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje na dokumentach, gdzie wykorzystano dany atrybut, niezależnie od wartości.
  • jeśli użytkownik wypełni tylko wartość atrybutu – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje, gdzie w wartości atrybutu będzie istniała podana wartość (ciąg znaków), niezależnie od tego, jaki atrybut był wpisany na dokument. W takim przypadku program wyszukuje wszystkie wartości atrybutu, niezależnie od ich formatu.
Ponadto podczas wyliczania zestawienia można założyć dodatkowe filtry na:
  • typ dokumentu (FS/ PA/ WZ….)
  • data dokumentu – możliwe jest filtrowanie dokumentów za podany okres czasu. Zestawienie jest wyliczane wg daty operacji(data zakupu/ data wydania) nie zaś na podstawie daty wystawienia dokumentu.
  • dokumenty: bufor/ zatwierdzone/ wszystkie
  • Kontrahent
  • Magazyn
  • Towar – dostępny tylko dla zestawienia wg atrybutów pozycji
  • Operator – operator wprowadzający dokument
Jeśli dany atrybut został oznaczony jako Nieaktywny, to nie będzie wyświetlany na Zestawieniu wg atrybutów.
Uwaga
Aby w zestawieniu były uwzględniane dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
 

Centralizacja jednostek budżetowych

Z dniem 1 października 2016 r. weszła w życie ustawa z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. poz. 1454), zwana dalej ,,ustawą centralizacyjną”. W myśl tej ustawy jednostka samorządu terytorialnego wraz z podległymi jej jednostkami organizacyjnymi jest jednym podatnikiem VAT. Powyższe jednostki zobowiązane są do wspólnego, scentralizowanego, zbiorczego rozliczania podatku VAT. Od 1 stycznia 2017 r. każda faktura powinna zawierać dane jednostki samorządu terytorialnego i podległej jej jednostki organizacyjnej. W sytuacji, gdzie kupującym jest jednostka organizacyjna faktura powinna zawierać dane jednostki samorządu terytorialnego, jako nabywcy i podległej jej jednostki organizacyjnej jako odbiorcy.

Jednostka budżetowa w roli sprzedawcy

Dla sprzedawców będących jednostkami organizacyjnymi trzeba określić główną jednostkę samorządową, celem zamieszczania jej danych na wydrukach generowanych z programu. W menu System/ Konfiguracja Firmy/ Pieczątka firmy – jednostka samorządowa możliwe jest uzupełnienie danych jednostki nadrzędnej – ręcznie lub poprzez zaczytanie z bazy REGON. Aby na wydrukach generowanych z programu pojawiały się dane głównej jednostki samorządowej, należy w Konfiguracji wydruków dla tego wydruku zaznaczyć parametr Dane jednostki samorządowej na wydruku znajdujący się na zakładce [Ogólne]. Parametr jest domyślnie zaznaczony dla wydruków dokumentów dostępnych: 
  • z poziomu formularza Faktury Sprzedaży, Faktury Zaliczkowej, Faktury Zakupu, Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży, Dowodu Wewnętrznego Zakupu, Faktury Zakupu od Rolnika Ryczałtowego i korekt do tych dokumentów,
  • z poziomu listy Faktur Sprzedaży: Wydruk dokumentów zaznaczonych (wybór wzorca wydr), Wydruki seryjne (GenRap),
  • z poziomu listy Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży/Zakupu: Wydruk dokumentów zaznaczonych (wybór wzorca wydr.).
Jeżeli parametr: Dane jednostki samorządowej na wydruku nie jest zaznaczony, wówczas zawsze na wydruk pobierane są dane z System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy.

Jednostka budżetowa w roli kupującego

Na karcie kontrahenta, na zakładce [Ogólne] znajduje się domyślnie zwinięty panel: Centralizacja jednostek budżetowych. Po jego rozwinięciu widoczne jest pole, w którym można wskazać główną jednostkę samorządową (np. gminę), której podlega kontrahent: Po konwersji bazy oraz na nowych kartach kontrahenta pole to jest puste. Dla kontrahentów, dla których ustawiono nadrzędną jednostkę samorządową, działanie programu jest następujące:
  • Na dokumentach:
    • FS, FSZAL, FPF,
    • WZ, RO (dotyczy modułów Handel, Handel Plus),
na zakładce [Kontrahent] w sekcji Nabywca znajduje się kod kontrahenta wybranego na zakładce [Ogólne]. Wszystkie pozostałe dane nabywcy pobierane są z karty nadrzędnej jednostki samorządowej i drukowane na wydrukach.
  • Warunki handlowe, atrybuty, a także wszystkie raporty i analizy działają w oparciu o kontrahenta z zakładki [Ogólne].
  • Do pliku JPK_FA (Jednolity Plik Kontrolny_Faktury) przenoszone są dane kontrahenta z dokumentu, jako nabywca – jednostka nadrzędna i wszystkie jej dane adresowe.
  • Jeżeli na dokumencie wykonywana jest aktualizacja danych kontrahenta, który ma wskazaną jednostkę nadrzędną, to aktualizacja będzie uwzględniała także dane z jednostki nadrzędnej.
  • Podczas korygowania dokumentów wszystkie dane przenoszone są z dokumentu pierwotnego. Nie ma możliwości zmiany danych prócz płatnika. Dane można skorygować na korekcie danych.
Na liście kontrahentów, dla opcji Wybór kolumn (dostępnej na liście pod prawym przyciskiem myszy) znajduje się kolumna: Jednostka samorządu terytorialnego. W kolumnie wyświetlany jest kod jednostki samorządu terytorialnego, której podlega dany kontrahent. Pogrupowanie listy kontrahentów po tej kolumnie umożliwia podgląd wszystkich kontrahentów przypisanych do określonej jednostki samorządu terytorialnego. W przypadku scalania kart kontrahenta, jeżeli na kontrahencie głównym pole Jednostka podlega pod jest puste, następuje weryfikacja, czy jest ono wypełnione na kontrahencie, którego scalamy i wypełniane jest pierwszą jednostką nadrzędną. Jeżeli kontrahent główny ma to pole wypełnione, to po scaleniu, nic się nie zmienia.

Łatwa sprzedaż i łatwe zakupy

Z poziomu zakładki Handel/Inne(Handel) istnieje możliwość skorzystania z funkcji:

Jak założyć konto w Comarch Apfino i jednocześnie podpisać umowę o windykację z poziomu Comarch ERP Optima?

W programie Comarch ERP Optima możliwe jest założenie konta i podpisanie umowy o windykację bezpośrednio z programu. Przy próbie przekazania Faktury do windykacji, jeżeli Użytkownik nie posiada konta na platformie Comarch Apfino i chciałby je teraz założyć, to uzupełnia kolejno informacje w poniższym oknie, zaznacza wymagane zgody i wybiera przycisk Dalej. Pojawi się okno, na którym można zweryfikować wprowadzone dane, zmienić lub dodać numer telefonu i zaznaczyć wymagane zgody. Następnie Użytkownik wybiera przycisk Dalej. Na podany na początku uzupełniania formularza adres mailowy, Użytkownik otrzyma kod weryfikacyjny: Otrzymany kod należy uzupełnić w kolejnym oknie w Comarch ERP Optima: Po uzupełnieniu kodu weryfikacyjnego należy kliknąć przycisk Zatwierdź. Jeżeli proces przebiegnie prawidłowo, pojawi się okno: Użytkownik otrzyma wówczas wiadomość mailową na adres e-mail podany w pierwszym kroku procesu rejestracji. Po naciśnięciu linku aktywacyjnego zawartego w mailu, będzie możliwość nadania hasła do konta firmowego oraz korzystania z innych usług dostępnych na platformie Comarch Apfino.

Jak założyć konto w Comarch Apfino z poziomu Comarch ERP Optima?

Założenie konta podczas synchronizacji Faktur i płatności do Comarch Apfino jest możliwe bezpośrednio z programu Comarch ERP Optima. Użytkownik po założeniu konta w Comarch Apfino ma możliwość korzystania z szeregu różnych usług finansowych. Więcej informacji znajduje się tutaj. Przy próbie zsynchronizowania Faktury do Comarch Apfino (tj. po kliknięciu w opcję - Usługi finansowe/ Faktury/płatności synchronizuj w menu kontekstowym lub wybraniu tej opcji w menu głównym) mogą pojawić się następujące okna:
  • jeśli w Comarch ERP Optima nie został jeszcze wprowadzony klucz wymiany (co może oznaczać, że Użytkownik nie ma jeszcze konta na platformie Comarch Apfino):
Jeżeli użytkownik posiada konto na platformie Comarch Apfino, należy kliknąć opcję przejdź do konfiguracji – pojawi się okno umożliwiające wpisanie klucza wymiany. Jeżeli użytkownik nie posiada konta na platformie Comarch Apfino i chciałby je teraz założyć, to uzupełnia kolejno informacje w poniższym oknie, zaznacza wymagane zgody i wybiera przycisk Dalej. Na kolejnym oknie wymagane będzie wpisanie kodu weryfikacyjnego, który użytkownik otrzyma na adres mailowy podany na początku uzupełniania formularza. Po uzupełnieniu kodu weryfikacyjnego należy kliknąć przycisk Zatwierdź. Jeżeli proces przebiegnie prawidłowo, pojawi się okno: Użytkownik otrzyma wówczas wiadomość mailową na adres e-mail podany w pierwszym kroku procesu rejestracji. Po naciśnięciu linku aktywacyjnego zawartego w mailu, będzie możliwość nadania hasła do konta firmowego oraz korzystania z innych usług dostępnych na platformie Comarch Apfino.
  • jeżeli użytkownik posiada konto w Comarch Apfino i klucz wymiany został wprowadzony prawidłowo, to po wybraniu opcji Usługi finansowe/ Faktury/płatności – synchronizuj, wybrane na liście Faktury oraz płatności z nimi związane zostaną przesłane do Comarch Apfino. Jeżeli coś od poprzedniej synchronizacji zostało zmienione (np. Faktura została rozliczona), to informacja ta również zostanie przesłana do Comarch Apfino. Po wykonaniu synchronizacji w górnym menu pojawi się informacja:

Pierwsze kroki

Konfiguracja uprawnień operatora

Na formularzu operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry] znajduje się grupa parametrów związanych z modułami handlowymi (FakturyHandel). W grupie znajdują się parametry pozwalające na określenie poziomu uprawnień poszczególnych operatorów: Aktualizacja kontrahenta na dokumencie - umożliwia zmianę danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach. Funkcja polega na podmianie danych z dokumentu, widocznych na zakładce [Kontrahent], na dane aktualne na karcie kontrahenta. Funkcja jest dostępna na liście z poziomu menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy). 
  • funkcja nie podmienia danych na dokumentach skojarzonych (np. na WZ do faktury trzeba dane podmienić odrębnie).
  • funkcja nie działa na dokumentach zaksięgowanych (do rejestrów VAT oraz bezpośrednio na konta księgowe).
podmianę danych można wykonać seryjnie, dla dokumentów zaznaczonych na liście. Blokada anulowania dokumentu – blokuje możliwość anulowania dokumentów. Blokada dotyczy wszystkich dokumentów zarówno handlowych jak i magazynowych. W sytuacji, gdy operator nie ma uprawnień do anulowania dokumentów opcja w menu kontekstowym nie jest dostępna. Blokada edycji pozycji cennika – przy aktywnym parametrze operator nie ma możliwości dokonywania zmian na już istniejących kartach towarów/ usług. Natomiast nadal zachowuje prawo podglądu informacji na kartach istniejących oraz zakładania nowych. Blokada ponownej fiskalizacji FS i PA – funkcja została opisana w rozdziale poświęconym zmianom w fiskalizacji dokumentów. Blokada zapisu dokumentów FS i PA do bufora – przy aktywnej blokadzie operator nie może zapisać dokumentu FS i PA do bufora. Wprawdzie parametr Bufor jest dostępny na formularzu dokumentu i operator może go zaznaczyć, jednak przy próbie zatwierdzenia program wyświetli komunikat i nie pozwoli na zapisanie faktury/ paragonu. Możliwy jest jedynie zapis na trwałe (bez możliwości późniejszych zmian). Jeśli operator nie ma uprawnień do zapisu dokumentów do bufora podczas przekształceń, gdzie dokumentem wynikowym będzie Faktura Sprzedaży lub Paragon, program zapyta użytkownika, czy kontynuować i zapisać dokument od razu na trwałe, czy też zrezygnować z przekształcenia. Jeśli Faktura Sprzedaży/ Paragon jest zapisywany od razu do bufora – nie jest podnoszony formularz dokumentu, tak, jak ma to miejsce przy zapisie do bufora. Należy przy tym pamiętać, że przekształcenie takie nie będzie możliwe, jeśli kontrahent przekroczy przyznany limit kredytu, a operator nie będzie miał uprawnień do zapisu dokumentu po przekroczeniu limitu. Parametry dotyczące blokady zmiany ceny dotyczą możliwości zmiany cen sprzedaży podczas wystawiania poszczególnych dokumentów. Oprócz braku możliwości zmiany ceny oraz udzielenia rabatu bezpośrednio na dokumencie, program blokuje również możliwość zmiany grupy cenowej, wg której wystawiany jest dokument (przypisanej kontrahentowi). Blokada może dotyczyć różnych typów dokumentów wystawianych w module: FAWZ, Faktura Pro Forma, Faktura Zakupu, Paragon, Rezerwacja Odbiorcy, Zamówienie u Dostawcy. Brak dostępu do cen zakupu – jeśli parametr jest aktywny (zaznaczony) operator pracujący w programie nie ma dostępu do informacji dotyczących cen zakupu. Zamiast cen zakupu (kosztu) na dokumentach widoczne są —. Blokada zmiany kwoty wpłaty do dokumentów – operator, na którego zostanie nałożona blokada, podczas zatwierdzania dokumentu nie będzie mógł wprowadzić w oknie potwierdzenia wpłaty/wypłaty gotówki niższej kwoty, niż kwota wynikająca z płatności dla tego dokumentu. Okno informacji o kontrahencie na dokumentach – podczas wystawiania i podglądu dokumentów handlowo-magazynowych za pomocą żółtej karteczki wyświetlane są dodatkowe informacje o kontrahencie przenoszone z pola Opis dostępnego na formularzu kontrahenta. Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń z listy – z poziomu listy dokumentów związanych z powstawaniem płatności w Kasie/Banku (Faktury Sprzedaży, Paragony, Faktury Zakupu, dokumenty kaucyjne WKA i PKA) dostępna jest opcja rozliczania oraz usuwania rozliczeń z poziomu listy dokumentów – opcja jest dostępna w menu kontekstowym, wyświetlanym pod prawym przyciskiem myszy na odpowiednich listach. Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń dokumentów jest również możliwe z poziomu okna Sprzedaży Dedykowanej.
  • Rozliczanie – po wybraniu schematu numeracji dla tworzonego zapisu kasowego i wybraniu rejestru, do którego ma trafić, program tworzy zapis KP lub KW, pobierając dane z rozliczanego dokumentu. Działanie funkcji jest analogiczne jak w przypadku funkcji Rozliczdostępnej w Preliminarzu płatności.
  • Usuwanie rozliczeń – po wykonaniu tej operacji zapis kasowy, jak i dokument handlowy zyskują status nierozliczonych. Sam zapis kasowy nie jest automatycznie usuwany z listy w menu Kasa/ Bank/ Zapisy kasowo/ bankowe. Aby usunąć zapis kasowo/ bankowy z programu, należy to zrobić w menu Kasa/ Bank.
Płatności do WZ – po zaznaczeniu parametru możliwe jest przyjęcie wpłaty gotówki dla dokumentów WZ. Sprzedaż poniżej minimalnej marży/ maksymalnego rabatu – jeśli parametr jest zaznaczony operator może korygować ceny sprzedaży niezależnie od granicy ceny ustalonej dla poszczególnych towarów. Zasady zostały opisane w odrębnym rozdziale. Zmiana limitu kredytu na karcie kontrahenta – parametr jest związany z mechanizmem kontroli limitu kredytu dla kontrahenta (funkcja opisana w rozdziale Płatności do Wydań Zewnętrznych).
  • jeśli jest aktywny – operator ma prawo zmiany kwoty przyznanego limitu na formularzu kontrahenta (zakładka [Handlowe]).
  • jeśli parametr nie jest aktywny – pole z kwotą przyznanego limitu nie jest dostępne dla operatora.
Kontrola płatności przy sprzedaży – zapis do bufora/ zapis na trwałe – parametr jest związany z mechanizmem kontroli limitu kredytu dla kontrahenta (funkcja opisana w rozdziale Płatności do Wydań Zewnętrznych). Zapisywanie dokumentów FS i PA po wydruku na trwałe – zaznaczenie parametru spowoduje, że wydruk dokumentu (również wywołanie podglądu wydruku) powoduje zapis dokumentu na trwałe (niezależnie od ustawienia parametru Bufor na formularzu). Jeśli przed wydrukiem na formularzu zaznaczony będzie parametr WZ – program automatycznie utworzy Wydanie Zewnętrzne do drukowanego dokumentu. W innym przypadku utworzenie WZ będzie możliwe po zatwierdzeniu dokumentu z poziomu listy. Podobna zasada dotyczy fiskalizacji. Jeśli parametr Drukuj fiskalnie będzie zaznaczony przed wydrukiem dokumentu – fiskalizacja będzie automatyczna. Jeśli nie – wydruk na drukarce fiskalnej będzie możliwy z poziomu listy, po zatwierdzeniu dokumentu. Zapisywanie dok. mag. po wydruku na trwałe – zaznaczenie parametru spowoduje zapisanie na stałe po wydruku dokumentów magazynowych (PW, RW, MM, PZ, WZ i korekt do tych dokumentów). W przypadku braku możliwości zapisania dokumentu na stałe np. brak towaru na magazynie, brak ilości dostępnej w przypadku występowania rezerwacji itp., wydruk nie jest wykonywany, a przed wydrukiem pojawia się odpowiedni komunikat. Zmiana kategorii na niezaksięgowanym dokumencie – jeśli parametr jest zaznaczony to dany operator ma prawo do zmiany kategorii w nagłówku dokumentu oraz na pozycjach, pomimo, że dokument został już zapisany na trwałe. Zmianę kategorii można zapisać przy pomocy przycisku  , widocznego obok pola Kategoria.
Uwaga
Funkcja dotyczy dokumentów zapisanych na trwałe do czasu ich zaksięgowania (do rejestrów VAT lub bezpośrednio do Księgi Handlowej).
Zmiana opisu i osoby odbierającej na dokumencie – parametr związany jest z możliwością zmiany opisu oraz osoby odbierającej na zatwierdzonym dokumencie. Funkcja działa w podobny sposób jak w przypadku zmiany kategorii. Na zatwierdzonym dokumencie, niezależnie od tego czy został już zaksięgowany, istnieje możliwość zmiany:
  • osoby odbierającej dokument ze strony kontrahenta,
  • opisu oraz atrybutów, związanych z kontrahentem,
  • opisu na pozycji dokumentu – warunkiem jest zaznaczony parametr Pozwól na edycję opisu na dokumencie na karcie towaru w cenniku.
Warto pamiętać, że w przypadku dokumentów, dla których nie jest bezpośrednio określany kontrahent (PWP, AI, MM, BOM itp.) atrybuty są pobierane z karty kontrahenta !NIEOKREŚLONY!. Zmiana wysłanych/odebranych e-faktur – parametr związany z funkcjonalnością wystawiania faktur elektronicznych, która opisana została w osobnym dokumencie. Zaznaczenie tego parametru pozwoli na anulowanie dokumentów wysłanych do systemu IWD. Więcej informacji na temat uprawnień operatora znajduje się tutaj.

Pierwsze kroki w module Faktury

Zanim zaczniemy wystawiać dokumenty, musimy przygotować bazę danych tak, aby nie przysparzało nam to żadnych problemów. Kolejne rozdziały tej dokumentacji napisane są w takim porządku, w jakim proponujemy rozpocząć przygotowania do pracy. W trakcie pierwszego uruchomienia nowo założonej bazy danych otwierany jest kreator, który umożliwia szybkie skonfigurowanie podstawowych parametrów pracy firmy. Pojawiające się kolejno okna zależą m.in. od zainstalowanych modułów. Szczegółowy opis kolejnych etapów jest dostępny z poziomu kreatora pod przyciskiem <F1> (Pomoc).
Uwaga
Jeżeli kreator zostanie zamknięty, wprowadzenie danych oraz konfiguracja programu będzie możliwa w dowolnym momencie, po przejściu na zakładkę System/ Konfiguracja.
Jak skonfigurować moduł Faktury? Informacje ogólne (potrzebne dla każdego modułu):
  1. Założenie nowej bazy danych (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Bazy danych).
  2. Uzupełnienie danych o firmie (Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy).
  3. Wpisanie listy Użytkowników (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy).
  4. Ustalenie blokad dostępu dla użytkowników (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy: zakładka [Blokady dostępu]). Założenie blokad nie jest niezbędne do poprawnego działania programu i można je uzupełnić w razie konieczności już podczas pracy z programem. W programie dostępny jest mechanizm personalizacji okien dla poszczególnych użytkowników <SHIFT>+<F9>, szczegóły w podręczniku Ogólne i Konfiguracja.
  5. Uzupełnienie listy banków (Ogólne/ Banki) – przede wszystkim wprowadzamy dane o bankach, w których mamy założone rachunki.
  6. Uzupełnienie list: urzędów (Ogólne/ Cennik) właścicieli (Ogólne/ Właściciele) pracowników (Ogólne/ Pracownicy) kontrahentów (Ogólne/ Kontrahenci).
Uzupełnianie tych list nie jest konieczne od razu w chwili rozpoczęcia pracy z systemem. Wpisywanie koniecznych informacji może być wykonywane na bieżąco podczas pracy programu. Moduł Faktury
  1. Wpisanie aktualnych stawek VAT wykorzystywanych w programie (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Stawki VAT).
  2. Wpisanie wykorzystywanych walut wraz z aktualnym kursem (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Waluty).
  3. Zdefiniowanie grup cenowych (Konfiguracja firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług).
  4. Zdefiniowanie grup towarowych (Ogólne/ Grupy towarowe).
  5. Zdefiniowanie wykorzystywanych jednostek miary (Konfiguracja firmy/ Ogólne/ Jednostki miary).
  6. Ustalenie schematów numeracji dokumentów sprzedaży (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Handel/ Faktura sprzedaży).
  7. Ustalenie serii wykorzystywanych w numeracji faktur (Konfiguracja firmy/Handel/Dokumenty) – niezbędne, jeśli są umieszczone w schematach numeracji.
  8. Ustalenie domyślnego schematu numeracji oraz domyślnej serii dla faktur, korekt (Konfiguracja firmy/ Handel/ Parametry).
  9. Podpięcie drukarki fiskalnej:
  • wskazanie sterownika dla drukarki fiskalnej (Konfiguracja stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna),
  • wpisanie drukarki fiskalnej na listę urządzeń fiskalnych (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Drukarki fiskalne),
  • przypisanie stawek VAT zdefiniowanych w programie – stawkom na drukarce fiskalnej (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Symbole stawek VAT).
Ustalenie parametrów pracy:
  • Kontrola ilości dla usług – w momencie zapisywania dokumentu program sprawdza ilość na dokumencie z ilością dostępną. Ilość dostępna wyliczana jest na podstawie wszystkich wprowadzonych dokumentów: Faktur Zakupu, Faktur Sprzedaży i Paragonów.
  • Sprzedaż tylko wg kodów EAN – parametr przydatny, jeśli wykorzystujemy czytniki kodów kreskowych (czytniki emulujące klawiaturę).
  • Dodawanie pozycji na dokumencie – parametr odpowiedzialny za sposób dopisywania pozycji na dokument. Jeśli zaznaczymy parametr Podniesienie formularza w momencie dopisywania pozycji, otwarte zostanie okno dialogowe, które pozwoli na uzupełnienie informacji o pozycji (wskazane dla firm, gdzie nazwa towaru lub jego opis są zmieniane na poszczególnych dokumentach). Jeśli zaznaczymy edycję na liście – towar będzie wpisywany bezpośrednio z poziomu listy (formularz pozycji będzie dostępny dopiero po wpisaniu jej na listę).

Co zrobić, aby na fakturze pojawiły się dane bankowe?

  1. Wpisujemy bank na listę w menu Ogólne/ Banki.
  2. Zakładamy rejestr bankowy typu konto bankowe związany z danym bankiem.
  3. Definiujemy formę płatności typu przelew, powiązaną z utworzonym rejestrem bankowym.
  4. Jeśli na fakturze wykorzystamy wskazaną formę płatności – na wydruku pojawią się dane bankowe powiązane poprzez rejestr z płatnością.
Przykład
Mamy konto w banku PKO S.A. Wprowadzamy bank na listę banków, a następnie zakładamy dla niego rejestr bankowy PKO. Z poziomu konfiguracji zakładamy formę płatności PRZELEW_PKO, którą wiążemy z rejestrem PKO. Teraz jeśli na fakturze wykorzystamy formę płatności PRZELEW_PKO, to na wydruku pojawią się dane bankowe PKO S.A.
 

Co zrobić, aby na fakturze pojawiły się dane Banku?

  1. Wpisujemy bank na listę w menu Ogólne/ Banki.
  2. Zakładamy rejestr bankowy typu konto bankowe związany z danym bankiem.
  3. Określamy sposób numeracji raportów (Konfiguracja Firmy/ Definicje dokumentów/ Kasa/ Bank/ Raport).
  4. Otwieramy raporty kasowo/ bankowe (Kasa/Bank/ Raporty kasowe/ bankowe).
  5. Definiujemy formę płatności typu przelew, powiązaną z utworzonym rejestrem bankowym.
Jeśli na fakturze wykorzystamy wskazaną formę płatności – na wydruku pojawią się dane bankowe powiązane poprzez rejestr z płatnością.
Przykład
Mamy konto w banku PKO S.A. Wprowadzamy bank na listę banków, a następnie zakładamy dla niego rejestr bankowy PKO. Z poziomu konfiguracji zakładamy formę płatności PRZELEW_PKO, którą wiążemy z rejestrem PKO. Teraz, jeśli na fakturze wykorzystamy formę płatności PRZELEW_PKO, to na wydruku pojawią się dane bankowe PKO S.A.

Paragony

Formularz Paragonu - zakładka [Ogólne]

Na zakładce [Ogólne] znajdują się podstawowe informacje o wystawianym Paragonie: Dokument - typ dokumentu w klasie Paragony (PA) . Determinuje on, który schemat numeracji zostanie użyty na wystawianym dokumencie. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu. Naciskając przycisk Dokument dostaniemy się do listy wszystkich typów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny schemat numeracji. Numer - w zależności od schematu numeracji, wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca serię, naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich zdefiniowanych serii. W chwili wystawiania Paragonu, w sekcji numeru kolejnego wpisane jest AUTO. Numer kolejny nadawany jest automatycznie w chwili zatwierdzania dokumentu (na trwałe lub do bufora). Użytkownik może nadać własny numer kolejny, wprowadzając go z klawiatury. W przypadku, gdy istnieje już Paragon o takim numerze – nie da się zapisać dokumentu, a program poinformuje o przyczynie stosownym komunikatem. Kontrahent – kontrahent, dla którego wystawiany jest Paragon. Domyślnie proponowany jest kontrahent !NIEOKREŚLONY! (dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! ustawione są parametry odbiorca krajowy, osoba fizyczna i nie ma możliwości ich zmiany). Po wybraniu kontrahenta, który ma przeterminowane płatności, pojawia się informacja na ten temat. Kategoria – kategoria sprzedaży skojarzona z dokumentem kopiowana jest z karty kontrahenta (w przypadku kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! nie jest proponowana). Można ją zmienić naciskając przycisk Kategoria i wybierając z listy kategorii. Magazyn – symbol i nazwa magazynu, z którego sprzedajemy. Jeśli lista Paragonów wyświetlana jest dla konkretnego magazynu, to w trakcie wystawiania nowego Paragonu automatycznie proponuje się on jako ten, z którego będzie dokonywana sprzedaż. Na Paragonie wystawianym z listy Paragonów dla wszystkich magazynów, jako domyślny proponuje się magazyn główny (standardowo zdefiniowany w programie). Istnieje również możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. W module Faktury w polu Magazyn jest zawsze magazyn główny. Mechanizm został dokładniej opisany w artykule . Data wystawienia – data wystawienia Paragonu. Domyślnie proponowana jest data bieżąca. Data sprzedaży – data sprzedaży towaru. Domyślnie proponowana jest data bieżąca. Rabat – rabat, jakiego udzielono przy wystawianiu Paragonu. Jest to wartość dynamiczna, przeliczana po każdym dopisaniu nowej pozycji. Dokładniej zasady udzielania rabatów zostały opisane w artykule Płatność – forma płatności może być wybrana z listy płatności zdefiniowanych w konfiguracji. Proponowana jest forma płatności przypisana kontrahentowi na jego karcie (dla !NIEOKREŚLONEGO! jest to domyślnie gotówka). Termin – proponowany jest termin obliczany na podstawie terminu zdefiniowanego dla danej płatności. Jeśli Paragon wystawiany jest dla innego kontrahenta niż !NIEOKREŚLONY! i na jego karcie zaznaczono inny termin płatności, na Paragonie zostaną uwzględnione dane z kart, czyli indywidualny termin. Oczywiście możemy go zmienić. Obok pola widoczna jest ilość dni dzieląca datę sprzedaży i termin płatności.
Uwaga
Pole Termin nie jest dostępne jeśli wpisana forma płatności to gotówka z terminem 0.
Netto - łączna wartość netto transakcji (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej. Razem brutto – wartość brutto pozycji na Paragonie. Pole nie jest dostępne dla użytkownika. Zapłacono – kwota zapłacona. Pole to wypełniane jest dopiero wtedy, gdy płatność zostanie dokonana. Np. jeśli Paragon jest płatny gotówką, pole Zapłacono zostanie wypełnione w chwili zatwierdzenia dokumentu, gdy odpowiedni zapis o wpłacie znajdzie się wśród zapisów kasowych. Pole jest uzupełniane również po zatwierdzeniu, w miarę rozliczania dokumentu w module Kasa/Bank. Pozostaje – różnica pomiędzy wartością brutto a kwotą zapłaconą. Po terminie – kwota przeterminowanych płatności w kolorze czerwonym, klikając przycisk  istnieje możliwość wywołania listy przeterminowanych płatności (Preliminarz Płatności podmiotu, zawężony do płatności przeterminowanych wg terminu realizacji). Zadłużeniekwota aktualnego zadłużenia, klikając przycisk  istnieje możliwość wywołania listy dokumentów nierozliczonych (Preliminarz Płatności podmiotu) – kwota zadłużenia jest pomniejszona o nierozliczone wpłaty kontrahenta. Fiskalizuj – to parametr udostępniony tylko jeśli w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna wskazany jest sterownik do urządzenia fiskalnego. 
  • jeśli sterownik jest wskazany – parametr jest aktywny i domyślnie włączony (niezależnie od tego, czy kontrahent wskazany na dokumencie jest osobą fizyczną, czy podmiotem gospodarczym).
  • jeśli sterownik nie jest wskazany (program nie współpracuje z drukarką fiskalną) parametr nie jest dostępny
Jeśli parametr Bufor:
  • jest włączony – pozwala na zapis dokumentu do tzw. bufora. Oznacza to, że Paragon nie został jeszcze zapisany w sposób trwały. Na dokumencie w buforze można dokonywać wszelkich zmian. Można go również skasować (uwaga: powstanie luka w numeracji, którą zapełnić można ręcznie).
  • jeśli jest wyłączony – zapis Paragonu jest trwały. Nie można na nim dokonywać żadnych zmian (oprócz dostępnych w programie korekt).
WZ – parametr mający zastosowanie w modułach Handel, Handel Plus:
  • jeśli parametr jest zaznaczony – w trakcie zapisywania Paragonu program automatycznie tworzy dokument magazynowy.
  • jeśli parametr jest odznaczony (puste pole) – zapis Paragonu (na trwale albo do bufora) nie pociąga za sobą utworzenia dokumentu magazynowego. Po zapisaniu Paragon należy samodzielnie przekształcić do WZ.
Uwaga
Paragon zawsze wystawiany jest w cenach brutto, w związku z czym nie ma możliwości wyboru algorytmu liczenia brutto/netto (jak w przypadku faktur).

Lista Paragonów

Listę Paragonów wyświetlamy z poziomu menu Handel/ Paragony lub przy pomocy skrótu <CTRL>+<G>. Lista zawiera wszfystkie dokumenty, które związane są ze sprzedażą detaliczną. Są to Paragony, zwroty do Paragonów, Paragony w buforze oraz dokumenty, które zostały anulowane. Rodzaj i status dokumentów rozróżniane są kolorami:
  • na zielono zaznaczone są Paragony w buforze (dokumenty takie podlegają edycji, można je usunąć),
  • na niebiesko zaznaczone są Paragony zaksięgowane,
  • na szaro zaznaczone są Paragony anulowane,
  • na czarno zaznaczone są Paragony zapisane na stałe.
Standardowo lista zbudowana jest z kolumn: Numer dokumentu – numer Paragonu nadany zgodnie ze zdefiniowanym schematem numeracji. Status – informuje o stanie danego Paragonu:
  • puste pole oznacza brak powiązania z innymi dokumentami,
  • Anulowano oznacza, że dokument został anulowany,
  • F – Paragon jest zafiskalizowany,
  • V – Paragon przeniesiony do rejestru VAT,
  • FS – Paragon, który został przekonwertowany do Faktury Sprzedaży,
Statusy dostępne w modułach Handel, Handel Plus:
  • WZ – Paragon skojarzony z dokumentem WZ,
  • RW informuje o wygenerowaniu Rozchodu Wewnętrznego dla Paragonu, na którym znajduje się usługa złożona z zaznaczonym parametrem Pobieranie składników na FS/PA,
  • X – Paragon przekształcony do dokumentu Tax Free.
Data wyst. – data wystawienia Paragonu. Magazyn – lista może dotyczyć dokumentów ze wszystkich magazynów lub może zostać ograniczona do jednego, interesującego nas magazynu (w module Faktury, gdzie nie ma gospodarki magazynowej, jest to zawsze magazyn główny). Nazwa Kontrahenta – pierwsza linia nazwy Nabywcy. Miasto – miejscowość, w której Nabywca ma siedzibę. NIP – numer NIP Nabywcy. Netto – wartość netto Paragonu. Brutto – wartość brutto Paragonu.

Zasady dotyczące obsługi listy, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w artykule Standardy w programie.

Lista paragonów
Oprócz standardowych przycisków okno obsługiwane jest przez:  – Przekształcenie do faktury – utworzenie faktury w oparciu o informacje zapisane na Paragonie.  Utworzenie wydania magazynowego (WZ/RW) – klawisz pozwala nam powiązać wybrany Paragon z WZ(RW). Funkcja jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus. Zasady przekształcania Paragonu do Wydania Zewnętrznego zostały opisane w artykule  – Przenieś do rejestru VAT – funkcja działa dla zaznaczonych Paragonów. Na podstawie Paragonów tworzony jest jeden zbiorczy zapis w rejestrach VAT. Możliwe jest księgowanie Paragonów dniami, tzn. W rejestrze VAT powstaną oddzielne zapisy dla każdego dnia. Po wyfiltrowaniu Paragonów z danego dnia zaznaczamy wszystkie na liście <CTRL> + <A> i przenosimy do rejestru VAT przyciskiem Przenieś do rejestru VAT.  –Księgowanie do księgowości kontowej – przycisk ten pojawia się, jeśli korzystamy z modułu pełnej księgowości. Użycie go powoduje zaksięgowanie zaznaczonych Paragonów. Księgowanie odbywa się na podstawie wcześniej zdefiniowanych schematów księgowań.  – Korekta paragonu – w przypadku Paragonów możliwa jest jedynie korekta ilości. Nie można korygować Paragonu przekształconego do FS, w takim przypadku korekta musi dotyczyć faktury. Zasady opisane są dokładniej w artykule .  – Przekształcenie do Tax Free – funkcja jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus. Listę Paragonów można przeglądać w zależności od ustawień na liście. Warto pamiętać, że oprócz standardowych pól, na liście dostępny jest parametr Na dzień – po zaznaczeniu tej zmiennej, program pozwala na wpisanie daty. Lista Paragonów będzie zawierała tylko dokumenty wystawione. – Operacje seryjne umożliwiające:
  • dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu.
  • zmianę kategorii dokumentu,
  • dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów przenoszonych do pliku JPK_FA,
  • dodawanie/ usuwanie kodów JPK_V7.
  Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.

Księgowanie Paragonów w rejestrach VAT

Księgowanie Paragonów do rejestru VAT możliwe jest po wciśnięciu przycisku  lub wybraniu z menu kontekstowego funkcji Księgowanie do rejestru VAT. Księgowanie jest również wykonywane po wciśnięciu klawisza <F7> na liście, gdzie zaznaczone są Paragony. Księgowane są wszystkie Paragony zaznaczone na liście. Zaznaczone Paragony są księgowane do rejestru jednym zbiorczym zapisem. Wartość zapisu w rejestrze wyliczana jest na podstawie wartości poszczególnych Paragonów.
Uwaga
Przypominamy, że sposoby zaznaczania elementów na liście opisane są w podręczniku do konfiguracji (rozdział Zaznaczanie pozycji na liście) Jednym ze sposobów jest zaznaczenie przy pomocy lewego przycisku myszki – zaznaczenie pojedynczego Paragonu, <CTRL>+ lewy przycisk myszki – zaznaczenie kolejnego Paragonu, <SHIFT> + lewy przycisk myszki – zaznaczenie wszystkich Paragonów na liście od pierwszego zaznaczonego do aktualnie podświetlonego kursorem.
Na zapisie w rejestrze VAT lista Paragonów zaksięgowanych tym zapisem jest widoczna na zakładce [Dokumenty]. Zapis w rejestrze VAT automatycznie otrzymuje status Sprzedaż detaliczna. Status Transakcja fiskalna jest nadawany w zależności od tego czy księgowane były Paragony fiskalne czy niefiskalne (nie ma możliwości księgowania fiskalnych i niefiskalnych łącznie) Zasady księgowania Paragonów:
  1. Nie mogą zostać zaksięgowane Paragony w buforze – są pomijane podczas księgowania.
  2. Nie mogą zostać zaksięgowane Paragony anulowane – są pomijane podczas księgowania.
  3. Paragon może zostać zaksięgowany tylko raz – jeśli został on przekształcony do faktury, to po jej zaksięgowaniu również otrzymuje status zaksięgowanego.
  4. Nie mogą zostać zaksięgowane razem Paragonyzwroty do Paragonów.
  5. Nie mogą zostać zaksięgowane razem Paragony fiskalneniefiskalne.
  6. Nie mogą zostać zaksięgowane Paragony przekształcone do faktury – księgować należy skojarzoną fakturę.
Paragony, podobnie jak inne dokumenty w systemie są księgowane z podziałem na kategorie.

Paragony

Paragon jest dokumentem handlowym, powoduje naliczenie podatku VAT i płatności. W zależności od ustawień parametrów może powodować tylko rezerwacje towaru lub pomniejszać stan na magazynie. Parametry te ustawiamy w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu. Do wyboru mamy: 
  • rezerwacje – Paragon nie pomniejsza stanu. Paragon zatwierdzony na stałe lub zapisany do bufora powoduje tylko zarezerwowanie towaru (pomniejsza ilość dostępną). Jest to rezerwacja bezterminowa. Pełny proces sprzedaży i wydania towaru wymaga przekształcenia Paragonu do Wydania Zewnętrznego.
  • pobranie – po zaznaczeniu tego parametru Paragon pomniejsza ilość i ilość dostępną (nie tworzy rezerwacji). Przy takim ustawieniu nie można wystawić dokumentu jeśli nie mamy odpowiedniej ilości towaru w magazynie.
  • pozwalaj na zmianę – po zaznaczeniu tego parametru na formularzu paragonu widoczne są dwa dodatkowe parametry: rezerwacja i pobranie. Jeśli dokument jest w buforze, możliwa jest zmiana ustawień z rezerwacji na pobranie i odwrotnie. Musi przy tym być spełniony jeden warunek – po zaznaczeniu pobrania musimy na magazynie posiadać wystarczającą ilość towaru.
Jeśli deklarujemy pobranie towaru na Paragonie, w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne możemy zaznaczyć parametr Kontrola ilości na dok. rozchodowychprzy akceptacji pozycji (przez bufor) – wówczas ilość sprawdzana jest w chwili wpisywania towaru na dokument i równocześnie dokument jest zapisywany do bufora. Jeżeli parametr nie jest aktywny, ilość sprawdzana jest przy zapisie całego dokumentu (do bufora/ na stałe). Pamiętajmy, że parametr kontroli ilości – przy akceptacji pozycji (przez bufor)  dotyczy tylko dokumentów rozchodowych FS i PA zapisywanych do bufora oraz nieskojarzonych z dokumentami magazynowymi, które mają zadeklarowane pobieranie towaru z magazynu. Jeśli na dokumencie zadeklarowana jest rezerwacja towaru – parametr ten nie jest wykorzystywany.  

Przekształcenie Paragonu do Faktury Sprzedaży

Aby przekształcić Paragon do Faktury należy zaznaczyć go kursorem na liście Paragonów i wcisnąć przycisk  lub z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy) wybrać funkcję Przekształcenie do faktury. Podczas przekształcania Paragonu otwierany jest formularz nowej Faktury. W nagłówku formularza znajduje się informacja, z jakim Paragonem jest ona skojarzona. Zakładka [Ogólne]:  DokumentNumer – proponowany jest domyślny schemat numeracji dla faktur przekształconych do Paragonów (Konfiguracja firmy/ Handel/ Dokumenty handlowe). Jako numer wpisany jest AUTO – numer kolejny faktury zostanie nadany dopiero po jej zapisaniu. 
Kontrahent – przepisywany jest kontrahent z Paragonu. Istnieje możliwość zmiany kontrahenta na innego. Zmiana kontrahenta na fakturze spowoduje również jego zmianę na powiązanych dokumentach magazynowych.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Należy pamiętać, że w przypadku Paragonu fiskalnego wystawionego z datą większą niż 31 grudnia 2019 r.dla podmiotu gospodarczego, numer NIP kontrahenta wybranego na Fakturze Sprzedaży musi być zgodny z numerem NIP podanym na Paragonie. W sytuacji, kiedy numery NIP będą różne, nie będzie możliwe zapisanie Faktury. Wyświetlony zostanie komunikat: Nie można zapisać dokumentu. Numer NIP na fakturze jest niezgodny z numerem NIP na paragonie. Od 1 stycznia 2020 r. aby wystawić fakturę do paragonu fiskalnego musi być zgodność numerów NIP na tych dokumentach.
Kategoria – przepisywana jest kategoria z Paragonu. Jeśli kategoria na Paragonie nie była określona – proponowana jest kategoria przypisana na karcie wybranego kontrahenta. Kategorie można również wybrać z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku Kategoria. Magazyn – przepisywany jest magazyn z Paragonu. Nie ma możliwości jego zmiany (w module Faktury jest to zawsze magazyn główny). Data wystawienia – data wystawienia faktury. Proponowana jest data bieżąca. Data sprzedaży – data sprzedaży przepisana z Paragonu. Pole jest edytowalne. Faktura liczona od – zawsze wpisywane jest brutto, zgodnie z algorytmem na Paragonie.
Uwaga
Informacje o udzielonym rabacie, formie i terminie płatności oraz wartościach netto, brutto i VAT przepisywane są z Paragonu i nie ma możliwości ich zmiany.
Uwaga
Nie ma możliwości zaznaczenia parametru MPP – podzielona płatność na Fakturach Sprzedaży tworzonych do Paragonów.
Również lista pozycji przepisywana jest z Paragonu i nie ma możliwości jej edycji. Przyciski DodajUsuń nie są dostępne, natomiast przycisk  umożliwia jedynie podgląd pozycji (bez możliwości zmiany). Zakładka [Kontrahent]: Podobnie jak w przypadku standardowego wystawiania faktur, z poziomu zakładki możliwy jest podgląd i edycja danych kontrahenta (Odbiorcy i nabywcy). Zakładka [Płatności]: Ponieważ płatności związane są z Paragonem – na zakładce [Płatności] wyświetlane są informacje o płatnościach pobierane z Paragonu, nie ma jednak możliwości ich edycji. Na wydruku faktury pojawi się informacja, z jakim Paragonem jest skojarzona.
Uwaga
Podczas zatwierdzania Faktury Sprzedaży skojarzonej z Paragonem nie jest po raz drugi tworzony zapis kasowy.
Zasady przekształcania Paragonu do Faktury Sprzedaży:
  • Nie mogą zostać przekształcone do faktury Paragony w buforze oraz anulowane.
  • Nie mogą zostać przekształcone do faktury Paragony, do których istnieją zwroty (należy najpierw np. anulować zwrot i dopiero wtedy przekształcić Paragon do faktury).
  • Można przekształcić do faktury Paragon, który jest zaksięgowany lub przeniesiony do rejestru VAT.
  • W chwili zatwierdzenia faktury, Paragon na liście Paragonów zyskuje status FS – przekształconego do faktury.
  • Paragon może zostać przekształcony do faktury tylko raz.
  • Faktura utworzona na podstawie Paragonu może zostać zapisana do bufora.
  • jeśli PA został zafiskalizowany – na formularzu faktury znacznik Fiskalizuj nie jest dostępny (aby powtórnie nie dokonać fiskalizacji sprzedaży)
  • Jeśli Paragon został już zafiskalizowany – faktura również ma status fiskalnej.
  • Jeśli dopiero po przekształceniu faktura zostanie zaksięgowana/ zafiskalizowana – Paragon automatycznie otrzymuje status zaksięgowanego/ fiskalnego.
  • Jeśli jeden Paragon został w całości przekształcony do Faktury – nie ma możliwości jego księgowania/ fiskalizowania. Księgowanie/ fiskalizowanie dotyczy skojarzonej z nim Faktury.
  • Nie można anulować Paragonu powiązanego z Fakturą. Należy anulować Fakturę, razem z Fakturą istnieje możliwość anulowania Paragonu.
  • Podczas wykonywania testów integralności dla faktur skojarzonych z Paragonem sprawdzane są płatności z przekształconego Paragonu.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
  • Wystawienie Faktury Sprzedaży do Paragonu fiskalnego dla sprzedaży dokonanej od 1 stycznia 2020 r. dla podatnika VAT, jest możliwe tylko kiedy na Paragonie podano NIP.
Jeśli:
    • zostanie wystawiony Paragon fiskalny dla podmiotu gospodarczego,
    • data wystawiania Paragonu będzie większa niż 31 grudnia 2019 r.
to podczas zapisu do bufora i na stałe Faktury Sprzedaży do takiego Paragonu, sprawdzana będzie zgodność NIP na obu tych dokumentach. W sytuacji, kiedy numery NIP będą różne, nie będzie możliwe zapisanie Faktury. Wyświetlony zostanie komunikat: Nie można zapisać dokumentu. Numer NIP na fakturze jest niezgodny z numerem NIP na paragonie. Od 1 stycznia 2020 r. aby wystawić fakturę do paragonu fiskalnego musi być zgodność numerów NIP na tych dokumentach. Podczas przekształcania Paragonu do Faktury Sprzedaży w przypadku, kiedy kontrahent wybrany na Paragonie ma status podmiotu gospodarczego i nie ma uzupełnionego numeru NIP, wyświetlany jest komunikat ostrzegawczy: Na paragonie nie wypełniono numeru NIP. Czy na pewno chcesz wystawić fakturę?
Dla modułu Handel, Handel Plus:
  • Jeśli na Paragonie zaznaczono pobranie towaru z magazynu (w module Handel lub Handel Plus) Faktura automatycznie otrzymuje taki sam znacznik.
  • Można przekształcić do Faktury Paragon nieskojarzony z dokumentem WZ. Należy jednak pamiętać, że później dokument WZ powinien być tworzony w oparciu o powstałą Fakturę.
  • Jeśli Paragon jest skojarzony z WZ – Faktura automatycznie jest skojarzona z tym WZ.
  • jeśli PA został skojarzony z dokumentem WZ – na fakturze znacznik WZ nie jest dostępny (towar został już zdjęty z magazynu).

Generowanie Faktur do wielu Paragonów

W programie istnieje również możliwość generowania faktury do wielu Paragonów. Możliwe jest przekształcenie do jednej faktury kilku Paragonów wystawionych na tego samego kontrahenta, a także fakturowanie wskazanych pozycji z Paragonu. Opcja wybierania pozycji do fakturowania dostępna jest zarówno przy tworzeniu faktury do pojedynczego Paragonu jak i do wielu zaznaczonych. Wszystkie powiązania Faktury Sprzedaży z Paragonami są zapisywane i widoczne na zakładce [Dokumenty]. Przy generowaniu faktury do wielu Paragonów możliwe są zatem dwie opcje:
  • utworzenie Faktury zbiorczej dla zaznaczonych na liście Paragonów
  • utworzenie Faktury częściowej dla zaznaczonych pozycji z wybranych Paragonów

Faktura zbiorcza dla zaznaczonych na liście Paragonów

Aby możliwe było przekształcenie kilku zaznaczonych na liście Paragonów do jednej faktury zbiorczej muszą być spełnione następujące warunki:
  • Zaznaczone Paragony nie mogą być powiązane z fakturą. Jeśli, którykolwiek z Paragonów jest już przekształcony do faktury, wówczas operacja utworzenia faktury zbiorczej/częściowej nie jest możliwa a program wyświetli odpowiednią informację o numerach Paragonów, które są przekształcone do faktury.
  • Zaznaczone Paragony nie mogą posiadać korekt. Jeśli program natrafi na Paragon z korektą, wówczas zostaje wyświetlona odpowiednia informacja z numerami Paragonów, do których wystawione są korekty.
  • Zaznaczone Paragony muszą być wystawione dla tego samego nabywcy. Jeśli nabywcy są różni wyświetla się odpowiedni komunikat. Nie jest natomiast kontrolowana zgodność danych odbiorcy. Jeśli odbiorcy są różni, na fakturę przenoszony jest odbiorca z pierwszego zaznaczonego Paragonu.
  • Zaznaczone Paragony muszą mieć ten sam status księgowania (przeniesione lub nieprzeniesione do Rejestru VAT/Księgowości kontowej). Jeżeli status księgowania jest różny wyświetlana jest odpowiednia informacja. Jeżeli żaden z Paragonów nie jest zaksięgowany wówczas możliwe jest przekształcenie ich do jednej faktury, księgowanie odbywa się wówczas z poziomu samej faktury.
  • Wszystkie zaznaczone Paragony muszą być wyeksportowane bądź nie (status E Paragonu informuje o tym, że został wyeksportowany). W sytuacji kiedy część zaznaczonych Paragonów została wyeksportowana, podczas ich przekształcania do Faktury Sprzedaży generowany jest odpowiedni komunikat.
  • Zaznaczone Paragony muszą mieć ten sam status fiskalny. Jeżeli zaznaczone są Paragony, z których część ma status fiskalny „F” a część nie, wówczas wyświetlana jest stosowna informacja.
  • Zaznaczone Paragony muszą mieć datę sprzedaży obejmującą ten sam miesiąc i rok, nie ma możliwości przekształcania do jednej faktury Paragonów z datą sprzedaży z różnych miesięcy i lat, w przypadku przekształcania takich dokumentów do jednej faktury wyświetlany jest odpowiedni komunikat.
Dotyczy modułów Handel, Handel Plus:
  • Na wszystkich zaznaczonych Paragonach sprawdzane jest powiązanie z dokumentami magazynowymi. Jeżeli część Paragonów posiada dokumenty magazynowe a część nie, wówczas nie jest możliwe przekształcenie do jednej faktury, wyświetlany jest stosowny komunikat.
  • Na zaznaczonych Paragonach, wystawionych na wyroby węglowe sprawdzane jest zaznaczenie parametru: Zwolnienie z akcyzy, jeżeli któryś z zaznaczonych Paragonów  ma różne ustawienie tego parametru, nie jest możliwe przekształcenie do jednej faktury, wyświetlany jest stosowny komunikat.
  • Na zaznaczonych Paragonach, wystawionych na wyroby węglowe sprawdzane jest zaznaczenie parametru: Finalny nabywca węglowy, jeżeli któryś z zaznaczonych Paragonów ma różne ustawienie tego parametru, nie jest możliwe przekształcenie do jednej faktury, wyświetlany jest stosowny komunikat.

Faktura zbiorcza a dokumenty magazynowe

Na zakładce [Dokumenty] na fakturze wyświetlane są wszystkie Paragony, na podstawie których utworzono fakturę. Również na każdym przekształconym Paragonie na zakładce [Dokumenty] wyświetla się numer faktury, do której przekształcono Paragon. Dokumenty magazynowe WZ i RW mogą być tworzone zarówno na etapie wystawiania Paragonu jak również po wystawieniu faktury:
  • Paragony z dokumentami magazynowymi
Dokumenty magazynowe mogą być utworzone przed wystawieniem Paragonu, jak również po jego wystawieniu. W obu sytuacjach zarówno do dokumentów magazynowych jak i do Paragonu tworzone są powiązania widoczne na zakładce [Dokumenty].przypadku tworzenia faktury do takiego Paragonu, oprócz powiązania z Paragonem tworzą się również powiazania z fakturą. W sytuacji, gdy na Paragonie występuje usługa złożona z opcją pobierania składników na PA/FS, wówczas tworzy się także powiązanie z dokumentem RW. Powiązanie idoczne jest na formularzu obu dokumentów na zakładce [Dokumenty]. Jeżeli w konfiguracji zaznaczono parametr Konwersja FS/PA/FPF/PZ do WZ – przenoś usługi na WZ, dodatkowo na zakładce [Dokumenty] formularza Paragonu widnieje powiązanie z WZ, widoczne także na fakturze po przekształceniu do niej Paragonu.
  • Paragony bez dokumentów magazynowych
Jeżeli do Paragonów bez dokumentów magazynowych zostanie wystawiona faktura, utworzenie tych dokumentów możliwe jest tylko z poziomu faktury. Generowanie WZ/RW możliwe jest z poziomu listy lub formularza faktury. Dokumenty magazynowe nie są tworzone na podstawie faktury, lecz na podstawie podpiętych do niej Paragonów. Dla każdego z Paragonów zostanie wystawiony dokument magazynowy (WZ lub RW dla usług złożonych). Po wystawieniu tych dokumentów tworzone są relacje pomiędzy dokumentami WZ/RW a PA oraz dokumentami WZ a fakturą. Powiązania z dokumentami RW są widoczne tylko na dokumencie PA.
Uwaga
Dokumenty magazynowe można wystawiać tylko w modułach Handel, Handel Plus. Funkcjonalność nie jest dostępna w modułe Faktury.

Płatności na Fakturze zbiorczej i fiskalizacja

Na fakturze płatności z powiązanych Paragonów wyświetlają się na zakładce [Płatności], jednak są one widoczne tam jedynie informacyjnie. Z poziomu samej faktury nie można rozliczać płatności, rozliczenie możliwe jest tylko z poziomu Paragonów. W przypadku, gdy przekształcamy wiele Paragonów do jednej faktury, na zakładce [Płatności] pojawia się lista wszystkich płatności z przekształcanych Paragonów. Lista tych płatności widoczna też jest przez podgląd płatności pod ikoną Rozliczeniapoziomu zaznaczonej faktury na liście faktur. Jeśli Paragon nie jest rozliczony (tworzy zapis w Preliminarzu Płatności) wówczas po przekształceniu do Faktury Sprzedaży w pole numer obcy na zapisie w preliminarzu wpisywany jest numer faktury. Jeśli przy zbiorczym przekształcaniu będzie wiele takich Paragonów, to do każdego powiązanego zapisu w Preliminarzu Płatności zostanie przeniesiony numer faktury. W sytuacji łączenia wielu Paragonów do jednej faktury wartość, wynikająca z sumy Paragonów może się groszowo różnić od wartości wyliczonej na fakturze.
Przykład
Paragon 1 – 1 szt x 4,03; VAT 0,75 Paragon 2 – 1 szt x 4,03; VAT 0,75 Sumując te Paragony otrzymamy netto 6,56, VAT 1,50 i brutto 8,06 Jednak wystawiając FS na 2 szt x 4,03 w podsumowaniu otrzymamy: brutto tak samo 8,06, ale już VAT wliczony od tej kwoty będzie 1,51, a tym samym netto 6,55
W związku z powyższym w Konfiguracji firmy/Handel/ Parametry dostępny jest parametr: Przeliczanie kwot na FS powstałej z PA, który decyduje o tym, czy kwoty podsumowania faktury oraz kwoty w tabeli VAT maja być wyliczone na podstawie pozycji, czy wyliczone jako suma kwot z Paragonów. Parametr ma zastosowanie tylko wówczas, gdy Paragony są przekształcane w całości, natomiast przy wybieraniu pozycji podsumowanie zawsze musi być wyliczone na nowo. Parametr domyślnie jest odznaczony (wówczas kwoty netto i VAT są wyliczane, jako suma kwot z Paragonów). Po zaznaczeniu parametru, podsumowanie faktury jest wyliczane na nowo podczas tworzenia dokumentu. Jeżeli Paragony niezafiskalizowane zostaną w całości przeniesione do faktury zbiorczej istnieje możliwość fiskalizacji faktury. W takiej sytuacji nie tylko faktura, ale także powiązane Paragony dostają znacznik fiskalny „F”.

Faktura częściowa dla zaznaczonych pozycji z wybranych Paragonów

Opcja wybierania pozycji do fakturowania dostępna jest zarówno przy tworzeniu faktury do pojedynczego Paragonu jak i do wielu zaznaczonych Paragonów. Dostępna jest ona pod przyciskiem: Aby wygenerować FS na część pozycji z PA należy wybrać opcję Generuj fakturę na wybrane pozycje. Po wybraniu tej opcji wyświetlane jest okno – Częściowe fakturowanie paragonów – pozycje do przeniesienia na fakturę na którym są wyszczególnione pozycje z zaznaczonych Paragonów.
Częściowe fakturowanie paragonów – pozycje do przeniesienia na fakturę

Lista służy do wskazania pozycji, jakie mają zostać zafakturowane.

Przekształcenie częściowe Paragonu do Faktury możliwe jest tylko raz. Paragon, na podstawie którego utworzono Fakturę dostanie znacznik FS i nie ma możliwości wygenerowania do niego drugiej faktury. Pozycje zawsze są przenoszone w całości tzn. nie można zafakturować tylko części ilości – np. jeśli na Paragonie było 5 szt Towaru X, to wówczas na FS nie możemy przenieść tylko 4 szt. Jeśli podczas wyboru pozycji ze wskazanych Paragonów, dla danego Paragonu nie wybrano żadnych pozycji, to po utworzeniu FS, taki Paragon nie dostaje statusu FS. Nie jest też dla niego tworzone powiaząnie z fakturą. Na częściowej fakturze nie ma możliwości usuwania pozycji, powinny być one wybrane przed przekształceniem.

Faktura częściowa a dokumenty magazynowe

Dokumenty magazynowe, tak jak w przypadku generowania faktur zbiorczych mogą być wystawione przed przekształceniem Paragonów do faktury jak i po utworzeniu faktury, powiązania będą tworzone pomiędzy wszystkimi podpiętymi do wskazanych Paragonów dokumentami magazynowymi. Bez względu na to czy faktura jest częściowa czy całościowa, dokumenty magazynowe są tworzone na podstawie Paragonów. Tworzenie WZ z poziomu FS spowoduje wygenerowanie dokumentów magazynowych na wszystkie pozycje z powiązanych Paragonów na zasadzie jeden Paragon – jedna WZ.
Uwaga
Na dokumencie WZ wygenerowanym z faktury są ujmowane wszystkie pozycje z Paragonu a nie tylko wybrane i przeniesione na fakturę.
Wszystkie powiązania pomiędzy dokumentami tworzą zapis na zakładce [Dokumenty]. Na FS widnieją wszystkie numery PA, z których powstała faktura, czy to całkowita, czy częściowa oraz wszystkie numery WZ podpięte do Paragonów. Na każdym PA widnieje numer faktury, do której został przekształcony oraz numery dokumentów WZ(RW dla usług złożonych). Na każdym WZ, powiązanym z PA przekształconym do FS widnieje numer faktury, do której dany Paragon został przekształcony oraz numer Paragonu. Na każdym RW, powiązanym z PA przekształconym do FS widnieje numer Paragonu (bez względu na to czy powstało z Paragonu czy faktury).
Uwaga
Dokumenty magazynowe można wystawiać tylko w modułach Handel, Handel Plus. Funkcjonalność nie jest dostępna w module Faktury.

Faktura częściowa a płatności i fiskalizacja

W przypadku, gdy fakturujemy wybrane pozycje, nie jest możliwe określenie, która część płatności przypada na dane pozycje, dlatego w przypadku faktur częściowych na zakładce Płatności nie jest udostępniana tabelka związana z płatnościami i zaliczkami. Tym samym płatności te nie są widoczne na podglądzie rozliczenia (ikona Rozliczenia) z poziomu zaznaczonej faktury na liście faktur.
Uwaga
Na fakturach częściowych tabela płatności nie jest widoczna. Ukryte są również pola ZapłaconoPozostaje dostępne na pierwszej zakładce.
Uwaga
Nie ma możliwości fiskalizacji faktury częściowej powstałej z niefiskalnego Paragonu.

Edycja faktury wystawionej na podstawie kilku Paragonów

Faktura generowana na podstawie kilku Paragonów funkcjonuje tak jak faktura do pojedynczego Paragonu. Można na niej zmienić kontrahenta, kategorię, datę wystawienia, natomiast nie można korygować, dodawać, usuwać pozycji. Opis poszczególnych pól na fakturze:
  • Kontrahent – na fakturze można ustawić innego kontrahenta (bez względu na to czy na PA był on określony czy !Nieokreślony!).
Zmiana kontrahenta na fakturze skutkuje także jego zmianą na dokumentach WZ (dotyczy modułów Handel, Handel Plus).
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Należy pamiętać, że w przypadku Paragonów fiskalnych wystawionych z datą większą niż 31 grudnia 2019 r.dla podmiotu gospodarczego, numer NIP nabywcy na Fakturze Sprzedaży musi być zgodny z numerem NIP podanym na Paraognie. W sytuacji, kiedy numery NIP będą różne, nie będzie możliwe zapisanie Faktury. Wyświetlony zostanie komunikat: Nie można zapisać dokumentu. Numer NIP na fakturze jest niezgodny z numerem NIP na paragonie. Od 1 stycznia 2020 r. aby wystawić fakturę do paragonu fiskalnego musi być zgodność numerów NIP na tych dokumentach.
  • Data sprzedaży – na fakturze data ta jest ustawiana na podstawie najpóźniejszej daty sprzedaży z przekształcanych Paragonów. Pole to jest jednak edytowalne.
Uwaga
Nie powinno się zmieniać daty sprzedaży na fakturze na wcześniejszą niż data sprzedaży z Paragonu, z którego powstała faktura.
  • Forma i termin płatności– jest przenoszona z karty kontrahenta, bez możliwości edycji
  • Magazyn w nagłówku dokumentu jest ustawiany na podstawie pierwszego zaznaczonego do przekształcenia dokumentu (tak jak przy innych przekształceniach). W module Faktury jest to zawsze magazyn główny.
  • Magazyny na elementach są ustawiane zgodnie z ustawieniem na elementach Paragonu (nie dotyczy modułu Faktury).
  • Jeśli Paragon powstał z WZ wystawionych z różnych magazynów, lub bezpośrednio na elementach PA były wskazywane różne magazyny, to takie ustawienie ma odzwierciedlenie również na elementach faktury. Na pozycjach faktury ustawiany magazyn jest taki jak na pozycjach Paragonu (nie dotyczy modułu Faktury).
Uwaga
Na fakturach generowanych na podstawie kilku Paragonów nie ma możliwości agregacji tych samych pozycji dokumentu.

Anulowane FS wystawionych do PA

W programie istnieje możliwość anulowania faktur fiskalnych utworzonych do Paragonów niezafiskalizowanych (wówczas znacznik fiskalizacji przenoszony jest na Paragony) i faktur wystawionych do zafiskalizowanych Paragonów. Możliwe jest anulowanie samej faktury bez anulowania powiązanych dokumentów.

Anulowanie faktury zbiorczej

Podczas anulowania FS powiązanej z jednym lub większą ilością Paragonów zadawane jest pytanie: Czy anulować powiązane paragony? Jeśli Użytkownik odpowie Tak, wówczas anulowane zostaną również wszystkie Paragony, z których powstała faktura. Jeśli chociaż jeden z Paragonów nie spełnia warunków anulowania, (np. ma rozliczoną płatność, jest zafiskalizowany itd.) wówczas nie można kontynuować anulowania (nie anuluje się ani FS ani PA).  Użytkownik musi wybrać opcję Nie podczas anulowania lub np. usunąć rozliczenie. W przypadku modułów Handel, Handel Plus, jeśli z Paragonami i fakturą równocześnie są powiązane dokumenty magazynowe wówczas najpierw zadawane jest pytanie: Czy anulować paragon? a następnie po odpowiedzi twierdzącej pytanie: Czy anulować powiązane dokumenty magazynowe? Jeśli na drugie pytanie zostanie udzielona odpowiedź Nie wówczas anulowana jest FS i powiązane PA, ale nie są anulowane dokumenty magazynowe. Równocześnie zostaną usunięte wszystkie powiązania pomiędzy FS i WZ oraz PA i WZ. Jeśli na drugie pytanie Użytkownik odpowie Tak wówczas po anulowaniu FS i PA zostaną anulowane powiązane dokumenty.

Anulowanie faktury częściowej

Podczas anulowania faktur wystawionych na wybrane pozycje Paragonów nie jest możliwe anulowanie powiązanych Paragonów oraz dokumentów magazynowych, ponieważ dotyczą one innych ilości niż faktura. W przypadku próby anulowania faktury częściowej wyświetlany jest komunikat: Faktura posiada powiązane paragony. Faktura została wystawiona na wybrane pozycje paragonów, dlatego anulowanie powiązanych paragonów nie jest możliwe. Anulowanie paragonów należy wykonać oddzielnie. Anulowanie faktury powoduje usunięcie powiązania faktury z Paragonami oraz dokumentami magazynowymi, jeśli istnieją.

Korekty do faktur i Paragonów

Podobnie jak w przypadku fakturowania jeden do jednego, również przy fakturowaniu wiele do jednego obowiązują te same zasady, dotyczące wystawiania korekt do Paragonów:
  • nie można korygować Paragonu przekształconego do FS,
  • nie można przekształcić do FS skorygowanego Paragonu,
  • korekta do FS nie generuje korekt do PA. Jeśli występują podpięte dokumenty magazynowe to korekta FS generuje korekty do dokumentów magazynowych. Po wygenerowaniu korekt powstaną powiązania pomiędzy FA i korektą do niej oraz WZ i korektą do niego. Powiązane korekty są widoczne na zakładkach [Dokumenty]. Korekty nie są wiązane z Paragonami. Na zakładce [Dokumenty], na Paragonie nie są wyświetlane informacje o korektach faktur i WZ (za wyjątkiem przypadków, gdy korekta do WZ była wystawiona przed utworzeniem Paragonu).
W przypadku posiadania modułu Handel Plus, jeżeli Paragony są tworzone ze wskazaniem dostaw, informacja o wskazanych na Paragonach dostawach zostaje przeniesiona na fakturę. Powiązanie elementów pomiędzy FS a WZ pozwala na wskazanie, które partie będą korygowane i wygenerowanie poprawnych korekt do WZ.

Księgowanie faktur i Paragonów

Istnieje możliwość księgowania faktur zbiorczych/częściowych. W przypadku, kiedy chcemy zaksięgować fakturę częściową, wówczas w pierwszej kolejności zawsze należy zaksięgować Paragon. Szczegółowe informacje na temat księgowania znajdują się w artykule Księga Handlowa oraz Księga Podatkowa w rozdziale dotyczącym Rejestru VAT.

Wydruki faktur

Wydruki dla faktur wystawionych do wielu Paragonów lub na wybrane pozycje charakteryzują się określonymi cechami:
  • Na wydruku faktury wystawionej do wielu Paragonów drukowane są numery wszystkich powiązanych Paragonów.
  • Na wydruku faktury zbiorczej (wystawionej do wszystkich pozycji z Paragonów) płatności przenoszone są z powiązanych Paragonów. W przypadku większej ilości Paragonów powiązanych z fakturą, w tabeli płatności widoczne są płatności z wszystkich powiązanych Paragonów.
  • Jeżeli faktura jest wystawiona na wybrane pozycje, wówczas nie jest drukowana tabela płatności.
  • Jeżeli faktura jest wystawiona na wybrane pozycje, w podsumowaniu dokumentu nie ma informacji ZapłaconoPozostaje do zapłaty. Drukowana jest tylko informacja Razem do zapłaty.
  • Przed wydrukiem faktury wystawionej na wybrane pozycje wyświetlane jest okno z opcją do zaznaczenia:
Okno – Ustalenie wartości parametrów wydruku
Jeśli opcja zostanie zaznaczona wówczas na FS będzie drukowana informacja Zapłacono gotówką. W menu wydruków dostępnych z poziomu Faktury Sprzedaży dostępny jest wydruk: Faktura do paragonu ‑ grupowanie wg paragonów (GenRap). Na wydruku tym pozycje są prezentowane w układzie wg Paragonów. Dla każdego Paragonu prezentowana jest oddzielna tabela, nad tabelą widoczny jest numer Paragonu oraz data dostawy, która jest równa dacie sprzedaży pobranej z Paragonu. Pod ostatnią tabelą widoczne jest podsumowanie kwot (Tabela VAT) i płatności (w przypadku generowania tego wydruku dla faktur częściowych na wydruku nie jest drukowana tabela płatności).

Wydruki RKZ

Podczas generowania raportu Rozliczenie Kosztów Zakupu, przy fakturach wystawionych do wielu Paragonów lub na wybrane pozycje nie są drukowane zaległości. Pole w kolumnie Zaległość przyjmuje wartość „—*”,natomiast pod listą Faktur Sprzedaży drukowana jest adnotacja „* Faktura do wielu Paragonów lub na wybrane pozycje Paragonu. Zaległość należy sprawdzić na powiązanych Paragonach”.
 

Formularz paragonu - zakładka [Kontrahent]

Zakładka [Kontrahent] podzielona jest na dwie części. W pierwszej umieszczone są dane Nabywcy, w drugiej – Odbiorcy towaru/usługi. Jeśli na Paragonie nie został wprowadzony nabywca (domyślny !NIEOKREŚLONY!) nie ma wprowadzonych żadnych danych kontrahenta. Jeśli na zakładce [Ogólne] został wybrany inny kontrahent, program proponuje tę firmę jako nabywcę. Wyświetlone dane są pobierane z karty ewidencyjnej kontrahenta. Znajdujący się obok przycisk  umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian). Istnieje również możliwość określenia na karcie ewidencyjnej kontrahenta (zakładka [Dodatkowe]) domyślnego odbiorcy towaru. Jeśli taki odbiorca zostanie określony – będzie automatycznie proponowany na zakładce [Kontrahent]. W razie konieczności, z poziomu tej zakładki można zmienić zarówno Nabywcę jak i Odbiorcę. Można również przypisać domyślnego płatnika dla tego dokumentu. W ostatniej linii zakładki [Kontrahent] można uzupełnić nr listu przewozowegooraz informację o nazwie przewoźnika. Pola Kurier i numer listu przewozowego, można edytować zarówno dla dokumentu będącego w buforze, jak i zatwierdzonego. Dla pola Kurier do wyboru dostępnych jest 16 przewoźników: UPS, GLS, Ruch, DHL, InPost, Poczta Polska, DPD, FedEX, TNT Express, DB Schenker, Raben, GEIS, Pocztex, DTS, PEKAES, Patron Service.

Formularz paragonu

Formularz Paragonu, który pojawi się po wciśnięciu przycisku  lub klawisza <INS>, składa się z zakładek: [Ogólne], [Kontrahent], [Płatności], [Dokumenty] i [Atrybuty] (oraz w przypadku modułów Handel, Handel Plus z zakładki [Kaucje] jeżeli w programie włączono obsługę kaucji). Warto wiedzieć, że po otwarciu nowego formularza w nagłówku proponowany jest zestaw danych, które są wystarczające dla wystawienia standardowego Paragonu (sprzedaż bez określonego kontrahenta płatna gotówką w chwili sprzedaży):
  • jako schemat numeracjiproponowany jest schemat zdefiniowany jako domyślny,
  • jako data wystawienia i sprzedaży proponowana jest data bieżąca,
  • jako kontrahent proponowany jest !NIEOKREŚLONY! – kontrahent domyślny dla Paragonów.,
  • forma płatności na Paragonie proponowana jest gotówka z zerowym terminem płatności.
Operator może zmienić wszystkie powyższe dane.
Uwaga
W programie możliwe jest wykorzystanie form płatności innych niż gotówka. Możliwość wykorzystania form płatności z odroczonym terminem dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! jest uzależniona od zaznaczenia w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry parametru Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczoną płatnością dla kontrahenta !Nieokreślony!.
Sposób dopisywania pozycji na Paragonie jest uzależniony od ustawienia parametrów w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry: Dodawanie pozycji na dokumencie i został opisany w artykule . Istnieje również możliwość obsługi Paragonów przy użyciu czytnika kodów kreskowych. Na zakładce [Ogólne] w dolnej części formularza znajduje się lista towarów/ usług wprowadzonych na Paragon. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski: <INSERT>dodanie nowej pozycji na Paragon. – edycja szczegółów o pozycji. Standardowo na liście widoczne są podstawowe dane: kod towaru lub usługi, ilość, jednostka miary, rabat, cena i wartość. Wciśnięcie lupki otwiera okno z dodatkowym informacjami o sprzedawanym towarze lub usłudze. Przycisk nie jest dostępny jeśli lista towarów jest pusta. <DELETE>usunięcie pozycji.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Kolejność pozycji na dokumencie można zmieniać metodą „przeciągnij i upuść” – należy wcisnąć lewy przycisk myszy na wybranej pozycji i trzymając wciśnięty przycisk przesunąć myszą kursor do wybranego miejsca. Na górnej wstążce programu znajdują się dodatkowe opcje:  – Kolektor danych/ Importuj pozycje – opcja umożliwiająca import towarów na dokument z pliku o rozszerzeniu .txt lub .csv. Zaimportować można identyfikator towaru, ilość oraz cenę. Kolektor danych/ Eksportuj pozycje – opcja umożliwiająca eksport towarów z dokument do pliku o rozszerzeniu .txt lub .csv. Wyeksportować można identyfikator towaru, ilość oraz cenę.
Sposób wpisywania towarów na Paragon zależy od ustawień w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry: Dodawanie pozycji na dokumencie. Podczas wpisywania towaru na Paragon należy podać następujące informacje: Kod, Nazwa – kod i nazwę pozycji cennikowej. Stan Zasobów – prezentacja stanu towaru dla magazynu wybranego na dokumencie zgodnie z ustawioną datą sprzedaży.
  • Kolumna jest zależna od parametru w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje – Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje. Jeśli parametr jest zaznaczony – sprawdzana jest ilość dostępna towaru (pomniejszona o rezerwacje). Jeśli parametr jest niezaznaczony – sprawdzana jest całkowita ilość towaru na magazynie. Kolumna Stan Zasobów przyjmuje następujące wartości:
- stan towaru powyżej ilości minimalnej określonej w menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby – na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe], - stan towaru poniżej ilości minimalnej określonej na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe], - zerowa ilość towaru na magazynie.
 
  • Stan Zasobów jest wyświetlany w odniesieniu do jednostki miary wskazanej na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe] dla pola Ilość minimalna.
  • Kolumna Stan Zasobów jest dostępna wyłącznie dla dokumentów w buforze.
  • Stan Zasobów nie jest wyświetlany dla usług.
Ilość – Proponowana jest sprzedaż 1 jednostki towaru. Ilość można zmienić wpisując ją z klawiatury lub za pomocą strzałek znajdujących się po prawej stronie pola. Zasady kontroli ilości towaru na Paragonie zostały opisane tutaj. Jednostka miary – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Jeśli sprzedaż ma się odbywać w jednostkach pomocniczych – wystarczy nacisnąć myszką strzałkę obok pola J.m. i wskazać na jednostkę pomocniczą. Akceptacja zmiany automatycznie przeliczy cenę dla jednostki pomocniczej. Rabat – podawany w % rabat od pozycji. Cena – podana cena jest zawsze ceną brutto. Wyliczona jest w zależności od wskazanej jednostki miary (w cenniku pokazane są ceny dla jednostek podstawowych - zmiana na jednostkę pomocniczą automatycznie przeliczy cenę). Wartość – wartość brutto pozycji.
Uwaga
Istnieje możliwość zablokowania dla operatora możliwości zmiany ceny i udzielenia dodatkowych rabatów na Paragonach (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy – formularz operatora, zakładka [Parametry].
Wprowadzoną pozycję akceptujemy klawiszem <ENTER>. Jej powtórna edycja w celu wprowadzenia zmian to również naciśnięcie klawisza <ENTER>. Pomiędzy polami pozycji przemieszczamy się posługując się klawiszem <TAB>. Program nie pozwoli zapisać pozycji jeśli nie będzie wypełniona informacja o ilości lub cenie. Formularz pozycji wpisanej na Paragon jest zbliżony do formularza pozycji na fakturze sprzedaży.

Przekształcenie Paragonu do Faktury Sprzedaży

[/su_list]

Formularz paragonu - zakładka [Płatności]

Na zakładce [Płatności] znajdują się między innymi: kwoty netto, VATbrutto wynikające z wartości wprowadzonych na dokument pozycji oraz dłuższe pole przeznaczone na dodatkowy opis Paragonu. Wprowadzony tutaj opis zostanie zapamiętany wraz z dokumentem i pojawi się na wydruku. Najważniejszą informacją znajdującą się na tej zakładce są dane o płatnościach związanych z wystawianym dokumentem. Zawarte są one w tabeli, w której każdy zapis o płatności składa się z pól: Termin –data realizacji wpłaty. Termin dla każdej dodawanej płatności jest wyliczany na podstawie daty sprzedaży i terminu zdefiniowanego dla wskazanej formy płatności. Forma płatności – forma, w jakiej wpłata ma zostać zrealizowana. Waluta – waluta, w jakiej rozliczane będą płatności do Paragonu. Walutę rozliczenia dla zatwierdzonego dokumentu można zmienić w preliminarzu płatności. Kwota – wartość płatności Rozliczono – wpłata, która została zrealizowana i dotyczy wskazanej płatności. Wpisana w tym miejscu wartość różna od zera oznacza, że otrzymaliśmy już wymienioną tu kwotę jako zapłatę za fakturę. Płatnik – podmiot będący płatnikiem danej płatności. Szczegóły zostały opisane w artykule Domyślny płatnik na dokumentach. Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami: - dodanie nowej raty płatności. - edycja pozycji – możliwość wprowadzania zmian. - usunięcie pozycji z listy płatności. Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać tylko podczas wystawiania Paragonu i podczas edycji Paragonów z bufora. Na dokumentach zatwierdzonych nie ma możliwości wprowadzania zmian. Nie ma również możliwości rozliczania Paragonu z poziomu tej zakładki. Wszelkie rozliczenia dokonywane są za pośrednictwem rejestrów kasowych i bankowych, jednak każda wpłata będzie automatycznie widoczna na Paragonie.
Uwaga
Przy dzieleniu płatności na raty program proponuje kolejne wpłaty na kwotę brakującą do wartości dokumentu. Jeżeli Użytkownik ręcznie zmodyfikuje kwoty, a ich suma będzie różna od wartości całej faktury, program nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu.
Zaliczki do rozliczenia – funkcja została opisana w artykule Rozliczanie zaliczek Opis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument.

Formularz paragonu - zakładka [Dokumenty]

Wyświetlana jest tu lista wszystkich dokumentów związanych z danym Paragonem. Lista ta składa się z czterech kolumn: Numer – dokumentu skojarzonego z Paragonem Typ – dokumentu związanego z Paragonem. Pole to może przyjmować wartość: 
  • FS – faktura, która powstała z Paragonu
  • WZ – Wydanie Zewnętrzne skojarzone z Paragonem (dla modułu Handel)
  • KOR – korekta ilościowa Paragonu
  • VAT – Paragon zaksięgowany do rejestru sprzedaży VAT
  • DEK – dekret księgowy, który powstał w wyniku zaksięgowania Paragonu
Data – dokumentu związanego z Paragonem Razem Netto – wartość netto dokumentu skojarzonego z Paragonem – przycisk pozwala na podgląd odpowiedniego dokumentu, np. wciśnięcie przycisku, jeśli kursor znajduje się na dokumencie typu VAT, umożliwi podejrzenie odpowiedniego zapisu w rejestrze sprzedaży.

Dokumenty korygujące

Nota korygująca

Nota jest specyficznym dokumentem korygującym. Dotyczy ona tylko Faktur Zakupu. Nie powoduje korekty pozycji, a jedynie danych identyfikacyjnych jakie pojawiły się na Fakturze Zakupu. W celu wystawienia noty korygującej należy w menu Handel/Faktury zakupu ustawić się na dokumencie korygowanym i z listy dostępnych korekt wybrać Notę korygującą. Automatycznie zostanie otwarty formularz noty, który składa się z 3 zakładek. Zakładka [Ogólne] - zawiera podstawowe informacje potrzebne do wystawienia noty korygującej. Z dokumentu pierwotnego zostały przepisane dane dotyczące kontrahenta, kategorii i magazynu. Numeracja not jest analogiczna jak dla dokumentów korygujących, nie ma oddzielnego schematu numeracji. Domyślny schemat to FZKOR/numer/rok. Przed – pole, w którym należy wpisać dane jakie pojawiły się na oryginale Faktury Zakupu od dostawcy (błędne) Po - pole, w którym należy wpisać poprawne dane firmy (pobierane są domyślnie informacje zapisane w Konfiguracji firmy/ Pieczątka Firmy) Zakładka [Kontrahent] - wyświetlone tutaj dane dotyczą podmiotu, do którego kierowana jest nota korygująca. Dane dostawcy/nadawcy zostały pobrane z dokumentu pierwotnego. Zakładka [Dokument] - z poziomu tej zakładki możliwa jest edycja (podgląd)  dokumentu pierwotnego (czyli Faktury Zakupu zarejestrowanej w systemie). Dodatkowo dostępne jest pole Opis, w którym możemy odnotować dodatkowe informacje związane z danym dokumentem. Informacje te zostaną umieszczone na wydruku. Poniżej umieszczona jest informacja kto i kiedy wystawił i jako ostatni modyfikował dokument. Na wydruku noty oprócz wpisanych na formularzu informacji drukowany jest numer dokumentu źródłowego (dokumentu Faktury Zakupu otrzymanego od dostawcy). Zasady wystawiania not korygujących: 
  • Nota może być wystawiona tylko do Faktury Zakupu,
  • Noty nie można wystawić do dokumentu w buforze,
  • Noty nie można wystawić do dokumentu anulowanego.
 

Dokumenty korygujące

Dokumenty korygujące w systemie Comarch ERP Optima mogą dotyczyć:
  • ilości sprzedanego towaru lub usługi,
  • wartości sprzedanego towaru lub usługi,
  • kursu waluty,
  • podatku VAT wyliczonego na Fakturze źródłowej,
  • danych kontrahenta, nazwy towarów/usług, formy i terminu płatności.
Uwaga
W przypadku Paragonów, PWP, RW i MM możliwa jest jedynie korekta ilości towaru. Pozostałe opcje nie są dostępne.
Uwaga
Do wystawiania dokumentów magazynowych, tym samym korekt do tych dokumentów, wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Uwaga
Na korektach do Faktur Zakupu oraz do Faktur Zakupu od Rolnika Ryczałtowego zawsze automatycznie ustawiany jest domyślny rachunek bankowy Płatnika (nie jest przenoszone konto bankowe Płatnika z dokumentu korygowanego). Użytkownik ma możliwość ręcznej zmiany na korekcie numeru rachunku bankowego Płatnika.
Podczas wystawiania dokumentów korygujących należy pamiętać o tym, że:
  • Dokument korygujący może korygować albo ilość, albo wartość albo podatek na dokumencie podstawowym. Nie da się wystawić korekty, która będzie jednocześnie dotyczyła dwóch lub więcej typów korekt.
  • Do jednego dokumentu można wystawić kilka korekt. Każda kolejna bierze pod uwagę wystawione wcześniej korekty.
Przykład
Jeśli sprzedaliśmy 10 szt. towaru po 5 zł i nastąpił zwrot 3 szt. (po 5 zł.), przy wystawianiu kolejnej korekty program wie, że w efekcie dwóch poprzednich transakcji sprzedane zostało 7 szt. po 5 zł. Druga korekta (dowolnego typu) będzie więc dotyczyła tylko tych 7 szt.
  • Nie da się wystawić korekty do dokumentu w buforze i do dokumentu anulowanego.
  • Nie da się wystawić korekty do dokumentu, do którego istnieje inna korekta będąca w buforze.
  • Nie da się wystawić korekty do korekty. Próba utworzenia dokumentu korygującego do istniejącej korekty spowoduje, że program odszuka dokument źródłowy i zaproponuje korektę pozostałych na nim pozycji.
  • Nie można wystawić korekty do Paragonu przekształconego do Faktury. Należy korygować Fakturę.
  • Nie można wystawić korekty do dokumentów magazynowych przekształconych do dokumentów handlowych. Korekta musi dotyczyć dokumentu handlowego.
Weryfikacja statusu VAT Na formularzu korekty na zakładce [Ogólne] i [Kontrahent] znajduje się przycisk  Weryfikacja statusu VAT kontrahenta umożliwiający weryfikację czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP. Po wykonaniu weryfikacji, jeżeli kontrahent ma niewłaściwie zaznaczoną wartość parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, parametr na dokumencie Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES jest zaznaczany bądź odznaczany (w zależności od wyniku weryfikacji). W przypadku, kiedy jest to podatnik VAT czynny, a kontrahent widnieje jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest status kontrahenta: Podmiot gospodarczy. Jeżeli kontrahent ma poprawnie ustawione w/w parametry, po wywołaniu funkcji sprawdzenia statusu nie pojawia się żaden komunikat dla Użytkownika. Informacje dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl, natomiast Informacje dotyczące statusu kontrahenta w bazie  VIES pobierane są z Portalu komisji Europejskiej dostępnej pod adresem: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatRequest.html.  
Uwaga
Funkcja weryfikacji statusu VAT kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.
Biała księga – weryfikacja numerów rachunków bankowych W przypadku korekt do Faktur Zakupu i Faktur Sprzedaży, w sytuacji kiedy:
  • łączna kwota brutto korekty jest większa niż 8 000 PLN (w przypadku korekt w walucie obcej sprawdzana jest wartość po przeliczeniu na PLN wg kursu wskazanego na dokumencie), bądź niezależnie od kwoty, jeśli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry zaznaczono Automatyczna weryfikacja numerów rachunków w Wykazie podatników VAT – Niezależnie od kwoty dokumentu,
  • na korekcie, na pierwszej zakładce jest wybrana forma płatności powiązana z rejestrem bankowym,
  • NIP płatnika jest polskim numerem NIP,
Następuje automatyczne sprawdzenie, czy wskazany numer rachunku bankowego znajduje się w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów. Jeżeli numeru rachunku bankowego nie ma w Wykazie podatników VAT, użytkownik otrzymuje odpowiedni komunikat (nie jest blokowana możliwość zapisania dokumentu). Wynik każdej weryfikacji numeru rachunku bankowego zapisywany jest na karcie kontrahenta (zakładka [Płatności], tabela Numery rachunków bankowych). Dzięki temu użytkownik ma potwierdzenie, że dany numer rachunku został w określonym dniu zweryfikowany. Szczegóły tej funkcji zostały opisane w artykule Korekty:

Seria dla dokumentów korygujących

W numerze dokumentu korygującego można wskazać serię jako dodatkową informację do rozróżnienia dokumentów (schematy numeracji definiujemy w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów). W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Serie i Daty znajduje się opcja Przenoś serie na dokumenty korygujące –  po zaznaczeniu parametru seria w numerze korekty jest przenoszona z dokumentu korygowanego.

Zwroty do Paragonów

W przypadku Paragonów możliwa jest jedynie korekta ilości sprzedanego towaru (zwrotu towaru). Zasady wystawiania korekty do Paragonu są zbliżone do ogólnych zasad wystawiania korekt (opisanych w artykule Dokumenty korygujące). Należy jednak pamiętać, że:
  • Nie jest możliwe wystawienie korekty do Paragonu przekształconego do Faktury. Należy wtedy korygować skojarzoną z nim fakturę.
  • Nie jest możliwe również zrobienie zwrotu do Paragonu anulowanego.
  • Paragon zwrotny nie może zostać przekształcony do Faktury.
  • Na korekcie do Paragonu możliwa jest zmiana kontrahenta oraz edycja danych kontrahenta przeniesionego z dokumentu źródłowego.
Na formularzu Zwrotu do Paragonu znajdują się pola wyboru ZwrotPomyłka. W przypadku pomyłki, w polu Opis/ Atrybuty znajdującym się na zakładce [Płatności] użytkownik powinien wprowadzić krótki opis przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki, który jest drukowany na Ewidencji pomyłek. Zaznaczenie przyczyny zwrotu pozwala na wykazanie korekty do Paragonu w odpowiedniej ewidencji:
  • Wydruk Ewidencji zwrotów / reklamacji na liście Paragonów – jest to wykaz zwrotów towarów oraz uznanych reklamacji towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży. Wydruk uwzględnia wszystkie korekty z listy, oznaczone jako zwrot.
  • Wydruk Ewidencji pomyłek na liście Paragonów – wydruk uwzględnia wszystkie korekty do Paragonów oznaczone jako pomyłka.
W przypadku wprowadzania w programie korekty do zafiskalizowanego Paragonu, na formularzu Zwrotu pojawia się pole nr fiskalny (jest to numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje paragon) – służy ono do wpisania numeru korygowanego paragonu fiskalnego.

Korekta ilości

Wystawianie korekty ilościowej można rozpocząć na klika sposobów:
  1. ustawiamy kursor na dokumencie podstawowym, wciskamy prawy klawisz myszki i z menu kontekstowego wybieramy funkcję Korekta ilości,
  2. ustawiamy kursor na Fakturze podstawowej i lewym klawiszem myszki naciskamy przycisk  ,
  3. ustawiamy kursor na Fakturze podstawowej i z menu dostępnego pod strzałką obok przycisku wybieramy funkcję Korekta ilości.
Jeśli korekta jest możliwa do wystawienia, na ekranie pojawi się formularz Faktury Korygującej. W nagłówku dokumentu można zmienić: schemat numeracji, daty wystawienia i sprzedaży (wpływu) oraz formę i termin płatności.
Pozycje na korekcie przepisane są z dokumentu źródłowego, przy czym jeśli jest to pierwsza korekta ilościowa – proponowana jest do zwrotu całość Faktury. Modyfikacja pozycji – czyli ustalenie tych elementów Faktury, które podlegają zwrotowi i ich ilości może polegać na:
  • skasowaniu pozycji, których zwrot nie dotyczy. Kasowanie można wykonać ustawiając kursor na wybranej pozycji i wciskając przycisk z koszem, wybierając funkcję kasuj z kontekstowego menu lub z klawiatury, wciskając klawisz <DEL>. Przed skasowaniem program poprosi o potwierdzenie usunięcia pozycji.
Uwaga
W przypadku skasowania pozycji program nie renumeruje liczby porządkowej. Dzięki temu numer pozycji na dokumencie korygowanym i korekcie jest zawsze taki sam.
  • (!) zmianie zwracanej ilości. Pierwsza propozycja programu to zwrot pełnej ilości sprzedanego (zakupionego) wcześniej towaru. Aby zwracaną ilość zmienić należy wyświetlić szczegóły o pozycji: przycisk z lupką lub dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszki w pozycję. Kursor ustawi się w polu Ilość. Wprowadzamy zwracaną ilość.
Uwaga
Należy pamiętać, że zwracana ilość jest liczbą poprzedzoną znakiem minus (-).
  • zmianie opisu i PKWiU. Jedyne pola, których modyfikacji można dokonać edytując dane o pozycji korekty to numer PKWiU oraz opis (ten ostatni tylko w przypadku, gdy na karcie ewidencyjnej towaru parametr Pozwól na edycję opisu na dokumencie jest aktywny.

Jeśli do jednego dokumentu wykonujemy kilka korekt ilościowych, program przy każdej korekcie sprawdza, jaka ilość towaru pozostała jeszcze do zwrotu.

Na fakturze korygującej ilości drukowane są zarówno data wystawienia faktury (wpływu) jak i data zwrotu.

Korekty ilości „na plus”

Istnieje możliwość wystawiania korekt ilościowych zwiększających ilość towaru w magazynie. Aby Użytkownik miał możliwość wystawiania tego typu korekt w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry musi zaznaczyć parametr Korekty ilościowe „na plus”. Domyślnie parametr jest odznaczony – wtedy użytkownik podczas wystawiania korekt ilościowych nie ma możliwości wpisywania ilości dodatnich. Dopiero kiedy zaznaczy parametr w Konfiguracji – może wpisywać ilości dodatnie na korektach. Korekty ilościowe na plus nie są obsługiwane w przypadku dokumentów wewnętrznych PW i RW. W przypadku dokumentów rozchodujących towar korekta ilościowa na plus zdejmie towar z magazynu, zgodnie z metodą rozliczania określoną w Konfiguracji. W przypadku dokumentów wprowadzających towar – korekta ilościowa na plus wprowadzi towar na magazyn. W przypadku korekt ilościowych „na plus”, wprowadzających towar do magazynu, aktualizowana jest ostatnia cena zakupu na karcie towaru. W związku z tym, że aktualizowana jest ostatnia cena zakupu, możliwa jest również aktualizacja cen sprzedaży, zgodnie z zasadami obowiązującymi w programie. W sytuacji, gdy korekta „na plus” wprowadza towar do magazynu – zasób taki na karcie towaru nie jest widoczny jako odrębna dostawa, tylko jest doliczany do zasobu źródłowego. Program pokazuje numer i datę dokumentu źródłowego, do którego taka korekta występuje, a nie numer tej korekty. Jednak program kontroluje, by ilość wprowadzona korektą „na plus” nie została wyprowadzona z magazynu przed datą takiego dokumentu. Zasady obsługi korekt ilościowych na plus są analogiczne jak w przypadku standardowych dokumentów korygujących. Należy jednak pamiętać, że podczas wystawiania korekt na plus, mogą pojawić się różne nietypowe sytuacje.
Przykład
Pozycje z ilością 0 na korekcie. W przypadku, gdy wcześniej do dokumentu wystawiana była korekta zwracająca w całości dany towar, na kolejnej korekcie ilościowej towar ten:
  • pojawi się – jeśli w konfiguracji jest zaznaczony parametr o korektach ilościowych na plus (aby Użytkownik miał możliwość skorygowania takiego towaru)
  • nie pojawi się – jeśli w Konfiguracji parametr o korektach na plus jest odznaczony.
Kwota brutto na korekcie mniejsza niż kwota netto. Korekta dokumentu, na którym pierwotnie są dwa towary: T1 w stawce 7% (wartość netto 500 PLN) i T2 w stawce 22% (wartość netto 250 PLN). Korekta T1 na plus (wartość 500 PLN) i zwrot T2 całkowity (- 250 PLN). W tabeli VAT na takim dokumencie wartość brutto będzie mniejsza niż wartość netto ze względu na różnice pomiędzy kwotami VAT w różnych stawkach.
Uwaga
W przypadku wystawiania korekt ilościowych na plus (dotyczy FS i PA) może zdarzyć się sytuacja, gdy do dokumentu korygującego na plus nie zostanie wygenerowany dokument WZ. Równocześnie zostanie zlikwidowana rezerwacja towaru wynikająca z tej korekty. Tym samym wystąpi niezgodność pomiędzy ilością zarezerwowaną na liście zasobów a rezerwacjami wynikającą z transakcji.
Przykład
Zasoby w magazynie: 12 szt. towaru FS 10 szt. towaru (bez WZ, rezerwuje towar) FSKI 1 na – 5 szt. towaru FSKI 2 na +8 szt. towaru Przekształcenie do WZ z listy FS (automatycznie tworzone są WZ do dokumentów korygujących). Program utworzy WZ do FS (zasób po transakcji 2 szt.), do FSKI 1 (zasób po transakcji 7 szt.). Przy tworzeniu WZ do FSKI 2 zabraknie 1 szt. towaru. Do dokumentu FSKI 2 nie zostanie utworzony dokument WZ, ale na liście zasobów nie będzie już widocznej rezerwacji związanej z tym dokument m. Po przyjęciu brakującej 1 szt. towaru Użytkownik powinien przekształcić FSKI 2 do dokumentu WZ (z listy Faktur Sprzedaży, po zaznaczeniu dokumentu FSKI 2). Wtedy stan rezerwacji będzie zgodny z ilością wynikającą dokumentów.

Korekty danych

https://youtu.be/Jm5DRPrE11Y Dokument ten umożliwia skorygowanie:
  • Wszystkich danych kontrahenta, w tym wybranie nowego nabywcy, odbiorcy oraz płatnika.
Zmiana Kontrahenta/Nabywcy spowoduje zmianę Płatnika na zakładce [Kontrahent]. Nowy Płatnik (wybrany ręcznie lub ustawiony w wyniku zmiany Kontrahenta) zostanie zaktualizowany na zakładce Płatności na tych płatnościach, które są w całości nierozliczone oraz których forma płatności nie jest powiązana z płatnikiem. Zmiany te będą widoczne w Preliminarzu Płatności oraz na korygowanej fakturze po zapisie korekty. Korekta danych nie tworzy własnych płatności, wpływa jedynie na już istniejące w Preliminarzu nierozliczone zdarzenia, powiązane z Fakturą Sprzedaży. Zmiana rodzaju transakcji i statusu kontrahenta nie jest możliwa. W sytuacji, kiedy na korekcie zostanie wybrany nowy kontrahent, status i rodzaj pozostanie taki, jak na dokumencie źródłowym. Wybranie nowego kontrahenta na korekcie nie spowoduje podmiany kontrahenta na dokumencie źródłowym. Analizy, zestawienia, historia generowane są wg danych na transakcji, dlatego będą generowane dla kontrahenta ustawionego na dokumencie korygowanym.
  • Formy i terminu płatności. Zmiana formy i terminu płatności nie jest możliwa na pierwszej zakładce – dane te można skorygować na zakładce [Płatnościna tych płatnościach, które są w całości nierozliczone.
Uwaga
Już po zapisie korekty do bufora, forma, termin płatności oraz parametr MPP – podzielona płatność forma oraz termin płatności zostaną zmienione na zapisach w Preliminarzu Płatności powiązanych z Fakturą Sprzedaży. Usunięcie oraz anulowanie dokumentu nie przywróci tych zdarzeń do stanu sprzed korekty. W takiej sytuacji ewentualne zmiany należy nanieść bezpośrednio w Preliminarzu.
  • Kategorii oraz atrybutów dokumentu.
  • Nazwy, opisu, atrybutów, kategorii oraz PKWiU towarów i usług. Pozycje, które nie podlegają korekcie, mogą zostać usunięte z dokumentu.
Uwaga
Korekta danych nie wpływa na dokumenty magazynowe. Na Wydanie Zewnętrzne wygenerowane z Faktury Sprzedaży przenoszone są dane z dokumentu źródłowego, bez względu na utworzoną wcześniej korektę.
Uwaga
Nie ma możliwości utworzenia korekty danych do faktury zaliczkowej.
Korekta danych może być wykonywana wyłącznie jako pierwsza korekta do danej faktury. Korekta ilości, wartości (ceny) lub stawki VAT, która zostanie utworzona po korekcie danych, będzie uwzględniała zmiany wprowadzone korektą danych. Anulowanie Korekty danych jest możliwe pod warunkiem, że nie istnieją do niej późniejsze aktywne korekty.
  • Mechanizmu podzielonej płatnościjeżeli Faktura Sprzedaży spełnia wszystkie wymogi do zastosowania mechanizmu podzielonej płatności i towary na FS mają naliczony podatek VAT, a mimo to została zatwierdzona na stałe bez zaznaczonego parametru MPP – podzielona płatność, do takiej FS można wystawić korektę danych, na której należy zaznaczyć parametr MPP – podzielona płatność, wówczas na korygowanej FS oraz na płatności w menu Kasa/ Bank/ Preliminarz płatności zostanie zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności, na wydruku będzie drukowana adnotacja Mechanizm podzielonej płatności. W przypadku wydruku Eko – korekta danych, aby na wydruku drukowana była adnotacja Mechanizm podzielonej płatności, w polu Korekta z tytułu należy wpisać Mechanizm podzielonej płatności.
Jeśli na korygowanej FS nie naliczono VAT, po korekcie danych, należy do FS wystawić korektę stawki VAT i zaznaczyć na niej MPP – podzielona płatność. Szczegóły stosowania mechanizmu podzielonej płatności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności. Wydruki Dla Korekty danych w programie są dwa rodzaje wydruków:
  • Korekta danych oraz Korekta danych (GenRap)/ Wzór standard,
  • Korekta danych oraz Korekta danych (GenRap)/ Korekta danych kontrahenta – drukuje dane kontrahenta przed i po korekcie.
Kwota do zapłaty na tych wydrukach drukowana jest na podstawie Faktury Sprzedaży z uwzględnieniem już dokonanych wpłat. Korekty danych nie są księgowane. Dokumenty te nie są uwzględniane podczas eksportu listy faktur do Comarch ERP Klasyka. Korekty danych nie są wyświetlane w Analizach, ponieważ nie wpływają na ilość i wartość sprzedanego towaru.  

Korekty wartości / ceny

Korekta wartościowa polega na zmianie ceny sprzedaży towaru w stosunku do ceny umieszczonej na fakturze pierwotnej. Aby wykonać korektę wartościową należy:
  1. ustawić kursor na dokumencie podstawowym, wcisnąć prawy przycisk myszy i z menu kontekstowego wybrać funkcję Korekta wartości (ceny),
  2. ustawić kursor na dokumencie korygowanym, następnie z menu rozwiniętego pod strzałką obok przycisku  wybrać funkcję Korekta wartości (ceny).
Na ekranie pojawi się formularz faktury korygującej. W nagłówku dokumentu można zmienić: schemat numeracji, daty wystawienia i sprzedaży oraz formę i termin płatności i rabat. Pozycje faktury korygującej przepisane są z faktury źródłowej. Na ekranie wyświetlane są: kod towaru, ilość, jednostka miary, stawka VAT i cena podstawowa. Dopóki nie wprowadzimy wartości korekty – kolumna Wartość korekty zawiera zera. Modyfikacja pozycji – czyli ustalenie tych elementów faktury, które podlegają korekcie i wartości korekt poszczególnych pozycji może polegać na:
  • skasowaniu pozycji, których korekta nie dotyczy. Kasowanie można wykonać ustawiając kursor na wybranej pozycji i wciskając przycisk z koszem, wybierając funkcję kasuj z kontekstowego menu lub z klawiatury, wciskając klawisz <DEL>. Przed skasowaniem program poprosi o potwierdzenie usunięcia pozycji.
Uwaga
W przypadku skasowania pozycji program nie renumeruje liczby porządkowej. Dzięki temu numer pozycji na dokumencie korygowanym i korekcie jest zawsze taki sam.
  • zmianie opisu i PKWiU. Jedyne pola, których modyfikacji można dokonać edytując dane o pozycji korekty to numer PKWiU oraz opis (ten ostatni tylko w przypadku, gdy na karcie ewidencyjnej towaru parametr Pozwól na edycję opisu na dokumencie jest aktywny.
  • (!) zmianie wartości/ceny pozycji. Zmiany cen możemy dokonać na kilka sposobów:
    • w nagłówku faktury znajduje się pole Rabat %. Jeśli korekta dotyczy wszystkich pozycji, o tę samą ilość procent – wystarczy w pole Rabat wpisać odpowiednią wartość. Potwierdzenie spowoduje, że ceny wszystkich pozycji zostaną pomniejszone o zadany procent. W kolumnie Wartość korekty pojawią się informacje o ile, w związku z udzielonym rabatem zmienią się całkowite wartości pozycji.
    • jeśli każda pozycja faktury zmienia się o inną wartość (%) lub dla każdej pozycji chcemy podać cenę, jaka powinna jej dotyczyć – należy kolejno wyświetlić szczegóły o każdym elemencie korekty. Szczegóły wyświetlamy posługując się przyciskiem z lupką lub dwukrotnie klikając lewym klawiszem myszki na wybranej pozycji. Na wyświetlonym formularzu do dyspozycji mamy trzy pola: Rabat, Cena netto/brutto i Wartość. Możemy albo dla danej pozycji podać udzielony rabat % ‑ cena przeliczy się sama, albo wpisać cenę towaru, jaka powinna obowiązywać po korekcie – wtedy rabat przeliczy się automatycznie.
Uwaga
W przypadku korekt wartości Użytkownik ma dostęp do pola Wartość. Dzięki temu ma możliwość wpisania wartości korekty dla całej pozycji, a nie tylko upustu procentowego bądź ceny jednostkowej po rabacie.

Jeśli do jednej faktury wykonujemy kolejno kilka korekt wartościowych – każda kolejna korekta bierze pod uwagę ceny zmienione (pomniejszone lub powiększone) poprzednimi dokumentami korygującymi.

Uwaga
W związku z możliwością wprowadzania na FZKG kwot ujemnych w programie wprowadzona jest dodatkowa kontrola podczas wystawiania dokumentów korygujących wartość FZ (FZKG, FZKW). Podczas deklarowania nowej ceny (rabatu) na korekcie wartościowej program sprawdza, czy wartość towaru nie spadnie poniżej aktualnej wartości zasobu. Jeśli z obliczeń wyniknie, że tak – program nie pozwoli zapisać nowej ceny, wyświetlając komunikat informujący, że korekta przekroczyła wartość faktury.

Korekty wartości do części ilości

Podczas wystawiania korekt wartościowych użytkownik może zmienić nie tylko cenę towaru, ale również ilość, jakiej ta zmiana ma dotyczyć. Należy jednak pamiętać, że:
  • W przypadku korekty wartości do części ilości dokumentów wprowadzających towar do magazynu zasoby towaru nie są rozbijane na dwa różne (część ze starą ceną i część z nową), tylko wartość całego zasobu jest pomniejszana/ powiększana o wartość korekty.
    Przykład
    Przyjęcie towaru 100 szt., w cenie 2 PLN, wartość zasobu 200 PLN.Korekta wartości dla 20 szt., na cenę 3 PLN, wartość korekty 20 PLN.Na zasobach będzie nadal jeden zasób: 100 szt., o wartości 220 PLN, ze średnią ceną jednostkową 2.20 PL
  • W przypadku tworzenia dokumentów magazynowych do dokumentów handlowych ilości i wartości na dokumencie magazynowym są identyczne z ilościami i wartościami na dokumencie handlowym (dokumenty są przekształcane wtedy 1:1).
    Przykład
    FS na 100 szt. towaru, w cenie 2 PLN, wartość 200 PLN.FSKOR: korekta wartości dla 20 szt., na cenę 3 PLN (wartość korekty 20 PLN).Po utworzeniu WZ powstaną dwa dokumenty magazynowe, gdzie ilości i ceny są zgodne z dokumentami handlowymi:WZ na 100 szt. towaru, w cenie 2 PLN, wartość 200 PLN (związane z FS)WZKOR zmieniające cenę dla 20 szt. towaru, na cenę 3 PLN (związane z FSKOR).
  • W przypadku przekształcania dokumentów magazynowych do handlowych, jeśli najpierw wystawiany jest dokument magazynowy (WZ, PZ, WKA, PKA…), do dokumentu magazynowego wystawiana jest korekta wartości do części ilości, a dopiero potem dokument magazynowy jest przekształcany do handlowego (FS, FZ…) – to na dokumencie handlowym wyliczana jest średnia cena dla towaru.
    Przykład
    WZ na 100 szt. towaru, w cenie 2 PLN, wartość 200 PLN.WZKOR: korekta wartości 20 szt., na cenę 3 PLN (wartość 20 PLN).Po przekształceniu do FS, na FS będzie widoczne 100 szt. towaru w średniej cenie 2.20 PLN (wartość towaru jest prawidłowa 220 PLN).
  • W przypadku przekształcania dokumentów magazynowych do handlowych, gdzie do dokumentu WZ (PZ…) były wystawiane korekty wartości do części ilości może zdarzyć się sytuacja, gdy wartość utworzonej FS będzie różna od sumy wartości WZ i WZKOR. Wynika to z faktu, że podczas przekształcania pogram wylicza średnią cenę (zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku) i na jej podstawie od nowa wylicza wartość towaru.

Korekty do dokumentów nie istniejących w systemie

Zdarzają się sytuacje, że dokument sprzedaży lub zakupu został wystawiony jeszcze przed rozpoczęciem pracy z systemem Comarch ERP Optima. Natomiast już po rozpoczęciu pracy zaistnieje potrzeba wprowadzenia do systemu korekty takiego dokumentu. W programie zostało to rozwiązane przez zarejestrowanie w systemie dokumentu pierwotnego (czyli wystawionego przed jeszcze przed rozpoczęciem pracy z Comarch ERP Optima), a następnie wystawienie odpowiedniej korekty.

Dokument pierwotny

Aby umożliwić zarejestrowanie korekty do nieistniejącego w systemie dokumentu wprowadzono tzw. dokumenty pierwotne. Dokument pierwotny odpowiada takiej niezarejestrowanej fakturze. Możliwość wystawienia dokumentów pierwotnych dotyczy Faktur Zakupu, Faktur Sprzedaży oraz Paragonów. Aby wystawić dokument pierwotny należy wcisnąć strzałkę obok Dodaj i z otwartego menu wybrać Dokument pierwotny. Dokument pierwotny wystawiany jest w podobny sposób jak zwykły dokument sprzedaży/ zakupu w systemie. Różnicą jest, że na zakładce [Płatności] nie ma tabelki odpowiadającej za płatności dokumentu oraz tabelki umożliwiającej rozliczanie zaliczek. Informacja o tym, że dany dokument jest dokumentem pierwotnym znajduje się w opisie formularza w górnej części okna (np. Faktura Sprzedaży FS/00001/2008 pierwotna). Na liście Faktur Sprzedaży, Faktur Zakupu, Paragonów na górnej wstążce pod ikoną Funkcje dodatkowe dostępna jest opcja Importu dokumentów w formacie XML, w oknie parametrów importu można zaznaczyć Utwórz dokument pierwotny, wówczas dokument zostanie zaimportowany do programu jako pierwotny. Dokument pierwotny przyjmuje numerację proponowaną przez program, oprócz tego istnieje możliwość uzupełnienia Nr pierwotnego (numeru faktycznie korygowanego dokumentu). Numer dokumentu pierwotnego należy wprowadzić ręcznie po wybraniu opcji Nr pierwotny dostępnej w menu rozwijanym po wciśnięciu strzałki obok przycisku Dokument z poziomu formularza dokumentu pierwotnego. Na listach Faktur Sprzedaży, Paragonów oraz Faktur Zakupu znajduje się parametr: Pierwotne, dotyczący wyszukiwania dokumentów pierwotnych. Zasady wyszukiwania dokumentów pierwotnych są identyczne jak w przypadku innych parametrów: 
  • jeśli zaznaczona jest opcja TAK i NIE – program podczas wyszukiwania dokumentów nie uwzględnia statusu dokumentu (podstawowy/ pierwotny),
  • jeśli zaznaczona jest opcja TAK – program wyszukuje tylko dokumenty pierwotne,
  • jeśli zaznaczona jest opcja NIE – program wyszukuje tylko dokumenty podstawowe (zwykłe).
Zasady wystawiania dokumentów pierwotnych:
  • Dokument pierwotny nie powoduje zmiany ceny zakupu na karcie towaru, a tym samym nie powoduje naliczenia nowych cen sprzedaży (w przypadku aktywnego mechanizmu aktualizacji cen).
  • Wystawienie nie powoduje powstania płatności (zapisu w kasie lub zdarzenia w preliminarzu).
  • Dla dokumentów pierwotnych nie można wystawić skojarzonych dokumentów magazynowych (WZ, PZ).
  • Wystawienie dokumentu pierwotnego nie powoduje ruchu towaru w magazynie.
  • Wystawienie dokumentu pierwotnego nie powoduje powstania rezerwacji ani zamówienia.
  • Dokumenty pierwotne nie mogą zostać zafiskalizowane.
  • Dokumenty pierwotne nie mogą zostać zaksięgowane ani przesłane do rejestrów VAT.
  • Dokumenty pierwotne nie mogą zostać wyeksportowane do systemu Comarch EDI.
  • Podczas wystawiania dokumentu nie jest uwzględniana blokada na datę dokumentu – dokument pierwotny może mieć datę wcześniejszą niż ostatni bilans zamknięcia magazynu (dla innych dokumentów obowiązuje zasada, że ich data nie może być wcześniejsza niż data ostatniego BZM).
  • Wystawienie dokumentu pierwotnego (zatwierdzone na stałe lub w buforze) nie blokuje możliwości wykonania bilansu zamknięcia magazynu (w przeciwieństwie do dokumentów podstawowych nieskojarzonych z magazynowymi lub w buforze).
  • Wystawienie dokumentu pierwotnego (zatwierdzone na stałe lub w buforze) nie blokuje możliwości zamknięcia inwentaryzacji.

Korekta dokumentu pierwotnego

Kiedy dokument pierwotny został już wystawiony można do systemu wprowadzić do niego korektę. Korekta może dotyczyć ilości, wartości lub stawki VAT, nie ma możliwości wystawienia korekty kursu waluty. Sposób wystawiania korekt do dokumentów pierwotnych jest identyczny jak w przypadku korekt do zwykłych dokumentów sprzedaży/ zakupu. Należy jednak pamiętać, że korekty do dokumentów pierwotnych nie powodują ruchu towaru ani zmiany jego wartości w magazynie (w odróżnieniu od korekt do zwykłych dokumentów). Służą one jedynie do poprawnej rejestracji dokumentów tak, by mogły zostać np. zaksięgowane lub też spowodowały odpowiedni zapis w module Kasa/Bank. Dlatego aby prawidłowo ustalić stan i wartość towaru w magazynie należy następnie wystawić jeszcze dokumenty:
  • Jeśli korekta powinna wprowadzić towar do magazynu (np. korekta do Faktury Sprzedaży) – należy wystawić dokument PW i wpisać tam cenę, w jakiej towar został zdjęty z magazynu podczas wystawiania faktury pierwotnej.
  • Jeśli korekta ma dotyczyć ilości na dokumencie zakupu (FZ, PZ) należy:
  • wystawić dokument RW zdejmujący towar z magazynu lub
  • wystawić korektę ilościową do dokumentu, którym towar został wprowadzony na magazyn w chwili rozpoczęcia pracy z programem (BOM lub PZ). Przy tej metodzie program automatycznie skoryguje koszt własny zakupu towaru na wcześniejszych dokumentach wydania towaru z magazynu (jeśli takie miało miejsce).
  • W przypadku korekt wartościowych do nieistniejących dokumentów FZ należy skorygować wartość towaru w magazynie. Korekta wartościowa towaru w magazynie jest możliwa tylko wtedy, gdy towar został wprowadzony do magazynu przy pomocy dokumentu BOM. Należy wtedy wystawić korektę wartościową do BOM. Jeśli towar został wprowadzony innym dokumentem (np. PZ) nie jest możliwe wykonanie korekty wartości towaru w magazynie.

Dokumenty RW/PW do korekt dokumentów pierwotnych

Istnieje możliwość automatycznego utworzenia dokumentu RW/ PW do korekty dokumentu pierwotnego. Po zatwierdzeniu dokumentu korygującego (korekta ilości) w menu kontekstowym dostępna jest funkcja Przekształcenie do RW/PW. Funkcja tworzy dokument wewnętrzny RW/PW, ustalając na nim ilości zgodne z korektą:
  • W przypadku dokumentów korygujących, które powinny wprowadzić towar do magazynu, tworzony jest dokument PW. Dokument PW jest zapisywany do bufora i użytkownik ma możliwość skorygowania wartości towaru, w jakiej ma być wprowadzony do magazynu. Na formularzu domyślnie podpowie się kontrahent !NIEOKREŚLONY!. Pole to można edytować.
  • W przypadku dokumentów korygujących wyprowadzających towar z magazynu tworzony jest dokument RW. Jest on od razu zapisywany na trwałe, zdejmując towar zgodnie z metodą rozliczania magazynu określoną dla danej bazy. Kontrahent na RW zostanie przeniesiony z faktury pierwotnej.
  1. Dokument PW/ RW można utworzyć tylko dla korekty ilościowej do dokumentu pierwotnego.
  2. Korekta musi być zapisana na trwałe (nie można tworzyć RW/PW dla korekt w buforze i anulowanych).
  3. Dokument RW/ PW można utworzyć do korekty tylko raz.
  4. W przypadku anulowania korekty – anulowany jest również skojarzony z nią dokument RW/ PW.
  5. Jeśli na korekcie występują usługi są one pomijane podczas tworzenia RW/ PW.
 

Korekta zbiorcza

Z poziomu listy Faktur Sprzedaży Faktur Zakupu pod przyciskiem oraz w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy pod pozycją Korekta zbiorcza/rabat możliwe jest udzielenie rabatu w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych dla jednego odbiorcy/dostawcy w danym okresie. Na formularzu Korekty należy uzupełnić podstawowe dane, m.in.: wskazać Kontrahenta, dla którego zostanie udzielony rabat, wybrać Magazyn – jeżeli pole to zostanie puste, korekta zostanie utworzona dla faktur dotyczących wszystkich magazynów - również serwisowego, zaznaczyć parametr MPP - podzielona płatność. Po wskazaniu kontrahenta pojawia się okno pozwalające na ustawienie parametrów korekty zbiorczej. Okno można otworzyć również poprzez wciśnięciu ikony na formularzu Korekty.
Parametry korekty zbiorczej
Na oknie tym należy ustawić jakiego okresu sprzedaży/zakupu będzie dotyczyła korekta. Program domyślnie ustawia poprzedni miesiąc, jednak okres ten można dowolnie zmieniać. Standardowo do okresu sprzedaży/zakupu zostaną wliczone wszystkie faktury we wskazanym okresie, oraz korekty wystawione do nich. Dodatkowo można ustawić parametry dotyczące korekt z innych okresów:
  • Uwzględniaj korekty do faktur z poprzednich okresów– po zaznaczeniu tego parametru do Korekty Zbiorczej zostaną ujęte również korekty do sprzedaży/zakupu z poprzednich okresów,
  • Uwzględniaj późniejsze korekty do wskazanego okresu – parametr pozwala na uwzględnienie również korekt wystawionych po okresie, do którego odnosi się Korekta Zbiorcza a dotyczących sprzedaży/zakupu z wybranego okresu.
Jeżeli Korekta Zbiorcza ma uwzględniać tylko niektóre faktury z wybranego okresu, ich wyboru można dokonać za pomocą przycisku Wskaż faktury , który spowoduje wyświetlenie listy Faktur Sprzedaży/Faktur Zakupu. Do filtra pod listą przenoszona jest Data sprzedaży/zakupu podana w oknie Parametrów korekty zbiorczej, ustawienia filtra można jednak dowolnie modyfikować. Wyjątkiem są Magazyn oraz Kontrahent, które ustawione są zgodne z tym, co zostało wskazane na formularzu Korekty. Na Korektę przenoszony jest jeden podświetlony dokument lub wszystkie zaznaczone. Informacja o zakresie dat sprzedaży/zakupu, ustawionym w oknie Parametrów korekty zbiorczej, przenoszona jest do opisu Korekty Zbiorczej umieszczonego na zakładce [Ogólne], który jest drukowany na Fakturze. Jeżeli użytkownik skorzysta z opcji Wskaż faktury, wtedy opis powinien zmodyfikować ręcznie, zgodnie z dokonanym wyborem (nie zmieni się automatycznie). Korekta Zbiorcza może zostać wystawiona dla wszystkich faktur sprzedaży wraz z korektami, faktur zaliczkowych i finalnych, faktur zakupu wraz z korektami, z wybranego okresu lub dla poszczególnych faktur wskazanych przez Użytkownika. Wszystkie faktury, do których udzielany jest rabat, muszą być zatwierdzone oraz wystawione w tej samej walucie. Dokumenty pierwotne będą uwzględnione tylko w przypadku skorzystania z opcji Wskaż faktury. W przypadku faktur walutowych Korekta Zbiorcza również wystawiana jest w tej samej walucie co Faktury Sprzedaży/Zakupu bez możliwości zmiany na inną. Domyślnie waluta na Korekcie Zbiorczej pobierana jest z karty Kontrahenta z zakładki [Płatności]. Natomiast waluta na korekcie może być inna niż ta wskazana na karcie kontrahenta, jeżeli Faktury Sprzedaży/Zakupu są wystawione w innej walucie niż domyślna waluta na karcie kontrahenta. Do wyliczenia wartości zakupu sumowane są wartości walutowe i od nich udzielany jest rabat również w walucie. Domyślnie kurs na korektę pobierany jest z dnia poprzedniego. W sytuacji, gdy na tego samego Kontrahenta wystawione są faktury zakupu w różnych walutach, to na Korekcie Zbiorczej należy skorzystać z opcji Wskaż faktury i wybrać faktury wystawione w tej samej walucie. Na formularzu korekty prezentowane są wartości sprzedaży/zakupu pogrupowane wg stawek VAT z Faktur Sprzedaży/Zakupu (nie są przenoszone pozycje z korygowanych Faktur Sprzedaży/Zakupu). Po wprowadzeniu rabatu procentowego lub kwotowego jest on proporcjonalnie wyliczany dla każdej pozycji. Kwotę rabatu można też wprowadzić ręcznie w kolumnie Wartość korekty. Wszystkie faktury, do których utworzono Korektę Zbiorczą, wykazane są na zakładce [Dokumenty]. Korekta Zbiorcza wykazywana jest jako dokument powiązany w każdej fakturze, której dotyczy (zakładka [Dokumenty]). Przy próbie anulowania takiej faktury pojawi się pytanie: Do dokumentu wystawiona jest korekta zbiorcza. Czy na pewno anulować dokument? Po zatwierdzeniu komunikatu anulowana faktura zniknie z listy dokumentów powiązanych na Korekcie Zbiorczej. Operacja ta nie wpłynie jednak na zmianę wartości sprzedaży wykazaną na korekcie oraz na wysokość rabatu.
Uwaga
Korekta zbiorcza/rabat nie wpływa na wartość towaru na magazynie, nie są korygowane pojedyncze faktury ani przyjęcia zewnętrzne, tym samym przy kolejnej np. korekcie ilości, towar zostanie zwrócony po pierwotnej cenie.
Do Korekty Zbiorczej nie można utworzyć dokumentu korygującego. Korekta Zbiorcza nie jest uwzględnia w Deklaracji Intrastat. Ponieważ dokument ten nie dotyczy poszczególnych pozycji towarowych, nie będzie wykazywany na zestawieniach wykonywanych po pozycjach dokumentów: historii towaru, historii kontrahenta (poza zakładką [Zbiorczo]), analizach oraz Raporcie Sprzedaży z Cennika. Na wydruku Korekty Zbiorczej dla Faktur Sprzedaży można umieścić listę wszystkich dokumentów wraz z ich datami wystawienia, do których została utworzona ta korekta. Służy do tego parametr Drukuj numery korygowanych faktur, który pojawia się po wybraniu wydruku.

Korekty Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży i Zakupu

Korekty można wykonywać tylko z poziomu listy dowodów wewnętrznych sprzedaży. Korekta do FZW generowana jest automatycznie wraz z korektą FSW. Dla FSW wystawianych z poziomu listy, korekty działają zgodnie z ogólnie obowiązującymi zasadami wystawiania dokumentów korygujących (artykuł Dokumenty korygujące). W przypadku korekt FWS wystawianych do FZ istnieją pewne ograniczenia
  • nie jest możliwe utworzenie korekty stawki VAT
  • warunkiem wykonania korekty jest zapis FSW na stałe z wygenerowaną FZW. FZW musi być również na stałe.
Uwaga
Jeśli utworzono FSW do FZ, a następnie skorygowano FZ, program nie koryguje automatycznie wartości naliczonych na FSW. Należy wykonać korektę bezpośrednio do dokumentu FSW. Możliwe korekty do wykonania to korekta ilości oraz korekta ceny /wartości. Korekty VAT dostępne są tylko dla FSW wystawionych z poziomu listy. Dla faktur powstałych z FZ nie powinno się w ten sposób wykonywać korekt VAT. Sam dokument FSW służy do naliczenia VAT do wewnątrzwspólnotowego nabycia, dlatego w przypadku błędnego naliczenia podatku VAT, najlepszym wyjściem jest anulowanie FSW i naliczenie VATu na nowo.
W przypadku konieczności anulowania dokumentów korekt do FSW i FZW należy w pierwszej kolejności anulować korektę do FSW. Dokument korygujący FZW zostanie anulowany automatycznie.    

Korekty kursu waluty

Korekta kursu waluty polega na wprowadzeniu poprawnego notowania kursu waluty w stosunku do kursu użytego na fakturze pierwotnej. Korekta kursu możliwa jest dla dokumentów: Faktury Sprzedaży, Faktury Zaliczkowej, Faktury Finalnej, Faktury Zakupu, Wydania Zewnętrznego, Przyjęcia Zewnętrznego.

Aby korekta mogła być wystawiona, muszą być spełnione następujące warunki: 

  • nie mogą występować inne dokumenty korygujące, korekta kursu musi być pierwszą korektą do wystawionego dokumentu (nie mogą także występować dokumenty korygujące do dokumentów, z których następuje przekształcenie),
  • dokument, na podstawie, którego ma powstać korekta nie jest zaksięgowany i przesłany do Rejestru VAT oraz nie zostały zaksięgowane różnice kursowe lub rozliczenia/kompensaty,
  • Faktura Sprzedaży/Zakupu, do której ma być wygenerowana korekta kursu nie może powstać z dokumentów WKA/PKA,
  • w przypadku korekty kursu Faktury zaliczkowej, kontrolowane jest czy zaliczka została wykorzystana na Fakturze Finalnej, jeżeli tak, nie wystawimy korekty kursu do Faktury Zaliczkowej, taką korektę można wystawić wówczas tylko do Faktury Finalnej,
  • jeśli dokument korygowany zostanie wysłany pracą rozproszoną, aby można było wykonać korektę kursu, na karcie operatora musi być zaznaczony parametr: Zmiana dokumentów wyeksportowanych. Przed importem do bazy docelowej należy z niej najpierw usunąć wcześniej zaimportowany dokument pierwotny, dopiero wówczas dokument korygowany zostanie wysłany ponownie.
  • Faktury, do których została wystawiona korekta kursu, są przenoszone mechanizmem Pracy rozproszonej zawsze łącznie z korektami. Jeżeli użytkownik określi zakres dat przenoszonych dokumentów, to brana będzie pod uwagę data faktury pierwotnej.
  • jeżeli przekształcamy kilka dokumentów do dokumentu wynikowego np. kilka PZ/WZ do FZ/FS i jeden z przekształcanych dokumentów posiada korektę kursu, a ta korekta ma inny typ kursu niż jeden z dokumentów PZ/WZ, wówczas nie będzie możliwości agregacji tych dokumentów do jednej FZ/FS.
Korekta kursu waluty tak jak pozostałe typy korekt, dostępna jest po ustawieniu kursora na dokumencie podstawowym, pod prawym przyciskiem myszy w menu kontekstowym, bądź pod strzałką obok przycisku . Na korektę kursu wszystkie dane przenoszone są z dokumentu korygowanego. Na zakładce [Ogólne] istnieje możliwość zmiany: schematu numeracji, daty wystawienia i daty korekty, formy płatności oraz przyczyny korekty. Na zakładce [Płatności] istnieje możliwość zmiany daty, typu kursu i notowania.
Uwaga
W żadnym wypadku nie ma możliwości zmiany kategorii dokumentu i pozycji dokumentu, a także pola Opis/Atrybuty.
Wpływ korekty kursu na przeliczenia wartości dokumentu
Zmiana kursu na dokumencie korekty kursu powoduje zmianę wartości złotówkowych, ceny walutowe pozostają bez zmian. Zmianie ulegają:
  • Wartości w tabeli VAT. Wyliczana jest wartość netto, VAT i brutto jako różnica wartości po korekcie i przed korektą.
  • Kwoty i wartości PLN na poszczególnych pozycjach.
  • Jeżeli na dokumencie korygowanym naliczono podatek VAT, a jego płatność wykazana jest w PLN, to na korekcie w Tabeli płatności wykazywana jest wartość VAT w PLN, jako różnica jego wartości po korekcie i przed korektą. Na tą wartość podatku VAT w PLN generowana jest płatność, sama kwota podatku w walucie wykazywana jest do zapłaty w nagłówku dokumentu.
  • Korekta kursu na dokumentach, na których nie był naliczany VAT płatny w PLN
Jeżeli na fakturze korygowanej nie był naliczony VAT w PLN, nie powstaje płatność do korekty, natomiast płatność do faktury korygowanej zostaje przeliczona po nowym kursie.
Przykład
Faktura Sprzedaży na kontrahenta unijnego wystawiona w walucie EUR po kursie 4 PLN. Sprzedajemy Towar A – 2 sztuki za 5 EUR. Wartość Faktury w walucie: 10 EUR. Wartość w PLN: 40 PLN (10 x 4 EUR). Tabela VAT:  40,00(netto) 0,00(VAT) 40,00(brutto) Tabela płatności: 10 EUR Kurs powinien być 5 PLN. Korekta wygląda następująco: Po zmianie notowania kursu z 4 PLN na 5 PLN wartość korekty w nagłówku wynosi 0. Nie zmieniają się ceny i wartości walutowe. Jednak po korekcie zmienia się wartość złotówkowa z 40 PLN na 50 PLN. W Tabeli VAT wyliczana jest różnica między wartościami po korekcie i przed korektą:10(netto) 0,00(VAT) 10,00(brutto). Na pozycjach dokumentu ceny walutowe pozostają bez zmian, wartość zero. Ceny w PLN netto i brutto przeliczone są po nowym kursie (5 PLN), natomiast wartość w PLN wyliczana jest jako różnica między wartościami po korekcie i przed korektą (50 pln – 40 pln).
Jeśli korekta nie generuje płatności, wyszarzona jest ikona Rozliczenia dostępna z poziomu formularza korekty na rozwiniętej wstążce. Jeżeli klikniemy na ikonę z poziomu listy dokumentów, po kliknięciu widoczny jest komunikat: „Dokument nie podlega rozliczeniu”. Jeżeli faktura korygująca kurs zostanie anulowana, to płatność przeliczana jest ponownie po kursie z dokumentu źródłowego. Faktura korygująca kurs wpływa na przeliczenie płatności po nowym kursie dopiero po jej zatwierdzeniu, korekty w buforze nie zmieniają kursu na płatności.
  • Korekta kursu na dokumentach, na których był naliczany VAT płatny w PLN.
Jeżeli na fakturze korygowanej był naliczony VAT i jego płatność jest w PLN, po korekcie kursu, zmianie ulega kwota podatku i generuje się odpowiednia płatność. Płatność VAT w PLN na Korekcie kursu, to różnica jego wartości po korekcie i przed korektą, natomiast na płatności do faktury korygowanej kwota netto przeliczona jest po nowym kursie.
Przykład
Faktura Sprzedaży na kontrahenta krajowego wystawiona w walucie EUR po kursie 4 PLN. Naliczony podatek VAT i płatność w PLN. Sprzedajemy Towar A – 2 sztuki za 5 EUR. Wartość Faktury w walucie: 10 EUR. Wartość w złotówkach: 40 PLN ( 10 x 4 EUR). Tabela VAT:  40(netto) 9,20(VAT) 49,20(brutto) Tabela płatności: 10 EUR i 9,20 PLN (VAT) Kurs powinien być 5 PLN. Korekta wygląda następująco: Po zmianie notowania kursu z 4 PLN na 5 PLN wartość korekty w nagłówku wyliczona jest jako różnica VAT po korekcie i przed korektą – wykazywana jest w walucie. Nie zmienią się ceny i wartości walutowe. Jednak po korekcie zmienia się wartość złotówkowa z 40 PLN na 50 PLN. W Tabeli VAT wyliczana jest różnica między wartościami po korekcie i przed korektą: 10(netto) 2,30(VAT) 12,30(brutto) Płatność VAT jest w PLN – korygujemy płatność: Tabela płatności: 2,30 PLN (wyliczony jako różnica między wartością VAT po korekcie i przed korektą). Na pozycjach dokumentu ceny walutowe pozostają bez zmian. Warość 0. Ceny w PLN netto i brutto przeliczone po nowym kursie(5 PLN) natomiast wartość w PLN wyliczana jest jako różnica między wartościami po korekcie i przed korektą (50 PLN – 40 PLN).
Jeśli korekta generuje płatność gotówkową pod ikoną Rozliczenia (dostępną z poziomu formularza korekty lub na liście dokumentów) można podejrzeć płatność do korekty.
  • Korekta kursu na dokumentach rozliczonych.
Jeżeli faktura korygowana była rozliczona, to po wykonaniu korekty kursu rozliczenia zostaną automatycznie zaktualizowane. Różnice kursowe zostaną na nowo wyliczone, po nowym kursie.
Przykład
Faktura Sprzedaży na kontrahenta unijnego wystawiona w walucie EUR po kursie 4 PLN. Sprzedajemy Towar A – 2 sztuki za 5 EUR. Wartość Faktury w walucie: 10 EUR. Wartość w PLN: 40 PLN (10 x 4 EUR). Tabela VAT:  40,00(netto) 0,00(VAT) 40,00(brutto) Tabela płatności: 10 EUR Faktura została rozliczona z zapisem kasowym na 10 EUR po kursie 1 EUR = 4,3 PLN. Powstała różnica kursowa na 3 PLN. Kurs na fakturze powinien wynosić 4,5 PLN. Korekta wygląda następująco: Po zmianie notowania kursu z 4 PLN na 4,5 PLN wartość korekty w nagłówku wynosi 0. Nie zmieniają się ceny i wartości walutowe. Jednak po korekcie zmienia się wartość złotówkowa z 40 PLN na 45 PLN. Płatność do faktury zostaje automatycznie przeliczona wg nowego kursu. Różnica kursowa również zostaje automatycznie zaktualizowana (wynosi -2PLN).
Korekta kursu waluty dla dokumentów przychodowych
Korekta kursu na dokumentach przychodowych ma wpływ na wartość magazynu oraz na koszt własny sprzedanych towarów. Jeżeli skorygowany zostanie kurs na dokumencie zakupowym, a ta dostawa została wcześniej rozchodowana, wygenerowane zostaną dokumenty WZKK (korygujące koszt własny rozchodowanych towarów). Podczas tworzenia i przekształcania przychodowych dokumentów walutowych, posiadających korektę kursu, znaczenie mają parametry znajdujące się w konfiguracji:
  • Pozwalaj na edycję cen/ kursu na FZ powstałym z PZ.
  • Przeliczaj ceny po nowym kursie.
  • Przenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
Przekształcenia z poziomu listy PZ/FZ do FZ/PZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Pozwalaj na edycję cen/ kursu na FZ powstałym z PZPrzeliczaj ceny po nowym kursiePrzenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
niezaznaczonyniezaznaczonyniezaznaczony
PZ Data1
PZKOR Kursu Data2
FZ Data3– kurs z PZKOR Kursu(data i notowanie).
FZ Data1
FZ Data2
FZKOR Kursu Data3
FZ Data4
Tworzy się tyle PZ ile FZ, na PZ Data5, kurs z FZ.
Do FZKOR Kursu tworzy się PZKOR Kursu.
Przekształcenia z poziomu listy PZ/FZ do FZ/PZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Pozwalaj na edycję cen/ kursu na FZ powstałym z PZPrzeliczaj ceny po nowym kursiePrzenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
niezaznaczonyniezaznaczonyzaznaczony
FZ Data1
FZKOR Kursu Data2
PZ Data 3 – kurs z FZ (data i notowanie)
Tworzy się automatycznie PZKOR Kursu – kurs z FZKOR Kursu.
PZKOR kursu jest uwzględniana w wyliczeniach wartości zasobu

PZ Data1
PZKOR Kursu Data2
FZ Data 3 – kurs z PZKOR Kursu (data i notowanie).
Przekształcenia z poziomu listy PZ/FZ do FZ/PZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Pozwalaj na edycję cen/ kursu na FZ powstałym z PZPrzeliczaj ceny po nowym kursiePrzenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
zaznaczonyniezaznaczonyzaznaczony
FZ Data1
FZKOR Kursu Data2
PZ Data 3 – kurs z FZ (data i notowanie)
Tworzy się automatycznie PZKOR Kursu – kurs z FZKOR Kursu.
PZKOR kursu jest uwzględniana w wyliczeniach wartości zasobu.

PZ Data1
PZKOR Kursu Data2
FZ Data 3 – kurs z PZKOR Kursu (data i notowanie).
Przekształcenia z poziomu listy PZ/FZ do FZ/PZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Pozwalaj na edycję cen/ kursu na FZ powstałym z PZPrzeliczaj ceny po nowym kursiePrzenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
zaznaczonyzaznaczonyniezaznaczony
PZ Data1
PZKOR Kursu Data2
FZ Data3 – kurs z dnia poprzedniego od daty na FZ.

PZ Data1
PZ Data2
PZKOR Kursu Data3
PZ Data4

FZ Data3 – kurs z dnia poprzedniego od daty na FZ.
Przekształcenia z poziomu listy PZ/FZ do FZ/PZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Pozwalaj na edycję cen/ kursu na FZ powstałym z PZPrzeliczaj ceny po nowym kursiePrzenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
zaznaczonyzaznaczonyzaznaczony
FZ Data1
FZKOR Kursu Data2
PZ Data3 – kurs z FZ (data i notowanie)
Tworzy się automatycznie PZKOR Kursu – kurs z FZKOR Kursu.
PZKOR kursu jest uwzględniana w wyliczeniach wartości zasobu.

PZ Data1
PZKOR Kursu Data2
FZ Data3 – kurs z PZ.
Tworzy się automatycznie drugie PZKOR Kursu z kursem z FZ.
Przekształcenia z poziomu listy PZ/FZ do FZ/PZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Pozwalaj na edycję cen/ kursu na FZ powstałym z PZPrzeliczaj ceny po nowym kursiePrzenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
zaznaczonyniezaznaczonyniezaznaczony
PZ Data1
PZKOR Kursu Data2

FZ Data3 – kurs z PZKOR Kursu (data i notowanie).

Korekta kursu waluty dla dokumentów rozchodowych
Korekta kursu na dokumentach rozchodowych ma wpływ na zysk ze sprzedaży, który wykazywany jest w PLN. Na oknie Zysk z transakcji po zaznaczeniu parametrów:
  • Uwzględniaj korekty – weryfikowane jest czy została wykonana korekta kursu do sprzedaży. Jeżeli tak, wyliczana jest wartość netto i zysk po korekcie.
  • Uwzględniaj WZKK – weryfikowane jest czy została wykonana korekta kursu do zakupu. Jeżeli tak, wyliczany jest koszt po korekcie i odpowiednio powiększany/pomniejszany zysk.
Podczas tworzenia i przekształcania rozchodowych dokumentów walutowych, posiadających korektę kursu znaczenie mają parametry znajdujące się w konfiguracji:
  • Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FS/PA.
  • Przenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
Przekształcenia z poziomu listy WZ/FS do FS/WZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FS/PAPrzenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
niezaznaczonyniezaznaczony
WZ Data1
WZ Data2
WZKOR Kursu
WZ Data3
FS Data4 – kurs z dnia poprzedniego od daty FS.
Przekształcenia z poziomu listy WZ/FS do FS/WZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FS/PAPrzenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
zaznaczonyniezaznaczony
WZ Data1
WZ Data2
WZKOR Kursu
WZ Data3

FS Data4 - kurs z dnia poprzedniego od daty FS.
Na wygenerowanych WZKOR – kurs z FS.

Przekształcenia z poziomu listy WZ/FS do FS/WZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FS/PAPrzenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
zaznaczonyzaznaczony
WZ Data1
WZKOR Kursu DATA2
FS Data3 – kurs z WZ.
Po zmianie kursu na FS na WZKOR przenoszony jest kurs z FS.
FS Data1
FSKOR Kursu DATA2
WZ Data3 – kurs z FS.
Tworzy się automatycznie WZKOR Kursu – kurs z FSKOR Kursu.
Przekształcenia z poziomu listy WZ/FS do FS/WZ z różnymi datami dokumentów, przy różnej konfiguracji parametrów
(Data1, Data2, Data3, Data4 – data dokumentu)
Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FS/PAPrzenoś daty sprzedaży/ zakupu na dokumenty powiązane.
niezaznaczonyzaznaczony
WZ Data1
WZKOR Kursu DATA2

FS Data3 – kurs z WZ.
FS Data1
FSKOR Kursu DATA2

WZ Data3 – kurs z FS.
Tworzy się automatycznie WZKOR Kursu – kurs z FSKOR Kursu.

 

Korekty podatku VAT

Korekta podatku polega na zmianie stawki VAT sprzedanego wcześniej towaru. Aby wykonać korektę podatku należy:
  1. ustawić kursor na dokumencie podstawowym, wcisnąć prawy przycisk myszy i z menu kontekstowego wybrać funkcję Korekta stawki VAT.
  2. ustawić kursor na dokumencie pierwotnym, następnie z menu rozwiniętego obok przycisku  wybrać funkcję Korekta stawki VAT.
Na ekranie pojawi się formularz faktury korygującej. W nagłówku dokumentu można zmienić: schemat numeracji, daty wystawienia i sprzedaży oraz formę i termin płatności. Pozycje faktury korygującej przepisane są z faktury źródłowej. Na ekranie wyświetlane są: kod towaru, ilość, jednostka miary, dotychczasowa stawka VAT i cena podstawowa. Kolumna Wartość korekty zawiera zera. Modyfikacja pozycji – czyli ustalenie tych elementów faktury, które podlegają korekcie VAT i przypisanie im nowych stawek podatku może polegać na:
  • skasowaniu pozycji, których korekta nie dotyczy. Kasowanie można wykonać ustawiając kursor na wybranej pozycji i wciskając przycisk z koszem, wybierając funkcję kasuj z kontekstowego menu lub z klawiatury, wciskając klawisz <DEL>. Przed skasowaniem program poprosi o potwierdzenie usunięcia pozycji.
Uwaga
W przypadku skasowania pozycji program nie renumeruje liczby porządkowej. Dzięki temu numer pozycji na dokumencie korygowanym i korekcie jest zawsze taki sam.
  • zmianie opisu i PKWiU. Jedyne pola, których modyfikacji można dokonać edytując dane o pozycji korekty to numer PKWiU oraz opis.
  • (!) zmianie stawki VAT dla pozycji. Aby to zrobić należy kolejno wyświetlić szczegóły o każdym elemencie korekty. Szczegóły wyświetlamy posługując się przyciskiem z lupką lub dwukrotnie klikając lewym klawiszem myszki na wybranej pozycji. Na wyświetlonym formularzu zmieniać można jedynie stawkę podatku VAT. Zmiana stawki spowoduje przeliczenie kwoty w pozycji Wartość korekty.
Jeśli do jednej faktury wykonujemy kolejno kilka korekt podatku VAT – kolejna korekta bierze pod uwagę stawki VAT wynikające z dokumentu źródłowego i poprzednich korekt. W przypadku Przyjęć Zewnętrznych i Faktur Zakupu, jeśli podatek VAT na dokumencie jest liczony algorytmem od brutto, po wystawieniu korekty VAT do PZ/FZ, zmianie ulegnie wartość netto zakupionego towaru (tym samym zmieni się wartość tego towaru na magazynie). Na dokumencie korekty VAT do Wydania Zewnętrznego w oknie Pozycja dokumentu dostępne są do edycji pola: VAT, Kategoria, PKWiU, Opis/ Atrybuty (w zależności od ustawionego parametru na karcie towaru – Pozwól na edycję opisu na dokumencie). Po zmianie stawki VAT na korekcie zostaje poprawnie naliczona wartość podatku VAT dla korygowanej transakcji. W zależności od wybranego na korygowanym WZ algorytmu naliczania podatku VAT (od netto/ brutto), zostaje zmieniona albo wartość netto pozycji (dla algorytmu od brutto) albo wartość brutto (dla algorytmu od netto). Jeżeli do Wydania Zewnętrznego zostanie wystawiona korekta stawki VAT, to po przekształceniu tego WZ do Faktury Sprzedaży, na FS zostanie pobrana poprawna stawka VAT z korekty WZ.
Uwaga
Nie ma możliwości utworzenia korekty stawki VAT do Wydania Zewnętrznego, które powstało z Faktury Pro Forma.

W przypadku, gdy do dokumentu zostanie utworzona korekta VAT, a następnie kolejna korekta (ilości lub wartości) – wtedy na kolejnym dokumencie korygującym handlowym stawka VAT dla towaru będzie uwzględniała zmianę stawki.

Przykład
Korekta VAT do faktury wystawionej w cenach netto. Wystawiona została faktura na kwotę netto 50 zł w stawce 23%. Następnie korygowana jest stawka VAT na 8%. W związku z czym program wylicza różnicę w kwocie VAT jako różnica podatku VAT wyliczonego dla stawki 23%.  (11,50 zł) i podatku VAT wyliczonego dla 8%.  (4,00 zł), która wynosi 7.50 zł. Zmniejszona zostaje wartość brutto faktury, natomiast wartość netto pozostaje taka sama.
Wartość nettoVATBrutto
Faktura50.00 zł11.561.5
Korekta0- 7.50 zł- 7.50 zł
 
Przykład
Korekta VAT do faktury wystawionej w cenach brutto. Wystawiona została faktura na kwotę brutto 50 zł w stawce 23%. Następnie korygowana jest stawka VAT na 8%. W związku z czym program wylicza różnicę w kwocie VAT jako różnica podatku VAT wyliczonego dla stawki 23%.   (9,35 zł) i podatku VAT wyliczonego dla 8%.  (3,70 zł), która wynosi 5,65 zł. Wartość brutto faktury pozostaje bez zmian, natomiast zwiększa się wartość netto.
Wartość nettoVATBrutto
Faktura40.659,35 zł 9.02 zł50.00 zł
Korekta5.65-5.650

Korekty Faktur RR

Na liście Faktur RR pod przyciskiem  oraz w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy udostępniono możliwość utworzenia korekty ilości, wartości (ceny) oraz stawki VAT. Domyślnym schematem numeracji dla Korekty do Faktury RR jest FRRK/numer bez zer/rok kalendarzowy. Schemat ten można zmodyfikować w Konfiguracji Firmy/ Definicje dokumentów/ Handel/ Faktura rolnika rycz.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Na korekcie do Faktury RR, na zakładce [Kontrahent] zawsze automatycznie ustawiany jest domyślny rachunek bankowy Płatnika (nie jest przenoszone konto bankowe Płatnika z dokumentu korygowanego).
Automatyczne generowanie dokumentów skojarzonych zależy od tego, jakie dokumenty były powiązane bezpośrednio z Fakturą RR w momencie zatwierdzania korekty: 
  • Korekta do FRR bez dokumentów powiązanych. Jeżeli do Faktury RR zostanie utworzona korekta, na późniejszą Fakturę Zakupu wygenerowaną z tej FRR przeniesione zostaną dane uwzględniające wszystkie wcześniejsze korekty do Faktury RR.
  • Korekta do FRR powiązanej z FZ (oraz PZ). Jeżeli do Faktury RR zostały utworzone dokumenty FZ (oraz PZ), zapis na trwałe korekty FRRK spowoduje wygenerowanie korekty do FZ (oraz PZ) z datą wpływu równą dacie wystawienia FRRK. Jako numer obcy na dokumentach FZKOR i PZKOR zostanie przeniesiony numer FRRK. Forma płatności na korekcie do Faktury Zakupu jest przenoszona z dokumentu źródłowego. Utworzenie korekty RR jest możliwe tylko wtedy, gdy dokumenty powiązane z Fakturą RR są zapisane na trwałe.
Uwaga
Dla Faktur RR powiązanych z Przyjęciem Zewnętrznym wygenerowanie korekty ilościowej „na minus” jest możliwe nawet wówczas, kiedy na magazynie nie ma wystarczającej ilości towaru. W takiej sytuacji program pozwoli na zapis dokumentu FRRK, a następnie pojawi się komunikat o niewystarczającej ilości towaru na magazynie. Po uzupełnieniu stanów magazynowych, aby ręcznie wygenerować brakujące dokumenty FZKOR i PZKOR należy wywołać funkcję Przekształcenie do FZ korekta dostępną w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy na dokumencie FRRK (z poziomu listy Faktur RR). Dokumenty zostaną utworzone z datą bieżącą.
Uwaga
Ponieważ korekty powiązane do dokumentu FRRK są tworzone w tle, gotówkowy dokument FZKOR trafi do Preliminarza Płatności jako nierozliczony.
Uwaga
Handel Plus. Jeżeli Faktura RR została utworzona z Faktury Zakupu, na której wprowadzono partie dostaw, na korekcie ilościowej „na minus” do Faktury RR nie będzie możliwości wskazania konkretnego zasobu. Zasoby zostaną skorygowane wg kolejności zapisu.
Dokumenty skojarzone, które utworzą się automatycznie, zostaną wystawione z taką samą datą, jak dokument źródłowy (FRRK). Anulowanie korekt Anulowanie korekty do Faktury RR spowoduje automatyczne anulowanie korekt do Faktury Zakupu i Przyjęcia Zewnętrznego, wynikających z tego dokumentu. Anulowanie FZKOR powiązanej z FRRK z poziomu listy Faktur Zakupu nie jest możliwe, taką operację można wykonać wyłącznie poprzez anulowanie korekty do Faktury RR.  

Dokumenty (informacje dodatkowe)

Kopiowanie dokumentu

Często się zdarza, że ci sami kontrahenci dokonują zakupów tych samych towarów i usług. W celu ułatwienia pracy i przyspieszenia obsługi klienta istnieje możliwość kopiowania wcześniej wystawionych dokumentów. Kopiowanie to polega na przepisaniu całej zawartości dokumentu do nowego formularza. Dokument podstawowy i kopia wystawione są dla tego samego kontrahenta i mają identyczne pozycje, ilości i ceny. Różnica dotyczy jedynie dat (proponowane są daty bieżące) i numeru (nadawany jest numer kolejny w schemacie zastosowanym na dokumencie pierwotnym). Tak wystawioną fakturę możemy dowolnie korygować. W przypadku modułów Handel, Handel Plus podczas kopiowania dokumentów, magazyny kopii dokumentu ustawiane są zgodnie ze schematem:
  • W pierwszej kolejności ustawiany jest magazyn domyślny dla operatora jeśli istnieje.
  • Jeśli magazyn domyślny operatora nie jest ustawiony, wówczas ustawiany jest magazyn domyślny stanowiska jeśli istnieje.
  • Jeśli nie ma magazynu domyślnego dla operatora lub stanowiska, kopiowany jest magazyn główny.
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Na Fakturach Zakupu oraz Fakturach Zakupu od Rolnika Ryczałtowego  powstałych przez kopiowanie ustawiany jest numer rachunku bankowego Płatnika z dokumentu kopiowanego, pod warunkiem że ten numer aktualnie znajduje się na formularzu Płatnika. Jeśli numer rachunku bankowego Płatnika został usunięty, na skopiowanym dokumencie ustawiany jest domyślny numer rachunku bankowego Płatnika.
Aby skopiować dokument należy:
  1. otworzyć listę dokumentów, zawierającą dokument, który chcemy kopiować (np. lista faktur),
  2. ustawić kursor na dokumencie, który będzie kopiowany,
  3. fakturę kopiujemy za pomocą kombinacji <CTRL> + <INSERT> lub <CTRL>+ ,
  4. otwarty zostanie formularz nowej faktury ze skopiowanymi danymi (mogą być modyfikowane).

Kopiowanie płatności na dokumentach

W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr związany z kopiowaniem tabeli płatności na dokumentach: Kopiowanie dokumentów – przenoś płatności z dokumentu źródłowego. Parametr jest uwzględniany zarówno podczas kopiowania pojedynczych dokumentów, jak i podczas kopiowania seryjnego. Jeśli parametr nie jest zaznaczony – na utworzonym dokumencie tabela płatności jest przeliczana od nowa i ustawiana zgodnie z formą płatności z zakładki [Ogólne]. Jeśli parametr jest zaznaczony – oprócz pozycji dokumentu kopiowana jest również tabela płatności, wraz z ustalonymi tam płatnościami częściowymi.
Uwaga
Jeśli Użytkownik wprowadzi zmiany na liście pozycji na skopiowanym dokumencie i równocześnie zdefiniowane będzie więcej niż jedna płatność częściowa – program nie skoryguje kwot w tabeli płatności tak, by była zgodna z wartością dokumentu. Użytkownik musi ponownie ustalić kwoty płatności.
Parametr dotyczy również kopiowania płatności związanych z kaucjami, których obsługę można włączyć w modułach Handel, Handel Plus (na zakładce [Kaucje] na FA, PA, FZ). Jednak działanie tego parametru jest również mocno związane z parametrem dotyczącym automatycznego naliczania kaucji na dokumentach w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Kaucje: 
  • Jeśli parametr o kopiowaniu płatności nie jest zaznaczony – to zarówno na zakładce [Płatności]jak i na zakładce [Kaucje] tabela płatności jest zawsze wyliczana od nowa.
  • Jeśli parametr o kopiowaniu płatności jest zaznaczony i zaznaczony jest równocześnie parametr o automatycznym naliczaniu kaucji – w momencie kopiowania ponownie przeliczane są kaucje. Dlatego kopiowana jest tabela płatności na zakładce [Płatności](związana z towarami handlowymi), natomiast na zakładce [Kaucje] tabela płatności związana z opakowaniami zwrotnymi jest przeliczana od nowa.
  • Jeśli parametr o kopiowaniu płatności jest zaznaczony i równocześnie nie jest zaznaczony parametr o automatycznym przeliczaniu kaucji – w momencie kopiowania dokumentu przepisywana jest zarówno lista towarów handlowych jak i opakowań zwrotnych. Dlatego na tworzony dokument kopiowane są zarówno płatności częściowe z zakładki [Płatności]jak i z zakładki [Kaucje]
Uwaga
W przypadku zmiany waluty na dokumencie tabele płatności (zarówno na zakładce Płatności jak i Kaucje) są wyliczane od nowa.
   

Eksport i import dokumentów przez pliki XML

Opcja importu i eksportu do pliku XML jest dostępna dla następujących dokumentów:  
  • Faktura Sprzedaży (FS),
  • Paragon (PA),
  • Rezerwacja Odbiorcy (RO),
  • Faktury Pro Forma (FPF),
  • Faktury Zakupu (FZ),
  • Zamówienia u Dostawcy (ZD),
  • Dowody Wewnętrzne Sprzedaży (FSW),
  • Wydania Zewnętrzne (WZ),
  • Przyjęcia Zewnętrzne (PZ),
  • Rozchody wewnętrzne (RW),
  • Przyjęcia Wewnętrzne (PW)
  • Przesunięcia międzymagazynowe (MM)
  • Dokumenty kaucyjne WKA i PKA
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Eksport dokumentu jest możliwy bezpośrednio z poziomu formularza dokumentu z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki  w pasku zadań. Przy eksporcie należy wskazać plik, w którym zapisany będzie dokument. Domyślną ścieżkę dostępu do katalogu można wpisać w Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry: Eksport dokumentów – katalog dla plików XML. W pliku zapisywane są wszystkie informacje z eksportowanego dokumentu:
  • pozycje (ilość, cena, wartość)
  • kontrahent
  • płatności
  • kody JPK_V7 (w przypadku Faktur)
  Import dokumentu jest możliwy z poziomu listy dokumentów z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki   w pasku zadań. Przy imporcie należy wskazać plik, z którego odczytywany będzie dokument. Domyślną ścieżkę dostępu do katalogu można wpisać w Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry: Import dokumentów – katalog dla plików XML. W oknie importu dla Faktur Sprzedaży, Faktur Zakupu i Paragonów jest dostępny parametr Utwórz dokument (-y) pierwotny (-e). Funkcja jest przydatna w sytuacji kiedy w Comarch ERP Optima należy wystawić korektę do dokumentu wystawionego uprzednio w poprzednim programie. Funkcja eksportu i importu dokumentów może być wykorzystywana podczas przekształcania dokumentów m.in. wtedy, jeśli w programie nie ma funkcji umożliwiającej bezpośrednią konwersję dokumentów. Jeżeli w importowanym pliku XML znajduje się nazwa kontrahenta to przy imporcie do Comarch ERP Optima nazwa jest pobierana z pliku, jeśli w pliku XML nie ma nazwy kontrahenta to jest ona pobierana z karty kontrahenta z Comarch ERP Optima rozpoznanego przy imporcie po kodzie, NIP lub GLN. Opis struktury plików XML dla importu i eksportu dokumentów jest dostępny wyłącznie dla Autoryzowanych Partnerów Comarch.
Przykład
Funkcja importu dokumentów z pliku XML nie jest dostępna w wersji oddziałowej programu (współpracującej z systemem Comarch  ERP XL) dla dokumentów WZ i PZ.

Zakładanie kart towarów i kontrahentów podczas importu dokumentów z pliku XML

Podczas importu dokumentów handlowo-magazynowych z pliku XML (z pominięciem Przyjęć Kaucji, Wydań Kaucji) możliwe jest automatyczne założenie kart towarów i kontrahentów, których nie ma w bazie docelowej. Opcja jest dostępna na liście dokumentów, na górnej wstążce pod ikoną Funkcje dodatkowe/ Import dokumentów. Na oknie importu dokumentów z pliku XML znajdują się domyślnie zaznaczone parametry: Załóż karty kontrahentów, Załóż karty towarów. Na oknie importu dodatkowo znajduje się parametr Utwórz dokument pierwotny, po zaznaczeniu sprzedaż i zakup zostaną zaimportowane jako dokument pierwotny (szczegóły w artykule Korekty do dokumentów nie istniejących w systemie).

Dodawanie towarów

Towary, które zostaną dodane do bazy, wyświetlane są w oknie Wybierz parametry dodawanych towarów. W tym miejscu można dla każdej pozycji określić: Typ – towar lub usługa, Produkt – prosty lub złożony, Kaucja – parametr należy zaznaczyć jeśli towar ma być opakowaniem kaucjonowanym (opcja dostępna dla modułu Handel jeśli w konfiguracji włączono obsługę opakowań kaucjonowanych). Karta jest zakładana na podstawie danych zawartych w pliku – kodu, nazwy, opisu, kodu EAN, PKWiU, numeru katalogowego, stawki VAT, jednostki miary podstawowej, jednostki miary pomocniczej. Jednostki miary z pliku, których nie ma w programie, zostaną dodane i ustawione na karcie towaru. Dotyczy to zarówno jednostek podstawowych, jak i pomocniczych wraz z przelicznikiem. Jeżeli karta towaru i powiązane z nią jednostki znajdują się już w programie, ale przelicznik w pliku jest inny niż na karcie, wówczas na importowany dokument przelicznik zostanie pobrany z pliku.

Dodawanie kontrahentów

W momencie importu dokumentów, jeżeli nie znaleziono kontrahenta – dotyczy to zarówno nabywcy (sekcja Płatnik w pliku XML), jak i odbiorcy (sekcja Odbiorca w pliku XML) – założona zostanie nowa kartoteka.
  • Jeżeli w pliku znajduje się NIP, karta kontrahenta zostanie założona na podmiot gospodarczy, w przeciwnym wypadku zostanie założona na osobę fizyczną. Jeśli w pliku jest również prefiks NIP, dla prefiksu PL kontrahent zostanie zaimportowany jako krajowy, dla pozostałych prefiksów (występujących w programie) jako wewnątrzunijny. Natomiast kontrahent z Wielkiej Brytanii zostanie zaimportowany jako kontrahent pozaunijny.
  • Forma płatności jest pobierana z pliku (forma płatności musi znajdować się w bazie docelowej, aby import się powiódł).
  • Domyślna waluta ustawiana na karcie kontrahenta jest zgodna z walutą dokumentu (jeśli waluty nie ma w bazie docelowej, zostanie ona dodana podczas importu).
     

Udzielanie rabatów

Rabaty występujące w programie zostały podzielone na dwie grupy: rabaty związane z kontrahentem i z towarem. O tym, który rabat będziemy wykorzystywać decydują: 
  • priorytety – program zawsze stosuje rabat o najwyższym priorytecie
  • ustawienie metody obliczania w Konfiguracji firmy/ Handel/ Rabaty.
Uwaga
Funkcja rabatowania jest aktywna tylko, jeśli Użytkownik posiada moduł Handel lub Handel Plus.
Uwaga
Rabaty procentowe można ustalać wyłącznie dla domyślnej grupy towarów. Jest to grupa, którą wskazuje się w oknie pozycji cennika na zakładce [Ogólne].
Metoda obliczania upustu: W programie mamy możliwość określenia metody obliczania upustu (parametry dostępne są w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Rabaty)::
  • rabat addytywny – jest sumą rabatu udzielonego dla kontrahenta i danego towaru. Rabat ten polecany jest przy niskich stopach upustów, w szczególnych przypadkach może przekroczyć 100%
  • rabat multiplikatywny – zapewnia, że rabat wypadkowy kontrahenta i towaru nie przekroczy 100%.
  • rabat kontrahenta – w przypadku zdefiniowania rabatu dla kontrahenta i dla towaru, ważniejszy jest rabat kontrahenta i on zostanie uwzględniony na dokumencie.
  • rabat towaru – w sytuacji zadeklarowania rabatu dla kontrahenta i dla towaru, program uwzględni rabat związany z towarem.
Przykład
W celu łatwiejszego zrozumienia istoty rabatów przeanalizujmy następującą sytuację:
  • kontrahent CIS ma 20% rabat
  • towar AB ma ustalony 30% rabat
Jaki rabat zostanie wyliczony jeśli kontrahent CIS kupi towar AB?
Rabat addytywny20%+30% = 50%
Rabat multiplikatywny(1-(1-20%)*(1-30%) = 44%
Ważniejszy rabat towaru0.3
Ważniejszy rabat kontrahenta0.2
Rabaty terminowe. Dla każdego rodzaju rabatu możemy w kolumnach Data rozpoczęcia promocji oraz Data zakończenia promocji określić ich okres obowiązywania. Jeżeli w wyżej wyszczególnionych kolumnach nie zostaną zdefiniowane żadne daty, będzie to oznaczało, że promocja obowiązuje bezterminowo. W momencie gdy zostanie zdefiniowana tylko Data rozpoczęcia promocji, jednocześnie bez wskazania Daty zakończenia promocji, oznaczać to będzie promocję obowiązującą bezterminowo rozpoczynającą się we wskazanej dacie. W odwrotnej sytuacji, gdy tylko Data zakończenia promocji będzie wskazana, promocja trwa tylko do wskazanej daty. Podczas definiowania nowego rabatu program sprawdza, czy we wskazanym okresie obowiązywania nie obowiązuje inna promocja. W przypadku nałożenia się na siebie okresów obowiązywania, zostanie wyświetlona ikona błędu z informacją: Data promocji pokrywa się z istniejącą promocją. Zmień daty obowiązywania promocji. Rabat typu stała cena Rabat typu stała cena ma najwyższy priorytet (szczegółowy opis w artykule Priorytety rabatów) w stosunku do innych rabatów ustalonych w programie. Oznacza to, że w przypadku określenia stałej ceny dla towaru pomijane są pozostałe rabaty zdefiniowane dla tego towaru lub dla kontrahenta. Stałą cenę dla towaru można określić z poziomu okna Rabaty, zakładka Stała cena.
Rabat typu stała cena
Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski. Podczas definiowania ceny należy określić: Kod towaru – którego dotyczy definiowana stała cena Typ ceny – czy definiowana cena jest ceną netto czy brutto. Podczas wpisywania towaru na dokument program automatycznie wylicza cenę zgodną z algorytmem liczenia tego dokumentu. Cena – cena stała Waluta – waluta, w jakiej określona jest cena. W przypadku cen określonych w walutach obcych program automatycznie przelicza je wg obowiązującego kursu na walutę zgodną z walutą wystawianego dokumentu. Opis – opis rabatu. Data rozpoczęcia promocji – określa początek obowiązywania rabatu. Data zakończenia promocji – określa koniec obowiązywania rabatu. Stała cena na towar może dotyczyć:
  • wszystkich kontrahentów – wtedy niezależnie od kontrahenta wpisanego na dokument dla towaru zawsze proponowana jest stała cena.
  • grupy kontrahentów – w przypadku kontrahentów należących do wskazanej grupy proponowana jest stała cena. Dla wszystkich pozostałych proponowane są ceny zgodne z określoną na ich karcie grupą cenową oraz przyznanymi rabatami. W przypadku ceny definiowanej dla grupy kontrahentów należy wcześniej wskazać grupę (wybór jest możliwy z rozwijanej listy).
  • jednego kontrahenta – podane ceny stałe dotyczą tylko danego kontrahenta. Wyboru kontrahenta można dokonać z listy wyświetlanej po wciśnięciu przycisku lub wpisując bezpośrednio w pole.
Operacje seryjne dla listy rabatów Na liście rabatów możliwe jest seryjne dodawanie nowych lub modyfikację już istniejących rabatów. Po rozwinięciu strzałki przycisku operacji seryjnych dostępne są dwie opcje:
  • Dodaj rabaty – wybór umożliwia zdefiniowanie nowych rabatów
  • Zmień rabaty – wybór umożliwia modyfikację istniejących rabatów.
Operacje seryjne mają zastosowanie dla zaznaczonych pozycji na liście rabatów. W przypadku, gdy żaden nie jest zaznaczony, funkcja wywoływana jest dla pozycji, która została wskazana kursorem. Szczegóły zostały opisane w artykule Rabat typu stała cena. Zestawienie rabatów kontrahenta

Obsługa rabatów na dokumencie

Podczas wystawiania faktury korzystając z wcześniej określonych rabatów – program sam, w zależności od zadanego sposobu upustów ustali właściwe ceny sprzedaży. Dla każdej pozycji zostanie uzupełnione pole rabat (pole jest edytowalne – rabat można zmienić). Jeśli nie zdefiniowano rabatów dla kontrahenta/ towaru (funkcja jest dostępna również w module Faktury):
  • podczas wystawiania faktury dla każdej pozycji możemy oddzielnie ustalać upusty (lub wpisać bezpośrednio cenę sprzedaży).
  • jeśli na danym dokumencie wszystkie pozycje mają mieć taki sam rabat (bez względu na proponowane) – wtedy po wpisaniu wszystkich pozycji na dokument należy zadeklarować rabat w nagłówku. Program ponownie przeliczy ceny sprzedaży. Należy pamiętać, że punktem wyjścia będzie cena z karty towaru.
Niezależnie od sposobu ustalania rabatów wynikowy upust dla całego dokumentu jest widoczny w nagłówku dokumentu w polu RABAT. Wartość pola jest automatycznie przeliczana po dopisaniu kolejnej pozycji lub wprowadzeniu zmian na już istniejącej. Niezależnie od sposobu udzielania rabatu – zawsze pomniejszane są ceny jednostkowe towarów. Jako cena wyjściowa proponowana jest cena z karty towaru z grupy przypisanej kontrahentowi. Przy zmianie wartości rabatu, nowa cena wyliczana jest zawsze od ceny odczytanej z karty towaru. Rabaty terminowe Podczas wystawiania dokumentów, przyznanie rabatu będzie uzależnione od tego, czy dla udzielonego rabatu określona jest data początkowa i/ lub końcowa oraz czy data na dokumencie zawiera się w tym przedziale czasowym. Po ustaleniu okresu obowiązywania rabatu, jego przyznanie na dokumentach będzie uzależnione od: Daty sprzedaży dla dokumentów:
  • Faktura Sprzedaży
  • Faktura VAT marża
  • Faktura Pro Forma
  • Paragon
  Terminu rezerwacji dla dokumentów:
  • Rezerwacja odbiorcy
  Daty wydania dla dokumentów:
  • Wydanie Zewnętrzne
  • Wydanie Kaucji
  W przypadku zmiany powyższych dat na dokumencie nieprzekształconym z innego dokumentu, zapisanym wcześniej do bufora wystąpi komunikat: Czy wykonać aktualizację warunków handlowych dla pozycji? Jeśli użytkownik wybierze: Tak – program naliczy promocje zgodnie z wybraną datą sprzedaży, Nie – program nie zmieni cen na dokumencie. Dokumenty przekształcone będą posiadały ceny oraz wartości rabatów przeniesione z dokumentów pierwotnych.
Uwaga
Dla poszczególnych operatorów można zablokować możliwość zmiany ceny bądź udzielania dodatkowych rabatów na dokumentach. Parametry są opisane w artykule Konfiguracja uprawnień operatora.

Rabaty na dokumentach skojarzonych

W przypadku konwersji dokumentów mechanizm wyliczania rabatu w nagłówku działa w ten sposób, że:
  • jeśli dokumenty konwertowane są 1→1: na tworzony dokument przepisywany jest rabat z nagłówka z dokumentu pierwotnego
  • jeśli dokumenty konwertowane są w stosunku wiele →1: na tworzonym dokumencie wyliczany jest rabat wynikowy wg wzoru: (wartość przed rabatem – wartość po rabacie)/ wartość przed rabatem * 100%

Mechanizm podzielonej płatności

https://www.youtube.com/watch?v=O4olqTpnyfU
Na podstawie Ustawy z dnia 9 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, dla transakcji dokonanych pomiędzy przedsiębiorcami krajowymi będącymi podatnikami, dotyczących towarów wskazanych w nowym załączniku nr 15 do wyżej wymienionej ustawy o VAT, od 1 listopada 2019 r. należy stosować mechanizm podzielonej płatności (kwota VAT jest automatycznie przelewana przez bank na specjalny rachunek VAT). Mechanizm podzielonej płatności ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego, zastąpił on funkcjonujące dotychczas odwrotne obciążenie. Ma być stosowany obligatoryjnie dla faktur o jednorazowej wartości (bez względu na liczbę wynikających z niej płatności) przekraczającej 15 000 PLN – płatności do takich faktur muszą być dokonywane przelewem oraz wydruk faktury musi posiadać adnotację o zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności. W programie Comarch ERP Optima mechanizm podzielonej płatności został zrealizowany zgodnie z poniższym opisem.

Towary podlegające MPP

W oknie pozycji cennikowej (menu Ogólne/ Cennik), na zakładce [Ogólne] znajduje się parametr MPP – podzielona płatność. Należy go zaznaczyć dla wszystkich towarów objętych mechanizmem podzielonej płatności. Wykaz towarów objętych MPP znajduje się w załączniku nr 15 do ustawy o VAT (zostały tu przeniesione towary i usługi, dla których dotychczas obowiązywał mechanizm odwrotnego obciążenia, ponadto w nowym załączniku nr 15 zamieszczone zostały między innymi towary takie jak: węgiel i wyroby węglowe, części i akcesoria do pojazdów samochodowych, części i akcesoria do motocykli, maszyny i urządzenia elektryczne). W związku z tym, że mechanizm podzielonej płatności zastąpił od 01.11.2019 r. odwrotne obciążenie, na wszystkich pozycjach cennikowych, które miały na swoich kartotekach ustawione odwrotne obciążenie na Tak bądź Powyżej limitu, po aktualizacji do wersji 2020.0.1 Comarch ERP Optima, parametr MPP – podzielona płatność został zaznaczony automatycznie. Na liście zasobów i w cenniku poprzez operację seryjną Zmiana parametrów karty można ten parametr ustawić dla zaznaczonych towarów:

W arkuszu MS Excel zawierającym wyeksportowany cennik znajduje się kolumna Podzielona płatność, wartość 1 oznacza dla towaru zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność (wartość 0 – parametr niezaznaczony). Podczas importu cennika z pliku MS Excel parametr jest ustawiany na dodawanych do bazy towarach zgodnie z informacją zawartą w arkuszu.

Kontrahenci

Kontrahenci, dla których ma być stosowany mechanizm podzielonej płatności powinni mieć określony status jako Krajowy – menu Ogólne/ Kontrahenci, karta kontrahenta, zakładka [Handlowe], pole Status. Ze względu na to, że mechanizm podzielonej płatności od 01.11.2019 r. zastąpił dla transakcji krajowych odwrotne obciążenie, na formularzu kontrahenta dla krajowych podmiotów gospodarczych, należy zmienić rodzaj transakcji z Podatnikiem jest nabywca na Krajowy (menu Ogólne/ Kontrahenci – karta kontrahenta, zakładka [Handlowe], pole Rodzaj transakcji). Zmianę tę można wykonać dla podmiotów zaznaczonych na liście poprzez Operacje seryjne/ Zmień status: Aby znaleźć na liście kontrahentów ze statusem Podatnikiem jest nabywca, należy z dodatkowych kolumn dodać do widoku kolumnę Status. Jeśli po wykonaniu zmiany statusu kontrahenta zajdzie jeszcze potrzeba wystawienia dla niego transakcji z odwrotnym obciążeniem, status Podatnikiem jest nabywca należy ustawić z poziomu dokumentu na zakładce [Kontrahent].

Mechanizm podzielonej płatności na dokumentach

  • Zastosowanie podzielonej płatności na fakturze oznacza, że kwota VAT zostanie automatycznie przelana przez bank na specjalny rachunek VAT.
  • Dla Faktur Sprzedaży, Faktur Pro Forma, Faktur Zaliczkowych, Faktur Zakupu oraz korekt do tych dokumentów, na zakładce [Ogólne] znajduje się parametr MPP – podzielona płatność umożliwiający rozliczenie faktury za pomocą mechanizmu podzielonej płatności.
    • Jeśli stosowano odwrotne obciążenie wg karty towaru (w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry zaznaczony parametr Odwrotne obciążenie wg karty towaru), parametr jest widoczny na fakturach, które mają wszystkie daty większe niż 10.2019 r.
    • Jeśli w konfiguracji nie jest zaznaczony parametr o stosowaniu odwrotnego obciążenia wg karty towaru, parametr jest widoczny na fakturach od wersji 2020.0.1 Comarch ERP Optima, należy jednak pamiętać, że dla faktur wystawianych do 31.10.2019 r. obowiązywał mechanizm odwrotnego obciążenia.
  • Od 01.11.2019 r. towary na fakturze mają naliczony podatek VAT zgodnie ze stawką VAT ustaloną w pozycji cennikowej (do 31.10.2019 stosowane było odwrotne obciążenie, towary podlegające temu mechanizmowi na fakturze miały stawkę VAT NP). Na fakturze widoczna jest informacja o łącznej wartości brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które na swoich kartotekach mają zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności:
W łącznej wartości dokumentu podlegającej MPP nie są uwzględnianie pozycje ze stawką VAT NP. W przypadku dokumentów w walucie obcej, wyświetlana jest suma wartości pozycji przeliczonych na walutę PLN.
  • Faktury, które podlegają mechanizmowi podzielonej płatności muszą mieć zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność. Płatności do takich dokumentów mają w menu Kasa/ Bank/ Preliminarz płatności zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność oraz wyodrębnioną kwotę podatku VAT.
  • Parametr MPP – podzielona płatność jest zaznaczany na dokumencie automatycznie po spełnieniu poniższych warunków:
    • na dokumencie wszystkie daty są większe niż 31.10.2019,
    • kontrahent jest podmiotem gospodarczym o statusie krajowy bądź podatnikiem jest nabywca,
    • wartość dokumentu przekracza 15 000 PLN,
    • przynajmniej jeden z towarów dodanych na dokument ma na kartotece zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność oraz przypisaną stawkę VAT różną od NP,
Dotyczy wersji: 2020.1.1
    • w przypadku Faktur Sprzedaży, Faktur Zakupu wystawionych w walucie obcej – płatność VAT jest wykazana w PLN. W przypadku Faktur Pro Forma wystawionych w walucie obcej – w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry – jest zaznaczona opcja Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie.
Do czasu zapisania dokumentu na stałe, Użytkownik może ręcznie zmieniać ustawienie parametru MPP. Jeśli spełnione są powyższe warunki, ale Użytkownik odznaczył parametr MPP na dokumencie, to przy zapisie dokumentu wyświetlana jest informacja: Na dokumencie są towary, które na mocy ustawy o VAT powinny być rozliczone za pomocą mechanizmu podzielonej płatności. Czy zastosować mechanizm podzielonej płatności? (Tak/ Nie). Po wybraniu Tak parametr MPP – podzielona płatność zostanie zaznaczony.
  • Nie ma możliwości seryjnego zatwierdzenia faktur, na których mimo spełnienia warunków obligatoryjnego stosowania MPP, nie zaznaczono parametru MPP – podzielona płatność. Takie dokumenty należy zatwierdzać pojedynczo z poziomu otwartego formularza.
  • W przypadku, kiedy na karcie kontrahenta (menu Ogólne/ Kontrahenci), na zakładce [Płatności] jest zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność (do wersji 2019.6.1 parametr nosił nazwę Split Payment) to po wybraniu tego kontrahenta na dokument, parametr MPP – podzielona płatność jest zaznaczany automatycznie – nie są sprawdzane powyższe warunki.
  • Ze względu na to, że należności za faktury, na których zastosowano mechanizm podzielonej płatności powinny być uiszczane na rachunek bankowy, jeśli na dokumencie wybrane są płatności powiązane z rejestrem kasowym bądź o typie gotówka, podczas zapisu dokumentu informujemy Użytkownika, że: Dokument został zakwalifikowany do rozliczenia mechanizmem podzielonej płatności. Na dokumencie wybrana forma płatności nie jest skojarzona z rejestrem bankowym. Czy chcesz zmienić płatność? (Tak/ Nie). Dodatkowo w polu Razem zawierającym łączną wartość brutto dokumentu, wyświetlane jest ostrzeżenie na ten temat: Dokument został zakwalifikowany do rozliczenia mechanizmem podzielonej płatności. Na dokumencie wybrana forma płatności nie jest skojarzona z rejestrem bankowym.
Z uwagi, że Faktury Pro Forma nie generują płatności, powyższa informacja nie jest wyświetlana na FPF.
Uwaga
Nie ma możliwości zaznaczenia parametru MPP – podzielona płatność na Fakturach Sprzedaży tworzonych do Paragonów.
  • Na wydrukach Faktur Sprzedaży, Fktur Pro Forma, Faktur Zaliczkowych oraz korekt do tych dokumentów, dla których zastosowano MPP, widoczna jest adnotacja Mechanizm podzielonej płatności.
  • Parametr MPP – podzielona płatność nie jest automatycznie zaznaczany przez program na fakturach wystawianych na podmiot o typie Bank, Pracownik, Wspólnik.
 

Korekty

  • Korekty (ilości/ wartości/ stawki VAT/ kursu waluty). W przypadku korekty zmniejszającej wartość transakcji do poniżej 15 tys. zł brutto, na takiej korekcie zgodnie z przepisami nie będzie zaznaczany automatycznie parametr Mechanizm podzielonej płatności. Jeśli natomiast korekta będzie zwiększać wartość transakcji do powyżej 15 tys. zł brutto (w tym przypadku wartość Faktury korygowanej może opiewać na kwotę niższą niż 15 tys. zł, ale zostanie zwiększona korektą), to na korekcie zostanie automatycznie zaznaczony parametr MPP.
Użytkownik ma możliwość ręcznej zmiany ustawienia parametru MPP – podzielona płatność na korekcie.
  • Na Korekcie Granicznej, z wyjątkiem sytuacji, kiedy kontrahent wskazany na FZKG ma na karcie zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność, parametr MPP – podzielona płatność jest zawsze domyślnie niezaznaczony.
  • Korekta danych – jeżeli Faktura Sprzedaży spełnia wszystkie wymogi do zastosowania mechanizmu podzielonej płatności i towary na FS mają naliczony podatek VAT, a mimo to została zatwierdzona na stałe bez zaznaczonego parametru MPP – podzielona płatność, do takiej FS można wystawić korektę danych, na której należy zaznaczyć parametr MPP – podzielona płatność, wówczas na korygowanej FS oraz na płatności w menu Kasa/ Bank/ Preliminarz płatności zostanie zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności, na wydruku będzie drukowana adnotacja Mechanizm podzielonej płatności. W przypadku wydruku Eko – korekta danych, aby na wydruku drukowana była adnotacja Mechanizm podzielonej płatności, w polu Korekta z tytułu należy wpisać Mechanizm podzielonej płatności.
Jeśli na korygowanej FS nie naliczono VAT, po korekcie danych, należy do FS wystawić korektę stawki VAT i zaznaczyć na niej MPP – podzielona płatność.

Faktury zaliczkowe i finalne Faktury Sprzedaży do Faktur Pro Forma

Dotyczy wersji: 2020.5.1
Parametr MPP – podzielona płatność jest zaznaczany automatycznie na fakturze zaliczkowej, jeśli wartość zaliczki wynosi ponad 15 tys. zł brutto i na Fakturze Pro Forma, do której jest tworzona FZAL, znajduje się przynajmniej jedna pozycja z zaznaczonym na kartotece parametrem MPP – podzielona płatność. Na fakturze końcowej parametr MPP będzie zaznaczony automatycznie tylko wtedy, jeśli jego wartość przekroczy kwotę 15 tys. zł brutto i przynajmniej jedna pozycja będzie posiadać na kartotece zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność. Jeśli Użytkownik na Fakturze Pro Forma odznaczy parametr MPP – podzielona płatność, na powiązanej Fakturze Zaliczkowej i finalnej Fakturze Sprzedaży, parametr ten zostanie automatycznie zaznaczony w sytuacji, kiedy Faktura spełnia warunki do obligatoryjnego zastosowania podzielonej płatności.

Dokumenty w walutach obcych

Mechanizmowi podzielonej płatności podlegają wyłącznie faktury wystawione w walucie obcej dla krajowych podmiotów gospodarczych, na których płatność VAT naliczana jest w PLN (na formularzu faktury, na zakładce [Płatności] musi być zaznaczony parametr VAT w PLN). W tym celu należy zaznaczyć w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ ParametryPłatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie.
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Na Fakturach Pro Forma wystawianych w walucie obcej, parametr VAT w PLN nie jest dostępny. Parametr MPP – podzielona płatność na takich FPF jest aktywny po zaznaczeniu w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry opcji Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie.
Uwaga
Na Fakturach Zaliczkowych wystawionych w walucie obcej, z uwagi na brak możliwości naliczania podatku VAT w PLN, nie ma możliwości zastosowania mechanizmu podzielonej płatności

Dokumenty wystawiane w okresie przejściowym (przełom października i listopada 2019 r.)

  • Dokumenty w buforze, kopiowanie dokumentów:
Dla Faktur Sprzedaży, Faktur Zaliczkowych oraz Faktur Zakupu będących w buforze, na których zastosowano odwrotne obciążenie, po zmianie dat na późniejsze niż 31.10.2019 r., przy zapisie dokumentu wyświetlany jest komunikat: Na dokumencie występują pozycje z odwrotnym obciążeniem. Od 01.11.2019 roku odwrotne obciążenie zostało zastąpione mechanizmem podzielonej płatności. Czy zastosować mechanizm podzielonej płatności? (Tak/ Nie).
    • Po wybraniu Tak rodzaj transakcji na dokumencie zostanie zmieniony na krajowy, do towarów zostanie doliczony podatek VAT (zgodnie ze stawką VAT ustaloną na kartotece towarowej) oraz:
      • jeśli wartość brutto dokumentu przekracza 15 000 PLN i na towarze jest zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność, to na dokumencie zostanie zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność. Parametr MPP nie zostanie zaznaczony na dokumencie, jeśli stawka VAT na kartotece towarowej to NP.
    • Po wybraniu Nie, na fakturze zostanie zastosowane odwrotne obciążenie.
Dla dokumentów magazynowych, Zamówień u Dostawcy, Rezerwacji Odbiorcy oraz Faktur Pro Forma będących w buforze na których zastosowano odwrotne obciążenie, po zmianie dat na późniejsze niż 31.10.2019 r., przy zapisie dokumentu wyświetlany jest komunikat: Na dokumencie występują pozycje z odwrotnym obciążeniem. Od 01.11.2019 roku odwrotne obciążenie zostało zastąpione mechanizmem podzielonej płatności. Czy chcesz naliczyć VAT dla pozycji? Po wybraniu Tak rodzaj transakcji na dokumencie zostanie zmieniony na krajowy oraz do towarów zostanie doliczony podatek VAT (zgodnie ze stawką VAT ustaloną na kartotece towarowej). Analogiczne komunikaty są wyświetlane dla dokumentów kopiowanych z datą późniejszą niż 31.10.2019 r. na podstawie dokumentów, dla których zastosowano odwrotne obciążenie.
  • Przekształcenia dokumentów:
W przypadku przekształcania dokumentów magazynowych: Wydań Zewnętrznych, Przyjęć Zewnętrznych oraz dokumentów Faktur Pro Forma, Rezerwacji Odbiorcy, Zamówień u Dostawcy, na których zastosowano mechanizm odwrotnego obciążenia, do dokumentów handlowych (Faktur Sprzedaży/ Zakupu), w sytuacji, kiedy na fakturach wszystkie daty są późniejsze niż 31.10.2019 r, program wyświetla komunikat: Na dokumencie występują pozycje z odwrotnym obciążeniem. Od 01.11.2019 roku odwrotne obciążenie zostało zastąpione mechanizmem podzielonej płatności. Czy zastosować mechanizm podzielonej płatności? (Tak/ Nie).
    • Po wybraniu Tak rodzaj transakcji na dokumencie zostanie zmieniony na krajowy, do pozycji doliczany jest podatek VAT (zgodnie ze stawką VAT ustaloną na kartotece towarowej) oraz na dokumencie jest zaznaczany parametr MPP w sytuacji, kiedy wartość brutto dokumentu przekracza 15 000 PLN oraz na towarze jest zaznaczony parametr MPP. Parametr MPP nie zostanie zaznaczony na dokumencie, jeśli stawka VAT na kartotece towarowej to NP.
    • Po wybraniu Nie, na fakturze zostanie zastosowane odwrotne obciążenie.
   

Dopisywanie pozycji na dokument

Nową pozycję można dopisać przez wciśnięcie przycisku  , klawisza <INSERT> czy wybór Dodaj z menu kontekstowego. W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr odpowiedzialny za sposób dodawania kolejnej pozycji do dokumentu. Do wyboru użytkownika jest dodawanie poprzez edycję bezpośrednio na liście lub przez podniesienie formularza pozycji: 
    • edycja na liście – niezależnie od dokumentu zawsze otwierane jest pole bezpośrednio na formularzu dokumentu, gdzie można wpisać bezpośrednio kod towaru. Lista towarów jest dostępna m.in. po wciśnięciu kombinacji klawiszy <ALT>+<STRZAŁKA w GÓRĘ oraz przycisku <TAB> w pustym polu Kod w pustym polu z Nazwą.
    • podniesienie formularza – podczas dodawania pozycji zawsze podnoszony jest formularz pozycji, gdzie m.in. dostępne jest pole na opis towaru.
    • podniesienie formularza – szybka obsługa – taki sposób wystawiania dokumentów powinien ułatwić proces dopisywania pozycji przy użyciu klawiatury. Dopisanie pozycji sprowadza się do wciśnięcia: <INSERT> (otwiera formularz pozycji), <ENTER> (zatwierdzenie wprowadzonego kodu towaru), <ENTER> (zatwierdzenie ilości) i <ENTER> (zatwierdzenie pozycji).

Dodając na dokument pozycje poprzez podniesienie formularza, w oknie Pozycja dokumentu znajduje się przydatna informacja prezentująca aktualny stan towaru na magazynie wybranym na dokumencie. Ilość w polu Stan towaru jest zależna od parametru w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/Zamówienia i Rezerwacje – Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje. Jeśli parametr jest zaznaczony – sprawdzana jest ilość dostępna towaru (pomniejszona o rezerwacje). Jeśli parametr jest niezaznaczony – sprawdzana jest całkowita ilość towaru na magazynie. Prezentowany jest stan towaru na datę sprzedaży (w przypadku PA, FS), datę wydania (w przypadku WZ) i datę wystawienia (w przypadku RW, MM).</ p>

Stan towaru prezentowany jest w jednostce miary towaru wskazanej na dokumencie. Pole jest widoczne wyłącznie na dokumentach w buforze.</ p>

W przypadku modułów Handel, Handel Plus dostępna jest również opcja:
  • wybór wielu towarów – podczas dodawania pozycji zawsze otwierana jest lista towarów z możliwością jednoczesnego wyboru wielu. Jeśli wystąpi sytuacja, gdy towar nie może zostać dopisany do dokumentu (np. nie ma wystarczającej ilości w magazynie) – zostanie wyświetlona informacja o towarach które nie zostały przepisane.
    • W module Handel z poziomu okna Lista zasobów można zmienić magazyn celem podglądu stanu na innych magazynach, natomiast towar zostanie pobrany na dokument z magazynu wskazanego na dokumencie.
    • W module Handel Plus w przypadku dokumentów Faktura Sprzedaży, Paragon, Rezerwacja Odbiorcy, Zamówienie u Dostawcy – dodając towar na dokument, można zmienić magazyn dla poszczególnych pozycji dokumentu. Dla pozostałych dokumentów, z poziomu okna Lista zasobów można zmienić magazyn celem podglądu stanu na innych magazynach, natomiast towar zostanie pobrany na dokument z magazynu wskazanego na dokumencie.
Kod i Nazwa na dokumentach Z poziomu dokumentu możliwa jest edycja wartości zarówno dla kodu jak i dla nazwy towaru. Wpisując w jedno z tych pól kod towaru, nazwę lub kod EAN, program w zależności od tego w którym polu zostały te dane wpisane, wyszuka kolejno:
  • dla pola Kod – najpierw sprawdzi, czy istnieje w Cenniku kod towaru taki, jak wpisany ciąg znaków, jeśli natomiast nie znajdzie, będzie szukał pasującej nazwy, w następnej kolejności sprawdzi istnienie zgodnego kodu EAN,
  • dla pola Nazwa – najpierw sprawdzi czy istnieje towar o takiej nazwie, jeśli nie istnieje wtedy będzie szukał zgodnego kodu towaru, w ostatniej kolejności sprawdzi kody EAN.
Jeśli według poniższych zasad, w Cenniku zostanie znaleziony pasujący do wzorca towar, wówczas po potwierdzeniu klawiszem <ENTER> odpowiednio zostaną wypełnione pola – Kod i Nazwa. W przeciwnym razie, jeśli żaden z towarów istniejących w bazie nie będzie pasował do wzorca, wówczas program wyświetli pełną listę towarów. Po otwarciu listy kursor ustawi się na towarze, który najbardziej odpowiada wpisanemu na formularzu dokumentu ciągowi znaków. Informacja o stanie towaru na magazynie Na formularzu:
  • Faktury Sprzedaży,
  • Paragonu,
  • Rezerwacji Odbiorcy,
  • Wydania Zewnętrznego,
  • Rozchodu Wewnętrznego
  • oraz na Przyjęciu Wewnętrznym Produktów, na pozycji cennika, w zakładce [Receptura].
znajduje się kolumna Stan Zasobów – prezentacja stanu towaru dla magazynu wybranego na dokumencie zgodnie z ustawioną datą sprzedaży.
  • Kolumna jest zależna od parametru w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje – Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje. Jeśli parametr jest zaznaczony – sprawdzana jest ilość dostępna towaru (pomniejszona o rezerwacje). Jeśli parametr jest niezaznaczony – sprawdzana jest całkowita ilość towaru na magazynie. Kolumna Stan Zasobów przyjmuje następujące wartości:
- stan towaru powyżej ilości minimalnej określonej w menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby – na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe], - stan towaru poniżej ilości minimalnej określonej na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe], - zerowa ilość towaru na magazynie.
 
  • Stan Zasobów jest wyświetlany w odniesieniu do jednostki miary wskazanej na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe] dla pola Ilość minimalna.
  • Kolumna Stan Zasobów jest dostępna wyłącznie dla dokumentów w buforze.
  • Stan Zasobów nie jest wyświetlany dla usług.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
 Zmiana kolejności pozycji na dokumentach Na formularzach dokumentów handlowo magazynowych można zmieniać kolejność pozycji metodą „przeciągnij i upuść” – należy wcisnąć lewy przycisk myszy na wybranej pozycji i trzymając wciśnięty przycisk przesunąć myszą kursor do wybranego miejsca Nie można zmieniać kolejności pozycji na:
  • dokumentach zatwierdzonych na stałe,
  • korektach,
  • dokumentach pochodzących z przekształceń, na których nie ma możliwości dodawania/ usuwania pozycji.
Uwaga
 Metoda “przeciągnij i upuść” nie działa, jeżeli na formularzu dokumentu ustawione jest sortowanie po innej kolumnie niż po kolumnie “Lp.”

Import pozycji dokumentu z pliku

Towary na dokument można dodawać za pomocą importu z pliku .txt lub .csv. Funkcja działa na dokumentach handlowo- magazynowych z wykluczeniem korekt, Faktur Zaliczkowych i Dowodow Wewnętrznych Sprzedaży. Zaimportować można identyfikator towaru, ilość i cenę. Do poprawnego importu wymagany jest identyfikator towaru oraz ilość, cena jest opcjonalna. Z poziomu formularza dokumentu, na zakładce [Ogólne], na górnej wstążce programu znajduje się opcja Kolektor danych/Importuj pozycje, za pomocą, której należy wskazać plik (z dysku lub z IBARD).
Import towarów na dokument z pliku
Plik musi mieć rozszerzenie .csv lub .txt oraz posiadać strukturę: TOWAR;ILOŚĆ;CENA, gdzie: Towar – kod towaru/ nazwa towaru/ kod EAN domyślny lub dodatkowy/ PLU. Wartość w pliku jest wymagana. Ilość – ilość towaru, jaka zostanie zaimportowana na dokument (do czterech miejsc po przecinku, bez jednostki miary). Wartość pola jest wymagana. Jeśli nie zostanie uzupełniona, bądź w pliku zostanie wpisane zero, wówczas towar nie zostanie przeniesiony na dokument.
Uwaga
Aby cena i ilość zaimportowały się poprawnie nie należy używać separatora tysięcy (spacji lub dowolnego innego znaku).
Jeśli w pliku podano kod EAN, na dokumencie ustawi się jednostka miary przypisana do tego kodu. Jeśli w pliku podano kod/nazwę/PLU, na dokument podpowiada się podstawowa jednostka miary towaru. Cena – pobierana jest z programu lub z pliku (w zależności od wyboru dokonanego w oknie importu), wyjątkiem jest Rozchód Wewnętrzny i Przesunięcie Międzymagazynowe, gdzie ceny podpowiadają się zgodnie z metodą rozliczania magazynu (FIFO/LIFO/AVCO). Jeśli podano cenę z dokładnością większą niż dwa miejsca po przecinku, podczas importu zostanie ona zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku.
  • Jeśli wybrano Pobieraj ceny z programu, na dokumencie ustawiana jest cena jak przy ręcznym dodawaniu pozycji (cena domyślna z uwzględnieniem rabatów).
  • Dla cen pobieranych z pliku:
  • Jeśli podatek VAT na dokumencie jest liczony algorytmem od netto, ceny z pliku traktowane są jako ceny netto. Jeśli VAT liczony jest od brutto, ceny z pliku traktowane są jako brutto.
  • Jeśli nie uzupełniono ceny w pliku, to na dokument wstawiana jest wartość 0,00.
  • Waluta ceny jest zgodna z walutą określoną na dokumencie.
Jeśli operator ma blokadę zmiany ceny na dokumencie (Konfiguracja programu/Użytkowe/ Operatorzy – karta Operatora, zakładka [Parametry]), sekcja z wyborem ceny w oknie importu nie jest widoczna. Na dokument importowane są również towary oznaczone, jako nieaktywne. Wszystkie dodatkowe dane wpisane w pliku po cenie zostaną pominięte podczas importu.
Uwaga
Przy imporcie towarów z pliku nie działa parametr Kontrola ilości na dokumentach rozchodowych – przy akceptacji pozycji (przez bufor) (Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne).
Import listy towarów do Arkuszy Inwentaryzacyjnych

Eksport pozycji dokumentu do pliku

Na dokumentach handlowo - magazynowych (z wyjątkiem korekt, Faktur Zaliczkowych i Bilansu Zamknięcia Magazynu) możliwe jest wyeksportowanie pozycji do pliku. Funkcja jest dostępna  z poziomu zakładki [Ogólne] dla formularzy dokumentów, na górnej wstążce programu: Kolektor danych/Eksportuj pozycje. Eksport towarów z dokumentu do plikuWyeksportowany plik można zapisać na dysku lokalnym lub w IBARD (opcja wymaga założonego konta). Eksportowany plik musi mieć rozszerzenie .csv lub .txt. Posiada strukturę: Towar; Ilość; Cena
  • Towar – identyfikator pozycji (do wyboru wg kodu towaru/ wg kodu EAN). W przypadku, gdy pozycje nie są dodawane na dokument z wykorzystaniem czytnika kodów kreskowych (poprzez EAN) i użytkownik wybierze eksport wg kodu EAN, w pliku zapisywany jest EAN domyślny towaru.
  • Ilość – eksportowana jest ilość bez jednostki miary. W przypadku eksportu wg kodu towaru ilość w pliku jest zawsze zapisywana dla podstawowej jednostki miary. W przypadku eksportu wg kodu EAN ilość w pliku jest zawsze zapisywana dla jednostki miary z dokumentu.
  • Cena – dla dokumentów, na których podatek VAT jest liczony algorytmem od netto zapisywana jest cena netto. Dla dokumentów, na których podatek VAT jest liczony algorytmem od brutto zapisywana jest cena brutto. Dla dokumentów walutowych przenoszona jest cena w walucie dokumentu (plik nie zawiera informacji o walucie).
Przy kilkukrotnym eksportowaniu pozycji do tego samego pliku, dane są zawsze nadpisywane. Wyeksportowany plik jest zgodny z plikiem wykorzystywanym podczas importu pozycji na dokument, dzięki temu można przyspieszyć wystawianie dokumentów. Eksport listy towarów z Arkuszy Inwentaryzacyjnych.    [/su_list]

Eksport danych z Comarch ERP Optima do Comarch ERP Klasyka

Eksport danych z systemu Comarch ERP Optima do programów księgowych Comarch ERP Klasyka (Księga Handlowa, Książka Podatkowa) jest realizowany w kilku miejscach na listach dokumentów: Faktur Sprzedaży, Paragonów, Faktur Zakupu, Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży i Dowodów Wewnętrznych Zakupu oraz rejestrów VAT sprzedaży i rejestrów VAT zakupu. Funkcja eksportu dokumentów do Comarch ERP Klasyka będzie szczególnie przydatna w przypadku, gdy firma prowadzi sprzedaż i/lub ewidencję rejestrów VAT w systemie Comarch ERP Optima, natomiast księgowość jest prowadzona na programie Księga Handlowa lub Książka Podatkowa. Jest to przypadek stosunkowo często występujący w firmach, które zlecają prowadzenie księgowości biurom rachunkowym. Operacja eksportu realizowana jest za pomocą mechanizmu Funkcji dodatkowych uruchamianego na listach dokumentów za pomocą klawisza . W przypadku gdy na danej liście aktywnych jest kilka różnych funkcji uruchamianych tym klawiszem, wyboru eksportu do programów Comarch ERP Klasyka dokonujemy za pomocą widocznego obok przycisku . Eksport dokumentów jest wykonywany do pliku tekstowego VAT_R.TXT o ustalonej strukturze, który jest obsługiwany przez funkcje importu w rejestrach VAT programów Księga Handlowa oraz Książka Podatkowa. Wyeksportowane mogą zostać tylko te dokumenty, które zostaną na liście zaznaczone. Nie są eksportowane dokumenty posiadające status w buforze oraz dokumenty anulowane. Eksportowi podlegają również dokumenty tzw. pierwotne, czyli dokumenty wprowadzone do bazy danych tylko po to, aby możliwe było zarejestrowanie korekty do nieistniejącego w systemie dokumentu. Każdy wyeksportowany dokument otrzymuje na liście w kolumnie Status znaczek E.
Uwaga
Eksport dokumentów do programów księgowych Comarch ERP Klasyka nie jest możliwy w przypadku programu Comarch ERP Optima w wersji oddziałowej (współpracującej z systemem Comarch ERP XL).
Po uruchomieniu operacji eksportu, na ekranie pojawia się okno pozwalające ustawić dodatkowe parametry zawężające zakres eksportowanych dokumentów. W zależności od miejsca wywołania funkcji eksportu danych okno zawierające parametry eksportu może wyglądać tak: lub tak:   Eksportując dokumenty spoza rejestru VAT musimy określić, do jakiego rejestru w programie księgowym Comarch ERP Klasyka będą trafiać zapisy po ich zaimportowaniu. Zapisy eksportowane z rejestrów VAT będą przypisane do takiego rejestru, do jakiego zostały wprowadzone w systemie Comarch ERP Optima. W przypadku eksportu z listy Paragonów, Faktur, Dokumentów Wewnętrznych itp. można ograniczyć zakres eksportowanych dokumentów wyłącznie do tych, które nie zostały zaksięgowane do rejestru VAT. W przypadku eksportu z rejestrów można jego zakres zawęzić tylko do faktur wprowadzonych do rejestru ręcznie (pominąć faktury zaksięgowane z innych list). Dodatkowo w oknie eksportu z rejestrów można wyłączyć z eksportu Paragony (jeśli ktoś preferuje ich eksport z odpowiedniej listy). W oknie tym określamy także lokalizację, w której będzie zapisywany plik tekstowy VAT_R.TXT – ścieżkę możemy podać ręcznie lub wybierając ją z listy po naciśnięciu przycisku Nazwa katalogu. Należy zwrócić uwagę na to, aby podać nazwę istniejącego katalogu, ponieważ próba eksportu zakończy się błędem wewnętrznym tworzenia pliku. Funkcja eksportu NIE TWORZY automatycznie nieistniejących katalogów. Jeśli dokumenty były już raz eksportowane (na liście dokumentów w kolumnie status posiadają znacznik E), a zachodzi konieczność ich ponownego przesłania do programów księgowych Comarch ERP Klasyka, wówczas musimy zaznaczyć parametr Eksportuj ponownie. Eksportując dokumenty spoza rejestru VAT musimy określić do jakiego rejestru w programie księgowym Comarch ERP Klasyka będą trafiać zapisy po ich zaimportowaniu. Zapisy eksportowane z rejestrów VAT będą przypisane do takiego rejestru, do jakiego zostały wprowadzone w systemie Comarch ERP Optima. Z uwagi na różnice w strukturze baz danych programów księgowych Comarch ERP Klasyka i systemu Comarch ERP Optima należy zwrócić uwagę na pewne elementy: 
  • nazwa rejestru VAT w Comarch ERP Optima ma długość dwudziestu, a w KHKP pięciu znaków, należy więc dopilnować, aby nie było w systemie Comarch ERP Optima nazw rejestrów (odpowiednio sprzedaży i zakupów) o identycznych pierwszych pięciu znakach,
  • numer dokumentu w Comarch ERP Optima ma długość 30 znaków, w KHKP długość ta wynosi 15 znaków – z tego powodu numery dłuższe niż 15 znaków będą skracane. Zapobiec temu można stosując w Comarch ERP Optima numerację maksymalnie 15 znakową,
  • kod kategorii w Comarch ERP Optima ma 20 znaków, natomiast odpowiadający im kod transakcji w programach KP oraz KH ma tylko 8 znaków – w konsekwencji w trakcie eksportu kody kategorii będą obcinane do 8 znaków. Podobnie jak w opisanym wyżej wypadku rozwiązaniem problemu może być zastosowanie w Comarch ERP Optima skróconych do maksymalnie 8 znaków kodów kategorii,
  • system rodzaju zakupu (towar, inne, usługa, środek trwały, nowy środek transportu, nieruchomość) oraz odliczeń VAT (Tak, Nie, Warunkowo) jest bardziej rozbudowany w systemie Comarch ERP Optima, ponieważ można go ustalać na poziomie poszczególnych pozycji każdego zapisu rejestru VAT. W programach Comarch ERP Klasyka ten system ogranicza się do wyboru jednej z podanych opcji dla wszystkich pozycji zapisu. Problem został rozwiązany w programach KHKP poprzez zastosowanie systemu hierarchii parametrów. I tak jeśli zapis eksportowany z rejestru VAT zakupów systemu Comarch ERP Optima posiada ustawionych kilka rodzajów zakupu, to nadrzędnym z nich (i przenoszonym do pliku VAT_R.TXT) jest towar, następnie (jeśli towar nie występuje) inne, a w dalszej kolejności: środek trwały, usługa, nowy środek transportu i na końcu nieruchomość. W przypadku odliczeń VAT hierarchia jest następująca: Tak, Warunkowo i na końcu Nie.
Oczywiście zastosowana hierarchia może nie odpowiadać poszczególnym użytkownikom programów Comarch ERP Klasyka, jednak w każdej chwili mają oni możliwość po wykonaniu importu ustawienia własnych statusów na poszczególnych zapisach. Jeśli programem, w którym będziemy wykonywali import zapisów z systemu Comarch ERP Optima jest program Księga Handlowa, wówczas należy zwrócić uwagę na pewne ustawienia, które należy wykonać w Comarch ERP Optima, aby poprawnie przenoszone były informacje na temat kosztu własnego zakupu (dotyczy modułów Handel, Handel Plus):
  • FA musi być skojarzona z dokumentem WZ,
  • jeśli na FA ustawione jest „pobranie”, wtedy po wygenerowaniu dokumentu WZ do tej FA, koszt własny zakupu na FA przed konwersja do WZ i po konwersji może być różny,
  • jeśli w konfiguracji programu jest ustawiona „symulacja marży”, wówczas (jak wyżej) po wygenerowaniu WZ koszt na takiej FA skojarzonej z WZ może być inny niż przed konwersją do WZ,
  • dla FA nie skojarzonych z dokumentem WZ koszt własny zakupu będzie równy 0.
System Comarch ERP Optima różni się znacznie od programów Comarch ERP Klasyka w zakresie obsługi form płatności: Comarch ERP Optima posiada formy płatności definiowane przez użytkownika, w Comarch ERP Klasyka są one z góry zdefiniowane i niezmienialne. System Comarch ERP Optima posiada zdefiniowane 4 typy form płatności: gotówka, przelew, karta i kompensata. Każdy z tych typów można przypisać do stworzonej przez siebie formy płatności. Dzięki temu rozwiązaniu istnieje możliwość bezproblemowego przenoszenia do Comarch ERP Klasyka form płatności, dla których ustalono typ gotówka i przelew – mają one swoje odpowiedniki w programach Comarch ERP Klasyka. Dla typów karta oraz kompensata przyjęto w Comarch ERP Klasyka formę płatności inne. W kwestii rozliczania płatności warto również zwrócić uwagę na sposób przenoszenia do programów księgowych Comarch ERP Klasyka dokumentów rozliczonych. Jeżeli faktura w Comarch ERP Optima zapłacona została gotówką i automatycznie rozliczona w momencie wystawienia, to do programu KH/KP jej wartość trafia w pole Zapłacono. Jeżeli mamy dokument z odroczonym terminem płatności np. przelew, to zawsze wartość tego dokumentu jest przenoszona do KH/KP jako Zaległość (nawet jeżeli w Comarch ERP Optima została już rozliczona). Jeżeli dokument jest w części płatny gotówką, w części jest to płatność odroczona, to część gotówkowa trafia w pole Zapłacono, część odroczona w pole Zaległość.

Cztery miejsca po przecinku w cenie

  W programie można wpisać ceny z dokładnością do czterech miejsc po przecinku. Funkcjonalność ta pozwala na:
  • sprzedaż i zakup towarów o niskich cenach, w szczególności w walucie,
  • dokładniejsze wyliczenie cen w przypadku sprzedaży i zakupu towaru od wartości,
  • precyzyjne wyliczenie cen po udzieleniu rabatu, zastosowanie programu w firmach gdzie handluje się np. paliwem, opałem.
Aby wprowadzić cenę z dokładnością do czterech miejsc po przecinku, należy zaznaczyć w  menu System/Konfiguracja/Firma/Handel/Parametry parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku. Parametr na nowo utworzonych i konwertowanych bazach nie jest domyślnie zaznaczony. Zaznaczenie parametru powoduje, że wszystkie ceny na oknach typu Cennik, Lista zasobów, wyświetlane są z precyzją do czterech miejsc po przecinku. Po zaznaczaniu parametru w konfiguracji przy zapisie ustawień pojawia się komunikat: Czy zmienić domyślne ustawienie zaokrąglenia cen na 0.0001 i czy ustawić offset dla cen na 0.0000? Po wyborze opcji TAK, domyślne zaokrąglenia i offset zostaną zmienione dla wszystkich rodzajów cen. Podobny komunikat pojawia się po odznaczeniu parametru w konfiguracji przy zapisie ustawień: Czy zmienić domyślne ustawienie zaokrąglenia cen na 0.01 i czy ustawić offset dla cen na 0.00? Do wyboru opcja TAK lub NIE. Po wyborze opcji TAK, domyślne zaokrąglenia i offset zostaną zmienione dla wszystkich rodzajów cen. Wybór opcji NIE powoduje, że dla cen, które miały zaokrąglenie: 0.001, 0.005, 0.0001, 0.0005 ustawiane jest zaokrąglenie 0.01, a offset do dwóch miejsc po przecinku.

Ustawienie ceny z czterema miejscami po przecinku na kartotekach towarowych/usługowych

Po zaznaczeniu w konfiguracji parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku, parametr ten pojawia się także na kartotekach towarowych/usługowych.
Karta towaru – parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku
Użytkownik może sam zadecydować, na których kartotekach chce ten parametr zaznaczyć, które towary wymagają takiej precyzji w wyliczaniu ceny, a które nie
Przykład
Jeżeli, towar na kartotece ma ustaloną niską cenę: 0,02 PLN, i sprzedamy ten towar w walucie EUR, to po przeliczeniu ceny po kursie 4,1834 na Fakturze Sprzedaży pojawi się cena 0,0048, jeżeli cena byłaby zaokrąglna do dwóch miejsc po przecinku, to byłaby równa 0,00.
Na nowo dodawanych kartotekach parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku jest domyślnie zaznaczony. Na kartotekach już istniejących w programie, użytkownik może zmienić ustawienie tego parametru, edytując kartotekę i zaznaczając parametr lub skorzystać z seryjnej zmiany tego parametru w funkcjach specjalnych. Zaznaczenie parametru umożliwia wprowadzenie ceny z dokładnością do trzech, czterech miejsc po przecinku zarówno na kartotece, dokumentach, a także w innych miejscach programu, gdzie można wpisać cenę m.in. w rabatach – stała cena, zestawach promocyjnych itp. Gdy na kartotece jest zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, w kolumnie Zaokrąglenia dostępne są do wyboru dodatkowe opcje: 0,0001; 0,0005; 0,001; 0,005. Natomiast w kolumnie Offset można wpisać wartość z czterema miejscami po przecinku. Na nowo dodawanych kartotekach domyślne zaokrąglenia i offset pobierane są z ustawień w menu System/Konfiguracja/Handel/Ceny towarów i usług. Na liście operacji seryjnych dla Cennika i Listy zasobów widoczna jest funkcja: Zmiana precyzji ceny, funkcja jest dostępna tylko po zaznaczeniu w konfiguracji parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku.
Zmiana precyzji ceny
Aby seryjnie zmienić ustawienie parametru: Ceny z czterema miejscami po przecinku na istniejących kartotekach, należy zaznaczyć towary, a następnie skorzystać z funkcji Zmiana precyzji ceny, dostępnej w menu operacji seryjnych. Funkcja ta pozwala również na seryjne ustawienie zaokrąglenia i offsetu dla wybranych cen. Domyślnie w polu Parametry dla cen podpowiadają się wszystkie ceny, na których można zmienić te ustawienia, istnieje jednak możliwość zmiany offsetu lub zaokrągleń dla wybranych cen. Wykonaj zmianę precyzji ceny. Anuluj. Jeżeli na kartotece jest zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, po jego odznaczeniu ceny zaokrąglane są do dwóch miejsc po przecinku. W sytuacji, gdy na karcie towaru, w tabeli z cenami, aktualizacja cen (wartość w kolumnie „Akt.”) jest:
  • Ustawiona na TAK, to najpierw zaokrąglana jest cena zakupu tak, aby miała dwa miejsca po przecinku, a następnie na jej podstawie wyliczana jest cena sprzedaży z precyzją do dwóch miejsc po przecinku.
  • Ustawiona na NIE, każda z cen zaokrąglana jest do dwóch miejsc po przecinku.

Wpływ parametru na wystawianie dokumentów

Jeżeli na karcie towaru/usługi zaznaczony jest parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, ustawienie tego parametru jest przenoszone na element pozycji dokumentu. Jeżeli towar/usługa nie ma zaznaczonego parametru na kartotece, to parametr ten nie jest dostępny na elemencie pozycji dokumentu.
Pozycja dokumentu
Na dokumenty ceny przenoszone są zgodnie z warunkami handlowymi kontrahenta z dokładnością do czterech miejsc po przecinku, ale wartość VAT, netto i brutto zaokrąglana jest zawsze do dwóch miejsc po przecinku. Ustawienie parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku na oknie pozycji dokumentu można zmieniać wszędzie tam, gdzie możliwa jest zmiana ceny, zarówno na nowo tworzonych dokumentach jak i powstałych z  przekształcenia. Jeżeli na pozycji dokumentu jest zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, po jego odznaczeniu ceny zaokrąglane są do dwóch miejsc po przecinku. Jeżeli na pozycji jest naliczony rabat, to po odznaczeniu parametru, cena netto wyliczana jest na podstawie zaokrąglonej ceny początkowej i rabatu.
Przykład
Na pozycji dokumentu towaru X zaznaczony jest parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, cena początkowa 4,2365, rabat 10%, w rezulatcie cena netto 3,8129. Po odznaczeniu parametru na pozycji, cena początkowa zaokrąglana jest do dwóch miejsc po przecinku 4,24 i dopiero na podstawie rabatu 10% wyliczana jest cena netto 3,82.
Ustawienie parametru na pozycji dokumentu jest też przenoszone na dokumenty kopiowane. Nie ma możliwości zmiany ustawienia parametru na korektach. Ustawienie tego parametru przenoszone jest z dokumentu korygowanego. Również na dokumentach magazynowych typu RW, MM, RWS, WZKK, PWP, BZM, tam gdzie Użytkownik nie ma wpływu na cenę jak i wartość, cena prezentowana jest w zależności od ustawienia parametru na karcie, bez możliwości zmiany. Na tych dokumentach wartość zasobu pobierana jest zgodnie z metodą rozchodowania magazynu, a cena jest wyliczana na podstawie tej wartości i ilości towaru na dokumencie. Iloraz wartości i ilości zapisywany jest jako cena, zaokrąglana odpowiednio do dwóch lub czterech miejsc po przecinku w zależności od ustawień dla poszczególnych pozycji.
Przykład
PW 1 szt. towaru X w cenie 0.3333 – wartość na magazynie 0.33. RW na 0.5 szt. towaru X, proponuje się cena 0.3333. Przy zapisie RW program wylicza wartość magazynu jaka zostanie ściągnięta, czyli 0.16665, po zaokrągleniu to jest 0.17 i jeszcze raz wylicza cenę – 0.34 i z taką ceną dokument jest ostatecznie zapisany. RW na resztę czyli 0.5 szt. towaru X, na dokumencie proponuje się cena 0.3333, przy zapisie do bufora program sprawdza jaka jest wartość tego zasobu na magazynie (tym dokumentem całkowicie rozchodowywany jest magazyn, więc wraz z całą ilością ściągana jest cała wartość towaru). Wartość wynosi 0.16 i ta wartość widnieje na dokumencie RW, na podstawie tej wartości i ilości wyliczana jest cena 0.32.
Na dokumentach typu RW, MM po najechaniu kursorem na nagłówek kolumny Cena lub Wartość wyświetla się dodatkowy opis: Po zapisie dokumentu na stałe, cena i wartość pozycji może się zmienić. Wartość towaru jest pobierana zgodnie z metodą rozchodowania towaru z magazynu. Cena jest wyliczana na podstawie wartości i ilości.
Uwaga
Obsługa gospodarki magazynowej jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus. W module Faktury można prowadzić obrót wyłącznie usługami.
Zmiana  w konfiguracji ustawienia parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku. W sytuacji, gdy Użytkownik ma włączony w konfiguracji parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, gdy spróbuje odznaczyć ten parametr, to po kliknięciu w niego, otrzyma komunikat: Ceny towarów w cenniku zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku. Operacja jest nieodwracalna i czasochłonna, upewnij się, że została wykonana kopia bezpieczeństwa bazy. Do wyboru ma opcje: Ok lub Anuluj.
  • Po wyborze opcji OK, parametr jest odznaczany, a ceny zaokrąglane do dwóch miejsc po przecinku tylko dla towarów, które mają zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku i mają w cenie cztery miejsca po przecinku.
  • Po wyborze Anuluj nic się nie zmienia, parametr pozostaje zaznaczony.
Ceny zaokrąglane są również we wszystkich miejscach, które nie są dokumentami (zestawy promocyjne, receptury, stałe rabaty, listy itp.).
Uwaga
Po zmianie w konfiguracji parametru: Ceny z czterema miejscami po przecinku, ceny oraz ustawienie parametru na pozycjach nie są zmieniane na elementach wystawionych dokumentów.
  • Przekształcenia dokumentów. W większości przypadków (dla dokumentów o tym samym kierunku), na dokumencie powstałym z przekształcenia przenoszone jest ustawienie parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku na elemencie. W niektórych przypadkach (dla dokumentów o różnych kierunkach), gdzie cena jest niezależna od dokumentu przekształcanego, informacja o precyzji ceny pobierana jest z karty towaru/usługi.
Przykład
W konfiguracji i na kartotece jest zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku. Wystawiamy RO na towar T1 i T2 towar T1 ma na elemencie zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, a dla towaru T2 odznaczamy parametr. Odznaczamy w konfiguracji parametr: Ceny z czterema miejscami po przecinku. Przekształcamy RO do WZ, na WZ dla towarru T1 cena jest przeniesiona z dokumentu RO z dokładnością do czterech miejsc, pomimo, że w konfiguracji parametr Cena z czterema miejscami po przecinku jest odznaczony. Dla towaru T2 cena jest przeniesiona z dokumentu RO z dokładnością do dwóch miejsc po przrecinku. Jeżeli dodajemy kolejne pozycje na WZ, to te pozycje mają także już dwa miejsca po przecinku w cenie.
Przykład
Przekształcamy RO do ZD. Na ZD cena jest niezależna od RO, więc pobierana jest informacja o cenie z ustawienia na karcie towaru.
W przypadku, gdy dokumenty powstają z przekształcenia WZ, RO, PZ, ZD i w System/Konfiguracja/Firma/Magazyn/Parametry zaznaczony jest parametr Agregacja pozycji na dok. powstałych z WZ/PZ lub Agregacja pozycji na dok. powstałych z RO/ZD, sprawdzane jest ustawienie parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku na elemencie pozycji. Jeżeli ta sama pozycja ma różne ustawienia parametru, to takie pozycje nie są agregowane. Jeżeli do dokumentu pierwotnego wystawiona jest korekta, to w przypadku tworzenia do niej dokumentów RW/PW brane jest pod uwagę ustawienie w konfiguracji i na karcie towaru parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku, domyślne ustawienie tego parametru przenoszone jest z korekty.
  • Dokumenty a fiskalizacja.
Jeżeli program współpracuje z urządzeniem fiskalnym, chcąc zafiskalizować dokument cena musi mieć dwa miejsca po przecinku. Algorytm obliczeń dla drukarek fiskalnych wymaga zgodności: ilość x cena = wartość. W związku z tym na Paragonie nie ma możliwości wpisania ceny z czterema miejscami po przecinku, działanie to jest niezależne od ustawienia parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku na karcie towaru/usługi.
Uwaga
Moduł Comarch ERP Detal, gdzie wystawiane są przede wszystkim Paragony działa w oparciu o cenę z dwoma miejscami po przecinku, ceny towarów wysyłane do Comarch ERP Detal zawsze są wysyłane w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku.
W przypadku fiskalizacji Faktury Sprzedaży, gdy cena na pozycji jest wpisana z czterema miejscami po przecinku i rachunek: ilość x cena ≠ wartość, przy próbie zapisu wyświetla się komunikat: Dokument nie może zostać zapisany. Zaznaczono fiskalizację. Na dokumencie znajdują się towary z ceną z czterema miejscami po przecinku. Dokument można zafiskalizować po odznaczeniu parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku na elemencie. Jeżeli dokument RO/WZ zostanie wystawiony algorytmem od brutto, a na pozycji dokumentu wpisana jest cena z czterema miejscami po przecinku i rachunek: ilość x cena ≠ wartość, przy próbie przekształcenia do Paragonu pojawia się komunikat: Błąd agregowania dokumentów! WZ[Numer dokumentu]:Dla towaru X [X] ilość * cena jest różna od wartości. Nie ma możliwości przekształcenia takiego dokumentu do Paragonu. W sytuacji, gdy Paragon powstaje z przekształcenia WZ lub RO i w System/Konfiguracja/Firma/Magazyn/Parametry/ Ogólne zaznaczony jest parametr Agregacja pozycji na dokumentach powstałych z WZ lub RO, nie jest sprawdzane ustawienie parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku na elemencie pozycji. Jeżeli ta sama pozycja ma różne ustawienia parametru, ilość x cena = wartość, cena początkowa na obu pozycjach jest taka sama przy przekształceniu takie pozycje są agregowane. Nie jest zalecane stosowanie cen z dokładnością do czterech miejsc po przecinku na Fakturach Zaliczkowych, jeżeli ma być fiskalizowana Faktura Finalna. Aby zafiskalizować Fakturę Finalną należy odznaczyć na pozycji dokumentu parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, po zaokrągleniu cen, wartość na fakturze może się różnić od wartości na Fakturze Zaliczkowej i Fakturze Pro Formie. Jeżeli na dokumentach rozchodowych podglądana jest ostatnia cena sprzedaży, to jej wyświetlanie zależne jest od ustawienia precyzji ceny na elemencie dokumentu, z którego wywoływane jest okno ostatnich cen.

Eksporty/Importy

Ustawienie parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku ma także wpływ na:
  • eksport/import dokumentów za pomocą pliku XML,
  • eksport/import pozycji dokumentów,
  • eksport/import cennika w formacie XML i EXCEL,
  • import cennika z innej bazy danych,
  • import z Comarch ERP Migrator,
  • import cennika z Comarch ERP Klasyka,
  • eksport do pliku JPK,
  • import z Comarch ERP XT.
Eksport/Import dokumentów za pomocą pliku XML. W przypadku eksportu dokumentów do pliku XML cena przenoszona jest z taką precyzją jaka jest ustawiona na pozycji dokumentu, informacja o tym zapisywana jest w pliku w polu CenaZCzteremaMiejscami. Podczas importu dokumentów z pliku XML sprawdzane jest ustawienie parametru w konfiguracji, na kartotece i ustawienie w pliku, który importujemy:
  • Jeżeli w konfiguracji nie jest zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, a w pliku jest ustawiona precyzja ceny z czterema miejscami po przecinku, to na dokumencie ceny ustawiane są z precyzją do dwóch miejsc po przecinku niezależnie od ustawień w pliku.
  • Jeżeli w konfiguracji i na kartotece jest zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, a w pliku nie jest ustawiona precyzja ceny z czterema miejscami po przecinku, to przy imporcie brane jest tylko ustawienie z pliku.
  • Jeżeli w konfiguracji jest zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku i parametr ten nie jest zaznaczony na kartotece, a w pliku jest ustawiona precyzja ceny z czterema miejscami po przecinku, to na dokumencie ceny ustawiane są z precyzją do dwóch miejsc po przecinku niezależnie od ustawień w pliku.
Eksport/Import pozycji dokumentów. Podczas eksportu pozycji do pliku txt. cena do pliku zapisywana jest z taką precyzją jaka jest ustawiona na pozycji dokumentu. W przypadku importu pozycji do pliku txt.:
  • Jeżeli ceny pobierane są z pliku, a w konfiguracji nie zaznaczono parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku, to ceny na dokument przenoszone są z precyzją do dwóch miejsc po przecinku.
  • Jeżeli ceny pobierane są z pliku, a w konfiguracji i na karcie zaznaczono parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, to ceny na dokument przenoszone są z precyzją do czterech miejsc po przecinku.
  • Jeżeli ceny pobierane są z programu, to ceny na dokument są przenoszone zgodnie z ustawieniem parametru w konfiguracji i na karcie towaru.
Eksport/Import cennika w formacie XML i EXCEL W przypadku eksportu cennika do pliku XML i EXCEL cena przenoszona jest z taką precyzją jaka jest ustawiona w pliku, informacja o tym zapisywana jest w pliku w polu CenaZCzteremaMiejscami (jeżeli pole ma wartość 0 – parametr niezaznaczony, wartość 1 – parametr zaznaczony). Podczas importu cennika z pliku XML, EXCEL ceny importowane są zgodnie z ustawieniem parametru w konfiguracji i ustawieniem w pliku:
  • Jeżeli importujemy plik XML/EXCEL wyeksportowany we wcześniejszych wersjach programu, a w konfiguracji zaznaczony jest parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, to na kartotekach zaznaczany jest parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku i ceny ustawiane są z precyzją do czterech miejsc po przecinku.
  • Jeżeli w pliku XML/EXCEL wyeksportowanym od wersji 2017.5.1 programu, w polu CenaZCzteremaMiejscami jest ustawiona wartość 0 i w konfiguracji zaznaczony jest parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, to na kartotekach nie jest zaznaczany parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku i ceny przenoszone są z precyzją do dwóch miejsc po przecinku.
  • Jeżeli w konfiguracji nie jest zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, to ceny na kartoteki przenoszone są z precyzją do dwóch miejsc po przecinku, niezależnie od ustawień w pliku.
Import cennika z innej bazy danych. Podczas importu cennika z innej bazy danych brane jest pod uwagę ustawienie parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku:
  • Jeżeli w konfiguracji nie jest zaznaczony parametr, ceny na zaimportowanych kartotekach przenoszone są z precyzją do dwóch miejsc po przecinku.
  • Jeżeli parametr jest zaznaczony, na zaimportowanych kartotekach, ustawienie parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku przenoszone jest z kartotek z bazy źródłowej, ceny na zaimportowanych kartotekach przenoszone są zgodnie z tym ustawieniem.
Import cennika z Comarch ERP Klasyka, Importy z Comarch ERP Migrator, Import z Comarch ERP XT Podczas wymienionych powyżej importów, przy imporcie kartotek towarowych/usługowych brane jest pod uwagę ustawienie w konfiguracji parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku:
  • Jeżeli w konfiguracji parametr nie jest zaznaczony, ceny na zaimportowanych kartotekach ustawiane są z precyzją do dwóch miejsc po przecinku.
  • Jeżeli w konfiguracji parametr jest zaznaczony, na zaimportowanych kartotekach, parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku jest zaznaczony, ceny są przenoszone zgodnie z tym ustawieniem.
Import cennika z Comarch ERP Klasyka – plik COMMA i .txt Podczas importu cennika z plików COMMA i .txt, na zaimportowaną kartotekę brane jest pod uwagę ustawienie parametru w konfiguracji: Ceny z czterema miejscami po przecinku i ustawienie ceny z pliku. Eksport cennika i dokumentów w formacie EDI. Dla ECOD nie ma możliwości użycia ceny z czterema miejscami po przecinku, dlatego jeżeli w konfiguracji jest zaznaczony parametr: Ceny z czterema miejscami po przecinku, to przy próbie eksportu cennika lub dokumentu wyświetlany jest komunikat: W konfiguracji zaznaczono parametr: Ceny z czterema miejscami po przecinku. Format EDI wymaga cen zaokrąglonych do dwóch miejsc. Po wyeksportowaniu ceny zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku. Import / Eksport do kasy fiskalnej. Podczas Importu/Eksportu do kasy fiskalnej, zawsze wysyłana jest cena z dwoma miejscami po przecinku, niezależnie od ustawienia parametru w konfiguracji. W sytuacji, gdy w cenniku cena jest z czterema miejscami po przecinku, to podczas eksportu zaokrąglana jest ona do dwóch miejsc. Eksport dokumentów do pliku JPK Jeżeli na pozycji dokumentu parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku jest zaznaczony i na dokumentach występuje cena z czterema miejscami po przecinku, to po eksporcie takich faktur do pliku JPK_FA, JPK_MAG, w polach gdzie występuje cena jest ona zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku.

Wydruki

Ceny na wydrukach dokumentów wyświetlane są z dwoma lub czterema miejscami po przecinku, w zależności od ustawienia parametru na pozycji dokumentu. Na wydrukach dokumentów GenRap ceny wyrównane są do prawej strony. W przypadku wydruków z Cennika, Listy zasobów, Historii towarów, Historii kontrahenta ceny wyświetlane są zgodnie z ustawieniem parametru w konfiguracji.

Operacje seryjne na dokumentach

Seryjne kopiowanie dokumentów

Możliwość seryjnego kopiowania dotyczy dokumentów sprzedaży: FakturParagonów. Funkcja działa w ten sposób, że po wciśnięciu <CTRL> i <INSERT> (<CTRL> i  ) kopiowane są wszystkie dokumenty zaznaczone  na liście. Po wciśnięciu <CTRL> i <INSERT> program pyta, czy rozpocząć kopiowanie zaznaczonych dokumentów. Jeśli użytkownik potwierdzi – program rozpoczyna operację. Podczas kopiowania dokumentów program wyświetla okno z informacją, które dokumenty są kopiowane i jakie numery zostały nadane nowym dokumentom. Utworzone dokumenty są zapisywane do bufora. Podczas seryjnego kopiowania obowiązują takie same zasady jak w przypadku kopiowania pojedynczych dokumentów.

Seryjne zatwierdzanie dokumentów

W programie możliwe jest seryjne zatwierdzenie z listy dokumentów będących w buforze. Opcja działa dla:
  • Faktur Sprzedaży,
  • Paragonów,
  • Faktur Zakupu od rolnika ryczałtowego,
  • Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży,
  • Dowodów Wewnętrznych Zakupu,
  • Faktur Pro Forma,
  • Korekt,
W modułach Handel, Handel Plus dla:
  • Wydań Zewnętrznych,
  • Przyjęć Zewnętrznych,
  • Rozchodów Wewnętrznych,
  • Przyjęć Wewnętrznych,
  • Przesunięć Międzymagazynowych,
  • Przyjęć Wewnętrznych Produktów,
  • Rezerwacji Odbiorcy,
  • Zamówień u Dostawcy.
Dokumenty można zatwierdzić wybierając z menu kontekstowego opcję Zatwierdź dokumenty.
Dotyczy wersji: 2020.5.1
Seryjnie zatwierdzać można zarówno dokumenty z odroczonym terminem płatności, jak i te płatne gotówką czy kartą.
Uwaga
W wersji standardowej programu dokumenty są zapisywane bez tworzenia WZ/ PZ. Utworzenie WZ do Faktury/ Paragonu jest możliwe z poziomu listy (uwaga dotyczy modułów Handel, Handel Plus).

Przy jednoczesnym zatwierdzaniu kilku dokumentów przychodowych zmieniających ostatnią cenę zakupu na karcie towaru, dokument zatwierdzany jako ostatni zaktualizuje cenę zakupu na karcie towaru.

W przypadku zatwierdzania z listy korekty do Faktury Zakupu od Rolnika Ryczałtowego, jeśli korygowana FRR jest powiązana z Fakturą Zakupu, program nie utworzy automatycznie korekty do FZ. Aby utworzyć korektę do Faktury Zakupu należy na korekcie do FRR z menu kontekstowego wybrać opcję Przekształcenie do FZ korekta. Na karcie operatora (menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce [Blokady dostępu] jest procedura Seryjne zatwierdzanie dokumentów umożliwiająca zablokowanie operatorowi opcji zatwierdzania dokumentów z listy.

Seryjne zatwierdzanie dokumentów płatnych gotówką oraz kartą płatniczą

W przypadku dokumentów generujących płatności:
  • Faktur Zakupu,
  • Faktur Sprzedaży,
  • Paragonów,
  • Wydań Zewnętrznych (z zaznaczonym parametrem Płatność)
po wywołaniu funkcji seryjnego zatwierdzenia dokumentów, generowany jest komunikat: Zaznaczone dokumenty zostaną zatwierdzone. Czy podczas zatwierdzania rozliczyć dokumenty płatne gotówką/ kartą? (Tak/ Nie/ Anuluj). Wybór opcji Tak będzie skutkował rozliczeniem dokumentów, na których wskazano formę płatności o typie gotówka bądź karta z terminem 0 dni – w menu Kasa/ Bank/ Zapisy kasowo/ bankowe zostanie utworzona wpłata/ wypłata rozliczająca dany dokument:
  • Podczas generowania płatności z poziomu listy dokumentów sprawdzane są takie same warunki jak podczas generowania płatności z poziomu formularza dokumentu.
  • Zapis zostanie utworzony w Rejestrze kasowo/ bankowym skojarzonym z formą płatności wybraną na dokumencie. Jeśli w danym Rejestrze nie ma otwartego Raportu, do którego można dodać płatność – Użytkownik otrzyma pytanie czy chce taki Raport otworzyć.
  • Numeracja zapisu jest zależna od ustawienia parametru w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/ Bank/ Parametry – Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych.
    • Jeżeli parametr jest zaznaczony to przy automatycznych zapisach kasowych/ bankowych schemat numeracji dokumentów jest pobierany z menu System/ Konfiguracja/ Firma / Kasa/ Bank/ Dokumenty: KP/KW z kolumny Definicja – KP dla zapisów typu Przychód, KW dla zapisów typu Rozchód.
    • Jeżeli parametr jest niezaznaczony to przy automatycznych zapisach kasowych/bankowych schemat numeracji dokumentów jest taki sam jak numer rozliczanego dokumentu.
  • Zapis kasowy otrzyma datę zgodną z ustawieniem w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/ Bank/ Daty dokumentów – Data zapisu kasowego przy zapisie FS/ PA/ FZ.
  • Zapisy tworzone są zgodnie z podziałem wprowadzonym na dokumencie, na zakładce [Płatności].
  • Jeśli na Fakturze Sprzedaży dodano kaucję płatną gotówką bądź kartą – podczas zatwierdzania FS zostanie utworzony również zapis kasowy rozliczający kaucję. Po utworzeniu dokumentu Wydania Kaucji – zapis zostanie rozliczony z WKA.
Uwaga
Podczas seryjnego zatwierdzania Paragonów, nie zostaną one automatycznie zafiskalizowane. Aby je zafiskalizować, po ich zatwierdzeniu na stałe, należy zaznaczyć wybrane paragony na liście PA i w menu kontekstowym wybrać opcję Fiskalizacja paragonów.
Uwaga
W przypadku seryjnego zatwierdzania Faktur Sprzedaży oraz Paragonów z formą płatności, która jest powiązana z terminalem płatniczym (forma płatności z zaznaczonym w konfiguracji parametrem Terminal płatniczy), płatność nie zostanie przekierowana na terminal płatniczy.

Seryjna fiskalizacja Faktur/Paragonów

Z poziomu listy Faktur/Paragonów istnieje możliwość seryjnej fiskalizacji dokumentów. Opcja Fiskalizacja dokumentów/Fiskalizacja paragonów jest dostępna po zaznaczeniu wybranych dokumentów na liście, w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy.

Seryjne usuwanie dokumentów

Na listach istnieje możliwość seryjnego kasowania dokumentów. Jeśli na liście zaznaczona jest przynajmniej jedna pozycja  - po wciśnięciu przycisku Usuń (lub wybraniu opcji z menu kontekstowego) program dodatkowo poprosi o potwierdzenie usunięcia dokumentów. W trakcie kasowania spośród zaznaczonych pozycji usunięte zostaną wszystkie dokumenty w buforze. Informacja o przebiegu operacji kasowania jest wyświetlana w odrębnym oknie.

Seryjne tworzenie dokumentów magazynowych

Uwaga
Do tworzenia dokumentów magazynowych jest wymagany moduł Handel lub Handel Plus.
Funkcja została opisana w artykule Tworzenie WZ/PZ do dokumentów handlowych.

Seryjne przekształcanie Rezerwacji odbiorcy do dokumentów

Na liście Rezerwacji Odbiorcy, w menu rozwijalnym dostępnym pod ikoną Operacji seryjnych znajduje się opcja Przekształcenie dokumentu. Dokumenty przekształcane są w stosunku 1:1. Dostępne opcje do wyboru to:
  • Zgodnie z zamówieniem – wyświetlana w przypadku współpracy z Comarch e-Sklep/wszystko.pl
  • Do Faktury Sprzedaży
  • Do Paragonu
  • Do Wydania Zewnętrznego
W przypadku współpracy z Comarch e-Sklep/wszystko.pl i wybrania opcji innej niż Zgodnie z zamówieniem, dokument jest przekształcany do dokumentu wybranego na RO, na zakładce [e-Sklep/e-Sale] lub [wszystko.pl].

Seryjna zmiana stawek VAT na dokumentach w buforze

Dla dokumentów:
  • FS, PA, FZ, FPF, FSW,
  • RO, ZD, WZ, PZ (wymagany moduł Handel lub Handel Plus)
będących w buforze można zmienić stawki zgodnie z zapisanymi na karcie towaru (opcja nie jest dostępna dla korekt w buforze). Po zaznaczeniu dokumentów, dla których chcemy wykonać aktualizację stawek VAT należy wybrać opcję dostępną na liście w menu kontekstowym: Pobierz stawki VAT z cennika. Aktualizacja stawek VAT nie dotyczy:
  • FS, FZ, PA w buforze utworzonych na podstawie WZ/PZ,
  • Faktury Sprzedaży finalnej w buforze utworzonej na podstawie Faktury Pro Forma,
  • WZ w buforze utworzonego do FPF powiązanej z Fakturami Zaliczkowymi.

Seryjna zmiana atrybutów dokumentów handlowych i magazynowych

Dla zaznaczonych na liście handlowych i magazynowych, na liście kontrahentów oraz z poziomu Cennika i Listy zasobów poprzez operacje seryjne można dodawać/ usuwać/ zmieniać atrybuty dokumentu.
  • Dodaj atrybut – w oknie operacji należy wybrać atrybut, który chcemy przypisać do zaznaczonych dokumentów, można opcjonalnie wskazać jego wartość.
  • Zmień atrybut – w oknie operacji należy wybrać atrybut, którego wartość chcemy zmienić na zaznaczonych dokumentach. Pozostawienie nieuzupełnionej wartości skutkuje usunięciem dotychczasowej wartości atrybutu z formularza dokumentu, z zakładki [Atrybuty].
  • Usuń atrybut – w oknie operacji należy wybrać atrybut, który chcemy usunąć z zaznaczonych dokumentów.
  • Usuń atrybuty nieaktywne – po zaznaczeniu tej opcji zostaną usunięte wszystkie atrybuty oznaczone jako nieaktywne dodane na konkretną pozycję cennikową/ formularz kontrahenta/ formularz dokumentu.
Uwaga
Aby zmieniać atrybuty (w tym seryjnie) na dokumentach zapisanych na stałe, należy w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy – na karcie operatora, na zakładce [Ogólne] zaznaczyć parametr Zmiana atrybutów/ kodów JPK na zatw. dok.

Seryjne oznaczanie atrybutów nieaktywnych

Z poziomu każdej z zakładek listy atrybutów istnieje możliwość zastosowania operacji seryjnej Ustaw atrybut jako nieaktywny. Zastosowanie tej funkcji powoduje oznaczenie zaznaczonych atrybutów jako nieaktywne.

Zmiana kategorii w nagłówku dokumentu

Na listach dokumentów handlowo magazynowych dostępna jest opcja seryjnej zmiany kategorii w nagłówku dokumentu:

Funkcja działa dla pozycji zaznaczonych na liście bądź dla dokumentu podświetlonego na liście, jeśli nie zaznaczono żadnych pozycji:

Wykonanie funkcji  Zatwierdź bez wyboru kategorii skutkuje usunięciem kategorii z nagłówka dokumentu.

Seryjna weryfikacja numerów rachunków bankowych

Na liście Faktur Zakupu, dla zaznaczonych dokumentów, można wykonać weryfikację rachunków bankowych. Funkcja sprawdzania jest dostępna w operacjach seryjnych, po wyborze opcji Podmiot i Zweryfikuj numery rachunków:

Seryjna zmiana atrybutów JPK_FA

Funkcja seryjnego dodawania/ usuwania/ zmiany atrybutów przenoszonych do pliku JPK_FA jest dostępna na liście:
  • Faktur Sprzedaży,
  • Faktur Zakupu,
dla zaznaczonych pozycji, pod przyciskiem Operacji seryjnych:
Uwaga
Uwaga: Aby zmieniać atrybuty JPK_FA (w tym seryjnie) na dokumentach zapisanych na stałe, należy w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy – na karcie operatora, na zakładce [Ogólne] zaznaczyć parametr Zmiana atrybutów/ kodów JPK na zatw. dok.

Seryjna zmiana kodów JPK_V7

Funkcja seryjnego dodawania/ usuwania kodów JPK_V7 jest dostępna na liście:
  • Faktur Sprzedaży,
  • Faktur Zakupu,
  • Paragonów,
  • Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży,
  • Dowodów Wewnętrznych Zakupu.
dla zaznaczonych pozycji, pod przyciskiem Operacji seryjnych:
Uwaga
Uwaga: Aby zmieniać kody JPK_V7 (w tym seryjnie) na dokumentach zapisanych na stałe, należy w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy – na karcie operatora, na zakładce [Ogólne] zaznaczyć parametr Zmiana atrybutów/ kodów JPK na zatw. dok.
Po wybraniu tej operacji należy zaznaczyć kody, które chcemy dodać do/ usunąć z dokumentów i zatwierdzić wybór przyciskiem Dodaj kody JPK_V7/ Usuń kody JPK_V7 bądź klawiszem <F8>.

Weryfikacja statusu VAT/ VAT-UE kontrahenta

W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry znajduje się parametr Automatyczna weryfikacja statusu VAT/ VAT-UE na dokumentach handlowych, który jest domyślnie zaznaczony. Przy takim ustawieniu, po wybraniu kontrahenta bądź zmianie jego numeru NIP na Fakturach Zakupu, Fakturach Sprzedaży, Przyjęciach Zewnętrznych, Fakturach Pro Forma, Wydaniach Zewnętrznych oraz na korektach do tych dokumentów nastąpi automatyczna weryfikacja czy jest on podatnikiem VAT lub VIES. Z prawej strony okna wyświetlana jest informacja o weryfikacji: . Funkcja działa tylko w momencie dodawania dokumentu handlowego z datą bieżącą. W przypadku wystawianiu dokumentu z datą wstecz, weryfikację statusu VAT/ VAT-UE należy wykonać ręcznie poprzez przycisk  Weryfikacja statusu kontrahenta VAT/ VAT-UE znajdujący się na dokumentach.

Weryfikacja statusu VAT/ VAT-UE na dokumentach

Poprzez przycisk  Weryfikacja statusu kontrahenta VAT/ VAT-UE można ręcznie zweryfikować czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym i czy istnieje w Wykazie podatników VIES. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP. Po wykonaniu weryfikacji na dokumencie, parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES znajdujący się na zakładce [Kontrahent] jest automatycznie zaznaczany bądź odznaczany (w zależności od wyniku weryfikacji). W przypadku, kiedy jest to podatnik VAT/ VAT-UE czynny, a kontrahent widnieje jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest rodzaj transakcji: Podmiot gospodarczy. Informacje dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl, natomiast Informacje dotyczące statusu kontrahenta w bazie  VIES pobierane są z Portalu komisji Europejskiej dostępnej pod adresem: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatRequest.html. Weryfikacja kontrahenta w wykazie podatników VIES możliwa jest na dokumentach:
  • Faktury Sprzedaży
  • Faktury VAT marża
  • Faktury Pro Forma
  • Faktury Zaliczkowej
  • Faktury Zakupu
  • Wydaniach Zewnętrznych
  • Przyjęciach Zewnętrznych
  • Korektach do wszystkich wyżej wymienionych dokumentów.
W przypadku, jeżeli status kontrahenta jest wewnątrzunijny, a kontrahent nie jest aktywnym podatnikiem w bazie VIES, wówczas na dokumentach stosowane są krajowe stawki VAT.
Uwaga
Szczególnym przypadkiem weryfikacji statusu VAT/ VAT-UE kontrahenta jest kontrahent z numerem NIP z prefiksem PL. Taki kontrahent jest sprawdzany w Wykazie podatników VAT, jednak może być on również zweryfikowany w bazie VIES. W sytuacji, kiedy weryfikacja w bazie VIES jest negatywna, nie są zmieniane ustawienia parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES.
Po zweryfikowaniu kontrahenta w Wykazie podatników VAT na formularzu dokumentu i zapisaniu dokumentu do bufora, po jego ponownym otwarciu status kontrahenta nie jest ponownie sprawdzany automatycznie, jednak możliwe jest wykonanie weryfikacji ręcznie. Jeżeli kontrahent wewnątrzunijny wybrany na dokumencie sprzedażowym nie jest podatnikiem aktywnym w bazie VIES, wówczas przy weryfikacji ręcznej pojawi się komunikat: Kontrahent posiada aktywny numer VAT-UE. Czy zweryfikować stawki VAT na towarach? Po kliknięciu przycisku Tak, na pozycji towaru znajdującego się na formularzu dokumentu ustawiane są krajowe stawki VAT. Jeżeli weryfikacja statusu kontrahenta na dokumencie sprzedażowym przebiegnie negatywnie, a na karcie kontrahenta zaznaczony był parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, zostanie on automatycznie odznaczony zarówno na dokumencie jak i na karcie kontrahenta. Dodatkowo, w przypadku zmiany stawki VAT wskutek weryfikacji statusu VAT kontrahenta, nie jest zaznaczany parametr Naliczaj VAT na zakładce [Płatności] na formularzu dokumentu. Jeżeli weryfikacja statusu kontrahenta na dokumencie zakupowym przebiegnie negatywnie, a na karcie kontrahenta zaznaczony był parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, zostanie on automatycznie odznaczony zarówno na dokumencie jak i na karcie kontrahenta. Stawki VAT na pozycjach dokumentu pozostają bez zmian.

Przekształcenia dokumentów

Na dokumencie Rezerwacji Odbiorcy nie ma możliwości zweryfikowania statusu VAT kontrahenta. Natomiast na zakładce [Kontrahent] istnieje możliwość określenia rodzaju transakcji oraz zaznaczenia lub odznaczenia parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES. W przypadku dokumentów przekształconych z Rezerwacji Odbiorcy weryfikacja odbywa się na dokumentach wynikowych. Na Fakturze Sprzedaży tworzonej do Wydania Zewnętrznego stawki VAT oraz ustawienie parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES przenoszone są z dokumentu WZ, jeżeli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry jest odznaczony parametr Automatyczna weryfikacja statusu VAT/ VAT-UE na dokumentach handlowych. Natomiast w przypadku, gdy parametr jest zaznaczony, wówczas po przekształceniu Wydania Zewnętrznego do Faktury Sprzedaży, na Fakturze ponownie weryfikowane są stawki VAT oraz status kontrahenta w wykazie podatników VAT/ VAT-UE. W przypadku przekształcania zafiskalizowanego Paragonu do Faktury Sprzedaży, jeżeli kontrahent miał zaznaczony parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES podczas wystawiania Paragonu, a przy przekształceniu do Faktury Sprzedaży zostanie zweryfikowany negatywnie, wówczas parametr zostanie automatycznie odznaczony zarówno na fakturze jak i na karcie kontrahenta.
Uwaga
Funkcja weryfikacji statusu VAT i VIES kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.

Formularz dokumentu - zakładka [Atrybuty/JPK]

Atrybuty na dokumentach handlowych i magazynowych:

Na formularzu dokumentu znajduje się zakładka: [Atrybuty/ JPK]. Z tego poziomu użytkownik może uzupełniać i modyfikować listę atrybutów związanych z dokumentem. Do dokumentu można przypisać dowolną ilość atrybutów, a jeden atrybut może być przypisany do dokumentu wiele razy (na przykład z różnymi wartościami). Podczas wystawiania nowego dokumentu na zakładkę [Atrybuty/ JPK] przenoszone są automatycznie wszystkie atrybuty kontrahenta, przypisane na jego karcie z zaznaczonym parametrem Przenosić na transakcje. W takim przypadku proponowana jest również wartość domyślna atrybutu podana na karcie kontrahenta. Użytkownik może na dokument dopisać inne atrybuty. Podczas dodawania atrybutu na dokument, po wciśnięciu przycisku   wyświetlana jest lista atrybutów zbudowana z dwóch zakładek: 
  • Atrybuty dokumentu – na liście widoczne są wszystkie atrybuty typu atrybut dokumentu, jakie zostały zdefiniowane w programie. Atrybuty dokumentu nie są przenoszone na zakładkę automatycznie.
  • Atrybuty kontrahenta – na liście widoczne są wszystkie atrybuty typu atrybut kontrahenta zdefiniowane w programie, niezależnie od tego, czy zostały przypisane na karcie kontrahenta.
W przypadku atrybutów dokumentu i atrybutów kontrahenta wpisywanych na dokument bezpośrednio z poziomu transakcji nie ma możliwości określenia wartości domyślnej dla atrybutu (użytkownik musi uzupełniać wartość bezpośrednio na dokumencie).
Uwaga
W przypadku zmiany kontrahenta NIE są aktualizowane atrybuty przypisane na dokument. Zmiany na zakładce [Atrybuty/ JPK] związane za zmianą kontrahenta Użytkownik musi wprowadzić bezpośrednio z poziomu zakładki.
Atrybuty przypisane do dokumentu wraz z wartościami są przenoszone podczas kopiowania dokumentów. Dla zaznaczonych na liście dokumentów handlowych i magazynowych poprzez operacje seryjne można dodawać/ usuwać/ zmieniać atrybuty dokumentu.Dla Faktur Sprzedaży oraz Zakupu można również seryjnie zmieniać atrybuty wykorzystywane w JPK_FA.
Uwaga
Wystawianie dokumentów związanych z obsługą magazynów jest dostępne w modułach Handel, Handel Plus.
Na zakładce [Atrybuty/ JPK] znajduje się również tabela Kody JPK_V7 zawierająca kody, którymi dokument musi być opisany na potrzeby deklaracji JPK_V7. Szczegóły tej funkcji zostały opisane w biuletynie Jednolity plik kontrolny.
Dotyczy wersji: 2020.5.1
Z poziomu listy, dla zaznaczonych Faktur Sprzedaży, Faktur Zakupu, Paragonów, Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży oraz dla Dowodów Wewnętrznych Zakupu można poprzez operacje seryjne zmienić kody JPK_V7.
Jeśli parametr został oznaczony jako Nieaktywny, to nie będzie wyświetlany do wyboru na kartotekach towarowych, formularzach kontrahentów, dokumentach i w filtrze Zestawienia wg atrybutów. Atrybut nieaktywny nie będzie również przenoszony na nowe transakcje.

Przenoszenie atrybutów na dokumenty skojarzone i korygujące

Przenoszenie atrybutów na dokumenty skojarzone (w przypadku przekształceń dokumentów np.: RO -> FS, FS -> WZ itp.) jest uzależnione od zaznaczenia parametru w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry: Kopiuj atrybuty na dokumenty powiązane. Przenoszenie atrybutów na dokumenty korygujące jest uzależnione od ustawienia parametru w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry: Kopiuj atrybuty na korekty. Jeśli parametr jest zaznaczony – na dokumenty powiązane/ korekty przenoszone są wszystkie atrybuty wraz z wartościami, wskazane na zakładce [Atrybuty/ JPK] na dokumencie źródłowym, niezależnie od tego, czy są to atrybuty typu dokument, czy atrybuty kontrahenta. W przypadku przekształceń dokumentów, gdy przekształcanych jest wiele dokumentów (np. kilka RO) do jednego (np. FS) – wtedy na dokument wynikowy przenoszone są wszystkie atrybuty z dokumentów przekształcanych. Jeśli zdarzy się sytuacja, że na dokumenty przekształcane przypisany jest taki sam atrybut z identyczną wartością – wtedy na dokumencie wynikowym atrybut ten pojawi się tylko raz.
Uwaga
Wystawianie dokumentów związanych z obsługą magazynów jest dostępne w modułach Handel, Handel Plus.
 

Anulowanie dokumentu

Anulowanie dokumentu jest dostępne wyłącznie z menu kontekstowego otwieranego po kliknięciu w obrębie listy prawym klawiszem myszy. Zasady rządzące anulowaniem dokumentów to: 1. Nie da się anulować dokumentów w buforze (na liście oznaczone kolorem zielonym). 2. Nie da się anulować dokumentów przeniesionych do rejestru VAT i zaksięgowanych na konta (na liście kolor niebieski).
  • Nie da się anulować dokumentu, do którego jest korekta.
  • Jeśli do dokumentu jest jedna korekta – korektę tą trzeba anulować (oczywiście jeśli spełnione są pozostałe warunki). Gdy anulujemy korektę – staje się możliwe anulowanie dokumentu podstawowego.
  • jeśli korekt jest więcej – można anulować ostatnią z nich. Gdy ta jest anulowana – przedostatnią itd.
3. Anulować można dokument bez względu na datę jego wystawienia (również wstecz) 4. Dokument anulowany pozostaje na liście (ma kolor szary), natomiast w kolumnie Status wyświetla się wartość Anulowano. 5. Istnieje możliwość wykorzystania numeru dokumentu anulowanego i wielokrotne anulowanie dokumentu z takim samym numerem. W przypadku anulowania dokumentu handlowego/ magazynowego, kolejnemu wystawianemu dokumentowi zostanie nadany numer dokumentu anulowanego. 6. Jeśli dokument powstał na podstawie rezerwacji/ zamówienia – anulowane są oba dokumenty (rezerwacja/ zamówienie są widoczne na liście w kolorze szarym). 7. Dokument handlowy może zostać anulowany niezależnie od tego, czy jest skojarzony z magazynowym. Podczas anulowania dokumentów handlowych typu FA, PA, FZ program pyta, czy równocześnie anulować skojarzone z nim dokumenty magazynowe (WZ/ PZ). W przypadku, gdy anulowanie dokumentu handlowego się nie powiedzie – dokumenty magazynowe również nie są anulowane. 8. Dokument magazynowy (WZ, PZ) może być anulowany tylko, jeśli nie jest skojarzony z dokumentem handlowym (FA, FZ). 
  • Anulowanie dokumentu magazynowego skojarzonego z handlowym musi odbywać się w dwóch etapach:
    • najpierw anulujemy dokument handlowy (FA, FZ),
    • anulujemy dokument magazynowy (WZ, PZ).
Skutki anulowania dokumentu w module Kasa/Bank zostały opisane w artykule: Płatności a dokumenty anulowane. W przypadku dokumentów wprowadzających towar do magazynu (np. PZ) anulowanie dokumentu jest możliwe tylko w przypadku, gdy towar z dostawy, która powstała w wyniku zatwierdzenia PZ, jest jeszcze dostępny na magazynie. Jeśli dostawa została już wyprowadzona z magazynu – anulowanie nie będzie możliwe (pozostaje korekta ilościowa do dokumentu). 
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
 

Rozliczanie zaliczek

Podczas wystawiania dokumentu handlowego możliwe jest wykorzystanie nierozliczonych dotąd zapisów kasowych/bankowych. Na zakładce [Płatności] znajduje się tabela Zaliczki do rozliczenia. Jeśli istnieją nierozliczone zaliczki związane z podmiotem wybranym na zakładce [Kontrahent]polu Domyślny płatnik, ikona plusa znajdująca się pod tabelą, zawiera wykrzyknik  . Po jej naciśnięciu można wskazać zaliczki, które chcemy rozliczyć z wystawianym dokumentem. Przycisk wyboru zaliczkobiorcy w rozwijanym menu umożliwia wybór innych podmiotów: banku, pracownika, wspólnika czy urzędu. Ikony   pozwalają na dodawanie, edycję oraz usuwanie zaliczek.
Uwaga
Na liście pojawią się zapisy kasowe, które jako walutę rozliczenia mają podaną walutę zgodną z walutą dokumentu. Walutę rozliczenia Użytkownik ustala wprowadzając dokument kasowy do raportu w module Kasa/Bank.
Lista składa się z kolumn:
Kwota – wpisujemy kwotę zaliczki jaką chcemy rozliczyć na tej fakturze. Standardowo program proponuje kwotę maksymalną. Program kontroluje, aby rozliczana kwota zaliczki nie była większa od kwoty możliwej do rozliczenia. Kwota maks. – program wyświetla kwotę zaliczki jaka pozostała nam do rozliczenia. Pole nie podlega edycji. Numer dokumentu – numer zapisu KP, na podstawie którego zaliczka została zarejestrowana w kasie.
Przykład
Całkowite rozliczenie Wystawiamy fakturę płatną gotówką. Kontrahent prosi o rozliczenie wpłaconych wcześniej zaliczek Faktura opiewa na kwotę brutto 800 zł. Klient wcześniej wpłacił kwotę 200 zł, co odnotowane zostało dokumentem KP. Na zakładce Płatności pojawi się zapis:
  • termin – data dzisiejsza
  • forma płatności: gotówka
  • kwota: 800 zł
  • kwota rozliczona: 0 zł
W oknie obok Zaliczki do rozliczenia pojawi się ikona plusa z wykrzyknikiem, informująca o istniejącej nierozliczonej zaliczce, po wskazaniu KP z listy dokumentów do rozliczenia
  • Kwota – wyświetla się maksymalna kwota zaliczki, jaką możemy wykorzystać (200), ponieważ rozliczamy całą zaliczkę, zostawiamy tą kwotę 200 zł
  • Kwota maks. – program wyświetla 200 zł, ponieważ to jest kwota nierozliczonego zapisu kasowego
Fakturę zatwierdzamy (trwale – nie do bufora!). Program sygnalizuje wpłatę gotówki – 600 zł do kasy. Efekty zatwierdzenia faktury płatnej gotówką przy jej wystawieniu to:
  • w raporcie kasowym pojawił się zapis kasowy KP z kwotą wpłaconą 600 zł. Zapis ma status Rozliczony.
  • zapis kasowy odpowiadający zaliczce również otrzymał status Rozliczony
  • w Preliminarzu płatności pojawiło się zdarzenie związane z wystawioną fakturą ze statusem Rozliczone.
Na zakładce Rozliczenia widać, że faktura została rozliczona dwoma zapisami kasowymi:
  • KP 200 zł – odpowiadające wpłaconej zaliczce
  • KP 600 zł – odpowiadające wpłacie dokonanej przy wystawieniu dokumentu
  • na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono pojawiła się kwota 800 zł
na zakładce Płatności kwota rozliczona również będzie równa 800 zł (do kasy wpłynęła zapłata 200zł+600zł)
Przykład
Częściowe rozliczenie Wystawiamy fakturę płatną przelewem na kwotę 1000 zł. Kontrahent wpłacił wcześniej zaliczkę 500 zł (zapis KP o statusie Nierozliczony), jednak prosi, by rozliczyć z niej tylko 300 zł. Na fakturze (zakładka Płatności) pojawi się jedna płatność:
  • termin: za 14 dni
  • forma płatności: przelew
  • kwota: 1000 zł
  • kwota rozliczona: 0 zł
W oknie z zaliczkami pojawi się ikona plusa z wykrzyknikiem, informująca o istniejącej nierozliczonej zaliczce, po wskazaniu KP z listy dokumentów do rozliczenia ustalamy:
  • Kwota – wpisujemy 300 zł (które kontrahent chce rozliczyć)
  • Kwota maks. – widać maksymalną kwotę do rozliczenia, czyli 500 zł
Fakturę zatwierdzamy (nie do bufora!). W efekcie:
  • w Preliminarzu płatności pojawiło się zdarzenie ze statusem Rozliczono częściowo:
  • kwota rozliczona: 300 zł
  • pozostaje do rozliczenia: 700 zł
  • na zakładce Rozliczenia widać, że faktura została rozliczona z zapisem odpowiadającym zaliczce.
  • Zapis kasowy odpowiadający zaliczce ma status Rozliczony częściowo:
  • kwota rozliczona: 300 zł
  • na zakładce Rozliczenia widać, że zapis została rozliczona z wystawioną wcześniej fakturą.
  • Na fakturze sprzedaży:
  • na zakładce Ogólne kwota zapłacona to 300 zł, pozostaje do zapłaty 700 zł
na zakładce Płatności kwota rozliczona to 300 zł.
     

Dokumenty w buforze

Każdy dokument można zapisać: 
  • w sposób trwały. Wtedy nie można dokonywać na nim żadnych zmian ani go skasować. Dopuszczane są jedynie korekty ilościowe lub wartościowe albo anulowanie. W tym ostatnim przypadku dokument anulowany pozostaje na liście faktur (ma kolor szary), ale nie jest brany pod uwagę w żadnych analizach i zestawieniach.
  • do bufora. Dokumenty w buforze, na liście oznaczone kolorem zielonym, to dokumenty, na których można dokonywać wszelkich zmian.
Możliwość zapisu do bufora może zostać zablokowana dla wybranych operatorów. Parametr Blokada zapisu dokumentów FS i PA do bufora został dokładniej opisany w artykule Konfiguracja uprawnień operatora.

Najważniejsze zasady (i konsekwencje) umieszczania dokumentów w buforze

  • Dokumentowi w buforze nadawany jest numer kolejny w obrębie wykorzystywanego schematu numeracji. Skasowanie dokumentu w buforze pozostawia lukę w numeracji, której program nie wypełnia automatycznie. Użytkownik powinien to zrobić we własnym zakresie.
  • Dokumentów w buforze nie da się anulować, ani wystawiać do nich korekt. Można je modyfikować lub usunąć.
  • Na podstawie dokumentu w buforze nie można utworzyć innego, skojarzonego z nim dokumentu.
  • Do dokumentów w buforze nie da się zrealizować żadnych płatności. Oznacza to, że zatwierdzenie do bufora faktury płatnej gotówką nie wprowadzi zapisu do rejestru kasowego.
  • Wszystkie płatności do dokumentów w buforze (bez względu na formę płatności) umieszczane są w buforze preliminarza płatności, ze statusem (N) nierozliczone. Z poziomu preliminarza nie da się ich rozliczać ani zmienić ich stanu i statusu. Dopiero trwałe zatwierdzenie dokumentu zmienia stan zdarzenia w preliminarzu na Zatwierdzone do realizacji i pozwala na wykonywanie dalszych rozliczeń (automatem, lub ręcznie).
  • Do dokumentów w buforze nie da się wydrukować Paragonu fiskalnego.
  • Dokumentów w buforze nie można przenieść do rejestru VAT ani zaksięgować na konta.

Dokumenty w buforze a ilość towaru

Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Program umożliwia zapisywanie wszystkich dokumentów do bufora, ale nie wszystkie one wpływają na ilość towaru. Generalna zasada jest taka, że:
  • dokumenty magazynowe, przychodowe (PZ, PW) nie wpływają na ilości, wpływają na zamówienia
  • dokumenty magazynowe, rozchodowe (WZ, RW) zmniejszają ilości (magazynową i dostępną)
  • dokumenty handlowe sprzedaży (FS, PA) powodują rezerwacje lub pobranie.
Dla przypomnienia, w programie z towarem związane są 2 ilości:
  • ilość towaru jaki jest na magazynie (fizycznie)
  • ilość dostępna, uwzględniającą rezerwacje
W trakcie wystawiania dokumentów magazynowych WZ, RW program sprawdza aktualną ilość towaru na magazynie lub ilość dostępną (pomniejszoną o rezerwacje) jeżeli zaznaczono parametr w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/Zamówienia i Rezerwacje Nie pozwalaj na wydanie towaru gdy występują rezerwacje. Ilość ta sprawdzana jest także w przypadku dokumentów handlowych (PA, FS) jeśli określono, że mają one pobierać a nie rezerwować. W tabeli poniżej przedstawiony został wpływ dokumentów handlowych zapisanych do bufora (nie na stałe) na poszczególne ilości widoczne na liście zasobów.
TYP DOKUMENTUILOŚĆREZERWACJEZAMÓWIENIA
FS/PA (pobranie)
FS/PA (rezerwacja)
FS/PA Kor. ilości
FZ
FZ Kor. ilości

Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku dokumentów magazynowych.

TYP DOKUMENTUILOŚĆREZERWACJEZAMÓWIENIA
WZ
WZ Kor ilości
PZ
PZ Kor. ilości
PW
PW kor. ilości
RW
RW Kor. ilości
PWP
RWS (rezerwacja)
RWS (pobranie)
ZD
RO

Konfiguracja uprawnień operatora

Na formularzu operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry] znajduje się grupa parametrów związanych z modułami handlowymi (FakturyHandel). W grupie znajdują się parametry pozwalające na określenie poziomu uprawnień poszczególnych operatorów: Aktualizacja kontrahenta na dokumencie – umożliwia zmianę danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach. Funkcja polega na podmianie danych z dokumentu, widocznych na zakładce [Kontrahent], na dane aktualne na karcie kontrahenta. Funkcja jest dostępna na liście z poziomu menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy).
  • funkcja nie podmienia danych na dokumentach skojarzonych (np. na WZ do faktury trzeba dane podmienić odrębnie).
  • funkcja nie działa na dokumentach zaksięgowanych (do rejestrów VAT oraz bezpośrednio na konta księgowe).
podmianę danych można wykonać seryjnie, dla dokumentów zaznaczonych na liście. Blokada anulowania dokumentu – blokuje możliwość anulowania dokumentów. Blokada dotyczy wszystkich dokumentów zarówno handlowych jak i magazynowych. W sytuacji, gdy operator nie ma uprawnień do anulowania dokumentów opcja w menu kontekstowym nie jest dostępna. Blokada edycji pozycji cennika – przy aktywnym parametrze operator nie ma możliwości dokonywania zmian na już istniejących kartach towarów/ usług. Natomiast nadal zachowuje prawo podglądu informacji na kartach istniejących oraz zakładania nowych. Blokada ponownej fiskalizacji FS i PA – funkcja została opisana w artykule poświęconym zmianom w fiskalizacji dokumentów. Blokada zapisu dokumentów FS i PA do bufora – przy aktywnej blokadzie operator nie może zapisać dokumentu FS i PA do bufora. Wprawdzie parametr Bufor jest dostępny na formularzu dokumentu i operator może go zaznaczyć, jednak przy próbie zatwierdzenia program wyświetli komunikat i nie pozwoli na zapisanie faktury/ paragonu. Możliwy jest jedynie zapis na trwałe (bez możliwości późniejszych zmian). Jeśli operator nie ma uprawnień do zapisu dokumentów do bufora podczas przekształceń, gdzie dokumentem wynikowym będzie Faktura Sprzedaży lub Paragon, program zapyta użytkownika, czy kontynuować i zapisać dokument od razu na trwałe, czy też zrezygnować z przekształcenia. Jeśli Faktura Sprzedaży/ Paragon jest zapisywany od razu do bufora – nie jest podnoszony formularz dokumentu, tak, jak ma to miejsce przy zapisie do bufora. Należy przy tym pamiętać, że przekształcenie takie nie będzie możliwe, jeśli kontrahent przekroczy przyznany limit kredytu, a operator nie będzie miał uprawnień do zapisu dokumentu po przekroczeniu limitu. Parametry dotyczące blokady zmiany ceny dotyczą możliwości zmiany cen sprzedaży podczas wystawiania poszczególnych dokumentów. Oprócz braku możliwości zmiany ceny oraz udzielenia rabatu bezpośrednio na dokumencie, program blokuje również możliwość zmiany grupy cenowej, wg której wystawiany jest dokument (przypisanej kontrahentowi). Blokada może dotyczyć różnych typów dokumentów wystawianych w module: FS i WZ, Faktura Pro Forma, Faktura Zakupu, Paragon, Rezerwacja Odbiorcy, Zamówienie u Dostawcy.
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Brak dostępu do cen zakupu – jeśli parametr jest aktywny (zaznaczony) operator pracujący w programie nie ma dostępu do informacji dotyczących cen zakupu. Zamiast cen zakupu (kosztu) na dokumentach widoczne są —. Rozliczanie dokumentów z poziomu listy – z poziomu listy dokumentów związanych z powstawaniem płatności w Kasie/Banku (Faktury Sprzedaży, Paragony, Faktury Zakupu, dokumenty kaucyjne WKA i PKA) dostępna jest opcja rozliczania z poziomu listy dokumentów. Rozliczanie dokumentów jest również możliwe z poziomu okna Sprzedaży Dedykowanej. Funkcja jest dostępna w menu kontekstowym, wyświetlanym pod prawym przyciskiem myszy na odpowiednich listach. Po wybraniu schematu numeracji dla tworzonego zapisu kasowego i wybraniu rejestru, do którego ma trafić, program tworzy zapis KP lub KW, pobierając dane z rozliczanego dokumentu. Działanie funkcji jest analogiczne jak w przypadku funkcji Rozlicz dostępnej w Preliminarzu płatności. Sprzedaż poniżej minimalnej marży/ maksymalnego rabatu – jeśli parametr jest zaznaczony operator może korygować ceny sprzedaży niezależnie od granicy ceny ustalonej dla poszczególnych towarów. Zasady zostały opisane w artykule Granica ceny sprzedaży. Zmiana limitu kredytu na karcie kontrahenta – parametr jest związany z mechanizmem kontroli limitu kredytu dla kontrahenta (funkcja opisana w artykule Kontrola limitu płatności kontrahenta).
  • jeśli jest aktywny – operator ma prawo zmiany kwoty przyznanego limitu na formularzu kontrahenta (zakładka [Handlowe]).
  • jeśli parametr nie jest aktywny – pole z kwotą przyznanego limitu nie jest dostępne dla operatora.
Kontrola płatności przy sprzedaży – zapis do bufora/ zapis na trwałe – parametr jest związany z mechanizmem kontroli limitu kredytu dla kontrahenta (funkcja opisana w artykule Kontrola limitu płatności kontrahenta). Zapisywanie dokumentów FS i PA po wydruku na trwałe – zaznaczenie parametru spowoduje, że wydruk dokumentu (również wywołanie podglądu wydruku) powoduje zapis dokumentu na trwałe (niezależnie od ustawienia parametru Bufor na formularzu). Jeśli przed wydrukiem na formularzu zaznaczony będzie parametr WZ (dotyczy modułów Handel, Handel Plus) – program automatycznie utworzy Wydanie Zewnętrzne do drukowanego dokumentu. W innym przypadku utworzenie WZ będzie możliwe po zatwierdzeniu dokumentu z poziomu listy. Podobna zasada dotyczy fiskalizacji. Jeśli parametr Drukuj fiskalnie będzie zaznaczony przed wydrukiem dokumentu – fiskalizacja będzie automatyczna. Jeśli nie – wydruk na drukarce fiskalnej będzie możliwy z poziomu listy, po zatwierdzeniu dokumentu. Zapisywanie dok. mag. po wydruku na trwałe – zaznaczenie parametru spowoduje zapisanie na stałe po wydruku dokumentów magazynowych (PW, RW, MM, PZ, WZ i korekt do tych dokumentów). W przypadku braku możliwości zapisania dokumentu na stałe np. brak towaru na magazynie, brak ilości dostępnej w przypadku występowania rezerwacji itp., wydruk nie jest wykonywany, a przed wydrukiem pojawia się odpowiedni komunikat (parametr dotyczy modułów Handel, Handel Plus). Zmiana kategorii na niezaksięgowanym dokumencie – jeśli parametr jest zaznaczony to dany operator ma prawo do zmiany kategorii oraz jej opisu w nagłówku dokumentu i na pozycjach, pomimo, że dokument został już zapisany na trwałe. Zmianę można zapisać przy pomocy przycisku , widocznego obok pola Kategoria.
Uwaga
Funkcja dotyczy dokumentów zapisanych na trwałe do czasu ich zaksięgowania (do rejestrów VAT lub bezpośrednio do Księgi Handlowej).
Zmiana opisu i osoby odbierającej na dokumencie – parametr związany jest z możliwością zmiany opisu oraz osoby odbierającej na zatwierdzonym dokumencie. Funkcja działa w podobny sposób jak w przypadku zmiany kategorii. Na zatwierdzonym dokumencie, niezależnie od tego czy został już zaksięgowany, istnieje możliwość zmiany:
  • osoby odbierającej dokument ze strony kontrahenta,
  • opisu oraz atrybutów, związanych z kontrahentem,
  • opisu na pozycji dokumentu – warunkiem jest zaznaczony parametr Pozwól na edycję opisu na fakturze na karcie towaru w cenniku.
Zmiana wysłanych/odebranych e-faktur – parametr związany z funkcjonalnością wystawiania faktur elektronicznych, która opisana została w osobnym dokumencie. Zaznaczenie tego parametru pozwoli na anulowanie dokumentów wysłanych do systemu IWD.  

Zestawienie rabatów kontrahenta

Zestawienie dostępne jest z poziomu: 
  • listy kontrahentów,
  • formularza kontrahenta,
  • formularzy dokumentów: Faktura Sprzedaży, Paragon, Rezerwacja Odbiorcy, Faktura Pro Forma, Wydanie Zewnętrzne,
  • okna Sprzedaż dedykowana.
Zestawienie jest tworzone w oparciu o rabaty procentowe i typu stała cena, zdefiniowane w oknie Ogólne/ Rabaty. W oknie Rabaty kontrahenta znajduje się przycisk , który umożliwia wyliczenie zarówno informacji o przydzielonych rabatach, jak również indywidualnego cennika „na życzenie” użytkownika. Dane nie są wyświetlane zaraz po otwarciu okna – pojawiają się dopiero po wciśnięciu przycisku. Jeśli użytkownik zmieni parametry wyświetlania przycisk zmieni się na , informując o konieczności ponownego wyliczenia. Zakładka [Rabaty] Zestawienie zawiera wszystkie rabaty typu procentowego, przyznane kontrahentowi. Na zakładce wyświetlane są rabaty obowiązujące dla kontrahenta – w przypadku, gdy kontrahentowi przyznane jest kilka rabatów na ten sam towar, wyświetlany jest ten o najwyższym priorytecie (na przykład przyznany jest rabat typu wszyscy kontrahenci/ jeden towar oraz jeden kontrahent/ jeden towar – w takim przypadku wyższy priorytet ma rabat jeden kontrahent/ jeden towar i on pojawi się na zestawieniu). Przy czym jeśli na dany towar przyznany jest zarówno upust typu rabat kontrahenta i rabat towaru – to na zestawieniu wyświetlone zostaną obydwa upusty. Na zestawieniu pojawiają się wszystkie towary, na które został udzielony jakikolwiek rabat. W lewym dolnym rogu znajduje się pole Na dzień z możliwością wskazania daty, dla której wyświetlana jest lista rabatów. Podpowiadana jest data bieżąca (ustalona w menu Narzędzia/ Data bieżąca) lub data dokumentu (data sprzedaży, termin rezerwacji lub data wydania). Istnieje możliwość ustawienia dowolnej daty w tym polu.
Uwaga
Uwaga: W przypadku wywoływania zestawienia rabatów kontrahenta z poziomu formularza dokumentu, domyślnie wyświetlana data jest uzależniona od jego statusu. W sytuacji gdy dokument jest jeszcze w edycji/buforze, lista rabatów kontrahenta jest wyświetlana domyślnie na dzień określony przez datę dokumentu (data sprzedaży, termin rezerwacji lub data wydania). Dla dokumentów zatwierdzonych podpowiadana jest data bieżąca lub ustalona w menu Narzędzia/Data bieżąca.
Typ rabatu – określa sposób przyznania rabatu dla kontrahenta:
  • kontrahent – rabat dla pojedynczego kontrahenta,
  • grupa kontrahentów – rabat dla grupy kontrahentów,
  • wszyscy kontrahenci – rabat dla wszystkich kontrahentów.
Na co – określa sposób przyznania rabatu na dany towar:
  • towar – rabat dla wskazanego pojedynczego towaru,
  • grupa towarów – rabat przyznany dla całej grupy towarów,
  • wszystkie towary – upust standardowy na wszystkie towary.
Przykład
Kombinacja tych dwóch wartości określa, jakiego typu jest dany rabat. Kontrahent i Grupa towarów [Akcesoria] – jest to rabat typu pojedynczy kontrahent/ grupa towarowa [Akcesoria] Wszyscy kontrahenci i towar – jest to rabat typu jeden towar/ wszyscy kontrahenci
Zakładka [Stała cena] Na zakładce widoczne są wszystkie przyznane kontrahentowi rabaty typu stała cena obowiązujące w dniu określonym w polu Na dzień. W kolumnie Poziom podana jest informacja, czy jest to stała cena przyznana na towar dla pojedynczego kontrahenta, grupy kontrahentów czy też wszystkich kontrahentów. Przy czym należy pamiętać, że na zestawieniu wyświetlana jest stała cena o najwyższym priorytecie. Przykładowo, jeśli na jeden towar ustalona jest stała cena zarówno dla grupy kontrahentów jak i dla pojedynczego kontrahenta – na zestawieniu pojawi się cena przyznana dla pojedynczego kontrahenta. Zakładka [Indywidualny cennik] Na zakładce dostępny jest cennik dla kontrahenta, uwzględniający wszystkie przyznane kontrahentowi stałe ceny, rabaty oraz sposób ich wyliczania. Na zestawieniu widoczne są ceny końcowe na wszystkie towary oraz procentowa wartość udzielonych na nie upustów (jeśli przyznane rabaty są typu procentowego). Cennik indywidualny dla kontrahenta jest wyliczany po wciśnięciu przycisku „pioruna”. Wyliczany cennik można zawęzić do wybranej grupy towarów (uwzględniana jest grupa domyślna, przypisana na karcie towaru na zakładce [Ogólne]), po zaznaczeniu parametru Pokazuj nieaktywne uwzględniane są również towary, które na kartotece, na zakładce [Dodatkowe] mają zaznaczoną opcję Karta nieaktywna.  

Kontrola limitu płatności kontrahenta

Na karcie kontrahenta znajdują się parametry dotyczące limitu kredytu oraz limitu przeterminowanych płatności dla określonego kontrahenta. W programie istnieje mechanizm, który pozwala kontrolować przy zatwierdzaniu Faktur Sprzedaży oraz Paragonów, czy któryś z limitów nie został przekroczony. Funkcja działa jeśli na karcie ewidencyjnej kontrahenta został określony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności dla kontrahenta.

Uprawnienia operatorów

Sposób kontroli przeterminowanych płatności ustawiany jest dla każdego operatora indywidualnie (na jego karcie w Konfiguracji). Dostępne opcje to: 
  • brak – program nie kontroluje płatności podczas zapisu dokumentów, niezależnie od tego, czy kontrahent ma ustawione limity, czy nie. opcja jest dostępna tylko podczas zapisu dokumentów do bufora.
  • ostrzeżenie – podczas zapisu dokumentu program informuje o ewentualnym przekroczeniu limitu kredytu lub limitu przeterminowanych płatności (w zależności od ustawienia parametrów na karcie kontrahenta), ale pozwala na jego zatwierdzenie
  • blokada – program blokuje możliwość zapisu dokumentu w przypadku, gdy kontrahent przekroczy przyznany limit kredytu lub przeterminowanych płatności. Operator może jedynie powrócić na formularz dokumentu, by dokonać na nim zmian.
Istnieje możliwość kontroli płatności (zarówno limitu kredytowego, jak i limitu płatności przeterminowanych) podczas zapisu dokumentu do bufora. Jeśli użytkownik chce kontrolować płatności podczas zapisu dokumentu do bufora powinien dla operatora zaznaczyć odpowiednią opcję dla parametru Kontrola płatności przy sprzedaży – zapis do bufora. Jeśli użytkownik wybierze opcję brak, wtedy podczas zapisu dokumentów  do bufora limity płatności nie będą kontrolowane. Natomiast w przypadku zapisu na stałe – kontrola jest prowadzona zawsze, jeśli kontrahent na swojej karcie ma określony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności. Warto przy tym pamiętać, że odrębnie ustalane są uprawnienia dotyczące zapisu do bufora, a odrębnie zapisu na stałe. Z obsługą funkcji związany jest dodatkowo parametr na karcie operatora Zmiana limitu na karcie kontrahenta:
  • jeśli parametr jest aktywny – operator może ustalać limit kredytu na karcie kontrahenta
  • jeśli parametr nie jest aktywny – pole dotyczące limitu kredytu na karcie kontrahenta nie jest dostępne dla operatora
Kontrola limitu kredytu dotyczy transakcji: Faktur Sprzedaży oraz Paragonów i dokumentów WKA (które można wystawiać w module Handel, Handel Plus). W trakcie zatwierdzania dokumentu, jeśli stan zadłużenia przekracza przyznany limit, a operator blokadę sprzedaży po przekroczeniu limitu, wyświetlany jest komunikat z informacją o kwocie przekraczającej dopuszczalne zadłużenie. Operator ma do wyboru dwie opcje:
  • Anuluj – powoduje powrót na formularz dokumentu (operator może wtedy zmienić formę płatności)
  • Pokaż zaległości– otwierany jest Preliminarz płatności kontrahenta, gdzie widać wszystkie dokumenty nierozliczone.
Jeśli stan zadłużenia/ przeterminowanych płatności przekracza przyznany limit, a operator ma ustawione jedynie ostrzeżenie o przekroczeniu limitu, podczas zatwierdzenia faktury/ paragonu pojawia się dodatkowo możliwość zatwierdzenia dokumentu (OK).
Uwaga
Podczas seryjnego zatwierdzania faktur kontrolowane są zarówno limit kredytu jak i limit przeterminowanych płatności. W przypadku, gdy kontrahent przekroczy któryś z tych limitów – dokument nie zostanie zatwierdzony, niezależnie od uprawnień operatora (ostrzeżenie/ blokada).

Limit kredytu kontrahenta

Informacja dotycząca aktualnego zadłużenia kontrahenta jest widoczna na jego karcie ewidencyjnej (zakładka [Handlowe]) w polu Limit wykorzystany. Wartość w polu jest wyliczana na bieżąco podczas wystawiania dokumentów dla kontrahenta, wprowadzania zapisów kasowo/bankowych oraz dokonywania rozliczeń. Zasady obliczania limitu wykorzystanego: Podczas obliczania zadłużenia uwzględniane są kwoty jeszcze pozostające do rozliczenia. Podczas obliczania zadłużenia kontrahenta uwzględniane są zdarzenia w buforze. Podczas obliczania zadłużenia nie są uwzględniane zdarzenia o statusie nie podlega. Podczas obliczania zadłużenia kwota zadłużenia jest pomniejszana o wpłacone przez kontrahenta zaliczki. Podczas obliczania zadłużenia kwota zadłużenia jest pomniejszana o zobowiązania wobec kontrahenta (np. nierozliczone faktury korygujące sprzedaż, Faktury Zakupu od kontrahenta itp.) W przypadku dokumentów w walucie obcej – wartość transakcji w PLN jest wyliczana na podstawie kursu podanego na dokumencie. W przypadku dokumentów płatnych częściowo gotówką, a częściowo np. przelewem – podczas obliczania zadłużenia kontrahenta program uwzględnia tylko część z odroczonym terminem płatności. Limit jest kontrolowany również podczas zatwierdzania faktury płatnej gotówką. Program sprawdza, czy kwota wpłacana nie jest mniejsza niż do zapłaty. Jeśli tak – program sprawdza limit kredytu kontrahenta, uwzględniając kwotę pozostającą do zapłaty. Kontrola limitu kredytu nie jest aktywna w trakcie wystawiania dokumentów pierwotnych (wykorzystywanych podczas wystawiania korekt do dokumentów nie zarejestrowanych w systemie).

Limit przeterminowanych płatności

Wartość przeterminowanych płatności nie jest zapisywana w bazie, tylko wyliczana jest na bieżąco w momencie zatwierdzania dokumentów.
Uwaga
Wartość przeterminowanych płatności dla kontrahenta jest wyliczana w momencie zatwierdzania dokumentu na podstawie dokumentów przeterminowanych w Preliminarzu płatności. Jako datę graniczną, wg której określany jest termin do blokady przyjmowany jest termin realizacji płatności.
Należy pamiętać, że termin realizacji płatności uwzględnia automatycznie dwa parametry: dopuszczalną zwłokę kontrahenta (określaną na jego karcie ewidencyjnej) oraz czas realizacji przelewu przez bank. Jeśli więc użytkownik chce, by blokada nie następowała zaraz po przekroczeniu terminu płatności, tylko dopuszcza jeszcze jakiś okres „przejściowy” od terminu płatności, zanim sprzedaż zostanie zablokowana – może wypełnić na karcie kontrahenta pole Dopuszczalna zwłoka. Na jej podstawie zostanie wyliczony termin realizacji płatności. W efekcie, podczas wyliczania wartości przeterminowanych płatności, program uwzględni przyznany kontrahentowi „okres przejściowy”. Podczas wyliczania wartości przeterminowanych płatności uwzględniane są dokumenty z Preliminarza: typu przychodowego, zarówno płatności w buforze, jak i „do realizacji”.

Obsługa limitu kredytu kontrahenta na dokumentach WZ, RO, FPF

Limit kredytu oraz limit przeterminowanych płatności kontrahenta mogą być kontrolowane również podczas wystawiania Wydań Zewnętrznych, Rezerwacji Odbiorcy oraz Faktur Pro Forma. Funkcjonalność jest dostępna po zaznaczeniu parametru Kontrola płatności na dokumentach WZ, RO, FPF w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora, na zakładce [Parametry]. Ponieważ dokumenty WZ, RO oraz FPF nie tworzą zdarzeń w Preliminarzu Płatności, nie będą wpływać na wysokość zadłużenia kontrahenta oraz przeterminowane płatności. Oznacza to, że kwota z zapisywanego dokumentu nie zwiększy wykorzystanej już kwoty limitu. W przypadku, gdy któryś z limitów zostanie przekroczony, program zadziała zgodnie z ustawieniami wprowadzonymi na karcie operatora (ostrzeżenie, blokada, brak reakcji). Podczas wystawiania dokumentu WZ, w przypadku, gdy Klient ma przekroczony limit, wydanie towaru będzie możliwe jeżeli od razu zostanie uregulowana za niego należność (po zaznaczeniu parametru Płatność na dokumencie WZ).
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe (w tym WZ, RO) wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.

Wykorzystanie czytnika kodów kreskowych

Program został przystosowany do wykorzystania kodów kreskowych. Warunkiem koniecznym do używania kodów jest posiadanie czytnika kodów kreskowych emulującego klawiaturę (czytnik podpinany równolegle do klawiatury). Czytnik możemy wykorzystywać do : 
  • wpisywania kodu EAN na formularz towaru,
  • odszukiwania pozycji w cenniku/ na liście zasobów – operacje można wykonać z poziomu Cennika/Listy zasobów,
  • dopisywania pozycji na dokument – program szuka na liście zasobów pozycji o zadanym kodzie i jeśli taki kod istnieje pozycja zostanie dopisana. Pozostaje ustalenie ilości i ceny,
  • wprowadzania towaru jako składnika na recepturę.
W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Sprzedaż tylko wg kodów EAN. Jeśli parametr jest zaznaczony (przy ustawionej w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry metodzie dodawania pozycji na dokument przez edycję na liście lub podniesienie formularza) to podczas wpisywania pozycji na dokument program wyszukuje towar wg pola kod EAN, jeśli nie znajdzie towaru o takim kodzie EAN generowany jest komunikat: Nie znaleziono pozycji o kodzie EAN: XXXXXXXX. – Anuluj. Okno z komunikatem można zamknąć klawiszem <ESC> lub za pomocą myszy naciskając w oknie komunikatu przycisk Anuluj.

Kody wagowe

Podczas wystawiania dokumentów w systemie Comarch ERP Optima (z wyjątkiem dokumentów PWP, RWS dostępnych w modułach Handel, Handel Plus) istnieje możliwość odczytywania tzw. kodów wagowych (zawierających informację o wadze towaru). Kody takie są drukowane przez wagi, natomiast w chwili odczytu program rozpoznaje, że jest to kod wagowy i odpowiednio odczytuje ilość, wprowadzając ją na dokument. Sam towar jest rozpoznawany na podstawie kodu EAN wprowadzonego na karcie. Kod wagowy ma określoną strukturę, w związku z czym:
  • kod EAN zapisany na karcie towaru musi mieć 4 znaki
  • waga towaru nie może przekraczać 99.999 kg
  • kody rozpoczynające się prefiksem od 20 do 29 rozpoznawane są zawsze jako wagowe i program nie sprawdza poprawności cyfr kontrolnych, jeśli w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Autonumeracja i kody EAN wyłączony zostanie parametr Walidacja poprawności kodu EAN
Uwaga
Funkcja odczytywania kodów wagowych działa tylko jeśli w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry wybrano parametr: Dodawanie pozycji na dokumencie jako: edycja na liście.
Uwaga
Funkcja odczytywania kodów wagowych nie działa na dokumentach: Przyjęcie Wewnętrzne Produktu i Rozchód Wewnętrzny Składników (uwaga dotyczy modułów Handel, Handel Plus).

Pieczątka firmy na wydrukach

Podczas wystawiania dokumentu handlowo magazynowego zapisywany jest na nim identyfikator obowiązującej na dzień jego wystawienia pieczątki firmy. Na wydruki pobierane są zawsze dane firmy powiązane z dokumentem, nie jak dotychczas na bieżąco z konfiguracji. Standardowe wydruki zostały dostosowane do wprowadzonej zmiany. Dzięki temu system zapewnia większą kontrolę prawidłowości danych firmy na wydrukach. W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry znajduje się parametr Pytaj o dane firmy dla dokumentów handlowo – magazynowych wystawianych wstecz. Jeśli parametr jest zaznaczony i na dokumencie zmieniono datę wystawienia, podczas zapisu dokumentu wyświetlane jest okno dotyczące wyboru pieczątki, która zostanie przypisana do dokumentu: W dniu wystawienia dokumentu obowiązywały inne dane Twojej firmy. Które dane mają zostać zapisane na dokumencie (Dane historyczne/ Aktualne dane). Jeśli parametr Pytaj o dane firmy dla dokumentów handlowo – magazynowych wystawionych wstecz jest niezaznaczony, na dokumentach domyślnie zapisują się dane firmy obowiązujące na datę wystawienia dokumentu. Parametr nie dotyczy deklaracji Intrastat, deklaracji AKC-WW/AKC-WWn, dokumentu Rozchodu Wewnętrznego, Przyjęcia Wewnętrznego, Przesunięcia Miedzymagazynowego, Przyjęcia Wewnętrznego Produktu, Rozchodu Wewnętrznego Składników, Bilansu Otwarcia Magazynu, Bilansu Zamknięcia Magazynu, Noty korygującej do Faktury Zakupu, Arkusza Inwentaryzacyjnego oraz korekt do tych dokumentów:
  • Dla deklaracji Intrastat drukowana jest zawsze pieczątka firmy (z menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy), która obowiązywała w momencie zapisu deklaracji.
  • Dla deklaracji AKC-WW/AKC-WWn drukowana jest zawsze pieczątka firmy (z menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ VAT, AKC-WW, CUK), która obowiązywała w momencie zapisu deklaracji.
  • Dla dokumentów: Rozchód Wewnętrzny, Przyjęcie Wewnętrzne, Przesunięcie Miedzymagazynowe, Przyjęcie Wewnętrzne Produktu, Rozchód Wewnętrzny Składników, Bilans Otwarcia Magazynu, Bilans Zamknięcia Magazynu, Arkusz Inwentaryzacyjny oraz korekt do tych dokumentów, drukowana jest zawsze pieczątka firmy (z menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy), która obowiązywała na dzień wystawienia dokumentu.
  • Na wydruku Noty Korygującej do Faktury Zakupu drukowana jest zawsze aktualna pieczątka firmy bez względu na datę wystawienia noty korygującej.

Ceny sprzedaży

Początkowa cena sprzedaży, która będzie podpowiadała się na dokumencie, zależy od tego, jaka cena domyślna została ustawiona dla magazynu, kontrahenta i towaru oraz od rabatów kontrahenta i towaru. Podczas dodawania pozycji na dokument sprawdzane są kolejno:
  1. Rabat typu stała cena – ponieważ rabat ten ma najwyższy priorytet w programie, stała cena będzie podpowiadać się na dokumencie bez uwzględniania pozostałych rabatów kontrahenta i towaru.
  2. Cena domyślna dla magazynu – jeżeli dla towaru nie ustawiono stałej ceny, w następnym kroku sprawdzane jest, czy na formularzu magazynu (Ogólne/ Inne/ Magazyny), na który wystawiany jest dokument, przypisano domyślną cenę sprzedaży spośród cen zdefiniowanych w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług. Łatwa sprzedaż: Jeżeli magazyn wybrany na oknie Łatwej Sprzedaży jest powiązany z ceną domyślną, na formularzu podpowie się ona automatycznie, jako cena sprzedaży. Handel Plus: Wmodule Handel Plus ceny dla towarów pobierane są z magazynu ustawionego w nagłówku dokumentu bez względu na to, jaki magazyn został ustawiony na pozycji.
  1. Cena domyślna kontrahenta – jeśli na karcie kontrahenta na zakładce [Handlowe] wybrano cenę domyślną, zostanie ona ustawiona jako cena początkowa dla tego kontrahenta.
  2. Cena domyślna towaru – jeżeli na karcie kontrahenta w polu Cena domyślna wybrano domyślna, to początkowa cena sprzedaży zostanie pobrana z karty towaru (zakładka [Ogólne], pole Cena domyślna).
  3. Rabaty – po ustaleniu początkowej ceny sprzedaży program wylicza cenę końcową uwzględniając rabaty ustawione w Ogólne/Rabaty, na karcie kontrahenta (zakładka [Handlowe]), w nagłówku dokumentu lub na pozycji dokumentu w kolumnie Rabat.
Uwaga
Cena domyślna dla magazynu oraz Rabaty z menu Ogólne/ Rabaty są dostępne w modułach Handel, Handel Plus.

Mechanizm odwrotnego obciążenia VAT

Uwaga
Na mocy Ustawy z dnia 9 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, od 1 listopada 2019 r. mechanzim odwrotnego obciążenia VAT, dla krajowych podmiotów gospodarczych został zastąpiony mechanizmem podzielonej płatności. Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.
Odwrotne obciążenie podatkiem od towarów i usług polega na przeniesieniu obowiązku podatkowego z tytułu danej transakcji na nabywcę określonych towarów i usług. Jednocześnie nabywca jest podmiotem uprawnionym do odliczenia podatku naliczonego z tytułu tej transakcji, co oznacza zwolnienie sprzedawcy od obowiązku zapłaty VAT należnego do urzędu skarbowego. Dla transakcji wystawianych od 01.07.2015: 
  • z procedury odwrotnego obciążenia VAT mogą skorzystać tylko podatnicy VAT czynni,
  • wśród towarów odwrotnie obciążonych są również towary, w stosunku do których procedura odwrotnego obciążenia obowiązuje dopiero, gdy wartość jednolitej gospodarczo transakcji dla jednego kontrahenta obejmującej te towary przekroczy kwotę 20 000 PLN (m.in. telefony komórkowe, laptopy, konsole do gier).
Aby możliwe było wystawianie dokumentów z towarami objętymi odwrotnym obciążeniem należy:
  • na karcie kontrahenta, na zakładce [Handlowe] wybrać status Podatnikiem jest nabywca oraz zaznaczyć parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES (obydwa parametry można ustawić również na dokumencie – zakładka [Kontrahent]). Podczas zakładania nowej karty kontrahenta, po wybraniu statusu Podatnikiem jest nabywca, parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES ustawiany jest automatycznie. Na formularzu kontrahenta znajdują się przyciski Weryfikacja statusu VAT kontrahenta oraz  Sprawdź w bazie VIES poprzez które następuje sprawdzenie czy kontrahent powinien mieć zaznaczony parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES. Weryfikacja odbywa się na podstawie numeru NIP. Po wykonaniu weryfikacji, jeżeli kontrahent ma niewłaściwie zaznaczoną wartość parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, Użytkownik jest przenoszony na zakładkę [Handlowe], parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES jest zaznaczany bądź odznaczany (w zależności od wyniku weryfikacji). W przypadku kiedy jest to podatnik VAT/ VAT-UE znajdujący się w bazie VIES, a kontrahent w programie widnieje jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest status kontrahenta: Podmiot gospodarczy. Jeżeli kontrahent ma poprawnie ustawione w/w parametry, po wywołaniu funkcji sprawdzenia statusu nie pojawia się żaden komunikat dla Użytkownika. Informacje dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl, natomiast Informacje dotyczące statusu kontrahenta w bazie  VIES pobierane są z Portalu komisji Europejskiej dostępnej pod adresem: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatRequest.html.
Uwaga
Funkcja weryfikacji statusu VAT i VIES kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.
Dodatkowo w operacjach seryjnych dostępnych na liście kontrahentów znajduje się opcja Zweryfikuj status VAT. Po jej wyborze następuje seryjne sprawdzanie statusu VAT dla zaznaczonych kontrahentów. W razie rozbieżności z bazą Ministerstwa Finansów statusy kontrahentów w programie są zmieniane, a w logu z przebiegu operacji pojawiają się stosowne informacje. Ponadto podczas dodawania nowego kontrahenta i uzupełnieniu jego numeru NIP (bądź zmianie numeru NIP na karcie istniejącego już kontrahenta) i przejściu do innego pola, uruchamiany jest proces pobierania informacji o kontrahencie z GUS oraz weryfikacji statusu VAT/ VAT-UE. Dzięki temu Użytkownik może przenieść dane z bazy GUS na formularz kontrahenta w programie (przycisk Przenieś na formularz), jak również następuje ustawienie kontrahentowi statusu VAT zgodnie z danymi w bazie Ministerstwa Finansów. Warunkiem uruchomienia weryfikacji kontrahenta jest połączenie z siecią Internet oraz to żeby wpisany numer był poprawnym numerem NIP kontrahenta krajowego. W operacjach seryjnych znajduje się również opcja Zmień status umożliwiająca seryjną zmianę parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES. Po zaznaczeniu kontrahentów, którzy są podatnikami VAT czynnymi, należy wykonać operację seryjną, zmieniającą ustawienie tego parametru. Jeżeli operator zaznaczy Zmień parametr podatnik VAT czynny i nie zaznaczy parametru Podatnik VAT czynny, to na zaznaczonych kartach kontrahentów parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES zostanie odznaczony. Dodatkowo, aby ułatwić to zadanie, na liście kontrahentów poprzez mechanizm Personalizacji (funkcja wywoływana jest kombinacją klawiszy <SHIFT>+<F9> z poziomu listy kontrahentów dla operatora z uprawnieniami administracyjnymi) można dodać kolumnę Knt_Export. Wartość 5 w kolumnie Knt_Export oznacza kontrahentów o statusie Podatnikiem jest nabywca.
  • Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry (obszar Inne) zaznaczyć parametr Odwrotne obciążenie wg karty towaru. Następnie na karcie towaru należy ustawić Odwrotne obciążenie: Nie/ Tak/ Powyżej limitu.
    • Nie – towar nie podlega odwrotnemu obciążeniu,
    • Tak – towar podlega odwrotnemu obciążeniu,
    • Powyżej limitu – towar podlega odwrotnemu obciążeniu dopiero po przekroczeniu określonego w ustawie o podatku od towarów i usług limitu 20 000 PLN (zastowanie od 1 lipca 2015).
Domyślnie ustawiona jest wartość Nie. Na liście cennikowej pod ikoną Funkcje dodatkowe (widoczną na górnej wstążce programu) - Karty cennikowe/ Zmiana parametru odwrotne obciążenie możliwe jest seryjne ustawienie odwrotnego obciążenia dla towarów uprzednio zaznaczonych na liście. Po odznaczeniu parametru w konfiguracji, odwrotne obciążenie będzie dotyczyło wszystkich pozycji na dokumentach. Aby mechanizm odwrotnego obciążenia VAT miał zastosowanie, kontrahent, dla którego wystawiana jest transakcja musi być podatnikiem VAT czynnym o statusie Podatnikiem jest nabywca. Dla takich transakcji stawka VAT na wszystkich pozycjach ustawiana jest jako NP lub podpowiada się jako NP tylko na tych pozycjach, które na karcie mają ustawione Odwrotne obciążenie (opcja dostępna po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry – Odwrotne obciążenie wg karty towaru). Jeżeli nie będzie spełniony któryś z opisanych wyżej warunków, wówczas na dokumencie stosowana jest stawka VAT z karty towaru. Na Fakturach Sprzedaży, Fakturach Zakupu oraz na korektach do tych dokumentów na zakładce [Ogólne][Kontrahent] znajduje się przycisk Weryfikacja statusu VAT kontrahenta, za pomocą którego można zweryfikować czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP. Po wykonaniu weryfikacji, jeżeli kontrahent ma niewłaściwie zaznaczoną wartość parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, parametr na dokumencie Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES jest zaznaczany bądź odznaczany (w zależności od wyniku weryfikacji). W przypadku, kiedy jest to podatnik VAT czynny, a kontrahent widnieje jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest status kontrahenta: Podmiot gospodarczy. Jeżeli kontrahent ma poprawnie ustawione w/w parametry, po wywołaniu funkcji sprawdzenia statusu nie pojawia się żaden komunikat dla Użytkownika. Jeśli na fakturze zastosowano odwrotne obciążenie, a po zweryfikowaniu  statusu, na transakcji zostanie odznaczony parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, to na pozycjach dokumentu zostanie naliczony podatek VAT zgodnie ze stawką ustawioną na karcie towaru. Informacje dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl.
Uwaga
Funkcja weryfikacji statusu VAT kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.
Przy zapisie dokumentu FS, WZ, RO, FPF, na którym będą towary z odwrotnym obciążeniem, ale nie będzie ustawiony typ kontrahenta jako podatnikiem jest nabywca albo nie będzie zaznaczony parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, wyświetlony zostanie komunikat: Na dokumencie występują pozycje z odwrotnym obciążeniem. Aby poprawnie wystawić dokument należy zmienić status kontrahenta na: Podatnikiem jest nabywca i zaznaczyć parametr: Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES. Czy chcesz zmienić status i zaznaczyć parametr? (Tak/ Nie). Jeżeli operator wybierze TAK, na transakcji zostanie ustawiony rodzaj transakcji na podatnikiem jest nabywca oraz zostanie zaznaczony parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, stawki VAT dla towarów z wybraną opcją odwrotne obciążenie – TAK, zostaną zmienione na NP. W sytuacji, kiedy użytkownik na dokumencie, na zakładce [Kontrahent] ustawi status Podatnikiem jest nabywca, parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES zostanie zaznaczony automatycznie. Po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry parametru Odwrotne obciążenie wg karty towaru, na zakładce [Ogólne] formularza dokumentu FS, WZ, RO, FPF będzie widoczny panel Odwrotne obciążenie – limit. Sekcja ma zastosowanie dla towarów, które na karcie mają zaznaczone Odwrotne obciążenie – Powyżej limitu. Od 01.07.2015 dla takich towarów procedurę odwrotnego obciążenia stosuje się, jeżeli łączna wartość sprzedaży tych towarów w ramach jednolitej gospodarczo transakcji obejmującej te towary, bez kwoty podatku, przekracza 20 000 PLN. W polu Wartość sprzedaży wyświetlana jest suma wartości netto w PLN wszystkich towarów, które znajdują się na fakturze i mają na swojej karcie towarowej ustawione odwrotne obciążenie powyżej limitu. Na dokumentach walutowych w polu Wartość sprzedaży wyświetlana jest kwota w PLN. Po przekroczeniu na dokumencie wartości netto 20 000 PLN, wyświetlane jest ostrzeżenie informujące operatora o tym, że powinien zastosować mechanizm odwrotnego obciążenia: W związku z tym, że przepisy definują jednolitą gospodarczo transakcję jako transakcję obejmującą umowę, w ramach której występuje jedna lub więcej dostaw towarów w niesprecyzowanym bliżej okresie, oraz transakcję obejmującą więcej niż jedną umowę, jeżeli okoliczności towarzyszące tej transakcji lub warunki, na jakich została ona zrealizowana, odbiegały od okoliczności lub warunków zwykle występujących w obrocie, na dokumentach sprzedaży za pomocą przycisku  można wywołać raport z informacją o sumarycznej wartości sprzedaży towarów z ustawionym odwrotnym obciążeniem – powyżej limitu. Wartość sprzedaży wyświetlana jest dla kontrahenta wybranego na bieżącym dokumencie. W oknie raportu można wskazać zakres dat, za który ma być liczona wartość sprzedaży. Do wyliczanej wartości sprzedaży wchodzą zawsze towary z bieżącego dokumentu (niezależnie od wybranego zakresu dat oraz niezależnie od zaznaczenia parametrów FS, WZ). Na raporcie można uwzględnić dokumenty FS i WZ. Jeżeli na transakcji wartość sprzedaży towarów z odwrotnym obciążeniem powyżej limitu nie przekroczy wartości 20 000 PLN, operator mimo to powinien sprawdzić na podstawie raportu sprzedaży, jaka była sprzedaż w wybranym okresie czasowym i zdecydować, czy na transakcji ma być zastosowane odwrotne obciążenie. W chwili, kiedy wartość sprzedaży przekroczy 20 000 PLN, w panelu Odwrotne obciążenie – limit zostanie zaznaczony parametr Stawka NP. Będzie to skutkowało tym, że stawki VAT na pozycjach z opcją odwrotne obciążenie powyżej limitu zmienią się automatycznie na NP, pod warunkiem, że kontrahent ma status: Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIESPodatnikiem jest nabywca. Po automatycznym zaznaczeniu parametru Stawka NP, operator może odznaczyć ten parametr, wówczas stawki VAT zostaną pobrane z kartotek towarowych.
Uwaga
Podczas przekształcenia WZ do FS, ustawienia dotyczące parametru Stawka NP przenoszone są z dokumentu WZ bez możliwości modyfikacji na FS. Jeśli zajdzie konieczność zmiany stawek VAT, do FS należy wystawić korektę stawki VAT.
Korekty Na dokument korekty przenoszone są ustawienia parametrów i stawek VAT z dokumentu korygowanego, parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES jest dostępny do edycji, panel Odwrotne obciążenie wg limitu nie jest widoczny. Na korektach stawki VAT dla Faktur Sprzedaży i Zakupu, można zmienić rodzaj transakcji, dzięki czemu możliwe jest wykonanie korekty dotyczącej odwrotnego obciążenia. Kopiowanie dokumentów W przypadku kopiowania dokumentów, stawki VAT pozycji przenoszą się ze skopiowanego dokumentu – nie są ustawiane na podstawie statusów kontrahenta. Aby program ustawił stawkę VAT NP na pozycjach na podstawie statusów kontrahenta Podatnikiem jest nabywcaPodatnik VAT czynny, należy po skopiowaniu dokumentu ponownie wybrać kontrahenta. Aktualizacja danych kontrahenta Za pomocą funkcji Aktualizacja danych kontrahenta dostępnej na liście dokumentów pod prawym przyciskiem myszy (po zaznaczeniu w Konfiguracji programu/ Użytkowe/ Operatorzy – na karcie operatora, na zakładce [Parametry] Aktualizacja kontrahenta na dokumencie) można zaktualizować na dokumencie zaznaczenie parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES. Na transakcję pobierane jest aktualne ustawienie z karty kontrahenta (funkcja przydatna m.in. przy przekształcaniu Wydań Zewnętrznych wystawionych przed lipcem b.r. do Faktur Sprzedaży z datą od 1 lipca bądź przy tworzeniu Faktur Sprzedaży do Faktur Pro Forma, gdzie Faktury Zaliczkowe na towary z odwrotnym obciążeniem były wystawiane przez lipcem b.r.). Funkcja nie powoduje zmiany stawek VAT na dokumencie. Wydruki Na wydrukach FS, WZ i FPF w kolumnie VAT dla towarów z zaznaczonym parametrem pojawia się „---*”, natomiast pod listą sprzedawanych towarów i usług wydrukowana zostanie adnotacja „*) – odwrotne obciążenie”.

Zakup

Dla Faktur Zakupu, Przyjęć Zewnętrznych, Zamówień u Dostawców panel Odwrotne obciążenie wg limitu zawiera tylko parametr Stawka NP. Użytkownik musi zaznaczyć ten parametr jeśli na otrzymanym dokumencie sprzedaży występują towary odwrotnie obciążone powyżej limitu 20 000 PLN (parametr nie jest zaznaczany automatycznie jak w przypadku dokumentów sprzedaży). Po zaznaczeniu tego parametru dla towarów, które na karcie mają ustawione Odwrotne obciążenie – Powyżej limitu zostanie ustawiona na dokumencie stawka VAT NP. W przypadku handlu towarami wrażliwymi obowiązek podatkowy ciąży na nabywcy będącym podatnikiem VAT. Jednocześnie nabywcom przysługuje prawo do odliczenia VAT. W programie mechanizm ten realizowany jest poprzez Dowody Wewnętrzne Sprzedaży i Dokwody Wewnętrzne Zakupu. Po wystawieniu Faktury Zakupu (dla kontrahenta o statusie Podatnikiem jest nabywca oraz dla transakcji od 1 lipca 2015 o statusie Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES), należy ten dokument przekształcić do Faktury Wewnętrznej Sprzedaży w celu naliczenia podatku VAT następnie FSW do Faktury Wewnętrznej Zakupu w celu odliczenia VAT-u. Na liście FZ dostępny jest przycisk  Generuj fakturę wewnętrzną sprzedaży. Aby możliwe było przekształcenie FZ do FSW, pozycje na FZ:
  • Nie mogą mieć naliczonego podatku VAT,
  • W przypadku kiedy na FZ część pozycji ma wykazany podatek VAT, na FSW zostaną przeniesione wyłącznie pozycje bez naliczonego VAT-u.
Na liście FSW (menu Handel/ Inne/ Dowody Wewnętrzne Sprzedaży) dostępny jest przycisk  Generuj dowód wewnętrzny zakupu. FZW można wygenerować także z formularza FSW zaznaczając . Podczas księgowania dokumentów do rejestrów VAT, zaznaczenie parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES jest przenoszone z dokumentu.

Transakcje wewnątrzunijne i pozaunijne

Na potrzeby deklaracji VAT-7, na karcie kontrahenta (menu Ogólne/ Kontrahenci), na zakładce [Handlowe] można ustawić status: Wewnątrzunijny – Podatnikiem jest nabywca, Pozaunijny – Podatnikiem jest nabywca. Statusy te są przenoszone na dokumenty. W przypadku dokumentów FZ i PZ dla kontrahentów o statusie Wewnątrzunijny – Podatnikiem jest nabywca lub Pozaunijny – Podatnikiem jest nabywca odwrotne obciążenie jest stosowane bez względu na to czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym oraz bez względu na to czy parametr Odwrotne obciążenie wg karty towaru jest ustawiony w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry. Stawka VAT na wszystkich pozycjach dokumentu jest ustawiana na NP. Dla dokumentów sprzedaży odwrotne obciążenie jest stosowane tylko dla pozycji ze stawką VAT NP (bez względu na to czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym oraz bez względu na ustawienie parametru Odwrotne obciążenie wg karty towaru). Stawki VAT na pozycjach dokumentów są ustawiane w identyczny sposób jak dla transakcji wewnątrzunijnych i pozauniijnych, z tym, że na wydrukach dla pozycji ze stawką VAT NP widnieje adnotacja dotycząca odwrotnego obciążenia.W

Podgląd ostatnich cen sprzedaży dla kontrahenta

Na dokumentach związanych ze sprzedażą towarów:
  • Faktura Sprzedaży (z pominięciem Faktur Zaliczkowych), Paragon, Faktura Pro Forma,
  • Rezerwacja Odbiorcy, Wydanie Zewnętrzne (moduł Handel, Handel Plus
możliwy jest szybki podgląd ostatnich pięciu cen sprzedaży dla kontrahenta wybranego na dokumencie. Funkcja jest dostępna na górnej wstążce programu:  z poziomu zakładki [Ogólne] formularza dokumentu bądź z poziomu okna Pozycja dokumentu,pod prawym przyciskiem myszy dla pozycji dokumentu: Ostatnie ceny sprzedaży. Funkcję można również uruchomić za pomocą skrótu klawiszowego <CTRL>+<Q>.
Podgląd ostatnich cen sprzedaży
W zestawieniu uwzględniane są: Paragony, Faktury Sprzedaży (z pominięciem Faktur Zaliczkowych) oraz Wydania Zewnętrzne (w przypadku pracy na module Handel lub Handel Plus). Dokumenty w buforze wyświetlane są w kolorze zielonym. W sytuacji, gdy PA, FS są powiązane z WZ, na zestawieniu jest widoczna tylko Faktura/ Paragon. Jeśli Paragon zostanie przekształcony do Faktury Sprzedaży, w zestawieniu uwzględniana jest zawsze Faktura. W sytuacji, kiedy Paragon zawiera kilka pozycji, a zafakturowana zostanie część z nich, dla pozostałych Paragon nie jest wyświetlany w zestawieniu ostatnich cen sprzedaży.
Przykład
Wystawiamy PA/1/2016 na towary: X, Y, Z. Przekształcamy PA/1/2016 do Faktury Sprzedaży na towar X. Na zestawieniu ostatnich pięciu cen sprzedaży dla towarów Y, Z, PA/1/2016 nie zostanie uwzgledniony (z racji tego, że został przekształcony do FS).
W przypadku połączenia kart kontrahentów, wyświetlane są również ceny z dokumentów dla kontrahentów, którzy zostali przyłączeni do kontrahenta głównego. Za pomocą przycisku   wybraną cenę można przenieść na dokument (opcja jest nieaktywna jeśli operator ma włączoną blokadę zmian cen).  

Współpraca z kolektorami danych

Obecnie program współpracuje z następującymi typami kolektorów:
  • Dolphin
  • BHT
  • Cipherlab
  • Opticon
Konfiguracja danych dotyczących współpracy z kolektorem jest możliwa z poziomu Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Kolektor. Należy tam wskazać przede wszystkim typ kolektora, z którym będzie współpracował program oraz port COM, przez który będzie przebiegała transmisja danych. Należy również wskazać protokół, wg którego przebiega transmisja oraz inne parametry współpracy. W części Definicja rekordu należy podać specyfikację dotyczącą formatu pliku przesyłającego dane.
Uwaga
Po wybraniu typu kolektora, program proponuje domyślne ustawienia parametrów transmisji. Użytkownik powinien jednak skontrolować, czy proponowane ustawienia są zgodne ze specyfikacją producenta kolektora.
W przypadku, gdy  kolektor komunikuje się z komputerem przy wykorzystaniu tranceivera należy dodatkowo zaznaczyć parametr Używaj tranceivera. Obsługa kolektorów jest zrealizowana w taki sposób, żeby umożliwić automatyczne dodawanie towarów wprowadzonych do kolektora na dokumenty handlowe i magazynowe oraz na arkusze inwentaryzacyjne. Możliwość importu danych z kolektora dostępna jest z poziomu większości formularzy dokumentów. Import z kolektora następuje automatycznie po wciśnięciu przycisku  znajdującego się na górnej wstążce programu lub po wciśnięciu kombinacji klawiszy <CTRL>+<ALT>+<K>. Na podstawie danych z Konfiguracji stanowiska program nawiązuje łączność z kolektorem danych, a następnie wywołuje transmisję. W efekcie na formularzu dokumentu zostają wpisane towary wraz z ilościami. Ilości są wyrażone zawsze w jednostkach podstawowych. Ceny na dokumencie są proponowane przez program, zgodnie z obowiązującymi zasadami. W przypadku dokumentów zakupowych (FZ, PZ, PW, ZD) proponowane są ostatnie ceny zakupu. W przypadku dokumentów sprzedażowych (FA, WZ, RO, FPF…) – proponowane są ceny sprzedaży z grupy cenowej skojarzonej z kontrahentem wpisanym na dokument, z uwzględnieniem wszystkich rabatów.
Uwaga
Funkcja importu danych z kolektora nie działa w przypadku dokumentów korygujących oraz dokumentów, na których zblokowana jest możliwość dopisywania nowych pozycji (np. Faktura Sprzedaży utworzona na podstawie WZ z różnych magazynów).
Uwaga
Obsługa gospodarki magazynowej jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus. W module Faktury można prowadzić obrót wyłącznie usługami.

Atrybuty w modułach Faktury i Handel

W programie istnieje możliwość zdefiniowania odrębnych list dla atrybutów, które będą opisywać pozycje na dokumencie (atrybuty towaru) i odrębnie atrybuty, które będą opisywać cały dokument (atrybuty kontrahenta i dokumentu). Przed przystąpieniem do uzupełniania atrybutów należy je zdefiniować w systemie. Lista atrybutów jest dostępna w menu Ogólne/ Atrybuty. Składa się ona z odrębnych zakładek, na których wprowadzane są atrybuty określonego typu: 
  • atrybuty towaru – wykorzystywane podczas opisywania pozycji wprowadzanych na dokumenty
  • atrybuty kontrahenta – wykorzystywane podczas opisywania całych dokumentów. Są to atrybuty, które można skojarzyć z konkretnym kontrahentem (opisujące kontrahenta, dla którego wystawiany jest dokument).
  • atrybuty dokumentu – wykorzystywane podczas opisywania całych dokumentów, jednak nie są one związane z konkretnym kontrahentem.

Edycja atrybutów na zatwierdzonych dokumentach

W Konfiguracji programu/ Użytkowe/ Operatorzy – na karcie operatora, na zakładce [Ogólne] (parametry wspólne) znajduje się parametr Zmiana atrybutów/ kodów JPK na zatw. dok.  Funkcja ta umożliwia edycję atrybutów zmianę kodów JPK_V7 na dokumentach zatwierdzonych na stałe oraz edycję atrybutów pozycji tych dokumentów. Modyfikacja atrybutu, kodu JPK_V7 dokumentu/ pozycji dokumentu jest możliwa również podczas wykonywania podglądu dokumentu z poziomu innego dokumentu. Modyfikacja atrybutu dokumentu/ pozycji dokumentu nie powoduje zmiany w tym zakresie na dokumentach powiązanych.

Algorytm naliczania podatku VAT na dokumentach

Domyślny algorytm netto/brutto można wskazać na formularzu kontrahenta, na zakładce [Handlowe] pod opcją Dokument liczony od. Wskazany algorytm będzie podpowiadany na wystawianym dokumencie po wybraniu kontrahenta, jeśli na dokument nie zostały wpisane pozycje. W momencie wpisania pierwszego towaru/ usługi, możliwość zmiany jest blokowana. Aby można było zmienić algorytm naliczania podatku VAT na Fakturze w buforze, na której są już pozycje, należy w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry zaznaczyć Pozwalaj na zmianę netto/brutto. Trzeba jednak pamiętać, że zmiana algorytmu przy dodanych pozycjach może spowodować nieznaczne różnice w cenach i wartości. Podczas przekształcania, wystawiania korekt i kopiowania dokumentów, algorytm (netto/brutto) jest pobierany z dokumentu źródłowego. Wyjątkiem są Paragony, które zawsze wystawiane są algorytmem brutto niezależnie od algorytmu wskazanego na formularzu kontrahenta.
Uwaga
Podczas przekształcania Faktury Zakupu do Faktury Sprzedaży nie jest pobierany algorytm z dokumentu źródłowego. Algorytm pobierany jest wówczas z karty kontrahenta (zakładka Handlowe na formularzu kontrahenta) ustawianego domyślnie na dokumencie. To samo dotyczy przekształcenia Przyjęcia Zewnętrznego do Wydania Zewnętrznego (w module Handel, Handel Plus).
 

Wystawianie dokumentów (praca z myszką lub klawiaturą)

Wystawiamy fakturę myszką

Wystawianie faktury w systemie Comarch ERP Optima to wykonywanie dwóch podstawowych operacji: dodawania pozycji do listy i wypełniania formularzy. Na standardowych listach (np. liście faktur, kontrahentów, cenniku) dodawać, usuwać lub modyfikować ich pozycje można wykorzystując: 
  • przyciski umieszczone pod/obok listy. O tym, jaka funkcja kryje się pod przyciskiem można zawsze przekonać się ustawiając kursor myszki na przycisku i przez chwilę nie wykonując żadnej akcji. Po krótkim czasie pod przyciskiem pojawi się opis jego funkcjonalności. Wywołanie funkcji to naciśnięcie przycisku myszką (wskazujemy kursorem przycisk i naciskamy lewy klawisz myszy).
  • kontekstowe menu – dostępne na każdej liście w programie po umieszczeniu na niej kursora i naciśnięciu prawego klawisza myszy. W większości przypadków z menu można uruchomić te same funkcje, które dostępne są na przyciskach. 
Jeśli np. na liście faktur naciśniemy prawy klawisz myszy i z kontekstowego menu wybierzemy funkcję dodaj, na ekranie pojawi się pusty formularz nowego dokumentu. Jeśli posługujemy się przede wszystkim myszką, aby wypełnić wybrane pola formularza – ustawiamy na nich kursor (wskazujemy je kursorem i naciskamy lewy klawisz myszy). Część danych należy wpisać z klawiatury, np. dodatkowe opisy. Pozostałe można wypełniać posługując się wyłącznie myszką (np. wybór pozycji z list, wprowadzanie dat z kalendarza...) Myszka – przykładowy scenariusz obsługi listy elementów faktury Poniżej opisany zostanie przykładowy schemat postępowania przy wprowadzaniu pozycji na fakturę, jeśli posługujemy się wyłącznie myszką. Zakładamy, że wszystkie potrzebne dane w cenniku są uzupełnione.
  1. Ustawiamy kursor na pustej liście elementów i naciskamy prawy klawisz myszki.
  2. Z kontekstowego menu wybieramy funkcję Dodaj. Wyedytowana zostanie pierwsza, pusta pozycja faktury. Kursor znajduje się w polu Towar.
  3. Wybieramy pozycję z cennika wskazując ją kursorem (przy wyborze z listy) lub i dwukrotnie klikając lewym klawiszem myszy (dla otwartej listy zasobów). Kod towaru/usługi zostanie wpisany w pole Towar.
  4. Program standardowo proponuje do sprzedaży jedną jednostkę miary. Jeśli na edytowanej pozycji chcemy dokonać zmian – wystarczy lewym klawiszem myszy kliknąć w wybrane pole i nanieść zmiany. Dla jednostek miary otwarta zostanie lista jednostek pomocniczych towaru – lewym klawiszem myszki wskazujemy którąś z nich. Jeśli zmiany dotyczą wartości liczbowej – można myszką zmienić wartość naciskając strzałkę pokrętła (w górę lub w dół).
  5. Każdą kolejną pozycję wprowadzamy powtarzając sekwencję od 1 do 6.
  6. Aby wprowadzić zmiany na wprowadzonej wcześniej pozycji można na liście nacisnąć prawy klawisz myszki i z kontekstowego menu wybrać Zmień. Wskazana pozycja zostanie otwarta do edycji.
  7. Jeśli chcemy skasować wcześniej wprowadzoną pozycję – ustawiamy na niej kursor i z kontekstowego menu wybieramy funkcję Skasuj.
  8. Gdy lista pozycji jest przygotowana, zatwierdzamy fakturę naciskając myszką (lewy klawisz) przycisk z dyskietką.
Przedstawiony powyżej schemat to oczywiście pewna propozycja. Większość opisanych kroków można np. wykonać posługując się zamiast wyborem z kontekstowego menu przyciskami     , które odpowiednio umożliwiają dodanie pozycji, podgląd szczegółów i kasowanie. Podsumowanie – obsługa listy elementów faktury myszką: 
  • prawy klawisz myszy na liście elementów – otwiera kontekstowe menu,
  • dwukrotny klik lewym klawiszem myszy na pustej liście – otwarcie pierwszej, pustej pozycji do edycji,
  • otwarty wiersz do edycji, kursor w polu Towar – możliwe jest rozwinięcie listy cennikowej,
  • otwarty wiersz do edycji, lewy klik na wybranym polu – to pole jest edytowane, można w nim wprowadzać zmiany,
  • kliknięcie lewym klawiszem myszki w dowolny przycisk obok listy – wywołanie związanej z nim funkcji.

Wystawiamy fakturę z klawiatury

Wystawianie faktury w systemie Comarch ERP Optima to wykonywanie dwóch podstawowych operacji: dodawania pozycji do listy i wypełniania formularzy. Na standardowych listach (np. liście faktur, kontrahentów, cenniku) dodawać, usuwać lub modyfikować ich pozycje można wykorzystując:
  • przyciski umieszczone pod/obok listy. Do każdego z przycisków można dostać się naciskając klawisz <TAB>. Jeśli kursor ustawiony jest na przycisku – opis uruchamianej funkcji znajduje się w lewym, dolnym rogu głównego okna programu. Wywołanie funkcji to naciśnięcie przycisku klawiszem <SPACJA> lub <ENTER>.
  • kontekstowe menu – dostępne na każdej liście w programie po wciśnięciu kombinacji klawiszy <SHIFT>+<F10>. W większości przypadków z menu można uruchomić te same funkcje, które dostępne są na przyciskach. Funkcje z menu wybieramy przesuwając się klawiszami strzałek w górę i w dół i na wybranej naciskając klawisz <ENTER>. 
Klawiatura – przykładowy scenariusz obsługi listy elementów faktury Poniżej opisany zostanie przykładowy schemat postępowania przy wprowadzaniu pozycji na fakturę, jeśli posługujemy się wyłącznie klawiaturą. Zakładamy, że wszystkie potrzebne dane w cenniku są uzupełnione.
  1. Aby rozpocząć wprowadzanie pozycji musimy kursor umieścić na pustej na razie liście elementów faktury. Najprościej, z dowolnego miejsca na formularzy faktury nacisnąć kombinację klawiszy <SHIFT>+<INSERT>. W efekcie kursor ustawi się na liście pozycji i pierwsza, pusta pozycja zostanie otwarta do edycji. Kursor znajduje się w polu Towar.
  2. Dostęp do cennika uzyskamy naciskając kombinację klawiszy <ALT>+<STRZAŁKA W DÓŁ> lub po wciśnięciu klawisz <TAB> w pustym polu Kod.
  3. Wybieramy towar z listy – ustawiamy na nim kursor i potwierdzamy wybór klawiszem <ENTER>. Kod towaru zostanie wpisany na pozycję faktury.
  4. Poruszanie się pomiędzy kolejnymi polami na edytowanej pozycji to naciskanie klawisza <TAB>. Dokonywanie zmian na polach numerycznych to albo wykorzystanie pokrętła (strzałki w górę i w dół), albo wpisanie wartości wprost z klawiatury. Pole z jednostkami miary obsługuje strzałka w dół, która otwiera dostępna listę.
  5. Gdy pozycja jest już gotowa, zatwierdzamy ją klawiszem <ENTER>
  6. Każdą kolejna pozycję wprowadzamy posługując się klawiszem <INSERT>.
  7. W razie konieczności dokonania poprawek na wprowadzonej wcześniej pozycji – wskazujemy ja kursorem i naciskamy <ENTER>.
  8. Jeśli zachodzi potrzeba skasowania pozycji – ustawiamy na niej kursor i naciskamy klawisz <DEL>.
  9. Jeśli faktura jest przygotowana – kombinacja klawiszy <CTRL>+<ENTER> zatwierdza ją.
Przedstawiony powyżej scenariusz postępowania jest pewną propozycją.  

Terminy płatności na dokumentach

W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank znajduje się gałąź Daty dokumentów. Ustalone tu parametry odpowiadają za daty na zapisach kasowych oraz terminy płatności dla zdarzeń w Preliminarzu. Parametry są wykorzystywane podczas wystawiania dokumentów w module Faktury oraz tworzenia na ich podstawie płatności w module Kasa/Bank. W przypadku parametrów dotyczących terminu płatności użytkownik ma możliwość ustalenia, która data powinna być podstawą do wyliczania terminu płatności:  
  • FS, PA – termin może być wyliczany od daty wystawienia lub daty sprzedaży. Parametr jest również wykorzystywany podczas wystawiania Faktur Sprzedaży i Paragonów w module Faktury oraz wprowadzania dokumentów do rejestrów VAT.
  • FZ – w przypadku Faktur Zakupu wystawianych w module Faktury termin płatności może być wyliczany od daty wpływu, daty wystawienia lub daty zakupu. Warto pamiętać, że parametr jest również wykorzystywany podczas wprowadzania faktur kosztowych w rejestrach VAT.
W przypadku płatności gotówkowych, gdzie w raporcie kasowym powinien powstać odpowiedni zapis KP/ KW istnieje możliwość zdefiniowania, z jaką datą powinien być do raportu dopisywany: Data zapisu kasowego przy zapisie FS – zapis KP, tworzony automatycznie w chwili zatwierdzania Faktury Sprzedaży, może być generowany z datą wystawienia faktury lub z datą sprzedaży. Data zapisu kasowego przy zapisie PA – zapis KP tworzony w chwili zatwierdzania Paragonu może być generowany z datą wystawienia PA lub datą sprzedaży. Data zapisu kasowego przy zapisie FZ – zapis KW tworzony w chwili zatwierdzania Faktury Zakupu może być generowany z datą wpływu, datą wystawienia dokumentu lub datą zakupu.
Uwaga
Dla wszystkich dokumentów istnieje możliwość takiego ustawienia, by zapis kasowy był zawsze generowany z datą obowiązującą podczas wyliczania terminu płatności. Takie ustawienie parametru zapobiega sytuacji, gdy termin płatności widoczny na dokumencie jest inny (wyliczany np. wg daty wystawienia), natomiast zapis KP tworzony jest z inną datą (np. sprzedaży).
Data zdarzenia w preliminarzu dla FZ – w chwili zatwierdzania Faktury Zakupu powstaje zdarzenie w Preliminarzu płatności. W zależności od wykorzystanej formy płatności oraz, w przypadku faktur kosztowych wprowadzanych w Rejestrach VAT, ustawień konfiguracyjnych zdarzenie może być Nierozliczone lub od razu ze statusem Rozliczono. Parametr jest wykorzystywany podczas tworzenia zdarzenia w Preliminarzu do określenia Daty dokumentu. W zależności od tego, którą datę wybierze użytkownik (data wpływu, data zakupu, data wystawienia) – jako data zdarzenia będzie proponowana odpowiednia data wprowadzona na dokument FZ. Data zdarzenia w preliminarzu dla FS/WKA, PA – określa, czy zapis wygenerowany w Preliminarzu Płatności podczas zamykania Faktury sprzedaży/ Wydania kaucji/ Paragonu będzie opatrzony datą wystawienia czy datą sprzedaży.

Listy dokumentów handlowych/magazynowych

Listy dokumentów handlowych i magazynowych dostępnych w module FakturyMagazyn wyglądają bardzo podobnie. W podobny sposób są również obsługiwane.
Uwaga
W menu System/Konfiguracja/Firma/Magazyn/Parametry/Ogólne znajduje się parametr: Ilości na listach: liczba miejsc po przecinku. Pozwala on określić format liczb (maksymalnie cztery miejsca po przecinku), na listach, na których występują ilości związane z magazynem. Należy jednak pamiętać, że format dotyczy jedynie wyświetlania nieznaczących zer – jeśli ilość towaru przekracza określony format zostanie on wyświetlony poprawnie (niezależnie od ustalonego formatu).
Warto również wiedzieć, że na wszystkich listach przyjęto zasadę oznaczania dokumentów przy pomocy kolorów: zielony – oznacza dokument w buforze (niezapisany na trwałe), czarny – oznacza dokument zapisany na trwałe, niebieski– oznacza dokument zaksięgowany (przesłany do modułów księgowych, np. do rejestru VAT) ‑ dokument taki nie może być anulowany, szary – oznacza dokument anulowany, nieuwzględniany w żadnych zestawieniach.

Filtrowanie list

Listy dokumentów zawęzić można do pozycji spełniających wskazane przez użytkownika warunki. Standardowo wyświetlane są wszystkie dokumenty.
Uwaga
Podczas określania warunków wyszukiwania dokumentów, brane są pod uwagę wszystkie określone w oknie parametry. Jeśli określimy np. kod kontrahenta i zakres dat wystawienia – na liście widoczne będą wszystkie dokumenty sprzedaży wystawione w podanym okresie dla danego kontrahenta.
Schemat numeracji – listę można zawęzić tylko do dokumentów wystawionych wg jednego schematu numeracji. Strzałka z prawej strony pola rozwija zestaw dostępnych schematów. Wybór jednego z nich zawęża listę pozycji. Jeśli chcemy wrócić do pełnej listy – na liście schematów numeracji wybieramy opcję wszystkie. Numery od/do– listę dokumentów można zawęzić wskazując przedział, do którego powinny należeć numery kolejne dokumentów. Jeśli zaznaczymy parametr Numery i podamy zakres numerów, na ekranie pozostaną wszystkie dokumenty, których numery kolejne mieszczą się w podanym przedziale. Data sprzedaży od/do – na liście będą widoczne wszystkie dokumenty wystawione z datą sprzedaży mieszczącą się w podanym okresie czasu. Data wystawienia od/do – pole pozwala wyszukać wszystkie dokumenty wystawione w podanym okresie czasu. Kwota od/do – pozwala wyszukać wszystkie dokumenty, których wartość netto mieści się w podanym zakresie, w polu można wprowadzić kwotę ujemną. Dla parametrów: Numery od – do, Data sprzedaży od – do, Data wystawienia od – do, Kwota od – do należy zaznaczyć widoczny obok znacznik, by parametr był uwzględniony. Po zaznaczeniu dostępne są pola, gdzie można określić przedział od – do. Magazyn – lista wystawionych dokumentów może zostać ograniczona do pozycji dotyczących wybranego magazynu. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanych w programie magazynów. Można wskazać również magazyn nieaktywny. Kontrahent – listę zawęzić można do dokumentów wystawionych dla danego podmiotu. Rodzaj podmiotu – czy jest to kontrahent, bank, pracownik, wspólnik czy urząd określamy naciskając strzałkę obok przycisku Kontrahent. W polu obok podajemy kod podmiotu, lub po naciśnięciu przycisku – wybieramy odpowiednią pozycję z listy. Po zaznaczeniu na liście kontrahentów parametru Pokazuj nieaktywnych można wskazać również kontrahenta nieaktywnego.
Dotyczy wersji: 2022.1.1
Faktoring/Windykacja – filtr związany z integracją z platformą Comarch Apfino, umożliwia zawężenie listy do dokumentów kwalifikujących się do faktoringu/windykacji lub przesłanych do Comarch Apfino i objętych faktoringiem/ windykacją lub odrzuconych. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Integracja z Comarch Apfino.
Listę zawęzić można zgodnie z kryteriami filtra zaawansowanego: Zasady obsługi filtra: Tak – wyszukane zostaną pozycje spełniające warunek Nie – wyszukane zostaną pozycje, które nie spełniają warunku Tak i Nie – warunek nie będzie uwzględniony podczas wyszukiwania
Przykład
W zależności od zaznaczeń program wyszukuje faktury np. zaksięgowane lub te, które jeszcze nie zostały zapisane w rejestrze VAT. Jeśli chcemy aby podczas wyszukiwania status zaksięgowany nie był brany pod uwagę – należy zaznaczyć oba pola . Wtedy podczas wyszukiwania wyszukiwane będą zarówno faktury zaksięgowane jak i nie.
 

Agregowanie pozycji na dokumentach

W Konfiguracji firmy znajdują się parametry związane z agregacją pozycji na dokumentach handlowych i magazynowych: Agregacja pozycji dokumentu (FS, PA, WZ) Parametr znajduje się w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry. Funkcja dotyczy tylko dokumentów sprzedaży: Faktur Sprzedaży, Paragonów oraz dokumentów WZ. Istnieje możliwość agregowania pozycji przy zapisie dokumentu na trwałe oraz do bufora. Należy przy tym pamiętać, że opcja agregowania przy zapisie do bufora jest dostępna tylko po zaznaczeniu opcji zapisu na trwałe. Oznacza to, że agregacja jest możliwa:
  • tylko przy zapisie na trwałe – zaznaczony parametr zapis trwały
  • zawsze – zaznaczony parametr zapis trwały i zapis do bufora
  • brak agregacji – odznaczony parametr zapis trwały.
Pozycje na dokumencie zostaną zagregowane do jednej w przypadku, gdy posiadają identyczne wszystkie wartości z wyjątkiem ilości (m.in. kod, nazwę, opis, jednostkę miary, cenę, kategorię). Agregacja pozycji na dokumentach utworzonych z   WZ   PZ   RO   ZD Parametr znajduje się w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne. Po jego zaznaczeniu agregowane będą identyczne pozycje na dokumentach, które powstały z przekształcenia dokumentów WZ/PZ/RO/ZD
Uwaga
Na dokumentach nie są agregowane pozycje o typie usługa złożona z zaznaczonym parametrem Rozchód składników na FS/PA oraz ich składniki.
Uwaga
Wystawianie dokumentów związanych z obsługą magazynów jest dostępne w modułach Handel, Handel Plus.
 

Uwagi o kontrahencie przy wystawianiu dokumentu

W programie istnieje możliwość wyświetlania dodatkowych informacji o kontrahencie podczas wystawiania i podglądu dokumentów handlowo-magazynowych za pomocą żółtej karteczki, na którą są przenoszone informacje z pola Opis na formularzu kontrahenta.

Formularze dokumentów

Na formularzach dokumentów handlowo-magazynowych, na wysokości nazwy kontrahenta, kategorii i magazynu, dostępne jest okno informacji o kontrahencie. Widoczne jest ono na wszystkich dokumentach, gdzie można wskazać jednego kontrahenta, tj.: FS, PA, RO, FPF, FZ, ZD, TaxFree, FRR, FSW, FZW, WZ, PZ, RW, PW, PKA, WKA. Jeżeli na dokumencie zostanie wybrany inny typ podmiotu (bank, urząd, pracownik, wspólnik) niż kontrahent, okno nie jest wyświetlane, nie jest też otwierane dla wewnętrznych dokumentów magazynowych, na których informacja ta jest zbędna.
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.

Informacje o kontrahencie na FS, PA, RO, FPF, WZ

Najbardziej rozbudowana wersja okna dostępna jest na dokumentach: FS, PA, RO, FPF, WZ oraz ich korektach. Okno wyświetlane jest tylko na zakładce [Ogólne]. Przy pracy w trybie wielu okien żółta karteczka wyświetlana jest dla aktywnego okna/formularza dokumentu, nie jest dostępna na innych otwartych oknach/ formularzach dokumentów, na których standardowo jest widoczna. Wyświetlane są tam trzy rodzaje informacji: 
  • Sprzedaż z ostatnich trzech miesięcy (w przeliczeniu na walutę systemową), tj. ostatnich 90 dni, licząc od daty wystawienia dokumentu. Wartość ta uwzględnia także korekty (również korekty do dokumentów pierwotnych). Dodatkowo nagłówek zawiera opcje:
  • Informacja o oknie. Po najechaniu na nią pojawi się krótka informacja o funkcjonalności okna, z możliwością jego powiększenia oraz informacja o możliwości jego wyłączenia.
  • Minimalizuj, pozwalająca na zminimalizowanie okna, skrót klawiaturowy: <CTRL> + <->
  • Maksymalizuj, pozwalająca na zmaksymalizowanie okna, skrót klawiaturowy: <CTRL> + <+>
  • Przywróć, pozwalająca na przywrócenie rozmiaru okna do domyślnych rozmiarów.
Jeżeli kontrahenci zostali scaleni, to wartość sprzedaży na panelu pokazuje:
  • Dla kontrahenta nadrzędnego – sumę z dokumentów wystawionych dla niego i dla kontrahentów podrzędnych.
  • Dla podrzędnego – 0,00 PLN.
Uwaga
Faktury zapisane do bufora są uwzględniane w wartości sprzedaży z ostnich trzech miesięcy. Na wartość sprzedaży wpływają także dokumenty z przekształcenia, które przy generowaniu od razu zapisywane są do bufora, np. FS z WZ. Przy włączonym parametrze w Konfiguracji/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne: Kontrola ilości na dokumentach rozchodowych przy akceptacji pozycji (przez bufor) wartość sprzedaży aktualizowana jest na bieżąco przy dodawaniu pozycji.
  • Treść opisu kontrahenta wprowadzona na jego karcie. Jeżeli treść opisu jest zbyt długa, na końcu tekstu wyświetlany jest trzykropek. Aby wyświetlić pełny opis należy zmaksymalizować okno. Po zmaksymalizowaniu żółtej karteczki ej wysokość dopasowywana jest do zawartości. Jeżeli opis kontrahenta nie mieści się na zmaksymalizowanym oknie, w części opisowej widoczny jest suwak do przewijania treści opisu. Również w rozmiarze domyślnym wysokość okna dopasowywana jest do zawartości. Po kliknięciu w treść opisu na żółtej karteczce, użytkownik zostaje przekierowany do karty kontrahenta na zakładkę [Handlowe]. Kursor ustawiony jest w polu Opis. Po zmodyfikowaniu opisu i zapisaniu karty kontrahenta, zawartość pola jest aktualizowana na oknie.
  • Po zmaksymalizowaniu okna pojawia się trzecia informacja – pięć najstarszych nierozliczonych dokumentówdla tego kontrahenta (pięć najstarszych zdarzeń z preliminarza). Informacja o nierozliczonych fakturach wczytywana jest dopiero w momencie maksymalizacji okna. W dolnej części okna wyświetlane są numery najstarszych, nierozliczonych dokumentów wraz z kwotami do rozliczenia. W przypadku ich braku, wyświetlana jest informacja: „Wszystkie dokumenty zostały rozliczone”. W przypadku, gdy scalano kartoteki kontrahentów i jedną kartotekę oznaczono jako duplikat, przy otwieraniu dokumentu wystawionego na kontrahenta głównego, w najstarszych, nierozliczonych dokumentach wyświetlane są dokumenty wystawione zarówno na kontrahenta głównego jak i na kontrahenta będącego duplikatem.
Żółta karteczka widoczna w oknie dokumentu jest rozwinięta, tylko jeśli na karcie kontrahenta wprowadzono opis (w przeciwnym wypadku karteczka jest widoczna w formie zminimalizowanej). Karteczkę można „złapać” za nagłówek i przesunąć w dowolne miejsce na oknie programu (bez możliwości nachodzenia na wstążkę). Dla danego typu dokumentu zapamiętywane jest umiejscowienie i rozmiar okna (zminimalizowane, domyślne), jakie ustawił operator w momencie zamykania formularza dokumentu. Jeżeli w chwili zamykania formularza dokumentu okno z opisem było zmaksymalizowane lub wysunięte poza obszar formularza dokumentu, po otwarciu dokumentu przywracane jest do rozmiarów domyślnych. Po zmianie kontrahenta na dokumencie, na żółtą karteczkę automatycznie pobierane są informacje z karty nowo wybranego kontrahenta. Jeżeli pole Opis na karcie wybranego kontrahenta jest puste, wyświetlana jest stosowna informacja:
Okno informacji o kontrahencie w przypadku nieuzupełnionego opisu na karcie kontrahenta
Uwaga
Dla kontrahenta !Nieokreślony! wyświetlane jest okno z samym opisem.

Informacje o kontrahencie na pozostałych dokumentach

Na formularzach dokumentów: FZ, ZD, TaxFree, FRR, FSW, FZW, PZ, RW, PW, PKA, WKA oraz ich korektach, okno informacji o kontrahencie zawiera tylko sam opis z karty kontrahenta, a w nagłówku okna wyświetlany jest tekst: „Informacje o kontrahencie”.

Sprzedaż dedykowana

Ponieważ wszystkie dane dotyczące zadłużenia i wartości sprzedaży znajdują się już na oknie Sprzedaży Dedykowanej, żółta karteczka wyświetlana w tym miejscu zawiera tylko informacje wprowadzone w polu Opis na karcie kontrahenta.
Okno sprzedaży dedykowanej – domyhślna lokalizacja informacji o kontrahencie

Domyślna szerokość wykresu dostosowana jest do rozmiaru okna informacji o kontrahencie.

Jeżeli przed aktualizacją programu okno z wykresem miało inne ustawienia niż domyślne np. schowany wykres lub ustawiony w innym rozmiarze, panel może przysłaniać dane dostępne na oknie. W takiej sytuacji można go przesunąć w inne, dogodne dla użytkownika miejsce lub zminimalizować.

Informacje o kontrahencie są aktualizowane przy każdej zmianie kontrahenta.

Konfiguracja

Wyświetlanie okna informacji o kontrahencie można wyłączyć na karcie operatora w System/ Konfiguracja/ Program Użytkowe/ Operatorzy na zakładce [Parametry]. W parametrach modułu handlowego dostępny jest parametr: Okno informacji o kontrahencie na dokumentach. Parametr jest domyślnie zaznaczony.
Formularz operatora – zakładka Parametry

Modyfikowanie pokazywanych informacji

Możliwe jest spersonalizowanie wyświetlanych informacji zgodnie z potrzebami użytkownika. Dokonanie takiej personalizacji możliwe jest wyłącznie poprzez zmodyfikowanie funkcji wyświetlających dane przez Autoryzowanych Partnerów Comarch. Każda informacja na oknie generowana jest za pomocą oddzielnej procedury SQL (z parametrami: ID kontrahenta, rodzaj dokumentu, ID operatora). Na dokumentach rozchodowych dostępne są procedury:
  • wartość sprzedaży z ostatnich trzech miesięcy (funkcja GetKntSumaOstatniejSprzedazy),
  • opis kontrahenta (funkcja GetKntOpis),
  • pięć najstarszych nierozliczonych faktur – procedura wywoływana dopiero w momencie maksymalizacji okna (funkcja GetKntNajstarszeNierozliczone).
Na oknie sprzedaży dedykowanej oraz na dokumentach przychodowych dostępne są procedury:
  • stały tekst „Informacje o kontrahencie” (funkcja GetKntSumaOstatniejSprzedazy),
  • opis kontrahenta (funkcja GetKntOpis).
Zastosowanie parametrów ID kontrahenta, ID operatora oraz rodzaj dokumentu pozwala na dostosowanie informacji do danego operatora biorąc pod uwagę kontrahenta wybranego na dokumencie oraz rodzaj dokumentu. W zależności od potrzeb, na różnych dokumentach będzie można wczytywać zupełnie różne dane.

Widok okna informacji o kontrahencie w połączeniu terminalowym

Na panelu użyta jest czcionka Segoe Print. Jeżeli:
  • w połączeniu terminalowym jest wyłączona opcja wygładzania czcionek,
  • w panelu sterowania wyłączona jest opcja Dopasuj tekst ClearType,
  • zaznaczono opcję Dopasuj dla uzyskania najlepszej wydajności/ Wygładź krawędzie czcionek ekranowych.
wówczas czcionka zmieniana jest na standardową.  

Limit płatności gotówkowych

Od 1 stycznia 2017 r. firmowe płatności powyżej 15 tys. zł mogą być dokonywane tylko za pośrednictwem rachunku płatniczego. W związku z tym, na dokumentach handlowych oraz na Wydaniu Zewnętrznym z płatnością (z pominięciem korekt) wystawionych po 1 stycznia 2017 r. z typem płatności gotówka, których wartość transakcji przekroczy 15 tys. PLN, w sekcji Daty i Wartości przy polu Razem wyświetlane jest ostrzeżenie: Został przekroczony limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami. Płatności gotówkowej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Zmień formę płatności.  

Integracja z Comarch Apfino

Integracja Comarch ERP Optima z platformą Comarch Apfino jest możliwa w zakresie:  
Więcej informacji o usłudze faktoringu znajduje się tutaj. Więcej informacji o usłudze windykacji znajduje się tutaj.
Uwaga
Możliwa jest automatyczna synchronizacja danych (płatności, faktur, kontrahentów) z platformą Comarch Apfino. Zgodnie z ustawionym harmonogramem przesyłane są informacje dotyczące nowych oraz zmienionych dokumentów. Dzięki temu bez wykonywania przez Użytkownika ręcznej wysyłki, dane po stronie Comarch Apfino są aktualne.Więcej informacji znajduje się tutaj
Aby móc przekazać faktury do faktoringu lub windykacji bezpośrednio w Comarch ERP Optima należy:
  • założyć darmowe konto na platformie Comarch Apfino
  • zintegrować konta Comarch ERP OptimaComarch Apfino
  • złożyć wniosek i podpisać umowę dla wybranej usługi z faktorem SMEO/ Faktoria ,z którym Klient ma podpisaną umowę o faktoring w Comarch Apfino
Więcej informacji jak potwierdzić integrację z Comarch Apfino w artykule Jak potwierdzić integrację z Comarch Apfino. Aby zgłaszać Faktury do platformy usług finansowych Comarch Apfino wymagane jest uzupełnienie numeru NIP w menu System/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Pieczątka firmy oraz uzupełnienie klucza wymiany w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Comarch Apfino. Więcej informacji dotyczących konfiguracji Comarch Apfino znajduje się tutaj. Aktualnie usługa faktoringu dostępna jest dla następujących form działalności:
  • Jednoosobowa działalność gospodarcza
  • Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
  • Spółka jawna
Pracujemy nad udostępnieniem usługi faktoringu dla pozostałych rodzajów działalności. Jeżeli jesteś zainteresowany informacją o uruchomieniu nowych usług zostaw swój kontakt https://apfino.pl/o-nas/kontakt/ .

Jak odszukać Faktury przekazane do faktoringu lub windykacji?

W obszarze filtra, pod listą Faktur sprzedaży (w menu Handel / Faktury) znajduje się opcja Faktoring / Windykacja. Funkcja służy zawężeniu listy faktur do tych dokumentów, które można zgłosić do finansowania, windykacji lub do tych już zgłoszonych. Działa ona wg warunków określonych dla wybranego faktora SMEO/Faktoria, z którym Klient ma podpisaną umowę o faktoring w Comarch Apfino. Z poziomu rozwijanej listy istnieje możliwość zawężenia wyświetlanej listy Faktur wg poniższych opcji:
  • -wszystkie- – wszystkie dokumenty
  • Faktoring – wszystkie – Faktury kwalifikujące się do faktoringu oraz zgłoszone do faktoringu i odrzucone w faktoringu
  • Faktoring – możliwe do finansowania – faktury spełniające warunki kwalifikowania do finansowania (Faktury już zgłoszone do faktoringu i/lub odrzucone nie są widoczne)
  • Faktoring – wnioskowane o finansowanie – Faktury zgłoszone do finansowania, niezależnie od statusu ich rozliczenia
  • Faktoring – odrzucone – Faktury zgłoszone i odrzucone przez faktora
  • Windykacja – wszystkie – wszystkie Faktury kwalifikujące się do windykacji oraz zgłoszone do windykacji i odrzucone w windykacji
  • Windykacja – możliwe do odzyskania – wszystkie faktury spełniające warunki kwalifikowania do windykacji (nie są wyświetlane Faktury wcześniej zgłoszone do windykacji i/lub odrzucone)
  • Windykacja – zgłoszone do odzyskania – wszystkie Faktury już zgłoszone do windykacji
  • Windykacja – odrzucone – wszystkie Faktury zgłoszone, które zostały odrzucone w windykacji
Ustawienia w filtrze są zawsze zapamiętywane przez program. Wraz ze zmianą obszaru filtra na liście Faktur sprzedaży ujednolicono filtry na wszystkich pozostałych listach dokumentów handlowo- magazynowych w programie. Na liście Faktur sprzedaży dodano kolumny:
  • Faktoring – kolumna może przyjąć następujący status:
    • pusta – Faktura nie zgłoszona do faktoringu, niespełniająca warunków kwalifikujących do finansowania,
    • Finansuj fakturę – Faktura, która spełnia warunki kwalifikujące do finansowania, a nie została jeszcze zgłoszona, w przypadku Faktorii – tym statusem są również oznaczone Faktury odrzucone ze względu na brak limitu kontrahenta,
    • W trakcie faktoringu – Faktura zgłoszona do faktoringu (finansowania),
    • Faktoring odrzucony – Faktura zgłoszona do faktoringu (finansowania), ale odrzucona.
  • Windykacja – kolumna  może przyjąć następujący status:
    • pusta – Faktura nie zgłoszona do windykacji, niespełniająca warunków kwalifikujących do windykacji,
    • Odzyskaj pieniądze – Faktura, która spełnia warunki kwalifikujące do windykacji, a nie została jeszcze zgłoszona. Bezpośrednio po kliknięciu w napis Odzyskaj pieniądze można zgłosić fakturę do windykacji.
    • W trakcie windykacji – Faktura zgłoszona do windykacji,
    • Windykacja odrzucona – Faktura zgłoszona do windykacji, ale odrzucona.

Przekazywanie faktur

W programie Comarch ERP Optima udostępniono również możliwość przekazywania Faktur do Comarch Apfino, by Użytkownik mógł po zsynchronizowaniu dokumentów podjąć dalsze kroki (np. zawnioskować o finansowanie) już bezpośrednio z poziomu samej platformy. Do prawidłowego działania funkcjonalności wymagane jest posiadanie konta w Comarch Apfino i połączenie go z kontem w Comarch ERP Optima. W takiej sytuacji nie jest wymagane podpisanie umowy faktoringu  ani uruchomienie usługi windykacji. Przekazywanie Faktur nie jest działaniem automatycznym. W celu uruchomienia funkcjonalności Użytkownik powinien skorzystać z opcji Przekaż faktury dostępnej z poziomu formularza dokumentu, na górnej wstążce menu lub w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Przekazywanie Faktur działa dla zaznaczonych dokumentów na liście. Jeżeli żaden dokument nie będzie zaznaczony, to program zaproponuje przesłanie do platformy Comarch Apfino wszystkich Faktur kwalifikujących się do przekazania. Warunki, które muszą spełniać dokumenty przekazywane do platformy Comarch Apfino:
  • Faktury nie zostały już wcześniej przekazane do platformy,
  • przekazywane są Faktury sprzedaży (w tym Faktury finalne i korygujące) zatwierdzone na stałe, nie są przekazywane: Faktury zaliczkowe, VAT marża, Faktury pierwotne, Faktury zapisane w buforze, anulowane,
  • są wystawione na kontrahenta (Domyślnego płatnika) o rodzaju transakcji: krajowy,
  • na dokumencie został wybrany kontrahent z uzupełnionym numerem NIP,
  • posiadają formę płatności: przelew,
  • inne dane mogą być dowolne.
Jeżeli Użytkownik zaznaczył wybrane dokumenty do przekazania bądź skorzystał z propozycji systemu, by wysłać wszystkie dokumenty wykonywane są następujące kroki:
  • Jeśli w menu System/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Comarch Apfino nie został uzupełniony klucz wymiany pojawi się okno z możliwością uzupełnienia kodu. Kod wpisany w tym miejscu zostanie automatycznie zapisany w Konfiguracji firmy.
  • Jeśli klucz wymiany jest uzupełniony w Konfiguracji lub został uzupełniony w poprzednim punkcie, to program weryfikuje czy Użytkownik posiada odpowiednio skonfigurowane konto w Comarch Apfino. W przypadku braku konta pojawi się okno z możliwością ponownego uzupełnienia kodu klucza wymiany.
  • Jeśli klucz wymiany zostanie uzupełniony, a Użytkownik posiada skonfigurowane konto, to dokumenty zostaną przekazane do platformy Comarch Apfino. Po zakończeniu procesu pojawią się informacje o poprawnym przekazaniu danej Faktury lub ostrzeżenia o odrzuceniu dokumentu: Błąd przekazywania faktury. Faktura nie spełnia warunków do przesłania do Comarch Apfino.
Uwaga
Faktury, która już została zgłoszona do faktoringu / windykacji, nie można anulować. Przy próbie anulowania dokumentu wyświetli się komunikat: Nie można anulować dokumentu. Dokument został zgłoszony do finansowania i/lub windykacji!

Płatności

Blokada zmian Po zgłoszeniu Faktury i przyjęciu do faktoringu/ przyjęciu do windykacji nie ma możliwości zmiany terminu płatności ani podzielenia płatności. W przypadku próby zmiany terminu płatności przez Użytkownika za pomocą operacji seryjnej Zmień formę płatności pojawi się komunikat: Dokument został zgłoszony do faktoringu i/lub windykacji. Termin płatności nie został zmieniony. Edycja rozliczenia lub płatności Jeżeli Faktura została przekazana do platformy Comarch Apfino, zgłoszona do faktoringu lub windykacji, wówczas każdorazowo po:
  • rozliczeniu Faktury (z dowolnego poziomu programu),
  • usunięciu rozliczenia,
  • zmianie statusu płatności z Nie rozliczono na Nie podlega (i odwrotnie),
  • modyfikacji terminu płatności (zmiana dotyczy najpóźniejszego terminu),
  • podzieleniu płatności (gdy podczas podzielenia płatności powstanie płatność z terminem późniejszym niż istniejący najpóźniejszy termin płatności),
należy ponownie przekazać fakturę do platformy, w celu aktualizacji jej statusu.

Sortowanie pozycji na dokumentach

Na większości dokumentów handlowych i magazynowych (wyjątkiem są dokumenty korygujące oraz Dowody Wewnętrzne Sprzedaży z FZ i Dowody Wewnętrzne Zakupu) możliwe jest sortowanie pozycji wg kodu lub wg nazwy. Opcja sortowania jest dostępna w menu kontekstowym (pod prawym przyciskiem myszy) na liście pozycji dokumentu. W wyniku sortowania wszystkie pozycje już wpisane na dokument zostają ułożone odpowiednio wg kodu/ wg nazwy i równocześnie następuje renumeracja liczby porządkowej. Natomiast pozycje, które zostają dopisane do dokumentu po sortowaniu pozycji są umieszczane na końcu listy.

Link do płatności online na Fakturze Sprzedaży

Na wydruku Eko oraz wydruku sPrint zatwierdzonej Faktury Sprzedaży znajduje się przycisk Zapłać teraz. Po jego kliknięciu klient zostaje przekierowany do strony, gdzie ma możliwość zapłacenia tej Faktury online. Płatności obsługiwane są przez serwis Autopay S.A. Informacje o przekazywaniu płatności do Comarch Apfino znajdują się tutaj. Link do płatności jest generowany automatycznie w momencie zatwierdzenia Faktury Sprzedaży. Aby pojawił się on na wydruku Eko Faktury, należy przed zatwierdzeniem faktury:
  • założyć darmowe konto na platformie Comarch Apfino,
  • zintegrować konto Comarch ERP Optima z Comarch Apfino,
  • na platformie Comarch Apfino w menu Ustawienia/ Płatności zaznaczyć parametr Uruchom bezpłatne dodawanie linku do płatności na moich fakturach.
Link do płatności online jest dostępny dla Faktur Sprzedaży:
  • zatwierdzonych, nierozliczonych, dla których co najmniej jedna płatność trafia do rejestru bankowego,
  • wystawionych w PLN,
  • które nie są rozliczane mechanizmem podzielonej płatności (split payment)
  • których kwota płatności nie przekracza równowartości 1000 euro (przy zastosowaniu średniego kursu NBP obowiązującego w dniu dokonywania transakcji).
Więcej informacji o usłudze Comarch Apfino znajduje się na stronie apfino.pl.  Link do płatności online jest standardowo tworzony w momencie zatwierdzania Faktury, jeżeli jednak z jakiegoś powodu link nie powstał (np. w momencie zatwierdzania Faktury Klient nie posiadał jeszcze konta w Comarch Apfino) to można link wygenerować „na żądanie” dla zaznaczonych Faktur. Na liście Faktur sprzedaży należy zaznaczyć faktury i wybrać opcję w menu kontekstowym Pobierz link do płatności online. Wówczas dla zaznaczonych Faktur zostaną utworzone linki do płatności. Linki zostaną utworzone dla Faktur, które nie mają jeszcze linka i spełniają warunki wyżej wymienione.
Uwaga
Jeżeli zostaną wykonane zmiany na płatnościach do Faktur (np. faktura zostanie rozliczona), należy przejść do menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności i przekazać płatność poprzez wybranie opcji Przekaż do Comarch Apfino dostępnej w menu głównym lub menu kontekstowym. Wówczas wszystkie informacje o danej płatności zostaną zaktualizowane w portalu Comarch Apfino i pod linkiem do płatności online. Płatności, na których coś się zmieniło i wymagają ponownego przekazania są odpowiednio oznaczone w Preliminarzu, tj. w kolumnie Comarch Apfino mają status Prześlij ponownie.

Płatności

Blokada zmian Po zgłoszeniu Faktury i przyjęciu do faktoringu/ przyjęciu do windykacji nie ma możliwości zmiany terminu płatności ani podzielenia płatności. W przypadku próby zmiany terminu płatności przez Użytkownika za pomocą operacji seryjnej Zmień formę płatności pojawi się komunikat: Dokument został zgłoszony do faktoringu i/lub windykacji. Termin płatności nie został zmieniony. Edycja rozliczenia lub płatności Jeżeli Faktura została przekazana do platformy Comarch Apfino, zgłoszona do faktoringu lub windykacji, wówczas każdorazowo po:
  • rozliczeniu Faktury (z dowolnego poziomu programu),
  • usunięciu rozliczenia,
  • zmianie statusu płatności z Nie rozliczono na Nie podlega (i odwrotnie),
  • modyfikacji terminu płatności (zmiana dotyczy najpóźniejszego terminu),
  • podzieleniu płatności (gdy podczas podzielenia płatności powstanie płatność z terminem późniejszym niż istniejący najpóźniejszy termin płatności),
należy ponownie przekazać fakturę do platformy, w celu aktualizacji jej statusu.

Co należy zrobić, aby wysłać dokument do faktoringu lub windykacji?

Na karcie operatora w menu System/Konfiguracja/Program/Użytkowe/Operatorzy, na zakładce [Parametry cd], dodano nową sekcję Comarch Apfino z parametrami nadającymi prawa dostępu do usług Comarch Apfino. Dla operatorów z prawami administratora wszystkie parametry w sekcji Comarch Apfino są zaznaczone. W programie istnieje kilka możliwości wysłania danego dokumentu do faktoringu lub windykacji poprzez:
  • skorzystanie z przycisku Usługi finansowe w menu głównym, na liście Faktur Sprzedaży,
  • skorzystanie z opcji Usługi Finansowe odzyskanie pieniędzy w menu głównym, z poziomu otwartego formularza Faktury,
  • skorzystanie z przycisku Usługi Finansowe w menu kontekstowym na liście Faktur.
Wskazówka
Do faktoringu i windykacji: można wysyłać seryjnie wiele Faktur, odpowiedź o przyjęciu/odrzuceniu z platformy Comarch Apfino przesyłana jest automatycznie po zgłoszeniu dokumentu, a raz odrzuconej Faktury nie można zgłosić ponownie.
Dla otwartego formularza Faktury Sprzedaży ora dla listy Faktur Sprzedaży na wstążce znajduję się przycisk Usługi Finansowe, z rozwijalnej listy do wyboru są następujące opcje:
  • Faktoring – finansuj faktury – opcja dotyczy wszystkich zaznaczonych dokumentów na liście. Po jej wybraniu program weryfikuje czy wszystkie zaznaczone Faktury spełniają warunki do finansowania, jeżeli tak, to uruchamiany jest proces zgłoszenia ich do faktoringu. Jeśli warunki nie są spełnione to odpowiednio do ilości zgłaszanych dokumentów pojawi się komunikat: Faktura nie spełnia warunków do zgłoszenia do faktoringu./ Część z zaznaczonych faktur nie spełnia warunków do zgłoszenia do faktoringu. Skorzystaj z filtra Faktoring / Windykacja: Faktoring – możliwe do finansowania aby zobaczyć, które dokumenty spełniają kryteria do finansowania.
Wskazówka
W przypadku Finansowania we współpracy z Faktorią Sp. z o.o.  należy najpierw wprowadzić kontahentów do Comarch Apfino. Operację można wykonać ręcznie – na stronie Comarch Apfino lub przekazując kontrahentów bezpośrednio z Comarch ERP Optima:
  • z poziomu listy kontrahentów za pomocą operacji seryjnej Przekaż do Comarch Apfino
  • podczas przekazywania Faktur do finansowania kontrahent zostanie przekazany automatycznie.
  • Windykacja – odzyskaj pieniądze – do windykacji można zgłaszać wiele Faktur jednocześnie, w tym również Faktury wystawione dla różnych kontrahentów. Opcja dotyczy wszystkich zaznaczonych dokumentów na liście. Po jej wybraniu program weryfikuje czy wszystkie zaznaczone Faktury spełniają warunki do windykacji, jeżeli tak, to uruchamiany jest proces zlecenia odzyskania pieniędzy. Jeśli warunki nie są spełnione to odpowiednio do ilości zleconych dokumentów pojawi się komunikat: Faktura nie spełnia warunków do zgłoszenia do windykacji./ Część z zaznaczonych faktur nie spełnia warunków do zgłoszenia do windykacji. Skorzystaj z filtra Faktoring / Windykacja: Windykacja – możliwe do odzyskania aby zobaczyć, które dokumenty spełniają kryteria windykacji.
  • Faktury/ płatności – synchronizuj – po wybraniu tej opcji do platformy Comarch Apfino zostaną przekazane wszystkie zaznaczone dokumenty na liście oraz płatności z nimi związane, a jeżeli żaden nie zostanie zaznaczony, to system zaproponuje przekazanie wszystkich dokumentów do platformy. Więcej informacji odnośnie przekazywania faktur do platformy Comarch Apfino zostało opisane w dalszej części rozdziału.
  • Płatności – generuj link do płatności – opcja dostępna tylko na liście Faktur Sprzedaży. Po jej wybraniu generowany jest link do płatności i pojawia się komunikat Pobrano link do płatności dla X faktury.
W menu kontekstowym dostępnym na liście Faktur Sprzedaży, pod prawym przyciskiem myszy są dostępne opcje analogiczne do przycisków dodanych na wstążce formularza Faktury/listy Faktur Sprzedaży.
Wskazówka
Do faktoringu lub windykacji można zgłosić także fakturę bezpośrednio z poziomu listy faktur, po kliknięciu w kolumnie Faktoring w napis Finansuj fakturę lub w kolumnie Windykacja, w napis Odzyskaj pieniądze.
Jeżeli Użytkownik podejmie próbę wysłania Faktury do finansowania/zgłoszenia Faktur do windykacji/przesłania faktur do platformy usług finansowych Comarch Apfino bez zaznaczonego odpowiedniego parametru na karcie operatora, to pojawi się odpowiednio do wybranej opcji następujący komunikat: Nie masz prawa zgłaszania faktur do finansowania./Nie masz prawa zgłaszania faktur do windykacji./ Nie masz prawa przesyłania faktur do platformy usług finansowych Comarch Apfino. Skontaktuj się z administratorem w celu nadania odpowiednich uprawnień.

Jak założyć konto w Comarch Apfino i jednocześnie podpisać umowę o windykację z poziomu Comarch ERP Optima?

W programie Comarch ERP Optima możliwe jest założenie konta i podpisanie umowy o windykację bezpośrednio z programu. Przy próbie przekazania Faktury do windykacji, jeżeli Użytkownik nie posiada konta na platformie Comarch Apfino i chciałby je teraz założyć, to uzupełnia kolejno informacje w poniższym oknie, zaznacza wymagane zgody i wybiera przycisk Dalej. Pojawi się okno, na którym można zweryfikować wprowadzone dane, zmienić lub dodać numer telefonu i zaznaczyć wymagane zgody. Następnie Użytkownik wybiera przycisk Dalej. Na podany na początku uzupełniania formularza adres mailowy, Użytkownik otrzyma kod weryfikacyjny: Otrzymany kod należy uzupełnić w kolejnym oknie w Comarch ERP Optima: Po uzupełnieniu kodu weryfikacyjnego należy kliknąć przycisk Zatwierdź. Jeżeli proces przebiegnie prawidłowo, pojawi się okno: Użytkownik otrzyma wówczas wiadomość mailową na adres e-mail podany w pierwszym kroku procesu rejestracji. Po naciśnięciu linku aktywacyjnego zawartego w mailu, będzie możliwość nadania hasła do konta firmowego oraz korzystania z innych usług dostępnych na platformie Comarch Apfino.

Jak przekazać Faktury do windykacji?

Do windykacji można zgłosić jedną Fakturę, kilka Faktur wystawionych na tego samego kontrahenta lub kilka Faktur dla różnych kontrahentów. W przypadku, jeżeli zostanie zaznaczonych kilka faktur wystawionych na ten sam podmiot, wówczas zostaną one zgłoszone jako jedna zbiorcza sprawa do windykacji. W momencie kiedy Użytkownik dla wybranej Faktury/zaznaczonych Faktur wybiera opcję Usługi finansowe/ Windykacja – odzyskaj pieniądze  w menu głównym programu (lub menu kontekstowym) to:
  • Jeśli w Comarch ERP Optima nie został jeszcze wprowadzony klucz wymiany (co może oznaczać, że użytkownik nie ma jeszcze konta na platformie Comarch Apfino):
  • Jeżeli Użytkownik posiada konto na platformie Comarch Apfino, należy kliknąć opcję przejdź do konfiguracji – pojawi się okno umożliwiające wpisanie klucza wymiany.
  • Jeśli użytkownik wprowadził błędny klucz wymiany lub integracja z Comarch ERP Optima nie została jeszcze potwierdzona na platformie Comarch Apfino:
 
  • Jeżeli użytkownik posiada konto w Comarch Apfino, ale nie podpisał umowy o windykację:
  • Jeżeli Użytkownik nie posiada konta na platformie Comarch Apfino i chciałby je teraz założyć, to uzupełnia kolejno informacje w poniższym oknie, zaznacza wymagane zgody i wybiera przycisk Dalej
  • Pojawi się okno, na którym można zweryfikować wprowadzone dane, zmienić lub dodać numer telefonu i zaznaczyć wymagane zgody. Następnie Użytkownik wybiera przycisk Dalej.
  • Na kolejnym oknie wymagane będzie wpisanie kodu weryfikacyjnego, który Użytkownik otrzyma na adres mailowy podany na początku uzupełniania formularza.
Po uzupełnieniu kodu weryfikacyjnego należy kliknąć przycisk Zatwierdź. Jeżeli proces przebiegnie prawidłowo, pojawi się okno:
Użytkownik otrzyma wówczas wiadomość mailową na adres e-mail podany w pierwszym kroku procesu rejestracji. Po naciśnięciu linku aktywacyjnego zawartego w mailu, będzie możliwość nadania hasła do konta firmowego oraz korzystania z innych usług dostępnych na platformie Comarch Apfino.
Jeżeli wszystko jest skonfigurowane prawidłowo, tzn. użytkownik ma założone konto na platformie Comarch Apfino, ma podpisaną umowę na windykację oraz wpisał prawidłowy klucz wymiany w Comarch ERP Optima to pojawi się okno z podsumowaniem sprawy.
Okno składa się z następujących informacji:
  • Dane kontrahenta – pobierane z wybranej Faktury, tylko do odczytu.
  • Komentarz do sprawy – pole aktywne z możliwością ręcznego uzupełnienia (maksymalnie do 200 znaków), pole nieobligatoryjne.
  • Email, Telefon – wymagane jest uzupełnienie obu pól.
  • Kwota do odzyskania – wartość brutto niezapłacona z Faktur kontrahenta, pole nieaktywne, o charakterze informacyjnym
  • Prognozowana prowizja za sukces – informacja dotycząca przewidywanej prowizji za usługę, pole nieaktywne.
  • Dodatkowo w oknie mogą pojawić się także parametry do zaznaczenia różnych zgód, np. Akceptacji Warunków Realizacji Zleceń Windykacji, Wyrażenia zgody na świadczenie usług przed upływem terminu na odstąpienie od umów, chęci obciążenia Klienta kosztami prowizji itp.
  • przycisk Pomiń – jeśli przekazano do windykacji więcej niż jedną sprawę, po kliknięciu przycisku następuje rezygnacja z przesłania do windykacji danej sprawy i pojawia się okno dotyczące kolejnej,
  • Po wybraniu opcji Przekaż sprawę, sprawa zostanie przekazana do windykacji. Dalsze informacje o statusie sprawy można znaleźć po zalogowaniu na platformie Comarch Apfino
Po przekazaniu Faktury do windykacji proces może przyjąć następujące statusy:
  • Sprawa została przekazana. Informacje o statusie sprawy znajdziesz po zalogowaniu do platformy Comarch Apfino. – pomyślne wysłanie sprawy. Tym samym na liście Faktur obok danej faktury, w kolumnie Windykacja pojawi się status: W trakcie windykacji.
  • Sprawa odrzucona. Więcej informacji znajdziesz po zalogowaniu do platformy Comarch Apfino. – w sytuacji, gdy sprawa nie została przyjęta. Informacje na temat odrzucenia sprawy będą dostępne po zalogowaniu do platformy Comarch Apfino.

Przekazywanie Faktur i płatności

W programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość przekazywania Faktur do Comarch Apfino, by użytkownik mógł po zsynchronizowaniu dokumentów i płatności z nimi związanymi podjąć dalsze kroki (np. zawnioskować o finansowanie) już bezpośrednio z poziomu samej platformy. Do prawidłowego działania funkcjonalności wymagane jest posiadanie konta w Comarch Apfino i połączenie go z kontem w Comarch ERP Optima. W takiej sytuacji nie jest wymagane podpisanie umowy faktoringu  ani uruchomienie usługi windykacji. Przekazywanie Faktur nie jest działaniem automatycznym. W celu uruchomienia funkcjonalności Użytkownik powinien skorzystać z opcji Faktury/ płatności – synchronizuj  dostępnej z poziomu formularza dokumentu, na górnej wstążce menu lub w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Przekazywanie Faktur działa dla zaznaczonych dokumentów na liście. Jeżeli żaden dokument nie będzie zaznaczony, to program zaproponuje przesłanie do platformy Comarch Apfino wszystkich Faktur kwalifikujących się do przekazania. Warunki, które muszą spełniać dokumenty przekazywane do platformy Comarch Apfino:
  • Faktury nie zostały już wcześniej przekazane do platformy,
  • przekazywane są Faktury Sprzedaży (w tym Faktury finalne i korygujące) zatwierdzone na stałe, nie są przekazywane: Faktury zaliczkowe, VAT marża, Faktury pierwotne, Faktury zapisane w buforze, anulowane,
  • są wystawione na kontrahenta (Domyślnego płatnika) o rodzaju transakcji: krajowy,
  • na dokumencie został wybrany kontrahent z uzupełnionym numerem NIP,
  • posiadają formę płatności: przelew,
  • inne dane mogą być dowolne.
Jeżeli użytkownik zaznaczył wybrane dokumenty do przekazania bądź skorzystał z propozycji systemu, by wysłać wszystkie dokumenty wykonywane są następujące kroki:
  • Jeśli w menu System/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Comarch Apfino nie został uzupełniony klucz wymiany pojawi się okno z możliwością uzupełnienia kodu. Kod wpisany w tym miejscu zostanie automatycznie zapisany w Konfiguracji firmy.
  • Jeśli klucz wymiany jest uzupełniony w Konfiguracji lub został uzupełniony w poprzednim punkcie, to program weryfikuje czy użytkownik posiada odpowiednio skonfigurowane konto w Comarch Apfino. W przypadku braku konta pojawi się okno z możliwością ponownego uzupełnienia kodu klucza wymiany.
  • Jeśli klucz wymiany zostanie uzupełniony, a użytkownik posiada skonfigurowane konto, to dokumenty i płatności z nimi związane zostaną przekazane do platformy Comarch Apfino. Po zakończeniu procesu pojawią się informacje o poprawnym przekazaniu danej Faktury lub ostrzeżenia o odrzuceniu dokumentu: Błąd przekazywania faktury. Faktura nie spełnia warunków do przesłania do Comarch Apfino.
Uwaga
Faktury, która już została zgłoszona do faktoringu / windykacji, nie można anulować. Przy próbie anulowania dokumentu wyświetli się komunikat: Nie można anulować dokumentu. Dokument został zgłoszony do finansowania i/lub windykacji!

Jak zgłosić Faktury do finansowania (faktoringu)

Aby móc finansować faktury bezpośrednio w programie Comarch ERP Optima należy:
  • Założyć darmowe konto na platformie Comarch Apfino
  • Zintegrować konta Comarch ERP OptimaComarch Apfino
  • Skopiować klucz wymiany z platformy Comarch Apfino i wprowadzić go w programie Comarch ERP Optima (w zakładce System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Comarch Apfino)
  • Zawrzeć i potwierdzić umowę faktoringową z SMEO/ Faktoria z faktorem, z  którym Klient ma podpisaną umowę w Comarch Apfino.,
  • W przypadku finansowania we współpracy z Faktorią Sp. z o.o.  należy najpierw wprowadzić kontrahentów do Comarch Apfino
Przy próbie zgłoszenia faktury do finansowania, mogą pojawić się następujące okna:
  • jeśli w Comarch ERP Optima nie został jeszcze wprowadzony klucz wymiany (co może oznaczać, że użytkownik nie ma jeszcze konta na platformie Comarch Apfino):
  • jeśli użytkownik wprowadził błędny klucz wymiany lub integracja z Comarch ERP Optima nie została jeszcze potwierdzona na platformie Comarch Apfino:
  • jeżeli użytkownik posiada konto w Comarch Apfino, ale nie podpisał umowy o faktoring:
  Jeżeli wszystko jest skonfigurowane prawidłowo, tzn. użytkownik ma założone konto na platformie Comarch Apfino, ma podpisaną umowę faktoringową ze SMEO oraz wpisał prawidłowy klucz wymiany w Comarch ERP Optima to pojawi się okno dotyczące finansowania danej faktury. Okno nie pojawia się przy współpracy z Faktorią Sp. z.o.o. Okno składa się z następujących informacji:
  • Maksymalna możliwa kwota – Maksymalna kwota na jaką faktor zgodził się finansować wybraną Fakturę.
  • Wybrana kwota – Kwota na jaką faktor zgodził się finansować wybraną Fakturę. Po zaznaczeniu tej opcji Użytkownik może uzupełnić kwotę finansowania Faktury ręcznie, jednak kwota ta nie może być wyższa niż kwota z pola Maksymalna kwota finansowania.
Pozostałe pola mają charakter informacyjny, bez możliwości modyfikacji i odnoszą się do maksymalnej możliwej kwoty finansowania. Wartości w tych polach nie zmieniają się pod wpływem zmiany kwoty wpisanej ręcznie przez Użytkownika.
  • Maksymalna kwota finansowania– Maksymalna kwota na jaką faktor zgodził się finansować wybraną Fakturę.
  • Depozyt – Pozostała kwota z Faktury, która zostaje przechowana przez faktora jako zabezpieczenie. Depozyt zostanie wypłacony po opłaceniu Faktury przez kontrahenta.
  • Prognozowana kwota prowizji – Prognozowana wysokość prowizji, naliczona od maksymalnej kwoty możliwej do finansowania dla okresu finansowania faktury.
  • Pierwsza transza po opłaceniu prowizji – Prognozowana wysokość pierwszej transzy, która zostanie wypłacona przez faktora w ramach finansowania Faktury, pomniejszona o wartość prowizji.
  • Numer faktury – Numer finansowanej Faktury.
  • Podgląd faktury – Do wniosku o finansowanie Faktury zostanie dołączony wydruk Faktury. Wybór opcji Zobacz wywołuje podgląd wydruku (Eko Faktura/ Z kodami JPK_V7) danej faktury.
  • Dodatkowy okres finansowania – Okres po dacie płatności podanej na Fakturze, w którym naliczane są dodatkowe opłaty jeśli kontrahent nie opłaci Faktury w terminie płatności.
  • Termin płatności – Termin płatności z Faktury. W przypadku płatności w ratach to najpóźniejszy z terminów płatności rat.
  • Przycisk Pomiń – jest widoczny jeżeli do finansowania przekazywane jest kilka faktur. Po kliknięciu przycisku następuje rezygnacja z przesłania do finansowania danej faktury i pojawia się okno dotyczące kolejnej.
Po wybraniu opcji Finansuj fakturę, faktura jest wysyłana do finansowania, W tle załączany jest wydruk pdf faktury Eko Faktura/ Z kodami JPK. Po wysłaniu faktury do finansowania proces może przyjąć następujące statusy:
  • Dokument został wysłany. Informacje o statusie finansowania i faktury znajdziesz po zalogowaniu do platformy Comarch Apfino. – pomyślne wysłanie dokumentu do finansowania. Tym samym na liście faktur obok danej Faktury, w kolumnie Faktoring pojawi się status: W trakcie faktoringu.
  • Wniosek odrzucony – w sytuacji, gdy wniosek nie został przyjęty. Informacje na temat odrzucenia wniosku będą dostępne po zalogowaniu do platformy Comarch Apfino.
Uwaga
W przypadku finansowania we współpracy z Faktorią Sp. z o.o. wniosek może zostać odrzucony, jeśli dany kontrahent nie będzie posiadał przyznanego limitu. W takim przypadku należy przejść do Comarch Apfino i złożyć odpowiedni wniosek.

Jakie dokumenty można przekazać do faktoringu

Do finansowania (faktoringu) do SMEO można zlecać faktury, które spełniają następujące wymogi:
  • zatwierdzone na stałe Faktury Sprzedaży (w tym Faktury finalne). Nie są wysyłane: Faktury zaliczkowe, VAT marża, Faktury pierwotne, Faktury zapisane w buforze oraz dokumenty korygujące
  • kwota netto na dokumencie jest większa lub równa 500 zł (lub 100 EUR w przypadku dokumentów walutowych),
  • waluta dokumentu to PLN lub EUR (dokumenty w innych walutach będą pomijane w faktoringu),
  • termin płatności:
    • jest większy lub równy 7 dni, ale jest mniejszy niż 90 dni – liczony od daty wystawienia,
    • nie jest mniejszy niż 3 dni – liczone od daty bieżącej,
    • jeśli Faktura ma kilka płatności z różnymi terminami, to system bierze pod uwagę zawsze najpóźniejszy termin.
  • data wystawienia Faktury nie może być późniejsza niż data bieżąca,
  • Faktura jest nierozliczona lub częściowo rozliczona (finansowane jest saldo Faktury, czyli kwota pozostała do spłaty),
  • rodzaj kontrahenta na dokumencie (Domyślnego płatnika): krajowy,
  • na dokumencie został wybrany kontrahent z uzupełnionym numerem NIP,
  • Faktura z formą płatności: przelew
  • Inne dane z dokumentu mogą być dowolne.
Do finansowania (faktoringu) we współpracy z Faktorią Sp. z o.o można zlecać Faktury, które spełniają następujące wymogi:
  • zatwierdzone na stałe Faktury Sprzedaży (w tym Faktury finalne), nie są wysyłane Faktury zaliczkowe, VAT marża, Faktury pierwotne, Faktury zapisane w buforze oraz dokumenty korygujące,
  • waluta dokumentu to PLN lub EUR (dokumenty w innych walutach będą pomijane w faktoringu),
  • termin płatności:
    • jest większy lub równy 7 dni, ale maksymalnie 90 dni – liczony od daty wystawienia,
    • jeśli Faktura ma kilka płatności z różnymi terminami, to system bierze pod uwagę zawsze najpóźniejszy termin.
  • data wystawienia Faktury nie może być późniejsza niż data bieżąca,
  • Faktura jest nierozliczona lub częściowo rozliczona (finansowane jest saldo Faktury, czyli kwota pozostała do spłaty),
  • Faktura z formą płatności: przelew,
  • Inne dane z dokumentu mogą być dowolne.
Uwaga
W przypadku Finansowania we współpracy z Faktorią Sp. z o.o. - finansowane mogą być Faktury tylko w ramach przyznanego limitu kontrahenta. W tym celu należy najpierw wprowadzić kontrahentów do Comarch Apfino. Operację można wykonać ręcznie –  na stronie Comarch Apfino lub przekazując kontrahentów bezpośrednio z Comarch ERP Optima:
  • z poziomu listy kontrahentów za pomocą operacji seryjnej Przekaż do Comarch Apfino
  • podczas przekazywania Faktur do finansowania kontrahent zostanie przekazany automatycznie.
Proces przekazywania Faktur do faktoringu został opisany w artykule Jak zgłosić Faktury do finansowania (faktoringu)?

Jakie dokumenty można przekazać do windykacji?

Do windykacji można zgłaszać faktury, które spełniają następujący algorytm:
  • zatwierdzone na stałe Faktury Sprzedaży (w tym Faktury finalne). Nie są wysyłane: Faktury zaliczkowe, VAT marża, Faktury pierwotne, Faktury zapisane w buforze oraz dokumenty korygujące
  • Faktury przeterminowane – termin płatności na Fakturze jest o co najmniej 1 dzień wcześniejszy niż data bieżąca. Jeśli Faktura ma kilka płatności z różnymi terminami, to system bierze pod uwagę najpóźniejszy termin.
  • Faktura jest nierozliczona lub częściowo rozliczona (Kwota zgłaszana do windykacji to saldo faktury czyli kwota pozostała do opłacenia).
  • Faktura z formą płatności: przelew.
  • rodzaj kontrahenta (Domyślnego płatnika): krajowy
  • status kontrahenta (Domyślnego płatnika): podmiot gospodarczy,
  • na dokumencie został wybrany kontrahent z uzupełnionym numerem NIP,
  • odpowiednio wypełnione dane adresowe kontrahenta (Domyślnego płatnika) – pola obligatoryjne to: ulica, kod pocztowy, miasto.
Dodatkowe informacje:
  • brak maksymalnej daty przeterminowania – nie ma określonej najstarszej daty terminu płatności,
  • kwota i waluta dokumentu – bez ograniczeń,
  • mogą być wysyłane również Faktury, które wcześniej były zgłaszane do faktoringu i np. zostały odrzucone.
Proces przekazywania Faktur do windykacji został opisany w artykule Jak przekazać Faktury do windykacji?

Jak odszukać Faktury przekazane do faktoringu lub windykacji?

W obszarze filtra, pod listą Faktur Sprzedaży (w menu Handel / Faktury) znajduje się opcja Faktoring / Windykacja. Funkcja służy zawężeniu listy faktur do tych dokumentów, które można zgłosić do finansowania, windykacji lub do tych już zgłoszonych. Działa ona wg warunków określonych dla wybranego faktora SMEO/Faktoria, z którym Klient ma podpisaną umowę o faktoring w Comarch Apfino. Z poziomu rozwijanej listy istnieje możliwość zawężenia wyświetlanej listy Faktur wg poniższych opcji:
  • -wszystkie- – wszystkie dokumenty
  • Faktoring – wszystkie – Faktury kwalifikujące się do faktoringu oraz zgłoszone do faktoringu i odrzucone w faktoringu
  • Faktoring – możliwe do finansowania – faktury spełniające warunki kwalifikowania do finansowania (Faktury już zgłoszone do faktoringu i/lub odrzucone nie są widoczne)
  • Faktoring – wnioskowane o finansowanie – Faktury zgłoszone do finansowania, niezależnie od statusu ich rozliczenia
  • Faktoring – odrzucone – Faktury zgłoszone i odrzucone przez faktora
  • Windykacja – wszystkie – wszystkie Faktury kwalifikujące się do windykacji oraz zgłoszone do windykacji i odrzucone w windykacjiWindykacja – możliwe do odzyskania – wszystkie faktury spełniające warunki kwalifikowania do windykacji (nie są wyświetlane Faktury wcześniej zgłoszone do windykacji i/lub odrzucone)
  • Windykacja – zgłoszone do odzyskania – wszystkie Faktury już zgłoszone do windykacji
  • Windykacja – odrzucone – wszystkie Faktury zgłoszone, które zostały odrzucone w windykacji
Ustawienia w filtrze są zawsze zapamiętywane przez program. Wraz ze zmianą obszaru filtra na liście Faktur Sprzedaży ujednolicono filtry na wszystkich pozostałych listach dokumentów handlowo- magazynowych w programie. Na liście Faktur sprzedaży znajdują się kolumny:
  • Faktoring – kolumna może przyjąć następujący status:
    • pusta – Faktura nie zgłoszona do faktoringu, niespełniająca warunków kwalifikujących do finansowania,
    • Finansuj fakturę – Faktura, która spełnia warunki kwalifikujące do finansowania, a nie została jeszcze zgłoszona, w przypadku Faktorii – tym statusem są również oznaczone Faktury odrzucone ze względu na brak limitu kontrahenta,
    • W trakcie faktoringu – Faktura zgłoszona do faktoringu (finansowania),
    • Faktoring odrzucony – Faktura zgłoszona do faktoringu (finansowania), ale odrzucona.
  • Windykacja – kolumna  może przyjąć następujący status:
    • pusta – Faktura nie zgłoszona do windykacji, niespełniająca warunków kwalifikujących do windykacji,
    • Odzyskaj pieniądze – Faktura, która spełnia warunki kwalifikujące do windykacji, a nie została jeszcze zgłoszona. Bezpośrednio po kliknięciu w napis Odzyskaj pieniądze można zgłosić fakturę do windykacji.
    • W trakcie windykacji – Faktura zgłoszona do windykacji,
    • Windykacja odrzucona – Faktura zgłoszona do windykacji, ale odrzucona.
 

Faktury zakupu

Faktury zakupu

Co należy wiedzieć o Fakturach Zakupu?

Faktury Zakupu są dokumentami handlowymi. Powodują naliczenie wartości netto, brutto, podatku VAT i generują płatności. W przypadku modułu Handel, Handel Plus każda Faktura Zakupu powinna być powiązana po zatwierdzeniu z dokumentem magazynowym PZ. Dokumenty FZ w buforze oraz niepowiązane z dokumentem magazynowym wpływają jedynie na zamawianą ilość towaru, widoczną na liście zasobów magazynowych w kolumnie Zamówienia. Nie powodują wprowadzenia towaru na magazyn. Dopiero powiązanie FZ z dokumentem PZ (Przyjęcie Zewnętrzne), który jest dokumentem magazynowym, skutkuje przyjęciem towaru na magazyn.
Uwaga
Obsługa gospodarki magazynowej jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus.

Lista Faktur zakupu

Listę faktur wyświetlamy z poziomu menu Handel/ Faktury zakupu. Na liście widać wszystkie wystawione dotychczas dokumenty zakupu. Standardowo lista zbudowana jest z kolumn: Numer dokumentu – numer dokumentu nadany zgodnie ze zdefiniowanym schematem numeracji. Dokument źródłowy – numer dokumentu źródłowego (np. faktury otrzymanej od dostawcy). Status – pole określa powiązanie Faktury Zakupu z innym dokumentem: 
  • puste pole oznacza brak takich powiązań,
  • Anulowano oznacza, że dokument został anulowany,
  • PZ – Faktura Zakupu skojarzona jest z Przyjęciem Zewnętrznym (dotyczy modułów Handel, Handel Plus),
  • V – dokument zaksięgowany do rejestru zakupu VAT,
  • W – Dowód Wewnętrzny Sprzedaży,
  • RR – FZ powiązana z Fakturą RR,
  • E  – dokument został wyeksportowany Pracą Rozproszoną.
  Data wpływu – data wpływu faktury od dostawcy. Data zakupu – data zakupu towaru. Kontrahent – pierwsza linia nazwy Dostawcy. NIP – numer NIP Dostawcy. Magazyn – wskazuje magazyn, na który został przyjęty dany towar. Moduł Handel daje możliwość obsługi wielu magazynów. Obowiązuje przy tym zasada, że jeden dokument dotyczy tylko jednego magazynu. W programie istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w artykule dotyczącym Informacji dodatkowych. Miasto – miejsce siedziby kontrahenta. Netto/ Brutto – wartość netto/ brutto FZ. Lista zawiera wszystkie dokumenty, które związane są zakupem towarów. Są to Faktury Zakupu, korekty (ilościowe, wartościowe czy stawki VAT), Faktury Zakupu w buforze oraz dokumenty, które zostały anulowane. Rodzaj i status dokumentów rozróżniane są kolorami:
  • na zielono zaznaczone są FZ w buforze,
  • na niebiesko zaznaczone są FZ zaksięgowane,
  • na szaro zaznaczone są FZ anulowane,
  • na czarno zaznaczone są zatwierdzone FZ.
Lista Faktur Zakupu
Oprócz standardowych przycisków, lista obsługiwana jest przez przyciski: Generowanie dokumentu PZ – następuje po zaznaczeniu odpowiedniego dokumentu FZ (funkcjonalność dotyczy modułów Handel, Handel Plus). Zasady zostały opisane w artykule  – tworzenie Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży na podstawie Faktury Zakupu. – W obrocie handlowym zdarza się, że dany zakup jest w całości realizowany na potrzeby konkretnego zamówienia klienta końcowego lub też zakup usług i towarów jest refakturowany na inny podmiot. Na potrzeby takich transakcji w programie możliwe jest przekształcenie Faktury Zakupu bezpośrednio do Faktury Sprzedaży. Przekształcenie jest dostępne na liście Faktur Zakupu pod przyciskiem  oraz w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Na fakturę sprzedaży przenoszona jest tylko lista towarów wraz z ilościami – pozostałe warunki ustawiane są jak na nowo wystawianej fakturze. Ceny na Fakturze Sprzedaży proponowane są zgodnie z ustawionym domyślnie kontrahentem !NIEOKREŚLONY!. Na FS przenoszony jest magazyn z nagłówka FZ. Użytkownik może dowolnie modyfikować tak utworzoną fakturę. Powiązanie pomiędzy FZ a FS jest widoczne na formularzach dokumentów na zakładce [Dokumenty]. Wydanie towaru z magazynu następuje zgodnie z wybraną w programie metodą rozliczania magazynu. Księgowanie do księgowości kontowej – przycisk widoczny dla posiadaczy modułu Księgi Handlowej. W programie możliwe jest księgowanie Faktur Zakupu według wcześniej zdefiniowanego schematu. Działanie to opisane zostało w artykule Współpraca z innymi modułami systemu . Przenieś do rejestru VAT – funkcja działa dla zaznaczonych FZ. Na podstawie jednej Faktury Zakupu tworzony jest jeden zapis w rejestrach VAT. Do rejestrów VAT faktura przenoszona jest z numerem dokumentu źródłowego. Zasady księgowania zostały opisane w artykule . Korekta – po wciśnięciu przycisku wywoływany jest domyślnie formularz korekty ilości. Wszystkie możliwe korekty (ilości, wartości, stawki VAT, nota korygująca oraz korekta graniczna/cło) dostępne są po wciśnięciu przycisku strzałki widocznej obok przycisku. Operacje seryjne umożliwiające:
  • dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
  • zmianę kategorii dokumentu,
  • weryfikację rachunków bankowych,
  • dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów przenoszonych do pliku JPK_FA,
  • dodawanie/ usuwanie kodów JPK_V7.
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne. – z poziomu programu istnieje możliwość wprowadzania Faktur Zakupu do systemu Comarch EDI. Przycisk pojawia się tylko w sytuacji, gdy Użytkownik posiada wykupioną licencję. Opis funkcji znajduje się w odrębnej instrukcji. – OCR – Optyczne Rozpoznanie Znaków (ang. Optical Character Recognition) to usługa, która umożliwia wczytywanie faktur na podstawie skanów i zdjęć dokumentów. Opis funkcji znajduje się w artykule Usługa Comarch OCR dla Faktur Zakupu Porządek i zawartość listy zależy między innymi od ustawionych opcji filtrowania. Zasady obsługi listy zostały szczegółowo opisane w artykule Standardy w programie.    

Formularz Faktury zakupu

Formularz faktury, który pojawi się na ekranie po naciśnięciu na liście klawisza Dodaj lub <INS> podzielony jest na zakładki: [Ogólne], [Kontrahent], [Płatności], [Dokumenty], [Atrybuty] oraz [Kaucje] (przy włączonej w module Handel, Handel Plus obsłudze kaucji).

Zakładka [Ogólne]

Na zakładce [Ogólne] znajdują się podstawowe informacje o wprowadzanej Fakturze Zakupu: Dokument – typ dokumentu w klasie Faktura zakupu. Determinuje on, który schemat numeracji zostanie użyty na wystawianym dokumencie. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu. Naciskając przycisk Dokument dostaniemy się do listy wszystkich typów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny schemat numeracji. Numer – to, co wyświetla się obok pola numer, zależy od wybranego typu dokumentu (czyli od wybranego schematu numeracji). W zależności od schematu numeracji wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól, w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca rejestr (serię) – naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich serii i pozwoli na wskazanie właściwej. W chwili wystawiania faktury (<INS>) w sekcji numeru kolejnego wpisane jest AUTO. Numer kolejny nadawany jest automatycznie w chwili zatwierdzania dokumentu (pełnego lub do bufora). Użytkownik może nadać własny numer kolejny faktury, wprowadzając go z klawiatury. W przypadku, gdy istnieje już faktura o takim numerze – nie da się zapisać dokumentu, a program poinformuje o przyczynie stosownym komunikatem. Numer obcy – numer faktury otrzymanej od kontrahenta. Wystawiając nową Fakturę Zakupu kursor zawsze ustawia się w tym polu. Program nie pozwoli na zatwierdzeniem FZ bez podania numeru dokumentu u dostawcy. Wyjątkiem jest Faktura Zakupu wystawiona na kontrahenta z zaznaczonym parametrem Rolnik. W takiej sytuacji program pozwoli na zapis FZ bez numeru obcego, a numer ten zostanie uzupełniony automatycznie po przekształceniu FZ do FRR. Kontrahent – to miejsce na wpisanie lub wybór z listy kontrahenta, z którym zawieramy transakcję. Standardowo program proponuje wybór z listy kontrahentów, ale naciskając strzałkę obok przycisku kontrahent, uzyskujemy dostęp do list pracowników, wspólników, urzędów lub banków. Przycisk  umożliwia weryfikację statusu VAT kontrahenta – czy jest podatnikiem VAT czynnym. W sytuacji kiedy:
  • łączna kwota brutto dokumentu jest większa niż 15 000 PLN (w przypadku dokumentów w walucie obcej sprawdzana jest wartość po przeliczeniu na PLN wg kursu wskazanego na dokumencie) bądź niezależnie od kwoty, jeśli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry zaznaczono Automatyczna weryfikacja numerów rachunków w Wykazie podatników VAT – Niezależnie od kwoty dokumentu,
  • na dokumencie, na pierwszej zakładce jest wybrana forma płatności powiązana z rejestrem bankowym,
  • NIP płatnika jest polskim numerem NIP,
Następuje automatyczne sprawdzenie, czy wskazany numer rachunku bankowego znajduje się w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów. Jeżeli numeru rachunku bankowego nie ma w Wykazie podatników VAT, użytkownik otrzymuje odpowiedni komunikat (nie jest blokowana możliwość zapisania dokumentu). Wynik każdej weryfikacji numeru rachunku bankowego zapisywany jest na karcie kontrahenta (zakładka [Płatności], tabela Numery rachunków bankowych). Dzięki temu użytkownik ma potwierdzenie, że dany numer rachunku został w określonym dniu zweryfikowany. Szczegóły na temat jest funkcji zostały opisane w artykule. Kategoria – kategoria zakupu skojarzona z dokumentem kopiowana jest z karty kontrahenta. Jest to wyłącznie propozycja programu. Naciskając przycisk Kategoria dostaniemy się do listy kategorii, z której możemy wybrać właściwą (domyślnie typu Koszty). Wybór i wpisanie kategorii związanej z fakturą jest ważne nie tylko z punktu widzenia raportów i analiz. W chwili zaksięgowania transakcji kategoria może być przenoszona do rejestru VAT i tam w znaczący sposób uzupełnia gromadzone dane. Magazyn – magazyn, na który docelowo ma trafić kupowany towar. Istnieje możliwość powiązania magazynu z operatorem/ stanowiskiem (więcej szczegółów w artykule ). Istnieje możliwość zmiany magazynu na dokumencie, gdzie zostały już wpisane pozycje (towary). Zmiana magazynu jest możliwa do czasu zapisania dokumentu na trwałe. W przypadku samodzielnie działającego modułu Faktury jest to zawsze magazyn domyślny. Dodatkowo, w module Handel Plus możliwe jest wystawienie Faktury Zakupu, na której dla każdej pozycji można określić inny magazyn (szczegóły opisano w artykule Handel Plus).
Uwaga
Możliwość zmiany nie dotyczy dokumentów, powstających w wyniku przekształcenia innego dokumentu (np. ZD → FZ).
Formularz Faktury Zakupu
Data wystawienia – data wystawienia faktury przez dostawcę. Data zakupu – data zakupu towaru (data z jaką towar powinien trafić do magazynu, zwykle zgodna z datą sprzedaży na otrzymanej fakturze). Data wpływu – data wpływu Faktury Zakupu, wg tej daty faktura zapisywana jest do rejestru VAT zakupu. Faktura liczona od – netto lub brutto. Określamy tutaj algorytm, wg którego liczony będzie podatek VAT. Jeśli od: 
  • netto – najpierw wyliczana będzie wartość netto faktury w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT jako % od tej kwoty. Wartość brutto będzie sumą netto i VAT,
  • brutto – najpierw wyliczana będzie wartość brutto w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT i kwota netto jako różnica brutto i VAT.
Domyślny algorytm netto/brutto można wskazać na formularzu kontrahenta, na zakładce [Handlowe] pod opcją Dokument liczony od. Wskazany algorytm będzie podpowiadany na nowo tworzonym dokumencie po wybraniu kontrahenta, jeśli na dokument nie zostały wpisane pozycje. W momencie wpisania pierwszego towaru możliwość zmiany jest blokowana. Aby możliwa była zmiana algorytmu naliczania podatku VAT na FZ w buforze, na której są już pozycje, należy zaznaczyć w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry Pozwalaj na zmianę netto/brutto. Trzeba jednak pamiętać, że zmiana algorytmu przy dodanych pozycjach może spowodować nieznaczne różnice w cenach i wartości. Płatność – proponowany typ płatności jest zgodny z ustawieniem na karcie ewidencyjnej kontrahenta (dostawcy). Jeśli kontrahenta nie wybierzemy – standardowo ustawiana jest gotówka. Formę płatności można dowolnie zmieniać podczas wystawiania FZ. Termin – termin płatności jest zgodny z terminem związanym z daną formą płatności i ustalonym w konfiguracji programu. Termin można dowolnie zmieniać podczas wystawiania dokumentu. Ustalając termin można korzystać z kalendarza. Obok pola widoczna jest ilość dni dzieląca datę wystawienia faktury i termin płatności. Pole Termin nie jest dostępne jeśli wpisana forma płatności to gotówka z terminem 0. Netto – łączna wartość netto transakcji (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej. Razem brutto – łączna wartość brutto faktury (razem z podatkiem VAT). Wartość brutto jest wyliczana automatycznie, zgodnie z wybranym algorytmem (od brutto lub od netto). Użytkownik nie ma możliwości jej zmiany. Zapłacono – to kwota, która została zapłacona przez kontrahenta. Pole to wypełniane jest dopiero wtedy, gdy płatność zostanie dokonana. Np. jeśli faktura jest płatna gotówką, pole Zapłacono zostanie wypełnione po zatwierdzeniu dokumentu, gdy odpowiedni zapis o wpłacie znajdzie się wśród zapisów kasowych. Pozostaje – różnica pomiędzy całkowitą wartością brutto faktury, a kwotą zapłaconą. MPP – podzielona płatność – parametr powinien być obligatoryjnie zaznaczony dla faktur rozliczanych metodą podzielonej płatności (kwota VAT jest automatycznie przelewana przez bank na specjalny rachunek VAT). W programie parametr jest zaznaczany automatycznie po spełnieniu poniższych warunków:
  • na dokumencie wszystkie daty są większe niż 31.10.2019,
  • kontrahent jest podmiotem gospodarczym o statusie krajowy bądź podatnikiem jest nabywca,
  • wartość dokumentu przekracza 15 000 PLN,
  • przynajmniej jeden z towarów dodanych na dokument ma na kartotece zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność oraz przypisaną stawkę VAT różną od NP,
  • w przypadku dokumentów walutowych płatność VAT jest wykazana w PLN.
  • Wartość podlegająca MPP – łączna wartość brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które na swoich kartotekach mają zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności. Nie są tu uwzględnianie pozycje ze stawką VAT NP. W przypadku dokumentów w walucie obcej, wyświetlana jest suma wartości pozycji przeliczonych na PLN.
Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności. Bufor – to parametr, który:
  • jeśli jest włączony – faktura może zostać zapisana do bufora. Dokument w buforze podlega całkowitej edycji, można go usunąć, jednak dokument taki nie może być przekształcony do PZ – przyjęcia magazynowego.
  • jeśli jest wyłączony – zapis faktury jest trwały. Nie można na niej dokonywać żadnych zmian (oprócz dostępnych w programie korekt).
PZ – parametr odpowiedzialny jest za automatyczne tworzenie dokumentu magazynowego PZ w trakcie zapisywania Faktury Zakupu (funkcjonalność dotyczy modułów Handel, Handel Plus). Nie można jednocześnie zaznaczyć parametru Bufor i PZ.
  • jeśli parametr jest zaznaczony – zapis Faktury Zakupu generuje dokument Przyjęcia Zewnętrznego (towar zostaje przyjęty na magazyn)
  • jeśli parametr jest odznaczony (puste pole) możliwy jest zapis faktury na trwałe albo do bufora, ale niezwiązany jest z tym żaden dokument magazynowy. W celu przyjęcia towaru na magazyn należy na podstawie zapisanej Faktury Zakupu wygenerować Przyjęcie Wewnętrzne.
Jeżeli do dokumentu FZ zostanie dodany dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Umożliwia on podgląd załączonego pliku. Więcej informacji znajduje się tutaj.

Zakładka [Kontrahent]

Zakładka [Kontrahent] podzielona jest na dwie części. W pierwszej umieszczone są dane Dostawcy, w drugiej – Nadawcy (towaru/usługi). Znajdujący się obok przycisk  umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta – dostawcy. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian). Standardowo program proponuje tą samą firmę jako dostawcę i nadawcę faktury, chyba że na karcie kontrahenta w zakładce [Dodatkowe] jest ustalony Odbiorca domyślny. Wtedy proponowane są jego dane jako Nadawcy. Wyświetlone dane są pobierane z karty ewidencyjnej kontrahenta wprowadzonego na zakładce [Ogólne]. W razie konieczności, z poziomu zakładki [Kontrahent] na dokumencie można zmienić zarówno:
  • Dostawcę – jeśli zmienimy dostawcę, zmieni się również Nadawca
  • Nadawcę – zmiana nadawcy nie pociąga za sobą zmiany Dostawcy. Może się zdarzyć, że nadawcą usługi lub towaru jest ktoś inny niż dostawca.
  • W trakcie wystawiania faktury można z poziomu tej zakładki zmienić zawartość danych o dostawcy lub nadawcy. Zmiana ta nie wpłynie na informacje zapisane na ich kartach ewidencyjnych, ale zostanie zapamiętana wraz z fakturą.
Poprzez przycisk  Weryfikacja statusu VAT kontrahenta można zweryfikować czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP. Po wykonaniu weryfikacji, jeżeli kontrahent ma niewłaściwie zaznaczoną wartość parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, parametr na dokumencie Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES jest zaznaczany bądź odznaczany (w zależności od wyniku weryfikacji), a obok parametru pojawia się komunikat: NIP jest aktywny w VAT (w przypadku kontrahentów krajowych) lub NIP jest aktywny w VIES (w przypadku kontrahentów unijnych). W przypadku, kiedy jest to podatnik VAT czynny, a kontrahent widnieje jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest rodzaj transakcji: Podmiot gospodarczy. Jeżeli kontrahent ma poprawnie ustawione w/w parametry, po wywołaniu funkcji sprawdzenia statusu nie pojawia się żaden komunikat dla Użytkownika. Informacje dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl, natomiast Informacje dotyczące statusu kontrahenta w bazie  VIES pobierane są z Portalu komisji Europejskiej dostępnej pod adresem: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatRequest.html
Dotyczy wersji: 2022.1.1
W przypadku kontrahentów wewnątrzunijnych, jeżeli kontrahent zostanie negatywnie zweryfikowany w Wykazie podatników VIES, parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES zostaje odznaczony, natomiast wybrany rodzaj transakcji się nie zmienia.
Uwaga
Funkcja weryfikacji statusu VAT i VIES kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.
Domyślny płatnik – automatycznie jest tu przenoszony Dostawca z dokumentu. Jeśli płatność ma zostać wygenerowana na inny podmiot, w tym miejscu można zmienić Płatnika. Więcej informacji na temat tej funkcjonalności znajduje się w artykule Domyślny płatnik na dokumentach, Nr rach. bankowego – należy wskazać numer rachunku bankowego Płatnika, na który ma zostać wykonana płatność (automatycznie podpowiada się konto bankowe oznaczone na karcie kontrahenta jako domyślne).  

Zakładka [Płatności]

Na zakładce [Płatności] znajdują się między innymi: kwoty netto, VAT i brutto wynikające z wartości wprowadzonych na dokument pozycji oraz dłuższe pole przeznaczone na dodatkowy opis faktury. Wprowadzony tutaj opis zostanie zapamiętany wraz z dokumentem i pojawia się na wydruku. Najważniejszą informacją znajdującą się na tej zakładce są dane o płatnościach związanych z wystawianym dokumentem. Zawarte są one w tabeli, w której każdy zapis o płatności składa się z pól: Termin – data realizacji zapłaty. Termin dla każdej dodawanej płatności jest wyliczany na podstawie daty wystawienia faktury i terminu zdefiniowanego dla wskazanej formy płatności. Forma płatności – forma, w jakiej wpłata ma zostać zrealizowana. Waluta – waluta rozliczenia płatności, domyślnie zgodna z walutą dokumentu FZ. Zmiany waluty rozliczenia można dokonać po zapisaniu dokumentu na trwałe, z poziomu Preliminarz płatności. Kwota – wartość płatności. Kwota rozliczona – wypłata, która została zrealizowana i dotyczy wskazanej płatności. Wpisana w tym miejscu wartość różna od zera oznacza, że zapłaciliśmy już wymienioną tu kwotę jako zapłatę za fakturę. Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami: dodanie nowej raty płatności. edycja pozycji – możliwość wprowadzania zmian. usunięcie pozycji z listy płatności.
Uwaga
Przy dzieleniu płatności na raty program proponuje kolejne wpłaty na kwotę brakującą do wartości faktury. Jeżeli Użytkownik ręcznie zmodyfikuje kwoty, a ich suma będzie różna od wartości całej faktury, program nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu.
Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać tylko podczas wprowadzania faktury i podczas edycji faktur zapisanych do bufora. Na fakturach zatwierdzonych nie ma możliwości wprowadzania tutaj zmian, ani rozliczania faktur z poziomu tej zakładki. Wszelkie rozliczenia dokonywane są za pośrednictwem rejestrów kasowych i bankowych – każda wpłata w nich zapisana będzie automatycznie widoczna na fakturze. Program umożliwia również z tego poziomu rozliczenie zaliczek wpłaconych dostawcy. Rozliczanie zaliczek zostało opisane w artykule Rozliczanie zaliczek. Na zdarzeniu w Preliminarzu powiązanym z Fakturą Zakupu – w pole Opis przepisywana jest informacja o numerze dokumentu źródłowego. Zaliczki do rozliczenia – funkcja została opisana w artykule Zaliczki do rozliczenia. Opis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument.

Zakładka [Dokumenty]

Zakładka ta zawiera listę związanych z fakturą dokumentów. Będą tu wyświetlane wszystkie dokumenty korygujące, zapisy w rejestrze VAT i dekrety księgowe. Lista składa się z czterech kolumn: Numer – dokumentu skojarzonego z fakturą. Typ – dokumentu związanego z fakturą. Pole to może przyjmować wartość:
  • KOR – korekta Faktury Zakupu,
  • FSW – Dowód Wewnętrzny Sprzedaży,
  • FZW – Dowód Wewnętrzny Zakupu,
  • FRR – Faktura Zakupu od Rolnika Ryczałtowego,
  • VAT – zapis faktury w rejestrze zakupów VAT,
  • DEK – dekret księgowy, który powstał w wyniku zaksięgowania Faktury Zakupu na odpowiednie konta.
Dotyczy modułów Handel, Handel Plus:
  • PZ – Przyjęcie Zewnętrzne skojarzone z Fakturą Zakupu,
  • PKA – dokument Przyjęcia Kaucji,
  • IN – deklaracja Intrastat wygenerowana na podstawie FZ,
Data – data dokumentu skojarzonego z fakturą. Netto – wartość netto dokumentu skojarzonego. – przycisk pozwala na podglądnięcie odpowiedniego dokumentu, np. wciśnięcie przycisku, jeśli kursor znajduje się na dokumencie typu VAT, umożliwi podejrzenie odpowiedniego zapisu w rejestrze zakupów.

Wpisywanie pozycji na Fakturę zakupu

Podczas wpisywania pozycji na Fakturę Zakupu należy podać następujące informacje: Kod, Nazwa – kod i nazwę towaru/ usługi. Ilość – proponowany jest zakup 1 jednostki towaru. Ilość można zmienić wpisując ją z klawiatury lub przesuwając strzałki znajdujące się po prawej stronie pola. Jednostka miary – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Jeśli zakup odbywa się w jednostkach pomocniczych – wystarczy nacisnąć myszką strzałkę obok pola J.m. (lub strzałkę w dół z klawiatury) i wskazać na jednostkę pomocniczą. Akceptacja zmiany automatycznie przeliczy cenę dla jednostki pomocniczej. Cena początkowa – cena zakupu podstawowej jednostki miary. Proponowana jest cena zakupu, w jakiej ostatnio zakupiony był towar. Można ją zmienić. Cena początkowa wpisywana na FZ nie powinna uwzględniać ewentualnych rabatów udzielonych na Fakturze Zakupu. Dopiero na jej podstawie i w oparciu o wartość rabatu wyliczana jest cena końcowa towaru na Fakturze Zakupu (która powinna być zgodna z końcową ceną na fakturze od dostawcy). Cena może być:
  • podana netto lub brutto w zależności od wybranego algorytmu liczenia podatku VAT,
  • wyliczona w zależności od wskazanej jednostki miary. W cenniku pokazana jest cena zakupu dla jednostki podstawowej. Zmiana na jednostkę pomocniczą automatycznie przeliczy cenę za tę jednostkę.
Ogólnie mówiąc program zapamiętuje cenę zakupu netto jednostki podstawowej towaru i w chwili ponownego zakupu jest w stanie odpowiednio ją przeliczyć (netto/brutto, jednostka podstawowa/ jednostka pomocnicza). Rabat – rabat udzielony dla ceny początkowej. Cena – cena końcowa (transakcyjna) towaru, na podstawie której wyliczana jest wartość towaru. Powinna być zgodna z ceną towaru na fakturze od dostawcy. Wartość – wartość pozycji (netto lub brutto w zależności od stosowanego algorytmu liczenia podatku VAT).
Uwaga
Istnieje możliwość wystawiania dokumentów FZ i PZ wpisując ilość towaru i jego wartość (pole jest dostępne do edycji). W takim przypadku program wyliczy przybliżona cenę zakupu (z dokładnością do zaokrągleń).
Formularz pozycji wpisanej na Fakturę Zakupu jest zbliżony do formularzy na innych dokumentach i został opisany w artykule Formularz pozycji na fakturze. Należy jedynie pamiętać, że na dokumentach zakupu (FZ, ZD, PZ) nie ma możliwości zmiany domyślnej grupy cenowej (cena zawsze dotyczy ceny zakupu). Zatwierdzenie Faktury Zakupu powoduje zmianę ceny zakupu na karcie towaru. Dla usług zmianie ulega koszt w sytuacji kiedy na pozycji cennika, na zakładce [Dodatkowe] określono typ kosztu usługi jako kwotowy.
 

Edycja tabeli VAT na dokumentach zakupu

Czasem zdarzają się sytuacje, gdy użytkownik otrzymuje od dostawcy fakturę z kwotą VAT czy brutto różniącą się od tej, którą wyliczył program Comarch ERP Optima. Różnice są zwykle niewielkie i wynikają z różnych algorytmów wyliczania wartości. Niemniej użytkownik powinien zarejestrować dokument PZ / FZ w takiej postaci, w jakiej otrzymał go od dostawcy. Aby umożliwić rejestrację takich dokumentów w programie dopuszczalna jest edycja tabeli VAT. Tabela ta znajduje się na zakładce [Płatności] (formularz dokumentu) i zawiera wyliczone przez program kwoty netto, VAT i brutto w poszczególnych stawkach. Tabela VAT jest edytowalna tylko na Fakturach Zakupu, dokumentach Przyjęcia Zewnętrznego i dokumentach korygujących do FZ i PZ. Aby zmienić kwotę należy dwukrotnie kliknąć na wybranej pozycji w tabeli. Wtedy dostępne będą odpowiednio pola: 
 
  • jeśli dokument wystawiony jest w cenach netto: dostępne będą kwota VAT i kwota brutto. Jeśli zmieniona zostanie kwota VAT – automatycznie przeliczy się wartość brutto i odwrotnie: zmiana kwoty brutto spowoduje przeliczenie kwoty VAT. Kwota netto jest stała.
  • jeśli dokument wystawiony jest w cenach brutto: dostępne będą kwota VAT i kwota netto. Jeśli zmieniona zostanie kwota VAT – automatycznie przeliczy się kwota netto i odwrotnie: zmiana kwoty netto spowoduje zmianę kwoty VAT. Kwota brutto jest stała.
Uwaga
Przeliczenie kwot w tabeli VAT przebiega w ten sposób, by zgadzało się równanie: Netto + VAT = Brutto.
Równocześnie program kontroluje, by na dokumentach zakupu nie wystąpiła sytuacja, że jedna z kwot jest ujemna. Wartości ujemne są dopuszczalne tylko na dokumentach korygujących. Zmiany wprowadzone w tabeli VAT są zapamiętane na dokumencie. W oparciu o nowe kwoty generowane są wszelkie zapisy w module Kasa/ Bank oraz zapisy w Rejestrach VAT czy Księdze Handlowej (podczas księgowań).

Tabela VAT a dokumenty skojarzone (moduł Handel, Handel Plus)

Konwersja FZ → PZ W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne znajduje się parametr Konwersja FZ do PZ – przenoś usługi na PZ. Ma on istotny wpływ na tworzenie dokumentu PZ w oparciu o zarejestrowaną wcześniej Fakturę Zakupu. Jeśli na Fakturze Zakupu dokonano zmian w tabeli VAT są one przenoszone na PZ zgodnie z przyjętą zasadą. Jeśli parametr jest aktywny – wszystkie pozycje z FZ (zarówno towary jak i usługi) są przenoszone na PZ. W związku z tym przeliczanie wartości na PZ nie jest konieczne. Program przepisuje tabelę VAT na dokument PZ uwzględniając zmiany wprowadzone na Fakturze Zakupu. Jeśli parametr nie jest aktywny, ale na FZ występują tylko towary – wszystkie pozycje z FZ są przenoszone na PZ. W związku z tym przeliczanie wartości na PZ nie jest konieczne. Program przepisuje tabelę VAT na dokument PZ uwzględniając zmiany wprowadzone na Fakturze Zakupu. Jeśli parametr nie jest aktywny, a na FZ występują zarówno towary jak i usługi – program przenosi na PZ tylko część pozycji. W związku z tym konieczne jest przeliczenie wartości na PZ. Program od nowa przelicza tabelę VAT i zmiany wprowadzone na FZ nie są uwzględnione. Konwersja PZ→FZ W przypadku zmian wprowadzonych w tabeli VAT na dokumencie PZ, w trakcie jego konwersji do Faktury Zakupu zmiany z tabeli VAT są przenoszone na dokument handlowy. Podobnie w przypadku gdy Faktura Zakupu jest tworzona na podstawie kilku dokumentów PZ. Tabela VAT na fakturze jest sumą kwot ustalonych na poszczególnych PZ.

Księgowanie dokumentów

Podczas księgowania dokumentów do rejestrów VAT następuje dodatkowe rozbicie na kategorie w poszczególnych stawkach. Jeśli zmieniane były kwoty w tabeli VAT – różnice pomiędzy tym, co wyliczył program, a tym, co wpisał użytkownik w danej stawce zostaną doliczone do kategorii z największymi wartościami.

Kontrola duplikacji dokumentów

W Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry znajduje się parametr Kontrola duplikacji zapisów w Rejestrze VAT i na fakturach zakupu. Po zaznaczeniu tego parametru użytkownik ma możliwość określenia, według jakich pól system ma sprawdzać czy występują zduplikowane dokumenty. Kontrola duplikacji wymaga wyboru co najmniej dwóch parametrów kontroli. Użytkownik ma możliwość kontroli duplikacji dokumentów na Fakturach Zakupu według następujących pól: NIP Kontrahenta, Akronim podmiotu, Numer dokumentu, Kwota netto dokumentu, Kwota brutto dokumentu, Data wystawienia, Data zakupu. Funkcja jest dostępna z poziomu listy Faktur Zakupu pod ikoną  :
Kontrola duplikacji faktur zakupu
Podczas dodawania nowego dokumentu, przy zapisie sprawdzana jest unikalność FZ na podstawie wszystkich zaznaczonych kryteriów w konfiguracji, w przypadku duplikacji generowany jest komunikat: Znaleziono dokument (-y) o podobnych danych. Czy mimo to chcesz zapisać dane? Wciśnij Tak, aby zapisać lub Nie, aby zobaczyć dane znalezionego dokumentu (-ów):
Lista podobnych faktur zakupu
     
 

Faktury Pro Forma

Faktury Pro Forma

Dotyczy modułów Handel, Handel Plus:
  • Faktura Pro Forma nie powoduje zdjęcia towaru z magazynu.
  • Wystawienie FPF może być związane z tworzeniem Rezerwacji Odbiorcy do FPF bezpośrednio z formularza lub z listy.
Uwaga
W module Faktury nie ma możliwości wystawienia dokumentu Rezerwacji Odbiorcy. Obsługa gospodarki magazynowej, w tym rezerwacja towaru jest dostępna w modułach Handel, Handel Plus.
W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu znajduje się pozycja dotycząca Faktur Pro Forma:
  • Bufor – parametr dotyczy stanu znacznika Bufor na każdej nowej FPF (proponowany jest zapis dokumentu do bufora lub na trwałe),
  • RO – zaznaczenie tej opcji przy PF spowoduje, że na dokumentach FPF domyślnie zaznaczona będzie opcja generowania dokumentu RO tworzącego rezerwację w magazynie. Dokument RO utworzony zostanie po zapisie FPF na trwałe. Podczas edycji FPF parametr ten można odznaczyć.
Zatwierdzenie dokumentu z zaznaczoną opcją RO na formularzu FPF spowoduje wygenerowanie RO do bufora z identycznymi elementami jak na FPF. Nie ma możliwości zmiany ilości, dodawania, usuwania pozycji, zmiany Kontrahenta. Można natomiast dokonywać zmian w zakresie ceny, rabatu, daty wystawienia, terminu rezerwacji, formy płatności. Wystawienie FPF nie jest związane z powstaniem płatności. Na dokumencie istnieje wprawdzie możliwość ustalenia formy oraz terminu płatności – jednak nie jest ona widoczna w Preliminarzu płatności ani też nie powoduje powstania zapisu KB. Ustalona forma oraz termin płatności są przepisywane na dokument powstający w wyniku konwersji FPF do Rezerwacji Odbiorcy lub Faktury Sprzedaży. Faktura Pro Forma może zostać przekształcona do innych dokumentów. Przekształcenie następuje po wciśnięciu odpowiedniego przycisku. Funkcje są dostępne również w menu kontekstowym na liście Faktur Pro Forma (prawy przycisk myszki). Sposób wystawiania Faktury Pro Forma jest podobny jak w przypadku wystawiania Faktur Sprzedaży oraz innych dokumentów w systemie Comarch ERP Optima.

Formularz Faktury Pro Forma

Zakładka Ogólne 

Zawiera podstawowe informacje nt. dokumentu. Formularz jest zbliżony do Faktury Sprzedaży z małymi wyjątkami: Dokument i Numer – faktury PF mają prowadzoną odrębną numerację. Schematy numeracji dla faktur PF można definiować w Konfiguracji firmy/ Dokumenty/ Handel/ Faktury Pro Forma. Zasady definiowania numeracji są identyczne jak w przypadku innych dokumentów. Schemat domyślny określany jest w Konfiguracji programu/ Handel/ Dokumenty w pozycji PF: Faktura Pro Forma. W programie predefiniowany jest schemat o symbolu FPF. Magazyn – magazyn, na którym rezerwowany jest towar. W przypadku samodzielnie działającego modułu Faktury jest to zawsze magazyn domyślny. Faktura Pro Forma nie zawiera informacji o płatnościach, w związku z czym ukryte są pola związane z kwotą zapłaconą i pozostającą jeszcze do zapłaty. Pola dotyczące formyterminu płatności mają charakter informacyjny (Faktura PF nie powoduje powstania zdarzenia w Preliminarzu płatności). W polu Razem widoczna jest kwota brutto Faktury Pro Forma. Po terminie – kwota przeterminowanych płatności w kolorze czerwonym, klikając przycisk  istnieje możliwość wywołania listy przeterminowanych płatności (Preliminarz Płatności podmiotu, zawężony do płatności przeterminowanych wg terminu realizacji). Zadłużeniekwota aktualnego zadłużenia, klikając przycisk istnieje możliwość wywołania listy dokumentów nierozliczonych (Preliminarz Płatności podmiotu) – kwota zadłużenia jest pomniejszona o nierozliczone wpłaty kontrahenta. Po wybraniu na dokument kontrahenta, który ma przeterminowane płatności pojawia się informacja o tym fakcie. Z poziomu menu wydruków dostępnych na formularzu Faktury Pro Forma, dostępny jest wydruk Oferta handlowa. Wygląd dokumentu jest oparty na wydruku Faktury Pro Forma.

Zakładka Kontrahent

Zawiera szczegółowe dane NabywcyOdbiorcy. Dane pobierane są z karty kontrahenta. Znajdujący się obok przycisk  umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta – nabywcy. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian). Dane kontrahenta podlegają edycji. Wprowadzone zmiany będą przenoszone na dokumenty powstające w wyniku konwersji FPF. Należy jednak pamiętać, że zmiana danych z poziomu zakładki [Kontrahent] zostanie zapamiętana na wystawianym dokumencie, jednak nie spowoduje zmiany informacji zapisanych na karcie kontrahenta.

Zakładka Dodatkowe

Z lewej strony okna znajduje się tabela VAT, zawierająca wartość netto, VAT oraz brutto wystawianej Faktury Pro Forma. Tabela VAT jest wyliczana na bieżąco w trakcie dopisywania kolejnych pozycji i nie podlega edycji. Opis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument.

Zakładka Dokumenty

W górnej części okna znajduje się tabela zawierająca listę dokumentów skojarzonych. Faktura Pro Forma może być przekształcona do Rezerwacji Odbiorcy, Faktury Sprzedaży, Faktury Zaliczkowej, Wydania Zewnętrznego lub Zamówienia u Dostawcy. Użytkownik może również wydawać towar z FPF na dokumenty WZ. Dlatego kolumna Typ może przyjmować wartości:
  • FS – jeśli Faktura PF została przekształcona do Faktury Sprzedaży lub Faktury Zaliczkowej,
W przypadku modułów Handel, Handel Plus:
  • RO – jeśli Faktura PF została przekonwertowana do rezerwacji,
  • WZ – jeśli towar z PF został wydany na dokument WZ,
  • ZD – jeśli na podstawie Faktury PF utworzono dokument ZD.

Zakładka Atrybuty

Na zakładce widoczna jest tabela z kodami i wartościami atrybutów przypisanych do dokumentu.

Dopisywanie pozycji 

Zasady wprowadzania pozycji na Fakturę Pro Forma są takie same jak w przypadku wystawiania innych dokumentów sprzedaży. Formularz pozycji wpisanej na Fakturę Pro Forma jest zbliżony do formularza pozycji na fakturze sprzedaży i został opisany w artykule Formularz pozycji na fakturze.
Uwaga
Istnieje możliwość zablokowania dla operatora możliwości zmiany ceny i udzielenia dodatkowych rabatów na Fakturach Pro Forma (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy – formularz operatora, zakładka [Parametry]).

Zamykanie FPF

Istnieje możliwość zamykania dokumentów FPF. Możliwość zamknięcia FPF może być niezbędna w przypadku, kiedy Kontrahent nie odbiera wszystkich towarów, lub odbiera inne w zamian. Wówczas może powstać sytuacja, kiedy będą rezerwowane towary na RO powiązanym z FPF bez możliwości zwolnienia rezerwacji. W związku z powyższym istnieje możliwość zamykania FPF. Zamykanie FPF jest dostępne z menu kontekstowego: Zamknij. Dokumenty takie będą posiadały Status „Zamknięto”. Dokumentów zamkniętych nie można już przekształcać do innych dokumentów. Jeśli FPF była powiązana z RO wówczas zamkniecie FPF spowoduje zamkniecie powiązanych RO. Istnieje również możliwość zamknięcia FPF jeżeli nie wszystkie zaliczki zostały rozliczone. W takim przypadku zaliczki nie mogą być już rozliczane na Fakturach. Można natomiast je korygować do wysokości nierozliczonych części. Jeżeli podczas zamykania FPF program wykryje nierozliczone zaliczki, wyświetli się komunikat Faktura proforma FPF/1/2013 posiada zaliczki, do których nie została wystawiona faktura finalna. Czy chcesz kontynuować? Zamkniecie FPF nie jest możliwe, jeśli do FPF istnieją jakiekolwiek dokumenty w buforze.
 

Lista Faktur Pro Forma

Lista Faktur Pro Forma jest dostępna w menu Handel/ Faktury Pro Forma. Znajduje się tu lista wszystkich wystawionych wcześniej dokumentów Pro Forma. Zasady dotyczące obsługi listy, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w artykule Standardy w programie. Każda pozycja listy zawiera: Numer dokumentu – numer faktury nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji. Status – pole to określa stan danego dokumentu. Pole może przyjmować następujące wartości:
  • puste pole statusu oznacza, że z tą fakturą nie jest związany żaden inny dokument,
  • Anulowano oznacza, że dokument został anulowany,
  • FS informuje o powiązaniu Faktury Pro Forma z Fakturą Sprzedaży,
  • ZL informuje o powiązaniu Faktury Pro Forma z Fakturą Zaliczkową,
Dla modułów Handel, Handel Plus:
  • RO oznacza, że faktura została przekonwertowana do Rezerwacji Odbiorcy
  • WZ informuje o powiązaniu Faktury Pro Forma z Wydaniem Zewnętrznym.
Datę wystawienia – data wystawienia faktury. Magazyn – lista wystawionych w programie Faktur może zostać ograniczona do dokumentów dotyczących wybranego magazynu. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanych w programie magazynów. Lista ta zawiera tylko lokalne magazyny aktywne. W przypadku samodzielnie działającego modułu Faktury jest to zawsze magazyn domyślny. Nazwę Kontrahenta – pierwsza linia nazwy Nabywcy. Miasto – miejscowość, w której Nabywca ma siedzibę. NIP – numer NIP Nabywcy. Kwotę netto – wartość netto faktury. Kwotę brutto – wartość brutto faktury. umożliwia przekształcenie Faktury Pro Forma do Faktury Sprzedaży, Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty można ustalić domyślny schemat dla dokumentów FS tworzonych na podstawie Faktur Pro Forma. W przypadku modułów Handel, Handel Plus: umożliwia utworzenie do zaznaczonych Faktur Pro Forma dokumentu Rezerwacji Odbiorcy. Dokument RO utworzony do FPF ma na celu zarezerwowanie towaru, który znajduje się na FPF. Na formularz RO przenoszone są wszystkie pozycje z FPF. Użytkownik może modyfikować RO powstałe na podstawie FPF (dodawać, usuwać pozycje, zmieniać ilość, ceny, rabat, datę wystawienia, termin rezerwacji, formę płatności).
Uwaga
W przypadku, kiedy do FPF są już utworzone zaliczki można także wygenerować RO. Nie ma możliwości wygenerowania RO, jeśli do FPF zostało utworzone częściowe WZ albo Faktura Sprzedaży. Nie można przekształcić kilku FPF do jednego RO, jeśli chociaż jedna z FPF posiada zaliczkę.
Uwaga
W przypadku, kiedy RO jest powiązane z FPF i dokonamy jakiegokolwiek przekształcenia z listy RO (do FS, PA lub WZ) wówczas zostanie zablokowana możliwość dokonywania przekształceń z poziomu FPF (tworzenia zaliczek, WZ częściowych, przekształcania do Faktur Sprzedaży). Będzie można wykonywać operacje tylko z listy RO. Podobnie w przypadku, kiedy FPF powiązana jest z RO i dokonamy jakiegokolwiek przekształcenia z listy FPF (przekształcenie do Faktury Zaliczkowej, WZ częściowego, FS częściowej lub Faktury Sprzedaży) zostanie zablokowana możliwość dokonywania przekształceń RO. Dalsze operacje można dokonywać tylko z listy FPF.
W Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty można ustalić domyślny schemat dla dokumentów RO tworzonych na podstawie Faktur Pro Forma. – umożliwia na podstawie jednej lub kilku FPF utworzenie dokumentu zamawiającego towar u dostawcy. Zasady zostały dokładniej opisane w rozdziale poświęconym dokumentom skojarzonym. umożliwia przekształcenie Faktury Pro Forma do Wydania Zewnętrznego – Operacje seryjne umożliwiające:
  • dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
  • zmianę kategorii dokumentu.
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.
Uwaga
Należy pamiętać, że w przypadku Faktur Pro Forma nie ma możliwości wystawienia dokumentu korygującego. Zatwierdzony dokument można jedynie anulować. Anulowanie jest dostępne w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy.
Formularz faktury, który pojawi się na ekranie po naciśnięciu na liście klawisza  lub <INS> podzielony jest na zakładki: [Ogólne], [Kontrahent], [Dodatkowe], [Dokumenty] i [Atrybuty]. Ponieważ Faktura Pro Forma nie współpracuje z modułem Kasa/Bank – na formularzu nie pojawia się zakładka [Płatności].

Faktury sprzedaży

Lista faktur

Listę wystawionych faktur uruchamiamy z menu Handel/ Faktury. Na ekranie wyświetlone zostanie zestawienie wszystkich wystawionych wcześniej dokumentów sprzedaży. Standardowo każda pozycja listy zawiera: Numer dokumentu – numer faktury nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji. Status – pole to określa stan danego dokumentu. Pole może przyjmować następujące wartości: 
  • Puste pole statusu oznacza, że z tą fakturą nie jest związany żaden inny dokument,
  • Anulowano oznacza, że dokument został anulowany
  • PA oznacza, że Faktura Sprzedaży została utworzona z Paragonu,
  • V oznacza przeniesienie dokumentu do rejestru VAT,
  • F wskazuje na zafiskalizowanie Faktury Sprzedaży,
  • PF – faktura utworzona na podstawie Faktury Pro Forma,
  • ZL – Faktura Zaliczkowa,
  • E – dokument został wyeksportowany.
Statusy dostępne w modułach Handel, Handel Plus:
  • WZ informuje o powiązaniu FS z Wydaniem Zewnętrznym,
  • RW informuje o wygenerowaniu Rozchodu Wewnętrznego dla Faktury, na której znajduje się usługa złożona z zaznaczonym parametrem Pobieranie składników na FS/PA,
  • DD wskazuje Fakturę, do której został utworzony dokument dostawy (DD)
Datę wystawienia – data wystawienia faktury. Magazyn – lista wystawionych w programie Faktur Sprzedaży może zostać ograniczona do dokumentów dotyczących wybranego magazynu. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanych w programie magazynów. Lista ta zawiera tylko magazyny aktywne. Magazyn nieaktywny można wskazać po kliknięciu na przycisk Magazyn. Opcja korzystania z wielu magazynów dostępna jest w przypadku modułów Handel, Handel Plus. Nazwa Kontrahenta – pierwsza linia nazwy Nabywcy. NIP – numer NIP Nabywcy. Miasto – miejscowość, w której Nabywca ma siedzibę. Kwotę netto – wartość netto faktury. Kwotę brutto – wartość brutto faktury. Dodatkowo, dla listy można wskazać kolumny: Adres dod., Brutto w walucie, Data sprzed., Kategoria, Kod kontrahenta, Kod odbiorcy, Netto w walucie, Odbiorca, Opis, PRED (przyjmuje wartość Tak jeśli dokument był predekretowany – kolumna dostępna dla Użytkowników moduł Księga Handlowa), Termin płatn., Ulica, VAT, VAT w walucie, Waluta,
Dotyczy wersji: 2018.5.1
Wydrukował, Data wydruku, Zatwierdził, Data zatwierdzenia
Dotyczy wersji: 2020.5.1
Utworzył e-mail, Data utworzenia e-maila (dane dotyczące e-maila uzupełniane są wyłącznie dla wiadomości e-mail tworzonych poprzez skrzynkę pocztową skonfigurowaną w module CRM).
Lista zawiera wszystkie dokumenty, które związane są z wystawianiem faktur. Są to Faktury Sprzedaży, Faktury Korygujące, faktury w buforze oraz dokumenty, które zostały anulowane. Rodzaj i status dokumentów rozróżniane są kolorami: 
  • czarny oznacza dokumenty zapisane w programie na stałe,
  • zielony to faktury lub korekty znajdujące się w buforze (można je modyfikować),
  • szary to dokumenty anulowane. Pomimo anulowania pozostają na liście a kolejnemu wystawianemu dokumentowi automatycznie zostanie nadany numer dokumentu anulowanego. Nie są brane pod uwagę w żadnych zestawieniach i raportach,
  • niebieski – oznacza dokumenty zaksięgowany.

Lista faktur

Oprócz standardowych przycisków (opisanych tutaj) w oknie znajdują się: - księgowanie do księgowości kontowej. Program pozwala na księgowanie zaznaczonych dokumentów na konta księgowe. Księgowanie odbywa się za pomocą wcześniej zdefiniowanych schematów księgowych. Istnieje możliwość zaksięgowania dokumentu do KP oraz ryczałtu. Zasady księgowania opisane są tutaj . - utworzenie wydania magazynowego (WZ, RW lub WKA) na podstawie Faktury Sprzedaży (opcja dostępna w modułach Handel, Handel Plus). Przenieś do rejestru VAT. Przycisk zapisuje wskazane (zaznaczone myszką) faktury do rejestru VAT. Program przed zapisem pyta o nazwę rejestru, w którym mają znaleźć się przenoszone dokumenty. Zasady przenoszenia do rejestrów VAT opisane są tutaj. korekta faktury. Przycisk umożliwia skorygowanie faktury. Standardowo naciśnięcie opisywanej ikony zaproponuje całkowity zwrot do wskazanej kursorem faktury Pod przyciskiem strzałki rozwija się menu dostępnych w programie korekt. eksport faktur w formacie Comarch EDI. Z poziomu programu istnieje możliwość wysyłania faktur do systemu Comarch EDI. Przycisk pojawia się tylko w sytuacji, gdy użytkownik posiada wykupioną opcję. Opis funkcji znajduje się tuaj . Formularz faktury, który pojawi się na ekranie po naciśnięciu na liście przycisku Dodaj lub wciśnięciu klawisza <INS>, podzielony jest na pięć zakładek: Ogólne, Kontrahent, Płatności, Dokumenty i Atrybuty. Operacje seryjne umożliwiające:
  • dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu.
  • zmianę kategorii dokumentu,
  • dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów przenoszonych do pliku JPK_FA,
  • dodawanie/ usuwanie kodów JPK_V7.
Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne. - Utwórz dokumenty. Przycisk umożliwia utworzenie Zgłoszenia SENT lub Dokumentu dostawy. - Wyślij Faktury do KSeF. Funkcja działa dla podświetlonego na liście dokumentu lub dla pozycji zaznaczonych na liście. Po naciśnięciu na przycisk następuje weryfikacja poprawności zaznaczonych dokumentów i wysyłka poprawnych dokumentów do KSeF. - Odbierz dane z KSeF - za pomocą tego przycisku, po wysłaniu danych do KSeF można pobrać UPO. Działa dla wszystkich dokumentów znajdujących się na liście Faktur, dla których UPO nie zostało jeszcze pobrane. Zasady dotyczące obsługi listy, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane tutaj. Ponadto listę zawęzić można zgodnie z kryteriami filtra zaawansowanego:
Filtr dla listy Faktur Sprzedaży
Zasady obsługi filtra: 
  • Tak – wyszukane zostaną pozycje spełniające warunek
  • Nie – wyszukane zostaną pozycje, które nie spełniają warunku
  • Tak i Nie – warunek nie będzie uwzględniony podczas wyszukiwania
Przykład
W zależności od zaznaczeń program wyszukuje faktury np. zaksięgowane lub te, które jeszcze nie zostały zapisane w rejestrze VAT. Jeśli chcemy aby podczas wyszukiwania status zaksięgowany nie był brany pod uwagę – należy zaznaczyć oba pola . Wtedy podczas wyszukiwania wyszukiwane będą zarówno faktury zaksięgowane jak i nie.

Formularz faktury

Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj.

Zapis z wydrukiem

Na formularzu Faktury Sprzedaży (poniżej przycisku Zapisz) znajduje się przycisk , który umożliwia zapis faktury (na trwałe lub do bufora – zgodnie z zaznaczeniem parametru Bufor) i jej automatyczny wydruk. Drukowany jest dokument wg wzoru określonego jako domyślny dla faktury.

Formularz faktury: zakładka [Ogólne]

Zakładka zawiera podstawowe dane dotyczące faktury. Znajdują się na niej następujące pola i przyciski: Dokument – typ dokumentu w klasie Faktura sprzedaży. Determinuje on, który schemat numeracji zostanie użyty na wystawianym dokumencie. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu. Naciskając przycisk Dokument dostaniemy się do listy wszystkich typów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny schemat numeracji. Mechanizm numeracji dokumentów został opisany w artykule Definicje dokumentów. Numer – to, co wyświetla się obok pola numer zależy od wybranego schematu numeracji. W zależności od schematu numeracji, wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól, w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca serię, naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich serii i pozwoli na wskazanie właściwej. W chwili wystawiania faktury, w sekcji numeru kolejnego wpisane jest AUTO. Numer kolejny nadawany jest automatycznie w chwili zatwierdzania dokumentu (na trwałe lub do bufora). Użytkownik może nadać własny numer kolejny faktury, wprowadzając go z klawiatury. W przypadku, gdy istnieje już faktura o takim numerze – nie da się zapisać dokumentu, a program poinformuje o przyczynie stosownym komunikatem. Kontrahent – to miejsce na wybór kontrahenta, z którym zawieramy transakcję. Standardowo program proponuje listę kontrahentów, ale naciskając strzałkę obok przycisku kontrahent, uzyskujemy dostęp do list pracowników, wspólników, urzędów lub banków. Przycisk umożliwia weryfikację statusu VAT kontrahenta – czy jest podatnikiem VAT czynnym. Szczegóły są dostępne w artykule Formularz kontrahenta. Po wybraniu kontrahenta, który ma przeterminowane płatności, pojawia się informacja na ten temat. Kategoria – kategoria sprzedaży skojarzona z dokumentem kopiowana jest z karty kontrahenta. Jest to wyłącznie propozycja programu. Naciskając przycisk Kategoria dostaniemy się do listy kategorii, z której możemy wybrać właściwą (domyślnie typu Przychody). Wybór i wpisanie kategorii związanej z fakturą jest ważne nie tylko z punktu widzenia raportowania analiz. W chwili zaksięgowania transakcji kategoria jest również przenoszona do rejestru VAT i tam w znaczący sposób uzupełnia gromadzone dane.
Uwaga
Istnieje możliwość zmiany kategorii i jej opisu na dokumencie zatwierdzonym, ale jeszcze niezaksięgowanym. Uprawnienia do zmiany kategorii można ustawić dla poszczególnych operatorów na ich kartach (Konfiguracja program/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry].
Magazyn – symbol i nazwa magazynu, z którego sprzedajemy. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska (wybór magazynu jest dostępny w modułach Handel, Handel Plus). Mechanizm został dokładniej opisany w artykule . Data wystawienia – data, kiedy dokument został wystawiony. Wg tej daty faktura zapisywana jest do rejestru VAT. Standardowo proponowana jest data systemowa. Data sprzedaży – data sprzedaży bądź wydania towaru z magazynu. Standardowo proponowana jest data systemowa. Faktura liczona od – netto lub brutto. Określamy tutaj algorytm, wg którego liczony będzie podatek VAT. Jeśli od:
  • netto – najpierw wyliczana będzie wartość netto faktury w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT jako % od tej kwoty. Wartość brutto będzie sumą netto i VAT.
  • brutto – najpierw wyliczana będzie wartość brutto w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT i kwota netto jako różnica brutto i VAT
Domyślny algorytm netto/brutto można wskazać na formularzu kontrahenta, na zakładce [Handlowe] pod opcją Dokument liczony od. Wskazany algorytm będzie podpowiadany na nowo tworzonym dokumencie po wybraniu kontrahenta, jeśli na dokument nie zostały wpisane pozycje. W momencie wpisania pierwszego towaru/ usługi, możliwość zmiany jest blokowana. Aby można było zmienić algorytm naliczania podatku VAT na Fakturze w buforze, na której są już pozycje, należy w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry zaznaczyć Pozwalaj na zmianę netto/brutto. Trzeba jednak pamiętać, że zmiana algorytmu przy dodanych pozycjach może spowodować nieznaczne różnice w cenach i wartości. Rabat – rabat procentowy, którego udzielono wystawiając fakturę. Wartość % rabatu jest każdorazowo przeliczana po dopisaniu kolejnej pozycji. Płatność – domyślnie ustawiana jest forma płatności przypisana na karcie kontrahenta na zakładce [Płatności]. Jeśli kontrahenta nie wybierzemy – standardowo ustawiana jest gotówka. Formę płatności można dowolnie zmieniać podczas wystawiania faktury
Uwaga
Jeśli wybrana forma płatności jest powiązana z rejestrem nieaktywnym – program poinformuje o tym i nie pozwoli zatwierdzić dokumentu.
Termin – termin płatności pobierany jest z karty kontrahenta z zakładki [Płatności]. Jeżeli nie został tam określony, wtedy ustawi się termin przypisany do formy płatności. Termin można dowolnie zmieniać podczas wystawiania dokumentu. Ustalając termin można korzystać z kalendarza, ukrytego pod prawym klawiszem myszki. Obok pola widoczna jest ilość dni dzieląca datę wystawienia faktury i termin płatności. Pole Termin nie jest dostępne, jeśli wpisana forma płatności to gotówka z terminem 0 dni.
Uwaga
Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczoną płatnością dla kontrahenta !Nieokreślony! Jeśli jest zaznaczony, program pozwala zapisywać dokumenty z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Jeśli jest odznaczony, taka operacja nie będzie możliwa.
Netto - łączna wartość netto faktury (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany. Razem brutto – łączna wartość brutto faktury (razem z podatkiem VAT). Wartość brutto jest wyliczana automatycznie, zgodnie z wybranym algorytmem (od brutto lub od netto). Użytkownik nie może jej zmienić. Zapłacono – to kwota, która została zapłacona przez kontrahenta. Pole to wypełniane jest dopiero wtedy, gdy płatność zostanie dokonana. Np. jeśli faktura jest płatna gotówką, pole Zapłacono zostanie wypełnione po zatwierdzeniu dokumentu, gdy odpowiedni zapis o wpłacie znajdzie się wśród zapisów kasowych. Pozostaje – różnica pomiędzy całkowitą wartością brutto faktury, a kwotą zapłaconą. Po terminie – kwota przeterminowanych płatności w kolorze czerwonym, klikając przycisk  istnieje możliwość wywołania listy przeterminowanych płatności (Preliminarz Płatności podmiotu, zawężony do płatności przeterminowanych wg terminu realizacji). Zadłużeniekwota aktualnego zadłużenia, klikając przycisk  istnieje możliwość wywołania listy dokumentów nierozliczonych (Preliminarz Płatności podmiotu) – kwota zadłużenia jest pomniejszona o nierozliczone wpłaty kontrahenta.
Uwaga
Faktury zapisane do bufora są uwzględniane w polu Zadłużenie. Na wysokość zadłużenia wpływają również dokumenty z przekształcenia, które przy generowaniu od razu zapisywane są do bufora, np FS z WZ. Przy włączonym parametrze w menu Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne: kontrola ilości na dokumentach rozchodowych przy akceptacji pozycji (przez bufor) pole Zadłużenie aktualizowane jest na bieżąco przy dodawaniu pozycji.
MPP – podzielona płatność – parametr powinien być obligatoryjnie zaznaczony dla faktur rozliczanych metodą podzielonej płatności (kwota VAT jest automatycznie przelewana przez bank na specjalny rachunek VAT). W programie parametr jest zaznaczany automatycznie po spełnieniu poniższych warunków:
  1. na dokumencie wszystkie daty są większe niż 31.10.2019,
  2. kontrahent jest podmiotem gospodarczym o statusie krajowy bądź podatnikiem jest nabywca,
  3. wartość dokumentu przekracza 15 000 PLN,
  4. przynajmniej jeden z towarów dodanych na dokument ma na kartotece zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność oraz przypisaną stawkę VAT różną od NP,
  5. w przypadku dokumentów walutowych płatność VAT jest wykazana w PLN.
    • Wartość podlegająca MPP – łączna wartość brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które na swoich kartotekach mają zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności. Nie są tu uwzględnianie pozycje ze stawką VAT NP. W przypadku dokumentów w walucie, wyświetlana jest wartość pozycji po przeliczeniu na walutę PLN.
Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności. W zależności od ustawień konfiguracyjnych na nowo utworzonej fakturze sprzedaży zaznaczony jest parametr bufor lub WZ. Ustawienia te znajdują się w Konfiguracji Firmy/Magazyn/ Inicjacja dokumentu. Jeśli parametr Bufor:  
  • jest włączony – oznacza to, że faktura nie została jeszcze zapisana w sposób trwały. Na dokumencie w buforze można dokonywać wszelkich zmian. Można go również skasować (uwaga: powstanie luka w numeracji, którą zapełnić można ręcznie). Wprowadzenie dokumentu do bufora pociąga za sobą utworzenie zdarzenia w preliminarzu płatności. Zdarzenie to również jest w buforze, przy czym, ponieważ jest powiązane z dokumentem – nie można go skasować ani zmodyfikować z poziomu preliminarza. Nie da się również wykonywać żadnych rozliczeń związanych ze zdarzeniem, a więc i z fakturą.
  • jest wyłączony – zapis faktury jest trwały. Nie można na niej dokonywać żadnych zmian (oprócz dostępnych w programie korekt). Odznaczenie pola powoduje automatyczne zaznaczenie parametru WZ.
WZ – parametr mający zastosowanie w modułach Handel, Handel Plus, który:
  • jeśli jest włączony – przy zapisywaniu Faktury Sprzedaży na trwałe program automatycznie, w tle, generuje dokument magazynowy. W trakcie tworzenia wydania magazynowego sprawdzana jest ilość towaru na magazynie i jeśli chociaż dla jednej pozycji FS jest za mało towaru, program poinformuje o tym odpowiednim komunikatem, a  formularz faktury pozostanie otwarty, dzięki czemu Użytkownik może ją zmodyfikować lub zapisać bez WZ.
  • jeśli jest wyłączony – zapisywana jest Faktura Sprzedaży, ale nie powoduje ona wydania towaru z magazynu. Wydanie musi być wykonane później, z poziomu listy Faktur Sprzedaży.
Uwaga
Nie można jednocześnie zaznaczyć parametrów buforWZ.
Fiskalizuj – to parametr odpowiedzialny za fiskalizację dokumentu na drukarce fiskalnej. Dostępny jest tylko jeśli faktura wystawiona jest od brutto oraz w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna wskazany jest sterownik do urządzenia fiskalnego. Jeśli warunki są spełnione – parametr jest dostępny. Jeśli kontrahent wpisany na fakturze ma na karcie zaznaczony status podmiot gospodarczy – parametr jest domyślnie odznaczony, a użytkownik może zdecydować o fiskalizacji dokumentu zaznaczając go. Jeśli kontrahent na karcie ma zaznaczony status osoba fizyczna – parametr jest domyślnie zaznaczony.
Uwaga
Istnieje możliwość wprowadzenia wartości, po której dana pozycja towarowa/usługowa ma zostać sprzedana. Wówczas program wyliczy cenę sprzedaży na podstawie ilości i wartości, zaokrąglając ją do dwóch miejsc po przecinku. Pole z wartością dostępne jest do edycji po zaznaczeniu parametru Zmiana wartości na pozycji na dokumentach rozchodowych  w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry. Użytkownik powinien zdecydować się na zaznaczenie bądź odznaczenie parametru na początku pracy. W szczególności nie powinien wystawiać dokumentów WZ przy zaznaczonym parametrze, a następnie po odznaczeniu parametru przekształcać ich do jednej Faktury Sprzedaży. Takie działanie może spowodować różnice wartości na dokumentach.
Na zakładce [Ogólne] znajduje się lista, na którą wprowadzane będą kolejne pozycje faktury. Lista może być obsługiwana standardowymi przyciskami: - dodanie nowej pozycji na fakturę. - edycja szczegółów o pozycji. Standardowo na liście widoczne są podstawowe dane o elemencie faktury: kod towaru lub usługi, ilość, jednostka miary, rabat, cena i wartość. Wciśnięcie lupki otwiera okno z dodatkowym informacjami o sprzedawanym towarze lub usłudze. Przycisk nie jest dostępny jeśli lista towarów jest pusta.
Uwaga
Zmiany w nazwie czy opisie są dopuszczalne tylko wówczas, gdy na formularzu towaru/usługi zaznaczono taką możliwość (formularz towaru: zakładka [Dodatkowe]).
- usunięcie pozycji.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Kolejność pozycji na dokumencie można zmieniać metodą „przeciągnij i upuść” – należy wcisnąć lewy przycisk myszy na wybranej pozycji i trzymając wciśnięty przycisk przesunąć myszą kursor do wybranego miejsca.
- wyszukiwanie pozycji na dokumencie. Po jego wciśnięciu nad listą pojawia się pole, gdzie można wpisać ciąg znaków, wg których ma być wyszukiwana pozycja. Wyszukiwanie obejmuje informacje widoczne na liście pozycji (kod/ nazwa, ilość, jednostka miary, cena, wartość…). Program rozpoczyna wyszukiwanie po wciśnięciu przycisku Znajdź, a po każdym wciśnięciu wyszukuje kolejną pozycję spełniającą warunki. Na górnej wstążce programu znajdują się dodatkowe opcje:  - wprowadzanie danych za pomocą kolektora (można również wywołać kombinacją klawiszy <CTRL>+<ALT>+<K>). Funkcja jest opisana w artykule Współpraca z kolektorami danych.  - Kolektor danych/ Importuj pozycje – opcja umożliwiająca  import towarów na dokument z pliku o rozszerzeniu .txt lub .csv. Zaimportować można identyfikator towaru, ilość oraz cenę.  Kolektor danych/ Eksportuj pozycje – opcja umożliwiająca eksport towarów z dokument do pliku o rozszerzeniu .txt lub .csv. Wyeksportować można identyfikator towaru, ilość oraz cenę. - na formularzu Faktury Sprzedaży (poniżej przycisku Zapisz) znajduje się przycisk , który umożliwia zapis faktury (na trwałe lub do bufora – zgodnie z zaznaczeniem parametru Bufor) i jej automatyczny wydruk. Drukowany jest dokument wg wzoru określonego jako domyślny dla faktury. Dopisanie nowej pozycji możliwe jest po wciśnięciu przycisku Dodaj, klawisza <INS> lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj. Sposób wybierania pozycji jest zależny od ustawienia w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry: Dodawanie pozycji na dokumencie . Kod, Nazwa – kolumny zawierają kod i nazwę wybranego towaru/ usługi. Stan Zasobów – prezentacja stanu towaru dla magazynu wybranego na dokumencie zgodnie z ustawioną datą sprzedaży.
  • Kolumna jest zależna od parametru w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje – Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje. Jeśli parametr jest zaznaczony – sprawdzana jest ilość dostępna towaru (pomniejszona o rezerwacje). Jeśli parametr jest niezaznaczony – sprawdzana jest całkowita ilość towaru na magazynie. Kolumna Stan Zasobów przyjmuje następujące wartości:
- stan towaru powyżej ilości minimalnej określonej w menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby – na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe], - stan towaru poniżej ilości minimalnej określonej na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe], - zerowa ilość towaru na magazynie.
 
  • Stan Zasobów jest wyświetlany w odniesieniu do jednostki miary wskazanej na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe] dla pola Ilość minimalna.
  • Kolumna Stan Zasobów jest dostępna wyłącznie dla dokumentów w buforze.
  • Stan Zasobów nie jest wyświetlany dla usług.
Ilość – Proponowana jest sprzedaż 1 jednostki towaru. Ilość można zmienić wpisując ją z klawiatury lub przesuwając strzałki znajdujące się po prawej stronie pola. Zasady kontroli ilości zostały opisane tutaj. Jednostka miary – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Jeśli sprzedaż ma się odbywać w jednostkach pomocniczych – wystarczy nacisnąć myszką strzałkę obok pola J.m. (lub strzałkę w dół z klawiatury) i wskazać jednostkę pomocniczą. Akceptacja zmiany automatycznie przeliczy cenę dla jednostki pomocniczej. Rabat – podawany w % rabat od pozycji. O podaną ilość % pomniejszana jest cena jednostkowa (netto lub brutto, w zależności od wybranego algorytmu). Cena – cena za wskazaną jednostkę miary. Cena może być:
  • podana netto lub brutto w zależności od wybranego algorytmu liczenia podatku VAT,
  • wyliczona w zależności od wskazanej jednostki miary. W cenniku pokazane są ceny dla jednostek podstawowych. Zmiana na jednostkę pomocniczą automatycznie przeliczy cenę za tę jednostkę.
Uwaga
Jeśli cena sprzedaży na karcie towaru wynosi 0 – podczas wpisywania pozycji na fakturę pierwszą wpisaną cenę program traktuje jako cenę początkową i umożliwia udzielenie od niej rabatu. Aby zmienić cenę sprzedaży bez wyliczania rabatu – należy towar usunąć z dokumentu, a następnie dodać ponownie. Dotyczy to jedynie towarów, które nie mają ustalonych cen sprzedaży na karcie. W innym przypadku jako cena początkowa pobierana jest cena z karty towaru.
Przykład
Cena sprzedaży na karcie 0 PLN. Podczas wpisywania towaru na fakturę Użytkownik wpisał cenę 100 PLN. program zapamiętał taką cenę jako początkową. Teraz w przypadku zmiany ceny dla tego towaru (np. na 90 PLN) będzie wyliczany upust (10%).
Uwaga
Istnieje możliwość zablokowania dla operatora możliwości zmiany ceny i udzielenia dodatkowych rabatów na Fakturach Sprzedaży (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy – formularz operatora, zakładka [Parametry])
. Wartość – wartość pozycji (netto lub brutto w zależności od stosowanego algorytmu liczenia podatku VAT).

Formularz faktury: zakładka [Kontrahent]

Zakładka [Kontrahent] podzielona jest na dwie części. W pierwszej umieszczone są dane Nabywcy, w drugiej – Odbiorcy faktury (towaru/usługi). Standardowo jako nabywcę program proponuje kontrahenta wprowadzonego na zakładce [Ogólne]. Wyświetlone dane są pobierane z jego karty ewidencyjnej. Znajdujący się obok przycisk  umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian). Jako odbiorca proponowany może być: 
  • kontrahent wpisany jako Nabywca – jeśli dla danego kontrahenta nie ma zdefiniowanego odbiorcy domyślnego na jego karcie ewidencyjnej na liście odbiorców (zakładka [Dodatkowe]).
  • kontrahent zdefiniowany jako Odbiorca domyślny na karcie ewidencyjnej nabywcy: na zakładce [Dodatkowe] znajduje się lista odbiorców kontrahenta. Jeśli na liście tej znajduje się odbiorca o statusie Domyślny (wartość TAK w kolumnie Domyślny), wówczas odbiorca ten jest proponowany na dokumencie wystawionym dla takiego kontrahenta.
W razie konieczności, z poziomu tej zakładki można zmienić zarówno Nabywcę jak i Odbiorcę. W trakcie wystawiania faktury można z poziomu tej zakładki zmienić zawartość danych o Nabywcy lub Odbiorcy. Zmiana ta nie wpłynie na informacje zapisane na ich kartach ewidencyjnych, ale zostanie zapamiętana wraz z fakturą. Numery NIP wprowadzane na dokumentach mają format przystosowany do standardów numeracji obowiązujących w krajach Unii Europejskiej. Numer NIP składa się z dwuliterowego przedrostka oraz unikalnego ciągu liter/ cyfr. Obok pola, gdzie wpisuje się numer NIP znajduje się pole przeznaczone na przedrostek. Lista jest zdefiniowana w programie i zawiera przedrostki określone dla każdego państwa. Użytkownik ma możliwość wyboru odpowiedniej pozycji z rozwijanej listy.
Uwaga
Po zaznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry parametru Sprawdzanie poprawności NIP w chwili zatwierdzania faktury program sprawdza, czy kontrahent ma wpisany numer NIP oraz czy spełnia on określone algorytmy. Jeśli nie ‑ wyświetli komunikat i umożliwi jego uzupełnienie.
Sprawdzanie poprawności NIP nie dotyczy:
  • kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!,
  • kontrahentów z numerem NIP, gdzie wpisany prefiks kraju jest inny niż PL lub pusty,
  • kontrahentów o statusie osoba fizyczna,
  • dokumentów wystawianych w walutach obcych.
Poprzez przycisk  Weryfikacja statusu VAT kontrahenta można zweryfikować czy kontrahent znajduje się w Wykazie podatników VAT lub VIES. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP. Po wykonaniu weryfikacji, jeżeli kontrahent ma niewłaściwie zaznaczoną wartość parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, parametr na dokumencie Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES jest zaznaczany bądź odznaczany (w zależności od wyniku weryfikacji), a obok parametru pojawia się komunikat: NIP jest aktywny w VAT (w przypadku kontrahentów krajowych) lub NIP jest aktywny w VIES (w przypadku kontrahentów unijnych). W przypadku, kiedy jest to podatnik VAT czynny, a kontrahent widnieje jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest status kontrahenta: Podmiot gospodarczy. Jeżeli kontrahent ma poprawnie ustawione w/w parametry, po wywołaniu funkcji sprawdzenia statusu nie pojawia się żaden komunikat dla Użytkownika. Informacje dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl, natomiast Informacje dotyczące statusu kontrahenta w bazie  VIES pobierane są z Portalu komisji Europejskiej dostępnej pod adresem: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatRequest.html
Dotyczy wersji: 2022.1.1
W przypadku kontrahentów wewnątrzunijnych, jeżeli kontrahent zostanie negatywnie zweryfikowany w Wykazie podatników VIES, parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES zostaje odznaczony, natomiast wybrany rodzaj transakcji się nie zmienia.
Uwaga
Funkcja weryfikacji statusu VAT i VIES kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji
Z formularza kontrahenta przenoszony jest dodatkowo numer PESEL. Jeśli pole NIP dla osoby fizycznej nie jest uzupełnione, wówczas program pobierze numer PESEL na wydruk. Numer PESEL można uzupełnić bezpośrednio na formularzu dokumentu. Jego poprawność jest sprawdzana w zależności od zaznaczenia w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry parametru Sprawdzanie poprawności PESEL. W sekcji Domyślny płatnik możliwe jest wybranie innego płatnika, niż nabywca wskazany na dokumencie. W dolnej części zakładki [Kontrahent] znajduje się Nazwisko osoby odbierającej fakturę. Wyświetlone imię i nazwisko pobierane są z karty ewidencyjnej Nabywcy (na zakładce [Dodatkowe] znajduje się tabela, gdzie można uzupełniać informacje o przedstawicielach). Proponowany jest zawsze przedstawiciel określony jako domyślny. Jeżeli żaden z przedstawicieli kontrahenta nie jest oznaczony jako domyślny, pole nie jest uzupełniane. W trakcie wystawiania faktury można ustawić osobę odbierającą poprzez wybór z listy przedstawicieli, dostępnej po wciśnięciu widocznej obok strzałki, lub wpisać bezpośrednio w pole. Dane te zostaną zapamiętane z fakturą i wydrukowane. Na karcie operatora dostępny jest parametr Zmiana opisu i osoby odbierającej na fakturze, który umożliwia zamianę zarówno opisu, jak i osoby odbierającej nawet na zatwierdzonym dokumencie (do czasu zaksięgowania). W ostatniej linii zakładki [Kontrahent] można uzupełnić nr listu przewozowego oraz informację o nazwie przewoźnika. Pola Kurier i numer listu przewozowego, można edytować zarówno dla dokumentu będącego w buforze, jak i zatwierdzonego. Dla pola Kurier do wyboru dostępnych jest 16 przewoźników: UPS, GLS, Ruch, DHL, InPost, Poczta Polska, DPD, FedEX, TNT Express, DB Schenker, Raben, GEIS, Pocztex, DTS, PEKAES, Patron Service.

Formularz faktury: zakładka [Płatności]

Na zakładce [Płatności] znajdują się między innymi: kwoty netto, VAT i brutto wynikające z wartości wprowadzonych na dokument pozycji oraz dłuższe pole przeznaczone na dodatkowy opis Faktury. Zawartość tego pola przepisywana jest z Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry wydruku faktury. Wprowadzony tutaj opis zostanie zapamiętany wraz z dokumentem i pojawia się na wydruku. Najważniejszą informacją znajdującą się na tej zakładce są dane o płatnościach związanych z wystawianym dokumentem. Zawarte są one w tabeli, w której każdy zapis o płatności składa się z pól: Termin – data realizacji wpłaty. Termin dla każdej dodawanej płatności jest wyliczany na podstawie daty sprzedaży bądź wystawienia (zależne od ustawienia w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów: FS/ WKA, PA – termin płatności liczony od) i terminu zdefiniowanego dla wskazanej formy płatności. Dla kontrahenta z zaznaczonym innym terminem płatności, program wylicza datę z uwzględnieniem tych indywidualnych ustawień. Forma płatności – forma, w jakiej wpłata ma zostać zrealizowana Waluta – waluta rozliczenia kolejnych płatności (standardowo jest zgodna z walutą dokumentu). Walutę rozliczenia dla zatwierdzonego dokumentu można zmienić w preliminarzu płatności. Kwota – wartość płatności. Rozliczono – wpłata, która została zrealizowana i dotyczy wskazanej płatności. Wpisana w tym miejscu wartość różna od zera oznacza, że otrzymaliśmy już wymienioną tu kwotę jako zapłatę za fakturę. Płatnik – podmiot będący płatnikiem danej płatności. Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać tylko podczas wystawiania faktury i podczas edycji faktur z bufora. Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami: - dodanie nowej raty płatności. - edycja pozycji – możliwość wprowadzania zmian. - usunięcie pozycji z listy płatności.
Uwaga
Przy dzieleniu płatności na raty program proponuje kolejne wpłaty na kwotę brakującą do wartości faktury. Jeżeli użytkownik ręcznie zmodyfikuje kwoty, a ich suma będzie różna od wartości całej faktury, program nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu.
W chwili wystawienia Faktury program proponuje jedną płatność za Fakturę w oparciu o informacje wprowadzone na zakładce [Ogólne] (forma i termin płatności, wartość brutto faktury). Jeśli wystawiana faktura ma zostać zapłacona w kilku ratach (np. część płatna gotówką przy wystawianiu dokumentu, część przelewem za 7 dni) – operator wystawiający dokument musi dokonać „rozbicia” płatności. Na liście płatności powinno pojawić się tyle pozycji, ile rat przewidzieliśmy na spłatę należności. Terminy, formy płatności oraz kwoty muszą odpowiadać poszczególnym ratom. Przykłady dotyczące obsługi płatności na fakturach znajdują się w artykule Od faktury do rozliczenia płatności . Zaliczki do rozliczenia – funkcja została opisana w artykule Rozliczenia zaliczek Opis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument

Formularz faktury: zakładka [Dokumenty]

Zakładka ta zawiera listę związanych z Fakturą dokumentów, np. korekt lub dokumentów, z których i do których faktura została przekształcona. Lista ta składa się z czterech kolumn: Numer – dokumentu skojarzonego z fakturą Typ – dokumentu związanego z fakturą. Pole to może przyjmować wartość:
  • PA – Paragon, z którego powstała faktura,
  • WZ – Wydanie Zewnętrzne związane z Fakturą Sprzedaży,
  • KOR – korekta faktury,
  • IN – deklaracja Intrastat, w której została uwzględniona faktura,
  • VAT – zapis faktury w rejestrze sprzedaży VAT,
  • DEK – dekret księgowy, który powstał w wyniku zaksięgowania faktury.
Data – data wystawienia dokumentu skojarzonego z fakturą Razem netto – wartość netto dokumentu skojarzonego - przycisk pozwala na podglądnięcie odpowiedniego dokumentu, np. wciśnięcie przycisku jeśli kursor znajduje się na dokumencie typu VAT umożliwi podejrzenie odpowiedniego zapisu w rejestrze sprzedaży. Jeśli włączony jest moduł Obieg dokumentów, wówczas pod tabelą dokumentów skojarzonych, na zakładce znajdują się informacje na temat powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów. Pliki do tabeli Biblioteka dokumentów można dodawać metodą „przeciągnij i upuść”. Szczegóły na ten temat zostały opisane w artykule Dodawanie plików na dokumentach metodą „przeciągnij i upuść”. W przypadku modułu CRM dodatkowo pojawia się lista powiązanych kontaktów i zadań. Natomiast jeśli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy zaznaczono parametr Intrastat, w przypadku faktur dla kontrahentów wewnątrzunijnych dostępna jest sekcja Intrastat. (dotyczy dokumentów uwzględniach w deklaracji Intrastat).

Formularz faktury: zakładka [Atrybuty/JPK]

Na formularzu faktury znajduje się zakładka: [Atrybuty/ JPK]. Z tego poziomu użytkownik może uzupełniać i modyfikować listę atrybutów związanych z dokumentem. Do dokumentu można przypisać dowolną ilość atrybutów, a jeden atrybut może być przypisany do dokumentu wiele razy (na przykład z różnymi wartościami). Podczas wystawiania nowego dokumentu na zakładkę [Atrybuty/ JPK] przenoszone są automatycznie wszystkie atrybuty kontrahenta, przypisane na jego karcie z zaznaczonym parametrem Przenosić na transakcje. W takim przypadku proponowana jest również wartość domyślna atrybutu podana na karcie kontrahenta. Użytkownik może na dokument dopisać inne atrybuty. Podczas dodawania atrybutu na dokument, po wciśnięciu przycisku   wyświetlana jest lista atrybutów zbudowana z dwóch zakładek: 
  • Atrybuty dokumentu – na liście widoczne są wszystkie atrybuty typu atrybut dokumentu, jakie zostały zdefiniowane w programie. Atrybuty dokumentu nie są przenoszone na zakładkę automatycznie.
  • Atrybuty kontrahenta – na liście widoczne są wszystkie atrybuty typu atrybut kontrahenta zdefiniowane w programie, niezależnie od tego, czy zostały przypisane na karcie kontrahenta.
W przypadku atrybutów dokumentu i atrybutów kontrahenta wpisywanych na dokument bezpośrednio z poziomu transakcji nie ma możliwości określenia wartości domyślnej dla atrybutu (użytkownik musi uzupełniać wartość bezpośrednio na dokumencie).
Uwaga
W przypadku zmiany kontrahenta NIE są aktualizowane atrybuty przypisane na dokument. Zmiany na zakładce [Atrybuty/ JPK] związane za zmianą kontrahenta Użytkownik musi wprowadzić bezpośrednio z poziomu zakładki.
Atrybuty przypisane do dokumentu wraz z wartościami są przenoszone podczas kopiowania dokumentów.
Uwaga
Wystawianie dokumentów związanych z obsługą magazynów jest dostępne w modułach Handel, Handel Plus.
Na zakładce [Atrybuty/ JPK] znajduje się również tabela Kody JPK_V7 zawierająca kody, którymi dokument musi być opisany na potrzeby deklaracji JPK_V7. Szczegóły tej funkcji zostały opisane w biuletynie Jednolity plik kontrolny.

Formularz faktury: zakładka [KSeF]

W tym miejscu znajdują się informacje otrzymane bezpośrednio z serwera KSeF, po wysyłce dokumentu. Na zakładce [KSeF] znajdują się następujące pola:
  • Numer dokumentu - numer Faktury, pod jakim jest identyfikowana w KSeF, numer zwracany bezpośrednio z KSeF wraz z pobraniem dokumentu UPO.
  • Numer referencyjny – numer zgłoszenia wysłanego dokumentu nadany przez KSeF.
  • Status - informacja o statusie dokumentu. Pole to jest wypełniane jednym ze zdefiniowanych statusów, po wysłaniu dokumentu do KSeF. W tym polu będą również informacje o ewentualnych błędach.
  • Operator wysyłający – imię i nazwisko operatora, który wysłał dokument do KSeF.
  • Data wysłania - data wysłania dokumentu do KSeF.
  • Operator odbierający – imię i nazwisko operatora, który odebrał UPO.
  • Data odebrania - data pobrania UPO.
  • Data przyjęcia - data, z jaką dokument został przyjęty w KSeF. Pole to jest wypełniane, po otrzymaniu UPO. Data ta decyduje o tym, kiedy dana Faktura trafiła do obiegu handlowego i od tego dnia, jest dostępna do pobrania z KSeF dla odbiorcy Faktury.
  • Środowisko – środowisko pracy z KSeF, wskazane w menu System/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/KSeF.
Pod sekcją KSeF znajdują się poniższe ustawienia:
  • Forma płatności – wybrana płatność dla KSeF. Domyślnie podpowiada się forma płatności dla KSeF, wybrana w menu: System/Konfiguracja/Firma/Kasa/Bank/Formy płatności i jest przenoszona na Fakturę, a następnie na zakładkę [KSeF] . Pole z możliwością edycji do momentu wysyłki Faktury do KSeF.
  • Status dokumentu – przyjmuje wartości: Nie wysłano, Wysłano/nie odebrano UPO, Wysłano/odebrano UPO, Awaria, Odrzucono, Nie dotyczy.
  • Tryb awaryjny wystawienia dokumentu – oznaczenie dla Faktury wystawionej w momencie problemów (np. problem z połączeniem internetowym) z przesłaniem jej do KSeF. Po zaznaczeniu tego parametru Faktura nie będzie wysłana do KSeF. Natomiast nabywca może otrzymać taki dokument np. w formie papierowej lub w inny, uzgodniony umownie sposób.
  • Nie wysyłaj dokumentu do KSeF – ustawienie tego parametru jest przenoszone bezpośrednio z formularza danego kontrahenta, z zakładki [Handlowe]. Pole z możliwością modyfikacji przez Użytkownika. Faktury z zaznaczonym parametrem nie będą wysyłane do KSeF.
   

Formularz pozycji na fakturze

Formularz pozycji jest dostępny po wciśnięciu przycisku  na liście towarów wpisanych na dokument. Formularz pozycji składa się z zakładek: [Ogólne], [Szczegóły][Atrybuty], [Akcyza] (po odpowiednim skonfigurowaniu) oraz [Składniki] dla usług złożonych z zaznaczonym parametrem Pobieranie składników na FS/PA .

Formularz pozycji: zakładka [Ogólne]

Na zakładce [Ogólne] zebrane są informacje dotyczące ilości oraz ceny/ wartości. Zawiera następujące informacje: Lp. – numer kolejny pozycji na fakturze. Towar – kod i pełna nazwa towaru. Z tego miejsca można zmienić sprzedawany towar/usługę, wprowadzając nowy kod z klawiatury lub wybierając z listy zasobów, która zostanie wyświetlona po naciśnięciu przycisku Towar. Nazwa towaru jest możliwa do zmiany tylko wtedy, gdy na karcie ewidencyjnej tej pozycji (zakładka [Dodatkowe]) zaznaczony jest parametr Pozwól na edycję nazwy na dokumencie. Zmiany w nazwie zostaną zapamiętane wraz z utworzonym dokumentem, natomiast nie mają żadnego wpływu na nazwę towaru/usługi na jego karcie ewidencyjnej. Opis – dodatkowy opis pozycji. Opis ten może być kopiowany z karty ewidencyjnej towaru/usługi jeśli na karcie ewidencyjnej (zakładka [Dodatkowe]) zaznaczony jest parametr Kopiuj opis na fakturę. Jeśli dodatkowo na karcie ewidencyjnej zaznaczony jest parametr Pozwól na edycję opisu na dokumencie
  • operator wystawiający dokument może dokonywać w opisie zmian. Zmiany te zostaną zapamiętane wraz z utworzonym dokumentem, ale nie mają wpływu na treść pola Opis na karcie towaru/usługi.
  • dla opisu dostępny jest przycisk Opis/ Atrybuty pod którym znajduje się lista atrybutów towaru, dla których na karcie ewidencyjnej towaru/usługi (na zakładce [Atrybuty], w oknie Atrybut towaru) zaznaczono parametr dokleić do opisu dokumentu. Taki atrybut jest automatycznie dodawany do opisu pozycji Faktury. Jeśli dodatkowo dla atrybutu towaru zaznaczono kod atrybutu przed wartością, będzie on wyświetlany opisie pozycji.
Kategoria – jest pobierana z karty ewidencyjnej towaru/usługi, ale na użytek bieżącego dokumentu można ją zmienić. Istnieje możliwość księgowania dokumentu wg kategorii przypisanej pozycjom na dokumencie.
Uwaga
Istnieje możliwość zmiany kategorii dla poszczególnych towarów na dokumencie zatwierdzonym, ale jeszcze niezaksięgowanym. Uprawnienia do zmiany kategorii można ustawić dla poszczególnych operatorów na ich kartach (Konfiguracja program/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry].
PKWiU – numer PKWiU. Można go wpisać na pozycji faktury i zmiana zostanie zapamiętana z dokumentem, ale nie wpłynie na zawartość karty ewidencyjnej. Stawka VAT – jest kopiowana z karty ewidencyjnej, ale na użytek bieżącego dokumentu można ją zmienić. Ilość – ilość sprzedawanego towaru. Obok wyświetlana jest jednostka miary (domyślnie jest to jednostka podstawowa z karty towaru). Zarówno ilość jak i jednostkę miary można dowolnie zmieniać. Stan towaru – aktualny stan towaru na magazynie wybranym na dokumencie. Informacja jest przydatna przy dodawaniu pozycji na dokument poprzez podniesienie formularza (metoda ustawiana w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry). Ilość w polu Stan towaru jest zależna od parametru w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje – Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje. Jeśli parametr jest:
  • zaznaczony – sprawdzana jest ilość dostępna towaru (pomniejszona o rezerwacje),
  • niezaznaczony – sprawdzana jest całkowita ilość towaru na magazynie.
  • Prezentowany jest stan towaru na datę sprzedaży (w przypadku PA, FS), datę wydania (w przypadku WZ) i datę wystawienia (w przypadku RW, MM).
  • Stan towaru prezentowany jest w jednostce miary towaru wskazanej na dokumencie.
Uwaga
Pole Stan towaru jest widoczne wyłącznie na dokumentach w buforze.
Pozycja faktury – zakładka Ogólne
Cena początkowa – cena za jednostkę podstawową towaru. Wyświetlona zostanie cena domyślna ustawiona na karcie towaru, kontrahencie lub magazynie. Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w artykule Ceny sprzedaży. Grupę cenową można zmienić naciskając przycisk Cena początkowa i dokonując wyboru z wyświetlonej listy. Rabat – rabat % ustalony dla pozycji. Można go zmienić. Cena netto/brutto – cena za jednostkę, w której towar był wpisany na dokument. Jeśli jest to jednostka pomocnicza – cena jest odpowiednio przeliczona. Na formularzu pozycji widoczna jest zarówno cena netto, jak i brutto. Obydwa pola są edytowalne, jednak cena zostanie ostatecznie przeliczona zgodnie z zastosowanym na dokumencie algorytmem podatku VAT
Uwaga
W przypadku niektórych dokumentów (FS, PA, RO, FPF, WZ, ZD) istnieje możliwość zablokowania dla operatora zmiany ceny. Parametry zostały dokładniej opisane w artykule Konfiguracja uprawnień operatora
Wartość netto/brutto – wartość pozycji. Netto czy brutto – zależy od stosowanego na dokumencie algorytmu liczącego podatek VAT.
Uwaga
Istnieje możliwość wprowadzenia wartości, po której dana pozycja towarowa/usługowa ma zostać sprzedana. Wówczas program wyliczy cenę sprzedaży na podstawie ilości i wartości. Pole z wartością dostępne jest do edycji po zaznaczeniu parametru Zmiana wartości na pozycji na dokumentach rozchodowych.
Jeśli cena towaru podana jest w walucie obcej – program wyświetla poszczególne ceny (w walucie/ w PLN) w odrębnych kolumnach. Sposób przeliczania cen na formularzu jest dokładnie opisany tutaj.

Formularz pozycji: zakładka [Szczegóły]

Na zakładce [Szczegóły] można podejrzeć: Wartość netto – wartość netto pozycji, Kwota VAT – wartość podatku VAT wyliczonego dla pozycji, Wartość brutto – wartość brutto pozycji, Koszt zakupu – koszt zakupu towarów lub koszt usługi. Na karcie ewidencyjnej usługi można wprowadzić procentowy lub kwotowy koszt przypadający na jedną jednostkę miary. W opisywanym polu wyświetlany jest łączny koszt związany z pozycją. W przypadku usług istnieje możliwość ręcznego wprowadzenia kosztu zakupu. Domyślnie koszt jest wyliczany na podstawie danych z karty usługi (zakładka [Dodatkowe]).
Uwaga
Należy pamiętać, że w przypadku zmiany danych o rozchodowanej usłudze (ilość, cena) program ponownie przeliczy koszt własny na podstawie danych z karty towaru. W takim przypadku Użytkownik powinien informację o zmienionym koszcie uzupełnić ponownie.
Jednostka miary – jednostka miary wykorzystana na dokumencie. W przypadku jednostki pomocniczej wyświetlany jest przelicznik dla jednostki podstawowej. Kurs – pole jest widoczne dla dokumentów wystawianych w walucie. Widoczny jest kurs ustalony na dokumencie.

Formularz pozycji: zakładka [Atrybuty]

Istnieje możliwość skojarzenia towaru z tzw. atrybutami. Umożliwia to pamiętanie większej ilości parametrów związanych z towarem. Parametry takie to np. kolor towaru, numer seryjny, położenie w magazynie, waga, termin ważności, kod (numer katalogowy) u dostawcy itp. Wykorzystanie atrybutów na poszczególnych kartach zależy od potrzeb danego towaru. Dodatkowe atrybuty karty rozszerzają także możliwości analityczne programu. Zasady definiowania atrybutów i kojarzenia ich towarami zostały dokładniej opisane w artykule Atrybuty towaru, zdjęcia i załączniki. Atrybuty prezentowane są w formie listy z możliwością edycji wartości.
Zakładka [Atrybuty] na formularzu pozycji dokumentu
Na liście widoczne są kolumny:
  • Lp – numer kolejny atrybutu.
  • Kod – kod atrybutu przenoszony z formularza towaru, z zakładki [Atrybuty].
  • Wartość – wartość atrybutu w formacie tekst, liczba, lista lub data. Pole edytowalne.
  • E-sklep – kolumna widoczna jest tylko dla zamówień pochodzących z Comarch e-Sklep. W kolumnie wyświetlana jest wartość Tak/Nie odpowiednio jeśli wartość atrybutu została przesłana z Comarch e-Sklep.
Istnieje natomiast możliwość edycji takiego atrybutu. Jeśli zmieniona zostanie tylko jego wartość, wówczas w kolumnie E-Sklep pozostanie Tak. Jeśli zmieniony zostanie kod atrybutu, wtedy wartość w kolumnie E-Sklep zmieni się na Nie. Pod nazwami kolumn dostępny jest wiersz filtra, umożliwiający zawężenie wyświetlanej listy według ustalonych kryteriów. Możliwe jest również tworzenie własnych kolumn poprzez funkcję personalizacji.[/su_list] Na liście dostępne są przyciski:
  1. Zapisz zmiany / Anuluj zmiany – odpowiednio powodujące zapis lub zaniechanie zapisu zmian na oknie oraz jego zamknięcie.
  2. Dodanie atrybutu – umożliwia dodawanie atrybutów poprzez edycję bezpośrednio na liście, bez konieczności podnoszenia formularza atrybutu. Naciśnięcie przycisku powoduje utworzenie nowego wiersza dla atrybutu, gdzie możemy wprowadzić kod atrybutu lub za pomocą przycisku , otworzyć listę atrybutów. Jeśli podamy nieistniejący kod atrybutu lub naciśniemy otworzy się lista atrybutów zdefiniowana w menu Ogólne/Atrybuty na zakładce Towaru (z pominięciem atrybutów o formacie binaria).
  3. Edycja atrybutu - umożliwia edycję na liście dla wartości z kolumny Kod lub Wartość atrybutu
  4. Usunięcie atrybutu
Dodatkowo w menu kontekstowym, uruchamianym prawym klawiszem myszy, dostępna jest opcja Dodaj seryjnie, wywoływana również skrótem klawiszowym <ALT>+<INSERT>. Na liście można zmieniać dowolnie kolejność atrybutów metodą „przeciągnij i upuść”, przestawiając poszczególne atrybuty z wciśniętym lewym klawiszem myszy. Możliwe jest również kopiowanie atrybutów wraz z wartościami. Po ustawieniu się w wybranym wierszu należy nacisnąć kombinację klawiszy <CTRL>+<INSERT> lub przytrzymać <CTRL> i nacisnąć ikonę zielonego plusa. Skopiowany atrybut pojawi się w ostatnim wierszu.

Dodawanie wartości do definicji atrybutu typu lista

Dwukrotne kliknięcie w kolumnie [Wartość] na konkretnym atrybucie, uruchamia edycję bezpośrednio na liście. Dla atrybutów typu lista możliwe jest dodanie nowej wartości dla definicji atrybutu, bezpośrednio z poziomu formularza pozycji dokumentu. Wprowadzając atrybut typu lista dla pozycji dokumentu, możemy wskazać opcję <Nowa> z rozwijanej listy wartości. Po jej wybraniu podnoszone jest okno Nowa wartość – zostanie dodana, w którym można zdefiniować nową wartość listy.
Istnieje też możliwość wprowadzenia dla wybranego atrybutu, w kolumnie [Wartość] bezpośrednio ciągu znaków. Po zatwierdzeniu takiego wpisu, program sprawdza czy wpisana wartość znajduje się już na liście wartości atrybutu. Jeśli tak, wówczas zatwierdzany jest wybór. Jeśli nie, pojawi się komunikat Czy wprowadzoną wartość dopisać do atrybutu wraz z opcjami wyboru Tak/Nie:
  • Tak powoduje dodanie nowej wartości listy oraz zatwierdzenie wyboru
  • Nie powoduje wycofanie z edycji bez zapisu
Modyfikacja wartości atrybutów możliwa jest również na korektach dokumentów.

Atrybuty pozycji zależne od kontrahenta

W przypadku gdy na karcie cennikowej, na zakładce [Atrybuty], znajdują się atrybuty zależne od kontrahenta, atrybuty te zostaną przeniesione na dokument tylko i wyłącznie wtedy, kiedy na dokumencie jest wybrany kontrahent przypisany do tych atrybutów. Jeżeli zmienimy kontrahenta na innego, który nie jest przypisany do atrybutu zależnego, atrybut jest usuwany.

Formularz pozycji: zakładka [Składniki]

Zakładka pojawia się tylko dla pozycji o typie usługa złożona, które na swojej karcie mają zaznaczony parametr Pobieranie składników na FS/PA (funkcjonalność dostępna w modułach Handel, Handel Plus). Użytkownik może tutaj zmienić skład receptury, wybrać inną, spośród dostępnych dla tej usługi lub też wprowadzić ręcznie składniki, jeżeli dla usługi nie utworzono żadnej receptury. Z poziomu podglądu pozycji dokumentu istnieje także możliwość eksportu/importu składników receptury poprzez ikonę Składniki receptury znajdującą się na wstążce Dla wszystkich składników możliwe jest określenie: ilości, jednostki miary oraz magazynu. Jeśli w skład usługi złożonej wchodzi usługa prosta, Użytkownik może określić jej koszt, wpisując odpowiednią wartość w kolumnie Wartość zakupu. Magazyn dla ręcznie dodanych składników ustawiany jest zgodnie z aktualnie podanym magazynem dla usługi złożonej.

Formularz pozycji: zakładka [Akcyza]

Zakładka [Akcyza] zawiera przeniesione z karty towaru: kod CN, wartość opałową GJ/1000 kg oraz stawkę akcyzy. Widoczna tu ilość w 1000 kg wyliczona jest na podstawie ilości towaru z dokumentu i przelicznika między jednostkami określonego na karcie towaru. Wyliczona Wartość akcyzy stanowi iloczyn wartości opałowej, stawki akcyzy i ilości sprzedawanego/wydawanego towaru. Powyższe informacje będą służyły do wyliczania podatku akcyzowego podczas generowania z programu deklaracji AKC-WW/AKC-WWn. Naliczenie podatku akcyzowego jest możliwe na:
  • Fakturze Sprzedaży, Paragonie, Wydaniu Zewnętrznym, Rozchodzie Wewnętrznym,
  • Fakturze Zakupu, Przyjęciu Zewnętrznym, Przyjęciu Wewnętrznym.
Księgowanie akcyzy Dla schematów księgowych o typie Faktury Sprzedaży, Paragony, Faktury Zakupu, Wydania Zewnętrzne, Przyjęcia Zewnętrzne, Rozchody Zewnętrzne i Przyjęcia Zewnętrzne dostępne są w programie makra umożliwiające księgowanie akcyzy.  Więcej informacji na ten temat można znaleźć w artykule Podatek akcyzowy na wyroby węglowe

Formularz pozycji: zakładka [Intrastat]

Zakładka [Intrastat] jest widoczna na pozycji dokumentu tylko i wyłącznie wtedy, gdy na dokumencie znajdują się pozycje, które powinny być wykazane w deklaracji Intrastat. Zakładka [Intrastat] zawiera dane przeniesione z kartoteki towarowej, z zakładki [Dodatkowe/Intrastat]:
  • kod CN – wartość przenoszona z karty towaru bez możliwości edycji,
  • Kraj pochodzenia – w deklaracji Intrastat uwzględniany jest kod kraju pochodzenia, który jest zapisany na pozycji dokumentu. Przy zapisie dokumentu, jeżeli kod kraju pochodzenia nie został uzupełniony pojawi się komunikat mówiący o konieczności wypełnienia tego kodu: Nie uzupełniono pola kod kraju pochodzenia na pozycji XX. Pole jest wymagane dla deklaracji Intrastat. Czy zapisać dokument?
Jeżeli na karcie towaru, na zakładce [Dodatkowe/Intrastat] pole Kraj pochodzenia będzie wypełnione, to kod z tego pola przenoszony jest na pozycję dokumentu z możliwością edycji. Na dokumenty korygujące kod kraju pochodzenia będzie przenoszony bezpośrednio z dokumentu korygowanego, także z możliwością modyfikacji. Kod kraju pochodzenia można edytować zarówno na dokumencie zapisanym w buforze jak i na dokumencie zatwierdzonym na stałe. Zmiany zostaną uwzględnione po zapisie pozycji i dokumentu.

Faktura VAT Marża

Wystawienie dokumentu Faktura VAT marża jest możliwe z poziomu listy Faktur Sprzedaży. W menu wyświetlanym po wciśnięciu strzałki obok przycisku  dostępna jest opcja Faktura Marża. Faktury Sprzedaży i Faktura VAT Marża są widoczne na jednej liście. Można je rozróżnić wykorzystując odrębne schematy numeracji. Na liście faktur znajduje się także parametr FV Marża umożliwiający wyfiltrowanie tylko Faktur VAT Marża (zaznaczona tylko opcja TAK). Zasady wystawiania Faktur VAT Marża są podobne jak w trakcie wystawiania Faktury Sprzedaży, za wyjątkiem: 
  • Dla wpisanych pozycji automatycznie ustawiana jest stawka VAT NP. – nie podlega bez względu na status kontrahenta.
  • Dla Faktur VAT Marża w walucie obcej nie są dostępne parametry związane z naliczaniem podatku VAT: Naliczaj VAT, Płatność VAT w PLN.
  • Do Faktur VAT Marża nie można wystawiać dokumentów korygujących VAT (tylko korekty ilościowe i wartościowe).
Dodatkowo z poziomu zakładki Kontrahent możliwy jest wybór podstawy stosowania procedury marży z czterech dostępnych:
  • Procedura marży dla biur podróży,
  • Procedura marży – towary używane,
  • Procedura marży – dzieła sztuki,
  • Procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki.
Informacja ta będzie przenoszona na wydruk faktury. 
Na wydruku dokumentu wykazane są jedynie kwoty brutto, bez podsumowania w tabeli VAT. W programie Comarch ERP Optima nie ma możliwości wystawienia zaliczkowej Faktury VAT Marża.

Definiowalny wydruk faktury

W programie istnieje możliwość zdefiniowania własnego wydruku faktury. Definicja jest realizowana w postaci zwykłego arkusza MS Excel. Definiowanie wydruku polega na opatrzeniu komórek, do których program ma wpisać dane – odpowiednimi etykietami.

Zdefiniowany wydruk dostępny jest z poziomu formularza faktury oraz z poziomu listy faktur w Funkcjach dodatkowych.

W Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Wydruki znajduje się parametr Wydruk faktury wg definicji. Jego zaznaczenie powoduje, że możliwe jest z poziomu programu wywołanie zdefiniowanego wydruku.

Definiowanie wydruku faktury polega na nadawaniu poszczególnym komórkom w arkuszu MS Excel etykiet. W chwili wydruku faktury program do komórek „wrzuca” konkretne informacje pobrane z wybranego dokumentu.

Przykład
Jeśli na wydruku umieścimy komórkę z etykietą O_Nazwa1 ‑ w chwili wydruku faktury pojawi się tam pierwsza linia nazwy Odbiorcy z wybranego dokumentu.
Oprócz informacji pobieranych z bazy danych (przy pomocy etykiet komórek) na wydruku mogą pojawić się dowolne elementy graficzne lub stałe teksty umieszczane bezpośrednio w arkuszu. Podczas definiowania wydruku pamiętać należy jedynie o kilku zasadach. Zasady definiowania wydruku: 
  • W arkuszu należy ustawić obszar wydruku (Plik/ Ustawienia strony/ Arkusz/ Obszar wydruku). Wydruk powinien obejmować obszar od pierwszej do ostatniej linii faktury i od pierwszej do ostatniej kolumny, które mają być drukowane na fakturze. Obszar wydruku poszerza się w chwili wydruku, gdy dodawane są linie z pozycjami (Np. kolejne towary na fakturze). Jest to istotne szczególnie jeśli w arkuszu znajdują się również elementy, które nie powinny być drukowane na fakturze.
  • Podczas wydruku numeru domu/ lokalu w adresie firmy, nabywcy i odbiorcy stosowana jest zasada, że do komórki o takiej etykiecie kierowane są podczas wydruku tylko numer domu lub tylko numer lokalu (jeśli w adresie wypełnione jest jedno pole) lub numer domu/ numer lokalu – jeśli w adresie wypełnione są dwa pola.
  • Aby na wydruku wielostronicowym pojawiał się zawsze określony fragment zdefiniowanego arkusza należy zaznaczyć powtarzalne linie wydruku (Plik/ Ustawienia strony/ Arkusz/ U góry powtarzaj wiersze). Można to wykorzystać podczas tworzenia nagłówka faktury, który powinien pojawiać się na każdej stronie faktury.
  • Należy pamiętać o tym, by w obszarze powtarzanym na każdej stronie znalazły się opisy kolumn tabeli z towarami (w innym przypadku na kolejnych stronach będzie drukowana tabela bez opisów).
  • Podczas dodawania tabeli towarów, VAT i płatności należy pamiętać o dodawaniu etykiet początkowych (Start, Start, Start). Najlepiej umieścić je w lewej skrajnej kolumnie, która jest pusta.
  • Aby określić fragment wydruku, który nie powinien być dzielony na wydruku należy posłużyć się etykietą Można ją wykorzystać przy określaniu części wydruku na ostatniej stronie, który zawsze powinien być drukowany razem (np. tabela płatności i osoba wystawiająca i odbierająca fakturę). Umieszczenie etykiety na wydruku powoduje takie formatowanie wydruku, by pomiędzy nią a końcem wydruku nie było znacznika końca strony.
  • W przypadku definiowania komórek z dataminależy pamiętać, by odpowiednio je sformatować (Format komórki/ Liczby/ Data).
  • Podczas definiowania wydruku należy unikać scalania komórek. Może to spowodować późniejsze problemy z formatowaniem wydruku oraz dopisywaniem pozycji do tabeli (towarów, płatności, VAT).
  • Aby umieścić na fakturze tekst, który powinien pojawiać się na każdej stronie wydruku należy umieścić go w obszarze powtarzalnym u góry (pkt.2) lub w nagłówku lub stopce wydruku (Widok/ Nagłówki i stopki/ Stopka niestandardowa).
  • Aby umieścić na fakturze numer strony można umieścić go w nagłówku lub stopce wydruku (Widok/ Nagłówki i stopki).
  • Aby na wydruku pojawiła się adnotacja oryginał lub kopia – jednej z komórek w obszarze drukowania należy nadać etykietę KOPIA. Niezależnie od ilości drukowanych faktur – na pierwszej zawsze pojawi się adnotacja oryginał, na pozostałych – kopia.
  • Ilość drukowanych kopii określa się w Konfiguracji stanowiska/ Wydruk definiowalny (po zaznaczeniu parametru Wydruk faktury wg definicji).
  • Rozpoczynając pracę nad wydrukiem definiowalnym warto przyjrzeć się istniejącym już definicjom dostarczanym na dysku instalacyjnym.
Wydruki definiowalne testowane były na systemie W98, Wme, W2000PL oraz na MS Excel dostarczanym w pakiecie MS Office 2000 i MS-Excel z pakietu MS-Office 97.

Etykiety komórek

Możliwe etykiety komórek są ściśle zdefiniowane. Definicje są podane w tabeli. Nagłówek faktury – dane firmy
NazwaZnaczenie
F_Nazwa1Nazwa Firmy – Linia 1
F_Nazwa2Nazwa Firmy – Linia 2
F_NipNIP Firmy
F_RegonRegon Firmy
F_KrajKraj siedziby firmy
F_WojewodztwoWojewództwo siedziby firmy
F_PowiatPowiat siedziby firmy
F_GminaGmina siedziby firmy
F_UlicaUlica siedziby firmy
F_NrNumer siedziby firmy
F_MiastoMiasto siedziby firmy
F_KodKod pocztowy siedziby firmy
F_PocztaPoczta siedziby firmy
F_TelTelefon siedziby firmy
Nagłówek faktury
NazwaZnaczenie
Nr_FakturyNumer drukowanej faktury
Data_WystData wystawinaenia faktury
Data_SprzData sprzedaży towaru
Nr_DokNumer dokumentu (np. skojarzonego Paragonu)
OpisOpis (pole znajduje się na zakładce Płatności  na fakturze)
Dane bankowe:
NazwaZnaczenie
B_NazwaNazwa banku
B_NrRachunkuNumer rachunku bankowego
Dane nabywcy:
NazwaZnaczenie
P_Nazwa1Nazwa nabywcy – linia 1
P_Nazwa2Nazwa nabywcy – linia 2
P_WojewodztwoWojewództwo nabywcy
P_PowiatPowiat nabywcy
P_GminaGmina nabywcy
P_UlicaUlica nabywcy
P_NrNumer siedziby nabywcy
P_MiastoMiasto nabywcy
P_KodKod pocztowy adresu nabywcy
P_PocztaPoczta nabywcy
P_Adres2Adres nabywcy – linia2
P_NipNip nabywcy
Dane odbiorcy:
NazwaZnaczenie
O_Nazwa1Nazwa odbiorcy – linia 1
O_Nazwa2Nazwa odbiorcy – linia 2
O_WojewodztwoWojewództwo odbiorcy
O_PowiatPowiat odbiorcy
O_GminaGmina odbiorcy
O_UlicaUlica odbiorcy
O_NrNumer siedziby odbiorcy
O_MiastoMiasto odbiorcy
O_KodKod pocztowy adresu odbiorcy
O_PocztaPoczta odbiorcy
O_Adres2Adres odbiorcy – linia2
O_NipNip odbiorcy
Elementy faktury (towary):
NazwaZnaczenie
T_Kod Kod towaru
T_KodCN Kod CN
T_NazwaNazwa towaru
T_OpisOpis towaru
T_SWWPKWiU towaru
T_IloscIlość towaru
T_JmJednostka miary
T_CenaNCena netto towaru
T_CenaBCena brutto towaru (wyliczona z ceny i stawki)
T_RabatRabat procentowy od pozycji
T_StawkaStawka podatku dla towaru (w tym zwolniona)
T_WartoscNWartość netto towaru
T_WartoscBWartość brutto towaru
T_Wartosc_VATWartość VAT dla pozycji
Tabela VAT (funkcja serwera):
NazwaZnaczenie
Razem_NettoSuma wartości netto faktury (wszystkie stawki)
Razem_VATSuma wartości VAT faktury (wszystkie stawki)
Razem_BruttoSuma wartości brutto faktury (wszystkie stawki)
V_StawkaStawka VAT-tu do tabelki VAT
V_NettoWartość netto w danej stawce w tabelce VAT
V_VATWartość VAT w danej stawce w tabelce VAT
V_BruttoWartość Brutto w danej stawce w tabelce VAT
Tabela płatności:
NazwaZnaczenie
Pl_FormaForma płatności 
Pl_TerminTermin płatności
Pl_KwotaKwota płatności 
Pl_RazemKwota do zapłaty całkowita
Pl_SlownieKwota do zapłaty słownie
Pl_ZaplaconoIle zapłacono
Pl_PozostajeIle pozostało do zapłaty
Osoby:
NazwaZnaczenie
WystawilOsoba, która wystawiła fakturę
OdebralOsoba, która odebrała fakturę
Pomocnicze etykiety linii startowych:
NazwaZnaczenie
T_StartPoczątek linii tabelki z towarami (lewy górny róg)
V_StartPoczątek linii tabelki VAT (lewy górny róg)
Pl_StartPoczątek linii tabelki z płatnościami (lewy górny róg)
Stopka_StopMiędzy tą etykietą, a końcem wydruku nie może być znacznika końca strony
Możliwe jest również wykorzystanie dodatkowych etykiet podczas tworzenia definicji wydruku dla faktur w walucie obcej: Nagłówek:
NazwaZnaczenie
Razem_NettoWal wartość netto w walucie
Razem_BruttoWal wartość brutto w walucie
SymbolWal symbol waluty
KursLWal licznik kursu waluty
KursMWal mianownik kursu waluty
Pozycja:
NazwaZnaczenie
T_CenaNWal cena netto pozycji w walucie dokumentu
T_CenaBWal cena brutto pozycji w walucie dokumentu
T_WartoscNWal wartość netto pozycji w walucie dokumentu
T_WartoscBWal wartość brutto pozycji  w walucie dokumentu
T_SymbolWal symbol waluty dla pozycji
Tabela VAT:
NazwaZnaczenie
V_NettoWal wartość netto w danej stawce w walucie
V_VatWal wartość VAT w danej stawce w walucie
V_BruttoWal wartość brutto w danej stawce w walucie
Płatności:
NazwaZnaczenie
Pl_SlownieWal kwota słownie w walucie
Pl_KwotaWal kwota płatności w walucie
Pl_RazemWal wartość brutto faktury w walucie
Pl_ZaplaconoWal zapłacono w walucie
Pl_PozostajeWal pozostaje w walucie
Przedrostek (kodu kraju) przed numerem NIP:
NazwaZnaczenie
F_NipKraj kraj NIP z pieczątki firmy
O_NipKraj kraj NIP dla odbiorcy
P_NipKraj kraj NIP dla płatnika
 

Seryjny wydruk faktur wg definicji

Jeśli użytkownik wykorzystuje do wydruku faktur definicje dokumentów z arkusza MS Excel to z poziomu Listy faktur dostępna jest funkcja umożliwiająca seryjny wydruk faktur (dotychczas taka możliwość istniała tylko dla standardowych wydruków dokumentów). Funkcja jest dostępna w menu funkcji dodatkowych  w pozycji Drukowanie zaznaczonych faktur/ Definiowalny wydruk faktury (MS Excel). Drukowane są dokumenty zaznaczone na Liście faktur. Warunkiem jest prawidłowe zdefiniowanie parametrów wydruku w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Wydruki/ Wydruk faktury wg definicji.                

Wydruk faktury sprzedaży

Wydruk faktury jest możliwy po wciśnięciu przycisku drukarki  w górnym pasku zadań. Jeśli wciśniemy przycisk Drukuj <F2> – następuje natychmiastowy wydruk domyślnego wzoru faktury, kierowany na domyślną drukarkę. Drukowana jest taka liczba egzemplarzy, jaka została wskazana w Konfiguracji wydruków. Jeśli wciśniemy przycisk strzałki widoczny obok Drukuj - wydruk następuje po wybraniu z trzy poziomowego menu: Faktura VAT/ Wzór faktury/ Wydruk na konkretne urządzenie (podgląd na ekran, drukarka domyślna lub inna drukarka):
Wydruk faktury - menu
W programie zdefiniowano kilka wzorców wydruku faktury: 
  • Wzór standard – standardowy wydruk Faktury.
  • Duplikat – zawartość faktury i duplikatu jest identyczna, w szczególności dotyczy to płatności. Wydruk zawiera płatności w takim stanie jak w momencie zapisywania oryginału. Dodatkowo zawiera datę wydruku duplikatu (data bieżąca).
  • Kolumna z rabatem – dodatkowo drukowana jest kolumna z procentową wartością udzielonego rabatu dla każdej pozycji.
  • Gotówkowa / Karta – jeśli jako formę płatności zadeklarowano gotówkę, na fakturze dodatkowo drukuje się adnotacja Zapłacono gotówką. Adnotacja jest drukowana tylko dla faktur gotówkowych zapisanych do bufora. Analogicznie dla Faktur Sprzedaży w buforze, dla których wskazano płatność kartą, drukowana jest adnotacja „Zapłacono kartą”.
  • Rachunek – w nagłówku dokumentu zamiast faktury drukowany jest Rachunek. Wydruk jest możliwy tylko jeśli kwota netto jest równa kwocie brutto (na rachunku nie może być naliczony VAT).
  • Faktura bez VAT – wydruk zawiera analogiczne elementy jak wydruk Rachunku, natomiast jego nazwa pobierana jest z Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry wydruku faktury z pola Tytuł faktury krajowej/unijnej.
  • Atrybuty – wydruk zawiera dodatkowo atrybuty towaru/ usługi, wpisane na zakładce Atrybuty na formularzu pozycji. Na wydruku pojawią się tylko te atrybuty, które mają zaznaczony parametr Drukować na dokumentach.
  • Pełna tabela zaliczek – w przypadku wydruku Faktury Sprzedaży, rozliczającej wystawione wcześniej faktury zaliczkowe, na wydruku pojawiają się odrębne tabele VAT zawierające: wartość faktury przed odliczeniem zaliczek, wartość wystawionych faktur zaliczkowych oraz wartość faktury po uwzględnieniu zaliczek.
  • Faktura (bez stopek pośrednich) – w przypadku faktur wielostronicowych na wydruku podsumowanie (płatności, tabelka VAT) oraz dane operatora są drukowane tylko na ostatniej stronie.
  • Parametryzowalne kolumny – zawartość poszczególnych kolumn, w tym kolejność drukowanych w nich informacji ustalana jest w Konfiguracji firmy/ Handel/Parametry wydruku faktury.
  • Duplikat dla wydruku parametryzowanego – wydruk duplikatu korzystający z ustawień wydruku parametryzowanego.
  • Faktura VAT – PowerPost (GenRap) – Wzór standard. Wydruk dostępny jest z poziomu formularza FS oraz z poziomu listy FS w menu Wydruki seryjne (GenRap). Wykorzystywany jest przy współpracy z systemem wirtualnej drukarki firmy Fibra-Hallo (InPost). Użytkownik może przez sieć wysłać wydruk w postaci elektronicznej. InPost przetwarza taki wydruk w konkretny list (drukuje, kopertuje i przesyła odbiorcy).
  • Eko – Faktura/ świadectwo jakości/oświadczenie – wydruk wykorzystywany w przypadku sprzedaży wyrobów węglowych. Razem ze standardowym wydrukiem Faktury Sprzedaży na oddzielnej stronie drukowane jest Świadectwo jakości sprzedawanych paliw stałych oraz Oświadczenie o kraju pochodzenia węgla. Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykułach: Świadectwo jakości paliw stałychOświadczenie o kraju pochodzenia węgla.
  • Invoice – Original/ Duplicate – wydruk w języku angielskim dostępny w polskiej oraz w angielskiej wersji językowej programu.
  • Faktura VAT (sPrint) – Wydruk dostępny jest z poziomu formularza FS oraz z poziomu listy FS w menu Wydruki seryjne (sPrint). Na wydruku drukowany jest m. in. kod QR pozwalającego na szybkie uzupełnienie danych w aplikacji bankowej w celu opłacenia Faktury.
Warto pamiętać, że wciśnięcie przycisku drukarki powoduje automatyczny zapis faktury w bazie danych. Jednocześnie w chwili wydruku danej fakturze zostaje nadany kolejny numer (widoczny w nagłówku). Po zakończeniu wydruku formularz faktury jest nadal widoczny na monitorze, faktura jest nadal edytowalna jednak przy próbie jej wycofania przy pomocy przycisku Anuluj zmiany faktura i tak zostanie zapisana:
  • przy zaznaczonej opcji Faktura w buforze – faktura zostanie zapisana do bufora.
  • przy odznaczonej opcji Faktura w buforze – faktura zostanie zapisana ostatecznie, bez możliwości zmiany (pozostaje jedynie anulowanie).
Uwaga
Istnieje możliwość takiego zdefiniowania parametrów pracy operatora, by wydruk dokumentu powodował jego zapis na trwałe. Funkcja została opisana w artykule Konfiguracja uprawnień operatora

W zakładce [Dokumenty] znajdują się powiązane dokumenty z Fakturą Sprzedaży. Po otwarciu wybranego dokumentu istnieje możliwość jego wydruku analogicznie jak zostało to opisane powyżej.

Faktury elektroniczne

W programie Comarch ERP Optima jest możliwość przesyłania faktur drogą elektroniczną oraz przechowywania kopii wystawionych Faktur VAT w formie elektronicznej.
  1. Elektroniczne przesyłanie faktur
Wydruki Faktur Sprzedaży oraz większości dokumentów można wysyłać za pomocą wiadomości e-mail. Jest to możliwe z każdego miejsca, gdzie jest dostępna ikona  . Po wybraniu opcji Wyślij zostanie otwarty formularz wiadomości e-mail. Dodatkowo, jeśli użytkownik posiada moduł CRM, to może korzystać z dostępnej w tym module Skrzynki pocztowej. Skrzynka pocztowa umożliwia wysyłanie i odbieranie e-mali za pomocą konta zdefiniowanego w Comarch ERP Optima, a ponadto jest możliwe zdefiniowanie wzorca podpisu, jaki ma się pojawiać na formularzu wiadomości e-mail oraz utworzyć wzorce szablonów wiadomości e - mail. Użytkownik ma możliwość seryjnego wysłania faktur dla różnych kontrahentów jednym e-mailem (np. w przypadku faktur abonamentowych wysyłanych do różnych kontrahentów) - utworzy się jeden formularz e‑mail, ale wiadomości zostaną automatycznie wysłane do różnych odbiorców. Wiadomości mailowe dla faktur sprzedaży mogą być generowane automatycznie za pomocą Automatu wysyłki faktur. Wysłane wiadomości są zapisywane w odpowiednich folderach w Skrzynce odbiorczej.
Uwaga
Po kliknięciu na przycisk Wyślij, program sprawdza czy operator ma skonfigurowane chociaż jedno aktywne konto. Jeśli tak, to podniesie się formularz wiadomości z Comarch ERP Optima. Jeśli nie, to podniesie się wiadomość z domyślnego klienta poczty.
Więcej na temat Skrzynki pocztowej i wysyłania e-maili opisane jest tutaj.

2. Elektroniczne kopie faktur

W programie Comarch ERP Optima kopie elektroniczne faktur są gromadzone w Archiwum wydruków ‑ funkcjonalność jest dostępna w module Obieg Dokumentów. Kopie wydruku użytkownik może również podejrzeć z poziomu formularza Faktury Sprzedaży, na zakładce [Dokumenty], w tabeli Biblioteka dokumentów. Tabela jest widoczna jednak tylko w przypadku, gdy pobrana jest licencja na moduł Obieg Dokumentów. Więcej na temat tworzenia elektronicznych kopii wydruków jest opisane tutaj.

Parametry wydruku faktury

W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry wydruku faktury możliwe jest ustalenie parametrów, które następnie będą wykorzystywane podczas wydruku faktury parametryzowanej: Kolumna Towar – pozwala wybrać informacje, które będą drukowane na fakturze w kolumnie Towar (może to być np. nazwa czy numer katalogowy). Kolejność kolumn dla płatności – w tabeli płatności zawarte są informacje o formie, terminie i kwocie poszczególnych płatności. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania w jakiej kolejności powinny one być drukowane na fakturze. Forma płatności – dla każdej płatności określamy nazwę, którą definiuje użytkownik oraz jej typ - w programie są predefiniowane typy płatności przelew, gotówka, karta i kompensata. Użytkownik może zdecydować czy na fakturze w tabeli płatności powinna być drukowana pełna nazwa formy płatności (np. przelew_PKO) czy tylko jej typ (np. przelew). Format daty sprzedaży – przepisy dopuszczają wydruk daty sprzedaży na fakturze w postaci pełnej (rr-mm-dd) lub tylko jako miesiąc i rok (mm-rr). Część dostępnych tam parametrów jest wykorzystywana na wszystkich wydrukach: Kolejność kolumn VAT – kolejność ustawienia kolumn Netto/ VAT/ Brutto w tabeli VAT. Faktura VAT- Metoda kasowa - zgodnie z przepisami, firmy będące Małym Podatnikiem i korzystające z przysługujących im z tego tytułu uprawnień, powinny na wydrukach swoich faktur VAT umieszczać dopisek Metoda kasowa. Jeśli parametr jest zaznaczony, adnotacja jest drukowana na dokumencie. Drukuj tabelę WZ na dokumencie – parametr odpowiedzialny za wydruk tabeli z numerami WZ skojarzonymi z fakturą (jeśli nie jest aktywny – tabela nie pojawia się na wydruku). WZ można wystawić tylko w modułach Handel, Handel Plus. Tekst opisu drukowany kopiowany na FS – wpisany tekst jest kopiowany na fakturę i drukowany w nagłówku dokumentu. Tekst stopki dla dokumentów…. - na dokumentach związanych ze sprzedażą towaru (Rezerwacja Odbiorcy, Faktura Pro Forma, Faktura Sprzedaży, Paragon oraz Wydanie Zewnętrzne) istnieje możliwość drukowania dodatkowego tekstu w stopce wydruku. Stopka nie jest drukowana na dokumentach korekcyjnych. W Parametrach dotyczących nazewnictwa użytkownik może zdefiniować nazwy widniejące na wydrukach Faktur Sprzedaży krajowych i unijnych oraz oddzielnie dla pozaunijnych (eksportowych). Domyślna nazwa wprowadzona w Konfiguracji to Faktura VAT. Parametr Drukuj numer EORI odpowiada za drukowanie numeru EORI na wydrukach EKO oraz wydrukach sPrint, jeżeli numer ten jest uzupełniony w Pieczątce firmy i na karcie kontrahenta. W części Parametry dotyczące wydruków sPrint znajduje się parametr Drukuj kod QR do przelewu, umożliwiający drukowanie kodu QR na Fakturze Sprzedaży, pozwala to na szybkie opłacenie Faktury. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się tutaj.

Seryjny wydruk faktur

Oprócz wydruku pojedynczej faktury z poziomu formularza istnieje również możliwość wydruku wybranych faktur z poziomu listy (tzw. wydruki seryjne). Na liście faktur należy zaznaczyć , które dokumenty powinny być wydrukowane i z menu wydruków (po wciśnięciu strzałki obok przycisku z drukarką) wybrać opcję Dokumenty zaznaczone. W rozwiniętym podmenu dostępna jest opcja Wydruk dokumentów zaznaczonych (wybór wzorca wydr) – na podstawie zaznaczonych na liście faktur zostaną wydrukowane dokumenty zgodnie z ustalonymi parametrami: wydruk standardowy w ilości wskazanej w Konfiguracji wydruków.

Wydruki tekstowe

Z poziomu programu istnieje możliwość drukowania w trybie tekstowym dokumentów Faktur Sprzedaży, Paragonów, Wydań Zewnętrznych oraz Przyjęć Zewnętrznych (dokumenty magazynowe są dostępne w modułach Handel, Handel Plus). Opcja jest dostępna w menu wydruków wywoływanym z poziomu odpowiednich dokumentów: Konfiguracja wydruków tekstowych jest dostępna z poziomu Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Wydruki (została opisana tutaj). Dla Faktury Sprzedaży dostępne są wydruki: 
  • Standard,
  • Z kolumną ilości w jedn. zbiorczej,
  • Standard (pełna tabela WZ),
  • Pełna Nazwa + Opis.
Na wydrukach Standard, Z kolumną ilości w jedn. zbiorczej po zaznaczeniu w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Parametry wydruku faktury Drukuj tabelę WZ na dokumencie, drukowanych jest dziesięć Wydań Zewnętrznych powiązanych z Fakturą. Na wydruku Standard (pełna tabela WZ) niezależnie od tego czy w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Parametry wydruku faktury jest zaznaczone Drukuj tabelę WZ na dokumencie, jest drukowana lista wszystkich Wydań Zewnętrznych powiązanych z Fakturą.

Logo na wydruku Faktury Sprzedaży

W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy znajduje się sekcja Logo, w której można wskazać plik graficzny drukowany na Fakturze Sprzedaży i na korektach do Faktury. Przyciski dostępne w tej sekcji: – Wybór pliku, – Usuń logo z bazy, – Podgląd wydruku z wybranym logo. Wydruki z logo są dostępne z poziomu formularza dokumentu pod przyciskiem Wydruk danych dostępnym na górnej wstążce programu:
  • Eko – Faktura: Wzór standard, Duplikat.
  • Eko – Faktura/ świadectwo jakości/ oświadczenie,
  • Eko – Faktura Pro Forma: Wzór standard, Duplikat.
  • Eko – Faktura zaliczkowa: Wzór standard, Duplikat,
  • Eko – Faktura finalna: Wzór standard, Duplikat,
  • Eko – Faktura Marża: Wzór standard, Duplikat, Korekty.
  • Eko – Korekta ilości: Wzór standard, Duplikat.
  • Eko – Korekta wartości: Wzór standard, Duplikat.
  • Eko – Korekta kursu waluty: Wzór standard, Duplikat.
  • Eko – Korekta stawki VAT: Wzór standard, Duplikat. 
  • Eko – Korekta danych: Wzór standard, Duplikat.
  • Eko – Korekta zbiorcza: Wzór standard, Duplikat.
  • Eko – Faktura zaliczkowa korekta wartości: Wzór standard, Duplikat.
  • Eko – Faktura zaliczkowa korekta kursu: Wzór standard, Duplikat.
  • Faktura VAT (sPrint): Wzór standard, Duplika, Z kodami JPK_V7.
  • Korekta ilości (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
  • Korekta wartości (sPrint): Wzór standard, Duplika, Z kodami JPK_V7.
  • Korekta kursu waluty (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
  • Korekta stawki VAT (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
  • Korekta danych (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
  • Korekta zbiorcza (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
  • Faktura Marża (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
  • Faktura Marża – korekta ilości (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
  • Faktura Marża – korekta wartości (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
  • Faktura Marża – korekta kursu waluty (sPrint): Wzór standard, Duplikat, Z kodami JPK_V7.
Na liscie Faktur Sprzedaży można drukować seryjnie zaznaczone faktury z wykorzystaniem wzoru Eko – wydruki seryjne: Wzór standard, Duplikat. Na wydruk Eko – Faktura (nie dotyczy korekt) pobierane są ustawienia z menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry wydruku faktury:
  • Tytuł faktury krajowej/unijnej,
  • Kolumna „Towar”,
  • Forma płatności,
  • Format daty sprzedaży.
  • Tekst stopki.
     

Co należy wiedzieć o fakturach

Faktura Sprzedaży jest dokumentem handlowym, powoduje naliczenie podatku VAT i płatności. W przypadku modułów Handel, Handel Plus: W zależności od ustawień parametrów faktura może powodować tylko rezerwacje towaru lub pomniejszać stan na magazynie. Parametry te ustawiamy w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/Inicjacja dokumentu. Do wyboru mamy: 
  • rezerwacja – Faktura Sprzedaży nie pomniejsza stanu. Faktura ta, zatwierdzona na stałe lub zapisana do bufora, powoduje tylko zarezerwowanie towaru (pomniejsza ilość dostępną). Pełny proces sprzedaży i wydania towaru wymaga przekształcenia Faktury do Wydania Zewnętrznego.
  • pobranie – po zaznaczeniu tego parametru faktura pomniejsza ilość i ilość dostępną. Przy takim ustawieniu nie można wystawić dokumentu jeśli nie mamy odpowiedniej ilości towaru w magazynie.
  • pozwalaj na zmianę – po zaznaczeniu tego parametru na formularzu faktury widoczne są dwa dodatkowe parametry: rezerwacja i pobranie. Jeśli dokument jest w buforze, możliwa jest zmiana ustawień z rezerwacji na pobranie i odwrotnie. Musi przy tym być spełniony jeden warunek – po zaznaczeniu pobrania musimy na magazynie posiadać wystarczającą ilość towaru.
Jeśli deklarujemy pobranie towaru na Fakturze/ Paragonie, w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne możemy zaznaczyć parametr Kontrola ilości na dok. rozchodowych - przy akceptacji pozycji (przez bufor),  wówczas ilość sprawdzana jest w chwili wpisywania towaru na dokument i równocześnie dokument jest zapisywany do bufora. Jeżeli parametr nie jest aktywny, ilość sprawdzana jest przy zapisie całego dokumentu (do bufora/ na stałe). Pamiętajmy, że parametr kontroli ilości – przy akceptacji pozycji (przez bufor) dotyczy tylko dokumentów rozchodowych FA i PA zapisywanych do bufora oraz nieskojarzonych z dokumentami magazynowymi, które mają zadeklarowane pobieranie towaru z magazynu. Jeśli na dokumencie zadeklarowana jest rezerwacja towaru – parametr ten nie jest wykorzystywany.

Ćwiczenia i scenariusze

Faktury z różnymi formami płatności

Scenariusz 1: Faktura płatna gotówką, klient płaci całą kwotę.

  1. Wystawiamy Fakturę Sprzedaży FS/000123/2007 płatną gotówką, z bieżącym terminem realizacji płatności, na kwotę 1500 zł brutto.
  2. Na zakładce [Płatności] automatycznie pojawi się pozycja wpłaty 1500 zł, z aktualną datą i formą płatności: gotówka.
  3. Akceptujemy fakturę – wykonujemy pełny zapis, nie do bufora.
  4. Na ekranie pojawia się okienko „Potwierdzenie wpłaty gotówki” z informacją o kwocie należności (1500 zł) i możliwością podania kwoty wpłacanej przez klienta.
  5. Jeśli kwota wpłacana przez klienta jest większa lub równa wartości faktury – poniżej wyświetlana jest reszta do wydania. Potwierdzenie okienka jest równoważne z zapisem faktury.
  6. Na liście zdarzeń w preliminarzu i na liście zapisów kasowych automatycznie pojawią się dwie, nawzajem rozliczające się pozycje: - w preliminarzu zdarzenie FS/000123/2007 planujące wpłatę z bieżącą datą, gotówką kwoty 1500 zł, - na liście zapisów kasowych wpłata, również o numerze faktury FS/000123/2007, potwierdzająca dokonanie zapłaty. Wpłata natychmiast rozlicza zdarzenie z preliminarza, a wiec obydwa dokumenty mają automatycznie status całkowicie rozliczonych.
  7. Faktura również staje się dokumentem rozliczonym, na którym kwota zapłacona jest równa jej wartości brutto.

Scenariusz 2: Faktura płatna gotówką, klientowi zabrakło pieniędzy.

Załóżmy, że nasz scenariusz w czterech pierwszych punktach pokrywa się ze scenariuszem 1:
  1. Wystawiamy Fakturę Sprzedaży FS/000123/2007 płatną gotówką, z bieżącym terminem realizacji płatności, na kwotę 1500 zł brutto.
  2. Na zakładce [Płatności] automatycznie pojawi się pozycja wpłaty 1500 zł, z aktualną datą i formą płatności: gotówka.
  3. Akceptujemy fakturę – wykonujemy pełny zapis, nie do bufora.
  4. Na ekranie pojawia się okienko „Potwierdzenie wpłaty gotówki” z informacją o kwocie należności (1500 zł) i możliwością podania kwoty wpłacanej przez klienta.
  5. Klient ma tylko 1450 zł. Brakuje 50 zł. Mamy teraz dwie możliwości: - wycofujemy się z przyjęcia wpłaty, wracamy do edycji faktury, zmniejszamy ilość kupowanych towarów/usług tak, aby klientowi wystarczyło pieniędzy i postępujemy jak w scenariuszu 1, - przyjmujemy 1450 zł.
  6. Załóżmy, że zdecydujemy się na przyjęcie 1450 zł. Na liście zdarzeń w preliminarzu i na liście zapisów kasowych automatycznie pojawią się dwie, częściowo rozliczające się nawzajem pozycje: -w preliminarzu zdarzenie FS/000123/2007 planujące wpłatę z bieżącą datą, gotówką kwoty 1500 zł., -na liście zapisów kasowych wpłata, również o numerze faktury FS/000123/2007, potwierdzająca dokonanie zapłaty na kwotę 1450 zł. Wpłata natychmiast rozlicza zdarzenie z preliminarza, ale rozlicza go tylko częściowo. Po wykonaniu operacji na liście zapisów kasowych mamy rozliczony (R) zapis na kwotę 1450 zł potwierdzający wpłatę do faktury. Na liście zdarzeń w preliminarzu - dokument na kwotę 1500 zł, częściowo rozliczony kwotą 1450 zł.
  7. W preliminarzu pozostaje więc informacja o należności 50 zł, którą klient powinien jeszcze w dniu dzisiejszym uregulować.
  8. Jeśli klient doniesie pieniądze – wprowadzamy bezpośrednio na listę zapisów kasowych wpłatę (np. WP/000454/2007/KASA) na kwotę 50 zł i rozliczamy ją z naszym częściowo rozliczonym zdarzeniem z preliminarza. W efekcie zapis i zdarzenie mają status rozliczonych, a faktura jest całkowicie zapłacona.

Scenariusz 3: Faktura sprzedaży z odroczoną płatnością (np. przelew)

  1. Wystawiamy fakturę FS/000987/2007 z odroczoną płatnością, na kwotę 800 zł, forma płatności to przelew, termin – 14 dni.
  2. Zatwierdzenie faktury (pełne, nie do bufora!) utworzy automatycznie w preliminarzu płatności zdarzenie, które przewiduje, że za 14 dni nasz kontrahent ureguluje należność. Planujemy związaną z fakturą FS/000987/2007 wpłatę na kwotę 800 zł.
  3. Załóżmy, że kontrahent płaci w terminie i po 14 dniach na wyciągu bankowym otrzymujemy potwierdzenie wpłaty 800 zł. Wprowadzamy odpowiedni zapis do rejestru bankowego (np. WP/000333/2007/BANK).
  4. Rozliczamy zdarzenie z preliminarza: FS/000987/2007 z zapisem w rejestrze BANK: WP/000333/2007/BANK. Obydwa dokumenty uzyskują status (R) – rozliczonych.
Wykonanie rozliczenia powoduje, że Faktura Sprzedaży FS/000987/2007 staje się również dokumentem rozliczonym.

Scenariusz 4: Faktura Sprzedaży częściowo płatna gotówką, częściowo przelewem.

Wystawiamy dla kontrahenta fakturę FS/000343/2007 na kwotę 3000 zł., z odroczoną formą płatności: przelew. Kontrahent w chwili wystawiania faktury wpłaca 500 zł gotówką. Do zapłaty przelewem pozostaje mu 2500 zł.
  1. Aby podzielić płatność na dwie części przechodzimy na zakładkę Płatności i wprowadzamy dwie pozycje: - 500 zł płatne gotówką przy wystawianiu faktury (z bieżącą datą), - 2500 zł płatne przelewem w terminie 14 dniowym.
  2. Zatwierdzamy fakturę (nie dotyczy faktur wprowadzanych do bufora). Na ekranie pojawi się okienko z propozycją wpłaty do kasy 500 zł. Jeśli klient ma pieniądze – akceptujemy okno.
  3. Ponieważ została dokonana wpłata – na liście zapisów kasowych automatycznie pojawi się zapis potwierdzający przyjęcie 500 zł. Zapis otrzyma status (R) rozliczonego.
  4. Ponieważ na zakładce [Płatności] rozbiliśmy kwotę faktury na dwie części – w preliminarzu automatycznie powstaną dwa zdarzenia: - z numerem FS/000343/2007 na kwotę 500 zł ze statusem rozliczone (R). Zdarzenie jest rozliczone z zapisem kasowym na tę sama kwotę (opisany w punkcie 3), - i z tym samym numerem FS/000343/2007 na kwotę 2500 zł ze statusem nierozliczone (N)
  5. Po określonym w terminie płatności czasie otrzymujemy wyciąg bankowy potwierdzający wpłatę przez klienta pozostałej kwoty 2500 zł. Wprowadzamy do rejestru bankowego wpłatę (np. WP/000565/2007/BANK) na tą kwotę. Zapis z rejestru bankowego rozliczamy ze zdarzeniem FS/000343/2007. Po rozliczeniu obydwa dokumenty mają status rozliczonych (R).

Scenariusz 5: Klient płaci kartą

Załóżmy, że nasza firma prowadzi jedną kasę gotówkową, dla której utworzony został rejestr kasowy o nazwie KASA. Proponujemy wykorzystać ten rejestr nie tylko do wprowadzania zapisów związanych z płatnościami gotówką, ale także wprowadzać do niego zapisy związane z płatnościami kartami płatniczymi przez klientów.
  1. Tworzymy formę płatności KARTA opartą o typ karta, związany z rejestrem KASAterminem płatności 0.
  2. Wystawiamy fakturę FS/000987/2007 na kwotę 1000 zł, jako formę płatności wpisujemy KARTA.
  3. Podczas zatwierdzenia faktury pojawia się okienko, w którym m.in. należy podać dane karty: typ – można wybrać z pomiędzy kartami wpisanymi na listę kart płatniczych (Konfiguracja firmy/Kasa i Bank/ Karty płatnicze). Numer karty – numer karty jest walidowany, co oznacza, że nie można wpisać numeru niespełniającego warunków określonych dla wybranego typu karty. Mechanizm walidacji numeru karty płatniczej jest dokładnie opisany w instrukcji do modułu Kasa/Bank. Datę ważności karty – jeśli podana data już minęła program nie pozwoli na zatwierdzenie wpłaty.
Po zatwierdzeniu faktury w Kasie/Banku pojawiają się dwa wpisy: w raporcie kasowym w rejestrze KASA pojawia się zapis na kwotę 1000 zł, związany z fakturą FS/000987/2007, ze statusem rozliczony (R), w preliminarzu płatności w rejestrze KASA – zdarzenie na kwotę 1000 zł, związane z fakturą FS/000987/2007, ze statusem rozliczone (R).

Scenariusz 6: Rozliczanie Faktur Korygujących z odroczoną płatnością

  1. Wystawiliśmy fakturę FS/000666/2007 na kwotę 1350 zł z odroczoną płatnością. Program zapisał w preliminarzu zdarzenie (należność) planujące wpływ 1350 zł, o statusie (N) – nierozliczone.
  2. Zanim płatność została zrealizowana kontrahent postanowił zwrócić całą transakcję. Wystawiamy dokument FS/000023/2007/KOR na pełna kwotę 1350 zł. Forma płatności na Fakturze Korygującej jest również odroczona: przelew.
  3. Wystawienie Faktury Korygującej pociąga za sobą utworzenie w preliminarzu zdarzenia FS/000023/2007/KOR, na podstawie którego zobowiązujemy się do zwrotu kontrahentowi 1350 zł. Zdarzenie (zobowiązanie) ma status (N) nierozliczonego.
  4. Po wprowadzeniu obu faktur: sprzedaży i korekty, w preliminarzu mamy dwa zdarzenia, obydwa na kwotę 1350 zł i obydwa o statusie (N). Jedno z nich jest należnością, drugie zobowiązaniem. Zdarzenia można ze sobą skompensować. W efekcie kompensaty obydwa uzyskają status (R) rozliczonych. W ten sposób bez faktycznego przepływu środków finansowych pomiędzy nasza firmą i kontrahentem obydwie faktury będą miały status dokumentów zapłaconych.
  5. Oczywiście zamiast kompensaty możemy poczekać na wyciąg bankowy potwierdzający przelew 1350 zł na nasze konto, oraz wykonać przelew na taka samą kwotę na rachunek bankowy kontrahenta. Obydwa przelewy należy wprowadzić na listę zapisów bankowych w rejestrze BANK, a następnie każdy z nich rozliczyć z odpowiadającym mu zdarzeniem.

Scenariusz 7: Rozliczanie korekt do faktur zapłaconych częściowo

  1. Wystawiliśmy fakturę FS/000564/2007 na kwotę 2140 zł. Faktura została częściowo zapłacona gotówką (800 zł). Spłata pozostałej kwoty 1340 zł została odroczona. W efekcie mamy w preliminarzu nierozliczone zdarzenie FS/000564/2007 (należność) na 1340 zł.
  2. Klient decyduje się zwrócić całą transakcję. Wystawiamy fakturę zwrotną FS/00067/2007/KOR na całość kwoty, z formą płatności przelew. W efekcie w preliminarzu zapisane zostaje zobowiązanie o numerze FS/00067/2007/KOR na kwotę 2140 zł.
  3. Kompensujemy ze sobą należność FS/000564/2007 i zobowiązanie FS/00067/2007/KOR. W efekcie kompensaty zdarzenie FS/000564/2007 zostaje całkowicie rozliczone (R), natomiast zdarzenie FS/00067/2007/KOR rozliczone częściowo (C). Pozostaje nam do uregulowania część zobowiązania na kwotę 800 zł. (musimy zwrócić klientowi kwotę wpłaconą gotówką).
  4. Wykonujemy przelew na konto kontrahenta, na kwotę 800 zł, wprowadzając go jako wypłatę WY/000555/2007/BANK do rejestru bankowego. Zapis z rejestru bankowego WY/000555/2007/BANK rozliczamy z pozostałą kwotą ze zdarzenia FS/00067/2007/KOR. Obydwa dokumenty otrzymują statusy (R) rozliczonych.

Scenariusz 8: Faktura sprzedaży zapłacona przelewem natomiast na fakturze nadal pozostaje adnotacja „Zapłacono 0zł".

  1. Wystawiamy dla kontrahenta fakturę FS/000352/2007 na kwotę 3000 zł, z odroczoną formą płatności: przelew.
  2. Zatwierdzamy fakturę (nie dotyczy faktur wprowadzanych do bufora).
  3. W Preliminarzu płatności automatycznie powstanie zdarzenie na kwotę 3000 zł ze statusem nierozliczone (N)
  4. Po określonym w terminie płatności czasie otrzymujemy wyciąg bankowy potwierdzający wpłatę przez klienta pozostałej kwoty 300 zł. Wprowadzamy do rejestru bankowego wpłatę (np. WP/000565/2007/BANK) na tą kwotę. Zapis z rejestru bankowego rozliczamy ze zdarzeniem FS/000352/2007. Po rozliczeniu dokument ma status rozliczony (R).
 

Wprowadzamy fakturę od dostawcy pozaunijnego

Scenariusz 1

Otrzymujemy fakturę od dostawcy pozaunijnego na zakup 10 szt. towaru w cenie 100 USD.
  • kurs na dany dzień wynosi 1 USD = 3,30 PLN.,
  • stawka VAT obowiązująca na Fakturze Zakupu to 0% (na karcie towaru stawka VAT zakupu wynosi 23%),
  • forma płatności to przelew.
Zapisujemy Fakturę zakupu równocześnie wprowadzając towar na magazyn (dokumentem PZ). Po zatwierdzeniu dokumentów:
  • na magazyn zostaje wprowadzone 10 szt. towaru o wartości 3300 PLN,
  • w Preliminarzu płatności powstaje płatność dla dostawcy na kwotę 1000 USD.
Po pewnym czasie otrzymujemy dokument SAD. Wyliczona wartość cła dla towaru wynosi 170 PLN.
  • tworzymy dokument Korekty granicznej do Faktury Zakupu,
  • dokument wystawiany jest w PLN,
  • na dokumencie korekty widoczna jest cena towaru z faktury  330 PLN,
  • w oknie Kwoty celne wpisujemy wartość naliczonego cła 170 PLN, dla której opcję Naliczaj VAT zostawiamy ustawioną na Tak,
  • w tabeli VAT dla stawki 23% w kolumnie netto zostanie naliczona wartość cła 170 PLN, wyliczony VAT w kwocie 39,10 PLN (23% x 170 PLN), brutto wynosi więc 209,10 PLN.
Zgodnie z otrzymanym dokumentem SAD naliczamy podatek VAT od towarów z FZ:
  • zaznaczamy na zakładce [Płatności] parametr Naliczaj VAT od towarów,
  • wartość VAT w tabeli VAT została zwiększona o: 23% x 3300 = 759 PLN, łącznie z kwotą podatku VAT naliczoną od cła wynosi 798,10 PLN,
    • wartość brutto wynosi: 968,10 PLN.
Zatwierdzenie korekty granicznej spowoduje:
  • zwiększenie wartości zasobu o wartość cła (3470 PLN),
  • powstanie w Preliminarzu płatności należności wobec urzędu na kwotę 968,1 PLN (cło 170 PLN i podatek VAT 798,10 PLN).

Scenariusz 2

Kupujemy 10 szt. towaru w cenie 100 EURO. Kurs zadeklarowany na FZ wynosi 1 EURO = 4,00 PLN. W wyniku zatwierdzenia FZ (wraz z powiązanym PZ):
  • powstaje płatność dla kontrahenta o wartości 1000 EURO,
  • na magazyn wprowadzany jest zasób o wartości 4000 PLN.
Wprowadzamy fakturę od spedytora za transport na 500 PLN (VAT 0%). Otrzymujemy SAD: kurs na dokumencie SAD wynosi 4,00 PLN, wartość cła to 5% wartości towaru oraz wartości transportu.
Opłata celna5% x (4000+500) – opłata celna liczona od wartości towarów i kosztów transportu 225 PLN
Podatek VAT0.23 x ( 4000 + 225 + 500)1086,75 PLN
Wartość  dokumentu (należność wobec urzędu)1311,75 (1086,75+225)
Na dokumencie korekty granicznej wprowadzamy dwie kwoty:
  • transport
    • w oknie Kwoty celne dla pozycji Koszt transportu uzupełniamy wartość 500 PLN, parametr Naliczaj VAT jest ustawiony na Tak, natomiast Wpływ na płatność ustawiony na Nie.
  • cło
    • w oknie Kwoty celne dla pozycji Wartość Cła uzupełniamy wartość 225 PLN, parametr Naliczaj VAT jest ustawiony na Tak.
    • Na zakładce [Płatności] zaznaczamy Naliczaj VAT od towarów, wyliczona przez program kwota VAT wynosi 0,23 X (4000 + 225 + 500) = 1086,75 PLN
StawkaNettoVATBrutto
0.232251086.751 311,75
Po zatwierdzeniu korekty granicznej:
  • wartość zasobu zwiększana jest o wartość cła i transportu i wynosi teraz 4000+225+500 = 4725 PLN,
  • w Preliminarzu płatności powstaje zdarzenie planujące zapłatę do urzędu na kwotę 1311,75 PLN.

Wprowadzenie kontrahentów

Cel ćwiczenia: zarejestrowanie kontrahenta w systemie Zdefiniowanie grupy kontrahentów
  • Otwieramy System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Grupy kontrahentów.
  • Dodajemy grupę: ODB_FIRMY (odbiorcy prowadzący działalność gospodarczą)
  • Zatwierdzamy dane
  • Zamykamy konfigurację
Zarejestrowanie kontrahenta
  • Otwieramy menu Ogólne/ Kontrahenci.
  • Dodajemy kolejnego kontrahenta:
    • kod: GALERIA
    • grupa: ODB_FIRMY (odbiorcy- firmy)
    • rodzaj: odbiorca
    • NIP: 111-111-11-11
    • nazwa: Galeria Kwiatów
    • adres: ul. Kwiatowa 33, 31-100 Kraków, woj. Małopolskie
    • kategoria: Przychody (typ kategorii: przychody)
  • Na zakładce [Płatności] ustalamy dane dotyczące płatności kontrahenta:
    • bank: BGŻ /KRAKÓW
    • rachunek: 90-20301459-1234123412341234
    • forma płatności: PRZELEW
    • termin płatności – 10 dni (ponieważ standardowy termin płatności dla formy przelew wynosi 7 dni aby z kontrahentem powiązać inny termin należy zaznaczyć parametr widoczny obok i w aktywne pole wpisać 10 dni)
  • Na zakładce [Handlowe] ustalamy dane dotyczące statusu kontrahenta
    • status: podmiot gospodarczy, odbiorca krajowy
  • Zatwierdzamy kartę – kontrahent pojawia się na liście.
Import danych o kontrahentach z bazy DEMO:
  • Otwieramy menu Narzędzia/ Importy/ Z innej bazy danych.
  • Uzupełniamy informacje niezbędne dla przeprowadzenia importu:
    • nazwa firmy: DEMO
    • importowana lista: zaznaczamy GRUPY KONTRAHENTÓW oraz KONTRAHENCI
    • równocześnie z importem kontrahentów przeprowadźmy również import listy urzędów (należy zaznaczyć dodatkowo pozycję URZĘDY). Lista urzędów będzie wykorzystana w dalszych ćwiczeniach.
  • Wciśnięcie przycisku pioruna spowoduje zaimportowanie kontrahentów oraz urzędów do bazy NOVA.
Po zakończeniu importu jeżeli pojawi się okno z informacją, ile pozycji zostało dopisanych do bazy danych, należy je zamknąć.
 

Wielowalutowość

Obrót z krajami spoza Unii Europejskiej

Faktura importowa (od dostawcy) jest rejestrowana z poziomu listy faktur zgodnie z opisanymi wcześniej zasadami. Powinna być wystawiona w walucie obcej. Dodatkowo, po to by dokument był potem prawidłowo rozpoznawany w systemie, kontrahent, którego dotyczy, powinien mieć podany status pozaunijny. Wszystkie koszty dodatkowe oraz podatek VAT jest naliczany na podstawie dokumentu Korekta Graniczna (FZKG). Dokument FZKG powinien być wprowadzony na podstawie otrzymanego dokumentu SAD.

Korekta Graniczna do FZ (FZKG)

Aby zaewidencjonować dodatkowe kwoty związane z zakupem towaru, takie jak: cło, podatek akcyzowy, podatek VAT czy koszt transportu czy inne koszty związane z zakupem towaru, do Faktury Zakupu należy wystawić Korektę Graniczną. Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj. Aby wystawić Korektę Graniczną należy na liście zaznaczyć kursorem Fakturę Zakupu, której będzie dotyczyć, a następnie z menu wyświetlonego po wciśnięciu strzałki przy ikonie  wybrać opcję korekta graniczna/cło: Na wyświetlonym formularzu Korekty Granicznej należy uzupełnić wszystkie informacje zgodnie z otrzymanym dokumentem SAD. Na dokumencie FZKG edytowalne jest (w przeciwieństwie do innych korekt) pole Kontrahent. Pole to na nowym dokumencie FZKG jest puste, program nie pozwoli jednak zatwierdzić dokumentu przed jego uzupełnieniem. Algorytm wyliczania (netto/ brutto) jest zawsze zgodny z algorytmem zastosowanym na Fakturze Zakupu i nie podlega edycji. Waluta na FZKG to zawsze PLN i nie ma możliwości zmiany (cło i podatek zawsze jest płacony w złotówkach).

Naliczanie kwot celnych na korekcie granicznej

Na FZKG pojawią się wszystkie pozycje z Faktury Zakupu od dostawcy. Na formularzu widoczna jest cena towaru po przeliczeniu na PLN po kursie obowiązującym na Fakturze Zakupu, a w polu Korekta jest wartość 0. Użytkownik może sam wyliczyć kwoty dla poszczególnych pozycji w oknie Pozycja dokumentu uzupełniając je ręcznie w polu Wartość lub korzystając z jednej z opcji dostępnych po rozwinięciu strzałki przy przycisku :
  • kwoty celne
  • kwota korekty
Funkcje działają dla wszystkich pozycji FZKG lub dla pozycji zaznaczonych (jeśli zaznaczymy pozycje przed uruchomieniem funkcji).
Uwaga
Istnieje możliwość wyświetlenia kolumny Kod CN (domyślnie jest niewidoczna, należy ją wybrać z kolumn dodatkowych opcją pod prawym przyciskiem myszy). Kolumna jest przydatna przy naliczaniu kwot celnych dla wybranych towarów zgodnie z dokumentem SAD, na którym pozycje pogrupowane są po kodach CN.

Dystrybucja kwoty na pozycje

Jeśli wartość korekty wyliczana jest proporcjonalnie dla wszystkich pozycji jedną kwotą – użytkownik ma do dyspozycji: Opcję Kwota korekty umożliwiającą rozdzielenie podanej kwoty proporcjonalnie (w stosunku do wartości pozycji) na wszystkie pozycje z dokumentu. Należy pamiętać, że wartość korekty dotyczy całej pozycji, a nie pojedynczej jednostki towaru.

Dystrybucja kwot celnych na pozycje

Jeśli zachodzi potrzeba wprowadzenia dodatkowych kosztów związanych z zakupem towaru w sposób bardziej szczegółowy – w rozbiciu na rodzaj kosztów, należy skorzystać z opcji  Kwoty celne, gdzie można oddzielnie wprowadzić koszt transportu, kwotę cła czy podatku akcyzowego. Konfiguracja Rodzaje kosztów zostały określone w Konfiguracji firmy/ Handel/ Kwoty dodatkowe/ celne. Lista domyślnie zawiera trzy pozycje: Wartość cła, Wartość akcyzy, Koszt transportu. Użytkownik może dodawać nowe pozycje w zależności od potrzeb i specyfiki pracy oraz usuwać/zmieniać domyślne pozycje. Dla poszczególnych pozycji listy określamy:
  • czy dotyczy zakupu wewnątrzunijnego/krajowego (kolumna UE/ kraj), pozaunijnego (kolumna Pozaunijny),
  • czy od wartości tej pozycji ma być naliczony podatek VAT,
  • oraz czy ma wpływać na płatność dokumentu.
Zgodnie z ustawieniem pozycje listy są przenoszone na dokument Korekty Granicznej, gdzie użytkownik podaje ich kwotową wartość.
Konfiguracja firmy/Handel - Kwoty dodatkowe/celne
Naliczanie kwot dodatkowych/ celnych Po wybraniu opcji Kwoty celne na formularzu FZKG pojawia się okno Kwoty dodatkowe, gdzie można uzupełnić Wartość poszczególnych pozycji.

Po uzupełnieniu wartości, pozycja jest automatycznie zaznaczana:

Łączna wartość kwot celnych jest proporcjonalnie rozdzielana na pozycje FZKG.  Jeśli pozycja w oknie Kwoty celne zostanie odznaczona, wartość tej pozycji nie zostanie doliczona do wartości towarów. Kwoty celne dla towarów można naliczać etapami, każdorazowo uzupełniając wartość wybranych pozycji w oknie Kwoty dodatkowe. Jeśli ponownie zaznaczymy pozycję, która już była wprowadzana, kwoty zostaną przeliczone na nowo. Należy pamiętać, że zaznaczenie pozycji i nieuzupełnienie wartości, będzie skutkowało wyzerowaniem wartości na pozycjach Korekty Granicznej. Przeliczenie kwot celnych następuje po naciśnięciu przycisku  - Akceptuj. Dystrybucja kwot celnych jest wykonywana domyślnie dla wszystkich towarów z Korekty Granicznej. Aby wykonać dystrybucję kwot celnych na wybrane towary, należy je uprzednio zaznaczyć na liście. W oknie Kwoty celne dla danej pozycji należy wpisać kwotę w kolumnie Wartość, zostanie ona proporcjonalnie podzielona między towary znajdujące się na Korekcie Granicznej. Jeśli chcemy zmienić bądź wyzerować tą kwotę, należy ponownie otworzyć okno Kwoty celne, zaznaczyć daną pozycję i wpisać dla niej wartość. Naliczenie kwot celnych  opcją Kwota korekty będzie skutkowało wyzerowaniem naliczonych wcześniej kwot celnych poprzez opcję Kwoty celne . Jeśli chcemy wyzerować wartość wszystkich kwot celnych, najszybciej można zrobić to korzystając z opcji  Kwota korekty – wykonując opcję naliczenia dla kwoty 0,00 PLN. Pozycja dokumentu Korekty Granicznej W oknie Pozycja dokumentu Korekty Granicznej jest dostępna zakładka [Kwoty celne], gdzie widoczne są naliczone dla towaru wartości kwot celnych, użytkownik ma możliwość edycji kolumn – Wartość, Naliczaj VAT, Wpływ na płatność.

Wpływ kwot celnych na płatność

Kwotę netto Korekty Granicznej stanowi suma kwot celnych, które mają zaznaczony parametr Wpływ na płatność – Tak z wszystkich pozycji towarowych na dokumencie, będą to koszty dodatkowe wynikające z dokumentu SAD takie jak cło czy akcyza, stanowiące zobowiązanie wobec Urzędu Celnego. Jeśli dodatkowe kwoty wprowadzone na Korekcie Granicznej nie generują płatności, wówczas nie są naliczane do wartości netto, a tym samym nie zwiększają zobowiązania wobec Urzędu Celnego.

Naliczanie podatku VAT

W przypadku kontrahentów pozaunijnych, na Korekcie Granicznej stawka VAT poszczególnych pozycji jest pobierana z kartotek towarowych, VAT od kwot celnych jest naliczany zgodnie z ustawieniem w kolumnie Naliczaj VAT (w oknie, gdzie wprowadzamy kwoty celne). Dodatkowo, na zakładce Płatności znajduje się parametr Naliczaj VAT od towarów, jego zaznaczenie skutkuje naliczeniem podatku VAT od wartości towarów widniejącej na FZ w oparciu o stawki VAT zakupu z kartotek towarowych. Wówczas w tabeli VAT, kwota VAT w danej stawce będzie sumą podatku VAT wyliczonego od wartości towarów z FZ oraz podatku VAT wyliczonego od kwot dodatkowych. W przypadku kilku Korekt Granicznych do jednej FZ naliczenie VAT od towarów jest możliwe tylko na jednej z nich (po zaznaczeniu Naliczaj VAT od towarów, parametr ten nie jest widoczny na kolejnych FZKG). Jeśli zachodzi potrzeba ręcznego skorygowania podatku VAT, tabela VAT (dostępna na zakładce [Płatności]) jest dostępna do edycji.

Wartość zasobów

Wprowadzone kwoty celne zawsze podwyższają koszt zakupu towarów - suma kwot celnych pozycji przenoszona jest do pola wartość a tym samym wpływa na koszt zakupu towarów. W chwili zatwierdzenia FZKG (na trwałe) tworzone są odpowiednie dokumenty magazynowe zwiększające wartość zasobów:
  • jeśli do Faktury Zakupu, której dotyczy FZKG, był wcześniej utworzony dokument PZ – w chwili zatwierdzenia FZKG tworzony jest dokument PZ korygujący
  • jeśli do Faktury Zakupu, której dotyczy FZKG nie był jeszcze tworzony dokument PZ – w chwili konwersji FZ do PZ utworzony zostanie drugi PZ korygujący skojarzony z korektą graniczną.

Jak wprowadzić fakturę importową?

Program zapewnia podstawowe wsparcie dla rejestracji dokumentów importowych. Rejestracja takiego dokumentu może odbywać wg następującego schematu:
  1. Klient otrzymuje Fakturę Zakupu importową
Faktura importowa jest rejestrowana w systemie jako Faktura Zakupu w walucie, po kursie z dnia wystawienia faktury (sposób postępowania jest opisany w artykule Wystawiamy dokument w walucie obcej). Powoduje ona:
  • powstanie zobowiązania w walucie wg kursu z dnia wpływu
  • wprowadzenie towaru na magazyn wg ustalonego kursu
  1. Klient otrzymuje dokument SAD
Fakt otrzymania dokumentu SAD powinien pozwolić użytkownikowi na: 
  • zmianę ceny zakupu towarów (wartości na magazynie) – w zależności od sposobu rozliczania magazynu zmiana może dotyczyć zmiany kursu waluty, doliczenia cła, doliczenia transportu itp.,
  • zarejestrowanie powstania zobowiązania wobec urzędu na kwoty wynikające z cła, VAT-u, opłaty manipulacyjnej, transportu,
  • zarejestrowanie dokumentu do potrzeb rozliczenia VAT.
W systemie jest to realizowane poprzez wprowadzenie specjalnego dokumentu korekty (FZKG). Funkcja ta pozwoli użytkownikowi na poprawne zarejestrowanie na tym dokumencie odpowiednio:
  • na pozycjach faktury – fakt zmiany wartości towaru
  • na preliminarzu płatności – fakt powstania zobowiązania wobec urzędu
  • naliczenie podatku VAT – przyjęcie dokumentu podlegającego rozliczeniu na deklaracji VAT-7
Uwaga
Żadna operacja związana z otrzymaniem SAD nie jest wykonywana przez program automatycznie – poprawne policzenie i zarejestrowanie wszystkich kwot spoczywa na użytkowniku.
 

Faktury Sprzedaży eksportowe

W systemie istnieje kilka rodzajów wydruków dla faktur eksportowych. Dostępne są w menu wydruków: Faktura eksportowa: wzór standard PLN – od wydruku standardowego faktury różni się jedynie nagłówkiem (Faktura eksportowa). Poza tym drukowane informacje są podobne – wszystkie wartości są drukowane w PLN. Faktura eksportowa w walucie: wzór standard 1 – jedyną różnicą w stosunku do faktury złotówkowej jest wydruk ceny jednostkowej w walucie obcej. Poza tym wszystkie inne wartości (w tym należność) są drukowane w PLN. Faktura eksportowa w walucie: wzór standard 2 – wszystkie wartości na fakturze drukowane są w walucie obcej. Informacyjnie drukowana jest cena jednostkowa w PLN. Ponadto na fakturze nie jest drukowana tabelka VAT. Faktura eksportowa w walucie: wzór standard 3 – wszystkie wartości są drukowane w walucie obcej.

Nabycie wewnątrzunijne

Wraz z wejściem Polski do Unii Europejskiej zmieniają się procedury importowe. Pojęcie importu, w przypadku sprowadzania towarów z krajów UE, jest zastępowane pojęciem nabycia wewnątrzunijnego. W odniesieniu do krajów UE nie obowiązuje sporządzanie dokumentów SAD. W zamian podatnik musi sporządzić parę dokumentów: Dowód Wewnętrzny SprzedażyDowód Wewnętrzny Zakupu. Dowód Wewnętrzny służy do rejestrowania wartości towarów z uwzględnieniem prawidłowej kwoty VAT, w celu zarejestrowania jej w Rejestrach VAT. Obowiązek naliczania VAT spoczywa na samym podatniku. Przykładowy schemat przepływu dokumentów przedstawia poniższy rysunek

Faktury Zakupu (FZ)

Faktury zakupowe dotyczące nabycia wewnątrzunijnego wprowadzane są z poziomu listy Faktur Zakupu. Zasady wprowadzania takich faktur są podobne jak w przypadku innych dokumentów walutowych:
  • rodzaj transakcji, którego dotyczy faktura powinien być ustawiony na wewnątrzunijny (formularz kontrahenta: zakładka Handlowe)
  • stawka VAT dla towarów jest automatycznie zmieniana na 0% (dla towarów) lub nie podlega (dla usług). Istnieje możliwość zmiany stawki VAT (zasady zostały opisane w odrębnym rozdziale).
Uwaga
Usługi związane bezpośrednio z dostawą towaru powinny być opodatkowane stawką 0%. W programie możliwe jest automatyczne ustawianie takiej stawki, jeżeli do wybranej usługi została przypisana kategoria o rodzaju Towary lub jeżeli dla usługi nie wskazano kategorii, ale w nagłówku dokumentu wybrana jest kategoria o rodzaju Towary.

Dokument FZ powinien być zarejestrowany w systemie zgodnie z otrzymaną Fakturą Zakupu.

Korekta graniczna (FZKG)

Wszystkie koszty dodatkowe związane z nabyciem towaru powinny być wprowadzane na odrębnym dokumencie. Takim dokumentem w systemie Comarch ERP Optima jest korekta graniczna FZKG. Korekta graniczna jest dostępna z poziomu listy Faktur Zakupu. Aby wprowadzić korektę graniczną należy ustawić kursor na Fakturze Zakupu, której dotyczy i z menu kontekstowego lub z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki obok ikony  wybrać korekta graniczna/cło. Na podniesionym formularzu pojawiają się wszystkie towary z dokumentu FZ, z możliwością wpisania wartości kosztów dodatkowych. Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo tutaj. Jeśli wartość korekty wyliczana jest proporcjonalnie dla pozycji, użytkownik ma do dyspozycji jedną z opcji dostępnych po rozwinięciu strzałki przy przycisku : -kwoty celne -kwota korekty Zasady wystawiania dokumentu FZKG dla nabycia wewnątrzunijnego są identyczne jak w przypadku dokumentu FZKG dla importu spoza UE  z jednym wyjątkiem:
  • na dokumencie FZKG dotyczącym nabycia wewnątrzunijnego nie powinien być naliczany podatek VAT. Dlatego na zakładce Płatności tabela VAT nie jest edytowalna (nie ma możliwości wprowadzania zmian), Podatek VAT od kwot celnych jest naliczany tylko w przypadku, jeśli na FZ był wykazany VAT (stawki VAT pozycji na Korektę Graniczną są przenoszone z FZ).
Uwaga
Podstawą do określenia, czy dany dokument dotyczy nabycia wewnątrzunijnego, czy importu spoza granic UE jest rodzaj transakcji wewnątrzunijny.

Na dokumentach FZKG możliwe jest wpisywanie kwot ujemnych. Podczas wpisywania wartości dla poszczególnych towarów program kontroluje, by wartość towaru nie spadła poniżej zera, z uwzględnieniem wszystkich wcześniej wprowadzonych korekt.

Należy pamiętać, że w przypadku wystawiania FZKG na kwotę ujemną program może zablokować później wystawienie korekty ilościowej do Faktury Zakupu. Zdarzy się tak w przypadku, gdy wartość towaru w magazynie po wykonaniu FZKG będzie mniejsza niż wartość wystawianej korekty.

Przykład
FZ na 10 szt. towaru o wartości 200 PLN, potem FZKG na kwotę -20 PLN. Wartość towaru na zasobach to 180 PLN. Program zablokuje możliwość zwrotu takiego towaru, ponieważ wartość towaru na korekcie ilościowej będzie nadal obejmowała -200 PLN.

Dowody wewnętrzne sprzedaży (FSW)

Lista Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży dostępna jest z poziomu menu Faktury. Została dokładnie opisana w rozdziale Dokumenty wewnętrzne sprzedaży. W przypadku FSW wystawianych na potrzeby naliczania podatku VAT przy nabyciu wewnątrzwspólnotowym istnieje możliwość automatycznego przekształcenia Faktury Zakupu wraz ze wszystkimi korektami do Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży.

Konwersja Faktury Zakupu do FSW

Jeśli do systemu zostały wprowadzone zarówno Faktura Zakupu jak i koszty dodatkowe, kolejny krok to utworzenie Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży (FSW). Na dokumencie FSW naliczany jest VAT od wartości towarów z uwzględnieniem wszystkich kosztów dodatkowych (wprowadzonych na FZKG). Automatyczne tworzenie FSW jest możliwe z poziomu listy Faktur Zakupu: kursor należy ustawić na Fakturze Zakupu, do której tworzony będzie Dowód Wewnętrzny, a następnie wcisnąć przycisk

Zasady przekształcania FZ do FSW

  1. Możliwe jest przekształcenie jednej FZ do jednego Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży.
  2. Po przekształceniu dokument FZ otrzymuje status W. Ponowne przekształcenie do FSW nie jest możliwe.
  3. Istnieje możliwość konwersji Faktur Zakupu wystawionych w PLN. Jedyny warunek, jaki musi spełnić Faktura Zakupu to zerowa wartość VAT. Stawki przypisane dla poszczególnych pozycji muszą być NP, 0% lub ZW.
  4. Istnieje możliwość tworzenia FSW dla wszystkich dokumentów FZ, gdzie rodzaj transakcji jest inny niż krajowy.
  5. Dokument FSW jest zapisywany do bufora.
  6. W przypadku wykasowania lub anulowania FSW usuwany jest status W z Faktury Zakupu (możliwe jest ponowne przekształcenie).
  7. Aby anulować dokument FZ skojarzony z Dowodem Wewnętrznym Sprzedaży należy najpierw usunąć/ anulować dokument FSW, a dopiero potem można anulować dokument FZ.
    Uwaga
    Anulowanie FSW nie powoduje automatycznego anulowania Faktury Zakupu – rozpięte zostaje jedynie powiązanie pomiędzy dokumentami.
  8. Na FSW przenoszone są zarówno towary jak i usługi z FZ.
  9. Wartość pozycji jest wyrażona w PLN (zgodnie z kursem z FZ).
  10. FSW uwzględnia wszystkie dodatkowe koszty wprowadzone na FZKG.
    Uwaga
    Jeśli do dokumentu FZ został już utworzony Dowód Wewnętrzny Sprzedaży – istnieje możliwość utworzenia FZKG, ale należy również ręcznie skorygować wartość FSW z poziomu listy dowodow wewnętrznych sprzedaży.
  11. FSW uwzględnia wszystkie korekty (ilościowe i wartościowe) wystawione do Faktury Zakupu przed przekształceniem.
    Uwaga
    Należy pamiętać, że w przypadku wystawiania korekt do Faktury Zakupu już po jej przekształceniu do Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży program nie koryguje automatycznie wartości naliczonych na FSW. Należy utworzyć korektę do FSW z poziomu listy dokumentów wewnętrznych sprzedaży. Korekty zostały opisane w rozdziale Korekty dokumentów FSW i FZW.
  12. Dla poszczególnych pozycji możliwa jest edycja ceny jednostkowej oraz wartości pozycji (ilość przepisywana jest z FZ)
    Uwaga
    W przypadku przekształcenia Faktury Zakupu wystawionej w walucie do Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży istnieje możliwość, że kwota netto Faktury Zakupu w PLN nie będzie identyczna z kwotą netto FSW (wynika to z zaokrągleń przy przeliczaniu cen/ wartości z waluty na PLN). Ewentualne różnice Użytkownik może skorygować edytując wartość pozycji.
  13. Tabela VAT (zakładka Dodatkowe):
    • kwoty VAT wyliczane są zgodnie ze stawką VAT podaną na karcie towaru w Cenniku.
    • tabela VAT podlega edycji – użytkownik ma możliwość korygowania zarówno wartości netto, VAT i brutto.
  14. Na formularzu FSW z FZ:
    • schemat numeracji– proponowany jest taki, jak ustawiony w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Dowód Wewnętrzny Sprzedaży z FZ (domyślnie FAWFZ).
    • kategoria – przenoszona jest kategoria z Faktury Zakupu.
    • magazyn – jest zgodny z magazynem na Fakturze Zakupu. Nie ma możliwości jego zmiany.
    • algorytm (Faktura liczona od) jest zawsze ustawiany na netto.
  15. Dokument FSW nie ma wpływu na magazyn.
  16. Dokument FSW nie powoduje powstania płatności w module Kasa/Bank

Dowody Wewnętrzne Zakupu (FZW)

Transakcje wewnątrzunijne trójstronne

W przypadku faktur wystawianych dla kontrahenta o statusie wewnatrzunijny – trójstronne są traktowane jak sprzedaż wg procedury uproszczonej i w związku z tym każda faktura „wewnątrzunijna trójstronna” ma adnotację: „VAT: Faktura WE uproszczona na mocy artykułu 141 dyrektywy 2006/112/WE”. Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług: pierwszy podmiot w transakcji traktuje sprzedaż jako zwykłą WDT i wystawia fakturę dla kontrahenta wewnątrzunijnego. Drugi podmiot natomiast powinien opatrzyć fakturę adnotacją: „VAT: Faktura WE uproszczona na mocy artykułu 141 dyrektywy 2006/112/WE”, wystawiając fakturę na kontrahenta finalnego o statusie trójstronny. Jeżeli transakcje mają nie być uwzględniane w deklaracji Intrastat, to na dokumentach pole z kodem transakcji należy zostawić puste. Jeżeli użytkownik Comarch ERP Optima jest pośrednikiem, towar nie trafia do niego, wówczas nie powinien przyjmować tego towaru na stan.

Wydruk Faktur VAT dla transakcji wewnątrzwspólnotowych

Dla wydruku Faktury jak i dokumentów korygujących dotyczących dostaw wewnątrzwspólnotowych  z poziomu formularza faktury dostępny jest wydruk: Faktura VAT – UE:
Uwaga
Wydruk jest możliwy tylko w przypadku dokumentów wystawionych w walucie obcej.
Wydruk nowych numerów NIP na dokumentach Od 1.05.2004 kontrahenci, którzy dokonują wewnątrzwspólnotowych nabyć bądź wewnątrzwspólnotowych dostaw powinni posiadać numer NIP z kodem kraju (PL). Przyjęto zasadę, że przedrostek przed numerem jest drukowany tylko dla nabycia/ dostawy wewnątrzwspólnotowej, w związku z czym: 
  • jeśli kontrahent, dla którego wystawiany jest dokument, ma status wewnątrzunijny lub wewnątrzunijny trójstronny to na wszystkich wydrukach w nagłówku dokumentu (pieczątce firmy) pojawia się NIP wraz z prefiksem (np. PL 111-111-11-11).
  • jeśli kontrahent, dla którego wystawiany jest dokument, ma inny status (krajowy, pozaunijny, pozaunijny – zwroty VAT) to na wydrukach w nagłówku dokumentu (pieczątce firmy) pojawia się NIP bez prefiksu kraju (np. 111-111-11-11).
Zasada ta obowiązuje tylko przy wydruku danych firmy (w nagłówku dokumentu). W przypadku kontrahenta, dla którego wystawiany jest dokument drukowany jest zawsze pełny numer NIP, zapisany na jego karcie. Na wydrukach walutowych Faktur Sprzedaży dla dokumentów, na których został naliczony podatek VAT i płatność tego podatku realizowana jest w walucie PLN, drukowane są dwa numery rachunków bankowych. Pierwszy numer, to konto walutowe powiązane z formą płatności wybraną na dokumencie, po numerze tego konta drukowana jest waluta dokumentu. Drugie konto drukowane jest pod kontem walutowym i jest to konto złotówkowe drukowane na podstawie rejestru powiązanego z wybraną formą płatności. Po numerze tego konta drukowana jest zawsze waluta PLN, w której dokonywana jest płatność podatku VAT.W

Brexit – handel z Wielką Brytanią od stycznia 2021 r.

W związku z zakończeniem okresu przejściowego dotyczącego opuszczenia przez Wielką Brytanię jednolitego rynku UE i unii celnej z końcem 2020 r., w programie:
  • Na dokumenty handlowe i magazynowe przenoszone są ustawienia dotyczące statusu kontrahenta z jego kartoteki. Jeśli na dokumencie ustawiono datę wystawienia nie starszą niż 1 stycznia 2021 r. i kontrahent ma prefix NIP – GB oraz status wewnątrzunijny/ wewnątrzunijny trójstronny/ wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca, to podczas zapisu dokumentu wyświetlany jest komunikat: Od 1 stycznia 2021 r. zmieniły się zasady handlu z Wielką Brytanią. Czy chcesz zmienić status kontrahenta na pozaunijny? (Tak/ Nie).
  • Na dokumentach wystawianych z datą starszą niż 1 styczeń 2021 r., po wybraniu kontrahenta, który ma prefix NIP – GB i status pozaunijny/ pozaunijny – podatnikiem jest nabywca/ pozaunijny (zwroty VAT), podczas zapisu dokumentu wyświetla się komunikat Od 1 stycznia 2021 r. zmieniły się zasady handlu z Wielką Brytanią. Czy chcesz pozostawić status kontrahenta pozaunijny i zapisać dokument? (Tak/ Nie).
  • Na korektach wystawianych w 2021 r. do dokumentów z 2020 r. – rodzaj transakcji jest przenoszony z dokumentu korygowanego.
  • Na dokumentach powstałych w 2021 r. z przekształceń dokumentów z 2020 r. nie jest automatycznie zmieniany rodzaj transakcji na pozaunijny. Dla takich dokumentów przy zapisie wyświetla się komunikat Od 1 stycznia 2021 r. zmieniły się zasady handlu z Wielką Brytanią. Czy chcesz zmienić status kontrahenta na pozaunijny? (Tak/ Nie).
  • Na Fakturach Zaliczkowych i finalnych Fakturach Sprzedaży wystawianych w 2021 r. do Faktury Pro Forma z 2020 r., program automatycznie ustawi rodzaj transakcji z prefiksem NIP – GB jako pozaunijny. W przypadku ręcznej zmiany daty wystawienia na Fakturze Zaliczkowej czy na finalnej Fakturze Sprzedaży na rok 2021, rodzaj transakcji nie jest automatycznie ustawiany jako pozaunijny – podczas zapisu dokumentu wyświetlany jest komunikat: Od 1 stycznia 2021 r. zmieniły się zasady handlu z Wielką Brytanią. Czy chcesz zmienić status kontrahenta na pozaunijny? (Tak/ Nie).
    • Jeśli na Fakturach Zaliczkowych i Finalnych Fakturach Sprzedaży ręcznie zmieniana jest data wystawienia z 2021 r. na 2020 r., to podczas zapisu dokumentu wyświetlany jest komunikat Od 1 stycznia 2021 r. zmieniły się zasady handlu z Wielką Brytanią. Czy chcesz pozostawić status kontrahenta pozaunijny i zapisać dokument? (Tak/ Nie).
Irlandia Północna Na podstawie wynegocjowanej umowy Irlandia Północna od 1 stycznia 2021 r. jest traktowana w obrocie z krajami Unii Europejskiej na innych zasadach niż pozostała część Wielkiej Brytanii. Obrót towarami traktowany jest dalej jako transakcja unijna, zaś świadczenie usług jako transakcja pozaunijna. W zakresie dostawy towarów podatnicy z Irlandii Północnej są identyfikowani za pomocą NIP poprzedzonego prefiksem XI. W związku z tym:
  • Jeżeli dokument jest wystawiony dla kontrahenta, który ma prefiks NIP – XI oraz status wewnątrzunijny/ wewnątrzunijny trójstronny/ wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca, a na dokumencie są usługi, to podczas zapisu dokumentu wyświetlany jest komunikat Dokument jest wystawiony dla kontrahenta z Irlandii Północnej, a na dokumencie są usługi. Świadczenie usług traktowane jest jako transakcja pozaunijna. Czy chcesz zmienić rodzaj transakcji? (Tak/ Nie).
  • Jeżeli dokument jest wystawiony dla kontrahenta, który ma prefiks NIP – XI oraz status inny niż wewnątrzunijny/ wewnątrzunijny trójstronny/ wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca, a na dokumencie są towary, to podczas zapisu dokumentu wyświetlany jest komunikat Dokument jest wystawiony dla kontrahenta z Irlandii Północnej, a na dokumencie są towary. Obrót towarami traktowany jest jako transakcja wewnątrzunijna. Czy chcesz zmienić rodzaj transakcji? (Tak/ Nie).
  • Jeżeli dokument jest wystawiony dla kontrahenta, który ma prefiks NIP – XI, a na dokumencie są towary i usługi, to podczas zapisu dokumentu wyświetlany jest komunikat Dokument jest wystawiony dla kontrahenta z Irlandii Północnej, a na dokumencie są zarówno usługi jak i towary. Obrót towarami traktowany jest jako transakcja unijna, zaś świadczenie usług jako transakcja pozaunijna. Czy chcesz zapisać dokument? (Tak/ Nie).
  • Intrastat – w deklaracji uwzględniane są transakcje dla kontrahentów z prefiksem NIP – XI.
    • Na formularzu magazynu odległego UE można wybrać kod kraju XI.

Wielowalutowość

W systemie istnieje możliwość wystawiania dokumentów w walucie obcej. W walucie podawana jest zarówno wartość poszczególnych pozycji jak i całego dokumentu. Informacje związane z płatnościami, powstające w module Kasa/ Bank są rejestrowane w systemie w walucie w jakiej wystawiony był dokument. Listę walut definiuje użytkownik w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty. Aby możliwe było wystawianie i prawidłowe przeliczanie wartości dokumentu dla każdej waluty należy zdefiniować kurs. W systemie może funkcjonować kilka typów kursów (npkurs w banku PKO S.A., kurs średni NBP itp.). Rodzaje kursów, które są wykorzystywane w firmie, definiuje użytkownik z poziomu Konfiguracji programu/ Ogólne/ Typy kursów walut. Jeden z nich musi być kursem domyślnym i jest proponowany na każdym nowym dokumencie w walucie. Kurs domyślny użytkownik może określić zaznaczając na formularzu typu kursu parametr Domyślny: Określenie notowania na dany dzień jest możliwe z poziomu listy walut po wciśnięciu przycisku . Istnieje możliwość takiego zdefiniowania parametrów pracy, by program przypominał w chwili uruchamiania programu o uzupełnieniu kursu dla waluty. Odpowiada za to parametr w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry: Pokazuj formularz kursów walut po wejściu do programu, jeśli nie był aktualizowany – jeśli w tabeli walut występują jakieś waluty, dla których kurs nie był jeszcze ustalany, po każdym uruchomieniu program wyświetli listę walut i umożliwi aktualizację kursu (do czasu, aż wszystkie waluty nie zostaną zaktualizowane). Zasady definiowania walut, typów kursu oraz notowań zostały dokładniej opisane w dokumentacji do Konfiguracji. W Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry znajdują się parametry związane z obsługą walut na dokumentach: Jeśli parametr Pobieraj kurs z dnia poprzedniego dla dokumentów przychodowych jest zaznaczony – podczas wystawiania dokumentów związanych ze sprzedażą towarów program porównuje datę wystawienia i sprzedaży (wydania), wybiera datę wcześniejszą i na dokument pobiera kurs z dnia poprzedzającego tą datę. Parametr działa w przypadku dokumentów: Faktura Pro Forma, Faktura Sprzedaży, Wydanie Zewnętrzne, Wydanie Kaucji.
Uwaga
Wystawianie dokumentów magazynowych, w tym WKA, PKA jest dostępne w modułach Handel, Handel Plus.
Jeśli parametr  Pobieraj kurs z dnia poprzedniego dla dokumentów kosztowych wg daty jest zaznaczony - program podczas wystawiania dokumentów związanych z zakupem towarów sprawdza wskazaną datę zakupu/ wystawienia/ wpływu na dokumencie i pobiera kurs z dnia poprzedzającego tą datę. Parametr działa w przypadku dokumentów: Faktura Zakupu, Przyjęcie zewnętrzne, Przyjęcie kaucji.
Uwaga
Jeśli dzień poprzedni przypadał na sobotę/ niedzielę – pobierany jest kurs z piątku.
Jeśli parametry są odznaczone – wtedy podczas wystawiania dokumentu:
  • dla kontrahentów o statusie wewnątrzunijny/ wewnątrzunijny trójstronny – program pobiera na dokument kurs z dnia poprzedzającego datę wystawienia.
  • dla kontrahentów o statusie krajowy/ pozaunijny – program porównuje daty na dokumencie, wybiera datę wcześniejszą i na dokument pobiera kurs z dnia poprzedzającego tą datę.
W przypadku, gdy na dzień, dla którego powinien zostać pobrany kurs, nie ma wprowadzonego notowania program działa na podobnej zasadzie jak dotychczas. W zależności od ustawienia parametru Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą
  • jeśli jest odznaczony – wyświetlony zostanie komunikat o braku kursu na dzień wynikający z ustawień w konfiguracji. W takim przypadku program zmieni typ kursu na ręczny, z możliwością wprowadzenia notowania przez użytkownika.
  • jeśli jest zaznaczony – pobrany zostanie ostatni kurs wprowadzony przed datą wynikającą z ustawień w konfiguracji.

Wystawiamy dokument w walucie obcej

Uwaga
Aby użytkownik miał możliwość wystawiania dokumentów w walucie innej niż systemowa (PLN), parametr Zezwalaj na zmianę waluty na dokumencie ( System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry) musi być zaznaczony.
Jeśli parametr jest zaznaczony operator może zdecydować podczas edycji dokumentu w jakiej walucie ma być wystawiony. Na formularzu Faktury Sprzedaży oraz Faktury Zakupu z poziomu zakładki [Płatności], a w przypadku innych dokumentów - zakładki [Dodatkowe], istnieje możliwość wyboru w jakiej walucie dokument ma być wystawiony. Domyślne ustawienie waluty pobierane jest z formularza kontrahenta (zakładka [Płatności], pole Domyślna waluta). Przy zmianie kontrahenta waluta jest zmieniana tylko wtedy, jeśli dokument nie posiada jeszcze pozycji. Jeżeli na dokumencie znajdują się pozycje, wówczas zmiana kontrahenta nie powoduje zmiany waluty. Jeśli zostanie ustawiona inna waluta niż PLN, wówczas na formularzu pojawią się pola związane z typem kursu i notowaniem, jakie mają być wykorzystane na dokumencie: Data kursu - w polu tym widoczna jest data, z jaką pobrano notowanie dla waluty. Data jest proponowana zgodnie z ustawieniami parametrów w konfiguracji. Podczas wystawiania dokumentu użytkownik może zmienić proponowaną przez program datę i program automatycznie pobierze kurs waluty z podanego dnia. Notowanie kursu pobierane jest zgodnie z ustawieniem parametrów w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry: Pobieraj kurs z dnia poprzedniego dla dokumentów przychodowych, Pobieraj kurs z dnia poprzedniego dla dokumentów kosztowych wg daty (działanie parametrów zostało opisane w akapicie powyżej). Typ kursu – proponowany jest typ kursu określony w konfiguracji jako domyślny. Użytkownik może wybrać inny kurs spośród zdefiniowanych w programie. Kurs – kurs waluty pobierany jest z tabeli kursów w Konfiguracji i użytkownik nie ma możliwości jego zmiany na dokumencie. Jeśli zmiana kursu dotyczy tylko aktualnie wystawianego dokumentu można posłużyć się kursem ręcznym. W przypadku tego typu kursu istnieje możliwość określenia jego wartości z poziomu dokumentu – kurs zostanie zapamiętany na dokumencie, natomiast nie będzie widoczny z poziomu konfiguracji.
Uwaga
Jeśli na dzień podany jako Data kursu kurs nie został określony – program będzie proponował notowanie najbardziej aktualne (najbliższe) lub kurs typu ręczny 1:1 (w zależności od ustawienia parametru Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty (nie ostrzegaj o braku kursu) w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry.

Zasady wyliczania cen na dokumentach walutowych

Podczas wprowadzania pozycji na dokument program porównuje walutę dokumentu z walutą, w jakiej określona jest cena sprzedaży (zakupu) na karcie cennikowej. Jeśli waluty te nie są zgodne – program przelicza je wg domyślnego kursu. I tak: 
  • jeśli dokument jest wystawiany w PLN, a cena na karcie jest określona w walucie – program wylicza cenę w PLN na podstawie kursu zdefiniowanego jako domyślny w walucie.
  • jeśli dokument jest wystawiany w walucie obcej, a cena na karcie jest określona w PLN – na dokumencie cena z PLN jest przeliczana na walutę. Jeśli użytkownik na dokumencie zmieni kurs – cena w PLN jest zachowywana, natomiast przeliczana jest cena walutowa.
  • jeśli dokument jest wystawiany w walucie i cena na karcie jest określona w walucie – na dokument pobierana jest cena w walucie, natomiast wartość w PLN jest przeliczana wg kursu. Jeśli użytkownik zmieni kurs na dokumencie – cena walutowa jest zachowana, a przeliczana jest wartość w PLN.
Zasada ta nie ma zastosowania podczas przekształcania (np. RO ->FA, FPF -> FA) oraz kopiowania dokumentów. Na dokumencie wynikowym zawsze pozostaje niezmieniona cena poszczególnych pozycji w walucie, niezależnie od tego, w jakiej walucie została cena zdefiniowana na karcie towaru (cena początkowa na dokumencie) oraz jaki obowiązuje kurs.

Zmiana waluty na istniejącym dokumencie

Istnieje możliwość zmiany waluty na dokumencie, gdzie została już uzupełniona lista pozycji. W przypadku wybrania nowej waluty program przelicza cenę wszystkich już wpisanych pozycji. Możliwość zmiany waluty nie dotyczy dokumentów handlowych skojarzonych z magazynowymi. Oznacza to, że użytkownik nie będzie miał możliwości zmiany waluty na: 
  • Fakturze Sprzedaży utworzonej z WZ – waluta musi być zgodna z walutą na WZ
  • Fakturze Zakupu utworzonej z PZ – waluta musi być zgodna z walutą na FZ
Uwaga
Należy pamiętać, że zmiana waluty na dokumencie powoduje aktualizację tabeli płatności. W wyniku zmiany waluty program jeszcze raz wylicza płatność związaną z dokumentem. W związku z tym, jeśli Użytkownik dokonał wcześniej zmian w tabeli (np. rozbił płatność na raty) po zmianie waluty musi zrobić to ponownie.

Zmiana kursu na istniejącym dokumencie

W programie istnieje również możliwość zmiany kursu (notowania) na dokumencie, gdzie uzupełniona została lista towarów. Zmiana będzie proponowana przez program automatycznie w chwili zmiany daty wystawienia na dokumencie. Użytkownik ma również możliwość zmiany typu kursu na dokumencie. Program przelicza wtedy wartość towaru wg nowego kursu, pobranego z tabeli kursów w programie. W przypadku wybrania kursu typu ręczny – użytkownik ma możliwość wpisania notowania bezpośrednio na formularzu.
Przy każdej zmianie program informuje użytkownika o konieczności przeliczenia wartości dokumentu:
  • jeśli użytkownik potwierdzi decyzję zmiany kursu (TAK) – program przeliczy wartości,
  • użytkownik ma możliwość wycofania się z wprowadzonej zmiany (NIE) – program pozostawi kurs/ notowanie bez zmian.
Na Fakturze Sprzedaży utworzonej do Wydania Zewnętrznego można zmienić datę kursu, typ kursu i notowanie w przypadku kursu ręcznego. Po zmianie kursu przeliczane są wartości w PLN na dokumencie. Dzięki temu możliwe jest przekształcenie kilku WZ z różnymi kursami do jednej Faktury Sprzedaży, Faktury Pro Forma w walucie do WZ. W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ceny znajduje się parametr Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FA/PA, jeśli jest włączony, po zmianie ceny/kursu na FA i zapisaniu FA na stałe, do Wydania Zewnętrznego generowana jest korekta wartości. Po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ceny Pozwalaj na edycję cen/kursu na FZ powstałym z PZ oraz Przeliczaj ceny po nowym kursie na Fakturze Zakupu można zmienić cenę początkową oraz cenę z rabatem dla pojedynczych pozycji, datę, typ kursu oaz notowanie w przypadku kursu ręcznego. Do PZ tworzona jest korekta wartości (szczegóły w artykule Nieokreślona wartość dostawy).
Uwaga
Należy pamiętać, że zmiana kursu na dokumencie powoduje aktualizację tabeli płatności. W wyniku zmiany kursu program jeszcze raz wylicza płatność związaną z dokumentem. W związku z tym, jeśli Użytkownik dokonał wcześniej zmian w tabeli (np. rozbił płatność na raty) po zmianie kursu musi zrobić to ponownie.

Zasady wystawiania dokumentów w walucie

  1. Na dokumentach w walucie obcej domyślnie nie jest wyliczany podatek VAT, ale użytkownik ma możliwość jego naliczenia dla wszystkich lub tylko wybranych pozycji (zasady opisane w jednym z kolejnych rozdziałów)
  2. Przy zatwierdzaniu dokumentu w walucie obcej program sprawdza, czy kontrahent nie ma ustawionego statusu krajowy – w takim przypadku poinformuje o tym użytkownika.
  3. Jeśli dokument jest wystawiony w walucie obcej – nie jest możliwa jego fiskalizacja.
  4. Wystawianie dokumentów w walucie obcej nie dotyczy Paragonów oraz korekt do Paragonów (zawsze w walucie systemowej).
  5. Zmiana waluty oraz kursu nie jest możliwa na fakturze, która powstała w wyniku przekształcania Paragonu (zawsze PLN).
  6. W przypadku rozliczania zaliczek – do rozliczenia proponowane są tylko zaliczki w walucie zgodnej z walutą na dokumencie.
    • jeśli na dokumencie zmieniana jest waluta – program automatycznie proponuje do rozliczenia nową listę zaliczek (zgodnych z nową walutą)
    • jeśli użytkownik zmieni walutę już po ustaleniu informacji nt. rozliczanych zaliczek – lista zaliczek zostanie zmieniona na zapisy w takiej samej walucie, natomiast wszystkie wcześniej wprowadzone informacje o rozliczanych kwotach zostaną utracone.
  1. Marża na dokumentach w walutach obcych jest zawsze wyrażona w walucie systemowej (PLN).
  2. Analiza danych: Historia kontrahentaHistoria towaru – jeśli w obrocie towarem/ z kontrahentem występowały dokumenty w walucie obcej w analizie są one przeliczane na PLN zgodnie z kursem ustalonym na wystawionym dokumencie.
  3. Analiza danych: Bilans handlowy towaru – jeśli w obrocie towarem występowała cena zakupu w walucie obcej to jego wartość jest przeliczana na PLN wg kursu podanego na dokumencie.

Płatności na dokumentach walutowych

Dla każdej pozycji wpisywanej na dokument walutowy pamiętane są dwie wartości: wartość w walucie oraz wartość w PLN (wyliczona wg kursu określonego na dokumencie). Podczas wyliczania wartości dokumentu w walucie użytkownik może zdecydować, czy podstawą podczas obliczeń powinna być wartość dokumentu wyliczona w walucie, czy też wartość wyliczona w PLN. Dlatego w przypadku dokumentów wystawianych w walutach obcych można wybrać jeden z dwóch algorytmów wyliczania płatności
  • od wartości walutowej – płatność jest sumą wartości poszczególnych pozycji wyrażonych w walucie dokumentu, czyli użytkownik przyjmuje, że podstawą dla obliczania płatności jest wyliczona wartość w walucie. Algorytm opisany jest dokładniej w przykładach poniżej.
  • od wartości PLN – do wyliczania płatności program wykorzystuje wartość dokumentu wyliczoną w PLN. Dopiero suma wartości w PLN jest przeliczana na walutę wg podanego kursu. Algorytm opisany jest dokładniej w przykładach poniżej.
Możliwość wyboru sposobu wyliczania płatności dotyczy większości dokumentów (FA, RO, FPF, FZ, ZD, WZ, PZ). Jednak informacja ta jest wykorzystywana dopiero w chwili tworzenia płatności w Kasie/Banku, czyli w przypadku Faktur Sprzedaży oraz Faktur Zakupu. Na pozostałych dokumentach parametr ma znaczenie informacyjne (jest przepisywany na kolejne dokumenty skojarzone). Ustawienia sposobu liczenia można dokonać z poziomu Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry: Kwota podatku VAT w walucie przeliczona na PLN od wartości. Do wyboru są dwa algorytmy: VAT w walucie  oraz netto w PLN. Dodatkowo w oknie znajduje się parametr pozwalaj na zmianę. Jeśli parametr jest aktywny w trakcie wystawiania dokumentu w walucie program zaproponuje algorytm wyliczania płatności zadeklarowany w konfiguracji, jednak umożliwi jego zmianę w ramach konkretnego dokumentu. Jeśli natomiast parametr nie będzie aktywny – program ustawi automatycznie algorytm zadeklarowany w konfiguracji i nie pozwoli na jego zmianę. Jeśli parametr Pozwalaj na zmianę jest aktywny – podczas wystawiania dokumentu w walucie obcej na zakładce [Płatności] obok typu kursu oraz notowania pojawi się parametr Kwota VAT w walucie od wartości netto w PLN. Parametr będzie zaznaczony/ odznaczony zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji:
  • parametr będzie odznaczony – jeśli w Konfiguracji Kwotę podatku VAT w walucie przeliczoną na PLN od wartości oznaczono jako VAT w walucie
  • parametr będzie aktywny – jeśli w Konfiguracji Kwotę podatku VAT w walucie przeliczoną na PLN od wartości oznaczono jako netto w PLN.
Przykład

Wyliczanie płatności Załóżmy, że na fakturze sprzedajemy dwa towary: T1 w cenniku ma cenę 12.50 PLN, w ilości 10 szt. T2 w cenniku ma cenę 6.25 PLN, w ilości 100 szt. Faktura jest wystawiana w walucie EURO, gdzie kurs 1 EURO = 3.10 PLN.

ilośćcena w waluciecena w PLNwartość w waluciewartość w PLN
T1104.0312.49 (po zaokrągleniu)40.30124.90
T21002.026.26 (po zaokrągleniu)202.00626.00
Płatność liczona od wartości walutowej: wartość faktury w walucie wynosi 242.30 EURO (suma wartości pozycji w walucie) wartość faktury w PLN wynosi 751.13 PLN (242.30 * 3.10) w preliminarzu powstanie płatność na kwotę 242.30 EURO Płatność liczona od wartości PLN: wartość faktury w PLN wynosi 750.90 PLN (suma wartości pozycji w PLN) wartość faktury w walucie wynosi 242.23 EURO (750.90/ 3.10) w preliminarzu powstanie płatność na kwotę 242.23 EURO

Podatek VAT na dokumentach walutowych

W programie istnieje możliwość naliczania podatku VAT na dokumentach wystawianych w walucie obcej. Aby naliczyć VAT na dokumencie walutowym należy w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry zaznaczyć parametr VAT na fakturach w walucie. Zaznaczenie parametru w Konfiguracji dla:
  1. Kontrahenta, który na karcie (zakładka [Handlowe]) ma wskazany status Wewnątrzunijny/ Pozaunijny nie oznacza, że na każdym dokumencie program automatycznie naliczy podatek, a jedynie umożliwi na poszczególnych dokumentach zmianę stawki VAT na inną niż 0% lub nie podlega. Wystawiając dokument walutowy proponowane są stawki VAT 0% lub nie podlega, natomiast użytkownik ma możliwość:
    • zmiany stawki VAT indywidualnie na poszczególnych pozycjach dokumentu – po podglądnięciu formularza pozycji dostępne jest pole ze stawką VAT
    • zmiany stawki VAT globalnie dla wszystkich pozycji na dokumencie.

Jeśli parametr jest ustawiony i dokument jest wystawiany w walucie obcej na zakładce [Płatności] (obok tabeli VAT) dostępny jest parametr Naliczaj VAT, przy pomocy którego można globalnie naliczyć VAT na dokumencie:

    • po jego zaznaczeniu program automatycznie naliczy VAT dla pozycji na dokumencie pobierając stawkę VAT z karty towaru/ usługi,
    • jeśli parametr jest zaznaczony dla każdej dodawanej pozycji VAT jest naliczany automatycznie,
    • jeśli użytkownik odznaczy parametr – na wszystkich pozycjach stawki VAT zostaną na nowo ustawione na 0%/ nie podlega.
  1. Kontrahenta, który na karcie (zakładka [Handlowe]) ma wskazany status Krajowy oznacza, że na każdym dokumencie program automatycznie naliczy podatek. Dla poszczególnych pozycji dokumentu VAT zostanie przeniesiony  zgodnie z ustawieniem na kartach towarów. Użytkownik ma możliwość zmiany VAT-u.
    • Parametr Naliczaj VAT (zakładka Płatności dokumentu) jest domyślnie zaznaczony. Użytkownik może go odznaczyć, wówczas – na wszystkich pozycjach stawki VAT zostaną na nowo ustawione na 0%/ nie podlega.
Uwaga
Jeśli użytkownik ustawi stawki VAT bezpośrednio dla poszczególnych pozycji, a następnie zaznaczy parametr Naliczaj VAT – wtedy stawki VAT dla wszystkich pozycji zostaną pobrane z karty i podatek VAT zostanie naliczony od nowa (wprowadzone „ręcznie” ustawienia zostaną utracone).
Wartość VAT jest wyliczana od wartości dokumentu w PLN, w zależności od sposobu liczenia dokumentu: 
  • od wartości netto – w przypadku dokumentów wyliczanych algorytmem „od netto”
  • od wartości brutto – w przypadku dokumentów wyliczanych algorytmem „od brutto”
Wartości w tabeli VAT na dokumencie są wykazywane zawsze w PLN. Również na wydrukach dokumentów walutowych tabela VAT (wartość netto, brutto i VAT) są drukowane w PLN.
Kwota płatności jest wyliczana na podstawie wartości brutto dokumentu, przeliczonej na walutę po kursie podanym w nagłówku dokumentu. Płatność VAT w PLN Dla kontrahentów o statusie krajowy, podatnikiem jest nabywca na Fakturach Sprzedaży i Fakturach Zakupu w walucie istnieje możliwość naliczania płatności podatku VAT w PLN. W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie dostępny do edycji po zaznaczeniu VAT na fakturach w walucie. Jeżeli parametr zostanie zaznaczony w konfiguracji, wówczas na dokumencie wystawionym dla kontrahenta krajowego lub takiego gdzie podatnikiem jest nabywca, po zmianie waluty na zakładce [Płatności] automatycznie będą widoczne i zaznaczone parametry Naliczaj VAT, Płatność VAT w PLN. Płatność dokumentu dzielona jest na dwie części – kwotę netto w walucie i kwotę VAT w PLN liczoną po kursie z dokumentu. Do preliminarza płatności przenoszone są obie płatności. Podziału płatności dokumentu na raty można wykonać z poziomu dokumentu tylko dla kwoty netto w walucie. Płatność VAT w PLN można podzielić jedynie z poziomu menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności. Wyłącznie na fakturach wystawionych dla krajowego podmiotu gospodarczego z płatnością VAT w PLN można zastosować mechanizm podzielonej płatności. Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności. Na wydrukach Faktura VAT UE oddzielnie wykazywana jest kwota do zapłaty w walucie, oddzielnie kwota VAT w PLN.
Uwaga
Nie ma możliwości naliczenia płatności podatku VAT w PLN na Fakturach Sprzedaży Zaliczkowych w walucie.

Formularz pozycji na dokumentach w walucie

W przypadku dokumentów wystawianych w walutach obcych (FA, FPF, RO, FZ, ZD, WZ, PZ) mamy do czynienia z trzema grupami cen: 
  • cena podstawowa – pobrana z cennika
  • cena w walucie dokumentu – cena z cennika przeliczona na walutę w jakiej wystawiany jest dokument
  • cena w PLN – cena przeliczona na walutę systemową (PLN).
Warto przy tym pamiętać, że w zależności od algorytmu wyliczania dokumentu proponowane są ceny bez podatku – w przypadku wyliczania od netto, lub z podatkiem – w przypadku wystawiania dokumentu od brutto.
Uwaga
Na dokumentach liczonych od brutto – ceny z podatkiem będą proponowane nawet wtedy, gdy użytkownik nie będzie naliczał podatku na dokumentach (stawka 0% lub nie podlega).

W szczególnym przypadku ceny te mogą być wyrażone w trzech różnych walutach (np. cena w cenniku zdefiniowana jest w EURO, a towar sprzedawany jest na fakturze wystawionej w USD).

Pozycja faktury - cena towaru w walucie
W zależności od wykorzystywanych podczas wystawiania dokumentów walut na formularzu pozycji może pojawić się do trzech kolumn zawierających cenę i wartość pozycji w poszczególnych cenach: 
  • kolumna I: zawiera ceny wyrażone w walucie dokumentu
  • kolumna II: zawiera ceny wyrażone w walucie z cennika
  • kolumna III: zawiera ceny wyrażone w PLN
Poniżej opisano kilka możliwych kombinacji walut podczas wystawiania dokumentu i związane z tym zmiany w wyglądzie formularza pozycji. Dokument wystawiany w PLN. Cena w cenniku w PLN:
KOLUMNA 1KOLUMNA IIKOLUMNA III
ILOŚĆ10 SZT.
CENA100 PLN
RABAT0.1
CENA z RABATEM90 PLN
WARTOŚĆ900 PLN

Dokument wystawiany w walucie (USD). Cena w cenniku w PLN:

KOLUMNA 1KOLUMNA IIKOLUMNA III
ILOŚĆ10 SZT.
CENA100 USD400 PLN
RABAT0.1
CENA z RABATEM90 USD360 PLN
WARTOŚĆ900 USD3600 PLN
Dokument wystawiany w PLN. Cena w cenniku w walucie (USD):
KOLUMNA IKOLUMNA IIKOLUMNA III
ILOŚĆ10 SZT.
CENA100 PLN25 USD
RABAT0.1
CENA z RABATEM90 PLN12.50 USD
WARTOŚĆ900 PLN125 USD

Dokument wystawiany w USD. Cena w cenniku w walucie (USD):

KOLUMNA 1KOLUMNA IIKOLUNA III
ILOŚĆ10 SZT.
CENA100 USD400 PLN
RABAT0.1
CENA z RABATEM90 USD360 PLN
WARTOŚĆ900 USD3600 PLN
Dokument wystawiany w walucie (USD). Cena w cenniku w innej walucie (EURO):
KOLUMNA 1KOLUMNA IIKOLUNA III
ILOŚĆ10 SZT.
CENA100 USD90 EURO
RABAT0.1
CENA Z RABATEM90 USD81 EURO360 PLN
WARTOŚĆ900 USD810 EURO3600 PLN
 

Informacje dodatkowe

Przekształcenia dokumentów a ustawienia waluty

Podczas przekształcania i kopiowania dokumentów, waluta jest pobierana z dokumentu źródłowego. Wyjątek stanowią przekształcenia do dokumentów, które wystawiane są tylko w walucie systemowej: 
  • Przekształcenie Faktury Zakupu do Korekty Granicznej
  • Przekształcenie Faktury Zakupu do Dokumentów Wewnętrznych
Uwaga
Podczas przekształcania Faktury Zakupu do Faktury Sprzedaży i Przyjęcia Zewnętrznego do Wydania Zewnętrznego nie jest pobierana waluta z dokumentu źródłowego. Waluta pobierana jest wówczas z karty kontrahenta (zakładka Płatności na formularzu kontrahenta) ustawianego domyślnie na dokumencie.

Korekty do dokumentów w walucie

W przypadku dokumentów korygujących nie ma możliwości zmiany waluty. Na korektę ilości, wartości, stawki VAT przepisywane są waluta, typ kursu oraz notowanie. Oprócz tego do dokumentu walutowego jako pierwszą korektę można wystawić korektę kursu.

Agregowanie dokumentów WZ/ PZ w walucie

  • W chwili agregacji WZ/ PZ do faktury sprawdzane jest czy wszystkie agregowane dokumenty są wystawione w takiej samej walucie. Jeśli nie – program nie pozwoli na utworzenie faktury.
  • Po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/Ceny parametru Pozwalaj na edycję cen/kursu na FZ powstałym z PZ, na Fakturze Zakupu można zmienić cenę początkową oraz cenę z rabatem dla pojedynczych pozycji, datę, typ kursu oaz notowanie w przypadku kursu ręcznego. Do PZ tworzona jest korekta wartości (szczegóły w rozdziale Nieokreślona wartość dostawy).
  • Na Fakturze Sprzedaży utworzonej z Wydania Zewnętrznego w walucie można zmienić datę kursu, typ kursu i notowanie w przypadku kursu ręcznego. Po zmianie kursu przeliczane są wartości w PLN na dokumencie. Dzięki temu możliwe jest przekształcenie kilku WZ z różnymi kursami do jednej Faktury Sprzedaży, Faktury Pro Forma w walucie do WZ. W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ceny znajduje się parametr Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FA/PA, jeśli jest włączony, po zmianie ceny/kursu na FA i zapisaniu FA na stałe, do Wydania Zewnętrznego generowana jest korekta wartości. Dzięki temu dokumenty handlowe i magazynowe są zgodne.
  • Przy włączonym parametrze Agregacja pozycji na dokumentach utworzonych z WZ (Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne) nie jest możliwa agregacja pozycji przy przekształceniu kilku WZ do FA dla towarów o takich samych cenach i różnych kursach.

Symulacja wartości zakupu

Na dokumencie sprzedaży w walucie zarówno koszt zakupu jak i marża wyliczane są w walucie systemowej (PLN). Jeśli cena zakupu towaru jest określona w walucie obcej – podczas wyliczania wartości zakupu program uwzględnia kurs zapamiętany na dokumencie zakupu. W przypadku symulacji wg ostatniej ceny zakupu – program wylicza wartość zgodnie z walutą oraz kursem obowiązującym dla ostatniej ceny zakupu na karcie towaru.
Przykład
Zakup towaru 100 szt. W cenie 2 EURO (kurs na dokumencie zakupu to 1 EURO = 4 PLN) Sprzedaż towaru 1 szt. towaru w cenie 13 PLN. Wyliczona kwota marża to 13 – (2 x 4) = 5 PLN
Przykład
Zakup towaru 100 szt. W cenie 2 EURO (kurs na dokumencie zakupu to 1 EURO = 4 PLN) Sprzedaż towaru 20 szt. W cenie 5 EURO (kurs na dokumencie sprzedaży to 1 EURO = 4.20 PLN) Wyliczona kwota marży to (5 x 4.20) – (2 x 4.00) = 13 PLN, 13 PLN x 20 = 260 PLN
W przypadku symulacji wg średniej ceny zakupu program wylicza średnią cenę zakupu w oparciu o ilość i wartość zasobów posiadanych w magazynie. Wartość zasobu wyliczana jest zawsze na podstawie kursu waluty podanego na dokumencie zakupu. Natomiast wartość sprzedaży wyliczana jest na podstawie kursu podanego na dokumencie sprzedaży.
Przykład
Zakup towaru: 100 szt. towaru w cenie 2 EURO (kurs 1 EURO = 4.10 PLN) Zakup towaru: 100 szt. towaru w cenie 2 EURO (kurs 1 EURO = 4.60 PLN) Wyliczona średnia cena zakupu: 100 x (2 x 4.10) + 100 x (2 x 4.60) = 820 + 920 = 1740, 1740 / 200 = 8.70 PLN Sprzedaż: 1 szt. W cenie 5 EURO (kurs 1 EURO = 4.50 PLN) Wartość marży: (5 x 4.50) – 8.70 = 22.50 – 8.70 = 13.80 PLN

Aktualizacja cen sprzedaży

Podczas aktualizacji cen sprzedaży program przelicza cenę zakupu z waluty na PLN (zgodnie z określonym na FZ kursem), a następnie dolicza zadeklarowaną marżę i wylicza nową cenę sprzedaży w walucie określonej na karcie.
Przykład
Ostatnia cena zakupu 2 EURO (kurs 1 EURO = 4 PLN) Ceny sprzedaży na karcie towaru: - cena sprzedaży 1: 10 % marży      2.20 EURO - cena sprzedaży 2: 20 % marży      9.60 PLN (2 x 4 + 20% = 9.60) Nowa cena zakupu 3 EURO (kurs 1 EURO = 4.50 PLN) - cena sprzedaży 1: 10 % marży      3.30 EURO - cena sprzedaży 2: 20 % marży     16.20 PLN (3 x 4.50 + 20% = 16.20)

Wydruki

Raport sprzedaży towarów

W menu wydruków w Cenniku znajduje się pozycja Raporty. Zawarte tam raporty informują o wartości sprzedaży poszczególnych towarów. W RS wg kodu listę towarów, dla których liczony jest raport uporządkowano wg ich kodów (alfabetycznie). W RS wg grup lista towarów uwzględnionych w raporcie uporządkowana jest alfabetycznie w obrębie grup. Dodatkowo wartości wykazane dla towarów w grupie są podsumowane. W RS wg kategorii lista towarów uporządkowana jest alfabetycznie w obrębie przypisanych im kategorii. Dodatkowo wykazane wartości dla towarów w kategorii są podsumowane. W raporcie sprzedaży wyliczane jest sprzedana ilość, wartość netto sprzedaży poszczególnych towarów, ich koszt, uzyskana marża oraz kwota VAT. Koszt usługi wyliczany jest na podstawie informacji wprowadzonych na karcie usługi (koszt kwotowy lub procentowy na zakładce [Dodatkowe]), aktualnych w chwili sprzedaży. Przed wyliczeniem raportu należy podać okres, za jaki uwzględniane ma być sprzedaż. Pod uwagę brana jest data sprzedaży z faktury. W raporcie uwzględniane są korekty do Faktur pierwotnych, Faktury zapisane w buforze oraz Faktury zaliczkowe (jeśli zostały uwzględnione na Fakturze finalnej). Dodatkowo raport uwzględnia wszystkie filtry założone na liście towarów (np. grupa towarów).

Rozliczenie Kosztów Zakupu (RKZ)

W menu wydruków wywołanego z Listy faktur istnieje pozycja: Raporty. Znajdują się tam raporty RKZ, które pozwolą określić m.in. wartość sprzedanych towarów, koszt ich zakupu, wielkość uzyskanej marży czy kwotę, która nie została jeszcze zapłacona. Wydruk RKZ (1) - poziomy i RKZ (2) – pionowy różnią się jedynie zawartymi tam informacjami. Wydruk w pionie nie zawiera informacji o dacie wystawienia faktury (jest tylko data sprzedaży) oraz wartości zaległości. Zamiast nazwy kontrahenta podany jest jego kod. Dla każdej transakcji wyliczony zostaje koszt sprzedanych na niej towarów, uzyskana marża, wartość netto, kwota VAT oraz kwota, która pozostaje jeszcze do zapłaty. Koszt towaru wyliczany jest na podstawie informacji wprowadzonych na karcie towaru (koszt kwotowy lub procentowy na zakładce [Dodatkowe]), aktualnych w chwili wystawiania faktury. Przed wyliczeniem raportu należy podać okres, za jaki uwzględniane mają być faktury. Podczas zawężania listy dokumentów pod uwagę brana jest data sprzedaży. Dodatkowo raport uwzględnia wszystkie filtry założone na liście faktur (schemat numeracji, zakres numerów).
Przykład
Okres, za jaki sporządzamy raport obejmuje miesiąc luty. Dodatkowo na liście faktur założony jest filtr na numery od 10 do 11. W raporcie uwzględnione będą wszystkie faktury z numerami od 10 do 11 (niezależnie od schematu numeracji), których data sprzedaży jest z miesiąca lutego.
 

Raport sprzedaży dla kontrahentów

W menu wydruków na Liście kontrahentów istnieje pozycja Raporty. Zawarte tam raporty informują o wartości sprzedaży dla kontrahentów. W RS wg kodu lista kontrahentów, dla których dokonano sprzedaży jest uporządkowana wg ich kodów (alfabetycznie). W RS wg grup lista kontrahentów, dla których dokonano sprzedaży uporządkowana jest alfabetycznie w obrębie grup. Dodatkowo wykazane wartości dla każdej grupy są podsumowane. W RS wg kategorii lista kontrahentów, dla których dokonano sprzedaży uporządkowana jest alfabetycznie w obrębie przypisanych im kategorii. Dodatkowo wykazane wartości dla każdej kategorii są podsumowane. W raporcie sprzedaży wyliczane są wartość netto sprzedaży dla poszczególnych kontrahentów, związany z tym koszt sprzedanych towarów, uzyskana marża, wartość brutto sprzedaży oraz kwota, która jeszcze pozostała do zapłaty. Koszt usługi wyliczany jest na podstawie informacji wprowadzonych na karcie usługi (koszt kwotowy lub procentowy na zakładce [Dodatkowe]), aktualnych w chwili sprzedaży. Przed wyliczeniem raportu należy podać okres, za jaki uwzględniane ma być sprzedaż. Pod uwagę brana jest data sprzedaży z faktury. W raporcie uwzględniane są korekty do Faktur pierwotnych, Faktury zapisane w buforze oraz Faktury zaliczkowe (jeśli zostały uwzględnione na Fakturze finalnej). Dodatkowo raport uwzględnia wszystkie filtry założone na liście kontrahentów (np. grupa kontrahentów).