Formularz dokumentu

• Przez wpisanie w polu Kod w przypadku Kontrahenta, Pracownika, Wspólnika dokładnego kodu lub akronimu w przypadku Banku i Urzędu.
• Przez wybranie kombinacji klawiszy <ALT>+<K>, a następnie wskazanie na wywołanej liście danego kontrahenta.
• Przez wpisanie dokładnego numeru NIP kontrahenta w polu Kod kontrahenta.
• Przez wskazanie podmiotu na liście pomocniczej. Listę pomocniczą podmiotów otwieramy przez naciśnięcie przycisku „Rozwiń”, który otwiera menu z podmiotami:

Następnie wybieramy właściwy podmiot z listy.

W przypadku, gdy dane podmiotu nie zostały uprzednio zarejestrowane, możemy założyć kartotekę wpisując numer NIP podmiotu. Jeżeli nie chcemy na stałe rejestrować danych podmiotów w systemie (np. kontrahent jednorazowy), możemy jego dane wprowadzić bezpośrednio na dokumencie w Rejestrze na zakładce [Kontrahent].

Uwaga

Po wyborze kontrahenta na dokumencie, dokument zostanie wystawiony w walucie, która została określona jako domyślna na karcie kontrahenta. Użytkownik ma możliwość jej zmiany na zakładce [Waluta] przed dodaniem pierwszej pozycji na dokumencie.

Istnieje możliwość pobrania danych o Kliencie z bazy GUS za pomocą ikony . Pozwala to na szybsze wprowadzanie danych identyfikacyjnych i adresowych kontrahentów oraz wyeliminowanie pomyłek związanych z ręcznym wypełnianiem formularzy. Przycisk jest aktywny w przypadku gdy kod kraju jest pusty lub wybrano prefiks PL. Usługa jest dostępna tylko dla Klientów, którzy posiadają oprogramowanie na gwarancji. Istnieje również możliwość weryfikacji statusu VAT kontrahenta za pomocą ikony . Po naciśnięciu przycisku w pierwszej kolejności następuje sprawdzenie, czy dla podmiotu na dzień wystawienia dokumentu istnieje już zapis historii weryfikacji w bazie danych, a dopiero w razie braku takiego wpisu na określony dzień pobierany jest raport z serwisu Ministerstwa Finansów na dzień bieżący.Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP (weryfikowane są wyłącznie polskie numery NIP). Jeżeli dla podmiotu na dzień wystawienia dokumentu istnieje zapis w historii weryfikacji to weryfikacja statusu VAT kontrahenta działa w następujący sposób:

Status na dokumencie	Informacja na stronach Ministerstwa Finansów	Podjęte działania
Osoba fizyczna lub podatnik VAT nieczynny	Podatnik VAT czynny	Po zaakceptowaniu komunikatu: Status kontrahenta nie zgadza się z informacją ze strony Ministerstwa Finansów. Czy chcesz przestawić status kontrahenta? Uwaga! Zweryfikuj odliczenia na dokumencie . następuje zaznaczenie parametru Podatnik VAT czynny . W przypadku rejestru VAT zakupu użytkownik powinien zweryfikować poprawność odliczeń na dokumencie.
Podatnik VAT czynny	Osoba fizyczna lub podatnik VAT nieczynny	Po zaakceptowaniu komunikatu: Status kontrahenta nie zgadza się z informacją ze strony Ministerstwa Finansów. Czy chcesz przestawić status kontrahenta? Uwaga! Zmiana statusu na podatnika VAT nieczynnego lub osobę fizyczną spowoduje ustawienie odliczeń na NIE . następuje odznaczenie parametru Podatnik VAT czynny oraz w przypadku rejestru VAT zakupu zmiana odliczeń na Nie .
Osoba fizyczna lub podatnik VAT nieczynny	Osoba fizyczna lub podatnik VAT nieczynny	Komunikat: NIP nie jest zarejestrowany w VAT.
Podatnik VAT czynny	Podatnik VAT czynny	Komunikat: NIP jest aktywny w VAT .

Uwaga

Funkcja weryfikacji statusu VAT kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.

Po naciśnięciu ikony  następuje sprawdzenie kontrahenta na podstawie numeru NIP w bazie VIES (VAT Information Exchange System). Jeżeli numer VAT jest aktywny to użytkownik ma możliwość przeniesienia danych kontrahenta na formularz pod warunkiem, że dokument nie jest zaksięgowany, nie dodano na nim predekretacji, nie wygenerowano do niego dowodów wewnętrznych, a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych. Po dokonaniu weryfikacji statusu VAT w bazie VIES i przeniesieniu danych na formularz, na dokumencie aktualizowane jest pole Kraj, a status weryfikacji kontrahenta zapisywany jest na jego karcie. Jeśli na dzień wystawienia faktury na karcie kontrahenta widnieje informacja o jego statusie to na dokumencie w rejestrze VAT pokazuje się odpowiedni komunikat. Funkcja weryfikacji i pobierania danych kontrahenta z bazy VIES dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji. W kolejnym polu wprowadzamy opis zdarzenia gospodarczego (Kategorię dokumentu). Opis zdarzenia możemy wprowadzić z listy pomocniczej Kategorii poprzez wpisanie kodu kategorii lub wciśnięcie przycisku Kategoria. Wybór z listy dokonuje się przez podświetlenie odpowiedniej kategorii i użycie przycisku  lub naciśniecie klawisza <ENTER>. Jeżeli chcemy dodać nową kategorie, należy nacisnąć klawisz  Dodaj lub <INSERT> na liście kategorii – pojawi się formatka dla dodania nowego zapisu i po jej uzupełnieniu pole należy zapisać przyciskiem  Zapisz lub klawiszem <ENTER>. W przypadku, gdy na kartotece kontrahenta zdefiniowano kategorię domyślną (opis w podręczniku Ogólne i Konfiguracja w rozdziale Kontrahenci), wówczas po wybraniu kontrahenta kategoria dokumentu zostanie wprowadzona automatycznie.

Jeżeli nie wybraliśmy opisu dokumentu z listy kategorii, należy uzupełnić go ręcznie. Podczas edycji formularza dokumentu w rejestrze VAT, po zmianie kategorii w nagłówku dokumentu pojawia komunikat: Czy chcesz ustawić tą samą kategorię na pozycji dokumentu? Jeśli wybierzesz 'Tak’ zaktualizowane zostaną również: opis, rodzaj, odliczenia i ich ewentualny podział (w przypadku rejestru VAT zakupu), kolumna do księgowania (w przypadku Księgi podatkowej lub Ewidencji ryczałtowej) i oraz kody JPK_V7. Zaakceptowanie komunikatu powoduje zmianę kategorii w każdej pozycji dokumentu oraz aktualizację: opisu, rodzaju, odliczeń wraz z ich ewentualnym podziałem (dla rejestru VAT zakupu) oraz w przypadku Księgi podatkowej/ Ewidencji ryczałtowej – kolumny do księgowania w KPiR/ ryczałcie. Wybór opcji Nie powoduje zmianę kategorii tylko w nagłówku dokumentu. Zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że przy kolejnej zmianie kategorii w nagłówku dokumentu komunikat nie pojawi się ponownie dla danego operatora. W polu Domyślny płatnik podpowiadany jest podmiot wybrany na dokumencie. Użytkownik ma możliwość zmiany domyślnego płatnika poprzez wybór dowolnego podmiotu z listy kontrahentów, banków, pracowników, wspólników, urzędów. W polu Rejestr wprowadzana jest nazwa podrejestru, w którym chcemy umieścić dokument. Nazwa rejestru wprowadzana jest ze rozwijanej listy pomocniczej (ang. drop-down) przez naciśnięcie przycisku . Listę nazw rejestrów (oddzielnie dla rejestrów zakupów i sprzedaży) określa się z poziomu System/ Konfiguracja/ Firma/ Księgowość. Pole Liczba porządkowa uzupełniane jest automatycznie przy dodawaniu nowego zapisu jako numer kolejny zapisu w danym rejestrze w miesiącu lub w roku (w zależności od sposobu numeracji określonego w System/ Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Parametry). Istnieje możliwość zmiany liczby porządkowej podczas wprowadzania dokumentu. Funkcja przydatna szczególnie w przypadku rozpoczęcia pracy w programie w trakcie roku podatkowego. Przy wprowadzaniu dokumentu do Rejestru VAT w polu Liczba porządkowa widoczne jest AUTO – numer jest nadawany przy zapisie. Zmiana numeru jest możliwa przy ponownym edytowaniu dokumentu.

Uwaga

Użytkownicy, którzy dokonali zmiany numeru liczby porządkowej zapisu w rejestrze, nie powinni dokonywać funkcji renumeracji.

Numer Identyfikator księgowy jest proponowany przez program automatycznie jako numer/ rok/ nazwa rejestru. Istnieje również możliwość zdefiniowania własnego schematu numeracji ID księgowego po zaznaczeniu w Konfiguracji w gałęzi Firma/ Księgowość/ Parametry parametru Definiowalny schemat numeracji ID księgowego. Numeracja ID księgowego może zawierać człony: symbol dokumentu, numer bez zer, numer z zerami, miesiąc, rok kalendarzowy, rejestr (wymagalny). Jeśli zapis jest przenoszony pomiędzy rejestrami, istnieje możliwość zmiany identyfikatora poprzez zaznaczenie parametru Nadawać identyfikator księgowy. W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, podczas księgowania dokumentów identyfikator jest przenoszony do dzienników księgowych.

Uwaga

W sytuacji, kiedy w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry został zaznaczony parametr Przenoszenie numeru własnego do identyfikatora księgowego, po przesłaniu dokumentów z modułu Faktury (z wyjątkiem Paragonów przenoszonych zbiorczo) do rejestrów VAT lub dzienników księgowych (gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową), otrzymują one ID księgowy zgodny z numerem własnym dokumentów znajdujących się w module Faktury.

Dokument – numer własny dokumentu źródłowego (Faktury Zakupu lub Sprzedaży). W przypadku wprowadzania faktury korygującej należy zaznaczyć pole Korekta oraz wpisać numer dokumentu źródłowego (transakcji korygowanej). W przypadku Rejestru zakupu należy wypełnić pola: Data wpływu – data wpłynięcia dokumentu do firmy. Z tą datą dokument będzie uwzględniany w rejestrze VAT. Data zakupu – data dokonania operacji gospodarczej (zakupu). Data wystawienia – data wystawienia faktury. Obow. podat. – data powstania obowiązku podatkowego. W polu domyślnie podpowiada się Data zakupu dla dokumentów wprowadzonych z datą od 01.01.2014. Dla dokumentów wprowadzonych z wcześniejszą datą podpowiada się Data wpływu. Istnieje możliwość edycji tej daty i wpisania dowolnej innej. W przypadku kontrahenta z zaznaczonym parametrem VAT wg daty wystawienia podpowiada się Data wystawienia dokumentu. W przypadku transakcji wewnątrzunijnych (lub wewnątrzunijnych trójstronnych) dla pozycji z rodzajem usługi data obowiązku podatkowego ustawiana jest według daty zakupu, a dla pozycji z rodzajem towary według daty wystawienia. W przypadku importu usług (transakcja nabycia, pole 27, 28, 29, 30 oraz 45 i 46 na deklaracji VAT‑7) data powstania obowiązku podatkowego ustawiana jest według daty zakupu. W przypadku transakcji krajowych – podatnikiem jest nabywca wprowadzonych do rejestru VAT zakupu w stawce NP oraz z zaznaczonym parametrem Podatnik VAT czynny, dowód wewnętrzny sprzedaży generowany jest z datą obowiązku podatkowego zgodną z datą zakupu. Jeżeli na fakturze jest jedna pozycja – data obowiązku aktualizuje się od razu. Jeżeli pozycji jest więcej to przy zapisywaniu dokumentu jest ona weryfikowana i gdy zostaną spełnione pewne warunki to pojawia się stosowny komunikat – czy zaktualizować datę obowiązku (jeśli wszystkie pozycje są tego samego rodzaju a data obowiązku jest nieprawidłowa) lub – komunikat o konieczności wprowadzenia takiej faktury dwoma dokumentami (jeśli pozycje są z różnymi rodzajami: towar i usługa): Dla faktur wewnątrzunijnych mogą być różne daty obowiązku podatkowego i notowania kursów dla towaru i usługi. Taką fakturę należy wprowadzić jako dwa osobne dokumenty. Czy jesteś pewien, że mimo to chcesz zapisać tak wprowadzoną fakturę? Tak lub Nie.  Tak- zapisuje fakturę tak jak jest, Nie – wraca na fakturę i pozwala ją zmodyfikować. Domyślnie data notowania kursu i data obowiązku podatkowego podstawiana jest na podstawie pierwszej pozycji z faktury – towar lub usługa. Prawo do odlicz.- data prawa do odliczenia. Domyślnie w to pole podstawiana jest późniejsza z dat: Obow. podat oraz Data wpływu. W przypadku Rejestru Sprzedaży należy wypełnić pola: Data wystawienia – data wystawienia dokumentu sprzedaży. Z tą datą dokument będzie uwzględniany w rejestrze VAT. Data sprzedaży – data dokonania operacji gospodarczej (zakupu). Obow. podat. – data powstania obowiązku podatkowego. Domyślnie w to pole podstawiana jest Data sprzedaży (zasada ogólna) dla dokumentów wprowadzonych z datą od 01.01.2014. Dla dokumentów wprowadzonych z wcześniejszą datą podpowiada się Data wystawienia. W przypadku kontrahenta z zaznaczonym parametrem VAT wg daty wystawienia podpowiada się Data wystawienia dokumentu. Pole z datą jest edytowalne. W przypadku transakcji wewnątrzunijnych (lub wewnątrzunijnych trójstronnych) dla pozycji z rodzajem usługi data obowiązku podatkowego ustawiana jest według daty sprzedaży, a dla pozycji z rodzajem towary według daty wystawienia. Natomiast dla rodzaju transakcji eksport, jako data powstania obowiązku podatkowego ustawiana jest data sprzedaży.

Dotyczy wersji: 2019.0.1

W przypadku transakcji wewnątrzunijny, wewnątrzunijny trójstronny oraz wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca, jeżeli na dokumencie dodano pozycje z różnymi rodzajami (np. Towary i Usługi) to podczas zapisywania dokumentu pojawia się komunikat: Dla faktur wewnątrzunijnych mogą być różne daty obowiązku podatkowego i notowania kursów dla towaru i usługi. Taką fakturę należy wprowadzić jako dwa osobne dokumenty. Czy jesteś pewien, że mimo to chcesz zapisać tak wprowadzoną fakturę? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zapisanie faktury. Wybór opcji Nie umożliwia modyfikację dokumentu.

Dla dokumentów wprowadzonych przed datą 01.01.2014 moment obowiązku podatkowego związany był z datą wystawienia faktury. Od 01.01.2014 rozpoznanie momentu powstania obowiązku podatkowego określamy jako datę dokonania dostawy bądź też wykonania usługi. Jest to zasada ogólna jednak określonych jest kilka wyjątków od tej reguły: usługi medialne, usługi budowlane kiedy to moment powstania obowiązku podatkowego związany jest z datą wystawienia faktury, czy inne szczególne momenty związane np.: z otrzymaniem całości bądź części zapłaty. Od 01.01.2014 prawo do odliczenia podatku powstaje z chwilą powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy (dostawcy) jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym otrzymana została faktura lub dokument celny. Parametr Rozliczać w VAT określa, czy dokument ma zostać uwzględniony w deklaracji VAT‑7/ części deklaracyjnej pliku JPK_V7. . Parametr domyślnie zaznaczony. Jeżeli parametr jest zaznaczony, wówczas należy określić miesiąc, w którym dokonujemy rozliczenia dokumentu na deklaracji, przy czym domyślnie w dokumentach rozliczanych na zasadach do końca roku 2013 jest to miesiąc zgodny z datą wpływu (Rejestr Zakupów) lub datą wystawienia (Rejestr Sprzedaży) dokumentu. Dla dokumentów wprowadzonych z datą od 01.01.2014 data rozliczenia w deklaracji VAT-7 podpowiada się jako data Prawo do odliczenia (Rejestr Zakupów) lub data Obowiązek Podatkowy (Rejestr Sprzedaży). Pole z datą jest edytowalne.  Dla dokumentów z rodzajem transakcji Procedura OSS sekcja ta jest ukrywana.

Uwaga

W przypadku dokumentu z datą sprzedaży od 1 października 2020 z kodem FP miesiąc wskazany w polu Rozliczać w VAT powinien być zgodny z datą wystawienia dokumentu. Podczas próby zapisania dokumentu na którym miesiąc rozliczenia VAT jest różny od daty wystawienia pojawia się komunikat: Zapisujesz fakturę wystawioną do paragonu z kodem JPK_V7 – FP. Data Rozliczenia w VAT powinna być zgodna z datą wystawienia. Czy chcesz ustawić datę Rozliczać w VAT zgodną z datą wystawienia? Zaakceptowanie komunikatu powoduje ustawienie w polu Rozliczać w VAT miesiąca z daty wystawienia. Wybór opcji Nie skutkuje pozostawieniem w polu Rozliczać w VAT miesiąca zgodnego z datą obowiązku podatkowego.

Jeżeli na dokumencie z datą sprzedaży od 1 października 2020 bez uzupełnionego kodu FP (zarówno w przypadku gdy tego kodu nie było w ogóle, jak i w sytuacji, gdy z poziomu zakładki [JPK] usunięto kod FP) miesiąc wskazany w polu Rozliczać w VAT jest różny od daty obowiązku podatkowego to podczas próby zapisania dokumentu pojawia się komunikat: Zapisujesz dokument, w którym data Rozliczenia w VAT nie jest zgodna z datą obowiązku podatkowego. Czy chcesz ustawić datę Rozliczać w VAT zgodną z datą obowiązku podatkowego? Zaakceptowanie komunikatu powoduje ustawienie w polu Rozliczać w VAT miesiąca z daty obowiązku podatkowego. Wybór opcji Nie skutkuje pozostawieniem w polu Rozliczać w VAT wybranego wcześniej miesiąca. Jeżeli w Konfiguracji ustawiono metodę kasową lub na dokumencie zaznaczono parametr Metoda kasowa to po dodaniu na dokumencie kodu FP (bezpośrednio na dokumencie lub za pomocą operacji seryjnej) lub po przeniesieniu z menu Handel faktury zafiskalizowanej z kodem FP, na dokumencie data rozliczenia w VAT ustawia jest zgodnie z datą wystawienia

Uwaga

W przypadku transakcji wewnątrzunijnych wprowadzonych do Rejestru VAT zakupu lub sprzedaży z różnymi datami (miesiącami) operacji i wystawienia, na dokumencie zaksięgowanym, z uzupełnioną predekretacją lub na dokumencie, do którego wygenerowano dowody wewnętrzne przy zmianie rodzaju na pozycji (Usługi <-> inny niż Usługi) pojawia się komunikat: Data deklaracji VAT-7 jest różna od daty jaka wynikałaby dla rodzaju na pozycji. Czy chcesz zweryfikować i zmodyfikować datę deklaracji VAT-7? Daty obowiązku podatkowego i daty prawa do odliczenia są w takim przypadku blokowane i użytkownik musi sam zweryfikować datę deklaracji VAT-7.

Pole Wg kasy aktywne tylko dla użytkowników, którzy wybrali metodę kasową rozliczania podatku VAT. Kolejne pola są związane z formą i terminem płatności. Forma płatności – forma płatności za fakturę, wypełniana automatycznie zgodnie z warunkami płatności ustalonymi na kartotece Kontrahenta. Pole może być w razie konieczności zmieniane poprzez wybór ze spuszczanej listy pomocniczej. W przypadku dokumentów w Rejestrze zakupów VAT dla formy płatności o typie Przelew Operator ma możliwość wyboru numeru rachunku bankowego płatnika.

Uwaga

Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczony zostanie parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT to podczas zapisywania dokumentu z formą płatności gotówka za okres, w którym nie ma otwartego raportu kasowego/bankowego pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie komunikatu powoduje utworzenie nowego raportu kasowego. Wybór opcji Nie wiąże się z koniecznością dodania przez użytkownika raportu kasowego samodzielnie.

Termin płatności – jest liczony dla Faktur Zakupu zgodnie z parametrem FZ – termin płatności liczony od, który dostępny jest w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów, a określa, od jakiej daty liczony jest termin płatności dla Faktur Zakupu. Do wyboru mamy datę wystawienia, datę zakupu oraz datę wpływu. Dla Faktur Sprzedaży i paragonów jest liczony zgodnie z parametrem FA, PA – termin płatności liczony od, który określa od jakiej daty liczony jest termin płatności dla Faktur Sprzedaży i paragonów. Do wyboru mamy datę wystawienia oraz datę sprzedaży. Pole jest automatycznie wypełniane zgodnie z wybraną datą oraz warunkami płatności ustalonymi na kartotece kontrahenta. Pole może być w razie konieczności zmieniane. Brutto – sumaryczna kwota brutto dokumentu (podsumowanie kwoty brutto w poszczególnych stawkach). Zapłata – w polu tym wykazywana jest ta część kwoty, która została zapłacona gotówką i został wygenerowany zapis kasowy w Raporcie kasowym. Pozostaje – pole to wypełnia się automatycznie jako różnica Brutto minus Zapłata. Zapłacono – parametr, po zaznaczeniu którego będzie możliwość, filtrowania takich dokumentów z listy i na podstawie nich, ręcznego dodawania korekty kosztów. Nie wpłynie on na rozliczenie z poziomu Kasa/Bank. MPP – podzielona płatność – parametr jest widoczny jeżeli dokument nie jest dowodem wewnętrznym oraz nie przeniesiono go z modułu Handel. Użytkownik powinien zaznaczyć parametr jeżeli chce wykonywać przelewy za pomocą mechanizmu podzielonej płatności. Parametr jest możliwy do zaznaczenia jeżeli na dokumencie wybrano kontrahenta o statusie Podmiot gospodarczy lub na dokumencie wybrano urząd. Jeżeli na karcie kontrahenta zaznaczono parametr MPP – podzielona płatność to parametr MPP – podzielona płatność jest automatycznie zaznaczany na dokumencie w rejestrze VAT i jest możliwy do odznaczenia przez użytkownika. Jeżeli na karcie kontrahenta nie zaznaczono parametru MPP – podzielona płatność to parametr MPP – podzielona płatność jest odznaczony na dokumencie rejestrze VAT i jest możliwy do zaznaczenia przez użytkownika pod warunkiem, iż na dokumencie wybrano kontrahenta będącego podmiotem gospodarczym. Istnieje możliwość zaznaczenia/odznaczenia parametru MPP – podzielona płatność na dokumencie zaksięgowanym. Zaznaczenie na dokumencie w rejestrze VAT parametru MPP – podzielona płatność powoduje zaznaczenie parametru MPP – podzielona płatność na płatności powstałej w rejestrze o typie Konto bankowe, a tym samym przelew zostanie wykonany mechanizmem podzielonej płatności – kwota netto na rachunek kontrahenta i kwota VAT na odrębny rachunek VAT. W przypadku dokumentu walutowego parametr MPP – podzielona płatność jest możliwy do zaznaczenia jeżeli na dokumencie zaznaczono parametr Płatność VAT w PLN. W związku z tym, że mechanizm podzielonej płatności dotyczy rozliczania transakcji za pomocą przelewów, jeżeli na dokumencie zaznaczono parametr MPP – podzielona płatność i wskazano formę płatności związaną z rejestrem o typie innym niż Konto bankowe, pojawia się ostrzeżenie: Dokument został zakwalifikowany do rozliczenia mechanizmem podzielonej płatności. Dla takich dokumentów wymagane jest rozliczenie przelewem. Zmień formę płatności. Dodatkowo podczas zapisywania takiego dokumentu pojawia się komunikat: Dokument został zakwalifikowany do rozliczenia mechanizmem podzielonej płatności. Na dokumencie wybrana forma płatności nie jest skojarzona z rejestrem bankowym. Czy chcesz zmienić płatność? Zaakceptowanie komunikatu pozwala na edycję dokumentu. Wybór opcji Nie powoduje zapisanie dokumentu. Jeżeli na dokumencie zaznaczono parametr MPP – podzielona płatność, a płatność ma stan Wysłano lub Zrealizowano i następuje próba zmiany na dokumencie numeru dokumentu lub numeru NIP lub parametru MPP – podzielona płatność to pojawia się komunikat: Parametry dotyczące MPP nie mogą być zmieniane dla płatności wysłanych do banku lub zrealizowanych. Zmień stan płatności w preliminarzu na 'do realizacji’. Akcyza – pole z kwotą akcyzy, dla dokumentów dodawanych w rejestrze VAT domyślnie ma wartość zero, ale można je ręcznie uzupełnić. W przypadku dokumentów z modułu Faktury wyliczona wartość akcyzy automatycznie przenoszona jest do tego pola. Wartość pola można modyfikować. Kolumna KPiR – pole widoczne w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową Określa kolumnę księgi, do której zostanie zaksięgowana kwota akcyzy. W przypadku faktur zawierających akcyzę a przeniesionych z modułu Faktury kolumna do księgowania podpowiada się na 13.Inne. Dla ręcznych dokumentów kolumna domyślnie ustawia się na Nie księgować. Zakład – pole jest dostępne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa. Należy go uzupełnić przed zaksięgowaniem dokumentu. Dla Rejestru Sprzedaży uzupełniamy jeszcze dwa dodatkowe parametry: Transakcja fiskalna – parametr zaznacza się w przypadku, jeżeli wprowadzany dokument jest raportem z kasy fiskalnej. Parametr ten jest ustawiany po wybraniu kategorii dokumentu, zgodnie z ustawieniami na formularzu kategorii. Sprzedaż detaliczna – parametr jest zaznaczany, jeżeli wprowadzany dokument jest dziennym lub miesięcznym zestawieniem sprzedaży detalicznej, podlegającej rozliczeniu strukturą zakupów. Parametr ten jest ustawiany po wybraniu kategorii dokumentu, zgodnie z ustawieniami na formularzu kategorii. JPK_FA – parametr należy zaznaczyć w przypadku, gdy na żądanie Urzędu Skarbowego podatnik jest zobligowany do złożenia pliku z fakturami (JPK_FA) i wprowadza je ręcznie do Rejestru VAT z pominięciem modułu Handel. Parametr nie dotyczy plików JPK_VAT składanych obowiązkowo co miesiąc. Parametr domyślnie zaznaczony na nowo dodawanych dokumentach do Rejestru VAT sprzedaży. Podczas dodawania dokumentów do Rejestru VAT zakupu domyślnie nie jest zaznaczany. Istnieje możliwość zaznaczenia parametru na dokumentach zaksięgowanych.

Uwaga

Dokumenty z zaznaczonym parametrem JPK_FA przenoszone są do pliku JPK_FA. Z kolei dokumenty znajdujące się w Rejestrach VAT trafiają do pliku JPK_VAT/ JPK_V7  bez względu na to, czy parametr JPK_FA jest zaznaczony, czy odznaczony.

Metoda kasowa – zaznaczenie parametru na dokumencie w Rejestrze zakupów VAT powoduje oznaczenie faktury do rozliczenia na zasadach metody kasowej. Zaznaczenie parametru Metoda kasowa dla Rejestru sprzedaży VAT pozwala na rozliczenie transakcji sprzedaży zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt. 1e Ustawy o VAT. Szczegółowe informacje nt. Metody kasowej dla sprzedaży znajdują się TUTAJ. Wewnętrzny – wraz z wejściem Polski do Unii Europejskiej, zmieniały się procedury importowe. Pojęcie importu w odniesieniu do krajów UE jest zastępowane pojęciem nabycia wewnątrzunijnego. W odniesieniu do krajów UE zniknął obowiązek sporządzania dokumentu SAD. W zamian podatnik musi sporządzać parę dokumentów, tj. Dowód Wewnętrzny Sprzedaży i Dowód Wewnętrzny Zakupu. Charakter Dowodu Wewnętrznego jest taki jak w przypadku zwykłej faktury, za wyjątkiem braku płatności. Dowód Wewnętrzny służy do zarejestrowania wartości towarów z uwzględnieniem prawidłowej kwoty VAT-u w celu umożliwienia umieszczenia jej w Rejestrze VAT i rozliczenia na deklaracji. Zatwierdzenie takiego zapisu zgodnie z założeniem nie powoduje wygenerowania płatności w module Kasa/Bank. W dolnej części okna znajduje się lista zawierająca kwoty dla poszczególnych stawek VAT. Zawartość Tabeli VAT można modyfikować za pomocą klawiszy:  Kwoty dodatkowe – ikona widoczna tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową. Umożliwia podzielenie kwoty i wprowadzenie prostej dekretacji (szczegółowy opis kwot dodatkowych poniżej w podrozdziale Kwoty dodatkowe). Uzupełnianie Tabeli kwot odbywa się w trybie edycji bezpośrednio w Tabeli (ang. edit in place). W trakcie edycji wiersza, pomiędzy kolumnami przemieszczamy się klawiszami: <TAB> – następna kolumna <SHIFT>+<TAB> – poprzednia kolumna <CTRL>+<ENTER> – zapisanie całego wiersza. Na formularzu dokumentu w rejestrze VAT zakupu, który został dodany za pomocą usługi Comarch OCR widoczny jest przycisk OCR, który służy do oznaczenia dokumentu jako zweryfikowany. Bezpośrednio po przetworzeniu dokumentu na przycisku jest znak  który świadczy o tym, że dokument nie został jeszcze zweryfikowany przez użytkownika. Po kliknięciu w przycisk wartość atrybutu zmienia się na Zweryfikowany i przycisk zmienia swój wygląd na .

Dotyczy wersji: 2020.5.1

Istnieje również możliwość zmiany oznaczenia dokumentu zweryfikowanego na niezweryfikowany poprzez naciśnięcie przycisku . Po naciśnięciu przycisku wartość atrybutu zmienia się na Niezweryfikowany i przycisk zmienia swój wygląd na.

Szczegółowe informacje na temat usługi Comarch OCR dostępne są w biuletynie Usługa Comarch OCR – instrukcja instalacji i korzystania.  Na formularzu zapisu w Rejestrze VAT istnieje możliwość dodawania dokumentów na podstawie skanów i plików, jeżeli pobrana jest licencja na moduł Obieg Dokumentów. Na dodawanym formularzu znajduje się przycisk , który umożliwia wywołanie skanowania lub dodawania pliku z dysku (również skrót klawiszowy <Ctrl>+<Shift>+<P>). Przycisk widoczny jest tylko podczas dodawania nowego dokumentu. Po naciśnięciu przycisku dostępne są opcje, z których użytkownik może skorzystać Ostatnio wybrana opcja jest zapamiętywana, tak by wciśnięcie przycisku wywołało taką samą opcję jak ostatnio (dzięki temu użytkownik, który na przykład zawsze skanuje dokument nie musi za każdym razem wybierać tej opcji).

Uwaga

W Comarch ERP Optima w modelu usługowym nie jest dostępna opcja skanuj.

Wskaż plik na dysku i zapisz … (w IBARD/ do bazy/link):

• po wciśnięciu przycisku Dodaj plik na formularzu pojawia się okno wyboru dokumentu z dysku,
• wskazywany jest plik,
• wskazany plik jest widoczny w bocznym panelu,
• na formularzu dokumentu są wprowadzane dane, a następnie zapisywane,
• dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Rejestrze VAT),
• tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
• plik wysyłany jest na IBARD/ zapisywany do bazy/ zapisywany jako link (w zależności od wybranej opcji),
• w dokumencie Biblioteki zapisywany dostęp do pliku (jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu),
• zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Rejestrze VAT.

Skanuj dokument i zapisz… (w IBARD/ do bazy):

• po wciśnięciu przycisku Dodaj plik na formularzu wywoływany jest interfejs do skanowania,
• zeskanowany plik jest widoczny w bocznym panelu,
• na formularzu dokumentu są wprowadzane dane, a następnie zapisywane,
• dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Rejestrze VAT),
• tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
• plik wysyłany jest na IBARD / do bazy (w zależności od wybranej opcji),
• w dokumencie Biblioteki zapisywany jest dostęp do pliku (jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu),
• zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Rejestrze VAT.

Wskaż plik z IBARD i… (zapisz do bazy/ zapisz link):

• po wciśnięciu przycisku Dodaj plik łączymy się z IBARD,
• wskazywany jest plik,
• wskazany plik jest widoczny w bocznym panelu,
• na formularzu dokumentu są wprowadza dane, a następnie zapisywane,
• dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Rejestrze VAT),
• tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
• zapisywany jest link do IBARD lub plik (w zależności od wybranej opcji), jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu,
• zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Rejestrze VAT.

Po wybraniu opcji, na podstawie której dodawany jest dokument, w lewej części okna rozwija się dodatkowy panel, w którym widoczny jest podgląd wskazanego pliku. Na panelu z podglądem dostępne są opcje związane z powiększaniem/ pomniejszaniem widoku pliku.

Uwaga

Plik w panelu jest otwierany za pomocą przeglądarki internetowej. Dlatego możliwe jest otwieranie tylko plików typu: PDF, TIFF, GIF, JPG, PNG.

Po wskazaniu pliku w innym formacie niż PDF, TIFF, GIF, JPG, PNG pojawia się komunikat: Zawartość pliku z rozszerzeniem: np.xls nie może być wyświetlona! Ponowne wciśnięcie przycisku Dodaj plik spowoduje ponowne rozpoczęcie realizacji procesu wg wybranej opcji. W wyniku tego w oknie przeglądarki pojawi się nowy dokument. Jeśli użytkownik zeskanuje na przykład nie ten dokument to wystarczy, że podmieni go w skanerze i ponownie wciśnie przycisk Dodaj plik. Z chwilą zapisu dokumentu w Rejestrze VAT tworzony jest dokument w Bibliotece w module Obieg Dokumentów i zapisywane jest powiązanie dokumentów (widoczne na zakładce [Dokumenty]). Na utworzonym w ten sposób dokumencie w Bibliotece ustawiane jest:

• dokument – symbol dokumentu nadawany wg schematu z konfiguracji. W Konfiguracji Firmy/ Obieg dokumentów dodano nową gałąź Dokumenty powiązane, gdzie dla poszczególnych typów dokumentów (w rejestrze VAT), można wskazać domyślny schemat numeracji i domyślny katalog dla automatycznie tworzonych dokumentów w Bibliotece,
• numer obcy – numer wprowadzanego dokumentu,
• data wprowadzenia – data bieżąca, z którą dokument został zarejestrowany,
• operator – aktualnie zalogowany,
• katalog – pobrany z ustawień w Konfiguracji Firmy/ Obieg dokumentów/ Dokumenty powiązane,
• podmiot – na zakładce Podmioty przypisany zostaje podmiot z wprowadzanego zapisu.

Uwaga

W celu prawidłowego otwierania plików do podglądu w panelu potrzebny jest zainstalowany program Adobe Acrobat.

W zależności od sposobu obsługi formularza mamy dostęp do poszczególnych opcji.

• Przy dodawaniu pojedynczego dokumentu podnosi się jego formularz, następnie przez przycisk Dodaj plik dokonywany jest wybór opcji dodawania/zapisu dokumentu. Po wskazaniu pliku z lewej strony formularza rozwija się okno podglądu pliku. W prawej części formularza użytkownik uzupełnia dane na dokumencie i zapisuje go.
• Przy seryjnym dodawaniu po jego zapisie pierwszego dokumentu, formularz dokumentu po prawej stronie zostaje wyczyszczony i zwinięte okno podglądu pliku po lewej stronie formularza. Po wciśnięciu przycisku Dodaj plik i wyborze pliku panel z lewej strony ponownie się rozwija.
• Przy zapisie dokumentu bez zamykania formularza (<SHIFT>+<CTRL>+<ENTER>) na formularzu dokumentu nadal widać dane, a w oknie po lewej stronie podgląd dokumentu, ale przycisk Dodaj plik jest już nie widoczny (dokument pozostaje w edycji).

Po zapisaniu dokumentu w Rejestrze VAT przy ponownej edycji dokumentu użytkownik ma możliwość podglądu załączników do dokumentu Biblioteki za pomocą ikony . Funkcja umożliwia weryfikację poprawności zapisanych dokumentów, dojście do dokumentu Biblioteki i wyświetlenie zapisanego tam pliku. Pliki wyświetlane są w panelu podglądu.

Podczas przenoszenia z menu Handel do rejestru VAT dokumentu z podpiętym dokumentem Biblioteki, na dokumencie w rejestrze VAT na zakładce [Dokumenty] w sekcji Biblioteka dokumentów automatycznie podpinany jest ten dokumentu Biblioteki. Dzięki temu użytkownik ma możliwość bezpośredniego podglądu załącznika z poziomu otwartego formularza dokumentu w rejestrze VAT, a także dostęp do samego dokumentu Biblioteki. Podgląd jest możliwy bez konieczności pobrania modułu Obieg Dokumentów.

W polu Lp widnieje kolejny numer pozycji nadawany przez program w trakcie wprowadzania poszczególnych pozycji dokumentu. Pole Kategoria jest automatycznie wypełniane na podstawie kategorii wpisanej w nagłówku dokumentu lub może ona zostać pobrana z listy przez naciśnięcie prawego przycisku myszy. Kategorię przypisaną do danej kwoty można zmienić przez wpisanie w polu Kategoria kodu kategorii. Jeżeli wpisany kod jest niepoprawny, program automatycznie otworzy listę pomocniczą kategorii. Po wprowadzeniu kategorii w wierszu Tabeli, automatycznie ustawiane są, zgodnie z ustawieniami na formularzu kategorii, pola: Stawka oraz w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową – Kolumna,a dla Rejestru Zakupów również Rodzaj zakupów i Sposób odliczania podatku VAT. Jak widać, dzięki zastosowaniu kategorii, wprowadzanie dokumentów może być bardzo wygodne. Jeżeli system kategorii jest właściwie wprowadzony, po wyborze Kontrahenta kategoria jest automatycznie wpisywana do nagłówka dokumentu. Następnie, kwoty w tabeli VAT również mają automatycznie wypełnianą kategorię, a co za tym idzie, odpowiednio ustawiane wszystkie parametry pozycji (takie jak Stawka VAT, Rodzaj zakupów, Sposób odliczania VAT, Podział procentowy odliczeń oraz w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową – Kolumna). Użytkownikowi pozostaje jedynie wpisanie kwoty netto lub brutto z dokumentu.

Uwaga

Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową i na dokumencie wprowadzonym do rejestru VAT zakupu wybrano w pozycji dokumentu kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest kwota przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii do kolumny KPiR wybranej na dokumencie. Jeżeli na dokumencie wybrano odliczenia Tak lub Warunkowo to do KPiR księgowana jest kwota netto przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii. Jeżeli na dokumencie wybrano odliczenia Nie to do KPiR księgowana jest kwota brutto przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii.

Uwaga

Kwota kosztu podlegająca księgowaniu do KPiR wyliczana jest jako suma pozycji, w których wybrano kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty, przemnażana przez % wskazany na formularzu kategorii, a następnie zaokrąglana i przenoszona do KPiR.

Uwaga

Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową i parametr Księguj w koszty zaznaczono na formularzu kategorii, na której zaznaczono wcześniej parametr Podziel odliczenia to użytkownik powinien zweryfikować Kolumnę do księgowania do KPiR i wybrać przykładowo 13. Inne – tak, aby dokument został zaksięgowany do Księgi Podatkowej. Wynika to z tego, iż dotychczas tego typu dokumenty nie podlegały księgowaniu do KPiR z poziomu rejestru VAT/ ewidencji dodatkowej. Stosowano do nich natomiast tzw. “Kilometrówkę” i korzystano z opcji Rozliczenia samochodu.

Pole Opis jest wypełniane automatycznie opisem z Kategorii, ale użytkownik może wpisać własny opis pozycji. Pola Kategoria2 i Opis2 pozwalają dodatkowo opisać dokument oraz pomóc w jego rozksięgowaniu, domyślnie w tabeli z pozycjami kolumny te są ukryte. Pole Stawka VAT jest automatycznie wypełniane po wybraniu kategorii. Jeżeli kategoria nie została określona, wówczas pole Stawka VAT jest domyślnie ustalane na 23%. Wartość tego pola można zmienić, wybierając stawkę ze spuszczanej listy pomocniczej . Lista stawek VAT jest określana w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Stawki podatkowe. Pola Netto, VAT i Brutto służą do wprowadzania kwoty w określonej stawce VAT. Pomiędzy tymi polami istnieją ścisłe powiązania matematyczne, przy czym użytkownik może wprowadzić te kwoty w jeden z następujących sposobów:

• Wpisujemy wartość Netto, a naciśnięcia klawisza <TAB> spowoduje automatyczne wyliczenie kwoty VAT = Netto * Stawka oraz kwoty Brutto = Netto + VAT.
• Wpisujemy wartość Netto,  po naciśnięciu klawisza <TAB> i automatycznym obliczeniu kwot VAT i Brutto ręcznie korygujemy kwotę VAT. Po zatwierdzeniu kwoty VAT (<TAB>) zostanie automatycznie obliczona kwota Brutto = Netto + VAT. Jeżeli wpisana kwota VAT nie spełnia równania VAT = Netto * Stawka, użytkownik usłyszy ostrzegawczy dźwięk.
• Wpisujemy wartość Brutto, a naciśnięcie klawisza <TAB> spowoduje automatyczne wyliczenie kwoty VAT = Brutto * Stawka / (1 + Stawka) oraz kwoty Netto = Brutto – VAT.

Na formularzu powyżej pól Netto, VAT i Brutto wyświetlane jest podsumowanie tych kolumn.

Uwaga

Kolejne pola w tabeli określają sposób rozliczenia, księgowania oraz rozliczenia deklaracji VAT-7. Ich poprawne wypełnienie jest bardzo ważne dla poprawnego przetwarzania danych przez program.

Pola, które musimy uzupełnić w kolejnych kolumnach, zależą od rodzaju rejestru. W przypadku dokumentu w Rejestrze Zakupu Rodzaj – określa rodzaj zakupu:

• Towary – dotyczy zakupu towarów handlowych, wykorzystywane przy liczeniu współczynników do struktury zakupów
• Usługi – zakup usług
• Inne – zakupy kosztowe
• Środki Trwałe – zakupy środków trwałych
• Środki transportu – zakup środków transportu
• Nieruchomości – zakup nieruchomości
• Paliwo – zakup paliwa.

Odliczenia – określa sposób odliczania podatku na deklaracji VAT-7:

• Tak – zakupy opodatkowane związane ze sprzedażą opodatkowaną, od których należne są pełne odliczenia VAT,
• Nie – zakupy, od których nie należą się odliczenia VAT,
• Warunkowo – zakupy opodatkowane związane ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną.

Uwaga

Podczas dodawania dokumentu do rejestru VAT zakupu na kontrahenta będącego osobą fizyczną lub podatnikiem VAT nieczynnym, domyślnie odliczenia na pozycjach ustawiają się na Nie (nie są pobierane z kategorii wybranej w pozycji dokumentu).

Uwaga

Jeżeli na dokumencie w rejestrze VAT, na którym wybrano odliczenia Tak lub Warunkowo, na zakładce [Kontrahent] odznaczony zostanie parametr Podatnik VAT czynny lub zaznaczony zostanie parametr Finalny to podczas zapisywania dokumentu pojawia się komunikat: Dokument wystawiony na osobę fizyczną lub podatnika VAT nieczynnego. Czy chcesz przestawić odliczenia na NIE?.

Uwaga

Jeżeli w module Handel na Fakturze Zakupu wybrano kontrahenta o statusie osoba fizyczna lub podmiot gospodarczy bez zaznaczonego parametru Podatnik VAT czynny to po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT zakupu odliczenia na pozycjach ustawiane są na Nie (niezależnie od domyślnego ustawienia odliczeń na kategorii wybranej w pozycji dokumentu).

Kolumna – pole jest widoczne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową. Określa kolumnę księgi, do której zostanie zaksięgowana dana kwota (nie jest widoczna w przypadku Ewidencji ryczałtowej):

• Towary: Zakup towarów handlowych i materiałów,
• Uboczne: Koszty uboczne zakupu,
• Wynagrodzenia: Koszty wynagrodzeń,
• Inne: Pozostałe wydatki,
• Zaszłości,
• 10 + 16.Towary + koszty BR,
• 11+ 16.Uboczne + koszty BR,
• 12 + 16.Wynagrodzenia + koszty BR,
• 13 + 16.Inne + koszty BR.
• Nie księgować: w przypadku, gdy to pole jest zaznaczone, dana wartość nie jest przenoszona do Książki przychodów i rozchodów.

Przykładowo, jeżeli na dokumencie wybrano kolumnę 10 + 16.Towary + koszty BR to podczas jego księgowania kwota w tej samej wysokości przenoszona jest do kolumny Zakup towarów oraz Koszty B +R.

Uwaga

Podczas wprowadzania dokumentu zwykłego (nie dowodu wewnętrznego) na kontrahenta o statusie podmiot gospodarczy z datą zakupu późniejszą niż 31.12.2016 r., o kwocie powyżej 15 000 płatnej gotówką z nieodroczonym terminem płatności pojawia się ostrzeżenie: Został przekroczony limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami. Płatności gotówkowej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Zmień formę płatności. Dodatkowo podczas zapisywania takiego dokumentu pojawia się komunikat: Został przekroczony limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami. Płatności gotówkowej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Czy zapisać dokument? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zapisanie dokumentu. Wybór opcji NIE pozwala na edycję dokumentu. 

W przypadku dokumentu w Rejestrze Sprzedaży Rodzaj – określa rodzaj sprzedaży:

• Towary,
• Usługi,
• Środki transportu.

Uwzględniać w proporcji – można określić, przez wybór opcji Uwzględniaj, że dany zapis ma być sumowany zarówno w liczniku jak i mianowniku przy wyliczaniu proporcji, według której dokonuje się odliczenia podatku VAT naliczonego. Jeśli dany zapis ma być uwzględniony tylko w mianowniku proporcji, to należy wybrać opcję Tylko w mianowniku. Jeżeli natomiast zapis nie ma być w ogóle ujęty w proporcji, to należy wybrać opcję Nie uwzględniaj. Dla Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży z automatu zostanie ustawiony parametr na Nie uwzględniaj, gdyż Dowody Wewnętrzne nie powinny być ujmowane przy liczeniu proporcji. Kolumna – pole jest widoczne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową. Określa kolumnę księgi, do której zostanie zaksięgowana dana kwota:

• 7. Sprzedaż: Sprzedaż towarów,
• 8. Pozostały: Pozostały przychód,
• 15. Zaszłości,
• Nie księgować: w przypadku, gdy to pole jest zaznaczone dana wartość nie jest przenoszona do Książki przychodów i rozchodów.

W przypadku Ewidencji ryczałtowej opcje do wyboru w tym polu zmieniają się odpowiednio na określenia stawek podatku ryczałtowego:

• Stawka 17,00%,
• Stawka 15,00%,
• Stawka 14,00%,
• Stawka 12,50%,
• Stawka 12,00%,
• Stawka 10,00%,
• Stawka 8,50%,
• Stawka 5,50%,
• Stawka 3,00%,
• Stawka 2,00%,
• Stawka 20,00%,
• Nie księgować – w przypadku, gdy to pole jest zaznaczone dana wartość nie jest przenoszona do Ewidencji ryczałtowej.

Uwaga

Dzięki określaniu kolumny księgowej i sposobu odliczania VAT indywidualnie dla każdej pozycji w tabeli kwot, program pozwala na zaksięgowanie faktury do różnych kolumn Książki Przychodów i Rozchodów/ różnych stawek podatku ryczałtowego. Podobnie, w przypadku odliczeń VAT, na tej samej fakturze można wprowadzić równocześnie zakupy związane wyłącznie ze sprzedażą opodatkowaną, jak i związane ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną.

Uwaga

W przypadku Ewidencji ryczałtowej, podczas próby zapisania dokumentu z datą wcześniejszą niż 1 stycznia 2021 r. (pod uwagę brana jest data wskazana w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry w polu Księgowanie dokumentów z datą) z wybraną stawką 15,00% pojawia się komunikat uniemożliwiający zapisanie takiego dokumentu: Na dokumencie wskazano stawkę 15%, która obowiązuje od 01.01.2021 roku. Proszę wskazać prawidłową stawkę do księgowania.

Uwaga

W przypadku Ewidencji ryczałtowej, podczas próby zapisania dokumentu z datą późniejszą niż 31 grudnia 2020 r. (pod uwagę brana jest data wskazana w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry w polu Księgowanie dokumentów z datą) z wybraną stawką 20,00% pojawia się komunikat uniemożliwiający zapisanie takiego dokumentu: Na dokumencie wskazano stawkę 20%, która nie obowiązuje od 01.01.2021 roku. Proszę wskazać prawidłową stawkę do księgowania.

 

Dotyczy wersji: 2022.1.1

Uwaga

W przypadku Ewidencji ryczałtowej, podczas próby zapisania dokumentu z datą wcześniejszą niż 1 stycznia 2022 r. (pod uwagę brana jest data wskazana w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry w polu Księgowanie dokumentów z datą) z wybraną stawką 12% lub 14% pojawia się komunikat uniemożliwiający zapisanie takiego dokumentu: Na dokumencie wskazano stawkę 12%/ 14%, która obowiązuje od 01.01.2022 roku. Proszę wskazać prawidłową stawkę do księgowania.

Na formatce faktury istnieje możliwość ukrywania kolumn. Aby ukryć/odkryć wybraną kolumnę należy kliknąć prawym klawiszem myszy na pasek nazw kolumn, rozwinąć z menu kontekstowego Kolumny i zaznaczyć/odznaczyć odpowiednie kolumny. W przypadku dokumentu w rejestrze VAT zakupu oraz korekty dokumentu w rejestrze VAT sprzedaży, jeżeli:

• łączna kwota brutto dokumentu (również w przypadku wielu płatności czy pozycji dokumentu) jest większa niż 15 000 PLN w przypadku dokumentów w walucie obcej sprawdzana jest wartość po

Dotyczy wersji: 2022.1.1

Uwaga

Numer rachunku jest sprawdzany dla kwoty wyższej niż 15 000. Istnieje możliwość weryfikowania dokumentów z niższą kwotą po po zaznaczaniu w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry dla parametru Automatyczna weryfikacja numerów rachunków w Wykazie podatników VAT domyślnie odznaczonej opcji Niezależnie od kwoty dokumentu.

• na dokumencie, na pierwszej zakładce jest wybrana forma płatności powiązana z rejestrem bankowym,
• NIP płatnika (czyli kontrahenta wybranego w polu Domyślny płatnik na dokumencie) jest polskim numerem NIP

następuje automatyczna weryfikacja, czy wskazany numer rachunku bankowego znajduje się w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów. W przypadku dokumentu w rejestrze VAT zakupu sprawdzany jest numer rachunku wybrany na formularzu dokumentu, a w przypadku korekty dokumentu w rejestrze VAT sprzedaży weryfikowany jest numer rachunku wskazany jako domyślny na karcie płatnika wybranego na dokumencie. Podczas weryfikacji numeru rachunku bankowego na dokumencie przeniesionym do rejestru VAT zakupu z modułu Handel sprawdzany jest numer rachunku wybrany na fakturze zakupu w module Handel. Po dokonaniu weryfikacji na dokumencie jest wyświetlana informacja o tym, czy numer rachunku widnieje w Wykazie podatników VAT. Po zmianie numeru rachunku na dokumencie w rejestrze VAT zakupu/ na dokumencie w ewidencji dodatkowej kosztów lub po zmianie płatnika na korekcie dokumentu w rejestrze VAT sprzedaży/ na korekcie dokumentu w ewidencji dodatkowej przychodów weryfikacja następuje ponownie i wyświetlany jest stosowny komunikat. Informacja o weryfikacji numeru rachunku bankowego jest wyświetlana tylko na dokumentach podlegających edycji. Weryfikacja rachunków bankowych odbywa się na dzień bieżący. Każda weryfikacja numeru rachunku bankowego jest zapisywana na karcie kontrahenta. Jeśli w danym dniu numer rachunku był już zweryfikowany to dodając kolejny dokument spełniający warunki do weryfikacji na ten sam numer rachunku, status rachunku pobierany jest z karty kontrahenta.

Dotyczy wersji: 2020.2.1

Użytkownik ma możliwość wyłączenia weryfikacji numeru rachunku bankowego na formularzu dokumentu w rejestrze VAT. Numer rachunku bankowego nie będzie sprawdzany po odznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry dla parametru Automatyczna weryfikacja numerów rachunków w Wykazie podatników VAT domyślnie zaznaczonej opcji Z formularza dokumentu w rejestrze VAT i ewidencji dodatkowej.

• Wprowadzanie dokumentu z tzw. Kontrahentem (podmiotem) jednorazowym, którego nie ma potrzeby umieszczać w bazie podmiotów. W takim przypadku wszystkie dane podmiotu wpisujemy bezpośrednio na zakładce [Kontrahent].

• Faktura od podmiotu, którego dane są już wprowadzone na liście podmiotów, a pewne dane np. adres musi zostać jednorazowo, na wprowadzanym zapisie, zmodyfikowany. Przy dodawaniu zapisu dla podmiotu już istniejącego w pierwszej kolejności musimy go wybrać z listy podmiotów (analogicznie jak przy wyborze na zakładce [Ogólne]). W przypadku rejestru VAT sprzedaży należy bardzo uważnie wypełnić pola związane z charakterystyką Kontrahenta, potrzebne do poprawnego wypełnienia deklaracji VAT-7. Rodzaj transakcji: Krajowa, Dostawa wewnątrzunijna, Dostawa wewnątrzunijna trójstronna, Eksport, Eksport – zwrot VAT, Krajowa – Podatnikiem jest nabywca, Dostawa poza terytorium kraju, Poza terytorium kraju (stawka NP), Wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca, Pozaunijny – podatnikiem jest nabywca, Procedura OSS.

Uwaga

Zmiana rodzaju transakcji, statusu podatnika, kodu kraju oraz numeru NIP możliwa jest również na zaksięgowanym dokumencie, na dokumencie, na którym uzupełniono predekretację (w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową), na dokumencie, do którego wygenerowano dowody wewnętrzne oraz na dokumencie wyeksportowanym jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.

Dotyczy wersji: 2020.4.1

   W polu z prefiksem kraju dostępna jest lista kodów krajów wg ISO 3166 uzupełniona o kody 6 krajów:

• SX – Wyspa Sint Maarten(część holenderska),
• BQ – Bonaire, Sint Eustatius i Saba,
• SS – Sudan Południowy,
• CW – Curacao,
• GR – Grecja.
• XI– Irlandia Północna.

Dostępny jest mechanizm podpowiadania prefiksów najczęściej wybieranych przez operatora. Oznacza to, że na wyświetlanej liście prefiksów w pierwszej kolejności proponowane są kraje najczęściej wybierane przez operatora w danej bazie. Dodatkowo pięć najczęściej wybieranych krajów wyświetlane jest pogrubioną czcionką. Ustawienia są zapamiętywane dla każdego operatora i każdej bazy firmowej.

W przypadku transakcji wewnątrzunijnych (lub wewnątrzunijnych trójstronnych lub wewnątrzunijnych – podatnikiem jest nabywca) dla pozycji z rodzajem usługi data obowiązku podatkowego ustawiana jest według daty sprzedaży, a dla pozycji z rodzajem towary według daty wystawienia. W przypadku wewnątrzwspólnotowego importu usług data powstania obowiązku podatkowego ustawiana jest według data zakupu. Podczas wprowadzania/ modyfikacji faktury w rejestrze VAT z usługą i towarem, przy próbie zapisania dokumentu pojawia się komunikat: Dla faktur wewnątrzunijnych mogą być różne daty obowiązku podatkowego i notowania kursów dla towaru i usługi. Taką fakturę należy wprowadzić jako dwa osobne dokumenty. Czy jesteś pewien, że mimo to chcesz zapisać tak wprowadzoną fakturę? Tak lub Nie.  Tak- zapisuje fakturę tak jak jest, Nie – wraca na fakturę i pozwala ją zmodyfikować. Jeśli parametr Rozliczać w VAT-UE jest zaznaczony, to faktury wykazywane są na deklaracji VAT-UE zgodnie z miesiącem rozliczenia dokumentów na deklaracji VAT-7. Parametr jest dostępny i domyślnie zaznaczony dla transakcji wewnątrzwspólnotowych i wewnątrzwspólnotowych trójstronnych. Jeśli ponadto zostanie zaznaczony parametr Wewnętrzny, to parametr Rozliczać w VAT-UE jest dostępny, ale niezaznaczony. Na transakcjach kwalifikowanych na VAT-UE podczas dodawania dokumentu nie ma konieczności uzupełnienia prefiksu kraju. Transakcja uwzględniana na VAT-UE powinna mieć uzupełniony prefiks kraju najpóźniej do dnia złożenia deklaracji VAT-UE, na której ta transakcja ma być ujęta.

Dotyczy wersji: 2021.1.1

Uwaga

Podczas próby zapisania dokumentu z datą wystawienia późniejszą niż 31 grudnia 2020 r. z prefiksem kraju GB i rodzajem transakcji Wewnątrzunijna lub Wewnątrzunijna trójstronna lub Wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca pojawia się komunikat: ’Od 1 stycznia 2021 r. zmieniły się zasady handlu z Wielką Brytanią. Czy chcesz pozostawić rodzaj transakcji jako wewnątrzunijny i zapisać dokument? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zapisanie dokumentu. Wybór opcji Nie skutkuje przeniesieniem na zakładkę [Kontrahent] z kursorem ustawionym w polu Rodzaj transakcji.

Na formularzu dokumentu widoczny będzie parametr Podatnik VAT czynny gdy podmiot wskazany na dokumencie będzie podmiotem gospodarczym i rodzaj transakcji to Krajowa lub Krajowa – podatnikiem jest nabywca. Dodatkowo na formularzu dokumentu sprzedaży dla rodzaju transakcji Krajowa – podatnikiem jest nabywca widoczny jest parametr Rozliczać w VAT-27.

Faktury medialne – VAT wg daty wystawienia

Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym od 01.01.2014 roku faktury medialne są rozliczane na takich samych zasadach jak usługi budowlane, czy drukowanie czasopism i książek – data powstania obowiązku podatkowego to data wystawienia dokumentu. Jest to jeden z tych szczególnych momentów powstania obowiązku podatkowego, który został zachowany w znowelizowanej ustawie o VAT. W celu obsłużenia tego szczególnego momentu powstania obowiązku podatkowego zastosowano parametr VAT wg daty wystawienia. Dla dokumentów wystawionych do 31.12.2013 parametr działa tak, że data deklaracji jest wg terminu płatności. Od roku 2014 data powstania obowiązku podatkowego dla kontrahentów z zaznaczonym tym parametrem ustawiana jest jako data wystawienia dokumentu. Zaznaczenie tego parametru dotyczy zarówno dokumentów zakupowych, jak również sprzedażowych.

Płatności

Na zakładce [Kontrahent] użytkownik ma możliwość podglądnięcia informacji związanych z płatnościami do dokumentu. Zawarte są one w Tabeli (lewy dolny róg) , w której każdy zapis o płatności składa się z pól: Termin – termin, czyli data realizacji wpłaty Forma płatności – forma, w jakiej wpłata ma zostać zrealizowana Waluta – waluta płatności Kwota – wartość płatności Kwota rozliczona – wpłata, która została zrealizowana i dotyczy wskazanej płatności. Wpisana w tym miejscu wartość różna od zera oznacza, że otrzymaliśmy już wymienioną tu kwotę jako zapłatę za fakturę Płatnik – w przypadku, kiedy na dokumencie została wybrana forma płatności z podpiętym płatnikiem to w tabelce z płatnościami w polu Płatnik podpowiadany jest podmiot z formy płatności wybranej na dokumencie. Jeżeli użytkownik zmieni podmiot lub domyślnego płatnika na dokumencie to w tabelce z płatnościami na wszystkich płatnościach związanych z formą płatności, która nie ma swojego płatnika, zostanie ustawiony nowy płatnik. Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami:  – dodanie nowej raty płatności  – edycja pozycji – możliwość wprowadzania zmian  – usunięcie pozycji z listy płatności.

Uwaga

Przy dzieleniu płatności na raty program w bardziej skomplikowanych przypadkach nie jest w stanie automatycznie przeliczać kwot tak, aby suma rat zgadzała się z wartością faktury. Jeśli kwoty te są różne, przy próbie zatwierdzenia dokumentu pojawia się stosowny komunikat, wyświetlający wartość różnicy.

Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać tylko na fakturach, które nie są zaksięgowane. Na fakturach zatwierdzonych nie ma możliwości wprowadzania tutaj zmian ani rozliczania faktur z poziomu tej zakładki. Wszelkie rozliczenia dokonywane są za pośrednictwem rejestrów kasowych i bankowych – każda wpłata w nich zapisana będzie automatycznie widoczna na fakturze. Program pozwala na automatyczne generowanie dokumentów kasowych do Faktur Sprzedaży i Zakupów wprowadzonych do rejestru. Data, z jaką zostanie wygenerowana płatność, zależy od następujących parametrów dostępnych w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów:

• Data zapisu kasowego przy zapisie FS – określa, czy zapis kasowy, generowany przy Fakturze Sprzedaży, będzie opatrzony datą sprzedaży, datą wystawienia czy terminem płatności Faktury Sprzedaży.
• Data zapisu kasowego przy zapisie PA – określa, czy zapis kasowy, generowany przy paragonie, będzie opatrzony datą sprzedaży, datą wystawienia czy terminem płatności paragonu.
• Data zapisu kasowego przy zapisie FZ – określa, czy zapis kasowy generowany przy fakturze zakupu będzie opatrzony datą wystawienia, datą zakupu, datą wpływu czy terminem płatności z Faktury Zakupu.

W tym miejscu dostępny jest jeszcze parametr Data zdarzenia w Preliminarzu dla FZ, który określa, czy zapis wygenerowany w Preliminarzu podczas zapisu Faktury Zakupu w rejestrze VAT, będzie opatrzony datą wystawienia, datą zakupu czy datą wpływu.

Przykład

Jeśli wprowadzimy fakturę, która w całości ma zostać zapłacona określonego dnia i w określonej formie płatności, na zakładce Płatności automatycznie pojawi się jedna pozycja. Termin oraz forma płatności będą takie same, jak ustalone na zakładce Ogólne. Kwota będzie równa wartości brutto faktury. Kwota rozliczona w chwili wystawiania dokumentu będzie równa zero. Zmieni się dopiero w chwili, gdy wśród zapisów w rejestrach kasowych lub bankowych pojawi się potwierdzenie otrzymanej należności. Opisywany tutaj przypadek, gdy realizacja zapłaty będzie wykonana w całości określonego dnia, nie wymaga od użytkownika wprowadzania jakichkolwiek zmian w proponowanym przez program zapisie. Do Rejestru Sprzedaży wprowadzamy zapis płatny w całości, w chwili wystawiania dokumentu gotówką, na kwotę brutto 800 zł. Na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności pojawi się zapis:

• termin – data dzisiejsza,
• forma płatności: gotówka,
• kwota: 800 zł,
• kwota rozliczona: 0 zł.Efekty zatwierdzenia zapisu płatnego gotówką przy wystawieniu to:
• W chwili zatwierdzenia zapisu (bezpośrednio do rejestru) program automatycznie generuje wpłatę gotówki – 800 zł – do kasy.

• na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się kwota, która wpłynęła do kasy – 800 zł,
• na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności kwota rozliczona również będzie równa 800 zł (bo do kasy wpłynęła zapłata),
• w rejestrze kasowym (skojarzonym z formą płatności gotówka – patrz konfiguracja form płatności) pojawi się zapis potwierdzający przyjęcie kwoty 800 zł przez kasjera,

w Preliminarzu pojawiło się rozliczone zdarzenie sygnalizujące dokonanie zapłaty za fakturę.

Przykład

Wprowadzam zapis do Rejestru Sprzedaży płatny w całości przelewem, w terminie 14 dni, na kwotę brutto 1300 zł. Na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności pojawi się zapis:

• termin: data dzisiejsza + 14 dni,
• forma płatności: przelew,
• kwota: 1300 zł,
• kwota rozliczona: 0 zł.
• Efekty zatwierdzenia zapisu z odroczoną w całości płatnością to:

• na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, w dalszym ciągu mamy 0 zł. Przelew za fakturę jeszcze nie wpłynął,
• na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności kwota rozliczona również będzie równa 0 zł (bo nie otrzymaliśmy zapłaty),
• w żadnym z rejestrów bankowych nie pojawił się zapis związany z naszą fakturą,
• w Preliminarzu pojawiło się nierozliczone zdarzenie sygnalizujące, że za 14 dni spodziewamy się przelewu na kwotę 1300 zł.
• Gdy za 14 dni na wyciągu bankowym otrzymamy potwierdzenie przelewu na nasze konto 1300 zł, taką wpłatę wprowadzimy do rejestru bankowego i rozliczymy z opisanym wyżej zdarzeniem w Preliminarzu. Efekty to:

• zdarzenie w Preliminarzu otrzyma status Rozliczonego w całości,
• na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono pojawi się kwota, która wpłynęła na nasze konto – 1300 zł,
• na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności Kwota rozliczona również będzie równa 1300 zł (do banku wpłynęła zapłata).

Jeśli wprowadzana faktura ma zostać zapłacona w kilku ratach (np. część płatna gotówką przy wystawianiu dokumentu, część przelewem za 7 dni) – operator wystawiający dokument musi dokonać „rozbicia” płatności. Na liście płatności powinno pojawić się tyle pozycji, ile rat przewidzieliśmy na spłatę należności. Terminy, formy płatności oraz kwoty muszą odpowiadać poszczególnym ratom.

Jeśli wprowadzana faktura ma zostać zapłacona w kilku ratach (np. część płatna gotówką przy wystawianiu dokumentu, część przelewem za 7 dni) – operator wystawiający dokument musi dokonać „rozbicia” płatności. Na liście płatności powinno pojawić się tyle pozycji, ile rat przewidzieliśmy na spłatę należności. Terminy, formy płatności oraz kwoty muszą odpowiadać poszczególnym ratom

Przykład

Wprowadzamy fakturę sprzedaży na kwotę 2400 zł. Klient wpłaca w chwili wystawiania dokumentu 500 zł gotówką, pozostałe 1900 zł zapłaci przelewem w terminie 14 dni. W tym przypadku, płatność musimy rozbić na dwie części (dwie pozycje w Tabeli płatności): Pierwsza pozycja dotyczyć będzie zapłaty gotówką:

• termin: data dzisiejsza,
• forma płatności: gotówka,
• kwota: 500 zł,
• kwota rozliczona: 0 zł.

Druga pozycja to dane dotyczące przelewu:

• termin: data dzisiejsza + 14 dni,
• forma płatności: przelew,
• kwota: 1900 zł,
• kwota rozliczona: 0 zł.

Zatwierdzamy zapis. Efekty zatwierdzenia naszej faktury to:

• na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się kwota, która wpłynęła do kasy – 500 zł,
• na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności, w pozycji Gotówka, kwota rozliczona również będzie równa 500 zł(bo do kasy wpłynęła zapłata),
• na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności, w pozycji Przelew, nic się nie zmieni – nie otrzymaliśmy jeszcze wpłaty,
• w rejestrze kasowym (skojarzonym z formą płatności gotówka) pojawił się zapis rozliczony, potwierdzający przyjęcie kwoty 500 zł przez kasjera,
• w Preliminarzu pojawiło się Nierozliczone zdarzenie sygnalizujące, że za 14 dni spodziewamy się przelewu na kwotę 1900 zł,
• w Preliminarzu pojawiło się Rozliczone zdarzenie sygnalizujące, że wpłacono już kwotę 500 zł.

Gdy za 14 dni, na wyciągu bankowym, otrzymamy potwierdzenie przelewu na nasze konto 1900 zł – taką wpłatę wprowadzimy do rejestru bankowego i rozliczymy z opisanym wyżej zdarzeniem w Preliminarzu. Efekty to:

• zdarzenie w Preliminarzu otrzyma status Rozliczonego w całości,
• na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się całkowita kwota zapłacona jako rozliczenie naszej faktury: 500 + 1900 = 2400 zł,
• na zakładce Kontrahent, w pozycji Gotówka, kwota rozliczona również będzie w dalszym ciągu równa 500 zł (bo do kasy wpłynęła zapłata),
• na zakładce Kontrahent, w pozycji Przelew, kwota rozliczona będzie równa 1900 zł (otrzymaliśmy potwierdzenie przelewu i rozliczyliśmy zdarzenie w Preliminarzu),
• zdarzenie w Preliminarzu na kwotę 1900 zł uzyskało status Rozliczonego.

Inny płatnik na dokumencie

Użytkownik ma możliwość generowania płatności do dokumentów na inny podmiot niż ten wskazany na dokumencie. Na wybranych dokumentach jest dostępne pole z wyborem płatnika. Funkcjonalność może być wykorzystywana m.in. w przypadku zapłaty za fakturę kartą kredytową gdy płatność rozliczana jest np. z operatorem kart płatniczych lub do rozliczeń opłat na fundusz promocji produktów rolno-spożywczych. W Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności na formularzu formy płatności dostępna jest sekcja Płatnik z możliwością wyboru podmiotu, na który będą tworzone płatności w module Kasa/Bank w przypadku wyboru tej formy płatności na dokumencie. Na dokumentach Rejestr VAT oraz Ewidencja dodatkowa jest dostępna sekcja Domyślny płatnik. Sekcja ta nie jest widoczna na dowodach wewnętrznych oraz dokumentach w ewidencji dodatkowej kosztów, dla których nie są generowane płatności. W polu Domyślny płatnik domyślnie podpowiadany jest podmiot z dokumentu. Użytkownik ma możliwość zmiany domyślnego płatnika na dokumencie poprzez wybór dowolnego podmiotu z listy kontrahentów, banków, pracowników, wspólników, urzędów. W przypadku, kiedy na dokumencie została wybrana forma płatności z podpiętym płatnikiem to w tabelce z płatnościami w polu Płatnik podpowiadany jest podmiot z formy płatności wybranej na dokumencie. Jeżeli użytkownik zmieni podmiot lub domyślnego płatnika na dokumencie to w tabelce z płatnościami na wszystkich płatnościach związanych z formą płatności, która nie ma swojego płatnika, zostanie ustawiony nowy płatnik. W przypadku, kiedy na dokumencie zostanie wybrana forma płatności o typie Przelew, na dokumencie w Rejestrze zakupów VAT w sekcji Domyślny płatnik Operator ma możliwość wyboru numeru rachunku bankowego płatnika. Na zdarzenie związane z domyślnym płatnikiem, które powstaje do takiego dokumentu jest przenoszony nr rachunku bankowego z dokumentu. Dla płatnika związanego z formą płatności na zdarzeniu podstawia się domyślny numer rachunku z karty płatnika. W przypadku, kiedy w tabelce z płatnościami użytkownik dokona podziału płatności to dla nowych płatności pobierany jest płatnik z dokumentu z pola Domyślny płatnik, a w przypadku kiedy na nowej płatności zostanie wybrana forma płatności z ustawionym płatnikiem – do pola Płatnik zostanie podstawiony podmiot z formy płatności.

Uwaga

W przypadku podziału płatności aktualizowany jest tylko płatnik na pozycjach, dla których forma płatności nie ma podpiętego własnego płatnika.

Automatycznie generowane zapisy kasa/bank są tworzone na podmiot – płatnika przypisanego w tabelce z płatnościami na dokumencie. W przypadku rozliczania dokumentu z zaliczkami, w tabelce z zaliczkami podpowiadane są zaliczki domyślnego płatnika wybranego na dokumencie. Użytkownik ma możliwość zmiany podmiotu, dla którego mają być rozliczane zaliczki na dokumencie. Na listach z dokumentami w Rejestrze VAT oraz Ewidencji jest widoczna kolumna Płatnik, w której jest wyświetlany kod Płatnika z tabelki z płatnościami. W przypadku kiedy na dokumencie jest kilka płatności z różnymi Płatnikami na liście dokumentów w kolumnie Płatnik jest wyświetlany znak *.

Zaliczki do rozliczenia

Program pozwala na realizację zaliczek dotyczących różnych rodzajów podmiotów: kontrahentów, pracowników/wspólników, banków i urzędów. Podczas dodawania faktur bezpośrednio do rejestru VAT, na dokumencie na zakładce [Kontrahent], dostępna jest dodatkowa Tabelka (prawy dolny róg) pozwalająca na wprowadzanie informacji o zaliczce bezpośrednio związanej z daną fakturą. Przycisk wyboru zaliczkobiorcy, widoczny pod tabelką, w rejestrze VAT domyślnie wskazuje pracownika. Można jednak na liście pomocniczej pod przyciskiem  wybrać inny rodzaj podmiotu. W przypadku zaliczki płatnika, jeżeli w zapisach kasowych lub bankowych znajdują się jakieś nierozliczone dokumenty związane z danym płatnikiem, to w momencie wprowadzania faktury ikona plusa dostępna pod tabelą zawiera dodatkowo wykrzyknik . Aby zaliczka pojawiła się w tabeli należy kliknąć ikonę plusa, otworzy się wtedy dodatkowa lista potencjalnych zaliczek, na której należy wybrać konkretną zaliczkę. Kwotę, jaką chcemy rozliczyć można podać już na liście potencjalnych zaliczek w kolumnie Do rozliczenia lub po wybraniu zaliczki, która zostanie podstawiona do tabeli, zmodyfikować wartość w kolumnie Kwota. Dla pracownika, jeżeli dana faktura jest związana z zaliczką dla konkretnego pracownika, należy wpisać w pole Pracownik jego kod (lub wybrać go z listy wyświetlonej po wciśnięciu przycisku Pracownik) i z listy potencjalnych zaliczek wybranego pracownika wybrać konkretną zaliczkę postępując analogicznie jak w przypadku zaliczki kontrahenta. Jeśli zaliczka dotyczy wspólnika należy na liście pomocniczej pod przyciskiem  wybrać rodzaj podmiotu Wspólnik. W tabeli dotyczącej zaliczek do rozliczenia dostępne są kolumny:

• Kwota – kwota, jaką chcemy rozliczyć. Program nie pozwoli rozliczyć kwoty większej niż to wynika z zapisu kasowego/bankowego.
• Kwota maksymalna – wyświetlona jest tu kwota, jaką możemy rozliczyć. Kwota ta wynika bezpośrednio z zapisu kasowego/bankowego w module Kasa/Bank.
• Numer dokumentu – wyświetlany jest numer dokumentu, z którym będzie rozliczana faktura.

Pod tabelą dostępne są przyciski plus, lupka i kosz pozwalające na dodawanie, edycję oraz usuwanie zaliczek. Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać podczas dodawania faktury i podczas edycji, ale tylko do momentu zaksięgowania. Na fakturach zaksięgowanych oraz na dokumentach do których wygenerowano dowody wewnętrzne nie ma możliwości wprowadzania zmian, ani rozliczania faktur z poziomu tej zakładki. Wszelkie rozliczenia dokonywane są za pośrednictwem rejestrów kasowych i bankowych – każda wpłata w nich zapisana będzie automatycznie widoczna na fakturze. W wyniku rozliczenia zaliczki:

• dokument otrzymuje status rozliczonego w części odpowiadającej rozliczonej zaliczce,
• na liście zapisów kasowych lub bankowych zaliczka otrzymuje status rozliczonej częściowo lub całkowicie, w zależności od kwoty rozliczonej z wystawionym dokumentem.

Mechanizm rozliczania zaliczek działa w ten sposób, że płatności w pierwszej kolejności są rozliczane z zaliczkami odpowiadającego płatnika, a po ich rozliczeniu następuje rozliczenie płatności z zaliczkami różnych podmiotów.

• dodano pozycję, w której wybrano kategorię z podziałem odliczeń lub
• w nagłówku dokumentu wybrano kategorię z podziałem odliczeń i dodano pozycję, w której nie wybrano żadnej kategorii,