Pierwsze kroki

Jak zacząć?

Jak zainstalować program?

Zostałeś już posiadaczem programu, a więc możemy przejść do instalacji? Poniższe szkolenie zostało przygotowane, aby przeprowadzić Cię przez instalację programu oraz założenie bazy, na której będziesz pracował. Więcej szczegółów na temat instalacji znajdziesz w artykule Instalacja. 

Pomoce dydaktyczne programu Comarch ERP Optima

Wszystkie pomoce do programu Comarch ERP Optima zostały zaprezentowane w poniższej prezentacji.      

Jak rozpocząć pracę z wybranym modułem?

Pierwsze kroki to krótkie kursy e-learningowe opracowane specjalnie dla Użytkowników rozpoczynających pracę z programem. Kursy przygotowane zostały w formie krótkich kroków, które doprowadzą Użytkownika do zamierzonego efektu. Po wybranych etapach zamieszczone są obrazy programu oraz filmy instruktażowe przedstawiające opisywany proces. Poniżej prezentujemy bezpłatne kursy e-learningowe z wybranych modułów.

Pierwsze kroki w programie

Faktury

Pierwsze kroki z modułem Faktury

Handel

Pierwsze kroki z modułem Handel

Kasa/Bank

Pierwsze kroki z modułem Kasa/Bank

Księga Podatkowa

Pierwsze kroki z modułem Księga Podatkowa

Księga Handlowa

Pierwsze kroki z modułem Księga Handlowa

Płace i Kadry

Pierwsze kroki z modułem Płace i Kadry

Jak aktywować zakupione moduły?

W celu aktywacji zakupionych modułów musisz uzupełnić swoje dane w aplikacji Comarch ERP Menadżer Kluczy. Jak to zrobić?
  1. Kliknij prawym przyciskiem na ikonę Menadżera Kluczy. Ikona znajduje się na pasku narzędzi Windows w prawym dolnym rogu:Kolor czerwony ikony informuje nas, że moduły nie zostały jeszcze aktywowane.
  2. Po kliknięciu prawym przyciskiem pojawi się menu, z którego wybierz Pokaż konfigurację.
  3. Przejdź na zakładkę trzecią Konfiguracja i za pomocą  wprowadź dane z certyfikatu (ID, PIN, numer klucza oraz adres email).
  4. Kliknij w ikonę pioruna by zaktualizować moduły.
Więcej szczegółów na temat Comarch ERP Menadżer Kluczy dostępne w artykule. 

Jak korzystać z pomocy w programie?

Zakładka Pomoc:   W trakcie pracy z programem Comarch ERP Optima można w łatwy sposób wywołać pomoc kontekstową. Wciśnięcie klawisza <F1> powoduje otwarcie się okna pomocy ściśle związanej z aktualnie otwartą zakładką w programie. Znajdująca się w menu Pomoc opcja Pomoc zawiera dostępne po rozwinięciu opcje:
  • Pomoc do programu – po kliknięciu otwierana jest strona internetowa z Bazą Wiedzy programu Comarch ERP Optima
  • Nowości i zmiany – strona opisująca nowości i zmiany wprowadzone w określonych wersjach (ulotki do programu)
  • Pierwsze kroki – strona Pierwsze kroki w programie przeznaczona dla nowych Użytkowników
  • Szkolenia e-learningowe – strona zawierająca szkolenia multimedialne dotyczące programu Comarch ERP Optima
  • Biuletyny – dostępne biuletyny dotyczące określonych funkcjonalności programu
Praktyczną pomocą w codziennym korzystaniu z oprogramowania będzie z pewnością obszar Najczęściej Zadawanych Pytań – FAQ – dostępnych na Indywidualnych Stronach Partnera/Klienta, jak również w programie na zakładce Pomoc.  Znajdziecie tu Państwo filmy instruktażowe pokazujące obsługę wybranych przypadków w różnych modułach Comarch ERP Optima.  

Faktury

Jak ustawić schemat numeracji Faktur sprzedaży?

W przypadku wystawiania faktur istotnym zagadnieniem jest sam schemat numeracji dokumentów. Jak ustawić odpowiedni schemat numeracji w zależności czy np. numeracja ma być narastająca w obrębie miesiąca lub roku?
  1. Zacznijmy od tego, że nie można zmodyfikować istniejącej definicji schematu numeracji dokumentów, jeżeli już została ona wykorzystana na dokumentach.
  2. Można natomiast w konfiguracji (System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Handel) wskazać Faktury Sprzedaży i dodać nową definicję schematu numeracji przyciskiem  . Możesz użyć taki sam symbol jaki posiada istniejący już schemat, lub inny dowolny. Następnie określasz poszczególne człony schematu numeracji - np. miesiąc, rok, magazyn itp. Jeśli w definicji nowego schematu użyty został ponownie taki sam symbol, to przy zapisie tego schematu numeracji wyświetli się komunikat: Istnieje już aktywny schemat o symbolu [FA]. Czy chcesz mimo to zapisać nowy schemat i oznaczyć istniejący już schemat [FA] jako nieaktywny?
  3. Jeśli utworzyliśmy schemat numeracji z nowym symbolem i chcemy ustawić ten schemat numeracji jako domyślny, możemy to zrobić w lokalizacji: Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Dokumenty i dla typu np. FA- Faktura Sprzedaży przypisujemy nową definicję (po dwukrotnym kliknięciu w kolumnie Definicja można wybrać utworzoną wcześniej definicję schematu numeracji z listy), aby przy wystawianiu dokumentu program automatycznie podpowiadał nowy schemat numeracji.

Jak dodać numer rachunku bankowego?

W przypadku faktur z odroczonym terminem płatności, a więc faktur przelewowych ważne, aby kontrahent wiedział na jaki numer rachunku ma uregulować płatność. Jak wprowadzić rachunek bankowy i sprawić, aby drukował się na fakturach?
  1. Zacznij od dodania banku w menu Ogólne/Inne/ Banki. W numerze rozliczeniowym podaj 8 cyfr po dwóch pierwszych cyfrach kontrolnych np. 11-11111111-1111111111111111
  2. Może zamiast tego Teraz w menu Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe za pomocą ikony  dodaj rejestr bankowy (zaznacz typ rejestru konto bankowe). Aby prawidłowo uzupełnić nr rachunku kliknij na przycisk Bank, wyświetli się lista banków, z której wybierasz właściwy bank. W numerze rachunku pojawią się @@ oraz 8 cyfr numeru rozliczeniowego np. @@-11111111. Dwie @@ oraz numer rozliczeniowy zostawiamy, uzupełniamy pozostałe cyfry rachunku bankowego np. @@-11111111-1111111111111111. Program sam zastąpi @@ 2 cyframi kontrolnymi.
  3. W ostatnim kroku, jak zapiszesz formularz pojawi się okno, w którym będziesz mógł rejestr przypisać do odpowiedniej formy płatności.
  4. Po wybraniu formy płatności przypisanej do stworzonego rejestru na wydruku faktury będzie widoczny numer rachunku określony w rejestrze bankowym.
  5. Pamiętaj, że możesz założyć dowolną ilość forma płatności wybierając System/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa i Bank/ Formy płatności.

Jak wystawić fakturę sprzedaży?

Ponieważ dla Ciebie, jako przedsiębiorcy kluczowym zagadnieniem jest szybkie i sprawne wystawienie faktury sprzedaży spróbujemy Cię przeprowadzić przez ten proces i pokażemy, jak łatwo i szybko zarejestrować sprzedaż w firmie. 1. Rozpocznij od wybrania Handel/ Nowa faktura lub z poziomu listy Faktur Sprzedaży (Handel/ Faktury) posłuż się przyciskiem  . 2. Wyświetlone zostanie okno Faktura Sprzedaży. Teraz musisz uzupełnić nagłówek faktury, który zawiera podstawowe dane, takie jak dane kontrahenta, datę wystawienia faktury, datę sprzedaży oraz formę płatności. W dolnej części okna widoczna jest tabela, w której wyszczególniamy sprzedawane usługi. Pozycję dodajesz po wybraniu przycisku  . Co ważne pozycje możesz wprowadzać na kilka sposobów w zależności od ustawień w konfiguracji. Informację na ten temat znajdziesz tutaj. 3. W tabeli pojawi się wiersz, w który należy wprowadzić usługę. Należy tutaj podać kod, nazwę, ilość, jednostkę miary, rabat, cenę i wartość. Jeżeli w menu Ogólne/ Cennik nie znajduje się wpisana przez nas usługa, program uniemożliwi wpisanie jej do tabeli. W tym wypadku musimy najpierw wprowadzić tę usługę do cennika. 4. Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych możesz dokonać zapisu na dwa sposoby:
  • Do bufora, co oznacza, że w przyszłości będziesz mógł dokonywać zmian lub usunąć dokument. W tym celu należy zaznaczyć widoczny w prawym górnym rogu parametr Bufor. Po zatwierdzeniu, faktura na Liście faktur będzie widoczna w kolorze zielonym.
  • Na stałe (na liście w kolorze czarnym), co oznacza, że nie będą już możliwe żadne zmiany ani usunięcie faktury. Dokument będzie można tylko anulować. Pamiętaj, że jeśli anulujesz dokument to jego numer możesz wykorzystać ponownie.

Jak wystawić dokument w walucie obcej?

Jeśli współpracujesz z kontrahentami z zagranicy na pewno wielokrotnie będziesz miał konieczność wystawienia Faktur sprzedaży w walucie obcej. Od czego zacząć?
  1. Lista walut znajduje się w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Waluty i jest domyślnie uzupełniona o waluty: AUD (Dolar australijski), CAD (Dolar kanadyjski), CHF (Frank szwajcarski), DKK (Korona duńska), EUR (Euro), GBP (Funt brytyjski), JPY (Jen japoński), NOK (Korona norweska), SEK (Korona szwedzka) i USD (Dolar amerykański). Inne waluty oczywiście możesz wprowadzić „ręcznie”.
  2. Dla średniego kursu NBP, kursu kupna NBP oraz kursu sprzedaży NBP notowania kursów walut są pobierane automatycznie.
  3. Z tego poziomu możesz również pobrać aktualny kurs dnia, klikając ikonę  . Wyświetli się wówczas okno Wprowadzanie kursu dnia.
  4. Wybierając w polu Typ kursu waluty: NBP, NBPK, NBPS, EBC uaktywnia się przycisk Import kursów walut . Po kliknięciu przycisku, wyświetli się okno, w którym możemy ustalić zakres dat, dla jakich będziemy pobierać kurs waluty. Zapisujemy zmiany przyciskiem  .
  5. Aby przejść do wystawiania faktur w walucie obcej musimy zaznaczyć jeszcze odpowiedni parametr w konfiguracji programu. W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry zaznacz Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu. Jeśli na dokumentach wystawianych w walucie obcej ma być naliczany podatek VAT, zaznacz również parametr VAT na fakturach w walucie.
  6. Przejdźmy do wystawienia Faktury sprzedaży w walucie. Sam dokument wprowadzasz dokładnie w taki sam sposób jak standardową fakturę, natomiast walutę możesz zmienić na trzeciej zakładce Płatności.
  7. Jeśli posiadasz kontrahentów z którymi transakcje prowadzisz w obcych walutach np. EUR warto pamiętać, że na karcie kontrahenta na zakładce Płatności możesz wskazać walutę domyślną. Przy takim ustawieniu wszystkie faktury wystawiane dla danego kontrahenta będą automatycznie w walucie obcej.

Jak dodać kontrahenta?

Niewątpliwie jedną z najczęściej wykonywanych operacji w programie jest wprowadzanie kontrahentów z którym realizujemy transakcje. Aby dodać nowego kontrahenta wystarczy, że wykonasz następujące kroki:   1. Z poziomu listy Kontrahentów (Ogólne /Kontrahenci) wybierz ikonę . Otworzy się wówczas okno Formularz kontrahenta – zostanie dodany. 2. Uzupełnij Kod i Nazwę, a także pozostałe dane teleadresowe.którym realizujemy transakcje. Aby dodać nowego kontrahenta wystarczy, że wykonasz następujące kroki:
  • Kod– pole pozwalające na wprowadzenie 20 znakowego kodu, identyfikującego kontrahenta. Pole to może zawierać dowolny ciąg znaków (liter, cyfr), przy czym powinien być on nadawany w sposób pozwalający na łatwą identyfikacje kontrahenta (np. może być to skrót nazwy). Kod musi posiadać unikalną wartość, tzn. W ewidencji nie może znaleźć się dwóch kontrahentów o identycznym kodzie (program posiada zabezpieczenie uniemożliwiające wprowadzenie dwóch kontrahentów o identycznych kodach). Kod może być nadawany automatycznie po zaznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry: Autonumeracja akronimów kontrahentów przy dodawaniu.
  • Nazwa– program pozwala na wprowadzenie nazwy kontrahenta składającej się z trzech linii. W dwóch pierwszych można wprowadzić po 50 znaków, w trzeciej 250 znaków.
3. Pamiętaj, że możesz również wykorzystać przycisk  , podasz wtedy tylko numer NIP, a wszystkie dane zaimportują się z bazy GUS. 4. Po wprowadzeniu danych zatwierdź zmiany przyciskiem . 5. Kontrahent będzie widoczny na liście, a jego dane może zawsze edytować po wybraniu .   Więcej szczegółów na temat kontrahentów w programie Comarch EPR Optima znajdziesz tutaj.  

Jak zaimportować cennik oraz kartoteki kontrahentów?

Z wcześniejszych artykułów wiesz już jak dodać nową usługę albo założyć kartę kontrahenta. Jeśli operujesz większą liczbą danych możesz wykorzystać opcję importu danych za pomocą arkusza MS Excel. Zobacz jak zaimportować pozycje cennikowe:
  1. Zacznijmy może od przygotowania pliku, który wykorzystasz do importu. Opis pól w arkusz znajdziesz tu: https://www.comarch.pl/erp/comarch-optima/demo/biuletyny/  w biuletynie Import danych z arkusza MS Excel do Comarch ERP Optima
  2. Z menu głównego wybierz Ogólne/ Cennik.
  3. Następnie wykorzystaj ikonę znajdującą się w lewym dolnym rogu okna .
  4. Teraz musisz wybrać parametry importu cennika. Zaznacz Plik w formacie MS Excel, wskaż plik z danymi i wybierz opcję Tylko dopisywanie nowych pozycji. Jak widzisz w przyszłości będziesz mógł również wykorzystać tą opcję do aktualizacji swoich danych. Import wykonujesz ikoną  .
Więcej na temat importu cennika dostępne w artykule.

Jak dodać kartę usługi?

Aby realizować sprzedaż w firmie musisz dodać karty cennikowe, a więc inaczej mówiąc pozycje, które będziesz wprowadzał na fakturach sprzedaży lub paragonach. Nową pozycję do cennika możesz dodać w bardzo prosty sposób:
  1. Wybierz Ogólne/ Cennik, a następnie wykorzystaj przycisk .
  2. Wyświetlone zostaje okno Pozycja cennika. Teraz na zakładce Ogólne uzupełnij pola: 
    • Kod – max 26 znaków. Jego zadaniem jest pomóc Ci w szybkim odszukiwaniu usługi. Dlatego należy starannie przemyśleć sposób kodowania tak, by łatwo kojarzył się z danym zasobem.
    • Nazwa – pełny opis danej usługi,
    • Podstawowa – jednostka miary, w jakiej jest dana usługa, np. godzina, dzień.
    • Stawka VAT – stawka VAT dla danej usługi. Możemy ją wpisać ręcznie lub wybrać z rozwijalnej listy. 
  3. Pola te są wymagane do zapisania karty usługi.
  4. Jak uzupełnisz wymienione pola to w tabelce w dolnej części formularza po dwukrotnym kliknięciu możesz wprowadzić poszczególne ceny za usługę.
  5. Gdy karta będzie gotowa zapisz zmiany przyciskiem .
  6. Pamiętaj, że zapisaną kartę możesz zawsze edytować .
  Więcej na temat pozycji cennikowych dostępne w artykule.

Płace i Kadry

Jak przygotować deklarację PIT-4R?

Deklaracja roczna PIT-4R stanowi zbiorcze zestawienie podstaw oraz kwot podatku i zaliczek na podatek pobieranych i wpłacanych przez płatnika w danym roku podatkowym. Sporządza się ją za rok poprzedni do końca stycznia. Pamiętaj, że dla prawidłowego wystawienia deklaracji PIT-4R za cały rok należy naliczyć zaliczki na PIT-4R za poszczególne miesiące.
  1. Z menu Płace i Kadry wybierz Zaliczki na PIT-4R.
  2. Z menu dostępnych opcji przy ikonie  wybierz Deklaracja PIT-4R w odpowiedniej wersji.
  3. Sprawdź rok, za który dodajesz deklarację PIT-4R i nalicz za pomocą ikony .
  4. Zapisz formularz deklaracji .
  5. W module Płace i Kadry istnieje możliwość wysyłki obliczonej deklaracji PIT-4R do Urzędu Skarbowego.
  6. Przed wysyłką, należy zablokować deklarację przed zmianami. Opcja ta dostepna jest z poziomu otwartego formularza deklaracji.
  7. Po zablokowaniu pojawi się ikona umożliwiająca wysyłkę e-Deklaracji .
  8. Rozwijając strzałkę obok ikony e-Deklaracji, mamy możliwość wyboru podpisu (kwalifikowany lub niekwalifikowany), którego chcemy użyć do wysyłki e-Deklaracji
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak przygotować deklarację roczną PIT-4R:

Jak dodać pracownikowi limit Urlopu wypoczynkowego?

W przypadku zatrudniania pracowników w oparciu o umowę o pracę należy pamiętać, że taki pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu, którego to nie może się zrzec. Przejdźmy do przypisania pracownikowi limitu urlopy wypoczynkowego.
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
  2. Ustaw się na wybranym pracowniku a następnie przy ikonie Kalendarz   rozwiń menu dostępnych opcji i wybierz Limity nieobecności.
  3. Za pomocą ikony  dodaj nowy Formularz limitu nieobecności i wybierz typ limitu Urlop wypoczynkowy. Program obliczy wymiar limitu adekwatnie do stażu pracy, daty zatrudnienia oraz wymiaru etatu pracownika.
  4. Zapisz Formularz limitu nieobecności oraz uzupełnioną Listę limitów nieobecności.
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak dodać pracownikowi limit urlopu wypoczynkowego:

Jak przygotować deklarację rozliczeniową ZUS DRA?

Zanim przejdziesz do naliczenia deklaracji ZUS rozliczeniowej DRA wprowadź Indywidualny numer rachunku składkowego ZUS (tutaj znajdziesz szczegóły dotyczące wprowadzania samego rachunku: W jaki sposób należy wprowadzić Indywidualny numer rachunku składkowego ZUS (NRS)? ). Przed przygotowaniem deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA należy także naliczyć wszystkie wypłaty, które będą wypłacane w danym miesiącu deklaracji. Zobacz teraz jak przygotowć deklarację ZUS DRA w programie.
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Deklaracje ZUS rozliczeniowe.
  2. Dodaj nową Deklarację ZUS DRA za pomocą ikony .
  3. Wybierz przycisk KEDU i wyszukaj wcześniej dodany plik KEDU lub ikoną  dodaj nowy plik. Następnie zatwierdź   .
  4. Nie wypełniaj pola Właściciel (poniżej będzie widoczny wyszarzony napis Pracownicy co oznacza, że wyliczasz deklarację rozliczeniową dotyczącą pracowników razem z Właścicielem)
  5. Deklaracja za miesiąc – ustalasz miesiąc, za który ma być obliczona deklaracja ZUS DRA.
  6. Za pomocą ikony  nalicz deklarację i zapisz .
  7. Po naliczeniu deklaracji możesz ją wyeksportować do programu Płatnik. W tym celu wchodzisz do deklaracji ponownie za pomocą ikony  i wybierasz ikonę Eksport do programu Płatnik  .
  8. Wpisz ścieżkę docelową pliku *.xml. W polu Nazwa pliku musi widnieć nazwa pliku wraz z rozszerzeniem, w przeciwnym wypadku Program Płatnik nie rozpozna pliku (np. C:\DRA12.xml).
  9. Po wpisaniu ścieżki naciśnij . Jeżeli został zaznaczony parametr Otwórz program Płatnik po wyeksportowaniu uruchomiony zostanie Program Płatnik i z poziomu tego programu należy zapisany plik zaimportować
  10. W Programie Płatnik dokonujesz importu dokumentów – wskazując zapisany plik o rozszerzeniu *.xml.
  11. Po zweryfikowaniu poprawności raportów ZUS możesz zamknąć deklarację – w tym celu wróć do formularza deklaracji ZUS i zaznacz pole Zablokowana.
  12. Zapisz formularz deklaracji .
  Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak naliczyć deklarację DRA:

Jak zaktualizować dane kadrowe pracownika?

Często zdarza się, iż w trakcie zatrudnienia ulega zmianie np: wymiar etatu, wynagrodzenie, adres, nazwisko pracownika czy tytuł ubezpieczenia. Takie zmiany należy wprowadzić do programu przez aktualizację.
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
  2. Ustaw się na wybranym pracowniku a następnie wybierz ikonę Aktualizacja zapisu .
  3. Uzupełnij pole Data aktualizacji – to jest dzień, od którego obowiązuje zmiana i zaakceptuj poprzez ikonę .
  4. Otworzy się Formularz danych kadrowych, na którym odnotowujemy odpowiednie zmiany, np. aktualną stawkę zaszeregowania.
  5. Zapisujemy formularz danych kadrowych posługując się ikoną .
  6. Każda aktualizacja zapisu skutkuje uzupełnieniem historii pracownika o kolejny zapis historyczny. Lista zapisów historycznych dostępna jest z poziomu Listy pracowników. Po ustawieniu kursora na wybranym pracowniku wybierz ikonę  Lista zapisów historycznych pracownika, która jest dostępna na wstążce programu.
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak za pomocą aktualizacji tworzyć historię zmian danych kadrowych pracownika:

Płace i Kadry

Płace i Kadry

Nowości

  1. Deklaracje podatkowe
  • Umożliwiono naliczenie deklaracji rocznych na formularzach obowiązujących za rok 2019: PIT-4R(9), PIT-8AR(8), PIT-11(25) z załącznikiem PIT-R(20), PIT -8C(10), IFT-1/1R(15).
W związku z brakiem schem na czas udostępnienia wersji Comarch ERP Optima 2020.1.2 podczas próby wysyłki deklaracji: PIT-11(25) z załącznikiem PIT-R(20), IFT-1/1R(15), PIT 4R(9), PIT-8AR(8), PIT -8C(10) do systemu e-Deklaracje pojawi się komunikat: Deklaracja nie została wyeksportowana z powodu błędów. Eksport niemożliwy. Na dzień udostępnienia wersji nie została opublikowana struktura pliku e-Deklaracji. Eksport będzie możliwy, gdy odpowiedni schemat zostanie opublikowany.
  • Dodano nowe wzory wydruków dla deklaracji podatkowych: PIT-4R(9), PIT-8AR(8), PIT-11(25) z załącznikiem PIT-R(20), PIT -8C(10), IFT-1/1R(15).
  • Umożliwiono przekazanie nowych wzorów deklaracji PIT-11(25), PIT‑4R(9), PIT-8AR(8), PIT-8C(10) do Comarch ERP Optima Pulpit Menadżera.
  • Dostosowano wydruk PIT-2 Oświadczenie pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych do nowego wzoru.
  1. Naliczanie deklaracji PIT-11 w wersji 25:
  • Na formularzu PIT-11 wprowadzono zmiany związane z wykazywaniem przychodów otrzymanych przez pracowników, którzy w 2019 roku byli uprawnieni do skorzystania ze zwolnienia z PIT dla młodych:
    • W pozycjach 1 i 5 części E wykazywane są odpowiednio przychody ze stosunku pracy lub umów zleceń, które pracownik otrzymał od stycznia do lipca 2019 oraz w okresie od sierpnia do grudnia 2019, ale które przypadało po dacie ukończenia 26 lat. Podczas sprawdzania czy wynagrodzenie zostało wypłacone po ukończeniu 26 lat porównywana jest data ukończenia przez pracownika 26 lat z datą wypłaty na liście płac, na której była naliczona wypłata.
    • W pozycjach 2 i 6 części E wykazywane są odpowiednio przychody ze stosunku pracy lub umów zleceń, które pracownik otrzymał w okresie od sierpnia 2019 do grudnia 2019 jednak nie później niż do ukończenia 26 lat, od których pracodawca pobierał podatek. W tych pozycjach uwzględniany jest także przychód w wysokości przekraczającej kwotę zwolnioną od podatku.
    • W części G w polach 86, 87 i 88 wykazywany jest przychód, do którego było zastosowane zwolnienie z podatku dla pracowników do 26 lat. W przypadku pracowników oddelegowanych do pracy za granicę wykazywana jest kwota przychodu bez pomniejszenia o 30% diet. Aby w tych pozycjach był uwzględniony przychód pracownik musiał mieć zaznaczony parametr Zwolnienie z PIT dla młodych w momencie naliczania wypłat za 2019 rok. Jeśli w wypłatach zaliczka podatku była ręcznie usuwana przychód nie zostanie zakwalifikowany jako zwolniony.
  • W części E w pozycjach 5 i 6 uwzględniane są przychody z tytułu umów zleceń. Jako umowy zlecenie traktowane są elementy wypłaty, które mają ustawioną pozycję na deklaracji PIT jako PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy zlecenia.
  • W związku z wyjaśnieniami zawartymi w punkcie 17 na deklaracji PIT-11 (25) wypłacone przez zakład pracy zasiłki z ubezpieczenia społecznego powinny być wykazane w części E w pozycji 8.Inne źródła. W związku z tym otrzymane przez pracownika zasiłki, od których była naliczana zaliczka podatku niezależnie od wskazanej pozycji na deklaracji PIT w nieobecności będą wykazane jako Inne źródła.
  1. Naliczanie podatku od składek PPK. Umożliwiono naliczanie podatku od składek PPK finansowanych przez pracodawcę w kolejnym miesiącu, w stosunku do miesiąca, w którym zostały naliczone. W konfiguracji firmy (Konfiguracja/Firma/Płace/Parametry) dodano parametr ‘Nalicz podatek od składek PPK pracodawcy na podstawie składek z bieżącej wypłaty’, który decyduje o momencie powstania przychodu i pobrania podatku od składek PPK finansowanych przez pracodawcę. Ustawienie parametru jest zapamiętywane historycznie. Użytkownik może wskazać, od którego miesiąca deklaracji ma obowiązywać zmiana. Działanie parametru:
  • Zaznaczony (domyślne ustawienie) – podatek jest naliczany na podstawie składek PPK naliczonych w bieżącej wypłacie. Elementy Przychód z tytułu PPK/E, Przychód z tytułu PPK/U, Przychód z tytułu PPK/IFT-1, Przychód z tytułu PPK/PIT-8A są naliczane automatycznie w wypłatach etatowych, umowach, zaliczkach brutto oraz innych, w których zostały naliczone składki PPK. Element nalicza się w kwocie będącej sumą składek PPK podstawowych i dodatkowych pracodawcy pobranej z bieżącej wypłaty i od tej kwoty jest pobierany podatek.
  • Niezaznaczony – podatek od składek PPK finansowanych przez pracodawcę jest naliczany na podstawie kwot składek naliczonych w poprzednim miesiącu deklaracji w stosunku do miesiąca deklaracji, który jest ustawiony na liście płac, na której jest naliczana bieżąca wypłata. Elementy Przychód z tytułu PPK/E, Przychód z tytułu PPK/U, Przychód z tytułu PPK/IFT-1, Przychód z tytułu PPK/PIT-8A są naliczane automatycznie w wypłatach etatowych oraz umowach. W wypłacie etatowej naliczany jest element Przychód z tytułu PPK/E w kwocie będącej sumą składek PPK pracodawcy z poprzedniego miesiąca naliczonych w wypłatach etatowych, innych oraz zaliczkach brutto. W wypłacie umowy elementy Przychód z tytułu PPK/U, Przychód z tytułu PPK/IFT-1, Przychód z tytułu PPK/PIT-8A są naliczane w kwocie składek naliczonych w wypłatach umów. W przypadku, gdy pracownik ma w danym miesiącu kilka wypłat etatowych lub umów przychód z tytułu PPK i podatek jest naliczany tylko w pierwszej wypłacie. W drugiej zostanie doliczony jedynie w przypadku, gdy zostanie usunięty z pierwszej wypłaty. W przypadku zwolnienia pracownika lub zmiany formy zatrudnienia w celu naliczenia podatku od składek PPK z poprzedniego miesiąca należy w miesiącu, w którym powstał przychód naliczyć wypłatę i dodać odpowiedni element Przychód z tytułu PPK/E, Przychód z tytułu PPK/U, Przychód z tytułu PPK/IFT-1 lub Przychód z tytułu PPK/PIT-8A w zależności od tego z jakiego źródła jest to przychód.
Zmiana sposobu naliczania podatku od PPK w trakcie funkcjonowania programu PPK w firmie
  1. W przypadku, gdy do tej pory podatek od PPK był pobierany od razu w wypłacie, w której zostały naliczane składki PPK, aby zmienić sposób naliczania podatku należy w konfiguracji ustawić okres, od którego ma obowiązywać zmiana i odznaczyć parametr ‘Nalicz podatek od składek PPK pracodawcy na podstawie składek z bieżącej wypłaty’. Okres powinien być ustawiony zgodnie z ustawieniami miesiąca i roku deklaracji z listy płac, na której będzie naliczana pierwsza wypłata po zmianie. W wypłacie, której okres deklaracji będzie zgodny z datą zmiany ustawienia parametru nie zostanie naliczony podatek od PPK. W kolejnej wypłacie podatek zostanie naliczony od składek PPK naliczonych w poprzednim miesiącu.
Przykład
Firma naliczała podatek od PPK od razu w wypłacie, w której były naliczane składki i wpłacała je do instytucji finansowej w miesiącu wypłaty wynagrodzenia. Podatek był naliczany w ten sposób do wypłat, które mają ustawiony okres deklaracji jako 12/2019. Firma chce przekazywać wpłaty do PPK do 15. dnia miesiąca kolejnego w stosunku do miesiąca, w którym składki PPK zostały naliczone i w tym miesiącu pobierać podatek od składek finansowanych przez pracodawcę. W konfiguracji firmy Użytkownik powinien odznaczyć parametr ‘Nalicz podatek od składek PPK pracodawcy na podstawie składek z bieżącej wypłaty’ od stycznia 2020. W wypłacie, która będzie wypłacona w styczniu 2020 (decyduje wskazany okres deklaracji na liście płac) podatek od PPK nie zostanie naliczony w ogóle, w związku z tym, że podatek od składek PPK został pobrany w poprzednim miesiącu. W wypłatach wypłaconych w lutym 2020 r. zostanie naliczony podatek od składek PPK ze stycznia 2020 r.
  1. W przypadku, gdy firma przekazywała wpłaty do instytucji finansowej w kolejnym miesiącu, w stosunku do miesiąca, w którym zostały obliczone i podatek od PPK był naliczany dopiero w tym miesiącu (Użytkownik zmieniał domyślnie wyliczoną kwotę przychodu PPK w wypłatach, usuwał standardowy składnik Przychód z tytułu PPK lub stosował niestandardowe elementy), aby zmienić sposób naliczania podatku należy w konfiguracji ustawić okres, od którego ma obowiązywać zmiana i odznaczyć parametr ‘Nalicz podatek od składek PPK pracodawcy na podstawie składek z bieżącej wypłaty’. Okres powinien być ustawiony zgodnie z ustawieniami miesiąca i roku deklaracji z listy płac, od której podatek był pobierany w kolejnym miesiącu. W wypłacie, której okres deklaracji będzie zgodny z datą zmiany ustawienia parametru nie zostanie naliczony podatek od PPK. W kolejnej wypłacie podatek zostanie naliczony od składek PPK naliczonych w poprzednim miesiącu.
Przykład
Firma przekazywała wpłaty do instytucji finansowej do 15. dnia miesiąca kolejnego w stosunku do miesiąca, w którym składki PPK zostały naliczone i w miesiącu wpłaty pobierała podatek od składek finansowanych przez pracodawcę. W wypłatach były wprowadzane ręczne modyfikacje, aby podatek był naliczany na podstawie składek PPK pracodawcy obliczonych w poprzednim miesiącu. Podatek był naliczany w ten sposób od wypłat, które mają ustawiony okres deklaracji jako 10/2019 do 12/2019. Firma chce nadal przekazywać wpłaty do PPK w kolejnym miesiącu. W konfiguracji firmy Użytkownik powinien odznaczyć parametr ‘Nalicz podatek od składek PPK pracodawcy na podstawie składek z bieżącej wypłaty’ od października 2019. W wypłacie, która będzie wypłacona w styczniu 2020 (decyduje wskazany okres deklaracji na liście płac) podatek od PPK zostanie naliczony od składek PPK pracodawcy obliczonych w poprzednim miesiącu.
Przykład
Firma chce przekazywać wpłaty do PPK do 15. dnia miesiąca kolejnego w stosunku do miesiąca, w którym składki PPK zostały naliczone i w tym miesiącu pobierać podatek od składek finansowanych przez pracodawcę. Firma zaczęła naliczać składki PPK dla pracowników od wypłat, które zostały naliczone w listopadzie 2019 (okres deklaracji na liście płac 11/2019). W tych wypłatach Użytkownik nie pobrał podatku od naliczonych składek PPK pracodawcy (element Przychód z tytułu PPK został usunięty). Aby w wypłatach wypłaconych w grudniu i w miesiącach kolejnych podatek był naliczany od składek z poprzedniego miesiąca w konfiguracji firmy Użytkownik powinien ustawić okres jako listopad 2019 i odznaczyć parametr ‘Nalicz podatek od składek PPK pracodawcy na podstawie składek z bieżącej wypłaty’. W wypłacie, która będzie wypłacona w grudniu 2019 (decyduje wskazany okres deklaracji na liście płac) podatek od PPK zostanie naliczony od składek PPK pracodawcy obliczonych w listopadzie 2019.

Zmiany

  1. Wydruk Pracownicy z przychodami. Na wydruku dodano informację o przychodzie, do które było zastosowane zwolnienie z podatku dla młodych. Przychód ten jest wykazywany w nowej kolumnie Przych. zwol. dla młodych. W kolumnie Przychód wykazywany jest przychód, od którego była naliczana zaliczka podatku.

Jak dodać pracownikowi umowę zlecenie?

Jeśli w swojej firmie zatrudniasz także pracowników w ramach umów cywilnoprawnych, zobacz jak w kilku krokach dodać pracownikowi umowę zlecenie.
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
  2. Ustaw się na wybranym pracowniku, a następnie wybierz ikonę Lista umów cywilnoprawnych .  
  3. Za pomocą ikony  dodajesz nowy Formularz umowy.
  4. Na zakładce Ogólne określ: Rodzaj umowy, Datę zawarcia, Datę rozpoczęcia, Datę zakończenia oraz wartość
  5. Jeśli zleceniobiorca podlega jakiemukolwiek ubezpieczeniu to przejdź na zakładkę Ubezpieczenia i uzupełnij zgłoszenie.
  6. Zapisz formularz umowy posługując się ikoną .
  7. Z poziomu Formularza umowy możesz wydrukować zawartą umowę wybierając z menu dostępnych opcji przy ikonie   Wydruki kadrowe. Przed wydrukiem program proponuje wypełnienie kilku dodatkowych informacji tak, aby wydrukować kompletny dokument. Z poziomu wydruków Wydruki do Worda (XML), po wybraniu Uruchom można zmodyfikować treść umowy i dostosować do własnych potrzeb.
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak dodać pracownikowi umowę zlecenie:

Jak uzupełnić dane o rachunku bankowym pracownika?

Przed naliczeniem wypłaty bardzo ważne jest określenie sposobu przekazania wynagrodzenia dla pracownika. Niewiątpliwie jedną z najczęściej spotykanych form płatności jest przelew wynagrodzenia na konto bankowe. Zobacz teraz jak w kilku krokach przypisać pracownikowi jego rachunek bankowy.
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
  2. Ustaw się na wybranym pracowniku i za pomocą ikony   otworzysz Formularz danych kadrowych.
  3. Wybierz ikonę  Schemat płatności.
  4. Standardowo dodając nowego pracownika do bazy zostaje mu przypisana forma płatności ‘gotówka’. Poprzez ikonę  otworzysz Formularz płatności do edycji. Uzupełnij pola: Forma płatności, Odbiorca płatności, Bank, Numer rachunku oraz procent wynagrodzenia, które ma być realizowane wybraną formą płatności. Jeśli całość wynagrodzenia ma być realizowana za pomocą przelewu wpisz (100%). Parametr ‘Nadwyżki nad zadeklarowane kwotydodawane do tej płatności’ powinien pozostać zaznaczony.
  5. Zapisz Formularz płatności poprzez ikonę  a następnie zatwierdź całą Listę płatności za pomocą ikony .
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak zdefiniować schemat płatności u pracownika:

Jak przygotować deklarację PIT-11?

PIT-11 to informacja o dochodach podatnika, którą otrzymuje zarówno Urząd Skarbowy, jak i podatnik od płatnika. Zobacz jak naliczyć taką deklarację w programie
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
  2. Ustaw się na wybranym pracowniku a następnie wybierz ikonę Deklaracje pracownika .
  3. W polu Okres od /do – podaj okres, za jaki będzie obliczana deklaracja. Program proponuje domyślnie cały bieżący rok, zgodny z datą systemową.
  4. W polu Lista deklaracji wybierz PIT-11.
  5. Następnie dodaj formularz nowej deklaracji za pomocą ikony  pojawi się okno,  na którym należy podać okres, za który chcemy utworzyć deklarację oraz określić cel złożenia zeznania. Domyślnie zaznaczony jest parametr Złożenie deklaracji. W przypadku, gdy jest to korekta deklaracji należy samodzielnie zmienić na Korekta deklaracji.
  6. Nalicz deklarację za pomocą ikony Utwórz deklarację.  Formularz zostanie wypełniony zgodnie z naliczonymi w danym okresie składnikami.
  7. Deklaracja PIT-11 zostanie otwarta w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe. Jeżeli na deklaracji nie uzupełniono wszystkich wymaganych pól to podczas próby zapisania formularza wyświetlany jest komunikat: Niektóre pola nie zostały uzupełnione. Popraw błędy na formularzu.  W przypadku, gdy adres zamieszkania jest różny od adresu zameldowania (Formularz danych kadrowych / zakładka [Ogóle]) i ma być wykazywany na deklaracji należy: - Na Formularzu danych kadrowych  wybrać Dodatkowe dane kadrowe, - Uzupełnić adres zamieszkania (pole obligatoryjne to Kod pocztowy), - Na formularzu danych kadrowych na zakładce [Nr ident./Podatki] zaznaczyć parametr Adres zamieszkania zamiast adresu zameldowania na deklaracji PIT, -Zapisać formularz pracownika, -Ponownie utworzyć deklarację PIT-11.
  8. Zapisz przeliczoną deklarację za pomocą ikony
  9. Deklarację możesz wydrukować z kilku poziomów:
Płace i Kadry > Kadry > Wydruk danych > Wydruki seryjne PIT-ów wg nazwisk, wg akronimu Płace i Kadry > Kadry > Deklaracje pracownika > Deklaracje PIT > Formularz deklaracji w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe> Drukuj Płace i Kadry > Deklaracje PIT pracowników > Wydruk danych 10. Wysyłka deklaracji PIT-11 odbywa się analogicznie jak wysyłka deklaracji PIT-4R.   Zapoznaj się z filmem instruktażowym przedstawiającym wysyłanie deklaracji PIT-11:

Jak zdefiniować kalendarz na podstawie domyślnie dodanego kalendarza Standard?

Dla poprawnego ustalenia wysokości należnego wynagrodzenia, w szczególności wynagrodzenia zasadniczego niezbędne jest określenie wymiaru czasu pracy. Domyślnie dodany jest Kalendarz Standard, który należy odpowiednio zmodyfikować przed rozpoczęciem naliczania wypłat.  Sprawdź zatem jak wygląda definicja kalendarza w kilku krokach.
  1. Wejdź w  menu SystemKonfiguracja, a następnie gałąź Firma / Płace / Kalendarze.
  2. Domyślnie dodany jest kalendarz Standard. Jeśli praca w Twojej firmie odbywa się od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00 – 15:00 to możesz wykorzystać ten harmonogram pracy.
  3. Ustaw się na kalendarzu i za pomocą ikony   otworzysz do edycji Kalendarz.
  4. Przejdź na zakładkę Kalendarz. Dni będą widoczne ze znacznikiem , co oznacza, że kalendarz nie został zdefiniowany.
  5. Kalendarz zawsze powinien mieć zdefiniowane wszystkie dni danego roku (bez), aby szybko je zdefiniować możesz wykorzystać Serię kalendarzy.
  6. W Seriach kalendarzy jest domyślnie przygotowana seria Tydz_40. Serię kalendarzy należy nanosić od dnia, który jest poniedziałkiem. Ustaw więc kursor na pierwszym poniedziałku z danego roku  (02.01.2023r.) i naciśnij ikonę Wstawianie serii .  Uzupełnij pole Do dnia – datą ostatniego dnia roku (31.12.2023r.).
  7. W części Pozostaw bez zmian odznacz wszystkie parametry (Zdefiniowane dni, Niedziele i święta, Dni wolne).
  8. Przejdź na zakładkę Seria. w polu Wykorzystaj serię - wybierz Tydz_40 (domyślnie zdefiniowana).
  9. Następnie ikoną  uruchomisz wstawianie serii na kalendarz Standard.
  10. Po wstawieniu serii wyświetl dowolny miesiąc roku, który jest definiowany aby wstawić Święta i wybierz ikonę Wstawianie świąt .
  11. Jeśli w danym roku występują święta przypadające w soboty, należy odnotować dodatkowe dni wolne za te święta (podstawa prawna: art. 130 § 2 K.p.). W roku 2023 święta wypadające w sobotę mamy 11.11.2023r., należy zatem pamiętać by oddać pracownikom dzień wolny za to święto.
  12. Sprawdź także czy wymiar czasu pracy w poszczególnych miesiącach jest prawidłowy. Jeśli są miesiące, w których wymiar pomimo zdefiniowania dni i wstawienia świąt jest zawyżony lub zaniżony, powinieneś wprowadzić odpowiednie zmiany ręcznie.
  13. Po sprawdzeniu wymiarów czasu pracy zapisz kalendarz .
  Zapoznaj się z filmem instruktażowym przedstawiającym definicję kalendarza:

Jak dodać listę płac za konkretny miesiąc?

Definiowanie list płac pozwala między innymi na wcześniejsze ustalenie zależności pomiędzy okresem, za jaki naliczane będą wypłaty, datą ich wypłaty oraz miesiącem deklaracji PIT i ZUS.
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Listy płac.
  2. Za pomocą ikony  dodaj nowy Formularz listy płac.
  3. Wybierz odpowiedni Dokument – czyli symbol Listy płac, np. E w polu Rodzaj pojawi się domyślny rodzaj listy płac np. Etat.
  4. Określ okres, za jaki będą naliczane wypłaty oraz datę wypłaty. Na podstawie daty wypłaty automatycznie podpowiada się zgodny z nią miesiąc deklaracji.
  5. Zapisz formularz listy płac .
  6. Na podstawie wcześniej zdefiniowanej listy płac można utworzyć listę na kolejny miesiąc. W tym celu wyświetl Listę Listy płac, ustaw kursor na liście, którą chcesz skopiować na kolejny miesiąc i naciśnij <Ctrl> + <Ins> lub <Ctrl>+ . Zapisz skopiowaną listę .
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak dodać listę płac za konkretny miesiąc:

Jak odnotować zatrudnienie pracownika na umowę o pracę?

Po wprowadzeniu pracownika na listę pracowników, możesz uzupełnić szczegółowe informacje dotyczące zatrudnienia pracownika na umowę o pracę. Zobacz jakie to proste:
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
  2. Ustawiasz się na pracowniku i za pomocą ikony  edytujesz Formularz danych kadrowych.
  3. Aby uzupełnić informacje o zatrudnieniu przechodzisz na zakładkę Etat. Określasz między innymi: Datę zatrudnienia, Rodzaj umowy, Stanowisko, Kalendarz, Wymiar etatu, Stawkę zaszeregowania.
  4. Następnie przechodzisz na zakładkę Ubezpieczenie (etat) i uzupełniasz informacje o ubezpieczeniach pracownika.
  5. Zapisujesz formularz pracownika (uzupełniony o dane etatowe) wybierając ikonę .
  6. Z poziomu Formularza danych kadrowych pracownika możesz wydrukować treść zawartej Umowy o pracę wybierając Wydruk danych  lub Podgląd wydruku . Przed wydrukiem program proponuje Ci wypełnienie dodatkowych informacji, tak, aby wydrukować kompletny dokument.
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak odnotować zatrudnienie pracownika na umowę o pracę:

Jak naliczyć zwolnionemu pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Sprawdźmy jak naliczyć zwolnionemu pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Program Comarch ERP Optima automatycznie wylicza ‘Ekwiwalent za niewykorzystany urlop’ na liście płac o rodzaju Etat.
  1. Aby poprawnie naliczyć pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop należy uzupełnić datę zwolnienia na formularzu danych kadrowych oraz przeliczyć limit urlopu wypoczynkowego.
  2. Z menu Płace i Kadry wybierz Wypłaty pracowników.
  3. W polu Lista płac wybierz listę płac etatową za ostatni miesiąc zatrudnienia pracownika i nalicz wypłatę za pomocą ikony .
  4. Program automatycznie wyliczy ‘Ekwiwalent za niewykorzystany urlop’ za ilość godzin urlopu, która pozostała pracownikowi do rozliczenia.
  5. Zapisz Formularz wypłaty .
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak naliczyć zwolnionemu pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop:

Jak rozliczyć nieobecność z poprzedniego miesiąca?

W praktyce zdarzają się sytuacje, gdy po naliczeniu wypłaty pracownik dostarcza nam np. zwolnienie lekarskie. Możemy taką nieobecność rozliczyć w kolejnym miesiącu. Zobacz jak rozliczyć taką nieobecność.
  1. Z menu Płace i Kadry wybierz Listy płac.
  2. Dodaj  nowy Formularz listy płac. Określ bieżący okres, a w polu Miesięcy wstecz zmień wartość z 0 na 1 i zapisz formularz listy płac posługując się ikoną . Ustawienie parametru Miesięcy wstecz z wartością 1 – oznacza, że będziemy rozliczać nieobecność, która nie została wypłacona na liście etatowej za poprzedni miesiąc.
  3. W oknie Wypłaty pracowników za pomocą  wybierz  zdefiniowaną w poprzednim kroku listę płac.
  4. Ustaw się na wybranym pracowniku i otwórz Kalendarz pracownika wybierając ikonę   a następnie nanieś nieobecność w poprzednim miesiącu.
  5. Po wprowadzeniu nieobecności (np. Zwolnienie chorobowe) pracownikowi nalicz wypłatę korzystając z ikony   lub <Insert>. Przejdź na zakładkę Elementy wypłaty – pojawi się tutaj rozliczenie nieobecności z poprzedniego miesiąca np. Wynagrodzenie za czas choroby.
 Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak rozliczyć nieobecność z poprzedniego miesiąca:  

Jak udzielić pracownikowi zaliczki na poczet przyszłych poborów?

Pokażemy teraz w kilku krokach, jak udzielić pracownikowi zaliczki na poczet przyszłych poborów.
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Wypłaty pracowników.
  2. Za pomocą  dodaj listę płac o rodzaju Zaliczka netto/Zaliczka brutto. Data wypłaty tej zaliczki powinna być wcześniejsza od daty wypłaty listy etatowej, na której nastąpi potrącenie zaliczki.
  3. Zapisz zdefiniowana listę , a następnie wybierz ją z listy.
  4. Po wybraniu listy płac wrócisz do okna Wypłaty pracowników i ustaw się na wybranym pracowniku.
  5. Nalicz wypłatę za pomocą ikony  lub naciskając <Insert>.
  6. Na Formularzu wypłaty, na zakładce Elementy wypłaty, za pomocą ikony   dodaj nowy element Zaliczka netto/ Zaliczka brutto i wpisz  Wartość.
  7. Zapisz Formularz zaliczki oraz całej wypłaty za pomocą ikony .
Zapoznaj sięz filmem instruktażowym pokazującym jak zrealizować wypłatę zaliczki do wynagrodzenia:

Jak wprowadzić informację o zwolnieniu pracownika?

Zwolnienie pracownika jest niewątpliwie trudną decyzją dla pracodawcy, ale czasem niestety konieczną, czy to z powodów leżących po stronie pracownika, czy to z powodów leżących po stronie pracodawcy. Aby wprowadzić informację o zwolnieniu pracownika wystarczy wykonać poniższe kroki
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
  2. Ustaw się na pracowniku i za pomocą ikony  otworzysz do edycji Formularz danych kadrowych.
  3. Przejdź na zakładkę Etat i uzupełnij Datę zwolnienia oraz Przyczynę zwolnienia.
  4. Następnie przejdź na zakładkę Ubezpieczenie (etat), gdzie uzupełniamy informacje o wyrejestrowaniu z ubezpieczeń pracownika. Podajemy datę wyrejestrowania oraz kod przyczyny.
  5. Zapisz formularz pracownika posługując się ikoną .
  6. Po odnotowaniu zwolnienia należy przeliczyć limity nieobecności, aby sprawdzić czy pracownikowi pozostał niewykorzystany urlop wypoczynkowy, za który trzeba wypłacić ekwiwalent. Na Liście pracowników (Kadry), ustaw się na wybranym pracowniku, a następnie z menu dostępnych opcji przy ikonie  wybierz Limity nieobecności.
  7. Ustaw się na limicie urlopu wypoczynkowego za bieżący rok i przelicz za pomocą ikony . Program przeliczy limit proporcjonalnie do okresu zatrudnienia. W polu Pozostało będzie wykazana liczba dni niewykorzystanego urlopu.
  8. Zapisz Listę limitów nieobecności za pomocą ikony .
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak wprowadzić informację o zwolnieniu pracownika:

Jak dodać pracownika do Listy pracowników?

Niewątpliwie jedną z podstawowych operacji wykonywanych w programie jest wprowadzanie pracowników do Kadr. Aby dodać nowego pracownika wystarczy, że wykonasz następujące kroki:
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
  2. Posługując się ikoną  otworzysz nowy Formularz danych kadrowych.
  3. Wypełnij wymagane pola na zakładce Ogólne tj.: Akronim, Nazwisko i Imię. Te dane pozwolą Ci na zapisanie formularza. Jeżeli posiadasz więcej danych pracownika uzupełnij także pozostałe pola.
  4. Zapisz formularz danych pracownika za pomocą ikony .
  5. Tak wprowadzona osoba pojawi się na Liście pracowników z ustawionym filtrem Wszyscy lub Bez zatrudnienia.
Uwaga
Uwaga: W Konfiguracji/Firma/Płace/Parametry/Dane kadrowe i deklaracje można ustawić autonumerację akronimów pracowników.
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak dodać pracownika do Listy pracowników:  

Jak utworzyć zestawienie zaliczek na podatek dochodowy PIT-4R?

Deklarację PIT-4R składa się do urzędu skarbowego w celu dostarczenia informacji o zaliczkach pobranych i odprowadzonych na rzecz urzędu przez płatnika (pracodawcę) na podatek dochodowy od osób fizycznych. Zobacz jak w programie naliczyć zaliczkę na PIT-4 oraz deklarację roczną PIT-4R
  1. Z menu Płace i Kadry wybierz Zaliczki na PIT-4R.
  2. Za pomocą ikony  dodaj nowy Formularz zaliczki na PIT-4R w odpowiedniej wersji.
  3. Określ miesiąc i rok, za który ma być obliczona zaliczka.
  4. Używając ikony  przelicz deklarację.
  5. Możesz zaznaczyć pole Zablokuj deklarację przed zmianami i za pomocą ikony  zapisz formularz.
  6. Na liście pojawi się zamknięte zestawienie, które stanowi część składową dla deklaracji rocznej PIT-4R.
  7. Przeliczenie deklaracji spowoduje automatyczne wygenerowanie płatności do Urzedu Skarobowego. Płatność pojawi się w module Kasa/Bank Preliminarz płatności.
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak utworzyć zestawienie zaliczek na podatek dochodowy PIT-4R:

Jak przypisać pracownikowi dodatkowe elementy wynagrodzenia?

Przejdźmy do uzupełnienia Listy dodatków pracownika tj. stałych elementów wynagrodzenia.
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
  2. Ustaw się na wybranym pracowniku a następnie wybierz ikonę Dodatkowe elementy wynagrodzenia .
  3. Za pomocą ikony  dodasz nowy Formularz dodatku i wybierz odpowiedni typ składnika oraz uzupełnij pozostałe pola.
  4. Na Formularzu dodatku dostępny jest przycisk . Dodatek, dla którego wskażesz Symbol listy płac, będzie wyliczał się automatycznie tylko przy naliczaniu wypłaty na liście płac zgodnej ze wskazanym symbolem. Pozostawienie tego pola pustym skutkuje naliczeniem dodatku na pierwszej wypłacie etatowej pracownika za dany miesiąc.
  5. Zapisz Formularz dodatku oraz uzupełnioną Listę dodatkowych elementów przez .
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak przypisać pracownikowi dodatkowe elementy wynagrodzenia:

Jak wypełnić Historię zatrudnienia pracownika?

Przejdźmy teraz do uzupełnienia informacji o poprzednich miejsach pracy pracownika
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
  2. Następnie ustaw się na pracowniku i za pomocą ikony  otworzysz do edycji  Formularz danych kadrowych.
  3. Przy ikonie Dodatkowe dane kadrowe  rozwiń menu dostępnych opcji i wybierz Historia zatrudnienia.
  4. Poprzez ikonę  dodasz nową pozycję określając staż pracy w latach lub wypełniając pole Okres od…do oraz nazwę zakładu pracy. Możesz także szybko wprowadzić informację o stażu pracy u poprzednich pracodawców w wysokości 10 lat bez konieczności ręcznego edytowania formularza historii zatrudnienia, za pomocą ikony Dodaj zbiorczy 10-letni staż z poprzednich zakładów pracy  .
  5. Zatwierdź Formularz historii zatrudnienia , a następnie Formularz danych kadrowych pracownika .
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak uzupełnić historię zatrudnienia pracownika:

Jak naliczyć deklarację zgłoszeniową ZUS ZUA?

Jeśli odnotowałeś już informację o zatrudnieniu i zgłoszeniu do ubezpieczeń możesz teraz naliczyć deklarację zgłoszeniową ZUS ZUA i wyeksportować ją do programu Płatnik.
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
  2. Ustaw się na konkretnym pracowniku i przy ikonie Deklaracje pracownika   rozwiń menu dostępnych opcji i wybierz Deklaracje zgłoszeniowe ZUS.
  3. W polu Lista wybierz deklarację, którą będziesz generować. W Twoim przypadku będzie to ZUA.
  4. Aby dodać deklarację naciśnij ikonę . Otworzy się formularz deklaracji ZUS ZUA  gdzie w polu KEDU powinieneś wskazać  nazwę pliku *.xml, do którego zastanie zapisana deklaracja ZUA. Jeśli chcesz dodać nowy plik KEDU naciśnij   , wpisz nazwę i zapisz . Następnie wybierz ją przyciskiem .
  5. W polu Dane aktualne w dniu wskaż datę zgodną z datą zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń (zakładka Ubezpieczenie (etat) na formularzu danych kadrowych pracownika).
  6. Za pomocą ikony  nalicz deklarację i zapisz ikoną .
  7. Po naliczleniu deklaracji możesz ją wyeksportować do programu Płatnik. W tym celu wchodzisz do deklaracji ponownie za pomocą ikony  i wybierasz ikonę Eksport do programu Płatnik   .
  8. Wpisz teraz ścieżkę docelową gdzie chcesz zapisać plik z deklaracją. W polu Nazwa pliku musi widnieć nazwa pliku wraz z rozszerzeniem, w przeciwnym wypadku Program Płatnik nie rozpozna pliku (np. C:\ZUA.xml).
  9. Po wpisaniu ścieżki naciśnij . Jeżeli zaznaczyłeś parametr Otwórz program Płatnik po wyeksportowaniu uruchomiony zostanie Program Płatnik i z poziomu tego programu należy zapisany plik zaimportować.
  10. Pamiętaj, że w deklaracjach ZUA, ZIUA, ZZA, ZWUA, ZCNA, ZSWA, RCA, RSA, RZA jako podstawowy identyfikator wykorzystywany jest numer PESEL, a w przypadku jego braku numer i seria paszportu lub dowodu osobistego.
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak naliczyć deklarację zgłoszeniową ZUS ZUA:

Jak zaksięgować listę płac do Książki Podatkowej (KP)?

Jeśli masz już sprawdzone wszystkie listy płac możesz przejść do zaksięgowania list płac. Poniżej zobaczysz jak w kilku krokach zaksięgować listę płac do Książki Podatkowej.
  1. Z menu Płace i Kadry wybierz Listy płac.
  2. Podświetl listę i wybierz ikonę  Księgowanie listy płac.
  3. Zaksięgowana lista płac zmieni kolor na niebieski. Pamiętaj, że zaksięgować można tylko zamknięte listy płac.
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak zaksięgować liste płac do Książki Podatkowej:

Jak naliczyć wypłatę (indywidualnie i seryjnie)?

Zobacz jak naliczyć wypłatę indywidualnie dla konkretnego pracownika lub dla grupy zaznaczonych osób.
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Wypłaty pracowników.
  2. Za pomocą  wskaż wcześniej zdefiniowaną listę płac o rodzaju Etat.
  3. Ustaw się na pracowniku i nalicz wypłatę za pomocą ikony  lub naciskając <Insert>.
  4. Zapisz Formularz wypłaty wybierając ikonę .
  5. Naliczona, zapisana wypłata widoczna jest w kolorze zielonym (bufor), co oznacza, że można ją jeszcze ewentualnie zmodyfikować/skasować (jest otwarta).
  6. Zapisz Formularz wypłaty .
  7. Jeśli chcesz naliczyć wypłatę dla kilku pracowników jednocześnie, to wystarczy, że zaznaczysz ich na liście i za pomocą ikony   naliczysz seryjnie wypłaty. W przypadku, gdy dana osoba ma już naliczoną wypłatę, będzie pomijana (nie następuje przeliczenie wypłaty). W logu uzyskasz informację, że pracownik posiada już wcześniej naliczoną wypłatę.
  8. Warto zapamiętać, że jeżeli na Kalendarzu pracownika odnotowałeś nieobecności lub nadgodziny, wówczas na formularzu wypłaty na zakładce Elementy wypłaty pojawią się odpowiednie elementy.
  9. Po naliczeniu wypłaty możesz wydrukować Kwitek wypłaty. W tym celu z  poziomu listy Wypłaty pracowników, wybierz odpowiedni wydruk z menu dostępnych opcji przy ikonie .
  10. Naliczanie wypłat dla umów cywilnoprawnych odbywa się analogicznie, jak przy naliczaniu wypłat etatowych. W celu naliczenia wypłaty umowy należy zdefiniować Listę płac o rodzaju Umowa.
 

Jak udzielić pracownikowi pożyczki?

Zdarza się, iż firmy udzielają swoim pracownikom dodatkowych świadczeń.Jednym  z najczęstszych są pożyczki udzielane przez pracodawcę pracownikowi. Zobacz jak wprowadzić taką pożyczkę w programie.
  1. Z menu Płace i Kadry wybierz Wypłaty pracowników.
  2. Za pomocą  dodaj listę płac o rodzaju Pożyczka. Data wypłaty tej pożyczki powinna być wcześniejsza od daty wypłaty listy etatowej, na której nastąpi spłata raty pożyczki.
  3. Zapisz zdefiniowaną listę , a następnie wybierz ją z listy.
  4. Po wybraniu listy płac wrócisz do okna Wypłaty pracowników i ustaw kursor na wybranym pracowniku.
  5. Nalicz wypłatę za pomocą ikony  lub naciskając <Insert>.
  6. Na Formularzu wypłaty, na zakładce Elementy wypłaty, za pomocą ikony  dodaj nowy element Pożyczka i wpisz Wartość, Wysokość raty oraz Kwotę odsetek.
  7. Zapisz Formularz pożyczki oraz całej wypłaty za pomocą ikony .
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak udzielić pracownikowi pożyczki:

Jak zamknąć listę płac?

Zamknięcie listy płac oznacza potwierdzenie, że lista jest naliczona, została sprawdzona i nie będą na niej nanoszone żadne zmiany. Jak to zrobić?
  1. Z menu Płace i Kadry wybierz Listy płac.
  2. Podświetl listę i posługując się ikoną  wybierz opcję . Zamknięta lista płac zmieni kolor na czarny.
  3. Innym sposobem na zmianę statusu listy płac jest podświetlenie listy i pod prawym przyciskiem myszki wybranie z menu kontekstowego opcji Zamknij listę płac.
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak zamknąć listę płac:

Jak pracownikowi odnotować nieobecność?

Jednym z podstawowych obowiązków pracownika jest przestrzeganie ustalonego w firmie czasu pracy. Jeśli jednak pracownik nie stawi się w pracy należy odnotować odpowiednią nieobecność. Zobacz teraz jak wprowadzić do programu nieobecność w pracy (np. urlop wypoczynkowy, czy też zwolnienie chorobowe).
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Kadry.
  2. Ustaw się na wybranym pracowniku a następnie przy ikonie Kalendarz   rozwiń menu dostępnych opcji i wybierz (Nie)obecności. Zapamiętaj także, że ta sama ikona jest dostepna z poziomu Listy pracowników, Formularza danych kadrowych, oraz Wypłat pracowników.
  3. Na zakładce Nieobecności za pomocą ikony  dodaj odpowiednią nieobecność, a następnie zapisz formularz nieobecności .
  4. Na zakładce Kalendarz widzimy wprowadzoną nieobecność oraz pomniejszony o nią czas pracy.
  5. Zapisz Kalendarz za pomocą ikony .
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak pracownikowi odnotować nieobecność:

Jak uzupełnić naliczoną wypłatę etatową o dodatek?

W praktyce zdarzają się sytuacje, że po naliczeniu wypłaty istnieje potrzeba uzupełnienia jej o dodatkowy element. Zobacz jak to zrobić w kilku krokach:
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry wybierz Wypłaty pracowników.
  2. Ustaw się na pracowniku i za pomocą ikony  otwórz do  edycji Formularz wypłaty.
  3. Przejdź na zakładkę Elementy wypłaty i za pomocą ikony  dodaj nowy element.
  4. Wybierz Typ wypłaty i określ wartość dodatku (albo wyliczy się automatycznie na podstawie wzoru), a następnie zapisz ikoną . Wybrany dodatek pojawi się na Elementach wypłaty.
  5. Zapisz Formularz wypłaty .
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak uzupełnić wypłatę o dodatkowy element:

Jak seryjnie wypłacić dodatek na dodatkowej liście płac?

Podobnie, jak w przypadku wypłat etatowych, istnieje możliwość seryjnej wypłaty dodatku na Liście płac o rodzaju Inne.
  1. Z poziomu modułu Płace i Kadry  wybierz Wypłaty pracowników.
  2. Za pomocą  wskaż wcześniej zdefiniowaną listę płac o rodzaju Inne.
  3. Zaznacz wszystkich lub wybranych pracowników na liście i z menu dostępnych opcji przy ikonie  wybierz Wypłać seryjnie dodatek.
  4. Określ typ składnika, który chcesz wypłacić, a następnie za pomocą ikony  nalicz seryjnie dodatki.
  5. Warto zwrócić uwagę, że w trakcie naliczania kolejnej wypłaty dla pracownika, przyporządkowanego do tego samego miesiąca deklaracji, w tle następuje zamknięcie pierwszej wypłaty w celu poprawnego wyliczenia kwot składek ZUS, składki zdrowotnej oraz zaliczki na podatek dochodowy w drugiej wypłacie (te wartości uzgadniane są w obrębie miesiąca deklaracji, a nie tylko jednej danej wypłaty).
Zapoznaj się z filmem instruktażowym pokazującym jak seryjnie wypłacić dodatek:

Handel

Kiedy możesz usunąć, a kiedy anulować dokument?

Błąd podczas wystawiania dokumentu może się zdarzyć każdemu, natomiast istotne abyś wiedział co w takiej sytuacji zrobić. Kiedy usunąć, a kiedy anulować dokument i jakie są tego konsekwencje.
  1.  Zacznijmy od usuwania. Tu sytuacja jest prosta – jeśli dokument jest zapisany do bufora, możesz go zaznaczyć i usunąć ikoną .
  2. Co natomiast jeśli dokument jest zapisany na trwałe? Możesz go wtedy anulować i wystawić nowy z tym samym numerem. Dokument, który ma być anulowany zaznacz na liście i po kliknięciu prawym przyciskiem myszy wybierz opcję Anulowanie faktury.
  3. Dokumenty anulowane zostają na liście w kolorze czerwonym (nie mają wpływu na płatności, ani na stany magazynowe, pozostają tylko informacyjnie, jako ślad wykonanej operacji w programie). Nie zalecamy ich usuwania, ale jeśli to będzie konieczne, skontaktuj się z Autoryzowanym Partnerem Comarch.
 

Jak wykonać inwentaryzację?

Tematem, który na pewno jest dla Ciebie bardzo ważny szczególnie pod koniec roku jest inwentaryzacja. Jak wiadomo inwentaryzację wykonujemy, aby uzgodnić stany magazynowe w programie ze stanami rzeczywistymi. Co należy zrobić żeby wykonać inwentaryzację? Cała operacja składa się z 3 kroków:  
  1. Krok pierwszy – musimy przygotować arkusz inwetaryzacyjny, który będzie zawierał listę towarów, które podlegają inwentaryzacji. Arkusz możesz dodać wybierając Handel/ Inne (w sekcji Magazyn)/ Inwentaryzacja.
  2. Krok drugi – na wprowadzonym arkuszu uzupełniamy stan rzeczywisty towarów, a więc mówiąc prościej ile danego towaru mamy aktualnie na magazynie. Pamiętaj, że aby uzupełnić stany musisz najpierw zapisać arkusz na trwałe, dopiero wtedy będziesz mógł uzupełnić kolumnę Stan wg spisu.
  3. Krok trzeci – po uzupełnieniu stanów wykonamy inwentaryzację ikoną  w wyniku której powstaną dokumenty RWAI oraz PWAI. Dokumenty te odpowiednio spowodują zdjęcie towaru, którego brakuje w magazynie oraz przyjęcie ewentualnych nadwyżek.

Jak wprowadzić początkowy stan magazynu rozpoczynając pracę z programem?

Jeśli rozpoczynasz pracę z magazynem pierwszym krokiem powinno być wprowadzenie Bilansu otwarcia. Na dokumencie wprowadzasz towary wraz z ilościami i wartościami. A więc jeśli chcesz wprowadzić Bilans otwarcia wykonaj następujące kroki:
  1. Bilans dodasz wybierając z menu Handel/ Inne(Magazyn)/ Bilans Otwarcia. Dokument dodajesz oczywiście ikoną .
  2. Na formularzu Bilansu otwarcia musisz określić magazyn. Jeśli prowadzisz kilka magazynów to na każdy magazyn tworzysz oddzielny bilans.
  3. Jak już wiesz na Bilans towary wraz z ilościami i wartościami. Możesz to zrobić albo za pomocą ikony  albo zaimportować pozycję z pliku tekstowego ikoną . Więcej informacji na temat importu pozycji z pliku znajdziesz tutaj.
  4. Pamiętaj, że na Bilans otwarcia możesz wprowadzić tylko te pozycje z którymi nie ma żadnych transakcji na danym magazynie!!!

Potrzebujesz informacji na temat magazynu? Nie zawsze wiesz z którego raportu skorzystać?

Aby zarządzać magazynem musisz mieć szybki dostęp do informacji na temat stanu magazynu, obrotu towarami czy ilości towarów zalegających. Poniżej krótki opis podstawowych raportów na temat stanu magazynu.
  1.  Wszystkie wydruki dostępne są po wejści na listę Zasobów (Handel/ Zasoby) po kliknięciu ikony .
  2. W zależności jaką informację potrzebujesz uzyskać wybierz jeden z raportów:
    • Spis z natury przedstawia stan magazynu na dany dzień. Raport dotyczy tylko towarów.
    • Bilans handlowy towarów informuje o ilości/wartości przychodów i rozchodów towaru w danym okresie czasu.
    • Towary zalegające (GenRap)/Wzór standard zawiera informacje o towarach, które zalegają na magazynie określoną ilość dni (raport jest dostępny dla baz, gdzie naliczanie kosztu własnego sprzedaży odbywa się wg metody FIFO lub LIFO).  

Jak dzielimy dokumenty w programie? Które z nich wpłyną na stan Twojego magazynu?

Jak zapewne wiesz moduł Handel umożliwia sprzedaż zarówno usług jak i towarów. Warto, abyś teraz poznał zasady podziału dokumentów oraz przykład ich przekształcania.  
  1. Na początek warto zaznajomić się z podziałem na:
    • Dokumenty handlowe: Faktury Sprzedaży, Paragony ,Faktury Zakupu, Zamówienia u Dostawców orazRezerwacje Odbiorców.
    • Dokumenty magazynowe: Wydania Zewnętrzne, Przyjęcia Zewnętrzne, Rozchody Wewnętrzne, Przychody WewnętrznePrzesunięcia Międzymagazynowe.
  2.  Wiesz już, że ilość towaru na magazynie jest zależna od wprowadzanych przez Ciebie dokumentów. Dokumenty magazynowe omówimy na przykładzie Wydania Zewnętrznego. WZ jest dokumentem którego wystawienie powoduje zdjęcie towaru z magazynu, a więc zmniejsza jego ilość oraz wartość na magazynie.
  3. Pamiętaj, że dokument ten zapisany do bufora już powoduje zdjęcie towaru z magazynu oraz powinien być skojarzony z Fakturą Sprzedaży.
  4. Wydanie Zewnętrzne możesz wystawić na kilka sposobów:
    • Wystawiając FA i przed zatwierdzeniem zaznaczając parametr w prawym górnym rogu – automatycznie utworzyć dokument WZ.
    • Zapisując FA na trwałe bez tworzenia WZ i dopiero potem utworzyć dokument WZ (w chwili wydania towaru), wybierając ikonę .
    • Możesz również zacząć od dodania dokumentu WZ z poziomu Handel/ Wydania Zewnętrzne ikoną .

Kasa/Bank

Jak wygenerować Potwierdzenie salda?

Potwierdzenie salda drukowane jest na konkretny dzień i wystawiane w walucie zgodnej z walutą na dokumentach. Może być generowane tylko dla dokumentów wystawionych w takiej samej walucie (PLN lub w walutach obcych). Jak wykonać je w programie?
  1. Otwórz menu Kasa/Bank/ Potwierdzenia salda
  2. Na Liście potwierdzeń sald naciśnij ikonę 
  3. Wybierz kontrahenta, datę oraz walutę, a także szczegółowe dane dotyczące wykazywanych dokumentów, tj. rodzaj  (należności i/lub zobowiązania), typ dokumentu źródłowego (przychodowe i/lub rozchodowe) oraz to czy mają być uwzględniane dokumenty niezatwierdzone (np. wprowadzone do modułu Handel lub ręcznie do Preliminarza płatności ze stanem Bufor).
  4. Naciśnij ikonę , aby wygenerować potwierdzenie salda
  5. Zatwierdź dane ikoną 
Jeśli chcesz wystawić potwierdzenie salda seryjnie, to znaczy dla wielu kontrahentów, to:
  1. Otwórz menu Ogólne/Kontrahenci i zaznacz wybranych kontrahentów na liście
  2. Na pasku u góry pojawi się ikona , rozwijamy listę strzałką i wybieramy Generacja potwierdzeń salda
  3. Pojawi się okno z możliwością wyboru różnych parametrów:
      • Dokument – wybór schematu numeracji dla mających powstać potwierdzeń sald (domyślnie podpowiadany jest schemat numeracji wskazany w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Dokumenty)
      • Na dzień – data, na którą będą generowane potwierdzenia salda (domyślnie podpowiadana jest data bieżąca)
      • Waluta – domyślnie zaznaczona opcja -wszystkie-, z możliwością wybrania konkretnej waluty PLN
      • Rodzaj: należności/ zobowiązania – jaki rodzaj dokumentów ma być wykazywany na potwierdzeniach salda: tylko należności, tylko zobowiązania, czy oba rodzaje
      • Dokumenty źródłowe: przychodowe/ rozchodowe – jaki typ dokumentów źródłowych ma być wykazywany na potwierdzeniach salda: tylko przychodowe, tylko rozchodowe, czy oba typy
      • dok. w buforze – czy dokumenty niezatwierdzone (o stanie Bufor) mają być wykazywane na potwierdzeniach sald
      • O saldach: Dowolnych/ Niezerowych/ Zerowych – wybór jednego z trzech możliwych wariantów oznacza, że dla wskazanych podmiotów będą generowane potwierdzenia o saldach: Dowolnych lub tylko Niezerowych lub tylko Zerowych
  4. Zatwierdzamy wybór ikoną 
  5. Potwierdzenia salda dla wybranych kontrahentów pojawi się na Liście potwierdzeń sald (Kasa/Bank/Potwierdzenia salda)

Jak wygenerować ponaglenie zapłaty?

W przypadku gdy minął termin zapłaty a kontrahent nadal nie uregulował swoich zobowiązań wobec Twojej firmy, to z poziomu programu możesz wygenerować ponaglenie zapłaty. Jak to zrobić?
  1. Otwórz Kasa/Bank/ Ponaglenia zapłaty
  2. Na Liście ponagleń zapłaty naciśnij ikonę 
  3. Wybierz kontrahenta, którego dotyczy ponaglenie, zaznacz jakich odsetek dotyczy dokument oraz naciśnij ikonę 
  4. Nie zapomnij wybrać odpowiedniej waluty!
  5. Zatwierdź dane ikoną 
Zachęcamy do obejrzenia filmiku dotyczącego modyfikacji wydruku ponaglenia zapłaty:

Jak dodać rejestr kasowo/bankowy?

https://www.youtube.com/watch?v=sSOU2xmWKhE Rejestry kasowo/bankowe w programie są odpowiednikiem prowadzonych przez Ciebie kas, rachunków bankowych czy też posiadanych firmowych kart kredytowych. Każdej z tych form powinien odpowiadać jeden rejestr. Za pomocą kilku poniższych kroków dowiesz się jak dodać rejestr:
  1. Otwórz menu Kasa/Bank/Rejestry kasowo/bankowe
  2. Naciśnij ikonę 
  3. Uzupełnij kolejno Akronim, symbol Rejestru i jego Nazwę
  4. Określ Typ rejestru oraz uzupełnij pozostałe dane
  5. Pamiętaj, aby dodać bilans otwarcia danego rejestru – czyli np. stan Kasy na dzień w którym dodasz rejestr
  6. Za pomocą przycisku  zapisz zmiany.
  Zobacz także: Jak dodać raport kasowo/bankowy? Jak dodać zapis kasowo/bankowy?

Jak wygenerować Notę odsetkową?

Twój kontrahent nie dotrzymał terminu i zapłacił Ci po czasie? W związku z tym jest zobowiązany do zapłaty należnych Ci odsetek. Chcesz wygenerować notę odsetkową, aby przekazać ją kontrahentowi, ale nie wiesz jak? Spójrz jakie to proste!
  1. Otwórz menu Kasa/Bank/ Noty odsetkowe
  2. Na Liście not odsetkowych naciśnij ikonę 
  3. Wybierz kontrahenta, którego dotyczy nota odsetkowa, zaznacz jakich odsetek dotyczy dokument oraz naciśnij ikonę 
  4. Nie zapomnij wybrać odpowiedniej waluty!
  5. Zatwierdź dane ikoną 

Jak dodać zapis kasowo/bankowy?

W programie stworzyłeś już swój rejestr i wprowadziłeś do niego raporty – ostatnim z kroków jest wprowadzenie do nich zapisów kasowo/bankowych określających poszczególne przychody i rozchody. Jak się do tego zabrać
  1. Otwórz menu Kasa/Bank/Zapisy kasowo/bankowe
  2. Wybierz z filtra pod listą Rejestr oraz Raport – pamiętaj, że Raport musi być otwarty!
  3. Naciśnij ikonę 
  4. Wypełnij okno zgodnie z danymi np. z wyciągu – wpisz nr dokumentu, kwotę oraz wybierz kontrahenta
  5. Pamiętaj, aby Status ustawić na Nie rozliczono, dzięki temu będziesz mógł w przyszłości rozliczyć dany zapis!
  6. Zapisz zmiany ikoną 
 

Rozliczenia podmiotu

Z poziomu rozliczeń podmiotu możesz zobaczyć i rozliczyć ze sobą zdarzenia z Preliminarza i zapisy kasowo/bankowe, które mają status nierozliczonych lub rozliczonych częściowo. Jak z tego poziomu rozliczyć ze sobą dokumenty?
  1. Otwórz Kasa/Bank/ Rozliczenia podmiotu
  2. Zaznacz na liście dokumenty, które chcesz rozliczyć – pamiętaj, że dokumenty te muszą być w tej samej walucie!
  3. Za pomocą ikony  wybrane rozlicz dokumenty
  4. Pamiętaj, że z tego poziomu możesz rozliczyć ze sobą więcej niż dwa dokumenty, wystarczy że zaznaczysz je wszystkie na liście.

Jak dokonać kompensaty zapisów kasowych?

Jako przedsiębiorcy zapewne nieraz zdarzyło Ci się, że byłeś jednocześnie wierzycielem i dłużnikiem względem jakiegoś kontrahenta. W takiej sytuacji możesz skompensować ze sobą dwa zapisy. Jak dokonać tego w programie?
  1. Otwórz listę zapisów kasowo/bankowych i wybierz rejestr KASA
  2. Znajdź na liście dwa zapisy o przeciwstawnych kierunkach (KP i KW) wskazując konkretnego kontrahenta i zaznaczając status Nie rozliczone
  3. Otwórz zapis KW na zakładce Rozliczenia dokumentu za pomocą przycisku  
  4. U dołu dokumentu pojawi się aktywna ikona  - naciśnij ją
  5. Z listy nierozliczonych dokumentów wybierz zapis KP i zaakceptuj wybór ikoną 
  6. Zapisz zmiany ikoną .
Jeżeli zapis KW opiewał na wyższą kwotę niż KP, wtedy zapis KW otrzymuje status C (czyli częściowo rozliczony). Widoczna jest także kwota, jaka pozostaje do rozliczenia. Zapis KP otrzymuje status R (całkowicie rozliczony).  

Jak rozliczyć zapis z planowaną płatnością?

Masz zapis kasowo/bankowy i zdarzenie w Preliminarzu płatności dla tej samej transakcji, ale nie wiesz jak je rozliczyć? Spójrz jakie to proste!
  1. Otwórz Preliminarz płatności (Kasa/Bank/Preliminarz płatności) i wybierz konkretny rejestr
  2. Na liście wybierz zdarzenie, które chcesz rozliczyć i naciśnij ikonę 
  3. Przejdź na zakładkę 2 Rozliczenia i naciśnij ikonę 
  4. Wybierz transakcję, którą chcesz rozliczyć i zatwierdź 
  5. Zapisz zmiany ikoną 
  6. Na liście zapisów kasowo/bankowych możesz zobaczyć, że status dokumentu zmienił się na R – rozliczony.
Istnieje również możliwość rozliczenia zdarzenia w Preliminarzu Płatności tak, aby tworzony zapis KP/KW automatycznie pobierał informacje z formularza zdarzenia, które będzie rozliczał. Jak to wykonać?
  1. W preliminarzu podświetl zdarzenie i kliknij na nie prawym przyciskiem myszki
  2. Wybierz z menu rozwijalnego opcję Rozlicz pojedynczo, określ typ tworzonego zapisu, a następnie wskaż rejestr do którego trafi zapis kasowo/bankowy
  3. Wyświetlony został formularz zapisu kasowo/bankowego, na który przepisane zostały informacje ze zdarzenia. Jako datę zapisu program proponuje datę bieżącą – jeżeli chcesz możesz ją zmodyfikować.
  4. Po zatwierdzeniu formularza ikoną  program automatycznie rozliczy zapis i zdarzenie.

Jak dodać raport kasowo/bankowy?

https://www.youtube.com/watch?v=NENxyKGldVU Każdemu rejestrowi możesz przypisać dowolną liczbę raportów kasowo/bankowych. Z kolei do każdego raportu może wchodzić dowolna liczba zapisów, które określają przychody i rozchody środków finansowych w Twojej firmie. Spójrz jak szybko możesz dodać raport na listę!
  1. Otwórz menu Kasa/Bank/Raporty kasowo/bankowe
  2. Pamiętaj, aby we filtrze pod listą wybrać Rejestr
  3. Kliknij ikonę 
  4. Określ datę otwarcia i zamknięcia rejestru – to od Ciebie zależy na jaki okres stworzysz raport
  5. Zatwierdź dane ikoną 
 

Jak wprowadzić nowe zdarzenie z poziomu Preliminarza?

Dokumenty z Preliminarza płatności, dla odróżnienia od dokumentów pochodzących z rejestrów kasowych/bankowych, nazywamy zdarzeniami (planowanymi płatnościami). Dzięki zdarzeniom zapisanym w Preliminarzu masz możliwość m.in. śledzenia bieżącego stanu zobowiązań i należności. Jak zatem dodać zdarzenie w programie?
  1. Otwórz Kasa/Bank/Preliminarz płatności
  2. Z filtra pod listą wybierz konkretny Rejestr
  3. Naciśnij ikonę  i wypełnij wymagane dane
  4. Zapisz zmiany ikoną 

Księga Podatkowa

Ewidencja VAT – informacje podstawowe

Od 1 stycznia 2018r. wszyscy przedsiębiorcy są zobowiązani do przesłania Urzędowi Skarbowemu danych o zakupach i sprzedażach, które wynikają z rejestrów VAT.  Jak zatem w programie zaewidencjonować taki zakup lub sprzedaż? Przede wszystkim musisz dodać dokumenty do odpowiedniego rejestru. Od 1 października 2020 w miejsce plików JPK_VAT zaczną obowiązywać pliki JPK_V7 opisane w osobnym biuletynie. Spójrz jak to wygląda na konkretnych przykładach. Jak dodać fakturę sprzedaży?
  1. Otwórz Rejestry VAT/Rejestry VAT i wybierz pionową zakładkę 2 Rejestr spr. oraz poziomą 1 Rejestr VAT
  2. W filtrze aktywnym pod listą ustaw podrejestr oraz wskaż miesiąc
  3. Naciśnij ikonę 
  4. Pamiętaj, aby na fakturze wybrać kontrahenta, wpisać numer dokumentu oraz sprawdzić czy dokument posiada odpowiednie daty
  5. Za pomocą ikony  uzupełnij pozycje na liście
  6. Po wprowadzeniu danych zatwierdź zmiany przyciskiem 
  Jak dodać fakturę zakupu : wewnątrzwspólnotowe nabycie towaru? Umiesz już stworzyć fakturę sprzedaży, w podobny sposób możesz dodać fakturę zakupu. Nie wiesz jednak jak sprawić, aby faktura pojawiła się w konkretnym miejscu na deklaracji VAT i VAT-UE? Poniżej zostaniesz poinstruowany jak dodać fakturę obejmującą wewnątrzwspólnotowe nabycie towaru.
  1. Otwórz Rejestry VAT/Rejestry VAT i wybierz pionową zakładkę 1 Rejestr zak. oraz poziomą 1 Rejestr VAT
  2. W filtrze aktywnym pod listą ustaw podrejestr oraz wskaż miesiąc
  3. Naciśnij ikonę 
  4. Pamiętaj, aby na fakturze wybrać kontrahenta, wpisać numer dokumentu oraz sprawdzić czy dokument posiada odpowiednie daty
  5. Przejdź na zakładkę Waluta i zmień walutę na EUR
  6. Wróć na zakładkę Ogólne i wprowadź pozycję ze stawką NP oraz rodzajem Towary lub Środki transportu
  7. Przejdź na zakładkę Kontrahent i wybierz rodzaj transakcji : Nabycie wewnątrzunijne lub Nabycie wewnątrzunijne trójstronne oraz zaznacz parametr Rozliczać w VAT-UE
  8. Po zapisaniu zmian ikoną  pojawi się okno Generowania dokumentu wewnętrznego zarówno sprzedaży jak i zakupu. Musisz wybrać rejestry do których trafią poszczególne dokumenty oraz wpisać ich numer.
  9. Możesz wygenerować oba dokumenty jednocześnie, bądź tylko Dokument wewnętrzny sprzedaży. Po uzupełnieniu danych zatwierdź ikoną 
  10. Aby dokumenty pojawiły się musisz je teraz tylko zapisać ikoną 
  Jak dodać deklarację VAT-7? Jako przedsiębiorca jesteś zobligowany do wysyłania comiesięcznej deklaracji VAT-7, ale nie wiesz jak dokonać tego w programie? Z poziomu deklaracji VAT-7 program pozwala na eksport deklaracji drogą elektroniczną do systemu e-Deklaracje (podpisem kwalifikowanym i podpisem niekwalifikowanym) oraz na odebranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Spójrz jak szybko i w łatwy sposób możesz sporządzić w programie deklarację VAT-7.
  1. Wejdź z poziomu System/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Deklaracje i uzupełnij Urząd Skarbowy oraz zapisz zmiany ikoną 
  2. Przejdź na zakładkę Rejestry VAT/Deklaracje VAT-7
  3. Na liście deklaracji VAT-7 dodaj deklarację za pomocą .
  4. Wybierz miesiąc i rok za jaki deklaracja ma się przeliczyć oraz naciśnij ikonę 
  5. Aby zablokować deklarację przed zmianami należy zaznaczyć parametr na zakładce 1C: Zablokuj deklarację przed zmianami. Odblokowanie deklaracji jest możliwe z poziomu listy deklaracji po kliknięciu prawym klawiszem myszy na daną deklarację i wybraniu opcji Odblokuj deklarację.
  6. Po wykonaniu powyższych kroków zapisz zmiany naciskając ikonę 
 

Ewidencja środków trwałych

  Program Comarch ERP Optima pozwala na prowadzanie Ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z zadeklarowanym okresem obrachunkowym. Służy do tego moduł Środki Trwałe. Na podstawie wprowadzonych informacji o poszczególnych środkach można automatycznie wygenerować odpisy amortyzacyjne oraz plan amortyzacji. Wygenerowane odpisy amortyzacyjne po zaksięgowaniu przenoszone są do odpowiedniej kolumny Książki przychodów i rozchodów. Moduł ten pozwala również na tworzenie arkuszy inwentaryzacyjnych środków trwałych oraz wyposażenia  Jak wprowadzić środek trwały do programu?
  1. Otwórz Księgowość/Ewidencja środków trwałych
  2. Naciśnij ikonę 
  3. Na formularzu Środka Trwałego wypełnij bezwzględnie pola: Grupa, Numer inwentarzowy i Nazwa. Jeżeli którekolwiek z tych pól jest niewypełnione, wówczas program nie pozwoli zatwierdzić formularza.
  4. Na trzeciej zakładce Amortyzacja możesz ustalić m.in. metodę, stawkę i współczynnik amortyzacji oraz określić datę przyjęcia środka trwałego i jego wartość początkową
Jak wygenerować plan amortyzacji dla wszystkich posiadanych środków trwałych?
  1. Na liście środków trwałych wybierz Grupa: Wszystkie i zaznacz wszystkie pozycje na liście
  2. Przyciskiem  uruchom generację planu amortyzacji  .
  3. Po wygenerowaniu planu amortyzacji program wyświetli informację oraz plan amortyzacji, który możesz wydrukować, klikając na ikonę drukarki.
 Jak wygenerować odpisy amortyzacyjne?
  1. Na liście środków trwałych wybierz Grupa: Wszystkie i zaznacz wszystkie pozycje na liście.
  2. Przyciskiem wygeneruj amortyzację
  3. Dokument amortyzacji będzie widoczny na liście Dokumentów środków trwałych. (Księgowość/Dokumenty środków trwałych)

Ewidencja wynagrodzeń

Ewidencja wynagrodzeń w programie Comarch ERP Optima jest dostępna z poziomu: Księgowość/Wynagrodzenia/Lista wynagrodzeń. Ewidencja ta jest dostępna u tych Użytkowników programu, którzy nie posiadają modułu Płace i Kadry. Program umożliwia rejestrację informacji o pracownikach oraz ewidencjonowanie dokonywanych dla nich wypłat zarówno z tytułu umowy o pracę (etat) jak i innych umów. Każde rejestrowane wynagrodzenie może posiadać dowolną liczbę składników, przy czym dla każdego ze składników określa się np. sposób obliczania składek na ubezpieczenia społeczne. Na tej podstawie program oblicza (proponuje) należny podatek oraz składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Na podstawie dokonanych wypłat możesz również obliczyć i wydrukować zaliczkę na deklarację PIT-4R oraz deklarację PIT-4R. Zobacz także: Jak dodać zaliczkę na PIT-4R?

Jak wprowadzić dokument do ewidencji dodatkowej?

Potrzebujesz prowadzić dodatkową ewidencję przychodów i kosztów w celu rejestracji i księgowania dokumentów które nie są dokumentami VAT? Funkcja ta jest dostępna z menu Rejestry VAT/Ewidencja dodatkowa. Nowy dokument do Ewidencji dodatkowej możesz dodać w prosty sposób:
  1. Otwórz Rejestry VAT/Ewidencja dodatkowa
  2. Wybierz zakładkę pionową Koszty, rejestr KOSZTY oraz ustal miesiąc
  3. Dodaj dokument używając ikony .
  4. Za pomocą ikony  otwórz formatkę kwot dodatkowych i dodaj pozycję księgowania określając konta.
  5. Za pomocą ikony  zapisz cały dokument.

Jak obliczyć zaliczkę na PIT-36/PIT-36L?

Jesteś podatnikiem podatku dochodowego, a więc jesteś również zobowiązany do wpłacania w ciągu roku zaliczek na PIT-36/36L. W programie zaliczka na deklarację PIT-36/PIT-36L jest wyliczana na podstawie zapisów na kontach oraz danych wprowadzonych na Karcie indywidualnych kwot deklaracji danego podatnika.
Uwaga
Przed przystąpieniem do wyliczenia zaliczki musisz: uzupełnić dane w konfiguracji (m. in. urząd skarbowy, forma płatności deklaracji, stawki) oraz wprowadzić dane o wspólnikach
Jak wprowadzić wspólnika i nadać mu udziały?
  1. Wybierz z menu Ogólne/Inne/Właściciele a następnie ikoną  dodaj wspólnika uzupełniając niezbędne dane
  2. Z poziomu otwartego formularza wspólnika naciśnij ikonę 
  3. W wyświetlonym oknie Lista kwot deklaracji właściciela dodaj nową pozycję za pomocą ikony  i uzupełnij dane
  4. Przejdź na zakładkę Działalność gospodarcza i wpisz udziały, np. 100/100 czyli 100%
  5. Za pomocą ikony  zatwierdź zdefiniowane udziały
  6. Nie zapomnij zapisać formularza właściciela!
Jak dodać zaliczkę na PIT-36?
  1. Przejdź w menu Księgowość/Zaliczki na PIT-36 oraz naciśnij ikonę 
  2. Wybierz: miesiąc i rok za który chcesz policzyć zaliczkę oraz wspólnika
  3. Wybierz parametr Uwzględniaj zapisy w buforze jeżeli chcesz pobrać dane również z dokumentów zapisanych w buforze
  4. Przyciskiem  przelicz deklarację i zatwierdź ją ikoną 
  5. Pamiętaj, że przed wysłaniem deklaracji do Urzędu Skarbowego musisz ją najpierw zablokować przed zmianami.

Różnice kursowe

W module Kasa/Bank, podczas rozliczania dokumentów walutowych, generowane są automatycznie różnice kursowe. Dokumenty różnic kursowych wyposażone są w możliwość wyboru dowolnej kolumny, do której mają być zaksięgowane po przeniesieniu do Księgi przychodów i rozchodów.

Jak skonfigurować program do pracy z Księgą Podatkową/Ewidencję ryczałtową?

Na początku bardzo ważne jest ustawienie rodzaju prowadzonej księgowości - Księgi Podatkowej lub Ewidencji ryczałtowej. Jak to zrobić?
  1. Aby ustawić parametry księgowe wybieramy Konfigurację firmy/ Księgowość/ Parametry.
  2. Ustawiamy parametr Rodzaj księgowości: Księga podatkowa/ Ewidencja ryczałtowa.

Spis z natury

Program Comarch ERP Optima pozwala na wprowadzenie do programu spisów z natury, które podatnik jest zobowiązany sporządzać przed wprowadzeniem księgi i na koniec każdego roku podatkowego, a także w razie zmiany wspólników lub likwidacji działalności. Urząd Skarbowy może również nakazać wykonanie spisu z natury w trakcie trwania roku podatkowego. Program pozwala na wprowadzenie wartości spisu z natury do Księgi przychodów i rozchodów. Jak dodać spis z natury w programie?
  1. Otwórz Księgowość/Spis z natury
  2. Naciśnij na ikonę  i uzupełnij dane na formularzu
  3. Aby dodać pozycję na liście naciśnij  i uzupełnij
  4. Zapisz wszystko ikoną 

Jak dodać zaliczkę na deklarację PIT-4R?

Jako przedsiębiorca zatrudniasz pracowników, a co za tym idzie wypłacasz im comiesięczne wynagrodzenie. Prawo zobligowało Cię do tworzenia i przesyłania deklaracji PIT-4R, ale nie wiesz jak to zrobić w programie? Zaliczkę miesięczną na deklarację roczną PIT-4R program generuje na podstawie danych wprowadzonych do Ewidencji wynagrodzeń Od czego zacząć?
  1. Otwórz listę pracowników (Ogólne/Pracownicy)
  2. Ikoną  dodaj nowego pracownika, wypełniając jego dane, po czym zatwierdź formularz 
  3. Otwórz listę wypłat wybierając z menu Księgowość/Wynagrodzenia/Lista wynagrodzeń
  4. Wprowadź informację za jaki miesiąc chcesz obliczyć wynagrodzenie
  5. Zaznacz z jakiego tytułu ma być liczone wynagrodzenie  
  6. Korzystając z ikony  dodaj wynagrodzenie
  7. Aby dodać poszczególne elementy wynagrodzenia musisz nacisnąć przycisk 
  8. Na każdym z formularzy zatwierdź zmiany przy użyciu ikony 
Po wykonaniu powyższych kroków możesz już dodać zaliczkę na PIT-4R
  1. Otwórz System/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Deklaracje i wybierz Urząd Skarbowy dla deklaracji PIT-4R
  2. W menu Księgowość/Wynagrodzenia/Zaliczki na PIT-4R za pomocą strzałki  dostępnej obok ikony  wybierz odpowiednią wersję deklaracji
  3. Przelicz deklarację  i zatwierdź ją ikoną 
To nie jest trudne!  

Jak rozliczyć przejazd samochodem prywatnym?

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, który wykorzystuje w prowadzonej przez siebie działalności swój prywatny samochód, to aby móc zaliczać w koszty wydatki związane z jego użytkowaniem, powinieneś prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Za pomocą poniższych kroków możesz dokonać tego w programie:
  1. Otwórz Księgowość/Samochody/Ewidencja samochodów za pomocą ikony  dodaj swój samochód
  2. Następnie z menu Księgowość/Samochody/Rozliczenia przejazdów wpisz w filtrze aktywnym Nr rejestracyjny i naciśnij Enter
  3. Ikoną  dodaj Przejazd, uzupełniając wymagane dane i zapisz formularz
  4. Następnie przejdź na zakładkę 2 Koszty i dodaj  koszt przejazdu
  5. Przejdź na zakładkę 3 Rozliczenia, kliknij ikonę , wybierz miesiąc i za pomocą ikony  wygeneruj rozliczenie
  6. Zatwierdź wprowadzone dane ikoną 
  Od 1 stycznia 2019 roku koszty samochodu właściciela należy księgować w programie Comarch ERP Optima bezpośrednio z poziomu rejestru VAT zakupu lub ewidencji dodatkowej kosztów. Więcej informacji w osobnym biuletynie.

Ewidencja wyposażenia

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą prowadzącym Podatkową Książkę Przychodów i Rozchodów lub Ryczałt i posiadającym również składniki majątku inne niż środki trwałe to zobowiązany jesteś do prowadzenia ewidencji wyposażenia. Jak wprowadzić dokument wyposażenia do programu?
  1. Otwórz Księgowość/Ewidencja wyposażenia
  2. Na liście naciśnij ikonę 
  3. Obowiązkowo wpisz Nr inwentarzowy oraz Nazwę składnika majątku oraz wypełnij inne potrzebne dane
  4. Zapisz formularz ikoną 
    Zobacz także: Ewidencja wynagrodzenia

Jak dodać zapis w ewidencji ryczałtowej?

Podobnie jak w przypadku Księgi przychodów i rozchodów, zapisy do Ewidencji ryczałtowej można wprowadzać bezpośrednio w ewidencji lub poprzez przeniesienie z ewidencji pomocniczej (Rejestr Sprzedaży VAT, Ewidencja Dodatkowa Przychodów).
  1. Otwórz menu: Księgowość/ Ewidencja ryczałtowa wybierz zapisy w buforze i miesiąc.
  2. Dodaj nowy zapis za pomocą przycisku i uzupełnij dane,
  3. Zatwierdź zapis ikoną .
I gotowe !

Księga inwentarzowa

Moduł Środki Trwałe posiada kompletną księgę inwentarzową, umożliwiającą:
  1. Prowadzenie ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.
  2. Rejestrację „historii” środka trwałego, związaną ze zmianami jego wartości.
  3. Generowanie odpisów amortyzacyjnych, z uwzględnieniem metod amortyzacji:
    • liniowej
    • degresywnej
    • jednorazowej
    • naturalnej
  4. Uwzględnienie szczególnych przypadków amortyzacji, jak amortyzacja sezonowa, ulgi inwestycyjne, ograniczenie wartości środka trwałego, dla której amortyzacja stanowi koszt uzyskania. W sytuacji czasowego wyłączenie środka trwałego z użytkowania, bądź w przypadku zawieszenia działalności istnieje również możliwość zawieszenia okresu amortyzacji.
  5. Tworzenie planu amortyzacji środka.
  6. Księgowanie odpisów amortyzacyjnych do księgi.
  7. Na tworzenie arkuszy inwentaryzacyjnych środków trwałych oraz wyposażenia.

Księga Handlowa

Jak stworzyć schemat księgowy?

Dla każdego przedsiębiorcy ważne jest, aby usprawnić proces księgowania dokumentów. W programie Comarch ERP Optima masz możliwość generować zapisy z ewidencji pomocniczych za pomocą wzorców księgowań. Mechanizmy te nazwano schematami księgowymi, ponieważ ich konstrukcja opiera się na dekretach księgowych. Aby dodać schemat księgowy wystarczy, że wykonasz następujące kroki:
  1. Otwórz Księgowość/Inne/Schematy księgowań
  2. Wybierz typ schematu, przykładowo Rejestr sprzedaży VAT
  3. Naciśnij ikonę 
  4. Na otwartym formularzu schematu księgowego wpisz Symbol oraz wybierz Dziennik
  5. Za pomocą  dodaj element schematu księgowego wg podanego wzoru: 
    • Za pomocą przycisku konta księgowego Konto Wn, z listy wybierz konto syntetyczne rozrachunkowe 201-2-1 (Rozrachunki z odbiorcami), w polu Podział na słowniki: Podmioty.
    • W definicji kwoty – wybierz Kwota/Brutto/Razem, skutkuje to pojawieniem się w okienku obok makra @Brutto.
    • Przyciskiem dyskietki zapisz zmiany
  6. Dodaj drugą pozycję schematu:
    • Za pomocą przycisku Konto Ma, z listy wybierz konto analityczne 731-2 (Sprzedaż towarów), Podział na słowniki: Brak.
    • Kliknij Kwota/ Netto/ Razem, w okienku obok makra pojawi się @Netto.
    • Przyciskiem dyskietki zaakceptuj daną pozycję schematu.
  7. Dodaj trzecią pozycję schematu:
    • Za pomocą przycisku Konto Ma, z listy wybieramy konto analityczne 221-2 (VAT należny), Podział na słowniki: Brak.
    • W definicji kwoty klikamy Kwota/Vat/Razem, co skutkuje pojawieniem się w okienku obok makra @Vat.
    • Przyciskiem dyskietki akceptujemy daną pozycję schematu.
  8. Ikoną  zapisujemy cały schemat.

Jak stworzyć bilans otwarcia?

Rozpoczynając pracę z programem pamiętaj o wprowadzeniu Bilansu Otwarcia. Za pomocą dokumentu BO przedstawisz stan swojej firmy na dzień jego wprowadzania. Aby dodać taki dokument, musisz wykonać następujące kroki:
  1. Otwórz Księgowość/Inne/Dokumenty BO
  2. Wybierz ikonę , otworzy się formularz Bilansu Otwarcia
  3. Ustal datę księgowania dokumentu
  4. Za pomocą strzałki  dostępnej obok ikony  masz możliwość wybrania sposobu dodania pozycji.
Opcja Dodawanie pozycji zapisu przez formularz, różni się tym, że umożliwia użytkownikowi generowanie płatności w preliminarzu płatności podczas wprowadzania zapisów na dokumentach BO.
  1. Uzupełnij konta księgowe oraz kwoty strony Wn i Ma
  2. Zapisz dokument ikoną 
  3. Dopóki dokument jest na liście w kolorze zielonym, możesz go edytować ikoną 

Zapis księgowy

Prowadząc pełną księgowość jesteś zobligowany do ewidencjonowania swoich operacji gospodarczych. Możesz dodać zapis księgowy ręcznie – bezpośrednio z dziennika oraz poprzez generowanie zapisów z ewidencji pomocniczych za pomocą wzorców księgowań. Przed przystąpieniem do księgowania koniecznie dodaj dziennik cząstkowy na listę dzienników! Jak?
  1. Przejdź System/Konfiguracja/Firma/Księgowość/Dzienniki
  2. Naciśnij ikonę 
  3. Nadaj Symbol i Nazwę dziennika i naciśnij przycisk 
I gotowe ! Jak zatem dodać zapis wprost do dziennika? To proste!
  1. Otwórz listę zapisów księgowych z poziomu Księgowość/Dzienniki
  2. Zaznacz wybrany miesiąc oraz wybierz Dziennik do którego ma trafić zapis i zaznacz parametr bufor
  3. Dodaj nowy zapis księgowy korzystając z ikony 
  4. Uzupełnij dane i zatwierdź formularz ikoną 

Jak obliczyć zaliczkę na CIT-8?

Aby obliczyć zaliczkę na deklarację CIT-8 musisz wykonać następujące kroki:
  1. Z poziomu System/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Deklaracje ustal Urząd Skarbowy oraz formę płatności
  2. Uzupełnij dane o działalności w Konfiguracji firmy/Dane firmy/PIT-4R, CIT-8, ZUS DRA oraz stawki podatkowe (Konfiguracja programu/Księgowość/Stawki podatkowe).
  3. Z menu Księgowość/Zestawienia księgowe zakładka Systemowe podepnij odpowiednie konta do gałęzi zestawienia systemowego CIT-8
  4. Wejdź w Księgowość/Zaliczki na CIT-8 i ikoną  dodaj deklarację
  5. Po wykonaniu powyższych kroków przelicz deklarację  i zatwierdź ją ikoną 
  6. Pamiętaj, że przed wysłaniem deklaracji do Urzędu Skarbowego musisz ją najpierw zablokować przed zmianami.
 

Zestawienie księgowe

Zestawienia są jednym z narzędzi oceny kondycji finansowej firmy. Stanowią tzw. wewnętrzną bazę informacji do przeprowadzania analizy. Mają charakter ewidencyjny, ponieważ liczone są w oparciu o dane zaewidencjonowane na kontach. Będąc przedsiębiorcą prowadzącym pełną księgowość jesteś zobligowany do składania rocznego sprawozdania finansowego z działalności przedsiębiorstwa Typowym zestawieniem o strukturze wielopoziomowej jest Bilans firmy. Zobacz więc, jak wprowadzić kilka pozycji bilansu po stronie Aktywów:
  1. Otwórz Księgowość/Zestawienia księgowe i kliknij ikonę 
  2. Na zakładce Ogólne wpisz Symbol i Nazwę oraz wybierz schemat numeracji
  3. Na drugiej zakładce Kolumny wpisz kolejno:
    • Nazwa Początek roku i wybierz Okres Bilans otwarcia
    • Nazwa Koniec roku i wybierz Okres Bieżący okres
  4. Zapisz dane ikoną 
  5. Następnie podświetl na liście wybrane zestawienie i naciśnij ikonę  - z tego miejsca możesz dodać pozycje zestawienia
  6. Ikoną  dodaj pierwszą pozycję zestawienia Nazwa: Aktywa i zapisz przyciskiem  (każdorazowo musisz zapisać zdefiniowaną pozycję).
  7. Za pomocą strzałki  dostępnej obok ikony  wybierz Dodaj pozycję na następnym poziomie i wprowadź : Nazwa: Aktywa trwałe i analogicznie dodaj pozycję podrzędną do Aktywów trwałych: Nazwa: Wartości niematerialne i prawne Sumowanie ze znakiem +
  8. Na liście ustaw się na pozycji Wartości niematerialne i prawne i dodaj ikoną  pozycję: Nazwa – Rzeczowe aktywa trwałe, Sumowanie ze znakiem +
  9. Przyciskiem  wróć do formatki z listą zestawień księgowych.
Dodałeś już przykładowe zestawienie księgowe. Teraz dowiesz się jak je wygenerować – spójrz jakie to proste:
  1. Naciśnij ikonę  Przelicz wybrane zestawienie dzięki której wywołasz obliczenie zestawienia. Jego wyniki pojawią się na Twoim ekranie. Z tego poziomu możesz je wydrukować bądź wyeksportować do arkusza Excel.
  2. Pamiętaj, że w każdym momencie za pomocą ikony  możesz zobaczyć wcześniej obliczone zestawienie!

Jak obliczyć zaliczkę na PIT-36 PIT-36L?

Jesteś podatnikiem podatku dochodowego, a więc jesteś również zobowiązany do wpłacania w ciągu roku zaliczek na PIT-36/36L. W programie zaliczka na deklarację PIT-36/PIT-36L jest wyliczana na podstawie zapisów na kontach oraz danych wprowadzonych na Karcie indywidualnych kwot deklaracji danego podatnika.
Uwaga
Przed przystąpieniem do wyliczenia zaliczki musisz: uzupełnić dane w konfiguracji (m. in. urząd skarbowy, forma płatności deklaracji, stawki), wprowadzić dane o wspólnikach oraz zdefiniować gałęzie zestawienia
Jak wprowadzić wspólnika i nadać mu udziały?
  1. Wybierz z menu Ogólne/Inne/Właściciele a następnie ikoną  dodaj wspólnika uzupełniając niezbędne dane
  2. Z poziomu otwartego formularza wspólnika naciśnij ikonę 
  3. W wyświetlonym oknie Lista kwot deklaracji właściciela dodaj nową pozycję za pomocą ikony  i uzupełnij dane
  4. Przejdź na zakładkę Działalność gospodarcza i wpisz udziały, np. 100/100 czyli 100%
  5. Za pomocą ikony  zatwierdź zdefiniowane udziały
  6. Nie zapomnij zapisać formularza właściciela!
  Jak zdefiniować gałęzie zestawienia PIT-36/36L?
  1. Z menu wybierz Księgowość/Zestawienia księgowe- zakładka Systemowe podświetl na liście PIT-36 i naciśnij 
  2. Na liście widnieją już zdefiniowane gałęzie zestawienia pod które możesz podpiąć odpowiednie konta księgowe, dwukrotnie klikając na poszczególne pozycje i definiując ich kwoty
  3. Jeżeli przy generowaniu planu kont wybrałeś Typ podmiotu : osoba fizyczna to zestawienie PIT-36, będzie już posiadało podpięte odpowiednie konta księgowe
Po wykonaniu powyższych kroków, możesz już dodać zaliczkę na PIT-36
  1. Przejdź w menu Księgowość/Zaliczki na PIT-36 oraz naciśnij ikonę 
  2. Wybierz: miesiąc i rok za który chcesz policzyć zaliczkę oraz wspólnika
  3. Wybierz parametr Uwzględniaj zapisy w buforze jeżeli chcesz pobrać dane również z dokumentów zapisanych w buforze
  4. Przyciskiem  przelicz deklarację i zatwierdź ją ikoną 
  5. Pamiętaj, że przed wysłaniem deklaracji do Urzędu Skarbowego musisz ją najpierw zablokować przed zmianami.

Jak wygenerować plan kont?

Jeżeli prowadzisz pełną księgowość to jesteś zobligowany do korzystania z zakładowego planu kont.  Z chwilą konfiguracji możesz wygenerować wzorcowy plan kont. A co jeśli pominąłeś ten krok? Nic straconego – poniżej zobaczysz jak można w prosty sposób dokonać tego w programie.
  1. Z poziomu Księgowość/Plan Kont kliknij na menu rozwijalne obok ikony  i wybierz parametr Generowanie wzorcowego planu kont.
  2. Pojawi się okno  na którym wybierz Typ podmiotu, Działalność oraz Koszty
  3. Zatwierdź wszystko ikoną 

Jak modyfikować plan kont?

Potrafisz już wygenerować wzorcowy plan kont. A co jeśli brakuje kilku kont? Gdzie i jak je dodać? Wszystkiego dowiesz się w poniższym ćwiczeniu.
  1. Wejdź na zakładkę Księgowość/Plan Kont
  2. Ustaw się na dowolnym koncie syntetycznym, naciśnij ikonę  i dodaj konto syntetyczne
  3. Uzupełnij kolejno:
    • Numer konta: 233
    • Nazwa: Rozrachunki ze zleceniobiorcami
    • Zaznaczamy parametr: Konto rozrachunkowe
    • Typ konta: Aktywa-Pasywa
    • Korekta kosztów: pole puste
    • Kontrola salda: brak
    • Słownikowe: Pracownicy i wspólnicy
  4. Zapisz ikoną 
Analogicznie – jeżeli chcesz do konta syntetycznego dodać analitykę musisz:
  1. Ustawić się na konkretnym koncie syntetycznym i nacisnąć strzałkę  obok ikony  
  2. Kliknąć parametr Dodaj konto analityczne
  3. W tym przypadku dodasz tylko kolejną część numeru konta, ponieważ jego początek jest dziedziczony z konta syntetycznego
  4. Uzupełnij pozostałe informacje
  5. Zapisz wszystko ikoną 
Pamiętaj, że dodając konto analityczne do konta, które jest zdefiniowane jako słownikowe musisz wybrać ze słownika: kontrahenta/ pracownika/ towar/ środek trwały itp., z którym dane konto będzie powiązane.   Zobacz także: Jak wygenerować plan kont? Plan kont - informacje podstawowe

Co warto wiedzieć o wydrukach Ksiąg rachunkowych z programu?

Wydruki ksiąg rachunkowych zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości spełniają warunki:
  1. Są trwale oznaczone nazwą jednostki, której dotyczą
  2. Posiadają zrozumiałą nazwą księgi, której dotyczą
  3. Są wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia
  4. Każda strona księgi rachunkowej jest automatycznie numerowana, z wyraźnym oznaczeniem ostatniej („koniec wydruku”)
  5. Na kolejnych stronach księgi rachunkowej ma miejsce sumowanie zapisów, przy czym została zapewniona kontrola ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald
  6. Są oznaczone nazwą programu przetwarzania (jego aktualnej wersji).

Jak skonfigurować program do pracy z Księgą Handlową?

Na początku bardzo ważne jest ustawienie rodzaju prowadzonej księgowości – Księgowości kontowej oraz dodanie okresu obrachunkowego.
  1. Aby ustawić parametry księgowe wybieramy Konfigurację firmy/Księgowość/Parametry.
  2. Ustawiamy parametr Rodzaj księgowości: Księgowość kontowa.
  3. Aby wprowadzić okres obrachunkowy, należy wejść w Konfigurację firmy/Księgowość/Okresy obrachunkowe i skorzystać z ikony  oraz w Konfigurację firmy/Księgowość/Księgowość kontowa, gdzie wybieramy bieżący okres.

OCR

Usługa OCR w Comarch ERP Optima

Wstęp

OCR – Optyczne Rozpoznanie Znaków (ang. Optical Character Recognition) to usługa, która umożliwia wczytywanie faktur do rejestru VAT na podstawie skanów i zdjęć dokumentów. Usługa dostępna w Comarch ERP Optima od wersji 2019.2 (Premiera 31.01.2019), na liście Faktur Zakupu oraz na formularzu wiadomości e-mail od wersji 2022.0.1.
Uwaga
Do uruchomienia usługi wystarczy zapoznać się z regulaminem, uzupełnić dane, potwierdzić zgodę i kliknąć „Prześlij”!. Każdy z Użytkowników może skorzystać z pakietu DEMO (50 stron na okres pierwszego miesiąca). Cennik usługi dostępny jest na https://www.comarch.pl/ocr/
Dodawanie dokumentów przez usługę Comarch OCR możliwe jest z poziomu:

Informacje ogólne

Jakie dokumenty rozpoznajemy i jakie dane z dokumentów odczytujemy?

Comarch OCR rozpoznaje dane z faktur w walucie PLN, EUR, GBP, USD. Rozpoznawane są faktury z pojedynczych plików (jedna faktura to jeden plik) oraz od wersji 2019.5 Comarch ERP Optima możliwe jest również rozpoznawanie wielu faktur znajdujących się w jednym pliku. Usługa OCR rozpoznaje dokumenty w języku polskim i angielskim. Rozpoznawane są następujące dane z dokumentów:
  • numer NIP oraz prefiks (nazwa i adres pobierane są z bazy GUS),
  • numer dokumentu,
  • data wystawienia i sprzedaży,
  • forma płatności i termin płatności,
  • stawki VAT oraz kwoty,
  • numer rachunku bankowego,
  • pozycje na dokumencie

Jak robić zdjęcia lub skany

Podczas pracy z Comarch OCR aby zmaksymalizować poprawność rozpoznawania danych trzeba zwrócić uwagę na poniższe informacje:
  • potrzebny jest dobrej jakości skan dokumentu lub zdjęcie dokumentu w formacie jpg, pdf, tiff, png lub jpeg (w przypadku formatu jpeg potrzebna jest wersja Comarch ERP Optima 2020.0),
  • skan dokumentu/zdjęcie powinny być wykonane w pionie zgodnie z orientacją tekstu na dokumencie,
  • maksymalny rozmiar pliku to 20 MB,
  • maksymalny rozmiar pojedynczej strony to 5MB, 11,7×16,5 cali co odpowiada formatowi A3 a maksymalna rozdzielczość jednej strony to 20mln pikseli
  Zadbaj o dobrą jakość graficzną obrazu faktury. Zdjęcia faktury rób przy dobrym oświetlaniu, Generuj obraz w pionie (zgodnie z poprawnym widokiem do czytania) i możliwie bez przekrzywień,

Zadbaj, aby na generowanym obrazie były wszystkie informacje i nie ulegały obcięciu informacje na marginesie dokumentu (np. NIP, numer faktury).

Uruchomienie usługi

  • W menu System/Konfiguracji->Program->OCR znajduje się możliwość wskazania jednego z trzech miejsc przechowywania skanów.
Należy zdecydować, w którym miejscu będą zapisywane skany dokumentów. Domyślnie zaznaczonym parametrem jest Zapisz w bazie. Decydując się na zapisywanie w IBARD lub na dysku należy wskazać taki katalog, do którego dostęp będą posiadać użytkownicy korzystający z usługi OCR.  
  • w Konfiguracji firmy/Ogólne/Parametry w sekcji ‘Sprawdzanie wyst. podobnych kontrahentów’ należy wybrać opcję Blokuj
 

Sposoby dodawania dokumentów

Na liście faktur w rejestrze VAT oraz na liście Faktur Zakupu w menu Handel, dostępna jest ikona OCR, która umożliwia wskazanie jednego lub wiele dokumentów, które powinny zostać przetworzone. Po pierwszym kliknięciu w przycisk OCR – Dodaj fakturę ze zdjęcia, skanu lub PDF , wyświetlane jest menu dostępnych opcji. Wybór jest zapamiętywany i przy kolejnym kliknięciu wywoływana jest opcja poprzednio wybrana. W menu rozwijanym dostępne są opcje: Wybierz dokumenty z dysku – otwierane jest okno, na którym można wskazać dokumenty zapisane na dysku. Możliwe jest wskazanie wielu dokumentów. Wybierz dokumenty z Obiegu dokumentów – otwierane jest okno, na którym można wskazać skany zapisane w Bibliotece dokumentów, mające zaznaczony parametr Udostępnij dla usługi OCR. Oznacz dokumenty jako zweryfikowane/niezweryfikowane – dokumenty przetworzone przez Comarch OCR, które trafiły na listę dokumentów, powinny zostać zweryfikowane przez Użytkownika pod kątem poprawności zaimportowanych danych. Jeżeli dokument zostanie zweryfikowany przez Użytkownika i jest poprawny, należy zmienić na takim dokumencie wartość atrybutu OCR-> Niezweryfikowany na Zweryfikowany. Można w tym celu wykorzystać przycisk dostępny na formularzu dokumentu lub opcję na liście. Weryfikacja z poziomu formularza została opisana w części Atrybuty opisujące dokument. Sprawdź ilość stron do wykorzystania – funkcja umożliwia sprawdzenie, ile stron pozostało do wykorzystania w ramach pakietu Comarch OCR.

Atrybuty opisujące dokument

Na dokumentach wczytanych poprzez usługę OCR, widoczne są atrybuty dokumentu:
  • NUMER_STRONY – informacja, na której stronie w pliku znajduje się dokument, wykorzystywana w celu poprawnego wyświetlenia pliku, na podstawie którego powstał dokument,
  • OBRACANIE i OBRACANIE_ILOŚĆ_STR – atrybuty techniczne, wykorzystywane w celu poprawnego wyświetlenia podglądu skanu. Pojawiają się tylko, jeśli skan wymagał obrócenia widoku.
  • OCR – atrybut o formacie lista, który jest dodawany w celu łatwego odnalezienia dokumentów przetworzonych za pomocą usługi Comarch OCR. Przyjmuje wartości Niezweryfikowany/ Zweryfikowany.

Weryfikacja przetworzonych dokumentów

Bezpośrednio po wczytaniu dokumentu na listę dokumentów w programie Comarch ERP Optima, ustawiana jest wartość Niezweryfikowany dla atrybutu OCR. Operator może ustawić status Zweryfikowany, po sprawdzeniu zgodności otrzymanego dokumentu z dokumentem utworzonym przez OCR. Szczególną uwagę podczas weryfikacji zwracamy na dane, które są rozpoznawane:
  • numer NIP,
  • numer dokumentu,
  • daty,
  • forma płatności i termin płatności,
  • stawki VAT oraz kwoty,
  • numer rachunku bankowego.
  Jeżeli dokument zostanie zweryfikowany przez Użytkownika i jest poprawny, należy zmienić jego status na Zweryfikowany. Można to zrobić na trzy sposoby:
  • z poziomu formularza dokumentu, zakładka [Atrybuty]:
  •  z poziomu formularza dokumentu poprzez przycisk OCR .
  Na formularzu dokumentu przycisk jest dostępny po prawej stronie. Jest wyświetlany na dwa sposoby: – dokument niezweryfikowany – dokument zweryfikowany Po każdym kliknięciu w ikonę, wartość atrybutu OCR zmienia się odpowiednio na Zweryfikowany/Niezweryfikowany.
  •  seryjnie, korzystając z opcji Oznacz dokumenty jako zweryfikowane/ Oznacz dokumenty jako niezweryfikowane dostępnej na liście dokumentów w rozwinięciu przycisku OCR:
Istnieje możliwość wyświetlenia kolumny OCR na liście dokumentów w celu łatwiejszej weryfikacji wczytanych dokumentów. W tym celu należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na dowolnym nagłówku kolumny na liście, a następnie wybrać z menu opcję Wybór kolumn. Kolumnę OCR należy odszukać na liście kolumn, a następnie przenieść na listę dokumentów poprzez dwukrotne kliknięcie lub metodą „przeciągnij i upuść”.

Powiązanie z modułem Obieg Dokumentów

Jeśli wskazywany jest plik z dysku, wówczas przed dodaniem go na listę dokumentów w Comarch ERP Optima, tworzony jest w tle dokument w module Obieg Dokumentów wraz z podpiętym skanem. W kolejnym kroku, skan ten jest za pomocą usługi OCR wczytywany na listę dokumentów. Na formularzu wczytanego dokumentu, na zakładce [Dokumenty] widoczne jest powiązanie z dokumentem Biblioteki dokumentów, jeśli operator zalogowany jest do modułu Obieg Dokumentów. Na formularzu operatora (System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce [Parametry cd] znajduje się parametr Prawo do udostępniania plików dla usługi OCR. Dla operatorów, którzy w konfiguracji mają zaznaczony ten parametr, na formularzu dokumentu firmowego w sekcji Archiwum plików widoczna jest kolumna Udostępnij dla usługi OCR. Kolumna nie jest dostępna na dokumentach, dla których wskazano Typ: Wspólny. W kolumnie Udostępnij dla usługi OCR można zaznaczyć parametr udostępnienia , który jest widoczny tylko dla plików obsługiwanych przez usługę OCR (obecnie są to pliki o rozszerzeniu *.jpg, *tiff, *png, *jpeg, *.pdf.). Po zaznaczeniu parametru, załącznik będzie dostępny dla funkcji OCR, uruchamianej z poziomu listy dokumentów. Jeśli na liście dokumentów wybrana zostanie opcja OCR – Wybierz dokumenty z Obiegu dokumentów, wówczas pojawi się okno Pliki zapisane w Obiegu dokumentów – Wybierz. Jeśli w Bibliotece dokumentów nie ma żadnego dokumentu spełniającego kryteria, wówczas pojawi się informujący o tym komunikat.

Na liście wyboru widoczne będą skany, dla których zaznaczono parametr Udostępnij dla usługi OCR. Jeżeli dla danego katalogu w Bibliotece dokumentów jest założony dla operatora zakaz na podgląd, wówczas pliki powiązane z tym katalogiem nie będą widoczne na liście.

Weryfikacja wczytanych skanów

Podczas wczytywania dokumentu weryfikowane są: Dane sprzedawcy Sprawdzana jest zgodność numeru NIP nabywcy na wczytywanej fakturze z numerem NIP z aktualnej pieczątki firmy. Weryfikacja odbywa się według poniższych założeń:
  • Sprawdzany jest NIP z aktualnej pieczątki. Pieczątki historyczne nie są weryfikowane
  • Dodając fakturę zakupu sprawdzany jest NIP nabywcy z NIP w pieczątce
  • Dodając fakturę sprzedaży sprawdzany jest NIP sprzedawcy z NIP w pieczątce
  Jeżeli nie są one zgodne, wówczas wyświetlony zostanie komunikat: Jeśli wybierzemy:
  • TAK – dokument zostanie dodany na listę dokumentów,
  • NIE – dokument nie zostanie dodany na listę dokumentów, w podsumowaniu wyświetlony zostanie komunikat informujący, że dokument nie został dodany ze względu na niezgodność numeru NIP z numerem w pieczątce firmy.
  W przypadku kiedy na liście kontrahentów znajduje się już kontrahent, który widniej na skanie dokumentu, wówczas do rozpoznanego dokumentu przenoszone są dane z jego karty jeżeli w System/Konfiguracja/Program/OCR zaznaczony jest parametr Przenoś dane adresowe z karty kontrahenta podczas dodawania dokumentów. Jeżeli parametr nie jest zaznaczony wówczas nazwa i adres pobierane są z bazy REGON. Dla nowych kontrahentów dane pobierają się zawsze z bazy REGON. Duplikacja Niezależnie od ustawień parametru Kontrola duplikacji zapisów na fakturach zakupu w menu Konfiguracja/ Firma/ Ogólne, przy rozpoznawaniu dokumentów wprowadzona jest kontrola duplikacji, która sprawdza, czy w bazie danych znajduje się już dokument o takich samych danych:
  • numer dokumentu
  • numer NIP
  • kwota netto
  • data wystawienia
  Jeśli dokument zostanie zidentyfikowany jako duplikat, wówczas wyświetlony zostanie komunikat: W bazie istnieje dokument o takich samych danych: numer_dokumentu. Czy dodać dokument ponownie? Jeśli wybierzemy NIE, wówczas dokument nie zostanie dodany, a w podsumowaniu pojawi się informacja: Nie dodano dokumentu numer_dokumentu z dnia XXXX-XX-XX. Dokument jest już na liście faktur zakupu. (dotyczy dokumentów w menu Handel). W Rejestrze VAT nie pojawia się komunikat, duplikaty nie są wczytywane na listę dokumentów. Kontrahent Weryfikacja kontrahenta przeprowadzana jest na podstawie numeru NIP. Usługa OCR weryfikuje dane kontrahenta w bazie REGON i pobiera jego aktualne dane adresowe, które następnie przekazywane są do Comarch ERP Optima. Jeśli kontrahent o danym numerze NIP znajduje się w bazie programu Comarch ERP Optima, dane na dokument zostaną pobrane z pliku przekazanego przez usługę Comarch OCR, a dane na formularzu kontrahenta nie zostaną nadpisane. Jeśli kontrahenta nie ma w bazie, zostanie on automatycznie dodany. Podczas tworzenia karty nowego kontrahenta, w zależności od ustawień parametru Autonumeracja akronimów kontrahentów przy dodawaniu w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry, jeśli:
  • parametr nie jest zaznaczony, wówczas w pole Kod na formularzu kontrahenta wstawiany jest numer NIP kontrahenta,
  • parametr jest zaznaczony, wówczas pole Kod na formularzu kontrahenta wypełniane jest zgodnie z ustawieniami parametrów autonumeracji.
  Sprawdzanie występowania podobnych kontrahentów Jeśli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry ustawiono Sprawdzanie wyst. podobnych kontrahentów jako Brak lub Ostrzegaj, wówczas po kliknięciu na przycisk OCR pojawia się komunikat Aktualne ustawienia firmy pozwalają dublować karty kontrahentów. Czy chcesz zmienić te ustawienia i zablokować dodawanie kontrahenta gdy podany kontrahent już istnieje?  
  • Tak, we wszystkich firmach – zostanie ustawiona opcja Blokuj, we wszystkich bazach firmowych,
  • Tak, w tej firmie – zostanie ustawiona opcja Blokuj, w firmie, do której operator jest aktualnie zalogowany,
  • Nie – nie zostanie dokonana żadna zmiana w parametrach.
  Komunikat nie wyświetli się jeśli operator ma blokadę dostępu do parametrów ogólnych firmy. Jeśli w bazie znajduje się więcej niż jeden kontrahent o takim samym numerze NIP, jak wczytany z pliku, wówczas program wyświetli listę uwzględniającą wszystkie te kartoteki kontrahentów. Przed importem należy dokonać wyboru, który kontrahent ma zostać wskazany na tworzonym dokumencie. Forma płatności Jeżeli rozpoznana forma płatności jest w bazie to jest ona podstawiana na rozpoznany dokument. W przypadku jej braku podstawiana jest forma płatności ustawiona na karcie kontrahenta. Jeżeli nie ma karty kontrahenta podstawiana jest gotówka lub przelew. Przelew ustawiany jest, gdy na dokumencie widnieje numer rachunku bankowego. Termin płatności zostanie wczytany ze skanowanego dokumentu. Na formularzu nowo dodawanego kontrahenta również zostanie ustawiona domyślna forma płatności rozpoznana przez usługę OCR. W przypadku rejestru VAT kontrahent dodaje się z formą płatności przelew. Numer rachunku bankowego Jeśli usługa Comarch OCR rozpozna numer rachunku bankowego w pliku, wówczas numer ten zostanie wprowadzony na dokumencie Faktury Zakupu na zakładce [Kontrahent] w polu Nr rach. bankowego w sekcji Domyślny płatnik (dotyczy dokumentów w menu Handel). W przypadku rejestru VAT numer rachunku bankowego zostanie dodany na zakładce [Ogólne] w polu Nr rach. bankowego.

Usługa Comarch OCR w Rejestrze VAT

Przetwarzanie dokumentów

Comarch OCR pozwala na przetwarzanie jednocześnie wielu plików. Po kliknięciu w ikonę OCR jest możliwość wskazania dokumentów z dysku lub Obiegu Dokumentów/ BI Point. W momencie rozpoczęcia wczytywania dokumentu pojawi się komunikat informujący użytkownika, do którego rejestru zostanie zapisany dokument. Informacja pojawi się zarówno w przypadku rejestru sprzedaży jak i zakupu.   Komunikat pojawia się dla każdego z Operatorów. Wybierając Tak zostanie otwarte okno z możliwością wybrania skanu dokumentu. Jeżeli natomiast Operator wybierze Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej a następnie Tak wówczas przy kolejnym rozpoznawaniu faktur w rejestrze VAT sprzedaży komunikat nie będzie pojawiał się dla tego Operatora. Po rozpoczęciu przetwarzania dokumentów na ekranie widoczne jest okno, które wyświetla przetwarzane dokumenty. Użytkownik widzi nazwy plików dokumentów, które są aktualnie przetwarzane i czy przetwarzanie zakończyło się poprawnie czy z błędem. Wyniki rozpoznania ikoną dyskietki można zapisać do pliku. Poprawnie przetworzony dokument zostaje zapisany w rejestrze VAT wskazanym na liście. W przypadku wersji Comarch ERP Optima wcześniejszych niż 2020.0 dokument jest zapisywany w podrejestrze ZAKUP lub SPRZEDAŻ. Od wersji 2021.1.1 Comarch ERP Optima podczas dodawania dokumentu za pomocą usługi Comarch OCR weryfikowane są daty na dokumencie. Sprawdzane jest czy data wystawienia jest z bieżącego bądź poprzedniego miesiąca czy z innych miesięcy. Jeżeli data wystawienia jest z innego miesiąca niż bieżący lub poprzedni to przed dodaniem dokumentu pojawi się komunikat ostrzegający o treści: Na dokumencie ‘numer dokumentu’ rozpoznana została data wystawienia ‘data wystawienia’. Domyślnie dokument zostanie zapisany z rozpoznaną datą. Czy chcesz zmienić datę i dodać dokument z datą bieżącą Użytkownik może zdecydować i wybrać:
  • Tak – dokument zostanie dodany z datą bieżącą. Oznacza to, że dla faktur zakupu zostanie ustawiona bieżąca data wpływu a dla faktur sprzedaży data wystawienia jako data bieżąca.
  • Nie – dokument zostanie dodany z datą rozpoznaną.
 

Blokada zmiany dokumentów jeżeli zatwierdzona deklaracja VAT-7/plik JPK_V7

w Konfiguracji Programu/Użytkowe/Operatorzy. Jeżeli deklaracja VAT-7/VAT-7K/JPK_V7M/JPK_V7K jest zatwierdzona i wybrana jest opcja:
  • Ostrzegaj – wówczas dokument jest dodawany do rejestru z komunikatem informacyjnym w logu o treści Rozpoznano i dodano dokument ‘numer dokumentu’ z dnia ‘data wystawienia’. ‘nazwa pliku’. Deklaracja VAT-7/JPK_V7 za podany okres została zatwierdzona. Należy ponownie sporządzić deklaracje lub korektę do deklaracji.
  • Blokuj – wówczas dokument nie zostanie dodany do rejestru VAT i pojawi się komunikat. Wystąpił błąd przy imporcie składnika. ‘numer dokumentu’. Dokument nie został dodany. Dotyczy deklaracji VAT-7/JPK_V7, która została już zatwierdzona. Administrator zablokował możliwość wprowadzania zmian na takich dokumentach. ‘nazwa pliku’.
Przy wybraniu opcji Blokuj dokumenty ze skanu zostają rozpoznane i zmniejsza się liczba stron do wykorzystania. Jednak ze względu na blokadę dodawania nie zostaną one wczytane do rejestru. Jeżeli w Konfiguracji firmy/Ogólne/Praca rozproszona zaznaczony jest parametr „Pobieranie kategorii z karty kontrahenta” i w bazie jest już karta kontrahenta z uzupełnionymi kategoriami to po rozpoznaniu kontrahenta kategoria zostanie przeniesiona na dokument w rejestrze VAT. Niezależnie od Stawki VAT wybranej na kategorii przenoszona jest zawsze Stawka VAT ze skanu dokumentu. Kody dotyczące JPK_V7 przenoszone są na rozpoznany dokument automatycznie i są to:
  • w przypadku faktur sprzedaży kody GTU, procedury i typy dokumentu umieszczone na skanie dokumentu oraz kody umieszczone na karcie kontrahenta w zakładce JPK i z przypisanej do niego kategorii
  • kod TP przypisywany jest dla faktur sprzedaży, jeżeli na karcie kontrahenta zaznaczono parametr Kontrahent powiązany
  • kod RO przypisywany jest dla faktur sprzedaży, jeżeli na karcie kontrahenta przypisano kategorię z zaznaczonym parametrem Również na fakturze sprzedaży zaznacza się parametr Sprzedaż detaliczna
  • kod VAT_RR przypisywany jest dla faktur zakupu, jeżeli na karcie kontrahenta zaznaczono parametr Rolnik
  • kod MPP przypisywany jest dla faktur sprzedaży i zakupu jeżeli na karcie kontrahenta w zakładce [JPK] została wybrana Procedura MPP
W przypadku wystąpienia tych samych kodów na karcie kontrahenta w zakładce JPK oraz na kategorii i skanie dokumentu po rozpoznaniu faktury przez usługę OCR przeniesione zostaną na dokument w rejestrze VAT tylko unikalne wartości kodów JPK bez ich duplikacji. Rodzaj oraz Kolumna na fakturze ustawiane są takie, jakie zostały ustawione na formularzu kategorii. Przenoszony jest również Podział odliczeń co powoduje, że po wczytaniu faktury następuje automatyczny podział pozycji w takich proporcjach, jaki został ustalony na kategorii. Z kategorii przenoszone jest Odliczenie, jeżeli jego wartość wynosi Warunkowo. Odliczenia TAK/NIE ustawiane są w zależności od weryfikacji w bazie Podatników VAT czynnych, która odbywa się automatycznie w momencie wysłania dokumentu do rozpoznania. Brak ustawienia kategorii na karcie Kontrahenta powoduje wczytanie faktury z rodzajem Towar. Jeżeli forma płatności jest gotówkowa, czyli w System/Konfiguracja/Firma/Kasa Bank/Formy płatności dla płatności przypisany jest typ: Gotówka lub Karta oraz w System/Konfiguracja/Firma/Kasa Bank/Parametry zaznaczone jest Automatyczna generacja kasy dla rejestru VAT i Automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową to przy dodawaniu takiej faktury zostanie automatycznie utworzony zapis kasowy i dokument zostanie rozliczony. Raport kasowy utworzy się automatycznie za okres, za który dodawany jest zapis kasowy rozliczający dokument. Wraz z dodaniem wpisu w Rejestrze VAT tworzony jest powiązany dokument OBD, gdzie podpinany jest plik z zeskanowaną fakturą. Jeżeli na dokumencie w rejestrze VAT nie pokazuje się lewy panel z podglądem faktury wystarczy kliknąć w prawym dolnym rogu formularza w ikonę strzałki i wskazać dokument. Ustawienie zostanie zapamiętane dla kolejnych dokumentów w rejestrze VAT. Ikona będzie dostępna po zalogowaniu się do modułu księgowego.  

Automatyczne wczytywanie do Rejestru VAT skanów podpiętych w platformie Comarch BI Point

W Biurze Rachunkowym umożliwiliśmy tworzenie faktur zakupu i sprzedaży w rejestrze VAT na podstawie skanów dokumentów umieszczonych w Comarch BI Point przez klientów Biura Rachunkowego. Skany dokumentów umieszczone w Comarch BI Point zaczytywane są automatycznie do IBARD. Po rozwinięciu listy dostępnej obok przycisku OCR w rejestrze VAT, jeżeli użytkownik wybierze opcję Wybierz dokumenty z Obiegu Dokumentów, przy odpowiedniej konfiguracji program połączy się z IBARD, gdzie przechowywane są pliki wgrywane przez klienta Biura Rachunkowego w Comarch BI Point i pobierze je do Comarch ERP Optima. Pliki zostaną zapisane jako nowe dokumenty w Obiegu Dokumentów i udostępnione dla usługi OCR. Pojawią się od razu na liście plików z Obiegu Dokumentów, które będzie można zaznaczyć do przetworzenia przez usługę OCR. Jeżeli firma połączona jest z Comarch BI Point, ale nie jest połączona z IBARD to pojawi się stosowny komunikat. Należy wpisać login oraz hasło do IBARD. W przypadku prawidłowej autoryzacji wyświetli się lista plików z Obiegu Dokumentów, na której będą już zaimportowane pliki z Comarch BI Point klienta. Jeżeli logowanie nie powiedzie się, wówczas pliki z Comarch BI Point klienta nie zostaną pobrane do Comarch ERP Optima i wyświetli się lista plików z Obiegu Dokumentów, które do tej pory znajdowały się w programie. Po wybraniu dokumentów z listy zostaną one przetworzone przez usługę Comarch OCR i nie będą wyświetlane ponownie. Jeżeli jednak użytkownik usunie fakturę w rejestrze VAT to pojawi się ona automatycznie na liście do ponownego rozpoznania. Funkcjonalność automatycznego wczytywania dokumentów jest dedykowana dla Biur Rachunkowych. W celu poprawnej konfiguracji Comarch ERP Optima –> Comarch BI Point należy w Comarch ERP Optima w  System/Konfiguracja/Program/Biuro Rachunkowe/Parametry wskazać bazę firmową Biura Rachunkowego. Dodatkowo w bazie Biura Rachunkowego należy do listy kontrahentów dodać klienta Biura Rachunkowego. Na karcie tego kontrahenta w zakładce Księgowe w polu Firma z listy należy wskazać bazę firmową tego kontrahenta. W celu poprawnej konfiguracji Comarch BI Point -> Comarch ERP Optima należy zarejestrować konto dla Biura Rachunkowego a po zalogowaniu wybrać pakiet BI Point Manager. Po kliknięciu w poniższą zaznaczoną ikonę należy wybrać Firma i przejść do zakładki Ustawienia. Zaznaczenie parametru Aktywuj dla klientów usługę wysyłania skanów i zdjęć faktur umożliwi klientom Biura Rachunkowego zaczytywanie skanów do Comarch BI Point. Po rozwinięciu i wybraniu Pakiety należy dodać firmy , które będą mogły umieszczać skany dokumentów z rozszerzeniem pdf, jpg, tiff, jpeg, png w Comarch BI Point. Maksymalny rozmiar jednego dokumentu to 5MB. Na oknie dodawania firmy (klienta Biura Rachunkowego) należy wpisać nazwę oraz główny e-mail firmy. Adres ten należy później wpisać w Comarch ERP Optima jako Login Comarch Cloud. Do każdej dodanej firmy należy dodać użytkowników, np. pracowników klienta Biura Rachunkowego, poprzez wybór ikony  a następnie wpisanie danych użytkowników/pracowników. Jeden użytkownik może mieć ten sam e-mail, który został podany jako główny dla firmy. Kolejne e-maile użytkowników muszą mieć unikalną nazwę. W momencie automatycznego tworzenia katalogu w IBARD wysyłana jest również automatycznie widomość na adres e-mail klienta Biura Rachunkowego z informacją o założeniu konta w usłudze BI Point. W celu dokończenia rejestracji klient Biura rachunkowego w otrzymanej wiadomości wybiera Potwierdź adres e-mail i zostaje przekierowany na stronę https://sso.comarch.com, gdzie zostaje poproszony o nadanie własnego hasła dostępu do Comarch BI Point. W kolejnym etapie zostaje zalogowany do Comarch BI Point. Po zalogowaniu do Comarch BI Point w celu dodania skanów/zdjęć dokumentów należy otworzyć Repozytorium w rozwijanej gałęzi wybrać Dokumenty a następnie  i . Po pojawieniu się poniższego okna klient Biura Rachunkowego może przesłać skany dokumentów, które następnie mogą zostać wczytane do Comarch ERP Optima przez Biuro Rachunkowe.

Usługa Comarch OCR na formularzu e-mail

Z poziomu wiadomości email możliwe jest wczytanie do Rejestru VAT dokumentu, który został dołączony do zakładki Załączniki. Wybranie tej opcji uruchomi okno, w którym należy wskazać, do którego Rejestru VAT powinien zostać wczytany dokument. Po utworzeniu zapisu w Rejestrze VAT zostanie automatycznie utworzony dokument w Obiegu dokumentów. Utworzony dokument w Obiegu dokumentów posiada powiązanie zarówno do Rejestru VAT oraz wiadomości email.

Usługa Comarch OCR dla Faktur Zakupu i Przyjęć Zewnętrznych

Funkcjonalność wczytywania Faktur Zakupu za pomocą usługi Comarch OCR dostępna jest od wersji 2022.0.1 Comarch ERP Optima. Od wersji 2023.1.1 możliwe jest wczytywanie Przyjęć Zewnętrznych. Z

Licencjonowanie i sugerowane ustawienia

W celu skorzystania z możliwości wczytywania skanów poprzez usługę Comarch OCR, konieczne jest posiadanie wykupionego pakietu OCR. Dodatkowo wymagany jest jeden z modułów – Faktury, Handel lub Handel Plus. Moduł Obieg Dokumentów nie jest konieczny do wczytywania Faktur Zakupu na podstawie skanów. Przed rozpoczęciem korzystania z funkcji OCR należy zweryfikować ustawienia w programie:
  • Blokady operatora, które nie powinny być włączone:
    •  Formularz pozycji cennika – Dodawanie
    • Formularz danych kontrahenta – Dodawanie
    • Formularz faktury zakupu – Dodawanie
    • Parametry importu towarów z dokumentu PEF/ OCR – Zmiana
 
  • Dla dokumentów walutowych – ustawienia parametrów w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry, sekcja Waluty zalecane jest włączenie parametrów Zezwalaj na zmianę waluty oraz VAT na fakturach w walucie lub umożliwienie operatorowi włączenia tych parametrów (brak blokady na formularzu operatora Parametry pracy modułu handlowego – firma – Zmiana).
Uwaga
Brak zalecanych ustawień może skutkować podjęciem próby wczytania skanu i tym samym zmniejszeniem ilości dokumentów dostępnych w pakiecie, jeśli w trakcie weryfikacji okaże się, że operator nie ma uprawnień niezbędnych do zapisu dokumentu.

Weryfikacja wczytywanych skanów Faktur Zakupu i Przyjęć Zewnętrznych

Po wskazaniu skanu do wczytania na listę Faktur Zakupu lub Przyjęć Zewnętrznych, wyświetlane jest okno, w którym prezentowane są informacje na temat procesu wczytywania dokumentów. Na końcu widnieje informacja o aktualności usługi OCR oraz ilości dokumentów dostępnych jeszcze w pakiecie. Podczas wczytywania dokumentu, oprócz danych wymienionych w punkcie ogólnym „Weryfikacja wczytanych skanów”, weryfikowane są: Uprawnienia operatora Jeśli operator ma założoną blokadę na dodawanie Faktur Zakupu, wówczas w podsumowaniu wyświetlony zostanie komunikat: Operator ma zakaz dodawania faktur zakupu. Dokument nie zostanie wczytany na listę. Niezgodności na dokumencie Jeśli na wczytanym dokumencie nie udało się odczytać danych kontrahenta, numeru dokumentu, danych z tabelki VAT lub jeśli suma wartości pozycji nie jest zgodna z wartością dokumentu, wówczas w podsumowaniu zostanie wyświetlony komunikat: Dodano dokument numer_dokumentu z dnia XXXX-XX-XX ale nie udało się rozpoznać wszystkich elementów. Dokument taki należy zweryfikować ze szczególną uwagą przed zatwierdzeniem. Jeśli na dokumencie nieprawidłowo zostały odczytane pozycje, np. nie wszystkie pozycje zostały poprawnie rozpoznane przez usługę OCR lub też wczytane zostały nieprawidłowe wartości, a suma wartości pozycji nie zgadza się z wartością dokumentu, wówczas wartości w tabelce VAT zostaną na nowo wyliczone zgodnie z algorytmami programu. Należy zweryfikować ceny i wartości dokumentu.

Ustawienia na formularzu Faktury Zakupu i Przyjęcia Zewnętrznego

Wczytywane Faktury Zakupu i Przyjęcia Zewnętrzne zawsze zapisywane są z parametrem bufor. Wymagana jest weryfikacja przed zapisaniem dokumentu na trwałe. Przy próbie zapisu dokumentu niezweryfikowanego pojawi się komunikat: Dokument jest wprowadzony po rozpoznaniu przez OCR. Zweryfikuj dokument zanim zostanie zatwierdzony. Warto zwrócić uwagę na poniższe ustawienia: Daty na dokumencie Data wystawienia na skanie będzie datą wystawienia na formularzu dokumentu, a data sprzedaży zostanie przeniesiona do pola data zakupu. Data wpływu ustawiona zostanie zgodnie z datą wczytania dokumentu. Magazyn Na dokumencie pobierany jest magazyn domyślny z karty operatora. Jeżeli operator nie ma przypisanego magazynu domyślnego, wówczas ustawiony zostanie magazyn domyślny stanowiska (ustawiony w menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Handel/ Parametry). Natomiast jeśli nie został wskazany magazyn operatora ani stanowiska, wówczas ustawiony zostanie magazyn, który został wybrany na liście Faktur Zakupu lub Przyjęć Zewnętrznych. Jeżeli nie ma również tego magazynu, na dokumencie zostanie wskazany magazyn główny. Algorytm netto/brutto Algorytm dokumentu ustawiany jest na podstawie danych zwróconych przez usługę OCR. Na formularzu nowo tworzonego kontrahenta ustawiany jest zawsze algorytm domyślny „od netto”. Kody JPK_V7 Kody JPK_V7 nadawane są automatycznie, zgodnie z mechanizmami działającymi przy dodawaniu Faktur Zakupu. Parametr MPP W tym zakresie działają mechanizmy takie jak przy wystawianiu Faktur Zakupu. Pozycje dokumentu Przy wyszukiwaniu pozycji w pierwszej kolejności weryfikujemy, czy w bazie istnieje produkt o kodzie EAN odczytanym ze skanu. Jeżeli nie ma takiego kodu EAN w bazie, wówczas weryfikujemy po nazwie. Jeżeli w cenniku znajduje się pozycja o wskazanym kodzie EAN lub nazwie, wówczas dodajemy ją na dokument. Jeżeli w bazie nie ma pasującej pozycji, podczas wczytywania dokumentu proponujemy założenie kart towarów/usług. Pojawia się wówczas okno Wybierz parametry dodawanych towarów, na którym widoczne są wszystkie pozycje dokumentu, które nie zostały odnalezione w bazie: Przy pierwszym otwarciu okna pozycje sortowane są zgodnie z kolejnością na wczytywanym skanie. Zmiany sortowania są pamiętane przy kolejnym otwarciu okna. Niezależnie od sortowania na tym oknie, pozycje wczytywane są na formularz Faktury Zakupu zgodnie z kolejnością na wczytywanym skanie. Domyślnie proponowany jest Typ: towar prosty. Istnieje możliwość zmiany w zakresie towar/usługa prosty/złożony. W kolumnie Przypisz towar z bazy można wywołać cennik gdzie wskazujemy, który towar z bazy ma zostać przypisany do produktu nierozpoznanego przez usługę Comarch OCR lub używając ikony zielonego plusa założyć nową kartotekę towarową, która zostanie przypisana do nierozpoznanego produktu. Kartoteka towarowa w tym przypadku zostanie automatycznie uzupełniona o odczytane dane i konieczne do założenia nowej karty cennikowej tj. Kod, Nazwa, Jednostka miary oraz domyślna Stawka VAT dla sprzedaży i zakupu. Jeśli wskazana zostanie kartoteka, mapowanie to jest zapamiętywane i przy kolejnym imporcie zmapowana zostanie ta sama kartoteka, która została wskazana poprzednio. W przypadku oznaczenia kartoteki towarowej jako nieaktywnej, mapowanie zostanie usunięte. W kolumnie Przenieś na dokument możliwe jest określenie, które pozycje mają zostać przeniesione na zaimportowany dokument. Domyślnie w kolumnie dla każdej pozycji ustawiona jest wartości TAK. W sytuacji, gdy w bazie zostanie zidentyfikowany produkt zaczytany przez OCR, ale różni się jednostką miary, wówczas mapowanie w tabelce zostanie utworzone automatycznie, a jedynie należy wskazać przeliczniki dla jednostki miary, która nie jest powiązana z tym produktem. Przeliczniki można ustawić po rozwinięciu przycisku plusa przed nazwą towaru.   Na liście dostępne są kolumny:
  • Rodzaj jednostki – w pierwszym wierszu wyświetlana jest jednostka podstawowa, natomiast w kolejnych – jednostki pomocnicze. Jeśli wskazano towar w kolumnie Przypisz towar z bazy, wówczas pojawia się dodatkowy wiersz i jako podstawowa jednostka prezentowana jest jednostka z karty towaru, a pomocnicza – z pliku.
  • Nazwa j.m – nazwa jednostki z pliku lub z karty towaru.
  • Licznik/ Mianownik – domyślnie ustawiana jest wartość 1 dla obydwu tych pól. Dla jednostki podstawowej pola nie podlegają edycji. Dla jednostek pomocniczych możemy określić relację do jednostki podstawowej.
  • Przelicznik – pole puste dla jednostki podstawowej, natomiast dla jednostek pomocniczych prezentowany jest wynik na podstawie danych wprowadzonych w polach licznik/ mianownik.
  • Przypisz j.m. z bazy – dla jednostki z pliku lub jednostki pomocniczej możemy wskazać, do której jednostki z bazy ma być mapowanie. Wybór możliwy jest tylko jeśli jednostki o takiej nazwie nie rozpoznano w bazie. Wybór jest niedostępny dla jednostki podstawowej towaru wskazanego w kolumnie Przypisz towar z bazy.
  Po zatwierdzeniu okna przyciskiem  następuje utworzenie brakujących pozycji cennikowych i wprowadzenie ich na dokument. Podczas zakładania kart towarowych weryfikowane jest ustawienie parametru Autonumeracja kart towarów w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Autonumeracja i kody EAN:
  • jeżeli parametr jest zaznaczony, wówczas pole Kod na formularzu towaru uzupełniane jest zgodnie ze schematem autonumeracji.
  • jeżeli parametr jest nie zaznaczony, a w pliku znajduje się informacja o kodzie EAN, wówczas pole Kod uzupełniane jest kodem EAN
  • jeżeli parametr nie jest zaznaczony i w pliku nie znajduje się informacja o kodzie EAN, wówczas pole Kod uzupełniane jest fragmentem nazwy produktu (maksymalnie 50 znaków).
  Kod EAN, jeśli został rozpoznany na skanie, przenoszony jest na formularz towaru do pola EAN. Jeśli operator ma założoną blokadę procedury Formularz pozycji cennika – Dodawanie, wówczas okno Wybierz parametry dodawanych towarów nie pojawi się, a dokument zostanie wczytany bez brakujących pozycji. W podsumowaniu pojawi się informacja Nie dodano karty cennikowej nazwa_pozycji. Operator posiada blokadę dodawania kart cennikowych. Podobnie program zachowa się, jeśli operator ma blokadę Parametry importu towarów z dokumentu PEF/ OCR – Zmiana. Dokument zostanie wczytany bez brakujących pozycji.

Dokumenty walutowe

Poprzez usługę Comarch OCR możliwe jest wczytanie dokumentów w walutach EUR, GBP, USD. Przed wczytaniem Faktury Zakupu na listę, weryfikowane jest ustawienie parametru: Zezwalaj na zmianę waluty, znajdującego się w Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry, w sekcji Waluty. Faktura Zakupu może zostać wczytana na listę tylko w przypadku, gdy ten parametr jest zaznaczony. Jeżeli parametr: Zezwalaj na zmianę waluty nie jest zaznaczony, wówczas pojawi się komunikat: Dokument jest wystawiony w walucie. Aby wczytać dokument należy w Konfiguracji/ Firma/ Handel/ Parametry zaznaczyć parametr: Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu. Czy chcesz zmienić ustawienia tego parametru? Wybór opcji Tak spowoduje zaznaczenie parametru w Konfiguracji. Jeśli wybierzemy Nie, wówczas dokument nie zostanie wczytany na listę, a w podsumowaniu pojawi się informacja Nie dodano dokumentu numer_dokumentu z dnia XXXX-XX-XX. Nie ustawiono parametru w konfiguracji: Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu. Jeśli zaznaczono parametr Zezwalaj na zmianę waluty, a na dokumencie walutowym naliczony jest podatek VAT, wówczas weryfikowane jest ustawienie parametru: VAT na fakturach w walucie. Jeżeli parametr nie jest zaznaczony, wówczas pojawi się komunikat: Dokument jest wystawiony w walucie z naliczonym podatkiem VAT. Aby wczytać dokument należy w Konfiguracji/ Firma/ Handel/ Parametry zaznaczyć parametr: VAT na fakturach w walucie. Czy chcesz zmienić ustawienia tego parametru? Wybór opcji Tak spowoduje zaznaczenie parametru w Konfiguracji. Jeśli wybierzemy Nie, wówczas dokument nie zostanie wczytany na listę, a w podsumowaniu pojawi się informacja Nie dodano dokumentu numer_dokumentu z dnia XXXX-XX-XX. Nie ustawiono parametru w konfiguracji: VAT na fakturach w walucie. Jeśli w menu w Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry, w sekcji Waluty zaznaczony jest parametr Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie, wówczas dla dokumentów z naliczonym VATem, płatność rozbijana jest na kwotę netto w walucie oraz wartość VAT w PLN. Jeśli operator ma założoną blokadę Parametry pracy modułu handlowego – firma – Zmiana, wówczas nie pojawią się komunikaty z poziomu, których można zmienić ustawienia parametrów w konfiguracji. Kurs waluty przenoszony jest na dokument Faktury Zakupu z danych dostarczanych przez usługę OCR. Typ kursu waluty ustawiamy jako Kurs średni NBP. Wartości walutowe na dokumencie przeliczane są na PLN po kursie wskazanym na dokumencie. Na podstawie tych wyliczeń uzupełniana jest tabelka VAT na zakładce [Płatności].

Okno podglądu wczytanego dokumentu

Na podglądzie formularza Faktury Zakupu lub Przyjęcia Zewnętrznego wczytanego ze skanu poprzez usługę OCR, z lewej strony wyświetlany jest podgląd skanu. Okno można zamknąć, natomiast przy ponownym podniesieniu formularza, będzie ono ponownie widoczne. Zapamiętywane jest ustawienie wielkości okna, natomiast nie ma możliwości jego zamknięcia na stałe. Okno można zamknąć, natomiast ponowne jego otwarcie możliwe jest po naciśnięciu przycisku Podgląd dokumentu z biblioteki , dostępnego na wszystkich zakładkach dokumentu. Jego kliknięcie umożliwia wyświetlenie załącznika w oknie podglądu widocznym z lewej strony formularza dokumentu. Jeśli powiązanych jest kilka dokumentów OBD z kilkoma załącznikami, wówczas po kliknięciu przycisku pojawi się menu z listą dostępnych do wyświetlenia załączników: Wyświetlane mogą być załączniki w formacie PDF, TIFF oraz pliki graficzne (PNG, JPG, BMP). Załączniki w innych formatach, jak np. XLSX, DOCX nie będą dostępne do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. W przypadku kiedy dane nie zostały rozpoznane bądź zostały rozpoznane niepoprawnie prosimy wysyłać zgłoszenie poprzez System Obsługi zgłoszeń wraz z przesłaniem skanu faktury i opisem problemu. W sposób cykliczny i automatyczny udostępniane są rozszerzenia aplikacji Comarch OCR bez konieczności zamykania i ponownego otwierania Comarch ERP Optima.

API do usługi Comarch OCR

UsługaAdres
Comarch OCRhttps://www.erp.comarch.pl/OCR/
Comarch OCR APIhttps://ocr.erp.comarch.pl/v1.0/api/
W celu korzystania z usługi Comarch OCR API należy po zalogowaniu w aplikacji Comarch OCR wygenerować klucze dostępowe.

Metody

Tworzenie sesji użytkownika (POST)

Adres: https://ocr.erp.comarch.pl/v1.0/api/sessions/post   W nagłówku zapytania należy dołączyć następujące dane uwierzytelniające:
KluczWartość
authKeyKlucz wygenerowany w panelu do zarządzania Comarch OCR
authSecretSekret wygenerowany w panelu do zarządzania Comarch OCR
Opis struktury JSON odpowiedzi
PropertyOpis
sessionTokenToken sesji
Przykładowa odpowiedź JSON { "sessionToken": "00000000-0000-0000-0000-000000000000"" } Możliwe kody odpowiedzi HTTP:
KodZnaczenie
200Poprawnie wygenerowano token sesji.
400Brak wymaganych parametrów w nagłówku żądania lub błędne dane.
403Wymagane jest użycie SSL

Usuwanie sesji użytkownika (DELETE)

Adres: https://ocr.erp.comarch.pl/v1.0/api/sessions/delete  

W nagłówku zapytania należy dołączyć następujące wartości:

KluczWartość
authTokenToken sesji
KodZnaczenie
204Sesja poprawnie zakończona
400Brak tokenu sesji w nagłówku żądania.
403Wymagane jest użycie SSL

Przetwarzanie dokumentu (POST)

Adres: https://ocr.erp.comarch.pl/v1.0/api/invoice/post   Opis struktury JSON zapytania
PropertyOpis
DataPlik o rozszerzeniu *.jpg, *.png, *bmp lub *.pdf w postaci binarnej
InvoiceGuidOpcjonalne - GUID
FilenameNazwa pliku wraz z rozszerzeniem
ReturnDataOpcjonalne - informacja czy usługa ma zwrócić pliki dla przetworzonych dokumentów, wartość parametru 1 – pliki są dołączone do odpowiedzi
RecognitionLanguageOptionOpcjonalny - język rozpoznawania dokumentu,
0 - j. polski (jeśli na fakturze zostanie rozpoznany język angielski, rozpoznanie nastąpi jak dla faktur angielskich),
1 - j. niemiecki,
2 - j. francuski,
3 - j. angielski
-1 – rozpoznanie na podstawie języka wykrytego na dokumencie
(domyślnie - j. polski)
BarCodeRecognitionOpcjonalny - informacja czy należy rozpoznawać kody kreskowe da dokumentach, opcja wymaga ustawienia ExportFormat=1, 0 - nie rozpoznaje kodów, 1 - rozpoznaje kody, 2 - łączy strony na podstawie rozpoznanych kodów
OneInvoiceFileOpcjonalny - informacja jak należy łączyć strony w przesłanym pliku, 0 - łączenie stron w dokumenty na podstawie danych zawartych na stronach, 1 - jeden przesłany plik to jeden dokument
DefaultPaymentFormOpcjonalny – domyślna forma płatności jaka ma zostać zwrócona w przypadku nie wykrycia formy płatności na dokumencie (np. „gotówka”)
LanguageOpcjonalny – informacja w jakim języku mają byc zwrócone komunikaty, 0 - j. polski, 1 - j. niemiecki (domyślnie - j. polski)
PagesToRecognizeOpcjonalny – informacja które strony w pliku mają zostać rozpoznane (np. "1-3,5")
RawRecognitionText
Opcjonalny – informacja czy ma zostać zwrócona oryginalna, niezmieniona treść wykryta na stronie, 0 - brak oryginalnej treści, 1 - oryginalna treść zostanie zwrócona
PaymentMethodMappingOpcjonalny – tylko dla dokumentów w języku angielskim, informacja czy forma płatności ma zostać mapowana na podstawową formę płatności (gotówka, przedpłata, karta, przelew), 0 - brak mapowania, 1 - mapowanie
W nagłówku zapytania należy dołączyć następujące wartości:
KluczWartość
authTokenToken sesji
Schemat zapytania:
{

       "type": "object",

       "properties": {

                   "Data": {
                           "type": [
                                    "string"
                           ]
                    },
                    "InvoiceGuid": {
                           "type": [
                                    "string"
                           ]
                    },
                    "Filename": {
                           "type": [
                                    "string"
                           ]
                    },
                    " ReturnData": {
                           "type": [
                                    "integer"
                           ]
                    },
                    " RecognitionLanguageOption ": {
                           "type": [
                                    "integer"
                           ]
                    },
                    " BarCodeRecognition ": {
                            "type": [
                                    "integer"
                           ]
                    }
       },
       "required": [
              "Data",
              "Filename",
       ]
  Opis struktury JSON odpowiedzi
PropertyOpis
ExportStringOdpowiedź w formacie JSON
MessageKomunikat o wyniku przetwarzania dokumentu przez usługę
CodeKod odpowiedzi
StatusStatus odpowiedzi
AdditionalMessageDodatkowa informacja o pozostałych dokumentach, gdy w pakiecie pozostało 10 lub mniej dokumentów
UriToDownloadAdres URL do strony spójnej z kodem odpowiedzi
Schemat odpowiedzi:   Struktura przykładowego pliku w formacie JSON zawartego w odpowiedzi z serwera usługi Comarch OCR. Struktura przykładowego pliku w formacie JSON dla faktur w języku niemieckim zawartego w odpowiedzi z serwera usługi Comarch OCR. ( dla RecognitionLanguageOption=1) Struktura przykładowego pliku w formacie JSON dla faktur w języku francuskim zawartego w odpowiedzi z serwera usługi Comarch OCR. (dla RecognitionLanguageOption=2) Ogólny opis możliwych scenariuszy odpowiedzi z serwera usługi Comarch OCR
CodeStatusOpisDodatkowe informacje
Dowolny1Informacja
Dowolny2OstrzeżenieNależy sprawdzić czy coś się znajduje w AdditionalMessage lub UriToDownload
Dowolny3BłądNależy sprawdzić czy coś się znajduje w AdditionalMessage lub UriToDownload
Szczegółowy opis możliwych scenariuszów odpowiedzi z serwera usługi Comarch OCR
CodeStatusOpisDodatkowe informacje
11Dokument rozpoznany prawidłowo.
12Dokument rozpoznany prawidłowo.Klientowi pozostało w pakiecie 10 lub mniej dokumentów, szczegółowa informacja w AdditionalMessage, link do sklepu Comarch znajduje się w UriToDownload.
21Dokument rozpoznany częściowo lub błędnie.
22Dokument rozpoznany częściowo lub błędnie.Klientowi pozostało w pakiecie 10 lub mniej dokumentów, szczegółowa informacja w AdditionalMessage, link do sklepu Comarch znajduje się w UriToDownload.
33Dokument nierozpoznany.
43Funkcja niedostępna.
53Przerwa techniczna.
63Niepoprawne zapytanie.
73Niepoprawny numer klucza.
83Brak podpisanej klauzuli RODO.Link do formularza z umową znajduje się w UriToDownload.
93Brak wykupionego pakietu przez klienta.Link do sklepu Comarch znajduje się w UriToDownload.
103Wykorzystany pakiet dokumentów.Link do sklepu Comarch znajduje się w UriToDownload.
113Klient zaznaczył dokument w którym jest więcej stron niż pozostało w pakiecie.Link do sklepu Comarch znajduje się w UriToDownload.
123Rozmiar pojedynczej strony przekracza obsługiwany limit.
133Klient został zablokowany ze względu na brak opłaconego pakietu.
143Błędny token sesji. (W przypadku korzystania z OCR API)
153Brak dostępu do API OCR (W przypadku korzystania z OCR API)
173Nierozpoznany język na dokumencie (W przypadku korzystania z OCR API)
W przypadku odpowiedzi z serwera z Code innym niż wymienione w tabeli powyżej należy wyświetlić informację zgodnie ze Statusem. Komunikat tej informacji znajduje się w Message lub AdditionalMessage, i ewentualny link w UriToDownload. Przykładowe zapytanie JSON { "Data": "[DANE BINARNE]", "InvoiceGuid":"dce8b807-2846-4816-a24b-12d7eca140ed", "Filename":"255430.pdf", } Przykładowa odpowiedź JSON { "ExportString": "[ODPOWIEDŹ W FORMACIE JSON]", "Message": "Rozpoznano dokument 255430.pdf.", "Code": 1, "Status": 2, "AdditionalMessage": "W bezpłatnym pakiecie Demo OCR zostało jeszcze 7 dokumentów do wykorzystania. Kliknij w ten komunikat, aby przejść do Sklepu Comarch i kupić odpowiedni Pakiet Comarch OCR.", "UriToDownload": "https://sklep.comarch.pl/produkty/ocr,2,16251" }

Moje BR

Jak założyć konto w Comarch Moje BR?

Comarch Moje BR to aplikacja do fakturowania i komunikacji z Biurem Rachunkowym. Przeznaczona jest dla najmniejszych firm potrzebujących mobilnego narzędzia do fakturowania i wprowadzania dokumentów kosztowych. Aplikacja dostępna jest na system Android i iOS. Po zainstalowaniu należy na ekranie startowym wybrać opcję Utwórz konto. W kolejnym kroku należy podać adres e-mail, na który Użytkownik będzie później logował się do aplikacji. Na podany adres zostanie wysłane powiadomienie o konieczności nadania hasła. Po wykonaniu tych kroków Użytkownik może już zalogować się do aplikacji Comarch Moje BR. Podczas pierwszego logowania niezbędne jest podanie nr NIP oraz akceptacja zgód wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych (RODO). W kolejnym kroku Biuro Rachunkowe uruchamia internetową wymianę dokumentów w Comarch ERP Optima. Więcej informacji – zobacz tutaj. Aby uruchomić wymianę danych w aplikacji, należy zaakceptować komunikat o konieczności potwierdzenia współpracy z Biurem Rachunkowym. Od tego momentu można w pełni korzystać z Comarch Moje BR: wystawiać dokumenty sprzedażowe, dodawać dokumenty kosztowe, wysyłać dane do Biura Rachunkowego i odbierać informacje o podatkach i innych opłatach. Więcej informacji o aplikacji Comarch Moje BR tutaj.

Biuletyny

Techniczne

OPT057 - Strojenie wydajnościowe baz MS SQL dla Comarch ERP Optima

Data aktualizacji: 28-11-2018

Wprowadzenie

Serwer bazy danych jest centralnym miejscem dla całej instalacji Comarch ERP Optima i ma bardzo duże znaczenie dla wydajnej jej pracy. Dlatego bardzo ważne jest odpowiednie skonfigurowanie serwera zarówno pod względem sprzętowym, doboru właściwego oprogramowania oraz jego ustawień. Dodatkowo z biegiem czasu i działalnością klienta spływają nowe dane słownikowe oraz dokumenty, co powoduje przyrost bazy danych. Ważne jest więc monitorowanie stanu serwera SQL i odpowiednie reagowanie w celu zapewnienia jak najlepszej wydajności. Niniejszy biuletyn zawiera wytyczne dla konfiguracji serwera bazy danych dedykowanego do pracy z Comarch ERP Optima. Przedstawiono w nim również podstawowe metody diagnozy problemów wydajnościowych oraz sposoby optymalizacji. W ostatnim rozdziale znajduje się obszerny opis cyklicznych czynności administracyjnych, których celem jest utrzymanie serwera SQL w dobrej kondycji. Do biuletynu dołączone są skrypty, które pozwalają zautomatyzować cykliczne czynności administracyjne dla wersji Express serwera SQL.

Planowanie instalacji

Dobór konfiguracji sprzętowej dla serwera bazy danych

Serwer bazy danych jest wrażliwym elementem, którego awaria może spowodować przestój całej firmy oraz duże straty finansowe, dlatego warto zainwestować w markowy, sprawdzony sprzęt. Taki serwer w atrakcyjnych cenach można np. nabyć w ramach Zintegrowanej Oferty Comarch.

Konfiguracja sprzętowa

Przy doborze serwera bazy danych należy zwrócić szczególną uwagę to, aby zapewniał on niezawodną pracę i bezpieczeństwo przechowywanych danych. Dlatego warto, aby jak najwięcej komponentów było nadmiarowych usuwając pojedyncze ogniwa awarii. Czyli dobrze jest zastosować podwójne zasilacze oraz zasilanie awaryjne (UPS) pozwalające na prawidłowe zamknięcie systemu w momencie braku prądu. Jeżeli chodzi o wydajność to przede wszystkim należy zwrócić na ilość pamięci RAM oraz szybkość podsystemu dyskowego. Procesor zwykle odgrywa mniejsze znaczenie. Jednakże powinien zawierać rdzenie nowej generacji (Intel Nehalem lub lepszy) i taktowaniu przynajmniej 2 GHz. Im więcej dostępnej pamięci tym lepiej, oczywiście ze względu na koszty, jej ilość musi być dobrana do zapotrzebowania, bazując na wielkości instalacji, czyli ilości użytkowników, wielkości baz danych oraz ich ilości. Orientacyjne ilości pamięci RAM dla różnych konfiguracji zostały podane w Podręczniku konfiguracji dla bieżącej wersji Comarch ERP Optima. Później oczywiście należy obserwować liczniki serwera i sprawdzać, czy nie ma potrzeby jej zwiększenia. Informacje na temat przykładowych liczników, na które warto zwrócić uwagę podano w punkcie 4. Diagnoza problemów wydajnościowych. Podsystem dyskowy powinien być zabezpieczony przed awariami poprzez odpowiednią konfigurację. Zalecana konfiguracja to przynajmniej Raid 1 (mirror) dla wolumenu obsługującego system oraz w miarę możliwości Raid 10 dla wolumenu przechowującego dane. Dodatkowo należy zwrócić uwagę, aby kontroler dyskowy posiadał podtrzymywanie bateryjne, które umożliwia zastosowanie opcji write-back przyspieszającej działanie podsystemu dyskowego. Najczęściej przyjmowaną jednostką wydajności podsystemu dyskowego jest IOPS[1] (ang. Input/Output Operations Per Second, IOPS), czyli ilość operacji wejścia wyjścia na sekundę. Jako operację wejścia/ wyjścia rozumie się odczyt lub zapis fragmentu danych, najczęściej o rozmiarze 4 kB. Poniżej znajdują się orientacyjne dane dotyczące wydajności różnych podsystemów dyskowych:
DyskOrientacyjna wartość IOPS[2]
Dysk Sata 5400~50-80
Dysk Sata 7200 ~75-100
Dysk SAS 10k~140
Dysk SAS 15k~175-210
Dysk SSD~400-1000000[3]
Wymagania co do podsystemu dyskowego zależą od wielkości instalacji to znaczy wielkości bazy oraz ilości równoczesnych użytkowników. Jako zgrubną zasadę można przyjąć, że dla mniejszych baz danych (<2 GB) należy zarezerwować około 15-25 IOPS dla użytkownika. Natomiast dla większych baz (> 2 GB) dla jednego użytkownika należy przeznaczyć 25-40 IOPS lub więcej. Jak widać Rozwiązaniem godnym polecenia jest zastosowanie dysków SSD. Przy czym należy pamiętać o zabezpieczeniu ich przed awarią np. poprzez konfigurację RAID 1. Bardziej szczegółowe informacje dotyczące określenia wymagań aplikacji do podsystemu dyskowego można znaleźć w poniższym odnośniku: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ee410782(v=sql.100).aspx Porównanie wydajności pracy Comarch ERP Optima z dyskami SSD i SATA znajduje się w biuletynie technicznym: OPT076 - Porównanie wydajności HDD vs SSD w Comarch ERP Optima.pdf, który jest dostępny na Indywidualnych Stronach Partnerów (https://www.erp.comarch.pl//partnerzy/default.aspx).

Biura rachunkowe:

Kilka mniejszych baz danych słabiej obciąża serwer niż jedna duża. Dlatego przy skalowaniu serwera SQL dla biura rachunkowego należy przede wszystkim sprawdzić jaka będzie wielkość największej bazy danych i pod nią dobierać konfigurację plus zabezpieczyć dodatkową ilość pamięci RAM współmiernie do ilości baz danych. Raczej nie należy przekraczać ilości 50 baz danych o wielkości do 200 MB na rdzeń procesora.

Edycje serwera SQL

Bardzo duże znaczenie dla wydajnej pracy serwera SQL jest właściwe dobranie edycji serwera SQL. Comarch ERP Optima jest dystrybuowana z darmową serwera SQL o nazwie Express. Edycja ta posiada określone ograniczenia co do możliwości wykorzystania zasobów komputera, na którym jest zainstalowana. Szczegóły znajdują się w poniższej tabeli.
EdycjaMaksymalna ilość pamięci RAM (dla puli buforów)Maksymalna wielkość bazy danychIlość obsługiwanych procesorów
SQL 2008 Express1 GB*4 GB1
SQL 2008 R2 Express1 GB*10 GB1
SQL 2012 / 2014 Express1 GB*10 GB1 (maksymalnie 4 rdzenie)
SQL 2008 R2 Workgroup3 GBBez ograniczeń (524 PB)2
SQL 2008 R2 Standard64 GBBez ograniczeń (524 PB)4
SQL 2012 Standard / BI64 GBBez ograniczeń (524 PB)4 procesory (do 16 rdzeni)
SQL 2014 Standard / BI128 GBBez ograniczeń (524 PB)4 procesory (do 16 rdzeni)
Źródło: http://www.microsoft.com/sqlserver/en/us/product-info/compare.aspx *Badania niezależne od Producenta pokazują, że wersja Express może wykorzystać maksymalnie 1,4 GB RAM (http://sqlgeek.pl/2010/08/23/pl-sql-server-limity-w-sql-server-2008-r2-express-edition/)

Architektura 32 bit, a 64 bit.

Obecnie obowiązującą architekturą jest architektura 64 bitowa i w miarę możliwości zalecana jest aktualizacja do niej środowisk 32 bitowych, które posiadają ograniczenia związane z ilością adresowanej pamięci, a także różnymi komplikacjami w jej alokacji. W podstawowej konfiguracji proces 32 bitowy może maksymalnie zaadresować 2 GB pamięci, przy zastosowaniu specjalnego przełącznika można tą wartość zwiększyć do 3 GB, ale dzieje się to kosztem ilości dostępnej przestrzeni adresowej dla systemu operacyjnego dlatego należy robić to ostrożnie. Serwer SQL może dodatkowo wykorzystać mechanizm AWE, który pozwala na systemach 32 bitowych wyjść poza zakres 4 GB pamięci. Szczegóły można znaleźć w archiwalnym biuletynie technicznym OPT041-Wydajność Comarch OPT!MA a procesory wielordzeniowe i 64 bitowe, który jest dostępny na stronach walidowanych. Na systemach 64 bitowych warto zwrócić uwagę, aby instalować również serwer SQL w wersji 64 bitowej ponieważ jego 32 bitowy odpowiednik będzie w stanie wykorzystać jedynie 4 GB z dostępnej pamięci nawet w edycji Standard. Więcej informacji na temat możliwości wykorzystania pamięci operacyjnej przez poszczególne wersje systemów operacyjnych Windows można znaleźć tutaj: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/windows/desktop/aa366778(v=vs.85).aspx

Konfiguracja serwera SQL

Większość parametrów serwera SQL należy pozostawić bez zmian, ponieważ domyślne wartości są optymalne dla większości warunków pracy. Sugerujemy jednakże zwrócić uwagę na Maksymalną / Minimalna ilość wykorzystywanej pamięci RAM.

Minimalna i Maksymalna ilość wykorzystywanej pamięci RAM>

Parametr minimalnej i maksymalnej ilości wykorzystanej pamięci RAM odnosi się wyłącznie do jednego z komponentów serwera SQL, czyli puli buforów. Jest to kluczowy element jednakże, przy rezerwowaniu pamięci dla puli buforów należy wziąć pod uwagę również inne składniki samego serwera SQL jak i samego systemu operacyjnego.

Minimum Server Memory

Domyślną wartością parametru Minimum Server Memory jest zero, co oznacza, że serwer będzie dynamicznie zarządzał dostępną pamięcią RAM dla puli buforów. Ustawienie tego parametru powyżej zera oznacza, że serwer SQL nie będzie mógł zwolnić tej pamięci w razie potrzeby. Z drugiej strony w środowisku, gdzie pracuje więcej aplikacji prócz samego serwera SQL może być konieczne zarezerwowanie niezbędnego minimum pamięci, ponieważ niemożność zaalokowania niezbędnego minimum spowoduje konieczność korzystania z pliku wymiany na dysku twardym i znaczną degradację wydajności Serwera SQL. Na komputerach dedykowanych do pracy tylko z serwerem SQL zaleca się pozostawienie domyślnej wartości tego parametru.

Maximum Server Memory

Domyślna wartością tego parametru to: 2147483647 MB, co oznacza że Server SQL będzie chciał zająć całą dostępną pamięć na komputerze. Może to niestety prowadzić do spadku wydajności całego środowiska poprzez to, że pula buforów zajmie pamięć potrzebną do działania systemu operacyjnego lub innych komponentów serwera SQL. Dlatego zaleca się ograniczenie tej pamięci rezerwując niezbędną przestrzeń do działania systemu operacyjnego i pozostałych elementów serwera SQL (oraz ewentualnie dla dodatkowych aplikacji pracujących na tym systemie).
Ustawienia pamięci dla instancji Microsoft SQL Server
Poniżej znajdują się sugestie ustawień parametru Maximum Server Memory (przy założeniu, że na serwerze nie pracują dodatkowe aplikacje oraz inne moduły serwera SQL takie jak wyszukiwanie pełnotekstowe, analizy czy raporty). Dane te oczywiście dotyczą wersji, które nie posiadają wbudowanych ograniczeń tak jak wersja Express. Dla wersji Express biorąc pod uwagę wcześniej podane informacje można ustawić Maximum Server Memory na 1400 MB.
Pamięć fizycznaMaximum Server Memory
2 GB1500 MB
4 GB3200 MB
6 GB4800 MB
8 GB6400 MB
12 GB10000 MB
16 GB13500 MB
24 GB21500 MB
Źródło: http://www.sqlservercentral.com/blogs/glennberry/2009/10/29/suggested-max-memory-settings-for-sql-server-2005_2F00_2008/

Inne parametry

Optimize for Ad hoc Workloads

Włączenie parametru „Optimize for Ad hoc Workloads” pozwala na lepsze wykorzystanie dostępnej pamięci RAM w sytuacji, gdy na serwerze generowane jest wiele zapytań, które nigdy więcej lub bardzo rzadko są uruchamiane ponownie. Parametr ten powoduje, że plany dla zapytań „ad hoc” nie są zapisywane w pamięci podręcznej do późniejszego wykorzystania. Zapisywany jest tylko ich mały fragment, cały plan jest zapisywany dopiero przy powtórnym wykonaniu tego samego zapytania. W ten sposób oszczędzana jest pamięć RAM, przez co może być ona wykorzystana przez serwer SQL do innych celów, a co za tym idzie zwiększa się jego wydajność.
Zaawansowane właściwości serwera SQL – włączony parametr Optimize for Ad hoc Workloads
Zaleca się włączenie tego parametru przy pracy z Comarch ERP Optima. Opcja ta jest dostępna od wersji SQL 2008. Zajętość pamięci planów dla zapytań można sprawdzić poniższym zapytaniem: select objtype, count(*) as number_of_plans, sum(cast(size_in_bytes as bigint))/1024/1024 as size_in_MBs, avg(usecounts) as avg_use_count from sys.dm_exec_cached_plans group by objtype Poniższy wynik wskazuje, że plany typu „Adhoc” zajmują 1439 MB pamięci, co jest stosunkowo dużą wartością więc warto włączyć opcję „Optimize for ad hoc workloads”. Za pomocą komendy: DBCC FREESYSTEMCACHE('SQL Plans') można wyczyścić pamięć podręczną planów dla planów typu Adhoc.

Diagnoza problemów wydajnościowych

Temat diagnozy wydajności serwera SQL jest bardzo obszerny, jednakże poniżej wybrano kilka podstawowych wskaźników, które warto sprawdzić, gdy występują problemy wydajnościowe. Wszystkie poniższe wskaźniki dostępne są z poziomu systemu operacyjnego. Narzędzia administracyjne \ Monitor wydajności
Nazwa parametruZalecane wartościZalecane działania
Procesor: Czas procesora [%]< 80%Jeżeli wartość tego parametru przynajmniej kilka razy dziennie na dłuższy czas przekracza zalecaną wartość należy zaplanować dołożenie drugiego procesora lub jego wymianę na wydajniejszy
System: Processor Queue Lenght< 2 (dla rdzenia)Jeżeli wartość tego parametru przynajmniej kilka razy dziennie na dłuższy czas przekracza zalecaną wartość należy zaplanować dołożenie drugiego procesora lub jego wymianę na wydajniejszy
Pamięć: Strony/s< 20Zbyt mała ilość dostępnej pamięci RAM
Pamięć: Dostępne bajty> 300Zbyt mała ilość dostępnej pamięci RAM
Dysk fizyczny: Czas dysku [%] (poddzielone przez ilość dysków)< 55%Wysoka wartość tego parametru może wskazywać na nie wystarczająco szybki podsystem dyskowy lub zbyt małą ilość dostępnej pamięci RAM.
Dysk fizyczny: Średnia długość kolejki dysku (podzielone przez ilość dysków)< 2Wysoka wartość tego parametru może wskazywać na nie wystarczająco szybki podsystem dyskowy lub zbyt małą ilość dostępnej pamięci RAM.
(najlepiej w okolicach zera)
SQL Server Buffer: Buffer Cache Hit Ratio> 90%Zbyt mała ilość dostępnej pamięci RAM dla serwera SQL
(najlepiej w granicach 99%)
Page life expectancy> 300Zbyt mała ilość dostępnej pamięci RAM dla serwera SQL
Zbyt mała ilość dostępnej pamięci dla serwera SQL może wynikać z poniższych czynników:
  • Za mało pamięci w serwerze
  • Ograniczenia wersji Express
  • Nieprawidłowo skonfigurowany parametr Max Server Memory
  • Ograniczenia architektury 32 bitowej
Importy dużych dokumentów poprzez pracę rozproszoną lub inne mechanizmy mogą na dłuższy czas blokować dostęp do tabel, a przez co powodować wydłużenie czasu operacji dla pozostałych użytkowników. Dlatego zaleca się, aby szczególnie duże importy były wykonywane poza godzinami pracy innych użytkowników. Jeżeli jakiś scenariusz działania okazuje się szczególnie wolny prosimy o opisanie go krok po kroku i zgłoszenie go przez System Obsługi Zgłoszeń (SOZ).

Optymalizacja dużych baz danych

Program jest dostosowany do pracy w większości warunków, jednakże niektóre szczególnie duże bazy ze względu na specyficzny rozkład danych w tabelach mogą wymagać dodatkowej optymalizacji. Za duże bazy danych uważamy te, które mają rozmiar rzędu kilku gigabajtów lub więcej. Przed przystąpieniem do poniższych czynności dobrze upewnić się, czy serwer jest prawidłowo skonfigurowany i posiada odpowiednią ilość zasobów.

Wyszukiwanie brakujących indeksów

Microsoft SQL Server posiada wbudowane mechanizmy, które pozwalają określić orientacyjnie jakich indeksów może brakować. W tym celu można uruchomić na serwerze następujące zapytanie: select d.* , s.avg_total_user_cost , s.avg_user_impact , s.last_user_seek ,s.unique_compiles from sys.dm_db_missing_index_group_stats s ,sys.dm_db_missing_index_groups g ,sys.dm_db_missing_index_details d where s.group_handle = g.index_group_handle and d.index_handle = g.index_handle order by s.avg_user_impact desc go Źrodło: http://www.google.pl/url?sa=t&rct=j&q=performance_tuning_waits_queues.doc&source=web&cd=1&ved=0CFkQFjAA&url=http%3A%2F%2Fdownload.microsoft.com%2Fdownload%2F4%2F7%2Fa%2F47a548b9-249e-484c-abd7-29f31282b04d%2FPerformance_Tuning_Waits_Queues.doc&ei=IrjYT__PAcXk4QSOxJzRAw&usg=AFQjCNFRIebSlMLnry8gH99CQklhdmokJw Zapytanie to najlepiej uruchomić po dłuższej pracy użytkowników wykonujących swoje zadania z Comarch ERP Optima w szczególności w obszarach, gdzie zauważają problemy wydajnościowe. Należy pamiętać, że dane o brakujących indeksach są usuwane po restarcie serwera SQL. Przykładowy wynik powyższego zapytania (pominięto kilka kolumn, aby zachować czytelność). Po pierwsze patrzymy na kolumny avg_user_impact oraz avg_total_user_cost, podają one zysk jaki można uzyskać przy zastosowaniu danego indeksu. Pierwszy z nich avg_user_impact wskazuje na procentową poprawę w zmniejszeniu kosztu wykonania zapytań użytkownika . Drugi natomiast avg_total_user_cost podaje całkowity zysk w koszcie wykonywanych przez użytkownika zapytań. Należy mieć również świadomość, że podejście to ma również swoje ograniczenia. Najbardziej istotne z nich jest takie, że podane dane należy traktować jako sugestię, a nie jako konieczność. Pozostałe ograniczenia podane są tutaj: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms345485(v=sql.105).aspx Poniżej znajduje się skrypt używany przez Dział Wsparcia Microsoft: (http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms345421.aspx) PRINT 'Missing Indexes: ' PRINT 'The "improvement_measure" column is an indicator of the (estimated) improvement that might ' PRINT 'be seen if the index was created. This is a unitless number, and has meaning only relative ' PRINT 'the same number for other indexes. The measure is a combination of the avg_total_user_cost, ' PRINT 'avg_user_impact, user_seeks, and user_scans columns in sys.dm_db_missing_index_group_stats.' PRINT '' PRINT '-- Missing Indexes --' SELECT CONVERT (varchar, getdate(), 126) AS runtime, mig.index_group_handle, mid.index_handle, CONVERT (decimal (28,1), migs.avg_total_user_cost * migs.avg_user_impact * (migs.user_seeks + migs.user_scans)) AS improvement_measure, 'CREATE INDEX missing_index_' + CONVERT (varchar, mig.index_group_handle) + '_' + CONVERT (varchar, mid.index_handle) + ' ON ' + mid.statement + ' (' + ISNULL (mid.equality_columns,'') + CASE WHEN mid.equality_columns IS NOT NULL AND mid.inequality_columns IS NOT NULL THEN ',' ELSE '' END + ISNULL (mid.inequality_columns, '') + ')' + ISNULL (' INCLUDE (' + mid.included_columns + ')', '') AS create_index_statement, migs.*, mid.database_id, mid.[object_id] FROM sys.dm_db_missing_index_groups mig INNER JOIN sys.dm_db_missing_index_group_stats migs ON migs.group_handle = mig.index_group_handle INNER JOIN sys.dm_db_missing_index_details mid ON mig.index_handle = mid.index_handle WHERE CONVERT (decimal (28,1), migs.avg_total_user_cost * migs.avg_user_impact * (migs.user_seeks + migs.user_scans)) > 10 ORDER BY migs.avg_total_user_cost * migs.avg_user_impact * (migs.user_seeks + migs.user_scans) DESC PRINT '' GO Przygotowuje on od razu definicję indeksu wraz z przykładową nazwą sortując indeksy po polu „miara poprawy”, które jest wyliczane biorąc pod uwagę wspomniane wcześniej kolumny: avg_total_user_cost, avg_user_impact, oraz dodatkowo user_seeks i user_scans z sys.dm_db_missing_index_group_stats.
Uwaga
Należy przygotować skrypt dodający oraz usuwający dodawane indeksy, ponieważ dodatkowe indeksy uniemożliwią wykonanie konwersji do nowej wersji programu. Po skonwertowaniu bazy można na nowo dodać przygotowane indeksy
Uwaga
Dodane indeksy mogą mieć negatywny wpływ na operacje dodawania, aktualizowania i usuwania rekordów w bazie, dlatego należy przetestować ich wpływ na całościowe funkcjonowanie programu.

Database Engine Tuning Advisor

Pełne wersje Microsoft SQL Server posiadają dodatkowe narzędzie o nazwie Database Engine Tuning Advisor. Pozwala ono również na dodanie brakujących indeksów na podstawie zapisanego wcześniej ruchu SQL. Ruch ten można zapisać za pomocą innego narzędzia Microsoft SQL Server Profiler, które również jest dostępne w pełnej wersji serwera SQL. W skrócie proces optymalizacji można przedstawić w poniższych krokach:
  • Zapis ruchu za pomocą Microsoft SQL Server Profiler
  • Przygotowanie optymalizacji w Database Engine Tuning Advisor
  • Zapis rekomendacji
  • Przygotować plik usuwający dodatkowe indeksy i statystyki
  • Utworzenie dodatkowych indeksów i statystyk

Zapis ruchu za pomocą Microsoft SQL Server Profiler

Po wyborze nowego trace’a należy wskazać szablon Tuning, zaleca się zapisać plik od razu na dysk i ograniczyć jego rozmiar np. do 100 MB. Zaznaczony domyślnie parametr Enable file rollover powoduje utworzenie nowego pliku po osiągnięciu zadanego limitu. Zbyt duże pliki znacząco zwiększają czas analizy przez Database Engine Tuning Advisor.

Przygotowanie optymalizacji w Database Engine Tuning Advisor

Po zakończeniu zapisu ruchu przechodzimy do Database Engine Tuning Advisor. Na pierwszej zakładce „General” nowej sesji wskazujemy plik (File) jako źródło ruchu do optymalizacji oraz podajemy bazę do analizy. Na drugiej zakładce „Tuning Options” pozostawiamy domyślne parametry. W celu uruchomienia analizy klikamy ikonę Start Analysis (menu Actions \ Start Analysis)

Zapis rekomendacji

Po zakończonej analizie otrzymujemy szacowany wzrost wydajności oraz rekomendacje co do założenia dodatkowych indeksów i statystyk. Przygotowane rekomendacje należy zapisać w pliku poprzez przejście do menu Action \ Save Rekommendations. Z tak przygotowanych rekomendacji można wybrać kilka lub wszystkie indeksy i statystyki, jednakże należy pamiętać, że każdy dodatkowy indeks będzie spowalniał operacje dodawania, aktualizowania i usuwania rekordów w tabeli, której on dotyczy. Następnie wybrane indeksy i statystyki należy zapisać w skrypcie nadając im nazwy, które będą łatwe do identyfikacji. Na koniec należy również przygotować skrypt, który będzie usuwał niestandardowe indeksy i statystyki, ponieważ trzeba je usuwać przed przystąpieniem do konwersji bazy danych. Po zakończeniu konwersji można je ponownie dodać.
Uwaga
Należy przygotować skrypt dodający oraz usuwający dodawane indeksy, ponieważ dodatkowe indeksy uniemożliwią wykonanie konwersji do nowej wersji programu. Po skonwertowaniu bazy można na nowo dodać przygotowane indeksy.
Uwaga
Dodane indeksy mogą mieć negatywny wpływ na operacje dodawania, aktualizowania i usuwania rekordów w bazie, dlatego należy przetestować ich wpływ na całościowe funkcjonowanie programu.

Cykliczne czynności administracyjne

Cykliczne czynności administracyjne są bardzo istotne z punktu widzenia bezpieczeństwa jak i wydajności serwera SQL i należy traktować je jako obowiązkowe, a nie opcjonalne. Do najważniejszych czynności administracyjnych można zaliczyć:
  • Kopia bezpieczeństwa
  • Cykliczne odtwarzanie kopii bezpieczeństwa w celu weryfikacji poprawności backupu.
  • Optymalizacja indeksów
  • Kontrola poprawności baz danych DBCC CHECKDB
Dla wydajności szczególnie dla większych baz duże znaczenie ma cykliczna optymalizacja indeksów w bazie, które ze względu na swoją defragmentację będą spowalniać pracę Comarch ERP Optima. W kolejnych podrozdziałach opisano w jaki sposób można zautomatyzować niektóre z wymienionych czynności administracyjnych.

Maintenance Plan – zautomatyzowane strojenie dla pełnych wersji MS SQL

Każda pełna wersja MS SQL posiada mechanizm automatyzacji procesów, których zadaniem jest optymalizowanie bazy danych oraz kreowanie kopii bezpieczeństwa. Raz skonfigurowany zestaw operacji nazywany Maintenance Plan’em, czyli planem serwisowym, może być wielokrotnie uruchamiany w zadanym czasie. Tworzony jest zatem pewien „automat”, który o konkretnej porze wykona za nas operacje, które można wykonać z interfejsu programu Comarch ERP Optima. W niniejszym podrozdziale przedstawiony został przykład planu serwisowego obejmującego:
  • Sprawdzenie spójności i ciągłości bazy danych (element testów integralności)
  • Odbudowę indeksów (ikona pioruna na oknie listy baz danych w konfiguracji)
  • Aktualizację statystyk
  • Wykonanie kopii bezpieczeństwa bazy konfiguracyjnej oraz firmowej
  • Usunięcie plików powstałych na potrzeby wykonywania planu
Materiał został sporządzony przy pomocy MS SQL 2008 za pomocą kreatora. Dla wcześniejszych wersji silnika bazy danych postępuje się podobnie.

Krok 1 – Uruchomienie kreatora Maintenance Plan’u

Kreator uruchamiany jest z poziomu programu Management Studio (pełna wersja). SQL Server /Management/Maintenance Plan Wizard

Krok 2 – Wskazanie nazwy planu oraz terminu jego wykonywania

Kolejnym oknem kreatora, na które natrafiamy, jest krótki opis możliwości samego kreatora. Możemy zaznaczyć opcję, aby nie pokazywało się ono następnym razem. Interesuje nas następne okno. Wypełniamy w nim pola odpowiadające za nazwę oraz opis planu. Deklarujemy następnie jego ramy czasowe. Mamy dwie możliwości: „Seperate schedule for each task” – opcja pozwala na ustalenie terminu wykonania dla każdej operacji planu osobno. „Single schedule for entire plan or no schedule” – opcja pozwala na ustalenie terminu wykonania całego planu lub wykonania go na życzenie (on demand). Naciskając przycisk „Change” przechodzimy do okna konfiguracji ram czasowych. Poniższy obraz przedstawia wybór ram czasowych dla opisywanego przykładu. Istnieją cztery kombinacje ram czasowych dla planu. Mamy zatem:
  • „Start automatically (…)” – plan uruchomi się tuż po uruchomieniu serwera oraz usługi SQL Agent
  • „Start whenever when CPU (…)” – plan uruchomi się, kiedy procesor nie będzie obciążony
  • „Recurring” – plan ustala się według interwałów rok / miesiąc / dzień
  • „On time” – plan wykona się tylko raz w zadanym dniu i godzinie
W przykładzie użyjemy opcji terminarza według interwału co tydzień. Na obrazku widać, iż ma wykonywać się w każdy piątek o godzinie 18:30. Plan ma rozpocząć się od 15 grudnia 2009 roku i ma nie mieć końca. Plan ma symulować koniec tygodnia roboczego, kiedy po godzinie 18:00 wszyscy pracownicy skończyli pracę, a serwer SQL nie jest już niczym obciążony. Poprawne wskazanie ram czasowych dla planu jest bardzo istotne. Uruchomienie go podczas szczytu aktywności pracowników może nawet uniemożliwić im pracę. Podczas optymalizacji serwer pobiera dużo zasobów sprzętowych oraz blokuje elementy struktury bazy danych.

Krok 3 – wskazanie składników planu serwisowego

Kolejne okno kreatora planu przedstawia zakres czynności, jakie można wykonać. Są to:
  • „Check Database Inegrity” – kontrola poprawności struktury bazy danych. Nie można mylić jej z testami integralności, które walidują poprawność samych danych.
  • „Shrink Database” – pomniejszenie wielkości bazy danych poprzez usunięcie już niepotrzebnej rezerwy. Serwer SQL podczas pracy alokuje nowe zasoby na potrzeby przyszłych danych oraz operacji. Nie usuwa natomiast powstałem w tej sposób nadwyżki, kiedy dane zostaną usunięte a operacja się zakończy. Shrink pozwala na uwolnienie tych danych. Należy jednak pamiętać o tym, iż usunięcie nadmiarowych danych skutkuje fragmentacją dysku i może negatywnie wpływać na wydajność SQL. Nie zaleca się shrinkowania bazy danych tuż po wykonaniu odbudowy indeksów. Może to przynieść efekt odwrotny od zamierzonego.
  • „Reorganize Index” – defragmentacja indeksów.
  • „Rebuild Index” – odbudowa indeksów na nowo. Operacja ta jest bardziej długotrwała aniżeli defragmentacja, lecz daje lepsze efekty.
  • „Update Statistics” – aktualizacja “query optimizer’a” dzięki której serwer będzie potrafił wydajniej wykonywać polecenia.
  • „Clean Up History” – usuwanie historii wykonywania i odtwarzania kopii baz danych.
  • „Execute SQL Server Agent Job” – wykonanie “Job’a”.
  • „Back Up Database” – wykonanie kopi bezpieczeństwa bazy danych.
  • „Maintenance Cleanup Task” – usunięcie plików powstałych podczas wykonywania planu.
Poniższy obraz przedstawia wybór opcji, które realizowane są w opisywanym przykładzie.

Krok 4 – wskazanie kolejności wykonywania składników planu serwisowego

Kolejne okno kreatora planu pozwala na zadecydowanie, w jakiej kolejności powinny wykonać się poszczególne składniki planu serwisowego.

Krok 5 – wskazanie baz danych dla każdego elementu planu serwisowego

Każdy element planu serwisowego można wykonać dla dowolnego zestawu baz danych. Naszym celem będzie baza konfiguracyjna i baza firmowa. Krok ten pozwala na elastyczność podczas tworzenia planu dla serwera przechowującego dużą ilość baz danych. Każdej z nich można przypisać oddzielne punkty planu. Ogólna zasada wyboru baz danych jest wspólna dla wszystkich elementów planu serwisowego. Możemy wybrać:
  • „All databases” – operacja zostanie wykonana na wszystkich bazach danych znajdujących się na serwerze.
  • „System databases” – operacja zostanie wykonana tylko dla systemowych baz danych (przykład nie zakłada żadnych optymalizacji na tym typie baz danych).
  • „All user databases” – operacja zostanie wykonana tylko dla baz danych użytkownika, czyli niesystemowych. Dzięki tej opcji mamy pewność, iż zoptymalizujemy wszystkie bazy danych i nie narazimy na niebezpieczeństwo bazy systemowe.
  • „These databases” – operacja zostanie wykonana tylko dla zaznaczonych baz danych. Opisywany przykład wykorzystuję tę opcję.
  • „Ignore databases (…)” – wszystkie te bazy danych, których stan nie jest „Online” nie będą podlegać optymalizacji.
Poniższy obraz przedstawia wybór baz danych poddawanych sprawdzaniu poprawności. Każde kolejne okno opiera się na podobnym wyborze.

Krok 6 – charakterystyczne opcje dla każdego elementu planu serwisowego

Podczas wskazywania, które bazy danych mają zostać zoptymalizowane, możemy ustalić pewne opcje charakterystyczne dla elementu planu serwisowego. Dla elementów wykorzystanych w przykładzie mamy:
  • Check Database Inegrity -Include indexes – po odznaczeniu proces kontroli nie obejmie indeksów, zajmie więc mniej czasu.
  • Rebuild Index -Reorganize pages with the default amount of free space – odbudowa indeksów z domyślnym “fill factor”. Oznacza to, iż indeksy zostaną odbudowane zgodnie z ustawieniami zadanymi podczas kreowana bazy danych, czyli przewidziane przez Comarch. -Change free space per page percentage to … – wskazanie wartości “fill factor” samodzielnie. -Sort results in tempdb – zastosowanie SORT_IN_TEMPDBoption. -Keep index online while reindexing – podczas odbudowy indeksy będą możliwe do odczytu (ta opcja dostępna jest dla edycji Enterprise)
  • Update Statistics -Update: – wybór elementów poddanych aktualizacji. -Scan type: – zakres elementów poddanych aktualizacji.
  • Back Up Database -Sekcja „Create a backup file for every database” – opcje związane z katalogiem, w którym zostaną umieszczone pliki kopii zapasowych.
  • Maintenance Cleanup Task -Dostępne opcje pozwalają na zadecydowanie jaki typ danych historycznych ma podlegać kasowaniu. Wskazuje się albo pewien plik, albo folder. Określa się również wymagany wiek pliku.

Krok 7 – wskazanie sposobu raportowania wyników wykonania planu serwisowego oraz zakończenie pracy z kreatorem.

Ostatnim etapem tworzenia planu serwisowego jest wskazanie ścieżki dostępu dla pliku raportu. Zawiera on zestawienie podjętych czynności oraz wyniki ich działania. Po zakończeniu kreatora, nowy plan znajduje się na liście Maintenance Plans w programie Management Studio. Na tym etapie kończy się konfiguracja planu serwisowego. Wykona się w następny piątek o godzinie 18:30. Szerszy opis wszystkich elementów Maintenance Plan’u w języku angielskim można uzyskać na stronie: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms188981.aspx

Plan serwisowy dla bezpłatnych wersji MS SQL

Opisany wcześniej plan serwisowy zbudować można tylko dla płatnych wersji silnika bazy danych. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby samemu sporządzić podobną funkcjonalność i zaproponować ją klientowi. Podobny efekt uzyskamy poprzez sporządzenie:
  • Skryptu SQL, który zawierał będzie wszystkie potrzebne dla optymalizacji zapytania.
  • Skryptu JS/VBS lub pliku .bat, który będzie zdalnie uruchamiał skrypt SQL z poziomy konsoli.
  • Harmonogramu systemu Windows, w którym zawrze się ramy czasowe planu.
W niniejszym biuletynie technicznym załączone zostały dwa pliki: Plik StrojenieBazy.sql to skrypt zawierający wszystkie niezbędne zapytania, aby przeprowadzić plan tożsamy z wcześniej opracowanym Maintenance Plan’em. Przed użyciem należy zmodyfikować w nim dwa parametry: SET @Nazwa_bazy = 'CDN_DEMO' -- Tu wpisz nazwę bazy danych do optymalizacji SET @Sciezka = N'C:\BACKUP\' -- Tu wpisz ścieżkę dostępu do katalogu dla kopii baz Skrypt optymalizuje tylko jedną, wybraną bazę danych. Został tak sporządzony dla łatwiejszego zrozumienia jego działania. Warto prześledzić jego strukturę. Drugi skrypt o nazwie StrojenieBazCDN.sql wymaga wskazania ścieżki dostępu do katalogu dla kopii baz. Zastosowano w nim kursor wyszukujący wszystkie bazy danych, których nazwa zaczyna się od ‘CDN’. Dla każdej z nich przeprowadzona zostanie optymalizacja. Przed uruchomieniem skryptu należy zmodyfikować w nim następujące elementy: sqlcmd.exe -S SERWER -E -i D:\StrojenieBazCDN.sql -o C:\Backup
  • SERWER – nazwa serwera, na którym znajdują się bazy danych.
  • D:\StrojenieBazCDN.sql – ścieżka dostępu oraz nazwa skryptu SQL.
  • C:\Backup – ścieżka docelowego miejsca składowania kopii baz danych (katalog musi istnieć).
Aby uruchomić automatyczne wykonywanie planu serwisowego należy w harmonogramie systemu Windows utworzyć nową regułę, która będzie w zadanym czasie uruchamiać odpowiedni skrypt VBS. Tym sposobem uzyskamy ten sam efekt, jaki przynieść może Maintenance Plan.

Pliki do pobrania

OPT060 – Comarch ERP Optima w środowisku terminalowym

Data aktualizacji: 29-06-2022

Wprowadzenie

Biuletyn przedstawia informacje na temat konfiguracji programu Comarch ERP Optima oraz środowiska terminalowego do pracy z programem, biorąc pod uwagę parametry łącza, konfigurację serwera, konfigurację klienta, podłączanie urządzeń współpracujących z programem a także ustawienia po stronie aplikacji Comarch ERP Optima. Biuletyn zakłada, że na serwerze terminali uruchamiana jest sama Comarch ERP Optima. Natomiast baza danych znajduje się na osobnym serwerze, którego konfiguracja jest poza zakresem niniejszego dokumentu. Biuletyn zawiera również informacje na temat urządzeń współpracujących z Comarch ERP Optima oraz sposobu ich konfiguracji w środowisku terminalowym.

Parametry łącza

Przepustowość łącza

Protokół RDP ma stosunkowo niskie wymagania, jeżeli chodzi o przepustowość. Oczywiście zależą one od parametrów sesji terminalowej czyli ilości kolorów, włączonych opcji w kliencie zdalnego pulpitu (szczegóły w p. 4 – Konfiguracja po stronie klienta) oraz rodzaju wykonywanej pracy. Z praktycznego punktu widzenia można przyjąć, że jedno połączenie przez pulpit zdalny przy głębi kolorów 16 bit zajmuje około 80 kbit/s. Może się ono wahać od 5 kbit/s do około 150 kbit/s. Przy czym kalkulacje wielkości łącza potrzebnego dla serwera terminali należy przeprowadzić w oparciu o parametr Upload, czyli transfer „do Internetu”. Ten parametr ma zwykle u dostawców Internetu znacząco niższą wartość od „Download”, czyli szybkości pobierania danych „z Internetu”. Czyli dla 10 równocześnie pracujących użytkowników należy zabezpieczyć łącze z parametrem Upload rzędu 800 kbit/s. Przepustowość łącza można przetestować za pomocą narzędzi online dostępnych w Internecie np. https://www.predkosc.pl/info/
Przykładowa strona pozwalająca na przetestowanie łącza internetowego

Jakość łącza

Na wydajność pracy ma również wpływ jakość łącza to znaczy wielkość opóźnień pakietów, wariancja opóźnień (jitter) oraz straty pakietów. Dobre jakościowo łącze, to łącze o opóźnieniach poniżej 100 ms, wariancją opóźnień do kilkunastu ms, straty pakietów w okolicach zera.

Konfiguracja po stronie serwera usług terminalowych

Wytyczne do konfiguracji sprzętowej dla serwera usług terminalowych

Przy doborze konfiguracji sprzętowej dla serwera terminali należy przede wszystkim zwrócić uwagę na mocne procesory. Zalecane byłyby procesory Xeon ze rdzeniami nowej generacji (Nehalem lub nowsze) oraz częstotliwością taktowania przynajmniej 2,6 GHz lub odpowiadające im procesory AMD. Ilość rdzeni zależna jest od ilości użytkowników. Zgrubnie szacując na jednym rdzeniu można uruchomić około 5 użytkowników. Przy czym jeden rdzeń należy odliczyć dla systemu operacyjnego. Ilość pamięci RAM również powinna być dostosowana do ilości użytkowników przeznaczając średnio około 500 MB dla jednego użytkownika, dodatkowo przynajmniej 2 GB na potrzeby systemu Windows plus około 1-2 GB rezerwowe. Dodatkowo należy wziąć pod uwagę, że zbyt mała ilość pamięci RAM może doprowadzić do intensywnego wykorzystania dysku twardego, co ostatecznie doprowadza do bardzo znaczącego spadku wydajności całego systemu, włączając w to działające na nim aplikacje. Do niezawodnej pracy serwera terminali zalecane jest uruchomienie dysków w konfiguracji RAID 1, czyli mirroring. Zastosowanie szybszych dysków (Serial SCSI 15 000 RPM lub SSD) pozwoli na szybsze wczytywanie binariów aplikacji, a przez to korzystnie wpływa na jej wydajność. Podsumowując dla 10 użytkowników powinno się zabezpieczyć trzy procesory lub jeden czterordzeniowy oraz około 7-8 GB pamięci RAM.

Wersja serwera terminala

Z wersji na wersję protokół RDP jest udoskonalany dlatego zalecamy używanie najnowszej jego wersji 8.0 dostępnej w serwerze Windows Server 2012. Poniższa tabela przedstawia różnice w ilości przesyłania danych (w Bajtach) przez takich samych klientów w zależności od wersji protokołu:
Wersja klienta zdalnego pulpituSystem operacyjny po stronie serwera BajtyZmniejszenie ilości przesłanych danych przy użyciu protokołu RDP 6.1
RDC 6.1 (Windows Server 2008)Windows Server 20087559075
RDC 5.2 (Windows Server 2003)Windows Server 200894503510.2
RDC 5.1 (Windows XP)Windows Server 2008111856330.32
Źródło: Remote Desktop Protocol Performance (http://download.microsoft.com/download/4/d/9/4d9ae28534314335a86e969e7a146d1b/RDP_Performance_WhitePaper.docx)

Konfiguracja serwera terminali

Na serwerze terminali należy wyłączyć wszystkie nieużywane opcje i usługi w systemie. Szczególnie nie jest zalecane włączanie funkcji „Środowisko pulpitu” (ang. Desktop Experience), ustawianie tapet na pulpicie oraz uruchamianie aplikacji, które obciążają procesor i pamięć serwera.

Ograniczenie maksymalnej głębi kolorów oraz blokowanie mapowanych urządzeń

W konfiguracji serwera terminali w celu zmniejszenia wymaganego pasma dla połączenia można ograniczyć głębię kolorów do 15 bit. Oznacza to, że użytkownicy mimo innych ustawień w kliencie zdalnego pulpitu będą mogli zestawić połączenie z maksymalną zdefiniowaną ilością kolorów. Dodatkowo dobrze jest zablokować mapowanie nieużywanych dodatkowych urządzeń takich jak porty COM, dyski lokalne klienta i inne ze względu na to, że każde z takich mapowań generuje dodatkowy ruch sieciowy.
Serwer Usług Terminalowych – ustawienia klienta

Konfiguracja sesji użytkowników

W konfiguracji serwera warto również dbać o to, aby na serwerze nie „wisiały” nieużywane, rozłączone sesje terminalowe, które zajmują zasoby serwera w szczególności pamięć. Można to zrobić ustawiając parametry sesji użytkowników na zakładce Sesja. Przykładowe wartości znajdują się na zrzucie ekranu, przy czym należy je dostosować do specyfiki pracy w danym środowisku.
Serwer Usług Terminalowych – ustawienia sesji
Na powyższym zrzucie ekranu ustawienia są wyszarzone, ponieważ zostały ustawione z poziomu polityki grupy.

Mapowanie drukarek sieciowych

Dla systemów Windows Server 2008 oraz Windows Server 2008 R2 zalecanym sposobem mapowania drukarek jest domyślny mechanizm EasyPrinting. Nie wymaga on żadnych dodatkowych czynności na serwerze terminali natomiast komputer klienta musi mieć zainstalowany Microsoft .Net Framework 3.0 SP1 oraz aplikację do połączenia przez pulpit zdalny (Remote Desktop Connection) minimum w wersji 6.1 (aplikacja ta jest składnikiem systemu, ale może wymagać uaktualnienia). W przypadku systemu Windows Server 2003, aby możliwe było mapowanie drukarki z klienta konieczna jest instalacja wszystkich sterowników drukarek używanych przez klienta. Dodatkowo, aby mapowanie powiodło się konieczna jest dokładna zgodność w nazwie sterownika po stronie klienta i serwera. W przypadku problemów można skorzystać z rozwiązania zawartego w dokumencie http://support.microsoft.com/kb/239088.

Zmiana algorytmu kompresji

Z poziomu zarządzania politykami grup (polecenie gpedit.msc) można zmienić domyślny algorytm kompresji, który bazuje na konfiguracji sprzętowej komputera. Pozwala to na samodzielne dostosowanie parametrów protokołu do warunków środowiska i konfiguracji komputera. Polityka grup pozwalająca na zmianę algorytmu kompresji na anglojęzycznych systemach nazywa się „Konfiguruj kompresję danych RemoteFX”. Konfiguracja komputera\ Szablony Administracyjne\ Składniki systemu Windows\ Usługi pulpitu zdalnego\ Host sesji pulpitu zdalnego\ Środowisko sesji zdalnej: Konfiguruj kompresję danych RemoteFX Mamy możliwość wprost wskazać, czy algorytm ma używać jak najmniejszych zasobów sieciowych kosztem pamięci i procesora (Optimized to use less network bandwidth), czy ma jak najmniej obciążać procesor i pamięć kosztem większego zapotrzebowania na pasmo sieciowe (Optimized to use less memory). Jest też możliwość wybrania konfiguracji zbalansowanej pomiędzy tymi dwoma opcjami (Balanced memory and network bandwith) oraz wyłączenie kompresji RDP (Do not use RDP compression algorithm).
Okno konfiguracji kompresji danych RemoteFX dla sesji zdalnych

Konfiguracja po stronie klienta

Analogicznie jak w przypadku serwera najlepiej jest korzystać z najnowszej wersji klienta zdalnego pulpitu. Dla połączeń z Windows Server 2008 R2 powinien to być klient o wersji minimum 6.1, a najlepiej w wersji 7.0.

Parametry połączenia do serwera terminali po stronie klienta

Głębia kolorów oraz mapowanie dodatkowych urządzeń

Dla połączeń przez Internet zalecane jest użycie ograniczonej liczby kolorów, czyli trybu High Color (15 bit lub 16 bit). Ilość kolorów można ustawić w kliencie połączenia przez pulpit zdalny na zakładce Ekran.
Właściwości klienta RDP – ustawienia głębi kolorów w sesji zdalnej
W bardzo trudnych warunkach można rozważyć połączenia w trybie 256 kolorów (głębia kolorów 8 bit). W tym celu należy zapisać ustawienia połączenia w pliku, a następnie otworzyć plik notatnikiem i zmodyfikować parametr: Session bppi:16 ustawiając: session bpp:i:8
Właściwości klienta RDP – zapis ustawień połączenia
Comarch ERP Optima w 256 kolorach przy standardowej skórce
Dodatkowo w celu uzyskania lepszej wydajności zaleca się zmianę skórki programu na UltraFlat. Zablokowanie mapowania wszystkich nieużywanych elementów takich jak porty, dyski, karty inteligentne, czy inne urządzenia Plug and Play ma również wpływ na zmniejszenie przesyłania dodatkowych danych, a przez co przyspiesza wyświetlanie aplikacji na wolnych łączach.
Właściwości klienta RDP – Mapowanie Zasobów lokalnych

Parametry graficzne w połączeniu zdalnego pulpitu

Znaczący wpływ na ilość zajętego pasma sieciowego przez połączenie pulpitu zdalnego mają parametry związane z graficznymi efektami w ramach sesji. Można je dostosować na zakładce „Wrażenia” klienta zdalnego pulpitu, są one tam powiązane z ustawieniami szybkości posiadanego łącza, ale można je również osobno zaznaczać i odznaczać.
Właściwości klienta RDP – Ustawienia efektów graficznych
W celu osiągnięcia najlepszej wydajności przy pracy przez wolniejsze łącza zaleca się wyłączenie wszystkich lub prawie wszystkich parametrów na zakładce „Wrażenia” zaczynając od góry, czyli od parametrów „Tło pulpitu” oraz „Wygładzanie czcionek”. Przykładowo opcja wygładzania czcionek może zwiększyć zapotrzebowanie na przepustowość od ponad 50% nawet do prawie 800%. Zapotrzebowanie na pasmo przy wykorzystaniu wygładzania czcionek ClearType oraz bez stosowania tego mechanizmu.
Typ użytkownikaTekst ClearType [kbit/s]Normalny tekst [kbit/s]Zwiększenie zapotrzebowania na pasmo przy użyciu ClearType
Pisanie i przewijanie35.622.5657.64 %
Przewijanie25.447.04260.92 %
Internet Explorer1410.4157.68794.52 %
Żródło: Remote Desktop Protocol Performance (http://download.microsoft.com/download/4/d/9/4d9ae28534314335a86e969e7a146d1b/RDP_Performance_WhitePaper.docx)

Pobieranie licencji

Program pracujący na komputerze usług terminalowych pobiera licencje w ten sam sposób co aplikacja pracująca „Stacjonarnie”, czyli instalacja taka jest wyposażona w Comarch ERP Menadżer Licencji (ML). Specyfiką usług terminalowych jest sposób zamykania sesji na serwerze usług terminalowych, np.: gdy host który pracował z sesją stracił połączenie do sesji na terminalu bądź też przerwał to połączenie celowo, to w obydwu przypadkach na serwerze terminali pozostaje pracująca sesja razem z programami uruchomionymi w niej, w tym z Comarch ERP Optima. Konfiguracja usług terminalowych pozwala na zarządzanie takimi sesjami na dwa sposoby – pozwala na ponowne podłączenie się do sesji z hosta, który utracił z nią połączenie (lub operatora który jest zalogowany w sesji) bądź pozwala na automatyczne zamknięcie takiej sesji. Problemem może okazać się automatyczne zamknięcie sesji, które zamyka aplikacje pracujące w tej sesji. Licencje które zostały przydzielone Comarch ERP Optima, która została zamknięta w taki sposób będą wciąż licencjami zajętymi, zmniejszającymi ilość dostępnych licencji w instalacji. Żeby uniknąć tego problemu wystarczy w Menu Widok Comarch ERP Optima wyłączyć parametr: „Potwierdzenie zamknięcia programu”. Program z tak ustawionym parametrem w automatycznie zamykanej sesji wyloguje zajmowane przez siebie licencje z (ML).

Konfiguracja interfejsu w Comarch ERP Optima

W konfiguracji Comarch ERP Optima przygotowano specjalne ustawienia pozwalające na uzyskanie lepszej wydajności przy słabszych parametrach połączenia do serwera terminali.

Ustawienie skórki

Skórkę programu można ustawić z poziomu menu Widok po zalogowaniu do programu.
Zmiana skórki w programie Comarch ERP Optima

Wyłączenie animacji

Również w menu Widok po zalogowaniu do programu można wyłączyć animacje w programie.
Zmiana Efektów animacji w programie Comarch ERP Optima

Zwinięcie graficznego menu (ribbon)

Obszar graficznego menu (ribbon) jest najdłużej odrysowywany dlatego jego wyłączenie na wolnym łączu powinno poprawić szybkość ściągania obrazu aplikacji z serwera.
Comarch ERP Optima - praca z rozwiniętą wstążką
Comarch ERP Optima - praca ze zwiniętą wstążką

Drukarki fiskalne w usługach terminalowych

System Comarch ERP Optima posiada możliwość pracy w środowisku terminalowym. Istotnym elementem pracy tego systemu jest możliwość korzystania z drukarek fiskalnych. Przepisy wymagają od użytkownika umieszczenia drukarek fiskalnych na stanowisku, gdzie odbywa się sprzedaż fiskalna. W środowisku terminalowym oznacza to podłączenie drukarki fiskalnej do komputera, na którym pracuje klient terminala. W przypadku systemów Microsoft Windows Terminal Serwer do podłączenia drukarki fiskalnej do portu COM stanowiska terminalowego można wykorzystać stworzone przez nas oprogramowanie. Oprogramowanie pozwala na przekazanie do końcówki terminala danych dla drukarki fiskalnej poprzez tak zwany kanał wirtualny. Aby przekazywanie danych do drukarki mogło mieć miejsce zarówno po stronie końcówki terminala jak i po stronie serwera musi być zainstalowane odpowiednie oprogramowanie, które można użytkować zgodnie z zasadami podanymi w punkcie 7.3.

Instalacja i konfiguracja komponentów na serwerze

Program Comarch ERP Optima nawiązują połączenie z drukarką fiskalną poprzez API udostępnione przez bibliotekę sterownika fiskalnego. Instalacja sterowników odbywa się wraz z instalacją programu Comarch ERP Optima. Konfiguracja programu do współpracy z drukarką podłączoną do konsoli terminala odbywa się, poprzez wybranie odpowiednio zmodyfikowanego sterownika przeznaczonego do pracy w TS. W konfiguracji programu „Comarch ERP Optima System / Konfiguracja / Stanowisko / Ogóle / Drukarka fiskalna” należy wybrać odpowiedni dla drukarki fiskalnej sterownik i zaznaczyć parametr Sterownik terminalowy.

Instalacja komponentów na końcówce terminala

Po stronie końcówki terminala umieszczone są komponenty zajmujące się obsługą kanału wirtualnego oraz połączeniem z drukarką fiskalną. Pliki zawierające instalatory komponentów znajdują się w katalogu „Drukowanie Fiskalne w usługach terminalowych - Client” (na płycie instalacyjnej programu w katalogu Dodatki), lub bezpośrednio w katalogu z programem Comarch ERP Optima. Plik OnlineFP.exe zawiera instalator odpowiedni dla systemów 32 i 64 bitowych. Aby zainstalować obsługę terminalowych drukarek fiskalnych należy: 1. Plik OnlineFP.exe przegrać na końcówkę terminala. 2. Przeprowadzić instalację obsługi sterowników terminalowych na końcówce. Użytkownik Windows, który instaluje obsługę sterowników, musi mieć uprawnienia administratora. Oprogramowanie po stronie klienta składa się z plików obsługujących kanał wirtualny i z samych sterowników do drukarek. Wszystkie pliki kopiowane są do katalogu wskazanego podczas instalacji. Sterowniki drukarki nawiązują połączenie z urządzeniem na wskazanym adresie TCP/IP lub porcie COM wybranym w konfiguracji programu pracującego po stronie pulpitu zdalnego. Należy zwrócić uwagę również na następujące aspekty: 1. Mechanizm komunikacji z drukarkami fiskalnymi nie wykorzystuje mapowania portów COM w samej usłudze terminalowej. 2. Przy aktualizacji wersji programu Comarch ERP Optima zaleca się również aktualizację sterowników na końcówce terminala. Odinstalowanie z poziomu panelu sterowania programu Comarch ERP Sterowniki i usługi terminalowe i zainstalowanie aktualnej wersji z pliku OnlineFP.exe Po prawidłowo wykonanej instalacji na końcówce terminala i konfiguracji komponentów na serwerze można wykonać test połączenia z drukarką z poziomu konfiguracji programu.

Licencje

Komponenty do współpracy z drukarką fiskalną poprzez usługi pulpitu zdalnego wymagają licencji na „Fiskalny driver terminalowy”. Licencje są pobierane przez Comarch ERP Optima w sesji terminalowej w momencie wywołania pierwszej operacji chronionej licencją. Są to: fiskalizacja i wydruk raportów fiskalnych. Licencje są zwalnianie przy wylogowaniu się operatora z programu.
Uwaga
Do prawidłowego pobierania licencji wymagane jest wprowadzenie bezpośrednio do programu nazwy serwera klucza.
W sytuacji, gdy baza konfiguracyjna znajduje się na tym samym serwerze, gdzie pracuje menadżer licencji (ML), program nie wymaga wprowadzania nazwy serwera klucza - domyślnie szuka ich na serwerze gdzie znajduje się baza konfiguracyjna. Dla potrzeb komponentów, o których mówi ten artykuł nazwa takiego serwera zawsze musi być wprowadzona. Informację tą wprowadzamy w oknie logowania w polu Serwer Klucza.

Schemat połączenia do drukarki fiskalnej

Połączenie drukarki fiskalnej w sesji terminalowej
 

Terminale płatnicze w usługach terminalowych

System Comarch ERP Optima posiada możliwość pracy w środowisku terminalowym i komunikowania się z terminalem płatniczym podłączonym do komputera, na którym pracuje klient terminala. W przypadku systemów Microsoft Windows Terminal Serwer można wykorzystać stworzone przez nas oprogramowanie. Oprogramowanie pozwala na przekazanie do końcówki terminala danych dla terminala płatniczego poprzez tak zwany kanał wirtualny. Aby przekazywanie danych do terminala płatniczego mogło mieć miejsce zarówno po stronie końcówki terminala jak i po stronie serwera musi być zainstalowane odpowiednie oprogramowanie.

Instalacja i konfiguracja komponentów na serwerze

Program Comarch ERP Optima nawiązują połączenie z terminalem płatniczym poprzez API udostępnione przez bibliotekę sterownika fiskalnego. Instalacja sterowników odbywa się wraz z instalacją programu Comarch ERP Optima. Konfiguracja programu do współpracy z terminalem płatniczym podłączonym do konsoli terminala odbywa się, poprzez wybranie odpowiednio zmodyfikowanego sterownika przeznaczonego do pracy w TS. W konfiguracji programu „Comarch ERP Optima System / Konfiguracja / Stanowisko / Ogóle / Terminal płatniczy” należy wybrać odpowiedni dla terminala płatniczego sterownik z dopiskiem „terminal” w nazwie.

Instalacja komponentów na końcówce terminala

Po stronie końcówki terminala umieszczone są komponenty zajmujące się obsługą kanału wirtualnego oraz połączeniem z terminalem płatniczym. Pliki zawierające instalatory komponentów znajdują się w katalogu „Drukowanie Fiskalne w usługach terminalowych - Client” (na płycie instalacyjnej programu w katalogu Dodatki), lub bezpośrednio w katalogu z programem Comarch ERP Optima. Plik OnlineFP.exe zawiera instalator odpowiedni dla systemów 32 i 64 bitowych. Aby zainstalować obsługę terminali płatniczych należy: 1. Plik OnlineFP.exe przegrać na końcówkę terminala. 2. Przeprowadzić instalację obsługi sterowników terminalowych na końcówce. Użytkownik Windows, który instaluje obsługę sterowników, musi mieć uprawnienia administratora. Oprogramowanie po stronie klienta składa się z plików obsługujących kanał wirtualny i z samych sterowników do terminali płatniczych. Wszystkie pliki kopiowane są do katalogu wskazanego podczas instalacji. Sterownik terminala nawiązuje połączenie z urządzeniem na wskazanym adresie TCP/IP lub porcie COM wybranym w konfiguracji programu pracującego po stronie pulpitu zdalnego. Należy zwrócić uwagę również na następujące aspekty: 1. Mechanizm komunikacji z terminalami płatniczymi nie wykorzystuje mapowania portów COM w samej usłudze terminalowej. 2. Przy aktualizacji wersji programu Comarch ERP Optima zaleca się również aktualizację sterowników na końcówce terminala. Odinstalowanie z poziomu panelu sterowania programu Comarch ERP Sterowniki i usługi terminalowe i zainstalowanie aktualnej wersji z pliku OnlineFP.exe Po prawidłowo wykonanej instalacji na końcówce terminala i konfiguracji komponentów na serwerze można wykonać test połączenia z terminalem płatniczym z poziomu konfiguracji programu.

Podłączenie kolektorów i kas fiskalnych

Komunikacja z tego typu urządzeniami odbywa się poprzez mapowanie portów COM pomiędzy stacją roboczą a sesją na komputerze usług terminalowych, na które pozwala protokół RDP. Z pracą tak podłączonych urządzeń wiążą się niekiedy kłopoty z czasem przesyłania danych z podpiętego urządzenia (z tego powodu dla drukarek fiskalnych wprowadzone są dodatkowe kanały przesyłania danych). Aby mapowanie urządzeń było możliwe w sesji terminalowej należy: Po stronie serwera: Sprawdzić czy mapowanie portów COM jest załączone w konfiguracji serwera usług terminalowych (Terminal Server Configuration)
Serwer Usług Terminalowych – mapowanie portów
Po stronie klienta: Załączyć parametr mapowania portów (LPT, COM) (ustawiamy to w oknie „Podłączanie pulpitu zdalnego” Opcje: zakładka Zasoby lokalne/Lokalne urządzenia i zasoby/Porty)
Właściwości klienta RDP – Mapowanie portów
Konfiguracja z poziomu programu wykonywana jest identycznie przy podłączeniu urządzenia bezpośrednio do komputera, mapowane porty COM będą widoczne jako kolejne porty na liście dostępnych portów w systemie.

Drukowanie na drukarki i urządzenia przez wydruki XML (tekstowe/inne)

Wydruki XML (tekstowy/inne) wysyłają rezutlat wydruku zawierający dane oraz kody sterujące dla urządzenia bezpośrednio do portu (LPT/USB/COM) przypisanego do urządzenia. Z reguły wysłanie tych danych odbywa się metodą kopiowania plików do określonego portu. Może to powodować problemy przy przesyłaniu tych danych z sesji terminalowej do urządzenia. Uruchamiając wysłanie danych z tych wydruków w konfiguracji połączenia należy włączyć opcję mapowania portów, identycznie jak w punkcie Podłączenie kolektorów i Kas Fiskalnych. Ta metoda nie pozwala jednak na wysyłanie danych do urządzeń pracującyh na portach USB, bywa też zawodna. Jeśli napotykamy na problem przesyłania danych bezpośrednio do mapowanych portów możemy, zastosować dodatkowy mechanizm przesyłania danych z wydruku do strumienia danych RAW sterownika drukarki, który został zmapowany w sesji. Opcja mapowania drukarek w konfiguracji połączenia sesji terminalowej musi być włączona. Do przesyłania danych do strumienia drukarki używamy dodatkowego programu RawPrint.exe. Pozwala on na przesłanie pliku utworzonego w sesji do strumienia drukarki – jako parametr podajemy nazwę pliku oraz nazwę drukarki w systemie Windows: RawPrint.exe “Oki ML3320 (from PCBIURO) in session 1” PlikDanych.dat Uruchomienie wydruku w takim trybie wykonujemy zmieniając sekcję [RUN] w definicji wydruku XML (od wersji 2013.6. możliwe jest przekazywanie parametrów do programu uruchamianego w sekcji RUN). W tej sekcji wprowadzamy komendę uruchamiającą program RawPrint lub kombinacje uruchomienia programu PrintTxt i RawPrint. Połączenie uruchomienia tych programów możemy zrealizować za pomocą pliku bat lub cmd umieszczonego w katalogu roboczym Comarch ERP Optima. W sekcji [RUN] podajemy nazwę pliku z komendami, np wykonaj_wydruk.bat:
Sekcja [RUN] w definicji wydruku
Program Printtxt w takiej sytuacji musi być skonfigurowany tak żeby wynik drukowania był zapisywany do pliku tekstowego, plik ten będzie wysyłany przez program RawPrint do drukarki docelowej.

Czytniki kodów kreskowych EAN

Program obsługuje czytniki kodów kreskowych podłączane szeregowo z klawiaturą. Czytniki te będą działać w sesji terminalowej bez dodatkowej konfiguracji.

Skanery dokumentów do współpracy z modułem OBD

W programie Comarch ERP Optima uruchamianej przez terminal jest możliwość podłączenia skanera. W tym celu należy zainstalować na końcówce sieciowej aplikacji OnlineFP.exe i w konfiguracji Optimy w gałęzi Stanowisko \ Ogólne \Parametry i załączyć parametr : Wymiana danych z komputerem lokalnym w pracy Terminalowej. Po wykonaniu powyższych czynności i przelogowaniu w programie Comarch ERP Optima, Skaner powinien być dostępny z poziomu modułu Obieg Dokumentów i pracować jak w sesji lokalnej.

Wysyłanie i odbieranie plików przez kanały wirtualne

W programie Comarch ERP Optima uruchamianej przez terminal jest możliwość wysyłania i odbierania plików na końcówce sieciowej w następujących funkcjach programu:
Funkcje w programie:
Eksport ustawień personalizacji.
Import urzędów,
Eksport wydruków.
Eksporty przelewów
Eksport i import kontrahentów
Export i import cennika
Eksporty do ECOD
Eksport i import danych kadrowych
Eksport wypłat
Eksport deklaracji ZUS do Płatnika
Eksport deklaracji PFRON do SODiR
Import czasu pracy z czytników RCP
Import z pliku KEDU
Eksport/import ustawień operatora.
Funkcje są dostępne w Comarch ERP Optima po zainstalowaniu na końcówce sieciowej aplikacji OnlineFP.exe i załączeniu w konfiguracji programu w gałęzi Stanowisko \ Ogólne \ Parametry parametru : Wymiana danych z komputerem lokalnym w pracy terminalowej. Dla pozostałych przypadków eksporty plików z programu wykonywane są na dyski serwera usług terminalowych, chyba że przy połączeniu terminalowy mapujemy dyski stacji lokalnej, to wówczas możemy pliki zapisać w tych lokalizacjach.

Pozostałe uwagi dotyczące konfiguracji Comarch ERP Optimy pracującej w usługach terminalowych

Uruchamianie Comarch ERP Przypominacz – program uruchomi się podczas logowania na serwer terminalowy, jeżeli nie było aktywnej sesji logującego się użytkownika; jeżeli użytkownik podłącza się pod istniejącą sesję, to program się nie uruchomi. Podpis elektroniczny dla e-maili, PDFów, e-Deklaracji – działa po konfiguracji certyfikatów po stronie serwera usług terminalowych bądź dla przekazywanie certyfikatów po stronie stanowiska. I tak:
  • Dla certyfikatów po stronie stanowiska sieciowego musimy zainstalować obsługę kanałów wirtualnych przez aplikację OnlineFP.exe a następnie załączyć w konfiguracji Comarch ERP Optima w gałęzi Stanowisko \ Ogólne \ Parametru parametr : Wymiana danych z komputerem lokalnym w pracy terminalowej.
  • Dla certyfikatów po serwera usług terminalowych certyfikaty klienta muszą być przeniesione na system z usługami terminalowymi. Na terminalu i serwerze należy zainstalować komponenty obsługi podpisu elektronicznego, dostarczane przez jego producenta. W opcjach połączenie zdalnego należy zaznaczyć „Mapuj zasoby lokalne – karty inteligentne”.
Współpraca z programem Płatnik – Możliwa jest na dwa sposoby:
  • Przez tworzenie plików dla płatnika z użyciem kanałów wirtualnych (Program płatnik pracuje po stronie stanowiska sieciowego)-punkt Wysyłanie i odbieranie plików przez kanały wirtualne,
  • Bądź przez instalacje Płatnika bezpośrednio na serwerze ( program Płatnik będzie pracował „po stronie” serwera TS ).
Menadżer Licencji powinien zostać skonfigurowany na komputerze z serwerem SQL, który znajduje się w tej samej sieci lokalnej co serwer terminalowy. Innymi słowy przy połączeniu przez Internet do serwera terminali nie ma możliwość korzystania z licencji po stronie Klienta, czyli Menadżera Licencji zainstalowanego w sieci lokalnej stanowiska, z którego uruchamiamy połączenie pulpitu zdalnego.

Płace i kadry

OPT050 - Korygowanie wypłat

Data aktualizacji: 12-07-2023

Spis treści

1 Wprowadzenie

Zdarzają się sytuacje, gdy konieczne staje się skorygowanie naliczonej, zaksięgowanej i rozliczonej wypłaty pracownika, czasem nawet sprzed kilku miesięcy / lat, dlatego też w programie Comarch ERP Optima dostępna jest funkcjonalność anulowania wypłaty i naliczenia wypłaty korygującej oraz naliczenia wypłaty korygującej do wcześniej już skorygowanej wypłaty. Mechanizm korekty najczęściej jest wykorzystywany w sytuacji, gdy np.:
  • Rozliczono niewłaściwą nieobecność (np. urlop zamiast zwolnienia lekarskiego);
  • Naliczono zły element (np. wynagrodzenie za czas choroby zamiast zasiłku chorobowego);
  • Nieprawidłowo naliczono składki ZUS, np. z tytułu przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, nieoskładkowania jakiegoś elementu (np. ekwiwalentu za urlop), itd.
  • Nieprawidłowo naliczono wypłatę korygującą (np. gdy istniała konieczność skorygowania wypłaty w związku z rozliczeniem niewłaściwej nieobecności, natomiast po jej wykonaniu, otrzymano informację o przekroczeniu rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych)
W przypadku korygowania wypłat ZUS wymaga sporządzenia korygujących raportów miesięcznych za odpowiednie miesiące, których dotyczą zmiany. Natomiast urząd skarbowy w wielu przypadkach nie wymaga korygowania poprzednich lat (deklaracji), tylko rozliczenia podatkowego w bieżącym miesiącu, w którym dokonujemy korekty, uwzględniając odpowiednie zmiany. Wykorzystując proces korygowania na przełomie roku należy podchodzić z dużą rozwagą do rozliczeń podatkowo - składkowych z urzędami. Każdy przypadek musi być traktowany indywidualnie, dlatego w razie wątpliwości zalecamy konsultację tematu z ekspertami US/ZUS.
Uwaga
W przypadku, gdy pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie z opóźnieniem (po naliczeniu wypłaty), to nie ma konieczności wykorzystania funkcjonalności anulowania wypłaty, tylko zaległą nieobecność można rozliczyć przy wykorzystaniu parametru „Miesięcy wstecz” na formularzu listy płac. W przypadku rozliczenia zaległych zwolnień lekarskich wykorzystanie opcji „Mies. wstecz” będzie możliwe tylko wtedy gdy za okres bieżącego miesiąca naliczone są elementy wynagrodzenia podlegające składkom społecznym.
Przykład
 Pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie za ostatnie dni miesiąca z opóźnieniem. W związku z tym za miesiąc poprzedni zostało wypłacone pełne wynagrodzenie. W miesiącu bieżącym pracownik w dalszym ciągu jest nieobecny (ani wynagrodzenie za czas choroby, ani zasiłek chorobowy nie podlegają składkom społecznym). W wypłacie z opcją „Miesięcy wstecz” nadpłacone składki nie zostaną potrącone, ponieważ podstawa do ZUS nie może być ujemna. W takim przypadku zalecamy wykonanie korygowania wypłaty za miesiąc poprzedni
.
W dokumencie zaprezentowana została funkcjonalność dotycząca tylko korygowania wypłat.

2 Korygowanie wypłat

W celu przeprowadzenia korekty wynagrodzenia dla danej osoby w programie istnieje możliwość anulowania:
  1. Wypłaty (zamkniętej lub zaksięgowanej);
  2. Nieobecności, gdy wcześniej została anulowana wypłata, w której jest rozliczona dana nieobecność;
  3. Zestawienia czasu pracy, gdy wcześniej została anulowana wypłata, w której jest rozliczone zestawienie.
  4. Wypłaty korygującej,
  5. Nieobecności korygującej, gdy wcześniej została anulowana wypłata korygująca, w której została rozliczona dana nieobecność.
  6. Zestawienie korygujące, gdy wcześniej została anulowana wypłata korygująca, w której zostało rozliczone zestawienie
Uwaga
Proces korygowania wypłaty jest działaniem jednorazowym, dlatego należy podejść do niego z dużą rozwagą.  W przypadku konieczności skorygowania wypłaty korygującej, należy naliczoną wcześniej wypłatę korygującą usunąć i naliczyć ją ponownie już z poprawnymi wartościami.  

2.1 Anulowanie wypłaty

Funkcja anulowania wypłaty możliwa jest do wykonania na pojedynczej, zamkniętej (kolor czarny), lub zaksięgowanej (kolor niebieski) wypłacie oraz na wypłacie korygującej (zamkniętej/zaksięgowanej). W programie nie ma seryjnego anulowania kilku wypłat.
Uwaga
Operacja anulowania wypłaty jest nieodwracalna, co oznacza, że Użytkownik programu samodzielnie nie jest w stanie przywrócić statusu wypłaty z anulowanej na podstawową. Może jedynie dokończyć proces korygowania i naliczyć wypłatę na liście płac korygującej. Aby przywrócić status wypłaty z anulowanej na podstawową należy skorzystać z pomocy Autoryzowanego Partnera. Wypłaty o statusie „Anulowane” nie są uwzględniane w wyliczeniach, deklaracjach, ani na wydrukach wykonywanych w programie.
W celu anulowania wypłaty należy w oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac, na której jest naliczone „błędne” wynagrodzenie, podświetlić pracownika z wypłatą, a następnie pod prawym klawiszem myszy (menu kontekstowe) wybrać opcję Anuluj wypłatę lub Koryguj wypłatę.

Po wybraniu opcji Anuluj wypłatę, wypłata zostanie anulowana. Na liście wypłat będzie widniała w kolorze szarym, ze statusem ‘Anulowana’. Opcja Koryguj wypłatę spowoduje automatyczne anulowanie wypłaty oraz otworzenie okna formularza w celu utworzenia listy płac korygującej.

Po wybraniu opcji ‘Koryguj wypłatę’ pojawi się następujący komunikat:

Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu’.

 

Po wybraniu opcji ‘Tak’ wypłata zostanie automatycznie anulowana, dodatkowo zostanie utworzona lista płac korygująca z domyślnym symbolem EKOR oraz ustawieniami skopiowanymi z listy płac, na której znajduje się anulowana wypłata.

Uwaga
 Nie można dodać kolejnej listy płac o tym samym numerze za ten sam okres. Dlatego jeżeli pierwotna lista korygująca ma symbol EKOR, to dodając kolejną korektę za ten sam okres należy podać inne oznaczenie listy. Istnieje możliwość zdefiniowania nowego dokumentu z innym symbolem listy płac (np. EKOR1, EKOR2).

Po zapisaniu Użytkownik zostanie przeniesiony na okno wypłaty pracowników, z domyślnie ustawioną listą płac, w celu naliczenia wypłaty korygującej.

Wskazówka
Opcja ‘Anuluj wypłatę’ skutkuje jedynie anulowaniem wypłaty. W celu kontynuowania wykonywania korekty, Użytkownik dodatkowo musi samodzielnie utworzyć listę płac korygującą, aby naliczyć wypłatę z poprawnymi wartościami.

Po uruchomieniu tej funkcji pojawi się dodatkowo pytanie: Czy anulować wypłatę? Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu. Akceptacja spowoduje, że wypłata otrzyma status anulowanej i na liście płac wyświetlana będzie w kolorze szarym ze statusem ‘anulowana’.

2.2 Anulowanie i korygowanie nieobecności

Funkcja anulowania nieobecności możliwa jest do wykonania, gdy wcześniej została anulowana wypłata, w której została rozliczona dana nieobecność. Operacji dokonujemy z poziomu kalendarza rzeczywistego „Nie/obecności”, po wejściu na Listę nieobecności. Nieobecność należy podświetlić i pod prawym klawiszem myszy (menu kontekstowe) wybrać Anuluj nieobecność lub Koryguj nieobecność. Wybranie opcji ‘Anuluj nieobecność’ oraz akceptacja operacji anulowania spowoduje, że nieobecność otrzyma status anulowanej i na liście wyświetlana będzie w kolorze  szarym. Opcja ‘Koryguj nieobecność’ spowoduje anulowanie nieobecności w tle oraz automatyczne wyświetlenie okna formularza nieobecności w celu dodania nieobecności korygującej. Nieobecność skorygowana będzie wyświetlana na liście w kolorze niebieskim. W przypadku, gdy nieobecność była wprowadzona nieprawidłowo i została anulowana, ponieważ okazało się, że pracownik był w tym czasie obecny, to nie korygujemy takiej nieobecności. Można także wpisać nowe nieobecności (na inne dni), które powinny być, a nie zostały rozliczone w danym okresie. W tym celu dodajemy ikoną plusa nową nieobecność.

2.3 Anulowanie i korygowanie zestawień czasu pracy

Funkcja anulowania zestawień czasu pracy możliwa jest do wykonania, gdy wcześniej została anulowana wypłata, w której zostało rozliczone dane zestawienie. Operacji dokonujemy z poziomu kalendarza rzeczywistego „Nie/obecności”, po wejściu na Listę zestawień. Zestawienie należy podświetlić i pod prawym klawiszem myszy (menu kontekstowe) wybrać Anuluj zestawienie lub Koryguj zestawienie.

Akceptacja operacji ‘Anuluj zestawienie’  spowoduje, że zestawienie otrzyma status anulowanego i na liście wyświetlane będzie w kolorze  szarym.

Wybranie opcji ‘Koryguj zestawienie’ spowoduje automatyczne anulowanie zestawienia w tle oraz otwarcie formularza, w celu dodania zestawienia korygującego. Zestawienie korygujące na liście będzie widniało w kolorze niebieskim.

 
Uwaga
Operacja anulowania nieobecności lub zestawienia jest nieodwracalna, co oznacza, że Użytkownik programu samodzielnie nie jest w stanie przywrócić statusu z anulowanej na podstawową. Należy wówczas skorzystać z pomocy Autoryzowanego Partnera. Nieobecności i zestawienia o statusie „Anulowane” nie są uwzględniane w wyliczeniach, deklaracjach, ani na wydrukach wykonywanych w programie.

2.4 Korygowanie innych informacji

W sytuacji, gdy korekta nie dotyczy czasu pracy pracownika, lecz na przykład: przekroczenia składek emerytalno – rentowych, kosztów uzyskania przychodu, ulgi podatkowej, kodu ubezpieczenia itp. należy dokonać aktualizacji zapisu Formularza danych kadrowych pracownika . Aktualizacja zapisu powinna być zrobiona z datą odpowiadającą stanowi faktycznemu, np. jeśli pracownik zmienił miejsce zamieszkania z początkiem lipca  2023 (i w związku z tym przysługują mu podwyższone koszty uzyskania przychodu), to należy zaktualizować dane z datą  01.07.2023 i w zapisie aktualnym od tego dnia odnotować informację o podwyższonych kosztach uzyskania.

2.5 Definiowanie listy płac korygującej

Wskazówka
Uwaga: Opcja ‘Koryguj wypłatę’ automatycznie tworzy listę płac korygującą z ustawieniami skopiowanymi z listy płac, na której znajduje się anulowana wypłata. Nie można dodać kolejnej listy płac o tym samym numerze za ten sam okres. Dlatego jeżeli pierwotna lista korygująca ma symbol EKOR, to dodając kolejną korektę za ten sam okres należy podać inne oznaczenie listy. Istnieje możliwość zdefiniowania nowego dokumentu z innym symbolem listy płac (np. EKOR1, EKOR2).
Z głównego menu Płace i Kadry wybieramy Listy płac i dodajemy nową listę płac. Na formularzu listy płac:
  1. Zaznaczamy parametr Lista płac korygująca;

2. Wybieramy Dokument. Na liście zdefiniowanych dokumentów domyślnie jest symbol ‘EKOR’. Użytkownik ma także możliwość definiowania własnych symboli. Aby utworzyć nowy symbol listy płac korygującej należy wybrać przycisk i wzorując się na już istniejącym symbolu EKOR założyć własny symbol (można skopiować poprzez kombinację klawiszy <CTRL>+<INS>).

3.W polu Korekta do listy wskazujemy listę płac, na której pierwotnie była naliczona wypłata (to jest lista płac, na której jest wypłata o statusie „Anulowana”);

Wskazówka

 Po wybraniu opcji ‘Korekta do listy’, zostanie otworzone okno ‘Listy płac’ z wszystkimi utworzonymi listami płac w         programie. Lista płac z wypłatą anulowaną będzie miała oznaczenie ‘A’ w kolumnie ‘Korekta’.

 

4. Data wypłaty jest zgodna z datą wypłaty z listy płac, na której została anulowana wypłata. Data jest automatycznie podpowiadana przez program.

Okres Od-Do, Rodzaj listy płac, miesiąc/rok deklaracji, opcja Miesięcy wstecz – kopiowane są zawsze z listy podstawowej wskazanej w polu Korekta do listy. Tym samym, wymienione pola na formularzu listy płac korygującej nie są dostępne do edycji.
Uwaga
Ustawienie daty wypłaty na liście płac korygującej jest bardzo istotne w przypadku liczenia średniej (z elementów zmiennych) do urlopu wypoczynkowego wg daty wypłaty (gdy w Konfiguracji firmy/ Płace/ Parametry jest zaznaczony parametr Średnia do urlopu wypoczynkowego wg daty wypłaty). W takiej sytuacji data wypłaty na liście korygującej powinna być zgodna z datą wypłaty na liście płac, na której została anulowana wypłata. Aby w bieżącej (najbliższej) wypłacie wygenerowała się „Spłata korekty netto wypłaty” (różnica w płatności między wypłatą anulowaną a korygującą) data wypłaty na liście płac korygującej powinna być przynajmniej o jeden dzień wcześniejsza niż data na liście płac dla bieżącego miesiąca.

2.6 Naliczanie wypłaty na korygującej liście płac

Gdy w oknie Wypłaty pracowników wybierzemy listę płac korygującą, to powinny pojawić się tylko osoby, dla których wcześniej anulowano wypłaty. Należy naliczyć wypłatę korygującą  lub <INS>. Zostanie ona policzona według nowych (skorygowanych) ustawień. W pierwszej kolejności powinny zostać uzgodnione elementy (dodatki i potrącenia).  Elementy dodane wcześniej ręcznie powinny zostać uzupełnione przez Operatora. Następnie należy sprawdzić, czy składki ZUS (społeczne i zdrowotna) są prawidłowe. W przypadku zaliczki podatku sugerujemy skopiowanie podatku z wypłaty anulowanej (na taką, jaka była odprowadzona wcześniej do urzędu) – urząd skarbowy nie wymaga korygowania zeznania rocznego za poprzednie lata, tylko oczekuje rozliczenia ewentualnej niedopłaty/nadpłaty zaliczki podatku w bieżącym okresie rozliczeniowym. W celu skopiowania zaliczki podatku z wypłaty anulowanej należy w formularzu wypłaty przejść na zakładkę [Podatki] i nacisnąć  Kopiowanie zaliczki podatku. Po skopiowaniu zaliczki podatku w polu Zaliczka podatku do urzędu skarbowego powinna pojawić się wartość podatku z anulowanej wypłaty, a więc dokładnie kwota, którą Płatnik potrącił pracownikowi z wypłaty i odprowadził do urzędu skarbowego.
Uwaga
W przypadku, gdy wypłata korygującą dotyczy miesiąca deklaracji, za który firma jeszcze nie rozliczyła się z urzędem skarbowym (nie dokonała płatności do urzędu), to nie trzeba kopiować zaliczki podatku
Uwaga
W module Płace i Kadry Plus w wypłacie korygującej istnieje możliwość skopiowania kwoty zajęcia wynagrodzenia z wypłaty anulowanej. Przycisk do kopiowania pierwotnej kwoty zajęcia znajduje się na formularzu elementu wypłaty. Zmiana kwoty zajęcia spowoduje automatyczne przeliczenie płatności dla komornika.
W ostatnim kroku należy uzgodnić kwotę płatności dla pracownika. W wypłacie korygującej zalecamy skopiowanie płatności z wypłaty anulowanej (na kwotę taką, jaką pracownik faktycznie otrzymał). Płatność generowana z wypłaty korygującej nie podlega rozliczeniu. W celu skopiowania płatności z wypłaty anulowanej należy w formularzu wypłaty korygującej przejść do Schematu płatności  (przycisk w dolnym prawym rogu okna) i w oknie listy płatności zaznaczyć parametr Ręczna korekta płatności w wypłacie. Po zaznaczeniu parametru Ręczna korekta płatności w wypłacie należy nacisnąć przycisk Kopiowanie listy płatności. Po naciśnięciu na ikonę pojawi się pytanie czy: Skopiować listę płatności z anulowanej wypłaty?. Akceptacja spowoduje skopiowanie płatności z anulowanej wypłaty. Po zapisaniu płatności na zakładce [Elementy wypłaty] pojawi się nowy składnik nieopodatkowany Korekta netto wypłaty” (jako różnica w płatności między wypłatą anulowaną a korygującą). Ta korekta netto wypłaty powinna zostać rozliczona w kolejnej wypłacie pracownika z wartością przeciwną, tzn. jeżeli w wypłacie korygującej została wygenerowana „Korekta netto wypłaty” jako kwota ujemna, to w najbliższej wypłacie powinna wygenerować się Spłata korekty netto wypłaty” z taką samą dodatnią kwotą i odwrotnie. Po skopiowaniu płatności z wypłaty anulowanej należy zapisać wypłatę korygującą. W tle zostanie wygenerowania również wypłata stornująca. W wypłacie ‘Stornującej’ wszystkie elementy zostawały naliczone dokładnie tak samo jak w wypłacie ‘Anulowanej’, ale z przeciwnym znakiem. Ma to znaczenie wyłącznie do księgowania wypłaty, aby wyksięgować wypłatę anulowaną lub aby wyliczyć różnicowo kwoty do zaksięgowania. Aby zobaczyć wypłatę stornującą należy podświetlić wypłatę korygującą (w oknie Wypłaty pracowników) i pod prawym przyciskiem myszy (menu kontekstowe) wybrać Pokaż wypłaty stornujące. Pojawi się okienko z wypłatą korygującą oraz stornującą.

Pojawi się okienko z wypłatą korygującą oraz stornującą.

Uwaga
Wypłata stornująca pomijana jest przy obliczeniach, deklaracjach, wydrukach.
Jeżeli Użytkownik nie zdecyduje się na samodzielne ręczne korygowanie podatku i płatności według opisu powyżej, podczas zapisu wypłaty korygującej po naciśnięciu ikony ‘dyskietki’, pojawią się następujące pytania:

Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej?

Akceptacja powyższego komunikatu spowoduje automatyczne skopiowanie podatku z wypłaty anulowanej. Jeżeli zostanie wybrana opcja ‘Nie’, zaliczka podatku pozostanie bez zmian.

 W kolejnym kroku Użytkownik otrzyma pytanie:

Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach.

Wybór opcji ‘TAK’ spowoduje automatyczne zaznaczenie w wypłacie parametru ‘Ręczna korekta płatności w wypłacie’ oraz zostanie skopiowana płatność z anulowanej wypłaty, do której naliczana jest korekta. Do listy elementów wypłaty zostanie dodany element 'Korekta netto wypłaty’, rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach pracownika.

 2.7 Korygowanie wypłaty korygującej

W przypadku błędnie naliczonej wypłaty korygującej, istnieje możliwość anulowania wypłaty oraz ponowne naliczenie korekty. Po wybraniu listy płac korygującej w oknie Wypłaty pracowników oraz wskazaniu wypłaty (status: zamknięta lub zaksięgowana), która ma zostać anulowana, z menu kontekstowego pod prawym przyciskiem myszy należy wybrać jedną z dostępnych opcji: Anuluj wypłatę lub Koryguj wypłatę. Opis działania obu funkcji został szczegółowo opisany w punkcie 2.1 Anulowanie wypłaty. Na oknie Wypłaty pracowników po wybraniu listy płac korygującej wyświetlane są osoby, które mają wypłatę o statusie anulowana na liście płac, z którą jest powiązana wybrana lista. W sytuacji, w której pierwotna lista korygująca ma symbol EKOR, to dodając kolejną korektę za ten sam okres należy podać inne oznaczenie listy. W przypadku wyboru użytego już wcześniej symbolu listy płac (EKOR) zostanie wyświetlony komunikat: Istnieje możliwość zdefiniowania nowego dokumentu z innym symbolem listy płac (np. EKOR1, EKOR2) z okna formularza listy płac po wybraniu opcji ‘Dokument’ i dodaniu nowego symbolu przy pomocy ikony ‘Plusa’. Wypłata korygująca nalicza się zgodnie z ustawieniami w danych pracownika, które są wprowadzone w momencie naliczania wypłaty korygującej. Dodatkowo w wypłacie korygującej do korekty naliczany jest nowy element ‘Korekta netto z poprzedniej wypłaty’. Składnik nalicza się w sytuacji, gdy w wypłacie anulowanej było wykonane kopiowanie płatności i był naliczony element ‘Korekta netto wypłaty’ lub ‘Korekta netto z poprzedniej wypłaty’. Element jest naliczany w celu poprawnego ustalenia różnicy w kwocie netto pomiędzy wypłatami. W wypłacie korygującej naliczanej do korekty, podobnie jak w pierwotnej korekcie, można skopiować zaliczkę podatku (na taką, jaka była zapisana w korekcie), oraz skopiować płatność z anulowanej wypłaty korygującej. Po skopiowaniu płatności, na zakładce [Elementy wypłaty], pojawi się składnik ‘Korekta netto wypłaty (jako różnica w płatności między anulowaną wypłatą korygującą, a bieżącą korektą). Przy braku ręcznego kopiowania podatku i płatności z anulowanej wypłaty, podczas zapisu wypłaty korygującej pojawią się pytania dotyczące kopiowania podatku oraz płatności z anulowanej wypłaty, analogicznie jak przy pierwszej wykonywanej korekcie.

2.8 Preliminarz płatności

  W module Kasa/Bank status płatności wypłaty korygującej domyślne  jest ustawiony na „Nie podlega” rozliczeniu, ponieważ w tej wypłacie zalecamy kopiowanie płatności z wypłaty anulowanej, którą pracownik już otrzymał. Mechanizm kopiowania płatności został omówiony w poprzednim podrozdziale. Jeżeli użytkownik w wypłacie korygującej nie decyduje się na kopiowanie płatności z wypłaty anulowanej, wtedy kwoty płatności z tych dwóch wypłat mogą różnić się i tą ewentualną różnicę należy wypłacić/potrącić pracownikowi. Jeśli różnica ma być wypłacona jako dodatkowy przelew, czy dodatkowa wypłata gotówki w kasie, to należy w module Kasa/Bank w Preliminarzu płatności podzielić płatność pracownika pochodzącą z wypłaty korygującej na dwie części (funkcja podziału płatności dostępna pod prawym przyciskiem myszy na danej płatności):
  • zapłaconą (z wypłaty obecnie anulowanej), w której pozostawiamy status na Nie podlega rozliczeniu;
  • należną do zapłaty, którą przelejemy/wypłacimy dodatkowo pracownikowi – tutaj zmieniamy status na Nie rozliczono. Po jej zrealizowaniu (wypłaceniu) można tą płatność rozliczyć w Kasie/Banku z odpowiednim zapisem kasowo/bankowym.

2.9 Korekta deklaracji ZUS

Po naliczeniu wypłaty korygującej możemy przygotować korygującą deklarację DRA do ZUS. W tym celu należy przejść do okna Deklaracje ZUS rozliczeniowe, dodać nową deklarację i wybrać odpowiedni miesiąc/rok, za który chcemy przygotować korektę. Program automatycznie zaproponuje kolejny identyfikator np. 02/06/2023, gdzie 02 - oznacza numer kolejno naliczonej deklaracji za 06.2023. Deklarację należy przeliczyć przyciskiem i zapisać. Tak zapisaną deklarację możemy wyeksportować do pliku *.xml Przygotowując korygującą deklarację DRA program uwzględnia na nowo wszystkie załączniki, dla wszystkich osób (nie tylko dla osób, dla których były korygowane wypłaty). I tym samym na deklaracji DRA są wykazane pełne kwoty na poszczególne ubezpieczania (z wszystkich załączników).
Wskazówka
W korygującej deklaracji rozliczeniowej DRA płatność generowana jest w pełnej wysokości tzn. nie jest wyliczana różnica pomiędzy deklaracją korygującą a pierwotną.
Jeżeli w wyniku korekty deklaracji wynika potrzeba dopłaty do ZUS, to w module Kasa/Bank z poziomu Preliminarza płatności można podzielić płatności wynikające z korygującej deklaracji DRA na 2 części (opcja pod prawym przyciskiem myszy na danej płatności):
  • zapłaconą, w której ustawiamy status na „Nie podlega” rozliczeniu;
  • należną do zapłaty, którą przelejemy do ZUS.
Uwaga
Korygująca deklaracja DRA zawsze zawiera załączniki dla wszystkich osób (nie tylko dla osób, dla których były korygowane wypłaty).

2.10 Kwitek wypłaty korygującej

Po naliczeniu wypłaty korygującej można wydrukować Kwitek wypłaty korygującej, który jest dostępny z poziomu otwartego formularza listy płac korygującej. Wydruk ten zawiera zbiorcze informacje o przeprowadzonej korekcie: dane z wypłaty anulowanej, z wypłaty korygującej oraz wyliczenie różnicowe kwot.

3 Przykłady korygowania wypłat dotyczące pracownika etatowego

3.1 Zmiana wynagrodzenia za czas choroby na zasiłek opiekuńczy za poprzednie lata

Pracodawca w poprzednim roku podatkowym, np. 12.2022, za który pracownik już się rozliczył, wypłacił pracownikowi wynagrodzenie chorobowe zamiast zasiłku. Wynagrodzenie za czas choroby podlegało składce zdrowotnej, zasiłek chorobowy nie podlega.  W tej sytuacji pracownik ma nadpłatę składki zdrowotnej . W bieżącym roku pracodawca powinien zwrócić pracownikowi pełną składkę na ubezpieczenie zdrowotne.
Przykład
Pracownik zatrudniony na stawkę  6000 zł, w 12.2022 był 5 dni na zwolnieniu lekarskim (05-09.12.2022), za które otrzymał wynagrodzenie za czas choroby zamiast zasiłku opiekuńczego nad chorym dzieckiem. Za ten miesiąc miał wypłacone: - wynagrodzenie zasadnicze w wys. 5000zł (6000 zł – 6000zł * 5/30 = 6000 zł – 1000 zł = 5000 zł) - wynagrodzenie chorobowe za 5 dni w wys. 690,30 zł (80%); podstawa zasiłku: 6000zł - 13,71% = 5177,40zł 
W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje: 1. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac za 12.2022, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę. 2. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat: Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu. Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). 3. W kalendarzu (Nie)obecności, na zakładce Nieobecności, należy podświetlić odpowiednią nieobecność (‘Zwolnienie chorobowe’: 05-09.12.2022), następnie pod prawym przyciskiem myszy należy wybrać opcję ‘Koryguj nieobecność’. Po wybraniu opcji ‘Koryguj nieobecność’ pojawi się pytanie: Czy skorygować nieobecność? Korygowanie wiąże się z anulowaniem nieobecności. Operacji nie można odwrócić! Po zaakceptowaniu komunikatu, nieobecność zostanie anulowana w tle oraz automatycznie zostanie wyświetlone okno formularza nieobecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej. W typie nieobecności należy wybrać ‘Urlop opiekuńczy (zasiłek). Następnie należy zapisać formularz nieobecności oraz kalendarz (Nie)obecności. 4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla wyświetlonego pracownika należy naliczyć wypłatę korygującą. W elementach wypłaty pojawi się składnik ‘Zasiłek opiekuńczy’ (zamiast wynagrodzenia za czas choroby). W tym kroku należy sprawdzić również poprawność wyliczeń pozostałych naliczonych elementów. Zapisujemy wypłatę. 5. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania: 1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej? TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian 2)Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach. TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach 6. Zapisujemy wypłatę korygującą. Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:
L.p.Opis pozycjiWypłata 12.2022
(anulowana)
Wypłata 12.2022
(korygująca)
Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze5000,005000,00
2Wynagrodzenie za czas choroby
zostaje zmieniony na
zasiłek opiekuńczy
Wynagr.chorob.
(80%)
690,30
Zasiłek opiekuńczy (80%)
690,30
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz.1)50005000
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)
685,50685,50
5Podstawa składki zdrowotnej
(poz.3-poz.4) + wynagrodzenie chorobowe
5004,804314,50
6Składka zdrowotna pobrana
(poz.5x9%)
450,43388,3162,12
(nadpłata)
7Koszty uzyskania przychodu250,00250,00
8Ulga podatkowa300300
9Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu (poz.1+poz.2-poz.4-poz.9)4754,804754,80
10Naliczona zaliczka podatku
(poz.9 *12% - poz.8)
270,60270,60
11Zaliczka podatku do U.S.
po zaokrągleniu
271,00271,00 przed skopiowaniem podatku
12Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6–poz.141
2132,182136,25 przed skopiowaniem płatności- 62,12(niedopłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)

13Zaliczka podatku do US
skopiowana z wypłaty anulowanej
271,00
14Płatność do wypłaty
skopiowana z wypłaty anulowanej
4283,37
15Korekta netto wypłaty-62,12(nadpłata składki zdrowotnej pobranej)
W bieżącym miesiącu naliczając wypłatę etatową pojawi się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. 62,12 zł (kwota dodatnia) jako zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej pobranej.
Uwaga
W przypadku konieczności zwrotu składki zdrowotnej pobranej (9%): a) Za okres 12.2021r. – wartość zwróconej składki zdrowotnej nienależnie pobranej oraz poprzednio odliczonej od zaliczki podatku, powinna zostać doliczona w zeznaniu podatkowym, w roku, w którym nastąpił zwrot (art.45 ust.3a pkt.1 ustawy PIT). b) Po 01.01.2022r. – zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej nie wpływa na zaliczkę podatku.

3.2 Zmiana wynagrodzenia za czas choroby na zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego w bieżącym roku podatkowym

W bieżącym roku podatkowym (np. w lutym br.) pracownikowi wypłacono wynagrodzenie chorobowe (80%) zamiast zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego (100%). Wynagrodzenie za czas choroby podlegało składce zdrowotnej, zasiłek wypadkowy nie podlega. W tej sytuacji pracownik ma nadpłatę składki zdrowotnej i niedopłatę podatku.
Przykład
Pracownik zatrudniony na stawkę 6000 zł, w marcu bieżącego roku był 15 dni na zwolnieniu lekarskim, za które otrzymał wynagrodzenie za czas choroby (zamiast zasiłku chorobowego z tytułu wypadku). Za ten miesiąc pracownik miał wypłacone:
  • Wynagrodzenie zasadnicze w wys. 3000 zł (6000 zł – 6000 zł*15/30 = 6000 zł – 3000 zł = 3000 zł
  • Wynagrodzenie za czas choroby w wys, 2070,90 (80%)
Podstawa zasiłku: 5177,40 zł (6000 zł – 13,71%)
W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje: 1. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac za 03.2023, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę. 2. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat: Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu. Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy. 3. W kalendarzu (Nie)obecności, na zakładce Nieobecności, należy podświetlić odpowiednią nieobecność (01 – 15.03.2023), następnie pod prawym przyciskiem myszy należy wybrać opcję ‘Koryguj nieobecność’. Po wybraniu opcji ‘Koryguj nieobecność’ pojawi się pytanie: Czy skorygować nieobecność? Korygowanie wiąże się z anulowaniem nieobecności. Operacji nie można odwrócić! Po zaakceptowaniu komunikatu, nieobecność zostanie anulowana w tle oraz automatycznie zostanie wyświetlone okno formularza nieobecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej. W typie nieobecności należy wybrać: Zwolnienie chorobowe, przyczyna: Wypadek w pracy/choroba zawodowa. Następnie należy zapisać formularz nieobecności oraz kalendarz (Nie)obecności. 4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla wyświetlonego pracownika należy naliczyć wypłatę korygującą. W elementach wypłaty pojawi się składnik ‘’Zasiłek chorobowy/wyp.’ (zamiast wynagrodzenia za czas choroby). Należy edytować ten element wypłaty i skorygować % zasiłku ze 100% na 80% i przeliczyć. W tym kroku należy sprawdzić również poprawność wyliczeń pozostałych naliczonych elementów. Zapisujemy wypłatę. 5. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania: 1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej? TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian 2)Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach. TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej. NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian 6. Zapisujemy wypłatę korygującą. Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:
L.p.Opis pozycjiWypłata
w marcu br.
(anulowana)
Wypłata
w marcu br.
(korygująca)
Różnica
(wypł. anulowana– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze30003000
2Wynagrodzenie za czas choroby zostaje zmienione na zasiłek chorobowy/wyp.2070,90Należna wartość zasiłku wyp. (100%)
2588,70 która zostaje zmniejszona do kwoty 80%
2070,90
Niedopłata 20%
-517,80((2070,90 – 2588,70)
zostanie wypłacona jako Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezp. wyp. w bieżącej wypłacie
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz.1)30003000
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)
411.30411.30
5Podstawa skł. zdrowotnej
(poz.3-poz.4) + wynagrodzenie chorobowe
4659,602588,70
6Składka zdrowotna pobrana
(poz.5x9%)
419,36232,98186,38(nadpłata)
7Koszty uzyskania przychodu250,00250,00
8Ulga podatkowa300,00300,00
9Podstawa opodatkowania
po zaokrągleniu
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.9)
4409,604409,60
10Naliczona zaliczka podatku
(poz.9*12% -poz.10)
229,20229,20
11Zaliczka podatku do U.S.
po zaokrągleniu
229,00229,00 przed skopiowaniem podatku
12Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6–poz.11)
4011,244197,62 przed skopiowaniem płatności-186,38
(niedopłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)

13Zaliczka podatku do US
skopiowana z wypłaty anulowanej
229
14Płatność do wypłaty
skopiowana z wypłaty anulowanej
4011,24
15Korekta netto wypłaty-186,38(nadpłata składki zdrowotnej pobranej)
Naliczając bieżącą wypłatę pojawi się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys.186,38 (zwrot nadpłaty składki zdrowotnej ). Dodajemy Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego (20%), podając okres od – do, za który wyrównujemy (1-15.03 br) i kwotę wyrównania (w wys. 517,80) Wyliczenia w bieżącej wypłacie:
L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Wynagrodzenie zasadnicze6000
2Spłata korekty netto wypłaty
(nieopodatkowany)
186,38 1)
3Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezp.wyp. (opodatkowany)517,80 2)
4Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz.1)6000,00
5Składki społeczne finansowane przez pracownika (poz.4x9,76% + poz.4x1,5% + poz.4x2,45%)822,60
6Podstawa skł. zdrowotnej (poz.4-poz.5)5177,40
7Składka zdrowotna pobrana (poz.6x9%)465,97
8Koszty uzyskania przychodu250,00
9Ulga podatkowa300
10Podstawa opodatkowania (poz.1+poz.3-poz.5-poz.10)5445,20
11Naliczona zaliczka podatku (poz.10*12% - poz.9)353,40
15Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu353,00
16Do wypłaty (poz.1+poz.2+poz.3-poz.5-poz.7-poz.12)5062,61
1) Zwrot składki zdrowotnej pobranej niesłusznie w lutym br. 2) Dodanie elementu wyrównania 20% zasiłku chorobowego z ubezpieczania wypadkowego.

3.3 Zmiana zasiłku chorobowego na wynagrodzenie chorobowe za poprzednie lata

W minionym roku podatkowym, za który pracownik się rozliczył, pracodawca musi dokonać korekty, ponieważ został wypłacony zasiłek chorobowy zamiast wynagrodzenia chorobowego. Od zasiłku prawidłowo nie zostały odprowadzone ani składki społeczne, ani zdrowotna. Od wynagrodzenia za czas choroby powinna być odprowadzona składka zdrowotna – w tej sytuacji dla pracownika wystąpiła niedopłata składki zdrowotnej /
Przykład
Pracownik zatrudniony na stawkę 6000 zł, w 8.2022 był 10 dni (od 01-10.08.2022) na zwolnieniu lekarskim, za które otrzymał zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego, a powinien wynagrodzenie za czas choroby (był to wypadek w drodze do pracy) i pracownik nie wykorzystał 33 dni limitu w roku kalendarzowym. Za ten miesiąc miał wypłacone:
  • Wynagrodzenie zasadnicze w wys.4000 zł (6000 zł – 6000 żł * 10/30 = 6000 zł – 2000 zł = 4000 zł)
  • Zasiłek chorobowy/wyp za 10 dni w wys. 1725,80 zł (100%),
Podstawa zasiłku: 6000 zł – 13,71% = 5177,40 zł
W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje: 1. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac za 08.2022, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę. 2. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat: Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu. Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy. 3. W kalendarzu (Nie)obecności, na zakładce Nieobecności, należy podświetlić odpowiednią nieobecność (01 – 15.08.2022), następnie pod prawym przyciskiem myszy należy wybrać opcję ‘Koryguj nieobecność’. Po wybraniu opcji ‘Koryguj nieobecność’ pojawi się pytanie: Czy skorygować nieobecność? Korygowanie wiąże się z anulowaniem nieobecności. Operacji nie można odwrócić! Po zaakceptowaniu komunikatu, nieobecność zostanie anulowana w tle oraz automatycznie zostanie wyświetlone okno formularza nieobecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej. W typie nieobecności należy wybrać: Zwolnienie chorobowe, przyczyna: Wypadek w drodze do/z pracy. Następnie należy zapisać formularz nieobecności oraz kalendarz (Nie)obecności. 4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla wyświetlonego pracownika należy naliczyć wypłatę korygującą. W elementach wypłaty pojawi się automatycznie składnik wynagrodzenie za czas choroby (100%), zamiast zasiłku chorobowego/wyp. (100%). W tym kroku należy sprawdzić również poprawność wyliczeń pozostałych naliczonych elementów. Zapisujemy wypłatę. 5. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania: 1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej? TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian 2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach. TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej. NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian 6. Zapisujemy wypłatę korygującą.
Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:
L.p.Opis pozycjiWypłata 8.2020
(anulowana)
Wypłata 8.2020
(korygująca)
Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze4000,004000,00
2Zasiłek chorobowy/wyp zostaje zmieniony na Wynagrodzenie za czas chorobyZasiłek chor/wyp. (100%)
1725,80
Wynagr.
chorobowe.
(100%)
1725,80
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz.1)4000,004000,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)
548,40548,40
5Podstawa składki zdrowotnej
(poz.3-poz.4) + wynagr. chorobowe
3451,605177,40
6Składka zdrowotna
(poz.5x9%)
310,64465,97-155,33
(niedopłata)
7Koszty uzyskania przychodu250,00250,00
8Ulga podatkowa300,00300,00
9Podstawa opodatkowania
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.7)
4927,404927,40
10Naliczona zaliczka podatku (poz.9 *12% - poz.8)291,24291,24
11Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu291,00291,00 przed skopiowaniem podatku
12Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6–poz.11)
4575,764420,43przed skopiowaniem płatności155,33(nadpłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)

13Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej291,00
14Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej4575,76
15Korekta netto wypłaty155,33
Naliczając bieżącą wypłatę pojawi się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. -155,33 zł jako potrącenie niedopłaty składki zdrowotnej. Wyliczenia w bieżącej wypłacie:
L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Wynagrodzenie zasadnicze6000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)-155,33 1)
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1)
6000,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)
822,60
5Podstawa składki zdrowotnej (poz.3-poz.4)5177,40
6Składka zdrowotna pobrana (poz.5x9%)465,97
7Koszty uzyskania przychodu250,00
8Ulga podatkowa300,00
9Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1-poz.4-poz.7)
4927,40
10Naliczona zaliczka podatku(poz.9 *12% - poz.7)291,24
11Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu291,00
12Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6-poz.11)
4265,10
1) Potrącenie z tytułu niedopłaty składki zdrowotnej (pobranej) w 08.2022.

3.4 Zmiana zasiłku opiekuńczego na wynagrodzenie chorobowe w bieżącym roku podatkowym

W bieżącym roku podatkowym pracodawca wypłacił pracownikowi zasiłek opiekuńczy zamiast wynagrodzenia za czas choroby. W tym przypadku pracownik ma niedopłatę składki zdrowotnej .W bieżącej wypłacie pracownikowi zostanie potrącona zaległa składka zdrowotna .
Przykład
Pracownik zatrudniony na stawkę 6000 zł, w marcu bieżącego roku był 2 dni (01-02.03) na zwolnieniu lekarskim, za które otrzymał zasiłek opiekuńczy a powienien wynagrodzenie za czas choroby. Za ten miesiąc pracownik miał wypłacone:
  • Wynagrodzenie zasadnicze w wys. 5600 zł (6000 zł – 6000zł * 2/30 = 6000 zł – 400 zł = 5600 zł
  • Zasiłek opiekuńczy za 2 dni w wys. 276,12 (80%),
Podstawa zasiłku: 6000 zł – 13,71% = 5177,40 zł
W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje: 1. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac za marzec bieżącego roku, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę. 2. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat: Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu. Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy. 3. W kalendarzu (Nie)obecności, na zakładce Nieobecności, należy podświetlić odpowiednią nieobecność (01 – 02.03.br), następnie pod prawym przyciskiem myszy należy wybrać opcję ‘Koryguj nieobecność’. Po wybraniu opcji ‘Koryguj nieobecność’ pojawi się pytanie: Czy skorygować nieobecność? Korygowanie wiąże się z anulowaniem nieobecności. Operacji nie można odwrócić! Po zaakceptowaniu komunikatu, nieobecność zostanie anulowana w tle oraz automatycznie zostanie wyświetlone okno formularza nieobecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej. W typie nieobecności należy wybrać: Zwolnienie chorobowe, przyczyna: Zwolnienie lekarskie. Następnie należy zapisać formularz nieobecności oraz kalendarz (Nie)obecności. 4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla wyświetlonego pracownika należy naliczyć wypłatę korygującą. W elementach wypłaty pojawi się automatycznie wynagrodzenie za czas choroby (80%), zamiast zasiłku opiekuńczego (80%). W tym kroku należy sprawdzić również poprawność wyliczeń pozostałych naliczonych elementów. Zapisujemy wypłatę. 5. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania: 1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej? TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian 2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach. TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej. NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian 6. Zapisujemy wypłatę korygującą. Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:
L.p.Opis pozycjiWypłata 9.2017
(anulowana)
Wypłata 9.2017
(korygująca)
Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze5600,005600,00
2Zasiłek chorobowy/wyp zostaje zmieniony na Wynagrodzenie za czas chorobyZasiłek opiekuńczy (80%)
276,12
Wynagr. chorobowe
(80%)
276,12
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz.1)5600,005600,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)
767,76767,76
5Podstawa składki zdrowotnej
(poz.3-poz.4) + wynagr. chorobowe
4832,244832,24
6Składka zdrowotna pobrana
(poz.5x9%)
434,90434,90-24,85
(niedopłata)
7Koszty uzyskania przychodu250,00250,00
8Ulga podatkowa300,00300,00
9Podstawa opodatkowania po
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.9)
4858,364858,36
10Naliczona zaliczka podatku (poz.9 *12% - poz.8)282,96282,96
11Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu283,00283,00 przed skopiowaniem podatku
12Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6–poz.11)
4390,464 365,61 przed skopiowaniem płatności24,85(nadpłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)

13Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej283,00
14Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej4390,46
15Korekta netto wypłaty24,85(niedopłata skł. zdrow. pobranej
Naliczając bieżącą wypłatę pojawi się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. -12,43 zł (w tym przypadku pobranie niedopłaty składki zdrowotnej). Wyliczenia w bieżącej wypłacie:
L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Wynagrodzenie zasadnicze6000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)-24,85 1)
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1)
6 000,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)
822,60
5Podstawa składki zdrowotnej (poz.3-poz.4)5 177,40
6Składka zdrowotna pobrana (poz.5x9%)465,97
7Koszty uzyskania przychodu250
8Ulga podatkowa300,00
9Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1-poz.4-poz.7)
4 927,40
10Naliczona zaliczka podatku(poz.9 *12% - poz.8)291,24
11Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu291,00
12Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6-poz.11)
4 395,58
1) Potrącenie z tytułu niedopłaty składki zdrowotnej (pobranej) w marcu br.

3.5 Zmiana wynagrodzenia za czas urlopu na wynagrodzenie chorobowe w bieżącym roku podatkowym

W bieżącym roku podatkowym pracownik przebywając na urlopie wypoczynkowym zachorował i po naliczeniu wypłat poinformował pracodawcę o otrzymanym zwolnieniu lekarskim.

Pracownik otrzymał za wysoki przychód, ponieważ za czas chorobowy otrzymuje wynagrodzenie w wys. 80%. Dodatkowo ma nadpłatę składek społecznych.

Przykład
Pracownik zatrudniony na stawkę 6000 zł/mc w czerwcu bieżącego roku przebywał na urlopie wypoczynkowym w okresie 22-30.06. Po naliczeniu wypłaty za czerwiec br., dostarczył za ostatnie 2 dni czerwca (29-30.06) zwolnienie lekarskie, które przerywa urlop.
W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje: 1. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac za czerwiec bieżącego roku, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę. 2. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat: Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu. Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy. 3. W kalendarzu (Nie)obecności, na zakładce Nieobecności, należy podświetlić odpowiednią nieobecność (22-30.06.br), następnie pod prawym przyciskiem myszy należy wybrać opcję ‘Koryguj nieobecność’. Po wybraniu opcji ‘Koryguj nieobecność’ pojawi się pytanie: Czy skorygować nieobecność? Korygowanie wiąże się z anulowaniem nieobecności. Operacji nie można odwrócić! Po zaakceptowaniu komunikatu, nieobecność zostanie anulowana w tle oraz automatycznie zostanie wyświetlone okno formularza nieobecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej. W typie nieobecności należy najpierw wprowadzić nieobecność Urlop wypoczynkowy (22-28.06) a następnie drugą nieobecność korygującą Zwolnienie chorobowe (29-30.06). Następnie należy zapisać formularz nieobecności oraz kalendarz (Nie)obecności. 4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla wyświetlonego pracownika należy naliczyć wypłatę korygującą. W elementach wypłaty pojawią się automatycznie składniki: wynagrodzenie za czas urlopu (22-28.06)  oraz wynagrodzenie za czas choroby (29-30.06). W tym kroku należy sprawdzić również poprawność wyliczeń pozostałych naliczonych elementów. Zapisujemy wypłatę 5. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania: 1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej? TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian – wskazujemy NIE, w tym przypadku zaliczka podatku nie została jeszcze odprowadzona do Urzędu Skarbowego za ten miesiąc. 2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach. TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej. NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian 6. Zapisujemy wypłatę korygującą. Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:
L.p.Opis pozycjiWypłata w czerwcu br. (anulowana)Wypłata w czerwcu br.
(korygującą)
Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze4000,004 171,43
2Wynagrodzenie za czas urlopu2000,001 428,57
3Wynagrodzenie za czas chorobybrak276,12
4Przychód
(poz.1+poz.2+poz.3)
6000,005 876,12123,88
(nadpłata)
5Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1+poz.2)
6 000,005 600,00
6Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.5x9,76% + poz.5x1,5% + poz.5x2,45%)
822,60767,7654,84
(nadpłata)
7Podstawa składki zdrowotnej
(poz.5 - poz.6) + poz. 3 (wyn.chorob.)
5 177,405 108,36
8Składka zdrowotna pobrana
(poz.7x9%)
465,97459,756,22
(nadpłata)
9KUP250,00250,00
10Ulga podatkowa300300
11Podstawa opodatkowania
(poz.4 -poz.6)
4 927,404 858,36
12Naliczona zaliczka podatku(poz.11*12% -poz.10)291,24282,96
13Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu291,00283,00bez kopiowania zaliczki podatku8,00
(nadpłata)
14Do wypłaty (poz.4-poz.6-poz.8–poz.13)4 420,434 365,6154,82
(nadpłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot płatności)

15Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej4 420,43
16Korekta netto wypłaty54,82(nadpłata kwoty do wypłaty)
Naliczając bieżącą wypłatę pojawi się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. 54,82. Wyliczenia w bieżącej wypłacie:
L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Wynagrodzenie zasadnicze6 000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)-54,82 1)
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1)
6 000,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)
822,60
5Podstawa składki zdrowotnej (poz.3-poz.4)5 177,40
6Składka zdrowotna pobrana (poz.5x9%)465,97
7Koszty uzyskania przychodu250
8Ulga podatkowa300
9Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1-poz.4-poz.7)
4 927,40
10Naliczona zaliczka podatku(poz.9 *12% - poz.7)291,00
11Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu291,00
12Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6-poz.11)
4 365,61
1) Potrącenie z tytułu nadpłaty kwoty netto w czerwcu br. Na deklaracji podatkowej PIT-11 za bieżący rok zostaną wykazana poprawne kwoty: przychodu, składek społecznych,  i zaliczki na podatek dochodowy. Pracownik nie będzie miał nadpłaty zaliczki podatku w zeznaniu rocznym z tytułu tej korekty.
Uwaga
Gdyby w wypłacie korygującej została skopiowana zaliczka podatku z wypłaty anulowanej (w wys. 191,00), to wówczas po skopiowaniu płatności Korekta netto wypłaty wyniosłaby 62,82 (nadpłata kwoty netto w wys. 54,82 i nadpłata podatku w wys. 8,00). W bieżącej wypłacie dokonane byłoby potrącenie w wys. 62,82  (jako Spłata korekty netto wypłaty). Nadpłata zaliczki podatku w wys. 8,00 może zostać rozliczona dopiero w zeznaniu rocznym lub poprzez zmniejszenie podatku w bieżącej wypłacie (poprzez korektę ręczną zaliczki podatku).

3.6 Świadczenie rehabilitacyjne przyznane przez ZUS z opóźnieniem (zmiana nieobecności usprawiedliwionej na urlop rehabilitacyjny) w bieżącym roku podatkowym

Po wyczerpaniu okresu zasiłkowego pracownik nie może dłużej przebywać na zwolnieniu lekarskim. Jeśli dalsze leczenie lub rehabilitacja rokuje na odzyskanie zdolności do pracy, wówczas można wystąpić o świadczenie rehabilitacyjne. W praktyce decyzja o jego przyznaniu jest dostarczana często z opóźnieniem. W takiej sytuacji należy skorygować wykazaną wcześniej nieobecność usprawiedliwioną (RSA 151) na urlop rehabilitacyjny (RSA 321) od dnia przyznania świadczenia.

Przykład
ZUS poinformował, że pracownik w od 11 maja br. rozpoczął okres świadczenia rehabilitacyjnego. Za ten miesiąc wykazano wcześniej w raportach imiennych ZUS RSA nieobecność usprawiedliwioną (kod 151).
W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje: 1. W oknie Wypłaty pracowników, należy wybrać listę płac za maj bieżącego roku, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę. 2. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat: Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu. Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy. 3. W kalendarzu (Nie)obecności, na zakładce Nieobecności, należy podświetlić odpowiednią nieobecność (11-31.05 br), następnie pod prawym przyciskiem myszy należy wybrać opcję ‘Koryguj nieobecność’. Po wybraniu opcji ‘Koryguj nieobecność’ pojawi się pytanie: Czy skorygować nieobecność? Korygowanie wiąże się z anulowaniem nieobecności. Operacji nie można odwrócić! Po zaakceptowaniu komunikatu, nieobecność zostanie anulowana w tle oraz automatycznie zostanie wyświetlone okno formularza nieobecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej. W typie nieobecności należy wybrać: wybierając typ nieobecności – Urlop rehabilitacyjny. Następnie należy zapisać formularz nieobecności oraz kalendarz (Nie)obecności. 4. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę korygującą i naliczyć wypłatę korygującą. Sprawdzić, czy naliczyły się poprawnie wszystkie elementy wypłaty. Usunąć z wypłaty element o nazwie „Świadczenie rehabilitacyjne”. Zaliczka podatku oraz kwota netto dla pracownika nie ulega zmianie – nie ma zatem potrzeby wykonywać kopiowania podatku ani kopiowania płatności. W związku z tym nie pojawi się również element Korekta netto wypłaty. Wypłatę korygującą należy zapisać. 5. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania: 1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej? TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian 2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach. TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej. NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian Zaliczka podatku oraz kwota netto dla pracownika nie ulega zmianie – nie ma zatem potrzeby wykonywać kopiowania podatku ani kopiowania płatności. W związku z tym nie pojawi się również element Korekta netto wypłaty. 6. Zapisujemy wypłatę korygującą. 7. Założyć bieżącą etatową listę płac z opcją „Miesięcy wstecz”. Jeśli świadczenie rehabilitacyjne rozpoczęło się w maju, a bieżąca lista będzie liczona za czerwiec – wówczas należy ustawić Mies. wstecz = 1. Ilość miesięcy jest zależna od długości okresu jaki upłynął od miesiąca wyczerpania się prawa do zasiłku chorobowego do miesiąca, w którym dostarczono decyzję o przyznaniu świadczenia rehabilitacyjnego. 8. Naliczyć wypłatę na bieżącej liście etatowej. Pojawi się Świadczenie rehabilitacyjne za okres bieżący oraz za okres poprzedni (zależnie od ustawienia Mies. Wstecz)
Uwaga
W dokumentach rozliczeniowych ZUS DRA za bieżący miesiąc zostaną dodane załączniki RSA z kodem 321 za zaległe okresy. Złożenie takiego kompletu dokumentów automatycznie będzie stanowić korektę wcześniej wysłanych raportów RSA z kodem 151.

3.7 Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe za poprzednie lata

W wyniku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe mamy do czynienia z nadpłatą składek społecznych, niedopłatą składki zdrowotnej oraz niedopłatą zaliczki podatku. Jeżeli przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe pracownika nastąpiło w poprzednim roku podatkowym, za który pracownik już się rozliczył z US, to dokonując korekty w bieżącym miesiącu pracodawca powinien wypłacić pracownikowi nadpłatę składek społecznych jako element opodatkowany (zwiększyć przychód, który należy opodatkować). Dodatkowo powinien potrącić z wypłaty pracownika niedopłatę składki zdrowotnej (pobranej).
Przykład
Pracownik zatrudniony na stawce 10 000 zł. ZUS poinformował, że pracownik w poprzednim roku (12.2022) przekroczył roczną podstawę składek emerytalnej i rentowej. Za ten miesiąc wykazano podstawę w wysokości 10000 zł, a powinna być w wysokości 5000 zł.
W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje: 1. Na formularzu danych kadrowych pracownika (w zapisie historycznym aktualnym na 12/2022), na zakładce 5.Ubezpieczenie c.d. wprowadzić informację o przekroczeniu składek w miesiącu: Informacja przekazana przez – np. ZUS w polu Kwota wpisać 5000,00 zł z opcją Podstawa składki w pozycji Przekroczenie podstawy ustawić 12.2022 (miesiąc i rok deklaracji) Zapisać wprowadzone zmiany na formularz. 2. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac za 12.2022 (miesiąc i rok deklaracji: grudzień 2022), podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę. 3. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat: Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu. Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy. 4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla wyświetlonego pracownika należy naliczyć wypłatę korygującą. Sprawdzić, czy naliczyły się poprawnie wszystkie elementy wypłaty, podstawa składek ER (w wys. 5000 zł) i składki. Zapisujemy wypłatę. 5. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania: 1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej? TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian 2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach. TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej. NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian Na zakładce Elementy wypłaty sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota w wys. - 512,33 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (563 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (50,67 zł). 6. Zapisujemy wypłatę korygującą.   Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:
L.p.Opis pozycjiWypłata 12.2022
(anulowana)
Wypłata 12.2022(korygująca)Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze10000,0010000,00
2Podstawa składek emerytalnej i rentowej10000,005000,005000,00
3Składka emerytalna (poz.2 x 9,76%)976,00488,00488,00
4Składka rentowa (poz.2 x 1,5%)150,0075,0075,00
5Podstawa składek chorobowej i wypadkowej10000,0010000,00
6Składka chorobowa (poz.5 x 2,45%)245,00245,00
7Składki ZUS pracownika (poz.3+poz.4+poz.6)1371,00808,00563,00 1)
(nadpłata)
8Podstawa zdrow. (poz.1-poz.7)8629,009192,00-563,00
9Składka zdrowotna pobrana (poz.8x9%)776,61827,28-50,67
(niedopłata)
10KUP250,00250,00
11Ulga podatkowa300300
12Podstawa opodatkowania
(poz.1-poz.7-poz.12)
8379,008942,00
13Naliczona zaliczka podatku (poz.12 *12% - poz.11)705,48773,04
14Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu705,00773,00 przed skopiowaniem podatku-68,00 3)
(niedopłata)
15Do wypłaty
(poz.1-poz.7-poz.9-poz.14)
7 147,397 591,72przed skopiowaniem płatności-444,33

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)

16Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej705,00
17Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej7 147,39
18Korekta netto wypłaty-512,33(nadpłata skł. ZUS 563,00 – niedopłata skł. zdrow. 50,67)

1) Kwota zwrotu składek emerytalnej i rentowej, która powinna zostać opodatkowana i wykazana w przychodzie deklaracji PIT-11 za bieżący rok.

3) Kwota niedopłaty podatku w wys. -68,00 zł wynika z braku opodatkowania nadpłaty składek ER czyli czyli: 563 zł (nadpłata składek ER) *12% = 67,56, po zaokrągleniu 68,00 zł W bieżącej wypłacie etatowej automatycznie pojawi się Spłata korekty netto wypłaty w wys. 512,33 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (563,00 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (50,67 zł). Jest to element nieopodatkowany, który wyrównuje tylko kwotę netto (płatność) dla pracownika. Natomiast kwota zwrotu składek ER w pełnej wysokości (563,00 zł) powinna zostać wykazana jako przychód w bieżącym roku podatkowym, który należy opodatkować. W tym celu zalecamy zdefiniowanie nowego typu wypłaty (z poziomu Konfiguracja firmy / Płace / Typy wypłat) o nazwie np. Zwrot składek ER” i proponujemy ustawić odpowiednio pola: Na zakładce [Ogólne]:
  • Rodzaj - dodatek
  • Algorytm - 1 – kwota
  • Automatycznie korygować wynagrodzenie z tytułu - niezaznaczone
Na zakładce [Podatki/Nieobecności]:
  • Pozycja na deklaracji - PIT-4 1. Wynagrodzenie ze stosunku pracy
  • Podatek - naliczać wg progów
  • Zawsze naliczaj ulgę podatkowa [v] – zaznaczone
  • Sposób naliczania koszty uzyskania – standardowe (lub nie naliczać)
  • Sposób naliczania składek ZUS i składki zdrowotnej – nie naliczać
  • Wliczać do podstawy naliczania: wszystkie pozycje – nie wliczać
Na zakładce [Szczegółowe]:
  • Wpływa na kwotę do wypłaty [ ] – niezaznaczone, co oznacza, że kwota tego elementu nie będzie wypłacana (pracownik otrzymuje do wypłaty zwrot kwoty nadpłaty składek ER pomniejszony o niedopłatę składki zdrowotnej w elemencie Spłata korekty netto wypłaty), natomiast zaliczka podatku policzona od tego elementu będzie pomniejszała całkowitą kwotę do wypłaty.
Uwaga
W bieżącej wypłacie pracownik otrzymuje do wypłaty „Spłatę korekty netto wypłaty” (nadpłatę składek społecznych pomniejszoną o niedopłatę składki zdrowotnej). Natomiast dodanie elementu „Zwrot składek ER” (który nie jest wypłacany) ma na celu opodatkowanie pełnej kwoty zwrotu składek ER (niepomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej).
W bieżącej wypłacie etatowej dodajemy element Zwrot składek ER” w wysokości 563,00 zł w celu zwiększania przychodu i naliczenia podatku.
L.p.Opis pozycjiWypłata bieżącaKorekta ręczna podatku i ubezpieczeń
1Wynagrodzenie zasadnicze10000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)512,33 1)
3Zwrot składek ER (opodatkowany)563,00 2)
4Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1)
10000,00
5Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.4x 9,76% + poz.4x 1,5% + poz.4x 2,45%)
1 371,00
6Podstawa składki zdrowotnej (poz.4-poz.5)8 629,00
7Składka zdrowotna (poz.6 x 9%)776,61827,28
zwiększona o
+50,67
(776,61 + 50,67)
8Koszty uzyskania przychodu250,00
9Ulga podatkowa300
10Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1+ poz.3-poz.5-poz.8)
8942,00
11Naliczona zaliczka podatku
(poz.10*12%-poz.9)
773,00
12Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu773,00 3)841,00 4)
zwiększona o +68,00
(841,00 +68,00)
13Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.5-poz.7-poz.12)
7 591,727 473,05

1) Wypłacenie elementu nieopodatkowanego, wpływającego na płatność pracownika, jako zwrot nadpłaty składek ER pomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej.

2) Dodatnie nadpłaty składek ER w celu zwiększenia tegorocznego przychodu i podstawy opodatkowania.

3) W przypadku niedopłaty zaliczki podatku oraz braku ręcznego skorygowania w bieżącej wypłacie, Płatnik może również pisemnie poinformować pracownika o niedopłacie i konieczności rozliczenia już w zeznaniu rocznym.

Uwaga
Art. 45 ust.3a Jeżeli podatnik, obliczając podatek należny, dokonał odliczeń od dochodu, podstawy obliczenia podatku lub podatku, a następnie otrzymał zwrot odliczonych kwot (w całości lub w części), w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym otrzymał ten zwrot, dolicza odpowiednio kwoty poprzednio odliczone. Ustawa o pdof nie określa, jaki dokument w takim przypadku powinien sporządzić pracodawca (wzór deklaracji PIT-11 nie zawiera pozycji umożliwiającej wykazywanie kwoty zwróconej składki zdrowotnej), więc można przyjąć, że ma tu zastosowanie ogólna reguła postępowania podatkowego, w myśl której dowodem może być wszystko co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem - art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.)
Na deklaracji PIT-11 za bieżący rok, w którym dokonujemy zwrotu składek ER:
  • Przychód będzie powiększony o kwotę zwrotu nadpłaconych składek społecznych w wysokości 563,00 zł.
  • Zaliczka podatku będzie powiększona o 68,00 zł, która wynika z opodatkowania zwrotu składek  563,00 zł * 12% = 52,08 563,00 *12% = 67,56 po zaokrągleniu 68,00
Pracownik nie będzie miał niedopłaty/nadpłaty zaliczki podatku w zeznaniu rocznym z tytułu tej korekty.

3.8 Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe w bieżącym roku podatkowym

W sytuacji przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe występuje nadpłata składek społecznych, niedopłata składki zdrowotnej oraz niedopłata zaliczki podatku. Jeżeli przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe pracownika nastąpiło w bieżącym roku podatkowym, za który pracownik nie rozliczył się, to dokonując korekty w bieżącym miesiącu nie dodajemy elementu opodatkowanego jako zwrotu składek ER (nie zwiększamy przychodu, ponieważ w bieżącym roku przychód jest prawidłowy, tylko niepoprawnie zostały od niego naliczone składki ZUS). Pracownikowi zwracamy w kwocie netto różnicę między nadpłatą składek ER i niedopłata składki zdrowotnej (pobranej) oraz zwiększamy zaliczkę podatku, aby w zeznaniu rocznym pracownik nie miał niedopłaty.
Przykład
Pracownik zatrudniony na stawkę 8 000 zł. ZUS poinformował, że pracownik w marcu bieżącego roku przekroczył roczną podstawę składki emerytalnej i rentowej. Za ten miesiąc wykazano podstawę składek emerytalno-rentowych w wysokości 8000 zł, a powinna być w wysokości 2000 zł. (Pracownik jest zatrudniony w innej firmie, dlatego  przysługuje mu ulga podatkowa w 1/24 (150 zł).).
W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje: 1. Na formularzu danych kadrowych pracownika (w zapisie historycznym aktualnym na marzec), na zakładce 5.Ubezpieczenie c.d. wprowadzić informację o przekroczeniu składek w miesiącu: Informacja przekazana przez – np. ZUS, w polu Kwota wpisać 2000,00 zł z opcją Podstawa składki, w pozycji Przekroczenie podstawy ustawić miesiąc marzec bieżącego roku (miesiąc i rok deklaracji). 2. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac za marzec bieżącego roku, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę. 3. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat: Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu. Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy. 4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla wyświetlonego pracownika należy naliczyć wypłatę korygującą. W tym kroku należy sprawdzić również poprawność wyliczeń pozostałych naliczonych elementów. Zapisujemy wypłatę 5. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania: 1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej? [TAK] – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian 2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach. [TAK] – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej 6. Zapisujemy wypłatę korygującą. Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:
L.p.Opis pozycjiWypłata za marzec br. (anulowana)Wypłata za marzec br. (korygująca)Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze8 000,008 000,00
2Podstawa składek emerytalnej i rentowej8 000,002 000,006 000,00
3Składka emerytalna (poz.2 x 9,76%)780,80195,20585,60
4Składka rentowa (poz.2 x 1,5%)120,0030,0090,00
5Podstawa składek chorobowej i wypadkowej8 000,008 000,00
6Składka chorobowa (poz.5 x 2,45%)196,00196,00
7Składki ZUS pracownika (poz.3+poz.4+poz.6)1 096,80421,20675,60 1)
(nadpłata)
8Podstawa zdrow. (poz.1-poz.7)6 903,207 578,80-675,60
9Składka zdrowotna pobrana (poz.8x9%)621,29682,09-60,80
(niedopłata)
10KUP250,00250,00
11Ulga podatkowa150,00150,00
12Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1-poz.7-poz.10)
6653,207328,80
13Naliczona zaliczka podatku (poz.12 *12% - poz.11)648,36729,48
14Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu648,00729,00 przed skopiowaniem podatku-81,00 2)
(niedopłata)
15Do wypłaty
(poz.1-poz.7-poz.9-poz.14)
5 633,916 167,71 przed skopiowaniem płatności-533,80

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)

16Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej648,00
17Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej5 633,91
18Korekta netto wypłaty-614,80(nadpłata skł. ZUS 675,60 – niedopłata skł. zdrow. 60,80)
1) Kwota zwrotu składek emerytalnej i rentowej nie powinna zwiększać bieżącego przychodu, ponieważ przychód (z marca br) jest właściwy, tylko od tego przychodu nie zostały poprawnie naliczone składki. 2) Kwota niedopłaty podatku w wysokości 81,00 zł wynika z braku opodatkowania nadpłaty składek ER z  czyli: 676,00 zł (zaokrąglenie nadpłaty składek ER) *12% = 81,12, po zaokrągleniu 81,00 zł W bieżącej wypłacie etatowej (np. za kwiecień br.) automatycznie pojawi się Spłata korekty netto wypłaty w wys. 614,80 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (675,60 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (60,80 zł). Jest to element nieopodatkowany, który wyrównuje tylko kwotę netto (płatność) dla pracownika. W tej wypłacie nie dodajemy elementu opodatkowanego (jako zwrotu nadpłaty składek ER), ponieważ tegoroczny przychód (z marca br.) jest właściwy, tylko od tego przychodu nie zostały poprawnie naliczone składki. Podatek odprowadzony w zbyt niskiej wysokości zostanie uzupełniony poprzez ręczna korektę zaliczki do US w bieżącej wypłacie.
L.p.Opis pozycjiWypłata bieżącaKorekta podatku
i ubezpieczeń
1Wynagrodzenie zasadnicze8000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)614,80 1)
3Podstawa składek emerytalnej i rentowej0,00
4Składka emerytalna (poz.3 x 9,76%)0,00
5Składka rentowa (poz.3 x 1,5%)0,00
6Podstawa składek chorobowej i wypadkowej8000,00
7Składka chorobowa (poz.6 x 2,45%)196,00
8Składki ZUS pracownika (poz.4+poz.5+poz.7)196,00
9Podstawa składki zdrowotnej (poz.6-poz.8)7804,00
10Składka zdrowotna pobrana (poz.9 x 9%)702,36
11Koszty uzyskania przychodu250,00
12Ulga podatkowa150
13Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1- poz.8-poz.13)
7554,00
14Naliczona zaliczka podatku(poz.13*12%-poz.12)756,48
15Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu756,00837,00 2)
zwiększona o +81,00
(756,00 + 81,00)
16Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.8-poz.10-poz.15)
6 960,446 879,44
1) Wypłacenie elementu nieopodatkowanego, wpływającego na płatność pracownika - jako zwrot nadpłaty składek ER pomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej.

2) Po zaznaczeniu pola „Korekta podatku i ubezpieczeń” wpisujemy ręcznie wyliczoną i zaokrąglona kwotę zaliczki podatku do US. Pracownik nie będzie miał w zeznaniu rocznym niedopłaty podatku.

W deklaracji PIT-11 za bieżący rok:
  • Nie trzeba zwiększać przychodu na deklaracji o kwotę zwrotu nadpłaconych składek społecznych w wysokości 675,60 zł, ponieważ przychód ten był prawidłowy, tylko od niego były niepoprawnie naliczone składki ZUS.
  • Składki społeczne i składka zdrowotna będą wykazane prawidłowe z wypłaty korygującej.
  • Zaliczka podatku będzie wykazana prawidłowa, została powiększona o 81,00 zł w wypłacie bieżącej (w miesiącu, w którym było rozliczenie korekty z pracownikiem). Wynika ona z opodatkowania zwrotu składek (675,60 zł)  czyli
  • 676 *12% = 81,12 po zaokrągleniu 81,00 zł.
Pracownik nie będzie miał w zeznaniu rocznym niedopłaty podatku.

3.9 Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe za poprzednie lata dla byłego pracownika

W wyniku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe mamy do czynienia z nadpłatą składek społecznych, niedopłatą składki zdrowotnej oraz niedopłatą zaliczki podatku. W miesiącu, w którym kwota nadpłaty składek zostanie wypłacona (postawiona do dyspozycji) byłemu pracownikowi, pracodawca powinien pobrać od niej zaliczkę na podatek dochodowy, stosownie do postanowień art. 32 ustawy o pdof, czyli w wysokości 12% dochodu. Za dochód przyjmuje się „pełną” kwotę nadpłaty składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (niepomniejszoną o niedopłacone składki na ubezpieczenia zdrowotne), po ewentualnym odliczeniu podstawowych kosztów uzyskania przychodów (250,00 zł).
Przykład
ZUS poinformował, że pracownik w poprzednim roku (12.2022) przekroczył roczną podstawę składek: emerytalnej i rentowej. Za ten miesiąc wykazano podstawę w wysokości 8000 zł, a powinna być w wysokości 3000 zł. Obecnie osoba nie jest już zatrudniona w firmie.
W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje: 1. Na formularzu danych kadrowych pracownika (w zapisie historycznym aktualnym na marzec), na zakładce Ubezpieczenie c.d. wprowadzić informację o przekroczeniu składek w miesiącu: Informacja przekazana przez – np. ZUS, w polu Kwota wpisać 3000,00 zł z opcją Podstawa składki, w pozycji Przekroczenie podstawy ustawić miesiąc 12.2022 (miesiąc i rok deklaracji). 2. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac za marzec bieżącego roku, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę. 3. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat: Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu. Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy. 4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla wyświetlonego pracownika należy naliczyć wypłatę korygującą. W tym kroku należy sprawdzić również poprawność wyliczeń pozostałych naliczonych elementów. Zapisujemy wypłatę. 5. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania: 1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej? TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian 2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach. TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej. NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian Na zakładce Elementy wypłaty sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota w wys. - 512,33 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (563,00 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (50,67zł). Wypłatę korygującą zapisać. 6. Zapisujemy wypłatę korygującą. Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:
L.p.Opis pozycjiWypłata 12.2022
(anulowana)
Wypłata 12.20202(korygująca)Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze8 000,008 000,00
2Podstawa składek emerytalnej i rentowej8 000,003 000,005 000,00
3Składka emerytalna (poz.2 x 9,76%)780,80292,80488,00
4Składka rentowa (poz.2 x 1,5%)120,0045,0075,00
5Podstawa składek chorobowej i wypadkowej8 000,008 000,00
6Składka chorobowa (poz.5 x 2,45%)196,00196,00
7Składki ZUS pracownika (poz.3+poz.4+poz.6)1 096,80533,80563,00 1)
(nadpłata)
8Podstawa zdrow. (poz.1-poz.7)6 903,207 466,20-563,00
9Składka zdrowotna pobrana (poz.8x9%)621,29671,96-50,67
(niedopłata)
10KUP250,00250,00
11Ulga podatkowa300300
12Podstawa opodatkowania
(poz.1-poz.7-poz.10)
6 653,207 216,20
13Naliczona zaliczka podatku (poz.12*12%-poz.11)498,36565,92
14Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu498,00566,0000 przed skopiowaniem podatku-68,00
(niedopłata)
15Do wypłaty
(poz.1-poz.7-poz.9-poz.14)
5 783,916 228,24 przed skopiowaniem płatności-444,33

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)

16Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej498,00
17Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej5 783,91
18Korekta netto wypłaty (nowy element nieopodatkowany)-512,33(nadpłata skł. ZUS 563,00 – niedopłata skł. zdrow. 50,67)

1) Kwota zwrotu składek ER, która powinna zostać opodatkowana i wykazana w przychodzie na PIT za bieżący rok.

3) Kwota niedopłaty podatku w wys. 68,00 zł wynika z braku opodatkowania nadpłaty składek ER  czyli: 563,00 zł * 12%zł = 67,56, po zaokrągleniu 68,00 Kwota zwrotu składek ER (563,00 zł) powinna być wykazana jako przychód ze stosunku pracy, od którego można odliczyć standardowe KUP (250,00 zł) oraz naliczyć 12% podatek. W tym celu zalecamy dodanie nowego typu wypłaty (z poziomu Konfiguracja firmy / Płace / Typy wypłat) o nazwie np. Zwrot składek ER” i proponujemy ustawienie pól: Na zakładce [Ogólne]:
  • Rodzaj - Dodatek
  • Algorytm 1 – kwota
  • Automatycznie korygować wynagrodzenie z tytułu – niezaznaczone
Na zakładce [Podatki/Nieobecności]:
  • Pozycja na deklaracji: PIT-4 1. Wynagrodzenie ze stosunku pracy
  • Podatek - naliczać wg progów
  • Zawsze naliczaj ulgę podatkowa [ ] – niezaznaczone
  • Sposób naliczania koszty uzyskania – standardowe (lub nie naliczać)
  • Sposób naliczania składek ZUS i składki zdrowotnej – nie naliczać
  • Wliczać do podstawy naliczania: wszystkie pozycje – nie wliczać
Na zakładce [Szczegółowe]:
  • Wpływa na kwotę do wypłaty [ ] – niezaznaczone, co oznacza, że kwota tego elementu nie będzie wypłacana, ponieważ pracownik otrzymuje do wypłaty zwrot kwoty nadpłaty składek ER pomniejszony o niedopłatę składki zdrowotnej w elemencie Spłata korekty netto wypłaty. Natomiast zaliczka podatku policzona od elementu Zwrot składek ER będzie pomniejszała kwotę do wypłaty.
Na liście typu Inna za bieżący miesiąc dodajemy wypłatę z ręcznie wskazanym elementem (zakładka nr 2, ikona zielonego plusa) o nazwie Spłata korekty netto wypłaty w wys. 512,33 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (563,00 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (50,67 zł). Jest to element nieopodatkowany, który wyrównuje tylko kwotę netto (płatność) dla pracownika. Natomiast w celu opodatkowania kwoty zwrotu składek ER w pełnej wysokości (563,00 zł) należy dodać „Zwrot składek ER”.
Uwaga
W wypłacie pracownik otrzymuje do wypłaty „Spłatę korekty netto wypłaty” (nadpłatę składek społecznych pomniejszoną o niedopłatę składki zdrowotnej). Natomiast dodanie elementu „Zwrot składek ER” (niewypłacanego na kwotę do wypłaty) ma na celu opodatkowanie pełnej kwoty zwrotu składek ER (niepomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej).
Wyliczenia w bieżącej wypłacie na liście typu Inne:
L.p.Opis pozycjiWypłata bieżącaKorekta podatku I ubezpieczeń
1Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)512,33 1)
2Zwrot składek ER (opodatkowany)563,00 2)
3 Koszty uzyskania przychodu250,00
4Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.2-poz.3)
313,00
5Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.4*12%)
37,56
6Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu38,00106,00
Zwiększona o +68,00
(38,00 + 68,00)
7Do wypłaty
(poz.1-poz.6)
474,33444,33
1) Wypłacenie elementu nieopodatkowanego, wpływającego tylko na płatność pracownika, jako zwrot nadpłaty składek ER pomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej. 2) Wypłacenie elementu w celu opodatkowania zwrotu składek ER. 3) W celu skorygowania zaliczki podatku należy najpierw zapisać wypłatę i ponownie edytować, następnie zaznaczyć pole „Korekta podatku i ubezpieczeń” i ręcznie wpisać wyliczoną kwotę zaliczki podatku do US w wys. 68,00 zł.   Na deklaracji PIT-11 za bieżący rok, w którym dokonujemy zwrotu składek ER zostanie wykazane:
  • Przychód ze stosunku pracy w wys. 563,00 zł
  • Koszty uzyskania przychodu w wys. 250,00 zł
  • Zaliczka podatku w wys. 68,00 zł
Uwaga
Dla ZUS niedopłata składki zdrowotnej pobranej (w wys. 50,67 zł) zostanie wykazana na korekcie raportu RCA za mc 12.2022.

3.10Korygowanie wypłaty korygującej

Zdarzają się sytuację, które wymuszają na Użytkowniku ponowne naliczenie wypłaty korygującej, do wcześniej już wykonanej korekty. Wynika, to w dużej mierze z opóźnieniem w dostarczaniu decyzji dotyczących, np. przekroczenia przez pracownika rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych. W takich przypadkach, dla wcześniej już skorygowanej wypłaty konieczna jest jej ponowna korekta.
Przykład
Pracownik zatrudniony na stawce miesięcznej – 6000 zł. W czerwcu pierwotnie miał naliczone zwolnienie lekarskie w dniach 26.-30.06. W wypłacie zostały naliczone nastepujące elementy:
  • Wynagrodzenie zasadnicze – 5000 zł(6000 zł – 6000 zł * 5/30 = 6000 zł – 1000 zł = 5000 zł)
  • Wynagrodzenie za czas choroby – 690,30 (Podstawa zasiłku: 5177,60 zł)
Okres zwolnienia 26-30.06 zakwalifikowano jako wypadek w pracy. Dlatego tez skorygowano wypłatę za czerwiec. We wrześniu br. otrzymano pismo z ZUS, z informacją o przekroczeniu rocznej podstawy składek. W piśmie poinformowano, że podstawa składek w miesiącu czerwcu powinna wynieść 3000 zł. W związku z przesłanym pismem, należy ponownie skorygować wypłatę za czerwiec.
W celu dokonania pierwszej korekty w programie, związanej z rozliczeniem nieprawidłowej nieobecności proponujemy wykonać następujące operacje: 1. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac za czerwiec bieżącego roku, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę. 2. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat: Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu. Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy. 3. W kalendarzu (Nie)obecności, na zakładce Nieobecności, należy podświetlić odpowiednią nieobecność (26-30.06.br), następnie pod prawym przyciskiem myszy należy wybrać opcję ‘Koryguj nieobecność’. Po wybraniu opcji ‘Koryguj nieobecność’ pojawi się pytanie: Czy skorygować nieobecność? Korygowanie wiąże się z anulowaniem nieobecności. Operacji nie można odwrócić! 4. Po zaakceptowaniu komunikatu, nieobecność zostanie anulowana w tle oraz automatycznie zostanie wyświetlone okno formularza nieobecności w celu wprowadzenia nieobecności korygującej. W typie nieobecności należy wprowadzić nieobecność korygującą Zwolnienie chorobowe (29-30.06) z przyczyną ‘Wypadek w pracy / choroba zawodowa’. Następnie należy zapisać formularz nieobecności oraz kalendarz (Nie)obecności. 5. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla wyświetlonego pracownika należy naliczyć wypłatę korygującą. W elementach wypłaty pojawią się automatycznie składniki: zasiłek chorobowy/wyp. (29-30.06). W tym kroku należy sprawdzić również poprawność wyliczeń pozostałych naliczonych elementów. Zapisujemy wypłatę. 6. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania: 1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej? TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian – wskazujemy NIE, w tym przypadku zaliczka podatku nie została jeszcze odprowadzona do Urzędu Skarbowego za ten miesiąc. 2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach. TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej. NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian 7. Zapisujemy wypłatę korygującą. Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:
L.pOpis pozycjiWypłata
czerwiec
br.
(anulowana)
Wypłata
czerwiec
br.
(korygująca)
Różnica
(wypł. anulowana– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze5000,005000,00
2Wynagrodzenie za czas choroby zostaje zmienione na
zasiłek chorobowy/wyp.
Wynagr.chor. (80%)
690,30
Należna wartość zasiłku wyp.
(100%)
862,90,, która zostaje zmniejszona do kwoty 80%
690,30

Niedopłata 20%
172,60
(862,90 – 690,30),zostanie wypłacona jako Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezp. wyp. w bieżącej wypłacie
3Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1)
5000,005000,00
4Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.3x9,76% + poz.3x1,5% + poz.3x2,45%)
685,50685,50
5Podstawa skł. zdrowotnej
(poz.3-poz.4) + wynagrodzenie chorobowe
5004,804314,50
6Składka zdrowotna
(poz.5x9%)
450,43388,3162,12
(nadpłata)
7Koszty uzyskania przychodu250,00250,00
8Ulga podatkowa300,00300,00
9Podstawa opodatkowania
po zaokrągleniu
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.9)
4 754,804 754,80
10Naliczona zaliczka podatku
(poz.9*12% -poz.10)
270,60270,60
11Zaliczka podatku do U.S.
po zaokrągleniu
271,00271,00 przed skopiowaniem podatku
12Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.4-poz.6–poz.11)
4 283,374 345,49
przed skopiowaniem płatności
-62,12
(niedopłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)

13Zaliczka podatku do US
skopiowana z wypłaty anulowanej
271,00
14Płatność do wypłaty
skopiowana z wypłaty anulowanej
4 283,37
15Korekta netto wypłaty -62,12(nadpłata składki zdrowotnej)
Naliczając bieżącą wypłatę pojawi się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. 62,12 (zwrot nadpłaty składki zdrowotnej). Dodajemy Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego (20%), podając okres od – do, za który wyrównujemy (26-30.06 br) i kwotę wyrównania (w wys. 172,60) Wyliczenia w bieżącej wypłacie:
L.pOpis pozycjiWypłata bieżąca
1Wynagrodzenie zasadnicze6000,00
2Spłata korekty netto wypłaty
(nieopodatkowany)
62,121)
3Wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezp.wyp.
(opodatkowany)
172,60 2)
4Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne
(poz.1)
6000,00
5Składki społeczne finansowane przez pracownika
(poz.4x9,76% + poz.4x1,5% + poz.4x2,45%)
822,60
6Podstawa skł. zdrowotnej (poz.4-poz.5)5177,40
7Składka zdrowotna pobrana (poz.6x9%)465,97
8Koszty uzyskania przychodu250,00
9Ulga podatkowa300,00
10Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu
(poz.1+poz.3-poz.5-poz.10)
5 100,00
11Naliczona zaliczka podatku
(poz.10*12% - poz.9)
312,00
12Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu312,00
13Do wypłaty
(poz.1+poz.2+poz.3-poz.5-poz.7-poz.15 poz.12)
4 634,15
1) Zwrot składki zdrowotnej niesłusznie pobranej w czerwcu br. 2) Dodanie elementu wyrównania 20% zasiłku chorobowego z ubezpieczania wypadkowego. Po otrzymaniu informacji z ZUS, dotyczącej przekroczenia podstawy składek emerytalno- rentowych konieczne jest ponowne skorygowanie wypłaty za czerwiec br. W celu wykonania korekty do wypłaty już skorygowanej za czerwiec br. należy wykonać następujące kroki: 1. Na formularzu danych kadrowych pracownika (w zapisie historycznym aktualnym na czerwiec), na zakładce Ubezpieczenie c.d. wprowadzić informację o przekroczeniu składek w miesiącu: Informacja przekazana przez – ZUS, w polu Kwota wpisać 3000,00 zł z opcją Podstawa składki, w pozycji Przekroczenie podstawy ustawić miesiąc 06.2023 (miesiąc i rok deklaracji). 2. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac korygująca EKOR/2023/6, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę. 3. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat: Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu. Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Wybieramy ‘Dokument’, za pomocą ‘Plusa’ dodajemy nowy symbol, np. EKOR1. Wskazujemy i zapisujemy formularz listy płac. 4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej EKOR1, dla wyświetlonego pracownika należy naliczyć wypłatę korygującą. W tym kroku należy sprawdzić również poprawność wyliczeń pozostałych naliczonych elementów. W składniku Zasiłek chorobowy/wyp należy zmienić procent ze 100% na 80%, przeliczyć oraz zapisać element. W wypłacie zostanie naliczony element Korekta netto z poprzedniej wypłaty w kwocie -62,12. Składnik nalicza się w sytuacji, gdy w wypłacie anulowanej było wykonane kopiowanie płatności i był naliczony element ‘Korekta netto wypłaty’. Element jest naliczany w celu poprawnego ustalenia różnicy w kwocie netto pomiędzy wypłatami. Zapisujemy wypłatę. 5. Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania: 1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej? TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian 2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach. TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej. NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian Na zakładce Elementy wypłaty należy sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota w wys.-204,94 jako różnica między nadpłatą składek ER i niedopłaty składki zdrowotnej. 6. Zapisujemy wypłatę korygującą.
L.pOpis pozycjiWypłata korygująca
(anulowana) 06.2023
Wypłata (korygująca nr 2) 06.2023Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Wynagrodzenie zasadnicze5 000,005 000,00
2Zasiłek chorobowy/wyp.690,30Należna wartość zasiłku wyp.
(100%)
862,90
która zostaje zmniejszona do kwoty 80%
690,30
3Korekta netto z poprzedniej wypłaty-62,12-62,12
4Podstawa składek emerytalnej i rentowej5 000,003000,002000,00
5Składka emerytalna (poz.2 x 9,76%)488,00292,80
6Składka rentowa (poz.2 x 1,5%)75,0045,00
7Podstawa składek chorobowej i wypadkowej5 000,005 000,00
8Składka chorobowa (poz.5 x 2,45%)122,50122,50
9Składki ZUS pracownika (poz.3+poz.4+poz.6)685,50460,30225,20 1)
(nadpłata)
10Podstawa zdrow. (poz.1-poz.7)4 314,504 539,70-225,20
11Składka zdrowotna (poz.8x9%)388,31408,57-20,26 (niedopłata)
12Koszty uzyskania przychodu250,00250,00
13Ulga podatkowa300,00300,00
14Podstawa opodatkowania
(poz.1-poz.7-poz.12 poz.10)
4 754,804 980,00
15Naliczona zaliczka podatku
(poz.12*12%-poz.11)
270,60297,60
16Zaliczka podatku do U.S.
po zaokrągleniu
271,00298,00 przed skopiowaniem podatku- 27,00
(niedopłata)
17Do wypłaty
(poz.1-poz.7-poz.9-poz.17)
4 283,374 461,31
przed skopiowaniem płatności
-177,94

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)

18Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej271,00
19Płatność do wypłaty
skopiowana z wypłaty anulowanej
4 283,37
20Korekta netto wypłaty
(nowy element nieopodatkowany)
-204,94(nadpłata skł. ZUS 225,20 – niedopłata skł. zdrow. 20,26)
Wraz z naliczeniem bieżącej wypłaty zostanie naliczony składnik ‘Spłata korekty netto’ w kwocie 204,94.
Uwaga
W wypłacie pracownik otrzymuje do wypłaty „Spłatę korekty netto wypłaty” (nadpłatę składek społecznych pomniejszoną o niedopłatę składki zdrowotnej). Natomiast dodanie elementu „Zwrot składek ER z pkt.3.8” (niewypływającego na kwotę do wypłaty) ma na celu opodatkowanie pełnej kwoty zwrotu składek ER (niepomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej).
Wyliczenia w bieżącej wypłacie:
L.pOpis pozycjiWypłata bieżąca
1Wynagrodzenie zasadnicze6 000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)204,94 1)
3Zwrot składek E-R225,20
4Podstawa składek emerytalnej i rentowej0,00
5Składka emerytalna (poz.3 x 9,76%)0,00
6Składka rentowa (poz.3 x 1,5%)0,00
7Podstawa składek chorobowej i wypadkowej6 000,00
8Składka chorobowa (poz.6 x 2,45%)147,00
9Składki ZUS pracownika (poz.4+poz.5+poz.7)147,00
10Podstawa składki zdrowotnej (poz.6-poz.8)5 853,00
Składka zdrowotna (poz.9 x 9%)526,77
11Koszty uzyskania przychodu250,00
12Ulga podatkowa300,00
13Podstawa opodatkowaniaPodstawa opodatkowania
(poz.1 - poz.8-poz.13)
5 828,20
14Naliczona zaliczka podatku
(poz.13*12%-poz.12)
399,36
15Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu399,00
16Do wypłaty
(poz.1+poz.2-poz.8-poz.10-poz.18 poz.15)
5 132,17

1) Wypłacenie elementu nieopodatkowanego, wpływającego na płatność pracownika - jako zwrot nadpłaty składek ER pomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej.

4 Przykłady korygowania wypłat dotyczące zleceniobiorców

4.1 Przekwalifikowanie umowy o dzieło na umowę zlecenie za poprzednie lata (zleceniobiorca nadal wykonuje umowę, płatnik opłaci zaległe składki)

W wyniku kontroli ZUS w firmie zostały zakwestionowane umowy o dzieło i przekwalifikowane na umowy zlecenia. Firma musi dokonać zgłoszenia do ubezpieczeń i opłacić zaległe składki ZUS za poszczególne miesiące. Jeżeli zleceniobiorca nadal wykonuje umowę cywilnoprawną u płatnika, a firma z własnych środków opłaci zaległe składki ZUS (finansowane obowiązkowo przez zleceniobiorcę: emerytalną, rentową oraz zdrowotną), to zapłacone składki będą stanowiły przychód tej osoby z tytułu działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof, czyli ten przychód powinien być uwzględniony w podstawie opodatkowania i oskładkowania oraz wykazany na deklaracji PIT-11. W interpretacji indywidualnej z dnia 30 października 2013 r. (sygn. DD3/033/199/MCA/13/RD-113250/13) Minister Finansów wyjaśnił, że: "(...) zapłacenie ze środków płatnika, kwoty tytułem zaległych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w części, w której powinny być pokryte z dochodu osoby fizycznej (ubezpieczonego), skutkuje powstaniem przychodu po stronie osoby fizycznej w momencie dokonania zapłaty przez płatnika składek”.
Uwaga
Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finsnaów z dnia 30 marca 2023 (sygn. DD3.8203.1.2023), w sytuacji opłacenia zaległych składek przez podatnika, nie stanowią one przychodu zleceniobiorcy. „zapłacenie przez płatnika składek zaległych składek sus oraz składek zdrowotnych dotyczących pracowników, zleceniobiorców, byłych pracowników lub zleceniobiorców nie powoduje po stronie tych podatników powstania przychodu w rozumieniu art. 11 ust. 1 ustawy PIT. Zapłata przez płatnika składek zaległych składek z ww. tytułów nie stanowi przysporzenia majątkowego zwiększającego majątek podatnika, i jako taka, nie może być uznana za nieodpłatne świadczenie na rzecz podatnika.”
Uwaga
W przypadku korekty składek na ubezpieczenia społeczne i składki na ubezpieczenie zdrowotne zleceniobiorcy za lata ubiegłe, płatnik ani podatnik nie korygują rozliczeń podatku dochodowego od osób fizycznych za te lata. Pobrane przez płatnika zaliczki na podatek dochodowy, sporządzone przez niego za te lata deklaracje PIT-4R i informacje PIT-11, a także zeznanie roczne podatnika, odzwierciedlały bowiem stan faktyczny istniejący w dniu ich sporządzenia, tj. wysokość składek faktycznie pobranych przez płatnika w danym roku.
Uwaga
Gdyby zleceniobiorca zwrócił płatnikowi równowartość zapłaconych za niego zaległych składek, to wówczas mógłby w rocznym zeznaniu podatkowym odliczyć odpowiednio od dochodu .
Przykład
Zleceniobiorca wykonywał umowę o dzieło w miesiącu 12.2022 na kwotę 4000 zł. Obecnie również wykonuje umowę na rzecz firmy. W wyniku kontroli ZUS umowa o dzieło z 12.2022 ma zostać przekwalifikowana na umowę zlecenie, która powinna podlegać obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu oraz zdrowotnemu (bez chorobowego).
W celu dokonania korekty (za poszczególne miesiące) w programie proponujemy wykonać następujące operacje: 1. W oknie Wypłaty pracowników wybrać listę płac za 12.2022, podświetlić wypłatę odpowiedniej osoby – zleceniobiorcy, która jest zamknięta / zaksięgowana, pod prawym przyciskiem myszy z menu kontekstowego należy wybrać ‘Koryguj wypłatę’. 2. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat: Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu. Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy.
Uwaga
Po otworzeniu okna formularza listy płac istnieje możliwość utworzenia własnego symbolu listy płac korygującej. Opis znajduje się w punkcie 2.7
3. W formularzu umowy dokonać zmiany rodzaju umowy z „PIT-8B 6.Umowa o dzieło 20%” na „PIT 8B 6.Przychody z osob.wyk.działaln.”, następnie należy w zakładce 2. Ubezpieczenia uzupełnić kod tytułu ubezpieczenia (0411) oraz zaznaczyć, jakim ubezpieczeniom podlega ta umowa (emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu i zdrowotnemu, bez chorobowego) i od kiedy (np. 1.12.2022). 4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla zleceniobiorcy należy naliczyć wypłatę korygującą. W tym kroku należy sprawdzić wartość brutto umowy oraz naliczone składki. Zapisujemy wypłatę. 5. Podczas zapisu wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania: 1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej?   TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian 2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach. TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej. NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian
Uwaga
W przypadku jeżeli podatnik uzgodnił ze zleceniobiorcą, aby potrącić zaległe składki na ubezpieczenie społeczne wraz z jego następną wypłatą, wówczas w pkt. 5 należałoby skopiować schemat płatności z wypłaty anulowanej. W wypłacie korygującej pojawi się składnik Korekta netto wypłaty, którego rozliczenie nastąpi z najbliższą wypłatą zleceniobiorcy
6. Zapisujemy wypłatę korygującą Wyliczenia w wypłacie anulowanej i korygującej:
L.p.Opis pozycjiWypłata 12.2022
(anulowana)
Wypłata 12.2022
(korygująca)
Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Umowa o dzieło później zamieniona na umowę zlecenie4000,004000,00
2Podstawa składek społecznych (bez chorobowej) (poz.1)0,004000,00
3Składki społeczne finansowane przez pracownika (E, R, bez chorobowej)
(poz.2x9,76% + poz.2x1,5%)
0,00450,40-450,40
(niedopłata)
4Podstawa składki zdrowotnej
(poz.2-poz.3)
0,003 549,60
5Składka zdrowotna pobrana
(poz.4x9%)
0,00319,46-319,46
(niedopłata)
6KUP 20% ((poz.1-poz.3)*20%)800709,92
7Podstawa opodatkowania (poz.1-poz.3-poz.8)3200,002 839,68
8Naliczona zaliczka podatku (poz.9*12%)384,00340,80
9Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu384,00341,00przed skopiowaniem podatku43,00
(nadpłata)
10Do wypłaty
(poz.1-poz.3-poz.5-poz.109)
3 616,002 889,14 przed skopiowaniem płatności726,86
(nadpłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)

11Zaliczka podatku do US skopiowana z wypłaty anulowanej384,00
12Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej3 616,00
13Korekta netto wypłaty769,86
Jeżeli Użytkownik zdecyduje się na kopiowanie schematu płatności, przy naliczaniu bieżącej wypłaty umowy zlecenia powinna pojawić się automatycznie Spłata korekty netto wypłaty w wys. -769,86 jako potrącenie (netto) w wysokości sumy zaległych składek społecznych ( 450,40 zł) i zaległej składki zdrowotnej pobranej ( 319,46 zł). Ten element może pojawić się jako druga wypłata na liście płac (domyślnie) lub jako drugi element wypłaty w wypłacie (w przypadku zaznaczonego parametru „Rozlicz zasiłki ZUS i spłaty pożyczek/zaliczek w  wypłacie umów cywilnoprawnych” w konfiguracji firmy / Płace / Parametry - zalecany sposób). Po naliczeniu bieżącej wypłaty z umowa zlecenia w wys. 2000 zł oraz elementu Spłata korekty netto wypłaty w wys. -769,86  zł  dodajemy ręcznie element Zaległy ZUS / zlecenie / firma (PIT-11)" w wys. 769,86  zł zł.  Wyliczenia w bieżącej wypłacie:
L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Umowa zlecenie8000,00
2Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)-769,86 1)
3Zaległy ZUS / zlecenie / firma (PIT-11) (opodatkowany i ozusowany)768,86
4Podstawa składek społecznych (bez chorobowej)4 769,86
5Składki społeczne pracownika (E, R, bez chorobowej)
(poz.4x9,76% + poz.4x1,5%)
537,09
6Podstawa składki zdrowotnej (poz.4-poz.5)4 232,77
7Składka zdrowotna (poz.6 x 9%)380,95
8Koszty uzyskania przychodu 20%846,55
9Podstawa opodatkowania
(poz.1+ poz.3-poz.5-poz.8)
3 386,22
10Naliczona zaliczka podatku
(poz.9*`12%)
406,32
11Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu406,00
12Do wypłaty
(poz.1+poz.2 (ujemna) +poz.3-poz.5-poz.7-poz.11)
2 675,96
1) Potrącenie netto zaległych składek, które będą sfinansowane przez płatnika poprzez dodanie elementu „Zaległy ZUS / zlecenie / firma (PIT-11)” - dodatkowego przychodu pracownika. W deklaracji PIT-11 za bieżący rok przychód będzie powiększony o kwotę zapłaconych przez firmę zaległych składek (768,86 zł), od którego zostały naliczone składki ZUS, koszty uzyskania przychodu oraz zaliczka na podatek.

4.2 Przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe za poprzednie lata dla byłego zleceniobiorcy

W wyniku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe mamy do czynienia z nadpłatą składek społecznych, niedopłatą składki zdrowotnej oraz niedopłatą zaliczki podatku.  Nadpłacone przez zleceniobiorcę składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b) ustawy o pdof pomniejszyły dochód uzyskany przez tę osobę z umowy zlecenia. W konsekwencji zwrócona za pośrednictwem zleceniodawcy (tj. płatnika składek) kwota nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, w części sfinansowanej przez zleceniobiorcę, będzie stanowiła przychód tej osoby z działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof. Od tego przychodu zleceniodawca, jako płatnik, powinien pobrać 18% zaliczkę na podatek dochodowy, zgodnie z zasadami określonymi w art. 41 ust. 1 i 1a ustawy o pdof. Trzeba przy tym zwrócić uwagę, że przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy od zwracanej byłemu zleceniobiorcy kwoty nadpłaconych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, płatnik powinien uwzględnić koszty uzyskania przychodu w wysokości 20% przychodu (bądź 50%, jeżeli przedmiotem zawartej umowy jest czynność stanowiąca przedmiot prawa autorskiego). Wynika to z postanowień art. 41 ust. 1 w związku z art. 22 ust. 9 pkt 3 i 4 ustawy o pdof. Powyższe dotyczy również sytuacji, gdy zwrot nadpłaconych składek następuje już po wygaśnięciu umowy zlecenia z daną osobą. Źródłem oraz podstawą wypłaty tego świadczenia jest umowa zlecenia, która w przeszłości łączyła firmę będącą zleceniodawcą ze zleceniobiorcą.
Przykład
Zleceniobiorca w 12.2022 przekroczył roczną podstawę składek emerytalno-rentową. Za ten miesiąc wykazano podstawę w wys. 10000 zł, a powinna być w wys. 5000 zł. Umowa podlegała również dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu. W umowie były naliczane 20% koszty uzyskania przychodu. Obecnie osoba nie jest zatrudniona w firmie ani w ramach umowy cywilnoprawnej, ani w ramach umowy o pracę.
W celu dokonania korekty w programie proponujemy wykonać następujące operacje: 1. Na formularzu danych kadrowych pracownika (w zapisie historycznym aktualnym na marzec), na zakładce Ubezpieczenie c.d. wprowadzić informację o przekroczeniu składek w miesiącu: Informacja przekazana przez – np. ZUS, w polu Kwota wpisać 5000,00 zł z opcją Podstawa składki, w pozycji Przekroczenie podstawy ustawić miesiąc 12.2022 (miesiąc i rok deklaracji). 2. W oknie Wypłaty pracowników, wybrać listę płac za 12.2022, podświetlić wypłatę odpowiedniego pracownika, która jest zamknięta/zaksięgowana i pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Koryguj wypłatę. 3. Po wybraniu opcji Koryguj wypłatę pojawi się komunikat: Czy skorygować wypłatę? Korygowanie wiąże się z anulowaniem wypłaty. Operacji nie można odwrócić! Wypłaty anulowane nie podlegają księgowaniu. Po wybraniu opcji TAK, wypłata zostanie anulowana. Automatycznie otworzy się okno formularza listy płac korygującej EKOR z domyślnymi ustawieniami odziedziczonymi z listy płac, na której została naliczona wypłata anulowana (Data wypłaty, okres wypłaty, miesięcy wstecz oraz rok i miesiąc deklaracji). Zapisujemy. 4. Z poziomu okna Wypłaty pracowników oraz wskazaniu listy płac korygującej, dla wyświetlonego zleceniobiorcy należy naliczyć wypłatę korygującą. Zapisujemy wypłatę. 5.Podczas zapisu formularza wypłaty korygującej, Użytkownik otrzyma pytania: 1)Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej? TAK – zaliczka podatku zostanie skopiowana z wypłaty anulowanej NIE – zaliczka podatku pozostanie bez zmian 2) Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach. TAK – kwota płatności zostanie skopiowana z anulowanej wypłaty, w elementach pojawi się dodatkowy element ‘Korekta netto wypłaty’, który zostanie rozliczony z najbliższą wypłatą pracownika. W tym przypadku będzie to kwota nadpłaconej składki zdrowotnej. NIE – kwota do wypłaty pozostanie bez zmian Na zakładce Elementy wypłaty sprawdzić, czy pojawiła się Korekta netto wypłaty – w tym przypadku jest to kwota w wys. - 512,33 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (563,00 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (50,67zł). Wypłatę korygującą zapisać. 6. Zapisujemy wypłatę korygującą. Wyliczenia w anulowanej i korygującej wypłacie:
L.p.Opis pozycjiWypłata 12.2022
(anulowana)
Wypłata 12.2022(korygująca)Różnica
(wypł. anul.– koryg.)
1Umowa zlecenie10 000,0010 000,00
2Podstawa składek emerytalnej i rentowej10 000,005000,005000,00
3Składka emerytalna (poz.2 x 9,76%)976,00488,00488,00
4Składka rentowa (poz.2 x 1,5%)150,0075,0075,00
5Podstawa składek chorobowej i wypadkowej10 000,0010 000,00
6Składka chorobowa (poz.5 x 2,45%)245,00245,00
7Składki ZUS pracownika (poz.3+poz.4+poz.6)1 371,00808,00563,00 1)
(nadpłata)
8Podstawa zdrowotnej (poz.1-poz.7)8 629,009 192,00-563,00
9Składka zdrowotna pobrana (poz.8x9%)776,61827,28-50,67
(niedopłata)
10KUP 20% ((poz.1-poz.7)*20%)1 725,801 838,40
11Podstawa opodatkowania
(poz.1-poz.7-poz.12)
6 903,207 353,60
12Zaliczka podatku przed odjęciem składki zdrowotnej
(poz.11*12%)
828,36882,48
13Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu
(poz.14-poz.10)
828,00828,00 przed skopiowaniem podatku-54,00 3)
(niedopłata)
14Do wypłaty
(poz.1-poz.7-poz.9-poz.13)
7 024,397 482,72 przed skopiowaniem płatności-458,33(niedopłata)

Formularz wypłaty korygującej (po skopiowaniu kwot podatku i płatności)

18Zaliczka podatkowa do US skopiowana z wypłaty anulowanej828,00
19Płatność do wypłaty skopiowana z wypłaty anulowanej7 024,39
20Korekta netto wypłaty-512,33(nadpłata skł. ZUS 563,00 – niedopłata skł. zdrow. 50,67) )
1) Kwota zwrotu składek emerytalnej i rentowej, która powinna zostać opodatkowana i wykazana w przychodzie deklaracji PIT-11 za bieżący rok. 3) Kwota niedopłaty podatku w wys. 54,00 zł wynika z braku opodatkowania nadpłaty składek ER z uwzględnieniem odliczenia niedopłaty składki zdrowotnej odliczonej, czyli:563,00 (nadpłata skł.ER)  563,00 * 20% KUP) = 450,40zł, po zaokrągleniu  450,00* 12%= 54,00 zł Kwota zwrotu składek ER (563,00 zł) powinna być wykazana jako przychód (z działalności wykonywanej osobiście, o którym mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof), od którego należy obliczyć 20% KUP oraz 12% podatek. W tym celu zalecamy dodanie nowego typu wypłaty (z poziomu Konfiguracja firmy / Płace / Typy wypłat) o nazwie np. „Zwrot składek ER / zlecenie” i proponujemy ustawienie pól: Na zakładce [Ogólne]:
  • Rodzaj - Dodatek
  • Algorytm 1 – kwota
  • Automatycznie korygować wynagrodzenie z tytułu – niezaznaczone
Na zakładce [Podatki/Nieobecności]:
  • Pozycja na deklaracji PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy zlecenia…
  • Podatek – „procent jak dla umów”
  • Zawsze naliczaj ulgę podatkowa [ ] – niezaznaczone
  • Sposób naliczania koszty uzyskania – procent – 20%
  • Sposób naliczania składek ZUS i składki zdrowotnej – nie naliczać
  • Wliczać do podstawy naliczania: wszystkie pozycje – nie wliczać
Na zakładce [Szczegółowe]:
  • Wpływa na kwotę do wypłaty [ ] – niezaznaczone, co oznacza, że kwota tego elementu nie będzie wypłacana (pracownik otrzymuje do wypłaty zwrot kwoty nadpłaty składek ER pomniejszony o niedopłatę składki zdrowotnej w elemencie Spłata korekty netto wypłaty), natomiast zaliczka podatku policzona od tego elementu  będzie pomniejszała kwotę do wypłaty.
Na liście typu Inna za bieżący miesiąc ręcznie dodajemy Spłata korekty netto wypłaty w wys. 512,33 zł jako różnica między nadpłatą składek ER (563,00 zł) i niedopłaty składki zdrowotnej pobranej (50,67 zł). Jest to element nieopodatkowany, który wyrównuje tylko kwotę netto (płatność) dla pracownika. Natomiast w celu opodatkowania kwoty zwrotu składek ER w pełnej wysokości (563,00) należy dodać „Zwrot składek ER / zlecenie”.
Uwaga
W wypłacie pracownik otrzymuje do wypłaty „Spłatę korekty netto wypłaty” (nadpłatę składek społecznych pomniejszoną o niedopłatę składki zdrowotnej). Natomiast dodanie elementu „Zwrot składek ER” (niewypłacanego) ma na celu opodatkowanie pełnej kwoty zwrotu składek ER (niepomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej).
Wyliczenia w bieżącej wypłacie na liście typu Inne:
L.p.Opis pozycjiWypłata bieżąca
1Spłata korekty netto wypłaty (nieopodatkowany)512,33 1
2Zwrot składek ER / zlecenie (opodatkowany)563,00 2)
320% KUP (poz.2 * 20%)112,60
4Podstawa opodatkowania
(poz.2 - poz.3)
450,40
5Zaliczka podatku do U.S. po zaokrągleniu54,00 3)
6Do wypłaty
(poz.1 - poz.5)
458,33
1) Wypłacenie elementu nieopodatkowanego, wpływającego tylko na płatność pracownika, jako zwrot nadpłaty składek ER pomniejszonej o niedopłatę składki zdrowotnej. 2) Wypłacenie elementu w celu opodatkowania zwrotu składek ER. 3) W celu skorygowania zaliczki podatku należy najpierw zapisać wypłatę i ponownie edytować, następnie zaznaczyć pole „Korekta podatku i ubezpieczeń” i wpisać ręcznie wyliczoną kwotę zaliczki podatku do US w wysokości 54,00 zł. Na deklaracji PIT-11 za bieżący rok, w którym dokonujemy zwrotu składek ER zostanie wykazane:
  • Przychód z osobiście wykonywanej działalności w wysokości 563,00   
  • Koszty uzyskania przychodu w wysokości 112,60 zł
  • Zaliczka podatku w wysokości 54,00 zł
 
Uwaga
Dla ZUS niedopłata składki zdrowotnej pobranej (w wys. 50,67) zostanie wykazana na korekcie raportu RCA za mc 12.2022.

OPT035- Rozliczenie czasu pracy w modułach płacowych

Data aktualizacji: 11-08-2023

Spis treści

Wstęp

Normy i wymiar czasu pracy w przepisach

Harmonogramy czasu pracy (plany pracy)

Konfiguracja pojedynczego kalendarza

Konfiguracja wszystkich kalendarzy

Plan pracy i czas przepracowany pracownika

Nadgodziny

Rozliczanie nadgodzin wg norma zgodna z planem pracy

Rozliczanie nadgodzin wg normy dobowej i normy średniotygodniowej

Czas wolny za nadgodziny – Płace i Kadry Plus

Wydruki ewidencji czasu pracy

Różnicowe wyliczenie wynagrodzenia za nadgodziny i godziny nocne

Wstęp

Dokument jest przeznaczony dla Użytkowników systemu Comarch ERP Optima - modułów: Płace i Kadry lub Płace i Kadry Plus - jako pomoc w skonfigurowaniu dostępnych w programie parametrów w celu rozliczenia czasu pracy pracowników, a szczególnie naliczenia nadgodzin. Ze względu na to, że przepisy dotyczące nadgodzin są bardzo rozbudowane i skomplikowane, to duża część dokumentu została poświęcona ich interpretacji. Opisy sposobów konfiguracji oraz rozliczania czasu pracy zostały przedstawione na przykładach praktycznych.

Normy i wymiar czasu pracy w przepisach

Pojęcie normy czasu pracy (art. 129 k.p.)

Normy to maksymalne liczby godzin do przepracowania w przyjętym okresie rozliczeniowym, które określa art.129 kodeksu pracy. Art. 129. § 1. Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy, z zastrzeżeniem art. 135-138, 143 i 144. § 2. W każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników. W pozakodeksowych ustawach spotkać można inne, obniżone normy czasu pracy dla pewnych grup pracowniczych. Jest to np. norma dobowa – 7h i średniotygodniowa – 35h dla osób niepełnosprawnych.

Pojęcie wymiaru czasu pracy (art. 130 k.p.)

Wymiar czasu pracy to liczba godzin, którą pracownik powinien przepracować w przyjętym okresie rozliczeniowym, wyliczana zgodnie art.130 kodeksu pracy. Art. 130. § 1. Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, ustalany zgodnie z art. 129 § 1, oblicza się: 1) mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie 2) dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku. § 2. Każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Poniżej przykłady wyliczenia wymiaru czas pracy w jednomiesięcznych okresach rozliczeniowych w 2023 r.
Przykład
Ustalenie wymiaru czasu pracy dla miesiąca stycznia 2023 r. - liczba tygodni: 1-7, 8-14, 15-21, 22-28, czyli 4 tygodnie * 40h = 160h, - liczba dni wystających, które mieszczą się w zakresie od poniedziałku do piątku: 30, 31, czyli 2 dni * 8h = 16h, - pomniejszenie za święta przypadające w innym dniu niż niedziela:  6 (Trzech Króli), czyli 1 dzień * 8h = 8h, - wyliczenie wymiaru: 160h + 16h – 8h = 168h
Przykład
Ustalenie wymiaru czasu pracy dla miesiąca listopad 2023 r. - liczba tygodni: 1-7, 8-14, 15-21, 22-28, czyli 4 tygodnie * 40h = 160h, - pozostała liczba dni, które mieszczą się w zakresie od poniedziałku do piątku: 29, 30, czyli 2 dni * 8h = 16h, - pomniejszenie za święta przypadające w innym dniu niż niedziela: 1, 11, czyli 2 dni * 8h = 16h, - wyliczenie wymiaru: 160h + 16h - 16h = 160h Za święto przypadające w sobotę (11 listopada) należy wyznaczyć dodatkowy dzień wolny w planie pracy./example]
2023 - MiesiąceLiczba dniNorma dobowaWYMIAR
Styczeń218168
Luty208160
Marzec238184
Kwiecień198152
Maj218168
Czerwiec218168
Lipiec218168
Sierpień228176
Wrzesień218168
Październik228176
Listopad*208160
Grudzień198152
SUMA250-2000
Zestawienie wymiarów czasu pracy w 2023 roku dla okresów jednomiesięcznych przy wyznaczeniu soboty jako dodatkowego dnia wolnego w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy

*

  • Za święto przypadające w sobotę należy wyznaczyć dodatkowy dzień wolny w planie pracy.
Zestawienie wymiarów czasu pracy w 2023 roku dla okresów jednomiesięcznych przy wyznaczeniu soboty jako dodatkowego dnia wolnego w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy    

Wymiar czasu pracy niepełnoetatowca

Pracownik zatrudniony na część etatu powinien mieć obniżony wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym proporcjonalnie do wymiaru zatrudnienia. Praca może być przez takiego pracownika świadczona przeciętnie 5 dni w tygodniu, we wszystkie dni robocze w mniejszym wymiarze dobowym, bądź w niektóre dni tygodnia przez większą liczbę godzin.
Przykład
Ustalenie wymiaru czasu pracy dla pracownika zatrudnionego na ¾ etatu, dla 3-miesięcznego okresu rozliczeniowego (10-12.2023). - suma wymiarów z 3 miesięcy: 176 + 160 + 152= 488h - wyliczenie wymiaru: mnożymy przez wymiar etatu: 512h* ¾ = 366h W 11.2023 za święto przypadające w sobotę (11 listopada) należy wyznaczyć dodatkowy dzień wolny w planie pracy.
Pracodawca powinien pamiętać o ustaleniu dla zatrudnionego na część etatu tzw. limitu godzin. Stosownie, bowiem do art. 151 § 5 K.p., strony ustalają w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 1511 § 1. Ustalenie limitu zależy od okoliczności faktycznych, a zwłaszcza od rozkładu czasu pracy danego pracownika. Sposoby jego ustalenia w umowach o pracę są różne, a mianowicie można go określić przez wskazanie wymiaru dobowego - np. "praca powyżej 5 godzin na dobę" albo wielkości etatu - np. "praca przekraczająca wymiar 3/4 etatu". W programie Comarch ERP Optima Płace i Kadry można określić limit nadgodzin dla niepełnoetatowca poprzez jako wprowadzenie odpowiedniej normy dobowej i średniotygodniowej (niższej niż dla pełnego etatu).

Harmonogramy czasu pracy (plany pracy)

Harmonogram czasu pracy jest sprecyzowanym planem pracy pracownika (lub grupy pracowników), który powinien być zdefiniowany zgodnie z przepisami. Powinnością pracodawcy jest ustalenie wymiaru czasu pracy (proporcjonalnie do jego wymiaru etatu) przed rozpoczęciem danego okresu rozliczeniowego i jego „rozłożenie” na poszczególne dni tego okresu z uwzględnieniem:
  • obowiązujących pracownika norm czasu pracy,
  • godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • odpoczynku dobowego i tygodniowego,
  • przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,
  • zakazu pracy w niedziele i święta (a gdy jest dozwolona praca w niedzielę – wyznaczenie jednej na 4 tygodnie niedzieli wolnej od pracy).
Kontrola zgodności tworzonego harmonogramu czasu pracy z przepisami należy do Użytkownika programu. Harmonogramy czasu pracy definiujemy w programie Comarch ERP Optima w Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Kalendarze. Z tego poziomu można dodać dowolną ilość kalendarzy, zgodnie z potrzebami firmy. Standardowo w programie podczas kreowania nowej bazy tworzony jest kalendarz o nazwie STANDARD z dniami pracy od poniedziałku do piątku (w godzinach od 7:00 do 15:00) z wyznaczonymi świętami w aktualnym i kolejnym roku. Symbol na poszczególnych dniach kalendarza oznacza, że nie były one jeszcze definiowane i przyjmują domyślne ustawienia. Sposób tworzenia i definiowania kalendarzy opisany jest szczegółowo w podręczniku do konfiguracji programu.

Rys 1. W konfiguracji - kalendarz Standard – zakładka Kalendarz (z naniesionymi standardowymi świętami) oraz z wyznaczonym dniem wolnym (10.11.2023) wyznaczonym za święto przypadające w sobotę (11 listopada)

Konfiguracja pojedynczego kalendarza

Z poziomu Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Kalendarze - na karcie danego kalendarza normatywnego (harmonogramu) występują pola:
  • Uwzględniaj wymiar etatu – powinien być zaznaczony dla kalendarzy pracowników zatrudnionych na niepełny etat, którzy mają obowiązek pracować w te same dni, co pracownicy pełnoetatowi, lecz w skróconym wymiarze czasu pracy. Jeśli pracownik zatrudniony na ½ etatu ma pracować np. co drugi dzień po 8 godzin, to definiujemy dla niego osobny kalendarz i odznaczamy ten parametr.
  • Modyfikowanie planu pracy przez nieobecność – domyślnie zaznaczony, ma znaczenie, gdy w planie pracy (harmonogramie) stosujemy inną strefę niż „Czas pracy podstawowy”, wówczas wymagane jest zaznaczenie tego parametru. Powoduje on przywrócenie strefy „Czas pracy podstawowy” w planie pracy na dni wprowadzonych nieobecności. Jest to istotne, aby program dobrze pomniejszał wynagrodzenie zasadnicze za czas nieobecności.
W obszarze Nadgodziny / godziny nocne dostępne są parametry:
  • Rozliczaj nadgodziny – zaznaczony parametr umożliwia rozliczaniem nadgodzin przez program.
  • Licz standardowe dopłaty do nadgodzin – zaznaczony parametr powoduje, że program będzie generował standardowe dopłaty do nadgodzin (50%, 100%).
  • Licz standardowe wynagrodzenie powyżej/poniżej normy –zaznaczony parametr umożliwia naliczenie wynagrodzenia zasadniczego powyżej/poniżej normy – w nowy bazach jako osobny element wypłaty (poza wynagrodzeniem zasadniczym), ponieważ domyślnie jest zaznaczony inny parametr „Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy liczone jako oddzielny element wypłaty” w Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry – zakładka 3.
  • Licz standardowe dopłaty do godzin nocnych – zaznaczony parametr powoduje, że będą naliczane dopłaty do godzin nocnych.
  • Norma zgodna z planem pracy – zaznaczony parametr oznacza, że norma do wyliczenia nadgodzin będzie przyjmowana z planu pracy.
  • Jeśli nadgodziny mają być rozliczane zgodnie z normami kodeksowymi: dobową i średniotygodniową, to wyłączamy opcję [ ] Norma zgodna z planem pracy i wpisujemy odpowiednie wartości w polach: –Norma dobowa: standardowo 8h –Norma średniotygodniowa: standardowo 40h
  • Parametr Z uwzględnieniem przedłużonych dobowych wymiarów z planu pracy (równoważny czas pracy) ma zastosowanie np. w równoważnym systemie czasu pracy, gdzie dopuszczalne jest wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (ponad 8h) jednego dnia, które powinno być rekompensowane skróceniem dobowego wymiaru czasu pracy (poniżej 8h) w innym dniu lub udzieleniem dnia wolnego od pracy. Po zaznaczeniu tego parametru, praca w godzinach nadliczbowych dobowych będzie liczona następująco: –W dniach pracy – program będzie sprawdzał oprócz normy dobowej określonej w definicji kalendarza w konfiguracji, również dobowy wymiar czasu pracy ustalony w planie pracy (harmonogramie) pracownika. -W dniach wolnych od pracy / świątecznych – program będzie sprawdzał tylko normę dobową określoną w definicji kalendarza.
  • Parametr Z uwzględnieniem standardowych świąt – ma wpływ na wyliczenie normy do nadgodzin uwzględnianej przy sprawdzaniu, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej. Gdy parametr jest: -Zaznaczony – to norma do nadgodzin (liczona jako pełne tygodnie * 40h + brzegowe dni * 8h) jest pomniejszona o ustawowe święta przypadające w innych dniach niż niedziela (zapisane w programie), niezależnie od tego, czy zostały naniesione w planie pracy. -Niezaznaczony – to norma do nadgodzin jest pomniejszana o święta wpisane na planie pracy pracownika w innych dniach niż niedziela.
  • Parametr Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe – ma wpływ na wyliczenie dopłat do nadgodzin. Gdy parametr jest: -Zaznaczony – w przypadku okresu rozliczeniowego dłuższego niż miesiąc, dopłaty do nadgodzin dobowych są naliczane w miesiącu wystąpienia nadgodzin, natomiast dopłaty do nadgodzin średniotygodniowych na koniec okresu rozliczeniowego. Jako rozliczenie nadgodzin w wypłacie generują się standardowe typy wypłat: Dopłata do nadgodzin dobowych 50%, Dopłata do nadgodzin dobowych 100%, Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100%. (Dla okresu 1 miesięcznego też występuje podział na dopłaty dobowe i średniotygodniowe). -Niezaznaczony – w przypadku okresu rozliczeniowego dłuższego niż miesiąc, dopłaty do nadgodzin (dobowych i średniotygodniowych) są naliczane w wypłacie za ostatni miesiąc okresu rozliczeniowego. Jako rozliczenie generują się standardowe elementy Dopłaty do nadgodzin 50%, Dopłaty do nadgodzin 100%.
  • Algorytm bilansowania nadgodzin w rozliczanym okresie zależy od parametru Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe i gdy ten parametr jest: Zaznaczony – to dostępne są opcje: –Tylko średniotygodniowe – nadgodziny dobowe nigdy nie są bilansowane, a na koniec okresu rozliczeniowego nadgodziny średniotygodniowe są bilansowane niedogodzinami oraz nieobecnościami nieusprawiedliwionymi z całego okresu rozliczeniowego. –Średniotygodniowe, dobowe 100%, 50% – w pierwszej kolejności pomniejszane są nadgodziny średniotygodniowe na koniec okresu rozliczeniowego pod warunkiem, że ich ilość jest wystarczająca do zbilansowania wszystkich niedogodzin. W przypadku, gdy ilość nadgodzin średniotygodniowych od początku okresu rozliczeniowego nie jest wystarczająca, to występujące niedogodziny będą na bieżąco bilansować nadgodziny dobowe – w pierwszej kolejności 100%, potem 50%. Nieobecności nieusprawiedliwione nigdy nie bilansują nadgodzin dobowych, tylko średniotygodniowe. –Średniotygodniowe, dobowe 50%, 100% – działanie opisane jak wyżej, tylko kolejność bilansowania nadgodzin dobowych jest najpierw 50%, potem 100%. Niezaznaczony – to dostępne są opcje: –Nie bilansuj – w przypadku rozliczania nadgodzin wg normy dobowej i średniotygodniowej ale bez podziału  na dobowe i średniotygodniowe, niedogodziny i nieobecności nieusprawiedliwione nie pomniejszą nadgodziny dobowych, natomiast pomniejszają nadgodziny średniotygodniowe. A w przypadku rozliczania nadgodzin wg „Norma zgodna z planem pracy” – niedogodziny i nieobecności nieusprawiedliwione nie pomniejszą żadnych nadgodziny. –100%, 50% – niedogodziny oraz nieobecności nieusprawiedliwione (NN-ki) w pierwszej kolejności pomniejszają nadgodziny wynagradzane dopłatami 100%, potem 50%. –50%, 100% – działanie jak powyżej, tylko kolejność odwrotna – najpierw pomniejszane są nadgodziny wynagradzane dopłatami 50%, potem 100% (odwrotnie niż algorytm: 100%, 50%).
Rys 3. Definicja kalendarza – obszar dot. nadgodzin
  • Rozliczenie dopłat do nadgodzin w wielomiesięcznych okresach rozliczeniowych (funkcjonalność wykorzystywana tylko w module Płace i Kadry Plus):
  • Co – określa długość okresu rozliczeniowego – przykładowo: 1 (domyślnie) – oznacza okres 1 miesięczny, czyli wszystkie dopłaty do nadgodzin naliczane są w miesiącu, w którym wystąpiły, 3 – oznacza okres 3 miesięczny i dopłaty do nadgodzin wypłacane są zależnie od ustawień parametru „Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe” – tzn. gdy będzie: -Zaznaczony – to dopłaty do nadgodzin dobowych wypłacane będą na bieżąco (co miesiąc) a dopłaty średniotygodniowe na koniec okresu rozliczeniowego (co 3 mc). -Niezaznaczony – to wszystkie dopłat do nadgodzin zostaną wypłacone na koniec okresu rozliczeniowego (w 3 miesiącu).
  • Z przesunięciem – oznacza przesunięcie początku okresu rozliczania nadgodzin względem początku roku (dotyczy okresów co najmniej 2 miesięcznych) – przykładowo: 0 – pierwszy okres rozliczeniowy w roku rozpoczyna się w styczniu, 1 – pierwszy okres rozliczeniowy rozpoczyna się w lutym (jest przesunięty o 1 miesiąc względem stycznia), 2 – pierwszy okres rozliczeniowy rozpoczyna się w marcu (jest przesunięty o 2 miesiące względem stycznia).
  • Z opóźnieniem – opcja możliwa do ewentualnego użycia tylko, gdy nie ma włączonego podziału dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe – oznacza przesunięcie wypłat dopłat do nadgodzin względem ostatniego miesiąca okresu rozliczeniowego– przykładowo: 0 – dopłaty do nadgodzin zostaną wypłacone w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego, 1 – wypłata dopłat do nadgodzin nastąpi w pierwszym miesiącu po zakończeniu okresu rozliczeniowego (np. okres rozliczeniowy styczeń – marzec zostanie rozliczony w kwietniu).
Uwaga
Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy (podstawowe wynagrodzenie) rozliczane jest zawsze w miesiącu wystąpienia nadgodzin.
W obszarze Parametry dotyczące dopłat występuje podział na: Dopłaty do godzin nocnych - poniższe ustawienia dotyczące naliczania dopłat do godzin nocnych, odnoszą się tylko do pracowników, którzy są rozliczani według danego kalendarza.
    • Ręczna edycja parametrów związanych z dopłatami do godzin nocnych – zaznaczenie parametru powoduje, że dopłaty do godzin nocnych naliczane są zgodnie z ustawieniami zawartymi na formularzu kalendarza. Jeśli parametr nie jest zaznaczony, dopłata do godzin nocnych naliczana jest według ustawień dostępnych z poziomu: Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Konfiguracja kalendarzy. Po zaznaczeniu tego parametru, aktywne stają się pozostałe parametry dotyczące naliczania dopłat do godzin nocnych. Domyślnie podpowiadają się takie wartości, jak te w Konfiguracji kalendarzy, ale Użytkownik może je zmienić.
    • Modyfikowanie planu pracy przez nieobecność – ma znaczenie, gdy w planie pracy (harmonogramie) stosujemy inną strefę niż „Czas pracy podstawowy”, wówczas wymagane jest zaznaczenie tego parametru. Powoduje on przywrócenie strefy „Czas pracy podstawowy” w planie pracy na dni wprowadzonych nieobecności. Jest to istotne, aby program dobrze pomniejszał wynagrodzenie zasadnicze za czas nieobecności. – Od godziny – Do godziny – w tych polach należy ustawić porę nocną obowiązującą pracowników rozliczanych wg tego kalendarza. – Limit godzin nocnych – maksymalna liczba godzin przypadających dla każdego dnia w porze nocnej, za którą pracownikowi przysługuje dopłata za pracę w nocy. – Dopłata do godzin nocnych liczona od i Procent wynagrodzenia za pracę w nocy – dla dopłat do godzin nocnych należy określić procent i wskazać, czy ma być liczona od minimalnej płacy, czy od stawki zaszeregowania pracownika. – Dopłata do godzin nocnych liczona zgodnie z normą k.p. art.130 – zaznaczenie parametru powoduje, że dopłata do godzin nocnych naliczana jest w oparciu o wymiar czasu pracy wynikający z art. 130 k.p. Jeśli parametr nie jest zaznaczony, to przy wyliczeniu stosowany jest wymiar czasu pracy wynikający z planu pracy pracownika.
Rys 4. Definicja kalendarza – obszar dot. dopłat do godzin nocnych
Wynagrodzenie za nadgodziny – poniższe ustawienia dotyczące naliczania wynagrodzenia i dopłat do nadgodzin i odnoszą się tylko do pracowników, którzy są rozliczani według danego kalendarza
  • Ręczna edycja parametrów związanych z dopłatami do nadgodzin – zaznaczenie parametru powoduje, że dopłaty do nadgodzin naliczane są zgodnie z ustawieniami zawartymi na formularzu kalendarza. Jeśli parametr nie jest zaznaczony, dopłaty naliczane są według ustawień dostępnych z poziomu: Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Konfiguracja kalendarzy. Po zaznaczeniu tego parametru, aktywne stają się pozostałe parametry dotyczące wynagrodzenia i dopłat za nadgodziny. Domyślnie podpowiadają się takie wartości, jak te w Konfiguracji kalendarzy, ale Użytkownik może je zmienić.- Procent dopłat ‘50’ – możliwość określenia procentu dopłat za nadgodziny standardowo naliczanych jako 50%, – Procent dopłat ‘100’ – możliwość określenia procentu dopłat za nadgodziny standardowo naliczanych jako 100%, – Dopłaty do nadgodzin liczone zgodnie z normą k.p. art. 130 –zaznaczenie parametru powoduje, że stawka dopłaty do godzin nocnych za 1h naliczana jest w oparciu o wymiar czasu pracy wynikający z art. 130 k.p. Jeśli parametr nie jest zaznaczony, to przy wyliczeniu stosowany jest wymiar czasu pracy wynikający z planu pracy pracownika.
  • Wynagrodzenie zasad. powyżej/poniżej normy liczone zgodnie z normą k.p. art. 130 zaznaczenie parametru powoduje, że stawka za godzinę powyżej/poniżej normy liczona jest w oparciu o wymiar czasu pracy wynikający z art. 130 k.p. Takie wyliczenie dotyczy tylko elementów, które są naliczane w wypłacie jako oddzielne elementy wypłaty, o czym decyduje inny parametr o nazwie „Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy liczone jako oddzielny element wypłaty” w Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry – zakładka 3 (domyślnie zaznaczony).Jeśli parametr „Wynagrodzenie zasad. powyżej/poniżej normy liczone zgodnie z normą k.p. art. 130” nie jest zaznaczony, to przy wyliczeniu stawki za godzinę stosowany jest wymiar czasu pracy wynikający z planu pracy pracownika.
Dodatkowo w Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Zaokrąglenia w części Zaokrąglenia dopłat do godzin nocnych i nadgodzin można ustawić sposób zaokrąglania dopłat. Domyślnie ustawienie to: Wartość końcowa z precyzją 0.01 (do 1 grosza). Można zmienić zaokrąglenie na: Kwota za 1h oraz ewentualnie precyzję.
Rys 6. Zaokrąglenia dot. dopłat do godzin nocnych i nadgodzin

Konfiguracja wszystkich kalendarzy

Z poziomu Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Konfiguracja kalendarzy ustawiamy wspólne elementy dla wszystkich zdefiniowanych w bazie kalendarzy. W obszarze Godziny nocne występują parametry:
    • Od godziny / do godziny – zakres godzin, pomiędzy którymi praca będzie traktowana jako praca w nocy,
    • Limit godzin nocnych – dzienny limit godzin nocnych – 8 godzin (zgodne z przepisami)
    • Procent dopłat do godzin nocnych – 20% (zgodnie z przepisami)
    • Dopłata do godzin nocnych liczona od – określamy podstawę, od której będzie naliczana dopłata do godzin nocnych (minimalne wynagrodzenie lub stawka zaszeregowania).
Dodatkowo w definicji danego kalendarza mamy możliwość ustawienia powyższych parametrów. W obszarze Nadgodziny 100% dostępne są ustawienia:
    • Godziny nocne – parametr domyślnie zaznaczony, nadgodziny w porze nocnej powinny być wynagradzane dopłatą w wysokości 100%.
    • Niedziele i święta – parametr domyślnie zaznaczony, każda nadgodzina pracy w niedzielę i święto, powinna być wynagradzana dopłatą w wysokości 100%.
    • Dni wolne (poniżej normy dobowej) – zaznaczenie spowoduje naliczenie 100% dopłat do nadgodzin nieprzekraczających normy dobowej w dniach wolnych pracownika. Parametr domyślnie zaznaczony, ponieważ nadgodziny wynikające z przekroczenia normy średniotygodniowej powinny być wynagradzane dodatkiem w wysokości 100%.
Uwaga
Powyższe parametry dostępne są tylko przy rozliczaniu nadgodzin „wg planu pracy”. Dla rozliczeń wg norm: dobowa i średniotygodniowej – nie podlegają zmianie.
    • Dni wolne (powyżej normy dobowej) – zaznaczenie jest równoznaczne z wypłatą 100% dopłat do nadgodzin w dni wolne po przekroczeniu normy dobowej. Program umożliwia ustawienie warunków wynagradzania korzystniejszych dla pracownika niż przewidują to przepisy.
    • Dni pracy po przekroczeniu dobowego limitu nadgodzin 50% – ściśle związany jest z innym parametrem ‘Dobowy limit nadgodzin 50% w dni pracy’. Parametr zaznaczony powoduje, że praca w nadgodzinach w dni pracy do limitu będzie płatna dopłatą 50%, a nadgodziny powyżej limitu – dopłatą 100%. Dawniej dwie pierwsze nadgodziny były płatne 50%, kolejne 100%. Obecnie ten przepis już nie obowiązuje, jednak w wewnętrznych regulaminach firmy mogą być zachowane poprzednie zasady, dlatego nadal można korzystać z tych ustawień.
W obszarze Dopłaty do nadgodzin można określić:
  • Limit roczny – 150:00 (standardowo) z opcją: -Przerwanie naliczania – w wypłacie zostaną rozliczone tylko nadgodziny do limitu, powyżej limitu nie zostaną naliczone, -Brak – nie ma kontroli limitu nadgodzin.
Dla każdego pracownika, na formularzu etatu, można ustalić indywidualny limit. Wówczas wartość limitu będzie pobierana z formularza pracownika a nie z konfiguracji.
  • Procent dopłat ‘50’ / Procent dopłat ‘100’ – w sytuacjach, gdy wewnętrzne przepisy pracodawcy przewidują wyższą kwotę dopłat do nadgodzin, mamy możliwość ustawienia własnych procentów dopłat (np. 60% i 120%). Dodatkowo w definicji danego kalendarza mamy możliwość ustawienia indywidualnych procentów dopłat do nadgodzin.

Plan pracy i czas przepracowany pracownika

Plan pracy

Na formularzu pracownika, zakładka [Etat], w polu Kalendarz wskazujemy plan (harmonogram) czasu pracy zgodnie, z którym pracownik ma pracować. Domyślnie podpowiada się kalendarz Standard. (Oczywiście można wybrać inny harmonogram, jeżeli został wcześniej zdefiniowany w Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Kalendarze). Plan pracy (harmonogram) pracownika dostępny jest z formularza pracownika lub listy pracowników (dla podświetlonego pracownika) po rozwinięciu menu przy ikonie Z poziomu planu pracy danego pracownika istnieje możliwość modyfikowania harmonogramu poprzez wprowadzenie tzw. „wyjątków”. W celu zmian wystarczy edytować dany dzień i ustawić odpowiedni typ dnia, godziny pracy (od do) oraz strefę czasu pracy (np. „Czas pracy podstawowy” – skrót PP).
Uwaga
W planie pracy pracownika powinien być ustalony wymiar czasu pracy zgodnie z art. 130 k.p., czyli nie należy planować pracy w nadgodzinach.

Rys 9. Plan pracy pracownika z naniesionymi modyfikacjami („wyjątkami”)

Sposoby odnotowywania czasu przepracowanego

W formularzu pracownika, zakładka [Etat], w polu Rozliczenie czasu pracy określamy sposób odnotowywania czasu rzeczywiście przepracowanego przez pracownika, do wyboru mamy 3 sposoby:
  • Według kalendarza (domyślna opcja) – w kalendarzu Nie/obecności (rzeczywistym) na zakładce Kalendarz, czas pracy w danym dniu jest automatycznie przepisany z planu pracy. Użytkownik odnotowuje ewentualne zmiany w stosunku do planu na konkretnym dniu, np. nadgodziny. (Brak wpisu w danym dniu pracy oznacza pracę zgodną z planem pracy).
  • Według obecności – w kalendarzu Nie/obecności (rzeczywistym), na zakładce Kalendarz, czas pracy w danym dniu nie jest automatycznie przepisywany z planu pracy (jest zerowy). Użytkownik musi każdy dzień pracy edytować i wprowadzić czas pracy (podpowiadany jest czas z planu pracy). W przypadku posiadania modułu Kadry i Płace PLUS możliwe jest zaimportowanie czasu pracy z pliku RCP. (Brak wpisu w danym dniu pracy oznacza dzień z zerowym czasem pracy, czyli niedgogodziny).
  • Według zestawienia – dla tego sposobu brak jest informacji o czasie pracy w danym dniu, jest tylko łączny czas pracy za odpowiedni okres. W kalendarzu Nie/obecności (rzeczywistym) na zakładce [Zestawienia], użytkownik musi dodać zestawienie wpisując łączny czas przepracowany w godzinach (wraz z nadgodzinami) i w dniach, dodatkowo odnotowuje ilość godzin nocnych oraz nadgodzin 50% i 100%, za które program powinien naliczyć dopłaty. Zestawienie obejmuje maksymalnie okres miesiąca. Krótszy okres powinien być wpisany w przypadku aktualizacji danych pracownika w trakcie miesiąca lub zatrudnienia czy zwolnienia pracownika w trakcie miesiąca.
Uwaga
Bez względu na sposób wprowadzania czasu przepracowanego, pracownik powinien mieć poprawnie zdefiniowany plan pracy (zgodnie z przepisami). Ma to istotne znaczenie przy wprowadzaniu nieobecności dla pracownika, ponieważ program pomniejsza czas pracy o daną nieobecność pobierając ilość godzin zaplanowaną w tym dniu w planie pracy.

Nadgodziny

Pojęcie pracy w nadgodzinach (art. 151 k.p.)

Pojęcie pracy w nadgodzinach wyjaśnia art. 151 kodeksu pracy: Art. 151. § 1. Praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych. Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie: 1) konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii, 2) szczególnych potrzeb pracodawcy. § 2. Przepisu § 1 pkt 2 nie stosuje się do pracowników zatrudnionych na stanowiskach pracy, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia. § 21. Nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku, o którym mowa w art. 132 i 133.

Wynagradzanie za nadgodziny (art. 1511 k.p.)

Za pracę w godzinach nadliczbowych (zgodnie z art. 1511 k.p.) należy wypłacić, oprócz normalnego wynagrodzenia, dopłata  w wysokości:
  • 100% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających: – w nocy, – niedziele i święta, – w dni wolne od pracy poniżej normy dobowej, ponieważ zaliczane są do średniotygodniowych – w dni pracy poniżej normy dobowej, ponieważ zaliczane są do średniotygodniowych
  • 50% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających: – w dni wolne od pracy, powyżej normy dobowej (z wyłączeniem godzin nocnych), – w dni pracy powyżej normy dobowej lub przedłużonego dobowego wymiaru (z wyłączeniem godzin nocnych).
W programie wynagrodzenie za godzinę nadliczbową składa się z 2 elementów:
    • Wynagrodzenie normalne – domyślnie generuje się tylko od stawki zaszeregowania (podanej na formularzu etatu) jako odrębny element wypłaty o nazwie „Wynagr. zasad. powyżej normy” – pod warunkiem, że jest zaznaczony inny parametr o nazwie „Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy liczone jako oddzielny element wypłaty” (w Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry – zakładka 3) lub jako element o nazwie „Wynagrodzenie powyżej normy” w środku wynagrodzenia zasadniczego (zwiększa jego wartość), gdy wspomniany parametr nie jest zaznaczony.Gdy „Wynagr. zasad. powyżej normy” generowane jest osobno, to jego wartość może być powiększona o kwotę wynikającą z innych stałych elementów pracownika, np. z dodatku funkcyjnego – w tym celu w definicji dodatku funkcyjnego, na zakładce Szczegółowe, należy zaznaczyć pola: „Uwzględniaj przy wynagrodzeniu zasadniczym powyżej normy” i/lub „Uwzględniaj przy wynagrodzeniu zasadniczym poniżej normy”.
    • Dopłaty do nadgodzin 50% lub 100% – standardowo liczone są tylko od stawki zaszeregowania. Jeżeli inne elementy mają być ujmowane w tych dopłatach, to należy w definicji odpowiednich typów wypłat (na zakładce [Szczegółowe]) zaznaczyć pole Uwzględnij przy dopłatach za nadgodziny.
W programie: Konfiguracja firmy/ Płace/ Parametry – zakładka 3 - dostępny jest parametr Wynagrodzenie powyżej/poniżej liczone jako oddzielny element wypłaty – domyślnie jest zaznaczony, co oznacza, że  wynagrodzenie powyżej / poniżej normy liczone są jako odrębny element wypłaty (nie w środku wynagrodzenia zasadniczego). Dodatkowo można zadecydować, czy oddzielnie wypłacone wynagrodzenie zasadnicze powyżej/poniżej normy ma być wliczane do podstawy urlopu / ekwiwalentu– służą do tego parametry (domyślnie są zaznaczone):
  • Oddzielnie wypłacone ‘powyżej normy’ wliczane do podstawy urlopu /ekwiwalentu
  • Oddzielnie wypłacone ‘poniżej normy’ wliczane do podstawy urlopu /ekwiwalentu
Rys 13. Konfiguracja / Płace / Parametry – fragment dotyczący wynagrodzenia powyżej /poniżej normy
Uwaga
Dla pracownika zatrudnionego na stawkę miesięczną bardzo istotne jest liczenie wynagrodzenia powyżej/poniżej normy jako odrębnego elementu wypłaty, ponieważ gdy „powyżej normy” jest częścią wynagrodzenia zasadniczego miesięcznego, to nie jest wliczany do podstawy urlopowej. Natomiast, gdy jest odrębnym elementem wypłaty, to może być wliczany do podstawy urlopowej, jako średnia z 3 miesięcy.
Wynagrodzenie powyżej normy może być bilansowane wynagrodzeniem poniżej normy w ramach tej samej strefy czasu pracy - w tym celu należy zaznaczyć parametr Bilansowanie powyżej/poniżej normy (w obrębie strefy czasu pracy).  Bilansowanie wynagrodzenia zasadniczego powyżej/poniżej normy jest wykonywane w obrębie danej strefy czasu pracy i dotyczy pozycji generowanych jako odrębne elementy wypłaty, jak i również, gdy są częścią wynagrodzenia zasadniczego (w danej strefie). Bilansowanie powyżej i poniżej normy (bez względu na strefy czasu pracy) dotyczy innych elementów wypłat, które w konfiguracji mają zaznaczone automatyczne korygowanie z tytułu odchyłek od normy.

Nadgodziny dobowe i średniotygodniowe

Nadgodziny dzielimy na:
  • dobowe, które występują:- w dniach pracy – praca powyżej normy dobowej (8h) lub przedłużonego dobowego wymiaru (np. 12h) -> płatne jako 50% lub 100% jeżeli przypadają w nocy – w dniach wolnych – praca powyżej normy dobowej 8h -> płatne jako 50% – w dniach świątecznych – praca powyżej normy dobowej 8h -> płatne jako 100%
  • średniotygodniowe, które występują: – w dniach pracy – praca powyżej zaplanowanego dobowego wymiaru (np. 6h) do normy dobowej (8h) -> płatne jako 100% – w dniach wolnych – praca poniżej normy dobowej 8h -> płatne jako 100% – w dniach świątecznych – praca poniżej normy dobowej 8h -> płatne jako 100%
Uwaga
W przypadku, gdyby pracownik miał zaplanowany wymiar czasu pracy poniżej 8h, np. 6h (równoważny system czasu pracy), a przepracuje np. 12h, to nadgodziny dobowe występują powyżej normy 8h, czyli w tym przypadku od 8h do 12h, czyli 4h. Natomiast nadgodziny średniotygodniowe – od 6h do 8 h, czyli 2h.

Rozliczanie nadgodzin wg norma zgodna z planem pracy

Parametry w konfiguracji

Rozliczanie nadgodzin wg parametru Norma zgodna z planem pracy polega na porównaniu dla każdego dnia ilości godzin rzeczywiście przepracowanych z kalendarzu (Nie)obecności z ilością godzin w planie pracy. W tej sytuacji każda godzina przepracowana ponad zaplanowany wymiar czasu pracy jest traktowana jako nadgodzina.
Rys 14. Definicja kalendarza – ustawienie rozliczania nadgodzin jako „Norma zgodna z planem pracy”
Dopłaty do nadgodzin (50%, 100%) naliczane wg „norma zgodna z planem pracy” zależą od parametrów znajdujących się w Konfiguracji firmy/ Płace/ Konfiguracja Kalendarzy – są to Nadgodziny 100% w:
  • Godziny nocne – zaznaczony (domyślnie)
  • Niedziele i święta – zaznaczony (domyślnie)
  • Dni wolne (poniżej normy dobowej) – zaznaczony (domyślnie), dotyczy pracy np. w sobotę do 8h
  • Dni wolne (powyżej normy dobowej) – niezaznaczony (domyślnie), dotyczy pracy np. w sobotę powyżej 8h
Uwaga
Dla dni wolnych od pracy norma dobowa odczytywana jest z formularza pracownika, zakładka Etat/Zatrudnienie – pole ‘Norma dobowa do urlopu dla pełnego wymiaru etatu’ (standardowo 8h).
  • Dni pracy po przekroczeniu dobowego limitu nadgodzin 50% – niezaznaczony (domyślnie), związany jest z innym parametrem Dobowy limit nadgodzin 50% w dni pracy (2:00) – zgodnie z archiwalnymi przepisami dwie pierwsze nadgodziny w dni pracy były płatne jako 50%, kolejne 100%.
Rys 15. Konfiguracja kalendarzy - nadgodziny 100% wg planu pracy (wartości domyślne)

Przykłady rozliczenia nadgodzin wg norma zgodna z planem pracy

Poniżej prezentowane są przykłady wyliczenia nadgodzin „wg norma zgodna z planem pracy” (ustawienie w definicji kalendarza) - przy standardowych ustawieniach w Konfiguracji kalendarzy, czyli przy zaznaczonych parametrach dla: Nadgodziny 100%: Godziny nocne, Niedziele i święta, Dni wolne (poniżej normy dobowej).

Podstawowy system czasu pracy – pełny etat

Przykład
Pracownik zatrudniony na pełen etat w podstawowym systemie czasu pracy, czyli po 8h dziennie (1-miesięczny okres rozliczeniowy) – w kwietniu 2023 powinien pracować 152h (od poniedziałku do piątku po 8h), a przepracował 168h  (praca nie przypadała w porze nocnej). W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):
Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:0008:0008:0008:0008:0000:0000:0040h
Rzeczywisty czas pracy08:0012:0008:0008:0008:0010:0002:0056h
Powyżej planu+4:00+10:00 +2:00+16h
Porównując czas przepracowany z planem pracy (w systemie dobowym) wynika, że wystąpiły następujące nadgodziny: - 50% -> 6h = 4h (wtorek, praca ponad zaplanowany dobowy wymiar) + 2h (sobota, praca powyżej normy 8h – odczytana z pola „Norma dobowa dla urlopu” z formularza pracownika) - 100% -> 10h = 8h (sobota, praca do normy 8h) + 2h (niedziela, praca do normy 8h) Suma nadgodzin = 6h (50%) +10h (100%) = 16h Pracownik będzie miał wypłacane: - wynagrodzenie powyżej normy za 16h - godziny przepracowane ponad wymiar czasu pracy (168h) - dopłaty do nadgodzin 50% za 6h - dopłaty do nadgodzin 100% za 10h

Podstawowy system czasu pracy – niepełny etat

Przykład
Pracownik zatrudniony na ½ etatu w podstawowym systemie czasu pracy, czyli po 4h dziennie (1-miesięczny okres rozliczeniowy) – w lutym 2023 powinien pracować 80h (od poniedziałku do piątku po 4h), a przepracował 101h (praca nie przypadała w porze nocnej). W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):
Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy04:0004:0004:0004:0004:0000:0000:0020h
Rzeczywisty czas pracy10:0004:0004:0004:0004:0009:0006:0041h
Powyżej planu+6:00+9:00 +6:00+21h
Porównując czas przepracowany z planem pracy (w systemie dobowym) wynika, że wystąpiły następujące nadgodziny: - 50% -> 7h = 6h (poniedziałek, praca ponad zaplanowany dobowy wymiar) + 1h (sobota, praca powyżej normy 8h) - 100% -> 14h = 8h (sobota, praca do normy 8h) + 6h (niedziela, praca do normy 8h) Suma nadgodzin = 7h (50%) +14h (100%) = 21h Pracownik będzie miał wypłacane: - wynagrodzenie powyżej normy za 21h - godziny przepracowane ponad wymiar czasu pracy (88h) - dopłaty do nadgodzin 50% za 7h - dopłaty do nadgodzin 100% za 14h

Bilansowanie w rozliczeniu nadgodzin wg norma zgodna z planem pracy

Nadgodziny (praca ponad zaplanowany wymiar) są pomniejszane przez odnotowane niedogodziny (praca poniżej zaplanowanego dobowego wymiaru) i nieobecności nieusprawiedliwione (NN) – decyduje o tym parametr Algorytm bilansowania nadgodzin w rozliczanym okresie (w definicji kalendarza), dla którego są dostępne następujące opcje: 1. Nie bilansuj – niedogodziny i nieusprawiedliwione nieobecności (NN) nie pomniejszają nadgodzin, 2. 100%, 50% (domyślnie) - niedogodziny i nieusprawiedliwione nieobecności (NN) pomniejszają w pierwszej kolejności nadgodziny wynagradzane dopłatą 100%, a następnie dopłatą 50%, 3. 50%, 100% - analogicznie jak powyżej, tylko odwrotna kolejność pomniejszania.
Przykład
Pracownik zatrudniony na ¾ etatu w podstawowym systemie czasu pracy, czyli po 6h dziennie (1-miesięczny okres rozliczeniowy) - w lutym 2023 powinien pracować 120h (od poniedziałku do piątku po 6h), a przepracował 123h (praca nie przypadała w porze nocnej). W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):
Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy06:0006:0006:0006:0006:0000:0000:0030h
Rzeczywisty czas pracy08:0003:0006:0006:0006:0004:0000:0033h
Powyżej planu+2:00+4:00 +6h
Poniżej planu-3:00-3h
Porównując czas przepracowany z planem pracy wynika, że wystąpiły następujące nadgodziny: - 50% -> 2h = 2h (poniedziałek, praca ponad zaplanowany dobowy wymiar) - 100% -> 4h = 4h (sobota, praca do normy 8h) Suma nadgodzin = 2h (50%) +4h (100%) = 6h Bilansowanie nadgodzin (o niedogodziny 3h) dla poszczególnych opcji: 1. Nie bilansuj (niedogodziny = 3h) Nadgodziny 50% = 2h Nadgodziny 100% = 4h 2. 100%, 50% (niedogodziny = 3h) Nadgodziny 100% = 4h – 3h = 1h Nadgodziny 50% = 2h 3. 50%, 100% (niedogodziny = 3h) Nadgodziny 50% = 2h – 2h = 0h Nadgodziny 100% = 4h - 1h = 3h Bez względu na ustawienia opcji bilansowania nadgodzin program naliczy: - wynagrodzenie powyżej normy za +6h - wynagrodzenie poniżej normy za -3h W sytuacji, gdy parametr “Bilansowanie powyżej/poniżej normy (w obrębie strefy czasu pracy)” w Konfiguracja > Firma > Płace > Parametry- zakładka 2 - będzie zaznaczony, to wyliczy się tylko: wynagrodzenie powyżej normy za +3h (6h – 3h).

Rozliczanie nadgodzin wg normy dobowej i normy średniotygodniowej

Parametry w konfiguracji

W definicji kalendarza (w konfiguracji) możliwe jest określenie norm:
  • dobowej (standardowo 8h),
  • średniotygodniowej (standardowo 40h).
Powyższe pola uaktywniają się po wyłączeniu parametru Norma zgodna z planem pracy.
Rys 16. Definicja kalendarza – ustawienie rozliczania nadgodzin wg norm: dobowej i średniotygodniowej
W rozliczaniu nadgodzin wg norm (dobowej i średniotygodniowej) istotne jest przekroczenie w obrębie dnia - normy dobowej (8h) w obrębie okresu rozliczeniowego – normy średniotygodniowej (40h). W algorytmie sprawdzania, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej, ważne jest wyliczenie normy do nadgodzin dla rozliczanego okresu wg poniższego wzoru: NORMA DO NADGODZIN = liczba pełnych tygodni * norma średniotygodniowa (standardowo 40h) + liczba dni pracy w niepełnych tygodniach (zakres od poniedziałku do piątku) * 1/5 z normy średniotygodniowej (standardowo 8h=40/5) – liczba dni świątecznych w innych dniach niż niedziela * 1/5 z normy średniotygodniowej (standardowo 8h=40/5) Dla wyliczenia tej normy istotny jest parametr w definicji kalendarza Z uwzględnieniem standardowych świąt, jeżeli jest:
  • Zaznaczony – to norma do nadgodzin jest pomniejszona o standardowe święta przypadające w innych dniach niż niedziela (zapisane w programie), niezależnie od tego, czy zostały naniesione w planie pracy.
  • Niezaznaczony – to norma do nadgodzin jest pomniejszana tylko o święta wpisane na planie pracy w innych dniach niż niedziela.
W Konfiguracji firmy/ Płace/ Konfiguracja Kalendarzy dostępne są parametry dotyczące wyliczenia nadgodzin 100%, standardowe ustawienia to:
    • Godziny nocne – 100% (zgodnie z przepisami, bez możliwości modyfikacji)
    • Niedziele i święta – 100% (zgodnie z przepisami, bez możliwości modyfikacji)
    • Dni wolne (poniżej normy dobowej) – 100% (zgodnie z przepisami, bez możliwości modyfikacji), dotyczy pracy np. w sobotę do 8h
    • Dni wolne (powyżej normy dobowej) – niezaznaczony (domyślnie), dotyczy pracy np. w sobotę powyżej 8h
Uwaga
Dla dni wolnych od pracy /świątecznych norma dobowa odczytywana jest z definicji kalendarza (standardowo 8h).
  • Dni pracy po przekroczeniu dobowego limitu nadgodzin 50% – niezaznaczony (domyślnie), związany jest z innym parametrem Dobowy limit nadgodzin 50% w dni pracy (2:00) – dawniej dwie pierwsze nadgodziny w dni pracy były płatne jako 50%, kolejne 100%.
Rys 17. Konfiguracja kalendarzy – algorytmy rozliczania nadgodzin wg normy tygodniowej
Wyliczenie nadgodzin wg normy dobowej i średniotygodniowej następuje w 2 krokach: I krok – wyliczenie nadgodzin dobowych II krok – wyliczenie nadgodzin średniotygodniowych (sprawdzamy, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej) - w tym celu należy porównać czas przepracowany pracownika powiększony o liczbę godzin usprawiedliwionych nieobecności, a pomniejszony o nadgodziny „dobowe” z obowiązującym wymiarem czasu pracy (normą do nadgodzin). Poniżej wzór sprawdzający, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej: X = CZAS PRZEPRACOWANY + CZAS USPRAWIEDLIWIONYCH NIEOBECNOŚCI - NADGODZINY DOBOWE – NORMA DO NADGODZIN i gdy: X większe od 0 – to oznacza, że wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe, X mniejsze lub równe 0 – to oznacza, że nie wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe. Ogólnie nadgodziny dzielimy na:
  • dobowe, które występują: – w dniach pracy – praca powyżej normy dobowej (8h) lub przedłużonego dobowego wymiaru (np. 12h) -> płatne jako 50% lub 100% jeżeli przypada w nocy – w dniach wolnych – praca powyżej normy dobowej 8h -> płatne jako 50% – w dniach świątecznych – praca powyżej normy dobowej 8h -> płatne jako 100%
  • średniotygodniowe, które występują: – w dniach pracy – praca powyżej zaplanowanego dobowego wymiaru (np. 6h) do normy dobowej (8h) -> płatne jako 100% – w dniach wolnych – praca poniżej normy dobowej 8h -> płatne jako 100% – w dniach świątecznych – praca poniżej normy dobowej 8h -> płatne jako 100%
Uwaga
Praca powyżej 8h jest zaliczana do nadgodzin dobowych, natomiast praca do 8h jest uwzględniania przy liczeniu nadgodzin wynikających z przekroczenia normy średniotygodniowej.

Przykłady rozliczenia nadgodzin wg normy dobowej i średniotygodniowej

Poniżej prezentowane są przykłady wyliczenia nadgodzin dla okresu 1 miesięcznego przy ustawieniu norm: dobowej (8h) i średniotygodniowej (40h) z zaznaczonym parametr Z uwzględnieniem standardowych świąt w definicji kalendarza - przy standardowych ustawieniach w Konfiguracji kalendarzy dotyczących 100% dopłat do nadgodzin, czyli:
  • Dni wolne (powyżej normy dobowej) – niezaznaczone
  • Dni pracy po przekroczeniu dobowego limitu nadgodzin 50% – niezaznaczone

Podstawowy system czasu pracy (1 miesięczny) – pełny etat

Przykład
Pracownik zatrudniony na pełen etat w podstawowym systemie czasu pracy, czyli o 8h dziennie (1-miesięczny okres rozliczeniowy) – w czerwcu 2023 powinien przepracować 168h, a przepracował 184h (praca nie przypadała w porze nocnej). W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):
Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:0008:0008:0008:0008:0000:0000:0040h
Rzeczywisty czas pracyurlop13:0008:0008:0008:0010:0009:0056h
Powyżej planu+5:00+10:00 +9:00+24h
W definicji kalendarza: Norma dobowa = 8h, norma tygodniowa = 40h z zaznaczonym parametrem Z uwzględnieniem standardowych świąt. Liczymy nadgodziny dobowe, do których zaliczamy pracę ponad normę dobową (8h): Nadgodziny dobowe: - 50% -> 7h = 5h (wtorek, praca ponad normę 8h) + 2h (sobota, praca ponad normę 8h) - 100% -> 1h (niedziela, praca ponad normę 8h) Suma nadgodzin dobowych = 7h (50%) + 1h (100%) = 8h Liczymy nadgodziny po przekroczeniu normy średniotygodniowej Norma: 4 pełne tygodnie * 40h + 2 dni brzegowe (29, 30) * 8h – 1 dzień świąt * 8h = 160h + 16h – 8h = 168h Czas przepracowany (184h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) - nadgodziny dobowe (8h) – norma (168h) = 184 + 8 – 8 - 168 = 16 > 0, czyli doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej. Podsumowanie nadgodzin: - Dobowe 50% = 7h - Dobowe 100% = 1h - Średniotygodniowe 100% = 16h Gdy parametr Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe będzie:
  • niezaznaczony – to w wypłacie zostanie naliczone: – Wynagrodzenie powyżej normy za 24h – Dopłata do nadgodzin 50% za 7h – Dopłata do nadgodzin 100% za 17h
  • zaznaczony to w wypłacie zostanie naliczone: – Wynagrodzenie powyżej normy za 24h – Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 7h – Dopłata do nadgodzin dobowych 100% za 1h – Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100% za 16h

Równoważny system czasu pracy (1 miesięczny) – pełny etat

W równoważnym systemie czasu pracy dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru ponad 8h, które powinno być rekompensowane dniami wolnymi od pracy lub skróceniem dobowego wymiaru czasu pracy (poniżej 8h) w niektórych dniach. W takiej sytuacji w definicji kalendarza przy rozliczeniu nadgodzin wg normy dobowej i średniotygodniowej powinien być zaznaczony parametr Z uwzględnieniem przedłużonych dobowych wymiarów z planu pracy (równoważny czas pracy). Po zaznaczeniu tego parametru, praca w godzinach nadliczbowych dobowych będzie liczona następująco:
  • W dniach pracy – program będzie sprawdzał oprócz normy dobowej określonej w definicji kalendarza (np. 8h) również dobowy wymiar czasu pracy ustalony w planie pracy (grafiku) pracownika. W dniach przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy (np. 12h) – nadgodziny dobowe wystąpią po przekroczeniu tego wymiaru (czyli po 12h). Natomiast w dniach skróconego dobowego wymiaru czasu pracy (np. 6h) – nadgodziny dobowe wystąpią po przekroczeniu dobowej normy czasu pracy określonej w definicji kalendarza, czyli po przekroczeniu 8h.
  • W dniach wolnych od pracy/ świątecznych – program będzie sprawdzał tylko normę dobową określoną w definicji kalendarza (np. 8h), czyli czas pracy po przekroczeniu tej normy będzie zaliczany do nadgodzin dobowych. Natomiast czas przepracowany w obrębie (do) normy dobowej będzie uwzględniany w algorytmie sprawdzania przekroczenia normy średniotygodniowej.
Przykład
Pracownik zatrudniony na pełen etat w równoważnym systemie czasu pracy, czyli pracuje głównie po 12h w dni: poniedziałki, środy, piątki, jednak czasem wyznaczane są inne dni – z różną ilością godzin (1-miesięczny okres rozliczeniowy) – w lutym 2023 wymiar czasu pracy powinien wynieść 160h. W tym miesiącu przypadają: 4 poniedziałki, 4 środy, 4 piątki, czli 12 dni * 12h =144h, czyli w celu uzupełnienia planu do 160h wyznaczono dodatkowo 2 soboty po 8h. W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem). Sumarczynie przepracował 172h.
Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy12:0000:00
12:0000:00
12:00
00:00
00:00
36h
Rzeczywisty czas pracy12:00
00:00
14:00

10:0012:00
00:00
00:00
48h
Powyżej planu+2:00+10:00+12h
W definicji kalendarza: Norma dobowa = 8h, norma tygodniowa = 40h z zaznaczonymi parametrami:
  • Z uwzględnieniem przedłużonych dobowych wymiarów z planu pracy (równoważny czas pracy)
  • Z uwzględnieniem standardowych świąt
Liczymy nadgodziny dobowe, do których zaliczamy pracę ponad normę dobową (8h) lub ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy (np. 12h) Nadgodziny dobowe: - 50% -> 4h = 2h (środa, praca ponad przedłużony wymiar czasu pracy, czyli 12h) + 2h (czwartek, praca ponad normę 8h) - 100% -> 0h Suma nadgodzin dobowych = 4h (50%) Liczymy nadgodziny po przekroczeniu normy średniotygodniowej Norma: 4 pełne tygodnie * 40h + 0 dni brzegowe * 8h – 0 dni świątecznych * 8h = 160h +0h – 0h = 160h Czas przepracowany (172h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (0h urlopu) - nadgodziny dobowe (4h) – norma (160h) = 172 + 0 – 4 - 160 = 8 > 0, czyli doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej (8h - dopłata do nadgodzin 100%). Podsumowanie nadgodzin: - Dobowe 50% = 4h - Dobowe 100% = 0h - Średniotygodniowe 100% = 8h Gdy parametr Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe będzie:
  • niezaznaczony – to w wypłacie zostanie naliczone: – Wynagrodzenie powyżej normy za 12h – Dopłata do nadgodzin 50% za 4h – Dopłata do nadgodzin 100% a 8h
  • zaznaczony to w wypłacie zostanie naliczone: – Wynagrodzenie powyżej normy za 12h – Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 4h – Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100% za 8h

Podstawowy system czasu pracy (1 miesięczny) – niepełny etat

Dla pracownika zatrudnionego na część etatu pracodawca powinien ustalić tzw. limit godzin. Wynika to z art. 151 § 5 k.p., który informuje, że: Strony ustalają w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 1511 § 1 (dodatku do wynagrodzenia jak za pracę nadliczbową). W programie Comarch ERP Optima Płace i Kadry można określić limit nadgodzin dla niepełnoetatowca tylko poprzez  wprowadzenie odpowiedniej normy dobowej i średniotygodniowej (niższej niż dla pełnego etatu), np. dla osoby zatrudnionej na ½ wymiaru etatu – normę dobowa 6h, średniotygodniową 30h. Przy takim ustawieniu zalecamy zaznaczyć dodatkowo parametr Z uwzględnieniem przedłużonych dobowych wymiarów z planu pracy (równoważny czas pracy).
Przykład
Pracownik zatrudniony na ½ etatu w podstawowym systemie czasu pracy, czyli po 4h dziennie (1-miesięczny okres rozliczeniowy) - w sierpniu 2023 powinien przepracować 88h (1/2*176h), a przepracował 101h (praca nie przypadała w porze nocnej). W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):
Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy04:00
04:00
04:00
04:00
04:00
00:0000:0020h
Rzeczywisty czas pracy09:00

06:00


04:00
urlop04:00
10:0000:0033h
Powyżej planu+5:00+2:00+10:00 +17h
W definicji kalendarza: Norma dobowa = 6h, norma tygodniowa = 30h z zaznaczonymi parametrami:
  • Z uwzględnieniem przedłużonych dobowych wymiarów z planu pracy (równoważny czas pracy).
  • Z uwzględnieniem standardowych świąt.
Liczymy nadgodziny dobowe, do których zaliczamy pracę ponad normę dobową (6h). Nadgodziny dobowe: - 50% -> 7h = 3h (poniedziałek, praca ponad normę 6h) + 4h (sobota, praca ponad normę 6h) - 100% -> 0h Suma nadgodzin dobowych = 7h (50%) Liczymy nadgodziny po przekroczeniu normy średniotygodniowej - Norma: 4 pełne tygodnie * 30h + 3 dni brzegowe (29, 30,31) * 6h (1/5 z normy średniotygodniowej 30h) – 1 święto (15.08) * 6h = 120h + 18h – 6h = 132h Czas przepracowany (101h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (4h urlopu) - nadgodziny dobowe (7h) – norma 132h = 101 + 4 – 7 - 132 = -34<0, czyli nie doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej. Podsumowanie nadgodzin: - Dobowe 50% = 7h - Dobowe 100% = 0h - Średniotygodniowe 100% = 0h Gdy parametr Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe będzie:
  • niezaznaczony – to w wypłacie zostanie naliczone: – Wynagrodzenie powyżej normy za 17h – Dopłata do nadgodzin 50% za 7h
  • zaznaczony to w wypłacie zostanie naliczone: – Wynagrodzenie powyżej normy za 17h – Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 7h

Podstawowy system czasu pracy (3 miesięczny) – pełny etat

W module Płace i Kady Plus istnieje możliwość stosowania okresu rozliczeniowego dłuższego niż 1 miesiąc (np. 3 miesięcznego). W tym celu w definicji kalendarza w obszarze Rozliczenie w polu: Co – należy wpisać 3 (miesiące).
Rys 18. Konfiguracja kalendarza – ustawienie okresu rozliczeniowego
Dla okresu rozliczeniowych dłuższych niż 1 miesiąc istotny jest parametr Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe, ponieważ gdy parametr jest:
  • Zaznaczony – to dopłaty do nadgodzin dobowych są naliczane w miesiącu wystąpienia nadgodzin, natomiast dopłaty do nadgodzin średniotygodniowych na koniec okresu rozliczeniowego.
  • Niezaznaczony – to dopłaty do nadgodzin (dobowych i średniotygodniowych) są naliczane w wypłacie w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego.
Uwaga
Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy (podstawowe wynagrodzenie) rozliczane jest zawsze w miesiącu wystąpienia nadgodzin/niedogodzin.
Poniżej prezentowane są przykłady wyliczenia nadgodzin dla okresu 3 miesięcznego przy ustawieniu norm: dobowej (8h) i średniotygodniowej (40h) z zaznaczonymi parametrami:
  • Z uwzględnieniem standardowych świąt,
  • Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe.
W Konfiguracji kalendarzy – standardowe ustawienia, czyli:
  • Dni wolne (powyżej normy dobowej) – niezaznaczone
  • Dni pracy po przekroczeniu dobowego limitu nadgodzin 50% – niezaznaczone
Przykład
Pracownik zatrudniony na pełen etat w podstawowym systemie czasu pracy, czyli pracuje po 8h dziennie (3 miesięczny okres rozliczeniowy). W okresie styczeń – marzec  2023 wymiar czasu pracy 512h (168h+160h+184h), a przepracował 526h (174h+171h+181h), praca nie przypadała w porze nocnej. W definicji kalendarza: Norma dobowa = 8h, norma tygodniowa = 40h Rozliczenie Co: 3 miesiące Parametry:
  • Z uwzględnieniem standardowych świąt – zaznaczony
  • Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe – zaznaczony
W styczniu 2023 (1 miesiąc rozliczeniowy) – wymiar 168h, w jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):
Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:00
08:00
08:00
08:00
08:00
00:0000:0040h
Rzeczywisty czas pracyurlop10:0008:00
08:00
08:00
12:0000:0046h
Powyżej planu+2:00+12:00 +14h
W styczniu 2023 – wymiar czasu pracy 168h, przepracował 174h - sprawdzamy tylko nadgodziny dobowe, do których zaliczamy pracę ponad normę dobową (8h). Nadgodziny dobowe: - 50% -> 6h = 2h (wtorek, praca ponad normę 8h) + 4h (sobota, praca ponad normę 8h) - 100% -> 0h Suma nadgodzin dobowych = 6h (50%) W wypłacie pracownika zostanie naliczone: - Wynagrodzenie powyżej normy za 14h - Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 6h ***************** W lutym 2023 (2 miesiąc rozliczeniowy) – wymiar 160h, w jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):
Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:00
08:00
08:00
08:00
08:00
00:00
00:00
40h
Rzeczywisty czas pracy08:00
08:00
08:00
08:0010:0000:00
09:0051h
Powyżej planu+2:00+9:00+11h
W lutym 2023 – wymiar czasu pracy 160h, przepracował 184h - sprawdzamy tylko nadgodziny dobowe, do których zaliczamy pracę ponad normę dobową (8h). Nadgodziny dobowe: - 50% -> 2h (piątek, praca ponad normę 8h) - 100% -> 1h (niedziela, praca ponad normę 8h) Suma nadgodzin dobowych = 2h (50%) + 1h (100%) = 3h W wypłacie pracownika zostanie naliczone: - Wynagrodzenie powyżej normy za 11h - Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 2h - Dopłata do nadgodzin dobowych 100% za 1h ***************** W marcu 2023 (3 miesiąc rozliczeniowy, ostatni) – wymiar 184h, w jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):
Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:00
08:00
08:00
08:00
08:00
00:00

00:00

40h
Rzeczywisty czas pracyurlopurlop08:00
12:00

08:00
09:00

00:00

37h
Powyżej planu+4:00+9:00+13h
W marcu 2023 (ostatni miesiąc rozliczeniowy) – wymiar czasu pracy 184h, przepracował 181h - sprawdzamy nadgodziny dobowe oraz średniotygodniowe. Nadgodziny dobowe: - 50% -> 5h = 4h (czwartek, praca ponad normę 8h) + 1h (sobota, praca ponad normę 8h) - 100% -> 0h Suma nadgodzin dobowych = 5h (50%) Nadgodziny średniotygodniowe: Pomocnicze wyliczenia: Norma do nadgodzin = 12 pełnych tygodni * 40h + 5 dni brzegowych (27-31.03.2023) * 8h – 1 dzień świąteczny (6.01) * 8h = 480h + 40h – 8h = 512h Czas przepracowany = 526h (174h styczeń + 171h luty +181h marzec) Czas usprawiedliwionych nieobecności (urlop) = 24h (8h styczeń +16h marzec) Nadgodziny dobowe = 14h (6h styczeń + 3h luty + 5h marzec) Czas przepracowany (526h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (24h urlopu) - nadgodziny dobowe (14h) – norma (512h) = 526 + 24 – 14 - 512= 24 > 0, czyli doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej. W wypłacie pracownika zostanie naliczone: Wynagrodzenie powyżej normy za 13h - Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 5h - Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100% za 24h Gdyby parametr Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe byłby niezaznaczony, to w wypłatach za okres: styczeń i luty 2023 policzy się tylko wynagrodzenie powyżej normy, a za okres marzec 2023 – wynagrodzenie powyżej normy oraz dopłaty: - Dopłata do nadgodzin 50% za 13h (6h dobowe w styczniu + 2h dobowe w lutym +5h dobowe w marcu) - Dopłata do nadgodzin 100% za 25h (1h dobowe w lutym + 24h średniotyg.)

Bilansowanie w rozliczeniu nadgodzin wg normy dobowej i średniotygodniowej

Przy rozliczaniu nadgodzin wg norm: dobowej i średniotygodniowej – Algorytm bilansowania nadgodzin w rozliczanym okresie zależy od parametru Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe. 1. Gdy Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe jest niezaznaczony – to do wyboru mamy opcje:
  • Nie bilansuj – nadgodziny dobowe nie są pomniejszane o niedogodziny i nieobecności nieusprawiedliwione (NN). Natomiast nadgodziny średniotygodniowe są pomniejszane, ponieważ przy sprawdzaniu, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej uwzględniamy czas przepracowany, który jest pomniejszony o czas niedogodzin – wg wzoru: X = CZAS PRZEPRACOWANY + CZAS USPRAWIEDLIWIONYCH NIEOBECNOŚCI – NADGODZINY DOBOWE – NORMA i gdy: X>0 – to oznacza, że wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe, X<=0 – to oznacza, że nie wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe
  • 100%, 50% – najpierw liczone są nadgodziny dobowe i średniotygodniowe (bez pomniejszenia o niedogodziny), a następnie wyliczone ilość nadgodzin (50%, 100%) jest bilansowana – w pierwszej kolejności nadgodziny 100%, a potem 50%. X = CZAS PRZEPRACOWANY + CZAS NIEDOGODZIN + CZAS USPRAWIEDLIWIONYCH NIEOBECNOŚCI – NADGODZINY DOBOWE – NORMA i gdy: X>0 – to oznacza, że wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe, X<=0 – to oznacza, że nie wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe.
  • 50%, 100% – analogicznie j.w., tylko odwrotna jest kolejność pomniejszania o niedogodziny, najpierw nadgodziny 50%, potem 100%.
2. Gdy Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe jest zaznaczony – to dostępne są opcje:
  • Tylko średniotygodniowe – nadgodziny dobowe nie są pomniejszane. Natomiast nadgodziny średniotygodniowe są pomniejszane, ponieważ przy sprawdzaniu, czy doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej uwzględniamy czas przepracowany, który jest pomniejszony o czas niedogodzin – wg wzoru: X = CZAS PRZEPRACOWANY + CZAS USPRAWIEDLIWIONYCH NIEOBECNOŚCI – NADGODZINY DOBOWE – NORMA i gdy: X>0 – to oznacza, że wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe, X<=0 – to oznacza, że nie wystąpiły nadgodziny średniotygodniowe
  • Średniotygodniowe, dobowe 100%, 50% – w pierwszej kolejności pomniejszane są nadgodziny średniotygodniowe na koniec okresu rozliczeniowego pod warunkiem, że ich ilość jest wystarczająca do zbilansowania wszystkich niedogodzin z całego okresu rozliczeniowego. W przypadku, gdy ilość nadgodzin średniotygodniowych od początku okresu rozliczeniowego nie jest wystarczająca, to występujące niedogodziny na bieżąco będą pomniejszać nadgodziny dobowe – w pierwszej kolejności 100%, potem 50%. Nieobecności nieusprawiedliwione nigdy nie pomniejszają nadgodzin dobowych, tylko średniotygodniowe.
  • Średniotygodniowe, dobowe 50%, 100% – działanie opisane jak wyżej, tylko kolejność pomniejszania nadgodzin dobowych jest najpierw 50%, potem 100%.

Przykład bilansowania przy podziale na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe (okres 1 miesięczny)

Przykład
Pracownik zatrudniony na pełen etat w podstawowym systemie czasu pracy (1-miesięczny okres rozliczeniowy) – w lutym 2023 powinien zgodnie z harmonogramem przepracować 160h, przepracował 153h. W jednym tygodniu pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem):
Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:00
08:00
08:00
08:00
08:00
00:00
00:00
40h
Rzeczywisty czas pracyurlop10:00
08:00
06:00
06:00
03:00
00:0033h
Powyżej planu+2:00+3:00 +5h
Poniżej planu-2:00-2:00-4h
W definicji kalendarza: Norma dobowa = 8h, norma tygodniowa = 40h Rozliczenie Co: 1 miesiąc Parametry:
  • Z uwzględnieniem standardowych świąt – zaznaczony
  • Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe – zaznaczony
1. Wyliczenie nadgodzin z bilansowaniem: Tylko średniotygodniowe - przy tym ustawieniu nadgodziny dobowe nie są pomniejszane, tylko nadgodziny średniotygodniowe są pomniejszane o niedogodziny i nieobecności nieusprawiedliwione (NN). Liczymy nadgodziny dobowe: - 50% -> 2h (wtorek, praca ponad normę 8h) - 100% -> 0h Suma nadgodzin dobowych = 2h (50%) - nie są bilansowane Liczymy nadgodziny średniotygodniowe: Czas przepracowany = 153h Czas usprawiedliwionych nieobecności = 8h Nadgodziny dobowe = 2h (50%) Norma do nadgodzin: 4 pełne tygodnie * 40h + 0 dni brzegowe * 8h – 0 dni świątecznych * 8h = 160h + 0h – 0h = 160h Czas przepracowany (153h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) - nadgodziny dobowe (2h) – norma (160h) = 153 + 8 - 2 - 160 = -1 <0, czyli nie doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej. W wypłacie pracownika zostanie naliczone: - zasad. powyżej normy za +1h (5h-4h niedogodzin) W sytuacji, gdy parametr “Bilansowanie powyżej/poniżej normy (w obrębie strefy czasu pracy)” - w Konfiguracja > Firma > Płace > Parametry-zakładka 2 - będzie zaznaczony, to wyliczy się tylko: -Wynagr. zasad. powyżej normy = +5h -Wynagr. zasad. poniżej normy = -4h - Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 2h 2. Wyliczenie nadgodzin z bilansowaniem: Średniotygodniowe, dobowe 100%, 50% - w pierwszej kolejności pomniejszane są nadgodziny średniotygodniowe pod warunkiem, że ich ilość jest wystarczająca do zbilansowania wszystkich niedogodzin. W przypadku, gdy ilość nadgodzin średniotygodniowych od początku okresu rozliczeniowego nie jest wystarczająca, to występujące niedogodziny na bieżąco będą pomniejszać nadgodziny dobowe – w pierwszej kolejności 100%, potem 50%. Nieobecności nieusprawiedliwione nigdy nie bilansują nadgodzin dobowych, tylko średniotygodniowe. Liczymy nadgodziny dobowe: - 50% -> 2h (wtorek, praca ponad normę 8h) - 100% -> 0h Suma nadgodzin dobowych = 2h (50%) Liczymy nadgodziny średniotygodniowe bez uwzględnienia niedogodzin i NN, a następnie wyliczona ilość nadgodzin będzie pomniejszena o czas niegodzin. Czas przepracowany = 153h Czas niedogodzin = 4h Czas usprawiedliwionych nieobecności = 8h Nadgodziny dobowe 50% = 2h Norma do nadgodzin: 4 pełne tygodnie * 40h + 0 dni brzegowe * 8h – 0 dni świątecznych * 8h = 160h + 0h – 0h = 160h Czas przepracowany (153h) + czas niedgodzin (4h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h) - nadgodziny dobowe (2h) – norma do nadgodzin (160h) = 153 + 4 + 8 - 2 - 160 = 3 >0, czyli doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej o 3h. Następnie następuje bilansowanie o niedogodziny (4h) w kolejności: Nadgodziny średniotygodniowe = 3h – 3h niedogodziny = 0h Nadgodziny dobowe 50% = 2h – 1h niedogodzina = 1h W wypłacie zostaną naliczone elementy: - Wynagr. zasad. powyżej normy +1h (5h-4h) W sytuacji, gdy parametr “Bilansowanie powyżej/poniżej normy (w obrębie strefy czasu pracy)” - w Konfiguracja > Firma > Płace > Parametry - zakładka 2 -  będzie niezaznaczony, to wyliczy się: -Wynagr. zasad. powyżej normy = +5h - Wynagr. zasad. poniżej normy = -4h - Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 1h 3. Wyliczenie nadgodzin z bilansowaniem: Średniotygodniowe, dobowe 50%, 100% - bilansowanie jak powyżej, tylko nadgodziny dobowe pomniejszane w kolejności 50%, a następnie 100%. W tym przypadku wyliczenia będą takie same jak dla opcji bilansowania Średniotygodniowe, dobowe 100%, 50%, ponieważ nie wystąpiły nadgodziny dobowe 100%.

Przykład bilansowania przy podziale na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe (okres 3 miesięczny)

Przykład
Pracownik zatrudniony na pełen etat w podstawowym systemie czasu pracy, czyli pracuje po 8h dziennie (3 miesięczny okres rozliczeniowy). W okresie styczeń – marzec  2023 wymiar czasu pracy 512 h (168h+160h+184h), a przepracował 513h (163h+161h+189h), praca nie przypadała w porze nocnej. W definicji kalendarza: Norma dobowa = 8h, norma tygodniowa = 40h Rozliczenie Co: 3 miesiące Parametry:
  • Z uwzględnieniem standardowych świąt – zaznaczony
  • Podział dopłat na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe – zaznaczony
W styczniu 2023 (1 miesiąc rozliczeniowy) – wymiar 168h. W jednym tygodniu pracownik pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem), przepracował 163h.
Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:00
08:00
08:00
08:00
08:00
00:00
08:00
40h
Rzeczywisty czas pracyurlop09:00
08:00
08:00
06:00
04:00
08:00
43h
Powyżej planu+1:00+4:00 +5h
Poniżej planu-2:00-2h
W lutym 2023 (2 miesiąc rozliczeniowy) – wymiar 160h. W jednym tygodniu pracownik pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem), przepracował 161h.
Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:00
08:00
08:00
08:00
08:00
00:00
00:00
40h
Rzeczywisty czas pracy08:00
08:00
08:00
12:00
05:00
00:00
00:00
41h
Powyżej planu+4:00+4h
Poniżej planu-3:00-3h
W marcu 2023 (3 miesiąc rozliczeniowy, ostatni) – wymiar 184h. W jednym tygodniu pracownik pracował zgodnie z poniższą tabelką (pozostałe dni zgodnie z harmonogramem), przepracował 189h.
Pon.Wt.Śr.Czw.Piąt.Sob.Niedz.Suma
Plan pracy08:00
08:00
08:00
08:00
08:00
00:0000:0040h
Rzeczywisty czas pracy08:00
08:00
08:00
10:00
07:00
00:0004:00
45h
Powyżej planu+2:00+4:00+6h
Poniżej planu-1:00-1h
1. Wyliczenie nadgodzin z bilansowaniem: Tylko średniotygodniowe - przy tym ustawieniu nadgodziny dobowe nie są pomniejszane, tylko nadgodziny średniotygodniowe są pomniejszane o niedogodziny i nieobecności nieusprawiedliwione (NN). Styczeń 2023 (pierwszym miesiąc rozliczeniowy) - liczymy tylko nadgodziny dobowe, które nie pomniejszamy. Liczymy nadgodziny dobowe: - 50% -> 1h (wtorek, praca ponad normę 8h) - 100% -> 0h Suma nadgodzin dobowych = 1h (50%) W wypłacie zostaną naliczone elementy: - Wynagr. zasad. powyżej normy za 3h (5h-2h niedogodzin) - Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 1h Luty 2023 (drugi miesiąc rozliczeniowy) - liczymy tylko nadgodziny dobowe, które nie pomniejszamy. Liczymy nadgodziny dobowe - 50% -> 4h (czwartek, praca ponad normę 8h) - 100% -> 0h Suma nadgodzin dobowych = 4h (50%) W wypłacie zostaną naliczone elementy: - Wynagr. zasad. powyżej normy za 1h (4h-3h niedogodzin) - Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 4h

 

Marzec 2023 (trzeci miesiąc rozliczeniowy, ostatni) - liczymy najpierw nadgodziny dobowe, które nie pomniejszamy, a następnie nadgodziny średniotygodniowe, które są pomniejszane o niedogodziny i nieobecności nieusprawiedliwione (NN). Liczymy nadgodziny dobowe - 50% -> 2h (czwartek, praca ponad normę 8h) - 100% -> 0h Suma nadgodzin dobowych = 2h (50%) Liczymy nadgodziny średniotygodniowe: Czas przepracowany = 513h (163h styczeń + 161h luty +189h marzec) Czas usprawiedliwionych nieobecności = 8h (styczeń) Nadgodziny dobowe (z całego okresu rozliczeniowego) = 7h (1h styczeń + 4h luty + 2h marzec) Norma do nadgodzin = 12 pełnych tygodni * 40h + 5 dni brzegowych (27, 28, 29, 30, 31.03) * 8h – 1 dzień świąteczny (6.01) * 8h = 480h + 40h – 8h = 512h Czas przepracowany (513h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) - nadgodziny dobowe (7h) – norma (512h) = 513 + 8 – 7 - 512 = 2 > 0, czyli doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej. W wypłacie zostaną naliczone elementy: - Wynagr. zasad. powyżej normy za 5h (6h-1h niedogodzina) - Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 2h - Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100% za 2h 2. Wyliczenie nadgodzin z bilansowaniem: Średniotygodniowe, dobowe 100%, 50% - w pierwszej kolejności pomniejszane są nadgodziny średniotygodniowe pod warunkiem, że ich ilość jest wystarczająca do zbilansowania wszystkich niedogodzin. W przypadku, gdy ilość nadgodzin średniotygodniowych od początku okresu rozliczeniowego nie jest wystarczająca, to występujące niedogodziny na bieżąco będą pomniejszać nadgodziny dobowe – w pierwszej kolejności 100%, potem 50%. Nieobecności nieusprawiedliwione nigdy nie bilansują nadgodzin dobowych, tylko średniotygodniowe. Styczeń 2023 (pierwszym miesiąc rozliczeniowy) Liczymy nadgodziny dobowe: - 50% -> 1h (wtorek, praca ponad normę 8h) - 100% -> 0h Suma nadgodzin dobowych = 1h (50%) Liczymy “potencjalne” nadgodziny średniotygodniowe od poczatku okresu rozliczeniowego, czyli za 1 mc (1.2023) bez uwzględnienia niedogodzin i NN, więc czas przepracowny jest powiększony o czas niedogodzin i NN. Czas przepracowany = 163h Czas niedogodzin i NN= 2h Czas usprawiedliwionych nieobecności = 8h Nadgodziny dobowe z bieżącego miesiaca = 1h (50%) Norma do nadgodzin =4 pełne tygodni * 40h + 2 dni brzegowe (30, 31.01) * 8h – 1 dzień świąteczny (6.01) * 8h = 160h + 16h – 8h = 168h Czas przepracowany (163h) + czas niedogodzin i NN (2h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) - nadgodziny dobowe z bieżącego mc (1h) – norma (168h) = 163 + 2 + 8 - 1 - 168 = 4 > 0, czyli ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodnioych wynosi 4h. Sprawdzamy, czy ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodniowych od początku okresu rozliczeniowego jest wystarczająca na zbilansowanie wszystkich niedogodzin i w przypadku, gdy: - ilość nadgodzin średniotygodniowych jest większa lub równa ilości niedogodziny, to nadgodziny dobowe nie są pomniejszane. - W przeciwnym przypadku, gdy ilość nadgodzin średniotygodniowych jest mniejsza niż ilości niedogodziny, to nadgodziny dobowe z bieżącego miesiąca są pomniejszane. W tym przypadku ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodniowych (4h) jest większa niż niedogodzin (2h), więc nadgodziny dobowe z bieżącego miesiąca nie są pomniejszane. W wypłacie zostaną naliczone elementy: - Wynagr. zasad. powyżej normy za 3h (5h-2h niedogodziny) - Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 1h Luty 2023 (drugi miesiąc rozliczeniowy) Liczymy nadgodziny dobowe: - 50% -> 4h (czwartek, praca ponad normę 8h) - 100% -> 0h Suma nadgodzin dobowych = 4h (50%) Liczymy “potencjalne” nadgodziny średniotygodniowe od początku okresu rozliczeniowego, czyli za 2 mc (1-2.2023) bez uwzględnienia niedogodzin i NN, więc czas przepracowany jest powiększony o czas niedogodzin i NN. Czas przepracowany = 324h (163h styczeń + 161h luty) Czas niedogodzin i NN= 5h (2h styczeń + 3h luty) Czas usprawiedliwionych nieobecności = 8h (styczeń) Nadgodziny dobowe wypłacone = 1h Nadgodziny dobowe z bieżącego miesiaca = 4h (50%) Norma do nadgodzin = 8 pełnych tygodni * 40h + 2 dni brzegowe (27,28.02) * 8h – 1 dzień świąteczny (6.01) * 8h = 320h + 16h – 8h = 328h Czas przepracowany (324h) + czas niedogodzin i NN (5h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) - nadgodziny dobowe wypłacone (1h) – nadgodziny z bieżącego mc (4h) – norma (328h) = 324 + 5 + 8 - 1 – 4 - 328 = 4 > 0, czyli ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodniowych wynosi 4h. Sprawdzamy, czy ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodniowych od początku okresu jest wystarczająca na zbilansowanie wszystkich niedogodzin od początku okresu. W tym przypadku ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodniowych (4h) jest mniejsza niż wszystkich niedogodzin (5h), więc nadgodziny dobowe z bieżacego miesiąca są pomniejszane o brakującą ilość nadgodzin średniotygodniowych zgodnie z wyliczeniem: Potencjalne nadgodziny średniotygodniowe (4h) – niedogodziny (5h) = - 1h – o tyle należy pomniejszyć nadgodziny dobowe z bieżącego miesiąca. Nadgodziny dobowe z bieżącego miesiąca = 4h (50%)  - 1h (niedogodzina) = 3h. W wypłacie zostaną naliczone elementy: - Wynagr. zasad. powyżej normy za 1h (4h-1h niedogodzina) - Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 3h Marzec 2023 (trzeci miesiąc rozliczeniowy, ostatni) Liczymy nadgodziny dobowe: - 50% -> 2h (czwartek, praca ponad normę 8h) - 100% -> 0h Suma nadgodzin dobowych = 2h (50%) Liczymy “potencjalne” nadgodziny średniotygodniowe od poczatku okresu rozliczeniowego, czyli za 3 mc (1-3.2023) bez uwzględnienia niedogodzin i NN, więc czas przepracowany jest powiększony o czas niedogodzin i NN. Czas przepracowany = 513h (163h styczeń + 161h luty +189h marzec) Czas niedogodzin i NN= 6h (2h styczeń + 3h luty + 1h marzec) Czas usprawiedliwionych nieobecności = 8h (styczeń) Nadgodziny dobowe wypłacone = 4h (1h styczeń + 3h luty) Nadgodziny dobowe z bieżącego miesiaca = 2h (50%) Norma do nadgodzin =12 pełnych tygodni * 40h + 5 dni brzegowych (27, 28, 29, 30, 31.03) * 8h – 1 dzień świąteczny (6.01) * 8h = 480h + 40h – 8h = 512h Czas przepracowany (513h) + czas niedogodzin i NN (6h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) - nadgodziny dobowe wypłacone (4h) - nadgodziny dobowe z bieżącego mc (2h) – norma (512h) = 513 + 6 + 8 – 4 – 2 - 512 = 9 > 0, czyli ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodniowych wynosi 9h. Sprawdzamy, czy ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodniowych od początku okresu jest wystarczająca na zbilansowanie wszystkich niedogodzin od początku okresu. W tym przypadku ilość “potencjalnych” nadgodzin średniotygodniowych (9h) jest większa niż wszystkich niedogodzin (6h), więc nadgodziny dobowe z bieżącego miesiąca nie są pomniejszane. Nadgodziny dobowe z bieżacego miesiaca = 2h (50%) Na koniec wyliczamy ostateczną ilość nadgodzin średniotygodniowych od poczatku okresu rozliczeniowego, czyli za 3 mc (1-3.2023). Czas przepracowany = 513h (163h styczeń + 161h luty +189h marzec) Czas usprawiedliwionych nieobecności = 8h (styczeń) Nadgodziny dobowe wypłacone = 4h (1h styczeń + 3h luty) Nadgodziny dobowe z bieżącego miesiaca = 2h (50%) Norma do nadgodzin =12 pełnych tygodni * 40h + 5 dni brzegowych (27, 28, 29, 30, 31.03) * 8h – 1 dzień świąteczye (6.01) * 8h = 480h + 40h – 8h = 512h Czas przepracowany (513h) + czas usprawiedliwionych nieobecności (8h urlopu) - nadgodziny dobowe wypłacone (4h) - nadgodziny dobowe z bieżącego mc (2h) – norma (512h) = 513 + 8 – 4 – 2 - 512 = 3 > 0, czyli doszło do przekroczenia normy średniotygodniowej. W wypłacie zostaną naliczone elementy: - Wynagr. zasad. powyżej normy za 5h (6h- 1H niedogodzina) - Dopłata do nadgodzin dobowych 50% za 2h - Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100% za 3h 3. Wyliczenie nadgodzin z bilansowaniem: Średniotygodniowe, dobowe 50%, 100% - bilansowanie jest jak powyżej, tylko najpierw dobowe 50%, a następnie 100%.

10 Czas wolny za nadgodziny – Płace i Kadry Plus

Rekompensata za pracę w nadgodzinach - czasem wolnym

Praca w godzinach nadliczbowych może być rekompensowana czasem wolnym (art. 1512 k.p.). Udzielenie czasu wolnego za pracę w nadgodzinach zwalnia pracodawcę z obowiązku wypłaty dodatkowego wynagrodzenia za te nadgodziny. Udzielenie dnia wolnego w zamian za pracę w dniu wolnym oraz w niedzielę lub święto (do 8h) jest obowiązkiem pracodawcy. Jeżeli w trakcie trwania okresu rozliczeniowego nie jest to możliwe, wówczas należy wypłacić stosowne dodatki. Natomiast za pracę ponad normę/wymiar dobowy (powyżej 8h) w pierwszej kolejności należy się wypłata stosownych dodatków. Jednak tu też dopuszczalne jest odstępstwo od tej reguły i można takie nadgodziny wynagrodzić czasem wolnym.

Ilość czasu wolnego za nadgodziny

Ilość udzielanego czasu wolnego za pracę nadliczbową zależy od tego, za jakie nadgodziny (dobowe, czy średniotygodniowe) jest przyznawany oraz na czyj wniosek (pracownika, czy pracodawcy). Poniżej znajduje się informacja, ile przysługuje czasu wolnego za dodatkowo przepracowane godziny – zależnie od rodzaju nadgodzin i na czyj wniosek:
  • w dni pracy po przekroczeniu wymiaru dobowego (nadgodziny dobowe) – na wniosek pracownika: za każdą nadgodzinę – 1 godzina czasu wolnego, – na wniosek pracodawcy: za każdą nadgodzinę – 1,5 godziny czasu wolnego.
  • w dni wolne, w niedziele i święta po przekroczeniu normy dobowej (nadgodziny dobowe) – na wniosek pracownika: za każdą nadgodzinę – 1 godzina czasu wolnego, – na wniosek pracodawcy: za każdą nadgodzinę – 1,5 godziny czasu wolnego.
  • w dni wolne, w niedziele i święta w granicach normy dobowej (nadgodziny średniotygodniowe) – bez względu na ilość przepracowanych godzin – 1 dzień wolny.

Czas wolny za nadgodziny w programie

W module Płacy i Kadry Plus udostępniona jest funkcjonalność odbierania nadgodzin. W kalendarzu czasu pracy pracownika, na danym wejściu w dniu znajduje się pole Odbiór nadgodzin z rozwijaną listą znaczników:
  • O.BM – nadgodziny do odbioru w bieżącym miesiącu (do strefy niewliczanej do czasu pracy)
  • O.NM – nadgodziny do odbioru w kolejnym miesiącu (do strefy wliczanej do czasu pracy)
  • W.PŁ – wolne za nadgodziny – płatne (do strefy wliczanej do czasu pracy)
  • W.NP – wolne za nadgodziny – niepłatne (do strefy niewliczanej do czasu pracy)

Rys 19. Formularz wejścia na dniu pracy pracownika – odnotowanie nadgodzin do odbioru w bieżącym miesiącu

Sposób wynagradzania i wliczania do czasu pracy będzie odczytywany ze strefy, którą opisuje dany znacznik. Należy pamiętać, że opisy ‘O.NM’ i ‘W.PŁ’ mogą być uwzględniane wyłącznie dla wejść odnotowanych jako strefy wliczane do czasu pracy, a dwa pozostałe opisy ‘O.BM’ i ‘W.NP’ jako strefy niewliczanej do czasu pracy. Nieprawidłowe dopasowanie strefy i znacznika przy zapisie jest sygnalizowane komunikatem Wybrano niewłaściwy opis odbioru nadgodzin, niezgodny z wybraną strefą. Poniższa tabelka prezentuje powiązanie znaczników z odpowiednimi strefami czasu pracy. Można używać standardowych stref w programie (czas pracy podstawowej – wliczana do czasu pracy, czas przerwy – niewliczana do czasu pracy) lub zdefiniować własne na wzór standardowych.
ZnacznikRodzaj strefy czasu pracy – wliczanie do czasu przepracowanego oraz wynagradzanieWliczać do czasu pracy służącego do wyliczania nadgodzin
O.BMniewliczana do czasu pracy, np. Czas przerwy bez wynagrodzeniaNie
O.NMwliczana do czasu pracy, np. Czas pracy podstawowy wynagradzana 100%Nie
W.PŁwliczana do czasu pracy, np. Czas pracy podstawowy wynagradzana 100%Tak
W.NPniewliczana do czasu pracy, np. Czas przerwy bez wynagrodzeniaTak
Rys 20. Konfiguracja znaczników (nadgodzin do odbioru i czasu wolnego za nadgodziny) i stref czasu pracy
Uwaga
Sposób wyliczenia czasu przepracowanego jest różny od wyliczeń czasu wykorzystywanego przy obliczaniu ilości nadgodzin. Do czasu przepracowanego wliczany jest czas oznaczony O.NM i W.PŁ. Natomiast do czasu uwzględnianego do obliczeń nadgodzin wliczany jest czas oznaczony W.PŁ i W.NP.

Wynagrodzenie za czas wolny (udzielony za nadgodziny)

Przy udzielaniu czasu wolnego bardzo ważne jest również, w jakim miesiącu ten czas wolny jest udzielany, tzn.: czy w tym samym miesiącu, w którym wystąpiły nadgodziny, czy w kolejnym miesiącu (do końca okresu rozliczeniowego) oraz na czyj wniosek: pracownika/pracodawcy. Udzielony czas wolny w tym samym miesiącu (co nadgodziny) charakteryzuje się tym, że pracownik ma prawo do normalnego wynagrodzenia za wszystkie godziny/dni wolne. Niepłatne są natomiast dodatkowo przepracowane nadgodziny, za które udzielono czasu wolnego, co prezentuje poniższa tabelka.
Udzielenie czasu wolnego za nadgodziny w tym samym miesiącu
Rodzaj godzin pracyMiesiąc wystąpienia nadgodzin
(np. 1.2021)
Miesiąc odbioru nadgodzin (np.1.2021)
- czas wolny za nadgodziny na wniosek:
pracownikapracodawcy
w dniu pracy
ponad wymiar dobowy
Ilość godzin: 1h
Oznaczenie:
O.BM (przerwa)
Rozliczenie: Brak
Ilość godzin: 1h
Oznaczenie:
W.PŁ (praca podst.)
Rozliczenie: Brak
Ilość godzin: 1,5h
Oznaczenie:
W.PŁ (praca podst.)
Rozliczenie: Brak
w dni wolne, niedziele i święta
(powyżej normy dobowej 8h)
Ilość godzin: 1h
Oznaczenie:
O.BM (przerwa)
Rozliczenie: Brak
Ilość godzin: 1hIlość godzin: 1,5h
Oznaczenie:
W.PŁ (praca podst.)
Rozliczenie: Brak
w dni wolne, niedziele i święta
(do normy dobowej 8h)
Ilość godzin: od 1h do 8h
Oznaczenie:
O.BM (przerwa)
Rozliczenie: Brak
Ilość godzin: 8h (cały dzień)
Oznaczenie:
W.PŁ (praca podst.)
Rozliczenie: Brak
Rys 21. Czas wolny za nadgodziny w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym

Rys 21. Czas wolny za nadgodziny w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym

Udzielony czas wolny w innym miesiącu (niż nadgodziny) – przy dłuższym okresie rozliczeniowym czasu pracy – charakteryzuje się tym, że dodatkowo przepracowane nadgodziny są wynagradzane stawką zasadniczą w bieżącym miesiącu. W kolejnym miesiącu płatny jest tylko czas wolny udzielony za nadgodziny dobowe (ponad normę/wymiar) na wniosek pracodawcy (art. 1512 § 2 k.p.).
Udzielenie czasu wolnego za nadgodziny w kolejnym miesiącu
Rodzaj godzin pracyMiesiąc wystąpienia nadgodzin
(np. 1.2021)
Miesiąc odbioru nadgodzin (np.2.2021)
- czas wolny za nadgodziny na wniosek:
pracownikapracodawcy
w dniu pracy
ponad wymiar dobowy
Ilość godzin: 1h
Oznaczenie:
O.NM (praca podst.)
Rozliczenie:
Wynagr.powyżej normy (za 1h)

Ilość godzin: 1h 1)
Oznaczenie:
W.NP (przerwa)
Rozliczenie: Wynagr.poniżej normy (za 1h)

Ilość godzin: 1,5h
Oznaczenie:
W.PŁ (praca podst.)
Rozliczenie: Brak

w dni wolne, niedziele i święta
(powyżej normy dobowej 8h)
Ilość godzin: 1h
Oznaczenie:
O.NM (praca podst.)
Rozliczenie:
Wynagr.powyżej normy (za 1h)

Ilość godzin: 1h 1)
Oznaczenie:
W.NP (przerwa)
Rozliczenie: Wynagr.poniżej normy (za 1h)
Ilość godzin: 1,5h
Oznaczenie:
W.PŁ (praca podst.)
Rozliczenie: Brak

w dni wolne, niedziele i święta
(do normy dobowej 8h)

Ilość godzin: od 1h do 8h
Oznaczenie:
O.NM (praca podst.)
Rozliczenie:
Wynagr.powyżej normy
(za 1 -8h)
Ilość godzin: 8h (cały dzień) 2)
Oznaczenie:
W.NP (przerwa)
Rozliczenie:
Wynagr.poniżej normy (za 8h)

Rys 22. Czas wolny za nadgodziny dla wielomiesięcznych okresów rozliczeniowych

Rys 22. Czas wolny za nadgodziny dla wielomiesięcznych okresów rozliczeniowych

1) Zgodnie z wykładnią prawa, pracownik nie nabywa prawa do wynagrodzenia za czas wolny udzielany w zamian za pracę w nadgodzinach, czyli udzielnie czasu wolnego w kolejnym miesiącu powoduje dysproporcję jego wynagradzania (w poszczególnych miesiącach okresu rozliczeniowego). W tej kwestii stanowisko zajął Sąd Najwyższy, który w wyroku z dnia 9 lutego 2010 r. (sygn. akt I PK 157/09) stwierdził, że wypłata normalnego wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach rekompensowanych udzieleniem pracownikowi na jego wniosek czasu wolnego powinna nastąpić w okresie odbierania czasu wolnego. (W tej sytuacji w programie czas nadgodziny można oznaczyć tak jak odbiór w bieżącym miesiącu, czyli nadgodziny jako niepłatne (O.BM, czas przerwy) a czas wolny jako płatny (W.PŁ, praca podst.). 2) Gdy za 1 nadgodzinę w dniu wolnym (niedzielę / święto) udzielmy w kolejnym miesiącu dnia wolnego (8h) i oznaczymy jako niepłatne (jak mówią przepisy), to pracownik będzie stratny, będzie miał pomniejszenie wynagrodzenie za 8h. Działając na korzyść pracownika można oznaczyć dzień wolny jako płatny (W.PŁ, praca podst.) a nadgodziny jako niepłatne (O.BM, przerwa).

W programie z poziomu okna Listy pracowników dostępny jest wydruk „Pracownicy z czasem wolny za nadgodziny” (z menu wydruków: Pracownicy). Dodatkowo z poziomu formularza pracownika również dostępny jest wydruk „Czas wolny za nadgodziny” (z menu wydruków: Raporty). Wydruki te przedstawiają dane na temat udzielonego czasu wolnego za wypracowane nadgodziny oraz czas tych nadgodzin. Dane odczytywane są z kalendarza ‘(Nie)obecności’ pracownika z podziałem na poszczególne dni lub jako wartość łączna w podsumowaniu. Po oznaczeniu czasu pracy w poszczególnych dniach znacznikami O.BM, O.NM, W.PŁ, W.NP ilość czasu pracy będzie pokazywana na wydruku.

Przykłady udzielania czasu wolnego za nadgodziny w dni pracy

Odbiór czasu wolnego w tym samym miesiącu – na wniosek pracownika

Przykład
W sierpniu 2023 r. (wymiar czasu pracy 176h) pracownik zatrudniony na stawkę miesięczną w wys. 6000 zł przepracował dodatkowo 1 godzinę w dzień pracy i odebrał ją w tym samym miesiącu na swój wniosek. Przepracowaną nadgodzinę oznaczamy strefą ‘Czas przerwy’ (niewliczaną do czasu pracy i niepłatną) oraz znacznikiem ‘O.BM’, a wolną godzinę strefą ‘Czas pracy podstawowy’ (wliczaną do czasu pracy i płatną) oraz znacznikiem ‘W.PŁ’. Krok I - Odnotowanie na kalendarzu
DzieńWejścieGodzina przyjściaGodzina wyjściaPrzykładowa strefaZnacznik
07.08 poniedziałekW107:0015:00czas pracy podstawowy-
W215:0016:00czas przerwy
(niewliczana do czasu pracy, niepłatna)
O.BM
08.08 wtorekW107:0014:00czas pracy podstawowy-
W214:0015:00czas pracy podstawowy
(wliczana do czasu pracy, płatna)
W.PŁ
Krok II - Wyliczenie czasu pracy i wynagrodzenia Do czasu pracy wliczamy 175h (‘czas pracy podstawowy’) + 1h (‘czas pracy podstawowy’ ze znacznikiem W.PŁ) = 176h. Nie wliczamy tu 1h (‘czas przerwy’ ze znacznikiem O.BM) - wykorzystaną do wprowadzenia nadgodziny do odbioru w bieżącym miesiącu. Wynagrodzenie zostanie wypłacone za pełen wymiar czasu pracy (176h), za tyle godzin, ile przepracował 176h (176h +1 nadgodzina – 1h wolnego), czyli: Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 6000,00
Uwaga
Istnieje możliwość tworzenia własnych stref (na wzór standardowych), jednak nie jest to konieczne i dodatkowo wiąże się z rozbiciem kwoty wynagrodzenia zasadniczego na użyte płatne strefy czasu. Przykładowe własne strefy: - nadgodz.odbierane BM – zdefiniowana na wzór standardowej strefy ‘Czas przerwy’ (niewliczana do czasu pracy i niepłatna), - wolne za nadgodz.PŁ– zdefiniowana na wzór standardowej strefy ‘Czas pracy podstawowy’ (wliczana do czasu pracy i płatna) oraz znacznikiem ‘W.PŁ’ – dla tej strefy wyliczy się wynagrodzenie zasadnicze proporcjonalnie do ilości czasu w tej strefie. Przy zastosowaniu własnych stref, a w szczególności własnej strefy płatnej (np. wolne za nadgodz.PŁ) w powyższym przykładzie, gdy parametr „Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy liczone jako oddzielny element wypłaty” (w Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry - zakładka 3) bedzie: a) zaznaczony – to wyliczy się: -              Wynagr. zasad. /miesiąc (praca.pdst) = 6000,00 -              Wynagr. zasad./miesiąc (wolne za nadgodz.PŁ)= 0 -              Wynagr. zasad. poniżej normy (praca.pdst) = -34,09 -              Wynagr. zasad. powyżej normy (wolne za nadgodz.) = 34,09 b) niezaznaczony – to wyliczy się: -              Wynagr. zasad. /miesiąc (praca.pdst) = 5965,91 -              Wynagr. zasad./miesiąc (wolne za nadgodz.PŁ)=34,09

Odbiór czasu wolnego w tym samym miesiącu – na wniosek pracodawcy

Przykład
W sierpniu 2023 r. (wymiar czasu pracy 176h) pracownik zatrudniony na stawkę miesięczną w wys. 6000 zł przepracował dodatkowo 1 godzinę w dzień pracy i odbiera ją w tym samym miesiącu na wniosek pracodawcy. Przepracowaną nadgodzinę oznaczamy strefą ‘Czas przerwy’ (niewliczaną do czasu pracy i niepłatną) oraz znacznikiem ‘O.BM’, a wolne półtorej godziny strefą ‘Czas pracy podstawowy’ (wliczaną do czasu pracy i płatną) oraz znacznikiem ‘W.PŁ’. Krok I - Odnotowanie na kalendarzu
DzieńWejścieGodzina przyjściaGodzina wyjściaPrzykładowa strefaZnacznik
07.08 poniedziałekW107:0015:00czas pracy podstawowy-
W215:0016:00czas przerwy
(niewliczana do czasu pracy, niepłatna)
O.BM
08.08 wtorekW107:0013:30czas pracy podstawowy-
W213:3015:00czas pracy podstawowy
(wliczana do czasu pracy, płatna)
W.PŁ
Krok II - Wyliczenie czasu pracy i wynagrodzenia Do czasu pracy wliczamy 174,5h (‘czas pracy podstawowy’) + 1,5h (‘czas pracy podstawowy’ ze znacznikiem W.PŁ) = 176h. Nie wliczamy tu 1h (‘czas przerwy’ ze znacznikiem O.BM) - wykorzystaną do wprowadzenia nadgodziny do odbioru w bieżącym miesiącu. Wynagrodzenie zostanie wypłacone za pełen wymiar czasu pracy (176h), choć pracownik przepracował 175,5h (176h +1 nadgodzina – 1,5h wolnego), czyli: Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 6000,00

Odbiór czasu wolnego w kolejnym miesiącu – na wniosek pracownika

Przykład
W sierpniu 2023 r. (wymiar czasu pracy 176h) pracownik zatrudniony na stawkę miesięczną w wys. 6000zł przepracował dodatkowo 1 godzinę w dzień pracy i odbiera ją w kolejnym miesiącu – wrześniu 2023 r. (wymiar czasu pracy 168h), na swój wniosek. W 8.2023 przepracowaną nadgodzinę oznaczamy strefą ‘Czas pracy podstawowy’ (wliczaną do czasu pracy i płatną) oraz znacznikiem ‘O.NM’, a w 9.2023 wolną godzinę strefą ‘Czas przerwy’ (niewliczaną do czasu pracy i niepłatną) oraz znacznikiem ‘W.NP’. Krok I - Odnotowanie na kalendarzu
DzieńWejścieGodzina przyjściaGodzina wyjściaPrzykładowa strefaZnacznik
07.08 poniedziałekW107:0015:00czas pracy podstawowy-
W215:0016:00czas pracy podstawowy
(wliczana do czasu pracy, płatna)

O.NM
12.09 wtorekW107:0014:00czas pracy podstawowy-
W214:0015:00czas przerwy
(niewliczana do czasu pracy, niepłatna)

W.NP
Krok II - Wyliczenie czasu pracy i wynagrodzenia W 8.2023 do czasu pracy wliczamy 176h (‘czas pracy podstawowy’) + 1h (‘czas pracy podstawowy’ ze znacznikiem O.NM) = 177h.

Wynagrodzenie zostanie wypłacone za wszystkie przepracowane godziny 177h (176h + 1 nadgodzina), czyli:

Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 6000,00

Wynagr. zasad. powyżej normy (praca.pdst) = 34,09 (6000*1/176)

W 9.2023 do czasu pracy wliczamy 167h (‘czas pracy podstawowy’). Nie wliczamy tu 1h (‘Czas przerwy’ ze znacznikiem W.NP). Wynagrodzenie zostanie wypłacone za przepracowane godziny 167h (168h – 1h wolnego), czyli: Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 6000,00 Wynagr. zasad. poniżej normy (praca.pdst))= -35,71 (6000*1/168)

Odbiór czasu wolnego w kolejnym miesiącu – na wniosek pracodawcy

Przykład
W sierpniu 2023 r. (wymiar czasu pracy 176h) pracownik zatrudniony na stawkę miesięczną w wys. 6000 zł przepracował dodatkowo 1 godzinę w dzień pracy i odbiera ją w kolejnym miesiącu – wrześniu 2023 r. (wymiar czasu pracy 168h), na wniosek pracodawcy. W 8.2023 przepracowaną nadgodzinę oznaczamy strefą ‘Czas pracy podstawowy’ (wliczaną do czasu pracy i płatną) oraz znacznikiem ‘O.NM’, a w 9.2023 wolne półtorej godziny strefą ‘Czas pracy podstawowy’ (wliczaną do czasu pracy i płatną) oraz znacznikiem ‘W.PŁ’. Krok I - Odnotowanie na kalendarzu
DzieńWejścieGodzina przyjściaGodzina wyjściaPrzykładowa strefaZnacznik
09.08 poniedziałekW107:0015:00czas pracy podstawowy-
W215:0016:00czas pracy podstawowy
(wliczana do czasu pracy, płatna)

O.NM
07.09 wtorekW107:0013:30czas pracy podstawowy-
W213:3015:00czas pracy podstawowy
(wliczana do czasu pracy, płatna)


W.PŁ
Krok II - Wyliczenie czasu pracy i wynagrodzenia W 8.2023 do czasu pracy wliczamy 176h (‘czas pracy podstawowy’) + 1h (‘czas pracy podstawowy’ ze znacznikiem O.NM) = 177h. Wynagrodzenie zostanie wypłacone za wszystkie przepracowane godziny 177h (176h + 1 nadgodzina), czyli:

Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 6000,00

Wynagr. zasad. powyżej normy (praca.pdst) = 34,09 (6000*1/176)

W 9.2023 do czasu pracy wliczamy 166,5h (‘czas pracy podstawowy’) + 1,5h (‘czas pracy podstawowy’ ze znacznikiem W.PŁ) = 168h. Wynagrodzenie zostanie wypłacone za pełny wymiar czasu pracy (168h), choć pracownik przepracował 166,5 h(168h – 1,5h wolnego), czyli: Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 6000,00

Przykłady udzielania czasu wolnego za nadgodziny w dni wolne do normy dobowej

Odbiór czasu wolnego w tym samym miesiącu

Przykład
W sierpniu 2023 r. (wymiar czasu pracy 176h) pracownik zatrudniony na stawkę miesięczną w wys. 6000zł przepracował dodatkowo 6 godzin w sobotę i w tym samym miesiącu odbiera za to dzień wolny (8h). Przepracowane nadgodziny oznaczamy strefą ‘czas przerwy’ (niewliczaną do czasu pracy, niepłatną) oraz znacznikiem ‘O.BM’, a wolny dzień strefą ‘czas pracy podstawowy’ (wliczaną do czasu pracy, płatną) oraz znacznikiem ‘W.PŁ’. Krok I - Odnotowanie na kalendarzu
DzieńWejścieGodzina przyjściaGodzina wyjściaPrzykładowa strefaZnacznik
12.08 sobotaW107:0013:00czas przerwy
(niewliczana do czasu pracy, niepłatna)
O.BM
14.08 poniedziałekW107:0015:00czas pracy podstawowy
(wliczana do czasu pracy, płatna)
W.PŁ
Krok II - Wyliczenie czasu pracy i wynagrodzenia Do czasu pracy wliczamy 168h (‘czas pracy podstawowy’) + 8h (‘czas pracy podstawowy’ ze znacznikiem W.PŁ) = 176h. Nie wliczamy tu 6h (‘czas przerwy’ ze znacznikiem O.BM). Wynagrodzenie zostanie wypłacone za pełen wymiar czasu pracy (176h), choć pracownik przepracował tylko 166h (168h +6 nadgodzin – 8h wolnego), czyli: Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 6000,00

Odbiór czasu wolnego w kolejnym miesiącu

Przykład
W sierpniu 2023 r. (wymiar czasu pracy 176h) pracownik zatrudniony na stawkę miesięczną w wys. 6000zł przepracował dodatkowo 6 godzin w sobotę i w kolejnym miesiącu – wrześniu 2023 r. (wymiar czasu pracy 168h) odbiera za to dzień wolny (8h). W 8.2023 przepracowane nadgodziny oznaczamy strefą ‘Czas pracy podstawowy’ (wliczaną do czasu pracy i płatną) oraz znacznikiem ‘O.NM’, a w 9.2023 wolny dzień strefą ‘Czas przerwy’ (niewliczaną do czasu pracy i niepłatną) oraz znacznikiem ‘W.NP’. Krok I - Odnotowanie na kalendarzu
DzieńWejścieGodzina przyjściaGodzina wyjściaPrzykładowa strefaZnacznik
12.08 sobotaW107:0013:00czas pracy podstawowy
(wliczana do czasu pracy, płatna)

O.NM
04.09 poniedziałekW107:0015:00czas przerwy
(niewliczana do czasu pracy, niepłatna)

W.NP 1)
1) Gdy za nadgodziny w dniu wolnym (niedziele / święto) udzielimy w kolejnym miesiącu dzień wolny (8h) i oznaczymy jako niepłatne (jak mówią przepisy), to pracownik będzie stratny, będzie miał pomniejszenie wynagrodzenia za 8h. Działając na korzyść pracownika można oznaczyć dzień wolny jako płatny (W.PŁ, praca podst.) a nadgodziny jako niepłatne (O.BM, przerwa). Krok II - Wyliczenie czasu pracy i wynagrodzenia W 8.2023 do czasu pracy wliczamy 176h (‘czas pracy podstawowy’) + 6h (‘czas pracy podstawowy’ ze znacznikiem O.NM) = 182h. Wynagrodzenie zostanie wypłacone za wszystkie przepracowane godziny 182h (176h + 6 nadgodzin), czyli:

Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 6000,00

Wynagr. zasad. powyżej normy (praca.pdst) = 204,55 (6000*6/176)

W 9.2023 do czasu pracy wliczamy 160h (‘czas pracy podstawowy’). Nie wliczamy tu 8h (‘Czas przerwy’ ze znacznikiem W.NP). Wynagrodzenie zostanie wypłacone za przepracowane godziny 160h (168h – 8h wolnego), czyli: Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc (praca.pdst) = 6000,00

Wynagr. zasad. powyżej normy (praca.pdst) = -285,71 (6000*8/168)

Wydruki ewidencji czasu pracy

Wydruk karty pracy dostępny jest z Formularza pracownika/ Wydruki kadrowe/ Karta pracy lub z Listy pracowników/ Wydruki kadrowe/ Karta pracy – wszyscy (wydruk dla zaznaczonych). Oba wydruki mają możliwość drukowania pełnej informacji o czasie pracy w poszczególnych dniach lub może to być wydruk samego podsumowania. Na wydruku ze szczegółami karty pracy, obok dni kalendarzowych wykazany jest typ dnia (Pracy, Wolny, Święto) oraz oznaczenie dla dni wolnych/świątecznych, np. W5 – wolne z tytułu 5 dniowego tygodnia pracy, ND – niedziela, ŚW – święto. Można korzystać z standardowych opisów dni wolnych albo dodać własne z poziomu: System / Konfiguracja / Firma / Płace / Opisy rodzajów dni wolnych do karty pracy. Kolejne kolumny obrazują ilościowo: godziny z planu pracy, rzeczywiście przepracowane godziny, czas pracy ponad i poniżej planu oraz godziny przepracowane w nocy. Osobna kolumna pokazuje nazwę nieobecności, która wystąpiła w danym dniu. W podsumowaniu wykazywana jest informacja o łącznej ilości czasu nadgodzin 50% i 100% rozliczonych w wypłacie. (Ta informacja pobiera jest z naliczonych standardowych dopłat do nadgodzin).
Uwaga
W przypadku, gdy w programie rozliczenie nadgodzin opiera się na własnych dodatkach (wyłączone jest naliczanie standardowych dopłat do nadgodzin), to Informacja o nadgodzinach nie pojawi się na wydrukach: karty pracy, listach płac, kwiatkach wypłat, czy pomocniczych raportach do GUS.
W module Płace i Kadry Plus dostępny jest wydruk Pracownicy z czasem wolnym za nadgodziny (dostępny z poziomu: Lista pracowników/ Pracownicy) dla zaznaczonych osób, w których wykazywane są informacje o nadgodzinach do odbioru oraz czasie wolnym udzielonym za nadgodziny wpisy na czasie pracy z oznaczeniami:
  • O.BM – nadgodziny do odbioru w bieżącym miesiącu,
  • O.NM – nadgodziny do odbioru w kolejnym miesiącu,
  • W.PŁ – wolne za nadgodziny – płatne,
  • W.NP – wolne za nadgodziny – niepłatne.

Różnicowe wyliczenie wynagrodzenia za nadgodziny i godziny nocne

W przypadku, gdy za nadgodziny oraz pracę w nocy za wskazany miesiąc (np. 6.2023) zostało już wypłacone wynagrodzenie, a następnie zostały naniesione kolejne nadgodziny, czy praca w porze nocnej (za już rozliczony miesiąc 6.2023), to istnieje możliwość naliczenia różnicowo wynagrodzenia za dopisane nadgodziny oraz godziny nocne:

- na liście płac etatowej za kolejny miesiąc (7.2023) z opcją wstecz: 1 miesiąc

- lub ewentualnie na drugiej liście płac etatowej za ten sam miesiąc (6.2023).

W przypadku naliczenia wypłaty na liście płac z opcją ‘Mies. wstecz’ lub na dodatkowej liście nastąpi weryfikacja za ile godzin w danym miesiącu obecnie przysługuje dopłat do nadgodzin, dopłat za pracę w nocy czy wynagrodzenie powyżej/poniżej, a następnie tą ilość pomniejszy o ilość godzin, które już były rozliczone w innych wypłatach za ten miesiąc. Różnicowe wyliczenie wynagrodzenia powyżej/poniżej normy będzie dokonywane tylko w przypadku, gdy w naliczanej wypłacie te elementy mają taki sam okres od-do jak już wypłacone w innych wypłatach za ten sam okres.

Różnicowe rozliczenie wynagrodzenia za nadgodziny / porę nocną dotyczy standardowych elementów:
  • Dopłata do nadgodzin 50%,
  • Dopłata do nadgodzin 100%,
  • Dopłata do nadgodzin dobowych 50%,
  • Dopłata do nadgodzin dobowych 100%,
  • Dopłata do nadgodzin średniotygodniowych 100%,
  • Dopłata za pracę w nocy,
  • zasad. powyżej normy
  • zasad. poniżej normy

Przykład różnicowego rozliczenia wynagrodzenia za nadgodziny i godziny nocne

Przykład
Przykład 19: Pracownik zatrudniony na pełen etat na stawkę 6000 zł/miesiac w podstawowym systemie czasu pracy, czyli o 8h dziennie (1-miesięczny okres rozliczeniowy, pora nocna 22:00-6:00). W definicji kalendarza: Norma dobowa = 8h, norma tygodniowa = 40h z zaznaczonym parametrem z podziałem na nadgodziny dobowe i średniotygodniowe. W lipcu 2023 (wymiar 168h) przepracował dodatkowo w dniach:
  • 07.2023 (piatek, w planie 8h) od 10:00 do 23:00 (13h), czyli 5 nadgodzin dobowych, w tym 1h nocna (22:00-23:00).
  • 07.2023 (sobota, w planie 0h) od 10:00 do 15:00 (5 nadgodzin średniotygodniowych)
Sumarycznie pracownik przepracował 178h, czyli ponad wymiar 10h, w tym:
  • nadgodziny dobowe 50% = 4h
  • nadgodziny dobowe 100% = 1h, ponieważ przypada w porze nocnej
nadgodziny średniotygodniowe = 5h W wypłacie za 7.2023 (wymiar 168h) zostały naliczone elementy:
  • Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc = 6000 (za 168h)
  • Wynagr. zasad. powyżej normy = 357,14 (za 10h wg wyliczenia: 6000/168*10h)
  • Dopłata do nadgodzin dobowych 50% = 71,43 (za 4h wg wyliczenia 6000/168*50%*4h)
  • Dopłata do nadgodzin dobowych 100% = 35,71 (za 1h wg wyliczenia 6000/168*1h)
  • Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100% = 178,57 (za 5h, wg wyliczenia 6000/168*5h)
  • Dopłata za pracę w nocy = 4,29 (za 1h wg wyliczenia 3600/168*20%*1h)
Po naliczeniu wynagrodzenia za 7.2023 zostały dopisane dodatkowe nadgodziny  w dniach:
  • 28.07.2023 (piatek, w planie 8h) od 12:00 do 23:00 (11h), czyli 3 nadgodziny dobowe, w tym 1h nocna (22:00-23:00).
  • 29.07.2023 (sobota, w planie 0h) od 12:00 do 16:00 (4 nadgodziny średniotygodniowe)
Dodatkowo zostały wprowadzone godziny ponad wymiar w ilości 7h (łączy czas pracy 178+7h dodane= 185h), w tym:
  • nadgodziny dobowe 50% = 2h
  • nadgodziny dobowe 100% = 1h, ponieważ przypada w porze nocnej
  • nadgodziny sredniotygodniowe = 4h
W wypłacie za 8.2023 (wymiar 176h) z opcja 1 mc wstecz zostały naliczone elementy:
  • Wynagrodzenie zasadnicze /miesiąc za 7.2023 = 6000 (za 176h)
oraz za 7.2023:
  • Wynagr. zasad. powyżej normy = 250,00 (za 7h wg wyliczenia: 6000/168*7h)
  • Dopłata do nadgodzin dobowych 50% = 35,71 (za 2h wg wyliczenia 6000/168*50%*4h)
  • Dopłata do nadgodzin dobowych 100% = 35,71 (za 1h wg wyliczenia 6000/168*1h)
  • Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100% = 142,86 (za 4h, wg wyliczenia 6000/168*4h)
  • Dopłata za pracę w nocy = 4,29 (za 1h wg wyliczenia 3600/168*20%*1h)

OPT053 - Kontrola wysokości potrąceń

Data aktualizacji: 28-06-2023

Wprowadzenie

Comarch ERP Optima posiada mechanizmy pozwalające na łatwiejsze zarządzanie kontrolą wysokości potrąceń, w tym potrąceń komorniczych i alimentacyjnych. Funkcjonalność automatycznej kontroli potrąceń dostępna jest w Comarch ERP Optima w module Płace i Kadry Plus oraz ERP XL Kadry i Płace.

Wysokość potrąceń a obowiązujące przepisy

  • Dla potrąceń ze świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i  macierzyństwa obowiązuje art.138-144 Ustawy z dnia 17.12.1998r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2004r. nr 39, poz. 353 ze zm.).
  • Zasady potrąceń z wynagrodzenia za pracę reguluje art. 87 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1998r. nr 21, poz. 94 ze zm.).
  • W sprawach nie unormowanych w wymienionych aktach prawnych stosuje się przepisy Kodeksu postępowania cywilnego i przepisy o Postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

Potrącenia z wynagrodzenia za pracę

Z wynagrodzenia za pracę po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych potrąceniu podlegają (wg podanej kolejności) między innymi należności:
  • na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych – do wysokości trzech piątych wynagrodzenia,
  • na zaspokojenie świadczeń innych niż alimentacyjne do wysokości połowy wynagrodzenia.
Od niektórych składników wynagrodzenia można potrącić należności alimentacyjne w wysokości 100%.
Uwaga
Departament Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej w sprawie odliczania składki zdrowotnej wyjaśnił, że obowiązkowe odliczenia, o których mowa w art. 87 K.p., obejmują nie tylko składkę na ubezpieczenie społeczne i zaliczkę na podatek dochodowy, ale także składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Dokonując wyliczenia potrąceń niealimentacyjnych z wynagrodzenia pracownika, uwzględniamy to stanowisko.
Ustawodawca przewidział również kwotę wolną od potrąceń, między innymi w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę (po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat na PPK), przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne. Niezależnie od ilości wypłat w danym miesiącu wyliczamy jedną kwotę wolną. Tak wynika ze stanowiska Głównego Inspektoratu Pracy znak: GNP-364/306-072-43-1/12. Zdaniem GIP, jeżeli w danym miesiącu następuje wypłata wynagrodzenia za pracę oraz dodatkowego wynagrodzenia rocznego, to obydwa te świadczenia należy zsumować i od tak ustalonej kwoty dokonać potrącenia stosując (jedną) kwotę wolną. Na takim stanowisku stoi także Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Zgodnie z art. 87 § 8 K.p. potrąceń należności z wynagrodzenia pracownika w miesiącu, w którym są wypłacane składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, dokonuje się od łącznej kwoty wynagrodzenia uwzględniającej te składniki wynagrodzenia. W takim przypadku ograniczenia w dokonywaniu potrąceń pod postacią granic i kwot wolnych od potrąceń mają zastosowanie do kwoty wynagrodzeń przypadających do wypłacenia w danym miesiącu. Na warunkach określonych w tych przepisach następują potrącenia m.in. z dodatkowego wynagrodzenia rocznego (art. 87 § 5 K.p.). (…)". Pogląd ten należy odnieść do ogółu należności ze stosunku pracy.

Na mocy ustawy o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 określanej jako "tarcza antykryzysowa 3.0" możliwe jest podwyższenie kwoty wolnej od potrąceń w sytuacji, gdy z powodu podjętych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej działań służących zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2 pracownikowi zostało obniżone wynagrodzenie lub członek rodziny pracownika utracił źródło dochodu. Kwoty zwolnione z egzekucji określone w art. 871 § 1 Kodeksu pracy ulegają zwiększeniu o 25% na każdego nieosiągającego dochodu członka rodziny, którego pracownik ten ma na utrzymaniu.

Uwaga
W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy kwoty wolne od potrąceń należy zmniejszyć proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Potrącenia z zasiłków

Ze świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa potrąceniu podlegają między innymi należności:
  • na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych – do wysokości 60% kwoty zasiłku,
  • na zaspokojenie świadczeń innych niż alimentacyjne – do wysokości 25% kwoty zasiłku.
Wolna od potrąceń jest kwota zasiłku w wysokości (od 01.03.2019 r.):
  • 681,97 zł – przy potrącaniu należności alimentacyjnych,
  • 1 125,26 zł – przy potrącaniu innych należności.
Uwaga
Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 14 stycznia 2015 r. w sprawie sposobu ustalania kwoty wolnej od potrąceń proporcjonalnie do wypłacanego zasiłku "(…) przy obliczaniu proporcjonalnej kwoty zasiłku wolnej od potrąceń należy, analogicznie jak przy obliczaniu dziennego zasiłku, podzielić ją przez 30 i pomnożyć przez liczbę dni, za które świadczenie chorobowe jest wypłacane.". Za pomocą parametru Proporcjonalnie do liczby dni zasiłku dostępnego w grupie ograniczeń potrąceń można ustawić wyliczenie proporcjonalnej kwoty wolnej dla zasiłków. Proporcjonalne wyliczenie kwoty wolnej jest ustalane przez podzielenie pełnej kwoty wolnej przez 30 i pomnożenie przez liczbę dni, za które wypłacono zasiłek ZUS z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego. Przy wyliczaniu liczby dni, za które pracownik miał wypłacane świadczenie ZUS uwzględniane są wszystkie zasiłki niezależnie od rodzaju, które zostały naliczone w bieżącej wypłacie (zarówno za bieżący miesiąc, jak i poprzednie rozliczone z opcją ‘mies. wstecz’). Nie są sumowane dni, za które pracownik ma naliczone wyrównania zasiłków, zasiłek wyrównawczy oraz podwyższenie zasiłku macierzyńskiego do kwoty świadczenia rodzicielskiego.

Definiowanie ograniczeń w konfiguracji firmy

W Konfiguracji / Firma / Płace znajduje się gałąź Grupy ograniczeń potrąceń, która wyświetlana jest w postaci listy. Lista ograniczeń pozwala na ustalenie priorytetów poszczególnych typów ograniczeń:
  • I grupa ograniczeń (domyślnie Grupa ograniczeń alimentacyjnych) – oznacza liczenie podpiętych do niej potrąceń w pierwszej kolejności do zadanego w definicji tej grupy pułapu,
  • II grupa ograniczeń (domyślnie Grupa potrąceń z innych tytułów) – powiązane z tą grupą potrącenia liczone będą po wyliczeniu tych przypisanych do I grupy. Nastąpi wyliczenie do pułapu zadeklarowanego w tej grupie, a następnie sprawdzenie, czy suma potrąceń policzonych dla I i II grupy potrąceń łącznie nie przekracza progu zadanego dla I grupy i gdyby takie przekroczenie miało miejsce, to nastąpi ograniczenie.
  • kolejne grupy kolejno według tej samej hierarchii – czyli wyliczenie do zadanego w tej grupie pułapu, ale sumarycznie nie więcej niż wynika z definicji ograniczenia w najwyższej grupie, z jakiej występują potrącenia w wypłacie danego pracownika.
  • Użytkownik ma możliwość sterowania kolejnością pozycji na Liście grupy ograniczeń:
  •  Podnieś – podwyższa priorytet naliczania danej grupy,
  •  Obniż – obniża priorytet naliczania.
Predefiniowane dwie grupy:
  • Grupa potrąceń alimentacyjnych – definicja I grupy odpowiada warunkom ograniczeń dla potrąceń alimentacyjnych. Użytkownik jedynie przypisuje do danej grupy typy potrąceń, które chce ograniczać do danego pułapu i ewentualnie wskazać typy wypłat, z których dopuszcza 100% ściągalności potrąceń oraz takie, które mają być całkowicie wolne od potrąceń.
  • Grupa potrąceń z innych tytułów – II grupa, dla pozostałych tytułów wykonawczych.
W przypadku, gdy te dwie grupy okażą się niewystarczające, Użytkownik może dodać kolejne grupy potrąceń. Służy do tego ikona  lub <INSERT>.

Konfiguracja/Firma/Płace/Grupy ograniczeń potrąceń

Formularz Grupy ograniczeń potrąceń

Składa się z dwóch zakładek:
  • Ogólne – pozwala na określenie do jakiej wysokości kwot zasiłków i jakiej wysokości kwot wypłat nie będących zasiłkami może się liczyć potrącenie, a także deklarację wysokości kwoty wolnej od potrąceń (to co pracownik musi dostać po potrąceniach, niezależnie od wysokości jego wynagrodzenia),
  • Dodatkowe – lista potrąceń (typów wypłat) podlegających ograniczeniu.
Zakładkę [Ogólne] formularza, z uwagi na obowiązujące przepisy, podzielono na dwie sekcje. Sekcja 1 - Ograniczenia dotyczące wynagrodzeń nie będących zasiłkami:
  • Podlegające egzekucji do [ ]% kwoty netto (domyślnie podpowiadane jest 0%).
Składniki – z listy typów wypłat, które nie są zasiłkami ZUS można wybrać te, których ma dotyczyć to ustawienie (lista domyślnie pusta). Przykładowo: jeśli ustawiono 0% – to wskazane na tej liście elementy wypłat będą w całości wolne od potrąceń.
  • Podlegające egzekucji do [ ]% kwoty netto (domyślnie podpowiadane jest 0%).
Składniki – dla drugiej grupy wyjątków, z listy typów wypłat, które nie są zasiłkami ZUS, można wybrać te, które nie wystąpiły powyżej (domyślnie pusta). Przykładowo: jeśli ustawiono 100% – to wskazane na tej liście elementy wypłat (np. premie, nagrody roczne) będą podlegać egzekucji w całości, czyli w pełnej kwocie netto.
  • Pozostałe wynagrodzenia podlegają egzekucji do [ ]% kwoty netto (domyślnie podpowiadane jest 0%).
To trzeci próg procentowy, dotyczący wszystkich typów wypłat nie będących zasiłkami ZUS i nie wskazanych na listach powyżej.
  • Kwota wolna od potrąceń [ ]% minimalnej płacy (domyślnie podpowiadane 0%). ) 
Dodatkowo przy tym parametrze, dostępny jest parametr Proporcjonalnie do wymiaru etatu z opcją TAK/NIE (TAK – domyślnie zaznaczone).
Wartość minimalnej płacy do obliczeń pobierana jest z aktualnej na dany miesiąc wartości wskaźnika „Najniższe wynagrodzenie” (Konfiguracja / Program / Płace / Wynagrodzenia). Wartość ta dodatkowo jest przemnażana przez gwarantowany procent minimalnej płacy zapisany w etacie pracownika (domyślnie 100% lub 80% w przypadku pierwszego roku zatrudnienia), opcjonalnie jest też przemnażana przez wymiar etatu pracownika.
Uwaga
Kwota wolna dotycząca wynagrodzeń nie będących zasiłkami, liczona od minimalnej płacy, wyliczana jest w wysokości odpowiadającej kwocie netto minimalnej płacy, a więc po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz o zaliczkę na podatek dochodowy (przy liczeniu kwoty należnego podatku, wysokość kosztów uzyskania i ulgi podatkowej jest zgodna z ustawieniami stałych podatkowych danego pracownika).
Sekcja 2 - Ograniczenia dotyczące zasiłków ZUS:
  • Podlegają egzekucji do [ ]% kwoty (domyślnie 0%).
Próg procentowy dotyczący wszystkich elementów wypłat będących zasiłkami ZUS (procent z wartości brutto zasiłku).
  • Kwota wolna od potrąceń
    • [ ]% najniższej emerytury (domyślnie podpowiadane jest 0%)
    • kwota (domyślnie podpowiadane jest 0 zł) – Użytkownik może podać wysokość kwoty wolnej lub pobrać ją jako wskaźnik z konfiguracji. Po zaznaczeniu parametru Pobrana z konfiguracji są do wyboru dwie opcje dla kwoty wolnej: dla potrącenia alimentacyjnego oraz dla potrącenia z innych tytułów.
Dodatkowo dostępne są dwa parametry Proporcjonalnie do wymiaru etatu z opcją TAK/NIE (TAK - domyślnie zaznaczone) oraz Proporcjonalnie do liczby dni zasiłku z opcją TAK/NIE (NIE – domyślnie zaznaczone). Wartość najniższej emerytury do obliczeń pobierana jest z aktualnej na dany miesiąc wartości wskaźnika „Najniższa emerytura” (Konfiguracja / Program / Płace / Wynagrodzenia). Opcjonalnie jest ona przemnażana przez wymiar etatu pracownika.
Uwaga
Kwota wolna dotycząca zasiłków ZUS, liczona od najniższej emerytury, wyliczana jest w pełnej wysokości odpowiadającej kwocie najniższej emerytury, bez pomniejszenia o równowartość składek na ubezpieczenia ZUS i zaliczki na podatek dochodowy.

Formularz grupy ograniczeń - zakładka Ogólne

Zakładka [Dodatkowe] formularza, gdzie Użytkownik może wybrać pod przyciskiem , które potrącenia podlegają ograniczeniu. Lista domyślnie zostanie zawężona do typów wypłat, które mają zaznaczoną flagę Potrącenie [v], są nieopodatkowane i wpływają na kwotę do wypłaty [v]. Dane potrącenie może być przypisane tylko do jednej grupy potrąceń, aby możliwa była jednoznaczna interpretacja ograniczeń przy liczeniu wypłaty.
Uwaga
Przesunięcie potrącenia (typu wypłaty) z jednej do drugiej grupy dopuszczalne jest tylko na zasadzie usunięcia danego typu wypłaty z listy potrąceń powiązanych z jedną grupą, a następnie umieszczenie go na liście potrąceń powiązanych z drugą grupą.
Kolejność typów wypłat na liście ‘Potrąceń podlegających ograniczeniu’ określa priorytet ich naliczania. Pierwsze na liście ściągane są w pierwszej kolejności z wypłaty pracownika, później następne. Stąd na liście dostępne są:
  • Podnieś  – podwyższa priorytet naliczania,
  •  Obniż  – obniża priorytet naliczania.
Formularz grupy ograniczeń - zakładka Dodatkowe

Predefiniowane grupy ograniczeń potrąceń

Grupa potrąceń alimentacyjnych

Grupa domyślnie ustawiana jest jako pierwsza w kolejności. Ustawienia dla niej są następujące: Sekcja 1 - Ograniczenia dotyczące wynagrodzeń nie będących zasiłkami:
  • Podlegające egzekucji do [0.00]% kwoty netto. Składniki – lista typów wypłat, których ma dotyczyć (do uzupełnienia przez Użytkownika).
  • Podlegające egzekucji do [100.00]% kwoty netto. Składniki – lista typów wypłat, których ma dotyczyć (do uzupełnienia przez Użytkownika).
  • Pozostałe wynagrodzenia podlegają egzekucji do [60.00]% kwoty netto.
  • Kwota wolna od potrąceń [0.00]% minimalnej płacy (nie ma kwoty wolnej od potrąceń dla tej grupy).
Sekcja 2 – Ograniczenia dotyczące zasiłków ZUS:
  • Podlegają egzekucji do [60.00]% kwoty
  • Kwota wolna od potrąceń: kwota pobrana z konfiguracji dla potrącenia alimentacyjnego – proporcjonalnie do wymiaru etatu „Tak”, proporcjonalnie do liczby dni zasiłku ”Nie”.
Zakładka [Dodatkowe], tj. lista typów wypłat będących potrąceniami podlegającymi ograniczaniu, wymaga wskazania składników przez Użytkownika.

Grupa potrąceń z innych tytułów

Grupa domyślnie ustawiana jako druga w kolejności. Ustawienia dla niej są następujące: Sekcja 1 - Ograniczenia dotyczące wynagrodzeń nie będących zasiłkami:
  • Podlegające egzekucji do [0.00]% kwoty netto. Składniki – lista typów wypłat, których ma dotyczyć (do uzupełnienia przez Użytkownika).
  • Podlegające egzekucji do [100.00]% kwoty netto. Składniki – lista typów wypłat, których ma dotyczyć (do uzupełnienia przez Użytkownika).
  • Pozostałe wynagrodzenia podlegają egzekucji do [50.00]% kwoty netto.
  • Kwota wolna od potrąceń [100.00]% minimalnej płacy, proporcjonalnie do wymiaru etatu „Tak”.
Sekcja 2 – Ograniczenia dotyczące zasiłków ZUS:
  • Podlegają egzekucji do [25.00]% kwoty.
  • Kwota wolna od potrąceń: kwota pobrana z konfiguracji dla potrącenia z innych tytułów,  proporcjonalnie do wymiaru etatu „Tak”, proporcjonalnie do liczby dni zasiłku ”Nie”.
Zakładka Dodatkowe formularza, tj. Lista potrąceń – lista typów wypłat (potrąceń) podlegających ograniczeniu (do uzupełnienia przez Użytkownika).

Wskaźniki obliczeniowe

Potrącenia alimentacyjnePotrącenia komornicze

Od wynagrodzeń

Maksymalna kwota potrącenia – 60% kwoty nettoMaksymalna kwota potrącenia – 50% kwoty netto
Gwarantowana kwota wolna – 0% minimalnej płacy nettoGwarantowana kwota wolna – 100% minimalnej płacy netto

Od zasiłków

Maksymalna kwota potrącenia – 60% kwoty zasiłku bruttoMaksymalna kwota potrącenia – 25% kwoty zasiłku brutto
Gwarantowana kwota wolna – 681,97 złGwarantowana kwota wolna – 1 125,26 zł zł
W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy kwoty wolne od potrąceń ulegają zmniejszeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. W 2023 roku dla kwoty minimalnej płacy 3600,00 zł brutto kwoty wolne wynoszą:

Minimalna płaca netto dla:

1/1 etat½ etatu¾ etatu¼ etatu
10.50.750.25
Koszty uzyskania przychodu podstawowe (250,00)Ulga podatkowa (miesięczna – 300)Podstawowe wpłaty na PPK2 705,861 377,432 066,15712,78
Koszty uzyskania przychodu podstawowe (250,00)Ulga podatkowa (miesięczna – 300)Brak2 783,861 413,432 120,15730,78
Koszty uzyskania przychodu podwyższone (300,00)Ulga podatkowa (miesięczna – 300)Podstawowe wpłaty na PPK2 711,861 377,432 066,15721,28
Koszty uzyskania przychodu podwyższone (300,00)Ulga podatkowa (miesięczna – 300)Brak2 789,861 413,432 120,15739,28
Koszty uzyskania przychodu podstawowe (250,00)BrakBrak2 483,861 257,431 870,15643,72
Koszty uzyskania przychodu podwyższone (300,00)BrakBrak2 489,861 263,431 876,15649,72
BrakUlga podatkowa (miesięczna – 300)Brak2 753,861 413,432 120,15706,72
BrakBrakBrak2 453,861 227,431 840,15613,72
Kwota wolna od zasiłków1/1 etatu½ etatu¾ etatu¼ etatu
10.50.750.25
Alimenty681,97340,99511,48170,49
Komornik1 125,26562,63843,95281,32

Mechanizm ustalania kwoty ograniczeń potrąceń

Zakładając, że w wypłacie pracownika są tylko trzy elementy: wynagrodzenie zasadnicze, zasiłek opiekuńczy i potrącenie komornicze; jednocześnie wykorzystano domyślne ustawienia z II standardowej grupy ograniczeń, to wyliczenie kwoty potrącenia wykonywane jest następująco (kwoty dotyczą roku 2023).
  • Wyliczenie kwoty potrącenia zgodnie z definicją typu wypłaty (bez ograniczeń) – wynik to Kwota_P1,
  • Ustalenie 50 % wartości netto wynagrodzenia zasadniczego – wynik to Kwota_W1. Kwotę netto wynagrodzenia zasadniczego, czyli pomniejszonego o składki ZUS, wpłaty na PPK (jeśli pracownik przystąpił do PPK) i podatek, można sprawdzić na wydruku płacowym ‘Lista wypłaconych dodatków’ – kwota w kolumnie „Do wypłaty”.
  • Wyliczenie kwoty wolnej od potrąceń z wynagrodzenia – wynik to Kwota Wolna_W. Kwota wolna to 100% minimalnej płacy z uwzględnieniem wymiaru etatu, tj. 3600,00 zł pomnożone przez wymiar etatu i gwarantowany procent minimalnej płacy, a następnie od tej kwoty odliczane są składki ZUS i podatek. Jeśli pracownik jest uczestnikiem PPK odlicza się także wpłaty na PPK finansowane przez niego.
Dla osoby zatrudnionej na pełny etat, z gwarantowaną minimalną płacą ustawioną w etacie jako 100%, z podstawowymi kosztami uzyskania (250,00 zł) oraz ulgą (300,00 zł), płacącej podatek w wysokości 12% i wszystkie składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne – kwota wolna wyniesie 2 783,86 zł. Jeśli pracownik jest uczestnikiem PPK i opłaca tylko wpłatę podstawową kwota wolna wyniesie 2 705,86 zł.
  • Wyliczenie różnicy pomiędzy kwotą netto od wynagrodzenia uwzględnionego przy liczeniu potrącenia (pomniejszoną o wyliczone już potrącenia z grup o wyższym priorytecie), a kwotą wolną, czyli:
    • Kwota_W1 pomniejszona o KwotaWolna_W – wynik to Kwota_W2 (z ograniczeniem do 0.00zł, jeśli Kwota_W1 jest mniejsza od KwotaWolna_W)
  • Porównanie wartości Kwota_W1 i Kwota_W2. Mniejsza z nich przechodzi do dalszych obliczeń – wynik to Kwota_W3,
  • Sprawdzenie wartości brutto zasiłku i przemnożenie jej przez 25% – wynik to Kwota_Z1,
  • Wyliczenie kwoty wolnej od potrąceń z zasiłków – jako kwota, z uwzględnieniem wymiaru etatu – wynik to KwotaWolna_Z,
Dla osoby zatrudnionej na pełny etat kwota wolna  wynosi 1 125,26 zł.
  • Wyliczenie kwoty netto zasiłku (tj. po odjęciu zaliczki podatku) – wynik to KwotaNetto_Z,
  • Porównanie kwoty netto zasiłku (KwotaNetto_Z) z kwotą wolną od potrąceń (KwotaWolna_Z), czyli wyliczenie różnicy pomiędzy kwotą netto zasiłku (można ją sprawdzić na wydruku płacowym ‘Zestawienie wynagrodzeń wg typów wypłat ), a kwotą wolną dla zasiłków, czyli:
    • KwotaNetto_Z pomniejszona o KwotaWolna_Z – wynik to Kwota_Z2 (z ograniczeniem do 0.00zł, jeśli KwotaNetto_Z < od KwotaWolna_Z),
  • Porównanie wartości Kwota_Z1 i Kwota_Z2, mniejsza z nich przechodzi do dalszych obliczeń – wynik to Kwota_Z3,
  • Sumowanie wyliczonych maksymalnych kwot potrąceń dla wynagrodzeń i zasiłków, czyli Kwota_W3 i Kwota_Z3 – wynik to Kwota_P2,
  • Porównanie kwot Kwota_P1 (pierwotnie policzona wartość potrącenia) i Kwota_P2 (maksymalna możliwa kwota potrącenia) – wynik to Kwota_P3, wartość potrącenia z uwzględnieniem ograniczeń.
Uwaga
Przy wyliczaniu ograniczeń potrąceń uwzględniane są wartości tylko tych elementów wypłaty, które generowane są automatycznie podczas jej naliczania. Po wprowadzeniu zmian w elementach wypłaty należy przeliczyć wyliczoną kwotę zajęcia wynagrodzenia. Przeliczenie jest wykonywane za pomocą przycisku  dostępnego na zakładce [Elementy wypłaty] w wypłatach etatowych, dla potrąceń przypiętych na liście zajęć wynagrodzenia pracownika. W przypadku, gdy w jednej wypłacie jest naliczone potrącenie komornicze oraz spłata pożyczki, wywołanie przeliczenia kwoty potrącenia po ręcznej modyfikacji elementów wypłaty spowoduje przeliczenie jedynie zajęcia wynagrodzenia. Kwota spłaty pożyczki nie ulegnie zmianie automatycznie, w razie potrzeby można ją skorygować ręcznie.
Wszystkie dodatkowe elementy wypłaty, naliczane w wypłacie automatycznie (a więc np. dodatki przypisane pracownikowi w kadrach) mogą mieć wpływ na wyliczenie kwot potrąceń. Przykładowo: potrącenie ‘Składka’ dodana pracownikowi w kadrach może zadziałać następująco:
  • ‘Składka’ przypisana na zakładce 2 w tej samej grupie potrąceń, dodana poniżej ‘Potrącenia komorniczego’ -> jej kwota nie wpłynie na wartość pierwszego potrącenia komorniczego, ale składka wpisana jako druga, policzy się wg tych samych zasad ograniczeń, o ile po potrąceniu komornika, pozostanie jeszcze jakaś kwota do wykorzystania. Wg podanego wyżej schematu, suma obu tych potrąceń nie może przekroczyć wartości Kwota_P3; jeśli potrącenie komornicze „wykorzysta” tę kwotę w całości to składka policzy się zerowa, jeśli potrącenie komornicze byłoby niższe, to składka policzy się, ale z ograniczeniem do kwoty będącej różnicą wartości Kwota_P3 i wartości potrącenia komorniczego,
  • ‘Składka’ przypisana na zakładce 2 w tej samej grupie potrąceń, dodana na liście powyżej ‘Potrącenia komorniczego’ -> składka policzy się w pierwszej kolejności w ramach tej grupy, oczywiście z ograniczeniem do wartości Kwota_P3, a potrącenie komornicze w drugiej kolejności, jeśli składka nie wykorzysta całej maksymalnej wartości Kwota_P3,
  • ‘Składka’ przypisana na zakładce 2 w I grupie ograniczeń (wyższej niż ‘Potrącenie komornicze’) -> w pierwszej kolejności policzy się składka z uwzględnieniem warunków ograniczających ustawionych dla grupy I, w następnej kolejności wg warunków z grupy II, policzy się potrącenie komornicze. Przy czym tu nastąpi dodatkowe sprawdzenie, czy suma obu potrąceń nie przekroczyła kwoty będącej sumą dopuszczalnej wartości procentowej z najwyższej grupy (60% wynagrodzenia i zasiłku). Wg podanego wyżej schematu będzie to suma wartości Kwota_W1 i Kwota_Z1. Potrącenie z grupy drugiej, oprócz ograniczeń wynikających z definicji tej grupy, dodatkowo jest ograniczone „resztą” z maksymalnej kwoty w wyższej grupie,
  • ‘Składka’ przypisana na zakładce 1 w tej samej grupie co ‘Potrącenie komornicze’, na liście wyjątków podlegających egzekucji do wysokości 0% -> kwota składki nie podlega ograniczeniu, jej wartość nie ma wpływu na wyliczanie wartości Kwota_W1 wg procentowego pułapu, ale zostanie uwzględniona przy porównaniu kwoty netto z wynagrodzenia z kwotą wolną (porównanie z KwotaWolna_W),
  • ‘Składka’ nie przypisana ani na zakładce 1, ani na zakładce 2 w grupie potrąceń -> kwota składki nie podlega ograniczeniu, jej wartość zostanie uwzględniona zarówno przy wyliczeniu wartości Kwota_W1 wg procentowego pułapu, jak i przy porównaniu kwoty netto z wynagrodzenia z kwotą wolną (porównanie z KwotaWolna_W).
  • ‘Składka’ nie przypisana ani na zakładce 1, ani na zakładce 2 w grupie potrąceń, ale ma zaznaczony parametr „Doliczany po ograniczeniu potrąceń” (Konfiguracja firmy/ Płace/ Typy wypłat > zakładka Szczegółowe) -> kwota składki nie zostanie uwzględniona przy wyliczaniu wartości Kwota_W1, jak i przy porównaniu kwoty netto z  wynagrodzenia z  kwotą wolną (porównanie z KwotaWolna_W). Kwota składki zostanie odjęta na końcu po wyliczeniu kwoty potrącenia

Przykłady

Przykład
Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy i otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w kwocie 4000,00 zł oraz ma przypisane w kadrach, na liście dodatków ‘Potrącenie komornicze’ w wysokości 1000,00zł. Pracownikowi przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodu 300,00 zł i ulga podatkowa w kwocie 300,00 zł. Pracownik nie jest uczestnikiem PPK. Wykorzystujemy standardową Grupę ograniczeń potrąceń z innych tytułów. Na drugiej zakładce wybieramy zdefiniowane wcześniej ‘Potrącenie komornicze’. Naliczamy wypłatę.
  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia komorniczego :

4000,00 zł – 548,40 zł (składki ZUS pracownika) = 3 451,60 zł (podstawa składki zdrowotnej)

3 451,60 zł * 9% = 310,64 zł (składka zdrowotna pobrana)

4000,00 zł – 548,40 zł – 300,00zł (K.U.P. podwyższone) = 3 151,60 zł => po zaokrągleniu 3152,00 zł (podstawa opodatkowania) * 12% – 300,00 zł (ulga) = 78,24 zł -> po zaokrągleniu 78,00 zł (zaliczka podatku)

4000,00 – 548,40 – 310,64 – 78 = 3062,96 (kwota netto) Obliczamy kwotę maksymalnego potrącenia (komorniczego), tj. ½ wynagrodzenia netto: 3062,96 * ½ = 1531,48 zł. Dopuszczalna wielkość potrącenia komorniczego wynosi 1531,48  zł (Kwota_W1)
Uwaga
Przy wyliczaniu maksymalnych kwot dla potrąceń uwzględniane są kwoty netto poszczególnych elementów wynagrodzenia, czyli ich wartość pomniejszona o składki społeczne finansowane przez pracownika, składkę zdrowotną, wpłaty na PPK i zaliczkę podatku
  • Ustalenie kwoty wynagrodzenia wolnej od potrącenia komorniczego:
Ustalamy kwotę netto minimalnego wynagrodzenia dla pełnego etatu i podwyższonych kosztów uzyskania przychodu:

3600,00 zł – 493,56 zł (składki ZUS pracownika) – 279,58 zł (składka zdrowotna) – 37,00 zł (zaliczka podatku) = 2 789,86 zł

Kwota netto wolna od potrącenia komorniczego (dla pełnego etatu) wynosi 2 789,86 zł (KwotaWolna_W)
Uwaga
W przypadku potrąceń z wynagrodzenia innych niż potrącenia alimentacyjne, gwarantowane wynagrodzenie wynosi 100% minimalnej płacy netto.
  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia komorniczego:
3062,96 zł – kwota netto wypłaty, przed pomniejszeniem o potrącenie komornicze 1531,48 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego, bez uwzględniania kwoty wolnej, tj. 50% wynagrodzenia netto (Kwota_W1) 2 789,86 zł – kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia komorniczego (gwarantowane minimalne wynagrodzenie netto) 3062,96 - 2 789,86  = 273,10 zł (Kwota_W2) – maksymalna kwota potrącenia komorniczego, z uwzględnieniem kwoty wolnej (kwota możliwego potrącenia komorniczego, które zagwarantuje, że pracownik otrzyma płacę minimalną) Porównanie wartości Kwota_W1 i Kwota_W2 > mniejsza z nich czyli 273,10  to dopuszczalna wysokość potrącenia (Kwota_W3) Pracownik otrzyma wynagrodzenie w kwocie: 3062,96 zł – 273,10 zł (potrącenie komornicze) = 2 789,86  zł zachowując minimalną płacę netto.
Przykład
Założenia, jak we wcześniejszym przykładzie. Dodatkowo pracownik otrzymuje premię procentową w wysokości 650 zł. Premia przypisana jest w Grupie potrąceń z innych tytułów w sekcji podlegającej egzekucji do 100% (Konfiguracja / Firma / Płace / Grupy ograniczeń potrąceń).
Uwaga
W sytuacji, gdy w wypłacie pojawia się kilka elementów, dla których chcemy ustalić kwotę netto pomocny będzie wydruk Zestawienie wynagrodzeń wg typów wypłat. Naliczamy wypłatę danego pracownika. Z poziomu Listy wszystkich wypłat zaznaczamy tą wypłatę i wybieramy Zestawienie. Z menu  wybieramy wydruk Zestawienie wynagrodzeń wg typów wypłat. Kwota ‘Do wypłaty’ (rysunek poniżej) brana jest pod uwagę do wyliczenia dopuszczalnej kwoty potrącenia z wynagrodzenia pracownika.
  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia komorniczego:
Ze składnika Wynagrodzenie zasadnicze możemy potrącić 50% kwoty netto, natomiast ze składnika Premia procentowa możemy pobrać 100% kwoty netto. Ustalamy więc kwoty netto odrębnie dla obydwu składników: 4000,00 – 548,40  – 310,64 – 78 = 3062,96 (kwota netto) – Wynagrodzenie zasadnicze 50%* 3062,96 zł = 1531,48 zł – maksymalne potrącenie z wynagrodzenia zasadniczego 650,00 – 89,12 – 50,48 – 67 = 443,40 zł (kwota netto) – Premia procentowa Obliczamy maksymalną kwotę potrącenia komorniczego: 1531,48 zł + 443,40 zł = 1974,88 zł – dopuszczalna wysokość potrącenia komorniczego wynosi 1974,88 zł.
  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia komorniczego:
3506,36 zł – kwota netto wypłaty, przed pomniejszeniem o potrącenie komornicze 1974,88 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego (dla dwóch składników wynagrodzenia) 2 789,86 zł – kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia komorniczego (gwarantowane minimalne wynagrodzenie, które pracownik musi otrzymać) 3506,36 - 2 789,86  = 716,50 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego, z uwzględnieniem kwoty wolnej Porównujemy obie ‘maksymalne’ kwoty: 1974,88 zł i 716,50 zł – mniejsza z nich, czyli 716,50 zł to dopuszczalna kwota potrącenia. Pracownik otrzyma wynagrodzenie w kwocie: 3506,36 – 716,50 (potrącenie komornicze) = 2 789,86  zł zachowując minimalną kwotę netto.
Przykład
Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy i otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w kwocie 4.000,00zł. W kadrach, na liście dodatków ma dodane ‘Potrącenie komornicze’ w wysokości 1.500,00zł. Pracownikowi przysługują podstawowe koszty uzyskania przychodu 250,00 zł i ulga podatkowa w kwocie 300,00 zł. Pracownik nie jest uczestnikiem PPK.
  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia:
4000,00 – 548,40 – 310,64 – 84,00 = 3056,96 (kwota netto) Dopuszczalna wysokość potrącenia komorniczego, tj. 50% wynagrodzenia netto: 1528,48zł. 
  • Ustalenie kwoty wynagrodzenia wolnej od potrącenia komorniczego:
Kwota netto minimalnego wynagrodzenia dla pełnego etatu i podstawowych kosztów uzyskania przychodu, wolna od potrącenia komorniczego wynosi 2 783,86 zł
  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia komorniczego:
3056,96  zł – kwota netto wypłaty, przed pomniejszeniem o potrącenie komornicze 1528,48 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego, bez uwzględniania kwoty wolnej, tj. 50% wynagrodzenia netto 2 783,86  zł – kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia komorniczego (minimalne wynagrodzenie netto) 3056,96 zł – 2 783,86 zł = 273,10 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego, z uwzględnieniem kwoty wolnej Porównujemy obie wyliczone ‘maksymalne’ kwoty: 1528,48  zł i 273,10 zł – mniejsza z nich, czyli 273,10 to dopuszczalna kwota potrącenia. Pracownik otrzyma wynagrodzenie w kwocie: 3056,96 –273,10 zł (potrącenie komornicze) = 2783,86 zł zachowując minimalną kwotę netto. W następnym miesiącu pracownik był nieobecny – Urlop bezpłatny (np. 4– 8 marca tj. 40 godz – 5 dni).
  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia:
4000,00 – 909,09 (pomn.prop.) = 3090,91 zł  wynagrodzenie zasadnicze pomniejszone o urlop bezpłatny. 3090,91zł – 423,76zł – 240,04zł – 0,00 zł = 2427,11 zł (kwota netto) Dopuszczalna wysokość potrącenia komorniczego, tj. 50% wynagrodzenia netto: 1213,56zł.
  • Ustalenie kwoty wynagrodzenia wolnej od potrącenia komorniczego:
Kwota netto minimalnego wynagrodzenia dla pełnego etatu i podstawowych kosztów uzyskania przychodu, wolna od potrącenia komorniczego wynosi 2 783,86   
  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia komorniczego:
2427,11 zł – kwota netto wypłaty, przed pomniejszeniem o potrącenie komornicze 2 783,86 zł – kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia komorniczego (minimalne wynagrodzenie netto) 2427,11zł < 2 783,86 – w tym miesiącu nie będzie możliwe dokonanie potrącenia komorniczego z wynagrodzenia W kolejnym miesiącu pracownik był nieobecny – Urlop opiekuńczy na dziecko (np. od 1 do 30 września).
  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia komorniczego:
0,00 zł – Wynagrodzenie zasadnicze pomniejszone o nieobecność 2761,20 zł – Zasiłek opiekuńczy brutto Dopuszczalna kwota potrącenia komorniczego z zasiłku: 2761,20zł * 25% = 690,30
  • Kwota zasiłku wolna od potrącenia komorniczego (dla pełnego etatu): 878,81 zł
  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia komorniczego:
2761,20 – 31,00 zaliczka podatku = 2730,20 zł – kwota netto zasiłku 2730,20  zł (kwota netto zasiłku) > 1 125,26  zł (kwota wolna zasiłku) 2730,20 zł –1125,26 zł = 1604,94 zł  taka byłaby maksymalna kwota potrącenia komorniczego Porównujemy obie wyliczone ‘maksymalne’ kwoty: 1604,94 zł i 690,30 zł – mniejsza z nich, czyli 690,30 to dopuszczalna kwota potrącenia. Pracownik otrzyma wynagrodzenie w kwocie: 2730,20  zł  – 690,30 zł = 2039,90 zł
Przykład
Założenia jak w przykładzie 3. Dodatkowo pracownik w dniach 1-2 października był nieobecny – Urlop opiekuńczy (zasiłek). W sytuacji, gdy w wypłacie pojawia się zarówno wynagrodzenie jak i zasiłek zastosowane muszą być dwie metody ustalenia maksymalnej kwoty potrącenia: osobno dla wynagrodzeń, osobno dla zasiłków. Pomocny będzie wydruk Zestawienie wynagrodzeń wg typów wypłat. Kwota ‘Do wypłaty’ (rysunek poniżej) brana jest pod uwagę do wyliczenia dopuszczalnej kwoty potrącenia z wynagrodzenia pracownika. W tym przypadku występują dwa sposoby ustalania kwoty wolnej: od wynagrodzenia i od zasiłku.

4000,00 – 266,67 (pomn. 1/30) = 3733,33 zł - wynagrodzenie zasadnicze pomniejszone o nieobecność

184,08 zł - zasiłek opiekuńczy brutto

  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia od wynagrodzenia zasadniczego:
3733,33 – 511,84 – 289,93 – 57,00 = 2874,56 zł. Obliczamy maksymalną kwotę potrącenia komorniczego z wynagrodzenia: 50%* 2874,56 = 1437,28 zł.
  • Kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia komorniczego:
Kwota netto minimalnego wynagrodzenia dla pełnego etatu i podstawowych kosztów uzyskania przychodu, wolna od potrącenia komorniczego wynosi  2 783,86
  • Kwota zasiłku wolna od potrącenia komorniczego (dla pełnego etatu): 1 125,26
Kwota wypłaconego zasiłku opiekuńczego jest w całości wolna od potrącenia, co wynika z porównania kwot: 184,08 zł < 1125,26 zł. W tym przypadku nie będzie więc możliwe dokonanie potrącenia komorniczego z zasiłku opiekuńczego
  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia komorniczego:
2874,56 zł – kwota netto wypłaty, bez zasiłku, bo kwota zasiłku jest wolna od potrącenia 1437,28 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego, tj. 50% wynagrodzenia netto 2874,56 zł –2783,86 zł = 90,70 zł – kwota potrącenia możliwa do pobrania Po uwzględnieniu zasiłku opiekuńczego pracownik ostatecznie otrzyma 2874,56 + 162,08 – 90,70 =  2945,94 zł Zmiana ustawień w grupie ograniczeń potrąceń dotyczących wyliczania kwoty wolnej od zasiłków (Konfiguracja / Firma / Płace / Grupy ograniczeń potrąceń). W „Grupie potrąceń z innych tytułów” – na zakładce [Dodatkowe] zmieniono ustawienie parametru Proporcjonalnie do liczby dni zasiłku z „Nie” na „Tak”. Zmiana ustawień wpływa jedynie na wyliczenie kwoty wolnej oraz wysokości potrącenia z zasiłków. Kwota potrącenia komorniczego od wynagrodzenia nie ulega zmianie. Z wynagrodzenia nadal można potrącić 70,53 zł.
  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia komorniczego z zasiłku:
184,08 zł – Zasiłek opiekuńczy brutto Dopuszczalna kwota potrącenia komorniczego z zasiłku: 184,08 * 25% = 46,02
  • Ustalenie kwoty wolnej od potrąceń dla zasiłku proporcjonalnie do liczby dni zasiłku
1125,26 zł / 30 * 2 = 75,02 (kwota wolna)
  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia komorniczego z zasiłku:
184,08 zł – 22,00 zł (zaliczka podatku) = 162,08 zł – kwota netto zasiłku 162,08 zł (kwota netto zasiłku) >75,02 zł (kwota wolna zasiłku) 162,08 zł –75,02 zł = 87,06 zł taka byłaby maksymalna kwota potrącenia komorniczego Porównujemy obie wyliczone ‘maksymalne’ kwoty: 87,06 zł i 46,02 zł – mniejsza z nich, czyli 46,02 zł to dopuszczalna kwota potrącenia. Po uwzględnieniu potrącenia z wynagrodzenia i zasiłku pracownik ostatecznie otrzyma 2874,56 + 162,08 –90,70 – 46,02 = 2899,92 zł.
Przykład
Pracownik jest zatrudniony na ¾ etatu na stawce 3960,00  zł, przysługują mu podwyższone koszty uzyskania przychodu 300,00zł. Podatek nie jest pomniejszany o ulgę. Pracownikowi udzielono pożyczki z PKZP, która spłacana jest w ratach 250,00zł + odsetki od pożyczki 2,50zł. Ponadto, pracownik ma przypisane potrącenie alimentacyjne w wysokości 300,00zł. W Konfiguracji -> Firma -> Płace-> Grupy ograniczeń potrąceń wykorzystano I grupę „Grupa potrąceń alimentacyjnych” i na zakładce 2 podpięto potrącenie alimentacyjne. Pracownik nie jest uczestnikiem PPK.
  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia alimentacyjnego z wynagrodzenia:
3960,00 zł – 542,92 zł – 307,54 zł – 374,00 zł = 2735,54 zł (kwota netto) Dopuszczalna kwota potrącenia alimentacyjnego, tj. 60% wynagrodzenia netto: 1641,32 zł. Potrącenie alimentacyjne w kwocie 300,00 zł może więc być zrealizowane w całości.
  • Kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia alimentacyjnego:
Obowiązujące przepisy nie gwarantują w przypadku potrąceń alimentacyjnych minimalnego wynagrodzenia
  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia alimentacyjnego oraz pożyczki:

Wynagrodzenie pracownika po uwzględnieniu potrącenia alimentacyjnego: 2 735,54 – 300,00 = 2435,54 zł

Spłata pożyczki i odsetki nie są przypisane w Grupie potrąceń alimentacyjnych, więc nie podlegają ograniczeniom do wysokości płacy minimalnej. Pracownikowi możemy potrącić pożyczkę w pełnej wysokości:

2435,54 – 250,00 – 2,50 = 2183,04 zł

Od następnego miesiąca dokonano zmian w Konfiguracji / Firma / Płace / Grupy ograniczeń potrąceń. W „Grupie potrąceń z innych tytułów” – na zakładce 2 podpięto Spłatę pożyczki w kolejności: Spłata pożyczki – rata kapitałowa, Spłata pożyczki – odsetki.
  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia alimentacyjnego z wynagrodzenia:
3960,00 zł – 542,92 zł – 307,54 zł – 374,00 zł = 2735,54 zł (kwota netto) Dopuszczalna kwota potrącenia alimentacyjnego z wynagrodzenia wynosi: 60% z 2735,54 =  1641,32 zł. Potrącenie alimentacyjne w kwocie 300,00 zł może więc być zrealizowane w całości.
  • Kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia alimentacyjnego:
Obowiązujące przepisy nie gwarantują w przypadku potrąceń alimentacyjnych minimalnego wynagrodzenia
  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia alimentacyjnego:
Zgodnie z zadeklarowaną kolejnością, program dokonał pomniejszenia kwoty netto pracownika o potrącenie alimentacyjne przypisane w pierwszej „Grupie potrąceń alimentacyjnych”:  2735,54 zł – 300,00 zł = 2435,54 zł
  • Kwota wynagrodzenia wolna od potrąceń z innych tytułów:
Kwota netto wolna od potrącenia komorniczego dla wynagrodzenia z podwyższonymi kosztami uzyskania, bez prawa do ulgi podatkowej dla ¾ etatu wynosi 1 876,15 zł.
  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia z innych tytułów:
Sprawdzamy listę potrąceń przypisanych do drugiej „Grupy potrąceń z innych tytułów”, w której znajduje się Spłata pożyczki – rata kapitałowa i Spłata pożyczki – odsetki. W tej grupie potrąceń obowiązuje kwota wolna od potrąceń: 100% minimalnej płacy Kwota maksymalnego potrącenia dla II  grupy, tj. 50% wynagrodzenia netto wynosi: 50% * 2735,54 = 1367,77 zł Maksymalna kwota potrąceń dla II grupy, z uwzględnieniem kwoty wolnej: 2735,54 – 1876,15 = 859,39 zł Ustalenie rzeczywistej kwoty potrąceń w ramach II grupy, z uwzględnieniem potrąceń dokonanych w I grupie oraz kwoty wolnej od potrąceń, czyli:  (2735,54 – 300,00) –1876,15 = 559,39 Najmniejsza z tych trzech wartości, czyli 559,39 zł jest maksymalną kwotą dla potrąceń z grupy II. Pracownikowi można potrącić alimenty w pełnej wysokości 300,00 zł oraz spłatę pożyczki – rata kapitałowa w wysokości 250 zł. Spłata pożyczki – odsetki będzie wynosić 2,50 zł. Dla powyższych ustawień płaca minimalna pracownika zostanie zachowana.
Uwaga
Gdy ograniczenie zadziała dla elementów Spłaty pożyczki PKZP, która nie zostanie spłacona w zadeklarowanej kwocie, to przy zapisywaniu takiej wypłaty pojawi się komunikat informujący o konieczności przeliczenia Harmonogramu spłat. Należy wówczas w PKZP dodać nowy harmonogram spłat z uwzględnieniem bieżącego stanu zadłużenia. http://www.comarch.pl/erp/comarch-optima/rozwiazania-dla-biur-rachunkowych/
Przykład
Pracownik zatrudniony jest na ¾ etatu i otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 3500,00zł. Pracownikowi przysługują podstawowe koszty uzyskania przychodu 250 zł i ulga podatkowa w kwocie 300 zł. Wypłata pracownika obciążona jest potrąceniem komorniczym na kwotę 1000,00 zł. Potrącenie komornicze przypisane jest do II grupy „Grupa potrąceń z innych tytułów”.
  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia komorniczego:
3500,00 zł – 479,85 zł – 271,81 zł – 32,00 zł = 2716,34(kwota netto) Dopuszczalna wysokość potrącenia komorniczego, tj. 50% wynagrodzenia netto: 1358,17 zł.
  • Ustalenie kwoty wynagrodzenia wolnej od potrącenia komorniczego dla ¾ etatu:
Obliczamy kwotę minimalnego wynagrodzenia dla ¾ etatu, tj.  ¾ * 3600,00 = 2700 zł brutto. Kwota netto minimalnego wynagrodzenia dla 3/4 etatu i podstawowych kosztów uzyskania przychodu, wolna od potrącenia komorniczego wynosi 2120,15.
  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia komorniczego:
2716,34  zł – kwota netto wypłaty, przed pomniejszeniem o potrącenie komornicze 1358,17 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego 2120,15 zł – kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia komorniczego (gwarantowane minimalne wynagrodzenie, które pracownik musi otrzymać) 2716,34  – 2120,15 = 596,19 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego, z uwzględnieniem kwoty wolnej Porównujemy obie wyliczone ‘maksymalne’ kwoty: 1358,17 zł i 596,19 zł – mniejsza z nich, czyli 596,19 to dopuszczalna kwota potrącenia. Pracownik otrzyma wynagrodzenie w kwocie: 2716,34 – 596,19 = 2120,15 zł zachowując minimalną kwotę netto. Od następnego miesiąca pracodawca zobowiązany jest do potrącania pracownikowi alimentów w wysokości 300,00 zł. Potrącenie alimentacyjne przypięte jest do I grupy – „Grupa potrąceń alimentacyjnych”. W pierwszej kolejności z wypłaty zostaną potrącone alimenty, a jako następne potrącenie komornicze przypisane do II grupy potrąceń.
  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia alimentacyjnego:
3500,00 zł – 479,85 zł – 271,81 zł – 32,00 zł = 2716,34(kwota netto) Dopuszczalna wielkość potrącenia tj. 60% * 2716,34 wynosi 1629,80. Potrącenie alimentacyjne w kwocie 300,00zł może więc być zrealizowane w całości.
  • Kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia alimentacyjnego:
Obowiązujące przepisy nie gwarantują w przypadku potrąceń alimentacyjnych minimalnego wynagrodzenia
  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia alimentacyjnego:

2716,24 zł – 300,00 zł = 2416,34 zł

Po dokonaniu potrącenia alimentacyjnego sprawdzamy, czy pracownik ma potrącenia, które są przypisane w „Grupie potrąceń z innych tytułów”. Jest tam przypisane potrącenie komornicze, więc dokonujemy dalszych obliczeń:
  • Kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia komorniczego:
Obliczamy kwotę minimalnego wynagrodzenia dla ¾ etatu, tj.  ¾ * 3600,00 = 2700 zł brutto. Kwota netto wolna od potrącenia komorniczego wynosi 2120,15 .
  • Ustalenie kwoty potrącenia komorniczego możliwej do zrealizowania:
2716,34 zł – 300,00 zł = 2416,34 zł kwota netto wypłaty po pomniejszeniu o potrącenie alimentacyjne 1358,17  zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego 2120,15 zł – kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia komorniczego (gwarantowane minimalne wynagrodzenie, które pracownik musi otrzymać) 2416,34 – 2120,15 = 296,19 – maksymalna kwota potrącenia komorniczego, z uwzględnieniem kwoty wolnej Pracownik otrzyma wynagrodzenie w kwocie: 2716,34 – 300,00 – 296,19 = 2120,15 zł zachowując minimalną kwotę netto. W kolejnym miesiącu pracownik przystąpił do ubezpieczenia i opłaca dobrowolną składkę PZU w wysokości 50,00 zł. Kwota składki jest potrącana przez pracodawcę w imieniu pracownika. Składka PZU nie jest przypięta do żadnej grupy ograniczeń potrąceń. W konfiguracji typu wypłaty, na zakładce Szczegółowe ma zaznaczony parametr „Doliczany po ograniczeniu potrąceń”. W pierwszej kolejności z wypłaty zostaną potrącone alimenty, jako następne potrącenie komornicze, a na końcu składka PZU bez żadnych ograniczeń.
  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia alimentacyjnego:
3500,00 zł – 479,85 zł – 271,81 zł – 32,00 zł = 2716,34(kwota netto) Dopuszczalna wielkość potrącenia tj. 60% *  2716,34 wynosi 1629,80 zł. Potrącenie alimentacyjne w kwocie 300,00 zł może więc być zrealizowane w całości. 2716,24 zł – 300,00 zł = 2416,34 zł Po dokonaniu potrącenia alimentacyjnego sprawdzamy, czy są potrącenia przypisane w „Grupie potrąceń z innych tytułów”. Jest tam przypisane potrącenie komornicze, więc dokonujemy dalszych obliczeń:
  • Ustalenie kwoty potrącenia komorniczego możliwej do zrealizowania:
1358,17 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego 2120,15 zł – kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia komorniczego (gwarantowane minimalne wynagrodzenie, które pracownik musi otrzymać) 2416,34  – 2120,15 = 296,19 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego, z uwzględnieniem kwoty wolnej 50,00 zł – składka PZU potrącona w pełnej wysokości, już po ustaleniu poprzednich potrąceń Pracownik otrzyma wynagrodzenie w kwocie: 2716,34 – 300,00 – 296,19 – 50,00 = 2070,15 zł.
Przykład
Pracownik zatrudniony jest w pełnym wymiarze czasu pracy i otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 4000,00 zł. Wypłata etatowa jest wypłacana na koniec miesiąca. Dodatkowo 20.07 pracownik miał wypłaconą premię na liście innej w kwocie 1000 zł. Pracownikowi przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodu 300,00 zł i ulga podatkowa w kwocie 300,00 zł. Wypłata pracownika obciążona jest potrąceniem komorniczym na kwotę 2000,00 zł. Potrącenie komornicze przypisane jest do II grupy „Grupa potrąceń z innych tytułów”.
  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia komorniczego podczas naliczania wypłaty Innej z premią na dzień 20.07:
Z premii możemy potrącić 50% kwoty netto. Ustalamy kwotę netto premii: 1000,00 – 137,10 – 51,95– 0 = 810,95 zł (kwota netto) – premia 50%* 810,95 zł = 405,48 zł – maksymalne potrącenie z premii
  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia komorniczego:
810,95 zł – kwota netto wypłaty, przed pomniejszeniem o potrącenie komornicze 2789,86 zł – kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia komorniczego (gwarantowane minimalne wynagrodzenie, które pracownik musi otrzymać) 810,95 zł < 2 789,86  zł Podczas naliczania premii, która została wypłacona 20.07 nie można było potrącić zajęcia, gdyż pracownik nie miałby zagwarantowanej kwoty wolnej.
  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia komorniczego podczas naliczania wypłaty etatowej na dzień 31.107:
Ze składnika Wynagrodzenie zasadnicze i premii możemy potrącić 50% kwoty netto. Ustalamy więc kwoty netto odrębnie dla obydwu składników: Ze składnika Wynagrodzenie zasadnicze i premii możemy potrącić 50% kwoty netto. Ustalamy więc kwoty netto odrębnie dla obydwu składników: 4000,00 – 548,40 – 336,36 – 182,00 = 2933,24 (kwota netto) – Wynagrodzenie zasadnicze 50%* 2933,24 zł = 1466,62 zł – maksymalne potrącenie z wynagrodzenia zasadniczego 1000,00 – 137,10 – 51,95 – 0 = 810,95 zł (kwota netto) – premia 50%* 810,95 zł = 405,48 zł – maksymalne potrącenie z premii Obliczamy maksymalną kwotę potrącenia komorniczego: 1466,62 zł + 405,48 zł = 1872,10 zł – dopuszczalna wysokość potrącenia komorniczego wynosi 1872,10 zł.
  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia komorniczego:
2933,24 + 810,95 = 3744,19 zł – kwota netto wypłat, przed pomniejszeniem o potrącenie komornicze 1872,10 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego (z dwóch wypłat) 2789,86 zł – kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia komorniczego (gwarantowane minimalne wynagrodzenie, które pracownik musi otrzymać) 3744,19 – 2789,86  = 954,33 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego, z uwzględnieniem kwoty wolnej Porównujemy obie ‘maksymalne’ kwoty: 1872,10 zł i 954,33 zł – mniejsza z nich, czyli 954,33 zł to dopuszczalna kwota potrącenia.
  • Sprawdzamy czy kwota netto wypłaty etatowej pozwala na pobranie kwoty 954,33 tytułem egzekucji
954,33 zł < 2933,24 zł Z wypłaty etatowej można potrącić kwotę 954,33 zł.   Pracownik otrzyma wynagrodzenie etatowe w kwocie: 2933,24 –  954,33 (potrącenie komornicze) = 1978,91 zł. Razem z kwotą netto otrzymaną z wypłaty premii została zachowana minimalna kwotę netto 2789,86 zł (1978,91 + 810,95).
Przykład
Pracownik zatrudniony jest na 1/2 etatu i otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 2000,00 zł. Pracownikowi przysługują podstawowe koszty uzyskania przychodu 250,00 zł i ulga podatkowa w kwocie 300,00 zł. Wypłata pracownika obciążona jest potrąceniem komorniczym na kwotę 1000,00 zł. Potrącenie komornicze przypisane jest do II grupy „Grupa potrąceń z innych tytułów”. Pracownik jest uczestnikiem PPK. Opłaca składkę podstawową w wysokości 2.0%. Pracodawca finansuje pracownikowi składkę podstawową w wysokości 1.5%.
  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia komorniczego:
2000,00 zł – 274,20 zł (skł. społ.) – 155,32 zł (skł. zdrow.) – 0,00 zł (zaliczka podatku) – 30,00 zł (skł. PPK) = 1540,48(kwota netto) W kwocie zaliczki podatku znajduje się zaliczka od wynagrodzenia oraz od przychodu z tytuły finansowania składki PPK pracownikowi przez pracodawcę. Dopuszczalna wysokość potrącenia komorniczego, tj. 50% wynagrodzenia netto: 770,24 zł.
  • Ustalenie kwoty wynagrodzenia wolnej od potrącenia komorniczego dla 1/2 etatu:

Obliczamy kwotę minimalnego wynagrodzenia dla 1/2 etatu, tj. 1/2 * 3600,00 = 1800 zł brutto.

Kwota netto minimalnego wynagrodzenia dla 1/2 etatu, podstawowych kosztów uzyskania przychodu i ulgi, w przypadku uczestnictwa w PPK, wolna od potrącenia komorniczego wynosi 1 377,43 zł.

  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia komorniczego:
1540,48 zł – kwota netto wypłaty, przed pomniejszeniem o potrącenie komornicze 770,24 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego 1377,43 zł – kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia komorniczego (gwarantowane minimalne wynagrodzenie, które pracownik musi otrzymać) 1540,48 – 1377,43 = 163,05 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego, z uwzględnieniem kwoty wolnej Porównujemy obie wyliczone ‘maksymalne’ kwoty: 770,24 zł i 163,05 zł – mniejsza z nich, czyli 163,05 to dopuszczalna kwota potrącenia. Pracownik otrzyma wynagrodzenie w kwocie: 1540,48 – 163,05 = 1377,43 zł zachowując minimalną kwotę netto.
Przykład

Pracownik jest zatrudniony na pełnym etacie na stawce 4000,00 zł/mies., przysługują mu podstawowe koszty uzyskania przychodu 250,00zł i ulga podatkowa 300,00 zł.Pracownik nie jest uczestnikiem PPK. Wypłata pracownika obciążona jest potrąceniem komorniczym z innych tytułów na kwotę 1500,00 zł. Pracownik zgłosił, że z powodu podjętych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej działań służących zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2: jego żona utraciła źródło dochodu.

  • Ustalenie dopuszczalnej wysokości potrącenia komorniczego:
4000,00 – 548,40 – 310,64 – 84,00 = 3056,96 (kwota netto) Dopuszczalna wysokość potrącenia komorniczego, tj. 50% wynagrodzenia netto: 1528,48 zł. 
  • Ustalenie kwoty wynagrodzenia wolnej od potrącenia komorniczego dla 1/2 etatu:
W związku z utrata źródła dochodu przez żonę z powodu podjętych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej działań służących zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2 kwoty zwolnione z egzekucji określone w art. 871 § 1 Kodeksu pracy ulegają zwiększeniu o 25% na każdego nieosiągającego dochodu członka rodziny, którego pracownik ten ma na utrzymaniu. Pracownik ma tylko na utrzymaniu żonę, która nie osiąga dochodu. Aby odnotować podwyższenie kwoty wolnej o 25% należy w grupie ograniczeń potrąceń na zakładce ‘Ogólne’ w polu „Kwota wolna od potrąceń” ustawić wartość 125% (można skopiować standardową grupę ograniczeń potrąceń z innych tytułów lub utworzyć nową grupę np. „Grupa potrąceń – 125% kwoty wolnej” oraz ustawić odpowiednią wartość). Podwyższona o 25% kwota netto minimalnego wynagrodzenia dla pełnego etatu i podstawowych kosztów uzyskania przychodu, wolna od potrącenia komorniczego wynosi 3479,83 zł
  • Ustalenie możliwej do zrealizowania kwoty potrącenia komorniczego:
3056,96 zł – kwota netto wypłaty, przed pomniejszeniem o potrącenie komornicze 1528,48 zł – maksymalna kwota potrącenia komorniczego 3479,83 zł – kwota wynagrodzenia wolna od potrącenia komorniczego (gwarantowane minimalne wynagrodzenie, które pracownik musi otrzymać) 3056,96 zł < 3479,83 zł – kwota wolna jest wyższa niż wynagrodzenie netto pracownika Z wynagrodzenia nie można potrącić zajęcia, gdyż pracownik nie miałby zagwarantowanej kwoty wolnej. Pracownik otrzyma wynagrodzenie w kwocie 3056,96 zł.

Handel

OPT048 - Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi w Comarch ERP Optima

Data aktualizacji: 04-08-2023

Wprowadzenie

Celem biuletynu jest przedstawienie urządzeń zewnętrznych, z którymi współpracuje program Comarch ERP Optima. W aktualnej wersji możliwa jest współpraca z następującymi urządzeniami zewnętrznymi:

Współpraca z drukarkami fiskalnymi

W aktualnej wersji program Comarch ERP Optima współpracuje z następującymi drukarkami fiskalnymi:
  • POSNET (oparte o protokół DF-3001, Thermal, Thermal HS i FV, HD, HD EJ, XL2 OnLine, Temo, XL2 Online)
  • ELZAB (Omega, Mera, Mera OnLine, ZETA),
  • INNOVA (Profit, Market, DF-1),
  • NOVITUS (Vivo, Vento, Quarto, Delio Prime (E) , Deon(E), Deon OnLine, Bono (E), Bono OnLine, HD Online),
  • TORELL (Duo Pro, Andros),
  • EMAR (Printo, Tempo 3),
  • Epson TM-T801FV.

W przypadku sterowników Elzab, Elzab Online, Novitus od 2.0, Posnet Thermal HS i FV możliwa jest komunikacja po protokole TCP/IP. W zależności od wyboru sterownika drukarki program podpowie domyślną wartość dla portu TCP/IP: Elzab i Elzab Online – 8000, Novitus od 2.0 – 6001, Posnet Thermal HS i FV – 6666.

W przypadku komunikacji po porcie COM niektóre drukarki wymagają ustawienia odpowiedniego sterowania przepływem danych. Użytkownik może wybrać w programie Comarch ERP Optima opcje:
  • ustawienia systemowe (program nie ustawia sterowania przepływem, brane są ustawienia systemu)
  • RTS (do sterowania przepływem jest wykorzystywana w porcie para linii RTS/CTS)
  • Xon / Xoff (sterowanie przepływem odbywa się przez wysłanie znaczników XOn oraz XOff)
  • RTS i Xon / Xoff (wykorzystuje obydwie metody sterowania przepływem)
  • brak (nie jest wykorzystywana żadna metoda kontroli przepływu danych)
Drukarka Posnet Temo podłączona bezpośrednio przez USB do poprawnej komunikacji musi mieć ustawione sterowanie przepływem: RTS. Przy pracy przez port COM parametr ten może być dowolny można ustawić ustawienia systemowe.
Uwaga
Drukarki fiskalne nie są przystosowane do fiskalizacji z wielu stanowisk jednocześnie. W celu zapewnienia poprawnej fiskalizacji należy unikać równoczesnego drukowania z kilku stanowisk.
Uwaga
W przypadku wydruku faktury fiskalnej na drukarce Posnet Temo, długość nazwy i adresu kontrahenta nie mogą przekraczać 40 znaków (zgodnie z dokumentacją drukarki). Jeżeli nastąpi przekroczenie tej wartości, pozycje te nie będą drukowane na fakturze.
W nowych drukarkach Posnet Thermal i Novitus Delio w konfiguracji drukarki można ustawić sterowanie przepływem, w Comarch ERP Optima musi być wybrana taka sama opcje (drukarki te mają domyślne ustawienie "brak"). Drukarka Epson w przypadku, gdy w Comarch ERP Optima dodany zostanie Paragon z towarami i kaucjami, ale nie dodano płatności na kaucje, to nie jest wysyłana żadna forma płatności do drukarki. Na innych drukarkach drukują się towary, kaucje i kwota paragonu. W drukarce Epson w takim przypadku drukuje się domyślna forma płatności gotówka. Również jeśli zostanie dodany Paragon z towarami i kaucjami i dodano płatności na kaucje, ale w ustawieniach drukarki jest zaznaczone nie drukuj form płatności, to wtedy zostanie wydrukowana domyślna forma płatności gotówka.

Ustawienia portów COM

ParametryPosnetElzabInnovaNovitusTORELLEMAR
Szybkość96009600 / 192009600960096009600
Parzystośćbrak (none)parzysta (even)brak (none)brak (none)brak (none)brak (none)
Liczba bitów888888
Bit stopu111111
Sterowanie przepływembrakbrak, xon/xoff, *brakbrakbrakbrak
Uwaga
W przypadku drukarek Elzab starszego typu należy sterowanie przepływem ustawić na: sprzętowe.

Drukarki w usługach terminalowych

Więcej informacji o konfiguracji połączenia drukarek fiskalnych w usługach terminalowych znajdą Państwo w biuletynie technicznym: „OPT060 - Comarch ERP Optima w środowisku terminalowym”.

Najczęściej pojawiające się problemy

Przy próbie wydruku pojawia się komunikat: „Nie zdefiniowano stawki VAT dla zw.”. Taki komunikat może pojawić się dla każdej stawki VAT niezdefiniowanej w konfiguracji programu Remedium
  • Wydrukować raport dobowy.
  • W Konfiguracja programu/ Ogólne/ Symbole stawek VAT należy dla stawki ZW ustawić oznaczenie takie, jakie jest dla niej przypisane na raporcie dobowym.
Przy próbie wydruku pojawia się komunikat: „Błędna interpretacja stawki podatkowej”. Remedium
  • Zmienić nazwę tego towaru (dodając np. kropkę na końcu). Towar kiedyś został sprzedany w innej stawce podatkowej, drukarka fiskalna to pamięta i nie pozwala wysłać takiego towaru z nową stawką.
  • Jeżeli to nie pomoże to może być problem z błędnym przypisaniem stawki. Należy wtedy wydrukować raport dobowy, potem w programie Comarch ERP OptimaKonfiguracja programu/ Ogólne/ Symbole stawek VAT dla odpowiedniej stawki przypisać oznaczenie takie, jakie jest dla niej na raporcie dobowym.
Przy próbie wydruku pojawia się komunikat: „Wydruk niemożliwy. Wybrana drukarka nie jest dostępna. W buforze są znaki do druku. Remedium
  • Z menu Narzędzia wykonać raport dobowy. Spróbować czy teraz paragony się fiskalizują.
  • Zmienić nazwę drukowanego towaru. Towar mógł zostać wysłany wcześniej na drukarkę z inną stawką podatkową.
  • Wyłączyć i włączyć drukarkę ponownie, aby towary dodrukowały się na paragon.
Przy próbie wydruku pojawia się komunikat: „Wydruk niemożliwy. Wybrana drukarka nie jest dostępna. Błąd komunikacji z drukarką”. Remedium
  • Należy sprawdzić w systemie Windows w menedżerze urządzeń ustawienia portu COM.
  • W programie Comarch ERP Optima wejść do Konfiguracji programu/ Ogólne/ Drukarki fiskalne i wybrać odpowiedni sterownik, port COM a następnie zapisać ustawienia dyskietką. Potem ikoną drukarki wykonać test połączenia z drukarką.
W usługach Terminalowych. Przy próbie wydruku pojawia się komunikat: „ODBC Serwer Driver. Serwer SQL nie istnieje lub odmówiono do niego dostępu Błąd sprawdzania licencji” lub „ODBC Server Driver does not exist for access denied for Microsoft OLE ODBC Driver”. Remedium. W momencie uruchomienia Comarch ERP Optima w okienku Rejestracja w programie należy kliknąć na ikonę Pokaż szczegóły i w polu serwer klucza wpisać nazwę serwera SQL do którego wpięty jest klucz HASP, a następnie zapisać wprowadzony wpis ikoną dyskietki.

Dodatkowe informacje

Uwaga
Drukarki w wersjach aptecznych nie są obsługiwane.
Uwaga
Drukarka Torell Andros w numerze paragonu nie drukuje kolejnych znaków „/”. Podczas fiskalizacji za pomocą driverów Comarch ERP Optima nie ma możliwości ingerowania w obsługę wyświetlacza.
Uwaga
W przypadku drukarek Posnet Temo USB, aby była możliwość komunikacji przez USB należy w menu drukarki włączyć obsługę USB. Domyślnie jest wyłączona. Następnie należy wykonać restart drukarki.
Uwaga
Jeżeli w nazwie towaru drukowanej na paragonie występują znaki specjalne, to w niektórych przypadkach może wystąpić problem z wydrukiem na drukarce fiskalnej. W celu uzyskania informacji na temat znaków niedozwolonych przez drukarkę, należy zapoznać się z dokumentacją konkretnego modelu drukarki lub skontaktować się z serwisem technicznym producenta drukarki.
Uwaga
Jednostki miary na paragonie. Comarch ERP Optima obsługuje tylko literowe jednostki miary (maksymalnie 5 liter), gdyż niektóre drukarki fiskalne nie akceptują cyfr w jednostkach miary. W drukarkach Emar Printo 57, Innova Market/Profit, Torell Duo Pro - przyjmowana jest tylko ilość a jednostka miary jest ignorowana. Jednostka miary jest drukowana w drukarkach: Elzab, Novitus, Posnet (z wyłączeniem wersji 1.01, 1.02).

Współpraca z kasami fiskalnymi

System Comarch ERP Optima współpracuje z następującymi rodzajami kas fiskalnych:
  • ELZAB (kasy II generacji: Alfa, Delta, Jota, Teta, Eco, Mini, K10 online, Mini LT online, Jota Online)
  • SHARP (ER-457P, ER-237P, ER-277P, ER-A285P)
  • NOVITUS (zgodne z protokołem Tango: Bravo, Nano , PS-3000, PS-4000E, Soleo, Sento online)

Ustawienia portów COM

Zgodnie z instrukcją użytkownika kasy fiskalnej. Prędkość na porcie COM w systemie Windows powinna być ustawiona tak samo jak w kasie fiskalnej.

Konfiguracja kas fiskalnych

Więcej informacji na ten temat znajdą Państwo w artykule Kasy fiskalne.

Najczęściej pojawiające się problemy

Przy próbie importu paragonów z kasy pojawia się komunikat: „Błąd komunikacji z kasą. Brak towaru []. Zaimportuj PLU z kasy. (Rekord nie został znaleziony.)". Remedium
  • W kasie fiskalnej znajdują się towary, które nie mają założonych odpowiadających im kart cennikowych w bazie Comarch ERP Optima. Należy wykonać import towarów z kasy w menu Ogólne/ Cennik.
  • Źle została przygotowana baza danych. Kody towarów w bazie powinny być wpisane jako cyfry bez zer wiodących, czyli, np. 1,2,3…10,11…100,101… itd. W kasach fiskalnych kody krótkie są to kody, które stosuje się najczęściej do prostej identyfikacji towarów dla sprzedaży ręcznej. Kody te charakteryzują się ograniczoną maksymalną wartością oraz ignorowaniem zer nieznaczących, co oznacza, że podając np. 003 kasa przyjmie kod towaru o nr 3. Ograniczenie wartości jest zależne od modelu kasy (ilości obsadzonej pamięci) i określa maksymalną wartość kodu, który kasa zidentyfikuje jako krótki.
Przy próbie nawiązania komunikacji z kasą pojawia się komunikat: „Błąd komunikacji z kasą. Cena poza zakresem lub programowano cenę zerową, a nie ustawiono flagi „cena otwarta”. Remedium
  • Wysyłany jest na kasę towar o niepoprawnej strukturze kodu EAN, np. w polu EAN jest znak inny niż cyfra np. 39309-75320. Kasy fiskalne akceptują tylko kody składające się z cyfr. Napis w pliku tekstowym musi być konwertowalny do liczby stałoprzecinkowej o określonej długości maksymalnej akceptowanej dla typu kasy fiskalnej.
  • Błędnie podany kanał multipleksera w konfiguracji programu.
Przy próbie wysłania towarów na kasę fiskalną z programu Comarch ERP Optima pojawia się komunikat: „Nie ustawiono stawki VAT ani grupy". Remedium W programie Comarch ERP Optima Konfiguracja programu/ Ogólne/ Działy dla kas fiskalnych należy zdefiniować nazwę działu (grupy) taką jaka jest ustawiona na kasie fiskalnej. Przy próbie wysłania towarów na kasę fiskalną z programu Comarch ERP Optima pojawia się komunikat: „Błąd komunikacji z kasą. Brak w konfiguracji symbolu stawki VAT dla stawki 22%". Taki komunikat może się pojawić w przypadku każdej stawki VAT. Remedium W programie Comarch ERP Optima Konfiguracja programu/ Ogólne/ Działy dla kas fiskalnych jest zdefiniowana nazwa działu, ale w Konfiguracja programu/ Ogólne/ Symbole stawek VAT (Kasy) nie ma przypisanego odpowiedniego symbolu fiskalnego. Przy próbie eksportu cennika do kasy pojawia się komunikat: „Napotkano niedozwolony znak”. Remedium
  • Nazwy działów towarowych nie mogą być jedno znakowe w Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Działy dla kas fiskalnych. Dla kas Novitus – nazwa działu lub towaru ma być od 3 do 18 znaków.
  • W bazie towarowej są takie towary o dłuższej nazwie niż przyjmuje kasa, np. Opakowanie karton 20 szt. oraz Opakowanie karton 100 szt. – z punktu widzenia kasy to są takie same towary (pierwsze 18 znaków jest takie same, nie uwzględniając wielkości liter).
  • przy porównaniu nazw nie są brane pod uwagę znaki spacja,-,*,= itp. czyli dla kasy fiskalnej np. Novitus Soleo towar o nazwie PLANDEKA58M jest tym samym towarem co towar o nazwie PLANDEKA 58M.
  • niedozwolone znaki w nazwach towarów których nie akceptuje kasa fiskalna typu %@* itp.
Przy próbie komunikacji z kasą pojawia się komunikat: „Nie udało się nawiązać połączenia z kasą". Remedium Należy sprawdzić w systemie Windows w menedżerze urządzeń prędkość dla portu COM. Prędkość na porcie COM w systemie Windows powinna być ustawiona taka sama jak na kasie fiskalnej.

Czytniki kodów kreskowych

Comarch ERP Optima współpracuje z każdym czytnikiem kodów kreskowych, który emuluje klawiaturę - ma możliwość wpięcia go do portu klawiatury. Czytnik możemy wykorzystywać do:
  1. Wpisywania kodu EAN na formularz towaru. Karty cennikowe muszą mieć wypełnione pole EAN. Jeśli pozycja nie posiada własnego kodu (pole EAN jest puste) – wciśnięcie przycisku nadaje 13-znakowy kod EAN rozpoczynający się od 201 lub należy ustawić się w polu EAN i odczytać czytnikiem taki kod z towaru.
    Uwaga
    Wpisany tu kod kreskowy jednoznacznie identyfikuje pozycję, tzn. w jednej bazie nie mogą istnieć dwa towary o takim samym kodzie paskowym.
  2. Odszukiwania pozycji w cenniku/ na liście zasobów – operacje można wykonać z poziomu Cennika/Listy zasobów – zakładka Wg EAN.
  3. Dopisywania pozycji na dokument, w tym celu należy w Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry zaznaczyć w sekcji Dodawanie pozycji na dokumencie parametr edycja na liście – Wprowadzenie towarów polega na ustawieniu się w dokumencie w tabelce z towarami i odczyt czytnikiem kodu EAN, program szuka na liście zasobów pozycji o zadanym kodzie i jeśli taki kod istnieje pozycja zostanie dopisana. Pozostaje ustalenie ilości i ceny.
  4. Wprowadzania towaru jako składnika na recepturę.
Aby można było korzystać z czytnika kodów należy w Comarch ERP Optima zaznaczyć: w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry parametr Sprzedaż tylko wg kodów EAN. Jeśli parametr jest zaznaczony to podczas wpisywania pozycji na dokument program najpierw wyszukuje towar wg pola kod EAN, jeśli nie znajdzie towaru o takim kodzie EAN to przeszukuje listę wg kodu towaru, a jeśli nie znajdzie towaru o podanym kodzie – to w ostatniej kolejności przeszukuje listę wg nazwy. Kody wagowe Podczas wystawiania dokumentów w systemie Comarch ERP Optima istnieje możliwość odczytywania tzw. kodów wagowych (zawierających informację o wadze towaru). Kody takie są drukowane przez wagi, natomiast w chwili odczytu program rozpoznaje, że jest to kod wagowy i odpowiednio odczytuje ilość, wprowadzając ją na dokument. Sam towar jest rozpoznawany na podstawie 4-znakowego identyfikatora towaru, wpisanego w polu EAN na karcie towaru.
Uwaga
Funkcja odczytywania kodów wagowych nie działa na dokumentach Przyjęcia Wewnętrznego Produktów (PWP) oraz Rozchodu Wewnętrznego Składników (RWS).
Comarch ERP Optima współpracuje z kodami wagowymi, które zaczynają się od 27 lub 29. Kod wagowy ma określoną strukturę, w związku, z czym:
  • wygenerowany kod wagowy ma mieć 13 znaków i rozpoczynać się prefiksem od 20 do 29 (trzeba zaprogramować poprawnie wagę metkującą).
  • kod EAN w programie Comarch ERP Optima zapisany na karcie towaru musi mieć wpisane 4 znaki (od 3 do 6 znaku z 13 znakowego kodu EAN).
  • waga towaru nie może przekraczać 99.999 kg.
Uwaga
Funkcja odczytywania kodów wagowych działa tylko, jeśli w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry wybrano parametr: Dodawanie pozycji na dokumencie jako: edycja na liście.
Przykłady:
  1. Towar o wadze 1,525 kg jest oznaczony numerem 29 1234 V 01525 K. Numer 1234 jest numerem tego towaru.
  2. Towar o masie np. 1,52 kg jest oznaczony numerem 27 0001 V 01520 K. Numer 0001 jest numerem danego towaru.

Drukarki etykiet

System Comarch ERP Optima współpracuje z następującymi drukarkami etykiet:
  • Dymo z serii Label Writer: 400 i 450 (Duo i Turbo)
  • Brother: QL-560 i QL-580N
W programie dostępne są wydruki etykiet opracowane w edytorze Generator Raportów dla odpowiednich rozmiarów papieru. Z listy cennikowej i kontrahentów dostępne są następujące wzory wydruków:
  • Dymo – Wzór: 57 x 32mm, 89 x 36 mm
  • Brother – Wzór: 29 x 90 mm, 62 x 100 mm
Uwaga
W przypadku drukarki Dymo dla wydruku wykonywanego bezpośrednio z menu wydruków, konieczne jest ustawienie we właściwościach drukarki w systemie Windows, w preferencjach drukowania (opcje zaawansowane), opcji „99012 Large Address” dla rozmiaru papieru.

Współpraca z kolektorami danych

System Comarch ERP Optima współpracuje z następującymi typami kolektorów:
  • Cipherlab (z serii 8000, 8001, 8300, 8400)
  • Opticon   (z firmy OptiData, np. Opticon PHL-2700)
  • BHT
  • Dolphin
Uwaga
Wymagamy, aby kolektor posiadał wgrane oprogramowanie oryginalne producenta, nie importera. Jeżeli jest inaczej może być konieczność przeprogramowania kolektora odpowiednim oprogramowaniem dostępnym na stronie producenta.
Możliwa jest współpraca z kolektorami z systemem znakowym na standardowych sterownikach Comarch ERP Optima. Kolektory z wbudowanym systemem operacyjnym nie będą działać ze standardowymi sterownikami jednak możliwe jest zastosowanie dodatkowych rozwiązań opracowanych przez innych producentów np. krakowską firmę OPTIDATA – więcej na ten temat w punkcie 6.7. Konfiguracja danych dotyczących współpracy z kolektorem jest możliwa z poziomu Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Kolektor. Należy tam wskazać przede wszystkim typ kolektora, z którym będzie współpracował program oraz port COM, przez który będzie przebiegała transmisja danych. Należy również wskazać protokół, wg, którego przebiega transmisja oraz inne parametry współpracy. W części Definicja rekordu należy podać specyfikację dotyczącą formatu pliku przesyłającego dane.
Uwaga
Po wybraniu typu kolektora program proponuje domyślne ustawienia parametrów transmisji. Użytkownik powinien jednak skontrolować, czy proponowane ustawienia są zgodne ze specyfikacją producenta kolektora.
W przypadku, gdy kolektor komunikuje się z komputerem przy wykorzystaniu tranceivera należy dodatkowo zaznaczyć parametr Używaj tranceivera. Obsługa kolektorów jest zrealizowana w taki sposób, żeby umożliwić automatyczne dodawanie towarów wprowadzonych do kolektora na dokumenty handlowe i magazynowe oraz na arkusze inwentaryzacyjne. Możliwość importu danych z kolektora dostępna jest z poziomu większości formularzy dokumentów. Import z kolektora następuje automatycznie po wciśnięciu przycisku „Kolektor danych” lub kombinacją klawiszy <CTRL>+<ALT>+<K>. Na podstawie danych z Konfiguracji stanowiska program nawiązuje łączność z kolektorem danych, a następnie wywołuje transmisję. W efekcie na formularz dokumentu zostają wpisane towary wraz z ilościami. Ilości są wyrażone zawsze w jednostkach podstawowych. Ceny na dokumencie są proponowane przez program, zgodnie z obowiązującymi zasadami. W przypadku dokumentów zakupowych (FZ, PZ, PW, ZD) proponowane są ostatnie ceny zakupu. W przypadku dokumentów sprzedażowych (FA, WZ, RO, FPF…) – proponowane są ceny sprzedaży z grupy cenowej skojarzonej z kontrahentem wpisanym na dokument, z uwzględnieniem wszystkich rabatów.
Uwaga
Program Comarch ERP Optima posiada funkcję odbioru danych z kolektora, nie potrafi wysłać danych na kolektor.
Uwaga
Funkcja importu danych z kolektora nie działa w przypadku dokumentów korygujących oraz dokumentów, na których zblokowana jest możliwość dopisywania nowych pozycji (np. Faktura Sprzedaży utworzona na podstawie WZ z różnych magazynów).

Konfiguracja na przykładzie kolektora Cipherlab 8300 dla EAN13

Pobranie odpowiedniej aplikacji ze strony producenta Ze strony WWW producenta http://www.cipherlab.com pobieramy program „Generator Aplikacji” z sekcji Download. Program dostępny również na płytach CD z oprogramowaniem dołączonym do kolektora. Zdefiniowanie długości rekordu w kolektorze W Generatorze Aplikacji należy wybrać z menu kontekstowego opcję Edit zakładka Form i ustawić odpowiednio parametry rekordu (Rys. 1), w naszym przypadku ustawiamy stałą długość dla kodów EAN 13, odpowiednio:
  • #1 – Pole przeznaczone na EAN: Typ danych: tekst; Min długość: 0; Max długość: 13
  • #2 – Pole przeznaczone na ilość: Typ danych: liczbowy; Min długość: 0; Max długość: 10
  • #3 – Pole przeznaczone na cechę (pole opcjonalne): Typ danych: tekst; Min długość: 0; Max długość: 20

Formularz ustawień długości rekordu w kolektorze

Dla każdej linii rekordu w kolumnie Properties należy wcisnąć przycisk More… i ustawić „Fixed data length” na wartość, która jest w polu „Max length” (Rys. 2). Należy również ustawić odpowiednio dopełnienie do określonej ilości znaków. W tym celu w generatorze aplikacji kolektora wybieramy z rozwijalnej listy dopełnienie od lewej strony typu spacja, wybieramy więc „Left alligned (padded with space)”. Opcja ta służy do tego, aby zaczytując kolektorem towar o kodzie EAN krótszym niż 13 znaków program dopełniał go (w naszym przypadku spacjami) do 13 znaków, gdyż taką długość kodów EAN zdefiniowaliśmy w kolektorze (Rys. 2).

Formularz ustawień długości znaków dla danych

Przesłanie ustawień z Generatora Aplikacji do kolektora W kolektorze danych należy wybrać opcje 3. Narzędzia/ 6. Ładuj aplikację i wczytać ustawienia z Generatora aplikacji - polecenie Download Application w menu kontekstowym Generatora Aplikacji. Nastąpi wówczas nawiązanie komunikacji i przesył danych do kolektora. Ustawienie parametrów połączenia w kolektorze W kolektorze danych Wybrać opcje 3. Narzędzia/ 1. Ustawienia programu Ustawić:
  • Download Interface – Cradle-IR
  • Upload Interface – Cradle-IR
  • Transmission Speed – Baud rate – 9600 bps
Ustawienie parametrów dla połączenia z kolektorem w Comarch ERP Optima W programie Comarch ERP Optima Konfiguracja stanowiska/ Ogólne/ Kolektor w sekcji Ustawienia sterownika wybieramy sterownik Cipherlab (Rys. 3). Jeżeli kolektor używa transceivera to zaznaczamy odpowiedni czek, następnie ustawiamy:
  • Protokół – SKKBHT
  • Prędkość transmisji – 9600
  • Parzystość – Brak
  • Bity danych – 8
  • Bity stopu – 1
Ustawienie definicji rekordu kolektora w Comarch ERP Optima W programie Comarch ERP Optima, w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Kolektor w sekcji Definicja rekordu ustawiamy w naszym przypadku dla EAN 13 znakowego odpowiednio parametry (Rys. 3):
  • Długość rekordu – 24
  • Początek pola kodu towaru – 0
  • Koniec pola kodu towaru – 12
  • Początek pola ilości – 14
  • Koniec pola ilości – 23

Formularz dla ustawień kolektora Comarch ERP Optima

Import danych z kolektora do Comarch ERP Optima Po ustawieniu powyższych parametrów połączenia oraz zdefiniowaniu prawidłowej długości rekordu w kolektorze, wybieramy w kolektorze funkcję 1. Collect data i zaczytujemy do kolektora kody towarów EAN w odpowiednich ilościach. Następnie w kolektorze wybieramy opcję 2. Upload data a w programie Comarch ERP Optima na formularzu dokumentu ikoną Kolektor danych zaczytujemy dane z kolektora.

Przeprogramowanie frameware kolektora Cipherlab

Jeżeli kolektor posiadał wgrane oprogramowanie importera, a nie oryginalne producenta należy wówczas takiemu kolektorowi przeprogramować jego środowisko programowe, tzw. „frameware”. Pliki zawierające środowisko programowe kolektora mają rozszerzenie .SHX, dostępne do pobrania ze strony producenta. W momencie włączenia kolektora na dole ekranu pod napisem „Welcome” możemy sprawdzić jaka jest jego obecna wersja frameware. Aby przeprogramować kolektor należy wykonać następujące czynności:
  1. Wyłączamy kolektor.
  2. Włączamy kolektor kombinacją klawiszy: 7,9 i przycisk włącz (Power).
  3. Wybieramy: 6. Load Program -> 1. Cradle-IR -> 6. Baud rate: 9600 -> please place In Cradle (odstawiamy kolektor na tranceiver).
  4. Uruchamiamy program ProgLoad.exe. Podajemy typ komunikacji, numer portu COM, prędkość transmisji oraz wskazujemy plik .SHX z frameware, zgodnie z rysunkiem 4.
  5. Wciskamy przycisk OK. Po nawiązaniu połączenia z kolektorem i wykonaniu downloadu wyłączamy kolektor.
  6. Włączamy kolektor i wykonujemy programowanie Generatorem Aplikacji zgodnie z punktem 5.1.

 Formularz programu ProgLoad

Uwaga
Środowisko kolektora z którym poprawnie działa Comarch ERP Optima to starszy frameware w wersji U8000-2600.SHX. Do pobrania ze strony producenta. Przeprogramowanie na tą wersję wykonywać gdy nie można uzyskać komunikacji Comarch ERP Optima z obecną wersją frameware kolektora.

Najczęściej pojawiające się problemy

Przy próbie odczytu danych z kolektora pojawia się komunikat: „Brak danych w kolektorze”. Remedium
  • Sprawdzić czy prędkość transmisji jest ustawiona taka sama w kolektorze jak w konfiguracji w programie Comarch ERP Optima.
  • Sprawdzić w kolektorze, który korzysta z transceivera czy w ustawieniach parametry Upload oraz Download Interface została ustawiona w obu miejscach opcja na Cradle-IR.
  • Źle jest ustawiony rekord w kolektorze lub definicja rekordu w Comarch ERP Optima.
Przy próbie odczytu danych z kolektora CipherLab pojawia się komunikat: „Wielokrokowa operacja wygenerowała błędy”. Remedium Problem związany jest z nieprawidłowym zaprogramowaniem kolektora. Należy sprawdzić jak jest ustawione dopełnienie, czy nie jest zaznaczona opcja konwersji kodu np. 12-znakowego na 13-znakowy kod EAN, a w kolektorze ustawiony jest EAN-14 z dopełnianiem, czy zostały zaznaczone dodatkowe błędne parametry.

Przykład ustawień dla kolektora Cipherlab 8400 (kody EAN13)

Zakładając, że kolektor posiada domyślne ustawienia dystrybutora (Torell) konfiguracja po stronie Comarch ERP Optima wygląda jak poniżej (Konfiguracja stanowiska/ Ogólne/ Kolektor). W sekcji Ustawienia sterownika wybieramy sterownik Cipherlab (C:\Program Files\Comarch ERP Optima\cdn_ciph.dll). Jeżeli kolektor używa transceivera, to zaznaczamy odpowiedni czek, a następnie ustawiamy:
  • Protokół – YMODEM
  • Prędkość transmisji – 115200
  • Parzystość – Brak
  • Bity danych – 8
  • Bity stopu – 1
  • Bity stopu – 1
Ustawienie definicji rekordu kolektora w Comarch ERP Optima: W menu Konfiguracja stanowiska/ Ogólne/ Kolektor w sekcji Definicja rekordu ustawiamy (w tym przypadku dla EAN 13 znakowego) odpowiednio parametry:
  • Długość rekordu – 24
  • Początek pola kodu towaru – 0
  • Koniec pola kodu towaru – 12
  • Początek pola ilości – 14
  • Koniec pola ilości – 23

Przykład ustawień dla kolektora BHT Denso w Comarch ERP Optima

Sterownik: C:\Program Files\Comarch ERP Optima\cdn_coll.dll
  • Protokół: SKKBHT
  • Prędkość transmisji: 19200
  • Parzystość: brak
  • Bit danych: 8
  • Bit stopu: 1
  • Używaj tranceivera: odznaczone
Definicja rekordu:
  • Długość rekordu: 30
  • Pocz. pola towaru: 0
  • Koniec pola tow.:19
  • Pocz. pola ilość: 21
Uwaga
W przypadku gdy z kolektora przesyła się na dokument tylko pierwsza pozycja należy w rejestrze systemowym Windows dodać w gałęzi [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\CDN\Kolektory] ciąg o nazwie „Brak zakonczenia linii” i ustawić dla tego wpisu wartość „1”.

Przykład ustawień dla kolektora firmy OPTIDATA

Ustawienie parametrów połączenia w kolektorze
  • Prędkość transmisji – 19200
  • Parzystość – Brak
  • Bity danych – 8
  • Bity stopu – 1
Na urządzeniu należy wybrać profil „ERP XL” co spowoduje automatyczne ustawienie powyższych parametrów. W tym celu należy wejść do menu Parametry następnie wprowadzić odpowiednie hasło odszukać opcję „Profil” i wybrać profil „ERP XL” (jest on zgodny z Comarch ERP Optima). W przypadku niektórych rodzajów kolektorów należy w doku komunikacyjnym – na spodzie podstawki komunikacyjnej odpowiednio ustawić grupę mikroprzełączników na takie same wartości jak na porcie COM. Konfiguracja szerokości pól w kolektorach OptiData jest stała i nie podlega zmianom, przy czym kolektory poprawnie obsługują zarówno 8 jak i 13 znakowe kody kreskowe. Ustawienie parametrów dla połączenia z kolektorem w Comarch ERP Optima W programie Comarch ERP Optima, w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Kolektor w sekcji Ustawienia sterownika wybieramy sterownik Cipherlab (Rys. 5). Nie zaznaczamy czeku używaj tranceivera a następnie ustawiamy parametry:
  • Protokół – SKKBHT
  • Prędkość transmisji – 19200
  • Parzystość – Brak
  • Bity danych – 8
  • Bity stopu – 1
Ustawienie definicji rekordu kolektora w Comarch ERP Optima
  • Długość rekordu – 44
  • Początek pola kodu towaru – 0
  • Koniec pola kodu towaru – 19
  • Początek pola ilości – 21
  • Koniec pola ilości – 33

Formularz dla ustawień kolektora w Comarch ERP Optima

Terminale płatnicze

Comarch ERP Optima zapewnia współpracę z następującymi terminalami:
  • Verifone VX 520 dystrybuowanym przez eService
  • Verifone VX 520 dystrybuowanym przez First Data Polcard
  • Ingenico iCT220 ETH dystrybuowanym przez First Data Polcard
  • Ingenico Desk 3200 dystrybuowanym przez First Data Polcard
  • ING
  • Polskie ePłatności
Za pomocą terminali płatniczych obsługiwane są następujące operacje kartą płatniczą:
PolcardeServiceINGPolskie ePłatności
obciążenie karty płatniczej
zwrot środków płatniczych na kartę
Szczegóły współpracy terminala płatniczego z programem Comarch ERP Opima opisane są w artykule terminale płatnicze

OPT009 - Import danych z arkusza Microsoft Excel

Data aktualizacji: 09-07-2021

Eksport /Import - przygotowanie danych

Od wersji 2012 Comarch ERP Optima można zaimportować towary i kontrahentów w takim formacie jak zostały wyeksportowane z programu. Oznacza to, że jeśli wykonamy eksport do MS Excel, zmodyfikujemy dane np. ceny dla towarów to możemy zaimportować taki plik bez konieczności zmian nazw kolumn. Dane można wyeksportować za pomocą ikony , która dostępna jest pod listą odpowiednio kontrahentów (Ogólne/ Kontrahenci) oraz towarów/usług (Ogólne/ Cennik). Dane można zaimportować za pomocą ikony , która dostępna jest obok ikony do eksportu. Import można wykonać również z poziomu menu Narzędzia/ Importy/ Słowników z pliku/ Kontrahenci lub Cennik. Przy imporcie cennika, w oknie Parametry importu cennika należy wybrać: Plik w formacie MS Excel i wskazać plik, w którym znajduje się arkusz z danymi. Pierwszy niepusty wiersz w arkuszu musi zawierać nazwy kolumn. Kolumny mogą występować w dowolnej kolejności. Każdy arkusz musi zawierać dwie lub trzy kolumny obowiązkowe oraz różną ilość kolumn opcjonalnych. Format komórek danej kolumny musi być taki sam. Błędem jest umieszczenie w jednej kolumnie raz wartości 11, a potem w innym wierszu 21,99. Powinno być 11,00 i 21,99. Od wersji 2021.4 opcja importu i eksportu cennika poprzez plik MS Excel umożliwia również dodawanie/aktualizację informacji dla towarów przesyłanych do sklepów internetowych takich jak nazwy i opisy w językach, statusy dostępności, koszty dostaw, a także atrybuty czasowe i jednostki miary.

Importowane dane

Kontrahenci

Arkusz MS Excel – należy zapisać jako skoroszyt programu MS Excel 97-2003. Wymagane są trzy kolumny: Kod, Nazwa, NIP Nazwa arkusza w pliku może być dowolna. Jeśli w pliku jest więcej wypełnionych arkuszy szukany jest pierwszy, który ma kolumnę NIP. Lista form płatności budowana jest w oparciu o pola: FormaPlatnosciTerminPlatnosci Wszystkie płatności przypinane są do kasy gotówkowej. Dla każdego kontrahenta importowane są następujące pola:
Arkusz Kontrahenci
Lp.Nazwa pola w tabeli CDN.KontrahenciNazwa pola w arkuszu KontrahenciWartości wymagane w polu arkusza
1.Knt_KodKodKod kontrahenta – pole obowiązkowe
2.Knt_Nazwa1NazwaNazwa kontrahenta cz.1 – pole obowiązkowe
3.Knt_Nazwa2Nazwa2Nazwa kontrahenta cz. 2
4.Knt_Nazwa3Nazwa3Nazwa kontrahenta cz. 3
5.Knt_TelefonTelefonNumer telefonu
6.Knt_Telefon2Telefon2Drugi numer telefonu
7.Knt_TelefonSmsTelefonSmsTelefon dla SMS
8.Knt_FaxFaxNumer faxu
9.Knt_UlicaUlicaAdres kontrahenta – ulica
10.Knt_NrDomuNrDomuAdres kontrahenta – numer budynku
11.Knt_NrLokaluNrLokaluAdres kontrahenta – numer lokalu
12.Knt_KodPocztowyKodPocztowyKod pocztowy miasta kontrahenta
13.Knt_Poczta PocztaPoczta
14.Knt_Miasto MiastoMiasto
15.Knt_KrajKrajKraj
16.Knt_WojewodztwoWojewodztwoWojewództwo
17.Knt_PowiatPowiatPowiat – pole niedostępne na formularzu kontrahenta, możliwe uzupełnienie z poziomu bazy danych
18.Knt_GminaGminaGmina – pole niedostępne na formularzu kontrahenta, możliwe uzupełnienie z poziomu bazy danych
19.Knt_URLURLAdres strony WWW kontrahenta
20.Knt_GrupaGrupaGrupa kontrahentów
21.Knt_FinalnyOsobaFizyczna0 – podmiot gospodarczy
1 – osoba fizyczna
22.Knt_NIPENIPNumer NIP – pole obowiązkowe
23.Knt_NIPKrajNIPKrajPrzedrostek NIP dla krajów UE
24.Knt_ZezwolenieZezwolenieNumer zezwolenia na działalność gospodarczą
25.Knt_RegonRegonNumer REGON
26.Knt_PeselPeselNumer PESEL
27.Knt_EmailEmailAdres e-mail
28.Knt_RachunekNrBankRachunekNrNumer rachunku kontrahenta
29.Knt_BnkNazwaBankNazwaNazwa banku
30.Knt_OsNazwiskoOsobaNazwisko przedstawiciela
31.Knt_OpisOpisDodatkowy opis kontrahenta
32.Knt_RodzajRodzajO – odbiorca, D – dostawca, K – konkurencja, P – partner, T – klient potencjalny
Jeżeli kolumna nie występuje w arkuszu lub jest nieokreślona przyjmowane jest O (odbiorca)
33.Knt_PodatekVATPlatnikVAT0 – (zero) kontrahent nie jest płatnikiem VAT
1 – kontrahent jest płatnikiem VAT
Jeżeli kolumna nie występuje w arkuszu lub jest nieokreślona przyjmowane jest 1 (płatnik VAT)
34.Knt_PodatekVatPodatnikVatCzynnyPodatnik VAT czynny
0 – parametr niezaznaczony
1 – parametr zaznaczony
35.Knt_ExportEksport0 – (zero) kontrahent krajowy
1 – kontrahent pozaunijny
2 – pozaunijny (zwrot VAT)
3 – kontrahent UE
4 – wewnątrzunijny trójstronny
5 – podatnikiem jest nabywca
6 – poza terytorium kraju
7 – poza terytorium kraju (stawka np.)
Jeżeli kolumna nie występuje w arkuszu lub jest nieokreślona przyjmowane jest 0 – (zero) kontrahent krajowy.
W przypadku kontrahentów wewnątrzunijnych oraz wewnątrzunijnych trójstronnych z kolumny NIPKraj pobierany jest wymagany kod kraju UE.
36.Knt_LimitKredytuLimitKredytuJeżeli kolumna nie występuje w arkuszu lub jest nieokreślona przyjmowane jest 0 (zero)
37.Knt_TerminTerminTermin płatności – określany w dniach od daty wystawienia dokumentu.
38.Knt_FplID z CDN.FormyPlatnosciFormaPlatnosciSłownie wyrażona forma płatności. Jeżeli kolumna nie występuje w arkuszu lub jest nieokreślona przyjmowane jest gotówka.
39.Knt_CenyCenyCena dla klienta
0 – cena domyślna
1 – cena zakupu
2 – pierwsza cena sprzedaży
3 – druga cena sprzedaży
4 – trzecia cena sprzedaży
5 – czwarta cena sprzedaży
Jeżeli kolumna nie występuje w arkuszu lub jest nieokreślona przyjmowane jest 2 (pierwsza cena sprzedaży). Jeśli w bazie, do której importujemy nie ma ceny z arkusza to jako cena domyślna ustawiana jest cena „domyślna”.
40.Knt_CenyCenyNazwaNazwa ceny domyślnej np. hurtowa 2
Cena domyślna jest ustalana na podstawie nazwy, a jeśli nazwa nie zostanie znaleziona w bazie danych to cena domyślna ustalana jest na podstawie numeru z kolumny: Ceny
41.CDN.Rabaty, dla Rab_typ=2 (jeden kontrahent / wszystkie towary)UpustWartość upustu. Jeżeli kontrahent na 10% upustu należy wpisać 10 (bez znaczka procentu).
42.Knt_NieNaliczajOdsetekNieNaliczajOdsetekNie naliczać odsetek dla płatności kontrahenta.
43.Knt_MetodaKasowaMetodaKasowaMetoda kasowa
0 – niezaznaczony żaden parametr
1 – Zakup (parametr zależny od Podatnik VAT czynny)
2 – Sprzedaż
44.Knt_WindykacjaEMailWindykacjaEMailAdres poczty e-mail osoby reprezentującej firmę w sprawach windykacji należności.
45.Knt_WindykacjaTelefonSmsWindykacjaTelefonSmsTelefon dla SMS
46.Knt_AlgorytmAlgorytmNettoBruttoDomyślny algorytm naliczania podatku VAT na dokumentach handlowo – magazynowych
0 – netto
1 – brutto
47.Knt_WalutaWalutaDomyślna waluta kontrahenta
Jeżeli waluty nie ma w programie, wówczas przy imporcie jest ona dodawana w Konfiguracji Programu /Ogólne/Waluty .

Towary

Wymagane są trzy kolumny: Kod, Nazwa, JM Nazwa arkusza w pliku może być dowolna. Jeśli w pliku jest więcej wypełnionych arkuszy szukany jest pierwszy, który ma kolumnę J.M. lub JM W przypadku, gdy towar posiada więcej jednostek miary lub kodów EAN należy dodać odpowiednio arkusz: JednostkiMiary lub KodyKreskowe Dla arkusza JednostkiMiary wymagane pola to: KodTowaru, JMZ Dla arkusza KodyKreskowe wymagane pola to: KodTowaru, Ean, Domyslny W przypadku, gdy mają być importowani producenci lub marki należy dodać odpowiednio arkusz: Producenci lub Marki. Dla arkusza Producenci wymagane pole to: Kod Dla arkusza Marki wymagane pole to: Marka Aby zaimportować kody CN należy dodać arkusz KodyCN, dla którego wymagane jest pole Kod. Aby zaimportować dane towarowe dla sklepów internetowych (od wersji 2021.4) należy dodać odpowiednio arkusze eHandel, eHandelJezyki, eHandelJednostki. Arkusz eHandel zawiera dane dot. udostepnienia towaru w e-Sklep takie jak grupa domyślna do sklepu, statusy dostępności, koszty dostaw oraz atrybuty czasowe Dla arkusza eHandel wymagane pola to: KodTowaru, Grupa Arkusz eHandelJezyki zawiera dane dot. nazw i opisów towarów dla Comarch e-Sklep w językach obcych Dla arkusza eHandelJezyki wymagane pola to: KodTowaru, JęzykID, Nazwa Arkusz eHandelJednostki zawiera dane dot. Jednostek miar wysyłanych do Comarch e-Sklep Dla arkusza eHandelJednostki wymagane pola to: KodTowaru, JednostkaPomocnicza Jeżeli pozycja cennika jest towarem złożonym nie jest przenoszona receptura produktu. Nie są importowane waluty. Jako nazwy kolumn w arkuszu dla tabeli CDN.Towary mogą być stosowane również nazwy kolumn tej tabeli zgodne ze strukturą bazy danych, czyli poprawny zapis nazwy kolumny odpowiedzialnej za kod towaru to: Kod lub Twr_Kod Dla każdej pozycji cennika importowane są następujące pola:
Arkusz Cennik
Lp.Nazwa pola w tabeli CDN.TowaryNazwa pola w arkuszu CennikWartości wymagane w polu arkusza
1.Twr_KodKodKod towaru - pole obowiązkowe
2.Twr_NazwaNazwaNazwa towaru - pole obowiązkowe
3.Twr_JmJMNazwa jednostki miary - pole obowiązkowe
4. Twr_JMWysCmWysokoscCmWysokość dla jednostki podstawowej (zakładka [Jednostki, EAN, VAT] na formularzu towaru
5. Twr_JMSzerCmSzerokoscCmSzerokość dla jednostki podstawowej (zakładka [Jednostki, EAN, VAT] na formularzu towaru
6. Twr_JMDlugCmDlugoscCmDługość dla jednostki podstawowej (zakładka [Jednostki, EAN, VAT] na formularzu towaru
7.Twr_JmZJmZDodatkowa jednostka miary. Jeżeli towar posiada więcej jednostek miary należy dodać arkusz JednostkiMiary.
8.Twr.JMPrzelicznikLPrzelicznik_JmJmZPrzelicznik podstawowej jednostki miary na jednostkę złożoną.
Twr.JMPrzelicznikM
9.Twr_TypTypTP – towar prosty
Twr_ProduktTZ – towar złożony
UP – usługa prosta
UZ – usługa złożona
Jeżeli kolumna nie występuje w arkuszu lub jest nieokreślona, przyjmowana jest wartość TP (towar prosty), jeśli została pobrana licencja na Comarch ERP Optima Handel/ Handel Plus lub UP (usługa prosta), jeśli pobrano licencję tylko na Comarch ERP Optima Faktury.
10.Twr_NumerKatNumerKatalogowyNumer katalogowy
11.Twr_SWWSWWNumer PKWiU
12.Twr_TwGGIDNumerGrupaGrupa towarowa
CDN.TwrGrupy
13.Twr_IloscMinStanMinStan minimalny towaru na magazynie
14.Twr_IloscMaxStanMaxStan maksymalny towaru na magazynie
15.Twr_StawkaVATLiczba całkowita określająca stawkę VAT. Jeżeli kolumna nie występuje w arkuszu lub jest nieokreślona przyjmowana jest wartość 23.
16.Twr_StawkaZakVATZakLiczba całkowita określająca stawkę VAT zakupu. Jeżeli kolumny te nie występują to stawka VAT zakupu jest ustawiana na taką samą jak stawka VAT sprzedaży.
17.Twr_FlagaVATFlaga1 - zwolniona
2 - opodatkowana
3 - zaniżona
4 - nie podlega
Jeżeli kolumna nie występuje w arkuszu lub jest nieokreślona przyjmowana jest wartość 2.
18.Twr_FlagaZakVatZakFlaga1 - zwolniona
2 - opodatkowana
3 - zaniżona
4 - nie podlega
Jeżeli kolumna nie występuje w arkuszu lub jest nieokreślona to wartość pola jest ustawiana na taką samą jak wartość pola Twr_Flaga.
19.Twr_EANEANKod kreskowy
20.Twr_OpisOpisOpis towaru
21.Twr_KaucjaOpakowanieKaucjaKolumna powinna zawierać 1 jeśli towar jest opakowaniem kaucjonowanym i 0 w pozostałych przypadkach.
22.Twr_OdwrotneObciazenieOdwrotneObciazenieParametr Odwrotne obciążenie (widoczny w oknie Pozycji cennika na zakładce [Ogólne] po zaznaczeniu w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry – Odwrotne obciążenie wg karty towaru ):
0 – Nie
1 – Tak
2 – Powyżej limitu
23.Twr_CenaZCzteremaMiejscamiCenaZCzteremaMiejscamiParametr Ceny z czterema miejscami po przecinku (widoczny w oknie Pozycji cennika na zakładce [Ogólne] po zaznaczeniu w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry – Ceny z czterema miejscami po przecinku ):
0 – niezaznaczony
1 – zaznaczony
24.Twr_TypMinimumGranica ceny0 – brak granicy ceny,
1 – minimalna marża,
2 – maksymalny rabat.
25.Twr_MinCenaMarzaMinimalna cena/marżaWartość ustalonej granicy ceny (min. marży/ max. rabatu).
26.Twr_Kntid (Id z tabeli CDN.Kontrahenci)DostawcaDostawca (kod dostawcy z zakładki Dodatkowe na karcie towaru), Dostawca musi być wcześniej wprowadzony na listę kontrahentów oraz na swojej karcie musi mieć zaznaczony parametr Dostawca.
27.Twr_KoddostawcyKod u dostawcyKod u dostawcy (kod towaru u dostawcy z zakładki Dodatkowe na karcie towaru).
28.Twr_ProducentKodKod producentaKod producenta (kod towaru producenta z zakładki Dodatkowe na karcie towaru).
29.Twr_KosztUslugiTypKosztUslugiTyp1 - typ kwotowy
2 – typ procentowy
30.Twr_KosztUslugiKosztUslugiKoszt usługi w przeliczeniu na PLN lub procent dla typu procentowego
31. Twr_KosztUslugiWalKosztUslugiWalKoszt usługi w walucie lub procent dla typu procentowego
32. Twr_WalutaWalutaWaluta ostatniej ceny zakupu
33.Twr_KCNId (Id z tabeli CDN.KodyCN)Intrastat - kod CNOśmiocyfrowy kod CN.
W sytuacji kiedy w arkuszu Cennik dla towaru uzupełniono kod CN, ale nie ma go bazie, do której wykonywany jest import i nie uzupełniono go w arkuszu KodyCN , kod ten nie zostanie uzupełniony na importowanej/ aktualizowanej kartotece towarowej.
34.Twr_KrajPochodzeniaIntrastat - kraj pochodzeniaDwuznakowy symbol kraju pochodzenia towaru.
35.Twr_MasaIntrastat - masaMasa netto dla jednostki podstawowej towaru podana w kg.
36.Twr_JmPomPrzelicznikLIntrastat - JmPomPrzelicznikLLicznik przelicznika jednostki miary uzupełniającej przypisanej do kodu CN określającego jej stosunek do podstawowej jednostki miary towaru.
37.Twr_JmPomPrzelicznikMIntrastat - JmPomPrzelicznikMMianownik przelicznika jednostki miary uzupełniającej przypisanej do kodu CN określającego jej stosunek do podstawowej jednostki miary towaru.
38.Twr_SplitPayPodzielona płatnośćParametr MPP - podzielona płatność (widoczny w oknie Pozycji cennika na zakładce [Ogólne]):
0 - niezaznaczony
1 - zaznaczony
39.Prd_KodProducentProducent towaru (zakładka [Dodatkowe] na formularzu towaru)
40.Mrk_NazwaMarkaMarka towaru (zakładka [Dodatkowe] na formularzu towaru)
41.Twc_wartosc dla Twc_TwcNumer=1 dla odpowiedniego towaru Twc_twridCena zakupuCena zakupu
42.TwC_Waluta dla TwcNumer=1 dla odpowiedniego towaru Twc_twridWaluta Cena zakupuWaluta ceny zakupu
43.Twc_wartosc dla Twc_TwcNumer= 2Cena hurtowa 1Cena hurtowa (1)
44.TwC_Waluta dla TwcNumer=2Waluta Cena hurtowa 1Waluta ceny hurtowej (1)
45.Twc_wartosc dla Twc_TwcNumer=3Cena hurtowa 2Cena hurtowa (2)
46.TwC_Waluta dla TwcNumer=3Waluta Cena hurtowa 2Waluta ceny hurtowej (2)
47.Twc_wartosc dla Twc_TwcNumer=4Cena hurtowa 3Cena hurtowa (3)
48.TwC_Waluta dla TwcNumer=4Waluta Cena hurtowa 3Waluta ceny hurtowej (3)
49.Twc_wartosc dla Twc_TwcNumer=5Cena detalicznaCena detaliczna
50.TwC_Waluta dla TwcNumer=5Waluta Cena detalicznaWaluta ceny detalicznej
51.Twc_wartosc dla Twc_TwcNumer=6Cena iSklep24Ewentualna cena dodana przez Użytkownika
52.TwC_Waluta dla TwcNumer=6Waluta Cena iSklep24Waluta ceny iSklep24

Arkusz JednostkiMiary

1.Twr_KodKodTowaruKod towaru - pole obowiązkowe
2.TwJZ_JM (Twr_TwrID = TwJZ_TwrID)JMZNazwa jednostki miary - pole obowiązkowe
3.TwJZ_JMPrzelicznikL ((Twr_TwrID = TwJZ_TwrID)PrzelicznikLJeżeli kolumna nie występuje w arkuszu lub jest nieokreślona przyjmowana jest wartość równa 1.
4.TwJZ_JMPrzelicznikM (Twr_TwrID = TwJZ_TwrID)PrzelicznikMJeżeli kolumna nie występuje w arkuszu lub jest nieokreślona przyjmowana jest wartość równa 1.
5.TwJZ_WysCmWysokoscCmWysokość dla jednostki pomocniczej (zakładka [Jednostki, EAN, VAT] na formularzu towaru
6.TwJZ_SzerCmSzerokoscCmSzerokość dla jednostki pomocniczej (zakładka [Jednostki, EAN, VAT] na formularzu towaru
7.TwJZ_DlugCmDlugoscCmDługość dla jednostki pomocniczej (zakładka [Jednostki, EAN, VAT] na formularzu towaru

Arkusz KodyKreskowe

1.Twr_KodKodTowaruKod towaru – pole obowiązkowe
2.TwE_EAN (Twr_TwrID = TwE_TwrID)EanKod kreskowy – pole obowiązkowe
3.TwE_JM (Twr_TwrID = TwE_TwrID)JmDlaEanJeżeli kolumna nie występuje w arkuszu lub jest nieokreślona przyjmowana jest wartość z JM.
4.TwE_Domyslny (Twr_TwrID = TwE_TwrID)DomyslnyStatus kodu kreskowego – pole obowiązkowe

Arkusz Producenci

1.Prd_KodKodKod producenta – pole obowiązkowe
2.Prd_NazwaNazwaNazwa producenta
3.Prd_URLURLOdsyłacz do adresu internetowego

Arkusz Marki

1.Mrk_NazwaMarkaNazwa marki – pole obowiązkowe
2.Prd_KodProducentKod producenta

Arkusz Kody CN

1.KCN_KodKodOśmiocyfrowy kod CN – pole obowiązkowe
2.KCN_OpisOpisOpis kodu CN
3.KCN_UzupJMJmDla kodów CN związanych z jednostką miary uzupełniającą należy podać nazwę tej jednostki
4.KCN_MasaMasaPrzyjmuje wartość 1 jeśli dla kodu CN należy określić masę towaru. W przeciwnym wypadku pole należy pozostawić puste bądź uzupełnić wartością 0 .
5.KCN_StawkaVATLiczba całkowita określająca stawkę VAT kodu CN.
6.KCN_FlagaVATFlaga1 - zwolniona
2 - opodatkowana
3 - zaniżona
4 - nie podlega
Jeżeli kolumna nie występuje w arkuszu lub jest nieokreślona, przyjmowana jest wartość 2.

Arkusz eHandel

1.Twr_KodKodTowaruKod towaru – pole obowiązkowe
2.Twes_Udostepnij
(Twr_TwrID = Twes_TwrID)
UdostepnijParametr Udostępnij (widoczny w oknie Pozycji cennika na zakładce [eHandel]):
0 – niezaznaczony
1 - zaznaczony
3.Twes_TwGGIDNumer
(Twr_TwrID = Twes_TwrID
CDN.TwrGrupy)
GrupaGrupa Towarowa dla e-Sklep/e-Sale
(wskazana grupa musi być podgrupą dla grupy udostępnianej do sklepu)
4.Twes_ESklepStatus
(Twr_TwrID = Twes_TwrID)
StatusDostepnosciParametr Status dostępności (widoczny w oknie Pozycji cennika na zakładce [eHandel]):
0 – Zapowiedź
1 – Dostępny
2 – Dostępny na zamówienie
3 – Niedostępny
5.Twes_ESklepDostepnosc
(Twr_TwrID = Twes_TwrID)
DostepnoscWartość parametru Dostępność (widoczny w oknie Pozycji cennika na zakładce [eHandel]):
0 – Dostępny od ręki
1 – Dostępny do 24h
2 – Dostępny do 48h
3 – od 3 do 5 dni
4 – do 7 dni
5 – do 14 dni
6 – powyżej 14 dni
Parametr ustawiany jedynie w przypadku gdy w kolumnie StatusDostepnosci ustawiono wartość 1
6.Twes_ESklepNieKontrolujStanow
(Twr_TwrID = Twes_TwrID)
KontrolaStanowParametr Nie kontroluj stanów magazynowych (widoczny w oknie Pozycji cennika na zakładce [eHandel]):
0 – niezaznaczony
1 – zaznaczony
Parametr nie zostanie zaznaczony jeśli w kolumnie StatusDostepnosci ustawiono różną od 0 i 1 lub jeżeli karta cennikowa jest usługą
7.Twes_ESklepDostepnyOd
(Twr_TwrID = Twes_TwrID)
DostepnyOdParametr Dostępny od (widoczny w oknie Pozycji cennika na zakładce [eHandel]):
0 – niezaznaczony
1 – zaznaczony
Parametr nie zostanie zaznaczony jeśli w kolumnie StatusDostepnosci ustawiono wartość inną niż 0
8.Twes_ESklepDataDostepnosci
(Twr_TwrID = Twes_TwrID)
DataDostepnyOdData od której towar będzie dostępny w przypadku ustawienia statusu Zapowiedź.
Parametr nie zostanie wypełniony jeśli w kolumnie StatusDostepnosci ustawiono wartość inną niż 0
9.Twes_ESklepZapytajOCene
(Twr_TwrID = Twes_TwrID)
ZapytajOCeneParametr Zapytaj o cenę towaru (widoczny w oknie Pozycji cennika na zakładce [eHandel]):
0 – niezaznaczony
1 – zaznaczony
10.Twes_ESklepBezRabatu
(Twr_TwrID = Twes_TwrID)
RabatParametr Towar nie podlega rabatowaniu (widoczny w oknie Pozycji cennika na zakładce [eHandel]):
0 – niezaznaczony
1 – zaznaczony
11.Twes_ESklepKalkulacjaDostaw
(Twr_TwrID = Twes_TwrID)
KosztDostawyWartość parametru Negocjowalny koszt dostawy (widoczny w oknie Pozycji cennika na zakładce [eHandel]):
0 – ustawienia e-Sklep
1 – negocjowalny koszt dostawy
2 –stały koszt dostawy
12.Twes_ESklepKalkulacjaDostawWartosc
(Twr_TwrID = Twes_TwrID)
KosztDostawyWartoscWartość kosztu dostawy w przypadku ustawienia stałego kosztu dostawy.
Parametr nie zostanie wypełniony jeśli w kolumnie KosztDostawy ustawiono wartość inną niż 2
13.Twes_ESklepFlaga_Nowosc
(Twr_TwrID = Twes_TwrID)
NowoscFlaga dla atrybutu czasowego Nowość (widoczny w oknie Pozycji cennika na zakładce [eHandel]):
0 – niezaznaczony
1 - zaznaczony
14.Twes_ESklepFlaga_Promocja
(Twr_TwrID = Twes_TwrID)
PromocjaFlaga dla atrybutu czasowego Promocja (widoczny w oknie Pozycji cennika na zakładce [eHandel]):
0 – niezaznaczony
1 - zaznaczony
15.Twes_ESklepFlaga_ProduktzGazetki
(Twr_TwrID = Twes_TwrID)
GazetkaFlaga dla atrybutu czasowego Produkt z gazetki (widoczny w oknie Pozycji cennika na zakładce [eHandel]):
0 – niezaznaczony
1 - zaznaczony
16.Twes_ESklepFlaga_ProduktPolecany
(Twr_TwrID = Twes_TwrID)
PolecanyFlaga dla atrybutu czasowego Produkt polecany (widoczny w oknie Pozycji cennika na zakładce [eHandel]):
0 – niezaznaczony
1 - zaznaczony
17.Twes_ESklepFlaga_Wyprzedaz
(Twr_TwrID = Twes_TwrID)
WyprzedazFlaga dla atrybutu czasowego Wyprzedaż (widoczny w oknie Pozycji cennika na zakładce [eHandel]):
0 – niezaznaczony
1 - zaznaczony
18.Twes_ESklepFlaga_Nagroda
(Twr_TwrID = Twes_TwrID)
NagrodaFlaga dla atrybutu czasowego Nagroda (widoczny w oknie Pozycji cennika na zakładce [eHandel]):
0 – niezaznaczony
1 – zaznaczony
Parametr nie zostanie zaznaczony jeśli w kolumnie ZapytajOCene ustawiono wartość 1
19.Twes_ESklepFlaga_SuperJakosc
(Twr_TwrID = Twes_TwrID)
SuperJakoscFlaga dla atrybutu czasowego Super Jakość (widoczny w oknie Pozycji cennika na zakładce [eHandel]):
0 – niezaznaczony
1 - zaznaczony
20.Twes_ESklepFlaga_SuperCena
(Twr_TwrID = Twes_TwrID)
SuperCenaFlaga dla atrybutu czasowego Super Cena (widoczny w oknie Pozycji cennika na zakładce [eHandel]):
0 – niezaznaczony
1 - zaznaczony
21.Twes_ESklepFlaga_NajlepiejOceniany
(Twr_TwrID = Twes_TwrID)
NajlepiejOcenianyFlaga dla atrybutu czasowego Najlepiej Oceniany (widoczny w oknie Pozycji cennika na zakładce [eHandel]):
0 – niezaznaczony
1 - zaznaczony
22.Twes_ESklepFlaga_RekomendacjaSprzedawcy
(Twr_TwrID = Twes_TwrID)
RekomendacjaFlaga dla atrybutu czasowego Rekomendacja Sprzedawcy (widoczny w oknie Pozycji cennika na zakładce [eHandel]):
0 – niezaznaczony
1 - zaznaczony

Arkusz eHandelJezyki (Tylko dla modułu Handel Plus)

1.Twr_KodKodTowaruKod towaru – pole obowiązkowe
2.TwrJ_JezykID
(Twr_TwrID = TwrJ_TwrID)
JezykIDId języka, wg. kolejności na liście wyboru parametru Język
(formularz języka towaru zakładka e-Sklep/e-Sale)
np.:
1 – polski,
2 – angielski,
3 – niemiecki
3.TwrJ_NazwaNazwaNazwa towaru w języku obcym (Formularz języka towaru zakładka [e-Sklep/e-Sale])
4.TwrJ_OpisOpisOpis towaru w języku obcym (Formularz języka towaru zakładka [e-Sklep/e-Sale])
5.TwrJ_MetaTytulTytulTytuł towaru w języku obcym (Formularz języka towaru zakładka [Pozycjonowanie])
6.TwrJ_LinkLinkLink dla pozycjonowania towaru w języku obcym (Formularz języka towaru zakładka [Pozycjonowanie])
7.TwrJ_MetaSlowaKluczoweSlowaKluczoweSłowa kluczowe dla pozycjonowania towaru w języku obcym (Formularz języka towaru zakładka [Pozycjonowanie])
8.TwrJ_MetaOpisMetaOpisMeta Opis dla pozycjonowania towaru w języku obcym (Formularz języka towaru zakładka [Pozycjonowanie])
9.TwrJ_OpisKrotkiOpisSkroconyOpis skrócony dla pozycjonowania towaru w języku obcym (Formularz języka towaru zakładka [Pozycjonowanie])
10.TwrJ_SzukajSzukajSłowa kluczowe wykorzystywane do wyszukiwania przy pozycjonowaniu towaru w języku obcym (Formularz języka towaru zakładka [Pozycjonowanie])

Arkusz eHandelJednostki

1.Twr_Kod
(Twr_TwrID = TwJZ_TwrID)
KodTowaruKod towaru – pole obowiązkowe
2.TwJZ_JM
(Twr_TwrID = TwJZ_TwrID)
JednostkaPomocniczaNazwa jednostki miary dla eSklep
3.TwJZ_eSklepDomyslna
(Twr_TwrID = TwJZ_TwrID)
DomyslnaParametr określający czy wybrana Jednostka miary jest domyślna dla e-Sklep
0 – niezaznaczony
1 – zaznaczony
W przypadku gdy więcej niż jedna jednostka pomocnicza ma w kolumnie Domyslna ustawioną wartość 1 – jako domyślna zostanie ustawiona jedynie oststnia występująca w arkuszu dla danego towaru.
Uwaga
Wszystkie ceny z arkusza będą traktowane wg ustawień w konfiguracji programu Comarch ERP Optima (System/ Konfiguracja Firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług). Jeśli przed importem cena np. Cena hurtowa 2 została usunięta z konfiguracji, wówczas podczas importu pomijana jest Cena hurtowa 2 (rozpoznawane są nazwy).
Jeżeli cena w arkuszu jest ceną netto, dla odpowiedniej ceny w Comarch ERP Optima należy ustawić typ: netto. Jeżeli cena w arkuszu jest ceną brutto, dla odpowiedniej ceny w Comarch ERP Optima należy ustawić typ: brutto. Ustawienie to musi być zrobione przed rozpoczęciem importu. Aby zostały zaimportowane ceny z czterema miejscami po przecinku, w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry musi by zaznaczony parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku i w arkuszu w kolumnie CenaZCzteremaMiejscami musi być wartość 1. Przy aktualizacji cen (kolejne importy) nie jest podmieniany typ karty cennikowej – towar/ usługa, prosty/ złożony. Przy aktualizacji pól tekstowych np. numeru katalogowego, jeśli pola w arkuszu nie są wypełnione, to wartości w Comarch ERP Optima nie są czyszczone (pozostają takie jak przed aktualizacją).

Pliki do pobrania

OPT078 - Uzgadnianie stanów magazynowych

Data aktualizacji: 28-11-2018

Analizy pomocne przy ustalaniu stanów magazynowych

Stan magazynu wykazywany w menu Handel/Zasoby w kolumnie W. Zakupu-PLN  oraz prezentowany na wydruku Spis z natury jest wynikiem operacji ewidencjonowanych za pomocą dokumentów handlowo-magazynowych. Stan wartościowy magazynu powinien być zgodny ze stanem wynikającym z księgowania dokumentów handlowo-magazynowych. Zazwyczaj stany wykazywane na kontach dotyczą stanów poszczególnych magazynów. Jeśli pojawią się w tym zakresie jakiekolwiek niezgodności, wówczas zalecamy wykonanie wyliczenia stanów magazynowych w oparciu o wszystkie dokumenty, które powodują ruch towaru na magazynie. Analiza stanu magazynowego w module handel w danym okresie czasu opiera się na uzgodnieniu rachunku: stan początkowy + przychody – rozchody = stan końcowy Jeśli stan magazynu w module Handel jest poprawny, następstwa ewentualnych różnic wyliczonych w module Księga Handlowa wynikają najczęściej z tego, że:
  • wykorzystano nieprawidłowe raporty do ustalenia wartości,
  • nie uwzględniono wszystkich typów dokumentów przy wykonywaniu obliczeń,
  • nie zaksięgowano wszystkich dokumentów lub zaksięgowano niewłaściwe kwoty.
Uwaga
Przed porównywaniem jakichkolwiek wyników z księgowością należy doprowadzić do sytuacji, by stan w magazynie był uzgodniony.
Jeśli stan wyliczony w module Handel jest niepoprawny, należy poszukać przyczyn niezgodności. Należy pamiętać przy tym o zasadach:
  • dokumenty magazynowe, przychodowe w buforze nie wprowadzają towaru do magazynu, dlatego nie powinny być uwzględniane w analizie,
  • dokumenty magazynowe, rozchodowe w buforze wydają towar z magazynu, dlatego powinny być uwzględniane w analizie,
  • na listach dokumentów oraz na wydrukach widoczne są dokumenty anulowane, jednak ich wartość nie jest uwzględniania w podsumowaniu,
  • na dokumentach magazynowych mogą wystąpić pozycje o statusie usługi – wpływają one na wartość raportów, natomiast nie wpływają na wartość magazynu. W przypadku, gdy na dokumentach magazynowych występują usługi – wartości otrzymane na raportach należy pomniejszyć o wartość usług z dokumentów,
  • w specyficznych sytuacjach, w analizie należy uwzględnić Faktury Sprzedaży i/lub Paragony z zaznaczoną opcją Pobranie (parametr w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Inicjacja dokumentów).

Stan początkowy i końcowy

W programie pamiętane są stany magazynowe wstecz, dla każdego towaru odrębnie – na każdy dzień, kiedy występowały transakcje tym towarem. Aby ustalić stan początkowy należy na Liście zasobów określić datę oraz potrzebny magazyn. Do ustalenia wartości mogą służyć dwa wydruki:
  • Spis z natury: wzór standard – każda pozycja magazynowa jest opisana w jednej pozycji zawierającej łączną ilość i wartość towaru na dany dzień.
  • Spis z natury: z podziałem na dostawy – każda pozycja jest rozbita na poszczególne dostawy (zasoby) towaru, które były w magazynie na dany dzień.
Obydwa wydruki powinny dać taką samą wartość towaru w magazynie.

Przychody

Przychody ustalamy na podstawie standardowego wydruku listy dokumentów magazynowych, wydruk ten drukuje dokumenty zgodnie z zadanym na liście filtrem (magazyn, okres itp.). W okresie, jaki obejmują obliczenia nie powinno być dokumentów przychodowych w buforze  – ponieważ tylko dokumenty zatwierdzone wprowadzają towar na magazyn. W analizie powinny być uwzględniane:
  • Lista dokumentów PZ
    • podczas obliczeń należy uwzględniać wartość netto dokumentów,
    • wydruk można porównać z analizą zakupów wg towarów – wartości powinny być zgodne. Jeżeli występują różnice, należy sprawdzić czy na dokumentach nie ma usług, będących przyczyną niezgodności.
  • Lista dokumentów PW
    • dokumenty PW nie mogą zawierać pozycji o statusie usługa, więc wykonywanie analiz porównawczych nie jest konieczne.
  • Lista dokumentów MM przychodowych
    • lista MM zawiera wszystkie dokumenty MM niezależnie od magazynów, których dotyczą oraz kierunku przepływu towarów,
    • w przypadku wyliczania przychodów należy listę wyfiltrować w ten sposób, by magazynem docelowym był magazyn, dla którego przeprowadzamy analizę (magazyn źródłowy: wszystkie, magazyn docelowy: magazyn analizowany),
    • czy istnieją dokumenty MM w buforze – dokumenty takie zdejmują towar z magazynu źródłowego, ale nie wprowadzają na magazyn docelowy.
  • Lista dokumentów PWP
    • analiza listy jest podobna jak w przypadku dokumentów PZ,
    • należy sprawdzić, czy przyjmowane produkty nie mają statusu usługi.
  • Lista dokumentów BO
    • jeśli analiza obejmuje całą bazę danych (wszystkie dokumenty od założenia) – należy uwzględnić dokument BO, który wprowadził towar do magazynu w chwili rozpoczęcia pracy,
    • jeśli na liście występują dokumenty BZM (Bilans Zamknięcia Magazynu) – nie powinny być uwzględniane w obliczeniach. Dokumenty BZM rejestrują jedynie stan magazynu na zadany dzień, jednak nie mają żadnego wpływu na zasoby.

Rozchody

Rozchody ustalamy na podstawie wydruków list dokumentów magazynowych. Dokumenty rozchodowe w buforze zdejmują towar z magazynu (wpływają na stan magazynu), więc powinny być uwzględniane w analizie. W analizie powinny być uwzględniane:
  • Lista dokumentów WZ
    • do analizy należy wykorzystać wydruk Dodatkowe: RKZ. Na wydruku widoczna jest kolumna Koszty, która przedstawia koszt zakupu rozchodowanych towarów z danej transakcji i to właśnie dane z tej kolumny wykorzystujemy do wyliczenia wartości rozchodu,
    • należy sprawdzić, czy na dokumentach nie ma wprowadzonych usług. Dla usług można określić koszt własny, jednak nie wpływa on na wartość magazynu a wpływa na zwiększenie kosztu transakcji, stąd mogą wynikać rozbieżności pomiędzy wartością wyliczoną z Listy zasobów a wyliczeniem z poziomu RKZ. Na RKZ w wartości transakcji będzie uwzględniony koszt usługi. Domyślnie koszt jest wyliczany na podstawie danych z karty usługi (zakładka [Dodatkowe]), istnieje też możliwość ręcznego wprowadzenia kosztu zakupu w momencie tworzenia dokumentu, z poziomu zakładki Szczegóły na oknie Podglądu pozycji danej usługi,
    • do porównania może służyć analiza WZ wg towarów (na analizie nie ma podanej wartości w cenach zakupu, jednak jest wartość netto obrotu i marża),
    • do analizy nie należy wykorzystywać listy Faktur Sprzedaży, ponieważ nie są tam uwzględniane dokumenty WZKK!
  • Lista dokumentów RW
    • na dokumencie RW w specyficznej sytuacji mogą wystąpić usługi. Jeżeli składnikiem usługi złożonej wskazanej na FA/PA jest inna usługa, wówczas podczas generowania dokumentów magazynowych zostanie ona przeniesiona na dokument RW (dotyczy to usług złożonych z zaznaczonym parametrem Pobieranie składników na FA/PA). W przypadku, gdy na usłudze określony został koszt zakupu, wartość wyliczona z listy RW powoduje niezgodność pomiędzy wartością wyliczoną z poziomu Listy zasobów.
  • Lista dokumentów MM rozchodowych
    • w przypadku wyliczania przychodów należy listę wyfiltrować w ten sposób, by magazynem źródłowym był magazyn, dla którego przeprowadzamy analizę (magazyn źródłowy: magazyn analizowany, magazyn docelowy: wszystkie).
  • Lista dokumentów RWS
    • dokumenty RWS są tworzone automatycznie na podstawie dokumentów produkcyjnych PWP,
    • jeśli występują dokumenty w buforze, oznacza to, że skojarzone z nim dokumenty PWP również zostały zapisane do bufora. PWP w buforze nie wprowadzają towaru złożonego na magazyn, natomiast istotne jest odnalezienie powiązanego dokumentu PWP w buforze i zweryfikowanie parametrów określających sposób zachowania się składników (pobranie/ rezerwacja). Na dokumencie PWP można zaznaczyć, czy składniki mają być pobierane czy rezerwowane. Jeśli pobierane – dokument RWS w buforze powinien być uwzględniony w analizie, jeśli rezerwowane – dokument RWS należy pominąć w trakcie analizy,
    • jeśli dokument RWS jest zapisany na trwałe – zawsze zdejmuje towar z magazynu i powinien być uwzględniony w analizie,
    • należy sprawdzić, czy pobrane składniki nie mają statusu usługi – można do tego wykorzystać analizę RWS wg towarów.
  • Faktury/ Paragony z pobraniem
    • Standardowo Faktura Sprzedaży/ Paragon nie wydaje towaru z magazynu. Wydanie następuje dopiero po przekształceniu do dokumentu magazynowego WZ/RW. Natomiast istnieje możliwość takiego skonfigurowania programu, żeby FA/PA działały analogicznie jak dokumenty magazynowe i wydawały towar z magazynu. W Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Inicjacja dokumentów można wybrać opcję rezerwacja lub pobranie. W przypadku wybranego pobrania, taki dokument FA/PA należy traktować podobnie jak WZ i uwzględniać w analizach. Należy jednak pamiętać, że raport RKZ generowany z listy dokumentów FA/ PA różni się od RKZ wyliczanego z listy dokumentów WZ. Podstawowe różnice zostały opisane w FAQ.

Opakowania kaucjonowane

W przypadku, gdy firma obsługuje opakowania kaucjonowane należy to również uwzględnić podczas analizy bazy danych. Jeśli analiza ma obejmować opakowania:
  • Spis z natury powinien obejmować opakowania (zaznaczony parametr: Opakowania na Liście Zasobów),
  • dodatkowo uwzględnić dokumenty kaucyjne PKA i WKA, zgodnie z zasadami obowiązującymi dla WZ/PZ.
Jeśli analiza ma dotyczyć tylko towarów handlowych należy:
  • Spis z natury wykonać bez uwzględniania opakowań (parametr: Opakowania na Liście Zasobów odznaczony),
  • nie uwzględniać dokumentów kaucjonowanych WKA i PKA, należy przy tym pamiętać, że opakowania kaucjonowane mogą być powiązane z FA/PA z pobraniem i wtedy nie powodują powstania dokumentu PKA/WKA, natomiast ściągają towar z magazynu i powiększają wartość transakcji,
  • należy pamiętać, że towary kaucjonowane mogą się pojawić jako zwykłe elementy dokumentów magazynowych – mają więc wpływ na wartość poszczególnych raportów, natomiast nie są uwzględniane na spisie z natury,
  • z analizy przychodów i rozchodów wyeliminować wartości związane z opakowaniami kaucjonowanymi (podobnie jak usługi).

Przyczyny niezgodności

W przypadku wystąpienia niezgodności należy dodatkowo sprawdzić:
  • Czy wartości są pobrane z prawidłowych wydruków.
  • Czy na wydrukach Spisu z natury są uwzględnione zarówno towary proste jak i złożone.
  • Czy w bazie nie ma towarów oznaczonych jako nieaktywne, ze stanem różnym od zera.
  • Czy na wszystkich wydrukach są uwzględnione takie same magazyny (istotne w przypadku firm, które na jednej bazie prowadzą kilka magazynów).
  • Jeśli księgowane są dokumenty handlowe bez magazynowych – należy sprawdzić, czy wszystkie dokumenty handlowe zostały przekształcone do dokumentów magazynowych.
  • Czy istnieją FA/PA bez WZ z zaznaczoną opcją pobranie – pobierają towar z magazynu, ale nie są uwzględniane na raportach RKZ tworzonych z listy WZ.
  • Czy w firmie są obsługiwane kaucje i w jaki sposób są uwzględniane w analizie.
  • Czy wszystkie dokumenty zostały prawidłowo zaksięgowane.
W poszukiwaniu dokumentów, które powodują niezgodność, rozpoczynamy od ustalenia określonego przedziału dat. Stopniowo zawężamy zakres dat, tak aby znaleźć konkretne dokumenty, które powodują niezgodności. Należy też zwrócić uwagę na poprawny wybór dat przy filtrowaniu. Skutek magazynowy dla dokumentów WZ/PZ następuje w oparciu o datę wydania/przyjęcia, data ta na listach dokumentów WZ/PZ widnieje pod nazwą data operacji. Dokument WZ/PZ może być wystawiony z inną data niż data wydania/przyjęcia, dlatego przy poszukiwaniu niezgodności na listach należy wziąć pod uwagę możliwość wystąpienia rozbieżności tych dat.
 

OPT032 - Handlowy dokument identyfikacyjny

Data aktualizacji: 20-11-2019

Wstęp

29 czerwca 2003 weszło w życie Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi (Dz. U. nr 106, poz. 1000), w którym podany został wzór handlowego dokumentu identyfikacyjnego (HDI) obowiązujący w obrocie niektórymi artykułami spożywczymi pochodzenia zwierzęcego. Na podstawie tego rozporządzenia mięso rozebrane oraz jego przetwory, podobnie jak inne produkty wymienione w rozporządzeniu, zaopatrywane będą w handlowy dokument identyfikacyjny wystawiany przez firmę wprowadzającą na rynek środki spożywcze pochodzenia zwierzęcego. W Comarch ERP Optima dokument HDI można wydrukować z poziomu formularza faktury. W tym celu należy do wydruków użytkownika podłączyć wydruk załączony do tego biuletynu.
Uwaga
Wydruk dokumentu HDI odbywa się przy pomocy Generatora Raportów.

Handlowy dokument identyfikacyjny – dane o towarze

Aby na dokumencie HDI wydrukowane zostały informacje dotyczące towarów pobranych na Fakturę Sprzedaży, należy najpierw uzupełnić dane na karcie towaru. Niezbędne parametry to:
  • nazwa towaru
  • opis towaru (obligatoryjny)
  • jednostka miary (powinna być to jednostka wagowa np. kg)
  • jednostka pomocnicza (jednostka opakowania zbiorczego)
  • ilość jednostek podstawowych w opakowaniu zbiorczym
Dane pobierane bezpośrednio z Faktury Sprzedaży:
  • nazwa i adres wysyłającego (dane adresowe z Pieczątki Firmy)
  • numer faktury, do której drukowany jest dokument HDI
  • data wysyłki (data wystawienia faktury)
  • ilość towaru
Uwaga
Na dokument HDI nie są przenoszone pozycje, które na karcie towaru mają zdefiniowany typ usługa.

Handlowy dokument identyfikacyjny – wydruk

Po wybraniu opcji wydruku HDI pojawia się dodatkowe okno, w którym należy wprowadzić dane, które wymagane są na dokumencie HDI, a nie ma ich na Fakturze Sprzedaży:
  • numer dokumentu HDI
  • weterynaryjny numer identyfikacyjny zakładu
  • rynek, na który zakład został zakwalifikowany do prowadzenia sprzedaży. Po wyborze opcji inne państwa pojawia się dodatkowe pole, gdzie należy wprowadzić rynki sprzedaży innych państw
  • pochodzenie surowca
  • miejsce pozyskania, przetworzenia lub składowania
  • miejsce przeznaczenia
  • rodzaj transportu i jego numer identyfikacyjny
  • komentarz – dane dotyczące procesu technologicznego, norm jakościowych i produkcyjnych oraz stosowanych przez producenta systemów kontroli jakości
Wprowadzone dane są zapamiętywane i podpowiadają się podczas wykonywania kolejnego wydruku HDI.

Handlowy dokument identyfikacyjny – podłączenie wydruku do Comarch ERP Optima

W załączniku znajduje się przykładowy wydruk dokumentu HDI. Wydruk należy podpiąć na formularzu Faktury Sprzedaży (patrz Rysunek 1, poniżej). W konfiguracji wydruków Formularz Faktury Sprzedaży, zakładka [Ogólne] importujemy definicję z pliku HDI.xml.

Rysunek 1. Import wydruku HDI.

Pliki do pobrania

Wspólne

OPT088 - Pliki JPK_V7 – przygotowanie dokumentów i generacja pliku

Data aktualizacji: 03-07-2023

Szkolenie multimedialne dotyczące obsługi pliku JPK_V7 w Comarch ERP Optima dostępne jest tutaj.

1. Wstęp

Od 1 października 2020 roku Ministerstwo Finansów wprowadziło nowy rodzaj pliku JPK. Są to pliki JPK_V7M dla rozliczeń miesięcznych oraz JPK_V7K dla rozliczeń kwartalnych. Pliki te zawierają część deklaracyjną (na wzór deklaracji VAT-7) oraz ewidencyjną (na wzór pliku JPK_VAT). Nowy rodzaj pliku JPK zastępuje więc zarówno plik JPK_VAT jak i deklarację VAT-7. W przypadku podatników rozliczających podatek VAT kwartalnie, za pierwszy i drugi miesiąc kwartału składają oni tylko część ewidencyjną, a po upływie trzeciego miesiąca – część deklaracyjną rozliczającą podatek VAT za dany kwartał oraz część ewidencyjną za trzeci kwartał. Obowiązek składania plików JPK_V7 dotyczy wszystkich podatników VAT, bez względu na ich wielkość. Inaczej niż w przypadku plików JPK_VAT, podatnicy rozliczający się stawką zryczałtowaną 4%, np. taksówkarze, nie muszą już składać plików JPK_V7. W programie Comarch ERP Optima udostępniona została możliwość opisywania dokumentów nowymi danymi na potrzeby pliku JPK_V7, sporządzenia tego pliku i jego wysyłki dla każdego Użytkownika, bez względu na wielkość firmy. Od wersji programu Comarch ERP Optima 2022.2.1 umożliwiono sporządzenie pliku JPK_V7(2) zgodnie z nowym wzorcem dokumentu elektronicznego obowiązującym za okres rozliczenia VAT od stycznia 2022.
Uwaga
Do sporządzenia i wysłania pliku JPK_V7 wymagane jest pobranie podczas logowania modułów księgowych – Księga Handlowa, Księga Handlowa Plus bądź Księga Podatkowa lub handlowych (Faktury, Handel lub Handel Plus).
Sporządzić plik JPK_V7 mogą wszyscy operatorzy mający dostęp do modułów księgowych, natomiast prawo eksportu plików i odbioru UPO posiadają wyłącznie wybrani operatorzy w programie. Ma to na celu zablokowanie wysłania pliku JPK_V7 przez nieupoważnione do tego osoby. W przypadku zmiany wymaganej struktury plików JPK istnieje możliwość aktualizacji formatów służących do eksportu poprzez pobranie ich z serwerów Comarch w momencie generowania plików.
Uwaga
Funkcjonalność aktualizacji wzorów dokumentu elektronicznego dla plików JPK_V7 jest dostępna tylko dla programów na gwarancji oraz w przypadku pracy na najnowszej dostępnej wersji programu Comarch ERP Optima.

2. Konfiguracja ustawień związanych z JPK_V7

W Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Deklaracje w sekcji Podatnik składa deklaracje/odprowadza zaliczki z tytułu znajduje się parametr JPK_V7. W przypadku jego zaznaczenia możliwe jest sporządzenie plików JPK_V7 poprzez udostępnienie odpowiedniej opcji w menu programu. Parametr jest domyślnie zaznaczony dla nowo zakładanych baz. Aby móc wysłać plik JPK_V7 oraz odebrać dla niego Urzędowe Poświadczenie Odbioru, na karcie operatora w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy musi zostać zaznaczony parametr Prawo eksportu plików JPK: Tylko Operator z uprawnieniami administratora może zaznaczyć ten parametr sobie bądź innym Operatorom. Początkowo jedynie operator ADMIN ma ten parametr zaznaczony. Poniżej znajduje się parametr Zmiana atrybutów/kodów JPK na zatw. dok. umożliwiający edycję kodów JPK na zatwierdzonej oraz na zaksięgowanej Fakturze Zakupu/Sprzedaży. Jest to istotne w związku z przenoszeniem informacji zawartych w tych kodach do plików JPK (dla rejestrów VAT oraz faktur). Parametr może być edytowany tylko przez operatora z uprawnieniami administratora. Zaznaczenie znajdującego się na karcie operatora parametru Prawo do odblok. Wysłanej e-Deklaracji umożliwia odblokowanie pliku JPK_V7 o statusie Wysłano/odebrano UPO lub Błąd przetwarzania. Służy do tego opcja Odblokuj JPK_V7 dostępna po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na pliku. Dotyczy programu Comarch ERP Optima od wersji 2023.1.1. Dodatkowo w Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Jednolity Plik Kontrolny musi zostać wskazany katalog przechowywania plików wymiany, do którego będą zapisywane kopie wysyłanych plików w formacie *.xml: Przy eksporcie plików JPK_V7 w ramach wskazanego katalogu tworzony jest podkatalog z nazwą firmy (bazy), więc w przypadku biur rachunkowych dane poszczególnych firm trafiają do własnych katalogów. Nazwy tworzonych plików zawierają informacje o zakresie dat zawartych w nich danych oraz o czasie ich utworzenia, wg wzoru: Jpk_V7_PLN_Data_od_Data_do_Data_i_godzina_utworzenia_Kolejny_plik_w_miesiącu

3. Oznaczanie dokumentów na potrzeby plików JPK_V7

Struktura plików JPK_V7M i JPK_V7K została rozbudowana względem pliku JPK_VAT o dodatkowe informacje, które mają być przesyłane dla każdej faktury. Dlatego też istotne jest aby odpowiednio opisywać przyjmowane oraz wydawane dokumenty od 01.10.2020 dodatkowymi informacjami. Są to: kod kraju kontrahenta, kod towarowy, procedura i typ dokumentu.

3. 1. Kody towarowe, procedury i typy dokumentów – informacje ogólne

Ministerstwo Finansów zdefiniowało listę kodów towarowych, które mają być wysyłane w pliku JPK_V7M/7K dla dokumentu, na którym zarejestrowano sprzedaż danego rodzaju:
  • GTU_01 – dostawa napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, piwa oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5% (CN od 2203 do 2208)
  • GTU_02 – dostawa towarów, o których mowa w art. 103 ust. 5aa ustawy
  • GTU_03 – dostawa olejów opałowych nieujętych w lit. b, olejów smarowych i pozostałych olejów (CN od 2710 19 71 do 2710 19 83 i CN od 2710 19 87 do 2710 19 99, z wyłączeniem smarów plastycznych zaliczonych do kodu CN 2710 19 99), olejów smarowych (CN 2710 20 90) oraz preparatów smarowych (CN 3403, z wyłączeniem smarów plastycznych objętych tą pozycją)
  • GTU_04 – dostawa wyrobów tytoniowych, suszu tytoniowego, płynu do papierosów elektronicznych i wyrobów nowatorskich, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym
  • GTU_05 – dostawa odpadów – wyłącznie określonych w poz. 79–91 załącznika nr 15 do ustawy
  • GTU_06 – dostawa urządzeń elektronicznych oraz części i materiałów do nich, wyłącznie określonych w poz. 7, 8, 59–63, 65, 66, 69 i 94–96 załącznika nr 15 do ustawy, a także folii typu stretch określonej w poz. 9 tego załącznika
  • GTU_07 – dostawa pojazdów oraz części (CN od 8701 do 8708)
  • GTU_08 – dostawa metali szlachetnych oraz nieszlachetnych – wyłącznie określonych w poz. 1 i 1a załącznika nr 12 do ustawy oraz w poz. 12–25, 33–40, 45, 46, 56 i 78 załącznika nr 15 do ustawy
  • GTU_09 – dostawa produktów leczniczych, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych – wyłącznie objętych obowiązkiem zgłoszenia, o którym mowa w art. 37av ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. – Prawo farmaceutyczne (Dz. U. z 2021 r. poz. 974 i 981)
  • GTU_10 – dostawa budynków, budowli i gruntów oraz ich części i udziałów w prawie własności, w tym również zbycia praw, o których mowa w art. 7 ust. 1 ustawy
  • GTU_11 – świadczenia usług w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych, o których mowa w ustawie z dnia 12 czerwca 2015 r. o systemie handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych (Dz. U. z 2021 r. poz. 332 i 1047)
  • GTU_12 –  świadczenie usług o charakterze niematerialnym – wyłącznie: doradczych, w tym doradztwa prawnego i podatkowego oraz doradztwa związanego z zarządzaniem (PKWiU 62.02.1, 62.02.2, 66.19.91, 69.20.3, 70.22.11, 70.22.12, 70.22.13, 70.22.14, 70.22.15, 70.22.16, 70.22.3, 71.11.24, 71.11.42, 71.12.11, 71.12.31, 74.90.13, 74.90.15, 74.90.19), w zakresie rachunkowości i audytu finansowego (PKWiU 69.20.1, 69.20.2), prawnych (PKWiU 69.1), zarządczych (PKWiU 62.03, 63.11.12, 66.11.19, 66.30, 68.32, 69.20.4, 70.22.17, 70.22.2, 90.02.19.1), firm centralnych (PKWiU 70.1), marketingowych lub reklamowych (PKWiU 73.1), badania rynku i opinii publicznej (PKWiU 73.2), w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych (PKWiU 72) oraz w zakresie pozaszkolnych form edukacji (PKWiU 85.5)
  • GTU_13 – świadczenia usług transportowych i gospodarki magazynowej – (PKWiU 49.4, 52.1)
Procedury, podobnie jak kody towarowe, opisują dodatkowo dokument wysyłany w pliku JPK_V7. Nie są jednak ściśle powiązane z towarem. Są podzielone na procedury dla dokumentów sprzedaży i zakupu. Procedury dla sprzedaży:
  • SW – dostawa w ramach sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju, o której mowa w art. 23 ustawy (kod obowiązujący do czerwca 2021)
  • EE – świadczenie usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych, o których mowa w art. 28k ustawy (kod obowiązujący do grudnia 2021)
  • TP – istniejące powiązania między nabywcą a dokonującym dostawy towarów lub usługodawcą, o których mowa w art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy
  • TT_WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów dokonane przez drugiego w kolejności podatnika VAT w ramach transakcji trójstronnej w procedurze uproszczonej, o której mowa w dziale XII rozdział 8 ustawy
  • TT_D – dostawa towarów poza terytorium kraju dokonana przez drugiego w kolejności podatnika VAT w ramach transakcji trójstronnej w procedurze uproszczonej, o której mowa w dziale XII rozdział 8 ustawy
  • MR_T – świadczenia usług turystyki opodatkowanych na zasadach marży zgodnie z art. 119 ustawy
  • MR_UZ – dostawa towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, opodatkowana na zasadach marży zgodnie z art. 120 ustawy
  • I_42 – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów następująca po imporcie tych towarów w ramach procedury celnej 42 (import)
  • I_63 – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów następująca po imporcie tych towarów w ramach procedury celnej 63 (import)
  • B_SPV – transferu bonu jednego przeznaczenia dokonanego przez podatnika działającego we własnym imieniu, opodatkowanego zgodnie z art. 8a ust. 1 ustawy
  • B_SPV_DOSTAWA – dostawa towarów oraz świadczenie usług, których dotyczy bon jednego przeznaczenia na rzecz podatnika, który wyemitował bon zgodnie z art. 8a ust. 4 ustawy
  • B_MPV_PROWIZJA – świadczenie usług pośrednictwa oraz innych usług dotyczących transferu bonu różnego przeznaczenia, opodatkowanych zgodnie z art. 8b ust. 2 ustawy
  • MPP – transakcje objęte obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności (kod obowiązujący do czerwca 2021)
  • WSTO_EE – wewnątrzwspólnotowa sprzedaż na odległość towarów, które w momencie rozpoczęcia ich wysyłki lub transportu znajdują się na terytorium kraju, oraz świadczenie usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych, o których mowa w art. 28k ustawy, na rzecz podmiotów niebędących podatnikami, posiadających siedzibę, stałe miejsce zamieszkania lub miejsce pobytu na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju (kod obowiązujący od stycznia 2022)
  • IED – dostawa towarów, o której mowa w art. 7a ust. 1 i 2 ustawy, dokonana przez podatnika ułatwiającego tę dostawę, który nie korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a lub 9 ustawy lub w odpowiadających im regulacjach, dla której miejscem dostawy jest terytorium kraju (kod obowiązujący od stycznia 2022)
Procedury dla zakupu:
  • IMP – podatek naliczony z tytułu importu towarów, w tym importu towarów rozliczanych zgodnie z art. 33a ustawy
  • MPP – transakcje objęte obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności (kod obowiązujący do czerwca 2021)
Oprócz wspomnianych kodów towarowych oraz procedur, do opisu transakcji na potrzeby pliku JPK_V7 służą typy dokumentów. Dokument w pliku JPK_V7 może być oznaczony jednocześnie tylko jednym z wymienionych poniżej kodów. Dostępne typy dokumentów dla sprzedaży to:
  • RO – dokument zbiorczy o sprzedaż z kas rejestrujących
  • WEW – dowód wewnętrzny
  • FP – faktura, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy
Dla zakupu dostępne są typy:
  • VAT_RR – faktura VAT RR, o której mowa w art. 116 ustawy
  • WEW – dokument wewnętrzny
  • MK – faktura wystawiona przez podatnika będącego dostawcą lub usługodawcą, który wybrał metodę kasową rozliczeń określoną w art. 21 ustawy
  • Znacznik techniczny ZakupVAT_Marza – nabycia towarów i usług związanych ze sprzedażą opodatkowaną na zasadzie marży zgodnie z art. 119 i art. 120 ustawy
  Lista kodów JPK_V7 wyświetlana na dokumentach zależy od daty rozliczenia w VAT określonego dokumentu i wynika z okresu obowiązywania danego kodu. Dla dokumentów rozliczanych w VAT metodą kasową pod uwagę brana jest data bieżąca w programie. W przypadku karty kontrahenta, kategorii oraz pozycji cennika możliwość przypisania konkretnych domyślnych kodów również zależy od ustawionej w programie daty bieżącej. Podobnie jest w przypadku operacji seryjnych dot. dodawania / usuwania kodów JPK_V7 – widoczność poszczególnych kodów uzależniona jest od daty bieżącej.

3.2. Dostosowanie danych słownikowych do sporządzania plików JPK_V7

3.2.1. Formularz kontrahenta

Na karcie kontrahenta na zakładce [Ogólne] znajduje się rozwijalna listę kodów krajów przed numerem NIP. Zawiera ona kody krajów z zgodnie wymaganiami pliku JPK_V7. Dla ułatwienia wyboru właściwego prefiksu, rozwijalna lista obok kodów zawiera również kolumnę z nazwą kraju. 5 najczęściej wybieranych prefiksów krajów wyświetlanych jest początku listy pogrubioną czcionką, bezpośrednio pod wierszem z pustym prefiksem. Ustawienia są zapamiętywane dla każdego Operatora i każdej bazy firmowej. Wymagany przez plik JPK_V7 dla transakcji innych niż krajowe kod kraju kontrahenta, po uzupełnieniu na karcie kontrahenta przenoszony jest na dokumenty w module Handel oraz w Rejestrach VAT, na których ten podmiot został wybrany. Kod kraju może być uzupełniony na formularzu pojedynczego kontrahenta bądź jednocześnie dla wielu kontrahentów za pomocą operacji seryjnej Zmień status dostępnej na liście kontrahentów: Na formularzu kontrahenta dostępna jest zakładka [JPK] umożliwiająca przypisanie domyślnych procedur i kodów towarowych oraz znacznika technicznego ZakupVAT_Marza,, które będą się automatycznie przenosiły na transakcje. Na zakładce znajduje się lista zawierająca trzy kolumny:
  • Kod – kod procedury bądź kodu,
  • Opis – słowny opis procedury lub kodu
  • Rodzaj – wyświetlająca wartość Procedura lub Kod towarowy.
Obok listy dostępne są ikony Dodanie pozycji oraz Usuń pozycję. Po kliknięciu  Dodanie pozycji otwierane jest okno Kody JPK_V7 – Wybierz zawierające listę dostępnych kodów towarowych i procedur pogrupowanych według rodzaju: Użytkownik ma możliwość wyboru jednej bądź wielu pozycji, zaznaczając je na liście. Kliknięcie ikony  Wybierz powoduje przeniesienie na kartę kontrahenta zaznaczonych pozycji. Jeżeli żadna pozycja nie została zaznaczona, kliknięcie ikony powoduje przeniesienie podświetlonej na liście pozycji. Wybór opcji Zamknij okno powoduje zamknięcie listy kodów bez przeniesienia żadnego z nich na kartę kontrahenta. Kliknięcie ikony  Usuń pozycję na zakładce [JPK] powoduje usunięcie z karty kontrahenta zaznaczonych procedur bądź kodów towarowych. Jeżeli żadna pozycja nie została zaznaczona, kliknięcie ikony powoduje usunięcie podświetlonej na liście pozycji. W przypadku wybranych na karcie kontrahenta procedur dla sprzedaży – przenoszone są one na Faktury Sprzedaży oraz dokumenty w Rejestrze Sprzedaży VAT, natomiast procedury dla zakupu lub znacznik techniczny ZakupVAT_Marza przenoszone są na Faktury Zakupu oraz dokumenty w Rejestrze Zakupu VAT dodane dla tego kontrahenta. Podczas kopiowania karty kontrahenta, na nowo tworzoną kartę przenoszone zostają domyślne procedury, kody towarowe i znacznik techniczny ZakupVAT_Marza z kopiowanej karty. Podczas łączenia kart kontrahentów następuje dopisywanie procedur i znaczniku ZakupVAT_Marza z kontrahenta podrzędnego na kartę kontrahenta głównego. Informacje o przypisanych do kontrahenta kodach towarowych, procedurach dla plików JPK_V7 przenoszone są za pomocą pracy rozproszonej. Możliwe jest seryjne dodawanie oraz usuwanie kodów JPK_V7 dla wielu kontrahentów jednocześnie. Po wybraniu na liście kontrahentów w menu Operacje seryjne/ JPK opcji Dodaj kody JPK_V7 otwierane jest okno z listą kodów towarowych, procedur i znacznikiem technicznym ZakupVAT_Marza dla plików JPK_V7: Po zaznaczeniu wybranych kodów i kliknięciu na przycisk Dodaj kody JPK_V7 zostaną one przypisane do kartotek zaznaczonych na liście kontrahentów i będą przenoszone na dokumenty dla tych kontrahentów. Analogicznie po wybraniu Operacje seryjne/ JPK/ Usuń kody JPK_V7 otwierane jest okno z listą kodów towarowych, procedur i znacznikiem technicznym ZakupVAT_Marza dla plików JPK_V7: Po zaznaczeniu wybranych kodów i kliknięciu na przycisk Usuń kody JPK_V7 zostaną one usunięte z kartotek zaznaczonych na liście kontrahentów i nie będą z nich przenoszone na dokumenty tych kontrahentów.

Na liście kontrahentów dostępna jest domyślnie widoczna kolumna Kody JPK_V7 wyświetlająca przypisane do danego kontrahenta domyślne kody.

3.2.2. Formularz kategorii

Na formularzu kategorii znajduje się sekcja Kody JPK_V7. Na kategoriach o typie Koszty istnieje możliwość wskazania typu dokumentu i procedur dotyczących zakupu, dowolnych kodów towarowych oraz znacznika technicznego ZakupVAT_Marza. Na kategoriach o typie Przychody istnieje możliwość wskazania typu dokumentu i procedur dotyczących sprzedaży oraz dowolnych kodów towarowych. Możliwe jest dodanie więcej niż jednego kodu towarowego i więcej niż jednej procedury oraz tylko jednego typu dokumentu. Kody JPK_V7 uzupełnione na formularzu kategorii ogólnej nie są przenoszone na formularz dodanej do niej kategorii szczegółowej. Jeżeli użytkownik chce, aby kody JPK_V7 uzupełnione na formularzu kategorii ogólnej zostały przeniesione na wszystkie dodane do niej kategorie szczegółowe, może skorzystać w menu kontekstowym z operacji seryjnej Kopiuj kody JPK_V7 na podkategorie. Opcja ta dostępna jest tylko dla kategorii ogólnych.
Uwaga
W związku z wprowadzeniem funkcji przenoszenia kodów JPK_V7 z formularza kategorii na dokument w rejestrze VAT zalecamy wybór jednego miejsca uzupełniania domyślnych kodów JPK_V7 – albo kartę kontrahenta albo formularz kategorii.

3.2.3. Pozycja cennika

Na karcie pozycji cennikowej na zakładce [Dodatkowe] znajduje się sekcja JPK_V7 z polem Domyślny kod. Pole jest rozwijalną listą na której można wybrać jeden kod towarowy bądź procedurę znacznik techniczny ZakupVAT_Marza które mają za zadanie dodatkowo opisać dokument przesyłany do pliku JPK_V7. Wyświetlana lista pozycji zawiera te same kody towarowe, procedury i znacznik techniczny ZakupVAT_Marza które dostępne są do wyboru na karcie kontrahenta na zakładce [JPK]. Wskazany w tym miejscu domyślny kod będzie przenosił się na transakcje handlowe, na których wybrana została ta pozycja cennika. Podczas kopiowania pozycji cennika, na nowo tworzoną kartę przenoszony jest domyślny kod z kopiowanej karty. Z poziomu okna Lista zasobów oraz Cennik dostępna jest operacja seryjna Zmiana parametrów karty zawierająca opcję Ustaw domyślny kod JPK_V7. Umożliwia ona seryjne ustawienie wybranego kodu towarowego, procedury bądź znacznika technicznego ZakupVAT_Marza procedury dla zaznaczonych pozycji cennika. Operacja jest aktywowana przyciskiem  Wykonaj.
  • Wykonanie operacji dla towarów, które nie mają przypisanego kodu, będzie skutkowało jego ustawieniem.
  • Wykonanie operacji dla towarów, które już mają przypisany kod, będzie skutkowało jego zmianą.
  • Wykonanie operacji bez wskazania kodu, będzie skutkowało usunięciem kodów JPK_V7 z zaznaczonych pozycji.
Oprócz wspomnianych kodów towarowych oraz procedur, do opisu transakcji na potrzeby pliku JPK_V7 służą typy dokumentów. Typy te uzupełniane są automatycznie na dokumentach w module Handel oraz w Rejestrach VAT.

3.2.4. Dokumenty w module Handel

Na potrzeby pliku JPK_V7 dokumenty handlowe muszą być oznaczone ściśle określonymi procedurami. Dotyczy to następujących typów dokumentów:
  • Sprzedaż:
    • Faktur Sprzedaży,
    • Faktur VAT Marża,
    • Faktur Zaliczkowych, Faktur Finalnych,
    • Paragonów,
    • Faktur do Paragonów,
    • Dowodów Wewnętrznych
  • Zakup:
    • Faktur Zakupu,
    • Korekt do Faktury Zakupu,
    • Dowodów Wewnętrznych

Na zakładce [Atrybuty/JPK] na dokumentach sprzedaży znajduje się tabela z kodami towarowymi i procedurami wymaganymi w pliku JPK_V7. Dla dokumentów zakupu nie ma możliwości wskazania kodu JPK_V7 o rodzaju Kod towarowy.

Na zakładkę [Atrybuty/JPK] przenoszą się automatycznie kody i procedury przypisane do kontrahenta wybranego na dokument. Po zmianie kontrahenta na dokumencie, zostaną usunięte kody poprzedniego kontrahenta i do tabeli kodów JPK_V7 zostaną dodane kody nowego kontrahenta.
Uwaga
Kody towarowe z formularza kontrahenta oraz towaru przenoszone są tylko na dokumenty sprzedażowe, na dokumenty zakupowe kody towarowe nie są przenoszone.
Podobnie dla towarów, przenoszą się tu automatycznie kody przypisane do pozycji cennikowych. Jeśli towary dodane na dokument mają taki sam kod, w tabeli JPK_V7 jest on wyświetlany tylko raz. Po usunięciu towaru z dokumentu, z tabeli JPK_V7 usuwany jest kod tego towaru. Nie są usuwane kody, które zostały na dokument dodane przez Użytkownika. Do czasu zapisania dokumentu na stałe, Użytkownik może modyfikować tabelę z kodami JPK_V7. Po zatwierdzeniu dokumentu na stałe, procedury można modyfikować pod warunkiem, że operator ma zaznaczony parametr: Zmiana atrybutów/ kodów JPK na zatw. Dok. (menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy – Karta operatora/ zakładka [Ogólne]).
Uwaga
Faktury Sprzedaży wystawione w procedurze OSS nie są uwzględniane w pliku JPK_V7. Na takie dokumenty nie są przenoszone kody JPK_V7 z towarów i z karty kontrahenta, nie można również wskazać kodów JPK_V7 ręcznie.
Oprócz kodów towarowych i procedur, na dokument można dodać kod JPK przypisany do typu dokumentu:
  • Dla dokumentów sprzedaży:
    • RO – dokument zbiorczy o sprzedaż z kas rejestrujących
    • WEW – dowód wewnętrzny
    • FP – faktura, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy
  • Dla dokumentów zakupu:
    • VAT_RR – faktura VAT RR, o której mowa w art. 116 ustawy
    • WEW – dowód wewnętrzny
    • MK – faktura wystawiona przez podatnika będącego dostawcą lub usługodawcą, który wybrał metodę kasową rozliczeń określoną w art. 21 ustawy
    • Znacznik techniczny ZakupVAT_Marza – nabycia towarów i usług związanych ze sprzedażą opodatkowaną na zasadzie marży zgodnie z art. 119 i art. 120 ustawy
Uwaga
Na dokumencie należy wskazać jeden kod JPK_V7 opisujący typ dokumentu. Jeśli wskazanych zostanie więcej kodów, wówczas przy próbie zapisu dokumentu pojawi się komunikat: Na dokumencie wybrano zbyt wiele kodów JPK_V7 opisujących typ dokumentu. Wybierz tylko jeden kod opisujący typ dokumentu.
Możliwe jest seryjne dodawanie oraz usuwanie kodów JPK_V7 z poziomu list:
  • Faktury Sprzedaży,
  • Faktury Zakupu,
  • Paragony,
  • Dowody Wewnętrzne Sprzedaży,
  • Dowody Wewnętrzne Zakupu.
Opcja jest dostępna na liście dokumentów, dla zaznaczonych pozycji pod przyciskiem Operacji seryjnych:
Uwaga
Aby zmieniać kody JPK_V7 (w tym seryjnie) na dokumentach zapisanych na stałe, należy w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy – na karcie operatora, na zakładce [Ogólne] zaznaczyć parametr Zmiana atrybutów/ kodów JPK na zatw. dok.
Po wybraniu tej operacji należy zaznaczyć kody, które chcemy dodać do/ usunąć z dokumentów i zatwierdzić wybór przyciskiem Dodaj kody JPK_V7/ Usuń kody JPK_V7 bądź klawiszem <F8>: Procedury przenoszone automatycznie na dokumenty handlowe
Uwaga
Poniżej opisane procedury są dodawane na dokumenty automatycznie. Jeśli zostaną one przypisane przez operatora do kontrahenta oraz do pozycji cennikowych, będą zawsze przenoszone na dokumenty (niezależnie od wymogów ich stosowania).
Faktury podlegające obligatoryjnemu mechanizmowi podzielonej płatności – MPP Na dokumentach wystawionych od lipca 2021 kod MPP nie jest przenoszony na dokumenty. Paragony, zafiskalizowane Faktury Sprzedaży

Dla wszystkich wystawionych w programie Paragonów nadawana jest procedura RO. Dla Faktur Sprzedaży zafiskalizowanych lub powstałych z przekształcenia Paragonu nadawana jest procedura FP. Kod FP nie jest przenoszony na korektę utworzoną do zafiskalizowanej faktury.

Faktura VAT Marża Po wskazaniu na Fakturze VAT Marża procedury marży, do dokumentu zostanie automatycznie dopisana odpowiednia procedura dla JPK_V7:
  • MR_T – Procedura marża dla biur podróży,
  • MR_UZ – Procedura marża – towary używane,
  • MR_UZ – Procedura marży – dzieła sztuki,
  • MR_UZ – Procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki.
Paragon, Faktura Sprzedaży dla kontrahenta powiązanego Na Paragon i Fakturę Sprzedaży wystawioną dla kontrahenta, który na swojej karcie, na zakładce [Handlowe] ma zaznaczony parametr Kontrahent powiązany, automatycznie jest dodawana procedura TP. Faktury Zakupu dla rolnika ryczałtowego
  • Na Fakturze Zakupu dla kontrahenta, który na swojej karcie, na zakładce [Handlowe] ma zaznaczony parametr Rolnik, automatycznie jest dodawana procedura VAT_RR.
  • Po przekształceniu FRR do FZ, Faktura Zakupu automatycznie otrzymuję procedurę VAT_RR.
Faktura Zakupu – metoda kasowa Na Fakturze Zakupu dla kontrahenta, który na swojej karcie, na zakładce [Handlowe] ma zaznaczony parametr Metoda kasowa, automatycznie jest dodawana procedura MK. Faktura zakupu – import Na Fakturze Zakupu dla kontrahenta o statusie Pozaunijny/ Pozaunijny (zwroty VAT), automatycznie jest dodawana procedura IMP. Jeśli na dokumencie znajdują się tylko pozycje o typie Usługa (bez pozycji o typie Towar), przy próbie zapisu pojawi się komunikat: Zapisujesz dokument z kodem IMP. Kod ten powinien być stosowany do importu towarów. Na dokumencie nie ma pozycji z rodzajem towar. Czy chcesz, aby program usunął kod IMP? Zaakceptowanie komunikatu powoduje usunięcie z dokumentu kodu IMP. Wybór opcji Nie skutkuje pozostawieniem kodu IMP na dokumencie. Zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że komunikat nie pojawi się ponownie dla danego operatora. Dowody wewnętrzne
  • Procedura WEW dodawana jest automatycznie na dokument Dowodu Wewnętrznego Sprzedaży (FWS) tworzony z poziomu menu Handel/ Inne (Handel)/ Dowody wewnętrzne Sprzedaży. Nie jest dodawana na FWS powstałą z przekształcenia Faktury Zakupu (FZ).
  • Na Dowód Wewnętrzny Sprzedaży powstały z przekształcenia Faktury Zakupu nie są przenoszone kody JPK_V7 z FZ. Kody z FZ są przenoszone tylko na Dowód Wewnętrzny Zakupu.
  Zasady przenoszenia procedur pomiędzy dokumentami handlowymi
  • Na korektę przenoszone są wszystkie kody i procedury z korygowanego dokumentu. Po usunięciu pozycji z korekty, nie jest usuwany powiązany z nią kod. Do czasu zapisania korekty na stałe, Użytkownik może modyfikować tabelę z kodami JPK_V7. Wyjątkiem jest korekta do Faktury Sprzedaży, na którą nie jest przenoszony kod FP.
  • Na Fakturę Sprzedaży powstałą z Paragonu, przenoszone są procedury JPK_V7 z Paragonu. Na Faktury Sprzedaży tworzone za pomocą funkcji Generuj Fakturę na wybrane pozycje, kody JPK_V7 nie są przenoszone z PA (są pobierane ponownie z karty kontrahenta i z pozycji cennikowych, które widnieją na FS).
  • Na skopiowane dokumenty przenoszone są wszystkie kody z kopiowanego dokumentu.

3.2.5. Dokumenty w rejestrze VAT

Na formularzu dokumentu w rejestrze VAT na zakładce [JPK] znajduje się sekcja Kody JPK_V7, w której wyświetlane są:
  • na dokumencie